Практичне заняття №9

Складові проектної діяльності

1. Навички побудови концепту проекту.
Концепція проекту – це попередній план впровадження бізнес-ідеї
проекту, який надається керівнику підприємства або потенційному інвестору з
метою оцінки перспективності цієї бізнес-пропозиції.
Етапи розробки концепції проекту:
І. Формування інвестиційного задуму проекту
Основними причинами появи (джерела ідей) проектів є: незадоволений попит;
надлишкові ресурси; ініціатива підприємців; реакція на політичний тиск; інтереси
кредиторів.
Після формування певного числа альтернативних ідей проекту фахівець
— аналітик проекту повинен виконати попередню експертизу і виключити з
подальшого розгляду свідомо неприйнятні.
Причини відхилення проекту:
 недостатній попит на продукцію проекту або відсутність його реальних переваг
перед аналогічними видами продукції;
 надмірно висока вартість проекту (мається на увазі не лише економічна, але і
соціальна або, наприклад, екологічна);
 відсутність необхідних гарантій з боку замовника проекту (або уряди);
 надмірний ризик;
 висока вартість сировини.
1. Причини ініціалізації проекту (визначення проблеми, яка буде розв’язана за
допомогою продукту проекту та підстави для ініціалізації проекту в організації)
[Деталізувати проблему, яку передбачається розв’язати за допомогою проекту]
2. Сутність запропонованої інноваційної ідеї та спосіб її використання для
розв’язання конкретної проблеми організації [Описати спосіб функціонування продукту
проекту для розв’язання проблеми організації з позиції стратегії її розвитку]
3. Мета проекту [Сформулювати мету проекту із визначенням майбутнього
продукту проекту, часових і фінансових обмежень]
4. Очікувані вигоди проекту [Уточнити перелік зацікавлених сторін проекту та
їхніх інтересів з урахуванням стратегії розвитку організації]
5. Обмеження проекту
[Оцінити основні витрати, а також доходи з проекту. Представити їх
розподіленими в часі. Оцінити можливі початок і тривалість проекту з позиції стратегії
розвитку організації]
6. Допущення та ризики проекту
[Виявити внутрішнітаі зовнішні основні ризики, які можуть виникнути в процесі
реалізації проекту і вплинути (як негативно,так і позитивно) на реалізацію та досягнення
цілей проекту]
У процесі формування інвестиційного задуму проекту повинні бути
отримані відповіді на питання:
1. мета і об'єкт інвестування, місце (район) розміщення;
2. продукція проекту — характеристика і обсяг випуску;
3. термін окупності;
4. прибутковість проекту;
5. призначення, потужність і основні характеристики об'єкту
інвестування;
6. передбачувані джерела і схема фінансування.
ІІ. Попереднє опрацювання цілей і задач проекту
Цілі проекту повинні бути чітко сформульовані. Вони повинні
задовольняти характеристикам SMART.
 Сутність деталізації мети проекту за допомогою SMART-методу
випливає з розшифрування термінів, які формують його назву: специфічність
(Specific), вимірюваність (Measurable), узгодженість (Agreed Upon), реалістичність
(Realistic), обмеженість в часі (Time-related).
Правильно деталізована за допомогою SMART-методу мета дозволяє
сформувати загальне уявлення про проект, яке допомагає особам, що
приймають рішення, а іншим зацікавленим сторонам дає змогу зрозуміти масштаби
та особливості проекту. Вона також є основою для визначення потреби в ресурсах і
складання графіка робіт.
Задачі проекту повинні бути не менш чітко сформульовані, тому що
тільки за таких умов можливий наступний крок – формування основних
характеристик проекту. До таких характеристик можна віднести:
 наявність альтернативних технічних рішень;
 попит на продукцію проекту;
 тривалість проекту;
 оцінка рівня базових, поточних та прогнозних цін на продукцію (послугу)
проекту;
 перспективи експорту продукції проекту;
 складність проекту;
 початково-дозвільна документація;
 інвестиційний клімат в районі реалізації проекту;
 співвідношення витрат та результатів проекту.
ІІІ. Попередній аналіз здійснення проекту здійснюють за допомогою експертної
оцінки варіантів інвестиційних рішень
Дана методика може застосовуватися як для попереднього відбору найбільш
перспективних варіантів здійснення проекту, так і для попереднього визначення
здійсненності проекту. У першому випадку для подальшого розгляду залишаються
альтернативи, що отримали найвищі результати, в другому — отримана інтегральна
експертна оцінка проектупорівнюється з визначеним заздалегідь «обмеженням знизу».
ІV. Декларація про намір
. Замисел (ідея) проекту реалізується у формі
Декларації про наміри, а також завдання на розробку передпроектних обґрунтувань
інвестицій у будівництво. В процесі її підготовки аналізується: потреба в кінцевих
результатах, наявні ресурси, вплив проекту на навколишнє середовище,
загальнийінвестиційний клімат, рівень якості та вартість тощо.
Прийнято вважати, що бізнес-ідея проекту визначена і концепція
сформована, якщо:
 визначено основні варіанти й альтернативи проекту;
 виявлено основні проблеми, що можуть вплинути на реалізацію і
ефективність проекту;
 вибір варіантів підкріплено попередньою оцінкою витрат і
результатів;
 є підстави припускати, що проект одержить необхідне
фінансування.
Таким чином, початкова (передінвестиційна) фаза проекту має
принципове значення для потенційного інвестора (замовника, кредитора). Їм
вигідніше вкласти гроші на аналіз ідеї і, в разі негативних результатів відмовитись від ідеї
аніж почати невідому справу, яка може виявитисьбезперспективною.
На цьому етапі інвестор (замовник, кредитор) повинен визначитись з
такими питаннями:
 інвестиційний замисел (ідея) проекту;
 цілі та задачі проекту;
  загальні характеристики проекту;
 попередні результати здійснимості проекту;
 Декларація про наміри.
Якщо ідея проекту виявилася придатною для реалізації, можна починати до більш
детального аналізу, який здійснюється методами проектного аналізу.
2. Диференціація складових проекту

3.Зміст основних характеристик проекту

Специфічні характеристики проекту:
 цільовий характер;
 скоординованість діяльності;
 обмеженість часових рамок та інших ресурсів;
 концентрація відповідальності;
 унікальність (неповторність);
 тимчасовий характер;
 інноваційність;
 потенційна конфліктність.
3. Відмінність проекту від інших проявів управлінської діяльності.
Слово проект дуже часто вживається у нашому житті. Розробка засобів боротьби зі
СНІДом, консервація Чорнобильської АЕС, проведення виборчої кампанії, взяття в оренду
та ремонт нового офісу, впровадження нової системи стимулювання персоналу або
підготовка до пікніка мають низку спільних ознак, що характеризують їх як проекти. Це,
зокрема, такі ознаки:
 ✓ Спрямованість на досягнення мети. Проекти спрямовуються на досягнення
певних результатів — іншими словами, на досягнення мети. Саме
ця мета є рушійною силою проекту, і всі зусилля, що докладаються до його
планування та реалізації, спрямовані на її досягнення.
✓ Проекти мають численні ієрархічні цілі. Основною метою, наприклад, проекту,
пов’язаного з програмним забезпеченням для комп’ютера, може бути розробка складної
системи управління базами даних. Проміжною метою може бути тестування системи в
процесі розробки для налаштування програм, а метою нижчого рівня — визначення дат,
коли працівники, що розробляють проект, звітуватимуть про свої результати на
оперативній нараді.
✓ Координоване виконання пов’язаних між собою дій. Сама сутність проектів
визначає складність їхнього втілення в життя. Проекти потребують виконання численних
завдань, жорстко або гнучко взаємопов’язаних: деякі проміжні завдання не можуть
реалізовуватися, доки не завершені інші завдання; інші завдання мають виконуватися
паралельно і т. п. Якщо порушується синхронізація виконання різних завдань, весь проект
може опинитися під загрозою невиконання.
✓ Часові рамки проекту. Проекти виконуються протягом певного проміжку часу
(хоча інколи керівникам проектів, що обстоюють виконання початкових графіків,
здається, що проект не буде завершено ніколи) і мають більш-менш чітко окреслені
початок і закінчення. Проект вважається завершеним, коли досягнуті його основні цілі.
Під час виконання проекту значні зусилля спрямовані саме на те, щоб його було
завершено у намічений термін. У цьому допомагають графіки, де зазначається час початку
і закінчення робіт, які передбачаються проектом.
✓ Наявність бюджету. Проектна діяльність, спрямована на отримання певного
результату у заданий проміжок часу, не може відбутися без
використання певних ресурсів (матеріальних, людських, фінансових). Тому
невід’ємною рисою проекту є наявність бюджету, який виділяється на забезпечення
ресурсних потреб фінансування проекту, що відповідають його масштабам, змісту і
термінам виконання.
✓ Унікальність. Проекти — це певною мірою неповторні та одноразові заходи.
Водночас рівень унікальності може значно коливатися залежно від особливостей проекту.
Скажімо, якщо йдеться про зведення п’ятдесятого будинку у стилі «стандарт» за
програмою житлової забудови, то рівень унікальності цього проекту досить скромний.
Базові елементи такого будинку ідентичні елементам тих сорока дев’яти будинків, що їх
було зведено раніше. Проте основні елементи унікальності можуть відбиватися у
специфіці земельної ділянки, де розташовується будинок, у рішенні налагодити нову
систему опалення і вентиляції або у необхідності працювати з новою бригадою фахівців і
т. ін.
Загалом, саме ці п’ять ознак, або характеристик, відрізняють проекти від інших
заходів, планів, програм, ініціатив
5.Критерії успішності,обмеження, важелі впливу управління проектом
Успіх проекту - це одна з найменш опрацьованих концепцій управління проектами.
"Для тих, хто бере участь в проекті, успіх проекту, як правило, розглядається як
досягнення певної наперед визначеної мети проекту" [4], а широка громадськість має різні
думки, звичайно засновані на задоволеності користувачів. У традиційній методології
управління проектами, в тому числі PMbok, вважається, що проект успішний, якщо він
виконаний в зазначений термін, в рамках затвердженого бюджету і задовольняє замовника
якістю. Всі ці аспекти не тільки однаково важливі для проекту, але і взаємопов'язані між
собою. Цей взаємозв'язок отримала назву «трикутник проекту».
Немає єдиного підходу до визначення успішності проекту. Тобто, може бути, що
проект, який вклався в термін і бюджет, але результати, якого не окупилися, буде
успішний по традиційної методології, але не успішний за методологією, що орієнтована
на замовника.
Вся складність з визначенням успішності полягає в суб'єктивності оцінки. Для
різних учасників проекту - різні критерії успішності. Для прикладу, в гнучкій методології
SCRUM сказано «Проект успішний, якщо замовник задоволений». Тут робиться акцент на
продовженні співпраці виконавця і замовника в рамках наступних проектів, тобто
успішність більше розглядається з точки зору замовника. Або за методологією PRINCE2:
«Проект успішний при збалансованості принаймні за трьома показниками - бізнесу,
орієнтації на користувача і технологічній зрілості4». Тобто увага акцентується на
фінансовій успішності, задоволеності замовника і клієнта. Основним виміром є додавання
якісних цілей, а не кількісних, а саме вигод, які можуть отримати від проекту різні групи
людей. Ці переваги видно з двох точок зору, одна з точки зору організації, інша з точки
зору зацікавлених сторін.
Можна однозначно сказати, який проект можна вважати успішним, а який ні, але
не можна визначити чинники, які приведуть проект до успіху. Отже, до чинників успіху
проекту можна віднести: зосередження менеджера проекту на факторах: швидко, дешево,
якісно; якісне планування; невідкладне виконання проекту; знання теоретичних основ
управління проектами; чітке визначення цілей і всіх етапів проекту; поетапне виконання
завдань проекту; твердження завдань проектів зацікавленими сторонами; контроль часу;
участь зацікавлених сторін у роботі над проектом; залучення кваліфікованих
співробітників; чітке визначення пріоритетів.
На думку авторів, всі ці фактори можна звести до наступних трьох:
1. Професійний керівник проекту. Керівник проекту є центральною фігурою
проекту. Він керує, приймає всі рішення і несе відповідальність за весь проект. Логічно,
що довіряти життя проекту людині, яка непрофесіонал своєї справи щонайменше
безрозсудно. Це як йти на операцію до хірурга, який не вміє тримати в руках скальпель.
«Для керівництва потрібні серце, нутро, душа і нюх. Керувати потрібно серцем.
Відчувати нутром. 4 Технологічна зрілість - набір моделей (методологій) вдосконалення
процесів в організаціях різних розмірів і видів діяльності. Вкладати в команду і проект
душу. Мати нюх на всілякі дурниці і нісенітниці» [6].
 2. Професійна і мотивована команда проекту. Компетентна і досвідчена команда
проекту може заощадити значні кошти і успішно компенсувати брак часу і інших
ресурсів. Однак, необхідними умовами ефективності команди є гранична зосередженість,
доступ до ресурсів, спокійні умови роботи і мотивація. Мотивована команда докладе
більше зусиль до того, щоб забезпечити результат проекту в відведений час і в рамках
бюджету. Необхідно підтримувати мотивацію команди проекту, залучаючи їх до участі в
проекті і плануючи часті контрольні події - щоб допомогти їм побачити свій прогрес.
3. Підтримка з боку вищого керівництва. Наділення команди відповідними
повноваженнями наблизить проект до успіху. Адже не завжди лідер проекту та його
команда отримують всю повноту влади з усіх питань, які необхідні для успішного
завершення проекту. Але саме вони завжди можуть залучити будьякі ресурси, якими
володіє вище керівництво компанії в разі виникнення такої необхідності. Правильне
взаємодія з вищим керівництвом, що безпосередньо не залучене в проект, завжди є
вагомим плюсом для будь-якого керівника проекту і важливим моментом для успішного
завершення проекту.
6. Рекомендації до проведення пірінгового (взаємного) оцінювання та
відповідні критерії
Остаточний аналіз і оцінювання проекту – це процес збору інформації та
визначення критеріїв для здійснення таких послідовних кроків:
• Оцінювання того, що було досягнуто.
• Пояснення того, що було зроблено.
• Кращого планування майбутніх проектів.
 Оцінювання ефективності проекту зазвичай відбувається у таких площинах:
• Оцінювання результатів реалізації проекту.
• Оцінювання виконання завдань проекту.
• Оцінювання фінансового менеджменту проекту.
• Оцінювання впливу проекту на організацію.
• Оцінювання результатів зворотного зв’язку.
Оцінювання результатів
Потрібно підрахувати і узагальнити всі прямі або опосередковані досягнення,
отримані під  час реалізації проекту. Потрібно оцінити отримані результати, відділяючи ті,
що були заплановані, від тих, які не планувалися, але були отримані у результаті реалізації
проекту. Важливо визначити, якою мірою отримані результати є наслідками реалізації
проекту, а не досягненнями, набутими у інший спосіб. У тому випадку, коли проект не
спрямовувався безпосередньо на розвиток вашої організації, результати мають
стосуватися виключно цільової аудиторії, змін у суспільстві тощо.
Оскільки будь-який правильно розроблений проекто планує отримання конкретних
і вимірюваних результатів, остільки їхня оцінка завжди буде достатньо легкою за умови
застосування у процесі оцінювання критеріїв SMART.
Оцінювання завдань
Підсумком процесу оцінювання має стати порівняння отриманих результатів із
завданнями, які були поставлені у проекті, враховуючи те, що початкові завдання були
конкретними і реальними. Чим більш конкретними були завдання, тим легше їх оцінити.
Оцінка – це не просто констатація досягнення або недосягнення конкретних результатів.
Це також визначення ступеню цього «досягнення чи недосягнення».
Оцінювання фінансового менеджменту
Оцінювання фінансового менеджменту важливе саме по собі, оскільки завжди
доведеться надавати фінансовий звіт. Звіт може бути корисним для визначення
альтернатив викорис-
танню грошових ресурсів.
Оцінювання впливу проекту на організацію
Цікаво оцінити вплив проекту на організацію. Вплив може виражатися в отриманні
нового досвіду, появі нових членів, партнерів, у покращенні репутації, отриманні доступу
до нових
ресурсів, формуванні нових зв’язків тощо.
Процес оцінювання ефективності діяльності за проектом буде неповним без думки
тих, хто в ньому брав участь.
Для забезпечення повноцінної оцінки ефективності реалізації проекту необхідно
організувати процес отримання зворотного зв’язку.
Це завдання може бути вирішене шляхом застосування таких методів і дій:
• Спеціальне дослідження.
• Опитування представників цільової групи.
• Анкетування учасників семінарів.
• Організація фокус-групової дискусії.
• Інтерв’ю.
• Коментарі від партнерів тощо.
Аналіз висловлювань і вражень учасників і виконавців проекту, описів їхньої
діяльності та пропозицій також є важливим матеріалом для остаточного звіту.