‫المادة ‪:‬ترتيب وثائق‬

‫الموضوع‪:‬عموميات في الحفظ والفهرسة‬

‫‪ -)1‬الهدف من دراسة مادة الترتيب‪ :‬يمكن الموظف اإلداري في المكتبة من الحصول‬
‫على الوثائق والمعلومات ‪.‬األوراق ‪.‬المستندات‪.‬ملفات في ‪:‬‬
‫– أسرع وقت ممكن‬
‫مكتب منظم وثائقها‬ ‫‪ -‬أقل جهد ممكن‬
‫‪ -‬أقل تكلفة ممكنة‬
‫‪ -2‬تعريف الحفظ والفهرسة‪:‬هي إحدى الوظائف األساسية للعقل البشري ترتيب األشياء‬
‫وتنسيقها حفظها مقتضيات تعتمد على بعضها البعض ‪.‬‬
‫‪ -3‬نوعية الحفظ والفهرسة الجيدة‪:‬‬
‫*باإلعادة السريعة للمستندات‪ ,‬يجب االنتهاء من استعمالها أو فحصها ‪.‬‬
‫*التأكد من أن جميع المحفوظات في مكانها الينقصها شيء ‪.‬‬
‫*استغالل أقل حيز ممكن‪.‬‬
‫*المحافظة عليها من التلف والضياع‪.‬‬
‫‪ -4‬تعريف التنظيم‪:‬هو عملية تصنيف وترتيب المعلومات الوثائقية بطرق منهجية‬
‫تعريف التصنيف‪:‬هو عملية فرز وتكوين مجموعة من الملفات والمستندات ذات الصنف‬
‫الواحد وتميزها عن بعضها البعض بجملة أو كلمة أو رمز كعنوان يجعلها تظهر عن‬
‫باقي الملفات األخرى‪.‬‬
‫تعريف الترتيب‪:‬هو عملية وضع الملفات أو المستندات ذات الصنف الواحد مع بعضها‬
‫البعض مرتبة بطريقة خاصة وذلك لتوضيح رتبتها ومكانها بين بقية المستندات التي من‬
‫صنفها‪.‬‬

‫المادة‪ :‬ترتيب وثائق‬

‫الموضوع‪ :‬مواصفات الوثيقة‬
 ‫تمهيد‪ :‬عرفت الوثيقة على مر العصور واختالف التشريعات بأنها أداة إلثبات الحق‬
‫وحمايته من الضياع واعتبرت أحيانا شرط أساسي من دونه ال ينشأ الحق القانوني‬
‫للمعاملة وأحيانا أخرى وسيلة إلثبات التصرف القانوني كما عرفت الوثيقة على أنها‬
‫معلومة كتبت لحفظ الحقوق أو الهوية ‪.‬أو تسيير النظام اإلداري‪.‬أو الرتباطها بعالقات‬
‫الناس وتكون لها الصفة القانونية‪.‬‬
‫تعريف الوثيقة‪:‬‬
‫لغة‪ :‬هي كلمة مشتقة من الفعل وثق أي ائتمن ‪,‬ووثقه أي أحكمه نقول وثق األمر‪,‬أي‬
‫أحكمه وأثبته‪.‬والوثائق هي كل ما يعتمد عليه أو يرجع إليه إلثبات أمر وإحكامه‬
‫وإعطائه صفة الحق ‪.‬‬
‫اصطالحا‪:‬المقصود بالوثيقة أي مستند أو محرر مسجل سواء كان في شكل مخطوط أو‬
‫مطبوع أو مصور أو في مادة سمعية أو بصرية نتج عن تصرف قانوني لشخص‬
‫طبيعي أو معنوي‪.‬‬
‫المكونات األساسية المتعارف عليها للوثيقة‪:‬‬
‫المصدر‪:‬يوجد في أعلى الزاوية اليمنى ويستعمل لتحديد مصدرا لوثيقة ) اإلدارة‬
‫العامة‪,‬المصلحة(‬
‫رقم التسجيل‪:‬عدد رتبي وفي بعض الحاالت رموز تسند للوثيقة مسبوق بالمكان‬
‫الجغرافي‪.‬‬
‫التاريخ‪ :‬يوجد عادة في أعلى الزاوية اليسرى للوثيقة مسبوق بالمكان الجغرافي‪.‬‬
‫الموضوع‪:‬خصص لتحديد محتوى الوثيقة بشكل مختصر‪.‬‬
‫جوهر الوثيقة‪ :‬هي المعلومات المتعلقة بالموضوع )المحتوى(‪.‬‬
‫اإلمضاء‪ :‬إمضاء منشئ الوثيقة مع تحديد هويته اإلدارية ‪.‬‬
‫إنشاء الوثيقة‪:‬عند إنشاء أي نوع من الوثائق البد من تحديد الحاجة من المعلومات التي‬
‫تحويها الوثيقة والتطابق بين المحتوى والحاجيات المحددة( ال يمكن أن نقوم بصياغة‬
‫ناجحة للوثيقة بدون معرفة مسبقة للغرض من إنشائها( ولحسن سير المرافق العامة البد‬
‫من أخذ جميع االحتياطات باإلضافة إلى التقيد بالمكونات األساسية‬
‫قيمة الوثيقة‪:‬تختلف قيمة الوثائق من ناحية قيمتها إلى‪:‬‬
 ‫القيمة اإلدارية للوثيقة‪:‬تحتوي الوثائق عند نشأتها على المعلومات حول الوظائف‬
‫والنشاطات الجارية للمؤسسات ‪.‬‬
‫القيمة المالية‪ :‬الوثائق ذات القيمة المالية هي جميع الوثائق الخاصة بالتصرف المالي‬
‫للمؤسسة التي تحتاجها لتدعيم معامالتها المالية‪.‬‬
‫القيمة التاريخية‪:‬من بين جميع الوثائق هناك بعض الوثائق تكتسي قيمة ثابتة بعد انتهاء‬
‫قيمتها األولى ‪.‬مثل الوثائق التي تعكس تاريخ المؤسسة ويمكن أن تحدد هذه الوثائق‬
‫بنص قانوني‪.‬‬
‫مميزات الوثيقة‪:‬تتميز الوثائق بالموضوعية والمصداقية بحيث تتكون طبيعيا من خالل‬
‫ممارسة الجهة الرسمية ألعمالها وأنشطتها اليومية وتحوي معلومات صحيحة خالية من‬
‫الشك‬
‫أهمية الوثيقة‪:‬تكمن أهمية الوثيقة في احتوائها على المعلومات اإلدارية التي تخدم‬
‫أهداف المؤسسة كما أن لها قيمة إثباتيه ودور فعال في اتخاذ القرار باإلضافة لكونها‬
‫تحتوي على معلومات عل درجة عالية من الصحة ‪.‬ويمكن الوثوق بها واالعتماد عليها‬
‫كمصدر هام‪.‬‬
‫دورة حياة الوثيقة‪ :‬لتحديد مدة حفظ الوثائق يستوجب األمر تقييم الوثائق والتعرف على‬
‫قيمتها وصالحيتها بالنسبة لمنشئيها ومستخدميها في فترة أولى ثم قيمتها بالنسبة ألي‬
‫استعمال آخر‬
‫وتسمى القيمة األولى القيمة األولية وهي تندرج على مرحلتين فترة نشطة للوثائق‬
‫وتوافق الفترة النشطة المدة الالزمة لحفظ الوثائق بمكاتب العمل حيث يكون استخدامها‬
‫متواترا (متتابعة( إلى أن تعالج المسائل بها بينما الفترة الشبه نشطة توافق مدة حفظ‬
‫الوثائق‬
 ‫المادة‪:‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع‪:‬تسجيل الوثيقة‬
‫مقدمة‪:‬‬
‫تعتبر عملية التوثيق والعمليات المرتبطة بها إحدى الركائز األساسية ألي عمل تطبيقي‬
‫ويعتبر كذلك أحد أولويات اإلدارة لما له من ارتباط مباشر بكل العمليات اإلدارية على‬
‫كافة المستويات‪.‬‬
‫أهمية التوثيق‪:‬‬
‫الوثائق هي إحدى المراجع الهامة التي تبرهن على مصداقية المنظمة ووجودها الفعلي‬
‫إذ أن الوثائق هي أهم وسائل االتصال بالمؤسسات كما أنها تعتبر المرجع الذي يحتكم‬
‫إليه متى استدعى األمر ذلك ألنه يوضح نشاط المؤسسة بشكل ملموس وتؤدي إلى‬
‫كسب ثقة اآلخرين بها‪.‬‬
‫شكل تسجيل الوثائق وحفظها‪:‬‬
‫السجالت‪):‬فهارس( وهي تحتوي على بيانات عن الوثائق الموجودة لدى‬ ‫‪.1‬‬
‫المؤسسة )فهارس( حيث يتم فيها تسجيل معلومات محددة عن كل وثيقة حتى‬
‫يمكن من الرجوع إليها للوصول إلى الوثيقة المحددة بشكل سريع وبأقل جهد‬
‫عالوة على ذلك فإن السجالت تعطي فكرة عن أدائها دون الرجوع إلى أصل‬
‫الوثائق والمستندات‪.‬‬
‫‪ -2‬أنواع السجالت ‪:‬‬
‫أ‪ -‬سجالت إدارية ‪:‬‬
‫سجل الصادر والوارد ‪-‬سجل المحاضر‪ -‬سجل العطل‪ -‬سجل النشاطات الثقافية‬
‫ب‪ -‬سجالت مالية ‪:‬‬
‫سجل اليومية العامة‪ -‬سجل المخزون‪ -‬سجل األصول الثابتة‪.‬‬
‫الدفاتر‪ :‬هي وسيلة لتسجيل البيانات بشكل ثابت بصورة متسلسلة ومنظمة تحول‬ ‫‪.2‬‬
‫دون حدوث أي تغيير أو تالعب فيها أو صياغتها كليا أو جزئيا ألي سبب من‬
‫األسباب ومن أمثلها‬
 ‫الدفاتر اإلدارية‪ :‬دفتر الزيارات‬
‫الدفاتر المالية‪ :‬دفتر حساب البنك‬
‫‪-3‬الملفات‪:‬هي حاويات يتم فيها حفظ المستندات بكافة أشكالها وتختلف عن السجالت‬
‫والدفاتر ألنها تمكن من تحريك المستندات وتداولها وحفظها بكميات كبيرة ولفترات‬
‫طويلة من الزمن ويتم التسجيل على كل ملف اسم ما يحويه‬
‫مثال‪ -:‬ملف الصادر ) مراسالت(‬
‫‪ -‬ملف الوارد)مذكرات (‬
‫ملفات إدارية‬ ‫‪ -‬ملف محاضر االجتماع‬
‫‪ -‬ملف التقارير‬
‫مثال‪ :‬ملفات مالية‪:‬‬
‫ملف الحسابات‪ -‬ملف أوامر التوريد المخزني‪ -‬ملف أوامر الصرف المخزني – ملف‬
‫العقود‪ -‬ملف الجرد‬
‫‪-4‬الصور الثابتة و المتحركة‪:‬‬
‫وتشمل الصور الفوتوغرافية وأشرطة الفيديو واألقراص المضغوطة وتعتبر من الوثائق‬
‫عالية المصداقية خاصة عند التعامل مع جهات ليس بإمكانها القيام بزيارة ميدانية‬
‫لمناطق عمل المؤسسة ‪.‬‬
‫‪-5‬التسجيالت الصوتية‪:‬‬
‫وتعتبر أقل مصداقية من األنواع األخرى لصعوبة نقل كل أبعاد عمل وإنجازات‬
‫المؤسسة عبر الصوت فقط لكن ال بأس بها كوسيلة مساعدة‪.‬‬
 ‫نموذج سجل الرسائل الواردة‪:‬‬
‫المالحظات‬ ‫التوقيع‬ ‫تاريخ االستالم اسم المستلم‬ ‫اسم الجهة‬ ‫تاريخ إصدار البيان‬ ‫م‬
‫الوارد منها‬ ‫)الموضوع(‬ ‫المذكرة‬

‫نموذج لسجل الرسائل الصادرة‪:‬‬

‫المالحظات‬ ‫التوقيع‬ ‫المسؤول عن المستلم‬ ‫اسم الجهة‬ ‫تاريخ اإلصدار البيان‬ ‫م‬
‫تحرير المذكرة‬ ‫الصادر عنها‬ ‫)الموضوع(‬

‫نموذج لدفتر التسجيل دورة فيفري ‪) 2014‬مكتب االستقبال والتوجيه(‬

‫المالحظات‬ ‫نمط‬ ‫التخصص تاريخ االستدعاء‬ ‫المستوى‬ ‫الهاتف‬ ‫العنوان‬ ‫تاريخ‬ ‫االسم‬ ‫تاريخ‬ ‫رقم‬
‫التكوين‬ ‫المطلوب‬ ‫الدراسي‬ ‫ومكان‬ ‫واللقب‬ ‫التسجيل‬ ‫التسجيل‬
‫الميالد‬

‫االنتقاء‬ ‫مقابلة‬
‫المستشارة‬

‫نموذج لدفتر القسم‪:‬‬

‫المالحظات‬ ‫الغيابات‬ ‫الوقت‬ ‫أستاذ‬ ‫عنوان الدرس‬ ‫من‪-‬إلى‬ ‫المادة‬ ‫األيام‬
‫أو رقم التمرين‬

‫األساتذة‬
‫اإلمضاء‬

‫نموذج السجل الصادر للرقابة العامة‬

‫الصادر – ‪depart‬‬
‫عددالوثائق تاريخ ورقم الرسائل‬ ‫الموضوع المرسل إليه‬ ‫رقم األرشيف‬ ‫المالحظات‬
‫‪Date de départ ET N° la‬‬ ‫‪Nombre de‬‬ ‫‪archives‬‬
‫‪corresponds‬‬
‫‪destinataire Object‬‬ ‫‪Observassions‬‬
‫‪pièces‬‬

‫نموذج لسجل الوارد‬

‫تاريخ الوصول‬ ‫تاريخ ورقم اإلرسال‬ ‫المراسل‬ ‫الموضوع‬ ‫تاريخ رقم الجواب‬

‫‪Date d'arrivée Date de départ ET N° la‬‬ ‫‪expèditen‬‬ ‫‪Object‬‬ ‫‪Date et N° de la‬‬

‫‪corresponds‬‬ ‫‪réponse‬‬

‫نموذج لسجل مقررات الرقابة العامة‬

‫المالحظات‬ ‫تاريخ الغياب‬ ‫بداية التكوين‬ ‫مجلس التأديب‬ ‫مقر الفصل‬ ‫االختصاص‬ ‫االسم واللقب‬ ‫الرقم‬

‫تاريخ الفصل‬

‫تاريخ المحضر‬

‫التاريخ‬ ‫الرقم‬ ‫التاريخ‬ ‫الرقم‬

‫نموذج لسجل خاص ببطاقات المتربصين‪:‬‬

‫المالحظات‬ ‫مدة الصالحية اإلمضاء‬ ‫االختصاص‬ ‫اسم ولقب‬ ‫رقم البطاقة‬
‫المتربص‬

‫إلى‬ ‫من‬
 ‫المادة ‪:‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع‪:‬تصنيف الوثائق‬
‫تمهيد‪:‬‬
‫يعتبر التصنيف المرحلة األولى واألساسية في التنظيم الفني للوثائق فغالبا ما يكون‬
‫النجاح في هذه المرحلة هو السبب في نجاح تنظيم المؤسسة‪.‬‬
‫تعريف التصنيف‪ :‬ويقصد بها تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات‬
‫والخصائص المتجانسة وفصل الوثائق الغير المتشابهة لدرجة اختالفها وذلك لغرض‬
‫التعرف على أية منها بسهولة‪.‬‬

‫موضوع‬
‫أسس التصنيف‪:‬‬
‫ي‬

‫شكلي‬
‫جغرا‬
‫أسس‬ ‫في‬
‫التصني‬
‫ف‬

‫زمني‬ ‫اسمي‬

‫التصنيف الموضوعي‪ :‬أي تصنيف األوراق والمستندات على حسب موضوعاتها وفتح‬
‫ملف لكل موضوع مثل ‪ ) :‬محاضر – الزيارات‪ -‬البرقيات‪ -‬التقارير(‬
‫يمكن تقسيم األوراق الخاصة بمؤسسة ما إلى مجموعات رئيسية كالتالي‪:‬‬
‫اإلدارة العليا –الشؤون المالية‪ -‬شؤون الموظفين‪ -‬التخطيط‪ -‬العالقات العامة‪.‬‬
‫جميع هذه األجزاء تعتبر فصول فإذا أخذنا فصل ) شؤون الموظفين ( وحللنا األنشطة‬
‫الفرعية الموجودة نجد التالي‪:‬‬
‫‪-‬التعيينات –العطل‪-‬الترقيات‪ -‬إنهاء الخدمة‬
‫وأيضا نستطيع تقسيم أحد هذه الفروع إلى مواضيع فلو أخذنا فرع )العطل) نجد التالي‪:‬‬
‫‪-‬العطل السنوية‪ -‬العطل االضطرارية‪ -‬العطل المرضية‬
 ‫في حالة توقف التصنيف عند هذا التقسيم سيكون كل موضوع من المواضيع السابقة‬
‫عنوان لملف خاص إلدارة شؤون الموظفين‬
‫بهذا يعتبر التصنيف الموضوعي الطريقة األساسية ألي عملية تصنيف ‪ ,‬وذلك ألن‬
‫التصنيف الموضوعي يرتب الموضوعات على أساس عالقات منطقية بينما يمكن من‬
‫خاللها الوصول إلى الموضوع بسهولة عن طريق التفكير المنطقي ‪.‬‬
‫التمرين األول‪ ) :‬إجراء عملية تصنيف(‬
‫إليك المفردات التالية والمطلوب إجراء عملية التصنيف عليها‪:‬‬
‫‪ -‬الصحافة األجنبية‬ ‫‪ -‬التعاميم‬
‫‪-‬المطبوعات اإلعالمية‬ ‫‪ -‬الصحافة المحلية‬
‫‪-‬رقابة المطبوعات المحلية‬ ‫‪ -‬تعاميم وزارة التجارة‬
‫‪-‬رقابة المطبوعات الخارجية‬ ‫‪ -‬الصحافة‬
‫‪-‬الدراسات اإلعالمية‬ ‫‪ -‬الصحافة العربية‬
‫‪-‬دراسة الدعاية اإلعالمية لمنتج‪...‬‬ ‫العالقات‬
‫‪-‬تعاميم وزارة الداخلية‬ ‫‪-‬التعاون المحلي‬
‫‪-‬دراسة تنفيذ مشروع دعاية منتج‬ ‫‪-‬التعاون الدولي‬
‫‪-‬التعاون اإلقليمي‬ ‫‪-‬الزيارات اإلعالمية‬
‫‪-‬الشؤون اإلعالمية‬
 ‫اإلجــــــــــابة‪:‬‬
‫يقوم المتربص بتصميم خطة تصنيف مبوبة بثالثة أعمدة على النحو التالي‪:‬‬
‫الموضوع‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئيسي‬
‫الصحافة العربية‬

‫الشؤون اإلعالمية‬
‫الصحافة المحلية‬ ‫الصحافة‬
‫الصحافة األجنبية‬
‫الزيارات اإلعالمية‬
‫التعاون الدولي‬
‫التعاون المحلي‬ ‫العالقات‬
‫التعاون اإلقليمي‬
‫تعاميم وزارة التجارة‬ ‫التعاميــــــــــــم‬
‫تعاميم وزارة الداخلية‬
‫دراسة الدعاية اإلعالمية‬ ‫الدراسات اإلعالمية‬
‫لمنتج‬
‫دراسة تنفيذ مشروع دعاية‬
‫منتج‬
‫رقابة المطبوعات اإلعالمية‬ ‫المطبوعات اإلعالمية‬
‫رقابة المطبوعات الخارجية‬
 ‫المادة‪:‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع‪:‬الطريقة األبجدية‬
‫تعريف الطريقة األبجدية‪:‬هي عملية تنظيم تعتمد على ترتيب الملفات والمستندات حسب‬
‫تسلسل الحروف األبجدية‪.‬‬
‫الحروف األبجدية‪ :‬أ‪-‬ب‪-‬ت‪-‬ث‪-‬ج‪-‬ح‪-‬خ‪-‬د‪-‬ذ‪-‬ر‪-‬ز‪-‬س‪-‬ش‪-‬ص‪-‬ض‪-‬ط‪-‬ظ‪-‬ع‪-‬غ‪-‬ف‪-‬ق‪-‬ك‪-‬‬
‫ل‪-‬م‪-‬ن‪-‬ه‪-‬و‪-‬ي‪.‬‬
‫تطبيق‪:‬إليك القائمة االسمية لمتربصي فرع سكرتارية‪:‬‬
‫ندرج قائمة الفرع ( اللقب و االسم )‬
‫المطلوب‪ :‬رتب القائمة حسب التسلسل األبجدي‪:‬‬
‫الحل‪:‬ترتيب القائمة االسمية للمتربصين حسب تسلسل الحروف األبجدية ‪:‬‬
‫‪ -‬عاشور ليلى‬ ‫‪ -‬حميداتو‬ ‫‪ -‬أحمد الصالح‬
‫‪ -‬عثماني أ‬ ‫‪ -‬شبرو خ‬ ‫‪ -‬برتيمة‬
‫‪ -‬عيساوي أ‬ ‫‪ -‬شبرو د‬ ‫‪ -‬بن بوزيان‬
‫‪ -‬قصير ش‬ ‫‪ -‬شريط عبد‬ ‫‪ -‬بن عبد الصادق‬
‫‪ -‬لبيهي م‬ ‫‪ -‬كينوة س‬ ‫‪ -‬بن عبد هللا ‪...‬‬
‫مزيو م‬ ‫‪-‬‬ ‫‪ -‬شريط ن‬ ‫‪ -‬تواتي‬
‫‪ -‬صحراوي‬ ‫‪ -‬حفوظة‬
‫قاعدة‪ :‬طالما أن الحروف األولى من الكلمات أو األسماء المراد ترتيبها متشابهة ننتقل‬
‫إلى الحرف الذي يليه وهكذا حتى نجد االختالف مثال زالسي ع – زالسي ب‬
‫الترتيب يكون كالتالي‪:‬زالسي ب ثم ‪ -‬زالسي ع‬
‫مميزات الطريقة األبجدية ‪:‬‬
‫‪-‬عملية الترتيب يسهل القيام بها بسبب القواعد المحددة‬
‫‪-‬عملية الترتيب والبحث تتم بدون وساطة ‪ -‬األخطاء تكون ظاهرة‬
‫عيوبــــــها‪:‬‬
 ‫‪ -‬تعتمد الطريقة األبجدية على توظيف اللغة المستعملة ولذلك يتغير نظام الترتيب من‬
‫لغة إلى أخرى‬
‫‪ -‬الم لفات الجديدة سيتم ترتيبها بين الملفات القديمة وهذا يتسبب في إزاحتها لدرجة‬
‫كبيرة أو صغيرة‬
‫‪-‬ال نستطيع تقدير كمية المراسالت التي يشغلها كل حرف أبجدي مع األخذ بالحسبان‬
‫الزيادة المحتملة‬
‫الكلمة الرئيسية‪:‬الكلمة الرئيسية في الترتيب هي أول اسم في العنوان‬
‫أسماء العلم لألشخاص‪ :‬ال تؤخذ في الحسبان )ال( التي تسبقها أو) لل‪ ,‬ل( إال إذا كانت‬
‫أشعري)صيدلية ال(‬ ‫حروف أصلية في الكلمة مثال‪:‬صيدلية األشعري‬
‫اسم العلم أشعري هو الجزء الرئيسي وما قبلها هو الجزء الثانوي (صيدلية ال)ويوضع‬
‫بين قوسين‪.‬‬
‫أسماء جغرافية ‪:‬نرتب حسب أول اسم جغرافي ونستبعد كذلك الحروف الغير أصلية‬
‫مثال‪:‬‬
‫جزائرية مياه )ال لل)‬ ‫الجزائرية للمياه‬
‫شرق)مكتبة ال(‬ ‫مكتبة الشرق‬
‫صحراء ) ال(‬ ‫مطعم الصحراء‬
‫أوراس)مطبعة ال)‬ ‫مطبعة األوراس‬

‫الترتيب األبجدي للعناوين‪:‬‬

‫أوراس)مطبعة ال(‬
‫جزائرية) مياه ال لل(‬
‫شرق)مكتبة ال(‬
‫صحراء)مطعم ال(‬
 ‫األسماء الدعائية‪:‬‬
‫وهي التي توظف بقصد الدعاية واإلشهار مثال‪:‬‬
‫كليوباترا )عطور(‬ ‫عطور كليوباترا‬
‫نفرتيتي )حالقة(‬ ‫حالقة نفيرتي‬
‫سنسيلك )غسول(‬ ‫غسول سنسيلك‬
‫إيزيس) صابون(‬ ‫صابون إيزيس‬
‫الترتيب النهائي األبجدي للعناوين‪:‬‬
‫‪ -‬إيزيس صابون‬
‫‪ -‬سنسيلك غسول‬
‫‪ -‬كليوباترا حالقة‬
‫‪ -‬نفرتيتي عطور‬
‫حالة عدم وجود اسم لعلم‪ :‬نأخذ أول اسم نكرة ماعدا كلمة شركة أو مؤسسة إال إذا كانت‬
‫هي اسم النكرة الوحيد في العنوان‬
‫كبير( مستودع ال ال)‬ ‫المستودع الكبير‬ ‫مثال‬

‫إذا كانت تحتوي على تميز عدد مثال‪:‬‬

‫) فندق )‬ ‫خمس نجوم‬
‫الترتيب‪ :‬خمس نجوم (فندق)‬
‫كبير (مستودع ال ال )‬
‫كيف نقوم بعملية الترتيب األبجدي‬
‫أول خطوة نقوم بقراءة العنوان بعناية‬ ‫‪.1‬‬
‫أتذكر القواعد األساسية للترتيب األبجدي‬ ‫‪.2‬‬
 ‫أسطر بقلم تحت الكلمة الرئيسية لكل تسمية‬ ‫‪.3‬‬
‫نكتب الكلمة الرئيسية وكل ما يليها في البداية ثم نضع بين قوسين ما قبل الكلمة‬ ‫‪.4‬‬
‫الرئيسية مع الحروف الغير األصلية) ال‪ -‬لل‪-‬ل( كل هذا ما يطلق عليه بالفهرسة‬
‫األبجدية‪.‬‬
‫تمرين ‪:‬‬
‫وادي (إذاعة جهوية ال‪.‬لل‪.‬بال)‬ ‫اإلذاعة الجهوية بالوادي‬
‫جزائرية (خطوط جوية ال‪.‬ال‪.‬ال)‬ ‫الخطوط الجوية الجزائرية‬
‫عرفات نقل ( شركة لل)‬ ‫شركة عرفات للنقل‬
 ‫المادة‪ :‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع‪ :‬التصنيف الزمني‬
‫ب‪/‬تعريف التصنيف الزمني‪ :‬ونعني به تجميع الوثائق التي تخص فترة زمنية محددة‬
‫وفصلها عن تلك الوثائق التي ال تخص نفس تلك الفترة ‪.‬‬
‫وبموجب هذا التصنيف يتم تقسيم الوثائق وتجميعها على أساس الزمن سوى كان‬
‫هذا الزمن يمثل تاريخ صدورها أوالفترة الزمنية التي تخص هذه الوثائق ويكون‬
‫التصنيف زمنيا متى ماكان استرجاع الوثائق يتم استناد على زمن هذه الوثائق ‪.‬‬
‫ويتم استخدام هذا النوع من التصنيف في بعض اإلدارات مثل الشؤون المالية في‬
‫مسيرة رواتب الموظفين ‪.‬‬
‫مثل ‪:‬‬
‫الموضوعي‬ ‫نشاط فرعي‬ ‫نشاط رئيسي‬
‫شهر جانفي‬
‫شهر فيفري‬ ‫مسيرة الرواتب‬ ‫الشؤون المالية‬
‫شهر مارس‬

‫مميزاته‪ :‬يسمح بالعثور في الحين على أي مستند طالما عرفنا تاريخه‬

‫يسمح بتكوين مجموعات أسبوعية نصف سنوية ‪،‬شهرية ‪،‬ربع سنوية الشىئ الذي‬
‫يسهل عملية األرشيف‬
‫‪-‬تحديد إمكانية الخطأ في حالة وضع مستند في غير مكانه‬
‫‪-‬تنقص من عملية الفرز‬
‫تطبيق ‪:‬‬
‫سلمت لك المجالت التالية ‪:‬‬
‫مجلة األمل تاريخ صدورها ‪1970/02/02‬‬
‫مجلة المستقبل تاريخ صدورها ‪1972/10/01‬‬
 ‫مجلة ألون تاريخ صدورها ‪1970/01/31‬‬
‫مجلة المرأة تاريخ صدورها ‪1982/01/01‬‬
‫مجلة الكوكب تاريخ صدورها ‪1970/07/14‬‬
‫مجلة المنار تاريخ صدورها ‪1972/01/30‬‬
‫مجلة العربي تاريخ صدورها ‪1974/01/01‬‬
‫مجلة األصالة تاريخ صدورها ‪1970/07/14‬‬
‫مجلة الشهاب تاريخ صدورها ‪1969/02/28‬‬
‫مجلة العلم واإليمان تاريخ صدورها ‪1979/11/01‬‬
‫مجلة المجاهد تاريخ صدورها ‪1977/07/07‬‬
‫مجلة العربي تاريخ صدورها ‪1980/11/07‬‬
‫مجلة الجزائرية تاريخ صدورها ‪1982/11/20‬‬
‫مجلة العلم واإليمان تاريخ صدورها ‪1982/08/08‬‬
‫مجلة األمل تاريخ صدورها ‪1970/01/16‬‬
‫مجلة الكوكب تاريخ صدورها ‪1970/03/21‬‬
‫مجلة البصائر تاريخ صدورها ‪1969/01/01‬‬
‫مجلة ألون تاريخ صدورها ‪1971/03/19‬‬
‫المطلوب ‪:‬‬
‫صنف هذه المجالت حسب تاريخ صدورها ‪:‬‬
‫مجلة البصائر تاريخ صدورها ‪1969/01/01‬‬
‫مجلة الشهاب تاريخ صدورها ‪1969/02/28‬‬
‫مجلة األمل تاريخ صدورها ‪1970/01/16‬‬
‫مجلة ألون تاريخ صدورها ‪1970/01/31‬‬
 ‫مجلة األمل تاريخ صدورها ‪1970/02/02‬‬
‫مجلة الكوكب تاريخ صدورها ‪1970/03/21‬‬
‫مجلة األصالة تاريخ صدورها ‪1970/07/14‬‬
‫مجلة الكوكب تاريخ صدورها ‪1970/07/14‬‬
‫مجلة ألون تاريخ صدورها ‪1971/03/19‬‬
‫مجلة المنار تاريخ صدورها ‪1972/01/30‬‬
‫مجلة المستقبل تاريخ صدورها ‪1972/10/01‬‬
‫مجلة العربي تاريخ صدورها ‪1974/01/01‬‬
‫مجلة المجاهد تاريخ صدورها ‪1977/07/07‬‬
‫مجلة العلم واإليمان تاريخ صدورها ‪1979/11/01‬‬
‫مجلة العربي تاريخ صدورها ‪1980/11/07‬‬
‫مجلة المرأة تاريخ صدورها ‪1982/01/01‬‬
‫مجلة العلم واإليمان تاريخ صدورها ‪1982/08/08‬‬
‫مجلة الجزائرية تاريخ صدورها ‪1982/11/20‬‬
 ‫ج‪/‬التصنيف الجغرافي ‪:‬‬
‫تعريف التصنيف الجغرافي‪ :‬هو أحد طرق التنظيم يعتمد على تصنيف الملفات حسب‬
‫مناطقها الجغرافية في دولة من الدول مثال ‪:‬‬
‫الموضوع‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئيسي‬
‫العالقات السياسية مع‬
‫تونس‬
‫العالقات السياسية مع‬
‫المغرب‬ ‫العالقات السياسية‬ ‫العالقات مع الدول‬

‫العالقات السياسية مع ليبيا‬

‫خاصياته ‪ :‬تصنف الملفات حسب المناطق الجغرافية (قارة ‪،‬دولة ‪،‬والية ‪،‬دائرة ‪،‬بلدية‬
‫‪،‬حي ‪)....‬‬
‫مميزاته ‪:‬‬
‫بسيطة وسهلة ومختصرة‬
‫تتفادى الخلط بين األسماء المتشابهة وكذلك أسماء األشخاص المعنوية‬
‫تغني عن استعمال الفهرسة األبجدية‬
‫عيوبه ‪:‬‬
‫الرجوع باستمرار إلى الدليل الجغرافي‬
‫استعماالته‪ :‬أكثر استعماالت في ‪:‬‬
‫•وزارتي الداخلية والخارجية‬
‫•دور الصحف‬
‫•متاجر البيع بالمراسالت‬
‫‪-‬تطبيق ‪ :‬لديك قائمة فرع سكرتا ريا ‪:‬‬
‫نسرد في جدول من عمودان أسماء متربصي الفرع باإلضافة إلى مكان الميالد‬
 ‫مكان الميالد‬ ‫اللقب واالسم‬
‫‪................................‬‬ ‫‪...............................‬‬
‫‪................................‬‬ ‫‪................................‬‬
‫‪...............................‬‬ ‫‪................................‬‬

‫المطلوب ‪ :‬صنف القائمة االسمية حسب مكان الميالد (الطريقة الجغرافية)‪.‬‬

 ‫المادة ‪ :‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع ‪ :‬التصنيف األسمى‬
‫تمهيد‪ :‬يتم بموجب هذا النوع من التصنيف تجميع الوثائق المتشابهة التي تحتوي‬
‫على أسماء معينة ‪،‬سواء كانت هذه األسماء األشخاص كما هو الحال في أدارة شون‬
‫الموظفين اوالمؤسسات أو الشركات‬
‫د‪-‬تعريف التصنيف االسمي ‪ :‬هو عملية تجميع الوثائق لشخص معين أوجهه معينة‬
‫مع بعضها وفصلها عن الوثائق التي ال تخص هذه األشخاص‬
‫استخدمته‪ :‬يستخدم التصنيف االسمي عندما يكون طلب الوثائق أو المعلومات وفق‬
‫لألسماء التي تتعلق بها ويستخدم هذه التصنيف في جميع المنظمات الحكومية وغير‬
‫الحكومية التي تتعامل مع األشخاص مباشرة مثل ‪:‬البنوك ‪،‬إدارات المرور‪،‬الدوائر‬
‫والمدارس والمستشفيات‬
‫مثال ‪:‬‬
‫الموضوع‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئيسي‬
‫ملف الموظف أحمد‬
‫ملف الموظف خالد‬ ‫ملفات الموظفين‬ ‫إدارة شؤون الموظفين‬
‫ملف الموظف محمد‬

‫المادة‪ :‬ترتيب وثائق‬

‫الموضوع‪ :‬التصنيف الشكلي‬
‫و‪-‬تعريف التصنيف الشكلي ‪ :‬والمقصود به تصنيف الوثائق على حسب أشكاله‬
‫الظاهرية بحيث يتم تجميع الوثائق المتشابهة باللون مع بعضها أو تجميع الوثائق‬
‫المتساوية بالحجم ويمكن استخدامه لتصنيف الخرائط والرسومات الهندسية‬
‫ويمكن استخدام التصنيف الشكلي على الوثائق حسب شكل صياغة موضوع‬
‫الوثيقة من حيث كونها قرار أو فاتورة أو رسالة ‪......‬أخ دون النظر إلى المحتوى‪.‬‬
‫تطبيق ‪:‬‬
‫إنشاء ملف خاص بالفواتير‪،‬وفيه تحفظ جميع الفواتير بغض النظر عما تحتويه هذه‬
‫الفواتير من معلومات أو تاريخ أو مصدر‪.‬‬
‫مثال ‪:‬‬
‫الموضوع‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئيسي‬
‫ملف الرواتب‬
‫ملفات البنوك‬ ‫الشؤون المالية‬
‫ملف المكافآت‬
 ‫المادة ‪ :‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع‪ :‬تطبيقات‬
‫تطبيق ‪ :‬في مايلي قائمة من عدد من المفردات المطلوب عملية تصنيفها ‪:‬‬
‫‪-‬شؤون الموظفين‬
‫‪-‬تشكيالت الوظائف‬
‫‪-‬ملفات الموظفين‬
‫‪-‬الوظائف الشاغرة‬
‫‪-‬ملف الموظف أقدوري أحمد‬
‫‪-‬طلبات الوظائف‬
‫‪-‬ملف الموظف أحمدي سيف‬
‫ملف الموظف بن حسين محمد‬
‫‪-‬التوظيف‬
‫المطلوب‪ :‬عملية تصنيفها ‪.‬‬
‫الموضوع‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئيسي‬
‫ملف الموظف أقدوري‬
‫أحمد‬
‫ملف الموظف أحمدي سيف‬
‫ملفات الموظفين‬
‫ملف موظف بن حسين‬
‫محمد‬ ‫شؤون الموظفين‬

‫طلبات وظائف‬
‫وظائف شاغرة‬ ‫التوظيف‬
‫تشكيالت وظائف‬
 ‫تطبيق ‪:‬‬
‫–مشروع مزانية‪2013‬‬ ‫‪-‬خطط ميزانية فرع الرباح‬ ‫‪-‬شؤون المالية‬
‫‪-‬كتب المحاسب اآللي‬ ‫‪-‬مشروع ميزانية ‪ - 2012‬الميزا نية‬
‫‪ -‬جرد المواد المكتبية‬ ‫‪-‬كتب اإلدارة المالية‬ ‫‪-‬الخطط‬
‫‪-‬إدارة المستودعات‬ ‫‪-‬جرد الكتب‬ ‫‪-‬مشروع الكتب‬
‫‪ -‬خطط ميزانية فرع قمار ‪-‬الجرد‬ ‫‪-‬جرد النماذج‬
‫‪-‬خطط مزانية فرع الوادي مشروع مزانية ‪- 2014‬كتب األدارةالمكتبية‬

‫الحل ‪ :‬عملية التصنيف هذه المفردات‬

‫الموضوع‬ ‫نشاط الفرعي‬ ‫نشاط الرئيسي‬
‫مزانية ‪2012‬‬ ‫الميزانية‬
‫مزانية ‪2013‬‬
‫مزانية ‪2014‬‬
‫خطط م ف الوادي‬ ‫الخطط‬
‫خطط م ف قمار‬ ‫شؤون المالية‬
‫خطط م ف الرباح‬
‫جرد النماذج‬ ‫الجرد‬
‫جرد الكتب‬
‫جرد المواد المكتبية‬
‫كتب المحاسب اآللي‬ ‫مشروع الكتب‬
‫كتب اإلدارة المالية‬ ‫أدارة المستودعات‬
‫كتب اإلدارة المكتبية‬
 ‫المادة‪ :‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع‪:‬إعداد خطة التصنيف‬
‫تمهيد ‪ :‬للقيام بالتصنيف البد لنا من التعرف على محتويات المؤسسة من الوثائق‬
‫وحصرها وتحليلها تحليال دقيقا لنتمكن من تجميعها في مجموعات لها عالقات‬
‫وصفات مشتركة تجمع فيما بينها‪.‬‬
‫أعداد خطة التصنيف ‪ :‬يجب أن تقوم كل مؤسسة بوضع خطة أو طريقة اإلنشاء نظام‬
‫لتصنيف الوثائق الموجود في هذه المؤسسة ويكون هذا النظام مناسب لطبيعة هذه‬
‫الوثائق ويأخذ بعين االعتبار طريقة طلب هذه الوثائق وذلك األخذ باالعتبار األنشط‬
‫الرئيسية والفرعية في المؤسسة وتيم ذلك من قبل أشخاص لهم خبرة في وضع مثل‬
‫هذا النظام وعادة ما يكون هؤالء األشخاص متخصصون في وضع خطط لتصنيف‬
‫ويشرفون على تنفيذه عند وضع خطة التصنيف البد أن تكون تتميز بنقطتان ‪:‬‬
‫مميزات خطة التصنيف ‪:‬‬
‫السهولة والبساطة ‪:‬بمعنى أن تكون الخطة خالية من التعقيد سهلة في فهمها‬ ‫‪.1‬‬
‫بسيطة في تطبيقها بحيث يمكن للموظف العادي تطبيقها ‪.‬‬
‫المرونة‪:‬ونعني بالمرونة هنا إن تكون الخطة قابل التعديل وحذف واألظافة‬ ‫‪.2‬‬
‫تراعي تطورا أعمال وتجددها واستحداث مواضيع جديد وال يؤدي ذلك إلى‬
‫اإلخالل بالخطة‬
‫الشمول‪:‬بمعنى أن تكون خطة التصنيف شامل لجميع النشاطات واألعمال في‬ ‫‪.3‬‬
‫المؤسسة‬
‫المنطقية ‪:‬بحيث يتم االلتزام بترتيب األبواب ثم فصول ثم موضوعات بشكل‬ ‫‪.4‬‬
‫منطقي تبعا للصالت بين النشاطات وموضوعاتها ليتم التوصل إلى أي ملف‬
‫بسهولة‬
‫أمن وسرية المعلومات‪:‬والمقصود بذلك االعتناء بالموضوعات السرية الخاصة‬ ‫‪.5‬‬
‫بالمؤسسة ووضعها بالحسبان ومرعاتها عن وضع خطة التصنيف ‪.‬‬
‫دراسة حالة ‪:‬خزانة القسم‬
 ‫الموضوع‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫نشاط الرئيسي‬

‫دروس في اللغة العربية‬ ‫‪.1‬‬

‫القانون االجتماعي‬ ‫‪.2‬‬ ‫الكتب‬
‫‪-‬الفرنسية‬
‫تصنيف محتويات‬
‫الخزانة‬
‫المراسالت إدارية وتجارية‬ ‫‪.3‬‬
‫إجراءات السكرتارية(اتصاالت)‬ ‫‪.4‬‬
‫‪ -‬السلوك الوظيفي‬ ‫المراجع‬
‫مهارات اتصال‬
‫‪ -‬تعلم برامج‪Word‬‬

‫ملف زمالي سامي‬ ‫‪.5‬‬

‫ملفات المتربصين‬
‫ملف حنكة عبد الحميد‬ ‫‪.6‬‬
‫مذكرات وثائق تجارية‬ ‫‪.7‬‬ ‫تصنيف محتويات‬
‫المذكرات‬ ‫الخزانة‬
‫مذكرات التحرير التجاري‬ ‫‪.8‬‬
‫مواصفات الوثيقة‬ ‫‪.9‬‬
‫‪ .10‬التعريف على آلة الراقنة‬ ‫ترتيب وثائق ومعالجة‬
‫والحاسوب‬ ‫نصوص‬
‫‪ .11‬الطريقة األبجدية‪.‬‬
 ‫المادة ‪:‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع ‪:‬ترميز المحفوظات‬
‫تمهيد ‪:‬يعتبر الترميز المرحلة الثانية من مراحل تنظيم المحفوظات تنظيما فنيا‬
‫ويساعد الترميز في إعطاء الملفات رموز للداللة عليها بدل عناوين هذه الملفات‬
‫وكذلك للمساعدة في ترتيب هذه الملفات في أماكن حفظها المعدة لها‬
‫كما أن الترميز يعتبر مرحلة متوسطة بين عملية التصنيف وإعداد الفهارس فهو‬
‫كالرابط بين المكونات الثالثة للتنظيم الفني للمحفوظات ومن هنا نستطيع التوصل إلى‬
‫تعريف الترميز كالتالي ‪:‬‬
‫‪-1‬تعريف الترميز ‪:‬هو أعطاء أوعية حفظ الوثائق رموز للداللة عليها ‪،‬وقد تكون هذه‬
‫الرموز أرقاما حسابية أو حروف هجائية أو االثنين معا ‪.‬وقبل البدء في التعرف على‬
‫طرق الترميز البد من اإلشارة إلى أهمية ترميز الملفات حيث أن عملية الترميز لها‬
‫العديد من الفوائد وهي ‪.‬‬
‫‪-2‬فوائد الترميز ‪:‬‬
‫أ‪-‬تثبيت تسلسل الملفات ومكان حفظها ‪:‬عن طريق القيام بعملية ترميز الملفات‬
‫نستطيع إعطاء الملفات الجديدة رموزا متسلسلة مرتبطة بالملفات السابقة التي تم‬
‫ترميز ها وبالتالي تحقق التسلسل المطلوب كما أن التسلسل يعني أن الملفات الخاصة‬
‫بموضوع أو نشاط معين تكون متسلسلة وفقا لنظام الترميز المتبع وسيتضح ذلك من‬
‫خالل شرح طرق الترميز ‪.‬كما أن الترميز يحقق التسلسل في مكان الحفظ ‪،‬فنجد أن‬
‫الملفات الخاصة بموضوع معين أو نشاط معين سوف تكون منظمة في مكان حفظ‬
‫ومرتبة وفقا لرموزها ‪.‬‬
‫ب‪-‬تسهيل عملية الحفظ‪ :‬عن طريق إعطاء الملفات رموز نستطيع وظعها مباشرة في‬
‫المكان المخصص لها حيث أن الرفوف أو األدراج تحتوي على رموز الملفات التي‬
‫سوف توضع فيها ‪.‬‬
‫ج‪-‬المحافظة على الملفات ومحتوياتها‪ :‬سبب ذلك أن الباحث عن الملف سوف يبحث‬
‫عن الملف من خالل رمز هذا الملف وبالتالي لن يكون هناك بحث في الملفات األخرى‬
‫حيث أنه سيتجه مباشرة إلى الملف المطلوب واستخراجه ‪.‬‬
 ‫د‪-‬سرعة الحصول على المعلومات‪ :‬وذلك من خالل الوصول إلى الملف بسرعة بعد‬
‫معرفة رمزه واستخراجه من مكان حفظه ‪.‬‬
‫المادة‪ :‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع ‪ :‬الطريقة العددية ‪.‬‬
‫تمهيد ‪:‬‬
‫‪ -‬هذه الطريقة تعتبر من أكثر طرق أتباع في المؤسسات والشركات التجارية‬
‫‪ -‬حيث يوضع رقم على كل ملف حسب اقدامية أو حسب إنشائه ثم ترتيب‬
‫‪-‬الملفات في خزائن خاصة أو أدراج ‪.‬‬
‫‪ -1‬تعريف الطريقة العددية‪ :‬هي طريقة تنظيم تعتمد على ترتيب الملفات والمستندات‬
‫حسب تسلسل األعداد الطبيعية‪.‬‬
‫‪ -2‬مبادئها‪ :‬هي طريقة أساسها معرفة التسلسل الطبيعي األعداد مثل ‪:‬‬
‫‪-‬عند فتح ملف للعميل قاسمي عبد القادر وكان عند ‪433‬ملف مرتبين في المصلحة‬
‫فإن ملف هذا العميل يأخذ ‪434‬‬
‫‪ -3‬خاصيتها‪ :‬يعطى رقما لكل ملف عند فتحه ويجب أن تحمل جميع المستندات التي‬
‫بداخله نفس الرقم أينما ذهبت ‪.‬‬
‫‪ -4‬مميزاتها‪:‬‬
‫هذه الطريقة تحتاج إلى أقل حيز ممكن‬ ‫‪.1‬‬
‫سريعة البحث ألنه يعتمد على الرقم‬ ‫‪.2‬‬
‫أمكانية أخفاء الملف إذا كان سريا‬ ‫‪.3‬‬
‫ال يوجد احتمال الحشر بخالف إعادة الترتيب‬ ‫‪.4‬‬
‫سهولة مراقبة غياب احد الملفات وذلك الرقم ناقص يعني غياب ملف‬ ‫‪.5‬‬
‫‪-5‬عيوبها‪:‬‬
‫‪ -‬إمكانية الخطأ في الترتيب‬
‫‪ -‬ضرورة االستعانة بفهرس أبجدي‬
‫‪-6‬استعماالتها‪ :‬هذه الطريقة األكثر استعمال في المكتبات والبنك والمؤسسات الكبرى‬
‫والمؤسسات التجارية وأقل استعماال في المؤسسات الصغيرة‬
‫تطبيق ‪:‬‬
‫إليك المعطيات التالية ‪:‬‬
‫االسم‬ ‫اللقب‬ ‫تاريخ التحليل‬
‫‪......................‬‬ ‫‪.......................‬‬ ‫‪........................‬‬
‫‪......................‬‬ ‫‪.......................‬‬ ‫‪.......................‬‬
‫المطلوب ‪:‬‬
‫ما هي األرقام الترتيب الملفات هؤالء العمالء الجدد لمعمل التحليل الطبي علما‬ ‫‪.1‬‬
‫بأن الملف الخاص بالعميل األخير يحمل الرقم ‪1452‬‬
‫ما هي االحتياطات التي تتخذه لكي تضمن العثور على رقم التعريف الخاص بأي‬ ‫‪.2‬‬
‫عميل‬

‫اإلجابة ‪ :‬األرقام الترتيب للعمالء الجدد‬

‫االسم‬ ‫اللقب‬ ‫تاريخ التحليل‬ ‫األرقام‬

‫الترتيب‬
 ‫‪..............‬‬ ‫‪...............‬‬ ‫‪...............‬‬ ‫‪1453‬‬
‫‪................‬‬ ‫‪...............‬‬ ‫‪...............‬‬ ‫‪1454‬‬
‫‪..............‬‬ ‫‪................‬‬ ‫‪..............‬‬ ‫‪1455‬‬
‫‪...............‬‬ ‫‪................‬‬ ‫‪..............‬‬ ‫‪1456‬‬
‫‪................‬‬ ‫‪...............‬‬ ‫‪.............‬‬ ‫‪1457‬‬
‫‪...............‬‬ ‫‪.................‬‬ ‫‪...............‬‬ ‫‪1458‬‬
‫‪..............‬‬ ‫‪.................‬‬ ‫‪...............‬‬
‫‪1459‬‬
‫‪.............‬‬ ‫‪................‬‬ ‫‪...............‬‬
‫‪1460‬‬
‫‪.............‬‬ ‫‪................‬‬ ‫‪..............‬‬
‫‪1461‬‬
‫‪..............‬‬ ‫‪.................‬‬ ‫‪................‬‬
‫‪1462‬‬
‫‪..............‬‬ ‫‪................‬‬ ‫‪................‬‬
‫‪1463‬‬
‫‪..............‬‬ ‫‪................‬‬ ‫‪................‬‬
‫‪1464‬‬
‫‪..............‬‬ ‫‪................‬‬ ‫‪...............‬‬
‫‪1465‬‬
‫‪...............‬‬ ‫‪................‬‬ ‫‪................‬‬
‫‪1466‬‬

‫الحل‪ :‬االحتياطات التي اتخذها هي أنشاء فهرس أبجدي‬

‫الرقم‬ ‫االسم‬ ‫اللقب‬
‫‪1459‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬
‫‪1461‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪....................‬‬

‫‪1454‬‬ ‫‪......................‬‬ ‫‪....................‬‬

‫‪1465‬‬ ‫‪....................‬‬ ‫‪....................‬‬

‫‪1460‬‬ ‫‪.....................‬‬ ‫‪......................‬‬

‫‪1458‬‬ ‫‪......................‬‬ ‫‪....................‬‬

‫‪.......................‬‬ ‫‪...................‬‬
‫‪1463‬‬
‫‪......................‬‬ ‫‪.....................‬‬
‫‪1462‬‬
‫‪......................‬‬ ‫‪......................‬‬
‫‪1457‬‬
‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬
‫‪1453‬‬
‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬
‫‪1464‬‬
‫‪......................‬‬ ‫‪.......................‬‬
‫‪1456‬‬
‫‪......................‬‬ ‫‪.....................‬‬
‫‪1466‬‬
‫‪.....................‬‬ ‫‪.....................‬‬
‫‪1455‬‬
 ‫المادة‪ :‬ترتيب وثائق ‪.‬‬
‫الموضوع‪ :‬تابع لطريقة العددية‬
‫تطبيق ‪:‬‬
‫في ‪2008/03/05‬تحصلت على الملفات الجديدة الخاصة بالعمالء الدين يتعاملون مع‬
‫مؤسستكم وهم كما يلي ‪:‬‬
‫الملف‬ ‫االسم واللقب‬
‫فواتير شراء وبيع‬ ‫مختاري محمد‬
‫شيكات بريدية وبنكية‬ ‫عبيدي جمال‬
‫رسائل الطلب والكمبياالت‬ ‫آيت قاسم حسان‬
‫شيكات بريدية ورسائل‬ ‫معمري عبد القادر‬
‫كمبياالت وفواتير شراء‬ ‫محجوبي قاسم‬
‫رسالة تجارية‬ ‫مخلوفي عبد هللا‬
‫شيكات بنكية وفواتير‬ ‫طرابلسي مصطفى‬
‫‪-‬علما أن سابقا لدينا ‪533‬ملفا لعمالء آخرين ‪.‬‬
‫‪-‬في ‪2008/03/04‬تحصلت على ملف العميل آيت العربي ناصر (كمبياالت )والعميل‬
‫[عرابي موسى(فواتير ورسائل طلب سلعة )]‪.‬‬
‫‪-‬في ‪2008/03/06‬قمنا بإلغاء العميل طرابلسي مصطفى ثم تسلمنا الملف جديد للعميل‬
‫مرابط مراد (رسائل تجارية وشكات )‬
‫المطلوب‪:‬‬
‫تتبع مختلف العمليات التي تحصلت عليها لكي تصل إلى ترتيب الملفات عدديا مع‬
‫فهرس جانبي يؤخذ كدليل ؟‪.‬‬
‫حل التطبيق ‪ :‬ترتيب ملفات عدديا باستعانة بتاريخ استالمه‪.‬‬
 ‫الملف‬ ‫الرقم اللقب واالسم‬ ‫التاريخ‬
‫كمبياالت‬ ‫‪ 534‬آيت العربي ناصر‬ ‫‪2008/03/04‬‬
‫فواتير ورسائل وطلب سلع‬ ‫‪ 535‬عرابي موسى‬ ‫‪2008/03/04‬‬
‫فواتير شراء وبيع‬ ‫‪ 536‬مختاري محمد‬ ‫‪2008/03/05‬‬
‫شيكات بريدية وبنكية‬ ‫‪ 537‬عبيدي جمال‬ ‫‪2008/03/05‬‬
‫رسائل طلب وكمبياالت‬ ‫‪ 538‬آيت قاسم حسان‬ ‫‪2008/03/05‬‬
‫شبكات بريدية ورسائل‬ ‫‪ 539‬معمري عبد القادر‬ ‫‪2008/03/05‬‬
‫كمبياالت وفواتير وشراء‬ ‫‪ 540‬محجوبي قاسم‬ ‫‪2008/03/05‬‬
‫رسائل تجارية‬ ‫‪ 541‬مخلوفي عبد هللا‬ ‫‪2008/03/05‬‬
‫شيكات بنكية وفواتير‬ ‫‪ 542‬طرابلسي مصطفى‬ ‫‪2008/03/05‬‬
‫‪-‬ترتيب الملفات بعد عمليتي الحذف واإلضافة‪.‬‬
‫المالحظات‬ ‫الملفات‬ ‫الرقم اللقب واالسم‬ ‫التاريخ‬
‫كمبياالت‬ ‫‪ 534 2008/03/04‬آيت العربي ناصر‬
‫فواتير بيع رسائل وطلب‬ ‫‪ 535 2008/03/04‬عرابي موسى‬
‫سلعة‬
‫فواتير شراء وبيع‬ ‫‪ 536 2008/03/05‬مختاري محمد‬
‫شبكات بريدية وبنكية‬ ‫‪ 537 2008/03/05‬عبيدي جمال‬
‫رسائل طلب وكمبياالت‬ ‫‪ 538 2008/03/05‬آيت قاسم حسان‬
‫‪ 539 2008/03/50‬معمري عبد القادر شيكات بريدية ورسائل‬
‫كمبياالت وفواتير شراء‬ ‫‪ 540 2008/03/05‬محجوبي قاسم‬
 ‫رسائل تجارية‬ ‫‪ 541 2008/03/05‬مخلوفي عبد هللا‬
‫الغاء‪2/03/06‬‬ ‫‪ 542 2008/03/06‬طرابلسي مصطفى شيكات بنكية وفواتير‬
‫‪008‬‬
‫رسائل تجارية وشيكات‬ ‫‪ 543 2008/03/06‬مرابط مراد‬
‫‪-‬ترتيب الملفات حسب الطريقة األبجدية ‪:‬‬
‫رقم تعريف‬ ‫االسم واللقب‬
‫‪534‬‬ ‫آيت العربي ناصر‬
‫‪538‬‬ ‫آيت قاسم حسان‬

‫‪537‬‬ ‫عبيدي جمال‬

‫‪535‬‬ ‫عرابي موسى‬
‫‪540‬‬ ‫محجوبي قاسم‬

‫‪536‬‬ ‫مختاري محمد‬

‫‪541‬‬ ‫مخلوفي عبد هللا‬
‫‪543‬‬ ‫مرابط مراد‬

‫‪539‬‬ ‫معمري عبد القادر‬

 ‫المادة ‪ :‬ترتيب وثائق ‪.‬‬
‫الموضوع ‪ :‬الطريقة العشرية ‪.‬‬
‫تعريف ‪ :‬هي طريقة تجانس بين الموضوعية والعددية اكتشفت سنة ‪1875‬من طرف‬
‫العالم األمريكي"ميلفل ديوي"وذلك إلعراض تصنيف وترميز الكتب في المكتبات‬
‫والفكرة هي تقسيم المعارف البشرية إلى عشرة أبواب وهي‪.‬‬
‫‪0 0 0-‬معارف عامة‬
‫‪1 0 0-‬الفلسفة وعلوم النفس‬
‫‪2 0 0-‬الدين‬
‫‪3 0 0-‬علوم اقتصادية‬
‫‪4 0 0-‬علوم اللغات‬
‫‪5 0 0-‬علوم طبيعة بحته‬
‫‪6 0 0-‬علوم تطبيقية‬
‫‪7 0 0-‬فنون جميلة‪،‬تصوير‪،‬موسيقى‪،‬رسم‬
‫‪8 0 0-‬آداب‬
‫‪9 0 0-‬تاريخ والجغرافيا‬
‫وكل باب إلى ‪10‬فصول ثم كل فصل إلى ‪10‬فروع وهكذا‪.......‬حتى نصل إلى‬
‫التخصص الدقيق استعماالتها‪.‬‬
‫قلة من المنظمات تستخدم هذه الطريقة في الترميزها وهي أكثر استعماال في المكتبات‬
‫مثال ‪:‬‬
‫*األبواب ‪0 0 0:‬االدارة العامة‬
‫‪ 1 0 0‬اإلدارة الشؤون المالية واإلدارية‬
‫‪ 2 0 0‬اإلدارة الشؤون الموظفين ‪.‬‬
‫*الفصول ‪ 2 1 0:‬االجارات‬
 ‫‪ 2 2 0‬العالوات‬
‫‪ 2 3 0‬الترقيات‬
‫‪ 2 4 0‬التعيينات‬
‫*المواضيع ‪ 2 4 1:‬تعيينات الموظفين‬
‫‪ 2 4 2‬تعيينات العاملين‬
‫‪ 2 4 3‬تعيينات المتعاقدين‬
‫ولو افترضنا أن ملف تعيينات المتعاقدين والذي رمزه ‪ 243‬يتفرع منه عده ملفات‬
‫تمثل أسماءهم كالتالي ‪:‬‬
‫المواضيع الفرعية ‪2 4 3 1:‬قاسمي عبد القادر‬
‫‪2 4 3 2‬زمالي سامي‬
‫‪2 4 3 3‬مقا أحمد‬
‫‪2 4 3 4‬حنكة عبد الحميد‬
‫‪2 4 3 5‬دريدي يوسف‬
‫مالحظة ‪ :‬هذه الطريقة تقرأ من اليسار إلى اليمن بخالف الطرق األخرى‪.‬‬
‫تطبيق ‪ :‬لدينا أقسام اآللة الراقنة كالتالي ‪:‬‬ ‫‪.1‬‬
‫العربة ‪ :‬فيها مفتاح تسوية الورق ‪،‬االسطوانة الخارجية‪ ،‬مقبض االسطوانة ‪،‬مسطرة‬
‫االسطوانة ‪،‬ضابط الهامش ‪،‬ذراع اإلرجاع والدفع ‪،‬مفتاح إرجاع العربة بسرعة ‪.‬‬
‫الهيكل‪ :‬وفيه لوحة المفاتيح ‪،‬الشريط ثم مسطرة ضبط سطر الكتابة ‪.‬‬
‫المطلوب ‪ :‬تنظيم هذه العناوين حسب الطريقة العشرية ‪.‬‬
‫‪1 0 0‬العربة‬
‫‪1 1 0‬مفتاح تسوية الورق‬
‫‪1 2 0‬األسطوانة الخارجية‬
‫‪1 3 0‬مقبض األسطوانة‬
 ‫‪1 4 0‬مسطرة األسطوانة‬
‫‪1 5 0‬ضابط الهامش‬
‫‪1 6 0‬ذراع اإلرجاع والدفع‬
‫‪1 7 0‬مفتاح إرجاع العربة بسرعة‬
‫‪2 0 0‬الهيكل‬
‫‪2 1 0‬لوحة المفاتيح‬
‫‪2 2 0‬الشريط ومسطرة ضبط سطر الكتابة‬
‫تطبيق ‪:‬اعد ترتيب العناوين التالية والتي تمثل بعض تقسيمات بمؤلفات وثائقية‬ ‫‪.2‬‬
‫لأللعاب‪.‬‬
‫ما هي أوجه الشبه التي تالحظه بينها وبين الترتيب األبجدي‪.‬‬
‫‪2 0 0‬صيد الحمام‬ ‫‪.3‬‬
‫‪1 2 1‬كروكيه‬ ‫‪.4‬‬
‫‪3 1‬لعبة األوراق‬ ‫‪.5‬‬
‫‪3 1 0‬لعبة األوراق عادية‬ ‫‪.6‬‬
‫‪3 2‬الدومينوا‬ ‫‪.7‬‬
‫‪3 1 1 1‬تاروت ورق لعب كبير‬ ‫‪.8‬‬
‫‪1 0‬لعبة الكرة الصغيرة‬ ‫‪.9‬‬
‫‪3 .10‬انتباه‬
‫‪1 1 .11‬لعبة كرة القدم‬
‫‪3 0 0 .12‬الشطرنج‬
‫‪3 0 1 .13‬لعبة الدامة‬
‫‪1 2 3 1 .14‬لعبة الكرات‬
 ‫‪2 0 4 .15‬التماثيل‬
‫‪1 2 2 .16‬لعبة األوتاد‬
‫‪3 1 1 .17‬األوراق الخاص‬
‫‪1 .18‬لعبة العناوين‬
‫‪3 1 0 4 .19‬لعبة الكانسة (لعبة أوراق )‬
‫الحل التطبيق ‪:‬‬
‫‪1‬لعبة العناوين‬
‫‪1 0‬لعبة الكرة الصغيرة‬
‫‪1 0 2‬لعبة التنس‬
‫‪1 1‬لعبة كرة القدم‬
‫‪1 2 1‬كروكيه‬
‫‪1 2 2‬لعبة األوتاد‬
‫‪1 2 3‬لعبة الكرة الحديدية‬
‫‪1 2 3 1‬لعبة الكرات‬
‫‪2 0 0‬صيد الحمام‬
‫‪2 0 4‬التماثيل‬
‫‪3‬لعبة االنتباه‬
‫‪3 0 0‬الشطرنج‬
‫‪3 0 1‬لعبة الدامة‬
‫‪3 1‬لعبة األوراق‬
‫‪3 1 0‬لعبة األوراق الخاص‬
‫‪3 1 0 2‬التنين الصغير‬
 ‫‪3 1 0 4‬لعبة الكانسة‬
‫‪3 1 1‬األوراق الخاصة‬
‫‪3 1 1 1‬تاروت (ورق لعب كبير )‬
‫‪3 2‬الدومينو‬
‫أوجه التشابه بالنسبة لقاعدة الترتيب األبجدي لألسماء والعناوين إذا تشابهت األحرف‬
‫األولى من الكلمات المراد ترتيبها ننتقل إلى الحرف الثاني وإذا تشابه الحرف الثاني‬
‫ننتقل إلى الثالث وهكذا ‪.‬‬
‫‪-‬بالنسبة للعشرية إذا تشابه األساس ننتقل إلى الرقم الموالي من نفس العدد وهكذا‬
‫مثل ماهو موضح في التمرين‬
 ‫المادة ‪ :‬ترتيب وثائق ‪.‬‬
‫الموضوع ‪ :‬الطريقة العددية المركبة ‪.‬‬
‫الطريقة العددية المركبة (الحسابية المركبة)‪:‬‬
‫ترقم محفوظات المؤسسة بأرقام مركبة وأطلق عليها هذا األسم ألنها تتكون من أكثر‬
‫من عدد وبينها فواصل كالتالي ‪:‬‬
‫‪6/1/5‬حيث أن كل رمزله داللة فالرقم ‪5‬يشير إلى رقم الباب الذي يتجه الملف والرقم‬
‫‪1‬يشيرإلىالفصل أما رقم ‪6‬يشير إلى رقم الموضوع والمثال التالي يوضح هذه الطريقة‬
‫*األبواب ‪:‬‬
‫‪-1‬إدارة العليا‬
‫‪-2‬إدارة الشؤون المالية‬
‫‪-3‬إدارة الشؤون الموظفين‬
‫*الفصول ‪:‬‬
‫‪-1/3‬األجازات‬
‫‪-2/3‬الترقيات‬
‫‪-3/3‬التعيينات‬
‫*المواضيع ‪:‬‬
‫‪-1/3/3‬تعيينات الموظفين‬
‫‪-2/3/3‬تعيينات العاملين‬
‫‪-3/3/3‬تعيينات المتعاقدين‬
‫فإن أخذنا ملف تعيينات الموظفين نجد أن رمز هذا الملف ‪1/3/3‬وهذا األخير له داللة‬
‫الرقم ‪3‬يعني رقم الباب(شؤون الموظفين )‬
‫الرقم ‪2/3‬يعني رقم الفصل المتفرع من الرقم ‪(3‬شؤون الموظفين )‬
‫الرقم ‪1‬يعني رقم الموضوع المتفرع من الرقم ‪(3‬التعيينات )‬
 ‫وتعتبر هذه الطريقة (العددية المركبة )من أكثر الطرق انتشارا واستخداما لما لها من‬
‫فوائد عددية نذكر منها ‪:‬‬
‫‪-1‬المرونة الفائقة ‪:‬‬
‫وتعني بالمرونة هنا قدرة هذه الطريقة على إستعاب الزيادة في الملفات فاإلمكان كل‬
‫مرة إضافة باب جديد وإعطاءه رقم وكذلك األمر بالنسبة للفصول والمواضيع ‪.‬‬
‫‪-2‬المحافظة على وحدة الموضوع ‪:‬‬
‫هذه الطريقة تساعد في إعطاء الملفات المتعلقة بموضوع واحد رموز متتالية وبالتالي‬
‫حفظها متجاورة‬
‫‪ -3‬تساعد هذه الطريقة في ترتيب مكان حفظ الملفات ‪:‬‬
‫تطبيق ‪ :‬صنف المفردات التالية حسب الطريقة العددية المركبة ‪:‬‬
‫التطوير ‪،‬تطوير القوى العاملة ‪،‬تطوير منهج الرياضيات ‪،‬تطوير منهج اللغة العربية‬
‫‪،‬تطوير العاملين ‪،‬تطوير الموظفين ‪،‬تطوير منهج المحاسبة ‪،‬تطوير المناهج‬
‫الحل ‪ :‬رتب حسب تصنيف الطريقة العددية المركبة‬
‫النشاط الموضوعي‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئيسي‬
‫رقم التصنيف عنوان النشاط رقم تصنيف عنوان‬ ‫رقم التصنيف رقم النشاط‬
‫النشاط‬
‫تطوير منهج‬ ‫‪1/1/5‬‬ ‫تطوير‬ ‫‪1/5‬‬ ‫التطوير‬ ‫‪5‬‬
‫اللغة العربية‬ ‫المناهج‬
‫تطوير منهج‬ ‫‪2/1/5‬‬
‫الرياضيات‬
‫تطوير منهج‬ ‫‪3/1/5‬‬
‫المحاسبة‬
‫تطوير‬ ‫تطوير القوى ‪1/2/5‬‬ ‫‪2/5‬‬
‫العاملين‬ ‫العاملة‬
 ‫تطوير‬ ‫‪2/2/5‬‬
‫الموظفين‬

‫المادة ‪:‬ترتيب وثائق‬

‫الموضوع ‪:‬الطريقة األبجدية المركبة‬
‫وتقتضي هذه الطريق إعطاء أوعية الحفظ المعلومات الملفات أحرف أبجدية بدا من‬
‫األرقام الحسابية فإذا أخدنا المثال السابق وطبقنا الطريقة نجد التالي‪:‬‬
‫األبواب ‪:‬‬
‫اإلدارة العليا‬ ‫‪.1‬‬
‫إدارة الشؤون المالية واإلدارية‬ ‫‪.2‬‬
‫إدارة شؤون الموظفين‬ ‫‪.3‬‬
‫الفصول ‪:‬‬
‫ت‪-‬أ‪ -‬اإليجارات‬
‫ت‪-‬ب‪ -‬الترقيات‬
‫ت‪-‬ث‪ -‬العينات‬
‫المواضيع ‪:‬‬
‫ت‪-‬ث‪ -‬تعينات الموظفين‬
‫ت‪-‬ت‪-‬ث تعينات العاملين‬
‫ت‪-‬ت‪-‬ت‪ -‬تعينات المتعاقدين‪.‬‬
‫عيوب الطريقة األبجدية المركبة ‪:‬‬
‫عدم المرونة‪:‬وذلك لمحدوديتها ألنه فيها ‪ 28‬حرف فلو زاد مثل عن عدد‬ ‫‪.1‬‬
‫الحروف فسوف نتوقف لعدم وجود حرف جديد‪.‬‬
‫أمكانية الوقوع بالخطأ‪:‬وذلك أالن األحرف لها ترتيب خاص وبالتالي قد يقع‬ ‫‪.2‬‬
‫الموظفين في األخطاء عند رمز جديد وال يكون هذا الحرف في ترتيبه الصحيح‬
‫صعوبة تعلق هذه الحروف بالذاكرة‪ :‬فلو قارنها باألرقام األبجدية لوجدنا أنها‬ ‫‪.3‬‬
‫صعبة التذكر‪.‬‬
‫مميزاتها‪:‬‬
‫سهولة التطبيق‪ :‬هذه الطريقة سهلة في تطبيقها فالموظف العادي العارف‬ ‫‪.1‬‬
‫للترتيب األحرف األبجدية يستطيع استخدامها‬
‫المحافظة على وحدة الموضوع ‪:‬حيث أن المواضيع المتشابه تحفظ متجاورة‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫عدم تكرار رمز الملف ‪ :‬حيث أن لكل باب حرف محدد كذلك الفصول المتفرقة‬ ‫‪.3‬‬
‫منه ثم المواضيع وبتالي عدم التكرار‪.‬‬
 ‫المادة ‪:‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع ‪ :‬تطبيقات عن الطريقة األبجدية‬
‫تمرين ‪ :‬مدرسة تقنية تجارية تدرس من بين المواد المختلفة‬
‫(المحاسبة‪.‬الجمع‪.‬التجاري‪.‬الفرنسي)في السنوات األولى كان البرنامج يتضمن مايلي‪:‬‬
‫قواعد اللغة مع دراسة األفعال من المجموعة األولى والثانية والثالثة المفردات‬
‫لدراسة التجارة األجزاء التالية‪:‬‬
‫مستند متعلق بالطلب (أذان الطلبية ‪،‬أذان االستالم )‪.‬‬
‫مستند متعلق بتسليم مع دراسة (الفواتير البسيطة ‪،‬فاتورة اإلرسال ‪،‬فاتورة‬
‫اإلضافة‪،‬مستخرج الفواتير)‬
‫مستندات تتعلق بالسداد النقود (حقيقية وحسابية )وائتمانية بالصك (البنكي البريدي‬
‫)‪-‬أوراق تجارية (كمبيالة والسند ألمر )ولي دروس المحاسبة األجزاء التالية ‪:‬‬
‫الميزانية ‪:‬اليوميات (العامة ‪،‬المساعدة(الصندوق والبنك))الموازين (ميزان المراجعة‬
‫‪،‬ميزان مرجع )‬
‫دروس حساب التجاري (الضرب ‪،‬القسم ‪،‬الكسور ‪،‬حساب الفوائد (بسيطة والمركبة‬
‫)قسمة المتناسبة‬
‫المطلوب ‪:‬‬
‫ترتيب هذه العناوين حسب طريقة العشرية والعددية المركبة واألبجدية المركبة‬
‫الحل ‪:‬‬
‫الباب ‪:‬‬
‫‪1‬الفرنسية‬
‫‪1/1‬قواعداللغة‬
‫‪1/1/1‬دراسةاألفعال‬
‫‪1/1/1/1‬المجموعة‪1‬‬
‫‪2/1/1/1‬المجموعة ‪2‬‬
‫‪3/1/1/1‬المجموعة‪3‬‬
 ‫الفصل‪2/1 :‬المفرادات‬
‫‪2‬التجارة‬
‫‪1/2‬مستندات تتعلق بالطلب‪ 1/1/2:‬إذن الطلبية‬
‫‪2/1/2‬إذن التسليم‬
‫‪3/1/2‬إذن االستالم‬
‫‪ 2/2‬مستندات تتعلق بالتسليم‪1/2/2:‬الفواتير البسيطة‬
‫‪2/2/2‬الفواتير اإلرسال‬
‫‪3/2/2‬فاتورة اإلضافة‬
‫‪ 4/2/2‬مستخرج الفواتير‬

‫‪ 3/2‬مستندات تتعلق بالسداد النقود‪1/3/2‬حقيقة‬

‫وحسابات‪1/1/3/2‬الصك‪:‬البنكي‪1/1/1/3/2:‬‬

‫البريدي‪2/1/1/3/2:‬‬
‫‪ 2/3/2‬إنتمائية ‪:1/2/3/2‬أوراق تجارية‬
‫كمبياالت‪1/1/2/3/2:‬‬
‫سند ألمر‬
‫‪2/1/2/3/2‬‬
‫‪3‬المحاسبة‬
‫‪1/3‬الميزانية‪ 1/1/3:‬اليوميات‪ 1/1/1/3:‬العامة‬
‫‪2/1/1/3‬المساعدة‪:1/2/1/1/3:‬الصندوق‬
‫‪2/2/1/1/3‬البنك‬
‫‪ 2/3‬الموازين‪1/2/3:‬ميزان المراجعة‬
 ‫‪2/2/3‬ميزان المرجع‬
‫‪4/1‬الحساب التجاري‪4/1‬الضرب‬
‫‪2/4‬القسمة‬
‫‪3/4‬الكسور‬
‫‪ » » 1/4/4‬البسطة‬ ‫‪4/4‬حساب الفوائد‬
‫‪ » » 2/4/4‬المركبة‬
‫‪5/4‬القسمة المتناسبة‬
 ‫المادة ‪ :‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع ‪ :‬الفهارس‬
‫‪ -1‬تعريف الفهارس ‪:‬هي عبارة على قائمة أبجدية أو عددية مرتبة األلفاظ تبين مكان‬
‫وجود أوراق معينة(معلومات) والفهارس ثالثة أنواع‪.‬‬
‫‪:‬وهو كذلك عبارة عن بيان ما تضمه وحدات المحفوظات من‬
‫موضوعات أو أسماء ملفات بعد تصنيفها وترميزها سوى رقميا أو هجائيا من اجل‬
‫الوصول إلى الوثائق المطلوبة بيسر أو سهولة‪.‬‬
‫‪ -2‬أنواع الفهارس ‪:‬‬
‫‪ -1‬فهرس البطاقات‪ :‬وفيه يخصص لكل عميل بطاقة يكتب عليها اسمه و عنوانه و‬
‫مهنته و رقم الملف الخاص به ثم ترتيب هذا البطاقات األبجدية في صندوق خاص‬
‫يسهل علينا البحث واالستخراج يمكن استخدام بطاقات إرشاد التي تحمل كل منها حرف‬
‫معين كداللة مع إن البطاقات التي تليها بنفس الحرف ‪.‬‬
‫مزايا الفهرس البطاقات ‪:‬‬
‫يكون من السهل استبدال البطاقات التالية بقليل من النفقات‪.‬‬
‫سهولة البحث ألنه يمكن تحقيق الترتيب األبجدي التام دون صعوبة أو تعقيد‪.‬‬
‫‪ -2‬فهرس المجلد‪:‬هو عبارة عن دفتر مخصص لكل حرف من الحروف األبجدية ‪28‬‬
‫صفحة مميزة بزائدة صغيرة تحمل الحرف و يكتب اسم كل عميل في صفحات‬
‫الحروف الهجائية الذي يبدأ به أسمه ويثبت بجانبه رقم الملف الخاص به‪.‬‬
‫مزايا فهرس المجلد ‪:‬‬
‫أنها تجعل التالعب مستحيال وكذلك الضياع أالن أينقص في أوراق الدفتر يسهل‬
‫اكتشافه كما أنه يعود موضعين باعتناء بعلمهم أالنهم يعلمون إذا أتلفت منه صفحة ال‬
‫يمكن استبداله‪.‬‬
‫عيوب الفهارس المجلدة ‪:‬‬
‫*عند امتالء أوراق حرف من حروف يكون من الصعب إضافة أوراق أخرى أالنه‬
‫يؤدي إلى إتالف المجلد‪.‬‬
 ‫*ال يمكن تطبيق فكرة الترتيب األبجدي عند كتابة أسماء العمالء‪ ,‬وهذا يؤدي إلى‬
‫صعوبة البحث‬
‫*فد تزدحم صفحات بعض الحروف دون األخرى و في هذه إسراف في النفقات‬
‫‪ -3‬دفتر الفهارس ‪ :‬وهو عبارة عن دفتر بأوراق سائب و يخصص بعضها الحروف‬
‫األبجدية بنفس طريقة الفهرس المجلد و الغرض من جعل أورق هذا الدفتر سائب‬
‫بسهولة إضافة صفحات كلما لزم األمر‪.‬‬
‫المادة ‪:‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع ‪:‬أشكال أخرى للفهارس‬
‫الفهرس البطاقي الموضوعي ‪:‬ويقصد به وسيلة االسترجاع المادية التي تتضمن‬ ‫‪.1‬‬
‫عناوين الملفات السابق تصنيفها موضوعيا و المرتبة أبجديا ‪.‬‬
‫يمكن أن يعد هذا الفهرس كما يلي‪:‬‬
‫يخصص لكل ملف موضوعي بطاقة مقاسها ‪3.5‬سم‬ ‫‪.1‬‬
‫يكتب في الركن األيمن العلوي عنوان الملف(موضوع )‬ ‫‪.2‬‬
‫يكتب في وسط البطاقة رقم تصنيفه الملف‬ ‫‪.3‬‬
‫ترتب البطاقات التي تم تصنيفها أبجديا‬ ‫‪.4‬‬
‫عنوان الملف والموضوع‬
‫ا‬ ‫ا‬ ‫رقم التصنيف‬

‫يخصص بطاقة إرشادية لكل مجموعة من المجموعات التي تشترك في نفس الحرف‬
‫األول ‪.‬‬
‫‪-2‬الفهرس البطاقي االسمي ‪ :‬ويقتصد به وسيلة استرجاع المادية التي تتضمن عنوين‬
‫الملفات السابق تصنيفها اسمية والمرتبة أبجديا ‪.‬‬
‫مالحظة ‪:‬بنفس خطوات الفهرس البطاقي الموضوعي‬
 ‫بطاقة إرشادية‬ ‫عنوان الملف‬
‫(االسم)‬
‫ب‬ ‫ا‬
‫رقم التصنيف‬

‫الفهرس البطاقي الشامل ‪ :‬وذلك الفهرس الذي يشتمل عن عنوان الملفات السابق‬
‫تصنيفها وترميزها موضوعيا أو أسميا ويسمى بهذا االسم ألنه يتضمن جميع عناوين‬
‫الملفات الموضوعية و االسمية المرتبة أبجديا‬

‫بطاقة إرشادية‬ ‫عنوان الملف (الموضوع‬

‫أو االسم)‬
‫ت‬ ‫ا‬
‫رقم التصنيف‬

‫الفهرس البطاقي المصنف بالموضوع ‪:‬‬

‫ويقصد به وسيلة استرجاع الوسيلة التي تتضمن عناوين تصنيفها و المرتبة وفق‬
‫األرقام تصنيفها‬

‫بطاقة إرشادية‬
‫‪2/1‬‬ ‫رقم تصنيف عنوان ا‬
‫الملف‬
‫(الموضوع )‬
 ‫ترتيب البطاقات التي تم أعداها رقميا ‪:‬‬
‫يخصص بطاقة إرشادية من كل مجموعة من الموضوعات التي تشترك في الرقم األول‬
‫أو الرقمين األول و الثاني لرقم كل موضوع‬
‫الفهرس البطاقي المصنف باالسم‪:‬‬
‫و يقصد به وسيلة استرجاع مادية التي تتضمن عناوين ملفات السابق تصنيفها اسميا‬
‫وفق االسم‬
‫الفهرس البطاقي المصنف بالموضوعات و أألسماء ‪:‬‬
‫هو ذلك الفهرس الذي يشمل على عناوين الملفات السابق تصنيفها وترميزها موضوعيا‬
‫واسميا لذلك سمي الفهرس و األسماء حيث يتضمن هذا الفهرس جميع عناوين الملفات‬
‫الموضوعية و االسمية المرقية رقميا‬
 ‫المادة ‪ :‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع ‪ :‬مفهوم الحفظ‬
‫تمهيد‪:‬‬
‫تعتبر عملية حفظ المحفوظات من العمليات األساسية و الضرورية في تنظيم‬
‫المحفوظات فالمؤسسة التي تسعى إلى تنظيم محفوظاتها وقامت بتصنيفها و ترميزها‬
‫البد أن تحدد الطريقة مثال لحفظها هذه المحفوظات‬
‫تعريفة ‪:‬‬
‫هو عملية ترتيب وثائق لجميع أنواعها في أوعية حفظ المتاحة في مركز حفظها بشكل‬
‫يضمن سالمة هذه الوثائق ويمكن أيضا من الوصول إليها عند الحاجة لها ‪.‬‬
‫تعتبر عملية الحفظ عملية فنية وذلك الختالف وتنوع أشكال الوثائق الموجودة في‬
‫المؤسسة وأن بالتالي عملية الحفظ بشكل واحد قد ال تكون مناسبة فال بد من حفظ كل‬
‫نوع في طريقة تناسبه‪.‬‬
‫ما يجب مراعاته قبل البدء في عملية الحفظ ‪:‬‬
‫‪-1‬التأكد من حفظ األوراق المطلوب حفظها فقط‬
‫‪-2‬التأكيد من إنهاء إجراءات معالجة موضوع الورقة قبل الورقة البدء لحفظها‬
‫‪-3‬تحديد رقم الملف التي سيتم حفظ الورقة فيه‬
‫‪ -4‬التخلص من المسودات‬
‫‪ -5‬إعداد قائمة بمحتويات كل ملف وتحفظ في بداية‬
‫‪ -6‬مراعاة سعة الوعاء ‪,‬وعدم تكديس الوثائق بداخله‬
‫‪ -7‬في حالة زيادة عدد األوراق عن سعة الوعاء عن رمز جديد بنفس االسم والرمز‬
‫‪ -8‬كتابة عناوين وأسماء ورموز الملفات بشكل واضح يمكن قرأته‬
‫‪ -9‬اختيار أجهزة الحفظ المناسبة‬
‫‪ -10‬ترتيب أوعية الحفظ داخل األجهزة بطريقة مناسبة‬
‫‪-11‬وضع بطاقة الصقة على الدواليب و األدراج من الخارج بين فيها رمز أول وأخر‬
‫ملف كما يجب االلتزام خالل الحفظ الصحيحة ‪.‬‬
 ‫المادة ‪ :‬ترتيب وثائق‬
‫الموضوع ‪ :‬الدواليب وخزائن المستندات‬
‫تمهيد ‪:‬‬
‫حفظ المستندات يعتمد على توفر وسائل الحفظ المناسبة و التي غالبا تكون محفوظة في ملفات وتتوفر خزائن‬
‫لحفظ كل نوع من أنواع الملفات وفي ما يلي بعض أنواعها ‪:‬‬
‫خزائن حفظ الملفات في الوضع المعلق ‪:‬‬ ‫‪.1‬‬
‫هذه الخزائن تحتوى على أدراج منزلقة بحيث تعلق الملفات داخل الدرج في وضع رأسي وكل خزانة تحتوى‬
‫على عمل من األدراج القابلة للغلق يختار المستخدم عدد األدراج التي يحتاجها مع أنها غالبا ال تتعد الخمسة‬
‫أدراج‬

‫خزائن حفظ الملفات في الوضع الواقف‪:‬‬ ‫‪.2‬‬

‫وهي خزائن التي توضع فيها الملفات واقفة وقد تكون خزائن يمكن غلقها أو خزائن بدون أبواب أو خزائن كما‬
‫أنها تكون حديدية أو خشبية وتعدي المرتفعات المتوفرة وفي الغالب فان الخزائن ذات األرفف القليلة يمكن تركها‬
‫فوق بعضها البعض‬

‫خزائن حفظ الخرائط والرسومات الهندسية ‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫وهي خزائن تسمح بحفظ الخرائط و الرسومات الهندسية بشكلها المنبسط دون الحاجة إلى لفها وطيها وهي تكون‬
‫قابلة للغلق‪.‬‬

‫خزائن حفظ الملفات متعددة المهام ‪:‬‬ ‫‪.4‬‬

‫هذه الخزائن تكون مقسمة إلى أجزاء حيث تكون كل جزء مقدم منها مخصص إلي نوع معين من المحفوظات أو‬
‫لتخزين المحفوظات النشطة ‪.‬‬

‫خزائن حفظ اآلمنة ‪:‬‬ ‫‪.5‬‬

‫هذه الخزائن مقاومة للحرق ويصعب فتحها ونقلها بحيث تكون أكثر أمنا وتستخدم لحفظ النقدية والشبكات و‬
‫المستندات الهامة و الجوازات الخاصة بالعاملين وتتوفر بمقساة أشكال مختلفة‪.‬‬
 ‫األثاث المعدني‬ ‫األثاث الخشبي‬ ‫العناصر‬
‫محدد با اإلشكال تأكد تكون مرن في تشكيل األثاث حسب اإلغراض واإلعمال‬
‫ثابت حسب قدرة األخشاب المطلوبة حسب سهولة العمل االنحناءات واألشكال‬
‫التصميم‬
‫على التشكيل الدائرية دون قيود اذا ان الرابط بالمسامير واللحم‬
‫يجعل تلحمه اكبر‬
‫خفيف الوزن حسب نوع المعدن المستخدم‬ ‫ثقيل الوزن حسب الوزن‬
‫الوزن‬
‫الخشب المصنع منه‬
‫متين لسنوات طويلة جدا واليتا ثر كثير با‬ ‫متين لسنوات محدودة ال نه‬
‫المتانة‬
‫االستعمال‬ ‫يتأثر باالستعمال‬
‫الخشب سريع االشتعال ال يحترق ويحافظ على ما بدخله من أوراق لفترت‬
‫مقاومة‬
‫ولذلك يحترق األثاث وما من الزمن قد تسمح با العمل على إطفاء الحريق‬
‫الحريق‬
‫بدخله بسرعة كبيرة‬
‫سهل تنصيفه يا الماء قلنا وكافته من السوال‬ ‫يمكن تنظيفه اال أن‬
‫المنظفة على الحشرات على اال تتواجد فيها‬ ‫األخشاب مادة مرغوبة عند‬
‫الحشرات لتختفي فيها‬
‫النظافة‬
‫وكذلك يصعب تنظيفه‬
‫بالماء حتى ليؤثر على‬
‫األخشاب والمعادن‬
‫يمكن استخدام ألوان بمرونة في إظهاره بمظهر‬ ‫عادي المظهر وتقليدي‬
‫جميلة وجذاب‬ ‫ويتشابه مع غيره من أنماط‬ ‫المظهر‬
‫األثاث‬
‫معقد التركيب واغلبه مثبت سهلة الفك وتركيب في اقل وقت ممكن والمثبت يا‬
‫المسامير ويمكن فكها وتركيبها بسهولة‬ ‫بالمسامير والغراء لجعل‬
‫بساطة‬
‫تماسكه اكبر مما يقلل‬
‫التركيب‬
‫مرونة استخدامه وعدم‬
‫تكليفه تماما‬
‫تحتاج أسطحه وإجراء من أسطح ملساء بصفة طبيعية واستقامة ألواح المعادن‬
‫الداخل بمجهود كبير حتى المستخدمة وكذلك من الداخل مما يحمي الموظف‬
‫وثيابه وأوراقه من إي احتكاك عنيف ويتحمل‬ ‫يكون ملساء وليس بها إي‬
‫زوائد قد وتوثر على الخدوش فتوثر عليه من ناحية المالمسة ويمكن‬ ‫األمان‬
‫االستمرار في العمل عليه‬ ‫المالبس أو األوراق او‬
‫الموظف ذاته تكون سهلة‬
‫الخدوش‬
‫مرتفعة ارتفاع أثمان اقل في التكاليف لتوفر المواد المعدنية ولصناعتها‬
‫آليا فان مدة التصنيع تكون اقل نسبيا ‪.‬‬ ‫الخشب والتصنيع اليدوي‬
‫التكاليف‬
‫في اغلب األجزاء وأول مدة‬
‫تصنيع النسبية‬