‫وزارة التعليم العالي والبحث العلمي‬

‫جامعة مساعدية دمحم الشريف سوق أهراس‬

‫كلية العلوم االنسانية واالجتماعية‬
‫قسم العلوم االجتماعية‬

‫محاضرات السنة الثانية ماستر‪:‬‬

‫تخصص علم اجتماع التربية‬

‫مقياس تقنيات التحرير‬

‫األستاذ ‪ :‬بوعجيلة موسى‬

 ‫مبادئ وقواعد التحرير إلاداري‬
‫‪ -1‬مفهوم التحرير إلاداري‬
‫‪ -2‬عناصر التحرير إلاداري‬
‫‪ -3‬أهمية التحرير إلاداري‬
‫‪ -4‬أنواع املحررات إلادارية‬
‫يعتمد النشاط إلاداري السيما في املؤسسات وإلادارات العمومية على الوسائل الكتابية‪ .‬ومن ثم فإن الكتابة تجسد وتعكس مختلف‬
‫أنواع ألانشطة التي تنجزها إلادارة والقرارات التي تتخذها‪.‬‬
‫وتكمن أهمية الكتابة في إمكانية توثيق العمليات إلادارية والحفاظ على آثار يتسنى استخدامها عند الحاجة كوسائل إثبات قانونية أو كأسس‬
‫مرجعية للنشاط إلاداري‪ ،‬واملقولة الشهيرة في هذا السياق‪" :‬الكالم زائل والكتابة باقية توضح هذه الحقيقة وتسندها‪.‬‬
‫وعلى هذا ألاساس فإن أي نشاط إداري يتطلب بالضرورة دعامة كتابية‪ ،‬سواء تعلق ألامر باجتماع عمل‪ ،‬أو معاينة حدث‪ ،‬أو اتخاذ قرار‪ ،‬أو‬
‫الاتصال بجهة ما‪...‬إلخ‪ ،‬هذه ألانشطة وغيرها تتجسد أو تصاغ في وثائق رسمية‪ ،‬تسجل وتحفظ طبقا للتنظيم املعمول به في إلادارات واملؤسسات‬
‫العمومية‪.‬‬
‫هذا ونظرا لتعدد ألانشطة إلادارية وتنوعها فإن املحررات تتعدد وتتنوع تبعا لذلك‪ ،‬وهي على نحو عام تتبع التصنيف التالي‪:‬‬
‫‪ ‬املراسالت إلادارية (الرسائل‪ ،‬البرقيات‪ ،‬الدعوات‪ ،‬الاستدعاءات‪ ،‬جداول إلارسال‪)...‬؛‬
‫‪ ‬الوثائق إلادارية (التقارير‪ ،‬املحاضر‪ ،‬عروض حال‪ ،‬املذكرات‪)...‬؛‬
‫‪ ‬النصوص إلادارية‪ ،‬وهذه تنقسم بدورها إلى قسمين‪:‬‬
‫‪ ‬النصوص التنظيمية (املراسيم‪ ،‬القرارات‪ ،‬املقررات‪)...‬؛‬
‫‪ ‬والنصوص التفسيرية (املناشير‪ ،‬التعليمات‪ ،‬املذكرات التوجيهية‪.)...‬‬
‫‪ -1-4‬املراسالت إلادارية‬
‫املراسلة هي ألاداة املستخدمة للتواصل أو ربط عالقات بين إلادارة وأشخاص آخرين طبيعيين أو اعتباريين‪ ،‬أو لالتصال مع املصالح إلادارية ألاخرى‪.‬‬
‫واملراسلة قد تكون كتابية‪ ،‬في شكل رسائل بريدية‪ ،‬رسائل إلكترونية‪ ،‬برقيات‪ ،‬جداول إرسال‪ ،‬تلكس ‪ ،...‬وقد تكون شفوية‪ :‬مكاملة هاتفية‪ ،‬محادثة‬
‫مباشرة‪ ،‬إلخ‪...‬‬
‫وتمثل الرسالة أهم وثيقة إدارية نظرا لسعة استعمالها وتعدد مجاالت استخدامها‪.‬‬
‫والرسائل إلادارية نوعان‪ :‬رسائل مصلحية يتم تبادلها بين مختلف املصالح إلادارية‪ ،‬ورسائل شخصية توجه إلى ألاشخاص‪ ،‬سواء تعلق ألامر‬
‫بمستخدمي إلادارة أو باملتعاملين الخارجيين‪.‬‬
‫‪ -2-4‬الوثائق إلادارية‬
‫تستعمل إلادارة عددا من الوثائق ألغراض شتى‪ :‬إما لتبليغ معلومات أو معاينة أحداث أو إثبات وقائع ‪ ،...‬وتتمثل هذه الوثائق بالخصوص في‬
‫التقرير واملحضر وعرض الحال واملذكرة‪.‬‬
‫وتجدر إلاشارة في هذا السياق إلى أن ألانشطة إلادارية جميعها توثق بموجب أحد أو بعض الوثائق املذكورة‪ ،‬لذلك تكتس ي هذه ألاخيرة أهمية‬
‫كبيرة في حياة إلادارة وفي سير أنشطتها املختلفة‪.‬‬
‫‪ -3-4‬النصوص إلادارية (التنظيمية والتفسيرية)‬
‫يقوم نشاط إلادارة العمومية على املستويين املركزي (الوزارات) واملحلي (الجماعات املحلية) وكذا املؤسسات العمومية ذات الطابع إلاداري أو‬
‫ذات الطابع العلمي والثقافي واملنهي‪ ،‬على اتخاذ قرارات في شكل نصوص تنظيمية أو تنفيذية‪ ،‬في إطار املنظومة التشريعية السارية (القوانين‬
‫وألاوامر)‪.‬‬
‫يضاف إلى ذلك نوع آخر من النصوص ذات الغرض التفسيري للتدابير وألاحكام الواردة في النصوص املعيارية‪ ،‬وتهدف هذه النصوص التفسيرية‬
‫أساسا إلى توحيد فهم النصوص التشريعية والتنظيمية وتوضيح طرق وأساليب تنفيذها‪ ،‬ويأتي على رأس النصوص التفسيرية املناشير واملذكرات‬
‫التوجيهية‪.‬‬
‫‪ -5‬املرتكزات ألاساسية للتحرير إلاداري‬
‫يقصد باملرتكزات ألاساسية للتحرير إلاداري مجموع الضوابط واملتطلبات الواجب مراعاتها من أجل أداء عملية التحرير بطريقة صحيحة‬
‫وفعالة‪ ،‬ألن الاتصال بين الجهات إلادارية املختلفة أوبين إلادارة واملتعاملين معها ليس كأي اتصال آخر بحكم الطبيعة القانونية لهذه الهيئات من‬
‫جهة‪ ،‬والتزامات التحفظ والشرعية التي تحكم عالقاتها بغيرها من ألاشخاص (الطبيعيين أو الاعتباريين) من جهة ثانية‪.‬‬
‫وعليه فإن التحرير إلاداري يتطلب مراعاة عدد من الضوابط أهمها‪ :‬الضوابط الشكلية‪ ،‬والضوابط القانونية وأخيرا الضوابط اللغوية‪.‬‬

‫‪ -1-5‬الضوابط الشكلية‬
‫تصاغ مختلف الوثائق والنصوص إلادارية في قوالب خصوصية تضفي عليها الصفة الرسمية وتحدد هويتها إلادارية‪ ،‬فسواء تعلق ألامر‬
‫باملراسالت أو الوثائق أو النصوص فإنها جميعا تحرر في أشكال متميزة‪.‬‬
‫هذه الشكلية تبرز مصدر الوثيقة‪ ،‬طبيعتها‪ ،‬وجهتها‪ ،‬مرجعيتها‪ ،‬وغيرها من العناصر الضرورية والالزمة إلضفاء الصبغة الرسمية على‬
‫الوثيقة‪ ،‬والتي تندرج ضمن إلاطار القانوني والتنظيمي املسير للنشاط إلاداري‪ ،‬وسنأتي على ذكر هذه العناصر الشكلية بالتفصيل عند تناول كل‬
‫نوع من الوثائق على حده نظرا لتباين شكليات كل وثيقة وتميزها عن الوثائق ألاخرى‪.‬‬
‫‪ -2-5‬الضوابط واملتطلبات القانونية‬
‫تشكل ّ‬
‫املحررات إلادارية دعائم أساسية للنشاط إلاداري‪ ،‬ووسائل تستعملها إلادارة إلنجاز مهامها‪ ،‬وعليه يتوجب على املحرر امتثال إلاطار‬
‫القانوني املحدد واملنظم لهذه ألانشطة‪ ،‬فسواء تعلق ألامر باملراسالت إلادارية أو بباقي النصوص والوثائق‪ ،‬فإن التحرير إلاداري يراعي مضامين‬
‫النصوص التشريعية والتنظيمية املتعلقة بالشأن موضوع املراسلة أو الوثيقة‪.‬‬
‫إن حجية الوثيقة إلادارية وما يترتب عليها من آثار والتزامات قانونية‪ ،‬وتوخيا ملبدأ املشروعية التي يجب أن تتحلى بها كل التصرفات‬
‫إلادارية‪ ،‬يفرضان على املحرر إلاداري الحرص التام على مطابقة محرراته للنصوص القانونية السارية‪ ،‬دفعا ألي عيب شكلي أو موضوعي قد‬
‫يعتري هذه املحررات‪.‬‬
‫إن الوثيقة إلادارية تتضمن عددا من العناصر تعكس طبيعة الوثيقة وهوية الجهة إلادارية املصدرة لها‪ ،‬هذه العناصر ال تتحدد اعتباطا‬
‫بل تستند إلى النصوص املنظمة للهياكل ولألنشطة إلادارية املعنية بمضمون الوثيقة‪.‬‬
‫كل هذه الاعتبارات تقتض ي إملاما بحد أدنى من املعارف القانونية التي من شأنها أن تمكن املحرر من إنجاز مهمته على أحسن وجه‪ ،‬السيما‬
‫فيما يتعلق باملبادئ العامة للقانون‪ ،‬مبدأ تدرج النصوص‪ ،‬مبدأ التدرج إلاداري‪...‬وغيرها مما سنشير إليه في ثنايا الدروس الخاصة بمختلف الوثائق‬
‫والنصوص إلادارية‪.‬‬
‫‪ -3-5‬الضوابط واملتطلبات اللغوية‬
‫يتطلب التحرير إلاداري قدرا كبيرا من الدقة والوضوح تجنبا لاللتباسات الداللية التي تؤدي حتما إلى سوء الفهم وتباين التأويالت‪ ،‬لذلك‬
‫ينبغي على املحرر الحرص على الكتابة الصحيحة والفصيحة والبعيدة عن كل ما يشين التراكيب اللغوية أو يعيق إلابانة عن املعاني املقصودة‬
‫كاإلعراب أو بناء الجملة أو ِدالالت الصيغ الصرفية أو غيرها‪.‬‬
‫ً‬ ‫والسبيل إلى تحقيق هذه الغاية هو تمكين املحرر من حيازة قدرات لغوية متنوعة (مفردات‪ -‬تراكيب‪ -‬مترادفات‪ ...‬إلخ) تجعله ُي ّ‬
‫عبر تعبيرا‬
‫ِ‬
‫ً‬
‫صحيحا عما يراد تبليغه أو تدوينه‪ ،‬لذلك ينصح أهل الاختصاص أن "يكون أسلوب (املحرر) بسيطا‪ :‬فال حاجة إلى تنميق العبارة والتأنق في‬
‫التركيب‪ ،‬إنما املهم هو إيضاح املعنى وإيصاله إلى ذهن القارئ بسهولة ويسر خاليا من الصناعة اللفظية والتكلف‪ ،‬مع املحافظة على قواعد اللغة‬
‫وروابطها"‪.‬‬
‫ويندرج ضمن هذه الضوابط مراعاة الاستعمال الصحيح واملنضبط للمصطلحات‪ ،‬السيما املصطلحات القانونية وإلادارية‪ ،‬توخيا للدقة‬
‫والوضوح‪ ،‬وفي هذا الصدد ننصح املتكونين باالطالع على املفاهيم واملصطلحات القانونية وإلادارية باللجوء إلى املعاجم والقواميس املتخصصة‪.‬‬
‫‪ -6‬خصائص ألاسلوب إلاداري‬
‫تتطلب قابلية القراءة السليمة للمحررات إلادارية توفر قدر كبير من الوضوح والدقة في املعاني والبساطة في التراكيب اللغوية‪ ،‬مما يفرض‬
‫على املحرر الاعتناء باألسلوب والحرص على الكتابة بشكل متميز‪ ،‬يبرز طبيعة وهوية الهيئة إلادارية مصدر الوثيقة‪ ،‬والشخصية الوظيفية ملحرر‬
‫الوثيقة‪.‬‬
‫ويخضع التحرير إلاداري ملجموعة من القواعد‪ ،‬تؤهله لتحقيق غاياته على أوسع نطاق ممكن‪ ،‬هده املواصفات والقواعد تشكل ما يصطلح‬
‫عليه "ألاسلوب إلاداري"‪.‬‬
‫ويقصد باألسلوب طريقة إلانشاء واختيار ألالفاظ وتأليفها للتعبير عن املعاني قصد إلافصاح‪ ،‬وهناك أنواع كثيرة من ألاساليب‪ :‬ألاسلوب‬
‫ألادبي‪ ،‬وألاسلوب العلمي‪ ،‬وألاسلوب الصحفي‪ ،‬ألاسلوب إلاداري‪ ،‬وغيرها‪...‬‬
‫ويتميز ألاسلوب إلاداري عن ألاساليب ألاخرى بعدد من املواصفات الخصوصية‪ ،‬نستعرض أهمها فيما يلي بإيجاز‪:‬‬
‫‪ -1-6‬املوضوعية‬
‫يتوجب على املحرر إلاداري‪ ،‬حفاظا على مصداقية إلادارة العمومية وحرصا على تحقيق املصلحة العامة‪ ،‬تجنب الانقياد إلى املؤثرات‬
‫الذاتية أو الخارجية والتجرد من ألاحكام املسبقة أو الانحياز لجهة معينة‪.‬‬
‫وتنعكس هذه املوضوعية على أسلوب الخطاب إلاداري الذي ينبغي أن يترفع عن الصيغ العاطفية أو العبارات الانفعالية‪ ،‬وكل ما من‬
‫شأنه أن يخل بمبدأ التجرد والحياد‪ ،‬ويستحسن في هذا السياق استعمال أفعال مبنية للمجهول‪ ،‬ولغة خطاب تتسم بالتناسق وتبرز الصفة‬
‫الوظيفية للمحرر ال صفته الشخصية‪.‬‬
‫ومن مقتضيات املوضوعية أيضا نقل الوقائع أو سرد ألاحداث على حقيقتها‪ ،‬أي كما حدثت فعليا‪ ،‬وتجنب أي محاولة لتوجيهها وجهة‬
‫ذاتية أو التأثير على القارئ بغية تكريس دالالت وأفكار معينة‪.‬‬
‫‪ -2-6‬الدقة‬
‫يقصد بالدقة انتقاء ألفاظ وصيغ تجنب القارئ الوقوع في مزالق الالتباس الداللي وسوء التأويل‪ ،‬وذلك بالحرص على اختيار املفردات‬
‫والعبارات التي تفيد املعاني املقصودة بدقة متناهية وتعبر عن الحدث أو الواقعة بشكل مباشر‪.‬‬
‫وعليه يتوجب على املحرر التدقيق في الصياغة إلادارية‪ ،‬بحيث يختار من الكلمات أدقها للتعبير عن املعنى الذي يجول في ذهنه‪ ،‬ويتجنب‬
‫الصيغ التي تؤدي إلى تشويه املعاني أو تعيق استيعابها بسهولة ويسر‪.‬‬
‫‪ -3-6‬البساطة والوضوح‬
‫املحررات إلادارية هي وثائق موجهة إلى فئات مختلفة ومتفاوتة من حيث املستويات العلمية واملعرفية‪ ،‬وحتى تكون هذه املحررات مفهومة‬
‫وواضحة للجميع ينبغي على املحرر استخدام أسلوب بسيط وواضح‪.‬‬
‫وترتكز هذه البساطة على استخدام املفردات املتداولة بكثرة في الحياة إلادارية والتي يستطيع القارئ استيعاب مدلوالتها بسرعة وبدون‬
‫عناء‪ ،‬وتقصير العبارات بما يسمح بقراءتها بسهولة ويسر‪ ،‬وتجنب التكرار والتكلف والصيغ الطويلة والغامضة‪.‬‬
‫‪ -4-6‬إلايجاز‬
‫يقصد باإليجاز التعبير عن الفكرة أو ألافكار التي يشتمل عليها موضوع املحررات إلادارية بأقل ما يمكن من ألالفاظ والعبارات‪ ،‬وتجنب‬
‫تحميل الوثيقة مواضيع متعددة أو غير متجانسة‪ ،‬وكذلك الحرص على خلو التحرير من الحشو والتطويل غير الالزم‪.‬‬
‫‪ -5-6‬احترام السلم إلاداري أو التدرج الوظيفي‬
‫التسلسل إلاداري أو التدرج الوظيفي هو التنظيم الهرمي السائد في إلادارات واملؤسسات‪ ،‬والذي يحدد لألفراد مجموعة من القواعد‬
‫الهيكلية الهادفة إلى فرض الانضباط والاحترام وامتثال املرؤوسين ألوامر رؤسائهم إلاداريين على شتى املستويات التدرجية من أسفل الهرم إلى‬
‫القمة‪.‬‬
‫ومن مقتضيات احترام السلم إلاداري مراعاة مبدأ ألاولويات الرئاسية‪ ،‬إذ ال يحق للمرؤوس الكتابة إلى رئيسه ألاعلى في السلم إلاداري‬
‫دون إشعار الرئيس إلاداري املباشر‪.‬‬
‫وألاسلوب إلاداري يعكس هذا التدرج ويبرزه من خالل استعمال تعابير وصيغ خاصة تحترم الفوارق التسلسلية‪ ،‬بحيث ال يخاطب املحرر‬
‫رئيسه كما يخاطب مرؤوسيه أو نظرائه‪ ،‬بل ينتقي لكل جهة أسلوبا خاصا وعبارات مناسبة‪.‬‬
‫الرئيس‪ :‬يلفت الانتباه‪ ،‬يشير‪ ،‬ينهي إلى علم‪ ،‬يدعو‪ ،‬يلزم‪ ،‬يفرض ‪ ،‬يشيد‪ ،‬يولي أهمية كبرى‪ ،‬يرجو السهر‬
‫على‪ ،‬يرجو من مرؤوسه بأن يتفضل ‪...‬‬
‫واملرؤوس‪ :‬يعرض‪ ،‬يرجو‪ ،‬يشكر‪ ،‬يقترح على رئيسه‪ ،‬يفيد‪ ،‬يوافي‪ ،‬يرسل ‪ ،‬يقدم‪ ،‬يرجو من رئيسه بأن‬
‫يقبل التفضل‪ ،‬ويرجو من رئيسه بأن يتقبل عبارات الاحترام وإلاخالص‪...‬‬
‫‪ -6-6‬املجاملة‬
‫يقصد باملجاملة استعمال عبارات يراعى من خاللها احترام مشاعر املخاطبين وتجنب استعمال العبارات املحقرة أو املضايقة‪ ،‬وتتجلى هذه‬
‫املجاملة بالخصوص في استعمال صيغ خاصة عند الرد على طلبات املواطنين أو املستخدمين‪ ،‬حيث يتوجب على املحرر التحلي باللباقة وانتقاء‬
‫العبارات إلايجابية التي تترك باب ألامل مفتوحا في حس املخاطب‪.‬‬
‫ومن مقتضيات املجاملة استعمال الصيغ التشريفية (يشرفني‪ ،‬لي الشرف‪ )...‬عند افتتاح املراسالت‪ ،‬والعبارات املهذبة (يسرني‪ ،‬يؤسفني‪)...‬‬
‫للرد على الطلبات بالقبول أو الرفض‪.‬‬
‫‪ -7‬شروط التحرير الفعال‬
‫تتطلب جودة التحرير التزام املحرر بجملة من الشروط املوضوعية خالل مختلف مراحل عملية التحرير‪ ،‬نوجزها فيما يلي‪:‬‬
‫‪ -1-7‬أثناء مرحلة التحضير‬
‫يتطلب التحضير الجيد للتحرير إلاداري معرفة تامة باملوضوع‪ ،‬إعداد مخطط العمل واستعمال املسودة‪:‬‬
‫‪ -‬معرفة املوضوع وتحديد الهدف‪ :‬ينبغي على املحرر إلاداري أن يكون على علم تام بموضوع الوثيقة املزمع تحريرها ودراية كاملة بكل‬
‫ما يتعلق بهذا املوضوع من الناحية إلادارية‪ ،‬القانونية‪ ،‬التقنية‪...‬وغيرها‪ ،‬ومن ثم يتوجب على املحرر أن‪:‬‬
‫* يجمع كل املعلومات واملعطيات الخاصة باملوضوع‪ ،‬بواسطة الدراسات‪ ،‬التحقيقات‪ ،‬الاستشارات‪...‬‬
‫* يحدد الهدف الجوهري وألاهداف الفرعية من تحرير الوثيقة‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد مخطط التحرير‪ :‬قبل الشروع في صياغة نص الوثيقة يتوجب على املحرر إلاداري وضع خطة عمل بغرض تنظيم وترتيب ألافكار‬
‫واملعلومات‪ ،‬وتسهيل عملية الصياغة التقنية بما يضمن فهمها من قبل القارئ وتحقيقها للهدف املنشود‪.‬‬
‫‪ -‬استخدام املسودة قبل إنجاز التحرير النهائي‪ :‬يساعد استخدام املسودة على تفادي الكثير من ألاخطاء والهفوات التي من شأنها أن‬
‫تشوب الكتابة في الوهلة ألاولى‪ ،‬وعليه ينبغي على املحرر قراءة املسودة أكثر من مرة‪ ،‬ويستحسن أن تكون القراءات في أوقات متباعدة نسبيا‪ ،‬ثم‬
‫إدخال التعديالت الالزمة‪.‬‬
‫إن القراءة املتأنية للمسودة تسمح إضافة أفكار تكون قد غابت عن الذهن أثناء التحرير‪ ،‬تصحيح أخطاء لغوية‪ ،‬وإعادة ترتيب الفقرات‬
‫وفق التسلسل املنطقي لألفكار الواردة في نص الوثيقة‪.‬‬
‫‪ -2-7‬أثناء مرحلة الصياغة‬
‫يتحرى املحرر‪ ،‬خالل هذه املرحلة‪ ،‬الضوابط اللغوية املتمثلة في الاستخدام الدقيق للمصطلحات واملفاهيم‪ ،‬وضوح املعاني وترابطها‪،‬‬
‫سالمة ألاسلوب من العبارات الركيكة وألالفاظ املكررة وألاخطاء النحوية والصرفية‪ ،‬وحسن استخدام عالمات الوقف والترقيم‪.‬‬
‫التزام هذه العناصر من شأنه أن يساهم في تحقيق كتابة نصوص صحيحة املبنى واضحة املعنى ومؤدية للغرض من تحريرها بفعالية كبيرة‪.‬‬
‫وفيما يلي بيان موجز لعالمات الوقف في اللغة العربية‪ ،‬وهي عبارة عن إشارات توضع بين أجزاء الكالم املكتوب لتمييز بعضه عن بعض‬
‫تسهيال للفهم والاستيعاب‪:‬‬
 ‫الفاصلة (‪ :)،‬سكوت القارئ سكوتا قصيرا لتمييز بعض أجزاء الكالم عن بعض‪ ،‬وتستعمل على هذا النحو‪:‬‬

‫أ‪ -‬تستعمل بين الجمل القصيرة املترابطة املعاني التي يتكون من مجموعها كالم تام‪.‬‬
‫مثال‪ :‬قمت بتحليل املوضوع‪ ،‬وقدمته إلى رئيس التحرير‪ ،‬أخذه مني ولم ينشره‪.‬‬
‫ب‪ -‬كما تكون بين املفردات التي تفصل مجمال‪.‬‬
‫مثل‪ :‬فليس بيني وبينك إال كتاب هللا‪ ،‬وسنة رسوله‪ ،‬ووصايا الصحابة الراشدين‪.‬‬
‫فاكهة الصيف كثيرة منها‪ :‬العنب‪ ،‬البطيخ‪ ،‬والرمان‪ ،‬والتفاح‪.‬‬
‫ت‪ -‬بين أنواع الش يء وأقسامه‪ .‬مثل‪ :‬فصول السنة أربعة‪ :‬الربيع‪ ،‬الصيف‪ ،‬الخريف‪ ،‬والشتاء‪.‬‬
‫ث‪ -‬بعد لفظ للمنادى‪ .‬مثل‪ :‬يا بني‪ ،‬قم للصالة‪.‬‬
‫الفاصلة املنقوطة (؛)‪ :‬الغرض منها للتمييز بين الجمل الطويلة‪ ،‬وسكتة القارئ هنا أطول من سكتته في الفاصلة بحيث يتمكن من التنفس‪،‬‬
‫وتستعمل هكذا‪:‬‬

‫أ‪ -‬إلاسالم ليس دين تباغض وتنافر؛ ولكنه دين محبة ووئام‪.‬‬
‫ب‪ -‬بين جملتين تكون الثانية منها سببا في حدوث ألاولى‪.‬‬
‫مثل‪ :‬نالت فاطمة جائزة؛ ألنها تفوقت على رفيقاتها‪.‬‬
‫النقطة (‪ :).‬الغرض منها سكوت القارئ سكتة أطول من الفاصلة املنقوطة‪ .‬إشعار بنهاية جملة أوجمل وإتمام معناها‪ .‬وتوضع في نهاية كل جملة‬
‫‪ -‬في التأني السالمة‪ ،‬وفي العجلة الندامة‪.‬‬ ‫مفيدة‪ ،‬واستقلت عما بعدها‪ .‬مثل‪ - :‬الخبر مفرح‪.‬‬
‫النقطتان (‪ :):‬أ‪ -‬توضعان بعد القول‪ ،‬مثل‪ :‬قال املدير‪ :‬التزموا باحترام الوقت‪.‬‬
‫ب – كما توضعان بين املجمل وما يفصله‪.‬‬
‫مثل‪ :‬شهور السنة اثنا عشر شهرا‪ :‬يناير‪ ،‬فبراير‪ ،‬مارس‪ ،‬أبريل‪ ،‬ماي ‪...‬إلخ‪.‬‬
‫النقط الثالث (‪ :)...‬توضع بعد كالم أخذ من كالم آخر‪ ،‬وحذف باقي الكالم‪ ،‬فتوضع للداللة على الكالم املحذوف‪.‬‬
‫مثل‪ :‬تقرير عدد ‪ ...‬بتاريخ ‪...‬‬
‫عالمة الاستفهام (؟)‪ :‬تكون في نهاية الجملة الاستفهامية‪ .‬وفي آخر الاستفهام الذي هو طلب للعلم بش يء لم يكن معلوما من قبل‪ .‬مثل‪ :‬هل قمتم‬
‫بإنجاز كل املهام ؟‬
‫عالمة التعجب (!)‪ :‬توضع في نهاية الكالم الذي يحمل معنى الدهشة أو الاستغراب أو التأثر من ش يء معين‪.‬‬
‫مثل‪ :‬عجب ملا تقول !‬
‫وقد تجتمع مع عالمة الاستفهام إذا كان يحمل معنى التعجب وسيق في صورة استفهام أيضا‪.‬‬
‫مثل‪ :‬كيف تعنفني واملذنب غيري ؟!‬
‫الشرطة (‪ :)-‬تسمى أيضا العارضة‪ ،‬توضع بعد العدد في أول سطر‪ ،‬أو حالة حوار‪ ،‬أو تحديد عناصر ومحاور موضوع أو فروعه‪.‬‬
‫‪............................ -2‬‬ ‫مثل‪........................ -1 :‬‬
‫جدول ألاعمال يحتوي على النقط التالية‪:‬‬
‫‪.............................................. -‬‬
‫‪............................................... -‬‬
‫‪............................................... -‬‬
‫الشرطتان (‪ :)--‬تسميان أيضا بالعارضتين‪ ،‬توضع بينهما الجمل الاعتراضية فتصل ما قبل الشرطة ألاولى بما بعد الشرطة الثانية‪ .‬مثل‪ :‬هذه‬
‫شكاوي – يا سيدي – أرفعها إليك‪.‬‬
 ‫تقنيات تحرير املراسالت إلادارية‬
‫الجزء ألاول‪ :‬الرسالة إلادارية‬
‫‪ -1‬مفهوم الرسالة إلادارية‬
‫الرسالة أو املراسلة إلادارية هي وسيلة اتصال وتبادل للمعلومات كتابيا بين املصالح إلادارية أو مع ألاشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين‬
‫(املؤسسات‪ ،‬الجمعيات‪ ،)......‬وتهدف الرسالة إلادارية إلى إيصال أفكار أو معلومات ال يمكن أوال ينبغي إيصالها شفهيا‪ ،‬وعليه يمكننا التمييز بين‬
‫نوعين من الرسائل إلادارية‪ :‬الرسائل إلادارية بين املصالح‪ ،‬والرسائل إلادارية ذات الطابع الشخص ي‪.‬‬
‫تكمن أهمية هذا التمييز في وجوب مراعاة الاختالف بين الصيغ املستخدمة في كل نوع‪ ،‬فاملحرر إلاداري يستعمل عددا من الصيغ والتعابير‬
‫في الرسالة بين املصالح غير تلك التي يستعملها في الرسالة ذات الطابع الشخص ي نظرا الختالف طبيعة العالقة التي تربط بين املصلحة املرسلة‬
‫والجهة املرسل إليها‪.‬‬
‫وعلى الرغم من تطور تكنولوجيات ووسائل الاتصال في الوقت الراهن (الهاتف‪ ،‬البرق‪ ،‬البريد الالكتروني‪ ،‬وغيرها) تبقى الرسالة املكتوبة‬
‫ألاداة ألاكثر استعماال في إلادارات واملؤسسات العمومية ألسباب أوردناها في مستهل املقطع ألاول‪.‬‬
‫تستخدم الرسائل إلادارية ألغراض شتى وأهداف متنوعة‪ ،‬نورد أهمها فيما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬رسالة إلاحالة‪ :‬يستعمل هذا النوع من الرسائل لتبليغ وثيقة أو ملف إلى الغير‪.‬‬
‫‪ -‬رسالة التذكير‪ :‬تهدف رسالة التذكير إلى دعوة املرسل إليه إلى القيام بعمل طلب منه سلفا أو الرد على رسالة لم يرد عليها في ألاجل املحدد أو‬
‫املعقول‪.‬‬
‫‪ -‬رسالة إلاخطار‪ :‬توجه إلى شخص بغرض إلزامه بإنجاز عمل أو الامتثال ألمر‪ ،‬كما هو الشأن في إخطار املتغيب عن منصب عمله إللزامه بالعودة‬
‫في أجل محدد‪ ،‬أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات معينة وغيرها‪.‬‬
‫‪ -2‬عناصر الرسالة إلادارية‬
‫تشتمل الرسالة إلادارية على العناصر التالية‪:‬‬
‫** الرأسية (اسم الدولة)‪ :‬تكتب عبارة "الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية" أعلى ووسط الصفحة‪ ،‬وفي سطر واحد بأحرف بارزة‪،‬‬
‫إلضفاء الطابع الرسمي على الرسائل والوثائق إلادارية وتمييزها عن غيرها من الوثائق واملراسالت املتبادلة بين ألاشخاص الطبيعية واملعنوية‬
‫الخاصة‪.‬‬
‫** الطابع (اسم إلادارة املرسلة)‪ :‬يكتب اسم إلادارة املرسلة في أعلى وعلى يمين الصفحة ويشمل بيانات تؤدي إلى تحديد املصلحة املرسلة بدقة‬
‫الش يء الذي يساعد املرسل إليه على معرفة مصدر الرسالة وعنوانه‪ ،‬ويراعى في الطابع ذكر الجهة الوصية إن كانت عليه وصاية قانونية مثال‬
‫ذلك‪ :‬الرسالة الصادرة عن إدارة البلدية يظهر طابعها الجهة الوصية التي هي الوالية والدائرة‪:‬‬
‫والي ـ ــة ‪..............‬‬
‫دائ ـ ــرة‪.............‬‬
‫بلدي ـ ــة‪..............‬‬
‫كما يراعى التسلسل إلاداري الداخلي وفقا للهيكل التنظيمي املحدد لتنظيم إلادارة أو املؤسسة املعنية‪:‬‬
‫مديرية ‪................................ .....‬‬
‫املديرية الفرعية املكلفة بـ ‪.................‬‬
‫مصلحة (أو مكتب) ‪.........................‬‬
‫** الرقم التسلسلي‪ :‬ترقم الرسالة إلادارية وفقا لتسلسل البريد الصادر‪ ،‬بحيث يسجل عليها رقم بعد إمضائها وتسجيلها في سجل البريد الصادر‪،‬‬
‫يكتب هذا الرقم مباشرة أسفل الطابع مع إضافة الحروف ألاولى لإلدارة املرسلة ‪ ،‬ويمكن إضافة ألاحرف ألاولى من لقب واسم كل من محرر‬
‫الرسالة أو الناقل لها على الحاسوب‪ ،‬مفصوال بين كل مجموعة أحرف‪ ،‬وذلك حتى يتسنى معرفة املرسل وتحديد املسؤولية عند الاقتضاء‪،‬‬
‫باإلضافة إلى ذلك يسهل رقم الرسالة الرجوع إليها عند الحاجة‪ ،‬كما أن الرقم التسلسلي يعتبر مرجعا للرسالة إلادارية ويضمن حسن سير العمل‬
‫باملصلحة‪.‬‬
‫** املكان والتاريخ‪ :‬يكتس ي تاريخ ومكان تحرير الرسالة أهمية كبيرة من الناحية القانونية‪ ،‬على اعتبار أن الرسالة إلادارية وثيقة رسمية‪ ،‬وعليه‬
‫يتوجب تسجيل املكان والتاريخ في أعلى وعلى يسار الصفحة‪ ،‬أوفي ألاسفل مباشرة بعد عبارة املجاملة‪ ،‬على النحو التالي‪:‬‬
‫اسم املدينة في اليوم ‪ /‬الشهر ‪ /‬السنة؛ مثال ذلك‪ :‬غليزان في ‪ 12‬فيفري ‪2020‬‬
‫ويستحسن كتابة الشهر بالحروف‪ ،‬ويعتمد مبدئيا كتاريخ للرسالة يوم إمضائها من قبل املرسل‪.‬‬
‫** بيان صفة املرسل‪ :‬يقصد بصفة املرسل املنصب الخصوص ي أو الوظيفة التي تخول للموقع على الرسالة أومن ينوب عنه صالحية إصدار هذه‬
‫الوثيقة باسم املصلحة العمومية التي يديرها أو يمثلها‪ ،‬وتكتب هذه الصفة في الوسط من الجزء العلوي للرسالة‪ ،‬ميال إلى يسار‪.‬‬
‫السيد والي والية ‪.............‬‬ ‫مثال ذلك‪:‬‬
‫** صفة املرسل إليه‪ :‬صفة املرسل إليه هي تعيين الشخص (الطبيعي أو املعنوي) املوجهة إليه الرسالة إلادارية‪ ،‬يكتب الاسم الشخص ي للمرسل‬
‫إليه إ ذا كان شخصا طبيعيا متبوعا بعنوانه‪ ،‬والاسم الوظيفي للرئيس إلاداري للجهة املرسل إليها إذا تعلق ألامر بشخص اعتباري‪ ،‬ومقره‬
‫الاجتماعي‪ ،‬مسبوقين بصيغة‪ :‬إلى السيد (ة) أو آلانسة‪.....‬؛ تكتب صيغة املناداة هذه أسفل صفة املرسل مباشرة‪.‬‬
‫مثال ذلك‪:‬‬
‫السيد والي والية ‪.............................‬‬
‫إلى‬
‫السيد وزير ‪..................................‬‬
‫** املوضوع‪ :‬يعتبر املوضوع بمثابة العنوان الرئيس ي للرسالة لكونه يلخص مضمونها في كلمات وجيزة‪ ،‬بحيث يفهم القارئ مضمونها قبل أن يقرأ‬
‫التفاصيل في جسم الرسالة‪ ،‬ربحا للوقت وتسهيال لعملية التسجيل ولتوثيق‪.‬‬
‫يكتب املوضوع قبل الشروع في كتابة جسم الرسالة‪ ،‬ويتوخى املحرر في كتابته الدقة وإلايجاز بحيث ال يتجاوز سطرا أو سطرين‪.‬‬
‫** املرجع‪ :‬يعتبر املرجع السند الذي ترجع إليه إلادارة عند إلاجابة على رسالة ما‪ ،‬فقد يكون املرجع رسالة واردة إليها من جهة معينة‪ ،‬عندئذ‬
‫يتضمن املرجع رقم وتاريخ الرسالة الواردة؛ مثال ذلك‪:‬‬
‫رسالتكم رقم‪..........‬املؤرخة في‪..............‬‬ ‫املرجع ‪:‬‬
‫وفي صلب الرسالة يعيد إلاشارة إلى املرجع كأن يكتب في مستهل رسالته‪:‬‬
‫ردا على رسالتكم املشار إليها في املرجع أعاله واملتعلقة ب‪،......‬يشرفني أن ‪......‬الخ ‪.‬‬
‫أما حين يتعلق ألامر برسالة تذكير يكون املرجع هو الرسالة أو الرسائل السابقة‪ ،‬فيكتب املرجع كالتالي‪:‬‬
‫رسالتي رقم ‪.........‬املؤرخة في‪............‬‬ ‫املرجع‪:‬‬
‫ويكتب في مستهلها‪:‬‬
‫تبعا لرسالتي (أو تذكيرا برسالتي) املشار إليها في املرجع أعاله واملتعلقة ب‪،..... :‬يشرفني أن‪......‬الخ ‪.‬‬
‫وقد يكون املرجع نصوصا تشريعية و‪/‬أو تنظيمية إذا اقتض ى موضوع الرسالة ذلك‪ ،‬أومن أجل إضفاء الصبغة القانونية على مضمون‬
‫الرسالة‪ ،‬وقد يكون املرجع عبارة عن إشارة إلى مكاملة هاتفية أو حدث استدعى تحرير الرسالة‪.‬‬
‫** املرفقات (أو الوثائق املرفقة)‪ :‬قد يتضمن إلارسال عددا من املرفقات يتوجب إلاشارة إليها في الرسالة ببيان طبيعتها وعددها‪ ،‬وتسجل هذه‬
‫املرفقات عقب املرجع مباشرة إن وجد وإال فتسجل عقب املوضوع‪ ،‬وفي حالة استحالة تسجيل كل الوثائق املرفقة في الرسالة يمكن إرفاق قائمة‬
‫يسجل عليها كل الوثائق إذا اقتض ى ألامر ذلك (كأن يتعلق ألامر بملف يحتوي عددا كبيرا من الوثائق مثال)‪.‬‬
‫** صلب الرسالة أو مضمونها‪ :‬هو النص املعبر عن املعلومات أو ألافكار املراد تبليغها إلى املرسل إليه‪ ،‬ويتشكل صلب الرسالة من عدد من‬
‫الفقرات يتحدد طولها أو قصرها بحسب طبيعة الرسالة وأغراضها‪ ،‬ويضم نص الرسالة ثالثة محاورة متناسقة هي‪:‬‬

‫التقديم‪ :‬ويهدف إلى التنبيه إلى موضوع الرسالة‪ ،‬أهميته أو دوافع الاهتمام به؛‬ ‫(‪)1‬‬
 ‫العرض‪ :‬يتمثل في طرح املعلومات‪ ،‬عناصر التحليل أو املبررات املتعلقة بموضوع الرسالة؛‬ ‫(‪)2‬‬
‫الخاتمة‪ :‬تتمثل في تحديد الهدف املنشود‪ ،‬كالتماس طلب أو إصدار أمر أو إبالغ مقترحات أو غيره مما يصبو املرسل إلى تحقيقه‪.‬‬ ‫(‪)3‬‬
‫** عبارة املجاملة‪ :‬تختم الرسالة إلادارية عادة بعبارة املجاملة وهي عبارات الشكر والتقدير والاحترام الواجبة عرفا وأخالقا بين املتراسلين ال‬
‫سيما بين إلادارة واملتعاملين الخارجيين‪ ،‬وبين املرؤوس ورئيسه‪ ،‬وتختلف عبارات املجاملة باختالف املرسل إليهم‪.‬‬
‫** التوقيع‪ :‬تذيل كل رسالة بتوقيع املرسل وبيان صفته الوظيفية واسمه الشخص ي‪ ،‬وقد يتولى التوقيع شخصا مفوضا نيابة عن الرئيس إلاداري‬
‫َّ‬
‫للمفوض‪.‬‬ ‫يتعين على املوقع بالنيابة إضافة عبارة التفويض وذكر الصفة الوظيفية‬ ‫أو صاحب السلطة القانوني‪ ،‬وفي هذه الحالة ّ‬
‫تسجل هذه املعلومات‪ ،‬والتوقيع وختم املصلحة أسفل الرسالة إلى اليسار‪ ،‬ويكون التوقيع باليد‪ ،‬والغاية من ذلك تحميل املوقع تبعات‬ ‫ّ‬
‫الرسالة وما يترتب عنها من التزامات قانونية‪.‬‬
‫** وجهة نسخ الرسالة‪ :‬قد توجه نسخ من الرسالة إلى جهات أخرى لإلعالم‪ ،‬وفي هذه الحالة تسجل هذه الجهات أسفل الرسالة إلى اليمين‪ ،‬مع‬
‫مراعاة التسلسل الهرمي في ذكر هذه الجهات‪ ،‬بحيث يذكر الرئيس إلاداري ألاعلى في املقام ألاول ثم الذي يليه‪.‬‬
‫‪ -3‬صيغ الرسالة إلادارية‬
‫تنفرد الرسالة إلادارية بصيغ وعبارات خاصة تبرز طابعها الرسمي وتعكس خصائص وضوابط ألاسلوب إلاداري كما سبق أن عرضناها في‬
‫املقطع ألاول من هذا الدرس‪ ،‬وتتعلق هذه الصيغ بمختلف أجزاء الرسالة‪:‬‬
‫** صيغ النداء‪ :‬تستخدم هذه الصيغ للتعبير عن التقدير والاحترام الذي يكنه املرسل للمرسل إليه وكذلك من أجل جلب انتباهه إلى فحوى‬
‫الرسالة‪ ،‬وتختلف هذه الصيغ باختالف الصفات الوظيفية‪:‬‬
‫يخاطب رئيس الجمهورية مثال بصيغة "فخامة رئيس الجمهورية"؛‬
‫والوزير بصيغة "معالي الوزير"؛‬
‫والسفير بصيغة "سعادة السفير"؛‬
‫والوالي‪ ،‬ورئيس الدائرة ورئيس املجلس الشعبي البلدي بصيغة "سيدي ‪"......‬؛‬
‫** صيغ التقديم‪ :‬تستهل الرسائل إلادارية بعبارات وصيغ ّ‬
‫تتميز بالتهذيب واللباقة‪ ،‬تمهد لعرض املوضوع وتسترعي انتباه القارئ من خالل إبداء‬
‫مشاعر التقدير والاحترام‪ ،‬وتختلف صيغ التقديم بحسب نوع الرسالة أو هدفها‪ ،‬فالرسائل التي تحرر ابتداء تستخدم صيغ استهالل بدون مرجع‬
‫يشرفني‪ ...‬أو يسعدني ‪ ...‬أو يسرني ‪ ...‬أو يؤسفني ‪....‬‬ ‫مثل‪:‬‬
‫أما الرسائل التي تحرر ردا على رسالة أخرى أو تذكيرا برسالة سابقة ‪ ...‬فهذه تستخدم صيغ استهالل بمرجع‪ ،‬مثل‪:‬‬

‫‪ ‬ردا على رسالتكم رقم ‪ ......‬بتاريخ‪.......‬‬

‫‪ ‬إجابة على طلبكم املؤرخ في ‪.............‬‬
‫‪ ‬تذكيرا برسالتنا رقم ‪ ....‬بتاريخ ‪..........‬‬
‫‪ ‬إشارة إلى مكاملتكم الهاتفية يوم ‪...........‬‬
‫** صيغ العرض‪ :‬تهدف هذه الصيغ إلى إبالغ املرسل إليه باملعلومات والقضايا موضوع الرسالة‪ ،‬وتختلف باختالف املوضوع وطبيعة العالقة بين‬
‫املرسل واملرسل إليه‪ ،‬وعليه يتوجب على املحرر انتقاء العبارات املناسبة والتي تفي بالغرض املقصود‪.‬‬
‫يخاطب املرؤوس رئيسه بعبارات وصيغ تفيد الامتثال والتحفظ‪ ،‬مثل‪:‬‬
‫‪.......... ‬أعتقد أنه من واجبي‪.........‬‬
‫‪............ ‬ال يسعني إال أن‪...........‬‬
‫‪.......... ‬ال أملك إال أن‪...............‬‬
‫‪........... ‬ال أستطيع إال أن‪...........‬‬
 ‫‪........... ‬أسمح لنفس ي‪..............‬‬

‫بينما يستعمل الرئيس صيغا تفيد ممارسة السلطة‪:‬‬

‫‪............ ‬كان يجب عليكم‪...........‬‬

‫‪.......... ‬عليكم باإلطالع على‪..........‬‬
‫‪........... ‬عليكم بإفادتي‪...............‬‬
‫‪............ ‬قررت‪.....................‬‬
‫‪............. ‬الحظت (أو أالحظ)‪.......‬‬
‫‪............ ‬أؤكد‪.....................‬‬
‫‪.............. ‬أذكر‪...................‬‬

‫** صيغ الختام‪ :‬وتختتم الرسائل إلادارية غالبا بعبارات تترك في حس القارئ انطباعات إيجابية أو تشحذ همته وترغبه في املبادرة بالسلوك أو‬
‫املوقف املطلوب أو الاستجابة للطلب امللتمس‪ ،‬وتقرن هذه العبارات بصيغ املجاملة والتقدير‪ ،‬على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬وفي الختام‪......................................‬‬
‫‪ ‬وخالصة القول‪.................................‬‬
‫‪ ‬ونتيجة لذلك‪....................................‬‬
‫‪ ‬سأكون معترفا بجميلكم لو تفضلتم‪...............‬‬
‫‪ ‬سأكون شاكرا لكم (أو ممتنا لكم)‪................‬‬
‫‪ ‬أولي اهتماما كبيرا‪..............................‬‬
‫‪ ‬أولي أهمية كبرى‪...............................‬‬
‫‪ ‬أن تتفضلوا باتخاذ كافة إلاجراءات‪..............‬‬
‫‪ ‬أن تتفضلوا باتخاذ كامل الاحتياطات‪.............‬‬
‫‪ ‬أن تسهروا على‪....‬وتحقيق‪......................‬‬
‫‪................ ‬وتقبلوا فائق الاحترام والتقدير‪.‬‬
‫‪................. ‬وتقبلوا جزيل الشكر والتقدير‪.‬‬

‫‪ -4‬متطلبات التحرير الفعال للرسالة إلادارية‬

‫إن الرسالة إلادارية‪ ،‬باعتبارها أداة اتصال‪ ،‬يتطلب تحريرها مراعاة فنيات التخطيط الفعال لعملية إلارسال‪ ،‬وذلك من خالل إلاجابة‬
‫عن ألاسئلة التالية‪:‬‬

‫تعني تحديد الهدف من الاتصال الذي ال ينجح إال إذا كان املرسل عارفا لحقيقة ما يريد‬ ‫ملاذا‬
‫نقله إلى غيره‪.‬‬
‫تحديد املضمون ألافضل للرسالة الكفيل باإليصال إلى الهدف‪ ،‬لذا على املوظف أن‬ ‫ماذا‬
‫يجمع أكبر قدر من املعلومات املتوفرة عن موضوع اتصاله حتى يسنده بالوقائع والحجج الالزمة‬
‫مما يرفع من قدرته على إلاقناع‪.‬‬
‫من هم على وجه التحديد املطلوب إرسال مضمون الرسالة إليهم‪ ،‬أي ما هي الفئات التي‬ ‫من‬
‫يتكون منها جمهور املرسل إليهم‪ ،‬ما هي خصائصه‪ ،‬وما هي مصالحه‪ ،‬وما هي توقعاته‪ ،‬ما هو‬
‫نظام العالقات الذي يربطه‪ ،‬ويستطيع املوظف أن يطور إمكانياته على التواصل بقدر ما يجمع‬
‫من حقائق ومعلومات توفر له املعرفة الدقيقة فيمن يتوجه إليهم في اتصاالته‪.‬‬
‫وتعني ما هي أنسب الصيغ التي يفرغ فيها مضمون الرسالة ؟ فكل شخص حسب طبيعته‬ ‫كيف‬
‫حساس ألسلوب معين في التعامل ويتقبل لغة معينة وعلينا أن نكشف ذلك سواء بالنسبة‬
‫لإلدارة املرسلة التي يعمل بها املوظف أو بالنسبة لإلدارة املستقبلة‪.‬‬
‫ما هو أنسب ألاوقات إلرسال الرسالة‪ ،‬إن ألاسلوب النفاذ إلى آلاخرين يتضمن دراسة‬ ‫متى‬
‫التوقيت‪ ،‬وهناك بالطبع ظروف ال تسمح باالنتظار والتريث‪.‬‬
‫‪ -4‬نماذج الرسالة إلادارية‬
‫نموذج رسالة إدارية من مرؤوس إلى رئيس‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫في ‪................‬‬ ‫والية‬
‫ديوان الوالي‬
‫والي والية‬ ‫رقم ‪. . ......‬‬

‫إلى‬
‫معالي وزير ‪. . ......................‬‬
‫املوضوع‪ :‬تنفيذ برنامج ‪.......................................................‬‬
‫املرجع‪ :‬تعليمتكم رقم ‪ ..........‬املؤرخة في ‪..............................‬‬

‫املتعلقة ‪.............. ...............................................‬‬

‫تنفيذا لتوجيهاتكم املتضمنة في التعليمة املذكورة أعاله‪ ،‬يشرفني أن أبلغكم أننا اتخذنا‬
‫كافة التدابير الالزمة لتنفيذ برنامج‪ ،. .......................................................‬كما ال يفوتني أن أعلم‬
‫سيادتكم بأن مصالحي تسهر على املتابعة املستمرة لسير العملية‪ ،‬وسوف نطلعكم بكل ما قد‬
‫يعترض حسن تنفيذ البرنامج‪.‬‬
‫وتقبلوا مني فائق التقدير والاحترام‪.‬‬
‫والي والية‬
‫‪. ...................‬‬
‫(الختم والتوقيع)‬
 ‫نموذج رسالة من رئيس إلى مرؤوس‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫في ‪...........................‬‬ ‫والية ‪. .....................‬‬
‫مديرية الجمـاعات املحلية‬
‫مصلحة ‪,. ................‬‬
‫رقم‪........................‬‬
‫والي والية‬
‫إلى‬
‫السادة رؤساء الدوائر‬
‫املوضوع‪ :‬متابعة تنفيذ برنامج ‪.....................................................‬‬
‫املرجع‪ :‬التعليمة الوزارية رقم ‪ ...................‬املؤرخة في ‪....................‬‬

‫واملتعلقة بـ ‪..............................................................‬‬

‫في إطار التحضيرات الجارية لتنفيذ برنامج ‪ . .....................................‬طبقا للتعليمة الوزارية املذكورة‬
‫أعاله‪ ،‬أذكركم بضرورة تكفلكم شخصيا بمتابعة عملية تشكيل اللجان البلدية املتخصصة بـ‬
‫‪ ،. ...................‬وموافاتي بكل املستجدات والصعوبات التي تعترض عملكم‪.‬‬
‫وفي ألاخير أؤكد على ضرورة إشراك كل إلاطارات إلادارية والتقنية التابعة ملصالح البلديات املعنية‪،‬‬
‫واتخاذ كافة التدابير الكفيلة بإنجاح العملية‪.‬‬
‫ع‪ /‬الوالي وبتفويض منه‬
‫مدير الجماعات املحلية‬
‫‪.......................‬‬
‫(الختم والتوقيع)‬
 ‫الجزء الثاني‪ :‬جدول إلارسال‬
‫جدول إلارسال (ويسمى أيضا حافظة إلارسال) هو عبارة عن وثيقة إدارية تستخدم في نقل أو تحويل الوثائق واملستندات بين املصالح‬
‫إلادارية داخل نفس الوحدة أوبين وحدات إدارية مستقلة‪ ،‬ويهدف أساسا إلى الاحتفاظ بسند قانوني يثبت انتقال وتسليم تلك الوثائق واملستندات‬
‫إلى املرسل إليه‪ ،‬بحيث يتم التأشير باالستالم على النسخة إلاضافية للجدول من طرف هذا ألاخير‪ ،‬قبل أن يسترجعها املرسل‪.‬‬
‫‪ -1‬عناصر جدول إلارسال‪ :‬يتضمن جدول إلارسال العناصر ألاساسية املتعلقة ببيان املرسل واملرسل إليه كما هو الشأن بالنسبة للرسالة إلادارية‪:‬‬
‫‪ ‬الرأسية؛‬
‫‪ ‬الطابع؛‬
‫‪ ‬الرقم التسلسلي؛‬
‫‪ ‬املكان والتاريخ؛‬
‫‪ ‬صفة املرسل؛‬
‫‪ ‬صفة املرسل إليه‪.‬‬
‫يكتب عقب ذلك بالبنط العريض عبارة "جدول إرسال" لبيان طبيعة الوثيقة‪ ،‬ثم يرسم جدول يتضمن ثالثة أعمدة‪:‬‬

‫‪ ‬العمود ألاول‪ :‬بيان الوثائق املرسلة والتعريف بها بإيجاز‪ ،‬مصدرة بصيغة مجاملة‪:‬‬
‫يشرفني أن أوافيكم بالوثائق التالية‪.................:‬‬ ‫‪-‬‬
‫يشرفني أن أبعث لكم طيه الوثائق املبينة أدناه‪.... :‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪ ‬العمود الثاني‪ :‬بيان عدد الوثائق املرسلة؛‬
‫‪ ‬العمود الثالث‪ :‬املالحظات أو التوجيهات‪ ،‬وقد جرت العادة على كتابتها بصيغ عامة وموجزة‪ ،‬مثل‪ :‬لإلعالم ‪ ...‬قصد‬
‫الاطالع ‪ ...‬من أجل التنفيذ ‪ ...‬لكل غاية مفيدة ‪ ...‬من أجل اتخاذ القرار ‪ ...‬من أجل التأشيرة ‪...‬‬
‫ويسجل العدد الكلي للوثائق املرفقة أسفل الجدول بمحاذاة عبارة‪ :‬املجموع‪ ،‬ويستحسن ـ من باب الاحتياط ـ عدم ترك أي فراغ أو بياض‬
‫داخل الجدول يسمح بإضافة بيانات أخرى‪ ،‬وكذلك ينبغي تجنب أي شطب أو كتابة مثقلة‪ ،‬وكل ما من شأنه أن يخل بخاصية إلاثبات القانوني‬
‫لهذه الوثيقة‪.‬‬
‫يتبع هذا الجدول بتسجيل املعلومات املتعلقة بمصدر إلارسال‪:‬‬

‫‪ ‬الصفة الوظيفية للموقع؛‬

‫‪ ‬الاسم الشخص ي والتوقيع؛‬
‫‪ ‬ختم املصلحة‪.‬‬
‫وفي حالة تعدد املرسل إليهم يسجل هؤالء في نهاية الورقة على اليمين تحت عنوان‪ :‬نسخة (أو نسخ) موجهة إلى‪ ...‬كما هو الشأن في‬
‫الرسالة إلادارية‪.‬‬
‫يفترض أن يسلم جدول إلارسال والوثائق املرفقة يدا بيد إلى املرسل إليه إال إذا تعذر ذلك لبعد املسافة بين املتراسلين أو حدوث طارئ‬
‫يتطلب إلارسال عبر البريد‪ ،‬في هذه الحالة يتوجب على املرسل الحرص على استرجاع النسخة إلاضافية لجدول إلارسال مؤشرا عليها باالستالم‪.‬‬
‫تحفظ النسخ إلاضافية لجداول إلارسال في حافظات خاصة وفق الترتيب التسلسلي ّ‬
‫املدون في سجالت البريد الصادر‪ ،‬وذلك بغية‬
‫استعمالها كوسائل إثبات عند الاقتضاء‪.‬‬
‫‪ -2‬نموذج جدول إرسال‬
 ‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫المكان والتاريخ‪.............‬‬ ‫والية ‪.............‬‬

‫دائرة ‪.............‬‬
‫بلدية ‪.............‬‬

‫السيد رئيس المجلس الشعبي البلدي ‪..........‬‬

‫إلى‬
‫السيد رئيس دائرة ‪...........................‬‬

‫جدول إرسال‬

‫المالحظات‬ ‫العدد‬ ‫تعيين الوثائق‬

‫إلبداء رأيكم وإفادتنا بموافقتكم‬ ‫‪03‬‬ ‫تجدون رفقته ‪...............‬‬

‫‪03‬‬ ‫المجموع‬

‫عن السيد رئيس م‪ .‬ش‪ .‬ب وبتفويض منه‬

‫رئيس مصلحة ‪...........................‬‬

‫(التوقيع والختم)‬
 ‫الجزء الثالث‪ :‬الاستدعاء والدعوة‬
‫الاستدعاء والدعوة عبارة عن رسائل إدارية تهدف إلى طلب حضور شخص أو أشخاص معينين بصفة إلزامية (الاستدعاء) أو طوعية‬
‫(الدعوة) لغرض يتوجب تحديده في نص الرسالة‪.‬‬
‫تستخدم هاتان الوثيقتان ألغراض شتى أهمها الدعوة (حين توجه إلى رؤساء إداريين) أو الاستدعاء (حين توجه للنظراء أو املرؤوسين)‬
‫لحضور الاجتماعات‪ ،‬وكذلك استدعاء املرشحين للمشاركة في امتحان أو مسابقة‪ ،‬أو شخص طبيعي من أجل إتمام معاملة إدارية‪ ،‬أو دعوة‬
‫شخصيات معينة لحضور حفل أو محاضرة أو استقبال زائر رسمي‪ ،‬وغيرها‪.‬‬
‫توجه إلادارة العمومية هذه الدعوات والاستدعاءات كتابيا‪ ،‬مع وجوب احترام ألاجل الزمني الالزم لوصول وتلبية الدعوة أو الاستدعاء‪،‬‬
‫أو ألاجل القانوني (املحدد بموجب النصوص التنظيمية)‪ ،‬وتحتفظ إلادارة بنسخ من هذه املراسالت الستخدامها كإثباتات عند الحاجة‪.‬‬
‫وفي حاالت الاستعجال أو ضيق الوقت يمكن إرسال الاستدعاء عبر الفاكس أو الاستعاضة عن الاستدعاء التقليدي بالوسائل السريعة‬
‫كالبرقية‪ ،‬لضمان سرعة وصولها والحفاظ في نفس الوقت على أثر مادي يثبت إلارسال‪.‬‬
‫‪ -1‬عناصر الدعوة والاستدعاء‬
‫العناصر الشكلية لالستدعاء والدعوة ال تختلف عن عناصر الرسالة‪ ،‬بحيث تتضمن هذه الوثائق‪:‬‬

‫الرأسية؛‬ ‫‪-‬‬
‫الطابع؛‬ ‫‪-‬‬
‫املكان والتاريخ‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫صفة املرسل؛‬ ‫‪-‬‬
‫صفة أو اسم املرسل إليه وعنوانه؛‬ ‫‪-‬‬
‫املرجع إن وجد؛‬ ‫‪-‬‬
‫املرفقات إن وجدت؛‬ ‫‪-‬‬
‫توقيع وختم املكلف بالعملية‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫أما مضمون الدعوة والاستدعاء فيحدد وجوبا الغرض أو السبب‪ ،‬التاريخ والتوقيت‪ ،‬املكان‪ ،‬وما يتوجب على املستدعى إحضاره من‬
‫وثائق أو وسائل‪.‬‬
‫في حالة الاستدعاء أو الدعوة لحضور اجتماع يتوجب تسجيل بنود جدول ألاعمال مباشرة عقب النص أو صلب املوضوع‪ ،‬وتسجل هذه‬
‫البنود في شكل محاور موجزة بما يسمح للمعني معرفة أغراض الاجتماع والتحضير له بجدية‪.‬‬
‫ومما ينبغي التنبيه عليه في هذا السياق ضرورة تجنب استخدام العبارات الغامضة واملبهمة مثل ما درجت عليه بعض إلادارات في‬
‫استعمال عبارة "ألمر يهمكم"‪ ،‬وهو ما يترك املدعو في حالة حيرة وتردد‪ ،‬بل ينبغي ذكر ألامر سبب الاستدعاء سواء تعلق ألامر باملواطنين أو فيما‬
‫بين املصالح إلادارية‪.‬‬
‫‪ -2‬نماذج الدعوة والاستدعاء‬
 ‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬
‫في ‪............................‬‬ ‫والية‬
‫مديرية ‪...............‬‬
‫مصلحة ‪.............‬‬
‫الرقم‪.................‬‬

‫استـدعــــــاء‬
‫السيد (ة) ‪ /‬اآلنسة ‪......................................... ................‬‬
‫العنوان ‪.....................................................................‬‬
‫الرجاء منكم الحضور إلى ‪....................................................................‬‬
‫يوم ‪ ................ ...................................‬على الساعة ‪.........................‬‬
‫الموضوع (سبب االستدعاء)‪...................................................................‬‬
‫‪...............................................................................................‬‬
‫الرجاء إحضار الوثائق التالية‪.................................................................:‬‬
‫‪..................................................................‬‬
‫الصفة الوظيفية واالسم الشخصي‬
‫(ختم المصلحة)‬
 ‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬
‫في ‪.............................‬‬ ‫والية‬
‫مديرية ‪...............‬‬
‫مصلحة ‪.............‬‬
‫الرقم‪.................‬‬

‫دعــــــوة‬
‫السيد (ة) ‪ /‬اآلنسة ‪..........................................................‬‬
‫العنوان ‪.....................................................................‬‬

‫يتشرف السيد (الصفة الوظيفية)‪................................................................‬‬

‫بدعوتكم لحضور فعاليات ‪....................................................................‬‬
‫التي ستنعقد يوم ‪ ........................................‬على الساعة ‪..........................‬‬
‫بمقر ‪........................... ..............................................................‬‬
‫مع خالص تحياتنا‪.‬‬

‫الصفة الوظيفية و االسم الشخصي‬

‫(ختم المصلحة)‬
 ‫تقنيات تحرير الوثائق إلادارية‬
‫الجزء ألاول‪ :‬التقرير إلاداري‬
‫التقرير وثيقة إدارية هامة تستخدم لوصف أو تحليل مشكلة مطروحة أو عمل منجز أو حادثة أو سير مرفق معين‪ ،...‬وبذلك نتبين أن‬
‫للتقرير استخدامات مختلفة‪ ،‬كما أنه يهدف إلى إيصال املعلومات حول املواضيع املشار إليها من املرؤوس إلى الرئيس أو من مصلحة إلى أخرى؛‬
‫لذلك يصنف التقرير ضمن الوثائق إلاعالمية‪.‬‬
‫يحرر التقرير في الغالب بطلب أو توجيه من الجهة ألاعلى رتبة في السلم إلاداري للحصول على معلومات وافية تسمح باتخاذ تدابير أو‬
‫قرارات‪ ،‬وهو ما يستدعي حث املحرر‪ ،‬الذي يكون قد اطلع على الحادثة أو القضية موضوع التقرير عن كثب‪ ،‬على تقديم اقتراحات أو توصيات‬
‫تتعلق بكيفية التعامل مع املوضوع؛ وقد يكتفي املحرر بعرض الواقع بشكل محايد دون إقحام رأيه الشخص ي في املوضوع‪.‬‬
‫يتحدد مدى تدخل املحرر أو حياده في عرض الوقائع واستخالص النتائج‪ ،‬بحسب نوعية التقرير املزمع تحريره وألاهداف املرجوة منه‬
‫وكذا الجهة املرسل إليها‪ ،‬هذه العناصر تعتبر بمثابة املؤشرات التي توجه نوعية الكتابة وتحدد طبيعة التقرير‪ :‬حيث نجد التقرير ّ‬
‫املطول (التقرير‬
‫السنوي للنشاط مثال) والتقرير املوجز (التقرير املتعلق بوصف حادثة طارئة)‪.‬‬
‫‪ -1‬أهداف التقارير‬
‫أيا كانت طبيعة نشاط إلادارة أو املؤسسة املعنية‪ ،‬فإن تحرير التقارير يعتبر عملية جارية بشكل مستمر وفي مختلف املستويات التدرجية‪،‬‬
‫ومن ثم تشكل التقارير أداة أساسية ملتابعة ومراقبة إلانجازات‪ ،‬تسمح للرئيس بمتابعة نشاط مرؤوسيه والاطالع على مجريات العمل في إدارته‬
‫وإلاحاطة علما بكل املستجدات‪.‬‬
‫وعليه يمكن القول أن ألاهداف أو ألاغراض التي تصبو إلادارة إلى تحقيقها من خالل التقارير كثيرة جدا لدرجة أنه يصعب حصرها‬
‫جميعا‪ ،‬و فيما يلي استعراض لألهداف ألاكثر أهمية و ألاكثر توخيا‪:‬‬

‫‪ ‬تحليل وضعية معينة؛‬

‫‪ ‬عرض وضعية مصلحة أو مرفق في فترة زمنية معينة؛‬
‫‪ ‬استقصاء معلومات عن قضية معينة؛‬
‫‪ ‬وصف أو تحليل حادثة أو واقعة؛‬
‫‪ ‬تبليغ الرؤساء إلاداريين واطالعهم على مسألة معينة؛‬
‫‪ ‬تشخيص مشكلة واقتراح الحلول والتدابير املمكنة بغية توجيه الرئيس إلاداري إلى اتخاذ القرارات الالزمة‪...‬‬
‫‪ -2‬أنواع التقارير‬
‫على ضوء ما سبق يتضح أن التقارير تختلف باختالف أغراضها‪ ،‬كما تتباين نوعية التقارير أيضا حسب قطاع النشاط املعني بحيث‬
‫تستخدم بعض القطاعات (مثل التربية الوطنية‪ ،‬ألامن الوطني‪...‬إلخ) أنواعا من التقارير ال تستخدم في قطاعات أخرى‪ ،‬ونورد فيما يلي أهم أنواع‬
‫التقارير باختصار‪:‬‬
‫** التقارير الدراسية أو تقارير الخبرة‪ :‬هي عبارة عن تقارير تدرس مشكلة أو موضوعا معينا بشكل معمق بغية البحث عن الحلول واستخالص‬
‫النتائج من أجل اتخاذ القرارات الالزمة‪ ،‬يتولى تحريرها خبراء مختصون في موضوع الدراسة‪ ،‬مثال ذلك التقارير الصادرة عن املجلس الوطني‬
‫الاقتصادي والاجتماعي‪ ،‬أو التقارير الصحية أو غيرها‪...‬‬
‫** التقارير التفتيشية‪ :‬هي تقارير تهدف إلى إعالم الرؤساء إلاداريين أو الهيئات املعنية بوضعية مرفق معين أو طريقة تسييره أو التحقيق في‬
‫مالبسات و حيثيات حصول خروقات أو تجاوزات‪ ،‬ويتطلب تحرير هذه التقارير إجراء عمليات تفتيش‪ ،‬أو تحقيق أو استطالع ميداني‪ ،‬و مثال ذلك‬
‫تقارير مفتش ي املالية‪ ،‬و مفتش ي النظافة‪...،‬و غيرهم‪.‬‬
‫** التقارير إلاعالمية‪ :‬هي التقارير الهادفة إلى إبالغ الرؤساء إلاداريين بحصول حوادث أو اطالعهم على وقوع مستجدات تتعلق بسير العمل في‬
‫إلادارة‪ ،‬أو العالقات بين املوظفين أو مع املتعاملين الخارجين‪.‬‬
‫** التقارير الدورية لألنشطة‪ :‬تهتم هذه التقارير بتقييم ألانشطة وألاعمال املنجزة في مصلحة أو مرفق ما خالل فترة زمنية محددة وبشكل دوري‬
‫(شهريا‪ ،‬سداسيا أو سنويا)‬

‫‪ - 3‬عناصر التقرير‬
‫يشتمل التقرير على العناصر الشكلية املعتادة في املراسالت والوثائق إلادارية ألاخرى‪:‬‬

‫الرأسية؛‬ ‫‪-‬‬
‫الطابع؛‬ ‫‪-‬‬
‫الرقم التسلسلي؛‬ ‫‪-‬‬
‫الصفة الوظيفية للمرسل إليه؛‬ ‫‪-‬‬
‫موضوع التقرير‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫يضاف إليها تسجيل عبارة "تقرير" وسط الصفحة على النحو التالي‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫الطابع‬

‫الرقم التسلسلي‬

‫تـقــريـر‬

‫إلى السيد‪............................................................ :‬‬

‫حول (أو بخصوص)‪.............................................. :‬‬

‫(نص التقرير)‬

‫حرر بـ ‪ ...........‬يوم ‪.......................‬‬

‫الصفة الوظيفية والتوقيع‬

‫ّ‬
‫يذيل التقرير بذكر املكان والتاريخ متبوعا بالصفة الوظيفية للموقع وتوقيعه في نهاية الصفحة ألاخيرة‪.‬‬
‫ويتضمن نص التقرير مجموعة من ألاجزاء املتناسقة‪:‬‬

‫التقديم‪ :‬يهدف إلى جلب الانتباه إلى أهمية املوضوع املطروح؛‬ ‫‪-‬‬
‫العرض والتحليل‪ :‬يطرح املحرر الشروح واملبررات والتفاصيل املتعلقة بموضوع التقرير؛‬ ‫‪-‬‬
 ‫‪ -‬الخاتمة‪ :‬تشتمل على الاستنتاجات‪ ،‬املقترحات والتوصيات إن وجدت‪.‬‬
‫وقد يرفق بالتقرير وثيقة أو مجموعة وثائق مما يقتض ي تسجيل هذه املرفقات أو إلاشارة إليها في نهاية التقرير أو عقب العنوان (املوضوع)‬
‫مباشرة‪.‬‬
‫‪ -4‬خطوات كتابة التقرير‬
‫يتطلب إلاعداد ّ‬
‫الجيد للتقارير انتهاج طريقة عمل عقالنية ومنظمة عبر إتباع مجموعة من الخطوات املنهجية‪:‬‬

‫تحديد الهدف بدقة‪ :‬ينبغي أن يكون هدف التقرير أو غايته محددة بدقة في ذهن املحرر‪ ،‬إذ ال يمكن جمع معلومات أو إجراء‬ ‫‪-‬‬
‫استشارات والشروع في صياغة تقرر مبهم الغرض وغير محدد املعالم؛ لذلك يشكل تحديد الهدف الخطوة ألاساسية ألاولى في‬
‫عملية التحرير‪ ،‬لكون باقي الخطوات مرتبطة بها‪.‬‬
‫جمع وتحليل البيانات‪ :‬بعد تحديد الهدف يشرع املحرر في جمع البيانات وتحليلها بغية توظيفها في نص التقرير‪ ،‬ويقصد بالبيانات‬ ‫‪-‬‬
‫املعطيات الخام‪ ،‬والتي يتم تحويلها إلى معلومات عن طريق معالجتها وتحضيرها لالستخدام‪.‬‬
‫يعتمد جمع البيانات على الدراسات وألابحاث والتحقيقات والاستشارات وغيرها من الوسائل التي تمكن من الحصول على‬
‫البيانات الالزمة‪ ،‬السيما إذا تعلق ألامر بالتقارير التقنية‪.‬‬
‫وضع الخطة‪ :‬بعد الحصول على املعلومات تأتي مرحلة إعداد الخطة‪ ،‬وهي عملية تسمح للمحرر بتنظيم أفكاره وترتيب املحاور‬ ‫‪-‬‬
‫الواجب إدراجها ضمن نص التقرير‪ ،‬وفي هذا السياق ينبغي مراعاة التسلسل املنطقي لألفكار والانتقال التدريجي من التقديم إلى‬
‫العرض إلى الاستنتاجات والتوصيات‪.‬‬
‫صياغة التقرير‪ :‬تتطلب صياغة التقارير قدرة كبيرة على تركيب الصيغ والعبارات بأسلوب علمي يستجيب ملوضوع التقرير‪ ،‬وإملاما‬ ‫‪-‬‬
‫باملادة أو الاختصاص موضوع املعالجة؛ ويراعى في صياغة التقارير ـ السيما التقارير التحليلية ـ إلاسهاب في عرض املوضوع ودعم‬
‫ذلك بالرسوم وألارقام وكل ما من شأنه أن يبرر ويؤكد الاستنتاجات ويدعم املقترحات‪.‬‬
‫مراجعة التقرير‪ :‬بعد الانتهاء من تحرير التقرير ينبغي على املحرر إعادة قراءة النص أكثر من مرة بتأني وانفتاح ذهني‪ ،‬ألن ذلك‬ ‫‪-‬‬
‫من شأنه أن يوقف املحرر على ما وقع منه من هفوات أو أخطاء وتدارك ذلك قبل تسليم التقرير إلى وجهته النهائية‪.‬‬

‫هيكل التقرير‬
 ‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫في ‪......................‬‬ ‫وزارة ‪. ...................‬‬

‫مديرية الري لوالية‬

‫املديرية الفرعية للمنشآت‬

‫رقم ‪............/..../....‬‬

‫إلى معالي وزير املوارد املائية‬

‫املوضوع‪ :‬تقرير حول وضعية سد فرقوق ‪ /‬دائرة املحمدية ـ والية غليزان‬

‫‪ )1‬مقدمة تتضمن‪:‬‬

‫[تقديم للموضوع وإلاشارة إلى املشكلة أو دوافع تحرير التقرير بإيجاز]‬

‫‪ )2‬العرض‪:‬‬

‫[عرض مفصل للمشكلة املطروحة‪ ،‬أسبابها وانعكاساتها]‬

‫‪ )3‬الخاتمة‪:‬‬

‫[تقديم الاقتراحات‪ ،‬املطالب‪ ،‬التوصيات‪]...‬‬

‫الصفة الوظيفية‬

‫الختم و التوقيع‬
 ‫الجزء الثاني‪ :‬املحضر‬
‫املحضر هو وثيقة إدارية تكتس ي طابع املستند القانوني الحائز على قوة إلاثبات‪ ،‬إذ يتم بموجبه إثبات حادث أو معاينة واقعة أو التصريح‬
‫بالشروع في إنجاز أعمال أو الانتهاء منها‪ ...‬ويشكل املحضر مرجعا أساسيا فيما يتعلق باملوضوع الخصوص ي الذي يتضمنه‪.‬‬

‫ّيدون املحضر كافة املعلومات املتعلقة باملسألة أو الحدث‪ ،‬مع مراعاة إلايجاز والدقة في سرد الوقائع والحياد التام في عرض ألافكار أو املشاهدات‪،‬‬
‫لذلك يتطلب تحرير املحضر حيازة مؤهالت خاصة تمكن املحرر من التعبير عما سمع أو شاهد بعبارات وجيزة ومستوفية للغرض‪ ،‬بحيث ال يخل‬
‫باملعنى وال يتغاض ى أو يهمل ذكر مسائل ذات أهمية‪.‬‬

‫‪ -1‬أنواع املحاضر‬
‫هناك أنواع كثيرة من املحاضر‪ ،‬وتختلف صياغتها باختالف أهدافها وإن اتحدت جميعها في الطبيعة القانونية وألاهمية إلادارية‪ ،‬ومن بين أهم‬
‫أنواع املحاضر نذكر‪:‬‬

‫‪ -‬محضر الاجتماع‪ :‬يحرر فيه مجريات الاجتماع والقرارات أو التوصيات التي تم التوصل إليها‪ ،‬على أن يراعي املحرر تدوين التدخالت والتعقيبات‬
‫واملواقف بصيغة العموم (تجنب التشخيص)‪ ،‬ويقع عليه كافة املشاركين في الاجتماع‪ ،‬السيما إذا تعلق ألامر بمداوالت تفض ي إلى اتخاذ قرارات‪.‬‬
‫‪ -‬محضر التنصيب‪ :‬يثبت بموجبه شروع املوظف الجديد (أو املوظف الذي تمت ترقيته إلى رتبة أعلى) في عمله بشكل رسمي‪ ،‬ويمثل تاريخ‬
‫التنصيب املسجل على املحضر بداية عالقة العمل بين املوظف وإلادارة أو املؤسسة‪ ،‬بكل ما يستتبع ذلك من حقوق والتزامات؛ يوقع على املحضر‬
‫املوظف املعني والرئيس إلاداري الحائز على سلطة التعيين‪.‬‬
‫‪ -‬محضر املعاينة‪ :‬يحرر من طرف املوظف العمومي املكلف قانونيا بذلك‪ ،‬أي أن تكون املعاينة موضوع املحضر مندرجة ضمن صالحياته القانونية‬
‫أو بتكليف من الرئيس إلاداري املخول له هذه الصالحيات‪ ،‬على أن يتولى املوقع على املحضر عملية املعاينة بنفسه‪.‬‬

‫‪ -2‬عناصر املحضر‬
‫يتضمن املحضر عناصر شكلية وأخرى موضوعية‪:‬‬
‫‪ -‬العناصر الشكلية‪ :‬تتمثل في محددات الهوية إلادارية كما ّ‬
‫بيناها في مقطع الرسالة‪:‬‬
‫‪ ‬الرأسية؛‬
‫‪ ‬الطابع؛‬
‫‪ ‬الرقم التسلسلي وفقا للترتيب املعتمد في سجل املداوالت؛‬
‫‪ ‬عنوان املحضر‪ ،‬ويكتب في وسط الصفحة على النحو التالي‪:‬‬
‫محضر اجتماع‬
‫اللجنة (أو الجمعية أو املجلس‪....... ).....‬‬

‫محضر تنصيب‬

‫محضر معاينة‬

‫‪ -‬العناصر املوضوعية‪ :‬تختلف باختالف نوع املحضر‪:‬‬

‫‪ ‬محضر الاجتماع يتشكل من املحاور ألاساسية الثالثة موضوع املحضر‪:‬‬
‫أ) التقديم‪ :‬يسجل فيه وجوبا وباألحرف تاريخ ومكان الاجتماع وتوقيت بداية الجلسة‪ ،‬اسم رئيس الجلسة وصفت‪ ،‬أسماء‬
‫وصفات الحضور وأسماء وصفات املتغيبين‪ ،‬ويتبع ذلك بجدول ألاعمال (قائمة القضايا املطروحة للنقاش والتداول)‪.‬‬
‫ب) العرض‪ :‬يتعلق بمجريات الاجتماع حيث يورد املحرر املناقشات بشكل موجز والقرارات املتخذة والتحفظات إن وجدت‪.‬‬
‫ج) الخاتمة‪ :‬تسجل فيها املالحظات الختامية وظروف ووقت انتهاء الجلسة‪.‬‬
‫‪ ‬محضر التنصيب يتضمن العناصر املتعلقة بعملية تنصيب املوظف في منصب عمله الجديد من خالل ذكر‪:‬‬
‫أ) تاريخ التنصيب باألحرف؛‬
‫ب) اسم وصفة القائم بالتنصيب (الرئيس إلاداري الحائز على سلطة التعيين)؛‬
‫ج) اسم املوظف ورتبته أو وظيفته وتصنيف املنصب؛‬
‫د) تاريخ بدء السريان والذي ال يختلف عادة عن تاريخ املحضر؛‬
‫ه) إلاشارة إلى املستند القانوني (قرار أو مقرر التعيين)؛‬
‫و) الصيغة الختامية التي تفيد حضور املعني شخصيا وتوقيعه على املحضر؛‬
‫ز) توقيع املعني على يمين الصفحة والرئيس إلاداري جهة اليسار؛‬
‫ح) تعيين وجهة نسخ املحضر (مفتشية الوظيف العمومي‪ ،‬الوصاية‪ ،‬ملف املعني‪.)...‬‬
‫‪ ‬محضر املعاينة يتضمن العناصر التالية‪:‬‬
‫أ) تاريخ ومكان املعاينة؛‬
‫ب) الاسم والصفة القانونية للمعاين؛‬
‫ج) املرجعية القانونية لعملية املعاينة؛‬
‫د) موضوع املعاينة (الواقعة‪ ،‬الحدث‪ ،‬املخالفة‪)...‬؛‬
‫ه) الصيغة الختامية املتضمنة اقتراح التدابير أو إلاحالة إلى جهة معينة؛‬
‫و) توقيع وختم املحرر؛‬
‫ز) وجهة النسخ إلاضافية للمحضر‪.‬‬
‫‪ -3.‬نماذج املحاضر‬
‫نموذج محضر تنصيب‪ :‬يأخذ الشكل التالي‪،‬‬
 ‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫(إلادارة املستخدمة)‬

‫محضـر تنصيـب‬

‫عام ‪....................‬وفي يوم ‪ ..............‬من شهر‪ ............‬نحن (ذكر السلطة املعنية)‪ ،‬نصبنا السيد(ة) ‪ ........................‬في‬
‫مهامه‪ ،‬بصفته ‪ ...................‬وذلك بناء على القرار (أواملقرر) رقم ‪ .........‬املؤرخ في ‪ ...............‬الصادر عن ‪...................‬‬
‫املتضمن تعيين املعني (ة) في الرتبة (أوالوظيفة) املذكورة أعاله‪.‬‬

‫وإثباتا لذلك حررنا هذا املحضر وأمضيناه مع املعني باألمر في اليوم والشهر والسنة املذكورين أعاله‪.‬‬

‫السلطة املعنية‬ ‫املعني (ة) باألمر‬

‫نموذج محضر اجتماع‪ ،‬ويكون على النحو التالي‬

 ‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫وزارة ‪........................‬‬

‫مديرية ‪.......................‬‬

‫‪..............................‬‬

‫رقم ‪..........................‬‬

‫محضـر اجتمـاع‬

‫عام ‪ ......................‬وفي يوم ‪ .......‬من شهر ‪ ....................‬انعقد اجتماع ‪ ................‬على الساعة ‪ ......‬بمقر مديرية‬
‫‪ .........‬تحت رئاسة السيد ‪......................‬‬

‫الحاضرون ‪...................‬؛ ‪.....................‬؛ ‪....................‬؛‬

‫الغائبون بعذر ‪................‬؛ ‪.....................‬؛ ‪.....................‬؛‬

‫الغائبون بدون عذر ‪..........‬؛ ‪.....................‬؛ ‪.....................‬؛‬

‫جدول ألاعمال‪........................... )1 :‬‬

‫‪........................... )2‬‬

‫‪..............................‬‬

‫افتتح الاجتماع بكلمة ترحيبية من طرف السيد ‪ .........................................‬بصفته ‪ ........................‬وبعد‬

‫استعراضه لوضعية ‪ ...............................‬تم فتح النقاش الذي ركز على‪...............................................................................‬‬

‫‪ -‬استعراض وجيز للتدخالت‬

‫‪ -‬حوصلة النتائج املتوصل إليها‪.‬‬

‫ورفعت الجلسة على الساعة‪..............................‬‬

‫حرر بـ ‪ ..................‬يوم ‪...................‬‬

‫التوقيعات‬
 ‫الجزء الثالث‪ :‬عرض الحال‬
‫عرض الحال‪ ،‬هو وثيقة إعالمية تهدف إلى إبالغ الرئيس إلاداري وإحاطته علما بحادث أو واقعة أو مجريات مهمة عمل أو اجتماع‪ ،...‬يتحرى‬
‫محرره نقل الواقع وسرد الحوادث كما حدثت بالضبط وبشكل مفصل يتيح للرئيس معرفة الحقيقة بكل أبعادها‪ ،‬وفي الوقت املناسب‪ ،‬أي قبل‬
‫فوات ألاوان‪.‬‬

‫املبادرة بتحرير هذه الوثيقة تكون إما تلقائية‪ ،‬بحيث يتولى املحرر كتابتها بمجرد حصول الحادث أو الواقعة أو ما يدعو إلى تحرير عرض‬
‫حال‪ ،‬أو بأمر من الرئيس إلاداري‪ ،‬وفي كال الحالتين ينبغي على املحرر التزام الحياد قدر إلامكان وعرض الحالة بدون إبداء رأيه الشخص ي‪.‬‬
‫و ّ‬
‫يتميز عرض حال الاجتماع عن محضر الاجتماع بكون ألاول أكثر تفصيال بحيث يسجل مجريات الاجتماع بشكل مفصل خالفا للمحضر‬
‫بغية الحفاظ على آثار مكتوبة للنقاشات أو املداوالت‪ ،‬بينما يهدف املحضر أساسا إلى تشكيل دعامة قانونية ومرجعية للقرارات املتخذة‪.‬‬

‫‪ -1‬خصائص عرض الحال‬

‫ّ‬
‫يتميز عرض الحال بالخصائص التالية‪:‬‬

‫‪ -‬هو وثيقة إعالمية تهدف إلى إعطاء صورة صادقة عن الحدث‪ ،‬الواقعة أو الاجتماع؛‬

‫‪ -‬يوجه إلى الرئيس إلاداري بهدف اطالعه على وقائع ذات عالقة بصالحياته أو نطاق إشرافه؛‬

‫‪ -‬يسمح للرئيس إلاداري باإلملام باملعطيات الالزمة التخاذ قراراته؛‬

‫‪ -‬يستخدم عرض الحال كوسيلة للحفاظ على آثار كتابية عن الحوادث أو الوقائع موضوع الاهتمام؛‬

‫‪ -‬يحرر عرض الحال بشكل مفصل ويراعي محرره الحياد التام‪.‬‬

‫‪ -2‬عناصر ومحتويات عرض الحال‬

‫شأنه شأن الوثائق إلادارية ألاخرى‪ ،‬السيما املحضر‪ ،‬يتضمن عرض الحال العناصر الشكلية املحددة لهوية إلادارة أو املؤسسة‪ ،‬طبيعة‬
‫الوثيقة وموضوعها‪ ،‬والشخص املوجهة إليه‪ ،‬على النحو التالي‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫الطابع‬

‫الرقم التسلسلي‬

‫عـرض حـال‬

‫إلى السيد ‪.......................................‬‬

‫حول (أو بخصوص) ‪............................‬‬

 ‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫في ‪........................‬‬ ‫والية ‪. ..............‬‬

‫مديرية ‪.............‬‬

‫مصلحة ‪............‬‬

‫إلى السيد‪........................................‬‬

‫‪.......................................‬‬

‫املوضوع‪ :‬عرض حال عن حادث سير‬

‫وقع حادث سير يوم ‪ . ............‬على الساعة‪.......‬على الطريق الوطني رقم‪ . .............‬بين سيارة سياحية‬
‫من نوع ‪ . . ...........‬وشاحنة لنقل البضائع من نوع‪ ، . ................‬وأدى الحادث إلى عطب جسيم بالسيارة وانقالب‬
‫الشاحنة على جانب الطريق‪ ،‬مما نتج عنه جروح خطيرة لسائق السيارة وأحد مرافقيه‪ ،‬وتلف البضاعة‬
‫‪. ..........‬التي كانت محملة في الشاحنة‪.‬‬
‫نقل الجريحان إلى مستشفى ‪ . ...............‬بينما تولت مصالح البلدية بالتعاون مع أعوان الخدمة املدنية‬
‫إعادة تهيئة الطريق لتسهيل حركة املرور‪.‬‬

‫وقد قمنا بمعاينة الحادث والاستماع إلى الشهود‪ ،‬وتأكد لنا بعد التحري أن الحادث ناجم عن إلافراط‬
‫في السرعة من طرف السائقين‪ ،‬وعدم احترام قواعد املرور؛ غير أنه ينبغي التأكيد على أن مكان وقوع الحادث‬
‫عبارة عن منعرج ضيق يشكل خطرا على املارة‪ ،‬السيما وأنه وقعت حوادث شبيهة سابقا في نفس املكان‪.‬‬

‫الاسم والصفة الوظيفية‬

‫(الختم والتوقيع)‬
 ‫الجزء الرابع‪ :‬املذكرة إلادارية‬
‫املذكرة إلادارية هي وثيقة يجري تداولها داخل إلادارة لنقل تعليمات من الرئيس إلاداري إلى مرؤوسيه أو لتبليغ معلومات أو توجيهات إلى بعض‬
‫املستخدمين أو جميعهم‪ ،‬وتسمى أيضا مذكرة مصلحة‪.‬‬

‫وهناك نوع آخر من املذكرات تسمى مذكرة التلخيص‪ ،‬تتضمن دراسة تلخيصية لكتاب أو تقرير أو مقاالت صحفية أو أي وثيقة أخرى يراد تبليغ‬
‫ملخص عنها إلى الرئيس إلاداري لتمكينه من أخذ فكرة عامة عن محتوى الوثيقة في وقت قصير‪ ،‬يتولى تحريرها موظف مختص أو مستشار لدى‬
‫الرئيس إلاداري املعني‪.‬‬

‫وتعتبر املذكرة إلادارية ألاداة ألاكثر استعماال داخل إلادارات واملؤسسات العمومية لنقل معلومات أو توجيهات أو أوامر من الرؤساء إلاداريين إلى‬
‫املرؤوسين في مختلف املستويات التدرجية‪.‬‬

‫‪ -1‬خصائص املذكرة إلادارية‬

‫ّ‬
‫تتميز مذكرات املصلحة بعدة خصائص‪ ،‬أهمها‪:‬‬

‫أنها تتضمن تعليمات موجهة إلى املستخدمين العاملين تحت سلطة الرئيس إلاداري مصدر املذكرة؛‬ ‫‪-‬‬
‫توزع املذكرة أو تنشر بطريقة تسمح لكل املعنيين الاطالع عليها‪ ،‬وإن اقتض ى ألامر يلزم املستخدمون بالتوقيع عليها إلثبات ذلك؛‬ ‫‪-‬‬
‫تشكل املذكرة أداة اتصال سريعة وفعالة؛‬ ‫‪-‬‬
‫ينبغي أال تتشعب مضامين املذكرة بل تنصب على تنظيم موضوع واحد ومحدد بدقة؛‬ ‫‪-‬‬
‫تحرر املذكرة بأسلوب واضح ودقيق وبعبارات الئقة؛‬ ‫‪-‬‬
‫تحوز املذكرة على الصفة إلالزامية‪ ،‬ما لم تخالف نصا تشريعيا أو تنظيميا ساريا‪ ،‬ومتى استوفت شروط التبليغ إلى علم املعنيين؛‬ ‫‪-‬‬
‫تجسد مذكرة املصلحة ممارسة الرئيس إلاداري للسلطات املخولة له قانونا‪ ،‬مما يستلزم مراعاة الصالحيات القانونية ونطاق إلاشراف‬ ‫‪-‬‬
‫إلاداري‪.‬‬

‫‪ -2‬استخدامات املذكرات إلادارية‬

‫تستخدم املذكرات إلادارية لعدة أغراض أهمها‪:‬‬

‫‪ ‬إصدار تعليمات وأوامر‪:‬‬

‫‪ -‬الالتزام بمواقيت العمل؛‬
‫‪ -‬املحافظة على وسائل إلادارة؛‬
‫‪ -‬التحلي بأخالقيات املهنة؛‬
‫‪........................ -‬‬

‫‪ ‬إعطاء توجيهات ونصائح‪:‬‬

‫‪ -‬الحرص على النظافة؛‬
‫‪ -‬تدابير الوقاية وألامن؛‬
‫‪...................... -‬‬
 ‫‪ ‬تبليغ معلومات‪:‬‬
‫‪ -‬تغييرات تنظيمية طارئة؛‬
‫‪ -‬معلومات تخص املستخدمين؛‬
‫‪............................ -‬‬

‫‪ -3‬عناصر املذكرة‬

‫تتضمن املذكرة‪ ،‬على غرار باقي الوثائق واملراسالت إلادارية‪ ،‬عددا من العناصر‪:‬‬

‫رأسية الوثيقة (التسمية الرسمية للدولة وطبيعتها الدستورية)؛‬ ‫‪-‬‬

‫الطابع (الجهة إلادارية املصدرة للمذكرة)؛‬ ‫‪-‬‬
‫تاريخ ومكان تحرير املذكرة؛‬ ‫‪-‬‬
‫الرقم التسلسلي طبقا للترتيب املسجل في سجل البريد الصادر أو السجل الخاص باملذكرات إن وجد؛‬ ‫‪-‬‬
‫عنوان املذكرة وموضوعها؛‬ ‫‪-‬‬
‫الجهة املوجه إليها؛‬ ‫‪-‬‬
‫نص املذكرة؛‬ ‫‪-‬‬
‫الصفة الوظيفية للموقع على املذكرة؛‬ ‫‪-‬‬
‫التوقيع وختم املصلحة؛‬ ‫‪-‬‬
‫إلاشارة إلى الجهات الواجب إبالغها وطريقة التبليغ (التعليق‪ ،‬التسليم الشخص ي‪.)...‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪ -4‬تحرير املذكرة إلادارية‬

‫تخضع املذكرة إلادارية لقواعد التحرير إلاداري املتعلقة بتحرير املراسالت والوثائق كما بيناه في املقطع ألاول‪ ،‬غير أنها ّ‬
‫تتميز عن الرسالة باستعمالها‬
‫لألسلوب غير املباشر وتقليص نطاق املجاملة على اعتبار أنها تتضمن تعليمات وأوامر موجهة من الرئيس إلى مرؤوسيه‪.‬‬

‫ينبغي استخدام أسلوب إداري يتسم بالصرامة والعقالنية بغرض تحفيز وإقناع املخاطبين‪ ،‬وبطريقة تضمن امتثال هؤالء للتعليمات وألاوامر‬
‫الواردة في املذكرة‪ ،‬ويمكن عند الاقتضاء ذكر املبررات وألاسباب الدافعة إلى تحرير املذكرة أو إلى اتخاذ التدابير الواردة فيها‪.‬‬

‫يتوجب على املحرر توخي إلايجاز قدر املستطاع والاكتفاء بطرح التوجيهات أو املعلومات بصيغ مجملة‪ ،‬وكذلك ينبغي تجنب الاسترسال والتطويل‬
‫في الشرح والتبرير‪ ،‬مما يؤدي إلى الانحراف باملذكرة عن مقصدها ألاساس ي؛ ألن املذكرة‪ ،‬خالفا للتقرير‪ ،‬ال تتطلب عمال تحليليا وال عرضا مفصال‪.‬‬
 ‫نموذج مذكرة‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫في ‪................‬‬ ‫وزارة التعليم العالي والبحث العلمي‬

‫جامعة ‪............................‬‬

‫ألامانـة العامـة‬

‫رقم ‪. ..............................‬‬

‫مذكرة مصلحة‬

‫تتعلق بتوقيت الدوام خالل شهر رمضان املعظم‬

‫ننهي إلى علم كل املستخدمين إلاداريين والتقننين وأعوان املصلحة أو توقيت العمل اليومي لشهر رمضان‬
‫املعظم سيكون كالتالي‪:‬‬

‫‪ -‬من ألاحد إلى ألاربعاء‪ :‬من الساعة التاسعة صباحا إلى الساعة الثالثة والنصف؛‬
‫‪ -‬يوم الخميس‪ :‬من الساعة التاسعة صباحا إلى الساعة الثالثة‪.‬‬

‫يستمر العمل بهذا التوقيت إلى غاية انقضاء شهر رمضان‪.‬‬

‫ألامين العام‬

‫‪..............‬‬

‫(الختم والتوقيع)‬

‫‪ -‬نسخة إلى السيد املدير الفرعي املكلف باملستخدمين‪،‬‬

‫‪ -‬نسخ إلى السادة عمداء الكليات‪،‬‬
‫‪ -‬نسخة للتعليق في لوحة امللصقات‪.‬‬