4.

Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu

4.1. Ủy nhiệm chi
- Khái niệm: Ủy nhiệm chi là phương thức thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch
vụ thanh toán (thường là ngân hàng), theo đó, người trả tiền lập lệnh thanh toán
theo mẫu do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định, gửi cho tổ chức cung
ứng dịch vụ thanh toán nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định
trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
- Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi:
Tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN về hướng dẫn thanh toán không
dùng tiền mặt thì thanh toán bằng ủy nhiệm chi sẽ phải thực hiện đầy đủ các bước
sau:
Bước 1 - Lập, giao nhận ủy nhiệm chi: Bên trả tiền có thể là cá nhân hoặc doanh
nghiệp lập giấy ủy nhiệm chi và gửi cho ngân hàng nơi mở tài khoản trích tiền.
Bước 2 - Kiểm soát ủy nhiệm chi: khi nhận được giấy ủy nhiệm chi sẽ ngân hàng
phải kiểm soát để đảm bảo giấy ủy nhiệm chi là hợp pháp, hợp lệ. Đồng thời ở
bước này ngân hàng sẽ kiểm tra số dư trên tài khoản của bên trả tiền có đủ để thanh
toán cho bên thụ hưởng hay không. Nếu như ủy nhiệm chi không hợp lệ thì ngân
hàng sẽ yêu cầu bên trả tiền chỉnh sửa, làm lại hoặc từ chối lệnh ủy nhiệm chi.
Bước 3 - Xử lý chứng từ và hạch toán: Nếu như ủy nhiệm chi của khách hàng hợp
lệ thì ngân hàng sẽ tiến hành xử lý chứng từ và thực hiện lệnh chi tiền theo yêu cầu
của khách hàng.
+ Nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng thì
chậm nhất 1 ngày làm việc bên thụ hưởng sẽ nhận được tiền.
+ Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, chậm
nhất trong một ngày làm việc, ngân hàng bên trả tiền phải lập lệnh chuyển tiền gửi
cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng. Nếu lệnh chuyển tiền hợp lệ thì chậm nhất
1 ngày làm việc ngân hàng sẽ hạch toán vào tài khoản của bên thụ hưởng.
+ Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng thì ngân
hàng sẽ thông báo cho bên thụ hưởng đến nhận tiền.
- Ưu điểm:
+ Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi thường được diễn ra khá nhanh chóng và
đơn giản. Bởi người thụ hưởng không còn phụ thuộc quá nhiều vào thời gian chi
trả của người trả tiền.
+ Bên trả tiền có thể ủy thác hoàn toàn cho ngân hàng giao dịch thanh toán trực
tiếp với người thụ hưởng.
+ Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi được kiểm soát bởi ngân hàng nên an
toàn và ít có sai sót xảy ra.
- Nhược điểm:
+ Ngân hàng sẽ từ chối thực hiện giao dịch nếu như trong tài khoản của người ủy
quyền không có đủ tiền để chi trả theo nội dung trên giấy ủy nhiệm chi. Do đó quá
trình thanh toán có thể bị chậm trễ.
+ Người trả tiền phải trả một khoản phí cho bên ngân hàng thương mại thực hiện
ủy nhiệm chi.
- Thực trạng sử dụng: Trong các phương thức giao dịch hiện nay, ủy nhiệm chi là
một lệnh phổ biến, phạm vi thanh toán rộng (thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ,
chuyển tiền giữa các bên…) mà đa số nhà kinh doanh hoặc các chủ tài khoản hiện
nay đều sử dụng. Uỷ nhiệm chi thường được sử dụng phổ biến tại những công ty,
doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các giao dịch chuyển tiền với đối tác, khách
hàng.
4.2. Ủy nhiệm thu
- Khái niệm: Ủy nhiệm thu là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ
hưởng thu hộ một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để
chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản về việc ủy nhiệm
thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng.
Ví dụ khi một bên cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho bên mua, bên bán có thể lập
giấy nhờ thu theo mẫu gửi cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nhờ thu hộ số
tiền tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ mà mình đã cung ứng cho bên mua
hàng.
- Quy trình thanh toán ủy nhiệm thu: Quy trình thanh toán ủy nhiệm thu được quy
định rất rõ tại Khoản 2, Điều 9, Thông tư số 46/2014/TT-NHNN. Gồm các bước
như sau:
Bước 1 - Lập, giao nhận ủy nhiệm thu
Bên thụ hưởng lập ủy nhiệm thu kèm theo văn bản thỏa thuận giữa bên trả tiền và
bên thụ hưởng về việc ủy nhiệm thu và các chứng từ khác (nếu có) gửi ngân hàng
phục vụ mình hoặc ngân hàng phục vụ bên trả tiền.
Bước 2 - Kiểm soát ủy nhiệm thu
+ Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng: Khi nhận được ủy nhiệm thu và các
chứng từ kèm theo của khách hàng, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo
tính hợp pháp, hợp lệ của ủy nhiệm thu theo đúng quy định về chế độ chứng từ kế
toán ngân hàng. Nếu ủy nhiệm thu không hợp pháp, hợp lệ thì ngân hàng báo cho
khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho khách hàng.
+ Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền: Khi nhận được hồ sơ thanh toán ủy nhiệm
thu, ngân hàng tiến hành kiểm soát ủy nhiệm thu hợp pháp, hợp lệ và kiểm tra số
dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền.
Bước 3 - Xử lý chứng từ và hạch toán
+ Trường hợp các bên có tài khoản thanh toán tại cùng ngân hàng thì ngân hàng
phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ
cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.
+ Trường hợp các bên có tài khoản thanh toán tại các ngân hàng khác nhau thì
ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng sẽ gửi ủy nhiệm thu và các chứng từ kèm theo
(nếu có) cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Ngân hàng phục vụ bên trả tiền sẽ lập
lệnh chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng và báo Nợ vào tài khoản
của bên trả tiền. Còn đối với ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thì sau khi nhận
được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến thì sẽ hạch
toán vào tài khoản và báo Có cho bên thụ hưởng.
- Ưu điểm:
+ Phạm vi thanh toán ủy nhiệm thu rộng, đặc biệt là các giao dịch thanh toán có
tính cố định, diễn ra thường xuyên như thanh toán tiền điện, nước, điện thoại…
hay là trong lĩnh vực phức tạp như thu thuế.
+ Tiết kiệm thời gian cùng chi phí quản lý các khoản phải thu;
+ Giảm thiểu được những rủi ro khi giao dịch tiền mặt;
- Hạn chế:
+ Thủ tục thanh toán tương đối phức tạp;
+ Tương tự như ủy nhiệm chi thì ủy nhiệm thu cũng sẽ mất một khoản phí trả cho
tổ chức cung ứng dịch vụ.
- Thực trạng sử dụng: Như đã nêu trên, thủ tục thanh toán ủy nhiệm thu tương đối
phức tạp, đặc biệt là khi có sự chênh lệch giữa số tiền ghi trên ủy nhiệm thu với giá
trị hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế mà người mua nhận được. Vì vậy, ủy nhiệm thu ít
được sử dụng hơn so với những phương thức thanh toán khác.