Professional Documents
Culture Documents
maj 2008
KSIĘGOWEGO miesięcznik
www.bk.infor.pl
BIBLIOTEKA KSIĘGOWEGO Nr 5
Joanna Krawczyk
doradca podatkowy
Podróże
Podróże służbowe 2008
służbowe
2008
I S S N 18 9 8 - 2 7 9 4
Spis treści 1
Spis treści
Rozdział 1. Pojęcie podróży służbowej
1.1. Pracownik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.1.1. Polecenie wyjazdu służbowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.1.2. Zadanie do wykonania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.1.3. Specyfika niektórych rodzajów zawodów . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1.4. Udział w szkoleniu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.5. Miejsce wykonania zadania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.6. Czas pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.1.7. Praca w różnych miejscach niestanowiąca podróży służbowej. . 18
1.1.8. Czasowe przeniesienie miejsca pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.2. Inna osoba niż pracownik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.3. Przedsiębiorca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.3.1. Przedsiębiorcy–kierowcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.3.2. Przedsiębiorca wykonujący usługi budowlane . . . . . . . . . . . . 26
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 3
Rozdział 1.
Pojęcie podróży służbowej
Pojęcie „podróż służbowa” pojawia się w wielu przepisach. Niestety, nie za-
wsze są to przepisy tego samego działu prawa i tym samym brak definicji podró-
ży w obrębie danej ustawy (np. podatkowej) powoduje wiele wątpliwości interpre-
tacyjnych. Tymczasem precyzyjne określenie granic tego pojęcia ma ogromne
znaczenie dla kwestii opodatkowania należności, właściwego zakwalifikowania
poniesionych kosztów, rozstrzygnięcia, czy wypłacone należności podlegają
składkom ubezpieczeniowym.
Co do zasady, podróż służbowa jest instytucją prawa pracy. Na tej podstawie
zarówno w orzecznictwie, jak i w literaturze przedmiotu przyjmuje się, że definicja
podróży służbowej zawarta w Kodeksie pracy nie może być stosowana wobec
osób prowadzących działalność gospodarczą lub osób wykonujących pracę na
podstawie umów cywilnoprawnych. Bardziej liberalne stanowisko zakłada, że de-
finicją tą można się posiłkować w odniesieniu do wymienionych osób, ale stosu-
jąc ją „odpowiednio”.
1.1. Pracownik
W rozumieniu przepisów Kodeksu pracy podróż służbowa to wykonywanie na
polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajdu-
je się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Oznacza
to, że o podróży służbowej możemy mówić wtedy, gdy:
■ pracodawca wydał pracownikowi konkretne polecenie co do czasu i miejsca,
■ polecenie dotyczy wykonania ściśle określonego zadania,
■ zadanie to powinno zostać wykonane poza siedzibą pracodawcy lub poza sta-
łym miejscem pracy pracownika.
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 5
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 7
„Z (…) definicji podróży służbowej wynika przede wszystkim, że jej celem jest
wykonywanie określonego przez pracodawcę zadania. Zadanie to może należeć,
i na ogół należy, do zakresu czynności pracownika wynikającego z zajmowanego
stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z ni-
mi w związku. Wykonywanie zadania nie jest tym samym czym wykonywanie pra-
cy (zadań określonego rodzaju). Zadanie zamyka się w pewnych granicach przed-
miotowych i czasowych, które mieszczą się wprawdzie, co do zasady, w procesie
wykonywania pracy (zadań), ale go nie wyczerpują. Użycie formy ciągłej czasow-
nika >>wykonać<<, poza sygnalizacją braku odpowiedzialności pracownika za re-
zultat, świadczy o tym, że zadanie będzie wymagało pobytu w miejscu jego wyko-
nywania przez pewien, krótszy lub dłuższy, czas. Nadto, podróż służbowa
przedsiębrana jest w celu wykonywania zadania poza miejscowością, w której
znajduje się miejsce pracy pracownika. Znaczy to, że pracownik udający się w po-
dróż służbową ma stałe miejsce wykonywania pracy w określonej miejscowości.
Wskazuje zatem na incydentalność podróży służbowej i tymczasowość pobytu
w miejscu wykonywania zadania”.
(Z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. I PKN
350/00)
„(…) Celem podróży służbowej nie jest stałe wykonywanie pracy w innej miej-
scowości, lecz wykonanie tam zadania służbowego. Zakłada to więc pewną jej in-
cydentalność oraz tymczasowość pobytu w miejscu wykonania zadania.
Biorąc powyższe pod uwagę, opisanego przez Spółkę oddelegowania pracow-
nika w celu wykonywania przez niego pracy na budowie na okres kilkumiesięcz-
ny nie można uważać za podróż służbową. Dlatego też w tym przypadku oddele-
gowanym pracownikom nie będą przysługiwały diety, a co za tym idzie, nie jest
możliwe zastosowanie zwolnienia opisanego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy
o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie ma przy tym znaczenia fakt bra-
ku zmiany w umowie o pracę miejsca jej wykonywania”.
(Postanowienie I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 21 wrze-
śnia 2007 r., sygn. 1471/PDF/415-69/07/TM)
Handlowcy
„Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miej-
scowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie
pracy (zadań) w tych miejscowościach, a ich wyboru i terminu pobytu dokonuje
każdorazowo sam pracownik. (…) Tadeusz B. był zatrudniony na stanowisku spe-
cjalisty do spraw kontaktów z kontrahentami i do jego obowiązków należało wyko-
nywanie pracy polegającej na pozyskiwaniu klientów z terenu (...). Teren tych miej-
scowości stanowił jego, uzgodnione z pracodawcą, miejsce wykonywania pracy.
Rozliczał się z wykonanych przez siebie zadań po każdym miesiącu kalendarzo-
wym. W okresie obrachunkowym sam podejmował decyzje o tym, kiedy i gdzie bę-
dzie świadczył pracę. Wykonywał jednorodzajowe zadania (pozyskiwanie klientów)
w różnych miejscowościach wyliczonych w umowie o pracę, bez konieczności i po-
trzeby ich konkretyzacji poleceniami pracodawcy.
Dla powoda podróżą służbową byłoby polecenie wykonania zadania (pozyska-
nia klienta) z miejscowości znajdującej się poza obszarem ustalonym jako miejsce
wykonywania pracy”.
(Z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. I PKN
350/00)
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 9
Kierowcy
„Stałe miejsce pracy kierowcy określone zostało w umowie o pracę i jest to
miejsce zakładu produkcyjnego spółki – miasto Cieszyn. Zakres obowiązków
kierowcy obejmuje m.in. przewóz wyrobów, materiałów i załatwianie innych
spraw spółki zarówno w kraju, jak i poza granicami kraju. Spółka w ramach
działalności dodatkowo będzie świadczyć usługi transportowe na rzecz obcych
podmiotów i w związku z tym ponosić będzie koszty delegacji krajowych i zagra-
nicznych kierowcy, który będzie odbywał podróż służbową w celu wykonania
usługi.
Zdaniem Spółki kierowca odbywa podróż służbową. (…) Należy uznać iż stano-
wisko spółki opisane w złożonym wniosku jest prawidłowe”.
(Postanowienie Urzędu Skarbowego w Wadowicach z 4 lipca 2007 r., sygn.
OP/423-5/2007)
Pracownicy budowlani
„(…) O podróżach służbowych można więc mówić wyłącznie wówczas, gdy pra-
cownikowi zostaje powierzone zadanie określone odrębnie, poza umową o pracę
i zwykłym zakresem czynności, przy czym ma to być zadanie o charakterze przej-
ściowym (czasowym), które nie wynika wprost z umowy o pracę i które ma być wy-
konywane poza stałym miejscem pracy pracownika. (…) Wykonywanie pracy
w uzgodnionym przez strony miejscu pracy pracownika nie rodzi u pracodawcy
obowiązku wypłacania diet. Jak wynika ze stanu faktycznego przedstawionego
przez Spółkę, zatrudnieni pracownicy, w założeniu wykonywanej pracy elektro-
montera, nie mają stałego miejsca pracy. W obrębie miesiąca dany pracownik
pracuje nawet na kilku budowach w zależności od zapotrzebowania ze strony
klientów. Wypłacania pracownikom diet i ryczałtów za noclegi, jak również zwro-
tu kosztów przejazdu poniesionych w związku z wykonywaniem pracy na stanowi-
sku elektromontera, nie można utożsamiać z podróżą służbową, wobec czego nie
Pracownicy kolei
„(…) Pojęcie >>podróż służbowa<< obejmuje też wyjazdy pracowników, których
praca wiąże się z koniecznością stałego przemieszczania się i których miejsce
wykonywania pracy jest ruchome, dotyczy to np. właśnie pracowników transpor-
tu kolejowego. Przyjęcie, iż pojęcie podróży służbowej nie obejmuje swym zakre-
sem takich pracowników, nie znajduje normatywnego uzasadnienia. W obowią-
zujących przepisach prawa można wyróżnić dwa rodzaje podróży służbowych:
typowe i nietypowe. Z typową podróżą służbową mamy do czynienia wówczas,
gdy pracownik jest zatrudniony w stałym miejscu pracy, a jego wyjazdy poza miej-
scowość stałego miejsca pracy mają charakter incydentalny, z podróżą nietypo-
wą zaś mamy do czynienia wówczas, gdy charakter umówionej pracy jest tego ty-
pu, że pracownik stale przebywa w terenie, zmieniając miejsce wykonywania
czynności pracowniczych.
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 11
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 13
Tak ogólne określenie miejsca pracy może być uznane w świetle przepisów
prawa pracy za ich obchodzenie w celu ograniczenia prawa pracowników do na-
„(…) Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. strony stosunku pracy powinny w umowie o pra-
cę określić miejsce wykonywania pracy. W doktrynie prawa pracy odróżnia się przy
tym prawne pojęcie >>miejsca stałego wykonywania pracy<< (w rozumieniu art.
29 k.p.) od >>miejsc wypełniania obowiązków pracowniczych<<. Pierwsze z tych
pojęć oznacza miejsce wykonywania zobowiązania przez pracownika i nie może
być określone ogólnikowo (niewyraźnie) np. jako teren całego kraju, gdyż w istocie
miejsce pracy pozostaje nieokreślone. Jeżeli natomiast w umowie o pracę strony
nie postanowiły inaczej, miejscem pracy jest siedziba pracodawcy. W tym wypad-
ku bowiem odpowiednio stosuje się – zgodnie z art. 300 k.p. – art. 454 § 2 k.c.
Według niego o miejscu wykonywania zobowiązania mającego związek z przedsię-
biorstwem (zakładem pracy) rozstrzyga miejsce, w którym się znajduje siedziba
przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak jednoznaczne z domniemaniem, że miejscem
świadczenia pracy jest zawsze siedziba pracodawcy (por. orzeczenie SN
z 10 kwietnia 1985 r., I PR 19/85, OSPiKA 1986 r., zd. 3, poz. 46).
Drugie z tych pojęć to miejsce wykonywania czynności wchodzących w zakres
danego rodzaju pracy, realizowanych w zależności od okoliczności w miejscu pra-
cy bądź poza nim, a nawet w innych miejscowościach czy państwach. Strony mo-
gą się bowiem umówić, że pracownik będzie wykonywał określone zadania na ca-
łym obszarze kraju (por. W. Masewicz, glosa do orzeczenia Sądu Najwyższego
z 21 marca 1993 r., PRN 35/83). Przy czym miejsce wykonywania czynności nie
musi być skonkretyzowane w umowie o pracę. Może wynikać z opisu stanowiska
bądź zarządzenia pracodawcy. Biorąc to pod uwagę, zgodne z prawem w tym za-
kresie jest określenie w umowie o pracę – jako miejsca pracy – miejsca, w któ-
rym pracownik otrzymuje przydział zadań składających się na dany rodzaj pracy.
Możliwe jest przy tym jednocześnie polecanie pracy poza tak określonym umow-
nie miejscem wykonywania pracy. Praca taka ma w takiej sytuacji charakter po-
dróży służbowej, za którą przysługują należności na pokrycie kosztów związanych
z taką podróżą na podstawie art. 77 ze zn. 5 k.p.”
(Pismo Głównego Inspektoratu Pracy – Departament Prawny z 29 maja
2007 r., sygn. GNP-152/302-4560-274/07/PE)
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 15
Przykład
Agata J. jest zatrudniona na stanowisku przedstawiciela handlowego i ma
zapewnione korzystanie z samochodu służbowego. Do jej zadań należy
zbieranie zamówień od klientów firmy „X” oraz pozyskiwanie nowych. Zada-
nia te dotyczą firm zlokalizowanych wyłącznie na terenie województwa ma-
zowieckiego. Dlatego w umowie o pracę jako miejsce pracy wskazano ten
właśnie obszar. Średnio raz na trzy miesiące pani Agata wyjeżdża na szko-
lenia wewnętrzne odbywające się w siedzibie firmy „X” w Warszawie lub
w innych miejscach na terenie kraju. Miejscem zamieszkania pani Agaty
jest Kutno.
Każdorazowy wyjazd na szkolenie stanowi dla pani Agaty podróż służbową.
Przykład
Irena G. pracuje na stanowisku księgowej w siedzibie firmy „X” w Poznaniu
w godzinach od 8.00 do 16.00. Otrzymała polecenie wyjazdu służbowego
2 kwietnia br. na jednodniowe szkolenie do Warszawy. Wyjazd nastąpił
o godz. 7.00, szkolenie trwało w godz. od 10.00 do 16.00, powrót do Pozna-
nia o godz. 22.00.
Mimo że suma czasu podróży oraz czasu szkolenia przekroczyła dobową nor-
mę czasu pracy, pracownica nie ma prawa do wynagrodzenia za godziny nad-
liczbowe. Uznaje się, że norma ta została zachowana. Nie ma też obowiązku
„odpracowania” brakujących 2 godzin (różnica między godz. 10.00–16.00
a godz. 8.00–16.00).
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 17
„Podróże służbowe mogą być odbywane na terenie kraju lub poza jego grani-
cami. W każdym przypadku podróż służbowa związana jest z wykonywaniem zada-
nia określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się sta-
łe miejsce pracy pracownika. Przepisy prawa pracy regulują tzw. typową podróż
służbową, której cechą charakterystyczną jest to, że w kompleksie obowiązków
pracowniczych stanowi zjawisko nadzwyczajne, wyjątkowe, a czas podróży nie mu-
si i nie ma być racjonalnie wykorzystywany do pełnienia pracy w interesie podmio-
tu zatrudniającego, a w każdym razie pracownik nie jest zobowiązany do jej wyko-
nania. Należy bowiem zauważyć, że na czas odbywania podróży służbowej
składają się w istocie dwa elementy: czas podróży sensu stricto (czas przejazdu
i pobyt w docelowym miejscu podróży oraz powrotu z tej miejscowości) oraz czas
faktycznego wykonywania zadania w miejscu wskazanym przez pracodawcę.
Dlatego czas typowej podróży służbowej nie jest w swym założeniu i przezna-
czeniu czasem pracy, choć odbycie podróży stanowi konieczny warunek wykona-
nia danego zadania. Podróż >>służbowa<< polegająca na permanentnym prze-
mieszczaniu się z jednego miejsca do innego miejsca wykonywania zajęć
stanowiących przedmiot pracowniczego zobowiązania, stanowi integralny ele-
ment sposobu wykonywania pracy w ramach tzw. >>ruchomego<< miejsca pracy
i jest konsekwentnie w całości kwalifikowane jako czas pracy”.
(Decyzja Izby Skarbowej w Katowicach z 4 października 2006 r., sygn.
IPB2/4117-23/06/3)
Przykład
Grzegorz T. jest zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego. Jego
praca polega na bezpośrednim przyjmowaniu zamówień od klientów oraz po-
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 19
Przykład
Firma „ABC” s.c. wykonuje usługi budowlane. Miejsce ich wykonywania zależy
każdorazowo od miejsca danej inwestycji. Pracownicy zatrudnieni jako obsłu-
ga firmy (dział handlowy, księgowy) wykonują pracę w jej siedzibie, natomiast
pracownicy budowlani mają „ruchome” miejsce pracy, zależne od miejsca in-
westycji.
Firma „ABC” s.c. zapewnia tym drugim pokrycie kosztów noclegów oraz dojaz-
dów do miejsca pracy. Są to najczęściej noclegi w hotelach robotniczych. Do-
jazd jest natomiast zapewniany z wykorzystaniem środków transportu stano-
wiących środki trwałe pracodawcy.
Zarówno koszty zakwaterowania, jak i dojazdów stanowią w firmie „ABC” kosz-
ty uzyskania przychodów, mimo iż pracownicy budowlani nie wykonują swojej
pracy na zasadach odbywania podróży służbowych. Wynika to z regulaminu
wynagradzania oraz umów o pracę.
Na czas oddelegowania stałe miejsce pracy ulega więc zmianie. W takiej sytu-
acji pracownicy również mają prawo do pewnych świadczeń. Gwarantują im je
przepisy prawa pracy, zbiorowy układ pracy albo regulamin wynagradzania. Będą
one mogły stanowić koszty uzyskania przychodów u pracodawcy, natomiast dla
pracowników niektóre z tego rodzaju kosztów będą podlegały zwolnieniu od opo-
datkowania (art. 21 ust. 1 pkt 18, pkt 19 updof), a jednocześnie świadczeń tych
nie będziemy analizować jako świadczeń związanych z podróżami służbowymi.
Czasowe przeniesienie miejsca pracy nie oznacza bowiem wydania pracownikowi
polecenia odbycia podróży służbowej.
„Do pracownika, który z mocy umowy o pracę wykonuje stale pracę w określo-
nym miejscu (miejscowości) za granicą, bez osobnego wyznaczenia mu przez pra-
codawcę zadania i terminu jego wykonania w tym miejscu, nie ma zastosowania
§ 14 zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 grudnia 1994 r. w spra-
wie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju
(M.P. z 1995 r. nr 1, poz. 10 ze zm.), gdyż regularne udawanie się przez niego do
tego miejsca i wykonywanie w nim pracy nie mieści się w pojęciu odbywania wie-
lokrotnych podróży służbowych za granicą”.
(Wyrok Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 2001 r., sygn. I PKN 765/00)
„(…) Po pierwsze, celem podróży służbowej nie jest stałe wykonywanie pracy
w innej miejscowości, lecz wykonanie tam zadania służbowego. Zakłada to więc
pewną jej incydentalność oraz tymczasowość pobytu w miejscu wykonania zada-
nia. Po drugie, miejscem wykonania zadania musi być miejscowość inna niż ta,
w której znajduje się siedziba pracodawcy albo stałe miejsce pracy pracownika.
Po trzecie, źródłem obowiązku wykonania zadania (odbycia podróży służbowej)
jest polecenie, które każdorazowo powinno precyzować zadanie, jakie pracownik
zobowiązany jest wykonać, oraz określać termin i miejsce jego wykonania. Pole-
cenie jako czynność dotycząca pracy – konkretyzująca sposób, miejsce i czas jej
wykonywania w ramach umówionych warunków pracy – nie prowadzi, co oczywi-
ste, do zmiany treści stosunku pracy. Nie może zatem spowodować zmiany stałe-
go miejsca pracy pracownika. Po czwarte, miejscowość rozpoczęcia i zakończe-
nia podróży służbowej określa pracodawca. Mogą to być, poza miejscowością,
gdzie pracodawca ma siedzibę i poza miejscowością stałego świadczenia pracy,
także miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika”.
(Z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 11 października 2005 r., sygn.
akt I PK 67/05)
„(…) Celem podróży służbowej nie jest stałe wykonywanie pracy w innej miej-
scowości, lecz wykonanie tam zadania służbowego. Zakłada to więc pewną jej in-
cydentalność oraz tymczasowość pobytu w miejscu wykonania zadania. (…) Od-
delegowania pracownika w celu wykonywania przez niego pracy na budowie na
okres kilkumiesięczny nie można uważać za podróż służbową. Dlatego też w tym
przypadku oddelegowanym pracownikom nie będą przysługiwały diety, a co za
tym idzie, nie jest możliwe zastosowanie zwolnienia opisanego w art. 21 ust. 1
pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie ma przy tym
znaczenia fakt braku zmiany w umowie o pracę miejsca jej wykonywania”.
(Postanowienie I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 21 wrze-
śnia 2007 r., sygn. 1471/PDF/415-69/07/TM)
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 21
Pogląd ten zdaje się utrwalać, ponieważ powtarzają go również urzędy skarbowe.
Przykład
Pracownik firmy „X” jest handlowcem, którego miejsce pracy z racji przyzna-
nych mu zadań jest ruchome i obejmuje teren województwa małopolskiego.
Jego wyjazdy do klientów nie są więc traktowane jako podróże służbowe i nie
przysługują mu diety. Wyjazdy odbywają się z wykorzystaniem samochodu
służbowego.
Ta sama firma zleciła innej osobie (umowa cywilnoprawna) rozpoznanie rynku
w mieście P. przez przeprowadzenie ankiety wśród potencjalnych klientów. Zle-
cający – firma „X” zobowiązała się w umowie do pokrycia kosztów odbytych
w tym celu podróży. Zwrot ten nie powinien obejmować diet, tak samo jak diet
nie można przyznać ww. pracownikowi.
Interpretacja art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof nie może prowadzić do sytuacji,
że niemal te same zadania wykonywane raz na podstawie umowy o pracę, a raz
na podstawie umowy zlecenia prowadzą do przyznania jednej z tych osób szer-
szych uprawnień. W dodatku miałyby to być uprawnienia przyznane na podstawie
przepisów „pracowniczych”.
Wydaje się więc słuszne, że to, co powinno być zbieżne w zakresie pojęć „po-
dróż służbowa pracownika” i „podróż innej osoby”, to konieczność odbycia wyjaz-
du przekraczającego przynajmniej granice administracyjne miejscowości, w któ-
rej zasadniczo jest wykonywana praca albo zlecenie oraz cecha incydentalności
takiego wyjazdu w całym zakresie obowiązków pracowniczych lub w zakresie za-
dań wykonywanych w ramach zlecenia. Natomiast w przypadku, gdy istotą dane-
go zlecenia jest wykonywanie go w terenie, należy je potraktować w świetle upraw-
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 23
nień do należności za czas podróży, podobnie jak umowę o pracę z tzw. rucho-
mym miejscem pracy.
Tym samym do podróży odbywanej przez osobę nieposiadającą statusu pra-
cownika należy stosować w pewnym zakresie definicję podróży służbowej pracow-
nika, tyle że powinno się to odbywać „odpowiednio”, a więc z uwzględnieniem róż-
nic między wykonywaniem pracy na postawie umowy o pracę a umowy zlecenia.
Wobec tego w przypadku, gdy zlecający przyzna zleceniobiorcy prawo do zwro-
tu kosztów przejazdów poniesionych w związku z realizacją zlecenia, ale odbywa-
jących się lokalnie, tj. w granicach danej miejscowości, w której zasadniczo prze-
bywa i realizuje zlecenie zleceniobiorca, to wypłaty takich należności nie można
traktować w kategoriach kosztów „podróży”, do których stosuje się zwolnienia od
opodatkowania. Taki zwrot kosztów stanowi element wynagrodzenia zleceniobior-
cy i powinien zostać opodatkowany. Podobnie w sytuacji, gdy miejsce wykonania
zlecenia jest ruchome, pokrycie kosztów dojazdów przez zleceniodawcę powinno
być elementem negocjacji warunków umowy, ale bez wskazywania, że mamy w ta-
kim przypadku do czynienia z podróżami, które uprawniałyby nie tylko do zwrotu
kosztów przejazdu, ale i diet czy innych należności.
Przykład
Maria Z. jest pielęgniarką. Oprócz pracy na podstawie umowy o pracę wykonuje
pracę na podstawie umowy zlecenia dla spółki medycznej stanowiącej niepu-
bliczny zakład opieki zdrowotnej. Wykonywanie czynności w ramach umowy zle-
cenia wiąże się z koniecznością dojazdów do pacjentów spółki. Zleceniodawca
zagwarantował pani Marii w umowie zwrot kosztów tych dojazdów. Stanowią
one element wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia i jako takie są opodatko-
wane. Jednocześnie nie wchodzą w zakres podróży (w domyśle podobnych do
podróży służbowych), ponieważ miejsce wykonywania zleconych czynności jest
ze swej istoty „ruchome”, a ponadto większość wyjazdów ma charakter lokalny.
1.3. Przedsiębiorca
Problem interpretacji pojęcia „podróż służbowa” w odniesieniu do przedsię-
biorców pojawia się w kontekście kosztów uzyskania przychodów. W art. 23
ust. 1 pkt 52 updof mowa jest bowiem o możliwości zaliczenia do tego rodzaju
kosztów diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospo-
darczą oraz osób z nimi współpracujących. Jak widać, wyraźnie jest mowa o „po-
dróżach służbowych”, a nie wyłącznie o podróżach.
Jednocześnie przepisy podatkowe, jak wcześniej zaznaczono, nie zawierają
własnej definicji podróży służbowej. Została ona podana jedynie w przepisach pra-
wa pracy. Nie można jej zastosować wprost do osób prowadzących działalność go-
spodarczą z podobnych względów, jak w przypadku innych osób niż pracownicy.
iż nie jest nim zadeklarowany obszar możliwości jej prowadzenia, tak jak na przy-
kład w sprawie będącej przedmiotem orzekania >>kraj<< i >>zagranica<<. Każda
działalność gospodarcza posiada określoną bazę i podstawę, w tym miejsce, do
którego jest faktycznie i prawnie odnoszona. W związku z tym, wykonywanie po-
za tą miejscowością zadań służbowych w ramach prowadzonej działalności go-
spodarczej będzie mogło stanowić podstawę do oceny możliwości i uzasadnienia
zastosowania w tego rodzaju sytuacji przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o po-
datku dochodowym od osób fizycznych. Będzie to mogło nastąpić przy odpowied-
nim, a nie wprost, zastosowaniu przepisu art. 775 § 1 Kodeksu pracy”.
(Z uzasadnienia wyroku WSA w Poznaniu z 23 listopada 2007 r., sygn. I SA/Po
1021/07)
www.bk.infor.pl
Pojęcie podróży służbowej 25
„Przepis art. 23 ust. 1 pkt 52, jak już stwierdzono powyżej, nie ogranicza też
jego zastosowania do określonej kategorii usług. Dlatego też nie można wywo-
dzić, iż usługa kierowania pojazdem transportowym, która często sprowadza się
do świadczenia jej poza miejscem siedziby przedsiębiorcy, a więc po kraju lub za
granicą, jest wyłączona, pod względem możliwości uwzględnienia kosztów podró-
ży służbowej, z tego przepisu.
Z tych względów nieuprawniony jest pogląd, że dopuszczalne jest klasyfikowanie
celów, w jakich odbywana jest podróż służbowa i decydowanie wbrew treści art. 23
ust. 1 pkt 52 ustawy, który cel podróży związany z wykonywaniem zadań uzasadnia
podróż służbową, a który jej nie uzasadnia. Prawodawca w rozważanym art. 23
ust. 1 pkt 52 ustawy nie ograniczył kręgu objętych nim podmiotów ze względu na ro-
dzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego też za podróż służbową należy
uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowa-
dzeniem działalności gospodarczej zarówno w kraju, jak i poza jego granicami”.
(Z uzasadnienia wyroku WSA w Szczecinie 4 października 2007 r., sygn. SA/Sz
178/07)
Jak wcześniej wskazano, pracownik może mieć tzw. ruchome miejsce pracy.
Wykonywanie pracy w tak uzgodnionym miejscu nie pociąga za sobą konsekwen-
cji w postaci przyznania z tytułu wyjazdów należności za czas podróży służbowych.
Jednocześnie czas poświęcony na dojazd do ruchomego miejsca wykonywania
pracy będzie w takim przypadku zaliczany do czasu pracy.
Takiego rozgraniczenia nie można, niestety, zastosować wobec osoby prowa-
dzącej działalność gospodarczą. Nie ma bowiem pojęcia „czasu pracy” przedsię-
biorcy, a tym samym jakichkolwiek norm tego czasu.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 27
To, co może być więc czynnikiem wyróżniającym podróż służbową od innych po-
dróży, wyjazdów odbywanych przez przedsiębiorcę, to charakter zadania do wykona-
nia będącego celem podróży. Być może to jest powodem, że w wielu interpretacjach
urzędowych pojawia się próba rozgraniczenia wyjazdów ze względu na przyświeca-
jący im cel, co bywa, niestety, później podważane przez sądy administracyjne jako
działanie nieuprawnione. Przy czym chodzi tutaj o arbitralne decydowanie organu
podatkowego o tym, jaki cel wyjazdu ma charakter służbowy, a jaki już nie. Nieste-
ty, takie stwierdzenia pojawiają się również w wyrokach sądów administracyjnych.
Rozdział 2.
Należności przysługujące pracownikom
z tytułu odbycia podróży służbowej
2.1. Podróż krajowa
Krajowa podróż służbowa to podróż odbywająca się na obszarze Polski. Nie-
mniej, aby w ogóle mówić o podróży, trzeba wyznaczyć miejsce jej rozpoczęcia
i zakończenia. Są nimi miejscowości, które jako miejsce początku i zakończenia
podróży wskazuje pracodawca. Mogą to być miejsca czasowego lub stałego poby-
tu pracownika, siedziba pracodawcy, inne stałe miejsce wykonywania pracy.
Przykład
Jan K. mieszka w Zbąszyniu, a pracę wykonuje w siedzibie pracodawcy w Zie-
lonej Górze. Otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego 4 kwiet-
nia 2008 r. na szkolenie odbywające się w Poznaniu w dniach 7–8 kwietnia
2008 r. Pracodawca zgodził się na wyjazd bezpośrednio z miejsca zamieszka-
nia pracownika. To oznacza, że miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży
służbowej będzie Zbąszyń.
Zakres należności, jakie mogą zostać przyznane pracownikowi z tytułu odbycia po-
dróży służbowej, zależy od tego, jaki status ma pracodawca. Jeżeli jest to jednostka bu-
dżetowa, to zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Spo-
łecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jedno-
stce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236,
poz. 1990 ze zm.). Natomiast pozostali pracodawcy samodzielnie określają rodzaj
i wysokość świadczeń przysługujących zatrudnianym przez nich pracownikom z tytułu
odbywania krajowych podróży służbowych. Wyjątek dotyczy tylko wysokości diety. Nie
może ona zostać ustalona na poziomie niższym niż dieta przysługująca pracownikom
sfery budżetowej. Obecnie dieta wynosi 23 zł za dobę podróży.
Pracodawca niebędący jednostką budżetową powinien określić zasady oraz
wysokość należnych pracownikom świadczeń z tytułu odbywania podróży służbo-
wych w:
■ układzie zbiorowym pracy,
■ regulaminie wynagradzania,
■ umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy
lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
W sytuacji gdy pracodawca nie skorzysta z prawa do samodzielnego określe-
nia tych należności, zatrudnieni przez niego pracownicy będą mieli prawo do
świadczeń zapewnionych pracownikom sfery budżetowej na zasadach i w wysoko-
ści określonej przez przepisy ww. rozporządzenia.
W praktyce pracodawcy przyznają świadczenia na poziomie wyższym niż prze-
widują ww. przepisy, np. wyższą dietę za dobę podróży, dodatkowe świadczenia al-
bo poprzestają na minimalnym zakresie świadczeń przewidzianych przez te prze-
pisy.
Pracodawca określa (najczęściej w formie wydania na piśmie „polecenia wy-
jazdu służbowego”) nie tylko miejsce początku i zakończenia podróży, ale także
jej cel, miejsce wykonania zadania i termin jego wykonania. Rozpoczęcie podróży
powinno zostać dokładnie określone, tj. nie tylko co do daty, ale również godziny.
To samo dotyczy zakończenia podróży. Ma to bowiem istotne znaczenie dla obli-
czenia należnych pracownikowi diet.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 29
2.1.1. Dieta
Celem diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.
Dlatego ustawodawca nie pozwala na przyznanie pracownikowi diety, gdy:
■ pracownik został oddelegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowe-
go pobytu;
Przykład
Łukasz P. mieszka w Warszawie, a pracuje w Piasecznie. Został skierowany na
odbycie rozmów handlowych do klienta pracodawcy, którego siedziba znajdu-
je się w Warszawie. Pan Łukasz nie otrzyma z tego tytułu diet za czas podró-
ży służbowej.
Przykład
Właściciel biura projektowego z siedzibą w Bydgoszczy wraz z dwoma pracow-
nikami wziął udział w targach budowlanych odbywających się w Poznaniu.
W czasie tego wyjazdu pracownicy i właściciel biura mieli zapewnione cało-
dzienne wyżywienie – śniadania, obiady i kolacje zamówione oraz serwowane
w hotelu, w którym zatrzymali się na nocleg w Poznaniu. W związku z tym pra-
cownikom nie przysługują diety za czas podróży służbowej.
Przykład
Pracownicy firmy informatycznej „X” zostali oddelegowani do firmy „Y” (klienta
firmy „X”) w celu wykonania serwisu sprzedanego wcześniej oprogramowania.
Pracownikom tym przyznano zaliczkę na pokrycie kosztów zamówienia usług
gastronomicznych w czasie tego wyjazdu, która została wykorzystana na za-
kup niezbędnych posiłków (potwierdzają to faktury VAT). Pracownicy nie mają
prawa do diet z tytułu tej podróży służbowej.
Przykład
Michał H. wyjechał w podróż służbową, której celem jest udział w targach
branżowych. Nocleg miał zarezerwowany w hotelu. W cenie noclegu było za-
pewnione śniadanie. Pan Michał będzie miał prawo do diet za czas tej podró-
ży służbowej, ponieważ w przepisach o podróżach krajowych nie przewidziano
proporcjonalnego obniżenia diety w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono
częściowe wyżywienie.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 31
„(…) Spółka stosuje zasadę, że gdy w rachunku za nocleg wykazane jest śnia-
danie, to nie potrąca diety, gdy pracownik złoży oświadczenie, iż śniadanie nie
miało wpływu na wartość usługi hotelowej.
W związku z powyższym stanem faktycznym Spółka wnosi o potwierdzenie
stanowiska, iż wydatki związane ze zwrotem wydatków za nocleg (w tym śniada-
nie) stanowią w Spółce koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości i nie na-
leży potrącać diety o 15% z tytułu tzw. częściowego wyżywienia dla pracownika
korzystającego z noclegu w podróży służbowej. (…) Wydatki związane ze zwrotem
wydatków za nocleg (w tym śniadanie) dla pracownika korzystającego z noclegu
w podróży służbowej nie zostały umieszczone w art. 16 ust. 1 updop”.
(Postanowienie II Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, z 15
stycznia 2007 r., sygn. 1472/ROP1/423-354/06/AJ)
Przykład
Grażyna F. pracuje na stanowisku kasjerki w salonie samochodowym w Stę-
szewie. 21 kwietnia 2008 r. wyjechała na jednodniowe szkolenie do Poznania.
Wyjazd nastąpił o godz. 8.00, a powrót do miejsca pracy o godz. 15.30. Ozna-
cza to, że pani Grażyna nie ma prawa do diety, ponieważ podróż służbowa
trwała 7,5 godziny.
Przykład
Irena S. pracuje w Nowym Tomyślu na stanowisku głównej księgowej. 17
kwietnia o godz. 7.00 wyjechała na jednodniowe szkolenie do Poznania. Na
miejscu, tj. w Nowym Tomyślu była o godz. 17.00. Podróż trwała 10 godzin,
a to oznacza, że Pani Irena ma prawo do połowy diety.
Przykład
Andrzej W. 9 kwietnia 2008 r. wyjechał o godz. 22.00 do Warszawy w celu
wzięcia udziału w szkoleniu. Szkolenie trwało dwa dni, tj. od 10 do 11 kwiet-
nia 2008 r. Powrót nastąpił 11 kwietnia o godz. 18.00.
Obliczenie diet:
■ 9 kwietnia 2008 r. – 2 godziny – połowa diety,
■ 10 kwietnia 2008 r. – 24 godziny – cała dieta,
■ 11 kwietnia 2008 r. – 18 godzin – cała dieta.
Razem: 2,5 diety, czyli 57,50 zł (23 zł x 2,5).
Przykład
Jolanta L. udała się w podróż służbową, która trwała 4 dni, tj. od 14 do 17
kwietnia 2008 r. Wyjazd nastąpił 14 kwietnia o godz. 6.00, a powrót 17 kwiet-
nia o godz. 10.00.
Obliczenie diet:
■ 14 kwietnia 2008 r. – 18 godzin – cała dieta,
■ 15 kwietnia 2008 r. – 24 godziny – cała dieta,
■ 16 kwietnia 2008 r. – 24 godziny – cała dieta,
■ 17 kwietnia 2008 r. – 10 godzin – cała dieta.
Razem 4 diety, czyli 92 zł (23 zł x 4).
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 33
mania zwrotu kosztów przejazdów. To, na jakiej podstawie się tak stanie, zależy
od regulacji stosowanej do rozliczania podróży służbowych w danym zakładzie
pracy. Może to być układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania albo umowa
o pracę. Gdy pracodawca nie określił tego w ww. aktach, to należy zastosować
przepisy rozporządzenia dotyczącego zasad wypłacania należności za czas podró-
ży służbowych pracownikom sfery budżetowej. Wynika z nich, że w przypadku bra-
ku dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków związanych z odbyciem
podróży służbowej pracownik powinien złożyć oświadczenie o dokonanym wydat-
ku (czyli co najmniej należy określić jego rodzaj i wartość) i przyczynach braku je-
go udokumentowania. Może to być np. zagubienie, zniszczenie biletu.
Przykład
Pracownica udała się w podróż służbową samochodem pracodawcy odda-
nym jej do dyspozycji w celu dojazdów do pracy oraz odbywania podróży służ-
Przykład
Agata G., Monika W., Maria A. oraz Tomasz L. są zatrudnieni w dziale księgo-
wości firmy „X” w Kutnie. W marcu 2008 r. zostali oddelegowani na jednodnio-
we szkolenie z zakresu prawa podatkowego, które odbyło się w Warszawie.
W celu odbycia podróży pracodawca udostępnił pracownikom samochód służ-
bowy (będący przedmiotem leasingu). W trakcie podróży zaistniała potrzeba
zatankowania paliwa do samochodu. Koszty tego tankowania w wysokości
150 zł poniósł Tomasz L. W związku z tym miał prawo do otrzymania zwrotu
tych kosztów. Pozostałe osoby nie otrzymają żadnych świadczeń w związku
z przejazdem.
Przykład
Janusz Z. odbył podróż służbową użyczonym mu przez jego ojca samocho-
dem marki Fiat Marea. Liczba przejechany kilometrów wynosi 550, staw-
ka za jeden kilometr przebiegu – 0,8358 zł. Oznacza to, że Janusz Z. ma
prawo do zwrotu kosztów przejazdów w wysokości: 550 x 0,8358 zł =
459,69 zł.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 35
Przykład
Iwona R. odbyła podróż służbową użyczonym jej przez rodziców samochodem
marki Ford Mondeo. Podczas podróży poniosła koszty zakupu paliwa o warto-
ści 610 zł (2 tankowania, w tym jedno pod koniec podróży). Posiada na tę oko-
liczność faktury VAT. Mimo to pracodawca nie może jej zwrócić kosztów zuży-
cia paliwa na podstawie faktury, lecz na podstawie przedstawionej przez nią
ewidencji przebiegu pojazdu, z której wynika wartość tzw. kilometrówki.
Przejechana w trakcie podróży liczba kilometrów to 680, a to oznacza, że pani Iwona
ma prawo do otrzymania zwrotu kosztów w wysokości: 680 x 0,8358 zł = 568,34 zł.
Pewne wątpliwości wzbudza to, jak potraktować dodatkowe koszty, które po-
jawią się w związku z odbyciem podróży służbowej własnym samochodem pra-
cownika, a nie są typowymi kosztami eksploatacji samochodu, tylko kosztami,
które zależą raczej od rodzaju odbytej trasy i miejsca docelowego. Dotyczy to np.
opłat za przejazd autostradą, za parkowanie samochodu w strefie ograniczonego
parkowania, na parkingu strzeżonym. Wydaje się, iż w związku z tym, że nie są to
koszty eksploatacji samochodu, tylko koszty dotarcia i przebywania w określonym
miejscu, powinny zostać pracownikowi zwrócone dodatkowo, poza tzw. kilome-
trówką. Oczywiście pracodawca ma prawo zażądać przedstawienia dokumentów
potwierdzających poniesienie tego rodzaju wydatków, np. bilet z parkometru.
Przykład
Małgorzata P. odbyła podróż służbową samochodem stanowiącym jej wła-
sność. Liczba przejechanych kilometrów wynosi 610. Ponadto poniosła koszty
przejazdów autostradą – 30 zł oraz koszty parkowania w strefie ograniczone-
go parkowania – 26 zł. Pani Małgorzata ma więc prawo do zwrotu następują-
cych kosztów związanych z dojazdem do miejsca wykonania zadania służbo-
wego i powrotu do miejsca zamieszkania:
■ 610 x 0,8358 zł = 509,84 zł,
■ 30 zł,
■ 26 zł.
Razem: 565,84 zł.
Przykład
Roman T. odbył podróż służbową do Warszawy. Koszty dojazdów komunikacją
miejską za dwa dni pobytu wyniosły 12 zł. Pan Roman posiada skasowane bi-
lety, w związku z czym złożył wniosek o zwrot faktycznie poniesionych kosztów,
ponieważ są one większe niż przysługujący mu ryczałt, który wynosi w tym
przypadku: 2 x 23 x 20% = 9,20 zł.
Przykład
Anna J. odbyła podróż służbową do Poznania w celu wzięcia udziału w szkole-
niu. Ponieważ ze swojej winy spóźniła się na autobus PKS, dojechała na miej-
sce na tyle późno, że aby zdążyć na szkolenie była zmuszona do skorzystania
z taksówki. Poniesione przez nią koszty to 20 zł. Pracodawca nie zgodził się
na ich zwrot. Pani Anna ma jednak prawo do otrzymania ryczałtu w wysoko-
ści: 23 x 20% = 4,60 zł.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 37
Przykład
Julia L. od 15 do 16 kwietnia 2008 r. była w podróży służbowej w Warszawie
w celu przeprowadzenia rozmów handlowych. Na miejsce dotarła 14 kwietnia
o godz. 22.00. Oba noclegi spędziła u rodziny. Pani Julia ma prawo do otrzy-
mania ryczałtu za nocleg.
Przykład
Pracownicy firmy „ABC” udali się w jednodniową podróż służbową. Środkiem
transportu był samochód służbowy. Droga powrotna trwała od godz. 21.00 do
godz. 2.00. Pracownicy kierowali samochodem na zmianę. W tym czasie po-
zostali spali. Wszyscy pracownicy nie mają prawa od otrzymania ryczałtu za
nocleg, ponieważ czas ten został poświęcony na przejazd.
Przykład
Pracownicy firmy „X” odbyli podróż służbową z Poznania do Rzeszowa samo-
chodem firmowym. W drodze powrotnej o godz. 23.00 zatrzymali się u znajo-
mych jednej z osób i skorzystali z noclegu. W drogę powrotną wyruszyli o godz.
6.00. Pracownicy mają prawo do ryczałtu za nocleg, ponieważ nocleg między
godz. 21.00 a 7.00 trwał więcej niż 6 godzin.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 39
„Przepis (…) nie wymienia, o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie
ogranicza również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To praco-
dawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków,
które nie są limitowane i które muszą być prawidłowo udokumentowane, a po-
nadto muszą mieć związek z odbytą podróżą”.
(Postanowienie I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 4 wrze-
śnia 2007 r., sygn. 1471/PDF/415/48/07/MJ)
2.1.5. Zaliczka
Pracownik może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o przyznanie mu za-
liczki na poczet kosztów podróży służbowej. Wówczas, po zakończeniu podróży
oraz podsumowaniu wszystkich wydatków i należnych pracownikowi ryczałtów,
otrzyma kwotę tych należności pomniejszoną o wcześniej wypłaconą zaliczkę.
Należy pamiętać, że dla pracodawcy wypłata zaliczki nie stanowi jeszcze kosz-
tu uzyskania przychodów. Powstaną one dopiero po zakończeniu podróży i przed-
stawieniu jej rozliczenia.
Przykład
Ewelina B., pracownik firmy „X”, odbyła dwudniową podróż służbową, której
celem było przeprowadzenie negocjacji z firmą „Y” i podpisanie umowy
o współpracy. Na poczet tej podróży otrzymała od pracodawcy zaliczkę w wy-
sokości 300 zł. Podróż odbyła samochodem służbowym.
Z przedstawionego przez nią rozliczenia wynikają następujące koszty:
■ diety (wyjazd 23 kwietnia 2008 r. o godz. 8.00, przyjazd 24 kwietnia 2008 r.
o godz. 22.00, co oznacza prawo do otrzymania diet za dwie doby, czyli 46 zł),
■ tankowanie paliwa – faktura opiewająca na kwotę 200 zł,
■ nocleg w hotelu (w tym śniadanie) – faktura opiewająca na kwotę 180 zł,
■ myjnia samochodowa – 30 zł,
■ przejazd autostradą – 32 zł,
■ parking strzeżony – 40 zł.
Razem poniesione koszty: 528 zł. Przyznana zaliczka wynosi 300 zł, a to ozna-
cza, że pani Ewelina ma prawo do otrzymania kwoty 228 zł z tytułu odbytej po-
dróży służbowej. Jej pracodawca, czyli firma „X” zaliczy do kosztów uzyskania
przychodów kwotę 528 zł. Należy to zrobić w dacie rozliczenia kosztów podró-
ży służbowej i ich wypłaty pracownicy.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 41
gradzania albo umowy o pracę, gdy pracodawca nie jest objęty zbiorowym ukła-
dem pracy. Jeśli pracodawca nie skorzystał z tej możliwości, to zastosowanie znaj-
dą zasady określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.
nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Poniżej zostaną omówione należności przysługujące pracownikom na podsta-
wie ww. przepisów.
Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują:
■ diety,
■ zwrot kosztów:
* przejazdów i dojazdów,
* noclegów,
* innych wydatków, których zasadności poniesienia nie podważa pracodawca.
Przykład
Firma „X” z siedzibą w Poznaniu wydała polecenie odbycia podróży służbowej
trzem pracownikom do Berlina. Miejscem rozpoczęcia podróży była siedziba
firmy. Pracownicy wyruszyli w podróż samochodem firmowym 11 marca 2008 r.
o godz. 8.00, granicę polsko-niemiecką przekroczyli o godz. 11.00. Powrót na-
stąpił 14 marca 2008 r. Przekroczenie granicy o godz. 20.00, powrót do sie-
dziby firmy o godz. 21.50. Czas trwania podróży zagranicznej to okres między
11 marca 2008 r. godz. 11.00 a 14 marca 2008 r. godz. 20.00, co oznacza
3 pełne doby i dziewięć godzin.
Przykład
Rafał I. mieszka i pracuje w Poznaniu. Pracodawca wydał mu polecenie odby-
cia podróży służbowej do Brukseli. W tym celu pan Rafał wyleciał 28 kwietnia
Przykład
Anna F., która mieszka i pracuje w Toruniu, została wysłana w podróż służbową do
Sztokholmu. Podróż z Torunia do Gdańska odbyła pociągiem, z Gdańska do Sztok-
holmu promem. Prom wypłynął z portu 5 maja 2008 r. o godz. 11.00, granicę prze-
kroczył o godz. 13.00 (w tym przypadku do obliczenia czasu podróży nie ma to jed-
nak znaczenia), powrót nastąpił 9 maja 2008 r. Prom wpłynął do portu w Gdańsku
9 maja 2008 r. o godz. 17.00. Do Torunia pani Anna wróciła pociągiem.
Podróż zagraniczna trwała od 5 maja 2008 r. godz. 11.00 do 9 maja 2008 r.
godz. 17.00. Oznacza to, że podróż zagraniczna trwała 102 godziny, tj. 4 peł-
ne doby i 6 godzin.
W praktyce podróż służbowa trwa dłużej niż wyznaczona ww. momentami granicz-
nymi. Pracownik rozpoczyna bowiem tę podróż od jakiegoś punktu na terenie kraju,
np. z miejsca zamieszkania, z miejsca wykonywania pracy, siedziby pracodawcy. Sko-
ro czas trwania podróży zagranicznej trwa tylko w obrębie czasu pozostawania poza
granicami kraju ewentualnie wyruszenia w podróż samolotem, promem lub statkiem,
powstaje pytanie, jak potraktować czas poświęcony na dotarcie pracownika do grani-
cy. Przepisy wprost nie regulują tej kwestii, ale w praktyce i orzecznictwie przyjmuje się,
że jest to czas podróży krajowej. Należy więc odrębnie ustalić należności przysługują-
ce z tytułu diet za czas podróży na terenie kraju i czas podróży za granicą.
Przykład
Pracownica została oddelegowana do odbycia podróży służbowej do Pragi.
W podróż wyruszyła samochodem służbowym 21 kwietnia 2008 r. o godz.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 43
2.2.2. Diety
Przeznaczeniem diety w przypadku podróży zagranicznej jest pokrycie kosz-
tów wyżywienia, a nie tylko ich wzrostu, jak to jest w przypadku podróży krajowej,
oraz na inne drobne wydatki. Stąd dieta ta będzie odpowiednio wyższa od diety
krajowej.
Wysokość należnej diety zależy do miejsca docelowego, tj. dla każdego pań-
stwa jest określona odrębnie.
Diety za podróż zagraniczną należy obliczać w następujący sposób:
■ za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
■ za niepełną dobę podróży:
* do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
* ponad 8 godzin do 12 godzin przysługuje 1/2 diety,
* ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Przykład
Pracownicy firmy „ABC” z siedzibą w Międzychodzie zostali skierowani do od-
bycia podróży służbowej do Berlina. Wyjazd nastąpił 10 marca 2008 r.
o godz. 6.30, przekroczenie granicy – godz. 7.30. Powrót nastąpił tego same-
go dnia. Granicę przekroczono o godz. 16.00, w siedzibie firmy pracownicy by-
li obecni o godz. 16.50.
Podróż zagraniczna trwała od godz. 7.30 do godz. 16.00, co daje 8,5 godziny
i prawo do połowy diety. Natomiast podróż krajowa trwała 1 godzinę i 50 mi-
nut, co nie uprawnia do diety krajowej.
Przy obliczaniu diet może powstać wątpliwość, jak należy traktować pojęcie do-
by, a mianowicie, czy jest to czas w obrębie danych godzin, tj. od godz. 24.00 da-
nego dnia do godz. 00.00 następnego dnia, czy czas kolejnych 24 godzin. Ustawo-
dawca nie podał w przepisach, jak należy rozumieć to pojęcie. Jednak zarówno
w praktyce, jak i w orzecznictwie przyjmuje się, iż jest to czas kolejnych 24 godzin.
„Czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia gra-
nicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do
kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty itp., a do-
bę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten czas się
zaczyna”.
(Wyrok NSA z 22 marca 2000 r., sygn. I S.A./Lu 1747/1998)
Przykład
Marta E. przebywała w podróży zagranicznej od 7 kwietnia 2008 r. godz. 9.00
(start samolotu z Warszawy do Londynu) do 10 kwietnia 2008 r. godz. 12.00
(lądowanie samolotu). To oznacza, że przebywała w podróży zagranicznej 75
godzin, tj. trzy pełne doby i trzy godziny. Pani Marta ma więc prawo do otrzy-
mania 3 i 1/3 diety.
Przykład
Przedsiębiorca, właściciel firmy „X” wybrał się wraz z dwoma pracownikami
w podróż służbową do Holandii. Jej celem było przeprowadzenie rozmów han-
dlowych z firmami, które nawiążą z firmą „X” stałą współpracę. Przedsiębior-
ca pokrył wszystkie wydatki związane z zapewnieniem trzech posiłków dzien-
nie dla siebie i swoich pracowników. Wobec tego pracownicy będą mieli prawo
do otrzymania tylko 25% wartości diety za dobę podróży.
Często jest tak, że w cenie noclegu za granicą jest wliczone śniadanie. Przy
czym nie ma możliwości, aby z tego śniadania zrezygnować i opłacić pobyt w ho-
telu obniżając cenę o wartość śniadania. Czy w takim przypadku pracownik powi-
nien otrzymać dietę pomniejszoną o 15% jej wartości?
„Spółka stoi na stanowisku, że skoro cena śniadania wchodzi w cenę noclegu – bez
względu na to, czy śniadanie zostało wykazane i (skonsumowane) – to jest częścią usłu-
gi hotelowej i nie powinien ten fakt wpływać na wysokość diety dla pracownika.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 45
„Jeżeli cena śniadania jest zawarta w cenie noclegu, należy przyjąć, że płacąc
za nocleg pracownik opłaca zarazem cenę śniadania. Wprawdzie zwracając pra-
cownikowi należność za nocleg pracodawca pokrywa w ten sposób również koszt
śniadania, jednak zdaniem tut. organu w opisanej we wniosku sytuacji nie znaj-
duje zastosowania przytoczony przepis § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia, stąd zwol-
niona od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1
pkt 16 lit. a będzie dieta w pełnej wysokości wynikającej z przepisów rozporządze-
nie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. Obniżenie diety
o kwotę 15%, o której mowa w ww. rozporządzeniu, dotyczy sytuacji, gdy z ra-
chunku (rachunków) przedłożonych przez pracownika wynika, że śniadanie jest
usługą świadczoną na rzecz pracownika przez hotel niezależnie od noclegu (tzn.
Przykład
Pracownicy firmy „X” udali się w podróż służbową do Austrii samochodem
służbowym. Po drodze musieli przejechać przez terytorium Czech. Mimo to,
czas pobytu w podróży zagranicznej będzie liczył się od momentu przekrocze-
nia granicy polsko-czeskiej i z powrotem. Za cały ten czas pracownicy otrzyma-
ją diety w wysokości należnej za podróż do Austrii, czyli 45 euro. Będzie to do-
tyczyło również czasu spędzonego w podróży przez Czechy.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 47
Przykład
Pracownik udał się w podróż służbową do Belgii. Po drodze zatrzymał się tak-
że w Niemczech w celu wynegocjowania wstępnych warunków zamówienia
u kontrahenta swojego pracodawcy. Czas podróży będzie liczony łącznie od
momentu przekroczenia granicy polsko-niemieckiej i z powrotem, a dieta na-
leżna za ten czas zostanie przyjęta w wysokości właściwej dla podróży do Bel-
gii, czyli 45 euro.
Obliczenie diet za podróż zagraniczną:
■ wyjazd 31 marca 2008 r., przekroczenie granicy polsko-niemieckiej godz. 9.00,
■ od 31 marca 2008 r. godz. 9.00 do 2 kwietnia 2008 r. godz. 18.00 pobyt
na terenie Niemiec, godz. 18.00 przekroczenie granicy niemiecko-belgij-
skiej,
■ od 2 kwietnia 2008 r. godz. 18.00 do 4 kwietnia 2008 r. godz. 15.00 pobyt
na terenie Belgii, godz. 15.00 przekroczenie granicy belgijsko-niemieckiej,
■ 4 kwietnia 2008 r. godz. 23.00 przekroczenie granicy niemiecko-polskiej,
■ 5 kwietnia 2008 r. godz. 1.00 powrót do miejsca zamieszkania.
Łączny pobyt za granicą: od 31 marca 2008 r. godz. 9.00 do 4 kwietnia 2008 r.
godz. 23.00, tj. 4 doby i 14 godzin. Oznacza to, że pracownik ma prawo do 5 peł-
nych diet, czyli do 225 euro (5 x 45 euro).
2.2.4. Przejazdy
Zwrot kosztów przejazdów odbytych w związku z podróżą zagraniczną odbywa
się na takich samych zasadach jak w przypadku podróży krajowej.
Środek transportu, jakim ma się odbyć podróż, określa pracodawca. Jeżeli jest
to przejazd środkami komunikacji publicznej, pracodawca jest zobowiązany do
zwrotu faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. Będą to nie tylko kosz-
ty za przejazd, ale również za opłaty dodatkowe, jakie pracownik musiał ponieść
w związku z podróżą danym środkiem transportu. Najczęściej takie opłaty poja-
wią się przy podróżach lotniczych.
Na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na odbycie podróży sa-
mochodem należącym do pracownika. Zwrot kosztów podróży zostanie wówczas
ustalony na podstawie kilometrówki, czyli zestawienia, z którego będzie wynikało,
jaki jest iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr prze-
biegu. Warto zauważyć, że zarówno dla podróży krajowych, jak i zagranicznych
obowiązuje w tym zakresie taka sama stawka.
Poza tym podróż ta może oczywiście odbyć się firmowymi środkami transpor-
tu, czyli stanowiącymi dla pracodawcy środki trwałe, używanymi na podstawie
umowy leasingu itd. Wówczas pracownikom przysługuje tylko zwrot faktycznie po-
niesionych wydatków, np. za zatankowanie paliwa do firmowego samochodu.
Jeżeli podróż odbywa się samolotem, a miejscem docelowym jest państwo poza-
europejskie, albo podróż trwa ponad 30 dni, pracodawca na wniosek pracownika mo-
że wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego pracow-
nika o wadze do 30 kg (liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu).
2.2.5. Noclegi
Koszty noclegu poniesione w podróży zagranicznej są pracownikowi zwracane
na podstawie przedstawionego przez niego rachunku, ale w wysokości nie więk-
szej niż przewidziany limit kosztów noclegu. Podobnie bowiem jak diety, są one
odrębnie określane dla poszczególnych państw. Na przykład dieta za podróż do
Austrii wynosi 45 euro, a limit kosztów noclegu – 100 euro.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może jednak zgodzić się na zwrot
kosztów noclegu w hotelu ponad obowiązujący limit, do wysokości wynikającej
z przedstawionego przez pracownika rachunku.
Przykład
Pracownik odbył podróż do Belgii. Przebywał tam łącznie trzy dni, w związku
z czym przedstawił pracodawcy rachunek za dwie doby hotelowe na kwotę
400 euro. Limit kosztów noclegu dla Belgii dotyczący jednego noclegu wynosi
160 euro, czyli za dwa noclegi 320 euro. Powyższy rachunek przekracza ten
limit, ale jeśli pracodawca wyrazi zgodę, pracownik może otrzymać pełny
zwrot poniesionych na ten cel kosztów, czyli 400 euro. Pracownik powinien
jednak uzasadnić podwyższone koszty noclegu np. dość nagłym wyjazdem
i brakiem miejsc w tańszych hotelach.
Przykład
Pracownik odbył podróż do Austrii. Nie przedstawił pracodawcy rachunku za
skorzystanie z noclegu w hotelu. Wobec tego pracodawca wypłaci mu ryczałt.
www.bk.infor.pl
Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej 49
Limit na koszty noclegu dla Austrii wynosi 100 euro, a to oznacza, że pracow-
nik otrzyma ryczałt za nocleg w wysokości 25 euro.
2.2.7. Zaliczka
W przypadku podróży zagranicznej pracownik ma prawo do żądania otrzyma-
nia zaliczki na pokrycie niezbędnych kosztów związanych z podróżą i pobytem po-
za granicami kraju. W odróżnieniu od tego, w przypadku podróży krajowej pracow-
nik może tylko o nią wnioskować.
Zaliczkę pracownik powinien otrzymać w walucie państwa, do którego udaje
się w podróż służbową. Pracownik może jednak zgodzić się na wypłatę tej zalicz-
ki w walucie polskiej. Powinna ona opiewać na równowartość zaliczki w walucie
obcej.
„(...) Ustawodawca nie określił, który konkretnie moment uznaje się za dzień
przeprowadzenia operacji gospodarczych w przypadku rozliczenia kosztów dele-
gacji zagranicznej. Jednostka może przyjąć, że dniem przeprowadzenia operacji
gospodarczych jest dzień rozliczenia tej delegacji.
Dieta wyrażona w walucie obcej, jako koszt pracodawcy, przeliczana jest na
złote według ogólnej reguły wyrażonej w art. 22 ust. 1 wyżej cytowanej ustawy
z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. według kursu
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 51
Rozdział 3.
Zasady opodatkowania
i oskładkowania należności
przysługujących z tytułu odbycia
podróży służbowej
3.1. Pracownik
3.1.1. Świadczenia zwolnione z opodatkowania
Aby móc przyznać pracownikowi określone świadczenia bez ryzyka ich opodat-
kowania należy:
■ przeanalizować, czy w danym przypadku możemy mówić o fakcie odbycia po-
dróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy;
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 53
Powyższe zastrzeżenie nie dotyczy jedynie wypłaty 25% wartości diety za każ-
dą dobę podróży zagranicznej, ponieważ ta część jest przeznaczona na „inne wy-
Przykład
Zgodnie z umową o pracę pracownikowi za dobę podróży na terenie kraju
przysługuje dieta w wysokości 50 zł oraz ryczałt za nocleg w wysokości 150 zł.
Wobec tego każdorazowa wypłata diety oraz ryczałt za nocleg podlegają opo-
datkowaniu ponad kwotę limitu:
■ wypłata diety 50 zł, limit – 23 zł, przychód do opodatkowania – 27 zł,
■ wypłata ryczałtu za nocleg 150 zł, limit – 34,50 zł (150% z 23 zł), przychód
do opodatkowania – 115,50 zł.
Przykład
Pracownicy firmy „X” często odbywają podróże służbowe do firmy „Y” w Bruk-
seli. Zgodnie z regulaminem wynagradzania w przypadku zapewnienia im ca-
łodziennego wyżywienia (a tak jest najczęściej) mają prawo do diety na drob-
ne wydatki w wysokości 30 euro. Tymczasem limit na drobne wydatki
wynikający z przepisów wynosi 11,25 euro (25% z 45 euro). Oznacza to, że wy-
płata diety na drobne wydatki w wysokości 30 euro podlega opodatkowaniu
od nadwyżki ponad kwotę 11,25 euro. Przychód do opodatkowania wynosi za-
tem 18,75 euro.
Przykład
Pracownicy firmy „X” zostali oddelegowani do firmy „Y” współpracującej z fir-
mą „X” w celu odbycia szkolenia dotyczącego obsługi maszyn nabytych od fir-
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 55
Podobnie jak dieta, ryczałt za nocleg nie będzie opodatkowany tylko wtedy,
gdy pracownik miał prawo do jego otrzymania, a wypłacona kwota mieści się
w limicie przewidzianym przez przepisy. Pracownik nie będzie miał prawa do
ryczałtu, gdy pracodawca zapewnił mu bezpłatny nocleg albo zrobiła to strona
zagraniczna. Jeżeli mimo to ryczałt zostanie wypłacony, będzie podlegał opo-
datkowaniu. To samo dotyczy sytuacji, gdy pora nocna została przeznaczona
na przejazd albo nocleg poza miejscem zamieszkania, który nie był uzasadnio-
ny, bo pracownik miał możliwość powrotu do miejsca stałego lub czasowego
pobytu.
„(…) Ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu nocą, bowiem tak po-
dróżując pracownik nie ponosi wydatków związanych z zapewnieniem sobie noc-
legu, a także wtedy, gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codzien-
nego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu”.
(Postanowienie Izby Skarbowej w Kielcach z 22 maja 2007 r., sygn. PD2-4151-
35/07)
Przykład
Pracownicy firmy „Y” wyjechali na szkolenie zorganizowane przez francuskie-
go kontrahenta firmy „V”. Firma ta pokryła koszty wyżywienia i pobytu pracow-
ników, w tym zapewniła noclegi.
Pracodawca wypłacił pracownikom ryczałt za noclegi we Francji w wysokości
25% ze 120 euro = 30 euro. Wypłacone ryczałty będą stanowiły przychód do
opodatkowania, ponieważ nie było podstaw do ich wypłacenia.
Przykład
Pracownicy firmy „X” odbyli dwudniową podróż służbową do Niemiec. Przekro-
czenie granicy polsko-niemieckiej miało miejsce 8 kwietnia 2008 r. o godz.
8.00, natomiast przekroczenie granicy w drodze powrotnej 9 kwietnia 2008 r.
o godz. 3.00. Podróż powrotna łącznie na terenie Niemiec i Polski trwała 7 go-
dzin i przypadała na noc z 8 na 9 kwietnia 2008 r. Pracownicy nie skorzystali
z noclegu po drodze, podróż odbyli samochodem służbowym, wymieniając się
po kolei na miejscu kierowcy.
Pracownicy nie mają prawa do ryczałtu za nocleg, ponieważ porę nocną prze-
znaczyli na przejazd.
Przykład
Agata C. odbyła podróż służbową do Londynu. Nie korzystała z hotelu, noco-
wała u swojej znajomej. Pani Agata będzie miała prawo do otrzymania ryczał-
tu za nocleg w kwocie 25% ze 140 GBP = 35 GBP.
Przykład
Malwina H. odbyła podróż służbową do Rzymu. Przedstawiła pracodawcy ra-
chunek za usługi hotelowe na kwotę 480 euro (1 doba – 120 euro). Limit
zwrotu ryczałtowego za nocleg z tytułu podróży do Włoch wynosi 105 euro.
W związku z tym, że na miejscu nie było możliwości skorzystania z tańszego
noclegu w pobliżu miejsca wykonywania zadania służbowego będącego przed-
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 57
Przykład
Pracownik odbył podróż służbową do Bułgarii. Po powrocie przy rozliczeniu kosz-
tów podróży przedstawił pracodawcy rachunek za usługi hotelowe na kwotę 420
euro za cztery noclegi. Limit wynosi 320 euro (80 euro x 4). Pracodawca nie wy-
raził zgody na zwrot kosztów ponad limit. Wobec tego po stronie pracownika
wprawdzie nie powstanie przychód do opodatkowania, ale kwotę nadwyżki po-
nad limit, tj. 100 euro, pracownik musi pokryć z własnych pieniędzy.
Przede wszystkim nie można dokonać wypłaty tego ryczałtu wtedy, gdy pra-
cownik w ogóle nie poniósł kosztów dojazdów. Przykład może stanowić wyżej wy-
mieniony przypadek (odbycie podróży samochodem będącym w dyspozycji pra-
cownika), ale także taki, gdy pracownik nie poruszał się w ogóle komunikacją
miejską, ponieważ w miejscowości, w której przebywał, taka komunikacja nie
funkcjonuje. Podczas podróży zagranicznej zapewnienie dojazdów przez stronę
zagraniczną również nie uprawnia do ryczałtu na dojazdy. Jeżeli mimo to praco-
dawca dokona wypłaty takiego ryczałtu, to jego wartość będzie stanowiła dla pra-
cownika przychód podlegający opodatkowaniu.
Przykład
Mirosław J. odbył podróż służbową pociągiem do Grodziska Wielkopolskiego.
Celem tej podróży było przeprowadzenie szkolenia pracowników firmy „X”, któ-
ra współpracuje z pracodawcą pana Mirosława. Odległość między dworcem
PKP a siedzibą firmy „X” pan Mirosław pokonał pieszo. W Grodzisku Wielkopol-
skim nie działa żadne przedsiębiorstwo komunikacji miejskiej.
Pracodawca rozliczając koszty podróży służbowej uwzględnił ryczałt na dojazd
komunikacją miejscową – 20% z 23 zł = 4,60 zł. Kwota ta podlega opodatko-
waniu jako nienależne świadczenie z tytułu podróży służbowej.
Przykład
Dwóch pracowników firmy „ABC” udało się samolotem w podróż służbową do Ber-
lina w celu odbycia rozmów handlowych. Zagraniczny kontrahent firmy „ABC” za-
pewnił pracownikom dojazd z lotniska do siedziby firmy i z powrotem. Oddelego-
wani pracownicy nie ponieśli żadnych kosztów dojazdów miejskich, łącznie
z dojazdem do portu lotniczego. Nie mają więc prawa ani do ryczałtu w wysoko-
ści diety za dojazd z i do portu lotniczego, ani do 10% ryczałtu na pokrycie kosz-
tów dojazdów środkami komunikacji miejskiej. Jeżeli pracodawca naliczy i wypła-
ci tego rodzaju ryczałty, to wypłaty te będą podlegały opodatkowaniu.
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 59
Przykład
Firma „AS” w regulaminie wynagradzania określiła zasady zwrotu kosztów po-
dróży służbowych odbywanych przez pracowników. W zakresie kosztów doty-
czących podróży odbytych prywatnym samochodem pracownika regulamin za-
wiera następujące zasady:
■ za podróż do miejsca oddalonego od siedziby pracodawcy do 50 km pra-
cownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 120 zł,
■ za podróż do miejsca oddalonego od siedziby pracodawcy od 50 do 100 km
– ryczałt w wysokości 250 zł,
■ powyżej 100 km – 70 zł za każde kolejne 50 km przejechanej trasy,
■ za jazdę miejską – 50 zł.
W kwietniu pracownik firmy odbył podróż do miasta oddalonego o 48 km. Licz-
ba przejechanych kilometrów wyniosła łącznie 120 km. Pracodawca przyznał
mu ryczałt zgodnie z regulaminem wynagradzania w wysokości 170 zł (120 zł
plus 50 zł). Tymczasem według ewidencji przebiegu limit zwrotu niepodlegają-
cy opodatkowaniu wynosi: 120 km x 0,8358 = 100,30 zł. Oznacza to, że kwo-
ta nadwyżki ponad tę kwotę powinna zostać dodana do przychodów pracow-
nika i opodatkowana. Dotyczy to wartości 69,70 zł (170 zł – 100,30 zł).
Przykład
Mateusz P. odbył podróż służbową własnym samochodem. Pracodawca
w umowie o pracę zagwarantował mu zwrot faktycznie poniesionych kosztów,
jakie będą w związku z tym powstawały. Wobec tego pan Mateusz załączył do
rozliczenia kosztów podróży dokumenty potwierdzające poniesienie następu-
jących wydatków:
■ tankowanie paliwa 120 zł,
■ mycie samochodu 50 zł,
■ zakup płynu do spryskiwaczy 35 zł,
razem 205 zł.
Tymczasem z „kilometrówki” wynika następująca wartość:
■ liczba przejechanych kilometrów 160 x 0,8358 = 133,73 zł.
Pracodawca może dokonać zwrotu kosztów w wysokości 205 zł, skoro takie
świadczenia zapewnił w umowie o pracę, jednak nadwyżka powyżej kwoty
133,73 zł będzie stanowiła dla pracownika przychód podlegający opodatko-
waniu.
Przykład
Janusz A. odbył podróż służbową do Wrocławia samochodem firmowym, tj.
stanowiącym własność pracodawcy. Celem podróży było spotkanie ze stałym
klientem pracodawcy pana Janusza oraz dotarcie z ofertą firmy do kilkunastu
spółek, które mogą być potencjalnymi klientami. Zwrotu kosztów podróży pra-
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 61
Przykład
Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownikom za czas podróży służbo-
wej na terenie kraju przyznano prawo do diet w wysokości 35 zł za dobę po-
dróży oraz ryczałtu za nocleg w wysokości 100 zł. Pozostałe wydatki poniesio-
ne w czasie podróży są zwracane w całości po przedstawieniu dokumentów
potwierdzających ich poniesienie. W marcu 2008 r. pracownik odbył kilku-
dniową podróż, podczas której poniósł następujące koszty:
■ przejazd pociągiem – bilety o łącznej wartości 210 zł,
■ nocleg – rachunek na kwotę 600 zł,
■ dojazdy taksówką – rachunek 80 zł,
■ bilet wstępu na targi – rachunek 60 zł,
■ zakup upominku dla kontrahenta – 100 zł.
Zwrot kosztów przejazdów, noclegu, dojazdów taksówką, wstępu na targi oraz
zakupu upominku, w całości nie podlega opodatkowaniu, ponieważ wszystkie
te wydatki zostały udokumentowane.
Opodatkowaniu natomiast będzie podlegała wartość diet w kwocie przekra-
czającej wartość diet przysługujących pracownikom sfery budżetowej, czyli
kwota 12 zł (35 zł – 23 zł) za każdą dobę podróży.
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 63
„(…) Jeśli polisa ubezpieczenia zostanie wykupiona (…) przez zakład, lecz we-
dług imiennej deklaracji przystąpienia, to takie działanie spowoduje dla pracow-
nika na mocy art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
podwyższenie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodo-
wym. Wartość świadczenia w cenie zakupu winna być opodatkowana podatkiem
dochodowym od osób fizycznych według skali tabeli”.
(Postanowienie II Urzędu Skarbowego Łódź Bałuty z 24 sierpnia 2007 r., sygn.
I/415-48-427/07/ZDB)
Przykład
Marta K. przebywała w delegacji służbowej od 28 do 29 kwietnia 2008 r. Roz-
liczenie kosztów złożyła 30 kwietnia. Spośród wszystkich kosztów tylko część
w postaci nadwyżki wartości diety ponad dietę w wysokości 23 zł podlega opo-
datkowaniu (114 zł). Wypłata należności została zatwierdzona do wypłaty 30
kwietnia, jednak przelanie środków na konto pani Marty i postawienie ich do
jej dyspozycji nastąpiło 2 maja. Wobec tego przychód ten zostanie dodany do
innych wypłat mających miejsce w maju i łącznie z nimi opodatkowany.
Przykład
W regulaminie wynagradzania firmy „ABis” pracownicy mają zagwarantowane
prawo do diety za czas podróży krajowej w wysokości 60 zł. Oznacza to, że war-
tość diety powyżej 23 zł, czyli 37 zł będzie podlegała składkom na ubezpieczenia
społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne) oraz opodatkowaniu.
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 65
„Zwolnienie (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof – przyp. aut.) przysługuje, jeżeli
zostaną spełnione warunki określone w art. 21 ust. 13 (updof – przyp. aut.). Mia-
nowicie ma ono zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczo-
ne do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione m.in.: 1) w celu osią-
gnięcia przychodów (dotyczy to świadczeń z tytułu podróży wypłacanych m.in.
zleceniobiorcom, menedżerom, członkom zarządu, rad nadzorczych lub innych
organów stanowiących osób prawnych) lub 2) w celu realizacji zadań organizacji
i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych
ustaw (dotyczy to świadczeń wypłacanych z tytułu podróży m.in. przez fundacje
i stowarzyszenia, kluby sportowe oraz związki sportowe, szkoły, uczelnie, placów-
ki oświatowo-wychowawcze, placówki naukowe, związki zawodowe, organizacje
pracodawców)”.
(Informacja Urzędu Skarbowego Poznań Jeżyce z 7 kwietnia 2004 r., sygn.
SD/415-19/04)
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 67
„(…) W treści pkt 16b używane jest pojęcie >>podróż<< (bez określenia >>służ-
bowa<<), wobec czego należy uznać, że w 2004 r. (w kolejnych latach jak
i w 2008 r. nadal jest to aktualne – przyp. aut.) kwoty diet i innych świadczeń
wypłacanych członkowi rady nadzorczej w związku z dojazdem do siedziby oso-
by prawnej, w celu wzięcia udziału w posiedzeniu rady, są wolne od podatku do-
chodowego od osób fizycznych”.
(Informacja Urzędu Skarbowego w Brzozowie z 3 czerwca 2004 r., sygn.
PD/415-37/04)
www.bk.infor.pl
Opodatkowanie i oskładkowanie należności z podróży służbowej 69
„(…) Zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podat-
ku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje, jeżeli zostaną spełnione warun-
ki określone w art. 21 ust. 13 ustawy, zatem dochód osoby niebędącej pracowni-
kiem Spółdzielni, ale działającej na podstawie pełnomocnictwa na czas
nieokreślony do reprezentowania Spółdzielni w Radzie Krajowej Izby Gospodar-
czo-Rehabilitacyjnej w Warszawie, zgodnie z § 3 powołanego Rozporządzenia
osiągnięty z tytułu zwrotu diety oraz kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów
środkami komunikacji miejskiej, innych udokumentowanych wydatków, określo-
nych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, nie będą stano-
wiły dla tej osoby przychodu do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób
fizycznych, pod warunkiem niezaliczenia ww. świadczeń do kosztów uzyskania
przychodu”.
(Informacja Urzędu Skarbowego Poznań Śródmieście z 30 sierpnia 2004 r.,
sygn. ZF/415-41/04)
Przykład
Zgodnie z umową zlecenia zleceniobiorcy przyznano prawo do zwrotu kosztów
podróży służbowych, obejmujących:
■ diety w wysokości 30 zł za dobę podróży,
■ ryczałt za nocleg – 100 zł,
■ zwrot kosztów używania samochodu zleceniobiorcy do wysokości okre-
ślonej w ewidencji przebiegu pojazdu (przy czym zleceniobiorca groma-
dzi jednocześnie dokumenty potwierdzające wydatki o charakterze
eksploatacyjnym, aby zleceniodawca mógł zaliczać do kosztów uzyska-
nia przychodów koszty związane z korzystaniem z samochodu zlecenio-
biorcy).
Zleceniobiorca nie zalicza ww. kosztów do swoich kosztów uzyskania przycho-
dów. Aby to potwierdzić złożył zleceniodawcy stosowne oświadczenie.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 71
Przykład
Prezes zarządu na podstawie aktu powołania otrzymał prawo do zwrotu kosz-
tów krajowych podróży służbowych:
■ diet w wysokości 40 zł za dobę podróży,
■ pozostałych wydatków na podstawie dokumentów potwierdzających ich po-
niesienie,
■ kosztów używania samochodu w formie ryczałtu wynoszącego miesięcznie
800 zł.
W związku z tym opodatkowaniu będzie podlegała wypłata diet w wysokości nadwyż-
ki ponad kwotę 23 zł, czyli 17 zł. Zwrot pozostałych wydatków na podstawie przedsta-
wionych dokumentów nie podlega opodatkowaniu w całości. Natomiast przyznanie
ryczałtu za używanie samochodu i tak nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewiden-
cji przebiegu pojazdu oraz z obowiązku gromadzenia dokumentów potwierdzających
faktycznie ponoszone wydatki. Zwolnieniu od opodatkowania będzie więc podlegała
tylko taka kwota wypłaty ryczałtu, która odpowiada kwocie wydatków faktycznie po-
niesionych i udokumentowanych w ciągu danego miesiąca oraz mieści się w kwocie
limitu ustalonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
Rozdział 4.
Należności za czas podróży służbowych
a koszty uzyskania przychodów
4.1. Koszty podróży pracowników
Obowiązek zwrotu przez pracodawcę poniesionych przez pracowników kosz-
tów podróży służbowych wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Dlatego kosz-
ty związane z podróżami służbowymi pracowników zasadniczo mogą stanowić
koszty uzyskania przychodów. Są bowiem częścią kosztów związanych z zatrud-
nieniem i ich pokrywanie przez pracodawcę jest wywiązywaniem się z nałożonych
na niego obowiązków. Wszelkie koszty ponoszone przez pracodawcę wynikające
z obowiązków nałożonych na niego przez przepisy prawa pracy zasadniczo są
uznawane za koszty uzyskania przychodów.
służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu
uzyskania przychodu”.
(Postanowienie Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 3 sierpnia 2005 r., sygn.
DP/P1/423-0069/05/AP)
„Kodeks pracy narzuca zasadę, według której wszystkie niezbędne koszty po-
niesione przez pracownika w związku z podróżą służbową obciążają pracodawcę”.
(Postanowienie Urzędu Skarbowego w Łańcucie z 27 grudnia 2005 r., sygn.
U.S.IA/1/415/10-IP/2005)
„(…) Zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków fak-
tycznie poniesionych udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, są u pracodaw-
cy kosztem uzyskania przychodu i to w pełnej wysokości wypłaconej pracownikowi
kwoty, nawet wówczas, gdy przekraczają limity określone w rozporządzeniu Mini-
stra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz wa-
runków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służ-
bowej na terenie kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.)”.
(Postanowienie Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego z 7 grudnia 2006 r.,
sygn. RO/415-22/06)
Przykład
Firma „X” w regulaminie wynagradzania przyznała pracownikom prawo do
świadczeń ryczałtowych za czas podróży służbowych w następującej wysokości:
■ dieta 50 zł,
■ ryczałt za nocleg 150 zł,
■ ryczałt na dojazdy komunikacją miejską 20 zł.
Oznacza to, że w przypadku wypłaty tych świadczeń będą one w podanych
wartościach stanowiły koszty uzyskania przychodów. Natomiast dla pracowni-
ka nadwyżki będą przychodem podlegającym opodatkowaniu. W przypadku
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 73
Przykład
Pracodawca spoza sfery budżetowej nie skorzystał z możliwości samodzielne-
go określenia w wewnętrznym akcie zasad i wysokości należności za czas po-
dróży służbowych. Oznacza to, że obowiązują go przepisy dotyczące zasad
zwrotu kosztów podróży służbowych odnoszące się do pracowników sfery bu-
dżetowej.
W marcu br. pracodawca (osoba fizyczna prowadząca samodzielnie działal-
ność gospodarczą) wraz z pracownikiem odbyli podróż służbową, której celem
było przeprowadzenie rozmów handlowych z dwiema współpracującymi firma-
mi z siedzibą za granicą. Podczas podróży pracodawca zapewnił sobie oraz
pracownikowi całodzienne wyżywienie. Mimo to wypłacił pracownikowi diety
za tę podróż.
Z ww. przepisów obowiązujących pracodawcę wynika, że w opisanej sytuacji
pracownik nie miał prawa do otrzymania diet. Wobec tego pracodawca nie
może zaliczać ich do kosztów uzyskania przychodów.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 75
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 77
Przykład
Pracodawca w regulaminie wynagradzania w części poświęconej zasadom
zwrotu kosztów podróży służbowych postanowił, że pracownicy będą mieli pra-
wo do otrzymania ryczałtu za korzystanie z własnych samochodów osobowych
w wysokości:
■ 120 zł za podróż do 100 km,
■ 250 zł za podróż powyżej 100 km do 200 km,
■ 500 zł za podróż powyżej 200 km do 400 km.
Podróże wymagające przebycia dłuższych tras odbywają się samochodami
służbowymi albo innymi środkami komunikacji.
Mimo wypłaty ww. ryczałtów, pracownicy muszą prowadzić ewidencję przebie-
gu pojazdu, a pracodawca do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza wy-
płaconych ryczałtów, tylko w dacie ich wypłaty – wartość wynikającą z ewiden-
cji przebiegu pojazdu, którym pracownik odbył podróż służbową. Tę samą
wartość bierze pod uwagę do ustalenia, jaka część wypłaconego ryczałtu bę-
dzie podlegała opodatkowaniu i oskładkowaniu.
miejsce podróży), ale pracownik nie załączył do rozliczenia kosztów podróży bi-
letów?
Najwłaściwsze w takich przypadkach byłoby określenie zasad postępowania
w regulacjach wewnętrznych, np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wyna-
gradzania czy w umowie o pracę. Gdy ich brakuje, należy odwołać się do przepi-
sów dotyczących pracowników sfery budżetowej. Wynika z nich, że zwrot kosztów
przejazdów obejmuje cenę biletu określonego środka transportu z uwzględnie-
niem ulgi przysługującej pracownikowi na dany środek transportu. Ponadto
w przypadku, gdy pracownik nie posiada dokumentu (rachunku) potwierdzające-
go dany wydatek, a oczekuje jego zwrotu, powinien złożyć pracodawcy oświadcze-
nie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Na tej
podstawie pracodawca może dokonać zwrotu kosztów przejazdów.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 79
Przykład
Justyna D. w trakcie zagranicznej podróży służbowej w związku z przygotowa-
niami do bankietu wydanego przez kontrahenta jej pracodawcy skorzystała
z usług kosmetycznych i fryzjerskich w hotelu, w którym nocowała. Koszty te
zostały wyszczególnione na fakturze wystawionej przez hotel obejmującej
m.in. koszty noclegu i ww. usług.
Pracodawca dokonał zwrotu poniesionych przez panią Justynę wydatków
w pełnej kwocie wykazanej na fakturze. Organy podatkowe mogą jednak pod-
ważyć zasadność wydatków poniesionych na usługi kosmetyczne i fryzjerskie
z punktu widzenia kosztów uzyskania przychodów.
Przykład
Tomasz Z. odbył podróż służbową, której celem był udział w szkoleniu zorganizowanym
przez firmę współpracującą z jego pracodawcą. Organizator na zakończenie szkolenia
przygotował uroczystą kolację, w której udział zobowiązywał do wystąpienia w szcze-
gólnie eleganckim stroju. Pan Tomasz nie był na to przygotowany, został zaskoczony
zaproszeniem na kolację i w efekcie stwierdził, że nie zabrał ze sobą odpowiedniego
ubrania. W związku z tym kupił na rachunek pracodawcy ubranie, w którym mógł na
kolacji poczuć się komfortowo i dobrze reprezentować siebie i swoją firmę. Pracodaw-
ca zwrócił mu koszty tego zakupu w ramach rozliczenia kosztów podróży służbowej.
Niestety, nie może tego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ
jest to wydatek zaspokajający głównie osobiste potrzeby pracownika.
„(…) Zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków fak-
tycznie poniesionych, udokumentowanych fakturą lub rachunkiem stanowią
u pracodawcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wypłaconej pracownikowi
kwocie, nawet wówczas, gdy przekroczą limity określone w przepisach ww. rozpo-
rządzenia, pod warunkiem że Spółka wykaże ich związek z pozyskiwaniem przy-
chodów w firmie.
Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych
z podróżami służbowymi dotyczy zarówno świadczeń o charakterze zryczałtowa-
nym, jak i zwrotu kosztów udokumentowanych rachunkami, fakturami itd. Na
możliwość uznania ich za koszty uzyskania przychodów nie mają wpływu żadne
limity. Oznacza to, że w sytuacji, gdy pracodawca przyzna swoim pracownikom
(w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę)
świadczenia w wyższych wartościach niż przewidują to przepisy o należnościach
za czas podróży służbowej przysługujących pracownikom sfery budżetowej, to ich
wypłata w całości będzie mogła stanowić koszty uzyskania przychodów. Tylko dla
pracowników nadwyżki będą przychodem podlegającym opodatkowaniu”.
(Postanowienie I Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 27 grudnia 2006 r.,
sygn. RO.XV/423/PDOP-476/542/JB/06)
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 81
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 83
rodzaju przychodów wypłat świadczeń jest dokonanie ich wypłaty lub postawienie
ich do dyspozycji pracownika (art. 23 ust. 1 pkt 55 updof, art. 16 ust. 1 pkt 57
updop). Obowiązuje więc „kasowa” zasada rozliczania tego typu kosztów. Ozna-
cza to, że nie wystarczy dokonanie rozliczenia podróży służbowych oraz zatwier-
dzenie należnej pracownikowi kwoty do wypłaty. Aby móc uznać te koszty za kosz-
ty uzyskania przychodów, pracownik musi je faktycznie otrzymać.
Przykład
Pracownik odbył podróż służbową, która trwała od 21 do 25 kwietnia 2008 r.
Rozliczenie kosztów tej podróży przedstawił pracodawcy 28 kwietnia 2008 r.
Należną kwotę zatwierdzono do wypłaty, ale przelewu na konto osobiste pra-
cownika dokonano dopiero 2 maja 2008 r. Oznacza to, że koszty tej wypłaty
zostaną zaliczone do kosztów uzyskania za maj 2008 r., a nie za kwiecień.
Przykład
Pracownik odbył podróż służbową w grudniu 2007 r. przedstawiając po zakoń-
czeniu podróży rozliczenie jej kosztów. Zostało ono zaakceptowane przez praco-
dawcę, ale należności przysługujące pracownikowi z tego tytułu zostały mu wy-
płacone dopiero w lutym 2008 r. Mimo że podróż odbyła się w 2007 r. (dotyczyła
kontraktu podpisanego w tym roku), koszty tej podróży, tj. świadczeń należnych
pracownikowi z tego tytułu, zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów
za luty 2008 r., zgodnie z zasadą kasowego rozliczania tego rodzaju kosztów.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 85
Przykład
Maciej W. zawarł umowę zlecenia z firmą „X”. Wykonanie zlecenia wiąże się
z koniecznością wielu wyjazdów. Średnie miesięczne koszty eksploatacji sa-
mochodu będą wynosiły 350 zł, natomiast przychód 1200 zł. Oznacza to, że
koszty wykonania zlecenia przekroczą wartość 20% przychodu (1200 zł x
20% = 240 zł < 350 zł). W związku z tym pan Maciej postanowił, że od warto-
ści przychodów będzie odliczał faktycznie poniesione i udokumentowane
koszty związane z wykonywaniem zlecenia. Będą nimi głównie faktury i ra-
chunki dotyczące eksploatacji samochodu.
Zleceniodawca wycofał się wobec tego z propozycji refundowania zlecenio-
biorcy kosztów podróży i wypłaca mu tylko wynagrodzenie za wykonanie umo-
wy zlecenia.
Przykład
Dorota F. zawarła umowę zlecenia z firmą „Vika”. W umowie tej zleceniodaw-
ca zobowiązał się do zwracania pani Dorocie kosztów odbywanych przez nią
podróży w związku z realizacją zlecenia na podstawie przedstawianych przez
nią zestawień – rozliczeń poniesionych kosztów podróży.
Wobec powyższego pani Dorota może korzystać z 20% zryczałtowanych kosz-
tów uzyskania przychodów dla przychodów z tytułu umowy zlecenia albo
uwzględniać rzeczywiście poniesione koszty z wyjątkiem kosztów odbywanych
podróży, ponieważ te zwraca jej zleceniodawca, czyli firma „Vika”. Pani Doro-
ta złożyła firmie „Vika” oświadczenie, że nie będzie uwzględniała zwracanych
jej kosztów podróży służbowych w sumie kosztów uzyskania przychodów z ty-
tułu umowy zlecenia.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 87
Przykład
Firma „ABC” zawarła umowę zlecenia z Mirosławem C. Z umowy wynika, że
zleceniodawca – firma „ABC” zobowiązała się do zwracania kosztów odbywa-
nych przez pana Mirosława podróży związanych z wykonywaniem umowy zle-
cenia. Dotyczy to:
■ wypłaty diet w wysokości 40 zł za dobę podróży,
■ wypłaty ryczałtu za nocleg w wysokości 100 zł,
■ zwrotu kosztów biletów PKS i PKP (zleceniobiorca nie dysponuje samocho-
dem),
■ innych udokumentowanych wydatków uzasadnionych okolicznościami po-
dróży.
Zleceniodawca – firma „ABC” będzie mogła zaliczać do kosztów uzyskania
przychodów wszystkie ww. koszty w pełnej wysokości bez pomniejszania kosz-
tów z tytułu diet i ryczałtów za nocleg do kwoty zwolnionej od opodatkowania.
Nadwyżki diet i ryczałtów za nocleg również stanowią koszty uzyskania przy-
chodów.
Przykład
Firma „Marbud” zatrudnia pracowników oraz zawiera umowy zlecenia z oso-
bami nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Zarówno w umowach o pra-
cę, jak i w umowach zlecenia gwarantuje zwrot kosztów podróży służbowych,
w tym wydatków z tytułu wykorzystania własnego samochodu odpowiednio
pracownika albo zleceniobiorcy. W kwietniu 2008 r. pracownik i zleceniobior-
ca odbyli podróż służbową, każdy z nich przejechał własnym samochodem
osobowym 300 km.
Pracownik otrzymał z tego tytułu zwrot kosztów w wysokości 300 km x 0,8358 zł =
250,74 zł. Kwotę tę pracodawca – firma „Marbud” zaliczyła do kosztów uzyska-
nia przychodów.
Zleceniobiorca przedstawiając rozliczenie kosztów podróży służbowej załączył
nie tylko – tak jak pracownik – ewidencję przebiegu pojazdu, z którego wyni-
ka ta sama wartość, tj. 250,74 zł, ale również rachunki za tankowanie paliwa,
jako koszty eksploatacji samochodu, na kwotę 230 zł. Zleceniodawca wypła-
cił zleceniobiorcy tę właśnie wartość (230 zł) oraz zaliczył ją do kosztów uzy-
skania przychodów. W tym przypadku kwota 250,74 zł stanowi tylko limit dla
wydatków, które mogą u zleceniodawcy zostać zaliczone do kosztów uzyskania
przychodów.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 89
Przykład
Firma „BIS” sp. z o.o. w akcie powołania do pełnienia funkcji prezesa zarządu
przyznała mu prawo do otrzymywania co miesiąc ryczałtu w kwocie 1000 zł na
pokrycie kosztów eksploatacji samochodu osobowego stanowiącego jego wła-
sność, używanego na potrzeby odbywanych podróży służbowych związanych
z działalnością spółki. Spółka nie może jednak zaliczać do kosztów uzyskania
przychodów wypłacanej wartości. Chcąc uwzględniać w kosztach uzyskania
przychodów wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego stano-
wiącego własność prezesa zarządu spółka będzie musiała poprosić go o pro-
wadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i gromadzenie dokumentów potwier-
dzających ponoszone przez niego wydatki związane z korzystaniem z
samochodu w związku ze sprawowaną przez niego funkcją. Do kosztów podat-
kowych będzie można zaliczyć faktycznie poniesione koszty, ale nie większe
niż limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli tej ewidencji nie bę-
dzie, to wypłacony ryczałt nie będzie mógł być zaliczany przez spółkę do kosz-
tów podatkowych.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 91
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 93
Przykład
Maciej J. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W marcu 2008 r.
wyjechał w zagraniczną podróż służbową związaną z udziałem w targach, któ-
re odbyły się na terenie Niemiec, w Lipsku. W związku z tym poniósł koszty
noclegu (rachunek) w wysokości 130 euro za jeden nocleg, razem 3 x 130 eu-
ro = 390 euro. Limit dla pracownika wynosiłby w tym przypadku 103 euro, czy-
li za trzy noclegi 309 euro. Koszty faktycznie poniesionych noclegów w kwocie
390 euro pan Maciej może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nato-
miast gdyby dotyczyło to jego pracownika, pan Maciej musiałby wyrazić zgodę
na taki zwrot. Gdyby jej odmówił, zwrot zostałby dokonany w kwocie limitu, czy-
li 309 euro i ta sama wartość zostałaby zaliczona do kosztów uzyskania przy-
chodów. Nie można bowiem zaliczyć do kosztów wartości większej niż rzeczy-
wiście poniesiona.
Katalog kosztów, jakie mogą wiązać się z odbyciem podróży służbowej przed-
siębiorcy, w zasadzie nie jest ograniczony. Z pewnością zaliczymy tutaj wydatki
związane z noclegiem, dojazdem, opłaty za przejazd płatną autostradą, opłaty
parkingowe, bilety wstępu na targi, pokazy, zezwolenie na wjazd do danego kraju
itd. Należy jednak pamiętać o kosztach, które często towarzyszą odbywaniu po-
dróży służbowych, ale zostały przez ustawodawcę wymienione w katalogu nega-
tywnym kosztów (art. 23 updof, art. 16 updop), czyli nie mogą zostać zaliczone do
kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to kosztów reprezentacji w całości oraz
kosztów eksploatacji samochodów osobowych niestanowiących majątku trwałego
firmy ponad określone limity.
Jeśli chodzi o koszty o charakterze reprezentacyjnym, to należy pamiętać, że
począwszy od stycznia 2007 r. nie mogą one stanowić w ogóle kosztów uzyska-
nia przychodów. Wcześniej były nimi, ale w granicy limitu. Można natomiast zali-
czać do kosztów podatkowych i to bez ograniczeń (bez limitu) koszty reklamy.
Przykład
Witold K. jest przedsiębiorcą zajmującym się produkcją narzędzi budowla-
nych. W styczniu 2008 r. wraz z kilkoma pracownikami udał się w podróż służ-
bową do Poznania w celu wzięcia udziału w targach BUDMA 2008. Jego firma
miała własne stoisko. Przygotowując się do targów wykonano we własnym za-
kresie wiele ulotek, folderów reklamujących produkty firmy pana Witolda. Oka-
zało się, że przygotowano ich za mało. Wobec tego materiały te zostały skopio-
wane na kserokopiarce. Koszt poniesionych wydatków to 180 zł. Można
uznać, że jest to koszt reklamy, ponieważ został poniesiony w związku z zamia-
rem rozpowszechniania wiedzy o firmie i oferowanych przez nią produktach.
Można więc zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów.
Ponadto pan Witold zorganizował dwukrotnie kolację dla swoich stałych kon-
trahentów. Koszty tego rodzaju nie mogą jednak zostać zaliczone do kosztów
uzyskania przychodów, ponieważ są to koszty reprezentacji.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 95
Przykład
Aleksandra G. prowadzi firmę zajmującą się szyciem odzieży. Wraz z kilkoma
pracownicami w lutym 2008 r. udała się na targi mody odbywające się we
Włoszech dwoma samochodami osobowymi. Jeden stanowi środek trwały fir-
my, drugi prywatną własność pani Aleksandry. W trakcie podróży poniesiono
następujące wydatki:
■ zakup paliwa – samochód prywatny 900 zł, samochód firmowy 850 zł,
■ opłaty za parkowanie – samochód prywatny 120 zł, samochód firmowy 120 zł,
■ mycie aut – samochód prywatny 50 zł, samochód firmowy 50 zł.
Limit wynikający z ewidencji przebiegu prowadzonej dla samochodu stanowią-
cego prywatną własność pani Aleksandry wynosi 1800 km x 0,8358 zł =
1504,44 zł.
Do kosztów uzyskania przychodów z tytułu korzystania z samochodu prywat-
nego można zaliczyć sumę faktycznie poniesionych wydatków, tj. 1070 zł, po-
nieważ mieści się ona w limicie wynikającym z kilometrówki (1070 zł <
1504,44 zł).
Natomiast wszystkie poniesione w trakcie podróży wydatki związane z korzysta-
niem z samochodu firmowego również zaliczymy do kosztów, tj. 1020 zł (już bez
uwzględniania limitu wyznaczonego liczbą przejechanych kilometrów).
Przykład
Agata A. jest właścicielką biura rachunkowego. W styczniu 2008 r. odbyła po-
dróż służbową do Warszawy, której celem było wzięcie udziału w szkoleniu do-
tyczącym zastosowania przepisów podatkowych w związku z zakończeniem ro-
ku podatkowego. Podróż została odbyta pociągiem. Pani Agata dysponuje
biletem o wartości 180 zł (opłata za przejazd tam i z powrotem wraz z rezer-
wacją miejsca w pociągu). Ponadto pani Agata poniosła koszty przejazdu tak-
sówką. W tym przypadku dysponuje fakturą VAT o wartości 80 zł. Zarówno
koszty przejazdu pociągiem, jak i koszty skorzystania z przejazdu taksówką zo-
stały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą księgowania były
odpowiednio: bilety PKP oraz faktura VAT.
4.3.3. Wspólnicy
Jeżeli działalność gospodarcza jest prowadzona w formie spółki osobowej, to
niezależnie do rodzaju tej spółki (czy jest to spółka cywilna, czy spółka handlowa,
np. partnerska, jawna), podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych
są odrębnie poszczególni wspólnicy. Wspólna jest natomiast ewidencja prowadzo-
na do celów rachunkowych i podatkowych. Może to być podatkowa księga przy-
chodów i rozchodów lub księgi rachunkowe. Koszty podróży służbowych odbywa-
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 97
Przykład
Marek A., Robert B. i Janusz C. prowadzą hurtową sprzedaż rowerów. Działa-
ją w formie spółki jawnej. Warunki współpracy z osobami prowadzącymi sprze-
daż detaliczną najczęściej negocjuje pan Marek. Oczywiście umowę o współ-
pracy ze sprzedawcą detalicznym opartą na wynegocjowanych warunkach
podpisują wszyscy wspólnicy. W celu prowadzenia tego rodzaju rozmów han-
dlowych pan Marek często wyjeżdża w podróże służbowe. Koszty tych podróży
obciążają spółkę, są ujmowane w prowadzonych dla spółki księgach rachun-
kowych. Dla poszczególnych wspólników stanowią koszty uzyskania przycho-
dów odpowiednio do posiadanych udziałów w spółce. Koszty ostatnio odbytej
przez pana Marka podróży wyniosły 530 zł. W efekcie obciążyły wspólników
w następujący sposób:
■ pan Marek 30% udziałów, koszty podróży – 530zł x 30% = 159 zł,
■ pan Robert 50% udziałów, koszty podróży – 530 zł x 50% = 265 zł,
■ pan Janusz 20% udziałów, koszty podróży – 530 zł x 20% = 106 zł.
www.bk.infor.pl
Należności za czas podróży służbowych a kup 99
Przykład
Anna N. prowadzi samodzielnie działalność gospodarczą. W marcu 2008 r. odbyła po-
dróż służbową do Brukseli. Ostatni dzień podróży przypadł na 13 marca. Rozliczenie
podróży służbowej zostało dokonane 14 marca 2008 r. Oznacza to, że do przeliczenia
kosztów podróży poniesionych w walucie obcej (w tym przypadku euro) należy zasto-
sować średni kurs NBP ogłoszony na 13 marca 2008 r., tj. dzień poprzedzający dzień
poniesienia kosztu (tutaj jest to równoznaczne z dniem sporządzenia/wystawienia do-
kumentu wewnętrznego – rozliczenie kosztów podróży służbowej).
www.bk.infor.pl
Dokumentowanie kosztów podróży służbowych 101
„(…) Ustawodawca nie określił, który konkretnie moment uznaje się za dzień
przeprowadzenia operacji gospodarczych w przypadku rozliczenia kosztów dele-
gacji zagranicznej. Jednostka może przyjąć, że dniem przeprowadzenia operacji
gospodarczych jest dzień rozliczenia tej delegacji.
Dieta wyrażona w walucie obcej, jako koszt pracodawcy, przeliczana jest na
złote według ogólnej reguły wyrażonej w art. 22 ust. 1 wyżej cytowanej ustawy
z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. według kursu
średniego z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli z dnia poprze-
dzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika”.
(Postanowienie Urzędu Skarbowego Warszawa Praga z 20 września 2007 r.,
sygn. 1434/DD1/415/29P/07/TK)
Rozdział 5.
Dokumentowanie kosztów
podróży służbowych
Forma dokumentowania kosztów podróży służbowych zależy od rodzaju pro-
wadzonej ewidencji, a mianowicie, czy jest to podatkowa księga przychodów i roz-
chodów czy księgi rachunkowe. Różnice dotyczą tylko rozliczenia kosztów o cha-
rakterze zryczałtowanym. W zakresie innych kosztów wymagania stawiane
dokumentom księgowym w ustawie o rachunkowości są w dużej mierze zbieżne
z wymaganiami stawianymi dokumentom stanowiącym podstawę ujmowania za-
pisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
„(…) Faktury zawierające dane wymienione w wyżej cyt. art. 21 ust. 1 ustawy
o rachunkowości oraz paragony, po uzupełnieniu o brakujące dane zawarte
w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w przypadku pracownika, załączone do
polecenia wyjazdu służbowego, stanowić mogą podstawę kwalifikowania przed-
miotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w świetle przepisów
ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem zaistnienia
związku przyczynowo-skutkowego z uzyskanym przychodem. Ponadto wydatki te
winny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym
dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem firmy.
Również w przypadku osób prowadzących podatkową księgę przychodów i roz-
chodów w pkt 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawar-
tych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowa-
dzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475
z późn. zm.) stwierdza się, iż do rozliczenia podróży służbowej należy dołączyć do-
wody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu
(faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o doko-
naniu wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania”.
(Postanowienie Urzędu Skarbowego w Białej Podlaskiej z 14 listopada 2006 r.,
sygn. PDF.I.415.60.06)
* ……………………….
* ……………………….
* ……………………….
Razem ………………….
Sporządził:
www.bk.infor.pl
Dokumentowanie kosztów podróży służbowych 103
……………………………………………………………………………………………….....................
imię i nazwisko delegowanego pracownika, stanowisko służbowe
……………………………………………………………………………………………….....................
cel podróży
……………………………………………………………………………………………........................
docelowy kraj podróży
……………………………………………………………………………………………….....................
środek transportu
Koszty podróży:
Czas podróży
WYJAZD PRZYJAZD
miejscowość data godz. miejscowość data godz.
Diety
Krajowe .......................................................……………………………………………………
Zagraniczne ...................................................…………………………………………………
Koszty noclegu
Ryczałt .....................................................………………………………………………………
Koszty udokumentowane rachunkiem .....................................……………………….
Załączniki: ..............................................................................................................
.................................................................................................................................
............................……………………………………….
Podpis pracownika, który odbył podróż służbową
.............................................
data i podpis
…………………………………………………………..
data i podpis pracownika,
który odbył podróż służbową
www.bk.infor.pl
Dokumentowanie kosztów podróży służbowych 105
Przykład
Właściciel firmy odbył 4-dniową podróż służbową, której celem był udział w tar-
gach oraz spotkanie z kontrahentami zmierzające do podpisania umowy
o współpracy. W związku z tym poniósł następujące wydatki:
■ koszty przejazdu – 200 zł netto (bilet jednorazowy zrównany z fakturą VAT,
czyli zawierający określone dane),
■ koszty przejazdów taksówkami – 100 zł netto (faktura VAT),
■ usługi hotelowe – 450 zł brutto (faktura VAT),
■ usługa gastronomiczna (spotkanie z kontrahentami) – 200 zł brutto (faktu-
ra VAT), nie może być wpisana do pkpir, ponieważ koszty reprezentacji nie
stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Rozliczenia diet dokonano na podstawie dowodu wewnętrznego:
Koszty:
– diety 23 x 4 = 92 zł
– pozostałe wydatki według załączonych dokumentów
Jan Jankowski
www.bk.infor.pl
Następnie poszczególne koszty ujęto w podatkowej księdze przychodów i rozchodów:
www.bk.infor.pl
Dokumentowanie kosztów podróży służbowych 109
Przykład
Pracownik odbył 3-dniową podróż służbową samochodem osobowym użytko-
wanym przez pracodawcę na podstawie umowy leasingu. W związku z tym po-
niósł następujące koszty:
■ zakup paliwa – 200 zł brutto (faktura VAT),
■ opłata za przejazd płatną autostradą – 44 zł netto (dowód zapłaty zrówna-
ny z fakturą VAT, tj. zawierający niezbędne dane).
Anna Antkowiak
księgowa
Wszystkie koszty podróży uwzględniono w podatkowej księdze przychodów
i rozchodów – patrz tabela str. 111.
Przykład
Właścicielka firmy (ewidencję prowadzi w formie pkpir) odbyła 2-dniową po-
dróż służbową samochodem osobowym użyczonym jej przez rodziców. W trak-
cie podróży poniosła następujące koszty:
■ zakup paliwa – 300 zł brutto (faktura),
■ opłata za przejazd płatną autostradą – 70 zł netto (dowód zapłaty zrówna-
ny z fakturą VAT, tj. zawierający niezbędne dane),
■ opłaty parkingowe – 40 zł (bilety z parkometru),
■ usługi hotelowe –170 zł brutto (faktura).
Diety rozliczono na dowodzie wewnętrznym:
Sporządziła:
Barbara Borkowska
www.bk.infor.pl
maj 2008
Lp. Data zdarzenia Nr dowodu Opis zdarzenia
Kontrahent Wydatki
gos podar czego księgowego gospodarczego
Imię
pozostałe razem
i nazwisko Adres
wydatki wydatki
(firma)
1 2 3 4 5 6 13 14
… 01.02.2008 Fv 777 Stacja ul. Przejazd 1, paliwo do samochodu 200,00 200,00
Paliw „X” 01-000 Poznań nr rej. POZ0102
… 01.02.2008 DZ 200 Firma „Y” ul. Długa 89, opłata za przejazd 44,00 44,00
00-100 Poznań autostradą
… 04.02.2008 DW 15/2008 diety i ryczałt 138,00 138,00
Dokumentowanie kosztów podróży służbowych
za nocleg
BIBLIOTEKA KSIĘGOWEGO nr 5
111
112 Podróże służbowe 2008
Joanna Krawczyk
doradca podatkowy,
właścicielka kancelarii podatkowej w Poznaniu
www.bk.infor.pl