實用文教室 1 書信

1 甚麼是書信？
• 書信是人際間往來通訊的信件。若按內容區分，可分為「私函」及「公函」兩類，前
者是聯絡親友的信件；後者指個人與團體之間，或團體與團體之間處理公務的信件。
• 書信如按尊卑關係區分，則可分為「上行書信」（給尊長、上司）、「平行書信（給平
輩）及「下行書信」（給晚輩、下屬）三種。

2 書信的格式
書信的格式可分為「一般（前稱式）信函」及「標準（後稱式）信函」兩類。

(1) 一般（前稱式）信函
上款（收信人稱謂）
• 首行頂格書寫。
• 包括職銜、稱謂、
知照語。
論衡出版社總編輯賴先生雅鑒：
應徵助理編輯 標題
• 如有需要，可在上
頃閱《香城日報》，得悉貴社擬徵聘助理編 款之下加標題，說
輯一名，素聞貴社出版之讀物趣味與知識並重， 明寫信事由。
廣受青少年讀者歡迎，特此具函應徵。
正文
本人畢業於香城大學中國語文學系，中學文 • 鋪陳致函目的及書
憑考試考獲四科五級的成績。在中學就讀時，曾 信內容。
擔任中文學會出版幹事，負責主編多份校內刊 • 正文最後以收結語

物。此外，本人在大學期間，曾擔任校報編輯委 「耑此」作結。

員會委員，參與校報的採訪、編輯工作，自信對
編輯、校對及排版等工序頗有認識，能勝任有關 祝頌語
• 「敬祝」可緊接前
職務。
文或另行書寫。
隨函附上履歷表乙份，懇請垂察。如蒙錄 • 「編安」等祝福內
容，須另行頂格書
用，定當悉力以赴，不負所望。耑此，敬祝
寫。
編安
下款（寫信人署名）
應徵人 • 包括職銜身分、姓
王漢典 謹啟 名及啟告語。

二零二一年六月六日
日期
• 可寫於署名之下或
另行頂格書寫。

1
(2) 標準（後稱式）信函

啟首語
敬啟者：
• 首行頂格書寫。
本 人 是 貴 報 的忠 實 讀 者 ， 現 希 望借 貴 報 一
角，反映本人對第十一屆亞洲青年書展的不滿。
八月十八日上午，本人與數位朋友前往亞洲
青 年 書 展 參 觀 及 選購 圖 書 。 豈 料 一 步入 書 展 會
場，只見場內你推我擠，秩序混亂，原本用來分
隔人羣的鐵馬，大多被推翻地上。有些人借故喧 正文
嘩鬧事，令嘈雜之聲充斥整個會場。此外，有些 • 鋪陳致函目的及書
信內容。
人更在禁煙告示下公然抽煙，令原應書香四溢的
• 結尾另行寫上「此
會場，瀰漫一陣陣煙臭。本人環顧四周，始終看 致」作結。
不到有工作人員維持秩序，管控人羣，後來在朋
友的提點下，才發現有數名工作人員躲在小食部
收信人稱謂
內談天說地。
• 在「此致」之後另
本 人 懇 請 籌 辦當 局 檢 討 有 關 員 工的 工 作 態 行頂格書寫。
• 包括職銜、稱謂。
度，改善來屆書展的現場秩序，確保上述問題不
會再次發生。
寫信人署名
此致
• 包括職銜身分、姓
《青江日報》編輯先生 名及啟告語。
讀者
日期
林慕義 謹啟
• 可寫於署名之下或
二零二一年八月二十一日 另行頂格書寫。

3 書信的語境意識
(1) 書信格式的用語

書信的格式講究寫信人、收信人之間的身分高低和尊卑關係。寫信予不同身分或
輩分的人，稱謂、知照語、祝頌語等的用語也有所不同。

說明 用語例子
長輩  黃慧懿校長：
收信人 • 不應連名帶姓直接稱呼。  局長：
稱謂 • 如知道對方姓名，卻只稱呼職銜 ✓ 黃校長：
而不帶姓氏，則有欠禮貌。 ✓ 政制事務局局長關博士鈞鑒：

2
 說明 用語例子
平輩或晚輩  林一心
• 不應連名帶姓直接稱呼。 ✓ 林同學：
• 寫信給平輩或晚輩，可只稱其 ✓ 一心同學：
名，以示親切。 ✓ 一心：
• 寫於收信人稱謂之後。
• 知照語須因應收信人的輩分、身 長輩：尊鑒／懿鑒（女性）
分而有所不同。（見右欄） 平輩：台鑒／大鑒
知照語
• 用於比較鄭重、正式的書信，否 師長：道鑒
（可省略）
則可省略。 文化界：雅鑒／道鑒
• 標準（後稱式）信函不必加知照 軍政界：鈞鑒
語。
• 只用於標準（後稱式）信函。 上行書信：敬啟者／敬肅者
啟首語 • 上行、平行及下行書信的啟首 平行書信：敬啟者／逕啟者
語，均有所不同。（見右欄） 下行書信：逕啟者
• 寫在正文結尾。
• 收結語須因應收信人的輩分而有 長輩：耑此／耑此奉覆（覆函）
收結語
所不同。（見右欄） ／肅此
（可省略）
• 用於比較鄭重、正式的書信，否 平輩：耑此
則可省略。
• 祝頌語須因應收信人的輩分、身
分或寫信的時令，而有所不同。
長輩：恭請崇安／敬頌安祺
（見右欄）
平輩：即請台安／順頌台祺／順
• 長輩宜用「恭」、「敬」，平輩可用
祝安康
「即」、「順」。
師長：敬請教安
祝頌語 • 一般而言，前面的動詞如用
文化或宗教界：敬候道安
「請」、「祝」或「候」，後面則配
軍政界：恭請鈞安
「安」；前面的動詞用「頌」，後
編輯：敬候編安
面則配「祺」。
時令：順頌時祺／敬請夏安
• 標準（後稱式）信函不必加祝頌
語。
• 寫於署名之後。
• 啟告語須因應收信人的輩分、身 長輩：敬上／敬覆（覆函）
啟告語
分而有所不同。（見右欄） 平輩：敬上／啟／謹啟／謹覆
（可省略）
• 用於比較鄭重、正式的書信，否 （覆函）
則可省略。

3
(2) 正文措辭

書信的行文往往講求得體有禮，除非是相熟親友之間的私函，否則無論公函或私
函，措辭仍須保持禮貌，展現尊敬及謙虛之意。下表列出在不同情況下，信中應運用
那些措辭用語。

使用情況 實用措辭及例子
‧‧
• 本會承蒙 貴報邀約，在「北區家書」專欄中發表公開
‧‧‧‧
受對方邀請、重視或幫助 信，實在深感榮幸。
‧‧ ‧‧‧‧
• 就本校開放日入場安排一事，承蒙 黃同學來函指教 ，
本會將吸取經驗，增加人手維持現場秩序。
‧‧
請求對方支持、幫助或採 • 祈請各位同學踴躍參與本會之活動。
納意見 ‧‧ ‧‧‧‧
• 敬請考慮上述意見，如有不足，亦請不吝指正。
‧‧ ‧‧‧‧
• 以上請求，如蒙允諾，不勝感幸。
請求對方答應我方請求 ‧‧‧‧ ‧‧
• 倘蒙俯允，無任感荷。
‧‧
• 敬希惠覆。
請求對方回覆 ‧‧
• 敬候賜覆。
‧‧
• 八月六日之來函收悉，特此回覆如下。
收到及回覆對方來函 ‧‧
• 剛拜讀 老師的來函，就《學生校》報道內容失實一
‧‧
事，奉覆如下。
‧‧
• 適逢校方徵集同學意見，本人便藉此機會，具函 一抒
‧‧ ‧‧‧‧
愚見，望能為校園的建設發展略盡綿力。
提出意見時的自謙之詞 ‧‧ ‧‧
• 以上提出幾點淺見，還望老師指教，以匡不逮。
‧‧‧‧
• 以上建議倘有未周之處，祈請不吝指正。

在書信中表現謙虛之意，有時也須考慮身分及語境，否則便會顯得過分謙卑，欠
缺自信。例如以學生會主席的身分，致函向同學說明對學生會未來的計畫，就不應一
直稱自己的看法為「愚見」、「淺見」，又或請同學「賜教」，因為這樣會令同學感
到，學生會主席對未來的計畫缺乏信心。

另外，如果以學會主席的身分撰寫信函，自稱籌辦活動是為同學「略盡綿力」，
不但無法予人謙虛之感，反而顯得對學會的工作欠缺承擔，因為學會主席的職責是盡
力為同學服務，不應只是「略盡綿力」。

4
4 書信的常見錯誤

錯誤 例子

 致：黃老師，
在收信人稱謂前加上「給」或
 致吳同學：
「致」。
 給林校長：

上款最後用逗號等標點符號，
 林校長，
而不是用冒號。

連名帶姓地稱呼長輩。  林毅國校長：
上款
以學生的身分寫信給其他同學
時，稱呼對方為「學生」。（學
 各位學生：（應為「各位同學」。）
生之間，應彼此稱呼為「同
學」。）

使用不符合收信人身分的知照  林校長鈞鑒：
語。  各位同學尊鑒：

使用不符合收信人身分的祝頌
祝頌語  祝同學「鈞安」或「教安」。
語。
‧‧ ‧‧‧‧
 期望上述的各項愚見 ，能讓各位同
‧‧‧‧‧
學有所啟發。
誤用謙詞，反而產生貶低對方 ‧‧‧ ‧‧
 感謝李同學 來函抒述淺見 ，本人自
的效果。
當銘記於心。
‧‧
 能向你們指教，乃本人之榮幸。

正文  以上愚見，恐怕有不少不足之處，
在平行書信中，行文過度謙
還望各位同學多多包涵，不吝賜
虛，顯得欠缺自信。
教。
‧ ‧ ‧‧‧‧
 上述建議倘蒙採納，定 必 令貴公司
語氣過於自大或過於貶低對 ‧‧‧‧‧‧‧
的業務蒸蒸日上。
方。 ‧‧‧‧
 懇請各位同學痛改前非。

結尾加上祝頌語。 ／
標準（後稱
「此致」之後忘記寫上收信人
式）信函 ／
的稱謂。

5
錯誤偵辦廳
香城戲劇協會正籌辦香城粵語戲劇藝術節。杏壇中學劇社主席何一心撰寫以下自薦信，
請求香城戲劇協會允許該校劇社參與藝術節的演出。試從自薦信中找出有何錯誤，並把適當
答案填寫在右欄的橫線上。

香城戲劇協會主席楊慕華先生鈞鑒： 1 試改正上款的錯誤。
本人是杏壇中學劇社主席何一心。素聞貴會主辦 _______________________________
的香城粵語戲劇藝術節，乃戲劇界的年度盛事，也是 _______________________________
本地優秀劇團的交流良機。日前得悉貴會擬甄選本地
兩所中學的劇社，參與今屆藝術節的演出。本人認為 2 引錄正文中語氣不當的句子。
如無本校劇社之參與，實乃藝術節之損失，故特此來 _______________________________
函自薦，期望貴會考慮讓本會參與藝術節之演出。
_______________________________
本會共有三十八名會員，人手充足，足以應付話
_______________________________
劇的籌備和表演工作。此外，本會十分重視會員的培
訓，曾舉辦「話劇編導工作坊」、「演技入門班」，以及 _______________________________
有關幕後籌備工作的講座，邀請話劇界的導演、監製 _______________________________
和演員向社員分享心得，全面培訓社員應付編劇、導
_______________________________
演、演出、製作道具和設計舞台等工作。這不僅令我
們對演出和處理統籌工作更有把握，也能提升本會的 3 試改正正文收結處的錯誤。
演出水平。加上本會近年參加學界的話劇比賽時，均
_______________________________
能榮獲獎項，可見本會的演出已得到外界肯定。
_______________________________
懇請貴會惠賜演出機會，如能獲選，香城粵語戲
劇藝術節自會生色不少，令觀眾大飽耳目之娛。敬候 4 試指出祝頌語有何錯誤。
賜覆。
_______________________________
此致，敬請
_______________________________
鈞安
何一心敬上 5 試指出下款有何錯誤。
二零二一年六月八日 _______________________________
_______________________________