PENGARAH PROGRAM & TIMB.

PENGARAH PROGRAM

BIL SEBELUM
1 TEMA DAN TARIKH
2 ANGGARAN PERBELANJAAN
 VIP
 PELAJAR
 ‘PERFORMER’
 SMF & URUSETIA

3 TEMPAT
 QUOTATION
*BAYARAN MENGGUNAKAN LOCAL ORDER – L.O
 PAKEJ-PAKEJ YANG DITAWARKAN
*RED CARPET, BACKDROP, SPOTLIGHT
 BOOKING-CONFIRMATION

4 ‘FOLLOW UP’
 BIRO
*RUJUK TUGAS-TUGAS BIRO

5 PASTIKAN KESEMUA BARANG KEPERLUAN/ALATAN/HIASAN & URUSAN SELESAI

*2HARI SEBELUM MAJLIS

SEMASA
1 SESI PENERANGAN TUGASAN URUSETIA SEMASA RAPTAI
2 MELAKUKAN RAPTAI SEBELUM PROGRAM
3 MEMASTIKAN SEMUA PERSIAPAN SELESAI
SELEPAS
1 SESI FOTOGRAFI URUSETIA
2 SESI ‘POST MORTEM’
 SETIAUSAHA

BI SEBELUM
L
1 MINIT MESYUARAT
2 MENGUMPUL MAKLUMAT URUSETIA
3 SURAT JEMPUTAN VIP
4 SURAT PELEPASAN KULIAH
SELEPAS
1 LAPORAN PROGRAM

BENDAHARI

BI SEBELUM
L
1 BAJET KEWANGAN PROGRAM
 HIASAN
 MAKANAN
 BANNER/MEDIA CETAK

2 WANG PENDAHULUAN UNTUK BELIAN

3 MENGUMPUL REKOD-REKOD ‘CLAIM’
SELEPAS
1 MENGUMPUL REKOD-REKOD ‘CLAIM’
2 SELESAIKAN PELARASAN/TUNTUTAN
*2 MINGGU SELEPAS MENDAPATKAN DUIT PENDAHULUAN
 Bil SEBELUM
1 Tentatif/Atucara Program
2 Running Order R.O Perlu ‘Highlight’ biro yang yang perlu mengikut tentatif acara.

Tetapkan Floor Manager (FM), Stage manager (SM), Emcee, Usher

Persembahan: Tetapkan masa setiap persembahan

:tetapkan bilangan slot persembahan
Multimedia: tetapkan tempoh masa bagi setiap montaj
Ucapan : Tetapkan masa bagi ucapan VIP/Dekan
Usher VIP: Tetapkan masa ketibaan VIP
Cenderahati/Anugerah: tetapkan bilangan slot anugerah
: Tetapkan masa bagi setiap slot
: Tetapkan VIP yang akan sampaikan anugerah
mengikut hieraki

Persembahan Tetapkan masa setiap persembahan

Tetapkan bilangan slot persembahan

Multimedia Tetapkan tempoh masa bagi setiap montaj

Ucapan Tetapkan masa bagi ucapan VIP/Dekan

Usher VIP Tetapkan masa ketibaan VIP

Cenderahati/Anugerah Tetapkan bilangan slot anugerah
Tetapkan masa bagi setiap slot
Tetapkan VIP yang akan sampaikan
anugerah mengikut hieraki
3 Teks Tetamu jemputan
Dekan
Emcee
4 Mendapatkan senarai VIP/tetamu/penerima anugerah
5 Penerangan R.O kepada semua biro dan kru.

Bil SEMASA
1 Sesi penerangan akhir.
2 Maklumkan jumlah kehadiran pelajar pada Timbalan Pengarah Program.
3 Kesemua aktiviti perlulah mengikut jangka masa yang telah ditetapkan
*Dari pagi sehingga majlis selesai
Bil SELEPAS
1 Sesi postmortem.

BIRO PENDAFTARAN
BI SEBELUM
L
1 DAPATKAN NOMBOR TELEFON KETUA KELAS DARI PERSATUAN
2 EDARKAN KAD JEMPUTAN
*MENGESAHKAN KEHADIRAN JEMPUTAN SEBELUM MAJLIS

3 ‘GOOGLE FORM’
*TARIKH TUTUP 1 MINGGU SEBELUM MAJLIS

4 JUMLAH KEHADIRAN TETAMU

*VIP,PELAJAR,URUSETIA

5 MEMPUNYAI SALINAN LAYOUT MEJA UNTUK TUJUAN RUJUKAN

6 TIKET MASUK
SEMASA
1 SESI PENDAFTARAN
2 MELAPORKAN KEHADIRAN TETAMU PADA BIRO PROGRAM SEBELUM MAJLIS
BERMULA

3 *BERSEDIA MEMBANTU BIRO LAIN SEBAIK SAHAJA TAMAT SESI PENDAFTARAN

SELEPAS
1 ALATAN DISIMPAN SEPERTI SEDIAKALA

BIRO HADIAH

BI SEBELUM
L
1 SENARAI SEBUT HARGA (QUOTATION)
*DAPATKAN BAJET DARIPADA BENDAHARI
*CENDERAHATI YANG DIPILIH PERLU MENDAPAT PERSETUJUAN PENGARAH
2 DULANG DAN ALAS
3 DAPATKAN SENARAI NAMA PENERIMA ANUGERAH
4 PENYEDIAAN SIJIL
 SIJIL PENGANUGERAHAN
 SIJIL PENGHARGAAN (URUSETIA)
*DAPATKAN SENARAI NAMA PENUH & NO IC
5 PENYUSUNAN SIJIL & PLAK/TROFI MENGIKUT TENTATIF PROGRAM
*SENTIASA ‘UPDATE’ DENGAN BIRO PROGRAM
6 PENETAPAN TUGAS SETIAP KREW DALAM BIRO
SEMASA
1 BERSEDIA DI PLATFORM
2 PASTIKAN SETIAP TETAMU MENDAPAT ‘GOODIES’
SELEPAS
1 MENYIMPAN RAPI SIJIL/PLAK/TROFI YANG TIDAK DITUNTUT
2 PASTIKAN ALATAN YANG DIGUNAKAN BERADA DALAM KEADAAN BAIK
*DULANG,ALAS MEJA

BIRO PERSEMBAHAN

BIL SEBELUM
1 GIMIK PERASMIAN
2 PERSEMBAHAN
*JENIS PERSEMBAHAN PERLU MENGIKUT TEMA MAJLIS/ MENDAPAT PERSETUJUAN
PENGARAH

3 SENARAI BARANG KEPERLUAN

*SERAHKAN KEPADA BIRO TEKNIKAL
SEMASA
1 ‘REHEARSAL’ SETIAP PERSEMBAHAN DAN GIMIK PERASMIAN
2 ‘SOUND & SONG CHECKING’
3 PASTIKAN KEHADIRAN ‘PERFORMER’ DAN BERSEDIA DI TEMPAT MASING-MASING
SELEPAS
1 PASTIKAN SETIAP ‘PERFORMER’ TELAH MENDAPAT SIJIL

BIRO MULTIMEDIA & PUBLISITI

BIL SEBELUM
1 MENYIAPKAN ‘DESING’
 POSTER
 BANNER
 BACKDROP
 LANYARD
 ‘TEASER’

2 SEDIAKAN LAGU
 LAGU IRINGAN
 LAGU UiTM
3 TAMPAL POSTER & BANNER
4 SOFTCOPY UNTUK HEBAHAN DI ‘SOCIAL MEDIA’
SEMASA
1 MENGAMBIL GAMBAR
2 MEMBUAT LIVE UPDATE
SELEPAS
1 MENANGGALKAN SEMULA POSTER DAN BANNER
2 MENYEDIAKAN E-LAPORAN

BIRO PERSIAPAN TEMPAT

BIL SEBELUM
1 MENDAPATKAN BAJET DARIPADA BENDAHARI
2 HIAS DEWAN MENGIKUT TEMA
3 MENYEDIAKAN ‘TAGGING MEJA’
SEMASA
1 MEMBANTU BIRO LAIN
SELEPAS
1 PASTISKAN ALATAN DALAM KEADAAN BAIK.

BIRO MAKANAN

BI SEBELUM
L
1 MEMILIH MENU MENGIKUT TEMA
2 MENETAPKAN MENU,MASA DAN JUMLAH TEMPAHAN
3 KEPILKAN SURAT KELULUSAN DAN SENARAI NAMA TETAMU SEMASA MEMBUAT TEMPAHAN
4 BORANG ALAHAN MAKANAN
SEMASA
1 PASTIKAN MAKANAN SIAP DIHIDANG SEBELUM MAJLIS BERMULA
*TIADA PENYEDIAAN MAKANAN SEMASA VIP SEDANG BERUCAP
2 PASTIKAN MAKANAN MENCUKUPI
3 PASTIKAN PELAJAR BERATUR SEWAKTU MENGAMBIL MAKANAN
SELEPAS
1 SELESAIKAN PEMBAYARAN -L.O
 BIRO TUGAS-TUGAS KHAS

MEMBANTU BIRO YANG MEMERLUKAN BANTUAN – RUNNER

*SEBELUM,SEMASA,SELEPAS

BIRO PENGANGKUTAN

Bil SEBELUM
1 Jumlah Pelajar Urusetia dan pelajar.
2 Membuat tempahan bas pergi dan balik.
3 Menetapkan masa dan lokasi menunggu di setiap kampus.
4 Dapatkan nombor pemandu bas.
5 Sediakan peta lokasi untuk rujukan bas.

Bil. SEBELUM
1 Jumlah pelajar ( urusetia dan pelajar)
2 Membuat tempahan bas pergi dan balik
3 Menetapkan masa dan lokasi menunggu di setiap kampus
4 Dapatkan nombor pemandu bas
5 Sediakan peta lokasi untuk rujukan bas.

Bil SEBELUM
1 Jumlah Pelajar Urusetia dan pelajar.
2 Membuat tempahan bas pergi dan balik.
3 Menetapkan masa dan lokasi menunggu di setiap kampus.
4 Dapatkan nombor pemandu bas.
5 Sediakan peta lokasi untuk rujukan bas.

Bil SEBELUM
1 Jumlah Pelajar Urusetia dan pelajar.
2 Membuat tempahan bas pergi dan balik.
3 Menetapkan masa dan lokasi menunggu di setiap kampus.
4 Dapatkan nombor pemandu bas.
5 Sediakan peta lokasi untuk rujukan bas.