TATACARA TENDER
Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang
untuk melakukan kerja di samping mendapatkan persetujuan
daripada pihak yang berkenaan. Proses menender merupakan proses
taktikal bagi pemilihan satu - satu pihak bagi membekalkan suatu
perkhidmatan, produk atau item kerja. Proses tawaran dan
penerimaan perlu ada di dalam tender. Ia merupakan suatu proses
bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu pihak
serta skop kerja yang telah pun dikenalpasti. Proses penilaian tender
termasuk semua kerja – kerja seperti penyediaan Dokumen Tender
dan Dokumen Kontrak dilakukan oleh pihak perunding Juruukur
Bahan yang telah dilantik.
Bagaimanapun, keputusan terakhir untuk memilih
kontraktor yang paling difikirkan layak akan terletak sepenuhnya di
tangan pelanggan ( client ) berdasarkan Laporan Penilaian Tender
serta Perakuan Tender yang telah disediakan oleh perunding
tersebut.
Apabila tender daripada sesebuah kontraktor itu dipilih dan
diterima oleh pelanggan, maka wujudlah ikatan kontrak antara
kontraktor dengan pelanggan. Tatacara tender mengandungi 15 isi
kandungan yang berkaitan dengan tender.
Di antara isi kandungan yang terkandung dalam tatacara tender ialah
Dasar -Dasar Kerajaan, Perancangan, Pengurusan Tender - Tender
Kerajaan, Had Nilai Tender Kerja, Dokumen Tender, Pengiklanan,
Kadar Bayaran Bagi Dokumen Tender Kerja, Deposit Bagi Kerja,
Tempoh Sah Laku Tender, Pembukaan Tender, Penilaian Tender,
Perakuan Tender, Dokumen Untuk Rujukan Lembaga Perolehan,
Lembaga Tender Perolehan Dan Surat Setuju Terima.
5.2 Dasar - Dasar Kerajaan
Agensi - agensi perlu memastikan supaya dasar - dasar kerajaan yang
wujud dipatuhi sepenuhnya. Antaranya ialah :
i. Matlamat serta strategi bawah Dasar Pembangunan Nasional
diberi perhatian
ii. Dasar Kualiti Alam Sekitar diambil perhatian.
iii. Dasar Pelaburan Asing dan Pemindahan Teknologi dilaksanakan
bagi kontrak antarabangsa.
iv. Memasukkan dasar keutamaan Bumiputera sebagai satu syarat
tender dan kontrak. Peluang kontrak diberikan kepada
kontraktor tempatan dan keutamaan hendaklah diberikan
kepada Kontraktor Bumiputera dengan penglibatan sekurang-
kurangnya 30% daripada nilai kontrak serta mengambil
bahagian secara aktif dalam sesuatu projek.
5.3 Perancangan Tender
Perancangan tender penting untuk menentukan supaya perolehan
dilaksanakan mengikut jadual berdasarkan pemilihan yang tepat ke
atas kontraktor dengan mengambil kira faktor - faktor berikut :
i. Produk
ii. Kualiti
iii. Kuantiti
iv. Masa
v. Harga
azny’s
Agensi - agensi yang ingin melaksanakan sebarang perolehan kerja
perlu mengambil kira perkara - perkara berikut :
i. Menyediakan carta atau jadual bagi menentukan
jangkaan proses tender termasuk tempoh menyediakan
penentuan, pengiklanan, penilaian serta keputusan
tender.
ii. Agensi hendaklah memastikan keperluan barangan
sebenar berdasarkan pegangan stok dan peruntukan yang
mencukupi sebelum tender dipanggil.
iii. Ringkasan Projek disediakan jika projek dan rekabentuk
secara am.
iv. Pemilihan tapak / pengambilan balik tanah adalah
tanggungjawab agensi pelaksanaan untuk memilih tapak
dan juga mengambil tindakan - tindakan seterusnya untuk
pengambilan tanah sebelum projek bermula.
v. Peruntukan / pembiayaan, ketua agensi perlu
memastikan bahawa agensinya mempunyai peruntukan
belanja mengurus atau Pembangunan yang diluluskan
sebelum sebarang perolehan kerja dibuat.
vi. Pelantikan kontraktor. Semua perolehan kerja kerajaan
hendaklah dibuat
dengan melantik kontraktor yang berdaftar dengan Pusat
khidmat Kontraktor (PKK). Kontraktor yang mengambil
bahagian dalam perolehan hendaklah berdaftar mengikut
kelas, kepala & sub - kepala yang bertepatan dengan
perolehan yang dibuat. Agensi perlu mengenalpasti dan
memastikan perolehan yang dikhaskan kepada Kontraktor
Bumiputera selaras dengan peraturan berkaitan yang
dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa.
5.4 Pengurusan Tender - Tender Kerajaan.
Jabatan - jabatan dikehendaki mengikut garis yang berikut untuk
mengelakkan kelewatan pengurusan tender - tender kerajaan.
Antaranya ialah :
i. Sebelum satu - satu tender dijemput, satu carta
hendaklah diadakan bagi menunjukkan anggaran semasa
untuk tiap - tiap peringkat dari tarikh tutup hingga
keputusan dibuat.
i. Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan
tidak melebihi waktu tempoh yang ditetapkan dalam
carta.
ii. Lembaga Tender hendaklah bersidang dalam tempoh dua
minggu selepas penilaian tender selesai.
iii. Keputusan sesuatu tender hendaklah disampaikan kepada
petender yang berjaya menurut carta yang ditetapkan.
iv. Dimana sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada
Perbendaharaan untuk keputusan. Rujukan tersebut
hendaklah sampai kepada Perbendaharaan dalam tempoh
7 hari selepas keputusan Lembaga Tender.
Agensi - agensi perlulah memastikan :
i. Semua tender dipanggil secara tempatan. Sekiranya
kontraktor tempatan tiada kepakaran atau sukar
dilaksanakan secara usahasama, tender antarabangsa
boleh dipelawa.
ii. Bagi menggalakkan pemindahan teknologi dan penyertaan
kontraktor dalam kerja di mana kontraktor tempatan
tidak mempunyai pengalaman dan kepakaran, tender
kerja hendaklah dipelawa secara usahasama antara
syarikat - syarikat tempatan dengan kontraktor
antarabangsa.
iii. Sekiranya kontrak kerja itu dibiayai oleh Institusi
Kewangan Antarabangsa, kontraktor yang dilantik adalah
terikat kepada ketetapan peraturan institusi tersebut.
5.5 Had Nilai Tender Kerja.
Agensi - agensi yang ingin melaksanakan tender - tender
Kejuruteraan Awam atau membina bangunan hendaklah membuat
pelawaan kepada syarikat yang tertentu mengikut had kewangan
seperti di bawah :
i. Tender - tender yang tidak melebihi RM 10 juta dipelawa
kepada syarikat 100% milik tempatan.
ii. Tender – tender yang bernilai antara RM 10 juta hingga
RM 25 juta :
- Dipelawa kepada syarikat 100% milik tempatan atau
syarikat yang disenaraikan di BSKL dan
diperbadankan di Malaysia dengan syarat pegangan
saham individu asing tidak melebihi 30% serta
pengarah urusan dan pekerjanya adalah 100%
tempatan.
iii. Tender yang dianggarkan melebihi RM 25 juta, dipelawa
kepada :
- Syarikat - syarikat 100% milik tempatan.
- Syarikat - syarikat tempatan yang disenaraikan di BSKL
atau
- Syarikat - syarikat usahasama sama ada disenaraikan
di BSKL ataupun tidak dengan syarat pegangan ekuiti
asing tidak melebihi 49% dan majoriti Lembaga
Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah
warganegara.
Bayaran bagi Dokumen Tender hendaklah dibuat dalam
bentuk Draf Bank daripada bank yang berlesen dan beroperasi di
Malaysia atau kiriman wang pos (money order) atau wang kiriman pos
berpalang (postal order), dan dibayar atas nama Ketua agensi
berkenaan. Bagi Jabatan Mengakaun Sendiri, bayaran boleh juga
dibuat kepada Ketua Akauntan Jabatan berkenaan. Wang tunai atau
cek tidak boleh diterima.
5.6 Proses Tender
Perkara pertama yang dilakukan bagi melakukan proses tender (
Rajah 3.6.1 ) ialah menyediakan Dokumen Tender yang merujuk
kepada keperluan – keperluan pelanggan dan projek secara
1
keseluruhan. Dokumen Tender ialah dokumen yang mengandungi v. Syarat - syarat kontrak iaitu syarat - syarat kontrak yang Bagaimanapun, isi kandungan ini biasanya bergantung
kesemua keperluan projek dan pelanggan. Beberapa bahagian akan akan diguna pakai bagi petender yang berjaya. kepada pihak pelanggan untuk menentukan bahagian yang perlu
ditambah ke dalam dokumen asal seperti Surat Perlantikan ( Letter vi. Senarai Kuantiti atau Ringkasan Tender iaitu maklumat dimasukkan dan bahagian mana yang tidak perlu dimasukkan. Antara
of Award ) atau Surat Niat ( Letter of Intent ) dan lukisan kontrak. yang menjelaskan huraian kerja / kuantiti yang diperlukan isi kandungannya ialah :
Berikut ialah proses tender : dan tempoh masa yang akan diikat. 5.10 Penyediaan Borang Piawai.
vii. Jadual kadar harga - Jadual kadar harga yang perlu diisi Borang piawai yang biasanya digunakan ialah Borang
Penyediaan Dokumen Tender
oleh petender (jika berkenaan). Kontrak, Borang Tender dan Surat Setuju Terima Tender. Bagi
Penentuan jenis kontrak yang akan digunakan viii. Lukisan teknikal / pelan - Sesuatu pelan, model atau projek yang menggunakan kontrak berdasarkan Senarai Kuantiti,
lukisan yang diperlukan (jika berkenaan). borang kontrak yang digunakan ialah JKR 203A Semakan 10/83 bagi
Jenis - jenis tender projek kerajaan ataupun PAM (Dengan Kuantiti) Edisi 2000 bagi
ix. Prestasi / rekod pengalaman - Maklumat tentang
pengalaman petender dalam bidang berkaitan yang sektor swasta. Borang JKR 203 Semakan 10/83 dan PAM (Tanpa
Pelawaan tender
100
dibekalkan / dilaksanakan kepada agensi dan pihak Kuantiti) Edisi 2000 pula digunakan bagi projek yang menggunakan
swasta. kontrak berdasarkan lukisan dan spesifikasi.
80 Proses jual beli tender
x. Profil dan kedudukan kewangan petender – Maklumat Bagaimanapun ada sesetengah pelanggan di sektor swasta
Penyerahan tender oleh kontraktor pada tarikh tutup
East yang menggunakan borang kontrak kerajaan bagi projek mereka. Ini
60 terperinci tentang latar belakang dan keupayaan
tender kerana borang itu lebih mudah difahami oleh kebanyakan kontraktor.
West kewangan petender.
40 Kerajaan juga ada menyediakan borang piawai bagi Borang Tender
Proses penilaian tender North xi. Senarai semak - Senarai dokumen / perkara yang perlu
dan Surat Setuju Terima Tender. Borang yang digunakan ialah
dikemukakan oleh
20 borang JKR 203B-Pin.2/2002 bagi projek yang menjadikan kuantiti
Pemilihan kontraktor yang berjaya petender. sebahagian daripada kontrak dan borang JKR 203C-Pin.2/2002 bagi
0 5.8 Keperluan Penyediaan Dokumen Tender projek yang berdasarkan lukisan dan spesifikasi.
1stPenyediaan
Qtr 2nd Dokumen Kontrak
3rd Qtr 4th Qtr Antara keperluan - keperluan penyediaan Dokumen Tender ialah Sementara bagi projek di sektor swasta ataupun
Qtr seperti berikut : perbadanan, biasanya mereka akan membuat sendiri borang tender
i. Peruntukan - peruntukan dalam Dokumen Tawaran menggunakan borang tender kerajaan sebagai panduan. Begitu juga
5.7 Penyediaan Dokumen Tender mestilah menjadi asas bagi satu kontrak yang boleh dengan Surat Setuju Terima Tender, JKR 203D-Pin 4/2002 akan
Penyediaan Dokumen Tender adalah peringkat seterusnya selepas dilaksanakan oleh kontraktor. digunakan bagi projek kerajaan dan pelanggan swasta ataupun
lukisan terperinci telah disiapkan. Bagi kontrak yang berdasarkan Bil ii. Peruntukan dalam Dokumen Tawaran mestilah perbadanan akan menjadikannya sebagai panduan untuk projek
Kuantiti, kerja – kerja ( taking off ) akan bermula sebaik sahaja menggambarkan perolehan mengikut tatacara yang mereka.
perunding Juruukur Bahan menerima lukisan - lukisan susunatur dan diluluskan oleh kerajaan dan juga merangkumi dasar - 5.11 Penyediaan Spesifikasi.
terperinci daripada pihak arkitek dan jurutera. dasar kerajaan yang baru. Spesifikasi ialah perincian kerja yang akan dilaksanakan,
iii. Kerja yang dilaksanakan mesti didefinisikan dan kualiti bahan, keupayaan kerja, nisbah kandungan, ujian yang
Sementara bagi kontrak berdasarkan lukisan dan ditentukan dengan jelas dan tepat serta Dokumen diperlukan, butir - butir lain yang berkaitan hendaklah dinyatakan
spesifikasi, merekabentuk dan membina, Ringkasan Tender akan Tawaran bebas dari sebarang kesamaran dan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada kontraktor.
disediakan. Proses tender dan penilaian tender juga bermula di percanggahan. Ianya membentangkan tentang peraturan dan kaedah kerja yang
peringkat ini. Selepas pemilihan tender yang sesuai ke atas iv. Kerja yang ditentukan mestilah mengikut kehendak - perlu dilaksanakan termasuk mutu minimum bahan binaan yang
kontraktor yang paling berwibawa, peringkat seterusnya akan kehendak yang nyata diperlukan dan kerja-kerja pembinaan.
bermula. Spesifikasi juga menetapkan mutu minimum penghasilan kerja yang
( Jabatan / Kementerian Pelanggan ).
Setiap set Dokumen Tender hendaklah sempurna serta mengandungi akan dilaksanakan oleh pihak kontraktor. Kebiasaanya, spesifikasi
v. Kerja yang ditentukan mestilah mengikut kehendak JKR
perkara - perkara berikut : piawai akan digunakan bagi kebanyakan projek biasa yang mana
dari segi rekabentuk dan pembinaan.
i. Syarat - syarat dan arahan kepada petender iaitu maklumat projek itu tidak melibatkan kerja – kerja kepakaran.
5.9 Isi Kandungan Dokumen Tender
- maklumat 6.12 Senarai Kuantiti / Ringkasan Tender.
Dokumen Tender ialah dokumen yang disediakan untuk kegunaan
penting yang wajib dipatuhi oleh petender. Bagi projek yang menggunakan kontrak berdasarkan Senarai Kuantiti
petender bagi meletakkan harga tawaran mereka. Antara kandungan
ii. Spesifikasi - spesifikasi umum / khusus / teknikal bagi yang patut ada dalam sesuatu Dokumen Tender ialah : (Bills of Quantities), (taking off) akan dilakukan bagi penyediaan
bekalan / perkhidmatan / kerja yang dikehendaki oleh Senarai Kuantiti tersebut. Sementara bagi projek yang menggunakan
i) Arahan kepada Pentender.
agensi. kontrak berdasarkan lukisan dan spesifikasi, Ringkasan Tender
ii) Borang Tender. (Summary of Tender) akan disediakan. Bagaimanapun, untuk
iii. Borang tender di mana borang hendaklah diisi dan
ditandatangani oleh petender bagi menyertai tender. iii) Surat Setujuterima Tender. melaksanakan kerja - kerja tersebut, lukisan susunatur dan terperinci
iv. Contoh surat Setuju Terima Tender - Contoh surat yang iv) Borang Kontrak / Syarat - Syarat Kontrak. daripada arkitek dan jurutera hendaklah lengkap dan mencukupi.
mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan v) Spesifikasi. Kedua - dua bahagian ini disediakan bagi memudahkan kontraktor
kepada syarat yang telah ditetapkan dalam Dokumen vi) Senarai Kuantiti / Ringkasan Tender. membuat anggaran.
Tender, syarat yang telah dipersetujui dalam surat niat vii) Jadual Kadar Harga.
atau apa - apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui viii) Lampiran – lampiran.
rundingan sebelumnya.
2
azny’s
5.13 Lampiran – Lampiran.
Lampiran - lampiran (Appendices) disediakan dibahagian
terakhir dalam Dokumen Tender. Selain daripada senarai lukisan
tender, borang - borang yang perlu diisi oleh kontraktor untuk
mendapatkan maklumat - maklumat mereka juga diletakkan
dibahagian ini. Bahagian ini penting dalam proses penilaian tender
kerana maklumat pentender akan diperolehi daripada borang -
borang yang perlu dipenuhkan. Bagaimanapun, kebiasaannya
petender akan melampirkan profail syarikat mereka yang
mengandungi semua maklumat yang diperlukan berserta dengan
Dokumen Tender yang diserahkan ketika memasuki tender.
5.14 Pencetakan dan Penjilidan.
Selepas semua isi kandungan Dokumen Tender lengkap, dokumen itu
akan disemak supaya tidak terdapat bahagian yang tertinggal
sebelum dicetak dan dijilid. Penyemakan perlu dilakukan dengan
teliti kerana sekiranya ada bahagian ataupun mukasurat yang
tertinggal, ianya akan memberi impak yang besar kepada petender.
Bagi tender terbuka, percetakan Dokumen Tender mungkin
memerlukan sehingga 70 salinan, di mana sekiranya ada mukasurat
yang tertinggal, mukasurat itu terpaksa dicetak dan diagihkan
kepada 70 orang petender. Pencetakan dan penjilidan adalah
bahagian yang penting dalam menentukan tarikh tutup tender.
Sekiranya terdapat kerumitan seperti pelanggan menukar beberapa
item pembinaan, mungkin tarikh tutup tender terpaksa ditunda
kepada satu tarikh yang sesuai.
Tidak dilupa, satu salinan Dokumen Tender akan dicetak dan dijilid
lengkap dengan lukisan tender untuk dijadikan Dokumen Meja Tender
( Tender Table Document ) yang akan diletakkan di tempat menjual
tender bagi tujuan penyemakan dan rujukan oleh petender sebelum
mereka membeli tender berkenaan.
5.15 Jenis - Jenis Tender
Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktiskan di
Malaysia. Antara yang sering diamalkan adalah Tender Terbuka,
Tender Terpilih Dan Tender Perundingan. Setiap jenis tender
mempunyai kelebihan dan kelemahan masing - masing dan
pelaksanaannya adalah bergantung kepada kesesuaian dalam proses
menender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan
banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz
projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang
diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya.
5.15.1 Tender Terbuka
Tender Terbuka sering diamalkan di dalam industri
pembinaan oleh kerajaan dan badan berkanun atau swasta. Tender
jenis ini digunakan bagi mendapatkan harga yang paling musanabah
bagi sesuatu kerja kontrak binaan. Persaingan secara Tender
Terbuka adalah lebih adil dan dapat menjamin harga tender yang
ditawarkan mengikut pasaran semasa.
Pelanggan akan mengiklankan tawaran dalam akhbar –
akhbar tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminat
menawarkan harga yang munasabah bagi projek tersebut.
Penawaran harga oleh kontraktor biasanya berdasarkan jumlah
anggaran kasar sesebuah pembinaan berdasarkan pengalaman
kontraktor itu sendiri.
azny’s
Harga ini termasuklah harga bahan binaan, gaji pekerja,
bayaran untuk sub-kontraktor, kerja sampingan dan juga keuntungan.
Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan pelanggan
mendapatkan seorang kontraktor yang dapat menawarkan harga yang
paling minimum bagi sesuatu projek pembinaan tanpa menjejaskan
mutu kerja dan bahan binaan.
Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidak
semestinya harga yang paling baik dan akan terpilih. Tender Terbuka
mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis - jenis
tender yang lain. Tender Terbuka memberi peluang yang sama rata
kepada semua kontraktor terutamanya kontraktor yang baru
mendaftar dan kurang pengalaman.
Ini kerana pemilihan adalah berdasarkan kos yang
ditawarkan oleh setiap kontraktor. Di samping itu, ia juga tidak
memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus. Tender jenis ini
bersifat kompetitif dan ini boleh mewujudkan persaingan yang sihat
antara kontraktor yang terlibat.
5.15.2 Tender Terhad Atau Terpilih.
Tender Terpilih adalah tender yang hanya dikemukakan
kepada kontraktor – kontraktor yang telah dipilih oleh pelanggan. Ini
bermakna jumlah kontraktor yang boleh memasuki tender untuk
tender jenis ini adalah kecil tetapi kontraktor ini dipilih berdasarkan
kepada pengalaman dan kemahiran yang luas dalam sesuatu bidang.
Kontraktor yang berpengalaman luas dan mempunyai kemahiran
tertentu yang bersesuaian akan dikenalpasti terlebih dahulu dan
hanya mereka sahaja yang akan dipelawa untuk menyertai tender.
Persaingan juga berlaku tetapi dalam jumlah yang kecil.
Tender Terpilih mengurangkan risiko kegagalan pembinaan dan
mengurangkan kos penyediaan Dokumen Tender. Ia amat sesuai bagi
kerja - kerja khas yang memerlukan kemahiran tertentu. Projek
dapat disiapkan dengan baik kerana kontraktor yang berpotensi,
bereputasi tinggi serta yang benar - benar layak telah dpilih di
peringkat awal lagi.
Sistem Tender Terpilih juga tidak dapat lari dari
kekurangannya iaitu tidak semua kontraktor mendapat peluang
dalam tender jenis ini terutamanya kontraktor yang baru berdaftar
dan kurang pengalaman kerana ia terhad untuk kontraktor yang
mahir serta berpengalaman. Pelanggan tidak mempunyai pilihan lain
jika semua kontraktor meletakkan harga yang tinggi dari kos yang
ditaksir dari anggaran kasar, maka pemilihan terpaksa dibuat ke atas
kontraktor yang menawarkan harga yang paling rendah antara
kontraktor tetapi lebih tinggi dari kos asal.
Biasanya kes ini berlaku jika kontraktor itu mengenali
antara satu sama lain. Tender Terhad hanya boleh dilaksanakan
setelah agensi mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia
sebelum ianya dilaksanakan. Tawaran Terhad biasanya terbuka
kepada semua kontraktor yang termasuk di dalam kategori yang telah
dinyatakan dalam iklan tawaran. Contohnya tawaran terhad kepada
Kontraktor Bumiputera sahaja.
5.15.3 Tender Rundingan.
Dalam Tender Perundingan, pelanggan akan menghantar
surat kepada kontraktor tertentu untuk menjemput kontraktor
tersebut menyediakan rangka perbelanjaan bagi projek yang
dirancangkan. Pelanggan akan berunding dengan seorang kontraktor
secara langsung mengenai projek pembinaan yang akan dilaksanakan.
Biasanya pelanggan akan menjemput kontraktor yang mempunyai
reputasi dan rekod yang baik yang diketahui latarbelakang projek
yang terlibat serta semestinya berkemahiran.
Biasanya, kos yang ditawarkan secara rundingan oleh
kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan jenis - jenis
tender yang lain. Ini kerana kontraktor akan terlibat secara langsung
dari peringkat awal kitaran hidup projek pembinaan sehinggalah ke
peringkat penyerahan projek kepada pelanggan. Pelanggan akan
diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian
rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakan
serta cara binaan yang boleh
memaksimumkan keuntungan sesuatu projek pembinaan.
Namun begitu, kos bagi membiayai proses tender adalah
murah memandangkan pelanggan telah pun mempunyai kontaktor
pilihan yang dirasakan layak tanpa perlu melibatkan jemputan untuk
menender yang mengambil masa yang panjang dan tanpa melibatkan
kontraktor yang ramai.
5.15.4 Tender Prakelayakan
Peraturan Prakelayakan adalah bertujuan untuk menapis
kontraktor – kontraktor supaya mereka yang mempunyai pengalaman,
kebolehan teknikal, kewangan secara pengurusan bagi melaksanakan
sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian di dalam
sesuatu tender yang diadakan setelah agensi mendapat kelulusan
khas Perbendaharaan Malaysia.
Secara amnya, Tender Prakelayakan adalah agak sama
dengan Tender Terbuka. Perbezaannya cuma kontraktor yang akan
dipilih adalah kontraktor yang mempunyai latarbelakang yang kukuh
dan rekod yang baik sahaja akan dipilih berbanding tender terbuka di
mana semua kontraktor mempunyai peluang sama rata.
Bagi memastikan kontraktor yang dipilih mempunyai
kelayakan yang sepatutnya iaitu mempunyai kepakaran kerja, modal
pusingan yang cukup dan kemahiran dalam bidang tertentu, satu
borang tawaran akan diberi kepada kontraktor yang memohon. Dalam
borang tawaran ini kontraktor dikehendaki memberi maklumat
tentang kenyataan kewangan dan pengurusan untuk memastikan
latar belakang diketahui dengan jelas oleh pelanggan.
Notis tawaran Tender Prakelayakan juga sama dengan
Tender Terbuka iaitu dibuat dengan menyatakan skop kerja dan
tarikh tawaran dan butir - butir lain mengenai projek yang akan
dijalankan. Tambahannya adalah pelanggan selalunya menetapkan
jangka masa pembinaan bagi projek tersebut. Selain itu, notis
tawaran juga berkehendakkan kontraktor membuat pembayaran
tertentu.
5.15 Pelawaan Tender
Pelawaan tender ialah jemputan untuk mengambil bahagian dalam
projek pembinaan yang akan dilaksanakan. Pelawaan tender
3
dibuat samada melalui iklan, surat jemputan untuk menender
ataupun surat jemputan rundingan, bergantung kepada jenis tender
yang dipilih oleh pelanggan.
Sekiranya pelanggan memilih tender jenis terbuka, maka
pelawaan tender biasanya melalui iklan yang dikeluarkan akhbar -
akhbar tempatan. Tender hendaklah diiklankan dalam sekurang -
kurang satu akhbar harian utama berbahasa Melayu. Iklan tender
dikeluarkan pada setiap minggu iaitu pada hari Isnin dan Khamis di
dalam akhbar - akhbar tempatan iaitu bagi projek yang melebihi RM
100,000.00.
Sesuatu iklan tender hendaklah mempunyai perkara - perkara berikut
:
i) Nama pelanggan yang menawarkan tender,
ii) Tajuk dan jenis kerja yang ditawarkan,
iii) Syarat - syarat kelayakan menyertai tender seperti kelas, kepala
dan sub -
kepala di dalam pendaftaran Pusat Khidmat Kontraktor,
iv) Tempat, tarikh dan masa Dokumen Tender dijual,
v) Harga dan cara bayaran Dokumen Tender, serta
vi) Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup.
Sementara bagi tender jenis terhad atau terpilih, surat
jemputan untuk menender akan dihantar melalui pos kepada
kontraktor - kontraktor yang telah dipilih oleh pelanggan. Disamping
itu, surat - surat tersebut juga akan dihantar melalui faksimili. Di
dalam surat tersebut akan diterangkan tajuk kerja yang ditawarkan,
masa dan tempat jualan tender, tarikh tutup tender serta harga
Dokumen Tender. Terdapat juga bahagian pengesahan penerimaan
surat jemputan tender di mana kontraktor yang menerima surat
tersebut perlu membuat pengesahan kepada pihak yang menjemput
untuk menender.
Ini adalah perlu supaya pelanggan atau perunding yang
membuat jemputan tender bagi pihak pelanggan dapat memastikan
surat jemputan tender sampai kepada makluman kontraktor.
Kontraktor yang tidak berminat untuk mengambil bahagian juga perlu
memaklumkan kepada mereka perkara tersebut supaya pelanggan
dapat memilih kontraktor lain.
Bagi tender jenis rundingan, surat jemputan tender juga
akan dihantar kepada kontraktor yang dipilih yang dikira berpotensi
oleh pelanggan untuk menyiapkan projek pembinaan mereka. Untuk
tender jenis ini, hanya satu kontraktor dipilih untuk meletakkan
harga tawaran. Kemudian mereka akan dijemput untuk diberi
penerangan tentang tender dan seterusnya rundingan akan dibuat
dari semasa ke semasa sehingga kedua - dua pihak (pelanggan dan
kontraktor) bersetuju dengan harga tender yang ditawarkan.
Untuk tender jenis prakelayakan, caranya adalah sama
dengan tender jenis terbuka dimana kontraktor akan dijemput
membuat tawaran melalui iklan tender yang dikeluarkan di akhbar -
akhbar tempatan. Bagaimanapun jumlah petender yang ramai akan
ditapis melalui proses penilaian awalan yang seterusnya akan
mengurangkan jumlah kontraktor daripada jumlah asal.
azny’s
Manakala bagi pengiklanan tender tempatan, semua
pelawaan tender hendaklah diiklankan dalam sekurang - kurangnya
satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu. Kandungan iklan
tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidak mendatangkan apa
- apa keraguan atau pembaziran.
Kandungan iklan tender tempatan hendaklah menyatakan perkara -
perkara berikut :
i) Agensi yang memanggil tender.
ii) Tajuk tender yang diiklankan.
iii) Jenis tender, sama ada terbuka dan atau khas
Bumiputera.
iv) Syarat - syarat kelayakan petender.
Bagi pengiklanan tender antarabangsa pula, semua
pelawaan tender antarabangsa hendaklah diiklankan dalam sekurang
- kurangnya satu (1) akhbar harian tempatan utama Bahasa Melayu
dan satu (1) akhbar harian tempatan utama Bahasa Inggeris.
Tarikh tender ditutup hendaklah sekurang - kurangnya lima
puluh enam (56) hari dari tarikh Dokumen Tender mula dijual. Bagi
tender yang melibatkan lawatan tapak / premis, agensi perlu
memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang -
kurangnya 56 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan.
5.16 Proses Jual Beli Tender.
Kebiasaannya Dokumen Tender akan dijual berserta dengan
lukisan tender yang digulung. Bagaimanapun, senarai lukisan tender
akan dimasukkan di bahagian lampiran di dalam Dokumen Tender.
Dokumen Tender berserta lukisan tender yang telah lengkap ini akan
diletakkan di pejabat pelanggan ataupun pejabat Juruukur Bahan
yang dilantik bagi projek swasta, bagi tujuan jualan tender. Bayaran
yang dikenakan ke atas Dokumen Tender lengkap dengan lukisan
tender akan dikira terlebih dahulu oleh pihak yang bertanggungjawab
berdasarkan muka surat Dokumen Tender serta lukisan tender.
Pengiraan adalah berdasarkan harga - harga yang telah ditetapkan
oleh kerajaan iaitu :
i) Harga semuka dokumen yang menggunakan kertas berzais A4
adalah RM0.35 dan
saiz A3 adalah RM0.70.
ii) Harga bagi sesalinan lukisan / pelan ialah :
iii) Bayaran minimum bagi satu set Dokumen Tender ialah RM50.00.
Dokumen Tender bagi JKR biasanya berharga dari RM200.00
sehingga RM400.00 termasuk pelan dan lukisan spesifikasi.
Kebiasaannya bagi sektor swasta, harga Dokumen Tender perlu juga
dimasukkan wang kesungguhan yang biasanya dalam bentuk Draf
Bank. Harganya adalah dalam lingkungan RM2000.00 sehingga
RM3000.00 tetapi tidak melebihi RM5000.00, bergantung kepada saiz
projek yang terlibat.
Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi
mereka yang dikenakan bayaran deposit tender, jika petender
enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju
terima atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat,
maka deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan
bahawa petender benar - benar serius dalam menender sesuatu
bekalan, perkhidmatan atau kerja. Deposit tender bagi petender
yang tidak berjaya hendaklah dipulangkan setelah tender itu disetuju
terima oleh petender yang berjaya atau selepas tamat tarikh sah
laku tender. Deposit petender yang berjaya akan dikembalikan
selepas Bon Perlaksanaan diterima.
Kontraktor juga dikehendaki membawa bersama dokumen - dokumen
berikut :
i. Sijil perakuan pendaftaran PKK beserta salinan.
ii. Sijil pengiktirafan status Bumiputera beserta salinan
(jika dikehendaki).
iii. Surat perwakilan kuasa sekiranya kontraktor
berkenaanmewakilkan
kakitangan untuk mengambil Dokumen Tawaran.
iv. Sijil perakuan pendaftaran asal CIDB yang berkaitan.
v. Bayaran untuk Dokumen Tender sama ada dalam bentuk
tunai, cek,wang pos atau draf bank.
5.17 Deposit Bagi Tender.
Deposit tender bagi kerja tempatan adalah dikecualikan
manakala untuk kerja anatarabangsa, deposit tender adalah
dikenakan kepada petender mengikut kadar seperti berikut :
Anggaran nilai tender jumlah deposit tender :
i. Hingga RM 10 juta: RM 50,000.00.
ii. Hingga RM 10 juta dan tidak melebihi RM50 juta:RM
350,000.
iii. Hingga RM 50 juta dan tidak melebihi RM 100 juta :
RM750,000.
iv. Melebihi RM 100 juta: RM 1 juta.
Petender tempatan yang dikecualikan pendaftarannya
dengan Pusat Khidmat Kontraktor dikenakan deposit tender sebanyak
2.5% daripada harga tawarannya atau maksimum RM 100,000.00.
Deposit tender hendaklah dikemukakan dalam bentuk Draf
Bank atau Jaminan Bank dalam Ringgit Malaysia. Deposit Tender
akan dikembalikan selepas petender yang berjaya mengemukakan
Bon Pelaksanaan.
Untuk tender yang tidak berjaya akan dikembalikan selepas
petender yang berjaya menyetuju terima tawaran tersebut ataupun
selepas tamatnya tempoh sah laku tender. Jika petender enggan
menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima
atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka
deposit tendernya akan dirampas. Ini adalah bagi memastikan
bahawa pentender benar - benar serius dalam menender sesuatu
bekalan, perkhidmatan atau kerja.
5.18 Tempoh Sah Laku Tender
Tender - tender hendaklah terus sah selama tempoh
sembilan puluh (90) hari dari tarikh akhir bagi penyerahan tender
sebagaimana yang ditetapkan dalam Notis Tender dan petender tidak
dibenarkan sama sekali menarik diri dalam tempoh tersebut.
Tempoh sahlaku tender hendaklah tidak terlalu panjang yang
mungkin menyebabkan petender menaikkan harga tender mereka.
Agensi tidak digalakkan melanjutkan tempoh sahlaku tender mereka.
Seandainya petender menarik diri di dalam Tempoh Sah
Tender atau sebarang tempoh yang dilanjutkan ( setelah petender
4
memberi persetujuan untuk melanjutkan tempoh ), tindakan disiplin Biasanya tempoh antara penyediaan tender hingga
akan diambil terhadapnya dimana Pendaftaran Petender sebagai penutupan tender adalah minima antara 21 hari. Namun tempoh ini
Kontraktor Kerja dengan pihak Kerajaan akan :- akan lebih lama jika membabitkan projek yang lebih besar kosnya.
i. Kesalahan pertama Sebelum menghantar sesuatu Dokumen Tender itu, petender
- Digantung daripada mengambil bahagian dalam tender - hendaklah menyemak pada iklan tarikh tutup dan tempat
tender Kerajaan selama 2 tahun. mengemukakan tender kerana ia mungkin berbeza dengan tempat
membeli tender. Kontraktor juga perlu memastikan tajuk dan
ii. Kesalahan kedua
nombor projek dicatatkan di luar sampul surat tender.
- Digantung daripada mengambil bahagian selama 5 tahun.
iii. Kesalahan ketiga
- Kontraktor berkenaan akan dipotong pendaftaran dengan
Pusat Khidmat Kontraktor dan nama pemilik modal serta
ahli Lembaga Pengarah disenarai hitamkan.

Bagi projek negeri, setiap petender dikehendaki membayar Wang

Pertaruhan mengikut kelas terlebih dahulu, seperti yang disyaratkan
Faktor - faktor yang perlu diambil kira oleh agensi - agensi dalam
menetapkan tempoh sah laku tender adalah berdasarkan jangkamasa -
jangkamasa bagi :
i. Menilai tawaran dari segi teknikal.
ii. Menilai tawaran dari segi harga.
iii. Menilai keupayaan petender.
iv. Menyediakan laporan dan masa yang diperlukan untuk
membuat keputusan bagi petender.
v. Menyusuli keputusan dan mengeluarkan surat setuju terima.
5.19 Percanggahan Dokumen Tender
Sekiranya petender mendapati ada percanggahan diantara
lukisan - lukisan, Ringkasan Tawaran atau Senarai Kuantiti atau
Spesifikasi, petender tersebut hendaklah dengan serta - merta
merujuk kepada Pengarah Kerja Raya Negeri, yang akan
menyelesaikan atau mengarahkan yang mana perlu diikuti.
Penyelesaian atau arahan hanya sah jika dibuat oleh Pengarah Kerja
Raya Negeri, dalam bentuk Addenda secara rasmi.
5.20 Penyerahan Dokumen Tender
Terdapat beberapa perkara yang perlu dilakukan oleh
petender sebelum ia dapat bertanding untuk memperolehi tender
tersebut iaitu mengisi Dokumen Tender dan menghantar Dokumen
Tender sebelum tarikh tutup. Cara mengisi sesuatu Dokumen Tender
adalah penting untuk menjamin Dokumen Tender dari petender
tersebut sah dan layak memasuki tender. Sesetengah Dokumen
Tender oleh pihak kerajaan menyediakan Senarai Semakan yang
boleh digunakan oleh petender untuk menyemak bahagian - bahagian
di dalam Dokumen Tender yang perlu diisi. Ini akan memudahkan
petender membuat penyemakan sebelum penyerahan Dokumen
Tender.
Bagi tender kerajaan, tender mahupun sebut harga yang
diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran
berkunci. Peti tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti
akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah
diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang
pegawai kanan jabatan berkenaan. Keselamatan peti tawaran
hendaklah sentiasa dijaga.

5
azny’s