BUSINESS CORRESPONDENCE

(INDENTED STYLE)

Name Group :

1.Trianatasya

2.Harisah

3.Yulfitasari

4.Abdi

5.Arsika

6.Yunita

ENGLISH LANGUAGE EDUCATION STUDY PROGRAM

FACULTY OF TEACHER TREANING AND EDUCATION
COKROAMINOTO PALOPO UNIVERSITY
2018
 INTRODUCTION

All praise and thanks to Allah SWT the Almighty God, for the blessings
and grace westill bestow health and strength so that I can finish this paper with good English.

I compiled this report based on the data obtained in the group that has been set in such a
way and its easy - I hope this paper can be accepted by teachers and friends -friends as well.
I realize that there are still many shortcomings, so I hope any criticism and suggestionsto
the reader that is built to perfect the English language paper.Hopefully
this Englishpaper to add insight to readers in the future.

Palopo, 24 october 2018

Group 1
 DUSCUSSION

A. STYLE OF LETTER
1. Full Block Style
That is, the form of the letter which is written all starts from the left edge. that is,
starting from the date, the closing word until the word attachment written below the writing starts
from the left.
(Bentuk lurus penuh) yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari
pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis
di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat:

1. Heading
Bagian-bagian surat dari Full Block Style : 2. Date
1. Kop surat 3. No letter
2. tanggal 4. Salutation
3. No surat 5. Subject
4. Lampiran 6. The letter for
5. Hal 7. Opening greetings
6. Surat yang di tujukan 8. a.Opening part
7. Salam Pembukaan b. main part
8. a.Pendahuluan isi surat c. cloosing part
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat 9. cloosing greetings
9. Salam Penutup 10. position
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan 11. signature
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan 12.the name of the signature

13. copy circulation

CONTOH SURAT

PT. INDO KARYA

Jalan Iskandar No. 12

Bandung, 17 Maret 2015

PT. Indo Karya
Jalan Cikapundung
Garut

Tuan-tuan yang terhormat, Menurut pesaanan Tuan tanggal 18 Februari 2015 dengan gembira kami
kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000 buah bumbu makanan. Bersama dengan ini
kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa
harga barang kami harapkan paling lama tanggal 24 Maret 2015. Atas perhatian Tuan kami ucapkan
terimakasih.

Hormat kami,
PT. Indo Karya
Dean Ranuli

DIREKTUR

PT. INDO WORKS

Jalan Iskandar No. 12

Bandung, March 17, 2015

PT. Indo Karya
Jalan Cikapundung
Garut

Dear Sirs, According to your message, on February 18, 2015 we are pleased to announce that today
we have sent 15,000 food ingredients. We hereby submit an invoice and a list of shipping items, each
of which is double, the payment of the remaining price of the items we expect is the longest on March
24, 2015. Thank you for your attention.

Best regards,
PT. Indo Karya
Dean Ranuli

DIRECTOR
 2. Block Syle
Block Style is a form of letter that has the right position on the date and closing
greetings. This form of letter is the same as full block style, but the only difference is the date,
the closing greeting, the name of the agency, the name of the bright and the name of the position
in the right position, both in writing, typing and structural.
(bentuk lurus) Merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan
salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan full block style namun yang
membedakan hanyalah tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan
berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya.
Format surat:

1.Heading
2.Date
3.No letter
4.Appendix
5.Subject
a.
1. Kop surat 6.The letter for
2. Tanggal; 7.Opening greetings
3. Nomor surat
8.a.Opening part
4. Lampiran
5. Hal b. main part
6. Surat yang di tujukan ke c. cloosing part
7. Salam pembuka
9. cloosing greetings
8. a.Pendahuluan isi surat
b.penjelasan isi surat 10. position
c. penutup isi surat 11. signature
9. salam penutup 12.the name of the signature
10. nama jabatan
13. copy circulation
11. tanda tangan
12. nama yang menandatangani
13. tembusan
Contoh surat

PT. BANK DANAMON

Jalan Pendidikan No. 5

Banten, 5 Maret 2009

Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK Danamon
Cabang Garut

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 12 Mei 2009, Bank BCA Cabang
Garut akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro
bilyet. Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami
layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru. Demikianlah agar
diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT Bank Danamon

Drs. Suwarno
Pimpinan

PT. BANK DANAMON

Jalan Pendidikan No. 5

Banten, March 5, 2009

Dear.
All Giro Customers
PT BANK Danamon
Garut branch

With respect,

We hereby inform you, that starting on May 12, 2009, the BCA Bank of Garut Branch will provide
the name and address of the drawer on the back of the check sheet and check bill. For this
implementation, we can only serve one day after the request for celery books and giro bilyet books
can be submitted after submitting a request for a new check / checkbook. Thus to be known, we
thank you for your good attention and cooperation.

Best regards,

PT Bank Danamon
Drs. Suwarno
Leader
 3. Semi Block Style
Is a form of letter where all parts of the letter, except the contents of the letter, are typed
in the same form as a straight form. Each end of the new paragraph is typed after 5 beats from the
left edge line. Usually the form of this letter likes to be in the wedding invitation letter
(Bentuk setengah lurus) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat,
diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak
garis pinggir kiri.Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.)
Format surat:

Bagian-bagiansuratdari semi block style: 1. Heading

2. Date
1. Kop Surat 3. No letter
2. Tanggal 4. Salutation
3. Nomor Surat 5. Subject
4. Lampiran 6. The letter for
5. Hal 7. Opening greetings
6. Surat yang di tujukan 8. a.Opening part
7. Salam Pembukaan b. main part
8a. Pendahuluan isi surat c.cloosing part
8b. Penjelasan isi surat 9. cloosing greetings
8c. Penutup isi surat 10. position
11. signature
9. Salam Penutup
12. 12.the name of the signature
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
Contoh surat
PT. SANINA ENGINERING
Jalan Surakarta No. 123

Surakarta, 21 Maret 2009

Kepada Perusahaan Mesin Offset

Jalan Imam Bonjol 115
Bekasi
Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet
telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2009.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2009 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat
berproduksi. Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan
penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu
singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data
pengijiantersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Penerbit
TRIBUANA

PT. SANINA ENGINERING

Jalan Surakarta No. 123

Surakarta, March 21, 2009

To Offset Machine Companies

Jalan Imam Bonjol 115
Bekasi

With respect

We are pleased to inform you, that we have received the delivery of the 3 offet machines
on March 17, 2009.

Then starting on March 19, 2009 we continued to try the offset machine to produce. We on
behalf of all directors and employees congratulate and give the highest appreciation to Mr. and
all the assistants. In a short time, we will deliver to Mr. L, the complete report regarding the data
of the seed.
We thank you once again.

Best regards

Publisher

TRIBUANA
 4. Simplified Style
This simplified style letter is made based on a straight form or block style. However,
the simplified style does not have an opening greeting or salutation and also the closing greeting
or complimentary close. Then, in the section about the letter (subject) is typed using uppercase
letters. As for the word "subject" is abolished. Writing the signature line is typed in four lines
below the last line of the contents of the letter.
Merupakan Surat bentuk yang disederhanakan atau simplified style ini dibuat dengan berdasarkan
pada surat bentuk lurus atau block style. Hanya saja, bentuk simplified style tidak terdapat salam
pembuka atau salutation dan juga salam penutup atau complimentary close.Kemudian, pada
bagian perihal surat (subject) diketik dengan menggunakan huruf besar. Sedangkan untuk kata
“subject” ditiadakan.Penulisan baris tanda tangan diketik empat baris di bawah baris terakhir dari
isi surat.
Format surat 1. 1.Kop surat
2. Tanggal;
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan ke
7. Salam pembuka
8. a.Pendahuluan isi surat
a. b.penjelasan isi surat
b. penutup isi surat
9. salam penutup
10. nama jabatan
11. tanda tangan
12. nama yang menandatangani
13. tembusan

1. Heading
2. Date
3. No letter
4. Appendix
5. Subject
6. The letter for
7. Opening greetings
8. a.Opening part
b.main part
c.cloosing part
9. cloosing greetings
10. position
11. signature
12. the name of the signature
13. copy circulation
Contoh surat

PT. Panca Raga Jaya

Jalan Ki Hajar Dewantara Blok D 11
Pontianak 20001
Kalimantan Barat
----------------------------------------------------------------------------------
Ref : SA/CL/D11
11th December, 2016

Mr. Dayat Hamdani

Finance Manager
PT. Golden Continental
11 Jln. Wiwengko Raya
Denpasar 40001
Bali

Dear Mr Dayat,

We have received your letter of 1 December requesting 15 additional days within which to pay
the amount of Rp 230,000,000.00 due us for purchase you made last September.

We are happy to inform you that we would cooperate and will grant you the extra days you
asked for.

We hope the extension we give will be of help to you and look forward to receiving your
remittance.

Your sincerely,
Ttd
Gandhi Dharmadi
Finance Manager
 PT. Panca Raga Jaya
Jalan Ki Hajar Dewantara Blok D 11
Pontianak 20001
Kalimantan Barat
-----------------------------------------------------------------------------------
Ref: SA / CL / D11
11 Desember 2016

Tuan Dayat Hamdani

Manajer keuangan
PT. Kontinental Emas
11 Jln. Wiwengko Raya
Denpasar 40001
Bali

Dear Tuan Dayat,

Kami telah menerima surat Anda sebesar Rp. 230.000.000,00 karena pembelian kami yang Anda
buat September lalu.
Kami senang untuk memberitahu Anda bahwa kami akan bekerja sama dan akan memberi Anda
hari ekstra yang Anda minta.
Kami berharap perpanjangan yang kami berikan akan membantu Anda dan berharap untuk
menerima pengiriman uang Anda.

Dengan tulus,
Tertanda
Gandhi Dharmadi
Manajer keuangan
 5. Indented Style
Is a form of letter where the letter addressed has paragraph line formation in the form of
stairs down. This curve shape usually has a paragraph paragraph that curves so that it does not
look neat but looks structured especially in the section of the letter which is addressed in the form
of the alignment form such as the stairs down.
Merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris
berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk
sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di
tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.
Format surat:

Bagian-bagian surat dari indented style: 1. Heading

2. Date
1. Kop Surat 3. No letter
2. Tanggal 4. Salutation
3. Nomor Surat 5. Subject
4. Lampiran 6. The letter for
5. Hal 7. Opening greetings
7. Salam Pembukaan 8. a.Opening part
8a. Pendahuluan isi surat b. main part
8b. Penjelasan isi surat c. cloosing part
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup 9. cloosing greetings
10. Nama jabatan
11.TandaTangan 10. position
12. Nama yang mendatangani
11. signature

12.the name of the signature

Contoh surat

PT. ANEMEKA PUPUK

Jalan Imam Bonjol No. 56
Surabaya, 9 Maret 2008
PT Taman Citra
Jalan Cantel 112
Sragen
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk
pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami. Sejak tanggal 5
Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air.
Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk,
pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami
tergenang air. Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima
kasih.
Hormat kami
Direktur

Suwarno

PT. ANEMEKA PUPUK

Jalan Imam Bonjol No. 56
Surabaya, March 9, 2008
PT Taman Citra
Cantel Street 112
Sragen
With respect,
We are very sorry to inform you that the shipment of urea fertilizer to your order has been
delayed because of things beyond our control. Since March 5, 2008 Surabaya has been raining
continuously, and several places have been flooded with water.
Likewise our place, so that when the water inundated the transport vehicles did not enter, the
fertilizers could not be removed from the warehouse, plus some of our warehouses were flooded.
For your attention, to the above we thank you.
Best regards
Director

Suwarno
 6. Hanging Paragraph
Is a form of letter where the Letter Body has a hanging paragraph. The purpose of the
hanging paragraph is after a new line, the next line enters five spaces. So after the first paragraph,
the next paragraph must be spaced around 5 spaces. Usually this form of letter is in certain
service.
Merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung.
Maksud dari alinea menggantung adalah setelaha linea baru, baris berikutnya masuk lima spasi.
Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya
bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.
Format surat:

Bagian-bagian surat dariHanging Paragraph: 1. Heading

2. Date
1. Kop Surat 3. No letter
2. Tanggal 4. Salutation
3. Nomor Surat 5. Subject
4. Lampiran 6. The letter for
7. Opening greetings
5. Hal
8. a.Opening part
7. Salam Pembukaan a. b. main part
8a. Pendahuluan isi surat b. cloosing part
8b. Penjelasan isi surat 9. cloosing greetings
8c. Penutup isi surat 10. position
9. Salam Penutup 11. signature
10. Nama jabatan 12.the name of the signature
11.TandaTangan
12. Nama yang mendatangani
Contoh surat
PT. SANINA ENGINERING
Jalan Surakarta No. 123

Surakarta, 21 Maret 2008

Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Semarang

Dengan hormat

Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami
terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.

Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat
berproduksi. Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan
penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu
singkat kami akan menyampaikan kepada tuan laporan selengkapnya mengenai data- data
pengijian tersebut.

Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami
Ferdinand Sinaga
Direksi Teknik

Penerbit”TRI ANGKASA”
PT. SANINA ENGINERING
Jalan Surakarta No. 123
Surakarta, March 21, 2008
To Offset Machine Companies
Jalan Imam Bonjol 115
Semarang

With respect
We are pleased to inform you, that we have received the delivery of the 3 offet machines on March
17, 2008.
Then starting on March 19, 2008, we tried to keep the offset machine in order
produce. We on behalf of all directors and employees congratulate and give the highest
appreciation to Mr. and all the assistants. In a short time we will submit to the master the full
report on the permit data.
We thank you once again.
Best regards
Ferdinand Sinaga
Technical Directors

"TRI ANGKASA" Publisher

 B. PARTS OF BUSINESS LETTER
1. Heading

The title provides brief instructions regarding the contents of the letter. Titles are usually
placed at a distance of one row of blank spaces after the greeting. Uppercase letters are usually
used even though lowercase letters may also be preferred

Judul memberikan petunjuk singkat mengenai isi surat. Judul biasanya ditempatkan dengan
jarak satu baris spasi kosong setelah sapaan. Huruf besar biasanya digunakan walaupun huruf
kecil juga boleh jika lebih disukai

Contoh :

2. Date (Tanggal)

Date must always be complete. In England and Indonesia, the order of writing time is usually
the date / month / year. Class is not used Example: 12 July 2003 In some other countries, the time
is typed in the order of months / dates / years, often commas after months

Tanggal harus selalu ditulis lengkap. Di Inggris dan Indonesia, urutan penulisan
waktu biasanya adalah tanggal/bulan/tahun.Koma tidak digunakan Contoh : 12 July 2003 Di
beberapa negara lain, waktu diketik dengan urutan bulan/tanggal/tahun, kerap koma setelah bulan

Contoh : July 12, 2003

3. Reference

This reference number of the business letter (file number of the business) which are
related to the current letter. The recipient will refer to old letters for relevant matters.
Although this is not necessary, adding the reference number is advisable in many cases.
Adequate space might have been provided for this reference number. Depending on the
layout of the business letter, you should add the reference number in the appropriate space
provided for it. So, all these things make it simple to simply type the reference number.

Nomor referensi ini dari surat bisnis (nomor file bisnis) yang terkait dengan surat saat ini.
Penerima akan merujuk ke surat lama untuk hal-hal yang relevan. Meskipun ini tidak
diperlukan, menambahkan nomor referensi dianjurkan dalam banyak kasus. Ruang yang
memadai mungkin disediakan untuk nomor referensi ini. Bergantung pada tata letak surat
bisnis, Anda harus menambahkan nomor referensi di ruang yang sesuai yang disediakan
 untuk itu. Jadi, semua hal ini membuatnya mudah untuk hanya mengetikkan nomor
referensi.

4. Recipient’s address

The Style of Address is the address of the person to whom you arng the letter. His / her
name, his / her title (if relevant), the name and the address of the company in which he / she
is working should be included in this address. The style of the address is called Inside
Address or Recipient's Address or TO Address. This address should be written in the left-
hand side of the letterhead.

Mr. Hendry Hun,

Financial Manager,

Petrotech Company Ltd.,

762: JalanMadhir,

90812 Kuala Lumpur.

Before writing this, you should choose the correct form of writing your letter. The postal
code of the town in which the recipient should be added. You should be aware of the different
ways of writing the postal codes which are used in different countries. By adding the correct
form of the postal codes, you will make an impressive letter. Few countries use short forms for
their states or counties or territories. You should add the same form of abbreviations so as to
make your letter informed about what is the custom there.

A letter without the correct postal codes is treated shoddily. You should fold your letter that the
address of the receiver should appear in the window of the envelope which you use.

While using the title of the person, do not use Esq. This should never be used in front of
Mr. Mrs. Dr. and Miss.

You can write Mr. Hendry Hun, Dr. Hendry Hun or Hendry Hun Esq.

You should not write Mr. Hendry Hun Esq.

If that person is a surgeon, then he / she should be referred to as Mr. not as Dr.
Esq. should not be used together with Mr. Mrs. Dr. and Miss.
Use Miss. Mrs. or Madam when addressing woman. These days women prefer to be addressed
with Ms.
Messrs. The title of the person should be used for a business partnership.

Messrs. ST Raman & Bros.,

The One-Stop Music Stores,
Sir Ronald Stevens & Co.,

Messrs. should never be used for limited companies.

SRM SDN BHD,

Chennai Textiles Pvt. Ltd.,
OHM Wools Pvt. Ltd.,

Gaya Alamat adalah alamat orang yang Anda ajak surat itu. Namanya, judulnya (jika relevan),
nama dan alamat perusahaan tempat dia bekerja harus dimasukkan dalam alamat ini. Gaya
alamat ini disebut Inside Address atau Alamat Penerima atau TO Address. Alamat ini harus
ditulis di sisi kiri kop surat.

Pak Hendry Hun,

Manajer keuangan,

Petrotech Company Ltd.,

762: JalanMadhir,

90812 Kuala Lumpur.

Sebelum menulis ini, Anda harus memilih bentuk penulisan surat Anda yang benar. Kode pos
kota tempat penerima harus ditambahkan. Anda harus menyadari berbagai cara penulisan kode
pos yang digunakan di berbagai negara. Dengan menambahkan bentuk kode pos yang benar,
Anda akan membuat surat yang mengesankan. Beberapa negara menggunakan formulir pendek
untuk negara bagian atau wilayah atau wilayah mereka. Anda harus menambahkan bentuk
singkatan yang sama agar surat Anda diberi tahu tentang apa kebiasaan di sana.
Huruf tanpa kode pos yang benar diperlakukan dengan buruk. Anda harus melipat surat Anda
bahwa alamat penerima akan muncul di jendela amplop yang Anda gunakan.

Saat menggunakan judul orang, jangan gunakan Esq. Ini tidak boleh digunakan di depan Mr.
Mrs. Dr. dan Miss.

Anda dapat menulis Pak Hendry Hun, Dr. Hendry Hun atau Hendry Hun Esq.

Anda tidak seharusnya menulis Tuan Hendry Hun Esq.

Jika orang itu adalah seorang ahli bedah, maka dia harus dirujuk sebagai Tuan bukan sebagai Dr.

Esq. tidak boleh digunakan bersama dengan Mr. Mrs. Dr. dan Miss.

Gunakan Miss. Mrs. atau Madam ketika berbicara dengan wanita. Hari-hari ini wanita lebih suka
ditangani dengan Ms.

Tuan-Tuan. Judul orang itu harus digunakan untuk suatu kemitraan bisnis.

Tuan-Tuan ST Raman & Bros,

Toko Musik Satu-Stop,

Sir Ronald Stevens & Co.,

Tuan tidak boleh digunakan untuk perusahaan terbatas.

SRM SDN BHD,

Chennai Tekstil Pvt. Ltd.,

OHM Wools Pvt. Ltd.,

 5. Attention line

The attention line is used to indicate that the letter is supposed to be ready for any particular
person or particular department.

Attention: Head of Marketing

This indicates that you don't know the name of the head of the marketing team and that letter
should be directed to the head of marketing.

Attention: Peter Hun - Marketing Department

This indicates that you know the name of the address, but not his / her designation. In that
case, you should use the attention option. That means that the letter should be routed to the
person Peter Hun who is in the marketing department.

But these days this attention is very important. Peter Hun, although the letter is addressed to the
Head of the Marketing Department.This option is the address of the address to the core issue.

Garis perhatian digunakan untuk menunjukkan bahwa surat itu seharusnya siap untuk orang
tertentu atau departemen tertentu.

Perhatian: Kepala Pemasaran

Ini menunjukkan bahwa Anda tidak tahu nama kepala tim pemasaran dan surat itu harus
diarahkan ke kepala pemasaran.

Perhatian: Peter Hun - Departemen Pemasaran

Ini menunjukkan bahwa Anda tahu nama alamat, tetapi bukan sebutannya. Dalam hal ini, Anda
harus menggunakan opsi perhatian. Itu berarti surat itu harus disalurkan ke orang yang bernama
Peter Hun di departemen pemasaran.

Tetapi hari-hari ini perhatian ini sangat penting. Peter Hun, meskipun surat itu ditujukan kepada
Kepala Bagian Pemasaran. Pilihan ini adalah alamat dari alamat untuk masalah inti.

6. Subject of the letter

You need not write the subject of the letter, in case your letter is so short. This is not a
compulsory issue. But now a day, business letters are written with this. This should be written
just below the salutation line. Normally this is types and underlines. You can type this either at
the left-hand side or at the center. This is to indicate what is there in the letter. Just the most
concise form of the letter should be mentioned here. The subject of the letter will be must when
the letter is lengthy one.

Anda tidak perlu menulis subjek surat, jika huruf Anda terlalu pendek. Ini bukan masalah
wajib. Tapi sekarang sehari, surat bisnis ditulis dengan ini. Ini harus ditulis tepat di bawah garis
salam. Biasanya ini adalah tipe dan garis bawah. Anda dapat mengetik ini baik di sisi kiri atau di
tengah. Ini untuk menunjukkan apa yang ada di surat itu. Hanya bentuk surat yang paling ringkas
saja yang harus disebutkan di sini. Subjek surat akan harus ketika surat itu panjang.

7. Salutation

Salutation is the formal way of addressing the person to whom you are writing the letter. This is
used in all letters including social letters.

Here are the few typical examples of salutations.

Dear sir,

Dear Madam Nancy,

Dear John Hun,

Dear Charri Vane,

Dear Mr. Ravi,

Dear Miss. Jothi,

Dear Mrs. Rajangam,

Dear Ms. Leena,

Gentleman,
Gentlemen,

Ladies,

Ladies and Gentlemen,

To whom it may concern

Dear Subscriber,

Dear Dealer,

Dear Member,

In case you do not know the gender of the person you are writing your letter, it is better to
use the full name of the person.

Dear John Hun,

Dear Charri Vane,
The way that you write the salutation will decide the way in which you will write the
complimentary closing.

Penghormatan adalah cara formal untuk menyapa orang yang Anda tulis surat itu. Ini
digunakan dalam semua surat termasuk surat sosial.
Berikut beberapa contoh sapaan yang khas.

Yang terhormat,

Dear Madam Nancy,

Dear John Hun,

Charri Vane yang terhormat,

Dear Mr. Ravi,
Miss yang terhormat, Jothi,

Dear Mrs. Rajangam,

Dear Ms. Leena,

Pria,

Tuan-tuan,

Wanita,

Wanita dan pria,

Untuk Perhatian

Pelanggan yang terhormat,

Dealer yang terhormat,

Anggota yang terhormat,

Jika Anda tidak mengetahui jenis kelamin orang yang Anda tulis surat Anda, lebih baik
menggunakan nama lengkap orang tersebut.
Dear John Hun,
Charri Vane yang terhormat,
Cara Anda menulis salam akan memutuskan cara Anda menulis penutupan gratis.
8. body of the letter

The Body of the Letter is the central part of the letter. That is why this is called body of
letter. This part fulfills the purpose of the letter. The main purpose of your letter may be
acknowledgment, acceptance, order, command, apology, appreciation, congratulation, demand,
felicitation, inquiry, request, reply, reminder, complaint, recognition, proposal, resignation,
thanking, warning and welcome.

Be concise, clear and up to the point. Never beat around the bush. The letter may not have
time to read your letter, if you write a lengthy letter. In order to make your letter effective, make
your letter as short as possible.

In case the subject matter of the letter happens to be lengthy, break it into few short
paragraphs. Paragraph lengths are hard to read. Short ones are easier for reading.

If possible, complete your letter within one page. In case, the letter demands more than
one page, the new page should be started with a new paragraph. A new page with only one or
two sentences may look awkward for the addressee.

Use PTO (please Turn Over) or Continued in next page at the bottom of the previous
page to indicate there is a page as the continuation of this page. The next page should start with -
Page 2 - to indicate that this is the second page of the number.

In case there are more pages in your letter, each page should be numbered.

The Body of the Letter adalah bagian sentral dari surat itu. Itulah mengapa ini disebut body of
letter. Bagian ini memenuhi tujuan surat itu. Tujuan utama surat Anda mungkin adalah
pengakuan, penerimaan, ketertiban, perintah, permintaan maaf, penghargaan, ucapan selamat,
permintaan, felicitation, pertanyaan, permintaan, balasan, pengingat, keluhan, pengakuan,
proposal, pengunduran diri, ucapan terima kasih, peringatan dan selamat datang.

Ringkas, jelas, dan langsung ke intinya. Tidak pernah bertele-tele. Surat itu mungkin tidak punya
waktu untuk membaca surat Anda, jika Anda menulis surat yang panjang. Agar surat Anda
efektif, buat surat Anda sependek mungkin.

Seandainya subjek surat itu menjadi panjang, bagilah menjadi beberapa paragraf pendek. Panjang
paragraf sulit dibaca. Yang pendek lebih mudah dibaca.

Jika memungkinkan, lengkapi surat Anda dalam satu halaman. Dalam hal, surat itu menuntut
lebih dari satu halaman, halaman baru harus dimulai dengan paragraf baru. Halaman baru dengan
hanya satu atau dua kalimat mungkin terlihat aneh bagi penerima.
Gunakan PTO (Silakan Balik) atau Bersambung di halaman berikutnya di bagian bawah halaman
sebelumnya untuk menunjukkan ada halaman sebagai kelanjutan halaman ini. Halaman
selanjutnya harus dimulai dengan -Halaman 2 - untuk menunjukkan bahwa ini adalah halaman
kedua dari nomor tersebut.

Jika ada lebih banyak halaman di surat Anda, setiap halaman harus diberi nomor.

9. Complementary close

Complimentary Closing depends on the formality of the salutation that you used in the letter.

Dear Sir: Yours Faithfully

Dear Madam: Yours Faithfully
Dear Mr. : Yours Sincerely or Yours Truly
Dear Mrs. : Yours Sincerely or Yours Truly
Dear Miss. : Yours Sincerely or Yours Truly
Dear Ms. : Yours Sincerely or Yours Truly

Although these types of express closure are required, the business world is not following
these strictly these days. The closings should be typed at the left-hand side just below the
body of the letter. In few cases,it is just below the body of the letter.

Penutupan Gratis tergantung pada formalitas salam yang Anda gunakan dalam surat itu.

Dear Sir: Hormat Setia

Dear Madam: Hormat dengan Setia

Dear Mr.: Hormat saya atau Hormat Anda Sesungguhnya

Dear Mrs.: Hormat saya atau Hormat Anda Sesungguhnya

Dear Miss.: Hormat kami atau Hormat Anda Sesungguhnya

Dear Ms.: Hormat kami atau Hormat Anda Sesungguhnya

 Meskipun jenis penutupan ekspres ini diperlukan, dunia bisnis tidak mengikuti ini secara
ketat belakangan ini. Penutupan harus diketik di sebelah kiri tepat di bawah badan surat.
Dalam beberapa kasus, itu hanya di bawah tubuh surat itu.

10. Signature, name and designation

Signature and Designation of the person who writes the letter should be added to the right
place meant for it. The letter should be signed by the person who writes that letter. Then only the
letter will be treated lawfully and authentically. A letter without the signature will be names as
anonymous letter. There should be adequate space between the complimentary and the name and
the designation of the person who is writing the letter. The space should be enough to sign.
After the introduction of computers, the business world was started to produce computer
generated letters in bulk. Those computer generated letters will not get the signature and
designation of the people who write those letters. But that statement will be there in those
letters. This practice is adopted for checking the letters for spelling correctness. In that case, the
same letter can be sent to various persons (addressees) after changing the name and the address
of the recipient. This new practice is also accepted these days.

Tanda tangan dan Penunjukan orang yang menulis surat itu harus ditambahkan pada tempat yang
tepat yang dimaksudkan untuk itu. Surat itu harus ditandatangani oleh orang yang menulis surat
itu. Maka hanya surat itu akan diperlakukan secara sah dan otentik. Huruf tanpa tanda tangan
akan menjadi nama sebagai surat anonim. Harus ada ruang yang cukup antara gratis dan nama
dan peruntukan orang yang menulis surat itu. Ruang harus cukup untuk ditandatangani.

Setelah pengenalan komputer, dunia bisnis mulai menghasilkan huruf yang dihasilkan komputer
dalam jumlah besar. Surat-surat yang dihasilkan komputer tidak akan mendapatkan tanda tangan
dan sebutan orang-orang yang menulis surat-surat itu. Tapi pernyataan itu akan ada di surat-surat
itu. Praktik ini diadopsi untuk memeriksa surat-surat untuk kebenaran ejaan. Dalam hal ini, surat
yang sama dapat dikirim ke berbagai orang (penerima) setelah mengganti nama dan alamat
penerima. Praktek baru ini juga diterima hari ini.

11. Enclosures

Enclosures are used to support the core matter of the letter. Any additional information can
be provided in separate sheets. Those sheets should be enclosed. Just below the postscript, you
should write Enc. or Encl. or Enclosure to indicate that there are enclosures attached with that
letter.

Enc. (3)
Encl. (3)
Enclosure (3)

This indication means that there are three enclosures attached with the current letter.

Kandang digunakan untuk mendukung inti surat. Informasi tambahan apa pun dapat diberikan
dalam lembaran terpisah. Seprai itu harus ditutup. Tepat di bawah postscript, Anda harus menulis
Enc. atau Encl. atau Enclosure untuk menunjukkan bahwa ada lampiran yang dilampirkan
dengan huruf itu.

Enc. (3)

Encl. (3)

Enklosur (3)

Indikasi ini berarti bahwa ada tiga lampiran terlampir dengan surat saat ini.

12. Post script

You may think some other matters after the letter is written. In such situations, the postscript
option can be used to add the new matter just below the signature. This implies that there are few
more points you want to add to the letter. After the introduction of computer, this option is left
behind.

Anda mungkin berpikir beberapa hal lain setelah surat itu ditulis. Dalam situasi seperti itu,
opsi postscript dapat digunakan untuk menambahkan masalah baru tepat di bawah tanda tangan.
Ini menyiratkan bahwa ada beberapa poin lagi yang ingin Anda tambahkan ke surat itu. Setelah
pengenalan komputer, opsi ini ditinggalkan.