‫أوال ‪ -‬مفهو ُم السكرتارية‪:‬‬

‫َما هي السكرتاريةُ؟‬

‫إذا عبّرنا عن السكرتارية بأنها تتناو ُل العمليات المكتبيةَ الالزمةَ لتنفيذ خطة العمل لتحقيق الكفاية اإلدارية‬
‫بدور مساع ٍد‬
‫ٍ‬ ‫أن األعما َل المكتبيةَ قاس ٌم مشتركٌ ؛ فهي تقو ُم‬
‫في مختلف الوحدات التنظيمية للمشروع؛ فنجدُ َّ‬
‫بين جميع اإلدارات واألقسام التي تقو ُم باألعمال الفنية أو اإلدارية‪ .‬وتقو ُم السكرتاريةُ العامةُ في المشروع‬
‫بإدارة وإنجاز األعمال المكتبية الالزمة لتنفيذ خطة العمل في سبيل تحقيق األهداف المنشودة‪.‬‬

‫أص ُل التسمية‬

‫يشير إلى أهمية‬

‫ُ‬ ‫ترج ُع تسميةُ «سكرتارية» إلى كلمة "‪ "Secret‬ذات األصل الالتيني بمعنَى « ّ‬
‫سر»؛ مما‬
‫يتوافر في القائمينَ بهذه األعمال من صفات الصدق‪ ،‬واألمانة‪،‬‬
‫َ‬ ‫يجب أن‬
‫ُ‬ ‫األعمال المكتبية‪ ،‬وما‬
‫وكتمان ألسرار العمل‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫واإلخالص‪،‬‬

‫صةُ‬
‫السكرتاريةُ الخا ّ‬

‫يدخ ُل في إطار المفهوم العا ّم للسكرتارية العامة أحدُ أقسام َها وهو «السكرتاريةُ الخاصةُ»‪ ،‬وهي تعني كل‬
‫ضا‬
‫ممكن‪ ،‬ويحوي هذا أي ً‬
‫ٍ‬ ‫المدير على إنجاز مهامه الوظيفية على أكمل وجهٍ‪ ،‬وفي أق ّل وق ٍ‬
‫ت‬ ‫َ‬ ‫ما يساعدُ‬
‫َ‬ ‫َ‬
‫«السكرتارية المتخصصة» والتي تعني وتهت ّم بالمسائل الفنية ذات الصبغة التخصصية‪ ،‬والتي يقتضي‬
‫مستوى األداء‪ ،‬وسرعة اإلنجاز‪ ،‬وتحليل المشكالت‪ ،‬وتطوير‬ ‫َ‬ ‫طبيعةُ وحج ُم المشروع تواجدَها لتحسين‬
‫تعبر عن األحوال الداخلية‬
‫يختص بالمعلومات التي ُ‬
‫ُّ‬ ‫خطة العمل‪ ،‬وتوضيح الرؤيا للقائمين على اإلدارة فيما‬
‫للمشروع‪ ،‬واألحوال الخارجية لبيئة العمل‪.‬‬

‫تعريف األمين أَو السكرتير‬

‫ُ‬

‫ي لإلدارة أو الشريك الصغير لها في‬ ‫ي الكتاب ّ‬

‫النظر إلى األمين على أنه بمثابة المساعد اإلدار ّ‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫يمكن‬
‫خاص للثقة والمسئولية بحكم معرفته لألعمال الداخلية‬ ‫ٍّ‬ ‫مركز‬
‫ٍ‬ ‫مباشرته لمها ّم َها اإلدارية‪ ،‬إذ َّ‬
‫أن األمينَ في‬
‫أن يتناو َل التفاصي َل الدقيقةَ القليلةَ الشأن‪ ،‬أو‬
‫يكون في مقدوره ْ‬‫ُ‬ ‫في المكتب بغير موان َع أو حدودٍ؛ وبالتالي‬
‫باألحرى ذلك الطوفان من األعمال اليومية بالمكاتب اعتمادًا على مقدرته ومهارته الذاتية أو بحكم نصائ َح‬ ‫َ‬
‫ت منَ الرئيس أو المدير‪.‬‬ ‫ت وإرشادا ٍ‬ ‫وتوجيها ٍ‬

‫من واجبات ومها ّم السكرتير‬

‫يتحرر من مهام‬
‫َ‬ ‫المدير يستطي ُع أن‬
‫َ‬ ‫الرئيس أو‬
‫َ‬ ‫السكرتير بمثل هذه األعمال؛ َّ‬
‫فإن‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫األمين أو‬ ‫عندما يقو ُم‬
‫الكبرى ذات الشأن‬
‫َ‬ ‫كثير ٍة كان من الممكن أن تضي َع وقتَهُ الثمينَ فيما ال طائ َل منه‪ ،‬بل وتطغَى على مها ّمه‬
‫والخطر خاصةً في تحديد االستراتيجيات‪ ،‬ورسم السياسات‪ ،‬والتنظيم‪ ،‬والتخطيط‪ ،‬وتقييم األداء‪ .‬ومنَ‬
‫ت شتى منَ الزائرينَ وأصحاب الحاجات‪ ،‬من خالل‬ ‫ُ‬
‫األمين يوميًّا على اتصا ٍل بفئا ٍ‬ ‫المألوف إذًا ْ‬
‫أن يظ َّل‬
 ‫أسالك الهاتف‪ ،‬أو اللقاءات الشخصيَّة؛ لذلكَ فإن عليه مسئولية تلطيف لهجة المكاتبات‪ ،‬واللباقة في‬
‫الحوار‪ ،‬والحفاظ على استمرار المودّة والعالقات الطيبة مع هؤالء الزائرينَ ‪ ،‬فال غرابةَ إذًا أن تكونَ‬
‫مناصب األمانة العا ّمة أكثر الوظائف المكتبية أرستقراطيةً‪.‬‬
‫ُ‬

‫ع السكرتارية‬
‫أوضا ُ‬

‫علَى‪ :‬حجم المنظمة‪ ،‬وعدد العاملينَ‬ ‫ويتوقف ذلك َ‬

‫ُ‬ ‫ع السكرتارية العا ّمة من منظم ٍة ألخرى‪،‬‬
‫تختلف أوضا ُ‬
‫ُ‬
‫في المكاتب‪ ،‬وأنماط األعمال‪ ،‬والنوعيات الشخصيَّة للعاملينَ ‪ ،‬والمها ّم واالختصاصات التي يباشرهَا‬
‫نستخلص من ذلك أنه‬
‫ُ‬ ‫أولئك المسئولونَ الذينَ يستعينون بخدمات السكرتارية وصوالً إلى تحسين األداء‪.‬‬
‫غير أنه منَ الممكن تعريفُها وظيفيًّا من خالل السرد‬
‫تعريف السكرتارية تعريفًا جامعًا‪َ ،‬‬
‫ُ‬ ‫من الصعب‬
‫تسيير العمل بكفاءةٍ‬
‫ُ‬ ‫ي العريض لصور المها ّم والواجبات التي يسندُ بها للسكرتارية حتى يمكنَ‬‫التفصيل ّ‬
‫ُ‬
‫واقتدار‪ ،‬والحفاظ على الصورة الالئقة للمنظمة في أذهان الجماهير الخاصة والعا ّمة‪.‬‬
‫ٍ‬

‫ُ‬
‫والتميز‪:‬‬ ‫التخصص‬
‫ُ‬ ‫ثانيا ً ‪-‬‬

‫التخصص‬
‫ُ‬

‫ي بالحصول على المؤهالت العالية‬ ‫ي والثقاف ّ‬

‫منَ الضروري للسكرتير الطموح أن يحسّنَ من مستواهُ التعليم ّ‬
‫حتى تتهيأ َ له الصالحياتُ لإلفادة من أية برام َج تدريبي ٍة متفوق ٍة ومتقدم ٍة فيما بعدُ‪ ،‬ومنَ األفضل أن يجيدَ‬
‫المقب ُل على العمل في مجال السكرتارية إحدى اللغات األجنبية الحية على األق ّل بجانب اللغة العربية‪.‬‬

‫الثقافةُ القانونيةُ للسكرتير‬

‫في مجال السكرتارية المتخصصة‪ ،‬من المفيد للسكرتير أن ينمي ثقافتَهُ القانونيةَ عند العمل في المجاالت‬
‫ص ّحة في المجاالت الطبيَّة‪ ...‬إلخ‪ .‬وذلكَ إلى جانب الثقافة المحاسبية واإلدارية؛‬ ‫القانونيَّة‪ ،‬وعلوم الطبّ وال ّ‬
‫يتفهم االصطالحات الفنيةَ والعلميةَ‬
‫َ‬ ‫حتى يصب َح لديه األلفة بنظام التأمين والمحاسبة في المنشأة‪ ،‬وعليه أن‬
‫يجدر بالسكرتير أن يكونَ مزي ًجا‬
‫ُ‬ ‫في مجاالت السكرتارية العلمية والهندسية‪ .‬وفي مجال التربية والتعليم‬
‫منَ المعلّم واإلدار ّ‬
‫ي والسكرتير وخبير ال َعالقات العا ّمة‪.‬‬

‫علو ُم اإلدارة واالقتصاد وأهميت ُ ُه َما للسكرتير‬

‫يعتبر اإللما ُم بعلوم اإلدارة واالقتصاد والمحاسبة في المؤسسات المالية والمحاسبية من ألزم األمور‪.‬‬ ‫ُ‬
‫ي ٍ من مجاالت السكرتارية المشار إليها يستلز ُم ركيزة ً طيبةً من المعرفة‬ ‫ّ‬ ‫أ‬ ‫في‬ ‫ل‬‫َ‬ ‫العم‬ ‫أن‬ ‫بالذكر‬ ‫وجدير‬
‫ٌ‬
‫التعرف‬
‫َ‬ ‫ُ‬ ‫ه‬‫ُ‬ ‫ب‬ ‫واج‬ ‫عليه‬ ‫يفرض‬
‫ُ‬ ‫الذي‬ ‫القانوني‬ ‫للسكرتير‬ ‫بالنسبة‬ ‫سواء‬ ‫عنها‬ ‫غنى‬ ‫ال‬ ‫إذ‬ ‫‪،‬‬‫اإلنسانية‬ ‫بالعالقات‬
‫ي‪ ،‬إذ أنه‬‫ّ‬ ‫الطب‬ ‫السكرتير‬ ‫على متاعب العمالء والمشاركة الوجدانية لهم في السراء والضراء‪ ،‬وبالمثل َم َع‬
‫من الطبيعي أن يكونَ إنسانًا لينَ الجانب‪ ،‬رحي ًما وليس ًّ‬
‫فظا غلي َ‬
‫ظ القلب‪.‬‬
 ‫ع اهتمامات السكرتارية‬
‫تنو ُ‬

‫بعين خبير ٍة‬

‫ٍ‬ ‫وينظر إلى األمور والمشكالت‬ ‫َ‬ ‫تفكيرا علميًّا أو هندسيًّا‬
‫ً‬ ‫يفكر‬
‫ي أن َ‬ ‫ويجدر بالسكرتير الهندس ّ‬
‫ُ‬
‫ُ‬
‫يقترن‬ ‫ي‪ ،‬فإن نجا َحهُ‬ ‫ُّ‬ ‫التعليم‬ ‫ي‬
‫ُّ‬ ‫التربو‬ ‫السكرتير‬
‫ُ‬ ‫أما‬ ‫‪.‬‬‫اإلدراك‬ ‫وسعة‬ ‫التخصص‬ ‫عن‬ ‫تكشف‬
‫ُ‬ ‫ة‬
‫ٍ‬ ‫وبصير‬
‫فيجب أن يكونَ لديه‬‫ُ‬ ‫ي‪،‬‬ ‫ي أو المحاسب ُّ‬ ‫والسكرتير المال ُّ‬
‫ُ‬ ‫باهتماماته باألطفال‪ ،‬ودرايته باهتمامات المعلمينَ ‪.‬‬
‫وينعم بتقدير‬
‫َ‬ ‫ً‬
‫القدرة على استيعاب نظم المحاسبة واألساليب الرياضية واإلحصائية حتى يجدَ لذة في عمله‪،‬‬
‫وإعجاب رؤسائه‪.‬‬

‫ثالثا ً ‪ -‬مها ٌّم مكتبيةٌ ها ّمةٌ للسكرتير‪:‬‬

‫تلقَ ما يُملَى عليكَ كتابةً‬

‫عى لمكتب رئيسه‪،‬‬ ‫السكرتير على أهبة االستعداد دائ ًما لالستجابة الفورية عندما يُستد َ‬
‫ُ‬ ‫أن يكونَ‬‫يجب ْ‬
‫ُ‬
‫وجدير بالذكر َّ‬
‫أن تلقي‬ ‫ٌ‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫وتكون معَهُ األدواتُ المكتبية الالزمة لتعينَهُ على تلقي ما يُملى عليه بسرعةٍ‪،‬‬
‫ُ‬
‫يمكن‬ ‫اإلمالءات ليس باألمر السهل‪ ،‬فهو ليس سوى وسيلة إلى غاي ٍة تتمث ُل في إعداد محررا ٍ‬
‫ت دقيق ٍة‬
‫ي خط ٍأ ‪ -‬سواء من إمالء الرئيس أو من غير‬ ‫ُ‬
‫االطمئنان إلى تصديرها بالبريد‪ ،‬على أن يكونَ معلو ًما أن أ َّ‬
‫تصدر بالبريد أو‬‫ُ‬ ‫والتقارير التي‬
‫َ‬ ‫َ‬
‫ذلك ‪ -‬يصب ُح خطأ السكرتير شخصيًّا‪ .‬كما أن المراسالت‪ ،‬والمذكرات‪،‬‬
‫ويفرض ذلك على السكرتير أن يعنَى بكتابتها على اآللة الكاتبة أو‬ ‫ُ‬ ‫أية وسيل ٍة أخرى‪ ،‬تعب ُّر عن المنظمة‪،‬‬
‫ً‬ ‫َ‬
‫ب خا ٍل من األخطاء اللغوية والفنية‪ .‬ويؤكدُ ذلك أهمية إجادة اللغات‪ ،‬فضال عن‬ ‫ي بشك ٍل جذا ٍ‬‫الحاسب اآلل ّ‬
‫المهارة في التعامل مع األدوات الحديثة لإلمالء والمهارة في استخدامها‪.‬‬

‫إعدادُ وتهيئةُ الرسائل للتصدير بالبريد‬

‫األو َل عن المراسالت يظ ُّل عادة ً ماثالً في األذهان ألم ٍد طوي ٍل‪ ،‬بل وحتى قب َل الشروع في‬ ‫ع ّ‬ ‫َّ‬
‫إن االنطبا َ‬
‫ي وفقًا‬
‫وتكتب على اآللة الكاتبة أو الحاسب اآلل ّ‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫تنسق جيدًا‬ ‫وتجدر اإلشارة ُ إلى أن المراسالت التي‬ ‫ُ‬ ‫القراءة‪،‬‬
‫واهتمام‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫ئ دافعًا قويًّا ومشجعًا لقراءت َها بعناي ٍة‬‫عا طيبًا وتهي ُ‬ ‫ُ‬
‫تخلق انطبا ً‬ ‫ّ‬
‫لألصول الفنية‪ ،‬أو بخط اليد الحسن‬
‫عا ليس في صالح المنظمة‪ ،‬ويسي ُء إلى سمعتها بغير‬ ‫ُ‬
‫يخلق انطبا ً‬ ‫أما الرسائ ُل السيئةُ‪ ،‬فإن شكلَها القبي َح‬
‫وتحقيق مالءمتها لطبيعة العمل‬ ‫ُ‬ ‫وتنسيق المراسالت بصورةٍ الئقةٍ‪،‬‬ ‫ُ‬ ‫ب‪ .‬على أنه منَ الممكن إعدادُ‬ ‫موج ٍ‬
‫ب‬‫حيث نوعية الورق‪ ،‬وتصميم الرسالة‪ ،‬وعرض مادتها بلغ ٍة مفهوم ٍة وتبوي ٍ‬ ‫ُ‬ ‫ومكانة الرئيس أو المدير من‬
‫ب‪ ،‬بالخبرة وتنمية المهارة المطلوبة‪.‬‬ ‫جذا ٍ‬

‫وتحرير الرسالة‬
‫ُ‬ ‫إنشا ُء‬

‫إن المقدرة َ اإلنشائيةَ التي تتي ُح لألمين أن يردَّ على الرسائل دونَ الحاجة إلمالءٍ من قبل الرئيس أو المدير‬
‫َّ‬
‫سواء كانت المراسالتُ روتينيةً أو هامةً‪ ،‬تجع ُل األمينَ يحظى بثقة الرئيس أو المدير‪.‬‬
 ‫صة بالعمل‬ ‫ُ‬
‫تدوين األوراق الخا ّ‬

‫السكرتير بالكتابة على‬

‫ُ‬ ‫ُ‬
‫حيث يقو ُم‬ ‫ُ‬
‫والبحث عن المادة الالزمة للكتابة‪،‬‬ ‫صة بالعمل‬‫يجب كتابةُ األوراق الخا ّ‬
‫ُ‬
‫َ‬
‫يبحث عن المادة‬ ‫يكون عليه أن‬‫ُ‬ ‫ت كاملةٍ‪ ،‬وفي بعض األحيان‬ ‫ي من واقع مسودا ٍ‬‫ّ‬ ‫اآلل‬ ‫الحاسب‬ ‫أو‬ ‫الكاتبة‬ ‫اآللة‬
‫يجب على‬
‫ُ‬ ‫ع إلى الكتب في المكتبة؛ ولذلكَ فإنه‬ ‫تكتب من خالل الملفات المختلفة والمجالت‪ ،‬والرجو َ‬ ‫ُ‬ ‫التي‬
‫ع في جميع أنحاء‬ ‫السكرتير أن يجع َل من اآللة الكاتبة أو الحاسب اآللي أداة ً في إعداد المادة التي توز ُ‬
‫المكاتب المختلفة فضالً عن الجمهور‪.‬‬

‫رابعا ً ‪ -‬التعام ُل َم َع اآلخرين‪:‬‬

‫استخدا ُم الهاتف‬

‫لما كان استخدا ُم الهاتف في الوقت الحاضر يجري بصورةٍ كثيف ٍة في جميع الهيئات والمؤسسات‪ ،‬ولما كانَ‬
‫السكرتير هو المسئو ُل عن الردّ على الهاتف وتزويد األشخاص بالمعلومات التي ُهم في حاج ٍة إليها أو‬
‫ُ‬
‫يتخير المكالمات‬
‫َ‬ ‫كيف‬
‫يعرف بخبرته َ‬
‫َ‬ ‫تحويل المكالمات إلى الرئيس أو المدير؛ لذلكَ على السكرتير أن‬
‫يعلم‬
‫الهامة التي ينبغي أن يحولها إلى رئيسه‪ ،‬وال يتأتى ذلك إال بحكم الخبرة والتجربة والمران‪ ،‬ويكفي أن َ‬
‫أن ما يوازي ‪ %10‬من وقته على األق ّل يمضيه في معالجة الموضوعات الهاتفية‪ ،‬وبالتالي عليه‬ ‫السكرتير َّ‬
‫ُ‬
‫َ‬ ‫ْ‬
‫أن يدركَ أهمية الذوق واللياقة في الحديث الهاتفي‪ ،‬والدقة في طلب المكالمات‪.‬‬

‫مقابلةُ ّ‬
‫الزائرينَ‬

‫ي‬
‫السكرتير على ابتسامته‪ ،‬وسلوكه المهذب‪ ،‬ومشاعر المودّة والتعاطف مع أ ّ‬ ‫َ‬ ‫ي أن يحاف َ‬
‫ظ‬ ‫منَ الضرور ّ‬
‫وتعبيرا عن ذلك َّ‬
‫فإن‬ ‫ً‬ ‫ُ‬
‫يكون على أهمي ٍة عالي ٍة بالنسبة للمنظمة‪،‬‬ ‫زائر قد‬
‫ي ٍ‬ ‫سا منه َّ‬
‫بأن أ َّ‬ ‫زائر؛ وذلك إحسا ً‬
‫ٍ‬
‫السكرتير عليه أن ينحي العم َل الذي في يده جانبًا ها ًّما حتى إن كان مل ًحا وعاجالً ويُقب َل على الزائر‬
‫َ‬
‫أمام ُك ّل َمن يفدون‬
‫َ‬ ‫َ‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ُ‬
‫ل‬ ‫يمث‬ ‫ذلكَ‬ ‫في‬ ‫أنه‬ ‫ًا‬ ‫د‬‫جي‬ ‫يعرف‬
‫َ‬ ‫أن‬ ‫وعليه‬ ‫‪،‬‬‫والترحيب‬ ‫وبالحفاوة‬ ‫ظاهر‬
‫ٍ‬ ‫باهتمام‬
‫ٍ‬
‫على المكتب‪.‬‬

‫كيفيةُ استقبال ّ‬
‫الزائرينَ‬

‫يكون استقبا ُل الزائرينَ هو أكثر أعمال السكرتارية إلحا ًحا وأهميةً؛ لذلك ينبغي على السكرتير أن‬ ‫ُ‬ ‫قد‬
‫واهتمام‪ ،‬وسعي للحصول منهم على المعلومات دونَ‬ ‫ٍ‬ ‫يستقب َل الزائرينَ من جميع الفئات والنوعيات بلطفٍ‬
‫تتوافر لديه القدرة على سرعة تقدير الموقف‪ ،‬و َما إذا كانَ عليه السماح لهم بمقابلة‬
‫َ‬ ‫أن يضايقَ ُهم‪ ،‬وأن‬
‫ي ٍ من المسئولينَ اآلخرينَ غير المدير‬ ‫المدير أم ال‪ ،‬وإذَا ّ‬
‫قر َر أنه منَ المناسب تحوي ُل هذا الزائر إلى أ ّ‬
‫ظا على سمعة المنظمة وكسبًا لثقة الزائر‪.‬‬ ‫الزائر بلطفٍ حفا ً‬
‫ُ‬ ‫فيجب أن يُعام َل هذا‬
‫ُ‬
 ‫اإللما ُم باألساليب الفنيَّة‬

‫ويجب العم ُل على راحتهم‬

‫ُ‬ ‫واهتمام‪،‬‬
‫ٍ‬ ‫ب‬
‫يجب أن يكونوا موض َع ترحا ٍ‬ ‫ُ‬ ‫إن الزائرينَ الذينَ لديهم مواعيد مسبقة‬ ‫َّ‬
‫ب منَ األسباب حتى تحينَ المقابلةُ‪ ،‬ومن أكثر‬ ‫ي سب ٍ‬
‫بعض الوقت أل ّ‬ ‫َ‬ ‫الظروف أن ينتظروا‬
‫ُ‬ ‫عندما تحت ُم‬
‫ُ‬
‫يتعلق بالتعامل مع الزائرينَ ‪ ،‬بل إن‬ ‫واجبات األمين أهميةً أن يل َّم باألساليب الفنيَّة وفقًا لقواعد اللياقة فيما‬
‫إتقانَها من مقومات نجاحه في عمله‪ ،‬وجدارته بمستقب ٍل واع ٍد في مجال عمله‪.‬‬

‫خامسا ً ‪ -‬التعام ُل َم َع الملفات والس ّجالت‪:‬‬

‫ُ‬
‫والبحث في المحفوظات‬ ‫الحف ُ‬
‫ظ‬

‫تأمين العثور عليها بسهول ٍة وفي الوقت‬ ‫ُ‬ ‫الهدف منَ المحفوظات أو أوراق العمل والسجالت هو‬ ‫َ‬ ‫َّ‬
‫إن‬
‫يجب أن‬
‫ُ‬ ‫ت عديدة يوميًّا؛ لذلك‬ ‫فورا مرا ٍ‬
‫يطلب الرؤسا ُء األوراقَ والسجالت ً‬
‫َ‬ ‫المناسب‪ ،‬ومنَ المعتاد أن‬
‫ُ‬
‫األمين‬ ‫تأخير‪ .‬وحتى يقو ُم‬
‫ٍ‬ ‫قادرا على تحديد مكان تلك األوراق المطلوبة وتقديمها لهم دونَ‬ ‫ُ‬
‫األمين ً‬ ‫يكونَ‬
‫ي أن يل َّم بإدارة السجالت‪ ،‬وقواعد المحفوظات (من نظم الحفظ ‪-‬‬ ‫واقتدار‪ ،‬منَ الضرور ّ‬
‫ٍ‬ ‫بهذه المهمة بكفاءةٍ‬
‫كيف يقتفي‬
‫يعرف َ‬ ‫َ‬ ‫ضا َّ‬
‫أن‬ ‫وكيفية معالجة األنواع المختلفة منَ السجالت على أفضل وجهٍ)‪ ،‬ويتوق ُع منه أي ً‬
‫ي لبقاء األوراق والسجالت في‬ ‫آثار السجالت التي تخر ُج منَ المحفوظات‪ ،‬وتحديد مكانها‪ ،‬والمدَى الزمن ّ‬ ‫َ‬
‫الحفظ النشط‪ ،‬ومتى ترح ُل لألرشيف‪ ،‬أو التخلص منها لعدم الحاجة إليها‪.‬‬

‫والتصوير‬
‫ُ‬ ‫النس ُخ‬

‫الصور اإلضافيةُ بالكربون‬

‫ُ‬ ‫تحرير المستند من أكثر من صورةٍ‪ ،‬وتستخر ُج‬
‫ُ‬ ‫ي‬
‫من المعتاد في العمل المكتب ّ‬
‫تصوير‬
‫ُ‬ ‫يناسب عددَ الصور الالزمة‪ ،‬ويت ُّم‬
‫ُ‬ ‫أو آالت النسخ المستخدمة‪ ،‬وعادة ً ما ي ُ‬
‫ُختار من معدات النسخ ما‬
‫والسكرتير الكفؤ المؤه ُل لعمله جيدًا ينبغي‬
‫ُ‬ ‫النماذج والرسوم والمستندات الها ّمة باستخدام آالت التصوير‪،‬‬
‫قادرا على استخدام آالت التصوير والنسخ بك ّل إمكاناتها؛ حتى يستطي َع أن يلبي احتياجات العمل‬ ‫ً‬ ‫أن يكونَ‬
‫بكفاءةٍ وفاعلي ٍة‪.‬‬

‫تشغي ُل البيانات‬

‫ُ‬
‫األمين بالنظم الحديثة لتشغيل البيانات؛ وذلك للتوسع المتزايد في استخدام النظم اآللية‬ ‫منَ المفيد أن يل َّم‬
‫ُ‬
‫التعاون مع األخصائيينَ في تشغيل البيانات‬ ‫لتشغيل البيانات في إنجاز األعمال المكتبية؛ وبذلك يستطي ُع‬
‫أساس منَ المعرفة واإلدراكش‪.‬‬ ‫ٍ‬ ‫على‬

‫حف ُ‬
‫ظ السجالت المالية‬

‫ُ‬
‫صندوق المصروفات‬ ‫ُ‬
‫يكون في عهدته‬ ‫السكرتير عادة ً بمزاولة بعض المها ّم المالية والمحاسبية‪ ،‬إذ‬
‫ُ‬ ‫يقو ُم‬
‫ُ‬
‫يكون عليه متابعة السجالت المالية الشخصية للمدير مثل‬ ‫النثرية لمواجهة اإلنفاق العاجل والبسيط‪ ،‬كما‬
‫السكرتير بالمعاونة في تجميع وإعداد البيانات والمستندات‬
‫ُ‬ ‫دفتر الشيكات‪ ،‬وحساباته لدى البنوك‪ .‬ويقو ُم‬
‫ي للدخل‪.‬‬ ‫التي يستندُ إليها في ملء اإلقرار الضريبـ ّ‬
 ‫ي‪:‬‬ ‫سادسا ً ‪ -‬التخطي ُ‬
‫ط اليوم ُّ‬

‫ي‬ ‫تخطي ُ‬
‫ط العمل اليوم ّ‬

‫ظى باهتمام السكرتير باعتبارها لبّ عمل السكرتارية‪ ،‬ويكون هذا‬ ‫إن هذه المهمةَ هي ُ‬
‫أكثر المها ّم التي تح َ‬ ‫َّ‬
‫التشاور مع المدير لتقرير‬
‫َ‬ ‫ط‬‫ط يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا على األكثر‪ .‬ويستلز ُم هذا التخطي ُ‬‫التخطي ُ‬
‫حسب أهميت َها‪ ،‬والوقت الذي تؤدَّى فيه طبقًا ألولويا ٍ‬
‫ت معينةٍ‪،‬‬ ‫َ‬ ‫الحاجات الالزمة‪ ،‬واألشياء التي تُؤد َّى أوالً‬
‫تقارير‬
‫ُ‬ ‫يجب ْ‬
‫أن تتا َح فيه‬ ‫ُ‬ ‫والمعلومات التي تلز ُم إلعداد تقارير التقد ُّم في العمل والمتابعة‪ ،‬والوقت الذي‬
‫معينةٌ لمن يهمه ُم األمر‪.‬‬

‫استخدا ُم المفكرة‬

‫يٍ‪ ،‬وغيرها منَ الوسائل التي‬ ‫وملف تاريخ ّ‬

‫ٍّ‬ ‫من المفيد استخدا ُم مفكرةٍ للمكتب وأُخرى خاصة بمكتب المدير‪،‬‬
‫أحس الرؤسا ُء بأهمية‬
‫ُّ‬ ‫تخد ُم في تيسير جدولة العمل وإلقاء الضوء على المواد الها ّمة الجديرة باالنتباه‪ .‬وقد‬
‫كيف صارت الحياة ُ‬
‫َ‬ ‫كتب للسكرتير المنوط به مكتبه «عجبتُ‬ ‫التخطيط الجيد للعمل‪ ،‬حتّى إن أحدَ ُهم َ‬
‫اليوم كان طيبًا للغاية‪ ،‬حتى‬
‫َ‬ ‫ق َّ‬
‫أن‬ ‫بإحساس عمي ٍ‬
‫ٍ‬ ‫المكتب‬
‫َ‬ ‫أغادر‬
‫ُ‬ ‫تبعث على السرور والبهجة‪ ،‬ولماذا‬ ‫ُ‬ ‫المكتبيةُ‬
‫ي في ذلك؟! إنَّهُ أنت‪».‬‬
‫السبب الحقيق َّ‬
‫َ‬ ‫أدركتُ‬

‫ترتيباتُ السفر‬

‫القيام برحلة عم ٍل‪ ،‬وتفيدُ معرفةُ‬

‫َ‬ ‫المدير‬
‫ُ‬ ‫يعهدُ إلى السكرتير عادة ً بعمل ترتيبات السفر عندما يعتز ُم‬
‫السكرتير بوسائل النقل ومدَى توافر الراحة والدقة واالنتظام وكفاءة الخدمات بها في إعداد تلك الترتيبات‪.‬‬
‫يتعرف على أفضليات المدير بالنسبة لوسائل النقل في السفر‪،‬‬ ‫َ‬ ‫وفي مثل هذه المواقف على السكرتير أن‬
‫يتوقف‬
‫ُ‬ ‫سوف‬
‫َ‬ ‫يرغب في النزول بها في البالد التي‬
‫ُ‬ ‫وأشكال الراحة التي ينشدها في سفره‪ ،‬والفنادق التي‬
‫بها‪.‬‬

‫ُ‬
‫والمران‬ ‫التدريب‬
‫ُ‬

‫يظفر‬
‫َ‬ ‫على السكرتير أن يدركَ أهميةَ التدريب والمران في االرتقاء بمقدرته في أعمال السكرتارية حتى‬
‫يهدف إليه ويسعَى من أجله‪.‬‬
‫ُ‬ ‫بالمنصب الالئق الذي‬
‫استخدام الحاسب‬
‫َ‬ ‫والخطوة ُ األولى‪ :‬في هذا المران هي تنميةُ المهارات األساسية للسكرتير (بأن يتقنَ‬
‫اآللي‪ ،‬وأساسيات اللغة العربية وإحدَى اللغات األجنبية على األق ّل)‪.‬‬
‫والخطوة ُ الثانيةُ‪ :‬تنميةُ معارفه وثقافته حتى يستطي َع أن َ‬
‫يقوم بواجباته‪.‬‬
‫والخطوة ُ الثالثةُ‪ :‬تتمث ُل في تنمية شخصيته في مجاالت عمل السكرتارية حتى ينج َح في عمله‪ .‬وعندما‬
‫سوف تزدادُ خبرتُهُ بالعمل‪ ،‬وتزدادُ مهاراتُهُ األساسيةُ صقالً‬ ‫َ‬ ‫وحزم‬
‫ٍ‬ ‫بإصرار‬
‫ٍ‬ ‫يلتز ُم بتفيذ تلك الخطوات‬
‫والقوة‬
‫ّ‬ ‫وتكتسب شخصيتُهُ مزيدًا من الصالبة‬
‫ُ‬ ‫عا وعمقًا‪،‬‬
‫ونضو ًجا‪ ،‬كما أن معارفَهُ وثقافتُه سوف تزدادُ اتسا ً‬
‫يتفهم الصفات‬
‫َ‬ ‫يتعين على السكرتير أن‬ ‫ُ‬ ‫األمر عند حدّ اإلعداد الثقافي‪ ،‬بل‬
‫ُ‬ ‫يقف‬
‫والحنكة والكياسة‪ .‬وال ُ‬
‫تحتك به سواء من العاملين أو الزائرين بصف ٍة عام ٍة‪.‬‬ ‫ُّ‬ ‫س ُن صورتَهُ َ‬
‫أمام الجماهير التي‬ ‫الشخصيةَ التي تح ّ‬
 ‫الفصل الثاني ‪ :‬السكرتير ‪ ،‬واجباته وحقوقه‬

‫ويشتمل على اربعة ابواب رئيسية وهي‪:‬‬

‫‪1-‬الحاجات الذاتية للسكرتير‬

‫‪2-‬القدرات الخاصة بالسكرتير‬

‫‪3-‬احتياجات العمل‬

‫‪4-‬مجاالت السكرتارية‬

‫اوال ‪ :‬الحاجات الذاتية للسكرتير‬

‫الحاجاتُ الماديةُ‬

‫تأتي في قاعدة منظومة الحاجات الذاتية للسكرتير‪ ،‬وتتمث ُل هذه الحاجاتُ في الجوع والعطش‪ ،‬فإذا لم يشبع‬
‫يفكر في إتمام الطباعة على اآللة مثالً أو التعامل مع‬ ‫ُ‬
‫يمكن أن َ‬ ‫فكيف‬
‫َ‬ ‫السكرتير حاجتَهُ من الطعام والشراب‬
‫ُ‬
‫ً‬ ‫أي َّ‬
‫أن هناك عالقة بين إشباع حاجاته الذاتية وحاجات األعمال (أو إتمام العمل بالكيفية‬ ‫عمالء المؤسسة‪ْ ،‬‬
‫المطلوبة)‪.‬‬

‫الحاجةُ إلى الشعور باألمان‬

‫مطلب ك ّل فر ٍد سواء في مجتمعه أو في مجال عمله‪ ،‬فالمجتم ُع‬

‫ُ‬ ‫فالشعور باألمان‬
‫ُ‬ ‫وتأتي في المرتبة الثانية‪،‬‬
‫يشعر الفردُ‬
‫َ‬ ‫من خالل أجهزته الحكومية يقو ُم بتوفير األمان لألشخاص‪ ،‬كذلك فإن الشركات تعم ُل على أن‬
‫باألمان في عمله من خالل نظم اإلحالة إلى المعاش أو نظم اإلجازات أو الحوافز المعمول بها في‬
‫يشعر باألمان‬
‫َ‬ ‫أضف إلى ذلك أن الفردَ يريدُ في داخله أن‬
‫ْ‬ ‫المؤسسة أو الشركة كذلك نظم التعيين والترقي‪.‬‬
‫في تعامله مع األفراد اآلخرينَ بالمؤسسة‪.‬‬

‫الحاجاتُ االجتماعيةُ‬

‫ينظرون إلينا‬
‫ُ‬ ‫تتمث ُل الحاجاتُ االجتماعيةُ في شعورنا كأفرا ٍد بأنّنا مقبولون من اآلخرين وأن اآلخرين‬
‫ويشعروننا بأهميتنا‪ ،‬أ ّما في مجال األعمال فإن الشركات قد أظهرت‬
‫ُ‬ ‫ننظر لهم به‬
‫ُ‬ ‫بالقدر نفسه الذي‬
‫اهتما َمها بهذه الناحية تجاهَ األفراد الذين يعملُون بها من خالل التسهيالت والمزايا التي تمن ُحها لهم أو‬
‫صها خال َل يوم العمل أو األسلوب الذي تتبعه في تنظيم العمل المكتبي؛ مما‬ ‫فترات الراحة التي تخص ُ‬
‫جو من األلفة واالنسجام بين أفراد المكتب‪.‬‬‫يساعدُ على خلق ّ ٍ‬
 ‫الحاجةُ إلى الشعور بالتقدير‬

‫ت حو َل‬ ‫وتتمث ُل في التقدير الذي يحص ُل عليه الفردُ من اآلخرين عندَ التعبير عن آرائه أو عند تقديم مقترحا ٍ‬
‫ضا‪ ،‬أما بالنسبة لألعمال فقد أدركت الشركاتُ‬‫عين‪ ،‬أي االهتمام الذي يوليه األفرادُ بعضهم بع ً‬
‫موضوعٍ ُم ٍ‬
‫ووظائف أصحابها وكذلكَ أفرادُ غرفٍ‬
‫ُ‬ ‫تتصدرها أسما ُء‬
‫ُ‬ ‫المكاتب‬
‫َ‬ ‫أهميةَ هذا العنصر بالنسبة لألفراد فنجدُ‬
‫أمور‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫ص ٍة للمديرينَ ورؤساء األقسام وما شابهَ ذلك من‬
‫خا ّ‬

‫الحاجةُ إلى تحقيق الذات‬

‫ُ‬
‫حيث تتمث ُل في كفاح األفراد من أجل الوصول إلى أرقى‬ ‫وتأتي في المستوى األعلى من الحاجات؛‬
‫المستويات المهنية من خالل مهاراتهم وتوسيع مداركهم والعمل على مواكبة التكنولوجيا الحديثة‪ .‬وهذا‬
‫ي‪.‬‬
‫حسب اإلمكانات واالستعداد الشخص ّ‬
‫َ‬ ‫آلخر‬
‫َ‬ ‫يختلف من فر ٍد‬
‫ُ‬ ‫العنصر‬
‫ُ‬

‫صةُ بالسكرتير‪:‬‬
‫ثانيا ‪ -‬القدراتُ الخا ّ‬

‫صةُ بالسكرتير‬
‫القدراتُ الخا ّ‬

‫المكان شركةً كبيرة ً أو شركةً‬

‫ُ‬ ‫مكان سواء كان هذا‬
‫ٍ‬ ‫ي‬
‫السكرتير الناج ُح هو الذي يستطي ُع أن يعم َل في أ ّ‬
‫ُ‬
‫السكرتير؛ فإن هناك قدرا ٍ‬
‫ت‬ ‫ُ‬ ‫صغيرة ً أو حتى مكتبًا خا ًّ‬
‫صا‪ ،‬وأيًّا كان شك ُل المكتب أو الشركة التي يعم ُل بها‬
‫القيام بواجباته على أكمل وج ٍه‪.‬‬
‫َ‬ ‫سكرتير حتى يستطي َع‬
‫ُ‬ ‫يجب أن يتقنَها ال‬
‫ُ‬ ‫خاصةً‬

‫القدرة ُ على استخدام اللغة اإلنجليزية‬

‫كلُّنا يعل ُم مدَى أهمية اللغة اإلنجليزية في الوقت الحاضر في التعامل مع اآلخرين وخاصةً مع األجانب‪،‬‬
‫فإن تعلُّ َم وإدراكَ اللغة اإلنجليزية‬
‫كثيرا من أعمال ومراسالت الشركات تت ُّم باللغة اإلنجليزية؛ لذلك َّ‬
‫كما أن ً‬
‫له أهميةٌ كبيرة ٌ في نجاح السكرتير في تأدية واجباته‪.‬‬

‫القدرة ُ على التحدّث بلباق ٍة وكذلك الكتابة العربية الصحيحة‬

‫كثيرا من عمله ‪ -‬خاصةً إذا ما أملى عليه‬‫يكتب لغةً عربيةً صحيحةً؛ فإن ً‬ ‫ُ‬ ‫كيف‬
‫يعرف َ‬ ‫ُ‬ ‫السكرتير ال‬
‫ُ‬ ‫إذا كان‬
‫عاجز عن استدراك متطلبات‬‫ٌ‬ ‫يظهر وكأنَّهُ‬
‫ُ‬ ‫غير مكتم ٍل؛ وبالتالي‬ ‫ُ‬
‫سيكون َ‬ ‫المدير رسالةً ما إلعادة كتابتها ‪-‬‬
‫ُ‬
‫عمله‪ ،‬وكما أن إتقانَهُ ألسلوب التحدُّث اللبق يسه ُل من مهمته في أدائه لعمله فهو واجهةُ المؤسسة‪ ،‬وعمال ُء‬
‫َ‬
‫التحدث‬ ‫فيجب على السكرتير أن يحسنَ‬‫ُ‬ ‫ب في معظم األحوال‪،‬‬ ‫ي مكت ٍ‬‫المؤسسة يتعاملون مع السكرتير في أ ّ‬
‫واختيار الكلمات حتى يتمكنَ من إنجاز عمله بالكيفية التي يرضاهَا لنفسه وترضي رؤسا َءهُ‪.‬‬ ‫َ‬
 ‫القدرة ُ على القيام بالعمليات الحسابية‬

‫وحساب النسب إلى‬

‫ُ‬ ‫والضرب واستخدا ُم النسب المئوية‬
‫ُ‬ ‫ويقصدُ بالعمليات الحسابية الجم ُع والطر ُح والقسمةُ‬
‫السكرتير‬
‫ُ‬ ‫يجب أن يعل َمها ك ُّل فر ٍد ويستخد َمها في حياته اليومية‪ ،‬فإذا لم يكن‬
‫ُ‬ ‫آخر العمليات الحسابية التي‬
‫القيام بواجباته‬
‫َ‬ ‫قادرا على القيام بهذه العمليات التي غالبًا ما يحتا ُج إليها في أعماله المكتبية فإنه لن يستطي َع‬
‫ً‬
‫كاملة‪ً.‬‬

‫القدرة ُ على معالجة األمور بدق ٍة وبسرع ٍة‬

‫عا عن‬ ‫وتتزامن الدقةُ والسرعةُ فتعطي انطبا ً‬

‫ُ‬ ‫ُ‬
‫الدقيق ناج ٌح‪،‬‬ ‫والشخص‬
‫ُ‬ ‫عنصر ها ٌّم من عناصر النجاح‪،‬‬ ‫ٌ‬ ‫الدقةُ‬
‫دقيق ال يُغف ُل حتى أصغر األشياء ويهت ُّم بك ّل شيءٍ في الوقت نفسه يُنهي ويؤدّي عملَهُ‬
‫ٌ‬ ‫مميز؛ فهو‬
‫ٍ‬ ‫شخص‬
‫ٍ‬
‫الصف األول من المتميزينَ ‪ ،‬وكذلك الحال بالنسبة للسكرتير‪:‬‬ ‫ّ‬ ‫سهُ في‬ ‫ّ‬
‫بسرعةٍ؛ فيوف ُر جهدَهُ ووقتَهُ ويض ُع نف َ‬
‫الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائه لعمله‪.‬‬

‫القدرة ُ على اتخاذ القرارات ومعالجة المواقف الطارئة‬

‫ع إنجازَ مهم ٍة ما أثنا َء غيابه باتخاذه للقرار‬

‫سكرتيرهُ قد استطا َ‬
‫َ‬ ‫شعور المدير عند َما يعل ُم أن‬
‫ُ‬ ‫ما هو‬
‫ب أكبر في المرات التالية في المواقف‬ ‫سيكون سعيدًا وسيسم ُح له بأن يشاركَ بنصي ٍ‬ ‫ُ‬ ‫المناسب؟ بالطبع‬
‫ب‪ ،‬فهل هذا يمث ُل‬‫سليم ومناس ٍ‬
‫قرار ٍ‬ ‫تقدير لنجاح السكرتير في اتخاذ ٍ‬ ‫ٍ‬ ‫أن األم َر انطوى على‬ ‫أي َّ‬
‫المشابهة‪ْ ،‬‬
‫جز ًءا من نجاح السكرتير في عمله؟ كذلك قدرة السكرتير على معالجة المواقف الصعبة أو الطارئة وهذا‬
‫السكرتير في معالجة‬
‫ُ‬ ‫نظر ومستوى عا ٍل من الدبلوماسية حتى ينج َح‬ ‫صةٍ‪ ،‬وبعد ٍ‬‫ت خا ّ‬ ‫أمر يحتا ُج إلى قدرا ٍ‬
‫ٌ‬
‫مثل هذه المواقف‪.‬‬

‫ثالثا ‪ -‬احتياجاتُ العمل‪:‬‬

‫متطلباتُ األعمال‬

‫ُ‬
‫حيث‬ ‫تختلف في طبيعتها عن الوظائف التي يشغلُها موظفون عاديون بالمؤسسة من‬ ‫ُ‬ ‫إن وظيفةَ السكرتير‬
‫َّ‬
‫يمكن أن يؤديها الفردُ العادي‪ ،‬فهي تحتا ُج إلى العنصر البشر ّ‬
‫ي الماهر‬ ‫ُ‬ ‫غير نمطيةٍ‪ ،‬مهاريةٌ ال‬
‫إنها وظيفةٌ ُ‬
‫والذكي والمدرب المحبّ لمجال العمل في السكرتارية المتفهم للدور الحقيقي الذي يقو ُم به من أجل تسيير‬
‫الخاص واحتياجاته الذي يعم ُل على إشباعها‪ ،‬فإن‬
‫ّ‬ ‫أن للسكرتير كيانهُ‬ ‫ونجاح أعمال المؤسسة‪ .‬وكما َّ‬
‫للمؤسسة التي يعم ُل بها كذلك احتياجاتٌ تريدُ تحقيق َها‪ ،‬وتتمث ُل هذه االحتياجاتُ في‪:‬‬
‫معين أو تقديم خدم ٍة‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫‪1-‬إنتاج منتجٍ‬
‫‪2-‬الحصول على ربحٍ منَ المنتج أو الخدمة‪.‬‬
‫النمو والتوسع واالزدهار‪.‬‬
‫‪ّ 3-‬‬
 ‫ُ‬
‫التوفيق بينَ المتطلبات‬

‫يجب أن يدر ُكوا احتياجات المؤسسة وكيفية تحقيقها حتى يتسنى‬ ‫ُ‬ ‫إن األفرادَ الذين يعملُونَ في المؤسسة‬
‫َّ‬
‫أي في‬
‫ئ هؤالء األفراد بالطريقة التي تتبعُها حتى يمكنَ لألفراد أن يشبعوا احتياجاتهم‪ْ ،‬‬ ‫للمؤسسة أن تكاف َ‬
‫جميع األحوال التوفيق بينَ احتياجات المؤسسات واالحتياجات الذاتية لألفراد العاملينَ بها‪ .‬أما إذا لم‬
‫ت أخرى أو‬ ‫ت أو تسهيال ٍ‬ ‫ب أو بدال ٍ‬
‫ب مناس ٍ‬‫تستطع المؤسساتُ إرضا َء موظفيها عن طريق إعطاء مرت ٍ‬
‫ع حاجاتهم؛ وبالتالي لن يستطيعوا أن‬ ‫توفير ظروف عم ٍل مناسبةٍ‪ ،‬فلن يستطي َع األفرادُ من جانبهم إشبا َ‬
‫االختالف بين‬
‫ُ‬ ‫يبذلُوا من أنفسهم في عملهم‪ ،‬ولن تحص َل المؤسسةُ على المجهود المتوقع منهم‪ ،‬وهنا يحدث‬
‫ُ‬
‫احتياجات المؤسسة واحتياجات األفراد‪.‬‬

‫والدور الفعّا ُل في أداء األعمال‬

‫ُ‬ ‫خصائص السكرتارية‬
‫ُ‬

‫ينظر إلى وظيفة السكرتارية نظرة ً خاطئةً‪ ،‬لكن في دنيا األعمال اليوم ومع‬
‫ُ‬ ‫ب كانَ المجتم ُع‬
‫زمن قري ٍ‬
‫ٍ‬ ‫حتى‬
‫التطور المتزايد والحاجة إلى االعتماد على أفرا ٍد أكفاء إلنجاز األعمال المكتبية‪ ،‬تطورت النظرة ُ إلى‬
‫ي مكتب اليوم‪ ،‬وكذلكَ إليمان‬ ‫بحيث أصب َح ال غنى عن السكرتير في أ ّ‬‫ُ‬ ‫وظيفة السكرتارية وتبدلت‬
‫السكرتير في إنجاز األعمال‬
‫ُ‬ ‫يقوم به‬ ‫ُ‬
‫يمكن أن َ‬ ‫ي الذي‬‫المؤسسات والمديرين بالدور الفعّال والحيو ّ‬
‫وعناصر‬
‫َ‬ ‫بالمؤسسة باإلضافة إلى قدرة السكرتير نفسه على إقناع َمن حوله (من مديرين‪ ،‬ورؤساء‪،‬‬
‫خارجيةٍ)‪ ،‬بأهمية الدور الذي يقو ُم به بالنسبة للمؤسسة التي يعم ُل بها من خالل الدراية والمعرفة‬
‫والمهارات التي يمتلكها وكذلك حسن األداء والتصرف واإلقناع والشخصية المتميزة‪.‬‬

‫رابعا ‪ -‬مجاالتُ السكرتارية‪:‬‬

‫السكرتاريةُ العا ّمةُ‬

‫ويختلف حج ُم هذه اإلدارة بحسب حجم‬

‫ُ‬ ‫في جميع المؤسسات الكبيرة والصغيرة نجدُ إدارة ً للسكرتارية‪،‬‬
‫ُ‬ ‫ٌ‬ ‫ٌ‬
‫المؤسسة والنشاط الذي تمارسهُ‪ ،‬ولكن عادة ً ما توجدُ هناكَ أنشطة رئيسية تقو ُم بها السكرتارية واألفرادُ‬
‫العاملُون بها كعمليات الحفظ وعمليات معالجة البريد وإدارة االجتماعات الخاصة باإلدارة‪ ،‬والتنسيق‬
‫المكتبي‪ ،‬كذلك قد توجدُ وحدة ُ استعالمات وإعداد التقارير والمراسالت وغيرها منَ األعمال‪.‬‬

‫صةُ‬
‫السكرتاريةُ الخا ّ‬

‫لمدير أو مسئو ٍل في إدارةٍ من إدارات‬

‫ٍ‬ ‫وهي أفرادٌ يقو ُمونَ بجميع وظائف وأعمال السكرتارية بالنسبة‬
‫كثيرا عن السكرتارية العا ّمة‪ ،‬ولكن مع مزي ٍد منَ التركيز على‬
‫تحتلف في وظائفها ً‬
‫ُ‬ ‫أي أنّها ال‬
‫المؤسسة‪ْ ،‬‬
‫العمل مع واح ٍد أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى اإلدارات‪.‬‬
 ‫السكرتاريةُ الشخصيَّةُ‬

‫ب مع أحد رجال األعمال أو أحد‬

‫سكرتير لديه القدرة على العمل عن قر ٍ‬
‫ٌ‬ ‫ع من العمل يقو ُم به‬ ‫هذا النو ُ‬
‫حيث يقو ُم بمساعدتهم في تسيير أمورهم وتصريف شئونهم الشخصية وأمور‬ ‫ُ‬ ‫ي‪،‬‬
‫األشخاص ذي الثقل المهن ّ‬
‫ويتطلب هذا العم ُل من السكرتير أن يتوافقَ جدولُهُ مع جدول الشخص الذي يعم ُل‬
‫ُ‬ ‫العمل على ح ٍّد سواء‪،‬‬
‫يطلب منه بمفرده‬
‫ُ‬ ‫يتطلب منه العمل في أوقا ٍ‬
‫ت مختلف ٍة ليست لها صفة االنتظام‪ ،‬وكذلك قد‬ ‫ُ‬ ‫معه كما أنه قد‬
‫في مها ٍ ّم خاص ٍة إلنجاز العمل‪.‬‬

‫السكرتاريةُ المتخصصةُ‬

‫فتتخصص فيه‬
‫ُ‬ ‫السكرتير‬
‫ُ‬ ‫يتطلب خبرة ً كبيرة ً في مجال العمل الذي يقو ُم به‬
‫ُ‬ ‫ع من أنواع السكرتارية‬ ‫هذا النو ُ‬
‫يجب على السكرتير الذي يقو ُم بهذا‬‫ُ‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬ ‫ً‬
‫وتتقنهُ بدرج ٍة كبيرةٍ‪ ،‬ولنعطي مثاال على ذلك‪ :‬السكرتارية الطبية‪:‬‬
‫العمل أن يل َّم بأقسام المستشفَى أو العيادة وأن يكونَ على دراي ٍة بالمصطلحات الطبية البسيطة‪ ،‬كذلك أن‬
‫يعرف جيدًا كيفيةَ استخدام النماذج الطبية المتوافرة لدى المستشفى‪ ،‬وهو ال يتسنى له ذلك إال من خالل‬ ‫َ‬
‫َ‬
‫فيكتسب الخبرة َ الالزمة باإلضافة إلى ضرورة‬‫َ‬ ‫العمل لفترةٍ طويل ٍة بالمستشفى وفي األقسام المختلفة‬
‫قدر من التعليم أو التدريب في المجال نفسه يساعدهُ على إنجاز العمل والتخصص فيه‬ ‫حصوله على ٍ‬
‫ُ‬
‫ينطبق على باقي أنواع السكرتارية‬ ‫ُ‬
‫ينطبق من القول على السكرتارية الطبية‬ ‫بصورةٍ كبيرةٍ‪ .‬وما‬
‫المتخصصة‪.‬‬
‫لفصل الثالث ‪ -‬دور السكرتير التنفيذي‪:‬‬

‫ويتكون الفصل الثالث من اربعة ابواب رئيسية هي‪:‬‬

‫‪1-‬دور السكرتير في معاونة رئيسه‬

‫‪2-‬االتصال بالزائرين‬

‫‪3-‬مقابالت الرئيس او المدير‬

‫‪4-‬لقاءات مفاجئة للرئيس او المدير‬

‫اوال ‪ -‬دور السكرتير في معاونة رئيسه‪:‬‬

‫تخطي ُ‬
‫ط العمل‬

‫تدبيرهُ‬
‫َ‬ ‫السكرتير عملَهُ اليومي‪ ،‬ال بد من وضع الخطوط الرئيسية لألعمال التي سيقو ُم حتى‬
‫ُ‬ ‫قب َل أن يبدأ َ‬
‫الخاص برئيسه‪ ،‬ويعدّ المستندات الالزمةَ لك ّل‬
‫ّ‬ ‫لألمور حكي ًما؛ فيقو ُم بتجهيز بنود كشف االرتباطات اليومي‬
‫تكون جاهزة ً دونَ إضاع ٍة للوقت‪.‬‬
‫ُ‬ ‫المدير‬
‫ُ‬ ‫بن ٍد من بنود ذلك الكشف‪ ،‬حتى إذا ما طلبها الرئي ُ‬
‫س أو‬
 ‫المفكرة ُ أو جدو ُل األعمال‬

‫حسب الترتيب‬ ‫َ‬ ‫عبارة ٌ عن برنامجٍ لتفاصيل الموضوعات التي ستطر ُح للمناقشة في اجتماعٍ ٍ‬
‫قادم‪ ،‬وذلك‬
‫ق ‪ -‬إلى ُك ّل أعضاء اللجنة‬ ‫الذي توض ُع به مفرداتُ هذه الموضوعات‪ .‬وترس ُل المفكرة ُ ‪ -‬مع خطا ٍ‬
‫ب مرف ٍ‬
‫صوها بعناي ٍة قب َل‬‫ب‪ ،‬فيصب ُح في مقدورهم أن يفح ُ‬ ‫ت مناس ٍ‬ ‫التي ستجتم ُع إلبالغهم بمفرداتها وفي وق ٍ‬
‫حسب‬
‫َ‬ ‫غ األعضاء ببنود جدول األعمال تحددُها ك ُّل منشأةٍ‬ ‫ت كافٍ ‪ ،‬والمدة ُ التي يت ُّم فيها إبال ُ‬
‫االجتماع بوق ٍ‬
‫عشر يو ًما في المعتاد‪.‬‬
‫َ‬ ‫َ‬ ‫ظروفها‪ ،‬وهي تتراو ُح ما بين سبعة أي ٍام إلى أربعة‬

‫مسئوليةُ إعداد المفكرة‬

‫تنحصر مسئوليةُ إعداد المفكرة بيْنَ ‪:‬‬
‫ُ‬

‫‪1-‬السكرتير عن األمور الروتينيَّة‪.‬‬

‫الخاص‬
‫ّ‬ ‫يختص بجدول األعمال‬‫ُّ‬ ‫صا‪ .‬وفيما‬‫تتطلب اهتما ًما خا ًّ‬
‫ُ‬ ‫‪2-‬الرئيس أو المدير بالنسبة لألمور التي‬
‫فيجب أن يوض َع في مجلدٍ‪ ،‬وذلكَ لألسباب اآلتية‪:‬‬
‫ُ‬ ‫بالرئيس‬
‫ُ‬
‫دفتر أو مجل ٍد يجع ُل من السهل معرفة أية‬
‫‪1-‬احتفاظ الرئيس أو المدير بصورةٍ من جدول أعماله في ٍ‬ ‫ُ‬
‫ي بن ٍد من بنود جدول األعمال‪.‬‬ ‫ت بخصوص أ ّ‬ ‫تفصيال ٍ‬
‫ي خالفٍ ‪.‬‬ ‫إن مالحظات الرئيس أو المدير في مفكرته تجع ُل منَ السهل حسم األمور التي ي ُ‬
‫ُثار فيها أ ُّ‬ ‫‪َّ 2-‬‬

‫إعدادُ كشف االرتباط اليوم ّ‬

‫ي‬

‫صة به كما يقو ُم بتدوينها في‬ ‫سهُ في المفكرة الخا ّ‬ ‫السكرتير بتدوين االرتباطات التي سيلتز ُم بها رئي ُ‬
‫ُ‬ ‫يقو ُم‬
‫ُ‬
‫تدوين العمل‬ ‫مفكرته هو؛ وذلكَ ألنَّهُ لن يكونَ متيقنًا من تدوين ُك ّل ارتباطٍ أو ميعا ٍد سبقَ ترتيبُهُ‪ ،‬كما ينبغي‬
‫ويجب على السكرتير أن يراعي عند التدوين في هاتين المفكرتيْن ما‬ ‫ُ‬ ‫ت مقبلةٍ‪.‬‬ ‫ُ‬
‫إنجازهُ في مناسبا ٍ‬ ‫المفروض‬
‫يلي‪:‬‬
‫تحبر‪ ،‬وإذا ما كانت المواعيدُ مؤكدة ً فتثبت منذُ اللحظة‬ ‫ُ‬ ‫الرصاص ثم‬ ‫‪1-‬تثبيتُ المواعيد المؤقتة أوالً بالقلم ّ‬
‫األولَى بالحبر‪.‬‬
‫ت أخرى مختصرة وسهلة االستيعاب في‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫والمكان وأية معلوما ٍ‬ ‫‪2-‬يُبي ُّن المعيادُ واس ُم صاحب االتصال‬
‫الوقت نفسه‪.‬‬
‫ت معين ٍة منَ اليوم‪.‬‬ ‫سهُ معالجت َ َها في أوقا ٍ‬
‫‪3-‬تثبيتُ الموضوعات الروتينية التي يفض ُل رئي ُ‬
‫يجب أن يكونَ هناك وقتٌ كافٍ بين المواعيد مع األخذ في االعتبار أنها قد تمتدُّ‪.‬‬ ‫‪ُ 4-‬‬

‫تثبيتُ المواعيد في الترتيب الصحيح‬

‫فيدو ُن ميعادُ الحفل ‪ -‬منَ السابعة والنصف إلى الثامنة ‪ -‬باإلضافة إلى أية‬ ‫بالنسبة لالرتباطات االجتماعية ّ‬
‫ت أخرى بالنسبة للمالبس‪ .‬وعندَ ترتيب المواعيد االجتماعية سواء بالليل أو النهار‪ ،‬والتي تشم ُل‬ ‫معلوما ٍ‬
‫ب لها قب َل الموافقة بالنيابة عنها‪ .‬وكذلك تثبتُ المواعيدُ‬ ‫يجب التأكدُ من َّ‬
‫أن ك َّل ميعا ٍد مناس ٍ‬ ‫ُ‬ ‫زوجةَ الرئيس‪،‬‬
‫الكثير منَ المواعيد يت ُّم تحديدُها تليفونيًّا فعلى السكرتير‬
‫َ‬ ‫يوم‪ .‬وبما َّ‬
‫أن‬ ‫في الترتيب الصحيح لحدوثها ك ّل ٍ‬
‫ْ‬
‫عولجت‬ ‫ظ بصور ٍة منها‪ .‬ويقو ُم بمراجع ٍة دقيق ٍة لك ّل بن ٍد ليتأكدَ من َّ‬
‫أن ك َّل النقاط قد‬ ‫تعزيزها برسال ٍة يحتف ُ‬
‫التزم بها‪.‬‬
‫َ‬ ‫َّ‬
‫وأن ك َّل المواعيد قد‬
 ‫اإلعدادُ للسفر في الداخل والخارج‬

‫ت لرئيسه هو اإلعدادُ لسفرياته ‪ -‬لصالح العمل ‪ -‬سواء في داخل الدولة‬ ‫السكرتير من خدما ٍ‬
‫ُ‬ ‫َّ‬
‫إن أه َّم ما يؤديه‬
‫وتتلخص خطواتُ اإلعداد للسفر فيما يلي‪:‬‬
‫ُ‬ ‫أو خارج َها‬
‫‪1-‬االستعال ُم من رئيسه عن وسيلة السفر التي يفضلُها‪ ،‬هل بالقطار أو بالطائرة أو بالباخرة أو بالسيارة‬
‫وطعام‪،‬‬
‫ٍ‬ ‫يرغب في التمتع بها خال َل الرحلة من تكييف هواءٍ ‪،‬‬
‫ُ‬ ‫صة‪ ،‬وكذلك عن وسيلة الراحة التي‬ ‫الخا ّ‬
‫ونوم‪.‬‬
‫ٍ‬
‫ظهرا أو مسا ًء‪ ،‬وكذلك موعد العودة‪.‬‬
‫ً‬ ‫سهُ السفر فيه صبا ًحا أو‬
‫يرغب رئي ُ‬
‫ُ‬ ‫االستفسار عن الموعد الذي‬
‫ُ‬ ‫‪2-‬‬

‫ُ‬
‫حجز الفندق‬

‫السفر يستدعي‬
‫ُ‬ ‫الرئيس في الجهة المسافر إليها لحجز مكان المبيت إذا كان‬ ‫ُ‬ ‫االتصا ُل بالفندق الذي يفضلهُ‬
‫فيمكن بالرجوع إلى دليل السياحة والذي توجدُ به أسما ُء الفنادق‬ ‫ُ‬ ‫ٌ‬
‫معين‬ ‫ٌ‬
‫فندق‬ ‫المبيتَ ‪ ،‬وإذا لم ْ‬
‫يكن للرئيس‬
‫يجب على‬
‫ُ‬ ‫ق ما‪،‬‬ ‫ُ‬
‫حجز غرف ٍة في فند ٍ‬ ‫واختيار أنسبها‪ .‬وإذا ت َ ّم‬
‫ُ‬ ‫يمكن المفاضلةُ بين الفنادق المختلفة‬
‫ُ‬ ‫ومنه‬
‫السكرتير أن يبل َغ الفندقَ عن اسم الرئيس ووظيفته وموعد وصوله والوقت المحتمل لرحليه ونوع الخدمة‬
‫الرئيس‬
‫ُ‬ ‫ويرفق باألوراق التي يأخذُها‬
‫ُ‬ ‫السكرتير الحصو َل على موافقة الفندق كتابةً‬
‫ُ‬ ‫المطلوبة كما يحاو ُل‬
‫منهُ‪.‬‬

‫تنظي ُم برنامج السفر‬

‫جم ُع وإعدادُ المعلومات والبيانات واألوراق والمستندات الخاصة بالعمل والتي قد يحتا ُج إليها في المهمة‬
‫خاص‪ ،‬كما يقدّ ُم للرئيس‬
‫ٍّ‬ ‫ملف‬
‫المسافر من أجلها وعلى السكرتير أن يض َع هذه األوراقَ والمستندات في ّ ٍ‬
‫قائمةً بأسماء األشخاص أو الهيئات التي سيقو ُم باالتصال بها من خالل الرحلة‪ ،‬وع ّما إذا كانَ قد تقاب َل مع‬
‫ويمكن للسكرتير أن يرج َع في ذلك إلى أجندة‬‫ُ‬ ‫ي ٍ من هؤالء األشخاص سابقًا وظروف مقابلة كل منهم‪،‬‬ ‫أ ّ‬
‫مكتبه‪.‬‬

‫إعدادُ األدوات المكتبية‬

‫ومظاريف‬
‫َ‬ ‫وعلى السكرتير أن يعدَّ بجانب ما تقد َّم جمي َع األدوات الكتابية و َ‬
‫غيرهَا كاألقالم وأوراق الكتابة‬
‫ودبابيس ومسطرةٍ وممحاةٍ ودليل الطيران أو السكك الحديدية‬ ‫َ‬ ‫أحجام مختلف ٍة ودفتر طواب َع وكلبسا ٍ‬
‫ت‬ ‫ٍ‬ ‫في‬
‫ُ‬
‫البيان ابتدا ًء من ساعة السفر‪ ،‬والطريق‬ ‫ُ‬
‫ويتضمن هذا‬ ‫بخط سير الرحلة‪،‬‬ ‫ّ‬ ‫ويجب إعدادُ ٍ‬
‫بيان‬ ‫ُ‬ ‫وغير ذلك‪.‬‬
‫الذي سيسلكهُ في ساعة الوصول‪ ،‬والفنادق التي سينزل بها خال َل الرحلة وذلك حتى وقت العودة‪ .‬وكذلك‬
‫المدير مبينًا فيه أسما ُء أماكن الزيارة وتاري ُخ ووقتُ‬
‫ُ‬ ‫الرئيس أو‬
‫ُ‬ ‫جدول الزيارات والمواعيد المرتبط بها‬
‫الزيارة ببطاقة المواعيد‪.‬‬
 ‫السفر إلى الخارج‬
‫ُ‬

‫يضاف إلى ما تقد َّم الخطواتُ التاليةُ‪:‬‬ ‫ُ‬ ‫في حالة السفر إلى الخارج‪،‬‬
‫بحرا)‪.‬‬‫(جوا أو ًّ‬‫‪1-‬شرا ُء تذاكر السفر المطلوبة ًّ‬
‫المدير‬
‫ُ‬ ‫الرئيس أو‬
‫ُ‬ ‫تختلف باختالف الرحلة والمدة التي سيقضيها‬ ‫ُ‬ ‫‪2-‬إعدادُ الترتيبات المالية للرحلة‪ ،‬وهذه‬
‫مسافرا للخارج فيمكنه الحصول على النقود الالزمة بإحدى الطرق اآلتية‪:‬‬ ‫ً‬ ‫المدير‬
‫ُ‬ ‫فيها وإذا كانَ‬
‫ُ‬ ‫ً‬ ‫ُ‬
‫ت تمثل أرصدة لدى الفنادق التي ينزل بها‪.‬‬ ‫‪1-‬شيكاتُ أرصدةٍ دائنةٍ‪ :‬وهي على شكل بطاقا ٍ‬
‫‪2-‬شيكاتٌ سياحيةٌ‪ :‬وهي كثيرة ُ االستعمال في السفر للخارج‪ ،‬وعبارة ٌ عن مبال َغ دائريةٍ‪ ،‬وتصدرها البنوكُ‬
‫ُ‬
‫والفنادق التي يسم ُح لها بتبادل النقد‪.‬‬ ‫الكبرى‬
‫وتصدرها البنوكُ وتوج ُهها إلى ُمراسليها أو فروعها بالخارج؛ ليضعوا تحتَ‬ ‫ُ‬ ‫‪3-‬خطاباتُ االعتماد‪:‬‬
‫ضا إعدادُ األمتعة في الحدود المصرح بها دونَ ٍ‬
‫أجر‪،‬‬ ‫ويجب أي ً‬
‫ُ‬ ‫ً‬
‫تصرف حامل الخطاب مبلغا منَ المال‪.‬‬
‫ويمكن الحصو ُل على هذه المعلومات من جدول المواعيد‬ ‫ُ‬ ‫وكذلك القيود واألحجام الخاصة باألمتعة بها‪،‬‬
‫تصدرهُ شركةُ الطيران والمالحةُ البحرية‪ُ.‬‬ ‫َ‬ ‫الذي‬

‫ثانيا ‪ -‬االتصا ُل بالزائرين‪:‬‬

‫ودور السكرتير في تسهيله وتنظيمه‬

‫ُ‬ ‫أهميةُ االتصال‬

‫يتسبب ذلك في‬

‫ُ‬ ‫قام بمقابلتهم جميعًا فق ْد‬ ‫ال يسم ُح وقتُ المدير عادة ً بمقابلة جميع الزائرينَ ‪ ،‬فضالً عن أنّه إذا َ‬
‫آخر يق ُع‬
‫الزائر إلى مقابلة مسئو ٍل َ‬
‫ُ‬ ‫ت ال فائدة َ منها‪ ،‬وكان من الممكن أن يوجهَ‬ ‫تضييع وقته الثمين في مقابال ٍ‬
‫تنظيم المقابالت‪ ،‬فال يشغل وقتَ‬
‫َ‬ ‫َّ‬
‫الغرض من الزيارة‪ .‬ومن ث َ َّم كان على السكرتير أن يتولى‬ ‫ُ‬ ‫في اختصاصه‬
‫رئيسه إال بالضروري منها‪ ،‬إذ يقو ُم بتوجيه الزائرين إلى جهات االختصاص أو معاونتهم في إنجاز‬
‫السكرتير «همزة َ الوصل» بين المدير والراغبين في‬ ‫َ‬ ‫البعض‬
‫ُ‬ ‫يعتبر‬
‫ُ‬ ‫عا‪ ،‬وبذلك‬‫مصالحهم إذا كان مستطا ً‬
‫زيارته‪.‬‬

‫السكرتير‬
‫ُ‬ ‫يجب أن ينته َجها‬
‫ُ‬ ‫السياساتُ التي‬

‫يجب مراعات ُ َها في تنظيم مقابالت المدير لزواره منها‪:‬‬ ‫ُ‬ ‫عادة ً ما توض ُع للسكرتير سياساتٌ‬
‫‪1-‬أن تكونَ الزياراتُ بمواعيد محددةٍ مقد ًما‪.‬‬
‫‪2-‬ال ينبغي تحتَ أية ظروفٍ السما ُح بدخول الزائر إلى مكتب المدير قب َل إبالغه‪.‬‬
‫زائر قب َل السماح لَهُ بالدخول على رئيسه‪.‬‬
‫‪3-‬على السكرتير أن يستقب َل ك َّل ٍ‬
‫ترتيب‬
‫ُ‬ ‫زائر في «بطاقة الزيارة» أو «سجل أسماء الزائرين» حتى يمكنَ‬ ‫ت عن ك ّل ٍ‬ ‫‪4-‬يقو ُم بتسجيل بيانا ٍ‬
‫الوقت المناسب لَهُ‪.‬‬
‫‪5-‬إعدادُ سج ٍل للمدير عن مواعيد المقابالت واالجتماعات التي سيقو ُم باالرتباط بها إما في أجندةٍ مكتبي ٍة‬
‫الرئيس‪ ،‬ووظيفتُهُ أو عملُهُ أو عنوانُهُ‪،‬‬
‫ُ‬ ‫ص ٍة يوض ُح فيها‪ :‬اس ُم الزائر أو َمن سيزوره‬ ‫أو في كشوفٍ خا ّ‬
‫وتاري ُخ ووقتُ الزيارة ومدتُها‪.‬‬
 ‫العنايةُ باستقبال الضيوف‬

‫يقوم في بداية ُك ّل يو ٍم بتقديم «السجل اليومي لالرتباطات إلى المدير» على أن يجهزَ‬ ‫على السكرتير أن َ‬
‫مديرهُ أثنا َء المقابلة فيرفقها بكشف المواعيد أو يتولّى تقدي َمها‬
‫ُ‬ ‫المستندات والبيانات التي قد يحتا ُج إليها‬
‫ت‪.‬‬‫ي وق ٍ‬
‫ضا بمكتبه الستقبال الضيوف في أ ّ‬ ‫ويجب عليه العنايةَ أي ً‬
‫ُ‬ ‫لمديره في بداية ك ّل مقابلةٍ‪.‬‬

‫ثالثا ‪ -‬مقابالتُ الرئيس أو المدير‪:‬‬

‫تحديدُ موعد المقابلة‬

‫وهو يت ُّم إما بحضور الشخص الراغب في الزيارة إلى مكتب المدير؛ ليحددَ الميعادَ بنفسه أو يتص َل‬
‫سكرتير‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫بالتليفون سواء شخصيًّا أو عن طريق‬

‫حضور الزائر‬
‫ُ‬

‫المدير على‬
‫ُ‬ ‫دام‬
‫فورا ما َ‬
‫يجب على السكرتير إتما ُم المقابلة ً‬
‫ُ‬ ‫عند حضور الزائر في الموعد المحدد له‪،‬‬
‫السكرتير باصطحابه إلى حجرة‬
‫ُ‬ ‫االنتظار لبعض الوقت‪ ،‬ويقو ُم‬
‫َ‬ ‫استعدا ٍد لمقابلته‪ ،‬وإال طلب منه بلباق ٍة‬
‫االستقبال لحين استطاعة الرئيس مقابلته‪.‬‬

‫مقابلةُ الزائر‬

‫السكرتير بتقديم الزائر إليه‪ ،‬وتزويده بالبيانات والمستندات التي قد‬

‫ُ‬ ‫المدير على الزيارة‪ ،‬يقو ُم‬
‫ُ‬ ‫إذا وافقَ‬
‫يحتا ُج إليها أثنا َء الزيارة عالوة ً على ما قد يطلبهُ من بيانا ٍ‬
‫ت أثنا َء الزيارة‪.‬‬

‫عن المقابلة‬
‫االعتذار َ‬
‫ُ‬

‫يعتذر‬
‫َ‬ ‫طارئ‪ ،‬فعلى السكرتير أن‬
‫ٍ‬ ‫المدير عن مقابلة الزائر ذي الميعاد المحدد سابقًا‪ ،‬وذلك ٍ‬
‫لعذر‬ ‫ُ‬ ‫يعتذر‬
‫ُ‬ ‫قد‬
‫ُ‬
‫بحيث ال يسيء إليه‪ ،‬أما إذا كان هناك متسعًا‬ ‫ّ‬
‫له بلباق ٍة وأن يتولى تعلي َل هذا التصرف تعليالً مقنعًا ومهذبًا‬
‫من الوقت فيقو ُم بتقديم االعتذار عن المقابلة تليفونيًّا أو كتابةً مع اقتراح موع ٍد جدي ٍد‪.‬‬

‫رابعا ‪ -‬لقاءاتٌ مفاجئةٌ للرئيس أو المدير‪:‬‬

‫زائر بغير ميعا ٍد ساب ٍ‬

‫ق‬ ‫ٌ‬

‫قام بعرض‬ ‫التأخير َ‬

‫َ‬ ‫أمرا عاجالً ال يحتم ُل‬
‫السكرتير باالستفسار منه عن سبب الزيارة‪ ،‬فإذا كان ً‬‫ُ‬ ‫يقو ُم‬
‫ُ‬
‫يمكن‬ ‫سبب الزيارة بصفة االستعجال‬ ‫ُ‬ ‫الموضوع على رئيسه فإذا وافقَ سم َح له بالدخول‪ ،‬أما إذا لم يتس ْم‬
‫السكرتير بتحديد موع ٍد له يناسبَهُ‪،‬‬
‫ُ‬ ‫ط بمواعيدَ من قب ُل وأنه ال مان َع من أن َ‬
‫يقوم‬ ‫المدير مرتب ٌ‬
‫َ‬ ‫إفها ُمهُ بلباق ٍة َّ‬
‫أن‬
‫يطلب منه كتابةً مذكرة ً عن سبب الزيارة‪.‬‬‫ُ‬ ‫وقد‬
 ‫ٌ‬
‫صديق أو قريبٌ للمدير‬ ‫زائر‬
‫ٌ‬

‫ط اجتماعي ٍة قوي ٍة كان من الواجب على‬‫نظرا لما تتس ُم به عالقةُ المدير بهذا النوع من الزوار برواب َ‬
‫ً‬
‫ُ‬
‫حيث السماح لهم بالمقابلة؛‬ ‫حسب ما قد اتفقَ مع رئيسه من قب ُل من‬‫َ‬ ‫معهم‬ ‫التصرف‬ ‫في‬ ‫يلتزم‬
‫َ‬ ‫أن‬ ‫السكرتير‬
‫جب أن تتميزَ تصرفاتُ السكرتير‬
‫ُ‬ ‫ي‬ ‫م‬‫َ‬ ‫ث‬ ‫ومن‬ ‫لها‪.‬‬ ‫داعي‬ ‫ال‬ ‫ُ‬
‫ل‬ ‫مشاك‬ ‫عنه‬ ‫يتسبب‬
‫ُ‬ ‫قد‬ ‫م‬ ‫ه‬‫معاملت‬ ‫ي خط ٍأ في‬ ‫َّ‬
‫ألن أ َّ‬
‫معهم بمنت َهى الحكمة والسياسة‪.‬‬

‫ب فيه‬
‫غير مرغو ٍ‬
‫زائر ُ‬
‫ٌ‬

‫ب عديدةٍ منها‪ :‬عد ُم رغبة المدير في إتمام المقابلة؛ لعدم‬‫المدير في مقابلة بعض الزوار ألسبا ٍ‬
‫ُ‬ ‫يرغب‬
‫ُ‬ ‫قد ال‬
‫ت عديدةٍ‪ ،‬أو لعدم اختصاص الرئيس بمقابلة‬ ‫حصوله على ميعا ٍد من ذي قبلُ‪ ،‬وازدحام مفكرته بارتباطا ٍ‬
‫يختلف باختالف ظروف ك ّل حالةٍ‪ ،‬ولكن على‬ ‫ُ‬ ‫فإن معالجةَ السكرتير لك ّل موقفٍ‬
‫ي َّ‬
‫هذا الزائر‪ .‬وبديه ٌّ‬
‫تظهر لباقةُ‬
‫ُ‬ ‫ً‬
‫السكرتير أن يقد َّم للزائر غير المرغوب فيه تعليال مقنعًا ومهذبًا‪ ،‬وفي ك ّل هذه المواقف‬
‫ُ‬
‫وحسن تصرفه‪.‬‬ ‫السكرتير‬

‫زائر منَ العاملينَ‬

‫ٌ‬

‫تتعلق بالعمل؛ ومن ثم فإذا تحققَ‬ ‫ُ‬ ‫ب‬ ‫ُ‬

‫يكون ألسبا ٍ‬ ‫الغرض من محادثة هؤالء العاملين لمقابلة المدير قد‬
‫َ‬ ‫َّ‬
‫إن‬
‫صا على سرعة مقابلتهم‬ ‫ُ‬
‫تتعلق بالعمل‪ ،‬وحر ً‬ ‫السبب منَ الزيارة هو أحدُ األمور التي‬
‫َ‬ ‫السكرتير من َّ‬
‫أن‬ ‫ُ‬
‫مديرهُ بالموقف في الحين‪ .‬ولكن‬ ‫َ‬ ‫خسائر للمنشأة فإنَّهُ ي ُ‬
‫ُخطر‬ ‫ُ‬ ‫للرئيس حتى ال ينج ُم عن تأخير إتمام المقابلة‬
‫المدير في المركز أو يساوونَهُ؛ فعندئ ٍذ يعم ُل‬
‫َ‬ ‫الراغب في الزيارة من العاملين الذين يعلونَ‬
‫ُ‬ ‫إذا كان‬
‫ق‪.‬‬ ‫فورا حتى ولو كا ْ‬
‫نت دونَ ميعا ٍد ساب ٍ‬ ‫السكرتير على إتمام المقابلة ً‬
‫ُ‬

‫الصحفيون‬

‫حذرا في التخاطب معهم‪،‬‬

‫ً‬ ‫يجب أن يكونَ‬ ‫ُ‬ ‫السكرتير‬
‫َ‬ ‫ال يختلف الصحفيون عن الزوار اآلخرين فيما عدا َّ‬
‫أن‬
‫بعض‬
‫َ‬ ‫ُ‬
‫السبق الصحفي‬ ‫فال يصر ُح بشيءٍ للنشر قب َل عرضه على رئيسه ويأخذُ الموافقةَ عليه إذ يدف ُع‬
‫يضر بالمصلحة العامة بالطبع‪.‬‬
‫ُّ‬ ‫أخبار لم ْ‬
‫يحن بعدُ وقتُ إذاعت َها؛ مما قد‬ ‫ٍ‬ ‫الصحفيين إلى التسرع في إفشاء‬

‫ْ‬
‫طالت ع ّما هو محددٌ لها‬ ‫إنها ُء الزيارات التي‬

‫مقرر لها إما لنسيان المدير المواعيد األخرى‪ ،‬وإما لتمادي‬ ‫ٌ‬ ‫قد تطو ُل الزيارة ُ ألحد ضيوف المدير عما هو‬
‫ت ال طائ َل منها؛ مما قد ينت ُج عنه تضاربٌ في المواعيد األخرى‪ ،‬وهنا ال بُدّ أن يتدخ َل‬ ‫الزائر في مناقشا ٍ‬
‫حسب ظروف ك ّل‬ ‫َ‬ ‫تختلف‬
‫ُ‬ ‫ي أن معالجةَ ُك ّل حال ٍة‬ ‫طالت مدتُها‪ ،‬وطبيع ٌّ‬
‫ْ‬ ‫السكرتير إلنهاء هذه الزيارة التي‬
‫ُ‬
‫ُ‬
‫ويكون إنها ُء‬ ‫يجب محاولةُ عدم إحراج الزائر وإظهار حسن نية السكرتير‬ ‫ُ‬ ‫زائر‪ ،‬ولكن في ك ّل الحاالت‬
‫ٍ‬
‫الزيارة عن طريق َما يلي‪:‬‬
‫وإخطارهُ بانتهاء وقت الزيارة‪.‬‬ ‫ُ‬ ‫‪1-‬االتصا ُل بمديره عن طريق الهاتف الفرع ّ‬
‫ي‬
‫‪2-‬إدخا ُل ورق ٍة إلى المدير (أو نموذجٍ ُمع ٍّد لذلك) دونَ إبداء أية إشار ٍة‪.‬‬
‫ويستفسر منه ع ّما إذا كانَ على استعدا ٍد لمقابلته‬
‫ُ‬ ‫آخر قد حانَ موعدُ زيارته‬ ‫زائرا َ‬
‫ً‬ ‫إخبار المدير أن هناك‬ ‫ُ‬ ‫‪3-‬‬
 ‫االنتظار‪.‬‬
‫َ‬ ‫خشيةَ أالّ يقبل‬
‫الجرس مرتيْن ليتدخ َل إلنهاء المقابلة‪.‬‬
‫َ‬ ‫يدق له‬ ‫‪4-‬تلبيةُ نداء رئيسه بطريق ٍة متف ٍ‬
‫ق عليها كأن َّ‬

‫قط ُع االجتماعات‬

‫تتوافر‬
‫َ‬ ‫هادئ ال يقاطعهُ أحدٌ حتى‬
‫ٍ‬ ‫تدور االجتماعاتُ في ّ ٍ‬
‫جو‬ ‫َ‬ ‫وذلكَ متى؟ وكيف؟ فإنّه منَ الضروري أن‬
‫السكرتير إلى محاولة قطع هذه‬‫َ‬ ‫الظروف‬
‫ُ‬ ‫تضطر‬
‫ُّ‬ ‫الظروف المناسبةُ للبحث والمناقشة‪ ،‬ولكن قد‬
‫ُ‬ ‫لألعضاء‬
‫تلخيص األحوال التي تقط ُع فيها‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫مدير االجتماع أو أحدَ األعضاء رسال ٍة هامةٍ‪ ،‬ويمكن‬ ‫َ‬ ‫المناقشات ليبل َغ‬
‫االجتماعاتُ فيما يلي‪:‬‬
‫ويرغب في محادثته‬
‫ُ‬ ‫كانت هناك شخصية أعلى مرتبة من مدير االجتماع‬ ‫ْ‬ ‫‪1-‬إذَا‬
‫السكرتير في أخذ توقيعٍ عليها من مديره‪.‬‬
‫ُ‬ ‫ويرغب‬
‫ُ‬ ‫ت هام ٍة وتتس ُم بصفة االستعجال‬ ‫‪2-‬وجودُ قرارا ٍ‬
‫ُ‬
‫السكرتير باغتنام أية فرص ٍة يهدأ فيها‬
‫ُ‬ ‫غ رسال ٍة هام ٍة إلى أحد األعضاء‪ .‬وفي مثل هذه األحوال يقو ُم‬ ‫‪3-‬إبال ُ‬
‫يرغب في اعتمادها من‬ ‫ُ‬ ‫ليقدم القرارات التي‬
‫َ‬ ‫ع كفرصة تناول المشروبات وما سواها من هدوءٍ ؛‬ ‫االجتما ُ‬
‫مديره أو إبالغ أية رسال ٍة ألحد األعضاء‪.‬‬
‫الفصل الرابع ‪ :‬االجتماعات واهمية دور السكرتارية‬

‫ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي‪:‬‬

‫‪1-‬ماهية االجتماعات واهميتها‬

‫‪2-‬دور السكرتارية في تنظيم االجتماعات‬

‫‪3-‬واجبات السكرتارية قبل االجتماع‬

‫‪4-‬واجبات السكرتارية اثناء االجتماع‬

‫‪5 -‬واجبات السكرتارية بعد االجتماع‬

‫‪6-‬المناظرات السمعية والبصرية‬

‫أوال ‪ -‬ماهية االجتماعات واهميتها‪:‬‬

‫الديمقراطيةُ في االجتماعات‬

‫الكثير منَ القواعد واألسس‬

‫ُ‬ ‫صورهَا ووضعت‬
‫ُ‬ ‫ْ‬
‫وتعددت‬ ‫تزايدت في الوقت الحاضر أهميةُ االجتماعات‬ ‫ْ‬
‫لتنظيمها وزيادة فعاليت َها لتحقيق أهداف المنظمات على اختالف أنواعها وتباين أوجه نشاطها؛‬
‫ي والمشاركة في اإلدارة‪ ،‬فضالً‬ ‫مظهر من مظاهر الديمقراطية في اإلدارة والعمل الجماع ّ‬ ‫ٌ‬ ‫فاالجتماعاتُ‬
‫ُ‬
‫تحقيق األهداف المرجوة منَ االجتماعات‪،‬‬ ‫عن أنّها من أه ّم أسباب االتصال في المؤسسة‪ .‬وحتى يمكنَ‬
‫تكون سلطةُ‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫بحيث‬ ‫ت سليمةً الجتماعات أعضائها‪،‬‬ ‫فكان لزا ًما على المؤسسات أن تض َع وتطبقَ إجراءا ٍ‬
‫وليس لفر ٍد واح ٍد وبما يكف ُل مساهمةَ ك ّل عضو منَ األعضاء في‬
‫َ‬ ‫اتخاذ القرارات لمجموع ٍة منَ األعضاء‬
‫اتخاذ القرار وإبداء رأيه بحري ٍة وحيد ٍة‪.‬‬
 ‫ما هو االجتماعُ؟‬

‫الرأي‬
‫وزمان محددٍ؛ للتداول والتشاور وتبادل ّ‬
‫ٍ‬ ‫مكان محد ٍد‬
‫ٍ‬ ‫ع في لقاءٍ بين أكثر من فر ٍد في‬‫يتمث ُل االجتما ُ‬
‫ع على مفهوم التعاون بين‬
‫قرار بشأنها‪ ،‬وينطوي االجتما ُ‬
‫حو َل موضوعٍ أو مشكل ٍة بغرض تحليلها واتخاذ ٍ‬
‫تختلف ثقافات ُ ُهم وخبرات ُ ُهم‪ ،‬ورغم ذلك يحاولونَ معًا ‪ -‬عن طريق المناقشة الموضوعية ‪ -‬الوصو َل‬
‫ُ‬ ‫أفرا ٍد قد‬
‫إلى ح ٍّل للمشكالت المعروضة عليهم‪.‬‬

‫مبدأ ُ المشاركة في اإلدارة‬

‫سونَ مع الرؤساء في‬ ‫ُ‬

‫حيث يشتركُ المرءو ُ‬ ‫ي لمبدأ المشاركة في اإلدارة‪،‬‬ ‫تعتبر االجتماعاتُ التطبيقَ العمل َّ‬
‫ُ‬
‫َ‬ ‫َّ‬ ‫ُ‬
‫اتخاذ القرارات اإلدارية التي تتعلق بتخطيط العمل ومراقبة تنفيذه‪ ،‬ومع ذلك فإن المشاركة في اإلدارة ال‬
‫تقتصر‬
‫ُ‬ ‫تمر بها عمليةُ اتخاذ القرار‪ ،‬فقد‬
‫تعني بالضرورة اشتراكَ المرءوسين في جميع الخطوات التي ُّ‬
‫ّت إلى المشكلة أو يمكن‬ ‫المشاركةُ على مرحلة تشخيص المشكلة‪ ،‬أي البحث عن األسباب الحقيقية التي أد ْ‬
‫تقتصر المشاركةُ على مرحلة وضع الحلول البديلة أو اختيار أحد‬ ‫ُ‬ ‫أن تؤدي إلى حدوثها مستقبالً‪ ،‬كما قد‬
‫المدير للمرءوسينَ ‪ ،‬فإن السما َح لهم‬
‫ُ‬ ‫اختلفت درجةُ المشاركة التي يسم ُح بها‬
‫ْ‬ ‫البدائل‪ .‬والخالصةُ‪ :‬أنه مهما‬
‫يجب أن تت َّم بموافقته هو‪ .‬واالجتماعاتُ كأسلو ٍ‬
‫ب‬ ‫ُ‬ ‫بالمشاركة في المرحلة التالية من مراحل اتخاذ القرار‬
‫تعودُ األفرادَ على تنمية مهارت َي التحدث واإلنصات‪ ،‬بل تتعدا ُهما إلى‬ ‫لالتصال والمناقشة الحرة المفتوحة‪ّ ،‬‬
‫أي إقناع اآلخرين عن طريق المواجهة المباشرة بين المتحدث والمستمع‪.‬‬ ‫تنمية مهارة اإلقناع‪ْ ،‬‬

‫مزايا االجتماعات‬

‫تخليص أهمية االجتماعات في مختلف مجاالت العمل بالمؤسسات في النقاط التالية‪:‬‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫يمكن‬
‫ْ‬
‫كانت مراكزهم المهنية‪.‬‬ ‫َ‬
‫‪1-‬تتي ُح االجتماعاتُ الفرصة للمشاركينَ للتعبير عن آرائهم أيًّا‬
‫تأثيرا فعاالً على‬
‫ً‬ ‫وتؤثر‬
‫ُ‬ ‫ت ‪ -‬من خالل الدراسة والبحث ‪-‬‬ ‫‪2-‬تعقدُ االجتماعاتُ بهدف الوصول إلى قرارا ٍ‬
‫نشاط المؤسسة‪.‬‬
‫أصحاب القرار والسلطة بالمؤسسة وتساعد ُهم على وضع‬ ‫َ‬ ‫تفرز االجتماعاتُ وجهات ٍ‬
‫نظر مختلف ٍة تفيدُ‬ ‫‪ُ 3-‬‬
‫السياسات والقرارات المسيرة لنشاط المؤسسة وتساعدُ على تحقيق أهدافها‪.‬‬
‫‪4-‬تتي ُح االجتماعاتُ الفرصةَ لألفراد في مختلف المستويات اإلدراية لاللتقاء والتعارف وتبادل وجهات‬
‫النظر وتكوين صداقات عم ٍل وصداقات شخصي ٍة على ح ٍّد سواء‪.‬‬
‫‪5-‬تساعدُ االجتماعاتُ على سهولة الموافقة على القرارات والنتائج التي تفرزهَا االجتماعاتُ إلحساس‬
‫األعضاء بأنّهم شار ُكوا في إعداد هذه النتائج والوصول إليها‪.‬‬

‫عيوب االجتماعات‬
‫ُ‬

‫ُ‬
‫يمكن أن تأتي منَ االجتماعات‪ ،‬إال أنه يوجدُ العديدُ منَ االنتقادات التي‬ ‫على الرغم من ك ّل المزايا التي‬
‫صها في النقاط التالية‪:‬‬ ‫ُ‬
‫ويمكن تلخي ُ‬ ‫توجهُ لالجتماعات‬
‫‪1-‬سيطرة ُ فئ ٍة معين ٍة على االجتماع ومحاولةُ تسييره وفقًا لرغباتهم مستغلينَ في ذلك سلطةَ الضغط من‬
‫واقع مراكزه ُم المهنية‪.‬‬
‫‪2-‬استغال ُل بعض األعضاء الفرصةَ واألخذُ بمبادرة التحدث بصورةٍ تغطي على حقوق اآلخرين‪.‬‬
‫صا‬
‫ط؛ تفاديًا للمشاكل وحر ً‬ ‫تكون القراراتُ التي تتخذُ عن طريق االجتماعات تمث ُل الرأي الوس َ‬ ‫ُ‬ ‫كثيرا ما‬
‫‪ً 3-‬‬
‫على الخروج بنتائ َج إيجابي ٍة من االجتماع‪.‬‬
 ‫ُ‬
‫يمكن أن يفش َل بسهول ٍة‪.‬‬ ‫ع‬ ‫رئيس االجتماع على درج ٍة كبير ٍة منَ الوعي والحزم؛ َّ‬
‫فإن االجتما َ‬ ‫ُ‬ ‫‪4-‬إذا لم ْ‬
‫يكن‬
‫‪5-‬االجتماعاتُ فرصةٌ للقاء والتعارف وتجاذب أطراف الحديث دونَ الخوض بجدي ٍة في األعمال‬
‫أمام االجتماع‪.‬‬
‫المنظورة َ‬
‫واستنزاف لموارد المؤسسات‪.‬‬
‫ٌ‬ ‫المستمرة ُ الكثيرة ُ مضيعةٌ للوقت‬
‫ّ‬ ‫‪6-‬االجتماعاتُ‬
‫ُ‬
‫حيث الدراية والمعرفة والخبرة الالزمة‬ ‫بعض أفراد االجتماع دونَ مستوى االجتماع من‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫يكون‬ ‫‪7-‬قد‬
‫للمشاركة في االجتماعات بفعالي ٍة‪.‬‬
‫َ‬
‫ثمارهَا نتيجة تداخل أحاديث المشاركينَ وسوء عملية االتصال بهم‪.‬‬ ‫‪8-‬االجتماعاتُ كبيرة ُ العدد ال تُؤتي َ‬

‫دور السكرتارية في تنظيم االجتماعات‪:‬‬

‫ثانيا ‪ُ -‬‬

‫السكرتاريةُ واالجتماعاتُ‬

‫تتوقف على مقدار الجهود المبذولة لإلعداد لالجتماع‬ ‫ُ‬ ‫ي اجتماعٍ‬

‫شك أن تحقيقَ األهداف المرجوة من أ ّ‬ ‫ال َّ‬
‫تقوم بها‬ ‫ُ‬
‫يمكن أن َ‬ ‫َ‬
‫يدور خاللهُ وإثبات قراراته وتوصياته للجهات المعنية وهي مها ٌّم‬ ‫ُ‬ ‫وتسجيل ما‬
‫ً‬
‫عنصرا فعّاال وحيويًّا يساه ُم في نجاح االجتماع وتحقيق‬
‫ً‬ ‫ويعتبرها‬
‫ُ‬ ‫المدير في ذلك‪،‬‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫السكرتارية فيعتمدُ عليها‬
‫ويكون للسكرتير دورهُ في اإلعداد والمتبابعة والتحضير قد تأخذُ‬
‫ُ‬ ‫الغرض منه‪ .‬واالجتماعاتُ التي تعقدُ‬
‫ي اجتماعٍ بسيطٍ بين المدير ومعاونيه أو بين المدير وأحد األفراد باإلدارة‪ ،‬وقد تأخذُ‬ ‫غير الرسمي كأ ّ‬ ‫الشك َل َ‬
‫ي التي يحتا ُج إلى عد ٍد منَ اإلجراءات‪.‬‬ ‫الشك َل الرسم َّ‬

‫ودور السكرتير‬
‫ُ‬ ‫ي‬
‫غير الرسم ّ‬
‫ع ُ‬ ‫االجتما ُ‬

‫ع‬
‫قصير بمكتبه‪ .‬وهذا النو ُ‬
‫ٍ‬ ‫المدير أحدَ معاونيه أو أحدَ األفراد الذين يعملُونَ معه الجتماعٍ‬
‫ُ‬ ‫يمكن أن يدعو‬‫ُ‬
‫ت رسمي ٍة من تحضير وتوجيه الدعوة لالجتماع واإلعداد له بصورةٍ‬ ‫منَ االجتماع ال يحتا ُج إلى إجراءا ٍ‬
‫ُ‬
‫يمكن أن يت َّم ببساط ٍة عندما يتص ُل‬ ‫ي عنهُ‪ ،‬ولكن‬
‫محضر له وإعداد التقرير النهائ ّ‬
‫ٍ‬ ‫رسمي ٍة وتسجيله وتسجيل‬
‫ويكون على السكرتير في هذه‬ ‫ُ‬ ‫السكرتير بالشخص المعني ويدعوهُ لالجتماع مع المدير في موع ٍد محددٍ‪.‬‬ ‫ُ‬
‫يجب عليه إعدادُ ّ ٍ‬
‫ملف يحتوي‬ ‫ُ‬ ‫مكتب المدير أو غرفةَ االجتماعات الستقبال االجتماع‪ ،‬كذلكَ‬ ‫َ‬ ‫الحالة أن يُعدَّ‬
‫المدير من استخدام َها خال َل االجتماع‪ ،‬وكل هذه‬ ‫ُ‬ ‫علَى البيانات واألوراق الضرورية لالجتماع حتى يتمكنَ‬ ‫َ‬
‫الترتيبات تت ُّم باالتفاق مع المدير‪.‬‬

‫ع‬
‫ض ُر االجتما َ‬
‫السكرتير يَحْ ُ‬
‫ُ‬

‫يجب أن‬
‫ُ‬ ‫ع‪ ،‬ويقو ُم بتدوين التفاصيل‪ ،‬فإذا دعت الحاجةُ لذلكَ‬
‫السكرتير االجتما َ‬
‫ُ‬ ‫يحضر‬
‫َ‬ ‫قد تدعو الحاجةُ أن‬
‫يُعدَّ نف َ‬
‫سهُ‪ ،‬بأن يكونَ على استعدا ٍد لتدوين تفاصيل االجتماع وتلقي التعليمات منَ المدير‪ .‬وبعد االنتهاء منَ‬
‫يقوم بطباعة تقرير‬
‫ترتيب غرفة االجتماعات أو غرفة المدير‪ ،‬وأن َ‬ ‫َ‬ ‫يجب على السكرتير أن يعيدَ‬
‫ُ‬ ‫االجتماع‬
‫ع بما جا َء فيه بصورةٍ‬
‫حضروا االجتما َ‬
‫ُ‬ ‫االجتماع لعرضه على المدير وأخذ الموافقة عليه إلعالم َمن‬
‫رسمي ٍة‪.‬‬

‫ي‬
‫الرسم ُّ‬
‫ع ّ‬ ‫االجتما ُ‬

‫مستوى عا ٍل‪ ،‬أو يكون أعضا ُء‬

‫ً‬ ‫كبير العدد أو بصدد مناقشة موضوعٍ ها ٍ ّم على‬ ‫ع َ‬ ‫ُ‬
‫يكون االجتما ُ‬ ‫عندما‬
‫ع يأخذُ الشك َل‬ ‫أحيان أخرى‪َّ ،‬‬
‫فإن االجتما َ‬ ‫ٍ‬ ‫االجتماع من أماكنَ مختلف ٍة أحيانًا أو من جنسيا ٍ‬
‫ت مختلف ٍة في‬
‫ي ينطوي على اتباع عد ٍد منَ اإلجراءات والتدابير التي من شأن َها أن تكف َل‬ ‫ي؛ َّ‬
‫ألن الشك َل الرسم َّ‬ ‫الرسم َّ‬
‫واألمور المتعلقةُ بالنواحي التنظيميَّة لالجتماعات الرسمية من صميم‬‫ُ‬ ‫نجا َح االجتماع منَ الناحية التنظيميَّة‪.‬‬
 ‫دور ها ٌّم وفعّا ٌل أثنا َء‬
‫يقوم بعد ٍد من الواجبات قب َل االجتماع‪ ،‬وكذلك له ٌ‬
‫اختصاصات السكرتير‪ ،‬فعليه أن َ‬
‫االجتماع‪ ،‬كما أن عليه واجباتٌ يتحت ُم القيا ُم بها بعدَ انتهاء االجتماع‪.‬‬

‫ثالثا ‪ -‬واجباتُ السكرتارية قب َل االجتماع‬

‫ُ‬
‫حجز غرفة أو قاعة االجتماعات‬

‫ي‬‫ي والنظام الداخل ّ‬

‫حسب القانون األساس ّ‬‫َ‬ ‫مديركَ مسئوالً عن الدعوة الجتماعٍ ما‪ ،‬وذلك‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫يكون‬ ‫عندما‬
‫تقوم بجميع النواحي التنظيمية التي تكف ُل نجا َح االجتماع‪ ،‬ومن أه ّم َها‪:‬‬ ‫ُ‬
‫للمؤسسة‪ ،‬يكون لزا ًما عليكَ أن َ‬
‫يجب عليكَ أن تتأكدَ من مكان‬ ‫ُ‬ ‫حجز غرفة أو قاعة االجتماعات‪ ،‬فقب َل إرسال الدعوة لألعضاء لالجتماع‪،‬‬ ‫ُ‬
‫ع غرفة أو قاعة االجتماعات‬ ‫االجتماع؛ فلن تستطي َع إرسا َل الدعوات إال بعدَ تحديد مكان االجتماع‪ .‬ونو ُ‬
‫ت خاص ٍة‬ ‫ّ‬
‫يتوقف على عدد األفراد الذين سيت ُّم دعوت ُ ُهم لالجتماع ومدى الحاجة إلى توفر معدا ٍ‬ ‫ُ‬ ‫المطلوبة‬
‫غير متوافرةٍ بالمؤسسة؛‬ ‫ُ‬
‫تكون َ‬ ‫ُ‬
‫بالقاعة كأجهزة الترجمة وجهاز العرض وخالفه‪ ،‬وهذه األجهزة قد‬
‫مر حجزَ قاعة االجتماعات بأحد الفنادق الكبرى أو أحد دواوين االجتماعات‬ ‫وبالتالي قد يستلز ُم األ ُ‬
‫المخصصة لهذا الغرض‪.‬‬

‫مواصفاتُ غرفة أو قاعة االجتماعات‬

‫ويحضرهُ أعضا ٌء ال يتغيرون؛‬

‫ُ‬ ‫ع دوريًّا‬ ‫يمكنُكَ تحديد حجم القاعة بمعرفة عدد األعضاء‪ ،‬فإذا كان االجتما ُ‬
‫ع الذي نحن بصدده األو َل من نوعه‪،‬‬ ‫فيمكنكَ معرفة العدد بالرجوع إلى االجتماع السابق‪ ،‬فإذا كانَ االجتما ُ‬
‫يجب معرفةُ األجهزة التي يحتا ُجها االجتماعُ‪،‬‬ ‫ُ‬ ‫فيمكنكَ معرفة العدد من خالل دعوات األعضاء‪ .‬كذلك‬
‫والعم ُل على توفيرها والتأكدُ من أنّها تعم ُل بكفاءةٍ ويت ُّم ذلك بسؤال المدير عن األجهزة المطلوبة‪ .‬وال‬
‫ع سيمتدُّ ٍ‬
‫ليوم طوي ٍل أو‬ ‫يفوتكَ أن تأخذَ في اعتباركَ فترات الراحة خال َل يوم االجتماع ‪ -‬إذَا كانَ االجتما ُ‬
‫طعام لألعضاء‪ ،‬كل هذه األمور‬ ‫ٍ‬ ‫ت أو وجبات‬ ‫ُ‬
‫يمكن تقدي ُمهُ من مشروبا ٍ‬ ‫أيام في بعض األحيان ‪ -‬وما‬
‫عدة ٍ‬
‫ض َر له بصورةٍ جيدةٍ‪.‬‬‫ع قد ُح ّ‬ ‫عليكَ بمتابعتها والتأكد من دقتها حتى يمكنكَ االطمئنان إلى أن االجتما َ‬

‫إرسا ُل الدّعوات‬

‫تصدر عنه‪،‬‬
‫ُ‬ ‫يعتبر توجيهُ الدعوة لالجتماع من أه ّم األركان الضرورية لصحته‪ ،‬بل لصحة القرارات التي‬ ‫ُ‬
‫كسكرتير مسئو ٍل عن تنظيم االجتماع أن تراعي األركانَ الضروريةَ الالزمةَ لصحة‬
‫ٍ‬ ‫ويجب عليكَ‬
‫ُ‬
‫المناسب إلرسال الدعوات‪ ،‬فإرسا ُل الدعوات قب َل موعد االجتماع بمدةٍ‬
‫َ‬ ‫تختار الوقتَ‬
‫َ‬ ‫فيجب أن‬
‫ُ‬ ‫االجتماع‪،‬‬
‫حكيم‪ ،‬فمن السهل في هذه الحالة أن ينسى األفرادُ موعدَ االجتماع لطول الفترة الزمنية‬ ‫ٍ‬ ‫غير‬
‫تصرف ُ‬
‫ٌ‬ ‫طويل ٍة‬
‫بين إرسال الدعوات والموعد المحدد لالجتماع‪ ،‬كما أن إرسا َل الدعوات قب َل االجتماع بفترةٍ قصيرةٍ ال‬
‫يجب إعدادُها‬
‫ُ‬ ‫ٌ‬
‫أوراق ومواضي ُع‬ ‫يعطي لألفراد الفرصةَ لتحضير أنفسهم لالجتماع خاصةً إذا كانت هناك‬
‫واألنسب أن تُرس َل الدعواتُ للحضور قبل االجتماع بأسبوعين أو أكثر قليالً حتى‬
‫ُ‬ ‫لمناقشتها في االجتماع‪.‬‬
‫يتمكنَ األعضا ُء من الترتيب لحضور االجتماع‪.‬‬
 ‫مواصفاتُ دعوات االجتماع‬

‫ع االجتماع‪ ،‬وميعادَه‪ ،‬ومكانَه‪،‬‬ ‫اسم الشخص المطلوب دعوتُهُ لالجتماع‪ ،‬وموضو َ‬ ‫يجب أن تُوض َح الدعوة ُ َ‬ ‫ُ‬
‫يمكن إعدادُ الدعوة بشك ٍل يسم ُح بأن تتلقى ردًّا على الدعوة سواء بالموافقة على‬ ‫ُ‬ ‫والغرض منه‪ ،‬كذلك‬
‫َ‬
‫صاحب الدعوة‬
‫َ‬ ‫ن‬‫ُ‬ ‫ّ‬
‫ك‬ ‫يم‬ ‫الدعوة‬ ‫نهاية‬ ‫في‬ ‫ء‬
‫ٌ‬ ‫جز‬ ‫هناك‬ ‫يكونَ‬ ‫بأن‬ ‫ذلك‬ ‫م‬
‫ُّ‬ ‫ويت‬ ‫‪.‬‬‫الحضور‬ ‫إمكانية‬ ‫عدم‬ ‫أو‬ ‫الحضور‬
‫تعرف‬
‫َ‬ ‫ٍ‬ ‫ٍ‬ ‫ُ‬
‫ويطلب منه قط َع هذا الجزء وإعادته إليكَ في موعد محدد حتى يمكنكَ أن‬ ‫ُ‬ ‫بنعم أو الَ‪،‬‬
‫من الردّ ٍ‬
‫ظ بنسخٍ من الدعوات التي‬ ‫يجب عليكَ االحتفا ُ‬‫ُ‬ ‫ي للحضور‪ ،‬كذلك‬ ‫ع والعددَ الفعل َّ‬ ‫سيحضر االجتما َ‬
‫ُ‬ ‫وتحددَ من‬
‫طارئ‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫ي ظرفٍ‬ ‫جهت لألفراد ومواعيد إرسال َها أل ّ‬ ‫ُو ْ‬

‫إعدادُ جدول األعمال‬

‫التحضير لالجتماع‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫ويكون‬ ‫الغرض منه على مدى كفاءة التحضير له‪،‬‬ ‫ُ‬ ‫يتوقف نجا ُح االجتماع مهما كان‬
‫ُ‬
‫المدير في إدارته‬
‫ُ‬ ‫َ‬ ‫َ‬
‫ويعتبر جدو ُل األعمال الورقة الرسمية التي يعتمدُ عليها‬
‫ُ‬ ‫بإعداد جدول األعمال‪،‬‬
‫ٌ‬
‫لالجتماع وكذلك األعضا ُء في متابعتهم لما يجري أثنا َء االجتماع‪ .‬وجدو ُل األعمال قائمة تحتوي على‬
‫الموضوعات الرئيسية التي سيت ُّم مناقشت ُ َها والتصويتُ عليها من خالل االجتماع مرتبة بحسب أهمية‬
‫تقوم بطباعة جدول األعمال وتصوير‬ ‫كسكرتير مسئو ٍل عن تنظيم االجتماع أن َ‬ ‫ٍ‬ ‫ويجب عليكَ‬
‫ُ‬ ‫الموضوعات‪.‬‬
‫عدد نسخٍ تكفي أعضا َء االجتماع وكذلك توزيعها عليهم في يوم االجتماع أو إرسالها بالبريد لهم قب َل‬
‫تقديم ورقة عم ٍل‪ ،‬أو بحثًا بخصوص‬ ‫َ‬ ‫االجتماع لالطالع عليها حتى يتمكنَ األعضا ُء الذين يريدُون‬
‫يطلب منكَ متابعةُ األعضاء ومعرفةُ‬ ‫ُ‬ ‫أحيان أخرى‬‫ٍ‬ ‫موضوعٍ ما وردَ بالجدول من اإلعداد لهذا البحث‪ ،‬وفي‬
‫ويكون لك السلطة في طلب هذه األبحاث من أصحابها قبل االجتماع‬ ‫ُ‬ ‫عدد البحوث التي ستقدّ ُم للمناقشة‬
‫وتصوير قبل موعد االجتماع‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫ت كافٍ حتى يمكنكَ إعدادها وتجهيزها من طباع ٍة‬ ‫بوق ٍ‬

‫إعدادُ ّ‬
‫ملف االجتماع‬

‫الخاص باالجتماع موضوع المناقشة‪،‬‬‫ّ‬ ‫الملف‬

‫ّ‬ ‫يقوم بإعداد‬
‫من واجبات السكرتير المتعلقة باالجتماعات أن َ‬
‫ُ‬
‫سيكون عليه أن يتأكدَ‬ ‫المدير أثنا َء االجتماع‪ .‬كذلك‬
‫ُ‬ ‫وذلك بإرفاق جميع األوراق والمستندات التي سيحتا ُجها‬
‫أن ك َّل عض ٍو وافقَ على إعداد ورق ٍة لطرحها باالجتماع قد أرس َل له الورقةَ‪ ،‬وأنهُ قد َ‬
‫قام بإعدادها‬ ‫من َّ‬
‫وطباعتها وتصويرها لجميع األعضاء لتوزيعها في بداية االجتماع‪.‬‬

‫رابعا ‪ -‬واجباتُ السكرتارية أثنا َء االجتماع‪:‬‬

‫واجباتُ السكرتير أثنا َء االجتماع‬

‫حضورهَا ومن ث َ َّم له‬

‫ُ‬ ‫يجب على السكرتير‬ ‫ُ‬ ‫آلخر‪ ،‬فهناكَ اجتماعاتٌ‬‫َ‬ ‫تختلف واجباتُ السكرتير منَ اجتماعٍ‬ ‫ُ‬
‫السكرتير في عمله‬
‫ُ‬ ‫يستمر‬
‫ُّ‬ ‫ٍ‬
‫ذ‬ ‫وعندئ‬ ‫‪،‬‬ ‫السكرتير‬ ‫وجود‬ ‫إلى‬ ‫ُ‬ ‫ة‬ ‫الحاج‬ ‫تدعو‬ ‫ال‬ ‫تماعاتٌ‬ ‫اج‬ ‫ُ‬ ‫د‬‫توج‬ ‫كما‬ ‫ُ‪،‬‬ ‫ه‬‫ُ‬ ‫ت‬ ‫واجبا‬
‫كأن تأتي مكاملةٌ هاتفيةٌ ألحد أعضاء‬ ‫ويتعلق باالجتماع ْ‬
‫ُ‬ ‫ُ‬ ‫طارئ قد ينشأ‬
‫ٍ‬ ‫ي‬
‫بصورةٍ طبيعي ٍة مع االهتمام بأ ّ‬
‫يتصرف ويعال َج مث َل هذه المواقف‪.‬‬
‫َ‬ ‫كيف‬
‫يعرف َ‬‫َ‬ ‫يجب على السكرتير أن‬ ‫ُ‬ ‫االجتماع‪ ،‬ففي هذه الحالة‬
 ‫ُ‬
‫وتدوين التفاصيل‬ ‫حضور االجتماع‬
‫ُ‬

‫يجب على‬
‫ُ‬ ‫بعض الواجبات التي‬
‫ُ‬ ‫تترتب عليه‬
‫ُ‬ ‫األمر‬
‫َ‬ ‫ع؛ فإن‬
‫يحضر االجتما َ‬
‫َ‬ ‫إذا كان على السكرتير أن‬
‫السكرتير القيا ُم بها‪ ،‬ومن هذه الواجبات ما يلي‪:‬‬
‫يحضروا‪.‬‬
‫ُ‬ ‫حصر وتسجي ُل أسماء األعضاء؛ للتأكد منَ األعضاء الذين حضروا واألعضاء الذين لم‬ ‫ُ‬ ‫‪1-‬‬
‫ْ‬
‫اتبعت ‪ -‬من خالل رئيس االجتماع ‪ -‬للتحقق من صحة انعقاد االجتماع‪.‬‬ ‫‪2-‬إثباتُ اإلجراءات التي‬

‫تسجي ُل تفاصيل االجتماع‬

‫إن تسجي َل تفاصيل االجتماع من واجبات السكرتير أثنا َء االجتماع‪ ،‬ويت ُّم التسجي ُل باستخدام جهاز التسجيل؛‬‫َّ‬
‫ُ‬
‫ويكون‬ ‫لمساعدة السكرتير على القيام بهذه المهمة خاصةً في الحاالت التي ُ‬
‫يكثر فيها عددُ أعضاء االجتماع‬
‫غير مل ٍ ّم بشخصيات األعضاء‪ .‬وفي هذه الحالة يمكنهُ االعتماد على جهاز التسجيل وكذلك‬ ‫السكرتير َ‬
‫ُ‬
‫بالرجوع إلى مديره ليرشدهُ إلى أسماء األعضاء ليمكنهُ تسجيلها عند قيام أحد األعضاء بالتحدث أثنا َء‬
‫ُ‬
‫يمكن االعتمادُ على جهاز‬ ‫المكاتب اليوم‪ ،‬فإنه‬
‫ُ‬ ‫االجتماع‪ ،‬كذلك في ظ ّل التكنولوجيا الحديثة التي تتسل ُح بها‬
‫ت الستخدامه في إعداد تقرير االجتماع‪.‬‬ ‫ي وق ٍ‬‫ع إليه في أ ّ‬
‫الفيديو في تسجيل االجتماع ثم الرجو ُ‬

‫خامسا ‪ -‬واجباتُ السكرتارية بعدَ االجتماع‪:‬‬

‫واجباتُ السكرتير بعدَ االجتماع‬

‫ُ‬
‫يتعين على السكرتير القيا ُم بإعادة غرفة االجتماعات إلى حالتها‬ ‫بعدَ انتهاء االجتماع وانصراف األعضاء‪،‬‬
‫يترك شيئًا خا ًّ‬
‫صا‬ ‫ْ‬ ‫فيجب التأكدُ من أن أيًّا منَ األعضاء لم‬
‫ُ‬ ‫ع خار َج المؤسسة؛‬
‫الطبيعية‪ ،‬أما إذا كانَ االجتما ُ‬
‫به‪ ،‬وأن األجهزة َ في حالتها الطبيعية كما تسلمها من إدارة القاعة‪.‬‬

‫إعدادُ المحضر النهائ ّ‬

‫ي لالجتماع‬

‫ويجب أن يشتم َل على البنود‬

‫ُ‬ ‫من مها ّم السكرتير بعدَ انعقاد االجتماع إعدادُ المحضر النهائ ّ‬
‫ي لالجتماع‪،‬‬
‫التالية‪:‬‬

‫ُ‬
‫ومكان انعقاد االجتماع‪.‬‬ ‫‪1-‬ساعةُ وتاري ُخ‬
‫‪2-‬اس ُم رئيس االجتماع واس ُم السكرتير‪.‬‬
‫اتبعت للدعوة لالجتماع وصحتُها طبقًا لالئحة‪.‬‬ ‫ْ‬ ‫‪3-‬اإلجراءاتُ التي‬
‫عذر‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫بعذر ودونَ‬
‫ٍ‬ ‫يحضروا‬‫ُ‬ ‫حضروا‪ ،‬وأسما ُء األعضاء الذين لم‬ ‫ُ‬ ‫‪4-‬أسما ُء أعضاء االجتماع الذين‬
‫دارت أثنا َء االجتماع وت َ ّمت الموافقةُ عليه واعتمادُهُ‪.‬‬ ‫ْ‬ ‫ت تالوة ُ محضر المناقشات التي‬ ‫‪5-‬اإلشارة ُ إلى أنه ت َ ّم ْ‬
‫دارت أثنا َء االجتماع (أو االجتماعات) وألسماء األعضاء‬ ‫ْ‬ ‫ٌ‬
‫ودقيق لجميع المناقشات التي‬ ‫عرض مفص ٌل‬‫ُ‬ ‫‪6-‬‬
‫عرض ك ّل صغيرةٍ وكبيرةٍ‬ ‫ُ‬ ‫اروا أسئلةً وأولئك الذين قا ُموا بالردّ واالعتراضات والموافقات‪ْ ،‬‬
‫أي يت ُّم‬ ‫الذين أث ُ‬
‫يقوم بذلكَ من خالل الرجوع إلى التسجيل الذي ت َم أو إلى‬ ‫ويمكن للسكرتير أن َ‬ ‫ُ‬ ‫دارت في االجتماعات‬ ‫ْ‬
‫شريط الفيديو‪.‬‬
‫الخاص بذلك وأخذُ موافقة وتوقيع رئيس االجتماع عليه‪.‬‬ ‫ّ‬ ‫‪7-‬كتابةُ محضر االجتماع وتدوينُهُ في الدفتر‬
‫صور منها‬
‫ٍ‬ ‫السكرتير بنسخها وإرسال‬‫ُ‬ ‫‪8-‬بعدَ اعتماد رئيس االجتماع للمحضر واعتماد القرارات‪ ،‬يقو ُم‬
‫لإلدارات واألعضاء بهدف إعالمهم بهذه القرارات التي ت َ ّمت الموافقةُ عليها أثنا َء االجتماع‪.‬‬
 ‫سادسا ‪ -‬المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ‪:‬‬

‫المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ‬

‫أحدث وسيل ٍة نقلت َها التكنولوجيا الحديثةُ في مجال إدارة وتنظيم‬

‫َ‬ ‫تعتبر المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ‬‫ُ‬
‫الكثير من المؤسسات الكبيرة في إدارة االتصال بين األفراد سواء داخ َل‬‫ُ‬ ‫االجتماعات وتعتمدُ عليها‬
‫ً‬
‫قرار ما بشأن موضوعٍ مطروحٍ للنقاش‪ .‬ونتيجة التساع نطاق الرقابة‬ ‫المؤسسة أو خارجها بهدف اتخاذ ٍ‬
‫توفيرا للوقت والنفقات واالعتماد‬
‫ً‬ ‫المديرون؛ فإنّ ُهم غالبًا َما يميلون إلى اإلقالل من أسفارهم‪،‬‬
‫ُ‬ ‫ُ‬ ‫التي يتمت ُع بها‬
‫على المناظرات كإحدى وسائل االتصال واالجتماع‪.‬‬

‫نظا ُم المناظرات‬

‫مكان واح ٍد في مناقشة موضوعٍ مطروحٍ للبحث‬‫ٍ‬ ‫ُ‬

‫يتضمن نظا ُم المناظرات إشراكَ أكثر من فرديْن من‬
‫والنقاش‪ ،‬وذلك إما من خالل التليفون (أو المناظرات السمعية) أو من خالل شاشات العرض (أو‬
‫المناظرات البصرية)‪ ،‬ويساعدُ على انتشار هذه الوسيلة من وسائل االتصال‪ ،‬سهولةُ استخدام أجهزة‬
‫«الفاكس» في نقل الرسائل إلى مكان انعقاد المناظرات أثنا َء وقت إجرائها‪.‬‬

‫التقنيةُ الحديثةُ والمناظراتُ‬

‫اآلخر لعملية االتصال عن طريق المناظرات‪،‬‬

‫ُ‬ ‫األقمار الصناعيةَ والمحطات الفضائيةَ هي الوسي ُ‬
‫ط‬ ‫َ‬ ‫َّ‬
‫إن‬
‫ضا على شاشات العرض وك ّل منهم في مكانه‬‫ض ُهم بع ً‬ ‫ُ‬
‫ويمكن من خاللها أن يرى أعضا ُء المناظرة بع َ‬
‫سوا‬
‫ببعض من خالل أجهزة الهاتف ويتناف ُ‬
‫ٍ‬ ‫ضهم‬‫(وهو ما يُس ّمى بالمناظرات البصرية)‪ ،‬وأن يتص َل بع ُ‬
‫بشأن موضوع البحث المطروح‪.‬‬

‫إعدادُ المناظرات‬

‫ضا واجباتُ السكرتير بشأن اإلعداد لالجتماع من حجز‬ ‫واجباتُ السكرتير بشأن اإلعداد للمناظرات هي أي ً‬
‫موع ٍد بغرفة االجتماعات وإعداد األجهزة‪ ،‬وإعالم األعضاء‪ ،‬وإعداد المادة التي ستت ُّم مناقشت ُ َها‪ ،‬وتدوين‬
‫التفاصيل أثنا َء المناظرة وإكمال األعمال المترتبة على المناظرة‪.‬‬
 ‫الملف ‪02‬‬

‫السكرتارية‬

‫‪..‬‬

‫( السكرتارية )‬

‫* أهمية السكرتارية ‪* +‬وظائفها ‪ * +‬الشروط الواجب توافرها في السكرتارية ‪.‬‬

‫‪-1‬الواجبات السكرتارية ‪.‬‬

‫‪-2‬خطابات البريد ينقسم إلى *الصادر ‪ * +‬الوارد ‪.‬‬

‫ملفات ينقسم إلى *الحفظ ‪* +‬تصنيف ‪* +‬فهرس ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫* أهمية السكرتارية ‪-:‬‬
‫أدت التقدم العلوم الطبيعية إلى التخصص في الصناعة وتجارة وأدى استخدام اآلالت إلى‬
‫التخصص داخل المصانع واتساع نطاق المنشئات واستتبع ذلك وجود التناقظ والتنسيق‬
‫والتعاون بين أفراد اإلدارات المختلفة التي تعمل بالمنشآت‬

‫وظائف المكتب وإدارة السكرتارية ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -1‬إعداد صورة صادقة من البيانات واألرقام من نشاط المنشئة ‪.‬‬

 ‫‪ -2‬تزويد اإلدارة المكتبة بالبيانات والحقائق المناسبة بالصورة المناسبة في الوقت‬
‫المناسب ‪.‬‬

‫* األشكال وأعمال السكرتارية ‪-1 -:‬سكرتارية خاصة ‪-2 ،‬سكرتارية متخصصة ‪-3 ،‬‬
‫سكرتارية عامة ‪.‬‬

‫* أهمية السكرتارية الخاصة‪-:‬أي تعريفها‪ -:‬هي معاونة رئيس العمل لذلك تسمي خاصة ‪.‬‬
‫* تعريف السكرتارية الخاصة‪ -:‬هو شخص هو يكون موضع ثقة الرئيس في أن يختار‬
‫معاونيه في تأييد عمله ووقتة ‪.‬‬

‫* مزايا االشتغال في وظيفة السكرتارية الخاص‪.‬‬

‫‪ -1‬وظيفة السكرتير الخاص وظيفة هامة ‪.‬‬
‫‪ -2‬تحديد الفرصة إلتاحة فرصة لمبادأة هامة ‪.‬‬
‫‪ -3‬تمكن السكرتير لمركز أدبي ممتاز ‪.‬‬
‫‪ -4‬ارتفاع مهام السكرتاريين ‪.‬‬
‫‪ -5‬وظيفة السكرتير الخاص أقصر وظائف االستقرار ‪.‬‬

‫الصفات الواجب توافرها في السكرتير الخاص ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -2‬صفات علمية ((مكتسبة )) ‪.‬‬ ‫‪+‬‬ ‫‪-1‬صفات شخصية (( فكرية ))‬

‫أوالً ‪ -:‬الصفات الشخصية ( الفطرية ) ‪.‬‬

‫‪ -1‬يجب أن يكون حسب المظر والهندام ‪.‬‬
‫‪ -2‬يجب أن يكون أمين على أسرار العمل والرؤساء ‪.‬‬
‫‪ -3‬يجب أن يكون قوي الشخصية ‪.‬‬
‫‪ -4‬يجب أن يكون حسن التصرف له القدرة على التخلص من المواقف الحرجة ‪.‬‬
‫‪ -5‬يجب أن يكون بشوشا ً ومخلص لروئسائه ولعملة ‪.‬‬
‫‪ -6‬يجب أن ال يكون فضوليا ً ‪.‬‬
‫‪ -7‬التمتع بقوة الذاكرة والذكاء وحضور البديهة ‪.‬‬
‫‪ -8‬األنتزام وضبط النفس واالنطالق في التعبير ‪.‬‬

‫* ثانيا ‪ -:‬الصفات العلمية (مكتسبة ) ‪.‬‬

‫‪-1‬المؤهل العلمي المناسب ‪.‬‬
‫‪-2‬اإللمام ببعض اللغات األجنبية ‪.‬‬
‫‪-3‬إيجاد الكتابة على اآللة الكاتبة ‪.‬‬
‫‪-4‬اإللمام بطرق الحفظ والتصنيف والفهرسة ‪.‬‬
‫‪-5‬اإللمام بجميع القرارات واللوائح التي تقرها المنشئة ‪.‬‬
 ‫‪-6‬أن يكون ملم بجانب من علم النفس والعالقات اإلنسانية ‪.‬‬

‫* األعمال أو المهام التي يقوم بها السكرتير الخاص ‪ (( -:‬إدارية ‪ +‬التنظيم ‪ +‬مكتبية ) ‪.‬‬

‫مهام السكرتير الخاص ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -1‬تنظيم المواعيد والمقابالت واالجتماعات ………………‪..‬الخ‬
‫‪ -2‬حفظ المستندات واألوراق الخاصة ‪.‬‬
‫‪ -3‬كتابة المذكرات والتقارير ‪.‬‬
‫* األعمال التي يقوم بها السكرتير الخاص ‪-:‬‬
‫‪ -1‬رد على كل المكالمات التلفونية على الرئيس الخاصة به ‪.‬‬
‫‪ -2‬حفظ المواعيد للرئيس وتنبيهه بها حلما يكون فارغا ً ‪.‬‬
‫‪ -3‬تنظيم عملية مقابالت الزائرين والتصرف بلباقة ‪.‬‬
‫‪ -4‬تنظيم االجتماعات ‪.‬‬
‫‪ -5‬القيام بمهمة كتابة المراسالت الخاصة بمكتب الرئيس ‪.‬‬
‫‪ -6‬حفظ األوراق الخاصة بمكتب الرئيس في مكانها الخاص والمخصصة ‪.‬‬
‫‪ -7‬االطالع على الصحف والمجالت وتلخيص مايهم للرئيس ‪.‬‬
‫‪ -8‬دراسة ما يكلفه المدير بدراسة وتقديم تقرير عنه ‪.‬‬

‫السكرتير والهاتف ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫وضع الهاتف من الناحية اليسرى ‪.‬‬ ‫‪-1‬‬
‫التأكد نمن وجود سماعة الهاتف في مكانها الصحيح في حالة عدم االستخدام ‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫االحتفاظ بأحدث الدليل ‪.‬‬ ‫‪-3‬‬
‫معرفة مكان الرئيس ‪.‬‬ ‫‪-4‬‬
‫السكرتير يمثل رئيسة‬ ‫‪-5‬‬

‫*‪-‬قواعد الذوق في االتصال التلفوني ‪-:‬‬

‫‪-1‬التحدث مع المدير بطريقة مناسبة ‪.‬‬
‫‪-2‬التكلم في السماعة لحولها ‪.‬‬
‫‪-3‬االبتعاد عن المجامالت الكثيرة ‪.‬‬
‫‪ -4‬عدم الغضب أثناء الحديث ‪.‬‬
 ‫‪ -5‬اإلصغاء إلى بمحدثك جيدا ً ‪.‬‬
‫‪ -6‬عدم تناول المأكوالت أثناء الحديث ‪.‬‬

‫* عند طلب الغير‪ -1 -:‬التأكد من طلب الرقم الصحيح ‪.‬‬

‫‪ -2‬ذكر اسم السكرتير وجهة العمل ‪ -3 .‬اإليجاز في الحديث ‪.‬‬
‫‪ -4‬إنهاء المكالمة بلطف وبنفس طريقة بدايتها ‪.‬‬

‫عند رد عمل الغير ‪-1 -:‬رفع السماعة بمجرد رنيين التلفون ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -2‬االيجابة بوضوح وبدقة ‪ -3 .‬عدم تحويل المكالمة للرئيس إال إذا كلن ضروريا ً ‪.‬‬
‫‪ -3‬يترك إيطال المكالمة وإنهائها ‪.‬‬

‫* طرق معالجة المكالمات الهاتفية ‪ )1 -:‬مكالمات صادرة ‪ )2 +‬مكالمات واردة ‪.‬‬

‫مكالمات صادرة‬ ‫مكالمات واردة‬

‫‪ -1‬تخطيط المكالمة ‪.‬‬ ‫‪-1‬صورة استقبال المكالمة‪.‬‬
‫‪ -2‬البحث عن الرقم ‪.‬‬ ‫‪ -2‬التعرف بالنفس ‪.‬‬
‫‪ -3‬التعرف بالنفس ‪.‬‬ ‫‪-3‬تدوين المكالمة الواردة ‪.‬‬
‫‪ -4‬تدوين المكالمات الصادرة ‪.‬‬ ‫‪ -4‬فرز المكالمات ‪.‬‬

‫المكالمات الواردة ‪-:‬‬

‫مالحظات‬ ‫توقيع‬ ‫نوع‬ ‫عنوانه رقم‬ ‫الوقت اسم‬ ‫اليوم‬ ‫الرقم‬

‫المستلم‬ ‫الهاتف الحالة‬ ‫المتحدث‬ ‫والتاريخ‬

‫*المكالمات الصادرة ‪-:‬‬

‫مالحظات‬ ‫نوع‬ ‫رقم‬ ‫الوقت اسم‬ ‫الرقم اليوم‬

‫المتصل الهاتف الحالة‬ ‫والتاريخ‬

‫*السكرتير والوزير ‪ -:‬السكرتير هو همزة وصل بين الرئيس والراغبين في مقابلة ‪.‬‬

‫*القواعد التي ينبغي أن يتبعها السكرتير في استقبال الزوار ‪-:‬‬

‫‪ -1‬أن تكون الزيارة في مواعيد محددة ومقدمة ‪.‬‬
‫‪ -2‬ال ينبغي تحت أي ظروف السماح بدخول الزائر إلى رئيس قبل إبالغ ‪.‬‬
‫‪ -3‬يجب على السكرتير العناية بمكتبه لكي يكون معد الستقبال الزوار في أي وقت ‪.‬‬
 ‫‪ -4‬تسجيل بيانات عن كل زائر في (( بطاقة الزوار )) ‪.‬‬
‫‪ -5‬إعداد سجل للرئيس عن مواعيد مقابالت الزوار ‪.‬‬

‫خطوات إتمام المقابالت مع الرئيس ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -2‬عند حظور الزائر ‪.‬‬ ‫‪ -1‬تحديد مواعيد المقابلة ‪.‬‬
‫‪ -4‬اعتذار الرئيس عن الزيارة ‪.‬‬ ‫‪ -3‬موافقة الرئيس على الزيارة ‪.‬‬

‫هناك بعض الموقف التي يجب التصرف بها بلباقة ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -3‬زائر صديق أو قريب ‪.‬‬ ‫‪-2‬زائر مرغوب فيه ‪.‬‬ ‫‪ -1‬زائر بدون معاد ‪.‬‬
‫‪ -5‬الصحفيون ‪.‬‬ ‫‪ -4‬زائر من العاملين ‪.‬‬

‫إنهاء الزيارة التي تطال عن ما هو محدود لها ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫(( عند طريق االتفاق بين الرئيس أو السكرتيرة مثل‪-:‬‬
‫‪-1‬االتصال عن طريق التلفون ‪.‬‬
‫‪-2‬إدخال ورقة للرئيس دون إبداء أي إشارة ‪.‬‬
‫‪-3‬أخبار الرئيس بأن موعد آخر قد حان ‪.‬‬
‫‪-4‬يفهم الرئيس بأن موعد االجتماع إحدى اللجان قد حل ‪.‬‬
‫‪ -5‬ننبه الرئيس بأن هناك أعمال هامة تنتظره ‪.‬‬
‫‪-6‬يلبي نداء الرئيس بطريقة متفق عليها كأن يدق له الجرس مرتين اإلنهاء المقابلة ‪.‬‬

‫السكرتير واالجتماع ‪-:‬األعمال هي ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -1‬قبل االجتماع ‪ -2 + .‬أثناء االجتماع ‪ -3 + .‬بعد االجتماع ‪.‬‬

‫السكرتير واالجتماعات نظرا ً لما تلعبه االجتماعات من أهمية في مختلف المنظمات‬ ‫‪‬‬
‫‪.‬‬

‫* مفهوم االجتماع ‪ -:‬هو عدد من أفراد قد يكون أثنين أو أكثر قد يصل إلى المئات كما‬
‫الحال في المؤتمرات يجتمعون بهدف مناقشة ودراسة موضوع معين والوصول إلى‬
‫قرارات بخصوص هذا الموضوع ‪.‬‬

‫أركان االجتماع ‪ -1 -:‬إرسال الدعوة إلى االجتماع لمن لهم حق الحضور ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -2‬توافر العدد القانوني ‪ -3 .‬رئاسة االجتماع ‪.‬‬
‫الدعوة إلى االجتماع ‪ -:‬هي دعوة يذكر فيها (( تاريخ ‪ ،‬وقت ‪ ،‬مكان ‪ ،‬الدعوة‬ ‫‪‬‬
‫المؤرخة وموقع عليها ‪ ،‬الموضوعات التي ستناقش )) ‪.‬‬

‫كيفية الدعوة الشخصية ‪-1 -:‬دعوة شخصية ‪ -2 .‬الدعوة بالبريد ‪ -3 .‬اإلعالن‬ ‫‪‬‬
‫في الصحف ‪.‬‬
 ‫* أصر عدم توجيه الدعوة ‪ (( -:‬يعرض القرارات للبطالن )) ‪ .‬فيما عدا ذلك ‪-:‬‬

‫‪ -1‬حالة وجود مبرر قوي لعدم توجيه الدعوة مثل السفر العضوي للخارج أو مرضه ‪.‬‬
‫‪ -2‬في حالة حضور لألعضاء الذي لهم حق الحضور ‪.‬‬
‫‪ -3‬في حالة عقد االجتماعات بصفة دورية ‪.‬‬

‫العدد القانوني ‪ -:‬هو ن\من األعضاء الالزم توافر كحد أدنى لصحة انعقاد االجتماع‬ ‫‪‬‬
‫وبالتالي صحة وقانونية القرارات التي تتخذ داخل االجتماع ‪.‬‬
‫العدد القانوني تحدده النظم الداخلية واللوائح الخاصة داخل المنشئة ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫يجب على الرئيس االجتماع أن يتأكد من توافر العدد القانوني داخل االجتماع ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫رئاسة االجتماع ‪ -:‬يقوم رئيس االجتماع بدورها في إدارة االجتماع قد يكون‬ ‫‪‬‬
‫موظف دائم أو مؤقت قد يعلن بانتخاب ‪.‬‬

‫واجبات رئيس االجتماع ‪ -1 -:‬حفظ النظام والتأكد من توافر جو الذوق والياقة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫واجبات تتصل بنقط النظام مثل حق الفيتو ‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫واجبات تتصل بالعد القانوني ‪.‬‬ ‫‪-3‬‬
‫واجبات تتصل بحفظ النظام وبدء االجتماع ‪.‬‬ ‫‪-4‬‬
‫واجبات تتصل بإعطاء الكلمة ‪.‬‬ ‫‪-5‬‬
‫واجبات تتصل بالمناقشة ‪.‬‬ ‫‪-6‬‬
‫واجبات تتعلق بطرح الموضوع على أعضاء بالتصويت ‪.‬‬ ‫‪-7‬‬

‫(( السكرتير واالجتماع ))‬

‫أ ‪ -‬دورة السكرتير في التحضير لالجتماع ‪.‬‬
‫ب‪ -‬أعمال السكرتير خالل االجتماع ‪.‬‬
‫ج‪ -‬واجبات السكرتير بعد االجتماع ‪.‬‬

‫أوالً‪ -:‬دورة السكرتير في التحضير لالجتماعات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -1‬تجميع المواضيع المؤشر عليها بالعرض على اللجنة ‪.‬‬
‫‪ -2‬القيام بنسخ العديد الكافي من الصور لهذه المواضيع بحيث يغطي عدد أعضاء اللجنة ‪.‬‬
 ‫‪ -3‬عرض المذكرة إلى الرئيس يوضح فيها المواضيع ولخص عن كل موضوع وطلب‬
‫تحديد موعد وسلعة االجتماع ‪.‬‬
‫‪ -4‬إعداد جدول األعمال (قائمة األعمال والموضوعات التي سيناقشها األعضاء خالل‬
‫االجتماع ) ‪.‬‬
‫‪ -5‬تجهيز السكرتير ملف لكل عضو ولرئاسة الجلسة وسكرتيرها ‪.‬‬
‫‪ -6‬يثبت نسخة من جدول األعمال على وجه كل ملف ‪.‬‬
‫‪ -7‬يقوم بتحرير دعوة االجتماع إلى األعضاء‬
‫‪ -8‬إرسال الدعوة مرفق لها جدول األعمال قبل االجتماع بوقت كافي لضمان وصول‬
‫الدعوة إليهم ‪.‬‬
‫‪ -9‬االتصال بأعضاء قبل معاد ب ‪ 48‬ساعة لتأكد من وصول جدول األعمال ‪.‬‬
‫‪-10‬يقول السكريتر باليوم السابق االجتماع بإشراف على تجهيز غرفة االجتماع ‪.‬‬
‫‪ -11‬القيام بتذكير رئيسه في اليوم السابق لالجتماع بموعده ‪.‬‬

‫األعمال السكرتير خالل االجتماع ‪ -:‬على السكرتير االجتماع واجبات ومهام ويتضح‬ ‫·‬
‫فيما يلي ‪-:‬‬
‫‪ -1‬مقابلة أعضاء االجتماع وأرشادهم إلى أماكنهم على منضدة االجتماع ‪.‬‬
‫‪ -2‬إحضار الرئيس بانتقال إلى غرفة االجتماع عند اكتمال عدد األعضاء ‪.‬‬
‫‪ -3‬مساعدة الرئيس في إدارة الجلسة أو االجتماع ‪.‬‬
‫‪ -4‬تسجيل وقائع االجتماع والقرارات التي يتوصل إليها األعضاء المجتمعون ‪.‬‬
‫* أعمال السكرتير بعد االجتماع ‪-:‬‬
‫‪ -1‬إعداد محضر الجلسة والتسجيل ‪.‬‬
‫‪ -2‬عرض المشروع المحضر على الرئيس إلدخال ما يراه فيه من تعديالت ‪.‬‬
‫‪ -3‬نسخ المحضر على اآللة الكاتبة وتجهيز العتماده في بداية ‪.‬‬
‫‪ -4‬بعد اعتماد المحضر بإبالغ الجهات بما اتخذت من قرارات في الموضوعات المرسلة‬
‫منها للتنفيذ ‪.‬‬
‫‪ -5‬متابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت ‪.‬‬
‫تخطيط أعمال السكرتارية ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬من أهم مقومات النجاح في عمل السكرتير وتنظيم أعماله بشكل دقيق وال يستطيع تحقيق‬
‫هذا العرض إال إذا لجأ لعملية التخطيط ‪..‬‬
‫‪ -‬يكون السكرتير بوضع الخطة عمل سنوية خطوط عريضة ثم يجزء هذه الخطة إلى خطة‬
‫شهرية ثم أسبوعية ويومية ‪.‬‬

‫* فوائد عمل الخطة بالنسبة للسكرتير ‪-:‬‬

‫‪ -1‬يساعد لتخطيط على تحديد األهداف العامة ‪.‬‬
‫‪ -2‬تساعد السكرتير على اإلعداد المسبق للمعدات واألدوات والمسائل التي ستحقق‬
‫األهداف بواسطتها‬
‫‪ -3‬تساعد السكرتير على مواجهة متطلبات الرئيس والتكيف في العمل ‪.‬‬
 ‫‪ -4‬تساعد السكرتير في تحديد األعمال و توضيح افضل الطرق للقيام بإنجازها‬

‫ما هو التخطيط السنوي ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫التخطيط هو طويل األجل ‪ :‬يتضمن الخطوط العريضة للمهمات واألعمال التي‬ ‫‪-‬‬
‫سيقوم بها السكرتير التي تتطلب زمن طويل مثل ( تجديد الملفات ‪ +‬االشتراكات‬
‫السنوية ‪ +‬االجتماعات السنوية ) ‪.‬‬
‫* معايير الخطة السنوية ‪-:‬‬
‫‪ )1‬أن تكون خطوط عريضة دون تفاصيل ‪.‬‬
‫‪ )2‬تشمل األعمال التي تنفذ كل سنة ‪.‬‬
‫‪ )3‬يتضمن اإلجراءات التي تتميز باالستقرار وعدم التغيير ‪.‬‬
‫أمثلة على التخطيط السنوي ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ )1‬تجديد الملفات ‪ )2 .‬تجديد االشتراكات السنوية للمجالت والجرائد ‪.‬‬
‫‪ )3‬تجديد المفكرة واألجندة السنوية ‪.‬‬
‫‪ )4‬إعداد نماذج جديدة أو تحديد النماذج المستخدمة في المكتب ‪.‬‬
‫‪ )5‬تحديد الصيانة العامة التي يجب أن تتم األجهزة المكتب وأثاثه ‪.‬‬

‫العيوب الناشئة ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -1‬عدم المرونة يصعب مواجهة الظروف الصعبة ‪.‬‬
‫‪ -2‬ال يصلح التخطيط السنوي لألعمال التي يتطلب إنجازها وقت قصير ‪.‬‬
‫* التخطيط األسبوعي ‪-:‬‬
‫يعتبر التخطيط جزء من التخطيط السنوي حيث ينقسم إلى أشهر وأسابيع ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫أهم مقومات الخطة األسبوعية ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ )1‬التخطيط األسبوعي أكثر تفصيالً من الخطة السنوية ‪.‬‬
‫‪ )2‬تشمل األعمال التي يتطلب إنجازها مدة أسبوع ‪.‬‬
‫‪ )3‬تشمل األعمال الروتينية األسبوعية ‪.‬‬

‫* فوائد التخطيط األسبوعي ‪-:‬‬

‫تجمع بين مزايا الخطة القصيرة ومزايا الخطة الطويلة ‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫عيوب التخطيط األسبوعي ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫ال يصلح لألعمال التي تحتاج مدة طويلة‬ ‫‪-‬‬
‫ثانيا ‪ ( -:‬السكرتارية المخصصة )‬

‫السكرتير المخصص‪ -:‬هو سكرتير مخصص في عمل فني معين ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عمله في نهاية األهمية بحيث أصبح ال غنى عنه في مكاتب الرؤساء ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تظهر أهمية هذا النوع من السكرتير بمكاتب رئيس الوزراء والوزراء نطاق العمل‬ ‫‪-‬‬
‫واسع والتخصصات كثيرة‪.‬‬
 ‫تقسيم السكرتارية المخصصة على سبيل المثال ال الحصر‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ )4‬سكرتير‬ ‫‪+‬‬ ‫‪ )1‬سكرتير فني ‪ )2 +‬سكرتير قانوني ‪ )3 +‬سكرتير صحفي‬
‫إحصائي ‪.‬‬

‫ثالثا ‪ ( -:‬السكرتارية العامة )‬

‫* قد شاع وجودها في األجهزة الحكومية ‪.‬‬

‫البريد الوارد والصادر ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫تلعب المراسالت دور حيوي وهام حيث أنها وسيلة من وسائل االتصال ونقل‬ ‫‪-‬‬
‫المعلومات وهي الصلة الحيوية التي تربط بين كل جهاز ومجتمع الذي يتعامل معه ‪.‬‬
‫* أوالً ‪ -:‬البريد الوارد ‪ -:‬عن طريق إدارة المحفوظات ‪.‬‬
‫أ ) إدارة البريد ‪ +‬ب) األجهزة الحكومية والمؤسسات‪ + .‬ج) استقبال البريد الوارد‬
‫وفرز جميع الخطابات الواردة ‪.‬‬

‫* ثانيا ‪ -:‬الخطابات ‪ )1 -:‬الخطابات الشخصية خاصة بالعاملين ‪.‬‬

‫‪ )2‬خطابات سرية وتسلم للمسؤولين‪ )3 + .‬خطابات رسمية سواء مسجلة أو عادية‬
‫‪ )4 + .‬برقيات ‪.‬‬

‫*ثالثا ‪ -:‬فتح البريد الوارد ‪-:‬‬

‫بعد االنتهاء من عملية البريد الوارد تبدأ عملية فتح المظاريف المعنوية بأسم‬ ‫‪-‬‬
‫المؤسسة العادية وال يجوز فتح المظاريف السرية أو الشخصية ‪.‬‬

‫* رابعا ً ‪ -:‬مراجعة المحتويات ‪-:‬‬

‫‪ -‬تبدأ بعد عملية فتح المحتويات و مراجعة المحتويات بعد فتح المظاريف الواردة ‪.‬‬
‫أ ) التأكد من أن جميع الخطابات موجهة للمؤسسة ‪.‬‬
‫ب) التأكد من سالمة المرفقات ‪.‬‬
‫ج ) التأكد من أن جميع الرسائل موقعه من المسؤول ‪.‬‬

‫* خامسا ‪ -:‬ختم البريد الوارد ‪-:‬‬

‫تبدأ عملية المعامالت الواردة دفعه واحدة اختصارا ً للوقت والبد أن يكون الختم‬ ‫‪-‬‬
‫اسفل الرسالة من الناحية اليسرى ‪.‬‬
‫* سادسا ‪ -:‬توجيه البريد الوارد ‪-:‬‬
‫هو تحديد اإلدارة أو القيم المختص بدارسة البريد الوارد والرد علية ‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫* سابعا قيد البريد الوارد ‪-:‬‬

 ‫هي عملية تسجيل البريد الوارد بغرض التأكد من أن معالجة ورده إلى المؤسسة‬ ‫‪-‬‬
‫قد سلمت لإلدارة أو القسم المختص لدراستها والرد عليها ‪.‬‬
‫طرق قيد البريد الوارد ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫القيد في سجل واحد ‪.‬‬ ‫‪)1‬‬
‫القيد حسب الجهات الخارجية ‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
‫القيد حسب اإلدارات ‪.‬‬ ‫‪)3‬‬

‫* ثامنا ‪ -:‬القيد في بيانات البريد الوارد ‪-:‬‬

‫البريد الصادر ‪ -:‬هو جميع المعامالت واالستفسارات والبرقيات التي تقوم بإرسالها‬ ‫‪‬‬
‫األجهزة إلى المؤسسات األخرى واألفراد الذين يتعاملون معهم ‪.‬‬
‫الخطوات التي يجب اتباعها في حالة البريد الوارد ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -1‬جمع البيانات لكتابة الرسالة ‪.‬‬
‫‪ -2‬إمالء الخطابات وكتابته ‪.‬‬
‫* هناك مراعاة عدة أمور عند كتابة الرسالة ‪-:‬‬
‫أ ) أن يكون األسلوب صحيحا من الناحية اللغوية ‪.‬‬
‫ب) أن يكون األلفاظ واضحة ودقيقة‪.‬‬
‫ج) االستعانة بالردود والنموذجية ‪.‬‬
‫‪ -3‬توقيع الخطابات ‪.‬‬
‫‪ +‬ب) إجراءات اإلرسال ‪.‬‬ ‫‪ -4‬معاملة المرفقات ‪ -:‬تنقسم إلى ‪ -:‬أ) المرفقات الكبيرة‪.‬‬

‫بعد وصول المكاتبات من أقسام المشروع المختلفة إلى وحدة الصادر تقوم بعدة‬ ‫‪-‬‬
‫خطوات ‪.‬‬
‫أ) فرز المكاتبات ( ترسل بواسطة إدارة البريد ‪ +‬عن طريق مندوب الجهاز ‪ +‬عن طريق‬
‫البرق )‪.‬‬
‫ب) قيد البريد الصاد ‪ .‬ج) وضع المكاتبات في المظروف ‪ .‬ه) وضع طوابع البريد ‪.‬‬
‫و) تصدير البريد ‪ -1 -:‬بالنسبة للبريد خارج المدينة ‪ )2 +‬بالنسبة للبريد داخل المدينة ‪.‬‬
‫‪ -3‬البرقيات ‪.‬‬
 ‫(( الفصل الثاني ))‬
‫حفظ التصنيف والفهرسة ‪ ((.‬أنواع التصنيف) ‪.‬‬ ‫·‬
‫يقصد بالتصنيف ‪ -:‬األواق أي تجميع المتشابه ذات الصفات المشتركة بمقدار ما‬ ‫·‬
‫بينها من درجات التشابه في مكان ‪ ،‬بمقدار ما بينها من درجات االختالف في مكان آخر‬
‫‪.‬‬

‫‪ )2‬االتجاه العملي ‪.‬‬ ‫جهات التصنيف ‪ )1 -:‬اتجاه نظري ‪+‬‬ ‫·‬

‫مزايا خطة التصنيف الجديدة ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -1‬أن تكون شاملة لكافة الموضوعات التي تتضمنها المحفوظات ‪.‬‬
‫‪ -2‬توضيح الصالت بين الموارد والموضوعات ‪.‬‬
‫‪ -3‬يجب أن تكون الخطة موضعية ‪.‬‬
‫‪ -4‬أن تتميز بالسهولة والبساطة ‪.‬‬
‫‪ -5‬أن تكون خطة مرنة ‪.‬‬
‫طرق التصنيف ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫اشهر الطرق المستخدمة في التصنيف ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪ )1‬التصنيف الموضوعي ‪ -:‬من أهم طرق التصنيف حيث يعكس كافة أنشطة ومجاالت‬
‫وعمل أي منشئه ويسهل إلى المعلومات في أقل وقت ممكن ‪.‬‬

‫‪ )2‬التصنيف الجغرافي ‪ -:‬وفيه مجمع األوراق والوسائط التي تخص فرع في منطقة‬
‫جغرافية واحدة في ملفات خاصة بها أو في دولة أو إقليم أو مدينة أو قرية أو حي من‬
‫أحياء من نفس المدينة ‪.‬‬

‫‪ )3‬التصنيف الزمني ‪ -:‬وهو التصنيف التاريخي بمقتضى هذه الطريقة يتم تجميع‬
‫األوراق والمستندات حسب تواريخ صدورها ‪ ( -:‬ملفات القضايا ‪ +‬القرارات الوزارية‬
‫‪ +‬األوامر اإلدارية ‪ +‬الميزانيات ) ‪.‬‬

‫‪ )4‬التصنيف بالشكل ‪ -:‬وفي هذا النوع ال ينظر إلى الموضوع بالنسبة للمادة ‪ ،‬أو اسم‬
‫صاحبها من خالل ‪-:‬‬
‫أ) الشكل الظاهري للخريطة من حيث الحجم والمساحة واللون‪.‬‬
‫ب) الشكل الذي صيغه فيه الوثيقة مثل ‪ (-:‬الفواتير وأوامر الشراء ‪ +‬التقارير والمظاهرات‬
‫)‪.‬‬

‫‪ )5‬التصنيف حسب األسماء ‪ -:‬هو تجميع األواق والمستندات حسب األسماء سواء كانت‬
‫أشخاص أو للمؤسسات على حده ‪.‬‬

‫ثالثا ‪ (( -:‬ترتيب وترقيم المحفوظات ))‪.‬‬

‫* الترقيم ‪ -:‬وهو رمز يستخدم قد يكون حرف هجائي وقد تكون رقم عددي أو‬
‫يكون مزيج من األرقام والحروف بحيث يترجم الموضوعات أو األسماء التي يتضمنها‬
‫المحفوظات من لغة أصلية يصعب استعمالها إلى لغة أيسر استعماالً تستعمل عملية‬
‫الرجوع إلى الملف الخاص به ‪.‬‬
‫* الترتيب ‪ -:‬وهو تنظيم وترتيب الملفات بعد تصنيفها وترتيبها بإحدى طرق‬
‫الترقيم المناسب إما هجائيا ً أو عدديا ً ‪.‬‬
‫* طرق الترتيب والترقيم ‪-:‬‬
‫أ) الطرق الهجائية البسيطة ‪ -:‬يمكن استخدامها لترتيب ملفات األسماء (‬
‫الموظفين أو العمالء ) ترتيب هجائي حسب الحرف األول فالثاني فالثالث وهكذا وال‬
‫تصلح هذه الطريقة إال بالمكاتب التي بها من الملفات أما المؤسسات الكبيرة التي بها‬
‫عدد كبير من الملفات ال تصلح لها نظر أن عيوب الطريقة الهجائية البسيطة ‪.‬‬
‫* من عيوب الطريقة الهجائية البسيطة ‪-:‬‬
‫‪ -1‬تسبب هذه الطريقة وحدة الموضوع ‪.‬‬
‫‪ -2‬قد ينجم عن استخدامها وضع الملفات في غير أماكنها الصحيحة ‪.‬‬
‫‪ -3‬صعوبة تحديد رؤس الموضوعات الواجب استعمالها لتحديد الحرف الهجائي‬
‫التي توضع تحته ‪.‬‬
‫‪ -4‬تؤدي إلى ضياع الملفات في حالة السهو والنسيان ‪.‬‬

‫ب) الطريقة الهجائية المركبة ‪ -:‬هذه الطريقة تعالج مشكلة تشتيت ملفات الموضوع الواحد‬
‫وتوزيعه على عدة أدراج ويتم ذلك بواسطة تجميع أجزاء الموضوع الواحد تحت أرس‬
‫الموضوع ‪.‬‬
 ‫ج) الطريقة الرقمية المركبة ‪ -:‬وهي أكثر الطرق انتشارا فبعد تصنيف المحفوظات إلى‬
‫أبواب وفصول وموضوعات ترقيم األبواب الرئيسية إلى أرقام ‪ ،3 ،2 ،1‬وكذلك الفصول‬
‫والموضوعات على حدى ‪.‬‬

‫مميزات هذه الطريقة ‪ )1 -:‬المرونة ‪ )2 .‬السهولة‬ ‫·‬

‫تساعد على بقاء الملفات واألوراق التي بها في حالة جيدة ‪.‬‬ ‫‪)4‬‬

‫د) الطريقة الهجائية المزدوجة ‪ -:‬تشبه إلىحد كبير الطريقة الرقمية المزدوجة مع فارق‬
‫وهو استعمال الحرف الهجائي لترقيم األبواب والفصول والموضوعات بواسطتها ‪.‬‬
‫* عيوب هذه الطريقة ‪-:‬‬
‫‪ -1‬أنها محدودة بالحروف الهجائية وعددها ‪ 28‬حرف ‪.‬‬
‫‪ -2‬الترتيب بالحروف الهجائية أصعب من األرقام ‪.‬‬
‫‪ -3‬حفظ األرقام بالذاكرة أسهل من حفظ الحروف الهجائية ‪.‬‬
‫ه) الطريقة الهجائية الرقمية المزدوجة ‪ -:‬تجمع هذه الطريقة بين الرقمية المزدوجة‬
‫والطريقة الهجائية لالستفادة من المزايا وتحسب العيوب‪.‬‬
‫الترقيم العشري ‪ -:‬وهي استخدام األرقام العشرية وتعتمد هذه الطريقة على تقسيم‬ ‫‪‬‬
‫الموضوعات التي تضمها محفوظات أي مؤسسة إلى أبواب رئيسية بحيث ال تزيد عن‬
‫عشرة أبواب كما يقسم كل باب بحيث ال يزيد عن عشرة أقسام وكذلك كل قسم إلى‬
‫فروع بحيث ال يزيد أيضا عن عشرة وكل فرع إلى شعب بحيث ال يزيد عن عشرة شعب‬
‫وهكذا ومن الممكن اإلرترسال حتى نصل إلى تجميع دقيق لألوراق الموضوع الواحد ‪.‬‬
‫مميزات هذا النظام ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -1‬تجميع الملفات التي تتعلق بموضوع واحد في مكان واحد ‪.‬‬
‫‪ -2‬يقصر على الترقيم الرقمي المزدوج ‪.‬‬
‫‪ -3‬االستعداد الستيعاب جميع الموضوعات التي تندرج تحت موضوع واحد ‪.‬‬
‫‪ -4‬قابلية للتطوير والتحسين بعد فترة زمنية ‪.‬‬

‫من عيوب هذه الطريقة ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ )1‬أنها محدودة بعشرة أبواب وعشرة أقسام وعشرة فروع وعشرة شعب فإن زادت عن‬
‫عشرة ال تجد مكان لها مكان في الخطة ‪.‬‬
‫‪ )2‬زيادة التكاليف ألنها تحتاج إلى موظفين متخصصين ‪.‬‬
 ‫ثالثا ‪ ( -:‬الفهرسة )‬

‫الفهرسة بالنسبة للمحفوظات هي عملية إنشاء فهارس خاصة بما تحتوي‬ ‫‪-‬‬
‫المؤسسة من أوراق ومستندات وتطبيعها على جميع األوراق الواردة أو الصادرة أو‬
‫المعدة للحفظ ‪.‬‬

‫وتنقسم الفهرسة بالنسبة للمحفوظات إلى قسمين ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -1‬القسم األول ‪ -:‬وضع نظام لهيكل المعلومات ‪.‬‬
‫‪ -2‬القسم الثاني ‪ -:‬التطبيق العملي للفهرسة ‪.‬‬

‫أنواع الفهارس ‪ -:‬تنقسم الفهارس من حيث طبيعة األعمال بكل مؤسسة إلى ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ )1‬الفهرس الموضوعي ‪ -:‬عبارة عن مجموعة من المعلومات والبيانات موتبة هجائيا‬
‫حسب موضوعاتها أمام كل موضوع الرقم الذي يدل على مكان وجود الملف ‪.‬‬
‫‪ )2‬فهرس األسماء ‪ -:‬هي المعومات والبيانات التي تم تجميعها حسب األسماء سواء كانت‬
‫أسماء أشخاص أو مؤسسات وطبقا ً الخطة وفهرسة األسماء‪.‬‬
‫أشكال الفهارس ‪ -:‬بعضها متطور والبعض اآلخر تقليدي يعتبر معوقا من معوقات‬ ‫·‬
‫التي تعترض أجهزة المحفوظات ‪.‬‬

‫وأهم هذه األنواع ‪-:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ )1‬فهارس البطاقات ‪ -:‬من أهم مصادر المعلومات ألية مؤسسة كما يعتبر أهم األدلة التي‬
‫ترشد الباحثين واألخصائيين على أماكن المعلومات التي يرغبونها ‪ .‬حيث يوجد العديد من‬
‫أشكال فهارس البطاقات فمنها أجهزة الفهارس المرئية واألكثر تطور وهي البطاقات‬
‫المثقبة ‪.‬‬
‫مميزات بطاقات الفهارس ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -1‬البطاقة تعتبر وحدة مستقلة لتجميع المعلومات والبيانات عن أي شخص أو موضوع ‪.‬‬
‫‪ -2‬سهولة إضافة المعومات أو استرجاعها ‪.‬‬
‫‪ -3‬المرونة فمن السهل أي بطاقات جديدة أو حذف أية بطاقات قد أبطل العمل بها ‪.‬‬
‫‪ -4‬ال تحتاج إلى معدات كثيرة أو تكاليف عالية ‪.‬‬

‫‪ )2‬فهارس البطاقات المرئية ‪ -:‬هي عبارة عن دواليب صغيره من الصاج المطلي لحفظ‬
‫البطاقات يتألف كل دوالب من األدراج من عدد األدراج المسطحة حسب حجم كل منها‪.‬‬
‫وأهم ما يميز هذا النوع من أشكال الفهارس البطاقات أن جميع الموضوعات أو األسماء‬
‫التي يحويها كل درج من أدراج الفهرس تظهر بمجرد سحب الدرج في حالة يقع الباحث‬
‫على البطاقة المطلوبة من أجل هذا سمي هذا النوع بالفهارس المتطورة ‪.‬‬
‫مميزات هذه البطاقة ‪-:‬‬ ‫‪‬‬
 ‫‪ -1‬تعطي الباحث المعلومات التي يرغبها دون الرجوع إلى ملفات ‪.‬‬
‫‪ -2‬توفر الكثير من الوقت ‪.‬‬
‫‪ -3‬تحافظ على المستندات التي تضمها الملفات من االستهالك ‪.‬‬

‫عيوبها ‪ -:‬في حالة إضافة بطاقات جيدة يجب ترحيل كافة البطاقات التي تليها لذا‬ ‫·‬
‫يجب ترك فراغات في كل درج لالستيعاب البطاقات الجديدة ‪.‬‬
‫‪ )3‬الفهارس المطبوعة ‪ -:‬وهي عبارة عن قوائم مطبوعة تحتوي على كافة‬
‫الموضوعات أو األسماء التي تضمها محفوظات أية مؤسسة مرتبة هجائيا وأمام كل‬
‫موضوع أو اسم رقم ملفه طبقا لطريقة الترقيم المستخدمة ويتم توزيعه على كافة‬
‫إدارات وأقسام المؤسسة ‪.‬‬
‫تتميز هذه الفهارس ‪ -:‬إنها تعمل على تسهيل تداول المعلومات من خاللها يستطيع‬ ‫‪‬‬
‫أي موظف من أي إدارة من اإلدارات المؤسسة أن يلم بالموضوعات التي تخص إدارته‬
‫‪ .‬وكذلك جميع الموضوعات الخاصة بإدارات األخرى ‪.‬‬

‫* عيوب هذه الفهارس ‪ -:‬صعوبة إضافة أية موضوعات جديدة إلية ولذا طبع مالحق‬
‫دورية إما ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية حسب كمية الموضوعات الجديدة ثم‬
‫توزيع على اإلدارات واألقسام التي تم توزيع الفرس األصلية عليها ‪.‬‬

‫الفهرس المجلد ‪ -:‬في جميع المؤسسات الدولة ‪ .‬وهي عبارة عن سجل يتم تسجيل‬ ‫‪‬‬
‫الموضوعات أو األسماء به وأمام كل موضوع أو اسم رقم ملفه مع ترك فراغات‬
‫ألمكانية اإلضافة إلية في المستقبل ‪ .‬إال أن هذا الفهرس ال يستوعب كافة اإلضافات إلية‬
‫بعد ملء الفراغات األمر الذي يشوه منظره ويفقده أهميته كفهرس ‪.‬‬
 ‫الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية‪:‬‬

‫‪1.‬الصفات الشخصية‬
‫‪2.‬الصفات العلمية‬
‫‪3.‬الصفات العملية‬

‫سأفصل قليالً‪:‬‬

‫أوالً ‪ :‬الصفات الشخصية ‪:‬‬

‫‪o‬أن يكون صادقا ً أمينا ً يحفظ أسرار المؤسسة‪.‬‬

‫‪o‬أن يتميز باللباقة وحسن التصرف‪.‬‬

‫‪o‬أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة‪.‬‬

‫‪o‬أن يتصف بالطالقة في التعبير وحسن االستماع‪.‬‬

‫‪o‬أن يكون قوي الثقة بالنفس‪.‬‬

‫‪o‬أن يهتم بالمظهر الحسن واالنتظام في العمل‪.‬‬

‫ثانيا ً ‪ :‬الصفات العلمية‪:‬‬

‫‪o‬أن يكون حاصالً على شهادة تؤهله ألعمال السكرتارية‪.‬‬

‫‪o‬أن يكون واسع االطالع على ما يجد في مجال عمله‪.‬‬

‫‪o‬أن يكون ملما ً باألنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة‪.‬‬

‫‪o‬أن يكون قادرا ً على التعبير بلغة صحيحة باإلضافة إلى اللغة االنجليزية‪.‬‬

‫ثالثا ً ‪ :‬الصفات العملية‪:‬‬

‫أن يكون ملما ً بما يلي‪:‬‬

‫‪o‬الطباعة‬
 ‫‪o‬اإلمالء‬

‫‪o‬النسخ والتصوير‬

‫‪o‬استعمال الهاتف‬

‫‪o‬معالجة المعلومات‬

‫‪o‬مهارة االتصاالت وغيره‬

‫التعرف على أنواع السكرتارية وأعمال كل نوع‪...‬‬

‫أنواع السكرتارية‪:‬‬

‫خاصة‬

‫متخصصة‬

‫عامة‬

‫أوالً ‪ :‬السكرتير الخاص‪:‬‬

‫هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظرا ً‬

‫لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل…‬

‫وتتلخص أعماله فيما يلي‪:‬‬

‫‪1-‬استقبال الزوار وفق جدول محدد‪..‬‬

‫‪2-‬الرد على المكالمات الهاتفية ‪ ،‬وتسهيل مكالمات الرئيس مع اآلخرين‪..‬‬

‫‪3-‬تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة‪..‬‬

‫‪4-‬حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة‪..‬‬

‫‪5-‬القيام باألعمال الكتابية الخاصة بالرئيس‪..‬‬

‫‪6-‬مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر‪..‬‬

‫‪7-‬مساعدة الرئيس في عقد االجتماعات والحفالت‪..‬‬

 ‫ثانيا ً ‪ :‬السكرتارية المتخصصة‪:‬‬
‫السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية‬

‫ويتفرع إلى فروع عدة وهي‪:‬‬

‫*مدير المكتب‬

‫*القانوني‬

‫*الصحفي‬

‫*الطبي‬

‫*الفني‬

‫*التعليمي‬

‫*اإلحصائي‬

‫أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام‪:‬‬

‫•دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز‪..‬‬

‫•مالزمة الرئيس في حضور االجتماعات الفنية لتقديم المعلومات الالزمة له‪..‬‬

‫•االطالع على ما يستجد في مجاله تخصصه من األبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس‪..‬‬

‫•حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق واألوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها‪..‬‬

‫أ) مدير المكتب‪:‬‬

‫تتلخص أعماله‪:‬‬

‫•تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها‪...‬‬

‫•البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس‪..‬‬

‫•التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إال الذي يصدر‬

‫بموجبها أمر من الرئيس بوجوب االطالع عليها‪...‬‬

‫•حضور االجتماعات مع الرئيس‪...‬‬

 ‫•حضور المؤتمرات الصحفية‪...‬‬

‫•مرافقة الرئيس في زيارته ورحالت عمله اذا طلب منه ذلك‪...‬‬

‫ب ) السكرتير القانوني‪:‬‬

‫تتلخص أعماله‪:‬‬

‫•فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من األفراد أو المؤسسات‪..‬‬

‫•صياغة القرارات االدارية من الناحية القانونية قبل اصدارها‪...‬‬

‫•الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من األفراد والمؤسسات األخرى‪...‬‬

‫•حضور الجلسات مع الرئيس لالستعانة به من الناحية القانونية‪...‬‬

‫•دراسة حاالت النقل والترقية والعالوات‪...‬‬

‫ج ) السكرتير الصحفي‪:‬‬

‫تتلخص أعماله‪:‬‬

‫•االطالع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق ُخصص‬

‫لهذا الغرض ‪ ،‬وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيس‬

‫ثم يرسله إلى الصحف للنشر‪...‬‬

‫•يزود الرئيس بجميع االشياء المحلية والعالمية التي لها عالقة بمنشأته‪...‬‬

‫•يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة‪..‬‬

‫د) السكرتير الطبي‪:‬‬

‫تتلخص أعماله‪:‬‬

‫•استقبال المريض وأفراد عائلته‪.‬‬

‫•حفظ سجالت المريض‪.‬‬

‫•معالجة البريد الوارد والصادر‪.‬‬

 ‫•استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها‪.‬‬

‫•كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على اآللة الكاتبة‪.‬‬

‫•تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية‪.‬‬

‫ه) السكرتارية التعليمية ‪ :‬وتتلخص أعماله‪:‬‬

‫•استقبال األشخاص المترددين على القسم‪..‬‬

‫•استقبال المكالمات الهاتفية‪..‬‬

‫•اعداد بعض حفالت الشاي‪..‬‬

‫•حفظ األوراق والمستندات‪..‬‬

‫•مساعدة أعضاء هيئة التدريس‪..‬‬

‫و) السكرتارية الفنية‪:‬‬

‫وتتلخص اعماله‪:‬‬

‫•يقوم بالدراسات واألبحاث التي تتطلب من الرئيس‪.‬‬

‫•تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء االجتماعات التي يعقدها الرئيس‪.‬‬

‫•يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير واألبحاث مع التعليق عليها‪..‬‬

‫ز) السكرتارية اإلحصائية‪:‬‬

‫وهو الذي يقوم بجمع البيانات اإلحصائية من مصادرها المحلية واألجنبية ويكون على اتصال‬

‫وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة‪...‬‬

‫ويتفرع إلى فروع عدة وهي‪:‬‬

‫*مدير المكتب‬

‫*القانوني‬

‫*الصحفي‬
 ‫*الطبي‬

‫*الفني‬

‫*التعليمي‬

‫*اإلحصائي‬
‫ما ذا تعرف عن السكرتارية العامة ؟؟‬

‫ثالثا ً ‪ :‬السكرتارية العامة ‪ " :‬اإلدارة المكتبية"‬

‫أهم خدماتها‪:‬‬

‫‪1-‬تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها‪.‬‬

‫‪2-‬تلتزم بما يتطلبه االتصال العادي والبرقي والسلكي‪.‬‬

‫‪3-‬تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة‪..‬‬

‫فروع السكرتارية العامة‪:‬‬

‫*وحدة االستعالمات‬

‫*وحدة الطباعة‬

‫*وحدة الصيانة‬

‫*وحدة التعقيب‬

‫*وحدة الحركة‬

‫*وحدة خدمات المبنى‬

‫*وحدة المحفوظات‬

‫*وحدة االتصال‬

‫*وحدة مراقبة الدوام‬

‫^مالحظة^‬

‫**يختلف تقسيم السكرتارية العامة من مؤسسة إلى أخرى تبعا ً الختالف التنظيم‬
 ‫اإلداري للمؤسسة الموجودة بها إال أنه يتم إعادة تقسيم السكرتارية العامة إلى‬

‫الوحدات السابقة‪...‬‬

‫أ) اختصاصات وحدة االستعالمات‪:‬‬

‫*تنظيم دخول المترددين على المنشأة باستقبالهم ‪ ،‬والتحقق منهم‪..‬‬

‫*الرد على استفسارات المراجعين‪..‬‬

‫*استالم البريد الوارد والبرقيات الواردة في غير أوقات العمل الرسمية‪..‬‬

‫ب) اختصاصات وحدة االتصال الهاتفي‪:‬‬

‫*تركيب ونقل ورفع التليفونات داخل أقسام المنظمة‪.‬‬

‫*تلقي اإلرشادات الهاتفية الصادرة والواردة وإرسالها إلى الجهات المختصة‪.‬‬

‫*تشغيل اللوحات التليفونية وصيانتها وتعليمها‪.‬‬

‫ج ) اختصاصات وحدة المحفوظات‪:‬‬

‫*كافة أعمال البريد الوارد من استقبالها ‪ ،‬استالم ‪،‬فرز ‪....‬الخ‬

‫*كافة أعمال البريد الصادر من استقبال ‪.... ،‬الخ‬

‫*اإلشراف على تداول الملفات واستعادتها‪.‬‬

‫*اإلشراف على تنظيم وإدارة غرفة الحفظ‪..‬‬

‫د) اختصاصات وحدة الطباعة‪:‬‬

‫*اإلشراف على قسم النسخ المركزي إن وجد‪.‬‬

‫*القيام بجميع أعمال الطباعة واالحتفاظ بأصول الورق‪.‬‬

‫*القيام بأعمال صيانة اآلالت الكاتبة وآالت الطباعة واتخاذ إجراءات إصالح للذي‬

‫يعطل منها فورا ً‪.‬‬

‫ه ) اختصاصات وحدة الصيانة‪:‬‬

 ‫*صيانة وإصالح األبواب والشبابيك واألثاث‪.‬‬

‫*صيانة وإصالح اآلالت المكتبية‪.‬‬

‫*صيانة المبنى وعمل الدهانات الالزمة له‪.‬‬

‫*وقاية المبنى من أخطار الحريق‪.‬‬

‫*كافة أعمال السباكة‪.‬‬

‫*كافة أعمال الكهرباء‪.‬‬

‫*صيانة وإصالح أجهزة التكيف والمصاعد‪.‬‬

‫و) اختصاصات وحدة الحركة‪:‬‬

‫*إعطاء أوامر الحركة للسائقين الستخدام وسائل النقل الخاصة بالمؤسسة‪.‬‬

‫*تجديد رخص السيارات المنتهية وتجديد التأمين على السيارات سنويا ً‪.‬‬

‫*ترتيب نوبات العمل بين السائقين‪.‬‬

‫*اإلشراف على صيانة وسائل النقل‪.‬‬

‫*مراقبة استهالك الوقود والتأكد من استهالكه في األعمال المصلحية‪.‬‬

‫ز) اختصاصات وحدة خدمات المبنى‪:‬‬

‫*ترتيب ورديات عمال النظافة والسعادة وتوزيع األعمال عليهم‪.‬‬

‫*مراقبة نظافة المبنى وأداء العمال ألعمالهم على أكمل وجه‪.‬‬

‫*االشتراك في الصحف والمجالت ومراقبة توزيعها على من يهمه األمر‪.‬‬

‫*اتخاذ إجراءات اإلعالن في الصحف والمجالت‪.‬‬

‫*التعاقد على تأجير المبنى والملحقات الضرورية للعمل‪.‬‬

‫ح ) اختصاصات وحدة التعقيب "مندوب العالقات الحكومية‪":‬‬

‫*االحتفاظ بسجالت المتعاقدين‪.‬‬

 ‫*استخراج اإلقامة الخاصة بهم وبأسرهم‪.‬‬

‫*الحصول على التأشيرات الالزمة لهم‪.‬‬

‫*استخراج تذاكر السفر الخاصة لهم‪.‬‬

‫ط ) اختصاصات وحدة مراقبة الدوام‪:‬‬

‫*مراقبة حضور وانصراف العاملين في مواعيد العمل الرسمية‪..‬‬

‫*أخطار شؤون الموظفين بحاالت التأخير والغياب‬

‫لدرس الخامس ‪ /‬كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد‬

‫سنكمل اليوم بإذن هللا واجبات السكرتير األولية والتي بدأناها في الدرس السابق‬

‫واجبات السكرتير األولية‪:‬‬

‫ثالثا ً ‪ /‬استعمال الهاتف‪:‬‬

‫أ ) أسلوب التحدث إلى الهاتف‬

‫"أسلوب التحدث يعطي انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة‪"..‬‬

‫على السكرتير أن يأخذ بعين االعتبار األمور التالية عند التحدث بالهاتف‪:‬‬

‫*التكلم بأسلوب هادئ وواضح‪..‬‬

‫*يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفا ً‪..‬‬

‫*السرعة باإلجابة والرد على الهاتف والتعريف بالشركة‪..‬‬

‫*الحفاظ على سرية االتصال‪..‬‬

‫*تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقا ً‪..‬‬

‫*اإلصغاء وعدم المقاطعة في الحديث‪..‬‬

‫*عدم استخدام الهاتف ألغراضه الشخصية‪..‬‬

‫*على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبالً لها ‪ "" ..‬مهمة""‬
 ‫ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة‪:‬‬

‫يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج‬

‫مكتبه أو في اجتماع وعلى السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضروريةمثل‪:‬‬

‫اسم المتصل –سبب االتصال – وقت االتصال – عنوان المتصل‪-‬في أي وقت يرغب أن يتصل به‬

‫الرئيس في حالة عودته ‪ ""..‬آخر نقطة مهمة""‬

‫ج) االتصال الهاتفي باآلخرين‪:‬‬

‫*أن يقوم السكرتير باالتصال باآلخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي‪.‬‬

‫*يجب ان يترك وقت فراغ بين االتصال واآلخر إلعطاء فرصة لالتصال به‪.‬‬

‫د) طرق االتصاالت الهاتفية خارج الدولة‪:‬‬

‫يجب على السكرتير االحتفاظ بسجل أو دليل يحتوي على جميع الدول التي‬

‫يتعامل معها الرئيس وهذا الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها‬

‫ورقم المدينة والشركة التي يرغب االتصال بها‪..‬‬

‫كالتالي ‪ :‬مثال‪:‬‬

‫رقم الشركة ‪ ,‬الرقم الرمزي للمدينة ‪ ,‬الرقم الرمزي للدولة ‪00 ,‬‬

‫رابعا ً ‪ /‬أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر‬

‫تتوقف فعالية وكفاءة األدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع‬

‫لمعالجة البريد‪ ،‬يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون يحمل شيك أو حواالت‬

‫مالية بريدية أو بنكية مرفقة بها‪...‬‬

‫خطوات معالجة البريد الوارد‪:‬‬

 ‫*وصول البريد إلى المنشأة‪..‬‬

‫*فتح البريد‪..‬‬

‫*فتح المرافقات وفرزها‪..‬‬

‫*تسجيل وقت المراسالت‪..‬‬

‫*فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه‪..‬‬

‫*التسجيل في دفتر الوارد‪..‬‬

‫*توزيع الرسائل على جهات االختصاص‪..‬‬

‫أما البريد الصادر‪:‬‬

‫يجب على المؤسسة االهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها ألنها تعطي انطباعا‬

‫عنها للجهات المصدرة إليها ‪ ،‬بحيث تكون ذات مظهر الئق ومنسق وخالية من األخطاء‬

‫اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعالن للمؤسسة‪..‬‬

‫اإلجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل‪:‬‬

‫*جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإمالئها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق الالئم‪..‬‬

‫*فهرسة الرسائل ‪ ،‬وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على األصول وكل الصور‪..‬‬

‫*توقيع الرسائل‪..‬‬

‫*التسجيل في السجل الصادر‪..‬‬

‫*طي الرسالة ووضعها في الغالف المناسب‪..‬‬

‫*طباعة عنوان المرسل إليه على الغالف‪..‬‬

‫*تشميع الغالف ووضع الطوابع عليه‪..‬‬

‫األدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر‪:‬‬

‫األختام – آالت فتح المغلفات – آالت إغالق المغلفات – آالت طي الرسائل–‬

 ‫آالت العنونة – آالت وضع الطوابع‪..‬‬

‫معلومات إضافية تخص النقطة الثالثة من واجبات السكرتير ( استعمال الهاتف )‬

‫وهي مأخوذه من كتابي المجمع ‪ 2‬دورات )‪( nlp‬بس كتبتها هنا لوجود عالقة‪...‬‬

‫الهاتف كوسيلة اتصال بين البشر‬

‫قد تتفق معي أن الهاتف وسيلة اتصال فعّالة ‪ ..‬أو ال تتفق‪..‬‬

‫وأنا معك في الحالتين وهو وسيلة ممتازة إليصال رسائلنا إلى اآلخرين‪..‬‬

‫وألن الهاتف وسيلة فإن له قواعد في التعامل معه‪:‬‬

‫‪1 .‬اختيار نوع الهاتف‪:‬‬

‫عا من الهواتف التي تناسبك؛ بمعنى أن كل شخص‬

‫يجب عليك أوال أن تختار نو ً‬

‫حر في اختيار الهاتف الذي يريحه‪..‬فالبعض يحب التحدث عبر الهواتف الالسلكية‬

‫والبعض اآلخر يحب تلك الحافظة للرسائل‪ ،‬المهم هو أن تختار الهاتف الذي‬

‫يريحك في شكله ‪ ..‬وحمل سماعته ووضوح صوته‪.‬‬

‫‪2.‬استعد إلجراء المكالمة (وضع إرسال)‪:‬‬

‫*إ ذا كنت تستخدم اليد اليمنى في التعامل اليومي فضع ورقة وقل ًما يمين الهاتف‪..‬‬

‫وعندما ترفع السماعة قم برفعها باليد اليسرى ‪..‬إن ذلك يجعلك مستعدًا لتسجيل‬

‫أي مالحظة خالل المكالمة‪ ،‬وكذلك تدوين أفكارك‪ ..‬لطرحها في المستقبل‪.‬‬

‫*قبل أن تهم برفع سماعة الهاتف لتجري اتصاال قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد‬
 ‫أن تبلغها إلى الطرف اآلخر حتى ال تتوه منك األمور أثناء الحديث‪.‬‬

‫*عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فورا ‪ ..‬و ال تقل إنه يعرف صوتي‪.‬‬

‫فكثير من الناس متشابهون في أصواتهم ‪ ..‬وذلك حتى ال يقع متلقي رسالتك في حرج‪.‬‬

‫*ال تأكل أثناء الحديث في الهاتف أو تمضغ اللبان وتخلص مما في فمك قبل‬

‫أن تقوم بطلب المكالمة أو حتى الرد عليها‪.‬‬

‫*إذا كنت في ظروف عادية حاول أن تكون مبتس ًما ولو كان المحاور ال يراك ؛‬

‫فإن عضالت الوجه المنشرح تؤثر عمليًا على نبرات الصوت‪.‬‬

‫*ال تنشغل في أعمال جانبية أثناء التركيز في المكالمة؛ فإذا كانت هامة فركز فيها‪..‬‬

‫وإن كانت غير هامة فال تضيع وقتك‪ ،‬وانهها بكل لباقة ولطف‪.‬‬

‫*ال تتحدث بالهمهمات واإلشارات؛ بل بالصوت فقط فإن الطرف اآلخر ال يراك عبر الهاتف‪..‬‬

‫إال إذا كنت تستعمل الهاتف المرئي!‬

‫*استخدم لغتك األصلية وال تستعمل لغة أخرى إال إليضاح مفهوم أو كان المتحدث اآلخر‬

‫ال يجيد لغتك‪.‬‬

‫*إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث وبيّن له سبب االنقطاع‪.‬‬

‫*ال تبتسم أو تضحك في أثناء حديث حزين بدعوة أن المحاور ال يراك‪.‬‬

‫‪3.‬استعد الستقبال المكالمة (وضع االستقبال)‪:‬‬

‫*ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية‪ ،‬الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر‬

‫يوحي بعدم الفعالية‪.‬‬

‫*حي المتصل وكأنه يدخل بيتك‪..‬دون رفع تكلفة في حالة الغرباء‪.‬‬

‫*تعلم فن اإلنصات؛ فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى االتصال بك‪.‬‬

‫*التنه المكالمة قبل أن ينهها المتصل ‪ ( ..‬ال تطرد الضيف من بيتك دعه يخرج وحده )‪.‬‬
 ‫الدرس السادس ‪ /‬الحفظ والفهرسة‬

‫اليوم سنبدأ شرح مصطلحين قد يكونا متداولين بيننا كثيرا ً‬

‫لكن هل نعي معناهما ؟؟!! تعال معي لنبدأ بالتعرف عليهما سويا ً‪..‬‬

‫أول هذين المصطلحين (( الحفظ ))‬

‫الحفظ ‪ /‬ترتيب األوراق والمستندات والسجالت األصلية أو صور منها وتخزينها‬

‫بالطريقة التي تكفل سرعة معرفة مكانها واستخراجها عند الحاجة للرجوع إليها‪.‬‬

‫لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة‬

‫أماكن الملفات وإعادتها إلى أماكنها بعد االطالع عليها‪..‬‬

‫ثاني مصطلح (( التصنيف ))‬

‫التصنيف ‪/‬هو تقسيم األوراق والسجالت والمستندات الى مجموعات ذات صفات مشتركة‬

‫تحفظ كل مجموعة منها معا ً في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسهل معرفة مكان المستند‬

‫أو السجل المطلوب استخراجه من بين المستندات أو السجالت األخرى‪...‬‬

‫أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل صنف‪:‬‬

‫‪1-‬التصنيف الموضوعي‪:‬‬

‫كل المستندات واألوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معا ً في ملف واحد‪..‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫*سهولة الوصول الى المستند المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند‪..‬‬

‫*ال تحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها‪..‬‬

‫*ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ‪ ،‬األبواب إلى فصول ‪،‬‬
 ‫الفصول إلى موضوعات‪..‬‬

‫عيوبها‪:‬‬

‫*البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص‪..‬‬

‫*زيادة التكاليف ‪ ،‬إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين‪..‬‬

‫‪2-‬التصنيف الجغرافي‪:‬‬

‫يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ‪ ،‬فتوضع ملفات األشخاص‬

‫الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص‪..‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫*يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية‪..‬‬

‫*صعوبة الخلط بين ملفات األشخاص الذين تتشابه أسماؤهم‪..‬‬

‫*تغني عن استعمال الفهارس‪..‬‬

‫عيوب التصنيف الجغرافي‪:‬‬

‫*ال يمكن استخراج ملف أحد األشخاص إال إذا عرف اسمه وعنوانه‪..‬‬

‫*قد يختلط األمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ‪ ،‬فيضعون بعض الملفات‬

‫في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها‪..‬‬

‫‪3-‬التصنيف الزمني أو التاريخي‪:‬‬

‫يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة‬

‫حيث يعتبر هو األساس في عملية التصنيف‪..‬‬

‫*تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل‪ :‬البنوك*‬

‫‪4-‬التصنيف الهجائي‪:‬‬

‫تستعمل هذه الطريقة عندما يكون باإلمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات المراد‬

‫تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية‪..‬‬

 ‫‪5-‬التصنيف اللفظي‪:‬‬

‫بعض األسماء وخاصة األجنبية قد تتشابه عند لفظها ‪ ،‬ولكنها تختلف عند تهجئتها‬

‫ولمواجهة هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو الصوتي‪...‬‬

‫الجزء الثاني من الدرس السادس ‪/‬واجبات السكرتير الثانوية‬

‫أخذنا في الدرس الرابع والخامس والسادس واجبات السكرتير األولية واألساسية‬

‫واليوم سنبدأ بشرح واجباته الثانوية‪....‬‬

‫‪1-‬السكرتير وترتيبات السفر والحجز‬

‫يقوم الرئيس أو المدير في الوزارات أو المؤسسات بزيارات عمل داخلية أو خارجية‬

‫لحضور مؤتمرات او اجتماعات او ندوات‪..‬‬

‫يقوم السكرتير باإلجراء والترتيبات الضرورية التي تساعد الرئيس في زيارته وتوفر‬

‫له راحة قبل وأثناء وحين عودته………‬

‫أهم اإلجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير‪:‬‬

‫*تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق الالزمة‪...‬‬

‫يحدد الرئيس للسكرتير موعد ومكان الزيارة فيقوم مباشرة السكرتير بتحضير‬

‫مستلزمات الزيارة في الوقت المناسب من تذاكر السفر والملفات والوثائق والمعلومات‬

‫الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل في تلك المنطقة‪..‬‬

‫وأيضا ً تجهيز وسيلة النقل التي يريدها الرئيس وعن موعد السفر باليوم والشهر و الساعة‬

‫"صباحا ‪ ،‬مساء" وأن يستفسر عن أماكن التوقف وعن المقابالت التي سيجريها المدير‬

‫في أماكن التوقف‪.‬‬

‫*إجراءات حجز وسيلة النقل ومكان اإلقامة‪...‬‬

‫يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام ‪ ،‬إما هاتفيا ً أو شخصيا ً أو بواسطة‬

‫و كالت السفر ‪..‬كذلك تحديد الفنادق التي يرغب الرئيس في اإلقامة بها‪..‬‬
 ‫يقوم السكرتير بإبالغ الفندق في اسم الرئيس ومركزه وموعد وصوله‪...‬‬

‫*إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة‪...‬‬

‫تشترط بعض الدول أو المناطق الحصول على تأشيرة دخول مسبقة وأن يكون جواز السفر‬

‫أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن يدون أسماء هذه األقطار في قائمة‬

‫خاصة للرجوع إليها عند الحاجة‪...‬‬

‫*تأكيد موعد السفر (( مهمة ))‪...‬‬

‫تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد السفر مسبقا ً قبل أربع وعشرين ساعة أو ثماني‬

‫وأربعين ساعة فعلى السكرتير أن يتابع ذلك مع رئيسه‪..‬‬

‫*إجراء تحويل العملة والمخصصات اليومية‪...‬‬

‫يمكن للسكرتير أن يؤمن النقود الالزمة للرئيس بإحدى الطرق‪:‬‬

‫(شبكات سياحية – فتح اعتماد –شبكات األرصدة الدائنة)‬

‫*تأمين الوثائق المطلوبة مثل الشهادة الطبية ‪ ،‬ورخصة القيادة وغيرها‪:‬‬

‫فعلى السكرتير أن يكون على علم بما تتطلبه األقطار المختلفة من شهادات‬

‫ووثائق ويتم ذلك من خالل مكاتب السياحة فيعمل على تأمين حاجته من هذه‬

‫الوثائق المطلوبة‪..‬‬

‫‪2-‬إعداد جدول يفصل مواعيد السفر‪...‬‬

‫أي أن يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابالت ويضم الجدول‬

‫خالصة للحاجات األخرى كالمستندات والملفات الالزمة وتزويده بالخرائط لألقطار‬

‫التي يزورها‪..‬‬

‫كما يقوم السكرتير بإبالغ كافة الشخصيات والمؤسسات التي سيزورها الرئيس‬

‫بأهداف الزيارة ألخذ الموافقة المسبقة لها‪...‬‬

 ‫‪3-‬إعداد أوراق العمل والكشوفات الالزمة‪...‬‬

‫أي أن يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات واألوراق والوثائق الخاصة‬

‫بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم بترتيبها حسب الجدول‬

‫المعد لكل مقابلة‪..‬‬

‫‪4-‬إدارة المكتب أثناء غياب الرئيس‪...‬‬

‫*يقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك‪..‬‬

‫*تحويل األعمال التي ال يستطيع حلها إلى الجهات المختصة‪..‬‬

‫*تجميع األمور الباقية والتي لم يتخذ قرارا بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع الرئيس‪..‬‬

‫*إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زارو المكتب أو اتصلوا به أثناء غياب‬

‫الرئيس للعلم‪..‬‬

‫*كتابة تقارير األعمال الهامة التي جرت أثناء غياب الرئيس‪..‬‬

‫*يقوم بإطالع الرئيس على األمور الهامة التي اتخذت في غيابه‪..‬‬

‫الدرس السابع ‪ /‬التخطيط‬

‫تخطيط أعمال السكرتارية األولية والثانوية‬

‫أهمية تخطيط العمل في السكرتارية‪:‬‬

‫يعتبر التخطيط أمر ضروريا ً للسكرتير ‪ ..‬وقد قال أحد رجال األعمال المشهورين‪:‬‬

‫"قبل أن تنظم الناس نظم نفسك"‬

‫ألن التخطيط يعني إعداد تصور مسبق لحاجات المكتب من القرطاسية واللوازم‬

‫المكتبية كما أن التخطيط يجعل السكرتير قادرا على تحديد األهداف ومن ثم‬

‫تحديد الوسائل التي يمكن بواسطتها تحقيق األهداف‪...‬‬

 ‫أنواع التخطيط‪:‬‬

‫‪1-‬تخطيط سنوي ( خطة سنوية )‬

‫‪2-‬تخطيط شهري ( خطة شهرية )‬

‫‪3-‬تخطيط أسبوعي ( خطة أسبوعيه )‬

‫‪4-‬تخطيط يومي ( خطة يومية )‬

‫التخطيط السنوي‪ ( :‬هو خطة طويلة األجل بالنسبة ألعمال السكرتارية )‬

‫التخطيط الشهري‪ ( :‬تتضمن الخطة الشهرية تصورا ً عاما ً خالل شهر معين )‬

‫التخطيط األسبوعي‪ ( :‬تعتبر متوسطة األجل ألنها تجمع بين مزايا السنوية واليومية )‬

‫التخطيط اليومي‪ ( :‬تعتبر قصيرة األجل ومرنة أكثر من الخطة السنوية والشهرية واألسبوعية )‬

‫[فالخطة اليوميةهي أفضل الخطط لمواجهة األحداث الطارئة ولألعمال ليوم واحد]‬

‫السكرتارية والعالقات االجتماعية و اإلنسانية‪:‬‬

‫ال جدال في أن العالقات الطيبة تلعب دورا أساسيا ً في نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل‬

‫تجاريا ً أم حكوميا ً ‪ ،‬فنجاح أي مؤسسة تجارية أو أي مكتب حكومي يعتمد اعتمادا كبيرا‬

‫على عدد ما يكسبه من أصدقاء‪..‬‬

‫ويعتبر السكرتير هو واجهة هذه العالقة العامة ألنه هو أول من يقابل العميل ‪،‬‬

‫وهو أول من يقابل ممثلي الدعاية واإلعالن والزوار‪..‬‬

‫لذا عليه مراعاة التالي‪:‬‬

‫أوالً ‪ :‬المظهر و السلوك في العمل‪:‬‬

‫المظهر العام ‪ :‬يعتبر السكرتير الصورة التي تعكس سمعة المكتب‬

‫أمام المراجعين والزوار‪..‬‬

‫ويجب أن يتصف بمجموعة مواصفات هي‪:‬‬

‫*الصفات الجسمية ‪-:‬إن غالبية الصفات الجسمية موروثة ال سيطرة عليها يجب على كل‬

‫من سيعمل في مجال السكرتارية أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من‬

‫العاهات الغير عادية‪..‬‬

‫*النظافة‪-:‬أي أن يعتني السكرتير بنظافة مالبسه مع االهتمام بنظافة الجسم‬

‫وتقليم األظافر وتسريح الشعر ونظافته وتلميع الحذاء‪...‬‬

‫*الصفات الصحية ‪-:‬يجب على السكرتير أن يعتني بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة‬

‫تساعده على أداء واجباته األساسية دون تعطيل أعمال المدير والمكتب‪...‬‬

‫*المالبس ‪ -:‬إن مالبس المكتب تختلف كثيرا عن مالبس الشخص خارج المكتب ‪،‬‬

‫ويجب أن تكون مالبسه متناسقة األلوان وأن ال يظهر بمظهر غير الئق بإستعمال‬

‫المالبس الزاهية األلوان‪.....‬‬

‫*التجميل ‪-:‬المكتب هو مكان للعمل ‪ ،‬يمارس فيه السكرتير المهارات‬

‫المطلوبة منه ‪ ،‬كما أنه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير جمهور الزمالء والمدراء ‪،‬‬

‫لذلك يجب أن يظهر السكرتير بمظهر الئق دون تكلف ‪ ،‬مع االهتمام بكيفية استخدام‬

‫المساحيق بالنسبة للسيدات أي عدم وضع مكياج مبالغ فيه ‪ ،‬ألنه يعكس‬

‫صورة المؤسسة ويعطي عنها انطباع غير الئق‪..‬‬

‫ثانيا ً ‪ :‬السلوك في العمل (قواعد التصرف المثالية األساسية والسلوك في المكتب )‬

‫‪1-‬الحضور في الميعاد‪..‬‬

‫‪2-‬بشوشا ً في كل وقت‪..‬‬

‫‪3-‬متصفا ً بالمرح‪..‬‬

‫‪4-‬منصتا ً باهتمام لتعليمات رئيسه حتى اليكون في حاجة إلى تكرارها‪..‬‬

‫‪5-‬كتوما في األمور‪..‬‬

‫‪6-‬معتنيا بالمكتب‪..‬‬
 ‫‪7-‬هادئا ‪ (.‬بمعنى يغلق الباب بهدوء ‪ ،‬يتحدث بصوت رقيق وهادئ )‬

‫‪8-‬مقتنيا لمجموعة من المراجع الموثوق بها ‪ ،‬بما في ذلك معجم‪..‬‬

‫عالقات السكرتير العامة واإلنسانية‪:‬‬

‫*التعامل مع الرؤساء‪:‬‬

‫‪-‬يكون متفهما ً لرئيسه " شخصيته –نفسيته – ما يرغب – ما يكره"‬

‫‪-‬يكتشف هوايات الرئيس وميوله وذلك من خالل التعامل المستمر‪..‬‬

‫‪-‬يتحلى بروح المجاملة ‪ ،‬المالطفة ‪ ،‬الكياسة ‪ ،‬التي يتمتع بها السكرتير تساعد‬

‫على تدعيم العالقات اإلنسانية مع الرؤساء‪..‬‬

‫‪-‬قيام السكرتير بتأدية أعماله بسرعة وإتقان وتلبية متطلبات المدير‪..‬‬

‫*التعامل مع الموظفين <زمالء العمل ‪> :‬‬

‫‪-‬قدماء الموظفين ‪ :‬البد من معاملتهم بشكل جيد‪..‬‬

‫‪-‬مجموعة العاملين في السكرتارية ‪ :‬وهم زمالء العمل الواحد ‪ ،‬عليه أن ال‬

‫يشعرهم بأنه متعال أو متفوق عليهم ‪ ،‬وأنه الشخص المحظى لدى المدير‪..‬‬

‫‪-‬الموظفين الجدد ‪ :‬يحتاج الموظف الجديد إلى المساعدة واألخذ باليد حيث يصعب على‬

‫هؤالء الدخول ضمن المجموعة القديمة من الزمالء إال إذا حاولت المجموعة مساعدتهم‬

‫في ذلك لذلك يجب على السكرتير أن يساعد هؤالء على التكيف مع جو العمل الجديد‪...‬‬

‫*التعامل مع األفراد من المؤسسات األخرى‬

‫""مثل‪ :‬المستهلكون –المساهمون –الموزعون ‪-‬المؤسسات المنافسة – البنوك – الصحفيون""‪..‬‬

‫يجب على السكرتير أن يوطد عالقاته اإلنسانية واالجتماعية مع هذه الفئات‬

‫وذلك باتباع التالي‪:‬‬

‫‪1-‬االهتمام بقاعة االستقبال من حيث األثاث الذي يشعر الجمهور باهتمام المؤسسة بهم‪.‬‬
 ‫‪2-‬أن يحسن السكرتير معاملة الجمهور ‪ ،‬ودخولهم للمدير بسرعة‪..‬‬

‫‪3-‬أن يشرف على الحفالت السنوية والقومية والدينية‪..‬‬

‫‪4-‬يوزع على الجمهور الكتيبات والنشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية‪.‬‬

‫‪5-‬أن يظهر للجمهور الدور الهام الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمة‬

‫االجتماعية ومساهمتها في تطوير االقتصاد الوطني‪...‬‬

‫الدرس الثامن ‪ /‬االجتماعات‬

‫نظرا لتطور اإلدارات الحديثة وازدياد حجم المشروعات فقد أدى ذلك إلى عدم‬

‫االعتماد على اتخاذ القرار الفردي وأصبح ال بد من طرح المواضيع بين يدي‬

‫المختصين وكافة المسئولين واالستماع إلى اآلراء واالقتراحات من قبل الجميع‬

‫ومن ثم اتخاذ القرار المناسب المبني على التشاور واتخاذ أراء ذوي الخبرة‬

‫واالختصاص‪...‬‬

‫تعريف االجتماعات‪/‬‬

‫هي إحدى الوسائل الهامة لمناقشة موضوع معين وطرحه بين الحاضرين واالستماع‬

‫إلى وجهات النظر المختلفة ‪ ،‬ومناقشتها جيدا ً ‪ .‬بهدف التوصل إلى قرار حكيم ‪،‬‬

‫وصائب ‪ ،‬يستطيع المسئولين تنفيذه بوفاء واخالص كاملين ‪ ،‬ايمانا منهم بأنهم‬

‫وراء صنع القرار‪..‬‬

‫أهداف االجتماعات‪:‬‬

‫‪1-‬التعاون الكامل بين اإلدارة العليا واإلدارات التنفيذية في بحث مسائل العمل بهدف‬

‫إحداث النمو والتطوير المستمر‪..‬‬

‫‪2-‬الدراسة التفصيلية للموضوعات المطروحة ‪ ،‬واإللمام بالتفاصيل الضرورية للمشاكل‬

‫الحالية واالستماع لوجهات النظر المختلفة‪..‬‬

 ‫‪3-‬االستفادة بخبرة المختصين ‪ ،‬باالستماع إلى وجهة نظر كل منهم الفنية والعلمية ‪،‬‬

‫في أحد لموضوعات المطروحة‪..‬‬

‫‪4-‬اتخاذ القرار بأسلوب ديمقراطي يتيح للقائمين على التنفيذ ‪ ،‬المشاركة الجادة في‬

‫أدائه ويتحقق االقتناع‪..‬‬

‫‪5-‬إتاحة التدريب للقيادات الصغيرة وإعدادها مستقبالً لتحمل مسئولية المشاركة في‬

‫اتخاذ القرار‪..‬‬

‫‪6-‬تحقيق القيادة الجماعية للمؤسسة ‪ ،‬بما يحقق للمسئولين فيها األهداف العليا التي‬

‫يعملون من أجلها‪..‬‬

‫أنواع االجتماعات‪:‬‬

‫اجتماعات دورية‪...‬‬

‫اجتماعات طارئة‪..‬‬

‫االجتماعات الدورية‬

‫هي التي يتم تنفيذها بصفة دورية "" مرة كل شهر أو شهرين أوكل ‪ 3‬أشهر""‬

‫وتحدد هذه االجتماعات مقدما ً في أول اجتماع يتم‪..‬‬

‫وتهدف االجتماعات الدورية إلى‪:-‬‬

‫‪1-‬متابعة أداء العمل في أقسام وإدارات المؤسسة‬

‫لبحث التقارير المقدمة من كل جهة ‪ ،‬ومدى االلتزام بتنفيذ األهداف والخطط السابق وضعها‪..‬‬

‫‪2-‬االستماع إلى وجهات النظر في المشاكل المطروحة‬

‫ومحاولة اإلدارة العليا تقيم اإلدارات واألقسام وقيادتها بصفة مستمرة‪..‬‬

‫‪3-‬محاولة السيطرة على االنحرافات في التنفيذ ‪،‬‬

‫قبل ازدياد حجمها ‪ ،‬وذلك بإيجاد الحلول الضرورية للمشاكل التي تسببت في‬

‫تلك االنحرافات‪..‬‬
 ‫^مالحظات^‬

‫**تساهم االجتماعات الدورية إلى حد كبير ‪ ،‬في نمو المؤسسات وازدهارها‪..‬‬

‫**االجتماعات هي إحدى طرق تحقيق مبدأ الالمركزية في اتخاذ القرارات بما‬

‫يحقق االيجابية والقبول لها‪...‬‬

‫االجتماعات الطارئة‬

‫قد يحدث أمرا ً ما ينتج عنه مشكلة طارئة ‪ ,‬مثال‪:‬‬

‫حدوث هبوط في حجم المبيعات ‪،‬أو وجودمشكلة في أداء الخدمة في منطقة معينة ‪،‬‬

‫ومدى مسئولية دائرة الماء والكهرباء في ذلك ‪..‬وتعقد االجتماعات الطارئة لمناقشة‬

‫مشاكل طارئة حدثت فجأة ‪ ،‬ويتطلب األمر بحثها بالسرعة الممكنة و‬

‫اتخاذ القرار العاجل لمواجهة هذه المشاكل‪..‬‬

‫وقد تستمر هذه االجتماعات لفترة زمنية طويلة ‪ ،‬حتى يمكن االنتهاء من كافة جوانب‬

‫المشكلة ‪ ،‬أوالموضوع الطارئ ومتابعة نتائج القرار الذي اتخذ و ما تم تنفيذه من‬

‫هذه القرارات‪...‬‬

‫وفي كثير من االجتماعات الطارئة تقتصر دعوة الحاضرين على‬

‫أطراف المشكلة المراد بحثها فقط وهي تتميز بأنها محدودة مع مجموعة من المختصين‬

‫المحددين‪..‬‬

‫أما االجتماعات الدورية فهي اجتماعات عامة يدعى إليها كافة مديري اإلدارات‬

‫بالمؤسسة أو أعضاء مجلس اإلدارة بهدف استمرار التنسيق والتعاون بين جميع‬

‫األطراف لتحقيق األهداف الجماعية لإلدارة‪...‬‬

‫وظائف السكرتير "" االجتماعات‪"" :‬‬

‫وظائف قبل ميعاد االجتماع‪.‬‬

 ‫وظائف أثناء االجتماع‪.‬‬

‫وظائف بعد انتهاء االجتماع‪.‬‬

‫وظائف السكرتير قبل ميعاد االجتماع‪:‬‬

‫‪1-‬استقبال الطلبات واالقتراحات من المديرين ورؤساء‬

‫األقسام المقرر حضورهم االجتماع وتتضمن الموضوعات التي يرغبون إدراجها في جدول‬

‫األعمال لالجتماع القادم‪..‬‬

‫ويتعين عليه إعداد الرسالة المخصصة لذلك ‪ ،‬وإرسالها للمسئولين المقرر حضورهم‬

‫االجتماع حسب النموذج التالي‪:‬‬

‫أهمية هذه الرسالة‪:‬‬

‫‪1-‬تساعد اإلدارة العليا في اإللمام بالموضوعات والمشاكل التي تتعلق بالعمل من وجهة نظر اإلدارات‬
‫التنفيذية‪..‬‬

‫‪2-‬تجميع الطلبات وتنسيقها وإعادة صياغتها مع مراعاة عدم تكرار المعروض منها من أكثر من جهة ‪،‬‬
‫لنفس الموضوع وتقديمها للسيد رئيس الجلسة لترتيبها طبقا ً لألهمية‪..‬‬

‫‪3-‬كتابة جدول أعمال الجلسة على اآللة الكاتبة ويتضمن ملخصا ً وافيا ً عن الموضوعات التي سيتم بحثها‬
‫ومناقشتها أثناء االجتماع‪..‬‬

‫‪4-‬إرسال جدول األعمال للسادة المقرر حضورهم االجتماع وذلك قبل بدء االجتماع ‪ ،‬بوقت كاف‬
‫لدراسته من جانبهم ‪ ،‬وقيام كل منهم بإعداد المذكرات التفصيلية لوجهة نظرهم حتى يستطيعوا المشاركة‬
‫الفعالة في الرأي أثناء االجتماع‪..‬‬

‫‪5-‬اإلشراف على تجهيز مكان االجتماع على أساس " عدد الحاضرين ‪ ،‬أهميتهم‪" ..‬‬

‫‪6-‬التأكيد على موعد االجتماع هاتفيا ً قبل تاريخ االجتماع بيوم واحد‪..‬‬

‫‪7-‬إعداد المستندات الضرورية الالزم تواجدها على طاولة االجتماعات للرجوع إليها‪..‬‬

‫وظائف السكرتير أثناء االجتماع‪:‬‬

‫‪1-‬توزيع المفكرات واألقالم على الحاضرين مع كافة المستندات الالزمة والمؤيدة للموضوعات المقررة‬
‫بجدول األعمال‪..‬‬
‫‪2-‬الجلوس في مكان مناسب ‪ ،‬يتمكن منه من تسجيل وقائع الجلسة بإحدى طرق التسجيل المتعارف عليها‬
‫سواء كان ذلك " يدويا ً –االختزال – مسجل الصوت"‬

‫‪3-‬بدء تسجيل االجتماعويشمل ذلك‪:‬‬

‫*افتتاحية االجتماع " بسم هللا الرحمن الرحيم‪".‬‬

‫*ساعة وتاريخ ويوم بدء االجتماع‪.‬‬

‫*تسجيل بدء الجلسة برئاسة (‪ )....‬وأسماء الحاضرين والمعتذرين وأسماء الغائبين‪..‬‬

‫*اآلراء والمناقشات التي أثيرت حول كل موضوع بطريقة مختصرة بتسجيل الضروري والهام منها‬
‫بطريقة مختصرة‪..‬‬

‫*القرار الذي اتخذ في كل موضوع ‪ ،‬وعدد أصوات الموافقين ‪ ،‬والمعارضين ووجهة نظر كل منهم‪..‬‬

‫*المالحظات التي يبديها رئيس الجلسة ‪ ،‬لتسجيلها في محضر االجتماع‪..‬‬

‫*ميعاد االجتماع القادم‪..‬‬

‫*ساعة انتهاء االجتماع‪..‬‬

‫*خاتمة االجتماع وتشمل ( التحية والشكر لألعضاء من رئيس الجلسة )‪..‬‬

‫‪4-‬العمل على جانبه على انجاح االجتماع ويشمل ذلك بذل أقصى الجهود الستمرار راحة الحاضرين‬
‫وتقديم وسائل الضيافة لهم بموافقة رئيس الجلسة‪..‬‬

‫‪5-‬عدم التدخل نهائيا في المناقشات التي تتم أثناء االجتماع وعدم إبداء وجهة نظر معينة في سيرالجلسة‬
‫حيث ال يعد ذلك من اختصاصه‪..‬‬

‫‪6-‬عدم اشتراكه بالتصويت على القرارات التي تتخذ في الجلسة ‪ ،‬حيث أن وظيفة السكرتير المشاركة‬
‫بالرأي في الموضوعات المطروحة بل المعاونة في انجاح االجتماع‪..‬‬

‫‪7-‬عدم الحديث الجانبي المستمر مع الرئيس أو أحد األعضاء إال للضرورة‪..‬‬

‫‪8-‬االشراف الكامل على ترتيب األشياء التي تجهيزها لالجتماع‪...‬‬

‫الدرس التاسع ‪ /‬وظائف السكرتير بعد انتهاء االجتماع‬

‫سنكمل اليوم بإذن هللا وظائف السكرتير ولكن هذه المرة بعد انتهاء االجتماع‪....‬‬

‫وظائف السكرتير بعد انتهاء االجتماع‪:‬‬

 ‫‪1-‬اذا كان االجتماع قد تم تسجيله بآلة التسجيل ( مسجل الصوت ) يتعين على السكرتير إعادة كتابة هذا‬
‫االجتماع على مسودات ورقية ‪ ،‬تمهيدا ً لطباعته‪..‬‬

‫‪2-‬عرض محضر االجتماع في مسوداته على الرئيس ‪ ،‬تمهيدا ً للموافقة على طبعه على اآللة الكاتبه‪..‬‬

‫‪3-‬كتابة محضر االجتماع بشكل منسق ‪ ،‬مراعيا ً األصول المتبعة في كتابة محاضر االجتماعات‪..‬‬

‫‪4-‬بعد الصياغة النهائية لمحضر االجتماع وطباعته يتم عمل نسخ كافية لتوزيعها على األعضاء‬
‫الحاضرين واالحتفاظ ببعض النسخ منه في ملفات مخصصة لذلك‪..‬‬

‫‪5-‬يتولى المتابعة لمدى تنفيذ القرارات السابقة التي سبق اتخاذها في كل جلسة من جلسات االجتماعات‪..‬‬

‫‪6-‬عرض التقارير التي ترد دوريا وبشكل مستمر على رئيس الجلسة لمتابعتها والوقوف على ماتم تنفيذه‬
‫من القرارات التي اتخذت سابقا ً‪..‬‬

‫‪7-‬إعداد نماذج بيانية ‪ ،‬تتعلق بالمشاكل التي يتخذ فيها قرار بالرجوع إلى بعض العاملين في المنشأة ‪،‬‬
‫لسماع أرائهم فيها ‪ ،‬وإعادة عرضها على المسئولين لمناقشة وجهات النظر واتخاذ القرار المناسب‪...‬‬

‫أيضا سندرس وظيفة المدير أثناء االجتماع‪...‬‬

‫وظائف رئيس الجلسة أثناء االجتماع له عدة وظائف هامة‪:‬‬

‫*إتاحة الفرصة لكل عضو إلبداء وجهة نظره في الموضوع المطروح للمناقشة والتمتع بالهدوء الكامل‬
‫والصبر عند سماع أراء الحاضرين‪...‬‬

‫*تقديم اآلراء بطريقة موضوعية تمهيدا ً التخاذ القرار المناسب في الموضوع المطروح للبحث‪..‬‬

‫*تنظيم إبداء اآلراء بحيث يُسمع المتحدث بدون مقاطعة‪..‬‬

‫*التحلي بالحكمة وأن يُشعر الحاضرين بمقدرته وكفائتة على إدارة االجتماع‪..‬‬

‫*عدم االنفراد بالرأي عند اتخاذ القرار‪..‬‬

‫*المحافظة على وقت االجتماع‪..‬‬

‫*يتعين على رئيس الجلسة أخذ فرصة للراحة أثناء االجتماع‪....‬‬

‫****‬

‫يعتمد نجاح االجتماع على خبرة وكفاءة رئيس الجلسة وثقة الحاضرين في خبرته اإلدارية‪...‬‬
‫الدرس العاشر ‪ /‬االتصاالت‬
‫المهم اليوم راح نتناول آخر فصل وهو فصل االتصاالت وسندرسه بشكل خاص ( في الشركات ) وبشكل‬
‫عام ( في حياتنا اليومية ) واألخيرة إضافية من عندي من أجل أن تعم الفائدة‪...‬‬

‫تعريف االتصال ‪ /‬هو عملية نقل واستقبال المعلومات‪...‬‬

‫وبدون االتصال ال يمكن أن تقوم المؤسسة ‪ ،‬والسبب في ذلك أن االتصال هام جدا ً ألي مدير ذلك ألن‬
‫اإلدارة تعني انجاز العمل من خالل الغير ‪ ،،‬وهي مهمة من الواضح أنها تتطلب من المدير االتصال مع‬
‫الغير ومن الغير االتصال ببعضهم البعض‪..‬‬

‫**تستغرق عملية االتصال اليومي نسبة تتراوح بين ‪ % 75‬إلى ‪ % 90‬من وقت العمل وينفق ‪ % 5‬من‬
‫وقت االتصال في الكتابةو‪ %10‬في القراءة و ‪ % 35‬في التحدثو ‪ %50‬في اإلنصات‪...‬‬

‫ويمكن إضافة أن االتصال يتم أيضا ً بدون علم الشخص عندما يالحظ الغير تصرفاته وتعبيرات وجهه أو‬
‫حركات يديه أو جسمه وما يستدلون منها على معاني‪..‬‬

‫ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم االتفاق بين األفرادما هي إال دليل ملموس على أن اإلشارات‬
‫المرسلةلم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسلفإذا لم يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو‬
‫كتب فال يوجد اتصال‪...‬‬

‫وألن هناك مشكلة في اإلنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكالم وسرعة االنصات ونتيجة لتزايد حجم‬
‫العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ‪،‬فقد أصبح من المستحيل على أي مدير‬
‫إداري أن يتابع شخصيا ً كافة التفصيالت الدقيقة للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال‬
‫لالتصاالت على درجة عالية من الكفاءة والمرونه‪..‬‬

‫أهمية دراسة االتصاالت للسكرتارية ومديري المكتب‪:-‬‬

‫تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ‪ ،‬وبين المنظمة والغير في‬
‫الخارج من جهة أخرى ‪..‬فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم في االتصال مابين‬
‫متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف اآلخر نجد العاملين بالمنظمة على مختلف مستوياتهم‬
‫وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العمالء وغيرهم من المتعاملين‪...‬‬

‫لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب ال بد أن تتوافر لديهم المهارات األساسية لالتصال بالغير سواء‬
‫كانوا مرسلين أو مستقبلين‪...‬‬

‫أنواع االتصاالت‪:‬‬

‫هناك أنواع مختلفة لالتصاالت وهي‪:‬‬

‫االنصات الحدي‪..‬‬

‫االنصات التقيمي‪...‬‬

‫االنصات االسقاطي‪..‬‬
‫اإلنصات الحدي‪ :‬يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالبا ً ما يؤدي إلى سوء فهم المتحدث وقد يكون‬
‫من األفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه ال يستطيع اإلنصات كامال ً لما سيقال في االجتماع‪...‬‬

‫االنصات التقيمي‪:‬يقوم بإعطاء المستمع اهتماما ً كامالً للمتحدث ويُعد مالحظات للحكم على كالم المتحدث‬
‫ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ‪ ...‬وغالبا ً ما يعد هذا النوع عقبة ً في عملية اإلنصات فبدالً من انتقال‬
‫األفكار من المتحدث إلى المستمع ينتهي األمر بفكرتين ‪ ،‬فكرة المتحدث وفكرة المستمع والتي ال تنقل‬
‫إحداهما في الحقيقة إلى األخرى‪..‬‬

‫اإلنصات اإلسقاطي‪ :‬ويتم االتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم موقفه وقصده ‪..‬‬
‫فبينما يستمع الشخص إلى مالحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو‬
‫يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث ويحاول حقيقة فهم وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت‪..‬‬

‫××غي أن يبدأ تقيم محتوى مالحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم ووعى ما قيل له‬
‫‪.‬ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى مالحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم ووعى ما قيل له‪.‬‬

‫ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب االتصال انكار وجود اإلنسان ‪ ،،‬ألن كل ناحية من لسلوك‬
‫اإلنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات فمثال ً حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع‬
‫سلوكه ألنها تملك القوة على إرسال المعلومات إلشباع دوافعه األولية ‪،،‬وهكذا يعلم الشخص أنه جوعان‬
‫عندما يحس بغمزه في معدته‪...‬‬

‫في الحقيقةأن القدرة على االتصال من بين جميع القدرات المطلوبة لإلدارة الناجحة هي بدون شك التي‬
‫نقص معظم المديرين ‪[..‬وهذا هو سبب االستياء في العمل ألنهم لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة‬
‫األساسية خصوصا ً بالنسبة لحاجاتهم االجتماعية والنفسية ]‪..‬‬

‫إن السبب الرئيسي ألي نوع من االتصال هو ‪ :‬تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل "" السلوك "" ويرتبط‬
‫الفعل المرغوب عادة ً في نطاق منظمة األعمال باألداء الكفء للواجبات والمسؤوليات‪...‬‬

‫وهذا ال يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد فقط مثل عامل‬
‫يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس حيث أن الفعل المترتب على‬
‫االتصال غالبا ً ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ‪ ،‬أي قول فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة‬
‫معينة خاصة في حالة النصح‬

‫فمثالً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك""‬

‫*و يمكن تعريف االتصال على أنه‪:‬‬

‫عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر‪ ،‬وينبغي التأكيد على التفرقة بين نقل المعلومات‬
‫ونقل الفهم ألن االتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة ‪..‬منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ‪،‬‬
‫ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ‪ ،‬ومنها قبول الرسالة أو رفضها ‪ ...‬ويُستعمل اصطالح االتصال في‬
‫العادة على ظن أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترضمثالًفي المعلومات التي ترسل إلى‬
‫العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو ال يكون صحيحا ً‪....‬‬
 ‫إذن ‪-:‬فاالتصال هو العملية الخاصة بإعالن األفكار وجعلها مفهومة من الغير ‪ ،‬وهو العملية الخاصة‬
‫بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو الكاتب ‪ ،‬وإذا تم توصيل األفكار فقد‬
‫تمت إقامة أرض مشتركة للفهم ‪ ...‬معلومات إضافية تخص الدرس العاشر ( االتصاالت ) وهي مأخوذه‬
‫من كتابي المجمع ‪ 2‬دورات )‪( nlp‬بس كتبتها هنا لوجود عالقة‪...‬‬

‫وهذه المعلومات تفيد الجميع وليس السكرتير فحسب فهي عامة للجميع ‪ ....‬عملية االتصال بين البشر‬

‫عملية االتصال بين البشر عملية معقدة – وسوف أزيدها تعقيدًا لو قمت بشرحها لك–‬

‫فقد ال تفهم مقصدي‪ ،‬أو ال أستطيع أن أوصل لك الرسالة‪ ..‬هل فهمتني ؟؟‪..‬‬

‫ال أظن!!‬

‫إذًا علينا أوال وقبل أن نتكلّم معًا على الهاتف‪ ،‬أن نعرف كيف نقوم بفهم بعضنا البعض‪..‬‬

‫واألمر ال يتطلب وقتًا طويالً فقط ابقَ معنا على الهاتف‪ً ..‬‬
‫عفوا على الخط‪.‬‬

‫لو لم تكن هناك وسيلة لالتصال بين الناس كيف كان الناس سيعيشون؟‬

‫تقول لي ‪ :‬باإلشارات‪..‬‬

‫أقول لك ‪ :‬حتى اإلشارات وسيلة اتصال فعالة‪..‬‬

‫تقول لي ‪ :‬بتعبير العيون‪..‬‬

‫أقول لك ‪ :‬ما أحلى لغة العيون حين تتفاهم‪..‬‬

‫إذًا نحن نعيش االتصاالت في كل لحظة من لحظاتنا‪ ..‬حتى حين نتحدث مع أنفسنا‪..‬‬

‫نحن نرسل رسالة إلى أنفسنا ثم نرد عليها بعد أن نحللها‪ ،‬ولعلي مع الشكل التالي‬

‫أكون قد أوضحت لك أكثر مفهوم عملية االتصال–‬

‫وهيا نشرح كيف أن االتصاالت هي عملية تبادل‪:‬‬

‫معلومات‪ ..‬معان‪ ..‬أفكار‪ ..‬وجهات نظر ‪ ..‬قيم‪ ..‬بين شخصين أو مجموعة من األشخاص‬

‫أو حتى بين الحضارات من خالل عناصر عدة وهذه العناصر هي‪:‬‬

‫‪1 .‬ال ُمرسل‪:‬‬

‫وهو الشخص الذي يقوم أوال بإرسال الرسالة إلى مستقبلها‪ ،‬وهذا المرسل تؤثر فيه‬
 ‫نواحٍ كثيرة مثل‪:‬‬

‫ثقافته‪ ،‬بيئته‪ ،‬الموقف الواقع فيه وقت إرسال الرسالة‪ ،‬عمره‪ ،‬مهنته‪،‬‬

‫قدرته على صياغة الرسالة‪ ..‬الخ‪.‬‬

‫‪2.‬الرسالة‪:‬‬

‫وهي المعنى المقصود من المرسل الذي يريد إرساله‪ ،‬وفي بعض األحيان تكون الرسالة إقناعية بمبدأ أو‬
‫فكرة‪ ..‬كما الحال مع ذلك األعرابي الذي جاء من نجد إلى المدينة ليقول للنبي (صلى هللا عليه وسلم)‪:‬‬

‫يا محمد‪ ،‬أتانا رسولك يزعم أنك تزعم أن هللا أرسلك‪..‬الحديث‪ .‬فلله در صحابي يتحرك من المدينة إلى نجد‬
‫ضاربًا القفار واألودية والجبال ليبلغ رسالة إقناعية إلى بدو في الصحراء‪ ،‬تؤثر هذه الرسالة في ذلك‬
‫األعرابي؛ فيتحرك هو اآلخر من مكانه إلى النبي (صلى هللا عليه وسلم) ليعلم صدق الرسالة التي وصلته‪.‬‬

‫‪3.‬ال ُمستقبل‪:‬‬

‫وهو الذي يتلقَّى الرسالة فيفسرها بناء على نفس العناصر السابقة في المرسل‪..‬‬

‫من وعي وثقافة وسن وموقف هو فيه‪ ..‬وتزاد عليها المعوقات في طريق الرسالة‪..‬‬

‫فيفهم المعنى المقصود‪..‬ويتخذ ردًّا بناء على ذلك‪ ،‬أو ال يفهم المعنى؛ وحينئذ تختلف وجهات النظر‪..‬هل‬
‫فهمت قصدي؟!!‬

‫ومرفق هذه المعلومات سيكون مضافا ً إلى المرفق الحادي عشر‪..‬‬

‫الدرس الحادي عشر‪ /‬أنواع االتصال في المؤسسات‬

‫أمثلة على االتصال في المؤسسة‪:‬‬

‫عمل مندوب البيع ما هو إال نقل المعلومات إلى الغير ‪ ،‬أي أن لعمالء والشركة واإلعالنات في موقف‬
‫اتصال ‪ ،‬وسجالت إدارة الحسابات كلها أعمال وجميع نواحي حفظ السجالت والتصميمات وأعمال‬
‫السكرتارية كلها أعمال اتصال‪...‬‬

‫النقاش الحاصل بين رجال الشركة في مشكلة ما يُعد اتصاالً‪...‬‬

‫الكتابات والقراءات تمثل اتصاالً ‪ ...‬ومن المعلوم أن المدراء يقضون جل أوقاتهم في تلقي وإرسال‬
‫المعلومات أكثر من اتخاذ القرارات‪........‬‬

‫االتصال الرسمي‬

‫معلوم مسبقا ً أن اإلدارات عموما ً تسير على شكل هرم بمعنى أنه ال ينتقل قرار ما من المدير إلى أصغر‬
‫عامل في اإلدارة وإنما بالتدرج الهرمي من المدير إلى األقل فاألقل حتى الوصول إلى الشخص المعني ‪..‬‬
‫وإن الغرض من التدرج الهرمي في المنظمة هو تسهيل تحكم شخص واحد أو مجموعة صغيرة من الناس‬
‫في نشاط مجموعة كبيرة من العاملين‪...‬‬

‫لكن هناك حدودا ً لعدد المرؤوسين الذين يستطيع شخص واحد اإلشراف عليهم بفاعلية ‪،،‬‬

‫وعلى ذلك كلما زاد عدد األشخاص في المنظمة كلما زاد عدد مستويات اإلشراف المطلوبة ويتضح أثر‬
‫ذلك على عملية االتصال‪...‬‬

‫إذا فرض (أ)في قمة المنظمة و(ه) في قاعدتها وبينهما على الترتيب ( ب ‪ ،‬ج ‪ ،‬د) وبالتالي يعتبر ( ه )‬
‫مسئوالً أمام (د) ويتصل (د) برئيسه (ج)‬

‫الذي يتصل مع (ب) واألخير مع ( أ ) ‪ ...‬وهنا يسير العمل بانتظام و إتقان‪...‬‬

‫االتصال والتنسيق‬

‫إن لالتصال دورا ً هاما ً في تنسيق الجهود ‪ ،‬ولكي يتم التنسيق بين أفراد الفرق بفاعلية يجب أن يعرف كل‬
‫عضو سلوك جميع األعضاء األخرين كأساس لتحديد سلوكه وعلى ذلك فإن معنى التنسيق األكبر عمقا ً‬
‫ليس الترتيب الميكانيكي ألشياء متحركة بذاتها يطلق عليها أعضاء المنظمة بل يجب أن تتاح للشخص‬
‫معلومات كافية حتى ينسق‬

‫أعماله مع الغير بفاعلية وهذا هو المعنى األهم للتنسيق وصلته األساسية باالتصال‪...‬‬

‫وتعتبر طريقة االشراف التي تحقق نماذج مناسبة للسلوك في المنظمة أحد الشروط الضرورية لعمل‬
‫الفريق إال أنها تعمل على ربط الشخص بالمنظمة بصفة عامة وال تواجهه بدرجة كاملة الى األشخاص‬
‫المعنين الذين سيعمل معهم في عالقة فريق فهو يحتاج الى معلومات أكثر وتأتي هذه المعلومات عن‬
‫طريق االتصال الكثيف بين أعضاء الفريق قبل اتباع طريق عمل ‪ ،‬وهذا يشير إلى أساس فكرة‬
‫المؤتمرات‪...‬‬

‫حيث تعتبر إحدى طرق المشاركة في المعلومات قبل القيام بفعل ما‪...‬‬

‫االتصال الغير رسمي‬

‫مهما بلغت دقة نظام االتصاالت المنظمة فإنه يكتمل دائما ً بالطرق غير الرسمية التي تتدفق عبرها‬
‫المعلومات واألوامر والنصائح‪......‬‬

‫ويقوم نظام االتصال الغير رسمي على العالقات االجتماعية بين العاملين بالمؤسسة‬
‫الدرس الثاني عشر ‪ /‬معوقات االتصال‬

‫لقد تعلمنا سويا ً ماذا نعني بكلمة اتصال وتعلمنا أنها ال تعني أن يسمعك األخر فقط بل أن يستجيب معك‬
‫ويتفاعل وتصل المعلومه له بالشكل الصحيح ويستوعبها هنا وهنا فقط نقول أننا قمنا باتصال جيد‪....‬‬

‫ولكن هناك مايعوق هذه العملية ويجعلها صعبة تعال معي لنتعرف معا ً على معوقات االتصال‪...‬‬
 ‫هناك أسباب تؤدي إلى الحد من فاعلية االتصال في المنظمة ومن بين هذه المعوقات مايلي‪:‬‬

‫‪1-‬إن الشخص يسمع ما يتوقع سماعه‪:‬‬

‫يتحدد ما يسمعه أو يفهمه الشخص عندما يتحدث اليه شخصا ً آخر فهو يسمع ما يخبره ذهنه أنه قد قيل له‬
‫بدالً من سماع ما يقال له فعالً وهو قد يكون الشيء نفسه أو شيئا ً مختلفا ً عنه تماما ً أو قد يكون لدى‬
‫الشخص اعتقاد مسبق بما يعنيه الغير وعند سماعه لشيء جديد يحاول ربطه بشيء مماثل خبره في‬
‫الماضي‪..‬‬

‫وكثيرا ً ما يقاوم الشخص التغير ويميل إلى رفض األفكارالجديدة خصوصا ً اذا ما تعارضت مع ما يؤمن به‬
‫ويحللها‪...‬‬

‫‪2-‬للشخص إدراكه الخاص‪:‬‬

‫يترجم الناس الشيء نفسه بطرق مختلفة كالً على حسب خبرتهم السابقة‪...‬‬

‫مثال ‪ ( :‬ضحك الطالبات في الفصل أثناء الشرح )‬

‫فبعض المعلمات تأخذ هذا الضحك من باب االستهزاء والسخرية بالمعلمة ذلك ألنها ال تثق بما لديها وربما‬
‫ألن وضعها في العمل غير مستقر‪...‬‬

‫وهناك معلمات تأخذ هذا الضحك على انه إهمال وإضاعة للوقت في الوقت الذي يجب أن تكون الطالبة‬
‫جادة ومهتمة قي الشرح‪....‬‬

‫‪3-‬تقيم الشخص للمصدر‪:‬‬

‫إن الشخص يأخذ المصدر أو المتحدث من ناحية مدى االعتماد عليه‬

‫كمصدر لنقل المعلومات‪...‬‬

‫‪4-‬عدم االهتمام بالمعلومات التي تتعارض مع ما يعرفه المستمع‪:‬‬

‫تفشل االتصاالت أحيانا ً في تحقيق األثر المطلوب ألنها تتعارض مع المعلومات التي في حوزة المرسل‬
‫إليه‪.....‬‬

‫فرضا ً ‪ ( :‬قد يتجاهل الشخص ادعاء االدارة بأن العمل الجاد يؤدي للترقية ذلك ألنه يعلم أن الترقيات في‬
‫هذه المؤسسة تتم في الحقيقة على أساس األقدمية أو بعض الحسابات )‬

‫‪5-‬الكلمات تعني أشياء مختلفة‪:‬‬

‫ربما كلمة أرباح تعني لالدارة شراء معدات جديدة والزيادة في تطوير الشركة وانتاجها وخلق فرص عمل‬
‫جديدة‪....‬‬

‫فاإلدارة إذن ترى كلمة أرباح وسيلة لتحقيق غاية ما ‪ ..‬بينما العاملين يعتبرون كلمة أرباح أموال فائضة‬
‫متجمعة يجب صرفها عليهم‪..‬‬

‫‪6-‬األلفاظ ذات داللة معينة‪..‬‬

‫‪7-‬تأثير الحالة النفسية للمستمع على تقبله لما يسمع‪:‬‬

‫عندما يكون الشخص قلقا ً وغير آمن أو خائفا ً فإن ما يسمعه أو يراه يكون أكثر تهديدا ً عما لو كان آمنا ً‬
‫ويعيش في سالم مع العالم‪...‬‬

‫وبحيث الشيء نفسه عندما يكون الشخص غاضبا ً أو مكتئبا ً فقد يرفض في الحال ما قد يبدو في حالة‬
‫أخرى معقوالً أو فكره سليم‪...‬‬

‫‪8-‬سوء فهم المستمع للموقف‪:‬‬

‫من الصعب فهم المعلومات التي تقع خارج نطاق خبرة الشخص مهما كانت طريقة عرضها سلسة‬
‫وواضحة‪...‬‬
‫الدرس الثالث عشر ‪ :‬وسائل االتصال‬

‫ماهي وسائل االتصال‬

‫( خاص بالمؤسسات والشركات ( أي مجال العمل ) وربما يحدث في الحياة العامية ولكنه بنسبة ضئيلة من‬
‫وجهة نظري ) واآلن مع الدرس‪...‬‬

‫يمكن اعتبار أن المؤسسة تتكون من عدد من نظم االتصال المرتبطة بعضها ببعض‬

‫وقد يكون االتصال في اتجاه واحد فقط مثالً من أعلى إلى أسفل أو من أسفل‬

‫إلى أعلى أو قد يكون في االتجاهين في الوقت ذاته‪..‬‬

‫وهناك أيضا ً االتصال األفقي الذي يشير إلى تدفق المعلومات "" إرسال و استقبال""‬

‫بين اإلدارات أو المسئولين لذين يعملون عند مستوى واحد في المؤسسة‬

‫وهذا النوع من االتصال أساسي جدا ً في نجاح أي مؤسسة ألنه‬

‫بدون ذلك ال يمكن التنسيق بين نواحي نشاط الوظائف المختلفة مثل‬

‫اإلنتاج أو التسويق أوالتمويل‪..‬‬

 ‫ويتم االتصال في اتجاه واحد من أعلى إلى أسفل بالوسائل التالية‬

‫مع مالحظة أنها غير كاملة رغم أهميتها‪،‬‬

‫ألن تدفق المعلومات إلى أعلى ضروري أيضا ً وهي‪:‬‬

‫*المذكرات المكتوبة * التقارير المنشورة‬

‫*لوحات النشر * المنشورات‬

‫*المحاضرات واألحاديث * االجتماعات‬

‫أما االتصال من أسفل إلى أعلى فيمكن أن يتم عن طريق‪:‬‬

‫*المناقشات الجماعية‪.‬‬

‫*الشكاوى‬

‫*االقتراحات‬

‫*التنظيم الغير عسكري‬

‫*االتصال غير المباشر على مختلف المستويات‪.‬‬

‫*دراسة وجهات نظر العاملين‬

‫*المعلومات المحاسبية والتقارير اإلحصائية‪...‬‬

‫الدرس الرابع عشر ‪ :‬مقومات االتصال الجيد‬

‫لكل بداية نهاية ‪ ..‬ولقد حانت لحظة وداعي لكم أحبائي فهذا هو الدرس األخير‬

‫لدورة السكرتارية‪...‬‬

‫درسنا لهذا اليوم سيعالج كيفية انشاء اتصال جيد ‪ ...‬لنبدأ الدرس معا ً‪..‬‬

‫هناك عدة عوامل تساعد في تحقيق االتصال الجيد و هي‪:‬‬

‫‪1-‬ينبغي أن يكون خط االتصال واضحا وان تعرف حدود السلطة‪:‬‬

 ‫طريقة ذلك هي إعالن التعيينات الرسمية وواجبات كل شخص والخرائط التنظيمية‬

‫وفوق كل ذلك تحقيق دوام النظام إلى الحد العملي‪...‬‬

‫‪2-‬يجب أن يكون هناك خط اتصال رسمي محدد لكل عضو في المؤسسة‪:‬‬

‫وهذا يعني أن كل شخص يجب أن يتصل بشخص معين ( االتصال في اتجاه واحد )‬

‫وأن كل شخص يجب أن يكون مرؤوسا لشخص معين ( االتصال في االتجاه اآلخر )‬

‫وبمعنى آخر يجب أن يكون لكل شخص عالقة رسمية محددة بالمنظمة‪...‬‬

‫‪3-‬يجب أن يكون خط االتصال مباشرا ً وقصيرا ً قدر اإلمكان‪:‬‬

‫إن االتصاالت الرسمية تكون في الغالب في شكل كتابي أو شفهي وتعتبر اللغة‬

‫كوسيلة لالتصال محدودة ومعرضة لسوء الفهم ‪ ،‬وتكون كثير من االتصاالت بدون إعداد‪..‬‬

‫وحتى المعدة منها تكون بحاجة إلى تفسير‪...‬‬

‫**مالحظة مختصرة وهامة**‬

‫سرعة االتصال تكون أقل كلما زادت المراكز التي يمر بها هذا االتصال‪..‬‬

‫وعلى ذلك كلما قصر خط االتصال كلما زادت سرعة االتصال وقل احتمال الخطأ‪....‬‬

‫‪4-‬أن يكون خط االتصال كامال‪:‬‬

‫وهذا يعني ان اتصاال من رئيس المنظمة إلى القاعدة ينبغي أن يمر بجميع مستويات‬

‫االتصال ‪ ،‬وهذا ضروري لتفادي االتصاالت المتعارضة التي قد تحدث اذا كان هناك تجاوز‬

‫في خط االتصال‪..‬‬

‫‪5-‬األفراد على درجة كبيرة من الكفاءة‪:‬‬

‫ويقصد بذلك المقدرة التامة فيما يتصل بعمل المؤسسة ‪ ،‬ألن وظيفة مركز االتصال‬
 ‫في المؤسسة ترجمة االتصاالت الداخلة بخصوص الظروف الخارجية وتقدم العمل‬

‫والنجاح والفشل إلى اتصاالت خارجية في شكل أعمال جديدة وخطوات تمهيدية‬

‫وغيرها تشكل جميعها حسب األهداف النهائية والحالية للمنظمة‪.........‬‬

‫أخيرا‪/‬‬

‫يجب على اإلدارة أن تكون على علم بالعوامل االجتماعية في المؤسسة لكي تحقق‬

‫الفاعلية من االتصاالت وأن تحاول اختيار األفراد الذين يميلون إلى التآلف مع المناخ‬

‫الوظيفي السائد بالمؤسسة ويمكن أن يتم ذلك عن طريق برامج التدريب التي تقدمها‬

‫المؤسسة‪...‬‬