‫‪2023‬‬ ‫‪Gestion électronique des documents‬‬ ‫التسيير الكتروني للوثائق‬

‫مقال التسيير الكتروني للوثائق‬

‫‪Gestion électronique des documents‬‬

‫جامعة التكوين المتواصل ‪ -‬مركز تبسة ‪ -‬كلية العلوم اإلنسانية واالجتماعية‬

‫ميدان علوم اإلعالم واالتصال ‪ -‬قسم ‪ :‬العلوم اإلنسانية‬

‫المقياس‪ :‬مدخل الى علم المكتبات‬ ‫السنة ‪ :‬أولى ليسانس‬

‫المحور السابع‬ ‫الفوج ‪08:‬‬ ‫اعداد الطالبة ‪ :‬بلغيث أسماء‬

‫الملخص ‪:‬‬

‫تعد الرقمنة والتسيير االلكتروني للوثائق من أهم التطورات التكنولوجية التي تساهم في تحسين كفاءة إدارة‬
‫الوثائق وضمان سالمة وحفظ المعلومات التي تحتوي عليها‪ .‬وتُستخدم هذه التقنيات في العديد من المجاالت‪ ،‬بما‬
‫في ذلك الحكومة اإللكترونية‪ ،‬واألعمال التجارية‪ ،‬والصحة والتعليم‪.‬‬

‫الكلمات المفتاحية ‪ :‬التسيير االلكتروني للوثائق ‪ ،‬الرقمنة‬

‫‪Abstract: Digitization and electronic document management are among the most‬‬
‫‪important technological developments that contribute to improving the efficiency of‬‬
‫‪document management and ensuring the integrity and preservation of the information‬‬
‫‪contained therein. These techniques are used in many areas, including e-government,‬‬
‫‪business, health and education‬‬

‫‪. Keywords: Electronic document management, digitization‬‬

‫المقدمة‬

‫لم تعد المكتبات و مراكز المعلومات قاعات ورفوفا ترتب عليها الكتب و الوثائق‪ ،‬بل أصبحت فضاء واسعا‬
‫ال تحده الجدران‪ .‬ولم يعد البحث عن المراجع يقتصر على مراجعة قصاصات من الورق تسمى الفهارس‪ ،‬بل‬
‫مداخل البحث اآللي باستخدام الحاسوب بالضغط على أقفال فتصطف قائمة المراجع على شاشة متابعة مرتبة‬
‫أبجديا‪ .‬ولم يعد القائم على المكتبة و الوثائقي مجرد مكتبي ينظم الكتب و الوثائق على الرفوف‪ ،‬ويقدمها للباحث‬
‫أو القا رئ حين يطلبها بل‪ ،‬هو وثائقي متعدد االختصاصات خاصة المشرف على المكتبة المدرسية الذي ينبغي‬
‫أن يكون ملما بمبادئ كل المواد الدراسية‪ ،‬مطلعا على برامجها الرسمية‪ ،‬عارفا بأساليب تدريسها وطرائق تعلّمها‬
‫وتعليمها ‪.‬‬

‫هذا التطور في عالم المكتبات بفضل الثورة التي أحدثتها التكنولوجيا الرقمية في مجال المعلومات فألغت الجدران‬
‫واألسقف واختصرت المسافات وحولت العالم بقاراته الشاسعة إلى قرية صغيرة يمكن لإلنسان أن يصل إلى‬
‫أطرافها في ثواني معدودات‪.‬‬

‫‪1‬‬ ‫مقال علمي‬

‫‪2023‬‬ ‫‪Gestion électronique des documents‬‬ ‫التسيير الكتروني للوثائق‬

‫ونتيجة لهذه الثورة‪ ،‬فإن تسيير الكم الهائل من المعلومات والوثائق قد تطلب بدون شك تغييرا جذريا‪ ،‬وظهر ما‬
‫يسمى بـ “التسيير االلكتروني للوثائق” المعروفة باللغة األجنبية بـ “ ‪Gestion Electronique des‬‬
‫‪” Documents‬‬

‫و الهدف من هذا المقال هو التعرف على هذه التقنية‪ .‬وقد تناولنا فيه مفهوم الرقمنة و التسيير االلكتروني للوثائق‪،‬‬
‫أما الثالث‪ :‬سلسلة و أصناف و سلسلة التسيير االلكتروني و مراحل انجازه‪ .‬و أخيرا الرابع‪ :‬اثر التسيير‬
‫االلكتروني‬

‫‪ -1‬مفهوم الرقمنة ‪ :‬الرقمنة هي عملية يتم خاللها تحويل الوثيقة من شكلها التقليدي الذي هو عبارة عن ورق‬
‫مكتوب أو مرسوم‪ ،‬أو مصغر فيلمي إلى ملف صورة مرقمنة يمكن قراءتها بواسطة الكمبيوتر‪ ،‬وتتكون هذه‬
‫الصورة المرقمنة من وحدات أو نقاط تسمى البيكسل ‪ ،Pixels‬يُحدد عددها في البوصة المربعة دقة وتصميم‬
‫الصورة ‪ Resolution‬من حيث الوضوح‪ ،‬أما عددها اإلجمالي فيشكل ما يعرف بحجم أو وزن الصورة وهو‬
‫العدد الذي يلزم لتحويل الصورة إلى شكل رقمي‪ ،‬ويتم تخزين الصور المرقمنة بعد ذلك على وسائط متعددة‬
‫أكثرها شيوعا الوسائط الممغنطة [مثل األشرطة واألقراص الممغنطة أو الوسائط الضوئية‪ .‬يمكن أن تتعلق‬
‫مشاريع الرقمنة بأنماط عديدة من الوثائق األرشيفية كالوثائق النصية المصورة‪ ،‬التسجيالت الصوتية أو‬
‫المرئية أو أدوات البحث في األرشيف‬
‫‪ -2‬التسيير اإللكتروني للوثائق‪ :‬أو التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق هو مجموعة من األدوات والتقنيات‬
‫التي بواسطتها يمكن ترتيب‪ ،‬تسيير‪ ،‬وحفظ الوثائق‪ ،‬واسترجاعها من خالل جملة من تطبيقات اإلعالم اآللي‬
‫في إطار النشاط العادي للمؤسسة‪ ،‬ونتيجة لهذا يمكن لموظف األرشيف مثال أن يصل إلى قيود الوثائق في‬
‫وقت قياسي قد يقدر بالثوان‪ .‬بمعنى أن التسيير اإللكتروني للوثائق سيمكن الموظف من استرجاع الوثائق التي‬
‫يحتاج إليها عند أدائه لعمله دون مغادرة موقع عمله‬

‫إذا طبقنا هذا المثال البسيط والواقعي على مختلف الحاالت المماثلة التي نجدها في المؤسسة‪ ،‬سواء في معالجة‬
‫المواد المتنوعة‪ ،‬أو تسيير ملفات المستفيدين‪ ،‬وملفات الموظفين وغيرها‪ ،‬تالحظ بشكل جلي ربح الوقت الذي‬
‫توفره هذه التقنية‪ .‬يمكن أن يتعدى التسيير اإللكتروني ذلك إلى تسيير حجم ضخم من المعلومات‪ ،‬وإيجاد نظام‬
‫آلي لتوزيع الوثائق‪ ،‬وبناء قواعد المعلومات‪ ...‬الخ‪ .‬تظهر هذه العمليات في شكل تطبيقات لها طابع ترتيب‬
‫إداري‪ ،‬أو األرشفة اإللكترونية التي تحقق بفضل التسيير اإللكتروني للوثائق الرفع من إنتاجية ومردودية‬
‫المؤسسات‪.‬‬

‫توجد بعض الحاالت التي تكون فيها تطبيقات التسيير اإللكتروني للوثائق ضمنية مثل الفهارس اإللكترونية‪،‬‬
‫والوسائط اإللكترونية‪ ،‬والشبكات المحلية أو العالمية كاإلنترنت مثال هناك حاالت أخرى يكون فيها اللجوء إلى‬
‫التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق لتطبيقه في مجال األرشيف‪ ،‬واألرشفة اإللكترونية‬

‫‪ -3‬التسيير اإللكتروني للوثائق ( الملفات) في اإلدارة المحلية‬

‫‪ -1-3‬مفهوم التسيير اإللكتروني للملفات ‪GED‬‬

‫أصبح التسيير اإللكتروني للوثائق أو الملفات المصطلح البديل لألرشيف أو األرشفة‪ ،‬وهذا منذ الثمانينات وتوسع‬
‫ليشمل تسيير كل أنواع الوثائق ليصبح هو التسيير االلكتروني للمعلومة والوثائق ‪GEIDE (Gestion‬‬
‫‪électronique de l'information et des documents‬‬

‫‪2‬‬ ‫مقال علمي‬

‫‪2023‬‬ ‫‪Gestion électronique des documents‬‬ ‫التسيير الكتروني للوثائق‬

‫(‪ ،existants‬وهو بشكل نظام مهمته تسيير تخزين أرشفة‪ ،‬واسترجاع معلومات ووثائق منظمة معينة‪.‬‬

‫وأصبحت األرشفة جزء من التسيير االلكتروني‪ .‬ليصبح الضمانة للتسيير الجيد داخل أي تنظيم‪ .‬واألرشفة‬
‫اإللكترونية أو الحفظ اإللكتروني أساسي في نظام التسيير اإللكتروني للوثائق‪ ،‬فالتسيير اإللكتروني للوثائق يجمع‬
‫بين عدة تقنيات والتي تمكننا من الوصول إلى مجموعة وكمية كبيرة من المعلومات المخزنة والمحفوظة في‬
‫أسرع وقت ممكن‪.‬‬

‫‪ -2-3‬األرشفة أو الحفظ اإللكتروني للوثائق المرقمنة‬

‫لقد ظهر هذا األسلوب في الواليات المتحدة األمريكية‪ ،‬في خمسينيات القرن الماضي وهذا إثر ضياع وثائق‬
‫إلكترونية بالغة األهمية لوزارة الدفاع والتي لم تكن تملك منها سوى نسخة إلكترونية موجودة على حاسوبها‬
‫المضيف أو الخادم وبعدما أخذت الواليات المتحدة بأسلوب الحفظ اإللكتروني أخذت به الدول األنغلوساكسونية‬
‫خاصة أستراليا‪ ،‬ثم كندا‪ ،‬ثم فرنسا في السبعينيات‪ ،‬ولقد أصبحت األرشفة اإللكترونية حاليا جزء مهما للتسيير‬
‫اإللكتروني في اإلدارات‪ ،‬حيث تسمح بالحفظ اإللكتروني على المدى الطويل‪.‬‬

‫الحفظ ويستدعي‬

‫اإللكتروني تحويل الوثائق الموجودة على حامل ورقي أو غيره عن طريق تسجيله في صورة أو صور متتالية‬
‫بواسطة قيمة رقمية مساوية في نظام الترميز وتصبح ما يسمى بالوثيقة الرقمية‪ ،‬ويتم ذلك من خالل أجهزة‬
‫السكانير أو آالت التصوير الرقمية‪ .‬ويستدعي التسيير اإللكتروني للوثائق توفير تجهيزات وبرمجيات تتمثل في‬
‫األساس في أدوات إدخال البيانات التقليدية ماسح وقارئ آلي الماسح الضوئي والكاميرا الرقمية وأدوات الخزن‬
‫(قرص) (صلب وأقراص ضوئية رقمية‪ ،‬وأدوات الطباعة وأدوات البث)‪ ،‬ونظم إدارة قواعد البيانات وقواعد‬
‫الصور وبرنامج التعرف الضوئي على الحروف‪.‬‬

‫‪ - 4‬أصناف أنظمة التسيير اإللكتروني للوثائق‬

‫يمكن توزيع هذه األصناف على خمس أصناف كبرى وهي‪:‬‬

‫‪ ‬التسيير اإللكتروني اإلداري للوثائق يشكل جزء من التطبيقات اإلجمالية للتسيير‪ ،‬ويمكن المستفيد من‬
‫الوصول السريع إلى صور عن الوثائق التي يريد الحصول عليها حيث يجنبه عناء أو جمع عدة ملفات‬
‫في مكتبه بما يجعل من الصعب استرجاع ما يحتاج إليه من وثائق التنقل في الوقت المناسب‪.‬‬

‫و للتسيير اإللكتروني للوثائق دور مهم في مختلف القطاعات والتي قد تكون موزعة على نطاق واسع‪ ،‬لهذا‬
‫يستوجب دعم النظام بوسائل وأدوات اتصال‪ ،‬والتي تمكن مختلف الوحدات من تبادل الوثائق والمعلومات عبر‬
‫الشبكة‪ ،‬أو طلب التزويد بمعلومات معينة‪ ،‬أو أخذ الرأي حول مضمون وثيقة‪ ،‬أو التصديق على وثيقة معينة‬
‫بالتوقيع اإللكتروني دون عناء‪.‬‬

‫‪ ‬التسيير االلكتروني للوثائق المكتبية ويدخل في إطار أعمال اإلدارة التقليدية والتي يسيطر عليها‬
‫أسلوب االتصال الجماعي‪ ،‬ويستخدم هذا األسلوب برمجيات تقليدية معروفة وهي ‪word....،Excel‬‬
‫وغيرها‪ ،‬والتي تستخدم في تحرير النصوص المختلفة‪ ،‬ويسمح بتبادل الوثائق والمعلومات من خالل‬
‫المراسالت اإللكترونية‪.‬‬

‫‪3‬‬ ‫مقال علمي‬

‫‪2023‬‬ ‫‪Gestion électronique des documents‬‬ ‫التسيير الكتروني للوثائق‬

‫‪ ‬التسيير اإللكتروني للوثائق األرشيفية ما يسمى باألرشفة اإللكترونية‪ ،‬ويقوم بالتخزين والتكشيف‬
‫التلقائي‪ ،‬حيث تخضع كل أنواع الوثائق المطبوعة وغير المطبوعة) إلى تطبيقات معينة باستخدام أدوات‬
‫اإلعالم اآللي‪ .‬وتحفظ نسخ الكترونية للمواد األرشيفية بما يسمح بتخزينها في موزعات النظام‪.‬‬
‫‪ ‬التسيير اإللكتروني لألرصدة الوثائقية‪ :‬حيث يعمل التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات في هذا‬
‫المجال على التسهيل في البحث الوثائقي على نطاق أوسع بالمكتبات ومراكز المعلومات ودور األرشيف‪.‬‬
‫حيث يوفر هذا النظام إمكانية الوصول إلى محتويات الوثائق (النصوص األشكال والصور ‪.).....‬‬
‫‪ ‬التسيير اإللكتروني التقني للوثائق والمعلومات ‪ :‬يسمى في بعض الحاالت بالتسيير اإللكتروني المهني‬
‫للوثائق والمعلومات ويتعلق بجميع التطبيقات الخاصة بتسيير الوثائق اإللكترونية لمهنة معينة يطيف هذا‬
‫النوع من األنظمة في المخابر الكبرى‪ ،‬ومكاتب الدراسات للتحكم في الوثائق الخاصة بها‪ ،‬وإمكانية تبادل‬
‫المعلومات والوثائق بين فروعها المختلفة‪.‬‬

‫تتميز المعلومات في نظام التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات بكونها إلكترونية‪ ،‬لذا من الضروري القيام‬
‫بعمليات إدخال هذه المعلومات إلى النظام أو اقتنائها‪ ،‬ونظرا لكون الماسح ‪ scanner‬أو جهاز الرقمنة‬
‫‪ numeriseur‬هو رمز التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات‪ ،‬الذي يقوم بتحويل الوثائق المطبوعة إلى‬
‫صورة إلكترونية يمكن تداولها بواسطة الحاسوب‪ ،‬فإنه يعتبر أداة أساسية القتناء المعلومات‪ .‬لكن ينبغي التذكير‬
‫بضرورة تسيير بقية األنواع األخرى من الوثائق بما فيها التي توجد على صورتها اإللكترونية‪ ،‬إضافة إلى‬
‫الوثائق الورقية‪ ،‬وبشكل عام فإن الوثائق األكثر تداوال هي االستنساخ عن بعد الوثائق المكتبية‪ ،‬الخرائط‪ ،‬ملفات‬
‫اإلعالم اآللي المسحالت الصوتية‪ ،‬الصور المتحركة‪ ....‬عمر عملية اقتناء المعلومات والوثائق في نظام التسيير‬
‫اإللكتروني للوثائق‬

‫والمعلومات بعدد من المراحل أهمها‪:‬‬

‫‪ ‬تحويل أو تعديل أحجام الوثائق‬

‫‪ ‬التحكم في هيكلتها ومكوناتها الخ‪.‬‬
‫‪ ‬الحصول عليها من خالل تشكيلة من أدوات الحفظ والمعالجة‬

‫يتطلب تسيير كل حجم معين من الوثائق بعض التجهيزات والبرمجيات‪ ،‬أهمها جهاز السكانير‪ ،‬بطاقة الفاكس‬
‫برنامج تحويل الملفات‪ ،‬وغيرها‪ .‬كما أن شروط االقتناء تتوقف على أنواع الوثائق‪ ،‬وحجمها وطرق تنظيمها‪.‬‬
‫وبهذا فإن مصلحة الرقمنة المشتركة توفر جملة ‪ .‬من الخدمات أهمها‪:‬‬

‫‪ ‬خدمات البريد‬
‫‪ ‬توزيع المهام على مناصب العمل الموجودة تحت تصرف المستفيدين تأمين الوثائق والمعلومات‬
‫‪ ‬استخدام السكانير المركزي أو ما يسمى بمركز الرقمنة‬

‫‪ - 5‬متطلبات التسيير اإلداري اإللكتروني للوثائق‪:‬‬

‫لقيام هذا النظام أي التسيير اإلداري اإللكتروني البد من توافر ما يلي‪:‬‬

‫أ‪ -‬شبكة إعالم آلي وأدوات اتصال وتحويل الملفات والمراسالت المحلية‪ ،‬كما نجد شبكات خارجية لها‬
‫العديد من التطبيقات مثل المراسالت العمومية والولوج إلى المعلومات الخارجية وغيرها‪.‬‬

‫‪4‬‬ ‫مقال علمي‬

‫‪2023‬‬ ‫‪Gestion électronique des documents‬‬ ‫التسيير الكتروني للوثائق‬

‫ب‪ -‬موزعات والتي تمثل تشكيلة من التجهيزات والبرمجيات هدفها تقديم خدمات للمستفيدين‪ ،‬كالطباعة وحفظ‬
‫المعلومات ومعالجة النصوص وتطبيقات اإلعالم اآللي وقواعد المعطيات‪.‬‬
‫ت‪ -‬مناصب عمل متخصصة مجهزة بمختلف األدوات والتي تسمح للموظف والمستفيد النظام‪.‬‬

‫‪ - 6‬فوائد التسيير اإللكتروني للوثائق بالنسبة للمستفيدين‪:‬‬

‫يحقق التسيير اإللكتروني للوثائق عدة فوائد للمستفيدين كأفراد أو جزء من تنظيم‪ ،‬وتتمثل هذه الفوائد‬

‫استجابة أفضل لطلب الخدمة من طرف اإلدارة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫انخفاض التكاليف في الحصول على الخدمة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحسين جودة الخدمة‪ .‬وهذا العنصر يتحقق من خالل ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ .‬البساطة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ .‬إمكانية الوصول إلى الخدمات العامة وتجنب البيروقراطية‬ ‫‪‬‬
‫‪ .‬تعدد القنوات بإتاحة الفرصة للمستخدم في اختيار الوسيط الذي يسمح له بالتفاعل والتعامل مع اإلدارات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إمكانية الحصول على خدمات جديدة وهذا من خالل استخدام تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت كمثال على‬ ‫‪‬‬
‫هذه الخدمات الحصول على الخدمات القائمة على المعطيات الجغرافية المحلية ‪.‬‬
‫‪ .‬استعمال المعلومات من طرف عدة مستعيدين أو مستعملين في نفس الوقت‪ . .‬إتاحة المعلومات عن بعد‬ ‫‪‬‬
‫والمطالعات المتزامنة في نفس الوقت‪ .‬االقتصاد في األوراق‪.‬‬
‫ربح الوقت والجهد في عمليات البحث عن الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ .‬الحصول على نتائج دقيقة وسريعة بفضل أدوات البحث المتطورة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ - 7‬عراقيل التحول نحو إدارة إلكترونية للوثائق‬

‫تعتري اإلدارة عدة عراقيل في طريقها نحو تطبيق إدارة محلية إلكترونية ومنها‪:‬‬

‫أ‪ -‬اعتياد العاملين على األساليب التقليدية في التسيير اإلداري وعدم تأقلمهم مع التسيير‬

‫اإللكتروني للوثائق‪.‬‬

‫ب‪ -‬تخوف اإلدارة العليا من هذا األسلوب وحول عدم إمكانيتها التحكم فيه‪.‬‬

‫ج‪ -‬تكلفة برامج التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق‪.‬‬

‫د افتقاد الوثائق اإللكترونية للحجية القانونية‬

‫خاتمة‬

‫تُعد الرقمنة والتسيير االلكتروني للوثائق من أهم التطورات التكنولوجية التي تساهم في تحسين كفاءة إدارة‬
‫الوثائق وضمان سالمة وحفظ المعلومات التي تحتوي عليها‪ .‬وتُستخدم هذه التقنيات في العديد من المجاالت‪ ،‬بما‬
‫في ذلك الحكومة اإللكترونية‪ ،‬واألعمال التجارية‪ ،‬والصحة والتعليم‪.‬‬

‫ا ذا بلغ العقل البشري اليوم ما بلغه من تقدم علمي ومن إنتاجيات تكنولوجية متطورة شملت ميدان التوثيق‬
‫والمعلومات كما غيره من المجاالت‪ ،‬وإذا كانت هذه التكنولوجيا أيضا قد خففت من بعض مشاق الموثق في عمله‬

‫‪5‬‬ ‫مقال علمي‬

‫‪2023‬‬ ‫‪Gestion électronique des documents‬‬ ‫التسيير الكتروني للوثائق‬

‫التوثيقي‪ ،‬اليومي والمناسباتي ‪ ،‬فإن السؤال الذي يطرح نفسه‪ :‬إلى أي مدى يمكن أن تستجيب هذه التكنولوجيا‬
‫إلى هذه المهام المنوطة بعهدة الموثق ‪ ،‬وإلى حاجيات المستفيد و القارئ الذي كان باألمس يتصفح الكتاب‬
‫والوثيقة ذاتها ‪ ،‬وبتصفحه ‪ ،‬وهو الرونق الخاص الذي إعتدنا عليه ويروق لنا أن نفعله ‪ ،‬فيكتسب المزيد من‬
‫المعلومات والثقافة ‪ ،‬وإن كان ذلك على حساب الوقت والجهد ‪ ،‬لتصل إليه المعلومة اليوم جاهزة ‪ ،‬بال عناء‬
‫بحث وال تمحيص ؟ والموثق هو اآلخر ‪ ،‬هل يخاف يوما ما على وظيفته التي بدأت تحتلها التقنية ‪ ،‬لتلقي به في‬
‫يوم من األيام في غياهب البطالة‪ ،‬والمصير المجهول بعد أن احتلت أو تكاد كل وظائفه وأعماله التوثيقية‪.‬‬

‫المراجع ‪:‬‬

‫‪ ‬عبد المالك بن السبتى‪.‬التسيير االلكتروني للوثائق‪.‬مجلة المكتبات والمعلومات‪.‬مج‪.02‬ع‪.03‬ديسمبر ‪.2003‬‬

‫‪ ‬مليكة جرمولي‪.‬التسيير االلكتروني للوثائق ودوره في االدارة االلكترونية المحلية‪.‬مجلة المفكر للدراسات‬
‫القانونية والسياسية‪.‬ع‪.08‬ديسمبر ‪.2019‬‬

‫‪6‬‬ ‫مقال علمي‬