UKM Core Abilities L2 (TING. 3) PDF

REKOD PENILAIAN KUMULITIF (RPK) - TEORI Helaian 1 drp.
1
SIJIL KEMAHIRAN MALAYSIA (SKM): NCS – CORE ABILITIES (TAHAP 2)
NAMA CALON: PUSAT BERTAULIAH:

PERINGATAN: 1. RPK ini hendaklah diisi dan disimpan dalam Rekod Bukti Pencapaian (Portfolio) Calon.
2. Pegawai Penilai (PP) Tenaga Pengajar (TP) dan Pegawai Pengesahan Dalaman (PPD) perlu menandatangani hanya setelah calon lulus
penilaian teori Core Abilities.
3. Bukti-bukti pencapaian penilaian teori Core Abilities mesti disimpan dalam Portfolio Calon. PPD mesti menyemak bukti-bukti tersebut bagi
tujuan pengesahan dalaman.
4. Markah lulus penilaian Teori adalah 50%.
Dilantik Sebagai : Pegawai Pengesah Dalaman Pegawai Penilai/Tenaga Pegawai Penilai/Tenaga Pegawai Penilai/Tenaga
Pengajar Pengajar Pengajar
Nama:
Contoh T/Tangan:
Z-009-2(M01) Manage Work Activities Z-009-2(M02) Managing System Z-009-2(M03) Handling Information
04.01 Markah Penilaian Teori: 06.05 Markah Penilaian Teori: 02.07 Markah Penilaian Teori:
04.02 06.06 01.05
04.03 02.08
04.04 01.06
01.04
02.06
Tarikh Penilaian Tarikh Penilaian Tarikh Penilaian
T/tangan PP/TP T/tangan PP/TP T/tangan PP/TP
T/tangan PPD T/tangan PPD T/tangan PPD

REKOD PENILAIAN KUMULITIF (RPK) - TEORI Helaian 2 drp. 1
SIJIL KEMAHIRAN MALAYSIA (SKM): NCS – CORE ABILITIES (TAHAP 2)
Collabrate With
Z-009-2(M04)
Colleagues
03.08 Markah Penilaian Teori:
04.05
Tarikh Penilaian
T/tangan PP/TP
T/tangan PPD
BAHAGIAN PEMBANGUNAN KURIKULUM
(CURRICULUM DEVELOPMENT DIVISION)
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PENDIDIKAN ASAS VOKASIONAL

CORE ABILITIES
PENGAJIAN KURSUS (COURSE OF STUDY)

Tajuk Modul : MENGURUSKAN AKTIVITI KERJA - MODUL 1
Huraian Modul :
Modul ini meliputi pengetahuan dan kemahiran dalam menguruskan dan menyelenggara aktiviti kerja sendiri yang meliputi rumah tangga dan
keselamatan, objektif dan matlamat, dan strategi penyelesaian masalah.
Objektif Modul:
Di akhir akhir modul ini, pelatih akan dapat:
1. Mengendalikan aktiviti-aktiviti kerja sendiri
2. Menetapkan dan menyemak semula objektif dan matlamat sendiri
3. Menyusun dan mengekalkan tempat kerja sendiri
4. Menggunakan strategi penyelesaian masalah
Kandungan Modul:
ABILITY STATEMENT AND ABILITY NO
KENYATAAN KEBOLEHAN DAN NO. KEBOLEHAN
04.01 Mengendalikan aktiviti-aktiviti kerja sendiri

04.02 Menetapkan dan menyemak semula objektif dan matlamat sendiri
04.03 Menyusun dan mengekalkan tempat kerja sendiri
04.04 Menggunakan strategi penyelesaian masalah
TOPIC THEORY PERFORMANCE HRS DELIVERY MODE ASSESSMENT MODE

1. MENGURUSKAN
AKTIVITI KERJA
1.1 Understanding nature of work 4 1. Lecture 1. Written Test / Oral
1.2 Determining desired outcome and
constraints
1.3 Understanding the appropriate
technology or method
1.4 Setting work priorities
1.5 Effective time management
techniques
1.6 Job responsibility and accountability
1.7 Professional and technical
standards of excellence
1.8 Reasonable / realistic work result
1.9 Efficient usage of resources and
work performance
1.10 Steps and methods for
improvement
1.11 Personal training needs
1.12 Goals and objectives setting
1.13 Workplace ergonomics
1.14 Safety, housekeeping and
equipment awareness according to
occupational health and safety
standards and operating guidelines
1.15 Maintenance procedures
1.16 Problems solving skills
1.1 Asses nature of work 5 2. Demonstration & Observation 2. Assignment (Process &
Product)
1.2 Determine desired outcome and constraints
1.3 Identify the appropriate technology or
method
1.4 Set priorities in consultation with others
before commencing work
1.5 Utilize effective time management
techniques to meet priorities
1.6 Establish and meeting work deadlines
1.7 Review priorities and deadlines regularly
and alter accordingly
1.8 Exercise responsibility for judgments and
decisions according with the established level
of accountability
1.9 Demonstrate and adhere to professional
and technical standards of excellence
1.10 Identify reasonable/realistic work result or
client needs
1.11 State objectives/ action plans as
measurable targets with clear time frames
1.12 Establish the efficient usage of resources
1.13 Determine the work performance and
usage of resources
1.14 Identify areas for improvement
1.15 Discuss with supervisors on personal
training needs to achieve goals
1.16 Take action to revise goals and objectives
1.17 adjust work place and equipment to suit
the ergonomic requirement of the work
environment
1.18 Utilize safely equipment in accordance
with occupational health and safety standards
and operating guidelines
1.19 Identify and report faulty/defective
equipment and/or tools to issuing
officer/supervisor
1.20 Establish good house-keeping standards
1.21 Carry out maintenance, in accordance
with standard workplace operating procedures
and/or manufacturers specifications
1.22 Identify problems and discrepancies
1.23 Identify possible problem causes
1.24 Apply inductive or deductive reasoning to
identify causes and possible solutions for
problems
1.25 Identify alternatives and their
consequences related to the problem
1.26 Explore possible solutions to the problem
using a variety of resources
1.27 Determine advantages and disadvantages
of each solution
1.28 Determine and discuss appropriate action
1.29 Implement the appropriate action,
evaluate its results and share with relevant
parties
Selected References and Audiovisual Materials

1. Text book on resource management, HRD, OSH
2. OSHA, problem solvinb, 5S
Tools, Equipment Supplies and Facilities
1. PC
2. Software
3. Hardware
4. Printer
5. AVA
6. Personal Protection Equipment (PPE)

CORE ABILITIES

Tajuk Modul : MANAGING SYSTEM - MODUL 2
Huraian Modul:
Modul ini meliputi pengetahuan dan kemahiran dalam peralatan dan sistem, prosedur operasi dan pengurusan prestasi teknikal.
Objektif Modul:
Pada akhir modul ini, para pelajar akan dapat:
1. Analisis sistem teknikal
2. Memantau dan sistem prestasi yang betul
Kandungan Modul:
KENYATAAN KEBOLEHAN DAN NO KEBOLEHAN
06.05 Analisis sistem teknikal

06.06 Memantau dan prestasi sistem yang betul

1. BEKERJASAMA 1.1 Technical systems analysis 1 1. Lecture 1. Written Test / Oral
DENGAN SISTEM
1.2 System interdependencies and
interactions
1.3 Information collecting, discussing
organizing and recording techniques
1.4 Verbal and non-verbal reports
1.5 Understanding technical system
and performance criteria setting
1.6 Information and data analysis
1.15 Understanding solutions to
overcome problems, and remedial
action is taken where necessary
1.1 Identify and investigate technical systems 3 2. Demonstration & Observation 2. Assignment (Process &
Product)
1.2 Identify the functions of different parts of
machines or systems
1.3 Demonstrate the interdependencies and
interactions with other machines, technologies
or systems
1.4 Utilize a variety of techniques and sources
to collect and organize information
1.5 Analyse cause and effect of technical
systems
1.6 Discuss and record conclusions in an
appropriate format
1.7 Provide verbal and / or written reports to
clients and others
1.8 Identify the technical system and establish
performance criteria
1.9 Interpret and verify performance criteria
1.10 Collect performance information utilizing
appropriate methods and technology
1.11 Convert information into an appropriate
format for comparison
1.12 Apply numerical and/or logical concepts to
interpret data and information
1.13 Establish trends in the performance of
systems
1.14 Discuss and record conclusions
1.15 Select or develop effective solutions to
overcome problems, and remedial action is
taken where necessary
1.16 Provide verbal and/or written reports to
clients and others

1. Text on technical system
1. PC
2. Software
3. Hardware
4. Printer
5. AVA
6. Personal Protection Equipment (PPE)

CORE ABILITIES

Tajuk Modul : MENGURUS MAKLUMAT - MODUL 3
Huraian Modul :
Modul ini meliputi pengetahuan dan kemahiran dalam penggunaan PC, rangkaian dan maklumat pengendalian.
Objektif Modul:
1. Menggunakan Rangkaian Kawasan Tempatan (LAN) / Intranet untuk pertukaran maklumat
2. Menggunakan internet untuk mencari dan mengumpul maklumat
3. Sediakan maklumat bergambar dan grafik
4. Menggunakan pemproses perkataan untuk memproses maklumat
5. Menganalisis maklumat
6. Tulis memo dan surat
Kandungan Modul:
02.07 Menggunakan Rangkaian Kawasan Tempatan (LAN) / Intranet untuk pertukaran maklumat
01.05 Menggunakan internet untuk mencari dan mengumpul maklumat
02.08 Sediakan maklumat bergambar dan grafik
01.06 Menggunakan pemproses perkataan untuk memproses maklumat
01.04 Menganalisis maklumat
02.06 Tulis memo dan surat

1. MENGURUS 1.1 Basic network components 3 1. Lecture 1. Written Test / Oral
MAKLUMAT
1.2 Basic network safety and security
1.3 Secondary data storage
1.4 Internet browser and search
engines
1.5 Downloading information
1.6 Ethical and legal principles in
internet usage
1.7 Establish purpose for pictorial and
graphic information
1.8 Appropriate application software
(word processing, spreadsheet, graphic
presentation)
1.9 Data output processing
2.0 Basic peripherals troubleshooting
2.1 Basic information analysis
1.1 Demonstrate the source operation of 10 2. Demonstration & Observation 2. Assignment (Process &
computer hardware and software through Product)
network
1.2 Establish information requirements
1.3 Establish access according to established
procedures
1.4 Transmit and receive information
1.5 Adhere to safety precautions and virus-
protection
1.6 Store information in an adequate format
1.7 Demonstrate ethical principles in utilizing
LAN
1.8 Demonstrate the operation of computer
hardware and internet application software
1.9 Establish the information requirements
1.10 Identify and utilize appropriate search
engines
1.11 Filter and select information according to
requirements
1.12 Store downloaded information in adequate
format
1.13 Demonstrate ethical and legal principles in
internet usage
1.14 Establish purpose for pictorial and graphic
information
1.15 Identify information sources
1.16 Gather, organise, comply and verify
original ideas and information
1.17 Select appropriate graphic format
according to the purpose and suitability
1.18 Utilize appropriate tools and technology
1.19 Apply standard rules of graphic language
and structure
1.20 Check graphic information for consistency
and meaning prior to submission
1.21 Produce and file copies
1.22 Meet established deadlines
1.23 Demonstrate operation of computer in a
stand-alone and a network environment
1.24 Manage files and disks
1.25 Select suitable word processing software,
equipment and tools
1.26 Determine type of format for information
1.27 Carry out the transfer of concepts,
knowledge and skills from one technology to
another according to established formats and
quality standards
1.28 Compose, edit and format documents
according to the requirements and software
features
1.29 Demonstrate the integration of other
software features
1.30 Print documents using hardware and
software features
1.31 Demonstrate filling/storing, retrieving and
backing-ups information according to
established formats and procedures
1.32 Handle problems and errors with
equipment and software in a logical and
systematic manner
1.33 Apply counter measures, taking into
account computer-virus problems
1.34 Adhere ethical standards of computer
usage
1.35 Establish the purpose to analyse
information
1.36 Observe information in systematic manner
1.37 Establish the relevance, importance and
reliability of information
1.38 Identify patterns, interrelationships and
trends of information
1.39 Clarify and establish facts and issues of
information
1.40 Examine evidence utilizing research
methodology for ensuring relevant professional,
technical and industry standards are met
1.41 Support conclusions by facts
1.42 Record and share findings are with people
involved
1.43 Establish the purpose of communication
1.44 Identify information sources
1.45 Identify addressee
1.46 Gather, organize and compile ideas and
information
1.47 Establish format
1.48 Utilize appropriate writing tools
1.49 Demonstrate using a clear and concise
language and tone
1.50 Apply standard rules of language and
structure
1.51 Check information before submission
1.52 Produce and file copies
1.53 Meet established deadlines


CORE ABILITIES

Tajuk Modul : BEKERJASAMA DENGAN RAKAN SEKERJA – MODUL 4
Huraian Modul:
Modul ini meliputi pengetahuan dan kemahiran dalam inisiatif peribadi dan fleksibiliti dan kerjasama dalam kumpulan kerja.
Objektif Modul:
1. Membangunkan dan mengekalkan kerjasama dalam kumpulan kerja.
2. Menunjukcara inisiatif dan fleksibiliti.
Kandungan Modul:
03.08 Membangunkan dan mengekalkan kerjasama dalam kumpulan kerja.

04.05 Menunjukkan inisiatif dan fleksibiliti.

1. BEKERJASAMA 1.1 Working in a group 1 1. Lecture 1. Written Test / Oral
DENGAN RAKAN
SEKERJA
1.2 Basic meeting and communication
ethics
1.3 Problem solving and decision
making skills
1.1 Demonstrate an understanding of the 3 2. Demonstration & Observation 2. Assignment (Process &
contributions of others to the work group Product)
1.2 Demonstrate willingness to offer assistance
to others in the work group
1.3 Demonstrate willingness to accept
assistance when offered by other team
members
1.4 Display an understanding of individual and
cultural differences when working with others in
the work group
1.5 Offer constructive suggestions in meetings
of the work group
1.6 Raise and pursue issues assertively within
the work group
1.7 Consider requirements and views of others
in the work group when solving problems
1.8 Demonstrate an understanding of how work
group decisions are made
1.9 Inform others of developments affecting
their work functions
1.10 Identify task solving initiative and flexibility
1.11 Identify problems or challenges requiring
changes in procedures or processes
1.12 Identify and suggest alternative work
methods
1.13 Demonstrate willingness to take on new
tasks
1.14 Modify work practices to adapt to changes
1.15 Take possible options into account when
following instructions
1.16 Communicate suggestions for improving
work practices to others
1.17 Identify and communicate problems in
carrying out instructions or completing work to
others
1. Planning
2. Work organization
3. Interaction

TRAINING PATHWAY : Z-009-2 CORE ABILITIES LEVEL 2
START
Organize own work
activities
04.01 L2
Develop and maintain a
cooperation within work
Set and revise own group
objectives and goals
03.08 L2
04.02 L2 COLLABRATE WITH
MANAGE WORK COLLEAGUES
ACTIVIES Z-009-2(4)
Z-009-2(1) Organize and maintain Demonstrate initiative
own workplace External and flexibility
04.03 L2 04.05 L2
Apply problem solving

strategies
04.04 L2
Analyse technical
systems
MANAGING SYSTEM 06.05 L2
TAMAT
Z-009-2(2)
Monitor and correct
performance of systems
06.06 L2
Utilize Local Area

Network (LAN)/Intranet
to exchange information
02.07 L2
Utilize the Internet to

locate and gather
HANDLING 01.05 L2
INFORMATION
Z-009-2(3) Prepare pictorial and

graphic information
02.08 L2
Utilize word processor to

process information
01.06 L2
Analyse information
01.04 L2
Write memos and letters
02.06 L2
NOSS MATRIX FOR : CORE ABILITIES ( Z-009-2 ) LEVEL 2
COLLABRATE WITH COLLEAGUES

LEARNING PACKAGE
MANAGE WORK ACTIVIES
HANDLING INFORMATION
MANAGING SYSTEM
CORE ABILITY PROFILE
GROUP NO. GROUP ABILITY NO. ABILITIES M01 M02 M03 M04
01.04 Analyse information
01 LOCATE AND PROCESS INFORMATION 01.05 Utilize the Internet to locate and gather information
01.06 Utilize word processor to process information
02.06 Write memos and letters
02 EXCHANGE / COMMUNICATE INFORMATION 02.07 Utilize Local Area Network (LAN)/Intranet to exchange information
02.08 Prepare pictorial and graphic information
03 WORK AND INTERACT WITH PEOPLE 03.08 Develop and maintain a cooperation within work group
04.01 Organize own work activities
04.02 Set and revise own objectives and goals
04 PLAN AND ORGANIZE WORK ACTIVITIES 4.03 Organize and maintain own workplace
04.04 Apply problem solving strategies
04.05 Demonstrate initiative and flexibility
06.05 Analyse technical systems

06 WORK WITHIN AND WITH SYSTEMS
06.06 Monitor and correct performance of systems
JPK/CA/01
PENILAIAN PRESTASI NCS-CORE ABILITY
(Borang ini perlu diisi oleh PP pada setiap kali menjalankan Penilaian Prestasi)
CORE ABILITY – TAHAP 2
Nota: PP perlu menanda ( ) pada Abiliti-Abiliti berkaitan yang dinilai di ruangan skala yang disediakan
ITEM ABILITIES 1 2 3 4 5 CATATAN
01 LOCATE AND PROCESS INFORMATION

Utilize the Internet to locate and gather
01.05
information
EXCHANGE/COMMUNICATE
02
INFORMATION
Utilize Local Area Network (LAN)/Intranet to
02.07
exchange information
03 WORK AND INTERACT WITH PEOPLE

Develop and maintain a cooperation within
03.08
work group
04 PLAN AND ORGANIZE WORK ACTIVITIES
04.03 Organize and maintain own workplace
06 WORK WITHIN AND WITH SYSTEM

Skala – Tahap Pencapaian
1 2 3 4 5
Sangat Lemah Lemah Sederhana Baik Sangat Baik
Langsung tidak Tidak mencapai kriteria Mencapai kriteria yang Mencapai kriteria dalam Mencapai kriteria
mencapai kriteria yg ditetapkan minima banyak keadaan dengan cemerlang
(e.g. remains rather
(e.g. shows much anger) (e.g. shows some anger) (e.g. remains fairly calm) (e.g. remains very calm)
calm)
Tarikh
Nama PP: T/tangan PP:
Penilaian :
Ulasan PP ( jika ada)

JPK/CA/02
PENILAIAN KESELURUHAN NCS-CORE ABILITY

(Borang ini perlu diisi oleh PP pada hujung semester)
CORE ABILITY – TAHAP 2

Nama Calon No. K/Pengenalan
Nota: PP perlu menanda ( ) pada ruang yang disediakan bagi setiap Abiliti
ITEM ABILITIES 1 2 3 4 5 CATATAN
01 LOCATE AND PROCESS INFORMATION

Utilize the Internet to locate and gather
01.05
information
EXCHANGE/COMMUNICATE
02
INFORMATION
Utilize Local Area Network (LAN)/Intranet to
02.07
exchange information
03 WORK AND INTERACT WITH PEOPLE

Develop and maintain a cooperation within
03.08
work group
04 PLAN AND ORGANIZE WORK ACTIVITIES
04.03 Organize and maintain own workplace
06 WORK WITHIN AND WITH SYSTEM

Skala – Tahap Pencapaian
1 2 3 4 5
Sangat Lemah Lemah Sederhana Baik Sangat Baik
Langsung tidak Tidak mencapai kriteria Mencapai kriteria yang Mencapai kriteria dalam Mencapai kriteria
mencapai kriteria yg ditetapkan minima banyak keadaan dengan cemerlang
(e.g. remains rather
(e.g. shows much anger) (e.g. shows some anger) (e.g. remains fairly calm) (e.g. remains very calm)
calm)
Tarikh
Nama PP: T/tangan PP:
Penilaian :
Keputusan dan Ulasan PP Terampil / Tidak Terampil
( jika ada)
*Nota : Pelatih hanya terampil jika mendapat minima ‘skala 3’ bagi setiap Abiliti
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
NCS – CORE ABILITIES (Z-009)
PROGRAM / PROGRAM
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL /

01 – MENGURUS AKTIVITI KERJA
MODULE NO. AND TITLE
KEBOLEHAN / ABILITIES 04.01 : ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES
OBJEKTIF MODUL / MODULE AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL

OBJECTIVE BE ABLE TO ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES.
NO KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M01 / P(1/5) Muka : 1 drp 9
TAJUK / TITLE : MENGURUS AKTIVITI KERJA
OBJEKTIF / OBJECTIVE:
Modul ini menerangkan aktiviti di tempat kerja untuk meningkatkan kemahiran murid.
NO. KOD Z-009 - 2 / M01 / P(1/5) Muka: 2 drp 10
1. MEMAHAMI SKOP KERJA
Perkara pertama yang perlu dilakukan adalah mengenalpasti tugasan yang akan
dilakukan, kerja-kerja dan tanggungjawab yang diberikan. Maklumat-maklumat ini
akan digunakan ketika menentukan tahap pengetahuan, kemahiran dan kebolehan
yang diperlukan oleh seorang individu dalam melaksanakan tugas yang memuaskan.
Aspek-aspek lain yang akan dikenalpasti adalah peralatan atau bahan yang akan
digunakan, produk yang dihasilkan atau perkhidmatan yang diberikan.
Tajuk kerja mestilah menunjukkan dengan jelas fungsi sesuatu tugasan yang akan
dilaksanakan. Selain itu, ia juga perlu menunjukkan tahap tugasan itu bersesuaian
dengan fungsinya. Rumusan tugasan menerangkan tujuan keseluruhan secara
terperinci.
Matlamat kerja perlu menerangkan tugasan secara menyeluruh dengan jelas. Ia

akan menunjukkan perbezaan yang jelas satu tugasan yang diberikan serta
sumbangan yang diberikan dalam mencapai objektif organisasi dan fungsi murid
dalam tugasan yang diberikan atau dalam sesebuah unit yang diwakili. Pelaksanaan
kerja adalah yang paling sukar untuk dihuraikan. Hal ini kerana ia perlu menyatakan
apa yang perlu dilakukan, bagaimana ia dilakukan dan tujuan sesuatu tugas
dilaksanakan.
2. MENGENAL PASTI HASIL YANG DIKEHENDAKI DAN MASALAHNYA
Fikirkan dengan teliti hasil kerja yang penting untuk anda. Catatkan dengan
terperinci. Nyatakan dengan jelas apa dan bila hasil kerja itu hendak dicapai.
Sekiranya anda mempunyai beberapa keutamaan dalam bidang yang sama (peribadi
atau profesional), pilih satu atau dua yang utama atau susun mengikut keutamaan.
Elakkan daripada membuat terlalu banyak tugasan dalam satu-satu masa. Hal ini
akan meningkatkan tekanan kerja.
Pecahkan setiap matlamat kepada aktiviti-aktiviti, kenalpasti langkah yang diperlukan

untuk mencapai matlamat-matlamat tersebut. Kenalpasti syarat-syarat dan sumber-
sumber berkaitan yang diperlukan untuk setiap langkah kerja.Hal ini akan membantu
anda untuk menyusun kerja dengan jayanya. Mengenalpasti sumber yang diperlukan
adalah sangat penting sekiranya kerjasama atau bantuan darpadai pihak lain
diperlukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.
Produktiviti pekerja adalah ukuran pencapaian kecekapan dan keberkesanan

seorang pekerja dalam sesuatu pekerjaan. Terdapat beberapa faktor yang boleh
mempengaruhi kecekapan dan keberkesanan pekerja. Ketidakhadiran adalah
kegagalan untuk hadir ke tempat kerja. Adalah sukar untuk melaksanakan tugasan
sekiranya terdapat pekerja yang tidak hadir. Walaupun adalah mustahil untuk
mengurangkan masalah ketidakhadiran secara total, jumlah ketidakhadiran yang
tinggi atau kerap akan memberi kesan secara langsung kepada fungsi sesebuah
organisasi.
Sikap dinilai melalui rasa suka atau tidak suka terhadap benda, individu atau situasi.
Penilaian ini menunjukkan perasaan seorang individu tentang sesuatu. Apabila
seseorang mengatakan ‘Saya suka kerja saya’, beliau menyatakan sikapnya
terhadap kerja yang sedang dilakukan. Konsep sikap boleh difahami melalui tiga
komponen: kognisi, afek dan perilaku.
Komponen kognitif sikap merangkumi kepercayaan, pendapat, pengetahuan dan

maklumat yang ada pada seorang individu. Kognisi digambarkan melalui
kepercayaan bahawa ‘diskriminasi merupakan satu kesalahan’.
Komponen afektif sikap melibatkan emosi atau perasaan. Komponen tingkah laku
merujuk kepada keinginan untuk berkelakuan dalam cara tertentu terhadap
seseorang atau sesuatu. Perlu diingatkan istilah sikap selalunya hanya merujuk
kepada komponen afektif.
3. MEMAHAMI TEKNOLOGI ATAU KAEDAH YANG SESUAI
Apabila diteliti sebuah organisasi dan bagaimana ia beroperasi, dapat dilihat ia

merangkumi ribuan tugasan. Tugasan-tugasan ini kemudiannya digabung menjadi
kerja-kerja yang lebih besar. Setiap kerja yang dilakukan tidak sepatutnya
berkembang dengan sendirinya. Ia perlu dirangka dengan teliti supaya menepati
permintaan yang sentiasa berubah, serta teknologi, kemahiran dan kebolehan
organisasi dan juga pilihan pekerja. Apabila setiap kerja dirancang dengan
mengambilkira perkara-perkara di atas, para pekerja akan menjadi lebih bermotivasi
untuk bekerja lebih kuat.
3.1. Peluasan Kerja (Job Enlargement)
Perancangan kerja menjurus kepada menjadikan kerja-kerja lebih kecil dan khusus.
Namun, kerja-kerja yang sangat fokus dan khusus mewujudkan cabaran yang lebih
besar untuk memotivasikan pekerja.
Salah satu usaha terawal untuk menyelesaikan masalah pengkhususan ialah dengan
melibatkan peluasan kerja secara horizontal iaitu dengan menambah skop kerja –
bilangan tugasan yang diperlukan dalam sesuatu kerja dan kekerapan sesuatu
tugasan yang diulang. Proses ini dikenali sebagai peluasan kerja.
Usaha-usaha yang dilakukan dalam peluasan kerja yang hanya menumpukan

kepada peluasan tugasan tidak akan menghasilkan keputusan yang hebat.
Kebanyakan usaha peluasan kerja mempunyai sedikit cabaran dan kurang
bermakna ke atas aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh seorang pekerja dan
menyebabkan dia dilihat sebagai tidak berkemampuan untuk menjalankan tugas
yang lebih khusus dan mencabar.
3.2. Pengayaan Pekerjaan(Job Enrichment)
Pendekatan lain dalam mereka bentuk pekerjaan yang bermotivasi ialah melalui
peluasan kerja secara vertikal iaitu dengan menambah tanggungjawab untuk
merancang dan mentaksir. Hal ini dikenali sebagai pengayaan pekerjaan.
Pengayaan pekerjaan meningkat kefahaman dalam sesuatu kerja iaitu tahap
kawalan seorang pekerja ke atas kerja yang mereka lakukan.
Dengan kata lain, pekerja dipertanggungjawabkan untuk melakukan beberapa

tugasan yang sepatutnya dilakukan oleh pengurus mereka. Oleh itu, tugasan dalam
kerja yang diperkayakan sepatutnya membenarkan pekerja melakukannya mengikut
acuannya sendiri dan penuh tanggungjawab. Walaupun pengayaan pekerjaan boleh
meningkatkan kualiti output kerja serta motivasi dan kepuasan pekerja, evidens
kajian ke atas penggunaan program pengayaan pekerjaan masih belum muktamad.
3.3. Model Ciri-ciri Kerja (Job Characteristics Model)
Walaupun kebanyakan organisasi telah mengimplimentasi program peluasan

pekerjaan dan pengayaan pekerjaan dan telah mendapat keputusan yang berbeza,
tiada satupun daripada pendekatan yang menyediakan rangka kerja konseptual
dalam menganalisa kerja atau membimbing para pengurus dalam mereka bentuk
kerja-kerja yang bermotivasi.
Model Ciri-ciri Kerja (JCM) menawarkan rangka kerja yang dimaksudkan. Melalui
rangka kerja ini, beberapa perkara dikenalpasti iaitu 5 ciri-ciri asas kerja, hubungan
dan impak ke atas produktiviti, motivasi dan kepuasan pekerja.
Berdasarkan JCM, setiap kerja boleh digambarkan melalui 5 dimensi utama seperti
yang tersenarai di bawah:
(a) Kepelbagaian kemahiran
Kepelbagaian kemahiran ialah tahap di mana suatu kerja yang memerlukan
pelbagai aktiviti agar seorang pekerja dapat menggunakan kemahiran dan
kebolehan yang berbeza.
(b) Pengenalan tugasan
Pengenalan tugasan merujuk kepada satu hasil kerja yang lengkap dan boleh
dikenalpasti.
(c) Signifikan tugasan
Signifikan tugasan merujuk kepada suatu kerja yang memberi impak yang
besar dalam kehidupan dan kerja individu lain.
(d) Autonomi
Autonomi merujuk kepada kerja yang memberikan seorang individu
kebebasan sepenuhnya dan mampu membuat keputusan sendiri dalam
mengatur jadual kerja dan menentukan prosedur yang akan digunakan untuk
menyiapkan sesuatu kerja.
(e) Maklum balas
Satu tahap di mana pekerja mendapat maklum balas tentang prestasi kerja
mereka berdasarkan hasil kerja yang dilakukan.
4. MENETAPKAN KEUTAMAAN KERJA
Kenalpasti apa yang hendak dilakukan
Perkara utama dalam memastikan hasil kerja yang hebat ialah dengan
mengetahui apa yang perlu ditumpukan. Kebanyakan orang lebih menumpukan
kepada kerja yang remeh yang tidak memberi kesan ke atas kualiti kerja mereka.
Bahagian ini menumpukan kepada 3 perkara iaitu menjelaskan minat anda,
memahami kekuatan dan kelemahan anda serta mengenalpasti kerja anda dan
apa yang diperlukan untuk mendapat hasil kerja yang hebat.
4.1. Melakukan apa yang anda minat
Adalah penting untuk anda menyukai pekerjaan anda kerana ia akan memberi
impak ke atas kehidupan anda. Sekiranya anda mengetahui dengan jelas apa
yang anda suka dan tidak suka, anda akan mampu melaksanakan tugas anda
dengan lebih berkesan. Hal ini penting kerana anda akan melakukan kerja dengan
lebih efektif sekiranya anda menyukainya berbanding dengan anda membencinya.
Hampir setiap kerja pasti ada elemen-elemen yang rumit dan yang tidak menarik;
oleh itu, bahagian yang mempunyai elemen-elemen ini perlu dilakukan dengan
sebaik mungkin. Selain itu, anda perlu menetapkan masa yang minimum untuk
melakukan tugas rumit.
4.2. Tumpuan kepada kekuatan diri
Adalah penting untuk anda mengetahui kekuatan dan kelemahan diri. Salah satu
cara adalah dengan menjalankan analisa SWOT. Analisa ini merupakan satu
pendekatan untuk menilai kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman
yang anda akan hadapi. Anda digalakkan untuk mendapatkan kerja yang sesuai
dengan kekuatan diri dan kebolehan yang anda ada dan tidak menonjolkan
kelemahan diri anda.
4.3. Memahami bagaimana untuk cemerlang dalam pekerjaan anda
Satu cara terbaik untuk memastikan yang anda berada di landasan yang betul
ialah dengan mempunyai kesefahaman dengan majikan anda.
Tanyakan diri anda soalan-soalan berikut:

 Apakah halatuju pekerjaan tersebut?
 Apakah ukuran sebuah kejayaan?
Kenalpasti bagaimana majikan menentukan sama ada anda bagus
dalam pekerjaan anda atau tidak. Kenalpasti juga sasaran yang hendak
dicapai dan bagaimana pencapaian dinilai.
• Apakah pencapaian yang luar biasa?
Kenalpasti apakah ia dan berusaha untuk mencapainya.
 Apakah keutamaan dan had waktu?
Anda perlu tahu kerana apabila anda dibebani dengan kerja anda lebih
mudah mengetahui apa yang perlu ditumpukan.
• Apakah sumber-sumber yang tersedia?
Ini memastikan anda boleh menggunakan semua peralatan dengan
baik.
 Apakah kos yang diperuntukkan?
Ini akan memastikan anda mengetahui sempadan anda.
 Bagaimana ini boleh dikaitkan dengan individu lain?
 Apakah gambaran yang lebih luas untuk ruang kerja anda?
Sekiranya anda mempunyai jawapan untuk persoalan di atas, anda akan tahu
bagaimana untuk melakukan kerja anda dengan betul. Sekiranya anda tahu apakah
pencapaian yang luar biasa, anda mampu merancang untuk mencapainya
menggunakan semua sumber yang ada.
Terdapat tiga cara dalam menentukan keutamaan kerja anda:

(a) Tumpukan kepada apa yang anda suka.
(b) Menggunakan analisa SWOT untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan
anda. Ia membantu anda menggunakan kelebihan anda, meminimumkan
kelemahan dan berada di landasan yang betul.
(c) Akhirnya, ia menerangkan bagaimana menerangkan kerja anda kepada
majikan dan menumpukan untuk melakukan yang terbaik di bidang yang
dianggap penting oleh majikan anda.
Anda mampu bekerja dengan efisien sekiranya anda menumpukan kepada

keutamaan yang tepat.
5. TEKNIK PENGURUSAN MASA YANG EFEKTIF
Pengurusan masa bukan sahaja bermaksud menguruskan masa kita. Ia adalah

juga mengenai pengurusan diri kita sendiri. Ia berkaitan dengan keutamaan,
kawalan situasi kendiri dan penggunaan masa. Ia juga bermakna mengubah tabiat
atau aktiviti yang menyebabkan kita membuang masa. Kita perlu mencuba kaedah
yang berbeza dan idea-idea yang membolehkan anda mencari cara yang lebih
baik untuk memaksimumkan penggunaan masa.
 Setiap perkara yang kita lakukan memerlukan masa.
 Sesetengah aktiviti dipengaruhi oleh elemen luaran seperti kewajipan
terhadap keluarga dan tugas di tempat kerja.
 Ada aktiviti yang dipengaruhi oleh elemen dalaman seperti berbual di
telefon, penglibatan dalam persatuan atau projek atau hanya
membuang masa.
Pengurusan masa yang baik:
 Tetapkan matlamat yang realistik yang boleh dicapai.
 Wujudkan keutamaan
 Bertanggungjawab penuh ke atas penggunaan dan penyalahgunaan
masa.
Mengetahui setiap elemen penting di atas agar anda memahami cabaran dalam
pengurusan masa.
(a) Elakkan daripada mewujudkan situasi yang mustahil
i) Percubaan untuk bekerja 40 jam seminggu dan mengambil beban
akademik sepenuhnya (12 jam) merupakan sesuatu yang mustahil.
ii) Mengkaji semula kewajipan dan tanggungjawab luaran anda.
iii) Menilai setiap satu item secara realistik semasa anda menyediakan diri
untuk jadual semester yang baru.
(b) Tentukan keutamaan anda

i) Semua pengurusan masa yang berjaya bermula dengan perancangan.
ii) Gunakan kalendar mingguan dan senarai “To Do” harian.
iii) Catatkan semua perkara yang anda ingin capai pada hari tersebut
termasuk aktiviti peribadi seperti panggilan telefon dan membeli-belah.
iv) Gunakan senarai “To Do” untuk menetapkan keutamaan harian – apa
yang mesti dilakukan pada hari tersebut? Apa yang boleh ditangguh?
Pastikan anda membuat senarai ini setiap pagi.
v) Gunakan senarai ini agar anda dapat gambarkan apa yang anda mesti
buat pada hari tersebut, dan meletakkan fokus ke atas aktiviti harian
anda.
(b) Adakah anda diselubungi oleh krisis semasa atau tarikh akhir?
i) Krisis dalam pengurusan, atau kekurangan dalam pengurusan, yang
menyebabkan anda tiada masa untuk melakukan perkara yang rutin
atau menikmati kehidupan yang sederhana.
ii) Adakah anda dilanda oleh kekurangan konsentrasi dan fokus?
(c) Kekalutan boleh diimbangi dengan mewujudkan senarai “To Do” harian
dan senarai matlamat mingguan, bulanan dan jangka panjang.
i) Gangguan emosi yang boleh mengganggu kejayaan akademik adalah
seperti kebosanan, berkhayal, tekanan, rasa bersalah, kemarahan dan
kekecewaan – semua ini mengurangkan konsentrasi dalam kelas.
(d) Tekanan yang boleh mendatangkan penyakit yang sememangnya boleh

mengganggu jadual yang telah dirancang.
Pastikan kesihatan sentiasa terjaga. Anda boleh merancang masa untuk
bersenam kerana ia akan menjamin kesihatan anda untuk jangka masa
panjang.
(e) Senaman merupakan salah satu yang cara yang terbaik untuk
mengurangkan tekanan. Gangguan utama yang lain adalah seperti
telefon, televisyen dan rakan-rakan.
(f) Adakah anda bertanggungjawab dalam pengurusan masa?
i) Adakah anda mengelakkan gangguan bunyi semasa anda
mengulangkaji?
ii) Adakah anda mendisiplinkan diri anda untuk memadamkan deringan
telefon anda atau menghadkan masa menonton televisyen?
iii) Adakah rakan-rakan anda mengganggu daripada melakukan
keutamaan yang telah anda tetapkan?
Kelebihan Pengurusan Masa

i) Menghapuskan penangguhan kerja
ii) Sentiasa berada dalam kawalan
iii) Mengurangkan tekanan
iv) Melengkapkan lebih kerja dan meningkatkan kejayaan
v) Menikmati masa luang yang ada
6. TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI DALAM PEKERJAAN
6.1. Bertanggungjawab
Individu atau jawatan yang ditetapkan untuk melengkapkan sesuatu tugasan. Satu
tugasan juga boleh dilaksanakan oleh beberapa individu atau jawatan.
Pencapaian matlamat melibatkan penetapan tarikh akhir untuk matlamat peribadi

dan yang berkaitan dengan kerja seperti tarikh akhir laporan.
Tanggungjawab yang digalas oleh seorang pekerja terhadap organisasi:

(a) Memberikan yang terbaik dalam melaksanakan setiap tugasan yang
diberikan.
(b) Mengetahui hadnya
(c) Mengetahui objektif dan matlamat organisasi
(d) Menghormati dan mematuhi ketua
(e) Memahami bahawa ketua mempunyai hak untuk membuat keputusan
(f) Setiap orang bertanggungjawab ke atas kejayaan organisasi
6.2. Akauntabiliti
Seseorang yang mempunyai akauntabiliti atau jawatan yang

dipertanggungjawabkan ke atas sesuatu tugasan perlu bertanggungjawab dalam
memastikan yang ia dapat disiapkan mengikut masa dan ketetapan yang
ditetapkan. Individu atau jawatan yang mempunyai akauntabiliti tidak semestinya
melaksanakan tugas itu sendiri. Individu yang mempunyai tanggungjawab
(“Responsible”) ke atas sesuatu tugasan perlu mempunyai akauntabiliti setiap
masa kerana akauntabiliti perlu ada dalam melaksanakan sesuatu tugasan.
(a) Melengkapkan Kerja dengan Tepat, Difahami dan Tersusun
Sekiranya anda ingin berjaya anda perlu melengkapkan kerja anda dengan betul,
boleh dibaca dan difahami serta tanpa kesalahan. Kecuaian dalam membuat kerja
merugikan syarikat. Majikan menjangka kerja dan tempat kerja anda dalam keadaan
teratur. Hal ini kerana kualiti kerja anda menggambarkan kebolehan anda.
(b) Mengaku Apabila Melakukan Kesilapan
Setiap pekerja dibayar untuk melaksanakan kerja mereka dengan betul. Kesilapan
akan menyebabkan kerja, masa dan usaha yang lebih untuk membetulkannya. Ia
adalah baik untuk anda dan syarikat anda sekiranya anda mencari kesilapan anda
dan membuat pembetulan dengan segera. Anda perlu bertanggungjawab di atas
kesilapan yang anda lakukan kerana ia dapat mengurangkan tekanan di kalangan
rakan sekerja.
(c) Membetulkan Kesilapan
Majikan, penyelia dan rakan sekerja mengharapkan anda untuk mencari dan
membuat pembetulan setiap kesilapan yang anda lakukan. Anda perlu jujur setiap
kali melakukan kesilapan. Sekiranya anda tidak jujur, rakan sekerja anda mungkin
akan dipersalahkan dan ini boleh menyebabkan bukan sahaja rakan sekerja malah
pelanggan berkecil hati. Hal ini akan merugikan syarikat kerana ia memerlukan lebih
masa untuk membetulkan kesilapan tersebut dan boleh menyebabkan syarikat

kehilangan pelanggan.
(d) Terima Cadangan daripada Penyelia untuk Meningkatkan Cara Bekerja
Penyelia mahukan setiap pekerja mereka untuk berjaya. Sekiranya anda tidak
menerima cadangan yang boleh membantu anda meningkatkan cara bekerja, anda
akan menyusahkan rakan sekerja. Pekerja yang suka menerima cadangan daripada
orang lain dan menunjukkan peningkatan akan dihargai oleh majikan.
(e) Menyelesaikan Masalah atau Mendapatkan Bantuan untuk

Menyelesaikan Masalah
Kemampuan untuk menyelesaikan masalah dan mengetahui bila untuk mendapatkan

bantuan adalah penting kerana kedua-dua elemen ini:
• Meningkatkan nilai anda dalam syarikat
• Memberi kepuasan kepada pelanggan
• Membina kerjasama berpasukan dalam kalangan rakan sekerja
• Menjimatkan duit syarikat
(f) Mendapatkan Maklumat Tambahan Apabila Diperlukan
Anda mampu melaksanakan tugasan anda dengan baik jika anda mempunyai
maklumat yang diperlukan. Anda sepatutnya mendapatkan maklumat yang
sepatutnya sebelum melaksanakan tugasan tersebut bagi mengelakkan kesilapan.
(g) Membuat Penilaian ke atas Kualiti Kerja yang telah Dilaksanakan
Majikan mempunyai standard kualiti untuk menilai kerja anda. Adalah penting
sekiranya anda memeriksa kerja anda agar ia bebas daripada sebarang kesalahan.
Hal ini akan memastikan kerja anda mengikut ketetapan atau melebihi ketetapan
yang ditetapkan oleh syarikat.
SOALAN / QUESTIONS:
1. Apakah makna Peluasan Kerja?
_________________________________________________________________
2. Berikan 5 kebaikan Pengurusan Masa yang efektif.
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
3. Apakah perbezaan antara tanggungjawab dan akauntabiliti?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
4. “Melakukan apa yang anda minat” adalah salah satu daripada cara menetapkan
keutamaan kerja. Jelaskan dengan ringkas.
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
RUJUKAN / REFERENCE(S):
1. John M. Ivencevich, Thomas N. Duening. 2004. Business & Management –
Principles and Guidelines. Biztantra,. pg 154-206.
2. Stephen p. Robbins, Mary Coultar. 1996. Management – Fifth Edition. Prentice Hall,
International Inc, pg 335-371.
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
KURIKULUM(CURRICULUM
DEVELOPMENT DIVISION)
EMPLOYABILITY SKILLS
KERTAS PENERANGAN
PROGRAM / PROGRAM EMPLOYABILITY SKILLS
SEMESTER PENDEK SEMESTER 4

04.02 : SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND

KEUPAYAAN / ABILITIES GOALS
OBJEKTIF MODUL / MODULE AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE

OBJECTIVE ABLE TO SET AND RIVISE OWN OBJECTIVES AND
GOALS
NO. KOD / CODE NO. / NOSS CES 104 / M01 Z009 / L2 / M01 / P(2/5) Muka : 1 drp 5
TAJUK : MENETAPKAN OBJEKTIF DAN MATLAMAT
OBJEKTIF :
Objektif tajuk ini adalah untuk memastikan para pelatih memahami dan dapat menulis,
menetap dan menyemak semula objektif dan matlamat sendiri
NO. KOD CES 104 / M01 Z009 / L2 / M01 / P(2/5) Muka 2 drp 6
MAKLUMAT :
1. DEFINISI MATLAMAT
Matlamat ialah keadaan di mana sesuatu perancangan perlu dicapai. Ia juga merujuk
kepada hasil yang dicapai apabila sesuatu perlakuan dapat diselesaikan.
1.1 Menetapkan Matlamat yang Berkesan
Garis panduan berikut bersesuaian dengan menetapkan matlamat yang efektif:
a. Pernyataan positif :: Nyatakan matlamat anda secara positif: “Laksanakan
teknik ini dengan baik” adalah lebih baik daripada “Jangan lakukan kesilapan
yang kurang bijak”
b. Memastikan ketepatan: Sesuatu pencapaian akan boleh diukur jika anda
menetapkan matlamat yang tepat dan meletakkan tarikh, masa serta jumlah.
Dengan itu anda akan tahu jika ianya telah tercapai.
c. Menetapkan Keutamaan: Tetapkan keutamaan kepada setiap matlamat anda.
Ini akan membantu mengelak perasaan terbeban dengan matlamat yang terlalu
banyak, dan membantu anda menjadi lebih fokus pada matlamat yang lebih
penting.
d. Mencatat matlamat untuk mengelakkan kekeliruan dan memberikan mereka
keutamaan yang lebih
e. Memastikan Jumlah Matlamat Operasi adalah Kecil: Pastikan matlamat yang
sedang anda usahakan adalah kecil dan boleh dicapai. Jika matlamat terlalu
besar, maka ia boleh kelihatan seolah-olah anda tidak membuat kemajuan ke
arah itu. Dengan mengekalkan jumlah matlamat yang kecil akan memberi
banyak peluang untuk ganjaran. Matlamat hari ini hendaklah diperolehi
daripada matlamat yang lebih besar.
1.2 Menetapkan Prestasi, bukannya Hasil Matlamat
Ini adalah sangat penting. Anda harus berhati-hati untuk menetapkan matlamat di
mana anda mempunyai kawalan yang maksimum – tidak ada yang lebih melemahkan
semangat selain dari kegagalan untuk mencapai matlamat peribadi atas sebab-sebab
di luar kawalan seperti persekitaran perniagaan yang buruk, pentakrifan yang lemah,
cuaca yang buruk, kecederaan, atau hanya kerana nasib yang tidak baik. Matlamat
yang dicapai berdasarkan hasil adalah sangat lemah Matlamat berdasarkan hasil
amat lemah. Kegagalan adalah perkara di luar kawalan anda.
Jika anda menyandarkan matlamat anda kepada prestasi atau kemahiran atau
pengetahuan sendiri, anda boleh mengawal pencapaian matlamat anda dan berpuas
hati. Sebagai contoh, anda mungkin mencapai masa peribadi terbaik dalam
perlumbaan, tetapi masih boleh hilang kelayakan disebabkan keputusan sistem
penghakiman yang lemah. Jika anda telah menetapkan matlamat untuk berada di tiga
tempat teratas, maka ia akan menjadi kekalahan. Jika anda menetapkan matlamat
prestasi anda untuk mencapai masa yang tertentu, maka anda akan mencapai
matlamat dan boleh berpuas hati dan menjadi lebih yakin diri hasil dari pencapaian
tersebut.
Kesilapan lain adalah di mana hasil matlamat adalah berdasarkan ganjaran untuk
mencapai sesuatu, sama ada berbentuk kewangan atau berdasarkan pengiktirafan
daripada rakan-rakan. Pada peringkat awal ini akan menjadi faktor yang sangat baik,
walau bagaimanapun apabila matlamat telah tercapai, usaha untuk mencapai hasil
yang lebih baik pada tahap yang sama akan menurun. Anda akan menjadi semakin
kurang bermotivasi.
1.3 Menetapkan Matlamat Khusus
Menetapkan matlamat tertentu yang boleh diukur. Jika anda mencapai semua syarat-
syarat matlamat tersebut, maka anda boleh berasa yakin dan selesa dengan
pencapaian tersebut. Jika anda terus menerus gagal dalam mencapai matlamat
tersebut, maka anda boleh menyesuaikan diri atau menganalisis sebab kegagalan
dan mengambil tindakan sewajarnya untuk meningkatkan kemahiran.
1.4 Menetapkan Matlamat yang Realistik
Penetapan matlamat yang tidak realistik mungkin berlaku atas sebab-sebab berikut:
a) Orang lain
b) Maklumat yang tidak mencukupi
c) Sentiasa mengharapkan prestasi terbaik
d) Kurang rasa hormat terdapa diri sendiri
1.5 Menetapkan Matlamat yang Terlalu Rendah
Matlamat boleh ditetapkan terlalu rendah kerana:
a) Perasaan Takut atau Kegagalan
Jika anda takut pada kegagalan anda tidak akan mengambil risiko yang
diperlukan untuk prestasi yang optimum. Keyakinan anda akan meningkat
apabila anda menetapkan matlamat dan melihat hasil yang tercapai, Ini akan
membantu anda untuk mengambil risiko yang lebih besar. Kegagalan adalah
sesuatu yang positif: ia akan membantu anda mengenal pasti bahagian yang
boleh diperbaiki.
b) Mengambil jalan mudah
Adalah mudah untuk tidak menetapkan matlamat yang tidak realistik sebagai satu
alasan mudah mengapa menetapkan matlamat yang terlalu rendah. Jika anda
tidak bersedia untuk bekerja keras, ini bermakna anda mungkin tidak dapat
mencapai apa-apa yang bermakna.
1.6 Menetapkan Matlamat di Tahap yang Betul
Menetapkan matlamat pada tahap yang betul adalah kemahiran yang diperolehi melalui
pengamalan.
.
Anda perlu mendapatkan matlamat yang boleh dicapai. Tidak ada sesiapa yang akan
berusaha gigih untuk mecapai sesuatu yang tidak realistik. Walau bagaimanapun, kita
perlu sedar bahawa tanggapan sesuatu matlamat itu tidak realistik adalah tidak betul.
Kepercayan tersebut boleh diubah dengan penggunaan gambaran yang berkesan.
Faktor peribadi seperti keletihan, komitmen lain dan keperluan untuk berehat perlu diambil
kira apabila sesuatu matlamat ditetapkan. Kaji semula matlamat yang anda telah
tetapkan, dan kemudian ukur mereka dengan faktor-faktor di atas. Selaras dan kaji
matlamat tersebut agar memenuhi cadangan-cadangan yang telah dibuat. Anda kini
akan dapat melihat kepentingan menetapkan matlamat yang berkesan.
1.7 Memikirkan Matlamat secara Terperinci
Apabila anda memikirkan bagaimana untuk mencapai matlamat, anda perlu mengajukan
soalan berikut agar dapat membantu anda untuk memberi tumpuan kepada sub-matlamat
yang lain:
a) Apakah kemahiran yang saya perlukan untuk mencapai matlamat ini?

b) Apakah kemahiran yang saya perlukan untuk mencapai matlamat ini?
c) Apakah maklumat dan pengetahuan yang saya perlukan?
d) Apakah bantuan atau kerjasama yang saya perlukan?
e) Apakah sumber yang saya perlukan?
f) Apakah yang boleh menghalang sesebuah kemajuan?
g) Adakah saya sedang membuat andaian?
h) Adakah terdapat cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu?
2. DEFINISI OBJEKTIF
Objektif adalah satu kenyataan tentang apa yang akan dilakukan dan perlu dinyatakan
dari segi keputusan. Bantuan mnemonik untuk menulis objektif adalah SMART (Specific,
Measurable, Attainable, Result-oriented, Time-limited).
Specific (Khusus) - Sesuatu objektif mestilah khusus dengan satu keputusan kekunci.
Jika perlu mencapai lebih daripada satu hasil, kita perlu mencatat lebih dari satu objektif.
Mengetahui apa yang hendak dicapai adalah satu langkah yang besar ke arah
mencapainya.
Measurable (Boleh Diukur) – Sesuatu objektif perlulah boleh diukur. Hanya objektif yang
mempengaruhi tingkah laku dengan cara yang boleh diukur boleh menjadi berkesan
dengan optimum. Jika boleh, nyatakan objektif sebagai suatu kuantiti.
Attainable (Boleh Dicapai) – Sesuatu objektif mesti dicapai dengan sumber-sumber

yang sedia ada dan mestilah realistik. Kebanyakan objektif adalah realistik. Namun,
masa yang diperlukan untuk mencapainya mungkin tidak realistik
.
Result-oriented (Berpaksikan Keputusan) - Sesuatu objektif perlu menjadi matlamat
penting kepada organisasi. Kejayaan mencapai sesuatu objektif akan menyebabkan
perubahan.
Time-limited (Masa yang Terhad) –Sesuatu objektif mesti boleh dikesan. Objektif
khusus membolehkan keutamaan masa ditetapkan dan masa yang akan digunakan ke
atas objektif yang sebenar.
2.1 Penulisan Objektif yang Bermakna
Walaupun peraturan ini adalah sukar untuk dibangunkan, berikut mungkin berguna
semasa menulis objektif.
(a) Mulakan dengan sesuatu tindakan atau pencapaian kata kerja. (Gunakan bentuk
infinitif kata kerja. Iaitu bermula dengan ‘untuk’)
(b) Kenal pasti hasil tunggaI utama bagi setiap objektif.
(c) Nyatakan anggaran tarikh siap
(d) Pastikan matlamat yang ditetapkan adalah sesuatu yang boleh dikawal.
(e) Untuk menguji kesahihan matlamat SMART, tanya diri anda soalan-soalan berikut:
» S = Apakah matlamat saya yang sebenarnya?
» M =Apakah bentuk kerja yang baik?
» A = Adakah matlamat saya boleh dicapai?
» R = Adakah matlamat saya bermakna?
» T = Adakah matlamat saya boleh dikesan?
Persamaan berikut mungkin berguna dalam penulisan objektif:
OBJEKTIF : Untuk (+ kata kerja + penetapan matlamat + tarikh akhir)

SOALAN :
1. Jelaskan tiga garis panduan untuk menetapkan matlamat yang berkesan.
a __________________________________________________________
__________________________________________________________
b ___________________________________________________________
___________________________________________________________
c ___________________________________________________________
___________________________________________________________
2. Senaraikan tiga sub-matlamat yang membawa kepada sesuatu pencapaian.
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
3. Jelaskan Definisi Objektif
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
4. Jelaskan secara ringkas mnemonic SMART dalam penulisan objektif.
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_ __________________________________________________________
1. J. David Hunger & Thomas L. Wheelen; Essentials of Strategic Management;

Edition; 2003; Prentice Hall. Chapter Basic Concept of Strategic Management, pg 1 – 15
2. Pearce & Robinson; Strategic Management

9th Edition 2005; McGraw Hill, Chapter 1,l Pg. 1 –19.
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
PROGRAM / PROGRAM NCS – CORE ABILITIES (Z-009)
TAHAP / LEVEL L2


KEUPAYAAN / ABILITIES
GOALS
OBJEKTIF MODUL / AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL

MODULE OBJECTIVE BE ABLE TO SET PERSONAL TRAINING NEEDS
NO. KOD / CODE NO. / NOSS Z-009-2 / M01 / P (3/5) Muka : 1 drp 10
TAJUK / TITLE : KEPERLUAN LATIHAN PERSONEL
OBJEKTIF / OBJECTIVE :
Objektif tajuk ini adalah untuk memastikan setiap personel memahami keperluan latihan
personel.
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 2 of 11
1. PENGENALAN
Mengenal pasti keperluan latihan merupakan batu loncatan dalam sistem
pengurusan latihan yang sesuai di mana seluruh arahan latihan yang diprogramkan
dibina. Seperti pembangunan pengurusan dan sistem latihan yang sedia,
pengurusan sistem latihan yang sesuai tidak mengambil pandangan umum
keperluan latihan. Ia cuba mengambilkira pandangan yang khusus dan keperluan
latihan tersendiri bagi kategori yang berlainan dalam melaksanakan pekerjaan yang
lebih kurang sama di dalam organisasi yang sama. Di bawah sistem itu, menilai
keperluan latihan dianggap sebagai fungsi latihan penting dan perlu dilaksanakan
sebelum merekabentuk dan menjalankan program. Lembaran maklumat ini
dikhaskan kepada konsep dan rangka kerja keperluan latihan, gambaran amalan
sedia ada penilaian keperluan dan pendekatan, proses dan teknik menilai mereka
dengan tepat.
Falsafah latihan adalah prestasi industri yang merujuk kepada tahap dedikasi yang
ditunjukkan oleh setiap personel dalam sesebuah organisasi. Tujuan latihan adalah
untuk meningkatkan keberkesanan individu supaya mereka boleh menyumbang
kepada daya saing organisasi. Oleh itu, matlamat latihan adalah untuk memberi
manfaat kepada individu dan perniagaan. Ini dicapai dengan meningkatkan
pengetahuan, kemahiran dan sikap pekerja yang mempunyai kesan positif kepada
prestasi kerja.
Peluang untuk prestasi yang lebih baik wujud di semua peringkat organisasi.
Penubuhan keutamaan latihan mesti disepadukan dengan perancangan organisasi.
Sebuah organisasi mempunyai tanggungjawab untuk mengagihkan sumber manusia
dan kewangan untuk latihan.
Latihan adalah proses yang berterusan. Sekurang-kurangnya, latihan perlu

disediakan
• Apabila seseorang menyertai organisasi
• Apabila seseorang menganggap tanggungjawab baru
• Apabila prestasi kerja seseorang memerlukan penambahbaikan
• Apabila keadaan baru memerlukan perubahan dalam produk, teknologi,

dasar, amalan atau prosedur.
Oleh itu program latihan yang dibangunkan mengambilkira banyak faktor seperti:
• Keperluan pekerja untuk mempelajari kemahiran dan maklumat khusus
• Dasar-dasar yang menentukan bagaimana matlamat organisasi akan tercapai
• Kehendak dan keperluan pelanggan yang menggunakan produk dan

perkhidmatan organisasi
• Konsep dan teori yang jika digunakan boleh membantu pekerja meningkatkan
produktiviti baru
• Kekangan kepada organisasi, seperti undang-undang, peraturan, persaingan

(yang perubahan kuasa yang diterima pakai lebih cepat daripada yang pada
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 3 of 11
asalnya dirancang) dan kos (yang mungkin terlalu tinggi untuk membenarkan
program yang optimum untuk dibangunkan)
Keberkesanan latihan akan diukur melalui sumbangan kepada peningkatan

prestasi individu dan organisasinya.
2. JENIS-JENIS LATIHAN
2.1. Latihan Dalaman
Latihan dalaman yang dijalankan adalah berbeza bagi pekerja-pekerja baru,

pengurus kumpulan latihan dan eksekutif, untuk meningkatkan prestasi kerja
mereka atau persediaan bagi mereka untuk kenaikan pangkat. Latihan itu
mungkin formal atau tidak formal, berpusat atau terpencar, terancang atau tidak
dirancang.
2.2. Latihan Formal
Latihan formal merupakan salah satu daripada aktiviti-aktiviti yang telah dibentuk
dalam pelan latihan sesebuah organisasi. Jika, sebagai contoh, pengenalan
kepada orgaisasi telah dibangunkan dan masa telah diperuntukkan untuk tujuan
itu dan ia akan dibentangkan oleh seorang atau lebih yang ditetapkan kepada
pekerja baru, maka ia menjadi sebahagian daripada program rasmi latihan.
2.3. Latihan Tidak Formal
Latihan tidak formal merujuk kepada latihan yang dijalankan oleh setiap penyelia
individu yang dianggap wajar dan perlu. Sebagai contoh, pengenalan dilakukan
oleh penyelia individu kerana mereka melihat terdapat keperluan untuk perkara
tersebut.
2.4. Latihan Awal
Latihan awal merujuk kepada sebarang aktiviti untuk menyediakan pekerja baru
dalam menegndalikan tugas pertamanya. Tujuan latihan permulaan adalah untuk
membuat pekerja baru menjadi produktif secepat mungkin. Biasanya, latihan awal
termasuk latihan orientasi dan penjelasan pekerjaan tertentu yang telah diberikan.
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 4 of 11
2.5. Latihan Orientasi
Latihan orientasi adalah proses memberi seorang pekerja baru gambaran tentang
organisasi itu. Ia mungkin mengandungi maklumat tentang sejarah organisasi,
pengasas dan pengganti mereka, kehadiran para pengarah eksekutif dan
kawasan-kawasan utama mereka dipertanggungjawabkan dan carta organisasi.
Latihan orientasi juga biasanya termasuk penjelasan mengenai dasar-dasar
organisasi, tanggungjawab setiap pekerja untuk melaksanakan dasar-dasar dan
peraturan-peraturan yang mengawal tingkah laku dalam organisasi itu. Ia
biasanya meliputi hari dan jam kerja; pintu yang digunakan untuk masuk dan
keluar; ruang di mana untuk menyimpan kot dan barang-barang lain semasa hari
bekerja; penggunaan ruang rehat pekerja, ruang makan dan tandas, perkhidmatan
perubatan yang sedia ada; kecemasan; dan arahan am penting yang lain.
Orientasi biasanya sama untuk semua pekerja baru. Baki latihan awal berbeza
bergantung kepada kawasan di mana pekerja baru akan berfungsi. Di bahagian
kedua latihan awal, pekerja baru diberi penjelasan terperinci tentang kerja dia
yang dia akan laksanakan.
2.6. Latihan Semula
Jika seseorang membuat banyak kesilapan di tempat kerja atau tidak tahu rutin
tugasan yang diberikan, latihan semula mungkin diperlukan. Latihan semula
adalah proses melatih semula pekerja dalam kemahiran yang dia perlu belajar
dalam latihan awal. Latihan semula mungkin berpusat jika ia adalah kemahiran
umum dan telah diajar oleh kakitangan latihan. Sebagai contoh, bagaimana
menggunakan ‘word processing’ atau peralatan pemprosesan data lebih berkesan
diajar oleh jurulatih pusat. Bagi kemahiran yang lebih unik, seperti pengendalian
borang atau mesin khas, yang dilaksanakan dalam hanya beberapa lokasi, latihan
berpusat dalam jabatan mungkin lebih baik.
Latihan semula adalah lebih sukar untuk disempurnakan berbanding latihan awal.
Pekerja bukan sahaja perlu belajar meninggalkan cara yang tidak betul melakukan
kerja tetapi juga mesti belajar prosedur yang betul. Jika pekerja tidak memahami
arahan semasa latihan awal, dia mungkin lebih lambat dalam memahami arahan
dalam latihan semula. Ini kerana kegagalan kali pertama menjadikan dia bimbang
akan gagal kali kedua.
2.7. Latihan Kenaikan Pangkat

Apabila pekerja bersedia untuk maju dari satu tugasan kepada tugasan yang lain,
dia mungkin perlu mendapatkan kemahiran dan / atau pengetahuan untuk
melaksanakan tugas yang baru. Latihan seperti ini diperlukan dalam latihan
kenaikan pangkat.
Arahan khas diberikan dalam latihan kenaikan pangkat bergantung kepada bidang
tugas yang bakal dipertanggungjawab ke atas pekerja tersebut. Sebagai contoh,
latihan kenaikan pangkat yang disediakan bagi pekerja untuk jawatan penolong
eksekutif termasuk penjelasan mengenai tugas-tugas pekerjaan, latihan ke atas
borang-borang yang digunakan, beberapa jenis latihan penyeliaan dan ceramah oleh
dan perbincangan dengan eksekutif utama dalam firma . Untuk promosi pengurusan
peringkat atasan. Bagi kenaikan pangkat di peringkat pengurusan tertinggi, latihan
yang diberikan mungkin kurang formal dan boleh diberikan oleh penyelia baru
personel secara perseorangan. Biasanya penyelia membangunkan program latihan
yang khusus untuk memenuhi keperluan personel yang bakal dinaikkan pangkat.
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 5 of 11
2.8. Latihan Berterusan
Latihan berterusan melampaui latihan awal dalam memberikan pekerja maklumat

yang wajar dan perlu. Tujuannya adalah untuk memastikan kakitangan sentiasa
maklum tentang apa-apa perubahan dalam persekitaran kerja, melanjutkan latihan
mereka untuk memasukkan maklumat kerja yang lebih maju atau untuk
memperbaiki sikap mereka terhadap rakan sekerja, penyelia dan pelanggan.
Peningkatan dalam bilangan undang-undang, peraturan dan piawaian telah

membuat latihan berterusan penting untuk semua pekerja yang berurusan dengan
orang lain. Undang-undang bagi hak samarata dan dasar syarikat yang sama,
sebagai contoh, mesti dijelaskan dalam sesi latihan berterusan.
3. MENUBUHKAN PROGRAM LATIHAN FORMAL
Keputusan latihan adalah sukar untuk diukur. Salah satu sebabnya ialah jurulatih
sering gagal untuk menetapkan matlamat tertentu. Masalah ini boleh diatasi
dengan menggunakan pendekatan sistem untuk latihan, iaitu dengan berhati-hati
merancang setiap langkah dengan lebih teliti. Pendekatan sistem membantu
membuat matlamat lebih jelas dan hasil yang boleh diukur. Ia berdasarkan
penggunaan analisis pekerjaan, objektif tingkah laku dan penilaian.
3.1. Penggunaan analisis pekerjaan
Langkah pertama dalam pendekatan sistem untuk latihan adalah untuk

menentukan jenis latihan diperlukan untuk kerja tertentu. Untuk melaksanakan
latihan ini, jurulatih perlu tahu ciri-ciri dan keperluan kerja itu. Analisis kerja
memberikan maklumat ini kepada jurulatih dan seterusnya menjadi asas bagi
menentukan keperluan latihan.
3.2. Penggunaan objektif tingkahlaku
Kaedah pendekatan sistem menentukan jenis tugas-tugas yang perlu dipelajari

bagi menentukan tingkah laku yang akan berlaku. Untuk melakukan ini, jurulatih
mesti memastikan bahawa setiap matlamat latihan boleh diukur, tingkah laku yang
dijangkakan dinyatakan, dan standard prestasi yang boleh diterima dinyatakan.
Dalam sesi latihan, objektif tingkah laku yang dimasukkan ke dalam amalan-
amalan adalah seperti berikut:
(a) suatu pernyataan tentang tingkah laku yang dikehendaki. Ini memberitahu
pelatih tentang apa yang dia akan dapat lakukan jika dia berjaya dalam latihan
tersebut.
(b) Satu penjelasan mengenai keadaan di mana tingkah laku yang diingini
dijangka berlaku.
(c) Standard kuantiti dan kualiti tingkah laku yang diingini di mana jurulatih akan
menerimanya sebagai bukti bahawa pelajar telah memperoleh tingkah laku
yang ditetapkan.
Untuk menentukan tingkah laku yang diingini banyak kerja-kerja persediaan yang
perlu dilakukan oleh penyelia, kakitangan latihan atau lain-lain yang terlibat dalam
sesebuah program latihan seperti:
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 6 of 11
(a) huraian tugas yang disediakan untuk setiap pekerjaan di mana latihan
yang perlu dilakukan, kemahiran, pengetahuan dan sikap yang telah
ditentukan dibangunkan.
(b) objektif latihan kemudiannya diperolehi daripada analisis dengan kemahiran,

pengetahuan dan sikap yang teliti.
Objektif latihan kemudiannya disusun dan teknik-teknik pengajaran yang akan

digunakan untuk mencapai objektif-objektif tersebut ditentukan.
Bergantung kepada jumlah dan masa yang diperlukan, pembelajaran dibahagikan
kepada beberapa segmen, yang dipanggil unit. Program latihan bagi setiap input
direka.
Program latihan ini kemudiannya digunakan sebagai asas untuk pra ujian dan pasca
ujian unit. Pra ujian adalah ujian bertulis, lisan atau prestasi diberikan sebelum apa-
apa latihan berlaku dalam perkara tertentu dalam sesebuah organisasi. Ia
menentukan jika pelatih telah mencapai tahap prestasi yang memuaskan. Pra-ujian
dan pasca-ujian hendaklah meliputi bahan yang sama bagi unit tertentu. Jika pelatih
lulus dalam pra ujian, dia boleh melangkau unit itu dan maju ke unit yang lain. Pelatih
yang tidak lulus pra-ujian perlu mengulangkaji unit tersebut untuk menduduki pasca
ujian. Proses ini diulang sehingga pasca ujian, yang memperakui pengetahuan
pelatih mengenai unit tersebut telah diluluskan. Jurulatih dapat mengetahui bahawa
pelatih telah bersedia untuk pengajian yang seterusnya apabila dia telah Pelatih
yang telah lulus pasca ujian yang diduduki.
Employees Organizational
needs policies
TRAINING
Customers wants PROGRAM
and needs DEVELOPED
New concepts Operational

and theories constraints
Fig 1 Faktor-faktor yang Terlibat Dalam Pembangunan Program Latihan
4. KEPERLUAN LATIHAN
Organisasi biasanya menggunakan jumlah kakitangan pengurusan yang

mencukupi dan kakitangan bukan pengurusan dengan kecekapan yang diperlukan
untuk menjalankan tugas yang diberikan yang membawa kepada pencapaian
objektif organisasi. Prestasi kerja yang berkesan memerlukan standard kecekapan
pada pekerja yang terdiri daripada bidang-bidang penting seperti pengetahuan
kemahiran dan sikap yang berkaitan dengan kerja.
Tetapi disebabkan oleh satu atau sebab-sebab lain, kecekapan yang sedia ada pada
seorang pekerja itu akan kurang dari segi standard kecekapan yang diperlukan
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 7 of 11
dalam pekerjaan. Pengenalan kepada kekurangan dalam sesuatu bidang merujuk

kepada proses penilaian dan pencarian perbezaan di antara kompetensi standard
yang diperlukan dalam sesebuah tugasan dan kompetensi sedia ada dari segi
pengetahuan yang penting, kemahiran dan sikap seorang pekerja. Keperluan latihan
seorang pekerja bergantung kepada kekurangan yang dimiliki dari segi pengetahuan,
kemahiran dan sikap. Logik ini menekankan dua proses: Pertama pengenalan dan
definisi standard pengetahuan, kemahiran dan sikap yang dikehendaki dalam kerja
dan kedua penilaian tahap pengetahuan sedia ada, kemahiran dan sikap seorang
pekerja. Kedua-dua proses ini adalah sangat penting dan perlu dijalankan seberapa
tepat yang mungkin kerana hasil daripada perbandingan antara kedua-dua
memberikan maklumat tentang latihan yang sesuai untuk dibangunkan.
4.1. Penilaian Keperluan Latihan
Hampir semua buku dalam latihan mencadangkan format penilaian keperluan

latihan sebagai pra-syarat untuk latihan yang diprogramkan. Buku ILO telah
mengambil pandangan yang sangat komprehensif mengenai penilaian keperluan
dan telah diterangkan proses mengenal pasti keperluan latihan di bawah dua
keadaan - ideal dan kurang ideal. Keperluan taksiran keadaan yang ideal, terdiri
daripada langkah-langkah seperti mengambil inventori tenaga kerja semasa,
membuat ramalan keperluan masa depan, mencari sumber tenaga kerja yang
diperlukan dan apa yang perlu dilakukan untuk membangunkan tenaga kerja.
Keperluan latihan yang kurang ideal merangkumi peringkat seperti
mempertimbangkan terma rujukan, mengambilkira keadaan dalam sesebuah
organisasi, maklumat yang ada berkenaan pekerja yang baru dan pekerja yang
sedia ada, mengambilkira masalah yang timbul dalam sesebuah organisasi dan
pendekatan seperti pencerapan, permintaan pihak pengurusan, temuduga,
analisis kerja, soalan kajiselidik, kadar prestasi dan ujian.
4.2. Pendekatan Untuk Mengenalpasti Keperluan Latihan
Terdapat dua pendekatan untuk mengenal pasti keperluan latihan yang tepat bagi
setiap kakitangan yang berbeza terutamanya kakitangan pengurusan - analisis
peranan dan analisis kerja. Peranan boleh ditakrifkan sebagai satu set pelbagai
tingkah laku yang diharapkan daripada orang yang menduduki kedudukan
kepimpinan dalam sesebuah organisasi. Ia sangat dinamik. Faktor-faktor penting
dalam menentukan peranan adalah ciri-ciri peribadi, pertumbuhan, persepsi, nilai,
cita-cita, integrasi dalaman dan luaran organisasi dan sensitiviti alam sekitar.
Konsep ini lebih sesuai untuk orang-orang dalam kedudukan pengurusan atasan
yang pekerjaan secara amnya tidak berstruktur. Kerja boleh ditakrifkan sebagai
satu set tugasan yang diberikan kepada sesuatu jawatan. Organisasi
menjangkakan sekurang-kurangnya satu tingkah laku yang sesuai daripada
pekerja sesuai dengan pekerjaan dan tugasan yang diberikan. Kerja itu, adalah
bersifat statik dan peribadi.
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 8 of 11
Task
knowledge
Determine
Performance
needed
Plan training
objectives
Select training
methods
Administrator
training
Evaluate
training
No
Successful?
Yes
Go to next
task
Fig. 2 Model For Developing And Evaluating Training

NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 9 of 11
4.3. Latihan Luaran

Apabila menggunakan latihan luaran, latihan disampaikan oleh sebuah organisasi
latihan luar yang berdaftar, dan selalunya dalam bentuk ‘classroom-based’
dipremis organisasi latihan.
Latihan luaran merangkumi:
• Program 'terbuka', di mana satu atau lebih daripada kakitangan menghadiri

latihan yang telah diiklankan
• Program 'tertutup', di mana anda latihan komisen akan dihantar khusus untuk
kakitangan anda.
Kelebihan program 'tertutup' adalah bahawa ia boleh disesuaikan dengan

keperluan khusus sesebuah organisasi. Mereka juga boleh diprogramkan untuk
disesuaikan dengan jenis kerja di sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun,
terdapat biasanya program seperti ini dibuat untuk bilangan peserta yang
minimum.
Latihan luar adalah yang paling sesuai untuk organisasi yang tidak mempunyai
sumber untuk memberi latihan mereka sendiri. Walaubagaimanapun, ia perlu
mempunyai pengiktirafan rasmi untuk mengiktiraf kemahiran kakitangan (sebagai
contoh, apabila pelesenan diperlukan).
4.4. Latihan Dalaman
Latihan dalaman diadakan di premis organisasi itu sendiri dan biasanya diberikan
oleh kakitangan penyedia latihan. Walaupun menggunakan pengajar luar lebih
popular berbanding daripada latihan dalaman setakat ini, kebanyakan majikan kini
memilih untuk mempunyai kakitangan mereka sendiri untuk menyampaikan latihan
dan / atau menjalankan pentaksiran.
Terdapat 3 pilihan umum yang diiktiraf untuk latihan dalaman:
(a) Latihan dalaman pilihan 1

Latihan dalaman pilihan 1 biasanya melibatkan sebuah organisasi latihan yang
berdaftar menyampaikan kursus khas sesuai dengan keperluan latihan khusus
sesebuah organisasi dan menggunakan peralatan di organisasi tersebut. Latihan
dalaman ini melibatkan latihan dalam kerja dan pengajaran dalam kelas.
Tanggungjawab utama untuk kualiti proses latihan dan penilaian terletak di tangan
organisasi latihan yang berdaftar.
(b) Latihan dalaman pilihan 2

Latihan dalaman pilihan 2 dikendalikan oleh kakitangan dalam organisasi itu sendiri.
Namun, penilaian akhir dan isu kelayakan akan diberikan oleh sebuah organisasi
latihan yang berdaftar, yang juga bertanggungjawab untuk kualiti latihan.
Latihan dalaman pilihan 2 adalah paling sesuai untuk syarikat-syarikat yang

mempunyai sumber latihan dan jurulatih yang berkelayakan dalam organisasi, tetapi
tidak ada penilai yang berkelayakan.
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 10 of 11
(c) Latihan dalaman pilihan 3

Kakitangan organisasi melaksanakan hampir keseluruhan latihan dan penilaian di
organisasi tersebut, dengan sokongan dan bantuan dari sebuah organisasi latihan
yang berdaftar. Organisasi latihan yang berdaftar boleh menjalankan latihan dan /
atau taksiran di luar kawasan jurulatih dan penilai kepakaran dalam organisasi,
seperti kebolehan mengguna dan mengurus komputer.
Latihan dalaman pilihan 3 adalah paling sesuai untuk organisasi dengan struktur
latihan yang mantap, atau organisasi yang mempunyai tenaga pengajar yang
berpengalaman dan berkelayakan dan penilai yang tidak berhasrat untuk menjadi
sebuah organisasi latihan yang berdaftar.
4.5. Present and future training plan
Understanding about working of the organization and discussion with its managerial
personnel help the trainer to appreciate the lengths, opportunities, weakness and
threats of the organization, its development plans, investment programmes,
technological progress, products or services planned, competitors condition,
manpower planning, etc. The knowledge of present and future scenario serves as a
base to identify different types of training needs and a trainer can thus suggest to the
management a training plan covering present and future training requirements of the
organization.
4.6. Status Latihan
Analisis organisasi membantu jurulatih menganalisa pelbagai keperluan latihan

dan memutuskan status latihan sama ada mereka diganti, tidak mencukupi atau ia
adalah sebahagian keperluan latihan. Seterusnya, ia juga membantu untuk
membuat keputusan tentang siapa yang perlu dilatih dan jenis latihan yang
diperlukan. Oleh itu, gambaran keseluruhan keadaan dan jenis latihan diperolehi.
4.7. Perbelanjaan Latihan
Jumlah keperluan latihan organisasi membantu dalam menentukan keutamaan

keperluan latihan dan fasa-fasa di mana ia sepatutnya dipenuhi. Ini memerlukan
peruntukan kewangan untuk memenuhi perbelanjaan ke atas aktiviti ini. Aktiviti
latihan melibatkan pelbagai jenis kos. Jurulatih menganggarkan kos mereka dan
menyediakan belanjawan latihan bagi tempoh masa tertentu yang meliputi latihan
keutamaan organisasi itu untuk kelulusan pihak pengurusan.
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P (3/5) Page: 11 of 11
SOALAN / QUESTIONS:
1. Senaraikan lima (5) faktor untuk membangunkan sebuah program latihan.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Bilakah latihan perlu diberikan kepada pekerja?
___________________________________________________________________
3. Apakah perbezaan di antara latihan formal dan latihan tidak formal?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. Kenapa Latihan Semula lebih sukar dicapai berbanding Latihan Awal?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
5. Berikan kebaikan mengambil pelatih bekerja di sebuah organisasi.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
RUJUKAN / REFFERENCE
1. http://www.trainandemploy.qld.gov.au/client/for_business_and_employers/train_y
our_staff/options_for_training.html
2. Information sheet LG3 – LE1 – N1 Supervisory skill
TAHAP / LEVEL L2

01– MENGURUS AKTIVITI KERJA
04.03 ORGANIZE AND MAINTAIN OWN

KEBOLEHAN / ABILITIES WORKPLACE
THE END AT THIS MODULE, TRAINEES WILL BE

OBJEKTIF MODUL /
ABLE TO ORGANIZE AND MAINTAIN OWN
MODULE OBJECTIVE
WORKPLACE
NO. KOD / CODE NO./

Z-009-2 / M01 / P(4/5) Muka : 1 drp 7
NOSS
TAJUK/ TITLE : MENYUSUN DAN MENGEKALKAN TEMPAT KERJA SENDIRI
Modul ini akan memberi pengetahuan dan kefahaman tentang mengurus dan
menyusun alat-alat, peralatan, bahan dan dokumentasi di tempat kerja.
NO. KOD Z-009-2 / M01 / P(4/5) Muka: 2 drp7
1 PENTAKSIRAN ERGONOMIK
Memastikan persekitaran pejabat dan perabot saman asas keperluan keselesaan

asas pekerja adalah asas amalan ergonomik.Stesen kerja ergonomik miskin boleh
membawa kepada aduan rangka otot dari belakang 'klasik' dan sakit leher. Ia
sebenarnya adalah Akta (OSHA) keperluan Akta Keselamatan dan Kesihatan
Pekerjaan yang semua kerja adalah 'risiko yang dinilai dan penyelesaian
ergonomik yang betul disediakan kepada individu. Kegagalan untuk mematuhi ini
dilihat buruk oleh mahkamah dan tuntutan pampasan semakin biasa.
Dengan setiap penilaian, analisis terperinci stesen kerja fizikal dan dimensi
pengendali akan dijalankan. Cadangan untuk memperbaiki susun atur meja /
kerusi tinggi, kedudukan skrin komputer, papan kekunci dan tetikus akan diberikan
kepada individu melalui satu laporan ringkas (Penilaian Risiko) dan bimbingan
lisan pada postur duduk akan diberikan.Ergonomik yang baik membawa kepada
peningkatan produktiviti, ketidakhadiran kurang, pengurangan aduan rangka otot
dan majikan yang lebih baik kepada hubungan pekerja.
Pentadbiran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA) menyediakan garis
panduan ketat untuk ergonomik persekitaran kerja
Senarai Ergonomik - Tempat Kerja Keperluan fizikal
•Adakah ruang kerja yang mencukupi?
• Adakah kedudukan peralatan, kawalan dan bangku kerja membolehkan postur

yang memuaskan dan kawalan yang betul dengan tangan dan kaki?
• Adakah pekerja perlu berdiri untuk semua atau kebanyakan masa; alternatif,
mesti dia tetap duduk untuk semua masa?
• Adakah peruntukan bagi pekerja untuk duduk yang mencukupi berhubung

dengan tugas?
• Adakah ketinggian mejakerja memuaskan berhubung dengan kedudukan dan

jarak penglihatan, jika kedudukan tidak memuaskan adakah ia disebabkan oleh
pembinaan mesin, bangku kerja, kawalan, atau instrumen mudah alih?
• Adakah permukaan bangku kerja yang memuaskan berkenaan

dengankekerasan, kelancaran, warna, dan cerun?
• Sejauh mana-mana kakikawalan diperlukan?
• Adakah pedal memuaskan berkenaan dengan kedudukan dan saiz, dan elaun
khas dibuat jika terdapat lebih daripada dua untuk duduk postur atau apa-apa
yang digunakan untuk jangka masa yang pentinguntukberdiri postur?
• Adakah bersandar kaki dan / atau menyokong untuk lengan, tangan, belakang,
yang boleh didapati jika diperlukan, jangan mana-mana menyekat operasi yang
selamat dan berkesan tugas?
• Adakah ciri-ciri kawalan tangan serasi dengan kuasa-kuasa yang diperlukan

untuk mengendalikan mereka (bentuk, saiz, permukaan) dan kuasa-kuasa yang
boleh diterima?
• Jika alat tangan yang digunakan, mereka orang-orang yang betul untuk tugas itu,
yang mereka secukupnya dikekalkan, dan mereka boleh diakses kepada
pengendali dalam cara yang paling berkesan?
• Adakah bekas yang digunakan; kedudukan mereka, saiz dan berat badan yang
memuaskan?
• Adakah reka bentuk dan susun atur peralatan yang memuaskan untuk
pembaikan dan penyelenggaraan?
1. ORGANISASI KERJA - SENARAI SEMAK
• Adakah kerja yang ditubuhkan pada perubahan, jika jadi apa sistem digunakan?
Jika berputar, apakah beban psikologi dan fisiologi tambahan yang dikenakan ke
atas pekerja? Adakah terdapat apa-apa mplikasi sosial?
• Apakah waktu sebenar kerja? Adakah terdapat mana-mana adat dan amalan
yang perlu penelitian rapat?
• Apakah lebih masa purata? Adakah pendapatan lebih masa dibina ke dalam
kerja? Sekiranya ini diiktiraf?
• Apakah makan formal dan kadar minuman disediakan; yang mereka dianjurkan
dengan berkesan?
• Adakah tugas yang serba? Adakah pacing yang perlu dan / atau berkesan?
2. BEBAN ALAM - SENARAI SEMAK
• Adakah mana-mana undang-undang keadaan tertekan? Adakah semua

cadangan di bawah kesihatan dan keselamatan dipatuhi?
• Adakah anda tahu suhu udara, kelembapan, sinaran dan pergerakan udara?
• Adakah pekerja terdedah kepada perubahan persekitaran yang pesat semasa

atau anjakan tunggal dia?
• Apakah tahap bunyi; ia mengganggu prestasi; apa risiko ada kehilangan

pendengaran?
• Jika paras bunyi yang tinggi, bagaimana langkah-langkah pencegahan yang

perlu diambil; mendengar kerugian pekerja ditayangkan pada pengambilan?
• Adakah terdapat sebarang bahaya alam sekitar yang berpotensi lain, contohnya
debu, bahan kimia agen, cahaya ultra-ungu, sinaran mengion? Dalam kes-kes
keraguan telah nasihat pakar telah diperolehi secara bertulis?
• Setakat yang perlu alat-alat perlindungan diri yang akan disediakan; adalah
pekerja dilindungi dari cuaca yang buruk serta daripada bahan-bahan berbahaya?
3. SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN
4.1 Enjin Bot
 Bersihkan / perubahan enjin penapis udara
 Perubahan enjin dan transmisi minyak dan penapis
 Perubahan palam pencucuh enjin (gas)

 Periksa tali pinggang enjin, menyesuaikan ketegangan, menggantikan tali

pinggang dipakai
 Memeriksa enjin pendesak air penyejukan dan pam
 Semak / menukar enjin dan badan zincs
 Semak galas pedang pendek aci kipas
 Semak kipas bagi kerosakan

 Semak aci dan kemudi pemadat kotak / bungkusan
 Semak hos air enjin dan pengapit
 Semak enjin petak blower (mungkin tidak di dalam bot diesel)
 Semak talian bahan api, menutup-off injap dan kelengkapan
 Ganti penyejuk enjin air tawar sejuk
 Perubahan sangkut / outdrive pelincir gear
 Perubahan bahan api penapis (s)4.1 Elektrik
 Ujian / cek radio
 Ujian / check gear elektronik
 Semak tahap air bateri dan caj
 Bersihkan dan memelihara terminal bateri
 Menjadi bateri pasti akan dilindungi di dalam kotak asid-bukti dengan penutup
 Periksa semua lampu navigasi
 Periksa semua lampu dek dalaman dan lain-lain
 Ujian elektronik pam lambung kapal dan suis terapung
Ujian kerekan sauh, tanduk dan pencari
4.2 Kawalan
 Memeriksa gear stereng pelincir
 Periksa paras cecair hidraulik dan tekanan
 Semak dan pelincir throttle enjin dan kabel peralihan
 Semak galas kemudi / kenderaan dan kelenjar pembungkusan
5 PEMBELAJARAN PENGALAMAN
Kami mengambil maklumat melalui deria kita, tetapi kita akhirnya belajar dengan
melakukan. Pertama, kita menonton dan mendengar kepada orang lain. Kemudian
kita cuba melakukan perkara-perkara di atas kita sendiri. Ini percikan kepentingan
kita dan menjana motivasi kita untuk diri discover.
Fikirkan kembali belajar menunggang basikal, menggunakan komputer, tarian,
atau menyanyi. Kami mengambil tindakan, melihat akibat tindakan itu, dan memilih
sama ada untuk meneruskan, atau untuk mengambil tindakan baru dan berbeza.
Apa yang membolehkan kita untuk menguasai kemahiran baru adalah penyertaan
aktif kami dalam acara ini dan renungan kita kepada apa yang kita tercapai.
Pengalaman dan renungan diajar lebih daripada mana-mana pengguna atau

syarahan yang dapat.
David Kolb (8) menerangkan pembelajaran sebagai proses empat langkah. Beliau
mengenal pasti langkah-langkah yang (1) memerhati dan (2) pemikiran (fikiran),
(3) perasaan (emosi), dan (4) melakukan (otot). Beliau menarik terutamanya
kepada kerja-kerja Dewey (yang menekankan keperluan untuk belajar akan
berasaskan pengalaman), Lewin (yang menekankan kepentingan orang-orang
yang aktif dalam pembelajaran), dan Jean Piaget (yang menyifatkan kecerdasan
akibat interaksi orang itu dan alam sekitar).
• Hands-On: Pelatih sebenarnya dibenarkan untuk melaksanakan kerana mereka

membina makna dan memperoleh pemahaman.
• Minda-On: Aktiviti memberi tumpuan kepada konsep-konsep teras, yang

membolehkan pelatih untuk membangunkan proses pemikiran dan menggalakkan
mereka untuk bertanya dan mencari jawapan yang meningkatkan pengetahuan
mereka dan dengan itu memperoleh pemahaman tentang alam semesta fizikal di
mana mereka tinggal.
• Authentik: Pelatih dibentangkan dengan aktiviti-aktiviti yang menggabungkan

sahih, soalan sebenar dan isu-isu dalam format yang menggalakkan kerjasama,
dialog dengan sumber-sumber pakar maklumat, dan generalisasi kepada idea-
idea yang lebih luas dan aplikasi penyelesaian masalah.
Pendekatan kepada fasilitator dan pembelajaran membolehkan pelatih untuk

menyertai sepenuhnya dalam masyarakat pembelajaran di mana fasilitator bukan
satu-satunya sumber pengetahuan dan maklumat. Ia menggalakkan penglibatan
penuh dalam masyarakat pelajar yang termasuk pelatih lain, rakan-rakan,
fasilitator, dan pakar-pakar di luar. Teknologi menjadi alat, menyokong proses
pembelajaran pelatih mendapatkan pengetahuan dan pemahaman baru.
Cabarannya adalah untuk menentukan pendekatan baru untuk pengajaran dan
pembelajaran dengan jelas cukup bahawa ia menjadi wawasan yang berguna
untuk para pendidik kerana mereka membuat keputusan mengenai bahan
pengajaran, aktiviti dan strategi pengajaran.
Sebuah kapal di pelabuhan adalah selamat, tetapi itu bukanlah apa yang kapal-
kapal yang dibina untuk. - Benazir Bhutto
6 PERALATAN KESEDARAN
Pengenalan alat-alat yang rosak dan peralatan termasuk:i. Kerosakanii.

Komponen yang rosak atau hilang termasuk pengawal keselamataniii. Bunyi luar
biasa / getaran / bauiv. Kerosakan kepada pekerjaan.
6.1 Peralatan yang rosak yang dikenal pasti
Peralatan yang dikenal pasti sebagai rosak dibawa kepada perhatian pemilik
supaya ia segera boleh dikeluarkan dari perkhidmatan. Peralatan yang lulus ujian
itu ditandakan dengan penanda tarikh dan kembali ke perkhidmatan. Jika
kecacatan dikenal pasti, cadangan dibuat untuk penilaian lanjut syarat-syarat yang
mungkin berulang dan memerlukan langkah-langkah pencegahan untuk
mengekalkan hayat perkhidmatan peralatan.
Di mana alat yang sesuai, selamat atau rosak pasti sebelum, semasa atau
selepas digunakan ditanda untuk membaiki mengikut prosedur operasi standard.
Kesalahan yang sama dan / atau kecacatan dalam alat tangan dapat dikenal pasti.
Prosedur untuk menandakan alat yang tidak selamat atau yang rosak untuk dibaiki
boleh diberikan.
7 STANDARD DAN PANDUAN MENGURUS
Semakin baik anda memahami apa yang sedang berlaku di tempat kerja anda dan
faktor-faktor yang terlibat, lebih besar peluang anda untuk 'menghidu keluar' cara
yang lebih baik dan mendapat cadangan anda dipasang sebagai satu amalan
yang baru.
Kesedaran pelbagai peralatan perlindungan peribadi (PPE) termasuk:
i. kasut
ii. Ketua perlindungan  sarung tangan
iii. pakaian perlindungan
iv. alat pernafasan
v. topeng muka
vi. perlindungan pendengaran
vii. Perlindungan mata.
Kesedaran tentang kepentingan amalan kerja yang selamat termasuk:
i. Berikutan SOP dan spesifikasi pengilang sebelum, semasa dan selepas

digunakan.
ii. pengurusan risiko
iii. Pengendalian manual yang betul
iv. Pengendalian bahan-bahan merbahaya yang selamat, cara penggunaan serta

penyimpanan
v. Penggunaan PPE yang betul
vi. Servis biasa dan penyelenggaraan peralatan dan kelengkapan
vii. Pemilihan alat yang sesuai untuk digunakan
viii. Bekerja dengan elektrik dengan cara yang selamat
ix. Pengudaraan yang mencukupi
x. Melampirkan pengawal keselamatan yang sesuai di mana perlu.

SOALAN / QUESTIONS:
1. Apakah waktu bekerja yang sebenar?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Senaraikan lima (5) peralatan perlindungan diri (PPE)?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Bagaimana mengenalpasti kerosakan pada alatan dan peralatan di tempat kerja

anda?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Odette Pollar, 1992, Organizing Your Workspace, Crisp Publications, Inc, Los
Altos, Califonia, (pg 22-33)
2. http://www.medical.smis.doi.gov. 3/04/2007.
3. http://www.OSHA.com. 2/04/2007
4. http://www.accel-team.com/ergonomics. 3/04/2007
5. http://www.totus-exchange.com/ergonomics-assesments.shtml. 3/04/2007
6. http://www.hscadriceline.com/syllabus-hsf/pdf. 3/04/2007
7. Josephine Shaw, 1984, Administration in Business, Macdonald and Evans Ltd,
Estover, Plymouth. (pg 75-80)
8. David Kolb (1984). Experiential learning: Experience as the source of learning and
development. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall.
9. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, Tahun 1991, Panduan Mengenai Manual
Prosedur Kerja dan Fail Meja. Bilangan 8
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TASHAP / LEVEL L2

KEBOLEHAN / ABILITIES 04.04 : APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES
OBJEKTIF MODUL / AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE

MODULE OBJECTIVE ABLE TO APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES
NO KOD / CODE NO / NOSS Z-009-2 / M01 / P(5/5) Muka : 1 drp 4
TAJUK / TITLE : STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
Objektif topik ini adalah untuk memberi kefahaman yang penuh berkenaan startegi
penyelesaian masalah yang boleh diaplikasikan di dalam sesebuah organisasi atau di
dalam kehidupan peribadi.
NO KOD Z-009-2 / M01 / P(5/5) Muka 2 drp 5
1. PENGENALAN
Setiap masa dan setiap hari kita menyelesaikan masalah dan membuat keputusan
tidak kira di mana kita berada; di rumah, di tempat kerja, semasa bermain atau
semasa berada di kedai runcit. Setiap orang akan merasa lega atau hebat sekiranya
dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi tanpa perlu melalui kepayahan atau
kesulitan.
Walaubagaimanapun, penyelesaian masalah merupakan satu seni kerana tiada satu

pendekatan yang universal dalam menyelesaikan masalah. Pada asasnya
seseorang perlu menerokai pelbagai cara dalam menyelesaikan sesuatu masalah
sehingga menemui cara yang terbaik.
2. KENALPASTI MASALAH
Perkara pertama yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan masalah ialah dengan
menyatakan masalah tersebut. Ini dilaukan supaya semua yang terlibat dalam
mencari penyelesaian kepada masalah mendapat maklumat sebenar dan kefahaman
tentang perkara yang perlu dilakukan.
Ini merupakan tahap yang kritikal dalam penyelesaian masalah dan akan mengambil
masa serta perbincangan kumpulan mungkin diperlukan. Sediakan pernyataan
masalah dan dapatkan seorang yang dipercayai untuk meneliti dan memberi ulasan.
Sekiranya masalah tersebut berkaitan dengan situasi kerja, kajinya bersama
penyelia atau jawatankuasa atau sumber yang berkenaan.
Pertimbangkan persoalan di bawah:

 Apakah permasalahannya?
 Adakah ia masalah saya?
 Adakah saya mampu menyelesaikannya? Adakah berbaloi untuk
diselesaikan?
 Adakah ia masalah yang sebenar, atau ia merupakan symptom untuk
masalah yang lebih besar?
 Sekiranya ia masalah lama, di manakah kesilapan atau kelemahan pada
penyelesaian sebelum ini?
 Adakah ia memerlukan penyelesaian yang segera, atau ia boleh tunggu?
 Adakah ia boleh selesai dengan sendirinya?
 Adakah berisiko sekiranya saya mengabaikannya?
 Apakah syarat-syarat yang perlu dipenuhi dalam menyelesaikan masalah?
 Adakah penyelesaian tersebut akan member kesan ke atas sesuatu yang
perlu dikekalkan?
3 MENGANALISA SEBAB-SEBAB
Sebaik sahaja masalah dikenalpasti, seterusnya perlu menganalisa penyebabnya.

Analisis ke atas penyebab kepada permasalahan sepatutnya menjurus kepada
penyelesaiannya.
Apakah sebab atau sebab-sebab kepada permasalahan tersebut?
3. MEMBINA PENYELESAIAN ALTERNATIF
Lihat kepada masalah dalam perspektif yang berbeza; cuba dapatkan perspektif baru
yang anda tidak pernah terfikirkan. Sumbangsaran merupakan proses penerokaan
masalah yang hebat.
Kaedah lain ialah Nominal Group Technique (NGT), di mana ahli kumpulan menulis
idea di atas sekeping kertas yang kemudiannya disalin ke atas papan putih atau ‘flip
chart’ agar dapat dilihat oleh semua dalam kumpulan.
Sebaik sahaja semua penyelesaian alternatif disenaraikan, perlu ada sikap terbuka
kepada setiap kemungkinan. Berikan tumpuan kepada:
 perlu lebih maklumat need more information
 penyelesaian yang baru
 boleh digabung atau dibuang
 akan bertemu sesuatu yang berlawanan
 kelihatan seperti memberi harapan atau mengujakan
4. MEMILIH DAN MELAKSANAKAN PENYELESAIAN YANG TERBAIK
Penyelesaian yang pertama yang difikirkan tidak semestinya penyelesaian yang

terbaik walaupun ia diterima oleh semua. Adalah lebih baik sekiranya penyelesaian
terbaik dipilih berdasarkan kriteria yang ditetapkan.

 Adakah kelebihan dan kekurangan setiap penyelesaian dikenalpasti?
 Adakah setiap penyelesaian telah dikaji berdasarkan kesan ia akan berikan
kepada keseluruhan organisasi, bukan hanya sebuah kumpulan atau
jabatan?
 Adakah maklumat yang diperlukan boleh didapati dalam membuat keputusan
memilih penyelesaian alternatif yang terbaik?
Membina perancangan untuk pelaksanaan.

 Proses langkah demi langkah atau tindakan dalam menyelesaikan masalah
 Mengenalpasti sumber / peruntukan
 Jangkamasa pelaksanaan
5. MENILAI KESAN SESUATU PENYELESAIAN
Peringkat terakhir dalam menyelesaikan masalah ialah menilai kesan

penyelesaiannya. Ini bermaksud mengumpul maklumat sejauh mana penyelesaian
itu dapat dilaksanakan.
Kita tidak harus menganggap bahawa hanya dengan melalui langkah-langkah yang
sebelumnya tindakan yang dilaksanakan akan menyelesaikan masalah. Kesan
berterusan penyelesaian perlu dinilai, sebaik-baiknya dari segi kriteria kejayaan yang
boleh diukur di mana semua pihak yang terlibat bersetuju.
Penilaian penyelesaian berguna sama ada kesimpulannya positif atau negatif.

Maklum balas yang menyatakan ia adalah penyelesaian yang terbaik menunjukkan
bahawa keputusan itu perlu diteruskan dan mungkin digunakan di tempat lain dalam
organisasi. Maklum balas yang negatif bermakna sama ada, pelaksanaan akan
memerlukan lebih banyak masa, sumber, usaha, fikiran atau keputusan itu adalah
satu keputusan yang buruk.
SOALAN / QUESTIONS:
1. Senarai lima (5) startegi penyelesaian masalah.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Apakah peringkat yang kritikal dalam strategi penyelesaian masalah?
___________________________________________________________________
3. Berikan definisi ringkas untuk istilah NGT
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. Berikan dua (2) kaedah untuk membina penyelesaian alternative.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Thomas S. Bateman, Scott A.Snell, Management (Leading & Collaborating in a

Competitive World), Mc Graw-Hill International Edition, pg 76-85
2. Richard L.Hughes, Robert C. Ginnett, Gordon J. Curphy, Leadership (Enhancing The
Lessons of Experience), Mc Graw-Hill Irwin, pg 490-495
3. http://www.studygs.net/problem/problemsolvingV1.htm, 4/4/2007 3:30p.m.
4. http://telecollege.dcccd.edu/mgmt1374/book_contents/2planning/prob-
_solug/prob_solv.htm, 4/4/2007 3:45p.m
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2

KEBOLEHAN / ABILITIES 04.01 : ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES
OBJECTIF PENCAPAIAN AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE

AKHIRAN / TERMINAL ABLE TO ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES.
PERFORMANCE OBJECTIVE
NO.KOD / CODE NO. / NOSS Z-009 - 2 / M01 / K(1/4) Muka : 1 drp: 4
TAJUK: MENYUSUN ATUR AKTIVITI
OBJEKTIF :
Pelajar akan dapat :-
1. Mengenalpasti bidang
2. Menetapkan kepentingan kerja
3.Menetapkan tempoh masa
4.Penilaian hasil kerja/Refleksi
LUKISAN/DATA/JADUAL:
Tiada
NO.KOD Z-009-2 / M01 / K(1/4) Muka : 2 drp: 4
ARAHAN:
Anda bekerja sebagai pensyarah disalah sebuah kolej di Kuala Lumpur. Anda dikehendaki
menyediakan Hari Orientasi kepada pelajar baru. Anda diberi masa selama seminggu untuk
membuat persediaan.
PERALATAN / PERKAKASAN / BAHAN:

1. Pencil
2. Kertas
3. Papan putih
LANGKAH KERJA BUTIRAN TUGAS
1. Mengenalpasti skop/bidang 1.1 Menetapkan kerja-kerja yang perlu dilakukan

kerja
1.2 Mengenalpasti bidang tugas yang perlu dilakukan
1.3 Membuat pilihan dari segi pengetahuan sedia ada ,

pengetahuan, kemahiran dan kebolehan bagi
melancarkan perjalanan kerja.
2. Menetapkan kepentingan 2.1 Menetapkan objektif, tarikh dan masa bagi menyelesaikan
kerja tugasan.
2.2 Mengenalpasti langkah-langkah yang perlu diambil untuk

melancarkan tugas.
2.3 Mengenalpasti keperluan dan rujukan yang diperlukan

bagi setiap langkah yang diambil.
2.4 Menyusun proses kerja.
3. Menetapkan tempoh jangka 3.1 Membuat senarai semak

masa
3.2 Menetapkan keutamaan kerja harian yang perlu dilakukan
setiap hari.
3.3 Sentiasa bersedia/diamalkan
4. Menilai hasil 4.1 Menyemak quality kerja yang telah dibuat.
4.2 Menyemak ketepatan hasil
4.3 Menyemak hasil yang mudah diikuti
4.4 Memastikan semua kerja berjalan lancer seperti yang telah

dirancang.
4.5 Menyelesaikan tugas dalam masa yang telah ditetapkan.

SENARAI SEMAK :
( Diisi oleh Pegawai Penilai Dalaman )
Tidak
No. Langkah Kerja Terima
Diterima
1. Menetapkan tugasan
2. Jelas dengan tugasan yang diberi
3. Jelas dengan tanggungjawab yang diberi
4. Kemahiran yang ditunjukkan
5. Kebolehan yang ditunjukkan
6. Mengenalpasti tarikh dan masa
7. Mengenalpasti langkah yang perlu dijalankan
8. Mengenalpasti keperluan
9. Mengenalpasti sumber-sumber yang lain
10. Tugasan dilakukan untuk keperluan
11. Menyediakan senarai semak
12. Tugasan dapat diselesaikan/dilaksanakan
13. Dapat memberikan hasil yang tepat/baik
14. Menerima pakai hasil yang telah didapati
15. Tugasan dapat dijalankan mengikut jadual
perancangan
16. Tugasan kerja dapat dilakukan dalam masa yang
telah ditentukan
___________________________ ________________________
(Tandatangan Pelajar) (Tandatangan Pegawai Penilai)
__________________________ ________________________
Tarikh Tarikh
RUJUKAN:
1. Information Sheet: Z-009-2/M01/P(1/5)

2. Thomas S. Bateman, Scott A.Snell, Management (Leading & Collaborating in a Competitive
World), Mc Graw-Hill International Edition, (pg 76-85)
3. Richard L.Hughes, Robert C. Ginnett, Gordon J. Curphy, Leadership (Enhancing The Lessons of
Experience), Mc Graw-Hill Irwin, (pg 490-495)
4. http://www.studygs.net/problem/problemsolvingV1.htm
5. http://telecollege.dcccd.edu/mgmt1374/book_contents/2planning/prob_solug/prob_solv.htm
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2


KEBOLEHAN / ABILITIES
GOALS

MODULE OBJECTIVE ABLE TO SET PERSONAL TRAINING NEEDS
NO.KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M01 / K(2/4) Muka : 1 drp: 4
TAJUK : MENENTUKAN MATLAMAT DAN OBJEKTIF
TUJUAN :
Pelajar dapat :-
1. Menentukan matlamat
2.Mengenalpasti objektif
3. Menyenaraikan latihan yang diperlukan
4. Memilih latihan yang sesuai
LUKISAN,DATA DAN JADUAL :
Senario:
Anda adalah seorang juruteknik dibahagian unit pengeluaran. Anda telah berkhidmat di sana
selama 5 tahun. Kebiasaanya, pekerja yang telah berpengalaman bekerja selama 3 tahun ke
atas akan ditawarkan untuk kenaikan pangkat sebagai penyelia. Untuk kenaikan pangkat anda
dikehendaki menjalani kursus
ARAHAN :
Anda dikehendaki menetapkan matlamat dan halatuju karier anda. Anda juga dikehendaki
menyenaraikan kursus kursus yang sesuai dengan matlamat dan halatuju karier anda
PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN:
1. Broshur latihan
2. Internet
NO.KOD Z-009 - 2 / M01 / K(2/4) Muka: 2 drp: 3

1. Menentukan matlamat 1.1 Menyediakan kata-kata semangat bagi menjayakan
matlamat anda
1.2 Menyediakan matlamat yang jelas, tarikh dan masa bagi

mencapai matlamat
1.3 Matlamat diatur mengikut keutamaan
1.4 Memilih matlamat yang ingin dicapai
2. Menentukan objektif 2.1 Menyediakan objektif mengikut “smart consept”
2.2 Menentukan jangka masa/tarikh bagi mencapai objektif

tersebut
3. Senarai kursus-kursus yang 3.1 Mengumpul informasi berkenaan kursus-kursus yang

diperlukan diperlukan
3.2 Menghubungi organisasi untuk mendapatkan maklumat
3.3 Menyenaraikan kursus-kursus yang sesuai dengan

keperluan anda
4. Memilih kursus yang sesuai Pemilihan kursus berdasarkan:
a) Kesesuaian diri
b) Jangka masa
c) Peralatan
d) Kemudahan
e) Yuran yang dikenakan
Mendapat kelulusan dari ketua jabatan anda

SENARAI SEMAK :
(Wajib diisi oleh Pegawai Penilai)
TIDAK
No. Langkah Kerja TERIMA
DITERIMA
1. Penyataan matlamat yang telah disediakan
2. Matlamat yang telah disediakan mengikut

 Tarikh
 Masa
 Peringkat/Tahap
3. Matlamat telah dipilih
4. Objektif telah disediakan
5. Memilih tarikh
6. Informasi kursus/latihan telah dikumpulkan
7. Pengendali kursus telah dihubungi
8. Senarai aktiviti latihan
9. Kursus/latihan telah dipilih
10. Kursus/ latihan telah diluluskan
11. Mendapat kelulusan dari pihak atasan
Tandatangan Pelajar Tandatangan Pegawai Penilai
Tarikh Tarikh
RUJUKAN:
1. Kertas Penerangan: Z-009-2/M01/K(2/4)

2. www.trainandemploy.qld.gov.au/client/for_business_and_employers/train_your_staff/
options_for_training.html
3. Kertas Penerangan LG3 – LE1 – N1 Supervisory skill
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2

04.03 : ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE


MODULE OBJECTIVE ABLE TO SET PERSONAL TRAINING NEEDS
NO.KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M01 / K(3/4) Muka : 1 drp 4
TAJUK : MENJALANKAN KERJA PENYENGGARAAN
TUJUAN :
Pelajar dapat :-
1. Menyemak jadual penyenggaraan
2.Menyediakan peralatan yang sesuai
3.Menjalankan penyenggaraan
LUKISAN,DATA DAN JADUAL :
TIADA
ARAHAN :
Anda dikehendaki menjalankan kerja penyenggaraan ke atas peralatan/perkakasan di tempat

kerja anda mengikut jadual selengara yang telah disediakan.
PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN :
1. Jadual penyelengaraan
2. Alatan penyelengaraan
NO.KOD Z-009-2 / M01 / K(3/4) Muka: 2 drp 3

1.1 Rujuk jadual penyenggaraan
1. Menyemak Jadual
1.2 Mengenalpasti tugasan penyenggaraan yang akan
Penyenggaraan
dijalankan
2. Menyediakan peralatan yang 2.1 Memilih peralatan yang sesuai

sesuai
2.2 Menyusun atur peralatan
3. Menjalankan kerja 3.1 Menjalankan kerja penyenggaraan

penyenggaraan
3.2 Menguji keberkesanan peralatan yang diselenggara
3.3 Mengemaskini rekod penyenggaraan

NO.KOD Z-009-2 / M01 / K(3/4) Muka: 3 drp 3
SENARAI SEMAK :
(Wajib disi oleh pegawai penilai)
TIDAK
No. LANGKAH KERJA TERIMA DITERIMA
1. Merujuk jadual penyenggaraan
2. Mengenalpasti bidang tugas
3. Memilih peralatan yang sesuai
4. Menyusun peralatan
5. Menjalankan kerja penyenggaraan
Tarikh Tarikh
RUJUKAN:
1. Odette Pollar, 1992, Organizing Your Workspace, Crisp Publications, Inc, Los Altos, Califonia,
(pg 22-33)
2. http://www.medical.smis.doi.gov
3. http://www.OSHA.com
4. http://www.accel-team.com/ergonomics
5. http://www.totus-exchange.com/ergonomics-assesments.shtml
6. http://www.hscadriceline.com/syllabus-hsf/pdf
7. Josephine Shaw, 1984, Administration in Business, Macdonald and Evans Ltd, Estover,
Plymouth. (pg 75-80)
8. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, Tahun 1991, Panduan Mengenai Manual Prosedur
Kerja dan Fail Meja. Bilangan 8
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK

MODUL/MODULE NO. AND 01 – MENGURUS AKTIVITI KERJA
TITLE
KEBOLEHAN / ABILITIES 04.04 : APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES
OBJEKTIF PENCAPAIAN
AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE
AKHIRAN / TERMINAL
ABLE TO APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES
PERFORMANCE OBJECTIVE
NO. KOD / CODE NO./ NOSS Z-009 - 2 / M01 / K(4/4) Muka : 1 drp: 4
TAJUK : Mengaplikasi strategi penyelesaian masalah
OBJEKTIF :
Pelajar dapat mempelajari :-
1. Mengenalpasti masalah /masalah
2. Menganalisa penyebab /masalah
3. Mengenalpasti penyelesaian alternatif
4. Mengaplikasi penyelesaian/masalah
5. Menilai kesan
LUKISAN/DATA DAN JADUAL :

Tiada
ARAHAN
Kajian kes
Andaikan anda seorang pengurus Jualan Brinkers, sebuah kilang penyediaan perkakas.
Malangnya anda sering mendapat panggilan darin pelanggan yang tidak berpuashati tentang
kelewatan penghantaran barang. Ketua jabatan anda Encik Rosman merupakan pengurus
pengeluaran dan dia juga bertanggungjawab untuk menjadi pengatur jadual penghantaran.
Setiap kali ada jualan, Encik Rosman bertanggungjawab ke atas penghantaran barang
mengikut tarikh yang dikehendaki oleh pelanggan.
Kelebihannya anda kan mendapat banyak permintaan dari pelanggan. Malangnya, anda
gagal untuk memenuhi permintaan pelanggan mengikut tarikh yang dikehendaki pelanggan. Encik
Rosman tidak menghiraukan masalah lewat penghantaran kerana itu bukan masalah Encik
Rosman.
Encik Rosman akan menyatakan bahawa pelanggan akan ditawarkan dengan barang yang
berkualiti dan dengan harga yang berpatutan berbanding dengan tempat tempat lain. Walaupun
pelanggan terpaksa menunggu/menghadapi kelewatan barang penghantaran, tetapi mereka tetap
akan memilih barangan tersebut.
Walau bagaimanapun, pelanggan tidak berpuashati dengan masalah kelewatan tersebut.

Anda harus menyelesaikan masalah kelewatan tersebut.
Anda dikehendaki mengaplikasikan strategi penyelesaian masalah untuk kajian kes tersebut.
Anda akan bekerja dalam sebuah kumpulan yang mempunyai 3 orang ahli.
PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN :

1. Pencil
2. Paper
3. ” Flip chart”
4. Papan Putih
1. Mengenalpasti maslah 1.1 Memahami kajian kes
1.2 Menyediakan senarai semak tentang masalah-masalah

yang dihadapi
1.3 Menyenaraikan masalah – masalah yang dihadapi
2. Menganalisa 2.1 Menyediakan senarai semak penyebab

penyebab/masalah
2.2 Menyenaraikan kemungkinan/penyebab bagi masalah –
masalah tersebut.
3. Mengenalpasti penyelesaian
3.1 Sumbangsaran dalam kumpulan
tersebut
3.2 Menyenaraikan semua penyelesaian alternative
berdasarkan penyebab – penyebab masalah
3.3 Memindahkan keputusan/dapatan dari kertas ke flip
chart/papan putih
4. Aplikasi penyelesaian Pilih salah satu penyelesaian dari senarai flip chart/papan
putih. Jawab soalan – soalah penyelesaian masalah
berdasrkan criteria di bawah.
Kriteria:
 Apakah kelebihan/kelemahan dari penyelesaian masalah
berikut
 Adakah penyelesaian berikut akan memberi kesan pada
seluruh organisasi atau pada kumpulan tertentu sahaja?
 Adakah informasi diperluakan bagi membuat penyelesaian
dengan baik?
5. Menilai kesan 5.1 Menyampaikan jalan penyelesaian

5.2 Mendapatkan maklum balas secara lisan
5.3 Menilai jalan penyelesaian berdasarkan maklum balas
yang diterima
SENARAI SEMAK :
(Wajib diisi oleh pegawai penilai)
Tak
No. Langkah Kerja Terima
Diterima
1. Memahami kajian kes
2. Menyediakan senarai semak yang dihadapi.
3. Menyenaraikan masalah
4. Menyediakan senarai semak penyebab/masalah
5. Menyenaraikan penyebab/masalah
6. Menjalankan aktiviti sumbangsaran
7. Menyenaraikan penyelesaian alternatif
8. Memindahkan hasil/keputusan pada flip chart
9. Memilih satu jalan penyelesaian
10. Menjawab soalan
11. Jalan penyelesaian telah dibentangkan
12. Memberi maklum balas secara lisan
13. Maklum balas akan dinilai
Tarikh Tarikh
1. Information Sheet: Z-009-2/M01/P(5/5)

2. Thomas S. Bateman, Scott A.Snell, Management (Leading & Collaborating in a Competitive
World), Mc Graw-Hill International Edition, (pg 76-85)
3. Richard L.Hughes, Robert C. Ginnett, Gordon J. Curphy, Leadership (Enhancing The Lessons of
Experience), Mc Graw-Hill Irwin, (pg 490-495)
4. http://www.studygs.net/problem/problemsolvingV1.htm, 4/4/2007
5. http://telecollege.dcccd.edu/mgmt1374/book_contents/2planning/prob_solug/prob_solv.htm,
4/4/2007
CORE ABILITIES
KERTAS TUGASAN
TAHAP / LEVEL L2

KEBOLEHAN/ABILITIES 04.01 : ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES

MODULE OBJECTIVE ABLE TO ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES.
NO. KOD / CODE NO. / NOSS Z-009-2 / M01 /T(1/5) Muka : 1 drp : 3
TRAINEE’S NAME Date:
TAJUK : MENYUSUN/MENGATUR AKTIVITI KERJA INDIVIDU
TUJUAN:
Kertas tugasan ini bertujuan menilai kefahaman pelajar dalam merancang aktiviti yang sesuai
untuk dilaksanakan.
ARAHAN:
Anda dikehendaki menjawab semua soalan dengan merujuk
Kertas Penerangant: Z-009-2/M02/P(1/5).

NO. KOD Z-009 -2 / M01 /T(1/5) Muka: 2 drp: 3
SOALAN:
1. Bagaimanakah produktiviti boleh diukur?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(2Markah)
2. Apakah maksud “Pengkayaan Pekerjaan”?
_____________________________________________________________________
(2 Markah)
3. Apakah yang dimaksudkan “Kenalpasti Tugasan”?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(3 Markah)
4. Berikan DUA tugasan akauntabiliti dalam memastikan kerja dapat disiapkan dalam masa yang
ditetapkan dan memenuhi semua jangkaan/tuntutan.
(a) _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(b) _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(5 Markah)
5. Sikap dibentuk oleh TIGA komponen.Namakan komponen-komponen itu.
(a) _____________________________________________________________________
(b) _____________________________________________________________________
(c) _____________________________________________________________________
(3Markah)
NO. KOD Z-009 -2 / M01 /T(1/5) Muka: 3 drp: 3
KOMEN PEGAWAI PENILAI :
________________________
Tandatangan Pegawai Penilai Tarikh : ___________________________
Nama :________________________________
CORE ABILITIES
KERTAS TUGASAN
TAHAP / LEVEL L2
NO.DAN TAJUK MODUL /

04.02 – SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND

GOALS

OBJEKTIF MODUL / MODULE
ABLE TO SET AND RIVISE OWN OBJECTIVES AND
OBJECTIVE
GOALS
NO. KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M01 / T(2/5) Muka : 1 drp : 3
NAMA PELAJAR: Tarikh :
TAJUK : MENETAPKAN OBJEKTIF DAN MATLAMAT
OBJEKTIF :
Kertas tugasan ini bertujuan menilai kefahaman pelajar tentang menetapkan dan menyemak
semula objektif dan matlamat kerja.
ARAHAN:
Anda dikehendaki menjawab semua soalan dan dibenarkan untuk membuat rujukan pada kertas
penerangan : Z-009-2/M01/P(2/5).
NO. KOD Z-009-2 / M01 / T(2/5) Muka: 2 drp: 3
SOALAN :
1. Senaraikan lima (5) garis panduan dalam menetapkan matlamat yang berkesan.
(a) ______________________________________________________________________________
(b) ______________________________________________________________________________
(c) ______________________________________________________________________________
(d) ______________________________________________________________________________
(e) ______________________________________________________________________________
(20 Markah)
2. Nyatakan matlamat yang membawa kepada pencapaian.
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
(5 Markah)
3. Nyatakan secara ringkas konsep “SMART” dalam menulis objektif.
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
(10Markah)
4. Terangkan mengapa sesuatu objektif itu boleh diukur.
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
(5 Markah)
5. Terangkan lima (5) peraturan dalam menulis objektif.
(a) ______________________________________________________________________________
(b) ______________________________________________________________________________
(c) ______________________________________________________________________________
(d) ______________________________________________________________________________
(e) ______________________________________________________________________________
(10Markah)
KOMEN PEGAWAI PENILAI :
Tandatangan Pegawai Penilai
Nama : Tarikh :
CORE ABILITIES
KERTAS TUGASAN
TAHAP / LEVEL L2

KEBOLEHAN/ABILITIES 04.02 – SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS
OBJEKTIF MODUL / AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE

MODULE OBJECTIVE TO SET AND RIVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS
NAMA PELATIH / TRAINEE’S Date :

NAME:
TAJUK : KEPERLUAN LATIHAN PERSONEL
TUJUAN :
Kertas tugasan ini bertujuan untuk menilai kefahaman pelatih terhadap tajuk di atas selepas tamat
sesi pembelajaran supaya mereka dapat mengenal pasti kepentingan keperluan latihan personel.
ARAHAN:
Anda dikehendaki menjawab semua soalan dan dibenarkan membuat rujukan pada sumber berikut:
Information Sheet: Z009/L2/M01/P(3/5).

SOALAN:
BAHAGIAN A: JAWAB SEMUA SOALAN
1. Senaraikan lima (5) faktor untuk membangunkan sebuah program latihan
(a) ___________________________________________________________________________
(b) ___________________________________________________________________________
(c) ___________________________________________________________________________
(d) ___________________________________________________________________________
(e) ___________________________________________________________________________
(10 Markah)
2. Bilakah latihan perlu diberikan kepada pekerja?
______________________________________________________________________________
(5 Markah)
3. Apakah perbezaan di antara latihan formal dan latihan tidak formal?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(5 Markah)
4. Mengapakan Latihan Semula lebih sukar dilaksanakan berbanding Latihan Awal?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(5 Markah)
5. Berikan kebaikan mengambil pelatih bekerja di sebuah organisasi.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(10 Markah)
BAHAGIAN B: PILIH JAWAPAN YANG PALING SESUAI.
1. Apakah yang dimaksudkan dengan Falsafah Latihan?

A. Tahap dedikasi yang ditunjukkan oleh setiap personel
B. Meningkatkan keberkesanan individu
C. Kelebihan kepada individu dan organisasi
D. Kesan positif kepada prestasi kerja
2. Siapakah yang bertanggungjawab menyediakan latihan untuk individu dan organisasi berdasarkan
penilaian tahunan?
A. Ketua jabatan
B. Staf pengurusan
C. Penyelia
D. Pekerja
3. Siapakah personel yang layak menjalani latihan dalam organisasi?
A. Pekerja baru
B. Penyelia
C. Pengurus
D. Pelatih
4. Latihan Semula adalah sesuai untuk…………………………..
A. Seseorang yang melakukan banyak kesalahan dalam tugasannya
B. Seseorang yang tidak mencapai prestasi kerja yang baik
C. Seseorang yang tidak berminat dengan tugasannya
D. Seseorang yang mengabaikan undang-undang organisasinya
5. Apakah kelebihan program ‘tertutup’ dalam Latihan Luaran?
A. Boleh dilaksanakan di tempat kerja
B. Boleh disesuaikan dengan keperluan khusus sesebuah organisasi
C. Menggunakan peralatan, bahan dan perkakasan organisasi
D. Kombinasi penyampaian di tempat kerja dan kelas
(15 Markah)
ULASAN PENILAI :
Tanda tangan Penilai Tarikh :
Nama :
CORE ABILITIES
KERTAS TUGASAN
TAHAP / LEVEL L2

KEBOLEHAN / ABILITIES 04.03 – ORGANISE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE
OBJEKTIF MODUL / THE END AT THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO

MODULE OBJECTIVE ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE
NO. KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M01 / T(4/5) Muka : 1 drp: 4

NAME:
TAJUK / TITLE: ORGANIZING AND MAINTAIN OWN WORKPLACE
TUJUAN / OBJECTIVE(S) :
This assignment sheet is to evaluate the understanding of trainees on the above topic after the
learning session is completed so that they are able to organize and maintain own workplace.
ARAHAN / INSTRUCTION:
You are required to answer all the questions and also allowed to refer:
Information Sheet: Z-009-2/M01/P(4/5).

SOALAN / QUESTIONS:
PART A: ANSWER ALL QUESTIONS. WRITE TRUE FOR THE RIGHT STATEMENT AND FALSE FOR
THE WRONG STATEMENT. EACH ANSWER CARRIES 2 MARKS
1. Good ergonomics leads to improved productivity, less absenteeism, and improved employer to
employee relations.
2. All people in your workplace have same skills and knowledge.

3. I like to put off making decisions; it gives more time to think about what I will do. I certainly don’t want
to make a mistake by rushing.
PART B: ANSWER ALL QUESTIONS
1. You have the responsibility of supervising and developing all your employees have. A wide range
of experience, expertise and ability, ranging from juniors with less two years’ experience to those
with over twenty. The more senior employees object to the concept and practice of supervision.
They say you can simply tell how effective they are looking at the balance sheet. You agree with
them and have enough confidence in their ability to believe that they do not require any short of
‘one-to-one’ supervision on a regular basis. Bu t you have responsibility to ensure that all
colleagues are working effectively and that the customer service is of high quality. You cannot
ignore the problem.
How can you address it and ensure that that these more experienced colleagues are working
effectively in their various jobs? (10 marks)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
2. Name five (5) personal protective equipment (PPE).
(a) ___________________________________________________________________________
(b) ___________________________________________________________________________
(c) ___________________________________________________________________________
(d) ___________________________________________________________________________
(e) ___________________________________________________________________________
(10 Marks)
3. How do you see the current situation in the workplace?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(5 Marks)
Part C: Circle the most appropriate answer
1. What is ergonomic?
A. Means doing the thing correctly; refers to the relationship between input and outputs, seeks to
minimize resource.
B. The process of monitoring activities to ensure that they are being accomplished as planned
C. The degree to which a selection device measures the same thing consistently.
D. Designed for maximum comfort, efficiency, safety, and ease of use.
(4 marks)
ASSESSOR’S COMMENT :
Assessor’s Signature Date :
Name :
CORE ABILITIES
KERTAS TUGASAN
TAHAP / LEVEL L2

KEUPAYAAN / ABILITIES 04.04 – APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES
OBJEKTIF MODUL / MODULE THE END AT THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO
OBJECTIVE APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES

NAME:
TAJUK: STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
TUJUAN :
Kertas kerja ini bertujuan untuk menguji kefahaman pelatih terhadap tajuk di atas selepas tamat
sesi pembelajaran supaya mereka dapat mengaplikasi strategi penyelesaian masalah.
ARAHAN:
Anda dikehendaki menjawab semua soalan dan dibenarkan membuat rujukan pada sumber berikut:
Information Sheet: Z-009-2/M01/P(5/5).

SOALAN:
1. Namakan lima (5) strategi penyelesaian masalah.

(a) __________________________________________________________________________
(b) __________________________________________________________________________
(c) __________________________________________________________________________
(d) __________________________________________________________________________
(e) __________________________________________________________________________
(10 Markah)
2. Apakah peringkat yang kritikal dalam strategi penyelesaian masalah?
______________________________________________________________________________
(1 Markah)
3. Berikan definisi ringkas untuk istilah NGT.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(2 Markah)
4. Berikan dua kaedah untuk membina penyelesaian alternatif
(a) _______________________________________________________________________
(b) _______________________________________________________________________
(2 Markah)
5. Mengapakah penilaian pemasalahan berguna walaupun kesimpulannya mungkin positif atau
negative?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(2 Markah)
ULASA PENILAI :
Tanda tangan Penilai Tarikh :
Nama :
CORE ABILITIES
PENILAIAN PENGETAHUAN
PROGRAM / PROGRAM NCS-CORE ABILITIES (Z-009)
TAHAP / LEVEL 2

04.01: ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES

04.02: SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS
04.03: ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE
04.04: APPLY PROBLEM SOLVING STRATIGIES
AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO:

1) ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES
OBJECTIF MODUL / MODULE 2) SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS
OBJECTIVE 3) ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE
4) UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS
5) APPLY PROBLEM SOLVING STRATIGIES
NAMA PELAJAR / TRAINEE’S

TARIKH:
NAME:
KURSUS Muka : 1 drp: 7
PERHATIAN:
Ujian ini bertujuan menilai tahap pengetahuan anda dalam tugas berkenaan sesuai dengan
kehendak ketrampilan yang dinyatakan dalam NOSS.
ARAHAN:
1. Jangan buka soalan sehingga diberitahu
2. Jawab semua soalan.
3. Jawab di atas kertas ini
4. Gunakan pen yang sesuai dan pensil jika ada lukisan serta pen berwarna
5. Masa yang diberi 45 minit
6. Kertas ini mengandungi 15 soalan
SOALAN OBJEKTIF
1. Apakah sumber penting yang perlu ada dalam sesetengah organisasi?
A. Bahan
B. Bendakerja
C. Pengurusan
D. Tenaga kerja
2. Keupayaan individu membolehkan seseorang itu melakukan pelbagai bertugas,apakah

kebolehan yang perlu ada pada setiap individu itu?
A. Mental dan fizikal

B. Kecergasan
C. Kemahiran
D. Ketepatan
3. Apakah aspek penting yang perlu ada pada tempat kerja?
A. Kawasan kerja
B. Susun atur peralatan
C. Alat pemadam kebakaran
D. Persekitaran kerja yang selamat dan sihat
4. Apakah tujuan kita membuat penyelenggaraan pada peralatan dan mesin?
A. Memanjangkan jangka hayat sesetengah peralatan

B. Dapat menggunakan peralatan/mesin setiap hari
C. Mengikut arahan pembuat
D. Kesemua jawapan di atas adalah betul
5. Berikut adalah kenyataan yang betul mengenai terjadinya masalah kecuali:
A. Pengalaman
B. Kekurangan sumber
C. Matlamat tidak jalan
D. Kelemahan komunikasi
SOALAN ISI TEMPAT KOSONG
1. Persekitaran kerja yang baik adalah persekitaran kerja yang …………………………. dan
………………………serta dapat mencegah dari berlakunya kemalangan.
2. Sebarang kerosakan atau……………………..yang berlaku di tempat kerja hendaklah

dilaporkan kepada ………………………..yang bertanggungjawab untuk tindakan
selanjutnya.
3. Setiap…………………..yang diwujudkan mempunyai matlamat atau…………………..yang

telah ditetapkan oleh pihak pengurusan.
4. ……………………..….memainkan peranan yang penting dalam

sesebuah……………………..
5. Kewujudan masalah akan memberikan……………………kepada …………………….atau

pihak yang mempunyai masalah bagi memahami pendirian diri atau pihak lain.
SOALAN ESEI
1. Nyatakan lima (5) kesan negatif penyelesaian masalah?

(5 markah)
i. ………………………………………………………………………………….
ii. ………………………………………………………………………………….
iii. ………………………………………………………………………………….
iv. ………………………………………………………………………………….
v. ………………………………………………………………………………….
2. Berikan tiga (3) faktor kepentingan tugasan?

(3 markah)
i. ………………………………………………………………………………….
ii. …………………………………………………………………………………..
iii. ………………………………………………………………………………......
3. Berikan dua (2) faktor keperluan peribadi?

(2 markah)
i. ……………………………………………………………………………………
ii. ……………………………………………………………………………………
4. Apakah yang dimaksudkan dengan pengurusan masa.Jelaskan

(5 markah)
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
5. Jelaskan lima (5) aspek dalam pembentukan kerja. (5 markah)
i. ………………………………………………………………………………………….
ii. ………………………………………………………………………………………….
iii. ………………………………………………………………………………………….
iv. ………………………………………………………………………………………….
v. ………………………………………………………………………………………….
Assessor’s remark:
Date:
Assessor’s Signature:
Name:
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
NAMA DAN KOD PROGRAM NCS – CORE ABILITIES (Z-009)
/ PROGRAM TITLE AND
CODE
TAHAP / LEVEL L2
NO DAN TAJUK 02 – PENGURUSAN SISTEM

MODUL/MODULE NO AND
TITLE
06.05 : ANALYSE TECHNICAL SYSTEMS
NO DAN TAJUK TUGAS
/TASK(S) NO AND TASK 06.06 : MONITOR AND CORRECT PERFORMANCE OF
STATEMENT SYSTEMS
OBJEKTIF PENCAPAIAN
ABLE TO:-
PIAWAIAN / TERMINAL
1. ANALYZE TECHNICAL SYSTEM
PERFORMANCE
2. MONITOR AND CORRECT PERFORMANCE OF
OBJECTIVE
SYSTEMS
NO KOD / CODE NO / NOSS Z-009-2 / M02 / P(1/1) Muka : 1 drp: 5
TAJUK : PENGURUSAN SISTEM
TUJUAN
Menerangkan tentang sistem yang terlibat dalam persekitaran kerja teknikal. Ia
merupakan satu topik yang generik, tetapi untuk tujuan pembelajaran modul, ia akan
dijelaskan dengan memberi tumpuan kepada topik yang tertentu.
NO KOD Z-009-2 / M02 / P(1/1) Muka: 2 drp: 5
PENERANGAN
1. DEFINISI SISTEM
Sistem adalah satu set entiti, sama ada yang boleh dilihat atau abstrak, yang
mana setiap komponen berkait rapat dengan sekurang-kurangnya satu
komponen yang lain dan mempunyai objektif yang sama. Objek yang tidak
mempunyai hubung kait dengan mana-mana elemen lain adalah bukan
sebahagian daripada sistem, tetapi merupakan sebahagian daripada
persekitaran sistem.
Subsistem pula adalah elemen-elemen yang juga merupakan sistem, dan

adalah sebahagian daripada keseluruhan sistem. Sistem juga merujuk kepada
rangka kerja, sama ada perisian atau perkakasan, yang direka untuk
membolehkan program-program perisian untuk dilaksanakan dan berfungsi.
2. SISTEM TEORI
Pendekatan klasik secara keseluruhannya telah dikritik kerana ianya

(1)mengabaikan hubungan antara organisasi dan persekitaran luar, dan
(2)menekankan satu aspek organisasi atau pekerja dengan mengorbankan
pertimbangan lain. Sebagai tindak balas kepada kritikan-kritikan ini, cerdik
pandai pengurusan pada tahun 1950an telah cuba memahaminya sebagai
keseluruhan sistem.
Usaha-usaha ini adalah berdasarkan kepada pendekatan saintifik umum yang

dikenali sebagai sistem teori. Sesebuah organisasi merupakan sistem terbuka,
bergantung kepada input daripada dunia luar, seperti bahan mentah, Sumber
Manusia dan Modal. Mereka mengubah input ini ke output dan memenuhi
keperluan pasaran untuk barangan dan perkhidmatan. Persekitaran bertindak
balas kepada output melalui maklum balas yang menyediakan input untuk
kitaran sistem yang seterusnya. Proses ini berulang untuk menjamin
keberterusan sistem tersebut dan dinyatakan dalam Rajah (i).
Teori sistem juga menekankan bahawa sesebuah organisasi adalah satu

sistem dalam siri subsistem. Sebagai contoh Southwest Airlines adalah
subsistem kepada industri penerbangan dan anak kapal ialah subsistem
kepada Southwest. Teori sistem menunjukkan bahawa setiap subsistem
adalah komponen keseluruhan dan saling bergantung kepada subsistem yang
lain.
Feedback
Rajah (i) Sistem Terbuka Proses Sesebuah Organisasi

 Sistem Terbuka : Organisasi yang dipengaruhi dan mempengaruhi

persekitaran mereka.
 Input : Pengambilan dan penggunaan barangan dan organisasi

perkhidmatan untuk mewujudkan produk dan perkhidmatan.
 Output : Mewujudkan produk dan organisasi perkhidmatan.
 Persekitaran Luaran : Individu dan badan-badan luar yang terlibat

seperti pesaing, pelanggan, pihak kerajaan dan keadaan ekonomi.
 Persaingan dalam Persekitaran : Persekitaran sekeliling sesebuah

firma: contohnya pembekal, pelanggan dan pesaing.
 Persekitaran Makro : Persekitaran yang paling umum: termasuk

kerajaan, keadaan ekonomi, dan faktor-faktor asas yang biasanya
memberi kesan kepada semua organisasi.
3. JENIS REKA BENTUK SISTEM
 Sistem Pembuatan
 Sistem Sosial
 Sistem Teknologi Maklumat dan Perisian
 Sistem Kolaboratif (seperti Internet, system pengangkutan pintar dan
gabungan sistem pertahanan udara)
3.1 Kejuruteraan Sistem
Dalam bidang kejuruteraan, konsep kepada sesuatu sistem biasanya dijelaskan

dengan baik. Konsep tersebut digunakan dalam pelbagai konteks dan merupakan
perkara penting dalam aktiviti asas kejuruteraan seperti perancangan, reka bentuk,
pelaksanaan, pembinaan dan penyenggaraan. Sistem kejuruteraan juga merupakan
satu pecahan teori umum kepada pendekatan dan paradigma kejuruteraan.
Kejuruteraan Sistem merupakan satu pendekatan yang menggabungkan beberapa

elemen dan bertujuan untuk merealisasikan suatu sistem yang berjaya. Ianya boleh
dilihat sebagai aplikasi teknik kejuruteraan kepada sistem kejuruteraan, dan juga
sebagai aplikasi pendekatan sistem kepada usaha-usaha kejuruteraan.
Kejuruteraan Sistem menggabungkan beberapa disiplin dan kumpulan-kumpulan

khusus untuk membentuk satu proses pembangunan berstruktur yang terhasil
daripada pembentukan konsep, pengeluaran, operasi dan pelupusan. Kejuruteraan
Sistem merangkumi perniagaan dan keperluan teknikal para pelanggan dengan
matlamat untuk menyediakan produk yang berkualiti yang memenuhi keperluan
pengguna.
3.2 Sistem Sains
Ia merupakan satu terminologi yang telah digunakan semenjak 1960an yang

merujuk kepada bidang sains yang meliputi teori sistem, sibernetik dan sains sistem
kompleks. Sebagai sains yang menggabungkan beberapa disiplin, ia boleh
digunakan dalam pelbagai bidang seperti kejuruteraan, biologi, perubatan dan sains
sosial.
Sistem sains memperkatakan tentang pengurusan diri, kemunculan, sistem ejen

pelbagai, sistem terbuka, sistem tertutup, maklum balas dan fenomena berkaitan.
3.3 Sistem dalam Sains Komputer dan Maklumat
Dalam sains komputer dan sains maklumat, sesuatu sistem juga boleh menjadi satu
kaedah atau algoritma. Sebagai contoh: terdapat sistem mengira, menggunakan
angka Roman, pelbagai sistem penyusunan kertas, atau katalog, dan pelbagai
sistem perpustakaan contohnya Sistem Perpuluhan Dewey. Hal ini berpadanan
dengan maksud komponen yang dihubungkan bersama (untuk memudahkan aliran
maklumat).
Sistem ini juga boleh digunakan untuk merujuk kepada rangka kerja, sama ada
perisian atau perkakasan, yang direka untuk membolehkan program-program
perisian dijalankan.
Sains kognitif dan sosial mengiktiraf sistem dalam diri manusia dan masyarakat. Ini
merangkumi fungsi otak manusia dan proses mental manusia serta sistem etika
normatif dan corak tingkah laku sosial / budaya.
3.4 Sistem Pemikiran
Ia merupakan corak pemikiran dan penyelesaian masalah. Ianya bermula dengan

mengenal pasti sifat-sifat sistem dalam permasalahan yang diberi. Ia boleh menjadi
satu kompetensi kepimpinan. Sesetengah orang berupaya berfikir secara global
tetapi tindakannya berlainan. Akibatnya mereka tidak menyedari bahawa tindakan
ini membawa impak yang besar pada masa akan datang. Ia juga merupakan asas
dalam sistem bimbingan psikologi.
SOALAN:
1. Apakah definisi sistem?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
2. Mengapakah sesuatu sistem itu penting di dalam sebuah organisasi?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
RUJUKAN / REFERENCE(S) :
1. http://en.wikipedia.org/wiki/System 02/04/2007 04.00pm
2. http://en.wikipedia.org/wiki/Ishikawa_diagram 02/04/2007 10.00pm
3. http://www.en.wikipedia.org.wiki/Fire_alarm_control_panel 02/04/2007 11.00am

CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2

02 – PENGURUSAN SISTEM
KEBOLEHAN / ABILITIES 06.06 : MONITOR AND CORRECT PERFORMANCE OF
SYSTEMS
AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE
OBJEKTIF MODUL TO:-
1) ANALYZE TECHNICAL SYSTEM
/ MODULE OBJECTIVE 2) MONITOR AND CORRECT PERFORMANCE OF
SYSTEMS
NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M02 / K(1/1) Muka : 1 drp: 5
TAJUK : MENGANALISA DATA UNTUK MEMPERBAIKI PRESTASI SISTEM
TUJUAN :
Murid akan dapat:-

1. Merekod data mentah ke dalam format/bentuk yang sesuai.
2. Menganalisa data menggunakan pelbagai instrument carta.
LUKISAN / DATA / JADUAL :
Rujuk lampiran data mentah (Lampiran1).

CODE NO. Z-009-2 / M02 / K(1/1) Muka : 2 drp: 5
ARAHAN :
Kertas kerja ini bertujuan menguji kebolehan anda dalam mengubah data ke dalam format
yang sesuai seterusnya menganalisa data melalui data bar.
PERALATAN / PERKAKASAN / BAHAN :
1. Data yang diberikan.

2. Set komputer.
3. Spreadsheet / Lembaran kerja
LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA
Dengan menggunakan spreassheet/lembaran kerja, ubah data

1. Merekod data mentah
ke dalam yang diberi (Lampiran 1) ke dalam jadual yang sesuai.
format/bentuk yang
sesuai.
Membina carta bar menggunakan langkah yang berikut:

2. Menganalisa data
menggunakan
pelbagai instrument
LANGKAH 1: Pilih jadual daripada spread sheet/lembaran kerja
carta .
menggunakan tetikus atau papan kekunci.
LANGKAH 2:Gerakkan kursor sepanjang lajur yang ingin
ditunjukkan dalan carta.
LANGKAH 3: Buka menu “insert” dan pilih “Chart”. Anda juga boleh
menggunakan ikon carta yang tertera pada bahagian atas
paparan.
LANGKAH 4: Pilih carta bar daripada senarai pada paparan di
sebelah kiri.
LANGKAH 5: Klik “Finish” jika tidak mahu melabel atau memformat
carta.
LANGKAH 6:Klik “Next” untuk melabel atau memformat carta anda.
Memformat Graf/Carta
Arahan
LANGKAH 1:Klik “Series” dalam kotak paparantab.
LANGKAH 2: Klik “Series 1” dan masukkan label untuk data dalam
ruangan Nama.
LANGKAH 3: Klik mana mana siri tambahan dan namakan .
LANGKAH 4 : Klik “Next”.
LANGKAH 5: Pilih butang dalam “Titles” untuk melabel carta dan
kedua-dua paksi X dan Y.
LANGKAH 6: Pilih “Axes” , “Gridlines” atau “Legend” untuk
memformat paparan carta.
LANGKAH 7: Pilih “Data Label” untuk melabel titik-titik tertentu pada
carta.
SENARAI SEMAK :
(Diisi oleh Pegawai Penilai)
Tidak
No. Langkah/Prosedur Kerja Diterima
Diterima
1. Memilih jadual yang sesuai
2. Memilih carta bar
3. Melabelkan tajuk
4. Memilih tajuk
5. Memilih paksi
6. Memilih gris grid
7. Memilih petunjuk
8. Melabel paksi X
9. Melabel paksi Y
10. Melabel titik-titik tertentu
___________________________ ________________________
(Tandatangan Pelajar) (Tandatangan Pegawai Penilai)
__________________________ ________________________
Tarikh Tarikh
RUJUKAN :
1. Kertas Penerangan : Z-009-2/M02/P(1/1)

LAMPIRAN 1
Seri Gading Sdn. Bhd.
Jadual Produk (juta) - Tahun 2007
Nama Produk : TV Nama Produk : DVD

Januari 3,562 Januari 3,567
Febuari 2,648 Febuari 2,894
Mac 2,168 Mac 2,648
April 2,687 April 3,482
Mei 3,269 Mei 2,521
Jun 3,121 Jun 2,712
Julai 3,765 Julai 2,951
Ogos 4,026 Ogos 3,564
September 3,648 September 3,845
Oktober 3,156 Oktober 3,942
November 3,798 November 4,156
Disember 4,698 Disember 4,289
Nama Produk : Washing Nama Produk : Pendingin

Machine Hawa
Januari 6,258 Januari 6,562
Febuari 7,568 Febuari 7,562
Mac 8,425 Mac 7,263
April 10,248 April 8,268
Mei 5,681 Mei 9,297
Jun 7,902 Jun 9,852
Julai 9,568 Julai 10,648
Ogos 9,956 Ogos 11,659
September 8,652 September 7,648
Oktober 6,523 Oktober 7,254
November 9,568 November 8,632
Disember 4,286 Disember 10,541
Nama Produk : Ketuhar

Gelombang Mikro
Januari 3,256
Febuari 3,898
Mac 4,024
April 5,874
Mei 7,515
Jun 6,512
Julai 6,240
Ogos 6,050
September 4,322
Oktober 2,340
November 5,250
Disember 3,288
CORE ABILITIES
KERTAS TUGASAN
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL

/ MODULE NO. AND 02 – PENGURUSAN SISTEM
TITLE
KEBOLEHAN / ABILITIES 06.06 : MONITOR AND CORRECT PERFORMANCE OF
SYSTEMS

OBJEKTIF MODUL /
TO:-
MODULE OBJECTIVE
1. ANALYSE TECHNICAL SYSTEM
2. MONITOR AND CORRECT PERFORMANCE OF SYSTEMS
NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M02 / T(1/1) Muka : 1 drp : 2
NAMA PELATIH / Date :

TRAINEE’S NAME
TAJUK: PENGURUSAN SISTEM
TUJUAN :
Kerja Tugasan ini adalah untuk menilai kefahaman murid terhadap tajuk di atas.
ARAHAN :
Anda dikehendaki menjawab semua soalan yang terkandung dalam kertas ini dan dibenarkan dan
dibenarkan merujuk kepada Information Sheet Z-009-2/M02/P(1/1).
NO. KOD Z-009-2 / M02 / T(1/1) Page 2 of 3
SOALAN:
Jawab semua soalan di ruang yang disediakan.
1. Apakah definisi sistem?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________(2 Markah)
2. Nyatakan dua sistem lain yang anda faham.

(a) ____________________________________________________________________
(b) ____________________________________________________________________
(10 Marks)
NO. KOD Z-009-2 / M02 / T(1/1) Page 3 of 3
ULASAN PEGAWAI PENILAI :
Tandatangan Pegawai Penilai Tarikh :
Nama :
CORE ABILITIES
PROGRAM / PROGRAM NCS – CORE ABILITIES (Z009)
LEVEL L1

02 – PENGURUSAN SISTEM
06.05: ANALYSE TECHNICAL SYSTEMS

06.06: MONITER AND CORRECT PERFORMANCE OF
SYSTEMS
OBJECTIF MODUL / MODULE 1) ANALYSE TECHNICAL SYSTEMS

OBJECTIVE 2) MONITER AND CORRECT PERFORMANCE OF SYSTEMS

TARIKH:
NAME:
PERHATIAN:
ARAHAN:

SOALAN ESEI
1. Apakah yang perlu untuk menghasilkan “CAUSE AND EFFECT DIAGRAM”?
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
(10 markah)
2. Apakah soalan yang perlu ditanya setelah semua faktor telah dianalisa dari setiap
sudut.Berikan lima (5) soalan yang perlu dikemukakan?
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
(10 markah)
3. Nyatakan masalah yang dihadapi semasa percambahan fikiran (Brainstorming) serta berikan
contoh-contohnya?
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
(10 markah)
4. Bagaimanakah cara untuk anda memberi sesuatu laporan?
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
(10 markah)
5. Jelaskan lima (5) aspek dalam pembentukan kerja.
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
(10 markah)
Komen Pegawai Penilai:
Date:
T/Tangan Pegawai Penilai:
Nama:
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2

03 – MENGURUS MAKLUMAT
02.07: UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/

INTRANET TO EXCHANGE INFORMATION
01.05: UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND
GATHER
02.08: PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC
INFORMATION
01.06: UTILIZE WORD PROCESSOR TO
PROCESS INFORMATION
01.04: ANALYSE INFORMATION
02.06: WRITE MEMOS AND LETTERS
AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE
ABLE TO:
1. UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/
2. UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND
OBJEKTIF MODUL / GATHER INFORMATION.
MODULE OBJECTIVE 3. PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC
INFORMATION
4. UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS
INFORMATION
5. ANALYZE INFORMATION
6. WRITE MEMOS AND LETTERS
NO. KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M03 / P(1/5) Muka : 1 drp 16
NO. KOD Z-009-2 / M03 / P(1/5) Muka : 2 drp: 16
TAJUK / TITLE: BASIC NETWORK COMPONENTS, SAFETY AND SECURITY
The objective of this Information Sheet is to provide the trainee the general knowledge on
basic network components including safety and security.
1. NETWORK LAYER
1.1. Operating System Media.

The most basic terms in a network consists of the following,
 A cabling scheme
 A common protocol or language,
1.2. Network architecture (OSI Model)

The application level, at the top of the stack. The
LAYER 7 Application applications you are familiar with are running here,
such as Windows.
LAYER 6 Presentation The presentation level formats the data before pass it
up to the final level, the application layer
LAYER 5 Session The session level is for establishing sessions between

processes.
LAYER 4 Transport The transport level is for sequenced and acknowledge

exchange of data.
The network level is concerned with routing frames
LAYER 3 Network among networks. A frame or packet is what actually
placed on the wire by a network interface.
The data link level provides error-free transmission,
LAYER 2 Data link thus freeing the layers above from worrying about
errors in transmission.
The physical level is concerned only with placing a
LAYER 1 Physical raw bit stream (packet) from the NIC on the physical
medium, your network cable.
Table 1.1: OSI Model
1.3. Protocols or languages

A protocol is a set of rules and procedures for exchanging information among
computers. Protocols define how the communications channel is established, how
information is transmitted, and how errors are detected and corrected. There are
several types of protocols used today and some of which are designed to work
together:
(a) TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol)
(b) NetBEUI (NetBIOS Extended User Interface)
(c) IPX/SPX (/Sequenced Packet Exchange)
(d) Ethernet network
Widely used protocols for LANs
(e) Token Ring Protocols
1.4. Networking Protocols
Network Type Protocol(s) used

Direct Cable Connection NetBEUI, TCP/IP or IPX/SPX
Dial-Up Networking (DUN) NetBEUI, TCP/IP or IPX/SPX
Microsoft (such as Windows NT) NetBEUI, TCP/IP or IPX/SPX
Internet TCP/IP
NetWare 4 and below IPX/SPX
NetWare 5 and above TCP/IP or IPX/SPX
Table 1.2: Networking Protocol
1.5. IP (Internet Protocol) Addressing

(a) IP address on the network must be unique. With IP, you must assign the
address.
(b) An IP Address is 32 bits, or four octets. Its can be write an address in one of
two ways: in binary or in dotted decimal notation.
Example:
i) Binary code – 11001100 01001110 00110100 00101011 or four octet IP
address.
ii) Dotted decimal notation - 204.78.52.43
(c) There is several type of IP Addressing.
 IP Address Classes
 Subnetting
 Default Gateway (Default Router)
 ARP (Address Resolution Protocol)
 DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol)
 IP Utilities.
1.6. How to identify Network Interface Card (NIC)

(a) NIC is a card installed on the PC and Workstation.
NIC will take the information passed to it form the higher levels of the protocol
stack and physically put it out onto wire.
(b) The NIC does not just start spraying out data; instead, its form it into nice neat
packets.
(c) A packet contains information in a certain format, such as a source address, a
destination address and data.
See fig. 1 to recognize NIC.

Fig. 1: Network Interface Card (NIC)
2. NETWORK EQUIPMENT
2.1. Bridge
(a) Connect two similar/ dissimilar LANs to form a longer network at the data link
layer.
(b) Store and forward data link frames between LANs.
(c) Accept frames, verify checksum, forward on different network.
(d) Knows where the workstations and servers on a network line.
Bridge
LANs LANs
Fig. 2: A network using a Bridge
2.2. Repeater
(a) Copy individual bits between cable segments
(b) Used to regenerate weak signals, thus extend the cable length.
F Segment 1
Ethernet Repeater
Segment 2
W: Workstation
F : File Server
Fig. 3: A network using a Repeater
2.3. Router
(a) Device that connects multiple networks – including those with different
protocols.
(b) Finds a path for a message and then sends the message on the selected
path (a router examines a packet and makes decision by looks at the network
address field).
(c) A router may appear to be the same as a bridge, but the main distinguishing
feature of a router is that it knows alternate routes for a message and uses
the alternate route to send a message if the primary route is not available. If
knows where the networks on a WAN live.
Network N1 Network N3
R R
Public Internet
1 3
R
2
Network N2
R
4
Network N4
Fig. 4: A network using a Router

2.4. Gateway
Connect two dissimilar network architectures and is essentially a protocol converter.
Gateway
TCP/ IP SNA
Fig. 5: A network using a Gateway
2.5. Switches
(a) The idea behind the switch is to feed several small hoses from one large
hose.
(b) With this configuration, your collision domain is reduced to nothing each
workstation is the only workstation on the wire.
(c) In larger corporate environments, a switch is used to achieve what’s called
collapsed backbone.
Fast
Ethern File
Server
Ethernet
Switch
W W
W
10/100 Base
W : Workstation
Fig. 6: A network using Switches
3. NETWORK TOPOLOGY
The configuration, or physical arrangement, of the devices in a communications
network is called the network topologies.
3.1. There are four types of topologies:

i) Bus topology
ii) Ring topology
iii) Star topology
(a) Bus Topology
The bus configuration has its roots with coaxial cable in simple networks where
desktop machines are simply connected together so that they can share information
with each other. Traffic, here defined as voltage applied to the wire by any machine
that needs to communicate, is applied to the bus, or the wire connecting the
machines.
In this configuration, clients and servers can be randomly placed on the network,
because they are all capable to listening to frames sent by a machine.
Remember, adding more machines to a bus type network simply adds more
machines that will be competing for the wire to transmit. See fig. 1 on bus topology.
Fig. 7: Bus Topology
(b) Token Ring Topology
The ring configuration provides an alternative method for the transmission of data
from one computer to another over a network segment.
This configuration relies on a token-passing method. In this type of network, one of
the machines is designated to be the creator of a token.
The token is the vehicle that carries all network communication, and it is sent from
one machine to another in a circular loop, until it travels all the way around. See Fig.
2 on token ring.
A token has two basic states: In Use and Free. If a network card receives the token
and the token is free, it has permission to place data in the token, address the token
for a destination address, and flag the token as In Use.
This token is passed from network card to network card, each silently ignoring it, until
it reaches its destination. After the destination address receives the frame, it
formulates a reply, re-addresses the token, and sends it back to the originator of the
message.
PC
PC PC
PC PC
Fig. 8: Token Ring Topology
(c) Star Topology
A star physical topology means that the nodes are all connected to a central hub.
The path the data takes among the nodes and through that hub (the logical
topology) depends on the design of the hub, the design of the cabling, and the
hardware and software configuration of the nodes.
Fig. 9: Star Topology
3.2. There are some of the most fundamental networking acronyms:
(a) LAN (Local Area Network)

Network in one location, such as the corporate office (a LANs can be either a
client / server or a peer to peer network)
(b) WAN (Wide Area Network)

Network that covers a large geographical area. Formed by connecting two or
more LANs with a router.
(c) MAN ((Metropolitan Area Network)

Networks that covers City Areas. See figure 10.
Fig. 10: Metropolitan Area Network
4. THREATS IN NETWORKS
4.1. Network Security Issues

Networks have security problems for the following reasons:
(a) Sharing.
Because of the resource and workload sharing of networks, more users have
potential to access networked systems than single computers. Perhaps worse,
access is afforded to more systems, so that access controls for single systems may
be inadequate in networks.
(b) Complexity of systems.

We saw that an operating system is a complicated piece of software. Reliable
security is difficult if not impossible on a large operating system, especially one not
designed specially for security. A network has two or more possibly dissimilar
operating systems. Therefore, a network operating/control system is likely to be more
complex than an operating system for a single computing system. This complexity
limits confidence in the security of network.
(c) Unknown perimeter.

The expandability of a network also implies uncertainty about the network boundary.
One host may be a node on two different works, so that resources on one network
are accessible to the users of the other network as well. Although wide accessibility
is an advantage, this unknown or uncontrolled group of possibly malicious users is a
security disadvantage. A similar problem occurs when new hosts can be added to the
network. Every network node must be able to react to the possible presence of new,
untrusted hosts. See Figure 11
Network A
Network C
Network B
Network D
Fig. 11: Unclear Network Boundaries
(d) Many points of attack.

A simple computing system is a self-contained unit. Access controls on one
machine preserve the secrecy of data on that processor. However, when a
file is stored in a network host remote from the user, the file may pass through
many hosts to get to the user. Although the administrator of one host may
enforce rigorous security policies, that administrator has no control over other
hosts in the network. The user has to depend on the access control
mechanisms of all of these systems.
(e) Anonymity.
An attacker can mount an attack from thousands of miles away and thus
never have to touch the system attacked or come into contact with any of its
administrators or users. The attack can be passed through many other hosts,
in an effort to disguise from where the attack originated. Finally, computer-to-
computer authentication is not the same as for humans to computers. Secure
distributed authentication requires thought and attention to detail.
4.2. Security Threat Analysis

Let us recall how we performed security threat analysis in other situations. We looked
at all the parts of a system, considered damage to confidentially, integrity, availability

and hypothesized the kinds of attacks that could cause this damage.
So, in a network we have:
(a) local nodes connected via,
(b) local communications link to a
(c) local area network, which also has
(d) local data storage
(e) local processes, and
(f) local devices.
The local area network is also connected to a

(a) network gateway, which gives access via
(b) network communications links to
(c) network control resources,
(d) network routers, and
(e) network resources, such as data bases.
Host A1 Host A2
Network A
Host A2
Host A3
B1
Network B
Host B3
Fig. 12: Message Routing in a Network

For example, in Fig. 13, user A at workstation A wants to communicate with user B at
workstation B, to use resources on the LAN to which B is attached, or use resources
from LAN C elsewhere in the network. All of those functional needs are typical for
users of networks. But let us now add a malicious outsider, M at workstation M, as in
Fig. 13, and consider the negative effects M can cause.
i) Read communications from A to B. These are exposed inside A’s machine,
at all places through the network, and inside Bo’s machine. Thus a
confidentiality attack can be mounted from practically any place in the
network.
ii) Modify communications from A to B. Again, these are exposed at all places
through the network.
iii) Forge communications allegedly from A to B. This is even easier than
modifying a communication, because a forgery can be inserted any place in
the network and does not require catching a communication in transit to
modify. Because A does not deliver his communications personally, and
because B might even never have met A. B has little basis for judging
whether a communication purportedly from A is authentic.
iv) Inhibit communications from A to B. Here again, M can achieve this result
by invading A’s machine, B’s machine, routers between them, or
communications links. M can also disrupt communications in general by
flooding the network or any unique path on the network.
v) Inhibit all communications passing through a point. If the point represents a
unique path to or from a node, all traffic to or from that node is blocked. If the
point is not unique, blocking it will shift traffic to other nodes, perhaps
overburdening them.
vi) Read data at C or D. M can impersonate A (who is authorized to access data
at C or D). B might question a message out of character for Andy, but
machine C and D will just apply the access controls for A. Alternatively, M can
invade (run a program at) machines C or D to override access controls.
Finally, M can search the network for machines that have weak or improperly
administered access controls.
C D
B
Fig. 13: Typical Network
vii) Modify or destroy data at C or D. Here again M can impersonate A and do

anything A could, or M can try to circumvent controls.
Thus, in summary, the threats are
 interception of data in transit
 access to programs or data at remote hosts
 modification of programs or data at remote hosts

 modification of data in transit
 insertion of communications impersonating a user
 insertion of a repeat of a previous communication
 blocking of selected traffic
 blocking of all traffic
 running a program at a remote host
How are all of these threats accomplished? We can group the potential threats into
the following categories:
 wiretapping
 impersonation
 message confidentiality violations
 message integrity violations
 hacking
 code integrity violations
 denial of service
5. Network Security Controls

(a) Encryption
Encryption is a very powerful tool for providing privacy, authenticity, integrity, and
limited access to data. Because of the greater risks involved, networks often secure
data with encryption, perhaps in combination with other controls.
In network applications, encryption can be applied either between hosts or between
two applications. We consider these two forms of encryption below. Key distribution
is always a problem with encryption. Encryption keys must be delivered to the sender
and receiver in a secure manner.
(b) Access Control

Encryption is especially good for protecting data within a network. However, access
to data, programs and other resources of the network is also a serious concern in
network security. In a single computing system, the number of authorized users may
be limited because of the physical characteristics of the system. Often all users are
within the same room or building, or are affiliated with the same organization.
However, when a computing system is part of a network, users and even
administrators may not know which other users may be connected to the same
network. Thus, in a network environment, access control must protect a single
system of the network and also prevent unauthorized users from passing through
one system of a network to access other systems of the network. Two aspects of
network access control that we consider now are protecting access points and
authenticating network nodes.
(c) Authentication in Distributed Systems

Application is not always completed on the user’s local computer. Several computers
joined on a network can share files, applications, and other resources. In this case, a
user on one host may be unaware of the fact that a computation uses resources or
facilities of some other hosts. Authentication and access control can all be done at
the computer-to-computer level. There are then two problems to be solved:
i) How can one host be assured of the authenticity of a remote host?

Before sending sensitive data to a remote site, the host should be sure
of the computer at the destination.
ii) How can a host be assured of the authenticity of a user on a remote
host? Conversely, how can the user be assured of the authenticity of the
remote host?
(d) Traffic Control

We now turn to controls for a fairly sophisticated threat: traffic flow analysis. Few
attackers can, or WAN to, monitor and analyze enough traffic to obtain mesh
information from this form of attack. Furthermore, there are fairly simple defenses
against such analysis.
Since an interceptor can tap all blocks of messages passing through the network the
interceptor can determine who is communicating frequently with whom. Knowing that
many messages are being transmitted between the personnel departmental and
company management, a user might be able to infer that some substantial re-
organization is about to occur. During wartime, the military has trouble planning
surprise offensive because a large volume of messages to a particular place may
arouse the suspicion of the enemy. In both these cases, it is not just the content, but
also the mere existence of messages that is sensitive. In both cases, the attack is
called a traffic analysis. The standard control is introduction of many spurious
messages between points of low traffic. In this way, communication between the two
sensitive places will not seem outstandingly heavy. Of course, this added traffic
places an extra burden on the network, and service to all users may be degraded.
(e) Privacy Enhanced Electronic Mail

Privacy enhanced electronic mail addresses the specific problem of confidentiality,
integrity, and authenticity in electronic mail (e-mail). It uses a combination of
encryption, protocols, and data integrity controls to protect e-mail.
(f) Firewall
A firewall is a process that filters all traffic between a protected or “inside” network
and a less trustworthy or “outside” network. The purpose of a firewall is to keep “bad”
things outside a protected environment. Firewalls implement a security policy. The
policy might be to prevent any access from outside (while still allowing traffic to pass
from the inside to the outside). Alternatively, it might be to permit accesses only from
certain places, from certain users, or for certain activities. Part of the challenge of
protecting a network with a firewall is determining the security policy that meets the
needs of the installation.
SOALAN / QUESTIONS:
Please circle the correct answer
1. List five (5) causes of network security problems.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. How to identify Network Interface Card (NIC)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. What is a firewall?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
RUJUKAN / REFERENCE:
1. Pfleeger, Charles P.(1997). Security in Computing. United States of America.

Precision Graphic Services, Inc. Pages 390 – 422
2. PRITEC. 2004. Basic Network Component. Pages 1 - 10
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2


GATHER
INFORMATION
PROCESS INFORMATION
ABLE TO:
INFORMATION
INFORMATION
NO. KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M03 / P(2/5) Muka : 1 drp: 10
TAJUK / TITLE : BASICS OF INTERNET BROWSER AND SEARCH ENGINES
The objective of this Information Sheet is so to provide knowledge about the Basics of
Internet Browsers and Search Engines.
1. DEFINITION OF INTERNET BROWSERS & SEARCH ENGINES
With an Internet Browser and an Internet connection, information can be searched

and viewed on the World Wide Web. The World Wide Web is a collection of separate
documents called Web Pages that are linked together. Internet Browsers enables
these documents to be viewed and interconnecting links to be explored. The address
of the Web page to visit can be typed into the address bar, or an address can be
clicked from the list of Favorites.
Internet Browser also allows the user to search the Internet for people, businesses,
and information about subjects that are of interest. Internet Browser security features
let the user browse the Web with confidence, knowing that the computer and
personal information are safe.
Internet Browser makes it easier to get the most from the World Wide Web, whether
searching for new information or browsing favorite Web sites. Built-in IntelliSense
technology can save time completing routine Web tasks, such as automatically
completing Web addresses and forms and automatically detecting network and
connection status.
Simple search engines scan massive volumes of data that are embedded within
millions of websites worldwide, to retrieve potentially relevant information. However
such tools provide little guidance beyond the initial query to narrow the range of
possibilities. This is very similar to the multitude of full-text search engines used by
many companies for their web self-service sites. The net result is that although the
web search engines are very efficient in accessing multitudes of data, the relevance
of the results and the accuracy of the search are entirely based on the intuitiveness
and precision of the person asking the question.
If we consider for a moment how a search engine functions; it goes out into the
world, follows the road signs and paths to get where it's going, and collects all of the
information in its path. From this point, the information is sent back to a group of
servers where algorithms are applied in order to determine the importance of specific
documents. How are these algorithms generated? They are created by human
beings who have a great deal of experience in understanding the fundamentals of the
Internet and the documents it contains and who also have the capacity to learn from
their mistakes, and update the algorithms accordingly. Essentially we have an entity
that collects data, stores it, and then sorts through it to determine what's important
which it's happy to share with others and what's unimportant which it keeps tucked
away.
To gain a true understanding of what a search engine is, it's simple enough to
compare it to the human anatomy as, though not breathing, it contains many of the
same core functions required for life. And these are:
(a) The Lungs & Other Vital Organs
The lungs of a search engine and indeed the vast majority of vital organs are
contained within the datacenters in which they are housed. Be it in the form of power,
Internet connectivity, etc. As with the human body, we do not generally consider
these important in defining who we are, however we're certainly grateful to have them
and need them all to function properly.
(b) The Arms & Legs

Think of the links from the engine itself as the arms and legs. These are the vehicles
by which we get where we need to go and retrieve what needs to be accessed. While
we don't commonly think of these as functions when we're considering SEO these
are the purpose of the entire thing. Much as the human body is designed primarily to
keep the user mobile and able to access other things, so too is the entire search
engine designed primarily to access the outside world.
(c) The Eyes
The eyes of the search engine are the spiders (AKA robots or crawlers). These are
the 1s and 0s that the search engines send out over the Internet to retrieve
documents. In the case of all the major search engines the spiders crawl from one
page to another following the links, as the user would look down various paths along
the user’s way. Fortunately for the spiders they are traveling mainly over fiber optic
connections and so their ability to travel at light speed enables them to visit all the
paths they come across whereas we as mere humans have to be a bit more
selective.
(d) The Brain
The brain of a search engine, like the human brain, is the most complex of its
functions and components. The brain must have instinct, must know, and must learn
in order to function properly. A search engine (and by search engine we mean the
natural listings of the major engines) must also include these critical three
components in order to survive.
(e) The Instinct
The instinct of a search engines is defined in its core functions that is the crawling of
sites and either the inability to read specific types of data, or the programmed
response to ignore files meeting a specific criteria. Even the programmed responses
become automated by the engines and thus fall under the category of instinct much
the same as the westernized human instinct to jump from a large spider is learned.
An infant would probably watch the spider or even eat it meaning this is not an
automatic human reaction.
The instinct of a search engines is important to understand however once one

understands what can and cannot be read and how the spiders will crawl a site this
will become instinct for the user too and can then safely be stored in the "autopilot"
part of the user’s brain.
(f) The Knowing
Search engines know by crawling. What they know goes far beyond what is
commonly perceived by most users and webmasters. While the vast storehouse we
call the Internet provides billions upon billions of pages of data for the search engines
to know they also pick up more than that. Search engines know a number of different
methods for storing data, presenting data, prioritizing data and of course, way of
tricking the engines themselves.
While the search engine spiders are crawling the web they are grabbing the stores of
data that exist and sending it back to the datacenters, where that information is
processed through existing algorithms and spam filters where it will attain a ranking
based on the engine's current understanding of the way the Internet and the
documents contained within it work.
Similar to the way we process an article from a newspaper based on our current
understanding of the world, the search engines process and rank documents based
on what they understand to be true in the way documents are organized on the
Internet.
(g) The Learning
Once it is understood that search engines rank documents based on a specific

understanding of the way the Internet functions, it then follows that in order to insure
that new document types and technologies are able to be read and that the algorithm
be changed as new understandings of the functionality of the Internet are uncovered
a search engine must have the ability to "learn".
The learning of a search engine generally comes from the users of the search
engines. Once a factor is taken into account and programmed into the algorithm it
them moves into the "knowing" category until the next round of updates.
2. USING INTERNET BROWSERS AND SEARCH ENGINES
2.1. Finding the information the user want on the Internet
The user can find information on the Web in a variety of ways:

(a) By clicking the Search button on the toolbar to gain access to a number of
search providers. Type a word or phrase in the Search box.
(b) By typing go, find, or “?” followed by a word or phrase in the Address bar. The
Internet Browser starts a search using its predetermined search provider.
(c) After the user go to a Web page, the user can search for specific text on that
page by clicking the Edit menu, and then clicking Find.
2.2. Sharing bookmarks and favorites
Favorites are a convenient way to organize and link to Web pages that the user visits
frequently. If the user uses an Internet Browser on several computers, the user can
easily share favorite items among computers by importing them. Also, if the user
uses both Internet Explorer and Netscape Navigator, the user can keep the user
favorites and bookmarks up-to-date with each other by importing them between
programs.
(a) To import bookmarks or favorites, on the File menu, click Import and Export.
(b) To export favorites to bookmarks or favorites on the same or another
computer, on the File menu, click Import and Export.
(c) Exported favorites are saved as regular HTML files, so either Internet
Explorer or Netscape Navigator can import them. The user can export a
selected folder in the Favorites list, or all of the favorites.
(d) The exported favorites file is fairly small, so if the user wants to share the
favorite items with other people, the user can copy it to a floppy disk or folder
on a network, or attach it to an e-mail message.
2.3. Using Internet Options
Some Internet Browsers enable the user to change the settings using Internet
Options. Some of the features are as below:
(a) The user can specify the first Web page accessed when starting the browser
(b) Delete temporary Internet files stored on the computer
(c) Use a Content Advisor to block access to objectionable material
(d) Specify how colors and fonts are displayed on Web pages.
(e) Set the security level
(f) Specify which programs to use for e-mail and reading Internet newsgroups.
3. PRIVACY & SECURITY
3.1. Understanding security and privacy features
Internet Browsers provides a number of features that help to protect the user’s
privacy and make the computer and the personally identifiable information more
secure.
Privacy features allow the user to protect the personally identifiable information by
helping the user to understand how Web sites the user view may be using this
information and by allowing the user to specify privacy settings that determine
whether or not the user wants to allow Web sites to save cookies on the computer.
Privacy features in Internet Browsers include:

(a) Privacy settings that specify how the computer deals with cookies. Cookies
are files created by a Web site that store information on the computer, such
as the preferences when visiting that site. Cookies may also store personally
identifiable information, such as the user name or e-mail address.
(b) Privacy alerts that let the user know when the user try to gain access to a site
that doesn't meet the criteria in the user’s privacy settings.
(c) The ability to view a Web site's P3P privacy policy.
Security features help to prevent people from gaining access to information that the
users have not given them permission to access, such as credit card information the
user enters when shopping on the Internet. Security features can also protect
computer from unsafe software.
Security features in some Internet Browsers include:

 Certificates, which verify the identity of a person or the security of a
Web site.
 128-bit secure connection for using secure Web sites.
 Use security zones to set different levels of security for different areas
of the Web to help protect the computer.
3.2. Securely sharing personal information
There are Internet Browsers that can save the user from having to enter the same
information, such as the address or e-mail name, every time the user visit a new Web
site that requests such information. It does this by storing the information on the
computer. None of this information can be viewed on the computer, or shared with
others, without the user’s permission.
When a Web site requests information, the request will tell the user:
(a) The Internet address of the site requesting the information.

(b) What information the site is requesting from Profile Assistant, so the user can
choose to exclude information.
(c) How this information will be used.
(d) Whether this site has a secure connection (Secure Sockets Layer or SSL). If
it does, the user can verify the site's certificate
3.3. Understanding cookies
Internet sites use small files called cookies to keep track of user preferences and
information. Internet Browsers include settings that enable the user to control the
storage of cookies on the computer.
A cookie is a file created by an Internet site to store information on the user’s

computer, such as the user’s preferences when visiting that site. For example, if the
user inquires about a flight schedule at an airline's Web site, the site might create a
cookie that contains the user’s itinerary. Or it might only contain a record of the
pages the user looked at within the site visited, to help the site customize the view for
the user’s next visit.
Cookies can also store personally identifiable information. Personally identifiable

information is information that can be used to identify or contact the user, such as the
user’s name, e-mail address, home or work address, or telephone number. However,
a Web site only has access to the personally identifiable information that the user
provide. For example, a Web site cannot determine the user’s e-mail name unless
the user provides it. Also, a Web site cannot gain access to other information on the
computer.
Once a cookie is saved on the computer, only the Web site that created the cookie
can read it.
There are several types of cookies, and the user can choose whether to allow some,
none, or all of them to be saved on the computer. If the user does not allow cookies
at all, they may not be able to view some Web sites or take advantage of
customization features (such as local news and weather, or stock quotes).
(a) Persistent Cookie
A persistent cookie is one stored as a file on the user’s computer, and it remains
there when the user close Internet Explorer. The cookie can be read by the Web site
that created it when the user visits that site again.
(b) Session Cookie
A temporary or session cookie is stored only for the user’s current browsing session,
and is deleted from the computer when the user closes Internet Explorer.
(c) First-party cookie
A first-party cookie either originates on or is sent to the Web site the user is currently
viewing. These cookies are commonly used to store information, such as the user’s
preferences when visiting that site.
(d) Third-party cookie
A third-party cookie either originates on or is sent to a Web site different from the one
the user is currently viewing. Third-party Web sites usually provide some content on
the Web site the user are viewing. For example, many sites use advertising from
third-party Web sites and those third-party Web sites may use cookies. A common
use for this type of cookie is to track the user’s Web page use for advertising or other
marketing purposes. Third-party cookies can either be persistent or temporary.
(e) Unsatisfactory cookies
Unsatisfactory cookies are cookies that might allow access to personally identifiable
information that could be used for a secondary purpose without the user’s consent.
3.4. Protecting the computer from unsafe software
When downloading or running programs from the Internet, the user want to know that
the program comes from a known, reliable source. That's why, when the user
chooses to download a program from the Internet to their computer, the Internet
Browser uses certain technology to verify the identity of the program. Authenticode
technology verifies that the program has a valid certificate: that the identity of the
software publisher matches the certificate, and that the certificate is still valid. Note
that this does not prevent a poorly written program from being downloaded or run on
the computer, but it does reduce the chance of someone misrepresenting a program
that is intended to be malicious or intentionally harmful.
The user can specify different settings for the way Internet Browser handles
downloading programs and files, depending on the zone they are coming from.
For example, the user might be confident that anything the user downloads within
their corporate intranet is safe. So, the user might set the user security settings for
their Local intranet zone to a low level to allow downloading with little or no
prompting. If the source is in the ‘Internet Zone’ or the ‘Restricted Sites Zone’, the
user might want the security levels set to Medium or High. Then, they will be
prompted with information about the program's certificate before it is downloaded, or
the user might not be able to download it all.
3.5. Using Content Advisor to control access
The Internet provides unique access to a wide variety of information. Some

information, however, may not be suitable for every viewer. For example, the user
might want to prevent children from seeing Web sites that contain violent or adult
content.
Content Advisor provides a way to help control the types of content that the computer
can gain access to on the Internet. After turning on Content Advisor, only rated
content that meets or exceeds criteria can be viewed. The settings can be adjusted.
With Content Advisor, the user can:

(a) Control access to Content Advisor settings. The user turns Content Advisor
on, and views the settings, through the use of a password. The user will need
this password to change any Content Advisor settings, so the user might want
to write it down for future reference.
(b) View and adjust the ratings settings to reflect what the user thinks is
appropriate content in each of four areas: language, adult, and violence.

(c) Adjust what types of content other people can view, with or without the user’s
permission. The user can override content settings on a case-by-case basis.
(d) Set up a list of Web sites that other people can never view, regardless of how
the sites’ contents are rated.
(e) Set up a list of Web sites that other people can always view, regardless of
how the sites’ contents are rated.
(f) View and change the ratings systems and bureaus the user use.
Content Advisor is set to the most conservative (least likely to offend) settings when
the user first turns it on. The user can adjust these settings to match the user’s own
preferences.
Not all Internet content is rated. If the user chooses to allow other people to view
unrated sites on their computer, some of those sites could contain inappropriate
material.
SOALAN / QUESTIONS:
1. Give the definition of a Search Engine.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. List and explain some of the usage of Internet Browsers.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Name the security measures that can be implemented while using an Internet
Browser?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Crowder, David (1999), Getting on the Internet. IDG Books.

2. Windows Help and Support. XP Professional.
3. www.beanstalk-inc.com. Beanstalk. The Anatomy of an Internet Search Engine.
4th April 2007.16:00hrs.
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL / 03 – MENGURUS MAKLUMAT


GATHER
KEBOLEHAN / ABILITIES 02.08: PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC
INFORMATION
01.06: UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS
INFORMATION
AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE
TO:
1. UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/ INTRANET
TO EXCHANGE INFORMATION
2. UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND GATHER
OBJEKTIF MODUL / INFORMATION.
INFORMATION
INFORMATION
TAJUK / TITLE : APPROPRIATE APPLICATION SOFTWARE
The objective of this Information Sheet is so that trainees will know how to select the
appropriate application software according to the type of data.
1. CHOOSING A PROGRAM TO WRITE A DOCUMENT

To select an appropriate program to write a document is based on how complicated
the document is. Such as the kind of formatting needed, whether the document
includes graphics or tables or how large the document will be.
There are many types of processing programs: (i.e. Microsoft: Notepad, WordPad,
MS Office. Linux: Open Office). Each provides basic text editing capability, but tasks
that are better suited are comparable between editors.
To select an appropriate application we must first observe the type of data that is to
be processed or produced.
1.1. Text
Some programs provide only the most basic text formatting and can only specify a
font and insert tabs. The font applies to the whole document, not an individual
paragraph or word, and it is not saved with the file. If someone else looks at the file
on another computer, that person will see whatever font is available.
However there are some applications that allow creating more complex documents,
giving most of the capability of a word processor. The font can be changed for the
entire document or just a word within it. With the click of a button, bullets can be
inserted into text or align a paragraph to the right or left. All of this formatting is saved
with the document, so no matter who opens it, it will appear as the user created it.
Other text formatting options are such as automatically numbering lines of text,
creating columns, or inserting frames.
1.2. Graphics
Simple text editing applications do not support graphics, however almost all word
processors provide graphics support. Graphics are inserted into a document and
modified by linking or embedding them in the document.
Graphics and media data can be manipulated such as cropping, adjusting the size
and color, adding effects to the graphic or converting the format to a more
compressed format (i.e.: from *. gif to *.jpg or *. bmp).
Authoring tools can be used to manipulate graphics but also to create new graphics.
1.3. Numbers
If the data is in the form of statistical data or requires mathematical operations, the
most suitable program to be used, are those that provide spreadsheet editing. Lists
can be created in the worksheet to group and act upon related data. A list can be
created based on existing data or create a list from an empty range. When a range is
specified as a list, the data can easily be managed and analyzed independent of
other data outside of the list.
1.4. HTML and Web Pages

Many word processors provide additional tools or converters to help create HTML
documents. HTML can be used to insert text and graphics into a web page. Not all
word processors or converters make the HTML code available. Therefore, users can
use primitive text editors to edit the coding for the web page.
1.5. Tables
If there is a need to use of tables, the document can still be created using a word
processor. Most word processors will separate the columns and rows and
automatically wrap text within columns.
2. PAGE SETUP
Basic page setup is used to set margins, add headers and footers, and to orientate
the documents to print either vertically or horizontally. Page setup is used for any
format of data and can be set in any of the data editors.
3. LARGE DOCUMENTS
The more elaborate the document, the longer it will take to open and modify. Word
processors are intended for larger, more elaborate documents. A word processor
gives you more control over documents than basic text editors. Often footnotes,
annotations can be added and even generate a table of contents for documents.
Many word processors offer macros and templates to help automate repetitive tasks,
such as typing the name or formatting headings. Usually word processors will
automatically check the spelling and grammar in the document.
4. CROSS-OPERATING SYSTEM SUPPORT

Notepad is a basic text editor that is most commonly used to view or edit .txt files,
such as the Readme.txt files provided with Windows software. Text-only files are
critical when sharing documents with someone using another operating system such
as Macintosh or UNIX. WordPad also allows saving files as a Word document, so
files can be created in Word even if the user doesn't have the program.
5. MULTIPLE LANGUAGES
Most word processors also allow files to be saved in a variety of formats. Some
provide support for multiple languages, even including several dictionaries for
checking spelling. Some word processors allow files to be saved in different formats,
such as Unicode, providing greater flexibility when working with documents that use
different character sets or documents created by other programs.
6. BACK UP DATA
Deleting or creating partitions (volumes) destroys any existing data. Be sure to back
up the disk contents beforehand. As with any major change to disk contents, the
entire contents of the hard disk should be backed up before working with partitions or
volumes, even if the user does not plan to make any changes to one or more of their
partitions (volumes).
6.1. BACKING UP FILES AND FOLDERS

Backup lets the user back up data to a file or to a tape. When backing up data to a
file, the user has to designate a file name and a location for the file to be saved.
Backup files usually have the extension .bkf, but it can be changed to any extension.
A backup file can be saved to a hard disk, a floppy disk, or to any other removable or
non-removable media on which it is used to save a file.
When the user backs up data to a tape, they must have a tape device connected to
the computer. Tapes are managed by Removable Storage. Although Backup works
together with Removable Storage, the user might have to use Removable Storage to
perform certain maintenance tasks, such as preparing and ejecting tapes.
The following describes the main steps involved in a simple backup operation:
(a) Selecting files, folders, and drives for backup

Backup provides a tree view of the drives, files, and folders that are on the
computer, which can be used to select the files and folders to back up.
(b) Selecting storage media or file location for backed-up data
Backup provides two options for selecting storage media:
i. Back up data to a file on a storage device. A storage device can be a
hard disk, a Zip disk, or any type of removable or non-removable
media to which the user can save a file. This option is always
available.
ii. Back up data to a tape device. This option is available only if the user
has a tape device installed on the computer or connected to it. If
backing up data to a tape device, the media will be managed by
Removable Storage. Backup types include: copy, daily, differential,
incremental, and normal.
SOALAN / QUESTIONS:
1. What must we observe before selecting the most appropriate application

software?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. What are the main types of data that are to be processed and produced?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. List the two (2) options for selecting storage media for Backup.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Help and Support Center Documents. XP Professional. Service Pack 1.

CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2


INTRANET TO EXCHANGE
INFORMATION
GATHER
INFORMATION
PROCESS INFORMATION
ABLE TO:
OBJEKTIF MODUL / MODULE GATHER INFORMATION.
OBJECTIVE 3. PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC
INFORMATION
INFORMATION
NO. KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M03 / P(4/5) Muka : 1 drp : 6
NO. KOD Z-009-2 / M03 / P(4/5) Muka : 2 dpd : 6
TAJUK / TITLE : BASIC PERIPHERALS TROUBLESHOOTING
The purpose of this Information Sheet is to provide information to trainee about how to
troubleshoot computer peripherals using software and tools.
1. MOUSE TROUBLESHOOTING
The first step is to check the type of mouse. If the mouse is a USB device, it attaches
to the USB port on the computer. If the mouse is not a USB device, it attaches to a
different port, such as the serial or parallel port. If unsure of what type of device, the
user should check the documentation that came with the device.
1.1. Installation of the mouse software
Some mouse devices require special software (other than a driver) to run them. If the
software is not installed, the device might not work at all, or some of its features might
not work correctly. If the device came with software, the manufacturer's instructions
should be followed to install it.
1.2. Checking if the device driver is corrupted
If the driver for the device is damaged or corrupted, the user can try to solve the
problem by removing and then reinstalling the driver.
1.3. To remove and reinstall the driver

i. The device from the USB port is connected.
ii. The power for the device is turned off, if it has a separate power
supply.
iii. Device Manager is opened.
iv. Select the appropriate device category.
v. Select the USB device, and then it should be uninstalled.
vi. If the device is not listed, this means that it was uninstalled
automatically when disconnecting the device. The user should restart
the computer.
vii. The power is turned back on for the device, if necessary, the device is
plugged into the USB port. The computer will detect the device and
reinstall the drivers for it.
viii. If the computer doesn't reinstall the driver automatically, the driver
should be reinstalled.
2. KEYBOARD TROUBLESHOOTING
The first step is to check the type of keyboard. If the keyboard is a USB device, it
attaches to the USB port on the computer. If the keyboard is not a USB device, it
attaches to a different port, such as the serial or parallel port.
If unsure of what type of device, the user should check the documentation that came
with the device.
2.1. Installation of keyboard software
Some keyboard devices require special software (other than a driver) to run them. If
this software is not installed, the device might not work at all, or some of its features
might not work correctly. If the device came with software, follow the manufacturer's
instructions to install it.
To remove and reinstall the driver

supply.
automatically when disconnecting the device.
vii. The user should restart the computer.
viii. The power is turned back on for the device, if necessary, the device is
ix. If the computer doesn't reinstall the driver automatically, the driver
3. SCANNER TROUBLESHOOTING
Some scanners connect to a USB port or a parallel port on the computer, while
others use a Small Computer System Interface (SCSI) connection.
SCSI hardware is less common than IDE (Integrated Drive Electronics) hardware. If
the user does not know whether they are using a SCSI device or not, they are
probably not using one. A SCSI connection lets the user to connect multiple devices
to a single adapter in the computer. The SCSI devices are linked together, forming a
"chain." Up to 16 SCSI devices, including the SCSI adapter, can be connected to the
computer.
3.1. Checking if the hardware is turned on and connected correctly
Some types of hardware do not connect correctly unless they are turned on. The user
should make sure to have the right type of cable, and it is plugged into the correct
ports on both the hardware device and the computer.
4. MODEM TROUBLESHOOTING
When the user tries to connect to the Internet, they should check if they receive a
message similar to one of the following:
"The protocol is not configured."
Or
"A dial-up connection could not be established."

Next, the user should check if the modem turned off. If the modem is turned on, the
user should refer to network technicians to configure the network settings.
5. PRINTER TROUBLESHOOTING
5.1. Printing other documents from the same program
In the same program that the user has been using, the user should create a new
document and type some text in it. If possible, include some of the same formatting
that is used in the document that is unable to print. Then, try to print the test
document.
If other documents can be printed from the same program, the original document
might be damaged.
5.2. Check Memory Required
i. Check if the file or graphic that the user is trying to print requires too
much memory
The document the user is trying to print should be saved, and then pasted into a
section of the document into a new file. If it is unable to print graphics, one of the
graphics should be pasted into the new file. Close all files except the new file and try
to print.
If it can be printed, the original document might require more memory than the
computer has available. The operating system might be low on memory. The user
can try any of the following to free memory.
ii. Checking if the printer has enough memory
If the document is very complex, the printer might not have enough memory to
process it. In that case, the printer might display an Out of Memory or Overflow
message, or the document might not print correctly.
The user can try the following:
(a) Remove graphic elements
Try removing some of the graphic elements in the document, reducing the
number of fonts in the document, or formatting all of the text in the document
in a resident printer font (such as Courier).
(b) Change printer settings to use less memory
To change printer settings to use less memory refer to the Operating System
used and printer manufacturer settings. Finally, the user might receive an Out
of memory message if the amount of memory installed in the printer does not
match the memory settings in the printer driver.
.
SOALAN / QUESTIONS:
1. Some mouse devices require special ______________ to run them. If the user does
not install this software, some of its features might not______________ correctly.
2. A _____________ connection lets the user connect multiple devices to a single
adapter in the computer
3. Explain what the user must do if scanner can’t operation correctly.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
RUJUKAN / REFERENCE :
1. Help and Support Documents . XP Professional . Service Pack 1.

CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2


GATHER
INFORMATION
PROCESS INFORMATION
ABLE TO:
INFORMATION
INFORMATION
NO. KOD / CODE NO. / NOSS: Z-009-2/M03/P(5/5) Muka : 1 drp: 15
NO. KOD Z-009-2/M03/P(5/5) Muka : 2 drp: 15
TAJUK/ TITLE : ANALISIS MAKLUMAT
TUJUAN/OBJECTIVE :
Kertas penerangan ini member maklumat kepada pelatih tentang bagaimana untuk
menganalisa dan memproses maklumat yang didapati daripada sumber lain.
1. PENGENALAN
Penganalisisan maklumat boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan
pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan
maklum balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut. Oleh itu,
pengguna yang boleh melihat pelbagai maklum balas daripada orang yang
berlainan. Ia boleh dilakukan oleh satu individu dan diringkaskan dalam bentuk
laporan atau ia boleh dilakukan dalam kumpulan sebagai asas untuk perbincangan.
Ahli perniagaan sering bertanya individu di luar organisasi untuk memberikan

maklumat atau mengambil beberapa tindakan seperti menghadiri mesyuarat,
mengembalikan kad maklumat, mengesahkan dokumen, mengesahkan alamat, dan
memberikan maklumat pesanan. Mesej-mesej ini selalunya pendek dan mudah,
tetapi dalam sesetengah keadaan memerlukan penjelasan yang lebih terperinci.
Apabila digunakan dengan baik, penggunaan memo, surat dan laporan boleh
berkomunikasi dengan cekap, ringkas lagi padat, dan kuat. Apabila disalahgunakan,
penggunaan memo hanya membuang masa dan usaha, boleh meningkatkan
penggunaan kertas di pejabat, dan juga boleh mencemarkan reputasi perniagaan.
2. CIRI-CIRI ANALISIS MAKLUMAT

Terdapat tiga (3) cirri-ciri analisis maklumat:
i) Mengumpul dan menyusun maklumat
ii) Menyelidik dan menganalisa maklumat
iii) Membentangkan maklumat
2.1. Mengumpul dan menyusun maklumat

(a) Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa,
ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak organisasi.
(b) Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan
ditaksir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi yang telah
ditetapkan.
(c) Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai dan menggunakan
sumber yang ada dengan effisien berdasarkan kehendak organisasi.
(d) Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan
memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi.
(e) Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkan
kehendak organisasi.
2.2. Menyelidik dan menganalisa maklumat

(a) Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendak
organisasi.
(b) Data kajian yang digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan.
(c) Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian dan
menggunakan sumber yang ada dengan efisien.
(d) Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai dengan tujuan
kajian.
(e) Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar dan konsisten
dengan objektif kajian.
(f) Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaian

objektif perniagaan.
2.3. Membentangkan maklumat
(a) Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya
dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai.
(b) Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak
organisasi.
(c) Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi
(d) Maklum balas dan komen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatan
yang diperolehi mengikut kehendak organisasi.
3. JENIS-JENIS MAKLUMAT
Walaupun ia sebuah organisasi yang ringkas, permintaan rutin layak mendapat

sentuhan bijaksana. Dalam banyak organisasi, terdapat pelbagai bentuk
maklumat seperti memo, surat dan laporan yang akan dihantar ke ratusan atau
ribuan pekerja, pelanggan, dan pemegang saham. Jadi potensi untuk
mewujudkan kesan yang positif ditenggelami oleh risiko niat jahat melalui arahan
yang kurang jelas atau nada yang kurang sopan. Sebelum kita boleh
menganalisis maklumat ini, kita perlu memahami jenis maklumat yang berbeza.
Berikut adalah bentuk-bentuk utama maklumat dalam persekitaran kerja yang
biasa:
Memorandum
Memorandum atau memo merupakan sejenis komunikasi bertulis yang digunakan
secara meluas sebagai komunikasi dalaman di sesebuah pejabat. Ia boleh ditulis
oleh:
1. Seorang individu kepada individu yang lain
2. Satu jabatan ke jabatan yang lain
3. Seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam
sesebuah organisasi
Tiada satu format memo yang diterima secara universal. Namun, berikut
disenaraikan beberapa bahagian asas yang sering ada dalam sekeping memo:
(a) Kepala memo

Perkataan ’MEMORANDUM’ or ’MEMO’ diletakkan di bahagian tengah atas
mukasurat. Nama organisasi diletakkan di atas perkataan ‘MEMORANDUM’
atau ‘MEMO’ ini.
(b) Baris ’Kepada’ (The ’To’ line)

Ini mengenalpasti penerima memo. Selalunya nama dan jawatan penerima
dinyatakan. Jabatan juga boleh dinyatakan. Sekeping memo boleh dihantar
kepada sekumpulan individu, sebagai contoh, “Semua Ketua Jabatan’.
(c) Baris ’Daripada’ (The ’From’ line)

Ini mengenalpasti pengirim memo. Maklumat yang sama seperti dalam
perihal (b) turut dinyatakan.
(d) Baris ’Tarikh’
Ia ditulis dalam dua cara:
i) 18 May 2013
ii) May 18, 2013
(e) Baris ’Perkara’
Baris ini menyatakan tajuk bagi sekeping memo. Perlu diingatkan agar tajuk
memo mestilah ringkas dan jelas.
(f) Baris bahagian ’Isi’
Bahagian ’Isi’ sekeping memo selalunya terbahagi kepada tiga perenggan:
i) Perenggan 1
Pengenalan secara ringkas isi memo
ii) Perenggan 2
Memberi maklumat terperinci tentang perkara yang diperkatakan
iii) Perenggan 3
Menerangkan secara jelas tentang apa yang perlu dilakukan oleh

penerima memo dan bila dia perlu melakukannya.
(g) Tandatangan
Sekeping memo perlu ditandatangani atau diparap (initialed) oleh pengirim di

akhir memo.
Perlu diingatkan bahawa salutasi ’Tuan/Puan’ (Dear Sir) dan penutup ’Yang
benar’ (Yours faithfully) tidak digunakan dalam memo. Nama pengirim dan
jawatan tidak perlu ditulis selepas tandatangan.
Example of a Memo:
MEMO
TO : All Employees
FROM : Michael Nardi
SUBJECT : Golden Time Parties
DATE : APRIL 17, 2013
Your opinion about award dinners is important to us. Please take a few moments to
respond to this questionnaire.
Traditionally, employees who have been with the company for 20 years are honored
at annual departmental dinners, where their Golden Time pins are awarded.
Recently, however, management has proposed that a company wide recognition

dinner replace these departmental events, because our firm has only 107 employees,
such as dinner could be still be a friendly affair. The interdepartmental ties and
friendship that many of you share would be part of the unity within each department,
and you may feel that this closeness would be lost in a larger celebration.
Please consider these points and marks your choice below:
________ VOTE FOR AN ALL-COMPANY PARTY
________ VOTE FOR DEPARTMENTAL PARTY
Please make additional signed or unsigned comments at the bottom of this memo.
Return your completed questionnaire by Friday.
4. SURAT MENYURAT
Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk

maklumat mengenai produk. Jenis surat ini adalah antara yang paling mudah
untuk ditulis kerana perniagaan mengalu-alukan peluang untuk memberitahu
penerima tentang barangan dan perkhidmatan. Perkara-perkara penting dalam
surat perniagaan adalah seperti yang dinyatakan di bawah:
4.1. Bahagian Utama Surat

(a) Kepala surat
Kepala surat digunakan oleh organisasi. Ia mesti mempunyai maklumat berikut:
 Nama organisasi, tulisan dihitamkan (bold) dan menggunakan huruf
besar.
 Alamat penuh organisasi mengandungi nombor, jalan, poskod, Bandar
dan negeri.
 Nombor untuk dihubungi i.e. telefon, faks atau telefon bimbit –
dimulakan dengan nombor kod kawasan.
Contoh:
PRITEC ACADEMY SDN. BHD

(Professional ICT Training Academy)
No.2, Jalan PM 13, Plaza Mahkota
75000 Banda Hilir
Melaka
Telephone : 06-2869850
Fax : 06-2834624
Untuk surat-menyurat ke luar negara, kepala surat itu mesti mempunyai nama
negara. Alamat telegraf dan nombor teleks boleh disertakan. Pada masa kini,
banyak syarikat-syarikat juga menyertakan e-mel atau alamat laman utama.
Contoh:

75000 Banda Hilir
Melaka
Fax : 06-2834624
Telegraphic Address : MEAD BP
Telex : MA 3120 MAED BP
E-mail address : ccpritec@tm.net.my
(b) Alamat pengirim

Sekiranya surat ditulis oleh seorang individu, alamat pengirim perlu
disertakan. Ia perlu ditulis di bahagian atas sebelah kiri jika ia adalah memo
rasmi atau sebelah kanan untuk memo tidak rasmi. Nama pengirim tidak
perlu disertakan kerana ia akan dinyatakan di bawah tandatangan.
Contoh :
6, Jalan Murni 8
Taman Murni
83000 Batu Pahat
Johor
(c) Rujukan
Nombor dan surat rujukan menghubungkan surat dengan individu atau
jabatan yang berkenaan tanpa kelewatan.
Contoh:
Rujukan anda: LW/PD
Rujukan kami: CW/HS
(d) Tarikh:
Ia boleh ditulis dalam dua cara:
i) 18 May 2001
ii) May 18, 2001
Peringatan: Sila gunakan ejaan Bahasa Inggeris untuk bulan sekiranya surat
di tulis dalam Bahasa Inggeris.
(e) Alamat penerima:

Alamat penerima ditulis di sebelah kiri di bawah tarikh. Baris pertama adalah nama
penerima, jawatan atau nama organisasi. Sekiranya nama pengirim disertakan,
‘Tuan’, ‘Puan’ atau ‘Dr.’ digunakan. ia diikuti alamat yang lengkap.
Contoh (i):

75000 Banda Hilir
Melaka
Fax : 06-2834624
Contoh(ii):
Dr. Mikail Abdullah

75000 Banda Hilir
Melaka
Fax : 06-2834624
(f) Baris ‘Untuk perhatian’ (Attention line)

Penggunaan ‘Untuk perhatian’ adalah pilihan. Ia digunakan untuk
mempercepatkan proses surat itu disampaikan kepada inidividu atau jabatan
dalam organisasi. Apabila ia digunakan, surat mesti dialamatkan ke
organisasi. Baris ‘Untuk perhatian’ diletakkan di bawah alamat di dalam surat.
Nama perlu disertakan dengan gelaran “En.’, ‘Pn.’, ‘Tn’ dan lain-lain.
Contoh 1: Untuk perhatian: Cik Iris Carissa Abdullah
Contoh 2: U.P.: Cik Iris Carissa Abdullah
(g) Salutasi
Salutasi mesti sesuai dengan penerima.
Contoh:
Penerima Salutasi
Pengurus Tuan
Puan Halina Puan Halina atau Puan
En. Abdullah Tuan atau En. Abdullah
Unit Hal Ehwal Pelajar Tuan
Kolej Vokasional Sri Bahagia
(h) Baris ‘Perkara’
Baris ‘Perkara’ menunjukkan perihal isi surat. Ia ditulis di bawah salutasi dan
digaris atau dihitamkan (bold).
Contoh: SURAT PERLANTIKAN
(i) Tandatangan, Nama dan Jawatan
Nama penuh dan jawatan pengirim mesti ditulis dalam dua baris di bawah
tandatangan.
Contoh:
Yours Faithfully
Iris Carissa Abdullah

Business Development Manager
(j) Lampiran
Apabila lampiran disertakan bersama surat, satu catatan perlu dituliskan di

bawah jawatan. Bilangan lampiran juga perlu dinyatakan.
Contoh (i): Enclosure
Contoh (ii): Encl. (3)
(k) Notasi ‘Carbon Copy’

Singkatan ‘CC’ ditulis di bawah jawatan (atau notasi lampiran). Ini bermakna
salinan surat akan dihantar kepada orang yang disenaraikan di bawah CC.
Contoh:
i) Untuk individu di organisasi lain
CC: Mr. James Dean
4.2. Kualiti yang Penting dalam Penulisan Surat Perniagaan yang Baik
Surat merupakan medium utama perhubungan dalam perniagaan. Penulisan
surat yang terancang, jelas dan tepat sangat penting.
Kualiti yang utama dalam penulisan perniagaan adalah seperti berikut:
(a) Menulis dengan tepat dan betul

Kecuaian dalam penulisan surat boleh mewujudkan tanggapan negative Oleh
itu, periksa ejaan, tanda bacaan dan tatabahasa. Gunakan teknik penulisan
yang diterima pakai seperti ejaan, tanda bacaan dan huruf besar. Pastikan
maklumat yang diberikan tepat dan terperinci.
(b) Menulis secara ringkas dan tepat

Tulis secara ringkas dengan menggunakan perkataan, ayat dan perenggan
yang pendek. Walaubagaimanapun, apabila anda menulis dengan ringkas,
pastikan surat anda masih lengkap dan menggunakan bahasa yang sopan.
(c) Menulis dengan jelas

Pastikan mesej yang anda tulis mudah difahami oleh pembaca. Susun ayat
dan perenggan dengan baik. Pastikan tiada satu bahagian pun tidak boleh
difahami oleh pembaca. Gunakan perkataan yang mudah difahami.
Jangan guna Guna

Terminate end
Endeavour try
Procure get
Peruse read
(d) Menulis dengan sopan
Sentiasa gunakan perkataan dan ayat yang sopan di dalam surat kerana ia
boleh mewujudkan nama baik bagi organisasi anda.
Gunakan ayat aktif agar surat anda lebih bersifat peribadi dan ikhlas.
(e) Menulis secara konsisten

Pastikan setiap ayat menyatakan idea atau makna yang jelas. Pastikan tiada
satu ayat yang bercanggah di antara satu sama lain. Elakkan dari
menggunakan kata ganti diri yang salah di dalam surat.
Contoh Surat Perniagaan:
Huaiweoi Sdn. Bhd.(Co. Reg.: 711279-X ), No.2, Jalan PM 13, Plaza Mahkota, 75000, Melaka
06-2869850 Faks : 06-2834624 HYPERLINK "mailto:cchuweic@tm.net.my" cchuweic@tm.net.my
August 5, 1995
Mr. Ganesh Subramaniam
Puncak Gemilang Sdn. Bhd
24, Jalan Semabok Laut
83000 Batu Pahat
Johor
Dear Sir,
REQUEST TO DEFER PAYMENT (INVOICE NO: 2564)
Thank you for your statement of 3 March 2001. The amount RM 562.00 outstanding is
correct.
We have always met our financial commitments in the last few years. However, due to
certain financial difficulties, we wish to defer our settlement until next month. This would
enable us to cope with the difficult situation at the moment.
We look forward to your favorable reply.
Thank you.
Your Sincerely,
(IRIS CARISSA)
Accounts Executives
5. LAPORAN
Kebiasaannya, laporan adalah alat pengurusan. Matlamat apabila membangunkan
laporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah, kerana masa
adalah amat berharga Ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit
sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada
keperluan mereka. Sesetengah orang suka menggunakan komputer untuk
membandingkan maklumat daripada laporan yang diterimanya. Ada pengurus lebih
suka mendapatkan laporan mereka secara lisan, bersemuka tetapi ada juga yang
memilih laporan bertulis.
5.1. Siapa yang Memulakan Penulisan Laporan?

Laporan secara sukarela dibuat atas inisiatif sendiri. Ia memerlukan maklumat yang
lebih dan disokong oleh laporan yang disahkan serta disediakan atas arahan yang
diterima. Apabila menulis laporan secara sukarela, berikan latarbelakang dan tujuan
yang lebih terperinci mengenai perkara tersebut.
Laporan yang sah disusun sebagai jawapan kepada permintaan pembaca.
5.2. Perkara yang Terkandung dalam Sebuah Laporan

Perbendaharaan kata dan format sebuah laporan ditentukan oleh perkara yang
dilaporkan. Sebagai contoh, laporan audit (yang mengesahkan pemeriksaan
akauntan rekod kewangan firma) mengandungi banyak nombor, selalunya dalam
bentuk jadual. Laporan dari jabatan undang-undang (mungkin mengenai paten
syarikat) mengandungi banyak terminologi undang-undang. Apabila pembaca sudah
biasa dengan perkara tersebut dan berkongsi latar belakang yang sama, terma tidak
perlu ditentukan dan konsep asas tidak perlu diterangkan. Format persembahan,
gaya dan susunan ditentukan oleh ciri-ciri perkara yang dilaporkan.
5.3. Bilakah Laporan Disediakan?
Laporan rutin diserahkan secara berulang (harian, mingguan, bulanan, suku tahun
atau setiap tahun).
Laporan biasa memerlukan pengenalan dan ‘transitional material’ yang kurang

terperinci berbanding laporan khas atau laporan tidak berkala yang berkaitan
dengan situasi yang unik. Laporan rutin sering disediakan dalam borang pracetak
menggunakan templat (sama ada yang penulis hanya mengisi), atau mereka
hanya menyediakan dengan cara yang standard.
5.4. Ke manakah Laporan Dihantar?

Laporan dalaman (yang digunakan dalam organisasi) secara amnya kurang formal
daripada laporan luaran (yang dihantar kepada orang di luar organisasi).
Kebanyakan laporan dalaman, terutamanya yang di bawah sepuluh muka surat,
ditulis dalam format memo. Laporan luaran, pada tangan yang lain mungkin dalam
format surat jika mereka tidak lebih daripada lima halaman atau dalam format
manuskrip jika mereka boleh melebihi lima muka surat, kurang daripada sepuluh
muka surat, ditulis dalam format memo. Laporan luaran ditulis dalam format seperti
di bawah:
 memo - laporan yang kurang dari lima (5) muksurat
 surat - laporan yang lebih dari lima (5) mukasurat
tetapi kurang dari sepuluh (10) mukasurat
 manuskrip - laporan yang lebih dari sepuluh (10) mukasurat

5.5. Kenapa Laporan Disediakan?

Laporan Bermaklumat menumpukan kepada fakta. Ia disusun berdasarkan subtopik.
Laporan Analitikal merangkumi analisis, interpretasi, kesimpulan dan cadangan. Ia
disusun berdasarkan hujah dan kesimpulan yang logikal.
5.6. Bagaimanakan Penerimaan Pembaca?

Apabila pembaca bersetuju dengan kandungan laporan, bahan itu dikemukakan
dengan jelas, bermula dengan idea utama (dapatan utama, kesimpulan dan
cadangan). Jika pembaca mungkin mempunyai keraguan mengenai laporan itu,
bahan dibentangkan secara tidak langsung, bermula dengan butir-butir khusus dan
seterusnya ke idea utama.
5.7. Bagaimana sebuah Organisasi Menggunakan Laporan?

Laporan adalah seperti jambatan, merentasi masa dan ruang. Organisasi
menggunakannya untuk menyediakan hubungan formal dan sah di kalangan orang
ramai, tempat dan masa. Ada laporan yang digunakan untuk komunikasi dalaman,
ada juga digunakan sebagai mod perhubungan dengan orang luar. Ada laporan
yang bersifat kekal, ada yang menyelesaikan masalah semasa atau sekadar
menjawab persoalan.
Laporan perniagaan boleh muncul dalam pelbagai bentuk, tetapi laporan yang
disediakan memberikan yang petunjuk terbaik tentang bagaimana untuk menyusun
dan menulisnya. Walaupun laporan perniagaan adalah untuk pelbagai tujuan,
kebanyakan laporan digunakan untuk satu daripada enam tujuan umum yang
berikut:
• memantau dan mengawal operasi
 membantu melaksanakan polisi dan prosedur

 mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan
 mendapatkan perniagaan dan dana yang baru
 mendokumentasi kerja yang dilakukan untuk klien
 membimbing keputusan atau isu tertentu
SOALAN / QUESTIONS:
1. Kenapa kita perlu menganalisa data sebelum menggunakannya?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Senaraikan tiga (3) dokumenuntuk dianalisa dan selalunya digunakan di pejabat.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Apakah ciri-ciri pelaksanaan ketika menganalisa data?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. John V. Thill, Business Communication Today, a Division of the McGraw. Hill

Companies, Fourth Edition
2. http://ftmk.kutkm.edu.my/disclaimer.php
3. http://www.archives.sa.gov.u/files/training rpl BSBSMN405A. pdf
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK

MODUL/MODULE NO. 03 – MENGURUS MAKLUMAT
AND TITLE
02.07 : UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/
01.05 : UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND
GATHER INFORMATION
02.08 : PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC
KEBOLEHAN/ABILITIES
INFORMATION
01.06 : UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS
INFORMATION
01.04 : ANALYSE INFORMATION
TO:
1) UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/ INTRANET
2) UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND GATHER
OBJEKTIF MODUL /
INFORMATION.
MODULE OBJECTIVE
3) PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC INFORMATION
INFORMATION
5) ANALYZE INFORMATION
6) WRITE MEMOS AND LETTERS
NO. KOD / CODE NO. /
Z-009-2/M03/K(1/3) Muka : 1 drp : 4
NOSS
NO. KOD Z-009-2/M03/K(1/3) Muka : 2 drp : 4
TAJUK / TITLE: IDENTIFY INFORMATION SOURCES
TUJUAN / OBJECTIVE(S):
The trainee will be able to:

1. Utilize appropriate search engines.
2. Select information according to requirements
3. Examine evidence utilizing research methodology to ensure relevant professional
technical and industry standards are met .
4. Verify original ideas and information.
LUKISAN/DATA/JADUAL/DRAWING/DATA/SCHEDULE:
Nil
You are required to gather valid information, relevant to your course, from the Internet based on
the requirements of your Assessor. Compile and prepare pictorial and graphical information
utilizing the appropriate application software. The time given is three (3) hours. Please follow the
standard operating procedures for researching information from the Internet. Your performance will
be evaluated utilizing the performance Evaluation Scheme.
PERALATAN / PERKAKASAN / BAHAN / TOOLS / EQUIPMENT / MATERIALS:
1. Internet Connection
2. Application Software
WORK STEPS WORK DETAILS
11. Utilize appropriate 1.1 Demonstrate ethical & legal principles in Internet & LAN
search engines. usage.
1.2 Demonstrate the operation of computer in a standalone
dan a network environment.
2. Select information 2.1 Establish the information requirements.

according to requirements 2.2 Establish the purpose to analyze information.
2.3 Establish purpose for pictorial & graphic information.
3.Examine evidence utilizing 3.1 Observe information in a systematic manner.

research methodology to 3.2 Adhere to safety precautions & virus protection
ensure relevant
professional technical and
industry standards are met .
4. Verify original ideas 4.1 Determine the relevance , importance & reliability of
and information. information.
4.2 Clarify facts/ issues of information.
4.3 Identify patterns & trends of information.
4.4 Determine types of format for information.
4.5 Demonstrate the integration of other software features.
CHECK LIST :
(Must be filled in by Assessing Officer)
NO. STEP / WORK PROCEDURE ACCEPTED NOT

ACCEPTED
1 Ethical & legal principles in Internet & LAN usage

demonstrated.
2 The operation of computer in a standalone & a network

environment demonstrated.
3 The information requirements established.
4 The purpose to analyze information established.
5 Purpose for pictorial & graphic information established.
6
Observed information in systematic manner
demonstrated.
7 Adhered to safety precautions & virus protection
8 The relevance , importance & reliability of information

determined.
Facts / issues of information clarified & established.
9
Patterns , interrelationships & trends of
10
Information identified.
11
Type of format for information determined.
12
The integration of other software features demonstrated.
___________________________ ________________________
(Trainee’s Signature) (Assessor’s Signature)
__________________________ ________________________
Date Date
1. Information Sheet Z-009-2/M03/P(1/5)

2. Information Sheet Z-009-2/M03/P(2/5)
3. Information Sheet Z-009-2/M03/P(3/5).
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK

MODUL/MODULE NO. 03 – MENGURUS MAKLUMAT
AND TITLE
02.07 : UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/
01.05 : UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND
GATHER
02.08 : PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC
KEBOLEHAN/ABILITIES
INFORMATION
01.06 : UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS
INFORMATION
01.04 : ANALYSE INFORMATION
02.06 WRITE MEMOS AND LETTERS
TO:
OBJEKTIF MODUL /
INFORMATION.
MODULE OBJECTIVE
INFORMATION
NO. KOD/ CODE NO /
Z-009-2 / M03 / K(2/3) Muka : 1 drp : 4
NOSS
NO. KOD Z-009-2 / M03 / K(2/3) Muka: 2 drp: 4
TAJUK/ TITLE: MANAGE FILES AND DISKS
TUJUAN/ OBJECTIVE(S) :
Trainees will be able to :

1. Analyse the data
2. Store the data
3. Handle security measures
4. Back-up electronic file
LUKISAN/DATA/JADUAL/DRAWING/DATA/SCHEDULE
Nil
ARAHAN/ INSTRUCTION
You are required to manage files and disks on the requirements and present the report with
your Assessing Officer. The time given is 2 hours. Please follow the standard operating
procedures for managing files an disks. Your performance will be evaluated using the
Performance Evaluation Scheme.
PERALATAN / PERKAKASAN / BAHAN / TOOLS / EQUIPMENT / MATERIALS:
1. Storage disks
2. Application software
3. Computer Devices
WORK STEP WORK DETAILS
1. Analyze the data

1.1 Study the data that is received according to the :
a. Suitable format
b. Types of data
1.2 Select appropriate graphic format ( if needed) according to
the purpose and suitability.
1.3 Format documents according to the requirements and
software features.
2. Store the data

2.1 Select the filing storage such as disk, electronic file,
physical file, etc
2.2 Record the data into the file storage
2.3 Share data with people involved
2.4 Print documents to make a copy using hardware and
software features.
2.5 File copy into the suitable physical file according to
standard filing.
3. Handle security
3.1 Install anti-virus software
measures
3.2 Scan disk for virus
3.3 Delete or quarantine virus
4. Back-up electronic file

4.1 Back-up electronic file using storage disk such as :
i. Zip drive
ii. Hard disk
iii. Removable disk
iv. CD/ DVDRW
4.2 Select appropriate location to store disk
4.3 Record storage disk code into log book
CHECKLIST:
(Must be filled in by Assessor)
NOT
BIL STEP/ WORK PROCEDURE ACCEPTED
ACCEPTED
1 Data has been studied
Appropriate graphic format ( if needed) is selected
2
according to the purpose
Documents is formatted according to the requirements and
3
software features.
4 Storage disk has been selected
5 The data has been recorded into the file storage
6 Data has been shared with people involved

Documents has been printed to make a copy using
7
hardware and software features
8 Copy has been filed into suitable physical file
9 Anti virus software has been installed
10 Virus has been scanned
11 Virus has been deleted and quarantined
Electronic files have been back-up using appropriate

12
storage disk
13 Appropriate location to store disk has been selected
14 Storage disk code has been recorded into log book
___________________________ ________________________
(Trainee’s Signature) (Assessor’s Signature)
__________________________ ________________________
Date Date
1. Gary Dessler, Pengurusan Sumber Manusia (1999), Prentice Hall, (m/s: 235-270)
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL

/ MODULE NO. AND TITLE
02.07: UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/ INTRANET

01.05: UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND GATHER
02.08: PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC INFORMATION
INFORMATION
OBJEKTIF MODUL / AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE

MODULE OBJECTIVE TO:
INFORMATION.
INFORMATION
NO.KOD / CODE NO. /

Z-009-2 / M03 / K(3/3) Muka : 1 drp: 4
NOSS
NO.KOD Z-009-2 / M01/K(2/4) Muka: 2 drp: 4
TAJUK / TITLE : SUBMIT REPORT
Trainees will be able to :-

1. Define the problem and purpose
2. Outline the issue for investigation
3. Support conclusion by facts
4. Prepare a work plan and utilize appropriate writing tools
5. Demonstrate using a clear and concise language and check information for consistency and
meaning prior to submission
6. Produce and file copies
LUKISAN/DATA/JADUAL/DRAWING/DATA/SCHEDULE :
Nil
ARAHAN / INSTRUCTION :
You are required to produce a report based on the steps given below. Your performance will
be evaluated using Performance Evaluation Scheme.
PERALATAN/PERKAKASAN/BAHAN / TOOLS/EQUIPMENT/MATERIALS:
1. Office automation tools.

2. CD Media, Hard drive, Thumb drive and floppy disk.
3. File.
WORK STEPS WORK DETAILS

1. Define the problem and the 1.1 Write a problem statement. A statement that defines the problem
purpose your report will cover.
1.2 Determine the impact of the problem
1.3 Obtain information from reliable sources
2. Outline the issue for 2.1 Decide a on a few boundaries for your report.
Investigation
2.2 Study the validity source (may involve reading documents,
conducting surveys, designing experiments and conducting
firsthand observation.)
3. Support conclusion by 3.1 Verify conclusion with requirements

facts
3.2 Elaborate supporting facts
4. Prepare a work plan and 4.1 Find out the details of the report including determined needs,
utilize appropriate writing
important issue, situation involved, located trouble, starting date
tools
and originated situation.
4.2 Determine format of report based on the requirement such as
a) If report is to be in written format used word processing

program
b) If report to be in statistical format, used a spreadsheet editing

program
c) If report is to be in graphic editing program used presentation

development program.
5 Edit report 5.1 Check information for consistency and meaning
5.2 Apply standard rules of language and structure.
5.3 Check the correct format, spelling and content
6 Save report 6.1 Save file hardisk, floppy disk, CD and thumb drive
6.2 Keep in filing system
6.3 Backup the file
7 Submit report 7.1 Print copy for submission
7.2 Hand over report to superior

CHECK LIST :
(Must be filled in by Assessor)
NOT
NO. STEPS / WORK PROCEDURE ACCEPTED
ACCEPTED
1 Problem statement written.
2 The impact of the problem determined
3 Information from reliable sources obtained.
4 Boundaries of the report decided
5 Validity of source studied.
6 Conclusion with requirements verified
7 Supporting facts elaborated
8 The details of the report found out
9 Format of the report determined
10 The report typed
11 Standard rules of language and structure applied
12 The correct format,spelling and content checked
13 Hard copy printed
14 File saved in hardisk, floppy disk,CD or thumbdrive
15 Document kept in filing system
16 The file backed up
17 Copy printed
18 Handed over to superior
Trainee’s Signature Assessor Signature
Date Date
1. Information Sheet: Z-009-2/M01/K(2/4)

2. www.trainandemploy.qld.gov.au/client/for_business_and_employers/train_your_staff/
options_for_training.html
3. Information sheet LG3 – LE1 – N1 Supervisory skill
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2


GATHER
INFORMATION
PROCESS INFORMATION
ABLE TO:
INFORMATION
INFORMATION
NO. KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M03 / P(1/5) Muka : 1 drp 16
TAJUK / TITLE: BASIC NETWORK COMPONENTS, SAFETY AND SECURITY
The objective of this Information Sheet is to provide the trainee the general knowledge on
basic network components including safety and security.
1. NETWORK LAYER
1.1. Operating System Media.

The most basic terms in a network consists of the following,
 A cabling scheme
 A common protocol or language,
1.2. Network architecture (OSI Model)

The application level, at the top of the stack. The
LAYER 7 Application applications you are familiar with are running here,
such as Windows.
LAYER 6 Presentation The presentation level formats the data before pass it
up to the final level, the application layer
LAYER 5 Session The session level is for establishing sessions between

processes.
LAYER 4 Transport The transport level is for sequenced and acknowledge

exchange of data.
The network level is concerned with routing frames
LAYER 3 Network among networks. A frame or packet is what actually
placed on the wire by a network interface.
The data link level provides error-free transmission,
LAYER 2 Data link thus freeing the layers above from worrying about
errors in transmission.
The physical level is concerned only with placing a
LAYER 1 Physical raw bit stream (packet) from the NIC on the physical
medium, your network cable.
Table 1.1: OSI Model
1.3. Protocols or languages

A protocol is a set of rules and procedures for exchanging information among
computers. Protocols define how the communications channel is established, how
information is transmitted, and how errors are detected and corrected. There are
several types of protocols used today and some of which are designed to work
together:
(a) TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol)
(b) NetBEUI (NetBIOS Extended User Interface)
(c) IPX/SPX (/Sequenced Packet Exchange)
(d) Ethernet network
Widely used protocols for LANs
(e) Token Ring Protocols
1.4. Networking Protocols
Network Type Protocol(s) used

Direct Cable Connection NetBEUI, TCP/IP or IPX/SPX
Dial-Up Networking (DUN) NetBEUI, TCP/IP or IPX/SPX
Microsoft (such as Windows NT) NetBEUI, TCP/IP or IPX/SPX
Internet TCP/IP
NetWare 4 and below IPX/SPX
NetWare 5 and above TCP/IP or IPX/SPX
Table 1.2: Networking Protocol
1.5. IP (Internet Protocol) Addressing

(a) IP address on the network must be unique. With IP, you must assign the
address.
(b) An IP Address is 32 bits, or four octets. Its can be write an address in one of
two ways: in binary or in dotted decimal notation.
Example:
i) Binary code – 11001100 01001110 00110100 00101011 or four octet IP
address.
ii) Dotted decimal notation - 204.78.52.43
(c) There is several type of IP Addressing.
 IP Address Classes
 Subnetting
 Default Gateway (Default Router)
 ARP (Address Resolution Protocol)
 DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol)
 IP Utilities.
1.6. How to identify Network Interface Card (NIC)

(a) NIC is a card installed on the PC and Workstation.
NIC will take the information passed to it form the higher levels of the protocol
stack and physically put it out onto wire.
(b) The NIC does not just start spraying out data; instead, its form it into nice neat
packets.
(c) A packet contains information in a certain format, such as a source address, a
destination address and data.
See fig. 1 to recognize NIC.

Fig. 1: Network Interface Card (NIC)
2. NETWORK EQUIPMENT
2.1. Bridge
(a) Connect two similar/ dissimilar LANs to form a longer network at the data link
layer.
(b) Store and forward data link frames between LANs.
(c) Accept frames, verify checksum, forward on different network.
(d) Knows where the workstations and servers on a network line.
Bridge
LANs LANs
Fig. 2: A network using a Bridge
2.2. Repeater
(a) Copy individual bits between cable segments
(b) Used to regenerate weak signals, thus extend the cable length.
F Segment 1
Ethernet Repeater
Segment 2
W: Workstation
F : File Server
Fig. 3: A network using a Repeater
2.3. Router
(a) Device that connects multiple networks – including those with different
protocols.
(b) Finds a path for a message and then sends the message on the selected
path (a router examines a packet and makes decision by looks at the network
address field).
(c) A router may appear to be the same as a bridge, but the main distinguishing
feature of a router is that it knows alternate routes for a message and uses
the alternate route to send a message if the primary route is not available. If
knows where the networks on a WAN live.
Network N1 Network N3
R R
Public Internet
1 3
R
2
Network N2
R
4
Network N4
Fig. 4: A network using a Router

2.4. Gateway
Connect two dissimilar network architectures and is essentially a protocol converter.
Gateway
TCP/ IP SNA
Fig. 5: A network using a Gateway
2.5. Switches
(a) The idea behind the switch is to feed several small hoses from one large
hose.
(b) With this configuration, your collision domain is reduced to nothing each
workstation is the only workstation on the wire.
(c) In larger corporate environments, a switch is used to achieve what’s called
collapsed backbone.
Fast
Ethern File
Server
Ethernet
Switch
W W
W
10/100 Base
W : Workstation
Fig. 6: A network using Switches
3. NETWORK TOPOLOGY
The configuration, or physical arrangement, of the devices in a communications
network is called the network topologies.
3.1. There are four types of topologies:

i) Bus topology
ii) Ring topology
iii) Star topology
(a) Bus Topology
The bus configuration has its roots with coaxial cable in simple networks where
desktop machines are simply connected together so that they can share information
with each other. Traffic, here defined as voltage applied to the wire by any machine
that needs to communicate, is applied to the bus, or the wire connecting the
machines.
In this configuration, clients and servers can be randomly placed on the network,
because they are all capable to listening to frames sent by a machine.
Remember, adding more machines to a bus type network simply adds more
machines that will be competing for the wire to transmit. See fig. 1 on bus topology.
Fig. 7: Bus Topology
(b) Token Ring Topology
The ring configuration provides an alternative method for the transmission of data
from one computer to another over a network segment.
This configuration relies on a token-passing method. In this type of network, one of
the machines is designated to be the creator of a token.
The token is the vehicle that carries all network communication, and it is sent from
one machine to another in a circular loop, until it travels all the way around. See Fig.
2 on token ring.
A token has two basic states: In Use and Free. If a network card receives the token
and the token is free, it has permission to place data in the token, address the token
for a destination address, and flag the token as In Use.
This token is passed from network card to network card, each silently ignoring it, until
it reaches its destination. After the destination address receives the frame, it
formulates a reply, re-addresses the token, and sends it back to the originator of the
message.
PC
PC PC
PC PC
Fig. 8: Token Ring Topology
(c) Star Topology
A star physical topology means that the nodes are all connected to a central hub.
The path the data takes among the nodes and through that hub (the logical
topology) depends on the design of the hub, the design of the cabling, and the
hardware and software configuration of the nodes.
Fig. 9: Star Topology
3.2. There are some of the most fundamental networking acronyms:
(a) LAN (Local Area Network)

Network in one location, such as the corporate office (a LANs can be either a
client / server or a peer to peer network)
(b) WAN (Wide Area Network)

Network that covers a large geographical area. Formed by connecting two or
more LANs with a router.
(c) MAN ((Metropolitan Area Network)

Networks that covers City Areas. See figure 10.
Fig. 10: Metropolitan Area Network
4. THREATS IN NETWORKS
4.1. Network Security Issues

Networks have security problems for the following reasons:
(a) Sharing.
Because of the resource and workload sharing of networks, more users have
potential to access networked systems than single computers. Perhaps worse,
access is afforded to more systems, so that access controls for single systems may
be inadequate in networks.
(b) Complexity of systems.

We saw that an operating system is a complicated piece of software. Reliable
security is difficult if not impossible on a large operating system, especially one not
designed specially for security. A network has two or more possibly dissimilar
operating systems. Therefore, a network operating/control system is likely to be more
complex than an operating system for a single computing system. This complexity
limits confidence in the security of network.
(c) Unknown perimeter.

The expandability of a network also implies uncertainty about the network boundary.
One host may be a node on two different works, so that resources on one network
are accessible to the users of the other network as well. Although wide accessibility
is an advantage, this unknown or uncontrolled group of possibly malicious users is a
security disadvantage. A similar problem occurs when new hosts can be added to the
network. Every network node must be able to react to the possible presence of new,
untrusted hosts. See Figure 11
Network A
Network C
Network B
Network D
Fig. 11: Unclear Network Boundaries
(d) Many points of attack.

A simple computing system is a self-contained unit. Access controls on one
machine preserve the secrecy of data on that processor. However, when a
file is stored in a network host remote from the user, the file may pass through
many hosts to get to the user. Although the administrator of one host may
enforce rigorous security policies, that administrator has no control over other
hosts in the network. The user has to depend on the access control
mechanisms of all of these systems.
(e) Anonymity.
An attacker can mount an attack from thousands of miles away and thus
never have to touch the system attacked or come into contact with any of its
administrators or users. The attack can be passed through many other hosts,
in an effort to disguise from where the attack originated. Finally, computer-to-
computer authentication is not the same as for humans to computers. Secure
distributed authentication requires thought and attention to detail.
4.2. Security Threat Analysis

Let us recall how we performed security threat analysis in other situations. We looked
at all the parts of a system, considered damage to confidentially, integrity, availability

and hypothesized the kinds of attacks that could cause this damage.
So, in a network we have:
(a) local nodes connected via,
(b) local communications link to a
(c) local area network, which also has
(d) local data storage
(e) local processes, and
(f) local devices.
The local area network is also connected to a

(a) network gateway, which gives access via
(b) network communications links to
(c) network control resources,
(d) network routers, and
(e) network resources, such as data bases.
Host A1 Host A2
Network A
Host A2
Host A3
B1
Network B
Host B3
Fig. 12: Message Routing in a Network

For example, in Fig. 13, user A at workstation A wants to communicate with user B at
workstation B, to use resources on the LAN to which B is attached, or use resources
from LAN C elsewhere in the network. All of those functional needs are typical for
users of networks. But let us now add a malicious outsider, M at workstation M, as in
Fig. 13, and consider the negative effects M can cause.
i) Read communications from A to B. These are exposed inside A’s machine,
at all places through the network, and inside Bo’s machine. Thus a
confidentiality attack can be mounted from practically any place in the
network.
ii) Modify communications from A to B. Again, these are exposed at all places
through the network.
iii) Forge communications allegedly from A to B. This is even easier than
modifying a communication, because a forgery can be inserted any place in
the network and does not require catching a communication in transit to
modify. Because A does not deliver his communications personally, and
because B might even never have met A. B has little basis for judging
whether a communication purportedly from A is authentic.
iv) Inhibit communications from A to B. Here again, M can achieve this result
by invading A’s machine, B’s machine, routers between them, or
communications links. M can also disrupt communications in general by
flooding the network or any unique path on the network.
v) Inhibit all communications passing through a point. If the point represents a
unique path to or from a node, all traffic to or from that node is blocked. If the
point is not unique, blocking it will shift traffic to other nodes, perhaps
overburdening them.
vi) Read data at C or D. M can impersonate A (who is authorized to access data
at C or D). B might question a message out of character for Andy, but
machine C and D will just apply the access controls for A. Alternatively, M can
invade (run a program at) machines C or D to override access controls.
Finally, M can search the network for machines that have weak or improperly
administered access controls.
C D
B
Fig. 13: Typical Network
vii) Modify or destroy data at C or D. Here again M can impersonate A and do

anything A could, or M can try to circumvent controls.
Thus, in summary, the threats are
 interception of data in transit
 access to programs or data at remote hosts
 modification of programs or data at remote hosts

 modification of data in transit
 insertion of communications impersonating a user
 insertion of a repeat of a previous communication
 blocking of selected traffic
 blocking of all traffic
 running a program at a remote host
How are all of these threats accomplished? We can group the potential threats into
the following categories:
 wiretapping
 impersonation
 message confidentiality violations
 message integrity violations
 hacking
 code integrity violations
 denial of service
5. Network Security Controls

(a) Encryption
Encryption is a very powerful tool for providing privacy, authenticity, integrity, and
limited access to data. Because of the greater risks involved, networks often secure
data with encryption, perhaps in combination with other controls.
In network applications, encryption can be applied either between hosts or between
two applications. We consider these two forms of encryption below. Key distribution
is always a problem with encryption. Encryption keys must be delivered to the sender
and receiver in a secure manner.
(b) Access Control

Encryption is especially good for protecting data within a network. However, access
to data, programs and other resources of the network is also a serious concern in
network security. In a single computing system, the number of authorized users may
be limited because of the physical characteristics of the system. Often all users are
within the same room or building, or are affiliated with the same organization.
However, when a computing system is part of a network, users and even
administrators may not know which other users may be connected to the same
network. Thus, in a network environment, access control must protect a single
system of the network and also prevent unauthorized users from passing through
one system of a network to access other systems of the network. Two aspects of
network access control that we consider now are protecting access points and
authenticating network nodes.
(c) Authentication in Distributed Systems

Application is not always completed on the user’s local computer. Several computers
joined on a network can share files, applications, and other resources. In this case, a
user on one host may be unaware of the fact that a computation uses resources or
facilities of some other hosts. Authentication and access control can all be done at
the computer-to-computer level. There are then two problems to be solved:
i) How can one host be assured of the authenticity of a remote host?

Before sending sensitive data to a remote site, the host should be sure
of the computer at the destination.
ii) How can a host be assured of the authenticity of a user on a remote
host? Conversely, how can the user be assured of the authenticity of the
remote host?
(d) Traffic Control

We now turn to controls for a fairly sophisticated threat: traffic flow analysis. Few
attackers can, or WAN to, monitor and analyze enough traffic to obtain mesh
information from this form of attack. Furthermore, there are fairly simple defenses
against such analysis.
Since an interceptor can tap all blocks of messages passing through the network the
interceptor can determine who is communicating frequently with whom. Knowing that
many messages are being transmitted between the personnel departmental and
company management, a user might be able to infer that some substantial re-
organization is about to occur. During wartime, the military has trouble planning
surprise offensive because a large volume of messages to a particular place may
arouse the suspicion of the enemy. In both these cases, it is not just the content, but
also the mere existence of messages that is sensitive. In both cases, the attack is
called a traffic analysis. The standard control is introduction of many spurious
messages between points of low traffic. In this way, communication between the two
sensitive places will not seem outstandingly heavy. Of course, this added traffic
places an extra burden on the network, and service to all users may be degraded.
(e) Privacy Enhanced Electronic Mail

Privacy enhanced electronic mail addresses the specific problem of confidentiality,
integrity, and authenticity in electronic mail (e-mail). It uses a combination of
encryption, protocols, and data integrity controls to protect e-mail.
(f) Firewall
A firewall is a process that filters all traffic between a protected or “inside” network
and a less trustworthy or “outside” network. The purpose of a firewall is to keep “bad”
things outside a protected environment. Firewalls implement a security policy. The
policy might be to prevent any access from outside (while still allowing traffic to pass
from the inside to the outside). Alternatively, it might be to permit accesses only from
certain places, from certain users, or for certain activities. Part of the challenge of
protecting a network with a firewall is determining the security policy that meets the
needs of the installation.
SOALAN / QUESTIONS:
Please circle the correct answer
1. List five (5) causes of network security problems.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. How to identify Network Interface Card (NIC)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. What is a firewall?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Pfleeger, Charles P.(1997). Security in Computing. United States of America.

Precision Graphic Services, Inc. Pages 390 – 422
2. PRITEC. 2004. Basic Network Component. Pages 1 - 10
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2


GATHER
INFORMATION
PROCESS INFORMATION
ABLE TO:
INFORMATION
INFORMATION
TAJUK / TITLE : BASICS OF INTERNET BROWSER AND SEARCH ENGINES
The objective of this Information Sheet is so to provide knowledge about the Basics of
Internet Browsers and Search Engines.
1. DEFINITION OF INTERNET BROWSERS & SEARCH ENGINES
With an Internet Browser and an Internet connection, information can be searched

and viewed on the World Wide Web. The World Wide Web is a collection of separate
documents called Web Pages that are linked together. Internet Browsers enables
these documents to be viewed and interconnecting links to be explored. The address
of the Web page to visit can be typed into the address bar, or an address can be
clicked from the list of Favorites.
Internet Browser also allows the user to search the Internet for people, businesses,
and information about subjects that are of interest. Internet Browser security features
let the user browse the Web with confidence, knowing that the computer and
personal information are safe.
Internet Browser makes it easier to get the most from the World Wide Web, whether
searching for new information or browsing favorite Web sites. Built-in IntelliSense
technology can save time completing routine Web tasks, such as automatically
completing Web addresses and forms and automatically detecting network and
connection status.
Simple search engines scan massive volumes of data that are embedded within
millions of websites worldwide, to retrieve potentially relevant information. However
such tools provide little guidance beyond the initial query to narrow the range of
possibilities. This is very similar to the multitude of full-text search engines used by
many companies for their web self-service sites. The net result is that although the
web search engines are very efficient in accessing multitudes of data, the relevance
of the results and the accuracy of the search are entirely based on the intuitiveness
and precision of the person asking the question.
If we consider for a moment how a search engine functions; it goes out into the
world, follows the road signs and paths to get where it's going, and collects all of the
information in its path. From this point, the information is sent back to a group of
servers where algorithms are applied in order to determine the importance of specific
documents. How are these algorithms generated? They are created by human
beings who have a great deal of experience in understanding the fundamentals of the
Internet and the documents it contains and who also have the capacity to learn from
their mistakes, and update the algorithms accordingly. Essentially we have an entity
that collects data, stores it, and then sorts through it to determine what's important
which it's happy to share with others and what's unimportant which it keeps tucked
away.
To gain a true understanding of what a search engine is, it's simple enough to
compare it to the human anatomy as, though not breathing, it contains many of the
same core functions required for life. And these are:
(a) The Lungs & Other Vital Organs
The lungs of a search engine and indeed the vast majority of vital organs are
contained within the datacenters in which they are housed. Be it in the form of power,
Internet connectivity, etc. As with the human body, we do not generally consider
these important in defining who we are, however we're certainly grateful to have them
and need them all to function properly.
(b) The Arms & Legs

Think of the links from the engine itself as the arms and legs. These are the vehicles
by which we get where we need to go and retrieve what needs to be accessed. While
we don't commonly think of these as functions when we're considering SEO these
are the purpose of the entire thing. Much as the human body is designed primarily to
keep the user mobile and able to access other things, so too is the entire search
engine designed primarily to access the outside world.
(c) The Eyes
The eyes of the search engine are the spiders (AKA robots or crawlers). These are
the 1s and 0s that the search engines send out over the Internet to retrieve
documents. In the case of all the major search engines the spiders crawl from one
page to another following the links, as the user would look down various paths along
the user’s way. Fortunately for the spiders they are traveling mainly over fiber optic
connections and so their ability to travel at light speed enables them to visit all the
paths they come across whereas we as mere humans have to be a bit more
selective.
(d) The Brain
The brain of a search engine, like the human brain, is the most complex of its
functions and components. The brain must have instinct, must know, and must learn
in order to function properly. A search engine (and by search engine we mean the
natural listings of the major engines) must also include these critical three
components in order to survive.
(e) The Instinct
The instinct of a search engines is defined in its core functions that is the crawling of
sites and either the inability to read specific types of data, or the programmed
response to ignore files meeting a specific criteria. Even the programmed responses
become automated by the engines and thus fall under the category of instinct much
the same as the westernized human instinct to jump from a large spider is learned.
An infant would probably watch the spider or even eat it meaning this is not an
automatic human reaction.
The instinct of a search engines is important to understand however once one

understands what can and cannot be read and how the spiders will crawl a site this
will become instinct for the user too and can then safely be stored in the "autopilot"
part of the user’s brain.
(f) The Knowing
Search engines know by crawling. What they know goes far beyond what is
commonly perceived by most users and webmasters. While the vast storehouse we
call the Internet provides billions upon billions of pages of data for the search engines
to know they also pick up more than that. Search engines know a number of different
methods for storing data, presenting data, prioritizing data and of course, way of
tricking the engines themselves.
While the search engine spiders are crawling the web they are grabbing the stores of
data that exist and sending it back to the datacenters, where that information is
processed through existing algorithms and spam filters where it will attain a ranking
based on the engine's current understanding of the way the Internet and the
documents contained within it work.
Similar to the way we process an article from a newspaper based on our current
understanding of the world, the search engines process and rank documents based
on what they understand to be true in the way documents are organized on the
Internet.
(g) The Learning
Once it is understood that search engines rank documents based on a specific

understanding of the way the Internet functions, it then follows that in order to insure
that new document types and technologies are able to be read and that the algorithm
be changed as new understandings of the functionality of the Internet are uncovered
a search engine must have the ability to "learn".
The learning of a search engine generally comes from the users of the search
engines. Once a factor is taken into account and programmed into the algorithm it
them moves into the "knowing" category until the next round of updates.
2. USING INTERNET BROWSERS AND SEARCH ENGINES
2.1. Finding the information the user want on the Internet
The user can find information on the Web in a variety of ways:

(a) By clicking the Search button on the toolbar to gain access to a number of
search providers. Type a word or phrase in the Search box.
(b) By typing go, find, or “?” followed by a word or phrase in the Address bar. The
Internet Browser starts a search using its predetermined search provider.
(c) After the user go to a Web page, the user can search for specific text on that
page by clicking the Edit menu, and then clicking Find.
2.2. Sharing bookmarks and favorites
Favorites are a convenient way to organize and link to Web pages that the user visits
frequently. If the user uses an Internet Browser on several computers, the user can
easily share favorite items among computers by importing them. Also, if the user
uses both Internet Explorer and Netscape Navigator, the user can keep the user
favorites and bookmarks up-to-date with each other by importing them between
programs.
(a) To import bookmarks or favorites, on the File menu, click Import and Export.
(b) To export favorites to bookmarks or favorites on the same or another
computer, on the File menu, click Import and Export.
(c) Exported favorites are saved as regular HTML files, so either Internet
Explorer or Netscape Navigator can import them. The user can export a
selected folder in the Favorites list, or all of the favorites.
(d) The exported favorites file is fairly small, so if the user wants to share the
favorite items with other people, the user can copy it to a floppy disk or folder
on a network, or attach it to an e-mail message.
2.3. Using Internet Options
Some Internet Browsers enable the user to change the settings using Internet
Options. Some of the features are as below:
(a) The user can specify the first Web page accessed when starting the browser
(b) Delete temporary Internet files stored on the computer
(c) Use a Content Advisor to block access to objectionable material
(d) Specify how colors and fonts are displayed on Web pages.
(e) Set the security level
(f) Specify which programs to use for e-mail and reading Internet newsgroups.
3. PRIVACY & SECURITY
3.1. Understanding security and privacy features
Internet Browsers provides a number of features that help to protect the user’s
privacy and make the computer and the personally identifiable information more
secure.
Privacy features allow the user to protect the personally identifiable information by
helping the user to understand how Web sites the user view may be using this
information and by allowing the user to specify privacy settings that determine
whether or not the user wants to allow Web sites to save cookies on the computer.
Privacy features in Internet Browsers include:

(a) Privacy settings that specify how the computer deals with cookies. Cookies
are files created by a Web site that store information on the computer, such
as the preferences when visiting that site. Cookies may also store personally
identifiable information, such as the user name or e-mail address.
(b) Privacy alerts that let the user know when the user try to gain access to a site
that doesn't meet the criteria in the user’s privacy settings.
(c) The ability to view a Web site's P3P privacy policy.
Security features help to prevent people from gaining access to information that the
users have not given them permission to access, such as credit card information the
user enters when shopping on the Internet. Security features can also protect
computer from unsafe software.
Security features in some Internet Browsers include:

 Certificates, which verify the identity of a person or the security of a
Web site.
 128-bit secure connection for using secure Web sites.
 Use security zones to set different levels of security for different areas
of the Web to help protect the computer.
3.2. Securely sharing personal information
There are Internet Browsers that can save the user from having to enter the same
information, such as the address or e-mail name, every time the user visit a new Web
site that requests such information. It does this by storing the information on the
computer. None of this information can be viewed on the computer, or shared with
others, without the user’s permission.
When a Web site requests information, the request will tell the user:
(a) The Internet address of the site requesting the information.

(b) What information the site is requesting from Profile Assistant, so the user can
choose to exclude information.
(c) How this information will be used.
(d) Whether this site has a secure connection (Secure Sockets Layer or SSL). If
it does, the user can verify the site's certificate
3.3. Understanding cookies
Internet sites use small files called cookies to keep track of user preferences and
information. Internet Browsers include settings that enable the user to control the
storage of cookies on the computer.
A cookie is a file created by an Internet site to store information on the user’s

computer, such as the user’s preferences when visiting that site. For example, if the
user inquires about a flight schedule at an airline's Web site, the site might create a
cookie that contains the user’s itinerary. Or it might only contain a record of the
pages the user looked at within the site visited, to help the site customize the view for
the user’s next visit.
Cookies can also store personally identifiable information. Personally identifiable

information is information that can be used to identify or contact the user, such as the
user’s name, e-mail address, home or work address, or telephone number. However,
a Web site only has access to the personally identifiable information that the user
provide. For example, a Web site cannot determine the user’s e-mail name unless
the user provides it. Also, a Web site cannot gain access to other information on the
computer.
Once a cookie is saved on the computer, only the Web site that created the cookie
can read it.
There are several types of cookies, and the user can choose whether to allow some,
none, or all of them to be saved on the computer. If the user does not allow cookies
at all, they may not be able to view some Web sites or take advantage of
customization features (such as local news and weather, or stock quotes).
(a) Persistent Cookie
A persistent cookie is one stored as a file on the user’s computer, and it remains
there when the user close Internet Explorer. The cookie can be read by the Web site
that created it when the user visits that site again.
(b) Session Cookie
A temporary or session cookie is stored only for the user’s current browsing session,
and is deleted from the computer when the user closes Internet Explorer.
(c) First-party cookie
A first-party cookie either originates on or is sent to the Web site the user is currently
viewing. These cookies are commonly used to store information, such as the user’s
preferences when visiting that site.
(d) Third-party cookie
A third-party cookie either originates on or is sent to a Web site different from the one
the user is currently viewing. Third-party Web sites usually provide some content on
the Web site the user are viewing. For example, many sites use advertising from
third-party Web sites and those third-party Web sites may use cookies. A common
use for this type of cookie is to track the user’s Web page use for advertising or other
marketing purposes. Third-party cookies can either be persistent or temporary.
(e) Unsatisfactory cookies
Unsatisfactory cookies are cookies that might allow access to personally identifiable
information that could be used for a secondary purpose without the user’s consent.
3.4. Protecting the computer from unsafe software
When downloading or running programs from the Internet, the user want to know that
the program comes from a known, reliable source. That's why, when the user
chooses to download a program from the Internet to their computer, the Internet
Browser uses certain technology to verify the identity of the program. Authenticode
technology verifies that the program has a valid certificate: that the identity of the
software publisher matches the certificate, and that the certificate is still valid. Note
that this does not prevent a poorly written program from being downloaded or run on
the computer, but it does reduce the chance of someone misrepresenting a program
that is intended to be malicious or intentionally harmful.
The user can specify different settings for the way Internet Browser handles
downloading programs and files, depending on the zone they are coming from.
For example, the user might be confident that anything the user downloads within
their corporate intranet is safe. So, the user might set the user security settings for
their Local intranet zone to a low level to allow downloading with little or no
prompting. If the source is in the ‘Internet Zone’ or the ‘Restricted Sites Zone’, the
user might want the security levels set to Medium or High. Then, they will be
prompted with information about the program's certificate before it is downloaded, or
the user might not be able to download it all.
3.5. Using Content Advisor to control access
The Internet provides unique access to a wide variety of information. Some

information, however, may not be suitable for every viewer. For example, the user
might want to prevent children from seeing Web sites that contain violent or adult
content.
Content Advisor provides a way to help control the types of content that the computer
can gain access to on the Internet. After turning on Content Advisor, only rated
content that meets or exceeds criteria can be viewed. The settings can be adjusted.
With Content Advisor, the user can:

(a) Control access to Content Advisor settings. The user turns Content Advisor
on, and views the settings, through the use of a password. The user will need
this password to change any Content Advisor settings, so the user might want
to write it down for future reference.
(b) View and adjust the ratings settings to reflect what the user thinks is
appropriate content in each of four areas: language, adult, and violence.

(c) Adjust what types of content other people can view, with or without the user’s
permission. The user can override content settings on a case-by-case basis.
(d) Set up a list of Web sites that other people can never view, regardless of how
the sites’ contents are rated.
(e) Set up a list of Web sites that other people can always view, regardless of
how the sites’ contents are rated.
(f) View and change the ratings systems and bureaus the user use.
Content Advisor is set to the most conservative (least likely to offend) settings when
the user first turns it on. The user can adjust these settings to match the user’s own
preferences.
Not all Internet content is rated. If the user chooses to allow other people to view
unrated sites on their computer, some of those sites could contain inappropriate
material.
SOALAN / QUESTIONS:
1. Give the definition of a Search Engine.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. List and explain some of the usage of Internet Browsers.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Name the security measures that can be implemented while using an Internet
Browser?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Crowder, David (1999), Getting on the Internet. IDG Books.

2. Windows Help and Support. XP Professional.
3. www.beanstalk-inc.com. Beanstalk. The Anatomy of an Internet Search Engine.
4th April 2007.16:00hrs.
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL / 03 – MENGURUS MAKLUMAT


GATHER
INFORMATION
INFORMATION
TO:
1. UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/ INTRANET
2. UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND GATHER
OBJEKTIF MODUL / INFORMATION.
INFORMATION
INFORMATION
TAJUK / TITLE : APPROPRIATE APPLICATION SOFTWARE
The objective of this Information Sheet is so that trainees will know how to select the
appropriate application software according to the type of data.
1. CHOOSING A PROGRAM TO WRITE A DOCUMENT

To select an appropriate program to write a document is based on how complicated
the document is. Such as the kind of formatting needed, whether the document
includes graphics or tables or how large the document will be.
There are many types of processing programs: (i.e. Microsoft: Notepad, WordPad,
MS Office. Linux: Open Office). Each provides basic text editing capability, but tasks
that are better suited are comparable between editors.
To select an appropriate application we must first observe the type of data that is to
be processed or produced.
1.1. Text
Some programs provide only the most basic text formatting and can only specify a
font and insert tabs. The font applies to the whole document, not an individual
paragraph or word, and it is not saved with the file. If someone else looks at the file
on another computer, that person will see whatever font is available.
However there are some applications that allow creating more complex documents,
giving most of the capability of a word processor. The font can be changed for the
entire document or just a word within it. With the click of a button, bullets can be
inserted into text or align a paragraph to the right or left. All of this formatting is saved
with the document, so no matter who opens it, it will appear as the user created it.
Other text formatting options are such as automatically numbering lines of text,
creating columns, or inserting frames.
1.2. Graphics
Simple text editing applications do not support graphics, however almost all word
processors provide graphics support. Graphics are inserted into a document and
modified by linking or embedding them in the document.
Graphics and media data can be manipulated such as cropping, adjusting the size
and color, adding effects to the graphic or converting the format to a more
compressed format (i.e.: from *. gif to *.jpg or *. bmp).
Authoring tools can be used to manipulate graphics but also to create new graphics.
1.3. Numbers
If the data is in the form of statistical data or requires mathematical operations, the
most suitable program to be used, are those that provide spreadsheet editing. Lists
can be created in the worksheet to group and act upon related data. A list can be
created based on existing data or create a list from an empty range. When a range is
specified as a list, the data can easily be managed and analyzed independent of
other data outside of the list.
1.4. HTML and Web Pages

Many word processors provide additional tools or converters to help create HTML
documents. HTML can be used to insert text and graphics into a web page. Not all
word processors or converters make the HTML code available. Therefore, users can
use primitive text editors to edit the coding for the web page.
1.5. Tables
If there is a need to use of tables, the document can still be created using a word
processor. Most word processors will separate the columns and rows and
automatically wrap text within columns.
2. PAGE SETUP
Basic page setup is used to set margins, add headers and footers, and to orientate
the documents to print either vertically or horizontally. Page setup is used for any
format of data and can be set in any of the data editors.
3. LARGE DOCUMENTS
The more elaborate the document, the longer it will take to open and modify. Word
processors are intended for larger, more elaborate documents. A word processor
gives you more control over documents than basic text editors. Often footnotes,
annotations can be added and even generate a table of contents for documents.
Many word processors offer macros and templates to help automate repetitive tasks,
such as typing the name or formatting headings. Usually word processors will
automatically check the spelling and grammar in the document.
4. CROSS-OPERATING SYSTEM SUPPORT

Notepad is a basic text editor that is most commonly used to view or edit .txt files,
such as the Readme.txt files provided with Windows software. Text-only files are
critical when sharing documents with someone using another operating system such
as Macintosh or UNIX. WordPad also allows saving files as a Word document, so
files can be created in Word even if the user doesn't have the program.
5. MULTIPLE LANGUAGES
Most word processors also allow files to be saved in a variety of formats. Some
provide support for multiple languages, even including several dictionaries for
checking spelling. Some word processors allow files to be saved in different formats,
such as Unicode, providing greater flexibility when working with documents that use
different character sets or documents created by other programs.
6. BACK UP DATA
Deleting or creating partitions (volumes) destroys any existing data. Be sure to back
up the disk contents beforehand. As with any major change to disk contents, the
entire contents of the hard disk should be backed up before working with partitions or
volumes, even if the user does not plan to make any changes to one or more of their
partitions (volumes).
6.1. BACKING UP FILES AND FOLDERS

Backup lets the user back up data to a file or to a tape. When backing up data to a
file, the user has to designate a file name and a location for the file to be saved.
Backup files usually have the extension .bkf, but it can be changed to any extension.
A backup file can be saved to a hard disk, a floppy disk, or to any other removable or
non-removable media on which it is used to save a file.
When the user backs up data to a tape, they must have a tape device connected to
the computer. Tapes are managed by Removable Storage. Although Backup works
together with Removable Storage, the user might have to use Removable Storage to
perform certain maintenance tasks, such as preparing and ejecting tapes.
The following describes the main steps involved in a simple backup operation:
(a) Selecting files, folders, and drives for backup

Backup provides a tree view of the drives, files, and folders that are on the
computer, which can be used to select the files and folders to back up.
(b) Selecting storage media or file location for backed-up data
Backup provides two options for selecting storage media:
i. Back up data to a file on a storage device. A storage device can be a
hard disk, a Zip disk, or any type of removable or non-removable
media to which the user can save a file. This option is always
available.
ii. Back up data to a tape device. This option is available only if the user
has a tape device installed on the computer or connected to it. If
backing up data to a tape device, the media will be managed by
Removable Storage. Backup types include: copy, daily, differential,
incremental, and normal.
SOALAN / QUESTIONS:
1. What must we observe before selecting the most appropriate application

software?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. What are the main types of data that are to be processed and produced?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. List the two (2) options for selecting storage media for Backup.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Help and Support Center Documents. XP Professional. Service Pack 1.

CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2


INTRANET TO EXCHANGE
INFORMATION
GATHER
INFORMATION
PROCESS INFORMATION
ABLE TO:
INFORMATION
INFORMATION
NO. KOD / CODE NO./ NOSS Z-009-2 / M03 / P(4/5) Muka : 1 drp : 6
TAJUK / TITLE : BASIC PERIPHERALS TROUBLESHOOTING
The purpose of this Information Sheet is to provide information to trainee about how to
troubleshoot computer peripherals using software and tools.
1. MOUSE TROUBLESHOOTING
The first step is to check the type of mouse. If the mouse is a USB device, it attaches
to the USB port on the computer. If the mouse is not a USB device, it attaches to a
different port, such as the serial or parallel port. If unsure of what type of device, the
user should check the documentation that came with the device.
1.1. Installation of the mouse software
Some mouse devices require special software (other than a driver) to run them. If the
software is not installed, the device might not work at all, or some of its features might
not work correctly. If the device came with software, the manufacturer's instructions
should be followed to install it.
1.3. To remove and reinstall the driver

supply.
automatically when disconnecting the device. The user should restart
the computer.
vii. The power is turned back on for the device, if necessary, the device is
viii. If the computer doesn't reinstall the driver automatically, the driver
2. KEYBOARD TROUBLESHOOTING
The first step is to check the type of keyboard. If the keyboard is a USB device, it
attaches to the USB port on the computer. If the keyboard is not a USB device, it
attaches to a different port, such as the serial or parallel port.
If unsure of what type of device, the user should check the documentation that came
with the device.
2.1. Installation of keyboard software
Some keyboard devices require special software (other than a driver) to run them. If
this software is not installed, the device might not work at all, or some of its features
might not work correctly. If the device came with software, follow the manufacturer's
instructions to install it.
To remove and reinstall the driver

supply.
automatically when disconnecting the device.
vii. The user should restart the computer.
viii. The power is turned back on for the device, if necessary, the device is
ix. If the computer doesn't reinstall the driver automatically, the driver
3. SCANNER TROUBLESHOOTING
Some scanners connect to a USB port or a parallel port on the computer, while
others use a Small Computer System Interface (SCSI) connection.
SCSI hardware is less common than IDE (Integrated Drive Electronics) hardware. If
the user does not know whether they are using a SCSI device or not, they are
probably not using one. A SCSI connection lets the user to connect multiple devices
to a single adapter in the computer. The SCSI devices are linked together, forming a
"chain." Up to 16 SCSI devices, including the SCSI adapter, can be connected to the
computer.
3.1. Checking if the hardware is turned on and connected correctly
Some types of hardware do not connect correctly unless they are turned on. The user
should make sure to have the right type of cable, and it is plugged into the correct
ports on both the hardware device and the computer.
4. MODEM TROUBLESHOOTING
When the user tries to connect to the Internet, they should check if they receive a
message similar to one of the following:
"The protocol is not configured."
Or
"A dial-up connection could not be established."

Next, the user should check if the modem turned off. If the modem is turned on, the
user should refer to network technicians to configure the network settings.
5. PRINTER TROUBLESHOOTING
5.1. Printing other documents from the same program
In the same program that the user has been using, the user should create a new
document and type some text in it. If possible, include some of the same formatting
that is used in the document that is unable to print. Then, try to print the test
document.
If other documents can be printed from the same program, the original document
might be damaged.
5.2. Check Memory Required
i. Check if the file or graphic that the user is trying to print requires too
much memory
The document the user is trying to print should be saved, and then pasted into a
section of the document into a new file. If it is unable to print graphics, one of the
graphics should be pasted into the new file. Close all files except the new file and try
to print.
If it can be printed, the original document might require more memory than the
computer has available. The operating system might be low on memory. The user
can try any of the following to free memory.
ii. Checking if the printer has enough memory
If the document is very complex, the printer might not have enough memory to
process it. In that case, the printer might display an Out of Memory or Overflow
message, or the document might not print correctly.
The user can try the following:
(a) Remove graphic elements
Try removing some of the graphic elements in the document, reducing the
number of fonts in the document, or formatting all of the text in the document
in a resident printer font (such as Courier).
(b) Change printer settings to use less memory
To change printer settings to use less memory refer to the Operating System
used and printer manufacturer settings. Finally, the user might receive an Out
of memory message if the amount of memory installed in the printer does not
match the memory settings in the printer driver.
.
SOALAN / QUESTIONS:
1. Some mouse devices require special ______________ to run them. If the user does
not install this software, some of its features might not______________ correctly.
2. A _____________ connection lets the user connect multiple devices to a single
adapter in the computer
3. Explain what the user must do if scanner can’t operation correctly.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
RUJUKAN / REFERENCE :
1. Help and Support Documents . XP Professional . Service Pack 1.

CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2


GATHER
INFORMATION
PROCESS INFORMATION
ABLE TO:
INFORMATION
INFORMATION
NO. KOD / CODE NO. / NOSS: Z-009-2/M03/P(5/5) Muka : 1 drp: 15
TAJUK/ TITLE : ANALISIS MAKLUMAT
TUJUAN/OBJECTIVE :
Kertas penerangan ini member maklumat kepada pelatih tentang bagaimana untuk
menganalisa dan memproses maklumat yang didapati daripada sumber lain.
1. PENGENALAN
Penganalisisan maklumat boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan
pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan
maklum balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut. Oleh itu,
pengguna yang boleh melihat pelbagai maklum balas daripada orang yang
berlainan. Ia boleh dilakukan oleh satu individu dan diringkaskan dalam bentuk
laporan atau ia boleh dilakukan dalam kumpulan sebagai asas untuk perbincangan.
Ahli perniagaan sering bertanya individu di luar organisasi untuk memberikan

maklumat atau mengambil beberapa tindakan seperti menghadiri mesyuarat,
mengembalikan kad maklumat, mengesahkan dokumen, mengesahkan alamat, dan
memberikan maklumat pesanan. Mesej-mesej ini selalunya pendek dan mudah,
tetapi dalam sesetengah keadaan memerlukan penjelasan yang lebih terperinci.
Apabila digunakan dengan baik, penggunaan memo, surat dan laporan boleh
berkomunikasi dengan cekap, ringkas lagi padat, dan kuat. Apabila disalahgunakan,
penggunaan memo hanya membuang masa dan usaha, boleh meningkatkan
penggunaan kertas di pejabat, dan juga boleh mencemarkan reputasi perniagaan.
2. CIRI-CIRI ANALISIS MAKLUMAT

Terdapat tiga (3) cirri-ciri analisis maklumat:
i) Mengumpul dan menyusun maklumat
ii) Menyelidik dan menganalisa maklumat
iii) Membentangkan maklumat
2.1. Mengumpul dan menyusun maklumat

(a) Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa,
ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak organisasi.
(b) Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan
ditaksir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi yang telah
ditetapkan.
(c) Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai dan menggunakan
sumber yang ada dengan effisien berdasarkan kehendak organisasi.
(d) Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan
memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi.
(e) Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkan
kehendak organisasi.
2.2. Menyelidik dan menganalisa maklumat

(a) Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendak
organisasi.
(b) Data kajian yang digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan.
(c) Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian dan
menggunakan sumber yang ada dengan efisien.
(d) Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai dengan tujuan
kajian.
(e) Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar dan konsisten
dengan objektif kajian.
(f) Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaian

objektif perniagaan.
2.3. Membentangkan maklumat
(a) Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya
dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai.
(b) Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak
organisasi.
(c) Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi
(d) Maklum balas dan komen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatan
yang diperolehi mengikut kehendak organisasi.
3. JENIS-JENIS MAKLUMAT
Walaupun ia sebuah organisasi yang ringkas, permintaan rutin layak mendapat

sentuhan bijaksana. Dalam banyak organisasi, terdapat pelbagai bentuk
maklumat seperti memo, surat dan laporan yang akan dihantar ke ratusan atau
ribuan pekerja, pelanggan, dan pemegang saham. Jadi potensi untuk
mewujudkan kesan yang positif ditenggelami oleh risiko niat jahat melalui arahan
yang kurang jelas atau nada yang kurang sopan. Sebelum kita boleh
menganalisis maklumat ini, kita perlu memahami jenis maklumat yang berbeza.
Berikut adalah bentuk-bentuk utama maklumat dalam persekitaran kerja yang
biasa:
Memorandum
Memorandum atau memo merupakan sejenis komunikasi bertulis yang digunakan
secara meluas sebagai komunikasi dalaman di sesebuah pejabat. Ia boleh ditulis
oleh:
1. Seorang individu kepada individu yang lain
2. Satu jabatan ke jabatan yang lain
3. Seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam
sesebuah organisasi
Tiada satu format memo yang diterima secara universal. Namun, berikut
disenaraikan beberapa bahagian asas yang sering ada dalam sekeping memo:
(a) Kepala memo

Perkataan ’MEMORANDUM’ or ’MEMO’ diletakkan di bahagian tengah atas
mukasurat. Nama organisasi diletakkan di atas perkataan ‘MEMORANDUM’
atau ‘MEMO’ ini.
(b) Baris ’Kepada’ (The ’To’ line)

Ini mengenalpasti penerima memo. Selalunya nama dan jawatan penerima
dinyatakan. Jabatan juga boleh dinyatakan. Sekeping memo boleh dihantar
kepada sekumpulan individu, sebagai contoh, “Semua Ketua Jabatan’.
(c) Baris ’Daripada’ (The ’From’ line)

Ini mengenalpasti pengirim memo. Maklumat yang sama seperti dalam
perihal (b) turut dinyatakan.
(d) Baris ’Tarikh’
Ia ditulis dalam dua cara:
i) 18 May 2013
ii) May 18, 2013
(e) Baris ’Perkara’
Baris ini menyatakan tajuk bagi sekeping memo. Perlu diingatkan agar tajuk
memo mestilah ringkas dan jelas.
(f) Baris bahagian ’Isi’
Bahagian ’Isi’ sekeping memo selalunya terbahagi kepada tiga perenggan:
i) Perenggan 1
Pengenalan secara ringkas isi memo
ii) Perenggan 2
Memberi maklumat terperinci tentang perkara yang diperkatakan
iii) Perenggan 3
Menerangkan secara jelas tentang apa yang perlu dilakukan oleh

penerima memo dan bila dia perlu melakukannya.
(g) Tandatangan
Sekeping memo perlu ditandatangani atau diparap (initialed) oleh pengirim di

akhir memo.
Perlu diingatkan bahawa salutasi ’Tuan/Puan’ (Dear Sir) dan penutup ’Yang
benar’ (Yours faithfully) tidak digunakan dalam memo. Nama pengirim dan
jawatan tidak perlu ditulis selepas tandatangan.
Example of a Memo:
MEMO
TO : All Employees
FROM : Michael Nardi
SUBJECT : Golden Time Parties
DATE : APRIL 17, 2013
Your opinion about award dinners is important to us. Please take a few moments to
respond to this questionnaire.
Traditionally, employees who have been with the company for 20 years are honored
at annual departmental dinners, where their Golden Time pins are awarded.
Recently, however, management has proposed that a company wide recognition

dinner replace these departmental events, because our firm has only 107 employees,
such as dinner could be still be a friendly affair. The interdepartmental ties and
friendship that many of you share would be part of the unity within each department,
and you may feel that this closeness would be lost in a larger celebration.
Please consider these points and marks your choice below:
________ VOTE FOR AN ALL-COMPANY PARTY
________ VOTE FOR DEPARTMENTAL PARTY
Please make additional signed or unsigned comments at the bottom of this memo.
Return your completed questionnaire by Friday.
4. SURAT MENYURAT
Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk

maklumat mengenai produk. Jenis surat ini adalah antara yang paling mudah
untuk ditulis kerana perniagaan mengalu-alukan peluang untuk memberitahu
penerima tentang barangan dan perkhidmatan. Perkara-perkara penting dalam
surat perniagaan adalah seperti yang dinyatakan di bawah:
4.1. Bahagian Utama Surat

(a) Kepala surat
Kepala surat digunakan oleh organisasi. Ia mesti mempunyai maklumat berikut:
 Nama organisasi, tulisan dihitamkan (bold) dan menggunakan huruf
besar.
 Alamat penuh organisasi mengandungi nombor, jalan, poskod, Bandar
dan negeri.
 Nombor untuk dihubungi i.e. telefon, faks atau telefon bimbit –
dimulakan dengan nombor kod kawasan.
Contoh:

75000 Banda Hilir
Melaka
Fax : 06-2834624
Untuk surat-menyurat ke luar negara, kepala surat itu mesti mempunyai nama
negara. Alamat telegraf dan nombor teleks boleh disertakan. Pada masa kini,
banyak syarikat-syarikat juga menyertakan e-mel atau alamat laman utama.
Contoh:

75000 Banda Hilir
Melaka
Fax : 06-2834624
Telegraphic Address : MEAD BP
Telex : MA 3120 MAED BP
E-mail address : ccpritec@tm.net.my
(b) Alamat pengirim

Sekiranya surat ditulis oleh seorang individu, alamat pengirim perlu
disertakan. Ia perlu ditulis di bahagian atas sebelah kiri jika ia adalah memo
rasmi atau sebelah kanan untuk memo tidak rasmi. Nama pengirim tidak
perlu disertakan kerana ia akan dinyatakan di bawah tandatangan.
Contoh :
6, Jalan Murni 8
Taman Murni
83000 Batu Pahat
Johor
(c) Rujukan
Nombor dan surat rujukan menghubungkan surat dengan individu atau
jabatan yang berkenaan tanpa kelewatan.
Contoh:
Rujukan anda: LW/PD
Rujukan kami: CW/HS
(d) Tarikh:
Ia boleh ditulis dalam dua cara:
i) 18 May 2001
ii) May 18, 2001
Peringatan: Sila gunakan ejaan Bahasa Inggeris untuk bulan sekiranya surat
di tulis dalam Bahasa Inggeris.
(e) Alamat penerima:

Alamat penerima ditulis di sebelah kiri di bawah tarikh. Baris pertama adalah nama
penerima, jawatan atau nama organisasi. Sekiranya nama pengirim disertakan,
‘Tuan’, ‘Puan’ atau ‘Dr.’ digunakan. ia diikuti alamat yang lengkap.
Contoh (i):

75000 Banda Hilir
Melaka
Fax : 06-2834624
Contoh(ii):
Dr. Mikail Abdullah

75000 Banda Hilir
Melaka
Fax : 06-2834624
(f) Baris ‘Untuk perhatian’ (Attention line)

Penggunaan ‘Untuk perhatian’ adalah pilihan. Ia digunakan untuk
mempercepatkan proses surat itu disampaikan kepada inidividu atau jabatan
dalam organisasi. Apabila ia digunakan, surat mesti dialamatkan ke
organisasi. Baris ‘Untuk perhatian’ diletakkan di bawah alamat di dalam surat.
Nama perlu disertakan dengan gelaran “En.’, ‘Pn.’, ‘Tn’ dan lain-lain.
Contoh 1: Untuk perhatian: Cik Iris Carissa Abdullah
Contoh 2: U.P.: Cik Iris Carissa Abdullah
(g) Salutasi
Salutasi mesti sesuai dengan penerima.
Contoh:
Penerima Salutasi
Pengurus Tuan
Puan Halina Puan Halina atau Puan
En. Abdullah Tuan atau En. Abdullah
Unit Hal Ehwal Pelajar Tuan
Kolej Vokasional Sri Bahagia
(h) Baris ‘Perkara’
Baris ‘Perkara’ menunjukkan perihal isi surat. Ia ditulis di bawah salutasi dan
digaris atau dihitamkan (bold).
Contoh: SURAT PERLANTIKAN
(i) Tandatangan, Nama dan Jawatan
Nama penuh dan jawatan pengirim mesti ditulis dalam dua baris di bawah
tandatangan.
Contoh:
Yours Faithfully
Iris Carissa Abdullah

Business Development Manager
(j) Lampiran
Apabila lampiran disertakan bersama surat, satu catatan perlu dituliskan di

bawah jawatan. Bilangan lampiran juga perlu dinyatakan.
Contoh (i): Enclosure
Contoh (ii): Encl. (3)
(k) Notasi ‘Carbon Copy’

Singkatan ‘CC’ ditulis di bawah jawatan (atau notasi lampiran). Ini bermakna
salinan surat akan dihantar kepada orang yang disenaraikan di bawah CC.
Contoh:
i) Untuk individu di organisasi lain
CC: Mr. James Dean
4.2. Kualiti yang Penting dalam Penulisan Surat Perniagaan yang Baik
Surat merupakan medium utama perhubungan dalam perniagaan. Penulisan
surat yang terancang, jelas dan tepat sangat penting.
Kualiti yang utama dalam penulisan perniagaan adalah seperti berikut:
(a) Menulis dengan tepat dan betul

Kecuaian dalam penulisan surat boleh mewujudkan tanggapan negative Oleh
itu, periksa ejaan, tanda bacaan dan tatabahasa. Gunakan teknik penulisan
yang diterima pakai seperti ejaan, tanda bacaan dan huruf besar. Pastikan
maklumat yang diberikan tepat dan terperinci.
(b) Menulis secara ringkas dan tepat

Tulis secara ringkas dengan menggunakan perkataan, ayat dan perenggan
yang pendek. Walaubagaimanapun, apabila anda menulis dengan ringkas,
pastikan surat anda masih lengkap dan menggunakan bahasa yang sopan.
(c) Menulis dengan jelas

Pastikan mesej yang anda tulis mudah difahami oleh pembaca. Susun ayat
dan perenggan dengan baik. Pastikan tiada satu bahagian pun tidak boleh
difahami oleh pembaca. Gunakan perkataan yang mudah difahami.
Jangan guna Guna

Terminate end
Endeavour try
Procure get
Peruse read
(d) Menulis dengan sopan
Sentiasa gunakan perkataan dan ayat yang sopan di dalam surat kerana ia
boleh mewujudkan nama baik bagi organisasi anda.
Gunakan ayat aktif agar surat anda lebih bersifat peribadi dan ikhlas.
(e) Menulis secara konsisten

Pastikan setiap ayat menyatakan idea atau makna yang jelas. Pastikan tiada
satu ayat yang bercanggah di antara satu sama lain. Elakkan dari
menggunakan kata ganti diri yang salah di dalam surat.
Contoh Surat Perniagaan:
Huaiweoi Sdn. Bhd.(Co. Reg.: 711279-X ), No.2, Jalan PM 13, Plaza Mahkota, 75000, Melaka
06-2869850 Faks : 06-2834624 HYPERLINK "mailto:cchuweic@tm.net.my" cchuweic@tm.net.my
August 5, 1995
Mr. Ganesh Subramaniam
Puncak Gemilang Sdn. Bhd
24, Jalan Semabok Laut
83000 Batu Pahat
Johor
Dear Sir,
REQUEST TO DEFER PAYMENT (INVOICE NO: 2564)
Thank you for your statement of 3 March 2001. The amount RM 562.00 outstanding is
correct.
We have always met our financial commitments in the last few years. However, due to
certain financial difficulties, we wish to defer our settlement until next month. This would
enable us to cope with the difficult situation at the moment.
We look forward to your favorable reply.
Thank you.
Your Sincerely,
(IRIS CARISSA)
Accounts Executives
5. LAPORAN
Kebiasaannya, laporan adalah alat pengurusan. Matlamat apabila membangunkan
laporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah, kerana masa
adalah amat berharga Ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit
sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada
keperluan mereka. Sesetengah orang suka menggunakan komputer untuk
membandingkan maklumat daripada laporan yang diterimanya. Ada pengurus lebih
suka mendapatkan laporan mereka secara lisan, bersemuka tetapi ada juga yang
memilih laporan bertulis.
5.1. Siapa yang Memulakan Penulisan Laporan?

Laporan secara sukarela dibuat atas inisiatif sendiri. Ia memerlukan maklumat yang
lebih dan disokong oleh laporan yang disahkan serta disediakan atas arahan yang
diterima. Apabila menulis laporan secara sukarela, berikan latarbelakang dan tujuan
yang lebih terperinci mengenai perkara tersebut.
Laporan yang sah disusun sebagai jawapan kepada permintaan pembaca.
5.2. Perkara yang Terkandung dalam Sebuah Laporan

Perbendaharaan kata dan format sebuah laporan ditentukan oleh perkara yang
dilaporkan. Sebagai contoh, laporan audit (yang mengesahkan pemeriksaan
akauntan rekod kewangan firma) mengandungi banyak nombor, selalunya dalam
bentuk jadual. Laporan dari jabatan undang-undang (mungkin mengenai paten
syarikat) mengandungi banyak terminologi undang-undang. Apabila pembaca sudah
biasa dengan perkara tersebut dan berkongsi latar belakang yang sama, terma tidak
perlu ditentukan dan konsep asas tidak perlu diterangkan. Format persembahan,
gaya dan susunan ditentukan oleh ciri-ciri perkara yang dilaporkan.
5.3. Bilakah Laporan Disediakan?
Laporan rutin diserahkan secara berulang (harian, mingguan, bulanan, suku tahun
atau setiap tahun).
Laporan biasa memerlukan pengenalan dan ‘transitional material’ yang kurang

terperinci berbanding laporan khas atau laporan tidak berkala yang berkaitan
dengan situasi yang unik. Laporan rutin sering disediakan dalam borang pracetak
menggunakan templat (sama ada yang penulis hanya mengisi), atau mereka
hanya menyediakan dengan cara yang standard.
5.4. Ke manakah Laporan Dihantar?

Laporan dalaman (yang digunakan dalam organisasi) secara amnya kurang formal
daripada laporan luaran (yang dihantar kepada orang di luar organisasi).
Kebanyakan laporan dalaman, terutamanya yang di bawah sepuluh muka surat,
ditulis dalam format memo. Laporan luaran, pada tangan yang lain mungkin dalam
format surat jika mereka tidak lebih daripada lima halaman atau dalam format
manuskrip jika mereka boleh melebihi lima muka surat, kurang daripada sepuluh
muka surat, ditulis dalam format memo. Laporan luaran ditulis dalam format seperti
di bawah:
 memo - laporan yang kurang dari lima (5) muksurat
 surat - laporan yang lebih dari lima (5) mukasurat
tetapi kurang dari sepuluh (10) mukasurat
 manuskrip - laporan yang lebih dari sepuluh (10) mukasurat

5.5. Kenapa Laporan Disediakan?

Laporan Bermaklumat menumpukan kepada fakta. Ia disusun berdasarkan subtopik.
Laporan Analitikal merangkumi analisis, interpretasi, kesimpulan dan cadangan. Ia
disusun berdasarkan hujah dan kesimpulan yang logikal.
5.6. Bagaimanakan Penerimaan Pembaca?

Apabila pembaca bersetuju dengan kandungan laporan, bahan itu dikemukakan
dengan jelas, bermula dengan idea utama (dapatan utama, kesimpulan dan
cadangan). Jika pembaca mungkin mempunyai keraguan mengenai laporan itu,
bahan dibentangkan secara tidak langsung, bermula dengan butir-butir khusus dan
seterusnya ke idea utama.
5.7. Bagaimana sebuah Organisasi Menggunakan Laporan?

Laporan adalah seperti jambatan, merentasi masa dan ruang. Organisasi
menggunakannya untuk menyediakan hubungan formal dan sah di kalangan orang
ramai, tempat dan masa. Ada laporan yang digunakan untuk komunikasi dalaman,
ada juga digunakan sebagai mod perhubungan dengan orang luar. Ada laporan
yang bersifat kekal, ada yang menyelesaikan masalah semasa atau sekadar
menjawab persoalan.
Laporan perniagaan boleh muncul dalam pelbagai bentuk, tetapi laporan yang
disediakan memberikan yang petunjuk terbaik tentang bagaimana untuk menyusun
dan menulisnya. Walaupun laporan perniagaan adalah untuk pelbagai tujuan,
kebanyakan laporan digunakan untuk satu daripada enam tujuan umum yang
berikut:
• memantau dan mengawal operasi
 membantu melaksanakan polisi dan prosedur

 mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan
 mendapatkan perniagaan dan dana yang baru
 mendokumentasi kerja yang dilakukan untuk klien
 membimbing keputusan atau isu tertentu
SOALAN / QUESTIONS:
1. Kenapa kita perlu menganalisa data sebelum menggunakannya?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Senaraikan tiga (3) dokumenuntuk dianalisa dan selalunya digunakan di pejabat.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Apakah ciri-ciri pelaksanaan ketika menganalisa data?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. John V. Thill, Business Communication Today, a Division of the McGraw. Hill

Companies, Fourth Edition
2. http://ftmk.kutkm.edu.my/disclaimer.php
3. http://www.archives.sa.gov.u/files/training rpl BSBSMN405A. pdf
CORE ABILITIES
LEVEL L1

02.07:UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/INTRANET

01.05:UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND GATHER
02.08:PREPARE PICTORIAL AND GRAFIC INFORMATION
01.06:UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS
INFORMATION
01.04:ANALYSE INFORMATION
02.06:WRITE MEMOS AND LETTERS

TO:
1)UTILIZE LOCAL AREA NETWORK (LAN)/INTRANET TO
EXCHANGE INFORMATION
2)UTILIZE THE INTERNET TO LOCATE AND GATHER
OBJECTIF MODUL / MODULE INFORMATION
OBJECTIVE
3) PREPARE PICTORIAL AND GRAFIC INFORMATION
INFORMATION
5) ANALYSE INFORMATION

TARIKH:
NAME:

PERHATIAN:
ARAHAN:

SOALAN OBJEKTIF
1. Apakah jenis rangkaian komputer yang merangkumi kawasan yang lebih kecil daripada
WAN?
A. Rangkaian computer Metropolitan
B. Rangkaian Komputer setempat
C. Rangkaian Komputer meluas
D. Rangkaian Komputer biasa
2. Namakan alat komunikasi yang paling mudah dan cepat pada masa kini?
A. SMS
B. MMS
C. Internet mail
D. Elektronik mail
3. Apakah nama dokumen rangkaian yang digunakan untuk menyampaikan maklumat ringkas
dan mudah difahami?
A. Siaran
B. Memo
C. Surat
D. Semua di atas betul
4. Nyatakan format yang betul dalam membuat satu-satu memo?

A. Kepada,Daripada,Subjek,Tarikh
B. Daripada,Kepada,Kepada,Subjek
C. Tarikh,Subjek,Daripada,Kepada
D. Kepada,Daripada,Tarikh,Subjek
5. Salah satu aplikasi di internet yang mengambil masa yang singkat dan cepat adalah?
A. Fail Transfer Protokol
B. NEW Group
C. IP Address
D. Telnet
6. Lakaran grafik merupakan penyusunan maklumat.Apakah salah satu langkah kerja yang
diutamakan dalam lakaran grafik?
A. Bercerita
B. Berinteraksi
C. Menemuramah
D. Memberitahu
1. Kad Antaramuka rangkaian atau lebih dikenali sebagai______________________merupakan

satu kad yang di_______________________ke dalam rangkaian untuk tujuan rangkaian.
2. Elektronik Mail adalah satu_______________________________________atau

______________________________________yang paling banyak digunakan di internet.
3. Temuramah dibuat untuk mendapatkan___________________________________________

tertentu daripada tokoh,pakar dalam sesuatu________________________________atau orang
yang terlibat dalam sesuatu peristiwa.
4. Dalam pengumpulan maklumat anda perlu_______________________________apa tindakan

yang seterusnya diambil oleh_______________________________.
5. _____________________________ bermaksud satu _________________________yang

ditentukan bagi sebarang kajian.
SOALAN ESEI
1. Sebelum menyediakan maklumat secara grafik,maklumat perlu terlebih dahulu dikenalpasti dan
dikumpul.Nyatakan empat (4) cara pengumpulan maklumat yang anda tahu?
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
(4 Markah)
2. Sebutkan tiga (3) jenis rangkaian komputer yang anda ketahui?
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
(6 Markah)
3. Jelaskan lima (5) proses dalam melaksanakan sesuatu kajian?
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
(5 Markah)
4. Berikan lima (5) contoh surat kiriman rasmi yang anda telah pelajari?
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………
(5 Markah)
Tarikh:
Nama:
CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2

04 – BEKERJASAMA DENGAN RAKAN SEKERJA
KEUPAYAAN / ABILITIES 03.08 : DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION

WITHIN WORK GROUP
AT THE END OF THIS MODULE, TRAINES WILL BE

OBJEKTIF MODUL / MODULE
ABLE TO DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION
OBJECTIVE
WITHIN WORK GROUP
NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M04 / P(1/2) Muka : 1 of 14
TAJUK / TITLE : KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN
OBJEKTIF / OBJECTIVE :
Supaya pelatih-pelatih dapat menunjukkan sumbangan mereka, menawarkan bantuan dan

menerima pertolongan dalam melakukan kerja berkumpulan. Selain daripada itu, pelatih dapat
mempamerkan kefahaman perbezaan individu dan budaya bekerja dalam membuat cadangan
semasa perjumpaan untuk menyelesaikan dan memahami sesuatu masalah, menerima
keputusan serta perubahan yang dibuat melibatkan kerja dalam kumpulan.
NO. KOD Z-009-2 / M04 / P(1/2) Muka : 2 drp 14
1. PENGENALAN
Kumpulan boleh didefinisikan sebagai dua atau lebih individu yang bebas beriteraksi di antara
satu sama lain, di samping berkongsi tujuan dan juga identiti.
Terdapat empat dimensi untuk membentuk kumpulan iaitu:
a) Sebuah kumpulan mesti memiliki dua orang atau lebih ahli.

b) Setiap individu adalah bebas berinteraksi di antara satu sama lain.
c) Setiap individu mesti berkongsi identiti untuk berinteraksi di antara satu sama lain.
d) Setiap individu sama ada lelaki atau perempuan harus diiktiraf sebagai ahli di
dalamkumpulan tersebut.
2. JENIS-JENIS KUMPULAN
Kebanyakan individu yang menganggotai kumpulan mempunyai alasan yang berbeza-beza.

Sesetengahnya menganggotai kumpulan untuk kepuasan dirinya. Kumpulan boleh
dikategorikan kepada dua iaitu kumpulan formal dan tidak formal.
2.1 Kumpulan Formal
Kumpulan formal merupakan sebuah kumpulan yang ditubuhkan untuk meningkatkan

produktiviti kerja. la juga mungkin dipanggil sebagai sebuah pasukan atau sebuah
jawatankuasa kumpulan kerja. Selain itu, kumpulan formal adalah satu kumpulan yang
mempunyai tujuan dan tugas-tugas yang berkaitan dengan pencapaian objektif organisasi.
Kumpulan-kumpulan formal secara amnya berkongsi maklumat, memberi panduan kepada
orang lain, mencapai keuntungan bersama dan kadangkala membuat keputusan bersama.
Kumpulan-kumpulan formal selalunya merupakan sebahagian daripada struktur organisasi.

Kumpulan formal lebih cenderung kepada struktur yang rasional berbanding dengan
kumpulan tidak formal. Biasanya seorang ahli akan dilantik menjadi ketua dan
bertanggungjawab memastikan bahawa setiap ahli dalam kumpulan formal menjalankan
tugas mereka.
2.2 Kumpulan Tidak Formal
Di dalam teori Hirarki Maslow, perasaan untuk dimiliki dan memiliki adalah merupakan satu
motivasi yang mempunyai kuasa yang paling tinggi. Setiap orang mahu keperluan yang
terbaik, keperluan untuk disukai, dan keperluan untuk bersahabat. Kumpulan tidak formal
merupakan sebuah kumpulan yang telah berkembang kerana ia membolehkan ahlinya
berkongsi aktiviti, saling bertindak di antara satu sama lain dan mempunyai sentimen di
kalangan ahli-ahli. Tujuan kumpulan tidak formal adalah memenuhi keperluan peribadi
ahli-ahlinya. lanya mungkin berbentuk dalam memberi sokongan, penentangan atau
menghala ke arah ciri-ciri objektif organisasi.
3. PERSEKITARAN KUMPULAN YANG BARU
Organisasi telah pun menggunakan kumpulan dengan begitu lama. Pada hari ini, kumpulan
bergabung dengan struktur organisasi dengan lebih menyeluruh dan kuasanya
dipertingkatkan. Pengurus-pengurus menyedari bahawa apa jua kumpulan boleh memberi
kebaikan persaingan dan mempertingkatkan prestasi organisasi. Mereka juga menyedari
bahawa potensi kumpulan jauh lebih besar daripada potensi individu.
Jadual 1 menggariskan beberapa perbezaan bagaimana kumpulan diurus dalam persekitaran

tradisi dan persekitaran baru. AhIi-ahli organisasi lebih banyak melibatkan diri, dilatih dengan
lebih baik, kerjasama dipertingkatkan dan lebih penting lagi ialah mereka boleh berkeria
sambil belajar.
Kecenderungan hari ini menghala kepada kumpulan urus-sendiri, di mana pekerja-pekerja

dilatih untuk membuat semua atau kebanyakan kerja dalam unit-unit tertentu. Penyelia tidak
menyelia mereka secara langsung dan memberi ahli kumpulan membuat keputusan sendiri.
Kumpulan urus-sendiri seringkali didapati dalam pengeluaran. Berbanding dengan kumpulan
urus-tradisi, kumpulan urus-sendiri kelihatan lebih produktif, mempunyai kos yang lebih
rendah, memberi perkhidmatan yang lebih baik kepada pelanggan, kualiti lebih tinggi,
mempunyal rekod yang lebih selamat dan lebih memuaskan ahli-ahli organisasi.
Persekitaran Tradisi Persekitaran Baru

Pengurus menentu dan Pengurus dan ahli kumpulan
merancang kerja. bersama-sama
menentu dan merancang kerja.

Pentakrifan kerja terhad. Kemahiran dan pengetahuan yang
diperlukan untuk sesuatu kerja
dinyatakan.
Kebanyakan maklumat adalah Kebanyakan maklumat dikongsi
aset pengurusan. bersama.
Latihan untuk ahli bukan Latihan pentadbiran, antara

pengurusan lebih perseorangan dan teknikal
menumpu kepada kemahiran diperlukan untuk pembelajaran yang

teknikal. berterusan.
Jadual 1 : Perbezaan Antara Persekitaran Tradisi Dan Baru

4. KEBERKESANAN DAN MASALAH DALAM KUMPULAN
Keberkesanan kumpulan adalah dinilai berdasarkan kepada tiga kriteria iaitu:-
a) Fokus pencapaian
b) Sumbangan ahli-ahli
c) Sekatan dalam kumpulan
4.1 Fokus pencapaian
Kunci kejayaan kepada kerja berpasukan yang efektif adalah ahli-ahli kumpulan yang
mempunyai komitmen untuk mencapai satu matlamat yang sama. Kumpulan yang cemerlang
juga mestilah mempunyai persefahaman. Tanpa kesefahaman dan komitmen, kumpulan
hanya sekadar terdiri daripada sekumpulan individu yang tidak bekerjasama antara satu
sama lain. Dengan adanya matlamat yang jelas dan memiliki kekuatan kumpulan, akan
mendorong ahli-ahli kumpulan bekerja di dalam satu kumpulan yang bersemangat dan
mempunyai keupayaan untuk mencapai kejayaan yang luar biasa.
Oleh yang demikian, matlamat kumpulan mestilah khusus dan boleh diukur prestasinya.
Kumpulan yang mempunyai matlamat pencapaian akan membantu untuk menetapkan dan
membezakan keluaran kumpulan, menggalakkan komunikasi di antara ahli-ahli kumpulan,
memberi tenaga dan semangat kepada ahli-ahli kumpulan, mendorong ahli-ahli kumpulan dan
memberikan maklumbalas di dalam proses kemajuan.
Kumpulan terbaik yang berdasarkan sistem pengukuran akan memberitahu pihak atasan
mengenai pencapaian kumpulan dan akan membantu kumpulan di dalam memahami
proses-proses yang dijalankan. Kumpulan tersebut memainkan peranan penting di dalam
memimpin dan membentuk sistem pengukuran. Ini merupakan satu petunjuk sama ada
kumpulan diberi kuasa atau sebaliknya
4.2 Sumbangan ahli-ahli.
Ahli-ahli kumpulan perlu menyedari kepuasan yang akan mereka perolehi daripada kerja
berkumpulan. Setiap ahli kumpulan akan berasa gembira kerana berpeluang untuk mnyertai
kumpulan
Dengan itu adalah penting untuk membentuk satu kumpulan yang terdiri daripada individu
yang mempunyai kemahiran pelbagai dan terdiri daripada etnik dan bangsa yang berlainan
kerana ia akan lebih menggerakkan kumpulan tersebut. Setiap individu mempunyai idea-idea
yang tersendiri disebabkan latarbelakang mereka yang berbeza. Ini akan memberikan identiti
yang tinggi kepada kumpulan tersebut, kepentingan, autonomi dan maklumbalas pencapaian
yang baik.
Selain itu, setiap semua kumpulan mestilah bekerja dengan bersungguh-sungguh,

memberikan sumbangan mereka kepada kumpulan dan bertanggungjawab bukan hanya
kepada majikan sahaja tetapi juga kepada ahli-ahli kumpulan. Ini merupakan satu aspek yang
penting di dalam kerja berpasukan. Rasa tanggungjawab ini akan memberikan kepercayaan
kepada ahli-ahli kumpulan dan membawa komitmen yang baik di dalam kumpulan.
Ahli-ahli kumpulan perlu mengekalkan komitmen mereka untuk bekerjasama. Kumpulan yang
efektif tidak akan berpecah-belah atau dibubarkan membuat satu projek yang amat sukar.
Sebaliknya, ahli-ahli kumpulan berasa gembira kerana mereka telah menyertai kumpulan
tersebut. Dengan kata lain, kumpulan yang efektif adalah berkekalan dan mempunyai prospek
yang baik untuk mengulangi kejayaan pada masa depan.
Kumpulan yang baik akan membentuk satu kesefahaman di kalangan ahli-ahlinya. Mereka
akan berbincang sesama sendiri dan mencapai satu komitmen tentang bagaimana tugas dan
peranan masing-masing diagih-agihkan serta bagaimana pula kumpulan mereka akan
membuat keputusan. Dengan itu, kumpulan yang baik mestilah sentiasa memeriksa
pencapaian kumpulan mereka dan sedia untuk membuat perubahan di dalam keadaan yang
sesuai.
4.3 Sekatan Dalam Kumpulan
Kumpulan adalah suatu perhubungan di antara satu sama lain dimana berlakunya pertukaran
idea yang tiada kaitan dengan individu, sosial, agama dan latarbelakang keluarga. Mereka
bekerjasama dalam melaksanakan tugas atau aktiviti harian, berbincang dalam kumpulan
yang kecil dan mengadakan sumbangan. Ini memberi peluang kepada mereka untuk
mendapat maklumbalas daripada ahli kumpulan bagi memastikan ianya menepati dengan
konsep kumpulan dan pasukan yang mahukan penyertaan semua.
Tetapi tidak dinafikan terdapat juga pandangan negatif keputusan yang dibuat oleh kumpulan,
kerapkali adalah lebih baik daripada keputusan yang dibuat oleh individu tetapi terdapat
pengecualiannya. Terdapat tiga aspek kumpulan yang negatif yang dapat dikenalpasti. Antara
aspek tersebut ialah masalah penyelarasan, tekanan terhadap keseragaman dan tenggelam
di dalam kumpulan.
Kegagalan, sesuatu kumpulan adalah suatu kejadian yang biasa, disebabkan kurang
pendedahan dalam aspek disiplin kendiri serta tanggungjawab individu kepada ahli-ahli
kumpulan. Walau bagaimanapun, faktor kegagalan yang paling dominan adalah dari segi saiz
sesuatu kumpulan. Kerja berkumpulan paling cekap dengan bilangan ahli yang kecil sahaja.
Semakin besar sesuatu kumpulan, semakin besar kemungkinan menemui kegagalan.
Halangan lain seperti masalah berinteraksi turut menjadi faktor yang melumpuhkan sesuatu
organisasi berkumpulan.
5. ISU DAN MASALAH
Perubahan dalam kumpulan kerja mempengaruhi tingkahlaku kumpulan dan persekitaran

kumpulan.
5.1 Faktor Personel
Dua keperluan yang mempengaruhi rekabentuk kerja adalah keperluan sosial dan keperluan
perkembangan diri. Dalam konteks ini apabila keperluan sosial tinggi maka rekabentuk keria
perlu berasaskan kumpulan.
5.2 Faktor Persekitaran
Situasi kerja berpasangan akan mengambil masa yang lebih pendek berbanding
melakukannya secara bersendirian. Oleh itu, kumpulan memainkan peranan penting dalam
menjadikan tugas lebih mudah dan menarik. Tujuan utama adalah menghasilkan tugas yang
menjimatkan masa, tenaga kerja, penggunaan bahan mentah dan seterusnya membawa
kepada penghasilan produk atau perkhidmatan terbaik kepada pelanggan.
Kumpulan boleh direkabentuk melalui:
a) Kumpulan Kerja Autonomi
Pengkaji sistem sosioteknikal berpendapat kumpulan kerja autonomi dapat bertukar

tugas untuk meningkatkan kemahiran dan bekerjasama menghasilkan kerja yang
bermakna dan mendapat maklumbalas mengenai prestasi tugas.
b) Kumpulan Kerja Bersepadu
Kumpulan ini secara keseluruhan kerjanya di bawah penyeliaan seorang penyelia dan
ahli-ahlinya melakukan tugas secara bergilir-gilir. Contohnya, Matshusita berjaya
memperkenalkan sistem ini sehingga menghasilkan tenaga pekerja yang mahir dan
sedia menghadapi cabaran baru.
6. NORMA DALAM KUMPULAN DAN PASUKAN
Norma adalah satu peraturan tidak formal yang menggambarkan kelakuan yang dikongsi
bersama secara meluas oleh ahli-ahli kumpulan. Satu set peraturan kelakuan yang piawai
akan ditentukan mengikut keperluan-keperluan yang khusus. Norma dalam pasukan akan
mengutarakan pelbagai aspek. Diantaranya adalah berapa banyakkah sumbangan yang akan
diberikan oleh ahli pasukan? Apakah pakaian mereka? Apakah makanan mereka? Perasaan
ahli pasukan terhadap organisasi dan bagaimana ahli pasukan akan berunding dengan
pengurus personel?
Dari pandangan organisasi, norma, boleh menjadi positif atau negatif. Dalam sesetengah
kumpulan semua orang bekerja keras. Dalam kumpulan lain pula, pekerja-pekerja adalah anti
pengurusan dan cuba mengelakkan daripada melakukan kerja. Sesuatu norma seharusnya
menggalakkan pekerja-pekerjanya untuk memuji atau mengkritik syarikatnya cara terbuka.
Sesuatu norma boleh memberi garis panduan kepada individu untuk sikap terbuka, jujur dan
menghormati pendapat orang lain atau mengelakkan daripada hadapi isu-isu penting dan
mengumpat di belakang orang lain. Ahli-ahli kumpulan mengambil berat mengenai amalan
keselamatan yang lemah, penyalahgunaan dadah dan alkohol serta kecurian yang dilakukan
oleh pekerja.
6.1 Kriteria Utama Dalam Norma Kumpulan
Amnya norma dalam satu kumpulan akan wujud apabila terdapat tiga kriteria yang
digabungkan. Kriteria-kriteria tersebut adalah seperti berikut:
a) Kelakuan Piawai Bagi Ahli Kumpulan
Ahli-ahli kumpulan mesti mempunyai kesedaran bahawa mereka perlu

menyumbangkan tenaga dan usaha mereka dalam suatu organisasi. Perasaan ini
harus wujud di dalam diri mereka tanpa sebarang paksaan. Contohnya bagi
pekerja-pekerja di Bank Simpanan Nasional, mereka bukan sahaja membuat tugas
harian, malah mereka juga telah mengambil inisiatif untuk membantu para pelanggan
dalam pelbagai aspek seperti dari segi khidmat nasihat.
b) Ahli Kumpulan Mestilah Bersetuju Ke Atas Piawai Kelakuan Yang Telah

Ditetapkan
Ini tidak bermakna bahawa semua ahli kumpulan harus bersetuju secara sepenuhnya.
Sekiranya ahli-ahli kumpulan tersebut didapati mempunyai banyak pendapat
mengenai jumlah sumbangan yang patut diberikan kepada organisasi, maka kumpulan
ini dikatakan tidak mempunyai norma produktiviti.
c) Sistem Pemberian Ganjaran Dan Hukuman
Setiap individu seharusnya menyedari bahawa kewujudan kumpulan adalah

berdasarkan sistem pemberian ganjaran dan hukuman. Ganjaran akan diberikan
kepada ahli yang mempunyai tahap sumbangan yang amat cemerlang manakala
hukuman akan diberikan kepada mereka yang mengingkari peraturan organisasi.
6.2 Faktor-Faktor Kewujudan Norma Dalam Organisasi
Secara amnya didapati pembentukan norma wujud apabila terdapat satu atau lebih daripada
empat faktor bergabung. Di antara faktor-faktornya adalah seperti berikut:
a) Penyata Eksplisit
Sebagai contohnya, pengurus dan pekerja yang mempunyai penyata yang jelas
dengan tujuan untuk membentuk peraturan supaya kumpulan tersebut dapat
mencapai matlamat mereka. Katakanlah pihak organisasi telah memutuskan bahawa
merokok adalah dilarang sama sekali terutamanya di pusat pemprosesan
PETRONAS. Sekiranya ketua kumpulan dan ahli-ahli kumpulan bersama-sama
menjayakan peraturan ini, maka peraturan ini akan menjadi peraturan formal bagi
organisasi tersebut dalam jangka masa yang panjang.
b) Kelakuan Pertama
Kelakuan yang pertama dalam kumpulan boleh juga menjadi pembentukan suatu
norma. Sebagai contoh, kedudukan tempat duduk ahil dalam suatu mesyuarat.
Mereka akan terus duduk di tempat yang sama pada mesyuarat yang akan datang.
Lambat-laun la akan menjadi suatu norma dalam kumpulan. Kedudukan tempat duduk
ahli-ahli juga akan menentukan dengan siapakah seseorang itu harus bercakap atau
berinteraksi
c) Kepentingan Pemberian Ganjaran dan Hukuman
Keberkesanan suatu hukuman lazimnya akan bergantung kepada kepentingan

pemberian ganjaran dan hukuman kepada ahil-ahli kumpulan dan kebarangkalian
bahawa ia akan diaplikasikan. AhIi kumpulan masih boleh mengendahkan norma
kumpulan sekiranya mereka menganggap bahawa mereka boleh melepaskan diri
daripada hukuman.
7. KEAKRABAN
Keakraban merupakan salah satu ciri yang penting bagi kumpulan. Keakraban kumpulan
merujuk kepada betapa penting daya tarikan kumpulan ke atas para anggotanya, betapa
penting untuk menggerakkan atau memotivasikan para anggotanya supaya kekal dalam
kumpulan dan sejauh mana mereka mempengaruhi satu sama lain. Terdapat dua alasan
utama mengapa keakraban adalah penting.
a) Ia mewujudkan kepuasan kepada para anggota kumpulan. Dalam sebuah kumpulan

yang ada ikatan yang erat, para anggota dapat berkomunikasi antara satu sama lain.
Mereka merasakan bahawa mereka, adalah sebahagian daripada kumpulan.
Sekiranya tugas mereka tidak dilaksanakan dengan sempurna, atau organisasi
bersifat menekan, mereka, masih memperolehi kepuasan dengan bekerja bersama
rakan-rakan sekerja yang disukai.
b) Keakraban mempunyai pengaruh yang besar terhadap prestasi. Penggemar-

penggemar sukan sentiasa terdedah kepada keadaan ini. Apabila kumpulan yang
digemari menang, pemain-pemain menjadi bertambah rapat, dan saling mengetahui
cara permainan masing-masing. Sebaliknya, kegagalan merupakan tanda pergaduhan
dan perpisahan.
Keakraban kumpulan berkemungkinan juga boleh menghancurkan organisasi, misalnya

apabila mereka mensabotaj bahagian pemasangan, berhenti kerja, atau bertindak
menurunkan prestasi mereka. Bilakah keakraban yang tinggi membawa kepada prestasi yang
baik atau buruk? Ini bergantung pada tugas dan sama ada kumpulan itu mempunyai prestasi
yang tinggi atau rendah.
7.1 Menjalin Keakraban Dan Norma Prestasi Tinggi
Pengurus haruslah membentuk satu kumpulan yang bekerjasama dan mempunyai tahap
pencapaian yang tinggi. Tindakan berikut dapat membantu membentuk kumpulan tersebut.
a) Pengambilan pekerja yang mempunyai tingkah laku, nilai dan latar belakang yang
sama.
Individu yang sama sifatnya, lebih mudah bergaul antara satu sama lain. Walau
bagaimanapun, adalah tidak sesuai untuk berbuat demikian sekiranya tugas sesebuah
kumpulan memerlukan input dan kemahiran yang berbeza. Misalnya, jawatankuasa dan
badan yang seragam secara relatif akan membuat keputusan yang lemah kerana, ia
kekurangan maklumat dan pandangan yang berbeza. Ia juga mungkin dipengaruhi oleh
semangat kumpulan atau fikiran kumpulan.
b) Mengekalkan standard sosialisasi dan syarat kemasukan yang tinggi.
Kumpulan dan organisasi yang susah untuk disertai adalah lebih berprestij. Individu
yang berjaya melalui temuduga pemilihan atau proses latihan yang sukar akan berasa
bangga dengan pencapaian mereka dan berasa rapat dengan kumpulan.
c) Kekalkan kumpulan kecil (tetapi mampu untuk melaksanakan kerja yang besar)
Semakin besar sesebuah kumpulan, ahli kumpulan merasa semakin kurang penting.
Kumpulan kecil membuat individu merasakan seperti penyumbang besar.
d) Bantu kumpulan berjaya dan mengumumkan kejayaannya.
Jadi pemimpin yang memudahkan peluang kejayaan. Pengalaman kemenangan akan

merapatkan hubungan antara ahli-ahli kumpulan. Sekiranya anda memberitahu orang
yang bejawatan lebih tinggi mengenai kejayaan kumpulan anda, ahli-ahli akan merasa
bahawa mereka adalah sebahagian daripada satu unit yang penting dan berprestij.
Kumpulan yang berada dalam rekod pencapaian baik akan terus maju, dan begitulah
sebaliknya.
e) Jadilah pemimpin yang aktif
Penglibatan dalam membuat keputusan membolehkan ahli kumpulan menjadi lebih

rapat di antara satu sama lain dan menuju ke arah pancapaian matlamat. Terlalu
banyak keputusan “autokratik” akan mengasingkan kumpulan daripada pengurusan.
f) Terima cabaran luaran
Tarikh tugas patut disiapkan perlu dinyatakan bagi memaksa kumpulan bekerjasama
bagi menghabiskan kerja dalam masa ditetapkan. Tambahan pula, persaingan antara
kumpulan membuatkan ahli-ahlinya bekerjasama untuk menewaskan musuh.
g) Berikan ganjaran berdasarkan pencapaian kumpulan
Pastikan kumpulan yang mempunyai pencapaian tinggi akan mendapat ganjaran yang
sepatutnya. Ini akan menggalakkan ahli kumpulan supaya menjadi lebih erat untuk terus
maju dan mendapat ganjaran.
8. FUNGSI KUMPULAN DAN PASUKAN
Keberkesanan kumpulan adalah bergantung kepada watak dan fungsi untuk mengekalkan
kumpulan. Menurut seorang cendekiawan, "Satu pasukan bolasepak yang baik mesti
mempunyai kemahiran dalam 'blocking' dan 'tackling' serta mampu untuk mempamerkan
corak permainan bertahan dan menyerang secara fleksibel tetapi semangat dan kerjasama
pasukan adalah saling bergantungan antara satu sama lain, dan mesti wujud pada tahap
yang tinggi untuk mencapai kejayaan.
Fungsi tugas merujuk kepada perkara-perkara yang berkait secara langsung dalam
penyempurnaan tugas dengan berkesan. Dari perspektif pengurusan, terdapat beberapa
fungsi yang penting.
a) Permulaan aktiviti
Mencadangkan idea, mengenalpasti masalah, mencadangkan pendekatan dan

menyelesaikan masalah.
b) Pencarian maklumat
Bertanya mengenai idea, cadangan, maklumat atau fakta.
c) Pemberian maklumat
Menawar dan menerangkan pendapat berkenaan dengan masalah, cadangan dan

penyelesaian.
d) Penghuraian
Mengkelas, menerangkan dan mengembangkan makna dan fahaman mengenai konsep

dan akibat yang terhasil.
e) Penyelarasan
Menarik perhatian terhadap aktiviti perhubungan.
f) Perumusan
Mengumpulkan semua idea dan cadangan yang berkaitan.
g) Percubaan
Pembelajaran amalan yang digunakan dalam idea dan cadangan
h) Pentaksiran
Mengukur pencapaian dan keberkesanannya.
i) Penerangan pendapat
Penerangan pendapat mengenai masalah, cadangan dan penyelesaian.
j) Pengenalan masalah
Meramal dan mengenalpasti masalah serta mengambil langkah seterusnya.

9. PERANAN KUMPULAN KERJA DALAM SUATU ORGANISASI
9.1 Mendalamkan Pengetahuan Dalam Suatu Bidang Kerja
Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh suatu kumpulan adalah jauh lebih baik daripada
idea individu. Apabila satu aspek dibentangkan dalam kumpulan, semua ahli akan
menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam pelbagai aspek. Ini akan
membantu ketua kumpulan untuk membuat keputusan yang lebih rasional. Kemungkinan juga
individu yang tidak mahir atau pakar dalam pelbagai bidang, akan membuatkan keputusan
yang diambil berkemungkinan besar adalah tidak rasional. Contohnya untuk mengeluarkan
kereta PROTON SAGA, satu kumpulan kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas kerja
dan melaksanakan projeknya. Ini akhirnya telah membuahkan hasil yang lebih baik.
Kumpulan juga ada mengambil ahli baru. Oleh itu, ahli di dalam kumpulan harus dipilih dan
diberi latihan supaya mereka dapat memberi sumbangan kepada kumpulan. Kemahiran yang
diperlukan oleh kumpulan termasuklah kepakaran teknikal atau kefungsian, penyelesaian
masalah, membuat keputusan dan kemahiran berkomunikasi. Sesetengah pengurus dan
kumpulan membuat kesilapan dengan menekankan beberapa kemahiran tertentu sahaja dan
mengabaikan yang lain. Adalah amat penting kemahiran tersebut dikuasai dan dikembangkan
di kalangan ahli kumpulan. Contohnya, K Shoes Ltd melatih ahli-ahli kumpulannya untuk
mengetahui keseluruhan pengetahuan perniagaan, pembentukan ikatan pembekal dan
pengurusan peruncitan.
9.2 Mewujudkan Pelbagai Strategi Dalam Penyelesaian Masalah
Apabila bekerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan. Dengan ini, mereka
akan menjadi lebih arif dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan
mempengaruhl ahli-ahli kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka.
Dalam perbincangan, sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini
akan memudahkan pihak organisasi menyelesaikan suatu masalah.
Contohnya, dalam masalah ekonomi di Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi
maka pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar untuk mencapai kadar
ekonomi yang tinggi.
9.3 Membantu Meningkatkan Produktiviti
Seseorang dalam kumpulan yang telah mempengaruhi dalam membuat keputusan, akan
menjadi lebih komited kepada keputusan yang dibuat. Tambahan pula, individu tersebut akan
sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding ahli-ahli lain. Ini akan
meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat dengan sukarela. Hasil kerja
ini jauh berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk
membuat suatu pekerjaan.
9.4 Membantu Untuk Menjimatkan Masa
Biasanya pengkhususan akan wujud dalam suatu kumpulan kerja. Tugas akan dibahagikan
kepada ahli kumpulan berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka. Ini sudah tentu
menjimatkan masa untuk menghabiskan suatu projek kerana masing-masing sudah arif
tentang bidang tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang diperlihatkan akan menjadi lebih
baik.
10. FUNGSI PENYELENGGARAAN
Fungsi penyelenggaraan kumpulan mengenai kepimpinan tertumpu ke atas aktiviti-aktiviti

penting dalam kumpulan untuk meneruskan kerjasama ke arah pencapaian matlamat.
Beberapa fungsi yang penting adalah seperti berikut:
a) Dorongan
Perhormatan dan bantuan sumbangan kepada yang lain.
b) Penjagaan
Penyusunan sumbangan supaya semua dapat memberikan sumbangan.
c) Penetapan standard
Memajukan standard bagi kumpulan untuk digunakan dalam penilaian prosedur dan
penyelesaian masalah.
d) Pelanjutan
Bersetuju dan mengikuti idea-idea kumpulan yang lain dan melayankan diri sebagai
pendengar bagi idea dan cadangan.
e) Penyataan perasaan kumpulan
Menghuraikan dan menyatakan perasaan kumpulan.
f) Penaksiran
Mencuba keputusan kumpulan berbanding dengan standard dan matlamat kumpulan.
g) Penyelarasan
Sebagai pendamai dan pengantara konflik pendapat.
h) Pengurangan tekanan
Membuang perasaan negatif dan membetulkan keadaan.
Oleh yang demikian, fungsi penyelenggaraan menumpukan kepada elemen-elemen yang

mempengaruhi kerjasama dan kerja kumpulan. Kedua-dua fungsi ini adalah kritikal kepada
keberkesanan pemprosesan keputusan kumpulan. Dalam erti kata lain, persembahan fungsi
ini adalah satu cara untuk mengurus proses kumpulan supaya keadaan kumpulan adalah
dikawal dengan baik.
Mitos yang paling biasa dalam pendapat kita mengenai pemprosesan keputusan kumpulan
adalah tanggungjawab ketua kumpulan untuk melakukan fungsi ini. la adalah tanggungjawab
ketua kumpulan untuk memastikan kedua-dua fungsi ini dilakukan, tetapi kesudahannya
adalah fungsi-fungsi ini disempurnakan sendiri oleh setiap ahli dalam kumpulan. Ahli
kumpulan yang berkesan bukan sahaja memberikan sumbangan kepada kumpulan malah
menguruskan pemprosesan kumpulan.
SOALAN / QUESTIONS :
1. Apakah yang dimaksudkan dengan kumpulan?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Terangkan dua (2) jenis-jenis kumpulan secara terperinci.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Nyatakan tiga (3) kriteria utama dalam norma kumpulan?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. Terangkan secara ringkas faktor-faktor kewujudan norma dalam organisasi?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Nota-nota rujukan SKM 1017 Pengurusan Kerjaya
2. Nota-nota rujukan BB2120 Organisational Behaviour

CORE ABILITIES
KERTAS PENERANGAN
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK

MODUL/MODULE NO. 04 – BEKERJASAMA DENGAN RAKAN SEKERJA
AND TITLE
KEBOLEHAN/ABILITIES 04.05 DEMONSTRATE AND INITIATIVE AND FLEXIBILITY

OBJEKTIF MODUL / TO DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY
MODULE OBJECTIVE
NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M04/P(2/2) Muka : 1 drp : 11
TAJUK / TITLE : PENERIMAAN PERUBAHAN DALAM PROSEDUR KERJA
TUJUAN / OBJECTIVE(S)
Supaya pelatih dapat mengenalpasti proses tugasan masalah dan cabaran dalam perubahan cara
kerja. Selain itu kesanggupan untuk menerima tugasan baru yang dipilih dan dipertimbangkan
seterusnya memberi cadangan serta berkomunikasi dengan kumulan kerja untuk melaksanakan
arahan keja yang telah diberikan.
NO. KOD Z-009-2/M04/P(2/2) Muka : 2 drp : 11
PENERANGAN / INFORMATION :
1. MENJANA DAN MENILAI PENYELESAIAN-PENYELESAIAN ALTERNATIF
Setelah masalah dikenalpasil dan ditakrifkan, proses ini bersambung dengan

usaha-usaha menjana dan menilai penyelesaian alternatif. Kesilapan yang biasa
dalam langkah ini adalah memilih penyelesaian yang cepat dan alternatif yang
kelihatan baik tetapi mempunyai kesan buruk disebaliknya.
2. PERSEKITARAN DALAM MENYELESAIKAN MASALAH
Terdapat tiga keadaan yang berbeza-beza dalam persekitaran semasa iaitu ketentuan,
risiko dan ketidaktentuan sepertimana yang dinyatakan oleh Daft & Hiatt (1997).
Pengurus akan membuat keputusan di bawah dalam mana-mana keadaan tetapi
pengurusan atasan biasanya menghadapi masalah apablia keadaan tidak berstruktur,
yang mengandungi risiko dan penuh ketidaktentuan.
a) Ketentuan
Dalam persekitaran yang mempunyai ketentuan, maklumat adalah mencukupi

untuk setiap alternatif, pengurus mengetahui kepentingan setiap alternatif serta,
memahami hasil terakhir bagi setiap alternatif. Keadaan ini adalah ideal dalam
menyelesaikan masalah. Cabaran utama pengurusan adalah mengkaji setiap
alternatif dan memilih penyelesaian yang terbaik. Walaupun beberapa masalah
timbul, ia boleh dihadapi dan ditangani agar ketidaktentuan dapat dikurangkan.
b) Risiko
Dalam persekitaran berisiko, pengurus mengalami kekurangan maklumat serta

kepentingan bagi setiap alternatif. Pengurus mempunyai kebarangkalian kejayaan
bagi setiap alternatif. Setiap perniagaan mempunyai risiko yang berkaitan tetapi
setiap risiko boleh dihadapi dengan inovasi yang berterusan.
c) Ketidaktentuan
Persekitaran tidak menentu terjadi apabila maklumat adalah terlalu kurang dan
pengurusan amat sukar melihat kebarangkalian kejayaan setiap alternatif.
Persekitaran ini paling sukar dihadapi oleh sesuatu organisasi. Memandangkan
kesukaran yang dihadapi, pengurus hendaklah bergantung kepada kreativiti,
keunikan kaedah dan alternatif yang inovatif. Dalam industri yang mengalami
banyak inovasi dan perkembangan produk baru seperti industri perisian komputer,
pesaing-pesaing sentiasa cuba meramalkan bentuk produk perisian 10 - 15 tahun
ke hadapan.
3. KRITERIA UNTUK MENGANALISA ALTERNATIF
Organisasi perlu mempunyai kaedah tertentu untuk menganalisa setiap alternatif dan
bagaimana alternatif tersebut berupaya menyelesaikan masalah. Kaedah paling asas
untuk menilai alternatif adalah dengan menggunakan analisa kos-faedah (Cost
Benefit) iaitu membandingkan kos setiap alternatif dan jangkaan faedah yang bakal
diperolehi daripadanya. Pada tahap paling minimum, faedah alternatif yang hendak
dipilih mestilah lebih besar daripada kos yang bakal dihadapi.
Banyak pendekatan statistik dibangunkan dalam bidang sains pengurusan dan

penyelidikan operasi untuk menganalisa setiap alternatif secara kuantitatif. Namun
begitu, untuk membuat keputusan yang baik, pengurus hendaklah menggabungkan
pendekatan kuantitatif dengan penilaian kualitatif. Penilaian kualitif adalah kaedah yang
tidak boleh dibilang tetapi lebih kepada bentuk tindakan contohnya sikap. Terdapat
beberapa aspek yang boleh diambilkira dalam menilai setiap alternatif iaitu:
(a) Faedah
Apakah faedah-faedah yang diperolehi daripada menggunakan alternatif tersebut
sama ada menyelesaikan ketidakcekapan prestasi atau mengambil kelebihan atas
peluang yang wujud.
(b) Kos:
Berapa banyak kos yang diperlukan untuk melaksanakan, alternatif tersebut,
pelaburan langsung yang akan terlibat, dan kemungkinan potensi kesan sampingan
negatif terhasil daripadanya.
(c) Masa:
Berapa cepatkah faedah boleh diperolehi serta kesan positif yang dapat dicapai.
(d) Penerimaan:
Sejauh mana alternatif tersebut dapat diterima dan disokong oleh mereka yang akan
melaksanakannya.
(e) Etika:
Sama ada alternatif tersebut memenuhi tahap standard etika yang ditetapkan
dalam organisasi.
4. MELAKSANAKAN PENYELESAIAN DAN MENILAI HASIL
Cabaran terakhir dalam menguruskan pembuatan keputusan dan menyelesaikan

masalah adalah melaksanakan penyelesaian yang dipilih dan menilai hasilnya.
Setelah berhempas pulas emerah otak dan berganding tenaga untuk membuat
keputusan, peringkat pelaksanaan merupakan peringkat paling sukar kerana tidak
semua yang dirancang boleh dijayakan tanpa sebarang masalah.
Antara faktor utama alternatif yang dipilih gagal adalah kerana kurangnya penglibatan
pelbagai pihak untuk menyokong dan sama-sama terlibat dalam tindakan yang
dilaksanakan. Ada pihak yang tidak mahu terlibat kerana merasakan 'ini bukan kerja
mereka' ataupun, mereka sudah terlibat dalam membuat keputusan dan mahu
menumpukan kepada aspek lain pula. Selain itu, pengurus hendaklah bijak dalam
mengekalkan motivasi pekerja agar mereka sentiasa bersemangat bekerja dan
mencapai prestasi yang cemerlang.
Ada pihak yang tidak menilai apa yang telah mereka lakukan. Bagi mereka kejayaan
mereka adalah dengan melaksanakan apa yang diputuskan tetapi tidak mengambilkira
sama ada apa yang dilaksanakan itu berjaya menyelesaikan masalah atau tidak.
Penilaian hasil adalah komponen penting dalam pengurusan kawalan organisasi.
Dengan membandingkan apa yang dicapai dengan apa yang dikehendaki, pengurus
boleh membuat keputusan sama ada meneruskan apa yang dilaksanakan jika
mencapai apa yang dikehendaki atau mengambil tindakan pembetulan jika gagal
mencapai apa yang dikehendaki.
Semasa penilaian dilakukan, aspek positif dan negatif suatu set tindakan hendaklah
dikaji. Jika penyelesalan asal tidak mencukupi, pengurus hendaklah berbalik kepada
langkah awal dalam proses penyelesaian masalah iaitu menjana penyelesaian baru
atau mengubahsuai penyelesaian semasa. Dengan itu, proses membuat keputusan
dan penyelesaian masalah ialah proses yang berterusan dalam organisasi seiring
dengan proses pengurusan organisasi.
Satu rancangan tindakan yang mengandungi objektif yang jelas, sasaran yang khusus
dan mempunyai jangka masa tertentu akan memudahkan proses penilaian dan
kawalan hasil kelak.
5. HALANGAN-HALANGAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
Penggunaan kelima-lima langkah dalam proses pembuatan keputusan adalah suatu

yang baik dan kajian menunjukkan bahawa penggunaan proses membuat keputusan
yang formal berupaya meningkatkan keputusan yang bakal dibuat. Walaupun begitu
membuat keputusan juga boleh menjurumuskan kepada masalah lain kerana masalah
tidak ditakrifkan dengan jelas, matlamat tidak dikenalpasti, tidak banyak alternatif yang
dijana, untuk dinilai dan penilaian yang tidak mencukupi. Membuat keputusan yang
tidak berkesan akan menyebabkan pelaksanaan membawa masalah yang lebih besar.
Ini kerana terdapat beberapa halangan yang menyebabkan keputusan menjadi tidak
berkesan iaitu kecenderungan pemikiran (bias psychology), tekanan masa dan realiti
sosial (Bateman dan Snell, 1999).
5.1 Kecenderungan Pemikiran (Bias Psychology)
Pembuat keputusan, yakni pengurus, sering tersasar daripada objektif sebenar apabila
mereka mengumpul, menilai dan menggunakan maklumat-maklumat yang diperolehi
untuk membuat keputusan. Manusia biasanya mempunyai kecenderungan tertentu
yang menghalang mereka daripada membuat keputusan terbaik.
Contohnya dalam kawalan ilusi, manusia percaya bahawa mereka boleh

mempengaruhi peristiwa walaupun mereka tidak mempunyai sebarang kawalan atas
apa yang akan berlaku. Dalam bidang perniagaan, wujud pengurus yang terlebih
yakin, yang membawa mereka kepada kegagalan, kerana mereka mengabaikan risiko
yang wujud serta gagal menilai sebab-sebab sebenar sesuatu kejayaan. Mereka ini
yakin tidak akan membuat keputusan dalam membuat keputusan, serta percaya
mereka kebal daripada risiko dan kegagalan terutamanya bagi mereka yang telah
menerima kejayaan demi kejayaan.
Kecenderungan pemikiran (bias psychology) juga terjadi apabila pengurus

terpengaruh dengan cara persembahan sesuatu alternatif atau keputusan itu.
Contohnya, dalam membuat pelaburan dalam Projek A yang mampu menjana
keuntungan 60% dan Projek B yang mampu menjana keuntungan 25%, pengurus
berpihak dan membuat keputusan untuk memilih Projek A kerana terpengaruh dengan
keuntungan yang bakal dijana kelak. Ini menyebabkan pengurus kurang memikirkan
risiko lain yang wujud, apatah lagi pihak yang membuat pembentangan projek tersebut
secara tidak langsung cuba mempengaruhi pengurus untuk memilih Projek A.
Selain itu, pengurus biasanya tidak sanggup menggadaikan masa depan. Ini
bermaksud keputusan yang dibuat lebih memenuhi keperluan jangka pendek,
mendapatkan keuntungan segera dan mengurangkan risiko yang tidak menentu.
Apabila ia berlaku, organisasi akan kurang menjalankan kegiatan Penyelidikan dan
Pembangunan kerana perbelanjaannya yang besar dan risiko yang tinggi. Ini akhirnya
akan menyebabkan organisasi kehilangan daya saing strategik pada masa depan.
5.2 Tekanan Masa
Memandangkan persekitaran organisasi masa kini yang cepat berubah, pengurus

menghadapi tekanan untuk membuat keputusan dengan segera agar organisasi
sentiasa berdaya saing di pasaran. Tambahan pula mengambil masa yang panjang
untuk membuat keputusan akan melemahkan organisasi dan keputusan yang dibuat
akan menjadi semakin tidak relevan. Ada yang membuat keputusan segera dengan
menggunakan analisa yang ringkas tetapi akan mengurangkan kualiti keputusan yang
dibuat.
Persoalan utama yang dihadapi adalah bagaimana hendak membuat keputusan

dalam tekanan yang tinggi, pada masa yang tepat dan keputusan itu berkualiti tinggi.
Untuk berhadapan dengan keadaan tersebut, pengurus perlu fokuskan kepada
maklumat semasa yang sebenar daripada sibuk memikirkan keadaan sebenar masa
depan.
Contohnya ialah dengan memantau kerja dalam proses secara harian daripada
menyemak beberapa petunjuk tradisional seperti maklumat perakaunan di komputer
dalam masa tertentu sahaja.
Pilihan kedua adalah dengan melibatkan seramai mungkin pekerja dengan cekap dan
berkesan dalam membuat keputusan. Pengurus hendaklah mempercayai dan
meyakini kepakaran para pekerjanya, menerima pandangan mereka, menilai

perbezaan pandangan yang wujud dengan bijaksana, mengurangkan konflik pendapat
dan berusaha membuat keputusan dengan muafakat iaitu persetujuan semua
kakitangan yang terlibat dalam pembuatan sesuatu keputusan.
5.3 Realiti Sosial
Dalam industri yang mengalami persaingan sengit, keputusan biasanya dibuat oleh
sekumpulan pekerja (pengurus dan pekerja) bukannya oleh pengurus sahaja. Namun
keadaan ini agak berlainan dengan industri yang mengalami persaingan kurang sengit
di mana faktor antara manusia menjejaskan keberkesanan keputusan yang bakal
diambil. Ini kerana keputusan yang hendak diambil mestilah mengambilkira
keutamaan dan reaksi pihak yang lain dalam organisasi. Dengan itu keputusan yang
hendak dibuat akan mengalami konflik antara pelbagai pihak terlebih dahulu,
mempunyai unsur interaksi yang meluas, tawar-menawar antara satu sama lain, cuba
memenuhi kehendak semua pihak dan berunsur politik dalaman organisasi. Oleh itu,
keputusan terbaik dan paling berkesan tidak menjadi kenyataan dan dalam jangka
panjang organisasi akan mengalami masalah kerana konflik-konflik yang sentiasa
berlaku apabila sesuatu keputusan penting hendak dibuat.
6. PERUBAHAN ORGANISASI
Organisasi perlu berubah. Perubahan adalah cara hidup didalam dunia kini. Kadar
perubahan bertambah dengan pesat. Perubahan yang akan berlaku dapat
dijangkakan tetapi jenis perubahan tersebut sukar diramalkan, sama ada kita berjaya
mengawalnya atau pun tidak. Perubahan adakala menggusarkan dan mengganggu. Ia
mampu menggangu keseimbangan organisasi. Oleh itu meramal dan bertindak keatas
perubahan adalah satu tugas besar dalam sesebuah organisasi.
6.1 Kuasa Perubahan
Sesuatu perubahan lazimnya datang dari persekitaran. Sebagai contoh:-
 Peraturan baru mungkin mengecilkan atau membesarkan kuasa organisasi.

 Perubahan keadaan ekonomi dan politik semasa menyebabkan perubahan
kepada sumber hasil.
 Peraturan yang ketat di mana ianya akan memberi impak kepada organisasi.
 Perubahan prosedur professional biasanya memerlukan rombakan dalam
organisasi.
 Perubahan mungkin berlaku kepada sikap masyarakat dan kehendak
pelanggan.
 Penilaian oleh empunya syarikat mungkin mempamerkan kelemahan
organisasi.
 Kehendak empunya syarikat bagi membaiki prestasi syarikat.
 Teknologi.
 Globalisasi.
 Perubahan demografi.
6.2 Perubahan sistem perspektif
Perubahan dan pembangunan organisasi akan berlaku pada pelbagai tahap.

Kadangkala perubahan yang dilaksanakan adalah kecil manakala ada yang
memerlukan pengstrukturan adalah besar. Perubahan boleh dilaksanakan di sesuatu
bahagian tertentu Organisasi tanpa penglibatan semua bahagian. Sebarang
perubahan di mana-mana bahagian organisasi akan memberi kesan kepada
keseluruhan organisasi. Kejayaaan tertakluk kepada perubahan, walaupun sekecil
manapun, ia bergantung kepada penerimaan oleh organisasi secara
keseluruhannya. Perubahan kepada satu sistem mungkin mengakibatkan perubahan
kepada sistem yang lain.
6.3 Penghalang Peubahan
Perubahan adalah suatu proses panjang tertakluk kepada halangan pada setiap
peringkat. Hanya segelintir organisasi yang berjaya melaksanakan perubahan besar,
bagi Organisasi yang tidak berjaya mereka akan kembali kepada paradigma lama.
Kebanyakkan organisasi gagal kerana faktor masa yang terlibat dalam proses
perubahan. Organisasi yang mula berubah ketika mengalami krisis berkemungkinan
tidak akan berjaya memandangkan perubahan memerlukan masa yang panjang.
Secara purata masa yang diperlukan adalah di antara 5 hingga 7 tahun. Sebahagian
halangan yang mungkin menggangu proses perubahan adalah seperti berikut;
6.4 Penghalang Organisasi
a) Paradigma Organisasi
Paradigma mempunyai kesan langsung ke atas penyelesaiaan yang dicari.

Paradigma menjadi penghalang kepada keperluan berubah dan akan
mengakibatkan sebarang perubahan sukar dicapai.
b) Organisasi Statik
Menjadi penghalang kepada perubahan kerana organisasi statik digubal

berdasarkan stabiliti jangka masa lama. Sebarang cubaan berubah akan
menghadapi halangan kerana organisasi sedemikian mempunyai ahli yang
berkepentingan peribadi.
c) Kumpulan Statik:
Norma kumpulan juga menjadi penghalang kepada sebarang perubahan.

Kebiasaannya manusia kurang selesa dengan perubahan dan akan cuba
menghalangnya.
d) Pembahagian Kewangan:
Perubahan biasanya melibatkan gangguan kepada pembahagian peruntukan

kewangan dan ia mungkin tidak disenangi oleh sesetengah kumpulan.
e) Pandangan Singkat:
Perubahan kepada tempat spesifik kadangkala gagal melihat saling berkaitan

organisasi yang akan menimbulkan kegagalan.
f) Komunikasi Lemah:
Sebarang perubahan yang tidak dimaklumkan secara berkesan akan gagal.
g) Halangan Luar Jangkaan:
Bagi kejayaan sebarang perubahan halangan luar jangka, perlu dikenalpasti dan
tidak dianggap ringan.
6.5 Punca Halangan Individu
a) Tabiat:
Sukar membuat perubahan dan selesa dengan keadaan semasa.
b) Jaminan:
Pengetahuan melaksanakan pekerjaan memberi jaminan kerjaya.
c) Faktor Ekonomi:
Kebimbingan kehilangan pekerjaan.
d) Gentar terhadap ketidak-kepastian:
Gangguan terhadap rutin menimbulkan tekanan.
e) Kurang kesedaran:
Persepsi pilihan menimbulkan halangan.
f) Faktor Sosial:
Perubahan menimbulkan gangguan kumpulan sosial.
6.6 Mewujudkan kesediaan
Paradigma merabunkan pembacaan dan tafsiran kita terhadap situasi persekitaran;

dengan demikian kita mungkin tidak peka kepada keperluan perubahan, atau
peluang terhadap perubahan. Sebelum proses perubahan boleh berjaya, setiap
organisasi perlu dipekakan kepada tekanan perubahan. Mereka perlu faham
mengapa perubahan itu adalah penting. Mereka perlu diberitahu dengan jelas
tentang keperluan organisasi dan kemungkinan percanggahan yang mungkin
berlaku. Paradigma yang lalu perlu dibubarkan perlahan-lahan dan kepercayaan
serta jangkaan positif ke atas perubahan perlu dihebahkan kepada semua. Mereka
perlu terima akan perubahan supaya ianya menjadi kenyataan.
6.7 Mewujudkan Visi
Ianya dianggap satu daripada tugas yang besar di semua peringkat kepada
pemimpin. Berasaskan kepada nilai-nilai kemanusiaan dan kehendak mereka
terhadap apa yang organisasi patut capai dan bagaimana ia dilihat, akan membawa
kepada proses membentuk suatu visi. Mewujudkan visi adalah penting bagi tujuan
komunikasi dalam organisasi. Berikut adalah diantara kenyataan visi:-
a) Misi
Kenyataan adalah terdiri daripada asas kepercayaan, nilai, keutamaan, kekuatan

dan imej yang diingini.
b) Nilaian hasil:
Prestasi khusus dan penghasilan sumber manusia. Ini akan berfungsi sebagai
matlamat bagi proses perubahan. Penghasilan prestasi termasuk penyampaian
meluas dan perkhidmatan yang lebih elok dan kepuasan pelanggan yang lebih
tinggi. Hasilnya termasuk kepuasan bekerja, pembangunan, keselamatan dan
jaminan kerja. Penghasilan ini menjelaskan nilai organisasi yang mahu ditonjolkan.
c) Nilaian kondisi
Menyatakan apa yang organisasi patut dilihat untuk mencapai nilaian hasil.
Menjelaskan secara umum halatuju perubahan sebagai contoh, lebihkan tumpuan
kepada perkhidmatan atau memperkenalkan imej baru.
d) Matlamat diantara
Keperluan yang diinginkan di antara keadaan sekarang dan masa hadapan.

Matlamat ini biasanya lebih jelas dari matlamat akhir dan menyediakan langkah-
langkah pengurusan yang lebih kukuh untuk mencapai perubahan.
Kenyataan visi boleh disampaikan melalui kaedah penulisan, video, komunikasi

persendirian dengan kumpulan tertentu atau semasa seminar khas. Pemimpin
mungkin membina kenyataan visi dalam kumpulan kecil ataupun melalui
keseluruhan lembaga keahlian.
7. KESIMPULAN
Sebagai ketua dalam sesebuah unit atau jabatan, membuat keputusan memerlukan
kemahiran khusus di mana setiap pengurus hendaklah bersedia membuat keputusan
yang baik dan berkesan untuk organisasi. Masalah hendaklah dihadapi dengan
berlapang dada dan berusaha menggunakan pemikiran saintifik dan intuitif yang
dimiliki.
Pembuatan keputusan menjadi lebih kritikal untuk menyelesaikan masalah yang

dihadapi oleh organisasi. Proses formal melibatkan lima langkah iaitu mencari dan
mentakrifkan masalah, menjana dan menilai penyelesaian alternatif, memilih
penyelesaian yang dikehendaki, melaksanakan penyelesaian yang dipilih dan menilai
hasil dan keberkesanan daripada pelaksanaan yang dilakukan.
Semasa menjalani proses ini, pengurus hendaklah tahu jenis masalah yang wujud,
kesilapan biasa dalam mentakrifkan masalah, peranan persekitaran dalam
menyelesalikan masalah dan bagaimana, menganalisa alternatif. Memilih penyelesaian
yang dikehendaki adalah suatu yang sukar tetapi mesti dilakukan di mana pengurus
hendaklah memahami apa keputusan yang hendak dilakukan, bagaimana membuat
keputusan yang berkesan dan siapa yang patut membuat keputusan sama ada individu
atau kumpulan.
Pelaksanaan keputusan yang dipilih akan menjadi lebih mudah jika melibatkan pelbagai
pihak di dalam organisasi. Kajian juga menunjukkan terdapat empat gaya membuat
keputusan iaitu gaya terarah, gaya analitikal, gaya konsepsi dan gaya kelakuan.
Kefahaman mengenai kelebihan dan kekurangan setiap gaya amatlah penting dan
gaya ini boleh digunakan untuk menangani pelbagai situasi yang wujud. Selain itu
terdapat tiga halangan yang menyebabkan keputusan menjadi tidak berkesan iaitu bias
psikologi, tekanan masa dan realiti sosial di dalam organisasi. Adalah menjadi
tanggungjawab pengurus membuat keputusan terbaik dan berkesan walaupun
berhadapan dengan halangan ini.
Oleh itu, beberapa pendekatan dapat digunakan untuk mengembangkan kemahiran

membuat keputusan iaitu penggunaan kreativiti, sistem sokongan keputusan
berkomputer dan pemikiran pelbagai dimensi. Pengurus yang cekap dan berkesan
adalah mereka yang berani berhadapan dengan masalah, menyelesaikannya masalah
sebelum ia timbul, menggunakan kekuatan peribadinya apabila berhadapan dengan
konflik ketika membuat keputusan dan sentiasa belajar bagaimana menajamkan
kemahiran membuat keputusan.
SOALAN:
1. Apakah elemen-elemen persekitaran dalam menyelesaikan masaalah?

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Namakan tiga (3) kriteria untuk menganalisa alternatif.

___________________________________________________________________
3. Sebutkan tiga (3) halangan-halangan dalam membuat keputusan yang berkesan.

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. Cadangkan tiga (3) contoh penyelesaian yang bersesuaian untuk menghadapi

halangan-halangan dalam membuat keputusan yang berkesan.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
1. Nota-nota rujukan SKM 1017 Pengurusan Kerjaya

2. Nota-nota rujukan BB2120 Organisational Behaviour
3. Kertas Penerangan Z009/M01 P(01)
CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL

/ MODULE NO. AND 04 – BEKERJASAMA DENGAN RAKAN SEKERJA
TITLE
03.08 DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION

KEBOLEHAN / ABILITIES WITHIN WORK GROUP

MODULE OBJECTIVE TO DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHIN
WORK GROUP
NO. KOD / CODE NO./

Z-009-2 / M04 / K(1/2) Muka : 1 drp : 4
NOSS
TAJUK / TITLE : KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN
Pelatih mesti boleh:-
1. Tentukan jawatankuasa kecil

2. Kenalpasti peranan ahli jawatankuasa yang telah dibentuk
3. Wujudkan nama-nama keahlian yang akan membentuk ahli jawatankuasa.
LUKISAN / DATA / JADUAL / DRAWING / DATA / SCHEDULE:
TIADA
NO. KOD Z-009-2 / M04 / K(1/2) Muka : 2 drp : 4
ARAHAN/INSTRUCTION
Kerjasama dalam kumpulan dapat menunjukkan sumbangan mereka, menawarkan bantuan
dan menerima pertolongan dalam melakukan kerja berkumpulan. Selain daripada itu, calon
dapat mempamerkan kefahaman perbezaan individu dan budaya bekerja dalam membuat
cadangan semasa perjumpaan untuk menyelesaikan dan memahami sesuatu masalah,
menerima keputusan serta perubahan yang dibuat melibatkan kerja dalam kumpulan.
Bagi tujuan ini, anggaplah anda bekerja di sebuah syarikat Y dan telah dilantik sebagai
pengurus projek pembekalan komputer kepada makmal-makmal sekolah. Anda diminta
membuat kertas kerja berkaitan pembentukan sebuah ahli jawatan kuasa yang akan
menguruskan projek tersebut. Di dalam kertas kerja tersebut anda diminta menyenaraikan
fungsi dan peranan setiap unit dan personel yang terlibat.
PERALATAN/KELENGKAPAN/BAHAN-BAHAN/TOOLS / EQUIPMENTS / MATERIALS

1. Alat tulis
2. Set Komputer
3. Alat Pancar (LCD Projector)
4. Papan Layar (Screen)
1. Bentuk jawatankuasa
1.1 Kenalpasti jawatankuasa yang perlu dibentuk.
kecil
1.2 Tentukan fungsi-fungsi yang terlibat di dalam setiap
jawatankuasa kecil bagi menguruskan projek tersebut.
1.3 Tentukan skop dan batasan setiap ahli jawatankuasa.
2. Kenalpasti peranan ahli

2.1 Rangka senarai kerja bagi setiap ahli jawatankuasa.
jawatankuasa yang
telah dibentuk.
2.2 Tentukan kriteria dan keperluan pelaksanaan tugas ahli
jawatankuasa.
3. Senaraikan nama-nama
Kenalpasti nama-nama ahli yang bersesuaian.
keahlian yang akan
membentuk ahli
Pilih nama ahli yang paling layak untuk setiap ahli
jawatankuasa.
jawatankuasa.
SENARAI SEMAK:
(Perlu dipenuhi oleh Pegawai Penilai)
TIDAK
BIL. LANGKAH / PROSIDUR KERJA TERIMA
TERIMA
1. Jawatankuasa yang perlu dibentuk telah dikenalpasti.
Fungsi-fungsi yang terlibat di dalam setiap jawatankuasa kecil

2.
bagi menguruskan projek tersebut telah ditentukan.
3. Skop dan batasan setiap ahli jawatankuasa telah ditentukan.
4. Senarai kerja bagi setiap ahli jawatankuasa telah dirangka.
Kriteria dan keperluan pelaksanaan tugas ahli jawatankuasa telah

5.
dikenalpasti.
6. Nama-nama ahli yang bersesuaian telah dikenalpasti.
Nama ahli yang paling layak untuk setiap ahli jawatankuasa telah
7.
dipilih.
___________________________ ________________________
(Tandatangan Pelatih) (Tandatangan Pegawai Penilai)
__________________________ ________________________
Tarikh Tarikh
1. Kertas Penerangan Z-009-2/M04/ P(1/2)

CORE ABILITIES
KERTAS KERJA
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL

TITLE
KEBOLEHAN / ABILITIES 04.05 DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY.

MODULE OBJECTIVE TO DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY
NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M04 / K(2/2) Muka : 1 drp : 4
TAJUK / TITLE : SELESAIKAN KONFLIK DI TEMPAT KERJA
Pelatih-pelatih mesti boleh:-

1. Dapatkan punca-punca yang menyebabkan timbulnya konflik
2. Selesaikan konflik berkenaan
LUKISAN / DATA / JADUAL / DRAWING / DATA / SCHEDULE:
TIADA
Anda telah bekerja di Syarikat X selama 2 tahun. Selama bekerja, anda tidak pernah
menghadapi sebarang masalah dengan rakan-rakan sekerja kerana mendapat kerja sama
yang baik sesama rakan-rakan sekerja mahupun pihak atasan. Namun begitu akhir-akhir ini,
didapati banyak kerja yang perlu di laksanakan kerana mendapat permintaan yang tinggi bagi
produk tersebut dari pelanggan.
Oleh itu, junior anda akan dihantar berkursus oleh majikan anda dengan alasan mereka baru
bekerja. Kini anda dalam delima kerana tidak berpeluang untuk berkursus dan dalam masa
yang sama anda perlu meningkatkan lagi hasil kerja dan terpaksa bertugas lebih masa.
Justeru itu, anda dikehendaki mencari kemungkinan punca-punca konflik dan cadangkan
bagaimana untuk mengatasinya serta membentangkan pencapaian anda kepada pengajar.
PERALATAN/PERKAKASAN/BAHAN/TOOLS / EQUIPMENTS /MATERIALS:
1. Alat tulis
2. Komputer
3. Alat Pancar (LCD Projector)
4. Papan Layar (Screen)
1. Dapatkan punca-punca
1.1 Dapatkan gambaran yang jelas dari pekerja yang di
yang menyebabkan
calonkan
timbulnya konflik
1.2 Bincangkan dengan rakan-rakan sekerja yang lain
1.3 Dapatkan penerangan dengan jelas dari pegawai atasan
1.4 Rekodkan segala maklumat yang diperolehi
2. Selesaikan konflik Dapatkan maklumat mengenai ’Strategi Mengatasi Konflik’

berkenaan
Dapatkan pandangan atau nasihat dari pegawai atasan
Buat keputusan yang bijak agar tidak menimbulkan masalah

di kemudian hari.
SENARAI SEMAK:
(Perlu dipenuhi oleh Pegawai Penilai)
TIDAK
BIL. LANGKAH / PROSIDUR KERJA TERIMA
TERIMA
1. Gambaran yang jelas dari pekerja yang di calonkan telah didapati.
2. Perbincangan dengan rakan-rakan sekerja yang lain tidak dibuat.
3. Dapat penerangan dengan jelas dari pegawai atasan
4. Segala maklumat yang diperolehi telah direkodkan.
5. Maklumat mengenai ’Strategi Mengatasi Konflik’ telah diperolehi.
6. Pandangan atau nasihat dari pegawai atasan telah diperolehi.
Keputusan yang bijak telah diambil agar tidak menimbulkan

7.
masalah di kemudian hari.
___________________________ ________________________
(Tandatangan Pelatih) (Tandatangan Pegawai Penilai)
__________________________ ________________________
Tarikh Tarikh
1. Kertas Penerangan Z-009-2/M04/ P(2/2)

CORE ABILITIES
KERTAS TUGASAN
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL

TITLE
03.08 : DEVELOP AND MAINTAINA A COOPERATION WITHIN

WORK GROUP
AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO
OBJEKTIF MODUL /
DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHIN WORK
MODULE OBJECTIVE
GROUP
Z-009-2/M04/T(1/2) Page : 1 of : 4
NOSS

TRAINEE’S NAME
TAJUK / TITLE: KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN
Supaya pelatih dapat menunjukkan sumbangan mereka, menawarkan bantuan dan menerima
pertolongan dalam melakukan kerja berkumpulan. Selain daripada itu, pelatih dapat mempamerkan
kefahaman perbezaan individu dan budaya bekerja dalam membuat cadangan semasa perjumpaan
untuk menyelesaikan dan memahami sesuatu masalah, menerima keputusan serta perubahan yang
dibuat melibatkan kerja dalam kumpulan.
Anda dikehendaki menjawab semua soalan yang terkandung dalam Kertas Tugusan ini dan
dibenarkan merujuk kepada Kertas Penerangan Z-009-2/M04/P(1/2)
NO. KOD Z-009-2 / M02 / K(1/1) Muka: 2 drp 4
SOALAN:
BAHAGIAN A : SOALAN ANEKA PILIHAN
Bulatkan jawapan yang paling bersesuaian.
1. Apakah yang dimaksudkan dengan kumpulan?

a. pasukan atau sebuah jawatankuasa kumpulan kerja.
b. dua atau lebih individu yang bebas berinteraksi di antara satu sama lain.
c. tiga atau lebih individu yang bebas berkomunikasi di samping berkongsi tujuan dan identiti.
d. kumpulan yang mempunyai tujuan dan tugas-tugas yang berkaitan dengan pencapaian objektif
organisasi.
(2 markah)
2. Berikut adalah berbezaan antara persekitaran tradisi dan baru kecuali...

a. pengiktirafan kerja terhad
b. kebanyakan maklumat adalah aset pengurusan
c. pengurus tidak menentukan dan merancang kerja.
d. pengurus dan ahli kumpulan bersama-sama menentu dan merancang kerja.
(2 markah)
3. Terdapat dua (2) faktor-faktor kewujudan norma dalam organisasi. Dua(2) faktor-faktor tersebut ialah
a. kelakuan piawai bagi ahli kumpulan
b. penyata eksplisit dan kelakuan pertama
c. sistem pemberian ganjaran dan hukuman
d. Menjalin keeratan dan norma prestasi tinggi
(2 markah)
4. Fungsi kumpulan terdiri daripada perkara berikut kecuali…
a. percubaan
b. penyelarasan
c. pencarian maklumat
d. membantu meningkatkan produktiviti
(2 markah)
5. Peranan kumpulan kerja dalam suatu organisasi ialah...
a. terima cabaran luar
b. berikan ganjaran berdasarkan pencapaian kumpulan
c. mewujudkan pelbagai strategi dalam penyelesaian masalah
d. bengekalkan standard sosialisasi dan kemasukan tinggi
(2 markah)
BAHAGIAN B : SOALAN JAWAPAN PENDEK
Jawab semua soalan di dalam ruang yang telah disediakan.
6. Berikan empat (4) dimensi untuk membentuk kumpulan.
a. _________________________________________________________________
b. _________________________________________________________________
c. _________________________________________________________________
d. _________________________________________________________________
(4 markah)
7. Nyatakan dua (2) jenis kumpulan.

a. ______________________________________________
b. ______________________________________________
(2 markah)
8. Keberkesanan kumpulan adalah dinilai berdasarkan kepada tiga (3) kriteria. Berikan kriteria-kriteria
tersebut.
a. _________________________________________________________________
b. _________________________________________________________________
c. _________________________________________________________________
(3 markah)
9. Fungsi kumpulan ialah..
a. _______________________________________________
b. _______________________________________________
c. _______________________________________________
(3 markah)
10. Peranan kumpulan kerja ialah .....
a. ________________________________________________________________
b. ________________________________________________________________
(2 markah)
KOMEN PEGAWAI PENILAI:
T.Tangan Penilaian Tarikh :
Nama :
CORE ABILITIES
KERTAS TUGASAN
TAHAP / LEVEL L2
NO. DAN TAJUK MODUL

/ MODULE NO. AND 04 – COLLABORATE WITH COLLEAGUE
TITLE
03.08 : DEVELOP AND MAINTAINA A COOPERATION WITHIN

WORK GROUP
AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO
OBJEKTIF MODUL /
DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHIN WORK
MODULE OBJECTIVE
GROUP
Z-009-2 / M04 / T(2/2) Muka : 1 drp : 4
NOSS

TRAINEE’S NAME
TAJUK / TITLE: KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN
Tujuan helaian Kertas Tugas ini bagi menilai persefahaman pelatih berdasarkan topik diatas.
Anda dikehendaki menjawab semua soalan di dalam kertas jawapan yang disediakan dan penggunaan
kertas jawapan tambahan adalah dibenarkan. Anda dibenarkan merujuk:
Kertas Penerangan Z-009-2/M04/P(2/2)

NO. KOD Z-009-2 / M02 / K(1/1) Muka: 2 drp : 3
SOALAN :
JAWAB SEMUA SOALAN YANG DIBERIKAN
1. Bincangkan tiga (3) jenis persekitaran yang biasanya mempengaruhi keputusan pengurus atau
pihak atasan di dalam membuat keputusan.
(i) _______________________________________________________________________
(ii) _______________________________________________________________________
(iii) _______________________________________________________________________
(6 Markah)
2. Berikan lima (5) kriteria atau aspek yang perlu diambilkira didalam menganalisa penyelesaian
alternatif.
(i) _______________________________________________________________________
(ii) _______________________________________________________________________
(iii) _______________________________________________________________________
(iv) _______________________________________________________________________
(v) _______________________________________________________________________
(5 Markah)
3. Bincangkan faktor-faktor yang menghalang pihak pengurusan di dalam membuat keputusan yang
berkesan.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
(6 Markah)
4. Cadangkan tiga (3) contoh penyelesaian yang bersesuaian untuk menghadapi halangan-
halangan dalam membuat keputusan yang berkesan.
(i) _______________________________________________________________________
(ii) _______________________________________________________________________
(iii) _______________________________________________________________________
(3 Markah)
NO. KOD Z-009-2 / M02 / K(1/1) Muka: 3 drp : 3
KOMEN PEGAWAI PENILAI:
T.Tangan Penilaian Tarikh :
Nama :
CORE ABILITIES
LEVEL L2

04 – BEKERJASAMA DENGAN RAKAN
03.08: DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHIN

WORK GROUP
04.05: DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY

OBJECTIF MODUL / MODULE DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHIN WORK
OBJECTIVE GROUP AND DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY
NAMA PELAJAR / STUDENT’S

TARIKH:
NAME:
PERHATIAN:
ARAHAN:

SOALAN OBJEKTIF
1. Definasi kumpulan ditakrifkan sebagai?
A. Satu kumpulan yang bebas berinteraksi

B. Dua kumpulan yang bebas berinteraksi
C. Dua atau lebih individu bebas berinteraksi
D. Tiga kumpulan yang berkongsi tujuan dan maklumat
2. Keputusan bersama boleh dicapai melalui?
A. Kumpulan tidak formal

B. Kumpulan ramai
C. Kumpulan normal
D. Kumpulan formal
3. Keberkesanan dan masalah boleh dinilai melalui?
A. Focus
B. Penilaian
C. Sekatan
D. Sumbangan ahli-ahli
4. Sesebuah organisasi yang besar akan menjadi lumpuh disebabkan oleh?
A. Masalah berinteraksi
B. Masalah komunikasi
C. Masalah sosial
D. Masalah peribadi
5. Fungsi tugas dari perspektif pengurusan adalah?
A. Permulaan aktiviti
B. Permulaan maklumat
C. Permulaan penguraian
D. Permulaan percubaan
BAHAGIAN A
1. Dalam persekitaran…………………..…..pengurus mengalami kekurangan

…………………………..serta kepentingan bagi setiap altenatif.
2. Kaedah paling asas untuk menilai altenatif adalah dengan menggunakan analisa
………………………….,…………………………..
3. Dalam industri yang mengalami…………………..……..keputusan biasanya dibuat oleh

………………………..bukannya oleh pengurusan sahaja.
4. Perubahan adalah satu…………………………..panjang tertakluk kepada……………………..

pada setiap peringkat.
5. ……………………….menjadi penghalang kepada perubahan kerana organisasi

statik…………………….berdasarkan stabiliti jangka masa lama.
BAHAGIAN B
SOALAN ESEI
1. Sebutkan lima penghalang kepada satu-satu organisasi?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
2. Terangkan dengan jelas apakah yang dimaksudkan dengan kumpulan kerja bersepadu?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
3. Nyatakan faktor-faktor kewujudan norma dalam organisasi?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
4. Sebutkan 4 fungsi kumpulan dan pasukan?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Tarikh:
Nama:

UKM Core Abilities L2 (TING. 3) PDF

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

UKM Core Abilities L2 (TING. 3) PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

REKOD PENILAIAN KUMULITIF (RPK) - TEORI Helaian 1 drp.

NAMA CALON: PUSAT BERTAULIAH:

T/tangan PP/TP T/tangan PP/TP T/tangan PP/TP

T/tangan PPD T/tangan PPD T/tangan PPD

PENDIDIKAN ASAS VOKASIONAL

PENGAJIAN KURSUS (COURSE OF STUDY)

04.01 Mengendalikan aktiviti-aktiviti kerja sendiri

TOPIC THEORY PERFORMANCE HRS DELIVERY MODE ASSESSMENT MODE

Selected References and Audiovisual Materials

Tools, Equipment Supplies and Facilities

PENDIDIKAN ASAS VOKASIONAL

PENGAJIAN KURSUS (COURSE OF STUDY)

06.05 Analisis sistem teknikal

TOPIC THEORY PERFORMANCE HRS DELIVERY MODE ASSESSMENT MODE

Selected References and Audiovisual Materials

Tools, Equipment Supplies and Facilities

PENDIDIKAN ASAS VOKASIONAL

PENGAJIAN KURSUS (COURSE OF STUDY)

TOPIC THEORY PERFORMANCE HRS DELIVERY MODE ASSESSMENT MODE

Selected References and Audiovisual Materials

Tools, Equipment Supplies and Facilities

PENDIDIKAN ASAS VOKASIONAL

PENGAJIAN KURSUS (COURSE OF STUDY)

03.08 Membangunkan dan mengekalkan kerjasama dalam kumpulan kerja.

TOPIC THEORY PERFORMANCE HRS DELIVERY MODE ASSESSMENT MODE

Selected References and Audiovisual Materials

Tools, Equipment Supplies and Facilities

Apply problem solving

Utilize Local Area

Utilize the Internet to

Z-009-2(3) Prepare pictorial and

Utilize word processor to

Write memos and letters

COLLABRATE WITH COLLEAGUES

MANAGE WORK ACTIVIES

01.06 Utilize word processor to process information

02.06 Write memos and letters

02.08 Prepare pictorial and graphic information

04.01 Organize own work activities

04.02 Set and revise own objectives and goals

04.04 Apply problem solving strategies

04.05 Demonstrate initiative and flexibility

06.05 Analyse technical systems

CORE ABILITY – TAHAP 2

ITEM ABILITIES 1 2 3 4 5 CATATAN

01 LOCATE AND PROCESS INFORMATION

01.04 Analyse information

03 WORK AND INTERACT WITH PEOPLE

06 WORK WITHIN AND WITH SYSTEM

06.05 Analyse technical systems

Skala – Tahap Pencapaian

Ulasan PP ( jika ada)

PENILAIAN KESELURUHAN NCS-CORE ABILITY

CORE ABILITY – TAHAP 2

ITEM ABILITIES 1 2 3 4 5 CATATAN

01 LOCATE AND PROCESS INFORMATION

01.04 Analyse information

03 WORK AND INTERACT WITH PEOPLE

06 WORK WITHIN AND WITH SYSTEM

06.05 Analyse technical systems

PENDIDIKAN ASAS VOKASIONAL

NO. DAN TAJUK MODUL /