UNIT PENDIDIKAN KHAS

JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

PENGURUSAN FAIL
PROGRAM PENDIDIKAN
KHAS INTEGRASI
(PPKI)
Disediakan Oleh
Ropizalhazri Bin Ismail
TUJUAN PENGURUSAN FAIL
 Menentukan sistem pengurusan
fail yang bersistematik untuk
tujuan tindakan atau rujukan.
 Menjelaskan proses pembukaan,
pergerakan dan penyimpanan
fail.
 Mendapat kefahaman dalam
tugas-tugas mengendalikan fail
dan pengurusan PPKI.
 PENGKELASAN FAIL
 Fail Rasmi
- tanggungjawab Ketua
Pembantu Tadbir, Pembantu
Tadbir dan Pembantu Am
Pejabat.
 Fail Kerja
- tanggungjawab Guru Penolong
Kanan (GPK) Pendidikan Khas/
Penyelaras dan Guru Pendidikan
Khas.
 JENIS FAIL
 Fail Rasmi  Fail Kerja
 FAIL RASMI
 Kulit Fail

Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 5 Tahun 2007
menyebut menggunakan kulit
fail (Am 435 – Pin 1/80) yang
ditetapkan mengikut piawaian
Jabatan Arkib Negara.
 FAIL RASMI (sambungan)

 Pengkodan

- SMKKS/04/11/003 ( )

- JPNP/09/02/02 ( )

- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )

- CEA4089.700-1/3 ( )
 FAIL RASMI (sambungan)

 Pengkodan

- CEA4089.700 – 04 / 03 ( )

Sekolah
Kod Arkib Negara
Pendidikan Khas
Kurikulum
Bilangan
FAIL RASMI (sambungan)

8
 FAIL RASMI (sambungan)

 Pengkodan dan Pendaftaran

- Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail
berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka
dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.
CEA4089….-O4
Pendidikan Khas

04/01 04/02 04/03 04/04

Pengurusan PPKI Kurikulum Hal Ehwal Murid Kokurikulum

04/03/01 04/03/02 04/03/03

Pasukan Kelab dan Persatuan Sukan dan Permainan/
Badan Beruniform 1M1S
 FAIL RASMI (sambungan)

 Kandungan Fail

Kertas Minit

Surat Keluar
Masuk
- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan
di dalam fail yang telah dibuka.
- Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.
- Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.
 FAIL RASMI (sambungan)

 Kertas Minit
- penting bagi mencatat segala dokumen
keluar masuk.

- Minit kandungan
surat yang diterima/
masuk ditulis
menggunakan pen
warna merah
dan surat keluar menggunakan
pen berwarna biru / hitam.
 FAIL RASMI (sambungan)

 Surat Masuk dan Keluar

- Surat yang
diterima / masuk
dicop menggunakan
warna merah.

- Surat yang
dihantar / keluar
dicop menggunakan
warna biru / hitam.
 FAIL RASMI (sambungan)

 Simpanan Fail
- menyebut perlu
disimpan di Bilik Rekod
dengan menggunakan
rak yang sesuai dan
dilabelkan bagi
memudahkan
pengesanan fail.
- Fail hendaklah disimpan dalam kabinet
berkunci yang berpalang, rak bergerak
yang berkunci atau bilik kebal sesuai
dengan Arahan Keselamatan.
 FAIL RASMI (sambungan)

 Menutup Fail
- apabila jumlah
bilangan surat /
dokumen mencecah
bilangan 100 atau
setebal 2 inci/4 cm.
- Fail hendaklah ditulis
Tutup Pada XX/X/2010
Rujuk Jilid XX
- Fail baru hendaklah di tulis Jld. XX
Contoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2
 FAIL RASMI (sambungan)

 Fail Perlu Hidup

- ada catatan keluar masuk
surat / dokumen.
- Contoh :
DOKUMEN STATUS BIL
a. Surat mohon tubuh Pengakap PPKI Keluar 1
b. Surat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB Masuk 2
c. Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap Masuk 3
d. Surat panggilan kursus Pengakap dari JPN Masuk 4
e. Surat maklum hadir kursus dari sekolah Keluar 5
f. Surat mohon kelulusan buat program sekolah Keluar 6
g. Surat kelulusan program dari Pengetua Masuk 7
 FAIL KERJA
 Kulit Fail
- bebas.
 Simpanan Fail
- dalam Bilik PPKI
 Pengkelasan Fail
Pengurusan dan Pentadbiran PPKI

Pengurusan Mesy/ Akta/ Pengurusan Pengurusan

PPKI Taklimat Pekeliling Rekod Kewangan
 FAIL KERJA (sambungan)

 Kandungan Fail
- Menggunakan kertas pembahagi
- Mengandungi maklumat seperti :
* Carta Organisasi
* Takwim / Perancangan Tahunan
* Senarai Jawatankuasa
* Perlembagaan
* Surat-surat
 FAIL KERJA (sambungan)
 Pengkelasan Fail Kerja
BIL FAIL UTAMA JUMLAH
FAIL
1 Pengurusan dan 7
Pentadbiran PPKI
2 Kurikulum 11
3 Hal Ehwal Murid 5
4 Kokurikulum 4
JUMLAH 27
 FAIL KERJA (sambungan)
1. Pengurusan dan Pentadbiran
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM

1.1 Maklumat Am Program PPKI

1.2 Fail Meja
1.3 Carta Organisasi PPKI
1.4 Jawatankuasa PPKI
1 Pengurusan PPKI 1.5 Maklumat Kelas PPKI
1.6 Takwim / Perancangan Tahunan

1.7 Buku Panduan Pengurusan

1.7 Perancangan Strategik PPKI

2.1 Surat Panggilan Mesyuarat

2 Mesyuarat / Taklimat
2.2 Minit Mesyuarat
 FAIL KERJA (sambungan)
1. Pengurusan dan Pentadbiran
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM
3 Akta dan Surat Pekeliling 3.1 Rujuk lampiran
4.1 Rekod Pendaftaran Murid
4.2 Rekod Kehadiran Murid
4.3 Rekod Pergerakan Guru / PPM
4.4 Rekod Guru Ganti
4.5 Rekod Penggunaan Peralatan
4.6 Rekod Laporan Guru Bertugas
4 Pengurusan Rekod 4.7 Rekod Pelawat
Rekod Profil Murid (unit HEM)
4.8 - Rekod Kesihatan
- Rekod Pergigian
4.9 Buku Stok/Inventori/Harta Modal
4.10 Buku Tugasan Guru
4.11 Buku Tugasan PPM
 FAIL KERJA (sambungan)
1. Pengurusan dan Pentadbiran
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM

5.1 Perancangan Perbelanjaan Tahunan

Pengurusan 5.2 Penyata peruntukan PCG

5
Kewangan 5.3 Rekod perbelanjaan

5.4 Salinan Nota minta / Invois / Resit

6.1 Kertas Kerja

6 Perkembangan Staf
6.2 Laporan Aktiviti
7.1 Kertas Kerja
7 Dokumentasi 7.2 Laporan Aktiviti
7.3 Post Mortem
 FAIL KERJA (sambungan)
2. Kurikulum
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM

1.1 Dokumen Standard Kurikulum (DSK)

1 KSSRPK/KSSMPK 1.2 Dokumen Standard Prestasi (DSP)

1.3 Sukatan Pelajaran Bermasalah

Pembelajaran
2.1 Jadual Waktu Induk
2.2 Jadual Waktu Guru
2 Jadual Waktu
2.3 Jadual Waktu Kelas
2.4 Jadual Tugasan PPM
3.1 Jadual Pentaksiran / Penilaian
Pentaksiran /
3 3.2 Laporan Pentaksiran
Penilaian
3.3 Pendaftaran Peperiksaan Awam
 FAIL KERJA (sambungan)
2. Kurikulum
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM
4 Bank Soalan 4.1 Bank Soalan / Senarai Semak
5.1 Surat Persetujuan Ibubapa / Penjaga
5.2 Ujian Kelayakan
5.3 Laporan Prestasi Murid
5 Program Inklusif 5.4 Jawatankuasa Program Inklusif
Jadual Waktu Guru Resos dan Arus
5.5
Perdana berkaitan
5.6 Senarai Nama Murid Inklusif
Rancangan 6.1 Jawatankuasa RPI
6 Pengajaran
6.2 Dokumen RPI
Individu
7.1 Jadual pemantauan Guru
7 Pemantauan 7.2 Instrumen pencerapan
7.3 Maklum balas pemantauan
 FAIL KERJA (sambungan)
2. Kurikulum
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM

8.1 Jawatankuasa Panitia

8.2 Perancangan Program Panitia

Panitia Mata
8 pelajaran /
8.3 Minit Mesyuarat Panitia
Komponen
8.4 Kewangan Panitia

8.5 Laporan Aktiviti Panitia

10.1 Saringan 1
10 LINUS
10.2 Domain LINUS

11 PBS 11.1 Dokumen PBS

 FAIL KERJA (sambungan)
3. Hal Ehwal Murid
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM
1.1 Biodata (SMM),
1.2 Surat Penempatan Murid
1.3 Laporan Pemeriksaan Doktor
1.4 Salinan Kad OKU
1.5 Salinan Sijil Kelahiran
1 Peribadi Murid
1.6 Salinan Kad Pengenalan Murid
1.7 Salinan Kad Pengenalan Ibubapa/Penjaga
1.8 Salinan Buku Akaun Bank
1.9 Sijil Penghargaan/Penyertaan
2.1 Analisis Data Guru
Data / Enrolmen 2.2 Analisis Data Murid
2
(SMPK) 2.3 Analisis Data PPM
2.4 Laporan Status PPKI
 FAIL KERJA (sambungan)
3. Hal Ehwal Murid
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM

3.1. Jawatankuasa Disiplin PPKI

3 Disiplin
3.2 Laporan Salahlaku Murid

Skim Pinjaman Buku 4.1 Borang Pinjaman Buku Teks

4
Teks
4.2 Data SPBT PPKI

5.1 Borang Persetujuan Ibubapa

5 Biasiswa / EMK
Borang Kebenaran / Kawalan
5.2
Pengeluaran Wang
 FAIL KERJA (sambungan)
4. Kokurikulum
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM
Carta Organisasi / Jawatankuasa
1.1
Pengurusan Kokurikulum
1.2 Senarai Nama Murid Mengikut Unit
Induk Pengurusan
1 1.3 Takwim / Perancangan Kokurikulum
Kokurikulum
1.4 Laporan Pencapaian / Pengiktirafan
1.5 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
2.1 Senarai Nama Murid
2.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
2.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
Pasukan Badan
2 2.4 Perlembagaan
Beruniform
2.5 Pelaporan Aktiviti
2.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
2.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
 FAIL KERJA (sambungan)
4. Kokurikulum
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM
3.1 Senarai Nama Murid
3.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
3.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
3 Kelab dan Persatuan 3.4 Perlembagaan
3.5 Pelaporan Aktiviti
3.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
3.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
4.1 Senarai Nama Murid
4.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
4.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
Sukan dan
4 4.4 Perlembagaan
Permainan / 1M1S
4.5 Pelaporan Aktiviti
4.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
4.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
Soal Jawab
TERIMA KASIH