Lecture 

3: Systematic and Modified 
Systematic Approach to Answering 
Question.

29
• An essential component within pharmacy practice
is the ability to effectively answer questions posed
by health care professionals and the lay public.

• Drug information services may use the systematic

approach, or an adaptation of it, as the basis for
responding to drug information inquiries.

30
Where to apply drug information 
principles? 
Job Opportunities?
• drug information center. 
• community pharmacy
• pharmaceutical industry
• institutional pharmacy management
• general application in any type of professional 
consultation
31
 Systematic Approach to Answering Question.

Table 2–1. Systematic Approach (1975)

Step I. Classification of the request

Step II. Obtaining background information
Step III. Systematic search
Step IV. Response
Step V. Reclassification

32
 Modified Systematic Approach to Answering
Question.

This is a much better approach

Table 2–2. Modified Systematic Approach (1987)

Step I. Secure demographics of requestor

Step II. Obtain background information
Step III. Determine and categorize ultimate question
Step IV. Develop strategy and conduct search
Step V. Perform evaluation, analysis, and synthesis
Step VI. Formulate and provide response
Step VII. Conduct follow-up and documentation

33
 1‐ Requestor Demographics
• It is important to more directly determine the 
requestor's 
– Position
– training
– anticipated knowledge. 
• For example, an elderly patient and cardiovascular 
specialist may each inquire about the availability of 
an investigational medication; however, each brings a 
different frame of reference to the request, and the 
approach and final response to the request will differ 
for each requestor. 
34
 2‐ Background Questions
• This step is the most difficult for both students 
and practicing pharmacists. 
• If you can truly answer the question "Why is 
the requestor asking for this information?" 
then adequate background information has 
been obtained. 
• To answer this question, the background 
information must be sufficient.

35
 General Questions for Obtaining 
Background Information
The requestor's name

The requestor's location and/or pager number

The requestor's affiliation (institution or practice) if a health care professional

The requestor's frame of reference (i.e., title, profession or occupation, and rank)

The resources that the requestor already consulted

Whether the request is patient specific or academic

The patient's diagnosis, other medications, and pertinent medical information

The urgency of the request (i.e., negotiate the time response)

36
 3‐ Ultimate Question/Categorization of Question
• In 85% of the questions, the original question— the one provided 
by the requestor — is not usually what the person is asking for.
• For example, if a male asks about the effectiveness of beta 
blockers in diabetes, and if there are better alternatives; he might 
actually want to know about their adverse effects (like sexual 
dysfunction).
• In this case the ultimate/real question would be: do beta‐blockers 
cause sexual dysfunction?
• Thus, the final response will not agree with the initial question. 
However, the requestor will be satisfied with response provided.
• This demonstrates that refocusing the requestor's question was 
useful for the drug information requests.

37
 3‐ Ultimate Question/Categorization of Question

• The determination of the ultimate question is important for 
effective use of the modified systematic approach. 
• If background information is obtained correctly, the ultimate 
question is easily known.
• If adequate background information is not obtained, the 
determination of the ultimate question may not be possible. 
• It is critically important that the requestor confirms the ultimate 
question prior to categorization and the development of a search 
strategy. 
• Once the ultimate question has been decided and acknowledged 
by the requestor, the question is categorized. 

38
3‐ Ultimate Question/Categorization of Question

• The beta‐blocker case, again:
• When a male asks about the effectiveness of beta blockers in 
diabetes, and if there are better alternatives; he might actually 
want to know about their adverse effects (like sexual 
dysfunction).
• In this case the ultimate/real question would be: do beta‐
blockers cause sexual dysfunction?
• Thus, the final response will not agree with the initial question. 
However, the requestor will be satisfied with response 
provided.

39
 4‐ Search Strategy
• The categorization of the ultimate question prompts 
the resource selection process. 
• For example, the categorization of a question as 
"adverse effect" suggests the use of adverse effect 
oriented resources. 
• Once resources have been selected, they are arranged 
(by priority) based on the probability of their 
containing the information or data desired. 
• Without this arrangement, resources may be utilized 
based on ease of access or degree of comfort instead 
of probable efficiency. 
40
 5‐ DATA EVALUATION, ANALYSIS, AND SYNTHESIS
• The information retrieved must be objectively critiqued.
• The techniques and skills for literature evaluation and 
clinical application of statistical analysis. 
• Application of these skills at this step is one of the 
opportunities to differentiate the professional from the 
technician through using the modified systematic 
approach. 
• The analysis and synthesis must be performed with 
consideration of the background information, obtained 
previously, for the response to be pertinent and useful 
to the requestor.
41
 6‐ FORMULATION AND PROVISION OF RESPONSE
• Consider the background information obtained. 
• Consider the evidence collected from resources
• Consider the analysis and synthesis you performed.
• If the literature includes conflicting data that 
must be presented to the requestor (see next 
slide).
• You must provide a response. Verbal or Written?
– Most of the cases verbal
– Some cases require a written response, e.g. formal requests.

42
Format for Logical Argument in Response
Formulation
Step I. Present the competing viewpoints or considerations

Step II. State the assessment of the literature or information

reviewed and claim the superior viewpoint

Step III. Succinctly refute the major strengths and present

weaknesses of the inferior viewpoint

Step IV. Defend the major weaknesses and promote the

strengths of the superior viewpoint

Step V. Reiterate the final assessment in support of the

superior viewpoint.
43
 7‐ Conduct follow‐up and documentation 

• Follow‐up: is the process of verifying the 
appropriateness, correctness, and completeness 
of a response following the communication.
• More professional  gives you higher credibility
• Certain situations necessitate follow‐up, e.g. a 
patient was asking about the dosing regimen of 
a drug; and the decision was based on 
assumptions or “soft” data (weak evidence). So 
you do follow‐up to see if the response was 
adequate.
44
 45

Follow-through

• Definition: To readdress the request if new 
data become available, or the circumstances 
have changed:
– A new publication
– Patient developed renal/hepatic failure etc.
– A good practice (professional)
 46

Documentation
• Decreases liabilities
• Improves service
• promotes the development of a continual service
• Can be very simple or comprehensive (detailed)
• In all cases, it must include:
– Includes the ultimate question, searched materials, 
the response, follow‐up and follow‐through 
procedures.