‫ترتيب الوثائق اإلدارية وصيانتها‬

‫أوال‪ :‬أهمية ترتيب الوثائق‪:‬‬

‫ثانيا‪ :‬الوثائق المعنية بالتصنيف والترتيب‪:‬‬
‫ثالثا‪ :‬أهداف الترتيب‪:‬‬
‫رابعا‪ :‬خطوات الترتيب‪:‬‬
‫خامسا‪ :‬أنواع الترتيب‪:‬‬
 ‫أوال‪ :‬أهمية ترتيب الوثائق‬
‫يحت ل موضوع ترتي ب وحف ظ الوثائ ق اإلداري ة الناتج ة ع ن النشاط اليوم ي ملختل ف‬
‫األجهزة اإلداري ة حيزا ك بيرا م ن اهتمام الباحثي ن واملس ؤولين اإلداريي ن عل ى ح د س واء نظرا‬
‫للعدد الهائل الذي تنتجه املصالح اإلدارية يوميا مما يصبح معه إرثا يتطلب من يعتني به‬
‫ويحفظه من تقادم الزمن وعبث اإلنسان‪.‬‬
‫هذا األم ر‪ ،‬يتطل ب قدرا ك بيرا م ن البح ث والتقص ي الختيار أفض ل الس بل وأنس ب‬
‫الحلول املالئم ة ملعالج ة هذه اإلشكالي ة‪ ،‬ذل ك أ ن عوام ل كثيرة تتظاف ر وتؤدي إل ى تدهور‬
‫وضعية الوثائق اإلدارية‪ ،‬كالالمباالة‪ ،‬الجهل باملشكل‪ ،‬قلة اإلمكانيات فضال عن عدم كفاءة‬
‫العنصر البشري املختص في هذا املجال‪.‬‬
‫وعلى مستوى البحث‪ ،‬لم يحظ موضوع ترتيب وحفظ الوثائق بالعناية املطلوبة حتى‬
‫اآلن‪ ،‬فالباحثين في مجال املعلومات يوجهون اهتمامهم إلى أوعية املعلومات األخرى كالكتب‬
‫واملجالت والدراسات وغيرها من أصناف املعلومات التي تحفظ عادة باملكتبات مثل األشرطة‬
‫الصوتية واإللكترونية وغيرها‪ ،‬أما موضوع وثائق اإلدارة فقد بقي خارج اهتماماتهم‪.‬‬
 ‫أوال‪ :‬أهمية ترتيب الوثائق‬
‫والواقع أن املسؤول األول عن هذا التقصير هم رجال اإلدارة أنفسهم‪ ،‬ذلك أن تنظيم‬
‫الوثائق وحفظها يأتي في آخر اهتماماتهم‪ ،‬إذ لم نسمع عن جهة إدارية أنها قامت بتنظيم‬
‫مناظرة‪ ،‬أ و ندوة علمي ة لتحس يس الجهاز اإلداري والعاملي ن ب ه بموضوع حف ظ الوثائ ق‬
‫والعناية بها‪.‬‬
‫فاملس ؤول اإلداري إذا اتخ ذ قرارا بناء عل ى معلومات حقيقي ة وواقعي ة وجاهزة عن د‬
‫الطلب‪ ،‬وفي نفس الوقت مرتبة ومنظمة بكيفية تسمح باالستفادة منها في سهولة تامة‪ ،‬فإن‬
‫ذلك القرار يكون قرارا رشيدا وصائبا وقابال للتنفيذ الدقيق من طرف املعنيين به‪ ،‬والعكس‬
‫صحيح‪.‬‬
‫إن سير عملية ترتيب وتنظيم الوثائق اإلدارية بمختلف املصالح‪ ،‬ال يواكب سرعة تطور‬
‫املص الح اإلداري ة نفس ها‪ ،‬ويبق ى الفارق شاس عا بي ن اإلثني ن‪ ،‬وه و م ا يجع ل م ن ضرورة‬
‫البحث عن حلول لهذه اإلشكالية أمرا مستعجال وضروريا‪ ،‬باعتبارها تنصب حول موضوع‬
‫شائك قد ال تدرك أهميته اآلنية إال القلة القليلة‪.‬‬
 ‫ثانيا‪ :‬الوثائق المعنية بالتصنيف والترتيب‬
‫ه ي مجموع الوثائ ق اإلداري ة املتداول ة والت ي تدون عليه ا املعلومات بأ ي شك ل م ن األشكال وف ي‬
‫معظ م األحيان ه ي مواد ورقي ة مث ل املراس الت الص ادرة ع ن اإلدارة والواردة إليه ا‪ ،‬كالرس ائل‬
‫واملذكرات والتقاري ر واملحاض ر والتعليمات واملناشي ر وال برقيات والقرارات واملراس يم ومحاض ر‬
‫االجتماعات والسجالت والدراسات ووثائق املحاسبة ‪ ...‬إلخ‪.‬‬
‫وق د تكون ورقي ة ولكنه ا تأخ ذ شكال آخ ر كالتص اميم والفهارس والرس وم الهندس ية‬
‫والخرائط ‪...‬إلخ‪.‬‬
‫كم ا أنه ا ق د تكون مواد غي ر تقليدي ة مث ل األقراص املدمج ة واألشرط ة ووس ائل التس جيل‬
‫املتطورة‪.‬‬
‫وعموم ا‪ ،‬ه ي مجموع الوثائ ق الت ي تنت ج ع ن نشاط أ ي إدارة عمومي ة كان ت أ و خاص ة‪ ،‬بغ ض‬
‫النظر عن مجال نشاطها وذلك بغية الرجوع إليها عند الحاجة ولضمان السير الحسن للمستندات‬
‫اإلدارية داخلها‪.‬‬
 ‫ثالثا‪ :‬أهداف الترتيب‬
‫يقص د بترتي ب الوثائ ق ف ي أ ي جهاز إداري‪ ،‬تجمي ع وتنظي م وترتي ب الوثائ ق الناتج ة ع ن اتص ال المص الح‬
‫اإلداري ة فيم ا بينه ا‪ ،‬أ و م ع المؤس سات والمنظمات الوطني ة والدولي ة أ و م ع المواطني ن‪ ،‬حس ب طرق التنظي م‬
‫المتعارفة‪ ،‬من أجل تقديم خدمات للمستفيدين والراغبين في الحصول على تلك الوثائق إما بالحصول على الوثيقة‬
‫نفسها‪ ،‬أو االطالع على المعلومات التي تحتوي عليها‪.‬‬
‫فترتيب الوثائق ليس الهدف منه تجميعها بكل أنواعها‪ ،‬بل تنظيمها تنظيما محكما بحيث يتم الربط بين طبيعة‬
‫الوثيقة وطريقة ترتيبها واالستفادة منها أو من المعلومات التي تحتوي عليها في سهولة تامة وفي أسرع وقت‬
‫ممكن لكل من يرغب في الحصول عليها‪ ،‬وتتلخص أهداف ترتيب الوثائق فيما يلي‪:‬‬
‫‪‬س هولة االس تفادة م ن المعلومات المس جلة بالوثائ ق والمس تندات بمختل ف أنواعه ا م ن خالل نظام دقي ق وفعال‪،‬‬
‫يضم ن تدف ق س يولة تل ك المعلومات بالقدر الكاف ي وتقدي م خدمات للراغ بين ف ي االطالع عل ى مل ف أ و وثيق ة أ و‬
‫مستند بكل سهولة وفي أسرع وقت ممكن؛‬
‫‪‬المحافظة على الرصيد المعرفي لإلدارة مثل الوثائق والمستندات ‪...‬‬
‫‪‬توفي ر العناي ة والص يانة الضروريتي ن للوثائ ق لتالف ي مختل ف المؤثرات الجوي ة كالرطوي ة‪ ،‬الحرارة‪ ،‬الغبار‬
‫وضوء الشمس‪ ،‬أو اآلفات األخرى كالحريق والحشرات المضرة وسوء االستعمال المؤدي إلى اإلتالف المتعمد‪.‬‬
 ‫رابعا‪ :‬خطوات الترتيب‬
‫‪ ‬القيام بجم ع الوثائ ق س واء منه ا الورقي ة‪ ،‬أ و المس جلة أ و المرس ومة والت ي تمث ل خالص ة نشاط مختل ف األقس ام‬
‫والمصالح‪ ،‬وعصارة ألفكار الموظفين العاملين بها‪ ،‬وسجال جامعا لعالقاتها باألجهزة األخرى وبالمواطنين على‬
‫السواء؛‬
‫‪ ‬تهييئ مستودع أو قاعة مناسبة لحفظها‪ ،‬وتوفير التجهيزات الضرورية سواء كانت مادية أو بشرية‪ ،‬حتى يكون‬
‫باإلمكان استقبال أنواع الوثائق غير المحتاجة‪ ،‬والمحالة على الحفظ من جميع األجهزة اإلدارية باستمرار؛‬
‫‪ ‬إعداد الجداول والفهارس المس اعدة عل ى س رعة الوص ول إل ى المعلومات المطلوب ة‪ ،‬واختيار أفض ل طريق ة‬
‫لتطبيقها؛‬
‫‪ ‬تحدي د المدة الالزم ة لحف ظ ك ل نوع م ن أنواع الوثائ ق ف ي مس تودع التوثي ق‪ ،‬حت ى يتس نى فرز ك ل نوع بس هولة‪،‬‬
‫وإتالف ما انتهت مدة حفظه‪ ،‬واإلبقاء على النوع الذي ما زالت الحاجة تدعو إلى حفظه؛‬
‫‪ ‬وضع نظام مسبق للمعلومات أو ما يسمى بطريقة تصنيف وترميز الوثائق والمستندات بما يناسب كل نوع من‬
‫أنواعها حتى يمكن الوصول إلى أي وثيقة في اللحظة نفسها؛‬
‫‪ ‬مراجعة كل وثيقة قبل ترتيبها في الملف الخاص بها‪ ،‬والتأكد من أن رقم الوثيقة مطابق لموضوع ورقم الملف‬
‫المرتبة فيه‪ ،‬ونفس األمر يتبع عند طلب ملف أو وثيقة قصد االطالع عليه من طرف الغير‪.‬‬
 ‫خامسا‪ :‬أنواع الترتيب‬
‫يقص د بترتي ب الوثائ ق‪ ،‬إعداده ا ف ي نظام معي ن يس مح بالوص ول إليه ا بص ورة متقن ة ومنظم ة‪،‬‬
‫وبسرعة فائقة‪ ،‬توفر وقت وجهد الباحث وتيسر له كل ما يريد الحصول علي ه‪ ،‬لهذا يمكن القول أن‬
‫أس لوب تنظي م المعلومات والوثائ ق أص بح مس اويا لقيمته ا الفعلي ة‪ ،‬إ ذ كلم ا زادت قيم ة المعلومات كلما‬
‫ازدادت تبع ا لذل ك قيم ة التنظي م‪ ،‬وأيض ا كلم ا زاد حج م المعلومات أص بحت الحاج ة ماس ة أكث ر إل ى‬
‫عمليات تنظيم أكثر دقة وإحكاما‪.‬‬
‫وتجدر اإلشارة إلى أن الطرق والمناهج المعتمدة في تصنيف الوثائق‪ ،‬أصبحت في الوقت الحالي‬
‫متعددة ومتنوع ة‪ ،‬تتمي ز ببس اطتها وبمالئمته ا ودقته ا‪ ،‬غي ر أن ه ال يوج د ترتي ب مثال ي يص لح لك ل‬
‫الحاالت‪ ،‬فلك ل مجموع ة م ن الوثائ ق أ و الملفات م ا يناس بها م ن أشكال الترتي ب‪ ،‬واختيار المالئ م منها‬
‫يرجع إلى ثالثة أسباب رئيسية وهي‪:‬‬
‫‪ ‬نوعية الوثائق المراد ترتيبها؛‬
‫‪ ‬عدد وكمية تلك الوثائق؛‬
‫‪ ‬مدى الرجوع إلى تلك الوثائق‪ ،‬أي هل هذه الوثائق مطلوبة باستمرار أم ال؟‪.‬‬
 ‫ا‪++‬لترتيبا ‪+‬ألبجدي‪1-‬‬
‫‪ ‬يقضي هذا األس لوب بترتيب الوثائق حس ب الحروف األبجدي ة‪ ،‬أ ي الحرف األول للكلم ة أو اإلس م‪ ،‬وهذه الطريق ة مبدئيا‬
‫سهلة لترتيب الملفات والوثائق والمستندات‪ ،‬بحيث يرتب كل مستند في الحرف األول الذي يبتدئ به‪ ،‬وتستخدم هذه الطريقة في‬
‫اإلدارات التي تكثر معامالتها مع عدد كبير من األشخاص ويتم طريقة تصنيف الوثائق حسب األسماء حيث يتم إعداد ملف لكل‬
‫إس م مث ل‪ :‬أس ماء الموظفي ن ‪،‬أس ماء المرض ى‪ ،‬أس ماء األطباء ‪.......‬الخ ‪ ،‬ويت م ترتي ب الملفات طبق ا للحروف األبجدي ة ليس هل‬
‫التعرف عليها وإرجاعها بسرعة ‪ ،‬ويتم وضع بطاقة لكل حرف وتوضع بعدها فيه الملفات أو وراءها حسب األسلوب‪.‬‬
‫أ‪ -‬مزايا هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬بساطة وسهولة االستعمال بالنسبة للموظفين في اإلدارة؛‬
‫‪ ‬إتاحة الفرصة لترتيب جميع المستندات المختلفة؛‬
‫‪ ‬ترتيب الوثائق مباشرة دون حاجة إلى استخدام الفهارس؛‬
‫‪ ‬مرون ة اس تعمالها بحي ث يمك ن إضاف ة ملفات جديدة وإزال ة الملفات الت ي ل م تع د الحاج ة ماس ة إليه ا دون تغيي ر ف ي نظام‬
‫الملفات والوثائق‪.‬‬
‫ب‪ -‬عيوب هذا األسلوب‪:‬‬
‫صعوبة الترتيب عندما يكون عدد الوثائق والملفات كبيرا؛‬
‫صعوبة تحديد الحرف األول في عدد من الملفات؛‬
‫ازدحام الملفات في بعض الحروف دون البعض اآلخر‪.‬‬
 ‫ا‪++‬لترتيبا‪++‬لرق‪+‬مي‪2-‬‬
‫يرتك ز عل ى األس لوب عل ى مبدأ أس اسي أال وه و ترمي ز الوثائ ق‪ ،‬أ ي إعطاء رق م لك ل‬
‫مل ف أ و مس تند‪ ،‬ذل ك أ ن األرقام متتابع ة ويج ب اس تخدامها ف ي الترتي ب حس ب تس لسلها‬
‫الطبيعي من ‪ ،.... 3-2-1‬بمعنى أن كل وثيقة جديدة تأخذ رقما جديدا في السلسلة الرقمية‪.‬‬
‫أ‪ -‬مزايا هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬سهولة ترتيب الملفات تحت أرقام معينة؛‬
‫‪ ‬سهولة إرجاع الملفات إلى أماكنها بعد االطالع عليها حسب رقم الترتيب؛‬
‫‪ ‬استبعاد وقوع الخطأ في الترتيب بهذه الطريقة‪.‬‬
‫ب‪ -‬عيوب هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬كل خطأ في رقم الملف يؤدي بالضرورة إلى وضع وثائق أو مستندات في ملف آخر؛‬
‫‪ ‬بطئ عملية البحث بحيث يتطلب األمر القيام بإجراء بحثين أولهما في الدليل وثانيهما‬
‫في الرفوف‪.‬‬
 ‫ا‪++‬لترتيبا‪++‬لموضوعي‪3-‬‬
‫بمقتضى هذا األسلوب ترتب الوثائق والمستندات اعتمادا على موضوعها‪ ،‬مثال‬
‫الوثائ ق المتعلق ة بالفالح ة وحده ا ف ي مل ف‪ ،‬والوثائ ق المتعلق ة بالتعلي م ف ي مل ف‪،‬‬
‫والوثائق المتعلقة بالمالية في ملف‪ ،‬وتلك المتعلقة بالمنازعات في ملف ‪ ....‬وإذا كان‬
‫هذا األس لوب يبدو للوهل ة األول ى س هال للغاي ة‪ ،‬فإن ه م ع ذل ك عن د تراك م الوثائ ق‬
‫يصعب معه الترتيب المحكم والذي من شأنه أن يسهل العثور على الوثيقة المطلوبة‪.‬‬
‫أ‪ -‬مزايا هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪‬سهلة التطبيق بالنسبة للموظفين الجدد؛‬
‫‪‬تعد بنكا للمعطيات على المدى الطويل؛‬
‫ب‪ -‬عيوب هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬ضرورة إعداد فهرس يحدد الموضوعات وأماكن ترتيبها؛‬
‫‪‬صعوبة ترتيب الموضوعات عند كبرها‪.‬‬
 ‫ا‪++‬لترتيبا‪++‬لجغ‪+‬را‪+‬ف‪+‬ي‪4-‬‬
‫اعتمادا عل ى هذه الطريق ة تص نف وترت ب الوثائ ق حس ب األماك ن الجغرافي ة‬
‫سواء كانت أسماء مدن أو قرى أو أقاليم أو مناطق أو غيرها‪.‬‬
‫أ‪ -‬مزايا هذا األسلوب‪:‬‬
‫إمكاني ة ترتي ب أك بر عدد ممك ن م ن الوثائ ق تح ت إس م المنطق ة أ و المكان‬
‫المعين؛‬
‫سهولة الحصول على الملف أو الوثيقة المطلوبة عند معرفة إسم المنطقة أو‬
‫المكان المعين؛‬
‫التقليل من وقوع الخطأ في ترتيب الملفات‪.‬‬
‫ب‪ -‬عيوب هذا األسلوب‪:‬‬
‫احتمال وقوع الخط أ م ن طرف المكلفي ن بالتوثي ق بس بب عدم معرفته م‬
‫بالمناطق أو األماكن ووضعهم الوثائق في أماكن غير أماكنها؛‬
 ‫‪:‬ا‪++‬لترتيبا‪++‬لزمنيا‪++‬لكرنولوجي‪5-‬‬
‫ترتكز هذه الطريقة على مقياس زمني‪ ،‬أي الترتيب الزمني والمنطقي‬
‫لألحداث‪ ،‬وهكذا ترت ب الوثائ ق حس ب الس نوات مثال ‪– 2001 – 2000‬‬
‫‪... 2002‬‬
 ‫‪:‬ا‪++‬لترتيبا‪++‬لشكلي‪6-‬‬
‫يعتم د هذا النوع الشك ل الذي ظهرت ب ه الوثائ ق‪ ،‬ولي س‬
‫موضوعها‪ ،‬وهكذا يتم وفق هذا األسلوب ترتيب الوثائق في شكل‬
‫إما قرارات‪ ،‬أو خرائط أو عقود أو رسوم ‪....‬‬