‫ترتيب الواثئق اإلدارية وصيانتها‬ ‫أوال‪ :‬أمهية ترتيب الواثئق‬

‫يحتل موضوع ترتيب وحفظ الوثائق اإلدارية الناتجة عن النشاط اليومي ملختلف‬
‫األجهزة اإلدارية حيزا كبيرا من اهتمام الباحثين واملسؤولين اإلداريين على حد سواء نظرا‬
‫أوال‪ :‬أهمية ترتيب الوثائق‪:‬‬ ‫للعدد الهائل الذي تنتجه املصالح اإلدارية يوميا مما يصبح معه إرثا يتطلب من يعتني به‬
‫ويحفظه من تقادم الزمن وعبث اإلنسان‪.‬‬
‫هذا األمر‪ ،‬يتطلب قدرا كبيرا من البحث والتقص ي الختيار أفضل السبل وأنسب‬
‫ثانيا‪ :‬الوثائق المعنية بالتصنيف والترتيب‪:‬‬ ‫الحلول املالئمة ملعالجة هذه اإلشكالية‪ ،‬ذلك أن عوامل كثيرة تتظافر وتؤدي إلى تدهور‬
‫وضعية الوثائق اإلدارية‪ ،‬كالالمباالة‪ ،‬الجهل باملشكل‪ ،‬قلة اإلمكانيات فضال عن عدم‬
‫ثالثا‪ :‬أهداف الترتيب‪:‬‬ ‫كفاءة العنصر البشري املختص في هذا املجال‪.‬‬
‫وعلى مستوى البحث‪ ،‬لم يحظ موضوع ترتيب وحفظ الوثائق بالعناية املطلوبة‬
‫حتى اآلن‪ ،‬فالباحثين في مجال املعلومات يوجهون اهتمامهم إلى أوعية املعلومات األخرى‬
‫رابعا‪ :‬خطوات الترتيب‪:‬‬ ‫كالكتب واملجالت والدراسات وغيرها من أصناف املعلومات التي تحفظ عادة باملكتبات‬
‫مثل األشرطة الصوتية واإللكترونية وغيرها‪ ،‬أما موضوع وثائق اإلدارة فقد بقي خارج‬
‫اهتماماتهم‪.‬‬
‫خامسا‪ :‬أنواع الترتيب‪:‬‬

‫أوال‪ :‬أمهية ترتيب الواثئق‬ ‫اثنيا‪ :‬الواثئق املعنية ابلتصنيف والرتتيب‬

‫والواقع أن املسؤول األول عن هذا التقصير هم رجال اإلدارة أنفسهم‪ ،‬ذلك أن‬
‫تنظيم الوثائق وحفظها يأتي في آخر اهتماماتهم‪ ،‬إذ لم نسمع عن جهة إدارية أنها قامت‬
‫بتنظيم مناظرة‪ ،‬أو ندوة علمية لتحسيس الجهاز اإلداري والعاملين به بموضوع حفظ‬
‫الوثائق والعناية بها‪.‬‬
‫فاملسؤول اإلداري إذا اتخذ قرارا بناء على معلومات حقيقية وواقعية وجاهزة عند‬
‫الطلب‪ ،‬وفي نفس الوقت مرتبة ومنظمة بكيفية تسمح باالستفادة منها في سهولة تامة‪،‬‬
‫فإن ذلك القرار يكون قرارا رشيدا وصائبا وقابال للتنفيذ الدقيق من طرف املعنيين به‪،‬‬
‫والعكس صحيح‪.‬‬
‫كما أنها قد تكو مواد غير تقليدية مثل األقراص املدمجة واألشرطة ووسائل التسجيل املتطورة‪.‬‬
‫إن سير عملية ترتيب وتنظيم الوثائق اإلدارية بمختلف املصالح‪ ،‬ال يواكب سرعة‬
‫تطور املصالح اإلدارية نفسها‪ ،‬ويبقى الفارق شاسعا بين اإلثنين‪ ،‬وهو ما يجعل من‬
‫ضرورة البحث عن حلول لهذه اإلشكالية أمرا مستعجال وضروريا‪ ،‬باعتبارها تنصب‬
‫حول موضوع شائك قد ال تدرك أهميته اآلنية إال القلة القليلة‪.‬‬
‫هي مجموع الوثائق اإلدارية املتداولة والتي تدون عليها املعلومات بأي شكل من األشكال وفي‬
‫معظم األحيان هي مواد ورقية مثل املراسالت الصادرة عن اإلدارة والواردة إليها‪ ،‬كالرسائل‬
‫واملذكرات والتقارير واملحاضر والتعليمات واملناشير والبرقيات والقرارات واملراسيم ومحاضر‬
‫االجتماعات والسجالت والدراسات ووثائق املحاسبة ‪ ...‬إلخ‪.‬‬
‫وقد تكون ورقية ولكنها تأخذ شكال آخر كالتصاميم والفهارس والرسوم الهندسية والخرائط‬
‫‪...‬إلخ‪.‬‬
‫ن‬
‫وعموما‪ ،‬هي مجموع الوثائق التي تنتج عن نشاط أي إدارة عمومية كانت أو خاصة‪ ،‬بغض النظر‬
‫عن مجال نشاطها وذلك بغية الرجوع إليها عند الحاجة ولضمان السير الحسن للمستندات‬
‫اإلدارية داخلها‪.‬‬
 ‫اثلثا‪ :‬أهداف الرتتيب‬
‫يقصد بترتيب الوثائق في أي جهاز إداري‪ ،‬تجميع وتنظيم وترتيب الوثائق الناتجة عن اتصال‬
‫المصالح اإلدارية فيما بينها‪ ،‬أو مع المؤسسات والمنظمات الوطنية والدولية أو مع المواطنين‪ ،‬حسب‬
‫طرق التنظيم المتعارفة‪ ،‬من أجل تقديم خدمات للمستفيدين والراغبين في الحصول على تلك الوثائق إما‬
‫بالحصول على الوثيقة نفسها‪ ،‬أو االطالع على المعلومات التي تحتوي عليها‪.‬‬
‫فترتيب الوثائق ليس الهدف منه تجميعها بكل أنواعها‪ ،‬بل تنظيمها تنظيما محكما بحيث يتم الربط‬
‫بين طبيعة الوثيقة وطريقة ترتيبها واالستفادة منها أو من المعلومات التي تحتوي عليها في سهولة تامة‬
‫وفي أسرع وقت ممكن لكل من يرغب في الحصول عليها‪ ،‬وتتلخص أهداف ترتيب الوثائق فيما يلي‪:‬‬
‫إعداد الجداول والفهارس المساعدة على سرعة الوصول إلى المعلومات المطلوبة‪ ،‬واختيار أفضل‬
‫‪‬سهولة االستفادة من المعلومات المسجلة بالوثائق والمستندات بمختلف أنواعها من خالل نظام دقيق‬
‫وفعال‪ ،‬يضمن تدفق سيولة تلك المعلومات بالقدر الكافي وتقديم خدمات للراغبين في االطالع على‬
‫ملف أو وثيقة أو مستند بكل سهولة وفي أسرع وقت ممكن؛‬
‫‪‬المحافظة على الرصيد المعرفي لإلدارة مثل الوثائق والمستندات ‪...‬‬
‫‪‬توفير العناية والصيانة الضروريتين للوثائق لتالفي مختلف المؤثرات الجوية كالرطوية‪ ،‬الحرارة‪،‬‬
‫الغبار وضوء الشمس‪ ،‬أو اآلفات األخرى كالحريق والحشرات المضرة وسوء االستعمال المؤدي إلى‬
‫اإلتالف المتعمد‪.‬‬
‫ورقم الملف المرتبة فيه‪ ،‬ونفس األمر يتبع عند طلب ملف أو وثيقة قصد االطالع عليه من طرف‬
‫خامسا‪ :‬أنواع الرتتيب‬
‫يقصد بترتيب الوثائق‪ ،‬إعدادها في نظام معين يسمح بالوصول إليها بصورة متقنة‬
‫الطريقة مبدئيا سهلة لترتيب الملفات والوثائق والمستندات‪ ،‬بحيث يرتب كل مستند في الحرف األول الذي يبتدئ‬
‫ومنظمة‪ ،‬وبسرعة فائقة‪ ،‬توفر وقت وجهد الباحث وتيسر له كل ما يريد الحصول عليه‪ ،‬لهذا‬
‫يمكن القول أن أسلوب تنظيم المعلومات والوثائق أصبح مساويا لقيمتها الفعلية‪ ،‬إذ كلما زادت‬
‫قيمة المعلومات كلما ازدادت تبعا لذلك قيمة التنظيم‪ ،‬وأيضا كلما زاد حجم المعلومات‬
‫أصبحت الحاجة ماسة أكثر إلى عمليات تنظيم أكثر دقة وإحكاما‪.‬‬
‫وتجدر اإلشارة إلى أن الطرق والمناهج المعتمدة في تصنيف الوثائق‪ ،‬أصبحت في الوقت‬
‫الحالي متعددة ومتنوعة‪ ،‬تتميز ببساطتها وبمالئمتها ودقتها‪ ،‬غير أنه ال يوجد ترتيب مثالي‬
‫يصلح لكل الحاالت‪ ،‬فلكل مجموعة من الوثائق أو الملفات ما يناسبها من أشكال الترتيب‪،‬‬
‫واختيار المالئم منها يرجع إلى ثالثة أسباب رئيسية وهي‪:‬‬
‫‪ ‬نوعية الوثائق المراد ترتيبها؛‬
‫‪ ‬عدد وكمية تلك الوثائق؛‬
‫‪ ‬مدى الرجوع إلى تلك الوثائق‪ ،‬أي هل هذه الوثائق مطلوبة باستمرار أم ال؟‪.‬‬
‫رابعا‪ :‬خطوات الرتتيب‬
‫القيام بجمع الوثائق سواء منها الورقية‪ ،‬أو المسجلة أو المرسومة والتي تمثل خالصة نشاط مختلف‬ ‫‪‬‬
‫األقسام والمصالح‪ ،‬وعصارة ألفكار الموظفين العاملين بها‪ ،‬وسجال جامعا لعالقاتها باألجهزة‬
‫األخرى وبالمواطنين على السواء؛‬
‫تهييئ مستودع أو قاعة مناسبة لحفظها‪ ،‬وتوفير التجهيزات الضرورية سواء كانت مادية أو بشرية‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫حتى يكون باإلمكان استقبال أنواع الوثائق غير المحتاجة‪ ،‬والمحالة على الحفظ من جميع األجهزة‬
‫اإلدارية باستمرار؛‬
‫‪‬‬
‫طريقة لتطبيقها؛‬
‫تحديد المدة الالزمة لحفظ كل نوع من أنواع الوثائق في مستودع التوثيق‪ ،‬حتى يتسنى فرز كل نوع‬ ‫‪‬‬
‫بسهولة‪ ،‬وإتالف ما انتهت مدة حفظه‪ ،‬واإلبقاء على النوع الذي ما زالت الحاجة تدعو إلى حفظه؛‬
‫وضع نظام مسبق للمعلومات أو ما يسمى بطريقة تصنيف وترميز الوثائق والمستندات بما يناسب‬ ‫‪‬‬
‫كل نوع من أنواعها حتى يمكن الوصول إلى أي وثيقة في اللحظة نفسها؛‬
‫مراجعة كل وثيقة قبل ترتيبها في الملف الخاص بها‪ ،‬والتأكد من أن رقم الوثيقة مطابق لموضوع‬ ‫‪‬‬
‫الغير‪.‬‬
‫‪ -1‬الرتتيب األجبدي‬
‫‪ ‬يقضي هذا األسلوب بترتيب الوثائق حسب الحروف األبجدية‪ ،‬أي الحرف األول للكلمة أو اإلسم‪ ،‬وهذه‬
‫به‪ ،‬وتستخدم هذه الطريقة في اإلدارات التي تكثر معامالتها مع عدد كبير من األشخاص ويتم طريقة تصنيف‬
‫الوثائق حسب األسماء حيث يتم إعداد ملف لكل إسم مثل‪ :‬أسماء الموظفين ‪،‬أسماء المرضى‪ ،‬أسماء األطباء‬
‫‪.......‬الخ ‪ ،‬ويتم ترتيب الملفات طبقا للحروف األبجدية ليسهل التعرف عليها وإرجاعها بسرعة ‪ ،‬ويتم وضع‬
‫بطاقة لكل حرف وتوضع بعدها فيه الملفات أو وراءها حسب األسلوب‪.‬‬
‫أ‪ -‬مزايا هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬بساطة وسهولة االستعمال بالنسبة للموظفين في اإلدارة؛‬
‫‪ ‬إتاحة الفرصة لترتيب جميع المستندات المختلفة؛‬
‫‪ ‬ترتيب الوثائق مباشرة دون حاجة إلى استخدام الفهارس؛‬
‫‪ ‬مرونة استعمالها بحيث يمكن إضافة ملفات جديدة وإزالة الملفات التي لم تعد الحاجة ماسة إليها دون تغيير‬
‫في نظام الملفات والوثائق‪.‬‬
‫ب‪ -‬عيوب هذا األسلوب‪:‬‬
‫صعوبة الترتيب عندما يكون عدد الوثائق والملفات كبيرا؛‬
‫صعوبة تحديد الحرف األول في عدد من الملفات؛‬
‫ازدحام الملفات في بعض الحروف دون البعض اآلخر‪.‬‬
 ‫‪ -2‬الرتتيب الرقمي‬
‫يرتكز على األسلوب على مبدأ أساسي أال وهو ترميز الوثائق‪ ،‬أي إعطاء رقم‬
‫لكل ملف أو مستند‪ ،‬ذلك أن األرقام متتابعة ويجب استخدامها في الترتيب حسب‬
‫تسلسلها الطبيعي من ‪ ،.... 3-2-1‬بمعنى أن كل وثيقة جديدة تأخذ رقما جديدا في‬
‫السلسلة الرقمية‪.‬‬
‫أ‪ -‬مزايا هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬سهولة ترتيب الملفات تحت أرقام معينة؛‬
‫‪ ‬سهولة إرجاع الملفات إلى أماكنها بعد االطالع عليها حسب رقم الترتيب؛‬
‫‪ ‬استبعاد وقوع الخطأ في الترتيب بهذه الطريقة‪.‬‬
‫ب‪ -‬عيوب هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬كل خطأ في رقم الملف يؤدي بالضرورة إلى وضع وثائق أو مستندات في ملف‬
‫آخر؛‬
‫‪ ‬بطئ عملية البحث بحيث يتطلب األمر القيام بإجراء بحثين أولهما في الدليل‬
‫وثانيهما في الرفوف‪.‬‬
‫‪ -4‬الرتتيب اجلغرايف‬
‫اعتمادا على هذه الطريقة تصنف وترتب الوثائق حسب األماكن الجغرافية‬
‫سواء كانت أسماء مدن أو قرى أو أقاليم أو مناطق أو غيرها‪.‬‬
‫أ‪ -‬مزايا هذا األسلوب‪:‬‬
‫إمكانية ترتيب أكبر عدد ممكن من الوثائق تحت إسم المنطقة أو المكان‬
‫المعين؛‬
‫سهولة الحصول على الملف أو الوثيقة المطلوبة عند معرفة إسم المنطقة‬
‫أو المكان المعين؛‬
‫التقليل من وقوع الخطأ في ترتيب الملفات‪.‬‬
‫ب‪ -‬عيوب هذا األسلوب‪:‬‬
‫احتمال وقوع الخطأ من طرف المكلفين بالتوثيق بسبب عدم معرفتهم‬
‫بالمناطق أو األماكن ووضعهم الوثائق في أماكن غير أماكنها؛‬
‫‪ -3‬الرتتيب املوضوعي‬
‫بمقتضى هذا األسلوب ترتب الوثائق والمستندات اعتمادا على‬
‫موضوعها‪ ،‬مثال الوثائق المتعلقة بالفالحة وحدها في ملف‪ ،‬والوثائق المتعلقة‬
‫بالتعليم في ملف‪ ،‬والوثائق المتعلقة بالمالية في ملف‪ ،‬وتلك المتعلقة بالمنازعات‬
‫في ملف ‪ ....‬وإذا كان هذا األسلوب يبدو للوهلة األولى سهال للغاية‪ ،‬فإنه مع‬
‫ذلك عند تراكم الوثائق يصعب معه الترتيب المحكم والذي من شأنه أن يسهل‬
‫العثور على الوثيقة المطلوبة‪.‬‬
‫أ‪ -‬مزايا هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬سهلة التطبيق بالنسبة للموظفين الجدد؛‬
‫‪ ‬تعد بنكا للمعطيات على المدى الطويل؛‬
‫ب‪ -‬عيوب هذا األسلوب‪:‬‬
‫‪ ‬ضرورة إعداد فهرس يحدد الموضوعات وأماكن ترتيبها؛‬
‫‪ ‬صعوبة ترتيب الموضوعات عند كبرها‪.‬‬
‫‪ -5‬الرتتيب الزمين الكرنولوجي‪:‬‬
‫ترتكز هذه الطريقة على مقياس زمني‪ ،‬أي الترتيب الزمني‬
‫والمنطقي لألحداث‪ ،‬وهكذا ترتب الوثائق حسب السنوات مثال ‪– 2000‬‬
‫‪... 2002 – 2001‬‬
 ‫‪ -6‬الرتتيب الشكلي‪:‬‬

‫يعتمد هذا النوع الشكل الذي ظهرت به الوثائق‪ ،‬وليس‬

‫موضوعها‪ ،‬وهكذا يتم وفق هذا األسلوب ترتيب الوثائق في‬
‫شكل إما قرارات‪ ،‬أو خرائط أو عقود أو رسوم ‪....‬‬