PDF

"ม
หา
วิท
ยาล
ัยส
วน
ดุส
ิต
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่าน
ั้น "
Learning Materials
English for Secretarial and Office Work
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Kanokwan Kunlasuth
(B.Ed., M.A.)
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Faculty of Humanities and Social Sciences

Suan Dusit University
2016
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
Learning Materials
าล
English for Secretarial and Office Work

ว ิทย
หา
Author : Kanokwan Kunlasuth

"ม
3rd edition : August 2017 73 Copies

4th edition : August 2018 34 Copies
Designed and Printed by : Graphic Site Media and Printing Solutions

Tel : 0-2244-5081
Preface
This learning materials is designed for students who study in the Business
English Major on English for Secretarial and Office Work course. The content is
organized according to the course syllabus. The book comprises nine units which
contain Introduction to Secretarial Work, Using Office Equipment, Handling Telephone
"
นั้น
Calls in an Office, Making Appointments, Filing Documents, Arranging Meetings, Writing
Business Memorandums, Writing Fax Messages and Using Microsoft Office. The goal of
เท่า
this book is to encourage students to communicate effectively in order to become a
professional secretary. The content covers integrated skills. It also provides practice
ษา
exercises for students to produce the language and enhance their English competence
ึก
in business situations.
รศ
It is the intention of the author that this book will be useful for students who
กา
wish to advance in the secretarial field in international business after graduation and
for those who are interested in this field. Last but not least, my appreciation goes to
เพื่อ
the authors and web owners for content and pictures chosen for education purposes
only.
ิต
ดุส
วน
Kanokwan Kunlasuth
ัยส
August 2016
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Table of Contents
Page
Preface (1)
Course Lesson Plan and Evaluation (5)
มคอ. 3 (12)
"
Unit 1 Introduction to Secretarial Work 1
นั้น
Introduction 1
เท่า
Qualifications of a Secretary 1
Attitudes of a Successful Secretary 6
ษา
Duties of a Secretary 7
ึก
Conclusion 16
รศ
Review Questions กา 16
References 17
เพื่อ
Unit 2 Using Office Equipment 19
Introduction 19
Daily Use Items 20
ิต
ดุส
High-cost Equipment and Office Furniture 21

Fax Machine Instructions 25
วน
How to Send a Fax Message 25

ัยส
How to Receive a Fax Message 28

าล
Photocopier Instructions 32
How to Use a Photocopier 32
ิทย
Conclusion 33
ว
Review Questions 33
หา
References 34
"ม
UNIT 3 Handling Telephone Calls in an Office 35

Introduction 35
Good Telephone Manners 36
Common Errors in Telephoning 37
Receiving a Call 39
Conclusion 45
(3)
Review Questions 46
References 47
UNIT 4 Making Appointments 49
Introduction 49
Fixing an Appointment 49
Changing an Appointment 53
"
นั้น
Cancelling an Appointment 56
Language Focus 58
เท่า
Conclusion 60
ษา
Review Questions 61
References 63
ึก
รศ
UNIT 5 Filing Documents 65
Introduction
กา 65
Purposes of Filing 66
เพื่อ
Types of Filing Cabinets 66
Types of Filing Systems 70
ิต
Coding Documents for Subject Filing 76

ดุส
Conclusion 79
วน
Review Questions 79
ัยส
References 80
UNIT 6 Arranging Business Meetings 81
าล
Introduction 81
ิทย
Preparing for a Meeting 81

ว
Writing an Agenda 82
หา
Running a Meeting 85
"ม
Meeting Process 85
Expressions for a meeting 86
Writing Minutes 94
Conclusion 97
Review Questions 97
References 98
(4)
UNIT 7 Writing Business Memorandums 99

Introduction 99
Guidelines for Writing Office Memorandums 99
Elements of an Office Memorandum 100
Model Memorandums 106
Expressions Used for Memorandums 110
"
นั้น
Conclusion 114
Review Questions 114
เท่า
References 115
ษา
UNIT 8 Writing Fax Messages 117
Introduction 117
ึก
รศ
Parts of a Fax 117
Model Fax Messages
กา 119
Expressions Used in a Fax Cover Sheets 124
เพื่อ
Conclusion 125
ิต
References 127
ดุส
UNIT 9 Using Microsoft Office 129

วน
Introduction 129
ัยส
Microsoft Outlook 129

Microsoft Excel 138
าล
Conclusion 145
ิทย

ว
References 146
หา
Bibliography 147
"ม
Course Lesson Plan and Evaluation
Subject (English) English for Secretarial and Office Work Subject Code 1552638
(Thai) ภาษาอังกฤษสาหรับงานเลขานุการและงานสานักงาน
Credits 3(3-0-6)
"
Course Description
นั้น
English usage in an introduction to office work: secretarial terminology, using office
เท่า
equipment, handling telephones, making appointments, filing, arranging meetings, writing basic
business correspondence and related paper work; practice using Microsoft Office Suite and
ษา
secretarial skills in an office.
ึก
Course Objectives
รศ
กา
By the end of the course, the students will be able to:
เพื่อ
1. Identify responsibilities and tasks of a secretary;
2. Identify meanings of vocabulary of office equipment and use the office equipment;
3. Handle the telephone calls in different situations;
ิต
ดุส
4. Make, change and cancel appointments;

5. File documents;
วน
6. Arrange meetings;
ัยส
7. Write business memos;

าล
8. Write fax messages; and

ิทย
9. Use Microsoft Outlook and Microsoft Excel in office.

ว
หา
Course Lesson Plan and Evaluation

"ม
Learning and
Week Content Hours Materials Evaluation Lecturer
Teaching Activities
1 Course Orientation 3  Course - Course - Kanokwan
description and syllabus Observation Kunlasuth
Introduction to objectives - OHT - In-class
Secretarial Work  Assessment - Laptop activities
(6)
Learning and
Teaching Activities
 Inform about - PowerPoint
quality assurance slides
 Brainstorm and - Textbook
present
qualifications and
attitudes that a
"
company
นั้น
secretary should
have
เท่า
 Present duties
that a company
ษา
secretary should
ึก
perform
รศ
 Do exercises
กา
2 Using Office 3  Brainstorm and - OHT -
Equipment present - Laptop Observation
เพื่อ
equipment - PowerPoint - In-class
including small, slides exercises
ิต
expendable and - Textbook

ดุส
daily use items - Realia

 Present higher-
วน
cost equipment
ัยส
 Study the
unknown words
าล
found
ิทย
 Present the
instructions of
ว
หา
some typical
equipment so
"ม
that a secretary
can make great
use of the
equipment in
daily work
 Do exercises
(7)
Learning and
Teaching Activities
 Use the
equipment in the
office of Business
Program
3 Handling 3  Brainstorm and - OHT - Kanokwan
Telephone Calls in present good - Laptop Observation Kunlasuth
"
an Office telephone - PowerPoint - Questions
นั้น
manners slides and
 Study common - Textbook responses
เท่า
errors in - Video clips in class
telephoning - In-class
ษา
 Study expressions exercises
ึก
used to receive a
รศ
call in an office
กา
 Do exercises
 Make telephone
เพื่อ
conversations
4-5 Making 6  Introduce phrases - OHT - Kanokwan
ิต
Appointments to make, change - Laptop Observation Kunlasuth

ดุส
and cancel - PowerPoint - Questions

appointments slides and
วน
through emails - Textbook responses

ัยส
 Introduce phrases in class

to make, change - In-class
าล
and cancel exercises

ิทย
appointments by
phone
ว
หา
 Study additional
phrases
"ม
 Do exercises
 Write emails and
conversations
6-7 Filing Documents 6  Brainstorm the - OHT - Kanokwan
importance of - Laptop Observation Kunlasuth
filing documents - PowerPoint - Questions
slides and
(8)
Learning and
Teaching Activities
 Introduce filing - Textbook responses
documents in - Documents in class
term of purposes and records - In-class
of filing exercises
 Present types of
filing cabinets
"
 Present types of
นั้น
filing systems and
ways to code
เท่า
documents
 Do exercises
ษา
8-9 Arranging Business 6  Brainstorm how - OHT - Kanokwan
ึก
Meetings and what to - PowerPoint Observation Kunlasuth
รศ
prepare for a
กา slides - Questions
meeting - Textbook and
 Present writing - Video clips responses
เพื่อ
agenda and in class
memo sent to - In-class
ิต
participants exercises
ดุส
 Introduce running
a meeting by
วน
presenting the
ัยส
process of the
meeting and
าล
expressions used
ิทย
 Present how to
write up minutes
ว
หา
of the meetings
"ม
phrases
 Do exercises
 Practice writing
agenda, memo,
conversation and
minutes
(9)
Learning and
Teaching Activities
10-11 Writing Business 6  Introduce - OHT - Kanokwan
Memorandums guidelines for - Laptop Observation Kunlasuth
writing office - PowerPoint - Questions
memorandums slides and
 Present elements - Textbook responses
of an office in class
"
memorandum - In-class
นั้น
 Provide model exercises
memorandums
เท่า
 Study expressions
used for
ษา
memorandums
ึก
 Do exercises
รศ
 Write theกา
memorandums
with the given
เพื่อ
situation
12-13 Writing Fax 6  Brainstorm the - OHT - Kanokwan
ิต
Messages importance of - Laptop Observation Kunlasuth

ดุส
sending fax - PowerPoint - Questions

 Present parts of a slides and
วน
fax - Textbook responses

ัยส
 Introduce model in class

fax messages - In-class
าล
 Study the exercises

ิทย
expressions used
in fax cover
ว
หา
sheets.
 Read the fax
"ม
message
phrases
 Do exercises
 Write fax
messages
(10)
Learning and
Teaching Activities
14-15 Using Microsoft 6  Brainstorm the - OHT - Kanokwan
Office importance of - Laptop Observation Kunlasuth
- Outlook using Microsoft - PowerPoint - Questions
- Excel Office for work slides and
 Introduce the use - Textbook responses
of Microsoft in class
"
Outlook and - In-class
นั้น
Microsoft Excel exercises
 Do exercises
เท่า
 Practice the
program
ษา
application –
ึก
Outlook and
รศ
Excel กา
16 Final examination 3  Do the test Test papers Test results Kanokwan
Kunlasuth
เพื่อ
ิต
Assessment
ดุส
1. Formative scores 70 %
วน
1.1 Assignments 30
1.2 Quizzes (Achievement test and Performance test) 20
ัยส
1.3 Role play 10

าล
1.4 Office training 10

ิทย
2. Summative scores 30 %
ว
หา
Evaluation
"ม
 Criterion Reference Scoring  Norm Reference Scoring
Grade Percentage
A 90-100
B+ 85-89
B 75-84
(11)
C+ 70-74
C 60-69
D+ 55-59
D 50-54
F 0-49
Main Text:
"
Kunlasuth, K. (2016). English for secretarial and office work. Bangkok: SDU Publisher.
นั้น
เท่า
References:
ดุจดาว ดวงเด่น. (2550). จัดเอกสารง่ายๆ ให้งานทันสมัยและลดต้นทุน: Effective filing system.
ษา
กรุงเทพฯ: สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ.
ึก
เพ็ญนภา สาเนียง. 2553. Microsoft Office 2010 ฉบับสมบูรณ์. กรุงเทพฯ: เอส พี ซี บุ๊คส์.
รศ
สุรางค์ นพคุณ. (2540). การจัดการเอกสาร Records management. กรุงเทพฯ: เทคนิคพริ้นติ้ง.
กา
Allen-Bond, J., Vaughan, A. & Heyen, N. (1994). Business calls. Harlow: Longman.
เพื่อ
Barnard, R. & Meehan, A. (2005). Writing for real world 2: An introduction to business
writing. Oxford: Oxford University Press.
Brook-Hart, G. (2006). Business benchmark: Upper intermediate. Cambridge:
ิต
Cambridge University Press.

ดุส
Dignen, B. (2003). Communicating in business English. New York: Compass Publishing.

วน
Helgesen, M. & Adams, K. (1995). Workplace English: Office file. Harlow: Longman.
ัยส
Ibbotson, M. & Stephens, B. (2006). Business start-up 2. Cambridge: Cambridge

University Press.
าล
Littlejohn, A. (2005). Company to company. Cambridge: Cambridge University Press.

ิทย
Lougheed, L. (1993). Business correspondence; Letters, faxes, and memos.

ว
Massachusetts: Addison-Wesley Publishing Company.

หา
Pohl, A. (2002). Test your professional English: Secretarial. Harlow: Pearson

"ม
Education.
Seely, J. (2005). Oxford guide to effective writing and speaking. Oxford: Oxford
University Press.
Thomson, K. (2007). English for meetings. Oxford: Oxford University Press.
Toselli, M. & Millan, A. M. (2006). English for secretaries and administrative personnel.
Madrid: McGraw-Hill.
รายละเอียดของรายวิชา
ชื่อสถาบันอุดมศึกษา มหาวิทยาลัยสวนดุสิต
วิทยาเขต/คณะ/ภาควิชา คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ หลักสูตรภาษาอังกฤษธุรกิจ
หมวดที่ 1 ข้อมูลทั่วไป
1. รหัสและชื่อรายวิชา
1552638 ภาษาอังกฤษสาหรับงานเลขานุการและงานสานักงาน (English for Secretarial and Office Work)
"
2. จานวนหน่วยกิต
นั้น
3 หน่วยกิต
3. หลักสูตรและประเภทของรายวิชา
เท่า
หลักสูตรภาษาอังกฤษธุรกิจ หมวดวิชาเฉพาะ วิชาเฉพาะด้าน
4. อาจารย์ผู้รับผิดชอบรายวิชาและอาจารย์ผู้สอน
ษา
อาจารย์กนกวรรณ กุลสุทธิ์
ึก
5. ภาคการศึกษา/ชั้นปีที่เรียน
รศ
ภาคการศึกษาที่ 1/2559 ชั้นปีที่ 2 กา
6. รายวิชาที่ต้องเรียนมาก่อน (Pre-requisite) (ถ้ามี)
-
เพื่อ
7. รายวิชาที่ต้องเรียนพร้อมกัน (Co-requisites) (ถ้ามี)
-
8. สถานที่เรียน
ิต
ดุส
มหาวิทยาลัยสวนดุสิต
9. วันที่จัดทาหรือปรับปรุงรายละเอียดของรายวิชาครั้งล่าสุด
วน
15 สิงหาคม 2559
ัยส
หมวดที่ 2 จุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์
าล
1. จุดมุ่งหมายของรายวิชา
ิทย
1.1 เพื่อให้นักศึกษามีความรอบรู้เกี่ยวกับงานเลขานุการและงานสานักงาน
1.2 เพื่อให้นักศึกษาสามารถประยุกต์ความรู้เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานเลขานุการและงานสานักงาน
ว
หา
อย่างมืออาชีพ
1.3 เพื่อให้นักศึกษามีทักษะการใช้ภาษาอังกฤษในระดับที่สามารถติดต่อสื่อสารทางธุรกิจได้ดี
"ม
1.4 เพื่อให้นักศึกษาสามารถพัฒนาทักษะที่จาเป็นในการทางานของตน
2. วัตถุประสงค์ในการพัฒนา/ปรับปรุงรายวิชา
เพื่อพัฒนาผู้เรียนให้มีความรู้ความสามารถในการใช้ภาษาอังกฤษในการปฏิบัติงานเลขานุการและงาน
สานักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งพัฒนาทักษะการทางานอื่นๆ ที่จาเป็นต่อการปฏิบัติงานเลขานุการ
และงานสานักงาน
(13)
หมวดที่ 3 ลักษณะและการดาเนินการ
1. คาอธิบายรายวิชา
การใช้ภาษาอังกฤษสาหรับ งานสานักงานเบื้องต้น คาศัพท์เกี่ยวกับงานเลขานุการ การใช้อุปกรณ์
สานักงาน การรับโทรศัพท์ การนัดหมาย การจัดแฟ้มเอกสาร การจัดการประชุม การเขียนจดหมายโต้ตอบ
ทางธุรกิจเบื้องต้น และงานเอกสารที่เกี่ยวข้อง ฝึกการใช้โปรแกรมชุดสานักงาน และฝึกทักษะงานเลขานุการ
ในสานักงาน
English usage in an introduction to office work: secretarial terminology, using office
equipment, handling telephones, making appointments, filing, arranging meetings, writing basic
"
business correspondence and related paper work; practice using Microsoft Office Suite and
นั้น
secretarial skills in an office.
2. จานวนชั่วโมงที่ใช้ต่อภาคการศึกษา
เท่า
บรรยายการฝึก สอนเสริม ปฏิบัติ/งาน การศึกษาด้วยตนเอง
ภาคสนาม/การฝึกงาน
ษา
บรรยาย 45 ชั่วโมงต่อ สอนเสริมตามความ ไม่มีการฝึกปฏิบัติงาน ศึกษาด้วยตนเอง 90
ึก
ภาคการศึกษา ต้องการของนักศึกษา ภาคสนาม ชั่วโมงต่อภาคการศึกษา
รศ
เฉพาะราย กา
3. จานวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่อาจารย์ให้คาปรึกษาและแนะนาทางวิชาการแก่นักศึกษาเป็น
เพื่อ
รายบุคคล
- ผู้สอนให้คาปรึกษาผ่านจดหมายอีเล็กทรอนิกส์
ิต
- ผู้สอนจัดเวลาให้คาปรึกษาเป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่มย่อยจานวน 3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
ดุส
หมวดที่ 4 การพัฒนาการเรียนรู้ของนักศึกษา
วน
1. คุณธรรมจริยธรรม
ัยส
1.1 คุณธรรมจริยธรรมที่ต้องพัฒนา
1) มีวินัย ตรงต่อเวลา รับผิดชอบต่อหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
าล
2) มีความซื่อสัตย์สุจริตต่องานที่ได้รับมอบหมาย
ิทย
3) เคารพข้อตกลง กฎระเบียบ และข้อบังคับ

4) มีจรรยาบรรณทางวิชาการและวิชาชีพ
ว
หา
1.2 วิธีการสอน
1) มอบหมายงานให้นักศึกษาโดยกาหนดระยะเวลาส่งที่แน่นอน
"ม
2) มอบหมายงานให้นักศึกษาพร้อมชี้แจงเรื่องการทุจริต
3) ชี้แจงข้อตกลง กฎระเบียบและข้อบังคับระหว่างผู้สอนและผู้เรียน
4) สอดแทรกเรื่องจรรยาบรรณทางวิชาการและวิชาชีพที่เกี่ยวข้องกับรายวิชา
1.3 วิธีการประเมินผล
1) ประเมินจากการตรวจงานที่มอบหมายให้นักศึกษาและสังเกตพฤติกรรมการเข้าเรียน การ
ตรงต่อเวลา
(14)
2) ตรวจสอบชิ้นงานของนักศึกษาที่ได้รับมอบหมายว่ามีการอ้างอิงแหล่งที่มาอย่างถูกต้องและ
ไม่ได้คัดลอกมาจากผู้อื่น
3) สอบถามความรู้ความเข้าใจเรื่องข้อตกลง กฎระเบียบและข้อบังคับระหว่างผู้สอนและผู้เรียน
4) สอบถามความรู้ความเข้าใจเรื่องจรรยาบรรณทางวิชาการและวิชาชีพ
2. ความรู้
2.1 ความรู้ที่ต้องได้รับ
1) มีความรู้ความเข้าใจ และมีทักษะภาษาอังกฤษด้านการฟัง การพูด การอ่าน และการเขียน
2) มีความรู้ความเข้าใจด้านคาศัพท์ สานวน และไวยากรณ์ในบริบททางธุรกิจ
"
3) มีความรู้ความเข้าใจพื้นฐานทางธุรกิจ
นั้น
4) บูรณาการความรู้ด้านภาษาอังกฤษกับธุรกิจด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
เท่า
1) บรรยายหน้าที่ความรับผิดชอบและงานที่เกี่ยวข้องกับงานเลขานุการและงานสานักงาน โดยมี
ตัวอย่างประกอบ และเปิดโอกาสให้นักศึกษาสังเกต พูดคุย ฝึกอ่าน ฝึกเขียนกับเพื่อนในชั้น
ษา
เรียน
ึก
2) อธิบายคาศัพท์ สานวน และไวยากรณ์ที่จาเป็นกับงานเลขานุการและงานสานักงาน
รศ
3) มอบหมายให้นักศึกษาค้นคว้าหาข้อมูลเกี่ยวกับงานเลขานุการและงานสานักงานที่เกี่ยวข้อง
กา
และจาเป็น แล้วนาเสนอข้อมูล
4) นาเสนอกรณีศึกษา และสถานการณ์ต่างๆ ที่ประยุกต์ความรู้ภาษาอังกฤษและนาไปใช้ในงาน
เพื่อ
เลขานุการและงานสานักงาน โดยจัดการเรียนการสอนหลากหลายรูปแบบ
1) ประเมินจากการสังเกตผู้เรียนระหว่างสอน
ิต
ดุส
2) ประเมินจากการให้นักศึกษาฝึกโต้ตอบ ทาแบบทดสอบย่อย แสดงบทบาทสมมุติ เกี่ยวกับ

คาศัพท์ สานวนและไวยากรณ์ที่จาเป็นกับงานเลขานุการและงานสานักงาน
วน
3) ประเมินจากการนาเสนอในชั้นเรียน
ัยส
4) ประเมินจากการซักถามและสังเกตผู้เรียนระหว่างสอน
3. ทักษะทางปัญญา
าล
3.1 ทักษะทางปัญญาที่ต้องพัฒนา
ิทย
1) สืบค้นข้อมูลและแสวงหาความรู้เพิ่มเติม ทันต่อเหตุการณ์และเทคโนโลยีใหม่ๆ
2) คิดสร้างสรรค์ และปรับใช้องค์ความรู้อย่างเหมาะสม
ว
หา
3) คิด วิเคราะห์ และแก้ไขปัญหาได้อย่างมีระบบ

4) สังเคราะห์องค์ความรู้
"ม
1) มอบหมายงานให้นักศึกษาค้นคว้าด้วยตนเอง
2) มอบหมายงานโดยกาหนดสถานการณ์ที่หลากหลายให้กับนักศึกษาเพื่อฝึกการใช้คาศัพท์และ
สานวน และเปิดโอกาสให้นักศึกษาได้แสดงความคิดเห็น วิเคราะห์ด้วยเหตุผล
3) มอบหมายให้นักศึกษาฝึกงานในสานักงานหลักสูตรภาษาอังกฤษธุรกิจ
4) มอบหมายให้นักศึกษานักศึกษาเขียนรายงานสะท้อนองค์ความรู้ที่ได้เรียนในรายวิชา
(15)
1) ประเมินจากงานที่มอบหมายให้นักศึกษา
2) ประเมินจากผลงานตามเกณฑ์การประเมินที่กาหนด (Rubrics)
3) ประเมินโครงงานตามเกณฑ์การประเมินที่กาหนด (Rubrics)
4) ประเมินจากการตรวจรายงาน และให้ผลสะท้อนกลับ
4. ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและความรับผิดชอบ
4.1 ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและความรับผิดชอบที่ต้องพัฒนา
1) ทางานร่วมกับผู้อื่นได้
"
2) สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นั้น
3) มีความรับผิดชอบต่อบทบาทของตนที่มีต่อผู้อื่น
เท่า
1) ใช้กิจกรรมคู่และกลุ่ม
2) ใช้กิจกรรมถาม-ตอบ และให้นักศึกษาแสดงความคิดเห็นโดยใช้ภาษาในการสื่อสารระหว่าง
ษา
ผู้สอนกับนักศึกษา และระหว่างนักศึกษากับนักศึกษาด้วยกันเอง
ึก
3) มอบหมายให้นักศึกษานาเสนองานเป็นกลุ่ม โดยมีการแบ่งบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบใน
รศ
กลุ่ม กา
1) ประเมินจากพฤติกรรมของนักศึกษาในการทากิจกรรมคู่และกลุ่ม
เพื่อ
2) ประเมินจากการสังเกตภาษาที่นักศึกษาใช้ในการสื่อสารภายในชั้นเรียน
3) ประเมินจากผลการนาเสนองานของนักศึกษา
5. ทักษะการวิเคราะห์เชิงตัวเลข การสื่อสาร และการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
ิต
ดุส
5.1 ทักษะการวิเคราะห์เชิงตัวเลขการสื่อสารและการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ต้องพัฒนา
1) ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสืบค้นและนาเสนอข้อมูลได้
วน
2) ติดต่อสื่อสารโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
ัยส
3) คานวณตัวเลข หรือวิเคราะห์ข้อมูลเชิงตัวเลขเบื้องต้นได้
4) คานวณตัวเลข หรือประมวลผลข้อมูลโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูปได้
าล
ิทย
1) มอบหมายงานให้นักศึกษาค้นคว้าข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์และสื่อออนไลน์ที่น่าเชื่อถือ
2) ฝึกให้นักศึกษาใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทางานที่ได้รับมอบหมาย รวมทั้งใช้โปรแกรม
ว
หา
Outlook เพื่อจัดการตารางนัดหมาย ส่งจดหมายอีเล็กทรอนิกส์ และบันทึกงานที่ต้องทา

3) ฝึกใช้การคานวณ การจัดการข้อมูล การสร้างแผนภูมิด้วยโปรแกรมสาเร็จรูป Excel
"ม
1) ประเมินจากการสังเกตการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทางานที่ได้รับมอบหมาย
2) ประเมินจากการนาเสนอตามเกณฑ์ที่กาหนด
3) ประเมินจากความถูกต้องของผลงานที่สร้างโดยการใช้โปรแกรมสาเร็จรูป Outlook และ
Excel
(16)
หมวดที่ 5 แผนการสอนและการประเมินผล
1. แผนการสอน
สัปดาห์ จานวน กิจกรรมการเรียน
หัวข้อ/รายละเอียด ผู้สอน
ที่ ชัว่ โมง การสอนและสื่อที่ใช้
1 ชี้แจงคาอธิบายรายวิชา 3  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ
จุดมุ่งหมาย แนวการสอน นักศึกษาเกี่ยวกับคุณสมบัติของเลขานุการ กุลสุทธิ์
ข้อกาหนดต่าง ๆ รวมทั้ง ทัศนคติเชิงบวกที่เลขานุการพึงมีต่อการ
วิธีการวัดและประเมินผล ทางาน และขอบข่ายความรับผิดชอบของงาน
"
ชี้แจงและทาความเข้าใจ เลขานุการและงานสานักงาน
นั้น
นโยบายและระบบประกัน  บรรยายเนือ้ หาเกี่ยวกับคุณสมบัติของ
คุณภาพการเรียนการสอน เลขานุการ ทัศนคติเชิงบวกที่เลขานุการพึงมี
เท่า
ต่อการทางาน และขอบข่ายความรับผิดชอบ
งานเลขานุการเบื้องต้น
ษา
ของงานเลขานุการและงานสานักงาน รวมทั้ง
(Introduction to ซักถามข้อสงสัย
ึก
Secretarial Work)  ยกตัวอย่างคุณสมบัติที่ดีของของเลขานุการ
รศ
ทัศนคติเชิงบวกต่อการทางาน และ
กา
รายละเอียดงานเลขานุการและงานสานักงาน
เพื่อ
 ให้นักศึกษาทาแบบฝึกหัดและเฉลยร่วมกัน
 สรุปเนื้อหาที่เรียน ทาคาถามทบทวน และ
เฉลยคาถาม
ิต
 สื่อการสอน: มคอ. 3 รายวิชาภาษาอังกฤษ

ดุส
สาหรับงานเลขานุการและงานสานักงาน
วน
 สื่อการสอน: คอมพิวเตอร์แบบพกพา และ

ัยส
โปรแกรมพาวเวอร์พอยด์
 สื่อการสอน: เอกสารประกอบการเรียน
าล
2 การใช้อุปกรณ์สานักงาน 3  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ

ิทย
(Using Office นักศึกษาเกี่ยวกับอุปกรณ์สานักงานประเภท กุลสุทธิ์

Equipment) ต่างๆ ที่จาเป็นต่อสานักงาน
ว
หา
 บรรยายเนื้อหาเกี่ยวกับอุปกรณ์สานักงาน
ต่างๆ และวิธีใช้งานเครื่องใช้สานักงานที่
"ม
จาเป็นต่อสานักงาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์

เครื่องพิมพ์ เป็นต้น
 ยกตัวอย่างอุปกรณ์สานักงานและเครื่องใช้
สานักงาน
 ให้นักศึกษาจับคู่คาศัพท์และรูปภาพอุปกรณ์
สานักงาน ฝึกอ่านคาอธิบายตามรูปภาพวิธีใช้
(17)

ที่ ชั่วโมง การสอนและสื่อที่ใช้
งานเครื่องใช้สานักงาน และทดลองใช้อุปกรณ์
และเครื่องใช้สานักงานของจริง
 ซักถาม แสดงความคิดเห็น และสรุปวิธีใช้
เครื่องใช้ในสานักงานร่วมกัน
 สรุปเนื้อหาที่เรียน ทาคาถามทบทวน และ
"
นั้น
เท่า
 สื่อการสอน: อุปกรณ์สานักงานและเครื่องใช้
ษา
สานักงานจริง เอกสารประกอบการเรียน
3 การใช้โทรศัพท์ใน 3  กนกวรรณ
ึก
ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ
รศ
สานักงาน (Handling นักศึกษาเกี่ยวกับมารยาทการใช้โทรศัพท์ใน กุลสุทธิ์
Telephone Calls in an สานักงาน
กา
Office)  บรรยายเนื้อหาเกี่ยวกับคาศัพท์และสานวน
เพื่อ
การใช้โทรศัพท์ที่จาเป็นในสานักงาน
 ยกตัวอย่างสานวนการใช้โทรศัพท์ใน
สถานการณ์ต่างๆ ในสานักงาน
ิต
ดุส
 ให้นักศึกษาจับคู่เพื่อฝึกบทสนทนาทาง
โทรศัพท์
วน
 ซักถาม แสดงความคิดเห็น สรุปเนื้อหา

ัยส
เกี่ยวกับสานวนการใช้โทรศัพท์ที่จาเป็นใน
สานักงานร่วมกัน
าล
ิทย
 ให้นักศึกษาฝึกเขียนบทสนทนาโดยใช้คาศัพท์
ว
และสานวนที่ถูกต้องเหมาะสม และแสดง
หา
บทบาทสมมุติ

"ม
สรุปเนื้อหาที่เรียน ให้ทาคาถามทบทวน และ

 สื่อการสอน: วีดีโอคลิป เอกสารประกอบการ
เรียน
(18)

4-5 การนัดหมาย (Making 6  บรรยายเนื้อหาและสานวนเกี่ยวกับการนัด กนกวรรณ
Appointments) หมาย การปรับเปลี่ยนนัดหมาย และการ กุลสุทธิ์
ยกเลิกนัดหมายทางจดหมายอีเล็กทรอนิกส์
 ยกตัวอย่างการนัดหมาย การปรับเปลี่ยนนัด
หมาย และการยกเลิกนัดหมายทางจดหมาย
อีเล็กทรอนิกส์
"
 ให้นักศึกษาจับคู่เพื่อฝึกอ่านข้อความการนัด
นั้น
หมาย การปรับเปลี่ยนนัดหมาย และการ
เท่า
ยกเลิกนัดหมายทางจดหมายอีเล็กทรอนิกส์
 ซักถาม แสดงความคิดเห็น สรุปรูปแบบ
ษา
วิธีการเขียนเพื่อขอนัดหมาย ปรับเปลี่ยนนัด
หมายและยกเลิกนัดหมายทางจดหมาย
ึก
รศ
อีเล็กทรอนิกส์ และสานวนที่เกี่ยวข้องร่วมกัน
 บรรยายเนื้อหาและสานวนเกี่ยวกับการนัด
กา
เพื่อ
ยกเลิกนัดหมายทางโทรศัพท์
 ยกตัวอย่างการนัดหมาย การปรับเปลี่ยนนัด
หมาย และการยกเลิกนัดหมายทางโทรศัพท์
ิต
 ให้นักศึกษาจับคู่เพื่อฝึกอ่านข้อความการนัด
ดุส

วน
ยกเลิกนัดหมายทางโทรศัพท์
 ซักถาม แสดงความคิดเห็น สรุปรูปแบบ
ัยส
วิธีการเขียนเพื่อขอนัดหมาย ปรับเปลี่ยนนัด
าล
หมายและยกเลิกนัดหมายทางโทรศัพท์ และ
ิทย
สานวนที่เกี่ยวข้องร่วมกัน
ว
หา
 ให้นักศึกษาฝึกเขียนจดหมายอีเล็กทรอนิกส์
เพื่อขอนัดหมาย ปรับเปลี่ยน และยกเลิกนัด
"ม
หมายโดยใช้คาศัพท์และสานวนที่ถูกต้อง
เหมาะสม
 ให้นักศึกษาฝึกสนทนาเพื่อขอนัดหมาย
ปรับเปลี่ยน และยกเลิกนัดหมายโดยใช้
คาศัพท์และสานวนที่ถูกต้องเหมาะสม
 สรุปเนื้อหาที่เรียน ให้ทาคาถามทบทวน และ
(19)

6-7 การจัดแฟ้มเอกสาร (Filing 6  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ
Documents) นักศึกษาเกี่ยวกับความจาเป็นในการจัดแฟ้ม กุลสุทธิ์
เอกสารในสานักงาน
"
 บรรยายเนื้อหาเกี่ยวกับตู้เก็บเอกสารประเภท
นั้น
ต่างๆ ระบบที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสาร และ
เท่า
วิธีการจัดเก็บเอกสาร
 ยกตัวอย่างประกอบการบรรยาย
ษา
 ซักถาม แสดงความคิดเห็น
ึก
 ให้นักศึกษาจับคู่เพื่อฝึกอ่าน เขียนสรุป
รศ
ลักษณะ ข้อดี ข้อด้อยของตู้เก็บเอกสารแต่ละ
กา
ประเภท และระบบที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสาร
เพื่อ
ิต

ดุส

วน
สื่อการสอน: จดหมายฉบับจริงที่จะนาไปเก็บ
เอกสารประกอบการเรียน
ัยส
8-9 การจัดการประชุมทาง 6  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ

าล
ธุรกิจ (Arranging นักศึกษาเกี่ยวกับความสาคัญของการจัดการ กุลสุทธิ์

Business Meetings) ประชุมทางธุรกิจ
ิทย
 บรรยายเนื้อหาเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อม
ว
ก่อนการประชุม ระหว่างประชุม และภายหลัง

หา
การประชุม
"ม
 บรรยายคาศัพท์และสานวนการเขียนวาระการ
ประชุมและรายงานการประชุม พร้อมตัวอย่าง
ประกอบ
 สรุปรูปแบบ วิธีการเขียน และสานวนการ
เขียนวาระการประชุมและรายงานการประชุม
ร่วมกัน
 ให้นักศึกษาจับคู่เพื่อฝึกอ่านจับใจความ
(20)

 ให้นักศึกษาฝึกเขียน โดยใช้คาศัพท์และ
สานวนที่ถูกต้องเหมาะสม
 บรรยายคาศัพท์และสานวนที่ใช้ในการประชุม
ได้แก่ การเปิดประชุม การนาเสนอความ
คิดเห็น การเห็นด้วย การเห็นแตกต่าง การปิด
ประชุม
"
 ซักถาม แสดงความคิดเห็น และสรุปเนื้อหา
นั้น
เท่า
 ให้นักศึกษาแสดงบทบาทสมมุติในสถานการณ์
ษา
การประชุมทางธุรกิจ โดยใช้คาศัพท์และ
สานวนที่ถูกต้องเหมาะสม
ึก
รศ
กา
เพื่อ
 สื่อการสอน: วีดีโอคลิป เอกสารประกอบการ
เรียน
ิต
ดุส
10-11 การเขียนบันทึกทางธุรกิจ 6  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ

(Writing Business นักศึกษาเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และหลักการ กุลสุทธิ์
วน
Memorandums) เขียนบันทึกทางธุรกิจ
ัยส
 บรรยายเนื้อหาและสานวนการเขียนบันทึก
ทางธุรกิจ
าล
 ยกตัวอย่างบันทึกทางธุรกิจ
ิทย
 สรุปรูปแบบ วิธีการเขียน และสานวนบันทึก

ว
ทางธุรกิจ
หา
"ม
วัตถุประสงค์และเนื้อหาในบันทึกทางธุรกิจ
ใจความในบันทึกทางธุรกิจร่วมกัน
 ให้นักศึกษาฝึกเขียนบันทึกทางธุรกิจโดยใช้
คาศัพท์และสานวนที่ถูกต้องเหมาะสม
(21)

12-13 การเขียนข้อความทาง 6  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ
โทรสาร (Writing Fax นักศึกษาเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และหลักการ กุลสุทธิ์
Messages) เขียนข้อความทางโทรสาร
"
 บรรยายเนื้อหาและสานวนการเขียนข้อความ
นั้น
ทางโทรสาร
เท่า
 ยกตัวอย่างข้อความทางโทรสาร
 สรุปรูปแบบ วิธีการเขียน และสานวนข้อความ
ษา
ทางโทรสาร
ึก
รศ
วัตถุประสงค์และเนื้อหาในข้อความทาง
กา
โทรสาร
เพื่อ
ใจความในข้อความทางโทรสารร่วมกัน
ิต
 ให้นักศึกษาฝึกเขียนข้อความทางโทรสาร โดย
ดุส
ใช้คาศัพท์และสานวนที่ถูกต้องเหมาะสม

วน
สรุปเนื้อหาที่เรียน ให้ทาคาถามทบทวน และ

ัยส

าล
ิทย
14-15 การใช้โปรแกรมชุด 6  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ

ว
สานักงาน (Using นักศึกษาเกี่ยวกับโปรแกรมชุดสานักงาน กุลสุทธิ์

หา
Microsoft Office) ประเภทต่างๆ

"ม
 บรรยายเนื้อหาการใช้โปรแกรมชุดสานักงาน
Outlook และ Excel
 ยกตัวอย่างวิธีการใช้โปรแกรมชุดสานักงาน
Outlook และ Excel
 ซักถาม แสดงความคิดเห็น และสรุปวิธีการใช้
โปรแกรมชุดสานักงาน Outlook และ Excel
(22)

 ให้นักศึกษาจับคู่เพื่อฝึกวิธีการใช้โปรแกรมชุด
สานักงาน Outlook และ Excel
 ให้นักศึกษาฝึกใช้โปรแกรม Outlook และ
Excel เพื่องานเลขานุการและงานสานักงาน
ตามสถานการณ์ที่กาหนด
"
นั้น
เท่า
ษา
 สื่อการสอน: โปรแกรม Outlook และ Excel
ึก
เอกสารประกอบการเรียน
รศ
16 Final Examination 1.30  แบบทดสอบ กนกวรรณ
กุลสุทธิ์
กา
เพื่อ
2. แผนการประเมินผลการเรียนรู้
สัปดาห์ที่ สัดส่วนของการ
กิจกรรมที่ ผลการเรียนรู้ วิธีการประเมิน
ประเมิน ประเมินผล
ิต
ดุส
1. งานที่ 1.1 มีวินัย ตรงต่อเวลา 1.1 ประเมินจากการส่งงานที่ 1, 2, 3, 5, 50 %

ได้รับ รับผิดชอบต่อหน้าที่ที่ได้รับ มอบหมายตรงเวลา และจาก 9, 11, 13
วน
มอบหมาย มอบหมาย คุณภาพของผลงาน และตลอด

ัยส
(ชิ้นงาน 1.2 มีความซื่อสัตย์สุจริตต่อ 1.2 ตรวจสอบชิ้นงานของ ภาคเรียน

าล
การแสดง งานที่ได้รับมอบหมาย นักศึกษาที่ได้รับมอบหมายว่ามี

ิทย
บทบาท 1.4 มีจรรยาบรรณทาง การอ้างอิงแหล่งที่มาอย่าง

สมมุติ วิชาการและวิชาชีพ ถูกต้องและไม่ได้คัดลอกมาจาก
ว
หา
และการ 2.2 มีความรู้ความเข้าใจด้าน ผู้อื่น

ฝึกงานใน คาศัพท์ สานวน และ 1.4 สอบถามความรู้ความเข้าใจ
"ม
สานักงาน ไวยากรณ์ในบริบททางธุรกิจ ถึงสิ่งที่ควรทาและไม่ควรทาใน

หลักสูตร 2.3 มีความรู้ความเข้าใจ ฐานะเลขานุการ
ภาษา พื้นฐานทางธุรกิจ 2.2 ประเมินจากการสังเกตการ
อังกฤษ 2.4 บูรณาการความรู้ด้าน ใช้คาศัพท์ สานวนการใช้
ธุรกิจ) ภาษาอังกฤษกับธุรกิจด้าน ภาษาอังกฤษในงานเลขานุการ
ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
(23)
3.1 สืบค้นข้อมูลและแสวงหา และงานสานักงานที่ถูกต้อง
ความรู้เพิ่มเติม ทันต่อ เหมาะสม
เหตุการณ์และเทคโนโลยี 2.3 ประเมินจากการนาเสนอใน
ใหม่ๆ ชั้นเรียน
3.2 คิดสร้างสรรค์ และปรับใช้ 2.4 ประเมินจากการซักถาม
"
องค์ความรู้อย่างเหมาะสม และสังเกตผู้เรียนระหว่างสอน
นั้น
3.3 คิด วิเคราะห์ และแก้ไข ความถูกต้องเหมาะสมของ
ปัญหาได้อย่างมีระบบ
เท่า
ชิ้นงาน และการสังเกตการ
4.1 ทางานร่วมกับผู้อื่นได้ แสดงบทบาทสมมุติ
ษา
4.2 สื่อสารได้อย่างมี 3.1 ประเมินจากงานที่
ประสิทธิภาพ
ึก
มอบหมายให้นักศึกษา
รศ
4.3 มีความรับผิดชอบต่อ 3.2 ประเมินจากผลงานตาม
บทบาทของตนที่มีต่อผู้อื่น
กา
เกณฑ์การประเมินที่กาหนด
5.1 ใช้เทคโนโลยีในการสืบค้น
เพื่อ
3.3 ประเมินโครงงานตาม
และนาเสนอข้อมูลได้ เกณฑ์การประเมินที่กาหนด
5.2 ติดต่อสื่อสารโดยใช้ และผลการฝึกงานในสานักงาน
ิต
เทคโนโลยีสารสนเทศ
หลักสูตรภาษาอังกฤษธุรกิจ
ดุส
5.4 คานวณตัวเลข หรือ

4.1 ประเมินจากพฤติกรรมของ
วน
ประมวลผลข้อมูลโดยใช้
โปรแกรมสาเร็จรูปได้ นักศึกษาในการทากิจกรรมคู่
ัยส
และกลุ่ม
าล
4.2 ประเมินจากการสังเกต
ภาษาที่นักศึกษาใช้ในการ
ิทย
สื่อสารภายในชั้นเรียน
ว
4.3 ประเมินจากผลการ
หา
นาเสนองานของนักศึกษา
"ม
5.1 ประเมินจากการสังเกตการ
ใช้เทคโนโลยีในการทางานที่
ได้รับมอบหมาย
5.2 ประเมินจากการนาเสนอ
ตามเกณฑ์ที่กาหนด
5.4 ประเมินจากความถูกต้อง
ของผลงานที่สร้างโดยการใช้
(24)
โปรแกรมสาเร็จรูป Outlook
และ Excel
2. การ 1.1 มีวินัย ตรงต่อเวลา 1.1 ประเมินจากการมาเรียน 7, 15 20 %
ทดสอบ รับผิดชอบต่อหน้าที่ที่ได้รับ และการตรงต่อเวลาในการเข้า
ย่อย มอบหมาย ทดสอบย่อย
"
1.2 มีความซื่อสัตย์สุจริตต่อ 1.2 ประเมินจากการสังเกตว่า
นั้น
งานที่ได้รับมอบหมาย ไม่มีการทุจริตระหว่างการ
2.2 มีความรู้ความเข้าใจด้าน ทดสอบ
เท่า
คาศัพท์ สานวน และ 2.2 ประเมินจากตรวจคาตอบ
ษา
ไวยากรณ์ในบริบททางธุรกิจ ในแบบทดสอบย่อยเกี่ยวกับ
2.4 บูรณาการความรู้ด้าน คาศัพท์ สานวนและไวยากรณ์
ึก
รศ
ภาษาอังกฤษกับธุรกิจด้าน ในการใช้ภาษาอังกฤษในงาน
กา
ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เลขานุการและงานสานักงาน
5.2 ติดต่อสื่อสารโดยใช้ 2.4 ประเมินจากการทดสอบ
เพื่อ
เทคโนโลยีสารสนเทศ ภาคปฏิบัติการใช้โปรแกรมชุด
5.4 คานวณตัวเลข หรือ สานักงาน Outlook และ
ประมวลผลข้อมูลโดยใช้
ิต
Excel เพื่อปฏิบัติงาน
ดุส
โปรแกรมสาเร็จรูปได้
เลขานุการและงานสานักงาน
วน
ัยส
โปรแกรมสาเร็จรูป Outlook
าล
ิทย
โปรแกรมสาเร็จรูป Excel
ว
หา
3. การ 1.1 มีวินัย ตรงต่อเวลา 1.1 ประเมินจากการสังเกต 16 30 %

"ม
สอบปลาย รับผิดชอบต่อหน้าที่ที่ได้รับ พฤติกรรมการเข้าสอบและการ

ภาค มอบหมาย ตรงต่อเวลา
1.2 มีความซื่อสัตย์สุจริตต่อ 1.2 ประเมินจากการสังเกต
งานที่ได้รับมอบหมาย ระหว่างการสอบว่านักศึกษาทา
2.2 มีความรู้ความเข้าใจด้าน ข้อสอบด้วยตนเอง ไม่ได้
คาศัพท์ สานวน และ คัดลอกผู้อื่น
ไวยากรณ์ในบริบททางธุรกิจ
(25)
2.4 บูรณาการความรู้ด้าน 2.2 ประเมินจากคะแนนสอบ
ภาษาอังกฤษกับธุรกิจด้าน เกี่ยวกับคาศัพท์ สานวนและ
ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ไวยากรณ์ที่จาเป็นกับงาน
เลขานุการและงานสานักงาน
2.4 ประเมินจากคะแนนสอบ
"
เกี่ยวกับความรู้และทักษะ
นั้น
ภาษาอังกฤษในงานเลขานุการ
และงานสานักงาน
เท่า
หมวดที่ 6 ทรัพยากรประกอบการเรียนการสอน
ษา
1. เอกสารและตาราหลัก
ึก
Kunlasuth, K. (2016). English for secretarial and office work. Bangkok: SDU Publisher.
รศ
2. เอกสารและข้อมูลสาคัญ กา
-
3. เอกสารและข้อมูลแนะนา
เพื่อ
ิต
ดุส

วน
ัยส
Barnard, R. & Meehan, A. (2005). Writing for real world 2: An introduction to business writing.
Oxford: Oxford University Press.
าล

ิทย
ว
Ibbotson, M. & Stephens, B. (2006). Business start-up 2. Cambridge: Cambridge University Press.
หา

"ม
Lougheed, L. (1993). Business correspondence; Letters, faxes, and memos. Massachusetts:

Addison-Wesley Publishing Company.
Pohl, A. (2002). Test your professional English: Secretarial. Harlow: Pearson Education.
Seely, J. (2005). Oxford guide to effective writing and speaking. Oxford: Oxford University Press.
(26)
หมวดที่ 7 การประเมินและปรับปรุงการดาเนินการของรายวิชา
1. กลยุทธ์การประเมินประสิทธิผลของรายวิชาโดยนักศึกษา
- การสนทนาระหว่างนักศึกษาและผู้สอน (เป็นทางการและไม่เป็นทางการ)
- แบบประเมินผู้สอนและแบบประเมินรายวิชา (ผ่านระบบบริหารการศึกษา)
2. กลยุทธ์การประเมินการสอน
- สังเกตการมีส่วนร่วมในการเรียนการสอนของนักศึกษา
- ผลการเรียนของนักศึกษา (จากงานที่ได้รับมอบหมายและการสอบ)
- แบบสอบถาม
"
3. การปรับปรุงการสอน
นั้น
- นาแบบสอบถามจากการประเมินการสอนของนักศึกษามาเป็นแนวทางในการปรับปรุง
- ประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้สอนในรายวิชาที่เกี่ยวข้อง
เท่า
- ทาวิจัยในชั้นเรียน
4. การทวนสอบมาตรฐานผลสัมฤทธิ์ของนักศึกษาในรายวิชา
ษา
- ใช้การทวนสอบการให้คะแนนจากการสุ่มตรวจผลงานของนักศึกษาโดยอาจารย์ท่านอื่นในหลักสูตร
ึก
- มีการตั้งคณะกรรมการในสาขาวิชาตรวจสอบผลการประเมินการเรียนรู้ของนักศึกษา โดยตรวจสอบ
รศ
ข้อสอบ วิธีและเกณฑ์การให้คะแนนสอบ กา
5. การดาเนินการทบทวนและการวางแผนปรับปรุงประสิทธิผลของรายวิชา
- ปรับปรุงรายวิชาทุก 5 ปี หรือตามข้อเสนอแนะ และผลการทวนสอบมาตรฐานผลสัมฤทธิ์ตามข้อ 4
เพื่อ
- เปลี่ยนหรือสลับผู้สอนเพื่อให้นักศึกษาได้เรียนรู้และมีมุมมองในการประยุกต์ความรู้จากผู้สอนที่
หลากหลาย
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ว ิทย
หา
"ม
Unit 1
Introduction to Secretarial Work
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
Introduction
ัยส
A secretary not only deals with office and clerical work but also cooperates
าล
with superiors, colleagues and other organizations. Therefore, individual firms are
ิทย
typically looking for a secretary with the best qualifications. This unit presents
ว
qualifications and attitudes that a company secretary should have. The duties that a
หา
company secretary should perform are also presented.

"ม
Qualifications of a Secretary
The qualities and skills are required for an efficient secretary. Furthermore, the
secretary should have basic knowledge of business, especially the type of business
he/she works in. To explain more, the following descriptions show efficient
qualifications of the company secretary.
2
According to Merriam-Webster Online: Dictionary and Thesaurus (Merriam-

Webster, 2013), the origin of “secretary” comes from Latin secretum that means
“secret”. This reflects that keeping secrets is important characteristics of a secretary.
Moreover, qualifications of a good secretary are represented in each letter in the word
“secretary” which can be described as follows:
S Sincere
"
นั้น
A secretary should be sincere in his/her views and work.
E Enthusiasm
เท่า
A secretary should have a great eagerness to be involved in secretarial work.
ษา
C Courtesy
A secretary should behave with politeness towards people whom he/she
ึก
รศ
contacts with.
R Royalty
กา
A secretary should have royalty to superiors and organization.
เพื่อ
E Energy
A secretary should be full of energy or full of new and exciting ideas to handle
ิต
his/her duties.
ดุส
T Tact
วน
A secretary should have ability to avoid offending people by being careful not
ัยส
to say or do things that would hurt their feelings.

A Active
าล
A secretary should be active and dynamic in completing assignments.

ิทย
R Responsibility
ว
A secretary should be responsible for work.

หา
Y Youth
"ม
A secretary should act young at heart always.

From ideas above, it is believed that a secretary usually performs different tasks
and coordinates different sorts of people. In order to complete the tasks, he/she is
not only willing to do the jobs, but also cares for the people.
Regarding wiki.answers.com (Answers Corporation, 2013), a good secretary
should be equipped with these qualifications suggested below.
3
1. Sound general education

2. Knowledge of the English language
3. Knowledge of shorthand
4. Basic office skills
5. Communication skills
6. Computer literacy
"
นั้น
7. Decision-making skills
8. A good personality
เท่า
9. General knowledge
ษา
10. Knowledge of foreign language
As the qualifications mentioned above, it is concluded that an effective
ึก
รศ
secretary should have educational background at least bachelor’s degree. It is
กา
necessary for the secretary to have a good command of English language. Having
knowledge of other languages is an advantage. He/She gains the knowledge of
เพื่อ
shorthand, computer skill and office skills such as handling office equipment,
answering phone calls, composing business correspondence, making appointments,
ิต
filing and organizing meetings. It is challenging if he/she assembles general knowledge

ดุส
including news and trends. It can be seen that a secretary will be able to operate
วน
multi-tasks. Moreover, in order to succeed in career, a secretary should have

ัยส
interpersonal skill. That is, he/she contains a good personality including appearances
and characteristics as well as an ability to make decisions and communicate with other
าล
people.
ิทย
The above information indicates that being an effective secretary is not easy
ว
but it is not too difficult. In order to become a skilled professional in this career, a
หา
successful secretary should be equipped with the qualifications as follows:

"ม
1. Competence
2. Confidence
3. Personality
4. Friendship
5. Good memory
6. Positive attitudes
4
7. Vision and goal

8. Generosity
9. Effective use of time
10. Look-out of good things
Practice 1
"
นั้น
From the qualifications described above, discuss the questions with your classmates.
เท่า
1. In your opinion, what are the top five best qualifications of a good secretary?
ษา
2. Which suggested qualifications do you disagree with?
ึก
รศ
Practice 2 กา
From the qualifications given, discuss the questions with your classmates.
เพื่อ
1. Can you clarify meaning of each qualification? Do you exemplify situations for
supporting your meanings? Complete the boxes given below.
ิต
ดุส
• meaning:
วน
competence
• situation:
ัยส
• meaning:
าล
confidence
• situation:
ิทย
• meaning:
ว
personality
• situation:
หา
"ม
• meaning:
friendship
• situation:
• meaning:
good memory
• situation:
5
• meaning:
positive attitudes
• situation:
• meaning:
vision and goal
• situation:
• meaning:
"
generousity
นั้น
• situation:
เท่า
• meaning:
use of time
• situation:
ษา
• meaning:
look-out of good things
ึก
• situation:
รศ
กา
2. Do you agree or disagree to these qualifications? Write qualifications in the
เพื่อ
boxes under “agree” and “disagree”.
ิต
ดุส
agree disagree
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
To sum up, qualifications of a secretary can be classified into three groups; that
"ม
is, 1) knowledge and skills necessary for secretarial work 2) good personal qualities and
3) a strong desire for development.
6
Attitudes of a Successful Secretary

Besides required qualifications, a successful secretary should have positive
attitudes towards his/her work, executives and organizations. The followings display
attitudes of a secretary.
a. sense of humour f. self-confidence
"
b. confidentiality g. flexibility
นั้น
c. computer skills h. teamwork
d. organisational skills i. loyalty
เท่า
e. availability j. eagerness to learn
ึก ษา
Practice 3
รศ
How many words do you know the meanings of attitudes above? List your known
กา
words and unknown words and compare your answers with your classmates. Identify
เพื่อ
the meanings of attitudes mentioned above. Look up their meanings in a dictionary if
necessary.
ิต
ดุส
Known Words Unknown Words

วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
7
Practice 4
From the attitudes suggested above, match the definitions 1-10 with the attitudes a-j.
1. knowing how to keep a secret

2. just being there when it's necessary
"
3. adapting oneself to the situation at hand
นั้น
4. having a strong belief in one's own capacities
5. ability to work together effectively with many different sorts of people
เท่า
6. efficient in setting up events, arranging meetings and solving practical problems
ษา
7. on the look-out for new developments, keen to master new skills
8. appreciates a good joke, shares a laugh with colleagues
ึก
รศ
9. masters at least one word processing program; spreadsheets and databases
กา
have little secrets for him/her
10. will defend his/her boss and/or company, no matter what happens
เพื่อ
(Jelsoft Enterprises Ltd., 2000)

ิต
ดุส
Duties of a Secretary
วน
Secretaries and administrative assistants are employed to be responsible for a

ัยส
variety of administrative and clerical tasks necessary to run an organization efficiently.

าล
They serve as an information manager for an office. The following duties are
exemplified below.
ิทย
o Receive visitors
ว
o Organize and maintain paper and electronic files

หา
o Distribute postal mail

"ม
o Circulate memos
o Use a variety of office equipment such as telephones, facsimile
machines, photocopiers, and computers
o Be in charge of petty cash
o Keep the boss's diary
o Arrange and fix appointments
8
o Answer phone calls

o Prepare and compose correspondence
o Take dictation
o Take notes in shorthand
o File documents
o Organize meetings
"
นั้น
o Write agendas
o Take the minutes
เท่า
o Write notes and reports
ษา
o Make reservations
o Make travel arrangements
ึก
รศ
o Prepare professional slides for presentations
o Manage projects
กา
o Conduct researches
เพื่อ
As the duties mentioned above, it is found that secretaries not only perform
clerical and organizational tasks but are also responsible for complex tasks. Moreover,
ิต
some secretaries and administrative assistants have to work in specific and technical
ดุส
areas. That is, they have to perform highly specialized work requiring knowledge of
วน
technical terminology and procedures. For instance, legal secretaries prepare legal
ัยส
correspondence and related papers. They also may review legal journals and verify
quotes and citations in legal briefs. Medical secretaries prepare medical
าล
correspondence and assist medical persons with reports, speeches, articles, and
ิทย
conference proceedings.
ว
To conclude, secretaries and administrative assistants should have

หา
responsibilities not only in term of various sorts of work but also there is a need to
"ม
have knowledge of business type they work in.

9
Practice 5
Read the following paragraph. Then underline unknown words and identify their
meanings by consulting your classmates or a dictionary.
A Secretary's Desk
"
Secretaries usually have an older computer and a telephone on their desk. The usually
นั้น
have an older computer because the managers are often the first to receive the latest
technological equipment. Secretaries' desks are often tidy as they are usually tidier
เท่า
than the bosses. You will also find an agenda of some sort because secretaries need
ษา
to make appointments for their bosses. Secretaries' desks often have pictures of their
ึก
children and families that they look at from time to time during the day. In the past,
รศ
secretaries were usually women. Today, however, more and more men are becoming
กา
secretaries as more and more women become managers and the workplace becomes
เพื่อ
more equal.
ิต
Practice 6
ดุส
Decide if the statements are true or false based on the reading. Put T on the line in
วน
front of the statement if it is true. Put F on the line in front of the statement if it is
ัยส
false.
าล
____ 1. Secretaries are usually tidier than their bosses.

ิทย
____ 2. Secretaries often have pictures of their families on their desks.

ว
____ 3. Secretaries usually have a new computer.

หา
____ 4. Secretaries make appointments for their bosses.

"ม
____ 5. Secretaries are always women.
(About.com, 2013)
10
Practice 7
The followings are workloads of a modern secretary. Match the statements 1-11 with
their proper terms a-k.
1. storing letters and documents so that they can easily be found back
"
2. posting notes, handing round memos, making sure that everybody knows what
นั้น
they need to know
3. knowing exactly what the boss's plans for the day and the days to come are
เท่า
4. writing to customers and suppliers
ษา
5. ordering books, magazines and papers and making them available
6. writing down what's important in a meeting
ึก
รศ
7. acting as a hostess and making guests feel at ease
กา
8. making sure that everybody get the letters that are addressed to him or her
9. preparing professional slides and providing the necessary back-up for in-house
เพื่อ
meetings
10. making reservations at hotels
ิต
11. from agenda planning to sending participants a report

ดุส
วน
a. taking the minutes

ัยส
b. booking accommodation
c. distributing the incoming mail
าล
d. organizing meetings
ิทย
e. keeping the boss’s diary

ว
f. drafting letters
หา
g. welcoming visitors
"ม
h. typing out presentations

i. filing documents
j. running the company library
k. managing the internal communication
(Jelsoft Enterprises Ltd., 2000)

11
Practice 8
Which words can be combined with the sets of verbs below? Complete the letters
completing the words of main secretarial duties.
1. welcome, receive, help VISITORS
"
2. browse, surf, download from __T____T
นั้น
3. make, connect, answer P____C____
4. arrange, attend, go to ____ING_
เท่า
5. read, type, send, fax __TT___
ษา
6. file, maintain, keep R____DS
7. receive, pay out, handle _A__
ึก
รศ
8. control, order, write on กา ST_______Y
9. take, type up, distribute _I____S
10. arrange, book, confirm, pay for A______DA___N
เพื่อ
11. photocopy, complete, process D_C______
12. schedule, make, cancel _PP____M____
ิต
13. process, tabulate, draw graphs of ST________

ดุส
14. send, receive, open, forward _A__

วน
ัยส
(Pohl, A., 2002)

าล
Practice 9
ิทย
Complete this letter from Jane, a young secretary just starting her first job, to her friend
ว
Susan. Choose from the words in the box to fill in the gaps. The first one has been
หา
done for you.

"ม
shorthand notebook screen

minutes post book word processor
memos proof reading letters
petty cash audio typing typewriters
diary typing
12
Dear Susan,
Well, I’ve got the job and I seem to need most of the things I learned in College.
They wanted to know my (1) shorthand, and (2) ___________ speeds, and what kind
of a (3) _____________ I was used to, and whether I could use a (4) ____________ as
"
นั้น
well. Because my boss, Mr. Sutherland, is away from the office a lot he often dictates
on to a cassette tape, so they wanted to know if I could manage (5) ______________.
เท่า
But they also gave me a shorthand (6) ____________. They explained that I will often
ษา
be making appointments for Mr. Sutherland, so I must keep his (7) __________. I’ll also
be typing his correspondence and when he is away I may have to sign some of his (8)
ึก
รศ
____________. I’ll also be responsible for circulating (9) ____________ to other
กา
members of the staff, and when I go to meetings I’ll be taking the (10) __________.
Because I’ll be buying the stamps and coffee and so on, I’ll deal with the (11)
เพื่อ
___________and keep the (12) __________. They also want me to (13) __________
callers to the office, so that Mr. Sutherland doesn’t get disturbed when he’s busy. And
ิต
I’ll have to do some (14) ____________ (of catalogues, press releases, and things like
ดุส
that). So I think I’ll keep busy!

วน
ัยส
It all sounds fascinating, and I’m terribly excited!

าล
Love,
ิทย
ว
Jane
หา
"ม
(Mckellen, J.S., 1990)

13
Practice 10
Jane wrote to Susan after her first week at work. Complete the letter by using the
words in the box. The first one has been done for you.
travel agents directory enquiries
"
previous correspondence circulation
นั้น
system index
responsibility reference
เท่า
personal assistant job
ษา
travel arrangements international telephone operator
ึก
รศ
Dear Susan,
กา
เพื่อ
Well, I’ve been working for a week, and I must say I’m still bewildered. I hope it all sorts itself out.
Mr. Sutherland is going away on a business trip – isn’t it exciting? He’s going to Spain, Portugal and
Italy.
ิต
ดุส
The first thing I had to do was to make his (1) travel arrangements so I had to talk to the (2) _______
the Company uses and get them to book all the trains, planes and hotels, and I also had to organize
วน
his car hire, make the appointments and fix up his meetings. I’ve used the telephone a lot. The (3)
ัยส
__________ has got quite used to my voice, and the lady who deals with (4) _______ must be
quite tired of me! I also had to look up the (5) __________ he’s had with the people he’ll be
าล
seeing, and sort out the letters he’ll need to take with him.
ิทย
We organized the (6) __________ list for memos. (He’ll be sending tapes back to me.) While he’s
away, I’ve promised to reorganize his filing (7) ___________ and make up an (8) ____________ to
ว
หา
the files, so that he can find things quickly. I’ve also got to learn which (9) _____________ books
to use when I need to find something!
"ม
By the time I’ve done all this, I’ll be really pleased with my (10) ____________! I’m really going to
be a real secretary, not just a shorthand typist; in fact I’m nearly a (11) ______________ – P.A. or
short – as I do take complete (12) ____________ for some areas of the work.
See you soon!

Jane
14
Practice 11
Look at the pictures. The captions below each picture are incomplete. Choose the
words in the box to complete each. The first one has been done for you.
w.p.m dairy dictation training
"
shorthand franking machine post book petty cash
นั้น
confidential secretary word processor
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
I’m ready to take your dictation now.
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
I’m sorry, Mr. Thames, but could you go a little more slowly?
My ______________ isn’t good enough to keep up with you.
าล
ิทย
ว
หา
"ม
I’ve got lots to do. Isn’t it lucky my typing speed is 50 ____?

15
Yes, I’ve had a year’s ____________ at the Loamshire

Secretarial College.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
Yes, I think Tuesday at 3 o’clock will be O.K., but let me just
กา
check my______________.
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
You must always record the letter. Let’s find the

_____________.
าล
ิทย
ว
หา
"ม
I’ve run out of stamps. Can I use the ___________ to buy

some more, please?
16
That’s his ____________. She never says anything about

what goes on in his office?
"
นั้น
เท่า
ษา
Life’s much better now we’ve got this _____________ and
ึก
รศ
don’t have to stick on all those stamps, isn’t it?
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
Yes, and I can get through three times as much work with
วน
the _______________ as I could with a typewriter.

ัยส
าล

ิทย
ว
Conclusion
หา
In conclusion, this unit provides information about the qualifications, attitudes,

"ม
and secretarial duties to encourage learners to have introductory background getting

ready for working as an administrative assistant.
Review Questions
Answer the question.
In your opinion, what are the top ten secretarial and office work?
17
References
About.com. (2013). Reading comprehension for beginners - a secretary's desk.

Retrieved November 20, 2013, from
http://esl.about.com/library/beginner/bl_beginner_read_secretary.htm
Answers Corporation. (2013). What are the qualifications for becoming a secretary?
"
นั้น
http://wiki.answers.com/Q/What_are_the_qualifications_for_becoming_an_Sec
เท่า
retary?#slide2
Jelsoft Enterprises Ltd. (2000). Attitudes of a modern secretary. Retrieved November
ษา
20, 2013, from http://www.eltplanet.net/archive/index.php/t-8128.html
ึก
Jelsoft Enterprises Ltd. (2000). Workload of a modern secretary. Retrieved November
รศ
กา
Mckellen, J.S. (1990). Test your business English general usage. London: Penguin
Books.
เพื่อ
Merriam-Webster. (2013). Origin of secretary. Retrieved November 20, 2013, from
http://www.merriam-webster.com/dictionary/secretary
ิต

ดุส
Education.
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
"ม
หา
วิทย
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
"
Unit 2
Using Office Equipment
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
Introduction
ว
Office equipment is regularly used in offices for the operating functions of a

หา
company. The equipment includes small, expendable and daily use items such as
"ม
paper clips, staples, files, writing utensils and paper. It also covers higher-cost
equipment like computers, printers, fax machines, photocopiers and shredder, as well
as office furniture such as chairs, desks and filing cabinets. This unit will present glossary
of office equipment with pictures. The instructions of some typical equipment will also
mentioned so that a secretary can make great use of the equipment in daily work.
20
Daily Use Items

The following supplies are basically used in daily office work. Some of them
are small and expendable. Therefore, secretaries must know how to use all the items
and what each of them is used for.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
(Pohl, A, 2002)
"ม
Practice 1
Look at the picture again Write the number of each item next to the correct word.
The first one has been done for you.
stapler ___5___ drawing pins _______

21
staples _______ post-it notes _______

hole punch _______ magazine file _______
scissors _______ diary _______
paper trimmer _______ calculator _______
foldback clips _______ correction fluid _______
paper clips _______
"
นั้น
Practice 2
เท่า
Work with your classmates. Make a list of other daily use items in an office.
ึก ษา
High-cost Equipment and Office Furniture
รศ
The following items are used in daily secretarial work. Secretaries must know
กา
and learn how to use all the items. Some items such as scanner and photocopier the
เพื่อ
secretaries need to learn their instructions.
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
22
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
(Pohl, A, 2002)
ว
หา
Practice 3
"ม
Look at the picture given and write the numbers 1-24 next to the correct word. The
first one has been done for you.
desk __18___ wall planner _______

swivel chair _______ lamp _______
keyboard _______ fire extinguisher _______
23
notice board _______ mouse _______

drawer _______ plant _______
waste-paper basket _______ shredder _______
monitor _______ coat hook _______
bookcase _______ printer _______
telephone _______ blind _______
"
นั้น
in-tray _______ fan _______
clock _______ filing cabinet _______
เท่า
scanner _______ personal computer _______
ษา
Practice 4
ึก
รศ
Make a list of other high-cost equipment and office furniture.
กา
เพื่อ
Practice 5
Match the following descriptions with the correct word(s).
ิต
ดุส
1. The people who make and supply us with a. recycled

company stationery, business cards, etc. b. index flags
วน
2. The first page of a business letter is always c. notepad

ัยส
written on a sheet of paper with this at the top. d. transparency film

าล
3. The special design or way of writing the e. letterhead

company name which is found on advertising f. printers
ิทย
material, price lists and writing paper. g. compliments slip

ว
4. This kind of paper is better for the environment, h. logo

หา
it is made from waste fibres. i. label

"ม
5. Letters are folded and put in this for posting. j. envelope

6. A small piece of paper placed in a package k. requisition
when a letter isn’t required.
7. This is stuck on a parcel or package for posting.
8. When stationary is required this is completed.
24
9. Reminders, notes, dates, times and details

are some of the things you can quickly
write down in this.
10. These are perfect for tabbing, indexing and
coding pages so you can find them immediately.
11. You will need this if you want to make copies
"
นั้น
that can be shown on an overhead projector.
เท่า
Practice 6
ษา
Match the following quantities with the pictures below.
ึก
รศ
1. a ream of ______paper_____ กา 7. a pack of _______________
2. a bar of ________________ 8. a box of _______________
3. a ball of ________________ 9. a can of _______________
เพื่อ
4. a set of ________________ 10. a bag of _______________
5. a jar of ________________ 11. a tube of _______________
ิต
6. a bottle of ________________ 12. a roll of _______________

ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
(Pohl, A, 2002)
25
Fax Machine Instructions

Fax machines can transmit the data in analog format and digital format.
Nowadays, digital fax machines become very popular in offices due to their great
capabilities.
Modern fax machines come with so many features that help them to retain a
"
special place in offices today. As some of the important and sensitive documents
นั้น
cannot be sent by email or Internet, fax machines are so useful and reliable devices.
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
How to Send a Fax Message

าล
Before sending a fax, you as a secretary need the following things:

ิทย
 The fax number of the fax machine at far end.

 The attachment (catalogue, images, drawings, and etc.) you want to send.
ว
หา
 A cover sheet containing details like recipient’s name, fax number, sender’s
name, phone number, message for the recipient, number of copies of
"ม
documents to be sent, and etc.

26
To send a fax message, follow these instructions:

1. Switch on the fax machine after checking that it is connected to the
phone line.
2. The documents should be kept face-up in the feeder tray. Remember to
keep the cover sheet on the top.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
3. Dial the fax number of the recipient.

ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
27
4. Now, your fax machine is ready to scan the documents. Press the ‘fax’
button.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
5. Once scanning of all pages is over, fax machine will start sending message
ิต
to the remote fax machine. You can hear fax tones which is an indication
ดุส
that the documents are being transmitted. It will take a few minutes for
วน
the fax machine to complete the delivery of entire material to the

recipient. Wait until you get the confirmation that the documents are
ัยส
delivered. Depending on the design of the fax machines, you may get
าล
confirmation on the display screen or on a printed, delivery report.

ิทย
ว
หา
"ม
28
How to Receive a Fax Message

To receive a fax, follow these instructions:
1. Your fax machine should be connected to the power source and phone
line.
2. Keep the required papers on paper tray.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
3. Check whether the cartridge in your printer has enough ink to produce
ัยส
better results. If you get alert messages from your fax machine about
าล
insufficient ink, change the cartridge.

4. Feed the paper properly (by fanning the paper), otherwise, paper jam can
ิทย
occur.
ว
หา
"ม
29
5. Once the fax machine starts to receive the material from the remote end,
you will hear fax tones. Soon after, the printing will start.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
30
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
6. After the fax printer has completed the task, collect the documents.
Remember to go through the cover sheet to make sure that your fax
ัยส
machine has received all the pages.

าล
ิทย
Practice 7
ว
Look at the following pictures. Read the instructions. Write the missing verbs by using
หา
the words given below.

"ม
pick up take out place press

adjust send enter
"ม
หา
วิทย
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
31
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
(Helgesen & Adams, 1995, p. 51)

"
32
Photocopier Instructions
The photocopier is essential to function a modern business

office effectively. At present, photocopiers often perform
multiple functions, and as an important piece of office
"
equipment.
นั้น
เท่า
ษา
How to Use a Photocopier
ึก
The following instructions are shown below.
1. Turn on the photocopier.
รศ
กา
2. Allow the photocopier to warm up for a couple of minutes.
เพื่อ
3. Place your document on the glass platen. Lift the cover of the
photocopier. Place your document face down on the glass. At the edges
of the glass you'll see guide marks that indicate where to position your
ิต
ดุส
document.
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
4. Close the lid of the photocopier.

5. Select the number of copies to be made. The control panel of the
photocopier will have a display that shows the number of copies. The
photocopier may have a number key pad for selecting the number of
copies.
33
6. Select color or black and white.

7. Select the appropriate size paper on the control panel.
8. Reduce or enlarge the original image, if necessary.
9. Press the “Copy” button which is usually the largest button on the
control panel. It may also be labeled “Start.” Often the button will be
green, or have green markings.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
10. Your copies will be produced.

ิต
ดุส
Practice 8
วน
Visit the office of Business English Program and use the photocopier.
ัยส
Conclusion
าล
In conclusion, office equipment with pictures and instructions of some typical

ิทย
equipment are provided in this unit. These can help a secretary use the equipment in
ว
daily work easier leading to task completion.

หา
"ม
Review Questions
Answer the questions.
1. List top ten expendable office supplies that are mostly used in daily work.
2. List top ten high-cost equipment which can be typically used in an office.
34
References
Education.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Unit 3
Handling Telephone Calls in an Office
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Introduction
An effective secretary should learn to handle telephone calls and know good
ิต
ดุส
telephone manners. This shows that the secretary can professionally use the
วน
telephone and give a good first impression including using correct and appropriate
phrases. This unit will present good telephone manners, common errors in telephoning
ัยส
and expressions used to receive a call in an office.

าล
ิทย
ว
หา
"ม
36
Good Telephone Manners

In business, it is important that a professional secretary should give a good
impression on the telephone.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Practice 1
Discuss with your classmates. Look at the pictures above, which shows a good
ิต
telephone manner? Please give some evidence.

ดุส
วน
Practice 2
Complete these suggestions with Do or Don’t.
ัยส
าล
1. _______ sound positive!

ิทย
2. _______ keep a caller waiting!

ว
3. _______ give your name or the name of the company in friendly voice!
หา
4. _______ speak clearly!

"ม
5. _______ sound bored!

6. _______ give the impression you know very little about your company!
7. _______ apologize immediately if an apology is needed!
8. _______ get irritated!
9. _______ give the caller the name of person you are going to put him through to!
10. _______ sound helpful!
37
11. _______ take responsibility: either solve the caller’s problem or promise to take
some appropriate action!
12. _______ break promise!
Practice 3
"
Say the followings. Smile as you do so.
นั้น
เท่า
I’ll get him to call you back.
ึก ษา
รศ
I’ll get back to you as soon as I can.
กา
Thank you for calling Prefect Partners.
เพื่อ
ิต
Hold the line, please. I’m putting you through.

ดุส
วน
How can I help you?

ัยส
าล
Have a nice day.

ิทย
ว
หา
Common Errors in Telephoning

"ม
There are a number of common mistakes that people make when speaking on
the phone. A secretary will sound professional if she or he avoids them.
38
Practice 4
A. Try correcting the following statements.
a. Hello. I am John Satterwhite speaking.

_______________________________________
"
นั้น
b. I call from Spain.
_______________________________________
เท่า
ษา
c. I would to speak to John.
_______________________________________
ึก
รศ
d.
กา
You send a brochure to me, please?
_______________________________________
เพื่อ
e. I send you a brochure immediately.

ิต
_______________________________________
ดุส
วน
f. I look forward to see you next week.

ัยส
_______________________________________
าล
g. Can I leave a message, please?

ิทย
_______________________________________
ว
หา
h. Could I speak to Mrs. Susan?

"ม
_______________________________________
39
B. Match the mistakes with the following explanations.
1. The present simple is not used for actions which are happening now. The
present continuous is needed here.
2. Would is not followed by to if the meaning is similar to want.
3. Look forward to should be followed by –ing.
"
นั้น
4. This is a promise so I’ll should be used, not the present simple.
5. Only surnames are used after title like Mr/Mrs/Ms/Dr, not first names.
เท่า
6. This form isn’t used. On the telephone, say This is… speaking.
ษา
7. This is a request, so you should use Can you…? or the more polite Could you…?
8. The article a is missing.
ึก
รศ
Receiving a Call
กา
เพื่อ
 When a company secretary picks up the phone, there are three basic steps
he or she should follow:
ิต
1. Identify company: Great Trading Company.

ดุส
2. Greet: Good morning. / Good afternoon. / Hello.

3. Offer help: May I help you? / How can I help you?
วน
ัยส
Alternatively, a secretary is able to start a telephone conversation with greeting,

าล
followed by identifying the company and offering help.

ิทย
1. Greet: Good morning. / Good afternoon. / Hello.

ว
หา
2. Identify company: Great Trading Company.

3. Offer help: May I help you? / How can I help you?
"ม
Then a secretary asks for caller’s name. Next he or she asks the caller to hold the line
and finally puts him/her through.
40
In this business situation, Nida is the secretary to Sales Manager Mr. Peter Woon.
She picks up a phone. Underlined expressions used for answering a call are presented
in given conversations.
Conversation 1
"
Nida: Sales Department, good morning. May I help you?
นั้น
Mr. Smith: Could I speak to Mr. Woon, please?
เท่า
Nida: Who’s calling, please?
Mr. Smith: Jamie Smith.
ษา
Nida: Just a moment, please. I’ll put you through.
ึก
Mr. Smith: Thank you.
รศ
กา
เพื่อ
Conversation 2
ิต
Nida: Hello, KK Electrics. How may I help you?

ดุส
Ms. Utada: I’m calling from Tokyo. I’d like to speak to Mr. Woon, please.
วน
Nida: May I have your name, please?

Ms. Utada: Yes. This is Yuko Utada.
ัยส
Nida: Hold the line, please.

าล
Ms. Utada: Certainly. I’ll wait.

ิทย
Nida: Mr. Woon, Ms. Utada from Tokyo is on the line.

Mr. Woon: OK, thank you.
ว
หา
Nida: Thank you for holding, Ms. Utada. I’ll connect you now.
"ม
Ms. Utada: Thank you.

41
Conversation 3
Nida: Good morning, Nida speaking. Can I help you?

Mr. Brown: Hello. This is Paul Brown speaking. I’m trying to contact Mr. Woon
and talk about details of multimedia marketing.
Nida: I’ll get him.
"
Mr. Brown: Thanks.
นั้น
เท่า
Practice 5
ษา
1. In pairs, practice the conversations 1-3.
2. Make a telephone conversation. Use the given set of information where
ึก
รศ
necessary. Student A uses your name and acts as a secretary who answers a
กา
call. Student B uses your name and acts as a caller. Then take turns.
A. LG Electronics (Thailand) Co., Ltd. - Marketing
เพื่อ
B. Mr. Mike Johnson - FedEx Thailand - talk about business plan
ิต
 As a receiver, a secretary will sometimes have to transfer a caller to another

ดุส
person in a different department. Before you do this, you need to say:

วน
 Just a moment, please, I’ll put you through to the ………… section.
ัยส
 Just a moment, please, I’ll transfer your call to Mr. / Ms. …………….
าล
 Just a moment, please, I’ll put you through to someone who can
ิทย
help you.
ว
หา
"ม
Conversation 4
Nida: Sales Department, good morning.

Mr. Comas: Can I speak to Mrs. Teng, please?
Nida: Just a moment, please. I’ll transfer your call to Mrs. Teng in Purchasing.
Mr. Comas: Thank you.
42
Practice 6
1. In pairs, practice the conversation 4.
"
A. Accounts Research and Development
นั้น
B. Ms. Lin Ling
เท่า
 If the person the caller asks for will return to the office soon, it is useful to
ษา
ask for the caller’s name and number:
ึก
รศ
 I’m sorry, but he’s not here right now. If you give me your name and
กา
number, I’ll ask him to call you back.
เพื่อ
 I’m sorry but she’s in a meeting now. If you give me your name and
number, I’ll ask her to call you back.
ิต
ดุส
Conversation 5
วน
ัยส
Nida: Good morning, Sales Department.

Tom: Oh, hello. I’d like to speak to Peter Woon, please.
าล
Nida: I’m afraid he’s not here today. If you give me your name and number,
ิทย
I’ll ask him to call you back tomorrow.

ว
Tom: Yes, fine.

หา
Nida: Can I have your name and number, please?

"ม
Tom: My name’s Tom Powel. And my number is 022445650.

Nida: Could you repeat that, please?
Tom: My number is 022445650.
Nida: Yes, I’ve got that. I’ll make sure he gets your message as soon as he
comes in.
43
Practice 7
"
A. Accounts - He’s tied up at the moment.
นั้น
B. Mr. Jimmy Moore - 024638876
เท่า
 Sometimes there is a misdialed call, a secretary should say:
ึก ษา
 I’m sorry. I think you have the wrong number.
รศ
 You seem to have dialled the wrong number.
กา
เพื่อ
Conversation 6
ิต
Nida: Sales Department, good morning.

ดุส
Ms. Martin: Could I speak to Mr. Adams, please?

วน
Nida: Nobody by that name works here.

ัยส
Ms. Martin: Could I check the number? Isn’t it 027632468?

Nida: You must have the wrong number.
าล
Ms. Martin: Oh, I must have dialled the wrong number. Sorry to have troubled you.
ิทย
ว
หา
Practice 8
"ม

A. CEO Xiaoping’s Office
B. Ms. Feng Ting - 024625679
44
 If there is a lot of background noise or static on the phone, the following

phrases will be useful to handle a noise problem:
 There’s a lot of background noise. I can’t hear you very well.

 This is a bad connection. Please hang up and I’ll call you back.
"
นั้น
Conversation 7
เท่า
ษา
Nida: Sales Department, good afternoon.
Nick: Hello, Nida. It’s me, Nick. I’d like some information about our new price list.
ึก
รศ
Nida: (Crackkk…) Oh hello, Nick. This is a bad connection. Please hang up and
I’ll call you back.
กา
Nick: Okay.
เพื่อ
ิต
Practice 9
ดุส

วน

ัยส
าล
A. Finance
ิทย
B. I’d like to change some information of our business plan.

ว
หา
 When ending a call, a secretary should end a conversation by using

"ม
suggested phrases below.
 I’ll give the message to Mr. / Ms. …………… as soon as

he/she returns. Thank you for calling. Good bye.
 Thank you for calling. Goodbye.
 Thank you for your help.
 Have a nice day.
45
Conversation 8
Nida: Nida speaking.

Gary: Nida, it’s Gary Lays.
Nida: Gary! Hello. What can I do for you?
Gary: Could we meet sometime next week to revise the annual report?
"
นั้น
Nida: Of course. When do you have in mind?
Gary: How about Tuesday morning, say nine o’clock? Come see me at my office.
เท่า
Nida: Yes, that would be fine.
ษา
Gary: I’ll prepare the first draft. You just bring the minutes.
Nida: Perfect!
ึก
รศ
Gary: See you then. Goodbye.
Nida: Thank you for your help. Goodbye.
กา
เพื่อ
Practice 10
ิต

ดุส

วน
ัยส
A. write a survey report - next Thursday - 3 p.m. - summarize data from
าล
the questionnaires - bring a copy of interview script

ิทย
B. Thursday suits me. - Thank you for calling.

ว
หา
Conclusion
"ม
In conclusion, good telephone manners, common errors for telephoning and

proper expressions used to handle telephone calls are presented in this unit. These
could help secretaries to increase an opportunity of getting help and information
requested.
46
Review Questions
A. Who says the phrases below: a caller or a receiver? Put C for a caller and R for a
receiver on the lines given.
______1. Who’s calling please?
"
______2. Yes, I’ll hold.
นั้น
______3. I’d like to speak to CEO Miki, please.
______4. Good morning. Health Care Center. How can I help you?
เท่า
______5. I’m afraid she is in a meeting at the moment.
ษา
______6. Will you hold?
ึก
______7. My name is Peter Clapton.
รศ
______8. Okay, I’ll call back at about four o’clock.
กา
______9. The line’s free now. I’m putting you through.
เพื่อ
______10. Can you call back this afternoon?
______11. Goodbye. I’ll tell him you called.
______12. I’m afraid the line’s engaged.
ิต
ดุส
B. Rewrite the following sentences with one of the words in the box given.
วน
ัยส
find coming contact ask ring

าล
ิทย
1. I’ll get back to you as soon as I can.

ว
2. Just a moment, he’s out of the office. I’ll get him for you.
หา
3. What time is Mr. Jin getting back? He’ll be back at three.

"ม
4. I’ll get him to call you back.

5. I can’t get through to the supplier- their line’s always engaged.
47
References
Geffner, A.B. (1998). Business English. New York: Barrons.
Hollett, V. (1991). Business opportunities. Oxford: Oxford University Press.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
"ม
หา
วิทย
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
"
Unit 4
Making Appointments
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Introduction
ิต
Being able to schedule, reschedule and cancel appointments is very important

ดุส
for secretarial and office work. A secretary or personal assistant always make and
วน
change appointments or even cancel some of them. This unit will focus more on fixing,
ัยส
changing and canceling some appointments via email and phone.

าล
Fixing an Appointment
ิทย
Making appointments for business or professional events can help secretaries

ว
to increase an opportunity of getting help and information requested. This will lead to
หา
business opportunities and success. The followings illustrate some examples of

"ม
phrases used through email messages and telephone calls.

50
Email 1
To: wei.jia@yahoo.com
CC: mike.scott@hotmail.com
From: nancy_boonmee@gmail.com
Subject: Budget plan meeting
"
นั้น
Dear Ms. Jia:
เท่า
I’m writing on behalf of Managing Director, Mr. M. Scott regarding making an
appointment for a budget plan meeting. It will be held on Monday 19, December at 9
ษา
o’clock at Room 302. You are expected to attend the meeting. Please prepare a three-
ึก
year budget plan.
รศ
If you have any questions, please contact me as soon as possible.
กา
Regards,
เพื่อ
Nancy Boonmee
Executive Secretary to MD
LG Electronics (Thailand)
ิต
ดุส
Tel 024543688
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
51
Email 2
To: jenny.wong@yahoo.com, thongchai_pong@yahoo.com, todds1987@gmail.com

CC: peter.woon@yahoo.com
From: nida_boonmee@gmail.com
Subject: Staff meeting
"
นั้น
Dear all staff
เท่า
This is just to schedule a meeting with you. Sales manager, Mr. Peter Woon would like
to have a brainstorming session on Thursday, December 22 at 1 p.m. at Room 301.
ษา
Please come prepared to propose ideas for reorganizing the office. And remember that
ึก
we want to maintain a positive atmosphere in the meeting. We won’t criticize any
รศ
ideas you share. All staff members are expected to attend the meeting!
กา
Regards,
เพื่อ
Nida Boonmee
Secretary to Sales Manager
ิต
ดุส
Tel 024543687
วน
When you make an appointment, ask the receiver about a time or place to meet like:
ัยส
 Could my boss visit your boss next week?

าล
 Next Friday would be fine. When do you have in mind?

ิทย
 How about Monday at three in the afternoon?

ว
 What about Wednesday morning, say ten o’clock?

หา
"ม
52
Conversation 1
Chang: Chang speaking.

Susan: Chang, it’s Susan Rasin.
Chang: Hello. What can I do for you?
Susan: I’d like to talk about the Student Exchange Project. Could I visit you
"
นั้น
next week?
Chang: Next week would be fine. When do you have in mind?
เท่า
Susan: How about Friday at ten?
ษา
Chang: Jut a moment. I’ll check my schedule. Good. See you then.
Susan: Thanks. I’ll see you next week. Goodbye.
ึก
รศ
กา
Conversation 2
เพื่อ
Tina: CP All, good afternoon. Can I help you?

ิต
Jirapa: Hello. It’s me - Jirapa.

ดุส
Tina: Oh hello, Jirapa. What can I do for you?

วน
Jirapa: I’m calling to arrange a time for your boss to visit our factory in Chonburi
ัยส
next week. How about Monday, 17 October at 10?

Tina: Yes, that’s would be nice. Where should we meet?
าล
Jirapa: I’ll pick you up from your office.

ิทย
Tina: That’s a very kind of you. Thank you for calling. Goodbye.
ว
Jirapa: Goodbye.
หา
"ม
Practice 1
A. Write an email to make an appointment. Use your imaginary information.
B. Make a conversation to fix an appointment with a business partner.
53
Change an Appointment
Due to unexpected business events, changing appointments are always found
in business situations. The followings illustrate some examples of phrases used when
through email messages and telephone calls.
Email 1
"
นั้น
To: wei.jia@yahoo.com
เท่า
CC: mike.scott@hotmail.com
From: nancy_boonmee@gmail.com
ษา
Subject: Change the date of budget plan meeting
ึก
Dear Ms. Jia:
รศ
กา
I’m writing on behalf of Managing Director, Mr. M. Scott about an appointment for a
เพื่อ
budget plan meeting next week. Unfortunately, he will be away on business on
Monday and Tuesday but he will be available on Wednesday afternoon. The meeting
will be changed to Wednesday, December 21 at 1 p.m. at Room 302. Please save the
ิต
date.
ดุส
Looking forward to seeing you.

วน
ัยส
Regards,
Nancy Boonmee
าล
Executive Secretary to MD
ิทย
Tel 024543688
ว
หา
"ม
54
Email 2

CC: peter.woon@yahoo.com
Subject: Staff meeting change
"
นั้น
Dear all staff
เท่า
This is just to change the meeting for brainstorming session on Thursday, December 22
at 1 o’clock at Room 301. Sales manager, Mr. Peter Woon won’t be free until 2 o’clock.
ษา
So can we postpone the meeting to 2:30?
ึก
รศ
If you have any questions, please contact me as soon as possible.
กา
Regards,
เพื่อ
Nida Boonmee
ิต
ดุส
Tel 024543687
วน
ัยส
When you change an appointment, try to give a reason why you cannot make it. Finally,
าล
ask the receiver about a new time or place.

ิทย
 I’m calling about our meeting on December 8.

ว
 I’m afraid I won’t be able to make it.

หา
 Unfortunately, my boss has to ………………

"ม
 Could we change the meeting to another time/day/place?

 Would it be possible to postpone our meeting?
 Would it suit you if we met at the golf club on Friday evening?
55
Conversation 3
Mary: Good morning, CEO’s office. Mary speaking.

Jirapa: Hello. This is Jirapa Kwandee.
Mary: Hi, Jirapa. What can I do for you?
Jirapa: Mrs. Smith would like to visit Mrs. Locker sometime next month. She
"
นั้น
needs to discuss about the joint project.
Mary: Let me check her diary. Jirapa, I could give you an appointment next
เท่า
week.
ษา
Jirapa: Unfortunately Mrs. Smith is busy next week. The following week would
be okay.
ึก
รศ
Mary: Yes, well how about Friday afternoon at 2 o’clock?
Jirapa:
กา
That’s perfect. See you then. Goodbye.
Mary: Goodbye.
เพื่อ
ิต
Conversation 4
ดุส
วน
Chang: Chang speaking.

ัยส
Peter: Chang, it’s Peter Lays.

Chang: Peter! Hello. What can I do for you?
าล
Peter: Could we meet sometime next week to discuss the new project?
ิทย
Chang: Of course. When do you have in mind?

ว
Peter: How about Tuesday morning?

หา
Chang: I’m sorry, I’m busy all day.

"ม
Peter: Then how about Wednesday morning, say ten thirty?

Chang: Yes, that would be fine.
Peter: Thanks. See you then. Goodbye.
Chang: Goodbye.
56
Practice 2
A. Write an email to find another time to meet. Use your imaginary information.
B. Make a conversation to change an appointment with a business partner.
Cancelling an Appointment
"
Due to unforeseen business events, some appointments are sometimes
นั้น
cancelled. The followings illustrate some examples of phrases used when through
email messages and telephone calls.
เท่า
Email 1
ึก ษา
รศ
CC: peter.woon@yahoo.com กา
Subject: Staff meeting cancellation
เพื่อ
Dear all staff

ิต
ดุส
This is just to cancel a brainstorming session on Thursday, December 22 at 1 p.m. at

Room 301. Sales manager, Mr. Peter Woon will be out of the office for business. Sorry
วน
for inconvenience. And I will confirm the convenient time to meet during next week.
ัยส
Regards,
าล
Nida Boonmee
ิทย

ว
Tel 024543687
หา
"ม
When you cancel an appointment, you should apologize for any inconvenience and
give a reason why you cannot make it. Finally, ask the receiver about a new time or
place.
57
 I will be unable to keep our appointment for tomorrow morning.

 I’m afraid that I have to cancel our meeting on Friday, as
something unexpected has come up.
 Would it be possible to cancel our lunch meeting?
 I apologize for any inconvenience.
"
นั้น
Conversation 5
เท่า
ษา
Tina: CP All, good afternoon. Can I help you?
Jirapa: Hello. This is Jirapa.
ึก
รศ
Tina: Oh hello, Jirapa. Can I help you?
Jirapa:
กา
I’m afraid that I have to cancel our appointment to visit the factory in
Chonburi next week. My boss will be away on business all the week.
เพื่อ
Tina: Yes, OK.
Jirapa: Would you be free to meet next month?
ิต
Tina: Let me check his schedule and I will tell you by tomorrow. Thank you
ดุส
for calling.
วน
Jirapa: I’m sorry about cancelling. Have a nice day.

ัยส
าล
Practice 3
ิทย
A. Write an email to cancel an appointment. Use your imaginary information.

ว
B. Make a conversation to cancel an appointment with a business partner.

หา
"ม
58
Language Focus
The language checklist given below suggests some useful expressions in order
to make appointments and discuss the dates and times.
"
Useful Expressions
นั้น
Suggesting times
เท่า
How about the sixteenth?
Are you free next Monday?
ษา
Shall we meet around nine o’clock in the morning?
ึก
When do you have in mind?
รศ
How about Friday afternoon? กา
How about the morning, say ten thirty?
เพื่อ
Saying yes
9:30 is fine.
Yes, I’m free then.
ิต
ดุส
That’s good for me.

Making an excuse
วน
I’m afraid he/she’s not in the office.

ัยส
I’m afraid he/she’s having another meeting.

าล
Making an excuse
I’m afraid he/she’s on holiday.
ิทย
I’m sorry he/she’s at lunch.

ว
หา
Saying when you are available

I can’t make it, but I can manage ten.
"ม
He won’t be free until eleven o’clock.

She’s very short of time this week. Next week’s better I think.
Estimating time
How long will it take? Can we finish by eleven?
An hour should be long enough.
59
Useful Expressions
Confirming arrangements
Let’s say Monday at ten.
I’ll meet you here at ten o’clock.
"
Study how to write and say dates and times in English and how to use the prepositions
นั้น
of time given below to discuss the dates and times correctly.
เท่า
1. Dates
ษา
We write July 19th or 19th July, but we say July the nineteenth or the nineteenth of
ึก
July.
Practice saying these:
รศ
March 7th May 30th
กา June 1st August 2nd
เพื่อ
23rd September 31st October 3rd January 14th February
2. Times
ิต
ดุส
We say the times in different ways as shown below.

8:00 It’s eight o’ clock.
วน
9:30 It’s nine thirty. It’s half past nine.

ัยส
10:15 It’s ten fifteen. It’s a quarter after ten.

าล
2:45 It’s two forty five. It’s a quarter to three .

ิทย
3. Prepositions of Time
ว
หา
on date
on 9th
"ม
on 7 March
on day of the week
on Monday
on the weekend (AE)
at definite times, holiday periods
at 5 o’clock, at 2.30 p.m.
60
at midnight
at the end of the week/month
at the weekend (BE)
at Easter/ Christmas
at the moment (in the moment )
"
in time periods
นั้น
in the morning/afternoon/evening
in March
เท่า
in five minutes
ษา
in the first/second/third/final quarter
by deadline
ึก
รศ
by Friday/4 p.m./next month (at the latest)
We must finish the report by Friday. (until Friday )
กา
เพื่อ
Conclusion
In conclusion, proper expressions used in making, changing and canceling
ิต
ดุส
appointments are presented in this unit.

วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
61
Review Questions
Read the following conversation and choose the best ending for each of the sentences
below.
An executive secretary in Bangkok is speaking to an executive secretary in London.
"
They are arranging a meeting for their executives.
นั้น
Atchara: Hi Jackie, how are you?
Jackie: Fine thanks. And you?
เท่า
Atchara: Not too bad. Busy as always.
ษา
Jackie: Yes … I know what you mean.
Atchara: I’m phoning to arrange some meetings for Ms. Prangtip when she’s in
ึก
รศ
London. She’d like to see Mr. Elliott to talk about our project progress.
กา
Jackie: OK. Let me check his diary. Now then … September 13th … that’s
Tuesday … he’s busy all day. How about 3 o’clock on Wednesday
เพื่อ
afternoon?
Atchara: No … I’m afraid Ms. Prangtip is in another meeting then. She’s free on
ิต
Wednesday morning.
ดุส
Jackie: OK. Mr. Eiliott can see her at 10.00 but he’s only free for two hours.
วน
Atchara: That’s fine.

ัยส
Jackie: OK then … Wednesday September 14th at 10.00 … here in his office.

Atchara: Fine … thanks. Nice to speak to you.
าล
Jackie: You too. Bye.

ิทย
Atchara: Goodbye, Jackie.

ว
หา
1. The executive secretary in London is _________.

"ม
a. Atchara
b. Jackie
c. Prangtip
d. Eiliott
62
2. The two executive secretaries are __________.

a. strangers
b. often speak on the telephone
c. close friends
d. Londoners
3. Ms. Prangtip wants to meet __________.
"
นั้น
a. Mr. Eiliott
b. Atchara
เท่า
c. Jackie
ษา
d. a friend
4. They arrange the meeting for ______________.
ึก
รศ
a. 3.00 p.m. on Tuesday July 9th
b. 3.00 p.m. on Wednesday July 10th
กา
c. 10.00 a.m. on Tuesday July 9th
เพื่อ
d. 10.00 a.m. on Wednesday July 10th
5. The meeting is _________.
ิต
a. for one hour

ดุส
b. for two hours

วน
c. all morning
ัยส
d. all day
าล
ิทย
ว
หา
"ม
63
References
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
"ม
หา
วิทย
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
"
Unit 5
Filing Documents
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
Source: http://www.folders.ca/images/filing-t-2.jpg
าล
Introduction
ิทย
Filing is one of the most important tasks in offices. If the documents are not
ว
หา
kept and filed, they cannot be retrieved when they are needed. The most basic ways
"ม
to find papers when a secretary needs them is to retrieve them from an effective
filing system. A good filing system will allow you to find what someone is looking for
in a short time. This unit, therefore, presents filing documents in term of purposes of
filing, types of filing cabinets, types of filing systems and ways to code documents.
66
Purposes of Filing
In general, the purpose of filing is to gather documents systematically in order
to find them later on when needed. It can be said that filing is a key means to run
effective offices.
To see a clearer picture, Tulabadee (1995, pp. 114-115) indicates purposes of
"
document filing as follows:
นั้น
1. Sort the files into their folders.
2. Be convenient and fast to retrieve the files if necessary.
เท่า
3. Maintain all files in good condition for retrieval.
ษา
4. Keep all files confidential in a safe place.
ึก
5. Apply standardized systems for all files.
รศ
6. Save costs of document storage and maintenance.
กา
It can be seen that at present there are two formats of filing documents; that
เพื่อ
is, paper files and electronic files. But this unit will focus only on filing paper
documents.
ิต
Types of Filing Cabinets

ดุส
Filing cabinets can be seen as one of the filing equipment in an office.

วน
Selecting an appropriate filing cabinet has a significant impact on the efficiency and
ัยส
the effectiveness of the record keeping systems.

าล
There are four popular filing cabinets used in offices. Each type has
ิทย
advantages and limitations as shown below.

ว
หา
"ม
67
 Vertical drawer cabinet
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
Vertical drawer cabinets are the most common type of filing equipment used
เพื่อ
in individual offices although it is the most costly of all filing equipment.
The vertical filing cabinets can provide fire protection when units are specially
protected.
ิต
ดุส
They do provide controlled access when equipped with locks. Locks on

vertical filing cabinets are generally not of sufficient quality to actually provide
วน
security, but they can provide controlled access.

ัยส
Vertical filing cabinets are most suitable for small record series that are not
าล
accessed frequently and contain files in either alphabetic or topical arrangements.

ิทย
ว
หา
"ม
68
 Lateral file cabinet
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
Four-drawer lateral file offers side-to-side filing for letter-size, legal-size, or A4-
เพื่อ
size folders with the included hanging file rails. Like vertical cabinets, lateral file
cabinets offer the advantages of controlled access with locks and some fire
resistance.
ิต
However, they are not very economical in term of cost or floor space
ดุส
requirements.
วน
ัยส
 Shelf
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Close shelf Open shelf

69
Shelf filing systems store records on open horizontal shelves rather than in
close shelves.
Open shelves are the most economical of all available filing systems. They
are often the fastest and most convenient filing equipment to use. Open shelves are
readily adaptable to the storage and management of paper records and all other
records formats.
"
While a few units of this type do have doors, the vast majority is sold without
นั้น
doors; therefore, files are protected neither from fire nor unauthorized access. Open
shelves do not offer security for confidential or vital records.
เท่า
ษา
 Mechanized File
ึก
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
Mechanized filing equipment is an office filing equipment which is not seen

ิทย
very often but is present in a few offices.

ว
This consists of a wide variety of forms ranging from huge electronic units
หา
which move tubs of files up and down to others which are human powered that
"ม
simply move conventional shelves to face the user.

All of these systems use energy to bring the files to the location of the user;
the user is not moving to fixed file locations.
The cost of this class of file equipment varies greatly as does the cost of
installing it.
70
As mentioned above, each of the filing cabinets has its benefits and
limitations. Choosing the proper filing cabinet for the office depends on the tasks and
documents. Therefore, it is better to choose a filing system which is easy to use and
meets your needs.
Practice 1
"
นั้น
Make a list of the features, advantages and limitations of each type of filing cabinet.
เท่า
Types of Filing Systems
ษา
Generally, filing systems fall into two main classification categories –
ึก
alphabetic and numeric as described below.
รศ
 Alphabetic Classification
กา
เพื่อ
Alphabetic classification is a direct access system which organizes names or
subjects by letters of the alphabet which can be divided into subtopics.
ิต
ดุส
In alphabetic filing (dictionary or topical system), one file follows another in

alphabetical order. This system determines the folders by names of people, names
วน
of companies or business. Topical systems are usually used for small numbers of
ัยส
files, since numerous subjects would require the use of an index to navigate the files.
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Alphabetic Classification: Alphabetical Filing 1
1 Source:http://www.avery.com/avery/en_us/Projects-&-Ideas/Ideas-for-Work/Filing-
Organization-Storage/Articles/Different-Styles-for-Different-Files.htm
71
The subject filing (encyclopedia or classified system) is ideal for large volumes
of records arranged by subject. Subjects are grouped under broad categories. These
are then broken down alphabetically into more precise subjects. Major subject
headings appear on dividers and secondary headings as well as major headings
appear on individual folders.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
Alphabetic Classification: Subject Filing (Thai indexing)

วน
ัยส
Geographic filing uses location to arrange records. Major headings can be

countries, states, counties, cities or any other geographic location. Secondary
าล
headings are arranged alphabetically under these major headings.

ว ิทย
หา
"ม
Alphabetic Classification: Geographic Filing 2
2 Source: http://osulibrary.oregonstate.edu/archives/images/figure_1.gif
72
 Numeric Classification
Numeric classification uses numbers or dates to arrange information. It is an
indirect access system because an index to the files must be used to retrieve. It can
be divided into these subcategories.
"
Straight numeric filing simply numbers files consecutively and arranges them
นั้น
in sequence. Straight numeric system is simple to use, simple to manage, and simple
to expand. It is also difficult to assign blocks of files to individuals for filing and
เท่า
retrieving. Finally, there is no real way to handle miscellaneous records. This system
ษา
usually requires a separate filing system or the use of an index to retrieve.
ึก
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
Straight Numeric System 3

วน
Duplex numeric filing consists of two or more number segments used to

ัยส
classify numeric codes assigned to files. Files are arranged numerically based on
าล
combinations of these segments. For example, middle-digit systems use the middle
number sequence as the major file heading, terminal digit systems use the final
ิทย
segment, and primary digit systems use the initial number segment. Duplex systems
ว
are usually used for large volumes of records. They support the assignment of blocks
หา
of files to individuals for filing and retrieving. With these, it can reduce some mistakes
"ม
or lost files.
3 Source: http://ecx.images-amazon.com/images/I/51DMFCK2FML.jpg
73
The TERMINAL-DIGIT NUMERIC SYSTEM. The number 7123490 could be

broken down as follows:
71-234-90, with 90 as the primary unit for filing,

234 as the secondary unit, and
71 as the tertiary unit
"
นั้น
เท่า
The record could be filed in the following arrangement:
ึก ษา
รศ
Drawer number: 90
Guide number: 234
กา
Folder number: 71
เพื่อ
ิต
The MIDDLE-DIGIT NUMERIC SYSTEM. The number 7123490 could be broken

ดุส
down as follows:
วน
ัยส
The middle group of digits or 234 becomes the primary indexing unit,
the first group or 71is the secondary indexing unit, and
าล
the terminal group of digits or 90 is the tertiary unit.

ิทย
ว
หา
The file 71-234-90 could be filed in the following arrangement:

"ม
Drawer number: 234

Guide number: 71
Folder number: 90
74
"
Numeric Classification: Middle Digit Duplex Classification 4
นั้น
เท่า
Decimal filing uses ten general divisions, which can be subdivided by groups
of ten as often as needed. The most famous decimal system is the Dewey Decimal
ษา
System, developed in 1873, and used in ninety percent of the world’s libraries.
ึก
Decimal systems allow for unlimited expansion and the grouping of similar subjects
รศ
(allowing browsing) in the same location. But they are also inflexible and limited to
ten general classification areas.
กา
เพื่อ
Example:
500 Office Equipment

ิต
ดุส
500.1 Furniture
500.1.1 Real Leather
วน
500.1.2 Artificial Leather

ัยส
าล
ว ิทย
หา
"ม
4Source:
http://osulibrary.oregonstate.edu/archives/handbook/chapter2/record_6.1.html
75
Chronologic filing arranges files by date. Correspondence is commonly

arranged using a chronological system.
"
นั้น
เท่า
Chronological Filing 5
ษา
In short, there are two types of access used in filing systems: direct and
ึก
รศ
indirect access.
กา
Direct access allows a person to find a record by going directly to the files
and
เพื่อ
looking under the name of the record. Alphabetic systems are usually direct access
systems.
ิต
Indirect access requires the use of an index or authority file to determine the
ดุส
code assigned to a record. Numeric systems are usually indirect access systems.
วน
ัยส
Selecting the Right System for Your Office

To determine which system is right for an office’s records, four questions
าล
must be answered:
ิทย
How are the records used or retrieved? Types of records and the usual
ว
method of retrieval may determine the filing system. For example, a numeric system
หา
would work well for purchase orders retrieved by number. An alphabetic system
"ม
would make more sense for licensing files retrieved by licensee name.
How many records do you have? Offices with limited records volume can
often use an alphabetic filing system. Large volumes of records usually require
numeric or alphanumeric systems.
5Source: http://www.avery.com/avery/en_us/Projects-&-Ideas/Ideas-for-Work/Filing-
Organization-Storage/Articles/Different-Styles-for-Different-Files.htm
76
How big is the office or agency? Large agencies, especially those with
multiple branch offices, may use an alphanumeric central filing system to insure
consistent filing practices throughout the agency. Larger agencies have more people
filing and retrieving records.
Who uses the records? The needs of the people filing and retrieving records
must be considered when choosing a filing system. The Dewey Decimal System
"
นั้น
would be inappropriate for specialized subject files where a few people with
intimate knowledge of the subject use the records. It would be very useful for an
เท่า
agency library, however, where many people use records with which they may be
ษา
only generally familiar.
After responding to these questions, a secretary can decide what the filing
ึก
รศ
system would suit the office.
กา
Practice 2
เพื่อ
List the features of each filing system. In your opinion, which is the best? Why?
ิต
Coding Documents for Subject Filing

ดุส
After a secretary can decide the proper filing cabinet and filing system, she/he
วน
needs to learn how to code and sort correspondence. The following procedure
ัยส
should be used in coding documents for subject filing:

าล
1. Read the correspondence.

2. Check for enclosures and attachments.
ิทย
3. Check for references to previous correspondence.

ว
4. Determine the subject of the correspondence.

หา
5. Underline its keywords or phrases.

"ม
6. Select the broad subject classification.

7. Determine if it relates to a general area or a specific file.
8. Select the primary heading within the classification group.
9. Select the appropriate secondary and tertiary headings, if needed.
10. Write the file heading in the right hand corner of the document.
11. Cross-reference material that relates to two or more subjects.
77
12. Sort the file into the appropriate group or folder.

13. Store the file in the filing cabinet.
To have a clear picture, the following illustrations in Filing Release and Steps
in Correspondence Filing can be described evidently.
"
นั้น
 Filing Release
This illustration expresses the way that a letter is sent for filing.
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
78
 Steps in Correspondence Filing

This illustration shows steps on correspondence filing before keeping in the
proper filing cabinet.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
79
Practice 3
Find three letters and try to code them by following the given guidelines.
Conclusion
In conclusion, this unit provides information of filing equipment and filing
"
systems. In addition, ways to keep and retrieve documents or records systematically,
นั้น
including coding documents for subject filing mentioned.
เท่า
Review Questions
ษา
Answer these questions.
ึก
1.
รศ
What are limitations of a vertical filing cabinet?
กา
2. What are advantages of a lateral file cabinet?
เพื่อ
3. Which filing cabinet is the most economical?
4. Which filing system organizes names or subjects by letters of the alphabet?
5. Which filing system requires the use of an index to determine the code
ิต
ดุส
assigned to a record?
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
80
References
ดุจดาว ดวงเด่น. (2550). จัดเอกสารง่ายๆ ให้งานทันสมัยและลดต้นทุน: Effective filing

system. กรุงเทพฯ: สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ.
"
สุรัสวดี ราชกุลชัย. (2546). การบริหารสานักงาน. กรุงเทพฯ: สานักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์
นั้น
มหาวิทยาลัย.
เท่า
Oregon State University. (2009). Filing systems. Retrieved November 7, 2009, from
http://osulibrary.oregonstate.edu/archives/handbook/chapter2/record_6
ษา
.1.html
ึก
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Unit 6
Arranging Business Meetings
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
Introduction
วน
A secretary usually participates in a meeting from the beginning to the end.

ัยส
This unit begins with preparing for a meeting including writing agenda and memo sent
าล
to participants. Next, running a meeting focusing on process and expressions used in

ิทย
meetings is provided. Finally, writing up minutes of the meetings is presented.

ว
หา
Preparing for a Meeting

"ม
Before a meeting begins, it is necessary for a secretary to consult the chair for
the purpose of the meeting in order to draw up an agenda. Then he or she will call
for meeting by telephone, email or writing a memo confirming the meeting to
participants. Moreover, he or she might do the followings:
o Check the amount and availability of participants for a meeting.
o Reserve the room for an upcoming meeting.
82
o Arrange the documents necessary for an upcoming meeting.

o Look into the meeting room. Ensure that overhead projector, tape
recorder, and everything to be used is in good condition. For example,
the flowers in the vase are fresh or the chairs are not broken.
o Order refreshments for an upcoming meeting.
o Finish the minutes of the previous meeting and send them to every
"
นั้น
person who attends the meeting.
One of the secrets of successful meetings is careful preparation. If a secretary
เท่า
is well-prepared, the meeting will achieve its goal. This section will focus on writing an
ษา
agenda as well as writing a memo to confirm the date and time of a meeting.
ึก
รศ
Writing an Agenda กา
Most meetings should have an agenda, a list of topics to be covered, presented
เพื่อ
in the order at a meeting. In general, the copy will be sent to each participant before
the meeting begins. A common form of agenda accompanied by explanations is as
follows:
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
83
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
(John, 2005, p. 50)

ัยส
าล
As the form of agenda above, it can be concluded that Items 4 and 8 are new
ิทย
topics which will be discussing at the meeting. Generally speaking, a meeting should
ว
contain 2-3 new topics for discussion. However, the outline should be adapted for
หา
particular meetings; for instance, the first committee meeting or Annual Meeting where
"ม
Items 2 and 3 are redundant.

84
Example of Agenda
Agenda for Monthly Executive Meeting

Monday, October 18, 2016
"
10.00 a.m. Pinphet Conference Room
นั้น
เท่า
1. Apologies for absence
ษา
2. Minutes of the previous meeting
ึก
3. Matters arising from the minutes
รศ
4. The VAT in our retail sales
5. The project to open a new branch in a suburban area
กา
6. Any other business
เพื่อ
7. Date and place of the next meeting
ิต
ดุส
วน
Practice 1
ัยส
Read the following situation and draw up an agenda. Use the agenda above as your
model.
าล
ิทย
Situation: A meeting of Panorama Intertrade Co. Ltd. is to be held on Friday, October

ว
21, at 9.30-12.00 a.m. at Conference Room A. It is planned that people attending the
หา
meeting will discuss the minimum qualifications of the company’s management

"ม
trainees (there are some vacancies for this position). They will also discuss the
proposed plan to diversify the company into the real estate business. There will be
time for them to discuss any other business.
85
Running a Meeting
Meeting is such an essential part in the business world that all secretaries
should be familiar with both of documents and process. Meeting can be effective if
the person in charge sets an agenda and sticks to it by not allowing lengthy arguments.
In other words, running a meeting effectively means guiding the discussion that remains
"
centered on the issue. This section presents meeting process and expressions used in
นั้น
a meeting as well as writing minutes.
เท่า
Meeting Process
ษา
The process of a meeting is as follows:
ึก
1. Before the meeting takes place, it is important to invite participants to
รศ
propose items or points for the agenda.
กา
2. Drawing up the agenda is usually the responsibility of the secretary or
เพื่อ
the chair.
3. When the chair opens the meeting, it is usual to run through the agenda
quickly.
ิต
ดุส
4. The first item is usually Matters Arising to allow participants to go

through the minutes of the previous meeting.
วน
5. After this, the discussion of the other points can begin. During the
ัยส
discussion participants make recommendations and proposals in order

าล
to solve problems.
6. If the meeting is scheduled for a whole day, it is typical to take breaks
ิทย
and to adjourn for lunch.

ว
7. Of course, it is necessary to resume after lunch.

หา
8. In the middle of the afternoon, participants often ask for a time out if
"ม
they are feeling tired.

9. At the end of the meeting, the last or next-to-last point is often AOB
(Any Other Business) which gives participants the opportunity to raise
other issues not included in the main agenda.
86
10. During the meeting someone is nominated to take the minutes and
after the meeting this person will write up the minutes for circulation
to the other participants before the next meeting.
11. Finally, the chair will close the meeting.
Practice 3
"
นั้น
Match each word with people or things it includes.
เท่า
1. documents a. chair, secretary, participant
ษา
2. equipment b. coffee, sandwiches, fruit
3. facilities c. memos, handouts, minutes
ึก
รศ
4. refreshments กา d. overhead, microphone, VCR
5. roles e. conference room, tables, chairs
เพื่อ
Expressions for a Meeting
It is useful to have an idea of what the meeting will be covered and what will
ิต
ดุส
achieve. This section deals with how to run a meeting by using useful expressions for
starting a meeting, taking part in discussion and ending a meeting. The followings are
วน
phrases which can be used effectively at meeting in order to 1) start a meeting, 2) take
ัยส
part in discussion and 3) end a meeting.

าล
Some Useful Expressions for Starting a Meeting

ิทย
Welcoming participants to a meeting

ว
It’s nice to see everyone.

หา
It’s great to see everybody.

"ม
I’m glad you could all make it today.

Thanks for being here today.
Hello everybody.
Saying who can’t attend the meeting
I have apologies from Tina and Bob.
Derek has sent his apologies.
87
Some Useful Expressions for Starting a Meeting

Peter can’t make it either.
Unfortunately, Tim wasn’t able to make it today because …
Laura can’t be with us today.
Stating what the meeting’s about
"
We’re meeting today to talk about….
นั้น
Our objective today is …
We’ll be discussing…
เท่า
Jeremy will present an analysis of…
ษา
John will be giving us an overview of …
Introducing participants at a meeting
ึก
รศ
Before we begin, can I introduce Chris Hall to you all?
กา
Does everyone know Mary Norman?
This is Christina, one of our consultants.
เพื่อ
Let me introduce ….
Asking participants to introduce themselves
ิต
Why don’t you introduce yourself to everyone?

ดุส
Tell us a bit about yourself.

วน
Could you tell us all who you are and say something about yourself?
ัยส
Some Useful Expressions for Taking Part in Discussion

าล
Asking for opinions

ิทย
What do you think about that?

ว
What do we all think?

หา
Would you like to make a point here?

"ม
Does anyone want to say anything on that?

Would you like to comment on that?
What do you think about ….?
What are your thoughts about this?
What is your opinion about this?
Sam, you’re very quiet. Would you like to comment?
88

Giving a neutral opinion
I think that ….
Why don’t we ….?
It seems to me that ….
"
In my opinion ….
นั้น
We should ….
Giving a tentative opinion
เท่า
It might be the case that ….
ษา
Perhaps we should ….
Giving a strong opinion
ึก
รศ
I’m convinced that … กา
It’s (absolutely) clear that ….
There’s no doubt in my mind that ….
เพื่อ
And frankly I think that ….
Interrupting
ิต
Sorry, but…..
ดุส
Sorry to interrupt, but I feel that …..

วน
Could I come in here?

ัยส
I’d like to make a point here, if I could.

Can I just say something about that?
าล
Dealing with interruptions

ิทย
Hold on, please.

ว
We’ll come back to you in a moment.

หา
Just a second, please. I promise we’ll come right back to you.

"ม
Asking for clarification

I’m not sure I understand what you’re saying.
Do you mean that…..?
If I understand you correctly, you think that ….
Strong agreement
You’re completely right.
89

Absolutely. I think it’s a fantastic idea.
I totally / completely agree.
Agreeing in a neutral way
I think you’re right.
"
That’s right
นั้น
I agree.
Tentative or partial agreement
เท่า
To a certain extent I agree.
ษา
I partially agree, but…
Yes, but … I can agree with that up to a point.
ึก
รศ
I think I can agree up to a point. I support the idea up to a point.
กา
Neural disagreement
I disagree.
เพื่อ
I can’t go along with that.
I think you might be wrong there.
ิต
I’m afraid I can’t agree with you there.

ดุส
Strong disagreement
วน
No, I think you’re wrong there.

ัยส
I completely disagree.
Putting an issue to the a vote
าล
Let’s put this to a vote.

ิทย
Can we have a vote on this?

ว
Can we have a quick show of hands?

หา
All in favour? Those against?

"ม
Saying that you don’t want to take part in a vote.

I abstain.
Some Useful Expressions for Ending a Meeting

Completing the agenda
I think we’ve covered everything.
90
Some Useful Expressions for Ending a Meeting

OK. That’s everything on the agenda.
Is there anything else to discuss?
Summarizing
Before we close, I should summarize the main points.
"
We discussed … items. So, our … [first/second] objective was to ….
นั้น
To sum up, we have decided to ….
Delaying decisions
เท่า
We’ll leave this until a later date.
ษา
We need more time to make a decision on this.
We’ll discuss this at our next meeting.
ึก
รศ
Everything is clear กา
OK, is that clear?
Does everyone agree?
เพื่อ
Any final questions?
Next meeting
ิต
Can we set a time for our next meeting?

ดุส
Is June 28th convenient as a date for another meeting?

วน
I’ll confirm the date and location by next week.

ัยส
Closing the meeting

Thank you for coming and for your contributions.
าล
It was a pleasure to see you all today.

ิทย
OK. We can finish there. Let’s call it a day. (Informal)

ว
I declare this meeting adjourned. (Formal)

หา
"ม
91
Conversation
The following conversation at the meeting is seen as a guideline to conduct a
successful meeting.
It is 9.00 a.m. on Wednesday September 7, 2016. The executive committee meeting

has just started. Mr. Lee Young is chairing the meeting.
"
นั้น
Mr. Young: Right, is everybody here? Good. No apologies then. Has everyone read
เท่า
the minutes? Any corrections? No…? Great. Are there any matter arising?
ษา
No? Alright. The next item on the agenda is the industrial complex. I
had a phone call from Mr. Kim Sang this morning and they’re now only
ึก
รศ
one week behind schedule.
Yupin:
กา
Oh, that’s better. And he’s visiting the complex himself on Friday I think.
Harris: Yes, But are we going to be ready by the opening date, December 1?
เพื่อ
Mr. Young: Yes, Monday December 26. And it still looks possible. Would you
minute that, please, Anchalee. Thank you. Right, can we move on to
ิต
item four? Recruitment of new personnel for the industrial complex.

ดุส
Sompob.
วน
Sompob: Yes. The recruitment program is now nearly complete. Most of the
ัยส
positions are filled, only a few minor ones are still open.
Mr. Young: Good. Item five, the deep sea port contract. Jeremy?
าล
Jeremy: Everything is set for the signing of the contract. There are no problems
ิทย
about the sub-contractors.

ว
Mr. Young: Right. We shall sign the contract next week. Are we agreed? Good.
หา
Yupin: I’m sorry, I have to go now. I’m seeing someone from Japan. He’s
"ม
coming in five minutes.

Mr. Young: Of course. But I think we’re nearly finished. Is there any other business?
No…? OK. The next meeting will be on Thursday September 29 at 10.30
a.m. Thank you everyone.
92
Practice 4
Match these verbs 1-7 with their definitions a-g.
1. set up a meeting a. cancel

2. chair a meeting b. disturb
"
3. call off a meeting c. lead or supervise
นั้น
4. put off a meeting d. not attend
5. adjourn a meeting e. organize
เท่า
6. skip a meeting f. postpone
ษา
7. interrupt a meeting g. stop temporarily
ึก
รศ
Practice 5 กา
Fill in the blanks using the words given in the boxes.
เพื่อ
propose refreshments attend circulating
ิต
Pop: Did you see the memo that is _____________ the office?
ดุส
Mark: Do you mean the one about the meeting tomorrow? Yeah, I saw it.
วน
Pop: I’m still not sure what the meeting is about.

ัยส
Mark: We’re supposed to brainstorm ideas for better sales approaches.

าล
Pop: Is it essential that everyone _____________ the meeting? I was planning to be

out of the office tomorrow afternoon.
ิทย
Mark: Of course it’s important. Peter is going to chair the meeting. I think he is going
ว
to ____________ an idea he came up with.

หา
Pop: I guess the length of the meeting will be at least a few hours. I hope we have
"ม
_____________.
93
take minutes go around target absence
Peter: OK. Let’s get down to business. First, I’d like to welcome everybody to today’s
meeting. Panu sends his apologies for his _____________ from today’s meeting.
His son is sick. The objective of our meeting today is to brainstorm ideas for
"
more effective sales techniques. That is our _____________ this afternoon. I
นั้น
have a few ideas I’d like to share first, and then we will _____________ the
table and hear other ideas from each person here today. We’ll try to keep to
เท่า
ten minutes for the discussion of each idea. That way the meeting won’t run
ษา
too long. And I’ve asked Karen to _____________ for the meeting. So, as
background I’d just like to take you through the standard sales techniques used
ึก
รศ
in our department …
กา
sum up contribution minutes productive
เพื่อ
Peter: That covers everything I wanted to accomplish at this meeting. Just to

ิต
_____________, Maneetip will make sure everyone at this meeting gets a copy
ดุส
of the _____________ outlining all of the ideas. Then we’ll meet again next
วน
week and look into how some of the ideas can be implemented. I want to
ัยส
thank you all for your _____________ of stimulating ideas. I thought this was a
very _____________ meeting. Let’s call it a day, folks.
าล
ิทย
Practice 6
ว
Work in groups. Conduct a department meeting focusing on expressions used for

หา
meeting. Use the conversation and exercise above as a model.

"ม
94
Writing Minutes
It is necessary for a secretary to make a complete record of the meeting. He or
she will take minutes during the meeting. If he or she is not asked to attend the
meeting, the chairperson of the meeting should give him or her a rough draft of what
occurred so that he or she can finally prepare the minutes.
"
Writing minutes requires considerable ability in writing good, clear, and concise
นั้น
English. The following model minutes are shown.
เท่า
Model Minutes 1
ษา
MINUTES OF THE MEETING
ึก
รศ
of the Help Child Foundation
1.30 p.m.
กา
September 19, 2016
เพื่อ
Chaired by: Chatchai Mangmeekwamdee
Present: Krit Wacharachai
Piboon Manasak
ิต
Johnson Thomas
ดุส
Maureen Jensen
Pakathip Songsri
วน
Supanat Wasuchai
ัยส
Absent: Thongchai Srisuk

าล
Time and place: The regular monthly meeting of the Help Child Foundation was called to order by
the President, Chatchai Mangmeekwamdee on Monday, September 19, 2016 at 1.30
ิทย
p.m., in Likhit Room, Suan Dusit Place Hotel.

ว
หา
Minutes: The minutes of the last meeting were read and approved.
"ม
Treasurer’s report: The following report was given by Pakathip Songsri, the treasurer.
Balance on hand, January 1, 2016 ฿150,280.00
Collected during the year (January 1, 2016
to August 31, 2016) ฿220,112.50
Total ฿370,392.50
Paid out during the year ฿102,458.00
Balance on hand, January 1, 2016 ฿267,934.50
The treasurer’s was accepted.
95
Committee report: Piboon Manasak, Chairperson of the Nominating Committee, reported that the
committee has met twice and will present the list of nominees for next year at the
March meeting.
Maureen Jensen, Chairperson of the Found-Raising Committee, reported that a
concert by Jennifer Kim is scheduled for November 16. The tickets will be available
at the Thai Ticket Major counters at prices of 1500, 1000, 800, and 500 bath. They will
be on sale from October 1.
"
นั้น
New business: Johnson Thomas suggested that a bimonthly newsletter will be published as a
number of members is increasing and they should know what is going on in our club.
เท่า
After this topic was raised and much discussion was done, the President appointed
the following members to serve on a Newsletter Committee to determine the
ษา
feasibility of this project: Johnson Thomas, Supanat Wasuchai, and Thongchai Srisuk.
This committee is to make a recommendation at the March meeting.
ึก
รศ
Program: Vice President, Krit Wacharachai introduced Maliwan Thongrith who spoke on “How
to Help Child Labour”. Mrs. Maliwan Thongrith emphasized the laws concerning
juvenile abuse.
กา
เพื่อ
Adjournment: The meeting adjourned at 4.30 p.m.
ิต
ดุส
Supanat Wasuchai
(Supanat Wasuchai)
วน
Secretary
ัยส
าล
Approved Chatchai Mangmeekwamdee

Chatchai Mangmeekwamdee, President
ิทย
ว
หา
"ม
96
Model Minutes 2
MINUTES OF THE MEETING

OF THE BOARD OF DIRECTORS
September 2, 2016
Presiding: Paul Todds
"
Present: Somsak Nantakul
Pimnara Kulchai
นั้น
Jenny Stevenson
Kwanchanok Tongdee
เท่า
Absent: Takshi Namura
ษา
Time and place: The regular monthly meeting of the Board of Directors was called to order by the President,
Paul Todds, on September 2, 2016, at 10.00 a.m. in Jongkolnee Room of the Montien Hotel.
ึก
รศ
1. The minutes of the last meeting
The minutes of the meeting of the Board of Directors held on Tuesday, August 9, 2016, were read and approved.
กา
2. Matters arising from the business
เพื่อ
None.
3. Progress on new shopping plaza

Our new plaza on Sukhumvit Road is 60 % done. When it is 80 % done, the promotion will be 40 % more intensive and
ิต
ดุส
the shops who lease the plaza’s space including our own department store will be open. Work on the other 20 % of
construction will continue at the same time.
วน
4. Training
ัยส
As our company has been expanding quickly and it is becoming more international, we will keep a competitive edge by
sponsoring outstanding employees, executives, and non-executives, to get training both locally and abroad. Managers should
าล
be thinking about proper courses and appropriate institutes for people in their departments as well.
ิทย
5. Other business
None.
ว
หา
6. Date of the next meeting

It was agreed that the next meeting of the Board of Directors will be meeting at 12.00 on October 7, 2016, at Jade Garden
"ม
Restaurant, the Montien Hotel.
Paul Todds
Paul Todds, Chairman
September 3, 2016
Duangjai Uthaiwan
(Duangjai Uthaiwan)
Secretary to
Mr. Paul Todds
September 2, 2016
97
Practice 7
Read the given information and write minutes.
Name of company: Peter and Sons Co, Ltd. Department: Production

Date: September 6, 2016 Time: 2.00 p.m.
"
Adjournment: 4.30 p.m.
นั้น
Bill Darling was the President. The persons who attended the meeting were Henry
เท่า
White, Mary Nelson, Chaiya Setthi, and Wilai Aronmas. Alex Keat was absent.
ษา
The following items should be discussed:
ึก
รศ
1. In mid of October, a new ten million bath high technology machine will be installed
กา
in the assembly plant.
2. Our personnel output is 30 units a week. We expect to increase this to 45 units a
เพื่อ
week by the end of November.
ิต
Conclusion
ดุส
This unit provides you knowledge of arranging meetings including agenda,

วน
memos, process, language used and minutes of the meeting. As a potential secretary,
ัยส
these tasks are essential to make a good meeting.

าล
ิทย
Review Questions
Explain the process of arranging a meeting.
ว
หา
"ม
98
References

"
นั้น
University Press.
เท่า
University Press.
ษา
ึก
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Unit 7
Writing Business Memorandums
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา(Source: http://www.writingvalley.com/)
เพื่อ
Introduction
Memorandums or memos are generally seen as internal business
ิต
communication used within the company. As a company secretary, you always write
ดุส
memos. This unit will focus on writing which includes 1) guidelines for writing office
วน
memorandums 2) elements of an office memorandum 3) model memorandums and

4) expressions used for memorandums.
ัยส
าล
Guidelines for Writing Office Memorandums

ิทย
A memorandum or memo is a written form of communication between

ว
people who work in the same company. It can be written from one subsidiary to
หา
another. Memos are typically sent on white-plain papers or by email. A memo is not
"ม
an appropriate tool for confidential information.

Like all forms of inter-office communication, business memos have different
purposes. They are basically used for giving specific instructions and regulations or
updating any changes in the company’s policy. They are used to make inquiries and
requests, to provide information, reminders, and confirmation. Office workers also used
100
memos to make announcements, discuss procedures, report on company activities,

and etc.
An office secretary should learn how to write an effective memo. Several
effective guidelines must be considered before writing a business memorandum.
o If the memorandum is sent to a particular person within the company, the
sender should mention the correct name of the receiver. To make the
"
นั้น
memorandum more formal, the sender can mention the job title of the
receiver.
เท่า
o Business memos should be brief and direct to the point informing the
ษา
message clearly to the recipient(s). For clarity, you can use bullets or
numberings.
ึก
รศ
o The body of a memo is commonly divided into three paragraphs – the
กา
opening paragraph, the body paragraph, and the closing paragraph. The details
are as follows:
เพื่อ
 The opening paragraph of the memo
This first paragraph contains the background of the message which mentions
ิต
the purpose of sending the memo. The opening section of the memo must be
ดุส
clear enough so that the recipient(s) can get a clear overview of the memo’s
วน
purpose.
ัยส
 The body paragraph of the memo

You should explain what the company does to solve certain issues or to
าล
instruct the employees about new rules or policies.

ิทย
 The closing paragraph of the memo

ว
The sender directs the recipient(s) to follow the instructions or to take certain
หา
steps to resolve the issue.

"ม
Elements of an Office Memorandum

It can be said that all memos are structured similarly. The format of a memo
is quite different from the formatting style of a typical business letter. Generally
speaking, a memo contains basic elements like From:, To:, Date:, Subject: or Re: and
then the message or content.
101
Study the example of memo below.
Acer Computer Co., Ltd. Memo.
To: All technicians
"
From: Jeremy Toselli
นั้น
Date: October 25, 2016
เท่า
Subject: Rescheduling a Monthly Meeting
.
ษา
The November Monthly Meeting has been rescheduled.
Instead of Tuesday November 15, we will meet on Wednesday,
ึก
รศ
November 16, at 9.00 A.M. in the Meeting Room. Please save the
date. กา
เพื่อ
From the example above, it can be seen that a memo includes the heading
with the company’s name followed by Memorandum or Memo. It also includes the
ิต
subheadings To: line, From: line, Date: line and Subject: line.
ดุส
วน
The commonly used format of a memo is shown below:

ัยส
Company’s Name
าล
Memorandum
ิทย
TO:
ว
FROM:
หา
SUBJECT:
"ม
DATE:
102
Practice 1
Read the example of memo again. Then discuss the questions.
1. Who wrote the memo?
2. To whom is the memo sent?
3. When was the memo written?
"
4. What was the subject about?
นั้น
5. When do people agree to meet?
เท่า
To clarify, the description of the subheadings with some examples is described
ษา
below.
 The TO: line indicates the name of the person to whom the memo is sent.
ึก
รศ
The titles (such as Mr. or Ms.) or the term (such as “TO: All Personnel”) are generally
กา
used. Job titles, department, and room numbers may be included to avoid confusion.
When several people will be receiving copies, a CC notation may be added.
เพื่อ
Examples of the TO: line

ิต
ดุส
TO: Dr. Dudnapang Thomson, Sales Department Head

วน
TO: Alex Baldwin, Director of Operations

ัยส
TO: Ms. Yuko Misaki

TO: Kim Jong
าล
ิทย
ว
หา
 The FROM: line indicates the name of the person sending the memo. No
"ม
courtesy title should be used, but a job title, department, or extension number may
be included for clarity or convenience.
103
Examples of the FROM: line
FROM: Mr. Kasin Watanabae, Personnel Assistant Manager

FROM: Ms. Marry Wilson, Ext. 22
FROM: Jiraporn Coulson
"
นั้น
เท่า
 The SUBJECT: line serves as a title which should be brief but describes the
ษา
content of the memo. It could be a phrase or a word.
ึก
รศ
Examples of the SUBJECT: line
กา
SUBJECT: Contract
เพื่อ
SUBJECT: Purchase Order 2310
SUBJECT: New Sick Leave Policy
ิต
SUBJECT: Compulsory Employee Meeting on Monday

ดุส
วน
ัยส
Alternatively, Re: line (or regarding / with reference to) is also used to introduce
the subject as shown below.
าล
ิทย
Re: Contract
ว
Re: Purchase Order 2310

หา
Re: New Sick Leave Policy

"ม
Re: Compulsory Employee Meeting on Monday

104
 The DATE: line indicates in standard from the date on which the memo is
sent.
Examples of the DATE: line
"
DATE: 7 March 2016
นั้น
DATE: March 7, 2016
เท่า
ษา
An example of all subheadings of a memo can be shown below.
ึก
รศ
กา
K&O Co., Ltd.
เพื่อ
Memorandum
ิต
ดุส
TO: Dr. Dudnapang Thomson, Sales Department Head

วน
FROM: Mr. Kasin Watanabae, Personnel Assistant Manager

SUBJECT: New Sick Leave Policy
ัยส
DATE: March 7, 2016

าล
ิทย
ว
หา
"ม
105
Practice 2
Write the correct subject on the subject line of each memo. Choose from these
subjects.
Conference rooms Company health club
Closure of cafeteria Meeting postponed
"
New general manager New sales manager
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
(Bernard & Meehan, 2005, p. 80)

"ม
106
Model Memorandums
This section presents model memorandums including the heading, the
subheadings and the message. Study the examples of model memos as follows:
Example 1
"
นั้น
เท่า
KK Logistics
ษา
Memorandum
ึก
รศ
TO: Pornpan Mahanatee
กา
เพื่อ
FROM: Yoon Woo
SUBJECT: Meeting
DATE: October 10, 2016
ิต
ดุส
Just remind you to attend the meeting this Friday. Attached you will
วน
find the documents that will be discussed at the meeting.

ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
107
Example 2
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
(Source: http://www.dummies.com/)
วน
Note:
ัยส
A CC notation may be added as one of the subheadings when several people will be
าล
receiving copies.
ิทย
ว
หา
"ม
108
Example 3
LG Electronics (Thailand) Co., Ltd.

INTER-OFFICE MEMO
"
นั้น
To: Kyoko Miyasaki
From: Wilaiporn Nongna
เท่า
Subject: Exhibition Confirmation
ษา
Date: 10 October 2016
ึก
รศ
You have to confirm our participation in the Exhibition to be held in
กา
Australia next two months. You have to decide on the items we’ll be
เพื่อ
displaying and send a detailed description of them. Please send a
letter of confirmation addressed to Mrs. Ellen Tamar who is now in
charge of this project before the 30th.
ิต
ดุส
วน
Practice 3
ัยส
A. Complete the following memo by using the given information.

าล
ิทย
1. March 7, 2016
ว
2. Chief Executive Officer

หา
3. All permanent employees

"ม
4. The Board of KK Logistics is happy to announce that a new insurance policy

offering health coverage to employees and their families will go into effect on
April 1, 2016.
5. KK Logistics
6. MEMORANDUM
7. New Family Insurance Policy
109
To :
From :
"
Subject : Date :
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
B. From the situations given, try to write the memo below.

ิต
ดุส
Situation 1: You are the secretary to the manager of Marketing Communications

วน
Department, Mr. Paul Watson. He would like to recruit a marketing communication officer.
Write a memo to the manager of Human Resources Department to place an advertisement
ัยส
on the Bangkok Post.

าล
ิทย
Memorandum
ว
หา
To :
From :
"ม
Subject : Date :
110
Situation 2: You are the secretary to the Director of KK Logistics. Write a memo of the
meeting on the Company Annual Report which will be held on October 26, 2016, between
9.30 and 12.00 A.M. at the conference room to all Department Heads.
Memorandum
"
นั้น
To :
From :
เท่า
Subject : Date :
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Expressions Used for Memorandums
Common expressions used in memos in different situations are shown as follows:
ิต
ดุส
Referring to previous communication

วน
As I mentioned on the phone, we…

ัยส
I received your memo about…

In response to your memo dated March 7, 2016,…
าล
I received the copy of the project that you sent me…

ิทย
ว
Asking someone to do something

หา
Contact me as soon as possible after you received…

"ม
Take a look at the … and tell us what you think.

Let me know if you can...
Please note that I have received…
Please inform your Sales Representatives that…
Please check your…
111
You can write a strong but polite request like this:

All staff are requested to attend the meeting.
Would all staff please attend the meeting?
Please contact the personnel department for more details.
To announce a recent event, you can use the simple past tense and a time
"
นั้น
expression:
We interviewed six applicants for the position of oversea coordinator last week.
เท่า
ษา
If the time when something happened (e.g. last week) is not important, or you don’t
want to mention it, you can use the present perfect without a time expression:
ึก
รศ
We have interviewed six applicants for the position of executive secretary.
กา
You can change a passive sentence in the same way:
เพื่อ
The new cafeteria was completed on March 7.
The new cafeteria has been completed.
ิต
ดุส
You can use will with the passive to announce events in the future:
วน
The New Year party will be held on December 27.

ัยส
The new model will be introduced next two months.

าล
Moreover, the following expressions are exemplified as shown below.

ิทย
ว
Please attend the monthly staff meeting on October 24, at 9:00 a.m. in the
หา
Conference Room in the Main Building.

"ม
Please don’t forget to replace the shipping supplies as soon as possible. We

ran out of some of them last week.
Regarding making an analysis of the company’s stationery costs last week, I

would like all of you to write down the estimated quantities of writing materials your
112
department has to use per month on the attached form and send them to the
Accounting Department by November 30.
Thank you very much for your cooperation.
I am pleased to announce that Mrs. Siriwan Kandee is joining our staff as a
"
Customer Relationship Manager. Please offer her any help and advice.
นั้น
This is to remind you that you have to confirm our participation in the
เท่า
International Conference to be held in London in December.
ษา
I’d like to request forty copies of Training Manual for LG Technicians.
ึก
รศ
กา
We would like to know how many people will be attending our training program
next month.
เพื่อ
I’m attaching the list of the models and colors available in a separate Word
ิต
Document. If there are any other special requirements, please let us know as soon as
ดุส
possible.
วน
ัยส
Attached is a copy of the pricelist of electrical equipment.

าล
Please find attached a name list of participants who attended the annual
ิทย
seminar.
ว
หา
"ม
113
Practice 4
With your partner, brainstorm ways to finish these sentences.
1. Contact me as soon as possible after you receive…

2. In response to your email about…
"
3. Let me know if you can…
นั้น
4. Please take a look at the… before you… and tell us what you think about it.
5. I received your email about…
เท่า
6. Inform your Sales Representatives that…
ษา
Practice 5
ึก
รศ
A. Write your own memo. You work for Sirin’s Clinic as a secretary and need to give an
กา
officer the message. Imagine the topic, purpose of writing and other information
เพื่อ
needed.
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
B. On a separate piece of paper, write a memo to all staff of a large company, suggesting
ways of economizing on the use of paper and electricity.
114
Conclusion
This unit presents the guidelines for writing office memorandums including
elements of an office memorandum, model memorandums and expressions used for
memorandums.
Review Questions
"
Fill in the blanks in the memo below using the given information.
นั้น
เท่า
November 8, 2016 KK Logistics All employees Thefts
Dan Jones there have been many thefts in the building recently
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
(Bernard & Meehan, 2005, p. 81)

หา
"ม
115
References
Fox, S. (n.d.). How to format a business memorandum. Retrieved August 8, 2016, from
"
http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-format-a-business-
นั้น
memorandum.html
How to write a memo – Guidelines for writing effective office memorandums. Retrieved August 8,
เท่า
2016, from http://www.writingvalley.com/others/how-to-write-a-memo-
ษา
guidelines-for-writing-effective-office-memorandums/
ึก
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
"ม
หา
วิทย
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
"
Unit 8
Writing Fax Messages
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
(Source: http://www.didfax.net/free-fax-to-mail/)
เพื่อ
Introduction
Fax is seen as one types of writing you do now in your business communication
ิต
which is now widespread in the business world. As a secretary, you normally write fax
ดุส
messages. This unit will include 1) parts of a fax 2) model fax messages and 3)
วน
expressions used in fax cover sheets.

ัยส
Parts of a Fax
าล
Another way to communicate with people inside or outside an organization is

ิทย
using faxes. It can be seen as a rapid way to send your messages to customers, clients
and other business associates. A fax (or facsimile) is a piece of correspondence sent
ว
หา
over the phone lines. Most businesses have a separate telephone line just for the fax.
When a fax has its own line, faxes can be received and sent 24 hours a day.
"ม
When a secretary sends a fax, it is a good idea to use a fax transmission cover
form or a fax cover sheet. A fax transmission mainly has two parts: a cover sheet and
attachments.
118
A cover sheet
It is the first page called a cover sheet or a cover page.
Attachment(s)
The attachment(s) which is other page(s) followed by the cover sheet. It can
be a catalogue, a pricelist, a copy of invoice, a form, a map, a picture and so on.
"
The following form is a cover sheet.
นั้น
The addressee’s:
เท่า
Name
Title
ษา
The sender’s:
ึก
Name Designs Plus
Title
รศ
Sukhumvit Road
กา Prakanong, Bangkok
FAX: Tel. 022554148
Fax 022554149
เพื่อ
Date:
Number of pages:
ิต
Subject or reference line (optional):

ดุส
วน
Message:
ัยส
าล
ิทย
(Lougheed, 1993, p. 133)

ว
หา
Practice 1
"ม
Use the given information to complete the fax cover sheet above.
a. 31 October 2016 b. 3 c. Dr. Narong Thanadee

d. Mary Yang e. Request for catalogues f. 022485551
119
g. We are expanding our office on Sathorn Road and we will need extra desks, lights,
chairs, and filing cabinets. Please can you send us your catalogues for these items?
Attached is a picture of our office layout.
Model Fax Messages
"
Messages sent by fax are similar to common business letters. However, a fax
นั้น
could be shorter and direct to the point. Some companies use their headed paper,
write a normal letter which they send by fax. Fax messages are normally typed. The
เท่า
examples of model fax cover sheet containing information as follows:
ึก ษา
Fax Cover Sheet 1
รศ
กา
เพื่อ
Excellent Consulting and Business Development
ิต
345 Rajchavitee Road Tel: (66) 2-244-9857

ดุส
Dusit, Bangkok Fax: (66) 2-244-9858

10300 THAILAND
วน
If you do not receive all pages, call or fax us immediately.

ัยส
To: Mr. Yang Chen Date: June 15, 2015

าล
China Tour Agency

ิทย
From: Pakawan Tongsri No of pages: 2

ว
หา
Re: Hotel information

"ม
Dear sir or madam:

We would appreciate receiving information about your
hotel’s facilities including restaurant (s) and meeting rooms
as well as room charges. We also need to know about group
rates and the travel agent’s commission.
We look forward to hearing from you.
Sincerely,
J. Smith
120
Note: Pages
It is important to tell how many pages are included. One or more pages may
be lost during transmission. This is done in several ways.
Pages: This + 2 means total 3 pages
(one cover sheet and attached two pieces of paper)
Pages: Cover + 4 means total 5 pages
"
นั้น
(one cover sheet and attached four pieces of paper)
Pages: This only means total 1 page
เท่า
(only one cover sheet but no attachment)
ษา
Pages: 3 including this one means total 3 pages
(one cover sheet and attached two pieces of paper)
ึก
รศ
Pages: 5 means total 5 pages
กา
(one cover sheet and attached four pieces of paper)
Furthermore, it is important to have phone numbers in the fax cover sheet. If a
เพื่อ
page is missing, you can call and ask the sender to transmit the fax again.
ิต
Practice 2
ดุส
Write the total number of pages you may find in fax cover sheets.
วน
Example Total Pages

ัยส
Pages: This + 2 3
าล
1. Pages: This Plus 3

2. Pages: Cover only
ิทย
3. Pages: Cover + 1
ว
4. Pages: 2 including this one

หา
5. Pages: 5
"ม
121
Fax Cover Sheet 2
FAX Victory Company Limited
"
135 Banggruai-Sainoi Road
นั้น
Banggruai Nontaburi 11130
เท่า
________________________________________________________________________
To John Taylor
ษา
From Niyawan Boonna
ึก
Fax no. 022444849
Subject
รศ
Request for a replacement of damaged photocopier
Date 15 July 2015
กา
เพื่อ
No of pages 2, including this one
ิต
This is a request to replace the photocopier which was damaged during delivery.
ดุส
It would be grateful if you send us a replacement within the end of this month.
วน
Attached are some photos of your damaged photocopier.

ัยส
Niyawan Boonna
าล
Niyawan Boonna
ิทย
Chief Buyer
ว
หา
"ม
122
Fax Cover Sheet 3

You may send some information via fax with no attachment. Here is an example:
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
(Lougheed, 1993, p. 103)

123
Practice 3
Write a message in the fax cover sheet below for the given situation.
Your company wants to buy a Ricoh SP C252 laser printer. You want to know what
price SD Computer Supplies would charge for this (their total price including tax and
"
delivery) and when they could deliver it. Their address is 184 Soi Sukhumvit 41,
นั้น
Sukhumvit Road, Klongton-Nua, Wattana, Bangkok 10110 Tel: +66 (0) 26623723 Fax:
+66 (0) 26623725.
เท่า
ษา
Excellent Consulting and Business Development
ึก
FAX COVER SHEET
25/7 Soi Sukhumvit 10, Sukhumvit Road

รศ
กา
Klongton, Klongtoey, Bangkok 10110
เพื่อ
Phone +66 (0) 25578771
Fax +66 (0) 25578772
To
ิต
From
ดุส
Fax no.
Subject
วน
Date
ัยส
No of pages
าล
ิทย
ว
หา
"ม
124
Expressions Used in Fax Cover Sheets

As mentioned above, expressions used in fax cover sheets are similar to those used
in business letters. Here are some useful expressions.
Referring to previous communication
"
As we discussed in our telephone conversation this morning, I would like to confirm my
นั้น
hotel reservation for two nights.
According to our records, we have not received your payment for the month of October,
เท่า
2016.
ษา
We received your letter of October 14, 2016.
ึก
รศ
Moreover, the following expressions are exemplified as shown below.
กา
เพื่อ
Your account balance of ฿56,780.14 is now two months overdue. If we do not
receive payment by October 31, we will have to take an appropriate action.
We look forward to your prompt response.
ิต
ดุส
We received only five cartons of paper but we ordered fifty. Please send
วน
them as soon as possible.

ัยส
We apologize for the error in your shipment. To correct the error, the new
าล
hospital gowns will be sent by overnight mail. You should receive them tomorrow.
ิทย
We are sorry for any inconvenience.

ว
หา
Thank you for your fax of October 25, 2016 expressing interest in our office
"ม
furniture. I have enclosed a brochure on the office furniture. If you have any questions,
please do not hesitate to contact us.
Again, thank you for your inquiry.
125
Would you please send me information on new models of HP laser printers? I

would like to know specifications, how much each of them will cost and the discount you
may offer. I am attaching some pictures of office space.
Thank you for your attention. I look forward to your reply.
"
Practice 4
นั้น
With your partner, correct these sentences.
เท่า
1. in our telephone conversation of December 1, 2016, we discussed plan for our
ษา
meeting.
ึก
2. We has additional requests.
รศ
3. I appreciate you help. กา
4. If you have any questions, Please contact us.
เพื่อ
5. We look forward to see you.
Practice 5
ิต
ดุส
On a separate piece of paper, write a fax message by using the situation below.
วน
Your company, KK Logistics now wants to fax three pages of design ideas for new headed
ัยส
paper to Ms. Jane Gentsler at ClearPrint Ltd. The address is 865 Rama 1 Road, Wang Mai,
าล
Patumwan, Bangkok 10330, Thailand. Tel: +66 (0) 2217 3000 Fax: +66 (0) 2217 3010.
ิทย
Conclusion
ว
หา
This unit provides the guidelines for writing fax messages in the fax cover sheets
including parts of a fax, model fax messages, and expressions used in fax messages.
"ม
126
Review Questions
Read the fax and answer these questions.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
(Littlejohn, 2005, p. 55)

ิทย
ว
1. Who wrote the fax?

หา
2. To whom is the fax sent?

"ม
3. What was the subject about?

4. When was the fax written?
5. Is there an attachment?
6. Is Mr. Amatizidi asking for the quote as soon as possible, or the cable as
possible?
7. How could he have written the message more clearly?
127
References
Helgesen, M. & Adams, K. (1995). Workplace English: Office file. Harlow, Essex:
Longman.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
"ม
หา
วิทย
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
"
Unit 9
Working with Microsoft Office
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Introduction
ิต
ดุส
In daily work, a secretary has to do many things; for example, doing office work,
holding and assisting meetings, contacting the customers, and so on. In order to help
วน
manage these things in order to finish them in a given period of time, Microsoft Office
ัยส
suite is a helpful means for secretarial and office work. In this unit, the use of Microsoft
าล
Outlook and Microsoft Excel will be focused.

ิทย
Microsoft Outlook
ว
หา
Microsoft Outlook is as a part of the Microsoft Office suite. Although this

program is often used mainly as an email application, it also includes a calendar, task
"ม
manager, contact manager, note taking, journal, and web browsing.
Folders
Microsoft Outlook will have folders to contain collections of data. Folders
(Personal Folders) are where items a secretary wants to save are stored. They comprise
Outlook Today, Calendar, Contacts, Deleted Items, Drafts, Inbox, Journal, Junk E-mail,
130
Notes, Outbox, Sent Items, Tasks, and Search Folders. Each folder has different
benefits. A secretary needs to record matters in these folders according to purposes.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
To clarify more, the followings show duties of folders.

Calendar making appointments, arrangements, meetings, and events
ัยส
Contacts keeping addresses of contacted people

าล
Deleted Items when deleting matters or files, they are kept in this folder
ิทย
Drafts keeping unfinished email messages

Inbox keeping new email messages
ว
หา
Journal keeping or recording files of all Microsoft Office program

"ม
Junk E-mail keeping some email messages received that you do not need
to read, the messages can be marked as junk and moved to the
junk email folder
Notes jotting down questions, ideas, reminders, and anything you
would write on note paper. You can leave notes open on the
screen while you work.
Outbox keeping written emails but not be sent to receivers
131
Sent Items keeping sent email messages

Tasks creating and recording assigned tasks
Search Folders containing views of all e-mail items matching specific search
criteria and displaying the results of previously defined search
queries. This is easy to find, read and organize emails.
"
นั้น
As a basis of program application, this unit will focus more on Mail, Calendar,
Contacts, Tasks and Notes which are commonly used in secretarial and office work.
เท่า
The following illustrations suggests ways of using Outlook 2010.
ษา
 Mail
ึก
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
132
"
นั้น
เท่า
ึกษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Practice 1
Compose an email message to your classmate.
"ม
หา
วิทย
 Calendar
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
133
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
"
134
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Practice 2
ิต
ดุส
Create schedules for the boss from the following events.

วน
Monday 1-2 p.m. Have a meeting for the department managers, Queen
ัยส
Park I, Imperial Queen Park Hotel.

าล
ิทย
Tuesday 12 a.m.-1.30 p.m. Have lunch with Mr. Toshino Masaki, Japanese business
partner at Fuji Restaurant, Central Pinklao, Ground Floor.
ว
หา
Friday 5-6 p.m. Have a check-up at Phyathai Hospital.

"ม
"ม
หา
วิทย
 Contacts
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
135
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
"
136
Practice 3
Create addresses of following business partners. Then add business type and other
personal information.
Mr. Tom Johnson ITEC Company
"
Mrs. Marry Anne Anne and Friends Corp.
นั้น
Ms. Vanessa Lee-Jones BEC Hi-tech Public Company Limited
เท่า
 Tasks
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
"ม
หา
วิทย
 Notes
าล
ัยส
วน
ดุส
ิต
137
เพื่อ
กา
รศ
ึกษา
เท่า
นั้น
"
138
Practice 4
Write notes or tasks where appropriate.
 Prepare documents for the company result presentation.

 Call to reserve a room for a business partner, Mrs. Mary Harmer, from London
"
at Landmark Hotel.
นั้น
 Write an order letter to Mr. Utada James, and enclose the latest product
catalogue.
เท่า
ษา
Microsoft Excel
ึก
Microsoft Excel is a spreadsheet program including in Microsoft Office suite. It
รศ
features calculation, graphing tools and pivot tables.
กา
This unit will focus on a basis of program application. The following illustrations
เพื่อ
suggests ways of using Excel 2013.
ิต
A Worksheet
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
139
 Copy and Paste Cells
"
นั้น
เท่า
ษา
ึก
รศ
กา
เพื่อ
ิต
 Cut and Paste Cells

ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
140
Practice 5
Study the data on the left. Then cut, copy and paste cells to have the data on the
right.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
 Merge and Unmerge Cells
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
141
Practice 6
Study the data on the left. Then merge cells to have the data on the right. Also
unmerge the cells to remain the data on the left.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
 Calculation
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
142
Practice 7
Sum columns and rows of numbers in the table. Then calculate the average.
"
นั้น
เท่า
ษา
 Add Cell Borders and Fill Colors
ึก
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
143
Practice 8
Format the worksheet by filling the same color and adding a border.
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
 Chart Data กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
144
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Practice 9
Study this chart. Then type data in a worksheet and create the table with the style
you want.
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
145
 Print a Worksheet
"
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
Practice 10
ิต
Try printing titles of your worksheets.

ดุส
วน
Conclusion
ัยส
In conclusion, this unit provides basic knowledge of Microsoft Office Outlook

าล
2010 and Excel 2013 which the secretary should practice using each of them and
ิทย
activate them in administrative and clerical work leading to business success.

ว
หา
Review Questions
Answer the questions.
"ม
1. What is Outlook?
2. Which tasks will a secretary complete by using Excel?
146
References
Basic tasks in Excel 2010. Retrieved August 7, 2016, from
https://support.office.com/en-us/article/Basic-tasks-in-Excel-2010-be9e91b6-
"
4ecb-4faa-8ae9-37e8974a1f8b
นั้น
เท่า
ึก ษา
รศ
กา
เพื่อ
ิต
ดุส
วน
ัยส
าล
ิทย
ว
หา
"ม
Bibliography

"
นั้น
สุรัสวดี ราชกุลชัย. (2546). การบริหารสานักงาน. กรุงเทพฯ: สานักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.
เท่า
About.com. (2013). Reading comprehension for beginners - a secretary's desk.
ษา
http://esl.about.com/library/beginner/bl_beginner_read_secretary.htm
ึก
รศ
Answers Corporation. (2013). What are the qualifications for becoming a secretary?
กา
เพื่อ
http://wiki.answers.com/Q/What_are_the_qualifications_for_becoming_an_Sec
retary?#slide2
ิต
Basic tasks in Excel 2010. Retrieved August 7, 2016, from

ดุส
https://support.office.com/en-us/article/Basic-tasks-in-Excel-2010-be9e91b6-
วน
4ecb-4faa-8ae9-37e8974a1f8b
ัยส

าล

ิทย

ว
หา
Fox, S. (n.d.). How to format a business memorandum. Retrieved August 8, 2016, from
"ม
http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-format-a-business-
memorandum.html
Hollett, V. (1991). Business opportunities. Oxford: Oxford University Press.
148
How to write a memo – Guidelines for writing effective office memorandums. Retrieved August 8,
2016, from http://www.writingvalley.com/others/how-to-write-a-memo-
guidelines-for-writing-effective-office-memorandums/
University Press.
Jelsoft Enterprises Ltd. (2000). Attitudes of a modern secretary. Retrieved November
"
นั้น
Jelsoft Enterprises Ltd. (2000). Workload of a modern secretary. Retrieved November
เท่า
ษา
ึก
รศ
กา
Mckellen, J.S. (1990). Test your business English general usage. London: Penguin Books.
Merriam-Webster. (2013). Origin of secretary. Retrieved November 20, 2013, from
เพื่อ
http://www.merriam-webster.com/dictionary/secretary
Oregon State University. (2009). Filing systems. Retrieved November 7, 2009, from
ิต
http://osulibrary.oregonstate.edu/archives/handbook/chapter2/record_6
ดุส
.1.html
วน

ัยส
Education.
าล
University Press.
ิทย

ว
หา
"ม

PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

"ม

Faculty of Humanities and Social Sciences

English for Secretarial and Office Work

Author : Kanokwan Kunlasuth

3rd edition : August 2017 73 Copies

Designed and Printed by : Graphic Site Media and Printing Solutions

High-cost Equipment and Office Furniture 21

How to Send a Fax Message 25

How to Receive a Fax Message 28

UNIT 3 Handling Telephone Calls in an Office 35

Coding Documents for Subject Filing 76

Preparing for a Meeting 81

UNIT 7 Writing Business Memorandums 99

UNIT 9 Using Microsoft Office 129

Microsoft Outlook 129

Review Questions 145

4. Make, change and cancel appointments;

7. Write business memos;

8. Write fax messages; and

9. Use Microsoft Outlook and Microsoft Excel in office.

Course Lesson Plan and Evaluation

expendable and - Textbook

daily use items - Realia

Appointments to make, change - Laptop Observation Kunlasuth

and cancel - PowerPoint - Questions

through emails - Textbook responses

 Introduce phrases in class

and cancel exercises

Messages importance of - Laptop Observation Kunlasuth

sending fax - PowerPoint - Questions

fax - Textbook responses

 Introduce model in class

 Study the exercises

1.3 Role play 10

1.4 Office training 10

 Criterion Reference Scoring  Norm Reference Scoring

Cambridge University Press.

Dignen, B. (2003). Communicating in business English. New York: Compass Publishing.

Ibbotson, M. & Stephens, B. (2006). Business start-up 2. Cambridge: Cambridge

Littlejohn, A. (2005). Company to company. Cambridge: Cambridge University Press.

Lougheed, L. (1993). Business correspondence; Letters, faxes, and memos.

Massachusetts: Addison-Wesley Publishing Company.

Pohl, A. (2002). Test your professional English: Secretarial. Harlow: Pearson

3) เคารพข้อตกลง กฎระเบียบ และข้อบังคับ

2) ประเมินจากการให้นักศึกษาฝึกโต้ตอบ ทาแบบทดสอบย่อย แสดงบทบาทสมมุติ เกี่ยวกับ

3) คิด วิเคราะห์ และแก้ไขปัญหาได้อย่างมีระบบ

Outlook เพื่อจัดการตารางนัดหมาย ส่งจดหมายอีเล็กทรอนิกส์ และบันทึกงานที่ต้องทา

 สื่อการสอน: มคอ. 3 รายวิชาภาษาอังกฤษ

 สื่อการสอน: คอมพิวเตอร์แบบพกพา และ

2 การใช้อุปกรณ์สานักงาน 3  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ

(Using Office นักศึกษาเกี่ยวกับอุปกรณ์สานักงานประเภท กุลสุทธิ์

จาเป็นต่อสานักงาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์

สัปดาห์ จานวน กิจกรรมการเรียน

 ซักถาม แสดงความคิดเห็น สรุปเนื้อหา

สรุปเนื้อหาที่เรียน ให้ทาคาถามทบทวน และ

สัปดาห์ จานวน กิจกรรมการเรียน

หมาย การปรับเปลี่ยนนัดหมาย และการ

สัปดาห์ จานวน กิจกรรมการเรียน

 สื่อการสอน: คอมพิวเตอร์แบบพกพา และ

8-9 การจัดการประชุมทาง 6  ระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ กนกวรรณ

ธุรกิจ (Arranging นักศึกษาเกี่ยวกับความสาคัญของการจัดการ กุลสุทธิ์

ก่อนการประชุม ระหว่างประชุม และภายหลัง

สัปดาห์ จานวน กิจกรรมการเรียน