ADEC
C EHSMS
S
HANDBOOK
K

Environment, Health & Safety Section 
This doc
cument is a controlled properrty of Abu Dhabi
Abu Dhabi Educatio
on Council (ADEC) 
Education Council (ADEC).  Version 01/2011 
 Dear All, 
 
It is our pleasure and proud to present the First Edition of ADEC 
EHSMS  Handbook  which  aims  to  provide  a  quick  guidance  on 
ADEC  EHSMS  requirements  and  how  to  carryout  ADEC 
operations  and  activities  within  our  facilities  considering  all 
Environment, Health and Safety programs and procedures. 
 
This handbook was produced to represent the essence of ADEC 
EHSMS and describes the tools, procedures and best practices 
that  will  make  EHS  an  integral  part  of  ADEC  activities  and 
operations. 
 
Message from Director General  ADEC  staff,  visitors  and  contractors  will  find  out  tips  and 
methods  for  handling  different  types  of  EHS  hazards  and 
emergencies  in  their  workplace  and  effective  measures  for 
prevention, mitigation, preparedness, response and recovery in 
case of its occurrences on a safe, efficient and environmentally 
sound manner. 
 
EHS  is  everybody’s  business  and  a  line  management 
responsibility.  Sharing  these  principles  and  meeting  our 
standards  is  the  best  way  to  strengthen  and  promote  EHS 
culture in ADEC. 
 
We  hope  this  handbook  will  make  a  tangible  contribution  to 
increase the awareness of EHS among ADEC staff, visitors and 
contractors  and  thus  achieve  a  remarkable  EHS  performance 
within our organization. 
Dr. Mugheer Khamis Al Khaili 
 Important Definitions  Near Miss: An event or chain of events that could have 
resulted in fatality, injury, illness and / or damage (loss) 
 
to  assets,  the  environment,  ADEC  reputation  or  third 
Hazard:  Any  substance,  physical  effect,  or  condition 
parties.  The  situation  was  avoided  or  reduced  by  the 
with  potential  to  harm  people,  property  or  the 
circumstances  at  the  time  or  under  slightly  different 
environment. 
circumstances would have been more serious. 
 
 
Risk:  Risk  is  defined  as  the  potential  of  identified 
Restricted  Work  Day  Cases:  Any  work‐related  injury 
hazard (s) to cause harm. Risk Ranking is the product 
other than a fatality or lost workday case which result in 
of  the  measure  of  the  likelihood  of  occurrence  of  an 
a person’s being unfit for full performance of his regular 
undesired  event  and  the  potential  adverse 
job,  on  any  day  after  the  day  this  occupational  injury. 
consequences  which  this  event  may  have  upon  the 
Work performed might be: 
Health and Safety of People (injury or harm to physical 
• An assignment to a temporary job. 
or psychological). 
(Risk = Consequences x Probability)  • Part‐time work at the regular job. 
  • Continuation full‐time work. 
Environmental  Aspect:  Element  of  the  organization’s   
activities,  products  or  services  that  can  interact  with  Lost  Work  Day  Cases:  Any  work  injury  other  than 
the environment. A significant environmental aspect is  permanent  partial  disability  which  renders  the  injured 
an  environmental  aspect  that  has  or  can  have  person temporarily unable to perform any regular job or 
significant environmental impact.  restricted  work  on  any  day  after  the  day  on  which  the 
  injury was received. In this case “any day” includes rest 
Incident: An event or chain of events which has caused  day,  weekend  day,  scheduled  day,  public  holiday  or 
or  could  have  caused  fatality,  injury,  illness  and/or  subsequent day after ceasing employment. 
damage  (loss)  to  assets,  the  environment,  entity   
reputation or third parties.  Medical  Treatment  Cases:  Any  work‐related  injury  that 
  involves neither Lost Workdays nor Restricted Workday 
Emergency:  Refers  to  occurrence  of  unforeseen  Case  but  which  requires  treatment  by,  or  under  the 
events that needs an immediate response such as fire,  specific  order  of  a  physician  or  could  be  considered  as 
spillage, serious personal injury and/ or fatality.   being in the province of a physician. 
  (Note:  Medical  Treatment  Case  does  not  include  First 
  Aid Treatment) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ADEC EHSMS STRUCT
TURE 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 ADEC Environment, Health & Safety   It is ADEC’s general policy to ensure the protection of its 
environment,  resources,  and  operations  within  the 
General Policy  education sector in the Emirate of Abu Dhabi. 
   
The  Abu  Dhabi  Education  Council’s  Environment,  This  Policy  covers  and  includes  staff,  visitors, 
Health  and  Safety  Policy,  Strategic  Plans  and  Goals  stakeholders,  contractors,  subcontractors,  facilities  and 
aims to comply with and contribute to the following:   assets. 
   
• Protect  human  health  and  safety,  and  preserve  ADEC’s  commitment  to  accomplish  and  maintain  a 
the  workplace  and  surrounding  environment  to  successful Environment, Health and Safety Management 
sustain  its  operation  within  the  education  sector  System is achieved through the following actions: 
 
in the Emirate of Abu Dhabi. 
• Develop,  implement,  monitor,  and  maintain  a 
• Abu  Dhabi  Government’s  Initiative  towards  the 
modern  integrated  Environment,  Health  &  Safety 
establishment  and  implementation  of  Abu  Dhabi  Management System. 
Environment,  Health,  and  Safety  Management  • Manage all identified aspects, hazards and threats in 
System (AD EHSMS); and  normal and emergency operations. 
• International  Environment,  Health  and  Safety  • Comply  with  applicable  local,  federal,  regional  and 
Regulations, Standards, and Best Practices.   international  regulations,  standards  and  best 
practices. 
ADEC is the regulator for education in Abu Dhabi and  • Prevent  environmental  pollution,  personal  injuries 
therefore  is  committed  to  the  following:  Endorse,  and illness of its resources. 
• Achieve  a  sustainable  development  through  the 
develop,  implement,  monitor  and  maintain  a  modern 
conservation of natural resources. 
and  integrated  Environment  Health  and  Safety 
• Promote the environment, health and safety culture, 
Management system in all its activities, operations and  level of awareness and communication. 
facilities.   • Promote  proactive  line  management  involvement 
  and responsibility towards EHS. 
• Establish  a framework for setting and reviewing of  ADEC EHS ‐ Mission 
ADEC  EHSMS  Objectives  and  Targets  to  ensure   
continual improvement.  “Develop,  Implement,  Enforce  and  Improve  a  Modern 
• Promote,  enforce  and  monitor  contractors’  EHS  Integrated  Environment,  Health,  and  Safety 
performance.   Management System in all ADEC premises, activities, and 
• Provide  all  resources  (human  and  financial)  operations within the Emirate of Abu Dhabi”  
required  for  the  implementation  of  the  system/   
programs.   ADEC EHS – Vision 
• Provide  continuous  education,  training  and   
capacity  building  programs  for  ADEC  staff/  “ADEC  activities  and  operations  shall  take  place,  be 
stakeholders.   conducted  and  concluded  within  a  clean,  sustainable, 
• Inspect, audit, and monitor system implementation  healthy and safe workplace environment”  
 
and performance within the organization. 
• Maintain  all  ADEC  activities,  operations,  and  ADEC EHS Vision aims to:  
facilities  free  of  any  EHS  aspects,  hazards  and  a. Preserve  the  environment,  and  conserve  non‐
threats at all time.  renewable natural resources. 
b. Protect the health and safety of its resources, guests, 
• Maintain a frequent reporting mechanism to report 
visitors, contractors, and  subcontractors while in any 
any  violation  for  immediate  correction,  corrective 
of ADEC facilities or areas of jurisdiction. 
and preventive actions.  
c. Sustain  its  operations,  minimize  losses  and  improve 
• Maintain  continuous  system  review,  modification 
cost savings. 
and improvement program to ensure the continuity 
d. Encourage  and  promote  Line  Management 
of ADEC EHSMS. 
Responsibility  towards  Environment,  Health  and 
• Conduct periodic drills and exercises. 
Safety. EHS is the responsibility of ALL ADEC staff. 
  e. Contribute  to  the  cultural  change  and  awareness 
Dr. Mugheer Khamis Al Khaili  towards  Environment,  Health  and  Safety  and  its 
Director General  benefits  in  our  life  with  ADEC  staff  (Internal 
Abu Dhabi Education Council (ADEC)  Stakeholders)  and  the  community,  guest,  visitors, 
contractors,  subcontractors,  etc.  (External 
 
Stakeholders). 
f. Set  required  Environment,  Health,  and  Safety  Environment, Health and Safety Aspects 
Policies, Procedures, Programs, etc. to manage all 
significant  environmental  aspects,  health  and  & Risks Assessment 
safety  hazards  associated  with  ADEC  operations 
(indoor/  outdoor)  in  normal  and  emergency  Environment,  Health  and  Safety  Aspects  and  Risk 
situations.  Assessment  is  a  systematic  and  logical  approach  that 
g. Promote  transparent  communications  and  defines  the  process  to  identify  all  the  Environmental 
reporting  mechanism  to  report  any  observation,  aspects, health and safety hazards associated with ADEC 
violation,  EHS  near  miss  and/  or  incident  to  activities  and  operations  within  its  facilities  and  to  set 
investigate  and  recommend  correction,  required control measures, programs and procedures to 
corrective and preventive actions.  minimize  it  to  an  acceptable  level  and  As  Low  As 
h. Ensure annual system review and modification to  Reasonably Practicable (ALARP).  
 
ensure  its  application  and  continual 
improvement.  This process involves the identification of: 
  • ADEC   Operations, Activities and Processes. 
ADEC EHS Strategic Objectives   • Potential and Significant Environmental Aspects/ 
a. Protect  the  human  health  and  safety,  preserves  Health & Safety Hazards relevant to identified 
workplace  and  surrounding  environment  to  Operations, Activities and Processes. 
 
sustain  its  operation  within  the  education  sector  Assessment Techniques includes the following actions: 
in the Emirate of Abu Dhabi.   1. Preparation of Assessment Checklists.  
b. Contribute  to  the  Emirate  of  Abu  Dhabi 
2. Review of EHS Incident Records and Statistics.  
Government  Initiative  to  be  one  of  the  best 
Governments in the world.  3. Inspection of the work place.  
c. Comply  with  Abu  Dhabi  Environment,  Health  &  4. Observation of operations, activities and Processes.  
Safety  Management  System  (AD  EHSMS)  and  its  5. Consultation with employees. 
relevant Framework, Requirements and Decrees.  6. Evaluation  of  Environmental  Aspects/  Health  and 
d. Comply  with  Local,  Federal  and  International  Safety  Hazards  for  the  potential  and  significant 
Laws,  Regulations,  Standards  and  Best  Practices 
aspects and risks it pose. 
relevant to Environment, Health and Safety where 
applicable.  7. Identify  and  Highlight  Significant  Environmental 
  Aspects and Medium/ High Health & Safety Risks for 
 required  aspects  and  hazards  controls  including  Table 1 
prevention,  mitigation,  preparedness,  response 
ADEC Significant Environmental Aspects 
and recovery measures. 
& Impacts 
 
The next 3tables briefly present the significant 
EHS Risks of ADEC operations. 
  SN  Aspects  Impacts 
  Depletion of 
  1  Energy Consumption. 
Resources. 
  Depletion of 
  2  Water Consumption. 
Resources. 
 
  Depletion of 
3  Fuel Consumption.  
  Resources. 
  Generation of paper 
  wastes, plastic wastes, IT  Land / Soil 
  4 
wastes (Cartridges/  Contamination. 
  Toners), etc. 
  Generation of Toxic 
  Emissions (CO, CO2, NOX, 
5  Air Pollution. 
  SOX, VOC,etc.) during 
  vehicle operations 
  Generation of Harmful 
  Noise Levels (>85 
6  Noise Pollution. 
  decibels). 
   
   
 Table 2  Radiation Hazard from 
Hot Burns and 
7  Microwaves in 
ADEC Major Health Hazards & Risks  kitchens. 
Cataract. 
SN  Hazards  Risks 
Hygienic Exposures 
Emission of  VOC from  (Viruses, Bacteria, 
Irritation, Allergy, 
photo copiers, paints,  Fungi, etc.) relevant to 
1  Head Ache,  Health and 
furniture’s, carpets,  8  Kitchens, Catering, 
Fatigue.  Hygienic Illness. 
solvents  Washrooms, and 
Loss of mental  Housekeeping 
Exposure to radiation  attention,  Activities. 
2  from photo copier  Memory  Exposure to Cleaning 
machines.  Retentiveness,  Chemicals in  Irritation and 
9 
Fatigue.  Washrooms and  Allergy. 
Over Time / Lone  Kitchens. 
3  Mental Stress. 
Working. 
Heat Exhaust/  Expose to Blood born 
Exposure to Heat &  Stress/ Cramps,  & Pathogens like HIV,  It may leads to 
Dust during vehicle  sun strokes,  Hepatitis B, and  blood borne 
4  10  Hepatitis C relevant to  diseases like AIDS 
operations and at  Irritation, Allergy, 
outdoor construction  Head Ache,  Housekeeping and  and Hepatitis. 
sites.  Fatigue,  Waste Management   
breathing illness.  Activities. 
Irritation, Allergy,   
Exposure to CO, CO2, 
Head Ache,   
SO2, NOX emissions 
5  Fatigue, 
from vehicles. 
breathing illness.   
 
 
Noise induced   
6  Noise Exposure. 
hearing loss. 
 Table 3  Waste Management 
ADEC Major Safety Hazards & Risks   
  What is Waste? 
 
SN  Hazards  Risks  An  object  becomes  waste  when  there  is  the  intent  to 
Working with electrical  Electrocution and  discard it.  
1   
Equipments.  Fire. 
Wastes are classified into three Categories: 
Fire.   
2  Poor Housekeeping.  Slips, Trips, and Falls. 1. Recyclable  Wastes:  Examples  include  Aluminum 
Personal Injuries.  Cans, Papers, Plastic and Glass Bottles Wastes. 
Material Handling and   
3  Personal Injuries.  2. Non‐Recyclable  Wastes:  Examples  include  Bio‐
Lifting. 
Degradable, Food and Organic Wastes. 
Ergonomic Hazards like   
Muscular Skeletal 
Sitting, body Posture,  3. Hazardous & Dangerous Wastes: Examples include 
Disorder, Back Pain, 
4  Position of Computer  Flammable,  Ignitable,  Toxic,  Mutagenic,  Reactive, 
Vision problem due 
Screen and Keyboard,  Corrosive, Radioactive Wastes, etc. 
to eye strain 
etc.   
Use of Office  The  following  shall  be  considered  while  managing 
equipments which  Wastes in any of ADEC Facilities: 
includes sharp edge  Injury, Burn, and   
5 
equipments/tools,  Electrocution.  1. All  wastes  shall  be  segregated  and  stored  in 
photocopier/fax  designated  waste  containers  at  the  appropriate 
machines.  waste storage area at each floor. 
Walking & Working  Slips, Trips, and Falls.  
6  2. Waste Containers must be clearly marked. 
Surfaces  Personal Injuries. 
 
Reference: EHS Aspects/ Hazards Identification & Risk  3. Food wastes and other associated garbage’s should 
Assessment (ADEC/EHSMS/03/3.2/EHSHIA)  be kept separate from other types of wastes. 
4. As  far  as  reasonably  praccticable,  waste  9 Minimize Copying, Printing and use of both sides 
manaagement  and  minimization   will 
w be  practiced  of paper = Reduce.  
throu
ugh the following hierarchy a
 approach:  9 Use Eco friendly paperss & bio‐degradable plastic 
  bottles/ bags, etc. = Recycle. 
 
2. Reduce the Electronic wasstes in ADEC Facilities 
through the option for Buy Back System, which lead 
to recycling of the wastes.. 
 
3. Waste Transfer to reputed
d and approved waste 
management organization ns.  
Reference: Waste  Management 
(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHS
SPRG/5.1.2/WASTMG) 

 
Indoor Air Qualityy Management 
 
Prroviding  good  indoor  air  quality  is  important  for  the 
coomfort, well‐being, and perfo ormance for all ADEC staff 
annd visitors.  
 
Phhysical, chemical and biological hazards and substances 
 
maay adversely affect the indoo or air quality within ADEC 
The  follo
owing  tips  can  be  applied  to 
t minimize  and 
faccilities if they exist in the abssence of control measures 
reduce waaste production: 
  orr actions needed to be taken  effectively and efficiently 
1. Reduce the Paper Consumption i
u  in ADEC Facilities  for  prevention,  mitigation,  pre eparedness,  response  and 
throu
ugh the following actions :  recovery of its risk and impactss. 
9 Apply Soft Correspondences & & Documentation   
 
=  Reduce. 
Causes of Indoor Air Quality Problems:  Paints,  Solvents  and  Chemicals  shall  be  stored  in 
  designated area with adequate and separate ventilation 
• Poor Ventilation.  and exhaust systems. 
• Temperature.   
• Humidity.  Carbon  Emissions  from  the  electrical  equipments  like 
• Indoor  Air  Pollutants  (Particulates  Matters,  light  bulbs  shall  be  reduced  by  replacing  the  bulbs  to 
Carbon  Dioxide,  Carbon  Monoxide,  Volatile  Compact Fluorescent ones and the awareness on energy 
Organic Compounds (VOC), etc.).  conservation through Posters, and Environmental alerts. 
   
Adverse  Health  Effects  Caused  by  Poor  Indoor  Air  Volatile  Organic  Compounds  (VOC),  Ozone  and 
Quality:  Particulate  Matters  Emissions  from  photocopiers  and 
printers  shall  be  reduced  by  checking  options  of  Low 
• Headaches.   VOC  emissions  photocopiers  and  printers,  provide 
• Eye, Nose, and Throat Irritations.   adequate  ventilation  in  isolated/  remote  photocopying 
rooms, and ensure its regular Maintenance. 
• Respiratory Illnesses (Acute & Chronic).    
• Increased Allergies.   Smoking  is  totally  prohibited  in  ALL  ADEC  facilities  and 
• Asthmas.  premises. 
• Noise Induced Hearing Loss (Acute & Chronic). 
  Reference: Indoor Air Quality Management 
To  ensure  and  maintain  fresh  and  clean  indoor  air  (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.3/IAQMGM) 
supplies within ADEC facilities, ADEC management and 
responsible  facility  management  teams  in   
coordination  with  EHS  Sections  will  ensure  the   
maintenance  and  proper  operations  of  Heating,   
Ventilation  and  Air  Conditioning  (HVAC)  System  to   
eliminate problems and pollutants.   
   
EHS  Section  will  periodically  monitor,  report  and   
record Indoor Air Quality.    
   
 Hazardous Materials Management  DO  the  following  while  dealing  with  Chemicals  and 
Hazardous Substances: 
 
 
EHS  Section  in  coordination  with  concerned  Divisions 
• Purchase of environmental friendly, non‐hazardous 
and  Sections  in  ADEC  will  ensure  they  possess  all 
and non‐toxic products. 
Materials Safety Data Sheets (MSDS) for all chemicals 
• Store  different  types  of  hazardous  materials 
and  hazardous  substances  currently  in  use  or  to  be 
separately  from  each  other  and  based  on 
used in ADEC Facilities. 
  compatibility where possible. 
MSDS’s  shall  be  made  available  to  ADEC  Staffs  and  • Follow  recommended  uses  and  precautions  on 
Contractors.  labels. 
  • Avoid contact with skin and eyes. 
Containers  of all  chemicals and  hazardous  substances  • Wear  personal  protective  equipment  including 
in use shall be categorized and labeled as per Globally  gloves,  safety  glasses  and  clothing  when  using 
Harmonized  System  (GHS)  for  Classification  and  hazardous materials. 
Labeling of Chemicals.   • Use  safety  carriers,  chemical  trays,  or  secondary 
  containers when transporting hazardous materials. 
EHS  Section  shall  maintain  a  register  of  all  chemicals  • Spills  shall  be  secured  with  warning  signs,  cleaned 
and  hazardous  substances  currently  in  use  with  their  immediately and should not be left unattended. 
inventories.  • Spill  control  kits  shall  be  available  to  deal  and 
  manage any occurring spills involving chemicals and 
Hazard  Communication,  Training  and  Consultation  hazardous substances. 
Programs  with  All  Staff  and  contractors  who  are  • First aid kits should be readily available. 
handling  chemicals  and  hazardous  substances   
(including  cleaning  chemicals,  paints,  solvents,  etc.)   
shall  be  provided  and  conducted  by  EHS  Section  to   
ensure  the  safe  management  of  these  materials  and   
covering  safe  handling,  transportation,  storage  and   
disposal operations.   
   
 
 
DON’T DO the following while dealing with Chemicals  Occupational Hygiene Exposure & 
and Hazardous Substances: 
  Monitoring 
• Keep  or  store  hazardous  material  directly  under   
the sunlight or close to a source of ignition.  Categories of Harmful Occupational Exposures: 
• Purchase  large  quantities  of  chemicals  and   
hazardous materials and store it.  1. Chemical Exposures: 
• Store  Water‐Reactive  chemicals  where  they  can  a. Cleaning Chemicals. 
come into contact with water.  b. Dusts. 
  c. Gases. 
Reference: Hazardous Materials Management   
2. Physical Exposures: 
(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.4/HAZMAT) 
a. Heat Stress. 
  b. Radiation. 
   
Main Information on MSDS  3. Biological Exposures: 
a. Viruses, bacteria, fungi. 
Product Name (Trade Name & Chemical Name)  b. HIV, Hepatitis A, B, and C. 
 
Major Uses & Application. 
Protection  and  Prevention  from  Harmful  Occupational 
Chemical Composition & Ingredients. 
Hygiene Exposure includes: 
Physical Properties. 
1. Elimination. 
Chemical Properties. 
2. Substitution. 
Precautions for Use. 
3. Engineering Controls. 
Safe Handling and Storage Information. 
4. Administrative Controls and Work Practices. 
Personal Protective Equipment. 
5. Personal Protective Equipment. 
First Aid/Emergency. 
 
Fire Protection & Instruction.   
Spill Protection & Instruction.   
Emergency Contacts for Producers.   
 
 
Means of Entering the Human Body include:  4. Injection: through needles or sharp edges are rare but 
give examples for this form of entering the human body.  
Tips for Food Hygiene Management: 
• Food  handlers  should  have  food  handling  certificate 
and  shall  undergo  medical  examination  to  ensure 
that  they are free from infectious and communicable 
diseases. 
• All  staffs  employed  in  provision  of  catering  services 
at ADEC facilities shall be provided with uniforms and 
personal  protective  equipment  and  instructed  to 
wear it at all times while they perform services. 
• PPE shall include but not be limited to Safety boots/ 
shoes, Hairnets, Mesh and Hygienic Gloves, etc.  
   • Sufficient  hand  wash  basins  and  welfare 
1.  Inhalation:  breathing  in  the  substance  with  normal  facilities  including  toilets  adjacent  to  the 
air  intake. This is the main route of contaminants into  catering facilities shall be provided. 
the  body.  When  contaminants  enter  the  lungs,  they  • Persons  working  in  food  handling  area  shall 
have  access  to  the  bloodstream  and  many  other  also practice good hygiene which includes but 
organs. 
 
not limited to:  
2. Absorption through  the  Skin: the substance comes  9 Have  clean  hands  at  all  times  and  when 
into  contact  with  the  skin  and  enters  either  through  they are handling food. 
the pores or a wound.  9 No smoking in food handling areas. 
  9 No eating or drinking while handling food. 
3.  Ingestion:  through  the  mouth  and  swallowed  into 
9 Cover wounds with water proof dressings. 
the  stomach  and  the  digestive  system.  This  is  not  a 
significant route of entry to the body.  9 No wearing of jewelry or watches. 
   
 • Catering  facilities  shall  be  cle
eaned  on  a  daily  ps for Safe Outdoor Occupattional Exposures: 
Tip
basis using the appropriate disinfectants. 
• Im
mplement the 5 “S” Concept in n ADEC facilities. 
 
 

Do
o’s: 
 
• Keep  sufficient  fluids  avaailable  and  accessible  to 
maintain proper hydration d  during periods of extreme 
heat conditions. 
  • Stay  in  shaded  and  air‐conditioned 
o (cooler)  areas 
  during  high  and  extreme  te
emperature  environments 
to rest during breaks in ordeer to reduce body heat. 
 
• Drink one liter of water/fluid
d per hour. 
 
 
 
   
 
Take the following measures during sandstorm:  Walking & Working Surfaces 
 
 
• Listen for storm warnings and stay away from areas 
The following practices to prevent and eliminate walking 
where an unpredictable sandstorm can occur.  
and working surfaces related hazards shall be applied in 
• Wear  goggles.  Cover  the  nose  and  mouth  with  a 
ADEC facilities and include: 
respirator  or  mask  that  is  able  to  filter  out  sand   
particles or use a moistened handkerchief.  • All  walking  and  working  surface  shall  be  maintained 
• Outrun the storm. If you are driving and the storm 
clean,  dry  and  kept  free  from  protruding  nails, 
is  at  a  reasonable  distance  it  may  be  possible  to 
outrun  it.  If  it  seems  the  storm  is  near,  stop  and  splinters,  openings,  holes,  or  loose  boards  at  all 
ride it out.  times. 
• If  the  person  is  not  driving  the  vehicle,  then  seek  • Post  precautions  and  warning  signs  about  relevant 
shelter. Find cover if at all possible. If no shelter is  hazards  (Slips,  Trips,  etc.)  while  cleaning  the  floors 
available, lie down and wait the storm out.   and any other surfaces. 
• Keep eyes, nose and mouth covered at all times.  • Where  mechanical  handling  equipment  is  used, 
 
always keep sufficient and safe clearances. 
Don’ts: 
  • Covering cables that cross walkways. 
• Avoid  exposure  to  direct  sun  heat  at  mid‐day  or  •  Aisles  and  passageways  shall  be  kept  clear  and  in 
noon  times.  If  possible,  reschedule  and  re‐arrange  good  condition  clear  of  any  obstruction  that  could 
work  during  the  cooler  hours  or  provide  a  shaded  create  a  hazard  in  normal  and  during  emergency 
area over the workplace when working outside. 
situations. 
 
• Permanent  aisles  and  passageways  shall  be 
Reference: Occupational Hygiene Exposure & 
Monitoring      appropriately and clearly marked. 
(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.5/OCPHYG)  • Regardless  of  height,  open‐sided  floors,  walkways, 
  platforms,  or  runways  above  or  adjacent  to 
  dangerous  equipment  and  similar  hazards  shall  be 
 
guarded with a standard railing and toe board. 
 
 
• Every flight of stairs having four or more risers shall  Ergonomics 
be equipped with standard stair railings or standard   
handrails.  Ergonomics is the science of adapting the job and/or the 
• All portable ladders used shall have a uniform step  equipment  and  the  human  to  each  other  for  optimal 
spacing which shall be not more than 30 cm. Steps  safety and productivity. 
 
shall  be  parallel  and  level  when  the  ladder  is  in 
Ergonomic  Hazards  due  to  handling  of  files  can  be 
position for use.  reduced by implementing the following: 
• Do  not  use  a  damaged  ladder,  all  ladders  out  of  • Stack Height to be maintained for all File Cabinets to 
service shall be properly marked and kept away.  avoid the Overreaching. 
• Remember  the  following  to  reduce  the  risks  of  • Ensure  that  file  cabinet  drawers  cannot  easily  be 
slipping and tripping hazards:  pulled clear of the cabinet.  
a. Watch  your  steps  and  keep  attention  to  where  • Open only one drawer at a time to keep the cabinet 
from  toppling  and  close  drawers  when  they  are  not 
you step in and where you are going. 
in use.  
b. Walk with the feet pointed slightly outward.   • Do  not  place  heavy  objects  on  top  of  cabinets.  be 
c. Ensure  enough  light  and  clear  vision  on  your  aware that anything on top of a cabinet may fall off if 
way.  a drawer is opened suddenly.  
d. In dark areas, use a flashlight.    
e. Ensure clear vision ahead when you are carrying  Ergonomics  Hazards  due  to  the  sitting  chair  can  be 
reduced by implementing the following: 
or pushing loads. 
• An  ergonomic  chair  should  be  highly  adjustable, 
including not just a knob for lowering and raising the 
Reference: Walking & Working Surfaces  chair  but  adjustability  in  the  back  tilt  and  the  height 
(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.6/WLKSRF)  of the arm rests. 
• Ensure  that  the  backrest  of  ergonomics  chairs 
  corresponds  to  the  natural  curvature  of  the  spine 
  providing enough support to the lumbar region.  
 
 
• Ensuree  that  the  seats  of  ergonomic  chairs  are  the computer monitors or c  causing glare. Provide anti‐
comfoortable  enough  to  allow  the   feet  to  rest  flat  glare screen over the compu uter. 
on thee floor or footrest.   • Computer  Monitors:  scree ens  images  shall  be  clear 
• Ensuree  that  the  armrests  of  ergon
nomic  chairs  are  and well‐defined. Place the  monitor 20‐28 inches (50‐
soft allowing the shoulders to relaax and elbows to  70  cm)  away  from  the  face.  f The  center  of  the 
stay close to the body.   monitor  should  be  approx ximately  15  to  25  degrees 
  below the line of vision.  
• Keyboards:  position  of  co omputer  keyboards  shall 
maintain  the  angle  betwee en  the  forearm  and  upper 
arm between 80 and 120 de egrees. Place the keyboard 
in  an  area  that  is  accessible,  comfortable  and  avoid 
stretching.  
 

Ergonomics Hazards in the work place e can be reduced 
by implem
menting the following:   
• Lightin
ng:  lighting  around  compute
er  work  stations 
should
d illuminate the work area wwithout obscuring 
• Wrist Support: use wrist supports made of padded  Electricity Hazards 
material.  This  support  should  allow  typing  without 
 
bending the wrists.  
Electricity  is  silent,  invisible,  and  potentially  fatal,  so  it 
• Document  Holders:  keep  documents  at 
deserves  the  utmost  respect.  Never  take  electricity  for 
approximately  the  same  height  and  distance  from 
granted, and never assume a circuit is dead. 
the face as the monitor screen.    
• Telephones:  neck  tension  is  a  common  problem  Always ensure the following: 
caused by holding the telephone between the head  • The use of suitable and authorized electrical supplies 
and  neck.  Ensure  the  use  of  headset  or  and  equipment  which  should  be  installed  and 
speakerphone  if  telephone  is  used  for  extended  maintained by trained electricians. 
periods of time.  • The installation of suitable electrical protection such 
 
as  circuit  breakers,  fuses,  and  residual  current 
devices  which  must  be  always  used  along  with  the 
correct load ratings. 
• Electrical cables should be covered and/or suspended 
away  from  walkways,  aisles  and  corridors  where 
practicable  to  avoid  damage  and  damp  and  also 
reduce the potential of tripping hazards. 
• Carry  out  periodical  visual  checks  of  plugs,  sockets 
and cables, if any damages identified, then remove it 
from service and report it immediately. 
• Any  cable  joints  must  utilize  proper  appropriate 
connector blocks and not just insulating tapes. 

Reference: Ergonomics 
(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.7/ERGONO) 
 
 
 • Remember:  Live  Electriciity  Can  Equal  A  Dead 
Person,  Ensure  It  Isn’t   You  Or  Any  Of  Your 
Colleagues. 
 
Reference: Electricity Hazards 
(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSSPRG/5.1.8/ELECHZ) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• Never  use lighting sockets to powe er equipment.   
• Ensure e cables are long enough for t  the task.   
• The  innner  insulation  of  cables  should 
s never  be   
 
visible. 
 
• The  ouuter  insulation  should  extend  into  plugs  and   
equipm ment and fully utilize cable grrips.   
• Blown fuses should be replaced im mmediately (note:   
if a rep
placed fuse immediately blow ws again then it is   
indicattive  of  a  problem  requiring   the  attention  of   
an elecctrician).   
 
• For eleectrical maintenance works e ensure the mains 
 
supplyy is disconnected.   
• Never  overload electrical sockets,  use one plug per   
sockett. 
 Defensive Driving
g  Reduce Stress and Tension
n while over speeding. 
Avoid  Legal  and  Financial 
n Liabilities  and 
Consequences. 
 
Co
onsider the following while d
 driving: 
 
If  your  are  the  driver,  Doo  Not  Use  Phones  while 
driving  at  all  times  forr  any  reasons  including 
making  calls,  pagers,   send  or  read    text 
messages, Always use  a  headset or wireless 
speakers. 
Stay  at   or  below   the e  maximum  allowable  
speed   for  the  road  yo ou  are  driving  on   as  
indicated   by  road signs,, you can use speed set if 
your car is equipped with  this option.  
If  you  are  the    passenger  you should intervene if 
the  driver  is  using  a  phone 
p while  driving  the 
vehicle  and  in  case  he   exceeds  the  maximum 
  allowable  speed. 
Defensive e  Driving  Program  aims  to   minimize  death,  We
Wearing Seat  Belts: 
injuries  and 
a damages  resulting  fro om  road  traffic  • Wearing  s e a t  belts  includes  safety  belts  in  cars, 
Incidents..  taxis,  buses, trucks, cranes,, or  forklift trucks and shall 
  be  adhered  to  by  any  pe erson  in  moving  vehicles 
Why Do W
We Need to Drive Safe?  when engaged on  ADEC acctivities. 
  • Exceptions include  vehicless where  only lap  seatbelts 
Prote ect Ourselves and our Familie
es.  are  available or  in  public trransportation  where  seat 
Prote ect Others.  belts are  not available.  
 
Arrivve in time. 
Drrivers and Passengers Shall:  
No Suffering from Death, Fatal In njuries and other 
• Check  seat  belts  are  in  go
o od  conditions  and  work 
damages. 
a
 properly.  Personal Protective Equipment (PPE) 
• Keep  seat  belts properly fastened while in moving   
vehicles.   Personal  Protective  Equipment  (PPE)  is  all  equipment 
• Check  that  everyone  in  vehicles  is  wearing  seat  which  is  intended  to  be  worn  or  held  by  a  person  at 
belts properly  before starting  the drive.  workplace  and  which  protects  them  against  hazards  or 
• Intervene  when  fellow  passengers  are  not  risks which may potentially threat their health or safety. 
wearing seatbelts  properly.   
  Remember PPE is the last option in the hazard hierarchy 
Reference: Defensive Driving  if control, and remember the following: 
(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.9/DEFDRV)   
  • Know how and where to use PPE if issued to you. 
  • Maintain,  clean  and  store  your  PPE  to  avoid  any 
  damage. 
  • Carefully inspect PPE before use 
  • Immediately replace damaged and expired items. 
  • Report any problems with use of PPE. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 PPE  Purpose  When to be used?  Protection  laboratories personnel 
Foot  Foot Injury Risks &  or facing hot 
Safety Boot 
Protection  Falling Objects.  temperatures. 
Safety  Head  Head Injury Risks &  Obligatory where noise 
Helmet  Protection  Falling Objects.  levels exceeds 90db/ 
Ear Plugs &  Hearing 
Body Injury, Chemicals  8hrs shift or direct 
Body  Muffs  Protection 
Coveralls   handling and  instantaneous 
Protection 
Transportation.  exposure of 135db. 
Chemical  Body  Dust and  Always where fugitive 
Handling of chemicals.  Respiratory 
Suits  Protection  Gas  dust & gaseous 
Protection 
Foot Injury, Chemicals  Respirators  emissions are expected. 
Chemical  Foot 
handling and   
Boot  Protection   
Transportation. 
 
Rough &  Always when handling 
Hand   
Chemical  rough edges, materials 
Protection   
Gloves  and chemicals.   
Always when having a   
Safety  Eye  fugitive dust, flying   
Glasses  Protection  sparks, or chemical   
splash.    
 
Always where fugitive 
 
dust or chemical   
Safety  Eye 
splashing is expected   
Goggles  Protection 
during work activities,   
or Chemicals.    
Face Shields  Eye  Obligatory for   
 Fire Prevention & Control  4. Chemical  Chain  Reaction  (involving  the  fuel  and 
  oxygen).  

Remove one of these factors or stop the Chemical Chain 
Reaction and the fire will go out.  
 
All the four components must be present to make a fire 
and keep it on.  
 
Sources of ignition and Precautions: 
 
Ignition 
Precautions 
Source 
Care in using instruments with naked 
Naked 
flame and exclude any flammable 
Flame 
substances nearby. 
Apply electrical protective measures such 
 
  Electrical  as isolation, bonding, grounding, fuses. 
What is Fire?  sparks  Apply spark proof equipment in classified 
 
flammable and combustible areas. 
Fire  is  a  rapid  chemical  reaction.  Fire  starts  because 
four elements are present at a time:  Heat build‐
  Apply appropriate ventilation systems. 
up 
1. Fuel (paper, wood, gasoline), 
2. Oxygen (air),   Apply hot work permits and warning 
Hot work 
3. Heat  (spark  from  welding,  static  electricity,  signs. 
friction, hot surfaces, electrical equipment, direct 
flame),   Cigarettes  Apply No Smoking Policy. 
Consider the application of the following measures to  Fire Classification: 
reduce fire risks at workplace:   
  It  is  important  to  identify  the type  of  fire  to be  fought, 
Good housekeeping measures.  so  that  proper  firefighting  equipment  can  be  selected 
Efficient  and  effective  waste  management  and  and used. The NFPA classifies four categories of fires: 
disposal.   
Safe management and storage of flammable and  Class of  Extinguishing 
combustible substances.  Type of Fuel 
Fire  Agent 
No Smoking Policy. 
Hot work permits system.  Combustible Solids (as  ‐ Water. 
Proper  design  and  regular  maintenance  of    A  wood, glass, clothes,  ‐ Dry Chemical 
machines to avoid hot surfaces.  papers, etc.).  Powder (DCP). 
Controls on Contractors  Combustibles and 
Safe  electric  systems  and  prevent  overloading/  ‐ Foam. 
Flammable Liquids (as 
overheating of electric circuits.  B  ‐ Dry Chemical 
petroleum, paints, 
The  segregation  of  areas  with  oxygen‐enriched  Powder (DCP). 
atmospheres.  solvents, etc.). 
Do  not  cover  or  block  ventilation  systems  in  ‐ Carbon 
storage areas.  Dioxide (CO2). 
  C  Electrical. 
‐ Dry Chemical 
  Powder (DCP). 
 
 
  ‐ Carbon 
  Kitchen Cooking Oils and  Dioxide (CO2). 
K 
  Fat.  ‐ Wet chemical. 
  ‐ Fire Blanket. 
 
 
   
   
 How to Use Fire Extinguisshers  Emergency Ressponse Plan 
 
 
PAS
SS = PULL – AIM ‐ Squeeze an
nd SWEEP. 
In  the event of an emergency s  situation (serious personal 
 
injjury, medical case, fire, etc.), immediately contact EHS 
1. PULLL and Twist the Pin.  
PUL
Seection to attain needed assistance and help. 
2. AIM the nozzle at the base of the fire, standing on   
an  upwind 
u location  away  from m  the  fire  2‐2.5  Yo
ou  can  contact  EHS  Section   through 
t direct  contact  by 
meteers.  telephones,  mobile  nu umbers  and  email 
3. SQUE EEZE  the  handle/  trigger   to  activate  the  (ehs@adec.ac.ae). 
extin
nguisher and discharge its conntents on the fire   
base. 
4. SWEEP over the fire from side to  side. 

Re
eference: Fire Prevention and
d Control   
(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.11.11/FIRPRV)  When  you  make  this  contact,  ensure  that  you  clearly 
ide
entify yourself and provide th
he following information: 
 
1. Nature and scale of emerg gency.  
 
2. Your r exact location  First A
 Aid 
3. Number of injured persons and tyypes of injuries. 
 
 
Trrained  and  qualified  first  aid
d  responders,  first  aid  kits 
General Rules in case of Emergency: 
R
an
nd  Cardio‐Pulmonary  Resuscitation  (CPR)  kits  shall  be 
• When n a fire alarm sounds, evacuaation is required.  prrovided in ADEC facilities in each floor.  
• Walkk,  do  not  run,  to  the  nearesst  exit  door  and   
take  stairways to proceed to grou und level and out 
to the assembly point.  
• Close doors as you leave.  
e
• Shut  down  electric  equipment  and/  or  any  other 
equip pment  before  you  evacuate  from  your 
workkplace. 
• Do  not 
n use  elevators  (if  existss)  during  a  fire 
emerrgency. 
• If  thee  fire  alarm  stops,  continue e  the  evacuation 
and   warn 
w others  who  may  attem mpt  to  enter  the 
buildding. 
• Leave  the  building  and  move   away  from  it,   
keep ping  routes  and  drives  open n  for  emergency  G
Give First Aid & CPR ONLY IF  YOU ARE TRAINED AND 
services teams when they arrive.   QUALIFIED TO DO SO 
 
• Evacuate to Assembly Areas/ Points as defined in 
In   case  of  any  medical  emerg gencies  including  injuries, 
buildding,  facility,  and  workplace  Emergency 
immmediately report to EHS Secttion for instructions. 
Evacuation Plan. 
 
 
EHHS Section shall immediately  send first aid responders 
References:   annd  kits  as  well  as  calling  for   Medical  Rescue  Team  on 
1
1. Emergency Management P Program  (999). 
(ADEC C/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.13/EMRMGM)   
2. Emergency Response P  Plan   
(ADE EC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.14/EMRSPL)   
   
First Aid Treatment  • Obtain medical help as soon as possible. 
   
First  aid  is  an  emergency  care  provided  for  injury  or  Burns 
sudden  illness  before  medical  rescue  team  arrives  to   
scene.  • Prevent contamination by applying a sterile dressing. 
  • Submerge  small  minor  burns  in  cold  water  (do  not 
Personal Injuries/ Wounds  use ice). 
  • Apply    sterile    dressings    to    large    extensive  
• Control bleeding.  burns (do   not  apply   grease   or ointment). 
• Apply direct pressure on wound.   
• Elevate injured area above the heart if possible.  Stoppage of Breathing 
• Apply  pressure  to  supplying  blood  vessel  if  direct   
pressure is not successful.  • Apply Cardio‐Pulmonary Resuscitation (CPR) ONLY IF 
• Secure dry, sterile dressings with bandages.  YOU ARE TRAINED AND QUALIFIED TO DO SO. 
• Wash  your  hands  first  and  then  act  to  clean  • Tip victim’s head back, chin pointing up. 
minor  injuries  thoroughly  with  plain  soap  and  • Look, listen and feel for breathing. 
water  if  a v a i l a b l e .   • If  no  breathing  and  there  is  a  pulse  give  artificial 
  respiration.  
Fractures  • Close victim’s nostrils by pinching shut. 
  • Make  a  tight  seal  over  victim’s  mouth  with  your 
• Do NOT  move the victim.  mouth. 
• Keep  the  broken  bone  and  adjacent  joints  from  • Inflate victim’s lungs with (2) full slow breaths. 
moving.  • Watch victim’s chest fall while listening for air return 
• If    an    open    wound    is    present,    control    the   between breaths. 
bleeding   (see   Personal   Injuries/ Wounds).  • Check  for  a  pulse  at  the  side  of  the  neck  for  (5) 
  seconds. 
Electric Shock  • Breathe  for  adults  once  every  (5)  seconds;  for 
 
children  is  once  every  (4)  seconds,  and  for  infants, 
• Keep victim lying down.  once every (3) seconds. 
• Cover  victim  only  enough  to  keep  victim  from  • Recheck  for  spontaneous  breathing  every  few 
loosing body heat.  minutes. 
• If there is no pulse and there is no breathing, begin  Fainting 
Cardio‐Pulmonary  Resuscitation  till  the  arrival  of   
Medical Rescue Team.  • Symptoms  include  victim  feeling  lightheaded, 
  nauseated,  flushed, feels  warm  and  then  may  lose 
Heart Attack  consciousness  for  several  seconds.  Fainting  may 
  result due to normal physiologic response to stress. 
• Symptoms  include  chest  pain,  difficulty  in   
breathing, nausea, sweating, and weak rapid pulse.  Act Immediately To: 
   
Act Immediately To:  • Make  sure  that  the  victim  is  breathing  and  has 
  pulse. 
• Search  for  identification  card  or  bracelet  for  • Keep  victim  lying  down  with  feet  elevated  until 
additional  steps/  medical  assistance  contact  recovery is complete. 
numbers.  • Bathe face down gently with cool water.  
• Question eye witnesses about what has occurred.  • Do not pour water over victim. 
• Get    medical    aid    quickly    from    a    paramedic,   • Loosen tight clothing.  
physician  or  person  trained  on Cardio‐Pulmonary  • Keep crowds away. 
Resuscitation (CPR).   
• Place the victim in a still and comfortable position.  Incident Reporting 
• Do not move the victim. 
 
• Raise the head and chest if breathing is difficult.  Immediately  Report    All  EHS  incident  which  may 
• If  breathing  stops  and  there  is  pulse,  apply  includes first aid cases, Lost Work Day Cases, Restricted 
artificial  respiration  ONLY  IF  YOU  ARE  TRAINED  Work Day Cases, Medical Treatment Cases, Near Misses, 
AND QUALIFIED TO DO SO.  Property Damage, Fire, Spillages and All other types of 
• If  no  pulse,  give  Cardio‐Pulmonary  Resuscitation  emergencies to ADEC EHS section. 
and  apply  external  cardiac  compression  on  the   
victim’s  breast  bone  ONLY  IF  YOU  ARE  TRAINED  Reference: EHS Incident Investigation & Reporting 
AND QUALIFIED TO DO SO.  (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.16/INCINV) 
• Tip  the  head  to  open  airway,  look,  listen  and  feel 
 
breathing. 
 
 Important Emergency Contacts   Acknowledgement Card 
   
Internal Contacts:  I hereby acknowledge that: 
   
Environment, Health and Safety Section (EHS)  1. I have received a copy of this handbook. 
 
2. I  have  read  and  understand  the  contents  of 
Walid Abdel Kader 
02 615 0182  the handbook. 
050 122 9985  3. I agree to work under all provisions contained 
walid.abdelkader@adec.ac.ae  in  ADEC  Environment,  Health  and  Safety 
 
Ibrahim Ahmad 
Management System (ADEC EHSMS) and this 
02 6150322  handbook. 
050 596 7147   
Ibrahim.ahmad@adec.ac.ae  Name & Staff ID NO. 
 
Sara Al Fahim   
02 615 0323     
sara.alfahim@adec.ac.ae  
   
EHS Section Email: ehs@adec.ac.ae   Signature 
   
External Emergency Contacts: 
 
   
Abu Dhabi Police Central Operations for ALL   
Emergencies  Date 
999   
   
   
   
 General Notes