School  of  Six  Sigma  

Creating  SIPOC  Diagrams  
 
Introduction  
 
In  this  module  we’re  going  to  learn  how  to  go  about  creating  SIPOC  diagrams.    By  
the  end  of  this  module  you’ll  know  what  a  SIPOC  diagram  is,  when  to  use  it,  why  
it’s  such  a  powerful  tool,  and  how  to  go  about  creating  one.    Let’s  get  started  by  
first  explaining  what  a  SIPOC  diagram  is  as  well  as  when  to  use  it  and  why  it’s  such  
a  powerful  tool.      
 
Definition  of  SIPOC  
 
A  SIPOC  is  a  high-­‐level  process  map  used  to  better  understand  the  relationship  
between  suppliers,  inputs,  the  process,  the  outputs,  and  the  internal  or  external  
customers.      
 
The  SIPOC  is  best  used  
early  in  the  DMAIC  process  
–  it  is  most  effective  when  
used  during  the  define  
phase  of  the  project.    A  SIPOC  can  be  used  anytime  there’s  a  need  to  better  
understand  a  process,  even  if  it  isn’t  part  of  a  formal  project.    There  are  many  
reasons  why  we  use  the  SIPOC  early  in  the  project  life  cycle.    First,  the  SIPOC  helps  
us  to  define  the  project  boundaries,  while  also  identifying  both  suppliers  and  
customers  of  the  process.    This  can  be  very  helpful  information  in  identifying  who  
should  be  on  the  project  team.      
 
The  SIPOC  also  helps  us  to  identify  key  process  inputs  and  outputs,  which  can  be  
used  during  the  analysis  phase  of  the  project.    A  SIPOC  is  meant  to  be  a  high  level  
process  map,  so  we  won’t  capture  every  input  and  output  to  a  process  with  our  
SIPOC.    We’ll  learn  how  to  create  more  detailed  process  maps  that  help  us  to  
really  focus  in  on  a  process  in  our  next  module.      
 
Let’s  learn  how  to  create  our  own  SIPOC.    In  this  example,  we’re  using  PowerPoint  
to  draw  the  diagrams,  which  is  a  popular  way  to  go  about  this.    We’ll  share  a  
blank  template  in  the  resources  column  of  the  video  and  on  the  DVD  that  you  can  
use.      
 
Another  effective  way  to  create  a  SIPOC  is  by  
gathering  your  team  together  and  
documenting  the  process  on  a  white  board  or  
large  piece  of  butcher  paper  spread  across  the  
wall.    
 
You  can  use  Post-­‐it  notes  to  document  the  process,  which  makes  it  easy  to  
collaborate  as  team.      
 
Then,  once  you’re  happy  with  the  final  result,  you  can  capture  it  all  electronically  
using  PowerPoint,  Excel,  or  other  mapping  tools  like  Visio  or  Minitab.    We’d  also  
encourage  you  to  do  your  SIPOCs  quickly.      
 
Assuming  you  have  a  team  that  understands  the  process,  you  should  be  able  to  
complete  an  excellent  SIPOC  within  an  hour  or  two.      
 
 
Creating  a  SIPOC  
 
1) Identify  the  starting  and  ending  points  of  the  process  being  studied.    In  
this  example  we’re  simply  calling  Step  1  the  first  step  and  Step  6  the  last  
step.      
 
2) Fill  in  the  main  process  steps.    Since  the  SIPOC  is  meant  to  be  a  high  level  
map,  you  should  not  have  more  than  7  total  steps,  including  the  first  and  
last  steps.    We’ll  learn  about  additional  types  of  process  maps  later,  but  our  
focus  with  the  SIPOC  is  to  gain  a  better  understanding  of  the  overall  
process.      
 
3) Identify  the  outputs  of  the  process.    In  other  words,  what  does  the  process  
make?    What  information  is  produced?    And  when  the  process  is  complete,  
what  will  we  have?      
 
4) Identify  the  customers  of  the  outputs.    In  other  words,  who  uses  and  
benefits  from  the  outputs?    Who  uses  the  information  provided  by  the  
output?    Please  keep  in  mind  that  an  output  may  have  more  than  one  
customer.      
 
5) Identify  the  inputs  to  the  process.    For  example,  what  flows  into  the  
process?    And  what  raw  materials,  resources,  and  information  are  needed  
in  order  to  produce  the  product  or  service  provided  by  the  process?    Again,  
a  process  step  will  likely  have  multiple  inputs,  so  be  sure  to  list  them  all.      
 
6) Identify  the  suppliers  of  the  inputs.    In  other  words,  who  supplies  the  
materials  and  information  needed?      
 
 
SIPOC  Example  
 
For  this  example,  the  process  we’re  going  to  focus  on  is  making  a  single  cup  of  
coffee  with  a  Keurig  coffee  machine.    For  
those  who  aren’t  familiar  with  these  
machines,  here’s  what  one  looks  like.  The  
canister  on  the  left  holds  the  water  and  
the  coffee  grinds  are  inside  something  
called  a  K-­‐Cup.    Once  the  K-­‐Cup  is  inserted  
and  the  lid  is  closed,  a  single  cup  of  coffee  
can  be  brewed.      
 
For  this  example,  the  starting  point  is  to  
add  water  to  the  coffee  machine  and  the  last  step  is  to  add  creamer.    We  then  
add  in  the  rest  of  the  steps  which,  in  this  example,  is  to  insert  the  K-­‐Cup,  position  
coffee  cup,  press  the  brew  button,  remove  the  coffee  cup,  and  add  creamer.      
 
The  output  of  this  process  is  1  cup  of  hot  coffee  and  1  empty  K-­‐Cup.    The  
customers  of  the  process  are  myself,  my  family  members,  and  any  guests  that  
may  receive  a  cup  of  coffee.      
 
Next,  the  inputs  to  the  process  are  water,  electricity,  K-­‐Cups,  a  Keurig  coffee  
making  machine,  a  coffee  mug,  and  the  instructions  on  how  to  operate  the  
machine.    Finally,  the  suppliers  of  these  inputs  are  the  water  filtration  system,  
which  provides  the  water,  the  electric  company,  the  grocery  store,  which  provides  
the  K-­‐Cups,  the  Gemba  Academy  swag  store,  which  provides  the  coffee  cup,  and  
the  Keurig  company  itself,  which  provided  the  Keurig  machine  and  instructions  on  
how  to  operate  the  machine.      
  
So,  at  a  high  level,  this  is  the  SIPOC  for  making  a  single  cup  of  coffee  in  my  home.    
And  while  this  was  a  simple  example,  please  know  that  any  process,  whether  it  is  
manufacturing  or  service  related,  can  benefit  from  the  SIPOC  approach.      
 
Finally,  there  are  other  ways  to  present  a  SIPOC.    One  method,  which  we  call  the  
column  format,  simply  lists  the  process  steps  down  the  column  instead  of  in  a  
process  flow  chart.    The  one  danger  with  this  approach  is  when  people  feel  like  
there  can  only  be  a  single  input  or  single  output  for  each  process  step.    This  isn’t  
the  case  at  all,  so  if  you  do  use  this  column  format  be  careful  to  not  fall  into  this  
trap.