MINIT MESYUARAT TARIKH BIL.

MESYUARAT

Jawatankuasa Majlis Konvokesyen Ke-8 23/10/2013 Post-Mortem

Kolej Komuniti Negeri Sembilan dan Melaka (Rabu)
Kementerian Pendidikan Malaysia Tahun 2013

TEMPAT WAKTU MESYUARAT

KOLEJ KOMUNITI NEGERI
Bilik Persidangan 9.15 pagi – 1.00 petang SEMBILAN DAN MELAKA
Kolej Komuniti Masjid Tanah

AGENDA MESYUARAT

1.0 Ucapan aluan Pengerusi

2.0 Maklumbalas dan cadangan daripada setiap Jawatankuasa
3.0 Penyerahan tugas kepada tuan rumah Majlis Konvokesyen Ke-9 Kolej Komuniti Melaka dan Negeri Sembilan Tahun 2014
4.0 Hal-hal lain
5.0 Penutup

HADIR TIDAK HADIR TIDAK HADIR DENGAN SEBAB

Seperti di lampiran 1. Pn. Zalma binti Yaacob

2. Tn. Hj. Mohd Zufri bin Yazid
3. En. Hasan bin Mohd Sharif
4. Cr. Ramlee bin Yahya

1 / 11
BIL PERKARA CATATAN/TINDAKAN MAKLUMBALAS
1.0 Ucapan aluan Pengerusi

1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Al-Fatihah.

1.2 Pengerusi mengalukan kedatangan Pengarah-Pengarah Kolej Komuniti

Negeri Sembilan dan Melaka bersama Pegawai Peperiksaan serta ahli
mesyuarat yang lain. Beliau juga mengucapkan terima kasih kepada semua
di atas kesudian melapangkan masa menghadiri mesyuarat pada kali ini.

1.3 Pengerusi juga mengambil kesempatan untuk mengucapkan setinggi-tinggi Makluman

tahniah dan penghargaan kepada semua ahli jawatankuasa di atas
kejayaan penganjuran majlis konvokesyen yang lalu. Kejayaan tersebut
mendapat maklumbalas yang positif daripada Ketua Pengarah JPKK.

1.4 Pengerusi memaklumkan bahawa jumlah keseluruhan perbelanjaan adalah

sebanyak RM103,258.40.

1.5 Pengerusi memaklumkan bahawa pembayaran secara berpusat kepada

Koperasi Kolej Komuniti Masjid Tanah tidak dapat dilakukan kerana pihak
mereka belum bersedia. Kaedah ini mungkin boleh digunakan pada majlis
konvokesyen akan datang.

1.6 Pengerusi juga memaklumkan bahawa semua pembayaran oleh pihak Setiausaha
koperasi kolej masing-masing hendaklah dijelaskan dalam tempoh Bersama
seminggu.

2.0 Maklumbalas dan cadangan daripada setiap Jawatankuasa

Jawatankuasa Buku Program & Media Cetakan (KK Jelebu)

2.1 Ketua Jawatankuasa mencadangkan supaya data lulusan yang lengkap Setiausaha
perlu diberikan iaitu termasuk ejaan nama penuh program pengajian dan Bersama
bukannya singkatan.

2 / 11
2.2 Selain itu, tentatif majlis juga perlu dibincang dan diputuskan seawal yang
mungkin.

Jawatankuasa Kad & Surat Jemputan (VIP & Lulusan) (KK Jelebu)

2.3 Ketua Jawatankuasa mencadangkan supaya pas kenderaan perlu Jawatankuasa

disiapkan awal untuk dihantar sekali bersama surat dan kad jemputan Lalulintas
kepada tetamu VIP.

Jawatankuasa Persiapan Tempat & Kebersihan (KK Jelebu)

2.4 En. Abd Rahim bin Sulaiman memaklumkan bahawa terdapat masalah dari Makluman
segi persiapan tempat pada hari raptai namun berjaya diatasi hasil
sokongan padu dan kerjasama yang tinggi daripada pihak hotel khususnya
daripada En. Shahrizal.

Jawatankuasa Teks Ucapan (KK Jempol)

2.5 Wakil kepada Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa tiada masalah

berkaitan dengan penyediaan teks ucapan.

Jawatankuasa Protokol, Sambutan Ibu Bapa & VIP (KK Jempol)

2.6 Pn. Mazita binti Ayub memaklumkan bahawa Ahli Jawatankuasa yang Jawatankuasa
berkenaan tidak menuangkan air minuman untuk perasmi ketika beliau Protokol
duduk dan juga ketika beliau sedang berucap. Jawatankuasa
Cenderamata
2.7 Mesyuarat berpendapat perkara berkenaan terjadi mungkin disebabklan
kerana ianya tidak dibuat ketika sesi raptai dan mungkin juga kerana
perkara itu tidak dinyatakan dengan jelas dalam aturcara tadbir.

2.8 Pn. Mazita binti Ayub memberi respon tentang kurangnya kerjasama dan
komitmen daripada kebanyakan AJK Sambutan yang telah dilantik.
Ada AJK yang duduk bersantai di sofa dan ada juga yang langsung tidak
3 / 11
 kelihatan di dalam hotel ketika waktu bertugas.

2.9 Pengerusi meminta perkara ini perlu diberi perhatian dan pelantikan Ketua Pengarah
Jabatan sebagai salah seorang AJK Sambutan perlu dilihat semula. Kolej

2.10 En. Abdul Razak bin Sabtu mencadangkan supaya Ketua Jabatan tidak lagi
dilantik sebagai AJK Sambutan tetapi perlu dilantik sebagai Ketua
Jawatankuasa Induk yang lain.

Jawatankuasa Lalulintas, Disiplin, Keselamatan & Kecemasan (KK Jempol)

2.11 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa kawasan tempat parkir tiada Makluman
masalah. Namun, ada sedikit masalah pada tetamu VIP yang hadir tetapi
tidak membawa pas masuk dewan. Walaupun pas kenderaan tiada, pas
masuk dewan itu boleh digunakan sebagai pas kenderaan bagi
memudahkan AJK yang bertugas mengenal pasti kenderaan mereka.

2.12 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa berlaku sedikit kekecohan di

luar dewan ketika majlis sedang berlangsung. Terdapat ibu bapa yang tiba
lewat dan ingin masuk ke dalam dewan tetapi cuba dihalang oleh AJK yang
bertugas. Walaupun ibu bapa berkenaan mempunyai pas masuk namun
tempat duduk di dalam dewan sudah penuh. Ia berlaku kerana ketika majlis
hendak bermula, tempat duduk di dalam dewan tidak penuh. Jadi, AJK
telah meminta ibu bapa dan tetamu yang berada di luar dewan untuk
masuk memenuhi tempat duduk walaupun ada di antaranya tidak
mempunyai pas masuk.

2.13 Selain itu, terdapat juga graduan yang keluar ketika majlis sedang
berlangsung dan bergambar di kawasan sekitar hotel.

2.14 Pn. Sharifah Norakhil binti Syed Loed mencadangkan supaya dalam surat Jawatankuasa
jemputan kepada lulusan diberi peringatan kepada ibu bapa bahawa Jemputan
kelewatan tiba ketika majlis boleh menyebabkan mereka tidak dibenarkan
memasuki dewan.

4 / 11
Jawatankuasa Promosi & Publisiti (KK Rembau)

2.15 En. Azman bin Zainal Abidin memaklumkan bahawa majlis telah tamat awal Makluman
daripada jangkaan. Perasmi telah menunggu dan bersedia untuk sidang
media di bilik persalinan namun pihak media belum tiba. Justeru, perasmi
telah dibawa ke tempat jamuan dahulu. Sidang media telah diadakan
selepas selesai jamuan.

Jawatankuasa Penginapan & Pengangkutan (KK Tampin)

2.16 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa kebanyakan ibu bapa Makluman

mendapat tempat parkir yang berhampiran dengan hotel. Van yang
disediakan telah cukup untuk menampung pergerakan ketika itu.

2.17 Berkaitan dengan penginapan AJK, mesyuarat mencadangkan supaya Jawatankuasa

senarai nama yang lengkap perlu diberi kepada pihak hotel kerana berlaku Penginapan
sedikit kekecohan disebabkan ada AJK yang tidak mendapat bilik.

Jawatankuasa Pendaftaran Lulusan & Penyerahan Sijil (KK Bukit Beruang)

2.18 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa proses pendaftaran dan Makluman

penyerahan sijil telah berjalan dengan lancar dan mengucapkan terima
kasih kerana telah menyediakan tempat yang selesa.

Jawatankuasa Persembahan (KK Bukit Beruang)

2.19 Wakil kepada Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa gamelan telah Makluman
dimainkan secara langsung ketika perarakan masuk VVIP, berubah
daripada perancangan asal iaitu dimainkan melalui CD.

2.20 Mesyuarat memuji persembahan koir tetapi mencadangkan agar Jawatankuasa

persembahan gamelan diselitkan dengan nyanyian pada majlis akan Persembahan
datang.

5 / 11
Jawatankuasa Jamuan (KK Bukit Beruang)

2.21 Wakil kepada Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa ada kolej yang Makluman
meminta penambahan bilangan jamuan untuk pelajar pembantu pada saat
akhir. Perkara ini tidak menjadi masalah kerana pembekal dapat
menyediakan jamuan untuk bilangan tambahan tersebut.

2.22 Selain itu, ramai tetamu VIP yang tidak pergi ke jamuan sarapan pagi dan Jawatankuasa
makan tengahari. Mungkin mereka tidak dimaklumkan oleh AJK Sambutan. Sambutan

2.23 En. Md Kassim bin Jaafar mencadangkan jamuan untuk graduan Jawatankuasa
cemerlang bersama dengan ibu bapa mereka pada majlis akan datang. Jamuan

Jawatankuasa Fotografi & Videografi (KK Jasin)

2.24 Wakil kepada Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa pencahayaan di Makluman

pentas tidak mencukupi.

2.25 Selain itu, berlaku juga gangguan teknikal pada pencahayaan di pentas
apabila ada AJK yang mengambil gambar menggunakan kamera DSLR. Ia
menyebabkan pencahayaan di pentas turut berkelip sama. Kekerapan
kelipan boleh menyebabkan mentol meletup.

2.26 Kedudukan jurufoto yang mengambil gambar di depan pentas semasa

raptai berubah ketika majlis bagi menyesuaikan beberapa perubahan yang
berlaku.

2.27 Jawatankuasa ingin mendapatkan penjelasan tentang studio luar yang

dikendalikan oleh sebuah syarikat kerana sepatutnya diberikan kepada
pihak KK Jasin.

2.28 Pn. Nur Aslinda binti Abdul Rahman menjelaskan bahawa jenis pameran
dan jualan yang diuruskan oleh setiap kolej telah dibincang dan diputuskan
dalam mesyuarat Jawatankuasa Pameran dan Jualan. Ketika itu, pihak KK

6 / 11
 Kota Melaka telah memutuskan untuk mengendalikan studio luar kerana
tiada permintaan daripada pihak KK Jasin untuk perkara berkenaan.

2.29 Pengerusi memaklumkan bahawa mesyuarat peringkat induk sebelum ini

telah memutuskan agar urusan fotografi, videografi dan studio luar
diuruskan oleh pihak KK Jasin.

Jawatankuasa Teknikal & Siaraya (KK Jasin)

2.30 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa segala masalah telah diatasi Makluman
ketika raptai.

2.31 Jawatankuasa juga mencadangkan supaya sesi raptai penuh perlu dibuat
dengan lebih serius dan terancang.

2.32 En. Abdul Razak bin Sabtu mencadangkan supaya raptai audio visual Jawatankuasa
untuk jawatankuasa teknikal dan siaraya perlu dibuat terlebih dahulu Teknikal & Siaraya
sebelum melakukan sesi raptai penuh bagi menjimatkan masa. Lulusan
juga perlu diberi taklimat terperinci supaya sesi raptai tidak dilakukan
berulang kali.

2.33 En. Khairul Anuar bin Muhamad mencadangkan supaya nama lulusan
dipaparkan pada skrin ketika lulusan naik ke pentas.

Jawatankuasa Pemandu Lulusan (KK Masjid Tanah)

2.34 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa penerima Anugerah Graduan Makluman

Cemerlang tidak mengikut susunan nama yang diumumkan oleh pembaca
nama lulusan.

2.35 Perkara ini terjadi kerana terdapat dua orang penerima anugerah tidak
hadir pada hari majlis dan situasi ini tidak dimaklumkan kepada pembaca
nama lulusan dan Jawatankuasa Cenderamata.

2.36 Jawatankuasa mencadangkan supaya walkie-talkie disediakan kepada

7 / 11
 Jawatankuasa Pemandu Lulusan, Jawatankuasa Cenderamata dan Jawatankuasa
pembaca nama lulusan bagi mengesahkan bilangan lulusan yang hadir. Teknikal

Jawatankuasa Alumni & Pengesanan Graduan (KK Masjid Tanah)

2.37 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa seramai 85% daripada Makluman

keseluruhan 842 orang lulusan telah memberi respon dalam kajian
pengesanan graduan.

Jawatankuasa Pengacara Majlis & Bacaan Doa (KK Selandar)

2.38 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa sesi ujibakat untuk pengacara Makluman
majlis dan pembaca nama lulusan tidak mendapat sambutan kerana
kurang penyertaan sehingga Ketua Jawatankuasa yang menguruskan
terpaksa menjadi pengacara iaitu En. Mohd Faiz bin Abu Bakar dari Kolej
Komuniti Selandar.

2.39 Pengerusi meminta kerjasama daripada Pengarah setiap kolej untuk cuba Pengarah Kolej
menghantar seberapa banyak penyertaan di masa akan datang.

Jawatankuasa Sewaan Jubah (KK Selandar)

2.40 Ketua Jawatankuasa memaklumkan seramai seorang graduan daripada KK Makluman

Masjid Tanah dan seorang graduan daripada KK Kota Melaka tidak
memulangkan jubah selepas majlis mungkin kerana ada urusan penting.
Graduan berkenaan telah dimaklumkan supaya berurusan terus dengan
pihak pembekal.

2.41 Surat tuntutan pembayaran jubah yang telah dihantar sebelum ini ada
sedikit kesilapan dari segi bilangan jubah yang disewa oleh setiap kolej.
Surat baharu akan diedarkan dalam tempoh terdekat.

Jawatankuasa Pameran dan Jualan (KK Kota Melaka)

2.42 Pn. Nur Aslinda binti Abdul Rahman memaklumkan bahawa meja untuk Makluman
8 / 11
 pameran dan jualan bagi dua buah kolej tidak mencukupi tetapi telah
berjaya diatasi.

Jawatankuasa Folder & Cenderamata (KK Tangga Batu)

2.43 Ketua Jawatankuasa memaklumkan bahawa surat tuntutan pembayaran Setiausaha

folder dan cenderamata telah diedarkan. Bersama

2.44 Jawatankuasa mencadangkan supaya ada penambahan AJK Pengurusan

Pentas.

2.45 Selain itu, aturcara tadbir juga perlu lebih terperinci untuk menerangkan Floor
dengan lebih jelas tugas-tugas yang perlu dilakukan oleh jawatankuasa Manager
yang menguruskan persiapan di pentas.

3.0 Penyerahan tugas kepada tuan rumah Majlis Konvokesyen Ke-9 Kolej
Komuniti Melaka dan Negeri Sembilan Tahun 2014

3.1 Hasil daripada perbincangan dan persetujuan di antara Pengarah-pengarah KK Kota Melaka
Kolej Komuniti Negeri Sembilan dan Melaka, Pengerusi memaklumkan KK Tangga Batu
bahawa KK Kota Melaka dan KK Tangga Batu merupakan tuan rumah
bersama untuk majlis konvokesyen akan datang.

3.2 En. Khairul Anuar bin Muhamad berbesar hati untuk menggalas
tanggungjawab yang diamanahkan bersama dengan Pengarah KK Kota
Melaka.

3.3 Beliau berpendapat penganjuran majlis konvokesyen pada kali ini adalah
antara yang terbaik pernah dianjurkan dan ia merupakan satu cabaran
besar untuk menganjurkannya pada majlis akan datang. Beliau akan cuba
menganjurkan dengan lebih baik atau sekurang-kurangnya sebaik pada
majlis kali ini.

9 / 11
4.0 Hal-hal lain

4.1 En. Abdul Razak bin Sabtu berpendapat bahawa Floor Manager perlu lebih Floor Manager
aktif dan mengawal serta memberi arahan dalam keseluruhan persiapan
majlis.

4.2 En. Khairul Anuar bin Muhamad mencadangkan supaya Jawatankuasa Pengarah
Induk yang tertentu dilantik di kalangan kolej yang mempunyai koperasi Program
bagi memudahkan pembayaran kepada pihak pembekal.

4.3 Beliau juga mengingatkan semula tentang pembayaran yang perlu dibuat Setiausaha
kepada KK Tangga Batu (melalui Koperasi KK Masjid Tanah) berkaitan Bersama
dengan folder dan cenderamata.

4.4 Mesyuarat mencadangkan supaya penerima Anugerah Graduan Jawatankuasa

Cemerlang naik ke pentas bersama dengan ibu bapa untuk menerima Cenderamata
hadiah dan bunga.

4.5 En. Abd Rahim bin Sulaiman mencadangkan supaya diwujudkan Standard
Operating Procedure (SOP) atau buku panduan untuk pelaksanaan
program di peringkat zon atau wilayah.

4.6 Pengerusi memaklumkan bahawa perkara tersebut perlu dibuat oleh pihak
JPKK agar selaras dan sesuai untuk digunakan oleh semua kolej di semua
peringkat zon atau wilayah.

5.0 Penutup

5.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih di atas kerjasama dan maklumbalas

yang diberikan dan memohon maaf sekiranya terdapat kekurangan
sepanjang mesyuarat berlangsung.

5.2 Pengerusi juga berharap agar segala kelemahan dan kekurangan pada
penganjuran majlis kali ini dapat diatasi pada majlis akan datang.

10 / 11
 5.3 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.00 petang.

Disediakan oleh Disahkan oleh

(MOHAMAD IZWAN BIN AYOB) (MOHD RAHIM BIN MAHMOOD)

Setiausaha Pengerusi
Jawatankuasa Majlis Konvokesyen Ke-8 Jawatankuasa Majlis Konvokesyen Ke-8
Kolej Komuniti Negeri Sembilan dan Melaka Kolej Komuniti Negeri Sembilan dan Melaka
Kementerian Pendidikan Malaysia Tahun 2013 Kementerian Pendidikan Malaysia Tahun 2013

11 / 11