‫وزارة التكوين والتعليم المهنيين‬

‫المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني‬

‫"سي امحمد بوقرة" خميس مليانة‬

‫مذكرة نهاية التربص لنيل شهادة تقني سامي‬

‫تخصص‪ :‬أمانة مديرية‬

‫المــــــوضوع‪:‬‬

‫دور السكريتارية‬
‫في التصنيف والتوثيق‬

‫المؤسسة المستقبلة‪ :‬جامعة جياللي بونعامة –خميس مليانة‬

‫تحت إشراف األستاذة‪:‬‬ ‫من إعداد وتقديم المتربصات‪:‬‬

‫ــ مريم جيرون‬ ‫‪ -‬نـــــــــوال تـــــــامر‬
‫تحت تأطير السيد‪:‬‬ ‫‪ -‬هــاجر حــــاج أحمد‬
‫‪ -‬سمير بن حسان‬ ‫‪ -‬حــنان تـــــــــوامي‬

‫دفعة‪2023-2021 :‬‬
 ‫شكر وعرفان‬ ‫شكر وعرفان‬
‫بسم اهلل الرحمان الرحيم‬

‫الحمد والشكر هلل الذي بنعمته تتم الصالحات وبتوفيقه تتحقق الغايات‬

‫نحمده عز وجل أن هدانا وسدد خطانا إلتمام هذا العمل‬

‫يطيب لنا في هذا المقام أن نتقدم بأجل عبارات الشكر والعرفان‬

‫إلى األستاذة الفاضلة "مريم جيرون "‬

‫عرفانا بما قدمته لنا من مساعدة ووقت وتوجيهات‪.‬‬

‫كما نتوجه بجزيل الشكر لكل األساتذة‬

‫الذين رافقونا طوال مشوارنا الدراسي‬

‫ولكل الذين ساعدونا في هذا العمل ولهم منا كل التقدير والعرفان‬

‫وأخيرا نشكر كل من ساعدنا في إنجاز هذا العمل المتواضع‬

‫من قريب أو من بعيد‬

‫وجزاكم اهلل خيراً‬

 ‫إهداء‬

‫اإلهـــداء‬
‫بسم اهلل الذي وفقنا لبلوغ هذا‬
‫والصالة والسالم على الحبيب المصطفى صلى اهلل عليه وسلم‬
‫بداية نهدي ثمرة جهدنا إلى من كللهم اهلل بالهداية والوقار‬
‫إلى من علمنا العطاء دون انتظار‬
‫إلى األب الغالي‬
‫إلى منبع الحب ولحنان التي قدمت لنا من الدنيا ما كفى‬
‫ومن الدهر ما صفى‪ ...‬إلى التي كان دعاؤها سر نجاحي‬
‫وجناحها بلسم جراحي‪ ...‬أمي الغالية أطال اهلل في عمرها‬
‫وإ لى من أكن لهم أكبر قدر من الحب واالحترام والتقدير عائلتي‬
‫وخاصة الى اختي جميلة‪.‬‬

‫نوال‬
 ‫اإلهـــداء‬
‫بسم اهلل الرحمن الرحيم‬
‫"وما تقدموا ألنفسكم من خير تجدوه عند اهلل"‬
‫بسم القلم إذا كتب‪ ،‬وبسم القلب إذا رغب‪ ،‬وبسم العقول إذا فكرتنا في من نحب‪.‬‬
‫أهدي هذا العمل‪:‬‬
‫إلى من خطت أنامل عيني اسمها في كل حال‪ ،‬إلى جوهرة أحالمي‬
‫وزينة أيامي ولؤلؤة أفكاري‪ ،‬إلى "أمي" الغالية رحمها اهلل وأسكنها فسيح جناته‬
‫إلى رمز قيمتي‪ ،‬وبهاء عفتي‪ ،‬إلى الذي صنع لي النجاح وتعب من أجلي‬
‫لكي ارتاح‪ ،‬إلى "أبي" أطال اهلل في عمره‪.‬‬
‫إلى زوجي العزيز الى اوالدي‬
‫إلى أخواتي وإخوتي فردا فردا‪.‬‬
‫إلى كل عائلة " كل باسمه‪.‬‬
‫إلى كل من حفظهم قلبي ولم يسعهم قلمي‪.‬‬
‫إليهم جميعا أهدي هذا العمل‬

‫هاجر‬
 ‫إه ــداء‬
‫‪:‬أهدي ثمرة جهدي هذا إلى‬
‫إلى كل من علمني حرفا‬
‫أمي العزيزة "حليمة" التي سهرت الليالي‬
‫والتي كانت عونا في حياتي الدراسية واليومية‬
‫والتي تنتظر نجاحي بكل شوق‬
‫إلى أبي العزيز الذي تعب من أجل راحتي‬
‫والذي كان يحفزني دائما على دراستي‬
‫إلى صديقاتي‬
‫أشكرهم أعز الشكر‬
‫وإلى كل عائلتي وكل من يعرفني‬

‫حنان‬
‫مقدمة‬
 ‫مقدمة‬

‫مقدمة‪:‬‬
‫تم ر المجتمع ات الي وم بمتغ يرات اقتص ادية واجتماعي ة وتنظيمي ة ناتج ة عن‬
‫تح ديات العولم ة وانفت اح الس وق‪ ،‬ه ذه المتغ يرات ال تي فرض ت نفس ها في الع الم اجم ع‪،‬‬
‫تجبر المجتمعات على نمط تحويل كبير في طريقة التفكير وتتطلب إعادة إنتاج وظائف‬
‫المجتمع في المؤسسات‪ ،‬من هنا كان البد لعلوم السكرتارية وإ دارة األعمال إن تتماشى‬
‫م ع ه ذا التط ور‪ ،‬الحاص ل وذل ك بس ب الحاج ة الملح ة إلى وج ود س كرتير في جمي ع‬
‫المؤسس ات والش ركات لم ا لتل ك الوظيف ة من أهمي ة بالغ ة في تحقي ق النج اح للعم ل‪،‬‬
‫فالسكرتير هو المنظم لالتصاالت واألرشيف وأمين األسرار الشركة ومساعد في إظهار‬
‫الوج ه الحض اري لعم ل الش ركة فه و ي راقب الخ دمات ويتع رف على الزب ائن‪ ،‬وينظم‬
‫اتص االتهم وعالق اتهم م ع اإلدارة وه ذه المهن ة تتطلب الخ برة في الطباع ة ومه ارات‬
‫التواصل‪ ،‬وكذلك خبرة في تنظيم كل المهام السابقة على الحاسوب‪.‬‬
‫تق وم الس كرتيرة ب دور ه ام وحي وي في المنش آت االداري ة على اختالف أحجامه ا‬
‫ونش اطاتها‪ ،‬وتس اهم في مس اعدة متخ ذي الق رار في المنش آت على تحم ل أعب ائهم ح تى‬
‫تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسؤولون في اإلدارات العامة على العناية باختيار‬
‫الع املين في أقس ام الس كرتارية عناي ة فائق ة‪ ،‬ألن الس كرتير يس اهم مس اهمة فعال ة في‬
‫تحسين صورة المنشأة أمام العمالء‪.‬‬
‫ومن هن ا ح رص المفك رون والكت اب على المس اهمة في تحدي د الص فات‬
‫والخصائص الواجب توافرها فيمن يشغل وظائف السكرتارية‪ ،‬كما حرصوا كذلك على‬
‫تحدي د المه ام والواجب ات ال تي يق وم به ا الس كرتاريون مس اهمة منهم في تفعي ل دور‬
‫السكرتير داخل اإلدارة‪.‬‬

‫ا‬
 ‫مقدمة‬

‫ويعت بر التص نيف والحف ظ من االعم ال العقالني ة والرياض ية الفكري ة ه دفها تنظيم‬
‫األش ياء واألفك ار ووض عها في ت رتيب وتنظيم مقب ول ييس ر لإلنس ان االس تفادة منه ا كم ا‬
‫يجب وإ ذا ذكرن ا التص نيف فيج در بن ا ذك ر المص نف ال ذي ل ه دور ه ام وأساس ي‬
‫وج وهري إلنج اح وتط بيق قواع د الس كرتارية االداري ة فالس كرتير يلعب دور ه ام في‬
‫س ير عم ل المؤسس ة اذ يعت بر الوج ه الحقيقي لإلدارة كونه ا هي المس ؤولة عن كاف ة‬
‫المراسالت االدارية واالعداد لالجتماعات واستقبال وتنظيم حركة الزوار والتعامل مع‬
‫االتص االت الهاتفي ة وحفظ أسرار المؤسسة ال تي ال يجب االطالع عليها من ط رف أي‬
‫أحد‪.‬‬
‫وتعت بر أعم ال التص نيف والحف ظ من أهم النش اطات ال تي يمارس ها الس كرتير إذ‬
‫يقي على عاتقه تسهيل وصول المعلومات إلى المختصين وأيضا تزويد اإلدارة بالحقائق‬
‫والبيان ات واألرق ام ال تي ت تيح لهم اتخ اذ الق رارات على أس س موض وعية‪ ،‬وبالت الي‬
‫مس اعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أه داف أجهزتها‪ .‬ل ذلك يجب وضع نظام تصنيف‬
‫م رن ليتناس ب م ع أي تغ ير في الظ روف بحيث يس هل معرف ة أم اكن الملف ات وإ عادته ا‬
‫إلى أماكنها بعد االطالع عليها‪.‬‬
‫وتش مل عملي ة التص نيف وحف ظ البيان ات تك وين مجموع ات متش ابهة من الوث ائق‬
‫ذات الص فات أو الخص ائص المتجانس ة وفص ل الوث ائق غ ير المتش ابهة تبع اً لدرج ة‬
‫اختالفها‪ ،‬وذلك بغرض التعرف على أي منها بسهولة‪.‬‬
‫اإلشكالية‪:‬‬
‫وبن اء على م ا س بق‪ ،‬يمكن ط رح ص ياغة اإلش كالية الرئيس ية له ذا البحث على النح و‬
‫التالي‪:‬‬

‫‪ -‬فيما يتمثل> دور السكرتيرة في التصنيف> والتوثيق؟‬

‫ب‬
 ‫مقدمة‬

‫األسئلة الفرعية‪:‬‬
‫ولإلجابة عن هذه اإلشكالية نطرح التساؤالت التالية‪:‬‬
‫ما هي صفات السكرتير الناجح؟‬ ‫‪‬‬

‫فيما تكمن المهارات الواجب توفيرها في السكرتير؟‬ ‫‪‬‬

‫ما هي الوسائل المستعلة لدى السكرتير وما هي أعماله؟‬ ‫‪‬‬

‫الفرضيات‪:‬‬
‫يعتمد نظام تصنيف الوثائق والتوثيق في تسهيل أداء مهام السكرتيرة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫للس كرتارية دور في عملي ة التص نيف وحف ظ البيان ات ش املة وتخص جمي ع‬ ‫‪‬‬
‫الموظفين بالمؤسسة‪.‬‬
‫أعم ال التص نيف الجي د يس اهم في عملي ة التس يير وس هولة اس تخراج الوث ائق‬ ‫‪‬‬
‫المتداولة بصفة سهلة وسريعة‪.‬‬
‫وج ود س كرتيرة متخصص ة قائم ة على تنظيم أعم ال الس كرتاريا يس اعد على‬ ‫‪‬‬
‫التسيير األمثل للمكتب األمانة وخاصة التصنيف والتوثيق‪.‬‬
‫أسباب اختيار الموضوع‪:‬‬
‫لعل كل شخص منا يتساءل عن سبب نجاح بعض اإلدارات في التسيير ويرجع‬
‫الس بب في ذل ك إلى العنص ر البش ري ال ذي يعت بر أداة مهم ة تح دث الف ارق بابتكاراته ا‬
‫لطرق تسهل وتيسر التعامل مع محتوياتها متمثال في طرق تصنيفها ونظام حفظها‪.‬‬
‫أسباب ذاتية‪>:‬‬
‫‪ -1‬العمل على الحصول على شهادة تقني سامي في السكرتارية‪.‬‬
‫‪ - 3‬الرغبة التحصيلية الملحة في التطرق إلى هذا الموضوع‪.‬‬
‫أسباب موضوعية‪:‬‬

‫ج‬
 ‫مقدمة‬

‫التحكم في معارف وآليات عمل السكرتيرة‪.‬‬ ‫‪-1‬‬

‫أهمية البحث‪:‬‬
‫تس عى ه ذه الدراس ة إلى معرف ة عالق ة الس كرتير بالتص نيف والحف ظ في تس يير‬
‫اإلدارة وذلك للوصول الى نتائج وتوصيات وإ مكانية االستفادة من ذلك‬
‫أهداف البحث‪:‬‬
‫إن هذه الدراسة تهدف إلى‪:‬‬
‫‪ -‬اإلجابة على اإلشكالية الرئيسية في البحث واختيار الفرضية المقترحة‪.‬‬
‫‪ -‬اإلحاطة واإللمام بالجوانب األساسية النظرية والتطبيقية لموضوع الدراسة‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد دور السكرتير في الحفظ والتصنيف داخل المنشأة اإلدارية‪.‬‬
‫المنهج المتبع‪:‬‬
‫كم ا ه و مع روف لك ل بحث علمي منهج علمي يس ير علي ه‪ ،‬وذل ك ألن المن اهج‬
‫العلمية تقنن الفكر وتنظمه فهو الطريقة المثلى لتفسير الظواهر وتحليلها بشكل علمي‪،‬‬
‫اعتم دنا في ه ذه الدراس ة على المنهج الوص في التحليلي من خالل إظه ار اإلط ار الع ام‬
‫لعملية تصنيف الوثائق في المؤسسات ووصف بالنشاط القائم على عملية التصنيف‪.‬‬
‫هيكل البحث‪:‬‬
‫انطالق ا من طبيع ة الموض وع واأله داف المنوط ة ب ه ومن أج ل اإلجاب ة على‬
‫اإلش كالية المطروح ة‪ ،‬تم تقس يم موض وع البحث إلى فص لين والنظ ري بع د المقدم ة‪،‬‬
‫بحيث أن الفص ل األول ويعت بر كم دخل تمهي دي لمفه وم الس كرتير‪ ،‬أم ا الفص ل الث اني‬
‫تطرقنا فيه الى ماهية الحفظ والتصنيف‪ ،‬وفي األخير تطرقنا الى دراسة الحالة لجامعة‬
‫جياللي بونعامة بخميس مليانة‪.‬‬

‫د‬
 ‫مقدمة‬

‫ه‬
 ‫الخـــــــــــطة‬

‫‪:‬مقدمة‬
‫الفصل األول‪ :‬مدخل إلى السكريتارية>‬
‫المبحث األول‪ :‬مفهوم السكرتارية وأنواعها وأهميتها‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم السكرتارية‬
‫المطلب الثاني‪ :‬أنواع السكرتارية‬
‫المطلب الثالث‪ :‬أهمية السكرتارية‬
‫المبحث الثاني‪ :‬صفات ومهارات السكرتير الناجح‬
‫المطلب األول‪ :‬صفات السكرتير الناجح‬
‫المطلب الثاني‪ :‬المهارات الواجب توافرها في السكرتير‬
‫المطلب الثالث‪ :‬األسس العامة لنجاح السكرتير‬
‫المبحث الثالث‪ :‬الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير> وأعماله‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم السكرتير‬
‫المطلب الثاني‪ :‬الصفات الواجب توفرها في السكرتير‬
‫المطلب الثالث‪ :‬الوسائل المستعملة لدى السكرتير وأعماله‬
‫الفصل الثاني‪ :‬تصنيف وحفظ الوثائق‬
‫المبحث األول‪ :‬مفهوم الحفظ‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم المحفوظات أنواعها‬
‫المطلب الثاني‪ :‬أهمية المحفوظات‬
‫المطلب الثالث‪ :‬اختصاصات إدارة المحفوظات‬
‫المبحث الثاني‪ :‬التنظيم الفني للمحفوظات‬
‫المطلب األول‪ :‬التصنيف‬

‫‪5‬‬
 ‫الخـــــــــــطة‬

‫المطلب الثاني‪ :‬الفهرسة‬

‫المطلب الثالث‪ :‬الترقيم والترميز‬
‫المطلب الرابع‪ :‬عمليات الحفظ وتداول الملفات‬
‫المبحث الثالث‪ :‬أساليب وطرق الحفظ‬
‫المطلب األول‪ :‬أساليب وطرق الحفظ‬
‫المطلب الثاني‪ :‬وسائل الحفظ اآللية‬
‫المبحث الرابع‪ :‬تداول الملفات‬
‫المطلب األول‪ :‬حركة تنقل الملفات‬
‫المطلب الثاني‪ :‬متابعة الملفات‬
‫المطلب الثالث‪ :‬فرز وترحيل واستهالك الملفات‬
‫الفصل الثالـــــث‪ :‬دور السكرتارية في التصنيف> التوثيق في جامعة الجياللي بونعامة‬
‫المبحث األول‪ :‬التعريف بجامعة الجياللي بونعامة‬
‫المطلب األول‪ :‬تأسيس الجامعة ومراحل تطورها‬
‫المطلب الثاني‪ :‬المهام األساسية للجامعة والكليات والمعاهد الموجودة بها‬
‫المطلب الثالث‪ :‬الهيكل التنظيمي لجامعة الجياللي بونعامة‬
‫المبحث الثاني‪ :‬إجراء المقابلة مع السكرتيرة ونتائج المقابلة‬
‫المطلب األول‪ :‬أسئلة وأجوبة المقابلة مع السكرتيرة حول تصنيف وترتيب الوثائق‬
‫المطلب الثاني‪ :‬نتائج المقابلة‬
‫خاتمة‪:‬‬

‫‪6‬‬
‫الفصل األول‪ :‬مدخل إلى السكريتارية‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫تمهيد>‪:‬‬
‫إن وظيفة السكرتارية ليست بالمهمة البسيطة والهينة كما يعتقد البعض‪ ،‬بل هي‬
‫وظيف ة دقيق ة تتطلب تقني ات علمي ة وفني ة لممارس تها‪ ،‬وإ نج از المه ام بس رعة والدق ة‬
‫والمهارة وهذا ال يتحقق إال باستخدام جملة من العناصر والتي تتمثل في إعداد المكتب‬
‫بجمل ة من التجه يزات المتط ورة والحديث ة ح تى تس اعد في إث راء وتحس ين ه ذه الوظيف ة‬
‫م ع ض رورة وج ود مجموع ة من الوس ائل المعنوي ة والمتمثل ة في أفك ار علمي ة شخصية‬
‫تجعل السكرتير عامل مؤهل ألداء مجموعة من المهام المنوطة بهذه الوظيفة بالطرق‬
‫التي تحقق أعمال السكرتارية ويتطلب تأدية هذه المهام شخص كفأ ومعد تكوينا وتدريبا‬
‫لمثل هذه المهام وتختلف هذه األخيرة من إدارة إلى أخرى حيث يزيد ثقلها حسب نوع‬
‫ونش اط اإلدارة وبالت الي ش هدت أعم ال األمان ة تط ورا ملحوظ ا واهتمام ا كب يرا في‬
‫الس نوات األخ يرة حيث أص بح ال يمكن االس تغناء عنه ا في أي مكتب أو ش ركة أو‬
‫مؤسسة خاصة كانت أو عامة‪.‬‬
‫وقد ازداد دور األمانة نظرا لما يلعبه المكتب من أهمية في نشاطات المنظمات‬
‫اإلداري ة حيث أص بح الس كرتير هم زة وص ل بين الم دير والم وظفين ول ذلك وجب علي ه‬
‫تقوية هذه العالقة حتى ينجح في أداء أعماله والوصول إلى أهدافه المنشودة‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫المبحث األول‪ :‬مفهوم السكرتارية وأنواعها وأهميتها‬

‫الس كرتارية هي تل ك العالق ة الوثيق ة ال تي ترب ط الس كرتير باألعم ال المكتبي ة‬
‫المتقنة التي يساعد أحد رؤساء المصالح والمديريات حتى تسهل أعمالهم كي يتسنى لهم‬
‫تحقيق أهداف مؤسساتهم بأفضل وانجح صورة‪.‬‬
‫وق د ش اع اس تخدام لف ظ س كرتير في كث ير من األجه زة اإلداري ة‪ ،‬وه و ذل ك‬
‫الموظف الذي يساعد أحد رؤساءه فيضع فيه ثقته التامة ويأتمنه ويعتمد عليه في إنهاء‬
‫كثير من األعمال السريعة‪.‬‬
‫فيق وم ب ترتيب ك ل م ا يجب ترتيب ه من مواعي د الس تقبال ال زوار وال رد على المكالم ات‬
‫الهاتفية وحفظ األوراق والملفات‪.‬‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم السكرتارية‬
‫كلم ة س كرتير مش تقة من األص ل الالتي ني (‪ )Secret‬ومعناه ا س ر لت دل على م ا‬
‫تنطوي عليه األعمال من سرية وأهمية‪ ،‬كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن‬
‫الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهام وظيفته ويحدد سلطاته‪ ،‬عالوة‬
‫على اس تمرار تدريب ه لزي ادة كفاءت ه‪ ،‬وتعريف ه باألس س والوس ائل الحديث ة ال تي تكف ل ل ه‬
‫‪1‬‬
‫القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه‪.‬‬
‫وتعددت التعاريف المتطرقة لمفهوم السكرتارية نذكر منها‪:‬‬
‫هي الجهة التي تقدم خدمات للمدير أو للمؤسسة ككل في مجال األعمال المكتبية‬
‫كحف ظ الملف ات واس تقبال وإ رس ال المكالم ات الهاتفي ة وتص دير البري د والنس خ واس تقبال‬
‫‪2‬‬
‫الزوار وتنظيم المواعيد لمقابلة المدير‪...‬الخ‬

‫‪-‬إيميت ن‪ .‬ماكفرالند‪ ،‬إجراءات السكرتارية‪ ،‬ترجمة محمد عبد اهلل‪ ،‬جمعة عبيد اهلل وعبد الحميد رضا عبد‬ ‫‪1‬‬

‫اللطيف‪ ،‬إدارة المكاتب واألنظمة اآللية‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1412 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪9‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫تطل ق على المهن ال تي يتواله ا ف رد أو مجموع ة من أف راد يقوم ون بمعاون ة‬

‫اإلداريين في تأدية أعمال من قبيل إعداد المراسالت وتلقي وإ رسال المكالمات الهاتفية‬
‫وحفظ المستندات وتنظيم وإ دارة مواعيد العمل في مكتب الرئيس واستقبال الزوار‪...‬الخ‬
‫وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي‪" :‬مس اعد إداري‬
‫يتقن مهارات إدارية‪ ،‬ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر‪ ،‬ويتمتع‬
‫بالقدرة على التصرف والمبادرة‪ ،‬ويتخذ قرارات في حدود الصالحيات الممنوحة له‪.‬‬
‫وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثالث معان‪:‬‬
‫‪ ‬تس تخدم كلم ة س كرتير لت دل على المك ان ال ذي ي زاول في ه الس كرتير أعمال ه‬
‫المكتبية‪.‬‬
‫‪ ‬تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة‪.‬‬
‫‪ ‬تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون اإلدارية في المنشأة‪.‬‬
‫ومن خالل تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن‪:‬‬
‫‪ ‬التقس يمات اإلداري ة المعاون ة لإلدارات الرئيس ية في مج ال األعم ال المكتبي ة‬
‫ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية"‪.‬‬
‫‪ ‬الم وظفين الع املين في مج ال تحري ر المراس الت ونس خها وت داولها وحفظه ا‬
‫واسترجاع المعلومات‪ ،‬ومعالجة المكالمات الهاتفية واالستعالم وتنظيم االجتماعات‬
‫ومقابالت الرؤساء‪.‬‬
‫‪ ‬أح د المج االت ال تي تم ارس فيه ا اإلدارة وظائفه ا الرئيس ية (التخطي ط‪ ،‬التنظيم‪،‬‬
‫الرقاب ة‪ ،‬التنس يق‪ ،‬واتخ اذ الق رارات) به دف العم ال المكتبي ة واس تخدام األجه زة‬
‫الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة‪.‬‬
‫‪ .2‬هالل محمد العسكر‪ ،‬عجالن محمد الشهري‪ ،‬معوقات السكرتارية الفعالة في األجهزة الحكومية بالمملكة العربية‬
‫السعودية‪ ،‬الرياض‪ ،‬ط‪ ،2006 ،2‬ص ‪.31 .26‬‬
‫‪10‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫وبالتالي يمكن تعريف السكرتير بأنه‪ " :‬الموظف الذي يتولى القيام بمهام األعمال‬
‫المكتبي ة واإلداري ة المس اندة لل رئيس من قبي ل حف ظ الملف ات والمعلوم ات وأرش فتها‬
‫وترتيب المواعيد وتنظيم االجتماعات والسفريات واستقبال الزوار ومعالجة االتصاالت‬
‫وأعمال المراسالت والتقارير ويتمتع بثقة الرئيس ويحفظ أسرار العمل "‪.‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬أنواع السكرتارية‬
‫‪1‬‬
‫يمكن تقسيم أنواع السكرتارية على مستوى المنشأة إلى ثالثة أنواع‪:‬‬
‫السكرتارية العامة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫السكرتارية المتخصصة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫السكرتارية الخاصة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫السكرتارية> العامة‪:‬‬ ‫‪)1‬‬
‫هي اإلدارات أو التقس يمات اإلداري ة في المنش آت‪ ،‬ال تي تختص بتق ديم الخ دمات‬
‫المكتبي ة ال تي تتطلبه ا إدارات المنش أة بص فة عام ة ومس تمرة مث ل تنظيم ت داول‬
‫المراسالت‪ ،‬المحفوظات‪ ،‬استرجاع المعلومات‪ ،‬النسخ‪ ،‬التصوير‪ ،‬الرد على استفس ارات‬
‫العمالء‪ ،‬معالجة المكالمات الهاتفية‪ ،‬استقبال الزوار‪ ،‬تنظيم االجتماعات والندوات‪.‬‬

‫السكرتارية> المتخصصة‪:‬‬ ‫‪)2‬‬

‫تتمث ل في الوح دات اإلداري ة ال تي تق دم الخ دمات ال تي يتطلبه ا الم ديرون في المج االت‬
‫ال تي تحت اج إلى تحلي ل ودراس ات تخصص ية مهني ة ك النواحي الهندس ية‪ ،‬والطبي ة‪،‬‬
‫والقانونية‪ ،‬وهذه الخدمات تكون استشارية في طبيعتها وتقدم في شكل رأي أو توجيه أو‬
‫‪-1‬عبد اللطيف‪ ،‬عبد الحميد رضا وزنداج‪ ،‬بشير إبراهيم‪ ،‬اإلدارة المكتبية وأعمال السكرتارية‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪،‬‬
‫الرياض‪1408 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪11‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫اق تراح‪ ،‬يتم الوص ول إلي ه بع د دراس ة وتحلي ل‪ ،‬والش كل الت الي يوض ح موق ع الس كرتير‬
‫المتخصص ألن وظيفته استشارية وليست تنفيذية‪.‬‬
‫وتتمثل أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام في‪:‬‬
‫دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مالزمة الرئيس في حضور االجتماعات الفنية لتقديم المعلومات الالزمة له‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االطالع على م ا يس تجد في مج ال تخصص ه من األبح اث والتق ارير العلمي ة‬ ‫‪‬‬
‫وتقديمها للرئيس‪.‬‬
‫حف ظ وت رتيب وتص نيف الوث ائق واألوراق الفني ة في ملف ات خاص ة ليس هل‬ ‫‪‬‬
‫‪1‬‬
‫الوصول إليها‪.‬‬
‫السكرتارية> الخاصة‪:‬‬ ‫‪)3‬‬
‫وتتمث ل في الع املين ال ذين يق دمون الخ دمات المكتبي ة ل رئيس معين في مج االت العم ل‬
‫المكتبي المختلفة ومنها‪:‬‬
‫‪ ‬تحرير ونسخ المراسالت‪.‬‬
‫‪ ‬استقبال وتصدير المعامالت الخاصة بمكتب المدير‪.‬‬
‫‪ ‬تنظيم أوراق مكتب المدير وملفاته‪ ،‬وطريقة استرجاعها‪.‬‬
‫‪ ‬استقبال المكالمات الهاتفية التي ترد إلى مكتب المدير ومعالجتها‪.‬‬
‫‪ ‬تنظيم مقابالت واستقبال زوار المدير‪.‬‬
‫‪ ‬تنظيم اجتماعات المدير‪.‬‬
‫‪ ‬الترتيب لسفريات المدير وعمل الحجوزات الالزمة‪.‬‬

‫‪ .1‬هالل محمد العسكر‪ ،‬عجالن محمد الشهر‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص ‪.28‬‬
‫‪12‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫‪ ‬تلخيص المق االت ال تي تع رض على الم دير‪ ،‬وذل ك به دف مس اعدته على تأدي ة‬
‫مهامه بكفاءة ويسر‪.‬‬

‫أنواع السكرتارية‬

‫حسب معيار مستوى أهمية‬

‫حسب المعيار الزمني‬ ‫حسب معيار الجهة التي تقدم لها الخدمات‬
‫العمل‬

‫سكرتارية دائمة‬ ‫سكرتارية عامة‬ ‫السكرتير التنفيذي‬

‫سكرتارية خاصة‬ ‫سكرتير الفئة (أ)‬

‫سكرتارية مؤقتة‬

‫سكرتارية متخصصة‬ ‫سكرتير الفئة (ب)‬

‫الشكل رقم (‪ :)01‬أنواع السكرتارية‪>.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫المطلب الثالث‪ :‬أهمية السكرتارية‬

‫إن األعم ال الس كرتارية كث يرة ومتنوع ة من اتص االت وحف ظ للوث ائق وإ دارة‬
‫االجتماع ات وتس هيل العالق ات الداخلي ة للمؤسس ة وبين المؤسس ة والمحي ط الخ ارجي‪،‬‬
‫حيث أص بحت العملي ات اإلداري ة في ال وقت الحاض ر تحظى باهتم ام كب ير في جمي ع‬
‫المنظمات والمؤسسات في كافة النشاطات وكل المستويات على اعتبار أن كفاءة األداء‬
‫اإلداري من ال دعائم األساس ية ال تي يعتم د عليه ا نج اح المنظم ة في تحقي ق رس التها‬
‫وأهدافها بكفاءة لمواجهة التحديات في بيئة األعمال المعاصرة‪.1‬‬
‫والعملي ة اإلداري ة م اهي إال حلق ة متص لة تب دأ بعملي ة التخطي ط ال تي ت بين تحدي د‬
‫األه داف وم دى اإلمكاني ات المتاح ة ثم عملي ة التنفي ذ وتق ييم النت ائج‪ ،‬ومن ثم فالمهم ة‬
‫األساس ية لجمي ع الم ديرين على اختالف مس توياتهم وتخصص اتهم هي تحقي ق االس تخدام‬
‫األمث ل للم وارد المادي ة والبش رية والس كرتير في نظم ه ذه العملي ة اإلداري ة ل ه دور ه ام‬
‫حيث أص بح ال غ نى عن ه في أي مكتب‪ .‬ومن أساس يات عمل ه‪ ،‬اس تخدام وتق ديم‬
‫المعلوم ات وإ نش اء الس جالت تنظيم الملف ات على ك ل مال ه عالق ة بأعم ال المؤسس ة من‬
‫معلوم ات وإ حص ائيات إذ ه و على دراي ة بك ل كب يرة وص غيرة فيه ا ومن ازدي اد حجم‬
‫األعم ال اإلداري ة وت داخلها وتع دد أوج ه نش اطاتها في مج ال العم ل المكت بي أص بحت‬
‫‪1‬‬
‫حاجة المديرين إلى جهود كبيرة تساعدهم فبرزت أهمية أعمال السكرتارية‪.‬‬
‫وته دف الس كرتارية إلى تق ديم الخ دمات المكتبي ة المتعلق ة ب روتين العم ل‬
‫وتفص يالته‪ ،‬أو إلى اإلدارات الرئيس ة في المنش أة‪ ،‬ومن هن ا يظه ر ال دور الفع ال‬
‫للس كرتير في إعف اء الم ديرين واإلدارات الرئيس ة من ش غل أوق اتهم ب التفكير في ه ذه‬

‫‪11‬‬
‫ن منصور عبد الغني‪ ،‬المرشد العلمي في اإلنشاء اإلداري‪ ،‬دار النجاح ‪ 1982 ،‬ص‪.85‬‬
‫‪ .1‬سيد حسين اهلل‪ ،‬السكرتارية واألعمال المكتبية‪ ،‬الرياض‪ ،‬دار المريخ‪ ،1980 ،‬ص ‪.45‬‬
‫‪14‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫األعمال الروتينية‪ ،‬بحيث يتفرغون كليا لوظائفهم الرئيسية من تخطيط وتنظيم ورقابة‪،‬‬
‫وتمدهم بالبيانات والمعلومات الالزمة التخاذ القرارات‪.‬‬
‫والس كرتير يعت بر بمثاب ة عنص ر مهم في المنش أة وال يمكن االس تغناء عن ه ب أي‬
‫ح ال من األح وال‪ ،‬وال يمكن أن نتص ور م ا يمكن أن يعمل ه الم ديرون في المنش آت في‬
‫حالة غياب السكرتيرين‪ ،‬بالتأكيد سيقضي المديرون وقتا طويال في أداء أعمال روتينية‬
‫دون أن يكون لديهم الوقت الكافي ألداء المهام واألعمال الرئيسية الهامة‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما‪:‬‬
‫زي ادة حجم العم ل المكت بي نتيج ة نش اطات المنظم ات وتع دد العالق ات م ع‬ ‫‪.1‬‬
‫المنظمات األخرى والجمهور‪.‬‬
‫التط ور التكنول وجي في مج ال األعم ال المكتبي ة‪ ،‬حيث تطالعن ا الش ركات‬ ‫‪.2‬‬
‫المتخصص ة في مج ال األجه زة المكتبي ة يومي ا ب آالت ومع دات متط ورة مرتبط ة تمام ا‬
‫بنشاطات السكرتارية واألعمال المكتبية‪.‬‬

‫‪-1‬عبد الحميد رضا وبشير زنداج‪ ،‬اإلدارة المكتبية وأعمال السكرتارية في األجهزة الحكومية‪ ،‬الجزء األول‪،‬‬
‫اإلدارة العامة‪1408 ،‬هـ‪ ،‬ص‪.651‬‬
‫‪15‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫المبحث الثاني‪ :‬صفات ومهارات السكرتير الناجح‬

‫يختار ك ل مدير أو رئيس سكرتيرا خاص ا به من ذوي الدراي ة والكف اءة‪،‬‬
‫والشخص ية المتزن ة والمه ارة في الفن المكت بي الح ديث‪ ،‬ليعاون ه في أداء أعمال ه‬
‫ويك ون موض ع ثقت ه باس تمرار‪ ،‬ونج اح الم دير أو ال رئيس في تأدي ة عمل ه يعتم د‬
‫بش كل كب ير على درج ة كف اءة ونش اط وس لوك الس كرتير الخ اص‪ ،‬ال ذي ي وفر‬
‫وينجز للمدير أو الرئيس كل ما يحتاجه بسرعة وإ تقان‪.‬‬
‫المطلب األول‪ :‬صفات السكرتيرة الناجح‬
‫للسكرتيرة الناجحة صفات تتمثل فيما يلي‪:1‬‬
‫‪ ‬أن يكون حسن المظهر والهندام‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون أمينا على أسرار العمل‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون قوي الشخصية وحسن التصرف‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون قوي الذاكرة ودقيقا في عمله‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون مرتبا ومنظما‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون مخلصا لرئيسه‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون حليما صبورا صامتا‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون سريع البديهة وقادرا على التركيز‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون حيويا ونشطا‪.‬‬
‫‪ ‬أن يحسن التصرف في المواقف‪.‬‬
‫‪ ‬أن يحترم اآلخرين ويلتزم بأوقات العمل‪.‬‬
‫‪ ‬أن يكون طبيعيا في تكوينه الجسماني‪.‬‬

‫‪11‬‬
‫هالل بن محمد العسكري‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص‪.42‬‬
‫‪16‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫المطلب الثاني‪ :‬المهارات الواجب توافرها في السكرتيرة‬

‫من المهارات الواجب توفرها في السكرتيرة ما يلي‪:1‬‬
‫‪ ‬القدرة على التعامل مع برامج الحاسب اآللي‪.‬‬
‫‪ ‬القدرة على النسخ باللغتين العربية واإلنجليزية‪.‬‬
‫‪ ‬القدرة على حفظ األوراق في الملفات واسترجاعها‪.‬‬
‫‪ ‬القدرة على استخدام األجهزة الحديثة في مجال األعمال المكتبية‪.‬‬
‫‪ ‬القدرة على التحدث باللغة اإلنجليزية‪.‬‬
‫‪ ‬القدرة على تحرير الرسائل وكتابة التقارير‪.‬‬
‫‪ ‬القدرة على تلخيص المقاالت‪.‬‬
‫‪ ‬القدرة على التعامل بلباقة مع اآلخرين‪.‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬األسس العامة لنجاح السكرتير‬
‫لنج اح أي موظ ف في عمل ه الب د ل ه من أس س يتبعه ا‪ ،‬والس كرتيرة ب دورها يجب عليه ا‬
‫اتباع األسس التالية‪:2‬‬
‫‪ ‬كن مخلصا في أداء العمل وال تبحث شؤونه مع الغرباء‪.‬‬
‫‪ ‬استشر رئيسك في النقاط الغامضة‪ ،‬وال تغامر بارتكاب األخطاء بل اقتطع دقائق‬
‫قليل ة من وقت ك ص باح ك ل ي وم لتمض يها في التش اور والتخطي ط لعم ل الي وم م ع‬
‫رئيسك‪ ،‬بالتخطيط تكون أكثر فعالية فهو يوفر الوقت والجهد‪.‬‬
‫‪ ‬كن على علم تام بسياسة المنشأة التي تعمل فيها‪ ،‬وعالقتها بالجهات األخرى‪.‬‬
‫‪ ‬كن على علم بالنظام واللوائح الداخلية للمنشأة‪.‬‬

‫‪ -‬المؤسس ة العام ة للت دريب المه ني ‪ ،‬اإلدارة العامة لتصميم وتط>وير المن>اهج‪ ،‬إج راءات الس كرتارية)‪،(1‬المملك ة‬ ‫‪1‬‬

‫العربية السعودية‪ ،‬دار‪، 124‬الطبعة‪ 1429‬ص‪.5‬‬

‫‪-‬أبو الرب أحمد محمود‪ ،‬السكرتارية الحديثة وإ دارة المكاتب‪ ،‬المؤلف أرد‪ ،‬ص‪.56‬‬ ‫‪2‬‬

‫‪17‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫‪ ‬كن حس ن المظه ر دون تكل ف‪ ،‬إذ أن ذل ك يعت بر أساس ا جوهري ا في نجاح ك في‬
‫عملك‪.‬‬
‫‪ ‬كن كتوما لألسرار التي تطلع عليها بحكم عملك‪.‬‬
‫‪ ‬درب ذاكرت ك على جمي ع م ا يطلب من ك‪ ،‬رغم اعتم ادك على ج داول العم ل‬
‫اليومي والمفكرات‪ ،‬فالذاكرة القوية تساعدك على أداء عملك‪.‬‬
‫‪ ‬كن هادئا متزنا مهما تعقدت األمور‪.‬‬
‫‪ ‬كن قوي الشخصية دوك غطرسة معتزا بكرامتك دون تعال‪.‬‬
‫‪ ‬ثقف نفسك باستمرار وتابع مجريات األحداث بشكل يومي‪.‬‬
‫‪ ‬كن على بين ة بالجه ات ال تي يمكن اللج وء إليه ا للحص ول على المعلوم ات غ ير‬
‫المتوفرة لديك كدوائر المعارف واألدلة والقواميس‪.‬‬
‫أد ك ل عم ل في ال وقت المح دد ل ه‪ ،‬ح تى ال ت تراكم علي ك األعم ال فتص بح غ ير‬
‫‪ّ ‬‬
‫قادر على إنجازها‪ ،‬األمر الذي يضعك أمام رئيسك في موقف ال ترضاه لنفسك‪.‬‬

‫‪18‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫المبحث الثالث‪ :‬الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير> وأعماله‬

‫يعتم د نج اح أي مؤسس ة على األمان ة باعتباره ا العص ب الحس اس والش ق‬
‫األساس ي ألعم ال التنظيم واإلدارة ف إذا انتظمت معه ا جمي ع مص الح المؤسس ة‬
‫وهي مقياس لمدى نجاح المؤسسة الن األمانة تعتبر كقاطرة تسيير ورائها بقية‬
‫اإلدارات والمص الح والف روع ويع ود ه ذا لوف اء قس م األمان ة لم ا يطلب منه ا من‬
‫معلوم ات وبيان ات في ال وقت المناس ب وفي أس رع وقت ممكن وه ذا بوج ود‬
‫شخصية مكلفة بأداء أعمال األمانة متمثلة في كاتبة مديرية رئيسية‪.‬‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم السكرتيرة‬
‫هو عبارة عن شخص يقوم بمعاونة الرئيس أو وزيرا أو مديرا على تنظيم وقته‬
‫‪1‬‬
‫وعمله ومستنداته بطريقة سهلة ومبسطة‬
‫هو الموظف الذي يتولى القيام بمهام األعمال المكتبية واإلدارية المساندة للرئيس‬
‫من قبيل حفظ الملفات والمعلومات وترتيب المواعيد واالجتماعات وتنظيم سفريات‬
‫المدير واستقبال الزوار ويتمتع بثقة الرئيس وحفظ أسراره‪.‬‬
‫كما يعرف كل من قاموس أكسفورد أن السكرتير هو الموظف المعين لمساعدة أحد‬
‫الرؤساء في أعمال التحرير‪ ،‬المراسالت واألعمال الكتابية‪ ،‬كذلك الحصول على‬
‫المعلومات واألمور السرية‪ ،‬وأعمال أخرى كالنسخ وحفظ األوراق‪.‬‬
‫كذلك يعرفه البعض بأنه موظف المختص بالعمال التجارية في قطاع األعمال كما‬
‫يطلق هذا االسم على بعض المناصب اإلدارية العليا كالوزير‪ ،‬وكيل الوزارة‪ ،‬الوزير‬
‫المفوض‪ .‬يعرف كل من رمضان والقوصي كلمة سكرتير مشتق من الكلمة االنجليزية‬

‫‪11‬‬
‫‪ -‬أ‪ .‬محمود فهمي العطروزي ‪ ،‬أسس السكرتارية والحفظ‪ ،‬الطبعة الثالثة ‪ ، 1973،‬ص‪.44‬‬
‫‪19‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫‪ secretary‬واصل الكلمة ‪ secret‬أي السر وهي تشير إلى النواحي السلوكية في‬
‫عمل السكرتير‪ .‬ويعرف السكرتير في قاموس "ريستر" تدل على ثالث معاني‪:‬‬
‫تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪1‬‬
‫تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون اإلدارية في المنشاة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الفرق بين الطابع والسكرتير‪>:‬‬
‫السكرتير اشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من األعمال التي‬
‫يمارسها حيث أن أعمال الطباعة تتمثل جميع ما يطع على اآللة الكاتبة كالرسائل‬
‫والمذكرات ‪...‬الخ أضف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى‬
‫أساسية منها ‪ ،‬والتي تتمثل في تنظيم المواعيد واالجتماعات والرد على المكالمات‬
‫الهاتفية ‪....‬الخ عكس السكرتير الذي يضيف على هذه األعمال الضرب على اآللة‬
‫الكاتبة ونتيجة إلى ذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي‪:‬‬
‫‪2‬‬
‫" كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير"‬
‫المطلب الثاني‪ :‬الصفات الواجب توفرها في السكرتير>‬
‫ألج ل القي ام باألعم ال المنوط ة على أحس ن وج ه الب د من ت وفر المكلف ة‬
‫باألمان ة على بعض الص فات العلمي ة والشخص ية من اج ل أداء األعم ال المكلف ة‬
‫بها وتتمحور فيما يلي‪:‬‬
‫الصفات الشخصية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫كتمان السر والصبر‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫اإلخالص والكفاءة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪ -1‬أ‪ .‬محمود فهمي العطروزي ‪ ، ،‬مرجع نفسه ص ‪.87‬‬
‫‪ -‬السكرتارية وأنواعها‪ ،‬األكاديمية البريطانية للتعليم العالي ‪www.abah.co.uk.10:30 date22/05/2023‬‬ ‫‪2‬‬

‫‪20‬‬
‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫القدرة على اإلقناع‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫الدقة في المواعيد وتنظيمها‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المواظبة على الدوام‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الثقة بالنفس والشعور بالمسؤولية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الدبلوماسية واللباقة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫القدرة على التكيف‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫حسن التعامل مع الغير والقدرة على استعمال وسائل االتصال الحديث‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الصفات العلمية‪>:‬‬ ‫‪‬‬
‫ذات ثقافة واسعة االطالع‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ذات خبرة إدارية عالية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫اإللمام بالقانون والتنظيم الداخلي للمؤسسة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫معرفة تامة بأساليب تحرير الرسائل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫االطالع بكل جديد نافع متصل بالعمل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫اإللمام بطرق الحفظ والترتيب والفهرسة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫إتقان أو استعمال جميع وسائل المعالجة وأجهزة االتصال‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫اإللمام بالعالقات اإلنسانية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫القدرة على معالجة األمر بدقة وسرعة في المواقف الطارئة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫استخدام اآللة الكاتبة بأكثر من لغة وسرعة مناسبة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫استخدام أجهزة المكتب الحديث‪.1‬‬ ‫‪-‬‬

‫هالل محمد العسار‪ ،‬عجالن محمد الشهري‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص‪ 39-36‬بتصرف‪.‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪21‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫المطلب الثالث‪ :‬الوسائل المستعملة لدى السكرتيرة وأعمالها‬

‫أوال‪ :‬الوسائل المستعملة عند السكرتيرة‬
‫االعتم اد على الج انب البش ري وح ده في التنظيم غ ير ك افي للوص ول إلى‬
‫األه داف ب ل ي دعمها وج ود وس ائل مكتبي ة تمكن من أداء مهام ه بص ورة آلي ة‬
‫وتقني ة عالية ومن أبرز م ا يعتم د علي ه المكلف باألمان ة لمزاولة نشاطه نجد ما‬
‫يلي‪:1‬‬
‫الهاتف‪ :‬هو جهاز يمكن بواسطته االتصال المباشر بالغيـر بسرعة فائقة مهمـا كان‬ ‫‪‬‬
‫بعد المسافة ويتكون من لوحة المفاتيح (تحتوي على بعض الرموز واألرق ام من ‪-0‬‬
‫‪ )9‬باإلضافة إلى السماعة والميكروفون‪ ،‬وهو عدة أنواع‪:‬‬
‫* الهاتف العادي‪ :‬منتشر بكثرة إذ يمكن من االتصال بالغير وتلقي مكالماتهم‪.‬‬
‫* اله>>اتف المحم>>ول‪ :‬فض ال عن إمكاني ة االتص ال ب الغير يس مح الجه از أيض ا بتحوي ل‬
‫المكالم ات إلى جه ة قريب ة ذات خط وط هاتفي ة مش تركة دون قط ع المكالم ة وذل ك‬
‫‪2‬‬
‫باستعمال أقفال خاصة ويتواجد مثل هذا الجهاز في مكتب األمانة‪.‬‬
‫* الهاتف المركزي المحمول‪ :‬هو جهاز متعدد األشكال واألنواع وكبير الحجم يختص‬
‫بتشغيله عون مكلف ذو خبرة كافية داخل قاعة منفردة‪.‬‬
‫* النقال‪ :‬االستعمال عند الضرورة‪.‬‬

‫إيمت ان ماكفرالن دا‪ ،‬إج راءات الس كرتارية (إدارة المكتب واألنظم ة اآللي ة)‪ ،‬مطابع معه د اإلدارة العام ة‪ ،‬الرياض‪،‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪1412‬ه‪1991/‬م‪ ،‬ص‪.41-40‬‬
‫‪ -2‬إدارة مع ارف الق رن الح ادي والعش رين للعل وم والتكنولوجي ا المتط ورة والطبيعة ‪ :‬موسوعة عصر الحاس>ب اآللي‬
‫والكومبيوتر‪ ،‬القاهرة‪ ،‬دار الكتاب المصري‪،1997.‬ص‪100.‬‬
‫‪22‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫* األنترفون‪ :‬هو جهاز خاص باالتصال الداخلي وستخدم في المؤسسات حيث يتشكل‬
‫من جه از رئيس ي متص ل ب أجهزة فرعي ة لتس هيل االتص ال ويعت بر أك ثر اس تعماال بين‬
‫مكتب المدير والمكلف باألمانة‪.‬‬
‫* الفاكس‪ :‬هو جهاز يجمع بين الهاتف والتلكس حيث يتم إرسال البريد للمعني بسرعة‬
‫وسرية تامة تحت رقم خاص بجهاز المرسل إليه وقد اثبت فعاليته في األمور المسجلة‬
‫الخاصة ويحتوي على سماعة هاتف ومكان خاص لإلرسال وأخر من اجل تأكيد نتيجة‬
‫اإلرس ال ال تي من الض روري االحتف اظ به ا وتض م ال وقت والت اريخ والنتيج ة ويتك ون‬
‫الجهاز من‪:‬‬
‫مفتاح اإلرسال‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مفتاح النسخ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مفتاح االتصال‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫* التلكس‪ :‬هو جهاز يقوم بنسخ الوثائق ويتم ذلك بواسطة الذاكرة التي يحتويها والتي‬
‫تق وم ب دورها كاف ة اإلط ارات واألوام ر اللت ان لهم ا خاص ية بني ة اس تقبال المعلوم ات‬
‫وإ عطاؤها‪ ،‬ويتكون من‪:1‬‬
‫لوحة المفاتيح‪ :‬إدخال المعلومات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الشاشة‪ :‬إلظهار الكتابة مع إمكانية التصحيح في حالة وجود خطأ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الحاس>>وب‪ :‬ه و عب ارة عن آل ة الكترونيـة مبرمج ة بغ رض معالج ة المعلوم ات‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫يقوم بترتيب وحساب وحدات تغيرات على ما يقدم له من معطيات ويحولها إلى‬
‫نتائج ويتميز بعدة خصائص‪.‬‬
‫ذاكرة لحفظ البيانات والبرامج‪.‬‬ ‫‪-1‬‬

‫هالل محمد العسار‪ ،‬عجالن محمد الشهري‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص‪ 39-36‬بتصرف‪.‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪23‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫تخزين البرامج تمكن من العمل بصورة جيدة‪.‬‬ ‫‪-2‬‬

‫سرعة فائقة في أداء الحسابات لتسهيل اتخاذ القرارات‪.‬‬ ‫‪-3‬‬
‫ويتركب الحاسوب من لوحة المفاتيح التي لها عالقة مباشرة بالحاسوب باإلضافة إلى‬
‫اللوح ة المركزي ة وهي العنص ر النش يط في الكم بيوتر والشاش ة ال تي تس مح بتب يين‬
‫المعلومات والبرامج التي تزود الحاسوب ما يتبع بالطاقة والفارة‪.‬‬
‫وينحص ر دور ك ل مؤسس ة مهم ا ك انت طبيع ة نش اطها وذل ك بع د تخ زين مجموع ة‬
‫من المعلوم ات على وث ائق نموذجي ة‪ ،‬وكلم ا ك ثرت يت دخل الحاس وب بتش كيل الس جالت‬
‫الخاصة بتخزين المعلومات مهما كثت وهو من األجهزة المساعدة على انجاز األعمال‬
‫بس رعة ودق ة خاص ة في مج ال معالج ة النص وص ويمكن توس يع مج ال اس تعمال‬
‫الحاسوب باعتماد شبكة داخلية وخارجية‪.1‬‬
‫* االن >>ترنيت‪ >:‬هي ش بكة عالمي ة من أجه زة الكوم بيوتر ت دعمها مجموع ة المنظم ات‬
‫الخاص ة‪ ،‬والمؤسس ات الحكومي ة والجامع ات تس مح للمش تركين به ا بتب ادل الملف ات‬
‫والرس ائل للوص ول إلى كمي ة هائل ة من المعلوم ات ونظ را لنم و ش عبية ه ذه العنكبوتي ة‬
‫بش كل كب ير فمن المتوق ع ظه ور ب رامج ذات واجه ات اس تخدام س هلة تس مح بوص ول‬
‫المعلومات بيسر‪.‬‬
‫* الطابع>ة‪ :‬هي المك ون الرئيس ي لإلخ راج حيث تخ رج نس خة ورقي ة من البيان ات ال تي‬
‫في الحاسب ولها أنواع مختلفة من السرعات واإلمكانيات واألسعار‪ .‬البعض يطبع ببطء‬
‫لكن تظه ر الطباع ة بوض وح‪ ،‬والبعض بس رعة الطباع ة‪ ،‬واآلخ ر يطب ع الص ور بش كل‬
‫أفضل‪.‬‬

‫هالل محمد العسار‪ ،‬عجالن محمد الشهري‪ ،‬مرجع سابق‪ ،‬ص‪ 39‬بتصرف‪.‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪24‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫* آلة النسخ‪ :‬نظرا للطور السريع لألعمال اإلدارية ومتطلباتها أصبح من الضروري‬
‫تزويد المكاتب بتقنيات جديدة للنسخ‪ ،‬وذلك لتسهيل نسخ الوثائق هي‪ :‬آلة فتح الخطاب‬
‫"تستخدم لفتح الخطابات خاصة في الكميات الكبيرة‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬أعمال السكرتير‬
‫تتمثل أعمال السكرتيرة فيما يلي‪:1‬‬
‫ال رد على المكالم ات الهاتفي ة الس كرتير التنفي ذي يعت بر من الوظ ائف األساس ية في‬ ‫‪.1‬‬
‫الهيك ل اإلداري‪ ،‬وال ذي يعتم د عليه ا كث يرا لتط وير العم ل وتط وير المؤسس ة في‬
‫السوق المتواجدة فيه‪ ،‬فالسكرتير يلقى على كاهله معظم األمور الهامة والحساسة‬
‫في اإلدارة‪ ،‬وتاليا نستعرض أبرز وأهم المهام التي يوكل بها السكرتير التنفيذي‪.‬‬
‫أب رز وأهم مه ام الس كرتير التنفي ذي متابع ة البري د الص ادر وال وارد واس تالمه‬
‫بمواعيده الدقيقة‪ ،‬وفرزه بشكل مرتب ومتناسق تحديدا في حال كان البريد الوارد‬
‫لعدة أقسام أو البريد الوارد لعدة جهات رسمية أو غير رسمية‪.‬‬
‫ع رض البري د الي ومي على الم دير اإلداري للش ركة وتص وير األوراق المهم ة‬ ‫‪.2‬‬
‫التي تحتاج ألكثر من نسخة‪ ،‬لحفظها بشكل مرتب وفي الملفات الخاصة لسهولة‬
‫الرج وع إليه ا عن د الض رورة‪ ،‬فالحف ظ بالطريق ة اإلداري ة المطلوب ة يس هل العم ل‬
‫كثيرا في المستقبل‪.‬‬
‫اس تقبال المكالم ات الهاتفي ة ومعرف ة المتص لين لتح ويلهم إلى الجه ات المعني ة في‬ ‫‪.3‬‬
‫المؤسس ة‪ ،‬إلى ج انب ت دوين المالحظ ات الالزم ة وأرق ام الهوات ف من المتص ل‬
‫للرجوع إليه عند الحاجة‪ ،‬وعلى السكرتير هنا كتابة كل المالحظات بدقة متناهية‬
‫بإبالغها للمدير‪ ،‬كما على السكرتير إجراء المكالمات التي يحتاجها المدير‪.‬‬
‫‪-1‬إيميت ن‪ .‬ماكفرالند‪ ،‬إجراءات السكرتارية‪ :‬إدارة المكاتب واألنظمة اآللية‪ ،‬ترجمة محمد عبد اهلل‪ ،‬جمعة عبيد اهلل‬
‫وعبد الحميد رضا عبد اللطيف‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1412 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪25‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫إع داد وكتاب ة الخطاب ات والتق ارير والكتب الرس مية وطباعته ا بمنتهى الدق ة‪،‬‬ ‫‪.4‬‬
‫باإلضافة إلى تصميم الجداول الخاصة بالعمل وتصويرها وحفظها للرجوع إليها‬
‫مستقبال‪ ،‬وكتابة المذكرات اإلدارية الخاصة بالموظفين والموجهة من الم دير إلى‬
‫األقسام األخرى‪.‬‬
‫تنس يق االجتماع ات الداخلي ة في الش ركة م ع تجه يز غرف ة وطاول ة االجتماع ات‬ ‫‪.5‬‬
‫وترتيبها بشكل جيد‪ ،‬وحضور االجتماع بكتابة المالحظات ومحضر االجتماع‪،‬‬
‫إلى ج انب اس تقبال الم دعوين على االجتم اع من خ ارج المؤسس ة‪ ،‬وبع د ذل ك‬
‫طباع ة محض ر االجتم اع جي دا وتنس يقه بص فة رس مية‪ ،‬لي وزع فيم ا بع د على‬
‫المشاركين في االجتماع للتوقيع عليه‪.‬‬
‫ترتيب مواعيد المدير وتسجيل معلومات الزوار وعرضها على المدير ومناقشتها‬ ‫‪.6‬‬
‫مع ه‪ ،‬ومن ثم تجه يز المعلوم ات المطلوب ة بش كل دقي ق‪ ،‬وت رتيب األوراق ال تي‬
‫يحتاجها المدير أثناء زيارته أو أثناء موعده‪.‬‬
‫على الس كرتير التنفي ذي اس تقبال ال زوار واتخ اذ ك ل األم ور المتعلق ة بالزي ارات‬ ‫‪.7‬‬
‫بعين االعتبار‪ ،‬باإلضافة إلى استقبال الضيوف المهمين جدا من خارج البلد التي‬
‫توجد فيها المؤسسة‪ .‬عليه أن يقوم بترتيب جميع السفريات التي يقوم بها المدير‬
‫وكب ار الم وظفين في المؤسس ة‪ ،‬وجم ع ك ل المعلوم ات الالزم ة والمتعلق ة في‬
‫الس فريات وتجه يز الملف ات ال تي يمكن اس تخدامها أثن اء الس فر‪ ،‬م ع إخب ار الجه ة‬
‫المستض يفة للم دير عن موع د وص وله ومك ان إقامت ه‪ ،‬م ع حرص ه على متابع ة‬
‫جميع األمور الالزمة لحين وصول المدير إلى البلد المستضيف‪ ،‬وفي حال طرأ‬
‫أي تغيير أو إلغاء للسفر وجب عليه إخبار الجهات المعنية بذلك‪ .‬تنظيم وترتيب‬

‫‪26‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫جمي ع الملف ات اإلداري ة‪ ،‬وتجه يز المك ان الخ اص المناس ب لحف ظ المعلوم ات‬
‫والملفات فيه‪.‬‬

‫معالجة البريد‬
‫معالجة‬ ‫أعمال أخرى‬
‫االتصاالت‬

‫ترتيب سفر‬
‫تصنيف وحفظ‬ ‫الرئيس‬
‫وظائف‬
‫السكرتارية‬

‫التعامل مع‬ ‫تنظيم‬

‫الحاسب‬ ‫االجتماعات‬

‫النسخ‬ ‫تنظيم المواعيد‬

‫واالستنساخ‬

‫الشكل رقم (‪ :)2‬أبرز مهام ووظائف السكرتير‪.1‬‬

‫باإلض افة إلى فهرس ة الملف ات والكتب اإلداري ة والرس مية‪ ،‬والم ذكرات الداخلي ة‬ ‫‪‬‬
‫وحفظه ا بش كل م رتب‪ ،‬باإلض افة إلى إتالف الملف ات القديم ة والكتب اإلداري ة‬
‫والمذكرات التي مر عليها وقت طويل‪.‬‬
‫متابعة وتنسيق جميع األعمال اإلدارية وتحديج األمور التي يجب متابعتها‪ ،‬إلى‬ ‫‪‬‬
‫ج انب االطالع على ملف ات المتابع ة اليومي ة‪ ،‬واتخ اذ اإلج راءات الالزم ة لح ل‬
‫‪-1‬عب د اللطي ف‪ ،‬بش ير إب راهيم‪ ،‬اإلدارة المكتبية وأعمال السكرتارية‪ ،‬معه د اإلدارة العام ة‪ ،‬الري اض‪1408 ،‬هـ‪ ،‬ص‬
‫‪.112‬‬
‫‪27‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫المش كالت المتواج دة‪ ،‬وحف ظ جمي ع المتعلق ات ال تي تم اس تخدامها في الموض وع‬
‫بشكل منسق ومرتب بملفات خاصة‪.‬‬
‫الترتيب المناسب المتعلق باألمور التي يحتاجها المدير والموظفين في المؤسسة‬ ‫‪‬‬
‫ومتابعته ا مثل أم ور الص يانة‪ ،‬واألدوات‪ ،‬والقرطاس ية الناقص ة‪ ،‬وإ دارة ص ندوق‬
‫النثري ات المالي ة في اإلدارة‪ ،‬واس تالم الفوات ير والتوقي ع عليه ا وحفظه ا لتس ليمها‬
‫لقسم المحاسبة‪.‬‬
‫تص ميم التق ارير وإ نش اء الج داول اإلداري ة‪ ،‬وذل ك من خالل االس تعانة بتطبيق ات‬ ‫‪‬‬
‫الحاس وب ل ذا ك ان من الالزم أن يتمت ع الس كرتير التنفي ذي بالمعرف ة التام ة في‬
‫اس تعمال تطبيق ات الحاس وب‪ ،‬م ع ض رورة تص ميم التق ارير عن طري ق اس تخدام‬
‫هذه التطبيقات وإ نشاء الجداول اإلدارية الستخدامها‪.1‬‬

‫‪ - 1‬فتيحة لعينين ‪،‬حميدة محمد بلكبير‪ ،‬السكرتير والعالقات العامة‪ ،‬مذكرة تخرج لنيل شهادة تقني سامي كاتبة مديرة‪،‬‬
‫معهد التكوين المهني ـخميس مليانة ‪ 2013-2010‬ص‪.16‬‬
‫‪28‬‬
 ‫مدخل إلى السكرتارية‬ ‫الفصل األول‬

‫الخالصة‪:‬‬
‫يستطيع السكرتير من خالل تقييم عمله معرفة الصعوبات واألخطاء التي‬
‫ح دثت أثن اء تأديت ه لعمل ه‪ ،‬واالس تفادة من ذل ك وتجنب إتالفه ا في المس تقبل‪ ،‬أي‬
‫باختصار يقوم بوظيفة الرقابة والمتابعة‪.‬‬
‫وللسكرتير وظائف إدارية أخرى متعلقة بعمله‪ ،‬ويعد أحيانا ممارسا لها‬
‫وإ ن ك انت ب درجات متفاوت ة ومنه ا وظيف ة اتخ اذ الق رارات‪ ،‬ووظيف ة التنس يق‬
‫ووظيف ة إدارة األف راد ووظيف ة اإلدارة المالي ة‪ ،‬وال يمكن له ذه الوظ ائف القي ام‬
‫ب دورها بفعالي ة وكف اءة ب دون ممارس ة وظيف ة االتص ال داخ ل إدارات المنظم ة‪،‬‬
‫والتي تعتبر من الوظائف المهمة للسكرتير‪.‬‬
‫وممارس ة ه ذه الوظ ائف ال تي تأخ ذ تل ك األش كال وتح دد مس توى أداء‬
‫المنظم ة عام ا داخ ل المنظم ة‪ ،‬ليس ل ه ت رتيب معين يب دأ بالتخطي ط مثال وتنتهي‬
‫بالرقاب ة‪ ،‬ألن عوام ل البيئ ة الداخلي ة والخارجي ة ت ؤثر على الممارس ة الفعلي ة في‬
‫المنظمة‪.‬‬

‫‪29‬‬
‫الفصل الثاني‪ :‬تصنيف وحفظ الوثائق‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫تمهيد‪>:‬‬
‫لقد كانت المحفوظات حتى بداية القرن العشرين محدودة بحيث ال يمثل تنظيمها‬
‫أية مشكلة‪ ،‬وبرغم بدائية النظم التي كانت متبعة في ذلك الوقت إال أن هذه النظم كانت‬
‫كافية نظرا لبساطة الحياة ومحدودية الموضوعات المتداولة إال أن منتصف هذا القرن‬
‫ش هد تض خما في المحفوظ ات فض ال عن انتش ار حرك ة اإلدارة العلمي ة وظه ور أهمي ة‬
‫البيان ات والمعلوم ات بالنس بة لإلدارة الحديث ة المرتب ة بأيس ر ط رق ال ترتيب ميس رة في‬
‫جميع األوقات‪.‬‬
‫ومن هن ا ب دأت األجه زة اإلداري ة في المؤسس ات والمنش آت تنظ ر إلى إدارة‬
‫المحفوظ ات على أنه ا إح دى الوح دات الهام ة ال تي تس اعد الجه از اإلداري على القي ام‬
‫بأعبائ ه واتخ اذ الق رارات الس ليمة وحيث أن المحفوظ ات تعت بر المص در األساس ي‬
‫للمعلومات اإلدارية التي تنظم أعمال ونشاطات المنشأة مهما كان حجمها وتنوع نشاطها‬
‫فإن األمر يتطلب تعريفها وتناول أهميتها والمهام التي يجب أن نطلع عليها‪.‬‬

‫‪31‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫المبحث األول‪ :‬مفهوم الحفظ‬

‫المطلب األول‪ :‬مفهوم المحفوظات وأنواعها‬
‫أوال‪ :‬تعريف المحفوظات‬
‫المواد التي تحفظ لضرورة الرجوع إليها وبمعنى أدق هي الوثائق التي تنش أ عن‬
‫نش اط أي جه از إداري خالل عملي ات االتص االت وتب ادل المعلوم ات والبيان ات في‬
‫األمور المتعلقة بنشاطات االدارة المكتبية‪.1‬‬

‫ويقص د بالوثيق ة هن ا‪ :‬أي ة م ادة تحم ل معلوم ات س واء ك انت ورق ة أو ش ريطاً‬
‫مس جالً أو مص وراً أو كتاب اً أو خريط ة أو إحص ائية أو بيان اً إلى غ ير ذل ك من أن واع‬
‫الوث ائق ال تي تحم ل معلوم ات س واء في الش ركات الحكومي ة أو المنش آت االقتص ادية أو‬
‫في البنوك‪.‬‬
‫وتعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع‬
‫على عاتق ه تس هيل وص ول المعلوم ات إلى المختص ين وأيض اً تزوي د اإلدارة بالحق ائق‬
‫والبيان ات واألرق ام ال تي ت تيح له ا ال ترتيب على أس س موض وعية‪ ،‬وبالت الي مس اعدتها‬
‫على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬أنواع المحفوظات‬
‫‪2‬‬
‫تنقسم المحفوظات طبقاً لنشاط كل منها على النحو التالي‪:‬‬
‫‪-1‬محفوظ>ات نش>يطة‪ >:‬وهي الوث ائق الحي ة المتداول ة ال تي يرج ع إليه ا الس كرتير بص فة‬
‫مستمرة إلنجاز األعمال‪ ،‬وهي) تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أي أنها‬
‫تحت أيدي الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم‪.‬‬

‫‪ -‬جمال غانم زيدان‪ ،‬السكرتاريا واإلدارة المكتبية‪ ،‬ص‪.95‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪2‬‬
‫‪-‬برجس‪ ،‬المكتبات مدخل إلى علم التصنيف في المكتبات‪ ،‬مطابع الصباح‪ ،‬ط‪1982 ،1‬م‪.‬‬
‫‪32‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-2‬محفوظ>>ات متوس>>طة> النش>>اط‪ :‬وهي م ا يطل ق عليه ا (المؤقت ة) وتتمث ل في الس جالت‬
‫والمس تندات التي ت دعو الحاجة للرجوع إليها على ف ترات متباعدة حسب طبيعة العم ل‬
‫في اإلدارة‪.‬‬
‫‪-3‬محفوظات غير نشطة‪ :‬وهي السجالت واألوراق والمستندات التي ال تدعوا الحاجة‬
‫للرج وع إليه ا ربم ا النته اء العم ل به ا أو لع دم الحاج ة إليه ا‪ ،‬أو لم رور س نوات طويل ة‬
‫عليها ‪-‬هذا بعد أن يتم فرزها إلى قسمين (مستديمة‪ ،‬منتهية)‪.‬‬
‫أ‪ -‬المستديمة‪ >:‬وهي األوراق والسجالت التي تتضمن مبادئ والتزامات متعلقة بالصالح‬
‫العام أو ذات أهمية تاريخية‪ ،‬وهذه ال يستغنى عنها أبداً مثل العقود واتفاقيات واألوامر‬
‫والق رارات الس ارية المفع ول وغيره ا مم ا تعت بر مهم ة أو يش ك في أنه ا مهم ة فتبقى‬
‫وتحفظ‪.‬‬
‫ب‪ -‬المنتهي>>ة‪ >:‬وهي األوراق ال تي انتهى العم ل به ا تمام اً أو ليس له ا أي قيم ة مث ل‪:‬‬
‫المس ودات والص ور الزائ دة من المراس الت الص ادرة بطاق ات االس تعارة‪ ،‬وبطاق ات‬
‫التهاني باألعياد والمناسبات التي مضى وقت كبير عليها‪ ،‬وكذلك الموضوعات المنتهية‬
‫فهذه يجب النظر في أمر التخلص منها‪.1‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬أهمية المحفوظات‬
‫لكي ت ؤدي العملي ة اإلداري ة المه ام المتعلق ة به ا من التخطي ط والتنظيم والرقاب ة‬
‫والمتابع ة‪ ،‬وبالت الي اتخ اذ ق رارات س ليمة في ال وقت المناس ب‪ ...‬وحيث أن ذل ك يتطلب‬
‫االعتم اد على بيان ات ومعلوم ات منظم ة بحث يتم الوص ول إليه ا في أق ل وقت وبأق ل‬
‫جه د‪ .‬ل ذا يجب العناي ة ب إدارة المحفوظ ات ووض ع األس س التنظيمي ة ال تي تس اعد في‬
‫تطورها بحيث تواكب عصر االتصاالت الذي نعيشه ويمكن إيجاز ذلك فيما يلي‪:2‬‬
‫‪ -1‬محمود فتحي العطروزي – أصول السكرتارية‪ -‬ص ‪. 120-119‬‬
‫‪ -2‬المرجع نفسه‪ -،‬ص ‪. 120‬‬
‫‪33‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬ضمان وصول المعلومات إلى أيدي المستفيدين منها بأسرع وقت واقل جهد وبأدنى‬
‫تكلف ة‪ .‬وذل ك أن المحفوظ ات بالنس بة المكتب ة ك القلب بالنس بة لجس م اإلنس ان – فهي‬
‫المصدر الذي يسير محتويات اإلدارة المكتبية‪.‬‬
‫‪-‬تحديد وضع مناسب إلدارة المحفوظات في الهيكل التنظيمي للمنشأة‪.‬‬
‫‪ -‬توزيع العلم طبقا لمعدالت إنتاج مناسبة‪.‬‬
‫‪-‬وضع أسس دائمة لتنظيم الفهارس ومراجعتها على فترات مناسبة‪.‬‬
‫‪-‬وض ع الئح ة حف ظ للوث ائق بحيث تس ير عملي ات ف رز وترحي ل وإ ع دام المحفوظ ات‬
‫تلقائيا‪.‬‬
‫‪-‬االس تعانة بنم اذج ومطبوع ات للمحفوظ ات تتناس ب م ع طبيع ة العم ل في ك ل وح دة‬
‫إدارية‪.‬‬
‫‪-‬الت دريب المس تمر للع املين ب إدارة المحفوظ ات لتط وير مه اراتهم واطالعهم على‬
‫التطورات الحديثة في هذا المجال‪.‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬اختصاصات إدارة المحفوظات‬
‫إدارة المحفوظ ات هي اإلدارة ال تي تت ولى بالتع اون م ع إدارات المنش أة األخ رى‬
‫الرقابة على الوثائق الخاصة بها والحفاظ عليها وصيانتها ووضع النظم واللوائح التي‬
‫تكف ل حس ن س ير العم ل من حيث إع داد الفه ارس وتص نيف وترم يز وت داول وترحي ل‬
‫‪1‬‬
‫الوثائق وفق أهميتها ويمكن إيجاز مهامها في النقاط التالية‪:‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬عب د الحمي د رض ا وبش ير زن داج‪ ،‬اإلدارة المكتبي>>ة وأعم>>ال الس>>كرتارية في األجه>>زة الحكومي>>ة‪ ،‬الج زء األول‪،‬‬
‫اإلدارة العامة‪1408 ،‬هـ‪ ،‬ص‪.223‬‬
‫‪34‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫أوال‪ :‬تجميع الوثائق والمستندات‬

‫المتعلق ة بنش اط المنش أة بري د (وارد ص ادر) ومعالجت ه وفق ا لنظم المؤسس ة من‬
‫حيث أسلوب القيد في الدفاتر والسجالت‪ ...‬وإ رفاق أصول الموضوعات وكيفية التسليم‬
‫إلى إدارات المنشأة‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬تنظيم هذه الوثائق‬
‫وذلك باتباع أسلوب فهرستها وتصنيفها وفقا لألساليب التي تتناسب وطبيعة عمل‬
‫المنشأة والتي تحقق لها أهدافها من حيث توفير الوقت والجهد‪.1‬‬
‫‪-‬الحفظ‪ :‬ويقصد به حفظ الوثائق في أوعية وأماكن حفظها المناسبة طبقا للنظام الذي‬
‫وض عته المنش أة بحيث يكف ل س المة وأمن ه ذه الوث ائق من ناحي ة وبيس ر الوص ول إليه ا‬
‫عند الحاجة من ناحية أخرى‪.‬‬
‫‪-‬تيس>>ير> وس>>رعة اس>>ترجاع المعلوم>>ات‪ :‬تق اس كف اءة جه از إدارة الملف ات بس ر أقس ام‬
‫إدارات المنشأة بالمعلومات المطلوبة بحيث يساعدها في إنجاز األعمال في وقتها والدق ة‬
‫التي تساهم في تجنب األخطاء‪.‬‬
‫‪-‬تحديد أسلوب تداول الملفات وصيانتها‪ :‬مما قد تتعرض له من عوامل الجو أو التلف‬
‫‪-‬اإلشراف على مخزن الحفظ (األرش>يف)‪ :‬ال ذي يحف ظ في ه الوث ائق غ ير النش طة (ال تي‬
‫انتهي العمل منها‪ ،‬والقيام بعمليات الفرز والترحيل وفقا لنص الئحته ومدد الحفظ التي‬
‫وضعتها المنشأة‪:‬‬
‫‪-‬اإلقالل من عمليات القيد طالما أن هناك وسائل تساعد على الرقابة ومتابعة الوثائق‪.‬‬
‫‪-‬تبسيط إجراءات العمل واستبعاد الخطوات التي تسبب تعطيل البريد (عمليات العرض‬
‫على أكثر من رئيس‪ ،‬كثرة التأشيرات‪...‬الخ)‪.‬‬

‫‪ -‬علي ربايعية وآخرون ص ‪113-112‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪35‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬أن يكون الهدف من القيد تسجيل بيان واضح عن كل وثيقة ليسهل متابعتها ولتحديد‬
‫مسؤولية الجهاز اإلداري وواجبات العاملين وحقوق أصحاب الحاجات‪.‬‬

‫‪36‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫المبحث الثاني‪ :‬التنظيم الفني للمحفوظات‬

‫تمر المحفوظات في أي منظمة بثالث مراحل رئيسية هي‪:‬‬
‫‪-01‬التصنيف‪- 02 ،‬الترقيم‪- 03 ،‬الترميز‪-04 ،‬إعداد الفهارس‪.‬‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم التصنيف> ومبادئه‬
‫أوال‪ :‬مفهوم التصنيف>‬
‫هو تقسيم األوراق أو الملفات أو الكتب أو المواد األخرى إلى مجموعات بحيث‬
‫تتك ون ك ل مجموع ة من وح دات متجانس ة أو متش ابهة ليس هل الوص ول إليه ا في أق رب‬
‫وقت وبأقل جهد‪.‬‬

‫والتصنيف أمر معتاد وملموس في حياتنا الخاصة‪ ،‬فاإلنسان يرتب أوراقه الخاصة وفق اً‬
‫لطبيع ة موض وعاتها ودرج ة أهميته ا‪ ...‬ويكفي أن نتخي ل ال دخول للمكتب ة وايج اد كت اب‬
‫ض من مجموع ة ض خمة وكب يرة من الكتب إذا لم تكن مص نفة‪ ...‬وبإيج از ش ديد يمكن‬
‫اعتبار الكثير من مظاهر الترتيب في حياتنا نوعاً من التصنيف‪.1‬‬
‫ثانيا‪ :‬مبادئ التصنيف الجيد‬
‫‪ -‬إن عملية التصنيف يجب أن تندرج من العام إلى الخاص بطريقه منطقية‪.‬‬
‫‪ -‬ض رورة تحدي د أس اس التص نيف نظ راً إلمكاني ة تص نيف أي مجموع ة من األوراق‬
‫بطرق‬
‫متعددة‪.‬‬
‫‪ -‬إن طبيع ة الم ادة المطل وب حفظه ا ق د تف رض طريق ة معين ة للتص نيف‪ ...‬ف القوانين‬
‫والصحف تصنف على أساس تاريخي والفواتير تصنيف السم المورد وهكذا‪.‬‬

‫‪ -‬أحمد فايق كايد – أصول السكرتاريا – ص ‪.76 - 73‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪37‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬المرون >>ة‪ :‬يتم التص نيف الجي د بالمرون ة بحيث يمكن إض افة موض وعات جدي دة إلى‬
‫النظام إذا تطلب األمر ذلك‪.‬‬
‫‪-‬الشمول والوضوح‪ >:‬بمعنى أن يكون نظام التصنيف شامالً وجامع اً كافة الموضوعات‬
‫التي‬
‫تعبر عن نشاط المؤسسة أو اإلدارة‪.‬‬
‫‪-‬كم ا يجب أن تك ون رؤوس الموض وعات واض حة ودقيق ة بحيث ال تت داخل‬
‫الموض وعات وتختل ط األوراق‪ ،‬ويفق د نظ ام التص نيف أهم أهداف ه وه و تيس ير الوص ول‬
‫إلى الملفات في أقصر وقت وأقل جهد‪.‬‬
‫‪-‬اختيار وسيلة الترقيم أو الترميز المناسبة بحيث يأخذ موضوع كل ملف رقماً محدداً‪.‬‬
‫مم ا يس اعد على ت رتيب الملف ات في أوعي ة الحف ظ المناس بة واس ترجاعها عن د الحاج ة‬
‫وإ عادتها إلى أماكنها دون عناء‪.‬‬
‫ثالثا‪ :‬طرق التصنيف‬
‫التصنيف على أساس الموضوع (التصنيف الموضوعي)‪:‬‬ ‫‪)1‬‬

‫يعت بر التص نيف الموض وع ه و الطريق ة األساس ية للتص نيف وه و أك ثر الط رق ش يوعاً‬
‫واس تخداما في المنش آت ويعتم د على إدراج وث ائق ومع امالت المكتب ة تحت مس ميات‬
‫موض وعات رئيس ية معين ة (أب واب) ثم تقس يم ك ل ب اب إلى فص ول والفص ول إلى‬
‫موضوعات‪ ،‬وبهذا يتم حفظ كل المستندات المتعلقة بموضوع معين في ملف واحد‪.1‬‬
‫مثال توضيحي‪:‬‬
‫خطة تدريب المركز (باب)‪.‬‬
‫‪ 1 /1‬برامج التنمية اإلدارية (فصل)‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬إبراهيم شحاتة وشهاب سليمان‪ ،‬التقارير كوسيلة اتصال فعالة‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪1403 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪38‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪ 1 /1 /1‬وظيفة مدير المستقبل (موضوع)‪.‬‬

‫‪ 2 /1 /1‬المراجعة اإلدارية‪.‬‬
‫‪ 3 /1 /1‬المهارات اإلدارية للمدير الفعال‪.‬‬
‫‪ 2 /1‬البرامج المالية والمحاسبية‪.‬‬
‫‪ 1 /2 /1‬الموازنات التخطيطية ودورها في الرقابة وتقييم األداء‪.‬‬
‫‪ 2 /2 /1‬المحاسبة والتحليل المالي لغير المحاسبين‪.‬‬
‫مثال آخر‪:‬‬
‫شؤون الموظفين (باب)‪.‬‬
‫إجازات (فصل)‪.‬‬
‫سنوية (موضوعات)‪.‬‬
‫اضطرارية‪.‬‬
‫دراسية‪.‬‬
‫متطلبات استخدام التصنيف الموضوعي‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تتطلب ه ذه الطريق ة معرف ة دقيق ة بالحف ظ لتحدي د مل ف الموض وع واختي ار رؤوس‬
‫الموضوعات بعناية ودقة واتباع األسس الموضحة فيما بعد‪:1‬‬
‫‪-‬أن يكون رأس الموضوع موجزا دون غموض‪.‬‬
‫‪-‬أن يكون شامال واضحاً يتضمن تحديد وصفي لموضوع الملف‪.‬‬
‫‪-‬أن يكون محدداً ال لبس فيه‪.‬‬
‫‪-‬استخدام اللغة العربية واأللفاظ األكثر شيوعاً (تلفزيون أكثر شيوعاً من تلفاز‪ /‬هاتف‬
‫أكثر استخداما من المسرة وهكذا‪.‬‬

‫‪ -‬أحمد فايق كايد – أصول السكرتاريا – ص ‪.76‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪39‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬طريقة عملية تساعد في جمع كافة األوراق والمستندات الخاصة بموضوع واحد في‬
‫مكان واحد‪.‬‬
‫‪-‬تساعد اإلدارة في اتخاذ القرار المناسب بشأن هذا الموضوع على أسس سليمة‪.‬‬
‫‪-‬تس تخدم ه ذه الطريق ة في مك اتب المح امين والمحاس بين وغ يرهم حيث يخص ص لك ل‬
‫قضية ملف تجمع فيه كافة األوراق المتعلق بها‪.‬‬
‫عیوب استخدام هذا النظام‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪-‬يتطلب ع املين أكف اء ومتم يزين وبالت الي تكلف ة اس تخدامه من حيث ال راتب‬
‫والتدريب‪...‬الخ‪.‬‬
‫‪-‬البطء عند استخراج المستندات في حالة كثرة الموضوعات وتشابهها‪.‬‬
‫الطريقة األبجدية‪:‬‬ ‫‪)2‬‬
‫تتلخص ه ذه الطريق ة في قي ام المنش أة بتخص يص مل ف لك ل ش خص (بع د ت رتيب‬
‫األسماء وفق التسلسل األبجدي) فيكتب اسمه على الجزء البارز من الملف حتى يكون‬
‫من الس هل االس تدالل علي ه وتحف ظ في ه ذا المل ف جمي ع األوراق والمس تندات الخاص ة‬
‫بهذا الشخص دون النظر إلى موضوعاتها ومثال ذلك ملف الموظفين حيث يحفظ فيه‬
‫‪1‬‬
‫أوراقه الخاصة ببدء تعيينه ثم ترقيته‪ ،‬عالجه‪ ،‬ابتعاثه‪ ...‬الخ‪.‬‬
‫ولكي تحقق هذه الطريقة أهدافها يتم إعداد بطاقات إرشاد لكل حرف من الحروف‬
‫األبجدية ثم يجمع خلفها كل الملفات التي بأسماء هذا الحرف‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬س يد حس ب اهلل ومحم د الغ زالي‪ ،‬المحفوظ ات في األجه زة الحكومي ة‪ ،‬دراسة ميداني ة عن المحفوظ ات في المملك ة‬
‫العربية السعودية‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1402 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪40‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫أم ا األش خاص أو الموض وعات ال تي ال ت برر ع دد األوراق المتعل ق به ا تخص ص‬

‫ملف منفصل‪ ،‬فيفضل جمعها وحفظها في ملف يطلق عليه أشخاص آخرون) يوضع في‬
‫نهاية الملفات التي تحمل هذا الحرف‪.‬‬
‫ولزيادة الدقة يمكن إعطاء الملفات بعد ترتيبها أبجديا أرقام مسلسلة مما يساعد على‬
‫سرعة استخراج وإ عادة الملف إلى مكانه‪.‬‬
‫مزايا الطريقة األبجدية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪-‬ال تحتاج إلى إعداد فهرس منفصل‪.‬‬
‫‪-‬سهولة اكتشاف الخطأ في حالة وضع الملف في غير مكانه‪.‬‬
‫‪-‬طريقة مرنة تمكن من إضافة أو إلغاء بعض الملفات دون تغيير في نظام الملفات‪.‬‬
‫‪-‬إال أنه يؤخذ على هذه الطريقة احتمال الخطأ في حالة تشابه األسماء‪.‬‬
‫الطريقة العددية‪:‬‬ ‫‪)3‬‬
‫يتم التص نيف في ه ذه الطريق ة بتخص يص مل ف للش خص أو الموض وع ثم تعطى ه ذا‬
‫الملف ات أرقام ا‪ .‬وتتطلب ه ذه الطريق ة إع داد فه رس بط اقي يخص ص لك ل ش خص أو‬
‫موضوع بطاقة ثم ترتب البطاقات أبجدياً‪.‬‬
‫وتفيد هذه الطريقة بسهولة االستدالل على الملف وإ عادته إلى مكانه‪ ،‬كما تساعد على‬
‫إض افة ملف ات جدي دة دون الحاج ة إلى تغي ير ت رتيب الملف ات‪ ،‬فض الً عن تجنب احتم ال‬
‫الخطأ في ملفات األشخاص الذين تتشابه أسماؤهم‪.‬‬
‫أما عیوب هذه الطريقة فتتمثل في ارتفاع تكلفتها نسبياً نظراً للحاجة إلى إعداد فهرس‬
‫يتطلب مجهوداً كبيراً وزيادة في المنفقات‪.‬‬
‫مثال على استخدام الطريقة العددية‪:‬‬
‫وزارة التربية والتعليم (باب)‪.‬‬

‫‪41‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫مراحل التعليم (فصل)‪.‬‬

‫(موضوعات)‪.‬‬
‫‪ 1 /1 /1‬عام‪.‬‬
‫‪ 2 /1 /1‬التعليم االبتدائي‪.‬‬
‫‪ 3 /1 /1‬التعليم المتوسط‪.‬‬
‫‪ 4 /1 /1‬التعليم الثانوي‪.‬‬
‫‪ 5 /1 /1‬التعليم التجاري‪.‬‬
‫‪ 6 /1 /1‬التعليم الصناعي‪.‬‬
‫الطريقة األبجدية العددية‪:‬‬ ‫‪)4‬‬
‫تس تخدم بعض المنش آت ه ذه الطريق ة لالس تفادة من مزاي ا الطريق ة األبجدي ة والطريق ة‬
‫العددية معاً‪...‬إذ تستفيد من مرونة الترتيب العددي وسهولته في إعادة الملفات‪.‬‬
‫وفي هذه الطريقة يتم تصنيف ملفات األسماء أو الموضوعات أبجديا ثم يعطى كل ملف‬
‫‪1‬‬
‫رقم يميزه عن باقي الملفات‪.‬‬
‫وتتطلب هذه الطريقة تخصيص بطاقة إرشادية لكل حرف من الحروف األبجدية يوضع‬
‫خلفه ا ملف ات األش خاص أو الموض وعات ال تي تب دأ به ذا الح رف دون مراع اة ال ترتيب‬
‫األبجدي الكامل اعتمادا على أرقام الملفات المدونة قرين االسم أو الموضوع‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬بدر سيد حجاج‪ ،‬المحفوظات في اإلدارة العامة "التنظيم الفني اإلداري‪-‬النشاطات والمشكالت‪-‬التقني>>ات الحديثة"‪،‬‬
‫معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1409 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪42‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫الطريقة الجغرافية‪:‬‬ ‫‪)5‬‬

‫يتم بم وجب ه ذه الطريق ة تقس يم الملف ات وفق اً للموق ع الجغ رافي‪ .‬ويمكن للمكتب ة أن‬
‫تصنف وفقاً لألقطار التي تتعامل معها (شركات الطيران مثال كما يمكن تقسيم الملفات‬
‫داخل القطر الواحد إلى واليات أو دوائر‪ ...‬كما يمكن في المدن الكبرى التقسيم حسب‬
‫األحياء‪.‬‬
‫تتطلب هذه الطريقة تدريب للعاملين بإدارة المحفوظات لمعرفة البلدان وتقسيماتها‪ ،‬كما‬
‫تتطلب ضرورة االحتفاظ بفهرس أبجدي يتضمن أسماء المنخرطين وعناوينهم‪ .‬ولكنها‬
‫تتميز بسرعة استخراج الملفات وإ عادتها‪ ،‬كما يقل خطر الخلط بين الملفات نتيجة تش ابه‬
‫األسماء حتى يتعذر تشابه المناطق أيضا‪.‬‬
‫التصنيف التاريخي‪:‬‬ ‫‪)6‬‬
‫تتطلب حاج ة العم ل أحيان ا تجمي ع وث ائق ف ترة زمني ة مح ددة وبالت الي يمث ل الت اريخ أهم‬
‫العناصر الوثيقة وبالتالي يتم التصنيف طبقاً لتاريخ اإلصدار كما هو الحال في القوانين‬
‫والق رارات‪ ،‬فإنه ا تص نف طبق اً لص دور التش ريعات ثم تجم ع في مجل دات س نوية‪ .‬كم ا‬
‫يمكن للمنشآت استخدامها بتخصيص ملفات للميزانية العمومية وحساباتها الختامية التي‬
‫‪1‬‬
‫تمثل النشاط المالي خالل فترة زمنية محدودة‪.‬‬
‫مثال‪ :‬الموازنة العمومية للمكتبة في السنة المنتهية ‪1415 /7 /1‬ه‪.‬‬
‫المراجعة عن السنة المنتهية> في‪..../ ../ ..:‬‬
‫الطريقة العشرية‪:‬‬ ‫‪)7‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬محم د فتحي عب د اله ادي‪ ،‬دور اختصاص>>ي المكتب>>ات والمعلوم>>ات في مجتم>>ع المعلوم>>ات‪ ،‬االتجاه ات الحديث ة في‬
‫المكتبات والمعلومات‪ ،‬مج ‪ ،11‬ع ‪ ،22‬يوليو ‪2004‬م‪.‬‬
‫‪43‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫يطلق على هذه الطريقة اسم طريقة (ديوي) نسبة إلى مبتكرها (ملفل ديوي) الذي‬
‫ك ان يعم ل مص نفاً ب دار الكتب األمريكي ة وق د نش رها ع ام ‪1876‬م وتتلخص الفك رة‬
‫األساسية في الترقيم العشري في تجميع كل المعلومات المراد تصنيفها في عشرة أبواب‬
‫رئيسية ثم ينقسم كل باب إلى عشرة فصول ويأتي تحت كل فصل عشرة موضوعات‪.‬‬
‫وتستند هذه الطريقة على عاملين أولهما إمكانية إضافة عدد من األرقام العشرية على‬
‫يمين أي رقم إلى م ا ال نهاي ة‪ ،‬وثانيهم ا إمكاني ة إدخ ال تس عة أرق ام عش رية بين ك ل‬
‫رقمين عشريين متتاليين‪.‬‬
‫مثال‪:‬‬
‫عملية بناء برج سكني بمنطقة‪..................‬‬
‫‪ 1 /1‬أعمال النجارة‪.‬‬
‫‪ 1 /2‬أعمال الحدادة‪.‬‬
‫‪ 1 /3‬األسمنت‪.‬‬
‫الشؤون القانونية‪.‬‬
‫‪ 1 /1‬قضايا‪.‬‬
‫‪ 1 /2‬حوادث‪.‬‬
‫‪ 1 /3‬تحقيقات إدارية‪.‬‬
‫‪ 1 /1 /1‬عام‪.‬‬
‫‪ 1 /1 /2‬قضية السيد‪.........../‬‬
‫‪ 1 /1 /3‬قضية السيد ‪.........../‬‬
‫ويمكن االس تغناء عن العالم ات العش رية‪ ،‬وتتم يز ه ذه الطريق ة بإمكاني ة إنش اء أقس ام‬
‫فرعية للموضوعات حسب الحاجة كما تبين ارتباط الموضوع الفرعي بالرئيسي‪.‬‬

‫‪44‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫التصنيف على أساس الشكل‪:‬‬ ‫‪)8‬‬

‫في هذه الطريقة يكون االهتمام بالشكل بصرف النظر عن مضمون الوثيقة وذلك نتيجة‬
‫لمتطلبات العمل مثال (الخرائط الصور الفوتوغرافية‪ ،‬قصاصات الصحف)‪.‬‬
‫ولكن يمكن إعداد تصنيف في مرحلة تالية لهذه المواد‪.‬‬
‫(شكل خارج)‬ ‫القصاصات الصحفية‬
‫(موضوع)‬ ‫الصناعة‬
‫(موضوع)‬ ‫الرياضة‬
‫تص نيف مجموع ة من األف راد على أس اس ص فات ش كلية كم ا يح دث في تحدي د األوزان‬
‫في‬
‫ألعاب المالكمة أو المصارعة‪.‬‬
‫تصنيف األدوية إلى حبوب‪ ،‬كبسوالت‪ ،‬حقن‪.‬‬
‫التقارير والدراسات والفواتير وما شابه ذلك‪.‬‬
‫‪#‬التقارير‪:‬‬
‫‪#‬تقارير إدارية‪.‬‬
‫‪ #‬تقارير مالية‪.‬‬
‫‪ #‬تقارير هندسية‪.‬‬

‫‪45‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫المطلب الثاني‪ :‬الفهرسة>‬

‫أوال‪ :‬مفهوم الفهرسة‬
‫الفهرس ة هي الوس يلة ال تي تس تخدم للرب ط بين الفه رس واألوراق المحفوظ ة في‬
‫الملفات‪...‬أي أن الفهرس بمثابة مفتاح ييسر الوصول إلى أماكن حفظ الوثائق‪.‬‬
‫وبمع نى آخ ر يعت بر الفه رس البي ان ال ذي يض م جمي ع ملف ات المنش أة بطريق ة‬
‫منطقية سليمة بحيث يأخذ كل ملف رقم اً يحدد مكانه في الفهرس‪ ،‬كما يحدد مكانه في‬
‫‪1‬‬
‫أوعية الحفظ مما يساعد على الوصول إلى الموضوع في أقرب وقت وبأقل جهد‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬أنواع الفهرسة‪:‬‬
‫تنقسم الفهرسة إلى نوعين‪ :‬الفهرسة الموضوعية والفهرسة الوصفية‪.‬‬
‫الفهرسة> الموضوعية‪:‬‬ ‫‪)1‬‬
‫هي ال تي تهتم بموض وع الوثيق ة‪ ،‬ولكي يتم إع داد فه رس موض وع فال ب د من مراع اة‬
‫النقاط‬
‫التالية‪:‬‬
‫‪-‬تجميع رؤوس الموضوعات‪ :‬وهي عملية في منتهى األهمية حيث يتوقف عليها مدى‬
‫اس تيفاء الفه رس لجمي ع الموض وعات ال تي تتعل ق بعم ل المنش أة ومن ثم يتطلب الدق ة‬
‫التامة في اختيار رؤوس الموضوعات‪ ،‬فمثال‪:‬‬
‫‪-‬موض>>وع التعيين>>ات (رأس الموض>>وع)‪ :‬ي دل على نوعي ات من الموض وعات (تع يين‬
‫إداريين‪ ،‬تعيين فنيين‪ ،‬تعيين أطباء‪...‬الخ)‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬بدر سيد حجاج‪ ،‬المحفوظات في اإلدارة العامة "التنظيم الفني واإلداري‪-‬النشاطات والمشكالت‪-‬التقنيات الحديثة"‪،‬‬
‫معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1409 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪46‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬خط>>ة ب>>رامج (رأس الموض>>وع)‪ :‬يع بر عن موض وعات كث يرة (ب رامج تنمي ة إداري ة‪،‬‬
‫برامج حاسب آلي برامج التدريب الفني‪ ....‬الخ‪.‬‬
‫‪-‬أن تتميز رؤوس الموضوعات بدقة المعنى والوضوح مع البساطة واإليجاز‪.‬‬
‫‪-‬تحليل رؤوس الموضوعات بتقسيمها تقسيم منطقي هرمي إلى أبواب ثم كل باب إلى‬
‫فصول‪ ،‬وكل فصل إلى موضوعات تمثل الملفات التي يتم فتحها‪.‬‬
‫‪-‬تحويل نظام التص>نيف> إلى فه>رس‪ :‬إن نظ ام التص نيف كم ا س بق الق ول يع ني ب ترتيب‬
‫األبواب والموضوعات في حين أن الفهرس بيان محدد بالمواضيع الموجود لها وثائق‬
‫ومستندات‪.‬‬
‫‪-‬مدى التوسع مستقبال‪.‬‬
‫الفهرسة> الوصفية‪:‬‬ ‫‪)2‬‬
‫هي التي توصف الشكل المادي للوثيقة عن طريقة مجموعة من الملفات تميزها‬
‫عن غيرها من األشكال األخرى فمثال صفحة البريد الوارد تتضمن رقم مسلسل وت اريخ‬
‫ورود الوثيقة‪ ،‬بيانات هذه الوثيقة‪ ،‬المرفقات الموضوع‪ ،‬اإلحالة‪ ...‬الخ‪.‬‬
‫ثالثا‪ :‬أشكال الفهارس‬
‫فهرس البطاقات‪:‬‬ ‫‪)1‬‬
‫يستخدم في هذا الفهرس مجموعة من البطاقات (من ورق مقوى) ذات مقاسات موحدة‪.‬‬
‫‪ 12.5 × 7.5‬س م أو ‪ 15 × 10‬س م أو ‪ 20 × 12.5‬س م لفه ارس الكتب بينم ا في‬
‫المحفوظ ات يفض ل البطاق ة مق اس (‪ )12.5 × 7.5‬ح تى تس توعب عش ر موض وعات‬
‫تقريباً‪.‬‬

‫‪47‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫وتستخدم الفواصل‪ ....‬وهي بطاقة عادية ذات حرف بارز من أعلى يسجل فيها‬
‫ع ادة رقم الب اب أو رقم الفص ل أو أح د الح روق الهجائي ة إذا ك انت البطاق ات مرتب ة‬
‫أبجديا‪ ،‬وترتيب الفواصل مسلسلة بحيث يمكن رؤيتها‪.‬‬
‫ويمت از ه ذا الن وع من الفه ارس بال دوام والمرون ة حيث يمكن اس تبعاد أو تجدي د‬
‫البطاقات عند الحاجة مع االحتفاظ بالترتيب الكامل‪ ،‬كما تيسر البطاقة للباحث معلومات‬
‫مباشرة دون الرجوع إلى الوثائق األصلية‪.‬‬

‫الفهارس المرتبة‪:‬‬ ‫‪)2‬‬

‫يتكون هذا النوع من مجموعة من اللوحات المثبتة وعلى كل لوحة مجموعة من‬
‫الجيوب المصنوعة من البالستيك وبالتالي يمكن تثبيت إحدى البطاقات في كل جيب في‬
‫وضع سطحي وبذلك يمكن رؤية بيانات البطاقات ويستعمل هذا الفهرس كفهرسة أسماء‬
‫أو موضوعات‪.‬‬
‫ويمتاز هذا النوع من الفهارس بسهولة استخدامه فضال عن سرعة الوصول إلى‬
‫الموضوع دون عناء‪ .‬ويعاب على هذا الفهرس ضرورة نقل جميع البطاقات في حالة‬
‫إضافة جديدة حتى يتم في وضعها الصحيح‪.‬‬
‫الفهرس المسجل‪:‬‬ ‫‪)3‬‬
‫تقوم بعض المنشآت بإعداد الفهرس في سجل (مجلد) مع ترك فراغات في آخر‬
‫كل ترقيم يمكن إضافة ما يستجد من موضوعات‪ ،‬ويتميز بثبات صفحاته‪.‬‬

‫‪48‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫ومن عي وب ه ذا الن وع إمكاني ة تثوي ة ص فحاته نتيج ة ملئ الفراغ ات المتروك ة‬

‫باإلض افة إلى ص عوبة نق ل بيانات ه في حال ة تجدي ده حيث يتطلب ذل ك كث ير من ال وقت‬
‫والجهد‪.‬‬
‫الفهرس المطبوع (فهرس الصفحات)‪:‬‬ ‫‪)4‬‬
‫ينسخ الفهرس ويطبع من مجموعة من النسخ لتوزيع على أكبر عدد من الع املين‬
‫ويخصص في هذا النوع صفحة لكل حرف من الحروف األبجدية وتتضمن كل صفحة‬
‫األس ماء أو الموض وعات ال تي تب دأ به ذا الح رف وأرق ام الملف ات أو الس جالت الخاص ة‬
‫بهم‪ .‬ويتميز هذا النوع من الفهارس بسهولة اإلعداد وقلة التكاليف‪.1‬‬
‫ويعيب ه ذا الفه رس أن ه ال يتض من اإلض افات الجدي دة ال تي تض اف إلى األص ل‬
‫بع د طبع ه‪ ،‬ل ذا فمن الض روري إع داد نش رة دوري ة تتض من اإلض افات وت وزع على‬
‫الجهات التي تحتفظ بنسخ من الفهرس‪ ،‬كما يعيبه عدم المرونة إذ أن أسماء األشخاص‬
‫أو الموض وعات ال تي تلغي نتيج ة ع دم التعام ل تظ ل باقي ة في الفه رس فض الً عن‬
‫ضرورة قراءة كل األسماء بالصفحة للوصول إلى االسم أو الموضوع المطلوب‪.‬‬
‫وهنال ك أن واع أخ رى من الفه ارس لكن اس تخدامها مح دوداً نس بياً بالقي اس إلى‬
‫الفهارس السابقة مثل فهرس القطع الورقية المتتابعة كالتي تس تخدم في إدارة صناديق‬
‫البري د حيث يتم تث بيت بطاق ة من ال ورق المق وى على ك ل ص ندوق يحم ل رقم ص احبه‬
‫وهنالك أيضاً الفهرس الدائري حيث تدور األطر على محور في جميع االتجاهات‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬أحمد أنور‪ ،‬عبد الهادي محمد فتحي‪ ،‬التصنيف‪ :‬فلسفته وتاريخه‪ ،‬الرياض‪-‬المريخ‪1990 ،‬م‪ ،‬ص‪.125‬‬
‫‪49‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫رابعا‪ :‬استخدام الحاسب اآللي في الفهارس‬

‫نظراً إلمكانيات الحاسب اآللي في تخزين واسترجاع المعلومات فقد أصبح من‬
‫الس هل على المنش آت اس تخدام الحاس بات اآللي ة في إع داد وتخ زين أش كال الفه ارس‬
‫المختلفة كالفهرس البطاقي أو المطبوع وغيره‪.‬‬
‫ويتميز استخدام الحاسب اآللي بالدقة المتناهية مع السرعة وبذلك يوفر كثير من الوقت‬
‫والجهد‪.‬‬
‫الترتيب األبجدي للملفات‪:‬‬ ‫‪)1‬‬
‫وهي ترتيب الملفات في أوعية الحفظ طبقاً لترتيب الحروق األبجدية ولكن يؤخذ‬
‫‪1‬‬
‫على هذه الطريقة اآلتي‪:‬‬
‫‪-‬عدم تحديد مكان ثابت للملف وبالتالي يستغرق الوصول إليه كثيراً من الوقت والجهد‪.‬‬
‫‪-‬يتعذر في هذه الطريقة حصر األسماء التي لها ملفات فعالً‪.‬‬
‫‪-‬احتمال الخطأ نتيجة تكرار بعض الملفات أو ازدواجها‪.‬‬
‫لذلك فانه من الضروري استخدام أسلوب لتالفي عيوب هذه الطريقة وهي‪:‬‬
‫الفهارس األبجدية الرقمية حيث تحقق هذه الفهارس المزايا الموضحة بعد‪:‬‬
‫‪-‬تمييز الملف بإعطائه رقم مسلسل إلى جانب الحرف األبجدي)‪ ،‬بحيث يتحدد مكانه في‬
‫مكان حفظه وبالتالي اكتشاف سحب أي ملف واتخاذ إجراءات إعادته‪.‬‬
‫أسلوب إعداد فهرس أبجدي رقمي‪:‬‬ ‫‪)2‬‬
‫‪-1‬يتم تسجيل أرقام مسلسلة إلى جانب الحروق األبجدية مثل‪:‬‬
‫أ‪ ،1-‬ب‪ ،2-‬ت‪...3-‬الخ‪.‬‬
‫أ‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬برجس‪ ،‬المكتبات مدخل إلى علم التصنيف في المكتبات‪ ،‬مطابع الصباح‪ ،‬ط‪1982 ،1‬م‪.‬‬
‫‪50‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪1‬‬
‫إبراهيم‬ ‫ب‬

‫أحمد‬ ‫‪2‬‬
‫بركات‬
‫بسام‬

‫‪-2‬تجمع أسماء األشخاص التي تبدأ بحرف (أ)‪.‬‬

‫مثال على بطاقة أو أكثر تحمل رقم الحرف (‪.)2‬‬
‫في حال ة زي ادة ع دد األس ماء عن ‪ 500‬اس م يمكن جم ع األس ماء المتش ابهة في الحرفين‬
‫األول والثاني من االسم في بطاقة األول في بطاقة برقم مسلسل‪.‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬الترقيم والترميز>‬

‫ه و تخص يص رقم أو مجموع ة من األرق ام والح روف مع ا لتمي يز رؤوس‬
‫الموض وعات ال واردة بخط ة تص نيف المنش أة‪ ،‬كم ا تس تخدم للدالل ة على مك ان حف ظ‬
‫الملف‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫هنالك عدة طرق للترقيم والترميز نوجز أهمها في اآلتي‪:‬‬
‫أوال‪ :‬الترقيم باستخدام األعداد المسلسلة المركبة‬
‫تعطي األبواب الرئيسية لموضوعات التصنيف رقم () ثم ينقسم كل باب إلى مجموعة‬
‫من الفصول‪...‬مثال‪:‬‬
‫شؤون الموظفين‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬السيد أحمد البدوي أبو زيد‪ ،‬فن تصنيف الكتاب‪ :‬نظام ديوي العشري‪ ،‬القاهرة‪ ،‬دار الفكر العربي‪ ،‬ط‪1993 ،2‬م‪.‬‬
‫‪51‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪ 1 /1‬توظيف‪.‬‬
‫‪ 2 /1‬ترقيات‪.‬‬
‫‪ 3 /1‬إجازات‪.‬‬
‫‪............4 /1‬‬
‫ب ذلك تم تخص يص رقم (‪ )1‬لعمومي ات ش ؤون الم وظفين‪ ،‬ف إذا تف رعت‬
‫الموضوعات تم فتح ملفات خاصة لكل موضوع‪ ،‬ويمكن أن يستمر التقسيم إذا ما دعت‬
‫الحاجة إلى ذلك‪.‬‬
‫وعلى سبيل المثال‪:‬‬
‫‪ 1 /1 /1‬وظائف إدارية‪.‬‬
‫‪ 2 /1 /1‬وظائف فنية‪.‬‬
‫‪ 3 /1 /1‬وظائف كتابية‪.‬‬
‫‪ 4 /1 /1‬وظائف مهنية‪...‬وهكذا‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬الترقيم باستخدام الحروف (األبجدية)‬
‫شؤون الموظفين‪.‬‬
‫أ‪ /‬أ توظيف‪.‬‬
‫أ‪ /‬ب ترقيات‪.‬‬
‫أ‪ /‬ج إجازات‪.‬‬
‫أ‪ /‬د‪.......‬‬
‫أ‪ /‬أ‪ /‬أ وظائف إدارية‪.‬‬
‫أ‪ /‬أ‪ /‬ب وظائف إدارية‪.‬‬
‫أ‪ /‬أ‪ /‬ج وظائف كتابية‪.‬‬

‫‪52‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫أ‪ /‬أ‪ /‬د وظائف مهنية‪.‬‬

‫إال أن الترميز باستخدام الحروف األبجدية له بعض العيوب منها‪:‬‬
‫‪-‬محدودية الحروف الهجائية (‪ )28‬حرفا مما ال يساعد على التوسع إذا تطلب األمر‪.‬‬
‫‪-‬احتمال الخطأ نظرا لتشابه بعض الحروف مثل (ط‪ ،‬ظ‪ ،‬د‪ ،‬ذ‪ ،‬ع‪ ،‬غ)‪.‬‬

‫ثالثا‪ :‬الترقيم باستخدام الحروف واألرقام معاً‬

‫وفي هذه الحالة يتم إعطاء األبواب رقماً مسلسال والفصول حروف أبجدية أو العكس‪.‬‬
‫رابعا‪ :‬الطريقة العشرية (تصنيف ديوي العشري)‬
‫وتتلخص هذه الطريقة في تجميع المعلومات المطلوب تصنيفها إلى عشر أبواب‬
‫‪1‬‬
‫رئيسية وكل باب إلى عشرة فصول ثم الفصل إلى عشرة موضوعات‪.‬‬
‫المطلب الرابع‪ :‬عمليات الحفظ وتداول الملفات‬
‫سبق تعريف المحفوظات بأنها مجموعة من الوثائق والسجالت والدفاتر الناتجة‬
‫عن نشاط الجهاز اإلداري للمنشأة والمجمعة في ملفات وفق نظام التصنيف والفهرسة‬
‫بهدف تيسير العمل‪ ،‬كما يتضمن التعريف بأوعية وأماكن الحفظ‪.‬‬
‫أوال‪ :‬الئحة المحفوظات‬
‫من الضروري أن تضع كل منشأة الئحة إلدارة المحفوظات تتناسب مع ظروفه ا‬
‫وطبيعة عملها بحيث تتضمن أسس وقواعد العمل بهذه اإلدارة واختصاصات العاملين‬
‫بها‪ .‬وتعد هذه الالئحة بمثابة مرجع لكافة اإلجراءات التي تتبع بما يكفل حسن سير أن‬
‫تتضمن الالئحة النقاط اآلتية‪:‬‬
‫‪-‬وضع إدارة المحفوظات في الخريطة التنظيمية للمنشأة‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬سويدان ناصر محمد‪ ،‬التصنيف في المكتبات العربية‪ ،‬دار الرياض‪-‬المريخ‪1982 ،‬م‪.‬‬
‫‪53‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬تعري ف المحفوظ ات‪ ،‬الغ رض من الالئح ة‪ ،‬أن واع المحفوظ ات‪ ،‬س تة الحف ظ‬
‫(ميالدي‪/‬هجري) مدد الحفظ لكل نوع من الوثائق‪.‬‬
‫‪-‬تحديد أوعية وأماكن الحفظ وأسلوب العمل المتبع‪.‬‬
‫‪-‬نظام االستالم والتسليم (تداول) البريد والملفات بين إدارات المنشأة‪.‬‬
‫‪-‬واجبات ومهام موظفي الحفظ‪.‬‬
‫‪-‬الترحيل (الدوري‪-‬المقنن) لكل نوع من أنواع المحفوظات‪.‬‬
‫‪-‬استهالك األوراق والملفات التي أصبحت عديمة الجدوى‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬عمليات وأساليب الحفظ‬
‫الوثائق والمستندات التي تتجمع نتيجة لنشاط المنشأة والتي تم اتخاذ اإلجراءات‬
‫المناس بة بش أنها وتأش ر عليه ا بالحف ظ تت ولى إدارة المحفوظ ات كتاب ة أرق ام ملف ات‬
‫موضوعاتها وتتخذ بشأنها الخطوات التالية‪:‬‬
‫‪-‬ترتيب األوراق تبعا ألرقام الملفات (نظام) التصنيف والفهرسة)‪.‬‬
‫‪-‬يتم تسوية األوراق وتخريمها في مكان متوسط مع مراعاة المحافظة على محتوياتها‪.‬‬

‫‪-‬تعمل قائمة بأرقام الملفات المطلوبة ثم تستخرج من أوعية حفظها مرة واحدة توفيراً‬
‫للوقت‪.‬‬
‫‪-‬يتم التأك د من وض ع األوراق في ملفاته ا الص حيحة وبع د التأك د من التأش ير عليه ا‬
‫بالحفظ ومن المرخص له بذلك‪.‬‬
‫‪-‬يجب مراع اة الق درة االس تيعابية للمل ف (مائ ة (ورق ة) بحيث ال تتك دس األوراق أو‬
‫يصاب بعضها بالتلف‪ .‬ويراعى فتح جزء جديد للملف بنفس الرقم ويكتب رقم الج زء ج‬
‫‪ ،1‬ج‪ ،2‬ويؤشر في الملف القديم بما يفيد ذلك‪.‬‬

‫‪54‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫ثالثا‪ :‬أهداف الحفظ‬

‫إن كان يختلف نظام الحفظ من منشأة ألخرى وفقا لظروف ومتطلبات كل منها‬
‫إال أن الهدف من الحفظ واحد ويمكن إيضاحه في النقاط التالية‪:‬‬
‫‪-1‬حفظ الوثائق والمستندات الخاصة بالمنشأة بأسلوب يضمن سالمتها والحفاظ عليها‬
‫وبالتالي توفير مرجع وثائقي خاص بالمنشأة وأنشطتها‪.‬‬
‫‪-2‬اختيار األسلوب المناسب الذي يحقق انسيابية العمل والسرعة في استرجاع الملفات‬
‫المطلوب إعادتها إلى أماكنها بأقل جهد‪.‬‬
‫‪-3‬الرقابة على األوراق والملفات خالل تبادلها ومتابعتها‪.‬‬
‫‪-4‬معاونة اإلدارة على اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب بتوفير المعلومات‬
‫المطلوبة‪.‬‬
‫‪- 5‬حفظ حق المنشأة لدى الغير في حالة وجود بعض المنازعات بينها وبين المنشآت‬
‫األخرى‪.‬‬
‫ونظراً لل دور الحي وي ال ذي تؤدي ه إدارة المحفوظ ات ف إن االتجاه ات الحديث ة ت ولي ه ذه‬
‫اإلدارة اهتماماً بالغاً يتمثل في‪:‬‬
‫‪-‬اعتب ار إدارة المحفوظ ات من اإلدارات ذات األهمي ة الك برى في الخريط ة التنظيمي ة‬
‫للمنشأة وتزويدها بما يس اعدها على أداء دورها من خبرات بشرية أو معدات وأجهزة‬
‫متطورة‪.‬‬
‫‪-‬اختيار موظفي المحفوظات من أصحاب الكفاءات والخبرات المتميزة ومنحهم حوافز‬
‫وامتيازات مناسبة لخطورة هذا العمل‪.‬‬
‫‪-‬اس تخدام المع دات الحديث ة في حف ظ وت داول األوراق للحص ول على الموض وعات في‬
‫وقت ممكن‪.‬‬

‫‪55‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬وض ع الل وائح المناس بة ال تي تح دد إج راءات المحفوظ ات ومس ؤولية الع املين به ا‬
‫وإ دخال التعديالت الالزمة عليها إذا ما تطلب العمل ذلك‪.‬‬

‫‪56‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫المبحث الثالث‪ :‬أساليب وطرق الحفظ‬

‫المطلب األول‪ :‬أساليب وطرق الحفظ‬
‫الحفظ الرأسي‪:‬‬ ‫‪)1‬‬
‫هو ترتيب الملفات رأسيا خلف البعض طبقا للطريقة المستخدمة في إدراج كبائن‬
‫الحف ظ (ش انون) وإ ذا اس تخدم الحف ظ المعل ق ف إن ذل ك يس اعد على س رعة الوص ول إلى‬
‫المل ف المطل وب‪ ،‬حيث إن األغلف ة م زودة بفواص ل ي بين عليه ا رقم المل ف أو‬
‫موضوعه‪.1‬‬
‫الحفظ الجانبي‪:‬‬ ‫‪)2‬‬
‫وتحفظ الملفات في هذه الطريقة على األرفف جنبا إلى جنب كما يمكن استخدام كبائن‬
‫الحفظ العادية التي تحتوي على أربعة إدراج‪.‬‬
‫الحفظ األفقي‪:‬‬ ‫‪)3‬‬
‫ح دد م ادة الحف ظ األس لوب المناس ب لحفظه ا‪ ،‬فالوث ائق ذات الحجم الكب ير‬
‫كالخرائ ط والمخطط ات المعماري ة والتص اميم الهندس ية يتم حفظه ا أفقي ا بعض ها ف وق‬
‫بعض في أوعية حفظ مناسبة ألحجامها ومساحتها وتثبت بهذه الوثائق زائدة أو فواصل‬
‫لسهولة التعرف على الوثيقة المطلوبة‪ ،‬كما يراعى وضع بطاقة على كل درج (وعاء‬
‫حفظ يحدد محتوياته من الملفات من رقم (‪ )-‬إلى رقم (‪ )-‬لتسهيل عملية الوصول إلى‬
‫الملفات‪.‬‬
‫الكالسير (حفظ رأسي)‪:‬‬ ‫‪)4‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬عبد اهلل محمد الغزالي‪ ،‬والبداح إب راهيم علي‪ ،‬المصغرات الفيلمية واستخداماتها‪ ،‬دراس ة تطبيقي ة وتجرب ة المعه د‬
‫في هذا المجال‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1401 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪57‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫يس تخدم الكالس ير كوع اء للحف ظ ويتم وض عه في عي ون من نفس أحجامه ا أو‬

‫وضعها على أرفف داخل دواليب جنبا إلى جنب‪ .‬ويمكن تقسيم محتويات الكالسير إلى‬
‫مجموعات موضوعية ووضع فواصل ملونة بين كل مجموعة وأخرى‪.‬‬
‫ويس تخدم الكالس ير إذا ك ان حجم األوراق يس تدعي ذل ك حيث يص ل اس تيعاب‬
‫الحجم الكب ير إلى ع رض ‪ 3‬بوص ة ح والي ‪ 500‬ورق ة أم ا الحجم الص غير ‪ 15‬بوص ة‬
‫فيأخذ نصف هذه الكمية‪.‬‬
‫الخزائن الحديدية‪:‬‬ ‫‪)5‬‬
‫تس تخدم الخ زائن الحديدي ة إذا اقتض ت الض رورة الحف اظ على بعض األوراق‬
‫والملفات السرية‪ ،‬أو التي يخشى من ضياعها أو تعرضها للحريق‪.‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬وسائل الحفظ اآللية‬
‫الحاسب اآللي‪:‬‬ ‫‪)1‬‬
‫تس تخدم أجه زة الحاس ب اآللي حالي ا في مج االت كث يرة ومتنوع ة وله ا ق درات‬
‫عالي ة في أس اليب االخ تزان واالس ترجاع عن طري ق تص ميم ب رامج دقيق ة وف ق حاج ة‬
‫العمل تمكن من حفظ بيانات مطبوعة بسرعة كبيرة فتساهم في توفير الوقت والجهد‪،‬‬
‫كما يمكن قيام الوحدة المركزية للمنشأة من توفير هذه البيانات إلدارات وأقسام المنشأة‬
‫عن طريق وحدات فرعية‪ ،‬ويساعد استخدام الحاسب اآللي في وضع نظام محكم ألمن‬
‫المعلومات وسريتها‪.‬‬
‫المصغرات الفيلمية‪:‬‬ ‫‪)2‬‬
‫في ض وء متطلب ات العص ر وأهمي ة تح ديث أس اليب العم ل لتس اير ه ذا التط ور‬
‫الس ريع من ناحي ة وع دم وف اء النظم التقليدي ة باحتياج ات العم ل بس بب ض خامة وأهمي ة‬
‫عدد الوثائق والملفات من ناحية أخرى‪ ،‬فقد لجأت المنشآت إلى استخدام نظم المعلوم ات‬

‫‪58‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫لتيسير نظم االختزان واالسترجاع بدقة متناهية فضال إلى الفوائد األخرى التي يوفرها‬
‫‪1‬‬
‫هذا النظام أهمها توفير حماية الوثائق واالقتصاد في المساحة‪.‬‬
‫استخدام الميكروفيلم في إدارة المحفوظات‪:‬‬ ‫‪)3‬‬
‫الميك روفيلم مس احة فيلمي ة تس جل عليه ا كث ير من المعلوم ات مص غرة ج داً‪ ،‬وال‬
‫يمكن ق راءة الم ادة المس جلة ب العين المج ردة ولكن تق رأ ويتم طبعه ا بواس طة أجه زة‬
‫خاصة وقد ساهم الميكروفيلم في حماية الوثائق الفنية من الدمار وفضال عن االقتصاد‬
‫في المساحة وبالتالي تخفيض النفقات‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫وهنالك شكالن للميكروفيلم‪:‬‬
‫‪-‬أشكال مسطحة ‪ Flat farms‬ويطلق عليها (‪.)Fich‬‬
‫‪-‬األشكال الملفوفة ‪ Roll Forms‬ولكل منها وعاء حفظ يناسبه‪.‬‬
‫‪-‬ويبلغ عرض لفافة الميكروفيلم عادة ‪ 35.16‬ملم وهي األكثر استخداماً‪.‬‬
‫‪-‬كم ا تبل غ نس بة التص غير المكتوب ة بين ‪ ،30-1 ،20-1‬ويمكن ان يس توعب الفيلم‬
‫‪ 2500‬صورة من الوثائق في حجم الرسائل العادية‪.‬‬
‫الميكروفيش‪:‬‬ ‫‪)4‬‬
‫عبارة عن مجموعة من الصور المصغرة مرتبة في صفوف وأعمدة على فيلم مسطح‬
‫يتميز باآلتي‪:‬‬
‫‪-‬سهولة الوصول إلى اللقطة المطلوبة‪.‬‬
‫‪-‬يمكن ق راءة الش ريط الموج ود أعلى الميك روفيش ب العين المج ردة‪ ،‬وبالت الي يمكن‬
‫استخدام هذا الشريط في عملية ترتيب وحفظ األشرطة‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬عبد اهلل محمد الغزالي‪ ،‬والبداح إبراهيم علي‪ ،‬مرجع سابق‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫‪ -‬عبد اهلل محمد الغزالي‪ ،‬والبداح إبراهيم علي‪ ،‬مرجع سابق‪.‬‬
‫‪59‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬مناسب لعمل كشافات وفهارس من مواقع العمل‪.‬‬

‫‪-‬يحتاج إلى جهاز خاص للقراءة والطباعة‪.‬‬
‫من مقاييسه المعيارية ‪ 148 × 105‬ملم وهو األكثر استخداما ‪ 187.3 × 82.5‬ملم‪.‬‬
‫وتختل ف عدد اللقط ات ال تي تستوعبها الشريحة الواح دة وفق اً لحجمها ودرجة التصغير‬
‫والتي تبلغ ‪ 20-1‬من الحجم األصلي وقد يصل إلى ‪ 150‬مرة‪.‬‬
‫يعتبر اختيار الشكل الميكروفيلمي المناسب هو الخطوة األولى واألكثر أهمية في تحديد‬
‫النظام الميكروفيلمي األمثل‪ ،‬ويتم هذا االختيار وفقا لعدة عوامل أساسية هي‪:‬‬
‫‪-‬كمية المعلومات ونوعية الوثائق‪.‬‬
‫‪-‬طبيعة المعلومات ومعدل التعديل فيها‪.‬‬
‫‪-‬كيفية ومعدل االستخدام‪.‬‬
‫‪-‬التكاليف‪.‬‬
‫أجهزة الطبع‪:‬‬ ‫‪)5‬‬
‫تتع ذر ق راءة التس جيالت الميكروفيلمي ة ب العين المج ردة وإلمك ان ق راءة البيان ات‬
‫والمعلومات المسجلة‪ ،‬تقوم أجهزة القراءة بتكبير هذه التسجيالت وعرضها على شاشة‬
‫‪1‬‬
‫إلمكان قراءتها بالعين المجردة‪.‬‬
‫طبع الميكروفيلم هو إنتاج طبق األصل من المادة المسجلة مطبوعة على ورق‬
‫حساب ومكبرة بحيث يمكن قراءتها بالعين المجردة‪.‬‬
‫أجهزة القراءة والطبع‪:‬‬ ‫‪)6‬‬

‫‪1‬‬
‫‪ -‬عبد اهلل محمد الغزالي‪ ،‬والبداح إبراهيم علي‪ ،‬المرجع السابق‪.‬‬
‫‪60‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫ق ام ع دد من منتجي المع دات الميكروفيلمي ة بإنت اج أجه زة موح دة تس تخدم في‬

‫ق راءة وطب ع الميك روفيلم ب دالً من اس تخدام جه ازين مختلفين ويحت وي أي من ه ذه‬
‫األجهزة على مكونات جهاز القراءة إلى جانب مكونات جهاز الطبع‪.‬‬

‫‪61‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫المبحث الرابع‪ :‬تداول الملفات‬

‫المطلب األول‪ :‬حركة تنقل الملفات‬
‫من األهمية يمكان وجود الئحة بإدارة المحفوظات تحدد أسلوب وقواعد تداول‬
‫الملف ات بحيث تض من الحف اظ على الملف ات والرقاب ة على محتوياته ا‪ .‬وتق وم المنش آت‬
‫ع ادة بوض ع نش رات أو كتيب ات ت بين ه ذه القواع د حتى تل تزم اإلدارات أو األقس ام عن د‬
‫طلب أحد الملفات‪ ،‬وفيما يلي أهم الخطوات التي تقوم بها إدارة المحفوظات عند إعارة‬
‫‪1‬‬
‫الملف وحتى يتم إعادته‪:‬‬
‫عن د طلب أح د الع املين مل ف معين للرج وع إلي ه باله اتف فعلى المس ؤول أخ ذ‬
‫بيان ات المل ف بالكام ل‪ ،‬وإ ذا ك ان النظ ام المتب ع أن يك ون ذل ك كتاب ة فيتم إش عاره ب ذلك‬
‫حتى يقدم النموذج المعد لذلك‪.‬‬

‫الجدول رقم (‪)02‬‬

‫تت ولى إدارة المحفوظ ات تجمي ع ه ذه الطلب ات وترتيبه ا وف ق ت رتيب الملف ات‬
‫وأماكن حفظها بحيث يسهل استخراجها مرة واحدة‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬عبد اللطيف عبد الحميد رضا‪ ،‬وزنداج بشير إبراهيم‪ ،‬اإلدارة المكتبية وأعمال السكرتارية‪ ،‬معه د اإلدارة العام ة‪،‬‬
‫الرياض‪1408 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪62‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫في حال ة وج ود المل ف خ ارج إدارة المحفوظ ات يتم إش عار اإلدارة الطالب ة ب ذلك‬
‫وتحتف ظ بالبطاق ة حتى يتم إرساله إليه ا فور إعادت ه إلى المحفوظات‪ ،‬كما يتم استعجال‬
‫الملفات التي تأخر إعادتها‪.‬‬
‫القي د في بطاق ة الحرك ة وهي بطاق ة عادي ة ‪15/10‬س م نم وذج رقم (‪ )11‬يس جل فيه ا‬
‫بيان ات المل ف رقم‪ ،‬الجه ة المرس ل إليه ا المل ف‪ ،‬ت اريخ إرس اله‪ ،‬ت اريخ إعادت ه‪ ،‬وأي ة‬
‫بيان ات أخ رى ت رى إدارة المحفوظ ات أهميته ا‪ ،‬ويتم االحتف اظ به ذه البطاق ة في مك ان‬
‫خاص ببطاقات الملفات المستعارة‪.‬‬
‫بطاقة حركة‬
‫رقم الملف‪ ........:‬الموضوع‪ ...................:‬رقم الجزء‪........................:‬‬
‫مالحظات‬ ‫تاريخ اإلعارة‬ ‫الجهة المستفيدة‬ ‫عدد األوراق‬
‫اسم المستلم‬ ‫اإلدارة ‪ /‬القسم‬

‫الجدول رقم (‪)3‬‬

‫كما يمكن أن تكون بطاقة حركة الملف في حجم الملف تقريبا حيث يتم وضعها‬
‫داخل الملف فإذا أعيد الملف تحفظ البطاقة مكان الملف بعد استيفاء بياناتها‪.‬‬
‫بطاقة حركة الملف‬
‫وع‪....................:‬رقم‬ ‫ف‪ .................:‬الموض‬ ‫رقم المل‬
‫الجزء‪................:‬‬
‫وع‪....................:‬رقم‬ ‫ف‪ .................:‬الموض‬ ‫رقم المل‬
‫الجزء‪................:‬‬

‫مالحظات‬ ‫تاريخ االستالم‬ ‫تاريخ اإلعارة‬ ‫اسم المستلم‬ ‫اإلدارة ‪ /‬القسم‬

‫‪63‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫شكل رقم (‪)4‬‬

‫فور إعادة الملفات إلى إدارة المحفوظات يتم مراجعة محتوياتها طبقاً لبيان محتويات‪:‬‬
‫‪-‬الملف المثبت بالملف وهو بمثابة سجل بجميع محتويات أوراق الملف (نموذج رقم‪)8‬‬
‫ويصبح من السهل اكتشاف فقد أو نزع أي مستند من الملف‪.‬‬
‫‪-‬التأكد من عدم إضافة أية مستندات جديدة إلى الملف وإ ذا حدث ذلك فيجب التأكد من‬
‫التأشير عليها من المختص بما يفيد الحفظ‪.‬‬
‫‪-‬يتم استخراج بطاقة الحركة من درج البطاقات ومراجعة بياناتها على الملف ثم يؤشر‬
‫في البطاقة بتاريخ إعادة الملف وتحفظ داخله‪.‬‬
‫‪-‬يعاد ترتيب الملفات وفقا لنظام التصنيف والفهرسة المتبع تمهيدا إلعادتها إلى أماكن‬
‫وأوعية حفظها الصحيحة‪.‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬متابعة الملفات‬
‫من الواجبات األساسية إلدارة المحفوظات متابعة الملفات التي يتم إعارتها إلى إدارات‬
‫أو أقسام المنشأة لذا يجب متابعة إعادتها بعد المدة المحددة وأقصاها أسبوعان ويتم ذلك‬
‫عن طريق مراجعة بطاقات حركة الملفات‪.‬‬
‫مذكرة متابعة الملفات‬
‫الرقم‪ ................................:‬التاريخ‪.................................:‬‬
‫مالحظات‬ ‫اسم المستلم‬ ‫الموضو تاريخ المدة اإلعارة‬ ‫رقم الملف‬
‫ع‬

‫شكل رقم (‪)5‬‬

‫‪64‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫المطلب الثالث‪ :‬فرز وترحيل واستهالك الملفات‬

‫نتيج ة زي ادة العم ل في المكتب ة وتوس عها تتض خم األوراق ويص بح من المتع ذر‬
‫ت دبير أم اكن وأوعي ة حف ظ إض افية ل ذلك فمن الض روري وج ود قواع د تنص على ف رز‬
‫األوراق وترحي ل الغ ير نش ط منه ا إلى غ رف الحف ظ تمهي داً للتخلص من الملف ات ال تي‬
‫أصبحت غير ذا ت جدوى أو فقدت أهميتها‪.‬‬
‫أوال‪ :‬أنواع المحفوظات‬
‫يمكن تقسيم المحفوظات إلى ثالثة أنواع‪:‬‬
‫أساسيات اللغة العربية‪>:‬‬ ‫‪)1‬‬
‫يجب على الس كرتير أن ينمي قدرات ه اللغوي ة وأن ي درس قواع د اللغ ة العربي ة‬
‫األساسية مثل (إن وأخواتها وكان وأخواتها والمبتدأ والخبر والفعل والفاعل والمفعول‬
‫ب ه‪ ....‬الخ) ألن ه من األم ور البالغ ة األهمي ة أن ن راعي س الم اللغ ة العربي ة وأال نخطي‬
‫في مبادئ النحو والصرف‪.‬‬
‫كم ا يجب على الس كرتير أن يتم رس على الكتاب ة ب دون أخط اء إمالئي ة وه ذا ي أتي عن‬
‫‪1‬‬
‫طريق‪:‬‬
‫اء أو ترس م مف ردة في وس ط‬
‫‪-‬دراس ة رس م الهم زة ال تي ترس م ألف ا أو ترس م واوا أو ي ً‬
‫الكلمة‪...‬الخ وذلك بمراجعة كتب اإلمالء ومنها كثير في مكتباتنا العربية وهلل الحمد‪.‬‬
‫كثرة القراءة والكتابة‪:‬‬ ‫‪)2‬‬
‫يجب وض ع مراج ع يمكن أن يرج ع إليه ا الس كرتير في ه ذه المواض يع عن دما‬
‫يصادفه شيء غامض أو شيء ال يتذكره‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪-‬س يد حس ب اهلل ومحم د الغ زالي‪ ،‬المحفوظ ات في األجه زة الحكومي ة‪ ،‬دراسة ميداني ة عن المحفوظ ات في المملك ة‬
‫العربية السعودية‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1402 ،‬هـ‪.‬‬
‫‪65‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫إن الكتابة الجميلة السلمية فن وعلم في آن واحد‪ ،‬وال يتأتى ذلك إال بعد سنوات‬
‫طولي ة من الممارس ة‪ ،‬وال نقص د أن يك ون الس كرتير كاتب ا متخصص ا في فن الكتاب ة –‬
‫يفضل ذلك حقا ولكن على األقل أن يكتب بلغة سليمة بدون أخطاء‪.‬‬
‫فيم ا يلي نع رض بعض القواع د واألمثل ة ال تي ت بين للس كرتير كي ف يتجنب‬
‫األخطاء‪:‬‬
‫أوال‪ :‬يجب اختيار األلفاظ الشائعة السهلة التي تبين المعنى المقصود وتكون أوضح من‬
‫ألفاظ أخرى سليمة لغويا ولكنها شائعة االستخدام‪...‬ومثال ذلك‪:‬‬
‫العمل‪.‬‬ ‫أوضح من برم‬ ‫سئم العمل‬
‫الند أو العديل‪.‬‬ ‫أوضح من‬ ‫النظير أو المثل‬
‫ثنيته عن العمل‪.‬‬ ‫أوضح من‬ ‫صرفته عن العمل‬
‫باغته‪.‬‬ ‫أوضح من‬ ‫فاجأته‬
‫موعوك‪-‬سقيم‪-‬معتل‪.‬‬ ‫أوضح من‬ ‫مريض‬
‫رمت‪.‬‬ ‫أوضح من‬ ‫أردت‬
‫وارى الشيء‪.‬‬ ‫أوضح من‬ ‫أخفى الشيء‬
‫آب من سفره‪.‬‬ ‫أوضح من‬ ‫رجع من السفر‬
‫ثانيا‪ :‬هنالك أخطاء شائعة يستحسن معرفتها وتجنبها كلما أمكن ذلك ومثال ذلك‪:‬‬
‫الصواب‬ ‫الخطأ الشائع‬
‫أجبت عن السؤال‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫أجبت على السؤال‬ ‫‪-‬‬
‫تسلمت النقود‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫استلمت النقود‬ ‫‪-‬‬
‫يؤسف عليه‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫هذا يؤسف له‬ ‫‪-‬‬
‫باعة جائلون‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫باعة متجولون‬ ‫‪-‬‬
‫تكاليف قليلة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تكاليف بسيطة‬ ‫‪-‬‬
‫‪‬التقرير مملوء باألخطاء‪.‬‬ ‫التقرير ملئ باألخطاء‬ ‫‪-‬‬

‫‪66‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫ثالثا‪ :‬يجب كتابة األرقام المحاسبية بالحروف العربية بطريقة سليمة مث ل‪ 1،2 :‬ال ي ذكر‬
‫المعدود بعدهما فال يقال واحد لاير وال اثنان رياالت وإ نما يقال لاير واحد‪ ،‬ورياالن اثنان‬
‫ويصح أن نستغني عن العدد في هذا المثال فنقول لاير فقط ورياالن فقط‪.‬‬
‫من ‪ 10-3‬تخالف المعدود في التذكير والتأنيث مثل ثالثة رياالت تسعة رياالت (فلاير‬
‫مذكر والعدد مؤنث) ‪ 11،12‬يطابقان المعدود في التذكير والتأنيث ويكون المميز بعدها‬
‫مفردا منصوبا مثل‪:‬‬
‫أحد عشر رجال‪.‬‬
‫اثنا عشر رجال (اثنا مذكر‪ ،‬وعشر مذكر‪ ،‬ورجال مذكر)‪.‬‬
‫ويمكن مراجعة كتب النحو لمزيد من التفصيل‪.‬‬
‫اإلمالء والكتابة السليمة‪:‬‬ ‫‪)3‬‬
‫من أهم األخطاء التي يقع فيها السكرتير هي األخطاء اإلمالئية فيما يلي بعض القواعد‬
‫المفيدة‬
‫لتجنب مثل هذه األخطاء‪.‬‬
‫أ‪ /‬الهمزة التي في أول الكلمة ترسم ألفا مثل‪ :‬اسم‪-‬أب‪-‬أخ‪-‬أخت–أم–أمام–أكرم‪.‬‬
‫ب‪ /‬الهمزة التي في وسط الكلمة تكتب ألفا في ثالثة مواضع‪ :‬إذا كانت ساكنة بعد فتح‬
‫مثل‪ :‬رأس–كأس–بأس–رأي–طمأنينة‪-‬يأمر–مأرب‪.‬‬
‫إذا كانت مفتوحة بعد فتح مثل‪ :‬سأل–متأمل–نأى–الحدأة–يتأخر–اتأد‪-‬اشمأز‪-‬فجأة‪.‬‬
‫إذا كانت مفتوحة بعد حرف صحيح ساكن مثل امرأة ‪-‬مسألة ‪-‬مألى‪-‬يسأل – يرأس –‬
‫يدأب‪-‬نشأة فجأة‪.‬‬
‫ج‪ /‬الهمزة المتوسطة ترسم واوا في موضعين‪:‬‬
‫إذا كانت مضمومة وما قبلها مفتوح أو مضموم أو ساكن‪.‬‬

‫‪67‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫إذا ضم ما قبلها وهي مفتوحة أو ساكنة‪.‬‬

‫أمثلة‪ :‬ي ؤمن–رؤي ة–أوتمن‪-‬م ؤلم–مؤل ف–يؤج ل–ال زؤام–التض اؤل–التش اؤم‪-‬ه اؤم‪-‬‬
‫مؤامرة‪.‬‬
‫د‪ /‬الهمزة المتوسطة ترسم ياء في موضعين‪:‬‬
‫إذا كسرت وقبلها فتح أو كسر أو ضم أو سكون‪.‬‬
‫إذا كسر ما قبلها وهي مفتوحة أو مضمومة أو ساكنة‪.‬‬
‫أمثلة‪ :‬ناشئة–رئة‪-‬بئر‪-‬ذئب–سئل‪-‬يئن–ضئيل‪-‬أفئدة‪-‬ضوئي‪.‬‬
‫(إذا كسرت أو كان قبلها مكسور)‪.‬‬
‫هـ‪ /‬الهمزة التي في وسط الكلمة تكتب مفردة بدون أن تصور بحروف في موضعين‪:‬‬
‫إذا كانت مفتوحة وقبلها حرف مد أو لين ساكن‪.‬‬
‫إذا وقع بعدها حرف مد‪.‬‬
‫مثل‪ :‬تفاءل ‪-‬السموءل ‪-‬جزاءات ‪-‬جزأين – قراءات‪-‬مرؤوس‪-‬رؤوس‪-‬رءوف‪.‬‬
‫و‪ /‬الهمزة التي في آخر الكلمة‪:‬‬
‫‪-1‬تكتب ألفا إذا كان ما قبلها مفتوحا مثل‪ :‬قرأ‪-‬ملجأ‪-‬يمأل‪-‬يتبوأ‪-‬مهيأ‪-‬عبأ الجيش‪.‬‬
‫‪-2‬تكتب واوا إذا كان ما قبلها مضموما مثل‪ :‬لؤلؤ‪-‬التباطؤ‪-‬هزؤ‪.‬‬
‫‪-3‬تكتب ياء إذا كان ما قبلها مكسورا مثل‪ :‬منشئ برئ‪-‬مبتدئ–قارئ‪-‬لم يجئ‪.‬‬
‫‪-4‬تكتب مف ردة إذا ك ان م ا قبله ا س اكنا أو ح رف م د مث ل‪ :‬ج زء‪-‬ج زاء‪-‬يس وء‪-‬بطء–‬
‫دفء–ملء‪-‬صفاء‪-‬هناء‪-‬عزاء‪-‬ضوء‪-‬نداء‪.‬‬
‫إضافة إلى ذلك للمحفوظات أصناف يعتمد عليها لدى السكرتيرة تتمثل فيما يلي‪:‬‬

‫‪68‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫‪-‬محفوظات مستديمة ال يمكن االستغناء عنها وهي التي تتضمن عقود إنشاء المنشأة أو‬
‫صكوك ملكية األصول الخاصة بها مثل القرارات والقوانين والوثائق التي تثبت حقوقا‬
‫مستديمة لها‪.‬‬
‫‪-‬محفوظ ات مؤقت ة وهي ال تي ت دعو حاج ة العم ل إلى الرج وع إليه ا ويتم ترحيله ا إلى‬
‫األرشيف للنظر في التخلص منها عندما تفقد أهميتها‪.‬‬
‫‪-‬محفوظ ات أص بحت غ ير ذات ج دوى ويجب التخلص منه ا‪ ،‬كم ا يجب مراع اة ه ذه‬
‫القواعد عند ترحيل األوراق‪.‬‬
‫‪-‬إن العبرة بترحيل أو التخلص من األوراق م درجة أهميتها ومدى حاجة اإلداري إليها‬
‫دون النظر إلى المدة التي طالت أم قصرت‪.‬‬
‫‪-‬التخلص من األوراق المتعلق ة ب أجهزة إداري ة تم إلغاؤه ا وك ذا التعليم ات القديم ة ال تي‬
‫صدرت تعليمات جديدة بإلغائها‪.‬‬
‫‪-‬صور الوثائق والمكاتبات اإلضافية والسجالت التي تتضمن معلومات يمكن الحصول‬
‫عليها من ملفات أخرى‪.‬‬

‫‪69‬‬
 ‫تصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫الفصل الثاني‬

‫الخالصة‪:‬‬
‫تعتبر عمليات الحفظ والتصنيف من أهم عمليات التنظيم الفني للمحفوظات فغالبا‬
‫م ا يك ون النج اح في ه تين المرحل تين ه و الس بب في نج اح التس يير األمث ل لإلدارة‬
‫والنش اطات المكتبي ة ال تي يمارس ها الس كرتير إذ يق ع على عاتق ه تس هيل وص ول‬
‫المعلوم ات إلى المختصين وأيضا تزويد اإلدارة بالحقائق والبيانات واألرقام التي تتيح‬
‫لهم اتخ اذ الق رارات على أس اس موض وعية‪ ،‬وبالت الي مس اعدتها على إنج از عمله ا‬
‫وتحقيق أهداف أجهزتها‪.‬‬
‫ل ذلك يجب مراع اة نظ ام الحف ظ الم رن ليتناس ب م ع أي تغ ير في الظ روف حيث‬
‫يسهل معرفة أماكن الملفات وإ عادتها إلى أماكنها بعد االطالع عليها‪.‬‬

‫‪70‬‬
‫الفصل> الثالـــــث‪ :‬دور السكرتارية في‬
‫التصنيف> والتوثيق في جامعة الجياللي‬
‫بونعامة‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة جياللي‬ ‫الفصل الثالث‬
‫بونعامة خميس مليانة‬

‫تمهيد‪>:‬‬
‫بعد معالجة الموضوع من الناحية النظرية بتحديد المفاهيم وأبعاده ومؤشراته‪ ،‬ننتقل في‬
‫هذا الفصل إلى الدراسة الميدانية‪ ،‬وذلك إلعطاء الجانب النظري قيمة ومصداقية فاتبعنا بعض‬
‫المناهج المستعملة في البحث‪.‬‬
‫وفي ه ذا الفص ل حاولن ا أن نلقي نظ رة عام ة ومفص لة عن األمان ة عام ة‪ ،‬وك ذا مه ام‬
‫السكرتيرة ودورها في مهارة تنظيم وتصنيف الوثائق داخل المؤسسة جامعة جياللي بونعامة‬
‫خميس مليان ة‪ ،‬من أج ل إث راء البحث قمن ا باالعتم اد على أداة المقابل ة من أج ل استقص اء‬
‫المعلومات والتحليل واستخالص النتائج التطبيقية‪.‬‬

‫‪72‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة جياللي‬ ‫الفصل الثالث‬
‫بونعامة خميس مليانة‬

‫المبحث األول‪ :‬التعريف بجامعة الجياللي بونعامة‬

‫المطلب األول‪ :‬تأسيس الجامعة ومراحل تطورها‬
‫جامعة الجياللي بونعامة هي مؤسسة للتعليم العالي واألبحاث‪ ،‬تمنح شهادات وإ جازات‬
‫أكاديمي ة لخرجيه ا تحم ل جامع ة خميس مليان ة اس م الجياللي بونعام ة وه و بط ل من أبط ال‬
‫الث ورة الجزائري ة من موالي د ‪ 06‬أبري ل ‪ ،1926‬تق دم جامع ة الجياللي بونعام ة بخميس مليان ة‬
‫أك ثر من ‪ 104‬تخص ص م وزع على ‪ 06‬كلي ات ومعه د واح د وهي تق ع بوالي ة عين ال دفلى‬
‫طريق ثنية الحد بمدينة خميس مليانة‪.‬‬

‫شهدت مدينة مليانة االنطالقة األولى لمسار التعليم العالي والبحث العلمي بمقر مدرسة‬
‫المن اجم س ابقا كملحق ة تابع ة لجامع ة البلي دة ع ام ‪ 1991‬ليح ول المق ر إلى مدين ة خميس مليان ة‬
‫بالمعه د التق ني الس امي للفالح ة في الف ترة ‪ 1997‬إلى ‪ ،2000‬ثم اعتم اد الملحق ة كمرك ز‬
‫ج امعي مس تقل عن جامع ة البلي دة ابت داء من ت اريخ ‪ 18‬س بتمبر ‪ 2001‬وض م المعه د‬

‫‪73‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة جياللي‬ ‫الفصل الثالث‬
‫بونعامة خميس مليانة‬

‫التكنول وجي لألس اتذة س ابقا ليعلن رس ميا عن إنش اء المرك ز الج امعي خميس مليان ة بمقتض ى‬
‫المرسوم رقم ‪ 01/280‬المؤرخ في ‪ 2001 – 09 – 18‬بدأ المركز الجامعي نشاطه بأربعة‬
‫معاهد معهد العلوم القانونية واإلدارية معهد علوم الطبيعة واألرض معهد العلوم والتكنولوجيا‬
‫معهد العلوم االقتصادية وعلوم التسيير‪.‬‬
‫كان معهد العلوم االقتصادية والتجارية وعلوم التسيير تابعا لجامعة البليدة من ‪1999‬‬
‫إلى س نة ‪ 2000‬ليك ون متخصص ا في المحاس بة والض رائب والتج ارة الدولي ة‪ ،‬بع د إنش اء‬
‫المرك ز الج امعي لخميس مليان ة بم وجب المرس وم التنفي ذي رقم ‪ 280 – 01‬الم ؤرخ في ‪18‬‬
‫سبتمبر ‪ ،2001‬أصبح المعهد تابعا للجامعة متخصصا في العلوم االقتصادية والعلوم التجاري ة‬
‫وعلوم التسيير (ليسانس كالسيكي) إلى جانب المحاسبة والضرائب وفي سنة ‪2003/2004‬‬
‫انطلقت أول دفع ة في ه ذه التخصص ات ليع رف المعه د س نة ‪ 2008/2009‬االنطالق ة األولى‬
‫لنظ ام ل‪ .‬م‪ .‬د في مي دان العل وم االقتص ادية والتجاري ة وعل وم التس يير في تخص ص عل وم‬
‫التسيير مناجمنت وعلوم االقتصاد والمالية والبنوك‪ ،‬كان مقر معهد العلوم االقتصادية المعهد‬
‫التكنول وجي لألس اتذة س ابقا حيث بقي في مكان ه إلى غاي ة تحويل ه للملحق ة الجدي دة لجامع ة‬
‫خميس مليانة سنة ‪.12006‬‬
‫تأسس معهد العلوم الطبيعية واألرض سنة ‪ 2001‬بموجب المرسوم التنفيذي رقم ‪01‬‬
‫– ‪ 280‬الم ؤرخ في ‪ 18‬س بتمبر ‪ ،2001‬ك ان المعه د يض من تكوين ا في الكالس يك‪ ،‬الطوي ل‬
‫والقصير المدى من ‪ 2007 – 2001‬انطلقت أول دفعة لنظام ل‪ .‬م‪ .‬د منذ سنة ‪ 2007‬شهد‬
‫المعهد تطورا في الموارد البشرية كان مقر المهد منذ إنشاءه في مقر الجامعة المركزي‪.‬‬

‫دليل الطالب‪ ،‬جامعة الجياللي بونعامة‪ ،‬خميس مليانة ‪ ،2022/2023‬ص‪.04‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪74‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة جياللي‬ ‫الفصل الثالث‬
‫بونعامة خميس مليانة‬

‫تأسس قسم العلوم القانونية واإلدارية سنة ‪ 2002‬بموجب المرسوم التنفيذي رقم ‪– 01‬‬
‫‪ 280‬الم ؤرخ في ‪ 18‬س بتمبر ‪ 2001‬بمجم وع ‪ 300‬ط الب و‪ 07‬أس اتذة دائمين في س نة‬
‫‪ 2007‬تم ترقي ة دائ رة الحق وق إلى معه د بتع داد ‪ 27‬أس تاذ دائم وبتع داد طالبي ق ارب ‪2500‬‬
‫ط الب‪ ،‬ليص ل س نة ‪ 2012‬إلى ‪ 2037‬ط الب انطل ق نظ ام ل‪ .‬م‪ .‬د في معه د الحق وق س نة‬
‫‪.2009‬‬
‫بدأ معهد العلوم والتكنولوجيا نشاطه الفعلي خالل الموسم الجامعي ‪ 2002/2003‬في‬
‫شكل قسم تحت تسمية معهد العلوم الدقيقة والتكنولوجيا واإلعالم اآللي‪ ،‬ليتم تحويله بمقتضى‬
‫المرس وم التنفي ذي رقم ‪ 283 – 06‬الم ؤرخ في ‪ 16‬أوت س نة ‪ ،2006‬المع دل والمتمم‬
‫للمرس وم التنفي ذي رقم ‪ 280 – 01‬الم ؤرخ في ‪ 18‬س بتمبر س نة ‪ 2001‬والمتض من إح داث‬
‫مركز جامعي بخميس مليانة إلى معهد العلوم والتكنولوجيا‪ ،‬شهد المعهد تطورا ملحوظا في‬
‫الم وارد البش رية من ذ س نة ‪ 2003 – 2002‬إذ ب دأ نش اطه بـ ‪ 15‬أس تاذا ليص ل س نة‬
‫‪ 2013/2014‬إلى ‪ 115‬أس تاذا‪ .‬ليع رف المرك ز الج امعي س نة ‪ 2007/2008‬ميالد ع دة‬
‫أقس ام جدي دة قس م العل وم اإلنس انية س نة ‪ 2007‬وال ذي يتض من ش عبة المكتب ات والت اريخ‬
‫واإلعالم‪ ،‬قسم العلوم السياسية سنة ‪ ،2008‬قسم علوم وتقنيات النشاطات البدنية والرياضية‬
‫‪ ،2008‬قس م اللغ ة الفرنس ية س نة ‪ ،2009‬قس م العل وم االجتماعي ة س نة ‪ ،2009‬وفي س نة‬
‫‪ 2010‬أنشأ قسم اللغة العربية‪.‬‬
‫قام رئيس الجمهورية عبد العزيز بوتفليقة بترقية المركز الجامعي إلى جامعة خميس‬
‫مليان ة خالل افتتاح ه للس نة الجامعي ة ‪ 2011/2012‬بجامع ة عم ار ثليجي بوالي ة األغ واط‬
‫وتنصيب البروفيسور بزينة محمد يوم ‪ 24‬جويلية ‪.2011‬‬
‫‪75‬‬
 ‫نيابة مديرية الجامعة للتكوين العالي في الطورين‬

‫نيابة مديرية الجامعة للتكوين‬

‫‪1‬‬
‫المكتبة المركزية‬
‫نيابة مديرية الجامعة للعالقات الخارجية والتعاون‬

‫نيابة مديرية الجامعة للتنمية واالستشراف‬

‫المديرية الفرعية للمستخدمين والتكوين‬

‫المديرية الفرعية للمالية والمحاسبة‬

‫‪76‬‬
‫مدير الجامعة‬

‫األمانة العامة‬

‫المديرية الفرعية للوسائل والصيانة‬

‫بونعامة خميس مليانة‬

‫المديرية الفرعية لألنشطة العلمية والثقافية والرياضية‬

‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة جياللي‬

‫مصلحة االقتناء‬

‫الشكل رقم (‪ :)03‬الهيكل التنظيمي> لجامعة خميس مليانة‬

‫مصلحة المعالجة‬

‫مصلحة البحث البيبليوغرافي‬

‫نيابة مديرية الجامعة‬
‫الفصل الثالث‬

‫وثائق مقدمة من المؤسسة المستقبلة‪.‬‬

‫مصلحة التوجيه‬
‫المطلب الثالث‪ :‬الهيكل التنظيمي لجامعة الجياللي بونعامة ومهام مختلف المصالح‬
‫أوال‪ :‬الهيكل التنظيمي للمؤسسة‬

‫‪1‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫ثانيا‪ :‬مهام جامعة الجياللي بونعامة‬

‫تعتبر جامعة الجياللي بونعامة مؤسسة عامة للتعليم العالي حيث تتمثل مهمتها في‬
‫التكوين والبحث العلمي والتطوير التكنولوجي‪.‬‬
‫مهام التدريب الرئيسية‪>:‬‬
‫التعليم العالي في التدرج وما بعد التدرج‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تكوين اإلطارات الضرورية للتنمية االقتصادية واالجتماعية والثقافية للبالد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تلقين الطلبة مناهج البحث وترقية التكوين بالبحث وفي سبيل البحث‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المساهمة في إنتاج ونشر معمم للعلم والمعارف وتحصيلها وتطويرها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المشاركة في التكوين المتواصل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تتمثل المهام األساسية للجامعة في مجال البحث العلمي والتطوير التكنولوجي فيما يأتي‪:‬‬
‫المساهمة في الجهود الوطنية للبحث العلمي والتطوير التكنولوجي‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تعزيز ونشر الثقافة الوطنية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المشاركة في تعزيز اإلمكانات العلمية الوطنية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تثمين نتائج البحوث ونشر اإلعالم‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ثالثا‪ :‬الكليات والمعاهد الموجودة بالجامعة‬
‫كلية علوم الطبيعة واألرض‬ ‫‪-‬‬
‫كلية اآلداب واللغات‬ ‫‪-‬‬
‫كلية العلوم والتكنولوجيا‬ ‫‪-‬‬
‫كلية العلوم االقتصادية‬ ‫‪-‬‬
‫كلية العلوم االجتماعية واإلنسانية‬ ‫‪-‬‬

‫‪77‬‬
‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫كلية الحقوق والعلوم السياسية‬ ‫‪-‬‬

‫معهد علوم وتقنيات التربية البدنية والرياضية‬ ‫‪-‬‬
‫ينطوي تحت هذه الكليات المرافق البيداغوجية التالية‪:‬‬
‫‪ 17‬مدرجا‬ ‫‪‬‬
‫‪ 144‬قاعة للتدريس‬ ‫‪‬‬
‫‪ 21‬قاعة لإلعالم اآللي‬ ‫‪‬‬
‫‪ 04‬قاعات لألنترنت‪ 02 ،‬للطلبة و‪ 02‬لألساتذة‬ ‫‪‬‬
‫‪ 02‬مخبر للغات‬ ‫‪‬‬
‫‪ 02‬مكتبيتين‬ ‫‪‬‬
‫‪-1‬‬

‫‪78‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫المبحث الثاني‪ :‬إجراءات المقابلة مع السكرتيرة> ونتائجها‬

‫المطلب األول‪ :‬أسئلة وأجوبة المقابلة مع السكرتيرة حول تصنيف> وترتيب الوثائق‬
‫وقت المقابلة‪90.00 :‬‬ ‫تاريخ المقابلة ‪21/05/2023‬‬
‫توجهن ا إلى مكتب الس كرتيرة وقمن ا بط رح األس ئلة المفتوح ة على الس كرتيرة وعن دوره ا‬
‫في تصنيف وحفظ الوثائق‪ ،‬وهذا لهدف إثراء موضوع دراستنا الحالية‪.‬‬
‫س‪ :1‬منذ متى تعملين بهذا المنصب بالمؤسسة؟‬
‫ج‪ :1‬منذ تاريخ ‪ 21/10/2015‬وتم التحاقي بهذا المنصب عن طريق مسابقة على أساس‬
‫الشهادة‪.‬‬
‫س‪ :2‬هل أحببت هذه الكهنة؟‬
‫ج‪ :2‬ب الطبع أحببته ا وله ذا ت وجهت إلى التك وين في ه ذا المج ال وح الفني الح ظ أن أج د‬
‫منصب عملي في الجامعة‪.‬‬
‫س‪ :3‬هل أنت راضية عن عملك في المؤسسة ومرتاحة في التعامل مع عمالها؟‬
‫ج‪ :3‬نعم راضية ومرتاحة جدا‪.‬‬
‫س‪ :4‬ما هي أهمية األمانة في المؤسسة بالنسبة لك؟‬
‫ج‪ :4‬هي االلتزام بالسر المهني لجميع األعمال التي تنجز فيها أو تمر عبرها من أعمال‬
‫ووثائق وتصرفات‪.‬‬
‫س‪ :5‬ما هي أهم األعمال التي يقوم بها السكرتير؟‬
‫ج‪ :5‬اس تقبال ال زوار‪ ،‬ال رد على المكالم ات الهاتفي ة‪ ،‬ومس ك البري د الص ادر وال وارد‬
‫وتسجيلهما واستقبال جميع المراسالت‪ ،‬وترتيب الرسائل والوثائق وتنسيقها‪ ...‬الخ‬
‫س‪ :6‬ما هي المهارات الواجب توفرها في السكرتير؟‬

‫‪79‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫ج‪ :6‬يجب ت وفر مه ارات في الس كرتير تتمث ل في التمي يز بين الص واب والخط أ‪ ،‬واختي ار‬
‫الحل األنسب واألفضل لكل مشكلة‪ ،‬مع الفهم السريع لضروريات العمل واالنتباه والتركيز‬
‫في العم ل‪ ،‬ق وة ال ذاكرة‪ ،‬األمان ة وحف ظ األس رار‪ ،‬الهن دام الالئ ق والمناس ب‪ ،‬االنض باط‬
‫واالح ترام لل وقت والمواعي د‪ ،‬األخالق الحمي دة والص بر على مش اق العم ل‪ ،‬النباه ة وحب‬
‫العمل والثقافة الواسعة واللباقة في الكالم‪....‬‬
‫س‪ :7‬ما هي الطرق المستعملة لذلك؟‬
‫ج‪ :7‬هناك عدة طرق لذلك (التصنيف األلفبائي‪ ،‬التصنيف الزمني‪ ،‬التصنيف العددي‪.)...‬‬
‫ال‬ ‫نعم‬ ‫س‪ :8‬هل تسهل عملية التصنيف والترتيب في العمل؟‬
‫ج‪ :8‬نعم تسهل هذه العملية في وجود الوثيقة المراد البحث عنها‪.‬‬
‫‪ :9‬ما هي أهدافك من تصنيف الوثائق وترتيبها؟‬
‫‪ :9‬توف ير ال وقت والجه د وتس هيل الوص ول إلى الوث ائق‪ ،‬جم ع الوث ائق حس ب قواع د‬
‫ومعايير‪ ،‬تحديد مدى ارتباط الوثائق ببعضها‪.‬‬
‫س‪ :10‬ما هي الوسائل المستعملة لحفظ الوثائق وتصنيفها؟‬
‫ج‪ :10‬رفوف – حافظات – الصقات لكتابة نوع وتاريخ الوثيقة – خزانة‪.‬‬
‫س‪ :11‬كيف يتم استعمال هذه الوسائل في التصنيف والترتيب؟‬
‫ج‪ :11‬تتم العملي ة عن طري ق توزي ع الوث ائق وتس جيلها حس ب وروده ا وت اريخ ص دورها‬
‫ووضعها في حافظات ليتم بعد ذلك ترتيبها عموديا في رفوف الخزانة الخاصة بالوثائق‪.‬‬
‫س‪ :12‬هل هذه الوسائل كافية لجميع الوثائق؟‬
‫ج‪ :12‬ليست كافية‪.‬‬
‫س‪ :13‬هل توفر لك المؤسسة جميع الوسائل لهذه العملية؟‬

‫‪80‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫ج‪ :13‬ليس دائما‪ ،‬في بعض األحيان أضطر لتدبر األمر بصنع حافظات بنفسي وتسجيل‬
‫الصقات عليها‪.‬‬
‫س‪ :14‬ما هي مزايا استخدام وسائل التصنيف والترتيب؟‬
‫ج‪ :14‬ه ذه الوس ائل تس اعد في تص نيف الوث ائق وترتيبه ا مم ا يس هل وجوده ا عن د‬
‫الضرورة‪.‬‬
‫س‪ :15‬ما هي سلبيات هذه الطريقة في تصنيف وترتيب الوثائق؟‬
‫ج‪ :15‬هناك بعض السلبيات مثل تلف الوثائق بفضل العوامل الطبيعية كالرطوبة والحرارة‬
‫التي تجعل الوثائق تنتهي صالحيتها مع مرور الوقت‪.‬‬
‫س‪ :16‬هل واجهت صعوبات في عملية تصنيف وترتيب الوثائق؟‬
‫ج‪ :16‬في بعض األحيان نقص الوسائل لتصنيف الوثائق‪.‬‬
‫س‪ :17‬في رأيك هل يجب تحديث عملية تصنيف وترتيب الوثائق؟‬
‫ج‪ :17‬بالطبع يجب ذلك‪.‬‬
‫س‪ :18‬ما هي هذه الطرق في رأيك؟‬
‫ج‪ :18‬هن اك ط رق حديث ة تتبعه ا بعض المؤسس ات كرقمن ة بعض الملف ات وحفظه ا على‬
‫أجهزة الكمبيوتر؟‬
‫س‪ :19‬كيف تسهل الطرق الحديثة في العملية؟‬
‫ج‪ :19‬تسهل هذه الطرق في عدم إتالف الوثائق وسهولة الحصول عليها‪ ،‬وتوفير المساحة‬
‫والجهد والوقت‪.‬‬

‫‪81‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫المطلب الثاني‪ :‬نتائج> المقابلة‬

‫لقد كانت اإلجابة من طرف السكرتيرة في مكتب المدير بجامعة الجياللي بونعامة‬
‫المتحصلة على شهادة تقني سامي في أمانة مديرية‪ ،‬حيث تعتبر السكرتيرة الواجه ة األولى‬
‫للمكتب‪ ،‬وتتعام ل م ع أشخاص ك ثر يومي ا باختالف شخص ياتهم ومي ولهم وثق افتهم‪ ،‬وأيض ا‬
‫دورها الفعال في تنظيم المواعيد والمقابالت وترتيب المكتب‪.‬‬
‫‪ -‬إن س كرتيرة الم دير تتمت ع بمه ارة الح ديث المقن ع واإلنص ات‪ ،‬وه ذا من ص فات‬
‫السكرتير الناجح‪.‬‬
‫‪ -‬تنفيذ المهام التي يوكلها إليها الرئيس في الوقت المناسب‪.‬‬
‫‪ -‬االنتظام وااللتزام بمواعيد العمل وأن تضع نفسها في أي مكان يجدها الرئيس‪.‬‬
‫‪ -‬الص دق واإلخالص في العم ل يجعله ا تق وم بالتنس يق واإلش راف على س ير األعم ال‬
‫المكتبية‪.‬‬
‫‪ -‬إن الس كرتيرة تق وم بوظائفه ا وال تح اول الت دخل في ش ؤون م ديرها الخاص ة وال‬
‫لزمالئه ا‪ ،‬في حين أنها تب ني شبكات عالق ات طيب ة بينهم‪ ،‬وتس عى إلى معاملة الجميع‬
‫معاملة جيدة دون استثناء‪.‬‬
‫‪ -‬إذا حاولت السكرتيرة تقديم النصح الح دون انتقاده يكون في مصلحته وهنا يدخل‬
‫فيه الضمير المهني‪.‬‬
‫‪ -‬للس كرتيرة عالق ات وطي دة م ع زمالء العم ل تجع ل من الم وظفين في المكتب أس رة‬
‫واحدة‪ ،‬وإ ن أفضل العالقات اإلنسانية واالجتماعية هي التي تسود زمالء العمل‪ ،‬لعدم‬
‫وجود حوافز نفسية من حيث الراتب اإلداري‪.‬‬

‫‪82‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫‪ -‬إن حس ن تنظيم وتس يير الس كرتيرة يكس بها خ برة في مج ال اإلدارة‪ ،‬يتض ح لم ا من‬
‫خالل المقابل ة ق درة الس كرتيرة على تحم ل مس ؤولية المكتب‪ ،‬وأن ل ديها خ برة ومه ارة‬
‫كبيرة وعالية في مجال العمل‪.‬‬
‫‪ -‬تمثيل رئيس المكتب في حالة غيابه عند الحاجة‪.‬‬

‫‪83‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫خالصة الفصل‪:‬‬
‫إن دراستنا لموضوع السكرتيرة ومهارة تنظيم وتصنيف الوثائق‪ ،‬من خالل وقوفنا‬
‫على التحف يزات ال تي تق وم به ا‪ ،‬وتحم ل المس ؤولية كامل ة أثن اء الغي اب والتس يير المحكم‬
‫للمكتب والمحافظ ة على المس توى المعت اد‪ ،‬وعلى العالق ة الطيب ة بين ال زمالء تق وم‬
‫الس كرتيرة بجمي ع اإلج راءات ال تي تس اعد الم دير في تنظيم أعمال ه ومتابعته ا من خالل‬
‫المساعدة لها وترتيب جميع وثائق المكتب وتصنيفها‪.‬‬

‫‪84‬‬
 ‫دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق في جامعة‬ ‫الفصل الثالث‬
‫جياللي بونعامة خميس مليانة‬

‫النقائص واالقتراحات‪:‬‬
‫‪ -‬النقائص‪:‬‬
‫عدم تحديث طرق الحفظ والتصنيف في المؤسسة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫هشاشة الحافظات التي تحمل الملفات الخاصة بالتصنيف داخل الدرج‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ضيق المساحة الخاصة باألمانة مما يؤدي إلى عدم ممارسة العمل بكل راحة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االقتراحات‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫تنظيم دورات تكويني ة للم وظفين على التص نيف وض رورة العم ل بالمخط ط‬ ‫‪‬‬
‫واستشارة المدير في حالة عدم المعرفة وتجنب الحرج وهذا لتفادي ضياع وثيقة‬
‫من الممكن أن تكون رسمية وهامة‪.‬‬
‫استعمال الحافظات البالستيكية التي تعتبر مناسبة للغرض (التصنيف)‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تخصيص قاعة لألرشيف لتجنب اكتظاظ مصلحة األمانة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تخص يص أو ب األحرى محاول ة توس يع القاع ة المخصص ة لألمان ة ألن مس ؤولياتها‬ ‫‪‬‬

‫كثيرة داخل المؤسسة‪.‬‬

‫‪85‬‬
‫خاتمة‬
 ‫خاتمة‬

‫خاتمة‪:‬‬
‫ت بين لن ا من خالل دراس تنا أن نج اح أي مؤسس ة يتوق ف على نج اح األمان ة وذل ك‬
‫بتس ليط الض وء على دور الس كرتيرة في تس يير مهامه ا على بن اء العالق ات م ع المص الح‬
‫األخ رى‪ ،‬وله ذا ال يمكن أن توج د أمان ة دون س كرتيرة ألنه ا تك ون على دراي ة بمعلوم ات‬
‫التي تخص المجال الذي تعمل فيه وذلك من أجل سير العمل على أحسن وجه‪.‬‬
‫وباعتبار أن السكرتير الشق األساسي ألعمال اإلدارة والحظنا أنها تلعب دورا هاما‬
‫في إب راز العالق ة القائم ة بين دور المكل ف باألمان ة ونج اح المؤسس ة‪ ،‬باإلض افة إلى تنمي ة‬
‫وبناء ثقافة مؤسسة إيجابية لدى كافة العاملين وزيادة الترابط بين العاملين واإلدارة‪.‬‬
‫إن دراس تنا لموض وع دور الس كرتيرة في تص نيف وت رتيب الوث ائق في المؤسس ة‬
‫يس مح لن ا ب القول إن الس كرتيرة له ا دور كب ير في بن اء وتط وير مكتب األمان ة أن ه يمث ل‬
‫الركيزة الرئيسية في المكتب‪.‬‬
‫للسكرتيرة أهمية كبيرة في المؤسسة واإلدارة الخاصة‪ ،‬وبدونها ال يستطيع الرئيس‬
‫أو الم دير أن ينج ز أي عم ل‪ ،‬وباإلض افة إلى ذل ك في غي اب الس كرتيرة تك ون أعم ال‬
‫ال رئيس ومواعي ده غ ير المنظم ة‪ .‬وعلى الس كرتيرة أن تتص ف بص فات حس نة وتتم يز‬
‫بمهارات معينة حتى تستطيع إنجاز أعمالها بسهولة وكفاءة‪ ،‬فالسكرتير هو الشخص الذي‬
‫يتم اختي اره بص فات معين ة ليع اون ال رئيس في إنج از أعمال ه المتعلق ة بالعم ل والشخص ية‬
‫أحيان ا بكف اءة وفاعلي ة‪ .‬والس كرتارية المتخصص ة ق د تك ون طبي ة أو قانوني ة أو تعليمي ة أو‬
‫إحصائية أو فنية‪...‬الخ‪ ،‬وكل سكرتيرة في أي مجال البد وأن تكون على دراية بمعلومات‬
‫عامة تخص المجال الذي تعمل فيه‪.‬‬
‫البد للسكرتيرة من طرح طرق معالجة وتصنيف الوثائق من خالل مخطط التصنيف‬
‫المعتمد من طرف جامعة جياللي بونعامة بخميس مليانة والية عين الدفلى وهذا ما مكننا‬

‫‪87‬‬
 ‫خاتمة‬

‫من التع رف على مص لحة األمان ة وطريق ة العم ل به ا والم وظفين المكلفين به ا رغم‬
‫الص عوبات الموج ودة في الحص ول على المعلوم ات لظ روف العم ل المكثف ة أثن اء الخ روج‬
‫والدخول الجامعي‪.‬‬
‫الب د للمؤسس ة من تط وير عملي ة تص نيف وت رتيب الوث ائق بط رح مع دات تكنولوجي ة‬
‫حديثة كرقمنة هذا القطاع الذي يسهل عملية وجود الوثائق واختصار الجهد والوقت‪.‬‬

‫‪88‬‬
‫المراجع‬
 ‫المراجع‬

‫المراجع‪:‬‬
‫الجريدة الرسمية‪ .‬مرسوم رقم‪ 59/85‬المؤرخ في ‪ 23‬مارس ‪.1985‬‬ ‫‪.1‬‬
‫إدارة مع ارف الق رن الح ادي والعش رين للعل وم والتكنولوجي ا المتط ورة والطبيع ة‪:‬‬ ‫‪.2‬‬
‫موسوعة عصر الحاسب اآللي والكومبيوتر‪ ،‬القاهرة‪ ،‬دار الكتاب المصري‪.1997.‬‬
‫إيميت ن‪ .‬ماكفرالن د‪ ،‬إج>>راءات الس>>كرتارية‪ ،‬ترجم ة محم د عب د اهلل‪ ،‬جمع ة عبي د اهلل‬ ‫‪.3‬‬
‫وعبد الحميد رضا عبد اللطيف‪ ،‬إدارة المكاتب واألنظمة اآللية‪ ،‬معهد اإلدارة العام ة‪،‬‬
‫الرياض‪1412 ،‬هـ‪.‬‬
‫سيد حسين اهلل‪ ،‬السكرتارية واألعمال المكتبية‪ >،‬الرياض‪ ،‬دار المريخ‪.1980 ،‬‬ ‫‪.4‬‬
‫هالل محم د العس كر‪ ،‬عجالن محم د الش هري‪ ،‬معوق> >>ات الس> >>كرتارية الفعال> >>ة في‬ ‫‪.5‬‬
‫األجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية‪ ،‬الرياض‪ ،‬ط‪.2006 ،2‬‬
‫إبراهيم شحاتة وشهاب سليمان‪ ،‬التقارير كوسيلة اتصال فعالة‪ ،‬معه د اإلدارة العام ة‪،‬‬ ‫‪.6‬‬
‫‪1403‬هـ‪.‬‬
‫أبو الرب أحمد محمود‪ ،‬السكرتارية الحديثة وإ دارة المكاتب‪ ،‬المؤلف أرد‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫أحمد أنور‪ ،‬عبد الهادي محمد فتحي‪ ،‬التصنيف‪ :‬فلسفته وتاريخه‪ ،‬الري اض‪-‬الم ريخ‪،‬‬ ‫‪.8‬‬
‫‪1990‬م‪.‬‬
‫السيد أحمد البدوي أب و زي د‪ ،‬فن تصنيف الكتاب‪ :‬نظام دي>>وي العش>>ري‪ ،‬الق اهرة‪ ،‬دار‬ ‫‪.9‬‬
‫الفكر العربي‪ ،‬ط‪1993 ،2‬م‪.‬‬
‫ب در س يد حج اج‪ ،‬المحفوظ>>ات في اإلدارة العام>>ة "التنظيم الف>>ني اإلداري‪-‬النش>>اطات‬ ‫‪.10‬‬
‫والمشكالت‪-‬التقنيات الحديثة"‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1409 ،‬هـ‪.‬‬
‫ب رجس‪ ،‬المكتب >>ات م >>دخل إلى علم التص >>نيف> في المكتب >>ات‪ ،‬مط ابع الص باح‪ ،‬ط‪،1‬‬ ‫‪.11‬‬
‫‪1982‬م‪.‬‬

‫‪90‬‬
 ‫المراجع‬

‫س ويدان ناص ر محم د‪ ،‬التص> >>نيف في المكتب> >>ات العربي> >>ة‪ >،‬دار الري اض‪-‬الم ريخ‪،‬‬ ‫‪.12‬‬
‫‪1982‬م‪.‬‬
‫س يد حس ب اهلل ومحم د الغ زالي‪ ،‬المحفوظات في األجه>زة الحكومي>ة‪ >،‬دراس ة ميداني ة‬ ‫‪.13‬‬
‫عن المحفوظ ات في المملك ة العربي ة الس عودية‪ ،‬معه د اإلدارة العام ة‪ ،‬الري اض‪،‬‬
‫‪1402‬هـ‪.‬‬
‫عب د الحمي د رض ا وبش ير زن داج‪ ،‬اإلدارة المكتبي>>ة وأعم>>ال الس>>كرتارية في األجه>>زة‬ ‫‪.14‬‬
‫الحكومية>‪ ،‬الجزء األول‪ ،‬اإلدارة العامة‪1408 ،‬هـ‪.‬‬
‫عب د اللطي ف عب د الحمي د رض ا‪ ،‬وزن داج بش ير إب راهيم‪ ،‬اإلدارة المكتبي>>ة وأعم>>ال‬ ‫‪.15‬‬
‫السكرتارية‪ ،‬معهد اإلدارة العامة‪ ،‬الرياض‪1408 ،‬هـ‪.‬‬
‫عب د اهلل محم د الغ زالي‪ ،‬والب داح إب راهيم علي‪ ،‬المص>>غرات الفيلمي>>ة واس>>تخداماتها‪،‬‬ ‫‪.16‬‬
‫دراس ة تطبيقي ة وتجرب ة المعه د في ه ذا المج ال‪ ،‬معه د اإلدارة العام ة‪ ،‬الري اض‪،‬‬
‫‪1401‬هـ‪.‬‬
‫محم د فتحي عب د اله ادي‪ ،‬دور اختصاص > >>ي المكتب > >>ات والمعلوم > >>ات في مجتم > >>ع‬ ‫‪.17‬‬
‫المعلوم >>ات‪ ،‬االتجاه ات الحديث ة في المكتب ات والمعلوم ات‪ ،‬مج ‪ ،11‬ع ‪ ،22‬يولي و‬
‫‪2004‬م‪.‬‬
‫‪18. LE Rebasi ,Dictionnairede la langue français.‬‬

‫‪91‬‬
‫المالحق‬
‫فهرس الموضوعات‬
 ‫فهرس الموضوعات‬

‫شكر وعرفان‬
‫إهداء‬
‫مقدمة‪‌.............................................................................. :‬أ‬
‫اإلشكالية‪‌.......................................................................... :‬ب‬
‫الفرضيات‪‌......................................................................... :‬ج‬
‫أسباب اختيار الموضوع‪‌........................................................... :‬ج‬
‫أهمية البحث‪‌...................................................................... :‬ج‬
‫أهداف البحث‪‌...................................................................... :‬د‬
‫المنهج المتبع‪‌...................................................................... :‬د‬
‫هيكل البحث‪‌........................................................................ :‬د‬
‫الفصل األول‪ :‬مدخل إلى السكريتارية>‬
‫تمهيد‪8............................................................................. >:‬‬
‫المبحث األول‪ :‬مفهوم السكرتارية وأنواعها وأهميتها ‪9...............................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم السكرتارية ‪9..................................................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬أنواع السكرتارية ‪11.................................................‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬أهمية السكرتارية ‪14.................................................‬‬
‫المبحث الثاني‪ :‬صفات ومهارات السكرتير الناجح‪16.................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬صفات السكرتيرة الناجح ‪16..........................................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬المهارات الواجب توافرها في السكرتيرة ‪17..........................‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬األسس العامة لنجاح السكرتير ‪17....................................‬‬
‫المبحث الثالث‪ :‬الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير> وأعماله‪19............‬‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم السكرتير ‪19...................................................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬الصفات الواجب توفرها في السكرتير>‪19.............................‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬الوسائل المستعملة لدى السكرتيرة وأعمالها‪22......................‬‬
 ‫فهرس الموضوعات‬

‫أوال‪ :‬الوسائل المستعملة عند السكرتيرة ‪22..........................................‬‬

‫ثانيا‪ :‬أعمال السكرتير ‪25............................................................‬‬
‫الخالصة‪29......................................................................... :‬‬
‫الفصل الثاني‪ :‬تصنيف> وحفظ الوثائق‬
‫تمهيد‪31............................................................................ >:‬‬
‫المبحث األول‪ :‬مفهوم الحفظ ‪32......................................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم المحفوظات وأنواعها‪32.......................................‬‬
‫أوال‪ :‬تعريف المحفوظات ‪32..........................................................‬‬
‫ثانيا‪ :‬أنواع المحفوظات ‪32..........................................................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬أهمية المحفوظات ‪33................................................‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬اختصاصات إدارة المحفوظات‪34.....................................‬‬
‫أوال‪ :‬تجميع الوثائق والمستندات ‪34..................................................‬‬
‫ثانيا‪ :‬تنظيم هذه الوثائق ‪35..........................................................‬‬
‫المبحث الثاني‪ :‬التنظيم الفني للمحفوظات ‪36.........................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬مفهوم التصنيف> ومبادئه ‪36..........................................‬‬
‫أوال‪ :‬مفهوم التصنيف> ‪36............................................................‬‬
‫ثانيا‪ :‬مبادئ التصنيف الجيد ‪36......................................................‬‬
‫ثالثا‪ :‬طرق التصنيف ‪37.............................................................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬الفهرسة> ‪44..........................................................‬‬
‫أوال‪ :‬مفهوم الفهرسة ‪44.............................................................‬‬
‫ثانيا‪ :‬أنواع الفهرسة‪45............................................................ :‬‬
‫ثالثا‪ :‬أشكال الفهارس ‪46.............................................................‬‬
‫رابعا‪ :‬استخدام الحاسب اآللي في الفهارس ‪48.......................................‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬الترقيم والترميز> ‪50..................................................‬‬
 ‫فهرس الموضوعات‬

‫أوال‪ :‬الترقيم باستخدام األعداد المسلسلة المركبة‪50..................................‬‬

‫ثانيا‪ :‬الترقيم باستخدام الحروف (األبجدية) ‪51.......................................‬‬
‫ثالثا‪ :‬الترقيم باستخدام الحروف واألرقام معاً ‪51.....................................‬‬
‫رابعا‪ :‬الطريقة العشرية (تصنيف ديوي العشري) ‪51.................................‬‬
‫المطلب الرابع‪ :‬عمليات الحفظ وتداول الملفات ‪52....................................‬‬
‫أوال‪ :‬الئحة المحفوظات ‪52...........................................................‬‬
‫ثانيا‪ :‬عمليات وأساليب الحفظ ‪52.....................................................‬‬
‫ثالثا‪ :‬أهداف الحفظ ‪53...............................................................‬‬
‫المبحث الثالث‪ :‬أساليب وطرق الحفظ ‪55.............................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬أساليب وطرق الحفظ ‪55..............................................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬وسائل الحفظ اآللية ‪56...............................................‬‬
‫المبحث الرابع‪ :‬تداول الملفات ‪59....................................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬حركة تنقل الملفات ‪59................................................‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬متابعة الملفات ‪61....................................................‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬فرز وترحيل واستهالك الملفات ‪62...................................‬‬
‫أوال‪ :‬أنواع المحفوظات ‪62...........................................................‬‬
‫الخالصة‪67......................................................................... :‬‬
‫الفصل الثالـــــث‪ :‬دور السكرتارية في التصنيف والتوثيق> في جامعة الجياللي بونعامة‬
‫تمهيد‪69............................................................................ >:‬‬
‫المبحث األول‪ :‬التعريف بجامعة الجياللي بونعامة ‪70.................................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬تأسيس الجامعة ومراحل تطورها‪70..................................‬‬
‫المطلب الثالث‪ :‬الهيكل التنظيمي لجامعة الجياللي بونعامة ومهام مختلف المصالح ‪73‬‬
‫أوال‪ :‬الهيكل التنظيمي للمؤسسة ‪73..................................................‬‬
‫ثانيا‪ :‬مهام جامعة الجياللي بونعامة ‪74...............................................‬‬
 ‫فهرس الموضوعات‬

‫ثالثا‪ :‬الكليات والمعاهد الموجودة بالجامعة ‪74........................................‬‬

‫المبحث الثاني‪ :‬إجراءات المقابلة مع السكرتيرة> ونتائجها‪76.........................‬‬
‫المطلب األول‪ :‬أسئلة وأجوبة المقابلة مع السكرتيرة حول تصنيف> وترتيب الوثائق ‪76‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬نتائج> المقابلة ‪79.....................................................‬‬
‫خالصة الفصل‪81................................................................... :‬‬
‫النقائص واالقتراحات‪82............................................................ :‬‬
‫خاتمة‪84........................................................................... :‬‬
‫المراجع‪87......................................................................... :‬‬
‫المالحق‬
‫فهرس الموضوعات‬