‫الحوكمة تعزز االتجاهات الحديثة لنظم إدارة المستندات والوثائق اإللكترونية ‪ /‬هيام حايك‬

‫تستمر‪ $‬الرقمنة في تغيير قواعد اللعبة‪ ،،،‬وبالتالي‪ $‬نصبح بحاجة إلى طرق‪ $‬جديدة للتعامل معها‪ ،،،‬كما‬
‫يصبح من األولويات‪ $‬البحث عن استراتيجية تستطيع التعامل بسالسة مع التحول الرقمي‪ $‬وتتمكن من ربط‬
‫الموارد‪ $‬الرقمية داخل الشركة وخارجها‪ $‬لخلق نظام بيئي ديناميكي‪ .‬تمثل الرقمية تحديا في ذات الوقت‬
‫الذي توفر فيه فرصا‪ $‬ذهبية في حال تم استغاللها على الوجه األمثل‪ .‬يتمثل التحدي في رقمية إحالليه‬
‫حيث تضيف‪ $‬التقنية الجديدة ‪ -‬الحوسبة السحابية‪ ،‬وسائل اإلعالم االجتماعية‪Digital disruptive, ،‬‬
‫اإليداع اإللكتروني‪ -‬تحديات وتعقيدات جديدة في إدارة سجالت المعلومات‪ ،‬تعصف بكل ما هو موجود‬
‫وتخلخل السوق وتحول‪ $‬المنافسين‪ $‬والزبائن والشركاء‪ $‬إلى أشخاص رقميين‪ ،‬بينما تتمثل الفرص في‬
‫تحويل تجربة العمالء الخاصة‪ ،‬والعمليات التجارية لتصبح رقمية بالكامل‪ .‬تقنية إدارة السجالت والوثائق‬
‫والتي دخلت األسواق‪ $‬منذ أكثر من ‪ 20‬عاما‪ ،‬تغيرت بشكل كبير‪ ,‬حيث باتت تمثل إدارة االحتفاظ‬
‫‪.‬بالمعلومات‪ $‬تطورا حديثا في القيم التقليدية إلدارة المعلومات‬
‫‪(EDRMS) :‬نظام إدارة المستندات والسجالت اإللكترونية‬
‫تعرف ويكيبيديا‪ ،‬الموسوعة الحرة نظام إدارة المستندات والسجالت اإللكترونية بأنه‪" :‬أحد أنواع أنظمة‬
‫إدارة المحتويات‪ $‬وهو يشير إلى التقنيات المجمعة التي تخص أنظمة إدارة المستندات وإدارة السجالت‬
‫كنظام‪ $‬مدمج متكامل‪ .‬كما تهدف إدارة المستندات والسجالت اإللكترونية إلى إتاحة الفرصة للمنظمات أن‬
‫تدير المستندات والسجالت من خالل دورة حياة المستندات‪ ،‬وذلك ابتداء من لحظة إنشائها‪ $‬وحتى‪$‬‬
‫"‪.‬إسقاطها‬
‫المؤسسات‪ $‬التعليمية والهيئات الحكومية )‪ (EDRMS‬تمكن نظم إدارة المستندات والوثائق اإللكترونية‬
‫من إدارة كميات ضخمة من الوثائق‪ $‬بكفاءة‪ ،‬بما في ذلك المعلومات الخاصة بالممتلكات مثل السجالت‬
‫المالية للمواطنين‪ ،‬والعناوين‪ ...‬إلخ‪ .‬هناك الكثير من الشركات الرائدة في التصوير‪ $‬والرقمنة‪ ،‬والتي تتيح‬
‫‪.‬خدمات األرشفة المركزية‪ ،‬والتبادل اإللكتروني‪ ،‬و االحتفاظ بالوثائق‪ $‬في بيئة آمنة على المدى الطويل‬
‫كثير من المبادئ األساسية الجيدة إلدارة الوثائق والسجالت ال تزال هي نفسها‪ ،‬بغض النظر عن ما إذا‬
‫كانت إدارة لسجالت ورقية أو رقمية‪ .‬التوجه نحو عالم أكثر رقمنه يتطلب مستوى أعلى من التطور و‬
‫مزيد من التعاون من جانب قادة الفضاء المعلوماتي أكثر من أي وقت مضى‪ .‬المؤسسات‪ $‬ال تحتاج فقط‬
‫إلدارة السجالت على مستوى المؤسسة‪ ،‬ولكن أيضا االستفادة من الموارد‪ $‬والمعلومات المتاحة من‬
‫‪.‬مجتمع إدارة السجالت ككل‬
‫هناك مجموعة واسعة من المعلومات التي يتم إنشاءها وتخزينها في أشكال مختلفة وعبر تقنيات متعددة‪.‬‬
‫قد تكون السجالت اإللكترونية متواجدة في العديد من المواقع المادية المختلفة‪ ،‬بما في ذلك الخوادم‬
‫وسطح المكتب وأجهزة الحاسوب‪ ،‬والهواتف الذكية‪ ،‬واألجهزة اللوحية‪ .‬احتماالت الزيادة المفرطة‬
‫للمعلومات المخزنة يسبب االرتباك في ظل تزايد حجم المعلومات الرقمية وتزايد‪ $‬السرعة التي يتم فيها‬
‫نسخها وطباعتها‪ $‬ومسحها‪ $‬ضوئيا‪ ،‬وتوزيعها وقراءتها‪ $.‬وعلى المنظمات أن تبذل مزيدا من الجهد في‬
‫تطبيق‪ $‬شروط الجودة سواء عند إنشاء الوثائق‪ $‬أو استخدامها‪ .‬عالوة على ذلك‪ ،‬صيغ الملفات اإللكترونية‬
‫تتطور‪ $‬باستمرار‪ $‬لتلبية احتياجات المستخدمين‪ ،‬وتطوير حلول خالقة لمتطلبات التخزين والحفظ‪ .‬تحد‬
‫آخر هو الكميات المتزايدة من المعلومات والسجالت "غير المنظمة" والتي ال يتم االحتفاظ بها في ملف‬
‫‪.‬منظم أو قاعدة بيانات‪ ،‬مثل مستندات معالجة الكلمات وجداول‪ $‬البيانات اإللكترونية‪ ،‬والرسائل النصية‬
‫إدارة الوثائق‪ $‬والسجالت تتحول إلى حوكمة المعلومات‬
‫اللوائح واألنظمة تغطي اآلن تشكيلة واسعة من المعلومات المخزنة إلكترونيا‪ ،‬مثل الفيديو‪ ،‬وسائل‪$‬‬
‫االعالم االجتماعية أو الرسائل الفورية‪ ،‬حيث لم يعد األمر مقصورا على مجرد الصور‪ $‬أو وثائق المكتب‬
‫والتي كان االسم التقليدي لها "سجالت"‪ .‬من هنا يبرز مصطلح حوكمة المعلومات بوصفه المصطلح‬
‫‪.‬الذي يدعم النظرة الشمولية لدورة حياة المعلومات الرقمية واستخدامها ويضمن حمايتها‬
 ‫تستمر‪ $‬الشركات في استثمار الموظفين والمحللين للتركيز‪ $‬على األعمال الخاصة بالشركة بغض النظر‬
‫عن طبيعة الشركة‪ .‬كما تجتهد هذه الشركات في تبنى برامج تقنية أكثر مرونة‪ ،‬باإلضافة إلى اعتماد‬
‫المعايير‪ $‬التي تحسن جودة المخرجات‪ .‬ومع ذلك‪ ،‬ال تزال العديد من الشركات تفتقر إلى الثقة فيما تقدمه‬
‫برامج إدارة السجالت اإللكترونية‪ ،‬والتي وعدت بتوفير‪ $‬حلول لحوكمة المعلومات ومبادرات االمتثال‬
‫واالستعداد والتأهب اإللكتروني‪ $‬في الوقت الذي نرى فيه أن الممارسات التقليدية واألدوات المستخدمة‬
‫إلدارة السجالت اإللكترونية آخذة في التغير بشكل كبير‪ .‬يتخذ المزودون الجدد ُنهُجا ً جديدة لمعالجة‬
‫متطلبات االمتثال‪ ،‬والتصنيف ومتطلبات‪ $‬الحفظ و الصيانة‪ ،‬من خالل التحول إلى إدارة أكثر شموال‬
‫واستباقية للمعلومات عبر دورة حياة عمل كاملة للمعلومات‪ .‬تعد إدارة المعلومات واالحتفاظ بها بمثابة‬
‫‪.‬ثورة تحول جديدة تحدد الطريقة التي تطبق بها المؤسسات ممارسات حوكمة المعلومات بسرعة وكفاءة‬
‫الرقمية تتجه نحو تأطير نهج التخطيط المستقبلي إلدارة السجالت‪ ،‬وليس مجرد نموذج من الورق‪ ،‬حيث‬
‫فرضت‪ $‬مفاهيم تصميم الملفات والمجلدات وعمليات فصل الملفات قيوداً على كيفية تنظيم المعلومات‬
‫اإللكترونية وإدارتها‪ .‬مركزية السجالت الورقية لم تعد بذات األهمية للمنظمة الرقمية‪ .‬اليوم‪ ،‬يمكن لمن‬
‫‪ Google Docs،‬يتعامل مع المعلومات أن يحجز مساحة في سحابة‪ ،‬مثل محرر مستندات جوجل‬
‫ويتقاسمها‪ $‬مع زميل له‪ ،‬ويحررها على الجهاز اللوحي ويرسل النسخة المنقحة إلى الشركاء والعمالء في‬
‫أي وقت أو مكان يتناسب معه‪ ،‬حتى لو كان في طائرة‪ .‬مع وجود الرقمنه تستمر السجالت التجارية في‬
‫‪.‬التوالد خارج تطبيقات سطح المكتب التقليدية‬
‫‪.‬السحابات والمنصات االجتماعية تجعل أدوات إدارة المستندات والوثائق‪ $‬التقليدية غير فعالة‬
‫حقق سوق الحوسبة السحابية ‪ 41‬بليون دوالر في عام ‪ ،2011‬ومن المتوقع أن يصل إلى ‪ 240‬بليون‬
‫تمثل أكثر )‪ (SaaS‬دوالر بحلول عام ‪ .2020‬أدوات العمل اإلنتاجية المتاحة مثل البرمجيات‪ $‬المضيفة‬
‫من نصف هذه السوق‪ ,‬بواقع ‪ 21.2‬بليون دوالر في عام ‪ 2011‬وهي تشمل مواقع‪ $‬تبادل الوثائق‪$‬‬
‫والسجالت‪ ،‬المنصات االجتماعية للتعاون الداخلي والخارجي‪ ،‬منصات التسويق‪ ،‬ونظم إدارة عالقات‬
‫يقدم نقله كبيره للشركات ‪ SaaS‬العمالء‪ ،‬وأدوات المحاسبة وإدارة النفقات‪ .‬االشتراك بخدمات‬
‫‪:‬والمؤسسات وللتكيف مع هذه الخدمات البد من أن نكون على علم بما يلى‬
‫أدوات إدارة المستندات والوثائق‪ $‬التقليدية بطيئة لتحقيق القفزة النوعية التي توفرها‪ $‬السحابة‪ .‬بعض‬
‫الشركات تتخذ موقفا عدائيا من الخدمات السحابية لألرشفة والتخزين‪ ،‬حيث أفاد ‪ ٪8‬فقط من مديري‬
‫إلدارة السجالت في عام ‪ .2012‬ذلك يشير‪ $‬إلى أن الشركات ستواجه ‪ SaaS‬السجالت اعتماد خدمات‬
‫‪.‬أوقاتا‪ $‬عصيبة السترجاع البيانات إذا لم تستغن عن العقلية القديمة‬
‫مدراء السجالت ال يزالون قلقون من التخزين السحابي والمنصات‪ $‬االجتماعية‪ .‬مما يجعلهم ال يستفيدون‬
‫مما توفره الحوسبة السحابية من مزايا إلدارة السجالت‪ .‬مقدمو السحابة يدعمون بشكل متزايد‪ $‬متطلبات‬
‫فصل المحتوى‪ ،‬واألمن‪ ،‬والخصوصية وسيادة البيانات لجذب قطاعات الصناعة التي تتطلب إدارة‬
‫السجالت والوثائق‪ ،‬وهي تقدم اتفاقات لتقديم مستوى‪ $‬عال من الخدمة مصممة للحد من المخاطر‪ $.‬وعلى‬
‫الرغم من ذلك‪ ،‬ال تزال المخاطر األمنية والقانونية والخصوصية‪ ،‬أعلى ثالثة أسباب يتذرع‪ $‬بها مدراء‬
‫السجالت والوثائق‪ $‬لوقف‪ $‬اعتماد الخدمات السحابية‪ .‬مما يتعارض مع مصلحة المطورين‪ ،‬ومديري‬
‫‪.‬األعمال وصناع‪ $‬القرار‬
‫أنظمة إدارة السجالت الحالية في قطاع الصناعة تفتقد بالفعل العديد من أشكال المعلومات المخزنة‬
‫إلكترونيا‪ .‬المعلومات التقليدية المخزنة إلكترونيا‪ ،‬مثل الصور‪ ،‬والبريد اإللكتروني‪ $‬أو الملفات و الوثائق‪$،‬‬
‫غالبا ما يتم حفظها من خالل التطبيقات التقليدية إلدارة السجالت على سطح المكتب‪ .‬ذلك يقلل من فرص‬
‫االحتفاظ بأنواع المحتوى المتطورة مثل رسائل الجوال‪ ،‬ووسائل اإلعالم االجتماعية أو المواقع التي‬
‫‪.‬تعتبر مصادر‪ $‬مهمة للمعلومات ومن المهم االحتفاظ بها والوصول إليها عند الحاجة‬
‫‪.‬المخزونات‪ $‬الرقمية تدفع بنفسها على أجندة الحوكمة‬
 ‫السجالت الرقمية التي من المهم االحتفاظ بها على المدى الطويل تتعرض لخطر الفقدان مع تطور‪$‬‬
‫األجهزة وتقدم تطبيقات البرمجيات وتنسيقات الملفات‪ .‬مما يظهر تقلبات واسعة في عمر األرشيف‬
‫المشترك‪ $‬ووسائط‪ $‬التخزين على المدى الطويل‪ .‬عدم فاعلية ونجاعة العديد من األدوات اإلنتاجية للجيل‬
‫األول من هذه التطبيقات وعدم القدرة على استرجاع أو عرض السجالت الرقمية القديمة أصبح حقيقة‬
‫‪:‬واقعة‪ .‬ومع تواصل المنظمات في التطور‪ ،‬بدأت تبرز األمور‪ $‬التالية‬
‫بدأت المنظمات تستشعر‪ $‬التهديدات التي تواجه الحفاظ على المخزونات الرقمية‪ .‬وتقبل الهجرة‪ ،‬والتحويل‬
‫واعتماد المعايير المفتوحة النهج لحل مشكلة الوصول‪ $.‬ومع ذلك‪ ،‬ال يتم اعتماد هذه ال ُنهُج على نطاق‪$‬‬
‫‪.‬واسع حتى هذا الوقت‬
‫تطبيقات إدارة السجالت القديمة تثير المخاوف وتشككك‪ $‬في قدرتها على الحفاظ على المحتوى‪ .‬كما أن‬
‫العديد من المنظمات تعمل على تجديد البنية التحتية‪ ،‬وال سيما إدارة العالقات الجديدة والتطبيقات‬
‫المستندة إلى سحابة كبدائل ناجعة لتقليل خطر فقدان المعلومات في تلك النظم القديمة‪ .‬القرارات المتعلقة‬
‫بالحفاظ على النظم القديمة في وضع القراءة فقط وترحيل البيانات إلى أحدث نظم أو التخلص من النظم‬
‫‪.‬القديمة البد أن يتم وفقا الحتياجات العمل ووفقا لقوانين االمتثال‬
‫مخاطر‪ $‬هبوط الذاكرة المؤسسية المنتمية إلى العصور‪ $‬الرقمية المظلمة ستأتي عاجال وليس آجال‪.‬‬
‫المنظمات بدأت تكتشف‪ $‬بالفعل أن المعلومات الرقمية من الجزء األخير من القرن العشرين غير قابل‬
‫للقراءة أو يتعذر الوصول‪ $‬إليها بسبب تقادم األجهزة‪ ،‬و البرمجيات‪ .‬حيث أهمل الكثير من الباعة مثل‬
‫مايكروسوفت على سبيل المثال الحفاظ على الكود المصدري لتنسيقات الملفات والمواصفات للمنتجات‬
‫القديمة مثل باور بوينت ‪4.0‬‬
‫‪.‬المعايير‪ $‬المفتوحة والمصدر المفتوح تغير المشهد العام للمصادر‬
‫القطاعات العامة‪ ،‬على وجه الخصوص‪ ،‬بدأت بفرض تغيير كبير في المشهد العام للبرمجيات بالدعوة‬
‫إلى اعتماد المعايير المفتوحة والمصادر المفتوحة‪ .‬وقد بدأت الحكومات في أخذ الحيطة جراء احتمالية‬
‫فقدان المعلومات اإللكترونية‪ ،‬والناتجة عن تقادم البرمجيات وزيادة التكاليف‪ ،‬حيث نشرت عدة حكومات‬
‫وطنية في الفترة ما بين عامي ‪ 2011‬و ‪ 2012‬توجيهات لمساعدة مديري‪ $‬تقنية المعلومات ومدراء‬
‫السجالت و المشتريات لفهم البرمجيات الجديدة وتحديد منصات تقنية أكثر انفتاحا‪ .‬وقد اتخذت المملكة‬
‫المتحدة والواليات‪ $‬المتحدة مواقف استباقية في استخدام أنظمة البرمجيات وتنسيقات الملفات التي تعتمد‬
‫على المعايير المفتوحة ذات الصلة بإدارة السجالت و المعلومات والتي تتعلق بالحفاظ على المخزون‬
‫ويدعم قابلية التشغيل البيني عبر أنظمة إدارة )‪ ODF، PDF / A‬مثل( الرقمي على المدى الطويل‬
‫والبيانات الوصفية (دبلن كور)‪ .‬كما تم االنتهاء )‪، CMIS‬إدارة المحتوى‪ $‬التوافقية الموحدة( المحتوى‪$‬‬
‫في أواخر عام ‪ 2012‬ويشمل الدعم الجديد إلدارة السجالت وحمايتها‪ $‬واالحتفاظ ‪ CMIS‬من تحديث‬
‫‪..‬بها‬
‫‪.‬توفير التصنيف التلقائي وتقدير ما يقدمه من مزايا‬
‫المعامالت‪ ،‬والمحتوى المنظم وشبه المنظم هي مناطق مهيأة للتحول للتصنيف اآللي وتطبيق نهج‬
‫االستبقاء‪ .‬الفرص الكبيرة للتحويل اآللي وتصنيف‪ $‬حجم كبير من المحتوى اإللكتروني يمكن التنبؤ به مع‬
‫زيادة نضوج التقنية‪ ،‬وتوافر المزيد من البائعين الذين يقدمون عروضا ً متكاملة‪ .‬المعلومات اإللكترونية‬
‫التي تستخدم بنية متسقة وتتضمن األرقام والبيانات الفوقية تفسح المجال لتحليل المحتوى‪ ،‬واستخراج‬
‫‪.‬كيان وأدوات تصنيف‪ $‬تحافظ على المحتوى مع وجود‪ $‬الضوابط األمنية والخصوصية والوصول‪$‬‬
‫التصنيف‪ $‬التلقائي يقوم بجسر احتياجات االمتثال وأولويات العمل‪ .‬ارتفاع حجم المعلومات والمعامالت‬
‫هي نقطة األلم عندما تتصاعد تكاليف التخزين والتصنيف والجدولة واالحتفاظ بسجالت الوظائف التي‬
‫تخدم بشكل مباشر أهداف الشركات‪ .‬من أجل خفض التكاليف‪ ،‬وتبسيط‪ $‬خدمة العمالء وزيادة رقمنة‬
‫العمليات‪ .‬تخلق المنظمة أسسا ً متسقة يمكن على أساسها تحليل المحتوى‪ $‬واستخدام التقنية للتخلص من‬
‫المعلومات القديمة‪ ,‬مما يقلل من الحاجة إلى مزيد من موارد‪ $‬التخزين‪ ،‬ويسهل استرجاع البيانات بشكل‬
 ‫أسرع ويقلل من تكلفة اكتشاف السجالت اإللكترونية‬
‫وبشكل نموذجي‪ $،‬تنظر‪ $‬األنظمة إلى المستند على أنه قيد العمل إلى أن يخضع للمراجعة واالعتماد والقفل‬
‫و(ربما) النشر‪ ،‬وفي‪ $‬تلك النقطة‪ ،‬يصبح المستند سجالً في المنظمة‪ .‬وبمجرد‪ $‬وصول المستند إلى حالة‬
‫السجل‪ ،‬يمكن أن تقوم المنظمة بتطبيق أفضل سياسات االحتفاظ بالمستندات والتي تحدد كيفية تقديم‬
‫النصف اآلخر من دورة حياة السجالت‪ .‬ويشتمل‪ $‬ذلك االحتفاظ بالمستندات بشكل نموذجي‪ $‬وحمايتها من‬
‫التغيير‪ ،‬إلى أن يقع حدث ما يتقرر فيه انتهاء عمر المستند‪ ،‬ومن ثم يبدأ تطبيق الجدول الزمني للتخلص‬
‫‪.‬من المستندات‬
‫ماذا تعنى الحوكمة في مجال إدارة الوثائق‪ $‬والسجالت‬
‫حوكمة المعلومات هي واحدة من أكثر المصطلحات التي يساء فهمها‪ $‬في مجال إدارة المعلومات‪ .‬إنها‬
‫ليست مجرد بديل منمق إلدارة السجالت‪ .‬إنها االستخدام األفضل للموارد للوصول‪ $‬إلى أفضل‬
‫الممارسات‪ $‬في إدارة جميع أنواع المعلومات‪ ،‬وليس فقط السجالت‪ .‬وتحويل‪ $‬المعلومات الخاصة بك إلى‬
‫أصول تحقق للمؤسسة الميزة التنافسية‪ .‬هناك موجة جديدة من أدوات حوكمة المعلومات أثرت بشكل‬
‫‪:‬كبير على إدارة السجالت خالل السنتين أو الثالث سنوات الماضية نجدها فيما يلى‬
‫والتي تهدف إلى تنظيم‪ eDiscovery indexing engines $‬محركات الكشف اإللكتروني‪ $‬للفهارس‬
‫جميع أنواع المحتوى‪ $‬المتواجد في مستودعات المؤسسة والتطبيقات التي تستخدمها‬
‫والتي تهدف إلى ‪ in-place records management tools‬أدوات إدارة السجالت في أماكنها‬
‫تطبيق‪ $‬قواعد تصنيف‪ $‬للمحتوى واالحتفاظ بها بغض النظر عن المستودع والتطبيق‪ $‬الذي يتم االحتفاظ به‬
‫والتي هي أكثر طموحا‪ $‬من الجيل السابق ‪ e-mail archive tools‬أدوات أرشيف‪ $‬البريد اإللكتروني‬
‫من أدوات حفظ وأرشفة البريد اإللكتروني‪ $،‬على سبيل المثال‪ ،‬فهي تقوم بتوفير ميزات دعم التصنيف‬
‫اآللي للبريد اإللكتروني‪$‬‬
‫والتي تقوم بسد الثغرات في ‪ plug-ins for SharePoint‬المكونات اإلضافية لنظام الشيربوينت‬
‫وظائف‪ $‬إدارة السجالت‬
‫والتي تهتم بسالمة المحركات المشتركة ‪ clean-up tools‬أدوات التنظيف‬
‫بالرغم من كون هذه األدوات تختلف عن بعضها البعض‪ ,‬إال أنه يمكننا وضعها جميعا تحت عنوان‬
‫"أدوات إدارة المعلومات"‪ .‬إحدى الطرق التي يمكننا تصنيف‪ $‬هذه األدوات الجديدة قد يكون من خالل‬
‫‪:‬األهداف التي تطمح المؤسسة إلى تحقيقها‬
‫المنظمة التي تمتلك الكثير من الفواتير والعقود والوثائق اإللكترونية والقليل السجالت تتجه إلى استخدام‬
‫لمنحها االطمئنان على أن لديهم ‪ eDiscovery indexing engines‬محركات الفهرسة اإللكترونية‬
‫القدرة التي تمكنهم من تحديد المواد التي تستجيب لحاالت التقاضي حتى في حال كانت هذه الوثائق في‬
‫حسابات البريد اإللكتروني‪ $‬الخاصة بالموظفين‪ ,‬وعدم تكلفة الموظفين أكثر من القيام بوضع هذه الوثائق‬
‫‪.‬في مجلد على محرك مشترك‬
‫المنظمات الراغبة في تقليل أعباء الصيانة ومراجعة كميات هائلة من الوثائق المتواجدة سوف تعتمد‬
‫كأداة لحماية وتصنيف المواد ذات القيمة والتخلص من الوثائق التي ‪ clean-up tools‬أدوات التنظيف‬
‫‪.‬لم يعد لها حاجة أو الوثائق التي عفا عليها الزمن‬
‫المنظمات المعنية بحجم البريد اإللكتروني‪ ،‬والتي تتخوف‪ $‬من المشاكل المحتملة التي قد تحدث‬
‫‪e-mail‬للمعلومات داخل رسائل البريد اإللكتروني‪ ،‬سوف تستخدم أدوات أرشفة البريد اإللكتروني‪$‬‬
‫كما ستتوجه الستخدام‪ $‬ميزات التصنيف‪ $‬اآللي لتصفية رسائل البريد اإللكتروني‪ $‬إلى ‪archive tools.‬‬
‫فئات وتطبيق‪ $‬قواعد التنسيق‪ $‬والتنظيم‪ ،‬أو أنها سوف تستخدم تحليالت تهدف إلى تحديد المخاطر العالية ‪/‬‬
‫الرسائل الغير مهمة والرسائل الخاصة‪ .‬أدوات التصنيف اآللي هي اليوم أكثر تطورا‪ $,‬إال أن تطبيقات‬
‫التصنيف‪ $‬اآللي ليست بذات التطور‪$‬‬
 ‫المنظمات التي تطمح إلى إدارة السجالت بشكل أكثر فعالية‪ ,‬وترغب في استثمارات كبيرة يحققها‬
‫المكونات اإلضافية ستمكنهم‪ plug-ins for SharePoint. $‬استخدامها‪ $‬للشيربوينت فسوف تستخدم‬
‫من ربط قواعد البيانات بسجالتهم‪ $‬و تطبيق قواعد التصنيف واالحتفاظ‪ $‬بجميع األنواع المختلفة من‬
‫تطبيقات الشيربوينت‪ $‬كالمجلدات واألنواع‪ $‬المتعددة من المحتوى و المكتبات والمواقع‪ $,‬مع ضمان سالمة‬
‫عمليات استيراد وتصدير المحتوى‪ $.‬المكونات اإلضافية توفر‪ $‬أيضا إمكانيات دمج البريد اإللكتروني‬
‫‪ SharePoint libraries.‬بحيث يمكن للموظفين سحب وإسقاط البريد اإللكتروني‪ $‬إلى‬
‫المنظمات التي ترغب في إدارة السجالت عبر عدة بيئات مختلفة سوف تساعدها هذه األدوات على إدارة‬
‫سجالتها دون االضطرار إلى استخدام بيئة خاصة بكل نوع من التسجيالت‪ .‬يتوقف‪ $‬نجاح البائعين على‬
‫‪.‬المدى الذي يمكن إقناع المنظمات بوجود‪ $‬التآزر بأداة واحدة إلدارة السجالت عبر العديد من التطبيقات‬
‫من الصعب العثور‪ $‬على برامج موحدة تجمع سجالت الشركة بغض النظر عن مصدرها‪ $‬في قاعدة واحدة‬
‫للمعلومات من البداية‪ ،‬وتعزز القدرة على االستفادة من مستودع مشترك عبر كل أنواع البيانات مع‬
‫إضافة خصائص التحليالت والتشغيل التلقائي من أجل االحتفاظ المرن بكل السجالت على أساس‬
‫‪.‬احتياجات األعمال ومتطلبات الحوكمة‬
‫التقنيات التي تمتلك جذوراً‪ $‬قوية في البحث واألرشفة وإدارة عمليات الحفظ واالسترجاع‪ ،‬تستطيع أن‬
‫توفر‪ $‬قدرات هائلة إلدارة العديد من أشكال المعلومات المخزنة إلكترونيا‪ ،‬مثل تلك التي ترتبط بالشبكات‬
‫االجتماعية أو الوسائط المتعددة‪ ،‬حتى عندما ال يتم وضع هذه المعلومات رسميا‪ $‬كسجل‪ .‬العمل الجاري‬
‫والتعديالت المستمرة على الوثائق‪ ،‬تتطلب حوكمة لهذه المعلومات‪ ،‬بما في ذلك الحماية من الوصول‪ $‬أو‬
‫االستخدام‪ $‬غير المصرح به أو الحذف أو انتهاكها عبر دورة حياتها‪ .‬تتمثل حوكمة المعلومات في مقدار‬
‫استغالل التقنية‪ ،‬مما يعمل على تنظيم (أي تصنيف) السجالت واالحتفاظ بها على أساس كلي شامل لكل‬
‫من السجالت الحالية والقديمة بصورة مستقلة عن الحالة (نشط‪/‬خامل) أو الموقع أو النسخ‪ .‬تتمثل‬
‫الحوكمة في تطبيق‪ $‬مبادئ الوصول للمعلومات واالحتفاظ بها في كل أقسام‪ $‬وإدارات المؤسسة بطريقة‬
‫‪.‬متسقة خالية من المخاطر‬
‫عمليا ‪ ،،،‬نحن نشهد بالفعل التقارب بين منتجات إدارة الوثائق والسجالت‪ ,‬سواء من خالل باعة‬
‫يتحركون في مناطق اآلخرين‪ ،‬أو من خالل حلفاء مع بعضهم‪ $‬البعض‪ .‬ونحن نشهد أيضا التقارب بين‬
‫‪.‬هذه المنتجات والجيل السابق من أنظمة إدارة السجالت اإللكترونية‬
‫الحوكمة تعزز االتجاهات الحديثة لنظم إدارة المستندات والوثائق اإللكترونية‬
‫ُنـشر بواسطة هيام حايك‬
‫‪on‬‬
‫‪02/11‬‬
‫‪/2014‬‬
‫‪07:41‬‬
‫‪:00‬‬
‫ص‬