‫اجلمهورية اجلزائرية الدميقراط ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــية الشعبية‬

‫وزارة التعليم العايل والتكوين املهين‬

‫معهد الوطين املتخصص يف التكوين املهين‬
‫الشهيد دمحان بلقاسـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـم – آفلو –‬
‫ختصص‪ :‬توثيق وأرشيف‬

‫المادة‪ :‬ماهية التسيير االلكتروني‬

‫الموضوع‪:‬‬

‫الفوج‪:‬‬ ‫من إعداد الطلبة‪:‬‬

‫‪ -‬ناجي مصطفى‬
‫رقم ‪01‬‬
‫‪ -‬سعدي مختار‬
‫‪ -‬لطرش يوسف‬
‫‪ -‬بوسجرة أسامة ياسين‬

‫أستاذ المادة‪:‬‬

‫الموسم الدراسي‪2022-2021 :‬‬

 ‫خطة البحث‬
‫▪ مقدمة‬

‫المبحث األول‪ :‬ماهية التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫المطلب األول‪ :‬مفهوم التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫المطلب الثاني‪ :‬لمحة تاريخية للتسيير االلكتروني للوثائق‬

‫المطلب الثالث‪ :‬عوامل نجاح نظام التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫المبحث الثاني‪ :‬أهداف ومزايا وهيكلة نظام التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫المطلب األول‪ :‬أهداف ومزايا التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫المطلب الثاني‪ :‬دوافع التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫المطلب الثالث‪ :‬الهيكلة العامة لنظام التسيير اإللكتروني الوثائق‬

‫▪ خالصة‬

‫▪ قائمة المصادر والمراجع‬

 ‫مقدمة‬

‫لم تعد المكتبات ومراكز المعلومات قاعات ورفوفا ترتب عليها الكتب والوثائق‪ ،‬بل أصبحت‬
‫فضاء واسعا ال تحده الجدران‪ ،‬ولم يعد البحث عن المراجع يقتصر على مراجعة قصاصات من‬
‫الورق تسمى الفهارس‪ ،‬بل مداخل البحث اآللي باستخدام الحاسوب بالضغط على أقفال فتصطف‬
‫قائمة المراجع على شاشة متابعة مرتبة أبجديا‪ ،‬ولم يعد القائم على المكتبة والوثائقي مجرد مكتبي‬
‫ينظم الكتب والوثائق على الرفوف‪ ،‬ويقدمها للباحث أو القارئ حين يطلبها بل هو وثائقي متعدد‬
‫االختصاصات خاصة المشرف على المكتبة المدرسية الذي ينبغي أن يكون ملما بمبادئ كل‬
‫المواد الدراسية‪ ،‬مطلعا على برامجها الرسمية‪ ،‬عارفا بأساليب تدريسها وطرائق تعّلمها وتعليمها‪.‬‬

‫ونتيجة لهذه الثورة‪ ،‬فإن تسيير الكم الهائل من المعلومات والوثائق قد تطلب بدون شك تغيي ار‬
‫جذريا‪ ،‬وظهر ما يسمى بـ "التسيير االلكتروني للوثائق"‪.‬‬

‫ومن خالل كل هذا تمحورت لدينا إشكالية رئيسية حول موضوع بحثنا والتي كانت‪:‬‬

‫ما هو مفهوم التسيير االلكتروني للوثائق؟ وماهي أهدافه؟ وماهي مكوناته وماهي‬ ‫•‬

‫عوامل نجاح هذا النظام؟‬

‫أ‬
 ‫ماهية التسيير االلكتروني للوثائق‬ ‫المبحث األول‪:‬‬

‫المطلب األول‪ :‬مفهوم التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫هو الطريقة اآل لية للتسيير والترتيب والتخزين واألرشفة والبحث في مجال الوثائق‪.‬‬
‫كما يعرف التسيير االلكتروني للوثائق بأنه تغطية مجموع التقنيات التي تسمح بتسيير تدفق‬
‫الوثائق بالمؤسسة هذه التقنيات لها مهام اقتناء أو رقمنه الوثائق وتحويلها إلى شكل ال مادي‬
‫ألغراض تنظيم وتسيير وتكشيف وتخزين والبحث من اجل االسترجاع ومطالعة ومعالجة وبث‬
‫الملفات الرقمية أيا كانت طبيعتها‪.1‬‬

‫كما هو مجموع التقنيات التي تسمح وتتيح الوصول بكل سرعة وبأقل تكلفة ممكنة‬
‫للمعلومات والوثائق التي تسيرها المؤسسة أو تلك التي ترد إليها سواء كانت مؤسسة أو إدارة‬
‫فالتسيير االلكتروني للوثائق مطلوب والبد منه حيثما وجدت تضخم في الوثائق مثل‪ :‬الوثائق‬
‫‪2‬‬
‫التقنية‪ ،‬ملفات التامين‪.‬‬

‫كما هو نظام آلي ‪ informatise‬لتسيير الوثائق وتصنيفها والبحث عنها‪ .‬مثل‪ :‬تحويل‬
‫الوثائق الورقية إلى رقمية أو تسيير حياة الوثائق وتدفقها‪.‬‬

‫إذا التسيير اإللكتروني للوثائق هو مجموعة من األدوات والتقنيات التي بواسطتها يمكن‬
‫ترتيب‪ ،‬تسيير‪ ،‬وحفظ الوثائق‪ ،‬واسترجاعها من خالل جملة من تطبيقات اإلعالم اآللي في‬
‫إطار النشاط العادي للمؤسسة‪ ،‬ونتيجة لهذا يمكن لموظف األرشيف مثال أن يصل إلى قيود‬
‫الوثائق في وقت قياسي قد يقدر بالثواني‪.‬‬

‫‪ -‬بن السبتي عبد المالك‪ .‬التسيير اإللكتروني للوثائق‪ ،‬مجلة المكتبات والمعلومات‪ ،‬مج‪ .2‬ع‪ ،2005 ،1‬ص‪.09‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪ -‬مرجع نفسه‪ ،‬ص ‪.09‬‬ ‫‪2‬‬

‫‪4‬‬
 ‫ماهية التسيير االلكتروني للوثائق‬ ‫المبحث األول‪:‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬لمحة تاريخية عن التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫هناك ارتباط بين مصطلح األرشفة اإللكترونية والتسيير اإللكتروني للوثائق حيث بدأت تقنية‬
‫األرشفة اإللكترونية" في حفظ األرشيف الوسيط والنهائي في المؤسسات العسكرية ثم تحولت‬
‫التسمية في منتصف الثمانينات من القرن العشرين إلى التسيير االلكتروني للوثائق وكانت الغاية‬
‫منها هي المعالجة اإللكترونية لألرشيف الجاري والوسيط والنهائي‪ ،‬واعتمدت التقنية على نظام‬
‫مستخدم وعميل ‪ Client/Server‬عبر نظام استغالل اينيكس ‪ UNIX‬ونظام تسيير لقاعدة‬
‫بيانات ترابطية أو تقنية باستخدام برمجية أوراكل" ‪ "Oracle‬وشبكة محلية‪.‬‬

‫وفي سنة ‪ 1994‬اجتمع متخصصين فرنسيين في اجتماع لهم بمنظمة ‪ Aproged‬وهي‬

‫منظمة تأسست في جانفي ‪ 1994‬مهمتها تنظيم وتطوير ميدان عمل التسيير اإللكتروني‬
‫للوثائق والمعلومات في فرنسا" واتفقت على استخدام المختصر ‪ GEIDE‬للداللة على مفهوم‬
‫التسيير االلكتروني للمعلومات والوثائق الموجودة بدال من مصطلح ‪ GED‬الذي انحصر فقط‬
‫على مجال الوثائق ومنه توسيع المفهوم ليشمل جميع أنواع المعلومات بما فيها البيانات ذات‬
‫المصدر اإللكتروني‪.1‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬عوامل نجاح النظام‬

‫الحاجة الفعلية للنظام‪ :‬تبرر الحاجة إلى نظام التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات بوجود‬
‫رصيد وثائقي ذو أهمية علمية واستعمالية بالمؤسسة‪ ،‬مع وجود استم اررية إلنتاج هذا الرصيد‬
‫على المستوى‪ ،‬أو مصادر أخرى‪ ،‬كما تبرر هذه الحاجة بوجود طلب على هذه الوثائق بشكل‬

‫‪ -‬علوش ليندة‪ ،‬عجال نورة‪ ،‬آليات تسيير اال لكتروني للوثائق األرشيفية‪ :‬دراسة ميدانية بمصلحة األرشيف لوالية مستغانم – أنموذجا‬ ‫‪1‬‬

‫‪ ،‬مذكرة لنيل شهادة ماستر في علم المكتبات‪ ،‬تخصص نظم المعلومات التكنولوجية الحديثة والتوثيق‪ ،‬جامعة عبد الحميد بن باديس‪،‬‬
‫مستغانم‪ ،2018 -2017 ،‬ص ‪.79‬‬

‫‪5‬‬
 ‫ماهية التسيير االلكتروني للوثائق‬ ‫المبحث األول‪:‬‬

‫دائم ومستمر‪ ،‬إلى جانب عدم مقدرة النظام التقليدي في تلبية احتياجات المستفيدين بالكيفية‬
‫المطلوبة‪ ،‬إذ ال تدعو الحاجة إلى تبني نظام التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات إذا كان‬
‫النظام اليدوي قاد ار على تأمين هذه االحتياجات في الوقت المطلوب‪ ،‬وبالكيفية الالزمة‪.‬‬

‫توفر اإلرادة لدى المسؤولين والعاملين إلدخال النظام يتحقق هذا بوجود قناعة لدى‬
‫المسؤولين بأهمية الوثائق واألرصدة الوثائقية‪ ،‬واطالعهم الكامل عن النظام‪ ،‬وأهميته في توفير‬
‫العديد من الخدمات على مستوى المؤسسة‪ ،‬وكذا دوره في توفير الحماية للوثائق والمعلومات‪.‬‬

‫تنظيم الوثائق ومعالجتها بالطرق التقليدية‪ :‬وذلك بتطبيق القواعد الدولية في معالجة الوثائق‬
‫وحفظها‪ ،‬مما يسهل مستقبال عملية إدخال نظام التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات‪ ،‬إذ ال‬
‫تنتظر من هذا النظام تعويض النقائص المسجلة في المصالح بالمؤسسات التوثيقية‪.‬‬

‫توفر اإلمكانيات المادية‪ :‬نظ ار لما يتطلبه النظام من تجهيزات‪ ،‬وبرمجيات وأدوات ووسائل‬
‫االتصال‪ ،‬وموظفين‪ ،‬ومصاريف مستمرة لتسييره‪ ،‬فمن الضروري أن تخصص له االعتمادات‬
‫‪1‬‬
‫المالية الكافية‪.‬‬

‫توفر اإلطارات الكفأة‪ :‬تحتاج عملية إدخال نظام التسيير اإللكتروني الوثائق والمعلومات إلى‬
‫توفر مختصين في اإلعالم اآللي من جهة‪ ،‬ووجود مختصين‬

‫في علوم المعلومات والتوثيق‪ ،‬بحيث يعمل الفريقين معا لتصميم النظام‪ ،‬وتر کيبه‪،‬‬
‫وتحرييه‪ ،‬إلى غاية التأكد من صالحيته الكاملة في التطبيق الميداني‪.‬‬

‫التوفيق في اختيار البرمجيات والتجهيزات‪ :‬يتوقف نجاح النظام على قدرة مسؤولي المؤسسة‬
‫وخبرائها في انتقاء التجهيزات والبرمجيات الجيدة‪ ،‬فال يقبل أن تغتر باألسعار الرخيصة في‬

‫‪ -‬بن السبتي عبد المالك‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.10‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪6‬‬
 ‫ماهية التسيير االلكتروني للوثائق‬ ‫المبحث األول‪:‬‬

‫سبيل اقتناء تجهيزات وبرمجيات ال تحقق الحلول المنتظرة منها‪ ،‬أو أن تشغل هذه التجهيزات‬
‫والبرمجيات لمدة معينة ثم تبدأ عيوبا في الظهور من حين آلخر‪ ،‬أو قد تغطي عدد من‬
‫التطبيقات دون أخرى‪.‬‬

‫تحقيق المردودية المطلوبة من النظام‪ :‬يجب على نظام التسيير اإللكتروني الوثائق‬
‫والمعلومات المعتمد أن يستجيب لتطلعات المؤسسية‪ ،‬بما يحقق جميع الخدمات المنتظرة منه‪،‬‬
‫سواء ما يتعلق بالتحكم الجيد في حفظ المعلومات والوثائق‪ ،‬أو توفير السهولة الكاملة في‬
‫ا سترجاعها وتوزيعها إلى المستفيدين‪ ،‬أو القدرة على تغطية عدد معين من الطلبات في وقت‬
‫‪1‬‬
‫واحد‪.‬‬

‫المتابعة المستمرة للنظام عند تشغيله ووضع آليات لتطويره‪ :‬يستدعي وجود نظام التسيير‬
‫اإللكتروني للوثائق والمعلومات إنشاء مصلحة متخصصة بالمؤسسة التوثيقية‪ ،‬وظيفتها‬
‫األساسية هي المتابعة المستمرة للنظام‪ ،‬وتسجيل جميع المالحظات المتعلقة بتشغيله‪ ،‬واقتراح‬
‫بعض الحلول التي من خاللها يمكن معالجة الصعوبات التي تواجه المستفيدين من النظام عند‬
‫التعامل معه‪ ،‬وقد يكون هذا اإلجراء أساس تطوير النظام‪.‬‬

‫‪ -‬بن السبتي عبد المالك‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.11‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪7‬‬
 ‫أهداف ومزايا وهيكلة التسيير االلكتروني للوثائق‬ ‫المبحث الثاني‪:‬‬

‫المطلب األول‪ :‬أهداف ومزايا التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫‪ -1‬أهداف التسيير اإللكتروني‪:‬‬

‫لبناء مشروع تسيير إلكتروني للوثائق البد من وضع أهداف تتماشى مع المتطلبات‬
‫‪1‬‬
‫واإلمكانيات المتاحة ومن بين هذه األهداف نذكر ما يلي‪:‬‬

‫‪ -‬أهداف متعلقة بالتخزين‪:‬‬

‫من خالل تقليص المساحات التخزينية واختزال حجم العمليات وكثافتها وضمان سالمة النسخ‬
‫األصلية وتقليص األخطار (سرقة حريق‪ ،‬ضياع)‪.‬‬

‫‪ -‬أهداف متعلقة بالبحث‪:‬‬

‫يمكن بث الوثائق والمعلومات داخل المؤسسة وبين مختلف المصالح من خالل الشبكة‬
‫المحلية (اإلنترانت) وتوظيف كثير من الخدمات ووسائل الشبكة العنكبوتية (االنترنت) باإلضافة‬
‫إلى أمن وتحسين إتاحة المعلومات والالمركزية المعالجة‪.‬‬

‫‪ -‬أهداف متعلقة بالتسيير‪:‬‬

‫من خالل التحكم األمثل في طرق التسيير وتنوع أدوات المخرجات‪ ،‬تحقيق عنصر األمن في‬
‫سياق نقل الوثائق من أماكن متعددة سواء من القرصنة أو في حال إرسالها أو استقبالها‪ ،‬تقليص‬
‫آجال البحث وعملية اإلطالع والحفظ والوصول إلى المعلومات عبر معايير بحث متعددة‪.‬‬

‫‪ -‬غرارمي وهيبة‪ ،‬تكنولوجيا المعلومات في المكتبات‪ ،‬الجزائر‪ :‬ديوان المطبوعات الجامعية‪, 2012 ،‬ص ص)‪. (240 - 241‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪8‬‬
 ‫أهداف ومزايا وهيكلة التسيير االلكتروني للوثائق‬ ‫المبحث الثاني‪:‬‬

‫‪ -‬أهداف متعلقة باالتصال والتعاون‪:‬‬

‫من خالل تشجيع العمل الجماعي تقاسم المعلومة إذا يمكن فحصها من قبل عدد كبير من‬
‫المستخدمين في وقت واحد‪ ،‬تيسير سبل التعاون واالتصال ألغراض التبادل‪.‬‬

‫‪ -2‬مزايا التسيير االلكتروني للوثائق األرشيفية‬

‫➢ التقليل من فضاءات حفظ الوثائق‪.‬‬

‫➢ الحفاظ على الوثائق األصلية (ال تستعمل الوثيقة األصلية إال عند الضرورة القصوى)‪.‬‬
‫➢ إطالع العديد من األشخاص على نفس الوثيقة وفي نفس الوقت‪.‬‬
‫➢ إتاحة الوثائق عن بعد‪.‬‬
‫➢ سهولة البحث باستخدام أدوات بحث متطورة ومفاتيح بحث متعددة‪.‬‬
‫➢ تخزين وثائق متعددة ومشتركة بين مختلف الوحدات اإلدارية وسيط واحد‪.‬‬
‫➢ إعطاء صورة حسنة عن اإلدارة االستعمالها للتكنولوجيات الحديثة وتسهيل الخدمات‬
‫للمواطن‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫➢ تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة للوثائق العادية‪.‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬دوافع التسيير االلكتروني للوثائق‬

‫إن إنشاء نظام التسيير اإللكتروني للوثائق بالمكتبات والمؤسسات التوثيقية لم ياتي من العدم‬
‫بل يوجد من وراء ذلك دوافع وأسباب أهمها‪:‬‬

‫▪ االنفجار المعلوماتي وما صاحبه من تزايد الوثائق مما أدى إلى صعوبة التحكم بها‪.‬‬
‫▪ المشاكل التي تعاني منها أساليب الحفظ التقليدية‪.‬‬

‫‪ -‬غزال عادل‪ ،‬التسيير اإللكتروني للوثائق‪ ،‬الجزائر‪ :‬دار األلمعية للنشر والتوزيع ‪ ،2012‬ص ‪.42‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪9‬‬
 ‫أهداف ومزايا وهيكلة التسيير االلكتروني للوثائق‬ ‫المبحث الثاني‪:‬‬

‫▪ التغيير والتنوع في الخدمات المقدمة للمستفيد‪.‬‬

‫▪ توفير الوثائق اإللكترونية للمستفيد وبأكثر من نسخة‪.‬‬
‫▪ العمل على تطوير األداء في الخدمات المرجعية وكذا العمليات الفنية وبالتالي زيادة‬
‫فعاليتها‪.‬‬
‫▪ التغلب على العائق الجغرافي من حيث حصول المستفيد على المعلومة‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫▪ تنوع وزيادة أوعية المعلومات وبشكلها الرقمي‪.‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬الهيكلة العامة لنظام التسيير اإللكتروني الوثائق‬

‫ال يمكن الحديث عن نظام التسيير اإللكتروني للوثائق دون أن نتعرض إلى هيكلة النظام‬
‫العامة التي يجب أن تتوفر‪ ،‬والتي ينشأ فيها النظام‪ ،‬وهذه الهيكلة تتمثل في العناصر التالية‪:‬‬

‫➢ شبكة إعالم آلي وأدوات اتصال‪ ،‬وتحويل الملفات والمراسالت المحلية‪ ،‬وهناك شبكات‬
‫خارجية لها العديد من التطبيقات مثل المراسالت العمومية والولوج إلى قواعد‬
‫المعلومات الخارجية وغيرها‪.‬‬
‫➢ تشکيالت من التجهيزات والبرمجيات المسماة بالموزعات‪ ،‬ويتمثل هدفها في تقديم‬
‫خدمات للمستفيدين‪ ،‬كخدمات الطباعة‪ ،‬وحفظ المعلومات‪ ،‬ومعالجة النصوص‪،‬‬
‫وتطبيقات اإلعالم اآللي‪ ،‬وقواعد المعطيات‪.‬‬
‫➢ مناصب عمل عامة أو متخصصة مجهزة بمختلف األدوات التي تمكن الموظف أو‬
‫المستفيد من محاورة النظام‪.‬‬

‫‪ -‬غزال عادل‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص‪.40 .‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪10‬‬
 ‫خالصة‬

‫وفي ختام بحثنا هذا خلصنا إلى أن نظام التسيير اإللكتروني للوثائق الجيد الذي يتيح‬
‫الفرصة للمستفيد من النظام بالوصول إلى المعلومات التي يريدها بالدقة المطلوبة وفي وقت‬
‫قياسي مع الحفاظ على جميع المواصفات الخاصة بالوثائق والمعلومات ولهذا فإن نظام‬
‫التسيير اإللكتروني أصبح أكثر من الضرورة داخل مراكز األرشيف إذ لم نقل واجب‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫قائمة مصادر والمراجع‬

‫‪ .1‬بن السبتي عبد المالك‪ .‬التسيير اإللكتروني للوثائق‪ ،‬مجلة المكتبات والمعلومات‪ ،‬مج‪.2‬‬
‫ع‪.2005 ،1‬‬
‫‪ .2‬علوش ليندة‪ ،‬عجال نورة‪ ،‬آليات تسيير ال لكتروني للوثائق األرشيفية‪ :‬دراسة ميدانية‬
‫بمصلحة األرشيف لولية مستغانم – أنموذجا‪ ،‬مذكرة لنيل شهادة ماستر في علم‬
‫المكتبات‪ ،‬تخصص نظم المعلومات التكنولوجية الحديثة والتوثيق‪ ،‬جامعة عبد الحميد بن‬
‫باديس‪ ،‬مستغانم‪.2018 -2017 ،‬‬
‫‪ .3‬غرارمي وهيبة‪ ،‬تكنولوجيا المعلومات في المكتبات‪ ،‬الجزائر‪ :‬ديوان المطبوعات الجامعية‪،‬‬
‫‪.2012‬‬
‫‪ .4‬غزال عادل‪ ،‬التسيير اإللكتروني للوثائق‪ ،‬الجزائر‪ :‬دار األلمعية للنشر والتوزيع ‪.2012‬‬