‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫تمهيد‬

‫لقد كانت و ما زالت االمينة من اهم االشخاص التي تعتمد عليها اإلدارة من أجل التأكد من السير‬
‫الجيد لألعمال‪ ،‬إال أن العمل األساسي للسكرتيرة هو المحافظة على أسرار العمل وعدم إفشائها سواء‬
‫داخل المنشأة او خارجها نظرا إلطالعها على كافة األمور التي تخص المؤسسة والعاملين بها‪ ،‬و تُقوم‬
‫االمينة بدور هام و حيوي في المنظمات على اختالف احجامها و نشاطاتها‪ .‬و تُس اهم في مساعدة‬
‫ُم تخذي القرار في المنظمات على تحُم ل أعبائهم حتى ُتحقق المنظمة أهدافها المرجوة و بالتالي يحرص‬
‫المسؤولون في تلك المنظمات على العناية باختيار العاملين بأقسام االمانة عنايًة فائقة ألنُهم مؤمنون بأن‬
‫السكرتير(ة) ُيساهم ُم ساهمَة فعالة في تحسين صورة المنظمة و استمرار نجاحها إن تم اختيار‬
‫‪ .‬الشخص الجدير بهذا المنصب‬

‫‪7‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫المبحث األول‪ :‬ماهية األمينة‬

‫نجد االمينة في جميِع إدارات المؤسساِت سواءا كانت هذه مؤسسات كبيرِة ام صغيرِة ‪ ،‬ويختلف حجم‬
‫‪.‬هذه اإلدارِة بحسب حجِم المؤسسة والنشاط الذي تمارسه و لها دور كبير و فعال في هذه المنشأة‬

‫ففي هذا الفصل نتطرق الى التعريف بالسكرتارية بشكل عام و باألمينة و عالقها باإلدارة و‬
‫‪.‬خصائصها و مهامها في تسيير و تنظيم االعمال المكتبية‬

‫المطلب األول‪ :‬األمينة و عالقاتها باإلدارة‬

‫‪ .‬قبل عرض أهم التعاريف للسكرتير(ة) سنحاول النظر إلى مفهوم السكرتارية بصفة عامة‬

‫‪:‬تعريف السكرتارية‬

‫‪ -‬تعرف باللغة اإلنجليزية بمصطلح ( ‪ ) Secretary‬هي مجموعة من األعمال التي تهدف إلى توفير‬
‫المساعدة اإلدارية داخل المنشأة‪ ،‬وتعرف أيضًا بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد اإلدارة بكافة‬
‫المعلومات‪ ،‬والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل‪ ،‬من أجل توفير الوقت‪ ،‬والجهد وتخفيف األعباء‬
‫المتراكمة‪ ،‬والمرتبطة بالوظائف الروتينية‪.‬‬

‫إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف اإلدارية المهمة في بيئة العمل‪ ،‬ويعود ظهور هذه الوظيفة ‪-‬‬
‫إلى الثورة الصناعية في أوروبا‪ ،‬فيهتم األفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة‬
‫المعلومات السرية‪ ،‬مع التميز باألمانة‪ ،‬والمصداقية في العمل‪ ،‬والقدرة على القراءة‪ ،‬والكتابة كشرط‬
‫‪ .‬أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة‬

‫إن السكرتارية جزء ال يتجزأ من اإلدارات و المكاتب اإلدارية المختلفة فمكتب السكرتارية هو مكتب ‪-‬‬
‫مختص بمعرفة و تحديد الوظائف اإلدارية و المكتبية و العمل على تطبيقها تطبيقا عمليا تاما من غير‬
‫)‪.(1‬نقص أو إخالل‬

‫‪ -)( 1‬محمد سرور الحريري‪ ،‬اإلدارة الحديثة‪ ،‬عمان‪ ،‬مؤسسة الوارق للنشر والتوزيع‪ ،2014 ،‬ص‪.100‬‬

‫‪8‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫السكرتير ( ة ) ( الشكل‪)01‬‬

‫هي ذلك الفرع من فروع علم اإلدارة و التي تسمى بإدارة المكاتب و تبحث السكرتارية في تبصير ‪-‬‬
‫كل موظف بمهام وظيفته سواء كانت هذه المهام الوظيفية إدارية أو كتابية و ذلك بحدود سلطات هذه‬
‫الوظيفة و مسؤولياتها‪ ،‬إضافة إلى ما يوفره للموظف من إستمرار في عملية التدريب لزيادة كفاءته و‬
‫مواكبته لكل ما هو جديد بخصوص ما يطرأ على هذه الوظيفة من تحديثات و أسس جديدة تكفل له‬
‫‪.‬استمرارية القيام بمهام وظيفته على أحسن وجه و أكمله‬

‫‪:‬ومن ابرز التعارف للسكرتارية ما يلي‬

‫هي الجهة التي تقدم خدمات للمدير او المؤسسة ككل في مجال األعمال المكتبية كحفظ الملفات‪-‬‬
‫واستقبال وإرسال المكالمات الهاتفية وتصدير البريد والنسخ واستقبال الزوار والمراجعين وتنظيم‬
‫المواعيد لمقابلة المدير ‪ ...‬الخ‬
‫تطلق على المهن التي يتوالها فرد او مجموعة إفراد يقومون بمعاونة اإلداريين في تأدية أعمال من ‪-‬‬
‫قبيل إعداد المراسالت وتلقي وإرسال المكالمات الهاتفية وحفظ المستندات وتنظيم وإدارة مواعيد العمل‬
‫في مكتب الرئيس واستقبال الزوار ‪ ....‬الخ‬

‫تعريف السكرتير(ة)‬

‫‪9‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫سواء كان المعني بصفة ذكر او أنثى فهو الشخص المكلف و المشرف على جهاز األمانة‪ ،‬و‬
‫" من كلمة ‪ secretary‬و الكلمة االنجليزية‪ secrétaire‬السكرتيرة كلمة اشتقت من الكلمة الفرنسية‬
‫‪ .‬اي "سر" للداللة على الموظف القائم بمعاونة الرئيس " ‪secret‬‬
‫و بمعنى اصح و أدق انها الشخص الكفء و الموثوق به و المعتمد عليها في األعمال السرية الهامة‬
‫للمؤسسة‪ ،‬و منه فان هذا الجهاز الوظيفي ركنا أساسيا من األركان التي ترتكز عليها اإلدارة في سبيل‬
‫‪ .‬انجاز كافة األعمال المكتبية و إنهائها في اقل وقت ممكن و بأقل جهد و على أحسن وجه‬

‫تعريف الكاتبة‬
‫الكاتبة بمعناها المحدود البسيط تعني ذلك الموظف الذي يقوم بالمساعدة احد كبار المديرين و الرؤساء‬
‫في المؤسسة‪ ،‬إذ يقوم بمساعدته على تنظيم وقته‪ ،‬باإلضافة إلى قيام بعض األعمال البسيطة ذات طبيعة‬
‫‪.‬روتينية‬
‫و نقول أيضا ان الكاتبة هي ذلك الشخص الكفء المؤتمن على حفظ األسرار و مساعدة الرئيس في‬
‫‪ .‬االنجاز أعماله الهامة و السرية ‪ ،‬و أحيانا حتى الشخصية بكفاءة و انتظام‬
‫و تعتبر الكاتبة أيضا المساعدة المباشرة للمدير العام كما تقوم بطبيعة العام باألمانة الخاصة‪ ،‬تضبط‬
‫‪.‬المعلومات و تشارك في تنظيم جدول األعمال لرئيسها المباشر‬

‫‪:‬التعريف باألمانة العامة‬

‫تعتبر مصلحة األمانة العامة أساس الهيكل التنظيمي للمؤسسة باعتبارها تمثل رئاسة المصالح المكونة‬
‫لها فهي الرابط المباشر بين هذه المصالح و المسؤول كما ان لها دور في تنظيم العالقات بين المدير و‬
‫‪ .‬مختلف الهيئات و المؤسسات و المديريات األخرى‬
‫فهي فرع ضروري البد منه حيث تتواجد فيه كل الوثائق الرسمية التي تحل أعمال المؤسسة بالدرجة‬
‫االولى و وثائق اخرى خارجية تختص المواطنين و المعامالت الخارجية للمؤسسة كمأ تضم الكاتبة‬
‫المديرية التي تلعب دورا فعاال في المؤسسة ألنها ذات عالقة مباشرة مع المسؤول ‪ ،‬حيث أنها تضبط‬
‫‪ ،‬سير المعلومات و تشارك في تنظيم جدول األعمال لرئيسها‬
‫فيجب عليها معرفة كل المستندات و اإلجراءات المعمول بها في المؤسسة ‪ ،‬و في إمكانية كذلك ‪:‬‬
‫‪ ‬حفظ األسرار المتعلقة بالشغل‪.‬‬
‫‪ ‬المشاركة في انجاز الملفات ذات الطابع السري ‪.‬‬
‫‪ ‬الرد على المكالمات الهاتفية ‪.‬‬
‫‪ ‬تسجيل البريد الصادر و الوارد‪.‬‬
‫‪ ‬ترتيب الوثائق ضمن حافظات اإلرسال‪.‬‬
‫‪ ‬تحرير بعض الرسائل‪.‬‬
‫‪ ‬استقبال المواطنين لطرح مشاكلهم ‪.‬‬
‫‪:‬عالقة االدارة بالسكرتيرة‬

‫‪10‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫لإلدارة مجموعة من الوظائف التي ترتبط بها وظيفة السكرتارية ارتباطا مباشرا وذلك لكون من يعمل‬
‫بوظيفة السكرتارية إنما يعاون القادة واإلداريين العاملين بالمنظمة الذين يمارسون تطبيق وظائف اإلدارة‬
‫هذا من ناحية‪ ،‬ومن ناحية أخرى فإن من يعمل بوظيفة السكرتارية فال غنى له عن تطبيق تلك الوظائف‬
‫اإلدارية في محيط وظيفته وعلى مستواها‪ .‬ومن أبرز وظائف اإلدارة ذات العالقة بالسكرتارية ما يلي‬
‫‪12‬‬
‫‪:‬‬

‫الشكل ‪ :1‬شكل يبين عالقة السكرتارية بوظائف اإلدارة‬

‫عالقة وظيفة التخطيط بالسكرتارية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إذا كان التخطيط يعني وضع مجموعة من االفتراضات والتوقعات حول الوضع في المستقبل ثم وضع‬
‫برنامج يبين األهداف المطلوب الوصول إليها خالل فترة محددة واإلمكانيات الواجب توافرها تحقيق هذه‬
‫األهداف وكيفية استخدام هذه اإلمكانيات بالكفاءة والفعالية المطلوبة‪ ،‬فإن السكرتير ال يستغني عن‬
‫ممارسة التخطيط بما يخدم وظيفته‪ ،‬فمراجعة السكرتير لمفكرة مواعيد مديره المستقبلية وعمل الترتيبات‬
‫الالزمة لتلك المواعيد والمقابالت كل ذلك نوع من أنواع التخطيط الذي يهدف إلى تحقيق أفضل النتائج‪.‬‬

‫عالقة وظيفة التنظيم بالسكرتارية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪1‬‬

‫‪https://www.ar-science.com/2014/05/Relationship-secretarial-administration.html ) (2‬‬

‫‪11‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫تهتم وظيفة التنظيم عادة بتوزيع األعمال وتحديد الصالحيات والمسؤوليات الخاصة باألفراد ‪ ،‬حيث‬
‫تصبح أساسا لعالقات العمل بين األفراد واألقسام المختلفة ‪ ،‬سواء كان التنظيم رسميا أو غير رسمي‪،‬‬
‫والسكرتير في الواقع العملي يمارس هذه الوظيفة فبعض السكرتاريتين يشرف على مجموعة من‬
‫األفراد في مجال الطباعة والنسخ وأعمال التصوير واالتصاالت وغيرها‪.‬‬

‫عالقة وظيفة التوجيه واإلشراف بالسكرتارية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تهدف وظيفة التوجه واإلشراف إلى تذليل العقبات والصعاب التي تواجه األفراد في مختلف العمليات‬
‫التنفيذية للعمل ‪ ،‬ويلعب السكرتير دورا بارزا في تقريب وجهات النظر بين القياديين وموظفيهم من‬
‫ناحية وبين القياديين والموظفين والمتعاملين مع المنظمة من ناحية أخرى‪.‬‬

‫عالقة الرقابة والمتابعة بالسكرتارية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إذا كانت الرقابة أو المتابعة تعني التأكد من أن األعمال تتم وفقا للخطط المرسومة مع تعديل االنحرافات‬
‫إن وجدت‪ .‬فإن السكرتير يستطيع من خالل تقييم عمله معرفة الصعوبات واألخطاء التي حدثت أثناء‬
‫(‪)1‬‬
‫تأديته لعمله‪ ،‬واالستفادة من ذلك تالفيا لها في المستقبل‪.‬‬

‫االمطلب الثاني ‪ :‬خصائص االمينة‬

‫)نفس المرجع السابق‬ ‫‪(1‬‬

‫‪12‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫لكي تكون االمينة فعالة و تؤدي الدور الذي وجدت من أجله يجب أن تتميز بمجموعة من الخصائص‪،‬‬
‫و سنتطرق في المطلب إلى أهم تلك الخصائص‪.‬‬

‫هناك مميزات و خصائص فنية و شخصية و إدارية يجب أن تتوفر في موظف السكرتارية‪ ،‬فعند‬
‫اختيار موظف السكرتارية لمؤسسة ما أو مكتب ما يراعي في ذلك امتالك هذا الشخص لصفات تؤهله‬
‫لمثل هذا العمل‪ ،‬و سوف نتناول هنا بعض المواصفات الشخصية والفنية واإلدارية للسكرتير أو موظف‬
‫السكرتارية على النحو التالي‪:‬‬

‫(‪)1‬‬
‫أ)‪ -‬الخصائص الشخصية‬

‫نذكر منها ما يلي‪:‬‬

‫‪ -1‬المحافظة على أسرار العمل و العاملين‪.‬‬
‫‪ -2‬مهارة التعامل مع اآلخرين في كافة الظروف‪.‬‬
‫‪ -3‬الحرص على المظهر العام لشخصيته‪.‬‬
‫‪ -4‬الحرص على المظهر العام لمكتبه‪.‬‬
‫‪ -5‬الطموح السعي الدائم لتحقيق أهدافه من خالل التعلم المستمر‪.‬‬
‫‪ -6‬اإلخالص و التفاني في العمل‪.‬‬
‫‪ -7‬قوة المالحظة وقوة الذاكرة‪.‬‬
‫‪ -8‬اللباقة‪ ،‬الحنكة‪ ،‬و سرعة البديهية‪ ،‬الصبر‪.‬‬
‫‪ -9‬اللباقة الذهنية و البدنية‪.‬‬
‫‪-10‬أن يلم بطباع الناس و ميولهم و عاداتهم‪.‬‬

‫ب)‪ -‬الخصائص الفنية‪:‬‬

‫المعرفة الكاملة بدقائق العمل و مجرياته‪.‬‬ ‫‪-1‬‬

‫‪ -2‬تنظيم و إدارة وقت المدير و المحافظة عليه من مضيعات الوقت‪.‬‬
‫‪ -3‬القدرة على إدارة االتصاالت الشفهية التصاالت هاتفية‪-‬محادثة مقابلة‪-‬بكفاءة ودقة‪.‬‬
‫‪ -4‬القدرة على إدارة االتصاالت التحريرية (مذكرات‪-‬تقارير‪-‬محاضر‪-‬اجتماعات) بفعالية‪.‬‬
‫‪ -5‬استخدام اآلالت المكتبية الحديثة (كمبيوتر‪-‬انترنت‪-‬آالت تصوير‪-‬اجتماعات) بفعالية‪.‬‬
‫‪ -6‬القدرة على جمع البيانات واإلحصائيات و المعلومات في الوقت المناسب‪.‬‬
‫‪ -7‬اإلعداد الجيد الجتماعات العمل و حفالت االستقبال‪.‬‬
‫‪ -8‬اإللمام الكامل بالقوانين و النظم و اللوائح التي تنظم عمل المؤسسة داخليا وخارجيا‪.‬‬
‫‪ -9‬اإللمام الكامل بكافة المعلومات األساسية عن المؤسسات (نشأتها‪-‬تطورها‪-‬معامالتها‪-‬عمالؤها‪-‬‬
‫منافسوها‪-‬مبيعاتها‪-‬الهيكل التنظيمي‪.‬‬
‫ج)‪ -‬الخصائص اإلدارية‪:‬‬

‫‪1‬‬
‫( )‪https : //www.Almaany.com‬‬

‫‪13‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫قدرات لغوية و تعبيرية لمعاونته لتحرير المراسالت التقارير و محاضر الجلسات‪:‬‬

‫‪ -1‬اإللمام بالقوانين ذات الصلة بنشاط المؤسسة‪.‬‬
‫‪ -2‬اإللمام بأعمال البنوك التأمينية و أسواق المال و طرق استثمار رؤوس األموال‪.‬‬
‫‪ -3‬اإللمام األجنبية التي يحتاجها عند التعامل مع زوار المؤسسة من شخصيات أجنبية‪.‬‬
‫‪ -4‬اإللمام بغدارة و تنظيم المكاتب و طرق اإلدارة‪.‬‬
‫‪ -5‬اإللمام بطرق اختيار الموظفين‪.‬‬
‫‪ -6‬اإللمام بقواعد البروتوكول و آداب الضرورية الستقبال الشخصيات الكبيرة في المؤسسة أو‬
‫خارجها‪.‬‬
‫‪ -7‬اإللمام بجميع القرارات و اللوائح و التعليمات و اإلجراءات التي تنظم اإلدارة التي يعمل بها و‬
‫(‪)1‬‬
‫تربطها بغيرها اإلدارات داخل المؤسسة و خارجها‪.‬‬

‫المبحث الثاني‪ :‬اساسيات االمينة‬

‫المطلب األول‪ :‬أنواع السكرتارية‬

‫مرجع سابق‬
‫‪-‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪14‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫لقد ظهرت السكرتارية كأنشطة متخصصة و هي تتطلب الكثير من اإلعداد العلمي والفني‪ ،‬ويمكن تقسيم‬
‫السكرتارية (السكرتيرين)إلى أربعة أنواع هي‪:‬‬

‫السكرتارية الخاصة‬ ‫‪‬‬

‫السكرتارية المتخصصة‬ ‫‪‬‬
‫السكرتارية العامة‬ ‫‪‬‬
‫السكرتارية التنفيذية‬ ‫‪‬‬

‫أوال‪ :‬السكرتارية الخاصة (‪:)PrivateSecretary‬‬

‫ويقوم بأعمالها موظف يسمى السكرتير الخاص أو السكرتيرة الخاصة‪ ،‬ويكون موضع ثقة الرئيس‪ ،‬و‬
‫يتصل عمله اتصاال وثيقا برئيسه الذي يأتمنه على أسرار عمله‪ ،‬و تلطيفا لكلمة سكرتير و تقديرا لجهود‬
‫هذا النوع من السكرتارية أصبح يطلق على من يقوم بها اسم "المساعد" أي مساعد الرئيس (‬
‫(‪)1‬‬
‫‪ )Assistant‬و هو بالفعل يساعد رئيسه في كثير من األعمال المكتبية‪.‬‬

‫مقومات السكرتارية الخاصة‪:‬‬

‫و حتى يكون السكرتير الخاص ناجحا في عمله يجب أن يتمتع بالمقومات التالية من خواص وصفات‬
‫شخصية‬

‫أ‪-‬حسن المظهر‪:‬‬
‫أي العناية بشكل بسيط و دون تكلف أو مغاالة بالمظهر و المالبس‪.‬‬

‫ب‪-‬كتمان األسرار‪:‬‬
‫نظرا لطبيعة عمل السكرتير الذي يجعله يطلع على أمور كثيرة تخص رئيسه وشؤون العمل‪ ،‬فيجب أن‬
‫يتحلى بالمحافظة على األسرار و عدم إفشائها حتى ال يؤدي ذلك إلى حدوث أضرار مباشرة أو غير‬
‫مباشرة بالمنظمة‪.‬‬

‫ج‪-‬النشاط و الحيوية‪:‬‬

‫‪-)(1‬مصطفى نجيب شاوش‪ ،‬إدارة المكاتب و األعمال المكتبية‪ ،‬األردن‪ ،‬كلية األعمال الجامعية للنشر و التوزيع‪ ،‬ط‪ ،2015 ،4‬ص‪.162‬‬

‫‪15‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫إن األعباء الملقاة على السكرتير الخاص كثيرة و متنوعة بحيث يقتضي به األمر أحيانا كثيرة إلى التنقل‬
‫بين إدارات مختلفة داخل المنظمة أو الحركة المستمرة بين مكتبه و مكتب الرئيس‪ ،‬و حيث ان عمل‬
‫السكرتير الخاص متنوع و متعدد الجوانب‪ ،‬فان ذلك يتطلب منه قدر كبيرا من النشاط و الحيوية‪.‬‬

‫د‪-‬الثبات االنفعالي‪:‬‬
‫ان الثبات االنفعالي من السمات األساسية للشخصية التي يجب أن تتوافر في السكرتير الخاص‪.‬‬
‫ومن المهم أيضا أال يكون السكرتير قلقا‪ ،‬فكثيرا ما يطلب منه رئيسه أمورا ملحة و عاجلة قد ال يتمكن‬
‫السكرتير من إتمامها أو انجازها في الوقت المناسب‪.‬‬

‫ه‪-‬حب العمل و اإلخالص فيه‪:‬‬

‫فاإلخالص و الشعور واالنتماء للعمل و المنظمة من بين مقومات السكرتير الناجح‪.‬‬

‫و‪-‬قوة الذاكرة‪:‬‬
‫يجب الاعتماد إلى حد كبير على ذاكرته السيما في األعمال المستعجلة التي يكلفه بها رئيسه و التي ال‬
‫)‪( 1‬‬
‫تحتاج إلى مذكرات كتابية‪.‬‬

‫ز‪-‬قوة الشخصية‪:‬‬
‫ان يتمتع السكرتير بشخصية قوية و أن يكون معتزا بكرامته و يحافظ على هدوئه في كل ما يقوم به من‬
‫أعمال‪.‬‬

‫ح‪-‬المهارات المهنية‪:‬‬
‫فكل الصفات المذكورة سابقا يجب أن يتماشى مع مقدرة السكرتير على القيام بالمهارات الفنية المطلوبة‬
‫منه‪ ،‬كإتقان الكتابة على اآللة الكاتبة‪ ،‬و االختزال‪ ،‬واستعمال األجهزة المكتبية كالتلكس و الفاكس و‬
‫الحاسوب و الهاتف و آالت النسخ و السحب و التصوير‪ ،‬و معرفة صياغة و ترتيب الرسائل المختلفة‪.‬‬

‫أهم األعمال التي يقوم بها السكرتير الخاص‪:‬‬

‫‪-)(1‬مصطفى نجيب شاوش‪ ،‬المرجع السابق‪ ،‬ص‪.162‬‬

‫‪16‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫هناك أعمال متعددة يطلب من السكرتير الخاص القيام بها خاصة إذا كان يتوفر في المنظمة األنواع‬
‫األخرى من السكرتيرين الذين يسرد ذكرهم الحقا‪ ،‬و يمكن تلخيص أهم هذه األعمال فيما يأتي‪:‬‬
‫‪ -1‬تلقي الرسائل الواردة الخاصة بأعمال المدير و عرضها عليه بعد فحصها والتأكد من وجود‬
‫المرفقات كافة بها‪.‬‬
‫‪ -2‬كتابة أو طباعة ردود الرسائل الواردة طبقا لما يميله عليه المدير من اقتراحات وتعليمات أو‬
‫مستعينا بخبرته في هذا الشأن‪.‬‬
‫‪ -3‬دراسة الموضوعات التي يريد المدير البحث فيها مع تقديم التقارير الالزمة عن هذه‬
‫الموضوعات‪.‬‬
‫‪ -4‬تنظيم مقابلة الزائرين طبقا لمواعيد سابقة و صرف الغير المرغوب فيها‪.‬‬
‫‪ -5‬يقوم باطالع المدير على كل ما ينشر في الصحف و المجالت من موضوعات ذات عالقة بعمل‬
‫المنظمة مع أخذ رأي المدير في هذه الموضوعات‪.‬‬

‫م‬ ‫كتب‬
‫السكريتير(ة) ( شكل رقم ‪)01‬‬

‫أوال‪ :‬السكرتير(ة) الخاص‬

‫‪17‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫إن معظم المؤلفات في مجال السكرتارية (أو األعمال المكتبية) أكثر من الحديث عن سمات و قدرات‬
‫وصفات أفراد السكرتارية الخاصة‪ ،‬لكن هذه المؤلفات لم تتعرض كثيرا ألسلوب اختيار العاملين في هذا‬
‫‪.‬المجال وال للطرف التي تتبع عند اختيارهم للتأكد من أنهم يصلحون لهذا العمل أن ال‬

‫ثانيا‪ :‬السكرتارية المتخصصة ‪Technical (Specialized) Secretary‬‬

‫و هذا يعني التخصص بالقيام بعمل واحد فقط دون األعمال األخرى و هذا النوع من السكرتارية ال يوجد‬
‫إال في المنظمات كبيرة الحجم و المتميزة بتعدد أقسامها و أعمالها وفروعها‪ ،‬كما يمكن أن يتوفر هذا‬
‫)‪(1‬‬
‫النوع من السكرتارية في المؤسسات الحكومية و أهم أنواع السكرتارية المتخصصة ما يلي‪:‬‬
‫أ‪ -‬السكرتير المستشار القانوني‬
‫ب‪ -‬السكرتير الصحفي‬
‫ت‪ -‬السكرتارية الطبية‬
‫ث‪ -‬السكرتارية التعليمية‬

‫ثالثا‪ :‬السكرتارية العامة ‪General Secretary‬‬

‫‪-)(1‬مصطفى نجيب شاوش‪ ،‬المرجع السابق‪ ،‬ص‪.171‬‬

‫‪18‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫هو موظف كبير يرأس عادة إدارة السكرتارية أو الجهاز اإلداري في المؤسسات والمشروعات الكبيرة و‬
‫يتحمل مسؤولية توزيع االختصاصات و المسؤوليات على الموظفين واإلداريين و ينسق العمل فيما بينهم‬
‫‪.‬بترتيب و تنظيم‬

‫فالسكرتير العام هو عبارة عن مدير مكتب عمومي و يسمى سكرتير عام أو مدير مكتب عام و غالبا ما‬
‫يكون هذا في المكاتب الوزارية المختلفة سواء الحكومية أو المنظمات العالمية الخاصة و الشركات‬
‫المحلية أو الدولية الكبرى‪ ،‬وإذا يقوم هذا الموظف السكرتير العام بكل المهام الوظيفة و المكتبية و‬
‫‪.‬اإلدارية العامة على مختلف المستويات و التقسيمات والتخصصات واإلدارية و العملية العامة‬

‫إن من أهم الوظائف اإلدارية الموكلة إلى السكرتير العام في الشركات العامة والمؤسسات العامة الكبرى‬
‫هي تجديد االختصاصات و توزيع األعمال و المهام الوظيفية على كل الموظفين وكذلك العمل على‬
‫‪.‬التنسيق و إحداث التوافق و التالؤم بين مختلف الموظفين و االختصاصات و األعمال اإلدارية األخرى‬

‫كما إنه يجدر بنا اإلشارة هنا إلى أنه من أهم األعمال والوظائف اإلدارية التي تقوم بها السكرتير العام‬
‫هو استقبال المعامالت العامة و معرفة الملفات العلمية كاملة بما فيها معرفة الصادر و الوارد و إنجاز‬
‫كل المعامالت الكبرى و االطالع على كل ما يلزم لخدمة المدراء المنشأة العامة الكبرى و متابعة طلبات‬
‫وملفات و معامالت العمالء و الزبائن و العمل على إنجازها و عدم تكديس الطلبات و تأجيل األعمال‬
‫‪.1‬لكي ال يتسبب ذلك في العديد من الخسائر أو اإلحراجات أو العقبات اإلدارية و العملية و المكتبية‬

‫رابعا‪ :‬السكرتارية التنفيذية ‪Exécutive Secretary‬‬

‫إن توسع أعمال المنظمات الخاصة و كبر حجمها و تعاظم مسؤوليات المدرين فيها أدى إلى‬
‫زيادة الحاجة إلى أفراد ذوي مقدرة و كفاءة في العديد من األعمال اإلدارية و التنفيذية مما استوجب‬
‫التفكير في إضافة نوع رابع من أنواع السكرتارية إلى األنواع الثالثة السابق ذكرها‪ ،‬كل ذلك من أجل‬
‫مساعدة المدير أعماله المتزايدة‪ ،‬و لذلك تم التفكير باستخدام السكرتارية التنفيذية‪ ،‬و على الرغم من عدم‬
‫شيوع و استعمال هذا النوع على نطاق واسع‪ ،‬خاصة في الدول النامية إال أن عدد منها أصبح يطلب و‬
‫‪.‬يستخدم في المنظمات الكبيرة بشكل خاص‬

‫إن طبيعة عمل هذا النوع من السكرتارية تختلف بعض الشيء عن طبيعة عمل كل من األنواع‬
‫‪:‬الثالثة السابقة‪ ،‬و قد يكون مزيجا منها‪ ،‬وفيما يلي أهم أعمال هذا النوع من السكرتارية‬

‫اإلشراف على المعارض و االحتفاالت التي قد تقيمها المنظمة في المناسبات معينة‪.‬‬ ‫‪-1‬‬
‫تسهيل اتصال الجمهور بالمدير و اإلشراف على تغطية زيارات العمالء للمنظمة‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫القيام ببعض واجبات الرئيس بالتعاون مع نائب الرئيس وذلك أثناء غياب األول باإلضافة إلى‬ ‫‪-3‬‬
‫‪2‬‬
‫تصريف األعمال الروتينية التي ال ضرورة ألن يصرف الرئيس وقته فيها‪.‬‬

‫‪-1‬محمد السرور الحريري‪ ،‬المرجع السابق‪ ،‬ص‪.102‬‬

‫‪-2‬مصطفى نجيب شاوش‪ ،‬المرجع السابق‪ ،‬ص ‪.176‬‬

‫‪19‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫وحيث أن وظيفة سكرتير أو سكرتيرة تنفيذية قد ال تروق للبعض اعتقادا منهم أن كلمة سكرتير‬
‫تعني شيئا بسيطا و وظيفة متواضعة‪ ،‬لذلك يختارون ألنفسهم بعد إقناع الرئيس مسمى وظيفة "مدير‬
‫مكتب" إال أن هذه الفئة نسيت أو تناست أن كلمة سكرتير(ة) في أصلها األجنبي (‪) Secrteary‬يمكن‬
‫أن تطلق أو تقرن مع وظائف مهمة و عالية جدا في بعض الدول األجنبية كما سبق و أن أشرنا إلى ذلك‬
‫في بداية هذا الفصل‪.‬‬

‫انواع الكاتبات حسب المستويات‬

‫قد يتساءل كل منا عن رتب و أصناف السكرتارية المدرسة في المراكز و المؤسسات التكوينية فمن‬
‫‪ :‬خالل دليل التخصصات نجد ان هناك أصناف و رتب لعدة مستويات من التكوين منهم‬

‫أوال‪ :‬الراقنة‬

‫مفهوم الكاتبة الراقنة ‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫ان مفهوم السكرتير اعم و اشمل من كاتبة الرقن الن هذه األخيرة ال تمارس إال الطباعة م تتقن عملية‬
‫الضرب على اآللة الكاتبة الراقنة بسرعة معقولة و دقة مقبولة بمعنى آخر وظائفها نقتصر على اآللة‬
‫الراقنة لكل المراسالت ‪ .‬فالطابع او الكاتب الرقن ليس لديه اهتمام بأعمال السكرتارية حتى األساسية‬
‫منها و التي تتمثل في تنظيم المواعيد و االجتماعات و استقبال المراجعين و الزوار و الرد على‬
‫‪ .‬المكالمات الهاتفية و غيرها من أعمال السكرتارية‬

‫أما السكرتيرة فإنها باإلضافة إلى إتقانها لهذه األعمال فان عليها ان تتقن الضرب على اآللة الكاتبة و لكن‬
‫في يومنا هذا و مع العصر الحديث يجب على السكرتيرة ان تتقن أعمالها كلها باإلضافة إلى حسن‬
‫استعمال الكمبيوتر و إدراج أعماله من خالله ‪ ،‬و على هذا يمكن القول بان كل سكرتير طابعا و ليس‬
‫كل طابع سكرتيرا ‪ ،‬فالكاتبة الراقنة هي التي تكلف بتنفيذ كل األعمال البسيطة الخاصة بعملية الرقن‬
‫‪ .‬وفقا لوثائق خطية أو مطبوعة مع بعض التعديالت‬

‫مهام الكاتبة الراقنة ‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫ان األعمال الموكلة إليها ال تتطلب تركيزا عميقا فدورها تنفيذي في الدرجة األولى و إال يتطلب تدخلها‬
‫اال في حاالت استثنائية تؤدي الى الكاتبة الراقنة أعمال الرقن المعقدة التي تستلزم مظهرا خاصا او‬
‫‪ :‬استعمال تجهيزات معالجة النص إذ يتوجب عليها االعتماد على الدقة و السرعة ألداء مهامها مثل‬

‫‪20‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫إصدار النسخ عن نصوص النسخ عن الجداول كما يمكن ان تكلف زيادة عن ذلك بتسجيل‬ ‫‪‬‬
‫المكالمات الهاتفية و تسجيل البريد و ترتيبه و توزيعه حسب التعليمة و تنظيم مواعيد‬
‫(‪)1‬‬
‫المسؤول السلمي ‪.‬‬

‫ثانيا ‪:‬الكاتبة مديرية ‪:‬‬

‫لقد حدد المشروع الجزائري وضعية كاتبة المديرية و هذا تحديدا في مادته ‪ 39‬من المرسوم التنفيذي‬
‫‪ 89/244‬المؤرخ في ‪ 05‬سبتمبر ‪ 1989‬المتضمن القانون االساسي الخاص المطبق على العمال‬
‫المنتميين لألسالك المشتركة للمؤسسات و اإلدارات العمومية حيث ذكر في قسمه الخاص ان سلك كاتب‬
‫المديرية يضمن رتبتين هما ‪:‬‬

‫كاتبة المديرية‬ ‫‪-‬‬

‫كاتبة مديرية رئيسية‬ ‫‪-‬‬

‫تعريف الكاتبة المديرية‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫ان الكاتبة المديرية باعتبارها اقرب شخص للمدير العام أو إلى رئيس المؤسسة او حتى رئيس القسم فهي‬
‫تعتبر المساعد األول بحيث تتكفل بتحويل المعلومات و تسهر على تنظيم وقت المسؤول و تنسيق‬
‫المراسالت ‪.‬‬

‫مهام الكاتبة المديرية ‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫طبقا للمادة ‪ 10‬من المرسوم التنفيذي ‪ 89/224‬المؤرخ في ‪ 05‬سبتمبر ‪ 1989‬المتضمن القانون‬

‫األساسي الخاص المطبق على العمال المنتميين ألسالك المشتركة للمؤسسات و اإلدارات العمومية يكلف‬
‫كاتب المديرية بضمان أمانة إحدى المصالح و تسييرها و بهذه الصفة ي بان يقوموا حسب تعليمات‬
‫الرئيس السلمي بحرير الرسائل التجارية و تنظيم مخطط االجتماعات و تحضيرها ‪.‬‬

‫و هم يسجلون و ينسقون و يرسلون جميع المعلومات و الزيارات و االتصاالت الهاتفية و يمكنهم زيادة‬
‫عن ذلك ان يقوموا يرقن الوثائق التي تسند إليهم بقيادة مجموعة راقين بتنفيذ أي دور أو مهمة على‬
‫العموم لها عالقة بذلك و في حدود صالحيات المصالح التي يشتغلون لديها و احتياجاتها(‪. )2‬‬

‫الكاتبة المديرية الرئيسية‬

‫تعريف الكاتبة المديرية الرئيسية‬ ‫أ‪-‬‬

‫( ‪ .‬دليل التخصصات ‪ ،‬المعهد الوطنس المتخصص في التكوين المهني االبيار – الجزائر ‪ 1996‬ص ‪1) 02‬‬

‫‪2‬‬
‫المرسوم التنفيذي رقم ‪ 89/224‬المؤرخ في ‪ 1989.12.05‬المتضمن القانون االساسي الخاص المطبق على العمال النتميين السالك )‬
‫المشتركة( للمؤسسات و االدارات العمومية ‪ ،‬المادة ‪ 39‬و ‪40‬‬

‫‪21‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫تتولى الكاتبة الرئيسية زيادة الى المهام المسندة الى الكاتبة المديرية الثكل في مصلحة عامة ضمن الحدود‬
‫التي ترسمها السلطة السلمية كما تعتبر اليد اليمنى لمديرها او رئيسها ‪.‬‬

‫مهام الكاتبة المديرية الرئيسية‬ ‫ب‪-‬‬

‫يتولى كتاب المدرية الرئيسيون زيادة على األعمال المسندة الى الكتاب المديرين و ذلك طبقا للمادة‬
‫‪ 41‬من المرسوم التنفيذي ‪ 89/224‬المؤرخ في ‪ 05‬سبتمبر ‪ 1989‬المتضمن القانوني األساسي‬
‫الخاص المطبق على العمال المنتمين ألسالك المشتركة للمؤسسة و اإلدارات العمومية التكفل في‬
‫مصلحة هامة ضمن الحدود التي ترسمها السلطة السلمية بالمراسلة الجارية و باستغالل األولى للبريد و‬
‫توزيعه و هم مسئولون عن ترتيب الوثائق السرية و حفظها ‪.‬‬

‫ويمكن فضال عن ذلك ان يكلفوا على العموم باي دور أو عمل و مهمة لها عالقة بذلك في حدود‬
‫صالحيات المصالح التي يشتغلون لديها أو احتياجاتها ‪.‬‬

‫ثالثا‪ :‬الكاتبة المديرية المكتبية‬

‫تعريف الكاتبة المديرية المكتبية‬ ‫أ‪-‬‬

‫ان الكاتبة المديرية المكتبية تقوم باألعمال المكتبية في إطار اختصاصها في مجال معالجة النصوص و‬
‫التسيير ألمعلوماتي و اإلرساالت االلكترونية و يتم هذا بوضع مختلف البرامج المكتبية الموجودة ‪.‬‬

‫و بما أنها تعتبر المساعدة المباشرة إلطار المديرية فهي تتكفل بتنسيق و إرسال المعلومات و كذلك‬
‫بتنظيم و مراقبة عمل وحدتها و المعالجة المباشرة لبعض الوثائق‪.‬‬

‫مهام الكاتبة المديرية المكتبية‪:‬‬ ‫ب‪-‬‬

‫يستوجب على الكاتبة انجاز المهام األساسية التالية ‪:‬‬

‫‪ ‬استعمال أدوات معالجة النص و تحرير الرسائل ‪.‬‬

‫‪ ‬إعداد نصوص تطبيقية و حاضرة انطالقا من مسودات و مذكرات او نصوص تم إمالئها‬
‫عليها ‪.‬‬
‫‪ ‬تصنيف الوثائق حسب طريقة تصنيف المؤسسة ‪.‬‬
‫‪ ‬استقبال و إرسال االتصاالت(‪.)1‬‬
‫المطلب الثاني‪ :‬مهام االمينة و واظائفها‬

‫‪:‬االعمال اليومية للسكرتيرة ‪1-‬‬

‫ال يمكن للسكرتيرة تذكر كل شيء بالتفصيل عن عملها اليومي في المكتب بما فيه مواعيد رئيسها و‬
‫التخطيط لألعمال و لذا عليها التدوين في مفكرة المواعيد المطلوبة‪ ،‬و برنامج االعمال التي ينبغي‬
‫‪.‬اتخاذها في مناسبات الحقة ‪ ،‬و عادة لديها مفكرتين هما مفكرة رئيسها ‪ ،‬و مفكرتها الخاصة‬
‫‪ )(1‬دليل التخصصات ‪ ،‬معهد الوطني المتخصص في التكوين المهني ‪ ،‬االبيار‪-‬الجزائر ‪1996‬ص‪02‬‬
‫المادة ‪ 41‬من المرسوم ‪ 89/224‬المرجع السابق‬

‫‪22‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪ :‬و تتضامن ما يتعلق بها و برئيسها و الجدير بها ان تراع االمور التالية و هي‬

‫تدوين مالحظاتها من المفكرة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ان تكتب بوضوح تام و من المستحسن و االئق ان تكتب بقلم حبر ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ان تدون وقت اتصال شخص ما ‪ :‬اسمه ‪ ،‬مكانه و اي معلومات عنه و عن المكالمة دون‬ ‫‪‬‬
‫نقصان ‪.‬‬
‫ترتيب المواعيد بتسلسل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مراجعة المفكرتين في كل صباح و كل يوم‪,‬‬ ‫‪‬‬

‫و من اهم المناهج التي تتبعها السكرتيرة في انجاز عملها في احسن حال و هي ‪:‬‬

‫‪ ‬تجنب تأخير و تأجيل عملها اليوم إلى يوم اخر ‪ ،‬و ذلك لتفادي النسيان و اإلهمال و ان تكون‬
‫أعمالها منظمة‬
‫‪ ‬ان تنجز أعمالها التي بين يديها مثل‪ :‬المكالمات الهاتفية او كتابة رسائل مستعجلة‬
‫‪ ‬البدء في األعمال التي ال تحتمل التأخر و بعدها تقوم بباقي االعمال االقل استعجاال‪.‬‬

‫‪:‬الكثير من األعمال اليومية تقوم بها في نفس اليوم و في أوقات معينة تقريبا و تتمثل في ما يلي‬

‫‪ :‬في الصباح ‪1-1‬‬

‫قبل وصول الرئيس‪:‬‬

‫التأكد من إيصال الهاتف‪ ،‬الفاكس‪ ،‬الكمبيوتر‪........‬‬ ‫‪‬‬

‫ضبط األجندة على تاريخ اليوم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مراجعة مفكرة التذكير بالمواعيد و االعمال الواجب انجازها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترتيب الوثائق (البريد الصادر ‪ ،‬اليريد الوارد )‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪:‬عند وصول الرئيس‬

‫التذكير بالمواعيد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مساعدته بالرسائل المهمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ 2-1‬في الظهيرة‪:‬‬
‫مخصصة لمايلي‪:‬‬
‫‪ ‬كتابة النصوص المختلفة و تصنيفها‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪ ‬استقبال زوارها و في نفس الوقت الرد على الهاتف و الفاكس‪,‬‬

‫‪ ‬تقوم بترتيب الملفات و حفظها اذا كان لديها متسع من الوقت و ذلك لحفظ التنظيم و تفادي تراكم‬
‫الملفات‬

‫في نهاية اليوم ‪:‬‬ ‫‪3-1‬‬

‫تقديم الوثائق لالمضاء مع ضمان ارسالها ‪ ،‬تحضيرا لعمل الغد‪ .‬اذا بقي لديها متسع من الوقت ‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫ترتيب الوثائق و النسخ و الوثيقة الثانية تتركها مرتبة على مكتبها ‪.‬‬
‫تتواجد بعض االعمال التي تتميز بطابع االستعجال ‪ ،‬لكن في نفس الوقت ينبغي ان تنتهي في‬ ‫‪-‬‬
‫أوقات محددة مسبقا او محدودة إجباريا مثل ‪ :‬التصريحات من الضمان االجتماعي‪ ،‬محضر‬
‫اجتماع‪ ،‬تنظيم االجتماع‪.‬‬

‫‪-2‬األعمال األسبوعية للسكرتيرة‪:‬‬

‫لضمان انجاز المهام المتعددة تقوم األمينة بوضع خطة أسبوعية او باألحرى تحديد األعمال التي تقوم‬
‫بها خالل مدة معينة و ذلك ب‪:‬‬
‫إعداد جداول أعمال االجتماعات األسبوعية و تقوم بتحضير االجتماع من وثائق و بطاقات‬ ‫‪-‬‬
‫لالجتماع‪.‬‬
‫إعداد التقارير األسبوعية و مراجعتها بتقديمها في شكلها النهائي ‪ ،‬في المواعيد المنظمة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التاكد من الرد على الرسائل الواردة الى المؤسسة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مراجعة سجل المجالت االسبوعية و التاكد من وصولها للمكتب في مواعدها المنتظمة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫اعداد البطاقات بمناسبة االعياد‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫اعداد التقارير االسبوعية و مراجعة المسودة النهائية من حيث الطباعة و التدقيق و تقديم‬ ‫‪-‬‬
‫التقارير‪.‬‬
‫وضع الترتيبات الالزمة لدفع المصاريف النثرية و اغالق رصيد الصندوق‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫و الهدف من الخطة األسبوعية هو تحديد األوليات لتبدأ باألهم قبل المهم ‪ ،‬أي تسبق في ‪-‬‬
‫‪.‬المعامالت المستعجلة ‪ ،‬ثم المعامالت الروتينية‬

‫‪ :‬اوال‪:‬استقبال زوار المدير‬

‫‪ :‬استقبال الزوار ‪1-‬‬

‫ان عملية حسن استقبال الزوار ما تمارسه الكاتبة يوميا و باستمرار و بشكل دائم ‪ ،‬لذا يجب على الكاتبة‬
‫ان تتقن حسن استقبال الزوار ‪ ،‬و قد تنعكس ايجابيا على المؤسسة ‪ ،‬الى جانب هذا يجب الكاتبة ان‬

‫‪24‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫تتصف بالبشاشة و الهدوء و االتزان ة الحكمة و الدراية و و الفطنة و حسن التصرف ‪ ،‬كما يجب عليها‬
‫‪.‬قبل تنظيم مواعيد الزوار ان تتفق مع الرئيس لتحديد نظام معين و محدد‬

‫‪:‬تسجيل المواعيد ‪2-‬‬

‫إن الهدف األساسي في عمل الكاتبة هو تحرير الرئيس من األعمال الروتينية قدر اإلمكان ‪ ،‬لذا يجب‬
‫على الكاتبة‪ ،‬ان تقلل من عند األشخاص الذين سيقابلون الرئيس ‪ ،‬و ذلك بتحويل البعض من هؤالء إلى‬
‫‪.‬الزوار إلى المسؤولين اآلخرين في المؤسسة ‪ ،‬او ان تحل الكاتبة بنفسها ما يطلبه الزائر‬

‫من المفروض ان تكون الكاتبة على علم تام باألوقات التي يفضلها المدير لمقابلة الزوار من داخل‬
‫المؤسسة و األوقات التي يفضلها الزوار من خارج المؤسسة ‪ ،‬و على ضوء ذلك تقوم الكاتبة بتحديد و‬
‫‪ :‬تسجيل المواعيد و المقابالت في سجل خاص و يكون كالتالي‬

‫صفحة من سجل الزوار‬ ‫التاريخ‬

‫الـــرقـــم‬
‫ساعة المغادرة‬ ‫تاريخ ساعة القدوم‬ ‫سبب الزيارة‬ ‫عنوان الزائر‬ ‫اسم الزائر‬
‫الــمـــتســـلســــل‬

‫على‬ ‫‪.. : ..‬‬ ‫‪ .. / .. / ....‬في‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪1‬‬

‫على‬ ‫‪.. : ..‬‬

‫على‬ ‫‪.. : ..‬‬ ‫‪ .. / .. / ....‬في‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪2‬‬

‫على‬ ‫‪.. : ..‬‬

‫على‬ ‫‪.. : ..‬‬ ‫‪ .. / .. / ....‬في‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪.......................‬‬ ‫‪3‬‬

‫على‬ ‫‪.. : ..‬‬

‫على‬ ‫‪.. : ..‬‬ ‫‪ .. / .. / ....‬في‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪........................‬‬ ‫‪4‬‬

‫على‬ ‫‪.. : ..‬‬

‫سجل خاص بتسجيل مواعيد الزوار( الشكل‪)1‬‬

‫دور الكاتبة في تقديم الزوار ‪3-‬‬

‫عندما يحضر الزائر الى المؤسسة في المواعيد المحددة له يجب على الكاتبة استقباله بكل لطف و محبة‬
‫و ادخله الى الرئيس اذا كان على استعداد تام للمقابلة و لكن يجب عليها قبل إدخاله الى الرئيس ان تعلمه‬

‫‪25‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫بذلك الزائر من خالل التعرف عليه و من اي مؤسسة هو قادم ثم تدخله إليه ‪ ،‬و تكون الكاتبة مرافقة له‬
‫‪)1( :‬او تدخله لوحده و الزوار فئات هما‬

‫‪ :‬الزوار من داخل المؤسسة‪1-‬‬

‫على الكاتبة معرفة مستوى الزائر الوظيفي فان كان مستواه اعلى او بنفس الدرجة فانه يجب اخبار‬
‫رئيسها بذلك و إدخاله فورا ‪ ،‬إما إذا كان في مستوى ادنى فيجب اتباع القوانين السابقة و االسس التي‬
‫‪ .‬وضعت على جميع الموظفين من حيث الوقت المفضل لمقابلته‬

‫‪ :‬الزوار من خارج المؤسسة ‪2-‬‬

‫قد يكون الزوار من خارج المؤسسة هم الموردين او العمالء او أصحاب المعامالت او الضيوف ‪،‬‬
‫‪ :‬الصحافيين ‪ ،‬مندوبي المبيعات للشركات ‪ ،......‬لذا يمكن تصنيف هؤالء الزوار على النحو التالي‬

‫‪.‬الزوار الذين لديهم موعد مسبق‪ :‬إذا حضر الزائر في الموعد المحدد فعلى الكاتبة إدخاله إلى الرئيس‬

‫‪.‬الزوار الذين ليس لدهم وقت مسبق‪ :‬تطلب منهم الكاتبة تحديد موعد مع الرئيس من اجل المقابلة‪-‬‬

‫إذا دعت الضرورة الى إلغاء المقابلة ألي سبب من األسباب ‪:‬تقوم الكاتبة بتبليغ الزائر باإللغاء‪ ،‬و‪-‬‬
‫‪ .‬االستعداد التام لتحديد موعد في اقرب وقت مع تقديم االعتذار له‬

‫إما إذا تم اإللغاء و كان الزائر موجود في مكتب الكاتبة فعليها ان تقدم له االعتذار ‪ ،‬مبينة األسباب التي‬
‫‪ .‬أدت إلى هذا اإللغاء و االستعداد الى تحديد موعد آخر في اقرب وقت ممكن‬

‫من أقارب و أصدقاء الرئيس ‪:‬يجب على الكاتبة ان تأخذ من الرئيس التعليمات الخاصة بكيفية التعامل‬
‫مع أقاربه و أصدقائه ‪ ،‬بحث يكون هناك نظام تسيير عليه بموافقة رئيسها‬

‫‪.‬‬

‫) (مصطفى نجيب شاوش‪ ،‬مرجع السابق ص ‪1 208‬‬

‫‪26‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪:‬ثانيا‪ :‬معالجة االتصاالت الهاتفية‬

‫يعد دليل خاص بالعناوين و الهواتف‬ ‫‪-‬‬

‫يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة‬ ‫‪-‬‬
‫يتعرف على المتصل و الغرض من االتصال‬ ‫‪-‬‬
‫يحول االتصال إلى جهة االختصاص‬ ‫‪-‬‬
‫يجري االتصاالت المطلوبة للمدير‬ ‫‪-‬‬
‫يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫يعد دليل خاص بالعناوين و الهواتف‬ ‫‪-‬‬
‫يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة‬ ‫‪-‬‬

‫يتعرف على المتصل و الغرض من االتصال‬ ‫‪-‬‬

‫يحول االتصاالت الى جهة االختصاص‬ ‫‪-‬‬
‫يجري االتصاالت المطلوبة للمدير‬ ‫‪-‬‬
‫يدون المكالمات الهاتفية بغياب مدير‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫االتصاالت الهاتفية ( الشكل ‪02‬‬

‫ث‬ ‫الثا‪ :‬إعداد المراسالت‬

‫يحرر المادة المكتوبة‬ ‫‪-‬‬
‫يطبع المادة المحررة‬ ‫‪-‬‬
‫يصور األوراق و المستندات المطلوبة‬ ‫‪-‬‬
‫يصمم النماذج المطلوبة للعمل‬ ‫‪-‬‬
‫(‪)1‬‬
‫يقوم بإجراء تصدير المراسالت الصادرة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫اعداد المراسالت ( الشكل ‪03‬‬

‫‪/https :w.w.wbayt.com/ar/specialties/g‬‬ ‫‪-11‬واجبات السكرتير‬

‫‪27‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪:‬رابعا‪ :‬تنظيم االجتماعات‬

‫للسكرتيرة دورا هاما في إدارة االجتماعات السيما تلك التي يسودها قدر كبير من شكليات قد يطلب‬
‫المسؤول القيام بأمانة بعض االجتماعات التي تعقد في المؤسسة تحت رئاسته أو إشرافه و لهذا يجب‬
‫‪ .‬عليها أن تلم بالجوانب الفنية الخاصة بإدارة االجتماعات‬

‫‪ /1‬مفهوم االجتماعات‪:‬‬

‫عرفت االجتماعات على أنها‪" :‬عبارة عن تجمع شخصين أو اكثر في مكان معين للتداول والتشاور‬
‫‪".‬وتبادل الرأي في موضوع معين‬

‫‪".‬كما عرفت أنه‪" :‬جمع أو التئام أو حشد من األفراد للبحث أو اتخاذ قرار بشأن أمر أو أمور معينة‬

‫ونلجأ إليها عندما نرغب في أفضل الحلول للمشكالت‪ ،‬وتقوم على مفهوم العمل الجماعي المتعاضد الذي‬
‫‪.‬مؤداه أن الجماعة أكثر ثراء وعطاء من األفراد المكونة له‬

‫قاعـــــــة االجتماعات (شكل رقم ‪)03‬‬

‫‪28‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪:‬انواع االجتماعات ‪2/-‬‬

‫‪:‬يمكننا أن نقسم االجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في اآلتي‬

‫‪:‬اجتماعات تبادل المعلومات‬

‫وهذه االجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية‪ ،‬مما يوفر الوقت‬
‫‪.‬والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية‬

‫‪:‬اجتماعات اتخاذ القرارات‬

‫‪.‬وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه االجتماعات تكون ألخذ القرارات في القضايا موضوع البحث‬

‫‪:‬اجتماعات البحث والدراسات‬

‫وهذه االجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خالل ما يسمى بالعصف الذهني والفكري‪ ،‬ويمكن‬
‫في هذه االجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب‬
‫جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي ُيبحث‪ ,‬وهى ُت عقد بهدف اكتشاف مشكالت غامضة‪ ،‬أو‬
‫البحث عن عرض أفضل لتحسن إنتاجية العمل‪ ،‬وهذا النوع من االجتماعات يساعد في القضاء على‬
‫‪.‬المشكالت في مهدها قبل أن يستعصي حلها‬

‫‪:‬اجتماعات طارئة‬

‫‪.‬والمراد بها االجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة‬

‫‪:‬اجتماعات روتينية دورية‬

‫وهي متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة‪ ،‬يغلب عليها الطابع الرسمي‪ ،‬تحكمها اللوائح واألنظمة‪،‬‬
‫‪.‬وإما تكون سنوية أو شهرية أو أسبوعية‬

‫‪:‬اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية‬

‫‪.‬ومثلها ما يسمى باالجتماعات البروتوكولية‪ ،‬وهذا النوع يختلف عن سابقيه بأنه اجتماع غير منتج‬

‫‪:‬اجتماعات علمية تعليمية‬

‫الهدف منها تغير اتجاهات األفراد بتعلم المعرفة واكتساب بعض المهارات‪ ،‬وتتوقف فعاليتها على مدى‬
‫تمكن قائد االجتماع على إدارته باقتدار ومهارة‪ ،‬وتعقد عادة على المحاضرات والوسائل البصرية‬
‫المساعدة والطرق الفعالة للعروض الشفهية‬

‫‪29‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪.‬‬

‫‪:‬اجتماعات إعالمية‬

‫وتعقد بهدف توصيل معلومات إلى المشاركين في االجتماع ويحضرها عدد كبير من الناس‪ ،‬وفي مثل‬
‫‪.‬هذا النوع من االجتماعات عادة ال يكون هناك مجال للمناقشة وطرح األسئلة‬

‫‪:‬اجتماعات تعقد بهدف المناقشة‬

‫وتبادل األفكار واآلراء والمشاعر والمعلومات بخصوص موضوع معين‪ ،‬وال يصدر عن مثل هذا النوع‬
‫من االجتماعات قرارات أو خطة عمل‪ ،‬ويكون الغالب فيها أيًض ا موضوع معين ألعضاء الجماعة‪ ،‬أو‬
‫‪.‬فهم وجهات نظر اآلخرين‪ ،‬أو الحصول على معلومات قبل اتخاذ قرار معين‬

‫‪:‬اجتماعات تعقد لوضع األهداف قصيرة األجل‬

‫وذلك عند التخطيط لألنشطة المستقبلية للوحدة اإلدارية‪ ،‬وبمشاركة المرءوسين للرئيس في وضع‬
‫‪.‬الهدف‪ ،‬ليصبح من اليسير تحقيقه‬

‫‪:‬اجتماعات تعقد بهدف التفاوض‬

‫حيث يكون هناك طرفين أو اكثر في موقف تفاوض حول قضية ما‪ ،‬يتم عرض وتبادل اآلراء وتقريب‬
‫مواءمة وجهات النظر‪ ،‬واستخدام األساليب التأثيرية بغرض اإلقناع والحفظ على المصالح القائمة‪ ،‬أو‬
‫‪.‬الحصول على منفعة جديدة‬

‫‪:‬اجتماعات تقويم األداء‬

‫‪.‬وتهدف إلى توفير المعلومات المرتدة للموظف فيما يتعلق بأدائه‬

‫‪ :‬االجراءات المتبعة في االجتماع ‪3/-‬‬

‫‪ -‬قبل ان نتطرق إلى اإلجراءات ‪،‬البد ان نشير إلى القدرات الواجب توفرها في الكاتبة منها ‪:‬‬
‫‪ ‬معرفة التامة بالجوانب الشكلية مثل ‪ :‬معرفة االختزان و إتقان الكتابة على اآللة الرقمية ‪.‬‬
‫‪ ‬توفر حاسة السمع جيدة حتى تستطيع ان تلتقط كل ما يقال في االجتماع ‪.‬‬
‫‪ ‬كتمان السر اي ما يجري داخل االجتماعات ‪.‬‬
‫‪ ‬تخصيص ملف االجتماعات‪.‬‬

‫‪:‬تخصيص ملف االجتماع ‪4/-‬‬

‫من الواجب إعداد ملف خاص لالجتماع يوضع فيه المعلومات و األوراق المحالة من رئيس االجتماع و‬
‫‪.‬الجهات المختصة و التي يتم عرضها أثناء االجتماع‬

‫‪30‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪ :‬اعداد جدول األعمال ‪5/-‬‬

‫‪.‬تقوم الكاتبة مع الرئيس بإعداد جدول األعمال الذي يتضمن الموضوعات التي ستعرضها للمناقشة‬

‫‪ :‬إعداد االستدعاءت لالجتماع ‪6/-‬‬

‫تقوم الكاتبة بإعداد االستدعاء لالجتماع و هذا بعد معرفة المكان و الموعد المتفق عليه و معرفة‬
‫األشخاص الذين يرسل إليهم‪ ،‬و يحدد في االستدعاء عادة مكان االجتماع‪ ،‬تاريخه‪ ،‬و ساعته‪ ،‬مع مراعاة‬
‫‪.‬وقت إرساله و أحيانا ذكر المشرف على االجتماع‬

‫‪:‬إعداد قائمة االجتماعات‪7/-‬‬

‫يجب التأكد من اتساع قائمة االجتماع و يجب التأكد من ان القاعة جيدة التهوية و ان اإلضاءة كافية و‬
‫‪ .‬التأكد من ان الكراسي مريحة‬

‫تسجيل المناقشات‪ ،‬إعطاء ملخص عما يدور في الجلسة من مناقشات تسجيل القرارات و نتيجة‬
‫‪.‬التوصيات‬

‫‪ :‬عملها بعد الجلسة ‪8/-‬‬

‫كتابة محضر الجلسة و اعتماده من طرف الرئيس و طبعه وإرساله الى األعضاء لدراسته‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مكان االجتماع و موعده بالنسبة للسنة‪ ،‬الشهر‪ ،‬اليوم‪ ،‬الساعة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫أسماء األعضاء الحاضرين في االجتماع و أسماء الغائبين و الممثلين‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫نص جدول األعمال بالكامل‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫رابعا‪ :‬ترتيب السفريات‬

‫يجمع البيانات المتعلقة بالسفر‬ ‫‪-‬‬
‫يجري الحجوزات الالزمة ويتابعها‬ ‫‪-‬‬
‫يجهز ملف السفر‬ ‫‪-‬‬
‫يخبر الجهة المضيفة على موعد وصول المدير‬ ‫‪-‬‬
‫يلغي الزيارة حسب المدير‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ترتيب السفريات ( الشكل‪0‬‬

‫‪31‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪ :‬خامسا‪ :‬تنظيم محفوظات اإلدارة‬

‫‪ ،‬وضع الرسائل و المستندات في أمكنة تضمن سالماتها من التلف و الفقدان‬

‫‪ :‬انواع المحفوظات‬

‫‪:‬يوجد ثالث انواع مختلفة من المحفوظات و تتمثل هذه المحفوظات في‬

‫المحفوظات النشيطة‪ :‬هي األوراق و المعلومات المحفوظة بطريقة منتظمة لتسهيل االطالع عليها و‪1-‬‬
‫‪ .‬هي دائمة االستعمال‬

‫المحفوظات الغير نشيطة‪ :‬هي األوراق التي انتهت الحاجة إليها بسبب قدم المعلومات‪ ،‬تحفظ في أماكن‬
‫‪.‬خاصة لحين استهالكها‬

‫‪.‬المحفوظات متوسطة النشاط‪ :‬هي األوراق التي مضى عليها أكثر من سنة مع إمكانية الحاجة إليها‬

‫‪ :‬شروط الحفظ‪-‬‬

‫‪ -‬يجهز المكان المالئم لحفظ البيانات‬

‫‪ -‬يصنف المحفوظات‬
‫‪ -‬يرمز المحفوظات‬
‫‪ -‬يفهرس المحفوظات‬
‫‪ -‬يحفظ المحفوظات‬
‫يتلف المواد المحفوظة‬ ‫‪-‬‬
‫محفوظات المكتب ( الشكل‪) 05‬‬
‫يحضر الملفات عند الطلب‬ ‫‪-‬‬

‫‪32‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫المحفوظات المكتب ( الشكل‪) 06‬‬

‫سادسا‪ :‬معالحة البريد‬
‫يستلم البريد اليومي‬ ‫‪-‬‬
‫يفرز البريد اليومي‬ ‫‪-‬‬
‫يعرض البريد على المدير‬ ‫‪-‬‬
‫يوجه البريد حسب االختصاص‬ ‫‪-‬‬
‫يصور البريد الوارد حسب األهمية‬ ‫‪-‬‬
‫يوزع البريد على األقسام الخاصة‬ ‫‪-‬‬
‫يحفظ البريد الموجه‬ ‫‪-‬‬
‫البريد االلكتروني (الشكل ‪)06‬‬
‫يسجل البريد الصادر‬ ‫‪-‬‬
‫يرسل البريد الصادر‬ ‫‪-‬‬

‫رسائل البريد ( الشكل ‪)07‬‬

‫سابعا‪ :‬التنسيق للحصول على متطلبات اإلدارة‬

‫‪ -‬يؤمن المواد و المستلزمات‬

‫يعد بالغات الصيانة و األعطال‬ ‫‪-‬‬

‫يعد طلب الشراء لألجهزة و األدوات الغير متوفرة في اإلدارة‬ ‫‪-‬‬

‫‪33‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫يستلم المواد و المستلزمات لإلدارة‬ ‫‪-‬‬

‫يحضر المصروفات النثرية لإلدارة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫ثامنا ‪ :‬استخدام تطبيقات الحاسب اآللي ‪MS OFFICE‬‬

‫يعالج البيانات و النصوص بإستخدام برنامج‬ ‫‪-‬‬
‫يصمم عرض الشرائح بإستخدام برنامج‬ ‫‪-‬‬
‫(‪)1‬‬
‫ينشئ الجداول باستخدام برنامج‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫تطبيق برنامـج وورد‪ ( werde‬شكل رقم ‪)08‬‬

‫‪:‬التجهيزات المكتبية المستعملة في المكتب‬

‫من اجل السيرورة الحسنة في المكتب تلجا االمينة الى عدة تجهيزات مكتبية تساعدها في اداء‬
‫‪ :‬مهامها بشكل جيد و من بين هذه المعدات نذكر ما يلي‬

‫‪-)1(1‬واجبات السكرتير‪ ،‬المرجع السابق‪https :w.w.wbayt.com،‬‬

‫‪34‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪ :‬الة الكتابة العادية‬

‫هي الة ميكانيكية تتكون من عدة مفاتيح يشمل مفتاح حرف او حرفين بالضغط على مفتاح يكتب الحرف‬
‫‪ .‬المراد كتابته و هذا بتطلب جهدا عضليا‬

‫‪:‬الة الكتابة الكهربائية‬

‫تختلف عن االولى من حيث المظهر ‪ ،‬تستعمل على ورق االستنساخ في ضبط الحروف مما يؤدي اللى‬
‫‪ .‬وجود وضوح في الكتابة و يعطي انتاج اكبر و جهد عضلي اقل‬

‫أآلة الكاتبة (الراقنة)‬

‫هي مكنة تطبع النص فتكتب على الورق كل حرف من حروفه منفردا بوساطة مطارق ذات أذرع‬
‫‪.‬تحمل حروف الطباعة واألرقام وعالمات التنقيط نافرة‬
‫ان اآللة الكاتبة الحديثة تضم آالف القطع فهي ال تختلف في مبدأ عملها وقطعها عن اآلالت التقليدية إال‬
‫في بعض الميزات والخصائص ونوع الحرف والقطع الرئيسية في اآلالت الكاتبة قياسية‪ ،‬وترتيبها متفق‬
‫عليه بين الشركات الصانعة‪ ،‬وعملياتها األساسية بسيطة نسبيًا‬

‫‪.‬‬

‫صورة لاللة الراقنة ( الشكل‪) 01‬‬

‫‪ :‬االعالم االلي‬

‫في الوقت الراهن يشمل اإلعالم اآللي ميادين متنوعة من النشاطات االقتصادية و العلمية و عليه يمكن‬
‫‪.‬استعمال اإلعالم اآللي للكتابة‪ ،‬بشرط توفير برنامج معالجة النصوص‬

‫‪35‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫إن إدخال اإلعالم االلي في األعمال المكتبية يسمى بعلم تنظيم المكاتب بمعنى آخر هو ناتج عن تجاوز‬
‫اآللة الكاتبة ‪ ،‬وهكذا فإدخال اإلعالم اآللي يمكن من كتابة النصوص عليه و تخزينها في الذاكرة و إعادة‬
‫إنتاجها في ما بعد‬

‫‪.‬‬

‫الحاسوب ‪:‬‬

‫هو جهاز كهربائي لمعالجة المعلومات و هو أداة ال يمكن االستغناء عن خدماتها‪ ،‬و يجري الحاسوب‬
‫العمليات المعلوماتية بناءا على مجموعة من التعليمات و األوامر الصادرة إليها و تسمى هذه التعليمات و‬
‫األوامر باالنجازات و ان مجموعة االنجازات هذه وضعت بترتيب و تسلسل مترابط ‪.‬‬

‫الحاسوب المكتبي ( الش‬ ‫الحاسوب المحمول( الشكل‪) 02‬‬

‫‪36‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫التلكس ‪:‬‬

‫هو جهاز اتصال حديث يتم بواسطة ارسال الرسائل من خالل خطوط مكتب البريد و مؤسسات‬
‫االتصال‪ ،‬شبه جهاز التلكس لاللة الكاتبة مضافا اليها وحدة اتصال هاتفية ‪.‬‬

‫جهاز التلكس ( الشكل‪) 04‬‬

‫الفاكس ‪:‬‬

‫هو عبارة عن وسيلة جد عصرية و سريعة‪ ،‬يسمح الفاكس بإرسال نسخة من الملف الى المرسل اليه‬
‫عن طريق الهاتف في بضعة دقائق تتراوح بسرعة االتصال به من ‪ 15‬ثانية إلى ‪ 3‬دقائق و هذا حسب‬
‫األجهزة ‪.‬‬

‫الشكل‪ :4‬جهاز‬
‫الفاكس‬

‫الشبكة المعلوماتية‪:‬‬

‫‪37‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫مجموعة الحواسب المرتبطة ببعضها البعض تسمح لمستعمليها بارسال و استقبال المعلومات في‬
‫مناصب عملهم او بيوتهم من مختلف المناطق دون ان يبرحوا مكانهم ‪ ،‬و هي تنقسم الى ثالثة أقسام و‬
‫هي‬

‫الشبكة المعلوماتية ( الشكل‪) 05‬‬

‫االنترنت( ‪ : )INTRNET‬هي شبكة معلوماتية مغلقة حيث يكون االتصال بها داخل المؤسسة ‪.‬‬

‫االكسترانت( ‪ : ) EXTRANET‬هي شبكة معلوماتية مفتوحة ما بين الشركات اي يمكن االتصال بها‬
‫من نيابة الى اخرى ‪.‬‬

‫لتغراف ‪:‬تستخدم في نقل المعلومات التي تسلم مكتوبة اللى الجهات المسؤولة المراد االتصال بها‪.‬‬

‫الة فتح المعلقات‪:‬‬

‫هنالك نوعان من هذه اآلالت إحداهما عن طريق الذراع تثبت سكينة قطع األوراق او الصور أما‬
‫األخرى فهي أوتوماتكية و تدار أما باليد او بالكهرباء و هذا بالعمل على الشريط الرفيع من الظرف‬
‫الستخراج األوراق من داخل المغلف ‪.‬‬

‫االختام ‪:‬‬

‫‪38‬‬
 ‫الجانب النظري لألمينة‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫هناك أنواع متعددة من األختام حسب طبيعة المادة المصنوعة منها‪ ،‬فمنها ما هو مصنوع من‬
‫المطاط‪ -‬الخشب – الحديد و كذلك لها أشكال مختلفة فختم البريد الوارد يجب أن يشتمل عن معلومات‬
‫التالية‪ :‬التاريخ‪ ،‬رقم المتسلسل‪ ،‬اسم المؤسسة‬

‫الشكل‪ :06‬االختام‬

‫‪39‬‬