‫الفهرسمقدمة‪2..................................................

:‬‬

‫التعريف‪3......................................................... :‬‬

‫أمهية السكرتارية‪3...................................................‬‬

‫وظائف السكرتارية‪4................................................‬‬

‫طبيعة العمل‪5......................................................:‬‬

‫مستويات أعمال السكرتارية ‪5......................................:‬‬

‫املؤهالت العامة الالزمة لوظائف السكرتارية‪8........................:‬‬

‫وظائف السكرتارية املتخصصة ‪8....................................:‬‬

‫اخلامتة ‪12.........................................................:‬‬

‫‪1‬‬
 ‫مقدمة‪:‬‬
‫إن وظيفة السكرتارية تعترب من الوظائف اإلدارية املهمة يف بيئة العمل‪ ،‬ويعود ظهور هذه‬

‫الوظيفة إىل الثورة الصناعية يف أوروبا‪ ،‬فيهتم األفراد الذين يعملون يف جمال السكرتارية يف حفظ‬

‫كافة املعلومات السرية‪ P،‬مع التميز باألمانة‪ ،‬واملصداقية يف العمل‪ ،‬والقدرة على القراءة‪ ،‬والكتابة‬

‫كشرط أساسي من شروط احلصول على هذه الوظيفة‪P.‬‬

‫معرب من الكلمة األصلية ‪ ،Secretary‬واليت مت اشتقاقها من‬

‫أما اسم سكرتارية فهو ٌ‬
‫مصطلح ‪ ،Secret‬ومعناها السر‪ ،‬لإلشارة إىل أمهية هذه الوظيفة‪ P،‬حيث تكون مسؤولة عن‬

‫متابعة‪ P‬كافة األوراق‪ ،‬واملستندات‪ ،‬والوثائق املرتبطة‪ P‬بالعمل قبل وصوهلا إىل املدير‪ ،‬أو املسؤول‬

‫عن اإلدارة‪ ،‬ومع التطور‪ P‬الزمين صار من الضروري وجود وظيفة‪ P‬السكرتارية‪ P‬يف أغلب منشآت‬

‫العمل‪ ،‬مثل‪ P:‬املؤسسات‪ ،‬والشركات‪ ،‬والعيادات الطبية‪ ،‬ومكاتب احملاماة‪ ،‬وغريها‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫التعريف‪:‬‬
‫تعرف باللغة اإلجنليزية مبصطلح (‪ ،)Secretary‬هي جمموعة من األعمال اليت هتدف إىل توفري‬

‫املساعدة اإلدارية داخل املنشأة‪ ،‬وتعرف‪ P‬أيضاً بأهنا الوظيفة اليت تسعى إىل تزويد اإلدارة بكافة‬

‫املعلومات‪ ،‬والبيانات‪ P‬اليت تساهم يف دعم بيئة العمل‪ ،‬من أجل توفري الوقت‪ ،‬واجلهد وختفيف‬

‫األعباء املرتاكمة‪ ،‬واملرتبطة‪ P‬بالوظائف‪ P‬الروتينية‪.‬‬

‫أهمية السكرتارية‬
‫مع ظهور التقنيات‪ P،‬واألجهزة اإللكرتونية‪ P‬احلديثة‪ P،‬وخصوصاً جهاز احلاسوب ساهم بتطوير‪P‬‬

‫قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح‪ ،‬مما أدى إىل زيادة أمهيتها كواحد من املفاهيم اإلدارية‪P‬‬

‫املهمة‪ ،‬واليت تعتمد على النقاط التالية‪P:‬‬

‫التقليل من نسبة الضغط يف العمل‪ ،‬وخصوصاً على املدراء‪ ،‬ورؤساء األقسام من خالل‬ ‫‪‬‬

‫التعاون معهم‪.‬‬

‫تنسيق كافة أنواع األعمال‪ ،‬من حتضري لالجتماعات‪ ،‬والنقاشات‪ ،‬وغريها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫توفري كافة املعلومات املطلوبة يف الوقت املناسب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تأمني وسائل االتصال بني املدراء‪ ،‬واحمليط اخلارجي‪ ،‬والعكس‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تدقيق الوثائق‪ P،‬والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رمسياً‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خصائص السكرتارية‬ ‫‪‬‬

‫تتميز السكرتارية‪ P‬مبجموعة من اخلصائص‪ ،‬وهي‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫االلتزام‪ P‬بالصدق يف التعامل‪ ،‬ويعد من أهم خصائص السكرتارية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪3‬‬
 ‫حسن التصرف‪ ،‬واللباقة يف التعامل‪P.‬‬ ‫‪‬‬

‫التميز بالذكاء‪ ،‬وسرعة البديهة‪ P‬أثناء العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫القدرة على استخدام‪ P‬اللغة املناسبة‪ P‬يف التعبري عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التميز بالصرب‪ ،‬وحتمل ضغوط العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫احلرص على ترتيب‪ P،‬وتنسيق‪ P‬كافة املهام اليومية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التميز بالنشاط‪ ،‬واالستعداد للعمل فور بداية الدوام الرمسي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫احرتام كافة األفراد‪ ،‬وعدم التقليل‪ P‬من شأهنم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وظائف السكرتارية‬
‫تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف املهمة يف بيئة‪ P‬العمل‪ ،‬ومنها‪:‬‬

‫متابعة‪ P‬الربيد‪ ،‬أي االهتمام باحلصول على الربيد الوارد بشكل يومي‪ ،‬مع إرسال الربيد‬ ‫‪‬‬

‫الصادر عندما يكون جاهزاً يف الوقت احملدد لذلك‪.‬‬

‫استقبال‪ P‬الناس‪ ،‬أي احلرص على تنظيم‪ P‬املواعيد‪ ،‬والتعامل‪ P‬مع الناس وفقاً جلدول منظم‬ ‫‪‬‬

‫يسمح هلم بزيارة‪ P‬الطبيب‪ ،‬أو املدير‪ ،‬أو املسؤول عن العمل‪.‬‬

‫استخدام األجهزة املكتبية‪ P،‬أي احلرص على تطبيق‪ P‬كافة العمليات‪ ،‬والوظائف اإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫باالعتماد على األجهزة اإللكرتونية‪ ،‬واليت تدعم تطبيقها بشكل دقيق‪ ،‬وصحيح‪.‬‬

‫إعداد كافة التقارير‪ ،‬والنماذج‪ P‬املرتبطة‪ P‬باملوظفني‪ ،‬والعمالء داخل منشأة العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪4‬‬
 ‫طبيعة العمل‪:‬‬
‫السكرتاريه هى وظيفه ىف غاية اﻻمهية‪ P‬فاهم اعمال السكرتري انه حلقة وصل بني صانع القرار‬

‫وبني املقرر عليهم مبعىن ان السكرتري هو من يوصل لباقى اﻻدارات اية قرارت تتعلق هبم كل‬

‫فيما خيصه ومن مهام عمله ايضا تنظيم‪ P‬املواعيد واملستندات واستقبال‪ P‬الوارد وتصدير الصادر‪P‬‬

‫ومساعدة املدير مبده اية معلومات عن العمل وسري العمل وايضا التحضري جمللس اﻻدارة ان‬

‫وجد وهو يعترب من اهم املهام الوظيفية‪ P‬للسكرتري والذى جيب ان يتمتع بالسرية التامه‪P.‬‬

‫مستويات أعمال السكرتارية ‪:‬‬

‫من الصعب وضع مستويات حمددة ألعمال السكرتارية؛ألهنا ختتلف يف الصناعة‪ P‬عنها يف‬

‫التجارة‪ .‬إن اخرتاع آالت ومعدات مكتبية أوتوماتيكية‪ P‬كثرية يف السنوات األخرية؛ أثر كثريا‬

‫على واجبات السكرترية‪ ،‬وخاصة يف املشروعات الكبرية‪.‬‬

‫وميكن وضع تصور عام لدرجات وظائف السكرتارية‪ P‬كما يلي ‪:‬‬

‫‪ 1‬ـ طبّاعة وخمتزلة وتعمل على اآلالت الكاتبة األتوماتيكية‪: P‬‬

‫قد يكون عمل السكرترية يف شعبة طباعة تقدم خدماهتا للمشروع ككل‪ ،‬وقد تكون خمتصة‬

‫بالطباعة يف مكتب أحد املديرين‪ P،‬ويسند إليها طباعة املراسالت والتقارير‪ ،‬وتكون ملمة بتنسيق‪P‬‬

‫الرسائل‪ P،‬وجتيد اللغة وقواعد الكتابة السليمة‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪ 2‬ـ سكرتيرة ‪:‬‬

‫تؤدي السكرترية يف هذا املستوى أعماال متعددة‪ ،‬ويف الغالب تكون سكرترية خاصة ألحد‬

‫املديرين‪.‬‬

‫‪ 3‬ـ مساعدة شخصية ‪:‬‬

‫يف بعض املؤسسات يفوض الرئيس‪ P‬بعض سلطاته إىل السكرترية؛ لتقوم ببعض‪ P‬األعمال الروتينية‪P‬‬

‫اليت تعرف السكرترية أسلوب الرئيس يف معاجلتها‪ ،‬وتكون املساعدة الشخصية للرئيس مسئولة‬

‫أمامه مباشرة‪ ،‬وجيب أن تكون ثقافتها واسعة‪ ،‬وملمة مببادئ التنظيم‪ P‬واإلدارة والتجارة‪P.‬‬

‫وهناك تصور آخر ملستويات السكرتارية‪ P‬حيث ميكن أن تنقسم وظائف السكرتارية‪ P‬إىل‬

‫مستويني رئيسيني ‪:‬‬

‫‪ 1‬ـ سكرترية ‪ :‬تندرج حتته السكرتريات العاديات‪ P‬الاليت يتمتعن باملهارات األساسية‪ P‬يف أعمال‬

‫السكرتارية‪ P‬مثل‪ :‬الطباعة‪ -‬الرد على التليفون‪ -‬معاجلة الربيد‪ -‬استقبال الزوار‪ -‬تنظيم املواعيد‪-‬‬

‫احلفظ‪ -‬النسخ‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ مساعدة شخصية للرئيس ‪ :‬يتطلب يف السكرترية أن يكون لديها معرفة ودراية مبجاالت‬

‫أخرى مثل‪ :‬دنيا األعمال‪ -‬أنواع الصناعات‪ -‬معلومات أساسية‪ P‬عن التجارة وكذلك فرع‬

‫الصناعة أو التجارة الذي ميارسه املشروع الذي تعمل به واهليكل التنظيمي فيه‪ -‬ختتلف املعرفة‬

‫املطلوبة باختالف ختصص الرئيس‪( P‬سكرترية قانونية‪ -‬سكرترية طبية‪ -‬سكرترية فنية‪ -‬سكرترية‬

‫‪6‬‬
 ‫يف جمال املسرح والسينما‪ -‬سكرترية يف جمال اإلذاعة والتلفزيون) وجيب على السكرترية أن تلم‬

‫ببعض املعلومات املتخصصة يف جمال عملها‪.‬‬

‫وعلى السكرترية يف هذا املستوى أن جتيد حترير الرسائل باالستعانة مبالحظات الرئيس اليت‬

‫يؤشر هبا على الربيد الوارد وأحيانا تكون سكرترية مسئولة عن حترير‪ P‬الرسائل‪ P‬الروتينية بدون‬

‫تدخل الرئيس؛ لتخفيف عبء العمل عنه وحىت يتفرغ لتحرير‪ P‬الرسائل املهمة‪.‬‬

‫وعلى السكرترية أن تكون قادرة على استعمال املراجع واالستفادة من مصادر املعلومات‬

‫للحصول على أية بيانات تكون يف حاجة إليها‪ .‬وكذلك عليها أن تعرف كيفية تنظيم‬

‫االجتماعات وكتابة حماضرها‪ ،‬ويكون لديها دراية‪ P‬بكيفية التعامل مع البنوك وإيداع األموال‬

‫فيها‪.‬‬

‫واملساعدة الشخصية للرئيس واليت لديها معرفة كاملة مبجال ختصص رئيسها‪ ،‬وفرع التجارة أو‬

‫الصناعة الذي يعمل فيه‪ ،‬والوظيفة اليت يشغلها يف املشروع (مبيعات‪ -‬مشرتيات‪ -‬إنتاج‪-‬‬

‫حسابات) ستكون قادرة على القيام‪ P‬بأي عمل يفوض إليها‪ .‬هذه السكرترية ميكنها أن تقوم‬

‫ببعض الوظائف األولية‪( P‬ميكنها االستعانة بسكرترية للطباعة واالختزال ملعاونتها)‪ .‬ستكون هذه‬

‫السكرترية قادرة على اختاذ بعض القرارات الصغرية‪ ،‬وإعطاء بعض التعليمات‪ ،‬وأحيانا قد تنوب‬

‫عن الرئيس يف بعض املناسبات‪ P.‬هذه السكرترية قد ترتقى إىل الوظائف التنفيذية يف املشروع إذا‬

‫أثبتت كفاءهتا‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫إن اهلدف من إحلاق سكرتريات ومساعدات شخصيات مبكاتب الرؤساء هو جتهيز الرئيس‪P،‬‬

‫حىت يتفرغ‪ P‬للتفكري واختاذ القرارات‪.‬‬

‫المؤهالت العامة الالزمة لوظائف السكرتارية‪:‬‬

‫‪ 1‬ـ االختزال بسعة مناسبة‪P.‬‬

‫‪ 2‬ـ الطباعة‪ P‬بسرعة مناسبة (عريب‪ +‬إجنليزي)‪.‬‬

‫‪ 3‬ـ القدرة على إجراء االتصاالت بكفاءة وبلغة سليمة حديثا وكتابة‪.‬‬

‫‪ 4‬ـ معرفة‪ P‬أعمال السكرتارية‪ P‬واألعمال املكتبية‪P.‬‬

‫‪ 5‬ـ معرفة‪ P‬اهليكل العام للمشروع وفرع التجارة‪ P‬والقانون التجاري‪ P‬الذي يرتبط به املشروع‬

‫واحملاسبة واإلحصائيات‪ P‬واالقتصاد‪ P...‬اخل‪.‬‬

‫‪ 6‬ـ بعض الوظائف حتتاج إلجادة لغات أجنبية‪.‬‬

‫‪ 7‬ـ الوظائف‪ P‬العليا يف السكرتارية‪ P‬حتتاج إىل إملام السكرترية باملبادئ العامة لعلم اإلدارة؛ حىت ال‬

‫تستطيع أن تتفهم مشاكل رئيسها‪ ،‬وتقدم مساعدهتا يف الوقت املناسب‪.‬‬

‫‪ 8‬ـ معرفة‪ P‬عامة واالطالع على األحداث احمللية والعاملية‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫وظائف السكرتارية المتخصصة ‪:‬‬
‫هناك فرص متاحة للعمل كسكرترية يف فروع التخصص املختلفة مثل القانون‪ ،‬والطب‪،‬‬

‫والفروع الفنية‪ P‬األخرى‪.‬‬

‫على السكرترية اليت ختطط للعمل يف إحدى اجملاالت السابقة ويفضل أن تنمي خربهتا العامة يف‬

‫أحد املشروعات‪ ،‬أو يف احلكومة قبل التقدم‪ P‬على وظيفة متخصصة‪ .‬واآليت وصف ألعمال‬

‫السكرتريات يف بعض وظائف السكرتارية املتخصص‪.‬‬

‫السكرتيرة القانونية ‪:‬‬

‫هذه السكرترية تقوم بأعمال متعددة‪ P‬وتعتمد هذه األعمال على حجم املشروع وطبيعة عمله؛‬

‫وهل املشروع فردي أو شركة تضامن‪ P.‬ومن املمكن أن تعمل السكرترية يف اإلدارة القانونية يف‬

‫املنشأة الكبرية‪ .‬واحملامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية‪ P.‬واحملاكم مبستوياهتا‬

‫املختلفة تقدم خربات متعددة يف أعمال السكرتارية‪.‬‬

‫معرفة العبارات القانونية‪ P،‬ونظام العمل مهم جدا لنجاح السكرترية القانونية‪ P.‬وتقوم هذه‬

‫السكرترية بتنسيق وطباعة املستندات القانونية‪ .‬ويف مكتب قانوين صغري جند السكرترية تقوم‬

‫بأعمال متعددة‪ ،‬وتتحمل مسئولية‪ P‬القيام باألعمال الروتينية‪ P.‬وعليها جتهيز القضايا‪ P‬اليت ستنظر‬

‫أمام احملكمة حسب تارخيها‪ ،‬وتقدميهما للرئيس‪ P‬يف الوقت املناسب‪P.‬‬

‫السكرتارية الطبية ‪:‬‬

‫‪9‬‬
‫يوجد يف السكرتارية الطبية‪ P‬أكرب كمية من فرص العمل بالنسبة‪ P‬لفروع السكرتارية املتخصصة‪.‬‬

‫إن السكرترية امللمة إملاما كامال باملصطلحات الطبية‪ P،‬وجتيد االختزال لطبيب‪ ،‬ولديها خربة يف‬

‫األعمال املكتبية؛‪ P‬تستطيع أن ختتار الوظيفة‪ P‬اليت تناسبها يف هذه اجملاالت املختلفة‪ .‬إن أكثر‬

‫الوظائف تكون يف مكاتب األطباء‪ ،‬ومكاتب أطباء األسنان‪ ،‬وكذلك يف املستشفيات‪P،‬‬

‫ومكاتب وزارة الصحة‪ P‬العامة‪P.‬‬

‫إن واجبات السكرترية الطبية‪ P‬ختتلف تبعا لطبيعة‪ P‬وحجم مكان العمل‪ ،‬وكذلك فإن تنوع‬

‫الوظائف ستعتمد على جمال ودرجة عمق التخصص يف املستشفى اليت تعمل هبا‪ .‬مثال‪ :‬إذا‬

‫كانت السكرترية تعمل يف جمال التأمينات‪ P‬الصحية‪ ،‬فإهنا ستتعامل مع دعاوى التعويضات‪ P.‬إذا‬

‫كانت تعمل يف عيادة خارجية ألطباء متخصصني‪ ،‬فإهنا ستكون مسئولة حتديد املواعيد‬

‫للمرضى‪ ،‬وحتويلهم إىل االختصاصيني يف املستشفيات األخرى‪ ،‬وستشغل جزءا كبريا من وقتها‬

‫يف حفظ امللفات الطبية‪P.‬‬

‫من ضمن مسئوليات السكرترية الطبية‪ P‬ختتلف تبعا لطبيعة‪ P‬وحجم مكان العمل‪ ،‬وكذلك فإن‬

‫تنوع الوظائف ستعتمد على جمال ودرجة عمق التخصص‪ P‬يف املستشفى اليت تعمل هبا‪.‬‬

‫و من ضمن مسئوليات السكرترية الطبية‪ P‬طباعة تقارير‪ P‬املرضى الطبية وكذلك استالم قيمة‬

‫فواتري العالج‪ ،‬وطلب ما يلزم املكتب من مواد وأدوية وقرطاسية‪ .‬ويف حالة السكرترية املؤهلة‬

‫جيدا رمبا يفوض هلا بعض األعمال مثل كتابة تاريخ املرض لدى املراجع‪ ،‬وقياس الضغط لديه‪،‬‬

‫وإعداد املريض للكشف عليه‪ ،‬وأحيانا تعقم بعض األدوات بعض األدوات الطبية‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫ومن الصفات األساسية للسكرترية الطبية‪ P‬القدرة على النظر بعني العطف للمشاكل اإلنسانية‪،‬‬

‫واحملافظة على أسرار املرضى‪.‬‬

‫السكرتيرة الفنية ‪:‬‬

‫تتخصص السكرترية الفنية يف إعداد التقارير‪ P‬واملراسالت الفنية ألي مشروع‪ .‬وجيب أن جتيد‬

‫طباعة اإلحصائيات واجلداول العلمية املتخصصة‪ P،‬وتكون ملمة باالختصاصات واإلشارات‬

‫املستعملة يف الكيمياء؛ والرياضيات‪ ،‬واهلندسة‪ .‬على السكرترية الفنية‪ P‬أن تكون على دراية‪P‬‬

‫بأعمال احملاسبة حىت ميكنها التصرف‪ P‬يف مستندات احملاسبة املتداولة يف املشروع‪.‬‬

‫السكرترية اليت تريد‪ P‬أن تعمل يف هذا اجملال عليها أن تعد إعدادا جيدا يف الفيزياء‪ ،‬والكيمياء‪،‬‬

‫والرياضيات‪ ،‬واإلحصاء‪ .‬وعليها أن تلم باملصطلحات العلمية واهلندسية‪ ،‬وكذلك تكون خبرية‬

‫يف تسجيل‪ P‬اإلمالء اخلاص باملوضوعات الفنية‪P.‬‬

‫السكرتيرة الخاصة ‪:‬‬

‫السكرترية املمتازة متتلك موهبة طبيعية‪ P،‬باإلضافة إىل ما تعلمته‪ .‬اتفق رجال األعمال على أن‬

‫السكرترية يفرتض أن تكون ماهرة يف االختزال‪ ،‬والكتابة على اآللة الكاتبة‪ ،‬وباإلضافة إىل‬

‫ذلك؛ جيب أن تتمتع بصفات شخصية خاصة (اللباقة والوالء)‪ ،‬وجيب أن تعرف كيف تستعمل‬

‫‪11‬‬
 ‫التليفون‪ ،‬وتستقبل الزوار‪ ،‬وكذلك تعرف كيفية تنظيم‪ P‬رحالت العمل‪ ،‬وكتابة حماضر‬

‫االجتماعات‪ ...‬اخل‪.‬‬

‫الخاتمة ‪:‬‬
‫للسكرترية أمهية كبرية يف املنشأة و الشركة‪ ،‬وبدوهنا ال يستطيع‪ P‬الرئيس‪ P‬أو املدير أن ينجز‪ P‬أي‬

‫عمل‪ ،‬و باإلضافة إىل ذلك يف غياب السكرترية تكون أعمال الرئيس و مواعيده غري منظمة‪ P.‬و‬

‫على السكرترية أن تتصف‪ P‬بصفات حسنة و تتميز‪ P‬مبهارات معينة‪ P‬حىت تستطيع إجناز أعماهلا‬

‫بسهولة وكفاءة‪ ،‬فالسكرتري هو الشخص الذي يتم اختياره‪ P‬بصفات معينة‪ P‬ليعاون الرئيس يف‬

‫إجناز أعماله املتعلقة بالعمل والشخصية أحيانا بكفاءة وفاعلية‪ .‬و السكرتارية املتخصصة قد‬

‫تكون طبية‪ P‬أو قانونية أو تعليمية‪ P‬أو إحصائية أو فنية ‪ ..‬اخل‪ .‬وكل سكرترية يف أي جمال البد‬

‫وأن تكون على دراية مبعلومات عامة ختص اجملال الذي تعمل فيه‪.‬‬

‫‪12‬‬