ИНФОРМАТИКА – ЗАПИСКИ

УВОД

1. Що е информатика?
Информатиката е наука, която изучава информацията от гледна точка на нейната
структурираност, форми и начини за представяне, количествените й характеристики,
информационните процеси като композиция на основните информационни дейности.

Терминът информация произхожда от латинската дума informatio. При определянето

на информацията следват различни подходи и се оформят различни гледни точки. Във
философията се разглежда най-общия смисъл на информацията и отношението й към
другите философски категории (например материя, познание. В лингвистиката се изучава
представянето на информацията чрез знакови системи. Психологията се интересува от
ролята на информацията в процесите на общуване и познавателните процеси между
хората.

В началото на XX век е обърнато внимание на ролята и значението на информацията

във връзка с използването й в съобщителните системи и с необходимостта от измерването
й. Така се появява теорията на К. Шенон за информацията. В тази теория информацията се
разглежда като средство за намаляване на неопределеността. По-късно във връзка с
появата и разпространението на компютрите се оформят гледните точки на кибернетиката и
на информатиката. Кибернетиката разглежда информацията от позициите на управлението,
като отчита ролята й и необходимостта от обработването й при вземане на управленски
решения. Информатиката, като изучава информационните процеси и методите за
автоматизирането им, се интересува главно от структурата и формите на информация, от
начините на представянето й, а също така и от основните информационни дейности. В
много дейности и практически области (средства за масово осведомяване, научно-
изследователската дейност и др.) основно значение имат процесите на събиране и
разпространяване на информация.

Информацията е общо научно понятие с голямо практическо значение.

Многостранността на понятието информация прави трудно определянето му. Най-общо
може да се каже, че информацията – това са познания, сведения за реалния свят, които се
използват при взаимодействие с него.

Информацията е отражение на определени свойства на обектите и процесите в

действителността от даден субект. Това отражение може да се отдели от субекта, като се
използва повече или по-малко развит език в нов обект (текст, рисунка и др.) на реалния свят.
Така се получават нови реални обекти – информационни обекти.

ВРЪЗКА НА ИНФОРМАТИКАТА С ДРУГИ НАУКИ

Информатиката има тесни връзки с дискретната математика. От математиката в

информатиката идват важните основни понятия като алгоритъм, код и др. Развитието на
изчислителната техника и комуникациите обогатяват информатиката с най-нови технически
средства. Кибернетиката и съвременната теория на управлението също оказват влияние
върху развитието на информатиката. Колкото и невероятно да звучи комуникативната и
познавателната (когнитивна) психология обогатяват информатиката с нови методи за
представяне на информацията и ползването й в процеса на общуване.
Не е правилно информатиката да се отъждествява с някой нейни направления. Често
се смята, че информатиката съвпада с науката за компютрите, чийто обект на изследване са
самите компютри. Поради това се използва терминът компютърна информатика В
практиката терминът информатика се свързва с информационното обслужване (например в
библиотеки, статистически служби, служби за справки в държавни учреждения и т.н.).
 На фиг.1 е показана връзката на информатиката с други науки:

Математика Компютърни науки

Комуникационна Теория на
ИНФОРМАТИКА
техника управлението

Кибернетика Психология

Фиг. 1. Връзка на информатиката с други науки

За да бъде използвана информацията, тя трябва да бъде събирана, съхранявана,

обработвана и разпространявана. Основен обект за осъществяване на горните действия е
компютърът.

Кратка история за възникването на съвременния персонален компютър PC

(Personal Computer)

През 1833 г. Чарлз Бабидж (Бебидж или Бабедж), професор по математика в

Кембридж изобретява машина (“чудото на Бабидж”), която той нарича “аналитична”. Тя
представлява истински компютър, който е трябвало да функционира с помощта на парен
двигател и да има размерите на футболно игрище. На фиг. 2 е показана част от тази
машина:*

Фиг. 2. Външен вид на част от машината на Бабидж

 Машината на Бабидж е била конструирана с десетични броячи (зъбни колела с десет
зъба) и позволявала едно събиране в секунда. Тя трябвало да бъде до голяма степен
автоматизирана и да работи без участието на оператор. Бабидж е разбирал много добре, че
се губи много време, ако машината се спира след завършване на всяка операция и
бездейства до въвеждане на новото число от оператора. За да получи необходимата
скорост на смятане, необходимо било ускоряване не само на аритметичните операции, но и
въвеждането и съхраняването на данните. Т.е. машината трябвало да поеме функциите по
въвеждане на данните от оператора и тяхното съхраняване за тяхното евентуално повторно
използване. Трябва да се отбележи факта, че тези свои идеи Бабидж е развивал във време,
когато още не е имало електрическа енергия. След около 20 години Майкъл Фарадей
открива законите, необходими за производството на електрическа енергия. На фиг. 3
машината на Бабидж е сравнена със работата в една мелница (сравнението е направено от
него самия):

Фиг.3. Работата на старинна мелница, сравнена с машината на Бабидж

Три основни устройства притежава механичната машина на Ч. Бабидж; “склад”,

“мелница” и “управление”. Всички данни, необходими за работата й, се пазят (помнят) в
“склада”. Той се състои от запомнящо устройство (памет) и няколко специални регистри.
Пресмятанията се извършват в “мелницата”, а резултатите се връщат отново в склада
(разбира се на друго място, защото иначе ако се смеси брашното със зърното целия процес
губи смисъл). Устройствата, които съставят “мелницата” са не само аритметични, а и
логически.
Това разделение се използва и досега в Цифровите Електронни Изчислителни
Машини (ЦЕИМ). Идеята за разполагането на данните за обработка, алгоритъмът за тяхната
обработка и получените резултати на едно място “склад” (памет) всъщност е преоткрита в
средата на миналия век от английския математик Алън Тюринг и американския математик от
немски произход Джон фон Нойман и е в основата на конструирането на съвременните
изчислителни машини

През 1880 г. един инженер на име Холерид използва за първи път перфокарти и една
старомодна машина за картотекиране по пол, възраст и произход населението на САЩ.
Няколко години по късно неговата фирма се обединява с малко предприятие от Ню Йорк и
се създава най-голямата (или една от най-големите) фирма в историята на компютърната
техника – IBM (International Business Mashines).

През 1939 г. 34-годишният Джон Винсънт Атанасов със субсидия от 650$ и неговия
помощник Клифърт Бери, създава първият в света електронен цифров компютър, наречен
ABC (Atanassov-Beri-Computer). Той работи върху изобретението си до 1942 г. Машината
има 300 електронни лампи и е програмирана да решава системи от 30 уравнения с 30
неизвестни.

Малко повече за Джон Атанасов

След Априлското въстание (1976 г.) бащата на Джон остава сирак на 13 г. и заедно с
вуйчо си заминават за Америка. След 2 години вуйчото се завръща в България и 15
годишното момче остава в далечната страна. Смяна различни професии, за да си осигурява
прехраната, но успява да завърши университет и през 1901 г. се дипломира като
електроинженер. Оженва се учителка по математика с която имат 10 деца. Първият им син е
кръстен на баща си Иван (Джон) и е роден на 04.10.1903 г. в Хамилтън.

На 25 г. Джон завършва математика, а на 30 защитава докторат по теоретична физика.

Шест години е доцент, а след това професор в университета в Айова. Областите, в които
работи, са квантовата механика и физика на кристалите. Изследователската му работа в
тези области е свързана решаване на големи системи алгебрични уравнения. След като не
успява със средствата на чистата математика да облекчи своя труд около 1933 г. той се
замисля за създаването на машина, която самостоятелно да решава системите алгебрични
уравнения.

Следват години на мъчителни и неуспешни опити за избистряне концепцията на

желаната машина. Интересна е ситуацията, която го е вдъхновила за изобретяването на
машината. Една вечер той излязъл от своята лаборатория, качил се на своя автомобил и
навъртял повече от 300 км, за да се откъсне временно от работата си и да се освежи от
натрупаната умора. По пътя спира и влиза в крайпътен ресторант. Седнал зад бара и
започнал да наблюдава наредените зад бармана бутилки. Едни били пълни, други – празни.
По форма наподобявали на електронните лампи. Лампата пропускала или не пропускала
електрическия ток (както бутилката можела да бъде пълна или празна) и можела да сменя
състоянието си светкавично. Пропуснатия ток може да съответства на 1, а непропуснатия –
на 0.Тук му хрумва идеята използването на електронни лампи в устройството му, както и
идеята информацията да се обработва в двоична бройна система, за която ще стане дума
по-късно.

С тези 650$ субсидия от университета и току що завършилия инженер Клифърд Бери и

с 300 електронни лампи Джон Атанасов създава първата в света електронно изчислителна
машина (ЕИМ), Името й е ABC (Atanassov-Beri-Computer). В тази машина са залегнали 4
основни нови принципа: използване на двоичната бройна система, регенеративна
(многократно използваема) памет, електронни лампи и логически схеми.

В много американски книги ще се срещне твърдението, че изобретяването на

компютъра е дело на Джон Моучли и Джон Екърт. През 1941 г. те се срещат с Джон
Атанасов. Той ги запознава със своята концепция и им показва създадената машина

През 1943 г. Моучли и Екърт получават държавна субсидия от 400 000$ и 200 души
помощен персонал. Така създават ЕНИАК с 18 000 лампи. Шест години е продължил
съдебният процес за правото на първооткривател на компютъра. На 19.10.1973 г. съдия
Парсън от Федералния съд в Минеаполис отсъжда, че Джон Атанасов е първооткривател на
компютъра. ЕНИАК е създаден за обработване на експериментални данни за проекта за
създаване на американската водородна бомба и за изчисляване траектории на
артилерийски снаряди. При такова финансиране е естествено тяхната машина да е
вършела много повече неща от тази на Джон Атанасов.

Джон Атанасов посещава България през 1970 г. Награден е с ордени, а през 1983 г. е
избран за член на БАН. В американската “Енциклопедия по информатика” (1976 г.) неговото
име поставено заедно с имената на още 18 велики учени, свързани пряко или косвено с
компютрите като се започне от Блез Паскал и Готфрид Лайбниц и се стигне до Джон фон
Нойман и Алън Тюринг.

Джон Атанасов умира на 91 годишна възраст на 15.06.1995 г. в дома си във Фредерик,

щата Мериленд.

ПОКОЛЕНИЯ ЕИМ
1-во поколение 1944-1958 г.
Това е периодът на технология с електронни лампи. Входно изходните устройства са
перфокарти и перфо- и магнитни ленти. Основната памет се състои от стотици електронни
лампи. Машините са огромни и изразходват много голямо количество ел. Енергия.
Скоростта на обработвана информация е 50 000 – 200 000 операции/секунда. ENIAK и
UNIVAK са типични примери за компютри първо поколение.

2-ро поколение 1959-1963 г.

Транзисторни технологии. Стават по-малки, по-надеждни и по-икономични. Изобретени
са сменяеми дискови пакети. Скоростта на обработвана информация е 200 000 – 1 000 000
операции/секунда.

3-то поколение 1964-1970 г.

Периодът на интегралните схеми. Цените намаляват, а скоростта на обработване на
информация нараства. Компютрите вече могат да изпълняват по няколко задачи
едновременно. Увеличава се броят на операционните системи и пакетите за приложно
програмно осигуряване.

4-то поколение 1971-1985 г.

Периодът на микро ЕИМ. Изобретяват се интегрални схеми с голяма степен на
интеграция (LSI), които съдържат до 200 000 транзистора в интегрална схема. Оперативната
памет достига до 16 к. Създават се голям брой външни устройства: принтери, плотери,
скенери и др. Дисковете устройства са меки (дискети), твърди и оптически. Компютрите са
многозадачни и многопотребителски.

5-то поколение след 1985 г.

Създават се свръх големи интегрални схеми със степен на интеграция няколко
милиона елемента в интегрална схема. Скоростта им е десетки милиона операции в
секунда> Работят в многопроцесорен режим. Паралелна обработка на информация (няколко
процесора работят върху една и съща задача едновременно). Това е периода на внедрява
на оптически проводници в компютърната техника.
Първият микропроцесорен чип е създаден през 1971 г. от фирмата Intel. Разработката
е била предназначена за управление на технологичен процес на една фирма, която
впоследствие фалира. За да си възвърне част от загубите Intel предлага на пазара
създадената интегрална схема, която днес приемаме като първия микропроцесор. Няколко
години след това е създаден и първият персонален компютър на фирмата Apple.
 ТЕМА 1. ПЕРСОНАЛНИ КОМПЮТРИ - ОБЩИ СВЕДЕНИЯ
АРХИТЕКТУРА НА ПЕРСОНАЛЕН КОМПЮТЪР
Персоналният компютър е система, в основата на която стои микропроцесорният
чип.Това е електронна интегрална схема със свръхголяма степен на интеграция - върху
един кристал с площ няколко mm2 са изградени десетки милиона транзистора, свързани в
много сложна система.
Един персонален компютър от вида IBM PC включва в себе си микропроцесор и
периферни елементи (фиг. 1.1)

м а г и с т р а л а
микро

процесор входно/изходен
RAM ROM интерфейс
I80x86 памет памет
външни устройства

Фиг. 1.1 Архитектура на персонален компютър

Микропроцесорът е сърцето и мозъкът на компютъра. Той изпълнява обработката на
информацията (аритметическа, логическа и символна), осъществява програмното
управление на изчислителния процес съобразно изпълняваната програма.
Програмата за решаване на конкретна задача представлява съвкупност
(последователност) от инструкции за изпълнение на определени операции над конкретни
операнди. Основен принцип на работа на компютъра е адресният принцип - в
инструкцията да се указва не самият операнд (освен ако не е константа), а адресът на
мястото в паметта, където той се съхранява.
Микропроцесорът включва в себе си два основни блока - блок за обработка на данните
и блок за програмното управление. Блокът за обработка - аритметико-логическо устройство
(АЛУ) изпълнява основните аритметични и логически операции над данните. Блокът за
програмното управление включва регистър (място за съхранение) за изпълняваната
инструкция, декодер на инструкцията, както и програмен брояч за адреса на следващата
инструкция. Освен това в микропроцесора се намират регистри за междинни резултати и
адреси, както и система от буферни елементи, осъществяващи връзката с периферията.
Ако микропроцесорът е главният инициатор и изпълнител в компютъра,
периферията е “спомагателното стопанство” за изчислителния процес - складът за
входните данни, междинните и крайните резултати, програмата за обработка, а също така и
“вратите” към останалия свят - връзката с външните устройства. Всеки периферен елемент
има свой адрес, по който микропроцесорът се обръща към него, за да използва
информацията в него.
RAM - паметта (оперативната памет) служи за временно съхраняване на
променливата информация - входни данни, междинни и крайни резултати, програмата. Това
е памет за запис и четене (RAM - Random Access Memory - памет с произволен достъп),
която е енерго-зависима: след изключване на захранването на компютъра информацията в
RAM-паметта се губи. Ако е необходимо определена информация от RAM да се съхрани, тя
трябва да се прехвърли на магнитен носител - дискета или твърд диск.
ROM - паметта (постоянната памет , Read Only Memory - памет само за четене)
съхранява неизменната системна информация (управляващи програми и таблици),
необходими за функционирането на компютъра. Тази памет е енерго-независима : записана
е трайно при производството на компютъра и не може да се променя.
Входно-изходният интерфейс включва електронни елементи за връзка между
микропроцесора и външните устройства - клавиатура, ТV - дисплей, дискетни устройства и
твърд магнитен диск, принтер и комуникационни адаптери.
Магистралата осъществява двупосочния обмен на данни между микропроцесора и
периферните елементи - микропроцесорът чете инструкция от периферията, чете данни и
записва резултати в RAM-паметта.
Магистралата се състои от :
• двупосочни за данни (за инструкциите и данните) ,
• еднопосочни адресни шини (за адреса на периферния елемент) ,
• еднопосочни управляващи шини (за режима, например запис или четене и др.).
Най-малката единица за информация е бит - в 1 бит се кодира информация “да” / “не” ;
в компютрите се използва по-голяма единица за информация - байт . 1 байт = 8 бита -
кодира 28 = 256 различни символи - букви, цифри, препинателни, управляващи и други
символи.
Според възможностите на микропроцесора едновременно да чете и записва данни с
определена дължина, микрокомпютрите се делят на :
♦ 8-битови , при които шините за данни са 8 бита, т.е. обменът на данни между
микропроцесора и периферията е еднобайтов ;
♦ 16-битови , с даннови шини 16 бита, двубайтов обмен ;
♦ 32-битови , с 32 бита шини за данни, четирибайтов обмен .
8-битови микрокомпютри вече не се произвеждат поради много малката им
производителност.
По-широко приложение са намерили 16-битовите микрокомпютри от типа IBM PC / XT
с микропроцесори Intel I8086 , IBM PC / AT с микропроцесори Intel I80286. Te имат много по-
голяма производителност поради двукратно по-дългата машинна дума ( 2 байта ) и по-
високата скорост (тактова честота). Но и те вече не се произвеждат, а са изместени от 32-
битовите персонални компютри с процесори Intel I80386 DX, I80486 и Pentium.
КОНФИГУРАЦИЯ НА КОМПЮТЪРА
Един персонален компютър може да бъде комплектован по различен начин, според
предназначението си и финансовите възможности на притежателя. Това се отнася както до
основната част на компютъра - дънната платка, така и до външните устройства.
1. Типът на микропроцесора определя глобално производителността на компютъра
и възможностите му.
- разрядност : определя се от големината на шините за данни (колко бита
едновременно микропроцесорът обменя с периферията);
- аритметичен копроцесор : за ускоряване на изпълнението на сложни аритметични
операции (коренуване, логаритмуване, тригонометрични функции) в архитектурата на
персоналния компютри може да се постави втори аритметичен микропроцесор, който
апаратно (изключително бързо) изпълнява сложните операции. В новите типове
микропроцесори той е вграден, за по-старите допълнително се поставя аритметичен
копроцесор - I 80287 , I 80387 .
2. Размерът на инсталираната RAM памет оказва силно влияние върху
производителността (скоростта на обработка) и изобщо възможността да се стартира сложен
програмен продукт. Например, текстовият редактор Word , работещ под управлението на
Windows, изисква минимум 4 МВ (мегабайта) RAM-памет. Възможностите на различните
типове персонални компютри за инсталиране на RAM-памет са различни - на дънната платка
(вътре в компютъра) се поставят в специални слотове (куплунзи, гнезда) платки с RAM-
памет.
3. Външни устройства
Минималната конфигурация на един персонален компютър включва клавиатура, TV-
дисплей, поне едно дискетно устройство,един твърд диск. Допълнително могат да се
инсталират принтер, CD - ROM устройство, второ дискетно устройство, втори твърд диск,
принтер - без допълнителни платки (контролери). Втори и трети принтер, скенер и други
специални външни устройства се инсталират с помощта на съответни платки
(контролери),поставени в слотовете на дънната платка. Някои външни устройства (например
мишка, плотер и др.) се свързват чрез вградения сериен (последователен) асинхронен
комуникационен адаптер, който работи с протокола (начина на обмен) както телексните
машини в далекособщенията.
а) Клавиатурата осъществява въвеждането на информация от потребителя в
компютъра. Тя има вграден буфер за временно съхраняване на въведените символи, ако
микропроцесорът не може веднага да ги обработи (при препълване на буфера се издава
кратък звуков сигнал).
б) TV - дисплеят извежда (визуализира) информацията от компютъра към
потребителя. Има различни типове дисплеи с различна разрешителна способност - брой
точки (пиксели) на един ред :
- CGA (Color Graphics Adapter) с ниска разрешаваща способност (вече не се използват);
- EGA (Enhanced Graphics Adapter) със средна разрешаваща способност (също не се
използват);
- VGA и Super VGA (Visual Graphics Adapter) с висока разрешаваща способност (1024 х
1024 пиксела) - системата Windows , работеща в графичен режим на изобразяване, изисква
дисплеи VGA или Super VGA.
в) Дискетното устройство съхранява и чете информация от дискета (гъвкав
пластмасов диск с магнитно покритие, който се върти). Информацията се записва върху
дискетата двустранно, във вид на 80 концентрични окръжности (писти), всяка от които е
разделена радиално на сектори по 512 байта всеки.Има два размера дискети:
- 5,25 ” (инча) с обем 360 КВ (вече не се използват),
- 3,5 ” (инча) с обем 1,44 МВ двустранно.
г) Във външното устройство на твърд магнитен диск съхранението на
информацията става по аналогичен начин, както на дискета, но върху пакет алуминиеви
дискове с магнитно покритие. Плътността на записа е много по-висока, отколкото върху
дискета и затова обемът на съхраняваната информация е несравнимо по-голям - до няколко
GB (гигабайта - милиарди символи ! ).
д) CD-ROM устройството с помощта на лазерен лъч чете информация, записана
върху оптически носител CD – компакт-диск. Плътността на записаната информация е много
голяма –един диск съхранява над 700 МВ.
е) Принтерът е устройство за отпечатване на информация върху хартия. В
персоналните компютри се използват принтери, работещи на различен принцип :
• матрични (мозаечни) принтери, отпечатващи информацията във вид на мозайка от
точки ;
• мастилено - струйни принтери, “изстрелващи” мастило от микродюзи ;
• лазерни принтери, работещи на принципа на копировалните апарати (лазерен лъч
създава електростатично изображение върху електретен барабан; по него се
посипва черен прах, който се пренася върху листа хартия; последният се загрява -
зрънцата прах се разтопяват върху листа).
ж) Мишката е кутийка, при движението на която се управлява мястото на специален
показалец върху екрана на дисплея. В нея има има гумено топче, възприемащо движението
на мишката и предаващо го към дискове с множество отвори, чрез които по оптичен път
(насичане на светлинен инфрачервен лъч) движението се преобразува в електрически
сигнали. На мишката са монтирани управляващи бутона - ляв и десен, чрез натискането на
които потребителят задава извършването на определени операции.

Използват се и оптични мишки, при които липсва гумено топче, а лазерен лъч се
отразява от неподвижната подложка под мишката и при движение се отчита фазовото
отклонение на отразения лъч. (Подложката не трябва да бъде с красива картинка, а
растерна – много тънки редуващи се колони и редове с два цвята).
 ТЕМА 2. WINDOWS. ОБЩИ СВЕДЕНИЯ

Windows представлява графична 32-битова многозадачна операционна система. Тя

представлява комплекс от системни програми, чрез които се контролира работата
на устройствата и се управляват изчислителните ресурси на компютъра. На нейна
основа са изградени разнообразни приложения - програми за създаване и редактиране на
текстове, изображения, електронни таблици и др.

Всички обекти в Windows се представят на дисплея в графичен режим, при което

работата с тях е много по-лесна в сравнение с текстовия режим на по-старите операционни
системи (например MSDOS). В графичния режим основно се работи с помощта на мишката
(но почти всички основни операции могат да се изпълнят и чрез клавиатурата).
Основните действия с мишката са следните :

• избор на обект : показалецът на мишката се поставя върху обекта и се щраква (натиска)

левият бутон на мишката (чрез клавиатурата това става с помощта на клавишите-
стрелки ↑ ↓ ← или ↓);
• стартиране на обект (изпълнение на програма, отваряне на документ) : двукратно се
щраква с левия бутон на мишката върху обекта (чрез клавиатурата - след избора на
обекта се натиска клавиш Enter);
• влачене на обект с мишката : показалецът се поставя върху обекта, натиска се и се
задържа натиснат левия клавиш, чрез движение на мишката обектът се премества на
желаното място и се отпуска левия бутон (за копиране на обекта едновременно с това
се държи натиснат клавиш Ctrl - показалеца на мишката става + );
• специално влачене на обект с мишката : обектът се влачи при натиснат десен бутон на
мишката - след отпускане на десния бутон на новото място излиза летящо меню,
съдържащо команди за преместване, копиране и др. действия (според конкретния вид
обект);
• специално избиране на обект : щраква се върху обекта с десния бутон на мишката -
излиза контекстно меню, съдържащо най-употребяваните команди за този обект.
В Windows обектите се показват по два начина :
− в затворен (нестартиран) вид - чрез икона;
− в отворен (стартиран) вид - в прозорец.
Иконата представлява миниатюрно графично изображение на обекта, под което стои
името на обекта. При избиране на обекта името под иконата му се показва на тъмен фон.
При стартиране на Windows на дисплея се показва основното работно поле Desktop, в
което са показани иконите на основните компоненти на компютъра - My Computer, Recicle
Bin, My Network Places, както и на други обекти, поместени в Desktop от потребителя. Най-
често долу се намира лентата на задачите Taskbar.

My Computer (моят компютър) представлява средство за наблюдаване на

съдържанието на устройствата на компютъра (файловете и директориите на
дискетните устройства, твърдия диск, CD-ROM устройството).
Recicle Bin (кошче за отпадъци) - съхранява изтритите обекти от твърдия
диск и позволява тяхното възстановяване при необходимост.
My Network Places (мрежово обкръжение) - представлява средство за
разглеждане на съдържанието на компютрите в мрежата.
Taskbar (лента на задачите) - съдържа бутони за изпълняваните в
момента задачи, което изключително улеснява превключването от една задача
към друга.
 Лента на задачите Taskbar
В началото на лентата на задачите (фиг. 2.1) се намира бутонът Start, чрез който
бързо се стартират програми, отварят документи, търсят файлове или се получава помощна
информация.

Фиг. 2.1 Лента на задачите Taskbar

Windows е многозадачна операционна система - едновременно могат да бъдат
стартирани няколко задачи (но само една е активна в момента - тази, с която потребителят
работи). За всяка отворена задача (програма, документ или директория) в лентата на
задачите има бутон с иконата и името му - при избор на бутона съответната задача става
активна.

В срещуположния край на бутона Start в лентата на задачите се намира специална

област за състоянието. В нея някои приложения извеждат информация, дори когато не са
активни. Например, тук се показва часовникът, индикаторът за текущата азбука на
клавиатурата, иконата на принтера когато се отпечатва (чрез избор на тази икона може да
се получи информация за състоянието и заявките към принтерите).
Лентата на задачите Taskbar може да се премести на друг край на екрана (вляво,
вдясно или горе) - влачи се лентата до желания край (показалецът на мишката се поставя
на свободно място на Taskbar и при натиснат ляв бутон се премества една сива празна
рамка, показваща мястото на Taskbar). Чрез влачене на вътрешната страна на Taskbar може
да се променя размерът на лентата на задачите. Освен това лентата може да се скрие с цел
увеличаване на полезната площ на екрана. За целта се прави следното:
• Отваря се прозореца “Task bar Properties” чрез команда Properties от контекстното меню
(щраква се с десния бутон на мишката на празно място на Taskbar) или от менюто на
бутон Start се избира Settings и Taskbar and Start Menu.
• В прозореца “Task bar Properties” се избира страница “Task bar Options”.
• Активира се полето Auto hide the taskbar - да стане .
• Полето Always on top (винаги отгоре) трябва да е активно ( ) - иначе лентата на
задачите няма да може да се избира.
• След затваряне на прозореца “Task bar Properties” (чрез бутон “ОК”) лентата на
задачите се скрива и вместо нея се показва само една линия. Когато линията се посочи
с мишката, лентата на задачите се показва; при преместване на мишката извън нея
Taskbar се скрива автоматически.
Бутон Start
Бутонът осигурява лесен достъп за стартиране на програма, отваряне на
документ, търсене на обект, настройване на системата, получаване на помощ.
При щракване на бутона с мишката се отваря неговото меню - фиг. 2.2.

Фиг. 2.2 Меню на бутон Start - предназначение на командите му

 Стартовото меню осъществява бърз достъп до всички приложни програми и почти
всички функции на Windows. То е строго йерархично подредено с различни нива на
подменютата - при избор на меню с триъгълник вдясно автоматично се отваря подменю, от
което се избира обект и ако той има триъгълник, отваря се ново подменю (на фиг 2.3 е
показано подменюто “Settings”).
Изборът става по следния начин :
- щраква се бутон Start - излиза стартовото
меню;
- премества се вертикално мишката на
желания обект;
- ако последният има триъгълник, отваря се
подменю и от него се избира обект чрез
преместване на мишката;
- за стартиране на избрания обект се щраква
с левия бутон на мишката - приложението се
стартира или функцията се изпълнява.

Фиг. 2.3 Подменю на “Settings”

Предназначението на основните обекти в стартовото меню е следното.

Programs - за стартиране на програми или отваряне на програмна група.

Documents - за директно отваряне на документ, без да е необходимо

предварително стартиране на приложението-редактор. При избор на Documents излиза
подменю-списък с последно използваните няколко документа, от което се избира желаният
документ чрез щракване с левия бутон на мишката.

Settings - позволява промяна на настройките и режимите (опциите) на

компонентите на системата. При избиране излиза подменю (фиг. 2.3) :
− Control Panel - съдържа системни програми за настройка на Windows-компонентите;
− Printers and Faxes - за конфигуриране на принтерите и факс-апаратите, включени
към компютъра;
− Taskbar and Start Menu - отваря прозорец “Tasbar and Start menu Properties” за
настройка на лентата на задачите и командите в менюто на бутона “Start”.

Search - осъществява бърз и лесен начин за търсене на обекти от файловата

система чрез командите от подменюто:
− For Files or Folders – търсене на файлове и поддиректории;
− On the Internet – търсене в Интернет;
− Using Microsoft Outlook - в Електронната поща;
− For People - търсене на компютри в локалната мрежа.

Help and Support - дава помощ за елементите на Windows. При избиране на

командата се отваря диалогов прозорец “Help and Support Center” (фиг.2.4) с две области
страници за избор на тема за желаната помощна информация:
 • Област Search позволява търсене на помощна информация по някоя ключова дума –
въвежда се думата в полето “Set search options” и с бутон “Start searching” се стартира
търсенето.
• В долната област се предлагат няколко категории (групи) с помощна информация:

− “Pick a Help topic” - за избор на тема,

− “Аsk for assistance” - помощ за офис-асистента,
− “Pick a task” - за избор на задача.
При избирането на желаната тема или задача се извежда съответната помощ.

Фиг. 2.4 Прозорец на меню Help

В горната област Search при въвеждане на твърде обща ключова дума, например
Paint (име на графичен редактор), отначало
резултатите от търсенето се показват като групи oт по-
конкретни теми (в примера на фиг 2.5 това са групите
“Suggested Topics”, “Full-text Search Matches” и
“Microsoft Knowledge Base”).

Избира се една група и от нея се избира желаната

тема. Така последователно може да се конкретизира
избора на помощната информация.

Помощната информация се показва в прозорец,

подобен на WEB-страница (фиг. 2.6). При избиране
(щракване с мишката) на подчертан текст-връзка към
друг документ се отваря този документ.
Фиг. 2.5 Резултати от търсенето
 Фиг. 2.6 Прозорец на меню Help

Бутоните в горната част позволяват да се направи:

Back - преход към предходния прозорец,
Next - преход към следващия прозорец, ако е правен преход с бутон Back,
Add to Favorites - добавяне този прозорец към предпочитаните обекти,
Change Views - промяна на изгледа (както на фиг. 2.4 или фиг. 2.6).
Освен това Windows дава кратка помощна информация и чрез:
° щракване върху бутон в диалогов прозорец и после щракване върху елемент от
прозореца (курсорът се променя на ? );
° щракване с десния бутон върху елемент от диалогов прозорец и избор на What’s
this от контекстното меню;
° активиране (избор) на елемент от диалоговия прозорец и натискане на клавиш F1;
° при задържане на показалеца на мишката върху инструмент за повече от 2 сек.
излиза малко правоъгълниче с името на инструмента.

Run - служи за стартиране на файл с програма или документ от команден ред.

Излиза диалогов прозорец “Run” (фиг. 2.7) с единствено поле “Open” , в което се
въвежда пълната файлова спецификация - устройство:\път\име. Пътят определя
достъпа до мястото (директорията), където се намира файла.

Фиг. 2.7 Стартиране на програма

Местоположението на файл може директно да се определи и избере с помощта на

бутон Browse - излиза прозорец с дървото на поддиректориите, в което се търси желания
файл.

Log Off... - служи за превключване на настройките на работната среда за друг

потребител. Ако някой потребител желае да настрои Windows според своите нужди и
 предпочитания, той съхранява своите настройки в специален профайл. При избиране на
командата излиза диалогов прозорец (фиг. 2.8).

Фиг. 2.8 Превключване на друг потребител

След работа с настройки на друг потребител се избира тази команда и с бутон

“Switch User” се превключва към настройките на работната среда на желания потребител.

Turn Off Computer - използва се за спиране или рестартиране на компютъра.

Излиза диалогов прозорец “Turn off computer” (фиг. 2.9) за избор на една от трите
възможности:

Фиг. 2.9 Завършване на работата с Windows

Stand by - компютърът се изключва без изход от операционната система.
Turn Off - съхраняват се настройките и компютърът се изключва.
Restart - съхраняват се настройките и отново се стартира Windows.

ВНИМАНИЕ : Windows обезателно трябва да се спре преди изключване на

захранването на компютъра ! В противен случай съществува опасност от загуба на
информация в отворени документи, а също и на някои настройки на системата.

Затова в края на работа винаги се избира “Turn Off” от стартовото меню и втората
команда “Turn Off”, като предварително се затворят всички отворени приложения
(стартирани програми) - натиска се Alt и F4 за завършване на всяко отворено приложение.

Ако има несъхранени промени в отворени документи, за всеки документ излиза

диалогов прозорец с въпрос “Да се съхранят ли промените ?” , на който се отговаря с:
− Yes - съхранява последната редакция в документа и затваря приложението;
− No - не съхранява последната редакция в документа и затваря приложението;
− Cancel - отменя затварянето на документа.

Спиране на аварирало приложение

В по-старите версии Windows 3.1 и 3.11 ако някое отворено приложение блокира (не
функционира правилно), системата изцяло блокира и несъхранените промени във всички
отворени приложения се губят. В новите версии (от Windows 95) това е отстранено -
блокиралото приложение може да бъде спряно без да се спират останалите задачи. За
целта се прави следното:
 • Натискат се едновременно клавишите Ctrl , Alt и Del - Windows извежда
диалогов прозорец “Task Manager” (фиг. 2.10) със списък на всички отворени приложения
(до блокиралите има надпис “Not responding”).
•

Фиг. 2.10 Прекратяване на приложение

• Избира се приложението, което трябва да се спре, и се избира бутон “End Task” .
• Излиза прозорец със съобщение, че приложението е блокирало – с бутон “End now”
сe потвърждaва прекратяване на работата с него.
Прозорци
Обектите в Windows се отварят в прозорци. Прозорецът представлява независимо
управлявана област от екрана, в която се показва съдържанието на обекта (програма,
документ, поддиректория) с цел разглеждане или редактиране.

Според предназначението си прозорците се делят на основни и диалогови. Основните

прозорци визуализират съдържанието на обектите, а диалоговите служат за избор или
въвеждане на информация от потребителя при изпълнението на определена операция.

Основните прозорци биват първични и вторични. Първичните прозорци предоставят

средства за показване и редактиране на обектите. Например, всяка програма-редактор се
отваря в първичен прозорец. В един първичен прозорец може да има няколко вторични
прозореца - в тях се показват и редактират обектите (например документите).
Прозорците в Windows имат стандартизиран вид, което изключително улеснява
усвояването на нов програмен продукт, работещ под управлението на Windows. Всеки
първичен прозорец има следните общи елементи (фиг. 2.11):

Фиг. 2.11 Елементи на прозореца

 • заглавен ред , включващ икона на системното меню вляво, заглавно поле в средата и
три бутона за управление на прозореца вдясно ;
• ред с менюта , съдържащ менюта с командите, необходими за работа с показвания в
прозореца обект ;
• инструментален ред , съдържащ бутони (инструменти) за бързо изпълнение на някои
често използвани команди;
• ред за състоянието (Status bar) долу, в който се показват някои моментни
характеристики на обекта в прозореца или кратка помощна информация ;
• рамка , ограждаща прозореца ;
• работна област , в която се показва обектът.

Ако информацията за показвания обект е по-голяма от работната област на прозореца,

вдясно и/или долу автоматично излизат ленти за придвижване (скролери) за преместване на
информацията спрямо прозореца. Ако се щракне с мишката върху бутон или - фиг.
2.12, информацията се премества малко в съответната посока (един символ наляво/надясно
за хоризонталния скролер или един ред нагоре/надолу за вертикалния скролер); ако се
щракне в областта или , информацията се премества много в съответната посока
(един екран наляво/надясно или нагоре/надолу).

Фиг. 2.12 Елементи на лентата за превъртане (скролера)

Размерът на бутона спрямо целия размер на скролера показва относително частта

на показваната информация в прозореца спрямо целия обект. Чрез влачене на бутона
може да се избере мястото в обекта, което да се показва в прозореца.
В даден момент могат да бъдат стартирани няколко задачи (всяка се показва в
отделен прозорец), но само една е активна и с нея потребителят може да работи.
Прозорецът на активната задача има заглавно поле на тъмен фон, а на всички останали
задачи фонът на заглавното поле е светъл (бял). Една задача може да се направи активна
по няколко начина:
− щраква се бутонът на желаната задача в лентата на задачите“Task Bar”;
− ако се вижда част от прозореца, щраква се на произволно място в него;
− с клавишна комбинация Alt и Tab последователно се обхождат отворените
задачи.
Управлението на мястото и размерите на прозорец може да стане директно с мишката
или с команди от системното меню. Последното се отваря чрез :
° щракване с левия бутон на иконата в заглавния ред,
° щракване с десния бутон на празно място в заглавния ред,
° щракване с десния бутон върху бутона на задачата в лентата на задачите или
° клавишна комбинация Alt и интервал.
Излиза падащо меню (фиг. 2.13).

Фиг. 2.13 Системно меню

 Някои команди могат да се изпълнят и директно с мишката, без отваряне на
системното меню :
Restore - възстановява предишните размери и място на прозореца (може и с бутон
от заглавния ред);
Move - за преместване на прозореца с клавишите-стрелки (или чрез влачене с
мишката на заглавното поле);
Size - за промяна на размера (или чрез влачене с мишката на страна или ъгъл на
рамката);

Minimize - за скриване на прозореца в бутона на задачата в Taskbar (или с бутона

от заглавния ред);
Maximize - за уголемяване на прозореца върху целия екран (или с бутон );
Close - за затваряне на прозореца и прекратяване на работата с обекта в него (може
да стане с клавишна комбинация Alt и F4 или с бутон â заглавния ред).
Някои команди в момента могат да бъдат неактивни, ако не могат да се изпълнят. Те
се показват в менюто изписани по-светло. Например, в примера на фиг. 2.13 командата
Restore е неактивна, защото прозорецът не е максимизиран, нито минимизиран, а е точно в
режим Restore.
Отворените в момента прозорци могат да бъдат автоматично аранжирани с помощта
на команди от контекстното меню на лентата на задачите, което се отваря чрез щракване с
десния бутон на свободно място в лентата на задачите :
Cascade Windows - подрежда прозорците каскадообразно един върху друг;
Tile Windows Horizontally - подрежда прозорците хоризонтално един под друг;
Tile Windows Vertically - прозорците се подреждат вертикално един до друг;
Teзи команди не влияят на минимизираните прозорци.
Показването / скриването на инструментални редове и реда на състоянието се
управлява с команди от меню View. Възможно е потребителят да създаде свой
инструментален ред с необходимите инструменти за конкретна работа (начинът за
създаване ще бъде разгледан в описанието на текстовия редактор Word).

Файлове
На външните устройства (дискети, твърд диск, CD-ROM) цялата информация се
съхранява във вид на файлове. Файлът представлява логически и физически свързана
информация, т.е. пакет информация, съхранявана под общо име и на едно място на
носителя на информация.
В по-старите операционни системи (до версия MS-DOS 6.22) имената на файловете
имат две части, разделени с точка:

име.разширение
като името има максимум 8 символа (букви, цифри и някои други символи, но не и : . , *
? / \ ( ) интервал ), а разширението - максимум 3 символа. Разширението указва типа на
файла :
− текстови файлове (документи, таблици, изображения, други данни) - имат произволно
разширение (но всеки редактор създава и обработва файлове с конкретно разширение)
;
− командни файлове (изпълними програми от I вид) - имат разширение .COM ;
− изпълними файлове (изпълними програми от II вид) - с разширение .EXE ;
− файлове за пакетна обработка (съдържат във вид на текст поредица от команди) - с
разширение .ВАТ ;
− системни файлове (съхраняват системна информация за компютъра и компонентите на
Windows) - с разширение .SYS (такива файлове не бива да се променят, изтриват,
преместват, защото системата може да блокира).

Това са т.нар. кратки имена на файловете (с формат 8х3).

 Ограниченията в дължината на имената и символите в тях са премахнати в Windows
95 и по-новите версии, където се използват т.нар. дълги имена на файловете. Тези имена
могат да имат до 255 символа и да съдържат произвoлни символи (включително интервали
и повече от една точка).

За да се осигури съвместимост с по-стари продукти, за всяко дълго име автоматично

се генерира уникално кратко име (8х3), състоящо се от първите шест символа на дългото
име плюс ~n , точка и първите три символи след последната точка в дългото име. Ако
такова име вече съществува,числото n автоматично се увеличава с единица. Например, ако
в една директория има следните дълги имена, автоматично ще се генерират кратки имена :

дълго име късо име

Otchet za m. april 1998 g.doc OTCHET~1.DOC
Tablica za prihodite.xls TABLIC~1.XLS
Tabliza za razhodite.xls TABLIC~2.XLS
Otchet za m. mart 1998.doc OTCHET~2.DOC
otchet za mesec maj 1999 god.doc OTCHET~3.DOC
Краткото име на обект в Windows може да се види в полето “MS-DOS Name” на
страница General на командата Properties от контекстното меню на обекта (последното се
отваря чрез щракване върху иконата с десния бутон на мишката).

Директории, пътища
Капацитетът на един твърд диск - стотици милиони, милиарди символи - определя
възможностите му да съхранява хиляди и даже десетки хиляди файлове. И ако те се
съхраняват в една обща област, за всеки трябва да се избере уникално име, различно от
останалите имена. Проблемът не е в избора (с помощта на 255 броя от 222 различни
символа могат да се състави огромен брой имена - 222255), а в запомнянето и използването
от потребителите. Този проблем се решава, като целият обем на твърдия диск или
дискетата може да се раздели на много обособени области, наречени директории
(фолдери).

Поддиректориите са свързани в строга йерархия : на всяко устройство (дискета или

диск) има една главна директория; всички останали поддиректории са подчинени пряко или
косвено на нея, като всеки поддиректория е подчинена само на една поддиректория
(наречена родителска) - образува се “дърво” на поддиректориите. Такава йерархия
осигурява еднозначно указване на пътя за достъп до всеки обект на устройството и
облекчава потребителите - еднотипни обекти да съхраняват в отделен поддиректория, всеки
потребител да има свои поддиректориии.

Например, ако в главната директория на твърдия диск на компютъра има

поддиректории BORA95, Dir00001 и CANKOV, а поддиректория CANKOV има поддиректории
En, pom, rab, rab31, Windows95, а rab има поддиректории Igri, P, w1, w95, дървото на
поддиректориите ще има вида, показан на фиг. 2.14.

При такава организация имената на обектите само в една поддиректория трябва да

бъдат уникални и е възможно в различни поддиректории да има обекти с еднакви имена.
Тогава възниква въпросът - “как точно да се укаже желаният обект?”. За тази цел освен
името се указва и пътят за достъп до него - името на устройството и поредицата
поддиректории, разделени със символ \ . Например, ако на дискета в устройство А: има
файл DOKLAD.DOC в поддиректория PROBA, подчинена на главната поддиректория, този
файл може да се укаже чрез пълната си файлова спецификация

A:\PROBA\DOKLAD.DOC .
 Така например се задава програмният файл при стартиране от
стартовото меню с команда RUN . В старите версии на MS-DOS така
се задават всички обекти. Сложно, нали? Едно от големите удобства
на Windows се заключава в това, че обектите се представят чрез
своите икони и директно да се изберат с мишката, без да се
въвежда от клавиатурата пътят за достъп до тях.
В Windows се използва едно обобщаващо понятие за място
на обект - поддиректория (folder) - устройство или директория. И
наистина, ако на дискетата няма поддиректории, а има само главна
директория, тя се отъждествява със самото устройство.
Windows предоставя две много удобни средства за работа с
файлове - My Computer от основната работна област Desktop и
Windows Explorer от командата Programs на стартовото меню.

Фиг.2.14

My Computer
Стартира се от Desktop чрез двукратно щракване с мишката върху иконата му. Излиза
първичен прозорец (фиг. 2.15) с обичайните за всеки прозорец редове горе: заглавен
ред, ред на менютата и два инструментални реда – стандартен и адресен ред (показват
се/скриват се от меню View – команда Toolbars).
Основната работна област е разделена на две области:
В дясната част се показва съдържанието на избрания обект (чрез адресния ред
или чрез елемент от лявото поле). Начинът на показване на обектите се избира от падащия
списък на бутон Views (списъкът се отваря с бутончето-стрелка ) или с команда от
меню View:
− Thumbnails - умалено изображение (на съдържанието),
− Tiles - голяма икона,
− Icons - средна икона,
− List - списък на обектите: малка икона и името на обекта,
− Details - подробен списък с характеристиките на обектите (тип, размер...).

В примера на фиг. 2.12 обектите са показани в изглед Details.

Лявата част на работната област може да бъде организирана по два начина:
− С категории на обектите (на фиг. 2.15 са показани категориите System Task, Other
Places, Details за обекта My Computer; за друг вид обект категориите са други). Една
категория се отваря/затваря с бутончето вдясно до нея.
− С дърво на поддиректориите - показва се йерархичната структура (подчиненост на
поддиректориите). Превключването в този изглед става с бутон “Folders” от стандартния
инструментален ред.
 Фиг. 2.15 Прозорец на "My Computer"

В лявата част (с категориите или поддиректориите) може да се избере само един

обект – чрез еднократно щракване с мишката. Това е така, защото неговото съдържание се
показва в дясната част. В дясната част на работната област могат да се изберат (маркират)
един или повече обекти.
Обект , показан в дясната част, може да се отвори (като че ли е избран в лявата част)
чрез двукратно щракване в дясната част върху иконата или името му.

Windows Explorer
В старите версии Windows 95÷98 тази приложна програма беше основното средство за
управлението на файловото стопанство на компютъра. Но във версията Windows XP
прозорецът на Windows Explorer е идентичен с този на Мy Computer (фиг. 2.15), еднакви са
и възможностите на тези две приложни програми.
В режим на показване на дървото на поддиректориите в лявата част Мy Computer или
Windows Explorer позволяват много лесно и бързо да се изпълняват разнообрази операции
с файлове и поддиректории. Затова нека по-подробно да бъде разгледан този режим.
След избиране на бутона “Folders” от стандартния инструментален ред в лявата
част на основната работна област се показва дървото на поддиректориите (фиг. 2.16). В
дясната част се показва съдържанието на избраната поддиректория (в лявата част). Чрез
влачене на разделителната рамка между тях може да се преразпредели тяхната ширина.
В лявата част се показва йерархията на поддиректориите в компютъра (дървото на
поддиректориите). Ако дадена поддиректория има подчинени поддиректории, вляво от
иконата й има бутонче или :
- има непоказани поддиректории (като се щракне, те се показват);
- всички поддиректории са показани (като се щракне, те се скриват).
В лявото поле може да се избере само една поддиректория. Нейното съдържание се
показва в дясното поле (фиг. 2.16). Изборът става чрез щракване с мишката или с
клавишите-стрелки. Освен това с помощта на бутон “Up” може да се избере родителската
поддиректория на текущо избраната поддиректория.
 Фиг. 2.16 Прозорец на Windows Explorer с дървото на поддиректориите

Начинът на показване на обектите тук се управлява както в "My Computer" - с бутони от

падащия списък на инструмент “Views” или с команди от меню "View". Подреждането
на показаните обекти може да стане като на празно място в дясното поле се щракне с
десния бутон на мишката и от контекстното меню се избере "Arrange Icons By" - от
подменюто се избира :
• Name - по имената (в азбучен ред),
• Type - по типа (разширението на файла),
• Size - според големината,
• Modification - според датата на последната модификация,
------------------------------------
• Show in Groups - групира според избраната характеристика (от горните четири).
Когато съдържанието е показано във вид "Details" (както на фиг. 2.16), над дясното
поле има заглавни бутони за детайлите - Name, Size, Type и Modified. Чрез влачене на
разделителната линия между два от тези бутони се преразпределя ширината на тези
полета. Щракването на някой от тези бутони сортира (подрежда) съдържанието на дясното
поле по този детайл; повторното щракване на същия бутон пресортора в обратен ред (от
нарастващ ред в намаляващ или обратно).

Редът на състоянието долу (ако липсва - показва се от меню "View" с команда "Status
Bar") е разделен на няколко части - за броя показани и избрани обекти и за заемания обем
(в скоби "Disk free space:" - свободно дисково пространство).
В дясното поле на прозореца (за съдържанието на избраната поддиректория в
дървото на поддиректориите) могат да се изберат и повече обекти (файлове или
поддиректории):
♦ един обект се избира чрез щракване с мишката или с клавишите-стрелки;
♦ група поредни обекти се избират при натиснат клавиш "Shift" - след избиране на
първия обект се държи натиснат клавиш "Shift" и се щраква последния обект;
♦ произволно показани обекти се избират при натиснат клавиш "Ctrl" (при грешка -
обектът повторно се щраква при натиснат клавиш "Ctrl").
Трябва да се отбележи, че този начин за маркиране на обекти се използва
навсякъде в Windows – и при текстообработка, и в електронните таблици, и в базите
данни...
 Над избраните обекти могат да се извършват различни операции - преместване,
копиране, преименуване, изтриване на файлове или поддиректории.

Създаване на поддиректории
Нова поддиректория се създава по следния начин:
• В лявата част с дървото на поддиректориите (виж фиг. 2.16) се избира родителската
поддиректория (в която ще се създаде новата поддиректория);
• От меню File се избира New и от подменюто се избира Folder. При това се появява
нова поддиректория ;
• Въвежда се името на новата поддиректория и се потвърждава с клавиш Enter.

Търсене на обекти
Ако се знае приблизително мястото на обекта (на дискета в устройство А или на
твърдия диск С), избира се съответното място. След това се избира бутон “Search” –
лявата част на прозореца се преобразува в “Search Companion” (фиг. 2.17).

Фиг. 2.17 Търсене на обекти

Отначало се избира категорията на търсените обекти:

Pictures, music, or video - графични, звукови, видео - файлове;
Documents (word proc…) - документи (текстови, електронни таблици...);
All files and folders - всякакви файлове и поддиректории;
Computers and peoples - компютри в мрежата или обекти в Интернет;
Information in Help and Support Center – помощна информация.
Възможно е още да се търси:
Search the Internet - търсене в Интернет;
Change preferences - смяна на начина на търсене;
Leаrn more about Search Companion - самоучител по търсене на обекти.
В първия режим “Pictures, music, or video” в диалоговия прозорец се задава типът на
търсените файлове – съдържащи картини или фотографии, музика или видео.
В отделно поле се въвежда цялото име или някоя част от него. При това могат да
бъдат използвани обобщаващи символи ∗ и ?:
∗ - от тази позиция в името може да има произволен брой произволни символи;
? - в тази позиция може да има точно един произволен символ.
При избиране на втория режим – търсене на документи, в диалоговия прозорец (фиг.
2.18) има възможност за търсене на документите според времето на последното изменение
(редактиране):
 Don’t remember - независимо кога е редактиран,
Within the last week - през последната седмица,
Past month - през изминалия месец,
Within the past year - през изминалата година.

Когато името на документа е неизвестно, може да се търси

по специфична дума или фраза в неговото съдържание –
избира се бутон “Use advanced search options” и в полето
A word or phrase in the File” се въвежда думата или фразата. Но
след избиране на бутон “Search” търсенето във всички
файлове от указания тип може да продължи твърде дълго. С
помощта на бутон “Stop” търсенето може да бъде
прекратено.

Фиг. 2.18
Третата категория “All files and folders” се използва за търсене на поддиректории и
файлове от произволен тип (документни, програмни, библиотечни, системни и др.). При
избирането излиза прозорец (фиг. 2.19) с полета за задаване на критериите за търсене

- по цялото име на файла (поддиректорията) или част от него (въвежда се в поле “Аll or
part of the file name”),
- по известно съдържание в него – специфична
дума или фраза (въвежда се в поле “A word or
phrase in the file”),
- по място за търсене: в полето “Look in” се
избира основна поддиректория от падащия
списък, изведен с бутон (поддиректория се
избира с “Browse” долу в края на списъка).

Фиг. 2.19

Допълнителни критерии за търсене се задават с

помощта на три команди долу в прозореца (те се отварят чрез избиране на бутона
вдясно на съответната команда):
 Операции с файлове и поддиректории
Предварително е необходимо да се намери иконата на файла. Ако не е в прозореца на
избраната поддиректория, първо се отваря устройството, където се намира файла, а после
се отварят последователно поддиректориите по пътя за достъп до файла.
Отварянето на файла става най-бързо чрез двукратно щракване с мишката върху
иконата му или с клавишите-стрелки се избира файла (името му се показва на тъмен фон) и
се натиска клавиш “Enter” или от меню “File” се избира "Open”.
Aко документът е от регистрираните типове (т.е. създаден е с редактор и
разширението в името му съответствува на фиксираното за този редактор), автоматически
се отваря програмата-редактор и след това се зарежда документът. Например, редактор
Word създава файлове с разширение .DOC, редактор Paint - файлове .BMP. Някои
редактори имат възможност да обработват файлове, създадени и от други редактори
(файлове от някои други типове), ако притежават конвертори за преобразуване на
файловете.
Но ако документът е с друго
(нерегистрирано) разширение, излиза
съобщение “Windows cannot open this file”
(Windows не може да отвори този файл) и
се предлагат два начина за отваряне:

Use the Web service to find the

appropriate program – използване на
Web -средства за търсене на отваряща
програма;
Select the program from a list – избиране
на програмата за отваряне от списъка
инсталирани програми.
При избиране на втората възможност
излиза прозорец “Open With” - фиг. 2.20.
В полето "Type a description that
you want to use for this kind of file" е
показан (или се въвежда) типа на файла
(неговото разширение).

Фиг. 2.20 Свързване на файлове с редактор

От списъчното поле "Programs" се избира приложението - редактор, с което да се
отварят файлове от този тип (с такова разширение).
Ако полето "Always use the selected program to open this kind of file" e активно ( ),
такива файлове винаги ще се отварят с тази програма.

Копиране, преместване и изтриване на файлове и поддиректории се извършва по

еднообразен начин, като предварително файловете трябва да се изберат :
° един файл/поддиректория се избира чрез щракване с левия бутон,
 ° група поредни файлове/поддиректории се избират при натиснат клавиш Shift,
° произволно разположени файлове/ поддиректории се избират при натиснат клавиш
Ctrl.

Преместване на файлове/поддиректории :
♦ С мишката: влачи се избраният файл (или един от избраните файлове) на новото
място - то трябва да се вижда на екрана (за тази цел лявата част на прозореца с
дървото на поддиректориите има отделна лента за превъртане (скролер), независима
от тази за дясната част);
♦ с бутони от инструменталния ред: след избирането на файловете се щраква бутон
(Cut), избира се новото място и се щраква бутон (Paste).

Копиране на файлове/поддиректории :
♦ с мишката : влачи се избраният файл на новото място при натиснат клавиш Ctrl - до
показалеца на мишката се появява символ “+” ;
♦ с бутони от инструменталния ред : след избирането на файловете се щраква бутон
(Copy), избира се новото място и се щраква бутон (Paste).

Изтриване на файлове/ поддиректории :

♦ с мишката : влачи се избраният файл до иконата на Recуcle Bin (aко се вижда на
екрана);
♦ с бутон от инструменталния ред : след избирането на файловете се щраква бутон
(Delete);
♦ с клавиш от кйлавиатурата : след избирането на файловете се натиска клавиш Delete
;
♦ с команда Delete от меню File или от контекстното меню.
Излиза диалогов прозорец “Confirm File Delete” (фиг. 2.21) за потвърждение на
изтриването - “Сигурни ли сте, че желаете да изпратите обекта ... в рециклиращото кошче ?”
. Потвърждава се с бутон “Yes”.

Фиг. 2.21 Потвърждение на изтриването

При изтриване на обекти от твърдия диск е възможно тяхното възстановяване, защото
те се преместват в специална поддиректория (с име “Recуcled”). Но ако при при избиране на
бутон Delete или при натискане на клавиш Delete се държи натиснат клавиш Shift,
избраните файлове или поддиректории не се изпращат в “Recicle Bin”, а се изтриват
безвъзвратно.
Изтритите обекти от дискета не могат да се възстановяват!

Възстановяване на изтрити обекти от твърдия диск

Само за обекти на твърдия диск рециклиращото кошче “Recycle Bin” съхранява до
определен момент изтритите обекти с цел възстановяването им при погрешно изтриване. За
всеки твърд диск на компютъра се заделя определена част от обема - стандартно 10% от
общия обем, но процентът може да се промени, като от контекстното меню на “Recycle Bin”
(щраква се с десния бутон) се избере Properties и чрез плъзгача в диалоговия прозорец се
задели друга част от общия обем.
 Възстановяването на изтрити обекти може да стане по два начина :
♦ На старото място (откъдето е изтрит) - отваря се Recycle Bin и се избира команда
Restore (или веднага след изтриването се избира команда Undo Delete);
♦ На друго място - отваря се Recycle Bin и от прозореца му (фиг. 2.22) файлът за
възстановяване се премества или копира на желаното място.
Необходимо е съдържанието на Recycle Bin периодично да се изхвърля, за да не
заема излишно място на диска и за да не се препълва. Това може да се направи по два
начина:
− с команда Empty Recycle Bin от контекстното меню на “Recycle Bin”;
− с команда Empty Recycle Bin от меню File на “Recycle Bin”.
След изпразване на “Recycle Bin” възстановяването на намиращите се преди това
обекти е невъзможно.

Фиг. 2.22 Отваряне на “Recycle Bin”

Атрибути на файловете

Свойствата на файловете (както и на другите обекти) могат да се видят и променят

чрез команда Properties от контекстното меню на файла (щраква се с десния бутон върху
избрания файл) или чрез бутон “Properties” от прозореца на поддиректория. Например,
свойствата на файла “Solver2”, намиращ се в поддиректория “Cankov” на диска С са
показани на фиг. 2.23.

Фиг. 2.23 Атрибути на файл

 Атрибутите на файла определят достъпа до него, начина на показване и архивиране :
• Read Only - само за четене (защитен срещу запис и изтриване),
• Hidden - скрит (не се показва в прозорците на поддиректориите),
• Archive - архивен.

Последният атрибут Archive позволява създаване на архивно копие на файла с цел

периодическо съхраняване на някои файлове (документи). За всеки файл с активен атрибут
Archive системата поддържа флаг - ако след последното архивиране файлът е променян,
флагът се вдига и при следващото архивиране той ще бъде съхранен компресирано в
архивно копие (в противен случай файлът не се архивира). При необходимост от това
архивно копие файлът може да бъде възстановен.

В прозореца “Properties “, страница “General” (фиг. 2.23) единствено може да се

променят атрибутите на файла - за потвърждение се избира бутон “ОК”.
В страница “Summary” може да се въведе кратка информация за файла – заглавие,
тематика, автор; категория, ключови думи, коментар.

Настройки на компонентите на компютъра

Режимите на работа на операционната система и на отделните устройства се
извършва чрез команда "Settings" на стартовото меню, която предлага "Control Panel",
“Network Connections”,"Printers and Faxes" и "Taskbar and Start Menu".
За настройка на повечето компоненти на компютъра и Windows в управляващия панел
"Control Panel" има необходимите програми :
♦ Display - за настройка на екранното изображение;
♦ Folder Options – за конфигуриране на външния вид на поддиректориите;
♦ Sounds and Audio Devices -за настройка на звуковите сигнали, които системата издава
при определени събития;
♦ Date and Time - за задаване на часов пояс и настройка на часовника;
♦ Regional and Language Settings - за избор на език и специфични за държавата
настройки;
♦ Administrative Tools – включва инструменти за управление на компютъра, работещ под
управление на Windows XP;
♦ Printers and Faxes - за дефиниране и конфигуриране на принтери;
♦ Mouse - за управление на режимите на мишката;
♦ Keyboard – за настройка режимите на клавиатурата;
♦ Scanners and Cameras - за настройки на драйвери за скенери и видео-камери;
♦ Accessibiliy Options - задава настройки за инвалиди (облекчаващи ползването на
компютъра от хора с увредени органи);
♦ Add Hardware - асистент за инсталиране на нови апаратни компоненти;
♦ Phone and Modem Options - асистент за автоматично инсталиране на модеми;
♦ Fonts - за инсталиране и конфигуриране на шрифтове;
♦ User Account - за задаване нов потребител и за промяна правата за достъп на
съществуващи потребители;
♦ Network Connections - за инсталиране и конфигуриране на компонентите, необходими
за работа в локална или отдалечена мрежа;
♦ Internet Options – за конфигуриране на Internet Explorer (за работа в Интернет);
♦ Add or Remove Programs - за инсталиране на приложни програми, добавяне или
премахване на системни компоненти и създаване на стартова дискета за потребителски
приложения;
♦ System - за администрация на апаратни драйвери и хардуерни профили, визуализация
на състоянието на операционната система и разширени настройки на файловата
система, графичната карта и виртуалната работна памет. След избиране на
необходимата програма се отваря прозорец за извършване на съответните настройки;
♦ Power Options – режими за изключване на захранването на компютъра, дисплея,
твърдия диск при продължително бездействие;
♦ Sheduled Tasks – за настройване на помощни програми за изпълнение на програми на
фонов режим (задачи за изпълнение по график);
♦ Speech – за настройка на програмата за преобразуване на текст в реч (гласово четене
на текста), ако програмата е инсталирана на компютъра.

Настройка на работната област

Работната област Desktop, която е най-високо в йерархията на поддиректориите, се

показва при стартиране на Windows. От нейното подреждане зависи удобството при работа.
Може да се избере фон на Desktop, защитно изображение при продължително бездействие,
цветова схема на елементите на прозорците, цветова палитра и разделителна способност
на дисплея.

Настройките се извършват в диалоговия прозорец "Display Properties", който може да

се отвори по два начина:

отваря се контекстното меню на Desktop чрез щракване с десния бутон в празно

място в работната област и се избира команда "Properties" ;
от менюто на бутона "Start" се избира "Settings", от подменюто се избира "Control
Panel" и се отваря "Display".
В диалоговия прозорец "Display Properties" има пет страници – Themes, Desktop,
Screen Saver, Appearance и Settings (фиг. 2.24)

В страница Themes може да се

избере съществуваща схема за
комплексна настройка на работната среда,
например тема “Windows XP” задава
общия вид на прозорците както изглежда
фиг.2.24 като цяло; тема “Windows Classic”
задава настройки както в по-старите
версии Windows 95-98 (в поле “Samlpe” на
фиг. 2.24 е показано как ще изглеждат
прозорците при избор на тази тема).
Възможно е направените настройки
на работната среда да се съхранят под
определено име – избира се бутон “Save
As”. Taка направените настройки отново
могат да се активират, независимо от това,
че някой е пренастроил работната среда
според своите нужди.

Фиг 2.24. Настройка на общия вид на прозорцитe

 Настройка на фона

В страница "Desktop " има следните

елементи, с помощта на които се избира :
• "Background" - списъчно поле за картина,
която се показва в работната област.
• "Browse" - бутон за търсене (както с
Explorer) на файл с желаната картина.
• В полето "Position" се задава как да се
показва картината:
Center - единствен тапет в средата на
екрана.
Tile - запълва целия екран чрез
многократно повторение,
Stretch - разтяга изображението върху
целия екран.
“Color” - за задаване на цвят за запълване
на останалата част извън картината.

Фиг. 2.25 Настройка на фона на Desktop

• С бутон “Customize Desktop” се отваря прозорец за избиране кои икони да се показват,

задаване режим на изчистване на Desktop на иконите на неизползваните приложения
след 60 дни.
Настройките се прилагат чрез избиране на бутон “Apply”, като прозорецът (фиг. 2.25)
остава за други настройки или с бутон “ОК” се потвърждават избраните настроки и процесът
завършва (затваря се прозорецът).

Защита на екрана

В графичен режим дисплеят се амортизира (износва) по-бързо отколкото в текстов

режим (бели букви на чер фон). При продължително бездействие може да се включва
специална програма "Screen Saver", показваща почти черно изображение. То се избира в
страница " Screen Saver", от едноименния списък. Бутоните вдясно позволяват:
• Settings - настройка на избраното изображение,
• Preview - пробно изпълнение на избраното изображение,
• Wait - задаване след колко минути да се включи защитното изображение.
При преместване на мишката или натискане на клавиш защитното изображение се
прекратява.
В областта “Monitor Power” има възможност да се настройва паузата преди
автоматичното изключване на дисплея, твърдия диск и компютъра, ако продължително
време не се работи с компютъра. За целта се избира бутон “Power” – излиза прозорец
“Power Options Properties”) с четири страници - “Power Schemes”, “Advanced”, “Hibernate” и
“UPS”.
∗ В страница “Power Schemes” се задава времето за изчакване преди изключването
на следните устройства при продължително бездействие. Възможно е да се избере готова
схема (от списъка “Power scheme”) или да се създаде нова схема чрез избиране на
закъсненията за:
System standby –изключване на операционната система;
Turn off monitor - изключване на дисплея;
Turn off hard disk – изключване на въртенето на твърдия диск.
В страница “Advanced” има две области – Options и Power button:
Options :
 Always show icon on the taskbar – показва винаги в дясната част на лентата на
задачите (до часовника) икона “Adjust Power Properties” за отваряне на прозореца “Power
Management Properties”, с който се настройва изчакването преди изключване при
продължително бездействие на компютъра;
Prompt for password then computer goest off standby – изисква въвеждане на
парола за включване след продължително бездействие. Така може да не се допуска работа
на друг потребител след продължително бездействие.
Power buttons :
От падащия списък на полето “When I press the power button on my computer” се избира
действието на бутона за включване/изключване на захранването при работещ компютър:
o Shutdown – изключване на компютъра;
o Standby – превключване в режим на готовност.
∗ В страница “Hibernate” може да се разреши режим на работа чрез съхранение на
състоянието на компютъра преди изключване (съхранява се информацията от отворените
задачи) с цел след повторното включване това състояние да се възстанови без загуба на
информация.
∗ Страница “UPS” се използва за конфигуриране на устройството за непрекъсваемо
захранване, ако има включено такова. UPS включва в себе си батерия, от която при
отпадане на захранващото напрежение осигурява захранване на компютъра за определено
време (достатъчно за съхранение на информацията в отворените задачи и изключване на
компютъра).

Цветова схема
При избиране на страница "Appearance" в основния прозорец за настройка на екрана,
показана на фиг.2.24, излиза диалогов прозорец – фиг. 2.26. От списъчните полета може да
се избере готова цветова схема за основните елементи на работната среда – прозорци и
бутони (от списък “Windows and buttons”), цветова схема (от ”Color scheme”), размер на
шрифта за надписите (от “Font size”)

Фиг. 2.26 Настройка на цветовата схема Фиг. 2.27 Настройка на прозорците

С помощта на бутон “Effects” могат да се зададат различни ефекти – потънали бутони,
големи икони, сенки, показване на съдържанието на буфера при влячене и др.
 Възможно е да се направи нова цветова схема на някои елементи на прозорците
според предпочитанията на потребителите. За целта се избира бутон “Advanced” – излиза
прозорец “Advanced Appearance” (фиг. 2.27).
Нова цветова схема се създава така:
• В полето "Item" се избира елеменът от прозореца, който ще се редактира или се
щраква с мишката върху съответния елемент в примерните елементи горе (заглавно поле на
неактивен, активен, диалогов прозорец, бутон, текст ...).
• Задават се настройките за размера в поле "Size" или цветовете чрез полетата
"Color 1" и "Color 2".
• Символите на надписите също могат да се редактират - в поле "Font" се избира
шрифт, полета "Size" и "Color" задават размера и цвета, а бутоните "B" и "I " – за стила на
изписването.
Настройка на изображението
В страницата "Settings" на основния прозорец за настройка (фиг. 2.24) могат да се
избират цветовата палитра, разрешаващата способност на екрана и размера на шрифта :
• Color quality - избира се цветова палитра,
• Screen resolution - задава се разрешаващата способност на дисплея.
Някои настройки зависят от възможностите на дисплея и видеоконтролера.

Настройка за поддиректории (папки)

В Control Panel има средство за задаване на общи настройки за поддиректориите.
При отваряне на “Folder Options” излиза прозорец с четири страници (фиг. 2.28).
В страница “General” се задават общи настройки:
Област “Tasks” определя разделянето на основната работна област за
поддиректорията:
Show common tasks in folders – показва вляво област за категориите,
Use Windows classic folders – не разделя областта (както в Windows 95 – 98).
Област “Browse folders” определя начина на отваряне на поддиректориите:
Open each folder in the same window - отваря всяка поддиректория в един общ
прозорец
Open each folder in the same window - отваря всяка поддиректория в отделен
прозорец.

Фиг. 2.28 Общи настройки на поддиректориите

В област “Click items as foliows” се задава начина на отваряне на обектите с помощта
на мишката:
 Single-click to open an item (point to select) - с единично щракване се отваря (при
посочване се избира),
Double-click to open an item (single-click to select) - отваря се с двойно щракване (с
единично щракване се избира).
В страница “View” (фиг. 2.29) се задават настройки за начина (изгледа) на
показване на съдържанието на поддиректорията:

Фиг. 2.29 Общи настройки на поддиректориите

В област “Folder Views” се задава общ изглед за всички поддиректории или
индивидуален изглед (като Details или Tiles) да има всяка поддиректория.
В област “Advanced settings” се задават разширени настройки за показване. Особено
важен е начинът на показване на скритите файлове и поддиректории:
Hidden files and folders
Do not show hidden files and folders – да не се показват скритите файлове и
поддиректории,
Show hidden files and folders – да се показват скритите файлове и поддиректории.

Препоръчва се скритите файлове да не се показват, защото по невнимание могат да

бъдат изтрити!
В страница “File Types” се избира файл от определен тип с какъв редактор да се
отваря. Това се налага много рядко, само за специални типове файлове. Ако не се промени
разширението на файла, системата автоматично определя редактора според разширението
му (затова при преименуване на файл недопустимо е да се променя и разширението му).
В страница “Offline Files” е обяснено как се работи с файлове, съхранени от
мрежата, ако връзката с мрежата е прекъсната в момента.
 ТЕМА 3. MICROSOFT WORD
Прозорец на Word
Word представлява текстов редактор с разширени възможности,
позволяващ вграждане или свързване на обекти, създадени от други приложения
- изображения, електронни таблици, диаграми и др.
Редакторът Word се стартира като от менюто на бутона се
избира Programs и Microsoft Word. Излиза прозорец за създаване на нов документ -
Document1 (фиг.3.1).

Фиг. 3.1 Елементи на прозореца на редактора

Под двата стандартни реда горе или долу под областта за
документа могат да се показват инструментални редове по един
от следните начини:
− от меню View се избира команда Toolbars... ;
− с десния бутон се щраква в инструментален ред,
− от контекстното меню (фигурата вдясно) се избира
промяна на показването на един инструментален ред.
При избирането на “Customize” oт контекстното меню или
ако се избере меню Tools и команда Customize излиза
диалогов прозорец “Customize” (фиг. 3.2).
В страница “Toolbars” едновременно
може да се укаже кои инструментални
редове да се покажат или скрият, като се
активират или деактивират полетата вляво
на съответните инструментални редове.
С бутон "New..." може да се създаде
нов инструментален ред, в който
потребителят може да копира бутони от
други инструментални редове. За тази цел
се отваря страница “Commands” (фиг. 2.3),
oт които се избират инструменталните
бутони за изпълнение на желаните
действия. Например, нека да бъде копиран
Фиг. 3.2 Избор на инструментални в инструментален ред “Formatting” бутона
редове “Superscript” за индекс горе.
В лявата колона “Categories” се избира групата команди (менюто), към което
принадлежи желаната операция (за примера групата “Format” за форматиране на
текст). След това в дясната колона “Commands” се избира желаната операция.
 Избраният бутон за желаната
операция се влачи в някой
инструментален ред.
С помощта на бутона “Keyboard”
може да се назначи клавишна
комбинация за бързо изпълнение на
операцията (без да се избира бутона или
съответното меню и команда).
След копиране на желаните бутони
прозорецът “Customize” се затваря с
бутон “Close”.
Премахване на бутон от
инструментален ред става по аналогичен
начин – избира се меню “Tools” –
“Customize”, избира се излишния бутон и
Фиг. 3.3 Копиране на бутони в инстр. ред се влачи извън инструментален ред.
Най-долу в прозореца на редактора Word се намира редът за състоянието
Status Bar. На фиг. 3.1 е показано предназначението на елементите в него.
В работната област за документа горе и вляво (не във всички изгледи) може да
има рулери (линеали) за оразмеряване и форматиране на документа (рулерите се
показват / скриват с команда "Ruler" от меню "View").
Областта за документа е разделена на две части :
− поле за маркиране вляво (в него показалецът на мишката става ) ;
− текстово поле за документа (в него показалецът става ⎟ ).
Изгледи за показване на документа на екрана
Word предлага разнообразни начини за изобразяване на текста на документа на
екрана - това много облекчава въвеждането, редактирането и оформянето на
документа в окончателен вид. Режимът за показване на документа може да се избере с
команда от меню "View" или с бутон от лявата част на хоризонталния скролер долу.
Най-често се използват следните режими: Normal View (стандартен режим), Print
Layout View (oформление на отпечатаната страница), Print Preview (във вида за
отпечатване), Оutline View (структуриран текст). По-рядко се използват режимите
Master Document , Draft Font и Online View.
Normal View (нормален изглед) - избира се още с Ctrl - Alt - N
Това е най-удобният начин за начално въвеждане, редактиране и форматиране
на текста. Но показаният вид на документа не съответства точно на бъдещата
отпечатана страница.
В този режим са показани:
− видът и големината на шрифта,
− действителната дължина на редовете и страниците,
− табулаторите и подравняването на абзаците,
− графиките.
Но не са показани:
− колонтитулите Header и Footer (надписи и номериране горе и долу),
− бележките под линия Footnote.
Екранът също се различава от другите режими: вляво няма вертикален рулер, а
има поле за стиловете за форматиране (вляво на полето за маркировка). Ако липсва,
полето за стиловете за форматиране може да се покаже - с меню "Tools" → "Options"
→ страница "View" в поле "Style Area Width" се зададе ненулева стойност.
Когато се въвежда текст в страница, по-широка от размера на екрана, при
достигане на десния край на екрана редакторът автоматично прави преместване на
прозореца – при това лявата част на реда не се вижда. Това затруднява въвеждането
на текст направо (без написана чернова). В такива случаи се препоръчва редакторът
да се настрои за автоматично пренасяне на текста според размера на екрана
(прозореца), а не според ширината на хартията на бъдещия отпечатан документ. За
 целта предварително се превключва в изглед Normal View и се активира полето
"Wrap to Window" от меню "Тools" , команда "Options..." в страница "View".
Print Layout View (като отпечатана страница) - избира се още с Ctrl - Alt - P
Този изглед се използва за преглед и редактиране на по-сложно форматиран
текст - многоколонен, с Drop Cap и др., защото текстът се показва точно както ще се
отпечата.
Вляво на екрана не се показва полето за форматиращите маски, а вместо него
има вертикален рулер - чрез влачене на разделителната граница горе и долу в
отпечатваната страница може да се променят празните бели полета на страницата.
Само в този режим се показват на действителното си място колонтитулите
Header и Footer - неактивни (бледо изписани), но ако двукратно се щракне с мишката
в тях стават активни (могат да се редактират).
Web Layout (изглед като Web страница)
Print Preview (изглед преди отпечатването)
Избира се с иконата от стандартния инструментален ред или от меню "File"
с команда "PrintPreview" . Прозорецът на Winword съществено се променя - фиг.3.4.
Вместо избраните инструментални редове излиза друг инструментален ред,
съдържащ бутони за управление на показването в режим Print Preview.
В този изглед не може да се редактира текстът, но може да се променят
границите (белите полета) на отпечатваната страница чрез влачене на съответната
граница в рулерите.

Фиг. 3.4 Показване на документ в изглед "Print Preview"

Чрез бутоните от инструменталния ред "Print Preview", който се показва
автоматично, може да се управлява показването на документа :
(One page) - на екрана се показва една страница;
(Multiple Pages) - показване на повече страници: излиза
прозорче под бутона (фиг. 3.5), в което чрез влачене се избира брой
показани страници и подреждане на екрана.
(Magnifier) – позволява редактиране на текста, когато този
бутон е активен;
(Zoom) - поле за мащаба за показване на страницата;
Фиг. 3.5
(View Ruler) - показва/скрива рулерите.
Оutline View (структуриран текст)
Документът се показва в необичаен вид (коренно различен от вида на отпечатване) -
най-старшото заглавие е изместено най-вляво, под-заглавието - по-надясно, под-под-
заглавието - още по-надясно и т.н. , обикновеният текст - най-вдясно (до 7 нива на
подзаглавия).
 При избиране на този изглед на документа автоматично се показва инструментален
ред "Outlining":

С помощта на бутони от този инструментален ред принадлежащият текст в

подзаглавията на избрано заглавие могат да се показва/скрива с цел елементарно лесно да
се преструктурира документа - например, глава втора да стане пета, глава трета да стане
първа и т.н.

Въвеждане и редактиране на текст

Текстът в един документ на редактора Word включва следните елементи:
− символ,
− дума: група поредни символи, оградени с разделител (интервал, точка, запетая и
символите "!" и "?"),
− изречение: група думи, завършващи с "!" или "?" ,
− параграф (абзац, paragraph): група изречения (завършена мисъл), завършваща с
"Enter",
− колона (column): група параграфи, оградени със специален разделител,
− раздел (section): група параграфи, оградени със специален разделител.
Разбиване на документа на раздели се използва при оформяне на някои части във вид
на многоколонен текст, задаване на различни колонтитули и др.
Редакторът Word работи в режим на автоматично пренасяне по думи в редовете, но
е възможно ръчно сричко-пренасяне: потребителят поставя символ - (минус) между
сричките за разделяне. Препоръчва се това да се прави на последния етап на
форматирането (при преформатиране след това символът на ръчно сричко-пренасяне може
да остане не в края на реда - например "разде-ляне").
Освен това при достигане на края на реда не трябва да се въвежда символ за край на
реда "Enter" - така се указва край на параграф (абзац). Такъв текст не може да се
преформатира - промяна на ширината на редовете е невъзможна.
При въвеждане на текста редакторът нормално работи в режим "вмъкване" -
следващият символ се вмъква точно на мястото на курсора, като символите вдясно на него
се изместват надясно. Но може въвеждането да се превключи в режим "препокриване" чрез
клавиш Ins или с двукратно щракване върху полето "OVR" в реда за състоянието -
символите се въвеждат върху стария текст (ако има). Този режим се индицира в реда за
състоянието.
При малки корекции в текста курсорът се премества на желаното място с помощта на
мишката чрез щракване на желаното място или чрез клавиатурата:
клавиш действие .
↑ / ↓ един ред нагоре / надолу
← / → един символ наляво/надясно
Ctrl ← в началото на предната дума
Ctrl → в началото на следващата дума
Ctrl ↑ в началото на текущия абзац
Ctrl ↑ повторно в началото на предния абзац
Ctrl ↓ в началото на следващия абзац
Home в началото на реда
End в края на реда
Ctrl PgUp / Ctrl PgDn в горния / долния край на прозореца
Ctrl Alt PgUp в началото на предната страница
Ctrl Alt PgDn в началото на следващата страница
Ctrl Home в началото на документа
Ctrl End в края на документа .
 Преместване, копиране, заместване и изтриване на текст
При изпълнението на почти всички операции е необходимо желаният текст да се
маркира. Това може да се извърши с мишката или с клавиатурата . Маркираният текст се
показва инвесно - на черен фон.
Маркиране с мишката
Произволен текст се маркира чрез влачене при натиснат ляв бутон.
Дума се маркира чрез двукратно щракване в нея.
Параграф (абзац) се маркира чрез трикратно щракване в него или чрез щракване в
него при натиснат клавиш Ctrl.
Произволна част от текста се маркира при натиснат клавиш Shift - премества се
курсорът в единия край и при натиснат Shift се щраква в другия край на желания
текст за маркиране.
Ред се маркира чрез щракване в лявото поле за маркиране.
Параграф се маркира чрез двукратно щракване в лявото поле за маркиране.
Целият документ се маркира чрез трикратно щракване в лявото поле за маркиране
или чрез щракване в лявото поле за маркировка при натиснат клавиш Ctrl.
Маркиране с клавиатурата се извършва при натиснат клавиш Shift - при движение на
курсора (с клавишите-стрелки или в комбинация с други клавиши) преминатите символи се
маркират.
Преместване и копиране чрез Clipboard се извършва по стандартния начин, както
всички обекти в Windows :
− желаният текст се маркира;
− от меню "Edit" се избира "Cut" (или направо бутон ) за преместване
(маркираният текст се прехвърля в буфера Clipboard) или
− от меню "Edit" се избира "Copy" (или направо бутон ) за копиране (текстът се
копира в буфера);
− на новото място от меню "Edit" се избира "Paste" (или направо бутон ) -
съдържанието на буфера Clipboard се копира тук.
Преместване и копиране с мишката (Drag &Drop) се извършва много бързо :
− желаният текст се маркира;
− показалецът на мишката се премества вътре в маркирания текст и чрез влачене се
премества на новото място, където левият бутон се отпуска - маркираният текст се
премества;
− ако при влаченето на маркирания текст се държи натиснат клавишът Ctrl , текстът
се копира на новото място.
Това е възможно само ако полето "Drag-and-Drop Editing" в страница "View" на
командата "Option" от меню "Tools" е активирано ( ) - без отваряне на менюто това се
познава по формата на показалеца на мишката вътре в маркирания текст - стрелка при
активен режим "Drag &Drop" или текстов курсор при неактивен режим.
Еднократно заместване на текст с друг текст се извършва, като се маркира
ненужният текст и се въведе новият текст.
Изтриване на текст може да стане по няколко начина:
− клавиш Del или Delete трие символа вдясно до курсора;
− клавиш (Backspace - над Enter) трие символа вляво до курсора;
− маркираният текст се трие с клавиш Del или Delete;
− команда "Cut" или бутон също отстраняват маркирания текст (но го прехвърлят
в буфера Clipboard , откъдето може да се копира).
Отменяне на последната операция може да стане с команда "Undo" от меню "Edit" ,
с клавиши Ctrl Z (едновременно) или с бутон .
Отменяне или възстановяване на последните няколко операции може да стане с
групата бутони от стандартния инструментален ред.
 Форматиране на текста
Промяната на формата на предствяне на въведения текст се нарича форматиране. То
може да стане както при въвеждането, така и след това.
Word притежава много богати възможности за форматиране на документа. Могат да
бъдат форматирани:
раздели - многоколонен текст, различни колонтитули Header и Footer и др.;
параграфи (абзаци) - граници (размери), отместване спрямо страницата хартия,
разстояния между редовете и параграфите, табулатори и др.,
символи - шрифт, размер, начин на изписване, цвят, подчертаване и ефекти,
разстояние между символите и др.
Форматирането може да се зададе по два начина:
постоянно форматиране - прави се с бутони и команди от менюта и важи само за
конкретния участък,
променливо форматиране - за всеки параграф се избира маска, определяща начина
на форматиране; при промяна на форматиращите параметри на маската всички параграфи,
форматирани с нея, автоматично се преформатират.

Постоянно форматиране
Извършва се с помощта на команди от меню "Format" или с бутони от форматиращия
ред "Formatting".
Форматиране на символи
Форматирането на знаци може да стане по три начина - с командa "Font" от меню
"Format", с бутони от инструменталния ред "Formatting" или с клавишна комбинация.
Желаният текст се маркира.
От меню "Format" се избира командa "Font" - излиза диалогов прозорец (фиг. 3.6) с три
страници – “Font” за избор на шрифт, подчертаване, цвят на символите; “Character Spacing”
за настройка на позицията на символите в реда, както и разстоянието между символите;
“Animation” за анимация на текста.
В страница "Font" се определят видът и големината на шрифта, стилът
(начертанието), цветът и позицията на символите в реда - в съответните полета:

Фиг. 3.6 Избор на шрифт

♦ Font: (или се избира в поле на инструменталния ред) - видът
(дизайнът) на шрифта (не всеки шрифт има кирилица).
− Font Style: - начертанието (изписването):
° Regular - нормално начертание - например Windows 95 ;
° Bold (или с бутон ) - удебелен (получер) -Windows 95 ;
° Italic ( ) - наклонен (курсив) - Windows 95 ;
° Bold Italic - удебелен наклонен (курсив получер) - Windows 95.
− Size: ( ) - размер (височина в брой точки) - Windows 95 (размер 8).
− Color - за цвят на символите.
− Underline: - подчертаване :
° (none) - няма подчертаване - Windows 95 ;
° Single (или ) - единично подчертаване - Windows 95 ;
° Words Only (или ) - подчертава само думите - Windows 95 ;
° Double (или ) - двойно подчертаване - Windows 95 ;
° Dotted - подчертаване с пунктир - Windows 95 ;
− Effects: - ефекти :
° Strikethrough (или ) -зачертан - Windows 95 ;
° Superscript (или ) - индекс горе - Windows 95 ;
° Subscript (или ) - индекс долу - Windows 95 ;
° Hidden - скрит текст - ;
(скритият текст не се показва на екрана, но може да се покаже с цел редактиране като се
избере бутона за визуализиране на невидимите символи Show / Hide ¶)
° Small Caps - умалени главни букви - WINDOWS 95 ;
° All Caps - всички главни букви - WINDOWS 95 ;
− Preview - показва като пример избраното форматиране.
В страница Character Spacing на командата Format / Font се задава разстоянието
между символите и позицията им в реда:
− Spacing : разтеглено Expanded - W i n d o w s 95 ; сбито Condensed - Windows 95.
Степента на разширение/свиване се задава в поле "By".
− Position : Raised повдига символите - Windows 95 ; Lowered смъква символите -
Windows на заден брой точки в полето "By" (за примерите - 5 пиксела), но без да
95
променя размерите на символите (Superscript и Subscript намаляват размера
пропорционално).

Форматиране на параграфи

Предварително се маркират желаните параграфи (абзаци) или се поставя курсора в

параграфа за форматиране.
С команда Paragraph... на меню Format се отваря прозорец с две страници - Indents
and Spacing за отмествания и разстояние, и Text Flow за начин на завършване на
страницата за печат.
• В полетата на страница Indents and Spacing се задават отместванията на
параграфа :
Indentation - отместване спрямо левия/десния край на хартията:
− Left - отместване спрямо левия край, зададено в полето;
− Right - отместване спрямо десния край, зададено в полето;
− Special - различно отместване на редовете в параграфа:
− (none) - еднакво отместване на всички редове на параграфа;
− First line - първата линия със зададено отместване;
− Hanging - останалите линии (без първата) със зададено отместване.
По-бързо отместването може да се зададе чрез хоризонталния рулер - чрез влачене с
мишката на символите над и под линийката - фиг. 3.7 .
 Фиг. 3.7. Елементи на рулера
Spacing - разстояние между предния/следващия параграф и текущия:
− Before - оставя преди абзаца зададен брой пиксели (точки);
− After - оставя след абзаца зададен брой пиксели;
Line Spacing - разстояние между редовете на параграфа:
− Single ( ) - едноредово разстояние , т.е. 12 пиксела;
− 1.5 Lines ( ) - 1,5 реда , т.е. 18 пиксела;
− Double ( ) - двуредово разстояние, т.е. 24 пиксела;
− Exactly - точно толкова пиксели, колкото са зададени в полето;
− Multiple - многоредово (в полето се задава брой редове, а не пиксели).
Alignment: - задава подравняването на текста по ширината на реда:
− Left ( ) - подравняване отляво,
− Centered ( ) - центрирано в средата като заглавие,
− Right ( ) - подравняване отдясно,
− Justified ( ) - двустранно подравняване.
• В полетата на страница Character Spacing се задава начинът на пренасяне на
редовете на параграфа в края на отпечатаната страница:
Widow / Orphan Control - да не се отпечатват отделни редове на страницата,
Keep Lines Together - целият абзац да се отпечата заедно на една и съща
страница (колона),
Keep with Next - да отпечатва заедно със следващия абзац на една и съща
страница (колона) – използва се за заглавия,
Page Break Before - поставя абзаца на нова страница – използва се за заглавия на
раздели, глави на големи документи,
Suppress Line Numbers - позволява прекъсването на номерацията на редовете
(ако има такова в раздела),
Don't Hiphenate - прекъсва сричкоразделянето в маркираните абзаци.

Форматиране на страници
Задаването на размерите на страницата, големината на полетата, размерите на
колонтитулите Header и Footer става в прозореца на командата "Page Setup" от меню "File" -
фиг. 3.8.
 Фиг. 3.8 Задаване границите на страницата
В страница Margins се задават границите на текста спрямо краищата на хартията.
Стойностите могат да се въвеждат от клавиатурата или да се увеличват/намаляват с
мишката. Мерната единица се задава генерално за целия редактор - от меню "Tools" с
команда "Options" се отваря прозорец и в страница "General" се избира в поле
"Measurement Units " Centimeters - в сантиметри, Inches - в инчове ( 1 " = 2,54 cm), Points - в
пиксели (точки) или Picas - в пики ( 1 пика = 12 пиксела).
Размерите на белите полета на листа хартия се задават в полета: Top - горе, Bottom -
долу, Left - вляво, Right - вдясно, Gutter - поле за подвързване, Header - колонтитули
(надписи) горе, Footer - колонтитули долу, Mirror margins - огледално обръщане на лявата
и дясната граница (при двустранно печатане върху листа и подвързване) .
Избраните настройки се показват нагледно в полето "Preview".
В полето "Apply To:" се избира областта на действие на настройките: "Whole
Document" - върху целия документ, “This section” – за текущия раздел (секция) или "This Point
Forward" - от тази точка нататък.
С радио-бутоните от групата “Gutter position” се задава мястото на полето за
подвързване: Left – вляво или Top – отгоре на листа хартия.
• В страница Paper Size се задават размерите на хартията и ориентацията на текста:
Portrait - вертикално както на тази страница (като портрет);
Landscape - хоризонтално по ширината на листа (като панорамна картина).
• В страница Paper Source се задава начинът за подаване на хартията – за първата
и за останалите страници.
• В страница Layout се указва общото подреждане на колонтитулите и вертикалното
подравняване на текста върху листа (фиг. 3.9).
 Фиг. 3.9 Задаване на общото подреждане
От списъчното поле се задава началото на нова секция (раздел):
Continuous - продължава на същата страница (под предходната секция);
New column - започва на нова колона;
New Page - започва на нова страница;
Even Page - започва на четна страница;
Odd Page - започва на нечетна страница.
В областта “Headers and footers” може да се задададе еднакви или различни да бъдат
колонтитулите:
Differet odd and even - различни на нечентите и четните страници,
Different first pade - различни на първата и останалите страници.
В областта “Vertical alignment” се задава вертикалното подравняване на текста върху
листа хартия: Top (горе), Center (в средата), Justified (двустранно подравнено) или Bottom
(долу). Тази възможност се използва за независими части на документ или за малки
документи (доклад, молба...) – за естетично подравняване във вертикална посока.
С помощта на бутон “Line Numbers” може да се зададе автоматично номериране на
страниците (както от меню “Insert” с команда “Line Numbers”). Също така с бутон “Borders” се
задават рамки (по същия начин както от меню “Format” с команда “Borders and Shading”).

Форматиране на раздел (секция)

Разделът (Section) представлява част от текста (един или повече поредни параграфи),
форматирани по различен начин спрямо останалата част на документа. В един документ
може да има един или повече раздели.
В рамките на един раздел може да се избере броят и подреждането на колоните с
текст, колонтитулите Header и Footer, бележките под линия Footnote.
Ако текстът в документа е организиран еднообразно, не е необходимо той да се дели
на секции. Но различно форматираните части трябва да се разделят със специални
разделители. Последните стават видими при активиране на бутона “Show / Hide ¶“ или
те се показват на отделен ред в изглед "Normal View" – превключва се с бутон долу вляво
(макар че резултатът в този режим не се вижда - вижда се в " Print Layout View " и "Print
Preview" ):
⎯⎯⎯⎯ Page Break ⎯⎯⎯⎯ разделител на страници (нова страница),
............... Column Break .............. разделител на колони,
======== End of Section ======= разделител на раздели.
 Тези разделители се поставят най-удобно в режим "Normal View" - в началото на
следващия параграф, а не в края на предходния. От меню "Insert" с команда "Break..." се
избира вида на разделителя - фиг. 3.10 .
В горната част "Вreak types" се задава прекъсване
на текста от текущото място на курсора:
Page Break - на нова страница,
Column break - на нова колона,
Text wrapping break - на нов ред (но в същия
параграф).
В долната част "Section break types" се указва
следващият раздел (секция) откъде да започва:
Next Page - от началото на следващата страница,
Continuous - продължава на същата страница,
Even Page - от началото на четна страница,
Фиг. 3.10 Разделители Odd Page - от началото на нечетна страница.

В последните два случая е възможно да остане празна страница между

разделите: ако предният раздел преди разделител "Even Page" завършва на четна
страница, разделителят указва новият раздел да започне от следващата четна
страница.
Многоколонен текст
Бързо форматиране на многоколонен текст става по следния начин:
• Предварително се въвежда текстът, включително и поне един параграф след
многоколонния текст;
• Маркира се желаната част за многоколонно оформяне;
• Избира се бутона Columns – излиза малко прозорче за задаване на броя
колони – чрез влачене с мишката се избира желания брой колони:
След отпускане на бутона на мишката маркираният текст се
форматира в зададения брой колони. Aко е необходимо, променя
се ширината на колоните така, че всички колони да имат еднаква
височина (когато курсорът е в някоя от колоните, се появяват
бутони “Мove Column” в хоризонталния рулер – при
влачене с мишката с тях се променя ширината на колоните).
Когато трябва прецизно да се оформи многоколонен текст
(например фигура 3.10 и текстът вдясно от нея), се постъпва по следния начин:
− в режим "Normal View" текстът на всички колони се огражда отгоре и отдолу с
разделители "Section Break types" - "Continuous" (избира се меню “Insert” – “Break”);
− между колоните се поставят разделители "Column Break" ;
− определят се размерите на всяка колона (чрез хоризонталния рулер) - особено
важно за графични обекти (както в горния пример - фиг. 3.10);
− маркира се съдържанието на раздела;
− от меню "Format" се избира "Columns..." - излиза прозорец "Columns" (фиг.
3.11), в който се задава:
 Фиг. 3.11 Форматиране на многоколонен текст
− в поле "Presets" се избира брой и съотношение на колоните по ширина (в
примера на фиг. 3.11 – две колони, лявата по-тясна);
− повече от три колони се задават в полето “Number of columns” (брой колони);
− ако е необходимо, променят се ширините на някои колони в полето "Width and
spacing" - по-добре с мишката чрез бутоните-стрелки (по-бавно, но автоматично се
променят и другите колони);
− активирането на поле "Line Between" ще начертае линии между колоните (както
в примерната област “Preview” на фиг. 3.11 вдясно);
− при активиране на полето “Equal column width” всички колони ще имат
еднаква ширина;
− оформлението се стартира с бутон "ОК" .
Резултатът се вижда в режим "Print Layout", където може и да се редактира:
− промяна на ширината на една колона се прави, като курсорът се премести в
нея (в рулера излизат разделители на отделните колони - фиг. 3.12) и чрез влачене на
разделителите на колоната в рулера се установява нов размер на колоната;
− ако е необходимо, добавя се текст в последната колона (взет от следващия
раздел), за да се допълни, или се прехвърля в следващия, ако е твърде дълга.

Фиг. 3.12 Промяна на ширината на колона може да стане и чрез рулера

Колонтитули и номериране на страници

С колонтитулите може да се изписва постоянен текст или номериране над
(Header) или под (Footer) основния текст на всяка страница. Колонтитулите на четните
и нечетните страници могат да бъдат различни. Ширината им най-често съвпада с тази
на текстовото поле.
Колонтитулите се показват на екрана само в режими "Page Layout" и "Print
Preview".
Създаването на Header и Footer става, като курсорът се постави в желания
раздел и от меню "View" се избира "Header and Footer" - отваря се рамка за текста на
колонтитулите, а основният текст избледнява и обработката му е невъзможна. Освен
това излиза инструментален ред "Header abd Footer" (фиг. 3.13) с бутони за:
превключване от Header във Footer и обратно ; за преход към колонтитула на
предния раздел , на следващия раздел ; копиране на колонтитулите от предния
раздел в текущия ; включване в колонтитулите на номера на страницата, датата и
времето; страниране и последния десен бутон (преди "Close") - за активиране /
деактивиране на основния текст.

Фиг. 3.13 Инструментален ред "Header and Footer"

В рамката на колонтитула може да се въвежда текст (с клавиатурата), или
текущата дата (с помощта на бутон ), час (с бутон ), номер на страниците (с бутон
), общия брой страници (с бутон ). Промяната на номерирането на страниците се
прави с бутон (както от меню “Insert” с команда “Page Numbers” и бутон “Format” –
описано е по-долу). Елементите в колонтитулите се форматират както обикновения
текст.
Обработката на колонтитулите приключва чрез бутона , с бутон Close от
инструментален ред “Header and Footer” или чрез двукратно щракване в основният
текст на документа.
Създадени вече колонтитули могат да се редактират със същата команда за
създаване View / Header and Footer или ако се виждат (избледнели в режим режими
"Page Layout" и "Print Preview" ) - чрез двукратно щракване в тях.
Номерирането на страниците може да се извърши в автоматичен режим, което
спестява много труд при допълване или отстраняване на части от документа. Това
може да стане както при създаването на документа, така и след това. За целта е
необходимо да се направи следното.
• При документ с много раздели обезателно курсорът се премества в първия
раздел.
• От меню "Insert" се избира "Page Numbers"- излиза прозорец - фиг. 3.14.

Фиг. 3.14 Автоматично номериране на страниците

• В поле "Position:" се избира мястото на номерата : "Top of Page (Header)" -
горе (в горните колонтитули), "Bottom of Page (Footer)" - долу, "Center" - в
текстовото поле.
• В поле "Alignment" се избира подравняването – “Left”, “Center”, “Right” (както
друг текст); “Inside” - от вътрешната страна, “Outside” – от външната страна (при
двустранен печат).
• Поле "Show Number on First Page" се деактивира, ако не трябва да се печата
номера на първата заглавна страница.
• С бутон "Format" се отваря прозорец "Page Number Format" за форматиране -
фиг. 3.15:
 Фиг. 3.15 Форматиране на номерацията на страниците
° В поле "Page Numbering" се задава началото на номериране :
Continue from Preious Section - продължава от предишния раздел,
Start At: - в полето се задава началният номер.
° В полето "Number Format:" се задава начинът за номериране (1,2,3... или a,b,c...
или A,B,C... или i,ii,iii... или I,II,III... ).
° Полето "Include Chapter Number" се активизира, ако трябва да се включи и
номера на заглавието (указва се маската, с която е форматирано заглавието - в поле
"Chapter Starts with Style").
Номерацията се включва в избраната колонцифра и може да се форматира както
обикновен текст (шрифт,размер, начертание), след като се маркира.
Номериране и акцентиране на параграфи
Word предлага разнообразни начини за автоматично номериране на абзаци, а
също и поставяне на символи, привличащи вниманието на читателя (акцентиращи
определен текст).
От меню "Format" се избира "Bullets and Numbering..." - излиза прозорец с три
страници:
• Bulleted - акцентиране с еднакви символи (както този и следващите два абзаца);
• Numbered - автоматично номериране на поредни абзаци;
• Outline Numbered - номериране на структуриран текст (точка, подточка,
подподточка...). Различните нива в йерархията предварително трябва да са
форматирани с различни маски за форматиране на заглавия (вижте следващата
тема).
Акцентиране на параграфи
В страница "Bulleted" се избира един от 7 предлагани символи или “None” – за
премахване.
Възможно е вместо символ да се избере графично изображение от “Clip Gallery”
(готови картинки) – за целта се избира бутон “Picture”.
С бутон "Customize" може да се редактира вида и позиционирането на символа -
Bullet. Излиза нов прозорец - фиг. 3.16.
В поле "Bullet Character" се предлагат нови 6 символа, но освен тях може да се
избере и символ от произволен шрифт - с бутон "Bullet". Форматиране на избрания
символ (както от меню “Format” с команда “Font” – шрифт, размер, цвят,
подчертаване...) също могат да се настройват с помощта на бутон “Font”.
В полето "Billet Position" се задава разстоянието от началото на реда до текста и
до символа, а в полето "Text Position" се задава разстоянието от началото на реда до
текста на следващите редове на параграфа. Резултатът се вижда в полето за пример
"Preview".
 Фиг. 3.16 Промяна на символa-Bullet
Настройката на отместването на символа-Bullet, текста на първия и
следващите редове може да се направи и с елементите на хоризонталния рулер
след потвърждаване. За този параграф на фиг. 3.17 е показан начинът за настройка
на отместването: с инструмент “First Line Indent” се позиционира символа-Bullet, с
табулатора се позиционира началото на текста в първия ред, с инструмент
“Hanging Indent” се задава лявото отместване на останалите редове на параграфа.

Фиг. 3.17 Позициониране на параграф с Bullet чрез елементите на рулера

Бързо поставяне / премахване на последно избрания символ-Bullet може да се
извърши и с бутон “Bullets” от инструменталния ред “Formatting”.
Номериране на параграфи
В страница "Numbered" на команда "Bullets and Numbering" от меню "Format"
се избира стил за номериране - 1. 2. 3. или 1) 2) 3) или I. II. III. или А. В. С. или А)
В) С) или а) b) c). Чрез бутон "Customize" може да се редактира номерирането (както
при "Bullets”).
Ако в документа вече има параграфи със същия стил на номериране, редът на
номериране продължава даже и да има неномерирани параграфи между тях. Но ако е
необходимо номерирането на текущия параграф да започне отначало, активизира се
радио-бутон “Restart Numbering” (с другия бутон “Continue previous list” се задава
продължение на започнатата номерация в номерираните предходни параграфи).
Последно избраните настройки могат бързо да се приложат чрез бутон от
форматиращия инструментален ред. Повторното избиране на бутона премахва
номерирането на параграфа.
Номериране или акцентиране на параграфи с Bullet се премахва, като се
маркират параграфите и в прозореца "Bullets and Numbering" се избере бутон "None"
или повторно се избере бутон .
Параграфи с инициал
Параграфът може да се форматира така, че първият му символ да бъде различен
по големина и място - т.нар "Dropped Capital Letter".
Предварително курсорът се поставя в параграфа или се маркират желаните
параграфи.
От меню "Format" се избира "Drop Cap" - излиза прозорец (фиг. 3.18), предлагащ
в поле "Position" три начина за редактиране на първия символ:
None - отменя се инициализирането на параграфа,
Dropped - останалият текст на параграфа да "обтича" инициала,
 In Margin - инициалът е разположен извън текста.
В полето "Lines to Drop" се задава броят
редове, заети от инициала, а в поле "Distance from
Text" се задава разстоянието от инициала до
останалия текст на параграфа.

И нициалите се показват
действителното си място само в
режими "Page Layout View" и "Print
на

Preview", но не и в режим "Normal View" (там се

Фиг. 3.18 Параграф с инициал
показват с действителния си размер, но на отделен
ред над параграфа). Като пример: този абзац е
форматиран с инициал и "обтичане" 3 реда, с
дистанция до текста 0,5 см и шрифт “Arial”, избран
в полето “Font”.
Когато инициалът се избере, той се огражда в
защрихована рамка - размерите и позицията му
могат да се редактират.

Променливо форматиране
При създаване на големи документи форматирането по определен начин може
да се повтаря многократно в текста. И ако при редактирането се налага
преформатиране, постоянното форматиране изисква повтаряне на операциите за
всяко място.
Word предоставя възможност за променливо форматиране.
♦ Редакторът предлага комплект стилове за форматиране, които задават
начина на форматиране на символи или параграфи.
♦ Стиловете се съхраняват в специален макетен файл (с разширение .DOT).
♦ За всеки параграф се пази информация с какъв стил е форматиран. Освен
това за частите от текста (символи или група символи), форматирани чрез стил, се
пази информация за този стил.
♦ При необходимост от преформатиране само е необходимо да се промени
стила - всички обекти, форматирани с този стил, автоматично се преформатират.
♦ В по-старите редактори има единствен глобален файл, но в Word освен
глобалният макетен файл NORMAL.DOT могат да се създават много макетни файлове.
♦ Всеки документ при създаването си се свързва с един макетен файл. Oт
меню "File" с команда "New" се извежда прозорец, в лявото списъчно поле "Template"
се избира макетният файл, с който се свързва новосъздаваният файл.
Информация за стила за форматиране на текста на документа може да се получи
по три начина:
1. В режим "Normal" вляво на полето за маркировка срещу всеки параграф
може да се показва името на стила, с която е форматиран. Това поле се показва, като
от меню "Tools" с команда "Options" в страница "View" се зададе ненулева стойност в
полето "Style Area Width".
2. В инструменталния ред "Formatting" стилът на текущо избрания параграф
(в който е курсорът) се показва в полето.
Форматиране с помощта на стилове става по следния начин:
° Маркира се параграфът за форматиране.
° Отваря се списъчното поле от инструменталния ред
"Formatting" и се избира необходимия стил или
° От меню "Format" се избира "Style..." , в лявото поле "Styles" се избира стил и с
бутон "Apply" се извършва форматиране на параграфа.
Промяна на стил за форматиране става така:
° От меню "Format" с команда "Style..." се отваря диалогов прозорец "Style" (фиг.
3.19) или двукратно се щракне върху стила на параграфа в лявото поле (ако се вижда.
 Фиг. 3.19 Редактиране на стил за форматиране
° Избира се желания стил.
° С помощта на бутон "Modify" се отваря нов прозорец "Modify Style" и в него
може да се смени името на стила в поле "Name" (ако трябва).
° Избира се бутон "Format", който отваря падащо меню с възможните команди за
преформатирането (Font, Paragraph, Tabs, Border, Language, Frame, Numbering).
° Избраната команда от това меню отваря стандартен прозорец - както при
форматирането на обикновен текст.
° След потвърждение на направените промени с бутон "ОК" отново се връща в
прозорец "Modify Style", в който се активира полето "Add to Template" за
съхранение на промените в макетния файл. Бутон "Apply" прилага стила върху
избрания параграф и затваря прозореца.
Създаване на нов стил става в следния ред:
° Отваря се прозорецът "Style" с команда "Style..." от меню "Format" или с
двукратно щракване в полето за стилове вляво на документа.
° Избира се бутон "New...".
° В поле "Name" се въвежда името, в поле "Style Type" се избира тип на стила:
Paragraph - за абзаци или Character - за символи.
° В поле "Based On" се избира съществуващ стил, служещ като база за новия
стил.
° С бутон "Format" се избират команди за задаване на форматиращите
параметри.
° Съхраняване на новия стил в макетния файл става чрез активиране на полето
"Add to Template" в прозореца "Modify Style".

Таблици
В документа могат да се създават таблици от два вида - прости само с
табулатори и сложни с ограждащи рамки.
Прости таблици
За създаване на прости таблици без рамки може да се използва табулирането на
курсора - преместване вдясно от текущата позиция до предварително фиксирано
място. Табулирането широко се използва и в други части на документа, например за
точно подреждане в колона на обекти от няколко реда (независимо от
преформатирането и подравняването).
За всеки параграф могат да се задават индивидуални табулации. При
създаването на нов параграф той автоматично получава табулациите на предходния.
 При създаването на прости таблици се процедира така:
• Въвежда се антетката (заглавният ред) на таблицата, като за преход в
следващата колона се натиска клавиш Tab (само веднъж, макар че на някои места
разстоянието между колоните е малко – после ще се зададе желаното разстояние
между колоните). В края на антетката се натиска клавиш ↵ Enter .
• Въвежда се първия ред с данните – също за преход в следващата колона се
натиска клавиш Tab (само веднъж).
• Поставят се табулатори за фиксиране на местата на колоните. Най-лесно това
става чрез хоризонталния рулер (фиг. 3.20).

Фиг. 3.20 Проста таблица с табулатори

− В лявата част на рулера има малко квадратно поле за избор на тип

табулатор. Тук се избира необходимият вид табулатор за поредната колона
(щракването това поле вляво на рулера последователно сменя вида на
табулатора) :
− - подравнява текста отляво в колоната;
− - центрира текста в средата на колоната;
− - подравнява текста отдясно в колоната;
− - подравнява числа по десетичния знак.
− Щраква се в рулера на желаното място за начало на колоната. Така се
поставят всички табулатори.
− Погрешно поставен табулатор се трие чрез влачене с мишката извън рулера
(надолу или нагоре).
• В края на всеки ред с данни се натиска клавиш ↵ Enter - новият параграф
получава същите табулатори, както последния параграф.
• Накрая се задават табулаторите за антетката – курсорът се премества в нея и
в хоризонталния рулер се поставят табулатори за надписите на всяка колона.
Забележка: за първата колона на таблицата не се поставя табулатор – за
преместване се използва триъгълничето в рулера за отместването на първия ред
на параграфа (First Line Indent).
На фиг. 3.20 е показан пример на проста таблица с използване на различни
видове табулатори.
• Ширината на колоните може да се променя и след въвеждане на данните:
− Маркират се всички параграфи на областта от таблицата за
преоразмеряване (без заглавния ред – обикновено той се табулира отделно).
− Чрез влачене с мишката на съответния табулатор се променя ширината
между колоните.
Създаване или редактиране на табулатор може да стане и с команда:
° От меню "Format" се избира команда "Tabs" - излиза прозорец (фиг. 3.21).
° В лявото поле "Tab Stop Position" се избира и променя желаният табулатор и
с бутон "Set" се създава в таблицата.
 ° Излишен табулатор се маркира в
лявото поле и с бутон "Clear" се изтрива
от таблицата.
° Всички табулатори едновре-
менно се изтриват с бутон "Clear All".
° Видът на избрания табулатор
може да се промени в поле "Alignment".
° За разделяне на колони може да
се постави нов табулатор от последния
вид "Bar" - той чертае вертикална линия в
указаната позиция, а не рамка.
° В поле "Leader" за някой
табулатор може да се избере запълване
на празните леви позиции от началото на
Фиг. 3.21 Редактиране на табулатори колоната до текста (например, в съдър-
жание на книга от темата до номера на страницата вдясно се запълва с точки за по-
лесно следене на реда).
° За всеки параграф се дефинират по подразбиране табулатори през
определена стъпка, зададена в поле "Default Tab Stops". Тези табулатори са показани
като малки сиви чертички в долната част на хоризонталния рулер:

Таблици с рамки
Сложни таблици с рамки и богати възможности за оформление се създава с
помощта на специален редактор.
• Преди създаване на нова таблица курсорът се поставя в желаното място (на
празен параграф). Самото създаване може да стане по три начина - бързо с бутон
"Insetr Table" или с команди "Insetr Table и “Draw Table” от меню "Table".
° Таблица, създадена с бутон "Insetr Table" , заема цялата ширина на реда.
При избирането на бутона под него излиза малко прозорче за избор на броя редове и
колони (чрез влачене с мишката се маркира желаният брой редове и колони, както при
избор на броя показвани страници).
° При създаване на таблица от меню"Table" с команда "Insetr Table" излиза
прозорец (фиг. 3.22), в полетата на който се задава:
− Number of Columns: - брой колони,
− Number of Rows: - брой редове,
− Column Width: - ширина на всяка колона.
− С бутон "Autoformat" може да се избере един
вид от много готово аранжирани таблици.
− В областта “AutoFit behavior” се задава
режима за автоматично разширяване на колоните:
Fixed column width – фиксирана ширина на
колоните (задава се в полето вдясно или се избира
Auto – равномерно по цялата ширина на реда);
AutoFit to contents – автоматично
разширяване според съдържанието в колоните;
AutoFit to window – автоматично разширя-
Фиг.3.22 Създаване на таблица ване според ширината на параграфа.
с команда “Insert Table”

В резултат излиза празна таблица. Например, ако се зададе по бързия начин

таблица с 4 колони и 3 реда, излиза следната таблица:
 Възможно е бързо рисуване на таблица с по-сложна структура – от меню Table се
избира Draw Table – курсорът приема форма на молив и aвтоматично излиза
инструментална кутия Тables and borders:

Чрез влачене с мишката се очертава правоъгълник, задаващ големината на

цялата таблица. После се очертават редовете и колоните в таблицата.
За изтриване на грешно поставена рамка между колони или редове се избира
бутон “Eraser”. При това показалецът на мишката приема форма на гумичка – с
него се влачи върху рамката за изтриване. Накрая се натиска клавиш Esc или отново
се щраква същия бутон за прекратяване на режима на триене.

Структурата на таблицата е специфична – тя може да се види при показване

на невидимите символи с бутона :

Всяка клетка е разделена на две части - ляво поле за маркировка (стандартно е

0,19 см) и поле за текста. В една клетка може да се въведе и повече от един параграф
- с натискане на "Enter". Текстът се форматира както параграф (подравняване,
отместване и т.н.).
За преход в съседни клетки се използва мишката или клавиши:
- Tab - надясно, Shift Tab - наляво, - нагоре, - надолу.
Вдясно до таблицата има една псевдо-колона, имаща поле само за маркиране,
но нямаща поле за текст. Тя се използва за разширяване на таблицата (вмъкване на
празна колона вдясно до съществуващите или на празен ред под текущия).
При форматиране на таблицата се налага маркиране на клетки и области:
− една клетка: щраква се в лявото поле на клетката - полето за текст става
инверсно);
− група съседни клетки: влачи се с мишката през клетките;
− ред: щраква се в лявото поле за маркиране извън таблицата;
− колона: поставя се показалецът на мишката над колоната (той става ) и се
щраква;
− цялата таблица: поставя се курсорът някъде в таблицата и от меню "Table" се
избира "Select Table" или с клавишна комбинация Alt Num5 ( 5 от дясната цифрова
клавиатура).
Вмъкване на празни редове, колони или клетки в таблицата става така:
 Маркират се толкова редове от таблицата, над които ще се вмъкват празните
редове. От меню Table се избира Insert Rows или се избира бутон .
Маркират се толкова колони от таблицата, вляво на които ще се вмъкват
празните колони. От меню Table се избира Insert Columns или се избира бутон .
За вмъкване на колона вдясно до най-дясната колона се маркира невидимата
“псевдо-колона” вдясно и се избира бутон или от меню Table се избира Insert
Columns.
Добавяне на нов ред под таблицата се прави с натискане на клавиша Tab при
попълване на най-дясната клетка на последния ред или курсорът се премества на
последния ред в дясната псевдоколона за маркировка и се натиска клавиш ↵ Enter .
При работа в таблицата рулерът се променя - появяват се разделители на
колоните - фиг. 3.23 .

Фиг. 3.23 Вид на рулера при работа с таблица

Размерите на клетките в таблицата могат да се променят с мишката или с

команда "Cell Height and Width" от меню "Table" . Но предварително трябва да се
маркира частта от таблицата за форматиране.
♦ Ширината на колона се променя по два начина чрез влачене с мишката:
- В рулера се влачи разделител на колона . При това ширината на
останалите колоните не се променя, а общата ширина на таблицата се променя.
Внимание: не трябва да има маркирани клетки, защото при влачене на разделителя
ще се промени размерът на колоната само на редовете с маркирани клетки!
- В таблицата се влачи вертикалната рамка между две колони (курсорът става
когато е върху рамката). При това общата ширина на таблиците не се променя,
а само се премества избраната вертикална разделителна линия между колоните.
Промяна на ширината на колоните става и c команда "Table Properties" от меню
“Table” или от контекстното меню (фиг. 3.24), но трябва курсорът да е в желаната
колона или поне в таблицата.

В поле "Width of Column ..." се

задава нужната ширина.
С бутон "Previous Column" се
избира предходната (вляво), а с
"Next Column" следващата
(вдясно) колона. Корекцията на
ширината веднага се вижда в
таблицата.
Aналогично се променя
височината на редовете в страница
Фиг. 3.24 Задаване ширина на колоните “Row”.

Изтриване на редове или колони в таблицата става така: маркират се

редовете (колоните) за триене и от меню"Table" се избира "Delete Rows" (или "Delete
Columns").
 Изтриване на клетки (отстраняване, а не просто изчистване на
съдържанието) става, като клетките се маркират и от меню Table се избере Delete
Cells – излиза прозорец за указване как да се запълни мястото на изтритите клетки:

Shift cells Left – измества наляво останалите клетки вдясно

от изтритите клетки;
Shift cells up – измества нагоре останалите клетки под
изтритите клетки;
Delete entire row – изтрива целите редове с маркираните
клетки;
Delete entire column –– изтрива целите колони с маркираните
клетки.

Сливане на няколко съседни клетки (вертикално или хоризонтално) става,

като те се маркират и се избере бутон oт контекстното меню или от
инструментален ред Tables and Borders или от меню Table се избере Merge Cells.

Разделяне на няколко съседни клетки хоризонтално става, като те се

маркират и се избере бутон oт инструментален ред Tables and Borders или от
меню Table се избере Split Cells. Излиза прозорец за задаване броя на разделяне:
В полето Number of columns се задава желания брой
колони, а в полето Number of rows - желания брой редове,
на които да се разделят маркираните клетки.
Полето Merge cells before split се активира (щраква се
в него и то става ) за сливане на маркираните клетки при
бързо преобразуване на размерността на таблицата –
например таблица 4 реда х 5 колони да се преобразува в
таблица 7 реда х 8 колони.

За оформяне на таблицата може някои клетки или цялата таблица да се огради с

различни видове линии - след маркиране на желаните клетки от меню "Format" се
избира "Borders and Shading" и в страница "Borders" се избира начин на ограждане,
дебелина и цвят на линиите, както и кои линии от маркираните клетки да се
форматират с избраната дебелина и цвят. Освен това в страница "Shading" може да
се избере цвят и шарка за запълване на клетката (фона на клетката). Цветът на
символите се избира от меню "Format" с команда "Font".

Подравняването на съдържанието на клетки (вертикално или

хоризонтално) става, като те се маркират и се избере бутон “Cell Alignment” oт
контекстното меню или от инструментален ред Tables and Borders – от падащо
прозорче с 9 бутона се избира подравняване в хоризонтална и вертикална посока.

Подравняването на цялата таблица (в хоризонтална посока) може да се

направи по два начина. Маркира се цялата таблица и се подравнява с бутоните
от инструментален ред “Formatting” (както се подравнява параграф). По
втория начин курсорът трябва да е в таблицата и от меню “Table” се избира “Table
Properties” и страница “Table” (фиг. 3.25). В област “Alignment” се избира желаното
подравняване.
 Фиг. 3.25 Редактиране на цялата таблица
С бутон “Options” (фиг. 3.25) се отваря прозорец за задаване разстоянието
между рамката и съдържанието на клетките в таблицата (по подразбиране е по 0,19
сm вляво и вдясно и по 0 cm отгоре и отдолу).
Търсене и заместване на текст
Редакторът Word притежава команди, с които може в документа да се търси
текст (символи, думи или друг текст), който да бъде обработван или автоматично
заместван с друг текст. Освен това могат да се търсят части от текста, форматирани
по определен начин, както и специални символи.
Ако е необходимо да се търси или замества текст само в определена част от
документа, тя трябва предварително да се маркира. В противен случай ще се търси от
текущата позиция на курсора до края на документа, след което излиза запитване "Да
се търси ли от началото до позицията на курсора?".
Търсене на текст
От меню Edit се избира Find (или направо с клавишна комбинация Ctrl и F) -
излиза диалогов прозорец - фиг. 2.23. В по-новите версии на редактора първоначално
излиза само горната част на прозореца - поле “Find What” и бутоните “Find Next”,
“Cancel” и “More ”. С последния бутон се показват и долните полета на прозореца
(както на фиг. 3.26), а бутонът “More ” се преобразува в “Less ”).
В полето Find What се въвежда
търсеният текст (максимум 255 символа).
Тук могат да се използват същите клавишни
комбинации, както в обикновен текст.
От списъчното поле Search (отваря се
с бутон ) се задава посоката на търсене в
документа:
All - в целия документ, Down - от
курсора надолу, Up - от курсора нагоре.
Активирането на поле Find Whole
Word Only търси текста като отделна дума в
документа, а не като част от дума.
Match Case - търси точно
съвпадение на малки и главни букви, както
са въведени в полето Find What .
Use Wildcards - за търсене на
Фиг. 3.26 Търсене на текст текст със задаване на по-сложни критерии.
 Sounds Like - търсене на думи с еднакво значение, но с различен правопис
(например "color" и "colour").
Търсенето се стартира с бутон Find Next или с клавиш Enter . Намереният текст
се маркира. Търсенето се продължава отново с бутон Find Next или с клавиш Enter.
Многократно търсене на вече въведен текст за търсене може да става и при
затворен прозорец "Find" с клавишна комбинация Shift и F4 .

Заместване на текст
Става с команда Find oт меню Edit и страница Replace или с клавишна
комбинация Ctrl и H. Страницата “Replace” (фиг. 3.27) има подобен вид, както при
търсене.

Фиг. 3.27 Заместване на текст

− В полето Find What се въвежда текстът, който ще бъде заменян с друг текст.
− В полето Replace With се въвежда текстът, който ще замества търсения текст.
− С помощта на бутон Find Next или с клавиш Enter се стартира търсенето.
Ако текстът, зададен в полето "Find What" се намери, той се маркира и може да
бъде обработен с бутоните:
− Replace - замества търсения с новия текст на това място,
− Replace All - замества търсения с новия текст навсякъде в документа,
− Find Next - продължава търсенето, без да замества намерения текст.
− Cancel или Esc прекратяват търсенето.

Търсене/заместване на форматиран текст и специални символи

Възможно е търсеният текст в поле Find What да бъде форматиран - по същия
начин както обикновен текст.

• С помощта на бутон Format в прозореца Find или Replace също може да

се форматира текстът за търсене/заместване. В този случай излиза летящо меню с
команди Font, Paragraph, Language и Style, които отварят прозорци за избор на
форматиращи параметри за шрифт, абзац (параграф), език или стил (маска). Така
може да се зададе търсене или заместване само на форматиращи параметри. Но при
търсене след това на друг текст полетата Find What или Replace With трябва да бъдат
изчистени от форматирането. Това може да стане с бутон No Formatting (или по
същия начин, както са зададени).
• Задаване на специални символи за търсене/заместване става с комбинация от
символи, започваща със символ ^(Caret) или чрез бутон Special :
− Paragraph Mark (или ∧p) - знак за край на параграф,
− Tab Character (или ∧t) - знак за табулатор,
− Annotation Mark - знак за забележка,
− Any Character (или ∧?) - произволен символ,
− Any Digit (или ∧#) - произволна цифра,
− Any Letter ∧
(или $) - произволна буква,
− Caret Character (или ∧∧) - символ ^ ,
− Column Break (или ∧n) - разделител на колони,
− Em Dash (или ∧+) - твърдо тире,
− En Dash (или ∧=) - меко тире,
 − Endnote Mark (или ∧e) - знак за бележка в края на документа,
− Field (или ∧d) - поле,
− Footnote Mark (или ∧f) - знак за бележка в края на страницата,
− Graphics (или ∧g) - графика,
− Manual Line Break (или ∧l) - ръчно преминаване на нов ред,
− Manual Page Break (или ∧m) - ръчно преминаване на нова страници,
− Nonbreaking Hiphen (или ∧~) - непрекъсваемо сричкопренасяне,
− Nonbreaking Space (или ∧s) - непрекъсваем интервал,
− Section Break (или ∧b) - разделител на секция (раздел).
• Подробни условия за търсене могат да се зададат чрез активиране на поле
Use Wildcards в страници "Find" или "Replace". При това командите в менюто на бутон
Special се променят.

Така може да се търси например текст с известни части от него, а другите части
не съдържат определени символи. В полето "Find What" на съответното място се
въвеждат оператори ? * [ ] ! < > { } и @ . В таблица 6.1 са показани няколко примера за
използване на тези оператори.

Таблица 6.1
оператор задава пример намира не намира
? един произволен символ ?оре горе оре
море
* произволна група символи пред* предава прерия
преден отпред
пред
оператор задава пример намира не намира
[а-д] един символ от поредицата ко[о-с]ан копан кован
коран колан
[авд] един от тези символи ка[зп]ан казан каран
капан
[!а] не този символ б[!o]за база боза
[!а-д] един символ не от поредицата ко[!о-с]ан кован копан
колан коран
<абв започва с тези символи <по покрив топола
поле
абв> завършва с тези символи >ез подлез ездач
без подлези
a{n} точно n повторения на символа стран{2} странна странен
странно
a{n;} поне n повторения на символа стран{1;} странен страшен
странни
a{n;m} между m и n повторения на 250{2;4} 2500 250
символа 250000 2500000
a@ едно или няколко повторения на ът@а плътта
символа закъта

Циркулярни документи

Редакторът Word предлага възможности за многократно отпечатване на

документи, съдържащи обща част. Например, една покана до много получатели
съдържа общ текст, но за всеки получател съдържа индивидуален адрес и други
данни.
 Общата част за циркулярните документи се оформя в т.нар. главен документ.
Освен обикновен текст, той съдържа полета за променливите части. Главният
документ се свързва с друг файл с бази данни, съдържащ само конкретните стойности
за променливите части (например името, адреса, длъжността и други данни за
получателите).

Базата данни представлява таблица, заглавният ред на която съдържа имената

на полетата за променливите части, а всеки ред (запис) след заглавния съдържа данни
за конкретния получател. Имената на полетата
трябва да започват с буква, да не съдържат
интервали и да имат до 255 символа - букви,
цифри и подчертаващо тире “_”.

За започване на работа с циркулярни

документи от меню “Tools” се избира “Mail
Merge” - излиза главният диалогов прозорец
“Mail Merge Helper” - фиг. 3.28.

Фиг. 3.28 Циркулярни документи - режими

Създаване на главния документ

Първоначално трябва да се създаде главният документ - в поле “1 Main
Document” (фиг. 3.28) се избира бутон “Create”. От падащото списъчно поле под
бутона се избира видът на циркулярния документ:
• Form Letters - официални писма,
• Mailing Labels - етикети с адреси,
• Envelopes - пликове за писма,
• Catalog - каталог с данни от файла с базата данни.
След избора на вида на документа излиза диалогов прозорец с два бутона за
избор “Къде да се създаде главния документ?”:
Active Window - документът в активния прозорец става главен,
New Main Document - главният документ ще се създаде в нов файл
(прозорец).
Избира се място за главния документ (например в нов прозорец) - отново излиза
главният прозорец “Mail Merge Helper” (фиг. 3.28), но вече с два бутона в поле “1 Main
Document” - “Create” и “Edit”, а под тях се указва изборът :
Merge Type : Form Letter
Main Document : Document2

Определяне на базата данни

В поле “2 Data Source” бутонът “Get Data” вече е достъпен и с помощта на него
трябва да се зададе файлът с базата данни. От падащото списъчно поле при
избирането на бутона “Get Data” може да се зададе:
° Create Data Source - за създаване на нова база данни,
° Open Data Source - за отваряне на съществуващ файл с база данни,
° Use AddressBook - използване на адресна книга,
 ° Header Options - за редактиране на полетата в базата данни.
При избиране на първия режим “Create Data Source” излиза прозорец със
същото име (фиг. 3.29) за избор на имената на полетата в базата данни.
Имената на полетата в заглавния ред на базата данни се въвеждат в лявото поле
“Field Name” или се избират в предложените в десния списък “Field Name in Header
Row”. Избраното име в десния списък може да се изтрие с бутон “Remove Field Name”
или да се премести на друго място в заглавния ред чрез бутоните-стрелки “Move”
вдясно от списъка.

Фиг. 3.29 Създаване на заглавния ред на базата данни

С бутон “ОК” се потвърждава създаването на заглавния ред, след което може да

се продължи с попълване на базата данни (ако в излезлия диалогов прозорец се
избере бутон “Edit Data Source”) или да се редактира главният документ (ако се
избере бутон “Edit Main Document”).
При избиране на “Edit Data Source”
редакторът извежда съобщение, че
базата данни е празна. Отново се избира
“Edit Data Source” - излиза диалогов
прозорец “Data Form” (фиг. 3.30), чрез
който последователно се въвеждат
данните за всеки запис.

Фиг. 3.30 Въвеждане на запис в базата данни

След въвеждането на данните в полетата се избира бутон “Add New” за
въвеждане в нов запис или бутон “ОК” за потвърждение на последния запис.
Редактиране на въведените записи става, като се изберат чрез вертикалния скролер
или чрез бутоните за избор на запис в областта “Record” долу вляво (фиг. 3.31).

Фиг. 3.31 Бутони за избор на текущия запис

Чрез бутон “View Source” базата данни може да се покаже във вид на таблица, в
която директно се въвеждат и коректират данните:
 След въвеждане на записите в базата данни се преминава към редактиране на
главния документ - с помощта на бутон от автоматично показания допълнителен
инструментален ред “Database”.
Ако базата данни вече съществува, при активирането на бутон “Edit” в поле “2
Data Source” на главния прозорец “Mail Merge Helper” се избира “Open Data Source”.
Излиза стандартния диалогов прозорец за отваряне на файл - желаният файл се
отваря и се избира бутон “Edit Main Document” в показания след това диалогов
прозорец.
При редактирането на главния документ след въвеждането на общия текст е
необходимо на съответните места да се въведат полетата за променливите елементи.
За целта се използват бутоните от автоматично показания инструментален ред “Mail
Merge”:

- вмъква поле от базата данни в главния документ,

- за задаване на логическо условие при сливане на циркулярните
документи,
(View Merged Data) - в полетата се показват данните за текущия запис,
(Mail Merge Helper) - отваря се главния диалогов прозорец,
(Check for Errors) - проверява се за грешки,
(Merge to New Doc.) - съхранява циркулярните документи в нов файл,
(Merge to Printer) - за отпечатване на циркулярните документи,
(Start Mail Merge) - за сливане на циркулярните документи,
(Edit Data Source) - за редактиране на базатата данни.
Курсорът се поставя в мястото за полето с променливи данни, избира се бутон
и от падащия списък се избира име на желаното поле от базата данни.
На това място редакторът вмъква функционално поле - на сив фон във френски скоби
стои името на избраното поле ( например ).
С бутон вместо функционалните полета се показват данните от базовия файл
за текущия запис - последният може да се промени с бутоните за избор на запис (фиг.
2.27). Така предварително може да се прегледа видът на всеки циркулярен документ.

Сливане на данните в документи

След създаването на главния документ и задаване на базата данни може да се
пристъпи към сливане на двата файла, т.е. създаване на циркулярните документи. От
прозореца на главния документ това може да стане с бутон от инструментален
ред “Mail Merge” или от меню Tools с команда Mail Merge. Командата извежда
прозореца “Mail Merge Helper”(фиг. 2.24), в който от област “3 Merge the Data with the
Document” се избира бутон “Merge”. Излиза диалогов прозорец “Merge” - фиг. 3.32 .
 Фиг. 3.32 Сливане на циркулярните документи
В списъка на област “Merge to” се избира мястото за сливане на циркулярните
документи:
° New Document - слетите документи се съхраняват във файл, без да се печатат,
° Printer - след сливането документите се отпечатват,
° Electronic mail, Electronic fax - за изпращане на циркулярните писма по
електронна поща или факс, ако компютърът е свързан в мрежа,
• Бутон “Setup” се използва за настройка на параметрите за връзка в мрежата.
Областта “Records to be Merged” се използва за избор на обхвата за сливане -
всички записи в базата данни (All) или от запис... до запис...(From... To...).
Oбластта “When Merging Records” определя как да се процедира, ако някой
запис съдържа празни полета:
Don’t print blank lines when data fields are empty - игнорира редове (записи)
от базата данни, съдържащи празни полета,
Print blank lines when data fields are empty - на мястото на празното поле от
базата данни се отпечатва празен ред.
Бутонът “Check Errors” в прозореца или бутонът от инструменталния ред
“Mail Merge” отварят диалогов прозорец, чрез който се прави проверка за грешки.
Възможно е да се селектират за сливане само онези записи от базата данни,
които удовлетворяват определени логически условия. В прозореца “Merge” (фиг. 3.32)
се избира бутон “Query Options” - излиза диалогов прозорец - фиг. 3.33.
В страница “Filter Records”
(фиг. 2.29) могат да се задават до
5 логически условия. За всяко
условие в полето “Field” се избира
името на желаното поле от базата
данни, в полето “Comparison” се
избира операцията за сравнение (<
≤ = ≠ ≥ > празно или непразно), в
поле “Compare To” се въвежда
стойността за сравнение, а в най-
лявото поле се избира логическа
операция за обединение с другите
Фиг. 3.33 Задаване на условия за избор на условия (ако има повече от едно):
записи при сливането
− And (“и” - едновременно да се изпълняват всички условия, свързани с And),
− Or (“или” - да се изпълнява поне едно от условията).

В примера (фиг. 3.33) ще се формират циркулярни документи само за записите с

Фамилия =Пеев и Адрес ≠ Варна и полето Месторабота е празно.
 Чрез страница “Sort Records” (фиг. 3.34)
записите в базата данни могат да се сортират
(подредят) в нарастващ ред (Ascending) или
намаляващ ред (Descsending) максимум по три
полета едновременно.

Възможно е сортиране по повече от три

критерия (полета от базата данни) - първо се
прави сортиране по най-младшите 3 критерия,
след това по по-старшите и накрая по най-
старшите критерии.

Фиг. 3.34 Сортиране на запи-

сите в базата данни
Вмъкване на специални полета
В главния документ могат да се вмъкват и променливи текстове - зависещи от
определени полета в базата данни или въвеждани от потребителя в процеса на
сливането. Такива полета се вмъкват с помощта на бутон от
инструменталния ред “Mail Merge”. При избирането на бутона излиза списък със
следните функционални полета:
° Ask... - вмъкване на променливи отметки в циркулярните документи,
° Fill-in... - вмъкване на променлив текст в циркулярните документи
° If...Then...Else... - вмъкване на променлив текст според условие,
° Merge Record # - вмъкване на номера на текущия запис от базата данни,
° Merge Sequence # - вмъкване на номера на успешно вмъкнатите записи,
° Next Record - за вмъкване на следващия запис в същия документ,
° Next Record if... - за вмъкване на следващия запис в този документ по условие,
° Set Bookmark... - за вмъкване на постоянна отметка,
° Skip Record if... - за прескачане на поредния запис според условие.
Когато в определено място е необходимо да се въвежда променлив текст в
момента на сливането (а не предварително в базата данни), в главния документ се
поставя поле Fill-in. В диалоговия прозорец (фиг. 3.35) се въвежда:

• в поле Prompt - пояснителен текст, указващ

какво да се въведе в полето,
• в поле Default Fill-in Text - текст по
подразбиране, който въвеждащият може да
промени или остави същия при въвеждане.
° поле Ask Once трябва да не е активно ( ) за
въвеждане на това поле за всеки документ; ако
е активно ( ) – данни за полето се въвеждат
Фиг. 3.35 Задаване на поле
само за първия документ.
за променлив текст
При сливането на документ,
съдържащ поле Fill-in, излиза диалогов
прозорец - фиг. 3.36. Ако е необходимо,
за текущия документ текстът по
подразбиране се заменя като се въвежда
желаната стойност, ако не - с бутон “ОК”
се потвърждава предложената стойност
по подразбиране.
Фиг. 3.36 Въвеждане на променливия текст
 Задаване на променлив текст според определено условие става с поле
If...Then...Else... Например, ако в една покана трябва да се постави обръщение
“господин” или “госпожа”, в базата данни трябва да има поле “пол”, а в главния
документ на съответното място се поставя поле If...Then...Else... Излиза диалогов
прозорец (фиг. 3.37), в който се въвежда условието и двата текста.

Фиг. 3.37 Задаване на променлив текст според условие

Oбластта “IF” задава условието: ако в поле “пол” на текущия запис от базата
данни има текст, равен на “мъж”, при сливането в документа тук ще се постави текста
от втората област “Insert this Text” . Но ако условието не се изпълнява, в циркулярния
документ ще се постави текста от третата област “Otherwise Insert this”.

Редактор за математически формули

Вграденият в Word редактор за формули Equation Editor позволява създаване и
редактиране на математически формули, включващи специфични символи и имащи
сложна “многоетажна” конструкция. Това става по следния начин.

Въвеждане на формули
Курсорът се премества на желаното място в текста.
Oт меню Insert се избира Object и от списъка “Object type” се избира “Microsoft
Equation 3.0” или се избира бутонът Equation Editor от инструментален ред, ако се
вижда този бутон. Ако не, бутонът може да се копира в някой инструментален ред така:
- От меню Tools се избира Customize. В страница Commands на диалоговия
прозорец се избира в колона Categories ред Insert, а в колона Commands се
избира Equation Editor.
- Бутонът се копира в някой инструментален ред (при натиснат ляв бутон на
мишката бутонът се влачи в някой инструментален ред).
- Прозорецът “Customize” се затваря с бутон “Close”.
- След избиране на Equation Editor прозорецът на Word се променя (скриват се
инструменталните редове, променят се менютата), като излиза
инструментална кутия “Еquation” (фиг. 3.38) с бутони за групи шаблони за
въвеждане на различни обекти във формулата:
-

Фиг. 3.38 Инструментална кутия “Еquation”

Горният ред съдържа бутони за избор на специални символи. Предназначението
на отделните бутони е следното:
Relational symbols - символи за отношения
 Spaces and ellipses - интервали и многоточия,
Embellishments - символи с обозначения над тях,
Operator symbols - символи за операции,
Arrow symbols - символи за стрелки,
Logical symbols - логически символи,
Set theory symbols - символи за множества,
Miscellaneous symbols - други символи,
Greek characters (lowercase) - малки букви от гръцката азбука,
Greek characters (uppercase) - главни букви от гръцката азбука.
В долния ред има бутони за избор на шаблони за математически операции:
Fence templates - шаблони за изрази в скоби,
Fraction and radical templates - шаблони за дроби и корени,
Subscript and superscript templates - шаблони за индекси горе и долу,
Summation templates - шаблони за суми,

Integral templates - шаблони за интеграли,

Underbar and overbar templates - шаблони за подчертаване и надчертаване,
Labeled arrow templates - шаблони за стрелки с етикети,
Product and set theory templates - шаблони за произведения и операции от
теорията на множествата,
Matrix templates - шаблони за матрици.
Освен това излиза област за въвеждане на формулата:

Нека се разгледа начинът за въвеждане на следната формула:

Отначало се въвеждат с клавиатурата символите y = . След това за дробната

черта се избира група Fraction and radical templates :
Избира се желаният вид дроби (в случая най-горния ляв вид) -
на текущото място във формулата излиза дробна черта и полета за
числителя и знаменателя (оградени с пунктирни рамки):

Преместването на курсора в различните полета на формулата

става чрез щракване с мишката в желаното поле или чрез
клавишите-стрелки и клавиш Tab . Многократното натискане на
клавиша Tab последователно обхожда всички полета и нива във
формулата.
В редактора за формули Eqation Editor формата на курсора се различава от тази
в текстовия режим на Word – вляво или вдясно на вертикалната черта има и
хоризонтална черта, която показва нивото, на което ще се въведе новия символ – под
корена или извън корена, в основата или в степенния показател (фиг. 3.39).
За въвеждане на интервали между елементите във формулата се използва
клавишна комбинация Ctrl – интервал или инструмент от група Spaces and ellipses.

Фиг. 3.39 Под корена курсора има по-къса хоризонтална част

След въвеждане на всички елементи се щраква извън формулата – прозорецът
на Word възстановява нормалния си вид (отново се показват инструменталните
редове, инструменталната кутия “Еquation” се скрива), а рамката около формулата
изчезва.
Форматиране на формула
Възможно е форматиране на цялата формула или само на отделни елементи в
нея. В последния случай желаните елементи се маркират по един от следните начини:
- влачи се с мишката по желаните символи (при натиснат ляв бутон на мишката);
- aко при влаченето се държи натиснат клавишът Ctrl , показалецът на мишката
става на стрелка и маркирането е по-лесно;
- курсорът се премества в единия край на символите за маркиране и при натиснат
клавиш Shift се достига до другия край на желаните символи чрез клавишите-
стрелки.
Маркираните символи се показват инверсно (на черен фон с бели символи).
Промяна на големината на символите
Предварително се маркират желаните елементи (ако няма маркирани елементи
във формулата, преоразмеряват се всички елементи).
От меню Size се избира желаният стил за оразмеряване на символите:
Full - със стандартен размер на обикновените символи,
Subscript - с размер на индекси долу или горе (по-малък),
Sub - Subscript - с размер на индекс на индекса (още по-малък),
Symbol - с размер на символи за математически операции (Σ, Π, U),
Sub - Symbol - с размер за лимитите в математически операции (от – до),
Other… - за задаване на произволен размер в пиксели (точки),
Define… - за дефиниране на размерите.
За промяна на размера само на някои конкретни символи
(а не на всички символи от тази категория) тези символи се
маркират и се избира Other – излиза диалогов прозорец “Other
Size” за задаване на размера:
Последната команда Define извежда прозорец за дефиниране на размерите на
отделните категории символи във формулата (фиг. 3.40):

Фиг. 3.40 Задаване на размерите на видовете елементи във формулата

Избира се желаната категория елементи (в примера вдясно категорията
автоматично се маркира, за да покаже кой вид елементи представлява) и се задава
необходимия размер в пиксели (точки). При избиране на следващата категория
автоматично в примера се показва новият размер на категорията.
Направените настройки се прилагат във формулата с помощта на бутона Apply
или се потвърждават с бутона ОК.
За възстановяване на стандартните размери на елементите от всички категории
(те са показани на фиг. 3.41) се избира бутона Defaults.
Промяна на стила на символите
Стиловете на изписване на символите във формулата могат да се променят с
команди от меню Style (фиг. 3.41):
• Math - стил за математическите символи във формулата,
• Text - стил за текста,
• Function - стил за математическите функции,
• Variable - стил за променливите,
• Greek - стил за гръцките символи,
• Matrix-Vector - стил за матрично-векторните символи,
• Other - за избор на друг стил,
• Define - за дефиниране на стилове.
За преформатиране на конкретни символи във
формулата те се маркират и се избира меню Style и
Other – излиза прозорец “Other style”:
Избира се желаният шрифт в колона Fonts; за стил
с удебеляване или наклоняване се активират полетата
Bold и/или Italic.
Възможно е дефиниране на стилове за различните
категории символи във формулата според
предпочитанията на потребителя. За целта се избира
меню Style и команда Define – фиг. 3.41:

Фиг. 3.41 Дефиниране на стилове за елементите във формулата

За определен стил се избира в колона Font желания шрифт и при необходимост
се активират полетата Bold и/или Italic.
Подравняване на формули
Възможно е създаване на група формули в един общ блок. След въвеждането на
първата формула се натиска клавиш Enter – курсорът минава на нов ред отдолу за
въвеждане на втората формула. Така всяка формула се въвежда на отделен ред, но те
са обединени в блок и могат да бъдат подравнени заедно. За целта се избира меню
Format и един от следните начини за подравняване на формулите:
Аlign Left - подравнява формулите вляво,
Align Center - центрира формулите в средата,
Align Right - подравнява формулите вдясно,
Align at = - подравнява формулите спрямо знака “равно”,
 Align at . - подравнява формулите спрямо десетичния знак на числата.
Примери:

За подравняване точно спрямо определени точки във формулите се поставя

специален символ “pile” за нареждане на редовете от групата инстрменти “Spaces
and ellipse” (във формулата се индицира като малко триъгълниче ). След завършване
на редакцията тези символи стават невидими. В примерите по-долу това подравняване
е показано най-вдясно:

Подравняването с маркери “pile” става независимо от текущо избраната

команда Align в меню Format.
Забележка: Командите Align в меню Format стават активни само когато в блока
формули има повече от една формула.

Графични и други обекти в текстовия документ

Редакторът Word позволява създаването и редактирането на разнообразни
обекти, които не са текст – изображения, таблици, диаграми, математически формули.
Някои обекти се импортират (вмъкват) в текстовия документ от файлове,
предварително създадени с помощта на съответното приложение (редактор); други
обекти могат да се създадат направо в средата на редактора Word – с помощта на
вграден съветник (редактор) или директно с команди или инструменти.
Вмъкнатите в документа обекти се визуализират само в изгледите Nowmal View,
Page Layout View (Print Layout View в по-новите версии) и Print Preview, а в изглед
Outline View се показват само като празни рамки.
Има два начина за вмъкване на обекти:
- с команда от меню Insert,
- чрез копиране на обекта в буфера Clipboard.
Вторият начин може да се използва само на готов вече обект – в средата на
съответния редактор обектът се маркира и с команда Copy се копира в буфера. После
в Word-документа на желаното място съдържанието на буфера се копира с команда
Paste. Но този начин има ограничени възможности за позициониране и редактиране,
затова се препоръчва първия начин - особено за обекти с големи размери.

Импортиране на обекти в документа

Вмъкване на обект в текстовия документ може да стане по следния начин:
Курсорът се поставя на желаното място в текста. Ако обектът е с големи
размери, по-добре е той да се вмъкне на отделен параграф (натиска се клавиш Enter
за създаване на нов параграф). Така той по-лесно ще може да се позиционира в
текста.
От меню Insert се избира Object - излиза диалогов прозорец (фиг. 2.37).
Готов обект се избира в страница “Create from File”, а нов обект се създава в
страница “Create New”.
От левия списък Object type се избира желания тип обект. При това в областта
Result се изписва избрания тип и се показва начина на вмъкване на обекта в
документа – със съдържанието си или като икона.
 При необходимост се активира полето Dysplay as icon – в документа се
вмъква иконата на обекта, а не съдържанието. Но при това в документа се заделя
място за съдържанието, а не само за иконата.

Фиг. 3.42 Вмъкване на обект в документа

С помощта на бутона Change Icon , който се появява само при активиране на
Dysplay as icon, може да се избере друга икона за обекта вместо предложената
стандартна икона за съответния тип обект.
Потвърждава се с бутон ОК – стартира се съответният редактор за създаване
на избрания тип обект.
Създава се обектът и след завършването му се избира меню Edit и команда
“Exit & Return to …” – отново се връща в средата на текстовия редактор Word, като на
мястото на курсора се вмъква създаденият обект.

Вмъкване на графики
Предварително създадени и съхранени във файл изображения могат да се
вмъкнат в текстовия документ, като се постави курсорът на желаното място и от меню
Insert се избере Picture и от подменюто - From File. По-бързо това може да стане с
бутон (копира се в някой инструментален ред, като се избере Tools – Customize и в
страница “Commands” се избере Insert в лявата колона “Categories”, a oт дясната
колона “Commands” се копира в някой инструментален ред). Излиза
прозорец “Insert Picture” (фиг. 3.43) за избор на файла с картината за вмъкване.

Фиг. 3.43 Вмъкване на картина от файл

В полето “Look in” се задава мястото на файла (ако фолдерът се вижда в
областта под полето, двукратно се щраква за да се отвори; с бутон се показват
йерархично най-старшите фолдери в компютъра; с бутон се минава в родителския
фолдер на текущо избрания).
Въвежда се името на желания файл в полето “File name” или се избира от
областта (с бутон “Views” файловете се показват: List – като списък от имена и
икони; Details – като списък с всички характеристики на файловете; Properties –
показва описанията на файловете, ако последните имат такива; Preview – вдясно
показва изглед на съдържанието на избрания файл).
В полето “Files of type” може да се избере показването само на определени
типове файлове.
Вмъкването се изпълнява с бутон Insert, като с неговия бутон може да се
конкретизира начина на вмъкване:
− Insert - вгражда графиката в документа статично;
− Link to File - осъществява връзка с файла-оригинал;
− Insert and Link - вгражда графиката в документа и осъществява връзка с
файла-оригинал.
При наличие на връзка с оригиналния файл направените промени в него се
отразяват в свързаните графики в текстовия документ – направени по втория и третия
начин. При връзка Link to File актуализирането става ръчно, а при връзка Insert and
Link - автоматично.
Актуализиране на графика в текстовия документ, която има връзка с файла-
оригинал, става с команда Links от меню Edit . Излиза прозорец “Links” (фиг. 3.44), в
който са показани всички файлове на вмъкнатите графики в документа и начина на
актуализиране на всяка графика (ако има връзка с файла-оригинал).

Фиг. 3.44 Настройка на свързаните обекти в документа с източниците

Показани са файловете-източници на свързаните обекти в документа. Ако
свързаният обект е само част от файла-източник (например клетка или област от
клетки на таблица от Excel), в колона Item се индицира елементът от файла-източник.
Избира се желания обект – характеристиките му се показват долу под списъка. С
бутоните в прозореца може да се редактира връзката между обекта и неговия
източник-файл:
С радио-бутоните от група “Update” може да се промени начина на
актуализация ( Automatic – автоматично, или Manual – ръчно);
С бутон Update Now се актуализира ръчно обекта;
Бутон Change Source може да се замени файла-източник;
Връзката между вмъкнатия обект и неговия файл-източник може да се
прекъсне с помощта на бутон Break Link.

Редактиране на графики
Вмъкнатите в текстовия документ обекти могат да бъдат редактирани – може да
се промени позицията на обекта спрямо текста, размерите, цветовете на фона и
рамката на графиката. Това може да стане направо с мишката или с помощта на
бутони от инструментален ред Drawing, но по-големи възможности за редактиране
предлагат командите за форматиране.
 Графиката се маркира и от меню Format се избира Picture (или се щраква с
десния бутон и от контекстното меню се избира Format Picture). Излиза прозорец
“Format Picrute” с 6 страници – фиг. 3.45.
В страница “Layout” се избира начина на разполагане на графиката спрямо
останалия текст на документа:

Фиг. 3.45 Форматиране на графика – позициониране спрямо текста

° In line with text – на отделен ред в текста. Графиката не може да се премества

спрямо текста.
В по-старите версии (до Word 97) този режим съответства на неактивно поле
Float over text.
Другите 4 режима позволяват позициониране на графиката спрямо текста (сякаш
тя плава в него). В по-старите версии те могат да се избират само когато се активира
полето Float over text.
Но в тези режими графиката винаги е свързана с един определен параграф. При
преместване и изтриване на целия параграф графиката също се премества и изтрива.
Параграфът, към който е свързана графиката, може да се индицира със символ “котва”
при маркиране на графиката. Това става като от меню Tools с команда Options в
страница View се активира полето Object anchors.
° Square – графиката се вмъква в текста в правоъгълна област.
° Tight – графиката плава в текста, като последният облива графиката отляво и
отдясно.
° Behing text – графиката се позиционира вътре в текста – под него, като воден знак.
Ако графиката се постави изцяло под текста, след това тя ще стане недостъпна за
избиране. Но това не е проблем – временно в текста върху графиката се поставя
празен параграф, в него графиката става достъпна – влачи се с мишката на новото
място. След това празният параграф се изтрива.
° In front of text – графиката се разполага отгоре върху текста.
Целесъобразно е последните два режима да се използват при графики с бледи
цветове – иначе текстът ще бъде нечетлив.
В областта “Horizontal Alignment” може да се избере хоризонтално
подравняване на графиката (само за режимите на плаване на графиката в текста, т.е.
без режима “In line with text”): Left - вляво, Center- центрирано в средата, Right -
вдясно, Other – по друг начин.
С бутон Advanced може да се позиционира графиката по-прецизно. Излиза
прозорец “Advanced Layout” с две страници “Picture Position” и “Text Wrapping” (фиг.
3.46).
В страница “Text Wrapping” се настройва пренасянето на текста (както в
основния прозорец, но с допълнителни възможности: Through – текстът облива
графиката от всички страни, и Top and bottom – графиката е на отделен параграф с
дистанция над и под него).
 В областта “Wrap Text” се избира начина на пренасянето на текста: Both sides
– от двете страни, Left only – само отляво, Right only – само отдясно, Largest
only – само в по-голямата част (вляво или вдясно – при начин Tight с обливане на
текста около графиката някои редове може да се разположат вляво, а други – вдясно,
ако графиката се разположи близко до средата на страницата).
Задаване на разстоянието между графиката и текста от всички страни между
графиката и останалия текст се задава в областта “Distance from text” – отгоре (Top),
отдолу (Bottom), отляво (Left), отдясно (Right).

Фиг. 3.46 Място на обекта спрямо текста Фиг. 3.47 Позиция на обекта на листа
Други настройки на мястото на графиката могат да се направят в страница
“Picture position” (фиг. 3.47).
В областта “Horizontal” се задава позицията на графиката в хоризонтална посока:
Alignment – подравняване: вляво, вдясно или в средата; относно границата за
текста (Margin), страницата (Page), колоната (Column) или спрямо символите на текста
(Character).
Book Layout – подравняване при двустранно отпечатване: от вътрешната
страна (Inside) или от външната страна (Outside) спрямо границата за текста (Margin)
или страницата – размерите на целия лист хартия (Page).
Absolute position – абсолютно позициониране на зададено разстояние спрямо
границата за текста (Margin), страницата (Page), колоната (Column) или спрямо
символите на текста (Character).
В областта “Vertical” се задава позицията на графиката във вертикална посока:
Alignment – подравняване: горе (Top), долу (Bottom), от вътрешната страна
(Inside) или от външната страна (Outside); относно границата за текста (Margin),
страницата (Page) или реда (Line).
Absolute position – абсолютно позициониране на зададено разстояние спрямо
границата за текста (Margin), страницата (Page), параграфа (Paragraph) или реда
(Line).
В областта “Options” се настройва общото управляние на графиката:
Move object with text – да се мести графиката заедно с текста при
преместване на последния – винаги на една страница се разполагат параграфът и
свързаната с него графика.
Lock anchor – да се фиксира (заключи) графиката към параграфа, към който е
свързан (към символа “котва” се появява и “катинар” - ). Така графиката не може да
се свърже с друг параграф, докато е активна тази настройка.
Allow overlap – позволява да се припокрива част от графиката с текста.
 Създаване на “рисувани” обекти направо в документа
Освен импортиране на предварително създадени графични обекти е възможно
направо да се създаде графика в текстовия документ. Това може да се направи
направо в документа или още по-добре от меню Insert с команда Object да се избере
тип на обекта Microsoft Word Picture (за създаване на много рисувани обекти в
документа може да се копира бутон Word Picture в някой инструментален ред –
избира се Tools – Customize – страница Commands – в колона “Categories” се избира
Drawing). При това се отваря нов прозорец само за графиката и се визуализират
инструменталните редове Drawing и Edit picture.

Чертане на фигури
За рисуване на линии, стрелки и други фигури се избира съответния инструмент
от инструменталния ред Drawing и чрез влачене с мишката (при натиснат ляв бутон) се
създава съответната фигура:
Line – чертае отсечка под ъгъл 30°, 45°,60°,90° и т.н. При натиснат клавиш Alt
линията може да се чертае под произволен ъгъл.
Rectangle – чертае правоъгълник. При натиснат клавиш Shift се чертае
квадрат.
Oval – чертае eлипса. При натиснат клавиш Shift се чертае окръжност.
Arrow – чертае стрелка.
Text Box – чертае текстова кутия.
Insert Frame – чертае рамка за текст и други обекти.
Insert WordArt – вмъква художествено оформен текст с WordArt.
Insert Clip Art – вмъква картинка от галерията Clip Art.
– чертае фигури с различна форма. При избиране на бутона се
отваря меню за избор на вида на фигурата:
– различни линии и стрелки;
– основни фигури;
– различни стрелки за диаграми (блок-схеми);
– различни блокове за диаграми (блок-схеми);
– различни звезди и флагове;
– различни ограждащи фигури (“балончета” с текст);
– други фигури от ClipArt.
След като се избере фигурата с желаната форма от прозорчето на някоя команда
на “AutoShapes”, прозорчето автоматично се скрива и на
желаното място се влачи с мишката, докато фигурата
приеме желаните размери. Маркировката на някои фигури
включва и допълнителни жълти манипулатори за промяна
на съотношенията на различните части на фигурата (без
да се променят габаритите на фигурата). Например,
фигурите от “Block Arrows” имат манипулатори за промяна на съотношението на
стрелката и правоъгълната част:

Редактиране на фигурите
Създадените фигури могат да бъдат оградени с рамки с различен цвят и стил на
линиите, групирани и поставяни под или над другите обекти и др.
Предварително желаната фигура се маркира – щраква се с мишката в нея, при
което тя се огражда с 8 манипулатора (квадратчета) за преоразмеряване:
 - С влачене на ъгловите манипулатори пропорционално се променят размерите на
фигурата (запазвайки съотношението ширина-височина);
- При влачене на средните манипулатори се променя само ширината или
височината;
- Вътре във фигурата показалецът на мишката става . При натиснат ляв бутон
фигурата се премества на друго място.
При преместването на обекти чрез влачене с мишката позиционирането става
скокообразно по невидима решетка - през 1/8 инча ≈ 0,32 см. Друга стъпка на
решетката се избира с команда Grid на бутона Draw – излиза прозорец “Drawing Grid”
(фиг. 3.48).
В областта Snap to се избира спрямо какво
да се позиционира маркирания обект при
преместването му:
Snap objects to grid – спрямо решетката;
Snap objects to other objects – спрямо
другите обекти.
Гъстотата на решетката се задава в
областта Grid settings. При малко разстояние
между линиите решетката се вижда само при
увеличен мащаб на документа (задава се от
меню View с команда Zoom или в полето Zoom
на стандартния инструментален ред). Например,
при гъстота на решетката 1 пиксел (0,04 см)
решетката се вижда при мащаб над 300%. Това
е удобно – решетката не пречи при работа с
текста и големите фигури в нормален мащаб
100%, а се вижда само при детайлно редак-
тиране на малки фигури в увеличен мащаб.
Фиг. 3.48 Настройки на решетката
Позиционирането на решетката спрямо страницата на документа се задава в областта
Grid origin. При активирано поле Use margins началото на решетката започва от лявата
и горната граници на страницата (зададени от меню File - команда Page Setup - страница
Margins - полета Left и Top). При неактивно това поле може да се зададе произволно
начало в полетата Horizontal origin и Vertical origin. Но независимо от началото решетката
покрива цялата работна област на страницата (в границите, зададени от Page Setup).
Решетката се визуализира на екрана при активиране на полето Display gridlines on
screen. При това има възможност да се показват всички линии или през определена стъпка
(например, за показване на всяка пета линия се задава стойност 5 в полетата Vertical every
и Norizontal every). Деактивирането на полето Vertical every не показва само
вертикалните линии.
Прецизно преместване на маркираната фигура точно на една стъпка на решетката
може лесно да се направи с команда Nudge от менюто на бутона :
– премества наляво;
– премества надясно;
– премества нагоре;
– премества надолу.
Плавно преместване на маркираната фигура (независимо от стъпката на решетката) се
прави при натиснат клавиш Alt. Разбира се, това се отнася за точно позициониране на
всички обекти в редактора Word.
Другите бутони от инструментален ред Drawing позволяват да се редактира цвета и
стила на маркираната фигура:
Fill Color – задава цвят за запълване на фигурата;
Line Color – задава цвят за линиите;
 Font Color – задава цвят за символите;
Line Style – задава стил за линиите (дебелина, двойни линии...);
Dash Style –задава стил за прекъснати линии;
Shadow – поставя сянка на фигурата. Дебелината и цвета на сянката се
настройват с команда Shadow Settings от менюто на този бутон;
3-D – създава обемен (триизмерен) ефект. Инструментът предлага богати
възможности за поставяне на сянка с регулиране на перспективата; задаване на
дълбочината, посоката и цвета на сянката, както и задаване на ефекти на повърхността –
металик, пластмаса, матова или бяла повърхност; избор на мястото на източника за
осветление; плавно завъртане на обекта около вертикална и хоризонтална ос.
Free Rotate – позволява плавно завъртане на фигурата наляво или надясно.
Избраната фигура се огражда с 4 зелени кръгчета в ъглите, при преместването на които се
завърта фигурата. Ако при въртенето се държи натиснат клавиш Shift, фигурата се завърта
точно през 15° - 15°, 30°,45°,60°,75°, 90°...
Забележка: Могат да се завъртат само фигури, директно рисувани в текстовия
документ с помощта на описаните бутони от инструментален ред Drawing. Вмъкнатите от
файл или от Clip Art картини не могат да се завъртат с инструмента Free Rotate.
Освен с инструмента Free Rotate въртене на маркираната фигура може да стане с
команди от менюто на бутона - избира се Rotate or Flip:
- завърта фигурата наляво на 90°;
- завърта фигурата надясно на 90°;
- прави хоризонтален огледален образ (около вертикална ос);
- прави вертикален огледален образ (около хоризонтална ос).

Подреждане и групиране на фигурите

Създадените фигури могат да се подреждат една спрямо друга или спрямо текста,
като отначало те се изберат (щраква се вътре в тях).
От менюто на бутона или от контекстното меню се избира Order – излиза
подменю със следните команди:
– поставя избраната фигура върху (над) другите фигури;
– поставя фигурата под (зад) другите фигури;
– премества фигурата с едно ниво нагоре спрямо другите;
– премества фигурата с едно ниво надолу спрямо другите;
– поставя фигурата върху (над) текста на документа;
– поставя фигурата под текста на документа (като воден знак).
Подравняване на фигурите една спрямо друга се извършва, като предварително се маркират
желаните групи:
‫ ٭‬Избира се бутон Select Objects oт инструменталния ред Drawing;
‫ ٭‬Около фигурите, които ще се групират, с помощта на мишката се очертава правоъгълна
област (така че всички фигури за групиране да се обхванат изцяло – проверете дали
около всички фигури има квадратчета-манипулатори);
‫ ٭‬Щраква се бутон или от контекстното меню се избира команда Align or
Distribute;
‫ ٭‬Oт подменюто се избира команда за подравняване или равномерно подреждане (на
еднакви интервали) на маркираните фигури:
- подравнява фигурите вляво (спрямо най-лявата);
- подравнява фигурите хоризонтално в средата;
 - подравнява фигурите вдясно (спрямо най-дясната);
- подравнява фигурите нагоре (спрямо най-горната);
- подравнява фигурите вертикално в средата;
- подравнява фигурите надолу (спрямо най-долната);
- подрежда равномерно фигурите в хоризонтална посока;
- подрежда равномерно фигурите във вертикална посока.
При активиране на полето подравняването и равномерното подреждане
се извършва спрямо размерите на страницата (размерите на хартията, зададени в страница
Paper Size, а не в границите за текста, зададени в страница Margins на Page Setup). Когато
това поле е неактивно, подравняването и равномерното подреждаже се извършва спрямо
най-крайната маркирана фигура в съответната посока.
Освен това няколко фигури могат да се групират относително постоянно така, че да се
преместват заедно, запазвайки взаимното си разположение. Това се прави така:
- маркират се заедно всички фигури от бъдещата група с помощта на бутона Select
Objects (както при подравняване на фигурите, описано по-горе);
- Oт менюто на бутон се избира команда (или от контекстното меню се
избира Grouping и от подменюто се избира команда ). Избраните фигури се
ограждат с 8 общи манипулатори.
Възможно е след това групата да се раздели на съставящите я елементи (например с
цел редакция само на някой елемент). За целта се прави следното:
‫ ٭‬Maркира се групата фигури (щраква се в нея).
‫٭‬ Oт менюто на бутон (или от контекстното меню) се избира команда .
При това всеки елемент от групата се огражда с 8 индивидуални манипулатори (групата
е разбита).
‫ ٭‬Отново се избира бутонът , за да се деактивира режимът на селекция на обекти
(иначе показалецът на мишката остава във вид на стрелка даже и в текста на документа
– редактирането на текста е невъзможно).
След редактирането на някой елемент от разбитата група е възможно бързо да се
възстанови групирането:
° Избира се някой елемент от разбитата група;
° Oт менюто на бутон (или от контекстното меню) се избира команда –
групата се възстановява.
Но когато върху няколко съседни фигури ще се изпълнява само една операция, не е
необходимо те да се групират по описания начин – достатъчно е фигурите да се маркират
заедно с бутона Select Objects и да се изпълни операцията над тях.
 ТЕМА4 - EXCEL
Общи сведения
Програмният продукт Excel, работещ под управлението на Windows, e предназначен за
работа с електронни таблици, диаграми, бази от данни.
Електронните таблици представляват начин за представяне на информацията във вид
на двумерен масив, елементите на който могат да бъдат както начални данни, така и
резултати (функции на данни от други елементи). Едно от основните достойнства на
електронната таблица се заключава в това, че при промяна на някои данни всички резултати
се преизчислява автоматично.
Диаграмите (бизнес-графиките) са една графична интерпретация на данните от
таблиците и се използват за онагледяването им. Excel разполага с мощни средства за
автоматично създаване на разнообразни диаграми.
Базите от данни представляват друга форма на организация на данните - във вид на
поредица от записи с еднаква структура. И макар че Excel не разполага с развита система за
управление на релационни бази от данни, в средата на Excel могат да се създават и
поддържат бази от данни с големи възможности.
Стартирането на Excel може да стане от стартовото меню с команда "Programs" и в
излязлото подменю да се избере "Microsoft Excel" или с избиране на икона в Desktop.
Прозорецът на Excel (фиг. 4.1) горе има стандартните за Windows два реда - заглавен
и за менютата. Под тях е разположен стандартният инструментален ред, включващ бутони
за бързо избиране на често изпълняваните операции. Възможно е под него да се покажат и
други инструментални редове, което може да стане по два начина:
• От меню “View” се избира команда “Toolbars...”, която отваря диалогов прозорец за
избор на инструментални редове. След потвърждение с “ОК” показаните на произволно
място инструментални редове чрез влачене с мишката за заглавното поле могат да се
преместят горе или долу в прозореца.
• Чрез щракване с десния бутон в инструменталния ред излиза контекстно меню, от
което може да се избере показване или скриване на друг инструментален ред.
•

Фиг. 4.1. Елементи на прозорецa на Excel

Под инструменталния ред (или няколко инструментални редове) се намира

формулният ред , специфичен само за прозореца на Excel.
Долу се намира редът на състоянието, в лявата част на който се извеждат съобщения
за състоянието или указания за действие в момента. Дясната част включва шест полета за
индикация на режимите на клавиатурата (NUM - клавиш “Num Lock” за дясната цифрова
клавиатура; OVR - клавиш “Ins” за режим вмъкване/заместване; SCRL - клавиш “Scroll Lock”;
CAPS - клавиш “Caps Lock” за главни букви; FIX - фиксирана десетична точка, задава се с
Tools / Options / Edit / Fixed Decimal).
Един документ се създава чрез бутон "New" от инструменталния ред или от меню
"File" с команда "New". Създава се празна работна папка (Workbook) , имаща няколко
таблици (Worksheet) - броят им може да се зададе от меню "Tools" с команда "Options" в
страница "General" в поле "Sheets in New Workbook". Избирането на конкретна таблица от
работната папка на документа става чрез регистрите в лявата част на хоризонталния
скролер долу вляво (на фиг. 4.1 е избрана първа таблица - Sheet1).
В основната работна област на прозореца могат да се разположат една или повече
таблици, всяка от които е в отделен вторичен прозорец.
Структура на електронната таблица
Една таблица може да има максимум 16384 реда и максимум 256 колони. Общият
брой възможни клетки в таблицата е 16384 х 256 = 4194304 клетки.
Всяка клетка има свой адрес (референция),по който тя се идентифицира. Има два
начина (стила) за обозначаване на адресите на клетките :
♦ Стил А1 - колоните се обозначават с латински букви ( А,B,...Z,AA,AB,...BZ,...IV), а
колоните - с числа (1,2,...,16384). Адресът започва с буквеното обозначение на колоната,
последвано от числото, обозначаващо реда - например, първата клетка има адрес А1. Това
е най-често използвания стил.
♦ Стил R1C1 - и редовете, и колоните се обозначават с числа (например,
последната клетка има адрес R16384C256 - ред 16384, колона 256). Този стил се нарича
относителен, защото позволява относително адресиране спрямо текущата в момента клетка
(например, ако в момента активната клетка има адрес R5C3, адресът R[+4]C[-2] ще бъде на
клетка R(5+4)C(3-2), т.е. R9C1 ). Стилът R1C1 се използва предимно в макросите, при
програмиране на група от действия.

Фиг. 4.2 Елементи на формулния ред и на активната клетка

Превключването на стиловете става от меню “Tools” с команда “Options”, страница
“General” в поле “Reference Style” (в по-новите версии: в област “Settings” при активирано
поле “R1C1 reference style” се задава стил R1C1). Избраният стил се отразява в заглавните
полета за редовете и стълбовете на таблицата. На фиг. 4.2 е показан начинът на
обозначаване в стил А1. Вляво от таблицата срещу всеки ред стои адресно поле с номера
на реда; над всяка колона стои адресно поле с обозначението на колоната.
Въвеждане на информация в таблицата

В една клетка от таблицата може да бъде въведено:

- константа: числена, текстова и дата/време;

- формула за изчисление на резултат - функция на данни в други клетки;
- забележка (пояснение, коментарий за данните в клетката), която не се показва в
таблицата и не участвува в изчисленията.
 Преди въвеждането желаната клетка трябва да се активира (избере) чрез
щракване с мишката или с клавишите-стрелки (ако в момента не се редактира
съдържанието на някоя клетка). Активната клетка се огражда с черна дебела рамка
с квадратче (рамков маркер) в един от ъглите (вж. фиг. 4.2), а нейният адрес се
показва в лявото поле на формулния ред.

С помощта на клавиатурата (или чрез копиране на функции чрез команда Formila /

Paste Function в по-старите версии или чрез Insert / Function в по-новите версии) се
въвежда информацията, която се показва едновременно в дясното поле на формулния ред
(изцяло) и в клетката (частично, ако не се събира в клетката). За край на въвеждането се
натиска клавиш “Enter” или се щраква върху бутон “Enter” в средната част на формулния
ред - фиг. 4.2 (двата бутона се появяват във формулния ред само когато въвеждането е
започнало), или с клавишите-стрелки се минава в следващата клетка (но не и когато е
правена корекция във формулния ред).
Корекции на информация в клетка се прави, като тя се активизира и се щракне с
мишката във формулния ред на необходимото място за корекция. Накрая също се избира
“Enter”.

Числените константи в Excel могат да се въвеждат в една от следните форми:

а) Числа без експонент: съдържат само цифри, знак + или - ,точка за разделител
между цялата и дробната част. Примери : 25 , -5 , 68.24 .
б) Проценти: въведеното в клетката число 23.8% при изчисление се преобразува в
десетично число 0,238 .
в) Числа с експонент (научна форма): 2,54 . 10-7 се въвежда като 2.54Е-7 .
г) Дробни числа: в Еxcel числото 13,125 може да се представи и като дробно число
13 1/8 .
д) Парични стойности: вляво или вдясно на числото има паричен знак (зададен на
ниво Windows чрез програмата за регионални настройки “International” на програмна група
“Control Panel” в прозореца “Main”).
Особеност: десетичният знак се определя от настройката в “Regional Settings”
(отваря се така: бутон Start – меню Settings – избира се Control Panel и двукратно се
щраква Regional Settings). Aко в страница “Regional Settings” се избeрe Bulgarian, в
страница Number ще се покаже в полето Decimal simbol символ запетая. При тази
настройка десетичният знак е запетая (но ако в страница “Regional Settings” се избeрe
English (United States), десетичният знак е точка.
Текстовите константи могат да съдържат всички символи и имат дължина до 255
символа. Ако друг вид константа (числова, дата/време...) трябва да се въведе като текстова,
тя трябва да се предхожда от апостроф, например ‘28.9 , ‘14% , ‘$26 . Ако участвуват във
формула, текстовите константи трябва да се заграждат в кавички, например ”28.9” , ”14%” ,
$26” .
Константите за дата/време се въвеждат във формулния ред по няколко възможни
начина: 1.1.97 , 1-1-1977 , 01.01.97 , 1-jan-97 и т.н. Показването в клетката зависи от
избрания форматен код (по-долу ще бъде обяснен). В една клетка може да се запише
едновременно дата и час, разделени с интервал. За разделяне на часа, минутите и
секундите се използва двоеточие “:”. Пример: 1.1.1997 16:25 .
Забележките се въвеждат в клетките заедно с данните, но нормално не се показват на
екрана. В горния десен ъгъл на клетка, в която има забележка, има малко червено
квадратче(или триъгълниче) като индикатор. Въвеждане на забележка в активната клетка
става, като се избере от меню “Formula” команда “Note” - появява се диалогов прозорец
“Cell Note”, в който се въвежда текста на забележката. За преход на нов ред се натискат
“Ctrl+Enter”, ако е необходимо; за край на забележката - “Enter” или “OK”. В по-новите
версии на Excel забележка в активната клетка се въвежда от меню “Insert” с команда
“Comment”, а се показва при задържане на показалеца на мишката в клетката или от меню
“View” с команда “Comments” се показват всички забележки в таблицата.
 Редактиране на таблицата

Данните в клетка или област от клетки могат да бъдат редактирани - премествани,

копирани, изтривани. Предварително е необходимо желаните клетки да бъдат маркирани
(избрани). Една клетка се маркира чрез щракване с мишката в нея.
Правоъгълна област от няколко клетки се маркира чрез влачене с мишката от първата
клетка до диагонално разположената последна клетка. Същото може да стане като се
маркира първата клетка и при натиснат клавиш “Shift” се щракне на последната клетка. При
това всички маркирани клетки се ограждат с дебела черна рамка (на маркировката - вж. фиг.
4.2) и се показват инверсно (на черен фон) освен първата активна клетка от областта - тя
остава на бял фон.
Всяка нова маркировка отменя старата маркировка, но е възможно да се маркират
няколко области едновременно. Това става, като маркирането на следващите области се
извършва при натиснат клавиш “Ctrl”.
Маркиране на цял ред става чрез щракване на адресното му поле вляво, а маркиране
на цяла колона става чрез щракване на адресното й поле горе (вж. фиг.4.2).
Маркирането на цялата таблица може да стане чрез щракване в нулевото поле,
разположено горе вляво на пресичането на адресните полета на редовете и колоните (вж.
фиг.4.2).
Преместване
Маркираната клетка или област може да бъде преместена по два начина - с мишката
или с команди от меню “Edit”:
а) С мишката: показалецът на мишката се поставя върху рамката на маркировката (той
се превръща в стрелка, докато иначе е обемен кръст) и чрез влачене се премества до
желаното място. По време на влаченето маркерът става сива рамка с размерите на
преместваната област. Ако в новото място има данни, излиза запитване да се изтрият ли
тези данни (потвърждава се с “ОК” или се отменя преместването с “Cancel”).
б) От меню “Edit” се избира команда “Cut” (или с Ctrl и X) - маркираната област се
огражда с пунктирна мигаща рамка. На новото място се маркира област със същите
размери или се маркира само една клетка – горната лява. От меню “Edit” се избира команда
“Paste” (или с Ctrl и V) - съдържанието на маркираната област се премества на новото
място.
Преместване с вмъкване
Извършва се по аналогичен начин, както преместването, но по време на влаченето се
държи натиснат клавиш “Shift”. При това маркерът приема двойно Т-образна форма с
размерите на маркираната област. На новото място след отпускането на левия бутон и
“Shift” данните в клетките вдясно или долу се преместват, за да може да се вмъкне
маркираната за преместване област.
Копиране
Съдържанието на маркираната област може да се копира с мишката по два начина - в
съседни области или в произволно разположена област.
а) Копиране в съседни области става чрез влачене на рамковия маркер (квадратчето в
един от ъглите на маркираната област - при поставяне в него показалецът на мишката става
тънък кръст, а в клетката е обемен кръст). Влаченето може да обхване няколко съседни
области, т.е. копирането да се мултиплицира.
б) Копиране в несъседни области става чрез влачене на рамката на маркировката при
натиснат клавиш “Ctrl” (до показалецът се появява малко кръстче). Така се копира само на
едно произволно място (мултиплициране на копирането не е възможно).
в) Копиране е възможно и с команди от меню “Edit”, аналогично на преместването, но
вместо “Cut” се използва “Copy” за копиране на маркираната област в Clipboard (без триене
на оригинала). След маркиране на новото място (началната клетка или област с размери,
равни или кратни на размерите на оригинала) се избира Edit / Paste. Възможно е
мултиплицирано копиране, защото Clipboard запазва съдържанието си до изпълнение на
нова команда Cut или Copy.
 Копиране с вмъкване
Извършва се аналогично на копирането в несъседни области, но се държат натиснати
клавишите “Ctrl” и “Shift” при влаченето на рамката на маркировката.
Вмъкване (добавяне) на празни области
Празен ред се вмъква, като се маркира редът, над който ще се вмъква празния ред. От
меню “Edit” се избира команда “Insert”. При необходимост да се вмъкнат повече редове,
маркират се необходимият брой редове и се избира “Edit / Insert”.
Празна колона (колони) се вмъкват аналогично: маркира се колона (или необходимият
брой колони), вляво на която (които) ще се вмъква. От меню “Edit” се избира команда
“Insert” - вляво се вмъкват толкова колони, колкото са били маркирани.
Област от клетки се вмъква, като се маркира област със същите размери, над или
вляво на която ще се вмъква. От меню “Edit” се избира команда “Insert...” - излиза диалогов
прозорец с четири опционни команди (“радио-бутони” - избира се само един):
- Shift Cells Right: при вмъкването измества надясно маркираните клетки и
останалите дясностоящи на тях;
- Shift Cells Down: при вмъкването измества надолу маркираните клетки и стоящите
под тях;
- Entire Row: вмъква празен ред (редове) над реда с маркираната област;
- Entire Column: вмъква празна колона (колони) вляво на маркираната област.

Изтриване на съдържанието на област

Изтриване съдържанието на маркирана област може да стане по два начина - с
клавиатурата: след маркиране на клетките се натиска клавиш Delete. Същото може да стане
и с команда “Clear” от меню “Edit” или от контекстното меню, което се отваря чрез щракване
с десния бутон на мишката. При това излиза диалогов прозорец за избор какво да се трие в
маркираната област:
- All - изтриват се едновременно данните, форматите и забележките,
- Formats - изтриват се само форматите на клетките,
- Formulas - изтриват се данните (константите и формулите),
- Notes (Comments) - изтриват се само забележките.

Премахване на клетка или област от клетки

Отстраняване на маркирана област може да стане с команда “Delete” от меню “Edit”
или от контекстното меню, при което излиза диалогов прозорец за избор как да се празното
място след отстраняване на маркираните клетки: Shift cells left - дясно стоящите клетки
запълват освободеното място; Shift cells up – клетките отдолу запълват мястото; Entire row
– премахват се целите редове на маркираната област; Entire column – премахват се цели
колони, в които е маркираната област.
Въвеждане на формули
За изчисляване на резултати от данни на други клетки в определена клетка се записва
формула. Всяка формула започва със знака “равенство" (=). Формулите могат да съдържат
константи, референции (адреси), имена, таблични функции, свързани с оператори (знаци за
операции). Например, на фиг. 4.2 в клетка С6 е въведена формула =А6 + В6 , която
изчислява сумата от числата в клетки А6 и В6 .
Референциите представляват адреси на клетки или области от таблицата. Тяхната
форма зависи от избрания стил. Най-често използваният стил А1 позволява три метода
за адресиране, които имат значение само при копиране на формулата в други клетки .
• Абсолютно адресиране: пред координатата на реда и колоната стои символ $.
Пример: $А$3 - където и да се копира, винаги ще дава референция към клетка А3.
• Относително адресиране: не се поставя специален символ пред координатите на
реда и колоната. Пример: D3 - при копиране надясно или наляво координатата на
колоната се променя с относителния брой прескочени колони; при копиране надолу или
нагоре в таблицата координатата на реда се променя.
 • Смесено адресиране: едната координата е абсолютно адресирана, а другата -
относително. Примери: $D3 - при копиране наляво или надясно не се променя, нагоре
или надолу - променя се координатата на реда; C$4 - при копиране нагоре или надолу
не се променя, наляво или надясно - променя се колоната.
На фиг. 4.3 са показани примери за копиране на формули с различни начини на
адресация в други клетки. Клетката, от която излизат стрелки, съдържа формулата-
източник.

Фиг. 4.3 Копиране на формули, съдържащи данни с различно адресиране

Ако формулата съдържа адрес на клетка от друга страница на работната папка, пред
адреса на клетката се указва страницата, разделен със символ “удивителна” – например
адрес на клетка В9 от страница Sheet3 се указва с Sheet3!В9 .

Клетка или област от таблицата може да бъде наименована и във формулите

вместо референция да се използва името. Това облекчава съставянето и
проверката на формулите.

Имената на клетки или области трябва да отговарят на следните условия:

- да започват с буква и да съдържат само букви, цифри и символите . ? \ _
- да имат не повече от 255 символа.
При въвеждането или редактирането на един адрес методът за адресиране много
лесно се променя с натискане на функционалния клавиш F4 – например за адрес А1
натискането на F4 ще го преобразува в $А$1, после в А$1, после в $А1, после в А1…
Преди използване във формула името трябва да бъде дефинирано така:
а) маркира се клетката или областта, която ще се именува;
б) от меню “Insert” се избира команда “Name”, в подменюто се избира “Define”;
в) в диалоговия прозорец на командата в лявото поле “Names in Sheet:” са показани вече
съществуващите имена в таблицата;
г) в поле “Name:” се въвежда името на клетката или областта (избрира се така, че да не
съвпада с някое съществуващо име);
д) в поле “Refers to:” автоматично се изписва референцията (координатите) на
маркираната клетка или област - ако трябва, коригира се;
е) потвърждава се избраното име и референция с “ОК” (за последно име - прозорецът се
затваря) или с “Add” - прозорецът остава след потвърждението и може да се въведе име и
референция за следваща клетка или област.
Операторите са съставна част на формулите в клетките за изчисляване на
необходимите резултати. Според вида на операциите, които обозначават, операторите се
делят на четири основни групи:
- аритметични оператори,
- текстови оператори,
- референтни оператори,
- оператори за сравнение.
1. Аритметичните оператори имат за операнди числа и дават резултат също
число. Използват се следните символи: за събиране (+), изваждане (-), умножение (*),
деление (/), степенуване (^) и преобразуване на процент в число (%). Например 30 % ^ 2
дава резултат 0,32 = 0,09 .
 2. Текстовият оператор е единствен - конкатенация (&) и служи за слепване на два
текста. Например, ако в клетка $А$4 има текст “ДОХОД”, формулата
=”ГОДИШЕН ” & $А$4 дава резултат текст ”ГОДИШЕН ДОХОД” .
3. Референтните оператори имат за аргументи и дават резултат координати
(адреси) на клетки или области (референции към тези области). В тази група влизат:
а) Оператор за дефиниране на блок. Използва се символ двоеточие “:” . Например,
клетките D2, D3, E2, E3, F2, F3 образуват блок, който се обозначава D2:F3.
б) Оператор за пресичане (сечение) на области. Използва се символ “интервал”. Дава
резултат подобласт (част) на областите-аргументи, която едновременно принадлежи на
всички аргументи. Пример: D2:F3 E1:E6 дава резултат E2:E3 .
в) Оператор за обединение на области. Използва се символ “запетая” (,). Дава резултат
всички клетки, които принадлежат поне на една от областите-аргументи. Пример:
D2:F3,E1:E6 дава резултат E1, D2, E2, F2, D3, E3, F3, E4, E5, E6 .
4. Операторите за сравнение дават резултат логическа стойност TRUE (истина),
ако условието се изпълнява, или FALSE(лъжа) в противен случай. Използват се символите
< , <= (за ≤ ) , = , <> (за ≠ ) , > , >= (за ≥ ) . Пример: А2 < 2.4 дава резултат TRUE , ако
клетка А2 съдържа число, по-малко от 2,4.

Когато в една формула има няколко операнда, ако няма скоби, те се изпълняват
отляво надясно според тяхното старшинство (аналогично на формулите в
математиката):

оператор означение старшинство

Дефиниране на блок : най-старши
Пресичане на области интервал
Обединение на области ,
Преобразуване на процент в число %
Степенуване ^
Умножение, деление */
Събиране, изваждане + -
Конкатенация &
Сравнение < <= = >= > най-младши
Таблични функции. В Excel има два вида функции - таблични и макрофункции, но във
формулите могат да се използват само табличните функции. Има вградени общо 250
таблични функции, групирани в 10 класа, според предназначението си:
- All - всички 250 функции,
- Math & Trig - 20 функции за математически изчисления,
- Financial - 20 функции за финансови изчисления,
- Statistical - 70 статистически функции,
- Lookup & Reference - 20 функции за търсене и адресиране на клетки о области,
- Database - 20 функции за работа с бази от данни,
- Date & Time - 20 функции за работа с дати и време,
- Text - 24 функции за работа с текстова информация,
- Logical - 6 логически функции,
- Information - 20 функции за получаване на различна информация за данните в
таблицата.

Във формулите функциите се въвеждат, като след името обезателно следват

скоби за аргументите - даже и да не са необходими (така Excel разбира, че това е
име на функция). Например логическите функции TRUE и FALSE се въвеждат така:
TRUE() и FALSE() .
 За да не се допусне грешка при въвеждането на името или аргументите, препоръчва
се табличните функции да се копират със специална команда “Paste Function” от меню
“Insert” (или меню “Formula”за по-старите версии). За целта се прави следното :
1. Активизира се клетката, в която ще се въвежда формулата.
2. Въвежда се знак = и други елементи от формулата, ако има такива.
3. Избира се бутон от формулния ред или от меню “Insert” се избира команда
“Function” . Излиза диалогов прозорец на редактора за функции - стъпка 1 (фиг. 4.4).
4. От лявото списъчно поле “Function Category” се избира класът, в който е желаната
функция. При това в дясното поле се показват функциите на този клас.
5. В дясното поле “Function Name” се избира желаната функция. При това отдолу се
изписва нейното предназначение и аргументите й.

Фиг. 4.4 Избор на функция

6. С бутон “OK” се преминава на стъпка 2 за задаване на аргументите на функцията и

след това с бутон “OK” се приключва въвеждането.
Пример : да се състави таблица за изчисление на средния успех на студенти.
Избират се клетки за данните (фиг. 4.5 - колони А и В за име и факултетен номер на
студента, колони C, D, E ,F за оценките по дисциплините и колона G за резултата - средния
успех.

Фиг. 4.5 Изчисление на средно-аритметично

За изчисление на средно-аритметично може да се използва табличната функция
“AVERAGE” от група “Statistical”. В клетката G3 с резултата за първия студент се въвежда
формулата:
= AVERAGE(C3:F3)
Тази формула се копира в останалите клетки за резултатите G4 , G5 и G6.
Валидност на данните
Интересна особеност на данните в този пример е, че оценките могат да бъдат само в
интервала от 2 до 6. Excel притежава средство за въвеждане само на коректни данни. За
целта първо се маркира областта C3:F6 за оценките, след това от меню “Data” се избира
“Validation” – излиза прозорец “Data Validation” за задаване на параметри за валидност и
съобщения с три страници.
В страница “Settings” (фиг. 4.6) се задават настройките за валидност.
 Фиг. 4.6 Задаване на критериите за валидност на данните

В поле “Allow” се избира видът на критерия за валидност на данните:

• Any value - всякаква стойност,
• Whole number - отделно число,
• Decimal - десетично число,
• List - списък,
• Date - дата,
• Time - време (час, минути, секунди),
• Text length - дължина на текст,
• Custom - потребителски критерий.
В поле “Data” се задава начинът за задаване на критерия:
• between - в интервала между две стойности,
• not between - извън интервала между две стойности,
• equal to - равно на зададена стойност,
• not equal to - различно от зададена стойност,
• greater than - по-голямо от зададена стойност,
• less than - по-малко от зададена стойност,
• greater than or equal to - по-голямо или равно на зададена стойност,
• less than or equal to - по-малко или равно на зададена стойност.
В следващите полета “Minimum”, “Maximum” (или “Value”) се въвеждат желаните
стойности за критериите.
В страница “Input message” (фиг. 4.7) се задава заглавието и текстът на съобщението,
което да се появява в малко прозорче до клетката, когато тя е активна.

Фиг. 4.7 Задаване на указание за потребителя при въвеждането на данни в клетката.

В страница “Error Alert” (фиг. 4.8) се задава видът и съдържанието на предупре-
дителното съобщение, което да се изведе при въвеждане на некоректна стойност.
 Фиг. 4.8 Задаване на съобщението при въвеждане на некоректна стойност

С така зададените критерии и съобщения (фигури 4.6 – 38) за конкретния пример (фиг.
4.5) при въвеждане на някоя оценка ще излиза упътване (фиг. 4.9), а при въвеждане на
некоректна стойност – съобщение (фиг. 4.10).

Фиг. 4.9
Фиг. 4.10
Според избрания стил в полето “Style” в страница “Error Alert” (фиг. 4.8) при
въвеждане на невалидна стойност Excel реагира различно:
Stop - не допуска въвеждане на невалидна стойност. В диалоговия прозорец
(подобен на този от фиг. 4.10) има бутон “Retry” за повторение на въвеждането и бутон
“Cancel” за отказване (възстановява предишната стойност, ако има такава въведена).
Warning - допуска въвеждане на невалидна стойност. В прозореца (фиг. 4.10) с
бутон “Yes” се продължава с въведената невалидна стойност, с бутон “No” се повтаря
въвеждането на нова стойност или с бутон “Cancel” се отказва въвеждането.
Information - информира за въведена невалидна стойност и допуска въвеждане
й. С бутон “ОК” се потвърждава въведената стойност, с бутон “Cancel” се отказва
въвеждането.

Изчисление на суми
Освен табличната функция SUM(aргумент1, аргумент2,...) за изчисление на суми,
Excel предлага и по-удобно средство - бутон Σ от стандартния инструментален ред.
След въвеждането на данните сумирането става така:
- Маркира се клетката за сумата.
- Избира се бутон Σ - в клетката автоматично се въвежда формула “=SUM(...)”. При
това Excel предлага аргумент за сумиране областта с числа над или вляво от активната
клетка: областта се огражда с мигаща рамка и във формулата автоматично се изписва
нейния адрес (фиг. 4.11).

Фиг. 4.11 Изчисление на сума с бутон Σ
- Ако предложената област за
сумиране съвпада с желаната, натиска се
“Enter”.
- Но ако предложената област за
сумиране не съвпада с желаната, тя
може да се коригира чрез влачене с
мишката - новата област автоматично се
обгражда с мигаща рамка и нейния адрес
(референция) се появява във формулния
ред като аргумент на сумата.

При необходимост да се сумират данни от няколко области в обща сума, следващите

области се избират чрез влачене с мишката при натиснат клавиш Ctrl . Ако има клетки, общи
на две избрани области, тези клетки ще участвуват два пъти в сумата.
Когато в активната клетка за сумиране има числови данни както в колоната над
клетката, така и в реда вляво на нея, Excel предлага колоната.

Логически функции и формули

Логическите функции служат за изчисление на логически стойности - TRUE (истина)
или FALSE (лъжа). Логическите формули се изграждат от отношения (оператори за
сравнения), логически функции и логическите константи TRUE и FALSE.
В Excel има шест логически функции, две от които съвпадат с логическите константи -
TRUE() и FALSE().
1. Отрицание (“НЕ”): NOT (логическа стойност)
Дава резултат отрицание на аргумента : NOT(TRUE) = FALSE , NOT(FALSE) = TRUE.
2. Логическо умножение (“И”): AND (аргумент1, аргумент2,...)
Дава резултат TRUE само когато всички аргументи са TRUE : и аргумент1=TRUE, и
аргумент2 = TRUE, и всички останали аргументи са = TRUE.
3. Логическо събиране (“ИЛИ”): OR (аргумент1, аргумент2,...)
Дава резултат TRUE ,ако поне един аргумент е TRUE : или аргумент1=TRUE, или
аргумент2 = TRUE, или някой друг аргумент е = TRUE.
4. Условен оператор : IF (условие , стойност1 , стойност2 )
Дава резултат = стойност1 , ако условието се изпълнява (т.е. първият аргумент дава
резултат TRUE), или резултатът е = стойност2 , ако условието не се изпълнява ( първият
аргумент е FALSE).
Пример 1: баланс на филиалите на една фирма. Печалбата се изчислява като разлика
от приходите и разходите, но само ако приходите са по-големи от разходите. Аналогично,
загубата е разликата разходи минус приходи, ако разходите са по-големи от приходите.
Данните се въвеждат в таблица - фиг. 4.12.
В клетка D3 за печалбата на първия филиал се въвежда формула
= IF (B3 >= C3 ; B3 - C3 ; ””).

Фиг. 4.12 Пример 1

Най-добре е функцията да се въведе чрез редактора на функции – избира се клетка D3
и с бутон “fx” се отваря прозорец “Paste Function” и в него се избира функция IF. (Възможно е
функцията да се избере от лявото поле на формулния ред: след въвеждане на знака = в
лявото поле се показва последната използвана функция; с бутона-стрелка се отваря
списъчно поле с най-често използваните функции; ако желаната функция липсва, избира се
“More Functions…” – излиза прозорец “Paste Function” както на фиг. 4.4). Излиза прозорец –
фиг. 4.13, който чрез влачене се премества надолу така, че да се виждат клетките, които
участвуват във формулата.

Фиг. 4.13 Задаване на аргументите на функция

Последователно се въвеждат трите аргумента, като вместо от клавиатурата адресът
на желана клетка се избира чрез щракване в клетката (Excel автоматично въвежда адресът,
а другите знаци > = - “ се въвеждат с клавиатурата). Вдясно до аргумента Excel изчислява
стойността с конкретните данни в клетките, което позволява да се открият грешки във
формулата още докато се въвежда.
За избор на следващия аргумент се натиска клавиш “Tab” или се щраква в полето му.
При това в прозорчето (над бутоните “OK” и “Cancel”) излиза обяснение на аргумента (на
фиг. 4.13 е избран първия аргумент “Logical test”).
Бутон “ОК” или клавиш “Enter” завършва въвеждането на формулата.
Аналогично, в клетка E3 се въвежда формула
= IF (C3 >= B3 , C3 - B3 , ””) .
Двете клетки D3 и Е3 се маркират заедно и се копира тяхното съвържание в областта
под тях D4:E6 чрез влачене с мишката на рамковия маркер.
Вторият и третият аргумент на оператора IF могат да бъдат константи, адреси,
функции, вкл. и оператор IF (т.е. може да се вгражда един в друг оператори IF).
Когато някой аргумент съдържа функция и желаем тя да се въведе с редактора за
функции, най-добре е тя да се остави за въвеждане накрая, защото при избиране на бутон
прозорецът на започнатата функция се затваря, а се отваря нов (за новата функция).
Пример 2: таблица за студентите, получаващи стипендия.
Условията за получаване на стипендия са :
- ако студентът има успех над 5,50 , получава стипендия за отличен успех с размер 0,8
от минималната работна заплата за страната;
- ако студентът има месечен доход на член от семейството до 0,9 от минималната
работна заплата за страната и има среден успех над 4,00 , получава социална стипендия в
размер 0,6 от минималната работна заплата за страната.

Съставя се таблица - фиг. 4.14.

Фиг. 4.14 Пример 2

 В клетката E3 за първия студент се въвежда формула за изчисление на размера на
стипендията :
=IF(D3>=5.5;0.8*$F$3,IF(AND(C3<=0.9*$F$3;D3>=4);0.6*$F$3;” ”))
Формулата се копира в другите клетки Е4:Е6 за резултатите.
От примера се вижда използването на абсолютно адресиране: в клетка F3 стойността
на минималната заплата - обща за цялата таблица. За да се запази неизменен адресът на
тази клетка при копиране на формулата, в нея участвува абсолютният адрес $F$3 .

Търсене по цел и итерационни изчисления

В някои случаи е известен резултатът y на функция y = f(x) , a се търси стойността на
аргумента х . Когато е невъзможно да се определи обратната функция x = F(y), може да се
използва командата “Goal Seek” от меню “Formula”, с помощта на която Excel прави
последователни приближения (итерации) от зададена начална стойност с променяща се
стъпка до получаване на желания резултат.
Пример: определяне на периодичната месечна вноска за лихвено капиталовложение
при зададена годишна лихва 10% и начална сума (вноска) 2000 - за получаване на желана
крайна сума 30000 след определен период ( 8 месеца).
Може да се използва табличната функция FV от група “Finacial”
FV(лихва, брой периоди, периодична вноска, начална сума, падеж)
Особеност на финансовите функции от група “Finacial” е, че вноските (начална и
периодична) за получателя трябва да се задават със знак минус, а изтеглените суми - със
знак плюс. По тази причина във формулата за изчисление на крайната сума (фиг. 4.15)
третият и четвъртият аргументи са със знак минус.
Въвеждат се данните в таблицата, като в клетката C3 за търсената стойност на
месечните вноски се въвежда някаква начална стойност (колкото по-близка е до
действителната, толкова итерационният процес ще завърши по-бързо).

Фиг. 4.15 Пример за търсене по цел

След като се въведат данните и формулата, се маркира клетката Е3 с формулата за
крайната сума (желания резултат) и от меню “Formula” се избира команда “Goal Seek”.
В прозореца (фиг. 4.16) се въвежда :
Set Cell : $E$3 - адрес на активната
клетка за желания резултат ;
To value : 30000 - въвежда се
желаната крайна сума ;
By changing cell : C3 - резултатът да се
получи чрез промяна на тази клетка.
Фиг. 4.16 Задаване на целта
Търсенето се стартира с бутон “ОК”. Резултатът се показва в прозорец “Goal Seek
Status” (фиг. 4.17) :

Фиг. 4.17 Резултатът от търсене по цел

 Goal Seeking with Cell E3 : Стойност - цел : 30000
Цел на търсенето : с клетка Е3 Current Value : $30,000.00
found a solution : открито е решение Текуща стойност : 30 000 лв
Target Value : 30000
В клетката С3 , която Excel е променял итеративно, се показва търсената сойност за
получаване на желания резултат в клетката-цел E3 - за примера стойност 2344.66 . Този
резултат може да се фиксира (възприеме) или да се отхвърли с бутоните в прозореца “Goal
Seek Status”:
- “OK” - след приключване на търсенето по цел се замества началната стойност в
клетка С3 (2000) с новата намерена стойност (2344.66);
- “Cancel” - не променя началната стойност;
- “Step” - изчисляването на крайната стойност продължава по стъпки;
- “Pause” - изчисляването се прекъсва. Надписът на бутона става “Continue”.
Excel предлага и друго средство за организация на итерационни изчисления. Ако една
формула директно или индиректно се обръща към себе си, Еxcel не може да я обработи по
нормален начин, понеже всяка формула очаква резултата от другата.
Пример: нека балансът на фирма от фиг. 4.12 да се допълни с колона “премии”, които
се дават на работниците като процент от чистата печалба, а тя от своя се изчислява като
разлика на приходите минус разходите минус премиите - фиг. 4.18. Получава се зацикляне:
резултатът в клетка Е3 не може да се изчисли, докато не се получи резултатът в клетка D3,
а той не може да се изчисли, докато не се получи резултатът в клетка Е3.

Фиг. 4.18 Пример за итерационно изчисление

При откриване на грешки във формулите Excel извежда съобщение (фиг. 4.19), че не
може да се изчисли по формулата и посочва няколко възможни причини – в случая “…
creating a circular references” (създадени са циклични обръщения). При избиране на бутон
“ОК” Excel маркира със сини стрелки клетките, образуващи цикъла и извежда помощна
информация; с бутон “Cancel” не се маркира цикъла, а се затваря прозореца.

Фиг. 4.19 Предупредително съобщение за грешна формула

Ако се разрешат итерационните изчисления, Еxcel прави опит да достигне по метода
на пробите. За целта от меню “Оptions” се избира команда “Calculations” и се активира
поле “Iteration”. Излиза прозорец “Calculation Options”, в който Excel предлага изпълнението
на 100 последователни приближения (итерации) със стъпка на изменение на величините
0,001. Броятитерации може да се промени в поле “Maximum Iterations” и стъпката в поле
“Maximum Change” в същия прозорец. След потвърждение с “ОК” итерациите започват.
Резултатите се показват в клетките - в примера: получава се “печалба” в клетка D3 = 69.05 ,
“премии” в клетка Е3 = 3.91 .
Разрешението на итерациите чрез поле “Iteration” се отнася за цялата активна
таблица. Когато в последната има повече итеративни цикли, необходимо е всички формули
да бъдат въведени предварително, а на всяко съобщение “Cannot resolve circular references”
се отговаря с “ОК”. След разрешение на итерациите (активира се поле “Iteration”) Excel
извършва едновременно всички итерационни изчисления с общ брой итерации и обща
стъпка.

Форматиране и изобразяване
Данните в таблицата се съхраняват в паметта с максимална точност, но има
възможност да се показват на екрана в клетката в желания от потребителя вид. Това става с
помощта на формати за изобразяване на съдържанието на клетките. Има възможност да се
зададе както форматиране на съдържанието, така и начинът за показване в клетката - избор
на шрифт, рамка, цвят и др.
Форматният код на една клетка задава начина на извеждане на екрана на
съдържанието на клетката. Той представлява поредица от специални символи -
позиционери.
Има един специален форматен код “General” - съдържанието на клетката се показва в
таблицата така, както е въведено.
Във форматните кодове за числата се използват следните позиционери:
0 - позиционер за цифра, в позицията винаги се извежда цифра, вкл. и незначеща нула;
# - позиционер за цифра, незначеща нула не се извежда;
? - позиционер за цифра, незначеща цифра се извежда със символа * ;
. - десетичен знак ;
, - разделител между хилядите, милионите, милиардите... :
Е или е - за числа в експоненциална (научна) форма;
/ - разделител в остатъка на дробните числа;
% - процент.
Примери :
съдържание 2/3 23 1567.4 38 4.125 0.258 -26367025
форматен код 0.000 0.00 #,##0.00 ????0 # ?/? 0.00% 0.00Е+00
показва се 0.667 23.00 1,567.40 ***38 4 1/8 25.80% -2.64Е+07
Форматните кодове за дата и време могат да съдържат следните позиционери :
d - показва деня от датата като число без водеща нула;
dd - показва деня като двуцифрено число с водеща нула;
ddd - показва деня като трибуквено съкращение на английското име (Mon - Sun);
dddd - показва деня от седмицата с пълното английско име ( понеделник - Monday);
m - показва месеца от датата като число без водеща нула;
mm - показва месеца като двуцифрено число с водеща нула;
mmm - показва деня като трибуквено съкращение на английското име (Jan - Dec);
mmmm - показва месеца с пълното английско име;
yy - показва годината само с две цифри (97);
yyyy - показва годината с четири цифри (1997);
h - показва часа без водеща нула;
hh - показва часа с водеща нула.
Аналогично на часа се задава форматирането за минутите и секундите: m , mm ; s, ss.
Форматните кодове за текст са два, а освен това може да се задава и цвят за
изобразяване на информацията в клетката:
”текст” - на това място ще се изведе текстът в кавичките (но без самите кавички);
@ - на това място ще се изведе текстът, въведен в клетката;
[black] (черен), [white] (бял), [red] (червен), [green] (зелен), [blue] (син), [yellow] (жълт),
[zian] (светло син) - избира съответния цвят.
Примери :
съдържание 1234567.25 март 2/5/1997 04:4 -605
форматен код #,##0.00 ”лв” ”месец ”@ d/m/yy h:mm #,##0;[Red](#,##0)
показва се 1,234,567.25 лв месец март 2/5/97 4:04 (605) в червен цвят
 В една клетка може да има както числови, така и нечислови данни. За форматиране на
такава разнородна информация в Excel е възприет принципът на обобщения форматен
модел, който може да съдържа до четири форматни кода за:

<положителни числа> ; <отрицателни числа. ; <нула> ; <текст>

Моделът включва 4 форматни кода, разделени със символ “точка-запетая” (;). Според вида на
данните Excel използва съответния форматен код.
Когато в обобщения форматен модел има по-малко от 4 кода, се спазват
следните правила:
1. Ако има един форматен код, той се използва за всички числа - положителни,
отрицателни и нула. Текстът не се форматира (извежда се, както е въведен).
2. Ако има два кода за числа , първият е за положителните числа и нулата, вторият е
за отрицателните числа. Текстът не се форматира.
3. Ако има код за текст, в сила остават първите две правила за форматния код на
числата.
4. За да се забрани изобразяването на данни, съответното поле в обобщения
форматен модел се оставя празно, но разделителите (;) остават. Например, за да се
забрани извеждането на нули и текст, се задава форматен модел 0.00 ; -0.00 ; ; .
Цялостно забраняване на извеждането на нули във всички клетки на таблицата става
от меню “Options” с команда “Display”, като се деактивира полето “Zero Values”.
Задаването на форматните кодове за клетка или област от клетки може да стане
по следната процедура:
• Маркират се клетките, които подлежат на форматиране. Форматирането може да
стане преди или след въвеждането на данните.
• От меню “Format” се избира команда “Cells”. Диалоговия прозорец (фиг. 4.20) има 6
страници:

Фиг. 4.20 Форматиране показването на данните в клетка

∗ Number - задаване на форматни кодове за числа и текст,
∗ Alignment - подравняване на данните в клетките,
∗ Font - избор на шрифт,
∗ Border - задаване на рамки за клетките,
∗ Patterns - задаване на шарка и цвят на фона в клетките,
∗ Protection - защита на данните в клетките.
• Избира се “Number”. Страницата вляво има списъчно поле “Category” , в което се
избира видът на данните:
- General без форматиране (както са въведени, така се показват в клетката),
- Number за обикновени числа,
- Currency за парични стойности (положителни и отрицателни, вид валута),
- Accounting за парични стойности (само за вид валута),
- Date за дата,
 - Time за време (час, минути, секунди),
- Percentage за проценти,
- Fraction за дроби,
- Scientific за числа в експоненциална (научна) форма,
- Text форматни кодове за текст,
- Special за специални форматни кодове,
- Custom за потребителски форматни кодове.
• Необходимият форматен код се избира в дясната част (специфична за всеки вид).
Горе вдясно в поле “Sample” се показва пример на форматиране с избрания код.
• Ако е необходимо, правят се корекции в избрания форматен код или се въвежда нов
форматен код.
• Потвърждава се избраният форматен код с клавиш “Enter” или с бутон “OK” .
Форматирането може да стане по-бързо и с бутони от инструменталния форматен ред
“Formatting Toolbar”.

Диаграми
Диаграмите (бизнес-графиките) служат за онагледяване на табличните данни.
Графичното им представяне позволява по-лесното им възприемане и оценка, онагледява
тенденциите в данните.
Excel автоматично създава диаграми въз основа на данни в таблица. Това става с
помощта на програма Chart Wizard (редактор на диaграми), с която на 5 стъпки се избира
тип на диаграмата и се задават нейните елементи.
Могат да се изберат 14 основни типа диаграми - площни (area), стълбови, колонни
(column), линейни (line), кръгови (pie), пръстеновидни (doughnut),радарни (radar),
функционални y=f(x) (XY scatter), повърхностни (surface), гредоредови (bar), комбинирани,
мрежови, точкови. Всеки основен тип има по няколко варианта - общо Excel предлага 88
вида диаграми.
Според документирането диаграмите могат да бъдат:
а) вградени в таблицата (еmbedded) - съхраняват се във файлове от тип .XSL.
б) отделни (separated) - съхраняват се във файлове с разширение .XSC ,

но винаги една диаграма е свързана с конкретна таблица и промяната на данните в

таблицата водят до промяна на диаграмата.

Всички диаграми, с изключение на радарната и кръговата, се строят в правоъгълна

координатна система. Както в математиката по оста Х (обикновено хоризонталната, но
може да бъде и вертикалната - за гредоредните диаграми) се нанася независимата
променлива, наречена тук категория (ос Х за категориите - Category).
По оста Y (вертикалната, но при гредоредните се разполага хоризонтално) се
разполага зависимата променлива стойностите (ос Y за стойностите - Value).
При тримерните ( 3D- ) диаграми X и Y осите са за независимите променливи, ос Z за
стойностите (вертикалната ос).
Група свързани данни (двойка редове или стълбове - за Х и Y) образуват даннова
серия (серия от данни - Data Series). Всяка точка от нея има съответна категория Х и
стойност Y.
Трябва да се отбележи, че в Excel-диаграмите понятието математическа
(функционална) зависимост между променливите Х и Y не е задължителна (може да не
съществува зависимост y = f(x) ), нещо повече - независимата променлива Х (категориите)
може да бъде от нечислов (дискретен) тип. По тази причина за повечето типове диаграми по
оста Х всички даннови серии са разположени равномерно (на еднакво разстояние. При
данни с функционална зависимост y = f(x) се използва тип диаграма “XY scatter” - само при
този тип разстоянието между данновите серии е пропорционално на аргумента х.
Пример: в таблицата на фиг. 4.21 редовете 2 и 3 образуват първата даннова серия
(“година” - “оборот”), а редовете 2 и 4 - втората даннова серия (“година” - “печалба”). Х –
категориите (независимата променлива Х) е разположена в ред 2 (“година”) на таблицата.
 Фиг. 4.21 Пример - данни за диаграма
Етапите за създаване на една диаграма са :
1. Маркира се областта с данните - по възможност заедно с надписите на редовете
или колоните (но без заглавието на цялата таблица) - за примера от фиг. 4.21 се маркира
областта A2 : F4 .
2. Щраква се върху бутона “Chart Wizard” в стандартния инструментален ред -
при това маркираната област се огражда с мигаща пунктирна рамка.
3. Излиза диалогов прозорец “ChartWizard - Step 1 of 4 – Chart Type” (стъпка 1) -
фиг. 4.22 за избор на тип на диаграмата.

Фиг. 4.22 Стъпка 1: избор на тип и под-тип диаграма

В лявото списъчно поле “Chart Type” се избира един от 14 основни типове диаграми и
един от предложените варианти (подтипове) в дясното поле “Chart sub-type”.
За конкретни данни не всички типове диаграми са подходящи. Например, данни за
периодични процеси (температура на болния през определен период от време) се
представят добре с диаграма от тип “Radar”; за данни, описващи части (проценти) от цяло
подходящи са диаграми от типове кръгови (pie) и пръстеновидни (doughnut).
С бутон “Press and Hold to View Sample” (задържа се натиснат левия бутон на
мишката продължително) се показва пример на диаграмата с конкретните данни за
избрания тип и подтип.
Долу в диалоговите прозорци на “ChartWizard” има бутони “Cancel” за пре-кратяване,
“<Back” за преход към предната стъпка (засега неактивен - това е стъпка 1), “Next>” за
преход към следващата стъпка и “Finish” за преход към последната стъпка.
Избира се “Next>”.
4. Излиза прозорец “ChartWizard - Step 2 of 4 – Chart Source Data” (стъпка 2) - фиг.
4.23 за определяне на данновите серии. В страница “Data Range” се проверява областта с
данните за диаграмата (в едноименното поле) и посоката на организация на данновите
серии (в поле “Series In”) – по редове (Rows) или по колони (Columns). В прозореца се
показва бъдещата диаграма с конкретните данни.
 Фиг. 4.23 Стъпка 2: организация на данновите серии
В страница “Series” (фиг. 4.24) се задава обозначаването на данновите серии. В поле
“Name” се показва областта за имената на данновите серии в легендата (за примера
“оборот” и “печалба”) – ако трябва, копигира се. В поле “Values” се показва (ако трябва,
коригира се) областта с данните. За да не пречи диалоговия прозорец при задаване на
областта, с бутон временно прозорецът се свива до ред, а после със същия бутон отново
се разширява.

Фиг. 4.24 Задаване на етикети на данновите серии

Данновите серии могат да бъдат означени с етикети (за примера – с данните в ред 2
“година”) - в поле “Category(X) axis labels” се въвежда областта с етикетите (преди това
данновите серии само са номерирани.
С бутон “Next>” се минава към следващата стъпка.
5. Излиза прозорец “ChartWizard - Step 3 of 4 – Chart Options” (стъпка 3) - фиг. 4.25
за оформление на диаграмата.
 В страница “Titles” се въвежда общото заглавие за диаграмата – в поле “Chart title”; в
поле “Category (X) axis” се въвежда наименованието по оста Х, а в поле “Value (Y) axis”
– наименованието по ос Y (в примера – мерната единица на показаните стойности по ос Y).

Фиг. 4.25 Стъпка 3: оформление на диаграмата

Избира се бутон “Next>” за преход към последната стъпка.
6. Излиза “Chart Wizard - Step 4 of 4” (стъпка 4) - фиг. 4.26 за указване на мястото
на създадената таблица.
Има две възможни места за съхранение на диаграмата:
• As new sheet - като нова страница в папката - въвежда се името,
• As object in - като обект, вграден в съществуваща страница (Excel предлага в
същата страница, където е таблицата с данните).
•

Фиг. 4.26 Указване на мястото на диаграмата

В този прозорец “Next>” е неактивен (стъпката е последна), потвърждава се с бутон

“Finish”. Диаграмата излиза в окончателен вид - фиг. 4.27.

Фиг. 4.27 Диаграмата в завършен вид

Ако се щракне еднократно в диаграмата, тя се огражда в рамка с 8 квадратчета за
редакция:
 - чрез влачене с мишката на ограждащата рамка или вътре в нея (не на квадратче) се
премества диаграмата на друго място;
- чрез влачене с мишката на квадратче се променя размерът на диаграмата в съответната
посока.
За редактиране на елемент от диаграмата се щраква двукратно в него - той се огражда
с рамка от 8 квадратчета (“манипулатори”), с които може да се променя мястото или
размера на маркирания елемент (чрез влачене с мишката). При това се отваря диалогов
прозорец с няколко страници, съдържащи средства за редактиране на избрания елемент.
За други промени се използват и команди от менютата (те са променени при работа с
диаграма). Добавено е ново меню “Chart” с команди:
• Chart Type - за промяна на типа на диаграмата (както на стъпка 1),
• Source Data - за редакция на областта с данните (както на стъпка 2),
• Chart Options - за редактиране на оформлението (както на стъпка 3),
• Location - за промяна на мястото на
диаграмата (както на стъпка 4),
• Add Data - за добавяне на нови
даннови серии,
• Add Trendline - за добавяне на линия
на тенденцията.
При избор на последната
команда излиза прозорец (фиг. 4.28) с
две страници.
В страница “Type” се избира
законът за тенденцията (линеен
“Linear”, логаритмичен “Logaritnmic”,
полиномен “Polynomial”, на най-
малкото квадратично отклонение
“Power”, експоненциален
“Exponential”, с отместено средно
“Moving average”). Линията се
Фиг. 4.28 Добавяне на линия на тенденцията изчислява за данните, избрани в поле
“Based on series”.
В страница “Options” може са се зададе име на линията на тенденцията, да се покаже
формулата за изчисление (активизира се поле “Display equation on chart”) и др. Например,
линия по закон “Power” за даннова серия “оборот” с показване на формулата за изчисление
е дадена на фиг. 4.29.

Фиг. 4.29 Линия на тенденцията

Бази данни
Базите данни служат за обработване на голяма по обем информация. Те трябва да
осигуряват бързо намиране, подреждане, въвеждане и изтриване на данните.
В най-прост вид базата данни представлява правоъгълна таблица, съхраняваща
данните за един обект в един ред (наричан запис) от таблицата. Всички записи (редове)
имат еднаква структура - еднакъв брой колони (наричани полета). Във всички записи
данните в едно поле (колона) имат еднакъв тип и дължина.
В практиката се използват различни програмни системи за управление на базите
данни. Excel предлага удобна среда за съхранение и обработка на бази данни.
 Една база данни в Excel може да има до 16383 записа (реда) и до 255 полета (колони).
В една таблица е възможно да се организират няколко различни бази данни - ако те са
разделени с празни клетки, Excel автоматично прави опит да локализира базата данни (без
да е необходимо тя да е наименувана катo Database както в по-старите версии - например в
Excel 4.0). Но за препоръчване е на един лист в работната папка да има само една база
данни (при обработката някои функции могат да създадат проблеми при повече от една
база данни в един лист).
Създаване на база данни
• Предварително е необходимо внимателно да се анализира предметната област на
обектите в бъдещата база данни. Преди всичко е необходимо да се определи каква
информация трябва да съдържа всеки запис, колко полета ще има в базата данни, колко
записа ще съдържа базата.
При избора на полетата на базата данни не трябва да се избират полета, съдържащи
комплексни данни - например поле "адрес" да включва държава, град, улица и номер. При
обработката такова комплексно поле ще усложни търсенето. Също така не трябва базата да
съдържа полета, данните в които могат да се изчислят данните в други полета. Но при
малки по обем бази данни понякога включването на такива допълнителни ("излишни")
полета съществено опростява и ускорява обработката на данните.
• След конкретизиране на полетата, за всяко поле се избира име. Името на полето
може да има до 255 символа (препоръчва се те да са кратки, съдържателни имена, не
съдържащи излишни интервали, особено в края, защото това може да създаде проблеми).
При търсенето Excel не различава главните от малките букви.
• Избира се място за базата данни - обикновено в началото. В първия ред се въвеждат
имената на полетата. Най-добре е заглавният (първият) ред на базата данни да бъде
форматиран различно от останалите редове, съдържащи записите за обектите. Taка Excel
ще локализира областта с базата данни.
Попълване на базата данни
Ако в базата данни има изчислими полета, т.е. съдържащи формули, а не константи,
обезателно първият запис трябва да се въведе директно в таблицата под заглавния ред.
Само по този начин може да се въведе формула в поле от базата данни. Например, база
данни за стоки в един склад може да има следния вид - фиг. 4.30 .

Фиг. 4.30 Въвеждане на заглавния ред и първия запис в база данни

Останалите записи също могат да се въведат по същия начин, но Excel предлага по-
удобен начин - с помощта на форма за данни (потребителски даннов прозорец).
Маркира се една клетка от базата данни (независимо коя) - Excel автоматично
разширява областта при изпълнение на команди за работа с бази данни. Но ако се маркира
само част от базата данни (заглавния ред и само някои записи), ще бъдат обработвани само
маркираните записи, а не всички.
От меню "Data" се избира "Form" - излиза формата за данни (фиг. 4.31) с първия запис
от базата данни (независимо коя е активната клетка в момента).
Фиг. 4.31 Форма за данни с първия запис от
базата данни
 В лявата част на формата запис (в случая първи запис). Полетата от
(фиг. 4.31) са показани полетата на базата данни за константи (входни данни) във
базата данни, като Excel формата имат бели полета за въвеждане, а
автоматично подчертава един полетата от базата данни за формули
символ - "Hot key" ("горещ клавиш" (резултати) са недостъпни за въвеждане - в
за бързо избиране на полето - примера петото поле "сума" съдържа формула
натиска се едновременно с клавиш и затова в него не може да се въвежда
"Alt"). До името е показана стойност (тя се изчислява).
стойността на полето за текущия

Ако трябва, данните за текущия запис се коригират, като полето се избира с мишката
(щраква се в него), с "горещия клавиш" или или с клавиш "Tab" се минава в следващото
(долното) поле, а с "Shift" и "Tab" - в предходното (горното) поле. Клавиш "Enter"
потвърждава въведените данни и показва следващия запис (към предходния запис се
преминава с клавиши "Shift" и "Enter").
В дясната част на формата (фиг. 4.31) отгоре се индицира номерът на текущия запис
и общия брой записи (например 2 of 15 означава текущ запис 2 от всичко 15 записа в базата
данни). Желаният запис се избира с помощта на лентата за превъртане (скролера) в
средата, с клавишите-стрелки ↑ или ↓ или с бутоните вдясно "Find Prev" за предходния
запис "Find Next" за следващия запис.
За създаване на нов запис се избира бутон "New" или скролерът се поставя в най-
долно положение - излиза празна форма за новия запис. .
С бутон "Delete" може да се изтрие текущият запис. Излиза предупреждение
"Displayed record will be permanently deleted!" - показваният запис ще бъде изтрит
невъзстановимо! След изтриване на записа базата данни автоматично се компресира
(следващите записи се преместват към началото, запълвайки празното място на изтрития
запис). Ако се прави ръчно изтриване на записи директно в таблицата, не трябва да се
допуска разкъсване на базата данни - маркират се записите (клетките) за изтриване, от
меню "Edit" се избира команда "Delete" и в диалоговия прозорец се активира Shift Cells
Up .
Бутон "Restore" възстановява първоначалния вид на текущия запис, ако в процеса на
корекциите (но само преди натискане на клавиш "Enter") желаем да се откажем от тях.
В края на работа с бутон "Close" се затваря прозореца за формата на данните.

Търсене на записи в базата данни

За търсене на записи, удовлетворяващи определени критерии, се използва бутонът
"Criteria" в прозореца на формата за данни (фиг. 4.32).
При това автоматично се променя бутон "Criteria" във "Form" - след завършване на
търсенето с помощта на този бутон става връщане към формата за въвеждане и
редактиране на записите в базата данни.
Всички полета, включително и тези с резултати (съдържащи формули) позволяват
въвеждане на критерии. Стойността на съответното поле на всеки запис се сравнява с
въведения критерий, който може да включва операция за сравнение ( <, <=, =, <>, >= или >)
и стойност за сравнение за числовите полета.
Фиг. 4.32 Задаване на критерии за търсене
 При текстовите полета "кафе"). Но могат да се използват символите *
критерий "кафе" открива всички и ? както в шаблоните: критерий "*кафе" ще
записи, съдържащи в това поле открие запис, съдържащ в това поле "нескафе".
текст, започващ със зададения Критериите за полета с дата и час се
текст "кафе" (например "кафе", съставят както за числа. За сравнение с
"кафеена есенция" ...). За точно текущата дата се използва функция "NOW()" –
съвпадение на текстовете се задава функцията е без аргумент (днешната дата!),
критерий "=кафе" (ще открие само но
изисква скоби, за да бъде разпозната от Excel като функция, а не като име на клетка или
област.
Ако се зададат повече от един критерий, ще бъдат показвани само записите, които
едновременно удовлетворяват всички зададени критерии. За примера от фиг. 4.30 ще
се открият само записите, започващи с "кафе" в поле "артикул" и имащи "сума" по-малко или
равна на 120 и в поле "годност" има дата по-голяма от днешната дата. С други думи, трябва
всички критерии едновременно да се изпълняват, за да се показва записът във формата за
данни. (Ако някои критерии трябва да се свързват с логическа операция "или", това става по
друг начин - формата за данни не позволява задаване на такава връзка между критериите).
След въвеждането на критериите самото търсене в базата данни се извършва с
бутони "Find Prev" (към началото) или с "Find Next" (към края на базата данни). Първият
намерен запис, удовлетворяващ критериите, се показва във формата и може да бъде
обработван. Със същите бутони може да се продължи търсенето. При достигане на края на
базата данни или ако няма записи, удовлетворяващи критериите, Еxcel издава кратък звуков
сигнал.
В прозореца "Criteria" на формата за данни (фиг. 4.32) има бутон "Clear" (вместо
"Delete") за общо изтриване на критериите, ако трябва.

Сортиране на базата данни

Записите на всяка база данни може да бъдат подредени (сортирани) по азбучен ред,
по номерация или хронологично - във възходящ или в низходящ ред. Едновременно може
да се извърши сортировка по три полета.
Възможно е сортиране и по повече от три критерия - отначали се сортира по най-
младшите три критерия, след това по старшите критерии.
Сортирането се извършва по следния начин:
• Маркира се една произволна клетка от базата данни.
• От меню "Data" се избира "Sort" - Excel автоматично маркира цялата база данни и
извежда диалогов прозорец "Sort" (фиг. 4.33).
• В най-горната област "Sort By"се избира най- старшият критерий: името на полето от
базата данни и посоката за сортиране - Ascending в нарастващ ред или Descending
в намаляващ ред.
• Аналогично в следващите области се избират по-младшите критерии за сортиране.
Ако в полето за сортиране записите
съдържат разнородни данни и подреждането е в
нарастващ ред, сортирането става в следния
ред - първо числа, след това текст, после
логически данни, съобщения за грешки и накрая
празни полета.
Най-долната област “My list has” се
използва, ако автоматичната маркировка е
некоректна (ако включва и заглавния ред, което
е недопустимо при сортировката - той винаги
трябва да бъде първи !).
Активирането на режим Header Row
изключва първия ред от маркировката.
Фиг. 4.33 Сортиране на базата Чрез бутон "Options" се отваря диалогов
данни по два критерия прозорец "Sort Options" (фиг. 4.34), с
 елементите на който може да се сортира в ред или посока,
зададени от потребителя.

В областта "Оrientation" на прозореца може да се избере посока на сортиране:

Sort Top to Bottom (отгоре надолу) -
сортиране по редове,
Sort Left to Right (отляво надясно) -
сортиране по колони.
Това позволява сортиране не само на бази
данни (по редове), но и данните в произволна
област - необходимо е само желаната
Фиг. 4.34 Избор на режима за правоъгълна област да бъде предварително
сортиране маркирана.

Чрез списъчното поле "First Key Sort Order" е възможно сортирането да се извърши
според зададен от потребителя ред. Например, сортирането на картите в играта бридж
става по цвят в ред спатия - каро - купа - пика. За целта се създава потребителски списък:
° От меню "Tools" се избира команда "Options" и страница "Custom Lists" (в някои
версии "Auto Fill") - излиза прозорец (фиг. 4.35);
°

Фиг. 4.35 Създаване на потребителски списък за сортиране

° В полето "Custom List" се избира "NEW LIST";
° В дясното поле "List Entries" последователно се въвеждат елементите на новата
поредица, като се разделят с "Enter";
° Избира се бутон "Add" - въведеният списък се добавя към наличните списъци в
лявото поле "Custom List" (на фиг. 4.35 това вече е направено).
Възможно е създаване на потребителски списък за сортиране, елементите на който са
въведени в съседни клетки в таблицата. В такъв случай адресът на областта с елементите
се задава в полето “Import list from cells” и с бутон “Import” новият списък се добавя към
наличните списъци в полето "Custom List".

Филтриране на база данни

При филтрирането на базата данни се показват и обработват само онези записи, които
удовлетворяват зададени критерии. Това може да стане по два начина:
− показване на филтрираните записи в областта на базата данни (и скриване на
останалите записи, неудовлетворяващи зададените критерии);
− копиране на филтрираните записи в отделна област извън базата данни.
Филтриране по първия начин се извършва с команда "Auto Filter", а по втория начин -
с команда "Advanced Filter".
 Auto Filter
Маркира се една клетка от базата данни.
От меню "Data" се избира команда "Filter" и от подменюто се избира "Auto Filter". В
заглавния ред на базата данни се появяват бутони-стрелки за всяко поле.

Фиг. 4.36 Режим "Auto Filter" на базата данни

При активирането на бутон на едно поле се отваря падащ списък за избор на критерий
за филтриране на записите по това поле - на фиг. 4.36 е отворен списъкът на поле
"артикул". В списъка са показани всички стойности, съдържащи се в записите на това поле, а
също и следните критерии:
(All) - показва всички стойности на това поле,
(Custom...) - за задаване на потребителски критерий,
(Blanks) - показва записите, на които това поле е празно,
(Non Blanks) - показва записите, на които това поле не е празно.
• Възможно е предварително потребителският списък за сортиране да бъде
създаден в таблицата. Тогава той се маркира, избира се "Tools" "Options" и "Custom Lists" -
в поле "Import List from Cells" адресът на маркираната област автоматично е въведен. С
бутон "Import" се създава нов потребителски списък от данните на маркираната област.
След създаването на потребителския списък може да бъде използван за сортиране - в
прозореца "Sort Options" (фиг. 4.35) списъчното поле "First Key Sort Order" се отваря с
бутон и се избира създадения потребителски списък за сортиране.
Ако се избере една стойност (критерий) от падащия списък на бутона, в базата данни
ще се показват и обработват само записите, съдържащи тази стойност в това поле.
Има възможност за задаване на потребителски критерий за всяко поле, включващ до
две логически условия за това поле. Например, за показване само на записите, имащи в
поле "сума" стойности в интервала от 100 до 250 вкл., се активира критерий "(Custom...)" от
списъка на поле "сума" - излиза диалогов прозорец (фиг. 4.37), в който се въвеждат две
условия:
"сума" ≥ 100 и "сума" ≤ 250 .

След задаване на
критерий за някое поле, в
базата се показват само
записите, удовлетворяващи
критерия. При това стрелката в
заглавието на полето и
номерата на показаните записи
се оцветяват (това е индикация,
че има зададен критерий за
Фиг. 4.37 Потребителски критерии за "Auto Filter" филтриране в това поле).

Ако се зададат критерии за няколко полета, ще се покажат само записите,

удовлетворяващи едновременно всички зададени критерии.
Филтрираните записи могат да бъдат сумирани чрез бутон от стандартния
инструментален ред. При това сумират се само показаните (филтрираните), а не всички
записи - Excel автоматично използва функция SUBTOTAL, вместо SUM. Функцията
SUBTOTAL(функция номер, област) за база данни изчислява от зададената като втори
аргумент област определена функция, зададена чрез номер - първи аргумент. Тази
функция принадлежи към групата функции за бази данни (всички функции от тази група са
показани в таблица 4.2).
номер функция изчислява Таблица 4.2
1 AVERAGE средно-аритметично
2 COUNT брой полета с числови стойности
3 COUNTA брой непразни полета
4 MAX максимална стойност
5 MIN минимална стойност
6 PRODUCT произведение
7 STDEV стандартно отклонение σ за извадка с n елемента
8 STDEVP стандартно отклонение σ за пълното множество N елемента
9 SUM сума
10 VAR дисперсия σ2 за извадка с n елемента
11 VARP дисперсия σ2 за пълното множество N елемента
За игнориране на зададени критерии за филтрация само за някои полета на базата
данни и показване на всички записи, чрез се отваря списъкът на желаните полета и се
избира елемент (All). Но за изключване на всички критерии за филтрация може от меню
"Data" да се избере "Filter" и "Show All" или да се деактивира "Auto Filter" (чрез повторно
избиране) - всички стрелки в заглавния ред изчезват и се показват всички записи в базата
данни.
Advanced Filter
Специалният филтър "Advanced Filter" притежава разширени възможности за задаване
на сложни изчислими условия, като резултатите от филтрирането могат да се показват в
базата данни (както при "Auto Filter") или да се копират като извадка в област извън базата
данни.
Условията за филтриране се задават в област за критериите извън базата - например
горе вдясно (или вляво) до базата данни. В нея могат да се използват прости и изчислими
условия. В първия ред на областта за критериите се копират имената на онези полета от
базата данни, които участвуват в критериите. Под тях се задават условията (стойностите и
операциите за сравнение) - в един или повече редове:
• За условията, записани на един ред, се търси едновременно изпълнение, т.е.
условията са свързани с логическа операция "И" ("AND");
Например, за филтриране на записите с условие артикул = кафе и 100 < сума < 250
областта за критериите трябва да съдържа :
артикул сума сума
кафе >100 <250
• Условията, записани на различни редове, са свързани с логическа операция "ИЛИ"
("OR"), т.е. ако поне едно условие се изпълни, записът се включва в извадката.
Например, за филтриране на записите с условие сума ≤100 или сума ≥ 250 областта
за критериите трябва да съдържа:
• Ако критерият трябва да включва данни от клетки извън базата
сума данни, тогава се използва изчислим критерий - в клетка от областта за
<=100 критериите се въвежда формула. Възможно е и простите критерии да се
>=250 зададат като изчислими - за горните два примера ще трябва да се
въведат формулите:
=AND(артикул=кафе ; сума>100 ; сума<250) за артикул = кафе и 100 < сума < 250
=OR(сума<=100 ; сума>=250) за условие сума ≤100 или сума ≥ 250
Възможно е организирането на няколко области за критериите в една таблица, но в
даден момент само една област за критериите може да се направи активна и това става
по следния начин.
 Маркира се една клетка от базата данни.
От меню "Data" се избира "Filter" и от подменюто се щраква "Advanced Filter" -
излиза диалогов прозорец (фиг. 4.38).
В полето "List Range" Excel автоматично е
въвел областта с базата данни (ако трябва -
променя се).
В полето "Criteria Range" се задава
областта за критериите.
В областтa "Action" на прозореца се
избира къде да се покажат резултатите след
филтрацията :
Filter the List, in-place - вътре в
базата данни, както при "Auto Filter",
Copy to Another Location -в друга
Фиг. 4.38 "Advanced Filter" област за извадката извън базата данни.
При избиране на втория режим (копиране в друга област за извадката), полето "Copy
to" става достъпно и в него се въвежда адреса на областта за извадката. Обикновено тази
област е вдясно (или вляво) до базата данни, под областта за критериите. На първия ред в
областта за извадката се копират имената на тези полета от базата данни, за които се прави
извадката (в извадката ще се копират само тези полета за записите, удовлетворяващи
критериите, имената на които са включени в заглавния ред на областта за извадката).
При копиране в друга област за извадката има две възможности за задаване на тази
област в поле "Copy to":
- ако областта за извадката включва само заглавния ред, филтрираните записи се
копират надолу без ограничение за броя им;
- ако областта за извадката включва освен заглавния ред още няколко реда и
филтрираните записи са повече, излиза диалогов прозорец с предупреждение "The
destination range is not large enough to accomodate all copied rows. Data below the
destination range will be lost. Continue copying anyway?" (Областта-получател не е
достатъчно голяма за съхранение на всички копирани редове. Данните извън областта за
извадката ще бъдат загубени - няма да се копират. Да се продължава ли нататък?). С
бутоните в прозореца може да се продължи така:
Yes - копират се всички филтрирани записи, независимо от размера на областта за
извадка,
No - запълва се само зададената област за извадката, останалите филтрирани
записи не се копират (но оригиналните записи в базата данни не се губят!).
Ако се активира полето "Unique Records Only" и има филтрирани няколко записа с
еднакво съдържание, ще се покаже само един запис.
С бутон "ОК" се стартира филтрирането.
При избиране на първия режим "Filter the List, in-place" филтрираните записи се
показват директно в базата данни, като адресните бутони за редовете се оцветяват.
Показаните записи могат да се обработват както при филтриране с "Auto Filter". За
показване на всички записи - аналогично се избира "Data" , "Filter" и "Show All".

Междинни резултати на база данни

В практиката често се налага информацията в В полето “At each
базата данни да бъде групирана (сортирана) по change in” се указва по кое
стойностите на определено поле и за всяка група да се поле е сотрирана базата
изчисляват междинни резултати. Това може да се данни, т.е. по кое поле са
направи, като предварително записите в базата данни се групирани записите.
сортират по стойностите на желаното поле.
В полето “Use
Избира се една клетка от базата данни и от меню function” се избира
“Data” се избира “Subtotals”. Излиза прозорец “Subtotals” функцията за изчисление
(фиг. 4.39). на междинните резултати.
 Могат да се използват обобщаващите функции –
таблица 4.3:

Фиг. 4.39 Параметрите за

междинните резултати

Таблица 4.3
функция изпълнява
Sum Събиране на всички числа от групата
Count Преброяване на непразните клетки в групата
Average Пресмятане на средната стойност на числата в групата
Max Намиране на най-голямото число в групата
Min Намиране на най-голямото число в групата
Product Умножаване на всички числа от групата
Count Nums Преброяване на клетките в групата, съдържащи числени стойности
StdDev Изчисляване на стандартното отклонение за всяка извадка в групата
StdDevp Изчисляване на стандартното отклонение за цялата група
Var Изчисляване на вариацията (дисперсията) за всяка извадка в групата
Varp Изчисляване на вариацията за цялата група

За кои полета от базата данни ще се изчисляват междинните резултати, се посочва в

поле "Add Subtoral to".
По подразбиране междинните резултати за една група се показват под групата, но ако
се деактивира поле "Summary Below Data", те се показват над групата записи от базата
данни. Ако е необходимо отделните групи да се отпечатват на отделни страници, се
активира поле " Page Break Between Groups".
Когато е активирано полето "Replace Current Subtotals", за всяка група е възможно
да се зададе пресмятане само по една функция. Пресмятане на междинни резултати за
повече от една обобщаваща функция се прави чрез повтаряне на описаните стъпки за всяка
функция, но при деактивирано поле "Replace Current Subtotals".
• С бутон "ОК" се потвърждава направения избор и се стартира изчислението на
междинните резултати.
Пример 1: за база данни, сортирана по поле "артикул", са изчислени междинни
резултати с команда "Subtotals" - суми за полета "количество" и "сума". Резултатите са
показани на фиг. 4.40.
 Фиг. 4.40 Междинни резултати за база данни, групирана по поле "артикул"
Както се вижда от фиг. 4.40, резултатната таблица е структурирана (йерархично
разчленена) - най-вляво има цветно поле с означение на обхвата на всяка група с
вертикална черта и бутон пред междинния резултат. Щракването на бутона скрива
елементите на групата (на най-ниско ниво тези редове са отбелязани с точка) - остава само
резултатния ред; щракването на бутон обратно показва елементите на групата.
Освен това йерархичните нива са отбелязани горе с бутони , чрез които
съответното ниво може да се показва/скрива (за всички елементи от това ниво). Например,
за показване само на междинните и крайния резултати се щраква бутон "2" - таблицата
приема вида, показан на фиг. 4.41 .
Промяна или отстраняване на междинните резултати става по следния начин:
За промяна на едни междинни резултати с други трябва отново от меню "Data" да се
избере "Subtotals" и в прозореца (фиг. 4.31) да се изберат други полета или друга функция
за изчисление на междинните резултати и да се активира поле ⌧ "Replace Current
Subtotals".

Фиг. 4.41 Скриване на най-ниското ниво с елементите на групите

Премахване на всички междинни резултати може да стане като от меню "Data" да се
избере "Subtotals" и в прозореца се щракне бутон "Remove All" .
• Междинните резултати се отстраняват и ако отново се сортират записите в базата
данни - излиза предупреждение "This removes the subtotals and sort adain. If you want to sort
the subtotaled groups, choose the Cancel buton; then collapse the outline and try again" (Това
премахва междинните резултати и сортира отново. Ако желаете да сортирате записите в
междинните групи, изберете бутон "Cancel"; след това скрийте другите групи и опитайте
отново). С бутон "ОК" междинните резултати се премахват.