Uipp

rok XXV (2023) Nr 17 (587)
ISSN 1507 - 6962 01.09.2023 r.
TO MUSISZ PRZECZYTAĆ!...................................................................str. 4
1. Obowiązek zatrudniania pracownika do czasu prawomocnego
zakończenia postępowania sądowego...................................................... str. 4
2. Sposób wykorzystywania tzw. przerwy śniadaniowej, z uwzględnieniem
stanowiska MRiPS.................................................................................... str. 5
3. Minimalna stawka wynagrodzenia za pracę i minimalna stawka
godzinowa w 2024 r.................................................................................. str. 7
A. UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE................................str. 8

I. Zagadnienia dotyczące rozliczania i opłacania składek........................ str. 8
1. Ustalenie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca po
powrocie z urlopu rodzicielskiego oraz jego oskładkowanie
i opodatkowanie........................................................................................ str. 8
2. Opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne w ramach
małego ZUS plus....................................................................................... str. 11
3. Rozliczenie składek ZUS od wynagrodzenia pracownika młodocianego... str. 13
II. Zasady ustalania podstawy wymiaru składek........................................ str. 15
1. Oskładkowanie i opodatkowanie kierowcy w przewozach
międzynarodowych po zmianach od 19 sierpnia 2023 r. .......................... str. 15
2. Wyłączenie ze składek ZUS wartości kuponów żywieniowych
przyznanych pracownikom........................................................................ str. 18
B. ZASIŁKI CHOROBOWE I INNE ŚWIADCZENIA.................................str. 19

III. Problematyka ustalania podstawy wymiaru zasiłków........................... str. 19
1. Wysokość podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących
za okres przed i po zmianie zapisów regulaminu premiowania................. str. 19
Dziś dodatek:
Nr 16 Wskaźniki i stawki
2
2. Wpływ na podstawę wymiaru świadczeń chorobowych likwidacji

składnika płacowego i podwyższenia w związku z tym wynagrodzenia..... str. 20
3. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi
nie zawsze podlega podwyższeniu do kwoty najniższej............................ str. 22
IV. Zasady wypłaty zasiłków.......................................................................... str. 23
1. Zliczanie okresów niezdolności do pracy do jednego okresu
zasiłkowego.............................................................................................. str. 23
2. Zasiłek opiekuńczy, gdy sprawowanie opieki nad chorym dzieckiem
przypada częściowo na czas trwania urlopu wypoczynkowego................. str. 25
3. Poinformowanie ZUS o łączeniu przez pracownika urlopu
rodzicielskiego z pracą.............................................................................. str. 26
C. PRAWO PRACY.................................................................................str. 28
V. Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy.................................... str. 28
1. Termin rozwiązania umowy o pracę zawartej na zastępstwo
nieobecnego pracownika........................................................................... str. 28
2. Niekiedy trzeba uzasadnić wypowiedzenie umowy o pracę zawartej
na okres próbny........................................................................................ str. 30
3. Zwolnienie pracownika długotrwale niezdolnego do pracy przed
przyznaniem świadczenia rehabilitacyjnego.............................................. str. 31
VI. Rozliczanie czasu pracy........................................................................... str. 32
1. Zasady planowania czasu pracy w dłuższym okresie rozliczeniowym
i zmiany w harmonogramach czasu pracy................................................. str. 32
2. Zaliczenie do czasu pracy uczestnictwa kierowcy w szkoleniu
okresowym................................................................................................ str. 35
VII. Wynagrodzenia i inne należności pracownicze..................................... str. 36
1. Dzielnik do ustalenia wynagrodzenia urlopowego..................................... str. 36
2. Wyrównanie wynagrodzenia do ustawowego minimum w razie
nieobecności w pracy................................................................................ str. 38
3. Wysokość dodatku za dobowe godziny nadliczbowe przypadające
w porze nocnej.......................................................................................... str. 40
VIII. Dokumentacja kadrowa............................................................................ str. 41
1. Prowadzenie akt osobowych jednocześnie w postaci papierowej
i elektronicznej.......................................................................................... str. 41
2. Zapisy dotyczące monitoringu wizyjnego w regulaminie pracy
i informowanie o nim................................................................................. str. 43
Dziś dodatek specjalny:
Pomocniki Kadrowego – Wypłata zasiłku macierzyńskiego

3
IX. Rozstrzyganie wątpliwości dotyczących urlopów................................. str. 45

1. Urlop wypoczynkowy w zatrudnieniu podjętym przed rozwiązaniem
umowy w dotychczasowym miejscu pracy................................................ str. 45
X. Wyjaśnienia dotyczące wybranych zagadnień....................................... str. 47
1. Obliczanie odpisów podstawowych na ZFŚS po wznowieniu tego
obowiązku od 1 lipca br............................................................................. str. 47
2. Obniżanie przyznanego pracownikowi ryczałtu samochodowego
za dni okazjonalnej pracy zdalnej.............................................................. str. 48
XI. Obowiązki pracodawcy w zakresie bhp.................................................. str. 50
1. Zapewnienie pracownikom wody i napojów profilaktycznych.................... str. 50
D. PRACOWNICZE PLANY KAPITAŁOWE.............................................str. 52

1. Termin zapisania pracownika do PPK a zasada równego traktowania
w zatrudnieniu........................................................................................... str. 52
E. VADEMECUM KADROWCA................................................................str. 53
XII. Zasady sporządzania informacji o warunkach zatrudnienia
po zmianach.............................................................................................. str. 53
1. Termin i postać informacji o warunkach zatrudnienia................................ str. 53
2. Treść informacji o warunkach zatrudnienia............................................... str. 54
3. Sporządzenie informacji o warunkach zatrudnienia, z uwzględnieniem
stanowisk MRiPS i GIP................................................................................str. 55
4. Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia..................................... str. 64
F. NOWOŚCI W UBEZPIECZENIACH I PRAWIE PRACY........................str. 65

1. Jednorazowa nagroda specjalna i inne zmiany w Karcie Nauczyciela
w 2023 r.................................................................................................... str. 65
2. Z dniem 19 sierpnia br. weszła w życie ustawa o delegowaniu
kierowców w transporcie drogowym ......................................................... str. 67
3. Zmiana prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia
bez wpływu na składki ZUS – odpowiedź MRiPS na pytanie
naszego Wydawnictwa.............................................................................. str. 68
UBEZPIECZENIA I PRAWO PRACY NR 18 (396) • 10.09.2015 r. • GOFIN • www.gofin.pl • tel. 95 720 85 40

4
TO MUSISZ PRZECZYTAĆ!
1. Obowiązek zatrudniania pracownika do czasu
prawomocnego zakończenia postępowania sądowego
Przepis art. 2 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o emeryturach
pomostowych oraz niektórych innych ustaw (na dzień oddania do druku oczeku-
je na publikację w Dzienniku Ustaw), dalej ustawy zmieniającej wprowadzi dwie
zmiany w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego
(Dz. U. z 2023 r. poz. 1550), dalej zwanej K.p.c. Obydwie będą obowiązywały po upływie
30 dni od dnia ogłoszenia ustawy.
Zatrudnianie do prawomocnego zakończenia postępowania

Pierwsza modyfikacja polega na zastąpieniu w art. 4772 § 2 K.p.c. sformułowania „może
w wyroku nałożyć” zwrotem „nakłada w wyroku”. Oznacza to przekształcenie dotychczaso-
wej możliwości, jaką dysponował sąd, w obowiązek zobligowania pracodawcy do dalszego
zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Sąd pierw-
szej instancji nałoży na pracodawcę ten obowiązek:
–– na wniosek pracownika, którego mógł nie uwzględnić w poprzednim stanie praw-
nym,
–– w wyroku o uznaniu wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne albo o przy-
wróceniu pracownika do pracy.
Okres kontynuacji zatrudniania pracownika zależy od tego, kiedy postępowanie sądowe
zakończy się prawomocnie. Może to nastąpić już na jego pierwszym etapie, jeżeli wyrok
sądu pierwszej instancji nie zostanie zaskarżony poprzez wniesienie apelacji do sądu drugiej
instancji. Wyrok staje się w takim przypadku prawomocny po upływie:
–– 7 dni (tygodnia) od ogłoszenia wyroku, jeżeli strona nie wystąpi w tym czasie
o jego pisemne uzasadnienie (art. 328 § 1 K.p.c.),
–– 14 dni (dwóch tygodni) lub 21 dni (trzech tygodni) od doręczenia pisemnego uza-
sadnienia, jeżeli strona w tym czasie nie złoży apelacji (art. 369 K.p.c.).
Wniesienie apelacji jest równoznaczne z koniecznością zatrudniania pracownika do upra-
womocnienia się wyroku sądu drugiej instancji, co ma miejsce w dniu jego ogłoszenia lub
wydania. Nie przysługuje bowiem od niego żaden środek odwoławczy lub inny środek za-
skarżenia (art. 363 § 1 K.p.c.). Skargę kasacyjną do Sądu Najwyższego składa się od pra-
womocnego wyroku sądu drugiej instancji (art. 3981 § 1 K.p.c.).
Wzmocniona pozycja pracowników chronionych

Druga zmiana to dodanie art. 7555 K.p.c., który stanowi nowy instrument zwiększają-
cy bezpieczeństwo zatrudnienia pracowników podlegających szczególnej ochronie przed
rozwiązaniem stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia (dalej zwanych
pracownikami chronionymi). Dotyczy on blisko 40 grup takich pracowników, do których nale-
żą m.in. działacze związkowi, kobiety w ciąży, pracownicy na urlopach związanych z rodzi-
cielstwem (macierzyńskim, na warunkach macierzyńskiego, rodzicielskim, ojcowskim), pra-
cownicy w wieku przedemerytalnym, społeczni inspektorzy pracy.
Na mocy § 1 powołanego wyżej artykułu, każdy pracownik chroniony, który został zwol-
niony i przed sądem dochodzi uznania wypowiedzenia stosunku pracy za bezskuteczne lub
5
przywrócenia do pracy, będzie miał prawo złożyć wniosek o zabezpieczenie swojego rosz-
czenia. Wolno mu to będzie uczynić na każdym etapie postępowania. W konsekwencji sąd
(pierwszej lub drugiej instancji) nakaże pracodawcy dalsze zatrudnienie pracownika do cza-
su prawomocnego zakończenia postępowania. Na tym będzie polegać zabezpieczenie,
do udzielenia którego wystarczy uprawdopodobnienie istnienia roszczenia, czyli pracownik
nie będzie musiał wykazywać interesu prawnego, czego wymaga ogólna zasada zawarta
w art. 7301 § 1 K.p.c. Sąd będzie mógł odmówić ustanowienia zabezpieczenia tylko wtedy,
gdy roszczenie będzie oczywiście bezzasadne.
Zwracamy uwagę! Pracownik chroniony będzie mógł złożyć wniosek o zabezpiecze-

nie w trybie art. 7555 § 1 K.p.c., jeżeli jego wcześniejszy wniosek w tej sprawie został prawo-
mocnie oddalony przez sąd przed wejściem w życie ustawy zmieniającej. Będzie mu wolno
to uczynić we wszczętym i niezakończonym postępowaniu (art. 6 ust. 1 ustawy zmieniającej).
Postanowienie sądu o udzieleniu zabezpieczenia ma być realizowane w drodze egze-
kucji. Jego niewykonanie przez pracodawcę może wiązać się z obowiązkiem zapłaty okre-
ślonej przez sąd sumy pieniężnej na rzecz pracownika chronionego (art. 7555 § 2 K.p.c.).
Pracodawca będzie wprawdzie uprawniony do wniesienia zażalenia do sądu drugiej instancji
na to postanowienie. Jednak nie może spodziewać się jego zmiany, ponieważ jest to nie-
dopuszczalne (art. 7555 § 4 i § 3 zd. 2 K.p.c.). Może natomiast liczyć na uchylenie prawo-
mocnego postanowienia w razie pozytywnego rozpatrzenia jego żądania w tej sprawie. Tyle
że tego typu żądanie będzie mógł wnieść wyłącznie wtedy, gdy wykaże, że po udzieleniu
zabezpieczenia zaistniały przesłanki do rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 52 § 1 K.p.,
czyli bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Dobra informacja dla pracodawcy jest taka, że w postępowaniu wszczętym i niezakończo-
nym do dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej, będzie uprawniony wystąpić z żądaniem
uchylenia prawomocnego postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia, wydanym na gruncie
przepisów K.p.c. przed omawianą zmianą (art. 6 ust. 2 ustawy zmieniającej).
2. Sposób wykorzystywania tzw. przerwy śniadaniowej,

z uwzględnieniem stanowiska MRiPS
Przed 26 kwietnia br. jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosił co najmniej
6 godzin, pracownik miał prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej
do czasu pracy (art. 134 K.p.). Ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pra-
cy… (Dz. U. poz. 641) nadała nowe brzmienie powołanemu przepisowi. W aktualnym stanie
prawnym pracownikowi, którego dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin na-
dal przysługuje przerwa w pracy w wymiarze co najmniej 15 minut (tzw. przerwa śniadaniowa).
Jeżeli jednak dobowy wymiar czasu pracy jest dłuższy niż 9 godzin, ma on prawo do dodatko-
wej przerwy co najmniej 15-minutowej wliczanej do czasu pracy. Ewentualna trzecia przerwa
w wymiarze kolejnych co najmniej 15 minut przysługuje mu, gdy dobowy wymiar czasu pracy
przekracza 16 godzin, czyli w praktyce występuje najczęściej w przypadku pracowników za-
trudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, pracowników zakładowych straży po-
żarnych i zakładowych służb ratowniczych (art. 137 K.p.), względnie pracowników zatrudnio-
nych przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozosta-
waniem w pogotowiu do pracy – pod warunkiem polecenia im nadgodzin (art. 136 K.p.).
Sposób korzystania z wymienionych przerw określa pracodawca. Może on to uprawnienie
delegować np. na bezpośredniego przełożonego. Aby przerwy spełniały swój cel, czyli umoż-
6
liwiały pracownikowi regenerację sił, w tym ewentualnie spożycie posiłku, przerwy te muszą
przypadać w trakcie dniówki roboczej. Sugeruje to § 6 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279
ze zm.), zgodnie z którym posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych godzin
pracy, w zasadzie po 3-4 godzinach pracy.
Firmy, które nie stosują regularnych przerw na spożycie posiłku profilaktycznego czy
lunch pozostawiają przeważnie udzielanie przerw śniadaniowych w gestii bezpośredniego
przełożonego. Planując ich udzielanie bierze on pod uwagę nie tylko sugestie pracowni-
ków, ale również potrzebę zapewnienia ciągłości pracy. W efekcie pracownicy nie korzystają
z tych przerw całymi brygadami czy działami, lecz indywidualnie lub w mniejszych grupach
tak, aby przez całą dniówkę na stanowiskach znajdowała się minimalna obsada.
Niekiedy jednak to sami pracownicy decydują o porze wykorzystania przerw. Czy jeśli pra-
cują po 12 godzin na dobę mogą je:
–– łączyć i np. ustalić jedną przerwę 30-minutową w przedziale np. od 1130 do 1200,
–– dzielić na krótsze, wykorzystując je „na raty” np. 10-minutowe po 3, 6 i 9 godzinie
pracy?
Z takimi pytaniami nasze Wydawnictwo wystąpiło do Ministerstwa Rodziny i Polityki Spo-
łecznej. W dniu 1 sierpnia 2023 r. otrzymaliśmy odpowiedź, w której czytamy:
MRiPS „(…) Przepisy Kodeksu nie określają szczegółowych zasad wykorzystywa-
nia przez pracowników przerw w pracy. Zasady korzystania przez pracowników z przerw
od pracy ustala więc pracodawca. Postanowienia dotyczące szczegółowych zasad korzysta-
nia z przerw w pracy mogą znaleźć się w układach zbiorowych pracy, regulaminach pracy
lub w umowach o pracę.
Należy pamiętać, że przepisy o organizacji czasu pracy należą do przepisów, których ce-
lem jest ochrona zdrowia pracownika. Celem przerwy w pracy jest zapewnienie pracowni-
kowi czasu na krótki odpoczynek lub spożycie posiłku w trakcie pracy. Ze względu na cel,
któremu ma służyć przerwa w pracy, jak i treść przepisu, który wprowadza po przepracowa-
niu większej liczby godzin w ciągu doby »dodatkową« i »kolejną« przerwę, nie jest możliwe
łączenie ze sobą przysługujących przerw.
Należy wskazać, że regulacja dotycząca 15-minutowych przerw w pracy, zawarta
w art. 134 K.p., ma charakter gwarancyjny oraz zapewnia minimalny wymiar przerw (ich licz-
bę i długość). W związku z powyższym, zdaniem Departamentu, ww. przepis nie zezwala
na dokonywanie podziału ustawowo określonych przerw w pracy na krótsze.
Jednocześnie należy podkreślić, że istnieje możliwość wprowadzenia u danego pracodawcy,
w aktach wewnątrzzakładowych (układ zbiorowy pracy, regulamin pracy) czy w umowie o pracę,
bardziej korzystnych regulacji dotyczących płatnych przerw w pracy. Pracodawca może zatem
zadecydować o udzieleniu pracownikom dodatkowych, wliczanych do czasu pracy przerw, czy
też wydłużyć ustawowo przewidziane 15-minutowe, płatne przerwy w pracy. (…)”.
Przykład
Firma produkcyjna zatrudnia pracowników w systemie równoważnym planując im,
co do zasady, 10-godzinne dni pracy. Praca jest realizowana od poniedziałku do piątku
od 600 do 1600, a o 1000 w stołówce są wydawane posiłki, na spożycie których pracodawca
przewidział 30 minut. Przed 26 kwietnia 2023 r. połowa czasu przeznaczonego na spożycie
posiłku była wliczana do czasu pracy tytułem 15-minutowej przerwy śniadaniowej, a pozo-
stały kwadrans stanowiła dodatkowa przerwa regulaminowa z art. 141 K.p. Po zmianie prze-
pisów pracownicy mają prawo do dodatkowej 15-minutowej przerwy śniadaniowej, jednak
7
zdaniem resortu rodziny pracodawca nie może zrezygnować z przerwy regulaminowej i całe
30 minut rozliczać jako przerwę śniadaniową wliczaną do czasu pracy. Pracownicy obok
30-minutowej przerwy mają prawo do dodatkowej 15-minutowej przerwy.
Przykład
Dwóch pracowników działu spedycji, pracujących po 12 godzin na dobę ma prawo
do dwóch przerw po 15 minut każda. Pierwszy z nich zawnioskował do przełożonego o jedną
półgodzinną przerwę w połowie dnia pracy na spożycie drugiego śniadania, drugi natomiast,
z uwagi na nałóg nikotynowy, chciałby korzystać z tych przerw „na raty”, wychodząc sześcio-
krotnie w trakcie dnia pracy „na papierosa”, co zajmuje mu 5 minut. Biorąc pod uwagę stano-
wisko resortu rodziny, obydwa sposoby korzystania z przerw są niedopuszczalne.
3. Minimalna stawka wynagrodzenia za pracę i minimalna

stawka godzinowa w 2024 r.
Na podstawie art. 2 ust. 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagro-
dzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207), dalej ustawy, jeżeli Rada Dialogu Społecznego
nie uzgodni w termie określonym w ust. 3 ww. przepisu wysokości minimalnego wynagrodze-
nia i minimalnej stawki godzinowej w roku następnym, Rada Ministrów ustala, w drodze roz-
porządzenia, w terminie do dnia 15 września każdego roku, ich wysokości wraz z terminem
ich zmiany.
Na dzień oddania niniejszego numeru UiPP do druku na stronie internetowej Rządowego
Centrum Legislacji (www.legislacja.gov.pl) dostępny jest projekt rozporządzenia Rady Mini-
strów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej
stawki godzinowej w 2024 r. (nr z wykazu RD740). Projektowane rozporządzenie przewiduje
w 2024 r. podwyższenie minimalnego wynagrodzenia za pracę od 1 stycznia do 4.242 zł,
a od 1 lipca do 4.300 zł, z kolei minimalnej stawki godzinowej od 1 stycznia do 27,70 zł, na-
tomiast od 1 lipca do 28,10 zł.
Zwracamy uwagę! Do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika przyjmuje się

przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze sto-
sunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych
przez GUS do wynagrodzeń osobowych (art. 6 ust. 4 ustawy). Przy czym przy obliczaniu wy-
sokości wynagrodzenia pracownika, zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy, nie uwzględnia się: nagro-
dy jubileuszowej, odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na
emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, wynagrodzenia za pracę w godzinach
nadliczbowych, dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej, dodatku za staż pracy.
Od 1 stycznia 2024 r. zostanie wyłączony z minimalnej płacy dodatek za szcze-
gólne warunki pracy – nowy pkt 6 w art. 6 w ust. 5 ustawy, wprowadzony ustawą
z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o emeryturach pomostowych oraz niektó-
rych innych ustaw. Ustawa definiuje ww. dodatek jako dodatek do wynagrodzenia
z tytułu wykonywania pracy w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodli-
wych dla zdrowia, pracy związanej z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym lub pracy
szczególnie niebezpiecznej, przysługujący pracownikowi na zasadach określonych w odręb-
nych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbio-
rowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku
pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę (nowy pkt 11 w art. 1 ustawy).
8
A. UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE
I ZDROWOTNE
Wyjaśnienia opublikowane w dziale opracowano w oparciu o przepisy ustaw:
– z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U.
z 2023 r. poz. 1230; ze zmianą w Dz. U. poz. 1429), zwanej ustawą o sus,
– z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych
ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2561; ostatnia zmiana w Dz. U.
z 2023 r. poz. 1429), zwanej ustawą zdrowotną,
– z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U.
z 2022 r. poz. 2647; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2023 r. poz. 1523), zwanej usta-
wą o pdof.
I. ZAGADNIENIA DOTYCZĄCE ROZLICZANIA

I OPŁACANIA SKŁADEK
1. Ustalenie wynagrodzenia za przepracowaną część

miesiąca po powrocie z urlopu rodzicielskiego oraz jego
oskładkowanie i opodatkowanie
1) Pracownica jest wynagradzana stawką określoną w stałej miesięcznej wysoko-
ści oraz otrzymuje dodatek stażowy w wysokości 8% wynagrodzenia zasadnicze-
go. W połowie sierpnia br. wróciła do pracy po wykorzystanych urlopach macie-
rzyńskim i rodzicielskim. Zasiłek macierzyński wypłacał ZUS. Jak ustalić jej
wynagrodzenie za przepracowaną część sierpnia br.? Nadmieniamy, że zgodnie
z przepisami płacowymi dodatek stażowy jest wypłacany za dni, za które pra-
cownik otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu
niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawo-
wania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik
otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.
Wynagrodzenie pracownicy składa się z wynagrodzenia zasadniczego określonego w sta-
łej miesięcznej wysokości oraz dodatku stażowego. Dodatek ten nie przysługuje za okres
nieobecności w pracy, za który pracownica otrzymuje zasiłek macierzyński (także świadcze-
nie rehabilitacyjne), a jest wypłacany za okresy pobierania wynagrodzenia i zasiłku chorobo-
wego oraz zasiłku opiekuńczego.
Za przepracowaną część sierpnia br. wynagrodzenie pracownicy należało ustalić na za-
sadach określonych w § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja
1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy…
(Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu. Zgodnie z ust. 1 powoła-
nego przepisu, w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej
wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego mie-
siąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 K.p.:
–– miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30, następnie
9
–– otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim

o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, dalej
–– obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego
za cały miesiąc.
Powołany przepis stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy,
w okresie której przysługuje mu zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pie-
niężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach
o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, czy-
li m.in. zasiłek macierzyński (§ 11 ust. 2 rozporządzenia o wynagrodzeniu).
Przykład
Przyjmujemy, że pracownica z pytania otrzymuje wynagrodzenie określone w stałej staw-
ce miesięcznej w wysokości 4.520 zł oraz dodatek stażowy w wysokości 8% wynagrodze-
nia zasadniczego. Ponadto, że urlop rodzicielski zakończył się 21 sierpnia 2023 r. oraz
że w sierpniu br. nie wystąpiły inne absencje w pracy.
Za sierpień br. pracownica otrzymała:
–– wynagrodzenie zasadnicze: 4.520 zł : 30 = 150,67 zł; 150,67 zł x 21 dni
= 3.164,07 zł; 4.520 zł – 3.164,07 zł = 1.355,93 zł,
–– dodatek stażowy: 1.355,93 zł x 8% = 108,47 zł,
–– łącznie: 1.355,93 zł + 108,47 zł = 1.464,40 zł.
W praktyce można też spotkać sposób ustalania dodatku stażowego od „pełnego” wy-
nagrodzenia zasadniczego, a następnie jego obniżenie zgodnie z § 11 ust. 1 rozporządze-
nia o wynagrodzeniu. Przyjmując tę metodę i założenia z przykładu, wyniósłby on 361,60 zł
(4.520 zł x 8%) za cały miesiąc, a po obniżeniu 108,55 zł (361,60 zł : 30 = 12,05 zł; 12,05 zł
x 21 dni = 253,05 zł; 361,60 zł – 253,05 zł = 108,55 zł).
2) Jak dokonać rozliczenia składkowo-podatkowego od wypłaconego pracownicy

w sierpniu br. wynagrodzenia za pracę i dodatku stażowego? Nadmieniamy,
że pracownica złożyła pracodawcy oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia
zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, przysługują jej podstawowe kosz-
ty uzyskania przychodów i nie jest uczestnikiem PPK.
W podstawie wymiaru składek ZUS (w tym na fundusze celowe), należy uwzględnić wy-
płacone pracownicy w sierpniu br. wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz
dodatek stażowy ustalony w sposób podany w odpowiedzi na pytanie 1. Wypłaty te pod-
legają również opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 32 ustawy o pdof. Praco-
dawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy, co do zasady, w wysokości 12% dochodu
uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu. Za dochód uważa się uzyskane w ciągu
miesiąca przychody ze stosunku pracy, po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów w wy-
sokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub ust. 9 pkt 1-3 ustawy o pdof oraz potrąco-
nych przez płatnika w danym miesiącu składek
na ubezpieczenia społeczne, o których mowa
w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a ustawy
o pdof (art. 32 ust. 4 ustawy o pdof). ]
Zaliczkę obliczoną w powyższy sposób płat-
nik pomniejsza o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeże-

10
li podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia (art. 31b ust. 1
ustawy o pdof). W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia podatnik wskazuje, że płatnik
jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą: 1/12 kwoty zmniejszającej
podatek (300 zł) albo 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł), albo 1/36 kwoty zmniej-
szającej podatek (100 zł).
Zwracamy uwagę! W przypadku uzyskiwania w danym miesiącu przychodów od wię-

cej niż jednego płatnika, podatnik może złożyć oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia,
jeżeli:
–– łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesią-
cu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek oraz
–– w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej
wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy zło-
żył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, o którym mowa
w art. 31c ustawy o pdof.
Z pytania Czytelnika wynika, że pracownica złożyła pracodawcy oświadczenie upoważnia-
jące go do stosowania kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek dochodowy. Jeżeli pracow-
nik złoży płatnikowi takie oświadczenie, płatnik uwzględnia je najpóźniej od miesiąca nastę-
pującego po miesiącu, w którym je otrzymał (art. 31a ust. 5 ustawy o pdof).
Pracownik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie, jeżeli ule-
gły zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki (art. 31a ust. 3 ustawy o pdof).
Przykład
Przyjmujemy, że 22 sierpnia 2023 r. pracownica z pytania złożyła pracodawcy oświadcze-
nie upoważniające go do stosowania kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek dochodowy
o kwotę 300 zł. Pracodawca 31 sierpnia br. wypłacił jej wynagrodzenie zasadnicze w wyso-
kości 1.355,93 zł oraz dodatek stażowy w kwocie 108,47 zł.
Rozliczenie składkowo-podatkowe przedstawia się następująco:
obciążenia
wyszczególnienie wiersz składkowo-
-podatkowe
wynagrodzenie za pracę –1– 1.355,93 zł
dodatek stażowy –2– 108,47 zł
podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: wiersze 1 + 2 –3– 1.464,40 zł
składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika:

–4– 200,78 zł
wiersz 3 x 9,76% + wiersz 3 x 1,5% + wiersz 3 x 2,45%
podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: wiersze 1 + 2 – 4 –5– 1.263,62 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne: wiersz 5 x 9% –6– 113,73 zł
podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy: wiersze 1 + 2 – 250 zł

–7– 1.014,00 zł
– wiersz 4, po zaokrągleniu
zaliczka nie
zaliczka na podatek dochodowy: wiersz 7 x 12% – 300 zł, po zaokrągleniu –8–
wystąpi
kwota do wypłaty: wiersze 1 + 2 – 4 – 6 – 8 –9– 1.149,89 zł

11
Uwaga: Gdyby pracownica oświadczenie upoważniające pracodawcę do stosowania kwoty zmniejszającej

zaliczkę na podatek dochodowy o kwotę 300 zł złożyła we wrześniu br., to pracodawca od wypłat dokona-
nych w sierpniu br. pobrałby zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 122 zł (1.014 zł x 12% = 121,68 zł,
po zaokrągleniu 122 zł). Wówczas kwota wypłaty wyniosłaby 1.027,89 zł.
Pracodawca finansuje część składek na ubezpieczenia społeczne, składki na Fun-

dusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz gdy jest objęty ustawą z dnia 13 lipca 2006 r.
o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2023 r.
poz. 1087), również składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Zwracamy uwagę! Pracodawcy nie opłacają składek na Fundusz Pracy i Fundusz

Solidarnościowy, a także na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za pra-
cowników powracających z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyń-
skiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy
od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu
macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego. Tak wynika z art. 104a
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U.
z 2023 r. poz. 735 ze zm.), art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o Funduszu
Solidarnościowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 647 z późn. zm.) i art. 9a ww. ustawy o ochronie
roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy. W przypadku przedstawio-
nym w przykładzie zwolnienie z opłacania składek na te Fundusze nastąpi od września br.
2. Opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne w ramach

małego ZUS plus
1) Do końca maja 2023 r. wykorzystałem limit opłacania składek na ubezpiecze-
nia społeczne w ramach małego ZUS plus. Od 1 czerwca br. opłacam skład-
ki na ww. ubezpieczenia na ogólnych zasadach. Czy muszę do końca tego roku
zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynają-
cym się cyframi 05 90, aby skorzystać z przedłużenia małego ZUS plus?
Tak. Ubezpieczony, który w 2023 r. osiągnął limit 36 miesięcy kalendarzowych korzysta-

nia z małego ZUS plus i przed dniem 1 sierpnia 2023 r. ustalał podstawę wymiaru składek
na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w sposób inny niż określony w art. 18c ustawy o sus,
uzyskuje prawo do ustalania podstawy wymiaru składek na zasadach określonych w art. 18c
ustawy o sus przez okres dodatkowych 12 miesięcy kalendarzowych (art. 112a ust. 2 ustawy
o sus). W celu skorzystania z tego uprawnienia musi zawiadomić ZUS o zmianie danych do-
tyczących tytułu ubezpieczenia w terminie do dnia 31 grudnia 2023 r. (art. 112a ust. 4 usta-
wy o sus). Co istotne taki przedsiębiorca ustala podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia
emerytalne i rentowe w wysokości uzależnionej od dochodu od miesiąca wskazanego w zgło-
szeniu do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, nie wcześniej jednak niż od miesiąca na-
stępującego po miesiącu, w którym zgłoszenie zostało złożone w ZUS (art. 112a ust. 5 ustawy
o sus). Przykładowo, gdyby przedsiębiorca z pytania zamierzał skorzystać z przedłużenia ma-
łego ZUS plus od 1 września 2023 r., to stosowne dokumenty zgłoszeniowe musiał przekazać
do ZUS do końca sierpnia br. Pisaliśmy na ten temat w UiPP nr 15/2023, str. 14. W tym przy-
padku nie obowiązują terminy określone w art. 36 ust. 14a ustawy o sus (tj. 7 dni dla osób, któ-
re nabywają prawo do małego ZUS plus w trakcie roku kalendarzowego, albo cały styczeń dla
osób, które chcą skorzystać z tego uprawnienia od początku danego roku kalendarzowego).
12
2) Jakie dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe musi złożyć przedsiębiorca z py-

tania 1, jeśli podejmie decyzję o „powrocie” na mały ZUS plus od 1 październi-
ka br.?
Przedsiębiorca, który w 2023 r. osiągnął limit korzystania z małego ZUS plus i przed
1 sierpnia br. ustalał podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na innych
zasadach, a od 1 października br. ponownie chce „wrócić” na mały ZUS plus, powinien
we wrześniu br. przekazać do ZUS:
–– zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, z dotychczaso-
wym kodem tytułu ubezpieczenia (np. 05 10 0 0), z datą wyrejestrowania 1 paź-
dziernika 2023 r. oraz
–– zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku
ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 05 90 lub
05 92, z datą od 1 października 2023 r.
Przedsiębiorca w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA sporządzonej za październik 2023 r.
rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru, którą ustalił w styczniu
2023 r. Wspomnijmy, że przedsiębiorca nie musi ponownie składać deklaracji ZUS DRA
cz. II, ewentualnie raportu ZUS RCA cz. II (art. 18c ust. 9 ustawy o sus), gdyż ma już ustalo-
ną najniższą podstawę.
3) Przedsiębiorca do czerwca 2023 r. wykorzystał mały ZUS plus i od 1 lipca

2023 r. zawiesił działalność gospodarczą. Czy aby skorzystać z wydłużenia tej
ulgi, musi do 31 grudnia 2023 r. wznowić działalność i zgłosić się do ubezpie-
czeń z kodem 05 90 0 0?
Nie. Zgodnie z wyjaśnieniem ZUS (dostępnym na stronie internetowej
ZUS
www.zus.pl): „(...) Jeśli ktoś wykorzystał tą ulgę w całości w pierwszej połowie
2023 roku, a następnie zawiesił działalność lub jej zaprzestał, może wysłać zgłoszenie rów-
nież po 31 grudnia. (...)”. Jeśli przedsiębiorca wznowi działalność np. od 1 lutego 2024 r.,
to przyjmując, że spełni warunki wymienione w art. 18c ustawy o sus, będzie mógł skorzy-
stać z małego ZUS plus (przez 12 miesięcy kalendarzowych). Gdyby natomiast do wznowie-
nia działalności doszło dopiero od 1 stycznia 2025 r., to przedsiębiorca w 2025 r. nie miałby
prawa do małego ZUS plus ze względu na to, że w 2024 r. nie prowadziłby pozarolniczej
działalności gospodarczej przez co najmniej 60 dni kalendarzowych (art. 18c ust. 11 pkt 3
ustawy o sus).
4) Do końca grudnia 2023 r. wykorzystam 33 miesiące małego ZUS plus, zatem

przysługuje mi przedłużenie tego uprawnienia. Czy aby z niego skorzystać
w 2024 r. muszę spełnić warunki określone w art. 18c ustawy o sus?
Tak. Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o sus, ubezpieczony, który w 2023 r. ustalał pod-
stawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na zasadach określonych
w art. 18c ustawy o sus, zachowuje prawo do ustalania podstawy wymiaru składek na do-
tychczasowych zasadach przez okres dodatkowych 12 miesięcy kalendarzowych. To ozna-
cza, że przedsiębiorca opłacający w 2023 r. składki na ubezpieczenia społeczne w ramach
małego ZUS plus zyskał (automatycznie) prawo do dodatkowych 12 miesięcy korzystania
z tego uprawnienia. Aby jednak miał prawo do małego ZUS plus w 2024 r. (przez 3 m-ce
z limitu 36 m-cy + 9 m-cy z limitu dodatkowych 12 m-cy) oraz w 2025 r. (przez 3 m-ce z limitu
12 m-cy), musi spełnić warunki określone w art. 18c ustawy o sus.
13
5) Czy z wydłużenia małego ZUS plus może skorzystać przedsiębiorca, który

w 2022 r. wykorzystał mały ZUS plus?
Nie. Przedłużeniem małego ZUS plus objęto wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy
w 2023 r. korzystali/korzystają z tego uprawnienia. Przy czym wszyscy ci, którzy przed
1 sierpnia 2023 r., a w praktyce, którym limit 36 m-cy zakończył się w czerwcu 2023 r.
(przedsiębiorcom, którym limit upłynął w lipcu 2023 r. z „automatu” przedłużono to uprawnie-
nie), muszą złożyć stosowne dokumenty zgłoszeniowe do końca grudnia 2023 r. (z wyłącze-
niem przedsiębiorców, o których mowa w odpowiedzi na pytanie 3). Wspomnijmy, że w Sej-
mie znajduje się Komisyjny projekt ustawy o ograniczeniu biurokracji i barier prawnych (druk
nr 3502), który zakłada zniesienie limitu korzystania z małego ZUS plus.
3. Rozliczenie składek ZUS od wynagrodzenia pracownika

młodocianego
Od września br. zatrudniamy pracownika młodocianego w pierwszym roku na-
uki. Jego wynagrodzenie określiliśmy na poziomie najniższej stawki. Jak rozli-
czać składki ZUS od wypłacanego mu wynagrodzenia?
Przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników, dalej zwanych młodocianymi,

może odbywać się przez naukę zawodu albo przyuczenie do wykonywania określonej pracy.
Pracodawca jest obowiązany zawrzeć z młodocianym na piśmie umowę o pracę w celu przy-
gotowania zawodowego, stosownie do przepisów art. 195 § 1 K.p. Tak stanowi § 3 rozporzą-
dzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodo-
cianych i ich wynagradzania (Dz. U. z 2018 r. poz. 2010 z późn. zm.), dalej rozporządzenia.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o sus, obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalne-
mu i rentowym podlega pracownik (w tym młodociany). Ponadto obowiązkowe są dla niego
ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne (art. 11 ust. 1 i art. 12
ust. 1 ustawy o sus oraz art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy zdrowotnej).
Pracodawca obowiązany jest zgłosić młodocianego do przedmiotowych ubezpieczeń
na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 20 X X.
Od wypłacanego młodocianemu wynagrodzenia pracodawca rozlicza składki ZUS na ogól-
nych zasadach dotyczących pracowników. Podstawę wymiaru składek na ww. ubezpieczenia,
co do zasady, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób
fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
Młodocianemu w okresie nauki zawodu przysługuje wynagrodzenie obliczane w stosunku
procentowym do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w po-
przednim kwartale, obowiązującego od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu
przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, da-
lej zwane wynagrodzeniem. Tak stanowi § 19 ust. 1 rozporządzenia.
Zwracamy uwagę! Od 1 września 2023 r. wzrosły minimalne stawki wynagrodzenia

przysługującego pracownikowi młodocianemu. Aktualnie, zgodnie z § 19 ust. 2 rozporządze-
nia, wynoszą one:
–– nie mniej niż 8% ww. wynagrodzenia – w pierwszym roku nauki lub klasie I bran-
żowej szkoły I stopnia w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie
teoretyczne w tej szkole,

14
–– nie mniej niż 9% ww. wynagrodzenia – w drugim roku nauki lub klasie II branżo-
wej szkoły I stopnia w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie teo-
retyczne w tej szkole,
–– nie mniej niż 10% ww. wynagrodzenia – w trzecim roku nauki lub klasie III bran-
żowej szkoły I stopnia w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie
teoretyczne w tej szkole.
Z kolei młodocianym odbywającym przyuczenie do wykonywania określonej pracy przy-
sługuje nie mniej niż 7% ww. wynagrodzenia (§ 20 rozporządzenia).
W stanie prawnym obowiązującym do 31 sierpnia 2023 r. wymienione wyżej stawki były
o 3 punkty procentowe niższe.
W praktyce pracownicy młodociani są wynagradzani na poziomie najniższym. Z tego
względu od wypłacanego im wynagrodzenia pracodawca z własnych środków nie opła-
ca za nich składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Składki na te Fundusze
są opłacane od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytal-
no-rentowe (bez stosowania rocznego ograniczenia) wynoszących w przeliczeniu na okres
miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 104 ust. 1 ustawy o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy i art. 4 ust. 1 ustawy o Funduszu Solidarnościowym).
Jeśli pracodawca jest objęty przepisami ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie
niewypłacalności pracodawcy, to opłaca za pracowników młodocianych składkę na FGŚP.
Uzyskiwane przez pracownika młodocianego wynagrodzenie, zgodnie z art. 21 ust. 1
pkt 148 ustawy o pdof, nie jest opodatkowane. Na mocy powołanego przepisu wolne
od podatku dochodowego są przychody m.in. ze stosunku pracy otrzymane przez podatnika
do ukończenia 26. roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty
85.528 zł. Fakt, że przychód ten jest wolny od podatku dochodowego nie ma wpływu na obo-
wiązek obliczenia składki zdrowotnej (art. 83 ust. 3 pkt 1 ustawy zdrowotnej). Jednakże przy
ustalaniu tej składki zastosowanie znajdzie art. 83 ust. 2a ustawy zdrowotnej, w myśl które-
go, w przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona od przychodu wolnego
od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof jest wyższa
od kwoty ustalonej zgodnie z art. 83 ust. 2b ustawy zdrowotnej, którą płatnik obliczyłby, gdy-
by przychód ubezpieczonego nie był zwolniony od podatku dochodowego na podstawie tego
przepisu, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej kwoty.
Kwotę, o której mowa w poprzednim zdaniu, stanowi zaliczka na podatek dochodowy, obli-
czona zgodnie z przepisami ustawy o pdof w brzmieniu obowiązującym na dzień 31 grudnia
2021 r., czyli obliczona przy przyjęciu stawki podatku w wysokości 17% i kwoty zmniejszają-
cej zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 43,76 zł. Aby pracodawca mógł uwzględnić
kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek dochodowy, naszym zdaniem, powinien posiadać
oświadczenie pracownika upoważniające pracodawcę do jej stosowania, mimo że przychody
pracownika są zwolnione z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof.
Przykład
Przyjmujemy założenia z pytania oraz że młodociany za wrzesień br. otrzyma wynagro-
dzenie w wysokości 560,46 zł (8% z 7.005,76 zł). Dalej zakładamy, że pracownikowi przysłu-
gują podstawowe koszty uzyskania przychodów (250 zł) i złożył pracodawcy oświadczenie
upoważniające go do obniżania zaliczki na podatek dochodowy o kwotę zmniejszającą poda-
tek w wysokości 300 zł. Rozliczenie składkowo-podatkowe przedstawia się następująco:
15
obciążenia
wyszczególnienie wiersz składkowo-
-podatkowe
wynagrodzenie za pracę –1– 560,46 zł
podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: wiersz 1 –2– 560,46 zł
składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika:

–3– 76,84 zł
wiersz 2 x 9,76% + wiersz 2 x 1,5% + wiersz 2 x 2,45%
podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: wiersze 1 – 3 –4– 483,62 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne –5– 0,00 zł*)
kwota wypłaty: wiersze 1 – 3 – 5 –6– 483,62 zł
*) Na podstawie art. 83 ust. 2a i 2b ustawy zdrowotnej obliczona składka zdrowotna w wysokości 43,53 zł
(483,62 zł x 9%) została obniżona do 0,00 zł, gdyż „hipotetyczna” zaliczka na podatek dochodowy nie wystą-
piła, co wynika z wyliczenia: 560,46 zł – 250 zł – 76,84 zł = 234 zł (po zaokrągleniu); 234 zł x 17% – 43,76 zł.
Gdyby pracownik młodociany nie złożył oświadczenia upoważniającego pracodawcę do stosowania kwoty
zmniejszającej zaliczkę na podatek dochodowy, to wyliczona składka zdrowotna w wysokości 43,53 zł został-
by obniżona do kwoty zaliczki w wysokości 39,78 zł (234 zł x 17%). Młodociany otrzymałby wynagrodzenie
w kwocie 443,84 zł.
Pracodawca finansuje część składek na ubezpieczenia społeczne oraz składkę na Fun-

dusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Zwracamy uwagę! Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK, osobą zatrudnioną
jest pracownik, o którym mowa w art. 2 K.p., z wyjątkiem m.in. młodocianego w rozumieniu
art. 190 § 1 K.p. Pracodawca nie zawiera więc w imieniu i na rzecz młodocianego umowy
o prowadzenie PPK.
II. ZASADY USTALANIA PODSTAWY WYMIARU SKŁADEK
1. Oskładkowanie i opodatkowanie kierowcy w przewozach

międzynarodowych po zmianach od 19 sierpnia 2023 r.
Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogo-
wym (Dz. U. poz. 1523), dalej zwana nowelą, wprowadziła zmiany m.in. w ustawie
z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473).
Weszły one w życie z dniem 19 sierpnia 2023 r. Sygnalizowaliśmy je już w UiPP
nr 13/2023, str. 6 i nr 15/2023, str. 9. W niniejszym opracowaniu omawiamy ponownie te re-
gulacje w aspekcie składkowo-podatkowym.
Podstawa wymiaru składek ZUS kierowców w przewozach międzynarodo-

wych
Przypominamy, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych
przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 K.p. (nowy
art. 26f ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, a wcześniej art. 21b tej ustawy, który nowela
uchyliła).

16
Do tego kierowcy stosuje się odpowiednio, w zakresie ustalania podstawy wymiaru skła-
dek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy
o sus dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, czyli prze-
pisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie
szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne
i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728). Zgodnie jednak z nowym art. 26g ustawy o czasie pra-
cy kierowców, w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach między-
narodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne
wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpiecze-
nia społeczne, o której mowa w ustawie o sus, nie wchodzą:
1) kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrze-
żeniem że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru
składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia; przed 19 sierpnia
2023 r. odliczeniu podlegała równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służ-
bowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w rozporządzeniu
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jedno-
stce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 z późn. zm.), dalej
rozporządzeniu o podróżach służbowych, czyli w wysokości zróżnicowanej,
2) należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:
a) noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006,
b) podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środ-
kami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu,
na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
c) niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez praco-
dawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz
drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej
kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
d) korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudoku-
mentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach
obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.
Przez przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa wyżej, rozumie się prognozowane prze-
ciętne wynagrodzenie miesięczne na dany rok kalendarzowy, ogłoszone w trybie art. 19
ust. 10 ustawy o sus (art. 2 pkt 8 ustawy o czasie pracy kierowców). W 2023 r. wynagrodze-
nie to wynosi 6.935 zł.
Zwracamy uwagę! Ustawa z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy budżetowej na rok
2023 (Dz. U. poz. 1574) m.in. zmieniła brzmienie art. 24 ustawy budżetowej na rok 2023
z dnia 15 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 256) określającego kwotę prognozowanego
przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej. Od 11 sierpnia
2023 r. wynosi ona 7.104 zł, a do 10 sierpnia 2023 r. wynosiła 6.935 zł. Zmiana tego wyna-
grodzenia w trakcie 2023 r. nie ma wpływu na wysokość podstawy wymiaru składek ZUS
(por. str. 68 niniejszego numeru UiPP).
Do dni pobytu za granicą, o których mowa wyżej, oraz do dni pobytu za granicą, o których
mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o pdof, nie zalicza się: dni urlopu wypoczynkowego,
okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby, okresu korzystania
z urlopu bezpłatnego (art. 26h ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców).
17
Jeżeli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za grani-

cą jest krótszy niż 12 godzin, kwoty wymienione wcześniej, ulegają zmniejszeniu do:
–– 1/3 w przypadku pobytu do 8 godzin,
–– 1/2 w przypadku pobytu ponad 8 do 12 godzin.
Powyższe wynika z nowego art. 26h ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców.
Nowela nie zawiera przepisów przejściowych, tym samym przedstawione regulacje przy
rozliczaniu składek ZUS należy stosować od 19 sierpnia 2023 r.
Przykład
Zakładamy, że kierowca w jednej dobie przebywa w więcej niż jednym państwie człon-
kowskim UE (tj. w Niemczech – 1/2 doby i w Czechach – 1/2 doby). Do 18 sierpnia 2023 r.
przyjmowało się równowartość diety w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa
podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej do dwóch lub więcej państw pra-
codawca mógł ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Jeśli miało to miejsce w tym przy-
padku, to łączna dieta wynosiła 45 euro (tj. 49 euro x 1/2 + 41 euro x 1/2). Od 19 sierpnia
2023 r. równowartość diety wynosi 60 euro.
Przykład
Zakładamy, że kierowca przebywał 2 doby i 9 godzin w Niemczech. Do 18 sierpnia 2023 r.
równowartość diety ustalało się przyjmując, że za każdą dobę podróży zagranicznej przy-
sługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę podróży zagranicznej: do 8 godzin
– 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – 50% diety, ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysoko-
ści (por. § 13 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych i wyjaśnienie ZUS dostępne
na stronie internetowej www.zus.pl, cytowane w UiPP nr 5/2022, str. 62). Zatem wynosiła
ona 122,50 euro (tj. 49 euro x 2 + 49 euro x 1/2). Od 19 sierpnia 2023 r. równowartość diety
wynosi 150 euro (60 euro x 2 + 60 euro x 1/2).
Zwracamy uwagę! Nowe przepisy art. 26f-26i ustawy o czasie pracy kierowców nie
mają zastosowania do kierowców wymienionych w art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców.
Zmiany w ustawie o pdof dotyczące opodatkowania kierowców w przewo-

zach międzynarodowych
Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. wprowadziła zmiany także w ustawie o pdof. Weszły one
w życie z dniem 19 sierpnia 2023 r. i mają zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyska-
nych od tego dnia (art. 38, 48, 49 noweli).
Zgodnie z nowym art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego
są przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy
o pdof, otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów dro-
gowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy, w wysokości stanowiącej równowartość
20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą (dni pobytu za granicą ustala się zgodnie
z ustawą o czasie pracy kierowców) oraz zwrot kosztów wyszczególnionych w lit. a-d tego
przepisu (są to takie same koszty jak wymienione na str. 16 w pkt 2 lit. a-d).
W nowym art. 21 ust. 15c ustawy o pdof uregulowano, że zwolnienia, o których mowa
w art. 21 ust. 1 pkt 16 i 20 ustawy o pdof, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych
przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podsta-
wie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof. Ponadto
w art. 21 w ust. 1 w pkt 16 w części wspólnej wyrazy „z zastrzeżeniem ust. 13” zastąpiono wy-

18
razami „z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c”, a pkt 20 tego artykułu otrzymał następujące brzmienie:
„część przychodów osób, o których mowa w art. 3 ust. 1, przebywających czasowo za granicą
i uzyskujących w związku z tym pobytem przychody ze stosunku służbowego, stosunku pra-
cy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą,
w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi za-
trudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 15 i 15c.”.
2. Wyłączenie ze składek ZUS wartości kuponów

żywieniowych przyznanych pracownikom
Pracodawca przyznał pracownikom kupony żywieniowe realizowane w placów-
ce gastronomicznej o wartości 400 zł, uprawniające do zakupu gotowych posiłków,
bez prawa do ekwiwalentu. Czy cała wartość tego świadczenia jest nieoskładko-
wana? Nadmieniamy, że pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracowni-
kom posiłków profilaktycznych.
Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, nie podlega
oskładkowaniu wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnia-
nych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wy-
sokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 300 zł. Sygnalizujemy przy tym, że
na dzień oddania niniejszego numeru UiPP do druku na stronie internetowej Rządowego
Centrum Legislacji (www.legislacja.gov.pl) dostępny jest projekt z dnia 30 czerwca 2023 r.
rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w spra-
wie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne
i rentowe (nr z wykazu 144). Zakłada on od 1 września 2023 r. zmianę brzmienia ww. prze-
pisu, na następującą: „wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych
pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość kuponów,
talonów, bonów żywieniowych i kart przedpłaconych, które uprawniają do nabycia wyłącznie
posiłków lub przetworzonych produktów żywnościowych nadających się do bezpośredniego
spożycia w placówkach gastronomicznych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie
kwoty 450 zł.”.
W porównaniu do dotychczasowego stanu prawnego treść ww. przepisu zostanie rozsze-
rzona o wartość otrzymanych przez pracowników kuponów, talonów, bonów żywieniowych
i kart przedpłaconych (co obecnie wynika z wykładni ww. przepisu) oraz podwyższeniu ule-
gnie kwota zwolnienia z 300 zł do 450 zł.
Przez posiłki należy rozumieć zarówno gotowe posiłki, jak i przetworzone produkty żywie-
niowe nadające się do bezpośredniego spożycia; nie są (i nie będą) więc wyłączone z pod-
stawy wymiaru składek ZUS ww. znaki towarowe umożliwiające zakup wszelkich towarów
zarówno spożywczych nieprzetworzonych, jak i innych, np. chemicznych (por. m.in interpre-
tacja indywidualna ZUS z 2 czerwca 2023 r., znak DI/200000/43/499/2023).
Przyznane pracownikom z pytania kupony żywieniowe realizowane w placówce gastrono-
micznej uprawniające do zakupu gotowych posiłków, bez prawa do ekwiwalentu mieszczą
się w ww. przepisie. Jeśli rozporządzenie zmieniające wejdzie w życie w obecnym kształcie,
to wartość tego świadczenia w całości nie będzie wliczana do podstawy wymiaru składek
ZUS. W przeciwnym razie oskładkowaniu podlega kwota 100 zł.
19
B. ZASIŁKI CHOROBOWE
I INNE ŚWIADCZENIA
Wyjaśnienia opublikowane w dziale opracowano w oparciu o przepisy ustaw:
– z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społeczne-
go w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1732; ostatnia zmiana
w Dz. U. z 2023 r. poz. 641), zwanej ustawą zasiłkową,
– z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków
przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2189), zwanej ustawą
wypadkową,
– z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1251; ze zmianą w Dz. U. poz. 1429), zwa-
nej ustawą emerytalną.
III. PROBLEMATYKA USTALANIA PODSTAWY WYMIARU

ZASIŁKÓW
1. Wysokość podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

przysługujących za okres przed i po zmianie zapisów
regulaminu premiowania
Do końca lipca 2023 r. pracownicy otrzymywali premię miesięczną, która
była pomniejszana za każdy dzień nieobecności w pracy spowodowany chorobą,
opieką i macierzyństwem (była więc wliczana do podstawy wymiaru zasiłków).
Od 1 sierpnia 2023 r. pracodawca zmienił zapis regulaminu i obecnie pracownicy
zachowują prawo do premii w okresach ww. absencji. Czy należy przeliczyć pod-
stawy wymiaru zasiłków wypłacanych na przełomie lipca i sierpnia 2023 r.?
Tak, ponieważ od 1 sierpnia 2023 r. premia nie podlega uwzględnieniu w podstawie wy-
miaru świadczeń chorobowych (tj. wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków: chorobowego,
opiekuńczego, macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego).
Przypominamy, że przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględ-
nia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobie-
rania tych świadczeń zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisa-
mi o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres ich pobierania (art. 41 ust. 1 ustawy
zasiłkowej).
Zmiana regulaminu wynagradzania, o której mowa w pytaniu, spowodowała konieczność
przeliczenia ustalonej już podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, do których prawo po-
wstało przed tą zmianą (i które trwają nieprzerwanie lub z przerwą krótszą niż miesiąc kalen-
darzowy po tej zmianie). Od dnia zmiany regulaminu absencje zasiłkowe nie mają wpływu na
premię – pracownicy otrzymują ją w pełnej wysokości obok świadczeń chorobowych, dlatego
też nie podlega ona uwzględnieniu w podstawie ich wymiaru.
Przeliczenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących na przełomie
lipca i sierpnia 2023 r. polegało na wyłączeniu z niej – od 1 sierpnia 2023 r. – premii, któ-
20
ra od tego dnia jest wypłacana obok świadczenia chorobowego. Przy czym nie uległ zmia-
nie okres, za który wynagrodzenie zostało przyjęte do ustalenia tej podstawy. Nadal stanowi
ją przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za miesiące poprzedza-
jące miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, z tym że bez uwzględniania premii
miesięcznej. W konsekwencji świadczenie chorobowe przysługujące od 1 sierpnia 2023 r.
jest wypłacane w niższej kwocie niż przed zmianą regulaminu.
Przykład
Pracownik (w wieku 53 lat) obok wynagrodzenia w stałej miesięcznej wysokości otrzy-
mywał premię miesięczną, która zgodnie z regulaminem premiowania nie była wypłacana
za okresy pobierania wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków: chorobowego, opiekuńcze-
go i macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego. Od 1 sierpnia 2023 r. pracodawca
zmienił zasady jej wypłaty w ten sposób, że za okresy absencji w pracy spowodowanej choro-
bą, opieką lub macierzyństwem pracownicy zachowują prawo do premii w pełnej wysokości.
Pracownik choruje nieprzerwanie od 5 lipca 2023 r., nabywając prawo do wynagrodzenia
chorobowego (14 dni), a następnie do zasiłku chorobowego. Podstawę wymiaru tych świad-
czeń stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lipca 2022 r.
do czerwca 2023 r., przy czym w podstawie wymiaru tych świadczeń za okres:
–– od 5 do 31 lipca 2023 r. uwzględniono wynagrodzenie zasadnicze i premie wypła-
cone za ww. miesiące; pracownik za lipiec 2023 r. oprócz wynagrodzenia i zasił-
ku chorobowego otrzymał także wynagrodzenie za przepracowane dni oraz pre-
mię pomniejszoną o dni choroby,
–– od 1 do 31 sierpnia 2023 r. uwzględniono tylko wynagrodzenie zasadnicze (bez
premii) wypłacone za ww. miesiące; pracownik za sierpień 2023 r. oprócz zasiłku
chorobowego otrzymał także premię w pełnej wysokości.
2. Wpływ na podstawę wymiaru świadczeń chorobowych

likwidacji składnika płacowego i podwyższenia
w związku z tym wynagrodzenia
Decyzją zarządu od 1 września 2023 r. zlikwidowano premię miesięczną,
do której dotychczas w myśl przepisów płacowych pracownicy zachowywali pra-
wo w okresach absencji zasiłkowych. Nie była więc ona wliczana do podstawy wy-
miaru świadczeń chorobowych. Wraz z likwidacją premii podwyższono pracowni-
kom wynagrodzenia zasadnicze. Czy ma to wpływ na podstawę wymiaru wypłaca-
nych świadczeń chorobowych?
Tak. W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się składniki wynagro-
dzenia, do których pracownik nie zachowuje prawa za okresy pobierania tych świadczeń
i nie są one wypłacane za te okresy (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Przy czym zgodnie
z art. 41 ust. 3 ustawy zasiłkowej, składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano
na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu, nie uwzględnia się
przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia należnego za okres po tym terminie. Zasada
ta ma zastosowanie także w razie likwidacji składnika wynagrodzenia.
Ważne: Od dnia likwidacji składnika wynagrodzenia uwzględnianego w podstawie wy-

miaru świadczeń chorobowych przelicza się tę podstawę, wyłączając z niej zlikwidowa-
ny składnik.

21
Jeśli jednak dany składnik wynagrodzenia nie był przyjmowany do podstawy wymiaru
świadczeń chorobowych, fakt jego likwidacji co do zasady nie powoduje konieczności doko-
nania stosownego przeliczenia tej podstawy. Z wyjątkiem przypadku, gdy składnik ten został
włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia
(por. komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępny na stronie internetowej www.zus.pl).
W okolicznościach przedstawionych w pytaniu, premia przed likwidacją była wypłacana
za okresy absencji zasiłkowych, zatem nie podlegała wliczeniu do podstawy wymiaru świad-
czeń chorobowych. Po jej likwidacji i podwyższeniu o jej kwotę (lub część) wynagrodzenia
za pracę, należy potraktować ją jako zmniejszaną za dni absencji zasiłkowych. W związku
z tym od 1 września 2023 r. przeliczeniu podlega podstawa wymiaru świadczeń chorobo-
wych, do których prawo powstało przed zmianą poprzez dodanie do niej kwoty premii wypła-
conych za miesiące, za które wynagrodzenie przyjęto do ustalenia tej podstawy.
Przykład
Pracownik obok wynagrodzenia w stałej miesięcznej wysokości (6.500 zł) otrzymywał pre-
mię w kwocie 700 zł, do której w myśl przepisów wewnątrzzakładowych zachowywał prawo
w okresach pobierania świadczeń chorobowych. Od 1 września 2023 r. pracodawca zlikwi-
dował premię, podwyższając przy tym wynagrodzenie zasadnicze pracownika o 500 zł.
W okresie od 28 sierpnia do 4 września 2023 r. pracownik sprawuje osobistą opiekę nad
chorym 12-letnim dzieckiem. Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego stanowi przeciętne
miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od sierpnia 2022 r. do lipca 2023 r. Przy
czym w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego za okres:
–– od 28 do 31 sierpnia 2023 r. nie uwzględniono premii; podstawa wymiaru zasił-
ku wyniosła 5.608,85 zł, tj. (6.500 zł – 891,15 zł) x 12 m-cy : 12 m-cy; za 4 dni
opieki zasiłek opiekuńczy przysługiwał w wysokości 598,28 zł (5.608,85 zł : 30
= 186,96 zł; 186,96 zł x 80% = 149,57 zł; 149,57 zł x 4 dni = 598,28 zł),
–– od 1 do 4 września 2023 r. należy uwzględnić kwoty premii wypłacone za ww. mie-
siące; podstawa wymiaru zasiłku wyniesie 6.212,88 zł, tj. [(6.500 zł + 700 zł)
– 987,12 zł] x 12 m-cy : 12 m-cy; za 4 dni opieki zasiłek opiekuńczy przysługuje
w wysokości 662,72 zł (6.212,88 zł : 30 = 207,10 zł; 207,10 zł x 80% = 165,68 zł;
165,68 zł x 4 dni = 662,72 zł).
Zwracamy uwagę! Gdyby zlikwidowaną premię wcześniej uwzględniano w podstawie

wymiaru świadczeń chorobowych, odpowiednio po uzupełnieniu lub w kwocie faktycznie wy-
płaconej, to jej likwidacja i jednoczesne podwyższenie wynagrodzenia zasadniczego pozo-
stałyby bez wpływu na ustalanie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Premię tę wy-
płaconą za miesiące przed zmianą nadal należałoby przyjmować do podstawy wymiaru (od-
powiednio po uzupełnieniu lub w kwocie faktycznie wypłaconej), do czasu aż wynagrodzenie
za miesiące, za które była wypłacana byłoby uwzględniane w tej podstawie.
Przykład
Pracownik do 10 lipca 2023 r. obok wynagrodzenia zasadniczego (5.000 zł) otrzymywał
premię miesięczną (500 zł) zmniejszaną proporcjonalnie za okresy usprawiedliwionych nie-
obecności w pracy. Premia ta była więc uwzględniana w podstawie wymiaru świadczeń cho-
robowych po ewentualnym uzupełnieniu. Od 11 lipca 2023 r. premia została zlikwidowana,
a wynagrodzenie pracownika podwyższone do kwoty 5.300 zł.

22
W okresie od 7 do 16 sierpnia 2023 r. pracownik był niezdolny do pracy z powodu choro-

by. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowiło przeciętne miesięczne wyna-
grodzenie wypłacone za okres od sierpnia 2022 r. do lipca 2023 r., z uwzględnieniem kwot
premii wypłaconych za te miesiące (po ewentualnym uzupełnieniu).
3. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego

pracownikowi nie zawsze podlega podwyższeniu do kwoty
najniższej
Pracownik pełnoetatowy choruje nieprzerwanie od 12 maja 2023 r. Oprócz wy-
nagrodzenia zasadniczego ustalonego na poziomie płacy minimalnej otrzymuje
dodatek stażowy (10% wynagrodzenia zasadniczego), który nie jest uwzględniany
w podstawie wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego oraz zasiłku opiekuń-
czego. Czy od 1 lipca 2023 r. należało podwyższyć podstawę wymiaru zasiłku cho-
robowego do kwoty najniższej?
Od 1 lipca 2023 r. podstawa wymiaru świadczenia chorobowego podlega odpowiedniemu
podwyższeniu, co wyjaśniamy poniżej.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków z ubezpieczeń społecz-
nych, dalej świadczeń chorobowych, pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze cza-
su pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odlicze-
niu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia (art. 45 ust. 1 ustawy zasiłkowej).
W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. najniższa podstawa wymiaru świadczenia
chorobowego dla pracownika pełnoetatowego wynosiła 3.011,52 zł (3.490 zł – 478,48 zł),
a od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. wynosi 3.106,44 zł (3.600 zł – 493,56 zł). Jeśli pracow-
nik chorował na przełomie czerwca i lipca 2023 r. i dotychczas ustalona podstawa wymiaru
świadczenia chorobowego okazała się niższa
Dla Prenumeratorów GOFIN
od najniższej podstawy wymiaru obowiązującej
od 1 lipca 2023 r., to od tego dnia podlegała ona
U podwyższeniu do kwoty najniższej.
W okolicznościach wskazanych w pytaniu
pracownik oprócz płacy zasadniczej otrzymuje składnik wynagrodzenia (tu dodatek stażowy),
który nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru m.in. zasiłku chorobowego (jest on wypła-
cany w pełnej wysokości obok tego świadczenia). Do podstawy wymiaru zasiłku tego pra-
cownika przyjmuje się więc wyłącznie wynagrodzenie za pracę (tzw. faktyczna podstawa wy-
miaru). W takim przypadku przed podjęciem decyzji o ewentualnym podwyższeniu podstawy
wymiaru świadczenia do kwoty najniższej, należy ustalić – tylko dla porównania – tzw. hipo-
tetyczną podstawę wymiaru, w której zostanie uwzględniony składnik do niej nieprzyjmowa-
ny. Jeżeli hipotetyczna podstawa wymiaru:
–– wyniesie co najmniej tyle, ile kwota najniższej podstawy wymiaru (czyli od 1 lip-
ca br. – co najmniej 3.106,44 zł), to do wyliczenia wysokości świadczenia choro-
bowego przyjmuje się kwotę faktycznej podstawy wymiaru,
–– będzie niższa od kwoty najniższej podstawy wymiaru, to należy ją podwyższyć
do najniższej podstawy wymiaru, z tym że obliczonej jako różnica między kwotą
minimalnego wynagrodzenia (pomniejszonego o kwotę odpowiadającą 13,71%)
i kwotą składnika, do którego pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania
świadczenia chorobowego (pomniejszonego o kwotę odpowiadającą 13,71%).
23
Przykład
Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje wynagrodzenie
na poziomie minimalnym. Przysługuje mu także dodatek stażowy niepomniejszany za okre-
sy pobierania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego oraz zasiłku opiekuńczego. Od 1 stycz-
nia 2023 r. dodatek stażowy wynosi 10% wynagrodzenia zasadniczego, tj. w I półroczu
– 301,15 zł, w II półroczu 310,64 zł (kwoty pomniejszone o składki na ubezpieczenia spo-
łeczne finansowane przez pracownika).
Pracownik choruje nieprzerwanie od 12 maja 2023 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia
i zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane za okres
od maja 2022 r. do kwietnia 2023 r. w wysokości 2.735,39 zł. Ustalona wówczas hipote-
tyczna podstawa wymiaru wynosiła 3.036,54 zł (2.735,39 zł + 301,15 zł). Ponieważ była
ona wyższa od kwoty najniższej podstawy wymiaru obowiązującej w I półroczu 2023 r.
(3.036,54 zł > 3.011,52 zł), świadczenie chorobowe za okres od 12 maja do 30 czerwca
2023 r. było obliczane od faktycznej podstawy wymiaru wynoszącej 2.735,39 zł.
W lipcu 2023 r. pracodawca ponownie ustalił hipotetyczną podstawę wymiaru, uwzględ-
niając w niej kwotę dodatku stażowego przysługującego w II półroczu 2023 r. Wyniosła ona
3.046,03 zł (2.735,39 zł + 310,64 zł). W związku z tym, że była ona niższa od najniższej
podstawy wymiaru obowiązującej w II półroczu 2023 r. (3.046,03 zł < 3.106,44 zł), podsta-
wę wymiaru zasiłku chorobowego za okres od 1 lipca 2023 r. stanowi kwota 2.795,80 zł
(3.106,44 zł – 310,64 zł).
IV. ZASADY WYPŁATY ZASIŁKÓW
1. Zliczanie okresów niezdolności do pracy do jednego

okresu zasiłkowego
Pracownik (w wieku poniżej 50 lat) w połowie stycznia 2023 r. przez 3 dni prze-
bywał na zwolnieniu lekarskim z powodu „zwykłej” choroby. Następnie 30 stycz-
nia 2023 r. uległ wypadkowi przy pracy i od tego dnia do 29 lipca 2023 r. był nie-
zdolny do pracy. ZUS odmówił mu prawa do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia
wypadkowego za ostatnie dwa dni absencji, jako powód wskazując wyczerpanie
okresu zasiłkowego. Czy w związku z tym, że pracownik nie wykorzystał jeszcze
pełnego limitu płatności wynagrodzenia chorobowego, powinniśmy za te dwa dni
wypłacić mu to wynagrodzenie?
Nie, pracownik za ostatnie dwa dni absencji chorobowej nie ma prawa do wynagrodzenia
chorobowego.
Pracownik niezdolny do pracy z powodu choroby za pierwsze 33 dni w roku kalendarzowym
(14 dni, gdy ukończył 50. rok życia) zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego. Za czas
niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 dni (14 dni) w ciągu roku kalendarzowego
przysługuje mu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego (art. 92 § 1 i 4 K.p.).
W sytuacji gdy absencja chorobowa powstała w związku z wypadkiem przy pracy lub cho-
robą zawodową, od pierwszego dnia jej trwania pracownik ma prawo do zasiłku chorobowe-
go z ubezpieczenia wypadkowego (art. 8 ust. 2 ustawy wypadkowej). Przy ustalaniu prawa,
podstawy wymiaru, wysokości, a także wypłaty zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wy-
24
padkowego, stosuje się odpowiednio przepisy ustawy zasiłkowej, z uwzględnieniem przepi-

sów ustawy wypadkowej (art. 7 ustawy wypadkowej).
Świadczenia przysługujące w trakcie absencji chorobowej są wypłacane przez ściśle okre-
ślony czas, zwany okresem zasiłkowym. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy zasiłkowej, zasiłek
chorobowy przysługuje przez okres trwania niezdolności do pracy z powodu choroby lub nie-
możności wykonywania pracy z przyczyn wymienionych w art. 6 ust. 2 ustawy zasiłkowej, tj.:
–– w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na pod-
stawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych
u ludzi,
–– wskutek poddania się obowiązkowi kwarantanny, izolacji w warunkach domowych
albo izolacji, o której mowa w przepisach o zapobieganiu oraz zwalczaniu zaka-
żeń i chorób zakaźnych u ludzi,
–– z powodu przebywania w stacjonarnym zakładzie lecznictwa odwykowego w celu
leczenia uzależnienia alkoholowego albo w szpitalu lub innym zakładzie leczni-
czym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju sta-
cjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne w celu leczenia uzależnienia
od środków odurzających lub substancji psychotropowych,
–– wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandy-
datów na dawców komórek, tkanek i narządów,
nie dłużej jednak niż przez 182 dni, a jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana
gruźlicą lub występuje w trakcie ciąży – nie dłużej niż przez 270 dni.
Do jednego 182- lub 270-dniowego okresu zasiłkowego wlicza się okresy orzeczonej nie-
zdolności do pracy, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy, za-
równo z ubezpieczenia chorobowego, jak i wypadkowego (por. komentarz ZUS do ustawy
zasiłkowej).
Okresy wliczane/niewliczane do jednego okresu zasiłkowego
wliczane niewliczane
–– wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności –– okresy niezdolności do pracy przypadające

do pracy (bez względu na rodzaj schorzenia), jak przed przerwą nie dłuższą niż 60 dni, jeżeli
również okresy niemożności wykonywania pracy po przerwie niezdolność do pracy wystąpiła
z przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 ustawy w trakcie ciąży,
zasiłkowej, –– okresy niezdolności do pracy przypadające
–– okresy poprzednich niezdolności do pracy, jeżeli w okresie wyczekiwania na prawo do świadcze-
przerwa pomiędzy ustaniem poprzedniej a po- nia chorobowego
wstaniem ponownej niezdolności do pracy nie
przekraczała 60 dni,
–– okresy orzeczonej niezdolności do pracy, za któ-
re ubezpieczony nie ma prawa do świadczenia
chorobowego z przyczyn określonych w art. 2a
i art. 14-17 ustawy zasiłkowej (por. komentarz
ZUS do ustawy zasiłkowej)
Przy ustalaniu okresu zasiłkowego nie ma znaczenia, czy niezdolność do pracy przed
przerwą i po przerwie została spowodowana tą samą czy inną chorobą. Istotna jest tylko dłu-
gość przerwy pomiędzy nimi.
Zwracamy uwagę! Przez przerwę w niezdolności do pracy z powodu choroby nale-

ży rozumieć dni pomiędzy kolejnymi okresami absencji chorobowych, w czasie których pra-
cownik był zdolny do pracy. Nie chodzi więc tylko o samą przerwę w wystawianiu zwolnień
lekarskich. W przypadku wątpliwości przy ustalaniu okresu zasiłkowego, pracodawca może
wystąpić w tej sprawie do ZUS, wypełniając formularz ZAS-64.
25
Pracownik z pytania, chorując nieprzerwanie od 30 stycznia 2023 r., pełny okres zasiłko-
wy wykorzystał 27 lipca 2023 r. ZUS przy jego ustalaniu uwzględnił także okres wcześniej-
szego pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego (przed przerwą krótszą niż
60 dni). Dlatego też pracownik nie otrzymał zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadko-
wego za dwa ostatnie dni absencji chorobowej. Pracodawca powinien je wykazać w raporcie
ZUS RSA sporządzonym za lipiec 2023 r., z kodem świadczenia/przerwy 151 (okres uspra-
wiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku).
W razie kolejnej niezdolności do pracy z powodu choroby nowy okres zasiłkowy zostanie
otwarty wówczas, gdy przerwa w niezdolności do pracy wyniesie co najmniej 61 dni. W takim
przypadku pracodawca w pierwszej kolejności będzie zobowiązany do wypłaty wynagrodze-
nia chorobowego, gdyż pracownik z pytania w 2023 r. wykorzystał tylko 3 dni z limitu 33 dni
płatności tego świadczenia.
Przykład
Pracownik (w wieku 41 lat) był niezdolny do pracy od 11 do 13 stycznia 2023 r. z po-
wodu „zwykłej” choroby, a następnie od 30 stycznia do 29 lipca 2023 r. wskutek wypadku
przy pracy. Za wskazany okres pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe za 3 dni
(od 11 do 13 stycznia br.), a ZUS (pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków) – zasiłek cho-
robowy z ubezpieczenia wypadkowego za 179 dni (od 30 stycznia do 27 lipca br.). Z uwagi
na wyczerpanie okresu zasiłkowego (3 dni + 179 dni = 182 dni) ZUS odmówił wypłaty zasiłku
za 28 i 29 lipca br. Pracodawca wykazał te dni jako usprawiedliwioną nieobecność w pracy
bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.
Przykład
Zakładamy, że pracownik z poprzedniego przykładu chorował ponownie od 23 do 27 sierp-
nia 2023 r. (5 dni). Pracownik nie nabył prawa do świadczenia chorobowego, gdyż w niezdol-
ności do pracy wystąpiła przerwa wynosząca tylko 24 dni.
Wspomnijmy, że pracownik, który wyczerpał pełny okres zasiłkowy i nadal jest niezdolny
do pracy z powodu choroby, może ubiegać się o przyznanie prawa do świadczenia reha-
bilitacyjnego. Zostanie ono przyznane, jeśli jego dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza
będą rokowały odzyskanie zdolności do pracy (art. 18 ust. 1 ustawy zasiłkowej).
2. Zasiłek opiekuńczy, gdy sprawowanie opieki nad chorym

dzieckiem przypada częściowo na czas trwania urlopu
wypoczynkowego
Pracownica od 21 sierpnia do 1 września 2023 r. przebywa na dwutygodniowym
urlopie wypoczynkowym. Na PUE ZUS wpłynęło zwolnienie lekarskie orzekające
o konieczności sprawowania przez nią opieki nad chorym 2-letnim dzieckiem, któ-
ra przypada na okres od 30 sierpnia do 4 września br. Pracownica przekazała
pracodawcy wniosek Z-15A, wskazując w nim cały okres podany w zaświadczeniu
lekarskim. Czy wypłacić jej to świadczenie?
Pracownicy przysługuje zasiłek opiekuńczy wyłącznie za dni opieki przypadające po za-

kończeniu urlopu wypoczynkowego.
26
Zasiłek opiekuńczy przysługuje pracownikowi, który został zwolniony od wykonywa-

nia pracy m.in. w związku koniecznością sprawowania osobistej opieki nad chorym dziec-
kiem w wieku do ukończenia 14 lat (art. 32 ust. 1 pkt 2 ustawy zasiłkowej). Warunkiem jest,
że w tym czasie we wspólnym gospodarstwie domowym nie ma innego członka rodziny mo-
gącego zapewnić opiekę dziecku. Jego spełnienie nie jest wymagane, gdy opieka jest spra-
wowana nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat (art. 34 ustawy zasiłkowej).
Zasiłek opiekuńczy jest wypłacany co do zasady za dni zwolnienia od wykonywania pracy
na czas konieczności zapewnienia opieki m.in. choremu dziecku w wieku do 14 lat. W sy-
tuacji z pytania, okres opieki wykazany w zaświadczeniu lekarskim częściowo pokrywa się
z urlopem wypoczynkowym. Okoliczność ta nie powoduje jednak przerwania tego urlopu
(por. art. 166 K.p.). Pracownica, przebywając na urlopie wypoczynkowym, może zapewnić
opiekę choremu dziecku. Tym samym zasiłek opiekuńczy przysługuje jej wyłącznie za dni
opieki przypadające po zakończeniu urlopu wypoczynkowego. Nie ma też przeszkód, aby
w związku z chorobą dziecka wystąpiła do pracodawcy z wnioskiem o przerwanie urlopu wy-
poczynkowego. Gdyby pracodawca wyraził na to zgodę, to mogłaby ubiegać się o zasiłek
opiekuńczy za cały okres wykazany w zaświadczeniu lekarskim.
Zwracamy uwagę! Pracownik we wniosku o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowa-

nia osobistej opieki nad chorym dzieckiem Z-15A wskazuje m.in. za jaki okres ubiega się
o wypłatę zasiłku opiekuńczego. Może to być cały okres, na który zostało wystawione za-
świadczenie lekarskie ZUS ZLA, bądź też tylko wybrane dni z tego okresu (np. z pominię-
ciem sobót i niedziel, które są dla pracownika wolne od pracy).
Przykład
Pracownica przebywa na urlopie wypoczynkowym od 21 sierpnia do 1 września 2023 r.
W tym czasie zostało jej wystawione zwolnienie lekarskie ZUS ZLA orzekające o koniecz-
ności sprawowania osobistej opieki nad chorym 2-letnim dzieckiem w okresie od 30 sierpnia
do 4 września 2023 r. Ponieważ dni sprawowania opieki przypadają częściowo na trwający
już urlop wypoczynkowy, pracownicy przysługuje zasiłek opiekuńczy tylko za dni przypadają-
ce po zakończeniu urlopu wypoczynkowego, tj. od 2 do 4 września 2023 r. Jeśli we wniosku
Z-15A wskazała, że ubiega się o wypłatę zasiłku opiekuńczego:
–– za cały okres, na który wystawiono jej zwolnienie lekarskie, to pracodawca wypła-
ci jej zasiłek za 3 dni (od 2 do 4 września 2023 r.), a limit zasiłku przysługujący jej
i ojcu dziecka w 2023 r. zostanie pomniejszony o 3 dni,
–– tylko za dni robocze (tj. z pominięciem wolnej soboty i niedzieli), to pracodawca
wypłaci jej zasiłek za 1 dzień (4 września 2023 r.), a limit zasiłku przysługujący jej
i ojcu dziecka w 2023 r. zostanie pomniejszony o 1 dzień.
3. Poinformowanie ZUS o łączeniu przez pracownika urlopu

rodzicielskiego z pracą
Pracownica przebywa obecnie na urlopie rodzicielskim. Ostatnie 12 tygodni
tego urlopu, a także okres jego wydłużenia zamierza łączyć z pracą na 1/2 eta-
tu. Jakie dokumenty i w jakim terminie powinna złożyć u pracodawcy? Czy o tym
fakcie powinien zostać powiadomiony ZUS, który wypłaca zasiłek macierzyński,
a jeśli tak, to kto powinien tego dokonać – pracownica czy pracodawca?
Podjęcie pracy (w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy)
w trakcie urlopu rodzicielskiego u pracodawcy udzielającego tego urlopu następuje na wnio-

27
sek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika w terminie nie krót-
szym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Pracodawca jest obowiązany
uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie
jest to możliwe ze względu na organizację pracy
lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracowni-
ka. O przyczynie odmowy uwzględnienia wnio-
]
sku pracodawca informuje pracownika w posta-
ci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Tak wynika
z art. 1821e K.p.
Wniosek, o którym mowa wyżej, powinien zawierać imię i nazwisko pracownika oraz okre-
ślenie wymiaru czasu pracy, a także:
–– wskazanie okresu, w którym pracownik zamierza łączyć korzystanie z urlopu ro-
dzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze cza-
su pracy,
–– oświadczenie pracownika o zamiarze łączenia części urlopu rodzicielskiego po-
wstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu z pracą w wymiarze
nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, z określeniem wymiaru
czasu pracy, albo o braku takiego zamiaru (§ 15 rozporządzenia Ministra Rodzi-
ny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących
uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołącza-
nych do takich wniosków, Dz. U. poz. 937).
Pracownikowi za okres urlopu rodzicielskiego przysługuje zasiłek macierzyński. Jego wy-
sokość uzależniona jest od tego, czy ubezpieczona – matka dziecka, nie później niż 21 dni
po porodzie, złożyła pisemny wniosek o wypłacenie jej zasiłku macierzyńskiego za okres od-
powiadający okresowi urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego w pełnym przysługują-
cym jej wymiarze (art. 30a ust. 1 ustawy zasiłkowej). Jeśli bowiem dopełniła tej formalności,
to zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego (z wyłącze-
niem tzw. nieprzenoszalnej części należnej ojcu dziecka) przysługuje jej w wysokości 81,5%
podstawy wymiaru. Natomiast niezłożenie ww. wniosku skutkuje wypłatą zasiłku za okres
urlopu macierzyńskiego w wysokości 100% podstawy wymiaru, a za okres urlopu rodziciel-
skiego – 70% podstawy wymiaru.
Ważne: Jeżeli pracownik łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego z pracą na część

etatu u pracodawcy, który udzielił tego urlopu, to wysokość zasiłku macierzyńskiego
ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (art. 31 ust. 4a ustawy
zasiłkowej).
Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy zasiłkowej, płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest od-
powiednio płatnik składek (np. pracodawca) lub ZUS. Jeśli płatnikiem zasiłku jest ZUS, pra-
codawca ma obowiązek poinformować ZUS o fakcie świadczenia przez pracownika pracy
w okresie urlopu rodzicielskiego. W tym celu może skorzystać z przygotowanego przez ZUS
formularza ZUM – Zaświadczenie płatnika składek o okresie i wymiarze czasu pracy wykony-
wanej przez pracownika w czasie urlopu rodzicielskiego. Najlepiej, aby tego dokonał jeszcze
przed rozpoczęciem łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą (np. po otrzymaniu od pracowni-
cy wniosku w tej sprawie) bądź też przed wypłatą przez ZUS zasiłku macierzyńskiego za ten
okres. Jeśli bowiem tego nie dopełni, powstanie nadpłata świadczenia, która będzie podlega-
ła zwrotowi wraz z odsetkami.

28
C. PRAWO PRACY
Wyjaśnienia opublikowane w dziale opracowano w oparciu o przepisy ustawy
z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), zwanej K.p.
V. NAWIĄZYWANIE I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU

PRACY
1. Termin rozwiązania umowy o pracę zawartej na zastępstwo
nieobecnego pracownika
1) Na czas nieobecności pracownika A z powodu długiej absencji chorobo-
wej został zatrudniony pracownik B na podstawie umowy na zastępstwo.
Pracownik A wkrótce wróci do pracy. Przed jej podjęciem przejdzie badania
kontrolne, zgodnie z otrzymanym skierowaniem, a także skorzysta z dwutygo-
dniowego urlopu wypoczynkowego. Z jakim dniem zakończy się umowa na za-
stępstwo?
Umowa o pracę na zastępstwo (dalej zwana umową na zastępstwo) jest szczególnym ro-
dzajem umowy o pracę na czas określony. Może być zawarta wyłącznie w celu zastępstwa
pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, co powinno znaleźć od-
zwierciedlenie w jej treści (art. 29 § 11 K.p.), przy czym w pozostałym zakresie elementy tej
umowy mają wypełniać dyspozycję art. 29 § 1 pkt 1-5 i pkt 7 K.p. w brzmieniu obowiązują-
cym od 26 kwietnia 2023 r., a przed tą datą art. 29 § 1 K.p. Nie dotyczy jej limit 3/33 zatrud-
nienia terminowego, a okres trwania nie przedłuża się do dnia porodu w razie zaistnienia
ciąży (art. 251 § 4 pkt 1 i art. 177 § 31 K.p.).
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i oko-
liczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika
do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskaza-
ne przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pra-
cy. Tak je definiuje § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja
1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy… (Dz. U. z 2014 r.
poz. 1632), dalej zwanym rozporządzeniem o usprawiedliwianiu nieobecności. W pytaniu
nieobecnościami usprawiedliwionymi pracownika A są:
–– okresy choroby, udokumentowane zaświadczeniami lekarskimi (§ 3 pkt 1 rozpo-
rządzenia o usprawiedliwianiu nieobecności), potocznie nazywane zwolnieniami
lekarskimi,
–– czas odbywanych w godzinach pracy badań kontrolnych w celu ustalenia zdolno-
ści do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku po trwającej dłużej niż
30 dni chorobie (art. 229 § 2 i § 3 zd. 1 K.p.),
–– dwa tygodnie urlopu wypoczynkowego (art. 1542 § 1 w zw. z art. 152 K.p.).
Z informacji przedstawionych przez Czytelnika można wnosić, że powyższe absencje
następują po sobie bez żadnej przerwy (po wykonaniu badań kontrolnych pracownik nie
przystąpi do pracy choćby na część dnia). Umowa na zastępstwo pracownika B trwa za-
tem przez czas poszczególnych nieobecności, pod warunkiem że okres zatrudnienia został
29
w jej postanowieniach sformułowany ogólnie (np. „na czas usprawiedliwionej nieobecności

pracownika” albo „do czasu podjęcia pracy przez pracownika nieobecnego w pracy z przy-
czyn usprawiedliwionych”), a nie oznaczony konkretną datą. Przepisy nie wskazują bowiem,
że celem umowy na zastępstwo musi być jeden rodzaj usprawiedliwionej nieobecności.
Z kolei interpretacje o ochronie danych osobowych wykluczają podawanie w treści umowy
przyczyny absencji, jeśli nie jest konieczna dla identyfikacji zastępowanego pracownika i/lub
ma charakter wrażliwy, jak choroba (art. 5 i art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europej-
skiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych…, Dz. Urz. UE L 2016.119.1, dalej zwanym
RODO). Wykładnia w sprawie imienia i nazwiska pracownika zastępowanego sprowadza
się do niezamieszczania tych danych, chyba że jest to niezbędne (por. stanowisko MRPiPS
z 13 marca 2020 r., wyjaśnienia UODO z 10 września 2020 r., postanowienie SN z 24 kwiet-
nia 2012 r., sygn. akt I PK 233/11, wyrok TSUE z 24 czerwca 2010 r., sprawa C-98/09 Fran-
cesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA).
Przykład
Przyjmujemy, że pracownik A z pytania był nieobecny w pracy z powodu długotrwałej cho-
roby do 24 lipca br., zaś 25 lipca br. przez całą dniówkę roboczą był nieobecny w pracy
z powodu wykonywania badań kontrolnych, zgodnie ze skierowaniem od pracodawcy. Z ko-
lei od 26 lipca do 8 sierpnia br. (włącznie) przebywał na urlopie wypoczynkowym. Zakłada-
my także, że umowa pracownika B została zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności
pracownika A, bez wskazania konkretnej daty końcowej zatrudnienia. W takim razie umowa
ta rozwiązała się w dniu 8 sierpnia br., czyli w ostatnim dniu urlopu wypoczynkowego pra-
cownika A, będącym ostatnim dniem jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Umowa na zastępstwo trwa również w okresie między zakończeniem ponad trzydziesto-

dniowej absencji chorobowej pracownika zastępowanego a jego oczekiwaniem na dzień
realizacji badań kontrolnych. Okres oczekiwania stanowi bowiem nieobecność usprawie-
dliwioną w rozumieniu § 1 rozporządzenia o usprawiedliwianiu nieobecności, za którą pra-
cownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (por. stanowisko GIP z 7 października 2022 r.,
znak GIP-GBI.0701.116.2022.3, które cytowaliśmy w UiPP nr 21/2022, str. 4). Nie ma przy
tym znaczenia, że pracownik zastępowany dysponuje zaświadczeniem o zakończeniu lecze-
nia od lekarza leczącego pracownika podczas choroby. Nie jest to bowiem orzeczenie lekar-
skie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku
w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania kontrolne. Bez takiego orzecze-
nia pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy (art. 229 § 4 K.p.). Orzeczenie jest
aktualne, jeżeli stwierdza stan zdrowia pracownika w dacie, w której ma być dopuszczony
do pracy. Może stracić aktualność w okresie w nim wymienionym ze względu na zdarze-
nia, które w tym czasie wystąpią, wpływając na kondycję zdrowotną pracownika (por. wyroki
SN z 18 grudnia 2002 r., sygn. akt I PK 44/02, OSNP 2004/12/209 i z 13 kwietnia 2017 r.,
sygn. akt I PK 146/16).
Przykład
Pracownik A przebywał na długim zwolnieniu lekarskim do 4 sierpnia br. Posiada zaświad-
czenie o zakończeniu leczenia. Pracodawca wystawił mu skierowanie na badania kontrolne
w dniu 7 sierpnia br. Na czas nieobecności pracownika A zatrudniony na umowę na zastęp-
stwo został pracownik B. Ta umowa rozwiązała się w dniu wykonywania badań przez pra-
30
cownika A (7 sierpnia br.), który nie podjął pracy tego dnia, lecz dnia następnego. Jeśli na-
tomiast pracownik A udałby się na urlop wypoczynkowy od 8 do 21 sierpnia br. (włącznie),
wówczas ostatnim dniem zatrudnienia pracownika B byłby 21 sierpnia br.
Umowa na zastępstwo zawarta na okres nieobecności pracownika rozwiązuje się w dniu

poprzedzającym zaplanowane badania kontrolne, gdyby po ich wykonaniu pracownik zastę-
powany wrócił do pracy na część dniówki roboczej (por. postanowienie SN z 24 kwietnia
2012 r., sygn. akt I PK 233/11). Rozumie się przez to ostatni dzień usprawiedliwionej absen-
cji tego pracownika.
2) Jaki przepis jest podstawą rozwiązania umowy na zastępstwo? Czy w świadec-

twie pracy należy wpisać ten rodzaj umowy o pracę?
Umowa na zastępstwo rozwiązuje się na podstawie art. 30 § 1 pkt 4 K.p., tj. z upływem
okresu usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. Jak wskazaliśmy w od-
powiedzi na pytanie 1, jest bowiem szczególnym rodzajem umowy o pracę na czas określony.
W świadectwie pracy wydawanym po rozwiązaniu umowy na zastępstwo nie wpisuje się
jej rodzaju. Zamieszcza się w nim informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowni-
czych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, np. okresy zatrudnienia i rodzaj wykonywa-
nej pracy (art. 97 § 2 zd. 1 K.p.). Nie zalicza się do nich rodzaj umowy o pracę (w tym na za-
stępstwo). Potwierdza to wzór świadectwa pracy, stanowiący załącznik do rozporządzenia
Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa
pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862 ze zm.).
2. Niekiedy trzeba uzasadnić wypowiedzenie umowy

o pracę zawartej na okres próbny
Zatrudniliśmy pracownika na 3-miesięczny okres próbny. Po miesiącu pracy
zamierzamy wypowiedzieć tę umowę. Czy musimy to uzasadniać?
Nie, chyba że zajdą okoliczności, o których piszemy w dalszej części artykułu.

Umowa o pracę na okres próbny rozwiązuje się z upływem tego okresu, a przed jego
upływem może być rozwiązana za wypowiedzeniem (art. 30 § 2 K.p.). W oświadczeniu pra-
codawcy o wypowiedzeniu powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie,
ale tylko wtedy, gdy dotyczy to umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony
(art. 30 § 4 K.p.). A contrario, gdy wypowiedzenie dotyczy umowy na okres próbny, uzasad-
nienia nie zamieszcza się. Jednak w określonej sytuacji pracownik może o nie wystąpić.
Zgodnie z art. 294 § 1 K.p., przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub
jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przyczyny uzasadniającej przygoto-
wanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zasto-
sowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę nie może
stanowić:
–– wystąpienie przez pracownika z wnioskiem, o którym mowa w art. 293 § 1 K.p.
(o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub
o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy),

31
–– jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednocze-

sne pozostawanie w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy
innym niż stosunek pracy, chyba że ograniczenia w tym zakresie wynikają z od-
rębnych przepisów albo zachodzi przypadek określony w art. 1011 § 1 K.p. (umo-
wa o zakazie konkurencji),
–– dochodzenie przez pracownika udzielenia informacji, o których mowa w art. 29
§ 3, 32 i 33 oraz art. 291 § 2 i 4 K.p. (m.in. informacji o warunkach zatrudnienia
oraz informacji o warunkach zatrudnienia przed wyjazdem do pracy lub w celu
wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający
4 kolejne tygodnie),
–– skorzystanie z praw, o których mowa w art. 9413 K.p. (obowiązkowych szkoleń re-
alizowanych na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy).
Na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę
lub zastosowaniu działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę
kierował się powodami innymi niż wskazane powyżej (art. 294 § 2 K.p.).
Jeżeli pracownik uważa, że przyczyną rozwiązania umowy o pracę na okres próbny
za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwią-
zaniem umowy o pracę było jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym praco-
dawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym innym niż stosunek pracy, lub
dochodzenie udzielenia informacji, o których mowa w art. 29 § 3, 32 i 33 K.p. oraz art. 291
§ 2 i 4 K.p. lub skorzystanie z praw, o których mowa w art. 9413 K.p., może, na mocy art. 294
§ 3 K.p. w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umo-
wy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego sku-
tek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę, złożyć do pracodawcy wniosek w postaci
papierowej lub elektronicznej o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy
o pracę albo zastosowanie działania. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi od-
powiedzi na ten wniosek (w postaci papierowej lub elektronicznej) w terminie 7 dni od dnia
złożenia przez pracownika wniosku (art. 294 § 4 K.p.).
3. Zwolnienie pracownika długotrwale niezdolnego do pracy

przed przyznaniem świadczenia rehabilitacyjnego
Pracownik nieobecny w pracy z powodu choroby wyczerpał pełny okres za-
siłkowy. Obecnie otrzymał decyzję ZUS o odmowie przyznania prawa do świad-
czenia rehabilitacyjnego, od której wniósł sprzeciw do komisji lekarskiej ZUS.
Na PUE ZUS nadal wypływają jego zwolnienia lekarskie (ostatnie z terminem
do 19 września br.). Czy pracodawca może rozwiązać z nim umowę o pracę w try-
bie art. 53 § 1 pkt 1 lit. b K.p.?
Na podstawie art. 53 § 1 pkt 1 lit. b K.p. pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez
wypowiedzenia, jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż łącz-
ny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia re-
habilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące. Regulacja ta dotyczy pracownika zatrudnionego
u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowo-
dowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową.
Z sytuacji przedstawionej w pytaniu wynika, że nie minął jeszcze okres ochronny wskazany
w ww. przepisie, chyba że świadczenie rehabilitacyjne nie zostanie pracownikowi przyznane.
32
Przypominamy, iż świadczenie rehabilitacyjne przysługuje ubezpieczonemu, który po wy-

czerpaniu zasiłku chorobowego jest nadal niezdolny do pracy, a dalsze leczenie lub rehabi-
litacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy. Jest ono przyznawane na okres nie-
zbędny do przywrócenia zdolności do pracy, nie dłużej jednak niż na 12 miesięcy, o czym
orzeka lekarz orzecznik ZUS (art. 18 ust. 1-3 ustawy zasiłkowej). Ubezpieczony, który nie
zgadza się z orzeczeniem lekarza orzecznika ZUS, może na mocy art. 18 ust. 4 ustawy
zasiłkowej, wnieść sprzeciw do komisji lekarskiej ZUS w ciągu 14 dni od dnia doręczenia
orzeczenia lekarza orzecznika za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS właściwej
ze względu na miejsce jego zamieszkania (tak też postąpił pracownik z pytania). Komisja le-
karska dokona rozstrzygnięcia w formie orzeczenia, które stanowić będzie podstawę do wy-
dania decyzji w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego (art. 18 ust. 6 ustawy zasiłkowej).
W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu, jeśli pracodawca w czasie oczekiwania
na decyzję komisji lekarskiej ZUS rozwiąże z pracownikiem umowę o pracę w trybie art. 53
§ 1 pkt 1 lit. b K.p., to ryzykuje naruszeniem tego przepisu w razie, gdyby po rozpatrzonym
sprzeciwie ZUS wydał decyzję pozytywną, przyznając pracownikowi świadczenie rehabilita-
cyjne. W wyroku z 26 marca 2009 r. (sygn. akt II PK 245/08, OSNP 2010/21-22/262) Sąd
Najwyższy podkreślił, że: „Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę w okresie między
wyczerpaniem przez pracownika prawa do zasiłku chorobowego a rozstrzygnięciem osta-
teczną decyzją organu rentowego w przedmiocie świadczenia rehabilitacyjnego jest zgodne
z prawem, chyba że z decyzji tej wynika, iż w tym okresie pracownik miał prawo do świad-
czenia rehabilitacyjnego (art. 53 § 1 pkt 1 lit. b K.p.). (…)”.
W świetle powyższego, jeżeli pracownik legitymuje się minimum 6-miesięcznym stażem
zakładowym (przypadającym przed niezdolnością do pracy – por. odpowiedź resortu pracy
z 14 kwietnia 2022 r. na pytanie naszego Wydawnictwa w tej sprawie) rekomendujemy po-
czekać na decyzję ZUS. Jeśli będzie ona dla pracownika korzystna i zostanie mu przyznane
świadczenie rehabilitacyjne, rozwiązanie z nim umowy o pracę w trybie art. 53 § 1 pkt 1
lit. b K.p. będzie zgodnie z prawem dopiero po upływie trzech miesięcy pobierania świadcze-
nia rehabilitacyjnego oraz pod warunkiem, że niezdolność będzie nadal trwać.
Zwracamy uwagę! Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia nie może na-
stąpić po stawieniu się pracownika do pracy w związku z ustaniem przyczyny nieobecności
(art. 53 § 3 K.p.).
VI. ROZLICZANIE CZASU PRACY
1. Zasady planowania czasu pracy w dłuższym okresie

rozliczeniowym i zmiany w harmonogramach czasu pracy
Czy w ramach nierównomiernego rozkładu czasu pracy, który pracodawca spo-
rządza na cały okres, może on zaplanować w niektórych miesiącach okresu rozli-
czeniowego więcej dni pracy, niż wynika to z miesięcznego wymiaru, równoważąc
je w innych miesiącach tego okresu? Jaki będzie to miało wpływ na wynagrodze-
nie pracowników? Czy uzasadnieniem dla zmiany ogłoszonych harmonogramów
czasu pracy mogą być szczególne potrzeby pracodawcy?
Stosowanie dłuższych okresów rozliczeniowych ma uzasadnienie w zakładach pracy, któ-
re stosują nierównomierny rozkład czasu pracy np. z uwagi na zmienne zapotrzebowanie
33
na pracę wynikające z sezonowych wzrostów popytu na oferowane produkty lub usługi.

Wprowadzenie np. 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego pozwala modyfikować liczbę dni
i godzin pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego, gdyż wówczas praco-
dawcy nie wiążą wymiary dla poszczególnych miesięcy roku, lecz globalny wymiar czasu
pracy obliczony dla całego okresu rozliczeniowego. Nie ma przy tym znaczenia, czy okres
zwiększonego zapotrzebowania na pracę, w którym pracodawca kumuluje większą liczbę go-
dzin pracy wystąpi na początku okresu rozliczeniowego, w trakcie jego trwania, czy w ostat-
nim jego miesiącu. W tych okolicznościach zaplanowanie dodatkowych dni pracy, lub więk-
szej liczby dni pracy w przedłużonym dobowym wymiarze, np. w ramach systemu równoważ-
nego, nie oznacza planowania nadgodzin, o ile łącznie w ramach okresu rozliczeniowego
pracodawca nie przekroczy obowiązującego wymiaru czasu pracy.
Przykład
Pracodawca stosuje system podstawowy w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym.
W drugim tegorocznym okresie obejmującym miesiące od maja do sierpnia br. wymiar czasu
pracy wynosił 680 godzin (40 godz. x 17 tyg. + 8 godz. x 4 dni – 8 godz. x 4 święta). W lip-
cu br. pracodawca zaplanował pracownikom 3 wolne piątki, w zamian wyznaczając w rozkła-
dzie jako pracujące 3 soboty sierpnia. Pozostałe soboty były wolne od pracy. W efekcie pra-
cownicy przepracowali w lipcu br. – 144 godziny, natomiast w sierpniu br. – 200 godzin. Było
to działanie prawidłowe, ponieważ w skali okresu rozliczeniowego nie został przekroczony
wymiar czasu pracy (680 godz.), a pracownicy mieli zapewnioną liczbę dni wolnych od pra-
cy odpowiadającą sumie sobót, niedziel i świąt
(art. 147 K.p.). Ważne również, aby zaplanowa-
U
nie 6 dni pracy w trzech tygodniach sierpnia br.
nie spowodowało naruszenia prawa do nieprze-
rwanego 35-godzinnego odpoczynku tygodnio-
wego. Skoro zaś tygodnie tego okresu rozliczeniowego trwają od 000 w poniedziałek do 2400
w niedzielę (1 maja 2023 r. to poniedziałek), pracownicy przychodzący do pracy w soboty
musieli kończyć ją najpóźniej o 1300 tak, aby do 2400 w niedzielę mieć zapewniony nieprze-
rwany 35-godzinny okres odpoczynku. Wyjątek dotyczy jedynie przypadków, w których przy
okazji odpoczynku tygodniowego następuje zmiana pory wykonywania pracy, co uzasadnia
skrócenie odpoczynku tygodniowego do 24 godzin (art. 133 § 2 K.p.).
Stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy może, choć nie musi, wpływać
na wynagrodzenie pracowników w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego.
Wszystko zależy od tego, czy pracownicy otrzymują wynagrodzenie w stałej stawce mie-
sięcznej, czy też w stawce godzinowej. W pierwszym przypadku zaplanowanie różnej licz-
by godzin pracy na poszczególne miesiące okresu rozliczeniowego nie ma wpływu na wy-
nagrodzenie. Jeśli pracownicy ściśle realizują zaplanowany harmonogram pracy, w każdym
z miesięcy otrzymają wynagrodzenie w umówionej stawce miesięcznej. Różnice pojawiają
się w przypadku wynagradzania stawką godzinową. W takich okolicznościach wynagrodze-
nie uwzględnia faktyczną liczbę godzin przepracowanych w poszczególnych miesiącach,
co może spowodować konieczność jego wyrównania w sytuacji, gdy liczba zaplanowanych
godzin nie pozwala pracownikom na wypracowanie płacy minimalnej.
W przypadku stosowania dłuższych okresów rozliczeniowych połączonych z systemem rów-
noważnym możliwa jest sytuacja, w której pracownicy w jednym z miesięcy okresu w ogóle nie
będą mieli zaplanowanej pracy. Zastosowanie w takim przypadku znajduje art. 129 § 5 K.p.
34
Ważne: Jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym

okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługu-
je mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę,
ustalane na podstawie odrębnych przepisów, proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia.
Jeśli pracodawca zaplanował na dany miesiąc mniejszą liczbę godzin pracy, do uzupeł-
nienia wynagrodzenia do poziomu płacy minimalnej zastosowanie znajdzie regulacja art. 7
ust. 3 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U.
z 2020 r. poz. 2207), dalej ustawy. Uzupełnienie ma postać wyrównania, które stanowi różni-
cę między wysokością wynagrodzenia godzinowego, wynikającą z podzielenia wysokości mi-
nimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez
pracownika w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy, a wysokością wyna-
grodzenia pracownika w danym miesiącu, przeliczoną na godzinę pracy.
Przykład
Pracownicy z poprzedniego przykładu otrzymują wynagrodzenie w stawce godzinowej
24 zł. W lipcu br. przepracowali 144 godziny, a tym samym ich wynagrodzenie zasadnicze
wyniosło 3.456 zł (24 zł x 144 godz.) i było niższe niż minimalne (3.456 zł < 3.600 zł). Kwo-
tę wyrównania do minimalnego wynagrodzenia pracodawca obliczył w następujący sposób:
3.600 zł : 144 godz. = 25 zł/godz.; 25 zł – 24 zł = 1 zł; 1 zł x 144 godz. = 144 zł.
Pracodawca wypłacił wyrównanie wraz z wynagrodzeniem zasadniczym w łącznej wyso-
kości 3.600 zł (3.456 zł + 144 zł). Ten sam efekt pracodawca uzyskałby bez przeliczeń, wy-
płacając pracownikom za lipiec br. minimum ustawowe, czyli 3.600 zł.
Pomimo konieczności przyznania pracownikom wyrównania za lipiec, pracodawca z przy-

kładu nie uniknie zapłaty za wszystkie godziny pracy w sierpniu br., co przy stawce godzino-
wej 24 zł oznacza wynagrodzenie za ten miesiąc w kwocie 4.800 zł (200 godz. x 24 zł).
Do rozstrzygnięcia pozostaje jeszcze kwestia zmian w ogłoszonych rozkładach czasu
pracy. Są one dopuszczalne w przypadkach wynikających z przepisów prawa, czyli koniecz-
ności oddania dnia wolnego za pracę w sobotę, niedzielę, lub święto, oddania czasu wol-
nego za nadgodziny czy wyznaczenia terminu odpracowania wyjścia prywatnego w godzi-
nach pracy. W pozostałych przypadkach, nieprzewidzianych w powszechnie obowiązujących
przepisach, możliwość ingerencji w ogłoszone rozkłady pracy zdaniem GIP (por. pismo znak
GPP-417-4560-19/09/PE/RP) musi mieć uzasadnienie w układzie zbiorowym lub regulaminie
pracy.
Przykład
Zakład pracy zatrudnia pracowników na zmiany, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu
pracy, w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Pracownicy mają ustalane w harmonogra-
mach obowiązujące ich dni pracy oraz dni wolne z zachowaniem czasu odpoczynku dobo-
wego i tygodniowego. W regulaminie pracy przewidziano, że: „Harmonogram pracy jest two-
rzony na pełny okres rozliczeniowy, tj. 4 miesiące. Okolicznościami uzasadniającymi zmiany
harmonogramu czasu pracy w trakcie biegnącego okresu rozliczeniowego są m.in.: choroba
pracownika, nieplanowany urlop okolicznościowy, urlop na żądanie, opieka nad dzieckiem,
rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę oraz inne uzasadnione potrzeby pracodawcy.”.
35
A zatem w przypadkach podyktowanych szczególnymi potrzebami pracodawcy niemożli-

wych do przewidzenia na etapie układania rozkładów pracy, pracodawca może modyfikować
pracownikom harmonogram pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.
Powszechnie przyjmuje się, że informacja o zmianie harmonogramu musi być przekazana

pracownikom z wyprzedzeniem, w terminie wymaganym dla rozkładu wyjściowego (tydzień
przed), lecz nie później niż do końca ostatniej dniówki roboczej poprzedzającej dzień, w któ-
rym zmienia się rozkład pracy, co zdaniem resortu pracy wyrażonym w piśmie z 18 paź-
dziernika 2013 r. należy umocować w przepisach wewnątrzzakładowych. Jeśli pracodawca
ma możliwość przekazania pracownikom informacji z tygodniowym wyprzedzeniem, będzie
to działaniem na ich korzyść, pozwalającym łatwiej godzić obowiązki zawodowe z życiem
prywatnym. Warto przy tym rozważyć modyfikację postanowień regulaminu pracy w zakresie
okresu, na który tworzone są harmonogramy. Zgodnie z art. 129 § 3 K.p., rozkład czasu pra-
cy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres
krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Jak już wspomina-
liśmy, pracodawca ma przy tym obowiązek przekazania pracownikowi rozkładu czasu pracy
co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on sporządzo-
ny. Skrócenie z 4 miesięcy do 1 miesiąca okresu, na który pracodawca sporządza rozkłady,
pozwoli niewątpliwie na ograniczenie liczby przypadków, w których niezbędna będzie inge-
rencja w te, które już przekazano.
2. Zaliczenie do czasu pracy uczestnictwa kierowcy

w szkoleniu okresowym
Czy czas uczestnictwa kierowcy w szkoleniu okresowym podlega wliczeniu
do czasu pracy?
Kwestia zaliczania obowiązkowych szkoleń odbywanych przez kierowców do czasu pra-

cy od lat budzi kontrowersje. Czas uczestnictwa w tych szkoleniach nie mieści się w defi-
nicji czasu pracy zawartej w art. 6 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierow-
ców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473 ze zm.). Odwołuje się on bowiem do czynności związanych
z wykonywaniem przewozu drogowego, których otwarty katalog określa ust. 1 tego przepisu.
Odpowiedzi na pytanie, czy szkolenia okresowe kierowców powinny odbywać się w czasie
pracy nie udziela również art. 39l ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym
(Dz. U. z 2022 r. poz. 2201 z późn. zm.), gdyż regulacja ust. 2 tego przepisu ogranicza się
do stwierdzenia, iż przedsiębiorca lub podmiot wykonujący przewóz drogowy może pokryć
koszty szkoleń okresowych kierowcy.
Przed 26 kwietnia 2023 r. podstawy prawnej do wliczania szkoleń okresowych kierowców
do czasu pracy również nie można było znaleźć w Kodeksie pracy. Przed tą datą powołany
akt nakazywał wliczanie do czasu pracy wyłącznie szkoleń z dziedziny bezpieczeństwa i hi-
gieny pracy. Stan prawny zmienił się od 26 kwietnia 2023 r., tj. od dnia wejścia w życie usta-
wy z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy… (Dz. U. poz. 641). Powołaną
ustawą do Kodeksu pracy dodano art. 9413, zgodnie z którym, jeżeli obowiązek pracodawcy
przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju
pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pra-
cy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy
o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia
36
przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości,
w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami
pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.
Odnosząc powyższe do sytuacji zawodowych kierowców, obowiązek cyklicznego odbywa-
nia przez nich szkolenia okresowego wynika z art. 39d ust. 2 ustawy o transporcie drogo-
wym i jest ono niezbędne do wykonywania umówionej pracy. Co więcej przedsiębiorca lub
podmiot wykonujący przewóz drogowy jest obowiązany do kierowania kierowców na szkole-
nia okresowe. Można więc przyjąć, że odbywają oni ww. szkolenia na polecenie pracodaw-
cy. Spełnione są więc kryteria wynikające z art. 9413 K.p., uzasadniające zaliczenie szkoleń
okresowych kierowców do czasu pracy.
Nie sprzeciwia się temu brzmienie art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców, nakazujące-
go kwalifikowanie jako czas pracy czasu od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obej-
muje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Warto bowiem
pamiętać, iż zgodnie z art. 4 ustawy o czasie pracy kierowców, w zakresie w niej nieuregulo-
wanym, stosuje się przepisy Kodeksu pracy. W efekcie art. 9413 K.p. ma bezpośrednie zasto-
sowanie wobec kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.
Przykład
Kierowca pojazdu o dmc powyżej 3,5 tony ma obowiązek odbywania szkolenia okreso-
wego kierowcy. Zgodnie z ustawą o transporcie drogowym, pracodawca ma obowiązek kie-
rować go na takie szkolenie i może, ale nie musi pokrywać jego kosztów. Szkolenie okre-
sowe trwa kilka dni po kilka godzin dziennie tak, że kierowca nie ma możliwości pracować
w tym czasie. W obecnym stanie prawnym czas, w którym kierowca odbywa to szkolenie,
podlega zaliczeniu do czasu pracy na podstawie art. 9413 K.p. w związku z art. 4 ustawy
o czasie pracy kierowców. Z uwagi na to, że ustawa o transporcie drogowym stanowi jedynie
o możliwości pokrycia przez pracodawcę kosztów szkolenia, art. 39l tej ustawy, jako przepis
szczególny wyłącza wobec kierowców regulację art. 9413 K.p. w zakresie, w jakim wprowa-
dza on obowiązek finansowania przez pracodawcę kosztu szkoleń okresowych kierowców.
Nie ma to jednak wpływu na konieczność zaliczania czasu trwania takich szkoleń do czasu
pracy kierowcy. Pracodawca nie może więc wymagać odpracowania dni, w których kierowca
uczestniczył w szkoleniu okresowym w innym terminie. Wykluczone jest również udzielanie
kierowcom na te dni urlopu wypoczynkowego, skoro godziny przeznaczone na odbycie szko-
lenia są kwalifikowane jako czas pracy.
VII. WYNAGRODZENIA I INNE NALEŻNOŚCI

PRACOWNICZE
1. Dzielnik do ustalenia wynagrodzenia urlopowego

Jak ustalić stawkę wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ze składników
zmiennych, jeśli w jednym z przyjmowanych miesięcy pracownik odebrał dzień
wolny, przez co pracował 8 godzin mniej niż to wynika z wymiaru?
Ustalenie stawki za godzinę urlopu wypoczynkowego wymaga podzielenia podstawy wy-
miaru przez liczbę godzin przepracowanych, czyli liczbę rzeczywistych godzin efektywnej
pracy.

37
Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym

czasie pracował (art. 172 zd. 1 K.p.). Dalsza część przepisu stanowi, że zmienne składni-
ki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu
3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Natomiast, jeśli wysokość wyna-
grodzenia pracownika podlega znacznemu zróżnicowaniu, okres ten może być przedłużony
maksymalnie do 12 miesięcy. Zasady postępowania w tym zakresie reguluje rozporządzenie
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych za-
sad udzielania urlopu wypoczynkowego… (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozpo-
rządzenie urlopowe. W § 8 tego aktu prawnego powtórzona została powyższa zasada do-
precyzowując, że do podstawy urlopowej przyjmuje się składniki zmienne jedynie za okres
do miesiąca. Stosownie do dalszych postanowień tego przepisu uwzględnia się je w łącznej
wysokości wypłaconej pracownikowi w przyjmowanym okresie. Tak ustalona kwota stanowi
podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.
Ważne: Stawkę za jedną godzinę pracy ze składników zmiennych oblicza się dzie-
ląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pra-
cę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa (§ 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia
urlopowego).
Tak obliczoną stawkę wynagrodzenia mnoży się następnie przez liczbę godzin, jakie pra-
cownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obo-
wiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 ust. 1
pkt 2 rozporządzenia urlopowego).
Powyższe jest spójne z przytoczoną wcześniej ogólną zasadą prawa urlopowego, gwa-
rantującą pracownikowi wynagrodzenie na poziomie analogicznym do wynagrodzenia za pra-
cę. Warunkiem jest przy tym prawidłowe rozliczanie wynagrodzenia w poszczególnych mie-
siącach. W tym kontekście przypominamy, że przysługuje ono za pracę wykonaną, należy
je wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w ustalonym w zakładzie terminie oraz w przypadku
płatności miesięcznej, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca (art. 80 zd. 1 i art. 85
§ 1-2 K.p.). To oznacza, że w razie pracy w niedziele, święto albo w dniu wolnym z tytułu prze-
ciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, generalnie rekompensowanej innym dniem wolnym,
co najprawdopodobniej miało miejsce w przypadku z pytania, normalne wynagrodzenie za do-
datkową pracę wypłaca się wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc, a w miesiącu „odbioru”
dnia wolnego, wynagrodzenie odpowiednio niższe. Mowa tu o sytuacji, w której te dwa zdarze-
nia przypadają w różnych miesiącach kalendarzowych. Analogiczne stanowisko w tej sprawie
zajął Główny Inspektorat Pracy w piśmie w sprawie wolnego za nadgodziny (znak GNP-367-
-4560/05/PE), które w przedstawionych okolicznościach należy odpowiednio przyjąć.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku, w trzy-
miesięcznym okresie rozliczeniowym, wynagradzany stawką 34 zł/godz. W lutym 2023 r.
przepracował dodatkowo 8 godzin w wolną sobotę, za co otrzymał dzień wolny w mar-
cu 2023 r. Wynagrodzenia są w zakładzie wypłacane w ostatnim roboczym dniu miesiąca,
a pracodawca prawidłowo wypłacił pracownikowi za:
–– luty 2023 r.: 160 godz. + 8 godz. = 168 godz.; 168 godz. x 34 zł = 5.712 zł,
–– marzec 2023 r.: 184 godz. – 8 godz. = 176 godz.; 176 godz. x 34 zł = 5.984 zł.
W czerwcu 2023 r. pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego. Do podstawy wy-
miaru wynagrodzenia urlopowego przyjęto wynagrodzenie za marzec (5.984 zł), kwiecień

38
(152 godz. x 34 zł = 5.168 zł) i maj 2023 r. (168 godz. x 34 zł = 5.712 zł), a jako dzielnik
do uzyskania stawki urlopowej – sumę godzin rzeczywiście przepracowanych w tych miesią-
cach, czyli 496 godz. (176 godz. + 152 godz. + 168 godz.). Pracownik otrzymał za 1 godzinę
urlopu 34 zł (5.984 zł + 5.168 zł + 5.712 zł = 16.864 zł; 16.864 zł : 496 godz. = 34 zł).
W przedstawionych okolicznościach nie występuje niebezpieczeństwo nieadekwatności

wynagrodzenia urlopowego w sytuacji, gdyby liczba godzin przepracowanych w dodatkowym
dniu była niższa od liczby godzin w dniu oddanym. Za „brakujące” godziny pracownikowi
przysługuje wówczas wynagrodzenie przestojowe, które jest wyłączone z podstawy urlopo-
wej na podstawie § 6 pkt 2 rozporządzenia urlopowego. Potwierdziło to Ministerstwo Rodziny
i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 3 grud-
MRiPS nia 2021 r., w którym wyjaśniło, że: „(...) podstawa wymiaru wynagrodzenia
urlopowego (ustalona z uwzględnieniem treści przepisów rozporządzenia urlopowego) po-
winna zostać podzielona przez liczbę (sumę) godzin przepracowanych przez pracownika
w okresie, z którego ta podstawa została ustalona. Oznacza to, że jeżeli np. w dniu wolnym
dla pracownika z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy przypadającym w okresie,
z którego została ustalona wspomniana wyżej podstawa wymiaru urlopu, pracownik wykony-
wał pracę przez 4 godziny, to w opinii MRiPS, taką (tj. faktyczną) liczbę godzin należy z tego
tytułu uwzględnić (doliczyć) pracownikowi przy ustalaniu dzielnika podstawy wymiaru wyna-
grodzenia urlopowego. Za takim stanowiskiem przemawia dodatkowo fakt, iż przepisy rozpo-
rządzenia urlopowego nie przewidują wliczania do podstawy wynagrodzenia za urlop kwot
wynagrodzenia gwarancyjnego za czas gotowości do pracy wypłacanego (na zasadach okre-
ślonych w art. 81 K.p.) pracownikowi, który w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego ty-
godnia pracy przepracował mniejszą liczbę godzin niż wynosi dobowy wymiar czasu pracy
w innym dniu wolnym otrzymanym za tę pracę. (...)”.
Przykład
Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu z tą różnicą, że pracownik w lutym br.
w wolną sobotę przepracował 4 godziny. Za luty br. otrzymał 5.576 zł (160 godz. + 4 godz.
= 164 godz.; 164 godz. x 34 zł = 5.576 zł), a za marzec br. – 6.120 zł (184 godz. – 4 godz.
= 180 godz.; 180 godz. x 34 zł = 6.120 zł), w tym 136 zł wynagrodzenia przestojowego
(4 godz. x 34 zł), którego jednak nie przyjmuje się do podstawy wymiaru wynagrodzenia
za urlop wypoczynkowy. Podstawa wymiaru oraz stawka urlopowa pozostają bez zmian.
Zwracamy uwagę! Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej

wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi
w miesiącu wykorzystywania urlopu (wypłacając je w całości). Natomiast składniki wynagro-
dzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się w przyjętych terminach
wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu należy traktować na równi z okresem wyko-
nywania pracy (§ 7 i § 12 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).
2. Wyrównanie wynagrodzenia do ustawowego minimum

w razie nieobecności w pracy
Czy pracownikowi, który z powodu choroby był nieobecny w pracy przez część
miesiąca, przysługuje wyrównanie do stawki minimalnej?
Jeżeli umowa gwarantuje stawkę minimalną, należy odpowiedzieć przecząco.
39
Wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, będące

sumą składników wynagrodzenia i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, zali-
czanych według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wy-
nagrodzeń osobowych, z wyjątkiem:
–– nagrody jubileuszowej,
–– odprawy emerytalno-rentowej,
–– wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
–– dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej oraz
–– dodatku za staż pracy,
nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia ustalonego w trybie określonym w usta-
wie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, dalej ustawie. Od 1 lipca 2023 r. wynosi ono
3.600 zł miesięcznie, przy czym w przypadku zatrudnienia w niepełnym miesięcznym wymiarze
czasu pracy, proporcjonalnie do liczby godzin pracy przypadającej do przepracowania przez
pracownika w danym miesiącu. Na ten temat piszemy też na str. 7 niniejszego numeru UiPP.
Z powołanych przepisów wynika, że gwarancja płacy minimalnej dotyczy czasu przepra-
cowanego. Jeśli pracownik nie przepracował pełnego wymiaru, zgodnie z obowiązującym go
rozkładem czasu pracy, jednak umowa gwarantuje mu płacę na poziomie minimalnym, nie
ma podstaw do uzupełnienia w postaci wyrównania.
Przykład
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w systemie podstawowym od po-
niedziałku do piątku, jest wynagradzany jedynie stawką zasadniczą w wysokości 3.620 zł
miesięcznie. Od 14 do 31 sierpnia (18 dni) przebywał na zwolnieniu lekarskim, nabywając
prawo do zasiłku chorobowego. Za ten miesiąc otrzymał tytułem wynagrodzenia za pracę
1.447,94 zł (3.620 zł : 30 = 120,67 zł; 120,67 zł x 18 dni = 2.172,06 zł; 3.620 zł – 2.172,06 zł
= 1.447,94 zł) oraz świadczenie chorobowe. Pracownik nie miał prawa do wyrównania. Nie
ma na to wpływu fakt, że minimalna stawka w przeliczeniu na godzinę w sierpniu 2023 r.
wynosiła: 3.600 zł : 176 godz. (nominał) = 20,45 zł, podczas gdy uzyskana to: 1.447,94 zł
: 72 godz. (efektywna praca) = 20,11 zł.
Kwestie związane uzupełnianiem wynagrodzenia do ustawowego minimum w postaci wy-

równania uregulowano w art. 7 ustawy. Zgodnie z ust. 1 powołanego przepisu, jeżeli w da-
nym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład
czasu pracy, wynagrodzenie pracownika jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodze-
nia, następuje uzupełnienie wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania.
Przykład
Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu, z tą różnicą, że wynagrodzenie pracownika
określono na poziomie 3.520 zł. Oprócz niego pracownikowi przysługuje premia kwartalna
w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego, co zapewnia wynagrodzenie gwarantowane
w przeliczeniu na poszczególne miesiące. W miesiącu wypłaty premii pracownik osiąga mi-
nimum, lecz w pozostałych dwóch nie, dlatego przysługuje mu wówczas wyrównanie. Prawo
to powstaje z powodu terminu wypłaty składnika wynagrodzenia (tu premii).
Przykład
Pracownikowi wynagradzanemu stawką 30 zł/godz., zatrudnionemu w systemie równo-
ważnym, w sierpniu br. zaplanowano 100 roboczogodzin. Pomimo, że stawka gwarantuje
40
minimum, biorąc pod uwagę nominał każdego miesiąca, to w sierpniu 2023 r., z powodu roz-
kładu czasu pracy, nie osiągnął wymaganego poziomu. Pracownikowi przysługiwało za ten
miesiąc wyrównanie.
Ustawa przewiduje wypłatę wyrównania tylko z powodów wskazanych w przepisie. Jak już
wielokrotnie pisaliśmy, jeśli wynikające z umowy wynagrodzenie pracownika nie zapewnia
mu stawki minimalnej, co jest stanem niedozwolonym, pracownikowi przysługuje odpowied-
nie uzupełnienie, które nie jest jednak wyrównaniem w rozumieniu przepisów ustawy. Normy
tego aktu nie zawierają wytycznych w sprawie sposobu jego obliczania, gdyż jest to stan,
który nie powinien mieć miejsca. Nie będzie przy tym błędem posłużenie się algorytmem
przewidzianym wobec wyrównania. W myśl art. 7 ust. 3-4 ustawy, pracownikom wynagradza-
nym na podstawie:
–– godzinowych stawek wynagrodzenia, wyrównanie wypłaca się za każdą godzinę
pracy; wyrównanie stanowi różnicę między wysokością wynagrodzenia godzino-
wego, wynikającą z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia przez
liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym
miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy, a wysokością wynagrodzenia
pracownika w danym miesiącu, uwzględniającą wszystkie składniki zaliczalne,
przeliczoną na godzinę pracy,
–– miesięcznych stawek wynagrodzeń, którym nie przysługuje wynagrodzenie
za pełny miesięczny wymiar czasu pracy, wyrównanie wypłaca się za każdą go-
dzinę pracy; wyrównanie stanowi różnicę między wysokością wynagrodzenia
godzinowego, wynikającą z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia
przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika
w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy, a wysokością wy-
nagrodzenia pracownika w danym miesiącu, uwzględniającą wszystkie składniki
zaliczalne, przeliczoną na godzinę pracy.
3. Wysokość dodatku za dobowe godziny nadliczbowe

przypadające w porze nocnej
Pracownik magazynu jest zatrudniony w systemie podstawowym 2-zmianowym
od poniedziałku do piątku (od 600 do 1400 i od 1400 do 2200). W ostatnim tygodniu
lipca, podczas drugiej zmiany, z uwagi na późną dostawę pracował do 0030. Jak
rozliczyć powstałe nadgodziny? Nadmieniamy, że w zakładzie pora nocna przypa-
da pomiędzy 2200 a 600.
W sytuacji z pytania mamy do czynienia z godzinami nadliczbowymi dobowymi, które po-
wstają gdy praca jest wykonywana ponad 8 godzin w ramach doby pracowniczej, przez którą
zgodnie z art. 128 § 3 pkt 1 K.p. należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od go-
dziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu
pracy. Doba pracownicza rozpoczęła się o 1400 i trwała do 1400 dnia następnego, a pracow-
nik w ramach tej doby wykonywał pracę łącznie przez 10,5 godziny, czyli 2,5 godziny po-
nad dobowy wymiar czasu pracy. Czas ten należy pracownikowi zrekompensować. Zgodnie
z art. 1511 § 1 K.p., za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodze-
nia, przysługuje dodatek. Jeśli przypadają one w porze nocnej, dodatek ten wynosi 100%
wynagrodzenia.
41
Dodatek pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wraz z najbliższym wynagrodze-

niem, o ile przed tym terminem żadna ze stron nie wystąpi z inicjatywą zastąpienia dodatku
czasem wolnym, o którym mowa w art. 1512 K.p. (por. pismo GIP z 21 kwietnia 2009 r.,
znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP). Zgodnie bowiem z powołanym przepisem, zamiast wy-
płaty dodatku za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca może udzie-
lić pracownikowi czasu wolnego od pracy w tym samym wymiarze (na pisemny wniosek
pracownika), lub w wymiarze o połowę wyższym (bez wniosku pracownika). W tym drugim
przypadku najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, przy czym nie może to spowodować
obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.
Jeżeli pracownik świadczy pracę w porze nocnej, to również wtedy gdy ma to miej-
sce poza obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w godzinach nadliczbowych (art. 151
§ 1 K.p.), przysługuje mu obok dodatku za nadgodziny, także dodatek z tytułu pracy w po-
rze nocnej. Są to bowiem dwa niezależne świadczenia. Dodatek za każdą godzinę pracy
w nocy wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę
(art. 1518 § 1 K.p.). Prawo do tego dodatku powstaje bez względu na to czy pracownik nale-
ży do pracujących w nocy, czy też nie. Dodatek oblicza się zgodnie z § 4b rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wyna-
grodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządze-
nia o wynagrodzeniu, czyli obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę dzieli się przez
liczbę godzin pracy w danym miesiącu (wymiar czasu pracy ustalony według art. 130 K.p.),
a uzyskany wynik mnoży przez 20%. Pisaliśmy na ten temat w UiPP nr 15/2023, str. 33.
Przykład
Przyjmujemy założenia z pytania oraz zakładamy, że pracownik jest wynagradzany stałą
stawką miesięczną w wysokości 5.300 zł oraz że nadgodzin nie zrekompensowano czasem
wolnym. Za lipiec br. pracodawca wypłacił pracownikowi obok wynagrodzenia zasadniczego:
–– normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe: 5.300 zł : 168 godz. = 31,55 zł;
31,55 zł x 2,5 godz. = 78,88 zł,
–– dodatki za nadgodziny: 31,55 zł x 100% x 2,5 godz. = 78,88 zł,
–– dodatki za 2,5 godziny pracy w nocy: 4,29 zł x 2,5 godz. = 10,73 zł,
–– łącznie: 5.300 zł + 78,88 zł + 78,88 zł + 10,73 zł = 5.468,49 zł.
VIII. DOKUMENTACJA KADROWA
1. Prowadzenie akt osobowych jednocześnie w postaci

papierowej i elektronicznej
Czy pracodawca może przechowywać w postaci elektronicznej skierowania
na profilaktyczne badania lekarskie, prowadząc jednocześnie akta osobowe pra-
cowników w postaci papierowej? Czy w przypadku konieczności konwersji skiero-
wań do wersji papierowej i włączenia ich do teczek akt osobowych wystarczy wy-
druk dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym, czy musi być on podpisa-
ny przez pracodawcę?
W myśl § 3 pkt 2 lit. r rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia
10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.), obo-

42
wiązkiem pracodawcy jest przechowywanie w części B akt osobowych pracownika skierowań

na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich dotyczących wstępnych badań lekarskich, o któ-
rych mowa w art. 229 § 1 pkt 2 K.p. oraz okresowych i kontrolnych badań lekarskich, o któ-
rych mowa w art. 229 § 2 i 5 K.p. W efekcie to od postaci w jakiej pracodawca prowadzi akta
osobowe pracowników zależeć będzie to, czy skierowania mogą być do nich włączone w po-
staci elektronicznej, czy też będą wymagały konwersji do papierowej. Co prawda ustawodaw-
ca dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej w dwóch postaciach jednocześnie,
czyli częściowo w papierowej, a częściowo w elektronicznej, niemniej zgodnie ze stanowi-
skiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 lutego 2019 r.
MRiPS (znak DPR.I. 4102.4.2019.KJ): „(...) możliwe jest przechowywanie poszczegól-
nych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika
w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papiero-
wej bądź odwrotnie. (…)”. Zostało to jednak doprecyzowane w odpowiedzi udzielonej nasze-
mu Wydawnictwu 14 czerwca 2019 r., w której resort pracy zastrzegł, że: „(…) nie należy jed-
nak utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach do-
MRiPS kumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w spra-
wach związanych ze stosunkiem pracy. (…)”. W praktyce oznacza to, że decydując się
na prowadzenie np. akt osobowych w postaci papierowej, pracodawca nie ma prawa prowa-
dzić części dokumentów wchodzących w skład tych akt w wersji wyłącznie elektronicznej.
Ma to również praktyczne uzasadnienie, gdyż dokumenty wchodzące w skład akt pracowni-
czych muszą być wpięte do poszczególnych ich części w porządku chronologicznym, ponu-
merowane, a każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz składowych oświad-
czeń i dokumentów (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).
W związku z tym, w przypadku elektronicznej postaci prowadzenia skierowań na badania
profilaktyczne, przed włączeniem tych dokumentów do części B akt osobowych, konieczna bę-
dzie ich konwersja do postaci papierowej. Rozpo-
rządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej
] nie zawiera postanowień określających wprost

w jaki sposób dołączyć dokument wytworzony
w postaci elektronicznej do dokumentacji prowa-
dzonej w postaci papierowej. Odmienną sytuację reguluje § 11 ust. 1 tego aktu prawnego sta-
nowiąc, że w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicz-
nej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona
przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu (skan), opatruje je kwa-
lifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy
i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spój-
ność tej dokumentacji. Odczytując ten przepis łącznie z § 18 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia,
odnoszącym się do wydania pracownikowi kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej
prowadzonej w postaci elektronicznej, dopuszczający przekazanie jej pracownikowi w posta-
ci papierowej, jako wydruk z dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej zawierający
oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w spra-
wie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pra-
codawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą można jednak ustalić
prawidłowy sposób przejścia z elektronicznego dokumentu do jego wersji papierowej. Elek-
troniczne skierowania na badania lekarskie powinny zostać wydrukowane wraz z metadanymi
przechowywanymi w formacie XML zawierającymi identyfikator dokumentu, rodzaj dokumentu
i datę jego powstania, a następnie podpisane przez pracodawcę lub upoważnioną przez niego
osobę, gdyż podpis ten potwierdza zgodność wydruku z oryginałem skierowania przechowy-
43
wanym w postaci elektronicznej. Dopiero w takiej wersji papierowej można dołączyć je do czę-
ści B akt osobowych.
Utworzenie wersji papierowej skierowań lekarskich ma ponadto znaczenie z perspektywy
przekazania pracownikowi egzemplarza skierowania, który to obowiązek wynika z § 4 ust. 1a
rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie prze-
prowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad
pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie
pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 607). Ten egzemplarz w przyszłości może zostać przez pra-
cownika wykorzystany jeszcze do innego celu, gdyż zgodnie z art. 229 § 11 pkt 2 K.p., jeśli
pracownik będzie aplikował na analogiczne stanowisko u innego pracodawcy w ciągu 30 dni
po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (także pozostając jednocze-
śnie w stosunku pracy z innym pracodawcą – art. 229 § 12 K.p.), na podstawie warunków
pracy opisanych w skierowaniu, nowy pracodawca nie musi kierować pracownika na badania
wstępne, jeśli według jego oceny przedstawione przez kandydata aktualne orzeczenie lekar-
skie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy odpowiada warunkom pracy na propono-
wanym stanowisku.
Przykład
Pracodawca planuje wprowadzić usprawnienie umożliwiające wystawianie skierowań
na profilaktyczne badania medycyny pracy w sposób elektroniczny, opatrując każde skiero-
wanie elektronicznym podpisem certyfikowanym. Skierowanie będzie dostępne na specjal-
nej platformie, do której pracodawca będzie miał dostęp w każdej chwili z możliwością wy-
drukowania skierowania w wersji papierowej. Pracodawca planuje przechowywać w aktach
osobowych oryginały orzeczeń lekarskich dostarczonych przez pracowników we właściwych
częściach akt osobowych. Wraz z orzeczeniami lekarskimi w części B akt osobowych będą
przechowywane również skierowania na badania profilaktyczne wstępne, okresowe oraz
kontrolne – przekonwertowane z postaci elektronicznej, w jakiej zostały wytworzone do pa-
pierowej poprzez ich wydruk wraz z metadanymi, zawartymi w pliku XML i opatrzone pod-
pisem pracodawcy lub upoważnionej przez pracodawcę osoby. Podpis ten potwierdzi zgod-
ność wersji papierowej z elektronicznym oryginałem. Egzemplarz skierowania będzie też
przekazany pracownikowi, do ewentualnego późniejszego wykorzystania u kolejnego praco-
dawcy. Takie postępowanie pracodawcy nie wyklucza możliwości równoległego przechowy-
wania skierowań poza aktami osobowymi w postaci elektronicznej.
2. Zapisy dotyczące monitoringu wizyjnego w regulaminie

pracy i informowanie o nim
Pracownicy sklepów, w których jest zamontowany monitoring wizyjny podpisu-
ją indywidualnie klauzule informacyjne w zakresie ochrony danych osobowych.
Czy dodatkowo pracodawca musi wprowadzić odpowiednie postanowienia do re-
gulaminu pracy? Jeżeli tak, to o jakiej treści?
Stosowanie monitoringu wizyjnego przez pracodawcę wymaga postępowania zgodnie
z art. 222 K.p. oraz RODO. W przypadku wskazanym w pytaniu mowa o wykonaniu obowiąz-
ku zapisanego w art. 13 i 14 RODO (w zależności od sposobu pozyskania danych osobo-
wych). Przepisy te określają treść tzw. klauzul informacyjnych (m.in. cele i podstawę prawną
przetwarzania danych osobowych oraz okres ich przechowywania, a gdy nie można go okre-
ślić – kryteria ustalenia) oraz nakazują administratorowi danych (tu pracodawcy) ich prze-
44
kazanie pracownikom jako osobom, których dane są przetwarzane. Ich treści nie trzeba za-
mieszczać w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy), choć jest to dozwo-
lone i dla spójności dokumentacji tworzonej przez pracodawcę często stosowane. Regulacje
wewnątrzzakładowe powinny być bowiem zgodne z regułami RODO, ustawą z dnia 10 maja
2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz art. 221, 221a, 221b,
222 i 223 K.p. dotyczących danych osobowych pracowników. W kontekście pytania odnosi się
to do monitoringu wizyjnego.
Ważne: Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu wizyjnego muszą być
określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a przy ich nieposiada-
niu, w obwieszczeniu (art. 222 § 6 K.p.).
W pytaniu jest mowa o stosowaniu monitoringu wizyjnego, lecz nie wspomniano o jego
unormowaniu w obowiązującym u Czytelnika regulaminie pracy. Przyjmujemy, że posiada
on odpowiednie postanowienia w tym zakresie wprowadzone ze względu na bezpieczeństwo
pracowników i ochronę mienia, lecz jeśli nie lub wymagają one zaktualizowania, przypomi-
namy zasady określone w art. 222 § 1 K.p. Przepis ten pozwala wykorzystywać monitoring
wizyjny, gdy jest to niezbędne do:
–– zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, lub
–– ochrony mienia, lub
–– kontroli produkcji, lub
–– zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić praco-
dawcę na szkodę.
Całkowicie zabrania monitorowania pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji
związkowej. Natomiast od zakazu instalowania monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach
sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach przewiduje wyjątki. Na podstawie art. 222
§ 2 K.p. jest to dozwolone, gdy monitoring jest niezbędny do realizacji celu, dla którego zo-
stał wprowadzony i nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szcze-
gólności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających
w tych pomieszczeniach osób. Co istotne, monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzy-
skania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a przy jej braku – przedstawi-
cieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Monitorowane pomieszczenia i teren muszą być oznaczone w sposób widoczny i czytelny,
za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Nie narusza to obowiązku pra-
codawcy przekazania pracownikom klauzuli informacyjnej (art. 13 RODO) oraz poinformo-
wania o ich prawach w związku ochroną danych osobowych i podjętych działaniach przy ich
wykonywaniu (art. 12 RODO).
Pracodawca ma prawo przetwarzać nagrania obrazu wyłącznie do celów, dla których zostały
zebrane i powinien je przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagra-
nia lub do czasu zakończenia postępowania (np. sądowego), w którym mogą stanowić dowód.
Na pracodawcy, który wprowadza monitoring wizyjny lub zmienia zasady jego funkcjono-
wania, spoczywa obowiązek poinformowania o tym pracowników. Powinien go zrealizować
w sposób u niego przyjęty, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem/wejściem
w życie zmiany. Ponadto pracodawca musi przekazywać na piśmie postanowienia regulami-
nu pracy (układu zbiorowego pracy, obwieszczenia) dotyczące monitoringu wizyjnego każ-
demu nowemu pracownikowi. Zobowiązanie to wykonuje przed dopuszczeniem go do pracy
(art. 222 § 7-8 K.p.).

45
Przykład
Pracodawca prowadzący sieć sklepów stosował monitoring wizyjny przed 25 maja 2018 r.,
czyli dniem wejścia w życie przepisów kodeksowych w tym zakresie oraz RODO. Po aktuali-
zacji uwzględniającej te regulacje, postanowienia regulaminu pracy o monitoringu wizyjnym
otrzymały następujące brzmienie:
(…)
Rozdział 2
Monitoring wizyjny
1. Zgodnie z art. 222 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108)*)
w każdej placówce handlowej Pracodawcy stosuje się monitoring wizyjny w celu zapewnienia bez-
pieczeństwa Pracownikom i klientom oraz ochrony mienia, polegający na rejestrowaniu obrazu.
2. Obraz rejestrują kamery umieszczone na zewnątrz przed wejściem do placówki handlowej oraz
wewnątrz: przy wejściu, w każdym rogu oraz na środku każdej ze ścian w każdym pomieszczeniu
sprzedażowym oraz magazynowym. Kamery nie są instalowane w przymierzalniach, pomieszcze-
niach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach.
3. Nagrania z monitoringu wizyjnego są wykorzystywane tylko w celach wskazanych w pkt 1.
4. Dostęp do nagrań z monitoringu wizyjnego mają wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania
danych osobowych w nich zawartych.
5. Nagrania z monitoringu wizyjnego są przechowywane maksymalnie przez 3 miesiące, licząc od ich
powstania, a po upływie tego okresu są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
6. Zasady działania monitoringu wizyjnego określa regulamin monitoringu wizyjnego, stanowiący za-
łącznik nr 3 do niniejszego regulaminu pracy.
7. Pracownik jest zobowiązany złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej o za-
poznaniu się z regulaminem monitoringu wizyjnego oraz postanowieniami niniejszego rozdziału
regulaminu pracy, zgodnie ze wzorem przygotowanym przez pracodawcę, dostępnym w postaci
papierowej w dziale HR oraz w postaci elektronicznej – w zakładce „Wnioski i oświadczenia pra-
cowników” wewnętrznego programu kadrowego.
(…)
*) Uwaga: Aktualnie jednolity tekst Kodeksu pracy ogłoszony został w Dz. U. z 2023 r. poz. 1465.
IX. ROZSTRZYGANIE WĄTPLIWOŚCI DOTYCZĄCYCH

URLOPÓW
1. Urlop wypoczynkowy w zatrudnieniu podjętym przed

rozwiązaniem umowy w dotychczasowym miejscu pracy
Zatrudniliśmy pracownika od 16 sierpnia br. na okres próbny do 31 paździer-
nika br. Do 31 sierpnia 2023 r. był on zatrudniony u poprzedniego pracodawcy
(ostatnie dni przebywał na urlopie wypoczynkowym). Jak ustalić wymiar urlopu
wypoczynkowego, jeśli legitymuje się on stażem urlopowym niższym niż 10 lat?
Pracodawca powinien ustalić urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, zaokrąglając

sierpień do pełnego miesiąca.

46
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypo-

czynkowego, który za wyjątkiem roku debiutu zawodowego nabywa z góry, w wymiarze:
–– 20 dni – jeżeli jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
–– 26 dni – jeżeli jest zatrudniony co najmniej 10 lat (art. 152 § 1 i art. 154 § 1 K.p.).
Jeżeli pracownik jest zatrudniony na cześć etatu, przysługuje mu urlop proporcjonalny,
przy czym wnikający z wyliczenia ewentualny niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę
do pełnego dnia (art. 154 § 2 K.p.).
Przy ustalaniu urlopu za niepełny rok pracy – poza rokiem debiutu zawodowego – stosuje
się zasady wskazane w art. 1551 i 1552a K.p. Dla pracodawcy z pytania istotne są § 1 pkt 2
i § 21 pierwszego z wymienionych przepisów oraz § 1 i 2 drugiego. W myśl powołanych norm,
w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do ko-
lejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop u kolejnego pracodawcy w wymiarze:
–– proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego
– w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzo-
wego,
–– proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie
zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.
Przy czym stosuje się to odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pra-
codawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy
z poprzednim pracodawcą.
Z treści pytania wynika, że mamy do czynie-
H nia z tą ostatnią sytuacją, gdyż pracodawca,

u którego umowa uległa rozwiązaniu z końcem
sierpnia 2023 r., w dniu podjęcia pracy u Czytel-
nika nie był „poprzednim”, ale aktualnym, w konsekwencji pytający nie był wobec niego „ko-
lejnym”. Skoro tak, należało zastosować w całości następujące zasady:
–– przy ustalaniu wymiaru urlopu za kalendarzowy miesiąc pracy przysługuje
1/12 puli rocznej wynikającej ze stażu urlopowego,
–– niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.
Przy założeniu, że pracownik z pytania nigdzie więcej w tym roku nie pracował, nie
ma podstaw do ograniczenia urlopu za bieżący rok z powodu zatrudnienia u innego praco-
dawcy, a zwłaszcza do zastosowania art. 1552a § 3 K.p., zgodnie z którym, jeżeli ustanie
stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejne-
go pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego
miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.
Przykład
Pracownik ukończył szkołę zasadniczą oraz był/jest zatrudniony u pracodawcy:
–– A od 1 marca 2020 r. do 31 grudnia 2021 r.,
–– B od 1 marca 2022 r. do 31 sierpnia 2023 r.,
–– C od 16 sierpnia do 31 października 2023 r.
Pracodawcą dotychczasowym względem pracodawcy C jest pracodawca A, a nie B. Za-
tem pracodawca C powinien ustalić uprawnienia urlopowe, zaokrąglając sierpień br. do peł-
nego miesiąca. Pracownikowi przysługuje u tego pracodawcy 5 dni urlopu wypoczynkowego
(20 dni x 3/12). Jeśli po okresie próby zostanie podpisana następna umowa, pracodawca C
znów ustali prawo do urlopu proporcjonalnego.
47
X. WYJAŚNIENIA DOTYCZĄCE WYBRANYCH

ZAGADNIEŃ
1. Obliczanie odpisów podstawowych na ZFŚS

po wznowieniu tego obowiązku od 1 lipca br.
Do 30 czerwca 2023 r. spółka korzystała z możliwości zawieszenia dokonywania
odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Po odwołaniu stanu zagro-
żenia epidemicznego jest zobowiązana do zrealizowania odpisu. Czy odpis powi-
nien odpowiadać wartości za cały 2023 r., czy za okres nieobjęty zawieszeniem?
Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej zwany Funduszem) należy
naliczyć za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r., według stawek obowiązujących w tym
okresie.
Z dniem 1 lipca 2023 r. rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 14 czerwca 2023 r.
w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicz-
nego (Dz. U. poz. 1118) został odwołany ten stan. Tym samym od 1 lipca br. pracodawcy
(w tym Czytelnik) muszą wznowić realizację zawieszonych niektórych obowiązków wynikają-
cych z ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U.
z 2023 r. poz. 998 z późn. zm.), dalej zwanej ustawą o Funduszu, tj. tworzenia lub funkcjono-
wania Funduszu, dokonywania odpisu podstawowego oraz wypłaty świadczeń urlopowych,
które mogły być zawieszone w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii ogłoszo-
nych z powodu COVID-19 w przypadku wystąpienia u pracodawcy w rozumieniu art. 3 K.p.
odpowiedniego spadku obrotów gospodarczych lub wzrostu obciążenia funduszu wynagro-
dzeń. Taki zakres zawieszenia obowiązków przewidywał art. 15ge ust. 1-2 ustawy z dnia
2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziała-
niem i zwalczaniem COVID-19… (Dz. U. z 2023 r. poz. 1327 z późn. zm.), dalej specustawy.
Ustawa o Funduszu i specustawa nie określają zasad postępowania przy naliczaniu odpi-
sów podstawowych po odwołaniu stanów zagrożenia epidemicznego/epidemii w ciągu roku
kalendarzowego. Jednak cel specustawy, którym było odciążenie finansowe pracodawców
w czasie pandemii, wyklucza ustalanie odpisów za cały 2023 r. Czytelnik powinien obliczyć
ich wartość proporcjonalną do okresu działania Funduszu po wznowieniu obowiązku odpro-
wadzania odpisów podstawowych. Przyjmując zatem założenie, że będzie prowadził Fun-
dusz do końca 2023 r., wyliczeń powinien dokonać za czas od 1 lipca do 31 grudnia br.
Zwracamy uwagę! W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. odpisy na Fundusz

oblicza się z przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim
półroczu 2021 r., tj. 5.104,90 zł (Mon. Pol. z 2022 r. poz. 266). Przesądza o tym art. 5l ust. 2
ustawy o Funduszu. Przepis art. 5l ustawy o Funduszu został zmieniony przez art. 3 ustawy
z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realiza-
cji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 1586), dalej zwa-
nej ustawą zmieniającą. W takim razie Czytelnik przyjmuje do obliczeń odpis podstawowy
na jednego pracownika:
–– zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach – w wysokości 1.914,34 zł (37,5%
x 5.104,90 zł),
–– wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym cha-
rakterze, w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – w wysokości
2.552,45 zł (50% x 5.104,90 zł).
48
Przykład
Przyjmujemy założenie, że u pracodawcy z pytania planowane przeciętne zatrud-
nienie w 2023 r. wynosi 90 (w przeliczeniu na pełne etaty) i obejmuje wyłącznie pracow-
ników zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach. W takim razie odpis na Fundusz wy-
nosi 86.145,30 zł (90 pracowników x 1.914,34 zł = 172.290,60 zł; 172.290,60 zł x 6/12
= 86.145,30 zł).
Przepis art. 12 ustawy zmieniającej zobowiązuje do przekazania odpisów na rachunek

Funduszu w przeliczonej wysokości według wskazań art. 5l ustawy o Funduszu do 30 wrze-
śnia 2023 r. Ostatni dzień września danego roku kalendarzowego wskazuje również art. 6
ust. 2 ustawy o Funduszu, lecz obliguje jednocześnie do wpłaty minimum 75% równowarto-
ści odpisów za dany rok do 31 maja (wyjątki w zakresie terminów są przewidziane dla pra-
codawców dobrowolnie prowadzących Fundusz oraz przy przejściu zakładu pracy w trybie
art. 231 K.p.). Z treści obydwu przepisów należy wnioskować, że dotyczą one pracodawców,
u których Fundusz działa przez cały rok. Ustawa o Funduszu, ustawa zmieniająca i specu-
stawa nie ustalają natomiast terminu odprowadzania odpisów po wznowieniu działalności
Funduszu w trakcie roku kalendarzowego. Naszym zdaniem, pracodawca uruchamiający po-
nownie Fundusz 1 lipca br. po okresie jego zawieszenia na mocy art. 15ge specustawy powi-
nien dokonać transferu na rachunek Funduszu:
–– części odpisów niezwłocznie (jeszcze w lipcu), żeby udzielać świadczeń z Fundu-
szu, zgodnie z jego regulaminem – jeżeli na rachunku Funduszu nie ma lub jest
niewielka kwota środków,
–– pozostałej części odpisów najpóźniej do 30 września br.
W końcu 2023 r. musi zaś skorygować wartość odpisów adekwatnie do faktycznej prze-
ciętnej liczby zatrudnionych (§ 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu nali-
czania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – Dz. U. nr 43, poz. 349). Ewen-
tualną nadpłatę pracodawca może zaliczyć na poczet odpisów za rok 2024 lub wycofać z ra-
chunku Funduszu, zaś niedopłatę ma obowiązek przekazać na ten rachunek.
2. Obniżanie przyznanego pracownikowi ryczałtu

samochodowego za dni okazjonalnej pracy zdalnej
Część pracowników ma podpisane umowy na używanie własnego samochodu
do celów służbowych, na podstawie których otrzymują ryczałt. W dniach, w któ-
rych świadczą okazjonalną pracę zdalną (na zaakceptowany przez pracodaw-
cę wniosek) nie korzystają z pojazdu, zgodnie z obopólnymi ustaleniami. Czy
w związku z tym należy pomniejszyć ryczałt samochodowy?
Tak, pracodawca zmniejsza ryczałt samochodowy za każdy dzień pracy zdalnej wyko-
nywanej okazjonalnie, w którym pracownik nie wykorzystuje własnego pojazdu do celów
służbowych.
Zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbo-
wych do jazd lokalnych dokonuje się na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z pra-
codawcą oraz według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia
25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów
używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebę-
49
dących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej zwanego rozpo-
rządzeniem. Następuje to w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki
za 1 kilometr przebiegu (wskazanej w § 2 rozporządzenia) i miesięcznego limitu przebiegu
kilometrów na jazdy lokalne (określonego w § 3 rozporządzenia). Ta formuła dotyczy oblicza-
nia tzw. ryczałtu pełnego, którego wysokość nie zmienia się w poszczególnych miesiącach.
Ostateczna kwota ryczałtu należnego za dany miesiąc zależy od oświadczenia pracownika,
uwzględniającego dni absencji w pracy i niewykorzystywania samochodu do celów służbo-
wych (§ 4 ust. 1 zd. 2 rozporządzenia).
Wykonywanie pracy w sposób tradycyjny lub zdalny nie ma żadnego znaczenia dla usta-
lenia prawa do ryczałtu. Dotyczy to także dni, w których pracownik pracuje zdalnie na swój
wniosek, złożony w trybie art. 6733 K.p. (tzw. okazjonalna praca zdalna). Zatem, jeżeli pra-
cownik używa prywatnego samochodu do pracy w każdej z tych sytuacji, przysługuje mu ry-
czałt. Jego wysokość zostanie jednak pomniejszona o 1/22 za każdy dzień roboczy (u Czy-
telnika dzień okazjonalnej pracy zdalnej), w którym pracownik nie wykorzystuje prywatnego
pojazdu w celach służbowych. Zgodnie bowiem z § 4 ust. 2 rozporządzenia, ryczałt obniża
każdy roboczy dzień:
–– nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży
służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także
–– w którym pracownik nie dysponował (tu nie użytkował) pojazdem do celów służ-
bowych.
Oświadczenia o używaniu przez pracownika pojazdu do celów służbowych w danym mie-
siącu powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestra-
cyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesią-
cu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni,
w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Wzór tego oświadcze-
nia dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl.
Przykład
Pracownik użytkuje w celach służbowych do jazd lokalnych prywatny samochód osobowy
o pojemności skokowej silnika 1.987 cm3. W umowie o używanie prywatnego samochodu
do celów służbowych w jazdach lokalnych pracodawca ustalił miesięczny limit kilometrów na
jazdy lokalne w wysokości 700 km (miasto, w którym jest zatrudniony pracownik liczy ponad
500 tysięcy mieszkańców) oraz zapisano, że miesięczny ryczałt będzie wypłacany za mie-
siąc poprzedni na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, w ciągu 7 dni od złożenia
tego oświadczenia.
W sierpniu br. pracownik przepracował 2 dni
U
zdalnie w trybie okazjonalnym bez wykorzysty-
wania w tym czasie własnego samochodu do ce-
lów służbowych i 15 dni roboczych w sposób tra-
dycyjny (używając prywatny pojazd przy wykonywaniu zadań służbowych), a ponadto przez
5 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym. W oświadczeniu o używaniu pojazdu do celów
służbowych w sierpniu br. pracownik wykazał łącznie 7 dni, w których nie wykorzystywał po-
jazdu do celów służbowych.
Pełny ryczałt odpowiada kwocie 805 zł miesięcznie (700 km x 1,15 zł), jednak
za sierpień br. przysługiwał w wysokości 548,87 zł (805 zł x 1/22 = 36,59 zł; 36,59 zł x 7 dni
= 256,13 zł; 805 zł – 256,13 zł = 548,87 zł).
50
XI. OBOWIĄZKI PRACODAWCY W ZAKRESIE BHP
1. Zapewnienie pracownikom wody i napojów profilaktycznych

Pracodawca ma tylko jedną siedzibę (żadnych biur regionalnych). Zatrudnie-
ni przez niego przedstawiciele handlowi i regionalni kierownicy sprzedaży pra-
cują na terenie kilku województw. Pracodawca zamierza zapewnić im w okresie
od 1 czerwca do 30 września bezpłatną wodę, lecz chciałby uniknąć otrzymywania
kilkudziesięciu faktur miesięcznie. Czy może wprowadzić dodatkowy składnik
płacowy (nieoskładkowany i niepodatkowy, na wzór ekwiwalentu za pranie), wy-
płacany w ww. okresie, pomniejszany o każdą nieobecność w pracy?
Pracodawca musi zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napo-
je, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych
dodatkowo inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane
do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Tak stanowi § 112
zd. 1-2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w spra-
wie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650
z późn. zm.), dalej zwane rozporządzeniem z dnia 26 września 1997 r. W zdaniu trzecim po-
wołany przepis odsyła do odrębnych regulacji, które są zawarte w rozporządzeniu Rady Mi-
nistrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60,
poz. 279), dalej zwane rozporządzeniem z dnia 28 maja 1996 r. Na podstawie § 4 tego aktu
prawnego pracodawca ma obowiązek zagwarantować napoje (zimne lub ciepłe – odpowied-
nio do warunków pracy) w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników zatrudnionych:
–– w mikroklimacie gorącym (wskaźnik obciążenia termicznego WBGT wynosi po-
wyżej 25o C) lub/i zimnym (wskaźnik siły chłodzącego powietrza WCI wynosi po-
wyżej 1.000); napoje dla osób pracujących w mikroklimacie gorącym muszą być
wzbogacone w sole mineralne i witaminy,
–– przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10o C
lub powyżej 25o C,
–– przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmia-
ny roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal
(6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
–– na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmos-
ferycznymi przekracza 28o C.
Zwracamy uwagę! Obowiązek zapewnienia napojów profilaktycznych dotyczy tylko sta-

nowisk pracy ustalonych przez pracodawcę w porozumieniu z zakładową organizacją związko-
wą, a przy jej braku – po zasięgnięciu opinii przedstawiciela pracowników (§ 5 rozporządzenia
z dnia 28 maja 1996 r. i wyrok NSA w Białymstoku z 10 kwietnia 2001 r., sygn. akt SA/Bk
178/01). Lista tych stanowisk oraz zasady wydawania napojów pracownikom je zajmującym
powinny być zamieszczone w regulaminie pracy w części dotyczącej bhp, jeśli pracodawca
ma obowiązek jego posiadania (art. 1041 § 1 pkt 8 K.p.). Napoje profilaktyczne mają być wy-
dawane w dniach, w których jest to uzasadnione. Muszą być dostępne dla pracowników
w ciągu całej zmiany roboczej (§ 6 ust. 1 i 3 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r.).
Przedstawiciele handlowi i kierownicy sprzedaży pracujący w sposób mobilny na ob-
szarze kilku województw mogą korzystać z wody do picia m.in. na stacjach benzynowych,
parkingach i u klientów, co naszym zdaniem, spełnia wymagania § 112 rozporządzenia
51
z dnia 26 września 1997 r., lecz jeśli Czytelnik uważa inaczej, może dodatkowo wydawać im
zapas wody butelkowanej (np. tygodniowy) do przechowywania w samochodzie, którym się
przemieszczają. Napoje profilaktyczne mogłyby natomiast przysługiwać wymienionym pra-
cownikom w dniach, w których temperatura przekracza 28o C, gdyby nie przemieszczali się
pojazdami klimatyzowanymi.
Pracodawca nie może zastąpić dostarczania napojów profilaktycznych w naturze ekwiwa-
lentem pieniężnym (§ 8 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r.). Taki ekwiwalent nie korzy-
sta ze zwolnienia ze składek ZUS ani z opodatkowania ze względu na jego wykorzystanie
wbrew przepisom i brak w nich podstawy do jego wypłacania. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 6
rozporządzenia składkowego oraz art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. Zatem wprowadze-
nie przez Czytelnika dodatkowego świadczenia (nawet nienazwanego wprost ekwiwalentem)
na pokrycie kosztów zakupu napojów profilaktycznych, obok wody, na warunkach przed-
stawionych w pytaniu, byłoby sprzeczne z przytoczonymi wyżej przepisami, oskładkowane
i opodatkowane jako przychód pracownika ze stosunku pracy (art. 18 ust. 1 ustawy o sus,
art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o pdof i wyrok WSA w Gdańsku z 4 stycznia
2023 r., sygn. akt I SA/Gd 1076/22). W efekcie jego ustanowienie mogłoby stanowić wykro-
czenie ze względu na nieprzestrzeganie regulacji i zasad bhp, zagrożone grzywną od 1.000 zł
do 30.000 zł (art. 283 § 1 K.p.). Nie przyniosłoby też rezultatu, o jaki Czytelnikowi chodzi
w zakresie zwolnienia od obciążeń składkowo-podatkowych.
Czytelnik nie może również wykorzystać § 2 ust. 2 rozporządzenia z dnia 28 maja
1996 r., ponieważ odnosi się on do stosowania form zastępczych wyłącznie zamiast posił-
ków profilaktycznych. Przepis ten pozwala zapewnić pracownikowi możliwość spożycia po-
siłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności
przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie
lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich
podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez
pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych pracodawca nie ma możliwości wy-
dawania pracownikowi posiłku w tej formie. Organy podatkowe nie kwestionują wprawdzie
uwzględniania napojów bezalkoholowych w formach zastępczych (np. karcie przedpłaconej)
dla posiłków profilaktycznych (por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 28 kwiet-
nia 2023 r., znak 0115-KDIT2.4011.149.2023.1.MM i z 9 lutego 2021 r., znak 0113-KDIPT-
-2-3.4011.858.2020.2.GG). Jednak ich rolą jest ocena pod kątem podatkowym.
Wspomnijmy, że wartość przekazanych pracownikom bonów, talonów, kuponów oraz in-
nych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych,
posiłków oraz artykułów spożywczych, gdy pracodawca nie ma możliwości ich wydania, mimo
ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bhp, korzysta ze zwolnienia od skła-
dek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego) oraz podatku dochodowego (art. 21
ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof).
Te regulacje nie dotyczą jednak sfery prawa pracy i nie dają podstawy do stosowania
form zastępczych za napoje profilaktyczne (bez ich łączenia z posiłkiem profilaktycznym).
Gdyby wolą ustawodawcy była możliwość ich wykorzystywania, wprowadziłby odpowiednik
§ 2 ust. 2 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r.
Czytelnik może wykonać regulacje zarówno § 112 rozporządzenia z dnia 26 września
1997 r., jak i rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w zakresie napojów profilaktycznych po-
przez udzielanie pracownikom zaliczek lub wyposażenie ich w służbowe karty płatnicze. Przy
obydwu rozwiązaniach nie uchroni się przed fakturami koniecznymi do rozliczenia zakupu
wody i napojów. Może ich uniknąć jedynie przy przekazywaniu pracownikom wody i innych
napojów w naturze, np. w formie butelkowanej na z góry określony czas.
52
D. PRACOWNICZE PLANY KAPITAŁOWE

Wyjaśnienia opublikowane w dziale opracowano w oparciu o przepisy usta-
wy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U.
z 2023 r. poz. 46), zwanej ustawą o PPK.
1. Termin zapisania pracownika do PPK a zasada równego

traktowania w zatrudnieniu
Pracodawca co do zasady każdą nowo zatrudnioną osobę zgłasza do PPK
w ostatecznym terminie. W praktyce zdarzają się jednak przypadki, że taki pra-
cownik chciałby przystąpić do PPK szybciej, tj. po upływie 14 dni zatrudnienia.
Dotychczas nie stosowaliśmy tego w praktyce. Ostatnio zatrudniliśmy pracowni-
ka, w imieniu i na rzecz którego umowę o prowadzenie PPK zamierzamy zawrzeć
w pierwszym z możliwych terminów. Mamy jednak obawy, czy nie zostanie to po-
traktowane jako nierówne traktowanie pracowników?
Pracodawca, zgłaszając do PPK nowo zatrudnioną osobę wcześniej niż pozostałych pra-
cowników naraża się na zarzut nierównego traktowania pracowników.
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby
zatrudnionej najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia i najpóźniej do 10. dnia miesiąca
następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia. Nie
ma to zastosowania, jeśli osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem ww. terminu niedo-
konywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi
zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą
zatrudnioną. Tak stanowi art. 16 ust. 1 ustawy o PPK.
Do okresu zatrudnienia, o którym mowa wyżej, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzed-
nich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okre-
sy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów
obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych
przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał tę osobę zatrudnioną.
Ważne: Pracodawca sam decyduje o momencie zawarcia w imieniu pracowników

umowy o prowadzenie PPK, biorąc przy tym pod uwagę ramy czasowe określone
w ustawie o PPK.
Naszym zdaniem wobec wszystkich osób zatrudnionych powinien przyjąć te same zasa-
dy. Do osób zatrudnionych stosuje się bowiem odpowiednio przepisy art. 183a § 1-5 K.p. do-
tyczące obowiązku równego traktowania (art. 23 ust. 1 zd. 2 ustawy o PPK).
Jeśli więc pracodawca zwykle zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu nowo zatrud-
nionych pracowników w ostatecznym możliwym terminie, to zawarcie takiej umowy w imieniu
tylko jednego pracownika już 15. dnia zatrudnienia, może spotkać się z zarzutem naruszenia
zasady równego traktowania. Taki bowiem pracownik szybciej od pozostałych będzie otrzy-
mywał od pracodawcy świadczenie niepieniężne w postaci wpłaty do PPK sfinansowanej
przez ten podmiot.

53
E. VADEMECUM KADROWCA
XII. ZASADY SPORZĄDZANIA INFORMACJI

O WARUNKACH ZATRUDNIENIA PO ZMIANACH
Od 26 kwietnia 2023 r. zakres danych podawanych w informacji o warunkach zatrudnienia,
dalej informacji został znacznie rozszerzony. Zmieniły się też okoliczności i terminy przekazy-
wania jej pracownikowi oraz informowania o zmianach danych w niej wymienionych. W niniej-
szym opracowaniu kompleksowo omawiamy zasady sporządzania informacji, z uwzględnie-
niem stanowisk Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (wcześniej resortu pracy).
1. Termin i postać informacji o warunkach zatrudnienia

Pracodawca informuje pracownika o warunkach zatrudnienia nie później niż w terminie
7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy (art. 29 § 3 pkt 1 K.p.). Jeśli umowy następują bez-
pośrednio po sobie, informację wystarczy wystosować raz – po dopuszczaniu pracownika
do pracy, a następnie w razie potrzeby tylko zaktualizować. Analogiczne stanowisko zajął re-
sort rodziny w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa dotyczące tej sprawy nadesła-
nej 6 czerwca 2023 r. Jak wyjaśnił: „Wydaje się, że zawarcie kolejnej umowy
MRiPS o pracę nie zawsze skutkuje koniecznością aktualizacji informacji o warunkach
zatrudnienia, jeżeli zachowują one aktualność. Zawarcie bezpośrednio po umowie o pracę
na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas
nieokreślony, co do zasady, nie powoduje zmiany warunków zatrudnienia, o których mowa
w omawianym przepisie K.p. Jeżeli w związku z zawarciem bezpośrednio po umowie o pracę
na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nie-
określony warunki zatrudnienia nie ulegają zmianie, to nie zachodzi konieczność aktualizacji
treści informacji, o której mowa w art. 29 § 3 K.p. (…)”.
Ponadto pracodawca ma obowiązek informowania pracownika o instytucji zabezpiecze-
nia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne – który należy wy-
pełnić nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (art. 29
§ 3 pkt 2 K.p.). Nie ma przy tym przeszkód aby informację w tej sprawie umieścić w doku-
mencie przekazanym w pierwszym terminie (7 dni od dnia dopuszczenia do pracy), wraz
z podstawowym wykazem warunków zatrudnienia. Taka zbiorcza informacja posiada istotną
zaletę, prezentuje bowiem adresatowi wszelkie dane w jednym dokumencie, minimalizując
ich ilość.
Informacja może być przekazywana pracow-
nikowi w postaci papierowej lub elektronicznej.
] Przy czym w tej drugiej postaci pod warunkiem,

że będzie dostępna dla pracownika z możliwo-
ścią jej wydrukowania oraz przechowywania,
a pracodawca zachowa dowód jej przekazania lub otrzymania przez pracownika (art. 29
§ 34 K.p.). To istotny obowiązek zwłaszcza w kontekście możliwości poinformowania o nie-
których warunkach (wymienionych na następnej stronie w pkt. 1-6, 8-11 i 14) poprzez ode-

54
słanie do przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, o czym piszemy
w pkt. 3 niniejszego opracowania (art. 293 § 31 K.p.).
2. Treść informacji o warunkach zatrudnienia

W myśl art. 29 § 3 K.p., informacja powinna wskazywać co najmniej:
1) obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy,
2) obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy,
3) przysługujące pracownikowi przerwy w pracy,
4) przysługujący pracownikowi dobowy i tygodniowy odpoczynek,
5) zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6) w przypadku pracy zmianowej – zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasady dotyczące przemieszczania
się między miejscami wykonywania pracy,
8) inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wyna-
grodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe,
9) wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypo-
czynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pra-
cownikowi informacji, zasady jego ustalania i przyznawania,
10) obowiązujące zasady rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogi formalne, długość
okresów wypowiedzenia oraz termin odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest
możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracow-
nikowi informacji, sposób ustalania takich okresów wypowiedzenia,
11) prawo pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności ogólne
zasady polityki szkoleniowej pracodawcy,
12) układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe, którym pracownik jest objęty,
a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspól-
ne organy lub instytucje – nazwę takich organów lub instytucji,
13) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – termin, miejsce, czas
i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia za pracę, porę nocną oraz przyjęty
u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecno-
ści w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz
14) nazwę instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpie-
czenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony
związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie do-
tyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia
społecznego.
Większość wymienionych informacji wymaga spersonalizowania – dotyczy uprawnień ad-
resata, co wynika ze sformułowania „obowiązujące pracownika” lub „przysługujące pracow-
nikowi”. Chodzi np. o normy i wymiar czasu pracy, czy urlop wypoczynkowy. Niektóre mają
jednak charakter ogólny, jak np. „obowiązujące zasady rozwiązania stosunku pracy”, które
po ewentualnym uzupełnieniu mogą być powielane.
Jak już napisaliśmy w pkt. 1 niniejszego opracowania, dane wymienione powyżej
w pkt. 1-6, 8-11 i 14 pracodawca może przekazać w formie opisowej, lub przez odwołanie
do przepisów prawa.
Przez przepisy prawa pracy należy rozumieć przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy in-
nych ustaw i aktów wykonawczych, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i in-
55
nych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających pra-

wa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 9 § 1 K.p.).
Na tle zakresu odwołania do przepisów prawa powstały pewne wątpliwości. Przepis
art. 29 § 31 K.p. nie przewiduje bowiem możliwości powołania postanowień regulaminowych
w sprawie zasad przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, jeśli występuje
więcej niż jedno takie miejsce, choćby szczegółowo to regulował. Tak też uznał resort ro-
dziny, wyjaśniając w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa w tej sprawie z 6 czerw-
2023 r., że: „(…) Z uwagi na to, że przepis art. 29 § 31 Kodeksu pracy nie
MRiPS ca przewiduje możliwości odesłania do przepisów prawa pracy w zakresie infor-
mowania o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pra-
cy (tj. art. 29 § 3 lit. g Kodeksu pracy) – w tym zakresie pracodawca powinien poinformować
pracownika w przekazywanej informacji o warunkach zatrudnienia.”.
Zwracamy uwagę! Obowiązek przekazania nowej, rozszerzonej informacji dotyczy

pracowników zatrudnianych począwszy od dnia 26 kwietnia 2023 r. Zgodnie z art. 22 ust. 1
ustawy z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy... (Dz. U. poz. 641), da-
lej ustawy nowelizującej, która wprowadziła omawiane zmiany, w przypadku umów o pracę
trwających w ww. dniu, pracodawca, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej
lub elektronicznej, powinien uzupełnić informacje, w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia
wniosku. Pisaliśmy na ten temat w UiPP nr 15/2023, str. 5.
3. Sporządzenie informacji o warunkach zatrudnienia,

z uwzględnieniem stanowisk MRiPS i GIP
W niniejszej części opracowania omawiamy poszczególne warunki zatrudnienia, któ-
re musi zawierać informacja przekazywana pracownikowi. Przykładowe zapisy w informacji
mają postać opisową i dotyczą pracownicy w wieku 45 lat:
–– zatrudnionej od 1 sierpnia 2023 r. w ramach umowy na czas nieokreślony, na sta-
nowisku magazyniera w magazynie wyrobów gotowych w miejscu oraz epizo-
dycznie w magazynie opakowań oddalonym o 5 km,
–– objętej systemem równoważnego czasu pracy w wariancie podstawowym, praca
jest wykonywana od poniedziałku do piątku w porze dziennej,
–– legitymującej się 11-letnim stażem urlopowym,
–– objętej regulaminem pracy i wynagradzania, ale nieobjętej układem zbiorowym
pracy.
Normy dobowa i tygodniowa

Powszechne normy czasu pracy określa art. 129 § 1 K.p. W myśl powołanego przepisu,
czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie
pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Istnieją jednak od nich
wyjątki, które mają wpływ na treść informacji, a dotyczą m.in.:
–– pracownika młodocianego w wieku do 16 lat, którego czas pracy nie może prze-
kraczać 6 godzin na dobę, co przy obowiązkowym, obejmującym niedzielę odpo-
czynku tygodniowym w wymiarze 48 godzin skutkuje 30-godzinną, a w przypad-
ku młodocianego powyżej tego wieku 40-godzinną „sztywną” normą tygodniową
(art. 202 § 1-2 i 31 K.p.),
–– osoby z niepełnosprawnością w stopniu lekkim, która co do zasady jest objęta
8-godzinną normą dobową i „sztywną” 40-godzinną tygodniową oraz w stopniu

56
umiarkowanym i znacznym odpowiednio 7-godzinną dobową i 35-godzinną tygo-

dniową (art. 15 ust. 1-2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawo-
dowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Dz. U. z 2023 r.
poz. 100 z późn. zm.).
Normy czasu pracy pozostają niezależne od wielkości etatu pracownika.
Przyjmując założenia z akapitu 1., ta część informacji przedstawia się następująco:
VENIX Sp. z o.o. Poznań, 4 sierpnia 2023 r.

ul. Wąska 100 (miejscowość i data)
60-859 Poznań
Maria Kowal
(oznaczenie pracodawcy) magazynier
magazyn wyrobów gotowych
(oznaczenie pracownika)
INFORMACJA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA

1) Obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy: 8 godzin na dobę
i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie
rozliczeniowym.
(…)
Dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy

W punkcie 2 informacji o warunkach zatrudnienia należy podać spersonalizowaną liczbę
godzin (wymiar obowiązujący pracownika), a gdy się waha, najlepiej zamieścić przedział,
w którym się mieści.
Zasadniczo różny od normy może być jedynie wymiar dobowy, który jest konsekwencją
szczególnego systemu (np. równoważnego) lub rozkładu czasu pracy, w tym m.in. z powodu
obniżonej wielkości etatu.
(…)
2) Obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy: od 4 do 12 godzin
na dobę, zgodnie z obowiązującym rozkładem i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięcio-
dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
(…)
Przerwy w pracy
Pracownikowi mogą przysługiwać różne przerwy w pracy, w tym przede wszystkim:
–– tzw. śniadaniowa, stosowana odpowiednio do dobowego wymiaru czasu pracy,
tj. gdy:
• wynosi on co najmniej 6 godzin, przerwa trwa co najmniej 15 minut,
• jest dłuższy niż 9 godzin, dodatkowa przerwa trwa co najmniej 15 minut,
• jest dłuższy niż 16 godzin, kolejna przerwa trwa co najmniej 15 minut (art. 134
§ 1 K.p.),
• wynosi co najmniej 4,5 godziny w przypadku pracownika młodocianego, prze-
rwa trwa nieprzerwanie 30 minut (art. 202 § 31 K.p.),
57
–– skracająca normy pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążli-

wych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia, a także w przypadku pracy monoton-
nej lub pracy w ustalonym z góry tempie, o ile zostały wprowadzone (art. 145 K.p.),
–– na karmienie dziecka piersią odpowiednio do czasu pracy w danym dniu, tj. jed-
nej 30-minutowej lub w razie karmienia więcej niż jednego dziecka 45-minutowej,
gdy praca jest wykonywana od 4 do 6 godzin dziennie i dwóch o takiej samej dłu-
gości, gdy praca jest wykonywana dłużej (art. 187 K.p.),
–– od pracy przy monitorze ekranowym, w wymiarze co najmniej 5 minut po każ-
dej godzinie pracy przy jego obsłudze przez użytkującego w czasie pracy monitor
ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4
i § 7 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia
1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażo-
nych w monitory ekranowe, Dz. U. nr 148, poz. 973),
–– usprawniająco-wypoczynkowa dla pracowników niepełnosprawnych w wymiarze
15 minut (art. 17 zd. 1 ustawy o rehabilitacji),
–– tzw. lunchowa, jeśli została przez pracodawcę wprowadzona na podstawie
art. 141 K.p.
Przerwy, poza wymienioną w ostatnim myślniku, wlicza się do czasu pracy, co rekomen-
dujemy zaznaczyć w informacji.
(…)
3) Przysługujące pracownikowi przerwy w pracy: w dniach pracy od 6 do 9 godzin – jedna
przerwa trwająca 15 minut, w dniach pracy powyżej 9 godzin – dwie przerwy po 15 minut,
a w przypadku pracy powyżej 16 godzin – kolejna przerwa trwająca 15 minut; przerwy zalicza-
ją się do czasu pracy.
(…)
Odpoczynek dobowy i tygodniowy

Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwa-
nego odpoczynku tzw. dobowego. Nie dotyczy to pracowników zarządzających w imieniu
pracodawcy zakładem pracy oraz przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej
albo usunięcia awarii, a także pracowników objętych systemem równoważnym w wariancie
do 16 lub 24 godzin pracy na dobę (art. 132 § 1-2 K.p.). Ponadto pracownikowi przysłu-
guje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin, a w przypadku zmiany pory wy-
konywania pracy w związku z przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem
czasu pracy – co najmniej 24 godzin nieprzerwanego odpoczynku tzw. tygodniowego, który
co do zasady powinien przypadać w niedzielę i obejmować co najmniej 11 godzin nieprze-
rwanego odpoczynku dobowego (art. 133 K.p.). Nie dotyczy to pracowników zarządzających
i biorących udział w akcji ratowniczej lub w usuwaniu awarii.
(…)
4) Przysługujący pracownikowi dobowy i tygodniowy odpoczynek: nieprzerwane 11 godzin
w każdej dobie (odpoczynek dobowy) i nieprzerwane 35 godzin w każdym tygodniu obejmu-
jące odpoczynek dobowy (odpoczynek tygodniowy); nie dotyczy udziału w akcji ratowniczej
albo usuwania awarii.
(…)

58
Zasady pracy i rekompensowanie godzin nadliczbowych

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w okolicznościach i za rekompen-
satą określonych w Rozdziale V Działu szóstego K.p. Jeśli pracodawca nie wprowadził
do aktów prawa wewnętrznego postanowień korzystniejszych, do czego ma prawo na mocy
a contrario art. 9 § 2 K.p., w informacji powinien przywołać ogólną treść art. 151-1513
i art. 1516 K.p. Jeżeli kieruje informację do pracownika zarządzającego lub kierownika wyod-
rębnionej komórki organizacyjnej, właściwa będzie treść art. 1514 K.p.
(…)
5) Zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią: w razie ko-
nieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony
mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także w razie szczególnych potrzeb, praco-
dawca może zlecić pracę w godzinach nadliczbowych, tj. ponad obowiązujące normy czasu
pracy (por. pkt 1), a w dniach, w których zgodnie z rozkładem przedłużono wymiar dobowy,
ponad ten wymiar.
Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje doda-
tek w wysokości:
–– 100% wynagrodzenia – za pracę w nadgodzinach dobowych przypadających w nocy,
w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązują-
cym go rozkładem czasu pracy albo w dniu wolnym od pracy udzielonym pracow-
nikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go
rozkładem czasu pracy, a także w nadgodzinach średniotygodniowych,
–– 50% wynagrodzenia – za pracę w nadgodzinach dobowych przypadających w innym
dniu/porze niż określony w pierwszym myślniku.
Zamiast dodatku, na pisemny wniosek pracownika, pracodawca za nadgodziny może udzielić
w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy; udzielenie czasu wolnego może też nastą-
pić bez wniosku pracownika – w takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pra-
cy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba
przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wy-
nagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Decyzja w tej
sprawie powinna zapaść przed wypłatą wynagrodzenia za bieżący miesiąc.
W przypadku wykonywania pracy w dniu wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie
pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony
do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym przez strony.
(…)
Zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują przechodzenia ze zmiany na zmianę, a zwłaszcza
nie ustalają przedziału czasowego oraz częstotliwości, w której powinno to następować,
co oznacza, że ta sfera należy do prerogatyw pracodawcy, który reguluje to w aktach we-
wnątrzzakładowych (art. 104 § 1, art. 1041 § 1 pkt 1 i art. 150 § 1 K.p.). Przez pracę zmia-
nową Kodeks pracy rozumie wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pra-
cy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników
po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni (art. 128 § 2 pkt 1 K.p.).
Przykładowo u pracodawcy stosującego system 3-zmianowy, zapis regulaminowy w oma-
wianej sprawie mógłby brzmieć: „Pracownicy zatrudnieni na stanowisku pakowacza wykonu-
59
ją pracę na 3 zmiany, tj. I zmiana – od 600 do 1400, II zmiana – od 1400 do 2200 i III zmiana
– od 2200 do 600, w cyklach tygodniowych, od poniedziałku do piątku i przechodzą na następ-
ną zmianę w każdy poniedziałek w kolejności I/II/III zmiana.”. Jeśli adresat informacji jest ob-
jęty taką pracą, pracodawca może w informacji powtórzyć postanowienia tych aktów, a jeżeli
nie, punkt 6 informacji pomija.
(…)
6) Zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę: nie dotyczy.
(…)
Zasady przemieszczania się między miejscami pracy

Obowiązek informowania o zasadach przemieszczania się dotyczy tylko tych pracowni-
ków, którzy nie mają stałego lub głównego miejsca pracy, a którzy powinni orientować się
w: „(…) ewentualnych rozwiązaniach dotyczących przemieszczania się między miejscami
pracy.” (por. motyw 16 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152). Przez
rozwiązania te należy rozumieć zarówno rodzaj środków lokomocji, jak i charakter czasu po-
święconego na dotarcie na miejsce.
(…)
7) Zasady dotyczące przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (dotyczy
przypadków wykonywania pracy w kilku miejscach): jeżeli zmiana miejsca wykonywa-
nia pracy z magazynu wyrobów gotowych do magazynu opakowań lub odwrotnie ma miej-
sce w trakcie dniówki roboczej, przejazd odpowiednio do wolnego taboru może się odbyć
samochodem służbowym, a w razie braku takiej możliwości komunikacją miejską, z prawem
do zwrotu kosztów biletów po ich przedłożeniu bądź po złożeniu oświadczenia o kosztach po-
niesionych poprzez użytkowaną przez pracownika aplikację; ww. czas przemieszczania się
zalicza się do czasu pracy.
(…)
Inne niż umowne składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub

rzeczowe
Wobec obszernego zakresu tej części informacji, a zawłaszcza braku wytycznych, czy na-
leży w niej ująć wszystkie należności określone w przepisach wewnętrznych i przepisach
prawa powszechnie obowiązującego, które potencjalnie pracownik może otrzymać, o opinię
w tej sprawie nasze Wydawnictwo wystąpiło do resortu rodziny. Jak czytamy w odpowiedzi
udzielonej przez resort 6 czerwca 2023 r.: „(…) Obowiązek informacyjny, o któ-
MRiPS rym mowa w art. 29 § 3 pkt 1 lit. h Kodeksu pracy, dotyczy informacji o składni-
kach wynagrodzenia wynikających z przepisów prawa pracy (w tym o wynagrodzeniu
za przestój, dodatku za pracę w porze nocnej, etc.), postanowień regulaminów oraz układów
zbiorowych pracy.
Ponadto, wydaje się, że informacja o prawie do odprawy emerytalnej powinna wchodzić
w zakres informacji o warunkach zatrudnienia (tj. mieścić się w pojęciu świadczeń pienięż-
nych) i być w niej ujęta poprzez powołanie odpowiednich przepisów np. Kodeksu pracy.

60
Natomiast przekazywana przez pracodawcę informacja o warunkach zatrudnienia w rozu-

mieniu ww. znowelizowanych przepisów Kodeksu, nie obejmuje kwestii prowadzenia przez
pracodawcę działalności socjalnej finansowanej i organizowanej na podstawie odrębnych
przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ze względu bowiem na pomoco-
wy, a zatem pozapłacowy charakter i przeznaczenie świadczeń finansowanych w ramach
działalności socjalnej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (wynikających ze sto-
sowania wyłącznie socjalnych kryteriów przy ich przyznawaniu) – świadczenia socjalne nie
są elementem stosunku pracy i nie mają charakteru należności ze stosunku pracy. Niemniej
powyższe nie wyklucza możliwości odrębnego poinformowania pracownika także o tworze-
niu lub nietworzeniu przez pracodawcę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych albo
wypłacaniu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego – w zależności od ustawowych obo-
wiązków pracodawcy w tym zakresie. Dotyczyłoby to także informacji o prawie pracowni-
ka do korzystania/ubiegania się o świadczenia socjalne – ze wskazaniem zasad zawartych
w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. (…)”.
(…)
8) Inne niż uzgodnione w umowie o pracę składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pie-
niężne lub rzeczowe: pracownik ma prawo:
–– do nagrody jubileuszowej za długoletnią pracę w zakładzie, za 10, 15, 20 i 25 lat
pracy, w wysokości odpowiednio 100%, 150%, 200% i 300% wynagrodzenia zasad-
niczego,
–– za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał prze-
szkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, do wynagrodzenia przestojowego wy-
nikającego z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub
miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy okre-
ślaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia; wynagrodzenie przestojowe
nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę,
–– za czas dyżuru, z wyjątkiem dyżuru domowego, nieskompensowanego czasem wol-
nym, do wynagrodzenia wynikającego z jego osobistego zaszeregowania, określone-
go stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został
wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia,
–– jeżeli wykonywał pracę w porze nocnej, do dodatków w wysokości 20% stawki godzi-
nowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę,
–– do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w wysokości jaką by otrzymał, gdyby
w tym czasie pracował,
–– w okresie pierwszych 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, do wyna-
grodzenia chorobowego w wysokości obliczonej według zasad obowiązujących przy
ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego,
–– w razie skrócenia czasu pracy lub przeniesienia do innej pracy w związku z ciążą lub
karmieniem dziecka piersią, do dodatku wyrównawczego,
–– w razie przeniesienia w wyniku stwierdzenia objawów wskazujących na powstawa-
nie choroby zawodowej, do dodatku wyrównawczego w okresie nieprzekraczającym
6 miesięcy,
–– do jednorazowej odprawy, jeżeli stosunek pracy ustanie w związku z przejściem
na rentę z tytułu niezdolności do pracy lub emeryturę, w wysokości jednomiesięczne-
go wynagrodzenia,

61
–– do odprawy, jeżeli stosunek pracy ustanie w ramach zwolnień grupowych, a w ra-

zie zwolnień indywidualnych, jeżeli przyczyny będą leżały wyłącznie po stronie pra-
codawcy, w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, przy stażu zakładowym
krótszym niż 2 lata, dwumiesięcznego wynagrodzenia przy stażu zakładowym od
2 do 8 lat i trzymiesięcznego wynagrodzenia przy stażu zakładowym ponad 8 lat,
–– w razie rozwiązania stosunku pracy, do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypo-
czynkowy.
(…)
*) Uwaga: Przyjęliśmy, że pracodawca objęty jest ustawą z dnia 13 marca 2003 r.
Wymiar przysługującego płatnego urlopu

Jak wynika z art. 29 § 3 lit. i K.p., w informacji o warunkach zatrudnienia (jest to pkt 9) na-
leży podać wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, z czego należy wnosić iż
powinien mieć charakter spersonalizowany i może być wyrażony liczbowo. Tylko jeśli nie jest
możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi informacji, pracodawca jest
zobowiązany poinformować pracownika o zasadach ustalania i przyznawania urlopu. Jednak
w uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej, do tej części informacji zaliczono również:
„(…) zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w roku bieżącym i terminu wykorzysta-
nia urlopu zaległego, informacji o urlopie na żądanie. (…)”. Zdaniem Głównego Inspektoratu
Pracy (odpowiedź GIP z 7 lipca 2023 r., znak GIP-GBI.0701.111.2023.4 udzielona na pyta-
nie naszego Wydawnictwa – por. UiPP nr 15/2023, str. 45), w tym punkcie trzeba podać in-
formację o przysługującym pracownikowi urlopie wypoczynkowym, a także o innych urlopach
płatnych przez pracodawcę wynikających ze stosunku pracy, takich jak np. dodatkowy urlop
wypoczynkowy przysługujący pracownikowi niepełnosprawnemu, czy urlop dla poratowania
zdrowia dla nauczyciela. Obowiązek ten nie dotyczy urlopów związanych z rodzicielstwem,
które nie są finansowane przez pracodawcę.
(…)
9) Wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypo-
czynkowego lub jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracow-
nikowi informacji, zasady jego ustalania i przyznawania: wymiar urlopu wypoczynkowego
za cały rok wynosi 26 dni; w 2023 r. wymiar urlopu proporcjonalnego wynosi 11 dni.
Urlop wypoczynkowy podlega planowaniu na okresy półroczne, w grudniu na I półrocze na-
stępnego roku i w czerwcu na II półrocze bieżącego roku. Nie dotyczy to części (4 dni) udzie-
lanej w trybie tzw. „na żądanie”.
Urlop zaległy należy rozpocząć najpóźniej 30 września roku, w którym uzyskał ten status.
(…)
Zasady rozwiązania stosunku pracy

Informacja o obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy oraz wymogach for-
malnych ma charakter ogólny, już jednak dalsza jej treść, tj. obowiązujący okres wypowie-
dzenia, powinna być spersonalizowana. Wynika to z zastrzeżenia umieszczonego in fine
omawianego przepisu (art. 29 § 3 pkt 1 lit. j K.p.), zgodnie z którym jeżeli nie jest możliwe
62
określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej infor-

macji, informuje się go o sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia.
(…)
10) Obowiązująca procedura rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogi formalne, długość
okresów wypowiedzenia oraz termin odwołania się do sądu pracy lub jeżeli nie jest
możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracowni-
kowi informacji, sposób ustalania takich okresów: strony mogą rozwiązać umowę o pracę:
–– na mocy porozumienia stron,
–– przez pisemne oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia
(rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
–– przez pisemne oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia
(rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia).
W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy oraz w oświadczeniu każdej ze stron
o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna.
Okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie.
W przypadku rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę odwołanie od wypowiedzenia
umowy wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego
umowę o pracę. W razie żądania przywrócenia do pracy lub odszkodowania, odwołanie wno-
si się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy
o pracę bez wypowiedzenia lub od dnia wygaśnięcia umowy o pracę.
(…)
Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy: „(…) nie jest prawidłowe jednocze-

GIP sne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną
zmianie z upływem określonego czasu. Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia
musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnie-
nia pracownika (w szczególności dotyczy to upływu okresu 6 miesięcy i 3 lat zatrudnienia
u danego pracodawcy, w odniesieniu do okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej
na czas nieokreślony oraz upływu 10 lat zatrudnienia – w odniesieniu do wymiaru urlopu
wypoczynkowego) (...)” (por. pismo z 10 maja 2013 r., znak GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP,
które nie utraciło swojej aktualności). Odmiennego zdania jest resort pracy, który w piśmie
z 9 kwietnia 2014 r. zajął następujące stanowisko: „(...) jeżeli pracodawca za-
MRiPS decydował o poinformowaniu pracownika w pierwszej informacji dotyczącej
warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu siedmiu dni od zawarcia
umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych warunków (np. wymiaru urlo-
pu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o tym
pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne (…)”. W naszym
przykładzie pracodawca mógłby zdaniem resortu poinformować pracownika, iż od 31 stycz-
nia 2024 r., tj. z osiągnięciem 6-miesięcznego stażu zakładowego obowiązujący pracownika
okres wypowiedzenia wyniesie 1 miesiąc, a od 31 lipca 2026 r., tj. z osiągnięciem 3-letniego
stażu zakładowego, 3 miesiące.
Polityka szkoleniowa pracodawcy

Polityka szkoleniowa pracodawcy, jako pojęcie dotąd niewymienione w Kodeksie pracy,
w większości przypadków nie została dotąd opracowana. Przykład regulacji w tym zakresie

63
zaprezentowaliśmy w UiPP nr 11/2023, str. 59. W omawianym punkcie informacji (tj. w pkt. 11)
zamieszcza się zasadnicze założenia tej polityki, a w razie jej braku, aktualizuje informację
po wprowadzeniu.
(…)
11) Prawo pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności ogólne
zasady polityki szkoleniowej pracodawcy: pracodawca nie wprowadził odrębnej polityki
szkoleniowej.
Jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wyko-
nywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postano-
wień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub
przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracow-
nika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodaw-
cy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika; czas szkolenia odbywanego
poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się w ww. przypadkach do czasu pracy.
Pracownik może wystąpić o zgodę na podniesienie kwalifikacji zawodowych na zasadach
określonych w art. 1031 i nast. K.p.
(…)
Układ zbiorowy pracy

Ta część informacji została w stosunku do poprzedniej jedynie rozszerzona o porozumie-
nia pozazakładowe.
(…)
12) Układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe, którym pracownik jest objęty,
a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne
organy lub instytucje – nazwa takich organów lub instytucji: pracownik nie jest objęty
układem zbiorowym pracy ani innym porozumieniem zbiorowym.
(…)
Informacje dodatkowe u pracodawcy nieobjętego regulaminem

Informacje dodatkowe podaje pracodawca nieposiadający regulaminu. Wynika to z faktu,
iż wymagane w tym punkcie normy zasadniczo reguluje ten akt. Chodzi tu o termin, miejsce,
czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia za pracę, obowiązującą w zakładzie porę
nocną oraz przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy
oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
(…)
13) Dodatkowe zapisy w razie braku regulaminu, w tym termin, miejsce, czas i częstotli-
wość wypłacania wynagrodzenia za pracę, pora nocna oraz przyjęty sposób potwier-
dzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nie-
obecności w pracy: nie dotyczy.
(…)

64
Instytucja zabezpieczenia społecznego

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później
niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabez-
pieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane
ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem spo-
łecznym, zapewnianej przez pracodawcę (art. 29 § 3 pkt 2 K.p.). W świetle obowiązującego,
jednolitego systemu ubezpieczeń społecznych w naszym kraju, wystąpiliśmy do resortu ro-
dziny o komentarz do tego przepisu. Jak wyjaśnił resort w odpowiedzi nadesłanej 6 czerwca
2023 r.: „(…) W przypadku, gdy składki na ubezpieczenie społeczne są prze-
MRiPS kazywane do ZUS taka informacja powinna zostać przekazana pracownikowi.
Natomiast za instytucje zabezpieczenia społecznego w rozumieniu dyrektywy 2019/1152
nie można uznać instytucji finansowych (Towarzystw Funduszy Inwestycyjnych, etc.) zarzą-
dzających środkami zgromadzonymi w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK),
do których przystąpienie nie jest obligatoryjne. (…)”.
Co do zasady w tym punkcie (tj. w pkt. 14) pracodawca wpisuje więc ZUS. Wątpliwe jest
jakie informacje należy umieścić w punkcie dotyczącym ochrony związanej z zabezpiecze-
niem społecznym zapewnianej przez pracodawcę (w pkt. 15). Czy należy w nim wymienić
ryzyka ubezpieczeniowe jakimi pracownik jest objęty, tj. ubezpieczeniem emerytalnym, ubez-
pieczeniami rentowymi, ubezpieczeniem chorobowym, ubezpieczeniem wypadkowym? W tej
sprawie nasze Wydawnictwo wystąpiło z pytaniem do Ministerstwa Rodziny i Polityki Spo-
łecznej. Do dnia oddania niniejszego numeru UiPP do druku nie otrzymaliśmy jeszcze odpo-
wiedzi, dlatego pomijamy ten pkt we wzorze informacji poniżej.
(…)
14) Nazwa instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpie-
czenia społeczne związane ze stosunkiem pracy
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
(…)
4. Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie wa-
runków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 K.p., a także o objęciu pracownika ukła-
dem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jed-
nak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie. Nie dotyczy to przypadku, w którym
zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubez-
pieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracow-
nikowi (art. 29 § 33 K.p.). W świetle powyższego warto rozważyć skorzystanie z możliwości
umieszczenia – w dopuszczonych obszarach informacji – odpowiednich przepisów prawa pra-
cy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, na co zezwala powołany w pkt. 3 art. 29 § 31 K.p.
Wspomnijmy, że zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 7 lipca 2023 r.,
w przypadku pracowników zatrudnionych przed 26 kwietnia 2023 r., którzy nie wnioskowali
o uzupełniające informacje o warunkach zatrudnienia, pracodawca informuje ich wyłącznie
o zmianach w informacji o warunkach zatrudnienia wymienionych w informacji im przekaza-
nej (przed jej rozszerzeniem). Pisaliśmy na ten temat w UiPP nr 15/2023, str. 5.
65
F. NOWOŚCI W UBEZPIECZENIACH
I PRAWIE PRACY
1. Jednorazowa nagroda specjalna i inne zmiany w Karcie

Nauczyciela w 2023 r.
Zmiany w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U.
z 2023 r. poz. 984 z późn. zm.), dalej zwanej ustawą KN, zaczną obowiązywać
w różnych terminach, poczynając od 1 września br., a kończąc na 1 września
2024 r. Są one wprowadzane na podstawie:
–– art. 1 pkt 25 lit. h ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o zmianie ustawy – Karta
Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1730), dalej zwanej
ustawą zmieniającą z 2022 r.,
–– art. 2 ustawy z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiąza-
niach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych in-
nych ustaw (Dz. U. poz. 1586), dalej zwanej nowelą ustawy okołobudżetowej,
–– ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz
niektórych innych ustaw (na dzień oddania niniejszego numeru UiPP do dru-
ku ustawa oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw), dalej zwanej ustawą
zmieniającą z 2023 r.
W niniejszym opracowaniu omawiamy zmiany, które wchodzą w życie w 2023 r. W kolejnym
numerze UiPP przedstawimy pozostałe regulacje, w tym dotyczące wcześniejszej emerytury.
Informacja o wakatach nauczycielskich

Od 1 września 2023 r. dyrektorzy samorządowych placówek oświatowych mają obowią-
zek informowania kuratorów oświaty o wolnych stanowiskach pracy dla nauczycieli. Kurato-
rzy będą natomiast udostępniać te informacje na stronach internetowych kuratoriów oświaty.
Zadania te przewiduje art. 10 ust. 18 i 19 ustawy KN (dodany przez art. 1 pkt 25 lit. h ustawy
zmieniającej z 2022 r.), który ponad rok oczekiwał na wejście w życie z pierwszym dniem
roku szkolnego 2023/2024.
Jednorazowa nagroda specjalna

Nauczyciele, którzy będą w stosunku pracy w placówce oświatowej (publicznej i niepu-
blicznej, doskonalenia zawodowego nauczycieli oraz centralnej i okręgowych komisjach
egzaminacyjnych) w dniu 20 września 2023 r. otrzymają do 14 października 2023 r. nagro-
dę specjalną z okazji 250. rocznicy utworzenia Komisji Edukacji Narodowej w wysokości
1.125 zł. Nagroda nie przysługuje nauczycielom przebywającym nieprzerwanie na urlopie
bezpłatnym w okresie od 1 do 20 września 2023 r. Te zasady określa art. 92a ustawy KN do-
dany przez art. 2 noweli ustawy okołobudżetowej. Wskazuje on również, że nagrodę wypłaci
placówka oświatowa, w której nauczyciel będzie pozostawał w stosunku pracy 20 września
2023 r. Jeżeli nauczyciel będzie jednocześnie na etatach w kilku placówkach oświatowych,
wypłaty dokona ta z nich, w której nauczyciel:
–– będzie miał 20 września 2023 r. najwyższy wymiar zatrudnienia,
–– najwcześniej nawiązał stosunek pracy, jeżeli w każdej z nich ma taki sam wymiar
zatrudnienia,
66
–– jest zatrudniony na podstawie mianowania lub umowy o pracę na czas nieokre-

ślony, gdy stosunki pracy zostały nawiązane w tym samym dniu.
W sytuacji zawarcia kilku stosunków pracy w tym samym dniu o identycznym wymiarze
zatrudnienia i na jednakowej podstawie prawnej, nagrodę wypłaci nauczycielowi placówka
o niższym numerze w Rejestrze Szkół i Placówek Oświatowych.
Kwestie finansowania powyższych nagród oraz rozliczania dotacji celowych wskazują
art. 92b-92g ustawy KN. Z kolei art. 92h tego aktu prawnego zapewnia omawianą nagro-
dę także osobom zatrudnionym w placówkach oświatowych w trybie art. 15 ustawy z dnia
14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 900).
Godziny ponadwymiarowe bez limitu

W roku szkolnym 2023/2024 nauczyciele liceów ogólnokształcących, techników i szkół
branżowych I stopnia będą mogli pracować w godzinach ponadwymiarowych ponad limit
1/4 lub 1/2 ich obowiązkowego wymiaru zajęć. Wystarczy, jeśli się na to zgodzą. Tę zasadę
wprowadza nowy art. 93b ustawy KN. Wymieniony przepis został dodany przez art. 1 pkt 11
ustawy zmieniającej z 2023 r. Ma on charakter epizodyczny. Inne zmiany w ustawie KN, któ-
re przedstawiamy dalej, będą obowiązywały przez czas nieoznaczony.
Ustalanie okresu oceny

Ocena pracy nauczyciela mianowanego, który zamierza ubiegać się o awans na stopień
nauczyciela dyplomowanego, obejmuje ostatnie 3 lata pracy przed dokonaniem tej oceny.
Dotychczas art. 6a ust. 1de ustawy KN poprzestawał na tym ogólnym sformułowaniu. Po no-
welizacji z trzyletniego okresu pracy zostaną wyłączone okresy usprawiedliwionych nieobec-
ności nauczyciela w pracy, trwających dłużej niż 3 miesiące. Zatem od dnia wejścia w życie
tego przepisu w nowym brzmieniu (co nastąpi 14 dni od dnia publikacji ustawy zmieniającej
z 2023 r. w Dzienniku Ustaw) trzeba będzie pomijać m.in. urlopy dla poratowania zdrowia,
urlopy związane z rodzicielstwem czy absencje chorobowe, jeżeli nauczyciel był nieobecny
w pracy z ich powodu dłużej niż 3 miesiące. Ponadto część nauczycieli będzie oceniana nie
za 3 ostatnie lata pracy, lecz za okres pracy w szkole, nie krótszy niż 9 miesięcy. Dotyczyć
to będzie tych nauczycieli, którzy przed podjęciem pracy w szkole, byli:
–– zatrudnieni w publicznych placówkach doskonalenia nauczycieli: o zasięgu ogól-
nokrajowym, szkół artystycznych oraz przedmiotów zawodowych, którzy nauczali
w szkołach rolniczych, a także przedmiotów zawodowych o zasięgu ogólnokrajo-
wym (art. 1 ust. 2 pkt 1b ustawy KN),
–– skierowani przez ministra właściwego ds. oświaty i wychowania do pracy
w tzw. szkołach europejskich (art. 1 ust. 2 pkt 1c ustawy KN),
–– zatrudnieni na stanowisku wymagającym kwalifikacji pedagogicznych, urlopowani
albo zwolnieni z obowiązku świadczenia pracy (art. 9ca ust. 10 ustawy KN).
Zmiany w awansie zawodowym

Ustawa zmieniająca przynosi dwie modyfikacje w procesie awansu zawodowego, które
zaczną obowiązywać po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy zmieniającej z 2023 r.
Pierwsza odnosi się do nauczycieli początkujących (nieposiadających stopnia awansu zawo-
dowego) zatrudnionych w wymiarze minimum 1/2 wymiaru zajęć. Okres przygotowania za-
wodowego w ich przypadku wynosi:
–– 3 lata i 9 miesięcy (art. 9ca ust. 1 ustawy KN),
–– 2 lata i 9 miesięcy, jeżeli posiadają stopień naukowy albo prowadzili zajęcia
w szkole za granicą lub uzyskali zgodę dyrektora szkoły na ten okres przygoto-

67
wania zawodowego, ponieważ byli nauczycielami akademickimi i legitymowali się

co najmniej 3-letnim okresem pracy w uczelni, bądź w dniu nawiązania po raz
pierwszy stosunku pracy w szkole posiadali co najmniej 5-letni okres pracy i zna-
czący dorobek zawodowy (art. 9ca ust. 2 i ust. 4 ustawy KN).
Wskutek uzupełnienia art. 9a ust. 2 ustawy KN okres ten dotyczy nie tylko nauczycieli po-
czątkujących zatrudnionych zgodnie z wymaganymi kwalifikacjami, lecz także na podstawie
art. 10 ust. 3 ustawy KN, czyli w szczególnych przypadkach uzasadnionych potrzebami szko-
ły. W tej grupie znajdują się nauczyciele posiadający wymagany poziom wykształcenia, bez
przygotowania pedagogicznego, które zobowiązali się uzyskać w trakcie pierwszego roku
pracy w szkole.
Druga modyfikacja dotyczy wideokonferencji, w jakiej może się odbyć egzamin na sto-
pień nauczyciela mianowanego i rozmowa na stopień nauczyciela dyplomowanego. Na mocy
dodanego do art. 9b ust. 1d ustawy KN ta forma będzie wykorzystywana w przypadku na-
uczycieli zatrudnionych w szkołach polskich, szkołach lub zespołach szkół przy przedstawi-
cielstwie dyplomatycznym, urzędzie konsularnym i przedstawicielstwie wojskowym Rzeczy-
pospolitej Polskiej.
Dostępność nauczyciela w szkole

Zasadniczo nauczyciel musi być dostępny w szkole przez 1 godzinę tygodniowo w ra-
mach innych zajęć i czynności statutowych, o jakich mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy KN,
a gdy jest zatrudniony w wymiarze niższym niż 1/2 obowiązkowego wymiaru zajęć – 1 godzi-
nę w ciągu 2 tygodni. W tych granicach dyrektor placówki określi dostępność nauczyciela,
który w ramach stosunku pracy prowadzi:
–– zajęcia dydaktyczne, wychowawcze lub opiekuńcze bezpośrednio z uczniami lub
wychowankami albo na ich rzecz w wymiarze niższym niż 6 godzin tygodniowo, lub
–– wyłącznie zajęcia w formach pozaszkolnych lub zajęcia w szkole dla dorosłych,
branżowej szkole II stopnia lub szkole policealnej, bez względu na wymiar zatrud-
nienia.
Uczyni to adekwatnie do potrzeb placówki na podstawie wchodzącego w życie po upływie
14 dni od dnia ogłoszenia ustawy zmieniającej z 2023 r. przepisu art. 42 ust. 2g ustawy KN.
2. Z dniem 19 sierpnia br. weszła w życie ustawa

o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym
W Dzienniku Ustaw z dnia 4 sierpnia 2023 r. pod poz. 1523 opublikowano ustawę z dnia
28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym. Z nielicznymi wyjątkami
nowe przepisy weszły w życie z dniem 19 sierpnia 2023 r. Wdraża ona do krajowego porząd-
ku prawnego przepisy tzw. pakietu mobilności, w szczególności dyrektywę Parlamentu Euro-
pejskiego i Rady (UE) nr 2020/1057 z dnia 15 lipca 2020 r. Celem tych przepisów jest za-
pewnienie delegowanym kierowcom ochrony socjalnej oraz odpowiednich warunków pracy,
a dla przewoźników drogowych odpowiednich warunków prowadzenia działalności i uczci-
wej konkurencji. Aby osiągnąć ten cel, ustawa ma zastosowanie do przewoźników, którzy
mają siedzibę w innym państwie i kierują tymczasowo kierowców do pracy na terytorium RP
w związku z realizacją usługi transportu drogowego. Więcej na ten temat napiszemy w kolej-
nym numerze UiPP.
68
3. Zmiana prognozowanego przeciętnego miesięcznego

wynagrodzenia bez wpływu na składki ZUS – odpowiedź
MRiPS na pytanie naszego Wydawnictwa
W UiPP nr 16/2023, str. 66 sygnalizowaliśmy, że podniesienie kwoty prognozowanego prze-
ciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej nie wpłynie na para-
metry składkowe. Stanowisko to potwierdziło MRiPS w odpowiedzi z 2 sierpnia br. udzielonej
na pytanie naszego Wydawnictwa (cyt. w zakładce „Redakcja informuje”).
NAKŁAD 22 450

Uipp

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Uipp

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

rok XXV (2023) Nr 17 (587)

ISSN 1507 - 6962 01.09.2023 r.

A. UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE................................str. 8

B. ZASIŁKI CHOROBOWE I INNE ŚWIADCZENIA.................................str. 19

2. Wpływ na podstawę wymiaru świadczeń chorobowych likwidacji

Pomocniki Kadrowego – Wypłata zasiłku macierzyńskiego

IX. Rozstrzyganie wątpliwości dotyczących urlopów................................. str. 45

D. PRACOWNICZE PLANY KAPITAŁOWE.............................................str. 52

F. NOWOŚCI W UBEZPIECZENIACH I PRAWIE PRACY........................str. 65

UBEZPIECZENIA I PRAWO PRACY NR 18 (396) • 10.09.2015 r. • GOFIN • www.gofin.pl • tel. 95 720 85 40

Zatrudnianie do prawomocnego zakończenia postępowania

Wzmocniona pozycja pracowników chronionych

Zwracamy uwagę! Pracownik chroniony będzie mógł złożyć wniosek o zabezpiecze-

2. Sposób wykorzystywania tzw. przerwy śniadaniowej,

3. Minimalna stawka wynagrodzenia za pracę i minimalna

Zwracamy uwagę! Do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika przyjmuje się

I. ZAGADNIENIA DOTYCZĄCE ROZLICZANIA

1. Ustalenie wynagrodzenia za przepracowaną część

–– otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim

2) Jak dokonać rozliczenia składkowo-podatkowego od wypłaconego pracownicy

UBEZPIECZENIA I PRAWO PRACY NR 17 (587) • 01.09.2023 r. • GOFIN • www.gofin.pl • tel. 95 720 85 40

Zwracamy uwagę! W przypadku uzyskiwania w danym miesiącu przychodów od wię-

wynagrodzenie za pracę –1– 1.355,93 zł

dodatek stażowy –2– 108,47 zł

podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: wiersze 1 + 2 –3– 1.464,40 zł

składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika:

podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: wiersze 1 + 2 – 4 –5– 1.263,62 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne: wiersz 5 x 9% –6– 113,73 zł

podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy: wiersze 1 + 2 – 250 zł

kwota do wypłaty: wiersze 1 + 2 – 4 – 6 – 8 –9– 1.149,89 zł

UBEZPIECZENIA I PRAWO PRACY NR 17 (587) • 01.09.2023 r. • GOFIN • www.gofin.pl • tel. 95 720 85 40

Uwaga: Gdyby pracownica oświadczenie upoważniające pracodawcę do stosowania kwoty zmniejszającej

Pracodawca finansuje część składek na ubezpieczenia społeczne, składki na Fun-

Zwracamy uwagę! Pracodawcy nie opłacają składek na Fundusz Pracy i Fundusz

2. Opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne w ramach

Tak. Ubezpieczony, który w 2023 r. osiągnął limit 36 miesięcy kalendarzowych korzysta-

2) Jakie dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe musi złożyć przedsiębiorca z py-

3) Przedsiębiorca do czerwca 2023 r. wykorzystał mały ZUS plus i od 1 lipca

4) Do końca grudnia 2023 r. wykorzystam 33 miesiące małego ZUS plus, zatem

5) Czy z wydłużenia małego ZUS plus może skorzystać przedsiębiorca, który

3. Rozliczenie składek ZUS od wynagrodzenia pracownika

Przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników, dalej zwanych młodocianymi,

Zwracamy uwagę! Od 1 września 2023 r. wzrosły minimalne stawki wynagrodzenia

UBEZPIECZENIA I PRAWO PRACY NR 17 (587) • 01.09.2023 r. • GOFIN • www.gofin.pl • tel. 95 720 85 40

wynagrodzenie za pracę –1– 560,46 zł

podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: wiersz 1 –2– 560,46 zł

składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika:

podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: wiersze 1 – 3 –4– 483,62 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne –5– 0,00 zł*)

kwota wypłaty: wiersze 1 – 3 – 5 –6– 483,62 zł

Pracodawca finansuje część składek na ubezpieczenia społeczne oraz składkę na Fun-

II. ZASADY USTALANIA PODSTAWY WYMIARU SKŁADEK

1. Oskładkowanie i opodatkowanie kierowcy w przewozach

Podstawa wymiaru składek ZUS kierowców w przewozach międzynarodo-

UBEZPIECZENIA I PRAWO PRACY NR 17 (587) • 01.09.2023 r. • GOFIN • www.gofin.pl • tel. 95 720 85 40

Jeżeli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za grani-

Zmiany w ustawie o pdof dotyczące opodatkowania kierowców w przewo-

UBEZPIECZENIA I PRAWO PRACY NR 17 (587) • 01.09.2023 r. • GOFIN • www.gofin.pl • tel. 95 720 85 40

2. Wyłączenie ze składek ZUS wartości kuponów

III. PROBLEMATYKA USTALANIA PODSTAWY WYMIARU

1. Wysokość podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

2. Wpływ na podstawę wymiaru świadczeń chorobowych

Ważne: Od dnia likwidacji składnika wynagrodzenia uwzględnianego w podstawie wy-