Professional Documents
Culture Documents
ÖZET
21 yüzyılda artan rekabet ortamında kuruluşların yürütmekte oldukları projelerin başarısı işletmelerin pazarda
kalabilmeleri için çok daha fazla önem kazanmıştır. Projelerin başarısı ise daha çok projede çalışan insanların
başarısı ile orantılıdır. Bu çalışmada projelerin başarısındaki en önemli faktör insan olmasından dolayı
projelerde insan faktörü incelenmiştir. Makalenin giriş kısmında proje ve proje yönetimi konularında genel bir
bilgi verilmiştir. Daha sonraki bölümlerde ise sırasıyla proje yöneticisi, proje ekibi, proje organizasyonu ve
projelerde iletişim konularına değinilmiştir. Sonuç bölümünde ise proje yönetimi konusunda yapılan iki
araştırma sonuçlarına dayanarak insan kaynaklarının önemi vurgulanmıştır.
ABSTRACT
The success of the organizatinal project which is mostly proportional to the success of the employees gains
higher importance for an organization in order to stay in the market in the increasing compitational enviroment
of 21 st century. In this paper, the human factor in the projects is explained since it plays the main role in the
project success. An overview of project and project management subjects is given in the introduction section. İn
the next part project manager, project team, project organizational and project communicaton subjects are
explained in order. Finally the importance of human resources according to the results of two researches is
stated.
ECE, KOVANCI
75
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
Proje değişimi simgeleyen ve değişimi uygulayan bir Projeleri kapsamları yanında maddi büyüklükleri
süreçtir. Projeler kuruma yeni bir durum, boyut veya açısından da sınıflandırmak mümkündür. Proje
görüş getirebildikleri gibi kurumun mevcut büyüklüğü projenin bütçesini belirtir ve küçük, orta ve
uygulamalarını ürünlerini yada hizmetlerini büyük bütçeye sahip projeler şeklinde
değiştirebilir. Projeler belirgin bazı özelliklerin ortaya sınıflandırılabilir. Bir proje maliyeti açısından küçük
çıkarılması amacıyla ve değişik kriterler kullanılarak bir proje olabilir ancak kapsamı açısından büyük bir
sınıflandırılabilir. Projeler kapsamları açısından küçük çalışma gerektirebilir. Örneğin bir işletmenin
orta ve büyük kapsamlı projeler olarak organizasyon yapısını yeniden düzenlemesi kapsam
sınıflandırılabilir. açısından büyük olmasına karşın maliyeti
incelendiğinde büyük bir proje bütçesi
Proje kapsamının belirlenmesinde şu faktörler rol gerektirmeyebilir.
oynar:
• Daha önce benzer konularda gerçekleştirilmiş Projelerin diğer bir sınıflandırma şekliyse niteliklerine
projelerin adedi, göredir. Bu projeler ise:
• Proje hedefine ulaşmayı engelleyecek Yeni projeler
risklerin yüzdesel değeri, Kapasite arttırma projeleri
• Zamana bağlı olarak kaynak miktarlarındaki İdame ve yenileme projeleri
değişimler, Modernizasyon projeleri
• Projeyi ortak yürüten kuruluş sayısı, Darboğaz giderme projeleri olarak
• Proje faaliyetleri arasındaki bağımlılık sıralanabilir[1].
derecesi[3].
ECE, KOVANCI
76
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
KONTROL
PLANLAMA
METOT KÜLTÜR ORGANİZASYON
Motivasyon, Liderlik, İletişim, Karar verme, Çatışma, Takım Oluşturma
İNSAN
Şekil 1. Proje Yönetim Sistemi Elemanları
ECE, KOVANCI
77
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
projelerde görevlendirilirken yukarda bahsettiğimiz olması beklenir. Bununla birlikte liderlik proje
yönetim fonksiyonları çok az değerlendirilmektedir. yönetimiyle sınırlı değildir. Proje yönetiminde çeşitli
Başarılı proje yöneticilerinin, projenin teknik bilgisine bireylerce çeşitli zamanlarda ortaya konabilir. [3]
sahip olmalarının yanında proje yönetimi eğitimine de Takım elemanlarının kabul edecekleri ölçüde,
sahip olmaları gerektiği açıktır. Çünkü proje uzmanlık alanları da dikkate alınarak liderlik
yöneticisinin ana görevi yönetimdir. sorumluluğunun verilmesi proje başarısına olumlu
katkı yapar.
4.1.Proje Yöneticisinde Bulunması Gereken
Beceriler Proje ortamında değişik çatışmaların yaşanması
doğaldır. Bu çatışmaları ele alırken proje yöneticileri
Proje yöneticilerinde birçok kabiliyetin bir arada çatışmaların yaratıcılığı geliştirebileceğini bilerek
bulunması istenebilir. Birçok kaynakta çok değişik hareket etmelidirler. Proje yöneticisinin proje boyunca
beceriler sayılmakla birlikte günümüz şartlarında organizasyonun farklı kişi yada gruplarıyla güç ilişkisi
yürütülen projelerde bir proje yöneticisinde genel vardır. Bunlar: üst yönetim, alt gruplar (proje takımı,
olarak şu özelliklerin olması beklenmektedir: sekretaryası vb.) kesişim personeli (çatışma halinde
• Liderlik olan personel), fonksiyonel yöneticiler, örgüt
• Problem çözme yeteneği dışındaki kişi yada gruplar (müşteri, tedarikçi vb)
• İletişim becerisi projenin başarı yada başarısızlığı proje yöneticisinin
• Stresle başa çıkma bu gruplara nüfuz edebilmesine (gruplarca kabul
• Kişisel gelişim görmesine) bağlıdır.
• Yeniliklere açık
• Birleştirici Proje yöneticisinin müşteriyi projenin içine çekmesi
ve örgütle arasında iletişim sağlaması gerekir.
• Etkileme ve ikna kabiliyeti
Özellikle büyük çaplı projelerde bu ilişki daha da
• Takdir ve geliştirici eleştiri vb[10].
önem kazanmakta hatta projenin başarısını doğrudan
etkilemektedir. Proje yöneticisinin müşteri ile ilişkisi
Sayılan özelliklerin tamamı aslında ilk sırada belirtilen
iletişim becerisine bağlıdır. İyi bir proje yöneticisi;
liderlik özelliğinin içinde barınmaktadır. Takım müşteriyi teknik, bütçe, ve program hakkında
çalışması liderliği zorunlu kılmaktadır ve projedeki
bilgilendirir. Müşterinin proje üzerindeki dikkatinin
liderinde en başata proje yöneticisi olması gerekir.
dağılmasını önler.
Proje yöneticilerinin başarıları proje ekibine
uygulayacakları liderliğin kalitesine bağlıdır. Proje
4.2.Proje Yöneticisinin Eğitimi
liderliğinin en önemli niteliği vizyon sahibi olmaktır.
Liderlik, bir kurumdaki tüm kaynakların ki en
Proje yöneticisinin eğitimi daha önceleri üzerinde
önemlisi insandır, güçlerini tanımlamak, uyandırmak önemle durulan bir konu olmamasına karşın
ve kullanmak için açık ve tam bir beklentiler sistemi günümüzde eğitim ve deneyimler projelerde öncelikli
geliştirmektir.[3] Projelerin değişik evrelerinde
konu halini almıştır. Birçok kurum ve kuruluş
değişik liderlik türlerinin uygulanması proje başarısı
özellikle proje yöneticiliği sertifikaları vermektedir.
için hayati öneme sahiptir. Proje liderliği, kendi
Özellikle dünya çapında Project Management İnstitute
baskın yönlerini iyi analiz edip etrafındakileri bu ve Türkiye’de de Proje Yönetim Derneği gibi
özelliklerini kullanarak etkileme yeteneği olarak
kurumlar bu alanda önemli aşamalar kaydetmiş
tanımlanabilir. Proje liderliği şunları gerektirir:
durumdadır. Genellikle eğitim dendiğinde, proje
• proje hedefi vizyonuna sahip olmak yöneticilerinin teknik alanda aldığı lisans ve yüksek
• bu hedefe varmak için açık ve zorunlu lisans eğitimi değerlendirilmekte yöneticilik
nedenlere sahip olmak(yaptırma gücü) özelliklerinin tecrübe ile kazanılacağı
• yönlendirici direktifler verebilmek ve düşünülmekteydi. Hiç şüphesiz tecrübe çok önemli bir
gerçekçi program yapmak kazanımdır ancak yönetim konusunda hatta proje
• ekibi etkileyecek ve çalışmasını sağlayacak yönetimi konusunda günümüzde var olan yüksek
yeteneğe sahip olmak lisans programlarının proje yöneticisine çok şeyler
• etkili iletişim kurabilmek kazandıracağı muhakkaktır. Bunun yanında iletişim,
• karmaşık ve istikrarsız durumlarda esnek insan ilişkileri, teknik bilgilerin uygulamalı eğitimi,
olmak strese kapılmamak grup çalışma teknikleri gibi konuların eğitimini almak
• hem ekiple hem de projeden etkilenen diğer proje yöneticisine katkılı olacaktır[11,12].
şahıslarla iyi çalışmak
• etkileme ve ikna kabiliyeti yüksek olmak[9]. Proje yöneticisinin eğitimi ve deneyimi bir süreçtir.
Zaman ekseninde bu süreç şekil 2 deki gibi olur.
Başarılı bir proje yönetimi hem proje liderliği hem de Proje ile yönetim deyimi günümüzün başarılı
proje yöneticiliği becerilerini gerektirir. Özellikle şirketlerinin uygulamaya başladığı bir yönetim
büyük projelerde proje yöneticisinin yöneticilik modelidir. Bu model şirket yada girişimin başarı yada
vasıflarının yanı sıra liderlik vasıflarına da sahip başarısızlığını belirleyen temel etkenin projeler olarak
ECE, KOVANCI
78
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
belirlenmesi fikrini önemser ve şirketin etkin yönetimi yöneticilerin işletme için önemi daha da ön plana
projelerin etkin yönetimi ile paralel olacağını savunur. çıkacağı açıktır.
Böyle bir organizasyon göz önüne alındığında proje
Üst Yönetici
ü Proje Yöneticisi
n Kıdemli
v Uzman
a uzman
n
Meslekteki süre 0 5 10 15 20 25 30
ECE, KOVANCI
79
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
Proje hedefleri açık bir şekilde ortaya konduktan sonra • Saldırgan olmadan diğerlerinin fikrini kabul
proje yöneticisi proje takımını oluşturmaya geçebilir. ediyor mu?
Proje takımı değişik özelliklere sahip kişilerden oluşur. • Takım moralinin artmasına katkıda
Proje ekibindeki kişiler bireysel olarak projeye katkı bulunuyor mu?
sağlamakla birlikte kişiler arası çatışmalar yüzünden • Yeni fikirlerin savunulmasında diğerlerini
proje üzerinde olumsuz etkileri olabilir. Ancak cesaretlendirebiliyor mu?
çatışmayı iyi bir şekilde yöneten proje lideri yeni
fikirlerin doğmasına sorunların çözülmesine olanak Birey
sağlar. Proje yöneticisi iyi bir takım ortamı oluşturmak • Mizah duygusuna sahip mi, diğerlerine karşı
için proje elemanlarını çok iyi tanımalı, onlarla resmi hoşgörülü mü?
ilişkiler yanında gayri resmi ilişkilerde kurmalı, • Daha fazla başarı için istekli mi?
onların yeteneklerini çok iyi belirlemeli, motivasyon • Tek başına yapamayacaklarının bilincinde
unsurlarını çok iyi oluşturmalıdır. mi?
• Takım hedeflerine ulaşmada taahhütte
5.2.Takım Elemanlarının Seçimi bulunuyor mu?
Projenin büyüklüğüne göre proje takımını oluşturacak • Dürüst mü?
elemanları, sayı ve nitelik olarak tespit etmek için • Güçlü ve zayıf yönlerini gerçekçi şekilde
faaliyetlerin listelenmiş olması gerekir. Özellikle ortaya koyabiliyor mu?
büyük projelerde iş bölümü yapısı oluşturulurken yada • Stresle etkin olarak başa çıkabilir mi?
oluşturulduktan sonra yani her bir faaliyet için hangi Eğer proje takımı üyeleri gerekli yönetsel ve teknik
becerilere ihtiyaç duyulacağı ortaya konduktan sonra yeteneklere haiz değillerse yeteneklerinin
mevcut kadro içinden ihtiyaçları karşılayacak geliştirilmesi, projenin içinde ele alınmalı proje
personeli seçmek daha kolay olacaktır. Proje ekibini sürerken eğitimlerin verilmesi sağlanmalıdır. Ancak
seçerken takım çalışmasına yatkın olup olmaması, bu durum projenin uygulama safhasını etkileyecekse
teknik bilgi birikimi, daha önceki tecrübeleri, yönetme yeniden atanma yapılmalı gerekirse organizasyon
kabiliyeti gibi kriterler baz alınarak seçim yapılır. Her dışından takım elemanları seçilmelidir.
projede mutlaka projeyle uzun süre ilgilenecek
çekirdek takım elemanları belirlenmelidir. Bu kişiler 5.3.Rollerin Ve Sorumlulukların Belirlenmesi
seçilirken özellikle problem çözme kabiliyeti yüksek,
daha önce benzeri projelerde görev almış, teknik Projedeki her anahtar safhadan birisi proje
bilgisi ve kültürü yüksek kişilerden seçilmelidir[14]. elemanlarının sorumluluğunda olmalıdır. Sorumluluk
dağıtımı işlerin zamanında yürütülebilmesi için
Proje yöneticisi takımı kurarken adaylar hakkında gereklidir. Proje lideri her bir elemanın mevcut
araştırma yapmalı ve özelliklede kendileriyle durumunu takip etmeli işleri elemanların becerilerine
görüşmeli onların onayını mutlaka almalıdır. Bunun göre hakkaniyetle dağıtmalıdır. Proje elemanları aynı
yanında elemanların bağlı oldukları fonksiyonel zamanda başka projelerde de görev yapıyor
yöneticilerle de görüşmeli ve onların isteklerini de göz olabilirler. Onların yaptıkları diğer işlerde göz önüne
önünde bulundurmalıdır. Proje yöneticilerinin eleman alınarak yeni sorumluluklar verilirse, elemanlar aşırı
seçiminde aşağıdakine benzer bir kontrol listesi çalışmanın getirdiği yorgunluktan ve motivasyon
bulundurabilirler. [9]: kaybından korunmuş olur. Hedefler, iş dağılım yapısı
ve takım elemanları belirlendikten sonra roller ve
Görev sorumluluklar belirlenmez ise çatışmalar yaşanabilir.
• Teknik olarak yetenekli mi? Bir takım elemanına birden fazla sorumluluk
• Güncel bilgi ve beceriye sahip mi? verilebilir.
• Bilgi ve becerileri diğer takım elemanlarını
Rollerin belirlenmesiyle takım elemanları:
tamamlıyor mu?
• Birlikte çalışma ve sonuçlarda mükemmelliği • İstenen işin detaylı bir şekilde anlaşıldığını,
yakalamak için güdülenebiliyor mu? • Söz konusu safhanın bağımlılıklarının
• Bütünleştirme ve ara yüz yönetimi olarak anlaşıldığını,
proje yönetim bilgisine sahip mi? • Tahmini sürelerin doğruluğunu,
• İşin istenen sürede ve zamanda yapılacağını,
Takım
• İşin ihtiyaçlara ve standartlara cevap
• Karar alma ve problem çözmede diğer takım vereceğini,
elemanlarıyla uyumlu çalışabilecek mi? • Gerekli takibin yapılacağını,
• İyi iletişimci ve iyi bir dinleyici mi? • Düzenli olarak durum raporu vereceğini,
• Hedeflere ulaşmak için fazladan çalışma • Ortaya çıkan sorunlardan en kısa sürede
arzusu var mı? proje yöneticisini haberdar edeceğini kabul
• Takım içinde farklı görevlere uyum etmiş olurlar[15].
sağlayabilecek esnekliği var mı?
ECE, KOVANCI
80
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
Projeler değişik görevler için değişik beceriler 5.6.Üst Yönetimin Desteğini Alma
gerektirir. Projenin başında insanları becerileri ve
görevleri ile eşleştirmek önemlidir. Bunun yanında Üst yönetim kurumsal başarıya ulaşmada bir araç olan
projenin ilerleyen safhalarında yeni görevler ortaya takım kurmanın önemini kavramış olmalıdır. Üst
çıkabilir. Bunun için proje yöneticisi kimin hangi yönetim takım kurmaya destek verdiğini bu alanda
becerilere sahip olduğunu bilmesi gerekir. En kolay eğitim ve kaynaklar sağlayarak gösterir. Kurulan
yol beceri envanter listesi oluşturmaktır.Her göreve takımın onaylanması proje yöneticisi için güven
bir ana sorumlu ve bir yedek sorumlu atamak ise kaynağıdır. Bunun yanında gerekli olduğu takdirde
projedeki iş bölümü açısından önemlidir. Takım proje planında yer alan değerlendirme ve karar
elemanları ve onların üstleri tarafından anlaşmaya gerektiren noktalarda proje ekibi ile bir araya gelerek
varılan sorumluluk matrisi bir performans dokümanı gelişmeleri izler ve yönlendirir. Başarıya ulaşılması
olarak gösterilebilir. için gerekli önlemler alır[9].
Proje başlatılma kararı alındıktan sonra proje Kurumları tarafından kendilerine değer verildiğini
yöneticisinin yapması gereken ilk şey proje ekibini yaptıklarının takdir edildiğini gören insanlar motive
oluşturan kişilerin bir araya getirmesidir. Projenin olur. Genel olarak para ödüllendirme sisteminin en
başlatılması ile ilgili ilk toplantı son derece önemlidir. önemlisi olarak görülür. Ancak ekip ortamında maaş
Proje takım elemanları ilk defa bir araya farklılıkları motivasyonu düşürebileceğinden daha
geldiklerinden proje yöneticilerinin bu toplantıyı; başka maddi ödüller (özel ofis, özel park yeri, mesai
proje hedeflerini gerçekleştirecek ve ekip ruhunun dışı eğitim ve seminerlere katılım, tatil vb.) tercih
sağlanacağı bir fırsata dönüştürmeleri sağlamaları edilebilir. Proje sırasında elde edilen başarılar ve
gerekir. Projenin boyutu ve karmaşıklığına bağlı edinilen yetenek ve tecrübeler takım üyelerinin kişisel
olarak proje kapsamına giren fonksiyonların, üst gelişim planlarında, performans değerlendirmelerinde
yöneticilerin, proje sponsorunun bu toplantıya ve mesleki planlamalarında girdi olarak
katılmasında fayda vardır. kullanılacağından takım elemanları daha sonraki
projeler için de motive olurlar.
Toplantının gündemi önceden belirlenmeli ve
katılacaklara bildirilmelidir. İstenirse toplantı gayri Projelerde planlama yapılırken kendine özgü bir
resmi olarak sosyal bir toplantı şeklinde de ödüllendirme sisteminin olması daha projenin başında
düzenlenebilir. Gündem, ekip üyelerinin tanışması, takım elemanlarını güdülemek için çok önemlidir.
proje hedef ve kapsamı konusunda bilgilendirilmesi, Projeler planlanırken bütçeler hazırlanırken ödül için
kendilerinden beklenenlerin ifade edilmesi ve ekip bir pay ayrılmalıdır. Özellikle hedeflere ulaşmak için
üyelerinin varsa soruları şeklinde belirlenmelidir. yapılan fazla mesailerin takdirinin o an yapılması
Başlangıç toplantısında ekip elemanları birbirlerini takım elemanlarının motivasyonunun hep yüksek
tanımanın yanında, proje yöneticisinin de liderlik düzeyde kalmasını sağlayacaktır[16].
tarzı ve beklentilerini ayrıca üst yönetimin projeye
bakış açısını öğrenmiş olurlar[8]. 5.8.Proje Takımı Oluşturmanın Faydaları
5.5.Takım Elemanlarının Onayını Alma Proje yönetiminde takım oluşturmanın faydaları şöyle
sıralanabilir:
Proje yöneticileri takım elemanlarının, zamanla, roller • Projeler daha etkin bir şekilde kontrol altına
ve önceliklerle ilgili onaylarını almaları gerekir. Bu alınabilir.
işlem gerekli olmasının yanında uzun süreli ve sıkıcı • Takım başarısı için takım elemanları
olabilir. Onaylar görevi az bir benimseme olabileceği birbirlerini desteklerler.
gibi, göreve kendini adama şeklinde de olabilir. Proje
• İletişim açıktır, yeni fikirlerin ve geliştirilmiş
yöneticileri elemanların projeye katılımlarını
yöntemlerin, kaygıların ortaya konması
sağlayarak en iyi onayı elde etmiş olur. Onay
özendirilir.
elemanların projenin en erken aşamasında projeye
• Konularında uzman kişilerin bulunması sorun
katılmalarını sağlayarak, onlara ilginç, mesleki
çözümlerini kolaylaştırır.
gelişimlerini sağlayan ve projenin akışına katan
görevler vererek sağlanabilir[9]. • Takım elemanları performanslarını
beklentilerle rahatça
karşılaştırabildiklerinden geri besleme daha
anlamlıdır.
ECE, KOVANCI
81
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
• Çatışmalar yıkıcı düzeye gelmeden açık çalışma koşulları oluşturmayı, ve güveni de kapsar.
şekilde tartışılarak çözümlenir. İletişimde açıklık en önemli şeydir. [13]
• Proje hedefleri ve kalite standartlarından
sapmalar azalır.
• Projelerin tamamlanma sürelerinin Projenin günlük yönetimi sürekli haberleşmeyi
kısaltılabilmesi ve karlığın gerekli kılar. Proje yöneticileri ve proje takımı
artırılmasıdır[9,17]. arasında sürekli ve açık bir haberleşme kanalının
olması, proje yöneticisinin önünü görmesini, takım
Proje yöneticisi takımının performansını yakından elemanlarının da ne yapması gerektiğini kolaylıkla
takip etmeli ve çıkabilecek sorunları baştan belirlemesini sağlar. Projeler de çoğu durumda sözlü
önlemelidir. Özellikle takım çalışmasında işletme iletişim yeterli olmakla birlikte raporlanması gereken
içindeki faaliyetlerin daha karmaşık bir hal alması ve bilgilerin nasıl raporlanacağının, raporlamanın
kalabalık takımlarda yönetim güçlüğü çekilmesi gibi kimlere, ne zaman, hangi formatta yapılacağının
sakıncaları da göz önüne alınarak takımın açıkça proje yöneticisi tarafından belirtilmiş olması
verimliliğinin yüksek tutulması gerekir. gerekir. Projelerdeki iletişim aracı olan en önemli
dokumanlar proje planları, iş planları, proje bütçesidir.
6.PROJELERDE İLETİŞİM KANAL VE Hem proje yöneticisi hem de takım elemanları
BAĞLANTILARI faaliyetlerini bu dokümanlara göre ayarlamak
zorundadır. Bir takım içinde en yaygın fikir ayrılığı
Etkili ve hızlı personel iletişim ağlarının kurulması sebeplerinden biri, yanlış anlama yada gerçeklerle
projenin ilerleyişini hızlandıracağı gibi, olası ilgili bilgilendirmenin eksik oluşundandır.
problemlerin tanımlanmasını, proje performansını
yükseltecektir. Müşterilerle kurulacak iyi iletişim 6.1.Projelerde Yazılı İletişim (Proje Dosyalama)
müşteri memnuniyetini de artıracak ve olası sürprizleri
önleyecektir. Personel iletişim sistemi yazılı sözlü Projelerde yazılı iletişim de sözlü iletişim kadar
yada vücut dilini kullanarak yapılabilir. Özellikle projenin başarısında etkilidir. Düzenli ve projenin
proje yöneticilerinin çok mükemmel bir iletişimci gidişiyle ilgili herkesin anlayabileceği bir proje
olmaları projenin kaderi için oldukça önemlidir. dosyası oluşturmak projelerde sürekli başvurulacak bir
kaynak oluşmasını sağlar. Proje dosyası proje ile ilgili
İletişim etkin proje takımları oluşturmak için anahtar belgeleri düzenli biçimde tutmak için oluşturulur.
işlemdir. Proje yöneticileri takımların iletişim Böylelikle proje ile ilgili temel bilgiler tek bir yerde
hedeflerini ortaya koymalı ve proje yönetiminde ve erişilebilir durumda olur. bu dosya tekbir kişi
kullanacakları iletişim çeşitlerini (yazılı raporlar, tarafından oluşturulabilir ancak proje ile ilgili herkesin
telefon direktifleri, toplantılar, elektronik posta yada kullanımına açıktır. Böylelikle bilgilerin güncelliği
bunların birkaçının karışımı) belirlemelidir. sağlanmış olur. proje dosyasında genel olarak
belgeler ve raporlar bulunur.
Takım çalışması sağlamak için proje içi ve proje dışı
iletişim ağı kurmak gereklidir. Proje yöneticileri hem Proje Belgeleri: Proje yöneticisi projenin yönetimi
resmi hem de resmi olmayan iletişim kanallarını aktif izlenmesi ve kontrolü sürecinde bazı belgelerden
şekilde kullanabilmelidirler. yararlanır. Önceden belirlenmiş olan çalışma belgeleri
projenin akışı içinde yer alan yazışmalar burada yer
Proje ortamında üç temel iletişim ortamı mevcuttur. alır. Projenin yürütülmesi sürecinde proje yöneticisi
Bunlar: ve ekibi için önem taşıyan belgeler şu şekilde
sıralanabilir.
• Yukarı doğru iletişim (üst düzey yöneticiler
ile dikey yada çapraz); üst yönetim ve
müşteri ile olan iletişim. • Proje başlatma belgesi,
• Aşağı doğru iletişim (veya çapraz); takım • Sözleşme,
elemanları yada yüklenicilerle ile olan • Proje planı,
iletişimdir. • Risk yönetim planı,
• Yana doğru iletişim (yatay); proje yöneticisi • Ürün tanım, ürün tasarım ve özellikleri,
ile fonksiyonel yöneticiler ve yüklenici • Yazışmalar,
personel arasındaki iletişimdir. • Toplantı notları,
• Proje özeti,
Resmi ve resmi olmayan iletişim kanallarını şekil-3. • Fatura ve takip belgeleri,
teki gibi göstermek mümkündür. İletişim yanlış • Destekleyici diğer planlar.
anlaşılmalara belirsizliklere ve varsayımlara meydan
verilmeden açıklıkla yürütülmelidir. Projelerde Proje başlatma belgesi projenin planlanmasına
iletişim sadece evrak yazmak, yüz yüze yada telefonda bütçelenmesine ve proje planının hazırlanmasına
konuşmak değildir. İletişim anlamayı, dinlemeyi, iyi temel teşkil eder. bu belge aynı zamanda projeye ait
ECE, KOVANCI
82
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
ilk resmi belgedir. Sözleşme proje başlangıç Durum raporu genellikle proje planında öngörülen
belgelerinin yasal başlangıç ve referans belgesidir. belirli bir aşamanın tanımlanmasından sonra
Proje planı kapsamında yapılacak işlerin ayrıntılarının hazırlanır. Projenin güncel durumu hakkında ilgililere
belirlenmesi, zamanlanması, sıralanması, kaynakların detaylı bilgi sağlar. Gelişme raporu, projenin yakından
tanımlanmasını gösterir. Proje planı içeriğinde izlenmesini sağlar. Durum raporundan daha sık
‘sınıflandırılmış iş listesi’, ‘proje zaman planı’, ‘proje hazırlanır. Projenin plana uygun olarak ilerleyip
bütçesi’ nden oluşur. ilerlemediğini, sorunları, projede olası değişikleri ve
önemli olan bilgileri kapsar. Özel amaçlı raporlar
olağan dışı durumlarda yada proje ile ilgili özel
Proje risk yönetim planı projenin asıl uygulama bilgiler istendiğinde yada projede odaklanılan bir
planından ayrı olarak projede oluşabilecek risklere nokta hakkında bilgi vermek için hazırlanan
karşı ki bunlar önceki bölümlerde tanımlanmıştı, raporlardır. Raporun içeriği ve formatı o anki duruma
oluşturulan raporlardır. Proje yöneticisinin proje ile göre belirlenir. Toplantı tutanakları ise daha sonraki
ilgili yaptığı tüm yazışmalar dosyada uygulamalarda yardımcı olması yada projenin
bulundurulmalıdır. Bu tür yazışmalar hukuksal önem ilerleyen safhalarında başvurulması amacıyla
taşıdığından istenildiğinde bulunması için düzenli toplantılarda alınan kararların toplantının özetinin ve
şekilde bulundurulmaları önemlidir. buna benzer bilgilerin bulunduğu bir rapordur.
Proje Raporları: proje ile ilgili bilgi akışı, projenin Projenin günlük yönetimi sürekli haberleşmeyi
hem yönetimini, hem de kontrolünü etkileyecektir. Bu gerekli kılar. Proje yöneticileri ve proje takımı
kapsamda raporlama temel bir yönetim aracı işlevini arasında sürekli ve açık bir haberleşme kanalının
görür. Proje yönetiminin başarılı bir şekilde olması, proje yöneticisinin önünü görmesini, takım
yönetilmesindeki önemli faaliyetlerden biri projenin elemanlarının da ne yapması gerektiğini kolaylıkla
başlangıçta belirlenen plana uygun gidip gitmediğinin belirlemesini sağlar. Projeler de çoğu durumda sözlü
izlenmesidir. Proje yöneticisine bu konuda yardımcı iletişim yeterli olmakla birlikte raporlanması gereken
olacak en önemli araç düzenli bir raporlama sistemi bilgilerin nasıl raporlanacağının, raporlamanın
içerisinde belirlenen nitelikte, çeşitli aralıklarda kimlere, ne zaman, hangi formatta yapılacağının
sunulan raporlardır. Projelerde en yaygın olarak açıkça proje yöneticisi tarafından belirtilmiş olması
kullanılan raporlar şunlardır: gerekir. Projelerdeki iletişim aracı olan en önemli
dokumanlar proje planları, iş planları, proje bütçesidir.
Hem proje yöneticisi hem de takım elemanları
• Durum raporu, faaliyetlerini bu dokümanlara göre ayarlamak
• Gelişme raporu, zorundadır. Bir takım içinde en yaygın fikir ayrılığı
• Özel amaçlı raporlar, sebeplerinden biri, yanlış anlama yada gerçeklerle
• Toplantı tutanakları, ilgili bilgilendirmenin eksik oluşundandır.
Üst yönetim
müşteri destekçi
Resmi iç
bağlantı C
ECE, KOVANCI
83
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
ECE, KOVANCI
84
Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi
ÖZGEÇMİŞLER
ECE, KOVANCI
85