280

FAKTOR PENYEBAB STAGNANT DAN STOCKOUT BAHAN MAKANAN KERING DI INSTALASI GIZI RSUD
BHAKTI DHARMA HUSADA SURABAYA

DETERMINANT FACTOR IN STAGNANT AND STOCKOUT OF DRY FOOD INVENTORY IN NUTRITION UNIT
OF BHAKTI DHARMA HUSADA GENERAL HOSPITAL SURABAYA
1 2
Siti Nur Jayani , Widodo J. Pudjirahardjo
RSUD Bhakti Dharma Husada Surabaya
Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Surabaya
E-mail: jayani.fkm@gmail.com

ABSTRACT

Supplies material dry food in installation nutrition during periods of 2012 average rate occurrence
stagnant to 40 % and eventful stockout of 29 %. Management supplies food dry important to be implemented well
so risk stagnant and stockout can be avoided causes damage loss. The purpose of this research is identify
management supplies food dry, and analyzing cause stagnant and stockout groceries dry. This research was
descriptive with quantitative approach, which uses observational study and indepth interview conducted by cross
sectional. The result showed that in logistic unit of nutrition installation. Stagnant very high occurring in march and
may of 29,1 % and groceries dry stockout of 33,4 % in april 2013. Cause stagnant procurement is excessive and
change diet food from the patients. The cause of stockout is increasing visits his patient and condition that was
limited, and lack of human resources. The conclusion of research indicated that the implementation of a
management system in unit logistics nutrition installation has not been optimal so that need to be repaired in
planning a food in accordance with the needs, the addition of human resources and evaluating the supply of dry
food.

Keywords: determinant, dry food, stagnant, stockout

PENDAHULUAN mengakibatkan hilangnya pelanggan (Rangkuti,

Penyelenggaraan makanan rumah sakit adalah 1998).

suatu rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan RSUD Bhakti Dharma Husada Surabaya dalam

anggaran, menu sampai dengan pendistribusian menjalankan pelayanan kesehatan pada Unit

makanan konsumen. Agar dapat memberikan Logistik Instalasi Gizi, khususnya pengelolaan bahan

pelayanan dengan optimal, maka dibutuhkan makanan kering belum berjalan dengan baik, karena

berbagai sumber daya yang harus diatur sedemikian masih terjadi stagnant dan stockout bahan makanan

rupa antara perencanaan kebutuhan, pengadaan, kering. Data stagnant dan stockout jenis bahan

penyimpanan dan distribusi, serta adanya evaluasi makanan kering di Unit Logistik Instalasi Gizi RSUD

sehingga dapat menghasilkan kualitas pelayanan BDH periode Januari hingga Desember 2012,

yang sesuai (Depkes, 2003). Fungsi manajerial menunjukkan bahwa rata-rata angka kejadian

dalam persediaan sangat penting karena melibatkan stagnant 40% dan stockout sebesar 29%. Penelitian

investasi uang yang tidak sedikit. Investasi yang ini bertujuan untuk mengidentifikasi manajemen

digunakan terlalu banyak akan mengakibatkan biaya persediaan bahan makanan kering dan menganalisis

penyimpanan terlalu banyak yang mungkin faktor penyebab kejadian stagnantdan stockout

mempunyai opportunity cost. Persediaan yang tidak bahan makanan kering di Instalasi Gizi RSUD Bhakti

mencukupi dapat menyebabkan biayakekurangan Dharma Husada Surabaya. Penelitian ini diharapkan

bahan, tertundanya keuntungan atau bahkan dapat dapat memberikan rekomendasi untuk perbaikan

manajemen persediaan bahan makanan kering di

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 281

Instalasi Gizi RSUD Bhakti Dharma Husada mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan

Surabaya. berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.

2. Fungsi Penganggaran.

PUSTAKA Penganggaran (budgetting), adalah semua

Manajemen persediaan adalah jantung kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian

dari sistem persediaan(Waluyo, 2006). Persediaan penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu atau

timbul disebabkan tidak sinkronnya permintaan skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah

dan penyediaan, serta waktu yang digunakan biaya (Subagya, 1994). Dalam fungsi penganggaran,

untuk memproses bahan baku. Empat faktor semua rencana dari fungsi perencanaan dan

fungsi persediaan menurut Yamit (2003) adalah penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk

faktor waktu, ketidakpastian waktu datang, disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana yang

ketidakpastian penggunaan, dan ekonomis. tersedia, dengan mengetahui hambatan dan

Fungsi Manajemen Logistik keterbatasan yang dikaji secara seksama maka

1. Fungsi Perencanaan anggaran tersebut merupakan anggaran yang

Pengertian umum adalah proses untuk reliable.

merumuskan sasaran dan menentukan langkah- 3. Fungsi Pengadaan

langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai Pengadaan adalah semua kegiatan dan usaha

tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang

khusus perencanan logistik adalah merencanakan dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku

kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum

oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan ada menjadi ada.Kegiatan ini termasuk dalam usaha

sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada

organisasi (Subagya, 1994), juga menyatakan bahwa dalam batas-batas efisiensi (Subagya, 1994).Fungsi

perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi

tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman atau mewujudkan kebutuhan yang telah

keadaan atau lingkungan yang merupakan cara direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Cara–

terencana dalam memuat keinginan serta usaha cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi

merumuskan dasar dan pedoman tindakan. pengadaan adalah:

Perencanaan yang baik menuntut adanya a. Pembelian;

sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang b. Penyewaan;

memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk c. Peminjaman;

tindakan pengendalian terhadap devisi yang d. Pemberian (hibah);

ada.Suatu rencana harus didukung oleh semua e. Penukaran;

pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit f. Pembuatan;

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 282

g. Perbaikan. Penghapusan adalah kegiatan atau usaha

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi pembebasan barang dari pertanggungjawaban

teknis yang menyangkut pihak luar maka sesuai peraturan dan perundang-undangan yang

pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan berlaku (Subagya, 1994).Alasan penghapusan

perhatian.Pengendalian dilaksanakan dari awal barang antara lain:

kegiatan sampai dengan pemeliharaan. a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri,

4. Fungsi Penyimpanan kecelakaan, bencana alam, administrasi yang

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan salah, tercecer atau tidak ditemukan;

usaha untuk melakukan pengelolaan barang b. Teknis dan ekonomis: Setelah nilai barang

persediaan di tempat penyimpanan (Subagya, dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan

1994).Penyimpanan berfungsi untuk menjamin tersebut disebabkan karena faktor:

penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki,

sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya obsolute (meningkatkan efisiensi atau

dan biaya serendah-rendahnya.Fungsi ini mencakup efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang

semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan tidak boleh dipergunakan lagi menurut

dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau

Kualitas barang dapat dipertahankan, barang deteriorasi yaitu barang mengurang karena

terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang susut, menguap atau handling, busuk karena

lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri. tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang

5. Fungsi Penyaluran (Distribusi) tidak dapat dipergunakan lagi.

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan 7. Fungsi Pengendalian

atau usaha untuk mengelola pemindahan barang Pengendalian adalah sistem pengawasan dari

dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya, 1994). hasil laporan, penilaian, pemantauan dan

Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen

antara lain: logistik yang sedang atau telah berlangsung

a. Proses administrasi; (Subagya, 1994). Bentuk kegiatan pengendalian

b. Proses penyampaian berita (data-data antara lain:

informasi); a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk

c. Proses pengeluaran fisik barang; manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan

d. Proses angkutan; prosedur lain;

e. Proses pembongkaran dan pemuatan; b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring),

f. Pelaksanaan rencana yang telah ditentukan. evaluasi dan laporan, guna mendapatkan

6. Fungsi Penghapusan gambaran dan informasi tentang

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 283

penyimpangan serta jalannya pelaksanaan c. Perhitungan kebutuhan bahan makanan;

dari rencana; d. Prosedur pembelian bahan makanan;

c. Melakukan kunjungan staf guna e. Prosedur penerimaan bahan makanan;

mengidentifikasi cara pelaksanaan dalam f. Prosedur penyimpanan bahan makanan;

rangka pencapaian tujuan; g. Tehnik persiapan bahan makanan;

d. Melakukan supervise. h. Pengaturan pemasakan makanan;

Menurut Quick (1997), perbekalan bahan i. Cara pelayanan dan distribusi makanan;

makanan merupakan salah satu logistik yang berada j. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi

di rumah sakit. Apabila pengelolaan bahan makanan 2. Pengadaan Bahan Makanan

dilakukan dengan pendekatan manajemen logistik Pengadaan adalah suatu proses untuk

tahapan tersebut di atas harus dilakukan. Secara mendapatkan perbekalan. Tujuan sistem pengadaan

umum siklus dan penggunaan bahan makanan di adalah untuk mendapatkan bahan makanan dengan

rumah sakit akan mencakup tahap seleksi bahan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin tepat

makanan, tahap pengadaan, tahap distribusi dan waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan

tahap penggunaan yang disusun berdasarkan tenaga yang berlebihan (Suryawati, 1996).

pengalaman tahun yang lalu dan perkiraan yang Langkah proses pengadaan dimulai dengan

akan datang, kesemuanya dapat berjalan dengan (Quick, 1997)

baik dengan adanya dukungan dari pihak a. Review daftar bahan yang akan diadakan;

manajemen yaitu pengorganisasian, dana, sistem b. Menentukan jumlah masing-masing item yang

informasi manajemen dan sumber daya manusia. akan dibeli;

1. Perencanaan Bahan Makanan. c. Menyesuaikan dengan situasi keuangan;

Perencanaan pengadaan bahan makanan d. Memilih metode pengadaan;

dilakukan agar jumlah persediaan bahan makanan e. Memilih supplier atau rekanan;

dapat efisien dan efektif, mendukung kelancaran f. Memonitor pengiriman barang, menerima

proses produksi perusahaan (rumah sakit), barang dan memeriksa;

terpenuhinya modal investasi yang memadai. g. Melakukan pembayaran serta menyimpan

Perencanaan pengadaan makanan adalah yang kemudian;

serangkaian kegiatan mulai dari perencanaan h. Didistribusikan

macam dan jumlah bahan makanan, pengadaan 3. Penyimpanan dan Distribusi Bahan Makanan.

bahan makanan hingga proses penyediaan makanan Kegiatan penyimpanan atau storage atau

matang bagi pasien dan karyawan rumah sakit, yang pergudangan, dimulai dari datangnya barang yang

meliputi (Rahimy, 1997) diadakan sampai adanya permintaan untuk

a. Perencanaan anggaran belanja; digunakan atau distribusi.Kegiatan penyimpanan dan

b. Perencanaan menu; distribusi diawali dengan penerimaan barang di

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 284

gudang, penelitian dan pengecekan, pencatatan g. Pintu harus selalu terkunci pada saat tidak

pada kartu stok gudang untuk pengendalian ada kegiatan serta dibuka pada waktu yang

inventory serta barang dimasukkan dan ditempatkan telah ditentukan. Pegawai yang masuk keluar

pada tempat yang telah ditentukan di dalam gudang. gudang juga hanya pegawai yang ditentukan;

Penyimpanan bahan makanan adalah suatu tata h. Suhu ruangan harus kering hendaknya
0
cara menata, menyimpan, memelihara keamanan berkisar antara 19-21 C;

bahan makanan kering baik kualitas maupun i. Pembersihan ruangan secara periodik, 2 kali

kuantitas di gudang bahan makanan kering serta seminggu;

pencatatan dan pelaporan (Depkes, 2003). j. Penyemprotan ruangan dengan insektisida

Persyaratan ruang penyimpanan bahan hendaknya dilakukan secara periodik dengan

makanan kering (gudang) menurut Depkes 2003: mempertimbangkan keadaan ruangan;

a. Bahan makanan harus ditempatkan secara k. Semua lubang yang ada di gudang harus

teratur menurut macam, golongan ataupun berkasa, serta bila terjadi pengrusakan oleh

urutan pemakaian bahan makanan; binatang pengerat, harus segera diperbaiki.

b. Menggunakan bahan yang diterima terlebih Analisis ABC

dahulu (FIFO = First In First Out). Untuk Analisis ABC atau dikenal dengan nama analisis

mengetahui bahan makanan yang diterima Pareto (Pareto analysis) dibuat berdasarkan sebuah

diberi tanda tanggal penerimaan; konsep yang dikenal dengan Hukum Pareto

c. Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan (Pareto’s Law). Kata Hukum Pareto menyatakan

serta berbagai pembukaan di bagian bahwa sebuah grup selalu memiliki persentase

penyimpanan bahan makanan ini, termasuk terkecil (20%) yang bernilai atau memiliki dampak

kartu stok bahan makanan harus segera diisi terbesar (80%). Analisis ABC adalah metode

tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya, pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan

diperiksa dan diteliti secara kontinyu; peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah,

d. Kartu atau buku penerimaan, stok dan dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut

pengeluaran bahan makanan, harus segera kelompok A, B dan C. Kelompok A biasanya

diisi dan diletakkan pada tempatnya; sejumlah 10-20% dari total item dan

e. Gudang dibuka pada waktu yang telah merepresentasikan 60-70% total nilai. Kelompok B

ditentukan; berjumlah 20% dari total item dan

f. Semua bahan makanan ditempatkan dalam merepresentasikan 20% total nilai. Kelompok C

keadaan tertutup, terbungkus rapat dan tidak biasanya berjumlah 60-70% dari total item dan

berlubang, diletakkan di atas rak bertingkat merepresentasikan 10-20% total nilai (Bowersox, et

yang cukup dan kuat dan tidak menempel al., 2002)

pada dinding;

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 285

METODE 3. Perencanaan kebutuhan bahan makanan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif 4. Pembelian bahan makanan

dengan pendekatan kuantitatifdan cross sectional. 5. Penerimaan bahan makanan

Variabel yang diteliti terdiri dari perencanaan, 6. Penyimpanan bahan makanan

pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, 7. Persiapan bahan makanan

penghapusan, pengendalian, evaluasi, bahan 8. Pengolahan bahan makanan

makanan kering yang stagnant, bahan makanan 9. Pendistribusian makanan

kering yang stockout, penyebab stagnant dan 10. Pencatatan pelaporan dan evaluasi

penyebab stockout.Penelitian dilakukan di unit Seto, et al. (2004) pada siklus logistik terdiri dari

logistik instalasi gizi RSUD Bhakti Dharma Husada perencanaan dan peramalan kebutuhan,

Surabaya bulan Juni hingga Agustus 2013. penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan

Responden penelitian merupakan petugas yang penerimaan serta pemeliharaan penyaluran,

mengelola unit logistik instalasi gizi RSUD BDH penghapusan dan pengendalian. Berdasarkan Dirjen

Surabaya.Unit analisis dalam penelitian ini adalah Yanmed, Buku Pedoman Pelayanan Gizi Rumah

instalasi Gizi RSUD BDH Surabaya. Data primer Sakit ada 10 langkah penting dalam rangka

diperoleh dengan cara melakukan indepth interview pelayanan gizi rumah sakit meliputi perencanaan

dengan petugas dan observasi. Data sekunder anggaran belanja, perencanaan menu, perhitungan

diperoleh dengan melihat laporan persediaan bahan kebutuhan bahan makanan, prosedur pembelian

makanan kering di unit logistik instalasi gizi RSUD bahan makanan, prosedur penerimaan bahan

BDH Surabaya bulan Maret hingga Juli 2013.Teknik makanan, prosedur penyimpanan bahan makanan,

analisis data dimulai dengan melakukan analisis teknik persiapan bahan makanan, pengaturan

ABC (Bowersox, et al., 2002).Data yang telah pemasakan bahan makanan, cara pelayanan dan

dikumpulkan menggambarkan pelaksanaan distribusi bahan makanan, pencatatan pelayanan

manajemen persediaan dan narasi hasil indepth dan evaluasi. Dari kedua teori dalam cakupan

interview. pelayanan gizi pada pengelolaan perbekalan

makanan perlu adanya tambahan pada cakupan

HASIL DAN PEMBAHASAN pengelolaan bahan makanan yaitu penghapusan dan

Pengelolaan Persediaan Bahan Makanan Kering evaluasi. Berdasarkan hasil penelitian terdapat
di Instalasi Gizi RSUD BDH Surabaya
kegiatan tersebut tetapi tidak dituliskan pada
Kegiatan pelayanan gizi di Instalasi Gizi RSUD
Kebijakan RSUD BDH Kota Surabaya.Manajemen
BDH Kota Surabaya berdasarkan laporan tahun
Persediaan telah dilakukan di Unit Logistik Instalasi
2012 mencakup 10 kegiatan yaitu :
Gizi RSUD BDH Kota Surabaya.
1. Perencanaan anggaran belanja
Kegiatan perencanaan bahan makanan kering
2. Perencanaan menu
tidak ada perencanaan kebutuhan perbulan,

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 286

melainkan perencanaan dilakukan setiap hari, setiap Kebijakan di RSUD BDH Surabaya belum ada

kali stok bahan tersisa sedikit akan segera dilakukan kebijakan tertulis yang mengatur batas safety stock

pengadaan. Perencanaan ini juga disesuaikan di Unit Logistik Instalasi Gizi, sehingga bisa menjadi

dengan anggaran. Apabila anggaran berlebih maka faktor penyebab adanya stockout karena tidak

akan dapat dilakukan penambahan pemesanan adanya ketentuan untuk safety stock atau

dengan menyamakan anggaran yang telah persediaan pengaman. Penerimaan dan

ditetapkan akan dapat mengakibatkan stagnant pemeriksaan barang yaitu penerimaan oleh petugas

bahan makanan kering, buffer stock yang tidak yang berada di gudang logistik makanan.Petugas

ditetapkan di Unit Logistik bisa berpengaruh pada yang berada di gudang logistik melakukan

kondisi stagnant bahan makanan kering, pengecekan dengan di dampingi oleh ahli gizi.Pihak

kecenderungan pengadaan dengan membeli bahan petugas dari unit logistik makanan memeriksa

makanan fast moving lebih banyak dan pembelian jumlah, spesifikasi dari barang yang dipesan,

sekaligus untuk bahan makanan berharga murah. kemasan, dan tanggal kadaluarsa. Tahap

Sistem pengadaan logistik makanan yang ada di selanjutnya petugas yang berada di gudang logistik

Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya adalah memasukkan data barang dalam sistem pancatatan

metode pengadaan langsung, yang dilakukan oleh gudang yaitu dengan cara manual dengan kartu

petugas logistik makanan gizi.Metode pengadaan stok.

langsung ini biasanya pembelian dalam jumlah kecil Menurut pedoman pelayanan gizi rumah sakit,

dan perlu segera tersedia serta relatif agak mahal. penerimaan bahan makanan adalah suatu kegiatan

Berdasarkan hasil observasi jadwal pengadaan yang meliputi pemeriksaan, pencatatan dan

bahan makanan kering tidak sesuai jadwal hal ini pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas

menyebabkan pekerjaan overload tidak efektifnya bahan makanan yang diterima sesuai dengan

waktu pengadaan bahan makanan kering. pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan

Pengadaan bahan makanan melalui pembelian (Depkes 2003). Penerimaan bahan makanan kering

langsung apabila bahan makanan di bagian dilakukan dengan baik oleh pihak gudang makanan

distributor kosong akan mengalami hambatan dan ahli gizi, yaitu dengan melakukan pengecekan

kebutuhan bahan makanan. Hal ini juga dapat diharapkan dapat menjaga kualitas dan kuantitas

menjadi penyebab stockoutnya bahan makanan bahan makanan yang masuk ke gudang logistik

kering. Persediaan pengaman (safety stock) adalah makanan rumah sakit. Pengecekan untuk

persediaan tambahan yang di adakan untuk menghindari penerimaan bahan makanan yang

melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya rusak kemasannya atau kadaluarsa, sehingga sesuai

kekurangan bahan (stockout) (Bowersox, et al., dengan permintaan dan dapat segera digunakan

2002) untuk proses pelayanan gizi. Setelah proses

penerimaan dan pengecekan bahan makanan kering

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 287

akan di masukkan dan di simpan di gudang logistik produksi, petugas gudang yang akan menyiapkan

makanan kering. bahan dan diambil oleh petugas produksi.

Penyimpanan bahan makanan di gudang logistik Pendistribusian bahan makanan tidak terdapat

makanan dianggap kurang mendukung kegiatan petugas khusus, yaitu secara langsung dilakukan

penyimpanan, karena masih ada beberapa barang oleh petugas gudang. Penyaluran bahan makanan

yang diletakkan diluar gudang penyimpanan bahan adalah tata cara mendistribusikan makanan

makanan kering. Gudang penyimpanan yang ada di berdasarkan permintaan harian dengan tujuan

Instalasi Gizi belum mempunyai termometer suhu tersedianya bahan makanan yang siap pakai dengan

ruangan yang memantau kondisi suhu ruangan, kualitas dan kuantitas yang tepat sesuai pesanan

sehingga dapat memungkinkan bahan rusak.Setiap (Depkes, 2003). Sistem distribusi bahan makanan

bahan makanan telah dilengkapi dengan kartu stok yang ada di Instalasi Gizi sejauh ini sudah sesuai

untuk pencatatan bahan masuk dan keluar serta sisa dengan protap yang telah ditetapkan rumah sakit

bahan makanan. Metode penyimpanan di Unit yaitu menggunakan form yang telah ditandatangani

Logistik Gizi menggunakan FEFO (first expired first oleh penanggung jawab dapur, dan adanya kartu

out) yang seharusnya menurut Depkes (2003) stok atau buku catatan keluar masuknya bahan

adalah metode FIFO yang harus diterapkan. Hal ini makanan kering.

dilakukan untuk mencegah bahan yang rusak akibat Pengendalian logistik bahan makanan di

expired date. Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya belum

Kegiatan penyimpanan bahan makanan kering menggunakan metode khusus.Pengendalian

di Unit Logistik Instalasi Gizi kurang optimal karena dilakukan secara langsung dilapangan dan secara

kondisi gudang yang kurang mendukung sehingga tak langsung yaitu melalui laporan persediaan bahan

bisa menyebabkan adanya bahan makanan yang makanan kering. Pengendalian perlu diperhatikan

stockout. Tidak terdapatnya protap penyimpanan apabila stok bahan makanan dalam keadaan menipis

bahan makanan kering dan perlunya perbaikan dan keadaan permintaan bahan makanan melonjak

fasilitas untuk mendukung kualitas bahan makanan atau dalam keadaan sebaliknya, maka Instalasi Gizi

yang akan digunakan untuk pelayanan gizi dan dapat mengoreksi kembali dan merevisi daftar

optimalisasi inventory yang mempengaruhi stagnant perencanaan pengadaan bahan makanan kering,

dan stockoutnya bahan makanan kering di Unit sehingga hal ini dapat mnegurangi angka kejadian

Logistik Gizi. Optimalisasi kegiatan inventory untuk stagnant dan stockout bahan mkanan kering di unit

menghindari terjadinya stockout dan stagnant bahan logistik gizi. Menurut Yamit (1999), tujuan

makanan yaitu dengan adanya ukuran atau jumlah manajemen persediaan adalah untuk menyediakan

safety stock. Pendistribusian atau penyaluran bahan jumlah material yang tepat, lead time yang tepat dan

makanan kering kepada petugas produksi biaya yang rendah. Menurut Waluyo (2006), terdapat

menggunakanform permintaan dari petugas beberapa macam sistem pengendalian yang

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 288

digunkan untuk menjaga persediaan tetap stabil, dilakukan terhadap masukan, proses, luaran,

antar lain Economic Order Quantity (EOQ), Material dampak untuk menilai relevansi kecukupan,

Requirement Planning (MRP), tabel Material kesesuaian dan kegunaan, dalam hal ini diutamakan

Production Schedule (MPS) dan Just-In-Time. luaran atau hasil yang dicapai (Depkes, 2003).

Tidak ada protap yang mengatur pengendalian Kegiatan evaluasi instalasi gizi belum optimal dalam

bahan makanan kering, sehingga pihak RSUD BDH melakukan evaluasi manajemen pengelolaan bahan

Kota Surabaya harus menentukan metode makanan kering, sehingga masih ditemukan

pengendalian yang sesuai dengan kondisi beberapa masalah manajeman persediaan bahan

manajemen persediaan agar dpat memenuhi tujuan makanan, antara lain yaitu perencanaan yang belum

manajemen persediaan bahan makanan yaitu tepat sesuai dengan kebutuhan bahan, pengadaan bahan

waktu, tepat jumlah, tepat kualitas dan biaya makanan diluar prosedur, kualitas SDM unit logistik

terendah dapat dicapai dena mengurangi stagnant yang masih kurang, dan sistem pengendalian bahan

dan stockout bahan makanan kering di Unit Logistik makanan yang belum maksimal karena masih terjadi

Intalasi Gizi RSUD BDH Surabaya. Kegiatan adanya stagnant dan stockout bahan makanan

evaluasi di Unit Instalasi Gizi adalah penilaian yang kering.

Tabel 1 Pengelompokan Bahan Makanan Kering Berdasarkan Analisis ABC

No. Kelompok % investasi Nilai investasi ∑bahan %
1 A 70 Rp11.026.800 6 11
2 B 20 Rp 3.185.500 10 20
3 C 10 Rp 1.474.950 35 69
100 Rp15.687.250 51 100
Jumlah

Tabel 1 dapat diketahui bahwa Kelompok A makanan kering, maka kelompok B adalah kelompok

memiliki persentase jumlah sediaan 11 % dan nilai bahan makanan kering yang memerlukan

investasi 70% dari total sediaan bahan makanan pengendalian sedang karena nilai investasinya

kering, maka kelompok A adalah kelompok bahan sedang.Kelompok C memiliki persentase jumlah

makanan yang memerlukan pengendalian ketat sediaan 69% dan nilai investasi 10% dari total

karena nilai investasinya yang tinggi. Kelompok A sediaan bahan makanan kering. Jadi kelompok C

terdiri dari bahan beras, air minum gelas, minyak adalah kelompok bahanmakanan yang memerlukan

goreng, roti cracker, gula pasir dan tepung kobe. pengendalian longgar karena nilai investasinya yang

Kelompok B memiliki persentase jumlah sediaan kecil.

20% dan nilai investasi 20% dari total sediaan bahan

Tabel 2 Data Stagnant berdasarkan ABC di Unit Logistik Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya Bulan Maret
s/d Juni 2013
Stagnant berdasarkan kategori
Bulan Jumlah
A (6) B (10) C (35)
2 7 15
Maret 24
(33,3%) (70%) (42,9%)

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013

 289

1 5 13
April 19
(16,7%) (50%) (42,9%)
2 7 15
Mei 24
(33,3%) (70%) (42,9%)
2 6 12
Juni 20
(33,3%) (60%) (34,3%)

Data Tabel 2 di atas adalah data besar adalah bahan makanan yang mempunyai nilai

persentase pada kelompok A kejadian stagnant investasi paling tinggi, sehingga perlu diperhatikan

tertinggi dengan nilai sebesar 33,3% dari jumlah pada saat pengadaan bahan makanan. Kelompok B

jenis kelompok A yang terjadi pada bulan Maret, Mei kejadian stagnant tertinggi terjadi pada bulan Maret

dan Juni. Hal ini menunjukkan kurang efektifnya dan Mei yaitu sebesar 70% dari total bahan

manajemen persediaan, karena pada kelompok A ini kelompok B.

Tabel 3 Nilai Rupiah StagnantBahan Makanan Kering di Unit Logistik Instalasi Gizi Bulan Juni 2013

Jumlah jenis bahan yang Nilai bahan makanan stagnant

No. Kategori
stagnant (Rupiah)
1 2 Rp 4.805.500 A
2 6 Rp 4.020.000 B
3 12 Rp 555.750 C
∑ 20 Rp 9.381.250

Jumlah jenis bahan makanan kering yang sebelumnya sudah disediakan kebutuhan untuk

mengalami stagnant sebanyak 20 jenis bahan beberapa hari, karena perubahan tersebut bisa

makanan dengan jumlah kelompok A yang paling menyebabkan kejadian stagnant . Jadi kedua faktor

sedikit yaitu 2 jenis bahan makanan yaitu air mineral tersebut menjadi penyebab utama kejadian stagnant

dan gula pasir. Hal ini menandakan bahwa pada bahan makanan kering di Instalasi Gizi RSUD BDH

kelompok A memiliki jumlah jenis bahan makanan Kota Surabaya.

yang paling sedikit tetapi memiliki efek yang besar Faktor penyebab stockout bahan makanan

dengan nilai bahan makanan paling tinggi. Biaya kering dapat diketahui bahwa sebanyak 3 responden

total yang dikeluarkan untuk pembelian bahan atau 62,5 % memilih naiknya kunjungan pasien.

makanan yang mengalami stagnant tersebut sebesar Terdapat 1 responden atau 25% dari total responden

Rp 9.381.250. memilih terbatasnya fasilitas gudang untuk

Faktor penyebab stagnant bahan makanan penyimpanan, dan terdapat 1 responden sebesar

keringadalah sebanyak 2 responden atau 50% dari 12,5 % dari total responden memilih SDM di Instalasi

total responden memilih pengadaan bahan yang gizi yang tidak mencukupi sehingga terdapat

berlebihan karena perencanaan tidak sesuai dengan pekerjaan tidak bisa maksimal dalam pengerjaannya.

kebutuhan. Penggunaan bahan makanan pengganti Terdapat 1 responden yang menjawab 2 faktor

karena menu diet pasien yang berubah dipilih 2 penyebab stockout sehingga frekuensi terdapat 0,5.

responden atau 50 % dari total responden, yang Jadi faktor penyebab utama stockout adalah naiknya

kunjungan pasien yang tidak bisa diprediksi
permintaan dari setiap unit yang berlebihan dan stok
gudang kosong atau sedikit karena perencanaan
pembelian sebagai dasar usulan pembelian tidak
memperhitungkan secara akurat di Logistik Makanan
Instalasi Gizi RSUD BDH Kota Surabaya.
SIMPULAN
Perencanaan belum dilaksanakan secara
efektif karena masih terdapat stagnant dan stockout
bahan makanan kering di Unit Logistik Instalasi Gizi
RSUD BDH Kota Surabaya.Laporan persediaan
menunjukkan kejadian stagnant sebesar 36,9% dan
stockout sebesar 29,9%. Penyebab stockout adalah,
naiknya kunjungan pasien, kondisi gudang yang
terbatas, serta kondisi SDM yang kurang mencukupi,
sedangkan penyebab stagnant adalah, pengadaan
bahan makanan yang berlebihan karena pembelian
dan penggunaan bahan makanan lain akibat
perubahan diit pasien.
RSUD BDH Kota Surabaya perlu
melakukan perencanaan kebutuhan bahan makanan
kering yang sesuai kebutuhan riil, perhitungan safety
stock untuk setiap bahan makanan agar disesuaikan
Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 3 Juli-Agustus 2013
290
atau dengan bahan yang fast moving, medium moving
dan slow moving. Penambahan SOP manajerial atau
protap untuk optimalisasi kegiatan inventory di
gudang logistik makanan untuk mengontrol
persediaan.Pengkajian SDM di unit logistik
makanan.Pada pengendalian diperlukan metode
khusus untuk persediaan bahan makanan kering.
DAFTAR PUSTAKA
Bowersox, D., Closs J. David, dan Cooper M. Bixby,
2002. Supply Chain Logistics Management.
Boston: Brent gordon.
Depkes RI., 2003. Pedoman Pelayanan Gizi Rumah
Sakit. Direktoral jenderal Bina Kesehatan
Masyarakat. Jakarta
Quick, D., 1997. Managing Drug Supply, The
Selection, Procurement, Distribution, And
Use of Pharmaceuticals. Boston
Massachusetts: Kumarianpress inc.
Rahimy, R., 1997. Manajemen Pelayanan Gizi
Rumah Sakit. Yogyakarta: CV Andi Offset.
Rangkuti, F., 1998. Manajemen Persediaan Aplikasi
Di Bidang Bisnis. Jakarta: Raja Grafindo
Persada.
Sabarguna, B. S., 2005. Logistik Rumah Sakit dan
Teknik Efisiensi. Daerah Istimewa
Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam
Jateng.
Seto, Nita, dan Trianan, 2004. Manajemen Farmasi.
Surabaya: Airlangga University Press
Subagya, M., 1994. Manajemen Logistik. keempat
ed. Jakarta: PT Gunung Agung.
Suryawati, 1996. Efisiensi Pengelolaan Obat di
Rumah Sakit. Yogyakarta: UGM.
Waluyo, D., 2006. Analisis Penyebab Utama
Stagnant pada Manajemen Persediaan
Obat di Rumah Sakit Kusta Kediri. In: Tesis.
Surabaya: Universitas Airlangga, pp. 1-5.
Yamit, S., 2003. Manajemn Persediaan.Yogyakarta:
EKONISIA Fakultas Ekonomi UI.