MANUAL SISTEM FAIL

KANDUNGAN

Bil. Perkara Muka Surat

1. Pendahuluan 1

2. Latarbelakang 1

3. Definisi/lstilah 1-3

4. Sistem fail 3-4

5. Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Housekeeping"

4-6

6. Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Functionaf

7

7. Prosidur-prosidur untuk aktiviti dalam sistem 7

fail

8. Siri 100 - Pentadbiran 9-16

9. Siri 200 - Bangunan Dan Harta 17-22

10. Siri 300 - Kelengkapan Dan Bekalan 23-25

11. Siri 400 - Kewangan 26 - 31

12. Siri 500 - Perkhidmatan Dan Personel 32 - 38

13. Siri 600 - Functional 39 - 42

1.0 SEPATAH KATA

Manual Sistem Fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan
kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan
teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit
menggunakan panduan ini untuk membuka fail, menutup fail serta
menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan.

Semoga panduan ini akan menjadi bahan rujukan yang amat berguna
kepada semua pengguna menjalankan urusan kerja seharian dengan
lebih teratur dan sistematik.
2.0 PENDAHULUAN

2.1 LATARBELAKANG

Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan

beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut
prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang
lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di
cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai
"Block Numeric System"diperkenalkan.

2.2 DEFIINISI/ISTILAH

2.2.1 Rekod

Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja

maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung
dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan.
Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh
menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan,
organisasi dan individu.

1
2.2.2 Fail

Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang

tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di
dalamnya mudah dikesan.

2.2.3 SistemFail

Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan,

pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan
memudahkan pengesanan serta pengguna apabila
diperlukan.

2.2.4 Klasifikasi

Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang

mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali
dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah
kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan Iain-
lain lagi.

2.2.5 Fail-Fail "Housekeeping"

Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau

organisasi untuk melaksanakan dan melicinkan
pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada lima
kategori utama seperti yang berikut:-

Pentadbiran Am Bangunan
dan Harta Kelengkapan dan
Bekalan Kewangan
Perkhidmatan dan Personel
 2.2.6 Fail-fail "Functional"

Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau

organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau
aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail
berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh
Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional".

3.0 SISTEM FAIL

3.1 Faedah Sistem Fail Yang Baik

Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan

pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail
segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta
tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat
meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan
kepada pelanggan.

3.2 Skop Klasifikasi Fail

Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua

rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu;
rekod-rekod "Housekeeping" dan rekod-rekod "Functional".

3.3 Fail-fail "Housekeeping"

Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut

diberikan:
 Taiuk Besar Kod (nombor)

Pentadbiran Am 100
Bangunan & Harta 200
Kelengkapan & Bekalan 300
Kewangan 400
Perkhidmatan & Personel 500
4.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "HOUSEKEEPING"

TAJUK BESAR

PENTADBIRAN AM KOD 100

MELIPUTI PELBAGAI PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN

PERKHIDMATAN PENTADBIRAN, AKTA DAN PERUNDANGAN,
PERSATUAN-PERSATUAN, JAWATANKUASA, PERSIDANGAN DAN
MESYUARAT.

SIR1100 - PENTADBIRAN AM

NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA

100 Pentadbiran Am
100 -1 Mesyuarat
100-2 Pekeliling dan Surat Pekeliling
100 - 3 Pengurusan Am
100-4 Laporan
100-5 Kajian
100-6 Perangkaan
100-7 Persidangan

• Perkara-perkara utama boleh ditambah lagi dengan merujuk kepada

Bahagian Korporat (Pentadbiran) Organisasi.
 TAJUK BESAR

BANGUNAN DAN HARTA KOD 200

MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN PEROLEHAN

RUANG PEJABAT MELALUI PEMBELIAN ATAU PENYEWAAN
BANGUNAN DAN TANAH ATAU DENGAN PEMBINAAN BANGUNAN
BARU TERMASUK JUGA PERKARA MENGENAI UBAHSUAI DAN
PENYELENGGARAAN BANGUNAN SERTA PELBAGAI PERKARA

MENGENAI KENDERAAN PEJABAT.

SIRI 200 - BANGUNAN DAN HARTA

NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA

200 Bangunan dan Harta Am

200 -1 Tanah
200 - 2 Sewaan Tanah
200 - 3 Permohonan Sewaan Tanah
200 - 4 Penyelenggaraan Bangunan dan Tanah
200 - 5 Pelupusan Harta dan Aset
200 - 6 Aset dan Inventor! LPB

TAJUK BESAR

KELENGKAPAN DAN BEKALAN KOD 300

MELIPUTI URUSAN-URUSAN PEMOHON, PENYELENGGARAAN,

PEROLEHAN DAN MEMBAIKI PERALATAN, INVENTORI PERALATAN
DAN TINDAKAN PELUPUSAN ALAT-ALAT YANG TIDAK DIPAKAI ATAU

BERLEBIHAN DAN PERKARA-PERKARA LAIN YANG BERKAITAN.

SIRI 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN

NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA

300 Kelengkapan dan Bekalan

300 -1 Perolehan Kelengkapan dan
Kemudahan
300 - 2 Penyelenggaraan Kelengkapan dan
kemudahan
300 3 Pelupusan Kelengkapan dan
Kemudahan
 TAJUK BESAR

KEWANGAN KOD 400

MELIPUTI PERKARA-PERKARA MENGENAI KEWANGAN SEPERTI

PENERIMAAN, PENGAWALAN DAN PERBELANJAAN. IA MERANGKUMI
AKAUN DAN ACARA PERKAUNAN, HASIL, BELANJAWAN, AUDIT,
TUNTUTAN SERTA BUTIR-BUTIR KEWANGAN YANG LAIN TERMASUK
GAJI, PEMBAYARAN ELAUN, PINDAHAN WANG.

SIRI400 - KEWANGAN

NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA

400 Kewangan
400 -1 Kemudahan Pinjaman
400 - 2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan
400 - 3 Pengurusan Kewangan
400 - 4 Simpanan Tetap

TAJUK BESAR

PERKHIDMATAN DAN PERSONEL KOD 500

MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN

PEGAWAI DAN KAKITANGAN SEPERTI PENGAMBILAN CUTI, DISIPLIN,
KENAIKAN PANGKAT, PERTUKARAN, PERSARAAN, PRESTASI DAN
SEBAGAINYA.

SIRI 500 - PERKHIDMATAN DAN PERSONEL

NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA

500 Perkhidmatan dan Personel

500 -1 Perjawatan
500 - 2 Pembangunan Sumber Manusia
500 - 3 Perubatan
500 - 4 Latihan dan Kursus
500 - 5 Seminar dan Korporat
500 - 6 Persaraan
500 - 7 Disiplin
5.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "FUNCTIONAL"

Kod Untuk Fail-Fail "Functional"

Kebanyakan fail-fail "functional" diwujudkan dan digunakan oleh

Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja-kerja harian yang ada
kaitan dengan aktiviti mereka. Kod nombor utama yang tertentu
disediakan untuk siri rekod ini adalah seperti berikut:-

TAJUK BESAR

"FUNCTIONAL" KOD 600

Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian

yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerja-
kerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine),
kebombaan, keselamatan.

NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA

600 -1 Operasi
600 - 2 Pembinaan Projek
600 - 3 Keselamatan , Kawasan
dan Harta
600 - 4 Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan
Melalui Tawaran Sebutharga dan
Tender

6.0 PROSIDUR-PROSIDUR UNTUK AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL

6.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat

6.2 Pendaftaran Fail
6.3 Pembukaan Fail
6.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail
6.5 Pertukaran ke Sistem Baru

7
 PANDUAN
SISTEM FAIL BAGI
AGENSI-AGENSI KERAJAAN
1. Panduan Sistem Fail ini dikeluarkan dengan tujuan untuk membantu
pengguna yang terlibat dengan urusan fail dan surat menyurat rasmi
kerajaan, dalam menjalankan kerja-kerja mereka. Di samping itu juga diharap
dapat membantu mempercepatkan proses tindakanke atas perkara-perkara
yang diuruskan oleh organisasi.

2. Panduan ini mengandungi prosedur-prosedur untuk aktiviti-aktiviti berikut:-

2.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat

2.2 Pendaftaran Fail
2.3 Pembukaan Fail
2.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail
2.5 Pertukaran ke sistem baru

3. Adalah ditegaskan di sini bahawa Panduan Sistem Fail ini hanya merupakan
bahan rujukan dalam usaha mereka untuk memperbaiki cara urusan fail di
Agensi masing-masing.

Disember 2005
 KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

I. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

- Surat Terperingkat dan surat-surat untuk Perhatian

Ketua Jabatanr 1-2
- Surat Umum di alamatkan kepada Ketua Jabatan 2-3
- Surat-surat Untuk Perhatian Pegawai 3-4
- Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sementara 4

II. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL

- Pengkelasan Fail 5
- Nombor Rujukan Fail 6
- Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Umum 6- 14
- Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan 14
- Bertukar Ke nombor Rujukan Baru 15-18

III. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

- Membuka Fail Baru 19 - 20

- Mendaftar Fail Baru 20 - 22
- Membuka Fail Sambungan 22 - 23
- Membuka Fail Sementara 23

IV. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL

- Penyimpanan Fail 24
- Pergerakan/Pengedaran Fail 24 - 25
- Simpan Dalam Perhatian 25 - 26

V. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU

- Langkah Yang Perlu Diambil 26

- Cara Pertukaran 26 - 27

LAMPIRAN A Senarai Kod Organisasi

LAMPIRAN B Contoh Senarai Subjek Utama
LAMPIRAN C Contoh Kertas Doket
LAMPIRAN D Carta Aliran Pendaftaran dan
Pembukaan Fail
LAMPIRAN E Borang Pergerakan Fail
1. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

Surat-surat rasmi terbahagi kepada 3 jenis iaitu:-

1.1 Surat-surat Terperingkat dan Surat Untuk Perhatian Ketua

Jabatan

Semua surat-surat Terperingkat dan Untuk Perhatian Ketua

Jabatan hendaklah diserahkan (tanpa dibuka) kepada Pembantu Tadbir
(Kesetiausahaan) masing-masing untuk diambil tindakan seperti
berikut:-

1.1.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).

1.1.2 Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat. Butir-

Butir yang perlu dicatatkan ialah:-

a) Tarikh terima
b) Tajuk surat (secara ringkas)
c) Bilangan rujukan surat
d) Nama Agensi Penghantar

1.1.3 Kandungkan surat dalam fail berkenaan. Sila rujuk para 3.1.3
muka surat 16 bagi prosedur mengandungkan surat.

1.1.4 Serahkan fail kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.

1.1.5 Jika surat diminitkan kepada Ketua bahagian/Unit/mana-mana

pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan
untuk diambil tindakan.

1.1.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil
ialah:-
a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:-
 • Salina nasal dihantar ke Agensi berkenaan
• Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan
• Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float
file)

b) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas kanan salinan

kedua yang dikandungkan dalam fail warna biru.

c) Dengan menggunakan "rubber stamp" catatkan tarikh surat,

nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar pada kertas
minit dengan warna biru. Lihat para 3.1.3 (c) muka surat 16
untuk keterangan lanjut.

1.2 Surat Umum Yang Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan

Semua surat Umum yang di alamatkan kepada Ketua Jabatan dan

tidak ada Untuk Perhatian mana-mana Bahagian/pegawai hendaklah
dibuka oleh Pembantu Tadbir Fail (Seksyen Pentadbiran).

Tindakan yang perlu diambil ialah:

1.2.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).

1.2.2 Serah surat kepada Ketua Bahagian/Unit yang bertanggungjawab

mengenai kandungan surat tersebut.

1.2.3 Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan mana-
mana Bahagian/Unit, sila rujukkan kepada Ketua Jabatan.

1.2.4 Ketua Bahagian/Unit serahkan surat kepada Pembantu Tadbir

Fail masing-masing untuk diambil tindakan seperti di para 1.1.2
dan 1.1.3 muka surat 2.
 1.2.5 Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di dalam surat
tersebut.

1.2.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, tindakan-tindakan yang

perlu diambil adalah sama seperti di para 1.1.6 (a-c) di muka
surat 2.

1.3 Surat Untuk Perhatian Pegawai

Semua surat-surat rasmi yang di hantar Untuk Perhatian Pegawai

tertentu hendaklah diserahkan kepada Pembantu Tadbir Fail berkenaan
untuk dibuka dan dicop tarikh terima serta diedarkan kepada pegawai
berkenaan. Jika pegawai berkenaan tidak ada di Pejabat, surat itu
hendaklah diserahkan kepada Ketuanya ataupun kepada salah seorang
daripada rakan sejawatnya yang berkaitan untuk dimabil tindakan.

1.4 Secara ringkas tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam urusan

penerimaan dan pendaftaran surat adalah seperti dicatatkan dalam
rajah berikut:
 CARTA ALIRAN PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
Terima surat

Untuk Perhatian Pegawai Terperingkat/U.P. Ketua Agensi

, ^ Hantar Kepada
kerani

Hantar kepada kerani ....... Umum Hantar kepada idbiran

Persuratan Persuratan
MemDantu Knas
Bahagian berkenaan 1 ------- ----- Bahagian Ketua Agensi/
Pentc Timbalannya

Buka surat, cop Buka surat, cop tarikh Buka surat.

Tarikh terima dan terima dan tanda- Cop tarikh

>
Tandatangan rinkas terima dan tanda-
Pasti Bahagian yang < ^ tangan ringkas
Bertanggunjawab ^^ Daftar surat
Daftar surat (Jika

Penting dalam
Ya r
Hantar
Buku Daftar

Masukkan surat
kepada dalam fail khas r
Perlu) dalam 1
Buku Daftar ^ Bahagian ^ dan serahkan
Pegawaii Rfirkfinaan ^ kepada Ketua
., berkenaan Anpnsi/timhalan-
<^ ada di nya
^> Tidak Rara Han minit
Pejabat? Kepada Pegawai
._, , _. TinHaU-an

laan
Baca dan minit
._ L-£ir\orlr» Dc^noiA/oi

> Hantar kepada

Tindakan
, D<"ici«ii«/ii \^r\r\sf\

Melalui Kerani
LJ
Bahagian Hantar kepada
i idiiidi i\e|JdUd r
Pegawai pcycivvdi

^ berkenaan
^

w\ r
Ambil tindakan
 1.5 Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta

1.5.1 Tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan surat-

surat diterima ke dalam fail-fail yang berkenaan sebelum surat
diedarkan.

1.5.2 Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail
tidak dapat dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka
sebagai langkah sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail
yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai,
sampul kecil dan isi kandungan fail sementara hendaklah
dimasukkan ke dalam fail asal.

1.5.3 Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya
memerlukan tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah
dipastikan supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor
rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan dengan merujuk kepada
doket yang disediakan bagi fail ini.

1.5.4 Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan

serta-merta, Pegawai yang berkenaan bolehlah memberi
pandangan ataupun menyampaikan keputusan melalui telefon
tersebut dahulu, kemudian baru disusuli dengan surat kami.

2. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL

Berikut ialah perosedur-prosedur yang terlibat semasa mengkela, mendaftar,

merujuk, mengendalikan dan menyimpan fail.

2.1 Pengkelasan Fail

Fail-fail Agensi-agensi kerajaan boleh dibuka seperti berikut:

 Perkara Kod Pecahan Kod Pecahan Kecil Kod
Utama Perkara Perkara

Aduan Aduan 2/1 Aduan Awam 2/1/1

Awam mengenai
Sikap
Kakitangan
kerajaan

Rujukan Fail:

JPM BK 01 / 2 / 1 /

Aduan Awam
mengenai sikap
kakitangan kerajaan

Jika tidak terdapat Pecahan Perkara, Bahagian ini tidak perlu

diberikan kod rujukan. Hanya dalam keadaan benar-benar
perlu barulah digunakan. MENENTUKAN SUBJEK YANG
BENAR-BENAR TEPAT DAN DAPAT MEMBAYANGKAN
MAKSUD KANDUNGAN FAIL AKAN MENGELAKKAN DARI
PECAHAN KECIL PERKARA DIGUNAKAN.

2.3.7 Letakkan kod Rujukan Ketujuh iaitu KOD SIRI KES selepas kod
Pecahan Kecil Perkara. Asingkan kod Pecahan Kecil Perkara
dan kod Siri Kes dengan menggunakan sempang (-). Kod siri
kes digunakan bagi fail yang dibuka untuk perkara yang sama
tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan
sebagainya. Urusan ini diasingkan kerana ianya merupakan kes-
kes yang berlainan walaupun bagi perkara yang sama. Kod Siri

13
 Kes adalah amat sesuai digunakan untuk fail kakitangan dan fail-
fail individu. Kod Siri Kes ini bermula samada selepas kod
Perkara Utama, selepas Pecahan Perkara atau selepas Pecahan
Kecil Perkara.

2.4 Cara Member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan

Bagi fail kakitangan, cara pemberian nombor rujukan adalah seperti

berikut-

JPM 01 431 1

1 r ! ara
Fail Pertama
Nam a K od Perk; Utama
Bagi Kakitangan
Ringkas bagi Kakitangan
Pertama di
Jabatan Organisasi (Diambil dari
Bahagian atau
Perdana JPM Kod Perkara
Organisasi yang
Menteri Utama di
berkenaan.
Lampiran B)

Nombor Rujukan adalah JPM 01/431-1. Nombor rujukan bagi fail kakitangan
adalah menggunakan Kod Siri Kes yang diletakkan selepas kod Perkara
Utama iaitu kod bagi perkataan 'kakitangan'. Kod siri kes ini adalah berturutan
daripada 1 hingga ke satu angka yang melambangkan jumlah kakitangan yang
ada dalam organisasi tersebut. Selain menggunakan kod-kod siri kes seperti di
atas nombor Kad Pengenalan (4 angka di hujung sahaja seperti yang
diamalkan oleh klinik/hospital Kerajaan) juga boleh digunakan.

KS BP 09 / 431 4489

Nama Nama ir i r Nombor Kad

Ringkas Ringkas Kod P erkara Pengenalan (4
Kementerian Bahagian Organisasi Utama nombor akhir)
Kesihatan Perjawatan KK Kakitangan bagi kakitangan

14
2.5 Bertukar Ke Nombor Rujukan Baru

2.5.1 Contoh Pertama

Nombor Rujukan Lama

JPM / BP / 033 0001

r r
^ i ^ r

Ja r ^ lagian adbiran Bil.jrtam

b atan Baf Pent* P€ a
Perdana Pentadbiran bagi fail
Menteri Pentadbiran
TajukFail: ACCOUNTANT

Nombor Rujukan Baru

JPM BP 01 378 /

Jabatan Bahagian Kod Perjawatan Akauntan

Perdana Pentad- Organisasi (Perkara (Pecahan
Menteri biran JPM Utama) Perkara)

Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI AKAUNTAN

Tajuk dan nombor fail lama disusun semula dengan mementingkan

penggunaan PERKARA UTAMA. Perkara yang diuruskan oleh fail ini
ialah jawatan Akauntan. Oleh itu Perkara Utama yang sepatutnya
digunakan ialah PERJAWATAN. Urusan AKAUNTAN akan menjadi
Pecahan Perkara kepada Perkara Utama Perjawatan. Jika ada jawatan
kedua misalnya jawatan Pegawai Tadbir dan iplomatik (PTD), urusan ini
akan menjadi Pecahan Perkara yang kedua kepada Perkara Utama
Perjawatan. Kod rujukan yang akan diberikan adalah seperti berikut:

15
 JPM BP 01 378 /

Jabatan Bahagian Kod Perjawatan PTD

Perdana Pentad- Organisasi
Menteri biran JPM

Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI PTD

Pecahan Perkara yang ketiga dan seterusnya akan diberikan nombor

turutan yang berikutan. Nombor ini diberikan secara turutan mengikut
fail yang dibuka bagi perkara tersebut dan sterusnya didaftarkan untuk
memudahkan rujukan.

2.5.2 Contoh Kedua

Nombor Rujukan Lama

JPM / BK / 0777 0017

Jabatan Bahagian Akaun Fail yang ke

Perdana Kewangan Kewangan 17 bagi tajuk
Menteri Akaun &
Kewangan

Tajuk Fail: Akaun-Correspondence with BBMB

Nombor Rujukan Baru

JPM BK 0 1 / 7 / 1

Jabatan Bahagian Kod Akaun BBMB

Perdana Kewangan Organisasi
Menteri JPM

16
 p
e
n
ge
l
u
ar
a
nf
a
i
ld
e
n
ga
ns
e
g
er
a
.De
n
g
anp
e
n
ge
l
u
ar
a
nf
a
i
l

Dalam hal ini PERKARA UTAMA yang diuruskan ialah urusan Akaun.
BBMB akan menjadi PECAHAN PERKARA kepada perkara utama
urusan Akaun. Jika JPM berurusan dengan Kementerian Pelajaran
mengenai Pelajar Luar Negeri yang menuntut di Malaysia dan ianya
merupakan Pechan Perkara Kedua, nombor rujukannya adalah seperti
berikut:

JPM BP 12 658 /

r
^ r i r
Ja r ^ r Ko 1 3lajar aja
b atan Baha gian c Pe Pel r
Perdana Pentadbir Organisasi Luar
Menteri Kementerian Negeri
Pelajaran

Tajuk Fail: URUSAN PELAJAR LUAR NEGERI DENGAN

KEMENTERIAN PELAJARAN

2.5.3 Contoh Ketiga

Nombor Rujukan Lama

JPM 01 18

Jabatan Perdana Pentadbiran Iklan

Menteri Am. Jawatan

17
Tajuk Fail: Iklan Jawatan

Nombor Rujukan Baru

JPM BP 01 339 /

Jabatan Bahagian Kod Iklan Iklan

Perdana Pentadbiran Organisasi Jawatan
Menteri JPM

Tajuk Fail: IKLAN JAWATAN

2.5.4 Contoh Keempat

Nombor Rujukan Lama

JPM / 2 1100

Jabatan Perdana Pentadbiran Gaji

Menteri Upahan

Tajuk Fail: Belanjawan

Nombor Rujukan Baru

JPM BK 01 81

Jabatan Bahagian Kod Belanjawan Gaji Elaun

Perdana Kewangan Organisasi dan Iain-lain
Menteri JPM habuan
wang

Tajuk Fail: BELANJAWAN

18
3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

3.1 Tindakan Untuk Membuka Fail Baru

3.1.1 Apabila menerima surat/alporan/permohonan atau Iain-lain

dokumen, perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen
ini ada mempunyai nombor ujukan fail atau tidak. Jika ada
kandungkan surat mengikut prosedur yang dinyatakan di para
3.1.3

3.1.2 Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk

memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara yang sama telah
didaftarkan. Jika ada kandungkan surat. Jika belum ada, buka
fail dan didaftarkan dengan memberikan nombor rujukan seperti
yang dinyatakan sebelum ini (para 2.3)

3.1.3 Kandungkan surat dalam fail dengan cara:

a) Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan

atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan.
Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan
warna merah dan bagi surat yang dihantar keluar nombor
dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam.

b) Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan

tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit dengan
menggunakan 'rubber stamp' (warna merah).

Surat bth....................... drp ...............dikdg. pada ................

19
 c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan
kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima
dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan
menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna hitam/biru.

Surat bth.......................dihantar kpd ................pada...........

3.2 Tindakan Untuk Mendaftar Fail Baru

3.2.1 Untuk jabatan/unit yang menggunakan aplikasi fail berkomputer

hendaklah merekod pendaftaran fail baru di dalam module
dimaksudkan dengan memasukkan maklumat seperti tertera di
paparan skrin komputer seperti di Lampiran A. Bagi tujuan
penyelenggaraan kerja-kerja pemansuhan, edit, inquiri data dan
senarai daftar hendaklah dilaksanakan mengikut keperluan
semasa.

3.2.2 Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam doket
faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang
untuk fail-fail keselamatan. Sepasang doket faharasat
mengandungi dua kertas doket berikut:-

a) Doket Faharasat Bilangan (borang Am 89)

b) Doket Faharasat Abjad (borang Am 89A)

3.2.3 Taip butiran maklumat seperti di bawah ke atas doket dan susun
di dalam binder (satu doket boleh memuatkan 400 helai kertas
doket):

a) Nombor Rujukan Fail

b) Tajuk Fail

20
3.2.4 Doket Faharasat Bilangan (Numeric Index)

Sediakan kertas doket faharasat bilangan sebanyak satu salinan

dan susun di dalam binder faharasat bilangan (Numerical Index)
mengikut tertib susunan nombor. Doket faharasat bilangan ini
digunakan untuk mengetahui pergerakan fail.

3.2.5 Doket Faharasat Abjad (Alphabetical)

Kertas doket ini merupakan salinan daripada kertas doket

faharasat bilangan. lanya akan disusunkan di dalam binder
mengikut abjad perkataan-perkataan yang dipilih. Untuk satu fail
pilih 1/2/3 perkataan mengikut keperluan untuk dimasukkan ke
dalam faharasat ini.

a) Satu untuk perkataan utama yang merupakan perkara yang

diuruskan oleh fail tersebut; Perkataan yang dipilih itu akan
digariskan di bawahnya.

Contohnya:
Pengisian Jawatan Kerani.

Ini bererti doket faharasat abjad bagi perkataan Jawatan ini

akan disusun di dalam binder di bawah abjad 'J'.

b) Dua lagi perkataan yang dipilih adalah perkataan-perkataan

penting. Ini bermakna dua/tiga helai kertas doket faharasat
perlu disediakan bagi kedua-dua/ketiga-tiga perkataan
tersebut dan disusun mengikut susunan abjad. Walau
bagaimanapun pemilihan tiga perkataan untuk faharasat
abjad ini bergantung kepada keperluan. la hanya
dilakukan apabila dirasakan pelu dan dapat membantu

21
 didalam usaha pengesanan fail. Jika dirasakan tidak perlu,
satu atau dua perkataan adalah memadai. Ini bermakna
hanya satu atau dua kertas doket perlu disediakan.

3.2.6 Contoh Kedua-dua doket faharasat bilangan dan doket faharasat

abjad adalah seperti di Lampiran C.

3.2.7 Kertas Doket untuk Fail Kakitangan

Hanya satu kertas doket faharasat abjad perlu disediakan

untuk fail-fail persendirian kakitangan. Susunan kandungan
doket ini adalah berasaskan kepada huruf-huruf nama sebenar
(Alphabetical Index) seseorang kakitangan. Penyusunan tidaklah
dibuat di atas gelaran, jawatan atau pangkat yang dipegang.

3.2.8 Secara ringkas, cara pendaftaran dan pembukaan fail adalah

ditunjukkan di dalam Lampiran D.

3.3 Membuka Fail Sambungan

3.3.1 Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang
tetapi fail itu dianggap terlalu tebal) fail itu hendaklah ditutup dan
kulit 2 atau kulit 3 atau seterusnya dibuka.

3.3.2 Apabila fail yang asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dengan
terang dicatat seperti berikut:-

'DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA'

3.3.3 Di atas kulit baru, hendaklah dicatatkan nombor rujukan yang

sama disertai dengan catatan 'kulit 2' (kit. 2). Bilangan
kandungan dalam kulit baru akan dimulakan dengan nombor I1I.

22
 3.3.4 Fail lama akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail
tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak
diperlukan lagi ianya perlu diasingkan dan disimpan dalam bilik
fail.

3.4 Membuka Fail Sementara

3.4.1 Fail-fail sementara hanya perlu dibuka apabila surat-surat atau

dokumen memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang
berkenaan telah hilang (tidak dapat dikesan).

3.4.2 Fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih
daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail
yang sama.

3.4.3 Kulit fail yang digunakan bagi fail sementara ialah sampul kecil
(AM 435A-Pin 1/82). Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail
sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.

3.4.4 Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah

dimasukkan ke dalam fail asal apabila fail yang hilang telah dapat
dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah selesai dilakukan.

3.4.5 Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu
sedangkan surat-surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang
berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi
menggantikan fail sementara tersebut.

23
4. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL

4.1 Penyimpanan Fail

Cara bagi menyimpan fail ialah:-

4.1.1 Fail-fail bertaraf keselamatan hendaklah disimpan dalam bilik

simpanan khas atau dalam kabinet besi. Tempat menyimpan fail
bertaraf keselamatan perlulah diawasi setiap masa dan
pengeluaran fail-fail dari tempat tersebut hanya boleh dilakukan
oleh Pegawai yang dilantik atau Pembantu Tadbir yang
dikhaskan untuk mengendalikan fail yang berkenaan. Susunan
fail adalah berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam
doket faharasat bilangan (numerical index).

4.1.2 Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang
mempunyai petak-petak (pigeon hole). Susunan fail adalah
berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket
faharasat bilangan.

4.1.3 Nombor-nombor faharasat bilangan yang penghabisan bagi satu-

satu kumpulan fail hendaklah diletakkan/ditampalkan pada
petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang berkenaan.
Apabila sesuatu fail hendak dicari, nombor-nombor faharasat
bilangan ini hendaklah dirujuk untuk menentukan rak atau kabinet
mana fail yang berkenaan disimpan.

4.2 Pergerakan Fail

Cara bagi mengendalikan urusan pergerakan/pengedaran fail adalah

seperti berikut:-

24
 4.2.1 Catat semua pergerakan fail yang diedarkan daripada Pembantu
Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang
menggunakannya. Catalan perlulah dibuat di sebelah belakang
kertas doket faharasat bilangan (Lihat contoh di Lampiran C) dan
di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang
perlu dicatat ialah:

a) Nama pemohon/penerima fail.

b) Tarikh fail diedarkan

4.2.2 Jika fail perlu diedarkan dari seorang pegawai kepada pegawai
yang lain tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail pegawai yang
berkenaan adalah bertanggungjawab untuk mengisikan maklumat
ke dalam borang seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran E dan
mengembalikan borang tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail.
Jika ini tidak dapat dilakukan ia boleh memaklumkan hal tersebut
kepada Pembantu Tadbir Fail malalui telefon.

4.3 Simpan Dalam Perhatian (SDP)

4.3.1 Tiap-tiap pegawai yang menerima surat yang mana tindakannya

perlu diambil pada sesuatu masa yang ditetapkan, ia perlulah
meminta Pembantu Tadbir Fail untuk mengandungkan surat
berkenaan ke dalam dail berkaitan dan SDP fail berkenaan
sehingga masa yang ditetapkan.

4.3.2 Pembantu Tadbir Fail perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang
diperlukan dan memerlukan daftar tersebut tiap tiap hari. Fail dan
surat yang diperlukan oleh pegawai hendaklah diserahkan

25
 kepadanya pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan. Daftar
fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Marian Rasmi Pembantu
Tadbir Fail dengan cara mencatat nombor-nombor rujukan fail
pada tarikh yang dicadang untuk diambil tindakan. Pegawai-
pegawai sendiri boleh mencatatkan dalam Buku Marian Rasmi
masing-masing nombor rujukan yang berkenaan pada tarikh yang
ditetapkan untuk diambil tindakan. Ini berguna sebagai 'cross
check' kepada Pembantu Tadbir Fail.

5. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU

5.1 Langkah Yang Perlu Diambil

Berikut adalah beberapa panduan yang boleh diikuti untuk

beralih/bertukar daripada system lama kepada sistam baru ini.

5.1.1 Tentukan tarikh untuk mula melaksanakan system baru.

5.1.2 Sediakan senarai kod-kod Perkara Utama/Pecahan

Perkara/Pecahan Kecil Perkara yang diuruskan oleh Agensi
berkenaan.

5.1.3 Pilih dan tentukan jumlah fail-fail yang aktif yang perlu ditukar
kepada nombor rujukan baru.

5.1.4 Sediakan nombor rujukan baru dan kertas dket. Nombor rujukan
lama boleh dibuat 'cross reference' dengan nombor baru dan
sebaliknya jika perlu.

5.2 Cara Pertukaran

Peralihan/pertukaran boleh dibuat seperti berikut:-

26
 5.2.1 Mana-mana fail yang dikeluarkan untuk tindakan selepas tarikh
pelaksanaan system baru, mesti ditukarkan kepada nombor
rujukan baru dengan cara menutup fail lama tersebut dan
membuka fail baru sebagaimana yang dinyatakan dalam prosidur
membuka fail sambungan dan mendaftarkan fail tersebut dengan
menggunakan sistem dan nombor rujukan baru. Semua surat-
surat yang diterima selepas itu hendaklah dimasukkan ke dalam
fail baru.

5.2.2 Peralihan/pertukaran boleh dibuat secara 'overtime' atau apabila

Pembantu Tadbir bertanggjawab mempunyai masa lapang
dengan menentukan 'target' jumlah fail yang mesti ditukarkan
dalam masa seminggu/sebulan.

5.2.3 Jika tindakan ini perlu dibuat dengan segera bagi semua fail yang
ada, program hendaklah dibuat bagi membolehkan semua fail
ditukar dalam satu jangka masa yang ditentukan di mana semua
tenaga Pembantu Tadbir-Pembantu Tadbir Rekod yang terlibat
ditumpukan untuk tujuan ini.

5.2.4 Jika sesuatu Agensi itu terlalu sebuk dan/atau kekurangan

kakitangan untuk menukar fail yang sedia ada ke system baru;
penukaran ke system baru boleh dibuat secara beransur-ansur
iaitu dengan hanya membuka fail baru bagi surat-surat yang baru
diterima sahaja.

5.2.5 Fail-fail lama yang tidak aktif lagi hendaklah diasingkan dan
dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan (jika tidak diperlukan
lagi) setelah mendapat persetujuan dari Ketua Pengarah Arkib
Negara.

c:mw(Panduan system fail agensi kerajaan)

27
LAMPIRAN A
 LAMPIRAN A

SENARAI KOD ORGANISASI

KEMENTERIAN PERSEKUTUAN NO. KOD

Jabatan Perdana Menteri 01

Kementerian Buruh 02
Kementerian Dalam Negeri 03
Kementerian Kebajikan Am 04
Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan 05
Kementerian Kehakiman 06
Kementerian Kemajuan Tanah dan Kemajuan Wilayah 07
Kementerian Kerja Raya 08
Kementerian Kesihatan 09
Kementerian Kewangan 10
Kementerian Luar Negeri 11
Kementerian Pelajaran 12
Kementerian Pembangunan Negara dan Luar Bandar 13
Kementerian Penerangan 14
Kementerian Pengangkutan 15
Kementerian Perdagangan dan Perindustrian 16
Kementerian Pertahanan 17
Kementerian Pertanian 18
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan 19
Kementerian Perusahaan Awam 20
Kementerian Perusahaan Utama 21
Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar 22
Kementerian Tenaga, Telekom dan Pos 23
Kementerian Wilayah Persekutuan 24

KEMENTERIAN NEGERI

1) NEGERI SABAH

Jabatan Ketua Menteri Sabah H41

Kementerian Kebajikan Masyarakat dan Perpaduan Negara H42
Kementerian Kebudayaan Belia dan Sukan H43
Kementerian Kerajaan Tempatan H44
Kementerian Kewangan H45
Kementerian Pembangunan Perindustrian dan Luar Bandar H46
Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya H47
Kementerian Pertanian dan Perikanan H48
Kementerian Tenaga Rakyat dan Pembagunan Alam Sekitar H49
 KOD

2) NEGERISABRAWAK

Jabatan Ketua Menteri Sarawak W41

Kementerian Kebajikan Masyarakat/Am W42
Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan W43
Kementerian Kerajaan Tempatan W44
Kementerian Kewangan W45
Kementerian Perhutanan W46
Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya W47
Kementerian Pertanian dan Pembangunan Masyarakat W48
Kementerian Perumahan W49
Kementerian Tanah dan Hasil Bumi W50

JABATAN PERSEKUTUAN

Akauntan Negara (Jabatan) 81

Alam Sekitar (Jabatan) 82
Arkib Negara (Jabatan 83
Badan Pencegah Rasuah 84
Biro Bantuan Guaman (Bahagian) 85
Biro Nakotik (Pusat) 86
Biro Pengaduan Awam (Bahagian) 87
Biro Tatanegara 88
Biro Terjemah Persekutuan (Bahagian) 89
Buruh (Jabatan) 90
Filem Negara (Jabatan) 91
Gabnor (Pejabat) 92
Galian (Jabatan) 93
Hal Ehwal Islam - Pusat Islam (Bahagian) 94
Hal Ehwal Orang Asli (Jabatan) 95
Hasil Dalam Negeri (Jabatan) 96
Hospital Bahagian 97
Hospital Besar 98
Hospital Permai 99
Ikatan Relawan Rakyat (Jabatan) 100
Imigresen Malaysia (Jabatan) 101
Institut Kesihatan Umum 102
Institut Latihan Pegawai Perkhidmatan Pelajaran Malaysia 103
Institut Latihan Perusahaan 104
Institut Latihan & Pusat Kurantin Tumbuh-Tumbuhan ASEAN 105
Institut Penyelidikan Perubatan (IMR) 106
Institut Penyiaran Tun Abdul Razak (IPTAR) 107
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) 108
Istana Negara 109
 KOD

Istiadat (Bahagian) 110

Kabinet (Bahagian) 111
Kajibumi (Jabatan) 112
Kajicuaca Malaysia (Perkhidmatan) 113
Kajiteknik Makanan (Bahagian) 114
Kastam dan Eksais DiRaja Malaysia (Jabatan) 115
Kehakiman (Jabatan) 116
Kebajikan Masyarakat (Jabatan) 117
Kenamgkrapan (Jabatan) 118
Kemajuan Kerjasama (Jabatan) 119
Kemajuan Masyarakat - KEMAS (Jabatan) 120
Kemajuan Perkampungan (Bahagian) 121
Kerajaan Tempatan 122
Kerjaraya (Jabatan) 123
Kesatuan Sekerja (Pejabat) 124
Keselamatan Kerajaan Malaysia (Pejabat) 125
Keselamatan Sosial Pekerja-pekerja (Jabatan) 126
Kilang dan jentera (Jabatan) 127
Kimia (Jabatan) 128
Latihan Belia Dusun Tua (Pusat) 129
Latihan Belia Begara, PERTAK (Pusat) 130
Latihan Pembangunan Masyarakat (Pusat) 131
Laut (Jabatan) 132
Lesen dan Perdagangan (Jabatan) 133
Mahkamah 134
Mahkamah Perusahaan 135
Mahkamah Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja 136
Majlis Dagangan Komoditi 137
Majlis Kebangsaan Hal Ehwal Agama Islam 138
Majlis Keselamatan Negara 139
Majlis Penempatan Gaji 140
Majlis Raja-raja (Pejabat) 141
Makmal Ubat dan Setor 142
Maktab Turus Angkatan Tentera 143
Maktab-Maktab Perguruan 144
Mengawal Kusta Negara (Pusat) 145
Muzium (Jabatan) 146
Odit Negara (Jabatan) 147
Parlimen (Jabatan) 148
Parit dan Taliair (Jabatan) 149
Pasukan Petugas Anti Dadah (Bahagian) 150
Pencen (Jabatan) 151
Peguam Negara (Jabatan) 152
Pelajaran (Jabatan) 153
Pembangunan Koperasi 154
 KOD

Pemegang Amanah Raya Pentadbiran Pesaka (Jabatan) 155

Pemegang Harta 156
Pemegang Harta dan Pegawai Penerimaan (Pejabat) 157
Pemeriksa Kapal-kapal (Pejabat) 158
Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
- MAMPU (Unit) 159
Penapisan Filem Negara (Lembaga) 160
Pendaftaran Cap Dagangan dan Jaminhak (Jabatan) 161
Pendaftaran Kesatuan Pekerja (Pejabat) 162
Pendaftaran Negara (Jabatan) 163
Pendaftaran Perniagaan (Pejabat) 164
Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (Pejabat) 165
Pendaftaran Syarikat (Pejabat) 166
Penerangan Malaysia (Jabatan) 167
Penerbangan Awam (Jabatan) 168
Pengajian Pembangunan Malaysia (Pusat) 169
Pengangkutan Jalan (Jabatan) 170
Pengarah Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) 171
Penguatkuasa Akta Penanam Padi (Pejabat) 172
Pengurusan Bangunan Kerajaan (Bahagian) 173
Pengurusan Kontrak dan Bekalan (Bahagian) 174
Penilaian (Bahagian) 175
Penjara (Jabatan) 176
Penyelarasan dan Pelaksaan - ICU (Unit) 177
Penyelarasan Khidmat Kontraktor-kontraktor Bumiputra
- PUSAKABUMI (Pusat) 178
Penyelidikan Sosio-Ekonomi (Unit) 179
Penyiaran Malaysia (Jabatan) 180
Penyiasatan Kajibumi (Jabatan) 181
Penyimpanan Mohor Besar Raja-Raja Melayu (Pejabat) 182
Peperangan Saraf (Bahagian) 183
Perangcangan Am dan Perancang Sosio Ekonomi (Bahagian) 184
Perancang Bandar dan Desa (Jabatan) 185
Perancang Ekonomi - EPU (Unit) 186
Perangkaan (Jabatan) 187
Percetakan Kerajaan/Negara (Jabatan) 188
Perdanan Menteri (Jabatan) 189
Perhubungan Perusahaan (Jabatan) 190
Perhubungan (Pejabat) - Sabah/Sarawak 191
Perhutanan (Jabatan) 192
Perikanan (Jabatan) 193
Perkembangan Kurikulum (Pusat) 194
Perkhidmat Awam Malaysia - JPA (Jabatan) 195
Perkhidmatan Bomba (Jabatan) 196
Perkhidmatan Haiwan (Jabatan) 197
 KOD

Perkhidmatan Pertolongan (Pusat) 198

Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) 199
Perjawatan Persekutuan (Pejabat) - Sabah/Sarawak 200
Perkhidmatan Pos (Jabatan) 201
Perlindungan Hidupan Liar dan Taman Negara
- PERHILITAN (Jabatan) 202
Perpaduan Negara (Jabatan) 203
Peperiksaan (Lembaga) 204
Perpustakaan Negara 205
Pertahanan Awam (Jabatan) 206
Pertanian (Jabatan) 207
Pertubuhan Keselamatan Sosial (Pejabat) 208
Perumahan Negara (Jabatan) 209
Pesuruhjaya Khas Cukai Pendapatan (Pejabat) 210
Pinjaman Perumahan (Bahagian) 211
Polis Di Raja (Jabatan) 212
Rancangan Membasmi Malaria (Bahagian) 213
Sekolah Latihan Pergigian Pulau Pinang 214
Setiausaha Persekutuan Sarawak (Pejabat) 215
Suruhanjaya Pasukan Polis Di Raja 216
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam 217
Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan 218
Suruhanjaya Perkhidmatan Keretapi 219
Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran 220
Suruhanjaya Pilihanraya 221
Tabung Angkatan Tenteta (Lembaga) 222
Telekom (Jabatan) 223
Tanah dan Galian Persekutuan (Jabatan) 224
Tanah dan Galian Wilayah Persekutuan (Jabatan) 225
Tenaga Nuklear (Unit) 226
Tenaga Rakyat (Jabatan) 227
Tibi Negara (Pusat) 228
Timbalan Perdana Menteri (Pejabat) 229
Timbangrata Serantau (Pusat) 230
Ukur dan Pemetaan Negara (Jabatan) 231
Urusetia Rukun Tetangga 232

JABATAN NEGERI

Dewan Undangan Negeri 331

Institut Tadbiran dan Penyelidikan Sabah (SINAR) 332
Jabatan Arkib Negeri 333
Jabatan Bekalan Air 334
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam 335
 KOD

Jabatan Keretapi Negeri (Sabah) 336

Jabatan Muzium Negeri 337
Jabatan Peguam Negeri 338
Jabatan Pelabuhan dan Dermaga 339
Jabatan Pembangunan Perindustrian 340
Jabatan Perancang Bandar dan Wilayah 341
Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am Negeri 342
Jabatan Tanah dan Ukur/Jabatan Tanah dan Galian 343
Jabatan Undang-Undang Negeri 344
Pejabat DYMM Sultan/Yang DiPertuan Besar
Yang DiPertua Negeri (Istana) 345
Pejabat Daerah/Jajahan/Pentadbiran Bahagian 346
Pejabat Kadhi Besar 347
Pejabat Kemajuan Negeri 348
Pejabat Kewangan Negeri 349
Pejabat Menteri Besar/Ketua Menteri 350
Pejabat Mufti 351
Pejabat Penasihat Undang-undang 352
Pejabat Penyelia Agama 353
Pejabat Perbendaharaan Negeri 354
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri 355
Pejabat Setiausaha Jawatankuasa-jawatankuasa Negeri 356
Pejabat Tanah 357
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri 358
Unit Perancang (Ekonomi) Negeri 359

KOD NEGERI

PERAK A
SELANGOR B
PAHANG C
KELANTAN D
JOHOR J
KEDAH K
MELAKA M
NEGERI SEMBILAN N
PULAU PINANG P
PERLIS R
TRENGGANU T
WILAYAH PERSEKUTUAN F
SABAH H
SARAWAK W
 KOD
BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN
Bank Kerjasama Rakyat Malaysia 381
Bank Negara Malaysia 382
Bank Pertanian Malaysia 383
Bank Pembangunan Malaysia 384
Bank Simpanan Nasional 385
Berita Nasional Malaysia (BERNAMA) 386
Dewan Bahasa dan Pustaka 387
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 388
Hospital Universiti 389
Institut Kajian Strategik Antarabangsa (ISIS) 390
Institut Penyelidikan Getah Malaysia 391
Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian - MARDI 392
Institut Penyelidikan Minyak Kelapa Sawit (PORIM) 393
Institut Penyelidikan Perhutanan 394
Institut Teknologi MARA - ITM 395
Institut Piawaian & Penyelidikan Perindustrian Malaysia (SIRIM) 396
Institut Penyelidikan Galian Malaysia 397
Keretapi Tanah Melayu (KTM) 398
Kolej Tunku Abdul Rahman 399
Kompleks Kewangan 400
Kumpulan FIMA 401
Kumpulan Wang Simpanan Guru-Guru 402
Lembaga Arkitek Malaysia 403
Lembaga Balai Seni Lukis Negara 404
Lembaga Cukai Api 405
Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (MAJUIKAN) 406
Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) 407
Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan (KESEDAR) 408
Lembaga Kemajuan Pahang Tenggara (DARA) 409
Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu (KADA) 410
Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) 411
Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) 412
Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA) 413
Lembaga Kemajuan Ternakan Negara 414
Lembaga Kemajuan Trengganu Tengah (KETENGAH) 415
Lembaga Kemajuan Wilayah Jengka (LKWJ) 416
Lembaga Kemajuan Wilayah Kedah (KEDA) 417
Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA) 418
Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF/KWSP) 419
Lembaga Kumpulan Wang Buruh India Selatan 420
Lembaga Kumpulan Wang Perpindahan Malaysia 421
Lembaga Latihan Perindustrian dan Persijilan
Ketukangan Kebangsaan (LLPPKK) 422
 KOD

Lembaga Lebuhraya Malaysia 423

Lembaga Letrik Negara (LLN) 424
Lembaga Loteri Kebajikan Masyarakat 425
Lembaga Padi dan Beras Negara (LPN) 426
Lembaga Pelabuhan (Johor/Kelang/Kuantan/Kuching/
Pulau Pinang/Bintulu) 427
Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) 428
Lembaga Pemulihan dan Penyatuan Tanah (FELCRA) 429
Lembaga Pendaftaran dan Perlesenan Minyak Kelapa
Sawit (PORLA) 430
Lembaga Pentadbir Rancangan-rancangan Kerajaan Tanam
Semula Getah 431
Lembaga Penduduk dan Pembangunan Keluarga Negara 432
Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Getah Malaysia 433
Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Perusahaan Timah 434
Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang 435
Lembaga Peperiksaan 436
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia 437
Lembaga Perlesenan Tenaga Atom 438
Lembaga Perumahan Malaysia - Malaysian Housing Trust 439
Lembaga Perusahaan Nenas Tanah Melayu 440
Lembaga Pertubuhan Peladang (LPP) 441
Lembaga Pasaran dan Pelesenan Getah Malaysia (MRELB) 442
Lembaga Pusat Guru-Guru 443
Lembaga Tabung Angkataan Tentera 444
Lembaga Tembakau Negara 445
Lembaga Urusan dan Tabung Haji (LUTH) 446
Limbongan Kapal dan Kejuruteraan Malaysia 447
Majlis Amanah Rakyat (MARA) 448
Majlis Penyelidikan dan Kemajuan Sains Negara 449
Majlis Peperiksaan Malaysia 450
Majlis Sukan Negara 451
Maktab Kerjasama Malaysia 452
Perbadanan Kemajuan Filem Nasional (FINAS) 453
Perbadanan Kemajuan Getah Malaysia Berhad (MARDEC) 454
Perbadanan Kemajuan Kraftangan Malaysia 455
Perbadanan Kemajuan Pelancongan (TDC) 456
Perbadanan Nasional (PERNAS) 457
Perbadanan Pembangunan Bandar (UDA) 458
Perbadanan Perkapalan Antarabangsa Malaysia (MISC) 459
Perbadanan Perusahaan Berat Malaysia (HICOM) 460
Petroleum Nasional Berhad (PETRONAS) 461
Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) 462
Pusat Daya Pengeluaran Negara (PDPN) 463
Pusat Kumpulan Wang Perurshaan Perkapalan 464
 KOD

Pusat Penyelidikan Getah Malaysia (PRIM) 465

Pusat Penyelidikan Atom Tun Ismail (PUSPATI) 466
Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) 467
Suruhanjaya Pelabuhan Pulau Pinang 468
Syarikat Kemajuan Perumahan Pegawai-pegawai Kerajaan 469
Universiti Kebangsaan Malaysia 470
Universiti Islam Antarabangsa 471
Universiti Malaya 472
Unversiti Pertanian Malaysia 473
Universiti Sains Malaysia 474
Universiti Teknologi Malaysia 475
Universiti Utara Malaysia 476

BADAN BERKANUN NEGERI

Lembaga Air/Pihak Berkuasa Air 581

Lembaga Letrik Sabah 582
Lembaga kemajuan Bintulu 583
Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri 584
Lembaga Kemajuan Penanam-penenam Padi 585
Lembaga Kemajuan Tanah Negeri 586
Lembaga Kesihatan Negeri 587
Lembaga Kolej 588
Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Guru-guru 589
Lembaga Maktab 590
Lembaga Padi Negeri 591
Lembaga Pelabuhan 592
Lembaga Pembangunan Perumahan dan Bandar 593
Lembaga Penyatuan dan Pemulihan Tanah 594
Lembaga/Perbadanan Muzium Negeri 595
Lembaga Simpanan dan Kemajuan Tanah 596
Lembaga Sukan dan Kebudayaan Negeri 597
Lembaga Zakat/Baitulmal 598
Kerajaan Tempatan (Majlis Perbandaran/Daerah) 599
Koperasi Pembangunan Desa 600
Kumpulan Pencen dan Anak Yatim 601
Mahkamah Syariah 602
Majlis Agama Islam dan Adat Istiadat Melayu 603
Perbadanan Kemajuan/Pembangunan Ekonomi Negeri 604
Perbadanan kemajuan/Pembangunan Pertanian 605
Perbadanan Kemajuan Ekonomi Islam 606
Perbadanan Pembekalan Letrik 607
Perbadanan Perpustakaan Awam 608
Perbadanan Perusahaan Kemajuan Kayu 609
 KOD

Perbadanan Pinjaman 610

Perbadanan Stadium 611
Perbadanan Urusan Kejuruteraan dan Limbongan Brooke 612
Pusat Pengajian Nilam Puri 613
Suruhanjaya Perumahan dan Pembangunan 614
Taman Negara 615
Yayasan Islam 616
Yayasan Negeri 617
Yayasan Pelajaran 618
LAMPIRAN B
 LAMPIRAN B

CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA

HURUFA

ACARA 1
ADUAN 2
AGENDA 3
AGENSI 4
AHLI JAWATANKUASA/COUNCIL 5
AHLI/ANGGOTA 6
AKAUN 7
AKHBAR/BERITA/MAJALAH/MAKALAH/PENERBITAN/SURAT KHABAR 8
UNDANG-UNDANG/ENAKMEN/AKTA 9
AKTIVITI 10
ALAMAT 11
ALATAN/ALAT TULIS/PEALATAN PEJABAT/PEKAKAS 12
ANGGARAN BELANJAWAN/PERUNTUKAN 13

***** TAMBAHAN *****

HURUF B

BADAN BERKANUN 72
BAHAN/KESATUAN/PERSATUAN/KELAB/GABUNGAN 73
BAHAN BERCETAK/BUKU/SURAT KERAJAAN 74
BAHASA 75
BANGLO/BANGUNAN/PERUMAHAN/KEDIAMAN 76
BANTUAN 77
BAUCER/JERNAL 78
BAYARAN 79
BEKALAN/BAHAN-BAHAN 80
BELANJAWAN 81
BENGKAL/WORKSHOP 82
BIASISWA/DERMASISWA/BANTUAN 83
BIL 84
BINTANG/KURNIAAN BINTANG 85
BIRO 86

BORANG 87

***** TAMBAHAN *****

HURUF C

CADANGAN/PERAKUAN 128
CAGARAN 129
CARUMAN 130
CEDERA/KECEDERAAN/KEMALANGAN 131
CEK 132
CENDERAMATA 133
CERAMAH/KULIAH/SYARAHAN 134
CETAK/ALAT-ALAT PERCETAKAN 135
CUKAI 136

CUTI/CUTI BELAJAR 137

***** TAMBAHAN *****

HURUF D

DADAH 170
DAFTAR 171
DAKWAH 172
DASAR 173
DATA 174
DENDA 175
DERMASISWA/BANTUAN 176
DEWAN 177
DIPLOMA 178

DOKUMENTASI 179

***** TAMBAHAN *****

HURUF E

EJAAN BARU 220

EJEN 221
ELAUN/LAIN-LAIN HABUAN WANG 222

ETIKA PERKHIDMATAN AWAM 223

***** TAMBAHAN *****

HURUF F

FAIL 254

***** TAMBAHAN *****

HURUF G

GAJI 265
GANJARAN 266

GANTIRUGI 267

***** TAMBAHAN *****

HURUF H

HADIAH 287
HAKMILIK 289
HAL EHWAL PENUNTUT 290
HAPUSKIRA 291
HARTA 292
HASIL 293
HUBUNGAN 294

HUTANG 295

***** TAMBAHAN *****

HURUFI

IBU PEJABAT 336

IJAZAH 337
IKHTISAS 338
IKLAN 339
IKTIRAF 340
INSTITUT PELAJARAN TINGGI 341
INSURANS 342
INVENTORI 343

ISTILAH-ISTILAH BAHASA 344

***** TAMBAHAN *****

HURUFJ

JABATAN PENUNTUT MALAYSIA 375

JADUAL 376
JADUAL TUGAS 377
JAWATAN/PERJAWATAN 378
JAWATANKUASA 379
JEMPUTAN 380
JENTERA 381
JUALAN 382
JUMAAH 383
JURUBAHASA 384
JURUODIT 385

JURUTAIP 386

***** TAMBAHAN *****

HURUF K

KABINET 427
KAD PENGENALAN/KUASA 428
KAD PERAKAM WAKTU 429
KAJIAN 430
KAKITANGAN 431
KEBAJIKAN 432
KEBENARAN 433
KEBERSIHAN 434
KECURIAN/KEHILANGAN 435

KEDIAMAN 436

***** TAMBAHAN *****

HURUF L

LAIN-LAIN HAL 487

LAMBANG/LOGO/LENCANA 488
LANTIKAN/PENGAMBILAN 489
LAPORAN-LAPORAN/PENYATA 490
LATIHAN 491
LAWATAN 492

LEMBAGA 493

***** TAMBAHAN *****

HURUF M

MAJALAH 524
MAJLIS 525
MAKLUMAT 526
MAKTAB 527
MANUAL PROSEDUR KERJA 528
MASA BEKERJA 529
MEL/POS 530
MELANJUTKAN PELAJARAN 531
MEMORANDUM/NOTA 532
MESIN PEJABAT 533
MESIN/MEKANISASI 534
MEAYUARAT 535
 ***** TAMBAHAN *****
HURUF N

NASIHAT 576
NOTA 577
NOTA-NOTA SERAHTUGAS 578

NOTIS/PAPAN NOTIS 579

***** TAMBAHAN *****

HURUF O

ODIT 620
OPERASI PENUH 621
OPSYEN/PILIHAN 622
ORDINAN 623

ORGANISASI 624

***** TAMBAHAN *****

HURUF P

PAKAIAN/PAKAIAN SERAGAM (UNIFORM) 645

PAKAR/PERUNDING/PENASIHAT 646
PAMIRAN 647
PANDUAN 648
PANGKAT 649
PANJAR 650
PARLIMEN 651
PASUKAN 652
PEGAWAI PERKHIDMATAN PELAJARAN 653
PEGUAM 654
PEJABAT 655
PEKELILING 656
PEKERJAAN 657
PELAJAR 658
PELAJARAN 659
PELAN 660
PELATIH 661
PELAWAAN 662
PELAWAT/ROMBONGAN 663
PELUPUSAN 664

***** TAMBAHAN *****

HURUF R

RAHSIA 725
RAMPAIAN SURAT MENYURAT 726
RANCANGAN 727
RAWATAN 728
RAYUAN 729
REKOD 730
RENCANA/RISALAH 731
ROMBONGAN/PELAWAT 732
RUANG PEJABAT 733

RUMAH 734

***** TAMBAHAN *****

HURUF S

SAGUHATI 775
SEKOLAH 776
SEKRETARIAT/URUSETIA 777
SEMINAR 778
SENARAI 779
SEWA 780
SIARAN AKHBAR 781
SIJIL/DIPLOMA/IJAZAH 782
SIMPOSIUM 783
SIRI PENERANGAN 784
SISTEM 785
SISTEM KOMPUTER 786
SISTEM PEPERIKSAAN 787

SKEL/TANGGAGAJI 788

***** TAMBAHAN *****

HURUF T

TABUNG 839
TAJAAN 840
TAKSIRAN 841
TAMBAHAN 842
TAMBANG/TIKET 843
TANGGAGAJI 844
TAPISAN KESELAMATAN 845
TARAF 846
TARIF 847
TATA RAKYAT 484
TATATERTIB/DISIPLIN 849
TAWARAN 850
TEGURAN 851
TEKNIK 852
TELEFON 853
TELEGRAM/TELEGRAF 854
TEMPAHAN 855
TEMUDUGA 856

TENDER 857

***** TAMBAHAN *****

HURUF U

UCAPAN/TITAH UCAPAN 898

UJIAN 899
ULANG TAHUN 900
UNIT 901
UNVIERSITI 902
UPACARA 903
URUSAN 904
URUSETIA 905

USUL 906

***** TAMBAHAN *****

HURUFW

WAKIL 947
WANG 948
WARAN 949
WARGANEGARA 950
WARTA 951

WORKSHOP 952

***** TAMBAHAN *****

HURUFY

YAYASAN 983
YURAN 984

***** TAMBAHAN *****

LAMPIRAN C
 LAMPIRAN C

DOKET FAHARASAT BILANGAN (BORANG AM 89)

BAHAGIAN HADAPAN

NOMBOR-NOMBOR FAIL NO. FAIL: KDN 03/451/1/1

YANG BERKENAAN
FAHARASAT Dl BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PERKERANIAN

PERKARA

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

BAHAGIAN BELAKANG

TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA

30.5.86 SU

1.6.86 S

3.6.86 TSU
 LAMPIRAN C (Sambungan)

DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89)

NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1

FAHARASAT Dl BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PERKERANIAN

PERKARA

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1

FAHARASAT Dl BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PERKERANIAN

PERKARA

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

LAMPIRAN D
 LAMPIRAN D

CARA MENDAPATKAN FAIL

Terima surat
Pastikan perkara dan
Pecahan perkara
Berikan tajuk untuk fail baru

Rujuk buku kod

Semak buku kod Pastikan kod yang sesuai
- Pasti Kod

Semak doket faharasat Rujuk Doket Faharasat Bil dan

bil untuk kod berkenaan berikan nombor rujukan yang
sesuai

Tuliskan tajuk dan nombor

Fail ber- rujukan ke atas fail
kenaan kod
ini sudah di
buka?
Kandungkan surat dan edarkan
fail

Sediakan kertas doket faharasat

bilangan dan faharasat abjad

Susun kertas faharasat bilangan

dan faharasat abjad dalam doket
Dapatkan fail dan berkenaan
kandungan surat

Simpan doket-doket
LAMPIRAN E

GC
 LAMPIRAN E

BORANG PERGERAKAN FAIL

Kepada: ......................................................................................................

Daripada:....................................................................................................

Tajuk Fail:..................................................................................................

Nombor Fail: ...............................................................................................

Fail di atas telah diedarkan

kepada: ............................

pada: ................................

tandatangan: ....................

Ebba/lampiran A(c)