‫د‪.

‬موساوي هاجر‬ ‫االتصال والتحرير اإلداري‬

‫‪ .8‬البنية الهيكلية للمحررات الإدار ية‪:‬‬

‫على العموم يتضمن أي محرر إداري في هيكلته أجزاء أساسية لا بد من إدراجها‪ ،‬وكذا أجزاء ثانو ية تدرج عند‬

‫الحاجة‪ ،‬وهي‪:‬‬

‫أ‪ -‬الأجزاء الأساسية‪ :‬تتلخص في‪:‬‬

‫‪ ‬الترويسة‪ :‬تكتب أقصي اليمين أو في وسط الصفحة و يكتب فيها اسم المنظمة عنوانها وهاتفها وفاكسها وشعارها‪،‬‬

‫الشكل القانوني للمؤسسة‪ ،‬كما يمكن كتابة العناوين وأرقام الهاتف أسفل الصفحة؛‬

‫‪ ‬المرسل إليه‪ :‬نكتب هنا المسمى الوظيفي للمرسل إليه من جهة اليسار‪ ،‬ونكتب المنظمة التابع لها والعنوان؛‬

‫‪ ‬المرجع‪ :‬نقصد به رقم الرسالة وكل مؤسسة لها طر يقتها الخاصة في الترقيم على نحو يسهل عملية الأرشفة؛‬

‫‪ ‬التاريخ‪ :‬يكتب كاملا؛‬

‫‪ ‬التحية الافتتاحية‪ :‬هي عبارة ترحيبية رقيقة نحيي بها القارئ ونختار العبارة التي تناسب مكانة المرسل؛‬

‫‪ ‬الموضوع‪ :‬يوضع في وسط الصفحة ببند عريض ونختصر فيه الرسالة إلى أقل عدد ممكن من الكلمات؛‬

‫‪ ‬المتن‪ :‬يشتمل المعلومات‪ ،‬البيانات‪ ،‬التحليل والمناقشة والأدلة‪ ،‬و يختلف طوله حسب الموضوع وقد يشتمل على عدة‬

‫فقرات مثلا‪:‬‬

‫فقرة ‪ :1‬مقدمة تعتبر كتمهيد وتكون حسب الخ بر سار أو سيء؛‬

‫فقرة ‪ :2‬صلب الموضوع؛‬

‫فقرة ‪ :3‬ملخص الرسالة والتوصيات والاقتراحات والخطوات المحتملة‪.‬‬

‫‪ ‬التحية الختامية‪ :‬هي عبارة رقيقة نختتم بها الرسالة مثلا‪ :‬تقبلوا منا فائق التقدير والاحترام‪ ،‬أو تحياتنا ‪ ،....‬يتم‬

‫اختيارها حسب مكانة المرسل إليه والعلاقة بينه وبين المرسل من حيث مستوى الرسمية؛‬

‫‪ ‬التوقيع‪ :‬يكون أسفل الرسالة يسارا و يظهر فيه اسم الشخص الذي سيوقع‪ ،‬ومسماه الوظيفي وتوقيعه‪.‬‬

‫ب‪ -‬الأجزاء الثانو ية‪ :‬من أهمها نجد‪:‬‬

‫‪ ‬المرفقات‪ :‬مثل ال كتيبات‪ ،‬الكتالوجات‪ ،‬قوائم الأسعار مراسلات سابقة خاصة إذا كان بها معلومات مهمة وداعمة‬

‫للرسالة؛‬

‫‪ ‬النسخ ال كربونية‪ :‬مثلا نكتب صورة إلى رئاسة الجامعة‪ ،‬وصورة إلى وزارة التعليم العالي ‪ ،.....‬ولو أن هذه الخطوة‬

‫اندثرت بفعل تكنولوجيا المعلومات؛‬

‫‪ ‬حاشية الرسالة‪ :‬يتضمن هذا الجزء في أسفل الصفحة معلومات إضافية؛‬

‫‪1‬‬
 ‫د‪.‬موساوي هاجر‬ ‫االتصال والتحرير اإلداري‬
‫‪ ‬ترويسة الصفحة الثانية‪ :‬قد تختلف عن ترويسة الصفحة الرئيسية في حالة تعدد الصفحات مثلا نكتب فيها المرسل‬

‫إليه وتاريخ الرسالة‪.‬‬

‫مثال توضيحي‪:‬‬

‫‪ .9‬تصميم المحررات الإدار ية (الجماليات والجانب المادي)‪:‬‬

‫يقصد بتصميم المحرر الإداري ذلك الجانب المادي والجمالي له‪ ،‬وتنبع أهميته في كون المحرر الإداري الجيد والناجح‬

‫هو التي يشتمل على الشكل والمحتوى معا‪ .‬ومن أهم النقاط التي يجب التركيز عليها في هذا الجانب ما يلي‪:‬‬

‫‪ ‬الهوامش؛‬

‫‪ ‬المسافات بين الفقرات؛‬

‫‪ ‬الورق المستخدم؛‬

‫‪ ‬التبيان الواضح لأجزاء الرسالة؛‬

‫‪ ‬احترام وحسن اختيار تصميم الترويسة؛‬

‫‪ ‬استعمال المغلفات الملائمة؛‬

‫‪ ‬تدوين اسم المرسل وعنوانه كاملا‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫د‪.‬موساوي هاجر‬ ‫االتصال والتحرير اإلداري‬
‫أهم نماذج المحررات الإدار ية المتعارف عليها‬

‫‪ .1‬الرسائل الإدار ية‪:‬‬

‫الرسالة أو المراسلة الإدار ية ‪La lettre ou la correspondance administrative‬هي وسيلة للاتصال و‬

‫لتبادل المعلومات كتابيا بين مختلف المصالح الإدار ية أو مع الأشخاص الطبيعيين أو الاعتبار يين (المؤسسات‪،‬‬

‫الجمعيات‪ ،)...،‬تهدف إلى إيصال أفكار أو معلومات لا يمكن أو لا ينبغي إيصالها شفهيا‪.‬‬

‫تستخدم الرسائل الإدار ية لأغراض شتى لتنوع أهدافها‪ ،‬فمثلا يمكن أن نجد‪:‬‬

‫‪ ‬رسالة الإحالة ‪ :Lettre De Transmission‬يستعمل هذا النوع من الرسائل لتبليغ وثيقة أو ملف إلى الغير؛‬

‫‪ ‬رسالة التذكير ‪ :Lettre de rappel‬تهدف إلى دعوة المرسل إليه للقيام بعمل طلب منه مسبقا أو الإجابة على‬

‫رسالة لم يرد عليها في الأجل المحدد أو المعقول؛‬

‫‪ ‬رسالة الإخطار ‪ :Lettre de mise en demeure‬توجه إلى شخص بغرض إلزامه بإنجاز عمل أو الامتثال‬

‫لأمر‪ ،‬مثلا إخطار المتغيب عن منصب عمله لإلزامه بالعودة في أجل محدد‪ ،‬أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات‬

‫معينة وغيرها‪.‬‬

‫الرسائل الإدار ية أربع أنواع هي‪:‬‬

‫أ‪ -‬الرسائل الإ يجابية‪ :‬هي تلك الرسائل التي تحمل في طياتها إما‪:‬‬

‫‪ ‬أخبارا سارة للقارئ؛‬

‫‪ ‬أخبارا يُتوقع منها ترتب رد فعل إ يجابي من القارئ؛‬

‫‪ ‬أخبار سهلة الكتابة وتكتب بأسلوب مباشر هدفها الإعلان عن أمر معين‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫د‪.‬موساوي هاجر‬ ‫االتصال والتحرير اإلداري‬
‫هيكلة هذا النوع من الرسائل تكون كما يلي‪:‬‬

‫البداية ‪ :‬تتضمن موضوع الرساةل ‪ ،‬هدفها‪ ،‬الفكرة الرئيس ية أو‬

‫هيلكة الرساةل الاجيابية‬

‫املعلومات املفضةل دلى القارئ ‪.‬‬
‫املنت‪ :‬يش متل عىل التوضيحات اليت تناسب احلاةل اكلتفاصيل الرضورية‬
‫أو معلومات تعلميية ارشادية‪ .‬هذا اجلزء من الرساةل الجيابية هو اجلزء‬
‫الرئييس فهيا‪.‬‬

‫الهناية‪ :‬تكون اجيابية‪ ،‬ودية متضمنة عبارة واحضة عن الجراء املرغوب‬

‫من مس تقبل الرساةل وحتفزيه عىل التعاون مع املرسل والعمل معه‪.‬‬

‫الرسائل الإ يجابية بدورها تنقسم إلى نوعين‪:‬‬

‫‪ ‬رسائل الاستفسار‪ :‬كتابتها تتوقف على رد فعل المرسل إليه‪ ،‬غالبا تشتمل على‪:‬‬

‫‪ .1‬البداية‪ :‬مباشرة وبصيغة سؤال مباشر‪ ،‬وفي حال تعدد الأسئلة يفضل‪:‬‬

‫‪ ‬ترقيم الأسئلة؛‬

‫‪ ‬يفرد لكل سؤال سطر؛‬

‫‪ ‬تجنب الأسئلة التي تكون إجابتها نعم أو لا‪.‬‬

‫‪ .2‬ذكر المعلومات التوضيحية‪ :‬كأن نقدم نبذة عن المؤسسة ونشاطها والسلع التي تتاجر فيها في حالة التعامل‬

‫لأول مرة؛‬

‫‪ .3‬توضيح مبررات الطلب‪ ،‬وأسباب اختيار المرسل إليه؛‬

‫‪ .4‬الإشارة إلى مدة الرد المتوقع؛‬

‫‪ .5‬اختتام الرسالة بعبارة ودية‪.‬‬

‫‪ ‬الرسائل الجوابية‪ :‬غالبا تتضمن‪:‬‬

‫‪ ‬شكر مرسل الرسالة الاستفسار ية؛‬

‫‪ ‬ذكر وبوضوح موضوع الرسالة وأنك تستجيب لطلبه؛‬

‫‪ ‬الإشارة إلى رسالة الاستفسار التي يتم الإجابة عليها سواء بالتاريخ أو الرقم؛‬

‫‪ ‬تقديم إجابات على الرسالة الواردة في رسالة الاستفسار بالترتيب؛‬

‫‪4‬‬
 ‫د‪.‬موساوي هاجر‬ ‫االتصال والتحرير اإلداري‬
‫‪ ‬تقليل التركيز على الأنباء والتركيز على الإجابات الإ يجابية؛‬

‫‪ ‬تقديم معلومات توضيحية وإضافية للمستفسر لإثارة رغبته في المنتج؛‬

‫‪ ‬إمكانية إحالة المستفسر إلى جهة أخرى إذا لم يكن باستطاعتك تلبية طلبه؛‬

‫‪ ‬اختتام الرسالة بصورة لطيفة تناسب الموقف كالتعبير عن الاستعداد لتقديم مساعدة أخرى أو التعبير عن الأمل‬

‫في بناء في علاقات عمل ودية ومثمرة ودائمة‪.‬‬

‫ب‪ -‬الرسائل الحيادية‪:‬‬

‫هي تلك الرسائل التي تتضمن أنباء أو معلومات لا سارة ولا غير سارة مثل المذكرات وغيرها‪ .‬من أهم خصائصها‬

‫نذكر‪:‬‬

‫‪ ‬تكتب بمنهجية الرسائل الإ يجابية “مباشرة “؛‬

‫‪ ‬تبدأ الرسالة بالفكرة الرئيسية أو الغرض أو الموضوع الأساسي‪ ،‬يلي ذلك توضيحات محددة ودقيقة حول الفكرة‬

‫الرئيسية للغرض وأخيرا تختم الرسالة الحيادية بصورة ودية تناسب الموقف أو الحالة؛‬

‫‪ ‬تستخدم الرسائل الحيادية لكتابة التعليمات للعاملين‪ .‬وهنا ينبغي أن تكون‪ :‬الجمل والعبارات واضحة؛ تجنب نبرات‬

‫التهديد والوعيد وال كبر ياء‪.‬‬

‫ج‪ -‬الرسائل السلبية‪:‬‬

‫تعتبر من أصعب أنواع الرسائل الإدار ية من حيث الصياغة والتحرير‪ ،‬لأنها تحمل أخبارا غير سارة للقارئ لذلك‬

‫يجب صياغتها بشكل يحفظ العلاقات الجيدة بين المؤسسة والمرسل إليه‪ ،‬وهذا يتطلب ال كثير من المهارات والمواهب‬

‫وحتى الخيال لصياغتها‪ ،‬وهذا ما يستدعي مراعاة النقاط التالية‪:‬‬

‫‪ ‬جعل القارئ محور الرسالةكأن أتخيل نفسي مكان القارئ‪ ،‬وأتخيل وقع الخ بر وأحاول صياغته بشكل مخفف من‬

‫خلال اختيار العبارات اللائقة والصياغات التي تبعث في بعض الرضا كقارئ؛‬

‫‪ ‬تجنب الإشارة إلى الأنظمة والقوانين دون توضيحها بأرقامها وتفاصيلها لتقيم الحجة ولتعزز أسباب الرفض أو عدم‬

‫القبول؛‬

‫‪ ‬افتراض أن القارئ يرغب في القيام بالعمل الصحيح‪ ،‬أي افتراض النية الحسنة للقارئ وهذا للحفاظ على‬

‫العلاقات؛‬

‫‪ ‬في حالة الثناء أو الشكر نستخدم صيغة المفرد‪ ،‬وفي حالة النقد نستخدم صيغة الجمع لأنه أقل وقعا في نفس القارئ‬

‫حتى وأن كنت متأكدا بأنه هو المذنب‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫د‪.‬موساوي هاجر‬ ‫االتصال والتحرير اإلداري‬
‫د‪ -‬الرسائل الإقناعية‪:‬‬

‫هي رسائل منها الإ يجابية ومنها سلبية والهدف منها غالبا ترو يجي‪ ،‬من أمثلتها‪:‬‬

‫‪ ‬رسالة طلب إئتمان؛‬

‫‪ ‬رسالة تحصيل؛‬

‫‪ ‬رسالة بيع‪.‬‬

‫فمن المتوقع جدا أن تقوم أثناء عملك بكتابة رسائل ومذكرات داخلية عديدة تطلب فيها من القارئ القيام بعمل‬

‫محدد‪ ،‬مثلا‪:‬‬

‫‪ ‬اتخاذ إجراء معين؛‬

‫‪ ‬قبول وجهة نظر؛‬

‫‪ ‬تحقيق رغبتك؛‬

‫‪ ‬إسداء خدمة معينة؛‬

‫‪ ‬طلب سيولة‪ ،‬طلب بضاعة‪ ،‬طلب قرض‪ ،‬طلب ترقية‪ ،‬طلب عمل‪...............‬‬

‫كل هذه الطلبات يجب أن تكتب بأسلوب إقناعي‪ .‬و يحرص المحرر على التركيز على ما يلي من جوانب‪:‬‬

‫‪ )1‬جذب انتباه القارئ؛‬

‫‪ )2‬عرض الحقائق والحجج بشكل مقنع؛‬

‫‪ )3‬الكتابة من وجهة نظر القارئ؛‬

‫‪ )4‬ذكر الطلب بوضوح ودون ذكر أي سلبيات؛‬

‫‪ )5‬ختم الرسالة بصورة إ يجابية‪.‬‬

‫يعتمد في كتابة هذا المراسلات كل من الأسلوبين المباشر وغير المباشر‪ ،‬تبعا لطبيعة الموضوع المتضمن فيها‪ ،‬حيث‬

‫نجد‪:‬‬

‫‪ ‬استخدام الأسلوب المباشر يكون في حال ما إذا كان الطلب بسيطا وروتينيا وشخصيا‪ ،‬أو إذا كنت تعتقد أن‬

‫القارئ سوف يستجيب لطلبك؛ وبالتالي ستتضمن الرسالة ما يلي‪:‬‬

‫‪ ‬الفكرة الرئيسية‪ :‬الغرض من الرسالة‪ ،‬الموضوع‪ ،‬سبب الطلب ‪...‬‬

‫‪ ‬التوضيح‪ :‬الحجج والتفاصيل اللازمة حتى يستطيع القارئ الاستجابة بدقة؛‬

‫‪ ‬نهاية لبقة ومهذبة‪ :‬ذكر وبلباقة الطلب الذي يريده المرسل‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫د‪.‬موساوي هاجر‬ ‫االتصال والتحرير اإلداري‬
‫‪ ‬استخدام الأسلوب المباشر يكون في حال ما إذا كان‪:‬‬

‫‪ ‬إذا كان الطلب حساس ومعقد وغير روتني‪ ،‬كأن تطلب ترقية من مديرك الذي تربطك به علاقة عائلية؛‬

‫‪ ‬من المتوقع أن يرفضه القارئ أو يتردد في الاستجابة كما ترغب؛‬

‫‪ ‬أو إذا كانت الاستجابة تتطلب من القارئ تضحية شخصية‪.‬‬

‫‪7‬‬