SAP - MM

Malzeme Yönetimi
Modülü

FATİH CEYLAN


YALIN YAYINCILIK
İstanbul - 2014
SAP - MM Malzeme Yönetimi Modülü

FATİH CEYLAN

fatihceylan77@gmail.com

YALIN YAYINCILIK
Ordu Caddesi Özbek Çarşısı No: 13/41
(İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü’nün Karşısında)
34452 - Beyazıt - İSTANBUL
Tel: (0212) 518 43 63 - (0532) 556 84 36
e-mail: yalinkitap@gmail.com www.yalinkitap.com
T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı Yayıncı Sertifika No: 16116

ISBN: 978-605-4539-xx-x

Birinci Basım: Mayıs 2014

© Bu kitabın 5846 sayılı Yasa ile korunan tüm hakları yazarına aittir. İzinsiz olarak
herhangi bir şekilde çoğaltılması, basılması, kaynak gösterilmeksizin alıntılar yapılması
yasaktır ve anılan Yasa gereği kovuşturulur.

© All rights reserved

No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in
any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic, tape or
otherwise, without permission in writing from the writer.

2
 YAZAR HAKKINDA

FATİH CEYLAN

1977 Çorum’un Sungurlu ilçesi doğumlu. 1999 yılında Bilkent

Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bölümünü bitirdi. Aynı yıl bilişim
sektöründe ‘SAP-Kurumsal Kaynak Yazılımları Malzeme Yönetimi
Modülü’ uzmanı olarak iş hayatına atıldı. 1999-2002 yılları arasında
İstanbul’da değişik firmalarda çalıştıktan sonra 2002 yılında savunma
sanayiimizin önemli kuruluşlarından birisi olan Havelsan A.Ş.’ye geçerek
Hava Kuvvetleri Bilgi Sistemi projesinde görev aldı. 2002-2005 yılları
arasında Çankaya Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Ana
Bilim Dalı’nda yüksek lisansını tamamladı. 2006 yılında İstanbul’da kısa
dönem askerlik vazifesi yaptıktan sonra tekrar Ankara’ya döndü.
Halen Havelsan A.Ş.’de Bilişim ve Ulaştırma Sistemleri Program
Müdürü olarak görev yapmakta olup aynı zamanda Gazi Üniversitesi
Bilişim Enstitüsü Yönetim Bilişim Sistemleri Ana Bilim Dalı’nda doktora
programına devam etmektedir. 2001 yılında Ülkü (Kuzulu) Ceylan ile
hayatını birleştiren yazarın Buğra (12) ve Eda (9) isimlerinde iki çocuğu
bulunmaktadır.

3
Sevgili eşime ve canım çocuklarıma ithaf olunur.

4
 KISALTMALAR

a.g.b. : Adı Geçen Bildiri

a.g.e. : Adı Geçen Eser
a.g.k. : Adı Geçen Kitap
a.g.m. : Adı Geçen Makale
a.g.r. : Adı Geçen Rapor
a.g.t. : Adı Geçen Tez
FI : Finans Modülü
MM : Malzeme Yönetimi Modülü
MİP : Malzeme İhtiyaç Planlaması
PM : Bakım/Onarım Modülü
PP : Üretim Planlama Modülü
PS : Proje Yönetimi Modülü
SA : Satınalma
SD : Satış ve Dağıtım Modülü
OTTS : Ortalama tedarik temin süresi

5
6
 İÇİNDEKİLER
ÖNSÖZ ............................................................................................................... 18

I. Giriş ................................................................................................................ 20

I.1. SAP’nin Tarihçesi ..................................................................................... 20

I.2. Modüler Yapı ve Modüllerarası Entegrasyon .......................................... 21

I.2.1. Modüler yapı...................................................................................... 21

I.2.1.1. Lojistik modülleri ....................................................................... 23

I.2.1.2. Muhasebe (Finans) modülleri ..................................................... 27

I.2.1.3. İnsan kaynakları modülleri ......................................................... 28

I.2.2. Modüllerarası entegrasyon................................................................. 29

I.3. Uyarlama Kavramı ve SAP-ERP Sistemi Uyarlama Kabiliyetleri ........... 31

I.3.1. Uyarlama kavramı ............................................................................. 31

I.3.1. SAP sisteminde uyarlama yapılması .................................................. 32

I.4. Kitabın İçeriği ............................................................................................ 35

I.4.1. Modül detayı ...................................................................................... 35

I.4.2. Kullanılan SAP-ERP sistemi versiyonu............................................. 35

I.5. Anlatım Usulü ve Örnek Proje.................................................................. 36

I.5.1. Anlatım usulü..................................................................................... 36

I.5.2. Örnek Proje – CESAP ....................................................................... 36

I.5.2.1. Ceylanlar A.Ş. için organizasyon yapısı ..................................... 37

I.5.2.2. Ceylanlar A.Ş. satınalma süreçleri .............................................. 37

I.5.2.3. Ceylanlar A.Ş. stok yönetimi süreçleri ....................................... 40

7
 I.5.2.4. Ceylanlar A.Ş. fatura kontrolü süreçleri ..................................... 41

II. Malzeme Yönetimi (MM) Modülüne Genel Bakış ........................................ 42

II.1. Modül Kapsamı ....................................................................................... 42

II.1.1. Satınalma .......................................................................................... 42

II.1.2. Stok yönetimi ................................................................................... 45

II.1.3. Lojistik fatura kontrolü işlemleri ...................................................... 47

II.2. Diğer Modüllerle Entegrasyon ................................................................ 48

II.2.1. Lojistik modülleri ile entegrasyon .................................................... 48

II.2.2. Muhasebe modülleri ile entegrasyon ................................................ 49

II.2.3. İnsan kaynakları modülleri ile entegrasyon ...................................... 50

III. MM Modülü Organizasyon Yapıları ve Uyarlamaları .................................. 51

III.1. Organizasyon yapısı ne demektir ........................................................... 51

III.2. Stok yönetimi organizasyon yapıları ve uyarlamaları ............................ 53

III.2.1. Şirket kodu ...................................................................................... 54

III.2.2. Üretim yeri ...................................................................................... 58

III.2.3. Depo yeri ........................................................................................ 67

III.2.4. Organizasyon yapılarının birbiriyle ilişkilendirilmesi ................... 70

III.2.4.1. Üretim yerinin şirket koduna atanması .................................... 70

III.2.4.2. Depo yerinin üretim yerine atanması ....................................... 72

III.3. Satınalma için organizasyon yapıları ve uyarlamaları ........................... 73

III.3.1. Şirket kodu ...................................................................................... 73

III.3.2. Satınalma organizasyonu ................................................................ 73

8
 III.3.3. Satınalma grubu ............................................................................. 76

III.3.4. Organizasyon yapılarının birbiriyle ilişkilendirilmesi ................... 79

III.3.4.1. Satınalma organizasyonunun şirket koduna atanması .............. 79

III.3.4.2. Satınalma organizasyonun üretim yerine atanması .................. 80

III.3.4.3. Satınalma organizasyonu ile satınalma grubu bağlantısı ......... 82

III.4. Değerleme düzeyinin belirlenmesi......................................................... 83

IV. MM Modülü için Ana Veriler ve Uyarlamaları ............................................. 85

IV.1. Ana veri ne demektir .............................................................................. 85

IV.2. Malzeme ana verisi................................................................................. 87

IV.2.1. Malzeme ana verisinde tutulan bilgiler ........................................... 87

IV.2.2. Malzeme ana verisi ekranları .......................................................... 89

IV.2.3. Malzeme kodlandırması ve malzeme tanımının önemi ................. 120

IV.2.3.1. Malzeme kodlandırması ......................................................... 121

IV.2.3.2. Malzeme tanımı ...................................................................... 125

IV.2.4 Malzeme türü.................................................................................. 126

IV.2.5 Malzeme ana verisi uyarlamaları ................................................... 128

IV.2.5.1 Malzeme türü uyarlamaları ..................................................... 128

IV.2.5.2 Malzeme ana verisi için numarala aralığı tanımlanması ......... 138

IV.2.5.3. Malzeme ana verisi ekran düzeni uyarlamaları ...................... 145

IV.2.5.4. Malzeme ana verisi alan seçimi uyarlamaları ........................ 157

IV.3. Lot Numarası Ana Verisi ...................................................................... 166

IV.3.1. Lot numarası kavramı .................................................................... 166

9
 IV.3.2. Lot numarası ve malzeme ana verisi ilişkisi ................................. 167

IV.3.3. Malzeme için lot takibinin belirlenmesi ........................................ 167

IV.3.4. Lot numarası ana veri ekranları ..................................................... 168

IV.3.5. Lot numarası uyarlamaları............................................................. 176

IV.3.5.1. Lot takibi düzeyinin belirlenmesi ........................................... 177

IV.4. Seri Numarası Ana Verisi .................................................................... 180

IV.4.1. Seri numarası ana verisi nedir? ..................................................... 180

IV.4.2. Seri numarası ve malzeme ana verisi ilişkisi................................. 181

IV.4.2.1 Seri numarası – Ekipman ve PM (Bakım/Onarım) modülü

ilişkisi .................................................................................................... 181

IV.4.3. Malzeme için seri no takibinin belirlenmesi ................................. 182

IV.4.3.1 Seri numarası profili ................................................................ 183

IV.4.4. Seri numarası ana verisi ekranları ................................................. 183

IV.4.5. Seri numarası uyarlamaları............................................................ 191

IV.5. Satıcı Ana Verisi ................................................................................... 192

IV.5.1. Satıcı ana verisi nedir? .................................................................. 192

IV.5.2. Satıcı ana verisinde tutulan bilgiler ............................................... 192

IV.5.3. Satıcı ana verisi ekranları .............................................................. 193

IV.5.4. Satıcı ana verisi uyarlamaları ........................................................ 209

IV.5.5. Arızi satıcı kavramı ....................................................................... 210

IV.6. Servis (Hizmet) Ana Verisi ................................................................... 212

IV.6.1. Servis ana verisi nedir? ................................................................. 212

10
 IV.6.2. Servis ana verisi ekranları ............................................................. 212

IV.6.3. Servis ana verisi uyarlamaları ....................................................... 216

V. Stok Yönetimi ............................................................................................... 219

V.1. Stok Türü ve Özel Stok Türü ................................................................. 220

V.1.1. Stok türü ......................................................................................... 220

V.1.1.1 Tahditsiz kullanılabilir stok ...................................................... 220

V.1.1.2 Kalite kontrol stoku .................................................................. 220

V.1.1.3 Bloke stok ................................................................................. 221

V.1.1.4 Tahditli kullanılabilir stok......................................................... 221

V.1.2. Özel stok türleri .............................................................................. 222

V.1.2.1 Proje stoku (Q).......................................................................... 222

V.1.2.2. Müşteri sipariş stoku(E)........................................................... 223

V.1.2.3. Satıcıya temin edilen malzeme (O).......................................... 224

V.1.2.4. Satıcı konsinyesi (K) ............................................................... 224

V.1.2.5. Müşteri konsinyesi (W) ........................................................... 226

V.1.2.6. Müşteri stoku (B) ..................................................................... 227

V.1.3. Mal girişi bloke stoku ..................................................................... 228

V.2. Malzeme Hareketleri ............................................................................. 230

V.2.1 Malzeme giriş hareketleri ................................................................ 230

V.2.2 Malzeme çıkış hareketleri ................................................................ 230

V.2.3 Malzeme nakil/transfer hareketleri .................................................. 231

V.2.3.1. Fiziksel olarak yapılan malzeme nakilleri ............................... 232

11
 V.2.3.2. Malzeme durumunu değiştiren nakil hareketleri ..................... 232

V.3. Hareket Türleri ...................................................................................... 233

V.3.1. Sistemde tanımlı hareket türleri ve kullanım amaçları .................. 234

V.3.2. Ters kayıt işlemi ve ters kayıt hareket türleri .................................. 243

V.3.3. Hareket türü uyarlamaları ............................................................... 244

V.3.3.1 Malzeme hareketi genel uyarlamaları ....................................... 250

V.3.3.2 Kısa metinler uyarlaması .......................................................... 253

V.3.3.3 Kullanılabilen işlemler uyarlaması ........................................... 253

V.3.3.4 Yardım metinleri uyarlaması ..................................................... 255

V.3.3.5 Alan seçimi - enjoy uyarlaması................................................. 255

V.3.3.6 Güncelleme denetimi / WM bağlantısı uyarlaması ................... 258

V.3.3.7 Hesap grubu uyarlaması ........................................................... 258

V.3.3.8 Ters kayıt / sonraki hareket uyarlaması .................................... 259

V.3.3.9 Hareket nedeni uyarlaması ....................................................... 261

V.3.3.10 Kalite kontrol uyarlaması ....................................................... 265

V.4. Malzeme Belgesi ................................................................................... 267

V.4.1. Malzeme belgesinde tutulan bilgiler .............................................. 267

V.4.2. Malzeme belgesi uyarlamaları ....................................................... 269

V.4.2.1 Numara aralığı uyarlamaları ..................................................... 269

V.5 . Muhasebe Belgesi ................................................................................. 273

V.5.1. Muhasebe belgesinde tutulan bilgiler ............................................ 274

V.5.2. Muhasebe belgesi numara aralığı uyarlamaları ............................. 275

12
 V.6 . Malzeme Hareketi (MIGO) Ekranı ....................................................... 276

V.6.1. İşlem bilgileri alt ekranı ................................................................. 278

V.6.2. Başlık bilgileri alt ekranı ............................................................... 281

V.6.3. Kalemlere toplu bakış alt ekranı .................................................... 284

V.6.4. Kalem ayrıntıları alt ekranı ............................................................ 287

V.6.5. Belgeye genel bakış alt ekranı ....................................................... 294

V.7. Malzeme Belgesinin Görüntülenmesi.................................................... 295

V.8. Malzeme Belgesi Ters Kaydının Alınması ............................................ 297

V.9. MIGO İşaretleme İşlemi ........................................................................ 299

V.10. MIGO Varsayılan Değerlerin Ayarlanması .......................................... 300

VI. Satınalma .................................................................................................... 302

VI.1. Satınalma Talebi (SAT) ........................................................................ 304

VI.1.1. Satınalma talebi ekranları ............................................................. 304

VI.1.1.1 Genel bilgiler kısmı ................................................................ 305

VI.1.1.2 Başlık bilgileri kısmı ............................................................... 306

VI.1.1.3 Kalem bilgileri kısmı .............................................................. 307

VI.1.1.4 Kalem ayrıntıları kısmı ........................................................... 310

VI.1.1.5 Belgeye genel bakış kısmı ...................................................... 320

VI.1.2. Satınalma talebi uyarlamaları ....................................................... 325

VI.1.2.1 Numara aralığı uyarlamaları ................................................... 325

VI.1.2.2 Belge türü uyarlamaları .......................................................... 328

VI.1.2.3 SAT Ekran durumu uyarlamaları ............................................ 332

13
 VI.1.2.4 Metin tipi uyarlamaları ........................................................... 336

VI.1.3. Satınalma talebi onayı ve onay uyarlamaları ................................ 338

VI.1.3.1 Satınalma talebi onayı ............................................................. 338

VI.1.3.2 SAT Onayı uyarlamaları ......................................................... 339

VI.2. Kalem Tipi ve Hesap Tayin Tipi .......................................................... 355

VI.2.1. Kalem tipi ..................................................................................... 355

VI.2.1.1. Kalem tipi ve kullanımı ......................................................... 355

VI.2.1.2. Kalem tipi uyarlamaları ......................................................... 360

VI.2.2. Hesap tayin tipi ............................................................................. 363

VI.2.2.1. Hesap tayin tipi ve kullanımı ................................................. 363

VI.2.2.2. Hesap tayin tipi uyarlamaları ................................................. 366

VI.2.3. Kalem tipi ile hesap tayin tipi eşlemesi ........................................ 372

VI.3. Teklif Talebi ve Teklif .......................................................................... 374

VI.3.1. Teklif talebi ekranları .................................................................... 375

VI.3.2. Teklif ekranları .............................................................................. 381

VI.3.3. Teklif değerlendirme ekranları ...................................................... 385

VI.3.4. Teklif talebi ve teklif uyarlamaları ................................................ 389

VI.3.4.1 Numara aralığı uyarlamaları ................................................... 389

VI.3.4.2 Belge türü uyarlamaları .......................................................... 391

VI.3.4.3 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması .......................... 393

VI.3.4.4 Teklif karakteristikleri uyarlamaları........................................ 394

VI.4. Satınalma Siparişi (SAS) ..................................................................... 395

14
 VI.4.1. Satınalma siparişi ekranları ........................................................... 395

VI.4.1.1. Genel bilgiler kısmı ............................................................... 397

VI.4.1.2. Başlık bilgileri kısmı .............................................................. 398

VI.4.1.3. Kalem bilgileri kısmı ............................................................. 406

VI.4.1.4. Kalem ayrıntıları kısmı .......................................................... 410

VI.4.1.5. Belgeye genel bakış kısmı ..................................................... 424

VI.4.2. Satınalma siparişi uyarlamaları ..................................................... 426

VI.4.2.1 Numara aralığı uyarlamaları ................................................... 426

VI.4.2.2 Belge türü uyarlamaları .......................................................... 427

VI.4.2.3 Fiyat Sapması için tolerans sınırı tanımlama .......................... 428

VI.4.2.4 SAS için onay prosedürü tanımlanması .................................. 430

VI.4.2.5 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması .......................... 430

VI.4.2.6 Metin tiplerinin tanımlanması ................................................. 431

VI.4.2.7 Faturalama planı uyarlamaları ................................................ 436

VI.5.Sözleşmeler ........................................................................................... 441

VI.5.1 Sözleşme ekranları ......................................................................... 443

VI.5.2 Sözleşme uyarlamaları ................................................................... 450

VI.5.2.1 Numara aralığı uyarlamaları ................................................... 450

VI.5.2.2 Belge türü uyarlamaları .......................................................... 451

VI.5.2.3 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması .......................... 452

VI.5.2.4 Metin tiplerinin tanımlanması ................................................. 452

VI.6. Satınalma Bilgi Kaydı.......................................................................... 454

15
 VI.6.1 Satınalma bilgi kaydı ekranları ...................................................... 456

VI.6.2 Satınalma bilgi kaydı uyarlamaları ................................................ 461

VI.6.2.1 Numara aralığı uyarlamaları ................................................... 461

VI.6.2.2 Ekran düzeninin tanımlanması................................................ 462

VI.7. Satıcı Değerlendirme İşlemleri ............................................................ 463

VI.7.1. Satıcı değerlendirme ekranları ...................................................... 464

VI.7.1.1. Satıcı değerlendirmesi bakımının yapılması .......................... 464

VI.7.1.2. Otomatik yeniden değerlendirme ........................................... 466

VI.7.1.3. Değerlendirme sonuçlarının karşılaştırılması ........................ 467

VI.7.2. Satıcı değerlendirmesi uyarlamaları ............................................. 469

VI.7.2.1 Ağırlıklandırma anahtarlarının tanımlanması ......................... 469

VI.7.2.2 Ölçütlerin tanımlanması .......................................................... 470

VI.7.2.3 Satınalma organizasyonu verilerinin tanımlanması ................ 472

VI.8. Servis Satınalması ................................................................................ 476

VI.8.1. Servis satınalması işlemleri .......................................................... 476

VI.8.2. Hizmet kabulü işlemleri ................................................................ 476

VI.8.4. Hizmet satınalması için farklı bir yöntem ..................................... 478

VII. Lojistik Fatura Kontrolü İşlemleri ............................................................. 480

VII.1. Satıcı Faturası İşlemleri ...................................................................... 482

VII.2. Satıcı faturası ön kayıt işlemleri ......................................................... 488

VIII. Raporlar.................................................................................................... 489

VIII.1. Ana veri raporları .............................................................................. 489

16
 VIII.2. Stok Yönetimi Raporları ................................................................... 500

VIII.3. Satınalma Raporları........................................................................... 518

IX. Uygulamalararası Bileşenler ....................................................................... 533

IX.1. Sınıflandırma ....................................................................................... 533

IX.1.1. Sınıf ve karakteristik kavramları................................................... 534

IX.1.2. Karakteristik işlemleri .................................................................. 534

IX.1.3. Sınıf işlemleri................................................................................ 542

IX.1.4. Nesnelere sınıf atama .................................................................... 546

IX.2. Dokuman Yönetimi.............................................................................. 551

IX.2.1. Doküman tanımlama ..................................................................... 552

IX.2.2. Dokümanın yeni versiyonunun oluşturulması .............................. 559

IX.2.3 Dokümanın nesnelere bağlanması ................................................. 559

EKLER.............................................................................................................. 563

Ek - 1. Request Alma ve Uyarlama/Geliştirmenin Taşınması ....................... 564

Ek - 2. Arama Yardımı .................................................................................. 569

DİZİN................................................................................................................ 572

17
ÖNSÖZ

18
19
I. Giriş
I.1. SAP’nin Tarihçesi
SAP yazılım firması 1972 yılında beş eski IBM çalışanı tarafından
Almanya’nın Mannheim şehrinde kurulmuştur. Firmanın ismi, System
Analyse und Programmentwicklung (Systems Analysis and Program
Development ) kelimelerinin baş harflerinden gelmektedir. İşletmelerin,
tüm kurumsal iş süreçlerini takip edebilecekleri (ki bu tip yazılımlara
sonradan ‘ERP-Enterprise Resource Planning’ yani ‘Kurumsal Kaynak
Planlaması’ yazılımları ismi verilmiştir.) bir yazılım geliştiren firma,
yazılıma da firmanın ismi olan SAP ismini vermiştir.
SAP yazılımının ilk versiyonu SAP R/1 ismiyle 1973 yılında piyasaya
sürülmüştür. Yazılımın ilk versiyonunda yapılan güncellemeler ve yeni
kabiliyetlerle birlikte 1979 yılında SAP R/2 versiyonu ortaya çıkmıştır.
1980’lerde R/2 versiyonu ile piyasada tutunmaya çalışan SAP Firması
esas atılımını 1990’larda yapmıştır. 1992 yılında piyasaya sürülen R/3
versiyonu yoğun ilgi görmüş ve bu versiyon ile birlikte firma dünya
çapında bir firma haline gelmiştir. 90’lı yıllarda firmanın sadece
Almanya’daki değil dünya çapındaki müşteri sayısı da hızla artmış ve
ERP yazılımları piyasasında dünya lideri konumuna gelmiştir. 1999
yılında piyasaya sürülen ve web ortamına açılmayı sağlayan mySAP.com
versiyonu ile birlikte firma, ürün çeşitliliğine de gitmeye başlamıştır. Bu
noktadan sonra SAP firması hem ERP yazılımının yeni versiyonlarını
(SAP ERP 4.6, SAP ECC. 6.0, vb. gibi) piyasaya sürmüş hem de
sektördeki gelişmelere paralel olarak APO (Advanced Planner and
Optimizer), CRM (Customer Relationshp Management), BW(Business
Warehouse) gibi değişik ürünleri piyasaya sürmüştür. 2010 sonrasında ise
farklı teknolojilere de yatırım yaparak (CLOUD, In memory Database,
vb.) artık sadece bir ERP firması olmadığını tüm dünyaya ilan etmiştir
SAP firması, ERP pazarında dünya lideri, yazılım sektöründe ise (ciro
bakımından) Microsoft’tan sonra dünyanın en büyük ikinci firması
konumundadır. 5 kıtada 150’den fazla ülkede müşterisi bulunmaktadır.
Türkiye’de de ERP alanında market lideridir. Türkiye’nin en büyük 500
firmasından 200’den fazlası kurumsal kaynak yazılımı olarak SAP
ürünlerini kullanmaktadır. Bunun yanında, değişik sektörlerde yer alan
binlerce küçük ve orta dereceli işletme de yine SAP ürünlerini tercih
etmektedir.

20
I.2. Modüler Yapı ve Modüllerarası Entegrasyon
I.2.1. Modüler yapı
Kurumsal kaynak yazılımları, işletmelere ait kurumsal iş süreçlerinin
tamamının tek bir yazılım üzerinden entegre bir biçimde yönetilmesi
amacıyla geliştirilmiş olan programlardır. Birbirinden çok farklı
alanlardaki iş süreçlerini ve bu iş süreçlerinin birbirleri ile olan
entegrasyonları desteklemek zorunda olan bu tip yazılımların oldukça
kapsamlı ve karmaşık olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. SAP
firmasının Kurumsal Kaynak Yazılımı olan SAP-ERP’de bu kapsamda ele
alunmalıdır.
Hemen hemen tüm ERP yazılımları modüler bir yapıya sahiptir. Kapsamlı
bir yazılımın, konu ve iş alanına göre değişik modüllere ayrılması hem
yazılımı geliştirenlere, hem yazılıma destek verenlere (eğitim ve kurulum
anlamında) hem de yazılımın kullanıcılarına kolaylık sağlamaktadır. Tüm
yazılımı değil de sadece gerektiği kadarını bilmek ancak modüler yapıyla
mümkün olmaktadır (herkesin kendisiyle ilgili modülü ve bu modülün
diğer modüller ile entegrasyon noktalarını bilmesi yeterlidir).
Kurumların iş süreçlerine ve bu iş süreçlerinin mantıksal bir şekilde
gruplanmasına uygun olarak SAP-ERP yazılımı aşağıdaki modülleri
kapsamaktadır.

21
 ŞEKİL I.2.1 – 1 SAP-ERP modüler yapı

SAP-ERP sisteminde yer alan modüller Lojistik, İnsan Kaynakları ve

Mali İşler (Finans) olmak üzere üç ana başlık altında toplanmıştır. Bu ana
başlıklar modüller için yapılmış olan üst gruplamadır. Bu gruplama
yapılırken modüllerin kapsamları ve birbirleri ile olan entegrasyonları
dikkate alınmıştır. Şeklin sağ alt tarafında gösterilen ‘Uygulamalar arası
bileşenler’ kısmı ise hem bu üç ana başlık altında yer almayan SAP-ERP
sistemi bileşenlerini hem de sistem üzerinde bazı sektörlere özel
çözümleri göstermek amacıyla konulmuştur.
 SAP-ERP yazılımı çok değişik sektördeki firmalar tarafından kullanılmaktadır. Bu
sektörlerin ihtiyaçları dikkate alınarak zamanla yazılım üzerine sektörlere özel
bazı uygulamalar da geliştirilmiş ve bu uygulamalar SAP-ERP’nin sektörel
çözümleri haline gelmiştir. Örneğin sağlık, otomotiv veya enerji sektörünün
kendine özel iş süreçleri sistem üzerinde sektörel çözüm olarak yer almıştır.
Sekröre özel olarak geliştirilen bu programlar SAP-ERP sistemi kurulurken ilgili
sektörün seçilmesiyle birlikte sistem üzerinde aktif hale gelmektedir.
SAP-ERP sisteminde yer alan üç ana başlığı ve bunlar altında yer alan
modüllerin kapsamlarını kısaca açıklamaya çalışalım.

22
I.2.1.1. Lojistik modülleri
Lojistik ana başlığı altında, işletmenin lojistik süreçlerini kapsayan
modüller yer almaktadır. Satınalma, stok yönetimi, üretim planlaması,
üretim, nakliye/ulaştırma, bakım ve onarım, kalite kontrol, satış ve
dağıtım süreçleri gibi süreçler lojistik süreçler olarak adlandırılmaktadır.
SAP-ERP sisteminde bu süreçleri desteklemek amacıyla yer alan lojistik
modüller şunlardır:
Malzeme Yönetimi Modülü (MM)
Satınalma (malzeme/hizmet satınalması), stok yönetimi ve lojistik fatura
kontrolü süreçlerini kapsayan modüldür. Malzeme yönetimi modülü için,
MM (Mateials Management) kısaltması kullanılır.
Satınalma süreçleri: Malzeme/hizmetin ilgili birim tarafından talep
edilmesinden başlayarak malzeme/hizmet için firmalardan tekliflerin
alınması, tekliflerin değerlendirilmesi, alım yapılacak firmanın
belirlenmesi, ilgili firmayla sözleşme yapılması ya da firmaya satınalma
siparişinin verilmesi işlemleri ile tüm bu satınlma sürecinin takip edilmesi
ve satıcı değerlendirilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Stok yönetimi süreçleri: İşletmenin sahip olduğu malzeme stokları ile bu
stokların miktarlarını etkileyen malzeme hareketlerinin takip edilmesi
işlemlerini kapsamaktadır. Stok miktarını artıran malzeme girişi işlemleri,
stok miktarını azaltan malzeme çıkışı işlemleri, malzemelerin
yerini/durumunu değiştiren stok nakil işlemleri ile depo stokları için stok
sayım işlemlerini kapsamaktadır.
Lojiik fatura kontrolü süreçleri: Satıcılar tarafından gönderilen
faturalarının sisteme girilmesi ve bu giriş esnasında fatura bilgileri ile
satınalma siparişi ve/veya sözleşme üzerinde yer alan bilgilerin kontrol
edilmesini sağlayan işlemleri kapsamaktadır.
Satış ve Dağıtım Modülü (SD)
Malzeme ve hizmet satışı süreçlerini, satış öncesi pazarlama süreçlerini,
satış sonrası müşteri takibi süreçlerini ve malzeme dağıtımı
(ulaştırma/nakliye) süreçlerini kapsayan modüldür. Modül için SD (Sales
&Distribution) kısaltması kullanılır.
Satış süreçleri: Müşteriler tarafından yapılan malzeme/hizmet taleplerinin
sisteme girilmesi, kesinleşen müşteri siparişlerinin yaratılması ve bu
siparişlere istinaden malzeme/hizmet teslimatının yapılması işlemlerini
kapsamaktadır.

23
Pazarlama süreçleri: Pazarlama faaliyetlerinin planlanması,
gerçekleştirilmesi ve potansiyel müşterilerin takip edilmesi işlemlerini
kapsamaktadır.
Müşteri takibi süreçleri: Müşteri ile yapılan görüşmelerin, müşteri
ziyaretlerinin, müşteriye ait özel gün ve programların takip edilmesi
işlemlerini kapsamaktadır.
Dağıtım süreçleri: Nakliye (ulaştırma) planlanması ve ulaştırma
faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi işlemlerini kapsamaktadır. Nakliye
rotalarının planlanması, nakliye işlemleri için araç ve sürücü planlanması
ve gerçekleştirilen nakliye faaliyetlerinin takip edilmesi süreçleri bu
kapsamdadır.
 SAP firmasının pazarlama, satış ve müşteri takibi işlemlerinin çok daha detaylı
yapılmasını sağlayan CRM (Customer Relationship Management) ürünü ile
ulaştırma faaliyetlerinin detaylı takibini sağlayan TM (Transportation
Management) ürünü de mevcuttur. Her iki yazılımda SAP-ERP yazılımından
ayrıca kurulmakta ve lisanslanmaktadır. Her iki yazılımda SAP-ERP sistemindeki
ilgili süreçlerde entegre olarak çalışmaktadır. Bu ürünlerin detayı ilgili
kaynaklardan öğrenilebilir.
Üretim/Planlama Modülü (PP)
(İmalat yapan işletmelerin) üretim faaliyetlerinin takip edilmesi
süreçlerini kapsayan modüldür. Modül için PP (Production Planning)
kısaltması kullanılır.
Üretim planlama süreçleri: İşletme tarafından yapılacak üretim
faaliyetlerinin kapasite, malzeme ve süre açısından planlanması
işlemlerini kapsamaktadır. Malzeme ihtiyaç planlaması (MİP) bu sürecin
en önemli parçasıdır. Üretim planlamasına yönelik olarak ürün ağaçlarının
ve iş planlarının oluşturulması da bu kapsamda ele alınır.
Malzeme ihtiyaç planlaması süreçleri: Planlanan üretimlerin zamanında
yapılabilmesi için ihtiyaç duyulan malzemelerin, ihtiyaç duyulduğu
zamanda ihtiyaç duyulan yerde ve ihtiyaç duyulan miktarda hazır
edilmesini sağlayan işlemleri kapsar.
Üretim faaliyetlerinin takibi süreçleri: Üretim safhasında yapılan işler
için işçilik teyitlerinin girilmesi, kullanılan ekipmanların kapasite ve
durum takibinin yapılması, kullanılan malzemelerin sarfının verilmesi ve
imal edilen ürünlerin stoklara alınması işlemlerini kapsar. Üretim
faaliyetlerinin detaylı bir şekilde takip edilmesini sağlayan bu modül,
üretim maliyetlerinin de detaylı bir şekilde takip edilmesi imkânını
sunmaktadır.

24
Bakım / Onarım Modülü (PM)
İşletme tarafından kullanılan ekipmanlar (makine ve teçhizatlar) ile
işletme sorumluluğunda olan tesislerin bakım süreçlerini, arızalanan
ekipmanlar ile yıpranan tesislerin onarım süreçlerini ve işletme tarafından
konfigürasyonları takip edilmek istenen nesneler (ekipman ve tesislerin)
için konfigürasyon takibinin yapılması süreçlerini kapsamaktadır. Modül
için PM (Plant Maintenance) kısaltması kullanılır.
 SAP sisteminde PM modülü ilk olarak tesislerin (plant) bakım/onarımı takip
etmek için geliştirilmeye başlanmıştır. Bu sebeple modüle ‘Plant Maintenance’
ve kısaltmasına da PM denmiştir. Daha sonra modülün kapsamı genişletilmiş ve
tesislerin yanında makine/teçhizatların da bakım ve onarım işlemlerinin takip
edilebilmesine yönelik kabiliyetler eklenmiştir. Ancak modülün İngilizce ismi ve
bu ismin kısaltmaası olan PM ismi sonradan değiştirilmemiştir.
Bakım Süreçleri: Planlı veya koruyucu/önleyici bakım işlemlerini
kapsamaktadır. Ekipman veya tesisin kullanım ömrünü artırmak,
bozulmasını ve performans kaybını engellemek amacıyla yapılan bakım
faaliyetlerinin planlanması ve gerçekleştirilmesi işlemlerini kapsar.
Otomobilimizin her 10.000 km’de bir motor yağının değiştirilmesi,
50.000 km’de bir lastiklerinin değiştirilmesi, işletmemizdeki CNC
tezgâhlarının senede bir defa kapsamlı olarak kontrol edilip gerekli
parçalarının değiştirilmesi işlemleri bakım kapsamında yapılan işlemlere
örnektir.
Onarım süreçleri: Arızalanan ekipmanların ve hasar gören tesislerin
onarılması için gerekli onarım planlamaların yapılması ve onarımın
gerçekleştirilmesi işlemlerini kapsar. Plansız bakım işlemleri de
denilmektedir.
Otomobilinizin patlayan lastiğinin değiştirilmesi, arızalanan radyatörünün
tamir edilmesi ve üretim aşamasında bozulan CNC tezgâhının tamir
edilmesi işlemleri onarım kapsamında yapılan işlemlere örnektir.
Konfigürasyon yönetimi süreçleri: Bir nesnenin (ekipman, tesis, vb.)
konfigürasyonunun takip edilmesini sağlayan süreçleri kapsamaktadır.
Nesnenin teknik dokümanlarına bağlı olarak olması gereken durumu
sisteme ‘Temel Konfigürasyon’ olarak girilir. Nesnenin gerçek durumu ise
‘Gerçek Konfigürasyon’ olarak sistemde tanımlanır. Gerçek
konfigürasyon bilgisinde nesne üzerinde takılı olan ekipman ve
malzemeler hiyerarşik bir şekilde detaylı olarak yer almaktadır.

25
Kalite Yönetimi Modülü (QM)
Satın alınan malzeme/hizmetler için girdi kontrollerinin yapılması,
işletme tarafından üretilen malzemeler için üretim sonrası kalite
kontrollerinin yapılması, periyodik olarak yapılan kalite kontrol işlemleri
ile kalite sertifikasyon süreçlerini kapsayan modüldür. Modül için QM
(Quality Manegement) kısaltması kullanılır.
Girdi kontrolü süreçleri: Satınalınan, üretilen veya herhangi bir şekilde
işletmeye teslim edilen malzeme/hizmetin teslim alınması aşamasında
kalite kontrolünün yapılması işlemlerini kapsamaktadır. Girdi
kontrolünden başarı ile geçen malzeme/hizmetler işletme bünyesine
alınırken kontrolü geçemeyenler içinse düzeltici faaliyetler (iade, yeniden
işleme, vb.) tetiklenmektedir.
Periyodik kontrol süreçleri: İşletme stoklarında bulunan malzemelerin
belirli periyotlarda kalite kontrollerinin yapılması işlemlerini
kapsamaktadır. Bu tip kontroller için kontrol kümesinin seçilmesi
amacıyla değişik yöntemler (örnekleme yöntemleri) kullanılabilmektedir.
Kalite sertifikasyonu süreçleri: Herhangi bir nesnenin kalite sertifikası
alması ve bu sertifikaların takip edilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Proje Yönetimi Modülü (PS)
İşletmeler tarafından proje olarak takip edilmesi kararı alınan yatırım,
satınalma ve üretim faaliyetlerinin projelendirilmesi ve bu projelerin
sistem üzerinde detaylı takip edilmesini sağlayan işlemleri kapsayan
modüldür. Modül için PS (Project System) kısaltması kullanılır.
Proje planlaması süreçleri: Takip edilecek proje için iş dağılım ağacının
(İDA ya da WBS) oluşturulması, yapılacak işler için süre, tarih ve
sorumlulukların girilmesi işlemleri ile proje için kullanılması planlanan
malzeme, hizmet ve parasal (bütçe) kaynaklarının atanması işlemlerini
kapsamaktadır.
Proje takibi süreçleri: Planlaması yapılan proje için gerçekleşmelerin ve
güncellemelerin takip edilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Lojistik Yürütme Modülü (LE)
Adres yönetimi yapılan depo yerleri için raf yönetimi süreçleri ile
ulaştırma süreçlerini kapsayan modüldür. Modül için LE (Logitics
Execution) kısaltması kullanılır.
 SAP sisteminin 4.6 versiyonundan önce MM modülü kapsamında yer alan Depo
Yönetimi (WM-Warehouse Management) süreçleri ile SD modülü kapsamında

26
 yer alan ulaştırma (Transportation) süreçlerinin yeni bir modül olarak
tanımlanmasıyla ortaya çıkmış olan bir modüldür.
Depo Yönetimi Süreçleri: Raf yönetimi olan depolar için malzemelerin
raflara yerleştirilmesi, malzemenin depo içerisinde nakil edilmesi,
malzemenin depodan çekilmesi işlemleri ile raf detayında stok sayım
işlemlerini kapsamaktadır. Sistem üzerinde rafa yerleştirme ve raftan
çekme stratejileri tanımlanabilmektedir.
Ulaştırma Süreçleri: İşletmeye ait başka bir üniteye, müşteriye ya da
satıcıya teslim edilecek malzemelerin teslimat ve ulaştırma işlemlerinin
takibini sağlayan süreçleri kapsamaktadır.
I.2.1.2. Muhasebe (Finans) modülleri
Finans ana başlığı altında şirketin muhasebe, maliyet muhasebesi ve bütçe
takibi süreçlerini içeren modüller yer almaktadır.
Mali Muhasebe (FI)
Tüm işletmeler bulunduğu ülkenin muhasebe kanunlarına göre finanssal
verilerini tutmak zorundadır. Mali muhasebe modülü kanunen takip
edilmek zorunda olan bu kayıtların takip edilmesini sağlayan modüldür.
Ana hesap muhasebesi (defteri kebir muhasebesi), satıcılar muhasebesi,
müşteriler muhasebesi ve duran varlıklar muhasebesi süreçlerini
kapsamaktadır. Modül için FI (FInance) kısaltması kullanılır. Türkçe
karşılık olarak ise ‘Mali Muhasebe’, ‘Muhasebe’ veya “Finans” modülü
isimleri kullanılmaktadır.
Ana hesap muhasebesi süreçleri: Kanuni zorunluluk olarak tutulması
gereken hesapların tutulmasını, güncellenmesini ve raporlanmasını
sağlayan işlemleri içerir.
Satıcılar muhasebesi süreçleri: Satınalma işlemleri sonucunda meydana
gelen muhasebe kayıtları ile ödeme işlemlerinin takip edilmesi ve
raporlanmasını sağlayan işlemleri kapsamaktadır.
Müşteriler muhasebesi süreçleri: Satış işlemleri sonucunda meydana
gelen muhasebe kayıtları ile alacakların takip edilmesi ve raporlanmasını
sağlayan işlemleri kapsamaktadır.
Duran varlık muhasebesi süreçleri: İşletmeye ait olan demirbaşlar ile bu
demirbaşların amortisman işlemlerinin kayıt altına alınmasını, ilgili
amortisman hesaplarının güncellenmesini ve raporlanmasını sağlayan
işlemleri içerir.

27
Maliyet Muhasebesi (CO)
İşletmelerde oluşan maliyetlerinin takip edilmesini ve bu maliyetlerin
ilgili nesnelerle ilişkilendirilmesini sağlayan modüldür. Masraf yeri
bazında maliyet takibi süreçlerini, kar merkezi bazında maliyet ve kar
takibi süreçlerini ve ürün maliyetlendirme süreçlerini kapsamaktadır.
Modül için CO (COntrolling) kısaltması kullanılır.
Masraf yerleri muhasebesi süreçleri: İşletme bünyesinde oluşan
maliyetlerin birimler ve organizasyonlar düzeyinde takip edilebilmesi
amacıyla ilgili birimler için sistem üzerinde masraf yeri tanımlanması
yapılır. Masraf yerleri bazında maliyetlerin kaydedilmesini,
güncellenmesini ve raporlanmasını sağlayan işlemleri kapsar.
Kar merkezi muhasebesi süreçleri: İşletme bünyesinde geliri olan ve
kar/zarar durumu takip edilmek istenen birim ve organizasyonlar için kar
merkezi tanımlaması yapılır. Kar merkezleri bazında gelirlerin
kaydedilmesini, güncellenmesini ve raporlanmasını sağlayan işlemleri
kapsamaktadır.
Ürün maliyetlendirme süreçleri: İşletme tarafından üretilen
malzeme/hizmetlerin maliyetlerinin detaylı olarak hesaplanmasını ve
raporlanmasını sağlayan süreçleri kapsamaktadır. Ürün maliyetinin
detaylı bir şekilde belirlenmesi ilgili ürünün fiyatlandırması ve dolayısıyla
rekabet açısından oldukça kritiktir.
Fon Yönetimi (FM)
İşletmelerin bütçelerinin takip edilmesi amacıyla yapılan bütçe planlaması
ve bütçe takibi süreçlerini kapsamaktadır. Modül için FM (Funds
Management) kısaltması kullanılır.
Bütçe planlaması süreçleri: İşletmelerin yıllık ya da çok yıllık bütçe
planlarını hazırlamalarını ve hazırlanan bu bütçe planlarının ilgili
makamlar tarafından onaylanması işlemlerini kapsamaktadır.
Bütçe uygulaması süreçleri: Onaylanan bütçenin kullanılması ve bu
kullanım aşamasında da kontrol edilmesini sağlayan işlemleri
kapsamaktadır. Bütçe uygulama modülü özellikle satınalma ve maliyet
muhasebesi modülleri ile entegre olarak çalışmaktadır.
I.2.1.3. İnsan kaynakları modülleri
İnsan Kaynakları ana başlığı altında personel, organizasyon, eğitim,
bordro ve seyahat yönetimi işlemlerinin takibini sağlayan modüller yer
almaktadır.

28
Personel Yönetimi
Personelin özlük bilgileri ve bunlarla ilgili tüm işlemlerin takip edildiği
modüldür. Personelin kimlik bilgileri, aile bilgileri, banka bilgileri, ağlı
olduğu organizasyon bilgileri, atama/terfi bilgileri, izin bilgileri, kariyer
bilgileri, vb. tüm bilgiler ile bu bilgilerin güncellenmesi ve tarihçesinin
takip edilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
Organizasyon Yönetimi
İşletmenin organizasyon yapısının hiyerarşik bir şekilde oluşturulmasını
ve takip edilmesini sağlayan modüldür. Şemada yer alan organizasyon
birimlerine pozisyonların atanması ve bu pozisyonlara da personel
atanması işlemleri bu modül üzerinden yapılmaktadır. Organizasyon
bilgisi tarih bazında kayıt altına alınmakta dolayısı ile organizasyonun
tarihçesi sistem üzerinden güncel olarak takip edilebilmektedir.
Eğitim
İşletme tarafından düzenlenen veya işletmenin katılım sağladığı
eğitimlerin planlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması işlemleri ile
personel tarafından alınan eğitimlerin kayıt altına alınmasını sağlayan
işlemleri içerir. Eğitim odalarının takibi, sınavların takibi ve eğitimle ilgili
anketlerin takip edilmesi işlemleri de bu modül kapsamındadır.
Bordro
İşletmede çalışan personele yapılacak ödemeler ile kesintilerin
hesaplanarak personel bordrosunun oluşturulmasını, kayıt altına
alınmasını ve raporlanmasını sağlayan işlemleri kapsamaktadır.
Seyahat Yönetimi
Personelin yapacağı seyahatlerin planlanmasını, gerçekleşmesini ve
seyahat ile ilgili masrafların takibi işlemlerini kapsamaktadır.
I.2.2. Modüllerarası entegrasyon
SAP-ERP sistemi modüler yapıda tasarlanmış bir sistemdir. Sistemde yer
alan ve yukarıda bir kısmını açıkladığımız bu modüllerin tamamen
birbirinden bağımsız olarak çalışdığını düşünmek yanlış olacaktır. SAP-
ERP sistemi, modüller arası entegrasyonları en az modül içi
entegrasyonları kadar güçlü olan bir sistemdir. İşletmelerin yapısı gereği
birbirine çok uzakmış gibi duran iş süreçlerinin dahi birbiriyle entegre
olarak çalışması gerekir.

29
Personelin yıllık izin planlaması, personel yönetimi modülü altında yer
alan bir süreçtir. Eğer izin alan personel işletmenin üretim kısmında
çalışıyorsa, sizin yaptığınız yıllık izin planlaması ilgili üretim atölyenizin
üretim kapasitesini de etkileyecektir. İlk bakışta birbiriyle direkt olarak
ilişkilendirilemeyen personel yönetimi ve üretim planlaması modülleri
konu kapasite planlaması olduğu zaman entegre bir biçimde çalışmalıdır.
Benzer şekilde işletmelerin sahip olduğu varlıkların takip edilmesi FI
modülü kapsamındadır. İşletmeye ait olan malzeme stokları da şirketin
sahip olduğu varlıklar kapsamında olup muhasebe kanunlarına göre stok
hesaplarının takip edilmesi gerekmektedir. Muhasebesel olarak FI
modülünde takip edilen bu malzemelerin, miktarsal takibi ise MM
modülü kapsamında yapılmaktadır. Dolayısı ile stokların takibi için FI ve
MM modülleri entegre bir biçimde çalışmalıdır.
PP modülünde üretim amacıyla tanımlanan tezgâh ve makineler aynı
zamanda bakım/onarımı yapılan nesnelerdir. Dolayısı ile bu tezgâh ve
makinelerin tanımlanması ve kullanılması aşamasında PP ve PM
modülleri entegre olarak çalışmalıdır.
Yukarıda birkaç örnekle açıklamaya çalıştığımız noktayı tekrar
vurgulayacak olursak: SAP-ERP sisteminde, modüller arasında ve modül
içerisindeki iş süreçleri arasında çok sıkı entegrasyonlar vardır ki ve
sistemin entegre bir şekilde çalışması SAP-ERP sisteminin en kuvvetli
yönünü oluşturmaktadır.

30
I.3. Uyarlama Kavramı ve SAP-ERP Sistemi Uyarlama
Kabiliyetleri
I.3.1. Uyarlama kavramı
SAP-ERP sistemi uyarlanabilir bir sistemdir. Dünyanın çeşitli ülkelerinde
ve değişik sektörlerde faaliyet gösteren yüzbinlerce işletme, kurumsal
kaynak yazılımı olarak SAP-ERP sistemini kullanmaktadır. Bütün bu
firmaların aynı ERP sistemini kullanabilmelerin en önemli sebebi SAP-
ERP sisteminin uyarlanabilir olmasıdır. Dünya çapında faaliyet gösteren
ve yüzlerce ülkede binlerce tesisi ve onbinlerce çalışanı olan firmalar ile
CEYLANLAR A.Ş. gibi sadece Türkiye’de faaliyet gösteren, iki tesisi ve
yüzelli çalışanı olan küçük çaplı firmaların aynı SAP-ERP sistemini
kullanabilmesi bu özelliğin sonucundadır.
İşletmeler yer aldığı sektöre, bağlı oldukları kanunlara ve işletme içi
prosedürlerin belirlediği farklı organizasyon yapılarına ve farklı iş
süreçlerine sahiptirler. Örneğin dünya çapında yüzlerce tedarikçi ile
çalışan ve her yıl milyarlarca dolarlık malzeme/hizmet satınalması yapan
bir bilgisayar firmasının satınalma süreçleri ile yılda sadece beş milyon
dolarlık malzeme/hizmet alımı yapan ve ortalama 25-30 tedarikçi ile
çalışan CEYLANLAR A.Ş. firmasının satınalma süreçleri birbirinden
farklıdır. Benzer şekilde, ilgili bilgisayar firmasının bilgisayar üretimi
süreçleri ile CEYLANLAR A.Ş.’nin elektrik süpürgesi üretimi süreçleri
de birbirinden farklıdır.
Aynı süreç başlığı altında yer almasına rağmen şirketler arasında farklılık
gösteren iş süreçlerinin sisteme yansıtılması, SAP-ERP sisteminin
uyarlama adımları ile sağlanır.
İş süreçleri ve organizasyon yapılarındaki farklılık sadece şirketler
arasında değil şirket içerisindeki birimler arasında da olabilir. SAP-ERP
sisteminin uyarlama kabiliyetleri ile işletme içerisindeki süreç farklılıkları
da sisteme yansıtılabilmektedir. Örneğin aynı firmaya ait bilgisayar
üretimi yapan fabrikadaki üretim süreçleri ile fotoğraf makinesi üretimi
yapan fabrikadaki üretim süreçleri birbirinden farklı olabilir. Aynı şekilde
aynı firmanın Türkiye’de faaliyet gösteren biriminin satınalma süreçleri
ile Almanya’da faaliyet gösteren biriminin satınalma süreçleri birbirinden
farklı olabilir. Bu tür farklılıklar bu şirketinin dünya çapında aynı SAP-
ERP sistemini kullanmasına engel değildir.
 SAP-ERP sistemi çoklu dil desteğini de standart olarak vermektedir. Türkiye’den
sisteme bağlanan bir kullanıcının Türkçe, Almanya’dan bağlanan bir kullanıcının

31
 Almanca ve Fransa’dan bağlanan bir kullanıcının Fransızca olarak aynı sisteme
bağlanabilmesi (özellikle uluslararası çalışan firmalar için) çok önemli bir
kabiliyettir.

I.3.1. SAP sisteminde uyarlama yapılması

SAP-ERP sisteminin uyarlanması için sistemdeki uyarlama menüsüne
gitmek gerekir. Bunun için SAP-ERP sisteminde işlem kodu girilen kısma
‘SPRO’ kodu girilmelidir.

ŞEKİL I.3.1 – 1 – Uyarlama işlem kodu girişi

 SAP-ERP sisteminde yer alan uygulamalar için sistemde işlem kodları

tanımlanmıştır. Bu işlem kodları ilgili uygulamaya ulaşmanın kolay
yöntemlerinden bir tanesidir. İşletmenizin belirli bir biriminde çalışan ve sistem
üzerinde sürekli benzer işlemleri yapan kullanıcılar ilgili işlem kodlarını
ezberliyerek kolaylıkla işlem ekranına ulaşabilmektedir. Örneğin satınalma
müdürlüğünde çalışan ve görevi satınalma taleplerini sistem girmek olan bir
çalışanınız Satınalma talebi için sistemde yer alan ME51N işlem kodunu
kullanarak hemen ilgili işleme ulaşabilir. Ekranın en üst kısmında yer alan ve
yukarıdaki şekilde görülen işlem kodu girişi kısmı bu amaçla kullanılır.
Bu işlem kodu girilip enter tuşuna basıldıktan sonra sistem aşağıdaki uyarlama
ekranını açar.

32
 ŞEKİL I.3.1 – 2 - Uyarlama Proje Ekranı

Bu ekranda üst kısımda yer alan butonuna veya klavyeden F5

tuşuna basılarak aşağıdaki standart uyarlama ekranına geçilir.
 SAP-ERP sistemi, uyarlamaların yapılmasının bir proje şeklinde takip
edilebilmesi için uyarlama projesi tanımlanması ve yapılan uyarlamaların bu
proje altında takip edilmesi imkânını da sunmaktadır. Bir uyarlama projesinin
nasıl tanımlanacağı ve uyarlamaların bu proje altında nasıl yapılacağı bu kitapta
anlatılmayacaktır. Bu sebeple F5 tuşuna basılarak standart uyarlama ekranına
geçilmiştir.

33
 ŞEKİL I.3.1 – 3 - Standart Uyarlama Ekranı

Ekranda görüldüğü gibi uyarlama menüsü hiyerarşik bir yapıda yer almaktadır.
Eğer ekranda yer alan uyarlama adımı daha alt uyarlama adımlarını içeriyorsa
satırın sağ tarafında butonu yer alır. Bu buton tıklandığında ilgili adımın alt
adımları açılır. Eğer ekranda yer alan bir uyarlama satırı alt bir adımı kapsamıyor
ve kendisi uyarlamanın yapılacağı ekrana bağlantı sağlıyor ise sol tarafında
butonu yer alır. İlgili uyarlama ekranına geçmek için bu ikon tıklanmalıdır.

34
I.4. Kitabın İçeriği
I.4.1. Modül detayı
Elinizdeki kitap, SAP-ERP sistemi Malzeme Yönetimi (MM) Modülünün
hem fonksiyonel kapsamını genel hatları ile anlatmakta hem de bu
modülün temel uyarlamalarının nasıl yapılacağını uygulamalı olarak
açıklamaktadır.
Gerek SAP-ERP sistemi uyarlama kabiliyetlerinin oldukça fazla olması
gerekse değişik sektörlerde yer alan işletmeleri kapsayacak şekilde çok
kapsamlı iş süreçlerinin bulunmasından dolayı MM modülüne ait olan
tüm uyarlamaların ve tüm iş süreçlerinin detaylı bir şekilde tek bir kitapta
anlatılması oldukça zordur (ya da bu konuda binlerce sayfalık bir kitap
yazmak gerekir). Bu sebeple bu kitapta MM modülü altında yer alan
temel iş süreçleri ile bu iş süreçlerinin uyarlamaları anlatılmıştır.
Kitabın amacını şu şekilde açıklayabilirim: SAP-ERP sistemi MM
modülü konusunda bilgisi olmayan kullanıcıların modül konusunda orta
seviyede bilgi sahibi olmasını sağlamak, MM modülü konusunda
başlangıç seviyesinde bilgiye sahip olan kullanıcıların bilgi düzeyini orta
seviyeye çıkarmak, orta düzeyde bilgisi olan kullanıcıların ise varsa bilgi
eksiklerini gidermek.
I.4.2. Kullanılan SAP-ERP sistemi versiyonu
Kitap SAP-ERP sisteminin ECC 6.0 versiyonu baz alınarak hazırlanmış
olup Türkçe dil seçeneği ile sisteme bağlanılmıştır.
ECC 6.0 versiyonu SAP-ERP sisteminin bu kitap hazırlanmaya başlandığı
esnadaki en son versiyonudur. Bu sebeple kitabın anlatımında bu versiyon
temel alınmıştır. Versiyon yükselmelerinde sisteme yeni kabiliyetler
kazandırılıp belirli kabiliyetlerde de değişiklikler yapılmasına rağmen ana
yapı çok fazla değişmemektedir. Dolayısı ile bu kitapta anlatılan bilgiler
sonraki versiyonlar içinde kullanılabilir bilgiler olacaktır.
 Kullanılan SAP-ERP sisteminin versiyonu aynı olsa bile gerek yama düzeyinin
farklı olması gerekse uyarlamalarının farklı olmasından dolayı kitapta gösterilen
ekran görünümleri ile sizin kullanıdığınız/kullanacağınız sistemdeki ekran
görünümleri arasında bazı farklılıklar olması normaldir.

35
I.5. Anlatım Usulü ve Örnek Proje
I.5.1. Anlatım usulü
Konuların daha iyi anlaşılabilmesi amacıyla kitapta gerekli yerlere
uygulama adımları konulmuştur. Örnek bir SAP-ERP sistemi üzerinde
uygulama imkânı olan okuyucuların bu adımları sistem üzerinde
gerçekleştirmeleri konuları daha çabuk anlamalarını sağlayacaktır.
Bu uygulama adımlarında örnek bir şirketin malzeme yönetimi
süreçlerinin sisteme yansıtması sağlanmaktadır. Örnek şirket olarak
CEYLANLAR A.Ş. kullanılmıştır. Şirketler için SAP-ERP sistemi
uyarlaması işlemleri bir proje şeklinde takip edildiği için kitabın
anlatımında ‘CESAP PROJESİ- Ceylanlar A.Ş. SAP MM Modülü
Uyarlama Projesi ’ örnek uyarlama projesi olarak kullanılmıştır.
Malzeme Yönetimi Modülü ile ilgili ekranlar ve uyarlama adımları
anlatılırken, ekranda yer alan tüm veri alanları ve bu veri alanlarının ne
amaçla kullanıldığı tek tek açıklanmamıştır. Bunun yerine ilgili
ekranlarda yer alan ve genel kullanım açısından önemli olduğu düşünülen
veri alanları ile bu veri alanlarının kullanım amaçları vurgulanmıştır (Tüm
alanları tek tek açıklamaya kalkmamız durumunda hem kitap amacından
sapmış olurdu hem de kitabın büyüklüğü binlerce sayfaya ulaşırdı).
I.5.2. Örnek Proje – CESAP
CEYLANLAR A.Ş. Elektrik süpürgesi ve buharlı ütü üretimi yapan bir
şirkettir. İstanbul Beylikdüzü’nde ve Gebze’de olmak üzere iki tane
fabrikaya sahiptir. Şirketin genel merkezi İstanbul Beylikdüzü’ndeki
fabrika yerleşkesindedir.
Beylikdüzü fabrikasında elektrik süpürgesi ve aksesuarları üretilmektedir.
Bu fabrika on bin metrekare kapalı alan üzerine kurulmuştur. Bu alan
içerisinde elektrik süpürgesi yapan üretim binasının yanı sıra genel
merkez binası da bulunmaktadır. Üretim binasında bir tane elektrik
süpürgesi üretim hattı, iki tane aksesuar atölyesi, hammaddeleri
depolamak için üç ve bitmiş ürünleri depolamak için de iki adet kapalı
depo yeri bulunmaktadır. Hammadde depolarının birisinde boya, madeni
yağ vb. kimyasal maddeler, diğer iki tanesinde ise üretimde kullanılan
diğer hammaddeler depolanmaktadır. Ürün depolarının bir tanesinde
tamamlamış elektrik süpürgeleri diğerinde ise üretilen aksesuarlar
depolanmaktadır.

36
Gebze’deki fabrikada ise değişik modellerde buharlı ütüler üretilmektedir.
Buradaki fabrika yedibin metrekare alana kurulmuştur. Fabrikada buharlı
ütü üretimi yapılan iki adet üretim hattının yanında hammaddelerin
depolandığı iki ayrı depo ve bitmiş ürünlerin depolandığı bir adet depo
yer almaktadır.
I.5.2.1. Ceylanlar A.Ş. için organizasyon yapısı
CEYLANLAR A.Ş. Şirketinin organizasyon yapısı aşağıda gösterilmiştir.

ŞEKİL I.5.2.1 – 1 - Ceylanlar A.Ş. organizasyon yapısı

Genel müdüre bağlı üç tane genel müdür yardımcısı vardır. Bu genel

müdür yardımcılarından iki tanesi ilgili fabrikalardan diğeri ise şirketin
muhasebe, insan kaynakları, satınalma, tesis yönetimi v.b. idari işlerinden
sorumludur. Genel müdür yardımcılarına bağlı direktörlükler ve/veya
müdürlükler yer almaktadır.
I.5.2.2. Ceylanlar A.Ş. satınalma süreçleri
Operasyonlar kısmı altında yer alan satınalma direktörlüğü, her iki
fabrikanın üretimde ihtiyaç duyduğu hammaddeleri tedarik etmenin yanı
sıra, şirketin günlük faaliyetlerini yürütmesi için ihtiyaç duyduğu tüm

37
malzeme ve hizmetlerin alımlarından da sorumludur. Satınalma
direktörlüğü, Fabrika Alımları ve İdari Alımlar Müdürlüğü olmak üzere
iki ana kısma ayrılmıştır. Bu müdürlükler altında çalışan satınalma
personeli ise sorumluluklarına göre alt gruplara ayrılmıştır. Fabrika
Alımları Müdürlüğü altında kimyasal malzeme alımları, elektronik
malzeme alımları ve diğer hammadde alımları olmak üzere üç grup yer
almaktadır. İdari alımlar müdürlüğü altında ise donanım/yazılım alımları,
üretim teçhizatı alımları ve kırtasiye/gıda/giyecek alımlarından sorumlu
olan üç grup yer almaktadır.

ŞEKİL I.5.2.2- 1- Ceylanlar A.Ş. Satınalma organizasyonu

Fabrika alımları
Beylikdüzü ve Gebze’de ki fabrikalar tarafından her ayın sonunda, 6 aylık
üretim periyodunu kapsayacak şekilde hammadde ihtiyaçları
belirlenmektedir. Bu ihtiyaçlar ilgili fabrika müdürünün onayına
sunulmakta ve gerekli onayın alınmasından sonra satınalma
direktörlüğüne iletilmektedir. Satınalma direktörlüğü tarafından ön
değerlendirmesi yapılan bu istekler, Operasyonlardan sorumlu genel
müdür yardımcısının onayına sunulmaktadır. Operasyonlardan sorumlu

38
genel müdür yardımcısı tarafından onaylanan istekler için alıma
çıkılmaktadır. Hammaddelerin belirli bir kısmı önceden anlaşmalı olunan
tedarikçilerden direkt olarak satın alınırken bir kısmı için ise öncelikle
piyasa ve fiyat araştırması yapılmaktadır. Temasa geçilen firmalardan
teklifler istenmektedir. Firmalardan gelen teklifler değerlendirildikten
sonra en uygun firmadan hammaddeler tedarik edilmektedir.
Satınalınan bu malzemeler, ilgili fabrikaların Malzeme Kabul kısmında
teslim alınır. Malzeme Kabul kısmı, bu malzemelerin fiziki (gerekli
görüldüğü durumlarda detaylı) kontrolünü yapar ve ‘Kabul Tutanağı’
hazırlayarak malzemeleri kabul eder. Kabul edilen malzemeler ilgili depo
sorumlusuna teslim edilerek depolanması sağlanır. Girdi kontrolü
aşamasında kabul edilmeyecek durumda olan malzemeler ise ‘Ret
Tutanağı’ tutularak ilgili satıcıya geri iade edilir.
İdari Alımlar
Ceylanlar A.Ş.’nin günlük işlerini yapabilmesi için gerekli olan malzeme
ve hizmetlerin alımı ise idari alımlar müdürlüğünce yapılmaktadır.
Bilgisayar donanım ve yazılımlarının alımı, kırtasiye ve ofis
malzemelerinin alımı, üretim hattında kullanılan makineler için yedek
parçaların ve bakım hizmetlerinin alımı, yemek hizmeti ve ulaştırma
hizmeti alımı bu kapsamda yapılmaktadır. Bu tip alımlar için ihtiyaçlar
ilgili müdürlükler tarafından direkt olarak idari alımlar müdürlüğüne
bildirilmektedir. İdari alımlar müdürlüğünce onaylanan bu tip istekler
için, eğer alım tutarı 5.000 TL altında ise direkt olarak alıma çıkılır. Eğer
alım tutarı 5.001-50.000 TL arasında ise satınalma direktörü onayladıktan
sonra alıma çıkılır. Eğer alım tutarı 50.001 TL ve üzeri ise satınalma
direktöründen sonra Operasyonlardan sorumlu genel müdür yardımcısı
tarafından onaylanır ve daha sonra alıma çıkılır.
İdari alımlar Müdürlüğünce alınan malzemelerin kabulünü Beylikdüzü
Fabrikası’nın Malzeme Kabul Kısmı yaparken hizmetlerin kabulü içinse
Tesis İşletme Müdürlüğü’nün yazılı onayı alınmaktadır.
İdari alımlar kapsamında alınan malzemelerden sadece üretim
teçhizatlarının bakımında kullanılan malzemeler Tesis İşletme
Müdürlüğü’ne ait depo yerinde stoklanmakta geri kalan malzemeler ise
isteği yapan birim/kullanıcıya hemen teslim edilmekte ve
depolanmamaktadır.

39
I.5.2.3. Ceylanlar A.Ş. stok yönetimi süreçleri
Malzeme girişi işlemleri
Üretimde kullanılacak malzemeler, satınalma işlemleri kapsamında
tedarikçiler tarafından ilgili fabrikanın Malzeme Kabul kısmına
getirilmektedir. Burada girdi kontrolleri yapılan malzemeler (eğer bir
sorun yok ise) ilgili hammadde deposuna yerleştirilmektedir. Ayrıca
üretim hattından kullanılmadığı için geri dönen hammaddeler de ilgili
hammadde depolarına alınmaktadır.
Üretim hattından çıkan mamuller, öncelikle üretim hattı sonundaki koltuk
depoya alınmaktadır. Burada kalite kontrolü işlemleri yapılmakta ve eğer
ürünlerde bir sorun tespit edilmezse paketleme işlemi yapılıp ilgili mamul
depo sorumlusuna teslim edilmektedir. Üretim esnasında hasarlı olduğu
tespit edildiğinden dolayı kullanılamayan malzemeler ile kalite
kontrolünden geçemeyen ürünler ise hurda olarak ayrılmaktadır. Her iki
fabrikada da hurda malzemelerin biriktirildiği hurda malzeme depo alanı
(açık alan) mevcuttur.
Malzeme çıkışı işlemleri
Hammadde depolarındaki malzemeler (üretim şeflerinin onayladığı
üretim siparişlerine istinaden), ilgili depo sorumluları tarafından üretim
hattı sorumlularına teslim edilmekte ve depo çıkışları yapılmaktadır.
Hurda malzeme alanına ayrılmış olan kırık/bozuk malzemeler için son bir
teknik inceleme yapılmakta ve bu teknik inceleme sonucuna göre bu
malzemelerin hurda çıkışı yapılmaktadır.
Tesis İşletme depolarında bina ve teçhizatların tamirinde kullanılmak
üzere depolanan malzemeler, kullanıldıkları zaman ilgili fabrika veya
tesisin bağlı olduğu birim için tüketilmekte ve depodan çıkışı
yapılmaktadır.
Malzeme nakil işlemleri
Beylikdüzü fabrikasında teslim alınmış olan hammaddelerden ilgili
olanlar (ütü imalatında kullanılacak olanlar) Gebze fabrikasına transfer
edilirler.
Depo yerindeki malzemeler çeşitli sebeplerle bir depodan diğer bir
depoya transfer edilebilmektedir. Örneğin kırılan/bozulan malzemeler
kendi depo yerlerinden hurda malzemene alanına taşınmaktadır. Üretim
sonucunda koltuk depoya konulan malzemeler, kalite kontrolü
tamamlandıktan sonra bitmiş ürün depolarına transfer edilmektedir.

40
Girdi kontrolünde bekleyen malzemelerin muayenesi tamamlandıktan
sonra ilgili depolara alınması da Ceylanlar A.Ş. bünyesinde sıklıkla
yapılan malzeme nakil işlemlerindendir.
Envanter sayımı işlemleri
Her iki fabrika depolarında da aralık ayının son haftasında yıl sonu
envanter sayımı yapılmaktadır. Ayrıca gerekli görüldüğü takdirde Tesis
İşletme Müdürlüğü’nün emri ile malzeme ve/veya depo bazında özel
sayım işlemi de (herhangi bir tarihte) yapılabilmektedir.
Envanter sayımı esnasında, sayımı yapılan malzeme ve/veya depo yeri
için blokaj konmakta ve malzeme giriş/çıkışlarına izin verilmemektedir.
Sayım bitene kadar gerekirse üretim işlemlerine ara verilmektedir.
I.5.2.4. Ceylanlar A.Ş. fatura kontrolü süreçleri
Hammadde ve diğer malzeme alımlarında satıcılar tarafından gönderilen
faturalardaki bilgiler ile ilgili satınalma siparişi ve bu siparişe istinaden
yapılmış olan malzeme girişindeki bilgiler kontrol edilerek fatura girişi
yapılmaktadır. Eğer satınalma siparişinde yer alan miktar ve tutar ile
kesilen fatura üzerindeki miktar ve tutarda bir uyumsuzluk var ise ilgili
fatura kabul edilmemekte ve satıcıya iade edilmektedir. Eğer bir
uyumsuzluk yok ise fatura girişi yapılmaktadır.
Hizmet alımlarında ise yapılan anlaşma ve kesilen satınalma siparişine
göre fatura kontrolü süreci değişmektedir. Yapılan anlaşmaya bağlı olarak
bazı hizmet alımlarında peşinat ödenmektedir. Hizmet alımları için
anlaşmalar genellikle yıllık bazda yapılmaktadır. Hizmetler alındıkça
dönemsel olarak satıcı tarafından fatura gönderilmektedir. İlgili hakediş
raporu ve sipariş tutarları dikkate alınarak fatura girişi yapılmaktadır.

41
II. Malzeme Yönetimi (MM) Modülüne Genel Bakış
II.1. Modül Kapsamı
Malzeme yönetimi modülü satınalma, stok yönetimi ve lojistik fatura
kontrolü süreçlerini kapsayan modüldür. Bu üç ana süreç için MM
modülünün alt modülleri de denilmektedir. MM modülünün kapsamı ve
diğer modüllerle entegrasyonu aşağıdaki şekilde özetlenmiştir.

ŞEKİL II.1 - 1 - MM modülüne genel bakış

II.1.1. Satınalma
Malzeme ve hizmet alımı kapsamında yürütülen işlemleri kapsamaktadır.
Satınalma sürecini kısaca anlatacak olursak:
Bir malzeme ve/veya hizmete ihtiyaç duyulması ve bu ihtiyacın talep
(satınalma talebi) şeklinde ilgili birime bildirilmesi ile satınalma süreci
başlamış olur.

42
Yaratılan bu talep, ilgili birim ya da birimler tarafından değerlendirilip
onaylandıktan sonra satınalmadan sorumlu birime (satınalma
departmanına) iletilir. Satınalma departmanı tarafından öncelikle bu
malzeme/hizmet için alım usulü belirlenir. Eğer yapılacak alım için
yürürlükte olan bir sözleşme varsa veya tek kaynaktan alım yapılacaksa
direkt olarak ilgili firmayla temasa geçilir. Eğer alım için yürürlükte bir
sözleşme yoksa ve tek kaynaktan alım yapılmayacaksa potansiyel
satıcıların tespiti için piyasa araştırması yapılır. Piyasa araştırması
sonucunda, malzeme/hizmet alınacak firmalarla temasa geçilir ve ilgili
firmalardan teklif vermeleri istenir (teklif talebi).
Firmalardan alınan bu teklifler işletme tarafından öncelikle resmi tekli
olarak kaydedilirler (teklif). Teklif alma işlemi bittikten sonra ise bu
teklifler değerlendirilerek (teklif değerlendirme) alım için en uygun teklif
belirlenir.
Tekliflerin değerlendirmesi sonucunda, seçilen firma ile (alımın
kapsamına bağlı olarak) ya uzun vadeli bir satınalma sözleşmesi imzalanır
(sözleşme) ya da firmaya malzeme/hizmeti temin etmesi konusunda
sipariş (satınalma siparişi) verilir.
İlgili firmanın sözleşme/siparişte belirtilen malzeme/hizmeti işletmeye
teslim etmesiyle satınalma süreçleri tamamlanarak stok yönetimi ve
faturalama süreçleri başlar.
Burada anlatılan satınalma işlemleri aşağıdaki iş akışında gösterilmiştir.

43
 ŞEKİL II.1.1 – 1 - Satınalma iş akışı - Klasik

En genel kapsamıyla yukarıda anlatılan ve şekilde de gösterilen satınalma

iş akışı tüm işletmeler için geçerlidir. Ancak farklı işletmelerde ya da aynı
işletme bünyesinde farklı satınalma işlemlerinin hepsi bu iş akışında yer
alan tüm bu adımlardan geçmek zorunda değildir. Yapılan satınalma işinin
kapsamına ve işletmenin prosedürlerine bağlı olarak bu iş akışının bir
kısmını kullanan veya bu iş akışındaki bazı adımları atlayıp sonraki
adımlarla devam eden satınalma işlemleri de tanımlanabilmektedir.
Örneğin; bazı alımlar için tedarikçi firma önceden bilindiğinden (tek
kaynak olabilir veya ilişkilerden dolayı sürekli alım yapılan bir firma
olabilir) piyasa araştırması ve teklif işlemleri adımları uygulanmadan
doğrudan sözleşme/sipariş yapılmaktadır. Bu gibi durumlarda onaylanan
satınalma talepleri doğrudan sözleşme/siparişe dönüşmektedir. Hatta bazı
alımlar için (örneğin periyodik veya sürekli alımlar) kullanıcı tarafından

44
talep dahi yapılmasına gerek yoktur. Bu tip alımlar için direkt olarak
satınalma siparişi kesilebilmektedir.
Benzer şekilde bir işletmede satınalma taleplerinin sadece bir birim
tarafından onaylanması gerekirken bir başka işletmede satınalma
taleplerinin sırasıyla beş-altı ayrı birim tarafından onaylanması
gerekebilir. Bazı işletmeler ise satınalma talebini herhangi bir onay
işlemine tabi tutmadan direkt olarak talebe istinaden alım işlemini
başlatmaktadır. Bu açıklamalar kapsamında satınalma iş akışını aşağıdaki
şekilde güncelleyebiliriz.

ŞEKİL II.1.1 - 2 - Satınalma iş akışı - Güncel

Yukarıda şekilde yer alan ve sonucunda sözleşme/siparişe ulaşan her bir

yol satınalma iş akışları olarak firmalar tarafından kullanılmaktadır.
II.1.2. Stok yönetimi
İşletmelere ait olan stok miktarlarını etkileyen işlemlere stok yönetimi
işlemleri denilmektedir. Malzeme girişi, malzeme çıkışı, stok transferi,
envanter sayımı ve rezervasyon işlemleri bu kapsamda ele alınmaktadır.
İşletmelere ait stok miktarını artıran malzeme hareketlerine ‘malzeme
girişi’ işlemleri, stok miktarını azaltan malzeme hareketlerine ‘malzeme

45
çıkışı’ işlemleri, stok miktarını değiştirmediği halde malzemenin
yerini/durumunu değiştiren malzeme hareketlerine ise ‘stok transfer’
işlemleri denilmektedir.
Sistemde kayıtlı olan stok miktarı ile fiili stok miktarlarının doğrulanması
amacı ile envanter sayımı işlemleri yapılmaktadır. Envanter sayımı
sonucunda eğer fiili stok miktarı ile sistemde kayıtlı olan stok miktarı
arasında farklılık var ise bu fark kaydedilerek sistemdeki stok miktarı
düzeltilir.
Rezervasyon işlemleri ile malzeme hareketlerinin önceden planlanması
yapılmaktadır. İhtiyaç duyulan malzeme içinrezervasyon yaratılması ile
ihtiyaç miktarı kadar olan malzeme rezerve edilmiş olur.
Stok yönetimi iş akışı aşağıdaki şekilde gösterilmiştir.

ŞEKİL II.1.2 – 1 - Stok Yönetimi İş akışı

46
II.1.3. Lojistik fatura kontrolü işlemleri
Satınalma ve stok yönetimi işlemlerine bağlı olarak satıcı faturalarının
kontrolü işlemidir. Malzeme yönetimi başlığı altında yer almasına rağmen
fatura girişi işlemleri çoğu işletme Muhasebe Departmanı
sorumluluğundadır.
Satıcılar tarafından işletmeye gönderilen faturalar malzeme/hizmet alımı
sonucunda kesilmiş olan faturalardır. Bu faturaların üzerinde yer alan
bilgilerin, ilgili malzeme/hizmet alımına ait sözleşme/siparişe dayanması
ve firmanın teslim aldığı malzeme/hizmet miktar ile uyumlu olması
gerekir.
Fatura kontrolü sürecinde sistem girilen fatura üzerindeki tutar ve miktar
ile sözleşme/siparişte yer alan tutar ve miktarı kontrol eder. Eğer bir
uyumsuzluk var ise kullanıcıya mesaj vererek gerekli düzeltmeyi
yapmasını ister. Satınalma siparişini kesen (satınalma müdürlüğü),
malzemeyi teslim alan (depo sorumlusu) ve faturayı teslim alan (finans
direktörlüğü) birimler ayrı ayrı olduğundan bu kontrolün sistem
tarafından yapılması oldukça önemlidir.
Örneğin; İlgili satıcıyla malzeme alımı için temasa geçiyorsunuz ve birim
fiyatı 100 liradan 10 adet A malzemesi almak için sipariş veriyorsunuz.
Satıcı 10 adet A malzemesini depo sorumlunuza faturası ile birlikte teslim
ediyor. Depo sorumlusu faturayı finans direktörlüğüne veriyor. Finans
direktörlüğü ilgili siparişe istinaden fatura girişi ekranını açıyor. Fatura
girişi ekranına sistem tarafından satınalma siparişinde yer alan birim fiyat,
miktar ve vergi bilgileri getiriliyor. Satıcı tarafından matbu olarak verilen
fatura üzerinde birim fiyat 100 lira değil 105 lira yazılmış. Toplam tutar
ise 1.050 lira olarak belirtilmiş. Finans direktörlüğü bu bilgileri girdiği
anda hata mesajı ile karşılaşıyor. Sistem siparişte belirtilen birim fiyat ve
toplam tutar ile faturada gelenin farklı olduğunu bu sebeple belgeyi
kaydedemeyeceğini söylüyor. Sizde ilgili faturanın yanlış olduğunu
satıcıya bildirip satıcıdan bu faturayı iptal ederek doğru miktar ve tutarla
tekrar fatura kesmesini istiyorsunuz.
Bu örnekle daha iyi anlaşıldığını düşündüğüm fatura kontrolü işlemi
sistem üzerinde tek bir adım olarak yer almaktadır. Bu sebeple fatura
kontrolü işlemi için bir iş akışı söz konusu değildir. Fatura kontrolü
işleminin satınalma ve stok yönetimi ile entegrasyonu aşağıdaki şekilde
gösterilebilir.

47
 ŞEKİL II.1.3 - 1 - Fatura kontrolü işlemleri

II.2. Diğer Modüllerle Entegrasyon

Malzeme yönetimi modülü hem diğer lojistik modülleri ile hem de
muhasebe ve insan kaynakları başlıkları altında yer alan modüllerle
entegre olarak çalışmaktadır. I.2.2 kısmında vurgulandığı gibi modüller
arasındaki entegrasyon SAP-ERP sisteminin en güçlü yönlerinden
birisidir. MM modülü, lojistik modüllerin merkezinde yer aldığı için diğer
modüllerle entegrasyonu fazla olan bir modüldür.
II.2.1. Lojistik modülleri ile entegrasyon
Lojistik modüllerin temelinde malzeme kavramı yatmaktadır.
Malzemenin takibinden sorumlu olan ana modül ise MM modülüdür.
Dolayısı ile diğer tüm lojistik modüllerinin malzeme yönetimi modülü ile
çok sıkı bir entegrasyonu vardır.
Üretim yapan bir işletmede, hem kullanılan hammaddeler hem de üretilen
mamüller malzeme olarak tanımlanmaktadır. Kullanılacak olan

48
hammaddeler için üretim siparişi yaratılarak rezervasyon oluşturulması,
üretim siparişine istinaden hammaddelerin stoklardan çekilmesi, üretimi
tamamlanan mamullerin ürün depolarına konulması, vb. işlemler PP ve
MM modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak verilebilir.
İşletmeye ait tesis ve makinelerin bakım/onarım işlemlerinde kullanılacak
olan yedek parçalar malzeme olarak tanımlanmaktadır. Bu malzemeler
için bakım/onarım iş emri yaratılarak rezervasyon oluşturulması,
bakım/onarım siparişine istinaden yedek parçaların stoklardan çekilmesi,
tesis ve makinelerden sökülen malzemelerin stoklara iade edilmesi, vb.
işlemler PM ve MM modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak
verilebilir.
İşletme tarafından satılacak olan ürünler sistemde malzeme olarak
tanımlanmaktadır. Müşteri tarafından siparişi verilmiş olan bu ürünler için
satış siparişine istinaden rezervasyon konulması, satış siparişine istinaden
müşteriye malzeme teslim edilmesi, müşteriden iade edilen malzemelerin
stoklara alınması, vb. işlemler SD ve MM modülleri arasındaki
entegrasyona örnek olarak verilebilir.
Tedarikçilerden teslim alınan malzemeler için kalite kontrol (girdi
kontrolü) işlemlerinin yapılması ve bu kalite kontrol işlemleri sonucunda
malzemelerin işletme stoklarına alınması veya firmaya iade edilmesi, vb.
işlemler QM ve MM modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak
verilebilir.
Adres (raf) yönetimi olan depo yerleri için, depoya stok girişi yapılan
malzemelerin raflara yerleştirilmesi, depodan çıkışı yapılacak olan
malzemelerin ilgili raf adresinden çekilmesi, vb. işlemler WM ve MM
modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak verilebilir.
 WM modülü SAP-ERP sisteminin 4.0 versiyonuna kadar MM modülü altında
satınalma, stok yönetimi alt modülleri gibi bir alt modül olarak değerlendirilirken,
sistemin sonraki versiyonlarında ‘LE-Lojistik Yürütme’ modülünün bir alt
modülü olarak değerlendirilmeye başlanmıştır.
II.2.2. Muhasebe modülleri ile entegrasyon
Muhasebe başlığı altında yer alan modüller, işletmenin hem bulunduğu
ülkenin muhasebe kanunlarına göre takip etmesi zorunlu olan finansal
işlemleri hem de maliyet takibi yapabilmesini sağlayacak olan işlemleri
kapsamaktadır.
İşletmelerin sahip olduğu varlıkların önemli bir kısmını malzemeler
oluşturmaktadır. Hangi ülkede olursa olsun, muhasebe kanunları

49
şirketlerin sahip olduğu bu varlıkların takibini zorunlu kılmaktadır.
Dolayısı ile malzemelerin muhasebesel olarak takip edilmesi kanunsal bir
zorunluluktur. Bu zorunluluk ise MM ve FI modülleri arasındaki
entegrasyonu zorunlu kılmaktadır.
Benzer şekilde işletmeye ait olan maliyetlerinin önemli bir kısmını da
kullanılan/tüketilen malzemeler oluşturmaktadır.
Satıcılar tarafından kesilen satıcı faturalarının sisteme girilmesi, fatura
kontrolünün yapılması, faturaya istinaden satıcıya ödeme yapılması, vb.
işlemler FI ve MM modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak
verilebilir.
Stok yönetimi kapsamında miktarları takip edilen malzemelerin (bedelsiz
takip edilenler hariç) stok değerinin takip edilmesi yasal bir zorunluluktur.
Stok yönetimi işlemleri ile stok hesapları arasında doğrudan entegrasyon
vardır. Bir malzeme için stok girişi yapılması aynı zamanda stok
hesaplarında da artış olması demektir (işletmenin sahip olduğu varlıkların
toplam değeri artmıştır). Bir malzemenin tüketilmesi ise stok hesaplarında
da bir değer azalması olması demektir (işletmenin sahip olduğu
varlıkların toplam değeri azalmıştır). Bu entegrasyon, FI ve MM
modülleri arasındaki en temel entegrasyondur.
Üretimde kullanılan hammadde bedellerinin ürünün maliyetine
yansıtılması, kullanıcılar tarafından tüketilen malzemelere ait bedellerin
ilgili birimin maliyetlerine yansıtılması maliyet muhasebesi ve MM
modülleri arasındaki entegrasyona örnek olarak verilebilir.
II.2.3. İnsan kaynakları modülleri ile entegrasyon
MM modülünün lojistik ve muhasebe başlığı altında yer alan modüllerle
çok sıkı bir entegrasyonu olmasına rağmen insan kaynakları başlığı
altında yer alan modüller ile kısıtlı kapsamda entegrasyonu vardır. Bunun
sebebi ise insan kaynakları altında yer alana süreçler ile MM modülü
kapsamında değerlendirilen süreçler arasında fazla bir entegrasyon
noktasının olmamasıdır. Malzeme yönetimi kapsamında yer alan bazı
süreçlerde sorumlu personel atanması işlemlerinde personel ana verileri
ve organizasyon yapısı ile entegrasyonu vardır.
Birimlere/personele teslim edilen malzemelerin takip edilmesi, satıcı ana
verisine sorumlu (ilgili satıcıdan sorumlu olan) personelin atanması,
satınalma talebi ve siparişinde sorumlu personelin bağlanması, vb.
işlemler bu entegrasyona örnek olarak verilebilir.

50
III. MM Modülü Organizasyon Yapıları ve
Uyarlamaları
III.1. Organizasyon yapısı ne demektir
Bir işletme için organizasyon yapısı denildiği zaman akla ilk olarak şekil
I.5.2.1–1’de gösterilen genel müdür yardımcılıkları, direktörlükler,
müdürlükler ve bölümlerden oluşan yapı gelmektedir. Burada yer alan
organizasyon yapısı işletmenin personel işlerini ilgilendiren organizasyon
yapısıdır. Bu organizasyon yapısının yanında lojistik ve muhasebe
süreçleri ile ilişkili olarak kullanılan değişik organizasyon yapıları da
vardır.
Örneğin bir şirketin üretim yapan fabrikaları ve bu fabrikalarda yer alan
ve değişik amaçlarla kullanılan depo yerleri olabilir. Bu fabrikalar ve
depo yerleri arasında hiyerarşik bir ilişki vardır. Benzer şekilde işletme
bünyesinde imalat veya bakım/onarım işleri yapılan atölyeler ile
atölyelerin bağlı bulunduğu fabrikalar arasında da hiyerarşik bir ilişki söz
konusudur. Burada bahsettiğimiz fabrika, depo yeri, atölye, vb. nesneler,
şekil I.5.2.1–1’de gösterilen ve akla ilk gelen organizasyon yapısında yer
almamasına rağmen işletmenin bünyesinde yer alan organizasyon
nesnelerdir.
İşletme yapısının birebir olarak SAP-ERP sistemine yansıtılabilmesi için
sadece personel işlemlerinde kullanılan organizasyon yapısının değil
burada örnek olarak verilen fabrika, depo yeri, atölye gibi nesnelerden
oluşan organizasyon yapılarının da tanımlanması gerekmektedir.
SAP-ERP sistemi üzerinde, işletme bünyesinde yer alan tüm bu
organizasyon yapılarını ve bu yapıların birbiri ile olan hiyerarşik
ilişkilerini tanımlamak amacıyla ‘organizasyon birimi’ nesneleri
kullanılmaktadır. Bu nesnelerin tanımlanması ve birbirleriyle olan
ilişkilerinin (hiyerarşi) kurulmasına ‘İşletme Yapısı Uyarlamaları’ veya
‘Organizasyon Uyarlamaları’ denilmektedir.
Bazı organizasyon nesneleri tek bir modül tarafından kullanılırken
bazıları birden çok modül tarafından ortak olarak kullanılabilmektedir.
Hatta bazı organizasyon nesneleri vardır ki tüm modüller tarafından ortak
olarak kullanılmaktadır. Örneğin işletmenin altında tanımlanacak olan
tüm organizasyon nesneleri bu işletme için sistemde tanımlanan ‘Şirket
Kodu’ nesnesi altında yaratılır. Dolayısı ile ‘Şirket Kodu’ tüm modüller
tarafından ortak kullanılan bir organizasyon nesnesidir. Benzer şekilde
fabrika (üretim yeri) nesnesi, sadece malzemelerin takibi için MM
51
modülü tarafından değil aynı zaman da üretim ve bakım/onarım
işlemlerinin takibi için PP ve PM modülleri tarafından da kullanılan bir
organizasyon nesnesidir.
Burada vurgulanması gereken bir diğer husus, (ister diğer modüller ile
ortak nesneleri kullansın, isterse kendisine özel organizasyon nesnelerine
sahip olsun) SAP-ERP sisteminde tüm modüllerin bir organizasyon
yapısına sahip olduğu ve sistem üzerindeki işlemlerinde bu organizasyon
yapıları üzerinden yürütülmesi gerektiğidir.
Bu kapsamda, MM modülü ile alakalı organizasyon nesnelerine ve bu
nesnelerin oluşturduğu organizasyon yapılarına bakacak olursak: MM
modülü tek bir modül olmasına rağmen stok yönetimi ve satınalma alt
modüllerinin ayrı organizasyon yapıları içerdiğini görürüz. Şimdi bu iki
başlık altında MM modülü ilişkili organizasyon yapılarını ve bunların
uyarlamalarının nasıl yapıldığını detayları ile inceleyelim.

52
III.2. Stok yönetimi organizasyon yapıları ve uyarlamaları
MM Modülüne genel bakış kısmında kısaca bahsedilen ve kitabın V.
Kısmında da detaylı olarak açıklanacak stok yönetimi işlemlerinin
yapılabilmesi için SAP-ERP sistemi üzerinde aşağıdakine benzer şekilde
olan ve şirketin stok yönetimi işlemlerini yapmasını sağlayacak
organizasyon yapısı tanımlanmalıdır.

ŞEKİL III.2 – 1 - Stok Yönetimi Organizasyon Yapısı

Bu yapıda yer alan organizasyon nesneleri ve bu nesnelerin

uyarlamalarını açıklayacak olursak:

53
III.2.1. Şirket kodu
İşletmenin SAP-ERP sistemine tanımlanmasındaki en temel organizasyon
nesnesi ‘Şirket Kodu’ nesnesidir. Bu nesne işletmenin SAP-ERP
sistemindeki etiketidir.
Şirket, bağımsız olarak bilanço çıkaran ve kanunlar karşısında devlete
karşı yükümlülüğü olan tüzel kişiliklere verilen genel bir tanımlamadır.
Firma, işletme, kurum gibi kelimelerde dilimizde şirket kelimesi yerine
kullanılmaktadır. Kitabın genelinde bizim ‘işletme’ kelimesi ile
tanımladığımız organizasyonlara SAP-ERP sistemi üzerinde de ‘Şirket’
denilmektedir.
İnsan kaynakları, lojistik ve muhasebe kapsamındaki tüm organizasyon
nesneleri en tepe seviyede ‘Şirket Kodu’ nesnesine bağlıdırlar. Şirket
kodunun SAP-ERP sisteminde tanımlanması ve uyarlamalarının
yapılması sorumluluğu FI-Muhasebe modülündedir. Yasal anlamda şirket
kodunu belirleyen özellikler muhasebe kanunlarında geçmekte ve şirket
kodunun ilk seviyedeki uyarlamaları bu kapsamda gerçekleşmektedir.
Örneğin şirket kodu para biriminin ne olacağı, hangi hesap planını
kullanacağı, vergi dairesi, vergi numarası gibi bilgiler bu düzeyde
uyarlanır.
Şirket kodu uyarlama sorumluluğu MM modülü kapsamında olmadığı
için burada bu uyarlamanın nasıl yapıldığı detaylı olarak
anlatılmayacaktır (SAP-ERP sisteminin entegrasyon yönü daha
uyarlamanın ilk adımında karşımıza çıkmış oldu ).
Şirket kodunun SAP-ERP sisteminde tanımlanması için uyarlama
kısmında aşağıdaki menü adımı takip edilir.

54
 ŞEKİL III.2.1 - 1 - Şirket kodu uyarlama adımı

Yukarıdaki uyarlama menüsünden adımı tıklandığında

şirketin sistemde tanımlanması için aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL III.2.1 - 2 - Şirket kodu tanımlama ekranı

Bu aşamada yeni bir şirket kodu tanımlanması için en uygun yöntem

sistemde önceden mevcut olan şirket kodlarından bir tanesinin
kopyalanmasıdır. Bunun için kopyalanmak istenen şirket kodu satırı
yukarıdaki listeden seçilerek (seçmek için ilgili satırın sol tarafındaki boş

55
kutucuk tıklanır) ekranın üzerindeki ‘kopyala’ butonuna basılır.
Sistem kopyalanan şirket kodu bilgilerini aşağıdaki şekilde getirir.

ŞEKİL III.2.1 - 3 - Şirket kodu kopyalama ekranı

Şirket alanına tanımlanacak olan şirket için şirket kodu bilgisi girilir.
Şirket kodu olarak en az bir en fazla dört karakter olacak şekilde bir kod
girilmelidir. Bu kodun ne olacağı konusunda işletmenin muhasebe
departmanının görüşü alınarak bir karar verilir. Muhasebe departmanı
şirket kodu olarak 0001, 1, 1000 gibi anlamı olmayan sayısal bir değer
verilmesini isteyebileceği gibi 4 karakterli anlamlı bir değerde isteyebilir.
Örneğin CEYLANLAR A.Ş. için CYLN kodunu kullanmak isteyebilir.
Şirket adı alanına şirketin tanımı kısmına ise şirkete ait diğer
bilgiler girilir. Daha sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılır.
Sistem bu kaydetme işleminin yapılması için request numarası sormak
üzere request alma ekranlarını açar.
 Tüm uyarlama adımlarında karşımıza gelecek olan request alma işlemi Ek-1’de
detaylı olarak açıklanmıştır. Bu ekranda devam etmek için Ek-1 okunmalıdır.
Kaydetme işlemi ile birlikte şirket kodu sisteme tanımlanmış olur ve
sistem aşağıdaki mesajı verir.

ŞEKİL III.2.1 – 4 - Şirket kodu tanımlandı mesajı

56
  Sistemde yapılan çoğu uyarlama adımı kaydedildiğinde yukarıdaki mesaj
verilmektedir. Bu mesaj kaydetme işleminin başarılı olduğu anlamına gelir.
Uygulama: 0001 şirket kodundan kopyalayarak CYLN şirket kodunu
CEYLANLAR A.Ş. tanımıyla sistede yaratınız.
Şirket kodunun SAP-ERP sisteminde kullanılabilmesi için sadece
yukarıdaki şekilde şirketin sisteme tanıtılması yeterli değildir. Şirket kodu
için bu tanımlamadan sonra özellikle muhasebe modülü altında bir sürü
ek uyarlama daha yapılması gerekmektedir. SAP-ERP sisteminde
organizasyon yapıları için birbirine bağlı uyarlama adımlarını da
kapsayacak şekilde referans nesnenin tamamen kopyalanması
önerilmektedir. Bu durum şirket kodu tanımlanmasında da söz konusudur.
SAP-ERP sistemindeki 0001 şirket kodu sırf bu amaçla (kopyalama için
referans olması amacıyla) yer almaktadır.
adımı ile sistemde tanımlanan yeni şirket koduna diğer
uyarlamalarında referans şirket kodundan kopyalanması için yukarıdaki
uyarlama menüsünden adımı seçilmelidir. Bu
adım seçildiğinde aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL III.2.1 - 5 - Şirket kodu organizasyon nesnesi ekranı

Bu ekranın üstünde yer alan kopyalama butonuna basılır. Sistem

referans ve yeni tanımlanacak olan şirket kodlarının girileceği aşağıdaki
ekranı açar.

57
 ŞEKİL III.2.1 - 6 - Şirket kodu kopyalama ekranı

Bu ekranda bşl.Şirket kodu alanına 0001 girilir. btş. Şirket kodu alanına
ise bir önceki adımda tanımlamaya başladığımız şirket kodu bilgisi
girilmelidir. Daha sonra ise ekranın alt kısmında yer alan ‘devam’
düğmesine basılır. Sistem yeni şirket kodu için tüm uyarlamaları referans
şirket kodundan kopyalamaya başlar. Kopyalama işlemi esnasında
ekranın altında yer alan durum çubuğunda aşağıdaki gibi kopyalama
işleminin durumu görüntülenir.

İşlem tamamlandığında referans şirket kodundan tüm uyarlamalar yeni

şirket kodunuza devralınmış olur.
Uygulama: Yukarıdaki kopyalama adımını kullanarak (0001 şirket
kodunu kopyalayarak) CYLN şirket kodunu CEYLANLAR A.Ş. adıyla
ve para birimi TL olacak şekilde tanımlayınız.
 Malzeme yönetimi modülünün kullanılabilmesi için şirket kodu (ve buna bağlı
olarak kontrol koduna) ait olan başka uyarlamalarda vardır. Bu uyarlamalar FI
modülü uzmanı tarafından yapılacak detay uyarlamalar olduğundan bu kitapta
açıklanmayacaktır. Bundan sonraki uyarlamalarda sıkıntı yaşamamanız için
sistemde önceden tanımlı olan bir şirket kodununun (mesela 1000) sadece tanım
bilgisini değiştirip uyarlama işlemlerinize bu şiret kodunu kullanarak devam
edebilirsiniz.
III.2.2. Üretim yeri
Üretim yeri, tüm lojistik modülleri tarafından kullanılan organizasyon
nesnesidir. İngilizce ‘Plant’ kelimesinin karşılığı olarak ‘üretim yeri’
tanımı kullanılmasına rağmen sadece üretim yapılan tesisleri tanımlamaya
yarayan bir nesne değildir. İşletmeye ait olan fabrikalar, satış ofisleri,
bölge müdürlükleri, ana depolar, bakım/onarım tesisleri, vb. birimlerin
tamamı sistemde ‘üretim yeri’ olarak ele alınır.

58
Bir birimin SAP-ERP sistemi üzerinde ‘üretim yeri’ kapsamına girip
girmediğini belirlemek için üretim yeri olarak tanımlanmanın ne gibi
kabliyetler sağladığı bilinmelidir. SAP-ERP sisteminde bir birim üretim
yeri olarak tanımlanırsa o birime aşağıdaki kabiliyetlere sahip olma hakkı
verilmiş olur.
- Malzeme ana verilerinde birime özgü parametreler tanımlayabilme,
- Diğer birimlerden bağımsız olarak malzeme ihtiyaç planlaması
yapabilme,
- Kendi depo yerlerine sahip olma,
- Kendi atölyelerini oluşturabilme,
- Kendi teslimat noktalarını oluşturabilme, vb.
İşletme bünyesindeki tesis ya da birimlerin hangilerinin ‘üretim yeri’
olarak tanımlanacağına bu imkân ve kabiliyetler dikkate alınarak karar
verilmelidir.
Örneğin CEYLANLAR A.Ş. için hangi birimlerin üretim yeri olarak
tanımlanacağının belirlemesi işlemi oldukça kolaydır. Zira şirket
bünyesinde birbirinden farklı yerlerde iki adet üretim fabrikası vardır.
Her iki fabrika da diğerinden bağımsız olarak yukarıda belirtilen (her
fabrika kendi depo yerlerine, kendi atölyelerine, kendi teslimat
noktalarına, vb. sahiptir ve kendi ihtiyaç planlamasını yapmaktadır)
imkân ve kabiliyetlere sahiptir. Bunun sonucunda CEYLANLAR A.Ş.
için iki tane üretim yeri tanımlaması gerekmektedir.
Ancak bir işletme için hangi birimlerin üretim yeri olarak tanımlanması
gerektiği her zaman bu kadar net olmayabilir. Bir birim veya tesisin
fiziksel olarak ayrı bir lokasyonda olması ‘üretim yeri’ olarak
tanımlanması için gerek ve yeter şart değildir. Aynı şekilde iki birimin
aynı lokasyonda olması da aynı üretim yeri olarak tanımlanmasını
gerektirmez.
Örneğin aynı tesis içerisinde hem bilgisayar hem de televizyon fabrikasını
kurmuş olan AAA şirketi için fiziki olarak aynı yerde olmasına rağmen bu
tesis altında iki ayrı üretim yeri tanımlanması gerekmektedir. Fiziksel
olarak aynı yerde olmasına rağmen her iki fabrikanın birbirinden
bağımsız depoları vardır, birbirinden bağımsız olarak ihtiyaç planlaması
yürütmektedirler. Kısacası aynı tesis alanı içerisinde iki ayrı üretim yeri
yer almaktadır.

59
Benzer şekilde, Ankara’da bir tane bölge müdürlüğü ve iki adet satış ofisi
bulunan BBB şirketi için bu üç birim aynı üretim yeri olarak
tanımlanmıştır. Zira Ankara’da ki satış ofisleri lojistik anlamda (yukarıda
belirtilen özellikler açısından) Ankra Bölge Müdürlüğü’ne bağlıdırlar.
BBB işletmesi Ankara’daki bu birimler için bir tane üretim yeri ve bu
üretim yerine bağlı üç depo ve üç satış ofisi tanımlayacak şekilde
uyarlama yaparak ihtiyacını karşılamıştır.
Üretim yerinin tanımlanması/değiştirilmesi/silinmesi işlemleri
SAP-ERP sisteminde üretim yeri ile ilgili uyarlamalar aşağıdaki uyarlama
menüsünden yapılır.

ŞEKİL III.2.2 – 1 - Üretim yeri uyarlama adımı

Sistem üzerinde yeni bir üretim yeri yaratmak için en uygun yöntem (tıpkı
şirket kodu uyarlamasında olduğu gibi) sistemde mevcut olan bir üretim
yerinin kopyalanması ve kopyalanan veriler üzerinde gerekli
değişikliklerin yapılmasıdır. Üretim yeri tanımlamasına bağlı çok fazla
sayıda alt uyarlama adımı vardır. Kopyalama yöntemi ile yeni bir üretim
yeri tanımlandığı zaman, sistem bağlı tüm uyarlamaları da
kopyalamaktadır. Dolayısı ile ilgili bu uyarlamalar içinde varsayılan
değerler sistem üzerinde oluşur. SAP-ERP sisteminde önceden tanımlı
olarak gelen 0001 üretim yeri kopyalama işleminde referans olması
amacıyla konulmuştur.

60
Sistemde üretim yerinin tanımlanması/değiştirilmesi/silinmesi işlemleri
için yukarıdaki uyarlamadan adımı
seçilir. Sistem üretim yeri uyarlamalarının yapılacağı aşağıdaki ekranı
açar.

ŞEKİL III.2.2 – 2 - Üretim yeri kopyalanması adımı

Bu ekranda orta sıradaki yazan satır

çift tıklanılırsa sistem kopyalama işlemini yapacağı aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL III.2.2 - 3 - Üretim yeri kopyalanması ekranı

Kopyalama işlemi için ekranın üstünde yer alan kopyalama butonuna

basılır. Sistem referans alınacak üretim yeri kodunu ve yeni tanımlamak
istediğiniz üretim yeri kodunu gireceğiniz ekranı açmadan önce numara
aralıklarının kopyalanmasına yönelik aşağıdaki bilgilendirme ekranını
açar.

61
 ŞEKİL III.2.2 – 4 Üretim yeri kopyalanması uyarı ekranı

Ekranın alt kısmındaki devam butonuna basılır. Sistem numara

aralıklarınının kopyanması işlemi teyidi için aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL III.2.2 - 5 - Numara alanı taşıma adımı

Bu ekranda seçilir. Sistem bundan sonra aşağıdaki üretim yeri

kopyalama ekranını açar.

62
 ŞEKİL III.2.2 – 6 - Üretim yeri kopyalama referans ekranı

Burada bşl. Üretim yeri alanına 0001 girilir. Yeni yaratılacak üretim yeri
içinse minimum bir maksimum dört karakterli bir kod girilmelidir. Üretim
yeri kodu olarak 0002, 1, 1000 gibi rakamlardan oluşan kod girilebileceği
gibi UY01, BYLD, GBZE gibi kullanıcı için anlamlı olabilecek kodlarda
girilebilir. Bunun kararı kullanıcılarla birlikte alınmalıdır.
Daha sonra ekranın altında yer alan devam butonuna basılır. Sistem
kopyalama işlemi esnasında ekranın altında yer alan durum çubuğunda
aşağıdaki gibi kopyalama işleminin durumunu gösterir.

İşlem bittiği zaman ise ilk ekrana döner. Bu aşamada ekranın üstünde yer
alan ‘kaydet’ butonuna basılır. Açılan request ekranına Ek-1’de
açıklandığı şekilde request girilerek yeni üretim yeri tanımlanmış olur.
Şimdi tüm bilgileri referanst üretim yerinden devralınan üretim yerimiz
için bazı bilgileri düzenlememiz gerekir. Burada ilk yapmamız gereken
düzenleme yeni üretim yerimiz için üretim yeri tanımı ve adresi gibi
temel bilgilerinin düzenlenmesidir. Bunun için kopyalama işlemini
seçtiğimiz aşağıdaki ekrana tekrar girilir.

63
 ŞEKİL III.2.2 – 7 - Üretim yerinin tanımının değiştirilmesi adımı

Burada ilk sıradaki satırı çift tıklanarak aşağıdaki

üretim yerleri listesine ulaşılır.

ŞEKİL III.2.2 – 8 - Üretim yerleri listesi

Bu listeden yeni kopyaladığımız üretim yeri satırına gidilerek bu satır çift

tıklanır. Sistem ilgili üretim yeri için detay ekranını aşağıdaki şekilde
açar.

64
 ŞEKİL III.2.2 – 9 - Üretim yeri tanımı detay ekranı

Bu ekranda üretim yerimizin tanımı, ülkesi, fabrika takvimi gibi bilgiler

değiştirilir.
 Fabrika takvimi bilgisi önemli bir bilgidir. SAP-ERP sisteminde Fabrika takvimi
uyarlaması yapılır (Genelde FI modülü uzmanları tarafından yapıldığı için bu
kitapta anlatılmamıştır). Bu uyarlama ile şirketin yıla bağlı olarak tatil (resmi ve
dini bayramlar ile şirkete özel tatiller dahil) günleri ve çalışma süreleri uyarlanır.
Bu ekrandaki güncellemeler yapıldıktan sonra ekranın üstündeki ‘adres’
düğmesine basılarak adres düzenleme ekranına geçilir.

65
 ŞEKİL III.2.2 – 10 - Üretim yeri adres düzenleme ekranı

Açılan ekranda üretim yerinin adres bilgileri güncellendikten sonra

ekranın altındaki butonuna basılarak önceki ekrana dönülür. İlgili
bilgiler düzenlendikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna
basılarak uyarlama saklanır.
Uygulama: Sistem üzerinde BY01 kodu ile Beylikdüzü ve GB01
koduyla Gebze Fabrikalarını üretim yerleri olarak yaratınız. (Öneri:
öncelikle BY01 üretim yerini 0001 üretim yerinden kopyalayınız. Sonra
BY01 üretim yeri için tanım, adres, vb. bilgileri güncelleyiniz. Daha
sonra ise tanımladığınız bu BY01 üretim yeri kodunu kopyalayarak GB01
üretim yerini tanımlayınız).

66
III.2.3. Depo yeri
SAP-ERP sisteminde malzemelerin depolandığı yerlere depo yeri
denilmektedir. İşletme bünyesinde tüm malzemelerin depolandığı tek bir
depo yeri olabileceği gibi değişik amaçlarla kullanılan birden fazla depo
yeri de olabilir. Yüzlerce hatta binlerce depo yerine sahip işletmeler de
vardır. Örneğin yılda 300.000 araba üreten bir otomobil fabrikası için
üretimde kullanacağı malzemeleri depolayacağı irili ufaklı 200 tane depo
yerinin olması hiçte olağan dışı bir durum değildir.
SAP-ERP sisteminde depo yerleri tek başına tanımlanamayıp ancak ve
ancak bir üretim yeri altında tanımlanabilir. Yani üretim yeri olmadan
depo yeri tanımlaması yapılamaz. Bir üretim yerinin altında birden fazla
depo yeri olabilir. Dolayısı ile üretim yeri ile depo yeri arasında 1n
ilişki vardır.
Depo yeri tanımlanması/değiştirilmesi/silinmesi
Depo yeri tanımlanması/değiştirilmesi/silinmesi işlemleri için uyarlama
menüsündeki aşağıdaki adım kullanılır.

ŞEKİL III.2.3 - 1 - Depo yeri uyarlama adımı

Bu uyarlama kısmında adımı seçildiğinde depo yeri

uyarlaması yapılacak olan üretim yeri kodunun sorulduğu aşağıdaki ekran
açılır.

67
 ŞEKİL III.2.3 - 2 - Depo yeri için üretim yeri kodu ekranı

Bu ekranda ilgili üretim yeri kodu girildikten sonra ekranın altındaki

‘devam’ butonuna basılarak aşağıdaki depo yeri tanımlama ekranına
geçilir.

ŞEKİL III.2.3 - 3 - Depo yeri listesi ekranı

Bu ekranda ilgili üretim yeri için sistemde önceden tanımlanmış olan

depo yerleri liste olarak yer almaktadır. Önceden tanımlı olan bir depo
yerini silmek için silinmek istenen depo yeri satırının sol tarafındaki
kutucuk tıklanmak suretiyle seçilip (seçilen satırın rengi değişir) ekranın
üzerindeki ‘Satır Sil’ butonuna basılarak silme işlemi yapılır. Mevcut
bir depo yerinin tanımı ise aynı ekran üzerinden değiştirilebilir.
 Sistemde tanımlı olan bir depo yeri silinmek istendiğinde sistem bu depo yeri
altında yer alan stok miktarlarını kontrol etmemektedir. Dolayısı ile depo yeri
silme işlemi yapılırken depo yerinde stok olup olmadığı kontrol edilmeli ve sonra
silme işlemi yapılmalıdır. Aksi takdirde sistemde uyumsuzluk meydana
gelecektir.

 Depo yeri kodu üretim yerine bağlı tanımlandığı için farklı üretim yerleri altına
aynı kodda depo yerleri tanımlanabilir. Örneğin 1000 üretim yeri altına da 2000
üretim yeri altına da HM01- Hammadde 1 deposu tanımlanabilir. Kodu ve tanımı

68
 aynı olmasına rağmen sistem açısından her iki depo yeri ve altındaki malzemeler
ayrı ayrı takip edilir.
Sistemde ilgili üretim yeri altına yeni bir depo yeri yaratmak için ekranın
üzerindeki butonuna basılır. Sistem ekranın sol tarafındaki
listenin yerine yeni depo yerlerinin tanımlaması için aşağıdaki şekilde boş
liste ekranı açar.

ŞEKİL III.2.3 – 4 - Depo yeri tanımlama ekranı

Depo yeri uyarlaması adımında DpYr alanına tanımlanacak olan depo

yerine verilecek olan ‘Depo yeri kodu’ ve Tanım alanına ise ilgili depo
için tanım bilgisi girilmelidir. Depo yeri kodu en az bir en fazla dört
karakter olacak şekilde belirlenir. Depo yeri kodlarının nasıl olacağına
kullanıcılar ile birlikte karar verilmelidir. Depo yeri kodu 0001, 1,1000
gibi numerik değerler olabileceği gibi HM01, SDY1 gibi alfa-numerik
kodlarda olabilir. Depo yeri tanımına ise depoya uygun bir isim
girilmelidir. Örneğin Akaryakıt Deposu, Mamul Depo-1, Soğuk Hava
Deposu gibi. Depo yeri tanımının maksimum 16 karakter olduğu
unutulmadan makul tanımlar yazılmalıdır.
 Yeni giriş ekranında aynı anda alt alta birden fazla depo yeri kodu ve tanımı
girilerek birden fazla depo yeri tanımlaması aynı anda yapılabilir.
Depo yeri bilgileri girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılarak depo yeri uyarlamaları kaydedilmiş olur.
Uygulama: BY01-Beylikdüzü üretim yeri altına HM01-Hammadde 1,
HM02–Hammadde-2, HM03-Kimyasal Malzemeler, MM01 – Elektrik
Süpürgesi, MM02- Aksesuardepo yerlerini tanımlayınız. Genze üretim
yer altına ise HM01-Hammadde 1, HM02–Hammadde-2 ve MM01 –
Mamul depo yerlerin tanımlayınız.

69
III.2.4. Organizasyon yapılarının birbiriyle ilişkilendirilmesi
Yukarıda anlatılan şekilde tanımlanan şirket kodu, üretim yeri ve depo
yeri organizasyon nesnelerinin stok yönetimi işlemlerinde
kullanılabilmeleri için bu nesneler arasındaki hiyerarşinin de
oluşturulması gerekmektedir. Şirket Kodu ile üretim yeri arasında ve
üretim yeri ile de depo yeri arasında bire çok ilişki vardır. Yani bir şirket
kodunun altında birden fazla üretim yeri ve bir üretim yerinin altında
birden çok depo yeri tanımlanabilir. Diğer bakış açısıyla her bir depo yeri
yalnızca bir üretim yerine ve her bir üretim yeri de yalnızca bir şirket
koduna ait olabilir.
SAP-ERP sisteminde, tanımlanan organizasyon nesneleri arasındaki
ilişkilerin uyarlaması aşağıdaki uyarlama kısmından yapılmaktadır.

ŞEKİL III.2.4 - 1 - Organizasyon nesneleri tayin uyarlama adımı

III.2.4.1. Üretim yerinin şirket koduna atanması

Tanımlanan üretim yerleri ile bu üretim yerinin bağlı olduğu işletme
(Şirket Kodu) arasındaki hiyerarşi ilişkisi uyarlama menüsünde aşağıdaki
adımından yapılır.

70
 ŞEKİL III.2.4.1 - 1 - Şirket koduna üretim yeri tayini uyarlama adımı

Bu uyarlama kısmında adımı çift tıklandığında

aşağıdaki üretim yeri – şirket kodu eşleme ekranı açılır.

ŞEKİL III.2.4.1 - 2 - Üretim Yeri Şirket Kodu atanması

Bu ekranda daha önceden yapılmış olan eşlemeler liste halinde gelir. Yeni
bir atama yapmak için (yani üretim yerini şirket koduna atamak için)
ekranın üst kısmındaki butonuna basılır. Sistem atamanın
yapılacağı aşağıdaki ekranı açar.

71
 ŞEKİL III.2.4.1 - 3 - Üretim yerinin şirket koduna atanması ekranı

Hiyerarşi ilişkisi kurulmak istenen şirket kodu ile üretim yeri kodları
ekrandaki ŞK-Şirket Kodu ve ÜY-Üretim Yeri alanlarına girilerek enter
tuşuna basılır. Enter’a basılmasından sonra sistem girilen şirket kodu ile
üretim yeri tanımlarını da hemen yanlarındaki girişe açık olmayan
alanlara getirir. Giriş yapıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘Kaydet’
butonuna basılarak atama işlemi tamamlanmış olur.
 Bu eşleme esnasında sistem aynı üretim yerinin birden fazla şirket koduna atanıp
atanmadığını kontrol eder. Eğer böyle bir durum söz konusu ise ekranın alt
kısmında aşağıdaki şekilde mesaj verir.

Uygulama: CEYLANLAR A.Ş. için tanımladığınız şirket koduna BY01

ve GB01 üretim yerlerini atayınız. Bu atama ile CEYLANLAR A.Ş. için
sistem üzerinde stok yönetimi organizasyonu uyarlaması tamamlanmış
olur.
III.2.4.2. Depo yerinin üretim yerine atanması
Depo yerleri ile üretim yerleri arasındaki hiyerarşi ilişkisi III.2.3.
kısmında anlatılan ‘Depo Yeri Tanımlama’ işlemi aşamasında otomatik
olarak kurulmaktadır. Depo yerleri tanımlama aşamasında zaten depo
tanımlamaları direkt olarak üretim yeri altında yapıldığından depo yerinin
üretim yerine atanması için ayrı bir uyarlama adımı yoktur.

72
III.3. Satınalma için organizasyon yapıları ve uyarlamaları
Satınalma işlemlerinin SAP-ERP sistemi üzerinde yapılabilmesi için
aşağıda belirtilen satınalma ilişkili organizasyon yapılarının sistem
üzerinde tanımlanması ve birbirleriyle olan hiyerarşi bağlantıların
kurulması gereklidir.

ŞEKİL III.3 – 1 - Satınalma organizasyon yapısı

III.3.1. Şirket kodu

Daha önceden de vurgulandığı gibi şirket kodu tüm modüller için en
temel organizasyon yapısıdır. Dolayısı ile satınalma ilişkili organizasyon
yapılarının da en tepesinde yer almaktadır.
Stok yönetimi organizasyon yapılarının anlatıldığı III.2.1 kısmında şirket
kodu ve uyarlaması anlatıldığından burada tekrar anlatılmayacaktır.
III.3.2. Satınalma organizasyonu
İşletme bünyesinde malzeme/hizmet alımından sorumlu olan ve
kendilerine verilmiş yetkiler çerçevesinde (diğer satınalma birimlerinden)

73
bağımsız olarak satın alma yapabilen birimler SAP-ERP sisteminde
satınalma organizasyonu (SA org.) olarak tanımlanırlar.
Satınalma organizasyonları aynı direktörlük/müdürlük altında
olabilecekleri gibi farklı direktörlük/müdürlük altında da yer alabilirler.
Satınalma organizasyonlarının en belirgin özelliği birbirinden farklı alan
ve/veya kapsamlarda birbirinden bağımsız olarak alım yapabilmeleridir.
Şirket bünyesinde hangi birimlerin satınalma organizasyonu olarak
tanımlanması gerektiğini belirlemek için satınalma organizasyonu
tanımlamanın SAP-ERP sistemi üzerinde ne gibi kabiliyetler sağladığı
bilinmelidir. Bu kabiliyetler:
- Satıcı ana verilerinde satınalma organizasyonuna özgü bilgiler
tutulmakta ve bu bilgiler satınalma organizasyonu bazında
uyarlanabilmektedir (Satıcı ana verileri IV.5 kısmında detaylı olarak
anlatılmaktadır).
- Satınalma organizasyonu bazında satıcı değerlendirmesi işlemleri
yapılabilmektedir. (Satıcı değerlendirme işlemleri VI.7 kısmında
detaylı olarak anlatılmaktadır.)
- Satınalma organizasyonu bazında malzeme-satıcı ikilisine ait özel
bilgiler (satınalma bilgi kaydı) tutulmaktadır (Satınalma bilgi kaydı
VI.6 kısmında detaylı olarak anlatılmaktadır).
- Kullanıcı yetkilendirmeleri satınalma organizasyonu bazında
yapılmaktadır.
- Satınalma için onay stratejileri satınalma organizasyonu bazında
tanımlanabilmektedir.
Satınalma organizasyonunun tanımlanması/değiştirilmesi/silinmesi
işlemleri için uyarlama menüsündeki aşağıdaki adım kullanılır.

74
 ŞEKİL III.3.2 - 1 - Satınalma organizasyonu tanımlama uyarlama adımı

Bu uyarlama adımı çift tıklandığında sistemde tanımlı olan satınalma

organizasyonlarının olduğu aşağıdaki liste ekranı açılır.

ŞEKİL III.3.2 – 2 - Satınalma organizasyonu listesi

Sistemde önceden mevcut olan satınalma organizasyonlarına ait olan

tanım bilgisi buradaki liste üzerinden güncellenebilir (SA Org. İçin
değiştirilebilecek tek bilgi tanım bilgisidir. Kod bilgisi değiştirilemez).
Sistemde mevcut olan bir satınalma organizasyonunun silinmesi içinde
silinmek istenilen satınalma organizasyonu satırı seçilip ekranın
üzerindeki ‘Satır Sil’ butonuna basılır.
 SA organizasyonu silineceği zaman dikkatli davranmak gerekir. Zira silme
işlemi esnasında sistemde önceden yaratılmış ve halen işlenmemiş olan

75
 satınalma belgeleri kontrol edilmemektedir. Bu sebeple silme işleminden
önce sistemdeki açık satınalma belgeleri silme işlemini yapacak kullanıcı
tarafından analiz edilmelidir. Aksi takdirde sistemde uyumsuz kayıtlar
oluşur.
SAP-ERP sisteminde yeni bir satınalma organizasyonu tanımlamak içinse
ekranın üzerinde yer alan butonuna basılır. Sistem yeni
satınalma organizasyonları girilecek aşağıdaki boş liste ekranını açar.

ŞEKİL III.3.2 – 3 - Yeni SA Org. tanımlama adımı

Bu ekranda tanımlanacak olan satınalma organizasyonu için kod bilgisi

SA Organizasyonu alanına ve bu organizasyon için tanım bilgisi ise
Satınalma org.tanımı alanına girilir. Satınalma organizasyonu kodu olarak
en az bir en fazla dört karakter olacak şekilde bir kod girilmelidir. Şirket
kodu, üretim yeri ve depo yeri kodlandırmasında olduğu gibi kullanıcılar
ile görüşülerek kodlandırmanın nasıl yapılacağına karar verilmelidir.
 Yeni tanımlama ekranında aynı anda birden fazla satınalma organizasyonu
tanımlanabilir. Bu sebeple sistem liste şeklinde girişe olanak sağlamıştır.
Bu bilgiler girildikten sonra ekranın üzerinde yer alan ‘kaydet’
butonuna basılarak ilgili uyarlamalar sisteme kaydedilir.
Uygulama: CEYLANLAR A.Ş. için 0001- Fabrika Alımları ve 0002-
İdari Alımlar satınalma organizasyonlarını tanımlayınız. Ayrıca sistemde
mevcut olan herhangi bir SA organizasyonunun tanımını da ‘DENEME
123’ olarak değiştiriniz.
III.3.3. Satınalma grubu
Satınalma grubu, raporlama ve yetkilendirme amaçlı olarak kullanılan ve
satınalma biriminde çalışan personelin görev bölümlemesini sağlayan

76
organizasyon yapısıdır. Satınalma grubu tek bir personelden oluşabileceği
gibi bir veya birkaç personelin bir araya geldiği bir grupta olabilir.
Örneğin CEYLANLAR A.Ş.’de Fabrika Alımları Müdürlüğüne bağlı
olarak elektronik parça alımları, kimyasal malzeme alımları ve diğer
hammadde alımları olmak üzere sorumlulukları farklı olan üç farklı
satınalma grubu oluşturulmuştur. Bu gruplardan diğer hammadde alımları
grubunda üç diğer iki satınalma grubunda ise ikişer personel görev
almaktadır.
Satınalma grubunun tanımlanması/değiştirilmesi/silinmesi için uyarlama
menüsündeki aşağıdaki adım kullanılır.

ŞEKİLIII.3.3 - 1 - Satınalma grubunun tanımlanması uyarlama adımı

Bu uyarlama adımı çift tıklandığında sistem mevcut satınalma gruplarının

yer aldığı aşağıdaki liste ekranını açar.

77
 ŞEKİL III.3.3 - 2 - Satınalma grubunun tanımlanması ekranı

Sistemde mevcut olan bir satınalma grubuna ait bilgilerin değiştirilmesi

bu ekran üzerinden yapılmaktadır. Mevcut olan bir satınalma grubunun
silinmesi içinse ilgili satınalma grubu satırı seçilerek ekranın üzerindeki
‘Satır Sil’ butonuna basılır.
 Tıpkı SA organizasyonu silme işleminde olduğu gibi satınalma grubu silme
işlemi yaparken de dikkatli davranmak gerekir. Zira silme işlemi esnasında
sistemde önceden yaratılmış ve halen işlenmemiş olan satınalma belgeleri
kontrol edilmemektedir. Bu sebeple silme işleminden önce sistemdeki açık
satınalma belgeleri silme işlemini yapacak kullanıcı tarafından analiz
edilmelidir. Aksi takdirde sistemde uyumsuz kayıtlar oluşur.
SAP-ERP sistemine yeni bir satınalma grubu tanımlamak için ekranın
üzerinde yer alan butonuna basılır. Sistem yeni girişler için boş
liste ekranı açar. Satınalma grubu tanımlanırken SA grubu kodu ve SA
grubu tanımı bilgileri zorunlu olarak girilmelidir. Ayrıca SA grubuna ait
fax ve telefon numarası bilgisi de istenirse girilebilir.
Satınalma grubu kodu olarak en az bir en fazla üç karakter olacak şekilde
bir kod girilmelidir. Satınalma grupları için verilecek kodlara ilgili
kullanıcılarla birlikte karar vermek gerekir.
SA grubuna ait bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılarak ilgili uyarlamalar sisteme kaydedilir.
Uygulama: CEYLANLAR A.Ş. için F01 – Kimyasal Malzeme, F02-
Elektronik Malzeme, F03-Hammadde, I01-Donanım/Yazılım, I02-
Üretim/Teçhizat, I03-Kırtasiye/Gıda/Giyecek satınalma gruplarını
tanımlayınız. Sistemde önceden tanımlanmış olan satınalma gruplarından
bir tanesini siliniz.

78
III.3.4. Organizasyon yapılarının birbiriyle ilişkilendirilmesi
Satınalma kapsamında kullanılan ve yukarıda uyarlamaları anlatılan şirket
kodu, satınalma organizasyonu ve satınalma grubu nesnelerinin birbiriyle
olan hiyerarşi ilişkisi şekil III.3–1’de gösterildiği gibidir.
Bir şirket kodu altında birden çok satınalma organizasyonu tanımlanabilir.
Ancak bir satınalma organizasyonu yalnızca bir şirket koduna ait olabilir.
Satınalma organizasyonları ile satınalma grupları arasında ise çoklu ilişki
vardır. Yani bir satınalma organizasyonu için birden fazla satınalma grubu
çalışabileceği gibi bir satınalma grubu da birden fazla satınalma
organizasyonu için alım yapabilir.
Şekil III.3–1’de direkt olarak görülmeyen ancak SAP-ERP sisteminin
işlemesi açısından gerekli olan bir diğer organizasyon ataması ise
satınalma organizasyonları ile üretim yerleri arasında yapılmalıdır. Burada
da çoklu bir ilişki vardır. Yani bir satınalma organizasyonuna birden fazla
üretim yeri bağlanabildiği gibi bir üretim yerine de birden fazla satınalma
organizasyonu atanabilmektedir. Örneğin CEYLANLAR A.Ş. altında yer
alan satınalma organizasyonları (fabrika alımları ve idari alımlar) her iki
fabrika içinde satınalma işlemlerini yürütmektedir.
III.3.4.1. Satınalma organizasyonunun şirket koduna atanması
Satınalma organizasyonu ile şirket kodu arasındaki bağlantı uyarlama
menüsünden aşağıdaki adım kullanılarak yapılır.

ŞEKİL III.3.4.1 – 1 - Şirket koduna SA. organizasyonu tayini

79
Bu uyarlama adımı seçildiğinde sistemde önceden tanımlanmış olan şirket
kodu - satınalma organizasyonu eşleşmeleri aşağıdaki liste halinde gelir.

ŞEKİL III.3.4.1 – 2 - Şirket kodu SA org. bağlantısı

Herhangi bir şirket koduna atanmamış olan satınalma organizasyonları

listenin en altında alfabetik sırayla yer almaktadır. Ataması yapılmamış
olan SA org. satırına gidilerek bu satırda yer alan ŞK-Şirket kodu alanına
ilgili şirket kodu girilir. Böyelece satınalma organizasyonu şirket koduna
atanmış olur. Mevcut atamalardan değiştirilmek istenen varsa ilgili
satırdaki şirket kodu bilgisi değiştirilerek işlem yapılır. Eğer herhangi bir
satırdaki şirket kodu alanı boşaltılırsa SA organizasyonunun ataması
kaldırılmış ve dolayısı ile SA organizasyonu hiçbir şirket koduna
atanmamış olur.
İlgili atamalar yapıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna
basılarak atamalar sisteme kaydedilir.
Uygulama: CEYLANLAR A.Ş. için tanımlanan 0001- Fabrika Alımları
ve 0002- İdari Alımlar Satınalma organizasyonlarını CYLN Şirket koduna
atayınız.
III.3.4.2. Satınalma organizasyonun üretim yerine atanması
Bu atama işlemi için yukarıdaki uyarlama menüsünden
adımı seçilir. Bu adım çift
tıklandığında sistem mevcut üretim yeri – SA organizasyonu atamaları
listesini aşağıdaki şekilde getirir.

80
 ŞEKİL III.3.4.2 – 1 - Üretim yeri - SA Org. atama listesi

Yeni bir atama yapmak için ekranın üzerindeki butonuna basılır.

Sistem aşağıdaki şekilde yeni girişlerin yapılabileceği boş liste ekranını
satırlar açar.

ŞEKİL III.3.4.2 – 2 - Üretim yeri - SA Org. atama yeni giriş ekranı

Burada eşlemesi yapılacak olan SA org. ve üretim yeri kodları sırasıyla

SAOr ve ÜY alanlarına girilerek enter tuşuna basılır. Sistem enter tuşuna
basıldığı zaman ilgili üretim yeri ve SA org. tanımlarını da ekrandaki
Tanım ve Ad 1 alanlarına getirir.
Gerekli atamalar yapıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılarak bu atamalar sisteme kaydedilir.
Aynı uyarlama adımı ile daha önceden eşlemesi yapılmış olan üretim yeri
ve SA org. arasındaki bağlantı da kaldırılabilir. Bağlantıyı kaldırmak için

81
ŞEKİL III.3.4.2–2’deki listeden ilgili satır aşağıdaki şekilde (satırın en sol
tarafındaki boş kutucuk tıklanarak) seçilir.

ŞEKİL III.3.4.2 – 3 (Üretim yeri - SA Org. Atama kaldırılması)

Daha sonra ekranın üstünde yer alan ‘Satır Sil’ butonuna basılarak
ilgili eşleme silinir.
Uygulama: CEYLANLAR A.Ş.’nin 0001- Fabrika Alımları ve 0002-
İdari Alımlar Satınalma organizasyonları hem Beylikdüzü hem de Gebze
fabrikası için alımlar yapmaktadır. Bu satınalma organizasyonları hem
Beylikdüzü hem de Gebze üretim yerlerine atayınız.
III.3.4.3. Satınalma organizasyonu ile satınalma grubu bağlantısı
Satınalma organizasyonu ile satınalma grubu arasındaki eşleşme SAP-
ERP sisteminde organizasyon eşleme uyarlaması ile değil, satınalma
gruplarının yetkilendirmesi ile yapılmaktadır. Dolayısı ile bu ilişkinin
kurulması için bir uyarlama adımı yoktur. Satınalma gruplarının hangi
satınalma organizasyonu için işlem yapabileceği yetkilendirme ile
kısıtlanmaktadır.

82
III.4. Değerleme düzeyinin belirlenmesi
Malzeme Yönetimi kapsamında yapılacak olan ve organizasyon
düzeylerini ilgilendiren bir diğer uyarlama ise ‘değerleme düzeyinin
belirlenmesi’ işlemidir. Bu uyarlama adımı ile SAP-ERP sisteminde takip
edilecek olan malzemeler için birim fiyatın hangi organizasyon düzeyinde
tutulacağı belirlenir (malzeme ana verisi ve malzeme fiyat bilgisi IV.2
kısmında detaylı olarak anlatılmaktadır).
SAP-ERP sisteminde malzeme birim fiyatı şirket kodu veya üretim yeri
düzeyinde takip edilebilmektedir. Eğer malzeme birim fiyatının şirket
kodu düzeyinde takip edilmesine karar verilirse sistem malzemeler için
birim fiyatları şirket koduna bağlı tutmakta ve şirket kodu altındaki tüm
üretim yerlerinde malzeme birim fiyatı aynı olmaktadır. Eğer malzeme
için birim fiyatın üretim yeri düzeyinde takip edilmesine karar verilirse
sistem malzemeler için birim fiyatları üretim yeri kodlarına bağlı olarak
tutmakta ve şirket kodu altındaki her bir üretim yeri için aynı malzemeye
ayrı ayrı birim fiyat verilebilmektedir.
Bazı işletmeler malzeme birim fiyatlarını üretim yeri bazında ayrı ayrı
takip etmek isterken bazı işletmeler ise şirket kodu seviyesinde tek bir
birim fiyat kullanmak istemektedir. Bu konudaki karar tamamen
işletmeye bağlıdır. İşletmenin yer aldığı sektör, işletmeye ait üretim
yerlerinin bulunduğu coğrafik konum, vb. kavramlar bu kararın
alınmasında önemlidir. Bu konuyu bir örnekle açıklayalım.
Portakal suyu üretimi yapan bir şirketsiniz. Şirketinizin Antalya’da ve
İstanbul’da iki tane üretim fabrikası var. Antalya üretim yeriniz portakalın
kilosunu 0,36 TL’ye satın alırken İstanbul üretim yeriniz portakalın
kilosunu 0,60 TL’den satın almaktadır. Üretim maliyetlerinin ve üretim
yeri bazında karlılığın takip edilebilmesi için malzeme fiyatının her iki
üretim yerinde ayrı ayrı takip edilmesi daha uygundur. Eğer siz malzeme
fiyatını şirket kodu bazında takip etmek isterseniz o zaman birim fiyat
yaklaşık 0,48 TL olur ki bu her iki fabrika içinde yanlış maliyetlendirme
yapılmasına yol açar.
SAP-ERP sistemi üzerinde değerleme düzeyinin belirlenmesi için
aşağıdaki uyarlama adımı kullanılır.

83
 ŞEKİL III.4 - 1 - Değerleme düzeyinin belirlenmesi uyarlama adımı

Bu uyarlama adımı çift tıklandığı zaman sistem değerleme düzeyinin

seçildiği aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL III.4 – 2 -Değerleme düzeyinin belirlenmesi

Eğer bu ekranda seçilirse malzeme fiyatı şirket

kodu düzeyinde takip edilecek demektir. Yani malzemenin birim fiyatı
şirket kodu altındaki tüm üretim yerlerinde aynı olacaktır. Eğer
seçeneği seçilirse malzeme birim fiyatı üretim
yeri düzeyinde tutulacak demektir. Dolayısı ile aynı malzeme için farklı
üretim yerlerinde farklı birim fiyat takibi yapılabilecektir.
 Bu uyarlama yapılıp SAP-ERP sisteminde malzeme ana verileri
tanımlanmaya başladıktan sonra değerleme düzeyi tekrar değiştirilemez.
Dolayısı ile malzeme fiyatlarının hangi düzeyde takip edileceği kararı
dikkatli bir şekilde alınmalı ve bu uyarlama bir kere yapılmalıdır. Geriye
dönüş mümkün değildir.

84
IV. MM Modülü için Ana Veriler ve Uyarlamaları
IV.1. Ana veri ne demektir
SAP-ERP sisteminde takip edilmek istenen nesnelerin sisteme
tanımlanmasını sağlamak ve bu nesnelerin sistem üzerindeki kullanım
özelliklerini belirlemek amacıyla ana veri (master data) tanımlamaları
yapılır. Organizasyon nesneleri gibi ana verilerde tek bir modül tarafından
kullanılabileceği gibi birden fazla modül tarafından ortak olarak da
kullanılabilir. Ana veriler, tanımladığı nesnenin SAP-ERP sistemi
üzerindeki kimlik kartı olarak düşünülebilir. SAP-ERP sisteminde nelerin
ana veri olarak tanımlandığını bir kaç örnekle açıklayalım.
İnsan kaynakları departmanının görevi: Personel ve personelle ilişkili
işlemleri takip etmektir. Dolayısı ile insan kaynakları departmanının takip
ettiği nesne personeldir ve bunun SAP-ERP sisteminde takip edilmesi için
sistemde personel ana verisi tanımlanmalıdır. Personel ana verisi ilgili
personelin özelliklerinin (adı, soyadı, sicil no, TC Kimlik no, maaşı, vb.)
sistemde tanımlanmasını ve takip edilmesini sağlar.
Bakım ve onarım işlerinden sorumlu departmanların görevi: İşletmeye ait
olan makine ve teçhizatların bakım ve onarım işlemlerini takip etmektir.
Dolayısı ile makine ve teçhizatlar PM modülünün takip ettiği nesnelerdir
ve bu nesneler için sistemde ekipman ana verisi yaratılmalıdır. Ekipman
ana verisi, ilgili makine/teçhizatın özelliklerinin (seri numarası, garanti
süresi, bulunduğu yer, vb.) sistemde tanımlanmasını ve takip edilmesini
sağlar.
Satınalma ve stok yönetimi yapan birimlerin görevi: İlgili malzemelerin
satınalınmasını ve stok takibi işlemlerini yapmaktır. Takip edilmek
istenen malzemeler için sistemde malzeme ana verisi tanımlanmalıdır.
Malzeme ana verisi, ilgili malzemenin (tanımı, ölçü birimi, grubu, vb.)
özelliklerinin sistemde tanımlanmasını ve takip edilmesini sağlar.
Muhasebe departmanının görevi: Kanunlar çerçevesinde muhasebe
hesaplarını takip etmek olduğu gibi satıcılar ve müşterilerle yapılan
parasal işlemleri de takip etmektir. Muhasebe hesapları, satıcılar ve
müşteriler muhasebe departmanı tarafından takip edilen nesneler olduğu
için ana hesaplar, satıcılar ve müşteriler sistemde ayrı ayrı ana veri olarak
yaratılırlar.
Yukarıda örnekleri verilen ana veriler bir veya birden fazla modül
tarafından ortak olarak kullanılabilmektedir. Malzeme ana verileri sadece

85
malzeme yönetimi modülü tarafından değil üretim, bakım/onarım,
satış/dağıtım gibi diğer tüm lojistik modüller tarafından da
kullanılmaktadır. Üretim yaparken hem kullanılan hammaddeler hem de
üretilmiş olan mamuller malzemedir. Satıcı ana verisi de hem satınalma
hem de muhasebe modülleri tarafından kullanılır.
Farklı modüller tarafından kullanılan ve çok farklı bilgiler içeren tüm ana
veriler için ortak olan bir nokta vardır. SAP-ERP sisteminde herbir ana
veri, kendisini tekil olarak tanımlayan bir kod numarası alarak sisteme
tanımlanır. Malzeme ana verisi için malzeme kodu, satıcı ana verisi için
satıcı kodu, müşteri ana verisi için müşteri kodu, ekipman ana verisi için
ekipman numarası, personel ana verisi için personel numarası ismini alan
bu kod numaralarının nasıl olacağı ve nasıl atanacağı ilgili ana verinin
uyarlama adımıyla belirlenir (bu konu ilgili ana verilerin uyarlama
kısmında detaylı olarak anlatılacaktır).
Sistemde tanımlanan anaverilerin kodlandırılması ve diğer özelliklerinin
belirlenmesi için çeşitli uyarlama adımları mevcuttur. Bu uyarlama
adımları ile ana verilerin kullanım özellikleri işletmenin ihtiyaçlarına
bağlı olarak ayarlanabilmektedir.
Malzeme yönetimi modülü tarafından kullanılan ana veriler ile bu ana
verilerin genel özellikleri aşağıdaki şekilde listelenmiştir.

ŞEKİL IV.1 – 1 - MM modülü ilişkili ana veriler

86
IV.2. Malzeme ana verisi
Malzeme ana verisi sadece MM modülünün değil diğer tüm lojistik
modüllerinin de kullandığı en temel lojistik ana verisidir. Lojistik süreçler
kapsamında takip edilmek istenen malzemeler için öncelikle SAP-ERP
sisteminde malzeme ana verisi tanımlanmalıdır.
Malzeme ana verisinde malzemeyi tanımlayan bilgilerle birlikte
malzemenin özellikleri de tutulur. Malzemenin kodu, tanımı, ölçü birimi,
grubu, birim fiyatı gibi bir malzemeyi tanımlayacak zorunlu bilgilerin
yanında işletmenin ihtiyacına ve sistemin kullanımına bağlı olarak
malzemeyle ilgili her türlü bilgi malzeme ana verisine girilebilmektedir.
Malzemenin fiziksel özellikleri (eni, boyu, yüksekliği, ağırlığı, hacmi,
vb.), satınalma bilgileri (satınalma grubu, ambalaj bilgileri, vb.),
depolama bilgileri (depolama koşulları, vb.), muhasebe bilgileri (birim
fiyatı, takip edileceği hesap sınıfı, gelecekteki tahmini fiyatı, vb.),
planlama ve tahmin bilgileri (minimum stok seviyesi, planlama kapsamı,
ortalama tedarik süresi, vb.) ve kalite kontrol bilgileri (kontrol sınıfı,
kontrol türü, vb.) bunlardan bazılarıdır.
IV.2.1. Malzeme ana verisinde tutulan bilgiler
SAP-ERP sisteminde, malzeme ana verisi üzerinde 140’tan fazla bilgi
alanı vardır. Elbette malzeme ana verisini sistemde tanımlamak için tüm
bu alanlara veri girilmesi zorunlu değildir. Bir malzemenin SAP-ERP
sisteminde tanımlanması için malzemenin kodu, tanımı ve ölçü birimi
bilgilerinin girilmesi yeterlidir. Ancak bu bilgilerle tanımlanan malzeme
eğer lojistik modüller tarafından kullanılmak isteniyorsa, ilgili modül
tarafından ihtiyaç duyulan diğer bilgilerinde girilmesi gerekir.
Örneğin satınalma işlemlerinde kullanılacak malzemeler için malzemenin
satınalma ilişkili bilgileri, stok takibi yapılacak malzemeler için
malzemenin üretim yeri/depolama ile ilgili bilgileri, ihtiyaç planlaması
yapılacak malzemeler için malzemenin ihtiyaç planlaması ile ilgili
bilgileri sisteme girilmelidir. Eğer bu bilgiler malzeme ana verisi üzerine
girilmezse malzemenin bu kapsamlardaki takibini yapmak da mümkün
olmaz.
Bu örnekten de anlaşılacağı gibi, malzeme ana verisi üzerinde hangi
bilgilerin tutulacağı işletmenin ihtiyaçlarına bağlı olarak değişiklik
göstermektedir.

87
Malzeme ana verisinde organizasyon düzeyine bağlı olarak tutulan
bilgiler
Malzemenin fiziksel özellikleri (en, boy, yükseklik, ağırlık, vb.), tanımı,
ölçü birimi, vb. bilgiler işletmenin tüm birimleri için aynıdır. Malzeme
ana verisinde yer alan bu bilgilere ‘Temel Veriler’ denilmektedir. Bu
bilgiler organizasyon nesnelerinden bağımsız olarak tutulurlar (yani ait
olduğu organizasyona göre değişiklik göstermezler). Malzeme ana verisi
üzerinde temel veriler haricinde tutulan diğer bilgiler ise işletme
bünyesinde yer alan değişik organizasyon nesnelerine (üretim yerleri,
satınalma organizasyonları, vb.) bağlı olarak tutulurlar.
Bu konuyu birkaç örnekle açıklayalım:
1. örnek: Ankara ve İstanbul’da iki tane üretim yeriniz olduğunu düşünün.
Bu üretim yerlerinde hammadde olarak kullandığınız ve tedarik ettiğiniz
A malzemesi var. Bu hammaddenin ana üreticisi Ankara’da ve siz bu
hammaddeyi bu ana üreticiden tedarik ediyorsunuz. A hammaddesini
sisteme tanımlarken bu malzeme için tanımı, kodu, ölçü birimini girerken
bir sorun yaşanmıyorsunuz. Ancak satınalmayı ilgilendiren ve malzeme
ihtiyaç planlamasında da çok önemli bir parametre olan ‘ortalama tedarik
temin süresini (OTTS)’ girerken bir sıkıntınız var. Zira bu malzeme için
Ankara üretim yerinizde OTTS iki gün iken (zira üreticisi Ankara’da)
İstanbul üretim yerinizde 4 gün (nakliye süresi artıyor). Buradan
görüldüğü gibi A malzemesinin bir özelliği olan OTTS bilgisi üretim
yerine bağlı olarak girilmesi gereken (dolayısı ile bir kere değil iki kere
girilmesi gereken) bir bilgi olarak karşımıza çıkıyor.
2.örnek: Dokuma halı üreten bir fabrikanız var. Talep çok fazla olduğu ve
kapasiteniz yetmediği için yeni ve modern ikinci bir fabrika
kuruyorsunuz. Kodu AXFC olan halıyı her iki fabrikada da üretiyorsunuz.
Yeni fabrikanız daha modern olduğu için AXFC halısının ilk üretim
yerinizdeki üretim süresi 2 saat ve ıskarta oranı %6 iken yeni üretim
yerinizde üretim süresi 30 dakika ve ıskarta oranı %2 olarak
gerçekleşiyor. Malzemeye ait olan bu özellikleri malzeme ana verisine
üretim yeri bazında girmeniz gerekiyor. Zira bu bilgiler üretim yeri
bazında farklılık gösteriyor.
3. Örnek: Değerleme düzeyinin tanımlanması kısmında verilen örnek
burada da geçerlidir. Antalya’da ki üretim yeriniz için domatesin birim
fiyatı 0.36 TL olurken İstanbul’da ki üretim yeriniz için domatesin birim
fiyatı 0.60 TL olabilir (Eğer değerleme düzeyi olarak üretim yeri

88
seçmişseniz). Dolayısı ile domatese ait birim fiyatı üretim yerine bağlı
olarak girmeniz gerekir.
Malzeme ana verisinde yer alan bilgilerin organizasyon düzeyi
bağlantılarını aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz:
- Temel Veriler kapsamındaki bilgiler organizasyon düzeyinden
bağımsız olarak,
- Stok yönetimi kapsamındaki bilgiler üretim yeri düzeyinde,
- Satınalma kapsamındaki bilgiler üretim yeri düzeyinde,
- İhtiyaç planlaması kapsamındaki bilgiler üretim yeri düzeyinde,
- Tahmin kapsamındaki bilgiler üretim yeri düzeyinde,
- Kalite yönetimi kapsamındaki bilgiler üretim yeri düzeyinde,
- Depo yönetimi kapsamındaki bilgiler depo yeri düzeyinde,
- Muhasebe kapsamındaki bilgiler (değerleme düzeyine bağlı olarak)
şirket kodu veya üretim yeri düzeyinde,
- Satış bilgileri satış organizasyonu/dağıtım kanalı/üretim yeri
düzeyinde
tutulmaktadır.
Şu noktayı bir kez daha vurgulamak gerekir ki: Bir ana veri için
organizasyon düzeyine bağlı veri tutmak demek aynı zamanda verinin
çoklanması anlamına da gelmektedir. Malzeme ana verisi tanımlanırken
‘Temel Veriler’ kapsamındaki bilgiler sadece birkez girilmesine rağmen,
organizasyona bağlı bilgiler, tanımlanmak istenen her bir organizasyon
birimi için ayrı ayrı girilmelidir. Örneğin stok yönetimi ve satınalmaya ait
bilgiler malzemenin kullanılacağı herbir üretim yeri ve/veya satınalma
organizasyonu için ayrı ayrı girilmelidir. Bu durum sadece malzeme ana
verisi için değil, ileri de açıklayacağımız tüm ana veriler için de
geçerlidir.
IV.2.2. Malzeme ana verisi ekranları
Malzeme ana verisi kavramının daha iyi anlaşılması amacıyla SAP-ERP
sistemi üzerindeki malzeme ana verisi ekranlarını ve bu ekranlarda yer
alan bilgileri incelemek uygun olacaktır. SAP-ERP sistemi üzerinde,
malzeme ana verisi ekranlarına aşağıdaki menü adımından ulaşılmaktadır.

89
 ŞEKİL IV.2.2 - 1 - Malzeme ana verisi menü adımı

SAP-ERP sisteminde malzeme ana veri ekranlarını yeni bir malzeme ana
verisi tanımlama adımı üzerinden açıklamaya çalışalım.
 Malzeme ana verisi için ekran yapıları ve ekranlarda yer alan veri alanları
uyarlanabilmektedir. Bu sebeple uyarlaması farklı olan SAP-ERP
sistemlerinde farklı ekran görünümleri karşımıza çıkabilir.

90
Malzeme ana verisi ytanımlama
Sistemde yeni bir malzeme ana verisi tanımlamak için MM01 işlem kodu
ya da yukarıdaki menüden adımı kullanılır. Bu işlem koduna
girildiği zaman sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.2.2 – 2 - Malzeme yaratma başlangıç ekranı

Bu ekrandaki Malzeme alanı SAP-ERP sisteminde malzemenin takip

edileceği kod numarasının girileceği alandır. Eğer malzeme ana verisine
sistemin otomatik olarak bir kod vermesi isteniyorsa bu alan boş bırakılır.
Dolayısı ile sistem otomatik olarak malzeme kod numarasını verir. Eğer
manuel bir kod numarası verilecekse bu alana ilgili kod numarası
kullanıcı tarafından girilmelidir.
 Malzemeye verilecek kod numarası hakkında detaylı bilgi IV.2.3.1
kısmında anlatılmıştır. Malzeme kodunun ne anlama geldiği ve nasıl
kullanılacağı o kısım dikkatlice okunmak suretiyle öğrenilmelidir.
Sektör alanına malzemenin kullanılacağı sektör bilgisi girilir. Sistemde
tanımlı sektörlerden bir tanesi arama yardımı aracılığı ile seçilerek bu
alana girilir.
 SAP-ERP sisteminde bir veri alanı tıklandığı zaman eğer veri alanının sağ
yanında veya şeklinde bir işaret beliriyorsa bu veri alanı için arama
yardımı var demektir. Kullanıcılar bu işareti tıklar ya da klavyede F4
tuşuna basarlarsa sistem arama yardımı ekranını açar. Arama yardımı ve
kullanımı Ek-2’de detaylı olarak anlatılmıştır.

91
Malzeme Türü alanına tanımlanacak olan malzeme için malzeme türü
bilgisi girilir. SAP-ERP sisteminde malzemeyi tanımlarken kullanılan en
önemli bilgilerden bir tanesi malzeme türü bilgisidir. Sistemde malzeme
ana verisi ile ilgili yapılabilecek uyarlamaların çoğu malzeme türüne bağlı
olarak yapılmaktadır. İlgili malzeme türü arama yardımı kullanmak
suretiyle seçilerek bu alana girilir.
 Malzeme türü bilgisi uyarlanabilir bir bilgidir. SAP-ERP sistemine yeni
malzeme türleri eklenebileceği gibi mevcut olan bir malzeme türü
silinebilir veya malzeme türüne ait belirli özellikler değiştirilebilir.
Malzeme türünün ne olduğu ve uyarlamaları IV.2.4 kısmında detaylı
olarak açıklanmıştır.
Eğer tanımlanacak olan malzeme ana verisi sistemde önceden tanımlı
olan başka bir malzeme ana verisinden kopyalanacaksa Referans alanına
referans alınacak olan malzeme kodu girilir. Referans malzeme kodu
arama yardımı kullanılarak girilebilir. Eğer böyle bir referans
kullanılmayacaksa bu alan boş bırakılır.
 SAP-ERP sisteminin en önemli özelliklerinden birisi yeni bir ana veri
tanımlanırken sistemde önceden tanımlanmış olan bir başka ana verinin
referans olarak kullanılabilmesidir. Bu özellik tüm ana veri ekranlarında
yer alır. Ana veri yaratma ekranında yer alan referans alanına verileri
kopyalanacak olan mevcut ana verinin kodu girilirse sistem ilgili ana
veride yer alan tüm bilgileri yeni yaratılacak olan ana veriye öneri olarak
taşıyacaktır.
İlgili bilgiler girilip enter tuşuna bastığımızda sistem malzeme ana verisi
yaratma işlemlerine aşağıdaki görünüm seçimi ekranıyla devam eder.

92
 ŞEKİL IV.2.2 – 3 – Malzeme ana verisi görünüm seçimi ekranı

Malzeme ana verisinde yer alan bilgiler görünüm seçimi ekranında yer
alan başlıklar altında gruplanmıştır. Malzeme bilgileri bu gruplara bağlı
olarak sekmeler halinde kullanıcıların karşısına çıkacaktır. Bu
gruplamalar yapılırken, aynı organizasyon düzeyine bağlı olan ve
birbirine (konu olarak) yakın olan veri alanları bir araya getirilmiştir.
Örneğin ‘Temel Veriler’ sekmesinde organizasyon düzeyinden bağımsız
bilgiler, ‘Satınalma’ sekmesinde üretim yeri düzeyinde ve satınalma
ilişkili bilgiler, MIP1 ve MIP2 sekmelerinde üretim yeri düzeyinde ihtiyaç
planlaması ilişkili bilgiler, Genel ÜY Verileri/Depolama 1 sekmesinde ise
üretim yeri düzeyinde depolama bilgileri yer almaktadır.
Bu ekranda malzeme ana verisi için tanımlanmak istenen bilgilerin
olduğu görünümler sol tarafındaki boş kutucuk tıklanmak suretiyle seçilir.

93
  Malzeme ana verisi sistemde yaratılacağı zaman tüm görünümlerin aynı
anda yaratılmasına gerek yoktur. Minimumda sadece ‘temel veriler 1’
görünümü seçilerek malzeme ana verisi sistemde yaratılabilir. Bu şekilde
yaratılan bir malzeme ana verisine yeni görünümler eklenmesi için MM01
işlemi ile tekrar girilip görünüm seçimi ekranından yaratılmamış
görünümlerden istenilenler seçilip devam edilirse önceden yaratılmamış
olan bu görünümlerde sistemde yaratılabilir.
Görünüm seçimi ekranından tanımlanmak istenen görünümler seçildikten
sonra ekranın alt kısmında yer alan ‘devam’ butonuna basılır. Eğer
organizasyon düzeyine bağlı bir görünüm seçilmiş ise (temel veriler
haricindeki neredeyse tüm görünümler organizasyon düzeyi bağımlıdır)
sistem aşağıdaki şekilde verinin tanımlanmak istendiği organizasyon
düzeylerinin girileceği ekranı açar (Eğer sadece temel veriler seçilmişse
aşağıdaki ekran açılmadan direkt olarak temel veriler 1 ekranı açılır).

ŞEKİL IV.2.2 – 4 - Organizasyon düzeyleri seçimi ekranı

Bu ekranda malzemenin tanımlanmak istendiği organizasyon düzeyleri

girilir.
 Organizasyon düzeyine bağlı olan verilerin her bir organizasyon düzeyi
için ayrı ayrı değerler alabileceği ve ayrı ayrı girilmesi gerektiği IV.2.1
kısmında açıklanmıştı.

94
Üretim Yeri alanı üretim yeri bazında tanımlanacak olan veriler için hangi
üretim yeri olacağı girilir. Örneğin buraya 0001 üretim yeri kodu girilirse
ilgili malzemenin üretim yerine bağlı olarak girilen verileri sadece 0001
üretim yerinde geçerli olacaktır.
Depo Yeri alanı depo yeri bazında tanımlanacak olan veri alanlarının
hangi depo yeri için tanımlanacağını belirler.
 Görünüm seçimi ekranına gelecek olan veri alanları bir önceki ekranda
seçilen görünümlere bağlı olarak değişmektedir. Örneğin eğer satış ile
ilgilli görünümler seçilmiş olsa idi yukarıdaki ekranda satış organizasyonu
ve dağıtım kanalı veri alanları da gelecekti. Eğer Depo Yönetimi1 ve 2
görünümleri seçilmemiş olsaydı depo numarası ve depo tipi veri alanları
kapalı olarak gelecekti.

Bu bilgiler girildikten sonra ekranın alt kısmında yer alan ‘devam’

butonuna basılır. Sistem malzeme ana verisi için seçilen görünümleri
sırasıyla açmaya başlar. Şimdi bu görünümleri ve bu görünümlerde yer
alan veri alanlarını inceleyelim.
 Malzeme ana verisinin görünümleri incelenirken görünümlerde yer alan
her bir veri alanı tek tek açıklanmayacak sadece önemli olduğu düşünülen
veri alanları açıklanacaktır.

 SAP-ERP sisteminde malzeme ana verisi sekmelerinin isimleri, sıraları ve

sekmeler içerisinde yer alacak olan veri alanları tamamen uyarlanabilir
şekilde tasarlanmıştır. Dolayısı ile kitapta anlatılan sekme isimleri, sıraları
ve sekmelerde yer alan veri alanları ile okurun kullandığı sistemdeki
bilgiler farklılıklar gösterebilir.

Temel veriler-I sekmesi

Bu sekmede malzemenin temel özellikleri yer almaktadır. Bu sekmede
yer alan bilgiler herhangi bir organizasyon düzeyine bağlı değildir.

95
 ŞEKİL IV.2.2 – 5 (Temel veriler 1 sekmesi)

Bu sekmenin en üst kısmında yazan bilginin yanında malzeme

kodu ve malzeme tanımı alanları yer alır. Malzeme kodu alanı girişe
kapalı olarak gelir. Malzemenin tanımı ise kod numarasının hemen
yanındaki tanım alanına yazılır. Malzeme kodlandırma ve tanımlama ile
ilgili detay bilgi bir sonraki kısımda (IV.2.3) detaylı olarak
anlatılmaktadır.
Temel ölçü birimi alanına malzeme stoklarının takip edileceği ölçü birimi
girilmelidir. Sistemde tanımlı ölçü birimleri F4 tuşuna basılarak listelenip
oradan ilgili ölçü biriminin kodu seçilir.
Mal grubu alanına malzeme için yapılan gruplama bilgisi girilebilir. Mal
grubu alanı uyarlanabilir bir bilgidir. Mal grubunun ne olduğu ve
uyarlamasının nasıl yapıldığı IV.2.5 kısmında açıklanmıştır.

96
Bu sekmede malzemenin brüt ağırlığı, net ağırlığı, hacmi, boyutları, vb.
diğer temel özellikleri de girilebilmektedir.
 SAP-ERP sisteminde bir malzemenin tanımlanması için en azından
malzemenin kodu, tanımı ve ölçü birimi bilgileri girilmelidir. Bu üç bilgi
girilmeden malzemenin SAP-ERP sisteminde tanımlaması mümkün
değildir.
Bu sekmede girilecek alanlar doldurulduktan sonra klavyeden enter
tuşuna basılarak ya da ekranın üzerinde yer alan sekme isimlerinden bir
sonraki sekme seçilerek ‘Temel veriler 2’ sekmesine geçilir.
Temel Veriler II Sekmesi
Bu sekmede malzemeye ait daha detay özellikler yer alır. Bu sekmede yer
alan bilgiler de organizasyon düzeyine bağlı değildir.

ŞEKİL IV.2.2 – 6 - Temel veriler-II sekmesi

97
  Bu sekmede yer alan bilgiler genellikle zorunlu olmayan bilgilerdir. Çoğu
işletme tarafından bu sekmede yer alan bilgiler kullanılmamakta ve
genellikle uyarlama ile bu sekme kapatılmaktadır.
Bu sekmede girilecek alanlar doldurulduktan sonra enter tuşuna basılarak
sonraki sekmeye geçilir.
Sınıflandırma sekmesi
Bu sekmeden malzeme için (eğer kullanılacaksa) ilgili sınıf bağlantısı
yapılarak sınıflandırma bilgileri girilebilir. Sınıflandırmanın ne olduğu ve
bu bağlantının nasıl yapılacağı IX.1-Sınıflandırma kısmında detaylı
olarak anlatılmıştır.

ŞEKİL IV.2.2 – 7 - Sınıflandırma sekmesi

Bu aşamada bu bağlantıyı yapmaya gerek yoktur. Bu sebeple ekranın

üzerindeki butonuna basılarak bu ekrandan çıkılır. Sistem otomatik
olarak bir sonraki sekmeye geçer.

98
Satınalma sekmesi
Bu sekmede malzemenin satınalmaya ilişkin bilgileri yer alır.

ŞEKİL IV.2.2 – 8 - Satınalma sekmesi

Bu sekmede yer alan bilgilerin bir kısmı temel veriler-1 sekmesinden bu

ekrana getirilen (temel ölçü birimi, mal grubu gibi) bilgilerdir. Diğer
bilgiler ise üretim yeri düzeyinde tanımlanan bilgilerdir.
Satınalma grubu alanına malzemenin satınalmasından sorumlu olan
satınalma grubu girilebilir.
SAS ölçü birimi alanına ise eğer malzemenin satınalma ölçü birimi temel
ölçü biriminden farklı olacak ise bu bilgi girilir. Örneğin temel ölçü birimi
KG-Kilogram olan bir malzeme için satınalma ölçü birimi olarak TN-ton
girilebilir.
 Satınalma ölçü birimi girilen bir malzeme için satınalma ilişkili ekranlarda
(satınalma siparişi, teklif ve sözleşme ekranlarında) temel ölçü birimi değil
satınalma ölçü birimi otomatik olarak gelir.

 Girilen satınalma ölçü birimi ile temel ölçü birimi arasında standart bir
çeviri faktörü yoksa sistem bu çeviri faktörünü pop-up ekran açarak

99
 kullanıcıya sorar. Yukarıdaki örnekte KG ile TN arasındaki çeviri faktörü
uluslararası standartlarda tanımlı olduğundan tekrar bir çeviri faktörü
istenmemiştir. Ancak burada temel ölçü birimi KG ve alternatif ölçü birimi
ADT-adet girilmiş olsa idi sistem bu iki ölçü birimi arasında standart bir
dönüştürme faktörü tanımlı olmadığı için dönüştürme faktörünü
kullanıcının girmesini isteyecekti.
Üretici parça no alanına ilgili malzeme için üretici tarafından verilmiş
olan parça numarası bilgisi girilebilir.
Üretici alanına ise ilgili malzeme için sistemde tanımlı olan üretici kodu
girilebilir.
 Üretici parça numarası ve üretici bilgisi özellikle otomotiv, savunma ve
havacılık sektörlerinde malzemeyi tanımlamak için kullanılan çok kritik
bilgilerdir. Dolayısı ile bu sektörlerle yer alan işletmeler bu iki bilgiyi aktif
olarak kullanmaktadır.
Bu sekmede girilecek alanlar doldurulduktan sonra enter tuşuna basılarak
sonraki sekmeye geçilir.
MİP I-II–III-IV Sekmeleri
Bu sekmelerde malzeme için ihtiyaç planlamasına ait olan bilgiler
girilebilmektedir. Malzeme ihtiyaç planlaması bilgileri üretim yerine bağlı
bilgilerdir. SAP-ERP sisteminin en güçlü yönlerinden bir tanesi ihtiyaç
planlamasına ilişkin kabiliyetleridir. Bu sebeple malzeme ana verisinde
ihtiyaç planlamasına yönelik çok detay bilgiler yer almaktadır. Bu
sekmeler ve sekmelerde yer alan bütün veri alanları tek tek
açıklanmayacaktır. Bu sekmelerde aşağıdaki şekillerde görülen bilgiler
yer alır.

100
ŞEKİL IV.2.2 – 9 - MIP-1 sekmesi

ŞEKİL IV.2.2 – 10 - MIP-2 sekmesi

101
ŞEKİL IV.2.2 – 11 - MIP-3 sekmesi

ŞEKİL IV.2.2 – 12 - MIP-4 sekmesi

102
 - MIP-1 sekmesinde yer alan MİP karakteristiği, MİP Sorumlusu,
MİP parti büyüklüğü, yeni.sprş.seviyesi, azami stok,
- MIP-2 sekmesinde yer alan tedarik türü, plnl.tsl.süresi (planlanan
teslimat süresi), Emniyet Stoku,
- MIP-3 sekmesinde yer alan Kullanılab.kontrolü (kullanılabilirlik
kontrolü),
bilgileri ihtiyaç planlamasında kullanılan önemli alanlardır.
 Özellikle MIP-3 ve MIP-4 sekmelerinde yer alan bilgiler genellikle
zorunlu olmayan ve detay bilgilerdir. Çoğu işletme tarafından bu
sekmelerde yer alan bilgiler kullanılmamakta ve genellikle uyarlama ile bu
sekmeler kapatılmaktadır..
Bu sekmelerde girilecek alanlar doldurulduktan sonra enter tuşuna
basılarak sonraki sekmeye geçilir.
ÜY vr/Depolama-1 sekmesi
Bu sekmede malzemenin stok yönetimine ait bilgiler girilir. Bu sekmede
yer alan bilgiler üretim yerine bağlı bilgilerdir.

ŞEKİL IV.2.2 – 13 - ÜY vr./Depolama-1 sekmesi

Çıkış ölçü birimi alanına malzeme için eğer depolama ölçü birimi temel
ölçü biriminden farklı ise bu ölçü birimi girilir. Örneğin temel ölçü birimi
KG olan bir malzemenin depolama ölçü birimi TN-ton olabilir.
103
Parti zorunluluğu alanı tıklanırsa malzeme için lot numarası takibi
zorunlu hale gelir. Lot numarasının ne olduğu ve lot takibi işlemleri IV.3
kısmında açıklanmıştır.
Raf ömrü yani bozulma süresi olan malzemeler için bu ekranda yer alan
bozulma verileri girilmek suretiyle bu bilgi takip edilebilir. Örneğin
bozulma süresi alanına 20, zaman birimi alanına AY girilmişse
malzemenin bozulma süresi 20 ay olarak belirlenmiş olur.
SS envanter gös. (sürekli sayım envanter göstergesi) alanına girilen bilgi
ile malzemenin envanter sayım sıklığı belirlenmiş olur. Bu alana
girilebilecek değerler F4 tuşuna basılıp arama yardımından seçilebilir.
Bu sekmelerde girilecek alanlar doldurulduktan sonra enter tuşuna
basılarak sonraki sekmeye geçilir.
ÜY vr/Depolama-2 sekmesi
Bu sekmede malzemenin stok yönetimine ait detay bilgiler girilebilir.

ŞEKİL IV.2.2 – 14 (ÜY vr./Depolama 2 sekmesi)

Bu sekmede yer alan ağırlık/hacim bilgileri temel veriler 1 sekmesinden
bu ekrana getirilen bilgilerdir. Diğer bilgiler ise üretim yeri düzeyinde
tanımlanan bilgilerdir.
Seri no.profili alanına seri no ile takip edilecek malzemeler için ilgili seri
no profili girilir. Seri no ile takip edilecek malzemeler için bu alan girilen

104
değer kritiktir. Seri numarasının ne olduğu ve seri no takibi işlemleri IV.4
kısmında detaylı olarak açıklanmıştır.
Bu sekmelerde girilecek alanlar doldurulduktan sonra enter tuşuna
basılarak sonraki sekmeye geçilir.
Depo Yönetimi-1 ve 2 sekmeleri
Bu sekmelerde malzemenin depo adres yönetimine ait bilgileri yer alır.
Depo yönetimine ait bilgiler depo numarası ve depo tipi seviyesinde
tutulur. Depo yönetimine ait olan bu organizasyon nesnelerinden bu
kitapta bahsedilmemiştir.

ŞEKİL IV.2.2 – 15 - Depo Yönetimi-1 sekmesi

105
 ŞEKİL IV.2.2 – 16 - Depo Yönetimi-2 sekmesi

Bu sekmelerde sabit depo adresi, paletleme türü, vb. depo yönetimine ait
detay bilgiler yer alır. Bu bilgiler zorunlu olmadığından veri girişi
yapılmadan enter tuşuna basılarak bu sekme geçilebilir.
Kalite yönetimi sekmesi
Bu ekranda malzemenin kalite kontrolüne ait bilgiler yer alır. Kalite
Yönetimi bilgileri üretim yeri düzeyinde tutulur.

ŞEKİL IV.2.2 – 17 -Kalite yönetimi sekmesi

106
QM-Tedarik Etkin alanı tıklanırsa malzemenin satınalma için girişi
aşamasında kalite kontrol faaliyetlerinin otomatik olarak tetiklenmesi
sağlanır.
Klt.kntr.stokuna kyt. (kalite kontrol stokuna kayıt) alanı tıklanırsa
malzeme girişinde otomatik olarak kalite kontrol stokuna alınması
sağlanmış olur.
Ekran üzerindeki butonuna basılarak detay kalite kontrol
ekranlarına geçilir.

ŞEKİL IV.2.2 – 18 - Kalite yönetimi kontrol ayarları detay ekranı

 Kontrol ayarları ekranında kalite yönetimine ait detay bilgiler girilir. Bu

ekranda girilen bilgilerin detayı bu kitapta anlatılmayacaktır. Detayı kalite
kontrol modülü ilişkili kaynaklardan araştırılmalıdır.
Kontrol ayarı ekranından ekranın altındaki ‘devam’ butonuna basılarak
tekrar kalite kontrol sekmesine dönülür. Kalite kontrol sekmesinde ilgili

107
bilgiler girildikten sonra klavyeden enter tuşuna basılarak sonraki
sekmeye geçilir.
Muhasebe-1 sekmesi
Bu ekranda malzemeye ait muhasebe ilişkili bilgiler yer alır.

ŞEKİL IV.2.2 – 19 - Muhasebe 1 sekmesi

Malzemenin muhasebeye ait olan bilgileri değerleme düzeyi uyarlamasına
bağlı olarak (Bkz. III.4-Değerleme düzeyi kısmı) üretim yeri düzeyinde
veya şirket kodu düzeyinde tutulur.
Değerleme sınıfı alanına malzeme için stok yönetimi işlemlerinde hangi
muhasebe hesaplarının kullanılacağını belirleyen değerleme sınıfı bilgisi
girilir. Arama yardımı kullanılarak malzeme için uygun olan değerleme
sınıfı bu alana girilmelidir.
Fiyat denetimi alanı malzeme için fiyat denetiminin nasıl olacağının
belirlendiği alandır. Buraya V girilmişse kayar ortalama fiyat, S girilmişse
standart fiyat kullanılacak demektir. Fiyat denetiminin nasıl olacağı
malzeme türü bazında uyarlanır ve bu alana otomatik olarak gelir. Bu
alana V girildi ise ekranda yer alan Kayar ortalama fiyat alanına eğer S
girildi ise Standart fiyat alanına malzemenin birim fiyatı girilir.

108
  Standart fiyat ve kayar ortalama fiyat kavramları IV.2.5.1.1 kısmında
detaylı olarak açıklanmıştır.
Fiyat birimi: Burada girilen sayıya bağlı olarak malzeme fiyatı
belirlenmiş olur. Burada yer alan ‘1’ değeri zorunlu değilse
değiştirilmemelidir. Bu alanın ne işe yaradığını yukarıdaki ekrandaki
örnekten açıklayacak olursak ekrandaki 2941 kodlu malzeme için 1 ADT
malzemenin fiyatı 56,12 lira demektir. Eğer fiyat birimi alanına 2 girmiş
olsaydık bunun anlamı 2941 nolu malzemenin 2 ADT’inin fiyatı 56,12
lira yani bir tanesinin fiyatı 28,06 lira demekti.
Bu sekmede ilgili bilgiler girildikten sonra enter tuşuna basılarak sonraki
sekmeye geçilir.
Muhasebe-2 sekmesi
Bu ekranda malzemeye ait muhasebe ilişkili detay bilgiler yer alır.
Malzemenin muhasebeye ait olan bilgileri değerleme düzeyi uyarlamasına
bağlı olarak üretim yeri düzeyinde veya şirket kodu düzeyinde tutulur.

ŞEKİL IV.2.2 – 20 – Muhasebe-2 sekmesi

Bu sekmede malzeme için detay muhasebe bilgileri yer alır. Örneğin

malzeme için vergi amaçlı ya da ticari amaçlı birden fazla fiyat
tanımlanması gerekiyorsa bu sekmeden girilebilir.
 Muhasebe-2 sekmesinde yer alan bilgiler genellikle zorunlu olmayan ve
detay bilgilerdir. Çoğu işletme tarafından bu sekmede yer alan bilgiler
kullanılmamakta ve genellikle uyarlama ile bu sekme kapatılmaktadır.

109
Bu sekmede ilgili bilgiler girildikten sonra enter tuşuna basılarak sonraki
sekmeye geçilir.
Maliyet hspl.1 sekmesi
Bu ekranda malzemenin maliyet hesaplaması ilişkin verileri tutulur.
Maliyet hesaplaması verileri de tıpkı muhasebe verileri gibi değerleme
düzeyine bağlı olarak üretim yeri ya da şirket kodu seviyesinde tutulur.

ŞEKİL IV.2.2 – 21 - Maliyet hesaplaması 1 sekmesi

Bu ekranda yer alan Miktar yapısı ile alanının tıklı olması demek
malzeme maliyetlerinin miktara bağlı olarak hesaplandığı anlamına gelir.
Mly.hsp.parti bykl. alanı ise hangi bazda maliyet hesabı yapılacağını
gösterir. Burada yer alan 1 değeri her bir ADT için malzeme maliyetinin
yansıtılacağı anlamını taşır.
Eğer bu ekrandaki MH yürütme alanı tıklanırsa malzeme için maliyet
hesaplaması yapılmayacağı anlamına gelir. Yani malzeme tüketildiği
zaman bile sistem maliyet kaydı atmaz ki bu çok özel durumlar haricinde
kullanılmaması gereken bir yöntemdir.

110
Bu sekmede ilgili bilgiler girildikten sonra enter tuşuna basılarak sonraki
sekmeye geçilir.
Maliyet hspl.2 sekmesi
Bu ekranda malzemenin maliyet hesaplamasına ilişkin detay verileri
tutulur.

ŞEKİL IV.2.2 – 22 - Maliyet hesaplaması 2 sekmesi

 Maliyet hesaplaması 2 sekmesinde yer alan bilgiler genellikle zorunlu

olmayan ve detay bilgilerdir. Çoğu işletme tarafından bu sekmede yer alan
bilgiler kullanılmamakta ve genellikle uyarlama ile bu sekme
kapatılmaktadır.
Bu sekmede ilgili bilgiler girildikten sonra enter tuşuna basılarak sonraki
sekmeye geçilir.
SD Satış org.vr. ve SD Genel/ÜY sekmeleri
Bu sekmelerde malzeme için satış ve dağıtım (nakliye) işlemlerine ait
olan bilgiler girilebilmektedir. Satış ve Dağıtım bilgilerinin bir kısmı satış
organizasyonu ve dağıtım kanalı düzeyinde bir kısmı ise üretim yeri

111
düzeyinde tutulur. Bu sebeple satış dağıtımla ilgili bilgiler iki sekme
halinde yer almaktadır.

ŞEKİL IV.2.2 – 23 - SD Satış Org.vr. sekmesi

112
 ŞEKİL IV.2.2 – 24 - SD Satış Genel/ÜY sekmesi

Satış Org.vr. sekmesindeki vergi tipi ve vergi sınıflaması bilgileri ile

Genel/ÜY sekmesindeki yük grubu, nakil grubu ve Kullanılab.kontrolü
bilgileri önemli bilgilerdir.
Malzeme ana verisinde ilgili tüm sekmeler girildikten sonra enter tuşuna
basıldığı zaman sistem aşağıdaki şekilde malzeme ana verisinin
kaydedilip çıkılması için uyarı ekranını açar.

Bu ekranda ‘evet’ butonuna basılırsa sistem ilgili malzeme ana verisini

sistemde tanımlayarak malzeme yaratma giriş ekranına geri döner. Eğer
‘hayır’ seçeneği tıklanırsa malzeme ana verisi kaydedilmeden çıkılmış
olur (yani girilen bilgilerin hepsi kaybolarak ilk ekrana döner). Eğer ‘iptal

113
et’ seçeneği tıklanırsa bu pop-up ekran kapanarak malzeme yaratma
ekranındaki en son bilgi girilen sekmeye tekrar dönülmüş olur.
 Malzeme ana verisi sisteme tanımlandığında organizasyon düzeyine bağlı
olarak tanımlanması gereken veriler sadece girilen organizasyon birimi
için tanımlanmış olur. Yukarıdaki örnek ekranlarda 2941 numaralı
malzeme tanımlanırken organizasyon düzeyi olarak 0002 üretim yeri
seçilmişti. Dolayısı ile üretim yeri düzeyine bağlı sekmelerde (örneğin
muhasebe, depolama, satınalma, vb.) girilen bilgiler sadece 0002 üretim
yeri için girilmiş olur. Aynı malzeme 0001 üretim yeri içinde
kullanılacaksa tekrar MM01 işlem kodu ile malzeme yaratma ekranına
girilmeli ve bu ekranda bu sefer malzeme kodu alanı boş bırakılmayıp
2941 girilmelidir. Daha sonra organizasyon düzeyi seçilen ekranda bu
sefer 0001 üretim yeri girilerek tekrar aynı sekmelere ilgili veri alanları
girilmelidir.

Ek veriler
Malzeme ana verisi üzerinde tutulan bilgiler sadece bu sekmelerde yer
alan bilgiler ile sınırlı değildir. Ana veri ekranının (tüm sekmelerin)
üstünde yer alan butonuna basılırsa malzeme için tutulan diğer
bilgilerin olduğu ek veriler sekmelerine geçilir.
 Ek veriler kısmından tekrar ana veriler kısmına dönmek için ekranın en
üstüne yer alan butonuna basılır.
Ek Veriler– Kısa metinler sekmesi
Bu sekmede malzeme ana verisi için dile bağımlı olarak tanımlar
girilebilmektedir. SAP-ERP sisteminde aynı malzeme için farklı dillerde
tanım bilgisi ayrı ayrı girilebilmektedir. Malzeme ana verisi temel veriler
sekmesinde girilen tanım buraya sistem dilindeki tanım olarak gelir.

ŞEKİL IV.2.2 – 25 - Ek Veriler-Malzeme Kısa metinleri

114
Diğer dillerde tanım girmek dil alanına ilgili dil kodu ve Malzeme kısa
metni alanına ise bu dildeki tanımı girilmelidir.
Ek Bilgiler–Ölçü Birimleri sekmesi
SAP-ERP sisteminde her bir malzeme için temel ölçü biriminin yanında
alternatif ölçü birimleri de kullanılabilmektedir. Eğer malzeme için farklı
ölçü birimleri kullanılacaksa ilgili ölçü birimleri bu sekmeden
tanımlanmaktadır.
Malzemenin temel ölçü biriminden farklı olmasına rağmen uluslararası
standartlarda dönüşüm faktörleri belirli olan ölçü birimlerini kullanmak
için bu sekmeye giriş yapmaya gerek yoktur. Sistem bu tip ölçü
birimlerinin malzeme için kullanılmasına izin vermekte ve otomatik
olarak dönüşüm yapmaktadır. Örneğin bir malzeme için temel ölçü birimi
Metre (m) belirlenmiş ise bu malzeme için kilometre (km), santimetre
(cm), vb. ölçü birimleri direkt olarak kullanılabilir. Sistem kilometre,
santimetre ve metre arasındaki dönüşümü otomatik olarak yapmaktadır.
Benzer şekilde bir malzeme için temel ölçü birimi kilogram (kg)
belirlenmişse bu malzeme için gram (gr), ton (tn), miligram (mg), vb.
ölçü birimleri kullanılabilir.
Bu sekmede girilmesi gerekli alternatif ölçü birimleri standart dönüşümü
tanımlanmamış olan ölçü birimleridir. Örneğin temel ölçü birimi adet
(EA) olan bir malzeme için kilogram (KG) veya kutu (BX) ile alım
yapılmaktadır. Bu malzeme için EA ölçü birimi ile KG veya BX ölçü
birimleri arasında dönüşüm faktörü bu ekrandan tanımlanmalıdır. Standart
olmayan ölçü birimi dönüşümleri malzemeye özgü olduğu için malzeme
ana verisi üzerinde tanımlanmaktadır. Örneğin: A malzemesinin 5 adeti 1
kilogram ederken (5 EA = 1 KG) B malzemesinin 4 adedi 1 kilogram
edebilir (4 EA = 1 KG). Yani EA ile KG ölçü birimi arasındaki dönüşüm
malzemeye bağlı olarak tanımlanmalıdır.

115
 ŞEKİL IV.2.2 – 26 - Ek Veriler-Ölçü birimleri sekmesi

Yukarıda görüldüğü gibi bu ekrandan malzeme için ölçü birimleri

arasında dönüşüm faktörü (katsayıları) girilmektedir. X alanına dönüşüm
faktörü için alternatif ölçü birimi katsayısı, AÖB alanına kullanılacak
alternatif ölçü birimi kodu, Evet alanına temel ölçü birimi katsayısı girilir.
TÖB alanına ise malzemenin temel ölçü birimi görüntü olarak gelir.
Dönüşüm faktörlerinin mantığı basittir. Ekranda görüldüğü gibi bu
malzemenin 1 KG’si 5 ADT olarak dönüştürülecektir.
 Sistem bu ekrandan yapılacak olan dönüşüm faktörleri girişinde ondalıklı
sayı girilmesine izin vermemektedir. Dolayısı ile bu ekranda dönüşüm
faktörleri tamsayı olarak girilmelidir. Örneğin bu ekrana 1 ADT’i 1,5 KG
olacak şekilde bir değer girilemez. Bunun yerine (aynı çarpanı ifade eden)
10 ADT’i 15 KG şeklinde giriş yapılmalıdır.

116
Ek Veriler– Doküman verileri sekmesi
Bu sekmede malzeme ana verisi için doküman bağlantısı yapılır.

ŞEKİL IV.2.2 – 27 - Ek Veriler-Doküman verileri sekmesi

Malzeme ile ilişkili olan dokümanlar (çizim, teknik resim, vb.) bu sekme
üzerinden malzeme ana verisi ile ilişkilendirilir (Doküman yönetimi ve
nesnelere doküman bağlanması konusu IX.2 kısmında detaylı olarak
anlatılmıştır).
Malzeme ana verisi değiştirme
Sistemde önceden tanımlanmış olan bir malzemeye ait olan ana veri
bilgileri değiştirilmek istendiğinde malzeme değiştir işlemi kullanılır.
Bunun için aşağıdaki menü adımı kullanılır ya da MM02 işlem kodu
girilir.

117
 ŞEKİL IV.2.2 – 28 - Malzeme değiştir menü adımı

Değiştir işlem kodu tıklandığı zaman sistem ilk olarak değiştirilmek

istenen malzeme kodunun girileceği aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.2.2 – 29 - Malzeme değiştir başlangıç ekranı

Buradaki Malzeme alanına değiştirilmek istenen malzeme kodu

girilmelidir. İlgili malzeme kodu bilinmiyorsa F4 tuşuna basılarak arama
yardımı kullanılabilir.

118
  Değişiklik no alanı çoğu işletme tarafından kullanılmamakla birlikte eğer
‘değişiklik yönetimi’ aktif olarak kullanılıyorsa bu alana değişiklik
numarası girilir (Değişiklik yönetimi konusundan bu kitapta
bahsedilmemiştir).
Bilgileri değiştirilmek istenen malzeme kodu girildikten sonra enter
tuşuna basılır. Sistem ilgili malzeme için şekil IV.2.2–3’de gösterilen
görünüm seçimi ekranını açar. Bu ekranda malzemenin değişiklik
yapılacak görünümü ya da görünümleri seçilerek ekranın altındaki
‘devam’ butonuna basılır. Sistem (eğer değiştirilmek istenen sekme
organizasyon düzeyine bağlı ise) şekil IV.2.2–4’de gösterilen
organizasyon düzeyleri ekranını açar. İlgili organizasyon düzeyi bilgileri
girilerek ekranın altındaki ‘devam’ butonuna basıldığında sistem
değişiklik yapılacak sekmeleri sırasıyla açar. Açılan sekmeler malzeme
yaratma ekranındakilerle aynıdır. Bu sebeple tekrar anlatılmayacaktır.
Malzeme ana verisi görüntüleme
Sistemde önceden tanımlanmış olan bir malzemeye ait olan ana veri
bilgileri görüntülemek istendiğinde malzeme görüntüleme işlemi
kullanılır. Bunun için aşağıdaki menü adımı kullanılır ya da MM03 işlem
kodu girilir.

ŞEKİL IV.2.2 – 30 - Malzeme görüntüleme menü adımı

Görüntüleme işlem kodu girildiği zaman sistem ilk olarak görüntülenmek

istenen malzeme kodunun girileceği aşağıdaki ekranı açar.

119
 ŞEKİL IV.2.2 – 31 (Malzeme görüntüleme başlangıç ekranı)
Malzeme alanına görüntülenmek istenen malzeme kodu girilmelidir. İlgili
malzeme kodu bilinmiyorsa F4 tuşuna basılarak arama yardımı
kullanılabilir.
Malzeme kodu girildikten sonra enter tuşuna basılır. Sistem
görüntülenmek istenen malzeme için de tıpkı değiştirme işleminde olduğu
gibi önce görünüm sonrasında ise organizasyon düzeyi seçimi ekranlarını
açar.
IV.2.3. Malzeme kodlandırması ve malzeme tanımının önemi
SAP-ERP sistemi kullanımına geçilirken malzeme ana verisi ile ilgili
olarak işletme tarafından ilk başta karar verilmesi gereken nokta:
Malzeme kodunun ve malzeme tanımının nasıl ve ne seviyede
yapılacağının belirlenmesidir. Bu noktada doğru ya da yanlış karar almak
şirketin tüm lojistik süreçleri etkileyecektir. Bunu örneklerle açıklamaya
çalışalım.
Oto yedek parçaları imal eden bir şirketiniz olduğunu düşünelim. Üretim
işlemlerinde kullanmamasına rağmen personelin kullandığı bilgisayarların
tamir ve bakımında kullanılmak üzere bilgisayar yedek parçası
depoladığınız küçük bir depo yeriniz var. Ana iş sahanız olmadığı için
bilgi işlem ile alakalı malzemeleri detaylı takip etmenize gerek yok. Bilgi
İşlem Müdürlüğünüz bu depoda yedek parça olarak bilgisayar klavyesi,
mouse, vb. malzemeler depoluyor. Burada depoladığınız klavyelerin
markasının ve modelinin bir önemi yok. Sadece şirketinizde kullanılan
bilgisayarları çalışır durumda tutmak amacı ile depolayıp takip
ediyorsunuz ve bu takibi yaparken klavyelerin marka ve modeline kadar
takip etmek istemiyorsunuz. Dolayısı ile KLAVYE tanımıyla tek bir
malzeme ana verisi yaratıp klavyeyi bu şekilde takip ediyorsunuz.
Şimdi de bilgisayar yedek parçası satan bir şirketiniz olduğunu düşünün.
Bir önceki şirketin aksine bu şirketin stoklarında bulunan klavyelerin
sadece marka ve modeli ile değil seri numarası bazında takibi gerekir.

120
Zira müşteriye satılan her bir klavyenin garantisin de takip edilmesi
gerekir. Bu şirket için sistemde sadece KLAVYE diye bir malzeme kodu
yaratıp tüm klavyeleri bu kod üzerinden takip etmek hiçbir anlam ifade
etmeyecektir. Bu şirket için her bir klavyenin markası ve modeli de
önemlidir. Değişik marka ve model klavyelerin ayrı ayrı özellikleri vardır
ve müşteriler bu özelliklere göre klavye talep etmektedir. Ayrıca her bir
marka ve model klavyenin fiyatı da ayrı ayrıdır. Bu şirket klavyeleri
marka, model ve seri numarası detayında takip etmelidir.
Bu örnekten de anlaşılabileceği gibi bir firma için sadece KLAVYE diye
malzeme tanımlayıp tüm klavyeleri tek bir malzeme olarak takip etmek
anlamlı iken diğer bir firma için her bir marka ve model için ayrı ayrı
klavye malzemesi tanımlama gerekliliği ortaya çıkmaktadır.
Bilgisayar yedek parçası alıp satan bir firma için sadece bir tane klavye
malzemesi tanımlamak ne kadar kritik bir hata ise oto yedek parçaları
satan bir firma için her bir marka ve model klavyeye ayrı malzeme
numarası tanımlamakta o derece de kritik bir hatadır.
IV.2.3.1. Malzeme kodlandırması
SAP-ERP sisteminde her bir ana veri, kendisine verilen bir kod numarası
ile takip edilmektedir. Malzemelerin takibi için sistemde malzeme kodu
kullanılmaktadır. Tanımlanacak olan malzemeler için bu kodlandırmanın
nasıl yapılacağının belirlenmesi de işletme açısından verilmesi gereken
bir diğer önemli karardır.
Malzeme kodlandırması için SAP-ERP sisteminde üç farklı kodlandırma
yöntemi vardır.
1. Dâhili kodlandırma (Numaralandırma)
Tanımlanacak olan malzemelere sistemin sıralı bir şekilde kod numarası
vermesi demektir. Bu tip kodlandırmada malzeme kodunun herhangi bir
anlamı yoktur. Örneğin malzemeleriniz sistem üzerinde 1’den başlayan
numaralar ile kodlandırılır. Bu tip kodlandırma için sistem otomatik
olarak ardışık kod numarası üretir. SAP-ERP sisteminde malzemelere 18
karakterden uzun olmamak kaydı ile dâhili kod numarası verilebilir.
Dâhili kodlandırma örneği aşağıda görülmektedir.

Dâhili kodlandırma kullanırken malzemelere 1’den başlayarak kod

numarası verme zorunluluğu yoktur. Kodlandırmanın hangi numaradan

121
başlayacağı ve kaç basamak olacağı uyarlama kısmında belirtilen numara
aralıklarının tanımlanması işlemi ile belirlenir.
2. Harici kodlandırma
Tanımlanacak olan malzemelere kullanıcı tarafından manuel olarak harici
bir kod numarası verilmesidir. Bu tip kodlandırma için kullanıcı
malzemeye kendi belirlediği kurala göre kodlar verir. Sistem malzeme
kodu olarak kullanıcı tarafından girilen bu kod numarasını esas alır.
Malzeme kodlandırmasında harici kodlandırma içinde sınır 18
karakterdir. Bu tip kodlandırma malzeme kodlarına bir anlam yüklenmesi
amacıyla kullanılmaktadır. Bir nesnenin koduna bir anlam yüklenmişse bu
tip koda ’Konuşan Kod’ denilir. Yani nesnenin kodu nesne hakkında ilgili
kullanıcılara belirgin bazı bilgiler vermektedir. Harici kodlandırmaya
örnekler verecek olursak.
 KLM_001_01 (Kalem malzemesi için kullanılmıştır. 001 tipini, 01
rengini göstermektedir)
 7-72-778 (Rulman için kullanılmıştır. Malzemenin grubu, alt
grubu ve sıra numarası bilgilerini içeren kodlandırmadır
 KLAVYE_USB (Klavye malzemesi için kullanılmıştır. USB girişli
klavye için verilmiş kod numarasıdır)
 7620015645411 (Uluslar arası alanda NSN-National Stock
Number olarak bilinen kodlandırmadır. İlk dört karakteri (7620)
malzeme grubunu, sonraki iki karakteri (01) ülke kodunu geri
kalan 7 karakteri (5645411) ise numara sırasına göre verilen
malzeme numarasını göstermektedir.)
Malzeme kodlandırması yapılırken konuşan kod kullanılması ilk bakışta
bir avantaj olarak algılanabilir. Ancak bu noktada oldukça dikkatli
olunması gerekir. Zira bu tip kodlandırmada eğer kurallar net değilse ve
doğru belirlenmemişse aynı malzemenin farklı kodlarla mükerrer olarak
sistemde tanımlanmasına sebep olabilir. Bu konuda sık yapılan hataları
vurgulamakta yarar vardır.
Hata 1. Ürün Bazlı (ürün kırılımına bağlı) Kodlandırma: Malzemenin
kullanıldığı teknik nesne (malzeme, ekipman, sistem) dikkate alınarak bir
kodlandırma yapılmasıdır. Genelde imalat ya da montajda kullanılan
hammaddelere son ürün esas alınarak konuşan kod verilmektedir. Ancak
bu bileşenlerden bir veya bir kaçı başka ürünlerde de kullanıldığı zaman
sorunlar çıkmaya başlamaktadır. Örneğin A model otomobilin üretiminde
kullanılan bir malzeme aynı zamanda B, C veya D model otomobillerin

122
de üretiminde kullanılabilmektedir. Hatta bu malzeme sadece başka
model otomobillerin üretiminde değil, A model otomobilin hem debriyaj
hem fren hem de soğutma sisteminde kullanılabilmektedir. Ürün odaklı
konuşan bir kod kullanıldığında aynı malzemeye 4-5 farklı kod
verilmektedir ki bu ciddi sıkıntılara yol açmaktadır.
Hata 2. Malzeme Grubuna Göre Kodlandırma: Malzemelerin belirli
özelliklerine göre gruplanması ve malzemelere ait olduğu grup esas
alınarak bir kodlama yapılmasıdır. Malzeme kodunun bir kısmı ilgili grup
kodunu içermekte (ki genelde başlangıç kısmı) daha sonraki kısım ise
sıradan bir numara olarak verilmektedir. Eğer malzeme gruplaması net ve
çakışma durumu söz konusu değil ise bu tip kodlandırmanın bir sakıncası
yoktur. Ancak gruplar net değil ve çakışmalar var ise yine mükerrer
kodlandırmalar yapılmaktadır. Örneğin: Çoğu firma bilgisayar CD’lerini
hem kırtasiye malzemeleri hem de bilgisayar sarf malzemeleri altında
mükerrer olarak tanımlamaktadır. Bu konuda uluslararası standart
getirmeye çalışan NSN kodlandırmasında bile bir sürü sıkıntılar
yaşanmıştır (ve halen yaşanmaktadır). Bazı malzemelerin yanlış sınıfa
atandığı belirlenerek malzemeye ait olan NSN kodunun ilk 4 karakterinin
(yani grubunun) değiştirilmesi gerektiği belirtilmiştir. Bu durum malzeme
grubuna bağlı kodlandırmanın sıkıntılı bir işlem olduğunu göstermektedir.
Malzemenin ait olduğu grup bilgisi zamanla değişmesi muhtemel olan bir
bilgidir. Böyle bir bilginin malzeme kodunda yer alması her zaman
risklidir.
Hata 3. Malzeme Tanımının Kod Olarak Kullanılması: Malzeme tanım
bilgisinin aynı zamanda kod numarası olarak kullanılması işlemidir.
Örneğin malzemeye KLAVYE, OTO_LASTİK diye kod numarası
verilmesi gibi. Özellikle tanımı çok uzun olan malzemeler için kod
verilmesi sıkıntı oluşturmaktadır. Malzemenin hem tanımının hem de
kodunun aynı olması aynı bilginin iki ayrı alanda tutulması anlamına
gelmektedir. Buna ek olarak malzemenin tanım bilgisi de zamanla
değişebilir. Ancak bu bilgi kod numarasına konulduğu zaman kullanıcıyı
zor duruma sokacaktır. Örneğin tanımı OTO LASTİK olan malzemenin
tanımını LASTİK, OTOMABİL, 185-65-15 olarak değiştirmek ve
boyutlarına göre diğer otomobil lastiklerini de ayrı kodlarla sistemde
tanımlamak istiyorsunuz. Bu durumda hem yeni malzemeler için
kodlandırma sıkıntısı yaşarsınız (18 karakterden uzun) hem de mevcut
malzemenin kodu anlamsız duruma gelmiş olur.

123
3. Dâhili numara/harici görünüm
Bu tip kodlandırma da ise malzemeler sistemde tanımlanırken dâhili bir
kod numarası alırlar. Ancak sistemde önceden belirlenen dönüştürme
(conversion) kuralına göre kullanıcının karşısına bu dâhili kod numarası
değil de harici bir kod numarası gösterilir. Bu konuyu bir örnekle
açıklayalım.
Havacılık sektöründe kullanılan malzemelerin dünya çapında benzer
şekilde kodlandırılması için uluslararası alanda bir standarda gidilmiştir.
Bu standarda göre malzemelere parça numarası ve üretici kodu olmak
üzere iki kısımdan oluşan bir kod numarası verilmesi benimsenmiştir. Bu
kodlandırma için üretici firmalara beş karakterlik bir ‘üretici kodu’
(CAGE code, Manufacturer code) uluslararası bir otorite tarafından
verilmektedir. Bu firmalar da ürettikleri malzemelere en fazla 32 karakter
olacak şekilde kendi istedikleri şekilde bir kod numarası
vermebilmektedir. Firmanın vereceği bu kod numarasına da ‘üretici parça
numarası’ (Part number, MPN, manufecturer part number) denilmektedir.
Malzemenin harici kod numarası olarak bu bilginin birleşimi (yani üretici
parça numarası + üretici kodu) kullanılır.
SAP-ERP sistemi bu tip kodlandırma için ‘Dâhili numara/harici
görünüm’ yöntemini kullanmaktadır. Malzemenin üretici parça numarası
ve üretici kodu malzemeye ait olan iki özelliktir. Bu iki özelliğin birleşimi
malzeme kodunu oluşturmaktadır. SAP-ERP sisteminde bu kapsamda bir
dönüştürme kuralı tanımlanmıştır. Eğer bu şekil kodlandırma kullanılmak
isteniyorsa bu dönüştürme için gerekli uyarlama yapılır. Dolayısı ile
kullanıcı malzeme tanımlarken sistem bu malzemeye Dâhili bir kod
numarasıverir. Malzemeye ait üretici kodu (örneğin 81349) ve parça
numarası (örneğin F001_01) bilgisi malzeme ana verisi üzerinde ilgili
veri alanlarına girildiği zaman sistem bu malzemenin kodunu
F001_01:T0001 şeklinde gösterir. Veri tabanında sistem bu malzemeye
sıradan verdiği dâhili kod numarasını (örneğin 000000000000012634)
tutmasına rağmen kullanıcı ekranlarının tamamında malzeme kodunu
F001_01:T0001 şeklinde getirir.
 Dâhili kodlandırma ve harici görünümün yukarıda belirtilen şekilde
kullanılabilmesi için SAP-ERP sisteminde DFPS veya DIMP bileşeni
aktive edilmiş olmalıdır.

 Dâhili kodlandırma ve harici görünümün için SAP-ERP sistemi MATN

veya MATN2 (conversion exit) programlarını kullanır.

124
IV.2.3.2. Malzeme tanımı
Sistemde tanımlanacak olan malzemeler için malzeme tanım bilgisinin
nasıl verileceği konusunda da bir standart belirlenmesi de oldukça
önemlidir. Bu konuda standart belirlemeyen firmaların en çok karşılaştığı
sorun, aynı malzemenin değişik tanımlarla sistemde yeniden yeniden
(mükerrer) tanımlanmasıdır. Malzemeye verilecek olan tanım ilgili
kullanıcıların inisiyatifine bırakılırsa mükerrerlik kaçınılmaz olacaktır.
Örneğin: CEYLANLAR A.Ş. işletmesinde tanımı MAKET BIÇAĞI ve
BIÇAK-MAKET olan iki ayrı malzeme ana verisi yaratılmıştır. Burada
aynı malzeme değişik tanımla yeniden yaratılmıştır. Firmanın stok
miktarlarına bakıldığında 100 adet MAKET BIÇAĞI ve 250 adet
BIÇAK-MAKET olduğu görülmektedir. Firma 350 adet maket bıçağına
sahip olmasına rağmen bunları iki ayrı malzeme gibi takip etmektedir.
Benzer şekilde bir başka firma KALEM, KIRMIZI KALEM, KURŞUN
KALEM, DOLMA KALEM, TÜKENMEZ-KIRMIZI, TÜKENMEZ
KALEM şeklinde tanımları olan malzeme ana verileri yaratmıştır.
Buradaki tanımlar kullanıcıların hangi kodu kullanacağı konusunda
kargaşa yaratmaktadır. İşletme bünyesindeki 3 ayrı birim tarafından
alınarak depo girişi yapılan 100’er adet kırmızı kurşun kalemleri bir depo
sorumlusu KIRMIZI KALEM, diğer depo sorumlusu KURŞUN KALEM
bir diğeri ise KALEM tanımına sahip olan malzeme kodundan stoklara
almıştır. Kalem tanımlarının net olmaması ve birbirini kapsaması aynı
malzemenin değişik şekilde algılanmasına yol açmıştır.
Elektronik parça satan bir firmada DİRENÇ-2K, DİRENÇ-2K-5mF,
DİRENÇ-2K-1mF, DİRENÇ-10mF malzemeleri tanımlıdır. Tanımlanan
bazı dirençler için kapasite ve iletkenlik bilgilerinin her ikisi birden
tanımda yer alırken bazıları için sadece iletkenlik bilgisi bazıları içinse
sadece kapasite bilgisi yer almıştır. Firmanın depolarında 200 adet
DİRENÇ-2K malzemesinden vardır. Bunların kaç tanesinin 5mF kaç
tanesinin 1mF olduğu bilinmemektedir. Bu firmanın dirençleri
tanımlarken tanım kısmında hangi bilgilerin yer alacağı konusunda bir
prosedürü olması ve tüm malzeme tanımlamlarını bu prosedüre uygun
olarak yapması gereklidir. Aksi takdirde kargaşa kaçınılmaz olacaktır.
Bu örneklerden de anlaşılacağı üzere: Malzeme tanımı konusunda ilgili
kullanıcılar ile mutabık kalınarak bir standart belirlenmeli ve tüm
malzemelere bu standarda göre tanım bilgisi girilmelidir.

125
IV.2.4 Malzeme türü
SAP-ERP sisteminde malzeme ana verisi ile ilgili en önemli
kavramlardan birisi ‘malzeme türü’ kavramıdır. Sisteme tanımlanacak
olan her bir malzeme için öncelikle malzeme türü ataması yapılır.
Malzeme ana verisi ile ilgili yapılabilecek uyarlamaların önemli bir kısmı
malzeme türü bazında yapılmaktadır.
Malzeme türü uyarlamaları ile:
- Malzeme kodlandırmasının nasıl olacağı (dâhili mi, harici mi, vb.),
- Malzeme kodlandırmasında kullanılacak numara aralıklarının
belirlenmesi (dâhili ve/veya harici kodlandırma için numara
aralıklarının atanması),
- Malzeme ana verisi üzerinde hangi veri alanlarının olacağı ve bu
veri alanlarının görünüm durumunun ne olacağı (hangi veri
alanlarının zorunlu giriş, hangilerinin isteğe bağlı giriş, hangilerinin
görüntü ve hangilerinin gizli olacağı),
- Malzeme ana verisi ekranları için kullanıcı arayüzünün nasıl olacağı
(hangi veri sekmelerinin olacağı ve bu veri sekmelerinde hangi alt
ekranların yer alacağı),
- Malzemenin firma dışından tedarik edilip edilemeyeceği,
- Malzemenin üretim (imalat) ile ilişkili olup olmadığı,
- Malzemenin fiyat (değer) takibinin olup olmayacağı,
- Malzemeni miktar takibinin yapılıp yapılmayacağı,
gibi temel bazı özellikler belirlenmiş olur. Birden fazla malzeme türü
tanımlanmak suretiyle yukarıda belirtilen özellikleri farklı olan
malzemelerin SAP-ERP sisteminde tanımlanması sağlanır.
İşletmenin iş akışları, takip etmek istediği malzemelerin özellikleri,
malzeme ana verisinde tutulması istenen bilgiler ve malzemelerin
kullanım amaçları analiz edilerek işletme için hangi malzeme türlerinin
tanımlanacağı ve bu malzeme türlerinin özelliklerinin neler olması
gerektiği belirlenir. Bu kararların alınmasında özellikle satınalma, satış,
üretim, bakım/onarım süreçleri ve bu süreçlerden sorumlu olan
departmanların görüşleri önemlidir. Bunu birkaç örnekle açıklayalım.
Üretim yapan bir firmada ilgili departmanların ihtiyaçları dikkate alınarak
Hammaddeler, Yarı Mamuller ve Ürünler şeklinde malzeme türleri

126
tanımlanmıştır. Başka bir sektörde üretim yapan bir işletmede ise
Kimyasal Malzemeler, Akaryakıtlar, Sarf Malzemeler, Yedek Parçalar,
Yarı Mamuller ve Mamuller şeklinde malzeme türleri tanımlanmıştır.
Gıda sektöründe yer alan bir firma için Yiyecekler ve İçecekler şeklinde
malzeme türleri tanımlanabileceği gibi işletmenin ihtiyaçlarına bağlı
olarak Dondurulmuş gıdalar, Sebzeler, Meyveler, Soğuk içecekler, Sıcak
İçecekler, vb. şeklinde de malzeme türleri tanımlanabilir.
Bir yayınevi için Kitaplar, Ansiklopediler, Süreli Yayınlar şeklinde
malzeme türleri tanımlanabileceği gibi Romanlar, Masallar, Hikayeler,
Biyografiler, Dergiler, Gazeteler, vb. şeklinde de malzeme türleri
tanımlanabilir.
Bu örneklerin ışığında tekrar vurgulayacak olursak: SAP-ERP sisteminde
malzeme türü kavramı bir malzemenin tanımlanmasındaki en önemli
özelliktir. Malzemelerin yukarıda liste halinde belirttiğimiz tüm
karakteristikleri (kodlandırması, numara alanı, ekran sayısı ve sırası vb.)
malzeme türüne bağlı olarak uyarlanmaktadır. Firmanın takip ettiği
malzemeler ve bu malzemelerin özellikleri analiz edilerek SAP-ERP
sistemi üzerinde yaratılması gereken malzeme türleri ve bu malzeme
türlerinin özellikleri belirlenir.

127
IV.2.5 Malzeme ana verisi uyarlamaları
SAP-ERP sisteminde malzeme ana verisi ilgili uyarlamalara aşağıdaki
uyarlama adımdan ulaşılmaktadır.

ŞEKİL IV.2.5 – 1 - Malzeme ana verisi uyarlama adımı

 Bu uyarlamanın MM modülü altında değil de ‘Genel Lojistik’ başlığı

altında yer almasının sebebi: Uyarlaması MM modülü sorumluluğunda
olmasına rağmen, malzeme ana verilerinin tüm lojistik modülleri
tarafından ortak olarak kullanılan en temel ana veri olmasıdır.
Malzeme ana verisi ile ilgili uyarlamaları incelerken malzeme türü ile
ilgili uyarlamalarından başlamak uygun olacaktır.
IV.2.5.1 Malzeme türü uyarlamaları
Malzeme türü uyarlamalarını yapmak için uyarlama menüsünden
aşağıdaki ‘malzeme türü özelliklerinin tanımlanması’ uyarlama adımı
seçilir.

128
 ŞEKİL IV.2.5.1 – 1 - Malzeme türü uyarlama adımı

Bu uyarlama adımı çift tıklandığı zaman sistemde mevcut olan malzeme

türlerinin listelendiği aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL IV.2.5.1 – 2 - Malzeme türü tanımlama ekranı

SAP-ERP sisteminde yeni bir malzeme türünün yaratılması, mevcut olan

bir malzeme türüne ait özelliklerin değiştirilmesi, görüntülenmesi ve
silinmesi işlemleri bu uyarlama adımı ile yapılır.

129
IV.2.5.1.1. Malzeme türü özelliklerinin değiştirilmesi
Sistemde önceden tanımlanmış olan bir malzeme türüne ait uyarlama
özelliklerinin değiştirilmesi için ilgili malzeme türü satırı şekil IV.2.5.1–
2’de ki ekran üzerinden çift tıklanılaak seçilir. Sistem ilgili malzeme
türüne ait detay uyarlama verilerini gösterdiği aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.2.5.1.1 – 1 - Malzeme türü detay veriler ekranı

130
Bu ekranda yer alan uyarlama bilgilerinden kritik olanları açıklayacak
olursak:
Malzeme Türü alanı ilgili malzeme türü için kod bilgisidir. Yeni malzeme
türü tanımlanırken girişe açık gelen bu alan önceden tanımlanmış olan
malzeme türleri için ise girişe kapalı olarak gelir. Malzeme türü kodu
maksimum dört karakter olacak şekilde kullanıcı tarafından verilir.
Malzeme Türü Tanımı alanı hemen malzeme türü kodunun yanında yer
alır. Malzeme türü için tanım bilgisidir. Malzeme türü tanımı bu ekran
üzerinden değiştirilebilmektedir.
Alan Referansı alanı ise malzeme ana verisi için IV.2.2 kısmında detaylı
olarak anlatılan malzeme ana veri sekmelerindeki veri alanlarının
durumlarının belirlemesi amacıyla kullanılan anahtar bilgidir (Alan
referansının detayı IV.4.3. kısmında anlatılacaktır). Bu şekilde referans
kullanılması ile birden fazla malzeme türünün aynı alan referansına sahip
olması sağlanabilmektedir.
Örneğin sistemde tanımlı olan ‘ROH-Hammaddeler’ ve ‘HELB-Yarı
mamuller’ malzeme türleri için aynı alan referans anahtarı (ROH)
kullanılmıştır. Bunun anlamı her iki malzeme türü içinde alan durumu
uyarlamasının aynı olması demektir. Eğer bu iki malzeme türü için ayrı
alan durumu uyarlaması yapılması istenirse her iki malzeme türüne ayrı
alan referans anahtarı girilmelidir.
Mlz.türü ekran ref. alanı malzeme ana verisi ekranlarının nasıl olacağının
(hangi veri sekmelerinin olacağı ve bu veri sekmelerinde hangi alt
ekranların yer alacağı) belirlenmesini sağlar. Alan referansında olduğu
gibi burada da girilen değer referans olarak kullanılır. Bu alana sadece
sistemde önceden tanımlanmış başka bir malzeme türü kodu veya
malzeme türünün kendi kodu girilebilir. Malzeme ana verisi ekran
yapıları ve ekran sıraları için burada girilen referans malzeme türünün
esas alınacağı belirtilmiş olur. (Referans malzeme türüne bağlı olarak
malzeme ana verisi ekran yapısının nasıl uyarlanacağı IV.4.3. kısmında
açıklanmıştır.)
Kontrolsüz Harici Numara Tayini alanı tıklanırsa ilgili malzeme türünün
atanmış olduğu numara aralığı (malzeme türlerine numara aralığı ataması
IV.4.2. kısmında anlatılmaktadır) kontrolü yapılmadan kullanıcı
tarafından malzemeye harici numara verilebilmesi sağlanır. Bu konuyu bir
örnekle açıklayalım:

131
Malzeme türüne harici numara aralığı olarak siz (IV.4.2. kısmında
anlatıldığı gibi) AAAA-ZZZZZ aralığını atarsanız bu malzeme için
sadece 5 karakterli ve sayısal değer içermeyen kod numarası verilmesine
izin vermiş olursunuz. Eğer kullanıcı harici kod olarak malzemeye
PANTOLON gibi bir kod numarası vermek isterse, sistem bu kod
numarasının belirlenen numara aralığında olmadığı (zira verilmek istenen
kod 8 karakterdir) şeklinde hata mesajı verecektir. Ancak malzeme türü
uyarlamasında bu alan yani kontrolsüz harici numara tayini alanı
tıklanırsa sistem bu kontrolü yapmayacak ve kullanıcı malzemeye istediği
kod numarasını verebilecektir.
Ekranın orta-sağında yer alan kısımda malzeme ana verisi
ilişkili veri gruplamaları liste halinde yer almaktadır. Burada seçilmiş
olan (satırın sol tarafındaki boş kutucuk tıklanarak satır seçilir. Seçilen
satır turuncu renk olarak görünür) satırlar için malzeme ana verisinde
ilgili görünümler gelirken seçilmeyen başlıklarla ilgili görünümler
malzeme ana verisinde yer almaz. Örneğin burada ‘Kalite Yönetimi’
seçilmemiş ise bu malzeme türü altında yer alan malzemeler
tanımlanırken şekil IV.2.2–3’de yer alan görünüm seçimi ekranında
‘Kalite yönetimi’ satırı yer almaz. Ayrıca malzeme ana verisi
tanımlanırken de şekil IV.2.2–17’de ki kalite yönetimi sekmesi de
malzeme ana veri ekranında yer almaz. Eğer burada ‘Satınlama’
seçilmemiş ise bu malzeme türü altındaki malzemeler için satınalma
sekmesi ve satınalma ilişkili bilgi alanları yer almaz. ‘Muhasebe’
seçilmemiş ise muhasebe ile ilişkili olan muhasebe-1 ve muhasebe-2
sekmeleri ekrana gelmez.
Seçilmemiş olan satırlar için malzeme ana verisinde bazı sekmelerin ve
veri alanlarının gelmemesi demek ilgili malzeme için bu bilgilerin
tanımlanamaması ve dolayısı ile malzemenin ilgili süreçlerde
kullanılamaması anlamına gelir. Örneğin, ‘Kalite Yönetimi’ seçilmediği
zaman kalite bilgileri kapalı gelen (yani girilemeyen) malzemeler için
kalite yönetim süreçleri kullanılamaz. Benzer şekilde Satınalma bilgileri
kapalı gelen bir malzeme için de satınalma süreçleri kullanılamaz.
Dolayısı ile burada seçilecek satırların malzeme türüne göre iyi
belirlenmesi gerekir. Örneğin, şirketinizin imal ettiği mamuller için
‘Satınalma’ satırının seçilmesi uygun değildir. Aynı şekilde ihtiyaç
planlaması yapılması düşünülmeyen malzeme türleri için ‘İhtiyaç
Planlama’ satırı seçilmemelidir.
Harici SA Siparişi: Bu kısımda ilgili malzeme türü için satınalma yapılıp
yapılamayacağı uyarlaması yapılır. Bu alana girilebilecek değerler F4

132
tuşuna basılarak arama yardımından listelenebilir. Bu alana ‘0-Harici
tedarik olanaksız’ seçeneği seçilmişse malzeme türü için satınalma
işlemleri yapılamaz. Eğer ‘1’ seçilirse bu malzeme türü için satınalma
işlemleri yapılabilir ama sistem uyarı verir. Eğer ‘2-Harici tedarik
olanaklı’ seçeneği seçilmişse bu malzeme için satınalma işlemi yapılabilir
demektir.
Fiyat denetimi alanı malzeme için değer takibinin nasıl yapılacağını
belirler. ‘V’ seçilmiş ise malzeme kayar ortalama fiyat ile, ‘S’seçilmiş ise
malzeme sabit fiyat ile takip edilecek demektir. Şimdi kayar ortalama
fiyat ve standart fiyat hakkında detay bilgi verelim.
Kayar Otalama Fiyat (moving average price): Malzeme birim fiyatının
belirlenmesinde miktara bağlı ortalama fiyat kullanılması yöntemidir.
Bir malzemenin kayar ortalama fiyatı malzeme toplam tutarının yine
malzemeye ait olan toplam stok miktarına bölünmesi ile bulunur. Yani
Kayar ortalama fiyat = (Toplam Malzeme / (Toplam Malzeme
Tutarı) Stoku)
Bunu bir örnekle açıklayalım. Şirketiniz daha önceden stoklarınızda
olmayan X malzemesinden 100 tane satın (toplam 500 TL’ye) aldı. Bu
aşamada malzemenin kayar ortalama fiyatını hesaplayacak olursak
(önceden hiç stok yok)
Kayar ortalama fiyat = 500 TL / 100 ADT
Kayar ortalama fiyat = 5 TL / ADT
Burada görüldüğü gibi ilk aşamada malzemenin kayar ortalama fiyatı
birim satınalma fiyatına eşittir.
Daha sonra bu 100 adet X malzemenin 50 adedini üretimde kullandınız.
Dolayısı ile stoklarınızda 50 adet X malzemesi kaldı. Stoklarınızda
kalan X malzemesinin toplam tutarı şu şekilde hesaplanır.
Toplam tutar = stok miktarı * kayar ortalama fiyat
Toplam tutar = 50 ADT * 5 TL /ADT
Toplam tutar = 250 TL’dir.
Bundan bir ay sonra yine X malzemesinden alıma çıktığınızı ve piyasa
şartları nedeni ile bu ikinci alımda 100 adet X malzemesini toplam 600
TL’ye aldığınızı düşünün. Bu durumda X malzemesinin yeni kayar
ortalama fiyatı şu şekilde hesaplanır:

133
Kayar ortalama fiyat = Toplam malzeme tutarı / ToplamStok
= (mevcut stok tutarı + yeni alınan malzeme tutarı )
/
(mevcut stok miktarı + yeni alınan malzeme
miktarı )
= ( 250 TL + 600 TL ) / ( 50 ADT + 100 ADT)
= 850 TL / 150 ADT
= 5,67 TL/ ADT olacaktır.
Görüldüğü gibi malzemenin kayar ortalama fiyatı malzemenin eski
satınalma birim fiyatı olan 5 TL’den fazla ama yeni satınalma birim
fiyatı olan 6 TL ‘den daha azdır. 5 TL olan malzemeden daha az (50
ADT) olduğu ve 6 TL olan malzemeden daha fazla (100 ADT) giriş
yapıldığı için yeni kayar ortalama fiyat 6 TL’ye daha yakın olmuştur.
Uygulama: Yukarıdaki örnek için eğer ikinci alımda tanesi 6 TL’den
100 adet değil de yine 6 TL’den 25 adet alınmış olsaydı malzemenin
kayar ortalama fiyatı ne olurdu? (Cevap: 5,33)
Standart Fiyat (Standart Price): Malzemenin sabit bir fiyatla takip
edilmesi anlamına gelir. Malzemenin sabit fiyatla takip edilmesi demek
malzeme birim fiyatının kullanıcı tarafından değiştirilmediği müddetçe
aynı kalması demektir. Örneğin X malzemesi için kullanıcı tarafından
sabit fiyat 5 TL olarak belirlenmişse kullanıcı bu fiyatı değiştirmediği
müddetçe bu malzemenin birim fiyatı 5 TL olarak kalır.
 Standart fiyat ile takip edilen bir malzeme eğer bu fiyattan farklı bir
değerle satın alınırsa aradaki farkın muhasebe kayıtlarında takip
edilebilmesi için fiyat farkı hesapları çalışır. Örneğin sabit fiyatı 5 TL
olarak tanımlanmış X malzemesinden tanesi 6 TL’den 100 adet alınırsa
bu alımın 500 TL’lik kısmı ilgili malzeme için stok hesaplarına
kaydedilir. Geriye kalan 100 TL’lik tutarının da muhasebesel anlamda
kayıt altına alınması gereklidir. Muhasebe hesaplarına bu durumun
yansıtılması için 100 TL’lik tutar malzeme fiyat farkı kaydı hesaplarına
atılmaktadır. Malzemede sabit fiyat kullanılması ve aradaki farkların
fiyat farkı hesaplarına yansıtılması muhasebe kanunlarına uygundur.
Ancak fiyat farkı hesaplarında fazla kayıt olması incelenmesi gereken
bir durumdur.

 Kullanım açısından şirketin kendisinin üretmeyip satın aldığı

malzemeleri kayar ortalama fiyatla, kendisinin ürettiği mamulleri ise
sabit fiyatla takip etmesi önerilmektedir. Satınalınan malzemeler için

134
 kayar ortalama fiyat hesaplaması oldukça kolay yapılırken mamuller
için bu işlem kolay yapılamamaktadır. Mamuller için malzemeye
atanan birim fiyatlar genellikle ürün maliyetlendirmesine bağlı olarak
belirlenen periyotlarda (genelde aylık) hesaplanmakta ve malzeme
sabit fiyatı dönemsel olarak tekrar belirlenmektedir.

 Malzeme türü üzerinden fiyat denetim anahtarı değiştirilse bile bu bilgi

sistemde önceden tanımlanmış olan malzeme ana verilerine
aktarılmamaktadır. Bu değişiklik bu malzeme türü altında yeni
tanımlanacak malzemelere aktarılmaktadır. Dolayısı ile malzeme türü
altında yer alan ve önceden tanımlanmış olan malzemeler için bu bilgi
kullanıcı tarafından değiştirilmelidir. Örneğin ROH malzeme türü
altında 300 adet malzeme ana verisi tanımladığınızı düşünün. ROH
malzeme türü için uyarlama adımından fiyat denetimini ‘V-Kayar
Ortalamadan ‘S-Standart’adeğiştirdiniz. Bu değişiklik sistemde
önceden tanımlanmış olan bu 300 malzeme üzerindeki bu bilgiyi
değiştirmeyecektir. Bu malzemeler üzerindeki bilgi malzeme değişiklik
işlemi ile (işlem kodu: MM02 veya toplu değişiklik için MM17)
yapılmalıdır.

kısımda ise malzeme için miktar ve değer

güncellemesinin nasıl yapılacağı belirlenir.
Malzemelerin hem miktarlarının takip edilmesi (stok takibinin yapılması)
ve hem de bu miktarlar için stok değerlerinin takip edilmesi normalde
olması gereken durumdur. Ancak bazı özel malzemeler için sadece miktar
takibi yapılıp değer takibinin yapılmaması, bazı malzemeler için ise
sadece değer takibinin yapılıp miktar takibinin yapılmaması istenebilir.
Hatta bazı malzemeler için ne miktar ne de değer takibi yapılmaması
istenebilmektedir. Bu gibi durumların sistemde uyarlanması malzeme
türüne bağlı olarak bu ekrandan yapılır.
 İlk bakışta miktar takibi yapılmayacak olan malzeme olabilir mi sorusu
akla gelse de miktarın takip edilemediği (mesela ısınmada kullanılan
doğalgaz, işletmenin kullandığı su gibi sadece bedeli takip edilebilen
ve miktarının anlık olarak takibi mümkün olmayan malzemeler) veya
takip edilmesine gerek olmayan malzemeler olabilir. Benzer şekilde
miktar olarak takip edilmek istendiği halde bedel olarak takip edilmek
istenmeyen malzemelerde olabilir. Normal bir işletme için bu iki
durumda olan malzeme sayısı da çok azdır ve bu malzemeler istisna
olarak ele alınırlar. İstisna da olsa bu tip malzemelerin tanımlanması
ihtiyacı bu uyarlamayı ortaya çıkarmıştır.
Miktar güncellemesi ve değer güncellemesi için malzeme türü
uyarlamalarında üç farklı seçenek söz konusudur.

135
Miktar güncellemesi uyarlaması için seçeneği tıklanırsa
malzeme türüne ait malzemelerin tüm değerleme birimlerinde miktar
takibinin yapılacağını belirtilmiş olur (istisna kapsamındaki malzeme
türleri hariç bu seçenek seçilmelidir.). Eğer seçeneği
tıklanırsa malzeme türüne ait malzemelerin hiçbir değerleme biriminde
miktar takibinin yapılmayacağını belirtir. Bu tip malzemeler için stok
takibi yapılmayacağı anlamına gelir. Eğer seçeneği
tıklanırsa malzeme türüne ait malzemelerin belirli değerleme birimlerinde
miktar (stok) takibi yapılacağı, belirli değerleme birimlerinde ise miktar
(stok) takibi yapılmayacağı anlamına gelir. Bu seçenek işaretlendiği
zaman şekil IV.4.1–2’de gösterilen ekranının sol tarafında yer
alan satırı çift tıklanarak değerleme birimi bazında
uyarlamanın yapılacağı aşağıdaki ekrana geçilir.

ŞEKİL IV.2.5.1.1-2 - Miktar/değer güncellemesi detay ekranı

Bu ekranda Dğr. alanında sistemde yer alan değerleme birimleri liste

halinde yer almaktadır. Her bir satırda yer alan Mkt.güncelle ve
Dğr.güncelle alanları ilgili değerleme birimi için miktar ve değer
güncellemesi durumunu belirler. Malzeme türü ekranına geri dönmek
için ekranın sol tarafındaki satırı tıklanmalıdır.
 SAP-ERP sisteminde uyarlama olarak böyle bir kabiliyet olmasına
rağmen farklı değerleme birimleri için farklı miktar ve değer
güncelleme uyarlamasının yapılması çok özel durumlar için
kullanılabilir. Aynı malzemenin aynı şirkete ait bir lokasyonda miktarlı
başka bir lokasyonda miktarsız olarak takip edilmesi hem stok hem de
muhasebe takibi açısından sıkıntılı durumlar ortaya çıkarır.
Değer Güncellemesi için de benzer şekilde üç farklı uyarlama alternatifi
söz konusudur. Bu uyarlama alternatifilerine göre malzemenin değer

136
takibi yapılıp yapılmayacağı ve eğer yapılacaksa hangi değerleme
birimlerinde takip edileceği belirlenir.
Malzeme türü uyarlama ekranında gerekli değişiklikler yapıldıktan sonra
ekranın üzerindeki ‘kaydet’ düğmesine basılarak değişiklikler
kaydedilir.
 Tanımlı olan bir malzeme türünün bilgileri değiştirildiğinde, sistem
önceden tanımlanmış malzeme ana verilerini kontrol etmemektedir.
Dolayısı ile buradaki uyarlama bilgileri değiştirilirken önceden
sistemde tanımlanmış olan malzeme ana verilerine dikkat edilmelidir.
Dâhili/harici satınalma uyarlamasının değiştirilmesinin, yeni kullanıcı
departmanı eklenmesinin, fiyat yöneltimi bilgisinin değiştirilmesinin,
vb. değişikliklerin mevcut malzeme ana verilerine herhangi bir etkisi
olmayacaktır. Bu verilerde yapılan değişikliklerin mevcut malzeme ana
verilerine yansıması için kullanıcılar tarafından malzeme ana verisi
üzerinde işlem yapması gerekir. Örneğin ‘Kalite Yönetimi’ önceden
aktive edilmemiş olan bir malzeme türü için ‘Kalite Yönetimi’
departmanını aktive ettiğimizi düşünelim. Bu durumda sistemde
önceden tanımlanmış ve bu malzeme türüne ait olan malzemeler için
artık kalite yönetimi ile ilişkili veri alanları malzeme ana verilerinde
aktif hale gelmiş olacaktır. Ancak mevcut bu malzemeler için bu
alanlar aktive olmasına rağmen kullanıcı tarafından bu alanlar
doldurulmadığı müddetçe önceden tanımlanan bu malzemeler için
kalite yönetimine ait işlemler yine yapılamayacaktır.
IV.2.5.1.2 Malzeme türünün silinmesi
Kullanılmayacak olan malzeme türlerinin sistemden kaldırılması
işlemidir. Bu işlem için şekil IV.4.1–2’de gösterilen malzeme türü
tanımlama ekranında ilgili malzeme türü satırı seçilerek ekranın üzerinde
yer alan ‘satır sil’ düğmesine basılır.
 Malzeme türünün silinmesi aşamasında sistemde önceden tanımlanmış
olan malzeme ana verileri kontrol edilmemektedir. Dolayısı ile altında
malzeme bağlı olan bir malzeme türünün silinmesi sistem açısından
tutarsızlığa yol açacaktır. Bu sebeple tanımlı olan bir malzeme türü
silinirken kendisine bağlı tanımlı bir malzeme ana verisi olup olmadığı
kontrol edilmelidir. Eğer kendisine bağlı bir malzeme ana verisi var ise
öncelikle ‘MMAM-Malzeme türü değişikliği’ işlem kodu ile bu
malzeme ana verisinin malzeme türü bilgisi değiştirilmeli, sonra
malzeme türü silinmelidir.
IV.2.5.1.3. Yeni malzeme türü tanımlanması
SAP-ERP sisteminde yeni bir malzeme türü tanımlanması gerektiğinde en
kolay yöntem mevcut bir malzeme türünün kopyalanması ve bunun
üzerinde yer alan bilgilerin düzenlenmesi yöntemidir. Yeni bir malzeme

137
türü tanımlamak için şekil IV.2.5.1–2’de gösterilen malzeme türü
tanımlama ekranından öncelikle kopyalanacak olan malzeme türü satırı
seçilerek ekranın üzerindeki ‘kopyala’ butonuna basılır. Sistem referans
alınan malzeme türüne ait bilgileri kopyalayarak bu bilgilerin
düzenlenmesi için şekil IV.4.1.1–1 malzeme türü detay veriler ekranını
açar. Bu ekranda malzeme türü kodu alanı da girişe açık olarak gelir.
Referans malzeme türü kodu da kopyalanak buraya gelmesine rağmen bu
kod değiştirilmeden kaydetme işlemi yapılamayacaktır. Bu nedenle
öncelikle buradaki malzeme türü kodu değiştirilmelidir. Yeni malzeme
türüne ‘Z’ ile başlayan ve maksimum dört karakter olacak şekilde bir kod
verilmelidir.
Malzeme türü kodu ve diğer değişiklikler yapıldıktan sonra ekranın
üzerinde yer alan ‘kaydet’ butonuna basılarak yeni malzeme türü
tanımlanmış olur.

Uygulama: CEYLANLAR A.Ş. için ‘ZYDK-Yedek parça’ve ‘ZSRF–

Genel Sarf’ malzeme türlerini sistem standardında yer alan ‘ROH-
Hammadde’ malzeme türünden kopyalayarak oluşturunuz. ‘ZMAM-
mamuller’ malzeme türünü ise sistemde yer alan FERT malzeme türünü
kopyalayarak oluşturunuz.
Uygulama: Sistemde tanımlı olan HAWA ve HIBE malzeme türlerini
siliniz. FERT malzeme türünün ise fiyat denetimini ‘V-Kayar
Ortalama’dan ‘S-Standart Fiyat’a çeviriniz. Ayrıca bu malzeme türü için
satınalma bilgilerinin kapatılmasını (departmanlar kısmından) sağlayınız.
IV.2.5.2 Malzeme ana verisi için numarala aralığı tanımlanması
Malzeme kodlandırmasında kullanılacak olan numara aralıklarının
tanımlanması işlemidir. Malzeme kodunun nasıl verileceği (Dâhili mi
harici mi yoksa her ikisi birden mi olacağı) ve kullanılacak olan numara
aralıklarının özellikleri (alt sınırı, üst sınırı, vb.) bu uyarlama adımı ile
yapılır.
Numara aralıkları tanımlanırken malzeme türü bazında ayrı ayrı numara
aralığı tanımlanabileceği gibi bir veya birkaç malzeme türü için aynı
numara aralığı kullanılacak şekilde de uyarlama yapılabilir. Hatta tüm
malzeme türleri aynı numara aralığını kullanacak şekilde bir
numaralandırmaya da gidilebilir. Numara aralığı uyarlamasında bu
esnekliğin sağlanması için numara aralığı gruplaması oluşturulmuştur.
Numara aralığı uyarlamasında öncelikle numara aralıkları bu gruplara

138
atanır. Daha sonra malzeme türleri de bu numara aralığı grupları ile
eşlenerek birden çok malzeme türünün aynı numara aralığını
kullanabilmesi sağlanır.
Numara aralığı uyarlaması için uyarlama menüsünden aşağıdaki adım
kullanılır.

ŞEKİL IV.2.5.2-1 - Malzeme türü numara alanı menu adımı

Bu adım yürütüldüğünde numara aralıkları ve gruplarının belirlendiği

aşağıdaki ana ekran açılır.

139
 ŞEKİL IV.2.5.2-2 - Malzeme ana verileri numara alanı ekranı

Numara aralıklarının değiştirilmesi

Ekran üzerindeki butonuna basıldığında mevcut bir
numara aralığına ait bilgilerin değiştirilmesini sağlayan aşağıdaki ekran
açılır.

ŞEKİL IV.2.5.2-3 - Numara aralıkları bakımı ekranı

Bu ekranda sistemde önceden malzeme ana verileri için tanımlanmış olan

numara aralıkları listelenmiştir.
 Malzeme ana verisine yeni bir numara aralığı ekleme işlemi gruplama
işlemi altından yapılır. Buradan direkt olarak yapılamaz.

140
Sistemde önceden tanımlanmış olan bir numara alanına ait olan bilgiler
bu ekran üzerinden değiştirilebilir. Numara araliklari için Alt sınır ve Son
numara alanları girişe açık olarak gelmektedir. Ancak bu bilgilerin
değiştirilebilmesi için bazı şartlar vardır.
Alt Sınır bilgisinin değiştirilebilmesi için ilgili numara alanı satırında yer
alan Numara durumu alanının başlangıç değerinde (numerik olanlar için
‘0’ karakter olanlar içinde boşluk) olması gerekir. Sistem bir numara
aralığı için numara vermeye başlamışsa yani numara durumu değeri
başlangıç değerinde değilse alt sınır değeri değiştirilemez. Siz
değiştirmeye çalışsanız bile sistem hata mesajı verip işlemi kaydettirmez.
Son numara bilgisinin değiştirilebilmesi için de yeni belirlenecek olan üst
sınırın Numara durumu alanında yer alan değerden daha büyük olması
gerekir. Ayrıca yeni üst sınır başka bir numara aralığı ile de
çakışmamalıdır.
Bu ekranda yer alan Numara durumu alanı değişikliğe kapalı olarak
gelmektedir. Bu alanı değiştirmek riskli bir işlem (sistemde önceden
atanmış malzeme ana verileri buraya kadar numara almış demektir) olsa
da belirli şartlarda değiştirilmesi gerekebilir. Örneğin siz 10000 ile 99999
arasında bir numara aralığı tanımladınız. Ancak 10000 ile 20000 arasının
şimdilik kullanılmasını istemiyorsunuz. Bu aralığa siz toplu yükleme ile
eski sistemden malzeme kodu atayacaksınız. Bunu sağlamak için numara
aralığınızı aynı bırakıp ‘durum’ alanını 20001 yaparsanız sorununuzu
çözmüş olursunuz.
Durum alanını değiştirmek için ilgili numara aralığı satırı seçilerek ekran
üzerindeki menüden aşağıdaki şekilde ‘durumu değiştir’ adımı
seçilmelidir.

ŞEKİL IV.2.5.2 – 4 - Numara aralıkları durumu değiştir

141
Bu adım tıklandığında ekranda Numara durumu alanı aşağıdaki şekilde
girişe açık hale gelir.

ŞEKİL IV.2.5.2 – 5 - Numara aralıkları durumu değiştir ekranı

Kullanıcı bu ekrandan numara durumunu istediği şekilde (alt ve üst sınır

arasında kalmak kaydıyla) değiştirebilir. Tekrar vurgulamakta yarar var.
Durum bilgisini değiştirmek riskli bir işlemdir ve sistemde çakışmalara ve
numara atlamalarına sebep olabilir.
Numara aralığı gruplarının oluşturulması
Numara aralığı grubu oluşturmak için şekil IV.2.5.2-2’deki ekrandan
butonuna basılır. Sistem önceden tanımlanmış numara aralığı
gruplarının yer aldığı aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.2.5.2-6 - Numara aralığı grupları ekranı

142
Yeni bir numara aralığı grubu tanımlanması için ekranın üzerindeki
menüden yukarıda gösterildiği şekilde GrupEkle adımı seçilir. Yeni bir
numara alanı grubu oluşturmak için sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.2.5.2-7 - Numara alanı grubu yeni grup oluşturma ekranı

Bu ekrandaki metin alanına yeni grup için tanım bilgisi girilir. Ekranın
ortasındaki kısmına yeni grup için dâhili ve harici numara alanları
girilir. Ekranın alt kısmında ise çakışmaların engellenmesi için önceden
tanımlanan numara aralıkları bilgi olarak gösterilmiştir.
 Her numara aralığı grubu için bir tane dâhili bir tane de harici numara
aralığı olmak üzere en fazla iki tane numara aralığı ataması yapılabilir.
Eğer dâhili ve hariciden kullanılmayacak olan var ise sadece bir tane
numara aralığı atanarak işlem tamamlanabilir.
Numara aralığı grubu ve bu gruba bağlı numara aralığı atandıktan sonra
ekranın altındaki ‘ekle’ butonuna basılarak bu ekrandan çıkılır.
Sistemde tanımlı olan bir numara aralığı grubuna ait olan bilgilerin
değiştirilmesi için şekil IV.2.5.2-6’de ki ekranda gösterilen menü
adımından adımı seçilir.

143
Malzeme türleri ile numara aralığı gruplarının eşlenmesi
Bu eşlemenin yapılması için numara aralığı grupları ekranında iken
öncelikle ekranın en altındaki kısmına gidilir. Burada yer
alan malzeme türleri için önceden numara aralığı grubu ataması
yapılmamış demektir. Burada yer alan maleme türlerinden atanması
yapılmak istenen malzeme türü satırı çift tıklanır.

ŞEKİL IV.2.5.2-8 - Malzeme türü ile grupların eşlenmesi

Çift tıklanılarak seçilen malzeme türü yukarıda gösterildiği gibi mavi

renkle işaretlenir. Daha sonra atama yapılmak istenen grubun sol
yanındaki kutucuk tıklanarak ekranın üzerindeki butonuna
basılır. Sistem ilgili malzeme türünü tayin edilmedi kısmından alıp
atandığı grubun altına taşır.
 Malzeme türü uyarlaması üzerinde IV.2.5.1.1 kısmında belirtildiği
şekilde ‘kontrolsüz harici numara ataması’ tıkı varsa yukarıda
tanımlanan numara aralıklarına bakılmaksızın o malzeme türü altında
tanımlanacak olan malzemelere harici kod atanabilir. Sistem bu kod
ataması esnasında numara aralığı kontrolü yapmaz.
Örneğin ZSRF malzeme türü için atanmış numara aralığının 0000001-
0999999 olduğunu düşünelim. Eğer malzeme türü uyarlamasında
kontrolsüz harici numara aralığı tıkı atılmışsa malzemeye A_01_B_001
gibi bir kod numarası verilebilir. Eğer bu tık atılmamış ise malzemeye
sadece belirtilen sınırlar içerisinde kod numarası verilebilir.
Uygulama: Sistem üzerinde ZD–000010000000000000 -
00001999999999999 olacak şekilde dâhili ve ZH – ZZZZZAAAAAAA -
ZZZZZZZZZZZZZZ olacak şekilde harici numara alanı tanımlayınız.
Ayrıca Z1 kodunda yeni bir numara aralığı grubu yaratınız. Bu yeni gruba
ZD ve ZH numara aralıklarını atayınız. Daha sonra ZSRF malzeme

144
türünü Z1 grubuna atayınız. Önceden başka gruba atanmış olan ROH
malzeme türünün de numara alanı grubunu Z1 olacak şekilde değiştiriniz.
IV.2.5.3. Malzeme ana verisi ekran düzeni uyarlamaları
Malzeme ana verisi ekranlarında yer alan sekmeler (IV.2.2 kısmında
anlatılmıştır) ve bu sekmelerde yer alan veri alanları ile ilgili olarak:
Sekmelerinin tanımlarının belirlenmesi, sekmelerinin hangi sırada
geleceği, sekmelerde hangi alt ekranların yer alacağı ve sekmelerde hangi
organizasyon düzeyine ait bilgilerin tutulacağı sistem üzerinden
uyarlanabilmektedir. Bu uyarlamalar aşağıdaki gösterilen ‘malzeme ana
veri konfigürasyonu’ altında yer alan uyarlama adımları ile yapılmaktadır.

ŞEKİL IV.2.5.3-1 -Malzeme ana verisi konfigürasyonu uyarlama adımı

Bu uyarlamaları inceleyecek olursak:

IV.2.5.3.1 Ekran sırası başına veri ekranlarının yapısını tanımlası
Bu uyarlamaya yukarıdaki uyarlama menüsündeki
adımından ulaşılmaktadır. Malzeme
ana verisinde yer alacak olan ekranlar ile bu ekranların sırası ve ekranlara
ait genel bilgiler bu uyarlama adımı ile tanımlanmaktadır. Bu adım çift
tıklandığı zaman aşağıdaki şekilde ekran sırası uyarlama ekranı açılır.

145
 ŞEKİL IV.2.5.3-2 - Malzeme ana verisi ekran sıraları uyarlaması

Ekranın sol tarafında hiyerarşik bir şekilde yapılacak uyarlama adımları

yer alırken ekranın sağ tarafında ise sistemde önceden tanımlanmış olan
‘ekran sırası’ grupları yer almaktadır. Ekran sırası grupları malzeme ana
verisindeki alt ekranlar ile bu ekranlarda yer alacak bilgi ve uyarlamaların
gruplanmasını sağlayan yapıdır. Sistemde yer alan malzeme ana verileri
bu gruplardan bir tanesine atanmak suretiyle ekran yapıları belirlenmiş
olur.
Veri ekranları uyarlaması
Sistemde mevcut olan ekran sıralarından bir tanesi listeden seçerek
ekranın sol tarafındaki satırı tıklanırsa ilgili ekran sırası
için veri ekranları uyarlamasına geçilir. Sistem bu ekran sırası grubu için
malzeme ana verilerinde yer alacak olan ekranların listelendiği aşağıdaki
uyarlama adımını açar.
 örnek olarak ekran sırası grubu ‘21-san.std.küçük kartoteksi’ seçilerek
detay uyarlamalara gidilmiştir.

146
 ŞEKİL IV.2.5.3-3 - Malzeme ana verisi veri ekranları uyarlaması

Burada liste halinde malzeme ana verisinde yer alabilecek ekranlar ve bu

ekranlara ait bilgiler yer almaktadır. Listede yer alan ve uyarlama
açısından önemli olan veri alanlarını açıklayacak olursak:
ES alanı ilgili ekran sırası grubunu (buraya ilk ekranda 21’i seçerek
gelmiştik) gösterir. Kullanıcı bu bilgiyi değiştiremez.
Ekr. alanı malzeme ana verisinde yer alacak ekrana sistem tarafından
sıradan verilmiş olan numarayı göstermektedir. Kullanıcı bu bilgiyi
değiştiremez.
Ekran tanımı alanı malzeme ana verisinde yer alacak olan ekranın
(sekmenin) tanım bilgisidir. Eğer kullanıcı tarafından bu tanım bilgisi
değiştirilecek olursa malzeme ana verisi ekranlarında ilgili sekmenin
tanımı değiştirilmiş olur. Örneğin burada yer alan ‘Temel veriler 1’ tanımı
‘Genel Veriler’ olarak kullanıcı tarafından değiştirilirse hem şekil IV.2.2–
3’te yer alan görünüm seçimi ekranındaki hem de şekil IV.2.2–5’te yer
alan ‘Temel Veriler 1’ sekmesinin başlığındaki bilgi ‘Genel Veriler’ olarak
değişir.
Ana E alanı malzeme ana verisi görünümünde kullanılacak olan ana ekran
tipini belirler. Bu alana girilen değere göre malzeme ana veri ekranı genel
görüntüsünün sekmeler şeklinde mi yoksa sekme olmadan mı geleceği
belirlenir.

147
Eğer bu alana 3000-3005 arası bir değer girilmişse malzeme ana veri
ekranı aşağıdaki şekilde sekmeler olmadan ve ileri-geri butonları ile bir
önceki ve sonraki ekrana geçecek şekilde gelecektir.

ŞEKİL IV.2.5.3-4 - Ana ekran tipi – 3001 görünümü

Eğer bu alana 4000-4004 arası bir değer girilirse malzeme ana verisi
ekranları aşağıdaki şekilde sekmeler halinde gelecektir.

148
 ŞEKİL IV.2.5.3-5 - Ana ekran tipi – 4004 görünümü

 Eğer SAP-ERP sisteminde DFPS, DIMP eklentileri aktive edilmiş ise

bu alana 5000-5004 değerleride girilebilir. Bu durumda ekran
görünümü sekmeli ama malzeme kodu ve tanımı sekmeler dışında
olacak biçimde gelir.
Bir ana ekranın altında maksimum kaç tane alt ekran olacağı da bu alana
girilen değerle belirlenmiş olur. Bu alan üzerinde iken F4 tuşuna
basıldığında ana ekranlar için yer alan tanımlamalarda bu bilgi mevcuttur.
Örneğin 3001 ekranı maksimum 10 alt ekran içerebilirken 3005 ekranı
maksimum 20 alt ekran içermektedir.
Bakım durumu alanı ise ilgili ekranın şekil IV.4.1.1–1’de belirtilen
kullanıcı departmanları ile olan ilişkisini belirlemektedir. Burada kullanıcı
departmanları için tek harflik kodlar kullanılmıştır (ilgili alan üzerinde F1
tuşuna basılarak hangi harfin hangi kullanıcı departmanına denk geldiği

149
bilgisine ulaşılabilir. Örneğin K-temel veriler, B-Muhasebe, E-satınalma
departmanı anlamına gelmektedir).
 Bu uyarlama adımında yer alan veri ekranlarından herhangi bir
tanesinin malzeme ana verilerinde kullanılması istenilmiyorsa ilgili
satır listenin sol tarafındaki boş kutucuk tıklanmak suretiyle seçilip
ekranın üstende yer alan ‘satır sil’ butonuna basılmak suretiyle
listeden kaldırılır. Listeden kaldırılan ekran artık malzeme ana
verilerinde yer almayacaktır. Örneğin, listeden ‘Temel veriler 2’ satırı
seçilip silinirse malzeme ana verileri ekranlarına girilmek istendiğinde
hem şekil IV.2.2–3’te yer alan görünüm seçimi ekranında ‘Temel
Veriler 2’ sekmesi gelmeyecek hem de şekil IV.2.2–6’da yer alan bu
sekme ekranda hiç görünmeyecektir.
Alt ekranlar uyarlaması
Veri ekranlarının altında yer alacak olan veri alanlarının belirlenmesi de
bu uyarlama adımı üzerinden yapılır. Bunun için ilgili veri ekranı şekil
IV.2.5.3-3’te yer alan listeden seçildikten sonra ekranın sol tarafında yer
alan butonuna basılır. Sistem seçilen veri ekranında yer alan
alt ekranların yer aldığı aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.2.5.3-6 - Alt ekranlar uyarlaması

150
İlgili veri ekranında yer alan alt ekranlar sağ tarafta liste halinde
gösterilmektedir. Listede alt ekran için Program ve Ekr. alanları yer
almaktadır. Bu iki bilgi SAP-ERP için sistemde yer alan alt ekranlara ait
olan kod bilgisidir. Burada yer alan bu bilgiler uyarlama yapacak kullanıcı
için bir anlam ifade etmemektedir. Ancak ilgili satır seçilip ekranın sağ
tarafında yer alan butonuna basılarak ilgili alt
ekranda yer alan veri alanları aşağıdaki şekilde pop-up ekran olarak
görüntülenebilir.

ŞEKİL IV.2.5.3-7 - Alt ekran detayı

Bir önceki ekranda seçilmiş olan SAPLMGD1 programı 2001 ekranında

malzeme için genel veriler yer almaktadır. Bu ekranın üzerindeki ‘geriye’
butonuna basılırak önceki ekrana dönülür.
Veri ekranında yer alan herhangi bir alt ekranı silmek için ilgili alt ekran
satırı seçilerek ekranın üstende yer alan ‘satır sil’ butonuna basılır.
Listeden kaldırılan alt ekran artık malzeme ana verilerinde ilgili sekmede
yer almayacaktır. Örneğin, listeden SAPLMGD1 2001 yazan satır
kaldırılırıp şekil IV.2.2–3’te gösterilen malzeme ana verisi ‘Temel veriler
1’ ekranına yeniden girildiğinde şekil IV.2.5.3-7’teki veri alanlarının (alt
ekranın) artık bu ekranda yer almadığı görülecektir.
 Alt ekranlar için SAPLMGD1 0001 ekranı boş ekran anlamına gelir.
Herhangi bir veri ekranı silindiğinde sistem o ekranı silerken listenin
en altına da SAPLMGD1 0001 kodu ile boş bir ekran yerleştirir.
Listeden alt ekran kaldırmanın bir yöntemi de ilgili satırda yer alan
program ve ekran alanlarında yer alan kodları sırasıyla SAPLMGD1 ve
0001 olarak değiştirmektir. Böylece o alt ekran kaldırılmış ve yerine
boş bir ekran konmuş olur.

151
  Bu uyarlama adımı ile sadece ana ekrana alt ekran ataması
yapılmaktadır. Alt ekran üzerinde yer alan bir veri alanının
kaldırılması, zorunlu hale getirilmesi gibi veri alanı bazındaki
uyarlamaların nasıl yapılacağı IV.2.5.4 kısmında anlatılmaktadır.
Uygulama: Sistem üzerinde tanımlı olan 21 numaralı ekran sırası
grubunu kopyalayarak ‘Z1-Deneme Standardı’ olarak yeni bir grup
oluşturunuz. Bu grubun altında yer alan veri ekranlarından ‘Temel Veriler
1’ olan ekranın tanımını ‘Genel Veriler’ olarak değiştiriniz. ‘Temel Veriler
2’ ve ‘Satış ve dağıtım metni’ ekranlarını ise listeden kaldırınız.
‘Satınalma’ ekranının Ana Ekranını ise 4000 yerine 4004 yapınız. Temel
veriler 1 ekranı altında yer alan SAPLMGD1 2010 alt ekranını da
kaldırınız.
IV.2.5.3.2 İkincil ekranların tayini
Bu uyarlama için yukarıdaki uyarlama menüsünden
adımı seçilir. Bu adım seçildiği zaman sistemde önceden tanımlı ekran
sıraları aşağıdaki şekilde listelenir.

ŞEKİL IV.2.5.3.2 – 1 - Alt ekranlar ekran sıraları listesi

152
Bu listede ikincil ekran tayini yapılmak istenen satır çift tıklandığında
sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.2.5.3.2 – 2 - İkincil ekranlar tayini uyarlaması

Bu ekranda malzeme ana verisinde ek veriler kısmında yer alabilecek

olan alt ekranlar (sekmeler) liste halinde gelmiştir. Malzeme ana verisinde
yer alması istenen ekranlar için ilgili satırda yer alan butonuna basılır.
Sistem malzeme ana verisinde yer alacak olan ekranlar için alanına
ilgili ekrana verdiği sıra numarasını getirir. Malzeme ana verisinde yer
alması isteneyen ekranlar ise ilgili satırda yer alan butonuna basılarak
kaldırılır. Sistem malzeme ana verisinde yer almayacak ekranlar için ilgili
satırdaki alanını boşaltır. İlgili değişiklikler yapıldıktan sonra
uyarlama kaydedilerek önceki ekrana dönülür.

153
IV.2.5.3.3 Ana ve ek ekran sıralarının bakımı
Bu uyarlama için yukarıdaki uyarlama menüsünden
adımı seçilir. Bu adım seçildiği zaman sistem
aşağıdaki şekilde sistemde önceden tanımlı ekran sıralarını listeler.

ŞEKİL IV.2.5.3.3 – 1 - Ekran sırası listesi

Bu listede ana ve ikincil ekran sıralaması yapılmak istenen satır çift

tıklandığında sistem aşağıdaki ekranı açar.

154
 ŞEKİL IV.2.5.3.3 – 2 - Ana ve ikincil ekran sıraları uyarlaması

Ekranın sol tarafında malzeme ana verisinde yer alan ana ekranlar, sağ
tarafında ise ek ekranlar liste halinde yer almaktadır. Ekranların
sıralamasını yapmak için ilgili ekranın yanında yer alan No. alanına
sayısal bir değer girilir. Sistem ekranları bu alandaki değere göre
(küçükten büyüğe) sıralar. Örneğin Sınıflandırma için No. alanındaki
değer 20 yerine 8 olarak değiştirilirse artık sınıflandırma ekranı Temel
Veriler ekranından önce gelecektir. Benzer şekilde ek ekranların
sıralaması da ekranın sağ tarafındaki sıralama numaraları değiştirilerek
yapılır.
Numaralar değiştirilerek yapılan bu sıralamanın karışmaması için ekranın
altında yer alan butonuna basılırsa ekran listesi bu
numaralara göre tekrar sıralanarak gelir. Böylece sıralama düzeni listede
de görülmüş olur. Benzer durum ek ekranlar içinde
butonu ile yapılır. İlgili değişiklikler yapıldıktan sonra uyarlama
kaydedilerek önceki ekrana dönülür.

155
IV.2.5.3.4 Ekran sıralarının malzeme türüne atanması
Malzeme ana verisi için yukarıdaki uyarlamalar ile yer alacak ekranlar ve
bunların sıraları belirlendikten sonra malzeme türleri ile bu uyarlamalar
eşlenerek ilgili ekranların malzeme ana verisinde kullanılması sağlanır.
Bu ilişkinin kurulması yukarıdaki uyarlama menüsünden
adımı seçilerek yapılır.
Bu uyarlama adımı çift tıklandığında aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL IV.2.5.3.4 – 1 - Ekran sırası denetimi uyarlaması

 Ekran sıraları sadece malzeme türüne göre değil bu uyarlama adımında

yer alan kullanıcı grubuna veya işlem koduna bağlı olarak da
yapılabilmektedir. Malzeme türü dışındaki uyarlamalar nadiren
kullanıldığından bunların nasıl yapılacağı bu kitap kapsamında
anlatılmamıştır.

 Bu ekranda malzeme türü bazında değil ‘malzeme türü ekran referansı’

bazında eşleme yapılmaktadır. IV.2.5.1.1 kısmında malzeme türü ile
‘malzeme türü ekran referansı’ arasındaki bağlantının nasıl yapıldığı
anlatılmıştır. Dolayısı ile bu iki bağlantı ilgili malzeme türü için ekran
sırasının belirlenmesini sağlar.
Bu bağlantıyı yapmak için ekranın üzerinde yer alan butonuna
basılır. Sistem giriş yapılabilecek boş bir satır açar bu satırda

156
kısmına 01, kısmına *, kısmına ilgili malzeme
türü ekran referansı (örneğin ROH) , kısmına * girilir. alanına
ise kullanılmak istenen ekran sınıfı referansı girilir. İlgili ekran sınıfı
referansı ES alanı üzerinde arama yardımı (F4) kullanılarak seçilebilir.
Daha sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılarak yeni
eşleme kaydedilmiş olur.
 Bu eşlemeyi tüm malzeme grubu ekran referansları için yapmak
gerekmez. Eğer bir malzeme türü ekran referansı için böyle bir satır
var ise sistem bu satırdaki ekran sırasını dikkate alır. Eğer ilgili
malzeme türü ekran referansı için bir satır bulamazsa bu sefer bu
alanda * değeri olan satırın değerini alır (bu alana * değerinin girilmesi
demek eğer özel bir atama bulamazsa genel atama olarak bu değeri
alması demektir.)
IV.2.5.4. Malzeme ana verisi alan seçimi uyarlamaları
Malzeme ana verisi ekranlarında yer alan veri alanlarının durumu yani bir
veri alanına giriş yapılıp yapılamayacağı eğer veri girilebilecek ise bu
girişin zorunlu olup olmayacağı bu uyarlama adımı ile yapılır. Malzeme
ana verisi üzerinde yer alan veri alanları için dört ayrı durum söz
konusudur. Bu durumlar:
Zorunlu Giriş: Veri alanına giriş zorunlu demektir. Malzeme ana verisi
tanımlanırken kullanıcı tarafından mutlaka bu alana bilgi girişi
yapılmalıdır. Aksi takdirde sistem hata verir ve bir sonraki ekrana
geçmez.
İsteğe Bağlı Giriş: Veri alanına bilgi girişi yapılabilir demektir. Malzeme
ana verisi tanımlanırken kullanıcı tarafından veri alanına bilgi girilebilir.
Ancak giriş zorunlu değildir. Kullanıcı bu alana giriş yapmadan da işleme
devam edebilir.
Görüntü: Veri alanının bilgi girişine kapalı ancak malzeme ana veri
ekranında görünür bir şekilde gelmesi demektir.
Gizli: Veri alanının gizli olması yani malzeme ana veri ekranında yer
almaması demektir.
Malzeme ana verisi için alan seçimi uyarlamaları aşağıdaki uyarlama
adımından yapılmaktadır.

157
 ŞEKİL IV.2.5.4 – 1 - Alan seçimi uyarlama adımı

Malzeme ana verisi ekranlarındaki veri alanlarının durumu malzeme

türüne bağlı olarak uyarlanabilmektedir. Bir veri alanının (örneğin
malzeme için net ağırlık bilgisi) bir malzeme türü için zorunlu giriş
olması gerekirken aynı veri alanının başka bir malzeme türü için gizli
veya isteğe bağlı giriş şeklinde uyarlanması gerekebilir. Bu sebeple veri
alanlarının durumu malzeme türüne bağlı olacak şekilde
uyarlanabilmektedir.
IV.2.5.4.1. Alan seçim gruplarına alan tayini
SAP-ERP sisteminde malzeme ana verisinde yer alan veri alanlarının her
birisinin tek tek durumlarının uyarlanması yerine bu veri alanlarını
gruplayıp bu gruplar için durum uyarlaması yapılması şeklinde bir
yöntem uygulanmıştır. Böylece benzer amaçla kullanılan veri alanlarının
durumlarının birlikte uyarlanması sağlanılmaktadır. Örneğin malzemenin
büyüklük ve boyutuyla ilgili olan ağırlık, hacim, en, boy, yükseklik gibi
bilgilerinin tamamı aynı şekilde uyarlanabilir. Durum uyarlaması birlikte
yapılacak olan malzeme veri alanları aynı “alan seçim grubuna” atanmak
suretiyle bu şekilde uyarlama yapılması sağlanmış olur. Aynı alan seçim
grubu altında yer alan veri alanlarının durumu aynı olacaktır. Yani bir veri
alanının zorunlu mu, isteğe bağlı giriş mi olacağı yoksa gizli mi olacağı
alan seçim grubu bazında belirlenir.
Bu uyarlama için yukarıdaki uyarlama menüsünden
adımı seçilir. Bu adım seçildiğinde sistem
aşağıdaki uyarlama ekranını açar.

158
 ŞEKİL IV.2.5.4.1 – 1 - Alan seçin grubuna alan tayini

Malzeme ana verisi üzerinde yer alan veya alabilecek olan tüm veri
alanlarının ‘alan seçim grubuna’ atanması işlemi bu uyarlama ile yapılır.
Listede yer alan Eksiksiz alan adı sütununda ilgili veri alanının ismi yer
alır. Bu isim veri alanı için ‘ilgili tablo adı-alan adı’ bileşiminden
oluşmaktadır. Örneğin listede yer alan CALP-AUFSG demek CALP
tablosunun AUFSG alanı demektir.
Kısa tanım (short description) sütununda ise bu veri alanının tanımı
gelmektedir. Bu tanım bilgisi el ile girilemez sistem otomatik olarak
getirir.
Seçim Grubu sütunu ise veri alanının atandığı alan seçim grubunu
gösterir. Kullanıcı burada yer alan seçim grubu numarasını değiştirerek
ilgili veri alanını istediği alan seçim grubuna atayabilir.

159
Alan seçim grubu olarak sistemde maksimum 240 tane grup
tanımlanmasına izin verilmiştir. Yani seçim grubu sütununa 1 ile 240
arasında sayısal bir değer girilebilmektedir. Aynı alan seçim grubu altında
toplanmak istenen veri alanları için aynı değer girilmek suretiyle aynı
gruba atama yapılmış olur
Eğer aynı alan grubu altında yer alan bir veri alanına ait durum
değiştirilmek isteniyor ama aynı grup altındaki diğer veri alanlarının
durumu değiştirilmek istenmiyorsa öncelikle durumu değiştirilmek
istenen veri alanının yanına sistemde önceden atanmamış bir alan durum
grubu numarası yazılır (sistem üzerinde 200’den sonraki alan durum
grupları kullanıcı uyarlamaları için boş durumdadır. Örneğin bu alanın
yanına alan durum grubu olarak 201 yazılır) . Böylece bu veri alanı diğer
veri alanlarının yer aldığı gruptan ayrılmış olur.
Ekranda gelen liste çok uzun olduğu için uyarlama yapılmak istenen veri
alanına kolay ulaşılabilmesi amacıyla ekranın hemen alt tarafına sıralama
ve arama için butonlar konulmuştur. butonuna basılarak
liste ‘Eksiksiz alan adı’ bazında sıralanabilir. butonuna
basılarak liste ‘seçim grubu’ bazında sıralanabilir.
butonuna basılarak ‘Eksiksiz alan adı’ bazında arama yapılabilir. Bu
düğmeye basıldığında sistem aranmak istenen alanın girilebileceği
aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.2.5.4.1 – 2 - Alan bazında arama

Bu ekrana aranmak istenen alan adı girilip ekranın altındaki ‘devam’

butonuna basılırsa sistem listede girilen veri alanı satırına konumlanır.
butonuna basılarak ‘seçim grubu’ bazında arama
yapılabilir.
İlgili alan seçim grubu eşlemeleri yapıldıktan sonra kaydetme işlemi ile
ilgili uyarlama kaydedilir.
 Bu uyarlama ekranında ‘seçim grubu’ sütununun sağ tarafında yer alan
butonuna basılırsa aşağıda bir sonraki kısımda açıklanan ‘veri
ekranları için alan seçimi bakımı’ uyarlamasına direkt olarak geçilir.

160
  Malzeme ana verisine kullanıcı tarafından eklenen veri alanlarının da
bu şekilde uyarlamasının yapılabilmesi için ŞEKİL IV.2.5.4.1–1’de yer
alan ekranın üzerindeki düğmesine basılır. Kullanıcı
tarafından eklenen veri alanının tam ismi listeye eklenmek suretiyle bu
alan için de durum uyarlaması yapılması sağlanır.
Uygulama: MARA-BSTME ve MARA-GROES alanlarının alan seçim
grubunu 210 yapınız.
IV.2.5.4.2 Veri ekranları için alan seçimi bakımı
Bu uyarlama adımıyla ‘alan seçim grupları’ için alan durumları (zorunlu,
isteğe bağlı, gizli, görüntü) uyarlaması yapılır. Bu uyarlama için
yukarıdaki uyarlama menüsünden adımı
seçilir. Bu adım yürütüldüğünde alan durum grubu uyarlamasının
yapıldığı aşağıdaki ekran açılır.

161
ŞEKİL IV.2.5.4.2 – 1 - Alan seçin grubu uyarlaması

162
Ekranın en üst kısmında alan seçim grubu kodu bilgisi yer alır. Onun
hemen altında ise kısmı bulunmaktadır. Bu kısımda
seçilmiş olan alan seçim grubu altındaki veri alanları liste halinde yer
almaktadır. Ekranın altındaki kısmında ise bu
alan seçim grubunun ‘Alan Referansına’ göre durumlarının uyarlandığı
liste yer almaktadır.
 Uyarlaması yapılmak istenen alan seçim grubuna gitmek için
alanına gidilmek istenen alan seçim grubu kodu
girilir ya da bu alanın sağ tarafında yer alan ileri-geri
butonları ile istenen koda ulaşılır.
Alan seçim grubu uyarlaması ‘Alan Referansına’ bağlı olarak
yapılmaktadır. Örneğin şekil IV.2.5.4.2–1’de görüldüğü gibi ‘1’ numaralı
alan seçim grubu altında yer alan veri alanları ‘0001’ alan referansına
göre isteğe bağlı giriş olarak belirlenmişken ‘KB’ alan referansına göre
zorunlu giriş olarak belirlenmiştir. Alan durumunun belirlenen alan
referansı için değiştirilmesi ilgili alan referansı satırındaki sütun
tıklanmak suretiyle yapılır. Örneğin ‘KB’ alan referansı için Görüntü
sütunu tıklanırsa artık ilgili veri alanlarına giriş zorunlu olayıp grüntüleme
şeklinde olacaktır.
 Burada belirtilen alan referansı bilgisi ile malzeme türü eşlemesi
IV.4.1.1 kısmında açıklanan malzeme türü uyarlaması ile
yapılmaktadır. Bu eşlemenin yapılması ile birlikte malzeme türü
bazında alan uyarlaması yapılmış olur.

 Bu uyarlama değiştirildiği zaman ilgili alan durum grubu altında yer

alan tüm veri alanları için alan durumunun değiştirilmiş olduğu
unutulmamalıdır.
Uygulama: Alan seçim grubu 201, ROH ve FERT alan referansları için
veri alanlarının durumunu zorunlu giriş olarak değiştiriniz.
Bu ekranda yer alan ‘alan referansları’ sistemde önceden tanımlanmış
olan alan seçim referanslarıdır. Eğer yeni bir ‘alan seçim referansı’
tanımlanmak isteniyorsa bunun için ekranın üzerindeki butonuna
basılmalıdır. Sistem yeni alan referansının tanımlanacağı aşağıdaki
uyarlama ekranını açar.

163
 ŞEKİL IV.2.5.4.2 – 2 - Yeni alan referansı tanımlanması

Açılan ekranda alan referansı alanına yeni

tanımlanmak istenen alan referansı kodu girilir. Malzeme türü bazında
alan durumu uyarlaması yapılacaksa buraya malzeme türü kodunun
aynısının verilmesi kullanıcı açısından kolaylık sağlayacaktır. Aksi

164
takdirde kullanıcı tarafından alfa-numerik 4 haneli istenilen bir kod
girilebilir.
Ekranın alt tarafında ise bu kod numarası için alan seçim grupları 1’den
başlayarak liste halinde gelmiştir Listenin sol tarafından alan durumları
belirlenir. Yeni alan referansı uyarlaması sisteme kaydedildikten sonra bu
alan referansı şekil IV.2.5.4.2–1’de gösterilen listede yerini alacaktır.
Uygulama: ZSRF malzeme türünde kullanılmak üzere ZSRF kodunda
yeni bir alan referansı kodu tanımlayınız.

165
IV.3. Lot Numarası Ana Verisi
IV.3.1. Lot numarası kavramı
Belirli bir zaman sonra özelliğini kaybedip bozulabilen (yani raf ömrü
olan), kimyasal özellikleri nedeniyle üretim hattından benzersiz olarak
çıkan, üretim/son kullanım tarihi önemli olan malzemeler için lot
numarası kavramı geliştirilmiştir. ‘Beç numarası’, ‘batch numarası’, ‘parti
numarası’, ‘kafile numarası’ terimleri de ‘lot numarası’ yerine
kullanılabilmektedir. Aşağıdaki malzemeler lot numarası ile takip
edilmesi gereken malzemelere örnek olarak verilebilir.
- Boyalar ve yağlar gibi kimyasal malzemeler,
- Konserveler, pastörize gıdalar ve süt ürünleri gibi dayanıklı gıda
maddeleri,
- İlaçlar ve serumlar,
- Bombalar, mermiler ve füzeler gibi patlayıcılar,
Boya üretimi yapan bir işletmenin ürettiği aynı renk boyalar bile eğer aynı
lot numarasına sahip değilse farklı bir tonda olacaktır. Aynı renk boya için
iki ayrı lotun üretimi sırasında aynı bileşenler aynı oranlarda kullanılmış
olsa bile havanın sıcaklığı, basınç ve malzemelerin birbiriyle tepkime
durumlarının farklı olmasından dolayı (gözle fark edilmeyecek derecede
de olsa) renkler arasında ton farklılığı ortaya çıkacaktır. Boya ve benzeri
kimyasal malzemelerde lot numarası bu farklılıkların takibini sağlar.
İlaçlar ve dayanıklı tüketim malzemeleri için sadece karışımın özellikleri
değil aynı zaman da raf ömrününde olması lot takibini zorunlu
kılmaktadır. Örneğin bir ilacın raf ömrünün 3 yıl olduğunu düşünelim.
Bunun anlamı üretim tarihinden itibaren 3 yıl sonra bu ilacın özelliğini
kaybedeceği ve kullanılmasının riskli olacağıdır. Bu açıdan bakıldığında
06.02.2014 tarihinde üretilen ilacın son kullanım tarihi 06.02.2017
olurken 07.02.2014’de üretilen aynı ilacın son kullanım tarihi 07.02.2017
olacaktır. Üretilen ilaçların son kullanım tarihinin takip edilmesi için aynı
günde ve aynı anda üretilenlere aynı lot numarası verilmektedir.
SAP-ERP sisteminde lot numarası ile takip edilmesi gereken malzemeler
için her bir lot numarasına ait lot numarası ana verisi yaratılmakta ve bu
ana veri üzerinde ilgili lot numarasına ait bilgiler tutulabilmektedir.

166
IV.3.2. Lot numarası ve malzeme ana verisi ilişkisi
SAP-ERP sisteminde lot numarası ana verisi, malzeme ana verisine bağlı
olarak tanımlanan bir ana veridir. Lot numarası ana verisi malzeme
bazında tanımlanmakta olup sistem üzerinde lot numarası tanımlanırken
‘malzeme numarası’ ve ‘lot numarası’ bilgisinin her ikisinin birden
girilmesi gereklidir. Malzeme numarası girilmeden lot numarası
tanımlaması yapılamaz.
SAP-ERP sistemi üzerinde birbirinden farklı iki malzeme için örneğin A
malzemesi ve B malzemesi için aynı lot numarası verilebilmektedir. Lot
numarası aynı olmasına rağmen ayrı malzemeler için tanımlanan bu lot
numaraları tamamen bağımsız iki ana veri olarak sistemde yer alır. Sistem
üzerinde farklı malzemeler için aynı lot numarası tanımlanabilirken aynı
malzemeye ait aynı lot numarası iki kere tanımlanamaz. Yani malzeme
bazında lot numarası sadece bir kere tanımlanabilir.
 Çoğu üretici ürettiği malzemeye lot numarası olarak üretim yaptığı
tarihi 01012014, 010104, 01/01/2014, vb. olarak atamaktadır. Dolayısı
ile farklı farklı malzemeler için aynı lot numarasının sistemde
tanımlanması doğal bir ihtiyaçtır.
IV.3.3. Malzeme için lot takibinin belirlenmesi
Bir malzemenin lot numarası ile takip edilip edilmeyeceği IV.2.2.
kısmında anlatılan malzeme ana verisi ekranlarından şekil IV.2.2-13’de ki
sekmesinde yer alan alanıyla belirlenmektedir.
Malzeme ana verisi üzerinde bu alan tıklandığı zaman ilgili malzeme için
lot numarası takibi zorunlu hale gelmiş olur. Malzeme için lot numarası
takibinin zorunlu hale getirilmesi demek:
- Malzemenin yapacağı tüm stok hareketlerinde lot numarası bilgisinin
zorunlu hale gelmesi,
- Malzeme stoklarının lot numarası detayında takip edilebilmesi
(sistem üzerinde sadece malzeme toplam miktarının değil her bir lot
numarası bazındaki miktarın ayrı ayrı takip edilebilmesi),
- Malzeme hareketleri esnasında üretim/son kullanım tarihi girişine
olanak sağlanması,
- Malzeme hareketleri esnasında son kullanım tarihi kontrolünün
yapılması,
özelliklerinin kullanıma alınması demektir.

167
Lot numarası kullanımının bu tık atılarak belirlenmesi ile yine malzeme
ana verisinde aynı sekmede yer alan ve başlığı altında
gruplanmış olan aşağıdaki alanlara girilen verilerde kullanıma alınmış
olur.

ŞEKİL IV.3.3 – 1 - Malzeme bozulma süresi verileri

Bu ekrandaki bilgisi dikkate alınarak sistem tarafından

malzemenin üretim tarihi ve son kullanım tarihi arasındaki ilişki kurulur.
Örneğin malzeme ana verisinde bozulma süresi 2 yıl girilen bir malzeme
için lot numarasına üretim tarihi bilgisi girildiği anda sistem bu tarihe 2
yıl ekleyip son kullanım tarihini otomatik olarak bulur. Ya da son
kullanım tarihi girildiği anda bu tarihten iki yıl çıkarılıp üretim tarihini
bulur.
Bu ekrandaki alanının kullanımını ise bir örnekle
açıklayalım. Asgari kalan süre alanına 30 gün girildiğini düşünelim. Bu
durumda sistem son kullanım tarihi 30 günden daha az kalmış olan lot
numaralarının stok girişine izin vermeyecektir. Buraya girilen süre bu
malzeme için sisteme giren miktarın ortalama tüketim süresi olarak
düşünülebilir. Sisteme giren malzemenin ortalama 30 günde tüketildiği
varsayılırsa son kullanım tarihine 30 günden daha az bir süre kalan
malzemenin sisteme alınmasının bir anlamı olmayacaktır. Zira malzeme
tüketilemeden son kullanım tarihi gelecektir.
IV.3.4. Lot numarası ana veri ekranları
Lot takibi yapılacak malzemeler için sistem üzerinde lot numarası ana
verisi tutulur. Lot numarası ana verisinde malzeme ana verisindeki kadar
fazla veri alanı yoktur. Lot numarası ana verisinde lot numarası bazında
tutulması gerekli olan üretim tarihi, son kullanma tarihi, satıcı lot
numarası, vb. bilgiler tutulur. Lot numarası ana verisi işlemleri için
aşağıdaki menü adımı kullanılır.

168
 ŞEKİL IV.3.4 – 1 - Lot numarası ana verisi menü adımı

Yeni bir lot numarası tanımlamak için ‘MSC1N-Yarat’, mevcut bir lot
numarasına ait bilgileri değiştirmek için ‘MSC2N-Değiştir’ ve mevcut bir
lot numarasını görüntülemek için ‘MSC3N-Görüntüle’ işlem kodları
kullanılır.
Yeni lot numarası tanımlanması
Sistemde yeni bir lot numarası tanımlanması için yukarıdaki menüden
MSC1N-Yarat adımı kullanılır. Bu adım seçildiğinde sistem aşağıdaki lot
numarası tanımlama ekranını açar.

ŞEKİL IV.3.4 – 2 - Lot numarası yaratma giriş ekranı

169
Bu ekranın üst kısmında yer alan başlık bilgilerindeki Malzeme alanına
lot numarası tanımlanmak istenen malzeme numarası girilir. Eğer
malzeme numarası bilinmiyorsa bu alanda arama yardımı (F4) kullanılır.
Parti alanına ise tanımlanmak istenen lot numarası bilgisi girilir. Bu alana
en az 1 en fazla 10 karakter olacak şekilde numerik ve/veya alfa-numerik
lot numarası bilgisi girilir.
 Malzeme için lot numarası tanımlanırken parti alanına malzemenin
üzerinde yer alan ve üreticisi tarafından verilmiş olan lot numarasının
verilmesi en doğru olan yöntemdir. Sistemde verilen lot numarası ile
malzemenin kendi ya da ambalajı üzerinde yer alan lot numarasının
uyumlu olmaması kullanıcıların kafalarının karışmasına ve yanlış
işlem yapılmasına sebep olacaktır.

 SAP-ERP sisteminde lot numarası bilgisi üretim yeri bazında da takip

edilebildiği için bu ekranda üretim yeri alanı da görülmektedir. Ancak
çoğu işletme tarafından kullanılmamaktadır.

 Sistemde önceden tanımlanmış olan bir lot numarasına ait olan

verilerin referans olarak kullanılarak yeni lot numarasının
tanımlanabilmesi amacıyla ekranın sağ tarafında yer alan referans mlz.,
referans parti ve referans ÜY alanları yer almaktadır. Bu alanlara veri
girilip tanımlama işlemi yapılırsa referans malzeme ve parti
numarasındaki tüm bilgiler yeni tanımlanacak olan lot numarasına
öneri olarak kopyalanacaktır.
Malzeme ve lot numarası bilgileri girildikten sonra enter tuşuna basılırsa
sistem tanımlanacak olan yeni lot numarasına ait verilerin girileceği ve
ekranın alt tarafındaki yer alan veri sekmelerini açar. Şimdi bu veri
sekmelerini tek tek inceleyelim.
Temel veriler 1 sekmesi
Lot numarası için en önemli bilgiler temel veriler 1 sekmesinde yer alır.

170
 ŞEKİL IV.3.4 – 3 - Lot numarası temel veriler 1 ekranı

Bu sekmedeki üretim tarihi ve son kullanım trh. alanları ilgili lot

numarası için en önemli bilgileridir. Burada girilen son kullanım tarihi
bilgisi lot numarası için raf ömrü sonunu göstermektedir. SAP-ERP
sistemi bu tarihten daha sonrasındaki bir tarih için bu lot numarasının
kullanılmasını engelleyecektir.
Bu sekmede ki kısmında ise lot numarasının durumu
girilebilmektedir. Eğer lot durumu tahditli kullanım olarak seçilmişse
ilgili lot numarasının SAP-ERP sisteminde ki kullanımına tahdit
konulmaktadır.
Bu sekmenin alt kısmında yer almaktadır. Lot numarasına ait
satıcı, kaynak ülke vb. bilgiler bu kısımda yer almaktadır. Lot numarası
sisteme girilirken malzemenin üzerinde yazılı olan ve üreticisi tarafından
verilmiş olan lot numarasının kullanılması en doğru yöntem olduğunu
vurgulamıştık. Aksi takdirde sistemde tanımlanan lot numarası ile üretici
(satıcı) tarafından verilen lot numarası arasında bir eşleme yapılması
gerekir ki bu sekmede görülen satıcı partisi alanı bu amaçla yer

171
almaktadır. Eğer sisteme girilen lot numarası olarak satıcı lot numarası
kullanılırsa bu şekilde bir eşlemeye gerek olmayacaktır ve satıcı lotu
alanının kullanımına gerek olmayacaktır.
 SAP-ERP sisteminde lot numarasına maksimum 10 karakterlik bir
değer girilebilmektedir. Eğer satıcının verdiği lot numarası 10
karakterde daha uzunsa bu lot numarasının son 10 karakteri sistemdeki
lot numarası olarak ve tamamı ise satıcı lot numarası alnına girilerek
bu bilgiler eşlenebilir.
İlgili bilgiler bu sekmede girildikten sonra ekranın üzerindeki Temel
veriler 2 sekmesi tıklanarak sonrak sekmeye geçilebilir.
Temel veriler 2 sekmesi
Lot numarası için ek bilgilerin yer aldığı sekmedir.

ŞEKİL IV.3.4 – 4 - Lot numarası temel veriler 2 ekranı

Bu ekranda lot numarası için dil bazında farklı tanım bilgisi ve durumu
tahditli olarak belirtilmiş olan lot numarası için tahditsiz kullanıma
alınabileceği tarih bilgilerinin girilebileceği
kısmı yer almaktadır.
 Temel veriler 2 sekmesinde yer alan bu bilgiler çoğu işletme tarafından
kullanılmadığı için uyarlama adımından bu sekme kapatılmaktadır.

172
Bu sekmede yer alan bilgilerden hiçbirisi zorunlu değildir. İlgili veriler
girildikten sonra sınıflandırma sekmesi tıklanarak ilgili sekmeye geçilir.
Sınıflandırma sekmesi
SAP-ERP sisteminde lot numarası ana verisi için sınıflandırma
tanımlanabilmektedir. (Sınıflandırma konusunun detayı için IX.1 kısmı
incelenmelidir.) Lot numarası için sınıflandırma yapılacaksa ilgili sınıf
bilgileri bu sekmeden girilir.

ŞEKİL IV.3.4 – 5 - Lot numarası sınıflandırma ekranı

 Lot numarasına ait detay teknik özelliklerin tanımlanması ve takip

edilmesi gereken durumlarda lot numarası bazındaki sınıflandırma
kullanılmaktadır. Örneğin mühimmat malzemeleri için ilgili lot
numarasına ait tüm teknik veriler bu sınıflandırma kullanılarak
tanımlanabilmektedir.
Bu ekranda yer alan sınıf alanına kullanılmak istenen sınıf kodu girilir.
İlgili sınıf kodu arama yardımı kullanılarak bu alana getirilebilir. Sınıf
bilgisi girildikten sonra enter’a basıldığında ekranın alt kısmına bu sınıfta
yer alan karakteristikler gelmektedir.
Bu sekmede yer alan bilgilerden hiçbirisi zorunlu değildir. İlgili veriler
girildikten sonra Mlz. verileri sekmesi tıklanarak ilgili sekmeye geçilir.
Malzeme verileri sekmesi
Bu sekmede malzeme ana verisinde yer alan ve lot numarasını
ilgilendiren bilgiler görüntü olarak gelir.

173
 ŞEKİL IV.3.4 – 6 - Lot numarası Mlz. verileri ekranı

Sekmede yer alan veriler ilgili malzeme ana verisinde yer alan bozulma
süresi bilgileridir. Bu sekmedeki bilgiler görüntülendikten sonra ekranın
üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılarak yeni lot numarası sistemde
tanımlanmış olur.
Lot numarası değiştirme/görüntüleme işlemleri
Sistemde önceden tanımlanmış olan bir lot numarasının değiştirilmesi
ve/veya görüntülenmesi işlemleri yukarıdaki menüde gösterilen MSC2N
ve MSC3N işlem kodları ile yapılmaktadır. Bu işlem kodları girildiği
zaman siste aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.3.4 – 7 - Lot numarası görüntüleme giriş ekranı

174
Bu ekranda değiştirilmek/görüntülenmek istenen malzeme numarası ve
lot numarası bilgileri girilerek ‘enter’ tuşuna basılır. (Malzeme numarasını
veya lot numarasını bulmak için ilgili alanın yanında yer alan arama
yardımı kullanılabilir.)
Sistem girilen lot numarasına ait olan veri sekmelerini ekranın alt
kısmında getirir. Burada yer alan sekmeler lot yaratma sekmesinde yer
alan sekmelerdir. Yaratma işleminde yer almayan ancak
değiştirme/görüntüleme işleminde yer alan aşağıdaki sekmede ise lot
numarasında yapılan değişiklikler listelenmektedir.
Değişiklik bilgileri sekmesi
Bu sekmede lot numarası ana verisi üzerinde önceden yapılmış olan veri
değişikliklerinin tarihçesi görüntülenmektedir.

ŞEKİL IV.3.4 – 8 - Lot numarası değişiklik bilgileri ekranı

Ekranın üst kısmında yer alan kısmında yapılan

değişiklik için değişiklik tarihi, saati, değişikliği yapan kullanıcının adı
bilgileri ile değişiklik yapılan işlem kodu ve değişiklik için belge
numarası bilgileri yer almaktadır.

175
Ekranın alt kısmındaki kısmı ise seçilmiş olan
değişiklik satırı için yapılan değişikliğin detayı (veri değişikliği yapılan
veri alanı ile bu veri alanının eski ve yeni değeri) yer almaktadır.
Herhangi bir değişiklik satırı çift tıklandığında o satır seçilmiş olur ve
ekranın alt kısmında bu değişikliğin detayları gelir. Seçilmiş olan satırın
rengi mavi olur. Böylece kullanıcı hangi satırın detayını gördüğünü
karıştırmaz.
IV.3.5. Lot numarası uyarlamaları
Lot takibi ile ilgili uyarlamaların yapılması aşağıdaki uyarlama adımından
gerçekleştirilir.

ŞEKİL IV.3.5 – 1 - Lot numarası uyarlama adımı

 Lot numarası ile ilgili çok detay uyarlamalar vardır. Bu kitap

kapsamında bu uyarlamaların hepsinden bahsedilmeyecek olup sadece

176
 lot numarası için temel uyarlamalardan bahsedilecektir. Lot
numarasının detay uyarlamaları kapsamına giren ‘lot bazında ayrı
değerleme’, ‘lot bazında ölçü birimi takibi’, ‘lot ayrıştırma’, vb.
uyarlamalar çoğu işletme tarafından kullanılmayan ancak özel
prosesleri olan işletmelerin kullandığı uyarlamalardır.
IV.3.5.1. Lot takibi düzeyinin belirlenmesi
SAP-ERP sisteminde lot numaraları üst birim düzeyinde, malzeme
düzeyinde ya da malzeme+üretim yeri düzeyinde benzersiz olarak
tanımlanabilmektedir. Bu uyarlama adımı ile lot numarası takip düzeyinin
ne olacağı belirlenir.
Lot numarası takip düzeyinin üst birim olması demek sistemde
tanımlanan bir lot numarasının bir başka malzeme tarafından da
kullanılamaması demektir. Örneğin AAA malzemesi için 01_01_2014 lot
numarasını vermişseniz bu lot numarasını artık başka bir malzeme için
kullanamazsınız demektir.
 Lot numarasının üst birim düzeyinde takip edilmesi nadir olarak
kullanılır. Farklı üreticilerden alınan farklı malzemeler için aynı lot
numarasının kullanılmasını kısıtlamak zor ve gereksiz bir işlem
olacaktır.
Lot numarası takip düzeyinin malzeme olması demek farklı malzemeler
için aynı lot numarasının verilebileceği anlamına gelmektedir. Örneğin siz
hem AAA hem de BBB malzemeleri için 01_01_2014 lot numarasını
sistemde tanımlayabilirsiniz demektir.
 Farklı malzemeler için aynı lot numarasını vermek bu iki lot numarası
arasında herhangi bir şekilde veri ilişkisi kurmaz. Yani AAA ve BBB
malzemelerine ait olan aynı lot numarası birbirinden tamamen
bağımsız olarak sisteme tanımlanan iki ayrı ana veridir.
Lot numarası takip düzeyinin malzeme+üretim yeri olması demek aynı
malzemeye ait aynı lot numarasını farklı üretim yerleri için farklı
özelliklerle tanımlayabilirsiniz demektir. Örneğin AAA malzemesine ait
01_01_2014 lotunu 0001 üretim yeri için ayrı 0002 üretim yeri için ayrı
özelliklerle tanımlayabilmeniz demektir. Mesela bu lotun son kullanım
tarihini 0001 üretim yeri için 01.01.2016 ve 0002 üretim yeri içinse
01.06.2015 olarak girebilirsiniz demektir.
 Lot numarasının malzeme+üretim yeri bazında takip edilmesi
gerekliliği nadir olarak kullanılır. Ayrıca bu tip bir kullanımda aynı
malzeme+lot numarası için üretim yerleri arasında stok transferi
yapıldığında ciddi sıkıntılar çıkmaktadır. Bu sebeple bu düzeyde takip
çok kullanılmamaktadır.

177
Lot takip düzeyinin belirlenmesi için yukarıdaki uyarlama menüdünden
adımı kullanılır. Bu uyarlama adımı çift
tıklandığında sistem lot takip düzeyinin seçileceği aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.3.5.1 – 1 - Lot numarası takip düzeyi belirleme giriş ekranı

Lot takip düzeyini belirlemek için ekranın en üstünde yer alan

butonuna basılır. Sistem takip düzeyinin belirlendiği aşağıdaki ekranı
açar.

178
 ŞEKİL IV.3.5.1 – 2 - Lot numarası takip düzeyi belirleme ekranı

Bu ekranda eğer seçilmiş ise takip düzeyi

malzeme+üretim yeri, eğer seçilmiş ise takip
düzeyi malzeme, eğer seçilmiş ise takip
düzeyi üstbirim olarak belirlenmiş demektir.
 SAP-ERP sistemi üzerinde lot numaraları tanımlanmaya başlandıktan
sonra bu uyarlamayı değiştirmek veri açısından sıkıntılara yol açar. Bu
sebeple takip düzeyinin baştan iyi belirlenmesi ve sistem kullanıma
alındıktan sonra eğer bir zorunluluk yok ise değiştirilmemesi gerekir.

 Zorunluluktan dolayı lot takip düzeyinin değiştirilmesi gerekiyorsa bu

işlem aynı uyarlama adımı ile değil şekil IV.3.5.1—1’de gösterilen
adımı ile yapılır.
Takip düzeyi belirlendikten sonra kaydetme işlemi yapılarak
uyarlama adımından çıkılır.

179
IV.4. Seri Numarası Ana Verisi
IV.4.1. Seri numarası ana verisi nedir?
Sistemde takip edilen her malzeme için olmasa bile bazı malzemeler için
garanti takibinin yapılması, bakım/onarım tarihçesinin takip edilmesi,
ileride yapılacak olan bakımların planlanması, konfigürasyon takibi
yapılması gibi detaylı takip işlemleri gerekmektedir. Bu gibi bilgilerin
takip edilebilmesi için ilgili malzemelerin sadece miktar bazında takibi
yeterli olmayıp sistemde her bir tanesinin de tek tek takip edilebilmesi
gerekmektedir. SAP-ERP sisteminde tek tek takip edilmesi gereken
malzemeler için ‘seri numarası’ ana verisi kullanılmaktadır.
Seri numarası bir malzemeyi tekilleştirerek o malzemenin tek başına takip
edilmesi imkânını sağlar. Seri numarası ana verisi ise ilgili seri
numarasına ait olan detay verileri tutar. Malzeme ana verisi aynı tip
malzemelere ait olan ortak bilgileri içerirken seri numarası ana verisi
sadece ilgili seri numarasına ait olan bilgileri içermektedir. Bunu bir
örnekle açıklayalım:
Sistemde M1510 kodunda ve ‘17 inç M1510 Monitor’ tanımında
malzeme ana verisi tanımlanmıştır. Malzeme ana verisi bu tip monitörü
tanımlayan (tanımı, ölçü birimi, malzeme grubu, eni, boyu, vb.) verileri
tutmaktadır. İşletme tarafından bu monitörlerden 1 ocak 2014 tarihinde 3
adet satın alınmıştır. Alınan monitörlerin seri numaraları
TRKML0019876531, TRKML0019876532 ve TRKML0019876533’dır.
Firma 3 yıl garanti verdiği için bu üç monitörün garanti süresi başlangıcı
01.01.2014 ve bitişi 01.01.2017’tür. Bu monitörlerden
TRKML0019876532 seri numaralı olanı nisan ayında arıza yapmış ve
tedarikçi firma tarafından garanti kapsamında 15 Nisan 2014 tarihinde
değiştirilmiştir. Yeni gelen monitörün seri numarası
TRKML0019876544’tür. Yeni gelen bu monitörün garanti süresi ise
firmaya teslim edildiği tarih olan 15.04.2014 tarihinde başlamakta
ve15.04.2017 tarihinde bitmektedir.
Bu 3 monitörden TRKML0019876531 ve TRKML0019876544 seri
numaralı olanları Finans Direktörlüğüne verilmiş olup 3535 sicil numaralı
personele zimmetlenmiştir. TRKML001987653 seri numaralı olanı ise
İnsan Kaynakları Direktörlüğüne verilmiş olup 2023 numaralı personele
zimmetlenmiştir.
Görüldüğü gibi garanti başlangıç ve bitiş tarihi, malzemenin bulunduğu
yer, zimmetlendiği personel, vb. bilgiler malzemeye değil seri numarasına

180
ait olan bilgilerdir ve bu gibi bilgilerin tutulması için seri numarası ana
verisi kullanılır.
IV.4.2. Seri numarası ve malzeme ana verisi ilişkisi
Seri numarası ana verisi aynen lot numarası ana verisinde olduğu gibi
malzeme ana verisi ile direkt ilişkili olarak tutulan bir ana veridir. Seri
numarası ana verisi de malzeme bazında tanımlanır. Yani SAP-ERP
sistemi üzerinde malzeme numarası + seri numarası ikilisi birlikte bir
anlam ifade etmektedir.
Sistem üzerinde hem A malzemesine hem de B malzemesine ait 1001 seri
numarası olabilir. Seri numarası aynı olmasına rağmen A ve B
malzemesine ait bu seri numaraları birbirinden bağımsız iki ana veri
olarak sistemde yer alır. Ancak sistem üzerinde aynı A malzemesine ait iki
tane 1001 seri numarası olamaz. Yani malzeme bazında seri numarası
sadece bir kere tanımlanabilirken farklı malzemeler için aynı seri
numarası tanımlanabilmektedir. Aşağıdaki şekilde bunun örnekleri yer
almaktadır.

ŞEKİL IV.4.2 – 1 - Farklı malzeme aynı seri numarası

IV.4.2.1 Seri numarası – Ekipman ve PM (Bakım/Onarım) modülü

ilişkisi
Çoğu malzemenin seri numaralı olarak takip edilmesindeki esas sebep bu
malzemelerin bakım/onarım işlemlerinin veya konfigürasyonun takip
edilmek istenmesidir. Dolayısı ile seri numarası ile takip edilen
malzemeler PM modülü tarafından da üzerinde sıklıkla işlem yapılan
(hatta daha çok PM modülü tarafından kullanılır denilse yanlış olmaz) ve
takip edilen nesnelerdir.

181
PM modülünün en temel ana verisi olan ‘Ekipman Ana Verisi’ aslında seri
numara ana verisi ile aynıdır. Bu sebeple SAP-ERP sisteminde ‘Malzeme
+ Seri Numarası = Ekipman’ şeklinde bir eşleme söz konusudur.
Konumuz olmadığı için ekipman ana verisinden detaylı olarak
bahsedilmeyecektir.

ŞEKİL IV.4.2.1 – 1 - Ekipman - seri numarası ilişkisi

IV.4.3. Malzeme için seri no takibinin belirlenmesi

Bir malzemenin seri numarası ile takip edilip edilmeyeceği şekil IV.2.2–
14’de gösterilen malzeme ana verisi sekmesindeki
alanı ile belirlenmektedir.

ŞEKİL IV.4.3 – 1 - Malzeme ana verisi seri no profili alanı

Malzeme ana verisi üzerindeki bu alana eğer bir seri no profili girilmişse
malzeme seri numarası ile takip edilecek demektir. Eğer bu alan boş
bırakılmışsa malzeme için seri no takibi yapılmayacak demektir. Sistemde
tanımlı olan seri no profilleri arama yardımı (F4) kullanılarak listelenip

182
uygun olan değer bu alana yazılır. Seri no profilinin ne olduğu bir sonraki
kısımda (IV.4.3.1) açıklanmıştır.
Malzeme için seri numarası takibinin zorunlu hale getirilmesi demek:
- Malzemenin yapacağı tüm stok hareketlerinde miktar kadar seri
numarası girişinin zorunlu hale gelmesi (seri numarası malzeme
miktarına bağlıdır. 10 adet malzeme için stok hareketi yapılıyorsa 10
tane, 5 adet için stok hareketi yapılıyorsa 5 tane seri numarası
girilmelidir),
- Malzeme stoklarının seri numarası detayında takip edilmesi (sistem
üzerinde sadece malzeme miktarının değil bu miktarın hangi seri
numaraları kapsadığınında takip edilmesi),
- Seri numara bazında tarihçe tutulması,
özelliklerinin kullanıma alınması demektir.
IV.4.3.1 Seri numarası profili
Malzeme ana verisinde lot numarası takibi için sadece ilgili alanın
tıklanması yeterken seri numara takibi için seri numarası profili alanına
bilgi girilmesi gerekmektedir. Seri numarası profilleri ve bu profillerin
uyarlanması PM (bakım/onarım) modülü kapsamında yapılır.
Seri numarası profili, malzeme ile ilişkili olarak yaratılacak olan seri
numaralarının (yani ekipmanların) özelliklerinin belirlenmesini sağlar.
Seri numarası ile birlikte bir ekipman ana verisi yaratılıp yaratılmayacağı,
eğer ekipman yaratılacaksa bu ekipmana ilişkin ekipman tipinin, numara
aralığının, ekran özelliklerinin, vb. ne olacağı seri numarası profili ile
belirlenir. Seri numarası profili uyarlamaları PM modülü kapsamında
yapıldığı için bu kitapta detayından bahsedilmeyecektir. Detayı için PM
modülü ilişkin kaynaklar incelenmelidir.
IV.4.4. Seri numarası ana verisi ekranları
Seri numarası ana verisi ekranlarına MM modülü altındaki aşağıdaki
menü adımından gidilir.

183
 ŞEKİL IV.4.4 – 1 - Seri numarası MM menü adımı

Seri numarası ana verisi PM modülü ile ilişkili olduğundan (malzeme +

seri numarası = ekipman) seri numarası ana verisine PM modül altındaki
aşağıdaki menü adımından da ulaşılmaktadır.

184
 ŞEKİL IV.4.4 – 2 - Seri numarası PM menü adımı

Şimdi isterseniz örnek bir seri numarası ana verisini inceleyelim. Bunun
için MM modülü menü adımından IQ03-Görüntüle işlemini seçelim. Bu
işlem adımı seçildiğinde sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IV.4.4 – 3 - Seri numarası görüntüleme giriş ekranı

Bu ekranda görüntülenmek istenen malzeme ve seri numarası bilgilerinin

girilmesi için veri alanları yer almaktadır. Malzeme bilgisi için arama
yardımı (F4) kullanılarak ilgili malzeme kodu bulunabilir. Eğer
görüntülenmek istenen seri numarası da bilinmiyorsa seri numarası alanı

185
içinde arama yardımı kullanılabilir. Bu bilgiler girildikten sonra enter
tuşuna basılır. Sistem görüntülenmek istenen seri numarası için seri
numarası ana veri ekranlarını açar. Seri numarası ana verisi de tıpkı
malzeme ve lot numarası ana verisinde olduğu gibi sekmeler halindedir.
Sekmelerin hemen üstünde ise başlık bilgileri yer almaktadır.
 Seri numarası ana verisinde tutulan bilgiler ağırlıklı olarak PM
modülünü ilgilendiren bilgiler olduğundan bu kısımda sadece önemli
görülen veri alanları için açıklama yapılacaktır. Seri numarası ana
verilerindeki veri alanlarının detayları için PM modülü kaynaklarına
bakılmalıdır.
Başlık bilgileri
Ekranın üst kısmında sekmelerden bağımsız olarak yer alan bilgilerdir.
Malzeme numarası, seri numarası, seri numarası tanımı, seri numarası
durumu, vb. bilgiler burada görüntülenir.

ŞEKİL IV.4.4 – 4 - Seri numarası başlık bilgileri ekranı

Nesne tanımı alanına ilgili seri numarası için tanım girilebilir. Seri
numarası ilk yaratılırken bu alana seri numarasının ait olduğu malzemenin
tanımı öneri olarak gelir. Eğer bu tanım değiştirilmezse seri numarasının
tanımı da bu şekilde kalır.
Durum alanında ise seri numarasına sistem tarafından atanmış olan durum
kodları yer alır. Burada yer alan durum kodlarının ne anlama geldiğini
görmek için hemen bu alanın yan tarafında yer alan bilgi butonuna
basılmalıdır. (Seri numarası için durum kullanımı ve bu durumların
detaylarından bu kitapta bahsedilmeyecektir. Bu konu için PM modülüne
ait kaynaklara bakılmalıdır.)

186
Başlık bilgilerinin alt kısmında ise sekmeler halinde seri numarasına ai
olan diğer bilgiler yer alır. Bu sekmeleri inceleyecek olursak:
Genel sekmesi
Bu sekmede nesne türü, envanter numarası, satınalma tarihi, faaliyete
geçiş tarihi, satınalma değeri, üretici seri numarası gibi genel bilgiler yer
almaktadır.

ŞEKİL IV.4.4 – 5 - Seri numarası genel veriler sekmesi

Organizasyon sekmesi
Bu sekmede seri numarası ile ilgili hesap tayini ve organizasyon
atamasına ait şirket kodu, üretim yeri, Bakım onarım üretim yeri, masraf
yeri, pyp öğesi, duran varlık numarası, vb. bilgiler yer almaktadır.

ŞEKİL IV.4.4 – 6 - Seri numarası organizasyon sekmesi

187
Yapı sekmesi
Bu sekmede eğer detay bilgileri incelenen seri numarası bir
konfigürasyonda kullanılmışsa (yani başka bir teknik birim/ekipmana
takılı ya da kendsine takılı olan başka ekipmanlar var ise) ilgili nesnelerin
bilgileri yer almaktadır.

ŞEKİL IV.4.4 – 7 (Seri numarası yapı sekmesi)

Eğer ilgili seri numarası bir teknik birime takılmış ise Teknik birim, eğer
bir başka ekipmana takılmış ise Üst ekipman alanında ilgili nesne bilgileri
yer alır. Eğer bu seri numarasına alt ekipman olarak takılmış olan nesneler
var ise bu nesneler Ekipmanlar kısmında liste halinde yer almaktadır.
Ekranın altındaki kısmında ise seri numarasına ait üretici,
model, vb. bilgiler yer alır.

188
  Konfigürasyon yönetimi, teknik birim ve nesnelerin birbiri üzerine
takılması konusu PM modülü kapsamındadır.

 Üretim verileri kısmı sistem uyarlamasına bağlı olarak bu sekmede

değil Genel sekmesinde de yer alabilmektedir.
Konfigürasyon kontrolü sekmesi
Bu sekmede seri numarasının konfigürasyon yönetimine ait detay bilgileri
yer almaktadır. (Konfigürasyon yönetimi hakkında bilgi edinmek için PM
modülü kaynaklarına bakılmalıdır.)

ŞEKİL IV.4.4 – 8 - Seri numarası konfigürasyon kontrolü sekmesi

189
Seri no sekmesi
Bu sekmede ilgili seri numarası için sistem tarafından atanmış olan
ekipman numarası bilgisi ile seri numarasının stok durumuna ait bilgiler
yer alır.

ŞEKİL IV.4.4 – 9 (seri numarası sekmesi)

Eğer ilgili seri numarası bir depo yerinde stok olarak duruyorsa ekranın
alt kısmında stok ile ilgili olan alanlar dolu olarak gelir. Malzemenin stok
ile ilgili bilgileri stok yönetim modülü ile entegre olarak sistem tarafından
doldurulmaktadır. Dolayısı ile bu sekmede yer alan stok ilişkin alanlar
kullanıcı tarafından manuel olarak değiştirilemez.
 Seri no profili uyarlamalarına bağlı olarak burada yer alan stok
bilgilerine kullanıcının manuel müdahalesi sağlanabilmektedir. Ancak
bu şekilde bir müdahale sistemde ciddi veri tutarsızlıklarına sebep
olduğundan işletmeler tarafından tercih edilmemektedir.
Stok türü alanında seri numarası için stok türü kodu bilgisi yer alır (stok
türü kavramı kitabın V.1 kısmında anlatılmaktadır). Üretim yeri alanında
seri numarasının bulunduğu üretim yeri kodu bilgisi yer alır. Depo yeri
alanında seri numarasının bulunduğu depo yeri kodu bilgisi yer alır. Parti
Stoku alanında eğer malzeme lot takipli bir malzeme ise ilgili lot numarası
yer alır. Özel stok alanında eğer ilgili seri numarası ‘özel stok türü’ (özel
stok türü kavramı kitabın V.1 kısmında anlatılmaktadır) altında
depolanmışsa ilgili özel stok türü kodu yer alır. Eğer özel stok türü alanı

190
dolu ise bu alanın değerine bağlı olarak: Q-Proje stoku için PYP Öğesi, B-
müşteri stoku için Müşteri, O-Satıcıya temin edilen malzeme için Satıcı
alanı dolu olarak gelir.
IV.4.5. Seri numarası uyarlamaları
Seri numarası kapsamında yapılan uyarlamalar PM modülü
sorumluluğunda olduğu için bu kitapta anlatılmayacaktır. Konunun
detayını öğrenmek için PM modülü uyarlamalarını anlatan kaynaklara
başvurulmalıdır. Seri numarası kapsamında yapılan uyarlamalara
aşağıdaki uyarlama adımından gidilmektedir.

ŞEKİL IV.4.5 - 1 - Seri numarası uyarlama adımı

191
IV.5. Satıcı Ana Verisi
IV.5.1. Satıcı ana verisi nedir?
Malzeme veya hizmet alımı yapılan firmaların (bu firmalar için
‘Tedarikçi’ veya ‘Satıcı’ kavramları kullanılır) SAP-ERP sistemine
tanımlanması ‘satıcı ana verisi’ ile yapılmaktadır. Satıcı ana verisi
tedarikçi firmaların sistem üzerindeki tanıtım kartıdır. Firmanın adı,
adresi, iletişim bilgileri, faturalama bilgileri, ödeme bilgileri, muhatap
bilgileri, banka bilgileri, vb. tüm bilgileri satıcı ana verisi üzerinde tutulur.
Satıcı ana verisi sadece MM modülü tarafından değil aynı zamanda FI
(muhasebe) modülü tarafından da kullanılmaktadır. MM modülü,
satıcılarla ilgili olarak satınalma işlemlerini takip ederken FI modülü bu
alım işlemleriyle ilgili faturalama, avans, ödeme, mahsuplaşma, ceza, vb.
işlemlerin takibinden sorumludur. İlk bakışta satıcı ana verisinin MM
modülü sorumluluğunda olması gerektiği düşünülebilir. Ancak satıcılarla
ilgili yapılan işlemlerin (satınalma haricinde) çoğundan finans
(muhasebe) departmanı sorumludur. Dolayısı ile satıcı ana verisinin
tanımlanması ve gerekli uyarlamalarının yapılması FI modülü altında
yapılmaktadır.
IV.5.2. Satıcı ana verisinde tutulan bilgiler
SAP-ERP sisteminde malzeme ana verisinde olduğu gibi satıcı ana
verisinde de farklı sektörlerdeki işletmelerin ihtiyaç duyabileceği bir sürü
veri alanı tanımlanmıştır. Ancak sistemde satıcı ana verisini tanımlamak
için tüm bu veri alanlarının girilmesine gerek yoktur. Bir satıcıyı SAP-
ERP sisteminde tanımlamak için ‘satıcı kodu’, ‘tanımı’ ve ‘ülke’
bilgilerinin girilmesi yeterlidir. Sadece bu bilgiler ile oluşturulan satıcı
ana verisi sistemde tanımlanmış olur ama çoğu iş sürecinde kullanılamaz.
Satıcı ana verisinin ilgili süreçlerde kullanılabilmesi için o süreçlerin
ihtiyaç duyduğu ana veri alanlarının da girilmiş olması gerekir.
Örneğin: Satıcılar muhasebesi takibinin yapılabilmesi için satıcıya ait
olan ‘mutabakat hesabı’, ‘sıralama alanı’, vb. bilgilerin; ödeme
işlemlerinin takip edilebilmesi için ‘banka kodu’, ‘hesap no’, ‘ödeme
koşulu’, vb. bilgilerin; satınalma işlemlerinin takip edilebilmesi içinse
‘SAS para birimi’, ‘ortalama teslimat süresi’, vb. bilgilerin girilmesi
gereklidir.
Malzeme ana verisinde olduğu gibi satıcı ana verisinde de yer alan
bilgilerin bir kısmı organizasyon düzeyinden bağımsız olarak tutulurken

192
bir kısım bilgiler ise organizasyon düzeylerine bağlı olarak tutulmaktadır.
Satıcı ana verisinde:
- Tanımlar ve iletişim bilgileri organizasyon düzeyinden bağımsız
olarak,
- Banka bilgileri, ödeme bilgileri, muhasebe bilgileri, vb. gibi Şirket
Kodu düzeyinde,
- Satınalmaya ilişkin bilgiler ise Satınalma Organizasyonu düzeyinde
tutulmaktadır.
Malzeme ana verisinde olduğu gibi satıcı ana verisinde de organizasyon
düzeyine bağlı olarak tutulan bilgiler kullanılacağı her bir organizasyon
düzeyi için ayrı ayrı tanımlamalıdır. Bu bilgiler tanımlandığı
organizasyona bağlı olarak farklı değerler alabilmektedir.
IV.5.3. Satıcı ana verisi ekranları
Satıcı ana verisi hem MM hem de FI modülü kapsamında ele alındığı için
her iki modül altından da bu verilere erişim mümkündür.
MM modülü altından ulaşmak için aşağıdaki menü adımı kullanılır.

193
ŞEKİL IV.5.3 - 1 - Satıcı ana verisi MM menü adımı

194
FI modülü altından ulaşmak içinse aşağıdaki menü adımı kullanılır.

ŞEKİL IV.5.3 - 2 - Satıcı ana verisi FI menü adımı

 MM modülü altındaki menüsü altında yer alan ve MK ile

başlayan (MK01, MK02 gibi) işlem kodları ile satıcı ana verisi işlemi
yapılmak istendiğinde sistem satıcı ana verilerinin sadece genel bilgiler
ve satınalmaya ait olan sekmelerini açar. FI modülü altındaki
menüsü altında yer alan FK ile başlayan (FK01, FK02
gibi) işlem kodları ile satıcı ana verisi işlemi yapılmak istendiğinde ise
sistem sadece satıcı ana verilerinin genel bilgiler ve muhasebe ilişkili
sekmelerini açar. Böylece her iki departmana ayrı işlem kodları
atanarak aynı satıcı ana verisi üzerinde farklı birimlerin sadece kendisi
ile ilgili bilgileri güncelleyebileceği yetkilendirme yapılmış olur.
Her iki menü adımında da yer alan kısmındaki işlem kodları
ile satıcı ana verisi üzerindeki tüm sekmeler üzerinde işlem yapılabilir.
Satıcı ana verisi tanımlama
Yeni bir satıcı ana verisi tanımlanmak için her iki modül tarafından da
kullanılan tüm sekmelere ulaşabileceğimiz merkezi bakım altındaki

195
‘XK01-Yarat’ işlemini seçelim. Bu adım seçildiğinde aşağıdaki satıcı
yaratma başlangıç ekranı açılır.

ŞEKİL IV.5.3.1-1 - Satıcı yarat başlangıç ekranı

Ekranın üst tarafında tanımlanmak istenen satıcıya ait bilgiler yer

almaktadır. Satıcı alanı tanımlanmak istenen satıcının kod (numara)
bilgisidir. Tıpkı malzeme numarasında olduğu gibi eğer satıcıya harici bir
kod verilecekse bu alana el ile giriş yapılır. Eğer sistem tarafından dâhili
bir kod numarası verilmesi isteniyorsa bu alan boş bırakılır. Sistem
sıradan bir kod numarası verir. (Satıcı numarasının dâhili mi harici mi
olacağı ve numara aralıklarının ne olacağı yine bu ekranda yer alan ‘hesap
grubu’ bilgisi bazında uyarlanmaktadır.)
Şirket kodu alanına satıcı ana verisinin tanımlanacağı şirket kodu bilgisi
girilir.
Satınalma organizasyonu alanına satıcı ana verisinin tanımlanacağı
satınalma organizasyonu bilgisi girilir. (Eğer satınalma organizasyoonu
ilişkili sekmeler tanımlanmak istenmiyorsa bu alan boş bırakılır.)
Hesap grubu alanına satıcı ana verisi için uygun olan hesap grubu kodu
girilir. Sistemde tanımlı hesap gruplarına arama yardımı (F4) kullanılarak
ulaşılıp bu listeden uygun olan kod seçilmelidir. Hesap grubu bilgisi satıcı
ana verileri için önemli bir bilgidir. Satıcı ana verileri için yapılan
uyarlamaların çoğu hesap grubu bazında yapılmaktadır. Örneğin:
- Satıcı kodlandırmasının nasıl olacağı (dâhili mi, harici mi, vb.),

196
 - Satıcı kodlandırmasında kullanılacak numara aralıklarının
belirlenmesi (dâhili ve/veya harici kodlandırma için numara
aralıklarının atanması),
- Satıcı ana verisi üzerinde hangi veri alanlarının olacağı ve bu veri
alanlarının görünüm durumunun ne olacağı (hangi veri alanlarının
zorunlu giriş, hangilerinin isteğe bağlı giriş, hangilerinin görüntü ve
hangilerinin gizli olacağı),
- Satıcı ana verisi ekranları için kullanıcı arayüzünün nasıl olacağı
(hangi veri sekmelerinin olacağı ve bu veri sekmelerinde hangi alt
ekranların yer alacağı),
gibi bilgiler hesap grubu bazında uyarlanmaktadır.
Eğer tanımlanmak istenen satıcı ana verisi sistemde önceden tanımlanmış
olan bir başka satıcı ana verisinden kopyalanmak isteniyorsa
kopyalanmak istenen satıcıya ait bilgiler ekranın alt kısmında yer alan
bilgileri kısmına girilir. Sistem buraya girilen satıcıya ait
verilerin tamamını yeni tanımlanacak olan satıcı ekranlarına kopyalar.
İlgili veriler girildikten sonra ‘enter’ tuşuna basılarak satıcı ana verisi
yaratma ekranlarına geçilir.
 Satıcı ana verisine ait bilgiler de sekmeler halinde yer almaktadır.
Ancak diğer ana verilerdeki sekmelerin aksine satıcı ana verisindeki
sekmeler tüm ekranı kaplamıştır. Bu sebeple sekmeler arasındaki geçiş
ekranın üzerindeki ‘ileri’ ve ‘geri’ butonları ile veya klavyede
‘enter’ tuşuna basılarak(ileri) yapılır.

197
Adres bilgileri sekmesi
Bu sekmede satıcıya ait tanım ve adres bilgileri yer alır.

ŞEKİL IV.5.3.1-2 - Adres bilgileri ekranı

kısmında firma için tanımlayıcı bilgiler girilir. HitapBçm alanına

ilgili satıcı için uygun olan hitap biçimi girilir. Tanımlı hitap biçimleri
arama yardımı ile listelenebilir. Ad alanına firmanın resmi(ticari) tanımı
girilir. Eğer firmanın tam ismi ilk satıra sığmamışsa ikinci satıra devam
edilebilir.
 Bazı satıcılar şahıs firması olduğu için hitap biçimi olarak Bay, Bayan
gibi hitap biçimleri konulmuştur. Burada girilen hitap bilgisi sistemden
alınan çıktılarda kullanılması amacıyla yer almaktadır.

198
 kısmında ilgili firma için iki farklı kısa ad girilebilir. Sistem
üzerinde bu kısa adlara göre arama yapılabildiği için eğer firmanın kısa
adı var ise bu alana girilebilir. Örneğin firmanın uzun ismi ‘Intelligence
and Knowledge Company’ iken herkes bu firmayı IKC olarak biliyorsa
firmanın resmi ismi ad alanına girilirken bu kısaltma ise kısa ad kısmına
girilir.
Ekranın alt kısmında ise değşik başlıklar altında firma adres ve iletişim
bilgilerinin girilebileceği veri alanları yer almaktadır. Firmanın adres ve
iletişim bilgileri ilgili veri alanlarına (cadde, sokak, konut no, posta kodu,
telefon numarası, fak numarası, dili, e-mail adres, vb. alanlara) girilir.
 Burada yer alan telefon, faks ve e-mail gibi iletişim bilgileri firmaya ait
olan genel iletişim bilgilerinin girilmesi amacıyladır. Firma
çalışanlarına ait detay iletişim bilgileri için ‘İlgili Kişi’ sekmesindeki
veri alanları kullanılmalıdır.

İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki butonuna basılarak

bir sonraki sekmeye geçilir.
Denetim sekmesi
Bu ekranda satıcının ticari bilgileri yer almaktadır.

ŞEKİL IV.5.3.1-3 - Denetim bilgileri ekranı

199
Özellikle kısmında yer alan vergi dairesi, vergi numarası, ticari
sicil no gibi bilgiler satıcı tanımlaması açısından oldukça önemlidir. Zira
bu bilgiler kanuni açıdan firmaları tanımlayan ve herbir firma için özel
olan bilgilerdir. Türkiye için ‘Vergi Dairesi’ ve ‘Vergi Numarası2’ bilgileri
bu ayrıştırmayı sağlar. Sistem bu iki alanda girilen bilgilere bakarak
mükerrer satıcı tanımlanmasına engel olur. Aynı isimli, aynı adrese sahip
veya aynı telefon numarasını kullanan farklı satıcılar olabilir. Dolayısı ile
bu alanların aynı olması mükerrer satıcı anlamına gelmez. Ancak vergi
dairesi ve vergi numarası aynı olan iki ayrı satıcı (Türkiye Cumhuriyeti
kanunlarına göre) olamaz. Dolayısı ile bu kısımda yer alan bilgilerin
düzgün ve eksiksiz bir şekilde doldurulması sistem açısından oldukça
önemlidir.
 kısmında yer alan veri alanlarının ismi uyarlama ile
değiştirilebilmektedir. Herhangi bir uyarlama yapılmamış sistemde bu
alanların isimleri Referans 1,2,3,4 şeklinde gelir. Dolayısı ile sizin
çalıştığınız sistemde bu veri alanlarının tanımı farklı olabilir.

 Sistemde mükerrer satıcı kaydının açılması engellemek isteniyorsa

vergi dairesi ve vergi numarası alanları zorunlu giriş olarak
tanımlanmalı ve sistemde mükerrer satıcı kontrolü özelliği uyarlama ile
aktif hale getirilmelidir. Bu uyarlamalar FI modülü sorumluluğunda
olduğu için bu kitapta anlatılmamıştır.

İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki butonuna basılarak

bir sonraki sekmeye geçilir.
Ödeme işlemleri (banka verileri) sekmesi
Bu ekranda satıcının banka bilgileri girilebilir. İlgili satıcıya ödeme
yapılacağı zaman bu sekmede yer alan banka ve hesap bilgileri kullanılır.

ŞEKİL IV.5.3.1-4 - Banka verileri ekranı

200
Satıcıya ait olan birden fazla banka hesabı ödeme işlemlerinde
kullanılabileceği için bu ekranda banka bilgileri liste şeklinde yer
almaktadır. Banka bilgileri ülke kodu, banka anahtarı, hesap numarası
gibi ayrı ayrı veri alanlarına girilebileceği gibi ekranın altında yer alan
butonuna basılarak IBAN kodu şeklinde de girilebilmektedir.
Bu sekmede giriş yapılması zorunlu değildir. Ekranın üzerindeki
butonuna basılarak bir sonraki sekmeye geçilir.
Hesap yönetimi muhasebe sekmesi
Bu ekranda satıcının muhasebe ile ilgili bazı bilgileri girilir.

ŞEKİL IV.5.3.1-5 - Hesap yönetimi ekranı

Bu ekranda yer alan Mtb.hesabı (mutabakat hesabı) alanı satıcının takip

edileceği muhasebe hesabı bilgisidir. Sistemde tanımlı olan mutabakat
hesapları arama yardımı (F4) kullanılarak listelenip uygun olan değer bu
alana girilmelidir.
Sıralama anahtarı alanı ise satıcı için muhasebe belgelerinde kullanılacak
sıralama anahtarını belirler. Sistemde tanımlı olan sıralama anahtarları
arama yardımı (F4) kullanılarak listelenip uygun olan değer bu alana
girilmelidir.

201
İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki butonuna basılarak
bir sonraki sekmeye geçilir.
Ödeme işlemleri muhasebe sekmesi
Bu ekranda satıcıya ait olan muhasebe/ödemeye ait olan bilgiler yer
almaktadır.

ŞEKİL IV.5.3.1-6 - Ödeme bilgileri ekranı

Ödeme koşulu alanına satıcıya yapılacak olan ödemeler için varsayılan

ödeme tipi girilir. Ödeme koşulları bilgisi FI modülü tarafından
uyarlanmaktadır. Sistemde tanımlı olan ödeme koşulları arama yardımı
(F4) ile listelenip satıcı ile anlaşılan ödeme koşulu bilgisi buraya girilir.
Çift Fatura knt (mükerrer fatura kontrolü) alanına tık atılmak suretiyle
sistemin aynı satıcıdan gelen faturaların mükerrer olarak girilmesine
yönelik kontrol yapması sağlanır. Bu kontrol oldukça önemlidir.
 Satıcıdan gelen faturaların sisteme girişi ekranında ‘referans’ alanı yer
almaktadır. Bu alana satıcıdan alınan fatura belgesinin üzerindeki
matbu fatura numarası girilir. Yukarıdaki tık atıldığı zaman sistem bu
alana girilen bilgiyi kontrol ederek herhangi bir şekilde aynı fatura
numarası tekrar girildiğinde hata mesajı verir.

İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki butonuna basılarak

bir sonraki sekmeye geçilir.

202
İlgili kişi sekmesi
Bu ekranda satıcıda çalışan ve satınalma işlemlerinde kontak noktanız
olan kişilere ait bilgiler girilebilmektedir.

ŞEKİL IV.5.3.1-7 - İlgili kişi ekranı

İlgili kişilerin adı, soyadı, görevi(unvanı), telefon numarası, e-mail adresi

gibi bilgiler bu ekrandan girilebilmektedir. Özellikle çalışan ve/veya şube
sayısı çok fazla olan firmalar için kiminle ya da kimlerle kontak
kurulduğu/kurulması gerektiği bilgileri önem arz etmektedir. İlgili kişi
listesinden satır seçilip ekranın üzerinde yer alan butonuna
basıldığı zaman ilgili kişiye ait daha detay bilgilerin girilebileceği
aşağıdaki veri ekranı açılmaktadır.

203
 ŞEKİL IV.5.3.1-8 - İlgili kişi detay ekranı

Açılan bu ekranda ilgili kişinin doğum gününden, oda numarasına kadar

bir sürü ek bilgi girilebilmektedir. Bu ekrandan ‘geriye’ butonuna
basılarak bir önceki ekrana dönülür.
Ekranın üzerindeki butonuna basılarak bir sonraki sekmeye geçilir.

204
Muhatap işlevleri sekmesi
Bu ekranda satıcıya ait olan muhatap rolleri ve bu rollere ait muhatap
bilgileri girilmektedir.

ŞEKİL IV.5.3.1-9 - Muhatap işlevleri ekranı

Özellikle aynı holding bünyesinde çalışan firmalar için kullanılan
muhatap rolleri ve bu rollerin ne zaman gerekli olduğunu bir örnekle
açıklamaya çalışalım.
AKTAŞLAR Holding bünyesinde Aktaşlar Nakliyat A.Ş., Aktaşlar Demir
Çelik A.Ş. ve Aktaşlar Beton A.Ş. şirketleri yer almaktadır. İşletmeniz
Aktaşlar Demir Çelik A.Ş.’den çelik almak istiyorsunuz. Aktaşlar A.Ş.
çeliği kendilerinin sattığını ancak ürün teslimatını Aktaşlar Nakliyat A.Ş.
nin yapacaüını söylüyor. Kanuni olarak üç ayrı firma olan bu üç işletme
için SAP-ERP sistemi üzerinde üç ayrı satıcı ana verisi vardır. Aynı
holding altında yer almasına rağmen kanunen her birisi kendi
sorumluluğu olan firmalardır ve bu firmaların vergi numaraları, vergi
daireleri ve ticari sicil numaraları ayrı ayrıdır. Aktaşlar Demir Çelik A.Ş.
için tanımlanmış olan satıcı ana verisinde muhatap rolleri şu şekilde
tanımlanmıştır.
Siparişi Alan: Aktaşlar Demir Çelik A.Ş.
Malı Teslim Eden: Aktaşlar Nakliyat A.Ş
Faturayı Düzenleyen: Aktaşlar Demir Çelik A.Ş.
Görüldüğü gibi Aktaşlar Demir Çelik A.Ş. için malı teslim eden firma
(muhatap) Aktaşlar Nakliyat A.Ş olmaktadır. Bu örnekte de görüldüğü
gibi sistemde tanımlanmış iki firma yaptığı iş ortaklığına bağlı olmak
kaydı ile muhatap olarak birbirine bağlanabilirler.

205
  SAP-ERP sistemde zorunlu olarak kullanılması gereken muhatap
rolleri burada liste olarak gelir ve bu zorunlu muhataplara satıcının
kendi kodu varsayılan değer olarak atanır. Sistemde kullanılacak olan
muhatap rolleri ve bunların uyarlanması FI modülü sorumluluğundadır.
Bu uyarlamaların detayları için FI modülü ile ilgili kaynaklara
bakılmalıdır.

İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki butonuna basılarak

bir sonraki sekmeye geçilir.
Satınalma verileri sekmesi
Bu ekranda satıcıya ait olan satınalma bilgileri yer alır. Satıcı ana
verisinde satınalma bilgileri ‘satınalma organizasyonu’ düzeyinde
tutulmaktadır. Yani bu ekranda tanımlanan bilgiler her bir satınalma
organizasyonu için ayrı ayrı tanımlanmalıdır.

ŞEKİL IV.5.3.1-10 - Satınalma verileri ekranı

206
Satınalma bilgileri ekranında yer alan SAS para birimi, ödeme önkoşulu,
vb. bilgiler satıcı için yaratılan satınalma siparişi ve sözleşme belgelerine
varsayılan değer olarak aktarılır.
MG tml.fatura kntr. (Mal girişi temelinde fatura kontrolü) alanı satıcı ana
verisinden satınalma siparişine aktarılan bir bilgidir. Eğer bu alan
tıklanmış ise sistem ilgili satınalma siparişi için yapılan mal girişi miktarı
ile yine aynı satınalma siparişi için kesilen fatura miktarını kontrol eder.
Eğer mal girişi miktarından fazla bir miktar için fatura kesilmişse bu
faturanın girişine engel olur. (Bu tıkın kullanımı VI.4.1.4 kısmında
açıklanan satınalma siparişi kalem bilgileri faturalama sekmesinde detaylı
bir şekilde açıklanmıştır.)
Satıcı ana verisinde ilgili sekmelere veriler girilip en son sekmeye
ulaştıktan sonra ekranın üzerindeki butonuna basıldığında veya
klavyede ‘enter’ tuşuna basıldığında sistem son sekmeye ulaşıldığını ve
satıcı bilgisinin kaydedilmesi gerektiğini gösteren aşağıdaki mesaj
ekranını açar.

ŞEKİL IV.5.3.1-11 - Satıcı ana verisi kaydetme ekranı

Bu ekranda ‘evet’ seçilerek satıcı ana verisi sistemde tanımlanmış olur.

Satıcı ana verisi değiştirme/görüntüleme işlemi
Sistemde önceden tanımlanmış olan bir satıcı ana verisi değiştirilmek
istendiğinde ‘XK02-Satıcı değiştir’ ve görüntülenmek istendiğinde
‘XK03-Satıcı Görüntüle’ işlem kodu kullanılır. Görüntüleme modunda
tüm veri alanları sadece görüntülenebilirken değiştirme modunda veri
alanları değiştirilebilir olarak gelir.
XK02 ya da XK03 işlem kodu seçildiğinde sistem aşağıdaki giriş ekranını
açar.

207
 ŞEKİL IV.5.3.2-1 - Satıcı görüntüleme giriş ekranı

Bu ekranın üst tarafında görüntülenmek istenen satıcının kodu ve bu

satıcıya ait organizasyon bilgilerinin girildiği kısım vardır. Sistemde
mevcut olan satıcılara ait satıcı kodunun bulunması için arama yardımı
(F4) kullanılabilir.
Ekranın alt kısmından ise satıcı ana verisinde yer alan sekmeler gruplar
halinde yer alır. Görüntülenmek istenen sekme(ler) ilgili sekmenin yan
tarafındaki kutucuk tıklanarak seçilir. Veri sekmelerinin gruplaması
organizasyon düzeyine bağlı olarak yapılmıştır. kısmında yer
alan sekmeler herhangi bir organizasyon düzeyine bağlı değildir.
kısmında yer alan sekmeler şirket koduna
kısmında yer alan sekmeler ise satınalma organizasyonuna bağlı verileri
içermektedir.
 Bu ekranda eğer organizasyon düzeyine bağlı bir sekme tıklanmışsa
ekranın üst kısmında yer alan ilgili organizasyon bilgisi girilmelidir.

208
 Örneği şirket kodu kısmından bir sekme tıklanmışsa ekranın üstündeki
şirket kodu bilgisi girilmelidir.
İlgili bilgiler girildikten sonra ‘enter’ tuşuna basılır. Sistem satıcıya ait
olan ve satıcı yaratma kısmında detayları anlatılmış olan veri sekmelerini
sırasıyla açmaya başlar. (Burada tüm sekmeler değil sadece giriş
ekranında tıklanan sekmeler sırasıyla gelir.)
IV.5.4. Satıcı ana verisi uyarlamaları
Satıcı ana verisi için yapılacak uyarlamalar FI (Muhasebe) modülü
sorumluluğunda oluğu için bu uyarlamalardan bu kitapta detaylı olarak
bahsedilmeyecektir. Satıcı ana verisi uyarlamaları kapsamında aşağıdaki
uyarlamalar yapılmaktadır.
- Satıcılar için hesap gruplarının belirlenmesi ve hesap grubu
uyarlamaları,
- Satıcı ana verileri için numara aralıklarının tanımlanması,
- Satıcı ana verileri için alan seçim durumunun belirlenmesi,
- Satıcı ana verileri için ekran sıralarının belirlenmesi,
- Satıcılar için muhatap rollerinin tanımlanması ve muhatap işlevleri
uyarlamaları,
Satıcı ana verisi uyarlamalarına aşağıdaki uyarlama adımından gidilir.

209
 ŞEKİL IV.5.4 -1 - Satıcı ana verisi uyarlama adımı

IV.5.5. Arızi satıcı kavramı

Satıcı ana verisi tanımlanmasının amacı malzeme/hizmet alımı yapılan
firmaların sistem üzerinden etkin bir şekilde takibinin sağlanmasıdır.
Satıcı ana verisi tanımlanmış satıcılar için sistem üzerinde satınalma ve
muhasebe işlemleri detaylı bir şekilde takip edilebilmekte ve bu iş
süreçleri ile ilgili detaylı rapor ve analizler alınabilmektedir. Bununla
birlikte nadir yapılan alımlar veya sıklıkla alım yapılsa bile alımın
kapsamından dolayı satıcının önemli olmadığı satınalma işlemleri için
bazı satıcıların SAP-ERP sisteminde satıcı ana verisi olarak tanımlanması
istenmeyebilir. Örneğin, şirketinizi ziyarete gelen konuklara verilmek
üzere pazarlama müdürlüğünüz hediyelik eşyalar satın almaktadır.
Hediyeli eşyalar her defasında (gelen ziyaretçiye uygun olarak) farklı
satıcılardan alınıyor. Bu alımları sisteme yansıtmak için alım yapılan her
satıcının sisteme tanımlanması gereksiz olacaktır. Zira bu alımların
yapıldığı firmaların sistemde satıcı ana verisi olarak yaratılıp detaylı bir
şekilde takip edilmesine gerek yoktur.

210
İşte bu gibi durumlarda kullanılmak üzere SAP-ERP sisteminde arızi (tek
seferlik) satıcı kavramı geliştirilmiştir. Sistem üzerinde bir tane arızi (tek
seferlik) satıcı ana verisi tanımlanır. Bu satıcı ana verisi tanımlanırken
hesap grubunun arızi satıcı olmasına dikkat edilir. Arızi satıcı ana verisi
yaratılırken sistem bu satıcı ana verisini için minimum bilgi girişi ister.
Satınalma siparişi yaratılırken satıcı alanına sistemde tanımlanmış olan bu
arızi satıcı kodu girildiğinde sistem otomatik olarak alım yapılan satıcının
adını ve adresini gireceğimiz ekranı açar (normal satıcılarda bu bilgiyi
satıcı anaverisinden devraldığı için bu ekranı açmamaktadır). İlgili
satınalma siparişi kaydedildiğinde bu sipariş üzerinde satıcı tanımı ve
adres bilgileri de ayrıca kaydedilir. Benzer şekildeki alımlar için aynı arızi
satıcı kodu ve farklı tanım/adres bilgisi girilerek satınalma işlemi
gerçekleştirilir. Faturalama işlemelerinde de sistem arızi satıcı bilgisini
dikkate alıp satıcı ile ilgili faturalamaya ilişkin bilgileri girmenizi
isteyecektir.
 İşletmelerin ana iş alanında olmayan malzeme alımlarında, mutemetler
tarafından rutin alımlar dışında yapılan alımlarda ve çok nadir olarak
yapılan (bir defalık) alımlarda arızi satıcı kullanılması uygun olan
yöntemdir.

211
IV.6. Servis (Hizmet) Ana Verisi
IV.6.1. Servis ana verisi nedir?
Firmalar işlerini yürütebilmek için sadece malzemeye değil çeşitli
hizmetlere de ihtiyaç duymaktadırlar. Örneğin, çalışanların ulaşımını
sağlamak için ulaştırma hizmetine, öğle yemeği ihtiyacını karşılamak için
hazır yemek hizmetine, işletmenin temizliğinin sağlanması için temizlik
hizmetine ve işletmede kullanılan cihazların bakım/onarımları için
bakım/onarım hizmetlerine ihtiyaç vardır.
İşletme tarafından alımı yapılan bu gibi hizmetlerin SAP-ERP sistemi
üzerinde takip edilmesi ve raporlanması amacıyla servis (hizmet) ana
verisi tanımlanmalıdır. Servis ana verisi, alınacak her bir hizmet tipi için
ilgili hizmete ait genel bilgilerin tutulduğu bir ana veridir.
IV.6.2. Servis ana verisi ekranları
SAP-ERP sisteminde servis ana verilerine aşağıdaki menü adımından
ulaşılır. Servis ana verisinin tanımlanması, değiştirilmesi, görüntülenmesi
ve silinmesi aynı işlem adımından (AC03-Servis ana verileri)
gerçekleştirilmektedir.

ŞEKİL IV.6.2-1 - Servis ana verisi menü adımı

212
İlgili menü adımı seçildiğinde sistem servis ana verileri için aşağıdaki
ekranı açar.

ŞEKİL IV.6.2-2 - Servis ana verisi ekranı

Ekranın sol tarafında daha önceden sistemde tanımlı olan servis ana
verileri liste olarak gelir. İşletmeler tarafından kullanılan servis ana verisi
sayısı (genellikle) az olduğundan bunların tamamı ilk açılışta liste olarak
getirilir.
Ekranın ilk açılışında sağ taraftaki kısımda herhangi bir bilgi yer almaz.
Eğer soldaki listeden herhangi bir servis satırı çift tıklanırak seçilirse
ekranın sağ tarafında seçilen servise ait detay bilgiler görüntü olarak gelir.
Ekranın üzerindeki butonuna basılarak görüntüleme modundan
değişiklik moduna ya da değişiklik modundan görüntüleme moduna
geçilebilir.

213
SAP-ERP sistemine yeni bir servis ana verisi tanımlanmak için ekranın
üzerindeki ‘yarat’ butonuna basılmalıdır. Bu butona basıldığında sistem
aşağıdaki şekilde yeni servis tanımlama ekranını açar.

ŞEKİL IV.6.2-3 - Servis ana verisi tanımlama ekranı

Yeni servis tanımlama ekranında servis numarası alanında ‘%_1’

yazmaktadır. Bunun anlamı yeni yaratılacak servis numarasını sistemin
kaydetme işlemi ile birlikte vereceğidir. Hemen servis numarası alanının
yanında yer alan servis tanımı alanına ilgili servis için tanım girilmelidir.
Temel Ölçü birimi alanına servis için ölçü birimi bilgisi girilir. Servis
alımları için ölçü birimi olarak genellikle zamana bağlı değerler girilir.
Örneğin gün, ay, yıl veya adam/yıl gibi ölçü birimleri kullanılır. Uygun
ölçü birimi arama yardımı kullanılarak (F4) seçilmelidir.
kısmında yer alan Mal grubu alanına servis için kullanılacak
mal grubu bilgisi girilir. Servisler için satınalma işlemlerinde kullanılmak
üzere mal grubu ataması yapılmalıdır. Servisler malzeme olmamasına
rağmen bu gruplama onay işlemleri ve raporlamalarda kullanılmaktadır.

214
Genellikle firmalar tanımı ‘Servis’ olan bir tane mal grubu tanımlayıp bu
grubu servis ana verisine atarlar.
Masraf yeri alanına ilgili servisin maliyetinin yansıtılacağı (öngörülen)
masraf yeri girilir. Bu masraf yeri satınalma belgelerine varsayılan değer
olarak kopyalanır.
Ekranın en altındaki kısmında ise kullanıcı veri alanları yer
alır. Bu veri alanları işletmenin ihtiyacına göre uyarlanabilmektedir
(tanımı ve özellikleri değiştirilebilmektedir).
 Servis ana verilerinde fazla bir veri alanı olmadığı için diğer ana
verilerde olduğu gibi veri sekmeleri yer almamaktadır. Onun yerine
ekran üzerine konulmuş olan butonlarla veri alanları açılıp
kapatılabilmektedir. Örneğin ekran üzerindeki butonuna
basıldığında ilgili veri alanları ekrana gelir. Açık olan bir veri kümesi
yine aynı butona basılmak suretiyle ekran üzerinden kaldırılabilir.
İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna
basılarak servis bilgileri kaydedilir. Sistem, yeni tanımlanan servis
bilgisini de sol tarafta yer alan servis listesine ekler.
Sistemde tanımlı olan bir servis ana verisinin silinmesi için ilgili servis
satırı ekranın sol tarafında yer alan listeden seçildikten sonra ekranın üst
tarafındaki ‘silme’ butonuna basılır. Sistem silme işlemi için
doğrulama ekranını açar. Kullanıcı bu ekranda ‘evet’ seçeneğini tıklarsa
ilgili servis ana verisi sistemden silinmiş olur.
 Tanımlı olan bir servis ana verisi silineceği zaman ilgili servis ana
verisi için açık bir satınalma işlemi olup olmadığı sistem tarafından
kontrol edilmez. Dolayısı ile bu bilgi kullanıcı tarafından kontrol
edilmelidir.
Uygulama: Sisteme tanımı ‘Ulaştırma hizmeti’ olacak şekilde yeni bir
servis ana verisi tanımlayınız. Tanımladığınız veri için ölçü birimini ‘AY’
ve mal grubunu ‘SERVİS’ olarak seçiniz.

215
IV.6.3. Servis ana verisi uyarlamaları
Servis ana verisi kapsamında yapılan uyarlamalara aşağıdaki uyarlama
adımından gidilir.

ŞEKİL IV.6.3-1 - Servis ana verisi uyarlama adımı

Numara aralıklarının tanımlanması

Servis ana verilerinin sistemde nasıl numaralandırılacağının belirlendiği
adımdır. Yukarıdaki uyarlama menüsünden adımı çift
tıklandığında numara aralığı uyarlaması ekranı açılır. Numara
aralıklarının tanımlanması diğer ana verilerde yapılan numara aralığı
uyarlamaları ile aynı şekilde yapılır. (Detayı için malzeme ana verisi ya
da satınalma talebi numara aralığı tanımlama adımları incelenebilir).
Kullanıcı tanımlı alanların bakımı
Servis ana verisi üzerinde yer alan kullanıcı tanımlı alanlar için (servis
ana verisi ekranının en altında yer alan dört tane veri alanı) tanım ve

216
değer atamasının yapılmasını sağlayan uyarlama adımıdır. Bu işleme
yukarıdaki uyarlama kısmından adımı ile ulaşılır. Bu
uyarlama adımı çift tıklandığı zaman aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL IV.6.3-3 - Servis ana verisi kullanıcı alanları adımı

217
Bu uyarlama ekranının en alt kısmında kullanıcı veri alanları için
uyarlama kısmı yer almaktadır. Veri alanları için kullanılacak tanımlar
ilgili veri alanının karşısına girilerek ilgili uyarlama yapılır.
Uygulama: Servis ana verisindeki kullanıcı tanımlı veri alanlarını
sırasıyla AMAÇ, SERTİFİKA NO, AÇIKLAMA ve EAN KODU olarak
değiştiriniz. Bu değişikliği yaptıktan sonra servis ana verisi ekranına
girerek ilgili alanların ekranda nasıl değiştiğine bakınız.

218
V. Stok Yönetimi
Stok yönetimi için “malzeme miktarlarını ve bu miktarlarda meydana
gelen değişmeleri takip eden alt modül” tanımlaması kullanılmaktadır.
Malzemeler için stok hareketlerinin yapılması, malzeme hareketleri
sonucunda oluşan stok miktarlarının takip edilmesi, malzeme
hareketlerinin önceden planlanması (rezervasyonlar) ve malzeme
stoklarının belirli dönemlerde sayılarak doğrulanması (envanter sayımı)
işlemleri stok yönetimi kapsamında ele alınmaktadır. SAP-ERP sistemi
stok yönetimi işlemlerinin kapsamı aşağıdaki şekilde özetlenebilir.

ŞEKİL V – 1 - Stok yönetimine genel bakış

SAP-ERP sistemi üzerinde malzemelere ait stok miktarları stok türü ve

özel stok türü bazında tutulmaktadır. Stok yönetimi işlemlerini
açıklamadan önce bu iki kavramın açıklanması uygun olacaktır.

219
V.1. Stok Türü ve Özel Stok Türü
V.1.1. Stok türü
SAP-ERP sisteminde malzemeye ait stok miktarları stok türleri bazında
ayrı ayrı tutulmaktadır. Stok türü, malzemenin durumunu göstermek
amacıyla kullanılır. Bir malzemeden ne kadar stok olduğunu bilmenin
yanında; bu miktarın ne kadarının kullanılabilir, ne kadarının
kullanılamaz, ne kadarının da kullanılmadan önce kontrol edilmesi
gerektiğini bilmek de önemlidir. Bunu bir örnekle açıklayalım.
İşletme depolarınızda toplam 20 adet elektrikli süpürge motoru var. Bu
motorlardan 10 tanesi kullanılabilir durumda ve çalışmasında bir sıkıntı
yok. 3 tanesi deponuzda duruyor ama alışır durumda değil (arızalı olduğu
tespit edildi). 7 tanesi ise tedarikçi firmadan yeni alındı ve henüz girdi
kontrolleri yapılmadı yani çalışıp çalışmadıkları bilinmiyor (kontrol
bekler durumunda). Eğer siz elinizdeki malzeme miktarlarının bu
durumlarını dikkate almadan toplam 20 tane elektrikli süpürge motoru var
diye 20 tane elektrikli süpürge üretmeye çalışırsanız hata yapmış
olursunuz. Toplamda elinizde 20 tane elektrikli süpürge motoru olmasına
rağmen şu anda sadece 10 tanesinin çalışır durumda olduğundan
eminsiniz.
Bu örnekten de anlaşılacağı gibi, malzeme miktarı ile birlikte malzeme
durumlarının da ayrı takip edilebilmesi oldukça önemlidir ve bu ihtiyacı
karşılamak için SAP-ERP sisteminde ‘stok türü’ kavramı geliştirilmiştir.
SAP-ERP sisteminde tanımlı olan dört ayrı stok türü vardır. Sistemde
tanımlı olan stok türleri ve kullanım amaçları şu şekilde açıklanabilir:
V.1.1.1 Tahditsiz kullanılabilir stok
Kullanılabilir (çalışır) durumda olan malzemeler bu stok türü altında yer
alırlar. Yukarıdaki örnekte yer alan elektrikli süpürge motorlarından
kullanılabilir durumdaki 10 tanesi bu stok türünde yer almalıdır.
Tahditsiz kullanılabilir stok türü altındaki malzemeler için sistem
açısından bir kısıtlama söz konusu değildir. Bu malzemeler için istenen
stok hareketleri yapılabilir. Bu stok türü altındaki malzemeler üretim,
bakım/onarım, satış, vb. işlemler için kullanılabilir miktar kapsamında
değerlendirilir.
V.1.1.2 Kalite kontrol stoku
Kullanılmadan önce kontrolü yapılması gerekli olan malzeme miktarları
bu stok türü altında yer alır. Yukarıdaki örnekte tedarikçiden alınan ve

220
kontrolü tamamlanmamış olan 7 adet elektrikli süpürge motoru bu
kapsamdadır.
Bu stok türü altındaki malzemeler için öncelikle kalite kontrol işlemleri
yapılmalıdır. Bu kontrol işleminin sonucuna göre malzemeler
(kullanılabilir olduğu kararı verilirse) ‘tahditsiz kullanılabilir’ stok türüne
aktarılmalıdır. Bu stok türü altındaki malzemelerin kullanımına sistem
tarafından kısıt konulmuştur. Bu stok türü altındaki malzemeler (eğer stok
yönetimi uyarlamaları değiştirilmezse) üretim, bakım/onarım, satış, vb.
işlemler için kullanılabilir miktar olarak görülmez.
V.1.1.3 Bloke stok
Kırılma, bozulma, tahrip olma, vb. sebeplerle kullanılması mümkün
olmayan malzeme miktarları bu stok türü altında yer alır. Yukarıdaki
örnekte bozuk olan 3 tane elektrikli süpürge motoru bu stok türü altında
yer almalıdır. Bloke stok türü altında yer alan malzemeler ya gerekli
düzeltmeler yapılıp kullanılabilir duruma getirilerek ‘tahditsiz
kullanılabilir’ stok türüne aktarılırlar ya da hurdaya ayrılarak sistemden
çıkarılırlar. Bu stok türü altındaki malzemelerin stok hareketleri sistem
tarafından kısıtlanmış olup üretim, bakım/onarım, satış, vb. işlemler için
kullanılabilir miktar olarak görülmez.
V.1.1.4 Tahditli kullanılabilir stok
Sistem üzerinde tanımlı olan bu stok türü sadece lot takipli malzemeler
için kullanılmaktadır. Son kullanım tarihi yaklaşan (ancak dolmayan) lot
numaraları ‘tahditli kullanılabilir’ stok türü altına alınırlar. Bu stok türü
altındaki malzemelerin belirli amaçlar için kullanılmasına izin
verilmesine rağmen (deneme üretimi, test, tatbikat, vb.) belirli amaçlar
içinse kullanımına izin verilmemektedir. Stok türünün ismi de bu sebeple
tahditli (yani sınırlı) kullanılabilir stok olmuştur.
 Bir malzemenin sistemde aynı anda tüm stok türleri altında miktarları
bulunabilir. Yukarıdaki elektrik süpürgesi motoru buna bir örnektir.

 SAP-ERP sisteminde tanımlı olarak gelen bu dört stok türü haricinde

sisteme yeni bir stok türü eklenmesi veya bu stok türlerinden herhangi
birisinin sistemden kaldırılması mümkün değildir. Bu stok türlerinin
kullanımları ve bazı özellikleri ile ilgili çeşitli uyarlamalar
yapılabilmektedir.

221
V.1.2. Özel stok türleri
Sistem üzerinde tutulan stok miktarları ile ilgili bir diğer kavramda “özel
stok türü” kavramıdır. Özel stok türleri malzemelerin aidiyet/tahsis
durumlarını göstermek ve malzeme miktarlarının aidiyet/tahsis durumuna
göre ayrı ayrı takip edilebilmesini sağlamak amacıyla kullanılmaktadır.
Özel stok türlerinin kullanılıp kullanılmayacağı firmanın bulunduğu
sektöre ve iş süreçlerine bağlı olarak değişmektedir. Bazı işletmeler özel
stok türlerinin kullanımına hiç ihtiyaç duymazken bazı işletmeler içinse
bir hatta birkaç özel stok türünü kullanmak zorunluluk arzetmektedir.
Özel stok türü altında tutulan stok miktarları tahsis edildiği ‘Özel Stok
Nesnesi’ ile birlikte tutulur. Özel stok türlerini göstermek üzere sistem
üzerinde tek karakterli ‘özel stok göstergesi’ alanı mevcuttur. Sistem
üzerinde yer alan özel stok türleri ve kullanımları aşağıda açıklanmıştır.
V.1.2.1 Proje stoku (Q)
Belirli bir projede kullanılmak üzere stoklanan malzemelerin ilgili
projeye tahsis edilmesini ve ilgili proje kodu ile birlikte tutulmasını
sağlamak amacıyla kullanılan özel stok türüdür.
Özellikle proje bazında iş yapan firmalar tarafından bu stok türü
kullanılmaktadır. Bir projeye tahsisi edilmiş olan proje stoku SAP-ERP
sisteminde o projenin kodu (PYP kodu) ile birlikte tutulur. Bu özel stok
türünün özel stok göstergesi ‘Q’ harfidir.
Bu özel stok türü altındaki stok miktarı sadece tahsis edildiği proje
tarafından kullanılabilir. Başka bir proje tarafından veya proje bağımsız
olarak kullanımına sistem izin vermez. Bu stok tahsis edildiği proje
dışında kullanılacaksa öncelikle bu tahsis durumunun kaldırılması gerekir
(Eğer başka bir projede kullanılacaksa yeni tahsis edildiği projeye
aktarılması veya proje bağımsız olarak kullanılacaksa özel stok tahsisinin
kaldırılarak şirketin tahditsiz kullanılabilir stokuna aktarılması gerekir).
Sistem üzerinde bir malzemeye ait (aynı anda) birden fazla projeye tahsis
edilmiş miktar olabileceği gibi hem projelere tahsis edilen hem de
projelere tahsis edilmeyen miktarlar da olabilir. Bu miktarların her birisi
birbirinden ayrı olarak takip edilir. Dolayısı ile bir malzeme için aşağıdaki
şekilde bir stok listesi olabilir.

222
 ŞEKİL V.1.2.1 -1 - Proje stoku listesi

Burada görüldüğü gibi aynı malzemeden hem projeye atanmamış

miktarlar bulunmakta hem de değişik projelere ayrı ayrı tahsis edilmiş
miktarlar bulunmaktadır.
 Proje stoku işlemleri ‘PS-Proje Sistemi’ modülü ile entegre olarak
çalışmaktadır. İlgili projelerin tanımlanması, PYP kırınımlarının
oluşturulması, proje için özel stok takibi yapılıp yapılamayacağı
kararının verilmesi, vb. tanımlamalar PS modülü tarafından yapılır. PS
modülü tarafından proje tanımlanmadığı veya proje tanımlanmasına
rağmen proje stoku kullanılabileceğine yönelik bilgi girişi yapılmadığı
müddetçe sistem üzerinde proje stoku kullanılamaz.
V.1.2.2. Müşteri sipariş stoku(E)
Özellikle sipariş üzerine üretim yapan firmalar için üretilen malzemelerin
ilgili müşteri siparişi bazında tutulması önemlidir. Malzemenin müşteri
siparişi numarası bazında stoklanması demek malzemenin o müşteri
siparişine tahsis edilmesi demektir. Müşteri sipariş stokunun özel stok
göstergesi ‘E’ harfidir.
Müşteri siparişi bazında tutulan malzeme stokları, sadece ilgili müşteri
siparişi için kullanılabilir. Sipariş üzerine üretim yapan firmalar için hangi
siparişe ne kadar üretim yapıldığı bu stok türü kullanılarak takip edilir.

ŞEKİL V.1.2.2 -1 - Müşteri Sipariş stoku listesi

223
Yukarıdaki örnekte görüldüğü gibi aynı malzemeden değişik müşteri
siparişleri için listedeki miktarlar kadar malzeme stoklarda yer almaktadır.
Sipariş miktarları tamamlandığı zaman bu malzemeler ilgili müşterilere
teslim edilerek sistemden çıkışı yapılacaktır.
 Müşteri sipariş stoku işlemleri ‘SD-Satış Dağıtım’ modülü ile entegre
olarak çalışmaktadır. Müşteri siparişlerinin yaratılması, stok ilişkisinin
kurulması, vb. işlemler SD modülü altında yapılmaktadır.
V.1.2.3. Satıcıya temin edilen malzeme (O)
Şirketinize ait olan ancak tamir edilmek veya fason üretimde kullanılmak
amacıyla satıcılara teslim edilmiş olan malzemeler bu stok türü ile takip
edilir. Bu stok türünün göstergesi ‘O’ harfidir. Satıcıya temin edilen
malzemeler, ilgili ‘satıcı kodu’ ile birlikte tutulurlar. Satıcıya temin edilen
malzemeler şirketinize ait olmasına rağmen işletmenize ait bir yerde değil
ilgili satıcının tesislerinde depolanmaktadır.

ŞEKİL V.1.2.3 -1 - Satıcıya temin edilen malzeme stoku listesi

Yukarıdaki örnekte görülen malzemeden 190 adedi Vendor-B satıcısında

920 adedi ise Vendor-N satıcısında bulunmaktadır (tamir ya da başka
amaçla kendi işletmenizden ilgili satıcılara gönderilmiştir.)
V.1.2.4. Satıcı konsinyesi (K)
Satıcı konsinyesinin ne olduğunu bir örnekle açıklamaya çalışalım.
İşletmeniz tarafından üretimde kullanılan A hammaddesi AAA
satıcısından temin edilmektedir. Bu malzeme üretim hattınızda sürekli

224
bulunması gereken kritik bir malzemedir. AAA firması ile ticari
ilişkileriniz oldukça iyi olduğundan bu firmaya şöyle bir teklif
götürüyorsunuz:
AAA firmasının işletmenize ait olan 0001-Hammadde Depo yerini sanki
kendi depo yeri gibi kullanmasını ve bu depo yerinde de A malzemesini
stoklamasını istiyorsunuz. İşletmenizin ihtiyaç duydukça gerektiği kadar
A malzemesini bu depo yerinden (AAA firmasının izniyle) çekeceğini
belirtiyorsunuz. Her ayın sonunda da o ay içerisinde çekilen toplam A
malzemesinin firma tarafndan tespit edilerek tarafınıza faturalanmasınıve
bu faturaya göre AAA firmasına ödeme yapacağınızı belirtiyorsunuz.
Üretime çekmediğiniz müddetçe bu depo yerinde stoklanan A
malzemesinin AAA firmasına ait olduğunu ve üretimi aksatmamak kaydı
ile dilerse AAA firmasının bu malzemeleri geri çekip başka amaçlarla da
kullanabileceğini belirtiyorsunuz. Ancak AAA firmasının bu depo yerine
eksik miktarda A malzemesi koyması ve bu eksiklikten dolayı da üretimin
aksaması durumunda firmaya ceza keseceğinizi belirtiyorsunuz.
AAA firması bu teklifinizi kabul ediyor ve aranızda bir konsinye
antlaşması imzalıyorsunuz.
İşte bu örnekte olduğu gibi resmi olarak tedarikçi firmaya ait olmasına
rağmen işletmenize ait depolarda stoklanan malzemelere ‘Satıcı Konsinye
Stoku’ denilmektedir. Satıcı konsinye stoku için stok göstergesi ‘K’
harfidir. Satıcı konsinye stoku ilgili satıcı kodu ile birlikte takip edilir.

ŞEKİL V.1.2.4 -1 - Satıcı konsinye stoku listesi

225
Yukarıdaki örnekte görüldüğü gibi 99-1 malzemesinden 800 adet 0001
deposunda 1000 numaralı satıcının konsinye stoku olarak tutulmaktadır.
 Satıcılar genelde konsinye stokla çalışmak istemezler. Eğer konsinye
stokla çalışılırsa şirketinize ait olması gereken stok tutma maliyetlerini
satıcınız üstlenmiş olur. Ayrıca ilgili satıcı tam anlamıyla kendi
kontrolünde olmayan bir depo yerinde malzeme tutmak zorunda
kalmaktadır. Malzemeyi alacak olan firma ilgili satıcı için çok değerli
bir müşteri ise (kıramayacağı) o zaman konsinye antlaşmasını kabul
etmektedirler.

 Satıcı konsinye stoku ile çalışmak, standart satınalma işlemleri dışında

bir iş akışı getirmektedir. Normal satınalma işlemlerinde satınalma
siparişine istinaden malzeme teslimi ve faturalama işlemi yapılırken;
konsinye stok işlemlerinde herhangi bir şekilde sipariş işlemi yoktur.
Ayrıca kesilen fatura siparişe istinaden değil konsinye stoktan tüketilen
malzeme miktarına istinaden kesilir. SAP-ERP sisteminde tüm bu
süreçlerde takip edilebilmektedir.
V.1.2.5. Müşteri konsinyesi (W)
Yukarıda anlatılan satıcı konsinye stokuna benzer mantıktadır. Yalnız
burada roller değişmiştir. Yukarıdaki örnekte satıcı rolünü işletmenizin
üstlenmesi durumunda kullanılacak özel stok türü müşteri konsinye
stokudur. Bu stok türü için Özel Stok Göstergesi ‘W’ harfidir. Müşteri
konsinye stoku ilgili müşteri kodu ile birlikte tutulur.
Sürekli satış yaptığınız en değerli müşterinizin sizden yukarıdakine
benzer bir talebi olduğunu düşünün. Yani müşteriniz kendi bünyesinde bir
depo yerini size tahsis edip ürettiğiniz B malzemesinden belirli bir miktarı
orada stoklamanızı istiyor. Müşteriniz ihtiyaç duydukça ihtiyaç duyduğu
kadar malzemeyi bu depodan çekiyor. Ay sonunda ise çektiği miktar kadar
B malzemesini faturalamanızı istiyor. Her ne kadar malzemenin
bulunduğu yer müşteriye ait olan bir depo yeri olsa da malzemeler (fatura
kesilene kadar) sizin işletmenize ait.

226
 ŞEKİL V.1.2.5 -1 - Müşteri konsinye stoku listesi

Yukarıdaki örnekte görüldüğü gibi R-1130 malzemesinden 100 adet 4200

numaralı ve SM tanımlı müşteride konsinye stok olarak tutulmaktadır.
V.1.2.6. Müşteri stoku (B)
İşletmenizde yapılan üretim veya bakım/onarım işlemlerinde müşteri
tarafından size verilen malzemelerin kullanılması gerekiyorsa bu tip
malzemeler müşteri stoku olarak tutulurlar. Bunu bir örnekle açıklayalım.
CCC müşterisi işletmenizden özel bir makine üretimi yapmasını istedi.
Bu makinenin yapımında kullanılan C malzemesinden elinde fazla
miktarda bulunduğunu ve üretimi yaparken kendisine ait olan bu C
malzemesini de kullanılmanızı ve buna göre bir fiyat vermenizi istedi.
Sizde CCC müşterinize ait olan C malzemesini kullanmak kaydıyla cihaz
için bir fiyat belirlediniz ve müşteri ile 100 adet cihaz için anlaştınız.
Müşteri size elindeki 100 adet C malzemesini gönderdi.
Burada müşteri tarafından size gönderilen 100 adet C malzemesi size ait
olmamasına rağmen depolarınızda duracak ve üretim işleminde
kullanılacak. Ayrıca satıcı konsinyesinden farklı olarak kullandığınız C
malzemeleri içinde herhangi bir ödeme yapmayacaksınız. Zira
kullandığınız C malzemeleri de sizin olmayacak.
İşte bu örnekte olduğu gibi müşterinize ait olup yine müşteri için
kullanılacak olan ve işletme tarafından depolanan malzemeler ‘Müşteri
Stoku’ olarak adlandırılmaktadır. Bu özel stok türü için özel stok

227
göstergesi ‘B’ harfidir. Müşteri stoku ilgili müşteri kodu ile birlikte
tutulur.

ŞEKİL V.1.2.6 -1 - Müşteri stoku listesi

 Müşteri stoku eğer SAP-ERP sisteminde DFPS veya DIMP eklentisi

kurulu ise özel stok türü listesinde yer almaktadır. Standart SAP-ERP
kurulumunda bu özel stok türü yer almaz.

V.1.3. Mal girişi bloke stoku

‘Mal Girişi Bloke Stoku’ stok türü ya da özel stok türü kavramına
girmeyen ancak satınalma işlemlerinde çoğu firma tarafından kullanılan
bir kavramdır.
İşletmeler genellikle satıcılar tarafından teslim edilen malzemelerin girdi
kontrolünü yapmadan bu malzemeleri kabul etmemekte ancak girdi
kontrolü sonucunda eğer malzemeler uygun görülürse kendi stoklarına
dâhil etmektedir. Bazı malzemeler için girdi kontrolü çok kısa zamanda
yapılsa bile bazı malzemeler için birkaç gün veya birkaç hafta
sürebilmektedir. Bu durumda, satıcı teslim ettiği malzemelerin resmi
olarak teslim alınmasını istemektedir. Firma ise malzemeleri kontrol edip
olumlu sonuç almadan firma stoku olarak teslim almak istememektedir.
SAP-ERP sisteminde bu duruma çözüm olarak ‘Mal Girişi Bloke Stoku’
kavramı geliştirilmiştir. Satıcı tarafından teslim edilen malzemeler
öncelikle satınalma siparişine istinaden mal girişi bloke stokuna alınırlar.
Bu tip malzemeler ‘Mal Girişi Bloke Stoku’ altında görünürler. Sistem
resmi olarak bu stokları henüz firmanıza ait depo stoku olarak kaydetmez
(yani bu işlem sonucunda muhasebesel anlamda bir kayıt atılmaz).
Dolayısı ile bu malzemeler firmanız tarafından teslim alınmış olarak
görünmelerine rağmen halen (muhasebesel anlamda) firmanızın malı
olmamışlardır. Bu stok türü altına malzemeler alındığı zaman hem

228
satıcının istediği şekilde malzeme teslim alınmış hem de firmanın istediği
şekilde muayenesi bitmeden (resmi anlamda) firmanın malı haline
gelmemiş olur.

ŞEKİL V.1.3 -1 - Mal girişi bloke stoku

Mal girişi bloke stokuna alınan malzemeler firmanın malı olmadığı için
sistem üzerinde depo yeri bazında tutulmazlar. İlgili üretim yerinin altında
(sanal kabul noktasında) yer alırlar.
Mal girişi bloke stokunda bekleyen malzemelerin muayene kabul
işlemleri bittikten sonra eğer firma tarafından kabul edilmişlerse MG
Bloke Stoktan firmanın gerçek stoklarına aktarılırlar. Bu aktarma işlemi
ile malzemeler artık (muhasebesel anlamda) firmanın stoku haline gelmiş
olur. Eğer kabul edilmezlerse bu stoktan tekrar satıcıya iade edilirler.
 Mal Girişi Bloke stokuna girişi yapılmış olan bir Satınalma Siparişi
için (eğer MG temelinde Fatura Girişi kullanılıyorsa) sistem fatura
girişi yapılmasına izin vermez. Zira malzeme henüz muhasebesel
anlamda firma tarafından teslim alınmamıştır.

 MG Bloke stokta duran malzemeler henüz firmanın malzemesi

olmadığı için bu malzemeler firmanın kendi malzemesiymiş gibi giriş,
çıkış veya nakil hareketlerini yapamazlar. MG bloke stokundaki
malzemeler için sadece kabul veya satıcıya iade hareketi yapılabilir.

 MG bloke stokuna alınan malzemeler lot ve/veya seri numara takipli

olsalar bile bu giriş esnasında lot/seri numarası sistem tarafından
istenmez. Malzemeler henüz firmanızın malı olmadığından lot ya da
seri numarası girmenin bu aşamada bir anlamı yoktur.

229
V.2. Malzeme Hareketleri
SAP-ERP sisteminde malzemelerin yapabileceği tüm stok hareketleri
‘malzeme hareketleri’ kapsamında ele alınır. Stok yönetimi modülü için
‘malzemelerin yaptığı stok hareketlerini takip eden modül’ dersek yanlış
bir şey söylemiş olmayız. Dolayısı ile malzeme hareketleri stok
yönetiminin temelini teşkil etmektedir.
SAP-ERP sistemindeki malzeme hareketleri aşağıdaki üç ana başlık
altında incelenebilir.
V.2.1 Malzeme giriş hareketleri
İşletmeye ait stok miktarını artıran malzeme hareketlerine ‘Malzeme giriş
hareketleri’ denmektedir. Satınalınan bir malzemenin işletme stoklarına
girilmesi ilk akla gelen malzeme girişi hareketidir. Ancak şirket stoklarını
artıran malzeme girişi hareketleri sadece satınalma için giriş işlemi ile
sınırlı değildir. Üretim yapan bir firma için üretim hattından çıkan ürünün
imalat depolarına alınması işlemi de ilgili mamul için stok miktarını
artıran bir malzeme giriş hareketidir. Benzer şekilde kullanıcıların iade
ettiği malzemelerin stoklara alınması, hibe edilen malzemelerin stoklara
alınması, bakım/onarım işlemleri esnasında herhangi bir cihaz üzerinden
sökülen malzemelerin stoklara alınması, vb. stok hareketleri de bu
kapsamda yapılan malzeme hareketlerine örnek olarak gösterilebilir.
Bir stok hareketinin bu grupta (malzeme girişi) yer alması için gerek ve
yeter şart bu stok hareketi sonucunda işletme için ilgili malzemeye ait
toplam stok miktarında artış meydana gelmesidir.
Malzeme girişi hareketlerinde (eğer malzeme bedel ile takip ediliyorsa ve
hibe/bedelsiz giriş işlemi yapılmıyorsa) sadece işletmeye ait malzeme
toplam stok miktarlarında artış olmaz aynı zamanda şirkete ait olan mal
varlıkların toplam bedelinde de bir artış olur. Yani stok hesaplarında da
girişi yapılan malzemenin giriş bedeli kadar artış meydana gelir.
V.2.2 Malzeme çıkış hareketleri
İşletmeye ait stok miktarını azaltan malzeme hareketlerine ‘Malzeme
çıkış hareketleri’ denmektedir. Üretim yapan bir şirket için imalat
aşamasında kullanılan hammaddelerin stoklardan çıkılması işlemi bu
kapsamda olduğu gibi, personele verilen teçhizatların (örneğin bilgisayar)
stoklardan çıkılması, kullanılamaz hale gelmiş olan malzemelerin hurdaya
ayrılması, satılmış bir ürünün müşteriye teslim edilmesi, bakım/onarım

230
amacıyla kullanılan malzemelerin stoklardan çıkılması, vb. stok
hareketleri de bu kapsamda ele alınır.
Bir stok hareketinin bu grupta (malzeme çıkışı) yer alması için gerek ve
yeter şart bu stok hareketi sonucunda işletme için ilgili malzemeye ait
toplam stok miktarında azalma meydana gelmesidir.
Malzeme çıkış hareketleri sonucunda sadece malzeme miktarı azalmış
olmaz aynı zamanda (malzemenin fiyatına bağlı olarak) işletmenin sahip
olduğu toplam mal varlıkların tutarında da bir azalma meydana gelir. Yani
stok hesaplarında da çıkışı yapılan malzemenin çıkış bedeli kadar azalış
meydana gelir.
Özellikle tüketim kapsamına giren malzeme çıkış hareketlerinde maliyet
takibi yapılması amacıyla ilgili masraf taşıyıcı nesne kodu da stok
hareketi esnasında girilir. Böylece ilgili malzeme maliyeti masraf taşıyıcı
nesne ile ilişkilendirilmiş olur. Örneğin: Üretimde kullanılacak
hammaddelerin çıkış hareketleri ilgili üretim siparişine istinaden
yapılmaktadır. Bu işlemde ‘üretim siparişi’ masraf taşıyıcı nesnedir. Bu
üretim siparişi için yapılan tüm malzeme tüketimleri ve bu tüketimlere
bağlı olarak oluşan masraflar üretim siparişi üzerinde toplanır. Daha
sonrasında ise bu masraflar ilgili siparişe istinaden üretilmiş olan
mamulün üzerine aktarılarak ‘ürün maliyetlendirmesi’ yapılmış olur.
Benzer şekilde işletmenin herhangi bir biriminde çalışan personel
tarafından kullanılan kırtasiye, temizlik, vb. malzemeler için stok çıkış
hareketi yapılırken ilgili birimin ‘masraf yeri’ kodu referans nesne olarak
kullanılır. Bu malzeme çıkışı sonucunda oluşan tüm maliyetler bu masraf
yeri kodu üzerinden ilgili birimle ilişkilendirilmiş olur.
SAP-ERP sisteminde maliyet oluşturan malzeme hareketlerinde yukarıda
örnekleri verilen ‘üretim iş emri’ ve ‘masraf yeri’ nesnelerinin yanında
‘bakım/onarım işemri’, ‘iç sipariş’ ve ‘kalite kontrol partisi’ gibi masraf
taşıyıcı başka nesnelerde kullanılmaktadır (Maliyet muhasebesi ve masraf
taşıyıcı nesneler hakkında detay bilgi almak için FI modülü ile ilgili
kaynaklar incelenmelidir).
V.2.3 Malzeme nakil/transfer hareketleri
İşletmeye ait toplam stok miktarını değiştirmediği halde malzemelerin
fiziksel olarak yer değiştirmesini veya malzeme durumunun değişmesini
sağlayan stok hareketlerine ‘Malzeme nakil hareketleri’ denilmektedir.
Bir stok hareketinin bu grupta (malzeme nakli) yer alması için gerek ve
yeter şart işletmeye ait toplam stok miktarlarında bir değişiklik

231
olmamasıdır. Örneğin üretim yerleri arasında yapılan nakil işleminde bir
üretim yerindeki stok miktarı azalmış, diğer üretim yerindeki stok miktarı
artmıştır ama neticede şirketin toplam stok miktarında değişiklik
olmamıştır.
Malzeme nakil işlemlerini iki ana başlık altında incelemek mümkündür.
V.2.3.1. Fiziksel olarak yapılan malzeme nakilleri
Bu kapsama giren malzeme nakil işlemlerinde malzemeler fiziksel olarak
yer değiştirmektedir. Aynı şirkete ait bir üretim yeri altındaki
malzemelerin diğer bir üretim yerine transfer edilmesi ya da aynı üretim
yeri altında yer alan iki depo yeri arasında malzemelerin nakil edilmesi
işlemleri bu kapsamda yapılan stok nakil işlemlerine örnek olarak
gösterilebilir.
Benzer şekilde satıcıya tamire gönderilen malzemeler ile müşteriye
konsinye stok olan gönderilen malzemelerin yaptığı malzeme hareketleri
de bu kapsamda değerlendirilmektedir. İlk bakışta bu hareketlerin bir
nakil hareketi değil de malzeme çıkış hareketi olduğu düşünülebilir.
Ancak unutulmaması gerekli olan nokta şudur ki bu hareketler sonucunda
işletmeye ait olan toplam stok miktarı değişmemektedir (malzeme fiziksel
olarak başka bir firmaya gitmiş olsa bile halen işletmenize aittir).
V.2.3.2. Malzeme durumunu değiştiren nakil hareketleri
Bu kapsama giren malzeme nakil işlemlerinde malzemenin fiziksel olarak
yerinin değişmesi gerekli değildir. Yapılan nakil işlemi sonucunda
malzemenin durumu veya aidiyet bilgisi değişmektedir. Malzemenin stok
türünün değişmesi, malzemenin özel bir stok türüne aktarılması,
malzemenin ait olduğu özel stok türünün değiştirilmesi, vb. işlemler bu
kapsamda yapılan nakil hareketleridir. Örneğin: Tahditsiz kullanılabilir
stok türünde olan bir malzemenin belirli bir miktarının bloke stoka
aktarılması, kalite kontrol işlemleri sonucunda kullanılabileceğine karar
verilen malzemelerin kalite kontrol stok türünden tahditsiz kullanılabilir
stok türüne aktarılması, proje stokunda olan bir malzemenin bu özel
stoktan alınarak tahditsiz kullanılabilir stoka aktarılması, müşteriye
konsinye olarak teslim edilen malzemelerin tahditsiz kullanılabilir stoktan
müşteri konsinye stokuna aktarılması işlemleri bu kapsamda yapılan stok
nakil işlemlerine örnek olarak verilebilir.
 Sistem üzerinde hem malzemenin durumu hem de fiili olarak yeri aynı
anda değişmesi gerekiyorsa bu iki işlem aynı anda tek bir nakil
hareketi ile yapılabilmektedir. Örneğin işletmenizin kalite kontrol
bekleyen malzemeleri ayrı bir depo yerinde tuttuğunu düşünelim. Bu

232
 durumda muayenesi biten malzemelerin tahditsiz kullanılabilir stoka
alınması işlemi hem malzemenin durumunu değiştiren hem de fiili
olarak bir başka depo yerine taşınmasını gerektiren bir işlemdir. Aynı
stok hareketinde hem depo yeri hem de malzemenin durumu
değiştirilebilir.
Malzeme hareketleri ile ilgili uyarlamalar malzeme hareket türlerine bağlı
olarak yapılmaktadır. Bu sebeple bu uyarlamalar bir sonraki konu başlığı
altında ele alınmıştır.
V.3. Hareket Türleri
SAP-ERP sistemi üzerinde yapılan bir malzeme hareketinin tüm
özellikleri ‘hareket türü’ adı verilen ve üç karakterden oluşan malzeme
hareket türü koduna bağlıdır.
SAP-ERP sisteminde bir malzeme hareketinin;
- Giriş hareketi mi, çıkış hareketi mi yoksa nakil hareketi mi olduğu,
- Tanımının ne olacağı,
- Malzeme hareketi ekranında yer alan veri alanlarının durumları
(zorunlu, isteğe bağlı, görüntü veya gizli olması durumları),
- Referans belge kullanıp kullanmayacağı, eğer kullanacaksa hangi
referans belge kullanacağı,
- Hangi stok türüne ait stok miktarını güncelleyeceği,
- Hangi özel stok türlerine işlem yapabileceği,
- FI (muhasebe) modülü ile entegrasyonunun nasıl olacağı,
- Hangi stok hesaplarını güncelleyeceği,
- Maliyet muhasebesi ile ilişkisinin nasıl olacağı,
- Kalite kontrol işlemleri ile bağlantısının nasıl olacağı,
vb. özellikleri malzeme hareket türü koduna bağlı olarak belirlenmektedir.
SAP-ERP sistemi ile birlikte yaklaşık 200’e yakın hareket türü ön tanımlı
olarak gelmektedir. Değişik sektör ve ülkelerdeki SAP-ERP
müşterilerinin iş akışları ve ihtiyaçları dikkate alınarak bu hareket türleri
sistemde oluşturulmuştur. Çoğu işletme için sistemle birlikte gelen bu
hareket türleri yeterli olmaktadır. Bu hareket türlerinin yetmemesi
durumunda ise SAP-ERP sistemi üzerinde yeni hareket türleri
tanımlanabilmektedir.

233
SAP-ERP sistemi üzerinde yer alan ve ön tanımlı olarak gelen hareket
türlerinin ne işe yaradığı ve ne amaçla kullanıldığının iyi bilinmesi
gerekmektedir. Ön tanımlı olarak gelen buhareket türleri arasından en çok
kullanılanlar ve kullanım amaçları aşağıda belirtilmiştir.
V.3.1. Sistemde tanımlı hareket türleri ve kullanım amaçları
101 – Satınalma siparişi için malzeme girişi
Satınalma siparişine istinaden satıcılar tarafından teslim edilen
malzemelerin işletme stoklarına alınmasını sağlayan malzeme hareketidir.
Bu malzeme hareketi isminden de anlaşılabileceği gibi satınalma
siparişine (SAS) referansla yapılmaktadır. Dolayısı ile bu hareketi
yapmak için malzeme hareketi ekranında ilgili SAS numarasını girmek
zorunludur. Sistem girilen satınalma siparişinden malzeme, miktar (eğer
önceden SAS miktarının bir kısmı teslim alınmışsa geriye kalan miktar),
üretim yeri, depo yeri, birim fiyatı, vb. bilgileri devralır. İlgili SAS’ta yer
almayan malzemeler bu hareket türü ile sisteme girilemez.
Bu malzeme hareketinin sistemde kaydedilmesi sonucunda hem ilgili
malzemeler işletme stoklarına alınmış olur hem de teslim alınan bu
malzemeler için ilgili muhasebe hesapları güncellenir.
103 – MG Bloke stoka satınalma siparişi için malzeme girişi
Satınalma siparişine istinaden teslim alınan malzemelerin girdi kontrol
işlemleri için öncelikle V.1.3 kısmında anlatılan ‘MG Bloke Stokuna’
alınması işlemidir. Bu malzeme hareketi de satınalma siparişine referansla
yapılmaktadır. Sistem girilen satınalma siparişinden malzeme, miktar,
üretim yeri, vb. bilgileri devralır. Bu giriş işlemi sonucunda muhasebesel
anlamda bir kayıt oluşmaz. Ayrıca malzemeler işletmeye ait bir depo yeri
altına da alınmaz. Üretim yeri bazında sanal giriş noktasına alınmış olur.
105 – MG bloke stoktan malzeme girişi
Önceden 103 hareketi ile ‘MG Bloke Stokuna’ alınmış olan malzemelerin
girdi kontrol işlemlerinden sonra işletme stoklarına aktarılmasını sağlar.
Bu malzeme hareketi de satınalma siparişine referans ile yapılmaktadır.
Sistem girilen satınalma siparişinden malzeme birim fiyatı, depo yeri, vb.
bilgileri devralırken bu SAS için yapılmış olan 103 hareketinden ise MG
bloke stoka girilmiş miktarı devralır. Bu hareket türü SAS referansı
olmadan yapılamaz.

234
  Eğer ilgili SAS için önceden 103 hareketi yapılmamış ise (veya 103
yapılmış miktar kalmamış ise) 105 hareketi yapılmak istendiğinde
sistem ‘SAS için MG Bloke stoku yok’ şeklinde hata mesajı verecektir.
Bu hareketin sistemde kaydedilmesi sonucunda hem ilgili malzemeler
işletme stoklarına alınmış olur hem de teslim alınan bu malzemeler için
ilgili muhasebe hesapları güncellenir.
122 – Satıcıya malzeme iadesi
Satınalma siparişine istinaden 101 veya 105 hareket türü ile işletme
stoklarına alınmış olan malzemelerin satıcıya iade edilmesi gerektiği
zaman bu hareket türü kullanılmaktadır. Malzeme girdi kontrolünden
sorunsuz geçmiş olsa bile değişik sebeplerle iade edilmesi gerekebilir
(Örneğin: Malzeme garanti süresi içerisinde arıza çıkarabilir). Bu gibi
durumlarda sistem üzerinde hareket türü 122 kullanılarak malzeme
satıcıya iade edilir. Bu malzeme hareketi de satınalma siparişine
referansla yapılmaktadır. Sistem referans olarak girilen satınalma
siparişinden ve önceden bu SAS için yapılmış olan giriş hareketinden
gerekli bilgileri devralır. Eğer iade edilecek miktar teslim alınan
miktardan daha az ise ekran üzerinden bu bilgi değiştirilebilir. Örneğin,
aldığınız 10 adet bilgisayardan 1 tanesini iade etmeniz gerektiğinde ekran
üzerinden miktar bilgisini düzeltebilirsiniz.
Bu hareket türü SAS referansı olmadan yapılamaz. Eğer önceden SAS
için teslim alınmış miktar yok ise 122 hareketi ile malzeme iadesi
yapılamaz.
124 – MG bloke stoktan satıcıya iade hareketi
Daha önceden 103 hareketi ile MG bloke stoka girişi yapılmış (105
hareketi yapılmadığı için henüz işletme stoklarına aktarılmamış) olan
malzemelerin girdi kontrol işlemleri sonucunda satıcıya iade edilmesi
gerektiği durumlarda kullanılır. Bu malzeme hareketi de satınalma
siparişine referans olarak yapılmaktadır. Sistem ilgili satınalma
siparişinden ve 103 hareketinden gerekli bilgileri devralır. Bu hareket türü
SAS referansı olmadan yapılamaz. Eğer önceden 103 hareketi yapılmış
miktar yok ise (veya 103 hareketi yapılmış miktar için 105 hareketi de
yapılmış ise) bu stok hareketi yapılamaz. Girdi kontrolünde hatalı olduğu
tespit edilen malzemelerin iade edilmesi bu şekilde gerçekleştirilir.
201- Masraf yeri için tüketim
Sarf edilecek malzemelerin işletmeye ait birimlere kullanması amacıyla
verilmesi (tüketilmesi) işlemi için bu hareket türü kullanılır. Örneğin

235
birimlere kırtasiye malzemelerinin verilmesi bu kapsamda
değerlendirilebilir. Çıkışı yapılan malzemelerin maliyet olarak ilgili
organizasyon birimine yansıtılması için ‘masraf yeri’ bilgisi bu hareket
türünde zorunlu olarak girilmelidir. (Masraf yeri kavramı ve masraf
yerleri muhasebesi için FI-Muhasebe modülü ile ilgili kaynaklara
bakılmalıdır.)
221- Proje için tüketim
Malzemenin sistemde takip edilen bir projeye (veya proje altında yer alan
herhangi bir ‘PYP-Proje Yapı Planı’ öğesine) tüketilmesi amacıyla bu
hareket türü kullanılır. Malzeme hareketi esnasında tüketim yapılacak
olan PYP kodunun girilmesi gerekmektedir. Bu hareket sonucunda ilgili
malzeme proje için sarf edilmiş olur ve maliyeti girilen projeye yansıtılır.
241- Duran varlık için tüketim
Bakım/onarım, modifikasyon, vb. nedenlerle malzemenin şirkete ait olan
bir demirbaş (duran varlık) için kullanılması durumunda bu hareket türü
kullanılır. Örneğin firmaya ait olan bir bilgisayara (duran varlık) yeni bir
hard-disk takılması veya firmaya ait olan otomobile yeni bir aksesuar
takılması gibi. 241 hareketi esnasında tüketim yapılacak duran varlık
kodunun girilmesi gerekmektedir. Bu hareket sonucunda ilgili malzeme
miktar ve maliyet olarak girilen duran varlık nesnesi için kullanılmış olur.
Tüketilen malzemenin bedeli ilgili duran varlığın defter değerini artırır.
(Duran Varlık kavramı ve duran varlıklar muhasebesi için FI-Muhasebe
modülü ile ilgili kaynaklara bakılmalıdır.)
261- İşemri (sipariş) için tüketim
Bakım/onarım veya imalat için açılmış olan iş emrine (sipariş) malzeme
tüketilmesi amacıyla bu hareket türü kullanılır. Bu malzeme hareketi ilgili
siparişe (iş emrine) referansla yapılır. İlgili iş emrinden malzeme, miktar,
depo yeri, vb. bilgiler devralınır. 261 hareketi sonucunda tüketilen
malzemenin miktarı ve bedeli ilgili iş emrine aktarılarak ürün
maliyetlendirme veya bakım/onarım maliyetlerinin oluşturulmasında
kullanılır. (Sipariş ve sipariş işlemleri hakkında detaylı bilgi almak için
PP-Üretim veya PM-Bakım/Onarım modülü ile ilgili kaynaklara
bakılmalıdır.)
301 – Üretim yerleri arası malzeme transferi (tek adım):
İşletmeye ait olan bir üretim yerinden diğer bir üretim yerine malzeme
transfer edilmesi amacıyla kullanılır. 301 hareketi tek adımda yapılan bir

236
transfer hareketidir. 301 hareketi yapıldığında, malzeme bir üretim yeri
altındaki depodan diğer üretim yeri altındaki depo yerine direkt olarak
aktarılmış olur.
 Eğer malzeme için değerleme düzeyi üretim yeri olarak belirlenmişse
(Bkz. IV.3 Değerleme Düzeyinin Belirlenmesi kısmı) bu hareket
sonucunda muhasebe kaydı oluşur. Eğer değerleme düzeyi şirket kodu
olarak belirlenmişse bu hareket sonucunda herhangi bir muhasebe
kaydı oluşmaz.

 Malzemenin yolda geçirdiği (in transit) süre eğer uzunsa üretim yerleri
arasında yapılacak olan tek adımda nakil işlemi sıkıntı doğuracaktır.
Zira malzeme anında diğer üretim yerine gitmiş gibi görünmesine
rağmen gerçekte yolda olacaktır.

 Tek adımda nakil işlemi yetki açısından da sıkıntı oluşturmaktadır. Bir

üretim yerindeki depo sorumlusunun malzemeyi gönderdim dediği
anda diğer üretim yerindeki depo sorumlusunun haberi olmadan direkt
olarak deposuna malzeme girişi olmaktadır. Bu ise yetki kargaşasına ve
anlaşmazlıklara sebep olmaktadır. Bu ve buna benzer sorunlardan
dolayı işletmeler üretim yerleri arasında nakil işlemleri için 301
hareketi kullanmak yerine 303 ve 305 hareketini kapsayan iki adımda
stok transferini tercih etmektedirler.
303-Üretim yerleri arası malzeme transferi – Çıkış (iki adım)
Üretim yerleri arasında yapılacak olan malzeme nakil işleminin iki
adımda gerçekleştirildiği durumda çıkış yapan üretim yeri tarafından
yapılan malzeme hareketidir. Bu hareket sonucunda malzeme, çıkış yapan
üretim yeri stoklarından düşerek ‘Üretim yerleri arası nakil stokuna’
aktarılmış olur. Malzeme teslim alan üretim yeri tarafından 305 hareketi
ile teslim alınmadığı müddetçe nakil stokunda (in transit) görünür.
Aşağıdaki stok raporunda Nakil Stoku(ÜY) kolonunda bu bilgi yer
almaktadır.

ŞEKİL V.3.1 -1 - Üretim yerleri arası nakil stoku

237
305-Üretim yerleri arası malzeme transferi – Giriş (iki adım)
303 hareketi ile ‘Üretim yerleri arası nakil stokuna’ aktarılmış olan
malzemelerin teslim alan üretim yeri tarafından depo stoklarına alınması
işlemidir.
303 ve 305 hareketi ile iki adımlı nakil işleminin kullanılması sonucunda
hem malzemenin yolda olduğu zamanda nakil stokunda görülmesi
sağlanmış olur hem de yetki ve sorumluluk karışıklıklarının önüne
geçilmiş olur.
 Eğer 303 hareketi ile ‘Üretim yerleri arası nakil stokuna’ aktarılmış
malzeme yok ise 305 hareketi yapılmak istendiğinde sistem hata
mesajı verir.
309 – Malzemeden malzemeye transfer
İşletme stoklarında bulunan bir malzemenin diğer bir malzeme koduna
aktarılması işlemidir. Bu hareket sonucunda eski malzemenin miktarı
azalırken yeni malzemenin miktarı artar. Malzemenin durduğu yerde vasfı
değişmişse (mesela süt yoğurda dönüşmüşse veya sirke şaraba
dönüşmüşse) veya malzemenin üzerinde yapılan ufak değişikliklerle vasfı
değişmişse bu şekilde aktarma yapılabilir.
 309 hareketi yapmak için her iki malzemenin ölçü biriminin, lot takibi
durumunun ve seri numara takibi durumunun aynı olması gerekir.
Temel ölçü birimi birbirinden farklı olan ve/veya birisi lot takipli diğeri
lot takipsiz ve/veya birisi seri no takipli diğeri seri no takipsiz
malzemeler arasında bu hareket yapılamaz.

 Eski malzeme ile aktarılan malzemenin fiyatı farklı ise bu aktarma

işlemi sonucunda aktarılan malzeme için kayar ortalama fiyatı değişir.

 Envanter sayımı işlemi ile bu işlem karıştırılmamalı ve envanter

sayımında ortaya çıkan farklar bu işlemle kapatılmaya
çalışılmamalıdır. Aksi takdirde ciddi finansal sıkıntılar ortaya çıkar.

 Hatalı yapılmış stok kayıtlarının bu stok hareketi ile düzeltilmeye

çalışılması çok ciddi sıkıntılar çıkarmaktadır. Örneğin, yanlışlıkla
stoklarınıza 5 adet kitap yerine 5 adet kalem malzemesi girdiniz. Bu
durumu düzeltmek için 309 hareketi ile kalem malzemesinden kitap
malzemesine nakil yapmak son derece sakıncalı bir yöntemdir. Zira
hem kitap malzemesinin kayar ortalama fiyatını sebepsiz yere azaltmış
olursunuz hem de denetçilere kalemin nasıl kitaba dönüştüğünü
açıklayamazsınız (sütün yoğurda dönüştüğünü açıklamak kolaydır ama
aynı şey kalemle kitap arasında söz konusu değildir).

238
311 – Depo yerleri arası malzeme transferi (tek adım)
Aynı üretim altında yer alan bir depo yerinden diğer bir depo yerine
malzeme transferi yapılması amacıyla bu hareket türü kullanılır. 311
hareketi tek adımda yapılan bir transfer hareketidir. Yani bu hareket
yapıldığı anda malzeme çıkış yapan depo yerinden teslim alan depo
yerine direkt olarak aktarılmış olur. Bu hareket sonucunda muhasebe
kaydı oluşmaz zira nakil işlemi ile sadece malzemenin aynı üretim yeri
altındaki yeri değiştirilmiş olur.
 Malzemenin aynı üretim yeri altındaki iki depo yeri arasında yolda
geçirdiği (in transit) süre eğer uzunsa tek adımda nakil hareketi sıkıntı
doğuracaktır. Zira malzeme anında diğer depo yerine gitmiş gibi
görünmesine rağmen aslında yolda olacaktır.

 Tek adımda nakil işleminin bir diğer riskli yönü ise yetki problemidir.
Çıkış yapan deponun sorumlusu malzemeyi gönderdim dediği anda
teslim alan depo sorumlusunun haberi olmadan malzeme depo yerine
girmektedir. Bu ise çoğu firmadaki depo sorumluları tarafından tercih
edilmeyen bir durumdur. Bu gibi nedenlerle sorumluluğun değiştiği
veya malzemenin yolda çok uzun süre geçirmesi gerektirdiği
durumlarda depolar arasında tek adımda değil 313 ve 315 hareketinden
oluşan iki adımda nakil işlemi tercih edilmektedir.
313- Depo yerleri arası malzeme transferi – Çıkış (iki adım)
Aynı üretim yeri altındaki iki depo yeri arasında yapılan iki adımda
malzeme transferi için, çıkış yapan depo yeri tarafından yapılan malzeme
hareketidir. Bu hareket sonucunda malzeme, çıkış yapan depo yeri
stoklarından düşerek ‘Depo yerleri arası nakil stokuna’ aktarılır. Malzeme
teslim alan depo yeri tarafından 315 hareketi ile teslim alınmadığı
müddetçe ‘Depo yerleri arası nakil stokunda’ (in transit) görünür.
Aşağıdaki stok raporunda Nakil Stoku(DY) kolonunda bu bilgi yer
almaktadır.

ŞEKİL V.3.1 -2 - Depo yerleri arası nakil stoku

239
315-Depo yerleri arası malzeme transferi – Giriş (iki adım)
313 hareketi ile çıkışı yapılmış olan malzemelerin teslim alan depo yeri
tarafından depo stoklarına alınması işlemidir. Bu hareket sonucunda
malzemeler depo yerleri arası nakil stokundan teslim alan depo yeri
stokuna aktarılmış olur.
 Eğer ‘Depo yerleri arası nakil stokunda’ malzeme yok ise 315 hareketi
yapılmak istendiğinde sistem hata mesajı verir.
321- Kalite kontrol stokundan tahditsiz kullanılabilir stoka nakil
‘Kalite kontrol’ stok türünde bulunan bir malzeme stokunun ‘Tahditsiz
Kullanılabilir’ stok türüne transfer edilmesi amacıyla kullanılır.
Muayenesi yapılmış ve kullanımına karar verilmiş olan malzemelerin
tahditsiz kullanılabilir stoklara aktarılması işlemidir.
 Eğer sistem üzerinde kalite kontrol modülü kullanımda ve malzeme
için kalite kontrol ayarları yapılmış ise bu malzeme hareketi Kalite
Kontrol modülü altındaki ekranlarından yapılır. Eğer kalite kontrol
modülü kullanılmıyor ise bu stok hareketi stok yönetimi ekranlarından
yapılır.
343- Bloke stoktan tahditsiz kullanılabilir stoka nakil
‘Bloke’ stok türünde bulunan bir malzeme stokunun ‘Tahditsiz
Kullanılabilir’ stok türüne transfer edilmesi amacıyla kullanılır. Önceden
kullanılamaz durumda olduğu düşünülerek bloke stoka konulmuş olan bir
malzemenin kullanılabilir durumda olduğunu belirlendiğinde tekrar
tahditsiz kullanılabilir stoklara aktarılması işlemidir.
344 - Tahditsiz kullanılabilir stoktan bloke stoka nakil
‘Tahditsiz Kullanılabilir’ stok türünde bulunan bir malzeme stokunun
‘Bloke’ stok türüne transfer edilmesi hareketidir. Malzemenin
kullanılamaz durumda olduğu gerekçesiyle kullanılabilir stoktan alınarak
üzerine blokaj konulması amacıyla bu işlem yapılır.
411- Tahditsiz kullanılabilir stoktan proje stokuna nakil
Depo yerinde ‘Tahditsiz Kullanılabilir’ stok türünde bulunan bir malzeme
stokunun bir özel stok türü olan ‘Proje’ stokuna transfer edilmesi
hareketidir. Bu hareket türünde teslim alan projenin PYP kodunun
girilmesi gerekir. Bu hareket sonucunda malzeme ilgili projeye tahsis
edilmiş olur.

240
412- Proje stokundan tahditsiz kullanılabilir stoka nakil
‘Proje’ özel stok türü altında olan bir malzemenin ‘Tahditsiz
Kullanılabilir’ stok türüne aktarılması hareketidir. Bu hareket türünde
ilgili projenin PYP kodunun girilmesi gerekir. İşlem sonucunda stok
üzerindeki proje tahsisi kaldırılmış olur.
415- Proje stokları arası nakil
Bir projenin özel stokunda yer alan malzemenin bir başka projenin özel
stokuna aktarılması işlemidir. Bu hareket sonucunda malzemenin tahsis
edildiği proje değiştirilmiş olur. Stok hareketi yapılırken hem çıkış
yapılacak hem de giriş yapılacak olan projelerin PYP kodları girilmelidir.
501- Diğer malzeme girişi
Herhangi bir belgeye referans olmayan ve işletmenin önceden
planlamadığı/bilmediği bir sebeple teslim aldığı malzemeler için stok
girişlerinin yapılması amacıyla kullanılır. Örneğin kullanıcı tarafından
bulunarak depoya teslim edilen malzemeler için stok girişinin yapılması
gibi.
511- Bedelsiz teslimat girişi
Satıcı tarafından promosyon, örnek, kontrol, vb. amaçlarla işletmeye
bedelsiz olarak teslim edilen malzemelerin girişi için kullanılan hareket
türüdür. Bu hareket sonucunda malzeme bedelsiz olarak teslim
alındığından herhangi bir muhasebe kaydı oluşturulmaz. Eğer işletme
stoklarında aynı malzemeden stok miktarı var ise bu işlem sonucunda
ilgili malzemenin kayar ortalama fiyatı azalmış olur.
541- Tahditsiz kullanılabilir stoktan satıcıya temin edilen malzeme
stokuna nakil
Fason üretimde kullanılacak bileşenlerin veya tamir edilecek olan bir
malzemenin ‘Tahditsiz Kullanılabilir’ depo stokundan özel stok türü olan
‘Satıcıya temin edilen malzeme’ stokuna nakil edilmesi işlemidir.
 Bu hareket türü manuel olarak yapılabilir. Ancak Fason Üretim/Tamir
işlemleri iş akışına uygun olarak fason üretim satınalma siparişine veya
tamir satınalma siparişine referansla yapılması takip ve raporlama
açısından daha doğru olan yöntemdir.
551- Hurdaya çıkış
Kırılma, bozulma, kaybolma, vb. sebeplerle elden çıkarılması gereken
malzemelerin hurdaya ayrılması amacıyla kullanılır. Bu hareket

241
sonucunda hurdaya çıkarılan miktar kadar malzeme sistemden çıkmış
(sarf edilmiş) olur. Burada oluşan maliyetin takip edilebilmesi amacıyla
bu hareket türünde ‘Masraf yeri’ kodu girilmesi zorunludur.
561- Stok açılışı girişi:
SAP-ERP sisteminin canlı kullanılama alınması aşamasında ilgili
işletmenin mevcut stok miktarlarının sisteme aktarılması amacıyla
kullanılan malzeme hareketidir.
 Sistemin ilk kullanıma alındığı dönemde kullanılacak olan bu malzeme
hareketinin belirli bir süre sonra kullanımının kısıtlanması gerekir.
Tüm stok bilgileri aktarılmış ve canlı kullanıma geçmiş bir sistemde bu
hareket türünün kullanılması için sebep yoktur.
631- Satış siparişi için çıkış
‘SD-Satış/dağıtım’ modülü kapsamında satış siparişine istinaden malzeme
çıkışının (müşteriye teslimat) yapılması işlemidir. Bu malzeme hareketi
satış siparişine referansla yapılır. Sistem satış siparişinden malzeme,
miktar, depo yeri, satış değeri, vb. bilgileri devralır.
 Satış siparişi için çıkış işlemi SD modülü ekranlarından yapılır.
701- Sayım fazlası için giriş
Envanter sayımı işlemlerinde kullanılan stok hareketidir. Sayım
sonucunda malzemenin sayılan miktarının sistemde kayıtlı olan
miktarından daha fazla olduğu tespit edilirse bu fazlalığın stoklara
girilmesi amacıyla kullanılmaktadır.
 Sayım fazlası için giriş işlemi fiziksel envanter sayımı ekranlarından
yapılır.
702- Sayım noksanı için çıkış
Envanter sayımı sonucunda malzemenin sayılan miktarının sistemde
kayıtlı olan miktarından daha az olduğu tespit edilirse bu eksik miktarın
stoklardan çıkılması amacıyla kullanılmaktadır.
 701 hareketinde olduğu gibi bu hareket türü işlemleri de envanter
sayımı ekranlarından yapılır.

242
V.3.2. Ters kayıt işlemi ve ters kayıt hareket türleri
SAP-ERP sisteminde tanımlı olan her bir stok hareketi için ters kayıt
hareket türü de tanımlıdır. Kullanıcı tarafından hatalı bilgilerle yapılmış
olan ve bu sebeple iptal edilmesi gereken stok hareketlerinin sistem
üzerinde kaydedilmesi amacıyla ters kayıt hareketleri kullanılır.
SAP-ERP sisteminde bir malzeme hareketi kaydedildikten sonra artık bu
malzeme hareketinin sistemden silinmesi mümkün değildir (SAP-ERP
sisteminde bu kural sadece malzeme hareketi için değil neredeyse diğer
bütün belgeler içinde geçerlidir). Sistem üzerinde bir belgenin
kaldırılması için silme işlemi yerine ‘Ters Kayıt’ işlemi yapılması
öngörülmektedir. Ters kayıt işlemi ile iptal edilmek istenen belgedeki tüm
güncellemeler geri alınarak sistem eski haline getirilir. Ancak sistemde
sorgulama yapıldığı zaman hem normal kayıt hem de ters kayıt
belgelerinin ikisi birden sistemde görünür. Böylece sistem üzerinde işlem
ve veri bütünlüğü korunmuş olur. Aksi takdirde veri ve işlem
bütünlüğünde sorunlar ortaya çıkmaktadır. Örneğin, A malzemesi için 561
hareket türü ile depo girişi yapılırken miktar olarak 5 adet gireleceğine
kullanıcı tarafından yanlışlıkla 50 adet giriş yapıyor. İlgili kullanıcı 561
hareketini kaydettikten sonra bu hatasını fark ediyor ve bu işlemi iptal
etmek istiyor. Kullanıcının bu durumda yapması gereken işlem, öncelikle
yapmış olduğu 561 hareketinin ters kaydını alması sonrasında ise doğru
miktarda tekrar 561 hareketi ile giriş yapmasıdır.
SAP-ERP sisteminde genel mantık olarak: Kodu tek sayı olan bir hareket
türünün ters kayıt hareket türü kendisinden bir sonraki çift sayılı hareket
türü kodudur. Örneğin: 101 hareket türünün ters kayıt hareketi 102, 311
hareketinin ters hareketi 312, 551 hareketinin ters hareketi 552’dir. SAP-
ERP sisteminde önceden tanımlı olarak gelen tüm hareket türleri için bu
kural geçerlidir.
Ters hareket türleri de aynen normal malzeme hareketi gibi tanımlanan ve
gerektiğinde normal malzeme hareketinden bağımsız olarak kullanılabilen
hareket türleridir. Bir hareket türünün bir diğer hareket türünün ters kaydı
olarak kullanılması demek stok ve muhasebe kayıtları açısından birbirini
sıfırlayacak (simetrik) kayıt atması demektir.
Normal ve ters kayıt hareket türleri birbirinden farklı uyarlamalara sahip
olabilirler. Örneğin normal malzeme hareketi uyarlamasında hareket
nedeni alanı girişe kapatılırken aynı hareket türünün ters kayıt hareketi
olarak kullanılan hareket türünde bu alan zorunlu olarak tanımlanabilir.

243
  Tüm malzeme hareketleri aynı zamanda kendi ters kayıt hareketinin
ters kayı hareketi olarak çalışmaktadır. Yani 202 hareketi 201
hareketinin ters kayıt hareketi olduğu gibi 201 hareketi de 202
hareketinin ters kayıt hareketidir.

V.3.3. Hareket türü uyarlamaları

Hareket türü uyarlamaları stok yönetimi kapsamında yapılan en önemli
uyarlamadır. Bu uyarlamaya aşağıdaki uyarlama adımından gidilir.

ŞEKİL V.3.3 -1 - Hareket türleri uyarlama adımı

Bu uyarlama adımı çift tıklandığında uyarlaması yapılmak istenen hareket

türlerinin seçilmesi amacıyla aşağıdaki ekran açılır.

244
 ŞEKİL V.3.3 - 2 - Hareket türleri alan seçimi

Bu ekranda yer alan kriterlerden hareket türlerini seçmek amacıyla

kullanılacak olanların sol tarafındaki kutucuklar tıklanarak ekranın
altındaki ‘devam’ butonuna basılır. Sistem seçilen kriter(ler)e göre
kısıtlama yapılabilmesini sağlayacak olan aşağıdaki ekranı açar. (Aşağıda
gelen ekran seçilen kriterlere bağlı olarak değişecektir. Burada sadece
‘işlem türü’ kriterinin seçildiği ekran örnek olarak gösterilmektedir)

245
 ŞEKİL V.3.3 - 3 - Hareket türleri seçim ekranı

Bu ekranda gelen bilgi(ler) önceki ekranda tıklanan kriter(ler)e ait seçim

kriteri bilgilerdir. Örnekte görüldüğü gibi ilk ekranda ‘işlem türü’ seçilmiş
ise bu ekranda hareket türü kısıtlama ekranı gelir.
Sistem burada girilen kısıtlamalara göre ilgili hareket türlerini seçerek
aşağıdaki uyarlama ekranını açacaktır.
 Burada kısıt olarak sadece bir hareket türü girilirse (örneğin 101)
sistem sadece bu hareket türü için uyarlama ekranını açar. Eğer buraya
bir aralık girilirse (örneğin ilk alanına 101 son alanına 201 girilmesi
gibi) sistem bu iki kod arasında yer alan tüm hareket türleri için
uyarlama listesini getirir. Eğer burada açılan kritere hiçbir bilgi
girilmeden devam edilirse sistemde tanımlı tüm hareket türleri liste
şeklinde gelir.

246
 ŞEKİL V.3.3 - 4 - Hareket türleri listesi ekranı

Bu ekranın sol tarafında hareket türleri için yapılabilecek olan uyarlama

adımları liste şeklinde yer almaktadır. Ekranın sağ tarafında ise girilen
kriterler arasında kalan hareket türleri listelenmektedir.
Yeni hareket türü tanımlanması
SAP-ERP sistemine yeni bir hareket türü tanımlanması işlemi ancak
mevcut olan bir hareket türünün kopyalanması ve bu kopyalama
işleminden sonra yeni hareket türü için değiştirilmek istenen bilgilerin
aşağıda açıklanan uyarlama işlemleriyle değiştirilmesi yoluyla mümkün
olmaktadır. Yeni hareket türü tanımlamak için şekil V.3.3–4’deki hareket
türü listesinden kopyalanmak istenen hareket türü satırı seçilerek ekranın
üzerindeki ‘kopyala’ butonuna basılır. Sistem referans hareket türünün
ana uyarlamalarını kopyaladığı aşağıdaki ekranı açar.

247
 ŞEKİL V.3.3 - 5 - Hareket türü kopyalama ana ekranı

Bu ekranda ilk yapılması gereken şey, yeni hareket türüne verilecek olan
hareket türü kodunun ekranın en üstündeki alanına yazılmasıdır
(sistem kopyalanan hareket türü kodunu da buraya getirmiştir. Dolayısı ile
öncelikle bu değer değiştirilmelidir). Bu işlem yapıldıktan sonra enter
tuşuna basılır. Sistem kopyalanan hareket türüne ait tüm uyarlamaların
kopyalanması için aşağıdaki ekranı açar.
 SAP-ERP sisteminde kullanıcı tanımlı hareket türleri ya 9 ile ya da Z
ile başlamak zorundadır. Aksi takdirde sistem hata mesajı verecektir.

 Eğer sistemdeki bir hareket türü kopyalanacaksa şekil V.3.3–3’de

gösterilen hareket türü seçiminin üst sınırı yeni verilecek hareket türü
kodunuda içerecek şekilde olmalıdır. Aksi takdirde sistem hata mesajı
verecektir. Örneğin burada 101-501 arası hareket türleri listelenip

248
 sonrada kopyalama işlemi yapılarak yeni hareket türüne 901 kodu
verilmek istendiğinde sistem ‘Girilen hareket türü belirlenen sınırlar
içerisinde değil’ şeklinde hata mesajı verecektir. Bu işlem için doğru
sınırlama 101-901 veya 101-999 şeklinde yapılmalıdır.

ŞEKİL V.3.3 - 6 - Hareket türü kopyalama detay ekranı

Bu ekranda seçeneği tıklanır. Böylece sistem kopyalanan

hareket türünün bütün uyarlamalarını da yeni hareket türü koduna
kopyalar. Kopyalama işlemi bittiğinde ise aşağıdaki şekilde kopyalamanın
bittiğini teyit eden ekran çıkar.

ŞEKİL V.3.3 - 7 - Hareket türü kopyalama bilgi ekranı

Kopyalama sonusunda referans hareket türü ile birebir aynı özelliklere

sahip yeni bir hareket türü oluşturulmuş olur. Ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılarak yeni hareket türü sisteme kaydedilir. Artık yeni
tanımlanan hareket türü de şekil V.3.3–4’deki listeye gelir. Bu hareket
türünün herhangi bir uyarlama bilgisinin değiştirilmesi işlemi de artık
aşağıda anlatılan şekilde yapılır.
Hareket türleri uyarlama ekranları
Sistemde tanımlı olan herhangi bir hareket türlerine ait uyarlama
bilgilerinin değiştirilmesi için öncelikle şekil V.3.3–4’deki listeden ilgili

249
hareket türü satırı seçilir. Daha sonra ise ekranın sol tarafındaki uyarlama
listesinden ilgili uyarlama seçeneği çift tıklanarak ilgili uyarlama adımına
gidilir. Bu ekrandan yapılabilecek olan uyarlamaları sırasıyla açıklamaya
çalışalım.
V.3.3.1 Malzeme hareketi genel uyarlamaları
Malzeme hareketi genel uyarlamalarını yapılması için sol taraftaki
uyarlama listesinden seçim yapmaya gerek yoktur (öyle bir adımda
yoktur). Genel uyarlaması yapılmak istenen hareket türü satırının
alanı çift tıklanırsa sistem seçilen hareket türünün genel uyarlamalarının
yapılacağı aşağıdaki ekranı açar. (Bu ekran hareket türü kopyalamasında
karşımıza gelen şekil V.3.3–5’de ki ekrandır.)

ŞEKİL V.3.3.1 - 1 - Hareket türü genel uyarlamaları

250
Bu ekranda hareket türüne ait temel uyarlamalar yer almaktadır. Ekranda
yer alan uyarlama alanlarının kritik olanlarını açıklayacak olursak:
Son klnm.trh.kntr. alanı eğer malzeme ana verisi için şekil IV.2.2–13’de
gösterilen bozulma süresi verileri girilmişse bu malzeme için yapılacak
olan giriş veya çıkış stok hareketlerinde ‘Son Kullanım Tarihi – SKT’
alanının kullanımını belirler. Eğer bu alana ‘1-Giriş ve Kontrol Zorunlu’
girilirse ilgili malzeme için stok hareketi esnasında SKT bilgisinin hem
girilmesi zorunlu hale gelir hem de girilen SKT bilgisini sistem kontrol
eder. Yani eğer malzeme için SKT geçmiş bir tarih ise (yani kullanım
süresi dolmuş ise) sistem malzeme hareketine izin vermez. Eğer ‘2-Giriş
Zorunlu – Kontrol Yok’ girilirse stok hareketi esnasında sistem SKT
girişine izin verir ancak SKT kontrolü yapmaz. Eğer bu alana ‘3-Giriş ve
Kontrol Yok’ girilirse SKT bilgisi ilgili malzeme hareketinde girilemez ve
sistem SKT’yi kontrol etmez.
 SAP-ERP sisteminin eski versiyonlarında bu ekrandan yapılan ‘Hesap
denetimi’ ve ‘Neden denetimi’ uyarlamaları SAP-ERP 4.6 ve sonraki
versiyonlarında ekranın sol tarafındaki uyarlamasına
taşınmıştır.
Yeni parti yarat alanı lot numarası takibi olan malzemeler için yapılacak
olan stok hareketiyle birlikte sistemin otomatik olarak yeni lot numarası
yaratılmasına izin verip vermeyeceğini belirler.
SAP-ERP sisteminde yeni bir lot numarası tanımlamanın iki yolu vardır.
Birinci yol IV.3.4 kısmında açıklandığı gibi MSC1N işlem kodu ile girip
sistemde lot numarasının yaratılması işlemidir. İkinci yol ise lot numarası
ile takip edilen malzeme için stok hareketi yapılması esnasında lot
numarasının sistem tarafından otomatik olarak yaratılmasıdır. Bunu bir
örnekle açıklayalım:
Lot numarası ile takip edilen AAA malzemesinden 100 adet satın aldınız.
Satıcı bu malzemeyi size teslim etti. SAP-ERP sistemine bu malzeme için
‘101-SAS Mal Girişi’ hareket türü ile malzemeyi stoklarınıza alacaksınız.
Bu hareket türünü sisteme girdiğinizde sistem malzeme lot numarası ile
takip edildiği için size lot numarası bilgisini de soracaktır. İlgili
malzemenin lot numarasının 01_01_001 olduğunu kutusundan gördünüz.
Bu lot numarası bilgisini stok hareketi ekranına girdiniz. Eğer ilgili
malzeme için bu lot numarası SAP-ERP sisteminde önceden
tanımlanmamış ise sistem tarafından stok hareketi ekranında üretim tarihi
alanı da açılarak buraya da bilgi girmeniz istenecektir. Bu bilgileri girip
stok hareketini kaydettiğiniz zaman sistem AAA malzemesi için

251
01_01_001 lot numarası ana verisini otomatik olarak yaratılacaktır.
Yaratılan bu lot numarasına ait bilgiler IV.3.4 kısmında açıklandığı gibi
MSC2N/ MSC3N işlem kodları ile değiştirilebilir veya görüntülenebilir.
Burada ki yeni parti yarat alanı ile yapılan bu uyarlama yukarıda anlatılan
stok hareketi esnasında yeni lot numarası yaratılıp yaratılamayacağını
belirleyen uyarlamadır. Eğer bu alanda herhangi bir değer yok ise ilgili
stok hareketi ile birlikte sistemde yeni lot numarası yaratılmasına izin
veriliyor demektir. Eğer bu alana ‘G’ değeri girilmişse sistem ilgili stok
hareketi ile birlikte yeni bir lot yaratılmasına izin vermiyor demektir. Bu
durumda bu stok hareketinde ilgili malzemenin sadece sistemde önceden
tanımlı olan lot numaraları kullanılabilir. Sistemde tanımlı olmayan bir lot
numarası girildiğinde ise sistem hata mesajı verecektir.
Otm.depo yeri yarat alanı malzeme giriş hareketleri esnasında ilgili
malzeme ana verisinin giriş yapılan depo yeri için otomatik olarak
tanımlanmasını sağlar. SAP-ERP sisteminde malzemelerin herhangi bir
depo yerinde stok hareketi yapabilmesi için IV.2.2 kısmında belirtildiği
şekilde ilgili depo yeri için malzeme ana verisinin tanımlanması
gerekmektedir. Ancak malzeme ana verisinde depo yeri bazında fazla bir
bilgi tutulmadığından her bir depo yeri için malzeme ana verisinin
çoklanması stok hareketine bağlı otomatik bir şekilde de
yapılabilmektedir.
Eğer bu kutucuk tıklanmamış ise malzemeler sadece ana verilerinde
tanımlı oldukları depo yerlerine giriş ve çıkış hareketi yapabilirler.
Malzemenin tanımlı olmadığı depo yerine hareket yapılmak istenirse ise
sistem ‘malzeme depo yeri için tanımlı değil’ şeklinde hata mesajı verir.
Eğer bu kutucuk tıklanmış ise malzeme ana verisinde tanımlı olmayan
depo yerlerine de ilgili malzeme hareketi yapılabilmektedir. Bu malzeme
hareketi yapıldığı zaman sistem tarafından malzeme ana verisi ilgili depo
yerine otomatik olarak tanımlanır.
Rezerv.tipi alanı malzeme hareketi için rezervasyon yaratılıp
yaratılamayacağını ve eğer yaratılabilecekse kullanılacak olan
rezervasyon tipini belirler. Eğer bu alan boş ise ilgili malzeme hareketi
için sistemde rezervasyon yaratılamıyor demektir. Sistemde önceden
tanımlı olan hareket türleri için rezervasyon türü uyarlaması
değiştirilemez. Kullanıcı tarafından yeni tanımlanan hareket türlerinde ise
değiştirilebilir.

252
V.3.3.2 Kısa metinler uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu uyarlama
ekranına geçilir.

ŞEKİL V.3.3.2 - 1 - Kısa metinler uyarlamaları

Hareket türleri için dile ve özel stok göstergesine bağlı olarak hareket türü
metni girilebilmektedir. Burada girilen metin bilgisi malzeme hareketi
ekranlarında hareket türünün tanımı olarak gelir. Bu ekranda sadece
hareket türü metni alanı değiştirilebilir. Hareket türünün dile bağlı tanımı
değiştirildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılarak
değişiklikler kaydedilir.
 Hareket türü tanımı dile bağlı olarak uyarlanır. Bunun anlamı şudur
eğer SAP-ERP sistemine Türkçe yani TR ile bağlanışmışsa ilgili
hareket türü için TR olarak girilmiş tanım gelir. Eğer sisteme İngilizce
yani EN dili ile bağlanılmışsa sistem İngilizce tanımı getirir. Böylelikle
aynı sistemi farklı ülkelerden farklı dillerle kullanan kullanıcılar kendi
dillerinde ki hareket türü tanımlarını görmüş olur.
V.3.3.3 Kullanılabilen işlemler uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu uyarlama
ekranına geçilir.

253
 ŞEKİL V.3.3.3 - 1 - Kullanılabilen işlemler uyarlamaları

Bu uyarlama adımı ilgili hareket türünün hangi işlem kodlarında

kullanılabileceğini belirler. Örneğin bu listede yer alan MIGO işlem kodu
satırı seçilip ekranın üzerindeki ‘satır sil’ butonuna basılarak silinirse
ilgili hareket türü MIGO işlem kodunda kullanılamaz. MIGO işlem
kodunda ilgili hareket türü seçildiğinde ise sistem ‘hareket türü bu işlem
kodu ile kullanılamaz’ şeklinde hata mesajı verir.
Eğer hareket türü yeni bir işlem kodunda kullanılmak isteniyorsa ekranın
üzerindeki butonuna basılır. Sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL V.3.3.3 - 2 - Kullanılabilen işlemler yeni girişler uyarlaması

Açılan yeni ekranda İTü alanına ilgili hareket türü ve İKodu alanına ise
kullanılmak istenen işlem kodu girilir.

254
  SAP-ERP sisteminde ön tanımlı hareketler için bu bilginin
değiştirilmesi sistemin kullanılmasında aksaklıklara sebep olabilir. Bu
sebeple bu uyarlama yapılırken dikkatli olunmalıdır. Örneğin: 631
hareket türü için bu uyarlama adımında SD modülü işlem kodları
tanımlıdır. Eğer kullanıcı yanlışlıkla bu işlem kodlarını 631 hareket
türü için listeden silerse SD modülünün çalışmasında sıkıntı çıkabilir.
V.3.3.4 Yardım metinleri uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu uyarlama
ekranına geçilir.

ŞEKİL V.3.3.4 - 1 - Yardım metinleri uyarlaması

Ekranda görüldüğü gibi dile, işlem koduna ve özel stok göstergesine bağlı
olarak malzeme hareketi için yardım metni girilebilmektedir. Burada
girilen tanımlar, işlem koduna bağlı olarak ilgili hareket türü için ‘arama
yardımı’ ekranlarında gelir. Kısa metinden farklı olarak buraya daha uzun
ve açıklayıcı tanım girilebilmektedir. İlgili hareket türü için yardım
metinleri düzenlendikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna
basılarak değişiklikler kaydedilir. Kullanılmayacak olan yardım metinleri
satırları seçilerek ekranın üzerindeki ‘satır sil’ butonuna basılarak
silinebilir.
V.3.3.5 Alan seçimi - enjoy uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu uyarlama
ekranına geçilir.

255
 ŞEKİL V.3.3.5 - 1 - Alan seçimi uyarlaması

Bu uyarlama adımı ile hareket türüne bağlı olarak malzeme hareketi

ekranındaki veri alanların durumları (zorunlu, isteğe bağlı giriş, görüntü
veya gizli) belirlenir.
 Hareket türü uyarlama ekranında bu uyarlamanın yapılması için
ekranın sol tarafında ve olmak
üzere iki ayrı adım mevcuttur. adımı ile yapılan
uyarlamalar malzeme hareketi için SAP-ERP sisteminin 4.6
versiyonundan eski versiyonlarında kullanılan işlem kodlarında
(MB1A, MB1B ve MB1C) geçerlidir. uyarlaması ise
MIGO işlem kodunda geçerlidir. SAP-ERP sisteminin 4.6 versiyonu ve
üzerindeki versiyonlarda eski işlem kodlarının kullanımı
önerilmemektedir. Dolayısı ile burada sadece
uyarlaması anlatılmaktadır.

 Malzeme hareketi ekranları veri alanlarının hepsi için alan durumu

uyarlaması yapılamaz. Örneğin, malzeme numarası, üretim yeri, miktar
ve ölçü birimi alanları tüm stok hareketlerinde zorunlu olmalıdır.
Dolayısı ile sistem her veri alanının uyarlanmasına izin vermemektedir.
Şekil V.3.3.5–1’de ilgili hareket türü için önceden uyarlaması yapılmış
olan veri alanları liste olarak yer almaktadır. Listede yer alan bir veri
alanının durumu sütunu tıklanmak suretiyle zorunlu veya
alanı tıklanmak suretiyle isteğe bağlı olarak belirlenebilir. Eğer
bir veri alanının ilgili hareket türü için malzeme hareketi ekranında yer
almaması (gizli olması) isteniyorsa ilgili veri alanı satırı seçilerek ekranın
üzerindeki ‘satır sil’ butonuna basılır. Böylece ilgili alan malzeme
hareketi ekranından kaldırılmış olur. Bu ekrandaki listede yer almayan (ve

256
uyarlaması yapılabilen) veri alanları ilgili hareket türü için malzeme
hareketi (MIGO) ekranında yer almaz. Uyarlaması yapılabilecek bir veri
alanının listeye eklenmesi içinse ekranın üzerindeki butonuna
basılmalıdır. Sistem yeni girişlerin yapılması için aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL V.3.3.5 - 2 - Alan seçimi yeni girişler uyarlaması

Bu ekranda ilgili hareket türü kodu girildikten sonra sütununa

uyarlaması yapılmak istenen veri alanının teknik adı girilir. İlgili veri
alanının teknik adı arama yardımı (F4) tuşu kullanılarak gelen aşağıdaki
listeden seçilir.

ŞEKİL V.3.3.5 - 3 - Alan seçimi arama yardımı

257
Uyarlaması yapılacak alanlar listeye girilip uyarlama yapıldıktan sonra
ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılarak değişiklikler kaydedilir.
V.3.3.6 Güncelleme denetimi / WM bağlantısı uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu uyarlama
ekranına geçilir.

ŞEKİL V.3.3.6 - 1 - Güncelleme denetimi uyarlaması

Bu uyarlama adımı ile hareket türü için stok güncellemelerinin nasıl

yapılacağı ve depo yönetimi modülü (WM) ile bağlantısı uyarlanmaktadır.
Bu konular WM modülü konusunda detay teknik bilgi gerektirdiğinden
bu kitapta açıklanmayacaktır.
V.3.3.7 Hesap grubu uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu uyarlama
ekranına geçilir.

258
 ŞEKİL V.3.3.7 - 1 - Hesap grubu uyarlaması

Bu uyarlama adımı ile malzeme hareketinin güncelleyeceği muhasebe

hesapları belirlenir. Malzeme hareketinin FI-Muhasebe modülü ile
bağlantıları bu ekranda yapılan uyarlamalarla belirlenmektedir. Hesap
belirlemesi sadece hareket türüne değil ekranda görüldüğü gibi özel stok
türüne, değer güncellemesine, miktar güncellemesine, işlem anahtarına
bağlı olarak yapılabilmektedir. Bu ekranda yer alan (işlem anahtarı)
ve sütunları güncellenecek olan stok hesabını belirleyen temel
alanlardır. Bu alanlardaki değerlere göre sistem hesap belirlemesi yapar.
Örnek ekranda görülen ilk satırda yer alan GBB anahtarının karşılığındaki
BSA bilgisi ZSA olarak değiştirilirse artık ilgili stok hareketinde farklı bir
hesaba kayıt atılacaktır.
 Malzeme hareketi için hesap belirleme uyarlamaları tam olarak
yapılmamışsa sistem stok hareketi esnasında ‘Hareket türü için hesap
belirlemesi yapılamadı’ şeklinde hata mesajı verir.
V.3.3.8 Ters kayıt / sonraki hareket uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu
uyarlama ekranına geçilir.

259
 ŞEKİL V.3.3.8 - 1 - Ters kayıt uyarlaması

Malzeme hareketi için ters kayıt hareket türü ve sonraki hareket türü
eşlemesinin yapıldığı uyarlama adımıdır. V.3.2 kısmında belirtildiği gibi
sistem üzerinde genellikle (tek kodlu) bir malzeme hareketinin ters
hareketi kendisinden bir sonraki (çift kodlu) malzeme hareketi olarak
tanımlanmıştır. Ancak sistem ters kayıt hareket türünü bu kabule göre
değil bu ekranda yapılan uyarlamaya bağlı olarak belirlemektedir.
Örneğin yukarıdaki ekranda 991 hareketinin ters kayıt hareketi olarak 562
hareket türü belirlenmiştir. Dolayısı ile sistemde yapılmış olan bir 991
hareketi için ters kayıt işlemi yapılmak istendiğinde sistem 562 hareketi
yapılmasını sağlayacaktır.
 Sistem ters kayıt hareket türü tanımlarken normal malzeme hareketi ile
ters kayıt hareket türünün uyumunu kontrol etmemektedir. Dolayısı ile
ters kayıt hareketi olarak yanlış bir hareket türü eşlemesi yapıldığında
sistem ters kayıt işleminde hata yapacaktır. Bu konuda oldukça dikkatli
davranılmalıdır.
Bu uyarlama sadece ters kayıt hareket türünü tanımlamak için değil
birbiriyle bağlantılı olabilecek olan hareket türleri için sonraki hareket
türünün tanımlanması amacıyla da kullanılmaktadır. Üretim yerleri arası
ve depolararası iki adımda nakil işlemlerinde olduğu gibi birbirini takip
eden hareketler için sonraki hareket türü uyarlaması yapılır.

260
 ŞEKİL V.3.3.8 - 2 - Sonraki hareket türü uyarlaması

Burada görüldüğü gibi 313 hareketi için 315 hareketi sonraki hareket türü
olarak tanımlanmıştır. Aynı şekilde 303 hareketi içinde 305 hareketi
sonraki hareket türü olarak tanımlanmıştır.
Burada yapılan girişin ters kayıt mı yoksa sonraki hareket türü mü
olduğunu alanı belirlemektedir. Ters/sonraki hareket türü uyarlaması
yapıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılarak
değişiklikler kaydedilir.
V.3.3.9 Hareket nedeni uyarlaması
Hareket nedeni uyarlamasından bahsetmeden önce hareket nedeninin ne
olduğunu açıklamaya çalışalım.
Bazı stok hareketlerinde malzeme hareketinin ne sebeple yapıldığının
takip edilmesi ve gerektiği zamanda detaylı olarak raporlanması
önemlidir. Bu kapsamda yapılacak olan stok hareketleri için SAP-ERP
sisteminde ‘hareket nedeni’ alanı tanımlanmıştır. Bu konuyu bir örnekle
açıklayalım.
Satınalma siparişi için 103 hareket türü ile malzeme girişi yapıp ilgili
malzemeler için girdi kontrollerini yapıyorsunuz. Bu kontroller
sonucunda kabul edilmeyen malzemeleri ise 124 hareket türü ile ilgili
satıcıya iade ediyorsunuz. İade hareketinde malzemenin neden iade
edildiğini de takip etmek istiyorsunuz. Bunun için ‘düşük kalitede’,
‘ambalajı yırtılmış’, ‘son kullanım tarihi çok yakın’, ‘kırılmış’ şeklinde

261
hareket nedenleri tanımlayıp 124 iade hareketinde bu bilginin zorunlu
olarak girilmesini istiyorsunuz.
Benzer şekilde ‘551-Hurdaya Çıkış’ hareketi içinde malzemenin neden
hurdaya ayrıldığının girilmesini istiyorsunuz. Bu hareket türü içinde
‘Kırılmış/bozulmuş’, ‘Son kullanım tarihi dolmuş’, ‘Teknolojisi eskimiş’
şeklinde hareket nedenleri tanımlıyorsunuz.
Bu iki örnekte görüldüğü gibi bazı stok hareketleri için bu hareketin
neden yapıldığının da takip edilmesi gerekmektedir ve bu takip SAP-ERP
sisteminde hareket nedeni alanı ile sağlanır.
Hareket nedeni uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra;
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu uyarlama
ekranına geçilir.

ŞEKİL V.3.3.9 - 1 - Hareket nedeni uyarlaması

Ekranın sağ tarafındaki listede ilgili hareket türü için önceden

tanımlanmış olan hareket nedeni listesi yer almaktadır. Listedeki herhangi
bir hareket nedenini kaldırmak için ilgili satır seçilerek ekranın üzerindeki
‘satır sil’ butonuna basılır. Mevcut bir hareket nedeninin tanımı
sütunundaki bilginin değiştirilmesiyle yapılır. Eğer hareket
türü için yeni bir hareket nedeni tanımlanmak isteniyorsa ekranın
üzerindeki butonuna basılır. Sistem yeni hareket nedenlerinin
girilebileceği şekilde liste ekranını açar.

262
 ŞEKİL V.3.3.9 - 2 - Hareket nedeni yeni girişler uyarlaması

Hareket nedeni tanımlamak için sütununa ilgili hareket türü kodu,

sütununa hareket nedeni kodu ve sütununa ise hareket
nedeni için tanım girilir. Hareket nedeni kodu maksimum dört karakter
olacak şekilde alfa-numerik olarak kullanıcının isteğine bağlı olarak
verilir. Hareket nedeni tanımı ise maksimum 18 karakter olabilir.
 Bir hareket türü için hareket nedeni bilgisinin zorunlu olarak girilmesi
isteniyorsa V.3.3.5 kısmında anlatılan ‘alan seçimi-enjoy’
uyarlamasında GRUND alanı girilmeli ve bu alan için zorunlu giriş
kutucuğu tıklanmalıdır.
Hareket nedeni uyarlaması – 2. Yöntem
Hareket nedeni uyarlamasının toplu olarak yapılabilmesi amacıyla
uyarlama menüsüne ayrı bir adım daha konulmuştur. Hareket nedeni
uyarlaması yukarıdaki uyarlama adımı ile yapılabileceği gibi aşağıdaki
uyarlama adımından da yapılabilir.

263
 ŞEKİL V.3.3.9 - 3 - Hareket nedeni uyarlama menusu

Bu uyarlama adımı çift tıklandığında sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL V.3.3.9 - 4 - Hareket denetim seçimi ekranı

Bu ekranda butonuna basılmalıdır. Böylece sistem ilgili

hareket türlerini ve hareket türlerine bağlı olarak tanımlanmış olan
hareket nedenlerini aşağıdaki şekilde listeler.

264
 ŞEKİL V.3.3.9 –5 - Hareket nedenleri listesi

Bir hareket türüne yeni bir hareket nedeni tanımlamak için bu ekranın
üzerinde yer alan butonuna basılır. Sistem listede boş satırlar açar.
Bu satırlara ilgili hareket türü kodu ile birlikte hareket nedeni kodu ve
hareket nedeni tanımı girilerek uyarlama yapılmış olur. Tanımlı olan bir
hareket nedenini silmek içinse silinmek istenilen satır seçilerek ekranın
üzerindeki ‘satır sil’ butonuna basılır.
V.3.3.10 Kalite kontrol uyarlaması
Şekil V.3.3–4’deki ekranda ilgili hareket türü satırı seçildikten sonra
ekranın sol tarafından adımı çift tıklanırsa bu uyarlama
ekranına geçilir.

265
 ŞEKİL V.3.3.10 - 1 - QM kontrolü uyarlaması

Malzeme hareketi ile kalite kontrol modülü ilişkisinin uyarlaması bu

adımla yapılır. İlgili malzeme hareketinin hemen arkasından (otomatik
olarak) kalite kontrol işleminin tetiklenip tetiklenmeyeceği bu adımla
belirlenir. Kalite kontrol uyarlaması, ilgili hareket türü ile birlikte özel
stok türüne bağlı olarak yapılır. İlgili satırda QM etkin değil kutucuğunun
tıklanması ile QM modülü entegrasyonu kapatılmış olur. Eğer bu alan
tıklı değil ise sistem malzeme hareketi ile QM modülü arasındaki
entegrasyonu koparmamış olur. İlgili satırdaki QM etkin değil alanı
tıklanarak (veya kaldırılarak) uyarlama yapılır. Bu uyarlama adımında
‘yeni giriş’ veya ‘satır sil’ işlemi yapılamaz.
Örneğin: 103 hareket türü ile yapılan ‘satınalma siparişi için MG bloke
stoka malzeme girişi’ hareketinden hemen sonra otomatik olarak ‘QM-
kalite kontrol’ modülünün tetiklenmesi isteniyorsa 103 hareket türü için
bu tık atılmamış olmalıdır.
 Malzeme hareketinin arkasından otomatik olarak QM modülü
entegrasyonunun çalışması için sadece bu uyarlama yeterli değildir.
Hareket türü için QM entegrasyonunun aktif olmasının yanında, ilgili
malzemenin ana verisinde QM modülü ile ilgili bilgilerin girilmiş olması
ve stok hareketi yapılan üretim yeri için QM modülü kullanımının
tanımlanmış olması gerekir. Bu üç bilgiden bir tanesinde eksiklik var ise
yapılan stok hareketinin arkasından QM modülü otomatik olarak
tetiklenmez.

266
V.4. Malzeme Belgesi
SAP-ERP sistemi üzerinde yapılan tüm malzeme hareketleri bir malzeme
belge numarası almak suretiyle sistemde kaydedilir. Malzeme belgesi,
yapılan malzeme hareketine ait gerekli tüm bilgilerin ilgili tablolara
kaydedilmesini sağlar.
V.4.1. Malzeme belgesinde tutulan bilgiler
Malzeme belgesi üzerinde kullanıcı tarafından manuel olarak girilen
bilgilerin yanında ana verilerden, uyarlamalardan ve sistem
parametrelerinden alınan bilgiler de tutulmaktadır.
Kullanıcı tarafından girilen bilgiler
Yapılan malzeme hareketi için kullanıcı tarafından girilmesi gereken
bilgilerdir. Bir malzeme hareketinin esasını bu bilgiler oluşturur.
Kullanıcı tarafından girilmesi gerekli olan bilgiler hareket türüne bağlı
olarak değişmektedir. Örneğin, kullanıcı satınalma siparişine istinaden bir
giriş yapacaksa ilgili SAS numarasını girmesi gerekir. Eğer iki depo yeri
arasında bir nakil işlemi yapacaksa hem çıkış yapan hem de teslim alan
depo yerlerini girmelidir. Eğer malzemeyi personele zimmetleyecekse
ilgili personel numarasını girmelidir. Bu örneklerden de görüldüğü gibi
malzeme hareketinde kullanıcı tarafından girilmesi gerekli olan bilgilerin
neler olacağı hareket türüne bağlıdır. Ancak aşağıdaki bilgiler her hareket
türü için zorunlu olan bilgilerdir. Zira bu bilgilerden bir tanesinin eksik
olması malzeme hareketinin yapılmasını engeller.
- Malzeme hareketi için belge tarihi,
- Hareket türü,
- Malzeme numarası,
- Stok hareketinin yapıldığı üretim yeri,
- Malzeme miktarı,
- Ölçü birimi,
Yapılan malzeme hareketi eğer bir referans belgeye istinaden yapılıyorsa
bu bilgiler referans belgeden devralınır. Eğer malzeme hareketi referans
bir belgeye istinaden yapılmıyorsa bu bilgilerin tamamı kullanıcı
tarafından girilmelidir.

267
Ana verilerden alınan bilgiler
Yapılan malzeme hareketine malzeme ana verisinden, satıcı ana
verisinden (eğer satınalma ilişkili bir hareket ise), müşteri ana verisinden
(eğer satış ile ilgili bir hareket ise), lot numarası ana verisinden, vb. ana
verilerden bazı bilgiler otomatik olarak aktarılır. Bu bilgilere örnekler
verecek olursak:
- Malzeme ana verisinden malzemenin tanımı, malzemenin birim
fiyatı, mal grubu, temel ölçü birimi, alternatif ölçü birim(ler)i,
değerleme sınıfı, vb. bilgiler,
- Satıcı ana verisinden satıcının tanımı, satıcının hesap grubu, satıcı
para birimi, vb. bilgiler,
- Müşteri ana verisinden müşterinin tanımı, müşteri hesap grubu,
teslimat koşulları, vb. bilgiler,
- Lot numarası ana verisinden son kullanım tarihi, üretim tarihi, vb.
bilgiler,
malzeme belgesine devralınır. Ana verilerden devralınan bu bilgilerin
çoğu kullanıcı tarafından değiştirilememektedir.
Uyarlamalardan alınan bilgiler
Yapılan malzeme hareketine hareket türü uyarlamalarından devralınan
bilgilerdir. Otomatik hesap belirlemesi, ekran düzeni, veri alanlarının
durumu, vb. bilgiler bu kapsamdadır. Örneğin, girilen hareket türü için
hareket nedenleri, kayıt yapılacak olan muhasebe hesapları, vb. bilgiler.
Sistem parametrelerinden alınan bilgiler
Malzeme belgesi üzerinde tutulan ve o an için işlem yapılan sisteme ait
olan bilgilerdir. Malzeme hareketinin hangi işlem kodu ile yapıldığı,
hangi kullanıcı tarafından yapıldığı, hangi tarihte yapıldığı, saat kaçta
yapıldığı, hangi bilgisayar üzerinden yapıldığı, stok yönetimi işlem türü
vb. bilgiler bu kapsamdadır. Bu bilgiler malzeme belgesine kaydetme
aşamasında sistem tarafından otomatik olarak eklenir. Kullanıcının bu
bilgilere müdahale etme imkânı yoktur.
 Sistem parametresi olarak devralınan bilgilerden bir tanesi olan Stok
yönetimi işlem türü bilgisi önemli bir bilgidir. Sistem malzeme girişi
hareketlerinde WE, malzeme nakil/transfer hareketlerinde ve malzeme
çıkışı hareketlerinde WA kaydını atar. Kullanıcı ekranlarında görünen bir
bilgi olmamasına rağmen burada yer alan WA ve WE işlem türlerine
göre sistem malzeme belge numara aralığını belirler.

268
V.4.2. Malzeme belgesi uyarlamaları
V.4.2.1 Numara aralığı uyarlamaları
Malzeme belgesi numaralandırması için numara aralığı tanımlaması
yapılmalıdır. Sisteme kaydedilen her bir malzeme hareketi, ilgili numara
aralığından bir malzeme belge numarası alır. Malzeme belgesi için
numara aralığı yıl bazında tanımlanır.
 SAP-ERP sisteminde yıla bağlı olarak tanımlanabilen numara aralıkları
için ilgili belge numaraları yıl bazında tekrar eder. Bu tip numara
aralıklarında yıl bilgisi ilgili belge numarasının bir parçası olarak
değerlendirilir. Örneğin: 2011 yılına ait 49000000023 numarasını almış
malzeme belgesi ile 2012 yılı için 49000000023 numarasını almış
malzeme belgesi tamamen birbirinden bağımsız belgelerdir. Malzeme
belgesi için yıl bilgisi de belge numarasının bir parçasıdır.
Malzeme belgesi için numara aralığı tanımlaması aşağıdaki uyarlama
menüsündeki adımından
yapılır.

ŞEKİL V.4.2.1 – 1 - Malzeme belgesi numara aralığı uyarlama adımı

Bu uyarlama adımı çift tıklandığında aşağıdaki şekilde belge

numaralandırmasının yapılacağı ekran açılır.

269
 ŞEKİL V.4.2.1 – 2 - Malzeme belgesi numara aralıkları ekranı

Bu ekranda butonuna basılarak numara aralıklarının

tanımlandığı aşağıdaki ekrana geçilir.

ŞEKİL V.4.2.1 – 3 - Numara aralıkları tanımlama ekranı

Bu ekranda yıl bazında numara aralıkları yer alır. Ekran üzerinden numara
aralıkları değiştirilebilir.
 Malzeme belgesi numaralandırmasında hemen aşağıda açıklanmış olan
belge gruplamasına bağlı olarak sadece dört tane numara aralığına
ihtiyaç vardır. Bu nedenle numara aralığı listesine sadece dört tane
numara aralığı tanımlaması gelir. Yeni bir numara aralığı eklemek ya
da bu dört taneden bir tanesini silmek mümkün değildir.

270
  Eğer yıl bazında numaralandırma yapılmak istenmiyorsa ekranda
olduğu gibi yıl olarak sadece 9999 girilir. Başka herhangi bir yıl için
numara yazılmaz. Bu durumda sstem numaralandırmanın yıl bazında
değil de sürekli devam eden bir numaralandırma olduğunu anlar. Bu
şekil bir numaralandırma kullanıldığında sistem yıl başında numara
aralığını başa almadan kaldığı yerden numaralandırmaya devam eder.
Bu ekrandan bir önceki ekrana dönmek için ekranın üzerindeki ‘geriye’
butonuna basılır. Malzeme belgesi numaralandırmasının kullanılabilmesi
için bu listede yer alan numara aralıklarının ilgili belge grupları ile
eşlenmesi gerekir. Bunun için şekil V.4.2.1–2’deki ekranın üzerinde yer
alan butonuna basılır. Sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL V.4.2.1 – 4 - Malzeme belgesi numara aralığı grupları ekranı

Bu ekranda sistem tarafından önceden belirlenmiş olan dört farklı grup

vardır. Bu dört grubun yanında ise grubun seçilebilmesi için kutucuk yer
almaktadır. Grupların hemen altında ise bu gruba atanmış olan iki haneli
kodlar şeklinde ‘stok yönetimi işlem türü’ kodları yer alır. (Malzeme
girişleri için bu kodun WE ve malzeme trasferi ve nakil işlemleri için bu
kodun WA olduğu önceden vurgulanmıştı.)
Herhangi bir sto yönetimi işlem türünün grubunu değiştirmek için
öncelikle ilgili stok yönetimi işlem türü kodu çift tıklanır. Sistem seçilen

271
iki haneli kodun rengini maviye çevirir. Daha sonra seçilen bu kodun yeni
atanması istenen grubun sol tarafındaki kutucuk tıklanır. Daha sonra ise
ekranın üzerindeki butonuna basılırsa sistem ilgili işlem türü
kodunu yeni grubun altına taşıyacaktır.
 SAP-ERP sistemi ile birlikte bu uyarlama yapılmış olarak gelir. Sistem
standardında gelen grup eşlemelerinin değiştirilmesi tavsiye edilen bir
durum değildir.
Bu ekranda grupların hangi numara aralığına sahip olduğunu görmek ve
bu numara aralığına müdahale edebilmek için ilgili grup numarasının
yanındaki kutucuk tıklandıktan sonra ekranın üzerindeki butonuna
basılırsa sistem sadece bu gruba ait olan numara aralığını aşağıdaki
şekilde açar.

ŞEKİL V.4.2.1 – 5 - Numara aralığı grubu aralıklar ekranı

Bu ekran üzerinden ilgili numara aralığı güncellenebilir. Numara aralığına

ilişkin uyarlamalar yapıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılarak uyarlama adımından çıkılır.

272
V.5 . Muhasebe Belgesi
Malzeme yönetimi modülü ile Muhasebe (FI) modülü arasındaki en temel
entegrasyon malzeme hareketlerine bağlı olarak muhasebe kayıtlarının
takip edilmesidir. Malzemeler için ilgili stok hesaplarının, ara hesapların,
gelir hesaplarının ve sarf hesaplarının takip edilmesi yasal bir
zorunluluktur.
İşletmeler ellerinde bulundurduğu malzeme stoklarının değerlerini ilgili
stok hesaplarında takip etmek zorundadır. Stok hesaplarındaki değişimler
yani stok giriş ve çıkışlarına bağlı bu hesaplarda meydana gelen parasal
hareketlerde kanuni denetimlere tabidir. Türkiye de geçerli olan muhasebe
kanunları ve devletin belirlediği tek düzen hesap muhasebesine göre
malzeme hareketleri ile ilişkili olan hesaplar şu şekilde belirlenmiştir.
- Stok hesapları: Malzeme stoklarının parasal karşılığının tutulduğu
hesaplardır. 15 ile başlayan hesap kodları bu kapsamda
değerlendirilir,
- Sarf hesapları: Malzemelerin stoklardan sarf edildiği zaman
kullanılacak olan tüketim hesaplarıdır. Diğer tüketim hesapları gibi 7
ile başlayan hesap numaraları bu amaçla kullanılmaktadır.
- Ara hesaplar: Stok hareketlerinde kullanılabilecek ara (fiktif)
hesaplardır. 8 ile başlayan hesap numaraları bu amaçla
kullanılmaktadır.
- Satıcıya ait hesaplar (mutabakat hesapları): Satınalma işlemlerinde
alınan malzemeler için satıcılara ait hesaplardır. 32 ile başlayan
hesap numaraları bu amaçla kullanılmaktadır.
Malzeme hareketi sisteme kaydedildiği zaman SAP-ERP sisteminde
malzeme belgesinin yanında muhasebe bilgilerinin güncellenmesi
amacıyla otomatik olarak muhasebe belgesi de oluşturulmaktadır.
Oluşturulan bu muhasebe belgesi FI modülü tarafından kullanılmakta ve
ilgili muhasebe hesaplarına kayıt atmaktadır.
 Malzeme hareketi esnasında malzeme belgesi ile birlikte muhasebe
belgesi de yaratılması için: Malzemenin fiyatla takip edilmesi (yani
ilgili malzeme türü için değer güncellemesi yapılması.), malzeme birim
fiyatının sıfırdan farklı olması ve yapılan malzeme hareketinin nakil
hareketi değil giriş veya çıkış hareketi olması gerekmektedir. Aksi
takdirde sistemde fiyat güncellemesi yapılmayacağı için sistem
muhasebe belgesi yaratmayacaktır. Malzeme nakil hareketlerinde
malzemenin firma içerisindeki yeri değişmektedir. Bu yer değişiminin
şirketin stok hesaplarına bir etkisi yoktur. Aynı şekilde birim fiyatı sıfır

273
 lira olan bir malzemenin stoklara alınmasıyla veya sarf edilmesiyle
stok hesaplarındaki artış/azalış sıfır lira olacağından muhasebesel
anlamda bir değişiklik olmayacaktır.

V.5.1. Muhasebe belgesinde tutulan bilgiler

Malzeme belgesinde olduğu gibi muhasebe belgesinde de hem kullanıcı
tarafından girilen hem de sistem tarafından otomatik olarak alınan bilgiler
tutulmaktadır.
Kullanıcı tarafından girilen bilgiler
Malzeme hareketi ekranında kullanıcı tarafından girilen malzeme kodu,
miktar, satıcı kodu, müşteri kodu, masraf yeri, vb. bilgiler sadece
malzeme belgesine değil aynı zamanda muhasebe belgesine de
kaydedilmektedir.
Sistem tarafından üretilen bilgiler
Muhasebe işleminin hangi işlem kodu ile yapıldığı, hangi kullanıcı
tarafından yapıldığı, hangi tarihte yapıldığı, saat kaçta yapıldığı gibi
bilgiler sistem üzerinden alınan ve muhasebe belgesine eklenen
bilgilerdir. Stok yönetimi işlem türü bilgisi önemli bir bilgidir. Malzeme
girişi hareketlerinde WE, malzeme nakil/transfer hareketlerinde ve
Malzeme Çıkışı hareketlerinde WA kaydını atar. Kullanıcı ekranlarında
görünen bir bilgi olmamasına rağmen burada yer alan WA ve WE işlem
türlerine göre sistem muhasebe belge numara aralığını (aynen malzeme
belgesinde olduğu gibi) belirler.
Uyarlamalardan alınan bilgiler
Kayıt atılacak olan muhasebe hesapları, hesap belirlemenin otomatik
yapılıp yapılmayacağı gibi bilgiler malzeme hareketi uyarlamalarından
alınan bilgilerdir.
Ana verilerden alınan bilgiler
Malzemenin birim fiyatı, değerleme sınıfı, maliyet muhasebesi ile ilgili
parametreleri ilgili malzeme ana verisinden alınır. Eğer satınalma ilişkili
bir malzeme hareketi yapılıyorsa satıcının mutabakat hesabı, hesap grubu
gibi bilgiler satıcı ana verisinden alınır. Eğer masraf yeri ilişkili bir
malzeme hareketi yapılıyorsa masraf yeri için maliyet bilgileri masraf yeri
ana verisinden alınır. Eğer satış (müşteri) ilişkili bir malzeme hareketi
yapılıyorsa ilgili müşteri hesabı ve ödeme bilgileri müşteri ana verisinden
devralınmaktadır.

274
V.5.2. Muhasebe belgesi numara aralığı uyarlamaları
Tıpkı malzeme belgesinde olduğu gibi muhasebe belgesi içinde numara
aralıkları tanımlaması yapılmalıdır. Muhasebe belgesi numara aralığı da
yıl bazında tanımlanır. Muhasebe belgeleri için numara aralığı
tanımlanması FI modülü sorumluluğunda olduğundan bu uyarlamanın
yapılması anlatılmayacaktır.

275
V.6 . Malzeme Hareketi (MIGO) Ekranı
SAP-ERP sisteminde malzeme hareketi MIGO işlem kodu ile
yapılmaktadır. MIGO işlem koduna aşağıdaki menü adımından ulaşılır.

ŞEKİL V.6 – 1 - MIGO işlemi menü adımı

 SAP-ERP sisteminin 4.6 versiyonundan önceki versiyonlarında

malzeme girişleri MB1C, satınalma siparişi için malzeme girişi MB01,
malzeme nakil/transfer hareketleri MB1B ve malzeme çıkış hareketleri
MB1A işlem kodları ile yapılmaktaydı. Ancak 4.6 versiyonu ile birlikte
tüm malzeme hareketleri tek bir işlem kodu altında (MIGO) toplandı.

 MIGO işlem kodu ile tüm stok hareketleri yapılabilmektedir. SAP-ERP

sisteminde yetkilendirme amaçlı olarak MIGO ekranına belirli
kısıtlarla gidilmesini sağlayan MIGO_GI, MIGO_TR, MIGO_GR vb.
işlem kodlarıda tanımlanmıştır. Örneğin stok hareketi ekranına MIGO
işlem kodu ile değilde MIGO_GI işlem kodu ile gidilirse sadece
malzeme çıkışı hareket türleri seçilebilecek şekilde MIGO ekranı açılır.
Bu adım çift tıklandığında veya işlem kodu alanına MIGO girildiğinde
malzeme hareketlerinin yapıldığı aşağıdaki ekran açılır.

276
 ŞEKİL V.6 – 2 - Malzeme hareketi ekranı

MIGO ekranı yukarıdaki şekilde gösterildiği gibi beş ana kısımdan (alt
ekrandan) meydana gelmektedir. Ekranın sol tarafındaki önceden yapılan
işlemlerin yer aldığı belgeye genel bakış kısmı, ekranın en üstünde tek bir
satır şeklinde yer alan işlem bilgileri kısmı, yine ekranın üstünde yer alan
ve tüm kalemleri ilgilendiren başlık bilgileri kısmı, ekranın ortasında yer
alan ve satırlar halinde giriş yapılabilecek olan kalemlere toplu bakış
kısmı ile ekranın en altında yer alan kalem ayrıntıları kısmıdır.
Bu alt ekranlardan işlem bilgileri haricindeki diğer kısımlar kapatılıp
açılabilen kısımlardır. Kullanıcı MIGO ekranında en son hangi işlemi
yapmış ve ekran görünümünü nasıl bırakmış ise bir sonraki girişte MIGO
ekranı o şekilde açılmaktadır. Dolayısı ile MIGO işlem koduna girildiği
zaman kullanıcının karşına bu alt ekranlardan bir kısmı açık bir kısmı ise
kapalı olarak gelmektedir.
‘Başlık bilgileri’, ‘Kalemlere toplu bakış’ ve ‘Kalem ayrıntıları’ kısımları
ilgili kısmın hemen sol tarafında yer alan butonuna basılarak
kapatılmaktadır. Örneğin ‘Başlık Bilgileri’ kısmının yanında yer alan bu
butona basıldığı zaman MIGO ekranının görünümü şu şekilde olacaktır.

277
 ŞEKİL V.6 – 3 - MIGO ekranı başlık kapalı

Kapatılan bu kısmı açmak için ekranda ilgili kısmın yanında yer alan
butonuna (başlık kısmı için bu buton olarak yer alır. Diğer
kısımlarda da butonun tanımı da buton üstünde yer alır.) basılmalıdır. Bu
butona basıldığında ise ilgili kısım tekrar açılacaktır.
‘Belgeye Genel Bakış’ kısmının kapatılması içinse MIGO ekranı üzerinde
yer alan butonuna basılır. Sistem böylece belgeye genel
bakış kısmını kapatır. Belgeye genel bakış kısmı kapandığında ise MIGO
ekranının üst kısmında butonu yer alır. Bu butona basılarak
belgeye genel bakış kısmı tekrar açılabilir.
Şimdi MIGO ekranında yer alan bu alt ekranları ve kullanım amaçlarını
sırasıyla inceleyelim.
V.6.1. İşlem bilgileri alt ekranı
MIGO ekranının en üstünde yer alan bu kısımda yapılmak istenilen işlem
ve bu işleme ait olan temel bilgiler yer almaktadır.

ŞEKİL V.6.1 – 1 - MIGO işlem bilgileri ekranı

278
MIGO işlem kodu sadece malzeme hareketi yapılması amacıyla değil,
önceden kaydedilmiş olan bir malzeme hareketinin görüntülenmesi,
malzeme hareketi ters kaydının alınması vb. amaçlarla da
kullanılabilmektedir. İşlem bilgileri kısmında yer alan en soldaki işlem
seçimi kutucuğu bu işe yaramaktadır. Bu kutucuk üzerinde arama
yardımına basıldığında yapılabilecek işlem tipleri aşağıdaki şekilde
listelenir.

ŞEKİL V.6.1 – 2 - İşlem tipleri listesi

Bu alana girilen işlem tipine göre, işlem bilgileri kısmında yer alan diğer
veri alanları da değişmektedir. Örneğin, buradan ‘Görüntüle’ seçeneği
seçilirse malzeme belgesi görüntüleme işlemi yapılmaktadır. Dolayısı ile
işlem bilgileri kısmı aşağıdaki şekilde olacaktır.

ŞEKİL V.6.1 – 3 - MIGO işlem bilgileri malzeme belgesi görüntüleme

İşlem tipi olarak ‘Mal Girişi’ seçilirse sistem hemen bu işlem seçimi
alanının yan tarafına mal girişine ait mal girişi tipinin seçileceği ikinci bir
kutucuk açacaktır.

ŞEKİL V.6.1 – 4 - MIGO İşlem bilgileri mal girişi

279
Bu kutucuktan da mal girişi alt tipi (türü) seçilir. Mal girişinin tipine bağlı
olarak da (eğer referans belge var ise) hemen yan tarafta referans belge
alanı açılır. Örneğin eğer buradan yukarıdaki şekildeki gibi ‘R01-
satınalma siparişi’ seçilirse SAS için mal girişi yapılacak demektir ve
ilgili SAS belge numarasının girilmesi için bu alanın hemen sağ tarafına
yeni bir giriş alanı açılacaktır. Eğer burada şekil V.6–2’deki gibi ‘R10-
Diğerleri’ seçeneği seçilirse yapılan mal girişi işlemi referanssız olarak
yapılacak demektir. Bu sebeple yan taraftaki referans alanları ekrandan
kaldırılacaktır. Sadece hareket türünün girileceği alan ekranın sol
tarafından açık olarak gelir.
İşlem bilgileri kısmındaki en önemli kısım ekranın en sağ tarafında yer
alan ve iki veri alanından oluşan ‘hareket türü’ ve özel stok türü bilgisinin
girildiği kısımdır. V.3 kısmında da açıklandığı gibi yapılan bir stok
hareketinin neredeyse tüm özellikleri ilgili hareket türüne bağlıdır. MIGO
ekranında bu iki veri alanının tanımı yer almamakta olup hareket türü
kodu girilip enter tuşuna basıldıktan sonra girilen hareket türünün tanımı
aşağıdaki şekilde ekrana gelir.

ŞEKİL V.6.1 – 5 - MIGO hareket türü ve tanımı

Hareket türü bilgisi bu alana girilip ‘enter’ tuşuna basıldığında sadece

hareket türü tanımı gelmez ayrıca bu hareket türünün uyarlamalarına bağlı
olarak kalemlere toplu bakış ve kalem ayrıntıları kısımlarındaki veri
alanları ile veri sekmelerinin özellikleri de değişir.
 Hareket türü alanında F4 tuşuna basılarak burada kullanılabilecek olan
hareket türleri listelenerek ilgili hareket türü bu listeden seçilebilir. F4
ile gelen hareket türü listesi işlem tipine bağlı olarak değişmektedir.
‘Mal Girişi’ , ‘Nakil Kaydı’ ve ‘Mal Çıkışı’ işlem tiplerine bağlı olarak
ayrı ayrı hareket türü listesi gelmektedir.
Hareket türü alanın hemen yanındaki kutucuk ise özel stok türü (eğer
kullanılacaksa) girişi içindir. Eğer malzeme hareketi özel stok türü için
yapılmıyorsa (genel kullanım böyledir) bu alan boş bırakılır. Eğer
malzeme hareketi özel bir stok türü için yapılacaksa bu alana da giriş
yapılmalıdır. Örneğin proje stoku için bir malzeme hareketi yapılacaksa
bu alana ‘Q’ değeri girilmelidir (özel stok türleri V.1.2 kısmında
açıklanmıştır).

280
  MIGO ekranının anlatımına devam etmek için ‘561-Stok Açılışı Girişi’
hareketi örnek olarak seçilmiştir. Kalemlere toplu bakış ve kalem
ayrıntı ekranları ilgili hareket türü ve özel stok türüne bağlı olarak
değişiklik gösterdiği gibi uyarlamalara bağlı olarak da ekranlar
farklılık göstermektedir.

V.6.2. Başlık bilgileri alt ekranı

MIGO ekranında işlem bilgileri kısmının hemen altında ‘başlık bilgileri’
kısmı yer almaktadır. Bu kısımda, yapılacak olan malzeme hareketine ait
olan başlık bilgileri yer alır. SAP-ERP sisteminde bir malzeme hareketi
birden çok kalem içerebilir. Örneğin aynı anda yirmi farklı malzeme için
giriş yapılabilir. Bu giriş işlemi için hem yirmi kaleme ait olan farklı
bilgiler hem de tüm bu kalemler için ortak olan bazı bilgiler vardır. Tüm
kalemler için ortak olan bilgilere başlık bilgileri denilmektedir. İşte tüm
kalemler için ortak olan bilgiler ‘Başlık Bilgileri’ kısmında yer alır/girilir.

ŞEKİL V.6.2 – 1 - MIGO başlık bilgileri Genel sekmesi

Başlık bilgileri kısmında iki sekme yer almaktadır. Bu sekmelerdeki veri

alanları ve bu alanların özellikleri işlem bilgileri kısmında yer alan işlem
tipine bağlı olarak uyarlanabilmektedir. Örneğin ‘Mal girişi’ için ayrı
‘Mal Çıkışı’ için ayrı şekilde uyarlanabilir. Bu iki sekmedeki verileri
inceleyecek olursak:
Genel sekmesi
Belge tarihi alanına stok hareketinin yapıldığı tarih bilgisi girilmelidir. Bu
alana sistem günün tarihini otomatik olarak getirilir. Kullanıcı isterse
manuel olarak bu tarihi değiştirebilir. Örneğin işletmenize hafta sonu
vardiyasında bir malzeme teslim edildiğini ve o an SAP-ERP sistemine
giriş yapılamadığını düşünün. Pazartesi günü işe geldiğinizde ilgili
irsaliye ile birlikte malzemenin teslim alındığı bilgisi size ulaştı. Sizde
sisteme malzeme girişi yapacaksınız. MIGO ekranına girdiğinizde sistem
günün tarihini belge tarihi olarak getirdi. Ancak teslim alınan malzeme

281
aslında cumartesi günü yani sisteme girdiğiniz tarihten iki gün önce
teslim alındı ve irsaliye üzerinde de teslim tarihi olarak iki gün öncenin
tarihi var. Bu durumda sizin yapmanız gereken şey belge tarihi alanına iki
gün öncenin tarihini girmektir. İşte bu gibi durumlar için sistem belge
tarihi alanını değiştirilebilir olarak getirmektedir.
Kayıt tarihi alanı ise ilgili stok hareketinin muhasebesel anlamda sisteme
kayıt edilmesi gereken tarihin girildiği alandır. Özellikle satıcılar
tarafından teslim edilen malzemeler için irsaliye tarihi ile fatura tarihinin
farklı olduğu durumlarda bu alana fatura tarihi bilgisi girilmelidir.
Örneğin satıcı tarafından hafta sonu gönderilen malzeme için irsaliye
cumartesi günü tarihli olmasına rağmen fatura cuma günü tarihli olarak
kesilmiş. Dolayısı ile siz pazartesi günü malzemenin girişini yaparken
‘Belge tarihi’ni cumartesi (yani iki gün öncesi) olarak girerken ‘Kayıt
Tarihi’ni Cuma (yani üç gün öncesi) olarak giriyorsunuz.
 SAP-ERP sistemi belge tarihi ve kayıt tarihi bilgilerinin manuel olarak
girilmesine izin vermektedir. Ancak bu iki alana tarih olarak sadece
içinde bulunulan aya veya bir önceki aya ait bir tarih girilebilir. Daha
önceki bir tarih ya da geleceğe yönelik bir tarih girilemez. Örneğin
bugünün tarihinin 18.04.2014 olduğunu düşünelim. Dolayısı ile bu
alanlara mart 2014’e ait herhangi bir tarih ya da nisan ayına ait ama 18
nisandan daha önceki bir tarih girilebilmektedir. Yani giriş
yapılabilecek değerler 01.03.2014 – 18.04.2014 aralığındadır. Eğer bu
aralıkta yer almayan bir değer girilirse sistem ‘Girilen dönem malzeme
hareketi için açık değil’ şeklinde hata mesajı verir.

 Başlık bilgileri kısmında girilen belge tarihi ve kayıt tarihi bilgisi

haricinde sistem tarafından otomatik olarak malzeme belgesine eklenen
‘Giriş Tarihi’, ‘Giriş saati’, ‘Kullanıcı Adı’, vb. bilgilerde başlık bilgisi
olarak kaydedilmektedir. Kullanıcı belge tarihi ve kayıt tarihi
alanlarına manuel olarak müdahale edebilirken sistem
parametrelerinden devralınan bu bilgilere müdahale edemez.
Blg.bşlk.metni alanına yapılan malzeme hareketinin tüm kalemlerini
ilgilendiren genel açıklama girilebilir. Bu alan 40 karakterlik serbest
metin alanıdır.
İrsaliye numarası alanı satınalma ile ilgili işlemlerde gelen bir veri
alanıdır. Satıcıdan teslim alınan irsaliye numarası bu alana girilir.
Malzeme fişi ve MG/MÇ fişi alanları ise işletmenin kullanımına verilmiş
olan serbest numaralandırma alanlarıdır. Eğer işletmeler yapılan stok
hareketlerine kendilerine özel bazı numaralar vermek istiyorlarsa bu iki
veri alanını kullanabilirler.

282
  Malzeme fişi alanı bazı ülke mevzuatlarına göre zorunlu olarak
tutulması gereken ve kuralları kanunlarla belirlenen numaralandırmayı
tutmak içinde kullanılmaktadır. Bu sebeple bu alan için ülkeye özel
uyarlamalar yapılabilmektedir. Türkiye mevzuatına göre böyle bir
zorunluluk yoktur.
Çıktı Tipi alanı ve bu alanın yanında yer alan kutucuğun
tıklanması ile yapılacak olan stok hareketi için SAP-
ERP sisteminden yazılı çıktı alınması ve bu çıktının tipi belirlenir. Çıktı
tipi olarak ‘1-Kontrol Metinli Fiş’, ‘2-Münferit fiş’ ve ‘3-Toplu fiş’
seçenekleri mevcuttur. Bunlardan 1. veya 2. seçenek seçildiğinde
kaydedilen malzeme belgesinin her bir kalemi için ayrı ayrı çıktı
basılırken 3. seçenekte ise kaydedilen malzeme belgesinin tüm kalemleri
tek bir çıktı üzerine yazdırılmaktadır.
 Malzeme belgesinin çıktısının alınması için buradaki kutucuğun
işaretlenmesi ve çıktı tipinin seçilmesi yeterli değildir. Malzeme
belgesinin çıktısının alınabilmesi için çıktı belirleme uyarlamaları
yapılmalıdır. Bu uyarlamalar doğru yapıldığı zaman sistem doğru
çıktıyı ve doğru yazıcıyı belirleyip malzeme belgesinin çıktısını
yazdıracaktır. Malzeme belgesi için çıktı belirleme uyarlamaları bu
kitapta anlatılmamıştır.
İlgili sekmesi
Bu sekmeye geçmek için sekme başlığı olan ikonu tıklanır.

ŞEKİL V.6.2 – 2 - MIGO başlık bilgileri İlgili sekmesi

Bu sekmede yapılan hareket tipine bağlı olarak iletişim bilgileri yer alır.
Eğer yapılan malzeme hareketi bir referans belgeye göre yapılmış ve bu
belge satıcı ya da müşteri ile ilişkili bir hareket ise ilgili satıcı veya
müşterinin iletişim bilgileri bu sekmede yer alır. Eğer yapılan stok
hareketi bir referans belge ilişkili değilse Şunu ara alanına stok hareketi
ile ilişkili kişi bilgisi yazılabilir (serbest metin alanıdır).

283
V.6.3. Kalemlere toplu bakış alt ekranı
Bu kısımda malzeme belgesinde yer alacak olan kalemler liste şeklinde
yer almaktadır.

ŞEKİL V.6.3 – 1 - MIGO kalemlere toplu bakış girişe açık

Burada açıklanan kalemlere toplu bakış alt ekranı ile bundan sonra
anlatılacak olan kalem ayrıntıları alt ekranları malzeme belgesi kalemleri
girişi için oluşturulmuş ekranlardır. Toplu bakış alt ekranından liste
şeklinde giriş yapılabilirken kalem ayrıntıları alt ekranlarından ise her bir
kalem için tek tek giriş yapılmaktadır. Her iki kısımda aynı bilgileri
güncellediği için eğer kalem ayrıntıları kısmı açılmış ise kalemlere toplu
bakış kısmından giriş yapılamaz ve bu kısım aşağıdaki şekilde görüntü
olarak gelir.

ŞEKİL V.6.3 – 2 - MIGO kalemlere toplu bakış görüntü

Eğer kalemlere toplu bakış kısmının şekil V.6.3–1’deki gibi girişe açık
olarak gelmesi isteniyorsa kalem ayrıntıları kısmı ekranın altındaki
butonuna (kırmızı ile işaretlenmiş) basılarak kapatılmalıdır.

284
  Kalemlere toplu bakış ekranındaki veri alanları ve bu veri alanlarının
sırası girilen hareket türüne bağlı olarak değişiklik gösterir.
Kalemlere toplu bakış ekranında yer alan önemli veri alanlarını
açıklayacak olursak:
Malzeme kısa metni alanına stok hareketi yapılacak olan malzemenin
malzeme numarası veya tanımı bilgisinden birisi girilmelidir. Malzeme
tanımının tamamı bilinmiyor olsa bile bir kısmı girilip enter tuşuna
basıldığında sistem girilen tanımı içeren malzeme numaralarını liste
halinde getirecektir. Örneğin bu alana ‘kalem’ yazılıp enter’a basıldığında
sistem tanımında kalem geçen malzemeleri liste şeklinde getirir. Kullanıcı
stok hareketi yapacağı malzeme satırını çift tıklayarak ekrana taşır. Eğer
stok hareketi yapılacak olan malzemenin malzeme numarası biliniyorsa
bu alana direkt olarak malzeme numarası girilebilir. Malzeme numarası
girilip enter tuşuna basıldığında sistem ilgili malzemenin tanımını bu
alana getirir.
Ok alanı ise stok hareketi yapılmak istenen kalemler için tıklanması
gereken alandır. Bu kutucuğun tıklı olmadığı kalemler için ekrana bilgi
girilse bile sistem stok hareketi yapmaz.
‘Ok’ tıkı alanı özellikle belge referanslı yapılan hareketler için
düşünülmüştür. Örneğin Satınalma siparişinizde 40 kalem malzeme
olduğunu ve ilk teslimatta bunlardan sadece 10 kalemin teslim aldığınızı
düşünün. MIGO ekranında ilgili SAS numarası referans olarak yazılıp
enter tuşuna basıldığı zaman SAS’ta yer alan tüm kalemler bu ekrana
kopyalanacaktır. Bu 40 kalemden stok hareketi yapılacak olan 10 kalemin
seçilmesi ‘ok’ alanı ile mümkün olmaktadır. Bu tık atılmamış kalemler
ekranda yer alsa bile stok hareketi kaydedildiğinde malzeme belgesinde
yer almayacaklardır.
Miktar(grş.ÖB) alanına ise stok hareketi yapılmak istenilen miktar bilgisi
girilir. Burada girilen miktar için hemen sonraki alan olan ‘GÖB-Giriş
Ölçü Birimi’ alanı esastır.
GÖB alanı stok hareketi yapılan miktar için giriş ölçü birimidir.
GÖB bilgisi manuel girilebileceği gibi ‘malzeme’ ve ‘üretim yeri’ alanları
girilip enter tuşuna basıldığı anda sistem malzeme ana verisinden
otomatik olarak doldurur. Ölçü birimi alanına manuel olarak giriş
yapılabilse de burada girilmiş olan ölçü biriminin malzeme için
tanımlanmış olması gerekir. (Burada girilen ölçü birimi ya malzemenin
temel ölçü birimi olmalı ya malzeme ana verisine alternatif ölçü birimi

285
olarak tanımlanmış olmalı ya da malzemeye tanımlı ölçü birimleri için
uluslararası dönüşüm kurallarına göre dönüşümü yapılabilir bir ölçü
birimi olmalıdır.)
Örneğin, temel ölçü birimi olarak KG ve alternatif ölçü birimi olarak M-
Metre tanımlanmış bir malzeme için buraya aşağıdaki ölçü birimleri
girilebilir.
- KG girilebilir (malzemenin temel ölçü birimidir)
- M girilebilir (malzeme için tanımlanmış alternatif ölçü birimidir)
- GR girilebilir (çünkü KG ile GR arasında uluslararası kurallara göre
belirlenmiş sabit dönüşüm faktörü var)
- CM girilebilir (çünkü M ile CM arasında uluslararası kurallara göre
belirlenmiş sabit dönüşüm faktörü var)
Ancak buraya L-Litre girilemez. Zira bu ölçü biriminin malzeme ile bir
ilişkisi kurulamaz. Bu şekilde yanlış ölçü birimi girildiğinde sistem ‘ölçü
birimi L malzeme için tanımlanmadı’ şeklinde hata mesajı verir.
Üretim Yeri alanına stok hareketinin yapıldığı üretim yeri kodu girilir.
Üretim yeri kodu bilinmiyorsa ilgili alan üzerinde iken F4 tuşuna
basılarak arama yardımı kullanılabilir.
Depo Yeri alanına stok hareketinin yapıldığı depo yeri kodu girilir. Depo
yeri kodu bilinmiyorsa ilgili alan üzerinde iken F4 tuşuna basılarak arama
yardımı kullanılabilir.
561 hareket türü ile stok hareketi yapmamız için burada girilen bilgiler
yeterlidir. Ancak burada yer alan veri alanları ve bunların zorunluluk
durumu hareket türüne bağlı olarak uyarlandığından farklı hareket türleri
için başka bilgilerinde zorunlu olarak girilmesi gerekebilir. Eğer aynı
belge üzerinde başka bir malzeme içinde 561 hareketi yapılacaksa ikinci
satıra benzer şekilde bilgiler girilir. Stok hareketi yapılacak tüm kalemler
benzer şekilde ilgili belgeye eklenebilir.
Stok hareketi yapılacak kalemler için bilgiler girildikten sonra ekranın üst
kısmında yer alan butonuna basılırsa sistem girilen tüm bilgileri
kontrol eder. Eğer yapılmak istenen stok hareketi için eksik, yanlış veya
hatalı bir bilgi varsa sistem hata mesajı verir. Bu kontrol işleminden sonra
bilgilerinde hata olmayan kalemlerin sağ tarafındaki ‘durum’ sütununda
yeşil renkli durum ikonu, bilgilerinde hata olmayan ancak uyarı
mesajı olan (ki bu kalemler için stok hareketi yapmakta bir sıkıntı yoktur)
kalemlerde sarı renkli durum ikonu ve bilgilerinde hata olan

286
kalemlerde ise kırmızı renkli durum ikonu çıkar. İlgili kalemde yer
alan bu ikonların üzeri tıklanarak kalemle ilgili hata veya uyarı bilgisine
ulaşılabilir.

ŞEKİL V.6.3 – 3 - MIGO konrol edilmiş kalemler

 Bir malzeme belgesini kaydedebilmek için belge üzerinde hatalı kalem

olmaması gerekir. Bir tane bile hatalı kalem olsa sistem malzeme
hareketini kaydetmeye izin vermeyecektir.
Malzeme belgesinde hatalı kalem kalmadığı zaman ekranın üzerinde yer
alan ‘Kaydet’ veya butonuna basılarak ilgili stok hareketi
kaydedilir. Sistem kaydedilen malzeme belge numarasını ekranın alt
tarafında mesaj olarak verir. Bu kaydetme işlemi ile hem ilgili malzeme
için stok miktarı, hem ilgili stok hesapları hem de diğer bilgiler
güncellenmiş olur.
 Kullanıcı her stok hareketinden önce ‘Kontrol Et’ butonuna basmak
zorunda değildir. Kullanıcı ‘Kaydet’ butonuna bastığı zaman da sistem
öncelikle gerekli tüm kontrolleri yapar ve eğer hata veya uyarı mesajı
var ise öncelikle ekranda bunları gösterir. Kullanıcının hatalı veri ile
malzeme belgesini kaydetmesi söz konusu değildir.

V.6.4. Kalem ayrıntıları alt ekranı

Bu kısımda yer alan bilgiler kalemlere toplu bakış kısmında yer alan her
bir kalem için ayrıntı bilgileri gösterir. Kalem ayrıntıları kısmında,
kalemlere toplu bakış kısmında yer alan bilgiler ile sistem tarafından ilgili
kalem için getirilmiş olan bazı ek bilgiler yer alır.

287
 ŞEKİL V.6.4 – 1 - Kalem ayrıntıları alt ekranı

Tıpkı kalemlere toplu bakış ekranında olduğu gibi bu kısımda yer alan
sekmeler ve bu sekmelerde yer alan veri alanları ilgili hareket türüne bağlı
olarak farklılık göstermektedir. Bu kısımda yer alan ilk üç sekme
(malzeme, mkt. ve Hf. sekmeleri) tüm malzeme hareketlerinde yer alır.
Diğer sekmeler ise değişkenlik gösterir. Kalem ayrıntılarında yer alan
sekmeleri ve bu sekmelerde yer alan önemli veri alanlarını inceleyecek
olursak:
Malzeme sekmesi
Bu sekmede stok hareketi yapılacak olan malzemeye ait bilgilerin
girileceği veri alanları ile sistemin ilgili malzeme ana verisinden otomatik
olarak getirdiği veri alanları mevcuttur. Bu sekme yukarıdaki şekilde
gösterilmiştir.
Mkt. sekmesi
Stok hareketi yapılacak miktar ile bu miktar için ölçü biriminin girildiği
sekmedir.

ŞEKİL V.6.4 – 2 - Kalem ayrıntıları Mkt. Sekmesi

288
  Eğer malzeme hareketinde giriş ölçü birimi malzemenin temel ölçü
biriminden farklı olarak girilmişse (kalemlere toplu bakış kısmında
hangi ölçü birimlerinin kullanılabileceği açıklanmıştı) hemen miktar ve
ölçü birimi alanlarının altına ilgili malzeme miktarının temel ölçü
birimi cinsinden karşılığı ve temel ölçü birimi alanları bilgi olarak
gelir.
Hf sekmesi
Bu sekmede malzeme hareketi yapılan organizasyon, yapılan malzeme
hareketine ait detay bilgiler ve açıklama bilgileri yer alır.

ŞEKİL V.6.4 – 3 - Kalem ayrıntıları Hf. Sekmesi

İlgili hareket türü kodu, özel stok göstergesi, stok türü, malzeme
hareketinin yapıldığı üretim yerinin kodu ve tanımı, depo yerinin kodu ve
tanımı, teslimat yeri (serbest metin), malı teslim alan (serbest metin)
bilgileri ile ilgili kalem için açıklama girmeye yarayan kalem metni alanı
bu sekmede yer almaktadır.
 Başlık kısmında yer alan belge başlık metni tüm kalemleri
ilgilendirirken bu sekmede yer alan metin bilgisi sadece girildiği
kaleme özel bilgileri içerir.

289
Seri no sekmesi
Eğer stok hareketi yapılan malzeme seri no takipli ise bu sekme otomatik
olarak açılır. Eğer malzeme seri no takipli değilse bu sekme ekrana
gelmez.

ŞEKİL V.6.4 –4 - Kalem ayrıntıları seri no sekmesi

Bu sekmede stok hareketi yapılacak miktar kadar seri numarası alanı açık
olarak gelir. Örneğin, stok hareketi yapılacak malzeme miktarı 10 adet ise
buraya 10 tane seri numarası girilmelidir. Seri no takipli malzemeler için
miktar kadar seri numarası girilmeden sistem stok hareketine izin vermez.
 Malzeme hareketi için V.6.3 kısmında açıklanan kalemlere toplu bakış
alt ekranından diğer veri alanları liste gibi girilebilse de seri no bilgisi
kalemlere toplu bakış kısmından girilemez. Seri numarası miktara
bağlı olduğu için 1n ilişki söz konusudur. Dolayısı ile seri no bilgisi
mutlaka kalem ayrıntıları kısmından ve tablo şeklinde girilmelidir.

 Malzeme giriş işlemleri için burada girilecek olan seri numaraları

sisteme ilk defa girileceğinden kullanıcı daha önceden sistemde tanımlı
olmayan seri numaralarını da girebilir ve sistem herhangi bir kontrol
yapmaz. Ancak malzeme çıkış ve nakil kaydı işlemlerinde daha
önceden sistemde tanımlı olan ve ilgili stok hareketinin yapıldığı
üretim yeri/depo yerinde bulunan seri numaraları girilmelidir.
Kullanıcının bu seri numaralarına ulaşması için seri numara listesinin
hemen sağ tarafına ‘arama’ butonu konulmuştur. Kullanıcı bu
butona basarak sistmde önceden mevcut olan seri numaralarının
listesini alabileceği arama raporunu açabilir.

290
Batch sekmesi
Eğer stok hareketi yapılacak olan malzeme lot numarası ile takip edilen
bir malzeme ise bu sekme otomatik olarak açılır. Eğer malzeme lot
numarası ile takip edilmiyorsa bu sekme ekrana gelmez.

ŞEKİL V.6.4 –5 - Kalem ayrıntıları Batch Sekmesi

Stok hareketi yapılacak olan lot (parti) numarası bilgisi ile (eğer gerekli
uyarlama yapılmışsa) ilgi lot numarası için üretim ve son kullanım tarihi
bilgisi bu sekmeden girilir.
Hesap tayini sekmesi
Eğer yapılan malzeme hareketi bir hesap tayini gerektiriyorsa bu sekme
otomatik olarak açılır. Eğer malzeme hareketi bir hesap tayini
gerektirmiyorsa bu sekme ekrana gelmez.

ŞEKİL V.6.4 –6 - Kalem ayrıntıları Hsp.Tayini Sekmesi

291
Hareket türünün gerektirdiği hesap tayin nesnesinin kodu (masraf yeri,
sipariş, ana hesap, duran varlık, vb.) bu ekranda yer alır.
Muhatap sekmesi
Eğer yapılan malzeme hareketi satıcı veya müşteri ilişkili bir stok hareketi
ise bu sekme otomatik olarak açılır. Yoksa bu sekme ekrana gelmez.

ŞEKİL V.6.4 –7 - Kalem ayrıntıları Muhatap Sekmesi

Hareket türünün gerektirdiği satıcı veya müşteri kodu bilgisi bu sekmede

yer alır. İlgili satıcı veya müşteri kodunu girmek için arama yardımı
kullanılabilir.
WM Sekmesi
Eğer stok hareketi yapılan depo yerinde depo adres yönetimi (WM) aktif
ise bu sekme otomatik olarak açılır. Aksi takdirde bu sekme kapalı olarak
gelir.

ŞEKİL V.6.4 –8 - Kalem ayrıntıları WM Sekmesi

Bu sekmede depo adres yönetimine ait bilgiler yer alır.

292
Kalem numarası ve Ok kutucuğu kısmı
Kalem ayrıntıları ekranının hemen altında sekmeler değişse bile sabit
olarak kalan ‘ok’ kutucuğu ve kalem bilgisinin (satır) yer aldığı kısım
bulunmaktadır.

ŞEKİL V.6.4 –9 - Kalem ayrıntıları satır bilgisi kısmı

Kalem ayrıntı kısmındaki bilgilerin kalemlere toplu bakış kısmında yer

alan her bir malzeme hareketi satırı için tek tek geldiği unutulmamalıdır.
Burada yer alan satır bilgisi şu anda işlem yapılan kalemi göstermektedir.
Örneğin 20 kalem içeren bir malzeme hareketi için eğer burada 8 yazıyor
ise şu anda 8.kalemin bilgileri düzenleniyor demektir. Kalem OK alanı ise
kalemlere toplu bakış kısmında açıklanan OK kutucuğudur. Eğer bu alan
tıklı ise ilgili satır için stok hareketi yapılacak demektir.
Bu kısımda yer alan ‘ileriye-geriye’ butonlarına basılarak işlem
yapılan kalem numarası (satır) değiştirilebilir. Örneğin 20 kalem içeren
bir malzeme hareketinde satır bilgisi 7 iken buradaki butonuna
basılarak 6. kaleme ya da butonuna basılarak 8. kaleme geçilebilir.
 Bu kısımda işlem yapılacak satıra gitmenin bir diğer yöntemi de satır
alanını direkt olarak el ile güncellemektir. Örneğin 3. Kalem üzerinde
işlem yaparken direkt olarak 15. Kaleme gidilmek isteniyorsa satır
alanındaki 3 silinip oraya 15 yazılır ve enter tuşuna basılır. Sistem
otomatik olarak 15. Kalemin verilerini ekrana getirir.

293
V.6.5. Belgeye genel bakış alt ekranı
Bu kısım ekranın sol tarafında yer alır. Bu alt ekranda kullanıcı tarafından
en son yapılmış işlemlere ait olan belgeler listelenir. En son yapılmış
işlemler uyarlama ile belirlenmiş olan (örneğin bir gün öncesine, bir hafta
öncesine veya bir ay öncesine kadar) tarih dikkatte alınarak listelenir.

ŞEKİL V.6.5 –1 - MIGO Belgeye genel bakış kısmı

Bu kısımda getirilen bilgiler belge türlerine göre gruplanmıştır.

Kullanıcının son işlem yaptığı satınalma siparişleri, siparişler,
rezervasyonlar, malzeme belgeleri ile işaretlemiş veriler bu kısımda yer
alır.
Belgeye genel bakış kısmında yer alan belgelerden işlem yapılmak
istenen belge var ise bu belge satırı çift tıklanarak MIGO ekranına
kopyalanabilir. Ancak bu kopyalama işleminin yapılabilmesi için ekranın
en üst kısmında yer alan işlem tipinin seçilen belgeye uygun olması
gerekir. Örneğin ekranın üst kısmında işlem tipi ‘mal girişi’ ve buna bağlı
olarak detay işlem tipi ‘satınalma siparişi’ seçilmiş ise listede yer alan
herhangi bir satınalma siparişi satırı çift tıklandığında ilgili satınalma
siparişi MIGO ekranına kopyalanır. Benzer şekilde işlem tipi
‘görüntüleme’ ya da ‘ters kayıt’ seçilmiş ise malzeme belgesi kısmından
çift tıklanan satır yine MIGO ekranına kopyalanır. Eğer burada işlem tipi
ile seçilen belge uyumlu değilse sistem hata mesajı verir. Örneğin işlem

294
tipi ‘ters kayıt’ iken buradan herhangi bir satınalma siparişi belgesi
seçilmeye çalışılırsa sistem ‘belge ters kayıt işlemi için uygun değil’
şeklinde hata mesajı verir.
Burada yer alan verilerin ne olduğu ve nasıl
kullanılacağı V.9 kısmında açıklanmıştır.
 MIGO ekranındaki Belgeye genel bakış kısmı ekranın üzerinde yer
alan butonuna basılarak kapatılabilir. Eğer bu kısım
kapalı ise ekranın üst kısmında butonu gelir. Bu butona
basılarak genel bakış kısmı tekrar açılabilir.

V.7. Malzeme Belgesinin Görüntülenmesi

Daha önceden sistemde yapılmış bir malzeme hareketine ait olan
malzeme belgesinin görüntülenmesi işlemidir. Malzeme belgesi
görüntüleme işlemi de MIGO işlem kodu ile yapılır.

ŞEKİL V.7 – 1 - MIGO Görüntüleme işlemi

Bunun için MIGO ekranı üst kısmında yer alan işlem tipi alanına ‘A04-
Görüntüle’ seçeneği girilir. Sistem görüntülenmek istenen malzeme belge
numarasının girileceği alanı açar. Bu alana görüntülenmek istenen
malzeme belge numarası ve hemen yanındaki alana da yıl bilgisi girilir.
Daha sonra enter tuşuna basılır. Sistem ilgili malzeme hareketi bilgilerini
MIGO ekranına aşağıdaki şekilde getirir.
 Eğer görüntülenmek istenen malzeme belgesi numarası bilinmiyorsa
ekranda malzeme belge numarası alanının hemen yanında yer alan
‘arama’ butonuna basılarak malzeme belgesi arama ekranının MIGO
ekranı içerisinde açılması sağlanabilir. Bu arama ekranında ilgili
malzeme belgesini bulmak için bilinen kriterler girilir (örneğin:
malzeme numarası, belge tarihi, vb. bilgiler). Daha sonra ekranın
üzerinde yer alan ‘yürüt’ düğmesine basılır. Sistem girilen kritere
göre eğer birden fazla malzeme belgesi bulursa bulduğu belge listesini
MIGO ekranının alt kısmına liste olarak getirir. Görüntülenmek istenen
malzeme belgesi satırı bu liste üzerinden çift tıklanır. Sistem ilgili
malzeme belgesi numarasını MIGO ekranına kopyalar.

295
 ŞEKİL V.7 – 2 - MIGO Görüntüleme işlemi detay ekranı

Görüntüleme işleminde MIGO ekranının başlık bilgileri kısmında

yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi sekmesi de gelmiştir. Bu
sekmede görüntülenen malzeme belgesi için sistem tarafından otomatik
olarak oluşturulmuş olan ve kullanıcı tarafından değiştirilemeyen ‘Giriş
tarihi’, ‘giriş saati’, ‘işlem kodu’ ve işlemi yapan ‘kullanıcı’ bilgileri yer
alır.
 Yapılan stok hareketlerinin sonradan değiştirilmesine sistem tarafından
izin verilmemektedir. Dolayısı ile malzeme belgesi görüntüleme
işleminde belge üzerinde yer alan herhangi bir bilginin değiştirilmesine
sistem izin vermez. Görüntüleme işleminde eğer önceden malzeme
belgesinin çıktısı alınmamışsa sadece çıktısının alınabilmesi için başlık
bilgileri genel sekmesindeki kısmı girişe açık
olarak gelir. Eğer önceden belgenin çıktısı alınmışsa bu kısımda kapalı
gelir.

296
V.8. Malzeme Belgesi Ters Kaydının Alınması
SAP-ERP sisteminde yapılan bir stok hareketinin yani yaratılmış olan bir
malzeme belgesinin silinmesi söz konusu değildir. Sistemde arşivleme
yapılmadığı müddetçe ilgili malzeme belgeleri sistem üzerinde kalır.
Yapılan malzeme hareketi hatalı bir bilgi ile yapılmış ve kaydedilmişse de
durum böyledir. Hatalı olarak yapılmış bir malzeme hareketini düzeltmek
için ilgili malzeme belgesinin ters kaydı alınmalıdır.
Ters kayıt işlemi ile SAP-ERP sisteminde yeni bir malzeme belgesi üretir.
Bu belge ile ilk malzeme belgesi ile yapılmış olan tüm güncellemeler
terse alınmış olur. Örneğin, kullanıcı 561 hareket türü ile 50 adet A
malzemesi için stok girişi yaparak malzeme belgesini kaydetmiştir.
Kullanıcı bu işlemi hatalı yaptığını fark ederek malzeme belgesi için ters
kayıt işlemi yapmıştır. Sistem bu ters kayıt işlemi için de yeni bir
malzeme belgesi yaratır. Bu malzeme belgesi ile sistem A malzemesi için
562 hareket türünü kullanarak 50 adet stok çıkışı yapar. Bu ters kayıt
sonucunda sadece stok miktarı değil, ilk belge ile güncellenmiş olan (stok
hesapları, SAS tarihçesi, bilgi kaydı, vb. bilgiler) tüm bilgiler için ilgili
güncellemeler eski haline getirilmiş olur. Ters kayıt belgesinin üzerinde
hatalı yapılan ilk işleme ait malzeme belge numarası da referans belge
olarak yer alır. Bu bilgi raporlama amaçlı olarak tutulur.
Malzeme belgesi için ters kayıt işlemi malzeme hareketi MIGO
ekranından yapılır.

ŞEKİL V.8 – 1 - MIGO Ters kayıt işlemi

Ters kayıt işlemi için MIGO ekranında işlem tipi olarak ‘A03-ters kayıt’
seçilmelidir. Sistem ters kayıt alınmak istenen malzeme belgesinin ve yıl
bilgisinin girileceği alanları açar. Malzeme belgesi görüntüleme işleminde
olduğu gibi eğer kullanıcı ters kayıt alacağı malzeme belge numarasını
bilmiyorsa ekranda yer alan ‘arama’ butonu ile belge numarasını
bulabilir.

297
MIGO ekranında ilgili malzeme belge numarası girilip enter tuşuna
basıldığında sistem bu belgede yer alan tüm kalemleri liste olarak ters
kayıt ekranına getirir.

ŞEKİL V.8 – 2 - MIGO Ters kayıt ekranı

Eğer ters kaydı alınacak olan belgenin tüm kalemlerinin ters kaydı
alınmayacaksa (yani sadece belirli kalemler iptal edilecekse) MIGO
ekranında sadece ters kaydı alınmak istenen kalemler için ‘ok’ kutucuğu
tıklanır. ‘ok’ kutucuğu tıklı olmayan kalemler için sistem ters kayıt işlemi
yapmaz.
 Birden fazla kalem içeren malzeme belgeleri için bu kalemlerin
hepsine ters kayıt yapma zorunluluğu yoktur. Sadece yanlış yapılan
kalemlere ters kayıt almak yeterli olur. Örneğin aynı 561 hareketi
belgesi üzerinde kırk farklı malzeme için stok girişi yaptığınızı
düşünün. Bu malzemelerden sadece bir tanesi için 10 adet giriş
yapacağınıza yanlışlıkla 100 adet giriş yapmışsınız. Geri kalan 39

298
 malzemenin girişinde bir sorun yok. Bu durumda bu malzeme
belgesinin tamamı için ters kayıt yapmanıza gerek yok. Sadece hatalı
kalemin ters kaydının alınması yeterli olacaktır. Bu durumda ters kayıt
için seçilen malzeme belgesinin sadece ilgili kalemine OK tıkı atılmalı,
diğer kalemlere atılmamalıdır.
İlgili kalemlere ‘ok’ tıkı atıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılarak ters kayıt işlemi kaydedilir. Sistem yapılan ters kayıt
hareketi için yeni bir malzeme belge numarası verir ve bilgileri eski
haline getirir.
 Ters kayıt hareketi yapılmak istendiğinde sistem miktar, seri no, lot
numarası, malzeme numarası, vb. bilgilerin değiştirilmesine izin
vermez. Bu bilgilerin değiştirilmesi ters kayıt mantığına aykırıdır.

V.9. MIGO İşaretleme İşlemi

SAP-ERP sisteminde MIGO ekranında girilen bilgilerin kaybolmaması ve
veri girişine kalınan yerden sonra devam edilebilmesi için ‘işaretleme’
işlemi konulmuştur. İşaretleme işleminin nasıl kullanıldığını bir örnekle
açılayalım.
MIGO ekranında stok hareketi yapacak olan kullanıcı ilgili bilgileri
girmeye başladı. Kırk kalem için malzeme girişi yapması gerekiyor. İlk
35 kaleme ait bilgileri girdikten sonra 36. kalemde bir yanlışlık olduğunu
fark etti. Bu yanlışlığı ilgili departmanla detaylı olarak görüşüp düzelmesi
gerekiyor. Eğer kullanıcı MIGO ekranından belgeyi kaydetmeden çıkarsa
giriş yaptığı 35 kalem için tüm bilgileri kaybedecek ve bir daha girmek
istediğinde tekrar bu kalemleri girmek zorunda kalacak. Eğer bu haliyle
stok hareketini kaydederse bu sefer 35 kalem için işlem yapmış olacak.
Oysa bu işlemi bir defada 40 kalem için birlikte yapması gerekiyor. İşte
bu durumda kullanıcı MIGO ekranının üzerinde yer alan butonuna
basarak girdiği verilerin sistemde tutulmasını sağlayabilir. Bu butona
basıldığı zaman sistem bir pop-up ekran açar.

ŞEKİL V.9 – 1 - MIGO işaretleme popup ekranı

299
Bu ekrana yapılan bu işaretlemeyi hatırlatan kısa bir açıklama girilir. Bu
işaretleme işlemi ile birlikte artık kullanıcı tarafından girilmiş olan bu
veriler sistem üzerinde saklanmış olur. Kullanıcı ilgili departmanla
görüşüp hatanın kaynağını bulduktan sonra tekrar MIGO ekranına
girdiğinde işaretlediği bu bilgileri ‘Belgeye genel bakış’ kısmındaki
başlığı altında görecektir. Buradan ilgili satırı çift
tıkladığında sistem kullanıcının önceden girdiği 35 kalem ait bilgileri tüm
detayları ile birlikte MIGO ekranına kopyalayacaktır. Daha sonra
kullanıcı diğer kalemleri girip stok hareketini kaydedebilecektir.
V.10. MIGO Varsayılan Değerlerin Ayarlanması
MIGO işlemi için önemli özelliklerden bir tanesi de sistemin malzeme
hareketleri için kullanıcı bazında varsayılan değer tanımlanmasına ve bu
varsayılan değerlerin kullanılmasına izin vermesidir. Kullanıcı bazında
tanımlanan varsayılan değerler ilgili kullanıcı MIGO ekranına girdiği
zaman otomatik olarak doldurulmakta ve kullanıcı açısından kolaylık
sağlamaktadır. Bunu bir örnekle açılamaya çalışalım:
Yapılan tüm stok hareketlerinde üretim yeri ve depo yeri bilgisinin
girilmesi zorunludur. İşletmenizde çalışan ve 0001 üretim yerinin HM01
depo yerinden sorumlusu olan kullanıcının her defasında MIGO ekranına
girdiğinde bu bilgileri yeniden yeniden girmesine gerek yoktur. Bu iki
bilgi ilgili kullanıcıya varsayılan değer olarak atanırsa kullanıcının işi
kolaylaştırılmış olacaktır.
MIGO ekranında varsayılan değer atamasının yapılması için ekran
üzerinde yer alan menüden aşağıdaki adım kullanılır.

ŞEKİL V.10 – 1 - MIGO Varsayılan değer menu adımı

Bu menü adımı tıklandığı zaman sistem aşağıdaki ekranı açar.

300
 ŞEKİL V.10 – 2 - MIGO Varsayılan değer işlemi

Bu ekranda varsayılan değer atamaları yapılır. Örneğin ekranın üst

kısmında yer alan ve bilgileri girilerek
kullanıcı için üretim yeri ve depo yerine varsayılan değerler atanmış olur.
Benzer şekilde alanı tıklanırsa MIGO ekranında girilen
tüm satırlar için OK kutucuğu otomatik olarak tıklı gelir. İlgili varsayılan
değerler girildikten sonra ekranın altındak butonuna basılarak
varsayılan değer ataması tamamlanmış olur.
Varsayılan değer ataması yapıldıktan sonra kullanıcı malzeme hareketi
(MIGO) ekranına her girdiğinde artık varsayılan değer ataması yapılan
veri alanları otomatik olarak sistem tarafından doldurulacaktır.

301
VI. Satınalma
İşletmeler tarafından gerçekleştirilen satınalma işlemleri SAP-ERP
sisteminde malzeme yönetimi modülü altındaki satınalma alt modülü
kapsamında ele alınır. Satınalma işlemleri aşağıdaki iş akışı ile
özetlenebilir.

ŞEKİL VI – 1 - Satınalma iş akışı

Bu iş akışında görülen her bir farklı rota, işletmeler tarafından

kullanılan/kullanılabilecek farklı bir satınalma akışını gösterir.
Örneğin;
A işletmesi için satınalma iş akışı aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır
1.adım: Manuel olarak satınalma talebinin yaratılması,
2.adım: Satınalma talebin onaylanması,
3.adım: Onaylanan satınalma talebinin direkt olarak satınalma
siparişine dönüştürülmesi

302
B işletmesi için satınalma iş akışı aşağıdaki adımlardan
oluşmaktadır:
1.adım: Manuel olarak satınalma talebinin yaratılması,
2. adım: Satınalma talebinin teklif talebine dönüştürülmesi,
3. adım: Teklif taleplerin teklife dönüştürülmesi,
4. adım: Tekliflerin değerlendirilmesi,
5. adım: Kazanan teklifin satınalma siparişine dönüştürülmesi
C işletmesi için satınalma iş akışı aşağıdaki adımlardan
oluşmaktadır:
1. adım: Manuel olarak satınalma siparişi yaratılması
Satınalma iş akışları sadece işletmeler arasında farklılık göstermez. Aynı
işletme içerisinde de farklı satınalma işlemleri için farklı satınalma iş
akışları kullanılabilmektedir.
Örneğin:
D işletmesinde;
1. Doğrudan alım işlemleri: C işletmesinin kullandığı tek adımlık iş
akışıyla,
2. Yurtiçi satınalma işlemleri: B işletmesinin kullandığı beş adımlık
iş akışıyla,
3. Yurtdışı satınalma işlemleri: A işletmesinin kullandığı üç adımlık
iş akışıyla,
yapılmaktadır.
Şekil VI-1’de yer alan satınalma talebi, teklif talebi/teklif, sözleşme ve
satınalma siparişi başlıkları hem ilgili iş akışı adımını hem de SAP-ERP
sistemi üzerinde yer alan satınalma ilişkili belgeleri tanımlamaktadır.
SAP-ERP sistemi üzerinde satınalma işlemleri bu satınalma belgeleri
üzerinden takip edilir. Şimdi bu satınalma belgelerini detaylı olarak
inceleyelim.

303
VI.1. Satınalma Talebi (SAT)
Satın alınması istenilen malzeme veya hizmetlerin, satınalmadan sorumlu
olan birime ihtiyaç olarak iletilmesi için SAP-ERP sisteminde satınalma
talebi (SAT) dokümanı yaratılır. Satın alınmak istenilen malzeme veya
hizmetin kodu, alınmak istenilen miktar, ölçü birimi, ne zaman teslim
alınmak istendiği, teslimat yerinin neresi (hangi üretim yeri) olacağı,
talebi yapan kişi, vb. bilgiler satınalma talebi üzerinde yer alan bilgilerdir.
Satınalma talebi, işletme içersisinde kullanılan ve birimler arası
koordinasyonu sağlayan bir belgedir. İşletme içerisinde geçerliliği olan bu
belge sözleşme veya satınalma siparişinden farklı olarak işletme dışında
herhangi bir geçerliliği olmayan (yasal sorumluluğu olmayan) bir
belgedir.
SAP-ERP sisteminde satınalma talebi, yetkisi olan kullanıcılar tarafından
manuel olarak yaratılabileceği gibi Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP)
sonucunda sistem tarafından otomatik olarak da yaratılabilmektedir.
İşletmelerin satınalma iş akış(lar)ına bağlı olarak satınalma talebi için
onay işlemleri de SAP-ERP sistemi üzerinde tanımlanabilmektedir.
Satınalma talebi onayı tek adımlık basit bir onay şeklinde
tanımlanabileceği gibi değişik parametrelere bağlı birden fazla onay
adımını içerecek şekilde de tanımlanabilir.
VI.1.1. Satınalma talebi ekranları
SAP-ERP sisteminde satınalma talebi işlemlerine aşağıdaki menü
adımından gidilir.

ŞEKİL VI.1.1 – 1 - Satınalma talebi menü adımı

304
Yeni bir SAT yaratmak için ME51N, yaratılan bir SAT üzerinde değişiklik
yapmak için ME52N ve yaratılan bir SAT’ı görüntülemek için ME53N
işlem kodu kullanılır. Menüden yeni bir satınalma talebi yaratma işlemi
için (ME51N) ‘yarat’ seçeneği tıklandığında aşağıdaki satınalma talebi
yaratılması ekranı açılır.

ŞEKİL VI.1.1 – 2 - Satınalma talebi yarat başlangıç ekranı

Satınalma talebi ekranı beş ana kısımdan oluşmaktadır. Şimdi bu kısımları

açıklamaya çalışalım.
VI.1.1.1 Genel bilgiler kısmı
Ekranın en üstünde yer alan bu kısımda satınalma talebi için genel bilgiler
yer almaktadır.

ŞEKİL VI.1.1.1 – 1 - Satınalma talebi genel bilgiler satırı

Bu kısımda ekranın sol tarafından yer alan belge türü alanı satınalma
talebi için belge türünü göstermektedir. Satınalma talebi için belge türü
bilgisi önemli bir bilgidir. Zira satınalma talebine ilişkin uyarlamaların
tamamına yakını belge türü bazında yapılmaktadır. SAT belge türüne
bağlı olarak aşağıdaki uyarlamalar yapılabilmektedir.
- SAT numara alanlarının tanımlanması (belge türü bazında ayrı
numara aralıkları kullanılabilir)

305
 - SAT üzerinde yer alan veri alanlarının zorunluluklarının belirlenmesi
(Ekrandaki veri alanlarının zorunlu, isteğe bağlı, görüntü olarak
gelmesi veya ekrana gelmemesi belge türü bazında uyarlanabilir)
- Kullanıcı yetkilendirmesi (SAP-ERP sisteminde SAT belge türü
bazında kullanıcı yetkilendirmesi yapılabilir)
- Onay prosedürünün belirlenmesi (SAT belge türü bazında
birbirinden farklı onay adımları tanımlanabilir)
- Hesap tayin tipi ve kalem tipi kullanımının belirlenmesi (belge türü
bazında kullanılabilecek hesap tayin tipleri ve kalem tipleri
kısıtlanabilir)
SAP-ERP sisteminde ön tanımlı olarak bazı SAT belge türleri
gelmektedir. Sistemde tanımlı olan bu belge türleri arama yardımı
kullanılarak görüntülenebilir. İşletmenin yukarıda belirtilen noktalardaki
farklı ihtiyaçlarını karşılamak için gerekli ise yeni SAT belge türleri
tanımlanabilir ya da ilgili uyarlama adımlarından tanımlı olan belge
türlerinin özellikleri değiştirilebilir.
SAT Numarası alanı belge türü alanının hemen yan tarafında yer
almaktadır. Bu alana yaratılmak istenen satınalma talebine verilmek
istenen talep numarası girilir. Eğer satınalma talebine dâhili olarak sistem
tarafından otomatik numara verilecek şekilde uyarlama yapılmışsa
(genelde bu şekildedir) bu alan boş bırakılır. Satınalma talepleri sistem
üzerinde bu talep numarası ile takip edilirler.
VI.1.1.2 Başlık bilgileri kısmı
Genel bilgilerin hemen altında yer alır. Başlık bilgileri kısmında yer alan
bilgiler tüm satınalma kalemleri için geçerlidir.

ŞEKİL VI.1.1.2 – 1 - Satınalma talebi başlık bilgileri kısmı

306
Satınalma talebinde başlık bazında sadece metinler sekmesi yer
almaktadır. Bu sekmeye tüm kalemler için geçerli olacak açıklama
girilebilir.
 Satınalma talebi başlık bazında fazla bilgi içermeyen bir belgedir.
SAT’a ait bilgilerin tamamına yakını kalem bazında tutulur. Her bir
SAT kalemi ayrı ayrı onaya düşer (aynı SAT içerisindeki bir kalem
onaylanırken diğer bir kalem onaylanmayabilir). Benzer şekilde aynı
SAT içerisindeki bir kalem A firmasına sipariş edilirken diğer bir
kalem B firmasına sipariş edilebilir. Bu gibi sebeplerle SAT’da başlık
bazında sadece SAT’ın tamamını ilgilendiren açıklama bilgisi tutulur.
Ekranın sol tarafında yer alan Metin Tipi alanında girilecek olan metin tipi
bilgisi yer almaktadır.
 Satınalma talebi ve diğer satınalma dokümanları için başlık bazında yer
alan metin tipleri normalde uyarlanabilmektedir. Yani sistemde yeni
metin tipleri tanımlanabilmekte ve bunlar ilgili satınalma belge
tiplerine eşlenebilmektedir. Ancak bu uyarlama SAT için geçerli
değildir. SAT için metin tipi olarak sadece ‘başlık notu’
kullanılabilmekte ve standart uyarlama işlemleri ile yeni bir metin tipi
tanımlanmasına izin verilmemektedir.
Ekranın sağ tarafında ise açıklamaların girileceği serbest metin girişi alanı
yer almaktadır. Başlık bazındaki açıklamalar bu alana girilir.
 Başlık bilgileri kısmı, hemen sol tarafında yer alan butonuna
basılarak kapatılabilir. Başlık bilgileri kısmı kapalı olarak kullanıcı
SAT ekranından çıkarsa bir sonraki girişinde de başlık bilgileri kısmı
kapalı olarak gelir. Eğer başlık bilgileri kısmı SAT ekranına kapalı
olarak gelmiş ise ekranda yer alan butonuna basılarak bu kısım
açılabilir.
VI.1.1.3 Kalem bilgileri kısmı
Kalem bilgileri kısmında yer alan her bir satır, ayrı bir malzeme/hizmet
talebinin girilmesi içindir. Ekranda da görüldüğü gibi birden fazla
malzeme/hizmet talebi aynı SAT üzerine kalem olarak girilebilmektedir.
 Kalem bilgileri kısımda yer alan veri alanları ve bu alanların sırası
uyarlama ile belirlenmektedir. Bu sebeple sistemden sisteme farklılık
gösterebilir.

307
 ŞEKİL VI.1.1.3 – 1 - Satınalma talebi kalem bilgileri kısmı

Kalem alanı ilgili talep satırı için kalem numarasını belirler. Bu alan açık
olarak gelmesine rağmen kullanıcının giriş yapmasına gerek yoktur.
Sistem kalem numarasını otomatik olarak verir.
H (Hesap Tayin Tipi) alanı eğer talep edilen malzeme stoklanmayıp belirli
bir amaç için direkt olarak tüketilecekse veya özel stok türü altında
depolanması isteniyorsa kullanılmaktadır. Talep edilen malzeme için
böyle bir durum söz konusu değilse (yani talep edilen malzeme satın
alındığı zaman işletmenin stoklarına girecekse) bu alan boş bırakılmalıdır.
Hesap tayin tipi alanı tüm satınalma belgelerinde yer alır. Hesap tayini
için detaylı açıklama VI.2.2 kısmında yapılmıştır.
K (Kalem Tipi) alanı satınalma tipini belirleyen alandır. Bu alana eğer
herhangi bir değer girilmemişse malzeme için talep yapılıyor demektir.
Eğer bu alana ‘S-hizmet talebi’ girilirse hizmet alımı yapılıyor demektir.
Eğer bu alan ‘F-fason üretim talebi’ girilirse fason işleme için alım
yapılıyor demektir. Kalem tipi bilgside hesap tayin tipi gibi tüm satınalma
belgelerinde yer alır. Kalem tipi için detay açıklama VI.2.1 kısmında
yapılmıştır.
 Kalem bilgileri kısmında yer alan veri alanları ve bu veri alanlarının
durumları (zorunlu giriş, girilebilir veya görüntüleme) kalem tipine
bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Örneğin standart kalem için
‘malzeme’ alanı zorunlu iken ‘S’- Hizmet talebi olan satırsa ‘malzeme’
alanı gizlenir ve malzeme alanı yerine ‘Hizmet kodu’ alanı zorunlu
olarak gelir.
Malzeme alanına satın alınmak istenen malzeme kodu girilir. Kalem tipi
veya hesap tayin tipi girilmemiş kalemler için malzeme alanına giriş
zorunludur. Kalem tipi veya hesap tayin tipi girilmiş kalemler için bu
alanın zorunluluğu sistemin uyarlamasına bağlıdır.

308
Kısa Metin alanına eğer malzeme kodu alanına giriş yapılmış ise sistem
ilgili malzemenin tanım bilgisini malzeme ana verisinden otomatik olarak
getirir. Eğer kalem tipi ve/veya hesap tayin tipi girilmiş ve malzeme kodu
alanına veri girilmemiş ise bu alana giriş yapmak zorunludur. Bu alana
alınacak olan malzeme/hizmetin kısa tanımı girilir.
Miktar alanına talep miktarı girilir. Bu alana giriş zorunludur. (ister
malzeme ister hizmet alımı olsun, kalem ve hesap tayin tipinden bağımsız
olarak bu alana giriş yapılması zorunludur.) Miktar bilgisi kendisinden
hemen sonra girilen ÖB-ölçü birimi cinsinden miktardır.
Ölçü Birimi alanına talep edilen malzeme/hizmet için ölçü birimi girilir.
Eğer malzeme alanına giriş yapılmış ise ilgili malzemenin temel ölçü
birimi sistem tarafından otomatik olarak bu alana getirilir. Eğer malzeme
alanına giriş yapılmamış ise ölçü birimi alanına giriş yapmak zorunludur.
 SAP-ERP sistemi üzerinde malzemeler için sadece ‘temel ölçü birimi’
cinsinden yapılabilir. Malzeme için birden fazla SAT’ın
birleştirilebilmesi, SAT’ın malzeme ihtiyaç planlaması ile entegre
olarak çalışması gibi sistem gereksinimlerinden dolayı ilgili malzeme
için alternatif ölçü birimleri cinsinden SAT yaratılmasına sistem izin
vermemektedir.
Teslim Tarihi alanına talep edilen malzeme/hizmet için ihtiyaç duyulan
teslim tarihi bilgisi girilir. Buraya girilen tarih bilgisi oldukça önemlidir.
Zira ihtiyaç duyulan malzeme/hizmetin ihtiyaç duyulan zamandan geç
gelmesi işlerin aksamasına sebep olabilir (örneğin malzemenin
kullanılacağı üretim ya da bakım/onarım işlemleri aksar).
Satınalma Grubu alanına malzeme/hizmet satınalmasından sorumlu olan
satınalma grubu bilgisi girilir. Satınalma grubu bilgisi ilgili
malzeme/hizmet ana verisinden varsayılan değer olarak kopyalanır.
Kullanıcı bu bilgiyi ekran üzerinden değiştirebilir.
Üretim Yeri alanına malzeme/hizmetin teslim alınacağı üretim yeri bilgisi
girilir. Malzemenin nerede teslim alınacağının bilinmesi sistem açısından
önemli bir bilgidir. Bu bilgi malzeme ihtiyaç planlaması tarafından etkin
olarak kullanılır. Bu alana giriş yapılması zorunludur.
Depo Yeri alanına malzemelerin teslim alınacağı depo yeri bilgisi (hizmet
alımlarında bu alan kapalı gelir) girilebilir. Satınalma talebi yaratma
aşamasında bu alana genellikle giriş yapılmaz. Malzemeyi talep eden
kullanıcı malzemenin hangi depo yerine teslim edileceğini bilmek
zorunda değildir. Bu sebeple bu alana giriş zorunlu değildir.

309
İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna
basılarak satınalma talebi oluşturulur. Kalem bilgileri kısmında liste
şeklinde girilen bu bilgiler ile sistem tarafından otomatik olarak getirilen
bazı bilgiler ise ekranın alt kısmında sekmeler halindeki kalem ayrıntıları
kısmında yer almaktadır.
VI.1.1.4 Kalem ayrıntıları kısmı
Kalem ayrıntıları kısmında, kalem bilgilerinde girilen her bir
malzeme/hizmet kalemi için detay bilgiler sekmeler şeklinde yer
almaktadır.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 1 - Satınalma talebi kalem ayrıntıları kısmı

 Kalem ayrıntıları kısmı, hemen sol tarafında yer alan butonuna

basılarak kapatılabilir. Kalem ayrıntıları kısmı kapalı olarak kullanıcı
SAT ekranından çıkarsa bir sonraki girişinde de bu kısım kapalı olarak
gelir. Eğer kısım SAT ekranına kapalı olarak gelmiş ise ekranda yer
alan butonuna basılarak bu kısım açılabilir.
Kalem ayrıntıları kısmındaki sekmeleri sırasıyla inceleyecek olursak:
Malzeme verileri sekmesi
İlgili kalemdeki malzemeye ait detay bilgileri içerir. Malzemenin kodu ve
kısa metin bilgisinin yanında Parti (eğer malzeme lot numarası takipli ise)
Mal grubu, Üretici Parça Numarası, Üretici Kodu, Satıcı mlz. vb. veri
alanları bu ekranda yer almaktadır. Bu sekme yukarıdaki şekilde
gösterilmiştir.
 Kalem ayrıntıları kısmında yer alan sekmelerdeki veri alanlarının
durumu (gizli, zorunlu, girişe açık ya da görüntüleme) SAT belge türü
bazında uyarlanmaktadır. Dolayısı ile ekrandaki veri alanları sistemden
sisteme ya da farklı belge türleri için farklı olabilmektedir.
Eğer malzeme değil de hizmet talebi yapılıyorsa bu sekme ekranda yer
almaz. Bu sekmenin yerine aşağıdaki ‘Servisler’ sekmesi açık olarak gelir.

310
Servisler sekmesi
Kalem tipi ‘S-hizmet alımı’ seçilen satırlarda malzeme sekmesi yerine
aşağıdaki ‘Servisler’ sekmesi gelir.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 2 - SAT kalem ayrıntıları servis verileri

Bu sekmede alınacak olan hizmet için servis no, kısa metin, miktar, ölçü
birimi ve brüt fiyat bilgileri girilmelidir. Burada girilen kısa metin, miktar,
ölçü birimi ve fiyat bilgileri kalem bilgileri ekranına da taşınır. Servis no
alanına önceden sisteme tanımlanmış olan servis ana verilerinden bir
tanesi girilebilir. Uygun ana verinin bulunması için bu alanda arama
yardımı kullanılabilir. Hizmet (servis) satınalması konusu VI.8 kısmında
detaylı olarak açıklanmıştır.
Miktar ve terminler sekmesi
Kalemle ilgili miktar ve teslimat bilgilerinin detayını içeren ekrandır.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 3 - SAT kalem ayrıntıları miktar verileri

Miktar ve teslimat tarihi bilgisi kalem ekranından devralınır.

Plnl.tsl.süresi alanına ilgili malzeme için tahmini teslimat süresi (gün)

311
olarak girilebilir. Eğer ilgili malzemenin ana verisinde bu bilgi
tanımlanmışsa bu alan malzeme ana verisinden kopyalanır.
Bu sekmede yer alan Tamamlandı alanının tıklanması demek ilgili SAT
kaleminin tamamlandığını anlamını taşır. Bunu bir örnekle açıklayalım.
Kullanıcı 500 adet A malzemesi alımı için satınalma talebi yaratmış olsun.
Bu satınalma talebi ilgili onayları aldıktan sonra satınalma siparişi
aşamasına gelindi. Malzemeyi teslim edecek firma elinde 450 adet
olduğunu ve eğer 500 adet isteniyorsa 30 gün beklenmesi gerekeceğini
belirtti. Talep yapan kullanıcı ile görüşüldüğünde 500 yerine 450 adet
alım yapılmasında bir sıkıntı olmadığı kararı alındı. Sonuç olarak ilgili
satınalma talebinin 450 adedi için satınalma siparişi yaratıldı. İşte bu
satınalma talebinde eğer siz buradaki tamamlandı alanını tıklamaz iseniz
SAP-ERP sistemi ilgili SAT kalemi için 50 adet daha alım yapılmasını
bekleyecektir. Eğer bu alanı tıklarsanız sistem ilgili SAT kalemini
kapatacak ve geri kalan 50 adet için işlem yapılmasına izin vermeyecektir.
Bu sekmede yer alan Sabitleme gös. alanı ise malzeme ihtiyaç planlaması
(MİP) ilişkili bir alandır. Malzeme ihtiyaç planlaması sonucunda sistem
tarafından otomatik olarak yaratılan satınalma talepleri için yatılan bu
satınalma talebinin sabitlenip sabitlenmeyeceğini belirler. Eğer bu alan
tıklı değilse malzeme ihtiyaç planlaması yeniden çalıştırıldığında (eğer
gerekli ise) ilgili satınalma talebi sistem tarafından otomatik olarak
güncellenecektir (miktar değiştirebilir veya kalem tamamen iptal
edebilir). Eğer bu alan tıklı ise ihtiyaç planlaması yeniden çalıştırılsa bile
sistem bu satınalma talebini sabitlediği için artık bu SAT üzerinde
herhangi bir değişiklik yapmayacaktır.
 Eğer istenilen malzeme/hizmet için birden fazla teslimat termini
planlanıyorsa her bir teslimat için ayrı bir SAT kalemi girilmelidir. SAT
belgesi üzerinden teslimat terminlerinin ayrı ayrı girilebileceği bir
sekme yoktur. Satınalma siparişi ve sözleşme aşamasında yer alan bu
kabiliyet SAT aşamasında yoktur.

312
Değerleme sekmesi
Talep edilen malzeme/hizmet için fiyat bilgisi bu sekmede yer alır.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 4 - SAT kalem ayrıntıları değerleme verileri

Eğer malzeme alanında giriş var ise malzemenin tahmini bedeli (kayar
ortalama/sabit fiyatı) malzeme ana verisi üzerinden otomatik olarak
alınır. Eğer malzeme alanında giriş yok ise burada yer alan Değerleme fyt.
alanına alımı yapılacak olan malzeme/hizmet için tahmini bedel girilmesi
zorunludur.
Bu sekmede yer alan Mal Girişi alanı ilgili SAT kaleminin ‘mal girişi’
işlemleri ile ilgisi olup olmadığını belirler. Bu alan SAT’a istinaden
yaratılan satınalma siparişi kalemine direkt olarak taşınır. Malzeme talebi
olan ve kalem/hesap tayin tipi boş olan satırlar için bu alan tıklı olarak
gelir ve değiştirilemez. Eğer bu alandaki tık kaldırılırsa bu SAT’a
istinaden yaratılan satınalma siparişi için mal girişi işlemi yapılamaz.
İlgili SAS için sadece fatura işlemleri yapılabilir.
Fatura Girişi alanı ise girilen SAT kaleminin ‘fatura girişi’ işlemleri ile
ilgisi olup olmadığını belirler. Bu alan da SAT’a istinaden yaratılan
satınalma siparişi kalemine direkt olarak taşınır. Eğer bu alan tıklı ise
ilgili SAS için fatura girişi işlemleri yapılabilir. Eğer bu alanda tık yok ise
yaratılan satınalma siparişinin faturalama işlemleri ile ilgisi yok demektir.
MG değerlenmedi alanı da SAT’a istinaden yaratılan satınalma siparişi
kalemine direkt olarak taşınan bir alandır. Eğer bu alan tıklı ise SAS’a
istinaden yapılan malzeme girişi işleminde stok hesapları çalışmaz. İlgili
SAS kalemi için stok hesapları fatura girişi aşamasında çalışır (dolayısı
ile mal girişi işlemi değerlenmemiş olur). Eğer bu alan tıklı değil ise SAS
kalemi için mal girişi aşamasında stok hesapları çalışır. Bu alanın tıklı
olmasına sistem sadece belirli durumlarda (hesap tayini olmalı, vb.) izin
verir.

313
  Bütçe kontrolü aktif olan sistemlerde bu kontrol için değerleme fiyatı
ve talep edilen miktar esas alınır. Ayrıca çoğu işletme için SAT onay
prosedürlerinde kalemin toplam tutarı önemli bir kriter olarak
kullanılmaktadır. Kullanıcının malzeme fiyatı ile oynaması bütçe
kontrolünü ve onay prosedürünü direkt olarak etkileyeceğinden dolayı
malzeme kodu girilmiş satırlar için malzeme fiyatına kullanıcının
müdahale etmesi istenmeyen bir durumdur ve çoğu işletme bu
müdahaleyi kısıtlamaktadır. Örneğin kayar ortalama fiyatı 500 TL olan
bir malzeme için kullanıcının talep aşamasında fiyatı 1 TL olarak
değiştirmesi hem bütçe kontrolünü hem de fiyata bağlı onay
prosedürünü şaşırtacaktır.
Hesap tayini sekmesi
SAT kalemi için bütçe ve hesap tayini ilişkili bilgiler bu sekmeden
girilmektedir.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 5 - SAT kalem ayrıntıları hesap tayini verileri

Eğer sistem üzerinde ‘Bütçe Yönetim’ modülü uyarlamaları yapılmış ve

SAT için bütçe kontrolü etkinleştirilmiş ise bütçe kontrolü için zorunlu
olan Mali merkez, Mali SK ve Fonlar alanları zorunlu giriş olarak gelir.
Bütçe kontrolü aktif olan sistemlerde (bütçe ile ilgili uyarlamalar FI
modülü kapsamında yapılmaktadır. Bu alanlarla ilgili detay bilgi için FI
modülü ilişkili kaynaklara bakılmalıdır) SAT yaratma aşamasında sistem
tarafından bu alanlarda girilen değerlere bağlı otomatik olarak bütçe
kontrolü yapılır. Eğer girilen SAT kalemi için yeterli bütçe yok ise sistem
SAT yaratılmasına izin vermez ve ‘Bütçe aşıldı’ hatasını verir.
 Eğer sistemde bütçe takibi aktif değilse bu sekme sadece ‘hesap tayin
tipi’ girilen kalemler için açılır. Diğer kalemler için açılmaz.
Bu sekmede yer alacak diğer veri alanları ise hesap tayin tipine bağlı
olarak gelmektedir. Örneğin, eğer hesap tayin tipi ‘A-Duran Varlık’ ise
ilgili duran varlık numarasının girileceği veri alanı, eğer ‘Q-Proje’ ise
ilgili PYP kodunun girileceği veri alanı, eğer ‘K-masraf yeri’ ise ilgili
masraf yerinin girileceği veri alanı açılır.

314
Hesap tayini uyarlamalarına bağlı olarak aynı SAT kalemine birden fazla
hesap tayini girilebilir. Bunun için ekranın sol tarafında yer alan ‘tablo’
butonuna basılırsa ya da Dağıtım alanında ki değer ‘1-Miktar temelinde
dağılım’ ya da ‘2-yüzde temelinde dağıtım’ olarak seçilirse hesap tayini
ekranı aşağıdaki şekilde çoklu veri girilebilecek tablo haline dönüşür.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 6 - SAT kalem ayrıntıları hesap tayini çoklu giriş

Böylece ilgili kalem için miktar ya da yüzde bazında farklı hesap tayini
ataması yapılabilir. Eğer çoklu atama yapılmak istenmiyorsa ekranın sol
tarafındaki butonuna basılarak ekran tekrar eski haline getirilebilir.
 SAT ya da SAS aşamasında çoklu hesap tayini yapılıp yapılamayacağı
hesap tayin tipi uyarlaması ile belirlenmektedir. Eğer ilgili uyarlamada
‘tek hesaba tayin’ seçilmiş ise SAT kaleminde çoklu hesap tayini
yapılmasına sistem izin vermeyecektir.
Tedarik kaynağı sekmesi
Talep edilen malzeme için önceden yapılmış olan alımların
görüntülenmesi ve SAT kalemine öneri amaçlı olarak tedarik kaynağı
atanması bu sekme üzerinden yapılmaktadır.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 7 - SAT kalem ayrıntıları tedarik kaynağı

Eğer ilgili malzeme/hizmet alımı daha önceden SAP-ERP sisteminde

tanımlı olan bir sözleşme ile ilişkilendirilmek isteniyorsa Sözleşme

315
alanına ilgili sözleşme numarası girilir. Sözleşme numarası bilinmiyorsa
arama yardımı kullanılabilir. Alımdan sorumlu olacak satınalma
organizasyonu bilgisi SA organizasyonu alanına girilebilir. SÖB-SAS ölçü
birimi alanı ise eğer satınalma siparişi malzemenin temel ölçü biriminden
farklı bir ölçü birimi ile yapılacaksa ilgili ölçü biriminin girilmesi için
kullanılır. Daha önceden vurgulandığı üzere satınalma talebi için sadece
ilgili malzemenin temel ölçü birimi kullanılabilmektedir. SAS ölçü birimi
bu alana girildiği takdirde SAT’ın SAS’a dönüşmesi aşamasında sistem
SAS’ı burada girilen ölçü birimini kullanarak yaratacaktır.
 Malzeme ana verisi üzerinde şekil IV.2.2–8’de gösterilen satınalma
verileri sekmesinde SAS ölçü birimi tanımlanmış ise ilgili ölçü birimi
değeri bu sekmedeki ‘SAS ölçü birimi’ alanına otomatik olarak gelir.
Eğer SAS ölçü birimi malzeme ana verisinde tanımlanmamış ise bu
alana giriş yapabilmek için yine malzeme ana verisi satınalma verileri
sekmesindeki ‘Değiş.SÖB’ alanına ‘1’ değeri girilmiş olmalıdır.
Sekmede yer alan butonuna basılırsa sistem ilgili
malzeme için daha önceki satınalma bilgilerini aşağıdaki liste şeklinde
getirir.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 8 - SAT kalem ayrıntıları tedarik kaynağı detayı

Kullanıcı bu listeden ilgili satırın sol tarafındaki kutucuğu işaretleyerek

ilgili satırdaki firmayı öneri tedarik kaynağı olarak işaretleyebilir.
 Çoğu işletme tarafından SAT’ı yaratan kullanıcıların tedarik
kaynaklarını bilmesi ve tedarik kaynağı konusunda öneride bulunması
istenmemektedir. Dolayısı ile bu sekmedeki bu buton aktif olarak
kullanılmamakta ve ilgili uyarlamalar yapılarak kapatılmaktadır.

316
Durum sekmesi
SAT kaleminin durumu bu sekmede görüntülenir.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 9 - SAT kalem ayrıntıları durum sekmesi

İlk yaratma aşamasında SAT için kalem durumu ‘N-İşlenmedi’ olarak

gelir. SAT işlemleri devam ettikçe bu durum bilgisi değişir. SAT kalemi
için satınalma siparişi kesildiği zaman kalem durumu ‘B-Satınalma
siparişine çevrildi’ olarak değişir. Ayrıca SAT kaleminin ilişkili olduğu
SAS bilgisi de aşağıdaki şekilde bu ekrana gelir.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 10 - SAT kalem ayrıntıları durum detayı

Durum sekmesinde yer alan BlkjGös. alanı kullanılarak ilgili satınalma

talebi bloke edilebilir. Satınalma talebi herhangi bir sebep ile talep bloke
edilmek isteniyorsa bu alana ‘1-Talep eden kişi tarafından bloke edildi’
değeri girilmeli ve hemen yan tarafta yer alan Blokaj mtn alanına ise
neden bloke edildiğine dair açıklama girilmelidir. Bloke edilen SAT
kalemi için (bu blokaj tekrar kaldırılana kadar) başka bir işlem yapılamaz.
İlgili kişi sekmesi
SAT kalemi için talebi yaratan kişi, talebin yaratılma şekli (manuel, MIP
tarafından, vb.), talep eden, satınalma grubu, MİP sorumlusu, son
değişiklik tarihi, vb. bilgilerin yer aldığı sekmedir. Buradaki MIP
sorumlusu bilgisi ilgili malzeme ana verisinden devralınır.

317
 ŞEKİL VI.1.1.4 – 11 - SAT kalem ayrıntıları ilgili kişi sekmesi

Onay stratejisi sekmesi

SAT kalemi için onay stratejisi ile ilgili bilgiler bu sekmede yer alır.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 12 - SAT kalem ayrıntıları onay stratejisi

 Kalem bilgileri girilip enter tuşuna basıldığında sistem girilen kalem

için sistemdeki onay prosedürlerini kontrol eder. Eğer girilen kalem bir
onay prosedürüne tabi ise ilgili onay adımları otomatik olarak bu
sekmeye gelir. Eğer sistem girilen kalem için herhangi bir onay
prosedürü bulamaz ise bu sekme gelmez.
Bu sekmede SAT kalemi için bulunan onay prosedürü, onay stratejisi ve
onay göstergesi bilgileri ile ilgili stratejiye ait olan onay adımları ve bu
onay adımlarının durumları görüntülenir. Yan tarafında sembolü olan
onay adımları ilgili kullanıcılar tarafından önceden onaylanmış demektir.
Yan tarafında sembolü olan onay adımı ise henüz onaylanmamış
demektir.

318
Metinler sekmesi
SAT kalemiyle ilgili değişik amaçlarla girilmek istenilen açıklamalar bu
sekmeden girilebilir.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 13 - SAT kalem ayrıntıları metinler sekmesi

Başlık bilgileri kısmında olduğu gibi ekranın sol tarafta metin tipleri liste
şeklinde yer alır. Ekranın sağ tarafında ise açıklamaların girilebileceği
‘serbest metin alanı’ mevcuttur. Sol taraftan seçilen metin tipi için ilgili
açıklamalar sağ taraftaki serbest metin alanına girilir.
SAP-ERP sistemi ile birlikte ‘Kalem Notu’, ‘Kalem Metni’, ‘Alınan
Teslimatlar Metni’ ve ‘Malzeme Sipariş Metni’ tipleri ön tanımlı olarak
gelir. VI.1.2.3. kısmında belirtilen uyarlama ile buraya yeni metin tipleri
eklenebilir veya kullanılmayacak olan metin tipleri bu listeden
kaldırılabilir.
Teslimat adresi sekmesi
Bu sekmede ilgili malzeme/hizmetin teslim edilmesi istenilen adres
bilgisi yer alır.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 14 - SAT kalem ayrıntıları teslimat adresi sekmesi

Bu sekmedeki adres bilgilerine girilen üretim yerinin sistemde tanımlı

olan adres bilgileri varsayılan değer olarak getirilir. Eğer kullanıcı

319
teslimat adresini değiştirmek istiyorsa bu ekrandan adres bilgilerini
değiştirebilir.
Müşteri verileri sekmesi
SAT kalemi için SAP-ERP sisteminde standart olarak yer almayan ancak
işletmenin ihtiyaç duyduğu veri alanlarının sisteme eklenebilmesi
amacıyla bu sekme kullanılmaktadır.

ŞEKİL VI.1.1.4 – 15 - SAT kalem ayrıntıları müşteri verileri sekmesi

 Müşteri verileri sekmesi ancak ilgili kullanıcı çıkışları (userexit) aktive

edildiğinde ve ilgili ekran ve tablolarda gerekli düzenlemeler
yapıldığında kullanıma hazır hale gelir. Aksi takdirde bu sekme
gelmez. Müşteri verileri sekmesi çoğu işletme tarafından kullanılmakta
ve işletmeye özel belirli veri alanları bu sekmeye eklenmektedir. SAT
ekranında müşteri verileri sekmesinin nasıl aktif edileceği bu kitapta
anlatılmamaktadır.
VI.1.1.5 Belgeye genel bakış kısmı
Bu kısım ekranın en sol tarafında dikine doğru yer alan ve kullanıcı için
önceden yaptığı satınalma belgelerine kolay erişimi sağlayan hızlı
raporlama ekranıdır.
 Satınalma talebi ekranına kullanıcı ilk girdiğinde eğer bu ekran
açılmamış ise üst kısmında yer alan butonuna
basılarak bu ekran açılabilir. Belgeye genel bakış kısmı açık iken
ekranın üst kısmında yer alan butonuna
basılarak kapatılabilir.

320
 ŞEKİL VI.1.1.5 – 1 - SAT belgeye genel bakış

Kullanıcının son yarattığı satınalma talepleri, siparişler, teklif talepleri,

vb. belgeler burada liste olarak gelir. Eğer listede herhangi bir belge yer
almıyorsa ekranda ki butonuna basılırak aşağıdaki şekilde belge türü
seçimi kısmı açılır.

ŞEKİL VI.1.1.5 – 2 - SAT belgeye genel bakış belge türü seçimi

321
Buradan listelenmek istenen belge türü satırı seçildiğinde ise ilgili belge
türünün listelenmesi için rapor ekranı açılır. Rapor ekranı belge türüne
bağlı olarak değişiklik gösterir. Mesela satınalma taleplerini
görüntülemek için satırı seçilirse sistem satınalma listesi için
aşağıdaki seçim kriterleri girişi ekranını açar.

ŞEKİL VI.1.1.5 – 3 -Satınalma talebi liste seçim ekranı

322
Bu ekranda kısıtlama için gerekli kriterler girilip ekranın üzerindeki
‘yürüt’ butonuna basıldığında sistem kriterlere uygun satınalma taleplerini
aşağıdaki şekilde belgeye genel bakış kısmına getirir.

ŞEKİL VI.1.1.5 – 4 - SAT belgeye genel bakış satınalma talebi listesi

Bu listede ilk açılışta sadece ilgili satınalma talepleri için belge numarası
ve belgeye ait kalem numarası yer alır. Bu listede ilgili kalemlere ait diğer
bilgilerinde gelmesi için listenin üzerindeki butonuna basılır. Sistem
liste görünümü için yapılabilecek işlemleri aşağıdaki şekilde listeler.

ŞEKİL VI.1.1.5 – 5 - SAT belgeye genel bakış liste düzeni işlemleri

323
Buradan seçeneği tıklanarak belge başlığı kısmına
eklenebilecek veri alanlarrının seçileceği aşağıdaki ekrana ulaşılır.

ŞEKİL VI.1.1.5 – 6 - SAT belgeye genel bakış alan ekleme

Açılan bu ekranın sol tarafında yer alan kısmındaki veri

alanları ekranda yer alacak olan alanlardır. Sağ taraftaki alanlar ise
ekranda yer almayan ancak seçilip sol tarafa aktarıldığında ekranda yer
alabilecek olan alanlardır. Bir alanın sol tarafa veya sağ tarafa taşınması
için ilgili alan seçilerek ekranın üzerindeki ilgili tarafa taşıma yani ya
da butonuna basıması gerekir. (Taşınılacak alan çift tıklanırsa da karşı
tarafa otomatik olarak geçer.)
Belgeye genel bakış listesinde yer alan bilgiler yeni bir SAT kalemi
oluşturmak için referans olarak kullanılabilir. Bunun için ilgili belge satırı
sürekle-bırak işlemi ile ekranın üst kısmında SAT belge türü alanının
yanında yer alan Sepet içerisine sürüklenmelidir. Sürüklenen belgede
yer alan malzeme, miktar, ölçü birimi, üretim yeri, hesap tayini, vb.
bilgiler yeni SAT kalemine kopyalanır.
İlgili sekmelere gerekli bilgiler girildikten sonra ekranın üzerinde yer
alan ‘kaydet’ butonuna basılarak satınalma talebi kaydedilir. Sistem
yaratılan talep numarasını ekranın alt kısmında bilgi mesajı olarak verir.

324
VI.1.2. Satınalma talebi uyarlamaları
Satınalma talebi ile ilgili uyarlamalara aşağıdaki menü adımından gidilir.

ŞEKİL VI.1.2 – 1 - SAT uyarlama adımı

Bu kısımda SAT için yapılacak önemli uyarlamalara değinecek olursak:

VI.1.2.1 Numara aralığı uyarlamaları
Satınalma taleplerinde kullanılacak olan numara aralıkları uyarlamalarına
yukarıdaki şekilde gösterilen SAT uyarlaması kısmındaki
adımından gidilir. Uyarlama adımı çift
tıklandığında numara aralıklarının tanımlanması için aşağıdaki ekran
açılır.

325
 ŞEKİL VI.1.2.1 – 1 - SAT numara alanları ekranı

Bu ekranda öncelikle butonuna basılarak ilgili numara

aralıklarının değiştirilebileceği ve yeni numara aralıklarının
tanımlanabileceği aşağıdaki ekrana geçilir.

ŞEKİL VI.1.2.1 – 2 - SAT numara alanı tanımlama ekranı

Bu ekranda ekranında önceden tanımlanmış olan numara aralıkları liste

şeklinde gelir. Listeye yeni bir numara aralığı eklemek için ekranın üst
kısmında yer alan butonuna basılır. Sistem yeni numara
aralıklarının tanımlanabileceği aşağıdaki pop-up ekranı açar.

326
 ŞEKİL VI.1.2.1 – 3 - SAT numara alanı yeni tanımlama ekranı

Açılan bu ekranda yeni numara aralığı için No alanına iki karakterlik kod,
Alt sınır alanına numara aralığı alt sınırı ve Son numara alanına numara
aralığı üst sınırı girilir. Eğer girilen numara aralığı harici numara aralığı
olarak kullanılacaksa satırda yer alan sütunu tıklanır. Bu ekranın
altında yer alan ‘ekle’ butonuna basılarak yeni numara aralığı
kaydedilir.
 Eğer girilen numara aralığının (alt ve üst sınırı) içerisinde kalan başka
bir numara aralığı önceden sistemde tanımlanmış ise, sistem
‘Örtüşmeyen Aralıklar Girin’ şeklinde hata mesajı verir. Bu durumda
diğer numara aralıkları kontrol edilerek çakışma durumu tespit edilmeli
ve numara aralıkları çakışmayacak şekilde düzenlenmelidir. Aksi
takdirde sistem yeni numara aralığının kaydedilmesine izin vermez.
Sistem bu kontrolün kolay yapılması için ekranın alt kısmında mevcut
numara aralıklarını liste olarak getirmektekedir
Mevcut bir numara aralığını sistemden kaldırmak için ilgili numara aralığı
şekil VI.1.2.1-2’deki listeden tıklanarak seçilmeli ve ekranın üzerindeki
‘satır sil’ butonuna basılmalıdır.
 Eğer seçilen satırda sütunu başlangıç değeri (boşluk veya
0) değil ise sistem numara aralığının silinmesine izin vermez ve ‘Silme
işlemi sadece başlangıç durumunda olanaklı’ mesajını verir.
Numara aralığı uyarlamalar yapıldıktan sonra ekranın üzerinde yer alan
‘kaydet’ butonuna basılarak uyarlama tamamlanır.

327
Uygulama: SAT’larda kullanılmak üzere 98 numara aralığını
tanımlayınız. Numara aralığı için alt sınırı 9800000000 ve üst sınırı
9899999999 yapınız. Numara aralığını dâhili verilecek şekilde
tanımlayınız.
VI.1.2.2 Belge türü uyarlamaları
Bu uyarlama adımıyla satınalma talebinde kullanılacak olan belge türleri
tanımlanır. Uyarlamaya şekil VI.1.2–1’deki uyarlama kısmından
adımıyla gidilir. Bu uyarlama adımı çift
tıklandığında sistem mevcut SAT belge türlerinin yer aldığı aşağıdaki liste
ekranını açar.

ŞEKİL VI.1.2.2 – 1 - SAT belge türü listesi

Ekranın sağ tarafında ilgili belge türü için girilmiş uyarlama değerleri sol
tarafında ise belge türüne bağlı olan ve hiyerarşik şekilde uyarlaması
yapılacak olan uyarlama ağacı yer alır. Bu ağaçta yer alan
uyarlaması her bir belge türü bazında ayrı ayrı
yapılır. Ayrıca bu dalın altında yer alan diğer uyarlamalar ise her bir
geçerli kalem tipi için ayrı ayrı yapılır.
Burada yer alan uyarlama alanlarını yeni bir belge türü tanımlayarak
anlatmaya çalışalım. Sistemde yeni bir SAT belge türü tanımlamanın en
kolay yolu mevcut olan bir belge türünü (NB-Standart bu işlem için en
uygun olan belge türüdür) kopyalamaktır. Yukarıdaki belge türü
listesinden kopyalanmak istenilen belge türü satırı sol tarafındaki kutucuk
tıklanarak seçilir. Daha sonra ekranın üst kısmında yer alan ‘kopyala’
butonuna basılır. Sistem yeni oluşturulacak olan belge türüne referans
belge türündeki tüm bilgileri kopyalar ve aşağıdaki şekilde tek bir satır
halinde yeni belge türünün düzenleneceği ekranı getirir.

328
 ŞEKİL VI.1.2.2 – 2 - SAT belge türü yeni tanımlama

Bu ekranda öncelikle yeni belge türünün kodu Tür alanına girilmelidir.

(Sistem kopyalanan belge türü kodunu da getirmiştir ancak bu kod
değiştirilmeden kaydetme işlemi yapılırsa hata mesajı alınır.) Yeni belge
türü kodu Z harfi ile başlamalıdır. Belge türü tanımı alanına yeni belge
türü için tanım girilir.
KlmArl. alanına SAT kalemleri için sistem tarafından verilecek olan
ardışık numaraların artış değeri girilir. Örneğin eğer buraya 10 değeri
girilmişse ilgili belge türü için yaratılacak olan satınalma taleplerinde
kalem numaraları 10, 20, 30 olacak şekilde sistem tarafından otomatik
olarak verilir. Eğer burada 1 değeri girilmişse kalem numaraları 1, 2, 3
şeklinde olacaktır. Eğer buraya 5 değeri girilirse kalem numaraları 5, 10,
15 şeklinde olacaktır.
DhlNoAln. alanına ilgili belge türü için sistemin kullanacağı dâhili
numara aralığı kodu girilir. HrcNoAln. alanına ise ilgili belge türü için
sistemin kullanacağı harici numara aralığı kodu girilir.
 Dâhili veya harici no alanına girilecek numara aralığı kodu VI.1.2.1
kısmında tanımlanmış olan numara aralığı kodlarından birisi olmalıdır.
Aksi takdirde numara aralığı ataması yapılmamış olur.

 Eğer SAT belge türü için dâhili veya harici numara aralıklarından
sadece birisi kullanılacaksa, kullanılmayacak olan numara aralığı kısmı
boş bırakılmalıdır. Her iki numara aralığı kısmı da boş bırakılırsa
sistem bu belge türü için numara aralığı bulamaz ve SAT yaratma
aşamasında numara aralığı bulunamadı şeklinde hata verir.
Alan seçimi alanı ise ilgili SAT belge türü için ekran düzenini belirleyecek
olan ekran referansı kodunun girildiği alandır. Ekran referansı ve bu
referansa bağlı olarak alan durumu uyarlaması VI.1.2.3 kısmında
açıklanmıştır.

329
Bu bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna
basılarak yeni belge türü sisteme kaydedilir.
Sistemde tanımlı olan herhangi bir satınalma belge türünün sistemden
kaldırılması için şekil VI.1.2.3–1’de ilgili belge türü satırı seçilerek
ekranın üzerindeki ‘satır sil’ butonuna basılmalıdır. Mevcut bir belge
türünün uyarlama bilgileri ise bu ekran üzerinden direkt olarak
değiştirilebilmektedir.
Geçerli kalem tipleri uyarlaması
SAT belge türü için varsayılan kalem tiplerini belirlemek üzere öncelikle
şekil VI.1.2.3–1’de ki belge türleri listesinden uyarlaması yapılmak
istenen belge türü satırı seçilir ve ekranın sol tarafındaki ağaçtan
uyarlama satırı çift tıklanır. Sistem seçilen belge türü
için geçerli olan kalem tiplerini aşağıdaki şekilde listeler.

ŞEKİL VI.1.2.2 – 3 - SAT belge türü geçerli kalem tipi

İlgili SAT belge türü için kullanılmak istenen yeni kalem tipleri varsa
ekranın üzerindeki butonuna basılarak kalem tipleri bu listeye
eklenebilir veya kullanılmayacak olan kalem tipleri listeden (ilgili satır
seçilip ekranın üzerindeki ‘satır sil’ butonuna basarak) kaldırılabilir.

330
SAT-Belge türü bağlantısı uyarlaması
Bu uyarlama belge türüne bağlı geçerli kalem tipi bazında yapılır.
Uyarlaması yapılmak istenen kalem tipi şekil VI.1.2.3–3’deki listeden
seçildikten sonra ekranın sol tarafındaki satırı çift tıklanır.
Sistem SAT kalem tipleri ile diğer belgelerin kalem tipleri arasındaki
ilişkinin kurulacağı aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.1.2.2 – 4 - SAT belge türü bağlantı ekranı

Bu ekranda yapılan uyarlamalar ile SAT’ın referans olması durumunda bu

SAT’a bağlı olarak yaratılabilecek diğer belgeler ve bu belgelerin belge
türleri belirlenmiş olur. Örneğin yukarıdaki ekranda NB belge türüne ve
standart kalem (boş satır) tipine sahip olan bir satınalma talebine
referansla sadece NB belge türünde ve standart kalem tipine sahip bir
satınalma siparişi yaratılmasına izin verilmiştir. Bu belge türü ve kalem
tipindeki bir SAT’a referansla başka bir belge (örneğin teklif ya da
sözleşme) yaratılmasına izin verilmemiştir.
İlgili uyarlamalar yapıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna butonuna basılarak belge türü uyarlamaları kaydedilir.
Uygulama: NB belge türünü kopyalayarak ‘ZYIC – yurtiçi satınalma
talebi’ belge türünü oluşturunuz. Bu belge türü için sadece normal ve S-
Servis kalem tiplerinin kullanılmasına izin verecek şekilde geçerli kalem
tipi uyarlamasını yapınız. Bu belge türü için dâhili numara aralığını 98
olarak değiştiriniz. Harici numara aralığı atamasını kaldırınız. Bu belge
türü S-Servis kalem tipi için sadece NB belge türü SAS ve S kalem tipi
kullanılacak şekilde SAT-belge türü eşlemesini kısıtlayınız.

331
VI.1.2.3 SAT Ekran durumu uyarlamaları
Satınalma talebi ekranında yer alacak olan veri alanları ile bu veri
alanlarının durumlarının uyarlanması işlemidir. Bu işlem için şekil
VI.1.2–1’deki uyarlama kısmından adımı
kullanılır. Bu adım çift tıklandığında alan durum gruplarının listelendiği
aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.1.2.3 – 1 - SAT alan durum grubu ekranı

Bu ekranda SAP-ERP sisteminde önceden tanımlanmış olan alan seçim

grupları liste halinde gelmiştir. Yeni bir alan seçim grubu tanımlamak için
mevcut bir alan seçim grubu seçilerek ekranın üzerindeki ‘kopyalama’
butonuna basılarak kopyalama işlemi yapılır. Mevcut bir alan seçim
grubu silinmek isteniyorsa ilgili satır seçilerek ekranın üzerindeki ‘satır
sil’ butonuna basılır. Yeni tanımlanan veya mevcut bir alan seçim
grubuna bağlı olarak veri alanlarının uyarlamasını değiştirmek içinse
sütununda yer alan ve değiştirilmek istenen alan seçim grubu kodu
satırı çift tıklanır. Örneğin NBB alan seçim grubunu değiştirmek için bu

332
satır çift tıklanırsa sistem veri alanlarının işlenmesi için aşağıdaki ekranı
açar.

ŞEKİL VI.1.2.3 – 2 - SAT alan grupları listesi

Bu ekranda SAT veri alanları için sistem tarafından yapılmış olan

gruplamalar liste halinde görülmektedir. SAT üzerinde yer alacak olan
veri alanları belirli bir mantığa göre gruplanmıştır ve bu ekranda yer alan
liste bu grupların listesidir. Örneğin ‘Miktar ve fiyat’ grubunda SAT
üzerinde yer alan miktar ve fiyat ilişkili veri alanları yer almaktadır. Bu
ekranda yer alan ve değişiklik yapılmak istenen veri grubunun üstü çift
tıklandığında sistem ilgili gruba ait veri alanlarının listelendiği detay
ekranı aşağıdaki şekilde açar.

333
 ŞEKİL VI.1.2.3 – 3 - SAT veri alanları listesi

Bu ekranda ilgili grup altında yer alan veri alanları liste halinde gelir.
Listenin sağ tarafında veri alanı için durumları belirten kutucuklar vardır.
Buradan ilgili kutucuk tıklanarak veri alanının durumu belirlenir. Bir veri
alanının SAT ekranında zorunlu olarak girilmesi isteniyorsa ilgili satırdaki
, isteğe bağlı olması isteniyorsa eğer sadece görüntülenmesi
isteniyorsa sütunu tıklanmalıdır. Eğer bir veri alanı SAT ekranından
tamamen kaldırılmak isteniyorsa ilgili veri alanının karşısındaki tüm
tıklar kaldırılmalıdır. Sistem bu durumda bu veri alanını SAT ekranına hiç
getirmeyecektir (gizli). İşletme tarafından kullanımı öngörülmeyen veri
alanlarının bu şekilde ekrandan kaldırılması ve SAT ekranının
olabildiğince sadeleştirilmesi kullanımı kolaylaştırmaktadır.
 Aynı veri alanı için birden fazla tık atılırsa sistem
şeklinde hata mesajı vermektedir.

 Satınalma talebi için ekran durumu, işlem koduna, belge türüne, SAT
onay adımına bağlı olarak ayarlanabilir. Bu ayarlamayı yapmak için
öncelikle bu uyarlama adımından ‘alan seçim grupları’ tanımlanmalı ve

334
 bu alan seçim grupları altında da SAT ekranları için veri alanlarının
durumu belirtilmelidir.

 Ekranın üzerindeki sağa-sola butonları kullanılarak gruplar

arasında geçiş yapılabilir.
İlgili veri alanlarının durumu belirlendikten sonra ekranın üzerindeki
‘kaydet’ butonuna basılarak uyarlama tamamlanmış olur.
 Alan seçim grupları bu adımda uyarlandıktan sonra şekil VI.1.2.2–
2’deki ekrandan SAT belge türüne ve/veya şekil VI.1.3.2–8 kısmında
belirtildiği gibi onay adımına ilgili alan seçim grubu ataması yapılır.

 Sistem çakışan alan seçim grubu uyarlamaları için her zaman özel
olanı daha genel olana göre tercih etmektedir. Onay adımı için girilmiş
olan alan seçim grubu belge türü bazındakini, belge türü bazındaki alan
seçim grubu da işlem kodu bazındakini ezer. Örneğin: ME51N işlem
kodu ile NB belge türünde bir SAT yaratıyorsunuz. Hem ME51N işlem
kodu hem de NB belge türü için alan seçim grubu ataması yapılmış ise
sistem bu aşamada belge türü bazındakini esas alacaktır. Benzer
şekilde NB belge türünde olan bir SAT için 3. onay adımına geldiniz.
Eğer onay adımı uyarlamalarında bu adım için ayrı bir alan seçim
grubu ataması yapılmış ise sistem belge türü bazındakini değil bu onay
adımı bazındaki uyarlamayı dikkate alacaktır.
Uygulama: NBB ekran grubunu kopyalayarak ‘ZNBB – SAT yeni
ekranı’ alan seçim grubunu oluşturun. Bu yeni alan seçim grubu için depo
yeri alanını zorunlu alan olarak belirleyin. Ayrıca bu yeni alan seçim
grubunu yeni yarattığınız ZYIC belge türüne (VI.1.2.2. kısmında
anlatıldığı şekilde) bağlayın.

335
VI.1.2.4 Metin tipi uyarlamaları
Satınalma talebi kalem ayrıntıları metinler (VI.1.1.4 kısmında
anlatılmıştır) sekmesinde yer alan metin tiplerinin uyarlaması aşağıdaki
menü adımından yapılır.

ŞEKİL VI.1.2.4 – 1 - SAT metin türleri uyarlama adımı

Uyarlama adımı çift tıklandığında sistem öncelikle aşağıdaki uyarı

mesajını verir.

ŞEKİL VI.1.2.4 – 2 - SAT metin türleri uyarı mesajı

336
SAP-ERP sistemindeki herhangi bir uyarlama adımında bu şekilde uyarı
gelmesi demek yapılan uyarlamanın üst birimden bağımsız olarak
yapıldığını ve mevcut sistem üzerindeki tüm üst birimleri etkileyeceğini
anlamını taşımaktadır. Bu şekilde uyarı mesajı gelmeyen uyarlamalar
sadece yapıldığı üst birimi etkiler.
Bu uyarı ekranı ‘devam’ butonuna basılarak geçilir. Sistem daha
önceden tanımlı olan metin tipleri listesini aşağıdaki şekilde getirir.

ŞEKİL VI.1.2.4 – 3 - SAT metin türleri listesi

Yeni bir metin tipi tanımlamak için ekranın üzerindeki butonuna

basılır. Sistem listenin alt kısmına yeni metin tipi kodunun ve tanımının
girileceği alanları açar. Mevcut bir metin türünün tanımı liste üzerinden
direkt olarak değiştirilebilir. Mevcut bir metin türünün silinmesi içinse
ilgili metin türü satırı seçilip ekranın üzerindeki ‘satır sil’ butonuna
basılır. Gerekli uyarlamalar yapıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılarak ekrandan çıkılır.
 Tanımlı bir metin tipinin silinmesi daha önceden sisteme yaratılmış
olan ve bu metin tipine ait açıklamalar içeren satınalma taleplerinde bu
açıklamaların görünmemesini sağlar (açıklamalar silinmez ama ekrana
da gelmez.)
Uygulama: SAT kalemlerinde kullanılmak üzere ‘98-Kalem
Gereksinimleri’ ve ’99-Uyarı Metni’ metin tipleri tanımlayınız.

337
VI.1.3. Satınalma talebi onayı ve onay uyarlamaları
VI.1.3.1 Satınalma talebi onayı
Sistem üzerinde yaratılan satınalma taleplerinin doğrulanması ve kontrol
edilmesi amacıyla yetkili birim ya da birimler tarafından belirli bir onay
prosedürüne tabi tutulması birçok işletme tarafından uygulanan bir
yöntemdir.
Satınalma talebi için tanımlanacak olan onay prosedürleri işletmeler
arasında büyük farklılıklar gösterebildiği gibi aynı işletme içerisinde bile
alımın özelliğine göre birbirinden çok farklı onay prosedürleri
kullanılabilmektedir. Örneğin CEYLANLAR A.Ş. SAT onayı için şu
şekilde bir kural belirlemiştir.
Malzeme Alımları için:
- Kalem tutarı 500 TL’den az olan SAT kalemleri sadece ilgili bölüm
müdürünün onayına düşmektedir.
- Kalem tutarı 500-1.000 TL arası olanlar önce ilgili bölüm müdürünün
sonra ise satınalma direktörünün onayına düşmektedir.
- Kalem tutarı 1.000-50.000 TL olanlar öncelikle ilgili bölüm
müdürünün sonra bölümün bağlı olduğu genel müdür yardımcısının
daha sonra ise satınalma direktörlüğü onayına düşmektedir.
- Kalem Tutarı 50.001-500.000 TL olanlar sırasıyla ilgili bölüm
müdürünün, bölümün bağlı olduğu genel müdür yardımcısının,
satınalma direktörünün ve genel müdürün onayına düşmektedir.
- Kalem tutarı 500.000 TL ve üstü olanlar ise sırasıyla ilgili bölüm
müdürlüğü, ilgili grup başkanlığı, satınalma direktörlüğü ve genel
müdür onayına tabi olmaktadır.
Hizmet Alımları için:
- Tüm hizmet alımları sırasıyla Tesis-İşletme Genel Müdür Yardımcısı
ve Satınalma Direktörlüğü onayına düşmelidir.
Yukarıdaki açıklamalardanda görüldüğü gibi CEYLANLAR A.Ş.’nin
ihtiyaç duyduğu onay prosedürü birden fazla parametreye (alım tipine ve
alım tutarına) bağlı olarak tanımlanması gereken çok adımlı bir onay
mekanizmasıdır.
SAP-ERP sisteminde satınalma talebi onay uyarlamaları ile tek adımlı ve
basit bir onay prosedürü tanımlaması yapılabileceği gibi değişik

338
parametrelere bağlı ve birden çok adım içeren onay prosedürleri de
tanımlanabilmektedir. SAT onay uyarlamalarının bu kadar parametrik
olması onay prosedürlerinin SAP-ERP sisteminin sınıflandırma özelliğini
(sınıflandırma işlemleri X.1 kısmında detaylı olarak açıklanmıştır)
kullanarak tanımlanabilmesinden dolayıdır. Sınıflandırma işlemleri ile
değişik parametrelerle değişik onay koşullarının tanımlanması mümkün
olmaktadır.
VI.1.3.2 SAT Onayı uyarlamaları
SAT için onay uyarlamaları aşağıdaki uyarlama adımından yapılır.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 1 - SAT onay prosedürü uyarlama adımı

SAT onayı için SAP-ERP sisteminde iki farklı yöntem vardır. Birisi
‘sınıflandırmasız onay’ yöntemi diğeri ise ‘sınıflandırmalı onay’
yöntemidir.

339
Sınıflandırmasız onay yöntemi
‘Sınıflandırmasız onay’ yönteminde SAP-ERP sisteminin sunduğu
kabiliyetler oldukça kısıtlıdır. Sınıflandırmasız onay kapsamında sistem
tarafından önceden belirlenmiş olan ‘Hesap Tayin Tipi’, ‘Üretim Yeri’,
‘Mal Grubu’ ve ‘SAT Kalem Tutarı’ alanlarına bağlı olarak onay adımları
tanımlanabilmektedir. Eğer işletmenin düşündüğü satınalma talebi onay
işlemleri sadece bu parametrelerden birisine veya birkaç tanesine bağlı ise
o zaman bu yöntem kullanılabilir. Eğer bu parametreler işletmenin
ihtiyacını karşılamıyor ise sınıflandırmasız onay yöntemi işletme için
kullanılamaz. Zira sınıflandırmasız onay yönteminde onay için yeni
parametreler eklenememektedir.
Sınıflandırmasız onay uyarlamaları yukarıdaki uyarlama menüsündeki
adımı çift tıklanarak yapılır. Bu adım tıklandığında
sistem aşağıdaki şekilde onay işlemlerinin tanımlanacağı ekranı açar.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 2 - SAT sınıflandırmasız onay tanımı işlem listesi

Bu listede gelen işlemlerin ilk 4 tanesi sınıflandırmalı onay kısmında da

aynı olduğundan orada açıklanacaktır. Sınıflandırmasız onay stratejisinin
tanımlandığı adımı seçildiğinde ise aşağıdaki ekran
açılır.

340
 ŞEKİL VI.1.3.2 – 3 - SAT sınıflandırmasız onay stratejisi tanımı

Bu ekranda da görüldüğü gibi sınıflandırmasız onay stratejileri sadece

yukarıda belirtilen parametrelere göre yapılabilmektedir.
Sınıflandırmalı onay yöntemi
Sınıflandırmalı onay yöntemi kullanılarak çok karmaşık ve parametrik
onay mekanizmaları SAP-ERP sistemi üzerinde tanımlanabilmektedir.
Sınıflandırmalı onay yöntemine yukarıdaki uyarlama menüsündeki
adımından ulaşılır. Bu adım çift tıklandığında sistem
satınalma talebi onayı için uyarlama adımlarının listelendiği aşağıdaki
ekranı açar.

341
ŞEKİL VI.1.3.2 – 4 - SAT sınıflandırmalı onay uyarlama adımları listesi

 Sınıflandırmalı onay uyarlamasının yapılması için öncelikle X.1

kısmında belirtildiği şekilde yeni bir onay sınıfı yaratılmalı ve bu onay
sınıfına ilgili parametreler karakteristik olarak atanmalıdır. X.1
kısmında CEYLANLAR A.Ş.’nin ihtiyaç duyduğu onay prosedürü
dikkate alınarak hazırlanmış olan onay sınıfı ve ilgili karakteristiklerin
yaratılması anlatılmıştır. Bu sebeple sınıflandırmalı onay işlemlerinin
anlaşılması için X.1 kısmı öncelikle okunmalıdır.

 Uygulama: X.1 kısmında belirtildiği şekilde SAT onay işlemlerinde

kullanılmak üzere ZSATONAY sınıfını yaratınız. Bu sınıfa Kalem Tipi
(CEBAN-PSTYP) ve Kalem toplam tutarı (CEBAN-GSWRT)
alanlarını karakteristikler olarak bağlayınız
SAT onay prosedürünün düzgün bir şekilde tanımlanabilmesi için listede
yer alan bu onay adımlarının belirtilen sıraya göre yukarıdan aşağıya
doğru adım adım yapılması gerekir. Bu bir zorunluluk değildir ancak bu
adımlar sırasıyla yapılmadığı zaman karışıklıklar yaşanabilir.
Burada ilk adım olarak ‘Onay Grupları’ tanımlaması yapılmalıdır. Bunun
için ekrandaki ‘onay Grupları’ yazısının üstü çift tıklanır. Sistem onay
gruplarının girildiği aşağıdaki ekranı açar.

342
Onay gruplarının tanımlanması
Listedeki adımı seçilerek bu uyarlama ekranına ulaşılır.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 5 - SAT sınıflandırmalı onay işlemi onay grubu ekranı

Burada SAT onayı ile ilgili genel özellikler belirlenir. SAT onayı genel
özellikleri onay grubu başlığı altında tanımlanır. Onay Grp. alanı onay
grubu için kod bilgisidir. İki karakter olarak kullanıcı tarafından verilir.
Onay Nsn. alanında onay nesnesi bilgisi yer alır. Sistem tarafından
otomatik olarak ‘1-Satınalma talebi’ değeri getirilir ve değiştirilemez. Bu
alanda 1-Satınalma talebi, 2-Satınalma Siparişi anlamındadır. (Satınalma
siparişi için onay uyarlamaları da burada anlatılan yöntemle yapılır. Eğer
SAS için onay işlemlerinden bu adıma gelinmişse sistem bu değeri 2
olarak getirir). SATplONAY. alanı ise SAT için toplu onay tıkıdır. SAT
onayı için en temel ayrım ‘kalem onayı’ veya ‘toplu onay’ ayrımıdır. SAT
onayı kalem bazında tanımlanabileceği gibi tüm SAT kalemlerinin birlikte
onaylanması yani toplu onay şeklinde de onay tanımlamak mümkündür.
Bu kutucuğun tıklanması SAT onayının toplu olarak yapılacağını gösterir.
 Toplu onay kutucuğu tıklanmışsa artık SAT kalemindeki veri alanlarına
bağlı parametrik onay sınıflarının tanımlanması anlamını yitirecektir.
Zira sistem toplu onayı sadece tüm kalemler için ortak olan ‘Toplam
Tutar’ bilgisine bağlı uyarlanmasına izin vermektedir.

 SAT toplu onayı çoğu işletme tarafından tercih edilmeyen bir

yöntemdir. Zira kullanıcılar bu yöntemi kolayca amacından

343
 saptırabilmektedir. Örneğin siz toplam tutarı 1-50.000 TL arası olan
SAT’lar için Bölüm Direktörü-Satınalma Direktörlüğü ve toplam tutarı
50.001 TL’yi geçen SAT’lar için Bölüm direktörü-Genel Müdür-
Satınalma Direktörlüğü şeklinde onay prosedürü tanımlıyorsunuz.
SAT’ların toplu onaylandığını ve 50.000 TL üzerindeki SAT’ların
genel müdür onayına düştüğünü bilen kullanıcılar bir SAT içerisine bir
sürü kalem girip 50.000 TL’den fazla talep yapacaklarına ihtiyaçlarını
50.000 TL’nin altında tutacak şekilde birden fazla talebe bölüyorlar
(yani birkaç tane ayrı SAT yaratıyorlar). Dolayısı ile sizin toplam tutar
için ayarladığınız onay prosedürünün bir anlamı olmuyor. Toplu
onayın bir başka sıkıntısı ise şöyle ortaya çıkıyor. Bir kullanıcı aynı
SAT içerisinde 20 ayrı malzemenden ihtiyaç belirtiyor. Onay makamı
olarak siz 19 kalemi uygun görüyorsunuz. Bir kalemin ise alımına
karşı çıkıyorsunuz. SAT’ı toplu onaylamanız gerektiği için siz talebi
reddettiğinizde tüm 20 kalemi de reddetmiş oluyorsunuz. Kullanıcı 19
kalem için yeniden SAT girmek zorunda kalıyor.
Sınıf alanına SAT onayında kullanılacak olan ve X.1 adımında belirtildiği
şekilde yaratılan sınıf bilgisi buraya girilir.
 SAT onayı için bir tane toplu, bir tane de kalem bazında olmak üzere
en fazla iki onay grubu tanımlanabilir. Daha fazla onay grubu
tanımlanamaz.
Sistemde tanımlı olan onay grubunu silmek için ilgili grup satırı seçilerek
ekranın üzerindeki ‘satır sil’ butonuna basılır. Yeni bir onay grubu
tanımlamak içinde ekranın üzerindeki butonuna basılır.
Onay grubuna ilişkin bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılarak değişiklikler kaydedilir.
Uygulama: Sistemde önceden tanımlanmış olan tüm onay gruplarını
siliniz. Daha sonra yeni onay grubu olarak Z1 onay grubunu yaratınız. Bu
onay grubu için kalem bazında onay olacak şekilde uyarlama yapınız. Bu
grupta onay sınıfı olarak ZSATONAY’ı kullanınız. Onay grubunun
tanımını ‘SAT Onayı’ şeklinde giriniz.

344
Onay kodlarının tanımlanması
Sınıflandırmalı onay işlemi tanımlamak için ikinci olarak onay kodları
tanımlaması yapılır. Bunun için şekil VI.1.3.2–4’deki listeden
adımı seçilerek bu uyarlama ekranına ulaşılır.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 6 - SAT sınıflandırmalı onay işlemi onay kodları ekranı

Bu adımda sistem tarafından kullanılacak olan onay kodları ile eğer var
ise bu onay kodlarının iş akışı bağlantıları girilir.
Onay kodları onay gruplarına bağlı olarak girilir. Yeni bir onay kodu
girmek için ekranın üzerinde yer alan butonuna basılır.
Açılan boş satırda ilgili onay grubu seçildikten sonra iki karakterli onay
kodu girilir. Onay kodları alfa-numerik olabilir. Onay kodunun varsa iş
akışı ilişkisi (onay uyarlaması için iş akışının aktive edilmesi bu kitapta
anlatılmamaktadır. Dolayısı ile iş akışı kısmı boş bırakılmıştır.) ve onay
kodu tanımı girilerek kaydetme işlemi yapılır.
Uygulama: Yeni yarattığınız Z1 onay grubu için sırasıyla BD-Bölüm
Direktörü, GB-Grup Başkanı, SD-Satınalma Direktörü ve GM-Genel
Müdür onay kodlarını tanımlayınız. Bu onay kodları için iş akışı
bağlantısını boş bırakınız.

345
Onay göstergelerinin tanımlanması
Sınıflandırmalı onay işlemi tanımlamak için üçüncü olarak onay
göstergeleri tanımlanır. Bunun için şekil VI.1.3.2–4’deki listeden
adımı seçilerek bu uyarlama ekranına ulaşılır.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 7 - SAT sınıflandırmalı onay işlemi onay göstergesi

Bu ekranda girilen değerler SAT kaleminin onay durumlarını belirlemek

amacıyla kullanılmaktadır. Bir SAT’ın hangi onay aşamasında olduğu ve
bu onay aşamasını geçtikten sonra durumunu ne olacağını onay
göstergeleri belirler. İlgili onay göstergesi satırı çift tıklandığında onay
göstergesinin detay uyarlamalarının yapıdığı aşağıdaki ekran açılır.

346
 ŞEKİL VI.1.3.2 – 8 - Onay göstergesi detay ekranı

Bu ekranda ilgili onay göstergesini alacak olan SAT kaleminin özellikleri

belirlenmektedir. İhtiyaç plnl. İçin sabit alanı tıklanmazsa ilgili SAT
kalemi MİP için sabitlenmemiş olur. Eğer bu alana tık atılırsa bu SAT
kalemi MİP için sabitlenmiş olur.
Teklif için onaylandı alanı eğer tıklanırsa ilgili SAT kalemi teklif talebine
dönüştürülebilir. Eğer bu tık atılmamış olursa bu göstergeyi alan SAT
halen teklif talebine dönüştürülemez.
SAS için onaylandı alanı eğer tıklanırsa ilgili SAT kalemi satınalma
siparişine dönüştürülebilir. Eğer bu tık atılmamış olursa bu göstergeyi
alan SAT halen SAS’a dönüştürülemez.
Alan Seçimi Ref. Anahtarı alanı ise bu onay göstergesi değerini almış olan
SAT kalemi için alan durumunu belirleyen alan seçim grubu içindir. Eğer
bu alana bir giriş yapılmışsa sistem bu durumu almış olan SAT için alan
durumlarını buradaki değere göre belirler (Buradaki alan seçim grubu
belge türü ve işlem kodu bazındakini ezer).
Her bir onay göstergesi için farklı alan durumu belirlemek bazı işletmeler
için çok kullanışlıdır. Örneğin: CEYLANLAR A.Ş. bölüm müdürünün

347
onayladığı SAT kalemlerinde üretim yeri ve satınalma grubunun, grup
başkanının onayladığı SAT kalemlerinde bu alanlara ek olarak miktar ve
değerleme fiyatının, genel müdürün ve satınalma direktörlüğünün
onayladığı kalemlerde ise hiçbir verinin değiştirilmemesini istemektedir.
Bu durumda CEYLANLAR A.Ş. öncelikle bu veri alanlarının durumlarını
içeren 4 ayrı alan seçim grubu VI.1.2.3 adımında belirtilen şekilde
tanımlanmalıdır. Daha sonra onay göstergeleri kısmında da her bir onay
adımı için farklı bir onay göstergesi tanımlamalı ve ilgili alan seçim
gruplarını ilgili onay göstergelerine bağlamalıdır.
Değiştiril. alanı ise şu amaçla kullanılır: Onay işlemi başladıktan sonra
eğer SAT kalemi üzerinde bir değişiklik yapılırsa bu değişiklikten onay
prosedürünün nasıl etkileneceği belirlenir. Bu alanın boş olması demek
‘değişiklikten sonra onay prosedürünün yeniden belirlenmesi’ anlamını
taşır. F4 arama yardımı ile diğer girişlerde kontrol edilip uygun olan
seçilebilir.
Örneğin: Eğer bu alan boş ise ve SAT kalemi onay aşamasında SAT’ın
miktarı değiştirilirse sistem yeni miktar (dolayısı ile yeni tutar) ile onay
prosedürlerini tekrar kontrol eder. Eğer onay prosedürlerinde bir
farklılaşma olursa onayı tekrar başa alır ve yeni prosedüre göre onay
işlemlerini başlatır. Eğer bu alana ‘2-Değiştirilebilir. Yeni strateji
belirleme yok’ seçeneği seçilmiş ise kullanıcı miktarı değiştirdiğinde SAT
kalemi yeni bir onay prosedürü gerektirse bile onay prosedürü
yenilenmeden mevcut onay prosedürü ile işlem devam eder.
Uygulama: CEYLANLAR A.Ş. için B-Bölüm Direktörü Onayı Bekler,
G – Grup Başkanı Onayı Bekler, S – Satınalma Direktörü Onayı bekler,
M- Genel Müdür onayı Bekler ve O – onaylandı şeklinde onay
göstergeleri tanımlayınız. Bu onay göstergelerinden sadece O-onaylandı
için SAS ve teklif yaratılmasına izin veriniz. Onay adımlarında herhangi
bir değişiklik yapıldığında ise sistemin onay prosedürlerini yeniden
kontrol etmesini sağlayınız.

348
Onay Stratejilerinin tanımlanması
Sınıflandırmalı onay işlemi tanımlamak için dördüncü olarak onay
stratejileri tanımlanır. Bunun için şekil VI.1.3.2–4’deki listeden
adımı seçilerek bu uyarlama ekranına ulaşılır.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 9 - SAT sınıflandırmalı onay işlemi onay stratejisi

Bu adım sınıflandırmalı onay tanımlaması işleminin en kritik adımıdır.

Onay grubu bazında onay stratejisinin tanımlanması ve bu onay stratejisi
için gerekli koşulların belirlenmesi bu adımla yapılır.
Yeni bir onay stratejisi tanımlamak için ekranın üzerindeki
butonuna basılır. Sistem yeni stratejini girileceği aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 10 - Onay stratejisi yeni giriş ekranı

349
Onay Grubu alanına onay stratejisinin tanımlanacağı onay grubunun kodu
girilir. Onay Stratejisi alanına ise onay stratejisine verilecek olan kod
numarası (alfa-numerik maksimum iki karakter olacak şekilde) girilir.
Bunun hemen yanındaki alana ise onay stratejisi tanımı girilir.
kısmına ise onay stratejisinde yer alacak olan onay kodları
sırası ile girilmelidir. Eğer onay işlemi tek bir adımdan ibaret ise en üste
tek bir onay kodu girilmelidir. Eğer onay işlemi birden fazla adımı
içerecekse buraya onay adımları yukarıdan aşağıya sırasıyla girilmelidir.
Örneğin: CEYLANLAR A.Ş. için tutarı 150.000 TL’den büyük olan
malzeme alımları için onay stratejisi girdiğinizi düşünün. Burada onay
adımlarına sırasıyla SD-Satınalma Direktörü, GY-Genel Müdür
Yardımcısı ve GM-Genel Müdür bilgileri girilmelidir.
 Buradan da anlaşılacağı gibi onay prosedüründeki her bir farklı onay
durumu için farklı bir strateji tanımlanmalıdır. CEYLANLAR A.Ş.’nin
yukarıda kırılımı belirtilen her bir farklı onay durumu için ayrı bir onay
stratejisi yaratılmalıdır. Zira her bir onay stratejisi belirli bir onay
koşulunu adreslemektedir.
Bu bilgiler girildikten sonra ekranın alt kısmında yer alan butonlar
sırasıyla işlenmelidir.
Onay ön koşulu tanımlanması
Bu işlem onay stratejisi tanımlama ekranın altındaki butonuna
basılarak yapılır. Sistem bu butona basıldığında aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 11 - Onay önkoşulu ekranı

Buradaki tıklamalar onay kodlarının birbirine göre ön koşul durumunu

belirtir. Örneğin ikinci satırdaki SD sütunundaki tık GY onayı için SD
350
onayının ön koşul olduğunu belirtir. Üçüncü satırdaki SD ve GY
sütunlarındaki tık ise GM onayı için hem SD hem de GY onayının
önkoşul olduğunu belirtir.
 Burada sadece yukarıda gösterildiği şekilde diagonal bir tıklama
yapılmalıdır. Aksi takdirde girilen onay kodları için onay sıraları
değişir.
Bu şekilde giriş yapıldıktan sonra ekranın altındaki butonuna
basılırak önceki ekrana dönülür.
Onay durumları tanımlaması
Bu işlem onay stratejisi tanımlama ekranın altındaki
butonuna basılarak yapılır. Bu butona basıldığı zaman onay kodlarına
bağlı olarak onay durumlarının ne olacağı uyarlaması aşağıdaki ekran
üzerinden yapılır.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 12 - Onay durumu ekranı

Bu ekranda ilgili onay kodları ekranın sol tarafında onay sırlaması ile
birlikte gelmektedir. Bu onay kodlarına göre onay durumları listenin sağ
tarafındaki O-onay alanına girilmelidir. İlk satırda hiçbir onay kodu
almamış (yani henüz yeni yaratılmış olan) SAT için onay durumun ne
olacağı girilmelidir. CEYLANLAR A.Ş. örneği ve seçilen onay
stratejisine göre bu durum ‘S-Satınalma direktörü onayı bekler’
durumudur. İkinci satırda ise SD onayı verilmiş olan SAT için durumun
ne olacağı girilmelidir. CEYLANLAR A.Ş. örneğinde buraya G-Genel
Müdür yardımcısı onayı bekler durumu girilmelidir. Benzer şekilde onay

351
durumları listeye girilmelidir. Tüm onayların tıklı olduğu son satırda ise
durum olarak O-Onaylandı durumu girilmelidir.
Bu şekilde giriş yapıldıktan sonra ekranın altındaki butonuna
basılır.
Sınıflandırma parametrelerinin girişi
Bu işlem onay stratejisi tanımlama ekranın altındaki
butonuna basılarak yapılır. Bu butona basılarak ilgili onay stratejisi için
sınıf ile belirlenmiş olan parametre değerlerinin girişi yapılır.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 13 - Sınıf parametre girişi ekranı

Bu ekranda onay sınıfına bağlı karakteristik bilgileri sol tarafta gelir.
Ekranın sağ tarafında yer alan alana ise bu değer için onay stratejisine
bağlı sınırlar girilmelidir.
CEYLANLAR A.Ş. örneğinde onay sınıfında bağlı olarak ‘Kalem tipi’ ve
‘Toplam Değer (kalem)’ alanları bu ekrana gelmiştir. Uyarlamasını

352
yaptığımız onay stratejisi için ‘kalem tipi’ alanı boş bırakılmalı (boş
demek standart kalem yani malzeme alımı demektir), Toplam Değer
(kalem)’ alanına ise ‘ >150.000’ değeri girilmelidir. Sayısal değerler için
sistem =, > ve < işaretlerini algılamaktadır.
Gerekli bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘geriye’ düğmesine
basılır ve sınıflandırma parametre girişi ekranından çıkılır.
Onay simülasyonu
Bu işlem onay stratejisi tanımlama ekranın altındaki
butonuna basılarak yapılır. Bu adım tıklanarak tanımlanan onay adımları
ve onay prosedüründe bir sorun olup olmadığı simüle edilebilir.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 14 - SAT sınıflandırmalı onay işlemi simülayon ekranı

Açılan bu ekranda onay stratejisi ve onay adımları hakkında kısaca bilgi

vermektedir. Bu ekran üzerindeki ‘Onay simülasyonu’ butonuna basılırsa
simülasyon ekranı açılır.

ŞEKİL VI.1.3.2 – 15 - Simülayon detay ekranı

353
Bu ekranda kod ve onay durumu yer alır. ‘Onay olanaklı’ yazısının üstü
çift tıklanırsa ilgili onay satırı için onay verilmiş olur ve sistem bir
sonraki onay adımını ‘onay olanaklı’ haline dönüştürür. Son onay adımına
kadar sürekli ‘onay olanaklı’ yazısı çift tıklanmalıdır. En son onayla
birlikte ‘onaylandı’ durumu ekranda görülür: Eğer onay adımlarında bir
sıkıntı var ise işlem ilgili adımda takılmış demektir. Simülasyon
ekranından ‘çıkış’ butonuna basarak bir önceki ekrana çıkılır.
Tüm bu adımlar işlendikten sonra ekranın üzerinde yer alan ‘kaydet’
butonuna basılarak onay stratejisi kaydedilmiş olur.
Uygulama: CEYLANLAR A.Ş. için yukarıdakine benzer şekilde VI.1.3.1
başlığı altında belirtilen onay stratejilerini tanımlayınız. (Kalem tutarı 100
TL’den az, 100-500 TL arası, 501-15000 TL arası ve 15001-150000 TL
arası olan malzeme alımları için dört ayrı onay stratejisini ilgili onay
adımları ve onay durumları olacak şekilde uyarlayınız)
İş akışı uyarlaması
SAT onay işlemlerinde onaylanması gereken SAT kaleminin ilgili onay
makamının mail adresine iş akışı olarak düşmesini sağlar. Bu
uyarlamadan bu kitapta bahsedilmeyecektir.

354
VI.2. Kalem Tipi ve Hesap Tayin Tipi
Kalem tipi ve hesap tayin tipi kavramları SAP-ERP sistemindeki tüm
satınalma belgelerinde (satınalma talebi, satınalma siparişi, teklif, teklif
talebi, sözleşme, vb.) kullanılmaktadır. Dolayısı ile bu kavramların
anlaşılması satınalma süreçlerinin anlaşılması açısından da oldukça
önemlidir.
Benzer şekilde kalem tipi ve hesap tayin tipi için yapılan uyarlamalar tüm
satınalma belgeleri için geçerlidir. Bu uyarlamalar satınalma belge
türünden bağımsız olarak yapılmaktadır.
VI.2.1. Kalem tipi
VI.2.1.1. Kalem tipi ve kullanımı
Kalem tipi, satınalma işlemleri için alım tipini belirleyen alandır.
Satınalma denildiği zaman ilk akla gelen şey ‘bir satıcıdan bedeli
karşılığında malzeme alınması’ işlemidir. Ancak satınalma demek sadece
malzeme alımı anlamına gelmez. Hizmet sağlayan firmalardan hizmet
alınması (ulaştırma hizmeti, eğitim hizmeti, bakım/onarım hizmeti, vb.)
veya üretim yapan bir firmadan imalat hizmeti (fason üretim) alınması da
satınalma kapsamındadır. SAP-ERP sisteminde satınalma belgeleri
üzerinde yer alan ‘kalem tipi’ alanı bu gibi farklı alım tiplerinin
ayrıştırılması için kullanılır.
 Kalem tiplerine bağlı olarak satınalma iş akışları da değişebilmektedir.
Kalem tipleri arkasındaki iş akışları ilgili programlarla belirlenmiş olup
uyarlanabilir değildir. Bu sebeple SAP-ERP sisteminde mevcut bir
kalem tiplerinin silinmesi veya yeni bir kalem tipi eklenmesi mümkün
değildir.
SAP-ERP sistemi üzerinde tanımlı olan kalem tipleri satınalma belgeleri
üzerindeki kalem tipi alanında arama yardımına basıldığında aşağıdaki
listelenebilir.

355
 ŞEKİL VI.2.1.1 – 1 - Kalem tipi listesi

Bu listede yer alan ve işletmelerin sıklıkla kullandığı kalem tiplerinin

kullanım amaçlarını açıklayacak olursak:
Standart Kalem-( ): ‘Bir satıcıdan bedeli karşılığında malzeme alınması’
şeklinde tanımlanabilecek olan en temel satınalma tipi için kullanılan
kalem tipidir. İşletmeler tarafından yapılan alımların büyük bir kısmı bu
kapsamdadır.
 Çok sık kullanıldığı için SAP-ERP sisteminde ‘standart’ kalem tipine
bir kod verilmemiştir. Bir satınalma belgesinde kalem tipi alanının boş
bırakılması demek kalem tipinin ‘standart’ olması demektir.
Servis Alımı-(S): Kalem tipinin ‘S-Servis’ seçilmesi demek ilgili
satınalma belgesi kaleminde yapılan alımın malzeme değil hizmet alımı
olduğunu gösterir. İşletmeler ulaştırma hizmeti, eğitim hizmeti, temizlik
hizmeti, hazır yemek hizmeti, bakım/onarım hizmeti, vb. değişik
hizmetleri başka firmalardan satın alırlar.
Bir satınalma belgesinde kalem tipi alanına ‘S-Servis’ girildiği zaman,
sistem ilgili kalemde ki malzeme alanını ve malzeme ile ilgili bilgileri
kapatır. Onun yerine hizmet ana verisinin girilmesi için ‘Servis’ alanını
ve hizmetle ilgili diğer bilgilerin girileceği veri alanlarını açar.
Fason Üretim-(F): Fason üretim kalem tipini açıklamadan önce fason
üretim kavramının ne olduğunu kısaca açıklamaya çalışalım.
Fason üretim işlemi: Üretim yapan işletmenin, kendi üretmesi gereken
ürünün bir kısmını veya tamamını kapasite yetersizliği, teknoloji

356
yetersizliği, maliyet koşulları, olağanüstü şartlar, vb. sebeplerle bir başka
işletmeye yaptırması işlemidir. Üretimi yapacak olan tedarikçiye
(anlaşmalar kapsamında) ilgili hammaddeler ve teknolojik destek
sağlanır. Tedarikçiye de bu yaptığı üretim hizmetinin (varsa diğer
kullanılan malzemeler de bu bedele dâhil edilir) bedeli ödenir ve bitmiş
ürünler teslim alınır. Bunu bir örnekle açıklayalım.
Elektrik süpürgesi üreten bir işletmeniz var. Talep artışı sebebiyle
fabrikanızda kapasite sıkıntısı çekmeye başlıyorsunuz. Bu sıkışıklığı
aşmak için elektrik süpürgesinin plastik parçalarından bir kısmının
üretimini başka bir firmaya fason olarak yaptırma kararı alıyorsunuz. Bu
plastik parçaları üreten tezgâhları da üretimin diğer aşamalarına
kaydıracaksınız. Fason üretimi yapacak olan tedarikçi ile görüşerek
antlaşmaya varıyorsunuz. Bu anlaşma kapsamında ilgili firmaya plastik
aksamın üretiminde kullanılacak hammaddeleri gönderiyorsunuz. İlgili
firma sizin gönderdiğiniz hammaddeleri kullanarak sizin ihtiyacınız olan
elektrik süpürgesi parçalarını üretiyor. Tedarikçi firma ürettiği plastik
parçaları size teslim ederken yaptığı fason üretim işlemleri için üretim
bedeli faturası kesiyor. Sizde ilgili elektrik süpürge parçalarını alıp
firmaya ‘fason üretim’ bedelini ödüyorsunuz.
Bu örnekten de anlaşılacağı üzere fason üretimi normal satınalma
işlemlerinden şu özellikler ayırmaktadır:
- Fason üretimi yapacak olan firmaya üretimde kullanılacak olan
hammaddelerin sizin firmanız tarafından teslim edilmesi (ilgili
hammaddeleri stoklarınızdan çıkarıp başka bir firmaya bedelsiz
olarak teslim ediyorsunuz)
- Fason üretimi yapan firma size ürününün bedelini (malzeme bedeli)
değil, bu ürünün üretilmesi için yapılan üretim faaliyetlerinin
(hizmet) bedelini faturalıyor. Dolayısı ile fason üretim alımı tam
olarak malzeme veya tam olarak hizmet alımı kapsamına girmiyor.
İkisinden de bir parça içeriyor. (Malzeme teslim alıyorsunuz ama
hizmet bedeli ödüyorsunuz.)
SAP-ERP sistemi üzerinde fason üretim alımı için ‘F-Fason Üretim’
kalem tipi kullanılır. Bir satınalma belgesi kaleminde fason üretim kalem
tipi seçilmiş ise:
- ‘Malzeme’ alanına fason üretim sonucunda teslim alınacak olan
malzeme kodu (ürün) girilmelidir.

357
 - Net fiyat alanına bu malzemenin (ürünün) birim fiyatı değil bu
malzemenin fason üretim bedeli (hizmet bedeli) girilmelidir.
- İlgili satınalma belgesinin kalem ayrıntıları ‘malzeme’ sekmesinde
bileşenler butonu aktif hale gelir. Bu butona basılarak fason üretim
için ilgili tedarikçiye gönderilecek olan hammaddelerin (bileşen)
girilmesi gereklidir.
 Malzeme ve hizmet alımlarından farklı olarak fason üretim iş akışında,
ilgili tedarikçiye hammaddelerin transfer edilmesi adımı yer alır. Bu
malzemeler ilgili fason üretim satınalma siparişine istinaden
tedarikçiye transfer edilirler. Bu transfer işlemi DIMP veya DFPS
eklentisi kurulmamış olan SAP-ERP sistemlerinde MIGO işlem kodu
ile DIMP veya DFPS eklentisi kurulmuş olan SAP-ERP sistemlerinde
ise ADSUBCON işlem kodu ile yapılabilir.

 Fason üretim amacı ile tedarikçiye transfer edilmiş olan malzemelerin

stokları ‘satıcıya temin edilen malzeme’ başlığı altında ve ilgili satıcı
koduna bağlı olarak takip edilmektedir. Malzeme ilgili tedarikçiye
transfer edilmiş bile olsa kanunen halen sizin işletmenize aittir.
Üçüncü Taraf-(Ü): Üçüncü taraf satınalma işlemlerini aşağıdaki iş akışı
özetlemektedir.

ŞEKİL VI.2.1.1 – 2 - Üçüncü taraf iş akışı

358
Burada görüldüğü gibi müşteriniz bir A ürününü sizden satın almak
istiyor (A ürünü sizin ticaretini yaptığınız bir ürün ve bu ürünü
stoklamıyorsunuz). Müşterinin isteğini satınalma talebi (kalem tipi
üçüncü taraf olan) ile satınalma müdürlüğüne bildiriyorsunuz.
Satınalma müdürlüğü A malzemesinin üreticisi ile temasa geçiyor. Bir
tane A malzemesinin müşteriye teslim edilmesini, faturasının ise
firmanıza kesilmesini söylüyor. Üretici bu isteği kabul ediyor ve
satınalma müdürlüğünüz (üçüncü taraf kalem tipinde) satınalma siparişi
yaratıyor.
Üretici firma istenilen şekilde ürünü müşterinize teslim ediyor ve
faturasını firmanıza kesiyor. Müşterinizle temasa geçip malzemeyi
aldığından emin oluyorsunuz ve daha sonra müşteriye (kendi kârınızıda
ekleyerek) fatura kesiyorsunuz.
Burada görüldüğü gibi ‘üçüncü taraf’ işleminde siz ürün ve ürünün
teslimatı ile ilgilenmeyip sadece pazarlamasını yapmış oluyorsunuz ve
bunun karşılığında belirli bir kar koyarak ürünü satıyorsunuz.
 Üçüncü taraf kalem tipi ile hesap tayin tipi kullanımı zorunludur. Zira
satın alınmak üzere sipariş edilen malzeme depolarınıza hiç girmeden
müşteriye teslim ediliyor.

359
VI.2.1.2. Kalem tipi uyarlamaları
SAP-ERP sisteminde kalem tipi uyarlamaları ile yeni bir kalem tipi
tanımlanamaz ve mevcut bir kalem tipi sistemden kaldırılamaz. Sadece
kalem tiplerinin bazı özellikleri değiştirilebilir. Kalem tipi uyarlamalarına
uyarlama menüsünde aşağıdaki adımından ulaşılır.

ŞEKİL VI.2.1.2 – 1 - Kalem tipi uyarlama adımı

Bu adım çift tıklandığında sistemde tanımlı olan kalem tiplerini liste

şeklinde gelir.

360
 ŞEKİL VI.2.1.2 – 2 - Kalem tipi listesi

Klm.Tp (Dâhili) alanı kalem tipi için dâhili kod numarasıdır. Bu alana
kullanıcı müdahale edemez. Bu kod numarası sistem tarafından
programlarda kullanılan ve kalem tipinin özelliklerini belirleyen kod
numarasıdır.
Klm.Tp (Harici) alanı kalem tipi için harici kod numarasıdır. Satınalma
belgeleri üzerinde kalem tipi alanında yer alan kod numarası bu
numaradır. Bu kod numarası dile bağlı olarak belirlenir ve kullanıcı
tarafından değiştirilebilir.
Kalem Tipi Tanımı alanı kalem tipi için tanım bilgisidir. Harici kod
numarası ile birlikte arama yardımlarında burada girilen tanım bilgisi
görüntülenir. Bu alan da dile bağlı olarak girilir ve kullanıcı tarafından
değiştirilebilir.
 SAP-ERP sisteminde dile bağlı olarak yapılan bazı uyarlamalar için
ekranda dil kodu bilgisi de gelmekte ve bu şekilde dile bağlı uyarlama
yapılabilmektedir. Burada olduğu gibi bazı uyarlama adımlarında ise
uyarlama dile bağlı olmasına karşın sistem dil kodunu sormamaktadır.
Bu tip uyarlamalar için sistem dil kodunu sisteme ilk giriş yapılırken
logon ekranında girilen dil kodu olarak otomatik şekilde alır. Bu tip
uyarlamanın eksik yönü: Eğer ilgili SAP-ERP sistemi çok dilli olarak
kullanılıyorsa kullanılan her bir dil için bu uyarlamanın o dil koduyla
bağlanılıp tekrar tekrar yapılmasının gerekli olmasıdır.

361
Kalem tipleri ile ilgili detay özellikleri görmek için istenilen kalem tipinin
dâhili kod alanı çift tıklanabilir. Sistem kalem tipi özelliklerini gösteren
aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.2.1.2 – 3 - Kalem tipi detay ekranı

Bu ekrandan da görüldüğü gibi kalem tipinin detay özellikleri kullanıcı

tarafından değiştirilemez. Sadece harici kod ve tanım bilgisi
değiştirilebilir.
 Herhangi bir satınalma belgesi için hangi kalem tiplerinin
kullanılabileceği ilgili belge tipi bazında uyarlanabilmektedir. Örneğin
satınalma talebi için bu uyarlama V.1.2.2 kısmının ‘Geçerli Kalem
Tipleri Uyarlaması’ başlığı altında anlatılmıştır. Diğer satınalma
belgelerinde de benzer şekilde uyarlama yapılarak kalem tipi kullanımı
belirlenir.

362
VI.2.2. Hesap tayin tipi
VI.2.2.1. Hesap tayin tipi ve kullanımı
Hesap tayin tipi de kalem tipi gibi tüm satınalma belgeleri için ortak
olarak kullanılan ve uyarlanan bir alandır.
Hesap tayin tipi, yapılan satınalma işleminin muhasebe ve/veya maliyet
muhasebesi açısından ilişkilerini belirlemek amacıyla kullanılır.
Malzeme alımlarında hesap tayin tipinin kullanımı
Satın alınacak olan malzeme eğer işletme stoklarına alınmadan direkt
olarak tüketilecekse, direkt olarak kullanıma verilecekse veya işletme
stoklarına alınacak ama özel bir stok türü altında takip edilecekse ‘hesap
tayin tipi’ alanına giriş yapılarak ilgili satınalma belgesinde hesap tayini
yapılması gereklidir. Satın alınacak olan malzeme için bu durumlar söz
konusu değilse yani malzeme satın alındığı zaman işletmenin depo
stoklarına girecekse hesap tayin tipi alanı boş bırakılmalıdır.
Hesap tayin tipi eğer özel bir stok türü için kullanılan hesap tayin tipi ise
yapılan alım sonucunda malzeme ilgi özel stok altına alınır. Eğer tüketim
amaçlı kullanılan bir hesap tayin tipi ise yapılan alım sonucunda malzeme
stoklara girmeden direkt olarak tüketilmiş olur ve maliyeti ilgili hesap
tayini nesnesi üzerine yansır.
Servis alımlarında hesap tayin tipinin kullanımı
Servis (hizmet) kapsamında yapılan alım işlemleri için alınan hizmetlerin
stoklanması gibi bir durum söz konu değildir. Dolayısı ile hizmet
satınalması işlemlerinde hesap tayin tipi alanına giriş yapılması
zorunludur.
Sistem üzerinde tanımlı olan ve sıklıkla kullanılan hesap tayin tipleri ve
bunların kullanım amaçlarını açıklayacak olursak:
Duran Varlık–(A): Satın alınacak olan malzeme, işletmeye ait olan bir
duran varlık olacaksa veya işletmeye ait olan bir duran varlığın parçası
haline gelecekse hesap tayin alanına ‘A – Duran Varlık’ girilmelidir.
Sistem bu durumda hesap tayini sekmesinde ‘Duran Varlık’ alanına veri
girilmesini zorunlu hale getirir. Bu alana ilgili duran varlık kartı numarası
girilir. (Duran Varlık kavramı ve işlemleri için FI modülü ile ilişkili
kaynaklara bakılmalıdır)
Hesap tayin tipi ‘A-Duran Varlık’ olan satınalma siparişine istinaden
malzeme girişi yapıldığı zaman ilgili malzeme işletme stoklarına

363
girmeden doğrudan ilgili duran varlığa tüketilir. Bu tüketim sonucunda
oluşan maliyet (malzeme bedeli) ise ilgili duran varlığın defter değerine
eklenir. Örneğin: CEYLANLAR A.Ş. çalışanlarına vermek üzere 50 adet
bilgisayar alımı yapmaya karar veriyor. CEYLANLAR A.Ş. bilgisayar
malzemeleri için stok tutmuyor. Mevcut depolar üretimde kullanılan
malzemelerin depolanmasına yönelik. Satın alınacak olan bilgisayarlar
işletme stoklarına alınmadan doğrudan çalışanların kullanımına
verilecekler ve işletmenin duran varlıkları (demirbaş) haline gelecekler.
Alım yapmak isteyen bilgi işlem departmanı yaratılan satınalma talebinde
hesap tayini alanına ‘A-Duran Varlık’ giriyor. Duran varlık numarası
alanına ise finans direktörlüğünden aldığı duran varlık numarasını (hesap
tayini sekmesinde çoklu giriş yapılabildiğinden eğer birden fazla duran
varlık numarası girilmesi gerekiyorsa gerekli sayıda duran varlık kartı
numarası girilebilir) giriyor. Bu satınalma talebine istinaden yaratılan
satınalma siparişinde de hesap tayin tipi ve duran varlık bilgileri aynen
kopyalanıyor.
Bilgisayarlar teslim alınıp sistemde malzeme girişi (MIGO-SAS için mal
girişi) işlemi yapıldığında, sistem işletme stoklarında ve stok hesaplarında
herhangi bir değişiklik yapmıyor. 50 adet bilgisayarın bedelini (40.000
TL) ilgili duran varlık kart(lar)ına ve duran varlık hesaplarına aktarıyor.
Müşteri Siparişi Stoku–(E): Özellikle sipariş üzerine üretim yapan
işletmeler için eğer talep edilen malzeme belirli bir müşteri siparişinde
kullanılmak için talep ediliyorsa hesap tayini alanına ‘E-Müşteri Siparişi
Stoku’ girilmelidir. Sistem bu durumda hesap tayini sekmesinde ‘Müşteri
Sipariş Numarası’ alanına veri girilmesini zorunlu hale getirir. Bu alana
ilgili müşteri siparişi girilmelidir. Bu talep sonucunda alınan malzeme
işletme stoklarına ‘Müşteri Siparişi Özel Stoku (E)’ olarak girer ve sadece
ilgili müşteri siparişi için kullanılabilir.
Örneğin prefabrik ev yapan bir işletmesiniz. Bir müşteriniz verdiği
siparişte penceresinde özel camlar kullanılmasını istiyor. Sizde bu
siparişte kullanılmak üzere müşterinin istediği özel camları üreten
firmayla temasa geçip ilgili özel camlardan 5 tane sipariş ediyorsunuz.
Bu satınalma siparişini yaratırken hesap tayin tipine E-Müşteri Siparişi
giriyorsunuz. Sistem hesap tayini sekmesinde müşteri sipariş numarasını
girmenizi istiyor sizde ilgili müşteri siparişi numarasını giriyorsunuz. Bu
sipariş sonucunda gelen malzemeyi teslim aldığınızda (MIGO-SAS için
mal girişi) sistem bu malzemeyi müşteri siparişi özel stok türü altında

364
stoklarınıza alıyor. Alınan malzeme işletme stoklarına girmiş olsa da
sadece ilgili müşteri siparişinin kullanımına tahsis edilmiş oluyor.
Masraf Yeri-(K): Talep edilen malzeme işletme stoklarına girmeden
direkt olarak bir bölüm ya da birim tarafından kullanılacaksa, hesap
tayini alanına ‘K-Masraf yeri için tüketim’ girilmelidir. Sistem bu
durumda hesap tayini sekmesinde ‘Masraf yeri’ alanına veri girilmesini
zorunlu hale getirir. Bu alana malzemenin tüketileceği bölüm için
tanımlanmış olan masraf yerinin kodu girilmelidir (Masraf Yeri kavramı
ve işlemleri için FI modülü ile ilişkili kaynaklara bakılmalıdır). Bu talep
sonucunda alınan malzeme işletme stoklarına girmeden doğrudan ilgili
masraf yeri için tüketilir ve maliyeti doğrudan ilgili masraf yerine
yansıtılır.
Örneğin muhasebe departmanınız kırtasiye malzemelerine ihtiyacı
olduğunu belirterek ilgi kırtasiye malzemelerini içeren bir satınalma talebi
yaratıyor. İşletme olarak kırtasiye malzemelerini stoklamıyorsunuz.
İhtiyaç oldukça ilgili birimler satınalma talebi yaratıyor ve malzemeler
teslim alındığı anda ilgili birimin kullanımına veriliyor. Muhasebe
departmanının yarattığı satınalma talebinde hesap tayin tipine K-masraf
yeri girmesini ve açılan masraf yeri alanına da muhasebe departmanı
masraflarını takip etmek için yarattığınız masraf yeri kodunu girmesini
istiyorsunuz. İlgili satınalma talebi siparişe dönüştürülerek alım yapılıyor.
Satıcı firmadan malzeme teslim alındığında (MIGO-SAS için mal girişi)
kırtasiye malzemeleri stoklara ve stok hesaplarına girmiyor. Onun yerine
maliyetleri muhasebe departmanına (ilgili masraf yerine) masraf olarak
yazılıyor ve sarf hesapları güncelleniyor.
Proje Stoku–(Q): Talep edilen malzeme, sistemde tanımlı olan bir
projenin ihtiyacı olarak talep ediliyor ve o projede kullanılmak üzere
stoklanması isteniyorsa hesap tayini alanına ‘Q-Proje Stoku için Alım’
girilmelidir. Sistem bu durumda hesap tayini sekmesinde ‘PYP Öğesi’
alanına veri girilmesini zorunlu hale getirir (Proje ve PYP kavramları ve
işlemleri için PS modülü ile ilişkili kaynaklara bakılmalıdır). Bu talep
sonucunda alınan malzeme satıcı firmadan teslim alındığında (MIGO-
SAS için mal girişi) işletme stoklarına ‘Proje Özel Stoku (Q)’ altında girer
ve sadece ilgili PYP için kullanılabilir.
Proje için Tüketim–(P): Talep edilen malzeme sistemde tanımlı olan bir
projenin ihtiyacı olarak talep ediliyor ve o projede direkt olarak
kullanılacaksa hesap tayini alanına ‘P-Proje için Tüketim’ girilmelidir.
Sistem bu durumda hesap tayini sekmesinde ‘PYP Öğesi’ alanına veri

365
girilmesini zorunlu hale getirir (Proje ve PYP kavramları ve işlemleri için
SAP – PS modülü ile ilişkili kaynaklara bakılabilir). Bu talep sonucunda
alınan malzeme satıcı firmadan teslim alındığında (MIGO-SAS için mal
girişi) işletme stoklarına girmeden doğrudan ilgili proje için tüketilir ve
maliyeti doğrudan ilgili projeye yansıtılır.
 Q ve P hesap tayin tiplerinin her ikisi de proje ilişkilidir. Q tipinde
malzeme stoklara alınır ama ilgili projeye tahsis edilmiş yani özel stok
olarak tutulur. Bu tip malzemeler ilgili proje için tüketilmediği
müddetçe stok hesaplarında tutulurlar. Stoktan projeye tüketilme
hareketi yapıldığı zaman stok hesaplarından düşüp ilgili proje için
maliyet bilgisini güncellerler. P hesap tayin tipinde ise malzeme
stoklara ve stok hesaplarına girmeden doğrudan tüketilir ve ilgili proje
için maliyet bilgisini hemen günceller.
VI.2.2.2. Hesap tayin tipi uyarlamaları
Hesap tayin tipleri ile ilgili uyarlamalar aşağıdaki uyarlama adımından
yapılmaktadır.

ŞEKİL VI.2.2.2 – 1 - Hesap tayin tipi uyarlama adımı

366
Sistemde tanımlı olan bir hesap tayininin özelliklerini değiştirmek, yeni
bir hesap tayin tipi yaratmak veya mevcut bir hesap tayin tipini sistemden
kaldırmak amacıyla uyarlama adımı tıklanır. Sistem
tanımlı olan hesap tayin tiplerinin listelendiği aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.2.2.2 – 2 - Hesap tayin tipi listesi

SAP-ERP sistemine yeni hesap tayini eklemek için genellikle kopyalama

yöntemi kullanılır. Bunun için hesap tayini listesinden kopyalanmak
istenen satır seçilerek ekranın üzerindeki ‘kopyala’ butonuna basılır.
Sistem referans hesap tayinindeki bilgileri kopyalayarak yeni hesap tayini
için aşağıda açıklanacak olan detay hesap tayini uyarlama ekranlarını
açar. Mevcut bir hesap tayininin tanım bilgisi bu liste üzerinden
güncellenebilmektedir. Tanımlı bir hesap tayinin silinmesi içinse ilgili
hesap tayini satırı listeden seçilip ekranın üzerindeki ‘satır sil’ butonuna
basılmalıdır.

367
  Tanımlı olan hesap tayinleri silinirken sistemde mevcut olan açık
satınalma belgeleri kontrol edilmez. Bu sebeple tanımlı hesap tayin tipi
silinirken sistemdeki belgeler kontrol edilmelidir.

 SAP-ERP sisteminde ön tanımlı olarak gelen hesap tayin tipleri bir

hayli fazladır. Kullanıcıların bunları karıştırmaması amacıyla,
kullanılmayacak olan hesap tayin tiplerinin silinmesi kullanım
kolaylığı sağlayacaktır.
Bu listede gelen hesap tayin tiplerinin detay uyarlamalarına ulaşmak için
ilgili hesap tayin tipi satırı çift tıklanır. Sistem aşağıdaki şekilde ilgili
hesap tayin tipine ait detay uyarlamaların olduğu ekranı açar.

368
ŞEKİL VI.2.2.2 – 3 - Hesap tayini detay ekranı

369
Hesap tayini detay uyarlamaları iki ana kısma ayrılmıştır. Ekranın üst
kısmında yer alan kısımda hesap tayin tipi için temel
özellikler uyarlanmaktadır. Bu kısımdaki her bir tıkın ve her bir alanın
hesap tayini işlemleri açısından ayrı bir önemi vardır.
Tüketim kaydı alanı hesap tayin tipi için malzemenin doğrudan
tüketileceğini (yani özel stok türü olarak stoklara alınmayacağını) ve bu
tüketimin nereye yapılacağını belirleyen alandır. Bu alan boş bırakılmış
ise hesap tayini için alınan malzeme doğrudan tüketilmeyecek demektir.
(bu durumda özel stoka alınacaktır). Alınan malzeme eğer duran varlık
için tüketilecekse bu alana A eğer proje için tüketilecekse bu alana P kodu
girilmelidir.
Hes.Tyn.Ek.Gös alanı satınalma belgeleri için hesap tayini sekmesinde
çoklu hesap tayinine izin verilip verilmeyeceğini belirler. Bu alana ‘1-Tek
hesaba tayin’ girilmiş ise çoklu hesap tayini kullanılamaz (hesap tayini
sekmesinin tek hesaba ve çoklu hesaba tayin olduğu zaman nasıl
göründüğü şekil VI.1.1.4–5 ve şekil VI.1.1.4–6’da gösterilmiştir). Eğer bu
alana ‘2-Çoklu hesaba tayin’ girilmiş ise çoklu hesap tayini yapılabilir
demektir.
Özel Stok alanı hesap tayini tipinin özel stok ilişkisini belirtir. Hesap tayin
tipi doğrudan tüketim için değil de özel stok ilişkili olacak ise bu alana
ilgili özel stok göstergesi girilir. Q-proje stoku, E-müşteri sipariş stoku
için kullanılır.
Mal Girişi alanı hesap tayin tipinin mal girişi ilişkisini belirler. Eğer bu
alan tıklı ise sistem ilgili satınalma kalemi için mal girişi işlemi
yapılabileceğini anlar. Eğer bu alan tıklı değil ise ilgili satınalma belgesi
için mal girişi işlemi yapılamaz (sadece faturalama işlemleri yapılabilir)
MG Dğrl.Yapılmadı alanı eğer ilgili hesap tayin tipi için muhasebesel
anlamda güncellemelerin mal girişi aşamasında değil de fatura girişi
aşamasında yapılması isteniyorsa tıklanmalıdır. Hesap tayin tipi Q veya E
gibi özel stok girişi işlemi ise bu tık kullanılamaz. Sadece tüketim ilişkili
hesap tayin tiplerinde bu şekilde kullanım olabilir. Bunu detaylı olarak
açıklamaya çalışalım (bir sonraki paragraf muhasebe bilgisi
gerektirdiğinden tam anlaşılmayabilir).
SAP-ERP sistemi normal işleyişinde bir satınalma siparişi için öncelikle
malzeme girişi (MIGO) işlemi ile stoklara mal girişi yapılır. Daha sonra
ise fatura girişi (MIRO) işlemi ile de teslim alınan malzemeler için fatura
girişi yapılır.

370
Mal girişi (MIGO) işlemi aşamasında sistem muhasebe modülü ile ilgili
hesap güncellemelerini de yapar. Henüz fatura girişi yapılmadığı için bu
aşamada yapılan muhasebe güncellemelerinde ara hesaplar kullanılır.
Örneğin hesap tayin tipi K olup mal girişi yapılan bir malzeme için sistem
bu aşamada ‘7*- tüketim/sarf hesabı’ ve karşıt kayıt olarak ise ‘890* -
MG/FG ara hesabı’ çalıştırır.
Daha sonra ilgili satınalma siparişi kalemine fatura girişi yapılırken
(MIRO işlemi) sistem bu sefer mal girişinde kullanılan ara hesaplar ile
satıcı hesaplarını çalıştırır. Yani ‘890* - MG/FG ara hesabı’ ve karşıt kayıt
olarak da ‘32* - satıcı hesabı’ kullanılır.
Eğer hesap tayin tipi için ‘MG Dğrl. Yapılmadı’ tıkı atılırsa sistem mal
girişi (MIGO) aşamasında herhangi bir şekilde muhasebe kaydı atmaz.
Fatura girişi aşamasında ise ara hesapları kullanmadan doğrudan ‘7*-
tüketim/sarf hesabı’ ile ‘3* - satıcı hesabını’ karşılıklı olarak çalıştırır.
Fatura Girişi alanı hesap tayin tipinin fatura girişi ilişkisini belirler. Eğer
bu alan tıklı ise sistem ilgili satınalma kalemi için fatura girişi işlemi
yapılabileceğini anlar. Eğer bu alan tıklı değil ise ilgili satınalma belgesi
için fatura girişi işlemi yapılamaz (sadece mal girişi işlemleri yapılabilir)
Hesap tayini detay uyarlama ekranının alt kısmında ise ilgili hesap tayini
için satınalma belgesi ‘hesap tayini’ sekmesindeki veri alanlarının durumu
uyarlanır. İlgili veri alanının yanındaki durum alanlarından uygun olan
tıklanarak durum uyarlaması yapılmış olur. Örneğin ‘A-Duran varlık’ için
ana hesap, duran varlık numarası ve duran varlık alt numarası alanları
zorunlu giriş olarak ayarlanıp diğer alanlar ise gizlenebilir.
Uygulama: Sistemde tanımlı olan K-Masraf yeri hesap tayin tipini
kopyalayarak Z-Deneme hesap tayin tipini tanımlayınız. Bu hesap tayin
tipi için mal girişi değerlenmedi özelliğini aktive ediniz. Ayrıca duran
varlık alanını da zorunlu giriş yapınız.

371
VI.2.3. Kalem tipi ile hesap tayin tipi eşlemesi
SAP-ERP sisteminde satınalma belgelerinde hangi kalem tipinin hangi
hesap tayin tipi ile birlikte kullanılabileceği bu uyarlama ile
belirlenmektedir. İlgili uyarlamaya hesap tayini uyarlama menüsündeki
adımından ulaşılır. Bu uyarlama adımı
çift tıklandığında kalem tipi –hesap tayin tipi eşlemeleri aşağıdaki liste
şeklinde gelir.

ŞEKİL VI.2.3 – 1 Kalem tipi hesap tayin tipi eşleme listesi

Bir satınalma belgesinde kalem tipi ve hesap tayin tipi aynı anda
kullanılacaksa hangi kalem tipinin hangi hesap tayin tipi ile birlikte
kullanılabileceği bu uyarlama ile belirlenmiş olur. Örneğin yukarıdaki
ekranda görüldüğü gibi Standart kalem tipinin (boş) sadece P, Q ve Z
hesap tayin tipleri ile kullanılmasına izin verilmiştir. Herhangi bir
satınalma belgesi yaratırken kalem tipine standart (boş) girilir ve hesap

372
tayin tipine A girilirse sistem ‘Hesap Tayin tipi A bu kalem tipi için
kullanılamaz’ şeklinde hata mesajı verecektir.
Eğer yeni bir kalem tipi hesap tayin tipi eşlemesi yapılacaksa ekranın
üzerindeki butonuna basılır. Sistem yeni girişlerin yapılacağı
listeyi açar ve kullanıcı buraya yeni eşleşmeleri girebilir. Eğer mevcut bir
eşleşme kaldırılmak isteniyorsa ilgili satır listeden seçilerek ekranın
üzerindeki ‘satır sil’ butonuna basılır. İlgili uyarlamalar yapıldıktan
sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılarak işlemden çıkılır.
Uygulama: Kalem tipi S ile yeni tanımladığınız Z hesap tayin tipini
eşleyiniz.

373
VI.3. Teklif Talebi ve Teklif
SAP-ERP sisteminde satınalma iş akışlarında yer alan bir diğer belge de
teklif belgesidir. İhtiyaç duyulan malzeme/hizmet için tedarikçi firmalarla
temasa geçilerek fiyat, teslimat ve diğer koşulları kapsayacak şeklide
tedarikçilerden alınacak olan tekliflerin sisteme yansıtılması amacıyla
kullanılır.
Teklif belgesinin SAP-ERP sisteminde iki durumu vardır. Bu iki durum
sanki iki ayrı belge tipiymiş gibi ayrı isimlendirilmektedir. Teklif talebi
belgesi, teklif istenilen firmalara bu isteğin belirtildiği aşamada
tanımlanan belgeye verilen isimdir. Teklif verme süresi sonunda eğer
tedarikçi firma teklif isteğinize cevap vermiş ve bir teklifte bulunmuşsa
ilgili bilgiler (fiyat ve diğer teklif bilgileri) SAP-ERP sisteminde ‘teklif
talebi’ belgesi üzerine işlenir. Teklif bilgileri işlenmiş ‘teklif talebi’
belgesi artık teklif belgesine dönüşmüş demektir. Teklif belgesi, ilgili
firma tekliflerinin girildiği (işlenmiş teklif talebi) satınalma belgesidir.
Teklif talebi, ilgili satınalma sorumlusu tarafından manuel olarak
yaratılabileceği gibi satınalma talebine veya başka bir teklif talebi
belgesine referansla da yaratılabilir. Referansla yaratma işleminde sistem
ilgili tüm bilgileri (malzeme/hizmet kodu, miktar, ihtiyaç tarihi, vb.) teklif
talebi üzerine kopyalar.
Alım işlemi için tüm teklifler alındıktan sonra SAP-ERP sistemi üzerinde
teklif değerlendirme işlemi yapılabilmektedir. Tedarikçilerden alınan
teklifler fiyat kriterine göre karşılaştırmalı ve sıralamalı olarak sistem
tarafından değerlendirilir. Teklif değerlendirme işleminde en uygun teklif
seçilerek satınalma işlemlerine devam edilir. Uygun olmayan teklifler ise
gerekçe girilerek (fiyat uygun değil, firma yasaklı, vb.) sistem üzerinden
reddedilebilir.

374
VI.3.1. Teklif talebi ekranları
Teklif işlemlerine ulaşmak için uygulama menüsünde aşağıdaki adım
kullanılır.

ŞEKİL VI.3.1 – 1 - Teklif işlemleri menü adımı

Yeni bir ‘Teklif Talebi’ yaratmak için ME41, yaratılan bir telif talebi
üzerinde değişiklik yapmak için ME42 ve yaratılan bir teklif talebini
görüntülemek için ME43 işlem kodu kullanılır.
Teklif talebi ekranlarını incelemek için ME41 işlem kodu ile sistem
üzerinde yeni bir teklif talebi yaratalım. Bu işlem kodu girildiği zaman
sistem aşağıdaki giriş ekranını açar.

375
 ŞEKİL VI.3.1 – 2 - Teklif talebi yaratma giriş ekranı

Teklif talebi türü alanı teklif talebi için belge türüdür. Ön uyarlama olarak
‘AN-Teklif talebi’ belge türü sistemle birlikte gelir. Diğer satınalma
belgelerinde olduğu gibi teklif talebi işlemlerinde de ilgili uyarlamaların
çoğu (alan seçimleri, yetkilendirme, ekran görünümü, vb.) belge türüne
bağlı olarak yapılır. (Teklif talebi işlemlerinde genellikle tek bir belge türü
kullanılır. Zira SAT ve SAS gibi farklı iş akışı ve kullanımı genellikle
yoktur. Ancak istenirse yeni teklif belge türleri de SAP-ERP sisteminde
tanımlanabilir.)
Teklif Talebi Tarihi alanı ilgili satıcıya teklif talebinin iletildiği
(yaratıldığı) tarih bilgisidir. Sistem günün tarihini otomatik olarak getirir.
Kullanıcı değiştirebilir. Teklif Süresi alanı ise ilgili satıcının teklif
verebileceği son tarihi gösterir. Önemli bir bilgidir. İlgili alım için sistem
bu tarihten sonra teklif girişine izin vermez.
kısmına teklif ile ilgili organizasyon bilgileri girilir.
Satınalma Org. alanına teklif işlemini yapan satınalma organizasyonu

376
kodu girilir. Satınalma Grubu alanına ise teklif işlemini yapan satınalma
grubu kodu girilir.
Ekranın alt kısmında yer alan kısmına ise teklif
kalemlerinde varsayılan değer olarak kopyalanması istenen bilgiler
girilebilir. Örneğin burada üretim yeri kodunu girdiğinizde kalem giriş
ekranında yer alan tüm kalemlere ilgili üretim yeri bilgisinin varsayılan
değer olarak kopyalandığı görülecektir.
 Eğer ilgili teklif sistemde önceden yaratılmış olan bir satınalma
talebine referansla yaratılacaksa ekranın üzerindeki
butonuna basılmalıdır. Bu butona basıldığında sistem referans olarak
kullanılacak olan satınalma talebinin girilebileceği aşağıdaki ekranı
açacaktır.

ŞEKİL VI.3.1 – 3 - Teklif talebi SAT referansla yaratma

Bu ekranda kopyalanmak istenen satınalma talebi numarası girilip

butonuna basılırsa ilgili satınalma talebindeki tüm kalemler teklif
talebine kopyalanarak işleme devam edilecektir.
Teklif talebi yaratma giriş ekranında ilgili bilgiler girildikten sonra ‘enter’
butonuna basılır. Sistem teklif için başlık bilgilerinin girileceği aşağıdaki
‘başlık bilgileri’ ekranını açar.

377
 ŞEKİL VI.3.1 – 4 - Teklif talebi başlık bilgileri

Bu ekranda teklif talebine ilişkin tüm kalemleri ilgilendiren genel bilgiler

girilmektedir.
Ekrandaki kısmında teklife ait yönetim bilgileri girilir. TT Grup
no alanı aynı alım için yapılan teklifleri gruplamak için kullanılır. Teklif
değerlendirmesi aşamasında hangi tekliflerin değerlendirme kapsamına
alınacağını bu alan belirler. Bu alan için ‘ihale numarası’, ‘satınalma
dosya numarası’ veya ‘sözleşme kontrol numarası’ ismi de kullanılabilir.
Tkl.süresi alanı giriş ekranından kopyalanmıştır. Teklif verilebilecek en
son tarihi göstermektedir. Kalem aralığı alanı ise teklif kalemleri için
sistem tarafından verilecek olan ardışık numaraların artışını
göstermektedir. kısmında ise teklifle ilgili referans bilgiler
girilebilir.
Bu ekranda yer alan bilgiler girildikten sonra ‘enter’ tuşuna basılır. Sistem
teklif için kalem bilgilerinin girileceği ‘kalem bilgileri’ ekranını açar.

378
 ŞEKİL VI.3.1 – 5 - Teklif talebi kalem bilgileri

Bu ekranda teklif talebine ilişkin kalem bilgileri girilmektedir. Tedarikçi

firmadan aynı alım kapsamında bir tane malzeme/hizmet talep
edilebileceği gibi birden fazla malzeme/hizmette talep edilebilir. Bu
ekranda yer alan her bir kalem ilgili ‘teklif talebi’ belgesinde yer alacak
olan ayrı bir malzeme/hizmeti gösterir.
Satınalma talebi ve satınalma siparişinde yer alan veri alanlarından kalem
tipi, hesap tayin tipi, malzeme kodu, malzeme tanımı, teslim tarihi vb.
alanlar bu ekranda da yer alır. Burada yer alan teklif talebi miktarı alanına
istek miktarı, teslim tarihi alanına ise malzeme/hizmetin teslim alınmak
istendiği tarih bilgisi girilmelidir. Fiyat ve diğer koşullar ilgili tedarikçinin
teklif bilgisinde yer alacağından teklif talebi yaratma işleminde bu bilgiler
yer almaz.
 Teslim tarihi alanına girilen bilgi ‘teklif süresi’ tarihinden daha sonraki
bir tarih olmalıdır. Yoksa sistem hata mesajı verir.
Teklif istenecek olan malzeme/hizmet kalemleri girildikten sonra ekranın
üstünde yer alan ‘adres’ butonuna basılmalıdır. Bu aşamada ‘kaydet’
butonuna basılırsa sistem satıcı bilgisinin girilmesi için hata mesajını
verir.

379
Adres butonuna basılarak teklif talebi alınacak olan firma bilgilerinin
girileceği aşağıdaki ekrana geçilir.

ŞEKİL VI.3.1 – 6 - Teklif talebi satıcı girişi

Bu ekranda teklif istenecek firmaya ait bilgiler girilir. Eğer sistemde

önceden tanımlı olan bir satıcıdan teklif alınacaksa satıcı kodu alanına
veri girişi yapılıp ‘enter’ tuşuna basıldığı zaman diğer bilgiler sistem
tarafından otomatik olarak doldurulur. Eğer ‘tek seferlik’ satıcı
kullanılmak isteniyorsa ilgili ‘tek seferlik’ satıcı kodu girilir. Sistem
satıcının diğer bilgilerini kullanıcının girmesini bekler. Satıcı kodu ve
bilgileri girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılır.
Sistem ilgili teklif talebi bilgisini kaydedip belge numarasını ekranın
altında gösterir ve satıcı giriş ekranına yeniden döner.

380
Kaydetme işleminden sonra satıcı girişi ekranına geri dönmesinin sebebi
aynı teklif talebi için teklif istenecek olan diğer satıcılarında sırasıyla
girilmesine imkân vermek içindir. Teklif istenecek satıcılar bu ekrandan
sırasıyla girilip kaydedildikçe sistem her bir satıcı için ayrı bir teklif talebi
belgesi yaratır (teklif talebi belgeleri ‘teklif’ belgelerine dönüşeceğinden
ayrı ayrı yaratılmalıdır.)
 Teklif istenecek firma için eğer sistemde satıcı ana verisi yaratılmamış
ise (ve satıcı tek seferlik satıcı değilse) öncelikle ilgili satıcı için V.5.3
kısmında anlatıldığı şekilde satıcı ana verisi yaratılmalıdır.
Teklif istenecek olan tüm satıcılar için teklif talepleri sırasıyla
yaratıldıktan sonra ekranın üzerindeki ‘geriye’ butonuna basılarak teklif
talebi ekranından çıkılır.
VI.3.2. Teklif ekranları
Teklif belgesi teklif talebi belgesine bağlı olarak yaratılan bir belgedir.
SAP-ERP sisteminde bir teklif belgesi yaratmak için öncelikle teklif talebi
yaratılmalıdır. Bu sebeple sistem üzerinde ‘teklif’ belgesi yaratmak için
ayrı bir işlem kodu yoktur. Bunun yerine ‘ME47-Bakımını yap’ işlem
kodu ile teklif talebi belgesine giriş yapılarak teklif belgesi
oluşturulmaktadır. Uygulama menüsünden teklif girişine aşağıdaki adımla
gidilir.

ŞEKİL VI.3.2 – 1 - Teklif girişi menü adımı

Bu işlem kodu seçildiği zaman teklif haline dönüştürülecek olan teklif

talebi numarasının girileceği aşağıdaki ekran açılır.

381
 ŞEKİL VI.3.2 – 2 - Teklif girişi başlangıç ekranı

Eğer ilgili teklif talebi numarası bilinmiyor ise bu alan üzerinde F4 tuşuna
basılarak arama yardımı kullanılabilir. İlgili teklif numarası için satıcı,
teklif talebi grup no, tarih, malzeme, vb. kriterlere göre arama yapılabilir.
İlgili teklif talebi numarası girildikten sonra ‘enter’ tuşuna basılır. Sistem
teklif bilgilerinin girileceği ve teklif talebi kalemlerinin yer aldığı
aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.3.2 – 3 - Teklif kalem giriş ekranı

Bu ekrana teklif talebinde yer alan kalem bilgileri gelmektedir. Satıcı

tarafından teklif edilen fiyat bilgisinin girilmesi için satır bazında
alanı girişe açık olarak gelir. Satıcı tarafından teklif edilen fiyat ve
koşullar (eğer satıcı tarafından değiştirilmişse teslim tarihi, miktar vb.
bilgiler de güncellenir) girilir.
Teklif belgesine birim fiyat haricinde başka fiyat koşulları (nakliye
masrafı, yan masraflar, vb.) da girilebilir. Eğer girilecek koşullar tüm
teklifi ilgilendirecekse bu koşullar belge bazında (yani başlık seviyesinde)

382
girilmelidir. Eğer bu koşullar sadece tek bir satırda yer alan bir malzeme
ya da hizmeti ilgilendiriyorsa ilgili satır (yani kalem) bazında girilmelidir.
Kalem bazında koşul girmek için ilgili satır seçildikten sonra ekranın
üzerinde yer alan menüden aşağıdaki adım seçilir.

ŞEKİL VI.3.2 – 4 - Teklif kalem koşul menü adımı

İlgili menü adımı seçildiği zaman sistem kalem bazında koşul girişinin
yapılacağı aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.3.2 – 5 - Teklif kalem koşul girişi ekranı

383
Bu ekrandaki koşul türü alanına girilecek olan fiyat için koşul türü girilir.
Koşul türü, girilecek olan koşulun indirim, artırım, navlun v.b. olduğunu
ayrıca girilen koşulun oransal (yüzde) olarak mı yoksa tutarsal olarak mı
girileceğini belirler. Örneğin: ‘RA00- Net üzerinden indirim %’ koşul
tipinin seçilmesi demek malzeme fiyatında oransal indirim yapılacak
demektir. Aynı satırda alanına 10 girilmesi demek %10 indirim
girilmesi demektir. Eğer ‘RB00-İndirim Mutlak’ koşul tipi seçilmiş ise
koşul değeri alanına 10 girilmesi demek kalem toplam tutarından 10 TL
indirim yapılması anlamına gelir.
Koşul değeri her zaman indirim anlamına gelmez. Nakliye masrafı,
sigorta bedeli, gümrük masrafı, harç, vb. durumlarda fiyatı artıran
koşullarda girmek gerekir.
 SAP-ERP sisteminde başlık ve kalem bazında çeşitli koşul türleri
önceden tanımlanmıştır. SAP-ERP sisteminde koşul türleri
uyarlanabilir bir bilgidir. Yani sisteme yeni koşul türleri
eklenebilmekte, mevcut koşul türlerinin özellikleri değiştirilebilmekte
veya koşul türleri sistemden silinebilmektedir. Bu uyarlamanın
detayından bu kitapta bahsedilmeyecektir.
Koşul bilgileri girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘geriye’ butonuna
basılarak teklif ekranına dönülür.
Başlık bazında koşul girmek içinse aşağıdaki menü adımı kullanılır.

ŞEKİL VI.3.2 – 6 - Teklif başlık koşul menü adımı

Bu menü adımı tıklandığında başlık bazında koşulların girileceği ekran

açılır. Başlık bazında koşulların girileceği ekran kalem bazında koşulların
girildiği şekil VI.3.2–6’de ki ekranla aynı alanları içerir. Burada gelen
koşul türleri kalem bazında gelen koşul türlerinden farklıdır. Bu ekranda

384
girilen koşullar tüm kalemleri ilgilendirir. Örneğin kalemde girilen
%10’luk indirim koşulu sadece ilgili kalemi ilgilendirirken başlık bazında
girilen %10’luk indirim koşulu belgede yer alan tüm kalemler için geçerli
olur. Koşul bilgileri girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘geriye’
butonuna basılarak teklif ekranına dönülür.
Satıcı tarafından belirtilen teklif bilgileri girildikten sonra ekranın
üzerinde yer alan ‘kaydet’ butonuna basılır. Sistem kaydetme işlemi ile
‘teklif talebi’ belgesini aynı numara ile ‘teklif’ belgesine çevirmiş ve
durumunu güncellemiş olur.
VI.3.3. Teklif değerlendirme ekranları
Tedarikçilerden alınan teklifler SAP-ERP sistemine girildikten sonra aynı
alım kapsamındaki tekliflerin değerlendirilmesi ve bu değerlendirme
sonucunda uygun tedarikçinin seçilmesi gerekmektedir. SAP-ERP
sisteminde teklif değerlendirme işlemi ‘ME49-Fiyat karşılaştırma’ işlem
kodu ile yapılır. Uygulama menüsünden ise aşağıdaki adımla gidilir.

ŞEKİL VI.3.3 – 1 - Teklif değerlendirme menü adımı

Bu işlem kodu seçildiği zaman istem teklif değerlendirme için seçim

kriterlerinin girileceği aşağıdaki ekranı açar.

385
 ŞEKİL VI.3.3 – 2 - Teklif değerlendirme giriş ekranı

Bu ekranda öncelikle teklif değerlendirmesi yapacak olan Satınalma

organizasyonu ve değerlendirilmek istenen teklif talebi grup no (TT Grup
no ) bilgileri girilmelidir.
kısmından teklif karşılaştırmalarında kullanması amacıyla
referans bir değer atanabilir (zorunlu değildir.) Eğer buradan ortalama
değerli teklif seçeneği tıklanırsa sistem ortalama değerdeki teklifi en sol
kısma alır ve diğer teklifleri buna göre sıralar. Eğer asgari değerli teklif
seçilirse sistem an az değere sahip olan teklifi en sol sütuna alır ve diğer
teklifleri buna göre sıralar.
Fiyat hesaplamaları kısmında fiyat karşılaştırması için indirim, nakliye
ücretleri gibi ek koşullarında dikkate alınıp alınmayacağı belirlenir. Nakit
indirimi dahil et ve tedarik yan msf.dahil et seçenekleri bu amaçla
kullanılır. Bu bilgilerin teklif değerlendirmesine katılıp katılmayacağı
önemli bir kriterdir. Örneğin 100 tane alım yapılacak bir malzeme için A

386
tedarikçisi malzeme birim fiyatını 100 TL teklif etmiştir ama nakliye için
5.000 TL istemektedir. B tedarikçisi ise malzeme birim fiyatını 110 TL
teklif etmiştir ama nakliye bedeli istememiştir. Nakliye bedeli dahil
olmadan teklif değerlendirmesi yapılırsa A, nakliye bedeli katılarak teklif
değerlendirmesi yapılırsa B firması teklifi kazanacaktır.
Bu ekrana ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘yürüt’
butonuna basılır. Sistem teklif değerlendirmesi yaptığı aşağıdaki ekranı
açar.

ŞEKİL VI.3.3 – 3 - Teklif değerlendirme ekranı

Rapor ekranının satırlarında teklif talebinde yer alan kalemler, sütunlarda

ise tedarikçilerin verdiği teklif bedelleri yer alır. Sistem her bir teklif
kalemi için ayrı ayrı ve listenin en sonunda da toplam olarak satıcı
tekliflerinin sıralamasını gösterir.
Teklif değerlendirmesi toplam bazında yapılabileceği gibi kalem bazında
da yapılabilir. Yani teklif değerlendirmesinde yer alan tüm kalemler tek
bir firmaya sipariş edilebileceği gibi (toplam bazında değerlendirme) her
bir teklif kalemi ayrı ayrı firmalara da sipariş edilebilir (kalem bazında
değerlendirme).
Bu ekranda teklifi reddedilecek satıcılar için ilgili sütun seçilerek ekranın
üzerindeki butonuna basılır. Sistem seçilen satır için aşağıdaki teklif
kalemi detay ekranı açar.

387
 ŞEKİL VI.3.3 – 4 - Teklif değerlendirme ret etme ekranı

Ret edilecek kalem için bu ekranda yer alan alanına tık atılır.
Ayrıca gerekli ise ret gerekçesi ve açıklama bu ekrandan girilir. Böylece
satıcının ilgili satır için teklifi reddedilmiş olur. Ret edilmeyen teklifler
için teklife referans ile SAS yaratılarak işlem tamamlanır. (bkz. SAS
yaratma işlemi).
 SAP-ERP sisteminin teklif değerlendirme ekranları sadece fiyat
bazında değerlendirme yaptığı ve ret edilen tekliflere tek tek giriş
yapılmak zorunda kalındığı için genelde kullanılmamaktadır. Çoğu
firmanın daha karmaşık olan ve farklı kriterleri (Teslimat süresi,
muadil malzeme teklifi, koşullu teklif, vb.) de dikkate alan teklif
değerlendirme prosedürleri vardır. Bu sebeple teklif değerlendirme
işlemi için SAP-ERP sistemi üzerinde işletmeler genellikle kendilerine
özgü ekran ve/veya program geliştirmeleri yapmaktadırlar.

388
VI.3.4. Teklif talebi ve teklif uyarlamaları
Teklif talebi ve teklif ile ilgili uyarlamalara aşağıdaki uyarlama adımından
gidilmektedir.

ŞEKİL VI.3.4 – 1 - Teklif talebi uyarlama adımı

VI.3.4.1 Numara aralığı uyarlamaları

Teklif belgelerinde kullanılacak olan numara aralıkları uyarlamalarına,
yukarıdaki uyarlama kısmından adımı seçilerek gidilir.
Bu uyarlama adımı ile sadece teklif belgelerinde kullanılacak olan değil
aynı zamanda satınalma siparişi (SAS) ve sözleşme belgelerinde de
kullanılacak olan numara aralıkları tanımlanır. Uyarlama adımı çift
tıklandığında numara aralıklarının tanımlanması için aşağıdaki ekran
gelir.

389
 ŞEKİL VI.3.4.1 – 1 - Teklif talebi numara aralığı uyarlaması

Numara aralıklarının uyarlanması için bu ekrandaki

butonuna basılırsa sistemde tanımlı numara aralıkları aşağıdaki şekilde
listelenir.

ŞEKİL VI.3.4.1 – 2 - Satınalma belgeleri numara aralığı listesi

Bundan sonraki numara aralığı uyarlama işlemleri SAT numara aralığı

uyarlamaları ile aynıdır. Bu sebeple burada bu uyarlama yeniden
anlatılmayacaktır. Detayı için VI.1.2.1 kısmı incelenmelidir.

390
VI.3.4.2 Belge türü uyarlamaları
Bu uyarlama adımıyla teklif işlemlerinde kullanılacak olan belge türleri
tanımlanır. Uyarlamaya yukarıdaki uyarlama kısmından
adımıyla gidilir.
Bu uyarlama adımı çift tıklandığında sistem mevcut teklif belge türlerinin
yer aldığı aşağıdaki liste ekranını açar.

ŞEKİL VI.3.4.2 – 1 - Teklif talebi belge türleri uyarlaması

Ekranın sağ tarafında sistemde tanımlanmış olan teklif talebi belge türleri
sol tarafında ise belge türüne bağlı olan ve hiyerarşik şekilde uyarlaması
yapılacak olan uyarlama ağacı yer alır. Bu ağaçta yer alan ‘geçerli kalem
tipleri’ işlemi belge türü bazında ayrı ayrı yapılır. Bu dalın altında yer alan
‘belge türü bağlantısı’ uyarlaması ise her bir ‘geçerli kalem tipi’ için ayrı
ayrı yapılır.
Burada yer alan uyarlama alanlarını yeni bir belge türü tanımlayarak
anlatmaya çalışalım. Yeni bir belge türü tanımlamanın en kolay yolu
mevcut olan bir belge türünü (‘AN-Teklif Talebi’ bu işlem için en uygun
olan belge türüdür) kopyalamaktır. Şekil VI.3.4.2–1’de belirtilen ekranda
kopyalanmak istenilen belge türü satırı sol tarafındaki kutucuk tıklanarak
seçilir. Daha sonra ekranın üst kısmında yer alan ‘kopyala’ butonuna
basılır. Sistem yeni oluşturulacak olan belge türüne referans belge
türündeki bilgileri kopyalar ve aşağıdaki şekilde yeni belge türünün
düzenleneceği ekranı açar.

391
 ŞEKİL VI.3.4.2 – 2 - Teklif talebi yeni belge türü

Bu ekranda öncelikle yeni belge türünün kodu girilmelidir. (Sistem

kopyalanan belge türü kodunu da getirmiştir ancak bu kod
değiştirilmeden kaydetme işlemi yapılırsa hata mesajı alınır.) Yeni belge
türü kodu Z harfi ile başlamalıdır.
Belge türü tanımı alanına yeni belge türü için tanım bilgisi girilir. Teklif
ekranlarında belge türü kodu ile birlikte bu tanım görüntülenir. DhlNoAln.
alanına ilgili belge türü için sistemin kullanacağı dâhili numara aralığı
kodu girilir. HrcNoAln. alanına ise ilgili belge türü için sistemin
kullanacağı harici numara aralığı kodu girilir.
 Dâhili veya harici no alanına girilecek numara aralığı kodu VI.3.4.1
kısmında tanımlanmış olan numara aralığı kodlarından birisi olmalıdır.
Aksi takdirde numara aralığı ataması yapılmamış olur.

 Eğer teklif belge türü için dâhili veya harici numara aralıklarından
sadece birisi kullanılacaksa, kullanılmayacak olan numara aralığı kısmı
boş bırakılmalıdır. Her iki numara aralığı kısmı da boş bırakılırsa
sistem bu belge türü için numara aralığı bulamaz ve teklif talebi
yaratma aşamasında numara aralığı bulunamadı şeklinde hata verir.
Alan referansı alanına belge türü için ekran düzenini belirleyecek olan
alan referansı kodu girilmelidir. Alan referansı ve bu referansa bağlı
olarak alan durumu uyarlaması bir sonraki kısımda (VI.3.4.3)
açıklanmıştır.
Bu ekranda yer alan ve buna bağlı olarak yapılan
uyarlamaları satınalma talebi için yapılan uyarlama ile aynı
şekilde yapılmaktadır. Dolayısı ile burada tekrar anlatılmayacaktır. Bu
uyarlamanın detayı için VI.1.2.2 kısmı incelenmelidir.
Yeni belge türü için bilgiler düzenlendikten sonra ekranın üst kısmındaki
‘kaydet’ butonuna basılarak yeni belge türü kaydedilir.
Uygulama: AN belge türünü kopyalayarak “ZAN – Yurtiçi teklif talebi”
belge türünü oluşturunuz. Bu belge türü için sadece normal ve S-Servis

392
kalem tiplerinin kullanılmasına izin verecek şekilde geçerli kalem tipi
uyarlamasını yapınız. Bu belge türü için harici numara aralığını kaldırınız.
VI.3.4.3 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması
Teklif talebi/teklif ekranında yer alacak olan veri alanlarının ve bu veri
alanlarının durumlarının belirlenmesi işlemidir. Bu işlem için şekil
VI.3.4–1’deki uyarlama kısmından
adımı kullanılır. Bu adım çift tıklandığında alan durum gruplarının
listelendiği aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.3.4.3 – 1 - Teklif belgesi alan durum grubu ekranı

Teklif talebi için alan seçimi uyarlamaları satınalma talebi için yapılan
uyarlamalar ile aynı şekilde yapılmaktadır. Bu uyarlamanın detayı için
VI.1.2.3 kısmı incelenmelidir.
İlgili veri alanlarının durumu belirlendikten sonra ekranın üzerindeki
‘kaydet’ butonuna basılarak uyarlama tamamlanmış olur.
Uygulama: ANA alan seçim grubunu kopyalayarak ‘ZANA – Teklif yeni
ekranı’ alan seçim grubunu oluşturun. Bu yeni alan seçim grubu için

393
üretim yeri alanını zorunlu alan olarak belirleyin. Ayrıca bu yeni alan
seçim grubunu önceki adımda yarattığınız ZAN belge türüne atayın.
VI.3.4.4 Teklif karakteristikleri uyarlamaları
Teklif değerlendirmesi sonucunda ret edilen veya kabul edilen teklifler
için girilmesi gereken ‘gerekçe’ alanı için değer atamaları bu uyarlama
adımı ile belirlenir. Bu işlem için şekil VI.3.4–1’deki uyarlama kısmından
adımı seçilir. Bu adım çift tıklandığında gerekçelerin
listelendiği aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.3.4.4 – 1 - Teklif karakteristik listesi

Burada gerekçe kodu ve gerekçe tanımı alanları yer almaktadır. Yeni bir
gerekçe kodu tanımlamak için ekranın üzerindeki butonuna
basılır. Yeni gerekçe için kod ve tanım bilgisi girilerek tanımlama
yapılmış olur. Sistemde önceden tanımlanmış olan bir gerekçeyi silmek
için ilgili satır seçilerek ekranın üzerindeki ‘satırı sil’ butonuna
basılmalıdır. Mevcut bir gerekçenin tanım bilgisi ise ekran üzerinde
doğrudan değiştirilebilir.

394
VI.4. Satınalma Siparişi (SAS)
Tedarikçi firmaya sözlü veya yazılı olarak verilmiş olan siparişler için
SAP-ERP sistemi üzerinde ‘SAS-Satınalma siparişi’ yaratılmalıdır.
Satınalma siparişi, işletme ile tedarikçi arasında antlaşılmış olan satınalma
koşullarını içeren belgedir. SAS üzerindeki bilgiler ilgili alım için stok
girişi, fatura girişi ve ödeme işlemlerine esas olan bilgilerdir. Tedarikçi ile
firma arasında eğer alımla ilgili bir antlaşmazlık var ise SAS bağlayıcı
olur. Sipariş edilen malzeme/hizmetin kodu, miktarı, ölçü birimi, teslim
tarihi, teslimat yeri (üretim yeri ve adres), birim fiyatı, sigorta, gümrük,
nakliye gibi tedarik yan masrafları, indirimler, promosyonlar vb. bilgiler
satınalma siparişi üzerinde yer alan bilgilerdir.
Satınalma siparişi, herhangi bir referans olmadan direkt olarak (yetkili
kullanıcılar tarafından) yaratılabileceği gibi işletmenin ihtiyaçları ve iş
akışlarına göre satınalma talebine, teklif belgesine veya sözleşmeye
referansla da yaratılabilmektedir.
İşletmelerin satınalma iş akışlarına bağlı olarak SAS için onay işlemleri
tanımlanabilir. SAS onayı tek adımlık basit bir onay şeklinde
tanımlanabileceği gibi değişik parametrelere bağlı olarak birden fazla
onay adımını içerecek şekilde de tanımlanabilir.
 SAS belgesi yaratıldığı anda resmi bir doküman kimliğini kazandığı
için işletmeler genellikle onay işlemleri SAS aşamasında değil SAT
aşamasında yapılmasını tercih ederler.
VI.4.1. Satınalma siparişi ekranları
Satınalma siparişi işlemlerine aşağıdaki menü adımından ulaşılmaktadır.

ŞEKİL VI.4.1 – 1 - Satınalma siparişi menü adımı

395
Yeni bir satınalma siparişi yaratmak için ME21N, yaratılan bir SAS
üzerinde değişiklik yapmak için ME22N ve yaratılan bir SAS’ı
görüntülemek için ME23N işlem kodu kullanılır.
 Yukarıdaki menünün altında yer alan ME21, ME22 ve ME23 işlem
kodları SAP-ERP sisteminin 4.6 versiyonundan önceki versiyonlarında
SAS yaratma, değiştirme ve görüntüleme amaçlı olarak kullanılan
işlem kodlarıdır. SAP-ERP sisteminin yeni versiyonları ile birlikte bu
işlem kodları kullanımdan kalkmıştır.
SAS ekranlarını incelemek için ME21N işlem kodu ile sistem üzerinde
yeni bir satınalma siparişi yaratalım. Bu işlem kodu girildiğinde sistem
aşağıdaki satınalma siparişi yaratma ekranını açar.

ŞEKİL VI.4.1 – 2 - Satınalma siparişi yaratma ekranı

Satınalma siparişi ekranı ve ekranda yer alan bilgiler satınalma talebi

(SAT) ekranları ile benzerlik göstermektedir. SAS ekranı da tıpkı SAT
ekranında olduğu gibi beş ana kısımdan oluşmaktadır.

396
VI.4.1.1. Genel bilgiler kısmı
Ekranın en süt kısmında yer alan ve satınalma siparişi için genel bilgilerin
yer aldığı kısımdır.

ŞEKİL VI.4.1.1 – 1 - Satınalma siparişi genel bilgiler kısmı

Belge Türü alanı satınalma siparişi için belge türü bilgisini tanımlar. Diğer
satınalma belgelerinde olduğu gibi satınalma siparişi içinde belge türü
bilgisi oldukça önemlidir. Zira satınalma siparişi için yapılan
uyarlamaların önemli bir bölümü belge türü bazında yapılmaktadır.
Satınalma siparişi için belge türü bazında yapılabilecek uyarlamalardan
bazıları şunlardır:
- Numara alanlarının tanımlanması (belge türü bazında ayrı numara
aralıkları kullanılabilecek şekilde uyarlama yapılabilir.)
- SAS üzerinde yer alan veri alanlarının zorunluluklarının belirlenmesi
(Ekrandaki veri alanlarının zorunlu olması, isteğe bağlı girilmesi
veya görüntü olarak gelmesi belge türü bazında uyarlanabilir)
- Kullanıcı yetkilendirmesi (SAS belge türü bazında kullanıcı
yetkilendirmesi yapılabilir)
- SAS onay prosedürü tanımlanması (belge türü bazında birbirinden
farklı onay adımları tanımlanabilir)
- Hesap tayin tipi ve kalem tipi kullanımının belirlenmesi (belge türü
bazında kullanılabilecek hesap tayin tipleri ve kalem tipleri
kısıtlanabilir)
Sistem ile birlikte ön tanımlı belge türleri gelmektedir. İşletmenin
ihtiyaçlarını karşılamak için gerekli ise yeni SAS belge türleri
tanımlanabilir, mevcut belge türlerinin özellikleri değiştirilebilir veya
mevcut belge türü silinerek sistemden kaldırılabilir. (Satınalma siparişi
belge türü uyarlamaları VI.4.2.2 kısmında açıklanmıştır)
SAS Numarası alanı belge türü alanının hemen yanında yer alır. Yaratılan
SAS belgesine verilecek olan satınalma sipariş numarasıdır. SAP-ERP
sisteminde satınalma siparişleri bu numara ile takip edilir. Satınalma
siparişine dâhili ve/veya harici numara vermek olanaklıdır. SAS’ın dâhili
ve/veya harici numara alma durumu ve ilgili numara aralıkları belge türü
bazında uyarlanır. Eğer SAS için dâhili numaralandırma kullanılıyorsa

397
yaratma aşamasında bu alan boş bırakılır. Kaydetme işleminde sistem
ilgili numara aralığından aldığı numarayı otomatik olarak verir. Eğer
harici numara aralığı kullanılıyorsa yaratma aşamasında bu alana giriş
yapılmalıdır.
Satıcı alanına siparişin verileceği satıcı kodu girilmelidir. Bu alanına
satıcının kodu girilebileceği gibi ilgili satıcının kodu bilinmiyor ise
satıcının tanımı (ya da tanımını bir kısmı) girilebilir. Bu durumda ‘enter’
tuşuna basıldığında sistem bu tanıma uygun satıcıları listeler. Buradan
uygun satıcı kodu seçilerek işleme devam edilir. Aynı veri alanı üzerinde
ilgili satıcının kodunun bulunması için F4 tuşuna basıp arama yardımı da
kullanılabilir.
Blg.tarihi alanına satınalma siparişin verildiği tarih bilgisi girilir. Yaratma
aşamasında sistem günün tarihini otomatik olarak getirir. Eğer sipariş
verilen tarih günün tarihinden farklı bir tarih olacaksa bu bilgi
değiştirilebilir. Örneğin siparişi satıcınıza dün vermişsinizdir ama sisteme
girişi bugün yapıyorsunuzdur. Bu durumda belge tarihi alanına önceki
gün girilmelidir.
VI.4.1.2. Başlık bilgileri kısmı
Genel bilgilerin hemen altında sekmeler halinde başlık bilgileri kısmı yer
alır. Burada yer alan bilgiler tüm kalemler için geçerli olan bilgilerdir.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 1 - Satınalma siparişi başlık bilgileri kısmı

Satınalma talebinin aksine satınalma siparişi belgesinde başlık bazında

tutulan oldukça fazla bilgi vardır. Bu sebeple SAS için başlık bazındaki
bilgiler birden fazla sekme altında toplanmıştır.
 Başlık bilgileri kısmı hemen sol tarafında yer alan butonuna
basılarak kapatılabilir. Başlık bilgileri kısmı kapalı olarak kullanıcı
SAS ekranından çıkarsa bir sonraki girişinde de başlık bilgileri kısmı
kapalı olarak gelir. Eğer başlık bilgileri kısmı SAS ekranına kapalı
olarak gelmiş ise ekranın sol tarafındaki butonuna basılarak bu
kısım açılabilir.

398
Teslimat/fatura sekmesi
Bu sekmede satınalma siparişinin tüm kalemlerini ilgilendiren teslimat,
fatura ve ödeme ilişkili bilgiler yer almaktadır. Bu sekme şekil VI.4.1.2–
1’de gösterilmiştir.
Ödeme koşulu alanına sipariş için ödeme koşulu türü girilir. Eğer satıcı ile
anlaşılan bir ödeme şartı var ise bu şarta uygun ödeme koşulu arama
yardımı kullanılarak seçilir. Ödeme koşulları SAS için yapılacak ödeme
işlemlerini etkilemektedir. SAP-ERP sisteminde ödeme koşulları
uyarlanabilmektedir. Örneğin ‘0001-Hemen ödenebilir-indirimsiz’ ödeme
koşulu seçildiğinde ödemenin hemen yapılabileceği ve ödeme tarihine
bağlı bir indirim uygulanmayacağı anlaşılır. Ödeme koşulu olarak ‘0002’
seçilirse (örnek sistemdeki uyarlama için bu açıklama geçerlidir)
ödemeler şu şekilde belirlenmiş olur. Eğer malzeme teslim alındıktan
sonraki 14 gün içerisinde ödeme yapılırsa %3 indirim, eğer 30 gün
içerisinde ödeme yapılırsa (15-30 günler arası) %2 indirim ve eğer 30
günden sonra ödeme yapılırsa herhangi bir indirim uygulanmayacak
anlamına gelmektedir.
Ödeme koşulları ile yapılan indirim malzemenin birim fiyatı veya fatura
tutarı ile ilgili değil, ödeme zamanına bağlı olarak ödeme tutarında
yapılmış olan bir indirimdir.
 Ödeme koşulu bilgisi satıcı ana verisi ‘satınalma bilgileri’ sekmesinde
de yer alan bir bilgidir. Eğer satıcı ana verisinde bu alana ödeme koşulu
girilmiş ise SAS yaratma aşamasında sistem bu ödeme koşulunu
varsayılan değer olarak SAS üzerine kopyalar.

 Kullanılan SAP-ERP sisteminin uyarlamalarına bağlı olarak bu

sekmede ödeme koşulu alanının hemen altına koşul detaylarının
girilebileceği alanlarda açılabilmektedir. Ödeme koşulunun hemen
altında yer alan bu üç satırdaki alanlar ödeme koşuluna bağlı olarak
dolmaktadır. Kullanıcı ödeme koşulu girmeden de bu alanları
doldurarak ödeme şartlarını belirleyebilir. Örneğin: ilk satıra 10 gün ve
%5, ikinci satıra 20 gün ve %3 üçüncü satıra ise 30 gün girerek ilgili
satınalma siparişine özel ödeme koşulu belirleyebilir.
Incoterms alanı ise eğer satıcı yurtdışı bir firma ise yani malzeme ithal
ediliyorsa mal teslimi ve ödeme durumlarını karşılayan uluslararası
teslimat kodunun girilmesi amacıyla kullanılır. Uluslararası geçerliliği
olan tüm incoterms kodları SAP-ERP sistemde tanımlı olup arama
yardımı ile görüntülenebilir.
Incoterms kodunun hemen yanında bu incoterms ile ilgili kısa açıklama
girmek amacıyla serbest metin alanı yer almaktadır.
399
  Incoterms kısaltmaları ve kullanım amaçlarına ilgili mevzuat
kaynaklardan bakılabilir. Örneğin bu alana ‘FOB-Free on Board’
girilmesi demek siparişte yer alan malzemelerin tedarikçi tarafından
gemiye yüklendiği anda sorumluluğun satın alan işletmeye geçtiğini ve
gümrük işlemlerinden de işletmenin sorumlu olduğu anlamına gelir.
Diğer kodlar ve kullanım amaçları ilgili kaynaklardan öğrenilmelidir.
Para Birimi alanına sipariş için para birimi bilgisi girilir. Genel bilgiler
kısmındaki satıcı kodu girilip enter’a basıldığında sistem ilgili satıcı ana
verisinden para birimini otomatik olarak getirir. Ancak kullanıcı manuel
olarak bu para birimini değiştirebilir. Aynı satıcıdan farklı para
birimlerinde satın alma yapılabileceği için öneri olarak getirilen bu değer
satınalma siparişi üzerinde değiştirilebilmektedir. Para birimi kodları
SAP-ERP sisteminde tanımlı olup uygun para birimi kodu arama
yardımından seçilebilir.
PB Kuru alanına para birimine bağlı olarak döviz kuru bilgisi girilir. Eğer
şirket kodu para birimi ile belgedeki para birimi aynı ise bu alana 1,00000
değeri gelir. Eğer para birimi şirket kodu para biriminden farklı ise sistem
o günkü döviz kurunu (eğer sisteme girilmişse) bu alana otomtik olarak
getirir. Eğer girilen para birimi için döviz kuru tanımlı değil ise bu alana
el ile giriş yapılması gerekir. Sistem tarafından bulunan döviz kuru
kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Örneğin sistemde tanımlı olan döviz
kuru o gün için 1.81 TL iken satıcı ile yaptığınız anlaşma gereği döviz
kurunu 1.76 olarak belirlemiş olabilirsiniz. Dolayısı ile bu alana sistemin
öneri olarak getirdiği döviz kurunu değiştirmeniz gerekir.
Kur sabitlendi tıkı önemli bir alandır. Eğer bu alan tıklanmış ise sistem bu
satınalma siparişi için döviz kurunu sabitlemiş olur. Yani mal girişi ve
fatura işlemleri aşamasında sistem burada girilmiş olan kur bilgisini sabit
değer olarak alır. Eğer bu alan tıklanmamış ise sistem SAS için döviz
kurunu sabitlemez. Bunun anlamı şudur. SAS üzerinde döviz kuru ne
yazarsa yazsın mal girişi ve fatura girişi aşamasında sistem SAS
üzerindeki bu kuru değil işlemin yapıldığı tarihteki kuru esas alacak
demektir. Örneğin: Para birimi USD olan SAS’ı bugün yarattınız. Sistem
SAS üzerine günlük kur bilgisi olarak 1,81’i getirdi. Malzemelerin teslim
tarihi iki ay sonra. Malzemeleri teslim aldığınız tarihte (faturanın da aynı
gün kesildiğini varsayalım) USD kuru 1,81’den 2,05’e fırladı. Eğer SAS
üzerinde döviz kurunu sabitlememiş iseniz sistem malzeme giriş ve fatura
belgesinde döviz kurunu 1,81 olarak değil 2,05 olarak alır. Eğer SAS
üzerinde kuru sabitlemiş iseniz o anki döviz kuru 2,05 olmasına rağmen
sistem kur bilgisini 1,81 olarak alır.

400
MG çıktısı alanının tıklanması ise ilgili SAS için mal girişi işlemi
yapıldığında satınalma siparişini yaratan kullanıcıya bildirim
gönderilmesini sağlar.
Koşullar sekmesi
Bu sekmede SAS’ın tüm kalemlerini ilgilendiren fiyat koşulları yer
almaktadır.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 2 - SAS başlık bilgileri koşullar sekmesi

Satıcı ile yapılan antlaşmalarda sadece malzemenin miktarı, teslim tarihi

ve birim fiyatı gibi konular değil satınalma işlemleri ile ilgili dolaylı
maliyet ve kolaylıklarda yer alır. Satıcının yapacağı indirimler,
malzemenin nasıl nakledileceği ve nakliye masraflarının ne olacağı,
özellikle yurt dışı alımları için gümrük, sigorta ve navlun bedelleri, vb.
şartlarda SAS aşamasında belirlenmiş olan ve ilgili SAS belgesi üzerine
girilmesi gereken bilgilerdir.
 Satıcı ile anlaşılan koşullar tüm SAS kalemlerini ilgilendirebileceği
(nakliye, toplam indirim, vb.) gibi SAS’ta yer alan bir kalemi de
ilgilendirebilir. Bu sebeple SAS üzerinde hem başlık hem de kalem
bazında koşul girilebilmektedir.
Örneğin, tedarikçi ile yaptığınız sıkı pazarlıklar sonucunda toplamda
105.000 TL tutan ve 20 kalem malzeme içeren siparişinizde 5.000 TL
indirim yaptırdınız (dikkat edin %5 değil). Satıcı bu indirimi kalemlerde
yer alan malzemelerin birim fiyatları bazında yapmadı toplamda bir
indirimde bulundu (yani yekûnda indirim yaptı). Bu durumda başlık
bazındaki koşullardan giriş yapmanız gerekir. Eğer satıcını indirimi
sadece bir kalem malzeme için yapsa idi o zaman ilgili malzeme kalemine
koşul girmeniz gerekirdi.

401
Eğer ilgili satınalma siparişi için tüm kalemleri ilgilendiren ve fiyata etki
eden koşullar var ise bu sekmeden giriş yapılmalıdır. Koşul sekmesinde
yer alan ‘Koşul tipi’ ve ‘koşul değeri’ alanları koşulun kapsamını
belirlemektedir. ‘Koşul tipi’ alanında arama yardımı kullanılarak sistemde
tanımlı olan ve kullanabileceğiniz koşullar liste halinde gelir. Buradan
ilgili koşul (örneğin: HB01- Başlık indirimi-Mutlak) seçilir. Koşul değeri
alanına ise tutar bilgisi girilir. Eğer koşul türü oransal ise buraya yüzde
olarak oran girilir. Eğer koşul türü ‘mutlak’ ise buraya parasal tutar girilir
(örneğimiz için 5.000 TL).
Metinler sekmesi
SAS için başlık bazında değişik amaçlarla girilmek istenilen açıklamalar
bu sekmeden girilebilir.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 3 - SAS başlık bilgileri metinler sekmesi

Ekranın sol tarafında ‘Metin Tipi’ hemen yanında ise açıklamaların

girilebileceği ‘serbest metin alanı’ mevcuttur. Sol taraftan seçilen metin
tipi için ilgili açıklamalar sağ taraftaki serbest metin alanına girilir.
VI.4.2.6 kısmında belirtilen uyarlama ile buraya yeni metin tipleri
eklenebilir veya kullanılmayacak olan metin tipleri bu listeden
kaldırılabilir.
Adres sekmesi
Satıcıya ait adres bilgisinin yer aldığı sekmedir.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 4 - SAS başlık bilgileri adres sekmesi

402
Satıcı kodu girilip enter’a basıldıktan sonra satıcı ana verisindeki adres
bilgileri bu sekmeye kopyalanır. Eğer adres bilgilerinde değişiklik
yapılması gerekiyorsa kullanıcı bu sekmede ilgili bilgileri manuel olarak
değiştirebilir.

İletişim sekmesi
Bu sekmeye ilgili satınalma siparişi için satıcı firma tarafından sorumlu
personel ve işletmeniz tarafından sorumlu olan personel bilgileri ayrı ayrı
girilebilir.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 5 - SAS başlık bilgileri iletişim sekmesi

Sistem üzerinde sorgulama yaparken ilgili satınalma siparişinden kimin

sorumlu olduğunun bilinmesi bazen önem arzetmektedir. Satış sorumlusu
alanına satıcı firmada bu siparişten sorumlu olan personelin adı soyadı
girilir. Telefon alanına ise bu personelin telefon numarası girilir.
Referansımız alanlarına ise işletmemizden sorumlu personel bilgisi
girilebilir.
Muhatap sekmesi
Bu sekmede satıcıya ait olan muhatap rolleri ve bu rollere ait muhatap
bilgileri yer almaktadır.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 6 - SAS başlık bilgileri muhatap sekmesi

403
Muhatap işleminin ne olduğu satıcı ana verisi tanımlama muhatap
bilgileri (IV.5.3.1) kısmında detaylı olarak açıklanmıştı. Tekrar
açıklayacak olursak özellikle bir holding bünyesinde çalışan firmalar için
muhatap rolleri kullanılmaktadır. Muhatap rolleri ve bu rollerin ne zaman
gerekli olduğunu aşağıdaki örnekle anlatmaya çalışalım.
AKTAŞLAR Holding bünyesinde Aktaşlar Nakliyat A.Ş., Aktaşlar Demir
Çelik A.Ş. ve Aktaşlar Beton A.Ş. şirketleri yer almaktadır. Aktaşlar
Demir Çelik A.Ş. ya da Aktaşlar Beton A.Ş.’den ürün aldığınızda
malzemeleri Aktaşlar Nakliyat A.Ş. size ulaştırmaktadır.
Kanuni olarak üç ayrı firma olan bu üç işletme için sistem üzerinde üç
ayrı satıcı ana verisi vardır (aynı holding altında yer almasına rağmen
kanunen her birisi kendi sorumluluğu olan firmalardır ve bu firmaların
vergi numaraları, vergi daireleri ve ticari sicil numaraları ayrı ayrıdır.)
Aktaşlar Demir Çelik A.Ş. için tanımlanmış olan satıcı ana verisinde
muhatap rolleri şu şekilde tanımlanmıştır.
Siparişi Alan: Aktaşlar Demir Çelik A.Ş.
Malı Teslim Eden: Aktaşlar Nakliyat A.Ş
Faturayı Düzenleyen: Aktaşlar Demir Çelik A.Ş.
Görüldüğü gibi Aktaşlar Demir Çelik A.Ş.den yaptığımız alımlarda malı
teslim eden firma Aktaşlar Nakliyat A.Ş olmaktadır.
Satınalma siparişindeki muhatap sekmesi ilgili sipariş için muhatap
işlevlerinin tanımlanması amacıyla kullanılmaktadır. Eğer satıcı ana
verisinde satıcıya ait muhatap rolleri tanımlanmışsa bu bilgi varsayılan
değer olarak bu sekmeye aktarılır. Eğer bir satıcı için bu şekilde bir
muhatap ilişkisi yoksa (ki hemen hemen firmaların %99’u için böyle bir
durum söz konusu değildir.) yani aynı firma hem malı teslim eden, hem
faturayı kesen, hem de ödemeyi alacak firma ise SAS muhatap
sekmesinde herhangi bir giriş yapmaya gerek yoktur. Bu sekmenin boş
kalması demek ilgili tüm işlevleri aynı satıcının gerçekleştireceği
anlamını taşır.

404
Organizasyon sekmesi
Satınalma siparişinin ilgili olduğu organizasyon bilgileri bu sekmede yer
alır.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 7 - SAS başlık bilgileri organizasyon sekmesi

SA Org. alanına satınalma siparişinden sorumlu satınalma organizasyonu

kodu, Satınalma Grubu alanına satınalma siparişinden sorumlu satınalma
grubu kodu ve Şirket Kodu alanına ise ilgili şirket kodu bilgisi girilir.
Organizasyon sekmesindeki bu üç bilgininde girilmesi zorunludur. Sistem
bu üç organizasyon düzeyi bazında yetkilendirme yapılmaktadır.
Durum sekmesi
Bu sekmede ilgili satınalma siparişinin durumu özetlenmektedir.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 8 - SAS başlık bilgileri durum sekmesi)

Sipariş edilen miktar ve tutar, teslimatı yapılmış olan miktar ve tutar,

faturası girilmiş olan miktar ve tutar bilgilerine ek olarak varsa peşinat
tutarı bilgisi özet olarak bu sekmede yer alır.
 Satınalma siparişi yaratma aşamasında durum sekmesinde sadece
sipariş edilen ve teslimatı beklenen miktar ve tutar alanlarında değer
olur. Teslimat, ödeme, fatura işlemleri gerçekleştikçe (SAS
görüntülendiğinde) diğer bilgilerde güncellenir.

405
Müşteri verileri sekmesi
Satınalma siparişi için SAP-ERP sisteminde standart olarak yer almayan
ancak işletmenin ihtiyaç duyduğu ve başlık bazında girilmesi gerekli olan
veri alanlarının sisteme eklenebilmesi amacıyla bu sekme
kullanılmaktadır.

ŞEKİL VI.4.1.2 – 9 - SAS başlık bilgileri müşteri verileri sekmesi

 Müşteri verileri sekmesi ancak ilgili kullanıcı çıkışları (userexit) aktive

edildiğinde ve ilgili ekran ve tablolarda gerekli düzenlemeler
yapıldığında kullanıma hazır hale gelir. Aksi takdirde bu sekme
gelmez. Müşteri verileri sekmesi çoğu işletme tarafından kullanılmakta
ve işletmeye özel belirli veri alanları bu sekmeye eklenmektedir.
Satınalma siparişi ekranında müşteri verileri sekmesinin nasıl aktif
edileceği bu kitapta anlatılmamaktadır.
VI.4.1.3. Kalem bilgileri kısmı
Kalem bilgileri kısmında yer alan her bir satır, ayrı bir malzeme/hizmet
siparişi girilmesi içindir. Aynı satınalma siparişi üzerinde birden fazla
malzeme/hizmet siparişi kalemler şeklinde girilerek verilebilir.

ŞEKİL VI.4.1.3 – 1 - SAS kalem bilgileri kısmı

406
  Kalem bilgileri kısımda yer alan veri alanları ve bu alanların sırası
uyarlama ile belirlenmektedir. Bu sebeple sistemden sisteme farklılık
gösterebilir.
Klm. alanı ilgili kalem için kalem numarasını belirler. Bu alan açık olarak
gelmesine rağmen kullanıcının giriş yapmasına gerek yoktur. Sistem
kalem numarasını otomatik olarak vermektedir.
K (Kalem Tipi) alanı satınalma tipini belirleyen alandır. Bu alan boş
bırakılırsa ‘malzeme’, ‘S’ girilirse ‘Servis’, ‘F’ girilirse ‘fason üretim’
alımı yapılıyor demektir.
H (Hesap Tayin Tipi) alanı alınan malzeme stoklanmayıp belirli bir amaç
için direkt olarak tüketilecekse veya özel stok türü altında depolanması
istendiği durumlarda kullanılan alandır. Satın alınan malzeme için böyle
bir durum söz konusu değilse (yani malzeme işletmenin stoklarına
girecekse) bu alan boş bırakılmalıdır.
 Kalem tipi ve hesap tayin tipi alanları tüm satınalma belgelerinde yer
almaktadır. Bu alanlar için detay açıklama VI.2.1 ve VI.2.2
kısımlarında yapılmıştır.
Malzeme alanına sipariş edilecek olan malzemenin kodu girilir. Kalem
tipi veya hesap tayin tipi girilmemiş kalemler için malzeme alanına giriş
yapılması zorunludur. Kalem tipi veya hesap tayin tipi girilmiş kalemler
için bu alanın zorunluluğu uyarlamalara bağlıdır.
Kısa Metin alanına eğer malzeme kodu alanına giriş yapılmış ise sistem
ilgili malzemenin tanım bilgisini malzeme ana verisinden otomatik olarak
getirir. Eğer kalem tipi ve/veya hesap tayin tipi girilmiş ve malzeme kodu
alanına veri girilmemiş ise ‘Kısa metin’ alanına giriş yapmak zorunludur.
Bu alana alınacak olan malzeme/hizmetin kısa tanımı girilir.
 Sistem girilen malzeme kodu için tanım bilgisini malzeme ana
verisinden otomatik olarak getirmesine rağmen kullanıcı istiyorsa bu
tanımı değiştirebilir. Satınalma siparişinde satıcının da anlayabileceği
şekilde malzeme tanımı girilebilir.
Miktar alanına sipariş miktarı girilir. Bu alana giriş zorunludur.
Ölçü Birimi alanına sipariş edilen malzeme/hizmet için ölçü birimi girilir.
Eğer malzeme alanına giriş yapılmış ise ilgili malzemenin ana verisinden
SAS ölçü birimi (eğer ana verisinde SAS ölçü birimi tanımlanmamış ise
temel ölçü birimi) otomatik olarak getirilir. Eğer malzeme alanına giriş
yapılmamış ise ölçü birimi alanına manuel giriş yapmak zorunludur.

407
Teslim Tarihi alanına sipariş edilen malzeme/hizmet için teslimat tarihi
bilgisi girilir. İhtiyaç duyulan malzeme/hizmetin zamanından geç gelmesi
işlerin aksamasına sebep olabilir. Zamanından çok erken gelmesi ise
gereksiz depolama maliyeti gerektirecektir. Bu sebeple teslim tarihinin
doğru girilmesi önemlidir. Bu alana satıcı ile anlaşılan teslim tarihinin
girilmesi gerekir. Zira:
- Sistem ‘satıcı değerlendirme’ işlemlerinde buradaki teslim tarihi ile
malzemenin fiilen teslim edildiği tarihi karşılaştırarak satıcıya
teslimat puanı vermektedir.
- Bazı işletmeler buradaki teslim tarihini baz alarak tedarikçilerine geç
teslimat durumunda cezai işlem uygulamaktadırlar.
- Malzeme ihtiyaç planlaması buradaki teslimat tarihini dikkate alarak
malzeme ihtiyaçlarını hesaplamaktadır.
Net Fiyat alanına satın alınacak olan malzeme/hizmete ait satıcı ile
görüşülmüş olan birim fiyat bilgisi girilir.
 Burada girilen değer bundan sonra açıklanacak olan Brm
(Fiyatlandırma birimi) ve SFÖB (SAS fiyatı ölçü birimi) alanlarına
bağlıdır. Bu sebeple o alanlarda yer alan değerlerde buradaki birim
fiyatı etkilemektedir.
PB (Para Birimi) alanı fiyat için para birimi bilgisidir. SAS başlık
bilgileri – Teslimat/Fatura sekmesindeki para birimi bilgisi bu alana
sistem tarafından otomatik olarak getirilir. Kullanıcı buradan para birimini
değiştiremez.
Brm (Fiyatlandırma Birimi) alanı fiyatlandırma için esas alınacak olan
taban miktarı gösterir. Net fiyat alanında yazan değer bu alanda yer alan
miktar içindir.
SFÖB (SAS fiyatı ölçü birimi) alanı ise Brm alanı için ölçü birimini
gösterir. Net fiyat alanında yazan değer brm alanındaki miktar ve bu
alanda yer alan ölçü birimi için geçerlidir.
Net fiyat, para birimi, fiyatlandırma birimi ve SAS fiyatı ölçü birimi
arasındaki ilişkiyi bu alanlara girilmiş olan aşağıdaki tablodaki örneklerle
açıklamaya çalışalım.

408
 Kl SAS SÖ Net
m Malzeme Kısa Metin miktarı B Fiyat PB Brm SFÖB
Birinci AD 8
10 575575A malzeme 25 T TL 1 ADT
Malzeme
20 46437547 XYZT 15 KG 10 TL 1 TON
Deneme AD
30 6443aa46 malzeme 1000 T 5 TL 1000 ADT

10 numaralı kalemde yer alan malzeme için 1 adedin fiyatı 8 TL olarak

belirlenmiştir. SAS miktarının 25 adet olması demek bu kalem için
toplam tutarın 25*8 = 200 TL olması demektir.
20 numaralı kalemde yer alan malzeme içinse 1 TON’un fiyatı 10 TL
olarak belirlenmiştir. Bunun anlamı ise ilgili malzemenin kilogram
fiyatının 10/1000 = 0,01 TL olması demektir. SAS miktarının 15 KG
olması demek bu kalem için toplam tutarın 0,01 * 15 = 0,15 TL olması
demektir.
30 numaralı kalemde yer alan malzeme için 1000 adedin fiyatı 5 TL
olarak belirlenmiştir. Yani malzemenin 1 adedinin fiyatı 5/1000 = 0,005
TL’dir. SAS miktarının 1000 ADT olması demek bu kalem için toplam
tutarın 0,005 * 1000 = 5 TL olması demektir.
SAP-ERP sisteminde net fiyat alanı para birimine bağlı olarak virgülden
sonra 2 ve ya en fazla 3 basamak içermektedir. Birim fiyatı çok düşük
olan ya da birim fiyatı virgülden sonra 3 basamaktan daha detaylı olan
malzemeler için yukarıdaki örneklere benzer şekilde giriş yapılarak doğru
fiyatın girilmesi sağlanmaktadır. Bir başka örnek verecek olursak birim
fiyatı 1,4615 TL olan bir malzeme için net fiyat alanına 1 adedi 1,4615
girilemez (TL para birimi için virgülden sonra maksimum 2 basamak
girilebilmektedir.). Ancak yukarıdaki şekilde ilgili alanlara 100 adedi
146,15 TL girilmek suretiyle bu sorun aşılacaktır.
Mal Grubu alanına sipariş edilen malzeme/hizmet için mal grubu bilgisi
girilir. Malzeme kodu alanına bilgi girilmiş ise ilgili mal grubu malzeme
ana verisinden otomatik olarak alınır. Bu alana giriş zorunludur.
Üretim Yeri alanına malzeme/hizmetin teslim edileceği üretim yeri bilgisi
girilir. Malzemenin nerede teslim alınacağının bilinmesi sistem açısından

409
önemli bir bilgidir. Bu bilgi malzeme ihtiyaç planlaması tarafından etkin
olarak kullanılır. Bu alana giriş yapılması zorunludur.
Depo Yeri alanına malzemelerin teslim edileceği depo yeri bilgisi
girilebilir (hizmet alımlarında bu alan kapalı gelir). Sipariş aşamasında bu
bilginin girilmesine gerek yoktur. Siparişi kesen kullanıcı malzemenin
hangi depo yerine teslim edileceğini kesin olarak biliyorsa giriş yapabilir.
Talep Eden alanı talep eden kullanıcı veya birimin girilebileceği serbest
metin alanıdır. Bilgi amaçlı kullanılır.
Bedelsiz Teslimat alanının tıklanması demek ilgili SAS kalemindeki
malzeme/hizmetin bedelsiz olarak alınacağı anlamına gelir. Bu alan
tıklandığı zaman sistem SAS kalemindeki birim fiyat alanını kapatır.
Malzemenin birim fiyatı sıfır lira olarak kaydedilir. Satıcı tarafından
verilen promosyonlar veya bedelsiz teslim edilen malzemeler bu şekilde
SAS içerisine ayrı kalemler olarak girilebilir. Örneğin, tedarikçiniz 10
adet LAPTOP aldığınızda 10 adet USB bellek hediye ediyorsa SAS’ta 10
adet LAPTOP (kendi birim fiyatıyla) ve 10 adet USB bellek (bedelsiz tıkı
atılmış olarak) olmak üzere iki kalem yer almalıdır.
 Kalem bilgileri ekranında burada belirtilenden daha fazla alan yer
almaktadır (sistem uyarlamalarına bağlı olarak bu alanlar ve yerleri
farklı olabilir.)
VI.4.1.4. Kalem ayrıntıları kısmı
Kalem ayrıntıları kısmı ekranın en altında yer alır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 1 - Satınalma siparişi kalem ayrıntıları kısmı

 Kalem ayrıntıları kısmı, hemen sol tarafında yer alan butonuna

basılarak kapatılabilir. Kalem ayrıntıları kısmı kapalı olarak kullanıcı
satınalma siparişi ekranından çıkarsa bir sonraki girişinde de bu kısım
kapalı olarak gelir. Eğer bu kısım satınalma siparişi ekranına kapalı
olarak gelmiş ise ekranda yer alan butonuna basılarak bu
kısım açılabilir.

410
Bu kısımda sipariş edilen her bir malzeme/hizmet kalemi için detay
bilgiler sekmeler şeklinde yer almaktadır. Sekmelerin en üst kısmında ise
işlenen kalem numarası ve kalemde yer alan malzeme/hizmet bilgisinin
yer aldığı satır bulunmaktadır. Kalem ayrıntıları kısmındaki sekmeleri
sırasıyla inceleyecek olursak:
Malzeme sekmesi
İlgili kalemde yer alan malzeme için detay bilgileri içeren sekmedir. Bu
sekme yukarıdaki şekilde gösterilmiştir. Malzeme için malzeme ana
verisinden getirilen mal grubu, üretici parça no, malzeme tanımı gibi
bilgilerin yanında satıcı malzemesi alanı da bu sekmede yer almaktadır.
Bu alana sipariş edilen malzeme için eğer ilgili satıcının verdiği malzeme
kodu biliniyorsa girilir.
Eğer ilgili kalem malzeme değil de servis siparişi kalemi ise malzeme
sekmesi kapalı gelir. Onun yerine aşağıdaki ‘Servisler’ sekmesi açık gelir.
Malzeme ve hizmet sekmeleri aynı anda ekrana gelmez.
Servis sekmesi
Kalem tipi ‘S-Servis’ olan kalemlerde malzeme sekmesi yerine gelir.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 2 - SAS kalem ayrıntıları servis sekmesi

Bu sekmede alınacak olan servis için ‘servis no’, ‘kısa metin’ , ‘miktar’,
‘ölçü birimi’ ve ‘brüt fiyat’ bilgileri girilmelidir. Burada girilen kısa
metin, miktar, ölçü birimi ve fiyat bilgisi kalem bilgileri ekranına da
taşınır. ‘Servis no’ alanına önceden sisteme tanımlanmış olan ‘servis ana

411
verilerinden’ bir tanesi girilebilir. Uygun ana verinin bulunması için bu
alanda F4 tuşuna basılarak arama yardımı kullanılabilir.
Miktar/ağırlıklar sekmesi
Kalemle ilgili miktar ve ağırlık bilgilerinin detayını içeren ekrandır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 3 - SAS kalem ayrıntıları miktar sekmesi

Bu ekranda yer alan SA sprş-miktarı, SAS ÖB, SAS fiyatı ÖB alanlarına

kalem bilgileri kısmında girilen değerler getirilir.
SAS mkt-depo ÖB (Depolama Ölçü Birimi cinsinden SAS miktarı) alanına
ise sipariş miktarının malzemenin temel ölçü birimi cinsinden miktarı
otomatik olarak gelir (Eğer SAS ÖB ile depolama ölçü birimi aynı ise
burada aynı miktar yazar). Örneğin temel ölçü birimi KG olan bir
malzeme için SAS ÖB olarak TON kullanılıyorsa bu alana TON – KG
arasındaki dönüşüm dikkate alınarak bulunan sipariş miktarı sistem
tarafından otomatik olarak getirilir.
Net ağırlık, brüt ağırlık ve hacimler alanlarına ise malzeme için ağırlık ve
hacim bilgileri girilebilir. Eğer malzeme ana verisi üzerinde bu bilgiler
tanımlanmış ise SAS üzerine öneri olarak getirilir. Kullanıcı manuel
olarak bu değerleri değiştirebilir. (Ulaştırma faaliyetleri için bu bilgiler
önemli olsa da SAS aşamasında malzemenin nakliyesinden genellikle
tedarikçi firmalar sorumlu olduğundan bu bilgiler doldurulmamaktadır.)
Termin satırları sekmesi
SAS kalemi için teslimat terminlerinin detaylı bir şekilde girilmesini
sağlayan sekmedir.

412
 ŞEKİL VI.4.1.4 – 4 - SAS kalem ayrıntıları terminler sekmesi

Kalem bilgileri kısmında teslimat tarihi alanına tek bir tane teslimat tarihi
girilebilmektedir. Eğer ilgili kalemdeki malzeme bir seferde teslim
edilecekse bu bilgi yeterli olacaktır. Bazı alımlar için satıcı ile çoklu
teslimat konusunda anlaşılabilmektedir. Örneğin satın alacağınız 500 adet
malzeme için sipariş veriyorsunuz. Bu 500 adet malzemenin 200
tanesinin gelecek hafta diğer 200 tanesinin bir ay sonra ve son 100
tanesinin ise 2 ay sonra teslim edilmesini istiyorsunuz. Bu durumda tek
bir SAS kalemi için üç farklı teslimat tarihi girmeniz gerekiyor. Bu gibi
durumlarda termin satırları sekmesinden teslimat miktarları ve teslimat
tarihleri tablo şeklinde girilerek gerekli düzenleme yapılabilir. Burada
teslimat tarihleri çoklanırken her bir satıra ilgili teslimat tarihinde teslim
edilecek miktarında girilmesi gerektiği unutulmamalıdır.
 Eğer ‘termin satırları’ sekmesinde birden fazla termin girilmiş ise
‘kalem bilgileri’ kısmındaki ‘teslimat tarihi’ alanı kapalı olarak gelir.
Tek bir teslimat tarihi olmadığından teslimat bilgisi artık sadece termin
satırları sekmesinden değiştirilebilir.
Teslimat sekmesi
SAS kalemi için teslimata ait detay bilgiler bu sekmeden girilebilir.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 5 - SAS kalem ayrıntıları teslimat sekmesi

413
Bu sekmede yer alan Tsl. Fazlası Tol. ve Tsl.Aç.Tol. alanları ilgili kalem
için tanımlanmış olan teslimat toleranslarını belirler. Örneğin, A
malzemesi için sipariş miktarı 1000 adettir. Tsl.Fazlası Tol. alanına 10 ve
Tsl.Aç.Tol. alanına 5 girilmesi demek satıcı bu malzemeden 1100 adet
veya 950 adet getirdiği zaman SAS kaleminin kabul edileceği ve sistemin
hata mesajı vermeyeceği anlamına gelir. Eğer tolerans kullanılmayacak
ise bu alanlar boş bırakılmalıdır (boş bırakmak % 0 tolerans anlamına
gelir). Tsl.Fazlası Tol. alanın yan tarafındaki Sınırsız kutucuğunun
işaretlenmesi ise teslimat fazlası için toleransın sınırsız olduğunu belirtir.
Stok Türü alanı SAS için yapılacak olan malzeme girişinde hangi stok
türüne giriş yapılacağını belirler. 1.ihtar, 2. İhtar ve 3.İhtar alanları ise
eğer satıcıya bu SAS kalemi için ihtar mesajları gönderilecekse bu
mesajlara ait süre bilgileridir. Eğer SAP-ERP sisteminin ilgili satıcıya
SAS için otomatik ihtar mesajı (mail, fax, vb.) göndermesi için gerekli
uyarlamalar yapılmış ise sistem buradaki tarihleri dikkate alarak satıcıya
otomatik ihtar/bilgilendirme mesajı atar. Satıcıya teslimat tarihinden önce
mesaj atılması isteniyorsa bu alanlara negatif değer girilmelidir. Eğer
teslimat tarihinden sonra mesaj atılması isteniyorsa pozitif değer
girilmelidir. Örneğin satıcıya malzeme tesliminden 5 gün önce, malzeme
tesliminden 2 gün önce ve malzeme teslim tarihinden 3 gün sonra mesaj
atılması isteniyorsa 1.ihtar alanına 5-, 2. İhtar alanına 2- ve 3.İhtar
alanına ise 3 değeri girilmelidir.
Mal Girişi alanı girilen SAS kalemi için mal girişi işlemi yapılacağını
belirtir. Eğer bu tık atılmamışsa SAS kalemi için mal girişi işlemi
yapılmayacak demektir.
 Özellikle servis alımlarında ve hesap tayini kullanılan bazı malzeme
alımlarında mal girişi işlemine gerek olmamakta, SAS yaratıldıktan
sonra bu SAS’a istinaden fatura girişi yapılarak satınalma işlemi
tamamlanmaktadır. Bu gibi durumlar için bu alandaki tık
kaldırılmalıdır. Stoklara yapılan malzeme alımları için bu tık
atılmalıdır.
MG Değerlenmedi alanı hesap tayin tipi girilmiş olan kalemler için
geçerli bir alandır. Normal malzeme alımlarında muhasebe kayıtları
aşağıdaki şekilde güncellenir.
- SAS yaratıldığında herhangi bir muhasebe kaydı atılmaz.
- SAS için mal girişi yapıldığında muhasebe kaydı atılır. Sistem Stok
hesabı ve MG/FG ara hesaplarını çalıştırarak muhasebe kaydı atar.

414
 - SAS için fatura girişi aşamasında da muhasebe kaydı atılır. Sistem
MG/FG ara hesabını ve Satıcı hesabını kullanarak muhasebe kaydı
atar.
Eğer ‘MG değerlenmedi’ tıkı atılırsa sistem sadece fatura girişi
aşamasında muhasebe kaydı atar. Yani durum şu hale gelir.
- SAS yaratıldığında herhangi bir muhasebe kaydı atılmaz.
- SAS için mal girişi yapıldığında herhangi bir muhasebe kaydı
atılmaz.
- SAS için fatura girişi aşamasında muhasebe kaydı atılır. Sistem Stok
hesabı ve Satıcı hesabını kullanarak muhasebe kaydı atar.
Son Teslimat alanı girilen SAS kalemi için son teslimat yapıldığını
belirten göstergedir. SAS kaleminde bu gösterge tıklanmışsa sistem bu
SAS kalemi için mal girişi işlemi yapılmasına izin vermez (SAS yaratma
aşamasında bu alan kullanılmaz. Yeni yaratılan bir kalem için kalemin
hemen kapatılması saçma bir işlem olacaktır). Bu alanının kullanımını bir
örnekle açıklayalım. SAS kaleminde A malzemesinden 100 adet sipariş
ettiniz. Satıcınız size 95 adet teslim etti. Satıcı ile yaptığınız görüşmeler
sonucunda geri kalan 5 tanesini istemediğinizi ve 95 adet üzerinden fatura
kesilmesini istediniz. Eğer son teslimat tıkını atmazsanız sistem bu SAS
için halen 5 adet malzeme geleceğini varsayar ve mal giriş ekranına bu
açık miktarı getirerek SAS için ikinci kez mal girişi yapılmasına izin
verir. Eğer SAS üzerinden buradaki son teslimat tıkı atılırsa ilgili SAS
kalemi için tüm miktar teslim alınmamasına rağmen SAS kalemi için
teslimat işleminin tamamlandığını ve geri kalan 5 adedin artık teslim
edilmeyeceğini anlar.
Faturalama sekmesi
SAS kalemine ait faturalama ilişkili detay bilgiler bu sekmede yer alır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 6 - SAS kalem ayrıntıları fatura sekmesi

Fatura Girişi alanı ilgili SAS kaleminin fatura girişi işlemleri ile ilgisi
olup olmadığını belirler. Eğer bu alan tıklı ise ilgili SAS için fatura girişi

415
işlemleri yapılabilir. Eğer bu alanda tık yok ise SAS kalemi için mal girişi
işlemleri yapılabilir ama faturalama işlemleri yapılamaz demektir.
Son Fatura alanı ilgili SAS kalemi için fatura girişi işlemlerinin
tamamlandığını belirtir. Bir önceki sekmede açıklanan ‘son teslimat’ tıkı
ile benzer mantıktadır. Örneğin SAS kalemi 100 adet için ama satıcınız
size 95 adet malzeme teslim etti ve 95 adet için fatura kesti. Eğer siz ilgili
SAS kaleminde son fatura tıkını atmazsanız sistem geri kalan 5 adet
malzeme için fatura girişi olmasını bekler. Eğer bu tıkı atarsanız geri
kalan 5 tane için artık yeni fatura beklemez.
MG-tld.FK alanının tıklanması mal girişi temelinde fatura kontrolü
yapılacağını belirtir. Bu tık satıcı ana verisinden varsayılan değer olarak
alınır. Eğer SAS kaleminde bu alan tıklı ise sistem ilgili SAS kalemindeki
mal girişi miktarı ile fatura girişi miktarını karşılaştırır. Eğer fatura
miktarı mal girişi miktarından fazla ise hata verir. Eğer bu alan tıklı değil
ise sistem fatura miktarı ile mal girişi miktarını karşılaştırmaz. Konuyu
bir örnekle açıklayalım. SAS kaleminde A malzemesinden 100 adet
sipariş verdiniz ve teslimat planı ile bu 100 adet malzemeyi birer hafta
arayla 25’erli olarak dört haftada teslim almak üzere anlaştınız. Satıcının
her malzeme gönderiminde gönderdiği malzeme için fatura kesmesini
söylediniz. Satıcı size ilk parti de 25 adet malzemeyle birlikte 100 adedin
tamamı için fatura gönderdi. Eğer SAS kaleminde ‘MG tld.FK’ alanını
tıkladı iseniz sistem fatura girişinde hata verecektir. Zira SAS 100 adet
olmasına rağmen satıcı sadece 25 adedini teslim etmiştir ve ancak 25
adedine fatura kesebilir. Eğer SAS kaleminde bu alan tıklı değil ise sistem
satıcının 100 adet için gönderdiği fatura girişinde herhangi bir mesaj
vermeyecektir. Bu durumda teslim alınan miktar 25 adet olmasına rağmen
sonradan teslim alınacak olan 75 adet malzeme içinde önceden fatura
girişi yapılmış olacaktır.
 Firmalar genellikle ‘Mal Girişi Temelinde Fatura Kontrolü’ yaparlar.
Ancak bazı durumlarda bunun dışına çıkmaları gerekebilir. Özellikle
sürekli yapılan alımlarda ve yurtdışından yapılan alımlarda faturalar
her zaman mal girişi temelli gelmeyebilir. Örneğin: Sürekli alımlarda
satıcı göndereceği malzemeleri aylık olarak faturalayıp daha sonra
teslim edebilir.
Vergi Gös. alanı SAS kalemi için vergi göstergesidir. Bu bilgi eğer
malzeme ana verisinde girilmişse oradan devralınır. Eğer malzeme ana
verisinde girilmemiş ise bu ekrandan girilebilir. Sistemde tanımlı olan
vergi göstergeleri arama yardımı ile listelenip uygun olan seçilebilir.

416
  Vergi göstergeleri için uyarlama FI-Muhasebe Modülü altından
yapıldığı için bu kitapta açıklanmayacaktır. Bu uyarlama ile vergi
göstergesinin oran ve hesaplamaları girilir.
Hesap tayin tipi veya kalem tipi girilmiş kalemler için bu sekmede
‘Faturalama Planı’ butonu gelir. Bu butona basılarak SAS üzerine
faturalama planı girilebilir.
Faturalama Planı
Satın alınan malzeme/hizmet için genellikle tek bir fatura kesilir ve
işletmeniz tarafından bu fatura için tek bir ödeme yapılır. Eğer tedarikçi
firma ile ödeme (ve/veya faturalama) konusunda farklı bir şekilde
antlaşmışsanız o zaman ödeme/faturalama planı kullanmanız gerekir.
Örneğin: AAA inşaat firmasına 3.000.000 TL karşılığı yeni bir hizmet
binası yaptırmak için antlaşma imzalıyorsunuz. AAA firması binayı 2
sene içerisinde bitirmeyi taahhüt ediyor. Firma ile şu şekildeki bir ödeme
planında anlaşıyorsunuz. Başlangıçta %30 peşinat vereceksiniz. İşin yarısı
bittiğinde (1.senenin sonunda) ilk hak ediş olarak % 30 daha ödeme
yapacaksınız. İş bitiminde de geri kalan % 40’ı ödeyeceksiniz.
Burada görüldüğü gibi tek bir hizmet teslimine mukabil üç ayrı ödeme
söz konusudur. İşte bu ve benzeri durumlarda ilgili ödeme planı SAP-ERP
sistemine ‘Faturalama Planı’ butonuna basılarak girilir.
Firmalara yapılan çoğu ödeme (peşinat ve avans hariç) bir faturaya
istinaden yapıldığı için bu işlemle aynı zamanda faturalama planı da
yapılmaktadır. Faturalama planı butonuna basıldığı zaman faturalama
planı tipinin seçildiği aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 7 - Faturalama planı giriş ekranı

Bu ekrandan faturalama planı tipi seçilir. Eğer faturalama/ödeme işlemleri

sabit periyotlarla yapılacaksa (örneğin aylık ödeme) ‘dönemsel faturalama
planı’ eğer ödeme işlemleri yukarıdaki örnekte olduğu gibi bir koşula

417
bağlı ve kısmi yapılacaksa ‘kısmi faturalama planı’ seçilmelidir. Ekranın
altındaki butonuna basılarak ödeme planının girileceği aşağıdaki
ekrana geçilir (örnek olarak kısmi faturalama planı ekranı gösterilmiştir).

ŞEKİL VI.4.1.4 – 8 - Faturalama planı ekranı

Kısmi faturalama planı ekranındaki Başlangıç Trh. alanına

ödeme/faturalama için başlangıç tarihi girilir. kısmına ise
ödeme/faturalama tarihleri ile birlikte bu ödeme/faturalamanın termin tipi
girilir. Termin tipi uyarlanabilen bir bilgidir. Tanımlı termin tipleri ilgili
alan üzerinde arama yardımı kullanılarak seçilir. Ödeme/faturalama
miktarı tutar ya da yüzde olarak girilebilir. Burada önemli olan toplam
ödeme tutarının toplam kalem tutarına eşit olması yani ödemeler
toplamının %100 olmasıdır. Aksi takdirde sistem faturalama planının
kaydedilmesine izin vermez.
Dönemsel faturalama planı girişi ekranında ise ‘periyot anahtarı’ bilgisi
ödeme için dönemi belirler. bu alanda F4 arama yardımına basılarak
tanımlı olan periyot anahtarları listelenebilir. Periyot anahtarı girildikten
sonra Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi bilgisi girilmelidir. Bu bilgiler

418
girilip ‘enter’ tuşuna basıldığında sistem ekranın alt kısmında tablo
şeklinde yer alan ödeme planı satırlarını otomatik olarak doldurur.
Faturalama planı girildikten sonra ekranın üzerindeki geriye butonuna
basılarak SAS kalem ayrıntıları ekranına dönülür.
Koşullar sekmesi
SAS başlık bilgileri koşullar sekmesi ile aynı ekran görünümüne sahiptir.
Tek farkı bu ekranda girilen koşullar sadece girilen SAS kalemi ile
ilişkilidir.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 9 - SAS kalem ayrıntıları koşullar sekmesi

SAS kalemine özel bir koşul (indirimler, artırımlar, sigorta bedeli, vb.) var
ise bu sekmeden girilmelidir. Örneğin: Satıcı tüm SAS kalemleri için
değil sadece bir tek kalem için indirim yapmış ise buradan giriş yapılır.
Hesap tayini sekmesi
SAT kalemi için bütçe ve hesap tayini ilişkili bilgiler bu sekmeden
girilmektedir.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 10 - SAS kalem ayrıntıları hesap tayini sekmesi

419
Eğer sistem üzerinde ‘Bütçe Yönetim’ modülü uyarlamaları yapılmış ve
SAS için bütçe kontrolü etkinleştirilmiş ise bütçe kontrolü için zorunlu
olan mali merkez, mali SK ve Fonlar alanları zorunlu giriş olarak gelir.
Bütçe kontrolü aktif olan sistemlerde (Bütçe ile ilgili uyarlamalar FI
modülü kapsamında yapılmaktadır. Bu alanlarla ilgili detay bilgi için FI
modülü ilişkili kaynaklara bakılmalıdır) SAS yaratma aşamasında sistem
tarafından bu alanlarda girilen değerlere bağlı otomatik olarak bütçe
kontrolü yapılır. Eğer girilen SAS kalemi için yeterli bütçe yok ise sistem
SAS yaratılmasına izin vermez ve ‘Bütçe aşıldı’ hatasını verir.
Bu sekmede yer alacak diğer veri alanları ise hesap tayin tipine bağlı
olarak gelmektedir. Örneğin eğer hesap tayin tipi ‘A-Duran Varlık’ ise
ilgili duran varlık numarasının girileceği veri alanı, eğer ‘Q-Proje’ ise
ilgili PYP kodunun girileceği veri alanı, eğer ‘K-masraf yeri’ ise ilgili
masraf yerinin girileceği veri alanı açılır.
Hesap tayini uyarlamalarına bağlı olarak aynı SAS kalemine birden fazla
hesap tayini eklenebilir. Bunun için ekranın sol tarafında yer alan tablo
butonuna basılırsa ya da Dağıtım alanında ki değer ‘1-Miktar temelinde
dağılım’ ya da ‘2-yüzde temelinde dağıtım’ olarak seçilirse hesap tayini
ekranı aşağıdaki şekilde çoklu veri girilebilecek tablo haline dönüşür.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 11 - SAS kalem ayrıntıları hesap tayini çoklu giriş

Böylece ilgili kalem için miktar ya da yüzde bazında farklı hesap tayini
ataması yapılabilir. Eğer çoklu atama yapılmak istenmiyorsa ekranın sol
tarafındaki butonuna basılarak ekran tekrar eski haline getirilebilir.
 SAT ya da SAS aşamasında çoklu hesap tayini yapılıp yapılamayacağı
hesap tayin tipi uyarlamasında belirlenmektedir. Eğer ilgili uyarlamada
‘tek hesaba tayin’ seçilmiş ise SAT kaleminde çoklu hesap tayini
yapılmasına sistem izin verilmeyecektir.

420
Satınalma siparişi gelişimi sekmesi
Bu sekmede SAS kalemi için önceden yapılmış olan işlemler (mal girişi,
fatura girişi, avans girişi, vb. işlemler) liste şeklinde yer alır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 12 - SAS kalem ayrıntıları SAS gelişimi sekmesi

Bu sekme SAS yaratma aşamasında ekrana gelmez. Sekmenin ekrana

gelmesi için ilgili SAS kalemine ait en az bir tane işlem yapılmış olması
yani bir tarihçe olması gerekir. Ancak bu durumda SAS değiştir ve SAS
görüntüle işlemlerinde bu sekme görüntülenebilir.
Yapılan işlemin tipi, belge numarası, işlem tarihi, miktarı, tutarı, vb.
bilgiler sekmede ki raporda yer alır. Belge numaraları çift tıklandığında
ilgili belge görüntülenir.
Metinler sekmesi
SAS kalemiyle ilgili değişik amaçlarla girilmek istenilen açıklamalar bu
sekmeden girilebilir.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 13 - SAS kalem ayrıntıları metinler sekmesi

Başlık bilgileri kısmında olduğu gibi sol tarafta ‘Metin Tipi’ hemen
yanında ise açıklamaların girilebileceği ‘serbest metin alanı’ mevcuttur.

421
Sol taraftan seçilen metin tipi için ilgili açıklamalar sağ taraftaki serbest
metin alanına girilir.
Sistem ile birlikte ‘Kalem Notu’, ‘Kalem Metni’, ‘Alınan Teslimatlar
Metni’ ve ‘Malzeme Sipariş Metni’ tipleri otomatik olarak gelir. VI.4.2.6
kısmında belirtilen uyarlama ile buraya yeni metin tipleri eklenebilir veya
kullanılmayacak olan metin tipleri bu listeden kaldırılabilir.
Teslimat adresi sekmesi
Bu sekmede ilgili malzeme/hizmetin teslim edilmesi istenilen adres
bilgisi yer alır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 14 - SAS kalem ayrıntıları teslimat adresi sekmesi

Buradaki adres bilgisine kalem bilgileri kısmında girilen üretim yerinin

sistemde tanımlı olan adresi varsayılan değer olarak getirilir. Eğer
kullanıcı teslimat adresini değiştirmek istiyorsa bu ekrandan değiştirebilir.
Teyitler sekmesi:
Bu sekmede SAS için teyit girişi ile ilgili bilgiler yer alır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 15 - SAS kalem ayrıntıları teyitler sekmesi

Özellikle yurt dışından yapılan alımlarda malzemenin teslim

alınmasından öncede siparişin takip edilmesi ve belirli aşamaların
sistemde kaydedilmesi gerekebilir. Örneğin malzemenin gemiye
yüklendiği, gümrüğe teslim edildiği, gümrükten çekildiği, vb. bilgilerin
aktif olarak takip edilmesi gerekebilmektedir. Bu gibi durumlarda teyitler
sekmesinden ilgili teyit türü seçilerek takip edilmek istenen adımlar
belirlenir. Teyit türleri uyarlanabilir bir bilgidir.

422
Sipariş Teyit No alanına satıcı firma tarafından verilmiş olan teyit
numarası var ise bu alana bilgi olarak girilebilir.
Teyit Zorunlu alanı tıklanırsa ilgili teyit türüne bağlı olarak girilmesi
gereken tüm teyitler alınmadan sistem mal girişine izin vermez. Eğer bu
tık atılmaz ise teyit türü girilmiş olsa bile teyitler tamamlanmadan sistem
mal girişine izin verir.
Sistem teyit türüne bağlı olarak aynı sekme üzerinde teyit girişi alanlarını
şu şekilde açar.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 16 - SAS kalem ayrıntıları teyit girişi ekranı

Açılan teyit listesi satırlarına SAS kalemi için alınan teyitler sırasıyla
girilir.
Koşul denetimi sekmesi
Bu sekmede sipariş için alınacak çıktı ve fiyat bilgisine ait alanlar vardır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 17 - SAS kalem ayrıntıları koşul denetimi sekmesi

Bu ekranda yer alan Fiyatı yazdır alanı tıklanmışsa sistem SAS için alınan
çıktıda fiyat bilgisinin de yer almasını sağlar. Tahmini fiyat tıkı atılırsa
bastırılan bu fiyat bilgisinin tahmini olduğu belirtilmiş olur.
 Koşul denetimi sekmesi çoğu işletme tarafından kullanılmaz ve
genellikle uyarlama ile bu sekme kapatılır.

423
Tic. sekmesi
Bu sekmede sipariş için neden bilgisi yer alır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 18 - SAS kalem ayrıntıları tic. sekmesi

Bu ekranda yer alan SAS nedeni alanına sipariş kalemi için neden bilgisi
girilebilir (özellikle satıcıya iade edilmesi gereken kalemlerde iade nedeni
bu alana girilir)
 Tic. sekmesi çoğu işletme tarafından kullanılmaz ve genellikle
uyarlama ile bu sekme kapatılır.
Müşteri verileri sekmesi
SAS kalemi için SAP-ERP sisteminde standart olarak yer almayan ancak
işletmenin ihtiyaç duyduğu veri alanları müşteri sekmesinde yer alır.

ŞEKİL VI.4.1.4 – 19 - SAS kalem ayrıntıları müşteri verileri sekmesi

 Müşteri verileri sekmesi ancak ilgili kullanıcı çıkışları (userexit) aktive

edildiğinde ve ilgili ekran ve tablolarda gerekli düzenlemeler
yapıldığında kullanıma hazır hale gelir. Aksi takdirde bu sekme
gelmez. Müşteri verileri sekmesi çoğu işletme tarafından kullanılmakta
ve işletmeye özel belirli veri alanları bu sekmeye eklenmektedir.
VI.4.1.5. Belgeye genel bakış kısmı
Bu kısım ekranın en sol tarafında dikine doğru yer alan ve kullanıcı için
önceden yaptığı satınalma belgelerine kolay erişimi sağlayan hızlı
raporlama ekranıdır. Kullanıcının ilk girişinde bu ekran açılmamış ise

424
ekranın üst kısmında yer alan butonuna basılarak
açılabilir.

ŞEKİL VI.4.1.5 – 1 - SAS belgeye genel bakış

Belgeye genel bakış kısmının çalışma şekli ve kullanım amacı satınalma

talebi için anlatılan belgeye genel bakış kısmı ile tamamen aynı
olduğundan detayı için VI.1.1.5 kısmından incelenebilir. Bu sebeple
burada tekrar anlatılmayacaktır.

425
VI.4.2. Satınalma siparişi uyarlamaları
Satınalma siparişi ile ilgili uyarlamalara aşağıdaki uyarlama adımından
gidilir.

ŞEKİL VI.4.2 – 1 - SAS uyarlama adımı

VI.4.2.1 Numara aralığı uyarlamaları

Satınalma siparişi belgelerinde kullanılacak olan numara aralıkları
uyarlamalarına, yukarıdaki uyarlama menüsünden
adımı seçilerek gidilir. Bu uyarlama adımı ile sadece satınalma siparişi
belgelerinde kullanılacak olan değil aynı zamanda teklif ve sözleşme
belgelerinde de kullanılacak olan numara aralıkları da tanımlanır.

426
Uyarlama adımı çift tıklandığında numara aralıklarının tanımlanması için
aşağıdaki ekran gelir.

ŞEKİL VI.4.2.1 – 2 - SAS numara aralığı tanımlama

Numara aralığı uyarlama ekranları teklif talebi numara aralığı uyarlama

ekranları ile aynıdır. Bu sebeple burada bu uyarlama yeniden
anlatılmayacaktır. Bu uyarlamanın detayı için VI.3.4.1 kısmı
incelenmelidir.
Uygulama: Satınalma siparişlerinde kullanılmak üzere Z9 numara
aralığını tanımlayınız. Numara aralığı için alt sınırı Z0000000 ve üst sınırı
Z999999999 yapınız. Numara aralığını harici verilecek şekilde
tanımlayınız.
VI.4.2.2 Belge türü uyarlamaları
Bu uyarlama adımıyla satınalma siparişleri için belge türleri tanımlanır.
Uyarlamaya satınalma siparişi uyarlama kısmından
adımıyla gidilir. Bu uyarlama adımı çift tıklandığında sistemde mevcut
satınalma siparişi belge türlerinin yer aldığı aşağıdaki liste ekranı açılır.

ŞEKİL VI.4.2.2 – 1 - SAS belge türü uyarlamaları

427
SAS belge türü uyarlaması ekranları teklif belge türü uyarlama ekranları
ile aynıdır. Bu sebeple burada bu uyarlama yeniden anlatılmayacaktır.
Detayı için VI.3.4.2 kısmı incelenmelidir.
VI.4.2.3 Fiyat Sapması için tolerans sınırı tanımlama
Bu uyarlama adımı ile satınalma siparişleri için fiyat farkı tolerans
sınırları tanımlanır. Uyarlamaya satınalma siparişi uyarlama kısmından
adımı seçilerek gidilir. Bu
uyarlama adımı çift tıklandığında sistemde mevcut fiyat toleransları
listesinin yer aldığı aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.4.2.3 – 1 - SAS fiyat toleransı liste ekranı

Bu listede şirket kodu bazında fiyat toleransları yer almaktadır. Fiyat

toleransı için sisemde daha önceden tanımlanmış olan tolerans anahtarları
bazında değişik toleranslar tanımlanabilmektedir. Yeni bir fiyat toleransı
tanımlamak için ekranın üzerindeki butonuna basılır. Sistemde
öncende tanımlanmış olan bir toleransı silmek için ilgili satır seçilerek
ekranın üzerindeki ‘satırı sil’ butonuna basılmalıdır. Mevcut bir
toleransın detayının değiştirilmesi içinse ilgili satır çift tıklanır. Sistem
aşağıdaki şekilde fiyat toleransı detay ekranını açar.

428
 ŞEKİL VI.4.2.3 – 2 - SAS fiyat toleransı detay ekranı

Bu ekranın üst kısmında alt sınır için alt kısmında ise üst sınır için
tanımlamların yapılacağı kısımlar yer alır. Fiyat toleransı mutlak değer
olarak ve/veya oransal (yüzde) olarak girilebilir. Örneğin eğer bu ekranda
kısmındaki sınırı kontrol et alanı tıklanıp Dğr. alanına 10 girilirse
bunun anlamı toleransın 10 TL olarak belirlenmesi demektir. Fatura
bedeli 100 TL iken de bu tolerans 10 TL fatura bedeli 100.000 TL ikende
bu tolerans 10 TL olacaktır. Eğer bu ekranda kısmındaki sınırı
kontrol et alanı tıklanıp Dğr. alanına 10 girilirse bunun anlamı toleransın
% 10 olarak belirlenmesi demektir. Bu durumda fatura bedeli 100 TL iken
tolerans 10 TL olurken fatura bedeli 100.000 TL iken tolerans 10.000 TL
olacaktır.
Eğer yüzde ve mutlak kısımlardan birisinde ve/veya ikisinde birden
Kontrol etme! alanı tıklanırsa ilgili tolerans kontrol edilmeyecek demektir.
Eğer her iki kısıma da tolerans girilmiş ise sistem hem mutlak hem de
oransal olarak iki toleransı birden kontrol edecek demektir.
 Fiyat için sistemde tolerans tanımlanabilmesine rağmen çoğu işletme
tarafından tolerans kullanılması istenmemektedir. Tedarikçinin önceden
konuşulan fiyatların dışına çıkması genellikle istenmeyen bir
durumdur.

429
VI.4.2.4 SAS için onay prosedürü tanımlanması
Satınalma siparişi onay prosedürü tanımlamak için yukarıdaki uyarlama
menüsünden adımı seçilir. Bu adım çift
tıklandığında sistem satınalma siparişi onay uyarlamalarının yapılacağı
aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.4.2.4 – 1 - SAS onay prosedürü ekranı

 Daha öncede vurguladığımız gibi SAS belgesi satıcı ile işletme

arasında resmiyet kazanmış bir doküman olarak düşünüldüğünden
dolayı işletmeler onay işlemlerini genellikle satınalma talebi
aşamasında tanımlamakta ve satınalma siparişi için onay işlemi
genellikle kullanılmamaktadır.
SAS için onay uyarlama ekranları satınalma talebi onay uyarlama
ekranları ile aynıdır. Bu sebeple burada bu uyarlama yeniden
anlatılmayacaktır. Detayı için VI.1.3.2 kısmı incelenmelidir.
VI.4.2.5 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması
Satınalma siparişlerinde yer alacak olan veri alanları ile bu veri
alanlarının durumlarının belirlenmesi için yukarıdaki uyarlama
menüsünden adımı seçilir. Bu adım çift
tıklandığında ekran durum gruplarının listelendiği aşağıdaki ekran açılır.

430
 ŞEKİL VI.4.2.5 – 1 - (SAS ekran düzeni tanımlama ekranı

SAS için ekran düzeni uyarlamaları satınalma talebi için yapılan

uyarlamalar ile aynı şekilde yapılmaktadır. Sadece ekran grupları ve bu
gruplar altında yer alan alanlar farklıdır. Bu uyarlamanın detayı için
VI.1.2.3 kısmı kısmı incelenmelidir.
VI.4.2.6 Metin tiplerinin tanımlanması
Satınalma siparişlerinde yer alacak olan başlık ve kalem metinlerinin
belirlenmesi uyarlama menüsündeki
kısmındaki uyarlama adımları ile yapılır. Bu kısmın altında başlık ve
kalem metni tiplerinin tanımlanması ve bu metin tiplerinin kopyalama
kurallarının belirlenmesi için ayrı uyarlama adımları vardır.
uyarlama adımı çift tıklandığında
sistemde tanımlı olan başlık metin tiplerinin yer aldığı aşağıdaki liste
açılır.

431
 ŞEKİL VI.4.2.6 – 1 - SAS başlık metin tipleri uyarlaması

SAS belgelerinde kullanılmak üzere yeni bir metin tipi ekranın üzerindeki
butonuna basılarak eklenebilir. Mevcut bir metin türünün tanımı
ekran üzerinden değiştirilebilir. Mevcut bir metin türü satır seçilip ekranın
üzerinde ki ‘satır sil’ butonuna basılarak silinebilir.
 Önceden tanımlı olan metin türleri silindiği zaman ilgili metin türünü
kullanmış olan satınalma siparişlerindeki metinler silinmemekte ancak
ekrandaki görünürlüğü kalkmaktadır.
Uygulama: Başlık metin türü olarak ‘99 – Örnek Başlık Metni’ türünü
tanımlayınız.
uyarlama adımı ile tanımlanmış olan
başlık metin türleri için satınalma iş akışına göre kopyalama kuralları
belirlenir. Uyarlama adımı çift tıklandığında aşağıdaki ekran açılır.

432
 ŞEKİL VI.4.2.6 – 2 - SAS başlık metin tipi kopyalama kuralı

 Satınlma talebine, teklif belgesine veya sözleşme belgesine referansla

SAS yaratılabilmektedir. Referans ile SAS yaratılırken ilgili belgedeki
veri alanları yeni belgeye kopyalanır. Malzeme, miktar, ölçü birimi gibi
birebir eşleşen standart alanlarda sistem otomatik olarak bu
kopyalamayı yapar. Metin türleri uyarlanabilir bilgi olduğundan
referans belgedeki metin türü ile kopyalanacağı belgedeki metin
türünün eşlenmesi gerekir. Bu eşleme sonucuna göre sistem metinleri
kopyalar. Bu uyarlamanın amacı bu eşleşmeyi sağlamaktır.
Ekranın sağ tarafında sistemde tanımlı olan başlık metin türleri yer
almaktadır. Kopyalama ataması yapılacak olan metin türü seçilerek
(satırın sol tarafı tıklanarak) ekranın sol tarafındaki
seçeneği tıklanırsa eşlemenin yapılacağı aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.4.2.6 – 3 - SAS metin tipi kopyalama detay ekranı

433
Eğer ilgili metin türü için öncenen bir kayıt yoksa ekran boş olarak gelir.
Eğer kayıt var ise bu kayıtlar sağ tarafta listelenir. Yeni bir kopyalama
kuralı tanımlamak için ekranın üstündeki butonuna basılır.
Ekranda yer alan Sbt. sütunu kopyalama kuralını belirler. Arama
yardımına basıldığı zaman bu alana aşağıdaki değerlerin girilebileceği
görülür.

ŞEKİL VI.4.2.6 – 4 - SAS metin tipi kopyalama sabitleme göstergesi

Eğer Sbt. Sütununa değer girilmezse metin otomatik olarak kopyalanacak

demektir. Eğer * değeri girilirse kopyalama işlemi kullanıcıya sorulacak
demektir. Eğer N değeri girilirse metin kopyalanamaz demektir.
Mevcut bir kopyalama kuralı ilgili satır seçilip ekranın üzerindeki ‘satır
sil’ butonuna basılarak kaldırılabilir.
Uygulama: Tanımlamış olduğunuz 99 metin türü için ‘Kaynak Nesne =
Sözleşme’ ve ‘Kaynak Metin = Ek’ olacak şekilde kopyalama kuralı
tanımlayınız.
 Her bir referans belgenin referans metin alanı için sadece bir alan
eşlemesi yapılabilir. Eğer aynı alan başka bir metin türüne de
eşleniyorsa sistem ‘Anahtarı aynı olan giriş önceden mevcut’ şeklinde
hata mesajı verir. Örneğin: SAS için ‘01-Başlık Metni türüne’ siz
‘Sözleşme- Başlık Metni’ türünü bağladınız. Daha sonra gidip yeni
tanımladığınız 99 metin türü içinde ‘Sözleşme-Başlım Metni’ türünü
bağlamaya çalışırsanız aynı referansı iki metin türüne birden
bağlamaya çalıştığınız için bu hata mesajını alırsınız.
uyarlama adımı çift tıklandığında sistemde
tanımlı olan ve SAS kalemlerinde kullanılan metin türlerinin yer aldığı
aşağıdaki liste açılır.

434
 ŞEKİL VI.4.2.6 – 5 - SAS kalem metin tipleri uyarlaması

Bu adımın uyarlaması yukarıda anlatılan başlık metin türlerinin

belirlenmesi işlemiyle aynı şekilde yapılır.
uyarlama adımı ile tanımlanmış olan
kalem metin türleri için satınalma iş akışına göre kopyalama kuralları
belirlenir.

ŞEKİL VI.4.2.6 – 6 - SAS kalem metin tipi kopyalama kuralı

435
Yukarıda anlatılan ‘başlık metinleri için kopyalama kurallarını belirle’
adımı ile aynı mantıkta çalışır ve benzer şekilde uyarlanır.
VI.4.2.7 Faturalama planı uyarlamaları
Satınalma siparişi için faturalama/ödeme planı uyarlamaları aşağıdaki
uyarlama menüsünden yapılır.

ŞEKİL VI.4.2.7 – 1 - Faturalama planı uyarlama adımı

Satınalma işlemleri için faturalama/ödeme planı dönemsel veya kısmi

girilebilmektedir. Dönemsel ve kısmi faturalama planları için plan türleri
uyarlamaları da ayrı ayrı yapılır.
Dönemsel faturalama planı faturalamanın belirli periyotlarla yapılması
amacıyla kullanılır. Örneğin aylık, 3 aylık, yıllık gibi. Kısmı faturalama
planında ise belirli periyotlar değil belirli olaylar faturalamayı
tetiklemektedir. Örneğin ürün tasarımının tamamlanması, proje planının
onaylanması, ilk teslimatın yapılması gibi belirli olaylar faturalamayı

436
tetiklemektedir. Dönemsel faturalama planlarında genellikle toplam tutar
eşit parçalara bölünerek ödenirken kısmi faturalama planında gerçekleşen
olaya ve zamana bağlı olarak değişik oranlarda faturalama
yapılabilmektedir.
Dönemsel faturalama planı türlerinin tanımlanması
Yukarıdaki uyarlama menüsünden adımı
seçilerek bu uyarlama işlemine gidilir. Bu uyarlama adımı çift
tıklandığında sistemde tanımlı olan faturalama planı türlerinin yer aldığı
aşağıdaki liste ekranı açılır.

ŞEKİL VI.4.2.7 – 2 - Dönemsel faturalama planı listesi

Bu ekrandaki FtrlmPlanTü. alanına faturalama planı türü için kod bilgisi

ve Ftrlm.Plan türü tnm alanına da faturalama plan türü tanımı girilir.
Faturalama planı türüne ait detay bilgiye ulaşmak için ilgili faturalama
planı türü kodu üzeri çift tıklanmalıdır. Sistem çift tıklanan satır için
aşağıdaki şekilde detay bilgi ekranını açar.

437
 ŞEKİL VI.4.2.7 – 3 - Dönemsel faturalama planı detay ekranı

Ekranda yer alan başlangıç tarihi, bitiş tarihi, süre, vb. alanlarına arama
yardımı kullanılarak uygun olan giriş yapılır. Örneğin başlangıç tarihi için
‘02-Sözl.Başlangıç Tarihi’ ve bitiş tarihi için ‘09-Sözl.Bitiş Tarihi’
girilebilir. İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘geriye’
butonuna basılarak tekrar liste ekranına dönülür.
Yeni bir plan türü tanımlamak için ekranın üzerindeki butonuna
basılarak giriş yapılabilir. Mevcut bir plan türünü silmek için ilgili satır
seçilerek ekranın üzerindeki butonuna basılmalıdır.
Kısmi faturalama planı türlerinin tanımlanması
Yukarıdaki uyarlama menüsünden adımı
seçilerek bu uyarlama işlemine gidilir. Bu uyarlama adımı çift
tıklandığında sistemde tanımlı olan faturalama planı türlerinin yer aldığı
aşağıdaki liste ekranı açılır.

438
 ŞEKİL VI.4.2.7 – 4 - Kısmi faturalama planı listesi

Bu ekrandaki FtrlmPlanTü. alanına faturalama planı türü için kod bilgisi

ve Ftrlm.Plan türü tnm alanına da faturalama plan türü tanımı girilir.
Faturalama planı türüne ait detay bilgiye ulaşmak için ilgili faturalama
planı türü kodu üzeri çift tıklanmalıdır. Sistem çift tıklanan satır için
aşağıdaki şekilde detay bilgi ekranını açar.

ŞEKİL VI.4.2.7 – 5 - Kısmi faturalama planı detay ekranı

Bu ekranda faturalama planı ekranına devralınacak olan ve plan türüne ait

varsayılan değerler girilir. Ekranda yer alan başlangıç tarihi alanına
arama yardımı kullanılarak uygun olan giriş yapılır. Örneğin başlangıç

439
tarihi için ‘01-Sözleşme yürülük tarihi’ girilir. İlgili bilgiler girildikten
sonra ekranın üzerindeki ‘geriye’ butonuna basılarak tekrar liste
ekranına dönülür.
Yeni bir plan türü tanımlamak için ekranın üzerindeki butonuna
basılarak giriş yapılabilir. Mevcut bir plan türünü silmek için ilgili satır
seçilerek ekranın üzerindeki butonuna basılmalıdır.
Termin tanımlarının bakımı
Bu adımla kısmi faturalama planlarında kullanılacak olan termin tipleri
tanımlanır. Uyarlama menüsünden adımı çift
tıklandığı zaman sistemde tanımlı olan termin tipleri aşağıdaki şekilde
listelenir.

ŞEKİL VI.4.2.7 – 6 - Kısmi faturalama termin bakımı ekranı

Listede termin tipi için kod ve tanım alanları yer alır. Yeni bir termin tipi
tanımlamak için ekranın üzerindeki butonuna basılarak giriş
yapılabilir. Mevcut bir termin tipini silmek için ilgili satır seçilerek
butonuna basılmalıdır

440
VI.5.Sözleşmeler
Sözleşme, tedarikçiler ile yapılan uzun dönemli malzeme/hizmet alımı
antlaşmalarının sisteme yansıtılması için kullanılan belge tipidir.
Gerek terminoloji ve gerekse mantık karmaşasından dolayı SAP-ERP
sisteminde sözleşme ve satınalma siparişi belgeleri sıklıkla birbiri ile
karıştırılmaktadır. İşletmeler tarafından yapılan alımların büyük bir
kısmında satıcı ile herhangi bir sözleşme imzalanmadan (satınalma
siparişi ile) alım gerçekleştirilir. Ancak şu nokta unutulmamalıdır ki
satınalma siparişi de aslında satıcı ile yaptığınız bir antlaşmanın
sonucunda üretilmiş olan resmi bir dokümandır. SAS üzerindeki fiyatlar,
teslimat koşulları ve diğer koşullar da sözleşme gibi bağlayıcıdır. Dolayısı
ile satınalma siparişi aslında bir nevi sözleşmedir.
Kullanım amacı ve kapsadığı veriler birbirine çok yakın olduğu için SAP-
ERP sistemi kullanan çoğu işletme sistem üzerinde yer almasına rağmen
‘Sözleşme’ belgesini kullanmamakta sözleşme ile ilgili işlemlerini de
‘Satınalma Siparişi’ ile halletmektedir. (Teknik ve fonksiyonel açıdan bu
şekildeki kullanımın bir sıkıntısı yoktur).
Bütün bunlara ek olarak şunu vurgulamakta yarar vardır. Satınalma
siparişinin yetmeyip sözleşmenin kullanılması gerektiği bazı durumlar da
vardır. Ancak bu durumlar çoğu işletmenin satınalma işlemlerinde
karşılaştığı durumlar değildir. Özellikle kapsamı, teslimat terminleri veya
malzeme/hizmet detayı net olmayan bir satınalma antlaşması yapılacaksa
bu durumda SAS belgesi kullanılamaz ve bunun için SAP-ERP sistemi
üzerinde sözleşme yaratılması gerekir. Bu durumu iki örnekle
açıklayalım.
Örnek-1: Vida, cıvata, somun, vb. parçalar üreten bir satıcı ile gelecek
sene için satınalma antlaşması yapmak istiyorsunuz. Satıcı ile yaptığınız
antlaşmada gelecek sene için toplamda 1.000.000 TL’lik (vida, cıvata ve
somun) malzemesi alacağınızı taahhüt ediyorsunuz. İhtiyacınız olduğu
zaman almak istediğiniz malzeme listesini satıcıya detaylı olarak fax
çekeceğinizi ve firmanın bildirim tarihinden sonraki 10 gün içerisinde
malzemeleri faturası ile birlikte firmanıza teslim etmesini istiyorsunuz.
Satıcınız bu şartları kabul ediyor ve bu şartlarda ilgili malzemeler için
%40 indirim yapacağını söylüyor. Siz de satıcı ile bu kapsamda bir
‘çerçeve sözleşme’ imzalıyorsunuz.
Bu örnekte görüldüğü gibi satıcınız ile bir sözleşme yaptınız. Bu sözleşme
de satın alınacak olan malzeme ve teslim bilgisi net olarak belli değil.

441
Sadece önümüzdeki 1 yıl içerisinde satıcıdan 1.000.000 TL’lik malzeme
alımı yapmayı taahhüt ettiniz. Satıcınız için bu antlaşma gelecek sene için
en az 1 milyon TL’lik garanti bir satış anlamına geliyor. Dolayısı ile o
mutlu. İşletmeniz ise bu şekilde uzun vadeli bir antlaşma imzalayarak
%40 indirim aldı. Dolayısı ile sizde mutlusunuz. Şimdi tek yapmanız
gereken şey bu antlaşmanızı sisteminize yansıtmak. İşte bu gibi
durumlarda SAP-ERP sisteminde sözleşme yaratmanız gerekli. Zira
malzeme ve teslimat bilgileri net değil. Sözleşme için net olan bilgiler
Mal Grubu, sözleşme başlangıç, bitiş tarihi, toplam sözleşme bedeli. Bu
bilgiler ile sistemde SAS yaratılamaz ama sözleşme dokümanı
yaratılabilir. Bu noktada şunu da unutmamak gerekir ki her ne kadar
sözleşme de netlik yok ise de malzemeye gerçekten ihtiyaç duyduğunuz
zaman malzeme, miktar ve teslimat tarihi detaylarını tedarikçi firmaya
bildirmelisiniz (satıcıya göndereceğiniz fax belgesinin içeriği). Aynı
zamanda bu bilgileri sisteminize de yansıtmanız gerekiyor. İşte bu
aşamada SAP-ERP sisteminde ‘Sözleşmeye referansla’ SAS yaratmanız
gerekiyor. Dolayısı ile sistemde yaratılan sözleşme belgesine istinaden
mutlaka SAS yaratmanızda gerekiyor.
Örnek-2: Vida, cıvata, somun, vb. parçalar üreten bir satıcı ile gelecek
sene için antlaşma yapmak istiyorsunuz. Satıcı ile yaptığınız antlaşmada
her ayın birinde teslim edilmek üzere 200 KG sekizlik somun, 100 KG
sekizlik cıvata ve 100 KG sekizlik yıldız vida almak istediğinizi
söylüyorsunuz. Satıcınız bir hesap yapıyor ve bu alımların normalde
1.300.000 TL tuttuğunu ancak size indirim yaparak 1.000.000 TL’ye
verebileceğini söylüyor. Sizde tamam diyerek satıcı ile sözleşme
imzalıyorsunuz.
Bu örnekte de satıcınızla önümüzdeki bir yılı kapsayan bir sözleşme
yaptınız. Bu sözleşmede diğerinden farklı olarak malzeme ve teslimat
detayları var. Bu sözleşmeyi sisteme yansıtmak için iki yolunuz var.
Birincisi tüm bu detayları içerecek şekilde sistemde sözleşme belgesi
yaratmak. İkincisi yol ise tüm detayları içerecek şekilde sistemde
satınalma siparişi yaratmak.
Sistem açısından iki yönteminde kullanılmasında bir sakınca yoktur.
Ancak birinci yöntem tercih edilip sözleşme yaratıldığı takdirde bu
sözleşmeye istinaden (malzeme ve teslimatlar netleştiği zaman) SAS
yaratılması da gerekir. Dolayısı ile birinci yöntemde önce sözleşme
sonrasında ise SAS yaratılması gerektiğinden sistem üzerinde iki işlem
yapılması gerekir. Oysa ikinci yöntem kullanıldığında sadece SAS
yaratılması yeterli olacaktır.

442
Bu örneklerle sözleşme belgesinin hangi durumlarda kullanılabileceğini
açıklamaya çalıştık. Şimdi SAP-ERP sistemi sözleşme ekranları
üzerinden sözleşme belgesinin kullanımını inceleyelim.
VI.5.1 Sözleşme ekranları
Sözleşme işlemlerine aşağıdaki menü üzerinden ulaşılmaktadır.

ŞEKİL VI.5.1 – 1 - Sözleşme menü adımı

Yeni bir sözleşme yaratmak için ME31K, yaratılan bir sözleşme üzerinde
değişiklik yapmak için ME32K ve görüntülemek için ME33K işlem kodu
kullanılır.
Sözleşme ekranlarını incelemek için ME31K işlem kodu ile sistem
üzerinde yeni bir sözleşme yaratalım. Bu işlem kodu girildiği zaman
aşağıdaki ‘Sözleşme Yarat-Başlangıç’ ekranı açılır.

443
 ŞEKİL VI.5.1 – 2 - Sözleşme yaratma başlangıç ekranı

Bu ekrandan sözleşmeye ait olan genel bilgiler girilmektedir. Satıcı

alanına sözleşme imzalanacak olan satıcının kodu girilmelidir. Satıcı kodu
bilinmiyorsa arama yardımı kullanılabilir. Sözleşme Türü alanına
sözleşme için belge türü girilir. Tıpkı satınalma talebi, teklif ve satınalma
siparişi belgelerinde olduğu gibi sözleşme içinde belge türü sistemde yer
almaktadır. Sözleşme ile ilgili uyarlamaların çoğu belge türüne bağlı
olarak yapılır. Uyarlama adımları kullanılarak yeni sözleşme belge türleri
tanımlamak ve belge türü bazında aşağıdaki uyarlamaları yapmak
mümkündür.
- Numara alanlarının tanımlanması (belge türü bazında ayrı numara
aralıkları kullanılabilir)
- Sözleşme üzerinde yer alan veri alanlarının zorunluluklarının
belirlenmesi (Ekrandaki veri alanlarının zorunlu olması, isteğe bağlı
girilmesi veya görüntü olarak gelmesi belge türü bazında
uyarlanabilir)
- Kullanıcı yetkilendirmesi (belge türü bazında kullanıcı
yetkilendirmesi yapılabilir)

444
 - Hesap tayin tipi ve kalem tipi kullanımının belirlenmesi (belge türü
bazında kullanılabilecek hesap tayin tipleri ve kalem tipleri
kısıtlanabilir)
Standart sistem ile birlikte “MK-Miktar Sözleşmesi” ve ‘WK-Değer
Sözleşmesi’ belge türleri ön tanımlı olarak gelmektedir. İşletmenin
ihtiyaçlarını karşılamak için gerekli ise yeni belge türleri tanımlanabilir,
mevcut belge türlerinin özellikleri değiştirilebilir veya mevcut belge türü
silinerek sistemden kaldırılabilir.
 Yukarıda sözleşme kısmında anlattığımız örnek-1 ‘WK-Değer
Sözleşmesi’ kapsamına girmektedir. Zira sözleşme kapsamında
yapılacak alımın toplam değeri bilinmekte ancak miktar ve malzeme
bilinmemektedir. Eğer satıcı ile gelecek iki sene içerisinde toplamda
2000 PC alamı için sözleşme yapsaydınız ve bu sözleşme de PC’ler
için fiyatı her siparişte satıcı ile ayrı ayrı belirleyeceğinizi
söyleseydiniz yaptığınız bu sözleşme ‘MK-Miktar Sözleşmesi’
kapsamına girecekti. Zira toplam zamanda yapılacak olan toplam alım
miktarı belli olmasına rağmen toplam değer sözleşme de yer
almayacaktı. Sözleşmenin sıklıkla kullanılması gereken bu iki durumu
karşılamak için SAP-ERP sisteminde ön tanımlı olarak bu iki belge
türü gelmektedir.
Sözleşme Tarihi alanına sözleşmenin yaratma tarihi girilir. Günün tarihi
varsayılan değer olarak gelir. Kullanıcı isterse bu bilgiyi değiştirebilir.
(Bu tarih belgenin yaratıldığı tarihtir. Sözleşme başlangıç tarihi ile
karıştırılmamalıdır.)
Sözleşme alanı yaratılacak olan sözleşme belgesine verilen numaradır.
Sözleşmeler bu numara ile sistemde takip edilir. Sözleşmeye dâhili
ve/veya harici numara vermek olanaklıdır. Sözleşmenin dâhili ve/veya
harici numara alma durumu ve ilgili numara aralıkları belge türü bazında
uyarlanır. Eğer sözleşme için dâhili numaralandırma kullanılıyorsa
yaratma aşamasında bu alan boş bırakılır. Kaydetme işleminde sistem
ilgili numara aralığından aldığı numarayı otomatik olarak belgeye atar.
Eğer harici numara aralığı kullanılıyorsa yaratma aşamasında bu alana
sözleşme numarası girilmelidir.
kısmında sözleşmeden sorumlu satınalma organizasyonu ve
satınalma grubu bilgileri girilir.
Ekranın altındaki kısmına ise sözleşme kalemlerinde
yer alacak olan veriler için varsayılan değerler girilebilir. Buraya girilen
değerler ‘Sözleşme – Kalemlere Toplu Bakış’ ekranında yer alan her bir
sözleşme kalemine varsayılan değer olarak kopyalanır. Örneğin burada

445
üretim yeri alanına değer girerseniz tüm sözleşme kalemlerinde bu değer
otomatik olarak gelir.
İlgili bilgiler girildikten sonra ‘enter’ tuşuna basılır. Sistem sözleşme
başlık bilgilerinin girileceği aşağıdaki ekranı açar.
Başlık verileri ekranı
Bu ekrandan sözleşmeye ait başlık bilgileri yer alır.

ŞEKİL VI.5.1 – 3 - Sözleşme yaratma başlık ekranı

Gçr.Sü.Bşl. alanına sözleşme için sözleşme başlangıç tarihi bilgisi girilir.

Bütün sözleşmeler için sözleşme geçerlilik süresi önemlidir. Geçerlilik
süresi bu alana girilmiş olan tarihte başlayacaktır.
Geçerlilik Sonu alanına ise sözleşme için sözleşme bitiş tarihi girilir.
Geçerlilik süresi bitişi sözleşmenin bittiği tarihtir.
Hdf.Değer alanına sözleşme için satıcı ile anlaşılan toplam değer bilgisi
girilir. Bu alan ‘WK-Değer Sözleşmesi’ belge türünde zorunludur. (Alan
zorunluluklarının belge türü bazında uyarlanabilir olduğu

446
unutulmamalıdır.) Para Birimi alanı hedef değer alanının hemen yanında
yer alır. Sözleşme için para birimini gösterir. Sistem satıcı ana verisindeki
para birimini varsayılan değer olarak bu alana getirir. Ancak kullanıcı
manuel olarak değiştirebilir.
Döviz Kuru alanına para birimine bağlı olarak döviz kuru bilgisi gelir.
Eğer şirket kodu para birimi ile belgedeki para birimi aynı ise bu alana
1,00000 gelir. Eğer farklı ise sistem o günkü döviz kurunu (eğer sisteme
girilmişse) bu alana getirir. Eğer girilen para birimi için döviz kuru
tanımlı değil ise bu alana el ile giriş yapılması gerekir. Sistem tarafından
bulunan döviz kuru kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Örneğin: Sistemde
tanımlı olan döviz kuru o gün için 1.81 TL olabilir. Ancak satıcı ile
yaptığınız anlaşmada döviz kurunu 1.76 olarak belirlemiş olabilirsiniz.
Sabit kur alanı tıklanmış ise sistem bu sözleşme için döviz kurunu
sabitlemiş olur. Yani mal girişi ve fatura işlemleri aşamasında da sistem
aynı kur oranını kullanarak işlem yapar. Eğer bu alan tıklanmamış ise
sistem kuru sabitlemez. Mal girişi ve fatura girişi aşamasında da ilgili
giriş tarihlerindeki kurları esas alır.
Ödeme koşulu alanına satıcı ile anlaşılan ödeme koşulu girilir. Tanımlı
ödeme koşulları arama yardımı ile listelenebilir.
Ekranın altındaki kısmına sözleşme için referans bilgiler
girilir.
İlgili bilgiler girilip ‘enter’ tuşuna basıldığında sistem sözleşme
kalemlerinin girileceği ‘kalemlere toplu bakış’ ekranını açar.

447
Kalemlere toplu bakış ekranı
Bu ekrandan sözleşmeye ait kalem bilgileri girilmektedir.

ŞEKİL VI.5.1 – 4 - Sözleşme yaratma kalemlere toplu bakış ekranı

Kalemlere toplu bakış ekranından sözleşmede yer alması gereken tüm

malzeme/hizmet kalemleri liste halinde girilebilir. Malzeme kodu, hedef
miktar (sözleşme miktarı) net fiyat ve fiyat birimi bilgileri bu ekrandan
girilir.
Eğer alınacak olan malzeme/hizmet kesin olarak belirlenmemiş ve ‘Değer
sözleşmesi’ veya ‘miktar sözleşmesi’ kapsamında genel bir sözleşme
yapılmak isteniyorsa o zaman satırda yer alan K-Kalem Tipi alanına ‘M-
Tanınmayan malzeme’ veya ‘Z-Mal Grubu’ şeklinde giriş yapılmalıdır.
Kalem tipi bu şekilde seçildiği zaman sistem sadece ‘Kısa Metin’ alanına
sözleşmeyi tanımlayan bir giriş yapmanızı isteyecek, diğer bilgileri boş
geçmenize izin verecektir.
Kalemlere genel bakış ekranında yer alan herhangi bir kalem için detay
bilgi girilmek isteniyorsa ilgili kalem satırı çift tıklanmalıdır. Sistem
böylece aşağıdaki kalem ayrıntıları ekranını açar.

448
 ŞEKİL VI.5.1 – 5 - Sözleşme yaratma kalem ayrıntıları ekranı

Bu ekranda ilgili satır için detay bilgiler girildikten sonra ekranın

üzerindeki ‘geriye’ butonuna basılarak kalemlere toplu bakış ekranına
geri dönülür.
Sözleşme tipine göre kalem bilgileri girildikten sonra ekranın üzerindeki
‘Kaydet’ butonuna basılarak sözleşme sisteme kaydedilir.

449
VI.5.2 Sözleşme uyarlamaları
Sözleşme ile ilgili uyarlamalara aşağıdaki uyarlama adımından gidilir.

ŞEKİL VI.5.2 – 1 - Sözleşme uyarlama adımı

VI.5.2.1 Numara aralığı uyarlamaları

Sözleşme belgelerinde kullanılacak olan numara aralıkları uyarlamalarına,
yukarıdaki uyarlama menüsünden adımından gidilir. Bu
uyarlama adımı çift tıklandığında numara aralıklarının tanımlanması için
aşağıdaki ekran gelir.

450
 ŞEKİL VI.5.2.1 – 1 - Sözleşme numara aralığı tanımlama

Numara aralığı uyarlama ekranları SAT numara aralığı uyarlamaları ile

aynıdır. Bu sebeple burada bu uyarlama yeniden anlatılmayacaktır. Detayı
için VI.1.2.1 kısmı incelenmelidir.
Uygulama: Sözleşmelerde kullanılmak üzere Z2 numara aralığını
tanımlayınız. Numara aralığı için alt sınırı A0000000 ve üst sınırı
AZZZZZZZZ yapınız. Numara aralığını harici verilecek şekilde
tanımlayınız.
VI.5.2.2 Belge türü uyarlamaları
Bu uyarlama adımıyla sözleşmeler için belge türleri tanımlanır.
Uyarlamaya yukarıdaki uyarlama kısmından adımıyla
gidilir. Bu uyarlama adımı çift tıklandığında sistemde mevcut sözleşme
belge türlerinin yer aldığı aşağıdaki liste ekranı açılır.

ŞEKİL VI.5.2.2 – 1 - Sözleşme belge türü uyarlamaları

Sözleşme belge türü uyarlaması ekranları teklif belge türü uyarlama

ekranları ile aynıdır. Bu sebeple burada bu uyarlama yeniden
anlatılmayacaktır. Detayı için VI.3.4.2 kısmı incelenmelidir.

451
VI.5.2.3 Belge düzeyinde ekran düzeni tanımlanması
Sözleşmelerde yer alacak olan veri alanlarının ve bu veri alanlarının
durumlarının belirlenmesi uyarlama menüsündeki
adımından yapılır. Bu adım çift tıklandığında
ekran durum gruplarının listelendiği aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.5.2.3 – 1 - Sözleşme ekran düzeni tanımlama ekranı

Sözleşme için ekran düzeni uyarlamaları teklif için ekran düzeni

uyarlamaları adımındaki ekranlar kullanılarak yapılır. Sadece ekran
grupları ve bu gruplar altında yer alan alanlar farklıdır. Bu sebeple burada
bu uyarlama yeniden anlatılmayacaktır. Detayı için VI.3.4.3 kısmı
incelenmelidir.
VI.5.2.4 Metin tiplerinin tanımlanması
Sözleşme belgelerinde yer alacak olan başlık ve kalem metinlerinin
belirlenmesi uyarlama menüsündeki kısmından
yapılır. Bu adımın altında başlık ve kalem metni türlerinin tanımlanması
ile bu metin türlerinin kopyalama kurallarının belirlenmesi için ayrı
adımlar vardır.

452
Bu adımların uyarlaması SAS metin türleri uyarlaması ile aynı adımları
içermektedir. Bu sebeple burada bu uyarlama yeniden anlatılmayacaktır.
Detayı için VI.4.2.6 kısmı incelenmelidir.

453
VI.6. Satınalma Bilgi Kaydı
SAP-ERP sisteminde tutulan ana verilerden bir tanesi de satınalma bilgi
kaydı verisidir. Malzeme ana verisinde malzemeye ait özellikler yer
almaktadır. Satıcı ana verisinde ise satıcıya ait özellikler yer almaktadır.
Satınalma bilgi kaydında ise bir malzeme için satıcıya özel bilgiler
(koşullar) tutulmaktadır.
Satınalma bilgi kaydında Malzeme+Satıcı ikilisi bazında son satınalma
bilgileri (son satınalma tarihi, son SAS numarası, son satınalma birim
fiyatı, koşullar (indirimler, promosyonlar), planlanan teslimat süresi, ihtar
süreleri, SAS ölçü birimi ve dönüştürme faktörü v.b.) bilgiler
tutulmaktadır.
Satınalma bilgi kaydında yer alan bazı bilgiler malzeme ana verisinde,
bazı bilgiler ise satıcı ana verisinde yer almaktadır. Bu tip bilgiler için
satınalma işlemlerinde öncelikle satınalma bilgi kaydında ki veri dikkate
alınır. Diğer süreçlerde ise ilgili ana verideki bilgiler dikkate alınır. Buna
en güzel örnek ‘Planlanan teslimat süresi’ bilgisidir. Bu bilgi hem
malzeme ana verisinde, hem satıcı ana verisinde hem de satınalma bilgi
kaydında yer alan bir bilgidir. AAA malzemesi, CEYLANLAR A.Ş. ve
FATİH TİCARET A.Ş. için Planlanan Teslimat Süresine ait şu veri
kayıtları sistemde mevcuttur.
Veri Kaynağı Planlanan Teslimat
Süresi
Malzeme ana verisi (AAA malzemesi) 30 GÜN
Satıcı ana verisi (CEYLANLAR A.Ş) 20 GÜN
Satıcı ana verisi (FATİH TİCARET A.Ş.) 35 GÜN
Bilgi Kaydı ( AAA + CEYLANLAR A.Ş) 15 GÜN
Bilgi Kaydı ( AAA + FATİH TİCARET 25 GÜN
A.Ş.)

Malzeme ana verisindeki planlanan teslimat süresi: AAA malzemesi için

(daha önceden alım yapılmış olan tüm satıcılar ve teslimatlar dikkate
alınarak oluşturulmuş) ortalama teslimat süresidir.

454
Satıcı ana verisindeki planlanan teslimat süresi: İlgili satıcı için (sadece
AAA malzemesi değil satıcıdan alınan tüm malzemeler dikkate alınarak
oluşturulmuş) ortalama teslimat süresidir.
Bilgi Kaydındaki planlanan teslimat süresi: İlgili satıcı ve AAA
malzemesi için ortalama teslimat süresidir.
Sistemin planlanan teslimat süresini hangi işlemlerde nasıl kullandığını
örnekleyecek olursak.
- AAA malzemesi için CEYLANLAR A.Ş’den yapılacak olan satın
alma işlemlerinde planlanan teslimat süresi 15 gün (bilgi kaydından
devralır) olarak devralınır,
- AAA malzemesi için FATİH TİCARET A.Ş’den yapılacak olan satın
alma işlemlerinde planlanan teslimat süresi 25 gün (bilgi kaydından
devralır) olarak devralınır,
- AAA malzemesi için Malzeme ihtiyaç planlaması işleminde
planlanan teslimat süresi 30 gün (ihtiyaç planlaması aşamasında satın
almanın hangi firmadan yapılacağı belirli olmadığından malzeme ana
verisindeki bilgi esas alınır) olarak alınır
- Satıcı değerlendirme işlemlerinde ise planlanan teslimat süresi
CEYLANLAR A.Ş için 20, FATİH TİCARET A.Ş. içinse 35 gün
(satıcı bazlı işlemlerde satıcı ana verisi esas alınır) olarak alınır.
SAP-ERP sisteminde satınalma bilgi kaydı manuel olarak yaratılabileceği
gibi ilgili malzeme için satıcıya ilk satınalma siparişi açıldığında sistem
tarafınan otomatik olarak da yaratılır.
Satınalma bilgi kaydı verisinde de tıpkı satıcı ve malzeme ana verilerinde
olduğu gibi bazı bilgiler genel (satıcı+malzeme bazında) bazı bilgiler ise
organizasyon nesnesine bağlı olarak tutulmaktadır. Satınalma bilgi
kaydında satınalma organizasyonu ve üretim yeri bazında düzeyinde
veriler de tutulmaktadır.

455
VI.6.1 Satınalma bilgi kaydı ekranları
Satınalma bilgi kaydı işlemlerine aşağıdaki menü üzerinden
ulaşılmaktadır.

ŞEKİL VI.6.1 – 1 - Satınalma bilgi kaydı menü adımı

Satınalma bilgi kaydı yaratmak için ME11, yaratılan bir bilgi kaydı
üzerinde değişiklik yapmak için ME12 ve yaratılan bir bilgi kaydını
görüntülemek için ME13 işlem kodu kullanılır.
Satınalma bilgi kaydı ekranlarını incelemek için ME11 işlem kodu ile
sistem üzerinde yeni bir bilgi kaydı yaratalım. Bu işlem kodu girildiğinde
sistem aşağıdaki ekranı açar.

456
 ŞEKİL VI.6.1 – 2 - Satınalma bilgi kaydı giriş ekranı

Bu ekranda yaratılacak olan bilgi kaydı için genel veriler girilir. Satıcı
alanına bilgi kaydı yaratılacak olan satıcının kodu, Malzeme alanına ise
bilgi kaydı yaratılacak olan malzemenin kodu girilir. SA org. alanına bilgi
kaydının yaratılacağı satınalma organizasyonu girilebilir (Eğer bu alana
giriş yapılmaz ise bilgi kaydı için satınalma organizasyonuna özel
verilerin girildiği ekranlar gelmez). Üretim Yeri alanına ise bilgi kaydının
yaratılacağı üretim yeri bilgisi girilebilir (Eğer bu alana giriş yapılmaz ise
bilgi kaydı için üretim yerine özel verilerin girildiği ekranlar gelmez.)
kısmında standart alanı seçilmelidir.
İlgili veri girişleri yapıldıktan sonra ‘enter’ tuşuna basılır. Sistem bilgi
kaydı için ‘genel veriler’ ekranını açar.

457
Genel veriler ekranı
Bu ekranda yaratılacak olan bilgi kaydı için genel veriler girilir.

ŞEKİL VI.6.1 – 3 - Satınalma bilgi kaydı genel veriler ekranı

Ekranın üst kısmında yer alana malzeme ve satıcı bilgileri ilk ekrandan
getirilmiş olup kullanıcı tarafından değiştirilemez.
İhtar süreleri (1, 2, 3.ihtar) , satınalma ölçü birimi ve dönüştürme faktörü,
değişken satınalma ölçü birimi kullanılıp kullanılamayacağı, satıcı
malzeme numarası, v.b. satınalma ilişkili bilgiler bu ekrandan girilebilir.
İlgili bilgiler girildikten sonra ‘enter’ tuşuna veya ekranın üzerindeki
butonuna basılarak satınalma organizasyonu verileri giriş
ekranına geçilir.

458
Satınalma organizasyonu verileri ekranı
Bu ekranda yaratılacak olan bilgi kaydı için satınalma organizasyonuna
ait bilgiler girilir.

ŞEKİL VI.6.1 – 4 - Satınalma bilgi kaydı SA Org. verileri ekranı

Ekranın üst kısmındaki malzeme, satıcı, satınalma organizasyonu ve

üretim yeri bilgileri görüntü olarak gelir. Kullanıcı değiştiremez.
Planlanan teslimat süresi, satınalma grubu, vergi göstergesi, malzeme
birim fiyatı, incoterms, v.b. satınalma ilişkili bilgiler bu ekrandan
girilebilir.
İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki butonuna
basılarak koşullar ekranına geçilebilir.

459
Koşullar ekranı
Bu ekranda satıcı ve malzeme için fiyat koşulları girilebilir.

ŞEKİL VI.6.1 – 5 - Satınalma bilgi kaydı koşullar ekranı

Koşul ekranının ilk satırında ‘PB00- Brüt fiyat’ yazan koşul satırı vardır.
Bu satıra malzeme için satıcının verdiği birim fiyat girilebilir. Koşul
listesine birim fiyat haricinde de eğer başka koşul ya da koşullar varsa
girilebilir. Örneğin ‘RA01-Brüt indirim%’ koşulu girilerek satıcının
malzeme için uygulayacağı indirimler oransal olarak buraya girilebilir.
Koşullar sekmesine girilen fiyat koşulları sonraki satınalma işlemlerinde
(bu firmadan yapılan bu malzemeye ait alımlar için) buradan devralınarak
kullanılır.
İlgili bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘geriye’ butonuna
basılarak satınalma bilgi kaydı genel ekranına dönülür.
Bilgi kaydı için gerekli tüm bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki
‘kaydet’ butonuna basılarak bilgi kaydı sisteme kaydedilir.

460
VI.6.2 Satınalma bilgi kaydı uyarlamaları
Satınalma bilgi kaydı ile ilgili uyarlamalara aşağıdaki uyarlama
menüsünden gidilir.

ŞEKİL VI.6.2 – 1 - Bilgi kaydı uyarlama adımı

VI.6.2.1 Numara aralığı uyarlamaları

Satınalma bilgi kaydı için kullanılacak olan numara aralıkları
uyarlamalarına, yukarıdaki uyarlama menüsünden
adımı seçilerek gidilir. Uyarlama adımı çift tıklandığında numara
aralıklarının tanımlanması için aşağıdaki ekran gelir.

ŞEKİL VI.6.2.1 – 1 - Bilgi kaydı numara aralığı tanımlama

461
Numara aralığı uyarlama ekranları teklif talebi numara aralığı uyarlama
ekranları ile aynıdır. Bu sebeple burada bu uyarlama yeniden
anlatılmayacaktır. Bu uyarlamanın detayı için VI.3.4.1 kısmı
incelenmelidir.
VI.6.2.2 Ekran düzeninin tanımlanması
Satınalma bilgi kaydı ekranlarında yer alacak olan veri alanlarının ve bu
veri alanlarının durumlarının belirlenmesi yukarıdaki uyarlama
menüsündeki adımından yapılır.
Bilgi kaydı için ekran düzeni uyarlamaları teklif için ekran düzeni
uyarlamaları adımındaki ekranlar kullanılarak yapılır. Sadece ekran
grupları ve bu gruplar altında yer alan alanlar farklıdır. Bu sebeple burada
bu uyarlama yeniden anlatılmayacaktır. Detayı için VI.3.4.3 kısmı
incelenmelidir.

462
VI.7. Satıcı Değerlendirme İşlemleri
Sistemde tanımlı olan bir satıcı için çeşitli ölçütler kullanılarak satıcı
değerlendirmesi yapılabilmektedir. Satıcı değerlendirmesi, belirlenen
ölçütler ve bu ölçütler için verilmiş olan ağırlıklara göre satıcıdan
yapılmış olan (geçmiş) alımların sistem tarafından değerlendirilmesi ve
satıcıya puan verilmesi işlemidir.
Teslimat, kalite ve fiyat ölçütleri satıcı değerlendirmesinde çoğu işletme
tarafından kullanılan ve SAP-ERP sistemi ile birlikte ön uyarlama olarak
gelen ölçütlerdir. SAP-ERP sisteminde bu ölçütlerinin her birisi için alt
ölçütler de tanımlanabilmekte ve bu alt ölçütler bazında da değerlendirme
sonucu alınabilmektedir. Mesela teslimat ölçütüne ‘Teslimat tarihine
uygunluk’ ve ‘teslimat miktarına uygunluk’ gibi iki alt ölçüt tanımlanıp
değerlendirme bu detayda yapılabilir.
Satıcı değerlendirmesinde kullanılan ve sistemde ön tanımlı olarak gelen
yukarıdaki ölçütler için sistem tarafından otomatik olarak değerlendirme
yapılabilmektedir. Uyarlama ile eklenen yeni ölçütler için değerlendirme
puanı manuel olarak girilebilir veya kullanıcı çıkışları kullanılarak
onlarında otomatik olarak hesaplanması sağlanabilir.
Satıcı değerlendirme işlemleri satınalma organizasyonu bazında yapılır.
Aynı satıcı için farklı satınalma organizasyonlarında farklı değerlendirme
sonuçları olabilir.

463
VI.7.1. Satıcı değerlendirme ekranları
Satıcı değerlendirmesi işlemlerine aşağıdaki menü adımından ulaşılır.

ŞEKİL VI.7.1 – 1 - Satıcı değerlendirme menü adımı

SAP-ERP sisteminde bir satıcı için satıcı değerlendirmesi yapılmak

isteniyorsa öncelikle bu satıcı için satıcı değerlendirmesi yapılacağının
sisteme girilmesi (bakımının yapılması) gerekir.
VI.7.1.1. Satıcı değerlendirmesi bakımının yapılması
Satıcının değerlendirme kapsamına alınması ME61 işlem kodu ile
yapılmaktadır. Yukarıdaki işlem menüsünden adımıyla bu
tanımlamaya ulaşılır. Bu adım çift tıklandığında sistem aşağıdaki satıcı
değerlendirmesi bakımı ekranını açar.

ŞEKİL VI.7.1.1 – 1 - Satıcı değerlendirme bakımı ekranı

464
Bu ekranda satıcı değerlendirmesi yapılacak olan SA organizasyonu ve
satıcı kodu girilir ve daha sonra ‘enter’ tuşuna basılır. Sistem
değerlendirme tanımlamasının yapılacağı aşağıdaki ana ölçütler ekranını
açar.

ŞEKİL VI.7.1.1 – 2 - Satıcı değerlendirme ana ölçütler ekranı

Bu ekranda satıcı değerlendirmesi için ölçütler yer almaktadır.

kısmında yer alan Ağrl.anahtarı alanı zorunlu bir
alandır. Sistem ölçütler için ortalama puanı alırken seçilen ağırlık
anahtarına göre hesaplama yapar. Ağırlık anahtarları uyarlanabilmekte
olup ilgili uyarlamalar VI.7.2.1. kısmında anlatılmıştır. Tanımlı olan
ağırlık anahtarları arama yardımı ile listelenebilir. Toplam puan alanında
ilgili satıcının önceden yapılan değerlendirme sonucuna göre toplam puan
bilgisi yer alır. Eğer bu kısımda yer alan silme göstergesi alanı tıklanırsa
ilgili değerlendirme için silme işlemi yapılmış olur.
kısmında ise ana ölçütler alt alta yer almaktadır.
Otomatik olarak hesaplanacak olan ana ölçütler için puan kısmı kapalı
olarak gelirken manuel olarak girilecek ölçütler için bu alan açık olarak
gelir.

465
Ana ölçütlere bağlı alt ölçütlere ulaşmak içinse ilgili ana ölçüt satırı çift
tıklanır. Sistem ilgili ana ölçüt için aşağıdaki detay ölçütler ekranını açar.

ŞEKİL VI.7.1.1 – 3 - Satıcı değerlendirme alt ölçütler ekranı

Alt ölçüt ekranından ‘geriye’ butonuna basılarak bir önceki ekrana

dönülür. İlgili bilgiler girildikten sonra ‘kaydet’ butonuna basılarak
ilgili satıcı için değerlendirme bilgisi kaydedilir.
VI.7.1.2. Otomatik yeniden değerlendirme
Değerlendirme kapsamına alınan satıcı için otomatik olarak sistem
tarafından değerlendirilecek ölçütlerin doldurulması amacıyla ‘Otomatik
Yeniden Değerleme’ işlemi yapılmalıdır. Bu işlemi yapmak için yukarıda
anlatılan ME61 işlem koduna tekrar girilir. Şekil VI.7.1.1–1’de ki
ekrandan ilgili satıcı ve satınalma organizasyonu kodu girildikten sonra
enter tuşuna basılarak ana ölçütler ekranına geçilir. Ana ölçütler ekranında
ise işlem menüsünden aşağıdaki adım seçilerek sistemin otomatik
değerlendirme yapması sağlanır.

466
ŞEKİL VI.7.1.2 – 1 - Satıcı değerlendirme otomatik değerlendirme ekranı

Değerlendirme işlemi bittikten sonra sistem ana ölçütler kısmındaki

değerlendirme sonuçlarını günceller. Değerlendirme sonucunun
kullanılabilmesi için bu ekrandan çıkmadan önce mutlaka ekranın
üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basmanız gerekir.
VI.7.1.3. Değerlendirme sonuçlarının karşılaştırılması
Değerlendirmesi yapılan satıcıların değerlendirme sonuçlarını görmek ve
karşılaştırmak için yukarıdaki menüden adımı
seçilmelidir. Bu adım çift tıklandığında sistem listeleme raporu için seçim
ekranını açar.

ŞEKİL VI.7.1.3 – 1 - Satıcı değerlendirme karşılaştırma seçim ekranı

467
Bu ekranda satınalma organizasyonu girildikten sonra satıcı kodu veya
satıcı sınıfı bilgisinden bir tanesi mutlaka girilmelidir (sistemdeki tüm
satıcılar için liste alınması öngörülmediğinden satıcı sınıfı veya satıcı
aralığı girilmesi istenmektedir.)
İlgili bilgiler girilip ‘yürüt’ butonuna basıldığında sistem seçilen
satıcıların değerlendirme sonuçlarını liste halinde getirir.

ŞEKİL VI.7.1.3 – 2 - Satıcı değerlendirme karşılaştırma raporu

Raporda seçilen kriterlere göre satıcılar ve onların satıcı değerlendirme

sonuçları liste halinde görüntülenmektedir. Herhangi bir satıcı ile ilgili
detay değerlendirme sonucu görüntülenmek isteniyorsa satır çift
tıklanarak detayı görüntülenebilir. Rapor ekranından ‘geriye’ butonuna
basılarak çıkılır.

468
VI.7.2. Satıcı değerlendirmesi uyarlamaları
Satıcı değerlendirmesi ile ilgili uyarlamalara aşağıdaki uyarlama
adımından gidilir.

ŞEKİL VI.7.2 – 1 - Satıcı değerlendirme uyarlama adımı

VI.7.2.1 Ağırlıklandırma anahtarlarının tanımlanması

Satıcı değerlendirme işlemlerinde kullanılacak olan ağırlıklandırma
anahtarları yukarıdaki uyarlama menüsünden
adımı ile tanımlanır. Uyarlama adımı çift tıklandığında sistemde önceden
tanımlı olan ağırlıklandırma anahtarlarının yer aldığı aşağıdaki liste
ekranı gelir.

469
 ŞEKİL VI.7.2.1 – 1 - Satıcı değerlendirme ağırlık anahtarı uyarlaması

Yeni bir anahtar tanımlamak için ekranın üzerindeki butonuna

basılır. Ağırlıklandırma anahtarı için kod ve tanım bilgisi girilerek yeni
anahtar tanımlanmış olur.
Uygulama: Sisteme 88-Deneme anahtarını tanımlayınız.
VI.7.2.2 Ölçütlerin tanımlanması
Satıcı değerlendirme işlemlerinde kullanılacak olan ölçütler ve bu
ölçütlere bağlı alt ölçütler bu adımla tanımlanır. Bu uyarlamaya
yukarıdaki uyarlama menüsündeki adımından gidilir.
Uyarlama adımı çift tıklandığında sistemde tanımlı ölçütlerin listelendiği
aşağıdaki ekran gelir.

ŞEKİL VI.7.2.2 – 1 - Satıcı değerlendirme ölçütlerin tanımlanması

470
Ekranın sağ tarafında tanımlı ölçütler liste halinde yer alır. Ekranın sol
tarafından ise alt ölçütlere ulaşılabilmek için uyarlama ağacı yer
almaktadır.
Değerlendirme ölçütü için ‘ölçüt kodu’, ‘ölçüt tanımı’ ve ‘kısa metin’
girilerek tanımlama yapılır.
Mevcut olan bir ölçütün alt ölçüt bilgilerini düzenlemek için ise öncelikle
ekranın sağ tarafından ilgili ölçüt satırı seçilmeli ve daha sonra ekranın
sol tarafındaki uyarlama menüsünden adımı seçilmelidir. Alt
ölçütler adımı seçildiği zaman sistem seçilen ana ölçüt için alt ölçütleri
aşağıdaki şekilde açar.

ŞEKİL VI.7.2.2 – 2 - Satıcı değerlendirme alt ölçütlerin tanımlanması

Alt ölçüt tanımlama ekranı önemli bir ekrandır. Ölçütlerin sistem

tarafından otomatik hesaplanıp hesaplanmayacağı, eğer hesaplanacaksa
hangi parametreye göre hesaplanacağı bu adımla belirlenir. Alt ölçüt ve
Ölçüt tanımı alanlarının hemen yanında yer alan Klnc.Çkş. ve Belirleme
Ynt. alanları hesaplama yönteminin belirlenmesini sağlar.
Eğer değerlendirme hesaplamalarında SAP-ERP sistemi standart
hesaplamaları haricinde bir yöntem kullanılacaksa Klnc.Çkş. alanı
tıklanmalıdır. Bu alanın tıklandığı zaman ilgili derlendirme programı
içerisindeki kullanıcı çıkışına (user exit) kodlama yapılabilir.
Eğer değerlendirme hesaplamalarında SAP-ERP sisteminde tanımlı olan
standart hesaplama yöntemleri kullanılacaksa Belirleme Ynt. alanında
uygun olan değer seçilmelidir. Arama yardımı ile ilgili değerler
görüntülenebilir.

471
Eğer bu iki alanda boş bırakılmış ise sistem ilgili alt ölçüt için otomatik
hesaplama yapmayacak ve bu ölçütün değeri değerlendirme esnasında
kullanıcı tarafından manuel olarak girilecek demektir.
Uygulama: Sisteme 66-Kalite2 şeklinde yeni bir ölçüt tanımlayınız. Bu
ölçütün altına da 01-kalite1, 02-kalite2 ve 03-kalite3 alt ölçütlerini
tanımlayınız. Bu alt ölçütler belirleme yöntemi olarak 4’ü kullansın. 03
alt ölçütünü ise kullanıcı tarafından girilecek şekilde uyarlama yapınız.
VI.7.2.3 Satınalma organizasyonu verilerinin tanımlanması
Satıcı değerlendirmesi için ölçüt ağırlıklarının girilmesi ve ölçütler ile
ağırlık anahtarı arasındaki ilişkinin kurulması bu uyarlama adımı ile
yapılır. Bu ilişkiler satınalma organizasyonu bazında kurulur. Bu
uyarlamaya yukarıdaki uyarlama menüsündeki
adımından gidilir. Uyarlama adımı
çift tıklandığında aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.7.2.3 – 1 - Satıcı değerlendirme SA org. uyarlanması

Ekranın sol tarafında uyarlama ağacı, sağ tarafından ise daha önceden
uyarlaması yapılmış olan satınalma organizasyonları yer alır.
Ekranın sağ tarafında yer alan satınalma organizasyonuna ait uyarlama
detaylarına ulaşmak için ilgili satır seçilerek sol taraftaki uyarlama
ağacından yapılmak istenen uyarlama seçilir.

472
Ana ölçütlerin uyarlanması için satınalma organizasyonu satırı seçildikten
sonra uyarlama ağacındaki adımı çift tıklanmalıdır. Sistem
ekranın sağ tarafında ana ölçüt listesini aşağıdaki açar.

ŞEKİL VI.7.2.3 – 2 - Satıcı değerlendirme SA org. ana ölçütler ekranı

Bu ekranda ilgili SA organizasyonu için kullanılacak olan ana ölçütler

girilir. Ana ölçütün yanında yer alan manüel bakım sütunu ise ilgili ana
ölçütün nasıl değerlendirileceğini belirler. Eğer bu alan tıklanırsa ilgili
ölçüt için satıcı değerlendirme sonucunu kullanıcı manüel olarak girecek
demektir.
Ana ölçüte bağlı alt ölçütlerin uyarlanması içinse bu ekranda ilgili ana
ölçüt satırı seçilerek ekranın sol tarafındaki uyarlama menüsünden
adımı çift tıklanır. Sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.7.2.3 – 3 - Satıcı değerlendirme SA org. alt ölçütler ekranı

473
Bu ekranda ise ilgili alt ölçütün ağırlık bilgisi ve yine manüel bakım
durumu girilir. Burada görüldüğü gibi alt ölçütlere eşit ağırlık verilmek
isteniyorsa ağırlık bilgisi alanına 1 değeri girilebilir. Eğer farklı ağırlıklar
belirlenmek isteniyorsa buraya uygun değerler girilmelidir (bir alt ölçüte
3 diğerine 7 değerini girmek ağırlık olarak %30’a %70 yapmak demektir).
Satınalma organizasyonu bazında ana ölçütlerin ağırlıklandırması ise
ekranın sol tarafındaki adımından yapılır. Bu adım çift
tıklandığında sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL VI.7.2.3 – 4 - Satıcı değerlendirme SA org. ağırlıklandırma ekranı

Bu ekranın en sol tarafında yer alan ağırlık sütununa ilgili ana ölçüt için
ağırlık değeri girilir. Burada görüldüğü gibi alt ölçütlere eşit ağırlık
verilmek isteniyorsa ağırlık bilgisi alanına 1 değeri girilebilir. Eğer farklı
ağırlıklar belirlenmek isteniyorsa buraya uygun değerler girilmelidir
(Ölçütlere toplamı 10 ya da 100 olacak şekilde değerler girilerek oransal
ölçeklendirme yapılabilir).
Sistem tarafından otomatik olarak hesaplanacak ölçütlerin puanlamasının
nasıl yapılacağı ise yine bu ekrandaki adımından yapılır.
Bu adım çift tıklandığında sistem aşağıdaki ekranı açar.

474
ŞEKİL VI.7.2.3 – 5 - Satıcı değerlendirme SA org. otomatik ölçüt ekranı

Bu ekranın sağ tarafında otomatik ölçütler için yapılacak puanlama liste

şeklinde yer alır. Buradaki B sütununda ilgili otomatik ölçüt kodu yer alır.
Arama yardımı ile sistemde tanımlı olan ölçüt kodları listelenebilir. Metin
sütununda ise bu ölçüt kodunun tanım bilgisi yer almaktadır. Burada en
kritik bilgiler ise yüzde oranı ve puan sütunlarında yer alır. Zira sistem
otomatik hesaplamayı burada girilen kriterlere göre yapar. Yukarıdaki
ekranda zamanında teslimat ölçütü için % 1 sapma olduğunda puanın
90’a düşmesi şeklinde uyarlama yapılmıştır. Yani satıcı malzemeyi teslim
etmesi gereken süreden %1 saparak teslim ederse puanı 90 a düşecektir.
Eğer bu sapma %10 olursa puanı 80’e düşecektir.
İlgili uyarlamalar yapıldıktan sonra ‘kaydet’ butonuna basılarak
uyarlama işleminden çıkılır.

475
VI.8. Servis Satınalması
VI.8.1. Servis satınalması işlemleri
Firmaların işlerini yürütebilmesi için sadece malzemelere değil bunun
yanında bazı hizmetlere de ihtiyacı vardır. Örneğin çalışanların ulaşımını
sağlamak için ulaştırma hizmetine, çalışanların öğle yemeği ihtiyacını
karşılamak için hazır yemek hizmetine, işletmenin temizliğinin
sağlanması için temizlik hizmetine ve işletmede kullanılan cihazların
bakım/onarımları için bakım/onarım hizmetlerine ihtiyaç vardır.
İşletme tarafından yapılan servis satınalması işlemlerinin SAP-ERP
sistemi üzerinde takip edilmesi ve raporlanması malzeme satınalma
işlemleri ile benzer adımlar kullanılarak yapılmaktadır. Hizmet alımları
için satınalma ve faturalama işlemlerine ilgili kısımlarda değinildiğinden
burada tekrar anlatılmayacaktır.
Hizmet ve malzeme alımı işlemleri arasındaki iki temel fark vardır.
Birinci fark, malzeme alımlarında malzeme ana verisi kullanılırken
hizmet alımlarında hizmet(servis) ana verilerinin kullanılmasıdır. Servis
ana verilerinin tanımlanması işlemleri IV.6 kısmında açıklandığı için
burada tekrar anlatılmayacaktır. İkinci fark ise malzeme ve hizmetin
kabul/teslim alma işlemlerinde görülür. Malzemelerin teslim alınması
MIGO-Mal Girişi ekranları ile yapılmakta iken hizmetlerin teslim
alınması ML81N-Hizmet kabulü işlemleri ile yapılmaktadır.
VI.8.2. Hizmet kabulü işlemleri
Satınalınan bir hizmetin teslim alınan kısmının SAP-ERP sistemine
girilmesi ‘hizmet kabulü’ işlemi ile yapılmaktadır. Bir başka deyişle ‘hak
ediş’ bilgisinin sisteme girilmesi işlemine SAP-ERP sisteminde hizmet
kabulü denilmektedir. Sözleşme/Sipariş üzerinde belirtilen periyotlarla
söz konusu hizmetin teslim alınan kısmının sisteme girilmesi işlemidir.
Örneğin, temizlik hizmeti sağlayan firma ile antlaşma sağladınız ve
sistem üzerinde 12 aylık (10 temizlik personeli için toplam 12*10 = 120
adam/aylık) bir hizmet satınalması siparişi yarattınız. Firma ile yaptığınız
antlaşma gereği her ay sonunda hak ediş hesaplayarak firmaya aylık
ödeme yapma konusunda söz verdiniz. SAP-ERP sistemi üzerinde aylık
bu ödemeyi yapabilmeniz için öncelikle ilgili ay için hizmet kabulü işlemi
yapmanız gerekmektedir. Sistem yapılan bu hizmet kabulü işlemini esas
alarak fatura girişi ve ödeme işlemlerine izin verecektir.

476
Hizmet kabulü işlemlerine aşağıdaki menü adımı çift tıklanarak veya
ME81N işlem kodu girilerek ulaşılır.

ŞEKİL VI.8.2 – 1 - Hizmet kabulü menü adımı

Hizmet kabulü işlemi için ilk olarak kabulü yapılacak olan hizmet
satınalma siparişinin girileceği aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VI.8.2 – 2 - Hizmet kabulü giriş ekranı

477
İlgili satınalma sipariş numarası girildikten sonra ekranın üzerindeki
‘yürüt’ butonuna basılarak hizmet kabulünün yapılacağı aşağıdaki
ekran açılır.

ŞEKİL VI.8.2 – 3 (Hizmet kabulü ekranı)

Bu ekranda ilgili hizmet kabulünün yapılması için ekranın sağ alt

tarafında yer alan satırlara kabulü yapılan hizmet ve kabul edilen miktar
bilgisi satır bazında girilir. Daha sonra ise ekranın üzerinde yer alan
butonuna basılarak hizmet kabulü yapılır.
VI.8.4. Hizmet satınalması için farklı bir yöntem
SAP-ERP sisteminin ilk versiyonlarında hizmet satınalması işlemleri için
yukarıda anlatılan ‘servis ana verisi’ ve ‘hizmet kabulü’ işlemleri yer
almamaktaydı. Hizmet alımlarının da malzeme alımı gibi yapılmasını
sağlayan aşağıdaki senaryo kullanılmaktaydı.
Öncelikle servis ana verisi kavramı olmadığı için satınalması yapılacak
olan hizmetler için de sistemde malzeme ana verisi yaratılıyordu. Bu
işlemin yapılabilmesi için ‘DIEN-Servis’ malzeme türü ön tanımlı olarak
gelmektedir. Yani her bir hizmet için sistemde stoklanmayan bir malzeme
ana verisi tanımlanıyordu. Örneğin tanımı ‘yemek hizmeti’, ‘ulaştırma
hizmeti’, ‘bina temizliği hizmeti’, vb. olan ve malzeme türü DIEN olan
malzemeler sistemde yaratılıyordu. Bu malzemeler için ölçü birimi
genellikle GÜN veya ADET seçiliyordu.
Sistemde tanımlanmış olan bu hizmet malzemeleri için satınalma talebi,
teklif veya satınalma siparişi yaratılırken uygun hesap tayin tipi seçilerek
satınalma işlemleri yapılıyordu (DIEN malzeme türü stoklanmayan bir

478
malzeme türü olduğu için bu belgeler yaratılırken hesap tayini kullanımı
zorunludur).
Eğer sistemde hizmet kabulü işlemi yapılması gerekiyorsa ilgili satınalma
siparişi üzerindeki ‘mal girişi’ alanı tıklanıyordu. Böylece ilgili SAS için
fatura girişi işleminden önce MIGO-Mal girişi işleminin yapılması
zorunlu kılınıyor ve bu mal girişi işlemi hizmet kabulü yerine geçiyordu.
SAS için fatura girişi işleminde sistem burada girişi yapılan miktara göre
faturalama yapıyordu. Eğer hizmet kabulü yapılması gerekmiyorsa SAS
üzerinde ‘mal girişi’ tıkı alanı boş bırakılıyor böylece ilgili hizmet için
direkt olarak fatura girişi yapılması sağlanıyordu.
Yukarıdaki üç paragrafta anlatılmaya çalışılan servis satınalması
senaryosu SAP-ERP sisteminin yeni versiyonlarında da aynen
kullanılabilmektedir. Yani yeni versiyonlarda da DIEN malzeme türü ön
uyarlamalı olarak gelmekte ve yukarıdaki senaryonun uygulanmasında
hiçbir engel bulunmamaktadır. SAP-ERP sistemini eskiden beri kullanan
bir sürü işletme halen bu yöntemi kullanarak hizmet satınalması
yapmaktadırlar. Bu yöntemin kullanılmasında teknik açıdan bir sorun
olmamasına rağmen SAP-ERP sistemi ile birlikte standart olarak gelen,
uyarlaması ve kullanımı son derece kolay olan ve hizmet alımına özel
raporlamalar içeren yeni yöntemin kullanılması (özellikle SAP-ERP
sistemini yeni kullanmaya başlayacak işletmeler için) tercih edilmelidir.

479
VII. Lojistik Fatura Kontrolü İşlemleri
Satın aldığınız malzeme veya hizmetin bedelinin tahsil edilmesi ve bu
alış-verişe yasal dayanak oluşturması amacıyla satıcılar tarafından
işletmenize aldığınız malzeme/hizmetle birlikte bu satınalma işlemi için
fatura belgesi de gönderilir.
Fatura belgesi, muhasebe sistemlerinde kullanılan en temel (resmi)
belgedir. Fatura belgesi üzerinde seri ve sıra numarası (Türkiye için
maliye bakanlığı mührü) ile kesildiği tarih bilgisi çok açık olarak yer
almalıdır. Buna ek olarak faturayı kesen firmaya ait bilgiler, fatura kesilen
firmaya ait bilgiler, temin edilen mal veya hizmetin açık tanımı, miktarı,
birim fiyatı, toplam tutarı ile ilgili vergi matrahları da fatura belgesi
üzerinde yer almalıdır.
 2014 yılı başında geçerli olan yeni mevzuata göre artık Türkiye’de e-
fatura kullanıma alınmıştır. E-fatura ile ilgili fatura belgesi yazılı bir
çıktı olarak değil maliye bakanlığı üzerinden internet aracılığı ile iki
firma arasında gönderilmektedir. Fatura bilgisinin elektronik ortamda
maliye bakanlığı üzerinden geçmesi ilgili faturalama işleminin
otomatik olarak resmi kayıtlara geçmesi anlamını taşımaktadır.
Böylece kayıp/kaçak işlemlerinin minimuma indirilmesi
planlanmaktadır.
Satıcı tarafından gönderilen fatura belgesi öncelikle satınalma birimi veya
malzeme/hizmeti satın alan birim tarafından kontrol edilir. Bu
kontrollerdeki temel amaç teslim alınan malzeme/hizmet ile fatura
üzerinde yazan arasında bir uyumsuzluk olup olmadığının kontrolüdür.
Bu kontrolden sonra ilgili fatura muhasebe bölümüne gönderilir.
Muhasebe bölümü öncelikle bu faturayı finanssal olarak inceler ve eğer
finanssal açıdan bir uyumsuzluk yok ise kayıtlarına işler. Kayıtlara
işlenen bu fatura işletmeniz tarafından kabul edilmiş demektir ve artık
ilgili fatura için ödeme işlemleri başlatılabilir.
 E-fatura kapsamında bu kontrollerin yapılması ve işletmenin faturayı
kabul ya da ret etmesi için maliye bakanlı bir haftalık süre vermiştir.
Elektronik ortamda maliye bakanlığı üzerinden işletmenize gelen
fatura için eğer bir hafta içerisinde itiraz ya da kabul kaydı girilmezse
bu fatura otomatik olarak kabul edilmiş demektir.
Buradan da görüldüğü gibi faturanın işletme tarafından teslim alınıp
kontrol edilmesi ile bunun finanssal olarak kaydedilmesi farklı birimler
tarafından yapılabilir.

480
SAP-ERP sisteminde faturanın satın alan birim tarafından teslim alınıp
kontrol edilmesinin takibi amacıyla ‘Lojistik Fatura Kontrolü’ işlemleri
tanımlanmıştır. Lojistik fatura kontrolü kapsamında iki ayrı yol vardır.
Birinci yöntemde satıcıdan gelen fatura direkt olarak sistemde
kaydedilmektedir. İkinci yöntemde ise öncelikle fatura sisteme ön kayıt
olarak girilmekte daha sonrasında ise ön kayıt olarak girilen fatura için
gerçek kayıt atılmaktadır. Her ne kadar yöntemler farklı olsa da fatura
kaydı ve ön kayıt ekranları birbirine çok yakın ekranlardır.
Lojistik fatura kontrolü işlemlerine malzeme yönetimi menüsünden
aşağıdaki adım izlenerek ulaşılır.

ŞEKİL VII.1 – 1 - Lojistik fatura kontrolü menü adımı

481
VII.1. Satıcı Faturası İşlemleri
Bu yöntemle satıcı faturası direkt olarak sisteme girilir. Satıcı faturasını
sisteme girmek için yukarıdaki menüden adımı
seçilir ya da MIRO işlem kodu girilir.
Bu işlem kodu tıklandığında sistem fatura kontrolünün yapılacağı ekranı
açar. Eğer önceden ayarlanmamışsa öncelikle fatura kontrolünün
yapılacağı aşağıdaki şirket kodunun girileceği pop-up ekranı gelir.

ŞEKİL VII.1 – 2 - Lojistik fatura kontrolü şirket kodu girişi ekranı

Bu ekranda şirket kodu girilip enter’a basıldıktan sonra sistem satıcı

faturası yaratma ana ekranına geçer.

ŞEKİL VII.1 – 3 - Satıcı faturası ana ekranı

482
Fatura kontrolü ana ekranı dört kısımdan oluşmaktadır. Bu kısımları
inceleyeek olursak:
İşlem bilgileri kısmı
Ekranın en üst kısmında yer alan ve yapılan işleme ait bilgilerin yer aldığı
kısımdır.

ŞEKİL VII.1 – 4 - Satıcı faturası ana ekranı işlem bilgileri kısmı

Ekranın sol tarafında yer alan işlem alanında 1-Fatura seçilmiş olmalıdır.
Ekranın sağ tarafında yer alan bakiye alanında ise girilen bilgilere göre
bakiye bilgisi gösterilir. Tüm bilgiler girildiğinde buradaki bakiyenin sıfır
olması gerekir. Aksi takdirde fatura ile satınalma siparişi bilgileri arasında
bir uyumsuzluk var demektir.
 Satıcı faturası giriş işlemi ekranından işlem alanına fatura yerine
‘alacak dekontu’ veya ‘sonradan mahsuplaştırma’ değerleri girilerek
ilgili işlemlerde yapılabilmektedir. Bu işlemler FI-muhasebe modülü
kapsamında ele alındığından bu kitapta anlatılmayacaktır.
Başlık bilgileri kısmı
Ekranın üst kısmında yer alan ve satıcı faturasına ilişkin genel bilgilerin
sekmeler halinde girildiği kısımdır. Bu kısımdaki en önemli sekme ‘Temel
vr.’ sekmesidir.

ŞEKİL VII.1 – 5 - Satıcı faturası ana ekranı başlık bilgileri - Temel vr.

483
Bu sekmede fatura tarihi alanına satıcıdan gelen fatura üzerindeki tarih,
Referans alanına satıcı faturasının matbu numarası, Tutar alanına
faturanın vergi dâhil toplam tutarı vergi göstergesi alanına ise faturaya ait
vergi göstergesi bilgisi girilir. Ekranda yer alan vergiyi hesapla alanı da
tıklanır. Böylece girilen vergi göstergesine göre faturanın vergi tutarı
hesaplanmış olur. Metin alanına ise fatura ile ilgili açıklama girilebilir.
Bu kısımda yer alan ödeme sekmesine ise fatura ile ilgili ödeme detay
bilgileri girilir.

ŞEKİL VII.1 – 6 - Satıcı faturası ana ekranı başlık bilgileri - Ödeme

Bu ekranda yer alan Temel trh. ve Ödm.koşulu alanlarına ilgili değerler

girilir. Temel tarih bilgisi ödemenin yapılmasına esas olan tarihi belirtir.
Eğer ödeme tek seferde yapılacaksa kanuni olarak ödemenin yapılması
gereken tarih budur. Eğer faturanın ödenmesine blokaj konulmak
isteniyorsa Öd.blokajı alanına ilgili değer atanmalıdır.
Başlık bilgileri kısmında yer alan vergi sekmesinde ise faturaya ait vergi
detayları aşağıdaki şekilde görüntülenir.

484
 ŞEKİL VII.1 – 7 - Satıcı faturası ana ekranı başlık bilgileri - Vergi

Temel veriler sekmesinde girilen vergi göstergesine göre hesaplanmış

olan vergi bilgileri bu sekmede yer almaktadır. Eğer fatura girişi yapılan
satınalma belgesinin tüm kalemleri için vergi göstergesi aynı ise burada
tek satır kayıt yer alır. Eğer farklı kalemler farklı vergi göstergelerine
sahipse burada tüm vergi göstergeleri ve tutarları yer alır.
Kalem Bilgileri Kısmı
Ekranın alt kısmında yer alan ve faturanın ilişkili olduğu satınalma
siparişi bilgilerinin yer aldığı kısımdır.

ŞEKİL VII.1 – 8 - Satıcı faturası ana ekranı kalem bilgileri ekranı

Bu ekranın hemen üst kısmında yer alan

alanının yanındaki alana faturası girilecek olan satınalma siparişi
numarası girilip enter’a basıldığı zaman ilgili satınalma siparişinin
faturalanacak kalemleri listeye otomatik olarak gelir.

485
 ŞEKİL VII.1 – 9 - Satıcı faturası ana ekranı kalem bilgileri detayı

 Satınalma siparişinden buraya bilgiler devralınırken daha önceden

faturalanmamış kalemler bu listeye gelir. Önceden faturası kesilmiş
(kısmi fatura girişi yapılmış) kalemler içinse sadece faturası
girilmemiş miktar ve tutarlar listeye gelir.

 Eğer satınalma siparişi kaleminde ‘mal girişi temelinde fatura kontrolü’

seçilmişse buraya sadece mal girişi yapılan miktar ve tutar bilgisi gelir.
Satınalma siparişi kalemleri bazında faturaya ait bilgiler ilgili satırlardan
değiştirilebilir. Örneğin aynı satınalma siparişi içerisinde vergi
göstergeleri farklı kalemler varsa (bazı kalemler için %8 bazıları için %18
olabilir) bu bilgiler ilgili satırdan görülüp değiştirilebilir.
Satıcı Bilgileri Kısmı
Satıcı bilgileri ekranı ilk giriş aşamasında gelmez. Kalem bilgileri
kısmında satınalma siparişi numarası girilip enter’a basıldığı zaman ilgili
satınalma siparişinde yer alan satıcının bilgileri ekranın sol tarafında
açılır.

ŞEKİL VII.1 – 10 - Satıcı faturası ana ekranı satıcı bilgileri

486
Bu ekranda satıcının adres, vergi ve banka bilgileri yer alır. Tüm bu
bilgiler görüntüleme modunda gelir.
İlgili bilgiler girildikten sonra eğer ekranın üzerinde yer alan bakiye
bilgisi halen sıfır değerine ulaşmamışsa girilen fatura ile satınalma siparişi
arasında uyumsuzluk var demektir. Fatura ve satınalma siparişi detayları
incelenip bu uyumsuzluğun sebebi bulunarak bakiyenin sıfırlanması
gerekir. Buradaki bakiyenin detayı ise ekranın üzerinde yer alan
butonuna basılarak simüle edilebilir. Bu butona basıldığı zaman sistem
aşağıdaki şekilde simülasyon detayını pop-up ekran olarak açar.

ŞEKİL VII.1 – 11 - Satıcı faturası simülasyon ekranı

Simülasyon ekranında faturanın sisteme kaydedilmesi ile sistem

tarafından atılacak olan muhasebe kayıtları görüntülenmektedir.
Belgenin sisteme kaydedilebilmesi için ekranın en altında yer alan Borç
ve Alacak alanlarındaki tutarlar birbirine eşit olmalı ve Bky. alanı
sıfırlanmalıdır.
Bu ekrandan çıkmak için ekranın altında yer alan butonuna basılarak
ilk ekrana dönülür.
Bakiye alanı sıfırlandığı zaman ekranın üzerinde yer alan ‘kaydet’
butonuna basılarak satıcı faturası sisteme kaydedilir.

487
VII.2. Satıcı faturası ön kayıt işlemleri
Bu yöntemle satıcı faturası direkt olarak sisteme kaydedilmez. Belge ön
kayıt olarak sisteme girilmiş olur. Ön kayıt girmek için yukarıdaki
menüden adımı seçilir ya da MIR7 işlem kodu
ile girilir.
Bu işlem kodu tıklandığında sistem ön kayıt işleminin yapılacağı ekranı
açar. Eğer önceden ayarlanmamışsa öncelikle ön kayıt işleminin
yapılacağı şirket kodunun girilmesi için şekil VII.1–2’de ki pop-up
ekranını açar. Bu ekranda şirket kodu girilip enter’a basıldıktan sonra
sistem satıcı faturası ön kayıt ekranına geçer.

ŞEKİL VII.2 – 1 - Satıcı faturası ön kayıt ekranı

Ekrandan da görüldüğü gibi satıcı faturası ön kayıt ekranı satıcı faturası
yaratma ekranıyla oldukça benzer olup ekrandaki sekme ve bilgiler aynı
amaçla yer almaktadır. Bu ekranın tek farkı kaydetme işlemi ile fatura
belgesinin gerçek muhasebe kayıtları atmayıp ön kayıt işlemi yapmasıdır.
Ön kaydı yapılan bu fatura belgesi muhasebe departmanı tarafından
kontrol edildikten sonra gerçek fatura kaydı haline getirilir. Bu işlem
muhasebe departmanı sorumluluğunda olduğundan bu kitapta
anlatılmamaktadır.

488
VIII. Raporlar
Bu kısımda MM modülü kapsamında SAP-ERP sisteminde yer alan
standart raporlardan bahsedilecektir (tüm standart raporlar değil sadece
önemli olduğu düşünülen raporlar bu kısımda açıklanmıştır). Bu raporlar
işletmelerin ihtiyaçları ve sektörel tecrübeler göz önüne alınarak
geliştirilmiş olan raporlardır.
 SAP-ERP sistemi raporlama konusunda oldukça esnek bir sistemdir.
Standart raporların yanında QUERY, CRISTAL REPORTS ve ABAP/4
Program geliştirme kabiliyetleri kullanılarak istenilen raporlar sistem
üzerinden alınabilmektedir. Özellikle QUERY kabiliyeti bilgisayar
programlaması bilgisi gerektirmeden rapor hazırlamayı sağlayan
önemli bir kabiliyettir. (QUERY ve CRISTAL REPORTS konusunda
bu kitapta detay bilgi yer almamaktadır.)

VIII.1. Ana veri raporları

Sistemde yer alan malzeme, seri numarası, satıcı ve lot numarası gibi ana
verilerin sorgulanması amacı ile kullanılan raporlar bu kısımda
açıklanacaktır. SAP-ERP sisteminde ana verilerin sorgulanması için çok
fazla rapor yoktur. Ana veriler ile ilgili bilgiler sorgulanmak istendiğinde
genelde kullanıcılar ilgili ana veri için arama yardımı ekranlarını
kullanmaktadırlar.
Ana veriler ile ilgili sistemde yer alan raporlardan sık kullanılanlar
aşağıda açıklanmıştır. Raporların detayına girilmemiş olup sadece genel
bilgiler verilmektedir.

489
Malzeme listesi
Bu rapor ile sistemde tanımlı olan malzeme ana verileri liste halinde
görüntülenir. Rapora aşağıdaki menü adımından veya MM60 işlem kodu
ile girilir.

ŞEKİL VIII.1 – 1 - Malzeme ana veri listesi menu adımı

İlk olarak raporun hangi parametrelerle çalıştırılacağının belirleneceği

aşağıdaki seçim kriterleri ekranı gelir.

ŞEKİL VIII.1 – 2 - Malzeme ana veri listesi seçim kriterleri ekranı

490
Bu ekranda sorgulama yapmak için ilgili kriterler girildikten sonra
ekranın üzerindeki ‘yürüt’ butonuna basılarak rapor yürütülür. Sistem
raporun sonucunu aşağıdaki şekilde listeler.

ŞEKİL VIII.1 – 3 - Malzeme ana veri listesi ekranı

Rapor sonucunda malzemenin kodu, tanımı, birim fiyatı, malzeme türü,

vb. bilgiler listelenir. Gerek seçim kriterlerinin gerekse listelenen
bilgilerin kısıtlı olmasından dolayı kullanıcılar tarafından tercih
edilmeyen bir rapordur.

491
Satıcı listesi
Bu rapor ile sistemde tanımlı olan satıcı ana verileri liste halinde
görüntülenir. Rapora aşağıdaki menü adımından veya MKVZ işlem kodu
ile girilir.

ŞEKİL VIII.1 –4 - Satıcı listesi menü adımı

Rapora girildiğinde ilk olarak raporun hangi parametrelerle

çalıştırılacağının belirleneceği aşağıdaki seçim kriterleri ekranı gelir.

ŞEKİL VIII.1 – 5 - Satıcı listesi seçim kriterleri ekranı

492
Bu ekranda sorgulama yapmak için ilgili kriterler girildikten sonra
ekranın üzerindeki ‘yürüt’ butonuna basılarak rapor yürütülür. Sistem
raporun sonucunu aşağıdaki şekilde listeler.

ŞEKİL VIII.1 – 6 - Satıcı listesi ekranı

Rapor sonucunda satıcının kodu, tanımı, adresi, vb. bilgiler listelenir.

Lot numarası sorgulama
Sistem üzerinde lot numaralarının sorgulanması ve aynı zamanda
bakımının yapılabilmesi için lot takibi kokpiti ekranları geliştirilmiştir. Bu
kokpit ekranıyla hem lot numaraları listelenmekte hem de seçilen lot
numarası için detay görüntüleme ve değişiklik işlemleri
yapılabilmektedir. Lot takibi kokpiti işlemine aşağıdaki menü adımından
veya BMBC işlem kodu ile girilir.

ŞEKİL VIII.1 –7 - Lot takip kokpiti menü adımı

493
Menü adımı çift tıklandığında aşağıdaki lot takip kokpiti ana ekranı açılır.

ŞEKİL VIII.1 –8 - Lot takip kokpiti ana ekranı

Lot takip kokpiti ekranı 3 ana kısımdan oluşmaktadır. Diğer rapor

ekranlarından farklı olarak seçilen lot numaraları ekranın sol tarafında iki
ayrı alt ekranda listelenmektedir. Raporun yürütülmesi için gerekli seçim
kriterlerinin girildiği ekran ile lot numarası detay görüntülerinin
gösterildiği ekranlar ise raporun sağ tarafında ve sekmeler halinde yer
almaktadır. Rapor ekranına ilk girildiğinde öncelikle ekranın sağ
tarafındaki seçim kriterleri kısmından malzeme sekmesi seçilerek
aşağıdaki ekran açılmalıdır.

ŞEKİL VIII.1 –9 - Lot takip kokpiti seçim kriterleri

494
Bu ekrandan listelenmek istenen lot numaraları için ilgili kriterler girilir.
Daha sonra ise ekranın en üstünde yer alan butonuna basılarak
rapor çalıştırılır. Sistem girilen kriterlere göre lot numarası listesini
ekranının sol üst tarafında ve yine bu lot numaralarına ait stok bilgilerini
ise ekranın sol alt tarafında aşağıdaki şekilde açar.

ŞEKİL VIII.1 –10 - Lot takip kokpiti liste ekranları

Her iki liste ekranında da ekranın altında yer alan

çubuğu sağa ya da sola çekilerek listede yer alan diğer bilgiler
görüntülenebilir. Bu ekranda yer alan her iki raporda hiyerarşik şekilde
gelmiştir eğer ilgili raporun hiyerarşik şekilde değil de liste şeklinde
gelmesi isteniyorsa ilgili raporun üzerindeki ‘liste’ butonuna basılarak
raporun liste şekline dönüşmesi sağlanır. Eğer sadece bu listelerin
görüntülenmesi isteniyor ve ekranın sağ tarafındaki seçim kriterleri
kısmının kapanması isteniyorsa o zaman ekranın üzerindeki butonuna
basılmalıdır. Böylece kokpit ekranı görüntüsü aşağıdaki şekle dönüşür.

495
 ŞEKİL VIII.1 –11 - Lot takip kokpiti tam liste ekranı

Tam liste şeklinde görüntülenen raporun eski haline dönmesi içinse

ekranın üzerindeki butonuna basılmalıdır.
Lot takip kokpiti ekranın sağ tarafında yer alan diğer sekmelerden ise lot
numarası için başka bilgilerin listelenmesini sağlayacak olan rapor seçim
ekranları vardır.

496
Seri Numarası Listesi
Bu rapor ile sistemde tanımlı olan seri numaraları liste halinde
görüntülenir. Rapora aşağıdaki menü adımından veya IQ09 işlem kodu ile
girilir.

ŞEKİL VIII.1 –14 - Seri numarası listesi menü adımı

Rapora girildiğinde ilk olarak raporun hangi parametrelerle

çalıştırılacağının belirleneceği aşağıdaki seçim kriterleri ekranı gelir.

497
 ŞEKİL VIII.1 – 15 - Seri numarası listesi seçim kriterleri ekranı

Bu ekranda sorgulama yapmak için ilgili kriterler girildikten sonra

ekranın üzerindeki ‘yürüt’ butonuna basılarak rapor yürütülür. Sistem
raporun sonucunu aşağıdaki şekilde listeler.

498
 ŞEKİL VIII.1 – 16 - Seri numarası listesi ekranı

Rapor sonucunda ekipman numarası, malzeme numarası, seri numarası,

üretim yeri, depo yeri, özel stok türü, vb. bilgiler listelenir. Detayı
görüntülenmek istenen herhangi bir seri numarası satırı çift tıklandığında
sistem ilgili seri numarasına ait detay ekranları açar.

499
VIII.2. Stok Yönetimi Raporları
Malzeme stoklarının ve stok hareketlerinin sorgulandığı raporlar bu başlık
altında ele alınabilir. SAP-ERP sisteminde stok takibinin etkin bir şekilde
yapılabilmesi için değişik stok raporları mevcuttur. Bu raporlardan en sık
kullanılanları ve kullanım amaçları şu şekildedir:
Stoka genel bakış raporu
Bu rapor ile bir tek malzemeye ait olan tüm stoklar detayları ile birlikte
sorgulanabilir. Rapora aşağıdaki menü adımından veya MMBE işlem
kodu ile girilir.

ŞEKİL VIII.2 – 1 - Stoka genel bakış menü adımı

Rapora girildiğinde ilk olarak raporun hangi parametrelerle

çalıştırılacağının belirleneceği aşağıdaki seçim kriterleri ekranı gelir.

500
 ŞEKİL VIII.2 – 2 (Stoka genel bakış seçim kriterleri ekranı)

Bu ekranda sorgulama yapmak için ilgili kriterler girilir. Stok sorgulaması

yapılacak olan malzeme kodunun malzeme alanına girilmesi zorunludur.
Özel stokları da seç alanı tıklanmışsa malzemeye ilişkin özel stoklarda
listelenir. Eğer bu alan tıklanmamışsa özel stoklar listeye dâhil edilmez.
Açık stokları da seç alanı tıklanmış ise rapor biraz daha ağır çalışır ama
ilgili malzeme için sadece mevcut stok bilgilerini değil açık olan
satınalma siparişlerini, açık rezervasyonları, vb. kayıtları da rapora getirir.
Eğer bu alan tıklanmamışsa açık kalemler listeye gelmeyecektir. Görüntü
ölçü birimi alanı eğer malzeme için farklı ölçü birimleri tanımlanmış ise
raporun farklı ölçü birimi ile görüntülenmesini sağlar. Örneğin AAA
malzemesi için malzeme ana verisinde temel ölçü birimi KG ve alternatif

501
ölçü birimi de L-litre tanımlanmış olsun. Bu alana varsayılan değer olarak
KG gelir ve rapor bu şekilde çalıştırılırsa tüm miktarlar KG olarak
görüntülenir. Eğer buraya kullanıcı L değerini girerse raporda tüm gelen
miktarlar L olarak gelir. Eğer buraya girilen ölçü birimi malzeme ana
verisinde alternatif ÖB olarak tanımlanmamışsa sistem hata mesajı verir
ve raporu yürütmez.
kısmında ise raporun görüntüleneceği hiyerarşi
seviyesi belirlenir. Stoka genel bakış listesi hiyerarşik bir listedir.
Hiyerarşinin hangi düzeye kadar olacağı bu kısımdan belirlenir. Örneğin
burada sadece şirket kodu ve üretim yeri düzeyi seçilmiş ise liste
ekranında bu detayda yani iki seviyeli bir hiyerarşi şeklinde rapor
gelecektir. Eğer depo yeri de tıklanırsa 3 seviyeli bir hiyerarşi şeklinde
rapor gelecektir.
İlgili kriterler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘yürüt’ butonuna
basılarak rapor yürütülür. Sistem raporun sonucunu aşağıdaki şekilde
listeler.

ŞEKİL VIII.2 – 3 - Stoka genel bakış listesi ekranı

Görüldüğü gibi miktarlar burada hiyerarşi şeklinde ve sütunlar halinde yer

almaktadır. Herhangi bir hiyerarşi satırı seçili iken listenin üzerindeki
butonlarına basılarak hiyerarşinin alt kısmı kapatılıp açılabilir.
Ekranda yer alan stok bilgilerine bakacak olursak: Tahditsiz kullanılabilir,
kalite kontrolü, stok nakli (DY-Depo yerleri arası) ve stok nakli (ÜY-
Üretim Yerleri Arası) bilgileri mevcut stok miktarlarını gösterirken; SAS
Stoku – Satınalma siparişinden beklenen miktarı, rezerve-tüketim için

502
rezervasyon konulmuş miktarı belirtir. Bu son iki bilgi fiili stok miktarı
değil gelmesi/tüketilmesi beklenen miktarları göstermektedir.
Raporda özel stoklarda ayrı satırlar halinde hiyerarşiye ek olarak
gösterilmektedir. İlgili özel stok satırının üzeri çift tıklanırsa özel stoka ait
detay bilgilerde pop-up ekran olarak çıkar. Örneğin raporda proje stoku
satırı varsa ilgili satır çift tıklandığında aşağıdaki detay bilgi görülür.

ŞEKİL VIII.2 – 4 - Stoka genel bakış proje stoku detayı

Hiyerarşide üretim yeri düzeyinde SAS Stoku veya Rezerve miktar

alanının üstü tıklanıp daha sonra menü adımından aşağıdaki şekilde
gidilerek bu bilgilerin detayı sorgulanabilir.

ŞEKİL VIII.2 – 5 - SAS stoku ve açık rezervasyonlar

Burada seçilirse ilgili satınalma siparişleri, eğer

seçeneği seçilirse ilgili rezervasyon bilgileri listelenir. Seri no takipli olan
bir malzeme için stok miktarının üzeri tıklandıktan sonra yine bu menü

503
adımından seçeneği tıklanarak ilgili malzeme stokları için seri
no detayı listelenebilir.
 Stoka genel bakış raporu için stok yönetimi uyarlama adımı altında
uyarlama işlemleri mevcuttur. Bu uyarlama işlemleri ile seçim
ekranındaki varsayılan değerler değiştirilebildiği gibi seçim ekranı ve
sonuç listesinde yer alan alanlarda gizlenebilmektedir. Bu kitapta bu
uyarlama adımı anlatılmamıştır.
Depo yeri stok listesi raporu
Bu rapor ile depo yeri düzeyinde malzeme stok listesi alınabilmektedir.
İşletmelerin en sık kullandığı stok raporudur. Rapora aşağıdaki menü
adımından veya MB52 işlem kodu ile girilir.

ŞEKİL VIII.2 – 6 - Depo stok listesi raporu menü adımı

Raporun seçim ekranında sorgulama için gerekli kriterler girilmelidir. Bu

raporda çoklu malzeme, çoklu üretim yeri ve çoklu depo yeri
seçilebildiğinden çok geniş bir sorgulama imkânı sağlanmaktadır.

504
 ŞEKİL VIII.2 – 7 - Depo stok listesi seçim ekranı

Seçim ekranının alt kısmında yer alan kısmı önemlidir.

Eğer burada hiyerarşik görüntü seçilmiş ise liste hiyerarşi şeklinde
görüntülenir. Eğer liste şeklinde seçilmiş ise rapor liste halinde gelir.

505
 ŞEKİL VIII.2 – 9 - Hiyerarşik depo stok listesi

Liste şeklindeki rapor ise şu şekilde gelir.

ŞEKİL VIII.2 – 10 - Liste şeklinde depo stok listesi

 Depo yeri stok listesi raporu için de stok yönetimi uyarlama adımı
altında uyarlama işlemleri mevcuttur. Bu uyarlama işlemleri ile seçim
ekranındaki varsayılan değerler değiştirilebildiği gibi seçim ekranı ve
sonuç listesinde yer alan alanlarda gizlenebilmektedir. Bu kitapta bu
uyarlama adımı anlatılmamıştır.

506
Malzeme belgesi (stok hareketleri) listesi
Bu rapor ile sistemde önceden yapılmış olan stok hareketleri
listelenmektedir. İşletmelerin en sık kullandığı raporlardan birisidir.
Rapora aşağıdaki menü adımından veya MB51 işlem kodu ile girilir.

ŞEKİL VIII.2 – 11 - Malzeme belgesi listesi menü adımı

Raporun seçim ekranında sorgulama için gerekli kriterler girilmelidir.

507
 ŞEKİL VIII.2 – 12 - Malzeme belgesi listesi seçim kriterleri

Bu rapor ile bir malzemenin yaptığı tüm stok hareketleri raporlanabileceği

gibi çeşitli kriterler girilerek istenilen detayda bilgi de alınabilir. Örneğin
kayıt tarihi kriteri girilerek belirli tarihler arasında yapılan malzeme
hareketleri, satıcı kriteri girilerek sadece bir satıcıdan yapılan alımlara ait
malzeme hareketleri, v.b. bir sürü şekilde raporlama yapılabilir.
Bu ekranda sorgulama yapmak için ilgili kriterler girildikten sonra
ekranın üzerindeki ‘yürüt’ butonuna basılarak rapor yürütülür. Sistem
raporun sonucunu aşağıdaki şekilde listeler.

508
 ŞEKİL VIII.2 – 13 - Malzeme belgesi listesi ekranı

Listede miktar alanı kırmızı olan satırlar çıkış hareketlerini, yeşil renkli
olan satırlar ise giriş hareketlerini göstermektedir. Listedeki herhangi bir
malzeme hareketi satırı çift tıklandığında ise ilgili malzeme belgesi detayı
görüntülenebilmektedir.
Batch son kullanım tarihi listesi
Bu rapor ile lot numarası ile takip edilen malzemeler için lot numarası
bazında son kullanım tarihi raporlanmaktadır. Rapora aşağıdaki menü
adımından veya MB5M işlem kodu ile girilir.

ŞEKİL VIII.2 – 14 - Batch son kullanım tarihi listesi menü adımı

509
Raporun seçim ekranında sorgulama için gerekli kriterler girilmelidir.

ŞEKİL VIII.2 – 15 - Batch son kullanım tarihi listesi seçim kriterleri

Raporun seçim ekranında sorgulama için gerekli kriterler girilir. Seçim

ekranındaki Kalan kullanım süresi alanı önemlidir. Bu alana girilen
değere göre sistem son kullanım tarihi sınırını belirler. Örneğin bu alana
100 girilmiş ise son kullanım tarihi 100 günden daha az kalmış olan lot
numaraları listelenir. Eğer bu alana 365 girilirse son kullanım tarihi 1
yıldan daha az kalmış olan lot numaraları listelenir.
Bu ekranda sorgulama yapmak için ilgili kriterler girildikten sonra
ekranın üzerindeki ‘yürüt’ butonuna basılarak rapor yürütülür. Sistem
raporun sonucunu aşağıdaki şekilde listeler.

510
 ŞEKİL VIII.2 – 16 - Son kullanım tarihi listesi ekranı

Liste ekranının sol tarafında yer alan ikon ve kalan gün bilgisi kırmızı ise
ilgili lot numarasının son kullanım tarihi geçmiş demektir. Eğer bu ikon
yeşil ise halen son kullanım tarihi gelmemiş demektir.

511
Özel stok listesi
Özel stok konusu V.1.2 kısmında anlatılmıştı. Bu rapor ile girilen
kriterlere bağlı olarak özel stokların görüntülenir. Rapora aşağıdaki menü
adımından veya MBBS işlem kodu ile girilir.

ŞEKİL VIII.2 – 17 - Özel stok listesi menü adımı

Rapora girildiğinde ilk olarak raporun hangi parametrelerle

çalıştırılacağının belirleneceği aşağıdaki seçim kriterleri ekranı gelir.

512
 ŞEKİL VIII.2 – 18 - Özel stok listesi seçim kriterleri

Seçim kriteri olarak raporlanmak istenen özel stok kodu girilebilir.

Örneğin bir projeye ait tüm özel stoklar görüntülenmek isteniyorsa Proje
Kodu, proje altındaki bir veya daha fazla PYP koduna ait stoklar
görüntülenmek isteniyorsa PYP kriteri, bir müşteri siparişine ait özel
stoklar görüntülenmek isteniyorsa ilgili müşteri siparişi numarası girilerek
sorgulama yapılabilir.
Bu ekranda sorgulama yapmak için ilgili kriterler girildikten sonra
ekranın üzerindeki ‘yürüt’ butonuna basılarak rapor yürütülür. Sistem
raporun sonucunu aşağıdaki şekilde listeler.

513
 ŞEKİL VIII.2 – 19 - Özel stok listesi

Rapor sonuç ekranında ilgili özel stok kodu yanında malzeme, depo yeri,
miktar ve ölçü birimi bilgileri yer alır.

514
Güncel ihtiyaç stok listesi
Güncel ihtiyaç listesi raporu malzeme ihtiyaç planlaması (MİP) ile ilişkili
olan ve malzemenin stok/ihtiyaç durumunu tarih bazında oldukça detaylı
bir şekilde gösteren rapordur. Burada rapor hakkında çok kısa bilgi
verilecektir. Bu raporun okunması ve değerlendirilmesi özellikle
işletmedeki malzeme sorumluları açısından oldukça önemlidir. İlgili
personelin bu raporun detay kullanımı öğrenmesi işletme açısından
kritiktir. Rapora aşağıdaki menü adımından veya MD04 işlem kodu ile
girilir.

ŞEKİL VIII.2 – 20 - Güncel ihtiyaç stok listesi menü adımı

Rapora girildiğinde ilk olarak raporun hangi parametrelerle

çalıştırılacağının belirleneceği aşağıdaki seçim kriterleri ekranı gelir.

ŞEKİL VIII.2 – 21 (Güncel ihtiyaç stok listesi seçim kriterleri)

515
Seçim kriteri olarak ihtiyaç/stok durumu raporlanmak istenen malzeme ile
bu malzemenin durumunun görülmek istendiği üretim yeri bilgisi
girilmelidir. Rapor tek bir malzeme ve tek bir üretim yeri bazında
çalışmaktadır (çoklu seçim mümkün değildir.). Bu ekranda sorgulama
yapmak için ilgili kriterler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘yürüt’
butonuna basılarak rapor yürütülür. Sistem raporun sonucunu aşağıdaki
şekilde listeler.

ŞEKİL VIII.2 – 22 (Güncel ihtiyaç stok listesi)

Rapor sonuç ekranında başlık ve detaylar olmak üzere iki kısımdan

meydana gelmektedir. Ekranın üst kısmında yer alan başlık bilgileri
malzemenin genel ve üretim yerine ait ihtiyaç planlama bilgilerini
göstermektedir.
Ekranın alt kısmında yer alan detay bilgiler listesinde ise tarih sırasına
göre malzemenin ihtiyaç ve stok durumu detaylı şekilde gösterilir. İlk
satırda malzemenin güncel stok bilgisi mevcuttur. Daha sonraki satırlarda
ise ileriki dönemler için aşağıdaki planlı giriş ve çıkışlar ilgili belge
numarası ile birlikte raporlanır.
- Planlı stok girişleri: Açık satınalma talepleri ve açık satınalma
siparişleri teslimat tarihi esas alınarak, açık üretim siparişleri üretim
tarihi esas alınarak, açık giriş rezervasyonları ise termin tarihi esas
alınarak listede yer alır.

516
 - Planlı stok çıkışları: Üretim ve bakım iş emirleri için ilgili
operasyonun termin tarihi esas alınarak, diğer tüketim
rezervasyonları ise termin tarihi esas alınarak listede yer alır.
Raporda her bir satırın sonunda ilgili satırın stoklara etkisi de katılarak
güncel stok durumu yeniden hesaplanıp listelenmektedir. Güncel stok
miktarının eksiye düştüğü yerler dikkatle incelenmeli ve gerekli önlem
alınmalıdır. Zira eğer her şey sisteme yansıtıldığı şekilde ilerleyecekse
eksiye düşülen noktalarda ilgili malzeme için darboğaz yaşanacak
demektir. Buradaki darboğazın aşılması ancak aşağıdaki yöntemlerden bir
tanesi ile mümkün olacaktır.
- Stok miktarını negatife düşüren işlem iptal edilmeli (yani ilgili
tüketim rezervasyonu sistemden kaldırılmalı ki bu ilgili işlemin
yapılamaması anlamına gelecektir)
- Stok miktarını negatife düşüren işlem ileri bir tarihe ötelenmeli (bu
esnada da açık miktar temin edilmeli)
- Stok miktarını negatife düşüren işlem miktar yeterli olacak şekilde
güncellenmeli (yani sadece elde olan malzeme kadar iş yapılacak
şekilde güncelleme yapılmalı)
- Stok miktarını negatife düşüren işlemi karşılayacak şekilde (termin
tarihinden önce olacak şekilde) eksik miktardaki malzeme temin
edilmeli

517
VIII.3. Satınalma Raporları
Satınalma işlemlerinin sorgulandığı raporlar bu başlık altında ele
alınabilir. SAP-ERP sisteminde satınalma işlemlerinin etkin bir şekilde
yapılabilmesi için değişik satınalma raporları mevcuttur. Bu raporlardan
en sık kullanılanları ve kullanım amaçları şu şekildedir:
Satınalma talebi listesi
Sistemde yaratılmış olan satınalma taleplerinin listelenmesi amacıyla
SAP-ERP sisteminde satınalma talebi listesi raporları yer almaktadır.
Temelde aynı rapor olmasına rağmen bu rapora ulaşmak için aşağıdaki
menü altında değişik isimlerle değişik işlem kodları vardır.

ŞEKİL VIII.3 – 1 - Satınalma talebi listeleri menü adımı

Listede yer alan ME5A, ME5J, ME5K, vb. işlem kodları temelde aynı
rapora gitmektedir. Seçilen işlem koduna göre seçim ekranındaki seçim
kriterleri ve bu kriterlerin yeri değişmektedir. Ancak raporun çalışma
mantığı aynıdır. Örnek olarak biz ME5A işlemi üzerinden gidelim. Bu
işlem kodu seçildiğinde sistem aşağıdaki seçim kriterleri ekranını
açacaktır.

518
 ŞEKİL VIII.3 – 2 - Satınalma talebi listesi seçim kriterleri ekranı

Seçim kriterleri kullanılarak bir malzemeye ait olan tüm satınalma

talepleri raporlanabileceği gibi bir satınalma grubu tarafından yaratılan

519
satınalma talepleri ya da sadece siparişe dönüşmüş olan satınalma
talepleri de raporlanabilmektedir.
Bu ekranda yer alan alanı çok önemlidir. Bu alanda seçilen
değere göre liste tek satırlı, iki satırlı ya da üç satırlı olarak gelir. Satır
sayısının artması ekranda görülen bilgi düzeyinin artması anlamındadır.
Örneğin burada üç satırlı görünüm seçilirse aşağıdaki şekilde liste elde
edilir.

ŞEKİL VIII.3 – 3 - Satınalma talebi listesi üç satırlı görünüm

Eğer burada ALV seçilirse rapor ALV görünümünde gelir. ALV görünümü
raporun daha derli toplu görünmesini sağladığından işletmeler genelde
ALV görünümünde bu listeye ulaşmayı tercih etmektedir.

ŞEKİL VIII.3 – 4 - Satınalma talebi listesi ALV görünüm

520
ALV listesinde herhangi bir satır çift tıklanarak ilgili satınalma talebinin
detay bilgileri görüntülenebilir.
 Satınalma talebi liste raporları (işlem kodu bazında) seçim ekranı ve
liste görünümü için satınalma talebi uyarlamaları altında uyarlama
işlemleri mevcuttur. Bu uyarlama işlemleri ile seçim kriterleri
ekranındaki varsayılan değerler değiştirilebildiği gibi seçim kriterleri
ekranı ve sonuç listesindeki alanlar gizlenebilmektedir.
Onay bekleyen satınalma talepleri listesi
Onay bekleyen satınalma taleplerinin ilgili onay makamı tarafından
listelenmesi amacıyla SAP-ERP sisteminde onay bekleyen satınalma
talebi listesi raporu vardır. Rapora ME55 işlem koduyla veya aşağıdaki
menü adımıyla ulaşılır.

ŞEKİL VIII.3 – 5 - Onay bekleyen satınalma talebi listesi menü adımı

Rapora girildiğinde ilk olarak raporun hangi parametrelerle

çalıştırılacağının belirleneceği aşağıdaki seçim kriterleri ekranı gelir.

521
 ŞEKİL VIII.3 – 6 - Onay bekleyen SAT listesi seçim kriterleri

Bu ekranda en üstte yer alan onay kodu bilgisini girmek zorunludur.

Hangi onay makama ait onay bekleyen satınalma taleplerinin listeleneceği
bu onay kodu ile belirlenir.

522
Bu ekranda yer alan alanı aynen satınalma talebi listesi raporunda
olduğu gibi rapor görünümünü ilgilendiren alandır. Bu listede de ALV
seçilirse rapor ALV görünümünde gelir. ALV görünümü raporun daha
derli toplu görünmesini sağladığından işletmeler genelde ALV
görünümünde bu listeye ulaşmayı tercih etmektedir.
Listenin normal görünümü aşağıdaki şekildedir.

ŞEKİL VIII.3 – 7 - Onay bekleyen SAT listesi normal görünümü

ALV görünümündeki liste ise aşağıdaki gibidir.

ŞEKİL VIII.3 – 8 - Onay bekleyen SAT listesi ALV görünümü

Her iki listede de satınalma talebi satırı çift tıklanarak ilgili satınalma
talebinin detayı görüntülenebilir. Normal listede onaylanmak istenen satır
seçildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılarak ilgili
talep onaylanır. ALV listesinde ise satırdaki Onay sütununda yer alan
ikonu çift tıklandığında ilgili talep satırı onaylanmış olur ve bu alandaki
ikon şekline dönüşür.

523
  Onaylanacak olan satınalma talebinin numarası biliniyorsa ilgili
satınalma talebi ME54N işlem kodu ile bu listeye girmeden münferit
olarak da onaylanabilmektedir. ME54N işlem kodu VI.1.1.4 kısmında
anlatılan satınalma talebi detay ekranını açar. Bu ekranda kalem
ayrıntıları kısmındaki SAT Onayı sekmesine gidilerek bu sekme
üzerinden onay verilir.
Teklif talebi ve teklif listesi
Bu rapor ile sistemde mevcut olan teklif talebi ve/veya teklif belgeleri
listelenir. Rapora aşağıdaki menü adımından veya ME4L işlem kodu ile
girilir.

ŞEKİL VIII.3 – 9 - Teklif listesi menü adımı

Rapora girildiğinde ilk olarak raporun hangi parametrelerle

çalıştırılacağının belirleneceği aşağıdaki seçim kriterleri ekranı gelir.

524
 ŞEKİL VIII.3 – 10 - Teklif listesi seçim kriterleri

Bu ekranda sorgulama için kısıtlayıcı kriterler girilebilir. Bu ekranda

malzeme kodu girilerek ilgili malzeme için verilen tüm teklifler ya da
satıcı kodu girilerek ilgili satıcının önceden verdiği tüm teklifler
listelenebilir.

525
 ŞEKİL VIII.3 – 11 - Teklif listesi görünümü

Liste ekranında teklif talebi numarası, kalem numarası, malzeme

numarası, ihtiyaç miktarı, ölçü birimi, ihtiyaç tarihi, teklif fiyatı, para
birimi, vb. bilgiler yer alır.

526
Satınalma siparişi listesi
Sistemde yaratılmış olan satınalma siparişlerinin listelenmesi amacıyla
SAP-ERP sisteminde satınalma sipariş listesi raporları yer almaktadır.
Temelde aynı rapor olmasına rağmen bu raporlara ulaşmak için aşağıdaki
menü altında değişik isimlerle değişik işlem kodları vardır.

ŞEKİL VIII.3 – 12 - Satınalma siparişi listeleri menü adımı

Listede yer alan ME2A, ME2L, ME2M, vb. işlem kodları temelde aynı
rapora gitmektedir. Seçilen işlem koduna göre seçim ekranındaki seçim
kriterleri ve bu kriterlerin yeri değişmektedir. Ancak raporun çalışma
mantığı aynıdır. Örnek olarak biz ME2L işlemi üzerinden gidelim. Bu
işlem kodu seçildiğinde sistem aşağıdaki seçim kriterleri ekranını
açacaktır.

527
 ŞEKİL VIII.3 – 13 - Satınalma siparişi listesi seçim kriterleri ekranı

Seçim kriterleri kullanılarak bir malzemeye ait olan tüm satınalma

siparişleri raporlanabileceği gibi bir satınalma organizasyonu tarafından
yaratılan siparişler de raporlanabilmektedir.
Bu ekranda yer alan bilgisi seçilecek olan siparişlerin
durumlarına göre seçim yapılmasını sağlar. Bu alana girilecek değerler
arama yardımı ile listelenebilir. Bu alana değer girilerek faturalanmamış
siparişler, teslimatı tamamlanmamış siparişler, faturalanmış siparişler
listesi alınabilir.
Bu ekranda yer alan alanı çok önemlidir. Bu alanda seçilen değere
göre liste tek satırlı, iki satırlı ya da üç satırlı olarak gelir. Satır sayısının

528
artması ekranda görülen bilgi düzeyinin artması anlamındadır. Örneğin
burada üç satırlı görünüm seçilirse aşağıdaki şekilde liste elde edilir.

ŞEKİL VIII.3 – 14 - Satınalma siparişi listesi üç satırlı görünüm

Eğer burada ALV seçilirse rapor ALV görünümünde gelir. ALV görünümü
raporun daha derli toplu görünmesini sağladığından işletmeler genelde
ALV görünümünde bu listeye ulaşmayı tercih etmektedir.

ŞEKİL VIII.3 –15 - Satınalma siparişi listesi ALV görünüm

ALV listesinde herhangi bir satır çift tıklanarak ilgili satınalma siparişi
detaylı olarak görüntülenebilir.
 Satınalma siparişi liste raporları (işlem kodu bazında) seçim ekranı ve
liste görünümü için satınalma siparişi uyarlamaları altında aşağıdaki
uyarlama işlemleri mevcuttur. Bu uyarlama işlemleri ile seçim
kriterleri ekranındaki varsayılan değerler değiştirilebildiği gibi seçim
kriterleri ekranı ve sonuç listesindeki alanlar gizlenebilmektedir.

529
Satınalma siparişi raporları için uyarlama işlemleri
Satınalma siparişi raporları için uyarlama işlemleri aşağıdaki
uyarlama adımından yapılmaktadır.

ŞEKİL VIII.3 –16 - Satınalma siparişi raporları uyarlama adımı

530
Bu uyarlamada yer alan adımı çift tıklandığında
aşağıdaki ekran açılır.

ŞEKİL VIII.3 –17 - Satınalma siparişi listesi durum uyarlamaları ekranı

Bu ekranda durum kodları mevcuttur. Ekranın üstünde yer alan

butonuna basılarak yeni bir durum kodu eklenebileceği gibi mevcut
durum kodu satırları çift tıklanılarak bu durum kodlarının koşulları da
değiştirilebilir. Satır çift tıklandığında aşağıdaki şekilde koşul bilgileri
gelir.

531
 ŞEKİL VIII.3 –18 - Satınalma siparişi raporu uyarlamaları detay ekranı

Ekranın en altındaki ALV ızgara kontrolü kullan seçeneği tıklanarak

görünümün ALV olması sağlanır.

532
IX. Uygulamalararası Bileşenler
SAP-ERP sisteminde neredeyse tüm modüller tarafından kullanılan bazı
ortak fonksiyon ve süreçler vardır. Ortak kullanımdan dolayı bu
fonksiyon ve süreçlere ‘uygulamalar arası bileşenler’ denmektedir. Bu
kapsamda yer alan ve MM modülü tarafından da kullanılan sınıflandırma
ve doküman yönetimi bileşenlerini bu kısımda anlatılacaktır.
IX.1. Sınıflandırma
Sınıflandırma işlemi, ana verilerin (malzeme ana verisi, satıcı ana verisi,
seri numarası ana verisi, masraf yeri ana verisi, personel ana verisi, vb.)
belgelerin (SAT, SAS, teklif talebi, teslimat, fatura, malzeme belgesi, vb.)
veya dokümanların sınıflandırılmasını ve bu sınıflandırmaya göre ilgili
bilgilerin raporlanmasını sağlar.
Burada vurgulanan tüm nesnelerin (ana veri, belge veya doküman) sistem
üzerinde kendilerine ait veri tabloları olmasına rağmen sınıflandırmaya
neden ihtiyaç duyulduğu sorusu herkesin aklına gelen bir sorudur. Bu
soruyu cevaplamaya çalışalım.
Nesnelerin kendilerine ait veri tablolarında ilgili nesneler için genel
olarak kullanılması gereken veri alanları yer alır. Örneğin malzeme ana
verisine ait veri tablolarında tüm malzemeler için kullanılabilecek olan
veriler yer alır. Bazı nesneler için o nesneye ait olan çok farklı özelliklerin
tutulması ve raporlanması gerekebilmektedir. Malzeme örneğinden devam
edecek olursak bazı kimyasal malzemeler için detay bir şekilde kimyasal
değerlerin tutulması, patlayıcı malzemeler için detay bir şekilde patlayıcı
özelliklerinin tutulması, gıda malzemeleri içinse detay bir şekilde gıda
özelliklerinin tutulması gerekebilir. Sadece belirli sayıda nesneyi
ilgilendirecek olan bu üç kategorideki verilerin sistemde tutulması için şu
yöntem uygulanabilir: İlgili tüm veri alanları malzeme ana veri tablolarına
eklenir. Böylece istenen malzemelerde bu bilgiler girilebilir. Ancak bu
yöntemde ilgili ana veri tablolarında gereksiz yere bir sürü veri alanı
açılmış olur. Zira tutulmak istenen bilgiler çok kısıtlı sayıda malzemeyi
ilgilendirmektedir ve bu tip durumlar çıktıkça veri tablolarının
büyütülmesi gereksiz yer kaybına sebep olmaktadır. İşte sınıflandırma
işlemi bu tip verilerin ilgili nesnelere ait veri tablolarından bağımsız
olarak tutulmasını sağlamak amacıyla kullanılır.
Sınıflandırma bileşeninin ilgili nesne tablolarından bağımsız ve
gerektiğinde sistemde bulunan bir sürü nesne ile birlikte

533
kullanılabilmesinin en temel sebebi sınıf ve karakteristik bilgilerinin
nesne tipi ve nesne anahtarı ile birlikte tek bir tabloda tutulmasıdır.
Sınıflandırma bileşenini açıklamak için öncelikle iki temel kavram olan
sınıf ve karakteristik kavramlarını açıklamak gerekir.
IX.1.1. Sınıf ve karakteristik kavramları
SAP-ERP sisteminde sınıflandırma işlemleri bu iki kavram ışığında
yapılır. Şimdi bu kavramları kısaca tanımlayalım.
Sınıf
Karakteristiklerin gruplanmasını sağlayan ve gruplanan bu
karakteristiklerin grup halinde ilgili nesnelere bağlanmasını sağlayan
yapıya SAP-ERP sisteminde sınıf denilmektedir. Her bir sınıf kendine
özgü sınıf kodu ile tanımlanmaktadır.
 SAP-ERP sisteminde bir sınıfın nesneyle ilişkilendirilebilmesi için en
az bir tane karakteristiğe sahip olması gerekir.
Karakteristik
Adından da anlaşılabileceği gibi bir özelliği belirtmek için tanımlanan
yapıdır. Veri tabanı tablolarında yer alan bir veri alanı için meta-data
bilgisi gibi düşünülebilir. Nesneye bağlanmak istenen özelliklerin her
birisi için karakteristik tanımlaması yapılmalıdır.
SAP-ERP sisteminde tanımlanan karakteristiklerin nesnelere atanabilmesi
için ilgili karakteristikler gruplanarak sınıflara bağlanırlar. Nesnelere bu
sınıflar atanarak ilgili karakteristik(ler) için eşleme yapılmış olur.
 Bir karakteristik SAP-ERP sisteminde birden fazla sınıfta kullanılabilir.
SAP-ERP sisteminde sınıf ve karakteristik kavramlarının ikisi bir bütün
olarak sınıflandırma işlemini tanımlar. Sistemde sınıflandırma yapmak
için öncelikle karakteristikler tanımlanmalı daha sonrasında ise
tanımlanan bu karakteristikler sınıf altında gruplanmalıdır.
IX.1.2. Karakteristik işlemleri
Sınıflandırma işlemlerinde kullanılmak üzere tanımlanan
karakteristiklerle ilgili işlemler aşağıdaki menü adımından veya CT04
işlem kodu ile yapılmaktadır.

534
 ŞEKİL IX.1.2 – 1 - Karakteristik işlemleri menü adımı

Bu meni adımı çift tıklandığında aşağıdaki şekilde karakteristik giriş

ekranı açılır.

ŞEKİL IX.1.2 – 2 - Karakteristik giriş ekranı

Sisteme yeni bir karakteristik tanımlama işleminin yanında mevcut bir

karakteristiğe ait bilgilerin güncellenmesi, görüntülenmesi veya silinmesi
işlemlerinin tamamı ekran üzerinden yapılmaktadır.
Ekranın üst kısmındaki Karakteristik alanına işlem yapılacak olan
karakteristik kodu girilmelidir. Sistemdeki mevcut karakteristik
kodlarından birisine işlem yapmak için ilgili karakteristik kodu bu
alandaki arama yardımı (F4 tuşuna basılarak açılabilir) kullanılarak
bulunabilir. Eğer yeni bir karakteristik kodu tanımlanmak isteniyorsa bu
alana o karakteristiğe ait kod girilerek (kod denilmesine rağmen alfa-

535
numerik bir kod girilebileceği için kısa tanım şeklinde bilgi girilmesi daha
çok tercih edilir) bu satırın hemen sağ tarafındaki ‘yarat’ düğmesine
basılır. Sistem karakteristik bilgilerinin girilmesi için ekranın alt
kısmındaki sekmeleri aktif hale getirir.
 Sistemde önceden mevcut bir karakteristik kodu arama yardımı ile
seçildikten sonra ekranın sol tarafındaki butonuna basılarak
değişiklik ya da butonuna basılarak görüntüleme işlemi yapılabilir.
Eğer ilgili karakteristik sistemden silinmek isteniyorsa butonuna
basılmalıdır.
Genel bilgiler sekmesi
Karakteristik ekranında ilk açılan sekme genel bilgiler sekmesidir.

ŞEKİL IX.1.2 – 3 - Karakteristik genel bilgiler sekmesi

Krkt.tnm alanına kullanılacak olan karakteristik için açıklayıcı tanım

bilgisi girilir. Durum alanı tanımlanan karakteristik için durum bilgisini
gösterir. Eğer karakteristik “onaylı” durumunda değilse herhangi bir sınıfa
atanıp kullanılamaz. Karakteristik yaratılması aşamasında iken de durum

536
bilgisi ‘onaylı’ olarak tanımlanabilir. Böylece ilgili karakteristik
tanımlandığı anda kullanılabilir durumda olur.
Veri tipi alanı aracılığı ile karakteristik için veri tipi ataması yapılır. F4
tuşuna basılarak seçilebilecek olan veri tipleri listelenebilir.

ŞEKİL IX.1.2 – 4 - Karakteristik veri tipleri arama yardımı

Burada yer alan veri tiplerinden uygun olan seçilerek veri tanımlaması
yapılır. Karakter tipi için CHAR, sayısal bir veri için NUM, tarih formatı
için DATE vb. seçilebilir. Seçilen veri tipine göre ekranın altındaki
kısmındaki bilgiler değişir. Örneğin buraya NUM girilirse
biçim verileri aşağıdaki şekilde açılır.

ŞEKİL IX.1.2 – 5 - Karakteristik veri tipi NUM için biçim verileri

Numerik veri alanı için ondalık basamak, ölçü birimi, üs görüntüsü gibi
alanlar gelmiştir.
Eğer veri tipi CHAR girilirse biçim verileri kısmı aşağıdaki şekilde
gelecektir.

537
 ŞEKİL IX.1.2 – 6 - Karakteristik veri tipi CHAR için biçim verileri

Karakter veri alanı için büyük/küçük harf ve şablon gibi alanlar gelmiştir.
kısmındaki karakter sayısı alanı seçilen veri tipi için verinin
uzunluğunu belirler. Örneğin tip olarak karakter (CHAR) seçilen bir
karakteristik için en fazla kaç karakter olacağı bu alana girilir. Ya da
sayısal bir verinin kaç basamak olacağı bu alana girilir. Bu alan seçilen
veri tipine bağlı olarak zorunlu olur ya da gizli olarak gelir (örneğin tarih
formatındaki veriler için gizli olarak gelir.)
Ondalık Basamak alanına eğer veri tipi numerik ise ve ondalık basamak
kullanılacak ise virgülden sonra kaç basamak olacağı bilgisi girilir. Bu
alan seçilen veri tipine bağlı olarak zorunlu olur ya da gizli olarak gelir.
ondalık basamak değerinin veri uzunluğunu etkilediği unutulmamalıdır.
Örneğin veri uzunluğu 10 olarak seçilmiş sayısal bir değer için eğer
ondalık basamak değeri 2 seçilmişse bunun anlamı 8 basamaklı sayı
olabileceği ve 2 basamak ondalık için kullanılacağı anlamını taşır. Eğer
10 basamaklı sayı isteniyor ve 2 basamakta ondalık kullanılmak
isteniyorsa o zaman uzunluk alanına 12 ve ondalık basamak alanına 2
girilmelidir.
Ekranın altında sağ tarafta yer alan kısmına ise bu karakteristiğin
kullanımına ilişkin özellikler girilir. Eğer buradaki Münferit değer alanı
tıklanmışsa sistem ilgili nesneye bu karakteristik için sadece tek bir değer
atanmasına izin verir. Eğer burada birçok dğrl. alanı tıklanmışsa o zaman
ilgili nesneye bu karakteristik için birden fazla değer atanabilir demektir.
Örneğin bu ‘kullanılabilecek renkler’ karakteristiği olsun. Eğer siz burada
tek girişi seçerseniz bu karakteristik bir nesneye atandığında sadece bir
tane kullanılabilecek renk girebilirsiniz. Eğer siz burada çoklu atama
seçerseniz ilgili nesnede birden fazla renk bilgisini alt alta girebilirsiniz.
Kullanılabilecek renkler karakteristiği için çoklu giriş yapılması uygun
olduğunda burada çoklu atama seçilebilir. Ancak her karakteristik için
durum aynı değildir. Mesela ‘sürtünme katsayısı’ karakteristiğini ele

538
alacak olursak her bir nesne için sadece bir tane sürtünme katsayısı
girilmelidir. Dolayısı ile bu karakteristik için çoklu atama
yapılamamalıdır.
Değerleme kısmındaki Giriş gerekli alanı tıklanırsa bu karakteristik için
değer girişi zorunlu hale getirilmiş olur.
Tanımlar sekmesi
Bu sekmede karakteristiğe ait dile bağlı tanımlar girilebilir.

ŞEKİL IX.1.2 – 7 - Karakteristik tanım sekmesi

Dil kodu ve tanım alanlarına giriş yapılarak farklı dillerde tanımlar bu

ekrandan girilebilir.
Değer sınırlaması sekmesi
Genel bilgiler sekmesinde veri tipi ve uzunluğu belirlenen karakteristiğin
eğer sadece belirli bir değer kümesini alması isteniyorsa ilgili değer
kümesi bu sekmeden tanımlanır.

ŞEKİL IX.1.2 – 8 - Karakteristik değer sınırlaması sekmesi

539
Krkt.değeri alanına ilk sekmede girilen veri tipi ve uzunluğuna bağlı
olarak değer bilgisi, Tanım alanına ise değer için açıklama girilerek
düzenleme yapılır.
Ek veriler sekmesi
Bu sekmede karakteristik için ek veriler yer alır.

ŞEKİL IX.1.2 – 9 - Karakteristik değer sınırlaması data tipi girişi

Bu ekranda yer alan kısmı önemlidir. Eğer değer sınırlaması

el ile girilmek istenmiyor ve sistemde önceden tanımlanmış olan bir değer
kümesi kullanılmak isteniyorsa bu kısımdan ilgili tablo adı ve alan adı
girilerek değer sınırlaması yapılabilir. Örneğin T034 veri tablosunda yer
alan MTART veri alanı değerleri kullanılmak isteniyorsa tablo ve alan adı
alanlarına bu iki değer girilip enter’a basılır. Sistem aşağıdaki uyarı
mesajını verir.

ŞEKİL IX.1.2 – 10 - Karakteristik değer sınırlaması uyarı ekranı

540
Artık ilgili karakteristik için sadece belirtilen tablonun belirtilen veri
alanındaki değerler kullanılabilir. Bu değerler karakteristik değeri girişi
aşamasında arama yardımı şeklinde listelenir.
Sınırlamalar sekmesi
Eğer tanımlanan karakteristiğin sadece belirli sınıflar tarafından
kullanılabilmesi isteniyorsa bu sekmede yer alan tabloya ilgili sınıf
kodları girilerek sınırlama yapılır.

ŞEKİL IX.1.2 – 11 - Karakteristik sınıf sınırlaması sekmesi

Eğer karakteristiğin tüm sınıflar tarafından kullanılabilmesi isteniyorsa bu

sekmeye herhangi bir değer girilmemelidir.
Karakteristikle ilgili tüm bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki
‘kaydet’ butonuna basılır.
Uygulama: Sisteme DENEME_01 kodunda yeni bir karakteristik
tanımlayınız. Bu karakteristiğin tanımı “Deneme”, veri tipi “NUMC” ve
veri uzunluğu “6” olsun. Ondalık basamağı ise “2” olsun. Karakteristiğin
durumunu onaylı olarak tanımlayın.
Uygulama: Sisteme DENEME_02 kodunda yeni bir karakteristik
tanımlayınız. Bu karakteristiğin tanımı “Deneme eşleme”, veri tipi
“CHAR” ve veri uzunluğu “4” olsun. Karakteristiğin değer kümesini
T034 veri tablosu MTART veri alanı ile eşleyerek sınırlayın.
Karakteristiğin durumunu onaylı olarak tanımlayın.

541
IX.1.3. Sınıf işlemleri
Sınıflandırma işlemlerinde kullanılmak üzere tanımlanan sınıflar ilgili
işlemler aşağıdaki menü adımından veya CL02N işlem kodu ile
yapılmaktadır.

ŞEKİL IX.1.3 – 1 - Sınıflandırma işlemleri menü adımı

Menü adımı çift tıklandığında aşağıdaki sınıf giriş ekranı açılır.

ŞEKİL IX.1.3 – 2 - Sınıflandırma giriş ekranı

Yeni bir sınıf tanımlama işleminin yanında mevcut bir sınıfa ait bilgilerin
güncellenmesi, görüntülenmesi veya silinmesi işlemleri de bu ekrandan
yapılmaktadır.
Ekranın üst kısmındaki Sınıf alanına işlem yapılacak olan sınıf kodu
girilmelidir. Sistemde önceden tanımlanmış sınıflardan birisine işlem

542
yapmak için ilgili sınıf kodu bu alandaki arama yardımı kullanılarak
bulunabilir. Eğer yeni bir sınıf tanımlanmak isteniyorsa bu alana o sınıfa
verilmek istenen kod girilmelidir (kod denilmesine rağmen alfa-numerik
bir kod girilebileceği için kısa tanım şeklinde bilgi girilmesi daha çok
tercih edilir).
Sınıf bilgisinin hemen altında yer alan sınıf türü bilgisi de zorunlu bir
bilgidir. Sistemde tanımlı olan sınıf türlerinden bir tanesi arama yardımı
kullanılarak seçilebilir. Sınıf türü, tanımlanacak olan sınıfın hangi nesne
veya nesnelerle birlikte kullanılabileceğini belirleyen alandır. Bu sebeple
yeni bir sınıf tanımlanırken doğru sınıf nesnesinin seçilmesi oldukça
önemlidir. Arama yardımı ile sınıf türleri listelenebilir.

ŞEKİL IX.1.3 – 3 - Sınıf türleri listesi

Örneğin malzeme ana verisi ile birlikte kullanılmak istenen bir sınıf
yaratılacaksa 001, satınalma talebi onayı tanımlamak için bir sınıf
yaratılacaksa 032 değeri seçilmelidir.
Sınıf kodu ve sınıf türü girildikten sonra sınıf satırının hemen sağ
tarafında yer alan uygun işlem butonuna basılır. butonu yaratma,
butonu değişiklik, butonu görüntüleme ve butonu ise mevcut bir
sınıfı silmek için kullanılır.

543
Yeni bir sınıf tanımlamak için ilgili sınıf kodu ve sınıf türü girildikten
sonra ‘yarat’ butonuna basılır. Sistem sınıf bilgilerinin girilmesi için
ekranın alt kısmındaki sekmeleri aktif hale getirir.
Temel veriler sekmesi
Bu sekmede sınıfa ait aşağıdaki bilgiler girilmelidir.

ŞEKİL IX.1.3 – 4 - Sınıf genel bilgiler sekmesi

Tanım alanına ilgili sınıf için tanım bilgisi girilir. Durum alanına
tanımlanan sınıf için durum bilgisi girilir. Tanımlanan sınıf “onaylı”
durumunda değilse herhangi bir nesneye atanamaz. Sınıf yaratılması
aşamasında iken de durum bilgisi “onaylı” olarak tanımlanabilir. Böylece
ilgili sınıf tanımlandığı anda kullanılabilir durumda olur. (Yaratılmış olan
bir sınıfın durum bilgisi de yine bu işlem kodu ile girilip değiştirilir.)
Bu sekmedeki bilgiler girildikten sonra ekranın üzerinden karakteristikler
sekmesine geçilebilir.

544
Karakteristikler sekmesi
Bu sekmede tanımlanan sınıfta kullanılacak olan karakteristikler
belirlenir.

ŞEKİL IX.1.3 – 5 - Sınıf karakteristikler sekmesi

Bir sınıfın sistemde kullanılabilmesi için en az bir tane karakteristik

ataması yapılmış olmalıdır. Zira nesneler için sınıfa değil sınıf altında yer
alan karakteristiklere değer girişi yapılmaktadır. Sınıf birden fazla
karakteristik içerebileceği için bu sekme de birden fazla karakteristik
girilmesi için tablo şeklinde giriş imkanı verilmiştir.
Krkt. alanına atanmak istenen karakteristik kodu girilir. Sistemde tanımlı
karakteristik kodları arama yardımı ile listelenebilir.
 Eğer karakteristik tanımlanırken ilgili karakteristik için IX.1.2
kısmında belirtildiği şekilde kullanılabilecek sınıf türü kısıtlaması
yapılmışsa sınıfa karakteristik atama aşamasında bu bilgi kontrol edilir.
Bu kısıtla ilgili bir uyumsuzluk var ise sistem hata mesajı verir.
Sınıfla ilgili tüm bilgiler girildikten sonra ekranın üzerindeki ‘kaydet’
butonuna basılır.
Uygulama: Sisteme DENEME_01 kodunda ve tanımı deneme sınıfı olan
yeni bir sınıf tanımlayınız. Bu sınıfın sınıf türü 01-malzeme olsun. İlgili
sınıfa karakteristik kısmında tanımlamış olduğunuz deneme01 ve
deneme02 karakteristiklerini bağlayınız.

545
IX.1.4. Nesnelere sınıf atama
Sistemde tanımlı olan nesnelere sınıf atamak için iki yöntem vardır.
Birinci yöntem
Genel olarak kullanılan yöntemdir. İlgili nesnenin veri giriş ekranlarında
ayrı bir sekme olarak, bir sekmenin altında giriş ekranı olarak, ekranın
üzerinde buton olarak veya menü adımında işlem olarak sınıflandırma
fonksiyonu yer alır. Örneğin:
- Malzeme ana verisi ve lot numarası ana verisi ekranlarında
sınıflandırma için ayrı bir veri sekmesi vardır. Malzeme ana verisi
için sınıflandırma sekmesi şekil IV.2.2–7’de lot numarası ana verisi
için sınıflandırma sekmesi şekil IV.3.4–5’de gösterilmiştir. Bu
sekmelere veri girişi yapılarak ilgili nesne için sınıflandırma yapılmış
olur. Bu ekranlarda görüldüğü gibi aynı nesne için birden fazla sınıf
ataması yapılabilmektedir.
- Seri numarası (Ekipman) ana verisi gibi bazı ekranlarda ise ekranın
üzerinde yer alan ve sınıflandırma ekranını açan buton vardır. Şekil
IV.4.2.1–1’de gösterilen seri numarası ana veri ekranında
butonuna basılırsa sınıflandırma girişi yapılan ekran
açılacaktır.
- Bazı nesne ekranlarında ise sınıflandırma işlemine ekranın üzerinde
yer alan menü adımlarından ulaşılmaktadır. Örneğin satıcı ana
verisinde aşağıdaki menü adımından ulaşılır.

ŞEKİL IX.1.3 – 6 - Satıcı ana verisi sınıflandırma menü adımı

Yukarıdaki yöntemlerle ulaşılan sınıf atama ekranı aşağıdaki şekildedir.

546
 ŞEKİL IX.1.3 – 7 - Sınıflandırma girişi ekranı

Bu ekranın üst kısmında sınıflandırma yapılan nesne (bu örnekte malzeme

ana verisi olduğu için malzeme kodu) ve sınıf türü bilgisi yer alır.
kısmında ise nesneye atanacak sınıfların girişi yapılır. sınıf alanına
atanacak olan sınıf kodu girilir ve enter tuşuna basılır. Sistem ekranın alt
tarafına ilgili sınıfa ait olan karakteristikleri liste olarak getirir.

547
 ŞEKİL IX.1.3 – 8 - Sınıflandırma karakteristik değerleri girişi

Karakteristikler için ilgili karakteristiğin sağ tarafında açılan alana

karakteristik değeri girilir. Eğer karakteristik için değer kümesi var ise
ilgili alanda arama yardımı (F4) kullanılarak tanımlı değer kümesine
ulaşılır. Eğer ilgili karakteristik için aynı anda birden çok değer girilmesi
mümkün ise karakteristiğe değer girdikçe altına yeni boş bir satır açılır.

548
İkinci yöntem
Bu yöntemde nesneye sınıf atama değil sınıfa nesne atama şeklinde
yapılır. Bunun için aşağıdaki menü adımı ya da CL20N işlem kodu
kullanılır.

ŞEKİL IX.1.3 – 9 - Nesneye sınıf atama menü adımı

Bu işlem kodu girildiğinde sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL IX.1.3 – 10 - Nesneye sınıf atama ekranı

549
Ekranda yer alan sınıf türü alanına ilgili sınıf türü girildiği zaman sistem
girilen sınıf türüne bağlı olarak karakteristik ataması yapılacak nesne
kodunun girileceği alanı açar. Örneğin nesne tipi olarak 01-malzeme ana
verisi seçilmişse malzeme kodu, 02-ekipman ana verisi seçilmişse
ekipman kodu girilecek alan açılır. İlgili nesne kodu girilip enter tuşuna
basıldıktan sonra sistem atama yapılacak sınıf bilgisinin girilmesi için
ekranın alt kısmını açar. Ekranın alt kısmı artık şekil IX.1.3 – 8’deki ile
aynı olarak gelir ve atama işlemi aynı şekilde yapılır.

550
IX.2. Dokuman Yönetimi
SAP-ERP sistemindeki ‘doküman yönetimi’ modülü özellikle
uyarlamaları açısından tek başına detaylı olarak incelenmesi gereken bir
modül olarak ele alınmalıdır. Bu kitapta doküman yönetimi modülünün
sadece kullanımından bahsedilecek olup uyarlama detaylarına
girilmeyecektir.
İşletmelerin prosedürleri gereği ya da kanunsal bir zorunluluk olarak bazı
belgelerin (ıslak imzalı, e-imzalı ya da imzasız bir şekilde bir şekilde)
SAP-ERP sisteminde de kayıt altında tutulması gerekmektedir. Örneğin,
firma ile yapılan satınalma sözleşmesi, personelin yıllık izin talebi,
malzemelerin teknik çizimleri, kalite kontrol/muayene sonuçları, satıcı
tarafından kesilen fatura belgesi gibi.
Doküman yönetim modülü bu tip belge ve formların SAP-ERP sisteminde
tanımlanmasını ve ilgili olduğu nesne ile bağlantılı bir şekilde kayıt altına
alınmasını sağlar. Doküman yönetiminin bir diğer özelliği ise ilgili
dokümanların versiyonlarını da takip edebilmesidir. İlgili dokümanda
güncellemeler yapıldıkça bunlar versiyon olarak kaydedilebilmekte ve bu
versiyonlar takip edilebilmektedir.

551
IX.2.1. Doküman tanımlama
Sisteme yeni bir doküman tanımlamak için aşağıdaki menü adımı veya
CV01N işlem kodu kullanılır.

ŞEKİL IX.2.1 – 1 - Doküman yönetimi menü adımı

İlgili menü adımı tıklandığı zaman aşağıdaki şekilde doküman tanımlama

ekranı gelir.

552
 ŞEKİL IX.2.1 – 2 - Doküman yaratma giriş ekranı

Bu ekranda tanımlanacak doküman için temel bilgiler girilir. Doküman

alanına tanımlanmak istenen doküman için doküman kodu girilmelidir.
Bu kod SAP-ERP sisteminde ilgili dokümanı tanımlayacak olan koddur.
Doküman türüne bağlı olarak sistem otomatik bir numara verebileceği
gibi kullanıcı tarafından da bu alana doküman kodu (alfa-numerik de
olabilir) girilebilir.
Doküman türü alanı ilgili doküman için doküman türünü belirler. SAP-
ERP sisteminde doküman yönetimi uyarlamalarının büyük bir kısmı
(numara aralığı, ekranların özelliği, veri alanlarının durumu, vb.)
doküman türüne bağlı olarak uyarlanmaktadır. Bu alanda arama yardımı
kullanılarak sistemde mevcut olan doküman türleri listelenip uygun olan
doküman türü seçilebilir.
Alt Numara alanı sistemde aynı dokümana bağlı birden fazla alt doküman
tanımlanabilmesi amacıyla kullanılır. Bu alan boş bırakılırsa sistem
otomatik olarak “00” değerini atar. Bunu bir örnekle açıklayalım.
Sistemde satıcı ile yapılan satınalma sözleşmesini bir doküman olarak
tanımlamak istiyorsunuz. Bu dokümanın da iki tane eki var. SAP-ERP
sistemine bu dokümanı tanımlarken ana doküman için alt numaraya 00,
ek-1 için alt numaraya 01 ve ek-2 içinse alt numaraya 02 girerek
tanımlama yapılabilir. Böylece ekler aynı dokümanın bir parçası olarak
tanımlanmış olur.

553
Versiyon alanına doküman numarasına ve alt numaraya bağlı olarak
dokümanın versiyonu bilgisi girilir. Dokümanın ilk yaratılması
aşamasında bu alan otomatik olarak 00 değerini alır. (Eğer aynı doküman
için yeni bir versiyon yaratılmak isteniyorsa doküman numarası ve alt
numarası aynı girilip buradaki versiyon numarası 1 artırılarak sistemde
yeni bir versiyon yaratılabilir.)
Ekranda yer alan tüm bu bilgilerin (eğer dokuman numarası otomatik
olarak sistem tarafından verilecekse doküman alanı hariç) girilmesi
zorunludur. Bu bilgiler girildikten sonra enter tuşuna basılarak doküman
yaratma ekranına geçilir.

ŞEKİL IX.2.1 – 3 - Doküman yaratma ekranı

554
Açılan ekranın üst kısmında yaratılmakta olan dokümana ait başlık
bilgileri yer almaktadır. Ekranın alt kısmında ise sekmeler halinde
doküman bilgileri yer alır.
Doküman verileri sekmesi
Bu sekmede tanımlanacak dokümana ait genel bilgiler yer alır. Bu sekme
yukarıdaki şekilde görülmektedir.
Buradaki Tanım alanına ilgili doküman için tanım bilgisi girilir. Durum
alanına dokümanın durum bilgisi girilir. Bir dokümanın herhangi bir
nesneye bağlanabilmesi için durumunun onaylı olması gerekir. Doküman
türü uyarlamasına bağlı olarak bir doküman yaratıldığı anda otomatik
olarak onaylı durumunu alabileceği gibi dokümanın onaylı durumunu
alabilmesi için iş akışı da tanımlanabilir.
Ekranın altındaki kısmından harici dosya ya da dosyalar dokümana
bağlanır. Örneğin bir satınalma sözleşmesinin ıslak imzalı orjinali
doküman olarak tanımlanacaksa aşağıdaki adımlar kullanılarak ilgili
doküman SAP-ERP sistemine aktarılır.
Öncelikle kısmında ekranın altında yer alan ‘dosyayı aç’
butonuna basılır. Sistem dış ortamdaki dosyanın aktarılması için aşağıdaki
ekranı açar.

ŞEKİL IX.2.1 – 4 - Doküman dışarıdan aktarma ekranı

555
Bu ekranda ilgili dizinden aktarılacak dosya seçilerek ekranın altındaki
butonuna basılır. Bu butona basıldığı zaman sistem öncelikle
aktarılacak dosya türünün seçileceği aşağıdaki popup ekranını açar.

ŞEKİL IX.2.1 – 5 - Doküman dış dosya bağlantı popup ekranı

Bu ekrandan uygun doküman tipi satırı çift tıklanır. Sistem ilgili

dokümana bağlantı kaydını tutarak bu bağlantıyı aşağıdaki şekilde
kısmında ekrana getirir.

ŞEKİL IX.2.1 – 6 - Doküman dış dosya bağlantı ekranı

556
Bağlantı kaydı tutulan dokümanın eğer bir kopyası SAP-ERP sistemi
üzerine aktarılmak isteniyorsa (yani dosyanın aslı sunucu üzerine
taşınmak isteniyorsa) bu sefer bağlantı bilgisi satırında yer alan ‘içe aktar’
butonuna basılmalıdır. Sistem ilgili dosyayı sisteme aktardığı zaman
ilgili satırdaki ikonunu aktarıldı ikonuna çevirir.

ŞEKİL IX.2.1 – 7 - Doküman dış dosya içe aktarılmış ekranı

 Eğer bu son söylediğimiz içe aktarma işlemi yapılmazsa ilgili dosyanın

aslı ile sistem üzerinde bağlantı kurulmuş olur. Bu dosyanın aslı
kullanıcının lokal bilgisayarında ise diğer kullanıcılar bu dokümana
ulaşmazlar. Ancak son adımda anlatıldığı gibi dosyanın aslı SAP-ERP
sistemine kopyalanırsa sisteme erişim olan her bilgisayardan ilgili
doküman görüntülenebilir.

 SAP-ERP sisteminde dosyanın dışarıdan bağlantısı kurulduğu esnada

otomatik olarak sunucuya aktarması sağlanacak şekilde uyarlamada
yapılabilmektedir. Eğer sistem bu şekilde uyarlanırsa son adımda
anlatılan sunucuya aktar işlemini kullanıcının yapmasına gerek
kalmayacaktır.
Tanımlar sekmesi
Bu sekmede ilgili doküman için dile bağlı tanımlar girilebilir.

ŞEKİL IX.2.1 – 8 - Tanımlar sekmesi

Bu sekmedeki bilgiler girildikten sonra ekranın üzerinden nesne

bağlantıları sekmesine geçilebilir.

557
Nesne bağlantıları sekmesi
Bu sekmede tanımlanacak olan dokümanın ilgili olduğu nesneler ile
bağlantısı girilir.

ŞEKİL IX.2.1 – 9 - Doküman nesne bağlantısı sekmesi

Bu sekmede alt sekmeler halinde dokümanın bağlanabileceği nesneler

listelenir. Buradaki nesneler doküman türüne bağlı olarak
uyarlanmaktadır. Dolayısı ile burada gelen alt sekme sayısı değişiklik
gösterir.
Örneğin girdiğimiz doküman bir malzeme ana verisini ilgilendiriyorsa bu
sekmenin içerisinden malzeme ana verileri alt sekmesi seçilir. Bu alt
sekmede yer alan malzeme alanına bağlantı yapılmak istenen malzeme
kodu girilir. Böylece ilgili malzeme ile dokümanın bağlantısı sağlanmış
olur.
 Bir doküman aynı tipten veya farklı tipten birden fazla nesneye
bağlanabilir. Bu sebeple sekmelerdeki nesneler çoklu giriş şeklinde
gelir.
Tanımlanacak olan doküman için gerekli bilgiler tamamlandıktan sonra
ekranın üzerindeki ‘kaydet’ butonuna basılarak ilgili doküman
sistemde tanımlanmış olur.
Sistemde tanımlanmış olan bir doküman üzerinde değişiklik yapılması
CV02N işlem kodu ile görüntülenmesi ise CV03N işlem kodu ile yapılır.
 Tanımlı olan bir dokümanın değişiklik işlemi ile değiştirilmesi o
dokümana ait bilgilerin güncellenmesi anlamına gelir. Eğer bu

558
 değişikliklerin farklı bir versiyon şeklinde kaydedilmesi isteniyorsa
değişiklik işlemi ile değil aşağıdaki versiyon alma işlemi ile bu
değişiklik yapılmalıdır. Doküman türü bazında yapılan uyarlamalarla
bir dokümanda değişikliğin sadece versiyon numarası almak suretiyle
yapılması sağlanabilir.

IX.2.2. Dokümanın yeni versiyonunun oluşturulması

Bir dokümana yeni bir versiyon oluşturmak için bir önceki kısımda
anlatılan doküman yaratma işlemi (CV01N) kullanılır.
Bu ekranda versiyonu yaratılacak olan dokümanın doküman numarası ve
alt numarası girildikten sonra (versiyon numarası alanı boş bırakılarak)
ekranın üzerindeki menüden versiyon yarat adımına gidilir. Sistem
versiyon numarasını otomatik olarak verir. Ana versiyondaki tüm bilgileri
de yeni versiyona getirerek doküman yaratma ekranlarına geçer.
Burada ilgili dokümanın eski versiyonu ekranın alt kısmındaki orijinal
doküman bağlantısı kısmındaki satır seçilip sistemden kaldırılır. Daha
sonra ise aynı kısımdan yeni versiyonu eklenir. Ayrıca doküman ana verisi
üzerinde de başka değişiklikler yapılacaksa (örneğin tanım değişikliği,
nesne bağlantısı değişikliği gibi) bunlarda yapılarak yeni versiyon
kaydedilir.
IX.2.3 Dokümanın nesnelere bağlanması
Bir dokümanın nesneye bağlanması doküman yaratma ve değiştirme
ekranında ki nesne bağlantıları sekmesinden yapılabileceği gibi her bir
nesnenin kendi nesne bakımı ekranından da yapılabilmektedir. Nesnenin
üzerinde iken dokümanın bağlanması işlemi kullanıcılar tarafından daha
fazla tercih edilen yöntemdir.
Doküman bağlantı sekmesi bazı nesnelerin tanımlama ekranında ayrı
sekme olarak, bazı nesnelerin tanımlama ekranında buton olarak bazı
nesnelerin tanımlama ekranında da menü adımında yer almaktadır.
Örneğin:
- Satınalma talebi ve satınalma siparişi gibi ekranlarda kalem bilgileri
kısmının hemen üzerinde yer alan butonuna basılarak doküman
bağlantısı ekranına geçilmektedir. (bu tip belgelerde kalem bazında
bağlantı yapıldığı için ilgili butona basılmadan önce bağlantı yapılacak
olan kalem seçilmelidir.)

559
 ŞEKİL IX.2.3 – 1 - Doküman nesne bağlantısı satınalma talebi

- Malzeme ana verisi gibi ekranlarda doküman bağlantısının girilmesi

için ayrı bir sekme yer almaktadır. Malzeme ana verisi doküman
sekmesi şekil IV.2.2–26’da gösterilmiştir.
- Ekipman ana verisi gibi bazı ekranlarda ise ekranın üzerinde direk
olarak doküman bağlama kısmı yer almaktadır.

ŞEKİL IX.2.3 – 2 - Ekipman ana verisi doküman alt ekranı

- Satıcı ana verisi gibi bazı verilerde ise doküman işlemlerine menü
vasıtasıyla ulaşılır.

560
 ŞEKİL IX.2.3 – 3 - Satıcı ana verisi doküman bağlantısı menü adımı

Yukarıdaki üç yöntemden nesne ile ilgili olan kullanılarak aşağıdaki

doküman bağlantı ekranı açılır.

ŞEKİL IX.2.3 – 4 - Doküman bağlantı ekranı

Bu ekranın üst kısmında dokümanın bağlantı yapıldığı nesne bilgisi yer

alır (bu örnekte malzeme ana verisi olduğu için ilgili malzeme kodu yer

561
almaktadır). Ekranın alt kısmında ise bağlanacak dokümanların girilmesi
için liste şeklinde giriş kısmı vardır. Aynı nesneye birden fazla doküman
bağlanabilmesi amacıyla burada liste şeklinde giriş açılmıştır. Burada
bağlantı yapılmak istenen dokümana ait doküman türü, alt numara ve
versiyon bilgileri girilir. Tüm bu bilgilerin elle girilmesindense doküman
numarası alanında arama yardımı kullanılıp bağlanmak istenen doküman
seçildiğinde diğer bilgiler de ilgili alanlara kopyalanmaktadır. Doküman
bilgileri girildikten sonra nesne için doküman bağlantısı yapılmış olur.
İlgili nesne ekranlarından çıkarken yapılan kaydetme işlemi bu bağlantıyı
da kaydeder.

562
EKLER

563
Ek - 1. Request Alma ve Uyarlama/Geliştirmenin Taşınması
SAP-ERP sisteminde yapılan uyarlamaların ve yeni geliştirmelerin bir
sistemden diğer sistem ya da sistemlere aktarılabilmesi amacıyla
“Request” mantığı geliştirilmiştir.
Hiçbir işletme gerçek verilerinin yer aldığı ve günlük kullanıma açık olan
sistemlerinde (canlı sistem) yeni geliştirme veya uyarlama yapılmasını
istemez. Bu sebeple işletmelerde en az iki ayrı sistem kurulması gerekir.
İdeal olanı ise üç ayrı sistem kurmaktır.
Birinci sistem Geliştirme (Development) sistemi dediğimiz sistemdir ki
bu sistemde yeni geliştirme ve uyarlamalar yapılır. Bu ortamda yapılan
geliştirme ve uyarlamalar ilgili kullanıcılar tarafından test edilip
onaylanması amacıyla Test (QA ya da TEST) sistemine aktarılırlar. Test
sisteminde test edilip doğru çalıştığı ilgili kullanıcılar tarafından
onaylanan uyarlama ve geliştirmeler ise canlı sisteme aktarılarak
kullanıma alınırlar. TEST sistemi kullanmayan işletmeler Geliştirme
ortamını test amaçlı olarak da kullanırlar.
Request alma
Geliştirme sisteminde yapılan uyarlama ve geliştirmelerin test sistemine
ve oradan da canlı sisteme aktarılması için yapılan herhangi bir geliştirme
ya da uyarlama SAP-ERP sisteminde kaydedilmek istendiğinde sistem
aşağıdaki şekilde request alma ekranı açılır.

ŞEKİL Ek-1 – 1 - Request alma giriş ekranı

564
Yapılan uyarlama/geliştirme eğer yeni bir request olarak alınmak
isteniyorsa ekranın altındaki ‘yarat’ butonuna basılır. Sistem yeni
requestin tanımının girilebilmesi için aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL Ek-1 – 2 - Request alma yeni request giriş ekranı)

Bu ekranda yapılan uyarlama/geliştirmeyi tanımlayan bir metin short

description alanına girilerek ekranın altındaki ‘kaydet’ butonuna
basılır. Sistem request numarasını da alarak ilk ekrana döner. Bu ekranda
ise ekranın altındaki ‘devam’ butonuna basılırsa artık uyarlama
yapılmış ve ilgili geliştirme/uyarlamalar request içine işlenmiş olur.
Eğer yapılan uyarlama/geliştirme yeni bir request olarak alınmak
istenmeyip önceden tanımladığınız bir requestin altına koymak
istiyorsanız ilk ekranda butonuna basılarak sistemde önceden
alınmış olan ve sizin kullanıcınız tarafından giriş yapılabilecek request
listesi çıkar.

ŞEKİL Ek-1 – 3 - Request alma mevcut request liste ekranı

565
Bu listeden uygun olan request numarası çift tıklandığında sistem bu
request numarasını alarak ilk ekrana döner. Ekranın altındaki ‘devam’
butonuna basılırsa artık uyarlama yapılmış ve ilgili geliştirme/uyarlamalar
request içine işlenmiş olur.
Requestin onaylanması ve taşınması
Yukarıda belirtilen şekilde alınan requestlerin başka bir sisteme taşınması
için öncelikle requesti alan kullanıcı ve/veya sistem yöneticisi tarafından
onaylanması gerekir. Request onaylama işlemi SE09 işlem kodu ile
yapılır. Bu işlem kodu girildiği zaman sistem aşağıdaki ekranı açar.

ŞEKİL Ek-1 – 4 - Request onaylama liste girişi ekranı

Bu ekranda öncelikle requestlerin listelenmesi için ilgili kriterler

girilmelidir. Eğer sadece uyarlama requestleri listelenmek isteniyorsa
alanı tıklanır, eğer sadece geliştirme requestleri
listelenmek isteniyorsa alanı tıklanır, eğer tüm requestler
listelenmek isteniyorsa listedeki tüm satırlar tıklanır.

566
Sadece onay bekleyen requestlerin seçilmesi için alanı tıklanır,
eğer sadece onaylı requestler görülmek isteniyorsa alanı eğer her
ikisi birden görülmek isteniyorsa her ikisi birden tıklanır.
Belirli bir tarihten sonra alınan requestlerin listelenmesi içinse
alanının yanındaki boşluğa değer girilmelidir. Buraya değer girmek için
ilgili alan üzerinde F4 tuşuna basılmalıdır. Zira buraya girilecek değer
tarih formatında değil aşağıdaki listede yer alan değerlerden bir tanesi
seçilerek yapılır.

ŞEKİL Ek-1 – 5 - Request onaylama liste girişi tarih seçimi ekranı

İlgili kriterler girildikten sonra ‘yürüt’ butonuna basılarak request

listesinin gelmesi sağlanır.

ŞEKİL Ek-1 – 6 - Request onaylama listesi

567
Bu listeden onaylanmak istenen request için öncelikle ilgili request
satırının sol tarafındaki butonuna basılarak request detaylarının
açılması sağlanır. Aynı requestin altında (farklı kullanıcılar tarafından
alınmış) birden fazla alt request olabilir. Öncelikle her bir alt request satırı
tek tek seçilerek ekranın üzerindeki ‘onayla’ butonuna basılır. Tüm alt
requestler onaylandıktan sonra ise ana request satırı seçilerek onayla
butonuna basılır. Böylece ilgili request onaylanmış olur.
Onaylanmış requestler sistem yöneticilerine bildirilir. Bu requestler
sistem yöneticileri tarafından öncelikle test sistemine taşınır. Burada test
edildikten sonra da aynı yöntem kullanılarak canlı sisteme taşınırlar.

568
Ek - 2. Arama Yardımı
SAP-ERP sisteminde herhangi bir ekranda yer alan bir veri alanı
tıklandığı zaman eğer alanın sol tarafında aşağıdaki şekilde bir kutucuk ya
da liste işareti çıkarsa bu alan için arama yardımı var demektir.

veya
Bu tip veri alanlarında bu kutucuk tıklanır ya da ilgili alan seçili iken
klavyeden F4 tuşuna basılırsa bu veri alanı için arama yardımı ekranı
açılır. Arama yardımı ekranı aşağıdaki üç şekilde açılabilir.
a. Direkt olarak listenin gelmesi: İlgili alan için veri listesi sınırlı ise
sistem arama yardımı butonuna (ya da F4 tuşuna) basıldığı zaman tüm
listeyi kullanıcının karşısına direkt olarak getirir. Kullanıcı bu listeden
herhangi bir satırı çift tıklayarak ilgili değeri seçebilir.

ŞEKİL Ek-2 – 1 - Arama yardımı direkt liste

b. Basit arama yardımı ekranının gelmesi: İlgili alan için eğer tek bir
arama yardımı var ise bu arama yardımı aşağıdakine benzer şekilde gelir.

ŞEKİL Ek-2 – 2 - Basit arama yardımı

569
Bu ekran aslında basit bir raporlama seçim ekranıdır. Kullanıcı bu
ekranda gelen kriterlere göre arama yapmak için ekrandaki kriterleri
kullanarak kısıtlama yapabilir. Daha sonra ekranın altındaki butonuna
basarak girilebilecek değerler listesine ulaşır. Kullanıcı bu listeden
herhangi bir satırı çift tıklayarak ilgili değeri seçebilir.
 Bu ekrandaki azami bulunan sayısı alanı çok önemlidir. Sistem arama
yardımında girilen kriterlere göre bulduğu kayıtlardan sadece burada
yer alan kadarını getirir. Bu sistemin performansı açısından önemlidir.
Örneğin malzeme ana verisi için arama yapılırken sistemde 100.000
adet malzeme olduğunu düşünün. Eğer kullanıcı kısıtlayıcı kriter
bilgisini yeterince girmemişse sistem arama butonuna basıldığında
onbinlerce malzeme kaydını kullanıcının önüne getirmeye çalışacaktır.
Bu ise hem sistemi yoran hem de kullanıcının işine yaramayacak bir
işlemdir.
c. Birleşik arama yardımı ekranının gelmesi: Bazı veri alanlarına arama
yardımı tanımlaması yapılırken birden fazla arama yardımı bir araya
getirilerek birleşik bir arama yardımı oluşturulur. Bileşik arama
yardımları aşağıdakine benzer şekilde gelir.

ŞEKİL Ek-2 – 3 - Bileşik arama yardımı

570
Bileşik arama yardımının basit arama yardımından farkı ekranın üst
kısmında sekmeler halinde farklı arama yardımlarının gelmiş olmasıdır.
Ekranın sağ üst köşesindeki butonuna basılırsa bileşik arama
yardımında yer alan tüm arama yardımları aşağıdaki şekilde listelenir.

ŞEKİL Ek-2 – 4 - Bileşik arama yardımı sekme listesi

Burada görüldüğü gibi aynı verinin değişik kriterlere göre aranmasını

sağlayacak değişik arama yardımları bir arada yer almaktadır.
Kullanılmak istenen arama yardımı sekmesi bu listeden seçilirse sistem
ilgili arama yardımı sekmesini açar.
Bundan sonrasının kullanımı basit arama yardımı ile aynıdır. Kullanıcı
istediği arama yardımı ekranında gelen kriterlere göre kısıtlama
parametreleri girebilir.
 Sistemde tanımlı olan bir arama yardımındaki parametreler
değiştirilebileceği gibi ABAP program uzmanları tarafından yeni
arama yardımları tanımlanıp istenen veri alanlarına bağlanabilir. (Bu
işlemler ABAP programcı tarafından yapılabileceği için bu kitapta
açıklanmamıştır)

571
DİZİN

572