PAG-OORGANISA NG PUL0NG (ORGANIZING THE MEETING)

Ang pag-oorganisa ng pulong ay mahalaga upang ito ay maging epektibo at mabisa. Ang apat (4) na
elemento ng isang organisadong pulong.

1. PAGPAPLANO (PLANNING)

Mga tanong na dapat masagot kapag nagpaplano ng isang pulong:

* Ano ba ang dapat makuha o maaabot ng grupo pagkatapos ng pulong?

* Ano ang magiging epekto sa grupo kapag hindi nagpulong?

Kung kinakailangang magpulong, linawin ang layunin ng pulong: ito ba ay pagbibigay lamang ng
impormasyon? May mga kailangan bang pagpasyahan? Mahalaga ito upang malinaw kung sino ang
dapat na iimbitahan sa pulong.

1. MAGKAROON NG MALINAW NA LAYUNIN, KONG BAKIT DAPAT MAY PAGPUPULONG:

* Pagpaplano para sa organisasyon (Planning)

* Pagbibigay impormasyon (may mga dapat ipaalam sa mga kasapi)

* Konsultasyon (may dapat isangguni na hindi kayang sagutin ng ilang membro lamang)

* Paglutas ng problema (may suliranin na dapat magkaisa ang lahat)

* Pagtatasa (evaluation, sa mga nakaraang gawain o proyekto)

2. PAGHAHANDA (ARRANGING)

Sa imbitasyon (by letter, text o verbal), kailangang sabihan ang mga taong dapat dumalo sa pulong: kung
kalian (petsa at oras), saan (lugar ng pulong), at ano ang agenda (mga bagay na pag-uusapan) na
tatalakayin. Ang paghahanda ay nakadepende rin sa mga particular na tungkulin ng mga tao sa pulong.

* Chairman/President (presiding officer)– kailangang alam nya ang agenda, kung paano patatakbuhin
ang pulong, at alam kung paano hahawakan ang mga mahihirap at kontrobersyal na mga isyu.

* Secretary (Kalihim)– kailangan niyang ihanda ang katitikan (minutes of the meeting) o talaan noong
nakaraang pulong at iba pang mga ulat at kasulatan ng organisasyon.
 * Mga kasapi sa pulong (members)– kailangang pag-aralan nila ang agenda o mga bagay na pag-
uusapan para aktibo ang kanilang pakikilahok.

SA IMBITASYON DAPAT IPAALAM AT ISULAT ANG MGA PAG-UUSAPAN/TATALAKAYIN

(Agenda of the Meeting)

· Pagbubukas ng pulong (date, day, time, and place of meeting)

· Pagbasa at pagsang-ayon sa katitikan ng nakaraang pulong(reading the minutes of the previous

meeting)

· Pagtatalakay ng ibang paksa na may kinalaman na nakaraang pulong.(pending matters)

· Pinakamahalagang pag-uusapan (business of the day)

· Ibang paksa (other matters)

· Pagtatapos ng pulong (adjournment)

MAGHANDA SA PULONG

· Ihanda ang lugal, (mesa. Upuan, pagkain kong kinakailangan, palikuran, kasiguruhan o security at iba
pa)

· ang mga gagamitin (pisara o blackboard, chalk or pentel pen at iba pa)

· pag-aralan (research) ang mga topic na tatalakayin, kong kinakailangan magtalataga (assign) ng taong
mas higit na nakakaalam sa usapin.

3. PAGPOPROSESO (PROCESSING)

Ang pulong ay dapat mayroong mga “rules, procedures o standing orders” kung paano ito patatakbuhin.
Sa pangkalahatan, pareho naman ang mga prinsipyo ng mga patakarang (rules) ginagamit ng union,
nagkakaiba lang sa mga detalye.

Ang ilang mahahalagang patakaran (rules) ng pulong at ang tungkol sa mga dumalo (attendance) at
pagsasagawa ng desisyon.

* Quorum – ito ang bilang ng mga kasapi ng kasama sa pulong na dapat dumalo para maging opisyal
ang pulong. Madalas ito ay 50% + 1 ng bilang ng mga inaasahang dadalo sa pulong.
 * Consensus – isang proseso ng pagdedesisyon ng kung saan kinukuha ang nagkakaisang desisyon ng
lahat ng mga kasapi sa pulong.

* Simpleng mayorya – isang proseso ng pagdedesisyon ng kung saan kinakailangan ang 50% + 1
(simple majority) ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga nakadalo sa isang opisyal na pulong.

* 2/3 majority – isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan kinakailangan ang 2/3 o 66% ng
pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga dumalo sa isang opisyal na pulong.

MAGSIMULA AT MAGTAPOS SA TAKDANG ORAS

* Simulan ang pagpupulong sa itinakdang panahon o oras.

* Sikaping matapos ang pagpupulong sa itinakdang oras, alalahanin, ang ibang kasapi ay may iba pang
nakatatakdang gagawin.

4. PAGTATALA (RECORDING)

Ang tala ng pulong ay tinatawag na katitikan (minutes) ito ay mahalaga dahil ito ang opisyal na
record ng mga desisyon at pinag-uusapan sa pulong. Maaari itong balikan ng organisasyon kung may
kinakailangang linawin sa mga nakaraang pag-uusap. Dapat hindi lang ang Kalihim ang magtatala, ang
mga kasapi dapat nagtatala rin sila ng hindi nila makalimutan ang pinag-usapan.

MAY MGA MAHAHALAGANG PAPEL SA PULONG

1. Pinuno (Chairperson) – tinatawag ding “facilitator” tagpatnubay, o “meeting leader”. Sinisiguro niya
na maayos ang takbo ng pag-uusap at pagdedesisyon. Ang chairperson ay parang pulis-trapiko na siyang
nagpapaandar o nagpapahinto ng usapan sa pulong:

· MGA PATRIKULAR NA GAWAIIN NG CHAIRPERSON

1) Nangunguna at nag-aambag sa usapan.

2) Kumukuha ng impormasyon at paglilinaw tungkol sa mga bagay na pinag-uusapan.

3) Nagbibigay ng karagdagang impormasyon, naglilinaw at nagpapatawa sa mga usapan.

4) Nag-aayos ng sistema ng pulong.

5) Namamagitan sa mga alitan o hindi pagkakaunawaan ng mga kasama sa pulong.

 2. Secretary – tinatawag ding recorder, minutes-taker, o tagatala. Responsibilidad niya ang
sistematikong pagtatala ng mga nagpag-uusapan at desisyon sa pulong. Tungkulin niya na ipaalala kung
ano ang dapat pag-uusapan upang hindi mawala sa direksyon ang grupo at upang maging tuloy-tuloy ang
pag-uusap.

3. Mga kasapi sa Pulong (Members of the Meeting) – sila ang mga aktibong miyembro o kalahok sa
pulong. Responsibilidad nila na ipaalala sa Chairperson at Secretary ang kanilang mga gawain. Maaari
ding silang magbigay ng mga mungkahi o panukala sa pamamaraan ng pulong. Sila ang nagbabahagi,
nagpapaliwanag, nagtatanong, makatuwirang pumumuna at gumagawa ng desisyon.

MGA DAPAT IWASAN SA PULONG

1. Malabong layunin sa pulong – dapat malinaw ang layunin sa pulong, ang may iba’t ibang paksa ang
pinag-uusapan at walang direksyon ang pulong ay nakawawalang gana sa mga kasapi.

2. Bara-bara na pulong – walang sistema ang pulong. Ang lahat ay gustong magsalita kaya
nagkakagulo, kaya dapat ang “house rules”.

3. Pagtalakay sa napakaraming bagay – hindi na nagiging epektibo ang pulong dahil sa dami ng agenda
at pinag-uusapan. Pagod na ang isip ng nagpupulong.

4. Pag-atake sa indibidwal – may mga kasama sa pulong na mahilig umatake o pumuna sa pagkatao ng
isang indibidwal. Nagiging personal ang talakayan, kaya’t daihil dito nagkakasamaan ng loob ang mga tao
sa pulong.

5. Pag-iwas sa problema – posible sa isang pulong ay hindi ilabas ng mga kasama ang problema ng
organisayon. Sa halip, ang binabangit nila ay iba’t iba at walang kabuluhang bagay para maiwasan ang
tunay na problema.

6. Kawalan ng pagtitiwala sa isa’t isa – walang ibubunga ang mga pulong na walang pagtitiwala at
pagbubukas sa isa’t isa, dito kinakailangan ang “Iklas” manalig ka sa Allah, palaging alalahanin ang
kasabihan: “may Makita kang isda sa dagat na wala sa ilog, at may Makita ka na isda na wala naman sa
dagat”.

7. Masamang kapaligiran ng pulong – masyadong maingay o magulo ang lugar ng pinagpupulungan

kaya hindi magkarinigan. Minsan naman ay napakainit ng lugar o maraming istorbo gaya ng mga usyoso
na nanonood, nakikinig o nakikisali, magkakalayo ang mga kinanalagyan ng mga kasamahan, dapat ang
pinuno ay nakikita at naririnig ang lahat.

8. Hindi tamang oras ng pagpupulong – ang miting ay hindi dapat natatapat sa alanganing oras – tulad
halimbawa ng tanghaling tapat, sobrang gabi o sa oras ng trabaho ng mga manggagawa.
Iwasan o dapat hindi makadalo ang MGA KASAMANG NAKAKAGULO SA PULONG, sino sila? Kilalanin….

1. Mr Huli- papaano hindi tawaging Huli eh Parating Huli – nahihinto ang takbo ng pag-uusap dahil
kailangang ipaliwanag at ulitin sa nahuling dumating kung anong nangyari o napag-usapan. (LAUGHING)

2. Mr Umali- si Maagang Umaalis – umaalis kaagad kahit hindi pa tapos ang pulong. Kadalasan ay hindi
siya nakakasama sa pagdedesisyon sa huling bahagi ng pulong at siya pa minsan ang reklamador.
(LAUGHING)

3. Mr Sira-Sirang Plaka – paulit-ulit ang sinasabi dahil maaaring hindi nakikinig o talagang may kakulitan
lang o gumawa ng sariling “papel” o gustong palaging “bida”. Dahil dito, nauubos ang oras ng pulong.

4. Mrs Duda- Parating Nagdududa – anumang tinatalakay sa pulong ay pinagdududahan o

pinagsususpetsahan. Ang tingin niya ay laging masama o negatibong balak ang grupo o ang ilang mga
kasama. Walang tiwala sa kakayahan ng kasamahan.

5. Mr Iling-Laging Umiiling-iling – parang laging hindi tanggap ang sinasabi ng mga kasama sa grupo, na
sa tuwing sasabihin ang kasamahan ay pailing-iling na walang namang sinasabi.

6. Miss Gana-Walang Gana – bagamat pisikal na nasa pulong, ang kanyang isip ay nasa ibang lugar at
may ibang ginagawa nagbabasa, nagdro-drowing, hikab ng hikab, natutulog, at iba pa, habang
nagpupulong.

7. Mr Whisper-Bulungero – nakakainis at nakakailang dahil kahit nagsasalita ang mga kasama sa grupo,
bulong siya ng bulong (pangiti-ngiti pa kung minsan) sa kanyang katabi. Para bang may intrigang sinasabi
sa katabi niya.

8. Mr Apeng Daldal-Daldalero – halos sa buong pulong, siya at siya na lamang ang nagsasalita.
Kadalasan din siya ang may pinakamalakas na boses, at madalas ay “out of topic.”

9. Miss Tsismosa – nagdadala na kung anu-anong balita, tsismis at intriga na walang katuturan sa
pulong. Dahil dito, nauubos ang oras ng pulong sa kanyang mga kuwento.

10. Mr Henyo-Masyadong Marunong – ayaw magpatalo kahit kanino. Ayaw din niyang makinig sa
mungkahi ng iba dahil akala niya siya ang palaging tama.

11. Mr Pal-Paalis alis – habang nagpupulong, paalis-alis (pupunta ng comfort room, tatawag sa telepono
o cellpon, makikipagkwentuhan sa iba, at kong ano-ano pa ang pinag-aabalahan) pero pagbalik ang
daming tanong.

12. Mr Tang-Tagasunod - taga-tango at nakikisanay sa lahat ng nangyayari sa pulong at walang sariling

opinion, kundi sama-sama lang sa mas maraming kasama.

“Mr Chairman I moved for the adjournment of the Meeting..”

“I second the motion”

Now ladies and gentlemen, there is a move for adjournment and duly seconded.. Meeting adjourn... Mr
Chairman presiding until next meeting.