‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫وزارة التعليم العالي والبحث العلمي‬

‫‪-‬جامعة منتوري –قسنطينة‬
‫أولى ماستر‬ ‫كلية العلوم االنسانية والعلوم االجتماعية‬
‫مقياس‪:‬أرشفة إلكترونية‬ ‫قسم علم المكتبات‬
‫‪:‬بحث حول‬
‫التجارب الرائدة في األرشفة االلكترونية‬

‫أستاذ المقياس‬ ‫إعداد الطالب‬

‫د‪.‬عكنوش نبيل‬ ‫خمايس يوســـــــــف‬
‫السنة الجامعية ‪2011-2010 :‬‬
 ‫خطة البحث‬
‫مقـــــــــــدمة‬
‫التجارب الرائدة في األرشفة االلكترونية في كندا‪‬‬
‫اــلقانوناــلكنديواــألرشفة اــالـلكترونية‪1-‬‬
‫أرشفة اــلرسائل اــالـلكترونية بــنيوبرا نــسويك‪.‬كـندا‪2-‬‬
‫اــلمعـايير اــلمستخدمة فـــياــألرشفة اــالـلكترونية‪3-‬‬
‫التجارب الرائدة في األرشفة االلكترونية في أمريكا‪‬‬
‫وزارة اــلدفاع‪1-‬‬
‫كتروني‪2-‬‬
‫اــلوصفو اــلدفـعـ اــالـلكتروني‬
‫تصنيف‪3-‬‬
‫نــظامـ اــلتصنيف‬
‫أـمناــلمعلوماتاــلرقـمية‪4-‬‬
‫خاتــــــــــــــــــمة‬
 ‫مقدمــــــــــــة‬
‫لم يتحدد بشكل دقيق اين كان؟ ومن اين بدأ االستخدام االول‬
‫لألرشفة االلكترونية على مستوى رسمي كأرشيف اداري الكتروني‬
‫بالمعني الصحيح؟ ولكن كانت هناك تجارب وبدايات قد لم توثق‬
‫بالشكل العلمي الدقيق ولكن لم تأخذ حقها من النشر‪ .‬وهناك تجارب‬
‫كبرى مثل االرشيف القومي الفرنسي واألمريكي والكندي حيث تعتبر‬
‫عالمات بارزة في االرشفة االلكترونية وتجدر االشارة في هذا الصدد‬
‫الى ان الرقمنة واألرشفة عملية واسعة يزيد انتشارها وأهميتها كل‬
‫يوم وتزيد عالقاتها بتوازن الحفظ والنفاذ للبيانات فكلما زادت‬
‫الرقمنة زاد الحفظ االلكتروني المنظم وبالتالي يسهل االسترجاع‬
‫والنفاذ للمعلومة وتخزينها وحفظها على المدى الطويل‪.‬‬
 ‫التجارب الرائدة في األرشفة االلكترونية في كندا‬
‫‪-1‬القانون الكندي واألرشفة االلكترونية‬
‫السجالت االلكترونية هي شكل الكتروني من المستندات أو الملفات‬
‫التي تنتجها شركة أو مؤسسة ما‪ ،‬واألرشفة االلكترونية تصبح أداة‬
‫للبرهان على األحداث السابقة من خالل قرار اإلبقاء على وثيقة‬
‫الكترونية قد تكون مطلوبة إلثبات وجود وثائق قانونية أو وقائع‬
‫مادية‪ ،‬فقانون حماية المستهلك لسوء الحظ ال يحتوي على أحكام‬
‫تشير صراحة إلى األرشفة االلكترونية‪ ،‬ولم تعالج هذه المسالة من‬
‫قبل السلطة التشريعية في اعتماد مشروع القانون‪ 48‬فقط بشأن‬
‫الكيفية التي ينبغي ان تقدم بها المعلومات للمستهلك عند إبرام العقد‪.‬‬
‫مرسوم صادر في ‪ 18‬فبراير ‪ 2005‬يحدد أن يصبح إلزاميا أرشفة‬
‫كل المعامالت االلكترونية في كندا‪.‬‬
 ‫‪-2‬أرشفة الرسائل االلكترونية بنيوبرا نسويك‪.‬كندا‬
‫على سبيل ذكرـ بعض التطبيقات تجدر اإلشارة أن كندا كانت من‬
‫البلدان السباقة فى مجال تطوير التطبيقات المعلوماتية وعصرـنة‬
‫االرشيف والتوثيق بحيث كان لدورأرشيف كندا الفصل بين‬
‫المدرستين األنجلوسكسونية والفرنكوفونية‪ .‬ذلك أن المنظور‬
‫الكندي فرـق بين الوثيقة اإلدارـية والوثيقة التاريخية‪ .‬كما وضعت‬
‫األطر المسيرة بين الوثيقة واألرشيف وأولى التطبيقات النموذجية‬
‫فى هذا المجال هى تقييم العمل عن طرـيق اإلرسال اإللكتروني طبقا‬
‫للمنشور التقنيني رقم ‪AD1508‬مقاطعة نيوبرانسويك الكندية فإن‬
‫كلمتي“وثائق“ ”ومعلومة مسجلة“تعني مراسلة‪،‬مذكرة‬
‫مصلحة ‪،‬إستماراة وكل انواع والمطبوعات‪،‬الخرـائط‪،‬رسم‬
‫بياني‪،‬صور‪،‬ميكروفيلم‪،‬صور إلكترـونية‪،‬وثائق إلكترونية بما فيها‬
‫اإلرسال اإللكتروني‪.‬‬
 ‫وتعتبر ذات قيمة قانونية كل وثيقة حكومية سارية المفعول فى‬
‫المعامالت اإلدارية الرسمية بين مؤسسات الدولة‪.‬وعليه‬
‫فاإلرساليات اإللكترونية هي وثائق رسمية إذا كانت منشاة‬
‫ومستقبلة في إطارـ النشاطات الحكومية‪،‬وتمثل بذلك سندات‬
‫عمل فيما يخص السياسات وبمخططات وبرامج العمل والتقارـير‬
‫الحكومية‪،‬كما لها أيضا قيمة أرشيفية إذا كانت محفوظة بالنظر‬
‫للمعلومات التي تتضمنها وعليه فيعتبر اإلرـسال عبر الوثيقة‬
‫اإللكترونية كوثيقة رسمية تدرج في تصنيف المعلومات‪.‬‬
 ‫نذكر من الرسائل اإللكترونية ذات الطبيعة القانونية تبادل اإلرساليات‬
‫بين المؤسسات و اإلدارات الحكومية والمتعاملين الخارجين (مراسلة‬
‫حسب البروتكول ‪) SMTP‬فغالبا ما يكون تبادل هده اإلرساليات في‬
‫إطار النشاطات الرسمية للوزارات ونفس الصبغة تردف باإلرساليات‬
‫الواردة عن مصدر خارجي ‪.‬مثال أخر نخص به اإلدارات المحلية‬
‫كالبلدية والمحاكم فإنها ترسل وثائق رسمية تتعلق بالحالة المدنية‬
‫كالسجالت القضائية‪.‬‬
‫اعتمدت الحكومة الكندية على إدارة الوثائق لتكريس الطابع اإلداري‬
‫للوثيقة ممهدا للتحكم فى تنظيم اإلنتاج اإللكتروني للوثائق وتسييرها‬
‫مع العلم أن هذه األداة المتمثلة فى جداول حفظ الوثائق تضمن متابعة‬
‫موضوعية لعملية التحضير لدفع األرشيف إلى المؤسسات المعنية‪.‬‬
 ‫‪-3‬المعايير المستخدمة في األرشفة االلكترونية‬

‫معيارـ‪ISAAR:INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL‬‬

‫‪AUTHORITY‬‬
‫معيارخاص بالسجالت األرشيفية من أجل األشخاص والعائالت هو‬
‫مجموعة قواعد عامة خاصة بمجموعات‪،‬أشخاص عائالت أنجز‬
‫هذا المعيارـ من طرف المجلس الدولي لألرشيف فى ‪ 1993‬من‬
‫أجل معالجة نقاط الولوج فى الوصف األرشيفي‪.‬‬
‫معيارـإيزو ‪:izo15489‬الخاص بإدارة السجالت ‪RECORD‬‬
‫‪ MANAGEMENT‬هو معيار دولي نشر أصال باللغة‬
‫االنجليزـية عام ‪،2001‬وبالفرنسية عام ‪ 2002‬من قبل المنظمة‬
‫الدولية للتوحيد القياسي‪،‬يتألف من جزئين‪:‬‬
 ‫الجزء األول‪:15489- 1‬للمعلومات والتوثيق‪،‬إدارة‬
‫السجالت بشكل عام‪،‬يتضمن مبادئ توجيهية‪.‬‬
‫الجزء الثاني ‪:15489-2‬للمعلومات والتوثيق وإدارة‬
‫السجالت‪ ،‬يتضمن تقرير فني‪.‬‬
‫نشر معيار إيزو‪ 15489‬رسميا في ‪03‬أكتوبر‪2001‬في‬
‫مونتلاير الكندية‪.‬‬
‫معيار‪:NFZ42-013‬خاص بالمواصفات تصميم وتشغيل‬
‫أنظمة الكمبيوتر لضمان حفظ وصيانة وسالمة الوثائق‬
‫المخزنة في هذه النظم‪،‬نشر في عام ‪ 1999‬ونقحت في‬
‫ديسمبر ‪2001‬وتحدد اإلطار واإلجراءات التقنية والتنظيمية‬
‫لتقييد تسجيل واسترـجاع الوثائق االلكترونية لضمان الحفظ‬
 ‫والنزاهة للوثائق األصلية‪ .‬يستهدف المعيار الشركات‬
‫والمؤسسات الراغبة في تنفيذ أنظمة الكمبيوتر التي يمكن‬
‫أن تخزن الوثائق االلكترونية حتى تضمن النزاهة فيما‬
‫يتعلق بالوثائق األصلية‬
 ‫التجارب الرائدة في األرـشفة االلكترونية في أمريكا‬
‫السجالت االلكترونية‪ :‬نظام معروف اختصارا‪( ERMS‬نظام إدارة الوثائق‬
‫االلكترونية)‬
‫في البلدان الناطقة باللغة االنجليزية في نطاق المعايير ينبغي االستعاضة‬
‫عن كلمة األرشيف ب‪:‬دورة حياة الوثيقة وليس بالمعنى التبسيط من‬
‫تخزين الملفات‪.‬‬
‫‪-1‬وزارة الدفاع‪ :‬أنشأت الواليات المتحدة –وزارة الدفاع‪ -‬على‬
‫مستوى "وزارة الدفاع ‪ "5015– 2‬وأصبح تعريفه الفعلي من‬
‫وظائف وتطبيقات مثل المعايير في الواليات المتحدة‪،‬وهذا المعيار ال‬
‫قيمة له في فرنسا وأوروبا باستثناء الشركات التابعة لها في‬
‫الواليات المتحدة وبتأثر أوروبا ب‪ MOREQ‬التي هي مواصفات‬
‫أوروبية تفصل االحتياجات الالزمة لحفظ األدلة االلكترونية في فرنسا‬
‫وإستراتيجية المساعدة القطرية التي هي عبارة عن خدمة للرد على‬
‫جميع المدفوعات تعرض جميع تطبيقات األعمال ‪،‬وللقيام بذلك يجب‬
‫اقتراح آليات للدفع بسيطة ومفتوحة مثل خدمة ويب‪.‬‬
 ‫‪-2‬الوصف و الدفع االلكتروني‪:‬‬
‫تدفع الوثائق االلكترونية جنبا إلى جنب مع البيانات الوصفية التي‬
‫تصف الوثيقة المضافة ويمكن استخدام إيزو ‪15836:2003‬‬
‫(دوبلن كور) إلى بنية الفوقية للحد األدنى مهما كان نوع الوثيقة‬
‫المودعة في إستراتيجية المساعدة القطرية‪.‬‬
‫إنشاء سجل‪:‬‬
‫من أجل متابعة دورة حياة الوثائق وتتبع العمليات التي تجري على تلك‬
‫الوثائق يجب إنشاء سجل واحد في استراتيجية المساعدة القطرية‬
‫في وقت الدفع ‪،‬وهذا ما يسمى السجل‪،‬وتتبع العمليات المتعلقة بهذا‬
‫السجل تتوافق مع عملية إدارة السجالت‪.‬‬
 ‫‪-3‬نظام التصنيف‪:‬‬
‫نظام التصنيف المستخدم لتنظيم الوثائق في إستراتيجية المساعدة‬
‫القطرية في بعض التوصيات ‪.‬‬
‫الموجهة لسجل إدارة ‪MOREQ‬‬
‫هو مثل مخطط التصنيف اإللزامي و الضروري للمواصفات أو المعايير‬
‫األخرى مثل المعايير‪.‬‬
‫القياسية الفرنسية ‪NFZ 42-013‬‬
‫وهذا التصنيف هو نظام اختياري ويعتبر أكثر أهمية لضمان سالمة‬
‫وأمن استمرارية الوثائق‪،‬ويمكن أن تكون السجالت في إستراتيجية‬
‫المساعدة القطرية متكاملة بطريقة تلقائية في التصنيف‪.‬‬
 ‫‪-4‬أمن المعلومات الرقمية ‪:‬‬
‫كجزء من تنفيذ إستراتيجية المساعدة القطرية لتكون قادرة‬
‫على إثبات إن لم تتغير الملفات التي حفظت مع مرور الوقت‬
‫ويتم إنشاء آلية ختم الوثائق وأمن المعلومات المرقمنة‬
‫لضمان سالمة الوثيقة ‪،‬وعند تخزـين الملف توضع البصمات‬
‫وهي عبارة عن سلسلة من األجزاء المشتقة من‬
‫الوثيقة(وظيفة التجزـئة) التي تحدد بوضوح في الوثيقة وال‬
‫يمكن للبصمة إعادة بناء الوثيقة ‪،‬ولكن توضع بأمان مع‬
‫المستند المحفوظ وإذا لزم األمر يتم إعادة تفقد الوثيقة‬
‫المحفوظة للتحقق من مدى مطابقة البصمات المحفوظة‬
‫أيضا‪ ،‬إلثبات سالمة المستند والحفاظ على البصمات تخزن‬
‫البصمات والوثائق لضمان سالمة المزـيد من البيانات‬
‫المحفوظة‪.‬‬
 ‫دورة حياة الوثيقة‪:‬‬
‫أي الفترـة القانونية لالحتفاظ بالسجالت وإدارة األداء خالل‬
‫حياة الوثيقة و ال يمكن التغيير في استراتيجة المساعدة‬
‫القطرـية ولن يمكن ان ترتبط مع سمات إضافية عليه فيكون‬
‫الموقع الفعلي للوثيقة ( ملف) مطلوب للتغيير مع مرور‬
‫الوقت في جميع حاالت السجل الذي يحدد ما يمكن أن‬
‫تشتمل عليه الوثيقة‪.‬‬
 ‫خاتــــــــــــمة‬
‫أصبحت قوانين بعض الدول وتحت شروط معينة تعطي‬
‫للوثائق الورقية والوثائق االلكترونية االهمية نفسها ومن ثمة‬
‫اصبحت تولى اهمية كبيرة لمعالجة وحفظ مختلف االوعية‬
‫االلكترـونية ال تقل عن االهمية التي تولي لألرصدة‬
‫االرشيفية الورـقية خاصة في ظل التطورات التكنولوجية‬
‫الحديثة لذلك فإن الحفظ الطويل لمختلف المنتجات االرشيفية‬
‫المسجلة عن مختلفـ االوعية ومعالجتها يعد من المواضيع‬
‫التي تتطلب من االرشيفي العناية واالهتمام والتكوين‬
‫المتواصل في الميدان واالنفتاح على بعض التجارـب الرـائدة ‪.‬‬