TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

AKAUN KHAS DI PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD)

NEGERI SABAH DAN SARAWAK

Disediakan oleh :

BAHAGIAN AKAUN
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PUTRAJAYA
2010
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

KANDUNGAN

M/SURAT

1. Kandungan 1

2. Lampiran-Lampiran 2

3. Tujuan 3

4. Peranan Jabatan Pelajaran Negeri (JPN), PPG dan PPD 3

5. Pembukaan Akaun Bank 4

6. Penurunan Kuasa 5

7. Dokumen Kewangan 6

8. Tatacara Terimaan 6

9. Perolehan 6-9

10. Bayaran 9

11. Buku Tunai dan Akaun Subsidiari 15 - 16

12. Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank 16 - 19

13. Faedah Bank 19 - 20

14. Pemulangan Lebihan/Baki Peruntukan 21

15. Laporan 21 - 22

16. Pemantauan dan Pengauditan 22

17. Penutup 22

1
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

Lampiran-Lampiran

Lampiran 1 - AK 52
Lampiran 2 - Resit Rasmi Pejabat
Lampiran 3 - Daftar Stok Buku Resit
Lampiran 4 - Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah
Lampiran 5 - Borang Pesanan Sekolah
Lampiran 6 - Lampiran kepada Pesanan Sekolah
Lampiran 7 - Borang Akuan Terima Barang
Lampiran 8 - Daftar Bil
Lampiran 9 - Baucar Bayaran
Lampiran 10 - Daftar Stok Buku Cek
Lampiran 11 - Daftar Cek Batal
Lampiran 12 - Buku Tunai Akaun Khas
Lampiran 13 - Akaun Subsidiari
Lampiran 14 - Daftar Agihan Bantuan
Lampiran 15 - Penyata Penyesuaian Bank
Lampiran 16 - Lejar Bantuan Sekolah
Lampiran A - Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan Akaun
Khas
Lampiran B - Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
Lampiran B1 - Ringkasan Pendapatan
Lampiran B2 - Ringkasan Perbelanjaan
Lampiran C - Penyata Penerimaan dan Pembayaran
Lampiran C1 - Ringkasan Penyata Penerimaan dan
Pembayaran
Lampiran C2 - Ringkasan Penerimaan
Lampiran C3 - Ringkasan Pembayaran

2
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

PERAKAUNAN AKAUN KHAS
PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD)

1. TUJUAN

1.1 Tujuan tatacara ini adalah untuk memberi penjelasan kepada Pegawai
Pelajaran Daerah tentang peraturan/prosedur yang perlu dipatuhi dalam
proses penyelenggaraan Akaun Khas.

1.2 Akaun Khas ini diwujudkan untuk mengakaunkan semua terimaan

bantuan Kerajaan kepada sekolah-sekolah yang belum/tidak
melaksanakan Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (SPKWS) di
Sabah dan Sarawak.

2. PERANAN JABATAN PELAJARAN NEGERI (JPN) DAN PEJABAT

PELAJARAN DAERAH (PPD)

2.1 JPN hendaklah memastikan bahawa pembukaan Akaun Bank di PPD

adalah bertujuan untuk mengakaunkan peruntukan bantuan yang diterima
dari KPM seperti berikut :-

a) Program Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)

b) Program Skim Bantuan Tuisyen (SBT)

c) Program Rancangan Makanan Tambahan (RMT)

d) Lain-lain program bantuan KPM (mengikut arahan)

2.2 JPN adalah bertanggungjawab mengagihkan peruntukan bantuan yang

diterima untuk sekolah-sekolah yang belum/tidak melaksanakan SPKWS
kepada PPD.

2.3 Pegawai Pelajaran Daerah adalah bertanggungjawab sepenuhnya untuk

memperakaunkan segala transaksi penerimaan dan pembayaran serta
menyimpan dokumen-dokumen kewangan dengan teratur.

2.4 Pegawai Pelajaran Daerah hendaklah memaklumkan kepada sekolah

jumlah bantuan yang diperuntukan bagi sekolah berkenaan

3
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

2.5 Bagi tujuan ini peraturan berikut perlu dipatuhi sepenuhnya:

a) Akta Acara Kewangan 1957

b) Arahan Perbendaharaan

c) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan

d) Tatacara SPKWS yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun KPM

e) Surat Pekeliling/Tatacara yang ditetapkan berkaitan sesuatu

program yang dikeluarkan oleh Bahagian di KPM.

3. PEMBUKAAN AKAUN BANK

3.1 PPD dikehendaki membuka hanya satu akaun bank (Akaun Semasa) di
institusi kewangan tempatan yang diluluskan oleh Perbendaharaan bagi
tujuan pengendalian Akaun Khas.

3.2 Bank yang dipilih hendaklah bank yang terdekat dengan pejabat dan
memberikan perkhidmatan yang memuaskan.

3.3 Semua pembukaan akaun bank/pertukaran tandatangan/pengesahan cek

hendaklah mendapat kelulusan daripada Jabatan Akauntan Negara
Malaysia.

3.4 Lengkapkan 5 helai borang AK52 (Lampiran 1) dengan sempurna.

3.5 Isikan maklumat nama pegawai, jawatan dan nombor kad pengenalan
serta dapatkan tandatangan 4 orang pegawai yang diberi kuasa untuk
menandatangani cek ke dalam 5 keping kad/borang contoh tandatangan
yang diperolehi daripada bank yang dipilih.

3.6 Kemukakan borang AK52 dan kad/borang contoh tandatangan yang

lengkap diisi kepada JPN masing-masing untuk sokongan sebelum
dipanjangkan kepada JANM cawangan masing-masing untuk kelulusan.

3.7 Satu salinan borang AK52 dan kad/borang contoh tandatangan yang telah
diluluskan disimpan di PPD dan 3 salinan diserahkan kepada bank yang
berkenaan.

4
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

4 PENURUNAN KUASA

4.1 Pegawai Pelajaran Daerah hendaklah menyediakan satu surat

kebenaran kepada pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi
menjalankan tugas-tugas berikut:

a) Memungut dan menulis resit

b) Menandatangan resit .

c) Menandatangan Pesanan Sekolah

d) Memperaku baucar bayaran

e) Menandatangan cek

f) Menyelenggara buku tunai dan subsidiari

4.2 Kuasa memperaku baucar bayaran

a) Baucar bernilai kurang RM10,000.00 hendaklah diperaku

(tandatangan) oleh dua (2) orang pegawai yang diberi
kuasa.

b) Baucar bernilai RM10,000.00 dan ke atas hendaklah

diperaku (tandatangan) oleh tiga (3) orang pegawai yang
diberi kuasa.

c) Pegawai Peraku I hendaklah terdiri daripada pegawai gred

22 dan ke atas.

d) Pegawai Peraku II dan Pegawai Peraku III hendaklah

mengikut kekananan.

4.3 Kuasa menandatangan cek

4.3.1 Pegawai yang diberi kuasa menandatangan cek terdiri

daripada :-

a) Pegawai Pelajaran Daerah (wajib)

b) Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah

c) Pegawai gred 27 ke atas

4.3.2 Cek bernilai kurang RM10,000.00 hendaklah ditandatangan

oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.
5
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

4.3.3 Cek yang bernilai RM10,000.00 dan ke atas hendaklah

ditandatangan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi
kuasa.

5. DOKUMEN KEWANGAN

Dokumen dan rekod kewangan yang digunakan ialah:-

a) Resit Rasmi Pejabat (RP01)

b) Daftar Stok Buku Resit
c) Pesanan Sekolah (DKS 005)
d) Daftar Bil (DKS 008)
e) Baucar Bayaran (DKS 006)
f) Buku Cek
g) Daftar Stok Buku Cek
h) Daftar Cek Batal
i) Buku Tunai Akaun Khas
j) Akaun Subsidiari
k) Daftar Agihan Bantuan
l) Penyata Bank
m) Penyata Penyesuaian Bank

6 TATACARA TERIMAAN

6.1 Setiap terimaan termasuk faedah bank perlu dikeluarkan Resit Rasmi
Pejabat.(Lampiran 2)

6.2 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat.hendaklah dikendalikan oleh 2 orang

pegawai. Resit ditulis oleh pegawai yang diberi kuasa memungut dan
ditandatangan oleh pegawai lain.

6.3 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat apa-apa kesilapan
semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru
dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-
sama salinannya dan dicop ‘BATAL’ untuk tujuan pengauditan.

6.4 Semua buku resit yang diterima hendaklah disemak bagi menentukan
nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul. Pegawai yang
menyemak hendaklah membuat catatan di belakang helaian pertama
salinan pejabat buku resit dengan perakuan berikut :

6
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

“ Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi……………

helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor
……… hingga nombor……..”

Tarikh : ………

Tandatangan Pemungut ……………....

Nama Penuh Pemungut……………

6.5 Daftar Stok Buku Resit (Lampiran 3) hendaklah diselenggara bagi

menunjukkan semua buku resit yang diterima dan dikeluarkan.

6.6 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi
kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah
ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit
hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan
susunan nombor siri yang betul.

6.7 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
kedudukan helaian resit.

6.8 Terimaan tunai melebihi RM500.00 atau jumlah terimaan (termasuk tunai,
cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi RM2,000.00 hendaklah
dimasukkan ke dalam akaun bank pada hari itu juga dan jika lewat
diterima, hendaklah dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau
bagaimanapun, tiap-tiap cek yang diterima mestilah dimasukkan ke akaun
bank dalam tempoh seminggu selepas diterima.

6.9 Semua terimaan tunai/cek yang lewat diterima dan tidak dapat
dimasukkan ke bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti
besi.

6.10 Terimaan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan
hendaklah dimasukkan ke akaun bank pada hari kerja yang akhir dalam
bulan berkenaan. Semua terimaan yang diterima pada sesuatu tahun
hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.

7
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

7. PEROLEHAN

7.1 Kaedah perolehan

PPD boleh membuat perolehan melalui Kontrak Pusat, Pembelian Terus

atau Sebut Harga dengan mematuhi peraturan yang berkuatkuasa.

7.2 Tatacara perolehan

7.2.1 Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah (Lampiran 4) hendaklah

diselenggara bagi menunjukkan semua buku Pesanan Sekolah
yang diterima dan dikeluarkan.

7.2.2 Semua pembelian perlu dibuat dengan menggunakan Pesanan

Sekolah (DKS 005) (Lampiran 5) terus kepada pembekal yang
terpilih berdasarkan Borang Pesanan (Nota Minta) yang disediakan
oleh pihak sekolah dan diluluskan oleh Pegawai Pelajaran Daerah
/pegawai yang diberi kuasa.

7.2.3 Hanya pegawai yang diberi kebenaran boleh menandatangan

Pesanan Sekolah

7.2.4 Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam tiga salinan.

Salinan asal dan salinan pendua hendaklah diserah kepada
pembekal. Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada PPD
apabila bekalan/ perkhidmatan dibekalkan dengan sempurna untuk
tujuan pembayaran. Salinan peniga pula ditinggalkan dalam buku
pesanan untuk tujuan rujukan dan pengauditan.

7.2.5 Sekiranya senarai barang yang dipesan melebihi ruangan dalam

borang pesanan sekolah, lampiran berasingan (Lampiran 6)boleh
digunakan dengan diperakukan oleh Pegawai Pelajaran Daerah
/pegawai yang diberi kuasa.

7.2.6 Pegawai Pelajaran Daerah/Pegawai yang diberi kuasa hendaklah

memastikan perakuan mengenai mutu daripada pembekal dipenuhi
dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan
dengan tandatangan dan cop pembekal berserta tarikh.

7.2.7 Pegawai Pelajaran Daerah/Pegawai yang diberi kuasa hendaklah

memastikan Pengurus Sekolah/Pegawai Penerima Barang
memperakui barang-barang yang dipesan telah diterima dan
ditandatangan di ruangan perakuan Pesanan Sekolah. Sebagai

8
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

kawalan dalaman pegawai yang menandatangan Pesanan Sekolah

tidak dibenarkan memperakui penerimaan barang-barang dalam
Pesanan Sekolah.

7.2.8 Sekiranya satu Pesanan Sekolah dikeluarkan untuk perolehan bagi

beberapa buah sekolah, ruangan perakuan ditandatangan oleh
pegawai penerima barang di PPD setelah memastikan Borang
Akuan Terima Barang (Lampiran 7) yang lengkap diisi oleh
sekolah dilampirkan bersama Pesanan Sekolah tersebut.

7.2.9 Barang-barang yang diterima selain daripada untuk kegunaan terus

seperti bahan mentah masakan hendaklah didaftarkan dalam
Daftar Stok di sekolah.

7.2.10 Sekiranya salinan asal Pesanan Sekolah hilang, Pegawai

Pelajaran Daerah/Pegawai yang diberi kuasa boleh mengeluarkan
satu salinan fotostat yang diperakui benar bagi menggantikan
pesanan asal tersebut. Salinan yang telah diperaku ini hendaklah
dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu perakuan
hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah dibayar
sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut:-

“Saya mengesahkan bahawa Pesanan Sekolah asal telah didapati

hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya
belum lagi dibuat dan jika Pesanan Sekolah asal dijumpai, ia tidak
boleh digunakan untuk tujuan pembayaran”.

8. BAYARAN

8.1 Daftar Bil

8.1.1 Semua bil/tuntutan bantuan hendaklah direkod dan dijelaskan

dalam tempoh 14 hari daripada tarikh ianya diterima dengan
lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini semua bil yang diterima
hendaklah dicop tarikh terima.

8.1.2 Semua bil yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan
hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum Bayar.

8.1.3 Catatan dalam Daftar Bil (Lampiran 8) perlu dibuat sebaik sahaja :

a) Bil/invois diterima dengan lengkap dan sempurna;

9
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

b) Baucar bayaran disediakan; dan

c) Cek bayaran dikeluarkan.

8.1.4 Daftar bil hendaklah diperiksa tidak kurang daripada sekali dalam
sebulan oleh Pegawai Pelajaran Daerah atau pegawai yang diberi
kuasa dan hendaklah ditandatangan berserta tarikh.

8.2 Baucar Bayaran

8.2.1 Baucar Bayaran merupakan kuasa untuk membolehkan sesuatu

pembayaran dibuat.

8.2.2 Baucar Bayaran perlu diperakukan oleh Pegawai Pelajaran

Daerah/pegawai yang diberi kuasa. (Rujuk perenggan 4.2)

8.2.3 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran

(a) Baucar Bayaran (Lampiran 9) hendaklah disediakan setelah

bil/invois atau tuntutan yang lengkap diterima.

(b) Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan, Salinan

Asal hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan
dan salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama
cek.

(c) Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen

sokongan yang asal seperti bil/invois/tuntutan, Pesanan
Sekolah, Borang Akuan Terima Barang, Borang Pesanan
(Nota Minta) atau satu penyata yang telah diperakui.

(d) Baucar bayaran tersebut hendaklah mengandungi maklumat

yang lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan,
bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk
membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-
apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya.
Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu
hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak
itu.

(e) Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan

kecuali tuntutan persendirian.

10
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

(f) Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang,

pembayaran hendaklah dibuat terhadap salinan yang telah
diperakukan dengan tandatangan Pegawai Pelajaran
Daerah seperti berikut :-

“Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah

asal telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa
pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika
bil/invois/Pesanan Sekolah asal dijumpai, ia tidak akan
digunakan untuk tujuan pembayaran”.

(g) Sebelum meluluskan baucar, Pegawai Pelajaran Daerah

hendaklah memastikan peruntukan adalah mencukupi dan
pembayaran belum lagi dibuat dengan menyemak Daftar Bil.

(h) Wang yang dikeluarkan untuk bayaran tunai

(i) Baucar bayaran mestilah disertakan dengan senarai

penerima wang yang diluluskan oleh pegawai yang
diberi kuasa dan perakuan oleh penerima wang
tersebut. Senarai penerima mengandungi nama,
nombor kad pengenalan, amaun dan tandatangan
penerima.

(ii) Pegawai Pelajaran Daerah boleh melantik seorang

pegawai lain untuk menerima dan menunaikan cek.

(iii) Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang

lebih singkat, senarai nama penerima wang beserta
tandatangan dan baki hendaklah diserahkan kepada
Pegawai Pelajaran Daerah.

(iv) Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke

dalam peruntukan asal.

(i) Pembayaran kepada orang yang tiada akaun bank

(i) Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak

mempunyai akaun bank tetapi terdapat bank yang
berhampiran, suatu cek perintah yang tidak berpalang
boleh dikeluarkan atas nama penerima.

11
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

(ii) Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan

beserta nama jawatan Pegawai Pelajaran Daerah
dan juga dicatitkan nombor kad pengenalan
penerima.

(j) Setiap baucar bayaran yang telah diluluskan hendaklah

direkod di dalam Buku Tunai.

(k) Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar bayaran dan

semua dokumen sokongan hendaklah dicop “SUDAH
BAYAR” bagi mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.

(l) Baucar bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan

difailkan mengikut turutan nombor siri.

8.3 CEK

8.3.1 STOK BUKU CEK

a) Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa

oleh Pegawai Pelajaran Daerah/pegawai yang diberi kuasa
untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik dan
nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang
rosak atau tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah
dipulangkan kepada pihak bank.

b) Pegawai Pelajaran Daerah/Pegawai yang diberi kuasa

hendaklah membuat perakuan dengan menandatangan
ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan
catatan seperti berikut :

“Telah disemak dan diperakui cek bernombor ………hingga

………adalah betul.”

Tandatangan :

Nama :

Tarikh :

12
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

c) Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah

direkod dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek
(Lampiran 10).

d) Semua buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi dan

keselamatannya dijaga.

8.3.2 Cek yang dikeluarkan untuk pembayaran secara tunai hendaklah

dibuat atas nama jawatan Pegawai Pelajaran Daerah. Nama dan
nombor kad pengenalan pembawa yang dibenarkan perlu dicatat
dibelakang cek dan disahkan oleh salah seorang pegawai
pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap
(borang AK 52). Contoh pengesahan di belakang cek adalah
seperti berikut:

” Saya dengan ini membenarkan pembawa cek ini bernama

.................................. No. Kad Pengenalan ..............................
menunaikan cek ini bagi pihak saya.”

…………………………………

Tandatangan dan tarikh

8.3.3 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas dengan
menggunakan dakwat kekal. Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek
tersebut hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama-sama
keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang baru perlu dikeluarkan bagi
menggantikan cek yang dibatalkan.

(a) Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat

seperti yang terdapat di cek.

(b) PPD tidak dibenar mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post

Dated Cheque).

(c) Pegawai Pelajaran Daerah atau pegawai yang diberi kuasa

hanya dibenarkan menandatangan cek yang telah
disediakan dengan betul, lengkap dan sempurna.

13
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

(d) Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama

penerima pada baucar bayaran. Pengeluaran cek ’TUNAI’
adalah dilarang.

8.3.4 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK

(a) Had sah laku cek adalah tiga bulan. Cek yang tidak
ditunaikan dalam tempoh ini hendaklah dihentikan bayaran
dengan mengeluarkan surat arahan kepada bank.

(b) Cek rosak yang telah direkod dalam buku tunai atau cek
tamat tempoh laku hendaklah dibatalkan seperti berikut :-

Mengeluarkan resit pejabat atas nama jawatan Pegawai

Pelajaran Daerah bagi membatalkan cek berkenaan dengan
keterangan pada resit “Untuk Pembatalan Cek bernombor
………… ……… bertarikh ………………..serta No Baucar
Asal….......……..”.

(c) Merekodkan maklumat cek yang dibatalkan ke dalam Daftar

Cek Batal (Lampiran 11).

(d) Merekod resit berkenaan sebagai penerimaan di lajur

peruntukan asal dalam Buku Tunai.

(e) Membuat pembayaran semula dengan menyediakan baucar

bayaran dan cek baru. Resit asal pembatalan cek perlu
dikepilkan sebagai dokumen sokongan.

(f) Merekod butiran cek gantian ke dalam Daftar Cek Batal.

(g) Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir

tahun hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar.
Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira
sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan ‘Cek Gantian
Tidak Diperlukan’ hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek
Batal.

(h) Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah
dibatalkan dan dikepilkan bersama keratan cek serta direkod
dalam Daftar Cek Batal.
14
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

8.3.5 PROSEDUR PENGGANTIAN CEK HILANG

Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku,

Pegawai Pelajaran Daerah hendaklah mengambil tindakan berikut:

a) Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek

daripada penerima.

b) Menyemak Penyata Bank untuk memastikan “cek yang

hilang” tidak ditunaikan.

c) Mengeluarkan surat kepada bank untuk memberhentikan

pembayaran sekiranya cek belum ditunaikan dan
mendapatkan pengesahan bertulis daripada pihak bank.

d) Setelah pasti bahawa cek yang dilaporkan hilang itu tidak

ditunaikan, maka tindakan menggantikan cek boleh diambil
seperti yang diterangkan dalam perenggan 8.3.4.

9. BUKU TUNAI DAN AKAUN SUBSIDIARI

9.1 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

(a) Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod

segala urusniaga penerimaan dan pembayaran.

(b) Buku Tunai Akaun Khas (Lampiran 12) perlu diselenggara dengan
sempurna dan dikemaskini pada setiap masa kerana ia merupakan
dokumen asas bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan
Akaun Khas.

(c) Catatan terimaan hendaklah dibuat mengikut turutan sebaik sahaja

resit dikeluarkan manakala catatan bayaran dibuat berdasarkan
baucar bayaran yang telah diluluskan dan nombor cek dicatat
sebaik sahaja cek dikeluarkan.

(d) Pegawai Pelajaran Daerah/Pegawai yang diberi kuasa hendaklah

mengesahkan setiap urusniaga terimaan dan bayaran yang berlaku
dengan menurunkan tandatangan ringkas.

(e) Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan cermat dan
berhati-hati. Sebarang kesilapan tidak boleh dipadam tetapi
15
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

hendaklah dipotong dengan menggunakan satu garisan. Catatan

yang betul ditulis semula dan ditandatangan ringkas pegawai yang
diberi kuasa.

(f) Sekiranya catatan dalam Buku Tunai memerlukan lebih daripada

satu muka surat jumlahkan terimaan dan bayaran dalam muka
surat itu dan pindahkan kepada muka surat yang berikutnya.

(g) Buku Tunai hendaklah diimbangkan pada akhir setiap bulan tanpa
menunggu penyata daripada bank walaupun tiada transaksi pada
bulan berkenaan. Baki pada akhir bulan berkenaan akan menjadi
baki awal bagi bulan berikutnya.

(h) Buku Tunai yang telah diimbangkan perlu ditandatangan berserta

tarikh oleh penyedia dan pengesah (Pegawai Pelajaran
Daerah/Pegawai yang diberi kuasa).

(i) Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat.

9.2 Penyelenggaraan Akaun Subsidiari

Akaun Subsidiari perlu diselenggarakan bagi butiran yang memerlukan

keterangan lanjut. Akaun Subsidiari (Lampiran 13) perlu diselenggara
mengikut jenis-jenis bantuan dalam lajur Pelbagai di Buku Tunai

9.3 Penyelenggaraan Daftar Agihan Bantuan

Daftar Agihan Bantuan (Lampiran 14) perlu diselenggara berdasarkan

sekolah untuk mengakaunkan semua jenis bantuan yang diterima oleh
sekolah berkenaan.

16
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

10 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

10.1 Penyata Bank

PPD hendaklah mendapatkan Penyata Bank setiap bulan dan dicop tarikh
terima. Sekiranya penyata ini tidak diterima selepas 10 haribulan bulan
berikutnya, pihak PPD hendaklah berhubung dengan bank untuk
mendapatkannya.

10.2 Penyata Penyesuaian Bank

10.2.1 Penyata Penyesuaian Bank (Lampiran 15) disediakan oleh PPD

bagi menyesuaikan baki di Buku Tunai dengan baki di Penyata
Bank.

10.2.2 Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada
tarikh Penyata Bank diterima

10.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank

10.3.1 Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti

perbezaan yang terdapat di antara Buku Tunai dengan Penyata
Bank supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil
tindakan atau diselaraskan. Sebab berlaku perbezaan adalah
seperti berikut:

(a) Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank.

(b) Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku

Tunai.

(c) Amaun cek di buku tunai berbeza dengan amaun di Penyata

Bank.

(d) Kesilapan pihak bank mendebitkan cek pihak lain ke dalam

akaun bank.

(e) Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.

(f) Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku.

(g) Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank.

(h) Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.

17
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

(i) Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke

dalam Buku Tunai.

10.3.2 Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:-

a) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai

dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata
Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:-

i) Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi

ada di Penyata Bank, contoh faedah bank.

ii) Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank

tetapi ada di Buku Tunai, contoh kemasukan
tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank.

b) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai

dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata
Bank.

i) Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi

ada di Penyata Bank, contoh caj bank atau caj
perkhidmatan.

ii) Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank

tetapi ada di Buku Tunai, contoh cek yang belum
ditunaikan.

10.3.3 Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka

pihak bank hendaklah segera diberitahu supaya pembetulan dapat
dibuat.

10.3.4 Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian PPD,

siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat. Sekiranya
perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau
penyelewengan, PPD hendaklah mengambil tindakan bagi
kehilangan dan hapuskira.

10.3.5 Sekiranya terdapat apa-apa perbezaan, amaun ini hendaklah

ditunjukkan di dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan
pembetulan hendaklah dibuat dengan segera antaranya:

18
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

(i) Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku

Tunai.

(ii) Mengambil tindakan ke atas cek tamat tempoh seperti

di perenggan 8.3.4

10.3.6 Penyata Penyesuaian Bank hendaklah ditandatangan oleh

penyedia dan pengesah serta ditarikhkan. Penyata Penyesuaian
Bank perlu difailkan bersama Penyata Bank dengan sempurna.

11. FAEDAH BANK

11.1 Faedah bank adalah terimaan dan hendaklah di rekod di lajur Pelbagai
dalam buku tunai. Wang tersebut hanya boleh dibelanjakan untuk tujuan
caj bank.

11.2 Faedah bank merupakan hasil kerajaan. Ia perlu dikreditkan ke Akaun

Hasil Disatukan Kerajaan Persekutuan di bawah kod hasil 75401 (Faedah
dari baki wang dalam bank). Tindakan ini hendaklah diambil selepas
penutupan akaun tahunan

11.3 Panduan mengakaunkan faedah bank ke Akaun Hasil Disatukan Kerajaan

Persekutuan adalah seperti berikut:

11.3.1 Sediakan baucar bayaran dan cek mengikut baki di akaun

subsidiari faedah bank atas nama Akauntan Negara Malaysia.
Lampirkan salinan akaun subsidiari sebagai dokumen sokongan.

11.3.2 Kemaskini Buku Tunai.

11.3.3 Lengkapkan Penyata Pemungut dari bank Jabatan Akauntan

Negara Cawangan masing-masing seperti berikut:

No. Akaun Bank : (No. Akaun JANM Caw.)

Nama Bank :

Kod Jabatan : 211

Kod Pusat Tanggungjawab/Kos : (Kod PTJ PPD)

No. Penyata Pemungut :

Tarikh Penyata Pemungut : (tarikh sedia)

19
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

Tempoh Pungutan : Dari..... Hingga ......

Pungutan Dimasukira ke dalam Akaun-Akaun di Bawah

Maksud : (Kosongkan)

Jabatan : 211

PTJ/PK : (Kod PTJ PPD)

Objek : 75401

Amaun : RM............(jumlah bersih faedah bank)

Perihal : Memasukkan faedah bank ke Akaun Hasil

Disatukan Kerajaan Persekutuan – Akaun
Khas PPD di Sabah/Sarawak Tahun 20xx

11.3.4 Hantar penyata pemungut berserta cek ke bank pemungut yang

telah dilantik oleh JANM Cawangan dan dapatkan satu salinan
penyata pemungut yang telah diaku terima oleh bank.

11.3.5 Rekodkan butiran Resit Rasmi Perbendaharaan dalam Buku Tunai

Cerakinan.

11.3.6 Kemukakan salinan dokumen berikut kepada Bahagian Akaun

Kementerian Pelajaran Malaysia (u.p. : Seksyen Akaun Sekolah)

(a) Penyata Pemungut

(b) Resit Rasmi Perbendaharaan
(c) Penyata Penyesuaian Bank seperti pada 31 Disember 20xx
(d) Penyata Bank bulan Disember
(e) Salinan fotostat akaun subsidiari Faedah Bank

12. PEMULANGAN BAKI PERUNTUKAN

12.1 Pegawai Pelajaran Daerah/Pegawai yang diberi kuasa bertanggungjawab

memastikan Akaun Khas setiap tahun berbaki sifar dengan
mengembalikan semua baki peruntukan berakhir 31 Disember.

12.2 Tatacara pemulangan baki peruntukan hendaklah merujuk kepada Surat

Pekeliling bantuan yang berkenaan.

20
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

13. LAPORAN

13.1 PENYEDIAAN LAPORAN BULANAN

13.1.1 Pegawai Pelajaran Daerah hendaklah menghantar dokumen-

dokumen kewangan berikut kepada Bahagian Akaun
(u.p.: Seksyen Akaun Sekolah) pada setiap bulan selewat-
lewatnya pada 15hb bulan berikutnya:

(a) Salinan Buku Tunai Akaun Khas.

(b) Salinan Penyata Penyesuaian Bank berserta Penyata Bank.

(c) Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan Akaun Khas seperti

di Lampiran A.

(d) Salinan Daftar Agihan Bantuan setiap sekolah.

13.1.2 PPD hendaklah memastikan sekolah yang menerima bantuan

menyelenggara Lejar Bantuan Sekolah (Lampiran 16) untuk tujuan
kawalan.

13.2 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN

13.2.1 Penyata Kewangan merupakan penyata yang menunjukkan

kedudukan kewangan Akaun Khas berakhir pada 31 Disember
setiap tahun.

13.2.2 Penyata ini perlu dikemukakan kepada Bahagian Akaun

(u.p.: Seksyen Akaun Sekolah) sebelum 28 Februari tahun
berikutnya.

13.2.3 Penyata Kewangan mengandungi penyata-penyata berikut :-

a) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan bagi tahun berakhir

31 Disember (Lampiran B)

b) Penyata Penerimaan dan Pembayaran bagi Tahun Berakhir

31 Disember. (Lampiran C)

13.2.4 Dokumen sokongan yang perlu dilampirkan bersama Penyata

Kewangan adalah seperti berikut:

21
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Akaun Khas

(a) Ringkasan Pendapatan bagi tahun berakhir 31 Disember

(Lampiran B1)

(b) Ringkasan Perbelanjaan bagi tahun berakhir 31 Disember

(Lampiran B2)

(c) Ringkasan Penyata Penerimaan dan Pembayaran bagi

tahun berakhir 31 Disember (Lampiran C1).

(d) Ringkasan Penerimaan bagi tahun berakhir 31 Disember

(Lampiran C2).

(e) Ringkasan Pembayaran bagi tahun berakhir 31 Disember

(Lampiran C3).

14. PEMANTAUAN DAN PENGAUDITAN

14.1 Semua dokumen kewangan hendaklah disimpan dengan teratur dan

selamat bagi tujuan pemantauan dan pengauditan pada setiap tahun.

14.2 Pengauditan Akaun Khas akan dijalankan oleh Bahagian Audit Sekolah,
Kementerian Pelajaran Malaysia.

15. PENUTUP

Penyelenggaraan Akaun Khas secara teratur dan sempurna adalah penting bagi
membantu PPD dalam pengurusan kewangan dan perakaunan bantuan-bantuan
persekolahan bagi sekolah yang belum/tidak melaksanakan SPKWS.

22
April 2010
Bahagian Akaun, KPM
 Lampiran 1

Rujukan ANM (A)7316 Pt. 9 ( ) Bertarikh : ( AK 52)

KUASA TETAP
Kepada Bank : ......................................................................... Tarikh :..........................................

Alamat Bank : .........................................................................

.........................................................................

(1) Nama Akaun Bank : .......................................................................................

(2) Nombor Akaun : .......................................................................................

(3) Kebenaran diberi kepada :-

Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan

(a)

(b)

(c)

(d)

Untuk menguruskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah :-

i) Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek.
ii) Cek-cek yang berjumlah kurang dari RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di atas
iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b)
iii) Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di atas
iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)
iv) Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa.

(4) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah :

Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan

(a)

(b)

Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai.

(5) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangan
cek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran
pada atau selepas tarikh ini.
(Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki)

Pegawai Yang Mengesahkan : …………………………… Pegawai Yang Meluluskan : …………………………..

Tandatangan : ………………………………………………… Tandatangan : ………………………………………

Nama Pegawai Pelajaran Daerah : Nama : (…………………...............…..)

Cop Rasmi PPD : ........................................................... Jawatan Rasmi: (…………………...............…..)

Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri

Disokong : ...........................................................

Jawatan: …………………………………………

Nota : 1) Borang AK 52 lima salinan sahaja

2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun
 Lampiran 2

RESIT RASMI PEJABAT

RP.01(Pin.09) A
ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………….
TAHUN: ………………

Diterima daripada: …………………………………………………………………….

………………………………………………………………………

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1. Peruntukan PCG
2. Kutipan Murid

JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………

…………………………………………………………...

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT

(Potong yang tidak berkenaan)
*No.: ……………………………..

Tarikh: ……………….. ……………………….

(Tandatangan dan Cop)
Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.

 Lampiran 3
DAFTAR STOK BUKU RESIT
TERIMAAN KELUARAN
Tanda
Nombor Siri Nombor Siri Baki
Jumlah Jumlah tangan Catatan
Tarikh Oleh (Nama & Jawatan) Tarikh Kepada (Nama & Jawatan) (Naskah)
Naskah Dari Hingga Naskah Dari Hingga Penerima
 Lampiran 4

SEKOLAH : ......................................................................................

DAFTAR STOK BUKU PESANAN SEKOLAH

TERIMAAN KELUARAN Tanda

Baki
Jumlah Nombor Siri Oleh Jumlah Nombor Siri Kepada tangan Catatan
(Naskah)
Tarikh Naskah Dari Hingga (Nama dan Jawatan) Tarikh Naskah Dari Hingga (Nama dan Jawatan) Penerima
 Lampiran 5

(DKS 005)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESANAN SEKOLAH
ASAL
Hendaklah dikembalikan dengan invois
tuan kepada Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
-barang tidak diterima sebelum tarikh No.
yang tersebut

(Cop Nama & Alamat Sekolah)

Nama Sekolah :

Kepada
Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
laksanakan kerja untuk

pada atau sebelum

Harga Seunit Dan

Harga Bersih
No. Perihal Kuantiti Diskaun
RM Sen RM Sen

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________

Jumlah
___________________________________________________

Jenis Peruntukan dikenakan :

Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : ___________________
Rujukan Nota Minta :
Jawatan : ___________________
Rujukan Kontrak Perbendaharaan :
Tarikh : ___________________

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU
(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________

Tarikh ________________________ Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________

PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________
*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.

Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________

*Potong mana yang tidak berkenaan Jawatan : _________________________

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)
 Lampiran 6
PESANAN SEKOLAH (LAMPIRAN)

Tarikh : …………………………..

No. Pesanan : …………………………..

Pembekal : …………………………………………………………

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Harga Bersih

Dan Diskaun

RM Sen RM Sen

JUMLAH

Disahkan oleh,

……………………………..
(t.t Pengurus Sekolah)
 Lampiran 7

BORANG AKUAN TERIMA BARANG

(Hendaklah diisi dalam 2 salinan)

Nama Pembekal :

Alamat Pembekal :

No. Telefon :

No. Faks :

Perihal Barang / Kuantiti Harga

No. Dipesan Diterima Dipesan Diterima Catatan
Perkhidmatan

Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk
terus digunakan/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) .....................................................................
*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.

Pegawai Penerima Pembekal

Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
 (DKS 008)
DAFTAR BIL

JENIS KUMPULAN WANG :

PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN BAYARAN

BIL/INVOIS NO. BAUCAR CEK
BIL TARIKH NAMA
AMAUN PESANAN
BIL/INVOIS PEMBEKAL / PERUNTUKAN CATATAN
TARIKH NOMBOR (RM) SEKOLAH / TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR
DITERIMA KONTRAKTOR
KONTRAK

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24)

 Lampiran 9
DKS 006
( DKS 006 )

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Tahun Kewangan ...................

BAUCAR BAYARAN
Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar

Nama Sekolah :

Nama Penerima :

Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :

Alamat/Nama Bank :

Perihal :

Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Amaun Amaun
Tarikh No. Rujukan Tarikh No. Rujukan
RM Sen RM Sen

Jumlah Jumlah
PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH
Butiran Cek Amaun
Peruntukan Akaun Subsidiari
Tarikh Nombor RM Sen

Jumlah Bersih
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :

Disediakan oleh : Perakuan I :

Tandatangan dan Tarikh Tandatangan, Nama dan Jawatan

Cop Sekolah : Perakuan II :

Tandatangan, Nama dan Jawatan

Perakuan III:

Tandatangan, Nama dan Jawatan

* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah di perlukan
 Lampiran 10

DAFTAR STOK BUKU CEK

TERIMAAN KELUARAN
Jenis
Jumlah T.T Baki
Tarikh Kumpulan Nombor Siri Oleh Nombor Siri Kepada Catatan
Naskah Penerima Naskah
Wang
Dari Hingga (Nama & Jawatan) Dari Hingga (Nama & Jawatan)
 Lampiran 11

DAFTAR CEK BATAL

Cek Yang Dibatalkan Resit Rasmi Pejabat Cek Gantian

Sebab-sebab Cek T.T. Pengurus
Bil. Penerima Cek Amaun (RM) Catatan
Dibatalkan Sekolah
Nombor Tarikh Nombor Tarikh Nombor Tarikh No. Baucar
 Lampiran 12
BUKU TUNAI
Akaun Khas PPD…………………………
Bulan __________________
TERIMAAN BAYARAN
PERUNTUKAN Masuk Bank PERUNTUKAN

Jumlah Nombor
Tarikh Perihal No. Resit PELBAGAI Jumlah Tarikh T.T. Tarikh Perihal No. Cek PELBAGAI JUMLAH T.T.
Terimaan Baucer
 Lampiran 13

DKS007

AKAUN SUBSIDIARI
BAGI TAHUN ……………………….

JENIS KUMPULAN WANG : AKAUN KHAS

PERUNTUKAN : PELBAGAI

SUBSIDIARI: ……………………………………………………………….

Jumlah Jumlah
Terimaan Bayaran
No. Br / Terimaan Bayaran Baki
Tarikh Perihal Sehingga Sehingga T.T
No. Resit
Tarikh Tarikh
RM RM RM RM RM
 LAMPIRAN 14
DAFTAR AGIHAN BANTUAN
PPD…………………………………………..
BAGI TAHUN …………

Nama Sekolah :

No. Br/
Tarikh Perihal t/t
No.Resit
Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki Terimaan Bayaran Baki
 Lampiran 15
Pejabat Pelajaran Daerah :…………………………………

Penyata Penyesuaian Bank Seperti Pada …………………...

1. Nama Bank …………………………………………………………

2. No. Akaun …………………………………………………………

Baki seperti di Penyata Bank pada ………………………………………… -

CAMPUR :

1. Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank

a) Kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank :

Tarikh No. Resit Amaun

2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai

a) Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi

belum direkodkan di Buku Tunai

Tarikh No. Resit Amaun

b) Caj perkhidmatan, caj bank - -

-

TOLAK :

1. Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank

a) Cek-cek yang belum ditunaikan

Tarikh No. Cek Peruntukan Amaun

2. Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai :

a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank seperti faedah bank - -

Baki seperti di Buku Tunai pada ..... ...... ..... ...... -

Disediakan oleh Disahkan oleh

....................................................... .......................................................

Tandatangan Penyedia Tandatangan Penyedia

Tarikh……….. Tarikh………..
 Lampiran 16
LEJAR BANTUAN SEKOLAH

Jenis Bantuan:……………………………………..

Tarikh Perihal Rujukan Terimaan Bayaran Baki t.t

* Nota :
1 Disediakan berasingan bagi setiap bantuan yang diterima.
2 Maklumat bayaran berdasarkan Pesanan Sekolah/Borang Akuan Terima Barang
 LAMPIRAN A

PEJABAT PELAJARAN DAERAH …………………………………

Status Kedudukan Kewangan Peruntukan Bantuan
Seperti Pada Akhir Bulan……………………………..

Peruntukan Tanggungan Perbelanjaan Baki

Bil Perkara Catatan
(RM) (RM) (RM) (RM)

1 KWAPM -

2 SBT -

3 SBT Makanan -

4 SBT Kos Operasi -

5 RMT

JUMLAH BESAR
 LAMPIRAN B

PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER ………

TAHUN SEMASA TAHUN SEBELUM

PENDAPATAN
Bantuan Rancangan Makanan Tambahan
Bantuan Skim Baucar Tuisyen
Bantuan KWAMP
Pelbagai

Jumlah Pendapatan

PERBELAJAAN
Bantuan Rancangan Makanan Tambahan
Bantuan Skim Baucar Tuisyen
Bantuan KWAMP
Pelbagai

Jumlah Perbelanjaan

Lebihan/Kurangan pendapatan atas perbelanjaan

 LAMPIRAN B1
RINGKASAN PENDAPATAN
BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER ……

PULANGAN BALIK
JUMLAH TERIMAAN PELARASAN BUKU JUMLAH
BANTUAN CEK BATAL BANTUAN DARI
TAHUN SEMASA TUNAI PENDAPATAN
SEKOLAH
(-) (-) (-)
(RM) (RM) (RM) (RM) (RM)

KWAPM

SBT

RM SBT

SBT Operasi

RMT

JUMLAH
 LAMPIRAN B2
RINGKASAN PERBELANJAAN
BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER ………

AKAUN BELUM BAYARAN AKAUN PULANGAN BALIK

JUMLAH BAYARAN PELARASAN BUKU JUMLAH
BANTUAN BAYAR TAHUN BELUM BAYAR CEK BATAL BANTUAN DARI
TAHUN SEMASA TUNAI PERBELANJAAN
SEMASA TAHUN SEBELUM SEKOLAH
(+) (-) (-) (-) (-)
(RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM)

KWAPM

SBT

RM SBT

SBT Operasi

RMT

JUMLAH
 LAMPIRAN C

PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN

BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER ……………………..

TAHUN SEMASA TAHUN SEBELUM

Baki wang di buku tunai pada 1 Januari

PENERIMAAN
Bantuan Rancangan Makanan Tambahan
Bantuan Skim Baucar Tuisyen
Bantuan KWAMP
Pelbagai

Jumlah Penerimaan

PEMBAYARAN
Bantuan Rancangan Makanan Tambahan
Bantuan Skim Baucar Tuisyen
Bantuan KWAMP
Pelbagai

Jumlah Pembayaran

Baki wang di buku tunai sehingga 31 Disember

 LAMPIRAN C1
RINGKASAN PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN
BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER ……………………..

BULAN TERIMAAN (RM) BAYARAN (RM) BAKI (RM)

Baki buku tunai pada 01.01

JANUARI -

FEBRUARI -

MAC -

APRIL -

MEI -

JUN -

JULAI -

OGOS -

SEPTEMBER -

OKTOBER -

NOVEMBER -

DISEMBER -

JUMLAH BESAR
 LAMPIRAN C2
RINGKASAN TERIMAAN
BAGI TAHUN BERAKHIR PADA 31 DISEMBER ………

BULAN JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER JUMLAH

BANTUAN (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM)

KWAPM
SBT
RM SBT
SBT Operasi
PAKAIAN SERAGAM
PELBAGAI

JUMLAH
 LAMPIRAN C3
RINGKASAN BAYARAN
BAGI TAHUN BERAKHIR PADA 31 DISEMBER ……..

BULAN JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER JUMLAH

BANTUAN (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM)

KWAPM
SBT
RM SBT
SBT Operasi

JUMLAH