‫تعريف جدول اإلرسال‪:‬‬ ‫‪.

1‬‬
‫هو نوع من الوثائق اإلدارية التلخيصية المستخدمة لنقل أو إرسال وثائق إدارية رسمية أو خاصة ألفراد‬
‫معينين من إدارة محددة إلى إدارة أخرى‪.‬حيث يستخدم جدول اإلرسال لنقل أو إرسال المستندات والوثائق‪،‬‬
‫الملفات الكاملة و المالسالت‬
‫خصائص جدول اإلرسال‪ :‬تتمثل هذه الخصائص في‪:‬‬ ‫‪.2‬‬
‫يعتبر من المراسالت ألنه يرسل من إدارة إلى إدارة أخرى‬
‫يستعمل لنقل الوثائق أو الملفات ذات طابع رسمي من إدارة ألخرى من أجل أهداف معينة كوضع التأشيرة‬
‫على الوثائق‪ ،‬لدراسة وإعطاء الرأي أو المصادقة عليها ‪....‬إلخ‬
‫له جانب شكلي يحرر في شكل جدول له ‪ 4‬أعمدة وتلخص البيانات الضرورية فيما يخص البيانات ذات‬
‫طابع رسمي‪ ،‬الدمغة‪ ،‬الطابع وكذلك التاريخ والمكان واإلمضاء‬

‫أهمية جدول اإلرسال‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫حفظ أثر المراسلة يحرر في ‪ 3‬وثائق حيث أن الوثيقة األولى تبقى و تسجل في البريد الصادر بينما‬
‫النسختين المتبقيتين ترسالن إلى اإلدارة المرسلة ثم تأشرعليها اإلدراة المستلمة وبعدها يتم رد نسخة منهما‬
‫إلى اإلدارة المرسلة كدليل على أنها أستلمت‬
‫حفط الوثائق المرسلة من الضياع‬
‫وسيلة إثبات لتتبع سير القضية‬
‫أهداف جدول اإلرسال‪:‬‬ ‫‪.4‬‬
‫لمعرفة سبب إرسال الوثيقة‪ :‬لإلعالم‪ ،‬للتبليغ‪ ،‬قصد اإلجابة‪ ،‬لإلمضاء‪....‬‬
‫يستعمل كإشعار بإستالم الوثيقة التزويد بعناصر الجواب‬
‫يستعمل في الحاالت التي ال يتطلب اإلرسال ضرورة التعليق بواسطة تحرير رسالة تتضمن الشرح‬
‫شكله‪ :‬يتكون جدول اإلرسال من جزأين‪:‬‬
‫الجزء العلوي‪ :‬يحتوي على البيانات الخاصة بالمراسالت اإلدارية وفق الترتيب المتعارف عليه‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫الدمغة‪ ،‬الطابع‪ ،‬المكان‪ ،‬التاريخ‪ ،‬الرقم‪ ،‬المرسل‪ ،‬المرسل إليه‪ ،‬وعبارة جدول اإلرسال أسفل هذه‬
‫البيانات‪ ،‬ونكون في الوسط‪.‬‬
‫الجزء السفلي‪ :‬يحتوي على أربع أعمدة‪ ،‬بحيث يخصص كل عمود لمعلومات معينة‪ ،‬وذلك كالتالي‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫العمود األول‪ :‬للترتيب التسلسلي‪.‬‬
‫العمود الثاني‪ :‬يخصص لتعيين نوع الوثائق المدرجة في الجدول مع التمهيد لها بذكر إحدى العبارات األتية‪:‬‬
‫‪ -‬تجدون طي هذا اإلرسال‬
‫‪ -‬تجدون طيه‬
‫‪ -‬تجدون رفقة هذا الجدول‬
‫‪ -‬تجدون رفقته‬
‫العمود الثالث‪ :‬لبيان عدد الوثائق المرسلة‪ ،‬بحيث يدون أمام كل وثيقة عددها‬
‫العمود الرابع‪ :‬مخصص للمالحظات حيث أن جدول اإلرسال البد أن يحتوي لزوما على إشارة تمكن‬
‫المرسل إليه من معرفة السبب الذي أدى إلى إرسال الوثائق المشار إليها في العمود اإلول‬