Professional Documents
Culture Documents
ABSTRACT
filing clerk in Islamic Hospital Kendal have difficulty in finding treatment DRM years
2010 to 2012. This is because the document was not found Dirak filing in-active, moreover
occur if DRM DRM duplication in-active not found when searched, because they have made
New DRM. The purpose of this study was identifying the filing in the implementation of RSI
Kendal retention in 2016.
This type of research is descriptive. Data collection method is the method of
observation and interviews with descriptive methods. Subjects were four officers who had
conducted filing. The object of research is the Medical Record Document of inactive disease
index last 5 years. The research instrument used observation and interview. Methods of data
processing through the collection, editing, tabulating, and presenting data.
The results showed there were already a means of retention at the filling includes
KIUP, Register Book, Disease Index. the Standard Operating Procedures have not explained
the tools used for the implementation of such retention KIUP, Book Register, Disease index,
filing policy is still the one with the Standard Operating Procedures. 3 officers filing past high
school educated and educated officers last 1 DIII Medical Record, lung disease has not been
printed on archival retention schedule, implementation of retention is not in accordance with
the applicable Standard Operating Procedure.
We recommend the retention of written Standard Operating Procedures use of tools
for the implementation of retention, such as KIUP, Disease Index, Tracer, Registry Books
and written forms will be immortalized. Retention policies are separated by the Standard
Operating Procedures. conduct staff training activities on the management of medical record
documents, so that the workers better understand the implementation of retention, adding
categories pulmonary disease in Archive Retention Schedule, in the implementation of
retensiseharusnya using tools or means such as KIUP, Disease Index, Tracer, Books
Register.
ABSTRAK
Petugas filing di RSI Kendal mengalami kesulitan dalam pencarian DRM tahun
terakhir berobat 2010 sampai 2012. Hal ini disebabkan karena dokumen tidak ditemukan
dirak filing in-aktif, Selain itu terjadi duplikasi DRM jika DRM in-aktif tidak ditemukan ketika
dicari, karena harus dibuatkan DRM Baru. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi
pengelolaan filing dalam pelaksanaan retensi di RSI Kendal Tahun 2016.
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Metode pengumpulan datanya
adalah metode observasi dan metode wawancara dengan Deskriptif. Subjek penelitian
adalah 4 petugas yang pernah melakukan filing. Objek penelitian adalah Dokumen Rekam
Medis inaktif dari indeks penyakit 5 tahun terakhir. Instrumen penelitian menggunakan
pedoman observasi dan wawancara. Metode pengolahan data melalui tahap pengumpulan,
editing, tabulating dan penyajian data.
Hasil penelitian menunjukkan sudah terdapat sarana retensi di bagian fillingmeliputi
KIUP, Buku Register, IndeksPenyakit. pada Standar Operasional Prosedur belum
menjelaskan alat-alat yang digunakan untuk pelaksanaan retensiseperti KIUP, Buku
Register, IndeksPenyakit, kebijakan filing masih menjadi satu dengan Standar Operasional
Prosedur. 3 petugas filing berpendidikan terakhir SMA dan 1 petugas berpendidikan terakhir
DIII Rekam Medis,penyakit paru-paru belum tertera pada jadwal retensi arsip, Pelaksanaan
retensi belum sesuai dengan Standar Operasional Prosedur yang berlaku.
Sebaiknya dalam Standar Operasional Prosedur retensi ditambahkan penggunaan
alat-alat untuk pelaksanaan retensi, seperti KIUP, Indeks Penyakit, Tracer, Buku Register
dan ditambahkan formulir-formuliryang akan diabadikan. Kebijakan retensi dipisahkan
dengan Standar Operasional Prosedur. mengadakan kegiatan pelatihan petugas tentang
pengelolaan dokumen rekam medis, sehingga petugas lebih memahami pelaksanaan
retensi, menambahkan kategori penyakit paru di Jadwal Retensi Arsip, dalam pelaksanaan
retensiseharusnya menggunakan alat bantu atau sarana seperti KIUP, Indeks Penyakit,
Tracer, Buku Register.
Kepustakaan : 33 (1979-2015)
PENDAHULUAN
Berdasarkan survey awal di bagian filing Rumah Sakit Islam Kendal Pelaksanaan
Retensi pertama kali dilaksanakan pada tahun 2009, dalam pelaksanaannya dokumen
rekam medis in aktif hanya diikat dan disimpan digudang. Kemudian pelaksanaan retensi
yang kedua dilaksanakan pada bulan april tahun 2016, dalam pelaksanaannya dokumen
rekam medis in-aktif yaitu dokumen rekam medis dari tahun 2010 sampai dengan tahun
2012, langsung dipilah-pilah satu persatu dengan melihat tahun terakhir berobat pasien
tanpa menggunakan alat retensi yaitu KIUP,Buku Register,Indeks Penyakit sehingga masih
terdapat dokumen rekam medis in-aktif yang tertinggal pada rak filing aktif. Hal ini
dikarenakan pada saat pelaksanaan retensi dilakukan bersamaan dengan pergantian sistem
penjajaran dari sistem Straight Numerical Filing (SNF) ke sistem Terminal Digit Filing (TDF)
dan juga kurangnya pengetahuan petugas terhadap pelaksanaan retensi sesuai Standar
Operasional Prosedur yang ada. Hal ini bisa mengakibatkan petugas filing kesulitan dalam
pencarian dokumen rekam medis pasien yang tanggal terakhir berobat pada tahun 2010
sampai 2012 yang seharusnya terletak pada rak filing in-aktif, dan terjadinya duplikasi
dokumen rekam medis jika dokumen in-aktif yang dicari tersebut tidak ditemukan.
Dari uraian diatas peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul Tinjauan
pengelolaan filing dalam pelaksanaan retensi di RSI Kendal Tahun 2016
Filing adalah Bagian unit rekam medis yang mempunya peran dalam hal
penyimpanan dan pengelolaan berkas-berkas maupun dokumen dalam lingkup sebuah
organisasi.(3)
Sistem retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen
rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif di
ruang penyimpanan (filing).Sebelum melakukan retensi perlu disusun Jadwal Retensi Arsip
berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.1.5.01160 tahun 1995.
Dokumen rekam medis yang telah diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in aktif
berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit pasien.
Adapun Peraturan PerMenKes No. 269/MenKes/PER/III/2008, berdasarkan BAB IV,
pasal 8 ayat a tentang penyimpanan dokumen rekam medis bahwa:Rekam medis pasien
rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima)
tahun terhitung dari tanggal pasien berobat atau dipulangkan.(4)
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, penelitian deskriptif yaitu penelitian
yang bertujuan untuk menjelaskan atau menggambarkan suatu keadaan, peristiwa, objek
apakah orang atau segala sesuatu yang terkait dengan variabel-variabel yang bisa
dijelaskan baik dengan angka-angka maupun kata-kata. Metode yang digunakan yaitu
observasi dan wawancara, observasi yaitu proses pengamatan dan pencatatan secara
sistematis mengenai gejala-gejala yang diteliti,sedangkan wawancara yaitu tanya jawab
antara peneliti dan petugas filing untuk dimintai keterangan atau pendapatnya mengenai
suatu hal.Subjek pada penelitian ini adalah semua petugas filing yang terdiri dari 4 orang
dan Objek pada penelitian ini adalah Dokumen Rekam Medis inaktif dari indeks penyakit 5
tahun terakhir yang berjumlah 467 DRM.
Sarana
Retensi
SOP / Protap
Filing
Kebijakan Pelaksanaan
Retensi Retensi
Karakteristik
SDM
Jadwal
Retensi Arsip
HASIL PENELITIAN
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, Rumah Sakit Islam Kendal sudah
memiliki Standar Operasional Prosedur Retensi No : 06/spo/008 yang sudah disahkan
oleh direktur pada tanggal 09 September 2011 dan Standar Operasional Prosedur
Penyusutan dan Pemusahan no : 06/spo/013 yang sudah disah kan oleh direktur pada
tanggal 10 Februari 2011.
C. Kebijakan Retensi
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, Rumah Sakit Islam Kendal sudah
memiliki kebijakan retensi,kebijakan ini menjadi satu dengan Standar Operasional
Prosedur seperti :
1. Kebijakan Retensi : Dokumen rekam medis in-aktif dihitung sekurang-kurangnya 5
(lima) tahun dari kunjungan terakhir.
2. Kebijakan Pemusnahan : Retensi berkas rekam medis berdasarkan penggolongan
penyakit, ditentukan berdasarkan hasil keputusan panitia rekam medis dengan
pertimbangan nilai guna adminitrasi, hukum, keuangan, iptek, dan pembuktian
sejarah.
D. Karakteristik SDM
Karakteristik meliputi Umur, jenis kelamin, lama kerja, pendidikan. Berikut adalah
Tabel 1.1
Tabel karakteristik SDM
Berdasarkan tabel 1.1 dapat dihasilkan bahwa semua petugas filing berjenis kelamin
Laki-laki dan sebanyak tiga orang berpendidikan SMA dan satu orang yang
berpendidikan DIII Rekam Medis, sedangkan rentang usia antara 22 – 50 tahun, lama
kerja dari ke empat petugas filing tersebut tiga petugas telah mempunyai masa kerja
lebih dari 15 tahun dan hanya satu petugas yang mempunyai masa kerja 6 bulan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, Rumah Sakit Islam Kendal sudah
memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sudah di sahkan oleh direktur pada tanggal 10
Februari 2010.Dengan demikian pelaksanaan retensi mengacu pada jadwal retensi arsip
dokumen rekam medis. Berikut adalah tabel Jadwal Retensi (JRA) :
Tabel 1.2
Tabel Jadwal Retensi Arsip Rumah Sakit Islam Kendal
Kelompok Rekam Aktif In-Aktif
No Medis RJ RI RJ RI
F. Pelaksanaan Retensi.
Berdasarkan hasil wawancara kepada kelapa rekam medis dan keempat petugas
filing :
1. Kepala rekam medis : retensi pertama kali dilakukan pada tahun 2009 DRM in-aktif
hanya di ikat tali rafia lalu di tumpuk disuatu ruangan, retensi yang kedua dilakukan
pada tahun 2016 pelaksanaannya bersamaan dengan pergantian sistem penjajaran
sehingga petugas langsung memilah satu persatu DRM dengan melihat tahun
terakhir berobat tahun 2010 sampai 2012.
2. Petugas A : pelaksanaannya bersamaan dengan pergantian sistem penjajaran
sehingga petugas langsung memilah satu persatu DRM dengan melihat tahun
terakhir berobat tahun 2010 sampai 2012.
3. Petugas B :pelaksanaannya bersamaan dengan pergantian sistem penjajaran
sehingga petugas langsung memilah satu persatu DRM dengan melihat tahun
terakhir berobat tahun 2010 sampai 2012.
4. Petugas C :pelaksanaannya bersamaan dengan pergantian sistem penjajaran
sehingga petugas langsung memilah satu persatu DRM dengan melihat tahun
terakhir berobat tahun 2010 sampai 2012.
5. Petugas D :pelaksanaannya bersamaan dengan pergantian sistem penjajaran
sehingga petugas langsung memilah satu persatu DRM dengan melihat tahun
terakhir berobat tahun 2010 sampai 2012.
PEMBAHASAN
SIMPULAN
SARAN
produktifitas.Semarang, 2004.
Depkes,2013.