Professional Documents
Culture Documents
المراسلات التجارية والإدارية Business Correspondence and Administrative Kutub
المراسلات التجارية والإدارية Business Correspondence and Administrative Kutub
وزارة السياحة
مركز الضيافة الدولية
للتدريب السياحي والفندقي
إعداد المهندس
أنس غسان الشيخ الخفاجي
لع يتغير ملى مر السني شكل المراسالت والمة كرات الكتاويةة لكة د ةول ال اسةب هد جلةى همكاصيةة ت ةي
وتنسةيق مة الرسةةاطل وةبامةةة ال نةةاوي ملةةى المغلفةةات واكتشةةاي او لةةاي اإلمالطيةةة والن ويةةة ممةةا هد جلةةى
تلور مملية المراسالت ومجملها وازدياد ف اليتها وسرمتها.
وال يمكننةةا هن صنسةةى الةةدور الكبيةةر الة ل بتةةه شةةبكة اإلصترصةةل والبريةةد اإللكتروصةةي فةةي زيةةاد اإلصتاجيةةة وتعليةةل
النفعات .
أنواع الرسائل
مي الرساطل المتبادلة وي اوفراد ( هقارب هو هصدقاي ) للت بير م التواصل والود والمشاركة في اوفراح
واوحزان وتنلو ملى ديي ماةفي وت اغ وأسلوب وسيط وم بب وأصماة وهشكال م تلفة ومي هصواع
كثير و سب المناسبات التي ترسل م هجلها وهمع هصوامها :
-رساطل التهنئة واالةمئنان .
-رساطل اإل بار لنبأ جديد .
-رساطل الت زية
-رساطل ال ب
-رساطل الدمو
-رساطل الشكر
-رساطل االمت ار وةلب المسام ة .
2
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
جن ت عيةق م ةةال ( وزارات منظمةةة وميسسةةات )....وكة لا م ةةال اوفةةراد البةةا مةةا ت تةةا جلةةى االت ةةاالت
والمشةةةةةةةةةاورات وةةةةةةةةةي تلةةةةةةةةةا اوةةةةةةةةةةراي والتةةةةةةةةةي قةةةةةةةةةد تةةةةةةةةةتع مةةةةةةةةة ةريةةةةةةةةةق الرسةةةةةةةةةاطل المتبادلةةةةةةةةةة .
تعريف الرسائل اإلدارية والحكومية :ومي كل اوممال الكتاوية التي تعوم وها منظمةات وميسسةات الدولةة وجدارتهةا
كةةل حسةةب ا ت اصةةه وغيةةة االت ةةال والتنسةةيق والتفامةةل اإليجةةاوي وةةي هةةةراي االت ةةال فةةي العلةةامي ال ةام
وال ةةاو والمشةةترل والميسسةةات الش ة بية والنعاوةةات المهنيةةة واوفةةراد دا ةةل و ةةار سةةورية لضةةمان م ةةال
الدولة.
مي الرساطل المت لعةة وةأمور تجاريةة ال ةة يرسةلها التةاجر ل مالطةه ومورديةه وكةل مة ترولةه وهةع مالقةة تجاريةة
كالم ةةةةاري وشةةةةركات التةةةةأمي والشةةةة لمسةةةةامدته ملةةةةى العيةةةةام وأممالةةةةه التجاريةةةةة ملةةةةى هفضةةةةل وجةةةةه .
ويمك ت نيف الرساطل التجارية ضم مجمومات وفعا للموضوع ال ت الجه كما في الشكل :
3
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
ت تبر مملية جصشاي المراسالت وصيا تها م اوممال اوساسية والهامة للسكرتير وله ال ملية هصول ومبادئ
ملمية وفنية يجب التعيد وها مند جصشاي الرسالة وملى السكرتير هن يكون قادرا ملى جمداد الرسالة التي تملي
ملية وملى كتاوة وصيا ة الرسالة م الل مالحظات قليلة يدوصها له مدير .
إذا ما الرسالة ؟ .....ومادورها ؟
الرسالة :
تعريفهااا :مةةي وسةةيلة هو هدا لتبةةادل اوفكةةار هو الم لومةةات هو الر بةةات ومةةي حةةديب مكتةةوب وةةي ش ةةي
ةبي يي هو امتباريي قد ي ب تالقيهما لب د المسافة وينهما ي بر فيها اوول م ر باته وةلباتةه هو يةرد فيهةا
اآل ر . ملى ةلبات ور بات الش
ومن خالل ذلك يمكن تحديد دور الرسالة كما يأتي :
)1جصها تعوم معام المعاولة الش ية .
)2جمكاصية االحتفاظ والرسالة كوثيعة جثبات في حال المنازمات .
)3وسيلة لتوفير صفعات السفر واالصتعال .
)4وسيلة إلصشاي مالقات جديد .
)5ت تبر الرسالة و اصة التجارية مستندا م اسبيا .
4
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
نموذج مثال كيفية تحرير كتابة رسالة ادارية رسمية طلب عمل جاهزة مكتوبة
الم ني
.............................
المرفعات:
-السير ال اتية.
-صور الهوية.
-ال ور الش ية.
5
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
ان االهتمام بشكل ارساكارو ح ناكن تمكم م ا ح ا حهكا مكن االامكاي االمال كو ح ارمب ذ كو ح ارك ح اراك م يك
تحز ذ ككا حاات ككاس ارككحس ارم ااككا ح ارمباحككو ارمككن نو ل ك رككم ذلككا اهتمككام ارمسا ك بمككا لتككا ح ا ك
اهتماما مماثا ردى ارمسا ار ه.
ان الهامشي الجاصبيي يجب هن ال يعل كل منها م ) (2cmمسافة في ال رض والهةام ال لةو والسةفلي اكثةر
م ذلا وعليل .واذا كاصةل الرسةالة ق ةير فالمسةافات وةي االسةلر يجةب ان تكةون مضةامفة .ولكة فةي م ظةع
الرساطل تفضل المسافة الواحد وي االسلر و ض ف المسافة وي الفعرات.
)1الترويسة :
تشتمل الترويسة ملى اسع و منوان المرسل في مركز الوسط في هملى الرسالة وهحياصا صجد االسع فعط في هملى
وسط الرسالة .
وينما ال نوان في الجاصب اويم ورقع الهاتف وال نوان التلغرافي في الجاصب االيسر .
و تتضم الترويسة:
اسةةع الميسسةةة مكاصهةةا صةةوع ال مةةل رقةةع الهةةاتف رقةةع الةةتلكر رقةةع السةةجل التجةةار هو ال ةةنامي هو
الش ار ال او والميسسة.
)2التاريخ :
يظهر التاريخ في الجاصب اويم م الرسالة و د 4الى 6مسافات ت ل الترويسة ويجةب ان ال يكتةب الشةهر
رقميا ول يجةب ان ية كر كتاوةة ( فةي الرسةاطل المكتووةة واللغةة االجنبيةة فةان كتاوةة الشةهر رقميةا يشةو العةارئ
فاللريعة االمريكية في ترتيب التاريخ مي الشهر -اليوم -السنة -اما اللريعة البريلاصية فهي اليوم -الشهر
-السنة لتفاد ذلا
حهح ح حان ارمسا ار ه ح ح ى ارامس االح ي ه لس اام ارشاص ارمسا ار ه مابحقا بل مو ارا د ...حا ا
لا ت حظ فو ارشاص مذسحيو لست بذد االام اح ح ى ارامس ار ي ه.
وملى السلر ال يليه اسع المنظمة او الميسسة المرسل اليها وملى السلر ال و د رقع البناي و الشارع
وملى السلر قبل اال ير اسع المدينة مم الرمز البريد ( اذا وجد ) وملى السلر اال ير اسع الدولة كما
يوض الشكل التالي :
6
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
)4الموضوع:
لتا ح ى ه ا ارامس ماتمس ارمحضحع ر قدم ر قاسئ مابقا يلسة حن ارساارو ارت ا قسأها.
)5ت ية االفتتاح :ت ل آ ر سلر م ال نوان الدا لي تأتي ت ية االفتتاح و هول شيي يجب هن تتة كر مةو آن
م ةي فت يةة ت ية االفتتاح يجب ان تتوافق مم صيغة المرسل اليه فةذذا كاصةل الرسةالة موجهةة الةى شة
االفتتاح مثال :همزايصا الساد ...هو ...الساد
)6جسع الرسالة :جن موضوع الرسالة مو ال يشكل جسع الرسالة ال يعسع الي فعةرات وكةل فكةر جديةد
تبده وفعةر جديةد .و وينمةا تبةده الفعةر اوولةى مة الرسةالة و بةار مناسةبة هو اشةار الةي مراسةلة سةاوعة فةذن
الفعةةر اال يةةر تنهةةي الرسةةالة و بةةار تتفةةق مةةم الموضةةوع ومة ا ي تمةةد وشةةكل رطيسةةي ملةةى اومةةور التةةي
صاقشةةةةةةةةةةةةةةةتها الرسةةةةةةةةةةةةةةةالة و البةةةةةةةةةةةةةةةا مةةةةةةةةةةةةةةةا ت بةةةةةةةةةةةةةةةر مةةةةةةةةةةةةةةة الرجةةةةةةةةةةةةةةةاي فةةةةةةةةةةةةةةةي ال ةةةةةةةةةةةةةةةول
ملى اجاوة سري ة او مرض او ةلبية او هصها تيكد للمرسل اليه ان اجراي ما قد ات .
ويتبم ا ر فعر م الرسالة ت ية ال تام و اومر اوساسةي منةا مةو هن تكةون ت يةة ال تةام متوافعةة مةم ت يةة
البداية.
7
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
)8التوقيم :
ويةةةأتي التوقيةةةم مباشةةةر و ةةةد ت يةةةة ال تةةةام لتفةةةاد كتاوةةةة ه سةةةلور جضةةةافية ليسةةةل مةةة هصةةةل الرسةةةالة.
وحيب ان التوقيم في ه لب اوحيان ير معروي فم الم تاد هن يكتب االسع و د ت ية ال تام.
حتلتا ارنسحف األحرى من اام لاتا ارساارو حاامو ا ا لان محقع ارساارو هح غ س ارشاص ار ي لتب ا،
حارسمحز األحرى من اام ارمابع ،حارنسيان األحالن إرى اام ارلاتا ب ما ارنسيان اآلاسان سمزان ارى اام
ارمابع مث أ ا /غ
ا و الرسالة يسبعها ويليها مسافة حل هجزاي الرسالة او ر مدا ت ية ال تام واسع المرسل ووظيفته وفي
فراغ واحدا وما في ذلا الفعرات ضم الرسالة.
صكتةةب مليةةه و قبةةل ت يةةة البدايةةة تتةةرل مسةةافة فةةراغ واحةةد وك ة لا قبةةل ت يةةة ال تةةام وقبةةل وو ةةد السةةلر ال ة
الموضوع وك لا قبل كل فعر .
هما السلر ال صلبم مليه اسع المرسل ووظيفته فيجب ان يسبعه مسافة ثالثة فرا ات للتوقيم و تف ةل مسةافة
فراغ واحد ملى االقل وي اسةع المرسةل ووظيفتةه ووةي السةلر الة يلبةم مليةه رمةوز اسةع الكاتةب واللةاوم
ويف ل وي م ا السلر او ير ووي سلر المرفعات.
)10المرفعات
جذا تضةمنل الرسةالة هوراق هو وثةةاطق جضةافية فية كر ذلةا فةةي هسةفل الرسةالة فةةي الزاويةة اليمنةةى .وحتةى ينتبةةه
المرسل اليه الى تلا اووراق هو الوثاطق اإلضافية المرفعة مم الرسالة في صفةر المغلةف فية كر صةوع المرفعةات
و مددما
اذا زادت الرسةةةالة مةةة صةةةف ة و احةةةد فتكتةةةب هو تلبةةةم الرسةةةالة ملةةةى هوراق وةةةدون ترويسةةةة هو وترويسةةةة
م ت ر :اسع المرسل اليه والتاريخ ورقع ال ف ة ملى كل صف ة اضافية.
8
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
مثا ح ى مح ج ارساارو
اسع الميسسة
مكاصها
صوع ال مل
رقع الهاتف
رقع التلكر
رقع السجل التجار هو ال نامي هو الش ار ال او والميسسة.
ارتاس خ :
ارسقم :
ارمحضحع :
جام ارساارو
تن و اراتام
ارمسيقات:
-1
9
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
10
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
ســـر
الدولة
11
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
المراسالت التجارية
مقدمة :
قمككد بارمسااككات ارملاتبككات حارمنككسسات ارمات فككو اككحاي مككا تككداح م ككا بكك ن االداسات ارمات فككو ر م شككك ة
ارحانككدة ،اح ت ككم ارتك تت قاهككا ارم شك ة مككن ارذمككاي حارمككحسد ن حارككدحالس ارنلحم ككو حدحالككس االحمكا ارمات فككو،
حار لات حارمؤااات حااليساد حغ سها حل رم ارت تسا ا ار م ..حهك حاك و مكن حاكال االتمكا ارملتكحا
حغ س ارمباشس ب ؤالي جم ذكا بك تذتبكس ارساكارو ارتجاس كو ارحاك و االاااك و ارتك تاكتادم ا مؤااكات االحمكا
راتما بذمال ا.
حح ه يان حماي ارم ش ة لحّ حن ا مباحات م حن ه ه ارم ش ة اح ت م من اكا ارساكال ارتك اكت مح ا م كا،
حر رم يان ارساارو قد تلحن ا س مذ ن حن مسا ا ا ا أنان احدادها .حر رم يان ارساارو ارتجاس كو لك تلكحن
حا و اتما يذارو جا ان تلتا بباامو حرغو ا و ححاضنو ،حان لحن ااك حب ا باك ما ححاد كا دحن تل كف
لمككا رككح لككان لاتب ككا تنككدل مككع مككد رككه .حر ك ا تككؤدي ارساككارو دحسا يذككاال ي ك ا جككاز االحمككا ،يلث كس مككن
ارمذامات ارتجاس و تتم حن مس ق ا ،حلث س من ارمفقات ارتجاس و تذقد من اار ا.
تعريف الرسائل التجارية :ه جم ع ارساال ارملتحبو ارت تمدس حن مؤااات األحما احاي ارت تم
تداحر ا ب ن أقاام ارم ظمو ارحاندة حإداسات ا أح ت م ارت تاتقب ا من حمال ا حمحسد ا أح ارت تت قاها من
ارم ظمات حاردحالس حار لات ارسام و حغ س ارسام و أح من األيساد حغ سهم.
12
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
13
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
)1الترويسة :تكون ملبومة ملى الجزي ال لو وتشمل منوان الشةركة المرسةلة مة حيةب البلةد والموقةم
ورقع صندوق البريد الهاتف والفاكر والبريد االلكتروصي .
)2الرقم "اإلشارة " :ومو رمز موجز يدل ملةى موضةوع الرسةالة وترتيبهةا الرقمةي فةي دفتةر ال ةادر
للميسسةةة .ويكةةون الةةرقع مكةةون مة شةةعي اوول مةةو اوحةةري اوولةةى لموضةةوع الرسةةالة والثةةاصي رقةةع
متسلسل يضم تسلسل الموضوع.
)3التاريخ :ه تةاريخ جرسةال الرسةالة ويوضةم فةي هملةى ال ةف ة جلةى اليمةي والعامةد المتب ةة فةي كتاوةة
التاريخ مي :اسع ولد المرسل –اليوم -الشهر – السنة.
)4مركز المرسل إليا وعنوانا :ويكتةب فةي الزاويةة اليمةي مة هملةى فةي الرسةاطل ال رويةة وفةي الزاويةة
اليسر للرساطل واللغة االصجليزية .وماد ما يكون التسلسل في كتاوة ال نوان اآلتةي :اسةع المرسةل جليةه
مركز المرسل جليه اسع الشركة هو الميسسة صندوق البريد ثع اسع البلد – اسع الدولة.
)5التحية واالفتتاحية :تتكون م مبارات احترام مثل ت ية ةيبة وو د السالم مليكع ورحمة هللا ووركاته .
)6موضاوع الرسااالة :صة كر كلمةةة الموضةةوع ثةةع تكتةةب مبةةار مةةوجز ت لةةي فكةةر سةةري ة مة مضةةمون
الرسالة.
تهدي جليه الرسالة وتب ب في شاصه متضمنة كل ال عاطق )7جسم الرسالة :ومنا يتع ةرح الموضوع ال
التي تدمع موضوع الرسالة.
وعند كتابة موضوع الرسالة يجب مراعاة ما يلي :
14
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
)10المرفقات :جذا هرفعل الرسالة ومستندات ه ر كالتعارير هو فواتير يجب اإلشار في هسفل الرسالة.
)11نسخ أصحاب العالقاة :مةي الجهةات الم نيةة لالةةالع ملةى الم لومةات الةوارد فةي الرسةالة والمللةوب
منها ات اذ ججرايات وشأصها ويشار جلى الجهات في الجزي اوسفل م الرسالة في الجاصب اويم .
)12الرموز :مي مبار م اوحري م اسع كاتب الرسالة وةاو ها.
15
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي
المهندس :أنس الشيخ الخفاجي مركز الضيافة الدولية للتدريب السياحي والفندقي
.2تجنب است دام ال بارات السلبية والغامضة وعدر اإلمكان وتجنب تكرار اوسف واالمت ار .
.3است دام الجمل المبنية للم لوم ون لها وق ا هكبر م الجمل المبنية للمجهول.
.4االلتزام وعوامد اللغة م حيب ترتيب الكالم وح ي الكلمات الزاطد وتجنب او لاي اللغوية واإلمالطية.
.5الت بير م مضمون الرسالة وأقل مدد م الكلمات وجي ال الهدي للعارئ دون اإل الل والم نى .
دور التطور التكنولوجي في تسهيل المراسالت حيث أصبح الكثير من الرسائل يتم من خالل البريد االلكتروني
بسبب:
Facebook : facebook.com/anas.alsheikh1
Mob : 00963-945093686
16
المراسالت التجارية واإلدارية المهندس :أنس الشيخ الخفاجي