1) Khái niệm

Sự thay đổi là quá trình điều chỉnh sửa đổi tổ chức để thích ứng với những áp lực của môi
trường hoạt động và gia tăng năng lực hoạt động (năng lực cạnh tranh) của tổ chức.
Do vậy thay đổi là điều kiện tiên quyết để tồn tại và phát triển. Một tổ chức sẽ bị già cỗi
suy tàn theo thời gian nếu không thay đổi, thay đổi là để duy trì sức sống mới cho tổ
chức.
2) Các loại áp lực thúc đẩy thay đổi
2.1 Môi trường Bên trong
Những yếu tố bên trong tổ chức có những áp lực nhất định đối với sự thay đổi của tổ
chức như công nghệ thay đổi, công việc thay đổi, nguồn nhân lực thay đổi, văn hóa thay
đổi, cấu trúc thay đổi, lãnh đạo thay đổi....
Những áp lực bên trong tổ chức suy cho cùng có nguồn gốc từ chính những người lao
động trong tổ chức đó. Nhu cầu của người lao động, sự thỏa mãn công việc, sự cam kết
với tổ chức, hành vi và kết quả thực hiện công việc của họ có tác động nhất định tới hoạt
động của tổ chức, đòi hỏi tổ chức phải có những thay đổi.
Chẳng hạn, khi người lao động trong tổ chức lần lượt xin nghỉ việc, tỉ lệ vắng mặt tại nơi
làm việc cao hay năng suất lao động giảm đột ngột là những dấu hiệu cho thấy rằng tổ
chức cần phải có những thay đổi về cách quản lý, hay cơ cấu tổ chức hay vấn đề tạo động
lực cho người lao động trong tổ chức.
Mặt khác, trong tổ chức có thể tồn tại hai bộ phận có quan điểm, cách nghĩ và cách làm
việc trái ngược nhau. Đó là những người cấp tiến và những người bảo thủ; thế hệ già và
thế hệ trẻ. Mâu thuẫn nảy sinh giữa hai thế hệ này chắc chắn ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt
động của tổ chức. Vì vậy, tổ chức nhất thiết phải có sự thay đổi để giảm bớt mâu thuẫn,
sử dụng người lao động đúng nhằm khai thác thế mạnh của họ giúp cho việc điều hành
hoạt động trong tổ chức tốt hơn.
2.2 Môi trường bên ngoài
Các yếu tố kinh tế xã hội dẫn đến nhu cầu đổi mới trong tổ chức
 2.3 Môi trường ngành
Áp lực cạnh tranh dẫn đến thay đổi
Mô hình 5 áp lực cạnh tranh của M. Porter

Theo Michael Porter, cường độ cạnh tranh trên thị trường trong một ngành sản xuất bất
kỳ chịu tác động của 5 lực lượng cạnh tranh sau:
– Khả năng thương lượng (quyền lực) của nhà cung cấp các yếu tố đầu vào cho tổ chức
được đánh giá bởi việc các nhà cung cấp có khả năng “ép” giá dễ đến đâu.
Điều này được quyết định bởi các yếu tố như số lượng các nhà cung cấp, tính khác biệt
của các sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp, qui mô và sức mạnh của nhà cung cấp, chi phí
chuyển từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác…
– Khả năng thương lượng (quyền lực) của khách hàng được đánh giá bởi việc khách hàng
có khả năng gây áp lực tới tổ chức hay giảm giá sản phẩm/dịch vụ mà tổ chức cung cấp
dễ đến đâu.
Điều này được quyết định bởi số lượng khách hàng, tầm quan trọng của từng khách hàng
đối với tổ chức, chi phí để một khách hàng chuyển từ nhà cung cấp (tổ chức) này sang tổ
chức khác…
– Sự cạnh tranh khốc liệt giữa các đối thủ trong cùng một ngành/lĩnh vực (competitive
rivalry) trên nhiều phương diện sẽ là một lực lượng quan trọng hàng đầu quyết định mức
độ cạnh tranh trong ngành đó.
Yếu tố quyết định chính là số lượng và năng lực của các đối thủ cạnh tranh; nếu trong
một ngành/lĩnh vực có nhiều đối thủ cạnh tranh cung cấp các sản phẩm, dịch vụ giống
nhau thì mức hấp dẫn của ngành/lĩnh vực đó sẽ giảm đi.
– Mối đe doạ từ những sản phẩm, dịch vụ thay thế có thể là một áp lực đáng kể trong
cạnh tranh.
– Mối đe doạ từ các đối thủ mới luôn là một yếu tố đáng quan tâm. Nhiều khi cán cân
cạnh tranh có thể bị thay đổi toàn bộ khi xuất hiện các đối thủ “nặng kí” mới.
Ngành hấp dẫn sẽ thu hút nhiều đối thủ tiềm năng, đòi hỏi tổ chức cần có rào cản mạnh
mẽ và vững chắc cho việc gia nhập ngành, ví dụ như lợi thế về qui mô, bằng sáng chế,
đòi hỏi vốn lớn hoặc chính sách của nhà nước…
3) Các áp lực cản trở sự thay đổi
3.1 Cản trở về phía cá nhân
- Thói quen của con người: Cuộc sống rất phức tạp và đôi khi chúng ta không cần xem
xét tất cả các lựa chọn đối với hàng trăm quyết định mà chúng ta đưa ra hàng ngày. Để
đối phó với những vấn đề phức tạp này, chúng ta thường dựa trên các thói quen của con
người, hoặc là dựa trên những phản ứng đã được định sẵn. Khi chúng ta phải đương đầu
với những sự thay đổi thì xu hướng phản ứng theo những thói quen của chúng ta là nguồn
chống lại sự thay đổi. Chẳng hạn, khi cơ quan chuyển đến một địa điểm mới, người lao
động phải thay đổi hàng loạt những thói quen như: phải đi làm sớm hơn, ăn sáng sớm
hơn…
- Nhu cầu bảo đảm an toàn: Những người có nhu cầu an toàn cao có thể chống đối lại sự
thay đổi vì nó đe dọa cảm giác an toàn của họ. Chẳng hạn, khi công ty thông báo rằng
công ty sẽ lắp đặt một dây chuyền sản xuất công nghệ mới, rất nhiều nhân viên có thể lo
sợ rằng công việc của họ có thể bị liên lụy.
- Các yếu tố kinh tế: Cá nhân người lao động có thể lo ngại rằng sự thay đổi của tổ chức
sẽ làm giảm thu nhập hiện tại của họ. Những thay đổi về nhiệm vụ công việc cũng dẫn tới
những ảnh hưởng về kinh tế nếu người lao động lo ngại rằng họ không thể thực hiện
được nhiệm vụ mới, đặc biệt khi mà tiền lương gắn với năng suất lao động mà họ đạt
được.
- Xử lý thông tin có chọn lọc: Mỗi cá nhân xem xét sự việc dựa trên nhận thức của cá
nhân họ về thế giới bên ngoài. Do đó, cá nhân có thể chấp nhận sai phạm khi xử lý các
thông tin nhằm duy trì nguyên vẹn nhận thức của họ. Họ chỉ chú ý tới những gì mà họ
muốn và cố tình lờ đi những thông tin có thể gây thách thức đối với họ. Những người
công nhân sản xuất đang phải đối mặt với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đồng
bộ có thể sẽ không quan tâm tới các ý kiến của cấp trên giải thích vì sao kiến thức thống
kê là cần thiết và những lợi ích tiềm tàng mà những thay đổi này đến với họ.
- Lo sợ về điều chưa biết: Sự thay đổi kèm theo những điều mà người lao động chưa biết
cũng có thể làm cho họ cảm thấy băn khoăn hoặc lo sợ. Chẳng hạn, một người sẽ thấy e
ngại khi được đề bạt vì lo ngại những thay đổi về trách nhiệm, hoặc những yêu cầu cao
hơn cho vị trí công việc này.
- Sự bất tiện hoặc mất tự do: người lao động có thể cho rằng sự thay đổi gây nên những
bất tiện, làm cuộc sống của họ khó khăn hơn, làm giảm tự do của họ hoặc tăng kiểm soát,
giám sát với họ nhiều hơn. Do vậy, họ sẽ có xu hướng chống lại sự thay đổi.

3.2 Cản trở về mặt tổ chức

- Tính ì của tổ chức: Các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức quy mô lớn, đã xây dựng nên
các cơ chế nhằm duy trì sự ổn định. Do vậy, cơ cấu tổ chức chính thức, chuyên môn hóa
lao động, các quy định cụ thể về các nhiệm vụ và trách nhiệm, các thủ tục, quy định, các
phương pháp làm việc đều là những yếu tố làm cản trở sự thay đổi. Tổ chức càng quan
liêu sẽ càng không sẵn sàng cho thay đổi.
- Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức được xây dựng trong nhiều năm, có tác động to lớn
đến các quy trình, thủ tục trong tổ chức cũng như hành vi của nhân viên và do vậy,
thường khó thay đổi.
- Sự thay đổi không đồng bộ: tổ chức bao gồm nhiều hệ thống nhỏ. Các hệ thống này có
quan hệ tương tác nhau. Do vậy, khi tiến hành những thay đổi ở bộ phận này sẽ ảnh
hưởng đến các bộ phận khác. Thay đổi hệ thống này mà không thay đổi hệ thống khác thì
sự thay đổi đó khó mà được chấp nhận. Ví dụ, một công ty tiến hành những thay đổi về
công nghệ mà không thay đổi về cơ cấu nhân sự sẽ dẫn tới thực tế có bộ phận này thiếu
nhân lực, bộ phận kia thừa nhân lực.
- Tính ì của nhóm: cho dù các cá nhân muốn thay đổi hành vi của họ, thì các chuẩn mực
của nhóm sẽ đóng vai trò là vật cản trở ý muốn đó. Cá nhân thành viên trong nhóm có thể
sẵn sàng chấp nhận thay đổi theo đề nghị của ban lãnh đạo tổ chức nhưng nếu chuẩn mực
của nhóm ngăn cản tất cả những ý định thay đổi đơn phương nào do ban lãnh đạo đề nghị
thì khi đó cá nhân này có thể sẽ chống đối sự thay đổi.
- Đe dọa về mặt chuyên môn: Những thay đổi về mô hình tổ chức có thể đe dọa và
phương hại đến kiến thức chuyên môn của những nhóm đặc biệt trong tổ chức.
- Đe dọa về mối quan hệ quyền lực đã được thiết lập: Bất kỳ sự tái cơ cấu và phân chia lại
quyền lực trong tổ chức nào đều có thể đe dọa tới các mối quan hệ quyền lực đã được
thiết lập lâu nay trong tổ chức. Việt thiết lập những đội làm việc tự quản được xem như là
đe dọa đối với quyền lực của các cán bộ quản lý trung gian trong tổ chức.
- Đe dọa về sự phân bố nguồn lực đã được thiết lập: Những nhóm người trong các bộ
phận phòng ban của tổ chức có trách nhiệm kiểm sát các nguồn lực nhất định. Họ có xu
hướng toại nguyện và giữ nguyên những gì họ làm và những gì họ có từ xua đến nay.
Chẳng hạn, sự thay đổi về cơ cấu tổ chức đồng nghĩa với sự thay đổi về số lượng nhân
viên và các nguồn lực khác.
Tham khảo

DẪN DẮT SỰ THAY ĐỔI, Bản quyền tiếng Việt © 2010 Công ty Sách Alpha, NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH
TẾ QUỐC DÂN

Quantri.vn, lý thuyết quản trị