‫مقدمة‪:‬‬

‫إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف اإلدارية المهمة في بيئة العمل‪ ،‬ويعود ظهور هذه الوظيف ة إلى‬
‫الثورة الصناعية في أوروبا‪ ،‬فيهتم األفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كاف ة المعلوم ات‬
‫السرية‪ ،‬مع التميز باألمانة‪ ،‬والمصداقية في العم ل‪ ،‬والق درة على الق راءة‪ ،‬والكتاب ة كش رط أساس ي من‬
‫شروط الحصول على هذه الوظيفة‪.‬‬
‫أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة األصلية ‪ ،Secretary‬والتي تم اشتقاقها من مص طلح ‪،Secret‬‬
‫ومعناه ا الس ر‪ ،‬لإلش ارة إلى أهمي ة ه ذه الوظيف ة‪ ،‬حيث تك ون مس ؤولة عن متابع ة كاف ة األوراق‪،‬‬
‫والمستندات‪ ،‬والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير‪ ،‬أو المسؤول عن اإلدارة‪ ،‬وم ع التط ور‬
‫الزم ني ص ار من الض روري وج ود وظيف ة الس كرتارية في أغلب منش آت العم ل‪ ،‬مث ل‪ :‬المؤسس ات‪،‬‬
‫والشركات‪ ،‬والعيادات الطبية‪ ،‬ومكاتب المحاماة‪ ،‬وغيرها‪.‬‬

‫التعريف‪:‬‬
‫تع رف باللغ ة اإلنجليزي ة بمص طلح (‪ ،)Secretary‬هي مجموع ة من األعم ال ال تي ته دف إلى توف ير‬
‫المس اعدة اإلداري ة داخ ل المنش أة‪ ،‬وتع رف أيض ا ً بأنه ا الوظيف ة ال تي تس عى إلى تزوي د اإلدارة بكاف ة‬
‫المعلومات‪ ،‬والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل‪ ،‬من أجل توف ير ال وقت‪ ،‬والجه د وتخفي ف األعب اء‬
‫المتراكمة‪ ،‬والمرتبطة بالوظائف الروتينية‪.‬‬

‫أهمية السكرتارية‬
‫مع ظهور التقنيات‪ ،‬واألجهزة اإللكترونية الحديثة‪ ،‬وخصوصا ً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل‬
‫السكرتارية بشكل واضح‪ ،‬مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم اإلداري ة المهم ة‪ ،‬وال تي تعتم د‬
‫على النقاط التالية‪:‬‬

‫التقليل من نسبة الضغط في العمل‪ ،‬وخصوصا ً على المدراء‪ ،‬ورؤساء األقسام من خالل التعاون معهم‪.‬‬
‫تنسيق كافة أنواع األعمال‪ ،‬من تحضير لالجتماعات‪ ،‬والنقاشات‪ ،‬وغيرها‪.‬‬
‫توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب‪.‬‬
‫تأمين وسائل االتصال بين المدراء‪ ،‬والمحيط الخارجي‪ ،‬والعكس‪.‬‬
‫تدقيق الوثائق‪ ،‬والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً‪.‬‬
‫تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص‪ ،‬وهي‪:‬‬
‫االلتزام بالصدق في التعامل‪ ،‬ويعد من أهم خصائص السكرتارية‪.‬‬
‫حسن التصرف‪ ،‬واللباقة في التعامل‪.‬‬
‫التميز بالذكاء‪ ،‬وسرعة البديهة أثناء العمل‪.‬‬
‫القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح‪.‬‬
‫التميز بالصبر‪ ،‬وتحمل ضغوط العمل‪.‬‬
‫الحرص على ترتيب‪ ،‬وتنسيق كافة المهام اليومية‪.‬‬
 ‫التميز بالنشاط‪ ،‬واالستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي‪.‬‬
‫احترام كافة األفراد‪ ،‬وعدم التقليل من شأنهم‪.‬‬
‫وظائف السكرتارية‬
‫تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل‪ ،‬ومنها‪:‬‬

‫متابعة البريد‪ ،‬أي االهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي‪ ،‬م ع إرس ال البري د الص ادر عن دما‬
‫يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك‪.‬‬
‫استقبال الناس‪ ،‬أي الحرص على تنظيم المواعيد‪ ،‬والتعامل مع الناس وفقا ً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة‬
‫الطبيب‪ ،‬أو المدير‪ ،‬أو المسؤول عن العمل‪.‬‬
‫استخدام األجهزة المكتبية‪ ،‬أي الحرص على تطبيق كاف ة العملي ات‪ ،‬والوظ ائف اإلداري ة باالعتم اد على‬
‫األجهزة اإللكترونية‪ ،‬والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق‪ ،‬وصحيح‪.‬‬
‫إعداد كافة التقارير‪ ،‬والنماذج المرتبطة بالموظفين‪ ،‬والعمالء داخل منشأة العمل‪.‬‬
‫طبيعة العمل‪:‬‬
‫السكرتاريه هى وظيفه فى غاية اﻻهمية فاهم اعمال الس كرتير ان ه حلق ة وص ل بين ص انع الق رار وبين‬
‫المقرر عليهم بمعنى ان السكرتير هو من يوصل لباقى اﻻدارات اية قرارت تتعل ق بهم ك ل فيم ا يخص ه‬
‫ومن مهام عمله ايضا تنظيم المواعيد والمستندات واس تقبال ال وارد وتص دير الص ادر ومس اعدة الم دير‬
‫بمده اية معلومات عن العمل وسير العمل وايض ا التحض ير لمجلس اﻻدارة ان وج د وه و يعت بر من اهم‬
‫المهام الوظيفية للسكرتير والذى يجب ان يتمتع بالسرية التامه‪.‬‬

‫مستويات أعمال السكرتارية ‪:‬‬

‫من الصعب وضع مستويات محددة ألعمال السكرتارية؛ألنها تختلف في الص ناعة عنه ا في التج ارة‪ .‬إن‬
‫اخ تراع آالت ومع دات مكتبي ة أوتوماتيكي ة كث يرة في الس نوات األخ يرة؛ أث ر كث يرا على واجب ات‬
‫السكرتيرة‪ ،‬وخاصة في المشروعات الكبيرة‪.‬‬

‫ويمكن وضع تصور عام لدرجات وظائف السكرتارية كما يلي ‪:‬‬

‫‪ 1‬ـ طبّاعة ومختزلة وتعمل على اآلالت الكاتبة األتوماتيكية ‪:‬‬

‫قد يكون عمل السكرتيرة في شعبة طباعة تقدم خدماتها للمشروع ككل‪ ،‬وقد تكون مختص ة بالطباع ة في‬
‫مكتب أحد المديرين‪ ،‬ويسند إليها طباعة المراس الت والتق ارير‪ ،‬وتك ون ملم ة بتنس يق الرس ائل‪ ،‬وتجي د‬
‫اللغة وقواعد الكتابة السليمة‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ سكرتيرة ‪:‬‬

‫تؤدي السكرتيرة في هذا المستوى أعماال متعددة‪ ،‬وفي الغالب تكون سكرتيرة خاصة ألحد المديرين‪.‬‬
 ‫‪ 3‬ـ مساعدة شخصية ‪:‬‬
‫في بعض المؤسسات يفوض الرئيس بعض سلطاته إلى السكرتيرة؛ لتقوم ببعض األعمال الروتيني ة ال تي‬
‫تع رف الس كرتيرة أس لوب ال رئيس في معالجته ا‪ ،‬وتك ون المس اعدة الشخص ية لل رئيس مس ئولة أمام ه‬
‫مباشرة‪ ،‬ويجب أن تكون ثقافتها واسعة‪ ،‬وملمة بمبادئ التنظيم واإلدارة والتجارة‪.‬‬

‫وهن اك تص ور آخ ر لمس تويات الس كرتارية حيث يمكن أن تنقس م وظ ائف الس كرتارية إلى مس تويين‬
‫رئيسيين ‪:‬‬

‫‪ 1‬ـ س كرتيرة ‪ :‬تن درج تحت ه الس كرتيرات العادي ات الالتي يتمتعن بالمه ارات األساس ية في أعم ال‬
‫السكرتارية مثل‪ :‬الطباعة‪ -‬الرد على التليفون‪ -‬معالجة البريد‪ -‬استقبال ال زوار‪ -‬تنظيم المواعي د‪ -‬الحف ظ‪-‬‬
‫النسخ‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ مساعدة شخصية للرئيس ‪ :‬يتطلب في السكرتيرة أن يكون لديها معرفة ودراية بمجاالت أخرى مث ل‪:‬‬
‫دنيا األعمال‪ -‬أنواع الصناعات‪ -‬معلومات أساسية عن التج ارة وك ذلك ف رع الص ناعة أو التج ارة ال ذي‬
‫يمارسه المشروع الذي تعمل به والهيك ل التنظيمي في ه‪ -‬تختل ف المعرف ة المطلوب ة ب اختالف تخص ص‬
‫ال رئيس (س كرتيرة قانوني ة‪ -‬س كرتيرة طبي ة‪ -‬س كرتيرة فني ة‪ -‬س كرتيرة في مج ال المس رح والس ينما‪-‬‬
‫سكرتيرة في مجال اإلذاعة والتلفزيون) ويجب على السكرتيرة أن تلم ببعض المعلومات المتخصصة في‬
‫مجال عملها‪.‬‬

‫وعلى السكرتيرة في هذا المستوى أن تجيد تحرير الرسائل باالستعانة بمالحظات الرئيس التي يؤشر بها‬
‫على البريد الوارد وأحيانا تكون سكرتيرة مسئولة عن تحري ر الرس ائل الروتيني ة ب دون ت دخل ال رئيس؛‬
‫لتخفيف عبء العمل عنه وحتى يتفرغ لتحرير الرسائل المهمة‪.‬‬

‫وعلى السكرتيرة أن تكون قادرة على استعمال المراجع واالستفادة من مصادر المعلومات للحصول على‬
‫أية بيانات تكون في حاجة إليها‪ .‬وك ذلك عليه ا أن تع رف كيفي ة تنظيم االجتماع ات وكتاب ة محاض رها‪،‬‬
‫ويكون لديها دراية بكيفية التعامل مع البنوك وإيداع األموال فيها‪.‬‬

‫والمساعدة الشخص ية لل رئيس وال تي ل ديها معرف ة كامل ة بمج ال تخص ص رئيس ها‪ ،‬وف رع التج ارة أو‬
‫الصناعة الذي يعمل فيه‪ ،‬والوظيف ة ال تي يش غلها في المش روع (مبيع ات‪ -‬مش تريات‪ -‬إنت اج‪ -‬حس ابات)‬
‫ستكون قادرة على القيام بأي عمل يفوض إليها‪ .‬هذه السكرتيرة يمكنها أن تق وم ببعض الوظ ائف األولي ة‬
‫(يمكنها االستعانة بسكرتيرة للطباعة واالخ تزال لمعاونته ا)‪ .‬س تكون ه ذه الس كرتيرة ق ادرة على اتخ اذ‬
‫بعض القرارات الصغيرة‪ ،‬وإعطاء بعض التعليمات‪ ،‬وأحيانا قد تنوب عن الرئيس في بعض المناس بات‪.‬‬
‫هذه السكرتيرة قد تترقى إلى الوظائف التنفيذية في المشروع إذا أثبتت كفاءتها‪.‬‬
‫إن الهدف من إلحاق سكرتيرات ومساعدات شخصيات بمكاتب الرؤساء هو تجهيز الرئيس‪ ،‬حتى يتف رغ‬
‫للتفكير واتخاذ القرارات‪.‬‬

‫المؤهالت العامة الالزمة لوظائف السكرتارية‪:‬‬

‫‪ 1‬ـ االختزال بسعة مناسبة‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ الطباعة بسرعة مناسبة (عربي‪ +‬إنجليزي)‪.‬‬

‫‪ 3‬ـ القدرة على إجراء االتصاالت بكفاءة وبلغة سليمة حديثا وكتابة‪.‬‬

‫‪ 4‬ـ معرفة أعمال السكرتارية واألعمال المكتبية‪.‬‬

‫‪ 5‬ـ معرفة الهيكل العام للمشروع وفرع التجارة والقانون التجاري الذي يرتب ط ب ه المش روع والمحاس بة‬
‫واإلحصائيات واالقتصاد… الخ‪.‬‬

‫‪ 6‬ـ بعض الوظائف تحتاج إلجادة لغات أجنبية‪.‬‬

‫‪ 7‬ـ الوظ ائف العلي ا في الس كرتارية تحت اج إلى إلم ام الس كرتيرة بالمب ادئ العام ة لعلم اإلدارة؛ ح تى ال‬
‫تستطيع أن تتفهم مشاكل رئيسها‪ ،‬وتقدم مساعدتها في الوقت المناسب‪.‬‬

‫‪ 8‬ـ معرفة عامة واالطالع على األحداث المحلية والعالمية‪.‬‬

‫وظائف السكرتارية المتخصصة ‪:‬‬

‫هناك فرص متاحة للعمل كسكرتيرة في فروع التخصص المختلفة مثل القانون‪ ،‬والطب‪ ،‬والف روع الفني ة‬
‫األخرى‪.‬‬

‫على السكرتيرة التي تخطط للعمل في إحدى المجاالت السابقة ويفض ل أن تنمي خبرته ا العام ة في أح د‬
‫المشروعات‪ ،‬أو في الحكومة قبل التقدم على وظيفة متخصصة‪ .‬واآلتي وصف ألعمال الس كرتيرات في‬
‫بعض وظائف السكرتارية المتخصص‪.‬‬

‫السكرتيرة القانونية ‪:‬‬

‫ه ذه الس كرتيرة تق وم بأعم ال متع ددة وتعتم د ه ذه األعم ال على حجم المش روع وطبيع ة عمل ه؛ وه ل‬
‫المش روع ف ردي أو ش ركة تض امن‪ .‬ومن الممكن أن تعم ل الس كرتيرة في اإلدارة القانوني ة في المنش أة‬
‫الكبيرة‪ .‬والمحامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية‪ .‬والمح اكم بمس توياتها المختلف ة تق دم‬
‫خبرات متعددة في أعمال السكرتارية‪.‬‬
‫معرفة العبارات القانونية‪ ،‬ونظام العمل مهم جدا لنجاح السكرتيرة القانونية‪ .‬وتقوم هذه السكرتيرة بتنسيق‬
‫وطباعة المستندات القانونية‪ .‬وفي مكتب قانوني صغير نج د الس كرتيرة تق وم بأعم ال متع ددة‪ ،‬وتتحم ل‬
‫مسئولية القيام باألعمال الروتينية‪ .‬وعليها تجه يز القض ايا ال تي س تنظر أم ام المحكم ة حس ب تاريخه ا‪،‬‬
‫وتقديمهما للرئيس في الوقت المناسب‪.‬‬

‫السكرتارية الطبية ‪:‬‬

‫يوجد في السكرتارية الطبية أك بر كمي ة من ف رص العم ل بالنس بة لف روع الس كرتارية المتخصص ة‪ .‬إن‬
‫السكرتيرة الملمة إلماما كامال بالمصطلحات الطبية‪ ،‬وتجيد االختزال لط بيب‪ ،‬ول ديها خ برة في األعم ال‬
‫المكتبية؛ تستطيع أن تختار الوظيفة التي تناسبها في هذه المجاالت المختلفة‪ .‬إن أكثر الوظ ائف تك ون في‬
‫مكاتب األطباء‪ ،‬ومكاتب أطباء األسنان‪ ،‬وكذلك في المستشفيات‪ ،‬ومكاتب وزارة الصحة العامة‪.‬‬

‫إن واجبات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل‪ ،‬وكذلك فإن تنوع الوظ ائف س تعتمد‬
‫على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل به ا‪ .‬مث ال‪ :‬إذا ك انت الس كرتيرة تعم ل في‬
‫مجال التأمينات الص حية‪ ،‬فإنه ا س تتعامل م ع دع اوى التعويض ات‪ .‬إذا ك انت تعم ل في عي ادة خارجي ة‬
‫ألطباء متخصصين‪ ،‬فإنها ستكون مسئولة تحدي د المواعي د للمرض ى‪ ،‬وتح ويلهم إلى االختصاص يين في‬
‫المستشفيات األخرى‪ ،‬وستشغل جزءا كبيرا من وقتها في حفظ الملفات الطبية‪.‬‬

‫من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل‪ ،‬وكذلك فإن تنوع الوظائف‬
‫ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها‪.‬‬

‫و من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبي ة طباع ة تق ارير المرض ى الطبي ة وك ذلك اس تالم قيم ة فوات ير‬
‫العالج‪ ،‬وطلب ما يلزم المكتب من م واد وأدوي ة وقرطاس ية‪ .‬وفي حال ة الس كرتيرة المؤهل ة جي دا ربم ا‬
‫يفوض لها بعض األعمال مثل كتابة تاريخ المرض لدى المراجع‪ ،‬وقياس الضغط لديه‪ ،‬وإعداد الم ريض‬
‫للكشف عليه‪ ،‬وأحيانا تعقم بعض األدوات بعض األدوات الطبية‪.‬‬

‫ومن الصفات األساسية للسكرتيرة الطبية القدرة على النظر بعين العطف للمشاكل اإلنسانية‪ ،‬والمحافظ ة‬
‫على أسرار المرضى‪.‬‬

‫السكرتيرة الفنية ‪:‬‬

‫تتخصص السكرتيرة الفنية في إعداد التقارير والمراس الت الفني ة ألي مش روع‪ .‬ويجب أن تجي د طباع ة‬
‫اإلحصائيات والج داول العلمي ة المتخصص ة‪ ،‬وتك ون ملم ة باالختصاص ات واإلش ارات المس تعملة في‬
‫الكيمياء؛ والرياضيات‪ ،‬والهندسة‪ .‬على الس كرتيرة الفني ة أن تك ون على دراي ة بأعم ال المحاس بة ح تى‬
‫يمكنها التصرف في مستندات المحاسبة المتداولة في المشروع‪.‬‬
‫الس كرتيرة ال تي تري د أن تعم ل في ه ذا المج ال عليه ا أن تع د إع دادا جي دا في الفيزي اء‪ ،‬والكيمي اء‪،‬‬
‫والرياض يات‪ ،‬واإلحص اء‪ .‬وعليه ا أن تلم بالمص طلحات العلمي ة والهندس ية‪ ،‬وك ذلك تك ون خب يرة في‬
‫تسجيل اإلمالء الخاص بالموضوعات الفنية‪.‬‬

‫السكرتيرة الخاصة ‪:‬‬

‫الس كرتيرة الممت ازة تمتل ك موهب ة طبيعي ة‪ ،‬باإلض افة إلى م ا تعلمت ه‪ .‬اتف ق رج ال األعم ال على أن‬
‫السكرتيرة يفترض أن تكون ماهرة في االختزال‪ ،‬والكتابة على اآللة الكاتبة‪ ،‬وباإلض افة إلى ذل ك؛ يجب‬
‫أن تتمتع بصفات شخصية خاصة (اللباقة والوالء)‪ ،‬ويجب أن تع رف كي ف تس تعمل التليف ون‪ ،‬وتس تقبل‬
‫الزوار‪ ،‬وكذلك تعرف كيفية تنظيم رحالت العمل‪ ،‬وكتابة محاضر االجتماعات… الخ‪.‬‬

‫الخاتمة ‪:‬‬
‫للسكرتيرة أهمية كبيرة في المنشأة و الشركة‪ ،‬وبدونها ال يستطيع الرئيس أو المدير أن ينجز أي عمل‪ ،‬و‬
‫باإلضافة إلى ذلك في غياب السكرتيرة تكون أعمال الرئيس و مواعيده غ ير منظم ة‪ .‬و على الس كرتيرة‬
‫أن تتصف بصفات حسنة و تتميز بمهارات معينة حتى تستطيع إنجاز أعمالها بسهولة وكفاءة‪ ،‬فالسكرتير‬
‫هو الشخص الذي يتم اختياره بصفات معينة ليعاون الرئيس في إنجاز أعماله المتعلقة بالعمل والشخصية‬
‫أحيانا بكفاءة وفاعلية‪ .‬و السكرتارية المتخصصة قد تكون طبية أو قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية‬
‫‪ ..‬الخ‪ .‬وكل سكرتيرة في أي مجال البد وأن تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعم ل‬
‫فيه‪.‬‬

‫‪https://b7oth.net‬‬