‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫وزارة التربية الوطنية‬

‫مديرية التربية‬ ‫المفتشية العامــة‬
‫لوالية قسنطينة‬ ‫ادارة المتوسطـات‬

‫مهام موظفي‬
‫األمانة‬
‫ملتقى تكويني لفائدة موظفي‬
‫االمانة‬ ‫من إعداد ‪:‬‬
‫السيد ‪ /‬بالح بشير مدير متوسطة الطيب صحــراوي‬
‫السيد ‪ /‬بن بية عبد الحكيم مدير متوسطة اريس الجدبدة‬

‫تحت إشراف السيد ‪ :‬عبد اهلل بن عباس‬

‫مفتش التربية الوطنية إلدارة المتوسطات‬
‫بسم هللا الرحمن‬
‫الرحيم‬
 ‫الـمـقـدمـة‬
‫ـ تـحتـل مكـانـة خـــاصـة فــي المـؤسسـة‬
‫األمـانـة أو السكــرتاريـة‬
‫باعتبارها المصلحـة التابــعـة مـبـاشرة للمدير وهـي تـقـوم بجملة من الوظائف و اإلعـمال‬
‫ـ ‪ ،‬التـحريـــر‪،‬‬
‫ـ و تصنـيفـه‬
‫اإلدارية و التنظيميـة منها‪ :‬معالجة البريد الصادر والوارد و تـوزيعه‬
‫الـرقـن ‪ ،‬مسك ملفـات الموظفين ‪ ،‬تنظيـم األرشيف توجيه االستقباالت الداخلـية و الخارجيـة و‬
‫ـ مع مختلف المصالح ‪.‬و يعمل بهذه المصلحة أعوان الرقن و اإلدارة ‪.‬‬
‫التنسيق‬

‫ويسهر رئيس المؤسسة على تكوينهم وتحسين أدائهم و إكسابهـــم القيــم األخالقيــة‬

‫و المهنـيـة العالية كاألمـانة ‪ ،‬الســـر المهنـي ‪ ،‬إتقان العمـل و إحــترام الــوقـــت‪ .‬و‬
‫ـ أعمـــال‬
‫المواظبـة و يتولـى المعاون اإلداري أو السكرتــير مهـــمـة تنسيــق و تنشيـط‬
‫ـ‬
‫المجموعـة فهنـاك من يقوم بإستقبال البــريـد مـن طرف المدير لتسجيله و تـوزيعه وتصنيفه‬
‫حسـب تعليمــاته و توصـــياته و منهم من يقــوم بعمليـة الرقـن و منهم من يقـــوم بتنظيـم‬
‫ـ بإعتباره جـــــزءا من األمــانــة ‪.‬‬
‫األرشيـف‬

‫و المعاون اإلداري باإلضافة إلى عملية التنسيـق بين أعضاء مجموعة األمانـة ‪ .‬يقوم كذلك‬
‫ـ و يسهـر عـلى إعداد مخـتـلف المراسالت و‬
‫بتجسيد أوامـر و تعلـيمات رئـيـس المـؤسسـة‬
‫ـابع‬
‫ـدرات عاليـة و يتـ‬
‫ـاج إلــى قـ‬
‫جداول اإلحصائيـات و الكشـوف و التـقاريـرالتي ال تحتــ‬
‫باسـم المدير تنفيـذ الرزنامة اإلدارية‪.‬‬

‫و األمــانـة المنظمـة هي التـي تعتمــد أســلوب التـوزيـع العقـالنـي في المهــــام‬

‫فهـــي بـذلـك تخفف الكثيــرمـن األعمـــــال اإلداريـة للــمديــر لتمكيـــــنه من‬
‫ـدا‬
‫التــفــرغ للنشـاطـات البيـداغوجيـة و التــــربويـة التي تستــدعـــي جـهـــ‬
‫و طـاقــة كبيرتيـن لتوفيـر الشروط التي يتم فيهـا الفـعـل التربـــوي و مـن ثــم رفــع‬
‫ـ من إشعاع المـؤسســـة‪.‬‬
‫المـردود المدرسي الـذي سيـــزيــد‬
 ‫‪-‬أ‪-‬‬

‫ينبغي ألمانة المدير أن تتصف بصفات عديدة‪,‬جسمية وأخالقية وفكرية يرقى بها الكاتب(ة) إلى تحسين‬
‫أعماله(ها )ويفرض مكانته(ها) في حياة المؤسسة التعليمية‬

‫صفات الكاتب (ة)‬

‫الفكرية‬ ‫األخالقية‬ ‫الجسمية‬

‫الضمير المهني‬
‫البصيرة‬ ‫النزاهة‬ ‫الهيئة‬
‫التمييز‬ ‫المواظبة‬
‫البشاشة‬
‫الذكاء‬ ‫اإلخالص‬
‫الصحة‬
‫الذاكرة‬ ‫الوفاء‬
‫الفصاحة‬
‫المبادرة‬ ‫األمانة‬
‫الصبر‬
‫التهذيب‬
‫الحفظ‬
‫الحيوية‬
‫الصراحة‬
‫االنتباه‬
‫حسن المعاملة‬

‫أعمال األمانة في تقنيات التسيير‬

‫التوزيع‬ ‫التصنيف‬

‫االطالع‬ ‫التنظيم‬

‫التسجيل‬ ‫تطبيق القرار الوزاري‪1017‬الصادر في ‪1983 /15/09‬‬ ‫التنسيق‬

‫االستقبال‬ ‫التنشيط‬
 ‫المتعلق بسير األمانة داخل مؤسسات التعليم‬
‫المرسوم التنفيدي‪:‬رقم‪315-08:‬المؤرخ في ‪11‬أكتوبر ‪2008‬‬
‫المتضمن القانون األساسي الخاص بالموظفين المنتمين لألسالك الخاصة بالتربية الوطنية‬
‫‪ -‬ب‪-‬‬

‫ـ‬
‫‪ -1‬الصفـات الواجب تــوافرها فيمن يقوم بأعمـال األمـانة‪:‬‬
‫‪ -1-1‬الصـــفــات الشخصيـــة‪.‬‬
‫‪-1-2‬الصــفـــات العـلميــــة‪.‬‬
‫ـ‬
‫‪ -1-3‬الصــفــات المهنيـــــة‪.‬‬

‫ـ و تأثيرهـا في عـالقـات العمـل ‪:‬‬

‫‪ - 1-1‬الصفـات الشخـصيــة‬

‫ـ‬
‫‪ -‬أن يكــون صــادقـا أمينا يحـفـظ أسـرار المــؤسسـة‪.‬‬

‫ـ باللبـاقــة و حســن التصــــرف‪.‬‬

‫‪ -‬أن يتمـيـز‬

‫‪ -‬أن يتصـــف بالـذكــاء و قــوة الــــذاكــرة‪.‬‬

‫‪ -‬أن يتصـف بالطـالقـة في التعبيـر و حسن االستماع‪.‬‬

‫‪ -‬أن يكـــون قـــوي الثقــة بالنفـــس‪.‬‬

‫‪ -‬أن يهتـم بالمظهر الحسن و االنتظام في العمل ألنـه هو الصورة التي تعكس سمعة المكتب‬

‫أمام الزوار و المتـعامليــــن‬

‫‪ - 1-2‬الصفـات العـلميـــة ‪:‬‬

‫‪ -‬أن يكون حـاصـال على شهـادة تــؤهلـه ألعـمــال األمـــانـــة‪.‬‬

‫‪ -‬أن يكــون واسـع اإلطالع على ما يجد في مـجـال عملـــه‪.‬‬

‫ـ و التنظيمية السارية المفعول‪.‬‬

‫‪ -‬أن يكـون ملمـا بالنصوص التشريعية‬

‫ـ‬
‫‪ -‬أن يكـون قـادرا على التعبير بلغة صحيحة سليمة باإلضافة إلى اللغة األجنبية‪.‬‬
 ‫‪ - 1-3‬الصفـات المهنيـة ‪:‬‬

‫‪ -‬ان يتقن الطـبــاعـــة‪.‬‬

‫‪ -‬ان يتقن اإلمــــــالء‪.‬‬
‫ـ‬
‫‪ -‬ان يتقن النسخ و التـصويـر‪.‬‬
‫‪ -‬ان يتقن استعمال الهاتـــــف‪.‬‬
‫‪ -‬ان يتقن مـعالجــة المعلــــومات‪.‬‬
‫‪ -‬ان يتقن مهــــارة االتصاالت و غيرهـا‪.‬‬

‫‪ -2‬وظيفــــة األمانـــــة ‪:‬‬

‫عنـدمـا يتـوفـر في المـؤسسـة أكـثـر من منصـب أي كـاتب ينبغـي عـــلى المـــدير أن‬
‫يـوزع المهـام علـى الجـميـع مـراعيـا الخبـرة و المـوهـــبــة و فــنيـــات العمـل‬
‫ـ للقـضايا ألنهـا تمكــن من أداء المهـام‬
‫ـ الجيـد و المتـابعــة اليـوميـة‬
‫ـ للتسييـر‬
‫المكتسبـة‬
‫المطلوبـة بسرعـة و في اآلجـــــال الـمحـــددة خـاصــــة الرزنـامـة اإلداريــة و‬
‫ـ و التنشيــط و التنفيــذ و التــوزيــــع‬
‫االهتمام بـالتنـظيـم و التنسيــق‬
‫و اإلطــالع و التسجيـــل و االستقبال و هـــذه كلهــا تتوقف علـى فعـاليــة و كفــاءة‬
‫عضو األمانة و األدوات المختلفــة إلى حــد كبيــــر على دقــــة و سرعــة النظــام‬
‫المتبــع ‪ .‬ومـن الوظـائـف المتعــددة نــذكـر مـا يلـــي ‪-:‬‬
‫‪ -2-1‬تسجيل و تصنيف البريد الصادر و الوارد‪.‬‬
‫‪ -2-2‬استعمال الهاتف وقواعد التعامل معه‬
‫ـ ملفات الموظفين‬
‫‪ -2-3‬أعمال الطباعة وتسيير‬
‫‪ -2-4‬الحـفـظ و التصنيــف‪.‬‬
 ‫‪ - 2-5‬إدارة المكتب أثناء غياب المدير‬
‫‪ – 2-6‬متابعة تنفيذ الرزنامة اإلدارية‬

‫‪ - 2-1‬خـــطــوات مـعـالجـــة البريــــد‪:‬‬

‫‪ -‬تسجـــيـــل البريـــد الصـــادر و الوارد‪.‬‬

‫‪ -‬قـــــراءتـــه و اتخاذ ما يلزم بشأنــه‪.‬‬

‫‪ -‬تـــوزيعــه عــلـى جهــات االختصاص‪.‬‬

‫‪ -‬االهتمام بالرســـائل الصادرة ألنهـا تعطي انطباعا للجهات الموجهة إليهــا بحيــث تـــكــون ذات‬
‫مظهـر الئــق و منســجـم و خــاليـة من األخـــطاء اللغويـة و المطبعيـة عــلـــى اعتبار أنهــا‬
‫تعكس الصورة الحقيقية للمؤسســـة‪.‬‬
‫‪ -‬جـــمـع المعلومـات المتعلقـة بموضوع الكتابـة و إمالئهـا و طباعـتهـا بالتنسيـق المالئـــم‪.‬‬

‫‪ -‬فهـرسـة الرسائـل و ذلـك بوضـع أرقام ملفات مـوضوعاتهـا على األصول و كل الصـور‪.‬‬

‫‪ -‬مـــراقبـة توقيـع الرسـائل و األختــام‪.‬‬

‫‪ -‬طـــي الرسـالـة ووضعـهـا في الغـالف المناسـب بعد مراقبتها من طرف المدير‬

‫‪ -‬غلق الغـالف ووضع الطـــوابع عليـــه بعد التأكد من كتابة عنوان الجهة المرسل اليها‬

‫‪ - 2-2‬استعمال الهاتف و كيفية استغالله‪:‬‬

‫ـ صوته‪.‬‬
‫‪ -‬اختيار نوع الهاتف ‪ :‬اختيار الهاتف المريح في شكله و حمل سماعته ووضوح‬
‫‪ - 2-2-1‬االستعداد إلجـراء المكالمة‪:‬‬
‫ـ فــي التعامل اليومي فضــع ورقـة و قـلما يمين الهاتـــف‬
‫‪ -‬إذا كنت تستخدم اليد اليمنى‬
‫و عندما ترفع السماعة قم برفعها باليد الـيسرى ألن ذلـك يجعلك مستعدا لتسجيل أي مالحظـة‬

‫ـ ‪ .‬وقبل أن تشرع في رفع سماعة‬

‫خالل المكالمــة و كذلك تدوين أفكارك لطرحها على المستقبل‬
 ‫الهاتف لتجري اتصاال قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد أن تبلغها إلى الطرف اآلخر حتى‬

‫ال تنفلت منك األمور أثناء الحديث‪.‬‬

‫ـ فكثير‬
‫‪ -‬عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فــورا و ال تــقل إنه يعرف صوتي‬
‫من الناس متشابهون في أصواتهم و حتى ال يقع متلقي رسالتك في حرج‪.‬‬
‫ـ أثناء التركيز في المكالمة ‪ .‬فإذا كانت هامة فركز فيها و إن كانت‬
‫‪ -‬ال تنشغل في أعمال جانبية‬
‫ـ وقتك و انهيها بكل لباقة و لطف‪.‬‬
‫غـير هامه فـال تضيع‬
‫ـ لغة أخـرى إال إليضاح مفهوم أو كان المتحدث اآلخـر‬
‫‪ -‬استخـدم لغـتك األصلية و ال تستعـمل‬
‫ال يجيد لغتـــك‪.‬‬
‫‪ -‬إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث و بين له سبب االنقطاع‪.‬‬
‫‪ -‬تجنب الضحك أثناء المكالمة‪.‬‬
‫‪ -2-2-2‬االستعداد الستقبال المكــالمــــة‪:‬‬
‫‪ -‬ارفع سماعة الهاتف بعد الرنـة الثانية ألن الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر يوحي‬
‫بعــدم الرد‪.‬‬
‫‪ -‬حي المتصل و قدم نفسك‪.‬‬
‫‪ -‬تعلـم فن االتصال ‪ .‬فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى االتصال بــك‪.‬‬
‫ـ المكالمة قبل أن ينهيها المتصل ‪.‬‬
‫‪ -‬ال تنـه‬

‫‪ -2-3‬الطباعة و الرقن وتسيير ملفات الموظفين ‪:‬‬

‫زيادة على المهام المنوطة بموظف األمانة‬
‫‪ -2-3-1‬الطباعة والرقن ‪:‬‬

‫‪ -‬استخدام آلة النسخ ‪.‬‬

‫‪ -‬القيام بجميع أعمال الطباعة واالحتفاظ بأصول الوثائق ‪.‬‬
‫‪ -‬الرد على المراسالت ‪ ،‬التظلمات الواردة من الموظفين و المؤسسات األخرى‪.‬‬
 ‫‪ -‬متابعة الرسائل الصادرة والواردة ‪.‬‬
‫ـ‪.‬‬
‫‪ -‬اإلشراف على تنظيم و إدارة غرفة األرشيف‬
‫‪ -‬المنح المدرسية‪ (.‬المؤسسات ذات النظام الداخلي أو نصف داخلي)‬

‫‪ - 2-3-2‬تسيير ملفات الموظفين ‪:‬‬

‫‪ -‬مسك الملف المهني للموظف (إحضار الوثائق الالزمة لتكوين الملف)‪.‬‬

‫‪ -‬تنظيم وترتيب ملفات الموظفين (تصنيف الوثائق في أقمصة خاصة )‪.‬‬

‫ـ‪:‬‬
‫ـ المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية‬
‫‪ -2-4‬التصنيف وحفظ الوثائق‬
‫ـ‪:‬‬
‫‪ - 2-4-1‬الحفــــظ‬
‫ـ الوثائق و المستنــدات و السجــالت األصليـة أو صور منهــــا‬
‫معــنـاه ترتيب‬
‫و تخزينهـا بالطريقــة التي تكفل سـرعـة معرفة مكانها و استخراجها عند الحاجة للرجوع إليهــا‪.‬‬
‫ـهل معرفة أماكـــن‬
‫ـروف بحيث يسـ‬
‫ـير في الظـ‬
‫ـرن ليتناسب مع أي تغـ‬
‫لذلك يجب وضع نظام حفظ مـ‬
‫الملفـات و إعادتها إلى مكانها بعد اإلطالع عليها‪.‬‬
‫‪ - 2-4-2‬التصنيــف ‪:‬‬
‫ـ تحفــظ‬
‫هـو تقسيم األوراق و السجالت و المستندات إلى مجموعات ذات صفات مشتركــة‬
‫ـتند و‬
‫ـان المسـ‬
‫ـهل معرفـة مكـ‬
‫كــل مجـــموعة منها معا في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسـ‬
‫ـ يعد‬
‫السجل المطلوب أكثر استخراجـه من بين المستـنـدات أو السجـالت األخــرى‪ .‬وهذا التصنيف‬
‫ـ األفضـل لوثائق‬
‫ـ التي يقتضيهـا التسيير‬
‫أكثر فعاليـة لتكوين و إدارة الملـفات اإلدارية و التربــويـة‬
‫ـفاء المزيد من‬
‫ـذا المخطط إلضـ‬
‫ـييم لهـ‬
‫المؤسسـات التعليميـة ‪ .‬و لن يتحقق ذلك إال بالمتابعـة و التقـ‬
‫ـ و النشرة الرســمية‬
‫ـ المؤسسة‪.‬‬
‫التعديالت والتحسينات التي تجعل منه فعال أداة تساهم في تحسين تسيير‬
‫ـ الوثائق المتداولة على‬
‫ـ‪ 1999‬هي اإلطار الرسمي لتنظيــم و تسيير‬
‫ـ الوطنية الصادرة في نوفمبر‬
‫للتربية‬
‫ـ‬
‫مستوى المؤسسات التعليمية‪.‬‬
 ‫‪ -2-5‬إدارة المكتب أثناء غياب المدير ‪:‬‬
‫عــلـى عضو األمــانـة أن يقـوم بما يلــي ‪-:‬‬
‫‪ -‬إنجاز األعمال التي كلف بإنجازها‪.‬‬
‫‪ -‬تحويل األعمال التي ال يستطيع حلها إلى الجهات المختصـة‪.‬‬
‫‪ -‬جمع و إعداد المعلومات و البيانات و األوراق و الوثائق الخاصة التي لم يتخذ قـرار‬
‫بشأنهـــا في ملف خـاص للمتابعـة مـع المـديــــر‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد قائمـة بأسماء زوار مكتب المدير أو الذين اتصلوا به أثناء غيابه ‪ ( .‬لإلعالم )‬

‫‪ - 6- 2‬التــخــطيـــط ‪:‬‬
‫ـ مسبق لحاجات األمانـة من الوسائل‬
‫يعتبر التخطيط منهجا ضروريا لألمانة ألنه يعني إعداد تصور‬
‫ـ كما أنه يجعل عضو األمانة قادرا على تحديد األهـداف ‪.‬‬
‫و اللوازم المكتبية‬

‫ـ التخطيـــط ‪:‬‬
‫‪ -2-6-1‬أنـواع‬
‫‪ /1‬تخطيــط سـنــوي ‪(:‬هو خطة طويلة األجل أي الرزنامة اإلدارية السنويـة)‪.‬‬
‫ـ تصورا عاما خالل شهر معين )‪.‬‬
‫‪ /2‬تخطيــط شهـــري‪ ( :‬تتضمن الخطة الشهريـة‬
‫‪ /3‬تخطيـــط أسبوعـي ‪ ( :‬يعتبر متوسط األجل ألنه يجمع بين مزايا الرزنامة السنوية‬
‫و الشهرية )‪.‬‬
‫ـ ( يعتبر قصير األجل و مرن أكثر من الخطة السنوية و الشهرية‬
‫‪ /4‬تخطيـــط يومــــي‬
‫ـ فالخطة اليومية هي أفضل الخطط لمواجهة اإلحداث الطارئة‪.‬‬
‫واألسبوعية)‪.‬‬

‫‪ - 3‬العـالقـات االجتماعية و اإلنسانيـة ‪:‬‬

‫ـ تلعب دورا أساسيا في نجاح أي عمل سواء أكان هذا العمل تجـاريا أم‬
‫ال جدال أن العالقات الطبيعية‬
‫ـ من‬
‫ـ تعــتمد اعتمادا كبيرا على عــدد مــا تكـســـبه‬
‫إداريا ‪ .‬فنجاح أي مؤسسة تجارية أو إدارية‬
‫أصدقاء وشركاء وتعتبر األمانة هي واجهة هذه العالقات العامة‪.‬‬

‫ـ عضو األمــانـة اإلنسانيـة‪.‬‬

‫عـــالقـات‬ ‫‪1_3‬‬
‫ـ‬
‫* أن يكون متفهما لرئيسه‪.‬‬
 ‫ـ بها موظف األمانة‬
‫* يتحـلى بروح المجاملـة ‪ ،‬المالحـظة ‪ ،‬الكياسة و الفطانة التي يتمتع‬
‫تساعد على تدعيم العالقات اإلنسانية مع الرؤساء ‪.‬‬
‫* قيام عضو األمانة بتأدية أعماله بسرعة و إتقان و تنفيذ تعليمات المدير‪.‬‬
‫* التعـامل مع الموظفين و زمالء العمل بلياقة ‪.‬‬
‫* الموظفون الجدد بحاجة إلى المساعــدة لذا يجـب على عضو األمانة مساعدتهم على التكيف‬
‫مع جو العمل الجديد ‪.‬‬
‫* التعامل مع األفراد من المؤسسات األخرى‪ :‬مثل‪ :‬المفتشون المديرون ‪ ،‬الممونون المتعاملــون‬
‫من مختلف القطاعات‪...‬‬

‫يجب على موظف األمانة أن يوطد عالقاته اإلنسانية واالجتماعية‬

‫مع كل الفئات وذلك بإتباع ما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬االهتمام بقاعة االستقبال من حيث األثاث بإبراز المظاهر الجمالية ‪.‬‬
‫‪ -‬السهر على حسن معاملة الجمهور بالحرص على سرعة استقبالهم من طرف المدير‪.‬‬
‫‪ -‬تحقيق القيادة الجماعية للمؤسسة بما يحقق األهداف العليا التي يعملون من أجلها‪.‬‬
‫‪ -‬االستماع إلى وجهات النظر حول المشاكل المطروحة‪.‬‬
‫‪ -‬طلب المساعدة لحل المشاكل ‪...‬‬
 ‫ملحق‬
‫القرار رقم ‪ 1017‬المتعلق بسـير األمانـة‬
‫ـ الثانوي‬
‫داخل مؤسسات التعليم‬
‫تقوم األمانة داخل مؤسسات التعليم الثانوي بتنفيذ األعمال المتعلقة بالنشاط‬ ‫المادة ‪:01‬‬
‫‪.‬اليومي للمؤسسة‪،‬والتسيير اإلداري للمصالح‪ ،‬وعلى نشر األخبار‬
‫ـ ودقـيق من أجل الحصول‬
‫يجب أن يكون تنظيم األمـانة وظيـفي ومنسـق‬ ‫المادة ‪:02‬‬
‫‪.‬السريع على كل الوثائـق‬
‫تكلف األمـانة باالستقبال واإلنجـاز وإرسال البريد اإلداري‪،‬وكذا كل أعمال‬ ‫المادة ‪:03‬‬
‫ـ الوثائق والمراسـالت‬
‫‪.‬الكتـابة و النسخ والسحب ‪،‬وترتيب‬
‫ـ من طرف المدير‬
‫‪.‬المادة ‪ :04‬تسجل األمانة البريد اإلداري الوارد بعد أن تم فتحـه وتوزيعه‬
‫ـ بوضع ختم عليه يحدد تاريخ الوصول والرقم‬
‫يسجل البريد الوارد إلى المؤسسة‬ ‫‪.‬المادة ‪:05‬‬
‫تتم عملية التسجيل في سجل البريد الوارد المخصص لذلك‪،‬يحدد عليه رقم التسجيل‬
‫‪.‬تاريخ التسليم‪،‬االسم أو النوع‪،‬عنوان المرسل والموضوع‬
‫ـ على مستواه‪،‬ويمسك هو‬
‫المادة ‪ :06‬يسجل ويرتب البريد السـري الموجه إلى مدير المؤسسة‬
‫‪.‬نفسه كراس التسجيل السري‬
‫ـ إلى مختلف‬
‫المادة ‪ :07‬كل المناشير ذات الطابع البيداغوجي أو المالي تنسخ وترسل‬
‫‪.‬المصالح لالطالع عليها‬
‫ـ لنشاط المصالح في‬
‫ـ المناشير والوثائق والمراسالت اإلدارية الضرورية‬
‫ترتيب‬ ‫المادة ‪:08‬‬
 ‫ـ‬
‫ـ الوثائق المتداولة على مستوى‬
‫علب أو حافظات‪،‬حسب مخطط إحصاء وتصنيف‬
‫‪ .‬المؤسسات التعليمية‬
‫ـ تم إخراجها وقتيا أو نهائيا من األمانة يوضع محلها بطاقة للداللة‪،‬يكتب‬
‫المادة ‪ :09‬كل وثيقة‬
‫‪.‬عليها مكان اإلرسال‪،‬نوع الوثيقة‪،‬المصلحة المرسلة إليها‪ ،‬وتاريخ خروجها‬
‫ـ كل األعمال اإلدارية‬
‫المادة ‪ :10‬يجب دراسة البريد الوارد بكل سرعة وفعالية‪،‬وتنفذ وترسل‬
‫‪.‬الوقتـية خالل المدة المحددة في الرزنامة اإلدارية‬

‫المادة ‪ :11‬كتابة الوثائق بجهاز اإلعالم اآللي‪ ،‬والمراسالت تتم على عـدة من النسخ‪،‬تحفظ‬
‫ـ‬
‫‪.‬واحدة منها في أرشيف المؤسسة‬
‫يتم إرسال الوثائق ضمن جداول اإلرسال‪،‬ويكتب عليها عددا لوثائق المرسلة‬ ‫‪.‬المادة ‪:12‬‬
‫يضع رئيس المؤسسة إمضاء وختم المؤسسة على الوثيقة المرسلة من مؤسسته‬ ‫المادة ‪:13‬‬
‫‪.‬ويسبق اإلمضاء كتابة اسم المدير بكل وضوح‬
‫يتم إرسال كل المراسالت مراعاة للتسلسل اإلداري‪،‬ماعدا في الحاالت التي ينص‬ ‫المادة ‪:14‬‬
‫ـ‬
‫‪.‬عليها في الرزنامة اإلدارية‪ ،‬أو في الظروف االستثنائية‬
‫ـ‬
‫المادة ‪ :15‬قبل اإلرسال يتم تسجيل البريد بالسجل المخصص للبريد الصادر‪،‬والمتضمن‬
‫‪.‬تاريخ اإلرسال‪،‬رقم التسجيل‪،‬االسم أو حالة المرسل إليه‪،‬وموضوع الوثيقـة‬
‫‪.‬المادة ‪ :16‬ترتب األمـانة يوميا الوثائق الخاصة بالموظفين العاملين بالمؤسسة‬
‫المادة ‪ :17‬يمسك المدير شخصيا الملفات العائدة للموظفين‪،‬وترتب بمكتـبه‪،‬وتكون كل‬
‫‪.‬المعلومات المدرجـة بها سريـة‬
‫المادة ‪ :18‬يمسك المسير المالي الملفات الحسابية العائدة للموظفـين‪،‬ويحتفظ بها داخل‬
‫‪.‬المؤسسة‪،‬حتى في حالة انتقال أحد الموظفـين‬
‫ـ التي تستقبله‬
‫المادة ‪ :19‬يرسل الملف الشخصي الخاص بالموظف الذي تم نقله إلى المؤسسة‬
‫ـ المستقبلة‬
‫‪.‬في غـالف سري مضمون‪،‬وهذا طلبا من مدير المؤسسة‬
‫‪.‬المادة ‪ :20‬تـودع ملفات الموظفين المتوقفين نهائيا عن وظائفـهم باألرشـيف‬
‫‪.‬المادة ‪ :21‬يجب أن تناسب طريقة ترتيب األرشيف بالطريقة المستعملة باألمـانة‬
 ‫المادة ‪ :22‬يمنع أي إتالف باألرشيف‪،‬وال تمزق الوثائق والمراسالت‪،‬وأوراق االختبارات‬
‫‪.‬الفصلية‪،‬وأوراق الغيابات وكشوف النقاط إال بعد انقضاء المدة القانونية الستعمالها‬
‫ـ التربية‪،‬الملف الشخصي للتلميذ‬
‫‪.‬المادة ‪ :23‬يمسك نائب المدير للدراسات أوفي حالة التعذر مستشار‬
‫المادة ‪ :24‬يرسل الملف الشخصي للتلميذ الذي تم نقـله إلى مؤسسة أخرى في غالف سري‬
‫‪.‬مضمون ‪،‬وهذا طلبا من مدير المؤسسة المستقبلة‬
‫ـ الملف الشخصي للتلميذ الذي أنهى دراسته بالمؤسسة‬
‫‪.‬المادة ‪ :25‬يودع في األرشيف‬

‫ـ العمليات المتعلقة بمنح التالميـذ‪،‬وتسهر على مسك والتحضير‬

‫المادة ‪ :26‬تقوم األمـانة بتنفيذ‬
‫‪.‬اليومي للبطاقات العائدة للتالميذ المتحصلين على المنحـة‬
‫‪.‬المادة ‪ :27‬تتكلف األمـانة باالتصاالت مع الموظفين والتالميذ‪،‬وأوليائهم‪،‬ومع الجمهور‬
‫ـ‬
‫‪.‬عملية استقبال ودخول الزائرين تتم وفـقا لتعليمات وأوامر رئيس المؤسسة‬
‫‪.‬المادة ‪ :28‬تلــتزم األمـانة بكتمـان السر المهـني‬
‫المادة ‪ :29‬يجب أن تتسـم العالقة الموجودة بين موظـفي المؤسسة والتالميذ وأوليائهم‬
‫‪.‬والزائرين باآلداب والليـاقـة‬
‫ـ مناشير التطبيق عند الحاجة‪ ،‬أحكام هذا القرار الذي سيتم نشره بالنشرة‬
‫المادة ‪ :30‬ستوضح‬
‫ـ‬
‫ـ للتربيـة‬
‫‪.‬الرسمية‬

‫حرر بالجزائر في‪15/09/1983 :‬‬

‫كاتب الدولة للتعليم الثانوي والتقني‬
‫ـ محمد العربي ولد خليفة ـ‬