Fusion Applications White Paper

Modify Proration Method for MPA

Feature
Author: Sanjay Prasad
Creation Date: 05-Feb-2018
Last Updated: 11-Feb-2018
Version: 1.0
Status: FINAL

 
 
 
 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 1

 
Table of Contents
INTRODUCTION ................................................................................................................................ 3 
A) OBJECTIVE ................................................................................................................................................................. 3 

B) SCOPE/OUT OF SCOPE ............................................................................................................................................... 3 
C) TERMS USED .............................................................................................................................................................. 3 

BUSINESS CASE .............................................................................................................................. 4 
D) BUSINESS EXAMPLE .................................................................................................................................................. 4 

SETUP AND TRANSACTION .............................................................................................................. 5 

E) SETUP AND TRANSACTION WITH PRORATION METHOD “PRORATE BY NUMBER OF PERIODS FOR INVOICES” ...... 5 

E.1) Setup .............................................................................................................................................................. 5 
E.2) Transaction and Accounting .......................................................................................................................... 6 
F) SETUP AND TRANSACTION WITH PRORATION METHOD “PRORATE BY NUMBER OF DAYS FOR INVOICES” ............ 9 
F.1) Setup .............................................................................................................................................................. 9 
F.2) Transaction and Accounting ........................................................................................................................ 18 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 2

 
Introduction
 

A) Objective 
To explain, how to configure Multi Period Accounting (MPA) journal line rule to change proration 
method.  

B) Scope/Out of Scope 
We are going to detail below in this paper: 

a) Setup steps to modify journal line rule of MPA to incorporate change in proration method  

b) Effect of change in proration method on accounting for MPA Transaction 

This paper will not cover: 

a) Details of basic setup details in General Ledger, Payables  

C) Terms Used 
Below are terms specifically used in Intercompany accounting feature of fusion financials: 

a) MPA: Multi period accounting 
b) Accrual accounting entry  
c) Recognition accounting entry 
d) Proration method 
All  the  above  mentioned  terms  can  be  understood  by  referring  to  fictitious  example  explained  in 
business example section. 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 3

 
Business Case
D) Business Example 
In  payable  perspective  there  are  business  scenarios  such  as  insurance  premium,  where  organization 
receives invoice for the services to be  availed for current as well as future period. Accounting of such 
invoices is done in multiple periods. Multiperiod Accounting (MPA) is a feature in fusion financial to map 
such business scenarios. 

To elaborate, let’s take an example. Let’s say organization buys insurance to cover risk for the period 01‐
Jan‐2018  to  31‐Dec‐2018.  The  payment  term  of  the  insurance  premium  is  annual  and  so  organization 
receives invoice of let’s say $12000 on 01‐Jan‐2018 to avail service of risk coverage for the period 01‐
Jan‐2018 to 31‐Dec‐2018. Organization pays the premium in one go but actual service is availed for for 
the period 01‐Jan‐2018 to 31‐Dec‐2018. As per accounting principles actual expense need to be booked 
when it’s actually availed. So in business perspective there are below 2 requirements: 

a) Book liability of $12000 on 01‐Jan‐2018‐ This known as Accrual accounting entry in MPA 

b) Recognize  actual  expense  as  and  when  period  gets  over‐  this  is  known  as  Recognition 
accounting entry in MPA 

Above both requirements need to be met with single invoice.  

Below need to be done in Fusion payables to meet above requirements: 

a) Create MPA Invoice in Payables when organization gets the invoice. Accrual accounting entry for 
the invoice would be as follows 

Accrual Dr  12000 
Liability Cr  12000 
 
b) The invoice will be paid as any other invoice to relieve the liability 

c) As  and  when  an  accounting  period  gets  over  expense  need  to  be  recognized  in  respective 
period. So on 31‐Jan‐2018 when Jan‐18 period will get over, below recognition accounting entry 
would be created: 

Recognition  Dr   Amount 

Accrual   Cr   Amount 
 
Amount  for  recognition  journal  can  be  different  depending  on  proration  method  to  be  followed  by 
organization. Below are two different proration method: 
a) Prorate equally in all periods 
b) Prorate on number of days in respective period 
Seeded MPA configuration recognizes the expenses as mentioned in point “a” from above. 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 4

 
Setup and Transaction
Complete solution discussed in this paper has 2 parts,  

a) Setup and Transaction with proration method on seeded journal line rule 

b) Setup and Transaction with  changed proration method on custom journal line rule 

E) Setup and Transaction with proration method “Prorate by Number of Periods for
Invoices”
In this scenario we will use seeded setup. So let’s review relevant seeded setup. 

E.1) Setup
We will use seeded Vision Operations (USA) ledger and Vision Operations business unit in our test case.  

Verify Accounting method used by respective ledger. 

Navigate Financials>Define Common Applications Configuration for Financials>Define Ledgers>Define 
Accounting Configurations>Specify Ledger Options 

Note: 
  Accounting method: Standard Accrual 
 
Next Step: Review proration method with seeded recognition journal line 
 
 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 5

 
Navigate Financials> Define Invoicing and Payment Configuration> Defind Subledger Accounting for 
Invoicing and Payments> Define Subledger Accounting Methods> Manage Journal Line Rules  
 
Search for “Multiperiod item Expense Recognition” for Invoice 
Click on “Accounting Attributes Assignments” tab 
 

 
Note: 
  Entered Amount: Prorate by Number of Periods for Invoices 
“Prorate by Number of Periods for Invoices” is the prorartion method used by seeded Journal Line Rule 
to recognize expenses for MPA Invoice. 
 

E.2) Transaction and Accounting

Login as Business user to create Payable Invoice. 
 Create Payable Invoice with Multiperiod Accounting details. 

Note: 
  Amount: 12000 
  Line Amount: 12000 
  Distribution Account: 01‐000‐4508‐0000‐000 (This is the account taken as expense recognition 
          Account for the MPA Invoice) 
  Accounting date: 1/29/18 (Accounting date for accrual accounting entry) 
Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 6

 
Click on “Multiperiod Accounting” tab to enter MPA related information on invoice 
 

 
 
Note:  
  Start Date: 1/1/18 (Start date for Recognition of expenses) 
  End date: 12/31/18 (End date for Recognition of expenses) 
  Accrual Account: 01‐000‐1340‐0000‐000 (Account used to accrue the invoice) 
Next Step: Validate and Account the invoice 
 

 
Click on View Accounting to check accrual accounting generated 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 7

 
  
Accrual Accounting created as expected 
Next Step: Create Recognition Accounting 
 
To create Recognition Accounting, submit “Create Multiperiod Accounting” process 

 
Once process completes. Check accounting created by querying the invoice in Manage Invoice region 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 8

 
  
 
Additional accounting created as Recognition accounting for MPA invoice is as follows: 
  01‐000‐4508‐0000‐000  Dr  1000 
  01‐000‐1340‐0000‐000  Cr  1000 
Amount calculated as per the existing Proration method “Prorate by Number of Periods for Invoices” in 
Journal Line Rule “Multiperiod item Expense Recognition” for Invoice. 
 
For the MPA invoice, number of periods = 12 
So recognition amount calculated as Invoice Amount /12 = 12000/12 = 1000 
 
Next step: Configure system to recognize the expense as per another proration method “Prorate by 
Number of Days for Invoices“. 

F) Setup and Transaction with proration method “Prorate by Number of Days for Invoices”
Seeded recognition journal line rule for MPA comes with proration method “Prorate by Number of 
Periods for Invoices” and this can not be modified. To adopt another proration method for recognition, 
Journal line rule, Journal line rule set and Accounting Method need to be customized.  
 

F.1) Setup
Instead of defining custom journal line rules from scratch, we will copy related seeded journal line rule 
definitions and do the respective changes to meet our requirement. 

Search for seeded journal line rule “Multiperiod item Expense Recognition” for Invoice 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 9

 
  

Open the journal line rule 

To copy the Journal Line Rule, navigate Actions>Duplicate 

Enter respective detaild for the custom Journal line rule. Click on Save and Close. 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 10

 
  

By default all attributes of the custom Journal Line Rule will be same as that of seeded journal line rule 
copied from. To change the proration method, click on “Accounting Attribute Assignments” tab. 

 
Change value for Entered amount. Proration method is stored in Entered amount. 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 11

 
  
 
Select “Prorate by Number of Days for Invoices” 

 
Click on Save and Close 
This completes defintion of Custom Journal Line Rule for Recognition. 
Next step Include the custom journal line rule in Journal Line Rule Set. 
 
 
 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 12

 
Search for seeded Journal Line Rule Set “Invoice Accrual Basis” 

 
Copy the Seeded Journal Line Rule Set 

 
Enter respective details and click on Save and Close 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 13

 
  
Locate seeded “Multiperiod Item Expense Recognition” Journal Line Rule and delete it to remove it from 
Custom journal line rule set. 

 
Click on Plus symbol to add Custom Journal Line rule for Recognition 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 14

 
  
Add the Custom journal line rule.  
Select “Invoice Distribution Account” for Account Combination rule for the custom journal line rule. 

 
Navigate Actions>Change Status>Activate to activate the Custom Journal Line Rule Set 
Next step to attach the custom journal line rule set to Accounting method. 
Search for Seeded Accounting method “Standard Accrual” 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 15

 
  
Navigate Actions>Duplicate to Copy the Seeded Accounting Method. 

 
Enter respective values and click on Save and Close 

 
Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 16

 
End date the Seeded Journal Line Rule Set “Invoice Accrual Basis” 

 
Search and add the custom Journal Line Rule Set we defined 

 
 
This complets definition of Custom accounting method. 
Next step, attach the custom accounting methid to respective ledger. 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 17

 
  
This completes setup steps. 
Next step, verify the configuration by accounting a MPA Invoice. 
 

F.2) Transaction and Accounting

Create MPA Invoice 

 
Note: 
  Amount: 12000 
  Line Amount: 12000 
  Distribution Account: 01‐000‐4508‐0000‐000 (This is the account taken as expense recognition 
          Account for the MPA Invoice) 
  Accounting date: 1/29/18 (Accounting date for accrual accounting entry) 
 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 18

 
Click on “Multiperiod Accounting” tab to enter MPA details 

 
 
Note:  
  Start Date: 1/1/18 (Start date for Recognition of expenses) 
  End date: 12/31/18 (End date for Recognition of expenses) 
  Accrual Account: 01‐000‐1340‐0000‐000 (Account used to accrue the invoice) 
Next Step: Validate and Account the invoice and then submit “Create Multiperiod Accounting” process 
to create recognition accounting. 

  
Verify Accounting of the MPA Invoice 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 19

 
  
 
Amount for Recognition accounting is 1019.18. 
The amount is calculated as proration method Prorate by Number of Days for Invoices. Its calculated 
based on below formula 
 
Recognition amount in speciffic period = Invoice Amount * # of Days in Respective period / Total # of 
days all Periods to which MPA Invoice is to be prorated  
 
So Recognistion Amount for Jan‐18 = 12000*31/365 = 1019.18 
 
This completes mapping of business example taken in this paper.  
 
There are below three seeded recognition journal line rule provided in Payables: 
a) Multiperiod item Expense Recognition for Invoice  
b) Multiperiod item Expense Recognition for Credit Memo 
c) Multiperiod item Expense Recognition for Debit Memo 
Business example taken in this paper is related to MPA Standard invoice so we copied seeded 
recognition journal line rule “Multiperiod item Expense Recognition for Invoice” and customized it. 
Depending on business need we may need to customize additional journal line rules. 

Oracle/Client Confidential - For internal use only Page 20