‫مقرر إدارة الفعاليات وتنظيم المؤتمرات‬

‫‪ ‬تعريف التخطيط ‪-:‬‬

‫ممم‬ ‫إن التخطيط هو عملية رسمممأل ااه ال التر يرا التواإممما إلي ف خةا متره ممييه ممييه أل‬
‫اإلمكفييفت الةممه لت قيق تلك ااه ال ومق أسفليب تختإر الكلل وتمظأل اليتفئج ‪.‬‬

‫‪ ‬تعريف الفعاليه ‪-:‬‬

‫ث يقفأل مر ممن ممين و مكفن ممين اجا ت قيق ه ل ممين سمممممممواق كفن قفمر اجتمفعر‬
‫سيفسر يير اقتإف ي‬

‫‪ ‬لمن تقدم الفعاليه لهم وماذا نحتاج ؟‬

‫‪ -1‬الجم ور‪ :‬وهأل اهأل عيإر وهأل موار المكفن سواق كفن مؤتمر او ممرض او ي وه وغيرهف‪.‬‬
‫‪ -2‬ت يئة وإع ا مكفن الفمفليه‪ :‬يتأل اوا جم المكفن المطلوب ومن أل تج يمه لكا مف ي تفج‬
‫ليظ ر بفلإوره الةممه‪.‬‬
‫‪ -3‬البرامج التر سيتأل طر ف مر الفمفليه‪ :‬سب موضوع المؤتمر او الممرض او الي وه‪.‬‬

‫‪ ‬مزايا و فوائد تخطيط الفعاليات ‪-:‬‬

‫‪ -1‬ي مع اإل اره إلى اإل فطه بموار هف المف يه والب ريه الةممه لت قيق تلك ااه ال‪.‬‬
‫‪ -2‬ي مع اإل اره ومروع ف المختلفه إلى تيسيق أعمفل ف وب ذا يميع ظفهره التضفرب والتقفطع بين‬
‫أي طت ف المختلفه‪.‬‬
‫‪ -3‬يسفع على إجراق عمليفت الرقفبه ال اخليه والخفرجيه‪.‬‬
‫‪ -4‬يختإر الممن الةمأل إليجفم ااعمفا‪.‬‬

‫‪ ‬خصائص تخطيط الفعاليه ‪-:‬‬

‫‪-1‬الوضوح‪ :‬ان تكون اه ال الخطه واض ه وم ه‪.‬‬
‫‪ -2‬البسفطه‪ :‬ان تكون الخطه س لة التيفيذ وغير ممق ه‪.‬‬
‫‪ -3‬الواقميه‪ :‬ان تكون الخطه ممكيه التيفيذ مر ضوق اإلمكفييفت المتف ه‪.‬‬

‫‪ ‬الصعوبات التي تواجه تخطيط الفعاليات ‪-:‬‬

‫‪ -1‬ع أل الج يه مر تيفيذ الخطه وت ير مفس المفملين ل ف‪.‬‬
‫‪ -2‬ع أل كففيه الممن الةمأل لتيفيذ الخطه‪.‬‬
‫‪ -3‬يقص الموار الذاتيه وم ا الج و مر ال إوا على موار خفرجيه‪.‬‬

‫‪1‬‬
 ‫كومية‬

‫المواما المؤ ره‬

‫التكيلوجيف‬ ‫مر البيئة الخارجية‬ ‫اقتإف ية‬
‫للفمفلية‬

‫اجتمفعية‬

‫التسويق‬

‫المواما المؤ ره‬

‫الممةق‬ ‫مر البيئة الداخلية‬ ‫اإل اره‬
‫للفمفلية‬

‫الميفمسون‬

‫‪2‬‬
 ‫المؤتمر‪CONFERENCE: /‬‬
‫تج ّمع رسمر علمر بم فور م ه‪ ،‬ومملية بفتره مميية كفمية‪ ،‬تُمرض ميه أب فث علمية وأوراق‬
‫عما مي ايية وا موضممممموع علمر م ت مممممرل عليه لجية علمية وق تمت الجلسمممممفت ميه إلى‬
‫يومين وق يكون التسمممجيا ميه برسممموأل وتُتفح مي ف الم اخةت أل يجب أن يختتأل بتوإممميفت علمية‬
‫وال ي ترط مر المؤتمر ايمقف ه ال ائأل وق يمق مره وا ه مقط‪.‬‬

‫الندوة‪SYMPOSIUM: /‬‬
‫مطوا لـمممممممممممم ‪ 2‬إلى ‪ 4‬من الخبراق مر مجفالت ق تكون متيوعة وربط ف مر عيوان‬ ‫اجتمفع غير ّ‬
‫وا مميّن يطرح مي ف ال خص مكرته من خةا وج ة يظره وتمفلج الي وات غفلبفً‪.‬‬
‫مر السمممممية لكي ف مرتبطة‬ ‫م مممممكلة مميّية أو تففعة مع يوأل عفلمر مميّن أو أسمممممبوع تففعلر م‬
‫بوقت ال تمي عن سممممممفعتين غفلبف ً وتتفح مي ف الم اخةت وتغطيت ف اإلعةمية عف ية وال ي ممممممترط‬
‫مإف بت ف لممرض‪.‬‬

‫الملتقى‪CONVENTION: /‬‬
‫ميه موضمممموع ممين ي ضممممره الم تمين وليس المتخإممممإممممين مقط‪ ،‬وال ي ممممترط ميه وجو‬ ‫ي‬
‫الخبراق الملميين وال ي مممممممترط ميه طرح أوراق علمية أو أب فث وق يكون ملتقى علمر إذا تأل‬
‫اإل مممفره له وهو أقا رسممممية بك ير من المؤتمر وق يمت ليومين ويف را مف يُتفح مي ف الم اخةت‪،‬‬
‫وهو مر الغفلب ممفلية وقتية ت ما ممرض‪ ،‬وعلى تمريف ف خة ٌل علمر واضح‪..‬‬

‫المنتدى‪FORUM: /‬‬
‫لقفق لمجموعة من اال خفص وا موضوع عفأل م ا‪( :‬االقتإف ‪ ،‬السيف ة‪ ،‬اإلعةأل)‪ ،‬وهو غير‬
‫علمر تتفح مي ه الم فركفت المتيوعة من خةا أإ فب الميفإب ال كومية أو التجفرب المي ايية‬
‫وال يتأل ميه اإل رال على ت كيأل مف ه علمية لم أل عرضه اب فث مر الغفلب‪ ،‬وي ما مجموعفت‬
‫من ورش المما‪ ،‬ويإممف به ممرض‪ ،‬وكذلك ويت وا إلى ميت د ولر إذا تأل م ممفركة ال ضممور‬
‫والمت ين ميه من ةث وا على ااقا وا المفلأل أو ‪ %15‬من ااجفيب‪.‬‬

‫ور ممممة المما ‪ :‬ت ريب عملر مر موضمممموع وا م ي ور وا تطوير الم فرات للممفرسممممين‬
‫والمت ربين ويقوأل هذا الت ريب بف اره م رب ممتم وكا ور مممة لتغطر موضممموعف وا ا ب مممكا‬
‫تطبيقر وكسب م فري وتبف ا المإل الذهير ب كا جمفغر بين المت ربين‪.‬‬

‫‪-‬المؤتمر‬
‫‪-‬االجتماع‬
‫ما الفرق بين االجتماع والمؤتمر؟‬

‫المؤتمر‬ ‫االجتماع‬
‫ور‪ ،‬سيوات‬ ‫سفعفت‪ ،‬أيفأل‪ ،‬أسفبيع‬ ‫فترة االعداد‬
‫تمق مره أو مرتين على‬ ‫ق تمق أك ر من مره مر‬ ‫عدد مرات االنعقاد‬
‫ااك ر مر المفأل‬ ‫ال ر‬
‫أك ر‬ ‫أقا‬ ‫عدد المشاركين‬
‫أطوا‬ ‫أقإر‬ ‫فترة االنعقاد‬
‫إمب وممق‬ ‫س ا وبسيط‬ ‫التنظيم‬

‫‪3‬‬
 ‫‪ ‬ماهي المؤتمرات؟‬
‫المؤتمر عبفره عن اجتمفع واسممممع لممفلجة بمض الموضمممموعفت ل راسممممت ف وإلقفق الضمممموق علي ف‬
‫وعرض وج فت اليظر للوإوا إلى لوا ميفسبة‪.‬‬

‫صناعة المؤتمرات والمعارض‬

‫كبيرا ممف أ د إلى أن‬
‫تطورا ً‬
‫ً‬ ‫لق تطورت إممميفعة المؤتمرات والممفرض مر السممميوات ااخيره‬
‫أإمممب ت تلك الإممميفعة على رجة عفلية من الرقر إذ يسممم أل مي ف الل المتخإمممإمممين كا مر‬
‫مجفله‪.‬‬

‫صناعة المؤتمرات والمعارض‬

‫– تلمب إممممممميفعة المؤتمرات والممفرض مر المملكة المربية السممممممممو يه ورا م مف مر ايمفش‬
‫االقتإف الوطير وتمميم ور المملكة الرائ‬
‫– واإممممممب ت وج ة عفلمية مفضمممممملة لمق مختلل االجتمفعفت والممفرض والمؤتمرات ال ولية‬
‫ال فمة‬
‫لماذا؟‬

‫مثال صناعة المؤتمرات والمعارض في دولة االمارات العربية المتحدة‬

‫بر و هف تيظيأل اك ر من ‪ 100‬مؤتمر وممرض متخإص وهفأل مر كا عفأل‬ ‫–ت‬
‫– ت ممير بمض االرقفأل الر ان قطفع إمميفعة الممفرض والمؤتمرات ي ممكا والر‪ 8‬مليفر رهأل‬
‫من اجمفلر اليفتج الم لر المفره بر و‪ 17‬مليفر رهأل من اليفتج االجمفلر لل وا‬

‫‪ ‬العوامل التي ساعدت على توسع قيام المؤتمرات‪:‬‬

‫المولمة وااليفتفح‬
‫إم يف إتجفه وا المفلأل إلى التمفون ميمف بيي أل لخلق جو من التواإمممممممما والتكفما مر المجفالت‬
‫المختلفة‪.‬‬

‫االمأل المت ه وقضفيف المفلأل‬

‫تيفمر برامج اامأل المت ه مر جمع وا المفلأل وا قضفيف ج ي ه ت م أل‬
‫م ا‪ :‬مؤتمرات السةأل‪ ،‬مفية البيئة‪ ،‬مكفم ة اإلرهفب‪ ،‬مفية قوق المرأه والطفا وغيرهف‪.‬‬

‫التخإص‬
‫– إم يف ع إت ف ات ميظمر المؤتمرات ومكفتب تسمممممممويق المؤتمرات‪ ،‬والتر تقوأل بفلتيظيأل‬
‫للمؤتمرات وومير كفمة الخ مفت الةممة ليجف ف‪.‬‬
‫– ظ ور مراكم متخإإة إلقفمة المؤتمرات‪.‬‬

‫تطور الطيران‬
‫تطور الطيران واتسفع بكة خطوط الطيران ال ولية والم لية لتغطر جميع أي فق المفلأل‪.‬‬

‫وره االتإفالت‬
‫التطور التكيولوجر ال فئا مر مجفا اإلتإممممفالت بفاقمفر الإمممميفعية وتوامر الوسممممفئا‬
‫السمممممممية والبإمممممرية المسمممممفع ه على تبف ا اامكفر واإلراق ممف يسممممم ا اإلتففق والتيسممممميق لمق‬
‫المؤتمرات‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫ال بكة الميكبوتية‬
‫لق سفهأل االيتريت ب كا كبير مر تومير المملومفت عن المؤتمرات وتسويق ف ب كا ممفا‪.‬‬

‫تطور إيفعة الفي قة‬

‫مسفهمة الفيف ق ب ور مفعا مر تيظيأل المؤتمرات ب ف وتق يأل كفمة سبا الرا ة اعضفق‬
‫المؤتمر من إقفمة ومأكوالت وبرامج ترمي ية‪.‬‬

‫االرتبفط مف بين المؤتمرات والسيف ة‬

‫اإب ت المؤتمرات عفما جذب سيف ر لك ير من وا المفلأل‬

‫‪ ‬أنواع المؤتمرات‪:‬‬
‫ومقًف للمستود‪:‬‬
‫– مؤتمرات ولية‬
‫– مؤتمرات إقليمية‬
‫– مؤتمرات م لية‬

‫من يث الغرض‪:‬‬
‫أ‪ -‬مؤتمرات عفمة‪ :‬وهى تتيفوا موضوعفت ت أل الجمفهير مى مجتمع ممين‪.‬‬
‫ب‪ -‬مؤتمرات يوعية‪ :‬وتختص بميفق ة أي طة مى مجفا ممين‪.‬‬
‫جـ‪ -‬مؤتمرات م يية‪ :‬ويمق هف الم تغلون بم ية مميية‪.‬‬

‫ومقًف للموضوع‬
‫– مؤتمرات سيفسية‬
‫– مؤتمرات اقتإف ية‬
‫– مؤتمرات القضفيف االجتمفعية‬
‫– مؤتمرات علمية‬

‫سب ورية االيمقف ‪:‬‬

‫– مؤتمرات تمق كا عفأل‬
‫– مؤتمرات تمق كا ع ه أعواأل (مؤتمر السكفن)‬

‫‪ ‬أهداف المؤتمرات‪:‬‬
‫‪ .1‬خلق اهتمفأل للرأي المفأل بموضوع ممين‪.‬‬
‫‪ .2‬إقيفع المسئولين بفاج مه ال كومية بقرارات وتوإيفت المؤتمرين‪.‬‬
‫‪ . 3‬تسفع على قيفأل الم تركين مى المؤتمرات على التفكير والب ث مى موضوعفت مميية‪.‬‬
‫‪ .4‬ت قيق و ه الفكر والرأي بين المت مين ب ذه الموضوعفت ‪.‬‬
‫‪ .5‬رمع الروح المميوية بين المفملين مى مي ان ممين‪.‬‬
‫‪ .6‬ت جيع التمفون بين الم تمين بقضية مميية مى مجتمع وكذلك الم تمين ب ف مى مجتمع خر‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪ ‬تنظيم المؤتمرات‬
‫اي مؤتمر جفيبفن‪:‬‬
‫– جفيب مير‬
‫– جفيب تيظيمر إ اري‬
‫التنسيق بين الجانبين ضروري وتتقاطع المهام احيانًا‪.‬‬

‫‪ ‬التخطيط لعقد مؤتمر‬

‫التخطيط لمؤتمر‬
‫ي تفج الر اجفبة عن خمسممة اسممئلة قبا ال ممروع مر اية ترتيبفت او اتخفذ أي قرار ب ممفن مؤتمر‬
‫مقترح‪:‬‬
‫– لمفذا ي تفج الى عق مؤتمر؟‬
‫– مفذا يري ان ي قق؟‬
‫– من يتمين ضوره؟‬
‫– متى يمق ؟‬
‫– اين يمق ؟‬

‫‪ ‬خطوات عقد المؤتمرات‪:‬‬

‫‪ -1‬مر لة اإلع ا ويتأل خةل ف اإلتر‪:‬‬
‫أ ‪ -‬ت ي أه ال المؤتمر‪.‬‬
‫ب‪ -‬ت ي الب وث وال راسفت المطلوب إع ا هف وتكليل المختإين بت ضيرهف‪.‬‬
‫جـ‪ -‬توضيح روط المضوية وعما اللجفن ويظفأل الجلسفت‪.‬‬
‫‪ -‬ت ي موع ومكفن المؤتمر‪ .‬هـ‪ -‬عما اإلعةن الةمأل بفلمؤتمر وتوجيه ال عوه اعضفئه‪.‬‬
‫و‪ -‬اختيفر القف ه الذين يمكن االستمفية ب أل وإخطفرهأل بذلك‪.‬‬

‫‪ -2‬مر لة ايمقف المؤتمر‪:‬‬

‫يقوأل رئيس المؤتمر بإلقفق كلمة االمتتفح ‪.‬‬
‫بم ذلك يقوأل الخبراق بإلقفق الب وث وال راسفت التى أع وهف عن موضوع المؤتمر‪.‬‬
‫أل تمق اللجفن اجتمفعفت ف لميفق مممة مف يخإممم ف من موضممموعفت بقإممم التوإممما إلى مقتر فت‬
‫وتوإيفت مى هذه الموضوعفت‪.‬‬
‫بم ايت فق عما اللجفن تقوأل لجية التيسمممممميق والإمممممميفغة بإمممممميفغة هذه القرارات والتوإمممممميفت‬
‫وعرضممممممم ف على المؤتمرين مى االجتمفع الختفمر للتإممممممم يق علي ف أو تم يل ف ومى الي فية تلقى‬
‫كلمة ختفمية وييت ر المؤتمر‪.‬‬

‫‪ -3‬مر لة المتفبمة‪:‬‬
‫أ‪ -‬إع ا مطبوعفت المؤتمر التر ت تما على الب وث التى ق مت‪ ،‬وم فضر جلسفت االجتمفعفت‬
‫واللجفن والتوإممممميفت التى أإممممم رهف المؤتمر ‪ ،‬وترسممممما إممممموره من هذه المطبوعفت للج فت‬
‫المختإة‪.‬‬
‫ب‪ -‬تتولى لجية المتفبمة بفلمؤتمرات بمتفبمة تيفيذ التوإيفت والقرارات التر اتخذت‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫‪ ‬العوامل التى تساعد على نجاح المؤتمر‪:‬‬
‫‪ .1‬أن يكون ال ل واض ً ف وي أل قطفع كبير من المجتمع أو يمس م كلة جمفهيرية‪.‬‬
‫‪ .2‬أن تكون الج ة الميظمة للمؤتمرات ذات سممة ومو وق مي ف من جفيب أمرا المجتمع‪.‬‬
‫‪ .3‬أن يكون موع ايمقف المؤتمر مةئمف‪.‬‬
‫‪.4‬اإلع ا الجي للمؤتمر‪.‬‬
‫‪. 5‬اإلعةأل الجي عن المؤتمر قبا وأ يفق وبم المؤتمر‪.‬‬
‫‪ .6‬أن تكون ال خإيفت الم فركة مى المؤتمر ل ف سممت ف الملمية‪.‬‬
‫‪ .7‬مةئمة مكفن المؤتمر من يث القرب من المواإةت والت وية واالتسفع‪.‬‬
‫‪ .8‬أن تكون القرارات المتخذه بفلمؤتمر واقمية‪.‬‬
‫‪ .9‬أن تكون التوإيفت قفبلة للتيفيذ‪.‬‬
‫‪ .10‬الج ية مى متفبمة القرارات والتوإيفت وتيفيذهف‪.‬‬

‫‪ ‬هيكل المؤتمرات ووسائل العمل به‪:‬‬

‫– يتكون المؤتمر من جممية عمومية تضأل جميع ااعضفق الم فركين ميه وييتخبون من بيي أل‬
‫مجلس إ اره يتكون من رئيس وأ يفيف يطلق عليه أمين المؤتمر ويفئبف له وسكرتير وأمين‬
‫إي وق‪ ،‬أل مقرري اللجفن التر يتفق علي ف‪ ،‬أمف أعضفق اللجفن ميتأل ت كيل أل من أعضفق‬
‫الجممية الممومية بيفق على رغبة كا مي أل‪.‬‬
‫– ويستخ أل المؤتمر ع ه وسفئا من بيي ف‪ :‬الب وث‪ ،‬االجتمفعفت‪ ،‬المطبوعفت ‪ ،‬والميفق فت‬
‫‪..‬إلـخ‪.‬‬

‫‪ ‬لجان المؤتمر‬
‫م فأل اللجية الملمية‪:‬‬
‫– ت ي واستقطفب المت ين‬
‫– طلب اوراق المما‬
‫– طبفعة وت كيأل اوراق المما‬
‫– ت ي رؤسفق ومقرري الجلسفت‬
‫– ت ي الج وا الممير‬
‫– إيفغة التوإيفت‬

‫م فأل اللجية المفلية‪:‬‬

‫– تومير ال عأل المفلر‬
‫– الب ث عن الرعفية‬
‫– اال رال علر كفمة االمور المفلية‬
‫– تومير ال ايف‬

‫م فأل لجية المةقفت المفمة‪:‬‬

‫– الخ مفت اال ارية‬
‫– المراسأل والت ريففت‬
‫– االي طة االجتمفعية‬
‫– ال عوات‬

‫‪7‬‬
 ‫م فأل اللجية اإلعةمية‪:‬‬
‫– التسويق لمؤتمر‬
‫– عما مؤتمر إ فر عن المؤتمر‬
‫– الي ر قبا ا يفق وبم المؤتمر‬
‫– المطبوعفت‬

‫م فأل اللجية الت ضيرية (التيظيمية)‪:‬‬

‫– اختيفر المكفن‬
‫– ترتيب أمفكن جلوس الضيول‬
‫– ترتيب الضيفمه‬
‫– اال رال على المؤتمر ا يفق ايمقف ه‬

‫‪ ‬إدارة عمليات المؤتمر‬

‫بم االيت فق من التخطيط إلقفمة مؤتمر ابت اق من ميفق ة ال ل من عق ه وايت فق بإع ا بريفمج‬
‫تفإيلر له أإبح من اليسير أن يب أ المما بفلمؤتمر‪.‬‬

‫االنشطة المرتبطة بالمؤتمر‬ ‫‪‬‬

‫الي فط الملمر للمؤتمر‬ ‫‪-1‬‬
‫الي فط المفلر‬ ‫‪-2‬‬
‫الي فط اال اري وي فط المةقفت المفمة‬ ‫‪-3‬‬
‫الي فط االجتمفعر‬ ‫‪-4‬‬

‫‪ (1‬النشاط الفني او العلمي للمؤتمر ‪-:‬‬

‫– الموع والمكفن‬
‫– اجي ه المؤتمر‬
‫– ت ي ال مفر‬
‫– قفعة المؤتمر‬
‫– امتتفح المؤتمر‬
‫– ا اره الجلسفت‬
‫– اختتفأل المؤتمر‬

‫الموعد والمدة والتوقيت اليومي‬

‫ل ف تواريخ م ه‬ ‫– هيفك مؤتمرات ل ف مواعي ورية‪ ،‬وإن كفيت ال ت‬
‫– مؤتمرات أخرد لميظمي ف رية أكبر مر ت ي الموع‬
‫– مر ال فلتين ال ب من ت ي التفريخ بفلتيسيق والت فور مع الج فت الم فركة والج فت‬
‫الم لية المميية وااخذ بيظر االعتبفر اجي ه ااي طة الم لية ااخرد لتفف ي مواج ة ضغوط‬
‫كبيره على الموار الم لية المطلوبة (ميف ق‪..‬سيفرات‪ )..‬وليأخذ المؤتمر قه من االيتبفه و‬
‫االعةأل‬
‫– أن تكون هيفلك ومر الب اية ع ممقوا من الب ائا للموع يراعى مي ف ايضف ق ر االمكفن‬
‫الظرول الميفخية‬
‫علر ضوق ج وا االعمفا‬ ‫– الم ه ت‬

‫‪8‬‬
 ‫مكان انعقاد المؤتمر‬
‫مف هر اهأل المواما التر يجب وضم ف مر ال سبفن عي اختيفر ايمقف مكفن المؤتمر؟‬

‫(الجممية ااوروبية لم ن المؤتمرات)‬

‫‪European Federation of conference towns‬‬
‫– ت ترط هذه الجممية مر الم ن التر تيضأل الي ف مف يلر‬
‫– مراكم للمؤتمرات أو أمفكن تإلح إلقفمة المؤتمرات وتوج ب ف المم ات المطلوبة‪.‬‬
‫– ميف ق ذات مستود سيف ر عفلر بفلقرب من مراكم المؤتمرات‪.‬‬
‫– ب ف بكة مواإةت مري ة وميسره لس ولة إيتقفا المؤتمرين‪.‬‬
‫– ب ف موا قع سيف ية متميمه تسمح بإع ا برامج للر ةت والترميه‪.‬‬
‫– البيية الت تية‬
‫– أن تتميم بفل وق‬
‫– االمن‬

‫مكان انعقاد المؤتمر‬

‫– مراكم المؤتمرات‪.‬‬
‫– المراكم الملمية المتخإإة الجفممفت والممفه ‪.‬‬
‫– ميف ق الخمسة يجوأل التر ب ف قفعفت مج مه‪.‬‬
‫– قفعفت المؤتمرات بفل ركفت الكبرد‪.‬‬

‫الشعار‬
‫ممظأل المؤتمرات تتخذ مفرا ل ف يكسب ف خإوإية‪.‬‬

‫اجندة او موضوع المؤتمر‬

‫– ت ي اجي ه المؤتمر أو موضوعه من اختإفص الج ة الميظمة‬
‫– مر فالت المؤتمرات غير الرسمية غفلبف مف تكون لل وار و ون ت ي ج وا اعمفا‬

‫قاعة المؤتمر‬
‫– تومير أعةأل الطفولة لةجتمفعفت الرسمية وااعةأل التر توضع خلل الميإة الرئيسية‬
‫– تج يم القفعة سب مخطط الجلوس وأ ره ‪ U shape‬وهيفك الطفولة المست يره مر‬
‫االجتمفعفت التر ال ترغب مر اظ فر رئفسة للمؤتمر وكذلك المسرح مر المؤتمرات الكبيره‬

‫افتتاح المؤتمر‬
‫– عوه الضيول والسلك ال بلومفسر‬
‫– مراسأل االمتتفح‬
‫– كلمة االمتتفح‬

‫إدارة الجلسات‬
‫– رئيس الجلسة‬
‫– مقرر الجلسة‬
‫– السكرتفرية‬

‫‪9‬‬
 ‫تخطيط البرامج للمؤتمرات الكبيرة‬
‫– توقيت الجلسفت‬
‫– وقت الب اية مر اليوأل االوا‬
‫– جلسفت إبف ية مقط األ إبف ية ومسفئية‬
‫– مترات االسترا ة‬
‫– بريفمج اليوأل االخير‬

‫البرنامج اليومي‬

‫ختام المؤتمر‬
‫– الجلسة الختفمية‬
‫– القرارات والتوإيفت‬
‫– المؤتمر الإ فر‬

‫‪ (2‬النشاط المالي ‪-:‬‬

‫– ميمايية المؤتمر‬
‫– تومير اال تيفجفت المف ية‬

‫ميزانية المؤتمر‬
‫– ت ومق اعتبفرات مف ستت مله الج ة الميظمة ‪ :‬اسس االستضفمة؟ تكلفة السيفرات؟ السفر؟‬
‫المفملون؟ أخرد‪...‬‬
‫– ت ي مإف ر التمويا‬

‫كم سيكلف المؤتمر؟‬

‫التكلفة التق يرية يمكن تقسيم ف الى‪:‬‬
‫– تكلفة فبتة‬
‫– تكلفة متغيره‬

‫‪10‬‬
‫التكلفة ال فبتة‪ :‬هر عبفره عن مإفريل سيتأل ت مل ف بغض اليظر عن ع ال ضور م ا‪:‬‬
‫– ايجفر المكفن والتج يمات‬
‫– اجور المت ين وتكفليل االعف ة وااليتقفا‬
‫– مإفريل التسويق‬
‫– المإفريل اال ارية‬

‫التكلفة المتغيره‪ :‬هر المإفريل التر تختلل سب ع ال ضور م ا‪:‬‬

‫– الوجبفت‬
‫– قيبة المؤتمر‬
‫– االقفمة (ان كفيت علر الج ة الميظمة)‬

‫التكلفة الكلية‪:‬‬

‫مصادر دخل المؤتمر‬

‫– رسوأل اال تراك‬
‫– الميح‬
‫– الكففلة او الرعفية‬
‫– االعةيفت‬
‫– الممرض المإف ب‬
‫– مبيمفت اوراق المؤتمر‬

‫تنظيم المؤتمرات من اجل الربح‬

‫– اإب ت تجفره راب ة‬
‫– ظ ور ال ركفت المتخإإة‬
‫– الجفيب التسويقر م أل للغفية مر هذه ال فلة‬

‫‪11‬‬
 ‫تسويق المؤتمرات‬
‫– الإ ل الم لية وال ولية‬
‫– المجةت التجفرية والم يية‬
‫– المةقفت المفمة‬
‫– البري المف ي واالليكتروير‬
‫– موقمف الج ة على بكة االيتريت‬
‫– البيع ال خإر‬

‫استخدم اسلوب ‪FABS‬‬

‫– اعما لبيع الفوائ وليس المظفهر‬
‫– اذا كفن اليفس عف ه ي ترون الخ مة من اجا مف يمكن ان تفمله ل أل (أي لفوائ استخ األ هذه‬
‫الخ مة) اذن يجب ان يبيع ل أل هذه الفوائ ب ال من المةمح الموضوعية ل ذه الخ مة‬

‫احتياجات المؤتمر‬
‫– مر ضوق تق ير ع الم فركين وم ه المؤتمر يوضع تإور ال تيفجفت المؤتمر من ‪:‬الفيف ق‬
‫وسيفرات‬
‫– وهمف الميإران الرئيسيفن مر اال تيفجفت ون إغففا اهمية الميفإر ااخرد م مف إغرت‪.‬‬
‫– تومير كفمة االج مه والمم ات المطلوبة‬
‫– مكفتب المؤتمر من االستقبفا واالستمةمفت و مكتب السفر مر مكفن ايمقف المؤتمر‪.‬‬

‫‪ (3‬نشاط االداري والعالقات العامة ‪-:‬‬

‫يمتبر مفتفح يجفح أي مؤتمر‬

‫االدلة االرشادية‬
‫– توجيه ال عوات‬
‫– اخطفر الم فركين بفلترتيبفت ااسفسية المتملقة بفإلقفمة والسفر‬
‫– تإميأل استمفرات التسجيا وبطفقفت الإ ر‬
‫– طبفعة كتيب ( برو ور) عن المؤتمر‬
‫– اع ا الةمتفت والةمتة الرئيسية خلل الميإة‬
‫– الةمتفت التر تمين للوإوا الر مقر المؤتمر‬
‫– ت ي امفكن الجلوس‬
‫– اع ا موقع علر االيتريت‬

‫التغطية االعالمية‬
‫– التيسيق مع الج فت االعةمية ووضع خطة لةعةأل‬
‫– إع ا الكتيبفت والمملومفت الإ فية عن المؤتمر‪.‬‬
‫– تيظيأل المؤتمر الإ فر‬
‫– اع ا الي ره اليومية‬
‫– طبفعة اعمفا المؤتمر‬

‫‪12‬‬
 ‫التجهيزات‬
‫– تومير الطبفعة والترجمة وأعمفا السكرتفرية مر مكفن ايمقف المؤتمر‬
‫– اإل رال على مكتب االستقبفا بفلمؤتمر وتج يمه بفلموظفين الةممين‬
‫– تومير المم ات البإرية والسممية‬
‫– إع ا الجوائم وال ايف‬

‫المراسم والتشريفات‬
‫– ت كيا لجية االستقبفا‬
‫– تيسير عملية التسجيا للم فركين‬
‫– ترتيب استقبفا كبفر ال خإيفت‬
‫– إقفمة فا االستقبفا‬
‫– ت رير رسفئا ال كر‬
‫– ال ايف والجوائم‬

‫الفنادق‬
‫– جم الم ال ةمأل من الو ات( غرل واجي ة)‬
‫– االتففق على االسمفر والتس يةت‬
‫– ابةغ الفي ق ببيفيفت الوإوا والمغف ره وت يث هذه البيفيفت‬
‫– جم واتففق على ال فةت واالسترا فت‪ :‬قوائأل االطممة ‪ /‬االسمفر ‪ /‬طريقة ال فا ومواعي ه‬

‫المطار‬
‫– التيسيق مع الج فت المختإة وا اجراقات ال خوا والمغف ره وكيفية تيسيرهف‬
‫– ال إوا من الم فركين على البيفيفت التر تطلب ف هذه الج فت لتف يرات ال خوا (استمفرات‬
‫الم فركة)‬
‫– ممرمة وتأكي مواعي الوإوا والمغف ره ومتفبمة ذلك‬
‫– التيسيق مع سلطفت المطفر خفإة ميمف يتملق بتس يا ركة و خوا الميظمين للمطفر‬
‫– مكتب مر المطفر ‪ /‬المتفت‬

‫السيارات‬
‫– الم الكفمر من السيفرات الرسمية لل خإيفت الرسمية‬
‫– سيفرات للمرامقين‬
‫– إ اره ركة السيفرات بين المطفر والفي ق‬
‫– تيظيأل وجو السفئقين و إرهأل وطرق االتإفا ب أل‬
‫– تخإيص سيفرات لكبفر الم فركين‬
‫– إجراق ترتيبفت "المواإةت" بفليسبة للذهفب إلى ال فةت أو مر ر ةت التسوق‪ ،‬وميفره‬
‫اامفكن اا رية‪.‬‬
‫– سيفرات خفإة ليقا اامتمة من وإلى المطفر‬

‫النشاط االجتماعي‬
‫– إجراق ترتيبفت عق ال فةت الترمي ية‬
‫– وضع برامج الر ةت الخفإة بفلم فركين واسرهأل‬
‫– إع ا المأ بة الرسمية‬

‫‪13‬‬
 ‫في نهاية المؤتمر‬
‫– إع ا ملل المؤتمر‪ ،‬يتضمن استمفره االستقإفق‬
‫– يقا المم ات بأسرع مف يمكن للمخفمن أو إلى أإ فب ف‬
‫– إع ا ال سفبفت الخفإة بفلمؤتمر و مع الفواتير الةممة‬
‫– اجتمفع لجية تقييأل سير المؤتمر وذلك لميفق ة مف ث أ يفق سير المؤتمر من يقفط الضمل‬
‫اخذهف مر االعتبفر عي اإلع ا للمؤتمر القف أل‪ ،‬عمةً بفلقوا (إن اإلع ا للمؤتمر القف أل يب أ من‬
‫هذه الل ظة)‬

‫مؤشرات نجاح المؤتمر‬

‫– اليتفئج اإليجفبية‪.‬‬
‫– توامر التس يةت الكفمية‪.‬‬
‫– البريفمج المتوامن والم ير الهتمفأل الم فركين‪.‬‬
‫– ارتففع أع ا ال فضرين مر المؤتمر‪.‬‬
‫– م فركة ااعضفق بفمفلية‪.‬‬
‫– خلو او م و ية سلبيفت التيظيأل‪.‬‬

‫‪14‬‬