BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TPHCM

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÀI BÁO CÁO

ĐỀ TÀI: Tìm hiểu phần mềm quản lý công việc Trello
Môn học: TIN HỌC ỨNG DỤNG

Sinh viên thực hiện: Ngô Văn An

MSSV: 030834180003
Lớp: D07
Giảng viên hướng dẫn : Đào Quốc Thắng

TP. HCM, ngày 05 tháng 04 năm 2020

[Type here]
SV: Ngô Văn An D02 Đề tài: “Tình hình xuất khẩu thủy sản ở Việt Nam”

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xã hội ngày nay, để quản lí bất cứ thứ gì cũng cần có một kế hoạch cụ thể. Thời
xưa, khi công nghệ chưa phát triển, nhà quản trị thường quản lí nhân viên, tổ chức của
mình bằng sổ tay. Nhưng, khi công nghệ đang phát triển như hiện nay, có rất nhiều
phần mềm đã ra đời như MS Project, Asana,… giúp chúng ta quản trị tốt hơn. Một
trong những phần mềm nổi bật hiện nay là Trello.
Trello sử dụng các mô hình bảng để quản lý công việc. Các dự án được thể hiện bằng
bảng, trong đó có chứa các danh sách (tương ứng với danh sách công việc). Danh sách
chứa các thẻ (tương ứng với nhiệm vụ). Thẻ có thể di chuyển từ danh sách này sang
danh sách khác (thông qua việc kéo và thả). Người dùng có thể được gán cho mỗi thẻ.
Người dùng và các nhóm làm việc có thể được nhóm lại thành các tổ chức.
Và sau đây, tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về phần mềm quản lí công việc Trello.
 MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG CỤ TRELLO...................................................................5

1.1 Bắt đầu với Trello...............................................................................................5
1.2 Bảng, danh sách và Thẻ (Boards, Lists, and Cards)........................................5
CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG PHẦN MỀM...............................................................................6
CHƯƠNG 3: ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM TRELLO.................................................7
1.3 Ưu điểm của Trello.............................................................................................7
1.4 Nhược điểm của Trello.......................................................................................7
CHƯƠNG 4: GIAO DIỆN VÀ CÁCH ĐĂNG NHẬP TRELLO.....................................................9
1.5 Giao diện của Trello...........................................................................................9
1.6 Cách tạo tài khoản............................................................................................10
CHƯƠNG 5: VÍ DỤ MINH HỌA..........................................................................................12

3
 DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1- Giao diện Trello....................................................................................................7
Y
Hình 2- Bảng...................................................................................................................... 7
Hình 3-Tài khoản Trello.....................................................................................................9

Y
Hình 4-Minh họa về Trello..............................................................................................10

4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG CỤ TRELLO
1.1 Bắt đầu với Trello

Trello là một công cụ hỗ trợ quản lý dự án trên nền Web rất đơn giản, gọn nhẹ và rất hiệu
quả cho hầu hết các loại dự án: kinh doanh, văn phòng,phần mềm và bạn có thể sử dụng
Trello lên kế hoạch một kỳ nghỉ, tổ chức một chiến dịch tiếp thị, hoặc theo dõi sự ra mắt
của một sản phẩm mới… và đặc biệt Trello hoàn toàn miễn phí.

Trello tổ chức dự án dưới dạng các List. Trong một khoảng thời gian rất ngắn, Trello cho
bạn biết các công việc đang được thực hiện, nhân viên nào đang làm việc trên công cụ
nào, một công việc nào đó đang trong trạng thái nào. Nếu cần một phần mềm giúp bạn có
thể nắm được thông tin của một dự án một cách tổng quát và từ đó có thể xem xét từng
chi tiết cực nhỏ của bất kì nhiệm vụ nào thì Trello chính là sản phẩm dành cho bạn. Hãy
tưởng tượng bạn có một bảng khổng lồ những gạch đầu dòng và một núi phiếu chỉ số
(index card- loại phiếu mà bạn có thể điều chỉnh hình dạng và kích cỡ) nhưng chỉ cần
click vào một phiếu nào đó là bạn có thể ghi chú ngày hết hạn của phiếu đó, ghi thêm
thông tin hay giao nó cho bất kỳ ai để họ thực hiện công việc đó. Ngoài ra, bạn còn có thể
đính kèm các tệp tin và tài liệu vào những chiếc thẻ này để gửi cho các thành viên khác
trong nhóm của bạn.

Trello là một công cụ hợp tác tổ chức các dự án và ý tưởng của bạn vào đó. Trong một
nháy mắt, Trello cho bạn biết những gì đang được làm việc trên đó, người làm việc trên
những gì, và ở đâu một cái gì đó là trong một quá trình.
1.2 Bảng, danh sách và Thẻ (Boards, Lists, and Cards)

Một bảng Trello là một số sản phẩm hoặc dự án đang được phát triển liên tục, mặc
dù một hội đồng quản trị có thể có nhiều mục đích sử dụng và những thứ khác nhau có ý
nghĩa. Bảng được tạo thành từ nhiều danh sách, danh sách chứa thẻ.

Thẻ đại diện cho các đơn vị cơ bản của một hội đồng quản trị, ví dụ: một tính năng
mới, dẫn đầu câu chuyện, một vụ kiện, một khách hàng, nghiên cứu cho một bài báo,một
nhân viên tiềm năng, hoặc một vấn đề hỗ trợ khách hàng. Thẻ có thể di chuyển từ danh

5
 sách liệt kê để chỉ ra sự tiến triển. Thành viên hội đồng quản trị có thể thêm vào các thẻ,
bắt đầu cuộc trò chuyện trên thẻ, tạo ra bản danh sách trên thẻ, và như vậy.

CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG PHẦN MỀM

- Phân chia quản lý các công việc rõ ràng theo từng vị trí, từng tình trạng của đầu
việc nhưu: đang làm, đã làm xong, hủy bỏ,…
- Tổng hợp phân chia đầu việc tới từng người trong nhóm bao gồm mô tả công việc
cụ thể, thời gian, tình trạng hoàn thành công việc.
- Đây là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm nên cho phép các thành viên trong nhóm có
thể yêu cầu sự giúp đỡ của nhau khi thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
- Ưu điểm của Trello rất rõ ràng hướng đến sự đơn giản, linh hoạt và miễn phí. Với
các tính năng cao cấp thì bạn mới phải trả phí. Tuy nhiên, với phần lớn công việc
chúng ta chỉ cần dùng bản miễn phí đã quá đủ rồi.

6
CHƯƠNG 3: ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM TRELLO
1.3 Ưu điểm của Trello
- Dễ sử dụng
Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn
hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Các thao
tác sử dụng cũng rất đơn giản. 
- Theo dõi trực quan
Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn
công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần
nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách
trực quan nhất.
- Khả năng tích hợp lớn
Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí.
Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn
sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB.
1.4 Nhược điểm của Trello
- Không lý tưởng cho các dự án có hàng trăm nhiệm vụ
Khi số lượng thẻ bắt đầu gia tăng, Trello trở nên khó sử dụng, bởi người dùng bắt
đầu mất tầm nhìn vào những gì đã làm, và cần phải tìm kiếm thẻ nhiều hơn và
thường xuyên hơn.
- Không phân cấp thành viên quản trị
Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc,
xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp
nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp.
- Môi trường giao tiếp kém
Mặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các thẻ, tuy nhiên lại thiếu một giao
diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Trello không có tính năng chat, vì
vậy cần tích hợp với một công cụ giao tiếp khác như Slack.
- Không phù hợp cho quản lí thời gian
Với duy nhất một giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người

7
 dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Các thẻ được thiết
kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc.
- Thiếu báo cáo công việc
Trello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều
tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý (Project/Team manager);
trong đó phải kể đến việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người
quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự
kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,...)

8
CHƯƠNG 4: GIAO DIỆN VÀ CÁCH ĐĂNG NHẬP TRELLO
1.5 Giao diện của Trello

Hình - Giao diện Trello

Ở Trello, mỗi “thẻ” đại diện cho một nhiệm vụ. Các thẻ được phân loại thành các danh
sách, mỗi danh sách đại diện cho một tình trạng công việc hoặc một tính chất khác biệt
(cần hoàn thành, đã hoàn thành…). Các cột được xếp trong một “bảng”, mỗi “bảng” là
một dự án, hoặc một luồng công việc cụ thể.

Hình 2- Bảng

9
Trello quản lý công việc dựa trên thẻ (card-based), các bình luận, trao đổi, ghi chú sẽ xảy
ra xung quanh "thẻ" này. Trello hoạt động rất tốt nếu bạn tổ chức dự án theo chiều dọc
(theo các giai đoạn khác nhau của dự án), bạn có thể di chuyển một thẻ (công việc) từ
giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo.

Ví dụ: Bạn có thể dùng Trello cho việc quản lý trang web xuất bản, nơi ý tưởng bài viết
đi từ "Đề xuất ý tưởng", tới "Được chấp thuận", "Đang chờ phản hồi", "Đã xuất bản" và
"Đã lưu trữ" ... Bạn có thể thêm bất kì giai đoạn nào phù hợp với trang xuất bản của bạn.

Trello sẽ phù hợp cho một team từ 3 - 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự,
cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.

1.6 Cách tạo tài khoản

Để sử dụng Trello bạn phải có tài khoản, tài khoản đó do chính Trello quản lý
hoặc của bên đối tác như là google, facebook,…

Để tạo tài khoản Trello, bạn vào trang chủ Trello.com, chọn Sign up sẽ xuất hiện
hộp thoại như hình bên, nhập đầy đủ thông tin:

Name: Nhập tên của bạn giao tiếp của trong Dự án

Email: Địa chỉ mail của bạn

Password: Nhập mật khẩu của bạn.

Bước tiếp theo nhấn Create New Account

Nếu mọi thông tin của bạn hợp lệ thì Account sẽ được tạo ra thành công và bạn sẽ nhận
được một thư gửi vào email của bạn xác thực.

10
Bạn chọn thực hiện xác thực bằng lệnh Verify Address

Hình 3-Tài khoản Trello

11
CHƯƠNG 5: VÍ DỤ MINH HỌA
Ví dụ này sẽ nói về một sinh viên đại học toàn thời gian. Đây là một cách tôi có thể sử
dụng Trello để sắp xếp học kỳ của mình.

Tạo một board cho mỗi lớp: Math, English, Psychology và Nutrition.

Trong mỗi board, tạo các list cho tất cả các hoạt động của lớp. Math có thể chứa các list
Homework, Group Assignments, Online Tests và Completed items. Tuy nhiên,
Psychology cũng có thể chứa các list Homework, Group Assignments, Online Tests và
Completed items tương tự.

Trong các list, tạo card cho mỗi bài tập hoặc mục.

+ List Homeword trong board Math có thể chứa các card Week 1, Week 2 và Week 3.

+ List Homework trong board Psychology có thể bao gồm các card cho mỗi bài báo theo
chủ đề như hành vi, bệnh tâm thần, tình trạng ở trẻ em.

Trong mỗi card, hãy thêm vào tất cả các chi tiết. Card Week 1 trong list Math Homework
có thể chỉ bao gồm một danh sách kiểm tra cho các phần đến hạn thực hiện. Tuy nhiên,
list Psychology Term Paper về bệnh tâm thần có thể chứa danh sách kiểm tra cho các
phần viết, ngày đến hạn, liên kết tham chiếu, ảnh và file đính kèm cho bản nháp.

Khi mỗi card được hoàn thành trong list hiện tại của nó, nó có thể được chuyển đến list
Completed items. Bằng cách này, người sinh viên này luôn có một cái nhìn rõ ràng về
những gì đã tới hạn thực hiện và những gì chưa được hoàn thành.

Hình 4-Minh họa về Trello

12
 KẾT LUẬN
Trello là một công cụ quản lý công việc tuyệt với đối với chúng ta và cuộc sống của
chúng ta. Nó như một cô thư ký giúp chúng ta quản lý công việc hiệu quả hơn.

13