KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE

RESOURCE PLANNING (ERP) DAN CONTOH STUDI KASUS

PT SEMEN GRESIK & FOX MEYER

Sistem Informasi Manajemen

Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc

DEWI MARGARETH L TORUAN (PO56132372.48)

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Abstract

An increasingly rapid economic development led to the increasingly stringent business

competition. Especially with the development of increasingly sophisticated technology, these
companies are competing in utilizing technology to enhance competitive advantage and
efficiency of their company’s performance than its competitors. One of the investment in
information technology that is popular today is the Enterprise Resource Planning (ERP)
system, is an application package that offers best practice of doing business by using a single
database that is accessible by all divisions within the company. There are many advantages
that can be felt by companies to implement ERP systems, such as reducing production costs,
improve data integration, and reduce inventory levels. For many research results, it was
found that ERP implementation can be quickly improve enterprise performance but some of
the enterprise was fail. The success of ERP implementation was caused by key users (ERP
project team) and one of the factors that caused the failure is the presence of user resistance
to change. Resistance from users has also led the company can not maximize the benefits of
ERP system implementation.

Keywords : Enterprice Resource Planning, Best Practice, success factor, key users

i
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Abstrak

Perkembangan ekonomi yang semakin cepat menyebabkan persaingan bisnis yang

semakin ketat. Apalagi dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin canggih,
perusahaan-perusahaan tersebut berlomba-lomba dalam memanfaatkan teknologi untuk
meningkatkan keunggulan kompetitif dan efisiensi kinerja perusahaan mereka dibandingkan
pesaingnya. Salah satu investasi teknologi informasi yang populer saat ini adalah system
Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu paket aplikasi yang menawarkan “best practice”
dalam menjalankan bisnis dengan menggunakan satu basis data yang dapat diakses oleh
semua divisi dalam perusahaan. Terdapat banyak keuntungan yang dapat dirasakan oleh
perusahaan dengan mengimplementasikan system ERP, seperti mengurangi biaya produksi,
meningkatkan integrasi data, dan mengurangi level inventori. Dari beberapa penelitian
didapatkan bahwa implementasi ERP dapat meningkatkan dengan cepat kinerja perusahaan
dan beberapa mengalami kegagalan, sehingga dapat merusak sistem perusahaan. Keberhasilan
ini dicapai dengan kesuksesan implementasi ERP yang ditentukan oleh key users (tim project
ERP) dan salah satu faktor yang menyebabkan kegagalan ini adalah adanya resistensi
pengguna terhadap perubahan. Resistensi dari pengguna ini juga menyebabkan perusahaan
tidak dapat memaksimalkan keuntungan dari implementasi system ERP.

Kata kunci : Enterprice Resource Planning, Best Practice, success factor, key users

ii
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 DAFTAR ISI

Hal
Abstract ....................................................................................................................................... i
Abstrak ........................................................................................................................................ ii
Daftar Isi ..................................................................................................................................... iii
Daftar Gambar ............................................................................................................................ iv
Daftar Tabel ................................................................................................................................ v

BAB I Pendahuluan .................................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang .................................................................................................................. 1
1.2 Tujuan Penulisan ............................................................................................................... 3
BAB II Tinjauan Pustaka ........................................................................................................... 4
2.1 Sistem Informasi Manajemen ............................................................................................ 4
2.2 Peran Sistem Informasi dalam Bisnis ................................................................................. 8
2.3 Enterprise Resource Planning ........................................................................................... 9
2.3.1 Defenisi ERP ............................................................................................................. 9
2.3.2 Implementasi ERP ................................................................................................... 11
2.3.3 ERP Critical Success Factor ..................................................................................... 12
2.3.4 Organization Culture ................................................................................................ 15
2.3.3 Critical Success Factor terhadap Implementasi ERP ............................................... 16
2.3.3 Faktor-faktor yang menyebaban kegagalan dalam Implementasi ERP .................... 17
BAB III Pembahasan ................................................................................................................... 20
3.1 Contoh Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Semen Gresik) ......................... 20
3.1.1 Latar Belakang Implementasi ERP ........................................................................... 20
3.1.2 Proses Implementasi ERP ....................................................................................... 21
3.1.3 Kendala-Kendala Dalam Implementasi .................................................................... 24
3.1.4 Hasil Implementasi ERP .......................................................................................... 25
3.2 Contoh Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal (Fox Meyer) ..................................... 25
3.2.1 Latar Belakang Implementasi ERP ........................................................................... 25
3.2.2 Kegagalan Implementasi ERP ................................................................................. 26
BAB IV Kesimpulan……………………………………………………................................. 28
4.1 Kesimpulan......................................................................................................................... 28
4.2 Saran ................................................................................................................................... 29
Daftar Pustaka ...................................................................................................................... 31

iii
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 DAFTAR GAMBAR

Hal
Gambar 1. Siklus Informasi ................................................................................................. 5
Gambar 2. Model Umum Suatu Sistem ................................................................................ 6
Gambar 3. Informasi dan SIM untuk semua tingkatan Manajemen ..................................... 8
Gambar 4. Enterprise Resource Planning ............................................................................. 10

iv
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 DAFTAR TABEL

Hal
Tabel 1. Faktor Keberhasilan ERP (Nah, Islam & Tan) ....................................................... 12
Tabel 2. Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy) ...................................... 13
Tabel 3. Faktor Keberhasilan ERP (Fui-Hoon & Santiago).................................................. 14

v
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang
ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya
saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran.
Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan
selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang.
Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan
competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan
perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan.

Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam
perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Sistem
informasi terdiri dari enam komponen yaitu : komponen input, komponen model, output,
teknologi, basis data dan kontrol. Setiap komponen diidentifikasi dan dievaluasi apakah
sudah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sinergi antar komponen ini diperlukan agar
kegagalan sistem informasi dapat dihindari.

Efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan.
Dengan adanya sistem informasi, diharapkan perusahaan yang menerapkannya mampu
masuk ke dalam persaingan dan unggul di dalamnya. Sistem informasi diharapkan dapat
meningkatkan produktivitas, mencapai tujuan dan efisien dalam perusahaan.

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah teknologi komputerisasi

sistem informasi terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam
meningkatkan kinerjanya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan
untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang
meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/ manufakturing, pengadaan/
logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat
dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan. Manfaat ERP bagi suatu
perusahaan adalah sebagai berikut :

1
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 1. Proses bisnis “Best Practice”
2. Integrasi dan real time
3. Fungsi Pengendalian
4. Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)
5. Ketepatan posting jurnal akuntansi
6. Pencatatan dari sumber transaksi
7. Flexible dan mudah dalam pemakaian
8. Paperless

Terlepas dari semua manfaat yang dapat dirasakan dengan penggunaan ERP,
implementasi ERP merupakan permasalahan kompleks yang masih menjadi isu hingga saat
ini. Pada dasarnya keberhasilan sistem ERP terletak pada bagaimana sistem ERP yang telah
diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, mampu membantu
pemecahan masalah dan memberikan manfaat.

Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk
berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses.
Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang
tergiur untuk mengimplementasikan. Satu hal yang penting ketika mengimplementasikan
ERP adalah perlu mempertimbangkan 3 komponen penting dalam sistem informasi yaitu
business process, people dan IT.

Banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi. Rata-
rata kegagalan implementasi software ERP didunia berdasarkan hasil survey adalah 50 persen
sampai 70 persen. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan
yang dapat diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan
hanya 10 persen perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35 persen proyek dibatalkan dan
55 persen mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di
Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami
kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut
jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang
akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya
(Garside, 2004)

2
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
1.2. Tujuan Penulisan

Penulisan Makalah ini bertujuan untuk :

1. Menjelaskan secara umum faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau

kegagalan dalam implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

2. Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada PT Semen Gresik dan
Fox Meyer serta kendala yang terjadi pada saat penerapan ERP

3
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau
subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu
sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai
suatu tujuan.

Sistem menurut O’Brien (2005) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling
berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses
pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang
mendukung kelancaran kerja sistem yaitu:

1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang

akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,
2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah
input menjadi output, dan terakhir
3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai
tujuan akhir yang diinginkan.

Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen
dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus
didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang
telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan
operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan

umum sebagai berikut :

 Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

4
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
  Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan
keputusan
 Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya
jangan diberikan
 Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak
selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :

 Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian

terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang
sesuai
 Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen,
keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan
 Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu
macam operasi
 Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan
puas terhadap sistem informasi.

Siklus informasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 1 Siklus Informasi

Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat
diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995),
kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan penurunan mutu pelayanan

5
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada
menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan
sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam
penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya
meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan
tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan.

Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang

tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu
sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan.
Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan
material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber
daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony
dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang
ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh
manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia

Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam
membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi
yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk
mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas
masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh
gambar berikut:

Gambar 2 Model Umum Suatu Sistem

6
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling
berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara
tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-
data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa
informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai
nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang,
mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan
berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak
(softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing,
output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting
bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi
dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:

 Menambah pengetahuan
 Mengurangi ketidakpastian
 Mengurangi resiko kegagalan
 Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
 Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang
menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan
data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-
kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung
setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu
memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

 Proses perencanaan
 Proses pengendalian
 Proses pengambilan keputusan

7
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
2.2 Peran Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga
penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:

1. Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen
3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan
pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi
yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan
pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi
seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat

atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen.
Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana
diperlihatkan pada Gambar 2.3.

Gambar 3 Informasi dan SIM untuk semua tingkatan manajemen

Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen
pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis
adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah

8
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah
manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-
keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen
tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan
operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan
melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-
manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

Arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus
informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah.
Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi
vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

2.3. Enterprise Resource Planning (ERP)

2.3.1. Defenisi ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu sistem yang terintegrasi yang
mengatur dan menggambarkan seluruh sumberdaya yang ada baik dari sisi keuangan
(finance), marketing, sales, pelayanan dan pendukung lainnya (CRM) untuk memfasilitasi
dan mendukung kinerja semua elemen terkait di dalam perusahaan dan juga sebagai
penghubung bagi seluruh stakeholder terkait.

Dengan kata lain, “ERP” adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh model
software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan”
(McGraw-Hill, 2002).

Lebih jauh, McGraw-Hill menjelaskan bahwa ERP merupakan core-technology (teknologi

inti) dari suatu bisnis elektronik (e-business), dimana merupakan kerangka kerja transaksi
secara menyeluruh dari suatu perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan
penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi
serta keuangan. Gambar di bawah merupakan gambaran ERP sebagai pendekatan lintas
fungsi sistem ERP.

9
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Gambar 4 Enterprise Resource Planning
Dari sisi production planning, ERP bisa dilihat sebagai suatu alat untuk memberikan tampilan
ataupun proses bisnis pada intinya dimana proses planning merupakan salah satu proses
bisnis yang sangat menentukan, misalnya pemrosesan pemesanan dan manajemen persediaan
yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh Data
Base Management System (DBMS). Lebih jauh, sistem ERP menelusuri sumberdaya bisnis
(seperti kas, bahan baku dan kapasitas produksi), serta status dari berbagai komitmen yang
dibuat perusahaan.

ERP dari sisi integrated logistics merupakan alat yang membantu dan berfungsi sebagai
mesin software penting yang dapat mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi
yang dihasilkannya.

Accounting/Finance dan Human Resources, ERP memegang peranan penting untuk

perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan dan responsivitas yang dibutuhkan
dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis pada saat ini. Dengan ERP
dapat menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman dan pembuatan faktur serta
perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumberdaya manusia, dari perencanaan kebutuhan
personel hingga administrasi penggajian dan tunjangan, serta dapat menyelesaikan sebagian
besar aplikasi pencatatan keuangan serta akuntansi manajerial yang dibutuhkan.

Terakhir, ERP dalam kaitannya dengan sales distribution dan order management merupakan
rangkaian yang sangat vital, mengingat dengan ERP menciptakan kerangka kerja untuk
mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan
peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan
distribusi.

10
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
2.3.2. Implementasi ERP

Dengan persaingan bisnis yang semakin kompleks, semakin banyak perusahaan-

perusahaan yang mencoba meningkatkan konsumennya dengan melakukan pelayanan yang
cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk
mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem
informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang
lebih efisien dalam business process. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan
meningkatkan daya saingnya di pasar bisnis (Suprjanto, 2006). Data yang diintegrasikan
dapat membantu proses bisnis yang efisien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh
manajemen perusahaan.

Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi

logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang
sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke
pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oeh semua bagian yang membutuhkan.
Integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen
memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada
perusahaan).

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan
menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yaang dilengkapi dengan hardware dan
software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area
business process untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena
menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time,
laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki
bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang
terbagi. Business process merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau
lebih input yang akan menghasilkan sebuah input dimana output ini merupakan value untuk
konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efsien dari business process dengn
cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing,
manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk

mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar.
Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan

11
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
merupakan masalah yang dihadapi antara lain pertama, manajemen tidak menyediakan
proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim,
kredibilitas, dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim,
tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggung jawab yang tumpang tindih pada
tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek. Kedua,
manajmen tidak mampu membedakan bahwa ERP bukanlah sekedar investasi teknologi
informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung oleh
teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi yang ditanamkan tidak bisa kembali, karena
banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa ERP adalah sekedar investasi
teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi. Ketiga,
manajemen kurang memahami proses imlementasi yang benar, manajemen tidak memberikan
dukungan efektif terhadap impelementasi ERP di perusahaannya sendiri.

2.3.3. ERP Critical Success Factor

Rockart (1979) adalah orang pertama yang melakukan penelitian untuk implementasi
kesuksesan IT. Menurut Rockart faktor-faktor kesuksesan adalah jika hasil kerja memuaskan
maka akan menjamin kesuksesan kinerja kompetitif bagi organisasi.

ERP yang sukses didukung oleh beberapa model yang memiliki pandangan yang
berbeda untuk setiap modelnya. Berikut ini adalah beberapa contoh model kesuksesan ERP :

Strategic Tactical

Or  Management support berkelanjutan  Dedicated staff dan konsultan

ga
niz  Perubahan manajemen organisasi  Komuniksi yang jelas antara keluar dan
ati yang efektif kedalam
on
 Skala proyek manajemen yang baik  Rencana/jadwal proyek yang diformalkan

 Tim komposisi proyek yang  Program pelatihan yang memadai

memadai
 Pencegah pemecahan masalah
 Penanggulangan komprehensif
proses bisnis  Penggunaan konsultan yang tepat

 Proyek yang unggul  Teknik pengambilan keputusan

diberdayakan
 Keterlibatan dan partisipasi
pengguna

 Kepercayaan antar mitra

12
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Te  Strategi implementasi ERP yang  Konfigurasi perangkat lunak yang
ch memadai memadai
nol
og  Avoid Customization  Pengetahuan sistem
y
 Versi ERP yang memadai

Tabel 1 Faktor keberhasilan ERP (Nah, Islam, & Tan, 2007)

Critical Success Factors

1. Top managemetn support 2. Project team competence

3. Interdepartmental cooperation 4. Clear goals and objectives

5. Project management 6. Interdepartmental communication

7. Management of expectations 8. Project champion

9. Vendor Support 10. Careful package selection

11. Data analysis and conversion 12. Dedicated resources

13. Use of steering committee 14. User training on software

15. Education on new business processes 16. Business process reengineering

17. Minimal customization 18. Architecture choices

19. Change management 20. Partnership with vendor

21. Use of vendors’ tools 22. Use of consultants

Tabel 2 Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy, 2011)

1. Rencana bisnis dan visi 2. Manajemen Perubahan

a. Rencana bisnis dan visi a. Menyadari adanya perubahan

b. Tujuan/misi proyek b. Budaya perusahaan dan struktur

manajemen
c. Pertimbangan untuk investasi ERP
c. Komitmen untuk mengubah perubahan

d. Perbaikan proses bisnis

e. Analisa respon pengguna

f. Pendidikan dan pelatihan pengguna

g. Dukungan organisasi dan keterlibatan

pengguna

h. Peningkatan kemampuan tenaga kerja

IT

13
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
3. Komunikasi
a. Target dan komunikasi efektif
b. Komunikasi antar stockholders
c. Harapan komunikasi di semua
level
d. Kemajuan proyek komunikasi
5. Manajemen Proyek
a. Menetapkan tanggung jawab
b. Menetapkan dengan jelas ruang
lingkup proyek
c. Pengendalian proyek
d. Mengevaluasi setiap perubahan
yang diusulkan
e. Menilai dan mengontrol
permintaan pengembangan proyek
f. Menentukan proyek
g. Menetapkan suatu kejadian penting
dan tanggal akhir
h. Memastikan ketepatan waktu
proyek
i. Mengkoodinasikan aktifitas proyek
pada semua pihak yang terkena
dampaknya
j. Target dan jalur proyek
4. Tim komposisi, ketrampilan, dan
kompensasi ERP
a. Orang terbaik dalam ERP
b. Fungsional tim yang seimbang
c. Anggota tim yang full time
d. Mitra kerja, kepercayaan, insentif
e. Dibiasakan pengembilan keputusan
f. Kinerja terkait dengan kompensasi
g. Pengetahuan bisnis, anggota tim, dan
konsultan
6. Dukungan top management
a. Persetujuan dan dukungan dari top
management
b. top management publik dan secara
eksplisit mengidentifikasi proyek
sebagai prioritas utama
c. Mengalokasi sumber daya
d. Keberadaan pemimpin proyek
e. Tingginya tingkat eksekutif sponsor
f. Komitmen proyek sponsor
14
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 7. Analisis Sistem, seleksi, dan teknis
pelaksanaan

a. Sistem legacy

b. Meminimum kustomisasi

c. Konfigurasi arsitektur ERP secara

keseluruhan

d. Pengujian yang canggih dan ketat

e. Integrasi

f. Penggunaan alat pengembangan

vendor dan pelaksanaan
metodologi

g. Seleksi paket ERP

h. Seleksi ERP arsitektur

i. Seleksi data yang akan dikonversi

j. Data konversi

k. Metode permodelan yang tepat

l. Penyelesaian masalah

Tabel 3 Faktor Keberhasilan ERP (Fui-Hoon & Santiago, 2006)

2.3.4. Organization Culture

Budaya organisasi yaitu kumpulan asumsi yang diadakan, relatif sama dan diambil
untuk diberikan dalam sebuah organisasi. Itu termasuk pengalaman kolektif, nilai-nilai,
kepercayaan, dan norma-norma perilaku (Nah, Islam, & Tan, 2007). Budaya organisasi yang
mempromosikan pembelajaran dan inovasi dapat sangat berpengaruh terhadap keberhasilan
maupun kegagalan sebuah teknologi informasi dan strategi organisasi. Memberikan bukti
studi kasus untuk menunjukkan bahwa budaya organisasi dapat mempengaruhi keberhasilan
atau kegagalan implementasi ERP, budaya organisasi mendorong keterlibatan atau partisipasi
dan adaptasi. Mendukung bahwa budaya organisasi berguna dalam memahami kesuksesan
implementasi ERP. Melihat pentingnya budaya serta perubahan proses bisnis. Masalah ERP
umumnya terletak pada karyawan yang merasa tidak nyaman dengan perubahan yang terjadi,
dan yang mengikuti dari proses perubahan dalam implementasi ERP (Nah, Islam, & Tan,
2007). Dengan demikian, kecuali budaya organisasi mempromosikan keterbukaan dalam
komunikasi dan fasilitas belajar, mungkin para karyawan dapat berperilaku dengan cara yang
merugikan terhadap sistem ERP yang baru sehingga menyebabkan kegagalan.

15
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Selama sepuluh tahun terakhir telah terjadi cukup banyak penelitian yang
dipublikasikan pada implementasi Enterprise Systems(ES), beberapa diantaranya telah
diekplorasi faktor budaya yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan keberhasilan relatif.
Hal ini termasuk dampak nilai – nilai budaya yang terlihat dalam proses bisnis dibentuk oleh
perangkat lunak, yang fungsinya untuk mendukung beberapa proses bisnis yang diperlukan
dalam budaya yang berbeda lingkungan dari orang – orang dari pengembang software
(Grainger & Mickey, 2007).

2.3.5. Critical Success Factor terhadap Implementasi ERP

Top Management Support sebagai faktor utama dan yang paling penting dalam
implementasi ERP. Didukung oleh komitmen yang kuat dari pemimpin menjadi suatu kondisi
yang penting untuk implementasi kesuksesan ERP. Komitmen top management adalah
sebagian besar faktor yang dipelajari dalam kesuksesan implementasi sistem informasi dan
sekaligus sumber yang sulit dalam implementasi sistem informasi. Top Management Support
bahkan lebih penting dalam kasus ERP karena skala dari proyek dan jumlah sumber daya
yang dibutuhkan untuk enterprise-wide project (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Anggota tim ERP harus terdiri dari orang-orang yang terbaik dalam organisasi untuk
memaksimalkan peluang keberhasilan proyek. Tim harus memiliki cross-functional atau
bersama-sama untuk mencapai tujuan dan memiliki ketrampilan teknis dan fungsional yang
diperlukan untuk desain, implementasi, asimilasi. Tim harus dapat mengintegrasikan fungsi
bisnis dengan kemapuan perangkat lunak serta perlu memiliki credentials atau surat
kepercayaan untuk mempengaruhi perubahan proses bisnis. Selain itu penggunaan konsultan
juga meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Kompensasi, insentif, dan tugas untuk
implementasi kesuksesan sistem, tepat waktu dan anggaran harus diberikan kepada tim untuk
membantu perkembangan kerja sama tim dalam proyek (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Komunikasi diberbagai tingkat dan fungsi organisasi diperlukan untuk sukses dalam
implementasi ERP. Komunikasi merupakan faktor yang kompleks, namun tidak terbatas pada
spesifikasi peran individu dan tanggung jawab, definisi yang jelas dan penting dari proyek,
pra-implementasi, training, definisi dari time horizon sudah jelas. Komunikasi ini
membutuhkan dua cara untuk mengjindari kesenjangan desain yang dapat terjadi jika
kebutuhan bisnis yang tepat atau komentar dan persetujuan dari atasan. Juga mencatat bahwa
kedua komunikasi, terdiri dari komunikasi ke luar dan komunikasi ke dalam. Komunikasi ke
luar adalah komunikasi ke seluruh organisasi sedangkan komunikasi ke dalam adalah

16
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
komunikasi untuk tim proyek. Menjaga semangat yang tinggi dan meyakinkan pengguna
untuk manfaat sistem ERP, dan meyakinkan mereka untuk meninggalkan sistem yang lama
sehingga dibutuhkan sistem persuasif dan keahlian dari tim implementasi. Para pengguna
harus menegetahui bahwa feedback yang mereka berikan akan dipertimbangkan dan
ditindaklanjuti (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Pengelolahan manajemen yang tepat dan efektif dari proyek ERP sangat penting untuk
keberhasilan implementasi ERP. Program manajemen proyek ERP memerlukan tugas-tugas,
akuntansi untuk sumber alokasi, mengontrol proyek yang merupakan kecenderungan proyek
untuk memperoleh persyaratan perangkat lunak tambahan dan kustomisasi dan untuk
mengungkap masalah tersembunyi seiring berjalannya waktu. Seorang manajer yang
berkompeten adalah faktor yang paling penting kedua dalam implementasi sistem informasi.
Ruang lingkup proyek harus jelas dan ditetapkan, dikelola, dan dikendalikan. Cakupan
program untuk membangun sistem adalah kunci untuk implementasi ERP yang sukses. Serta
perubahan yang diusulkan harus dievaluasi terhadap manfaat bisnis, dan ruang lingkup
permintaan ekspansi harus diberikan waktu tambahan dan biaya perubahan yang diusulkan.
Selain itu perubahan yang disetujui perlu dikoordinasikan ke semua pihak yang terkena
dampaknya. Mengusulkan agar implementasi sistem ERP dapat dilengkapi dengan Total
Quality Management (TQM) dan merancang proses bismis untuk mempersiapkan organisasi
untuk menjadi lebih reseptif terhadap sistem ERP yang baru (Nah, Islam, & Tan, 2007).

2.3.6. Faktor – Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP

Dari hasil penelitian terhadap berbagai implementasi ERP di perusahaan-perusahaan

di seluruh dunia, pada akhirnya di-simpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama
kegagalan implementasi dan instalasi ini ada beberapa faktor yaitu:

1. Tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive

Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang
harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah
Top Down. Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan
terhadap proses business. ERP adalah crossfuction dalam satu perusahaan.

Orang-orang harus komit untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang

yang dimasukkan dalam proyek akan meluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek

17
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 ini yang pada awalnya tentu kelihatan seperti hal yang tidak berguna sama sekali.
Disinilah dibutuhkan support dan sponsorship dari Top Executive.

2. Proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja

Sudah disebutkan diawal bahwa implemntasi dan instalasi ERP adalah crossfunction,
artinya proyek tidak akan berjalan semestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya
milik satu bagian atau departemen saja, misalnya saat implementasi di Departemen
Finance, maka deparetemen lain merasa tidak berkepentingan dan jika terjadi fail,
dianggap adalah fail tersebut hanya milik depertemen yang bersangkutan. Padahal
dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi
transparansi dan juga sinergi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Sebagai contoh
misalnya saat permintaan hasil produksi besar atau trendnya lagi meningkat maka
otomatis bagian produksi akan segera mengetahuinya dan kapasitas produksi bisa
ditingkatkan dan bagian raw material bisa menyediakan kabutuhan yang dibutuhkan
dengan tepat dan online.

3. Tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager
yang full time

Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang
ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk
meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan
schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu
dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung
jawab.

4. Segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja.

Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek
implementasi umunya suka menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau
perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai
secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian
masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya, misalnya orang finance
untuk di bagian finance, orang produksi untuk dibagian produksi dan seterusnya.

18
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
5. Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan
kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.

Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan instalasi dan implementasi sudah
memiliki jam terbang yang baik sehingga sudah mengetahui kira-kira problem yang akan
muncul dan memiliki kemampuan untuk melakukan memecahkan permasalahan sesuai
dengan pengalaman yang telah didapat sebelumnya.

6. Tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi

Dalam implementasi ERP, dokumentasi adalah salah satu kata kunci. Setiap pihak yang
terlibat didalamnya harus melakukan dokumentasi sehingga bisa diketahui sudah sampai
dimana proses dan prosedur implemnatsi yang dilakukan. Ibarat system ISO, maka
dokumtasi haruslah sesuatu yang utama dilakukan.

7. Kekurangan atau kegagalan di Training

Training memberikan peran yang besar untuk menentukan sukses tidaknya implementasi
dan instalasi dari ERP. Karyawan yang selama ini bekerja dengan prosedur yang telah
ada dan akan berubah tentu sesuatu yang sulit, tapi perubahan bisa dilakukan dengan
meberikan training bagi para implementor dan user sehingga saat system dijalankan
maka para user sudah mengetahui kira-kira apa yang akan dilakukan.

8. Kesulitan perubahan cultur di organisasi

Orang biasanya cenderung mempertahankan comfort zone, dimana jika sudah merasa
nyaman akan sangat sulit untuk melakukan perubahan, apalagi jika sampai saat tersebut
semua operasi dan prosedur dirasa sudah cukup baik tanpa perlu memakai suatu system
baru dalam hal ini ERP. Salah satu kendala terbesar dalam implementasi ini adalah
merubah cultur ini. Jika seseorang terlambat atau salah dalam melakukan entry data,
maka dampaknya akan sangat panjang kedepannya. Cultur ini yang mesti diubah dan
dijelaskan kesemua pihak yang terlibat didalamnya.

19
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Semen Gresik)
3.1.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak
tahun 1957. Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk
pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen
Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok
yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan bantuan teknologi
informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya
sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses
yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial.
Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di
bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan
ERP (Garside, 2004), yaitu :

1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang
relevan dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan
sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi
tersebut diantaranya adalah :
 Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik
(distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan
sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan
dipenuhi.
 Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang
penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari
distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu
sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.

20
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
  Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk
menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk
mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang
terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house

development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya,
aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat
departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya,
sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan — khususnya para user —
yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.
Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.
Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang
lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat
berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek
operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan,
kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok,
pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta
stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek
Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

3.1.2. Proses Implmentasi ERP pada PT. Semen Gresik

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses

bisnis sesuai tujuan perusahaan.
b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-
baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi
Perusahaan.
d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan
oleh Direksi.
f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

21
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen
Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini
merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan.
Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge,
Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder
analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana
tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi.
Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan
resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi
ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang

mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan
LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi
dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul
Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian
modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa
diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas.

Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada
sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user
dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi
modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari
kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko,
dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan
tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi
SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses
sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing
kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi
(bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per
satu.

22
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya
sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen
Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.

b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
f. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan
oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards

2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta
perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak

lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan
bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua
kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya.
Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan
pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses
pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses
J.D.Edwards.
3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan
dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru
yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

23
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi
dengan adanya implementasi ERP.

3.1.3. Kendala-kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi
dikategorikan menjadi 3 aspek :
a. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi
model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama
sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di
Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris.
Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional
dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani
tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses
Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
b. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware
terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
c. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen
IT sendiri dan dari luar departemen.
 Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena
digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan
sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat
aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen.
Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan
berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh
software ERP.
 Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa
dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
 Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat
diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan”
terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan
bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh
bagian IT selaku administrator.

24
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen
Gresik :

1. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-

perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
2. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
3. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

3.1.4. Hasil Implementasi ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang
diperoleh diantaranya :

 Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan

penjualan semen.
 Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima
belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
 Meningkatkan keakuratan informasi
 Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses
bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
 Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei
internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku
puas.

3.2. Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal (Fox Meyer)

3.2.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada FoxMeyer

Fox Meyer Drug (FMD) adalah salah satu perusahaan farmasi terbesar di dunia yang
mengalami kebangkrutan pada tahun 1996. Salah satu penyebab kebangkrutan FMD adalah
karena sebuah kesalahan implementasi pada system enterprise resource planning (ERP) yang
mereka punya. FMD memilih SAP R/3 sebagai aplikasi ERP mereka. Pada bulan September
1993, FMD menandatangani kontrak dengan konsultan SAP yaitu Andersen Consulting
(Accenture), untuk mengimplementasikan SAP pada proses bisnis mereka. Proyek ini
meliputi Supply Chain, Inventory Control, Customer Service, Strategic Planning, Information
Systems, Pengiriman, dan Handling.

25
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Karena kompetisi yang ketat, FMD membutuhkan solusi bisnis yang mampu
mengakomodasi segala macam kebutuhan bisnisnya. Dengan solusi ini juga diharapkan
perusahaan akan mampu mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan di dalam
satu streamline operation serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien dari resep
obat yang merupakan sebuah komponen penting di dalam sebuah industry farmasi.

3.2.2. Kegagalan Implementasi ERP

Berikut ini adalah beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan dalam implementasi
ERP :

1. Keselarasan antara Sistem Informasi, People, dan Business Process

Hal-hal yang menjadi penyebab kegagalan di dalam implementasi ERP ini adalah
tidak adanya keterlibatan dari pengguna akhir atau end user. Perencanaan tentang
pengimplementasian hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas (upper management) dari
FMD, Andersen Consulting, serta orang-orang teknis yang berkepentingan lainnya.Orang-
orang yang menjadi end user tidak dilibatkan sehingga terjadi gap yang besar antara
pengguna dengan perencana sistem.Kurangnya kerjasama diantara end user juga menjadi
salah satu penyebab lainnya.Tidak ada pelatihan khusus untuk para pengguna SAP di FMD.

2. Metode Pengembangan Sistem

Pendekatan implementasi yang digunakan oleh FMD adalah pendekatan bertahap.

Pada musim panas tahun 1994, FMD melakukan kontrak dengan Andersen untuk menambah
aplikasi pada 6 gudang baru. FMD dan Andersen berencana untuk mengimplementasikan
aplikasi pada gudang tersebut untuk January dan February 1995. Salah satu keuntungan yang
didapat dari pengembangan sistem secara bertahap ini adalah perusahaan dapat dengan cepat
mengidentifikasi jika ada suatu kesalahan pada sistem.Tetapi yang terjadi pada FMD adalah
kesalahan itu sudah tidak dapat lagi ditanggulangi karena sudah terlanjur banyak terjadi
kesalahan yang mengakibatkan perusahaan rugi sekitar US$ 100 juta.

3. Pemanfaatan Project Management

Project team yang ada tidak dapat bekerja dengan optimal karena tidak adanya
komunikasi antara pihak manajemen, tim proyek, dengan pengguna akhir. Hal pertama yang
menyebabkanproject team tidak bekerja maksimal adalah kesalahan dalam memilih jenis
software. SAP R/3 didesain untuk perusahaan manufaktur, bukan untuk perusahaan

26
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
wholesalers terutama yang membutuhkan banyak transaksi dalam proses bisnisnya. Hal lain
dari kegagalan project team ini adalah tidak adanya restrukturisasi proses bisnis yang
dikerjakan (change management). SAP tidak terintegrasi karena ketidakmampuan dari FMD
untuk merestrukturisasi proses bisnis yang mereka jalankan dengan adanya SAP.

4. Keselarasan antara Company Direction dengan IS Direction

Perusahaan menginginkan solusi yang tepat yang bisa membantu untuk membuat
rantai keputusan yang rumit dan meningkatkan penekanan cost. Berdasarkan analisis pada
aktivitas Supply Chain, ERP akan memberikan solusi terbaik pada FMD untuk menyediakan
informasi yang up-to-date, otomatis, dan mampu untuk mengintegrasikan sistem persediaan
barang (inventory). Idealnya adalah perusahaan mampu untuk mengelola pesanan,
persediaan, dan aktivitas penjualan ke dalam satu sistem serta menyediakan distribusi yang
efektif dan efisien. Kenyataan yang terjadi adalah aplikasi SAP R/3 tidak mampu untuk
mengakomodir semua yang menjadi tuntutan dari proses bisnis FMD karena aplikasi SAP
R/3 hanya cocok untuk perusahaan murni manufaktur, bukan perusahaan yang juga bertindak
sebagai wholesalers dimana banyak terjadi transaksi disana.

5. Tantangan yang Dihadapi Oleh Pengelola Sistem Informasi

Ekspektasi yang tinggi dihadapi oleh para manajer bisnis di FMD sehingga
penggunaan SAP R/3 (yang pada masa itu merupakan suatu software yang paling populer)
menjadi sedikit dipaksakan. Seiring dengan kebutuhan bisnis yang semakin meningkat, ada
semacam keterpaksaan bagi pihak pengembang Sistem Informasi untuk
mengimplementasikan SAP R/3 di FMD yang tidak terencana dengan baik. Seharusnya
sebelum pengimplementasian dilakukan semacam blueprint bagi rencana yang nantinya akan
dilaksanakan.

27
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya

organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus
untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real
time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan
budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru.
Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola
perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :

1. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan

mengadopsi CAP.
2. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk
mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka
akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan
implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak
manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis
proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat
memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah
mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem
ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang
maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa
bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci
kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang,
manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan
perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan
dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.

28
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Keputusan yang dilakukan oleh Fox Meyer Drug untuk mengimplementasikan SAP
R/3 perlu dikaji ulang agar segala sesuatunya dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan
kebutuhan bisnisnya.Perusahaan perlu untuk melibatkan end user secara lebih mendalam
karena perusahaan tidak boleh melupakan B2E atau business to employment.People perlu
dikelola untuk dapat mengerti IS. Perencanaan yang baik akan menghindari perusahaan dari
sebuah kegagalan implementasi sistem informas.

4.2. Saran

Implementasi ERP memang membutuhkan dan perlu mempertimbangkan tiga

komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan information
technology. Dalam ERP juga memerlukan keterlibatan (engagement) top management,
project leader yang “veteran” (sangat berpengalaman), dibutuhkan pihak ketiga untuk
memberikan pengetahuan dan keahlian, adanaya change management yang dipersiapkan
secara matang yang selaras dengan project planning, dan bagaimana manajemen mampu
menciptakan pola pikir tentang kepuasan yang disesuaikan dengan progress dari project
tersebut. Implememntasi ERP pun perlu dilihat sebagai sesuatu hal yang memiliki implikasi
strategis yang dapat membawa perusahaan menjadi lebih baik dan mampu bersaing.

Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga ada tiga
alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/memodifikasi aplikasi, mengikuti aplikasi yang ada
dan merubah prosedur atau hidup dalam perbedaan. Idealnya memang mengikuti aplikasi
yang ada karena sesuai dengan best practice (desain yang terbaik dalam industri) dan
mengubah prosedur yang ada dalam perusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk
diimplementasikan, kecuali jika business process-nya unik.

Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo, adanya
referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim yang berfungsi untuk mengevaluasi
kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya (perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan
adanya beberapa penyesuaian dan pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar,
sehingga hal ini sudah jelas di awal. Baru kemudian mengambil keputusan yang tepat.
Vendor yang dipilih adalah yang memiliki track record yang baik dan expert di bidangnya.
RFP yang dibuat oleh perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk
mengarahkan vendor apa yang dibutuhkan secara detail.

29
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 Yang paling penting adalah bagaimana implementasi ERP diterima oleh user dan user
merasa nyaman atas hal baru ini, sehingga dibutuhkan training secukupnya kepada mereka.
Alangkah lebih jika user diikutsertakan dalam proses uji coba dengan vendor sehingga
mereka juga bisa melakukan assessment. Peranan SDM disini menjadi salah satu faktor kritis,
karena berbicara tentang ERP adalah tentang sebuah sistem yang terintegrasi sehingga jika
terjadi kesalahan di berbagai titik akan berdampak signifikan bagi proses bisnis perusahaan.
Sehingga, fasilitas TI ini tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi juga bisa
sebagai business enabler.

30
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
 DAFTAR PUSTAKA

Babu, A. Ramesh., Y. P. Singh, R.K. Sachdeva. 2000. Establishing a Management

Information System.

McLeod, Raymond Jr,. 1995. Management Information System, sixth edition. Prentice-Hall
Inc, New Jersey.

O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc
Graw Hill, Inc.

Martin, E. Wainright, et al., 2005. Managing Information Technology. Pearson Prentice Hall.
USA.

Shanks G. Parr A, et al, “Differences in Critical Success Factors in ERP systems

Implementation in Australia and China : A Cultural Analysis” 8th European Conference
on Information Systems, Vienna, 2000

Nah, Fiona Fuihoon, Zahidul Islam, Metthew Tan, 2007, Empirical Investment of Factors
Influencing of Success of Enterprise Resource Planning Implementation, Journal of
Database Management, 18 (4)

Fiona Fui-Hoon Nah, dkk, 2011. ERP Implementation : Chief Information Officers
Perceptions of Critical Success Factors. International Journal of Human-Computer
Interaction, vol 6 No 1 pp. 5-22

Supramaniam, M, & Kuppusamy, M (2006) ERP System Implementation : A Malaysia

perspective Journal of Information Tecjnology Management volume XXI, No 1, 35-48

Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise Resource

Planning (ERP) di PT. Semen Gresik.

Sugiarsono, Joko. 2003. Sajian Utama, Potret Kebingungan Investasi TI. SWA Edisi
02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003. P. 24 – 31.

Humaedi, Dedi. 21 Agustus 2003. Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas.
http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973

http://andrie07.wordpress.com/2011/11/16/implementasi-erp-pada-pt-semen-gresik/

31
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48