FAIL

Satu holder yang mengandungi

surat-suratan dan dokumen sebagai
rekod

DEFINISI SISTEM FAIL

Proses mengkelasifikasi,
menyusun, menyimpan dan
menyelenggara fail-fail
bagi memudahkan pengurusannya
apabila diperlukan
OBJEKTIF
Memahami apa yang dimaksudkan dengan
sistem fail; dan
Menggunakan pengetahuan ini untuk
mengurus ,menyediakan fail bersistem yang
betul dan piawai bagi penyimpanan rekod
dan dokumen.
KEGUNAAN REKOD

Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang

lama disimpan;
Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;
Rujukan, penyelidikan dan kajian
DEFINISI SISTEM FAIL
Proses menyimpan segala rekod dan dokumen
untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti
yang bermula dan berakhir
Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,
Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya
mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;
PENGURUSAN FAIL-FAIL
PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
Sistem pengurusan fail-fail Perkhidmatan
Bimbingan dan Kaunseling terbahagi kepada 3
bahagian iaitu :
1. Fail-fail pengurusan
2. Fail-fail bidang
3. Fail sesi kaunseling Individu dan Kelompok
1. FAIL PENGURUSAN
Fail pengurusan ini digunakan untuk urusan surat menyurat sama
ada surat yang dihantar ataupun surat yang diterima.

Sistem rujukan yang digunakan bagi setiap fail berkenaan

hendaklah menggunakan sistem yang telah diperkenalkan oleh
sekolah masing-masing.

Semua fail pengurusan hendaklah disimpan dipejabat sekolah dan

sesalinan fail berkenaan boleh diletakkan dalam bilik Bimbingan
dan Kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan segera.

Fail pengurusan hendaklah disusun secara berasingan dengan fail

bidang

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
Fail Pengurusan terbahagi kepada 5 jenis :
Kod Fail Arkib Bimbingan dan Kaunseling :

100-19/3 - Bimbingan dan Kaunseling

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
 Fail Pengurusan
menggunakan
Fail Putih Lembut
dan disimpan di
dalam almari besi

ITEM DALAM FAIL : 100 19/3

100-19/3/1 PENGURUSAN AM
100-19/3/2 SURAT PEKELILING IKHTISAS
100-19/3/3- PROGRAM PEMBANGUNAN MURID
100-19/3/4 PENDIDIKAN , KERJAYA DAN LATIHAN
100-19/3/5- PROGRAM PEMBANGUNAN STAF DAN MESYUARAT

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
 PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

1. PENERIMAAN DAN
PENDAFTARAN SURAT
2. PENDAFTARAN DAN
PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DAN
PERGERAKAN FAIL
4. PEMINDAHAN DAN
PELUPUSAN
FAIL PENGURUSAN
1.1 Pengurusan Am
Semua surat-surat rasmi yang diberikan
kepada UBK yang berkaitan dengan
Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
hendaklah disimpan dalam fail .

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
FAIL PENGURUSAN
1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas

Semua surat pekeliling ikhtisas atau surat

siaran yang berkaitan dengan Perkhidmatan
Bimbingan dan Kaunseling sama ada
dikeluarkan oleh KPM, JPN atau PPD

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
FAIL PENGURUSAN
1.3 Pendidikan Kerjaya dan Latihan

Semua surat-surat yang berkaitan dengan pendidikan

,pendidikan lanjutan,permohonan borang,peluang latihan
dan kerjaya. Surat yang berkaitan dengan tawaran biasiswa
juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Surat-surat berkaitan
mungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak seperti berikut :
a) Bahagian Permohonan Kemasukan BPKP
b) Bahagian Matrikulasi KPM
c) Politeknik
d) PTPTN
e) IPTS yang berkaitan
f) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaita

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
 FAIL PENGURUSAN
1.4 Program Pembangunan Murid

Semua surat rasmi berkaitan program pembangunan murid

yang dikeluarkan oleh KPM, JPN dan PPD. Ini termasuk semua
surat-surat rasmi panggilan mesyuarat, berkaitan dengan
program pembangunan murid. Misalnya surat-surat program
rasmi yang berkaitan seperti :
a) Kepimpinan
b) PRS
c) Kaunseling Kerjaya
d) Motivasi kecemerlangan
e) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan
f) Dan lain-lain berkaitan

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
FAIL PENGURUSAN
1.5 Program Pembangunan Staf dan
Mesyuarat

Surat-surat rasmi yang berkaitan dengan program

pembangunan staf kepada Guru Bimbingan dan Kaunseling
seperti :
a) Kursus Peningkatan Profesionalisme GBK
b) Seminar Pemantapan Perkhidmatan Bimbingan dan
Kaunseling
c) MGKK Negeri /MGKK Daerah
d) Minit Mesyuarat
e) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
FAIL PENGURUSAN
Fail Pengurusan mengunakan fail Putih rasmi (lembut) dan
disimpan serta diuruskan oleh PAP di pejabat sekolah

CARA PENYIMPANAN FAIL

Fail bertaraf keselamatan disimpan

dalam bilik khas atau kabinet besi

Fail terbuka disimpan dalam bilik fail

yang mempunyai petak-petak (Pigeon
Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat
Bilangan
PRINSIP SISTEM Fail manila kad tidak banyak
FAIL menggunakan ruang;
PENGURUSAN Mudah disedia dan mudah
disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan
dipakai berterusan;
Rekod mudah dicari bila
diperlukan;
Cross reference maklumat
berkaitan dimasukkan dalam fail
berkenaan.
 SURAT DIMINITKAN

Semua surat yang diterima dan surat

keluar perlu diminitkan
Surat masuk diminitkan dakwat merah
Surat keluar dimintkan dakwat
biru/hitam
Surat hendaklah diminitkan dikertas
minit Am 6
 CONTOH MINIT
Surat Masuk

Surat bertarikh . daripada ..

dikandung pada ..

Surat Keluar

Surat bertarikh . kepada ....

dihantar pada ..
Kertas minit Surat Kulit Fail
Helai No.
Kertas Minit No. ARKIB NEGARA MALAYSIA
2
JALAN DUTA
1 Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____ 50568 KUALA LUMPUR

Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___

2

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

kertas-kertas
(Am 435-Pin. 1/80)
yang
berhubung di Kertas-kertas Yang Berhubung Nombor rujukan
ANM.400-1 fail yang dibuka

ANM.400-1
atas kulit Didaftar di bawah perkara
sebenarnya
bermaksud
fail/fail yang PNB.,KL
PERKARA
berkaitan
KURSUS PENGURUSAN REKOD 70mm sahaja

KULIT FAIL
KULIT DEPAN FAIL
KERTAS MINIT

Semua surat yang

diterima dan surat
keluar perlu
diminitkan
Surat masuk
diminitkan dakwat
merah
Surat keluar
dimintkan dakwat
biru/hitam
Surat hendaklah
diminitkan dikertas
minit Am 6
KERTAS MINIT
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL
****Almari besi mestilah sentiasa dikunci dan SULIT
Sesalinan fail pengurusan boleh diletakkan dalam bilik bimbingan dan
kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan. Fail disusun secara
berasingan dengan fail bidang
Daftar folder dibuat untuk memudahkan pentadbiran dan
semakan .
2. FAIL BIDANG
Setiap fail bidang digunakan untuk menyimpan segala maklumat
yang berkaitan dengan bidang berkenaan misalnya :

1. Kertas kerja
2. Modul latihan laporan program
3. Penilaian Program
4. Penyelidikan
5. Minit Mesyuarat
6. Data-data
7. Pakej-pakej pembelajaran
8. Bahan-bahan atau maklumat berkaitan

Semua folder bidang hendaklah disimpan

di Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu
rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk
memudahkan pentadbiran dan semakan .
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan
Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
Semua folder bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan
Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk
memudahkan pentadbiran dan semakan .
FOLDER BIDANG
1. Akademik
2. Kerjaya
3. Psikososial dan Kesejahteraan
4. Pembangunan dan Kepimpinan Murid
5. Keibubapaan
6. Pendidikan Pencegahan Dadah / Rokok / HIV / Aids
7. Disiplin Murid
8. Kelab Bimbingan Dan Kaunseling
9. Pembimbing Rakan Sebaya
10. Program Khas
11. Lawatan Pembelajaran
12. Jawatankuasa Bimbingan dan kaunseling
13. Tugas-tugas Am
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan
Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah KPM
2009
FOLDER BIDANG
Menggunakan file kulit keras dan digunakan untuk
menyimpan dokumen/maklumat yang berkaitan
dengan bidang Bimbingan & Kaunseling.
3. FOLDER SESI KAUNSELING
Folder rekod-rekod sesi kaunseling :

1. Sesi kaunseling Individu

2. Sesi Kaunseling Kelompok
REKOD FAIL SESI
KAUNSELING INDIVIDU
REKOD FAIL SESI
KAUNSELING KELOMPOK
BUKU DAFTAR KLIEN KAUNSELING
INDIVIDU DAN KELOMPOK
FAIL PENGURUSAN
PK 13 PENGURUSAN BIMBINGAN
SPSK
OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk
memastikan 100% murid
mendapat Perkhidmatan
Bimbingan daripada Guru
Bimbingan dan Kaunseling
dalam Perkhidmatan Bimbingan,
Kemahiran Belajar,
Perkhidmatan Bimbingan
Kerjaya, Perkhidmatan
Pembangunan Diri Murid dan
Perkhidmatan Bimbingan
Motivasi, melainkan dalam hal-
hal yang bukan kawalan pihak
sekolah.
Semua evidence perlu disediakan dalam satu
folder khas Pengurusan SPSK
PK 13-Pengurusan Bimbingan
REKOD YANG PERLU ADA DALAM SPSK

Bil Jenis Rekod Tempoh Lokasi

Buku Rekod Perkhidmatan Lima Tahun Stor
1
Bimbingan dan Kaunseling
Biodata Guru Bimbingan dan
2 Tiga Tahun Bilik GBK
Kaunseling

3 Rekod aktiviti bimbingan Tiga Tahun Bilik GBK

Rekod/Buku Daftar Tiga Tahun Bilik GBK

4
Perkhidmatan
Borang Khidmat Kaunseling
5 Tiga Tahun Bilik GBK
Individu
Borang Khidmat Kaunseling Tiga Tahun
6 Bilik GBK
Kelompok
7 Borang Penilaian Guru Tiga Tahun Bilik GBK

8 Laporan aktiviti/Program Tiga Tahun Bilik GBK

9 Penyata Kewangan (L4) Tiga Tahun Bilik GBK

10 Borang L4 Tiga Tahun Bilik GBK