Bài 2: Chu trình kế toán

BÀI 2 CHU TRÌNH KẾ TOÁN

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
Giáo trình Nguyên lý kế toán – NXB Tài chính – TS. Phạm Thành Long – TS. Trần
Văn Thuận.
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
 Trang Web môn học.
Nội dung
Bài học này giới thiệu một chu trình kế toán hoàn chỉnh, từ khâu ghi nhận nghiệp vụ, phân
tích nghiệp vụ dựa trên cơ sở các công thức kế toán, cách sử dụng tài khoản kế toán để ghi
chép và xử lý thông tin kinh tế, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.
Mục tiêu
 Giúp sinh viên nắm được quy trình nghiệp vụ cơ bản của kế toán.
 Giúp sinh viên phân tích được các nghiệp vụ kinh tế, biến động của từng đối tượng kế
toán trong mối quan hệ với các công thức kế toán cơ bản và công thức kế toán mở rộng.
 Giúp sinh viên hiểu được bản chất và nắm được cách sử dụng tài khoản kế toán trong
việc ghi chép và xử lý thông tin kinh tế.

ACC202_Bai2_v1.0013107218 33
 Bài 2: Chu trình kế toán

Tình huống dẫn nhập

Ông Nguyễn Bình Minh vừa thành lập công ty TNHH AnCo
hoạt động trong lĩnh vực đại diện sở hữu trí tuệ. Công ty của
ông rất nhỏ, hiện tại chỉ có 5 nhân viên chuyên tiếp nhận và
xử lí các hồ sơ đăng kí quyền sở hữu trí tuệ với Cục Sở hữu trí
tuệ. Khách hàng của công ty AnCo thường là các hãng Dược
phẩm. AnCo sẽ đại diện cho các hãng Dược phẩm nộp đơn
đăng kí các nhãn hiệu dược phẩm tại Cục Sở hữu trí tuệ.
AnCo sẽ thay mặt các hãng Dược phẩm làm các thủ tục pháp
lí và nộp lệ phí quốc gia cho Cục Sở hữu trí tuệ. Các hãng Khách hàng của công ty AnCo
thường là các hãng Dược phẩm
dược phẩm sẽ hoàn trả cho AnCo lệ phí quốc gia kèm theo phí
dịch vụ đại diện sở hữu trí tuệ.

Ông Minh rất muốn biết kế toán sẽ làm thế nào để ghi chép quá trình hoạt động kinh
doanh này của công ty.

34 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

2.1. Quy trình nghiệp vụ của kế toán

Kế toán bao gồm ba hoạt động cơ bản: xác định, ghi chép và truyền đạt các sự kiện
kinh tế của một tổ chức tới những người quan tâm.
Để bắt đầu một quy trình kế toán, công ty phải xác định những nghiệp vụ kinh tế liên
quan tới hoạt động kinh doanh của mình. Các nghiệp vụ kinh tế có thể là doanh thu
từ sản phẩm gà rán của KFC, việc Mobifone cung cấp dịch vụ điện thoại, hay việc
công ty Hòa Phát trả lương cho nhân viên.
Khi một công ty như Mobifone xác định các nghiệp vụ kinh tế, họ sẽ ghi chép các
nghiệp vụ đó để đưa ra lịch sử các hoạt động tài chính của công ty. Ghi chép bao gồm
việc lưu giữ một cuốn nhật ký ghi lại một cách có hệ thống các nghiệp vụ theo thứ tự
thời gian, tính bằng đơn vị đồng (VND). Mobifone cũng phân loại và tóm tắt các
nghiệp vụ kinh tế trong quá trình ghi chép.
Cuối cùng, Mobifone truyền đạt những thông tin đã thu thập tới những người quan
tâm thông qua các báo cáo kế toán. Loại báo cáo kế toán thông dụng nhất là báo cáo
tài chính. Để những thông tin tài chính được báo cáo có nghĩa, Mobifone báo cáo
những dữ liệu đã ghi chép theo một quy chuẩn nhất định. Ví dụ, Mobifone cộng dồn
tất cả các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ trong một giai đoạn nhất định và ghi tổng số vào
báo cáo tài chính của công ty. Người ta gọi những dữ liệu đó là dữ liệu được báo cáo
dưới dạng tính gộp. Bằng cách báo cáo những dữ liệu được ghi chép dưới dạng tính
gộp, quy trình kế toán đã đơn giản hóa vô số các nghiệp vụ và khiến một chuỗi các
hoạt động trở nên dễ hiểu và có nghĩa.
Một yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt các nghiệp vụ kinh tế là khả năng phân
tích và diễn giải những thông tin được báo cáo của kế toán viên. Việc phân tích cần
phải sử dụng các tỉ số, tỉ lệ phần trăm, đồ thị và biểu đồ để nhấn mạnh những xu
hướng và mối liên hệ tài chính tiêu biểu. Diễn giải bao gồm việc giải thích công
dụng, ý nghĩa, và hạn chế của dữ liệu được báo cáo.

Xác định Ghi chép Truyền đạt

Lựa chọn các sự kiện Ghi chép, phân loại Lập báo cáo kế toán; Phân tích
kinh tế (nghiệp vụ) và tóm tắt và diễn giải cho người sử dụng

Hình 2.1: Các hoạt động của quy trình kế toán

Quy trình kế toán bao gồm cả chức năng ghi sổ. Ghi sổ thường chỉ bao gồm việc ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế, do đó nó chỉ là một phần của quy trình kế toán. Kế toán là
toàn bộ quá trình xác định, ghi chép và truyền đạt các sự kiện kinh tế.

2.2. Phân tích nghiệp vụ kinh tế bằng phương trình kế toán

Phương trình kế toán cơ bản
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Phương trình kế toán mở rộng
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn góp – Rút vốn + Doanh thu – Chi phí

ACC202_Bai2_v1.0013107218 35
 Bài 2: Chu trình kế toán

Sử dụng phương trình kế toán

Mục đích nghiên cứu: Phân tích ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế tới phương
trình kế toán.
Nghiệp vụ (nghiệp vụ kinh tế) là các sự kiện kinh tế của một doanh nghiệp được kế
toán viên ghi chép. Nghiệp vụ có thể ở bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp.
Nghiệp vụ bên ngoài bao gồm các sự kiện kinh tế giữa công ty và các công ty khác.
Chẳng hạn như, KFC mua gà từ một nhà cung cấp, trả tiền thuê cửa hàng tháng cho
chủ nhà, bán gà rán cho khách hàng. Nghiệp vụ bên trong là các sự kiện kinh tế diễn
ra hoàn toàn trong nội bộ công ty. Đối với KFC, nghiệp vụ bên trong là việc sử dụng
gà để rán, sử dụng dụng cụ để nấu nướng và dọn dẹp.
Các công ty tiến hành rất nhiều hoạt động không phải là nghiệp vụ kinh doanh. Ví dụ
như thuê nhân viên, trả lời điện thoại, trò chuyện với khách hàng, đặt hàng hàng hóa.
Một vài hoạt động trong số này có thể dẫn tới các nghiệp vụ kinh doanh: nhân viên sẽ
nhận được tiền công và nhà cung cấp sẽ giao hàng hóa theo đơn đặt hàng. Công ty
phải phân tích từng sự kiện để xem liệu chúng có ảnh hưởng tới thành phần nào của
phương trình kế toán không. Nếu có, công ty sẽ ghi chép giao dịch đó.
Mua Thảo luận về thiết kế sản phẩm Trả tiền thuê cửa
Sự kiện
máy tính với khách hàng tiềm năng hàng
Tình hình tài chính của công ty (tài sản, nợ phải trả, hoặc vốn chủ sở
Tiêu chuẩn
hữu) có bị thay đổi không?
Ghi chép/Không ghi
Có Không Có
chép

Hình 2.2: Quá trình xác định nghiệp vụ

Mỗi nghiệp vụ đều có tác động kép tới phương trình kế toán. Ví dụ, nếu một tài sản
tăng lên, thì tương ứng (1) một tài sản khác sẽ giảm đi, (2) một khoản nợ phải trả cụ
thể sẽ tăng lên, hoặc (3) vốn chủ sở hữu tăng lên. Cũng có thể sẽ có ít nhất hai đối
tượng bị ảnh hưởng. Ví dụ, khi một tài sản tăng 10.000.000đ, một tài sản khác có thể
giảm 6.000.000đ và đồng thời một khoản nợ phải trả có thể tăng 4.000.000đ. Bất cứ
thay đổi nào của một khoản thuộc nợ phải trả hoặc trái quyền của chủ sở hữu cũng có
tác động tương tự.
Phân tích nghiệp vụ
Những ví dụ sau đây là các nghiệp vụ kinh doanh của một công ty kinh doanh dịch vụ
tin học trong tháng đầu tiên hoạt động (đơn vị tính 1.000đ).
Nghiệp vụ (1). Chủ sở hữu đầu tư vốn. Ông Nguyên quyết định mở một công ty
cung cấp dịch vụ tin học với tên gọi ĐTN Co,.Ltd. Ngày 1/9/2012, ông đầu tư 15.000
tiền mặt vào công ty. Nghiệp vụ này làm tài sản và vốn chủ sở hữu tăng lên một lượng
như nhau.
Phân tích cơ bản: Tài sản dưới dạng tiền mặt tăng 15.000 và vốn chủ sở hữu dưới
dạng vốn đầu tư tăng 15.000
Phân tích phương trình kế toán:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Tiền mặt = Vốn đầu tư
(1) 15.000 = + 15.000

36 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

Ta nhận thấy phương trình kế toán đã cân bằng. Lưu ý rằng vốn đầu tư của chủ sở hữu
không đại diện cho doanh thu, và khoản này không được xét đến khi xác định thu
nhập ròng. Do đó cần phải chỉ rõ rằng sự tăng lên trong tổng tài sản là một khoản đầu
tư (vốn góp tăng lên) chứ không phải là doanh thu.
Nghiệp vụ (2). Mua thiết bị bằng tiền mặt. ĐTN chi 7.000 tiền mặt để mua thiết bị
máy tính. Nghiệp vụ này làm tổng tài sản tăng và giảm một lượng như nhau nhưng
cấu trúc tài sản có sự thay đổi. Tiền mặt giảm 7.000, và Thiết bị tăng 7.000. Tác động
cụ thể của nghiệp vụ này và tác động tổng hợp của hai nghiệp vụ đầu là:
Phân tích cơ bản: tiền mặt giảm 7.000 và thiết bị tăng 7.000
Phân tích phương trình kế toán:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Tiền mặt Thiết bị = Vốn đầu tư

15.000 15.000

(2) (7.000) 7.000

Số dư 8.000 + 7.000 = + 15.000

Ta nhận thấy tổng tài sản vẫn là 15.000. Vốn của ông Nguyên vẫn giữ nguyên ở mức
15.000, bằng với lượng vốn đầu tư ban đầu.
Nghiệp vụ (3). Mua chịu văn phòng phẩm. ĐTN mua giấy và một số đồ dùng khác
trị giá 1.600 dự kiến đủ dùng trong vài tháng từ công ty ANP. ANP đồng ý cho ĐTN
thanh toán vào tháng 10/2012. Nghiệp vụ này là một khoản mua chịu. Tài sản tăng lên
nhờ những lợi ích kỳ vọng trong tương lai do việc sử dụng giấy và đồ dùng đem lại và
nợ phải trả tăng lên một khoản bằng khoản mua chịu công ty ANP.
Phân tích cơ bản: Văn phòng phẩm tăng 1.600 và nợ phải trả tăng 1.600.
Phân tích phương trình:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Tiền mặt VPP Thiết bị = Vốn đầu tư

8.000 7.000 15.000

(3) 1.600 1.600

Số dư 8.000 + 1.600 + 7.000 = 1.600 + 15.000

16.600 = 16.600

Tổng tài sản hiện giờ là 16.600. Con số này bằng tổng của 1.600 nợ phải trả và 15.000
vốn chủ sở hữu.
Nghiệp vụ (4). Cung cấp dịch vụ và được trả bằng tiền mặt. Khách hàng mua dịch
vụ bảo trì hệ thống máy tính của ĐTN và trả 1.200 tiền mặt. Nghiệp vụ này đại diện
cho hoạt động tạo doanh thu của ĐTN. Nên nhớ rằng doanh thu làm tăng vốn chủ
sở hữu.
Phân tích cơ bản: Tiền mặt tăng 1.200 và doanh thu (cụ thể là doanh thu từ dịch vụ)
tăng 1.200.

ACC202_Bai2_v1.0013107218 37
 Bài 2: Chu trình kế toán

Phân tích phương trình:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Tiền Vốn Doanh
VPP Thiết bị =
mặt đầu tư thu
8.000 1.600 7.000 1.600 15.000
Doanh
(4) 1.200 1.200
thu DV
Số dư 9.200 + 1.600 + 7.000 = 1.600 + 15.000 + 1.200
17.800 = 17.800

Hai vế của phương trình cân bằng tại 17.800. Doanh thu từ dịch vụ được xét đến khi
xác định thu nhập ròng của ĐTN.
Xin hãy lưu ý rằng chúng tôi không thể trình bày chi tiết về từng tài khoản doanh thu
và chi phí riêng biệt trong ví dụ này. Do đó, doanh thu (và chi phí, sẽ được đề cập sau)
sẽ được tóm tắt trên một cột Doanh thu và một cột Chi phí. Tuy nhiên, việc theo dõi
tên danh mục (tài khoản) rất quan trọng vì ta sẽ cần đến chúng khi lập báo cáo tài
chính ở phần sau.
Nghiệp vụ (5). Mua chịu quảng cáo. VTV gửi hóa đơn quảng cáo trị giá 250 cho
ĐTN nhưng việc thanh toán được hoãn lại sang ngày khác. Nghiệp vụ này đã làm tăng
nợ phải trả và giảm vốn chủ sở hữu. Các đối tượng cụ thể có liên quan là nợ phải trả
và chi phí (cụ thể là chi phí quảng cáo). Tác động của nghiệp vụ này tới phương trình
như sau:
Phân tích cơ bản: Nợ phải trả tăng 250, và vốn chủ sở hữu giảm 250 do chi phí quảng cáo
Phân tích phương trình:
Nợ
Tài sản = phải + Vốn chủ sở hữu
trả
Tiền Thiết Vốn Doanh Chi
VPP =
mặt bị đầu tư thu phí
9.200 1.600 7.000 1.600 15.000 1.200
Chi
(5) 250 250 phí
QC
Số
9.200 + 1.600 + 7.000 = 1.850 + 15.000 + 1.200 – 250
dư
17.800 = 17.800

Hai vế của phương trình vẫn cân bằng tại 17.800. Vốn chủ sở hữu giảm khi ĐTN thực
hiện chi tiêu trên. Các khoản chi phí không nhất thiết phải thanh toán bằng tiền mặt
ngay tại thời điểm phát sinh. Sau này khi ĐTN trả nợ, Khoản phải trả và Tiền mặt sẽ
giảm [xem Nghiệp vụ (8)]. Chi phí quảng cáo là một khoản chi phí (chứ không phải
tài sản) bởi vì công ty đã tận dụng lợi ích từ quảng cáo. Chi phí quảng cáo được xét
đến khi xác định thu nhập ròng.
Nghiệp vụ [6]. Cung cấp dịch vụ và được trả ngay bằng tiền mặt một phần và
phần còn lại cho khách hàng nợ. ĐTN cung cấp dịch vụ lập trình cho khách hàng
với giá 3.500. Khách hàng trả 1.500 bằng tiền mặt và nợ lại 2.000. Nghiệp vụ này làm
tài sản và vốn chủ sở hữu tăng một lượng như nhau.

38 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

Phân tích cơ bản: Ba khoản cụ thể bị ảnh hưởng: Tiền mặt tăng 1.500, khoản phải thu
tăng 2.000 USD, và doanh thu từ dịch vụ tăng 3.500.
Phân tích phương trình:
Nợ
phải
Tài sản = trả + Vốn chủ sở hữu
Tiền Phải Thiết Vốn Doanh Chi
mặt thu VPP bị = đầu tư thu phí
9.200 1.600 7.000 1.850 15.000 1.200 250
Doanh
(6) 1.500 2.000 3.500 thu DV
Số
dư 10.700 + 2.000 + 1.600 + 7.000 = 1.850 + 15.000 + 4.700 – 250
21.300 21.300

ĐTN tạo ra doanh thu bằng cách cung cấp dịch vụ và vì vậy công ty có doanh thu
3.500. Công ty nhận được 1.500 tiền mặt và khoản phải thu tăng 2.000. Khoản phải
thu đại diện cho cam kết của khách hàng sẽ trả 2.000 cho ĐTN trong tương lai. Sau
này khi ĐTN nhận được số tiền còn lại, tiền mặt sẽ tăng và khoản phải thu sẽ giảm
[xem Nghiệp vụ (9)].
Nghiệp vụ [7]. Thanh toán các chi phí. Trong tháng 9/2012, ĐTN thanh toán các chi
phí sau bằng tiền mặt: thuê mặt bằng 600, tiền lương cho nhân viên 900, tiền điện
nước 200. Những khoản thanh toán này làm tiền mặt giảm 1.700, các khoản chi phí
cụ thể (chi phí thuê mướn, chi phí tiền lương và chi phí điện nước) làm vốn chủ sở
hữu cũng giảm một lượng tương đương. Tác động của nghiệp vụ này tới phương trình
như sau:
Nợ
Tài sản = phải + Vốn chủ sở hữu
trả
Tiền Phải Thiết Vốn Doanh Chi
+ + VPP + = + + –
mặt thu bị đầu tư thu phí
10.700 2.000 1.600 7.000 1.850 15.000 4.700 250
Chi
(7) (1.700) 600
phí
900
200
Số
9.000 + 2.000 1.600 + 7.000 = 1.850 + 15.000 + 4.700 – 1.950
dư
19.600 = 19.600

Hai vế của phương trình cân bằng tại 19.600. Ba dòng trong bảng phân tích thể hiện
ba loại chi phí phát sinh khác nhau.
Nghiệp vụ [8]. Thanh toán Khoản phải trả. ĐTN thanh toán hóa đơn quảng cáo với
VTV trị giá 250 bằng tiền mặt. Trước đó công ty đã ghi chép hóa đơn này như một
khoản tăng lên trong nợ phải trả và một khoản giảm đi trong vốn chủ sở hữu.

ACC202_Bai2_v1.0013107218 39
 Bài 2: Chu trình kế toán

Phân tích cơ bản: Hoạt động thanh toán hóa đơn mua chịu bằng tiền mặt làm giảm
250 trong tài sản tiền mặt và 250 trong nợ phải trả (khoản phải trả VTV).
Phân tích phương trình:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Thiết Vốn Doanh Chi
Tiền mặt Phải thu VPP =
bị đầu tư thu phí
9.000 2.000 1.600 7.000 1.850 + 15.000 + 4.700 – 1.950
Chi
(8) (250) (250)
phí
Số
8.750 + 2.000 1.600 + 7.000 = 1.600 + 15.000 + 4.700 – 1.950
dư
19.350 = 19.350
Ta nhận thấy việc thanh toán một khoản nợ phải trả có liên quan tới một khoản chi
tiêu đã được ghi chép từ trước không làm ảnh hưởng tới vốn chủ sở hữu. Công ty đã
ghi chi phí này ở Nghiệp vụ (5) và không ghi lại nữa.
Nghiệp vụ [9]. Khách hàng thanh toán hóa đơn mua chịu bằng tiền mặt. ĐTN
nhận được 600 tiền mặt từ khách hàng trước đó mua chịu dịch vụ [xem Nghiệp vụ
(6)]. Việc này làm thay đổi cấu trúc tài sản nhưng không làm thay đổi tổng tài sản.
Phân tích cơ bản: Tiền mặt tăng 600, khoản phải thu giảm 600
Phân tích phương trình:
Nợ phải
Tài sản = trả + Vốn chủ sở hữu
Tiền mặt Phải thu VPP Thiết bị = Vốn đầu tư Doanh thu Chi phí
8.750 2.000 1.600 7.000 1.600 15.000 4.700 1.950
(9) 600 (600)
Số dư 9.350 + 1.400 1.600 + 7.000 = 1.600 + 15.000 + 4.700 – 1.950
19.350 = 19.350
Lưu ý rằng việc thu một khoản phải thu phát sinh do bán chịu dịch vụ và đã được ghi
chép trước đó không ảnh hưởng tới vốn chủ sở hữu. ĐTN đã ghi chép khoản thu nhập
này trong Nghiệp vụ (6) và không phải ghi lại nữa.
Nghiệp vụ (10). Chủ sở hữu rút tiền mặt. Ông Nguyên rút 1.300 tiền mặt từ công ty
để sử dụng cho mục đích cá nhân. Nghiệp vụ này làm tài sản và vốn chủ sở hữu cùng
giảm một lượng như nhau là 1.300.
Phân tích cơ bản: Tiền mặt giảm 1.300 và khoản Rút vốn của chủ sở hữu tăng 1.300
hay vốn chủ sở hữu giảm 1.300.
Phân tích phương trình:
Nợ
Tài sản = phải + Vốn chủ sở hữu
trả
Rút
Phải Thiết Vốn đầu Doanh
Tiền mặt + + VPP + = + – vốn + – Chi phí
thu bị tư thu
CSH
9.350 1400 1.600 7.000 1.600 15.000 4.700 1.950
(10) (1.300) 1.300
Số
9.350 + 1.400 1.600 + 7.000 = 1.600 + 15.000 – 1.300 + 4.700 – 1.950
dư
18.050 = 18.050

40 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

Ta nhận thấy rằng việc chủ sở hữu rút tiền mặt có tác động ngược chiều với việc chủ
sở hữu đầu tư. Rút vốn của chủ sở hữu không phải là chi phí. Chi phí phát sinh
nhằm mục đích kiếm doanh thu. Rút vốn không tạo ra doanh thu. Đó là sự giảm đầu
tư. Cũng giống như vốn đầu tư của chủ sở hữu, rút vốn của chủ sở hữu không được
xét đến khi xác định thu nhập ròng.
Tóm tắt nghiệp vụ
Hình 2.2 tóm tắt các nghiệp vụ trong tháng 9/2012 của ĐTN để biểu diễn tác động
tổng hợp của chúng tới phương trình kế toán cơ bản. Nó cũng chỉ ra số nghiệp vụ và
ảnh hưởng cụ thể của từng nghiệp vụ.
Nợ
phải
Tài sản = trả + Vốn chủ sở hữu
Rút
Tiền Phải Thiết Vốn vốn Doanh Chi
mặt + thu + VPP + bị = + đầu tư – CSH + thu – phí
(1) 15.000 15.000
(2) (7.000) 7.000
(3) 1.600 1.600
(4) 1.200 1.200
(5) 250 250
(6) 1.500 2.000 3.500
(7) (900) 900
(600) 600
(200) 200
(8) (250) (250)
(9) 600 (600)
(10) (1.300) 1.300
SD 9.350 + 1.400 1.600 + 7.000 = 1.600 + 15.000 – 1.300 + 4.700 – 1.950
18.050 = 18.050

Hình 2.2-2: Bảng tóm tắt nghiệp vụ của ĐTN

Hình 2.2-2 đã phản ánh một số thực tế quan trọng:

(1) Mỗi nghiệp vụ được phân tích dựa trên ảnh hưởng của nó tới:
a) ba thành phần của phương trình kế toán cơ bản
b) những khoản cụ thể trong từng thành phần
(2) Hai vế của phương trình phải luôn luôn cân bằng.
Báo cáo tài chính
Mục đích nghiên cứu: Hiểu bốn báo cáo tài chính và cách lập bốn báo cáo tài chính
Các công ty lập báo cáo tài chính sau dựa trên dữ liệu kế toán tóm tắt:
(1) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trình bày doanh thu, chi phí, thu nhập ròng
hoặc lỗ ròng phát sinh trong một giai đoạn cụ thể.
(2) Báo cáo vốn chủ sở hữu tóm tắt những thay đổi trong vốn chủ sở hữu trong một
giai đoạn cụ thể.
(3) Bảng cân đối kế toán báo cáo tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một ngày
cụ thể.

ACC202_Bai2_v1.0013107218 41
 Bài 2: Chu trình kế toán

(4) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tóm tắt thông tin về dòng tiền vào (số thu) và dòng
tiền ra (các khoản chi) trong một giai đoạn cụ thể.
Những báo cáo này cung cấp dữ liệu tài chính liên quan tới người dùng bên trong và
bên ngoài. Hình 2.2–3 cho thấy các báo cáo tài chính của ĐTN (đơn vị tính 1.000đ).
ĐTN Co,.Ltd
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
1/9/2012 – 30/9/2012
Thông tin hữu ích Doanh thu
Tiêu đề của mỗi báo Doanh thu từ dịch vụ 4.700
cáo bao gồm tên công
Chi phí
ty, loại báo cáo, ngày
hoặc giai đoạn cụ thể Chi phí tiền lương và tiền công 900
mà báo cáo đề cập. Chi phí thuê mướn 600
Chi phí quảng cáo 250
Chi phí tiện ích 200
Tổng chi phí 1.950
Lợi nhuận ròng 2.750
ĐTN Co,.Ltd
Báo cáo vốn chủ sở hữu
1/9/2012 – 30/9/2012
Thông tin hữu ích Vốn chủ sở hữu, 1/9 0
Tổng số cuối cùng Tăng: Đầu tư 15.000
được gạch chân kép,
Lợi nhuận ròng 2.750 17.750
và các khoản âm
(trong báo cáo lưu 17.750
chuyển tiền tệ) được Giảm: Rút vốn 1.300
viết trong ngoặc đơn.
Vốn chủ sở hữu, 30/9 16.450
ĐTN Co,.Ltd
Bảng cân đối kế toán
30/9/2012
Tài sản
Tiền mặt 8.050
Khoản phải thu 1.400
Hàng dự trữ 1.600
Trang thiết bị 7.000
Tổng tài sản 18.050
Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu
Nợ phải trả
Khoản phải trả nhà cung cấp 1.600
Vốn chủ sở hữu
Vốn chủ sở hữu 16.450
Tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu 18.050

42 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

ĐTN Co,.Ltd
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
1/9/2012 – 30/9/2012
Thông tin hữu ích Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh
1. Lợi nhuận ròng doanh
được tính toán đầu Số thu tiền mặt từ doanh thu 3.300
tiên và được dùng để
Tiền trả nhà cung cấp và nhân viên (1.950)
xác định số dư cuối kỳ
của vốn chủ sở hữu Lưu chuyển tiền thuần từ HĐKD 1.350
2. Số dư cuối kỳ của Lưu chuyển tiền từ hoạt động
vốn chủ sở hữu được đầu tư
dùng để lập bảng cân
Mua sắm trang thiết bị (7.000)
đối kế toán.
Lưu chuyển tiền thuần từ HĐ ĐT (7.000)
3. Số tiền mặt trong
bảng cân đối kế toán Lưu chuyển tiền từ hoạt động
được dùng để lập báo tài chính
cáo lưu chuyển tiền tệ. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 15.000
Rút vốn của chủ sở hữu (1.300)
Lưu chuyển tiền thuần từ HĐTC 13.700
Tổng lưu chuyển tiền trong kỳ 8.050
Tiền tồn đầu kỳ 0
Tiền tồn cuối kỳ 8.050

Hình 2.2-3: Các báo cáo tài chính và mối tương quan giữa chúng

Lưu ý rằng giữa các báo cáo trong hình 2.2–3 có mối tương quan:
(1) Lợi nhuận ròng 2.750 trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được cộng
vào số dư đầu kỳ của vốn chủ sở hữu trong báo cáo vốn chủ sở hữu.
(2) Số dư cuối kỳ của vốn chủ sở hữu 16.450 trong báo cáo vốn chủ sở hữu được báo
cáo trong bảng cân đối kế toán.
(3) Tiền mặt 8.050 USD trong bảng cân đối kế toán được báo cáo trong báo cáo lưu
chuyển tiền tệ.
Một số lưu ý khi lập báo cáo tài chính
 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ghi chép doanh thu và chi phí trong một
giai đoạn cụ thể (trong trường hợp của ĐTN, giai đoạn này là 1/9/2012 –
30/9/2012). Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của ĐTN được lập từ những
dữ liệu có trong cột vốn chủ sở hữu ở Hình 2.2–2.
o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh liệt kê doanh thu trước, tiếp theo là chi
phí, cuối cùng là Lợi nhuận ròng (hoặc lỗ ròng). Lợi nhuận ròng phát sinh khi
doanh thu lớn hơn chi phí. Lỗ ròng phát sinh khi chi phí lớn hơn doanh thu.
o Lưu ý rằng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh không xét đến các nghiệp vụ
đầu tư và rút vốn giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp khi tính toán thu nhập ròng.
Ví dụ, như đã giải thích ở trên, việc ông Nguyên rút tiền mặt khỏi ĐTN không
được coi là chi phí kinh doanh.

ACC202_Bai2_v1.0013107218 43
 Bài 2: Chu trình kế toán

 Báo cáo vốn chủ sở hữu

o Báo cáo vốn chủ sở hữu ghi chép những thay đổi trong vốn chủ sở hữu trong
một giai đoạn cụ thể. Giai đoạn này trùng với giai đoạn được đề cập trong báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Dữ liệu cho việc lập báo cáo vốn chủ sở hữu
là cột vốn chủ sở hữu trong bảng tóm tắt (Hình 2.2–2) và báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh. Dòng đầu tiên trong báo cáo là số dư đầu kỳ của vốn góp
(con số này bằng 0 khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động). Tiếp theo là vốn
đầu tư của chủ sở hữu, lợi nhuận (hoặc lỗ) ròng, và rút vốn của chủ sở hữu.
Báo cáo này giải thích tại sao vốn chủ sở hữu tăng hoặc giảm trong kỳ.
o Sẽ ra sao nếu Softbyte báo cáo lỗ ròng trong tháng đầu tiên? Giả sử trong tháng
9/2012, ĐTN lỗ 10.000. Hình 2.2–4 cho thấy lỗ ròng trong báo cáo vốn chủ
sở hữu.
ĐTN Co,.Ltd
Báo cáo vốn chủ sở hữu
1/9/2012 – 30/9/2012
Vốn chủ sở hữu, 1/9 0
Tăng: Đầu tư 15.000
15.000
Giảm: Rút vốn 1.300
Lỗ ròng 10.000 11.300
Vốn chủ sở hữu, 30/9 3.700

Hình 2.2-4 : Lỗ ròng

Nếu chủ sở hữu đầu tư thêm vào doanh nghiệp, công ty sẽ báo cáo khoản đó vào tài
khoản đầu tư trong báo cáo vốn chủ sở hữu.
 Bảng cân đối kế toán
o Bảng cân đối kế toán của ĐTN ghi chép tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
tại một ngày cụ thể (trong trường hợp của ĐTN là ngày 30/9/2012). Công ty
lập bảng cân đối kế toán dựa theo tiêu đề của từng cột trong bảng tóm tắt (Hình
2.2–2) và dữ liệu cuối kỳ trong dòng cuối của bảng.
o Ta nhận thấy bảng cân đối kế toán liệt kê tài sản đầu tiên, tiếp theo là nợ phải
trả và vốn chủ sở hữu. Tổng tài sản phải bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở
hữu. ĐTN chỉ báo cáo một khoản nợ phải trả – là Khoản phải trả nhà cung cấp –
trong bảng cân đối kế toán. Trong hầu hết các trường hợp, luôn có ít nhất hai
khoản nợ phải trả. Khi đó, thông thường người ta báo cáo như sau:
Nợ phải trả
Thương phiếu phải trả 10.000
Khoản phải trả nhà cung cấp 63.000
Tiền lương và tiền công phải trả 18.000
Tổng nợ phải trả 91.000

Hình 2.2-5: Nợ phải trả

Bảng cân đối kế toán đem lại một bức tranh tổng quan về tình hình tài chính
của công ty tại một thời điểm nhất định (thường là cuối tháng hoặc cuối năm).

44 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

o Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết thông tin về số thu và các khoản chi bằng
tiền mặt trong một giai đoạn cụ thể. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy (1)
ảnh hưởng của các hoạt động kinh doanh của công ty tới tiền mặt trong kỳ, (2)
các nghiệp vụ đầu tư của công ty, (3) các nghiệp vụ tài chính của công ty, (4)
lưu chuyển tiền thuần trong kỳ, và (5) số dư tiền mặt cuối kỳ.
o Việc báo cáo nguồn, cách sử dụng và những thay đổi trong tiền mặt rất hữu ích
vì nhà đầu tư, chủ nợ và những người khác muốn biết những gì đang diễn ra
với nguồn lực có tính thanh khoản cao nhất của công ty. Chính báo cáo lưu
chuyển tiền tệ đã trả lời cho những câu hỏi đơn giản nhưng quan trọng đó.
 Tiền mặt trong kỳ đến từ đâu?
 Tiền mặt trong kỳ được sử dụng để làm gì?
 Cán cân tiền mặt trong kỳ thay đổi như thế nào?
Như đã thấy trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ của ĐTN, tiền mặt trong kỳ đã tăng
8.050. Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh làm tiền mặt tăng 1.350. Lưu
chuyển tiền từ nghiệp vụ đầu tư làm tiền mặt giảm 7.000. Và lưu chuyển tiền từ
nghiệp vụ tài chính làm tiền mặt tăng 13.700 USD.

2.3. Tài khoản kế toán và phương pháp ghi kép

Mục đích nghiên cứu:
(1) Hiểu được bản chất của tài khoản kế toán và vai trò của tài khoản kế toán trong
quy trình ghi sổ kế toán.
(2) Nhận biết được bên Nợ và bên Có của mỗi tài khoản kế toán và nguyên tắc ghi vào
bên Nợ, bên Có của mỗi tài khoản để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(3) Xác định được các bước cơ bản trong quy trình ghi sổ kế toán
(4) Hiểu được phương pháp ghi sổ Nhật kí chung và vai trò của sổ Nhật kí chung
trong quy trình ghi sổ kế toán
(5) Hiểu được phương pháp ghi Sổ Cái và vai trò của Sổ Cái trong quy trình ghi sổ kế toán
(6) Thực hiện được việc khóa sổ kế toán và hiểu được vai trò của công việc khóa sổ kế
toán trong quy trình ghi sổ kế toán.
(7) Lập được bảng cân đối thử và nắm được mục đích của lập bảng cân đối thử.

2.3.1. Tài khoản kế toán

Khái niệm tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là nơi để ghi nhận các biến động
tăng, giảm của các đối tượng kế toán cụ thể như tài sản, nợ phải trả hay vốn chủ sở
hữu. Ví dụ như công ty ĐTN trong mục 2.1 đã giới thiệu có các tài khoản như TK
Tiền mặt, TK Nợ phải thu, TK Nợ phải trả, TK Doanh thu cung cấp dịch vụ, TK Chi
phí tiền lương và tiền công, v.v.v. (Chú ý là khi đề cập đến TK cụ thể nào thì phải viết
hoa tên của TK đó).
Kết cấu đơn giản nhất của 1 Tài khoản kế toán bao gồm 3 yếu tố là: Tên tài khoản,
bên trái tài khoản (hay còn gọi là bên Nợ), bên phải tài khoản (hay còn gọi là bên Có).
Vì dạng của tài khoản kế toán có hình giống chữ T nên người ta hay gọi là tài khoản
chữ T. Hình 2.1 phản ánh dạng cơ bản nhất của tài khoản. Trong tài liệu này chúng ta

ACC202_Bai2_v1.0013107218 45
 Bài 2: Chu trình kế toán

sẽ sử dụng dạng tài khoản này một cách liên tục để giải thích các quan hệ kế toán
cơ bản
Tên tài khoản
Bên trái Bên phải
hoặc Bên Nợ hoặc Bên Có

Hình 2.3-1: Kết cấu cơ bản của tài khoản kế toán

Bên Nợ và Bên Có của tài khoản kế toán:

Thuật ngữ “Nợ” được dùng để chỉ bên trái của tài khoản còn thuật ngữ “Có’ được
dùng để chỉ bên phải của tài khoản. Thực chất, “Nợ” hay “Có” không ám chỉ sự tăng
lên hay sự giảm đi như nhiều người thường nhầm lẫn. Khi nói đến ghi Nợ hay ghi Có
nghĩa là nói đến vị trí để kế toán ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài
khoản. Ví dụ, ghi 1 số tiền vào bên trái của tài khoản thì gọi là ghi Nợ, ghi 1 số tiền
vào bên phải tài khoản thì gọi là ghi Có. Tương tự như vậy thì tổng số tiền đã ghi
ở bên trái của Tài khoản gọi là tổng số phát sinh Nợ của tài khoản, tổng số tiền đã ghi
ở bên phải của tài khoản gọi là tổng số phát sinh Có của tài khoản. Quy luật ghi bên
Nợ hay bên Có của tài khoản được minh họa như Hình 2.3–2. Lấy số liệu của các
nghiệp vụ kinh tế có ảnh hưởng đến đối tượng kế toán Tiền mặt của công ty ĐTN
(xem hình 2.2-2).
Dạng tài khoản kế toán
Dạng bảng kê
TK Tiền mặt
15,000 ngđ (Bên Nợ) 15,000 (Bên Có) 7,000
(7,000) 1,200 1,700
1,200 1,500 250

1,500 600 1,300

(1,700) (Dư Nợ) 8,050

(250)

600

(1,300)

Cộng: 8,050

Hình 2.3-2: Ghi chép sự thay đổi tăng giảm lên 1 tài khoản kế toán

Nếu trình bày theo dạng bảng kê ta thấy: Các nghiệp vụ thu tiền (làm tăng tiền) được
ghi bình thường, các nghiệp vụ chi tiền (làm giảm tiền) được ghi trong dấu ( ). Ví dụ
tại công ty ĐTN ta thấy công ty trong kì đã thu 15.000 và chi 7.000
Nếu trình bày dưới dạng tài khoản ta thấy: Số tiền tăng được ghi vào Bên Nợ của tài
khoản Tiền, số tiền giảm được ghi vào Bên Có của tài khoản Tiền.
Việc phản ánh số phát sinh tăng ở 1 bên và phản ánh số phát sinh giảm ở bên kia sẽ
làm giảm bớt các lỗi trong tính toán và xác định dễ dàng tổng số tiền tăng trong kì (ở
bên Nợ của tài khoản Tiền), tổng số tiền giảm trong kì (ở bên Có của tài khoản Tiền).
Số dư của tài khoản được tính bằng cách lấy số liệu 2 bên trừ cho nhau (bên tăng trừ
bên giảm). Theo ví dụ trên ta thấy, số dư của tài khoản Tiền được ghi ở bên Nợ của tài

46 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

khoản là 8,050ngđ cho thấy công ty có số phát sinh tăng nhiều hơn số phát sinh giảm
với số tiền là 8,050ngđ. Đầu kì công ty không có tiền nhưng cuối kì công ty hiện có
8,050ngđ.

2.3.2. Phương pháp ghi sổ kép

Ở mục 2.2 chúng ta đã nắm được ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên
phương trình kế toán. Lưu ý rằng mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến ít
nhất 2 đối tượng kế toán, 2 tài khoản kế toán để đảm bảo giữ vững sự cân bằng của
phương trình kế toán. Nói cách khác, mỗi nghiệp vụ kinh tế khi được ghi lên tài khoản
thì số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải luôn bằng số tiền ghi vào bên Có của
các tài khoản. Tính cân bằng giữa Nợ và Có này chính là cơ sở của phương pháp ghi
sổ kép.
Theo phương pháp ghi sổ kép thì mỗi nghiệp vụ kinh tế đều ảnh hưởng tới 2 bên của
tài khoản và phải được ghi vào các bên phù hợp của tài khoản kế toán. Theo phương
pháp này, kế toán sẽ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ chính xác hơn,
hạn chế được các sai sót. Nếu như mỗi nghiệp vụ kinh tế, khi ghi lên tài khoản đều
thỏa mãn: số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản luôn bằng với số tiền ghi vào bên
Có của tài khoản thì như vậy sau khi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi lên
tài khoản thì tổng số tiền ghi vào bên Nợ cũng sẽ bằng tổng số tiền ghi vào bên Có.
Áp dụng phương pháp ghi sổ kép vừa đảm bảo sự cân bằng ở phương trình kế toán
vừa hiệu quả hơn phương pháp cộng hay trừ mỗi khi tăng hay giảm đối tượng kế toán
như đã thực hiện ở mục 2.2. Phần tiếp theo chúng ta sẽ trình bày kĩ hơn về nguyên tắc
ghi Nợ, ghi Có trên các tài khoản theo phương pháp ghi sổ kép.

2.3.3. Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có và số dư của tài khoản kế toán
Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có đối với tài khoản Tài sản và tài khoản Nguồn vốn
Theo hình 2.2–2 mô tả các nghiệp vụ xảy ra ở công ty ĐTN, khi tiền của công ty tăng –
Tiền là một tài sản của công ty – kế toán sẽ ghi vào bên trái (bên Nợ) của tài khoản
Tiền và ngược lại khi tiền của công ty giảm kế toán sẽ ghi vào bên phải (bên Có) của
tài khoản Tiền.
Theo phương trình kế toán: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu nên sự tăng lên
(hay giảm) của khoản mục nợ phải trả phải được ghi nhận ngược với sự tăng (hay
giảm) đối với khoản mục tài sản. Do vậy khi nợ phải trả tăng lên kế toán sẽ ghi vào
bên Có của TK Nợ phải trả còn khi nợ phải trả giảm xuống kế toán sẽ ghi vào bên nợ
của TK Nợ phải trả. Hình 2.3–3 tóm tắt quy luật ghi chép vào tài khoản kế toán như sau:

Ghi Nợ khi: Ghi Có khi:

Tài sản tăng Tài sản giảm
Nợ phải trả giảm Nợ phải trả tăng

Hình 2.3-3: Quy luật ghi Nợ, ghi Có trên TK

Số dư của TK Tài sản thông thường ở bên Nợ: Bởi lẽ số tiền được ghi vào bên Nợ
của tài khoản tài sản luôn lớn hơn số tiền ghi vào bên Có của tài khoản tài sản.

ACC202_Bai2_v1.0013107218 47
 Bài 2: Chu trình kế toán

Số dư của TK Nợ phải trả thông thường ở bên Có: Bởi lẽ số tiền ghi vào bên Có của
tài khoản nợ phải trả lớn hơn số tiền ghi vào bên Nợ của tài khoản nợ phải trả.
Thông thường số dư của tài khoản có liên quan mật thiết đến việc kế toán ghi nhận các
nghiệp vụ tăng ở bên nào, nếu các nghiệp vụ tăng được ghi ở bên Nợ của tài khoản thì
tài khoản đó sẽ có số dư bên Nợ và ngược lại khi các nghiệp vụ tăng được ghi ở bên
Có của tài khoản thì tài khoản đó có số dư bên Có.
Như vậy các TK có số dư thông thường được thể hiện ở Hình 2.3–4
TK Tài sản TK Nợ phải trả
Ghi tăng bên Nợ Ghi giảm bên Có Ghi giảm bên Nợ Ghi tăng bên Có
Số dư (thông thường) Số dư (thông thường)

Hình 2.3-4: Phản ánh số dư trên các tài khoản tài sản và tài khoản nợ phải trả

Nắm được vị trí của số dư trên tài khoản sẽ giúp kế toán phát hiện ra lỗi sai. Ví dụ như
tài khoản Thiết bị khi có số dư bên Có hay TK Tiền lương và tiền công phải trả có số
dư bên Nợ là dấu hiệu của các sai sót kế toán. Trong các tình huống đặc biệt thì số dư
tài khoản không ở bên thông thường vẫn có thể chấp nhận được. Ví dụ đối với TK
Tiền sẽ có số dư Có khi công ty rút quá số dư trong tài khoản tiền gửi tại ngân hàng
(ví dụ phát hành séc quá số dư).
Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có đối với tài khoản Vốn chủ sở hữu
Như đã đề cập ở mục 2.2, khi chủ sở hữu góp vốn hoặc doanh thu tăng thì sẽ làm tăng
vốn chủ sở hữu. Khi chủ sở hữu rút vốn hoặc chi phí tăng thì sẽ làm giảm vốn chủ sở
hữu. Công ty cần sử dụng những tài khoản này để phản ánh sự biến động của các đối
tượng kế toán xuất hiện trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khoản tiền đầu tư của chủ sở hữu được ghi Có TK Vốn đầu tư của chủ sở hữu. Việc
ghi vào bên Có là ghi tăng tài khoản này và ghi vào bên Nợ là ghi giảm giá trị của tài
khoản này. Khi một người đầu tư vốn vào công ty, kế toán ghi tăng tiền (ghi Nợ vào
TK Tiền) và ghi tăng vốn chủ sở hữu (ghi Có vào TK Vốn chủ sở hữu). Khi vốn chủ
sở hữu giảm kế toán ghi Nợ vào TK Vốn chủ sở hữu. Hình 2.3–5 thể hiện cách thức
ghi tăng giảm trên tài khoản Vốn chủ sở hữu.
Bên Nợ Bên Có
Giảm vốn chủ sở hữu Tăng vốn chủ sở hữu

Hình 2.3-5: Ghi tăng, giảm trên TK Vốn chủ sở hữu

TK Vốn chủ sở hữu

Bên Nợ: Ghi giảm VCSH Bên Có: Ghi tăng VCSH
Số dư (thông thường)

Hình 2.3-6: Phản ánh số dư thông thường trên TK vốn chủ sở hữu

Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có đối vói TK Rút vốn của chủ sở hữu
Người chủ sở hữu có thể rút vốn hoặc các loại tài sản khác của công ty để chi dùng
cho mục đích cá nhân. Nghiệp vụ rút vốn này có thể ghi trực tiếp vào bên Nợ của TK
vốn chủ sở hữu để giảm vốn chủ sở hữu. Tuy nhiên việc ghi riêng khoản mục này trên
tài khoản Rút vốn được ưu tiên áp dụng bởi vì nó giúp cho kế toán dễ dàng tính toán
tổng số tiền chủ sở hữu đã rút trong kì kế toán. Khoản rút vốn tăng được ghi vào bên

48 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

Nợ của TK Rút vốn, khoản rút vốn giảm được ghi bên Có TK Rút vốn. Thông thường
TK Rút vốn có số dư bên Nợ. Hình 2.3–7 thể hiện quy luật ghi Nợ, ghi Có trên TK
Rút vốn.
TK Rút vốn
Bên Nợ Bên Có
Tăng khoản rút vốn Giảm khoản rút vốn

Hình 2.3-7: Ghi tăng, giảm trên TK Rút vốn

TK Rút vốn
Bên Nợ: Ghi tăng khoản rút vốn Bên Có: Ghi giảm khoản rút vốn
Số dư (thông thường)

Hình 2.3-8: Phản ánh số dư thông thường trên TK Rút vốn

Chú ý rằng TK Rút vốn làm giảm vốn chủ sở hữu,. Nó không phải là TK thuộc báo
cáo kết quả kinh doanh như TK Doanh thu hay TK Chi phí.

Bài tập tình huống: Liên quan đến TK Doanh thu và TK Chi phí
Đội bóng chuyền có tên Thể Công có những tài khoản doanh thu và chi phí như sau.
Hãy cho biết đội bóng đá SHB Đà Nẵng có những tài khoản tương tự như vậy không.
TK Doanh thu TK Chi phí
Thu từ bán vé Lương của cầu thủ
Thu tiền bản quyền phát sóng TV, đài Lương cán bộ quản lí
Thu phí chuyển nhượng cầu thủ Tiền công tác phí
Thu từ quảng cáo Phí bảo trì sân bãi

Nguyên tắc ghi nhận đối với tài khoản Doanh thu và tài khoản Chi phí
Doanh thu là khoản làm tăng lợi ích của các chủ sở hữu. Khi 1 công ty có sự gia tăng
về doanh thu thì sẽ kéo theo sự gia tăng về vốn chủ sở hữu. Do đó, việc ghi Nợ hay
ghi Có lên tài khoản doanh thu sẽ giống với việc ghi Nợ hay ghi Có trên TK Vốn chủ
sở hữu. Do vậy tài khoản doanh thu được ghi tăng ở bên Có và ghi giảm ở bên Nợ.
Chi phí có ảnh hưởng khác đối với vốn chủ sở hữu: Chi phí phát sinh làm giảm vốn
chủ sở hữu vì chi phí tăng làm thu nhập của doanh nghiệp giảm. Do vậy, nguyên tắc
ghi Nợ, ghi Có trên TK Chi phí sẽ ngược với nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có trên TK
Doanh thu. Cụ thể là: khi chi phí tăng sẽ ghi vào bên Nợ, khi chi phí giảm được ghi
vào bên Có. Hình 2.3-9 thể hiện nguyên tắc ghi nhận trên TK Doanh thu và TK Chi phí.
TK Doanh thu, TK Chi phí
Bên Nợ Bên Có
Tăng Chi phí Giảm chi phí
Giảm doanh thu Tăng doanh thu

Hình 2.9: Ghi Nợ, ghi Có trên TK Chi phí, TK Doanh thu

Trên TK Doanh thu thì số tiền ghi bên Có sẽ lớn hơn số tiền ghi bên Nợ còn trên TK
Chi phí thì số tiền ghi bên Nợ sẽ lớn hơn số tiền ghi bên Có. Do vậy, TK Doanh thu
thông thường có số dư bên Có, TK Chi phí thông thường có số dư Bên Nợ. Hình
2.3-10 thể hiện kết cấu của TK Doanh thu và TK Chi phí như sau:

ACC202_Bai2_v1.0013107218 49
 Bài 2: Chu trình kế toán

TK Chi phí TK Doanh thu

Ghi tăng bên Nợ Ghi giảm bên Có Ghi giảm bên Nợ Ghi tăng bên Có
Số dư Số dư
(thông thường) (thông thường)

Hình 2.3-10: Nguyên tắc ghi trên tài khoản Doanh thu và tài khoản Chi phí

Tóm tắt nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có trên TK kế toán

Hình 2.3-11 mô tả tóm tắt quy luật ghi Nợ ghi Có trên TKKT và ảnh hưởng của bút
toán ghi Nợ, ghi Có đối đối với các tài khoản (tăng hoặc giảm). Học thuộc bảng này
để giúp chúng ta thực hiện tốt phương pháp ghi sổ kép.
TÀI
PTKT NỢ PT VỐN CHỦ SỞ HỮU
SẢN
PTKT
Doanh
mở Tài sản = Nợ PT = Vốn CSH – Rút vốn + – Chi phí
thu
rộng
Nợ/Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Kết
quả
+ – – + – + + – – + + –
ánh
hưởng

Hình 2.3-11: Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có trên tài khoản kế toán

2.3.4. Sổ kế toán
2.3.4.1. Quy trình ghi sổ kế toán

Dù kế toán có thể ghi trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên tài khoản kế toán
(ghi Sổ Cái) mà không cần định khoản kế toán (Ghi lên Sổ nhật kí). Nhìn chung, các
công ty đều thực hiện 3 bước cơ bản trong quy trình ghi sổ kế toán sau đây:
 Bước 1: Phân tích từng nghiệp vụ kinh tế để xác định ảnh hưởng của nghiệp vụ
kinh tế tới các tài khoản kế toán có liên quan.
 Bước 2: Ghi vào sổ nhật kí chung các nghiệp vụ kinh tế đó.
 Bước 3: Chuyển số liệu từ sổ nhật kí chung lên Sổ cái tài khoản tương ứng.
Quy trình ghi sổ kế toán được bắt đầu với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các giấy tờ
ví dụ như hóa đơn bán ra, hóa đơn mua vào,séc, phiếu thu… là minh chứng cho các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Căn cứ vào các chứng từ này để kế toán phân tích nghiệp

50 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

vụ kinh tế phát sinh và xác định ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế này đến các loại tài
khoản kế toán cụ thể. Sau đó sẽ ghi các thông tin đó trên Sổ nhật kí. Cuối cùng, lấy số
liệu phát sinh đã ghi trên sổ Nhật kí để ghi vào Sổ cái của các tài khoản kế toán tương
ứng. Hình 2.3-12 minh họa quy trình ghi sổ kế toán.

Chuyển thông tin

Phân tích Ghi nghiệp vụ
từ Nhật kí
nghiệp vụ vào sổ nhật kí
lên sổ cái tài khoản

Hình 2.3-12: Các bước trong quy trình ghi sổ kế toán

2.3.4.2. Sổ nhật kí
Kế toán ban đầu sẽ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian
(trình tự mà nghiệp vụ kinh tế đó xảy ra). Do vậy, sổ nhật kí chính là quyển sổ mà tại
đó các nghiệp vụ kinh tế được ghi lần đầu tiên. Trên sổ nhật kí các nghiệp vụ kinh tế
được thể hiện dưới dạng ghi Nợ, ghi Có trên các tài khoản kế toán cụ thể theo thông
tin phân tích được từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Có nhiều loại sổ nhật kí, tuy nhiên loại nhật kí hay sử dụng nhất là sổ nhật kí chung.
Kết cấu quyển sổ nhật kí chung được thiết kế bao gồm nhiều cột để phản ánh các nội
dung về nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra như: ngày phát sinh nghiệp vụ, tên tài khoản kế
toán, diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế, tham chiếu, số tiền phát sinh bên Nợ, số tiền
phát sinh bên Có. Hình 2.3-13 mô tả mẫu sổ Nhật kí (được hiểu là sổ nhật ký chung).
Sổ nhật kí có vai trò rất quan trọng trong quy trình ghi sổ kế toán thể hiện ở các điểm sau:
1. Từ sổ nhật kí có thể nhận thấy ảnh hưởng của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối
với tình hình tài chính của doanh nghiệp
2. Sổ được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế
3. Sổ nhật kí chung còn giúp kế toán dễ dàng kiểm tra tính cân bằng giữa tổng số tiền
ghi Nợ và số tiền ghi Có trên các tài khoản kế toán ở mỗi bút toán ghi nhật kí nên
hạn chế các sai sót trong quá trình ghi sổ.
Ghi nhật kí
Ghi sổ nhật kí là việc kế toán phản ánh số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên Sổ
nhật kí. Mỗi nghiệp vụ kinh tế đều được kế toán xử lí và phân tích ra thành các nội
dung chính để ghi trên các cột khác nhau của sổ Nhật kí chung. Một bút toán đầy đủ
trên sổ nhật kí phải bao gồm các nội dung : ngày, tháng, năm phát sinh nghiệp vụ kinh
tế, tên tài khoản, số tiền phát sinh của từng tài khoản (phát sinh bên Nợ hay bên Có
của tài khoản), diễn giải ngắn gọn nội dung của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Hình
2.3-13 minh họa phương pháp ghi sổ nhật kí.

ACC202_Bai2_v1.0013107218 51
 Bài 2: Chu trình kế toán

SỔ NHẬT KÍ
Trang: 1

Đối Số tiền ghi Số tiền

Ngày Tên TK và diễn giải
chiếu Nợ ghi Có
2012 [5]
[1],[2]1/9 Tiền 15.000
[3] Vốn góp của chủ sở hữu 15.000
[4] (Chủ sở hữu công ty góp 15.000$ để tiến
hành hoạt động kinh doanh)
2/9 Máy tính văn phòng 7.000
Tiền 7.000
(Mua máy tính văn phòng trị giá 7.000$ đã
trả tiền)

Hình 2.3-13: Sổ nhật kí

Các trang của sổ nhật kí chung được đánh số liên tiếp từ Trang 1 đến trang cuối cùng.
Đầu mỗi trang sổ phải có số trang để tiện theo dõi thông tin.
Chú thích:
[1] Dòng này ghi ngày tháng năm phát sinh nghiệp vụ kinh tế
[2] Dòng này ghi lần lượt: tên của tài khoản kế toán ghi Nợ (ghi vào cột “Tên tài
khoản và diễn giải”) và số tiền phát sinh của tài khoản này (ghi vào cột “Số tiền ghi
Nợ”). Tên của TK ghi Nợ được căn sát mép trái của cột “Tên tài khoản và diễn giải”
[3] Dòng này ghi lần lượt: tên của tài khoản kế toán ghi Có (ghi vào cột “Tên tài
khoản và diễn giải”) và số tiền phát sinh của tài khoản này (ghi vào cột “Số tiền ghi
Có”). Tên của TK ghi Có thụt lùi vào trong so với tên TK đã ghi Nợ ở dòng trên.
[4] Dòng này diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (dòng này viết
ngay sau dòng tên TK ghi Có). Khoảng trống còn lại trên dòng này không có dữ liệu.
Điều này giúp ngăn cách các bút toán trên sổ nhật kí để khi đọc nhật kí sẽ đỡ rối, dễ
nhìn hơn.
[5] Dòng này bỏ trống khi số liệu phát sinh của các tài khoản trên sổ nhật kí chưa
được sử dụng để chuyển sang sổ cái.
Cột “Đối chiếu” trên Sổ nhật kí được dùng để ghi số hiệu của TK kế toán khi số liệu
của các TK kế toán đã được chuyển từ sổ nhật kí sang sổ cái . Do vậy khi kế toán chưa
thực hiện việc chuyển sổ thì cột “Đối chiếu” này sẽ để trống.
Chú ý: Ghi ghi sổ nhật kí chung kế toán phải rất lưu ý trong việc sử dụng tên tài
khoản và loại tài khoản để phản ánh đúng, chính xác nội dung nghiệp vụ kinh tế phát
sinh. Nếu lựa chọn tài khoản không đúng thì khi lập báo cáo tài chính sẽ không chính
xác. Cũng có thể linh hoạt trong việc sử dụng tài khoản nhưng tiêu chí chính để xác
định tài khoản là tên tài khoản phải thể hiện được nội dung của tài khoản đó. Khi kế
toán sử dụng 1 tài khoản cá biệt nào đó thì kế toán cần phải ghi dưới tên tài khoản đó
tất cả các nghiệp vụ kinh tế diễn ra sau này cũng được ghi vào tài khoản đó.
Bút toán giản đơn và bút toán phức tạp
Một số bút toán trên sổ Nhật kí chỉ liên quan đến 2 tài khoản kế toán trong đó 1 tài
khoản được ghi Nợ, 1 tài khoản được ghi Có (Hình 2.3-13). Những bút toán kiểu như

52 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

vậy được gọi là bút toán giản đơn. Tuy nhiên, có những nghiệp vụ kinh tế phức tạp
đòi hỏi phải sử dụng nhiều hơn 2 tài khoản mới phản ánh hết được nội dung nghiệp
vụ. Khi ghi nghiệp vụ này lên sổ Nhật kí, kế toán phải sử dụng từ 3 tài khoản trở lên
thì bút toán này được gọi là bút toán phức tạp.
Ví dụ ngày 1/7, công ty ANP mua 1 xe tải chở hàng trị giá 140trđ. Công ty đã trả
80trđ bằng tiền mặt, số còn lại chưa thanh toán cho người bán. Bút toán phản ánh
nghiệp vụ kinh tế này trên sổ Nhật kí (như Hình 2.3–14).
SỔ NHẬT KÍ
Trang: 1
Tham Số tiền ghi Số tiền ghi
Ngày Tên TK và diễn giải
chiếu Nợ Có
2012
1/7 Thiết bị 140
Tiền 80
Phải trả người bán 60
(Mua 1 xe ô tô tải, trị giá 140trđ đã trả 80trđ, số
còn lại chưa trả)

Hình 2.3-14: Bút toán phức tạp

Trong bút toán phức tạp có quy định tất cả các tài khoản ghi Nợ phải viết trước các tài
khoản ghi Có viết sau.

2.3.4.3. Sổ Cái
Sổ cái là loại sổ tập hợp toàn bộ các thông tin liên quan đến một tài khoản kế toán cụ
thể mà công ty đang sử dụng. Sổ cái cung cấp các thông tin về sự biến động tăng,
giảm và số dư hiện tại của từng tài khoản kế toán.
Các công ty khác nhau có thể sử dụng nhiều loại sổ cái khác nhau nhưng hầu hết các
công ty đều có sổ cái tổng hợp. Mỗi sổ cái phản ánh thông tin cụ thể về đối tượng kế
toán như: sổ cái TK Tài sản, TK Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu (Xem Hình 2.3-15).

Hình 2.3-15: Các sổ cái của công ty ĐTN theo các tài khoản kế toán công ty đang sử dụng

Các công ty sắp xếp các sổ cái các tài khoản theo đúng trật tự của tài khoản khi trình
bày báo cáo tài chính. Theo trật tự này, các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán xếp
trước theo thứ tự như sau: TK Tài sản rồi đến TK Nợ phải trả, TK Vốn chủ sở hữu,
TK Rút vốn, TK Doanh thu, TK Chi phí. Tài khoản kế toán được xác định không chỉ

ACC202_Bai2_v1.0013107218 53
 Bài 2: Chu trình kế toán

theo tên gọi tài khoản mà còn được xác định theo số hiệu tài khoản để thuận tiện trong
quá trình sử dụng (các tài khoản được mã hóa dưới dạng số)
Qua sổ cái, kế toán cung cấp số dư hiện có của đối tượng kế toán mà sổ cái tài khoản
phản ánh. Ví dụ, sổ cái TK Tiền cho biết số tiền mà công ty hiện có để phục vụ cho
việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại của công ty. Sổ cái TK Phải thu khách hàng cho
biết số tiền khách hàng còn nợ công ty, còn sổ cái TK Phải trả người bán cho biết số
tiền công ty còn nợ người bán.
Hình thức của Sổ cái
SỔ CÁI TK TIỀN
Số hiệu TK: 111

Ngày Diễn giải Tham chiếu Số tiền ghi Nợ Số tiền ghi Có Số dư

2012

Tháng 6 1 25.000 25.000

2 8.000 17.000
3 4.200 21.200
9 7.500 28.700
17 11.700 17.000
20 250 16.750
30 7.300 9.450

Hình 2.3-16: Minh họa tình hình biến động của Tiền trên Sổ cái TK Tiền

Dạng biểu hiện TK Tiền như trên gọi là dạng tài khoản 3 cột bởi vì nó có 3 cột phản
ánh số tiền – cột số tiền ghi Nợ, cột số tiền ghi Có, cột số dư . Số dư tài khoản trên sổ
cái được tính ngay sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột diễn giải và cột tham
chiếu để cung cấp các thông tin đặc biệt liên quan đến số liệu phát sinh của nghiệp vụ
kinh tế xuất hiện trên sổ cái.
Chuyển sổ
Chuyển sổ là quá trình kế toán chuyển các số liệu của các tài khoản kế toán đã được
ghi trên sổ Nhật kí sang sổ cái của tài khoản để phản ánh thông tin về các tài khoản
một cách có hệ thống . Như vậy, khi chuyển sổ phải lấy sổ Nhật kí làm căn cứ và lần
lượt lấy thông tin trên sổ Nhật kí để chuyển sang Sổ cái. Quá trình chuyển sổ này
được thực hiện như sau:
 Mở sổ cái của TK được ghi Nợ trên sổ Nhật kí.
 Lấy số tiền đã ghi Nợ trên sổ nhật kí để ghi vào cột số tiền ghi Nợ trên Sổ cái của
TK vừa mở. Đồng thời ghi thông tin về: trang sổ Nhật kí kế toán đã sử dụng để lấy
có số tiền trên, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ.
 Ghi số hiệu của TK kế toán vừa được nhận số liệu từ Sổ Nhật kí vào cột “Đối
chiếu” trên sổ Nhật kí.
 Mở sổ cái của TK được ghi Có trên sổ Nhật kí.
 Lấy số tiền đã ghi Có trên sổ nhật kí để ghi vào cột số tiền ghi Có trên Sổ cái của
TK vừa mở. Đồng thời ghi thông tin về: trang sổ Nhật kí kế toán đã sử dụng
để lấy có số tiền trên, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ.

54 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

 Ghi số hiệu của TK kế toán vừa được nhận số liệu từ Sổ Nhật kí vào cột “Đối
chiếu” trên sổ Nhật kí.
Quá trình chuyển số liệu trên được mô tả qua Hình 2.3–17.
SỔ NHẬT KÍ
Trang 1
Đối
Ngày Tên tài khoản và diễn giải Nợ Có
chiếu
2012
1/9 Tiền 111 15.000
Vốn chủ sở hữu 411 15.000
(Chủ sở hữu góp vốn bắt đầu hoạt động)

SỔ CÁI
Tài khoản Tiền
Số hiệu TK: 111
Ngày Diễn giải Đối chiếu Nợ Có Số dư
2012
1/9 Trang 1 15.000 15.000

SỔ CÁI
Tài khoản Vốn chủ sở hữu
Số hiệu TK: 411
Ngày Diễn giải Đối chiếu Nợ Có Số dư
2012
1/9 Trang 1 15.000 15.000

Chú ý:
 Việc chuyển sổ phải làm theo thứ tự. Kế toán phải chuyển lần lượt từng nghiệp vụ
kinh tế, hết nghiệp vụ này rồi mới đến nghiệp vụ khác. Trong mỗi nghiệp vụ thì kế
toán chuyển lần lượt số tiền ghi Nợ rồi đến số tiền ghi Có của nghiệp vụ. Ngoài
cần đảm bảo các số liệu trên sổ nhật kí chung đều được ghi vào sổ cái (không bỏ
sót nghiệp vụ khi chuyển vào sổ cái).
 Cột “Đối chiếu” trên sổ cái ghi địa chỉ (trang Nhật kí chung) để từ đó thông tin
được lấy để chuyển sang sổ cái.
 Cột “Diễn giải” trên Sổ cái ít được ghi vì phần diễn giải này đã có trên sổ Nhật kí.
 Sau khi bút toán cuối cùng trên sổ Nhật kí được chuyển sang sổ cái tài khoản, tất
cả các dòng của cột ‘Đối chiếu” trên sổ Nhật kí đều phải ghi số hiệu tài khoản kế
toán. Điều đó đảm bảo được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ nhật kí
đã được chuyển hết lên sổ cái.
Hệ thống tài khoản kế toán
Mỗi công ty có thể có sự khác nhau về tên tài khoản sử dụng và số lượng tài khoản sử
dụng do yêu cầu của nhà quản lí. Chẳng hạn, một công ty chỉ sử dụng 1 tài khoản có
tên là TK Chi phí dịch vụ để phản ánh tất cả các chi phí về điện, nước, gas mà công ty

ACC202_Bai2_v1.0013107218 55
 Bài 2: Chu trình kế toán

đã sử dụng trong kì nhưng công ty khác lại sử dụng nhiều tài khoản: TK Chi phí gas,
TK Chi phí tiền điện, TK Chi phí tiền nước… để phản ánh riêng từng loại chi phí chứ
không gộp như công ty ban đầu. Ngoài ra quy mô công ty cũng có ảnh hưởng tới số
lượng và loại tài khoản kế toán mà công ty sử dụng.
Công ty ĐTN là công ty nhỏ nên số lượng tài khoản công ty này sử dụng sẽ ít hơn số
lượng tài khoản của Công ty (Tập đoàn) Hòa Phát.

Chính phủ Việt Nam quy định hệ thống tài khoản thống nhất, đơn vị kế toán cụ thể
lựa chọn những tài khoản phù hợp để xây dựng hệ thống tài khoản cho đơn vị mình
(ví dụ: hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp, hệ thống tài khoản áp dụng
cho đơn vị hành chính – sự nghiệp….)

2.3.5. Bảng cân đối thử

Bảng cân đối thử là bảng được lập theo cách kế toán liệt kê tên các tài khoản kế toán
đã sử dụng trong kì và số dư tương ứng của chúng tại 1 thời điểm nhất định. Thông
thường, thời điểm lập bảng cân đối thử vào cuối kỳ. Các tài khoản trên bảng cân đối
thử được sắp xếp theo trật tự giống trật tự sắp xếp sổ cái (sổ cái tài khoản thuộc bảng
cân đối kế toán trước rồi đến sổ cái tài khoản thuộc báo cáo kết quả kinh doanh). Nếu
tài khoản có số dư bên Nợ thì được ghi ở cột Nợ (bên trái) của bảng, còn các tài khoản
có số dư bên Có thì ghi vào cột Có (bên phải) của bảng. Tiếp đó, kế toán sẽ tiến hành
cộng tổng số tiền bên Nợ và số tiền bên Có của bảng. Nếu kế toán thực hiện các bước
trong quy trình kế toán chính xác thì trên bảng cân đối thử tổng số tiền bên Nợ cân
bằng với tổng số tiền bên Có.
Các bước lập bảng cân đối thử như sau:
 Liệt kê các tài khoản và số dư tương ứng của chúng vào các cột quy định
 Tính tổng số tiền trên cột ghi Nợ, ghi Có
 So sánh tổng số tiền ghi Nợ và tổng số tiền ghi Có.
Công ty ANP
BẢNG CÂN ĐỐI THỬ
Lập tại ngày 30/06/2012
Tên tài khoản Nợ Có
Tiền 15.200
Vật tư 2.500
Tiền mua BH trả trước 600
Thiết bị 5.000
Thương phiếu phải trả 5.000
Phải trả người bán 2.500
Doanh thu nhận trước 1.200
Vốn đầu tư của CSH 10.000
Rút vốn 500
Doanh thu CCDV 10.000
Chi phí tiền lương, tiền công 4.000
Chi phí thuê địa điểm 900
Tổng cộng 28.700 28.700
Hình 2.3-18: Thể hiện bảng cân đối thử của công ty ANP

56 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

Hạn chế của bảng cân đối thử

Bảng cân đối thử chỉ kiểm tra được tính cân bằng về mặt số học giữa số phát sinh bên
Nợ của tất cả các tài khoản và số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản chứ chưa
kiểm tra được toàn bộ các sai sót, gian lận trong quá trình ghi sổ. Ngay cả khi bảng
cân đối thử đạt được cân bằng nhưng vẫn tồn tại nhiều sai sót. Những sai sót phổ biến
chẳng hạn:
 Kế toán bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ghi sổ
 Kế toán kết chuyển thiếu số liệu của nghiệp vụ kinh tế từ sổ nhật kí sang sổ cái.
 Kế toán chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái hai lần (trùng lặp nghiệp vụ)
 Kế toán ghi bút toán sai trên sổ nhật kí chung (chọn sai tài khoản hoặc ghi sai số
tiền phát sinh của nghiệp vụ kinh tế)
 Kế toán chuyển nhầm số liệu khi thực hiện chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái
(chọn nhầm sổ cái)
 V.v.v….
Khi kế toán phạm các lỗi như ở trên thì bảng cân đối thử vẫn đạt được tính cân bằng.
Do vậy, qua bảng cân đối thử không thể đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh đã được ghi đầy đủ và cũng không thể đảm bảo số liệu trên sổ cái là chính xác.
Một số cách phát hiện sai sót khi ghi Sổ cái
Các sai sót ở trên vừa liệt kê phần lớn là do lỗi tính toán, lỗi chuyển số liệu từ sổ này
sang sổ khác, ghi nhầm số liệu. Do vậy, khi lập bảng cân đối thử nếu bảng cân đối thử
không cân bằng thì trước hết phải xác định số tiền chênh lệch giữa phần bên Nợ và
phần bên Có. Trên cơ sở số chênh lệch đó, có một số cách sau đây có thể thực hiện để
tìm ra lỗi sai.
 Nếu số đó là 1, 10, 100 hay 1.000 thì nên tính lại số tiền tổng cộng trên bảng cân
đối thử.
 Nếu số đó chia hết cho 2 thì thực hiện chia 2 để ra con số mới. Sau đó, nhìn tất cả
các số tiền đã ghi trên bảng cân đối thử nếu thấy số nào giống con số mới thì rất có
thể kế toán đã ghi lộn số liệu phát sinh từ cột Nợ sang cột Có và ngược lại.
 Nếu số đó chia hết cho 9 thì rất có thể do kế toán viết lộn số liệu khi lấy số liệu từ
sổ cái vào bảng cân đối thử (ví dụ trên sổ cái tài khoản có số dư Nợ TK Phải thu
khách hàng là 12 nhưng trên bảng cân đối thử ghi thành 21, sai sót này sẽ làm cho
tổng số tiền bên Nợ của bảng cân đối thử lớn hơn tổng số tiền bên Có là 9).
 Nếu số đó không chia hết cho 2 và 9 thì phải rà soát toàn bộ cả nhật kí và sổ cái và
bảng cân đối thử. Rất có thể số liệu chuyển từ sổ nhật kí sang sổ cái sai hoặc kế
toán chuyển đúng nhưng khi tính số dư trên sổ cái lại tính sai hoặc chuyển số liệu
trên sổ cái sang bảng cân đối thử không đúng …

ACC202_Bai2_v1.0013107218 57
 Bài 2: Chu trình kế toán

Tóm lược cuối bài

1. Quy trình nghiệp vụ của kế toán. Để bắt đầu một quy trình kế toán, công ty phải xác định
những nghiệp vụ kinh tế liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình sau đó ghi chép
các nghiệp vụ đó để đưa ra lịch sử các hoạt động tài chính của công ty, cuối cùng truyền đạt
những thông tin đã thu thập tới những người quan tâm thông qua các báo cáo kế toán. Loại
báo cáo kế toán thông dụng nhất là báo cáo tài chính.
2. Ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh doanh tới phương trình kế toán. Mỗi nghiệp vụ kinh
doanh luôn có tác động kép tới phương trình kế toán. Ví dụ, nếu một tài sản tăng lên sẽ kéo
theo (1) một tài sản khác giảm đi, hoặc (2) một khoản nợ phải trả cụ thể tăng lên hoặc (3) vốn
chủ sở hữu tăng lên.
3. Các bước cơ bản trong quy trình ghi sổ kế toán đó là: Phân tích tác động của nghiệp vụ
kinh tế lên các loại tài khoản, ghi các nghiệp vụ kinh tế lên sổ nhật kí và cuối cùng chuyển số
liệu từ sổ nhật kí lên sổ cái các tài khoản.
4. Khái niệm tài khoản kế toán và vai trò của chúng trong quy trình ghi sổ kế toán: Tài
khoản kế toán là nơi để ghi các biến động tăng, giảm của đối tượng kế toán cụ thể như tài
sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu …
5. Yếu tố cấu thành tài khoản kế toán: bên Nợ và bên Có của tài khoản và nguyên tắc ghi các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ, bên Có của tài khoản. Tài khoản kế toán được mô
phỏng dạng chữ T, bên Nợ ở bên trái chữ T, còn bên Có ở bên phải chữ T. Các TK tài sản,
TK rút vốn, TK chi phí khi tăng ghi bên Nợ, giảm ghi bên Có. Các TK Vốn chủ sở hữu, TK
Nợ phải trả, TK Doanh thu tăng ghi Có, giảm ghi bên Nợ.
6. Cấu trúc và phương pháp ghi sổ nhật kí chung và vai trò của sổ nhật kí chung trong quy
trình ghi sổ kế toán: Sổ nhật kí chung là sổ dùng để tập hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh. Sổ nhật kí chung phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian. Sổ nhật kí chung
phản ánh đầy đủ các biến động của các đối tượng kế toán. Từ sổ nhật kí chung, số liệu phát
sinh của từng tài khoản lần lượt được chuyển vào sổ cái tài khoản. Trong quá trình ghi sổ
nhật kí chung kế toán có thể hạn chế sai sót khi ghi sổ do các bút toán được ghi trên sổ luôn
phải đảm bảo do số tiền ghi Nợ luôn bằng số tiền ghi Có.
7. Nắm được kết cấu, phương pháp ghi sổ cái và vai trò của sổ cái. Sổ cái là sổ tổng hợp
phản ánh mọi biến động liên quan đến 1 đối tượng kế toán cụ thể. Công ty sử dụng nhiều sổ
cái để phản ánh nhiều đối tượng kế toán.
8. Nắm được ý nghĩa của việc chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái: Sổ nhật kí là sổ phản
ánh thông tin về nhiều đối tượng kế toán theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh
tế. Trên sổ nhật kí, kế toán chưa cung cấp được thông tin xuyên suốt theo từng đối tượng kế
toán cụ thể. Do đó phải thực hiện chuyển số liệu của từ số nhật kí sang sổ cái để mỗi sổ cái
phản ánh thông tin xuyên suốt về mỗi đối tượng kế toán.

58 ACC202_Bai2_v1.0013107218
 Bài 2: Chu trình kế toán

9. Lập bảng cân đối thử và vai trò của bảng cân đối thử: bảng cân đối thử là bảng tổng hợp
số dư của tất cả các tài khoản kế toán tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối thử có tác
dụng kiểm tra tính cân bằng giữa tổng số dư Nợ của các tài khoản và tổng số dư Có của các
tài khoản. Bảng cân đối thử không loại bỏ được các sai sót trong quá trình ghi sổ nhật kí hay
sổ cái. Bảng cân đối thử cần được lập trước khi lập báo cáo tài chính.

ACC202_Bai2_v1.0013107218 59
 Bài 2: Chu trình kế toán

Bài tập thực hành

Bài 1: Công ty ĐTN có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 3/2013 như sau:
1. Ngày 1/3: Mr Nguyên bổ sung vốn kinh doanh 50trđ bằng tiền mặt.
2. Ngày 3/3: Thanh toán tiền lương nhân viên tháng 2: 8trđ bằng tiền mặt
3. Ngày 5/3: Lập hóa đơn gửi công ty ANP về dịch vụ bảo trì máy tính đã hoàn thành, số
tiền 6trđ.
4. Ngày 18/3: Nhận hóa đơn thuê văn phòng tháng 3 từ Công ty Ngôi sao.
5. Ngày 20/3: Mua văn phòng phẩm để sử dụng cho hoạt động của tháng 3, đã thanh toán
cho Công ty Hải Tiến bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
6. Ngày 30/3: Công ty ANP thanh toán hóa đơn lập ngày 5/3 bằng tiền mặt.
7. Ngày 31/3: Chuyển khoản thanh toán cho Công ty Ngôi Sao tiền thuế văn phòng tháng 3.
Yêu cầu: Nêu ảnh hưởng của các nghiệp vụ này đến phương trình kế toán
Gợi ý: Dựa vào ví dụ minh họa để trình bày và phân tích nghiệp vụ.

Bài 2: Sử dụng các nghiệp vụ đã cho ở Bài 1 ghi nhận các nghiệp vụ trên vào Sổ nhật kí.
Gợi ý: Lập Sổ nhật ký, sau đó ghi các nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký theo trình tự thời gian
phát sinh nghiệp vụ (xem ví dụ minh họa).

Bài 3: Hãy ghi Sổ cái cho các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty ĐTB đã cho ở Bài tập 1.
Gợi ý: Xác định số lượng các Sổ cái cần lập (dựa vào Sổ nhật ký đã lập ở Bài tập 2), sau
đó thực hiện chuyển các nghiệp vụ ghi trên Sổ nhật ký vào từng Sổ cái tài khoản liên quan.

60 ACC202_Bai2_v1.0013107218