Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis

DISUSUN OLEH :

NAMA : EUGINA GOK ASI TRI NAIBORHU

NIM : 2013363005

PERTEMUAN : 10

TINGKAT :I

MATA KULIAH : MANAJEMEN REKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN

DOSEN PENGAJAR : ESRAIDA.,SKM.,M.KES

PROGRAM STUDI D-IV MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

UNIVERSITAS IMELDA MEDAN
2021
 Abstract

The service of medical record documents, is required to provide files quickly and accurately.
Based on the results of observations during street vendors at Lawang Health Center, the
authors found that the implementation of medical record file storage in Lawang Health Center
was not in accordance with (Standard Operational Procedure). The study was conducted to
analyze the effectiveness of medical record file storage SOPs at Lawang Health Center. The
type of research used is qualitative research. The phenomenology approach is used in research
because it focuses on describing what is common / common to all participants when they
experience a phenomenon. Data collected are interview data and documentation. There were 4
officers in the medical record room including 1 medical record graduate, 1 midwifery
graduate, and 2 high school graduates who already had basic skills in managing medical
record files. At the Lawang Community Health Center there was a policy but there was still
no information about the obligations of the officers in carrying out the storage of medical
records. The results showed that 30% had not implemented the SOP effectively so that it
caused missing and difficult files to track it. In addition, the flow of medical record documents
is embedded and written. The medical record room is ± 2 m x 2.5 m with a medical record file
of 29200 files. This results in the process of searching the medical record file to be slow and
ineffective.
Keywords: Medical Record File, SOP, Storage, Puskesmas.

Abstrak

Pelayanan dokumen rekam medis, dituntut menyediakan berkas secara cepat dan tepat.
Berdasarkan hasil pengamatan selama PKL di Puskesmas Lawang, penulis menemukan
bahwa pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Lawang belum sesuai
dengan (Standart Operational Procedure). Penelitian dilakukan untuk menganalisis efektivitas
SOP penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Lawang. Jenis penelitian yang
digunakan adalah penelitian kualitatif. Pendekatan fenomenologi digunakan dalam penelitian
karena berfokus untuk mendeskripsikan apa yang sama/umum dari semua partisipan ketika
mereka mengalami fenomena. Data yang dikumpulkan adalah data hasil wawancara dan
dokumentasi. Terdapat 4 petugas diruang rekam medis diantaranya adalah 1 orang lulusan
Rekam medis, 1 orang lulusan kebidanan, dan 2 orang lulusan SMA yang sudah memiliki
ketrampilan dasar mengenai pengelolaan berkas rekam medis. Di Puskesmas Lawang sudah
terdapat kebijakan akan tetapi masih belum adanya keterangan tentang kewajiban petugas
dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis. Hasil penelitian menunjukan 30%
belum melaksanakan SOP dengan efektif sehingga menyebabkan terdapat berkas hilang dan
sulit dalam melacaknya. Selain itu alur dokumen rekam medis secara tertempel dan tertulis.
Ruang rekam medis berukuran ± 2 m x 2,5 m dengan berkas rekam medis sebanyak 29200
berkas. Hal ini mengakibatkan proses pencarian berkas rekam medis menjadi lambat dan tidak
efektif.
Kata kunci: Berkas Rekam Medis, SOP, Penyimpanan, Puskesmas

Pendahuluan ilmu pengetahuan dan masyarakat.

Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) Puskesmas dapat memberikan pelayanan
adalah organisasi fungsional yang rawat inap dan rawat jalan (Ismainar, 2015).
menyelenggarakan upaya kesehatan yang
Rekam medis adalah berkas yang berisi
bersifat menyeluruh, terpadu, merata dapat
catatan dan dokumen antara lain identitas
diterima dan terjangkau oleh masyarakat
pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang
dengan peran serta aktif masyarakat dan
telah diberikan, serta
menggunakan hasil

121 121
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 7 No.2 Oktober 2019
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

tindakan dan pelayanan lain yang telah fungsi setiap elemen atau unit perusahaan.

diberikan kepada pasien (Butt, 2010). Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah

Kegunaan rekam medis menurut Murni, dkk sistem yang disusun untuk memudahkan,

(2018) adalah sebagai dasar pemeliharaan merapihkan dan menertibkan pekerjaan.

kesehatan dan pengobatan pasien, sebagai Sistem ini berisi urutan proses melakukan

bahan pembuktian dalam perkara hukum, pekerjaan dari awal sampai akhir. Sailendra,

bahan untuk kepentingan penelitian, sebagai (2015) menyatakan “Standard Operating

dasar pembayaran biaya pelayanan Procedure (SOP) merupakan panduan yang

kesehatan dan sebagai bahan untuk digunakan untuk memastikan kegiatan

menyiapkan statistik kesehatan. rekam operasional organisasi atau perusahaan

medis terbagi atas beberapa bagian yaitu berjalan dengan lancar”. Lebih lanjut

(rawat inap, dan rawat jalan), assembling, Seilendra (2015) menjelaskan bahwa

koding, filling, dan analising /reporting. Standard Operating Procedure (SOP) adalah
satu set instruksi tertulis yang digunakan
Salah satu bagian yang menunjang
untuk kegiatan rutin atau aktivitas yang
kelancaran pelayanan di bidang rekam
berulang kali dilakukan oleh sebuah
medis adalah bagian filing yang berfungsi
organisasi. Sedangkan Budihardjo
sebagai tempat penyimpanan rekam medis.
(2014) menyatakan
Menurut Budiharjo (2014) “sistem
:“Standard Operating Procedure (SOP) adalah
penyimpanan adalah sistem yang
suatu
digunakan pada penyimpan dokumen agar
perangkat lunak pengatur, yang mengatur
kemudahan kerja penyimpanan dapat
tahapan suatu proses kerja atau prosedur
diciptakan dan penemuan dokumen yang
kerja tertentu.”
sudah disimpan dapat dilakukan dengan
cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu– Berdasarkan survey awal pada bulan April
waktu dibutuhkan”. Hal tersebut harus hingga Mei Tahun 2018 di Puskesmas
disesuaikan dengan Standar Operasional Lawang terlihat pelayanan Berkas Rekam
Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan oleh Medis (DRM) lebih dari ketetapan waktu 5
puskesmas sebagai acuan dalam pelaksanaan menit pada Standar Operasional Prosdur
tugas yang harus dipatuhi oleh semua (SOP) pengukuran sasaran mutu waktu
petugas pada setiap unit. tunggu proses pendaftaran sampai ke
poliklinik
Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan
apapun jenisnya, membutuhkan sebuah
panduan untuk menjalankan tugas dan

122
 Ina Suhartina, Tri Murni, M, Riska Diana, P. Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan ....

dikarenakan sulitnya pengambilan kembali

Berkas Rekam Medis saat pasien akan
berobat. Selain itu di tempat filling Metode

ditemukan bahwa ±15% dokumen rekam Dalam pelaksanaan penelitian harus

medis tidak dirak file karena belum menggunakan metode yang tepat agar
dikembalikan setelah digunakan. sesuai dengan tujuan penelitian. Pada
Hal ini dikarenakan tidak digunakannya penelitian ini peneliti menggunakan
tracer sebagai pengganti berkas rekam penelitian kualitatif. Menurut Denzin &
medis keluar sehingga dapat mengalami Lincoln (2011) Penelitian kualitatif
kesulitan dalam mencari dan merupakan penelitian yang melibatkan
mengembalikan berkas rekam medis, suatu pendekatan penafsiran yang
sering ditemukannya dokumen rekam naturalistik. Hal ini berarti bahwa penelitian
medis yang hilang atau salah peletakannya kualitatif mempelajari benda-benda
dan tidak digunakannya buku ekspedisi dilingkungan alamiah, berusaha untuk
dalam pencatatan dokumen rekam medis menafsirkan fenomena dari sudut pandang
yang keluar dan masuk ruang filling juga makna-makna yang diberikan oleh
menjadi faktor lebihnya ketepatan waktu 5 masyarakat (Cresswell, 2015).
menit pada SOP. Jika hal tersebut terus- Adapun pendekatan yang digunakan dalam
menerus didiamkan tanpa perbaikan maka penelitian adalah fenomenologi karena
akan berdampak pada berkurangnya jumlah penelitian berfokus untuk mendiskripsikan
kunjungan poliklinik puskesmas dan apa yang sama/umum dari semua
kepercayaan pasien terhadap pelayanan partisipan ketika mereka mengalami
hilang sehingga membuat kerugian pada fenomena. Tujuan utama dari
puskesmas. fenomenologi adalah untuk mereduksi
Berangkat dari masalah yang telah pengalaman individu pada fenomena
dipaparkan di Puskesmas Lawang, tujuan menjadi diskripsi tentang esensi atau
penelitian ini adalah mengetahui intisari (Cresswell, 2015). Dalam proses ini
pelaksanan penyimpanan berkas rekam peneliti mendiskripsikan gejala
medis berdasarkan Standart Operasional sebagaimana gejala itu menampakkan
Prosedur (SOP) di Puskesmas Lawang dirinya pada pengamatan, maksudnya
dan mengetahui alur prosedur pelayanan peneliti menggali pengalaman-
berkas rekam medis di Puskesmas data yang pengalaman subjek.
Lawang. dimunculkan lewat
Menggunakan
123
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 7 No.2 Oktober 2019
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

metode kualitatif pengamatan, Menurut Cresswell Data dikumpulkan

dirasa sangat sesuai wawancara dan (2015), fokus dengan
karena mampu dokumentasi. penelitian ini mengobservasi
menjawab tujuan perilaku petugas
Lokasi penelitaia
penelitian yaitu rekam medis,
dilakukan di
mengetahui wawancara dan
Puskesmas Lawang
penyimpanan dokumentasi.
di jalan Sumber
berkas rekam medis Kegiatan
Waras Kelurahan
sesuai dengan SOP Observasi ini
Kalirejo Kecamatan
di Puskesmas dilakukan dengan
Lawang pada
Lawang dan cara mengamati
September 2018.
mengetahui alur perilaku, kegiatan
Dasar pertimbangan
prosedur pelayanan yang dilakukan
pengambilan
rekam medis. rekam medis
penelitian di
Tujuan dari Puskesmas Lawang
puskemas ini
penelitian untuk mendapatkan
adalah karena
kualitatif yakni data mengenai
sudah melakukan
mencakup pelaksanaan
survei dan
informasi tentang penyimpanan
pengambilan data
fenomena utama berkas rekam
pada saat
yang dieksplorasi medis, alur berkas
pelaksanaan praktek
dalam penelitian, rekam medis,
kerja lapangan di
partisipan ukuran ruangan
Puskesmas Lawang.
penelitian dan filling, rak filling,
Lokasi yang
lokasi penelitian dan jarak tempuh
digunakan untuk
(Cresswell, rekam medis dalam
pengambilan data
2015). Melalui mendistribusikan
adalah Unit Rekam
tujuan penelitian berkas rekam
Medis Rawat Jalan
kualitatif, peneliti medis ke poli
khususnya
melakukan tujuan, letak arsip
dibagian Sistem
penelitian secara disimpan. Setelah
Penyimpanan
partisipan dengan data dikumpulkan,
Berkas Rekam
mengumpulkan data tersebut akan
Medis (Filling).
data melalui dianalisis dan
124
 Ina Suhartina, Tri Murni, M, Riska Diana, P. Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan ....

disimpulkan untuk terdapat 4 petugas penelitian sudah Pengembalian

dijadikan hasil rekam medis pada berada dilapangan. Berkas rekam
penelitian. tabel 1. Berdasarkan medis di
rumusan masalah Puskesmas
yang ada maka Lawang.
Hasil Tabel 1 Kualifikasi dapat diuraikan 6. Ruang
Petugas Rekam kepada fokus Penyimpanan
Kualifikasi
Medis Puskesmas penelitian antara Berkas Rekam
Petugas Rekam
Lawang lain: Medis dan Letak
Medis
Arsip di
1. Persyaratan/Kua
Kualifikasi No Jabatan Puskesmas
lifikasi Petugas
petugas rekam Pendidikan Lawang.
Rekam Medis
medis di Total 7. Jarak
di Puskesmas
Puskesmas Pendistribusian
Lawang.
Lawang diketahui Berkas Rekam
2. Kebijakan
dimaksudkan SMA D3 Medis ke poli di
Penyimpanan
untuk membatasi RM Lain Puskesmas
Berkas Rekam
penelitian guna 1 IK Lawang.
1 Medis di
memilih mana data
Ko Puskesmas
yang relevan dan
ord Lawang.
yang tidak relevan,
ina- 3. Alur Berkas
agar tidak
tor Rekam Medis
dimasukkan ke
Rek di Puskesmas
dalam sejumlah
am Lawang.
data yang sedang
M
dikumpulkan, 4. Sistem
ed
walaupun data itu Penyimpanan
is
menarik. Berkas Rekam
Perumusan fokus Medis di
masalah dalam Puskesmas
penelitian Lawang.
ini bersifat tentatif, rumusan masalah 5. Sistem
artinya masih tetap Pengambilan
penyempurna dilakukan sewaktu dan

125
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 7 No.2 Oktober 2019
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

2 Pelaksana membantu petugas mendistribusikan tracer ke dalam

2 filling. Semua berkas. rak
1 penyimpanan penyimpanan
3 berkas rekam rekam medis

Total medis dilakukan SOP Penyimpanan masing-masing

Keselur oleh petugas rekam medis d. Petugas

uhan rekam medis. mengurutkan

Puskesmas Lawang
rekam medis
Berdasarkan hasil memiliki SOP
sesuai dengan
identifikasi dapat khusus untuk
Lulusan SMA nomor indexnya
diketahui penyimpanan
sebanyak 2 orang, e. Petugas
kualifikasi tenaga berkas rekam
Lulusan D3 merapikan
pelaksana yang medis. Sebagai
RMIK sebanyak 1 susunan rekam
bekerja di sana berikut :
orang dan medis agar tetap
memiliki standart
Koordinator a. Petugas rapi dan benar
pendidikan
Rekam medis mengambil Hasil pengamatan
minimal SMA dan
lulusan D3 dokumen rekam yang dilakukan
maximal adalah
Kebidanan medis dari terhadap petugas
D3. Akan tetapi
sebanyak 1 orang. petugas poli rekam medis
sudah dilakukan
Dimana petugas b. Petugas Puskesmas Lawang
pelatihan tentang
yang berada di mencatat akan dipaparkan
rekam medis dan
Pendaftaran dikumen rekam pada tabel 2.
managemen rekam
sebanyak 3 orang. medis yang
medis dasar.
Filling sebanyak keluar pada
Berdasarkan hasil
1 orang, dan 1 lembar Tabel 2. Analaisis
wawancara
petugas ekspedisi rekam Pelaksanaan SOP
dijelaskan bahwa
pendaftaran medis Penyimpanan
dengan rata-rata
merangkap c. Petugas Berkas Rekam
pasien 120 perhari
mengembalikan Medis
tenaga bagian penyiapan berkas, rekam medis
filling kurang assembling, cek sesuai dengan No Uraian
dikarenakan data pasien tidak nomor urut Prosedur
petugas merangkap membawa kartu indexnya dan
pekerjaan yaitu berobat dan mengambil Pelaksanaan

126
Ina Suhartina, Tri Murni, M, Riska Diana, P. Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan ....

m p
Sudah e s
Belum m d e
e i s
1 Pet d s u
uga i i a
s s i

me r
y e d
nga
a - e
mbi
n n
l
g k g
do- a a
P k m n
ku e
me l m n
n u e o
rek a d m
am r i o
me s r
dis p 3 Petugas
dari a u
mengembalik
pet d r
an P
uga a u
r
s t
l e
poli
e k i
2 Petugas
m a n
mencatat
b m d
dikumen
a e
P r m
x
e
r n
e d
e y
k i
k a
s s
a
127
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 7 No.2 Oktober 2019
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

Petugas m rekam medis

mengambil e agar tetap rapi

tracer d No Uraian dan benar

i Prosedur
k
s Pelaksanaan
e
Berdasarkan hasil
m
d 4 Pet observasi,
a
a uga wawancara dan
s
l s dokumentasi di
i
a Puskesmas Lawang
me
n
m petugas 30% belum
g ng
melaksanakan SOP
- uru
r dengan efektif.
m tka
a Karena petugas
a n
k tidak mencatat
s rek dokumen rekam
p - am medis yang keluar
e me maupun berkas
i
n dis rekam medis yang
n
y ses dipinjam ke dalam
g
i uai buku ekspedisi dan
m de buku peminjaman
p ng berkas rekam
a an medis.
n no
a mo
n r Alur Penyimpanan
ind Berkas Rekam
r ex Medis
e ny
Berikut adalah
k a
bagan alur
a 5 Petugas penyimpanan
m
merapikan berkas rekam
susunan
128
 Ina Suhartina, Tri Murni, M, Riska Diana, P. Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan ....

medis Puskesmas Gambar 1. Alur puskesmas. wawancara di

Lawang. Penyimpanan Kemudian petugas Puskesmas Lawang
Berkas Rekam menulis nomor tidak terdapat alur
Medis

Berdasarkan hasil Setelah berkas

wawancara di selesai digunakan
Puskesmas Lawang maka perawat akan
belum terdapat mengentri
alur berkas rekam pelayanan medisnya
medis secara dan petugas rekam
tertulis. Dari bagan medis mengambil
di atas dapat kembali berkas
dijelaskan pasien rekam medis
datang menuju ke kemudian dilakukan
loket pendaftaran proses assembling
kemudian jika dan berkas
pasien baru maka dikembalikan ke
pasien akan filling kembali.
rekam medis pasien dokumen rekam
dibuatkan berkas
Pasien lama di di nomor antrian medis secara tertulis
baru, jika pasien
Puskesmas Lawang dan mengambil dan tertempel.
lama maka akan
dibagi menjadi 2 berkas tersebut di
diambilkan di
yaitu pasien umum ruang filling
ruang filling.
dan pasien BPJS. dengan cara Sistem
Berkas dari filling
Jika pasien tidak menarik menonjol 2 Penyimpanan
di bawa ke
membawa kartu berkas kemudian Berkas Rekam
pendaftaran untuk
berobat maka mengambil 1 Medis
dilakukan
petugas meminta berkas rekam
pengentrian Tabel 3 Sistem
fotocopi data diri medis dan qberkas
pendaftaran Penyimpanan Berkas
pasien dan rekam medis lain
kemudian Rekam Medis
mengeceknya sebagai tanda jika
didistrubusikan ke
terlebih dahulu di berkas keluar.
poli. No Kategori Uraian
aplikasi E- Berdasarkan hasil

129
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 7 No.2 Oktober 2019
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

jalan dan rawat penyimpanan Gambar 2. Berkas

inap disimpan dokumen rekam Rekam Medis

pada 1 ruangan medis, keluar tanpa tracer

1 Sistem yang sama, peminjaman pada tahun 2018
Penyim- sehingga dokumen rekam
panan memudahkan medis dan
2 Sistem pendistribusian Petugas 90% sudah
petugas dalam
Penjaja- ran rekam medis. mengembalikan
mencari berkas
rekam medis rawat rekam medis

inap maupun rawat sesuai dengan

3 SOP Penyim-
jalan. Pengambilan urutan nomornya
panan rekam
Berkas Rekam tetapi tidak
merdis Sistem
Medis menggunakan
Penjajarannya
tracer saat berkas
Pengambilan
menggunakan
Hasil observasi rekam medis keluar
berkas rekam
straight
dan wawancara di sampai berkas
medis tidak
numerical system
atas (Tabel masuk/kembali ke
menggunakan
yaitu dokumen
3) sistem ruang penyimpanan
tracer. Di bawah
rekam medis
penyimpanan padahal tracer
ini adalah gambar
disimpan dalam
berkas rekam sudah ada.
berkas rekam
rak secara
medis Petugas memilih
medis keluar tanpa
berurutan sesuai
menggunakan cara menggunakan
tracer sebagai
dengan urutan
Sentralisasi. berkas yang
petunjuk berkas
nomor rekam
Sentralisasi adalah berada dibelakang
keluar.
medis pasien. Di
sistem rekam medis
Puskesmas
penyimpanan
Lawang terdapat
dimana berkas
SPO tertulis terkait
pasien rawat
pelaksanaan
penyimpanan
rekam medis yang
mengatur tentang
aturan atau
keluar, sehingga
langkah-langkah
jika berkas hilang
130
 Ina Suhartina, Tri Murni, M, Riska Diana, P. Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan ....

atau belum mengurutkan dan dengan man secara kualitatif

kembali petugas merapikan susunan memanfaatkan terdapat 4 petugas
kesulitan dalam rekam medis agar lahan yang ada. yaitu lulusan D3
melacaknya. tetap rapi dan Kemudian Letak Kebidanan sebanyak
Petugas sudah benar. arsip SOP dan SK 1 orang, D3 RMIK

Ruang Jarak yang untuk rekam medis sebanyak 1 orang

Penyimpanan ditempuh petugas berada di atas meja dan 2 orang petugas

Berkas Rekam rekam medis dalam pelayanan lulusan SMA.

Medis pendistribusian pendaftaran pasien

Menurut Mcllveen
berkas rekam medis yang terletak di
Berdasarkan (2012) untuk
± 1 menit poli sebelah kiri
observasi dan menjalankan
dalam ruangan dan komputer 2.
wawancara dapat pekerjaan rekam
± 3 menit untuk medis diperlukan
disimpulkan dalam
poli TB dan UGD sumberdaya
table 4 dibawah ini.
(luar ruangan). Pembahasan
manusia yang
Kualifikasi Petugas memenuhi
Ukuran ruang
Rekam Medis kompetensi perekam
Tabel 4. Jarak filling berkas rekam
Pendistribusian medis sangat kecil medis. Seorang
Faktor terpenting
dokumen Rekam yaitu 2m x 2,5 m profesi perekam
dari suatu
Medis dengan berkas medis merupakan
pelaksanaan sistem
rekam medis lulusan
untuk mencapai
No Ruang sebanyak
Letak Ruang 29.200 pelayanan
1 Poli Umum Dalam
berkas. Hal ini kesehatan yang
1 Gedung
karena pada saat optimal adalah
2 Poli Umum Dalam
pembangunan manusia. Dalam
2 Gedung
ruang filling belum penyimpanan
3 Poli KIA Dalam
terdapat petugas dokumen rekam
Gedung
4 Poli Gigi yang sesuai dengan
Dalam medis sumber daya
kualifilasinya
Gedung manusia adalah
5 Poli TB Luarsehingga
Gedung
faktor yang sangat
6 UGD Luar
pembangunan penting.
Gedung ± 22
ruang filling Berdasarkan data
dilakukan seadanya dari identifikasi

131
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 7 No.2 Oktober 2019
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

dari program meliputi 2 hal, Hal ini

Diploma 3 yaitu Kemitraan dikarenakan
pendidikan rekam Kesehatan dan bidang kesehatan
medis dan Manajemen Unit sangat
informasi Kerja Rekam membutuhkan
kesehatan. Medis. dasar teoritis dan
praktis yang
Profesi perekam Meskipun telah
kompleks.
medis harus diberikan
Sehingga
menguasai pelatihan, namun
penanggung jawab
kompetensinya SDM lulusan
pekerjaan tersebut
sebagai seorang SMA tetap saja
harus orang yang
perekam medis. tidak memiliki
memiliki
Kompetensi pokok dasar pengetahuan
kompetensi yang
meliputi 5 hal, terkait berkas
sesuai (Mcllveen,
yaitu Klarifikasi & rekam medis, hal
2012). Berdasarkan
kodifikasi ini akan berakibat
observasi dan
Penyakit/Tindakan pada kinerja
wawancara yang
, Aspek Hukum petugas rekam
SOP Penyimpanan dilakukan terdapat
Rekan Medis & medis yang
Rekam perbedaan antara
Etika Profesi, cenderung
Medis/Pengambila SOP Penyimpanan
Manajemen berpeluang
n berkas berkas rekam
Rekam Medis & melakukan
medis dengan
Informasi kesalahan saat
pelaksanaan
Kesehatan, bekerja. Wang, et
penyimpanan.
Menjaga dan al (2014)
Sedangkan secara
Meningkatkan memaparkan
teori Standar
Mutu Rekam bahwa pegawai
Prosedur
Medis & Informasi rumah sakit yang
Operasional (SPO)
Kesehatan, tidak bekerja sesuai
adalah sistem yang
Statistik dengan bidang
disusun untuk
Kesehatan. keilmuaanya akan
memudahkan,
Sedangkan untuk menyebabkan
merapihkan dan
kompetensi banyak kesalaahan
menertibkan
pendukung dalam bekerja.
132
 Ina Suhartina, Tri Murni, M, Riska Diana, P. Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan ....

pekerjaan. Sistem menyatakan :“Stan medis harus dilindungi dengan

ini berisi urutan dard Operating dikualifikasikan cara dimasukan ke
proses melakukan Procedure (SOP) sesuai tipe tindakan dalam folder atau
pekerjaan dari adalah suatu dimana Puskesmas map sehingga setiap
awal sampai akhir. perangkat lunak Lawang telah folder berisi data
pengatur, yang mengklasifikasikan dan informasi hasil
Sailendra,
mengatur tahapan berkas menjadi 2, pelayanan yang
(2015:11)
suatu proses kerja yakni pasien rawat diperoleh pasien
menyatakan
atau prosedur kerja inap dan pasien secara individu.
“Standard
tertentu. Karena rawat jalan.
Operating Untuk perlakuan
pelaksanaan
Procedure (SOP) penyimpanan berkas
penyimpanan
merupakan Sistem rekam medis
berkas rekam
panduan yang Penyimpanan berbeda dengan
medis di
digunakan untuk Berkas Rekam penyimpanan folder
Puskesmas
memastikan Medis atau map
Lawang masih
kegiatan perkantoran. Tujuan
belum sesuai Berdasarkan
operasional penyimpanan
dengan SOP yang Observasi di
organisasi atau dokumen rekam
ditentukan, Puskesmas Lawang
perusahaan medis adalah untuk
mengakibatkan masih ditemukan
berjalan dengan mempermudah dan
pelayanan berkas rekam medis
lancar”. mempercepat
kesehatan menjadi 02-60-01 sampai
Budihardjo (2014) ditemukan kembali
kurang efektif. dengan 02-92-00
berkas rekam
yang masih belum
Alur Penyimpanan (2012) yang medis yang
menggunakan map.
Berkas Rekam memaparkan disimpan dalam rak
Sedangkan menurut
Medis kelengkapan proses filling, mudah
Indradi (2014)
Alur penyimpanan mengambil dari
berkas rekam medis
penyimpanan berkas, mulai dari tempat
berisi data
berkas rekam pendaftaran berkas penyimpanan,
individual yang
medis Puskesmas sampai pada mudah
bersifat rahasia,
lawang sudah penyimpanan pengembaliannya,
maka setiap lembar
baik. Hal ini berkas. Hatta melindungi berkas
formulir berkas
sesuai dengan (2012) menjelaskan rekam medis dari
rekam medis harus
pendapat Hatta bahwa berkas rekam bahaya pencurian,
133
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 7 No.2 Oktober 2019
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

bahaya kerusakan medis 00-16-70 adalah kartu yang memastikasn

fisik, kimiawi dan digunakan sebagai digunakan untuk bahwa rekam medis
biologi. alat petunjuk berkas mengganti berkas setiap kali akan
rekam medis 00-16- rekam medis yang dipindahkan dari
71 yang keluar. diambil untuk penyimpanan untuk
Pengambilan Sedangkan menurut berbagai tujuan apapun,
Berkas Rekam Widjaya (2014), keperluan. Tracer harus diganti
Medis outguide atau kartu berisi tentang dengan tracer, yang
petunjuk atau yang tanggal menunjukkan
Berdasarkan Hasil
sering disebut peminjaman, nama dimana rekam
Observasi,
dengan tracer peminjam, unit medis telah
wawancara dan
dokumentasi di pengguna, serta dikirim. Tracer
Puskesmas keperluan juga disebut
Lawang. Saat peminjam. Kartu outguide di banyak
berkas rekam ini harus diisi negara. Tracer atau
medis akan keluar sebelum rekam outguide
tracer tidak medis dipinjam memungkinkan
digunakan dirawat sebagai pengganti rekam medisuntuk
jalan maupun rawat rekam medis yang ditelusuri bila tidak
inap. Hal ini keluar dari rak ada di
dikarenakan penyimpanan. penyimpanan.
petugas yang ada
Menurut (WHO,
sangat minim dan
2017)
waktu Ruang
menggunakan
pengambilan Penyimpanan
petunjuk keluar
berkas lebih cepat Berkas Rekam
atau tracer
menggunakan Medis
meningkatkan
berkas lain sebagai Almasyah (2011)
kerja instalasi
alat petunjuk bahwa yang menyatakan
rekam medis dan
berkas rekam medis bahwa pada unsur
pengawasan rekam
keluar. Dari material dokumen
medis. petunjuk
gambar di bawah rekam medis tidak
keluar atau tracer
terlihat bahwa menggunakan map
yaitu untuk
berkas rekam
134
 Ina Suhartina, Tri Murni, M, Riska Diana, P. Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan ....

dan DRM, namun didepannya harus belum efektif: tidak terdapat alur
menggunakan 90 cm jika pengambilan yang dokumen rekam
kertas kuarto. Alat diletakkan saling tidak medis secara
penyimpanan berhadapan harus menggunakan tertulis dan
yang baik, disediakan ruang petunjuk berkas tertempel.
penerangan yang lowong paling keluar (Outguide),
baik, pengaturan tidak 150 cm. Ucapan Terima (2011).
suhu Untuk Kasih Manajemen
pemeliharaan memungkinkan Pelayanan
Pertama-tama,
ruangan, terbuka laci-laci Kesehatan.
penulis ingin
perhatian terhadap tersebut lemari Yogyakarta:Nu
mengicapkan rasya
faktor lima laci memang ha Medika.
syukur kepada
keselamatan, bagi tampak lebih rapi
Tuhan yang Maha Budihardjo, M.
suatu kamar dan berkas dapat
Esa. Penulis juga (2014).
penyimpanan terlindung dari
mengucapkan Panduan
berkas sangat debu dan kotoran
banyak terimakasih Praktis
membantu dari luar, namun
kepada semua pihal Menyusun
memelihara dan satu pemeliharaan
yang telah banyak SOP. Jakarta:
mendorong kebersihan yang
berkontribsi dalam Raih Asa
kegairahan kerja baik, akan
penelitian ini. Sealin Sukses.
dan produktivitas memelihara berkas
itu kepada pihak
para pekerja, rak tetap rapi dalam Butt, M,. & de Run,
Puskesmas Lawang
terbuka lebih hal penggunaan E. (2010).
yang telah
dianjurkan rak terbuka Private
memberikan
pemakaiannya (DepKes RI, healthcare
kesempatan pada
2006). quality:
Jarak antara dua penulis untuk
applying a
buah rak untuk melakukan
SERVQUAL
lalu lalang, penelitian.
Simpulan model. Int J
dianjurkan selebar
Pelaksanaan SOP Health Care
90 cm, jika
Sistem Qual Assur.
menggunakan jari
Daftar Pustaka
Penyimpanan 23 (7) : 65-73.
lima laci satu
baris ruangan berkas rekam Cresswell, John W.
Alamsyah, D.
lowong medis tahun 2018 (2014).
135
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 7 No.2 Oktober 2019
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

Research Pustaka Indradi, R. (2014). Career

Design Pelajar. Rekam Education
Qualitative, Medis. and Higher
Depkes, RI. (2006).
Quantitative, Tangerang Education.
Pedoman
and Mixed Selatan:Univ 3(1) : 11-14.
Penyelenggar
Methods ersitas
aan Dan Murni, T.,
Approaches. Terbuka.
Prosedur Suhartina, I.,
SAGE
Rekam Medis Ismainar, H. & Fransiskus,
Publications
Rumah Sakit (2018). W. (2018).
Ltd:Unite
Di Manajemen Analisis
Kingdom.
Indonesi(Revi Unit Kerja: Penggunaan
Cresswell, John W. si II). Jakarta: UntukPereka Kembali Map
(2015). Direktorat m Medis dan Rekam Medis
Penelitian Jendral Bina Informasi dalam Upaya
Kualitatif dan Pelayanan Kesehatan Memperoleh
Desain Medik. Ilmu Efisiensi
Riset:memili Kesehatan Biaya di
Hatta, G.R. (2012).
h diantara Masyarakat Siloam
Pedoman
lima Keperawatan Hospitals
Manajemen
pendekatan. dan Surabaya.
Informasi
Yogyakarta:P Kebidanan. Jkesvo.3(2):
Kesehatan di
ustaka Yogyakarta: 53-61
Sarana
Pelajar. Deepublish.
Pelayanan Sailendra, A.
Denzin, N,. & Kesehatan. Mcllveen, P. (2015).
Lincoln, Y Jakarta: (2012). A Langkah-
(eds.). 2011. Universitas Longitudinal langkah
Handbook of Indonesia. Study of The Praktis
Qualitative Experience Membuat
Research. of A Career SOP.
Terj. Development Yogyakarta:
Dariyatno Program For Trans Idea
dkk. Rural School Publishing.
Yogyakarta: Students.
Wang, Y., Chiang,
136
 Ina Suhartina, Tri Murni, M, Riska Diana, P. Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan ....

M., & Lee, Rekam

Y. (2014). Medis.
The Jakarta:
relationship Universitas
s amongst Indonesia.
the intern
World Health
anxiety,
Organization.
internship
(2017).
outcomes,
Medical
and career
Records
commitment
Manual, A
of
Guide for
hospitality
Developing
college
Countries.
students.
Geneva:
Journal of
WHO
Hospitality,
Library
Leisure,
Cataloguing
Sport and
in
Tourism
Publication
Education.
Data.
15 (4) : 86-
93.

Widjaya, L.
(2014).
Modul 2B
Sistem
Rekam
Medis dan
Manajemen
Informasi
Kesehatan
tentang
Pengarsipan
137