Logo Ngày hiệu lực:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Effective date

PHONG THU MUA Description of work Lần sửa đổi:
Purchasing Dept. Modifications

1. Thông tin chung về chức danh công việc

General information about job titles
Chức danh công việc Trưởng phòng thu mua
Job Title Purchasing Manager
Đơn vị Cty TNHH ………………..
Company
Địa điểm làm việc ………………….
Address
Người quản lý trực tiếp Ban giám đốc
Direct suppervisor Board of directors
2. Mục đích công việc/ chức năng chính
Main work / function
Quản lý thu mua vật tư, nguyên phụ liệu
Manager the purchasing of supplies, materials
3. Trách nhiệm/ nhiệm vụ cụ thể
Specific responsibilities / tasks
Stt Nhiệm vụ Task Mô tả chi tiết công việc Description of work
No.
1 Quản lý thu mua vật - Tim kiếm, xác định, phê duyệt nhà cung cấp, nhà
tư, nguyên phụ liệu thầu phụ.
Manager the Search, identify and approve suppliers and
purchasing of subcontractors.
supplies, materials - Liên hệ đàm phán và trao đổi với nhà cung cấp.
Contact negotiation and commulicate with suppliers
- Kiểm soát, đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp
- Control and evaluate the performance of the supplier
- Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Manage relationships with suppliers
- Thúc đẩy tiết kiệm phù hợp với các mục tiêu của
công ty và nhóm.
Promote savings consistent with company and group
goals.
- Giám sát chặt chẽ quy trình và chi phí thu mua.
Closely monitor the purchasing process and costs.
- Nghiên cứu thi trường và các đối thủ cạnh tranh.
Researching the market and competitors.
- Quản lý nhân sự.
HRM
- Đào tạo.
Educate.

1
4. Quyền hạn Authority
- Đề xuất thay đổi nhà cung cấp với ban giám đốc.
Proposing to change suppliers with management.
- Quyết định mức sai số cho phép về chất lượng hàng hóa.
Decide on the permissible error level for goods quality.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình
thu mua.
Coordinate with related departments to handle situations arising during the
purchasing process.
5. Quan hệ công việc đối với các đơn vị Job relation
Bên trong Inside Bên ngoài Outside
Nhân viên thu mua, thủ kho, nhân viên Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác gia
kho, kế toán kho. công.
BGĐ, trưởng bộ phận, nhân viên các Customers, suppliers, outsourcing
phòng ban khác. partners.
Purchasing staff, store keeper,
warehouse staff, warehouse accountant.
Board of Directors, division heads, staff
of other departments.
6. Yêu cầu về năng lực Capacity requirements
Trình độ chuyên môn - Tốt nghiệp Đại học tất cả các chuyên ngành kinh tế,
Qualification ngoại ngữ
Graduated from University with all majors in economics
and foreign languages
Kiến thức và kỹ năng cần - Tiếng Anh giao tiếp tốt.
thiết trong công việc Good conversational English.
Knowledge and skills for - Độ tuổi: 35-45 tuổi. Age range: 35-45 years old.
work - Có kinh nghiệm thu mua, kiểm soát nguyên vật liệu,
sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, phần mềm quản
lý nguyên vật liệu.
Experience in purchasing, controlling materials,
proficient use of computers, material management
software.
- Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và thương lượng tốt.
Good communication, negotiation skills.
- Kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin.
Skills of analyzing and synthesizing information.
- Có kỹ năng tổ chức và quản lý công việc.
Having organization and management skills.
- Kỹ năng giao việc.
Job arrangement skills.
Kinh nghiệm công tác Kinh nghiệm tối thiểu 3 năm
Work experience Experience at least 3 years
Thái độ/ phẩm chất cá - Cẩn thận, hoạt bát, nhanh nhẹn, trung thực.
nhân Be careful, active, agile, honest.
Personal attitude - Tinh thần trách nhiệm cao, nguyên tắc, chịu được áp
lực công việc.
High sense of responsibility, principles, work under
pressure.
2
 -Làm việc độc lập, quyết đoán.
Independent, assertive work.
7. Các điều kiện làm việc Working conditions
x Thường xuyên làm việc trong văn phòng Often working in the office
□ Thường xuyên phải làm việc trong các điều kiện sau: Often work under the
following conditions:
□ Ngoài trời Outdoors □ Trong môi trường nóng, ẩm In hot,
x Di chuyển nhiều Move a lot humid environments
□ Vào ban đêm At night □ Trong môi trường hóa chất, độc hại
In chemical or hazardous environment
x Khác: Other:

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Drafting Review Approval

3
Logo Ngày hiệu lực:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Effective date
PHONG THU MUA Description of work Lần sửa đổi:
Purchasing Dept. Modifications

1. Thông tin chung về chức danh công việc

General information about job titles
Chức danh công việc Nhân viên thu mua Purchasing staff
Job Title
Đơn vị Cty TNHH ………..
Company
Địa điểm làm việc ……………………….
Address
Người quản lý trực tiếp Trưởng phòng thu mua Purchasing Manager
Direct suppervisor
2. Mục đích công việc/ chức năng chính
Main work / function
Thu mua vật tư, nguyên phụ liệu Purchasing supplies and raw materials
3. Trách nhiệm/ nhiệm vụ cụ thể
Specific responsibilities / tasks
Stt Nhiệm vụ Task Mô tả chi tiết công việc Description of work
No.
1 Thu mua vật tư, - Nhận phiếu đề nghị mua hàng từ các bộ phận, từ đó
nguyên phụ liệu trao đổi chi tiết về nhu cầu mua hàng với các bộ phận,
Purchasing supplies sau đó lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp (chất
and raw materials lượng, giá cả) để đề xuất mua hàng với trưởng phòng,
BGĐ.Receiving the offers from the departements, then
discussing details of purchase needs, then select the
appropriate suppliers (quality, price) to propose a
purchase with manager
- Tìm kiếm, liên hệ và phát triển hệ thống nhà cung
cấp để phục vụ mua hàng hiệu quả
Search, contact and develop supplier systems for
efficient purchase
- Cập nhật thông tin thị trường, giá cả, so sánh giá,
đàm phán giá
Update market information, prices, compare prices,
negotiate prices
- Theo dõi đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho để lên
lịch giao hàng, đảm bảo giao hàng kịp thời
Track orders, control inventory to schedule deliveries,
ensure delivery on time
- Thỏa thuận hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp
phù hợp.
Making purchasing contract with the appropriate
supplier.

4
 - Chuyển đơn hàng cho nhà cung cấp và hỗ trợ các
văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
Transfer orders to suppliers and support necessary
documents to suppliers.
- Đánh giá chất lượng sản phẩm đã mua
Assessing the quality of products purchased
- Nhập chi tiết đơn hàng (ví dụ: nhà cung cấp, số
lượng, giá cả) vào dữ liệu nội bộ
Enter the detail of PO (ex: supplier, quantity, price) into
internal data
- Đi công tác mua hàng cho công ty khi cần
Business travel for the company when needed
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của
Người quản lý trực tiếp.
Do other tasks as required by the Direct Manager.
- Theo dõi tiến độ giao hàng, quản lý chứng từ nhập
khẩu
Track delivery progress, manage import documents
- Đối chiếu danh mục hàng hóa đã nhận so với đơn
hàng để nghiệm thu hàng, xử lý lô hàng bị lỗi với nhà
cung cấp.
Compare the list of received goods with the order to
take over and handle the defective shipment with the
supplier
- Phối hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa
để xử lý kịp thời nếu phát hiện hàng không đạt yêu
cầu.
Coordinate with the quality inspection department to
handle promptly if detecting unsatisfactory goods.
- Phân loại và hoàn thiện hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm
thông tin.
Sort and complete the records to easily find
information.
- Chuyển giao tài liệu (chứng từ) có liên quan cho bộ
phận kế toán thanh toán mua hàng.
Transfer related documents to the accounting
department for purchase payment.
4. Quyền hạn Authority
- Được quyền giới thiệu nhà cung cấp cho công ty
Introduce suppliers to the company
- Đề bạc sáng kiến hữu ích cho công ty.
Offer useful initiatives for the company
5. Quan hệ công việc đối với các đơn vị Job relation
Bên trong Inside Bên ngoài Outside
Trưởng phòng thu mua, thủ kho, nhân Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác gia
viên kho, kế toán kho. công.
BGĐ, trưởng bộ phận, nhân viên các Customers, suppliers, outsourcing
phòng ban khác. partners.
Purchasing Manager, store keeper,
warehouse staff, warehouse accountant.
5
Board of Directors, division heads, staff
of other departments.
6. Yêu cầu về năng lực Capacity requirements
Trình độ chuyên môn
Qualification
Kiến thức và kỹ năng cần
thiết trong công việc
Knowledge and skills for
work
Kinh nghiệm công tác
Work experience
Thái độ/ phẩm chất cá
nhân
Personal attitude
- Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng , Đại học tất cả các
chuyên ngành kinh tế, ngoại ngữ
Graduated Intermediate, College, University all major in
economics and foreign languages
- Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (nghe nói cơ bản, chủ yếu
viết mail, đọc mail)
Basic communication English (basic listening, writing
emails, reading mail)
- Có kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống, đàm phán
thuyết phục.
Good communication skills, handling situations,
persuasive negotiation
- Có kỹ năng phân tích và am hiểu thị trường hàng hóa
có liên quan
Having analytical skills and understanding of relevant
commodity markets
Kinh nghiệm 1 năm trở lên.
Experience 1 year or more.
- Chăm chỉ, cẩn thận, nhạy bén, trung thực.
Hardworking, careful, sensitive and honest.
- Làm việc độc lập.
Work independently
- Chịu được áp lực công việc
Work under pressure

7. Các điều kiện làm việc Working conditions

x Thường xuyên làm việc trong văn phòng Often working in the office
□ Thường xuyên phải làm việc trong các điều kiện sau: Often work under the
following conditions:
□ Ngoài trời Outdoors □ Trong môi trường nóng, ẩm In hot,
□ Di chuyển nhiều Move a lot humid environments
□ Vào ban đêm At night □ Trong môi trường hóa chất, độc hại
In chemical or hazardous environment
x Khác: Other:

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Drafting Review Approval

6
Logo Ngày hiệu lực:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Effective date
KHO NVL Description of work Lần sửa đổi:
Warehouse Modifications
1. Thông tin chung về chức danh công việc
General information about job titles
Chức danh công việc Thủ kho
Job Title Store keeper
Đơn vị Cty TNHH …………….
Company
Địa điểm làm việc ………………………
Address
Người quản lý trực tiếp Trưởng phòng thu mua
Direct suppervisor Purchasing Manager
2. Mục đích công việc/ chức năng chính
Main work/ Function
Main work / function
Quản lý kho Warehouse management
3. Trách nhiệm/ nhiệm vụ cụ thể
Specific responsibilities / tasks
Stt Nhiệm vụ Task Mô tả chi tiết công việc Description of work
No.
1 Quản lý kho - Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất
Warehouse hàng theo đúng quy định
management Checking documents about in/out goods as
regulation
- Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày
Track the minimum amount of daily inventory.
- Ký phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
Signing warehousing and delivery vouchers.
- Xuất hàng theo đúng phiếu xuất của kế toán và
tuân thủ đúng quy trình xuất hàng, đảm bảo có
đủ chữ ký người giao, người nhận trên phiếu
xuất.
Export goods strictly according to the export
invoice of the accountant and strictly comply
with the goods delivery process, ensuring that
there are sufficient signatures of the deliverer
and the receiver on the delivery note.
- Tiến hành kiểm kê định kỳ toàn bộ hàng hóa.
Periodic inventory of all goods.
- Báo cáo xuất nhập tồn.
Report in/out/inventory goods.
- Sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho.
Arranging and preserving goods in warehouses.
- Chấm công và sắp xếp lịch làm việc cho nhân
viên kho.
7
 -Timekeeping and scheduling work for warehouse
staff.
- Phân công, đôn đốc nhân viên kho đảm bảo
tiến độ công việc.
Assign and urge warehouse staff to ensure
work progress

4. Quyền hạn Authority

- Theo dõi, kiểm tra, giám sát và tiến hành các hoạt động quản lý đối với kho nguyên
vật liệu
Follow, inspect, supervise and conduct management activities of material
warehouses

5. Quan hệ công việc đối với các đơn vị Job relation

Bên trong Inside Bên ngoài Outside
Nhân viên thu mua, Trưởng phòng thu Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác gia
mua, nhân viên kho, kế toán kho. công.
BGĐ, trưởng bộ phận, nhân viên các Customers, suppliers, outsourcing
phòng ban khác. partners.
Purchasing staff, Purchasing Manager,
warehouse staff, warehouse accountant.
Board of Directors, division heads, staff
of other departments.
6. Yêu cầu về năng lực Capacity requirements
Trình độ chuyên môn - Tốt nghiệp Trung học phổ thông.
Qualification High School Graduation
Kiến thức và kỹ năng cần - Giao tiếp tốt, truyền đạt tốt.
thiết trong công việc Good communication, good transfer information.
Knowledge and skills for - Khả năng thích nghi nhanh.
work Quick adaptability
- Khả năng quan sát và đưa ra quyết định.
The ability to observe and make decisions.
- Kỹ năng tổ chức tốt.
Good organizational skills.
- Kỹ năng quản lý.
Management skills.
Kinh nghiệm công tác Kinh nghiệm 1 năm
Work experience 1 year experience
Thái độ/ phẩm chất cá - Chăm chỉ, năng động, trung thực, cẩn thận.
nhân Hardworking, active, honest, careful.
Personal attitude - Tinh thần trách nhiệm cao, nguyên tắc, chịu được áp
lực công việc
High sense of responsibility, principles, work under
pressure

8
7. Các điều kiện làm việc Working conditions
x Thường xuyên làm việc trong văn phòng Often working in the office
□ Thường xuyên phải làm việc trong các điều kiện sau: Often work under the
following conditions:
□ Ngoài trời Outdoors □ Trong môi trường nóng, ẩm In hot,
x Di chuyển nhiều Move a lot humid environments
□ Vào ban đêm At night □ Trong môi trường hóa chất, độc hại
In chemical or hazardous environment
□ Khác: Other:

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Drafting Review Approval

9
Logo Ngày hiệu lực:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Effective date
KHO NVL Description of work Lần sửa đổi:
Warehouse Modifications

1. Thông tin chung về chức danh công việc

General information about job titles
Chức danh công việc Nhân viên kho
Job Title Warehouse staff,
Đơn vị Cty TNHH ……………….
Company
Địa điểm làm việc …………………..
Address
Người quản lý trực tiếp Thủ kho
Direct suppervisor Store keeper
2. Mục đích công việc/ chức năng chính
Main work / function
Cấp phát nguyên phụ liệu Distribution of raw materials
3. Trách nhiệm/ nhiệm vụ cụ thể
Specific responsibilities / tasks
Stt Nhiệm vụ Task Mô tả chi tiết công việc Description of work
No.
1 Cấp phát nguyên phụ - Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất
liệu hàng theo đúng quy định
Distribution of raw Checking documents about in/out goods as
materials regulation
- Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày
Track the minimum amount of daily inventory.
- Xuất hàng theo đúng phiếu xuất của kế toán và
tuân thủ đúng quy trình xuất hàng, đảm bảo có
đủ chữ ký người giao, người nhận trên phiếu
xuất.
Export goods strictly according to the export
invoice of the accountant and strictly comply
with the goods delivery process, ensuring that
there are sufficient signatures of the deliverer
and the receiver on the delivery note.
- Báo cáo xuất nhập tồn.
Report in/out/inventory goods.
- Sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho.
Arranging and preserving goods in warehouses
- Soạn hàng theo yêu cầu.
Prepare material as requiremen
- Chịu sự phân công, đôn đốc của thủ kho
Under the assignment and urge of the store
keeper

10
2 Sắp xếp hàng hóa - Sắp xếp hàng hóa đúng nơi quy định
Arrange goods Arrange goods in the right place
3 Kiếm kê hàng hóa - Tiến hành kiểm kê định kỳ toàn bộ hàng hóa.
Goods inventory Periodic inventory of all goods
- Đảm bảo về tiêu chuẩn an toàn, an ninh và vệ
sinh trong kho
Ensuring safety, security and hygiene standards
in the warehouse
4. Quyền hạn Authority
- Đề xuất, tham mưu, nêu ý kiến về các hoạt động liên quan đến hàng hóa
Proposing, advising and commenting on activities related to goods
5. Quan hệ công việc đối với các đơn vị Job relation
Bên trong Inside Bên ngoài Outside
Nhân viên thu mua, thủ kho, Trưởng Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác gia
phòng thu mua, kế toán kho. công.
BGĐ, trưởng bộ phận, nhân viên các Customers, suppliers, outsourcing
phòng ban khác. partners.
Purchasing staff, store keeper,
Purchasing Manager, warehouse
accountant.
Board of Directors, division heads, staff
of other departments.
6. Yêu cầu về năng lực Capacity requirements
Trình độ chuyên môn - Tốt nghiệp Trung học cơ sở
Qualification Graduated from secondary school
Kiến thức và kỹ năng cần - Giao tiếp tốt
thiết trong công việc Good communication
Knowledge and skills for - Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa để đảm bảo
work hiệu quả công việc.
Skill of arranging and managing goods to ensure work
efficiency
- Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng và hiệu quả
Quick and effective inventory skills
Kinh nghiệm công tác Không yêu cầu kinh nghiệm-công ty sẽ đào tạo
Work experience No experience required - the company will train
Thái độ/ phẩm chất cá - Chăm chỉ, siêng năng, nhanh nhẹn, trung thực, có tinh
nhân thần trách nhiệm, chịu được áp lực công việc
Personal attitude Hard-working, diligent, agile, honest, responsible, work
under pressure
7. Các điều kiện làm việc Working conditions
x Thường xuyên làm việc trong văn phòng Often working in the office
□ Thường xuyên phải làm việc trong các điều kiện sau: Often work under the
following conditions:
□ Ngoài trời Outdoors □ Trong môi trường nóng, ẩm In hot,
□ Di chuyển nhiều Move a lot humid environments
□ Vào ban đêm At night □ Trong môi trường hóa chất, độc hại
In chemical or hazardous environment
x Khác: Other:
11
Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Drafting Review Approval

12
Logo Ngày hiệu lực:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Effective date
KHO NVL Description of work Lần sửa đổi:
Warehouse Modifications

1. Thông tin chung về chức danh công việc

General information about job titles
Chức danh công việc Kế toán kho
Job Title Warehouse accountant
Đơn vị Cty TNHH ……………….
Company
Địa điểm làm việc ……………………..
Address
Người quản lý trực tiếp Thủ kho
Direct suppervisor Store keeper
2. Mục đích công việc/ chức năng chính
Main work / function
Quản lý dữ liệu kho nguyên vật liệu
Manage warehouse data

3. Trách nhiệm/ nhiệm vụ cụ thể

Specific responsibilities / tasks
Stt Nhiệm vụ Task Mô tả chi tiết công việc Description of work
No.
1 Quản lý dữ liệu kho - Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ có liên
nguyên vật liệu quan trọng khi thực hiện nhập-xuất kho.
Manage warehouse Checking the validity of the relevant documents
data for in/out process.
- Quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động nhập-xuất-
tồn các loại vật tư, nguyên vật liệu,… nhập kho
và xuất kho để sử dụng,… bằng phiếu nhập
kho, xuất kho và sổ sách các loại, thẻ kho, …
đảm bảo cẩn thận, chi tiết, chính xác
Manage and follow all in/out/inventory activities
of all kinds of supplies, materials, ... in/out for
use, ... by warehousing, ex-warehousing and
books of all kinds, warehouse cards, ... ensure
careful, detailed, exactly.
- Hạch toán việc nhập kho hàng hóa, vật tư
Accounting of the warehousing of goods and
supplies
- Nhập vật tư vào phần mềm kế toán
Entering materials into accounting software
- Lập phiếu xuất/nhập kho theo yêu cầu
Making import / export orders as requirement
- Báo cáo lượng vật tư còn tồn lên cấp trên
Report amount of materials to managers
13
 - Tham gia công tác kiểm kê định kỳ hoặc đột
xuất.
Participate in the periodical or unexpected
inventory
- Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ khi có phát
sinh hàng hóa.
Make a warehouse map and update the
diagram when goods arise.

4. Quyền hạn Authority

Đề xuất, kiến nghị những vấn đề vướng mắc thuộc trách nhiệm của mình.
Propose, recommend about problem under responsibility

5. Quan hệ công việc đối với các đơn vị Job relation

Bên trong Inside Bên ngoài Outside
Nhân viên thu mua, thủ kho, nhân viên Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác gia
kho, Trưởng phòng thu mua. công.
BGĐ, trưởng bộ phận, nhân viên các Customers, suppliers, outsourcing
phòng ban khác. partners.
Purchasing staff, store keeper,
warehouse staff, Purchasing Manager.
Board of Directors, division heads, staff
of other departments.

6. Yêu cầu về năng lực Capacity requirements

Trình độ chuyên môn
Qualification
Kiến thức và kỹ năng cần
thiết trong công việc
Knowledge and skills for
work
Kinh nghiệm công tác
Work experience
Thái độ/ phẩm chất cá
nhân
Personal attitude
- Tốt nghiệp Trung học phổ thông
High School Graduation
- Giao tiếp tốt
Good communication
-Thành thạo tin học văn phòng
Proficient in office computer program
- Kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý chứng từ tốt
Good in work arrangement and document management
- Thi hành nghiệp vụ chính xác và đúng quy định
Do work exactly & right regulation
Kinh nghiệm 1 năm
1 year experience
- Chăm chỉ, năng động, trung thực.
Hardworking, dynamic, honest.
- Cẩn thận, trách nhiệm trong công việc.
Be careful and responsible at work.
- Chịu được áp lực công việc
Work under pressure

14
7. Các điều kiện làm việc Working conditions
x Thường xuyên làm việc trong văn phòng Often working in the office
□ Thường xuyên phải làm việc trong các điều kiện sau: Often work under the
following conditions:
□ Ngoài trời Outdoors □ Trong môi trường nóng, ẩm In hot,
□ Di chuyển nhiều Move a lot humid environments
□ Vào ban đêm At night □ Trong môi trường hóa chất, độc hại
In chemical or hazardous environment
x Khác: Other:

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Drafting Review Approval

15