DOKUMEN TIDAK TERKAWAL PK 19 Pengurusan Program

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan pengurusan program dilaksanakan secara terancang dan
berkesan bagi mengukur pencapaian objektif seperti berikut:

a. Objektif bagi setiap pelaksanaan program tercapai;

b. Menyediakan laporan dalam tempoh 30 hari setelah program selesai.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh sekolah menengah dan sekolah rendah untuk semua program
kecuali pengendalian mesyuarat.

3. RUJUKAN

Manual Kualiti
Surat pekeliling dan surat arahan dalaman yang sedang berkuat kuasa

4. DEFINISI

4.1 Program
Semua program atau aktiviti utama yang terkandung dalam Perancangan
Strategik dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) organisasi.

4.2 Output
Hasil atau keluaran mengikut setiap sasaran yang telah ditetapkan

4.3 Outcome
Hasil pelaksanaan program dalam bentuk impak/ kesan kepada kumpulan
sasaran.

4.4 Tindakan Susulan

Tindakan yang perlu diambil selepas diputuskan di dalam mesyuarat.

4.5 Kajian Semula

Semakan semula untuk mengambilkira keperluan semasa/ keutamaan yang
ditetapkan.

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu Muka Surat 1
| 02 Februari 2016 – Keluaran 02 | Pindaan 00
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL PK 19 Pengurusan Program

18.5 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

A. PERANCANGAN

Pengurus Program 1. Menyediakan kertas kerja/ pelan Kertas kerja / Pelan

tindakan yang mempunyai keperluan Tindakan
minimum seperti berikut :
a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual/
Pengisian Program
i) Pelan Kontigensi

2. Menentukan kaedah pemantauan

berdasarkan salah satu dari kaedah
berikut :

a) Pelaporan Jawatankuasa
b) Instrumen
c) Pengumpulan Data
d) Soal selidik
e) Temu bual
f) Semakan dokumen

3. Mendapatkan kelulusan daripada

Pengetua/Guru Besar atau pegawai
yang diturunkan kuasa.

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu Muka Surat 2
| 02 Februari 2016 – Keluaran 02 | Pindaan 00
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL PK 19 Pengurusan Program

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

4. Melaksanakan mesyuarat / perbincangan Minit Mesyuarat/

jawatan kuasa. Nota perbincangan

B. PELAKSANAAN

5. Melaksanakan program seperti yang telah

dirancang

C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN

6. Melaksanakan pemantauan dan

pengukuran Mekanisme
Pemantauan

a) Pelaksanaan program
b) Pencapaian KPI

7. Menyediakan laporan program dalam

tempoh 30 hari setelah program selesai. Dokumentasi/Laporan

D. KEBERKESANAN

Kajian semula;

1. Menjalankan mesyuarat
/perbincangan kajian semula / post Senarai Kehadiran
mortem untuk mengenal pasti
kekuatan dan kelemahan Minit Mesyuarat / nota
pelaksanaan program perbincangan /Surat
arahan/ Memo

2. Membuat tindakan susulan Laporan tindakan

berdasarkan keputusan mesyuarat susulan
kajian semula/post mortem

Sekiranya terdapat langkah-langkah yang

tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan
pembetulan merujuk PK16 Kawalan Ke Atas
Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu Muka Surat 3
| 02 Februari 2016 – Keluaran 02 | Pindaan 00
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL PK 19 Pengurusan Program

6. REKOD KUALITI

TEMPOH
BIL JENIS REKOD LOKASI
SIMPANAN

1 Kertas kerja / Pelan Tindakan 1 Tahun

Laporan : a.Program

2 b.Tindakan Susulan 1 Tahun Bahagian/ Unit

c.Penambahbaikan

3 Minit mesyuarat 1 Tahun

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu Muka Surat 4
| 02 Februari 2016 – Keluaran 02 | Pindaan 00